Đề tài Ứng dụng máy vi tính hiện đại hoá phương pháp xác định chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại

Lời nói đầu Đã hơn 10 năm qua, việc kiên quyết xoá bỏ cơ chế quản lý hành chính tập chung bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước đã thực sự tạo ra sự chuyển biến mạnh mẽ trong mọi hoạt động của nền kinh tế xã hội, tạo tiền đề cho bước phát triển của nền kinh tế đất nước khi bước vào kỉ nguyên mới. Cơ chế thị trường và sự công nghiệp hoá hiện đại hóa hiện nay đã và đang đặt ra nhiều yêu cầu mới, nẩy sinh nhiều vấn đề mới. Sự đổi mới cơ chế kinh tế của nhà nước tạo điều kiện cho các doanh nghiệp chủ động trong kinh doanh song cũng đẩy các doanh nghiệp vào thế cạnh tranh quyết liệt. Trong quá trình cạnh tranh trên thương trường nhiều doanh nghiệp làm ăn thua lỗ đi đến bờ vực phá sản nhưng cũng có nhiều doanh nghiệp đã và đang đứng vững trên thị trường. đẩy mạnh hiệu quả sản xuất kinh doanh vận động theo cơ chế mới. Do vậy các doanh nghiệp phải luôn đặt ra cho mình các mục tiêu có thể tồn tại và phát triển tối đa hoá lợi nhuận. Để đạt được điều đó vấn đề hạ thấp chi phí kinh doanh thương mại luôn là mục tiêu mà các doanh nghiệp phải phấn đấu và đạt được. Đây là công việc phức tạp và khó khăn nhưng bắt buộc phải thực hiện. Do đó để phân tích kinh tế người ta sử dụng các công cụ tiên tiến như các loại máy vi tính hiện đại. Đặc biệt trong 2 thập kỷ qua, sự bùng nổ có tính cách mạng của công nghệ điện tử đã tạo nên sự nhảy vọt kỳ diệu của công nghệ máy tính và đã dẫn đến sự phát triển vô cùng to lớn của công nghệ tin học. Tin học máy tính đã và đang đi vào cuộc sống muôn màu, muôn vẻ của mọi người trong xã hội phát triển. Ngày nay kiến thức tin học và kĩ năng sử dụng máy vi tính không những là nhu cầu đòi hỏi thiết yếu phải trang bị phổ cập cho mọi người mà còn lên nhu cầu cấp thiết phải được thực thực hiện, triển khai và sử dụng trong mọi ngành trong mọi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh việc ứng dụng công nghệ tin học, việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán và phân tích kinh doanh đã được trong triển khai và ngày càng phát triển mạnh mẽ. Trong quá trình nghiên cứu và học tập tại trường đại học thương mại chuyên ngành kế toán tài chính em rất quan tâm đến vấn đề chi phí. Để góp phần giải quyết vấn đề mà các doanh nghiệp đang rất quan tâm kết hợp với những vấn đề đã học với khuôn khổ hạn chế của thời gian chuẩn bị luận văn cùng với nhiều kiến thức được học ở nhà trường và sự hướng dẫn giúp đỡ tận tình của thầy cô giáo. Em bước đầu nghiên cứu đề tài “ứng dụng máy vi tính hiện đại hoá phương pháp xác định chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại” làm luận văn tốt nghiệp. Đề tài này được khảo sát thực tế tại công ty Hoá chất - Bộ thương mại. Chương I Những lý luận chung về chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại I. Những lý luận chung về chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại. 1. Khái niệm. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp phải luôn luôn quan tâm đến việc quản lý chi phí, vì mỗi đồng chi phí bỏ ra đều có ảnh hưởng đến lợi nhuận. Vì vậy vấn đề quan trọng được đặt ra đối với nhà quản trị doanh nghiệp là phải kiểm soát chi phí của doanh nghiệp. Hầu hết hàng hoá khi đưa từ nơi sản xuất sang tiêu dùng đều phải trải qua quá trình lưu thông. Quá trình này đòi hỏi những hao phí nhất định về lao động sống, lao động vật hoá để công tác lưu thông được tiến hành. Như vậy: “Chi phí kinh doanh thương mại là biểu hiện bằng tiền các hao phí về lao động sống và lao động vật hoá trong lĩnh vực lưu thông nhằm đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Các chi phí này phát sinh hàng ngày hàng giờ ở tất cả các giai đoạn khác nhau của quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại trong một thời kỳ nhất định. Theo kế toán tài chính thì chi phí được hiểu là một số tiền hoặc một số phương tiện mà doanh nghiệp hoặc cá nhân bỏ ra để đạt được mục đích nào đó. Bản chất của chi phí là phải mất đi để đổi lấy một sự thu về có thể thu dưới dạng vật chất, có thể định lượng được như số lượng sản phẩm, tiền... hoặc dưới dạng tinh thần, kiến thức dịch vụ được phục vụ... Về bản chất chi phí kinh doanh ở các loại hình doanh nghiệp hoạt động ở các lĩnh vực khác nhau đều có chung bản chất các doanh nghiệp sản xuất (công nghiệp, xây dựng cơ bản, nông nghiệp...) cũng như các doanh nghiệp hoạt động dịch vụ như: Hoạt động du lịch, vận tải, bưu điện... Đồng thời các doanh nghiệp ở các thành phần kinh tế khác nhau như: Doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp liên doanh ... thì bản chất chi phí của chúng không có gì khác nhau. 2. Phạm vi, nội dung và phân loại của chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại. a. Phạm vi của chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại. Chi phí kinh doanh thương mại là một chỉ tiêu chất lượng quan trọng phản ánh trình độ tổ chức, quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Nó ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của doanh nghiệp. Mặt khác việc tiết kiệm chi phí kinh doanh thương mại có tác dụng góp phần cải thiện nâng cao đời sống của người lao động. Xác định rõ phạm vi chi phí kinh doanh thương mại sẽ làm cho công tác hạch toán kế toán và quản lý chi phí kinh doanh thương mại chính xác hơn, chặt chẽ hơn, giúp các nhà quản lý lập kế hoạch chi phí kế hoạch lợi nhuận một cách chính xác và khoa học. Chỉ được hạch toán vào chi phí kinh doanh những chi phí trực tiếp liên quan đến quá trình lưu chuyển hàng hoá. Những chi phí có nguồn bù đắp riêng hay nói cách khác không được bù đắp bằng doanh thu hoặc thu nhập của doanh nghiệp trong kỳ không được tính vào chi phí này. Như vậy chi phí kinh doanh thương mại của doanh nghiệp bao gồm: Chi phí sản xuất Chi phí lưu thông Chi phí quản lý chung Các chi phí bằng tiền khác thuộc phạm vị chi phí kinh doanh. b. Nội dung của chi phí kinh doanh thương mại. Chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại bao gồm 7loại: Chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí tiền lương Chi phí khấu hao và sửa chữa tài sản cố định. Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí nguyên vật liệu. Các chi phí khác. b1. Chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng bao gồm các nội dung như: Chi phí nhân viên, chi phí vật liệu bao bì, dụng cụ đồ dùng, khấu hao TSCĐ, các dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác... Nói tóm lại là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng và tiêu thụ sản phẩm. *Chi phí tiền lương là những khoản chi phí mà doanh nghiệp phải trả cho nhân viên ở bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý *Chi phí khấu hao và sửa chữa tài sản cố định:chi phí khấu hao là khoản tiền trích ra do TSCĐ bị hao mòn trong quá trình sử dụng để tái sản xuất vốn cố định của doanh nghiệp theo đặc diểm của công việc hình thành và sử dụng quĩ khấu hao +Tiền khấu hao cơ bản dùng để đổi mới TSCĐ +Tiền khấu hao sửa chữa lớn dùng để khôi phục lai giá trị hao mòn * Chi phí dịch vụ mua ngoài. Những chi phí này phát sinh thực tế, khó có thể ra định mức quản lý. Người quản lý chi phí sao cho hợp lý để đem lại lợi ích cao nhất cho doanh nghiệp. Cụ thể các khoản chi phí như chi phí vệ sinh, quét dọn, chi phí tuyên truyền quảng cáo đây là chi phí ngày càng trở nên cần thiết đối với doanh nghiệp trong quá trình tiêu thụ hàng hoá bao gồm các chi phí về giới thiệu hàng hoá và các hình thức quảng cáo. b2. Chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp là biểu hiện bằng tiền toàn bộ hao phí lao động sống, lao động vật hoá phát sinh ở bộ máy quản lý chung của doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm các khoản mục: Chi phí tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của nhân viên quản lý doanh nghiệp, chi phí vật liệu dụng cụ đồ dùng văn phòng, khấu hao TSCĐ, thuế môn bài thuế nhà đất, các khoản lệ phí, các khoản chi phí về sửa chữa TSCĐ, lãi tiền vay phải trả, điện thoại, điện nước, điện tín chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí. Việc xác định rõ phạm vi và nội dung của chi phí kinh doanh có ý nghĩa quan trong đối với công tác quản lý và công tác hạch toán. Điều này đảm bảo tính khoa học, tính thực tiễn để phù hợp với yêu cầu quản lý của từng thời kỳ nhất định. *Chi phí nguyên vật liệu: là những khoản chi phí vật liệu bao bì phục vụ cho việc giữ gìn tiêu thụ sản phẩm hàng hoá lao vụ dịch vụ như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm hàng hoá, chi phí vật liệu nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển, vật liệu dùng cho sửa chữa bảo quản TSCĐ, và những khoản chi phí cho công tác quản lý doanh nghiệp như giấy, bút, mực,... c. Phân loại chi phí kinh doanh. Trong chi phí kinh doanh có nhiều yếu tố khác nhau về nội dung kinh tế cũng như nguồn hình thành, vì vậy phân loại chi phí kinh doanh một cách khoa học có ý nghĩa to lớn trong công tác quản lý kinh tế của các doanh nghiệp thương mại. Đây là cơ sở quan trong để nhận thức các hiện tượng kinh tế phát sinh trong quá trinh lưu chuyển hàng hoá, phân loại chi phí kinh doanh theo các tiêu thức khác nhau nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý chi phí, xác định được hướng phấn đấu tiết kiệm chi phí kinh doanh, theo dõi sát và đúng đồng thời đề ra biện pháp thích hợp. c1. Phân loại chi phí kinh doanh theo tập hợp phí với các đối tượng chịu chi phí. Gồm có 2 loại: - Chi phí trực tiếp: Là những chi phí quan hệ trực tiếp đến chi phí kinh doanh một loại sản phẩm nhất định. Chi phí trực tiếp bao gồm chi phí của nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển giới thiệu bảo hành sản phẩm, các chi phí vật liệu bao bì dụng cụ đồ dùng phục vụ qui trình tiêu thụ hàng hoá chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản bán hàng như nhà kho, cửa hàng bến bãi, phương tiện phục vụ. - Chi phí gián tiếp: Là những chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm chi phí quản lý kinh doanh, chi phí quản lý hành chính, chi phí chung khác có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Chi phí quản lý là loại chi phí gián tiếp không thuộc vào quá trình tiêu thụ sản phẩm. Cách phân loại này giúp cho việc tập hợp và phân bổ chi phí cho các đối tượng một cách đúng đắn và hợp lý. c2. Phân loại chi phí kinh doanh theo sự biến đổi của các khoản chi phí so với mức doanh thu. Gồm có 2 loại: - Chi phí bất biến: Là những khoản chi phí không thay đổi hoặc rất ít thay đổi khi mức luân chuyển hàng hoá thay đổi. Chi phí kinh doanh bất biến gồm khấu hao TSCĐ, trừ dân công cụ lao động nhỏ, tiền thuê nhà, thuê trụ sở. - Chi phí kinh doanh khả biến: Là những khoản chi phí biến dạng cùng mức lưu chuyển hàng hoá. Chi phí kinh doanh khả biến gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí quảng cáo, thu mua tiêu thụ, chi phí trả lãi vay ngân hàng. Phân loại theo tiêu thức này cho phép dự toán chi phí kinh doanh trong một thời kỳ tương lai khi mức tiêu thụ đã được xác định, giúp cho việc xây dựng kế hoạch về chi phí kinh doanh. Mặt khác cách phân loại này chỉ rõ đẩy mạnh tổng mức thu lưu chuyển hàng hoá là một trong những biện pháp quan trọng để tiết kiệm chi phí. c3. Phân loại chi phí kinh doanh theo khâu kinh doanh. Trong doanh nghiệp thương mại có 3 khâu kinh doanh: Khâu mua, khâu bán ra khâu dự trữ.Phân loại theo tiêu thức này dẫn đến 3 loại chi phí kinh doanh sau: - Chi phí ở khâu mua: Chi phí kinh doanh ở khâu mua là chi phí vận chuyển hàng hoá từ nơi cung cấp về kho của doanh nghiệp và những chi phí hao hụt hàng hoá trong quá trình bốc dỡ vận chuyển ở khâu mua, các khoản tiền lương, các khoản phụ cấp theo lương cho cán bộ làm công tác thu mua, hoa hồng thu mua. - Chi phí khâu dự trữ. Bao gồm chi phí phân loại, chọn lọc, đóng gói, bảo quản hàng hoá, tiền khấu hao kho tàng, lương và phụ cấp của người làm nhiệm vụ bảo quản, chọn lọc, đóng gói, hao hụt ở khâu dự trữ. - Chi phí ở khâu bán. Là những chi phí vận chuyển từ kho đến nơi bán, chi phí về hao hụt hàng hoá trong quá trình vận chuyển, chi phí về lương và phụ cấp theo lương cho người lao động, khấu hao cửa hàng, quầy hàng. Cách phân loại này được áp dụng trong các doanh nghiệp đã tổ chức phân công, qui trách nhiệm và tổ chức hạch toán từng khâu. Qua đó thấy rõ chi phí bỏ ra ở từng khâu và tìm biện pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả chi phí và tiết kiệm. d. Phân loại chi phí kinh doanh theo yếu tố. Chi phí kinh doanh được phân loại theo yếu tố đã được qui định thống nhất cho các tổ chức kinh tế. Phân loại chi phí theo yếu tố như sau: Chi phí tiền lương Chi phí bảo hiểm xã hội Chi phí vận chuyển Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí công cụ dụng cụ lao động Chi phí lãi vay ngân hàng Chi phí quản lý hành chính Chi phí hoa hồng đại lý Chi phí hao hụt Chi phí tuyên truyền quảng cáo Chi phí khác Tổng cộng chi phí kinh doanh. Ngoài ra người ta còn phân loại chi phí kinh doanh theo từng nghiệp vụ bán buôn, bán lẻ, mua hàng xuất khẩu, nhập khẩu nhằm phân biệt chi phí kinh doanh của từng nghiệp vụ đó. 4. Vai trò của chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại. Chi phí kinh doanh có vai trò hết sức quan trọng trong doanh nghiệp thương mại, nó có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh, tới sự tồn tại của doanh nghiệp trên thương trường. Đây là những chi phí cần thiết để thực hiện quá trình lưu chuyển hàng hoá từ nơi mua đến nơi bán. Trong doanh nghiệp thương mại chi phí kinh doanh là một chỉ tiêu kinh tế tổng hợp, phản ánh đầy đủ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, chỉ tiêu này được sử dụng để đánh giá hoạt động giữa thực tế với kế hoạch giữa các kỳ với nhau hoặc các đơn đơn vị trong cùng một ngành, giữa đơn vị với các đơn vị trong ngành khác. Quan tâm đến chi phí kinh doanh là điều tất yếu đối với mỗi doanh nghiệp có như vậy họ sẽ tìm hiểu được thị trường, thị hiếu và sức mua của khách hàng để đưa ra các biện pháp hợp lý trong kinh doanh. Mặt khác khi chi phí kinh doanh trong Doanh nghiệp thương mại tăng lên thì có thể Doanh nghiệp sẽ mở rộng mạng lưới kinh doanh, sẽ tạo thêm nhiều công ăn việc làm cho xã hội, làm giảm tỷ lệ thất nghiệp. II. Các chỉ tiêu cơ bản của chi phí kinh doanh thương mại. 1. Tổng mức chi phí kinh doanh. Tổng mức chi phí kinh doanh là chỉ tiêu tuyệt đối phản ánh toàn bộ chi phí kinh doanh đã phân bổ cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ. - Thông thường tổng mức chi phí kinh doanh có quan hệ tỷ lệ với tổng mức lưu chuyển hàng hoá. Khi tổng mức lưu chuyển thay đổi làm cho tổng mức chi phí thay đổi theo. Nhưng sự thay đổi của chi phí kinh doanh không phản ánh thực chất tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì nó bị ảnh hưởng của nhiều yếu tố đặc biệt là nhân tố giá. - Chi phí kinh doanh phân bổ cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ được phân bổ như sau. Chi phí kinh doanh phân bổ cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ = Số dự chi phí kinh doanh đầu kỳ + Chi phí kinh doanh phát sinh trong kỳ - Chi phí kinh doanh phân bổ cho hàng hoá dự trữ cuối kỳ - Chi phí kinh doanh đã phân bổ cho hàng hoá dự trữ cuối kỳ xác định. Chi phí kinh doanh phân bổ cho hàng hoá dự trả cuối kỳ = Chi phí kinh doanh đầu kỳ + Chi phí kinh doanh phát sinh trong kỳ x Hàng hoá dư trừ cuối kỳ Tổng lượng hàng hoá Chỉ tiêu tổng mức chi phí kinh doanh mới chỉ phản ánh qui mô tiêu dùng vật chất, tiền vốn và sức lao động để phục vụ quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại và xác định số phí bù đắp từ thu nhập trong kỳ của doanh nghiệp. Tuy nhiên chỉ tiêu này không phản ánh trình độ sử dụng các loại chi phí kinh doanh, không phản ánh được chất lượng của công tác quản lý chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại trong kỳ đó vì vậy phải sử dụng chỉ tiêu tỷ suất chi phí. 2. Tỷ suất chi phí kinh doanh. Tỷ suất chi phí kinh doanh là chỉ tiêu tương đối phản ánh mối quan hệ so sánh giữa tổng mức chi phí kinh doanh với mức lưu chuyển hàng hoá trong kỳ. Chỉ tiêu này được xác định như sau: F - Tổng mức chi phí kinh doanh M - Tổng mức lưu chuyển F’ - Tỷ suất chi phí kinh doanh Chỉ tiêu này phản ánh một đơn vị lưu chuyển hàng hoá thì phải bỏ ra bao nhiêu đồng chi phí. 3. Mức độ giảm tỷ suất chi phí kinh doanh. Mức độ hạ thấp chi phí kinh doanh là một chỉ tiêu chất lượng để đánh giá kết quả hạ thấp chi phí kinh doanh của doanh nghiệp ở thời kỳ này với thời kỳ khác, giữa thực tế với kế hoạch để đánh giá trình độ hạ thấp chi phí nhằm đi sâu vào quản lý chất lượng chi phí kinh doanh thì tỷ suất mới phản ánh được mối quan hệ của chi phí với doanh số bán ra. Chỉ tiêu này được tính bằng hiệu số giữa tỷ suất chi phí kinh doanh ở kỳ so sánh với tỷ suất chi phí kinh doanh kỳ gốc. DF’ = F’1 - F’0 DF’: Là mức độ hạ thấp hoặc tăng tỷ suất chi phí kinh doanh. F’1 : Là tỷ suất chi phí kinh doanh kỳ so sánh. F’0: Là tỷ suất chi phí kinh doanh kỳ gốc. Qua chỉ tiêu này người ta có thể thấy được xu hướng biến động của tỷ suất phí giữa các kỳ. 4. Tốc độ tăng (giảm) của tỉ suất chi phí kinh doanh. Đây là chỉ tiêu chất lượng để đánh giá hoạt động của chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp, đánh giá mức độ giảm nhanh hay chậm. Tốc độ tăng giảm tỷ suất chi phí kinh doanh là tỷ lệ % của mức tăng giảm tỷ suất chi phí kinh doanh chiếm trong tỷ suất chi phí kinh doanh kỳ kế hoạch (kỳ gốc) Chỉ tiêu này phản ánh tốc độ giảm nhanh hay chậm tỷ suất chi phí kinh doanh của đơn vị và được xác định như sau: FF’ - Tốc độ giảm tỉ suất chi phí kinh doanh. DF’ - Mức độ hạ thấp chi phí kinh doanh. F’KH - Tỷ suất chi phí kinh doanh kỳ gốc. Chương II Kế toán xác định chi phí kinh doanh tại Công ty hoá chất 1. Tình hình tổ chức kinh doanh Công ty Hoá chất - Bộ Thương mại là một doanh nghiệp nhà nước đã có bề dày phát triển gần 40 năm. Được thành lập từ tháng 8 năm 1958, Công ty trực thuộc Bộ Công thương, sau đó chuyển sang Bộ Thương nghiệp rồi Bộ vật tư. Hiện hay Công ty trực thuộc Bộ thương mại. Công ty hoá chất-Bộ Thương mại đặt trụ sở chính tại 135 đường Nguyễn Văn Cừ-Gia Lâm-Hà Nội và được trọng tài kinh tế cấp giấy phép kinh doanh với các ngành nghề kinh doanh chủ yếu sau: - Kinh doanh hoá chất,. Công nghệ và vật tư khác. - Xuất nhập khẩu hoá chất. Mục đích kinh doanh của công ty là đáp ứng nhu cầu về hoá chất cho các doanh nghiệp sản xuất trên toàn quốc, góp phần tạo ổn định tình hình thị trường, tạo ra lợi nhuận để Công ty tồn tại, đóng góp vào ngân sách nhà nước, cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên. Chức năng chính của Công ty là chuyên doanh các mặt hàng hoá chất và công nghệ làm nguyên liệu đầu vào cho các doanh nghiệp sản xuất như: Hyđroxit natri (NaOH), canxi cacbonat (CaCO3), các axit như HCl, H2SO4, nhựa, Phenol, Formaldehit.. Hiện nay Công ty kinh doanh khoảng 200 mặt hàng có quan hệ mua bán với trên 500 khách hàng. Công ty Hoá Chất có nhiệm vụ nhập khẩu và mua sản xuất trong nước để cung cấp các mặt hàng hoá chất cho thị trường. (Thị trường nhập khẩu trước đây của Công ty bao gồm chủ yếu là các nước XHCN như Liên Xô, Ba Lan, Rumani... Hiện nay mua chủ yếu từ các nước châu á như Singapor, Trung Quốc, Nhật, Hàn Quốc...). Số hàng nhập khẩu của Công ty chiếm khoảng 70-80% tổng nguồn hàng cung cấp cho thị trường trong khi số hàng mua từ sản xuất trong nước chỉ vào khoảng 20-30%. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, Công ty Hoá chất thực hiện các nhiệm vụ sau: - Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với mục đích kinh doanh của Công ty. - Tích luỹ nguồn vốn để phát triển sản xuất kinh doanh, sử dụng có hiệu quả nguồn vốn tự có. Bảo toàn và phát triển nguồn vốn do Bộ giao. Đầu tư mở rộng và đổi mới trang thiết bị kỹ thuật nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Bù đắp mọi chi phí và làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước. Đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nước và xuất khẩu. - Thực hiện tốt các chính sách chế độ của nhà nước và của Bộ Thương mại. Công ty có quyền chủ động trong giao dịch đàm phán và ký kết các hợp đồng ngoại thương và hợp đồng kinh tế. Được hợp tác đầu tư liên doanh liên kết với các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước theo pháp luật. Công Ty được vay vốn trong và ngoài nước để mở rộng sản xuất kinh doanh. Được tham gia các hội chợ, triển lãm, quảng cáo giới thiệu sản phẩm. Được tham gia các hội nghị, hội thảo chuyên đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Cơ cấu bộ máy hiện nay của Công ty: Ngoài văn phòng là trụ sở chính, Công ty còn có 4 cửa hàng bao gồm: Cửa hàng Hà Nội, Cửa hàng Hàng Bún, cửa hàng Đức Giang, cửa hàng 147 Sơn Tây và một xưởng sản xuất. Công ty là một đơn vị có tư cách pháp nhân đầy đủ, hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản riêng ở ngân hàng. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức như sau: Tổ chức bộ máy công ty được khái quát như sau: Ban giám đốc P. Tài chính kế toán P. kinh doanh XNK P. tổ chức hành chính P. Kế hoạch tổng hợp Cửa hàng Hàng Bún Cửa hàng Đức Giang Cửa hàng Hà Nội Cửa hàng Sơn Tây Xưởng sản xuất Trải qua 40 năm xây dựng và trưởng thành, Công ty Hoá chất đã phải vượt qua rất nhiều khó khăn thử thách để có được vị trí như ngày hôm nay. Công ty đã từng bước sử dụng có hiệu quả nguồn vốn kinh doanh, thực hiện tốt các chỉ tiêu thanh toán với ngân sách nhà nước và nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. Chúng ta có thể thấy được điều này thông qua bảng phân tích một số chỉ tiêu sau: Bảng phân tích tình hình sản xuất kinh doanh và kết quả sản xuất kinh doanh năm 1998-1999. Đơn vị tính: 1000 đồng Chỉ tiêu Năm 1998 Năm 1999 Chênh lệch Số tiền % 1. Doanh thu thuần 268353000 245112000 -23241000 -9,7 2. Giá vốn hàng bán 250429000 227365000 -23064000 -9,3 3. Tổng CPBH 17443995 16249062 -1194993 -6,9 4. Lãi sau thuế 632000 742000 +110000 +17,4 5. Nộp ngân sách 463000 29000 +166000 +35,8 6. Tổng quỹ lương 3540874 3890800 +350016 +9,88 - Số lao động 316 318 - Lương BQ 933,75 1019,6 +85,85 +9,1 Qua các số liệu ở bảng tên, chúng ta có thể thấy rằng Công ty đã không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên, hạ thấp chi phí và tăng nguồn thu cho ngân sách nhà nước. Cụ thể như sau: - Năm 1999 tổng lợi nhuận sau thuế của Công ty tăng 17,4% với năm 1998 tương ứng với 110 triệu đồng. - Năm 1999 các khoản ngân sách nhà nước tăng 35,8% so với năm 1998 tương ứng với số tiền là 166 triệu đồng. - Năm 1999 Công ty đã phấn đấu hạ thấp chi phí bán hàng so với năm 1998 là 6,9% tương ứng với số tiền tiết kiệm chi phí là 1194,933 triệu đồng. - Lương bình quân một cán bộ công nhân viên/ tháng trong năm 1999 so với năm 1998 tăng 9,1% ứng với số tiền 85.850 đồng. Doanh thu thuần năm 1999 so với năm 1998 có giảm 9,7% song mức giảm này chủ yếu do cơ cấu mặt hàng thay đổi làm giá vốn hàng bán giảm. 2. Tình hình tổ chức công tác kế toán tại Công ty Hoá chất Để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty như đã nêu ở phần trước, việc tổ chức công tác kế toán tại Công ty được vận dụng theo mô hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung, vừa phân tán. Có nghĩa là phòng kế toán ở văn phòng Công ty có nhiệm vụ ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại văn phòng Công ty và xưởng sản xuất. Vì xưởng sản xuất không có tổ kế toán riêng, ở mỗi cửa hàng đều có một tổ kế toán riêng làm nhiệm vụ hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đó. Hàng quí các đơn vị này phải gửi bảng cân đối chi tiết các tài khoản về phòng kế toán của văn phòng công ty. Phòng tài chính kế toán của văn phòng Công ty có 10 người. Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty mà trưởng phòng kế toán bố trí và sắp xếp nhân viên theo khối lượng công tác và theo mức độ phức tạp của các nghiệp vụ. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty. Trưởng phòng kế toán KT mua hàng KT bán hàng KT hàng tồn kho KT CPBH KT ngân hàng KT nội bộ Thủ quỹ Tổ kế toán cửa hàng Hà Nội Tổ kế toán cửa hàng Đức Giang Tổ kế toán cửa hàng Hàng Bún Tổ kế toán cửa hàng Sơn Tây Hiện nay công ty Hoá chất đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. Đây là hình thức kế toán xây dựng trên nguyên tác kết hợp giữa trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với việc phân loại ghi sổ theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp báo cáo số liệu cuối tháng. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bố Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính - Ghi hàng ngày - Ghi cuối tháng - Đối chiếu, kiểm tra Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ, bảng kê, hoặc sổ chi tiết có liên quan. Đối với các nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì đến cuối tháng mới chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê và sổ chi tiết vào nhật ký chứng từ. Đối với các nghiệp vụ mang tính chất phân bổ thì các chứng từ gốc được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ. Sau đó lấy kết quả của các bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan. Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên cá nhật ký chưng từ kiểm tra, đối chiếu trên các nhật ký chứng từ với các sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan. Lấy số liệu của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ và thẻ chi tiết có liên quan. Cuối tháng cộng các sổ và thẻ đó, căn cứ vào các sổ hoặc thẻ này để lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với các sổ cái. Số liệu tổng hợp được ở các sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong các nhật ký chứng từ, bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết dùng để lập Báo cáo tài chính. 3. Hạch toán chi phí kinh doanh ở Công ty Hoá Chất. Vì Công ty hoạt động theo mô hình mua và bán chứ không phải là một doanh nghiệp sản xuất nên chi phí bán hàng và chi phí quản lý chiếm tỉ lệ rất lớn. Nó được xác định bằng số lượng hàng hoá nhập về với giá gốc để tính vào chi phí kinh doanh của Công ty. - Nội dung của chi phí bán hàng bao gồm: + Chi phí nhân viên bán hàng: Tiền lương, các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên ở bộ phận bán hàng, các khoản bảo hiểm kinh phí công đoàn trích theo tỷ lệ qui định trên tiền lương. + Chi phí vật liệu bao bì: Phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng ở bộ phận bán hàng. + Chi phí về khấu hao TSCĐ: Phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ sử dụng ở bộ phận bán hàng được hạch toán vào chi phí bán hàng trong kỳ dưới hình thức trích khấu hao. + Chi phí dịch vụ mua ngoài: Tiền điện, nước, điện thoại, vận chuyển. + Chi phí khác bằng tiền - Trình tự kế toán: + Khi tính lương phải trả cho nhân viên ở bộ phận bán hàng Nợ TK641(1) Có TK334 + Trích quĩ bảo hiểm và KPCĐ theo tỉ lệ qui định. Nợ TK641(1) 19% Có TK338(2) 2% Có TK338(3) 15% Có TK338(4) 2% + Xuất vật liệu để sử dụng ở bộ phận bán hàng Nợ TK641(2) Có TK152 + Trường hợp mua vật liệu chuyển thẳng vào sử dụng ở bộ phận bán hàng. Nợ TK641(2) Nợ TK133(1) (khấu trừ nếu có) Có TK111, 112.... + Cuối kỳ kết chuyển trị giá vật liệu sử dụng ở bộ phận bán hàng Nợ TK641(2) Có TK611(1) + Khi trích khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng Nợ TK641(4) Có TK214(1,2,3) Đồng thời ghi Nợ 009. + Các chi phí dịch vụ mua ngoài: Tiền điện, nước.... Nợ TK641(7) Có TK111, 112.. + Các chi phí khác bằng tiền Nợ TK641(8) Có TK111, 112. + Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng Nợ TK911 Có TK641. - Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp. + Chi phí nhân viên quản lý: Tiền lương, các khoản trả khác cho nhân viên ở bộ phận quản lý. + Trích quĩ BH và KPCĐ theo tỷ lệ qui định. + Chi phí vật liệu quản lý. + Chi phí công cụ đồ dùng. + Chi phí khấu hao TSCĐ + Các khoản thuế phí, lệ phí phải nộp + Chi phí dịch vụ mua ngoài: Điện, nước, tel... + Chi phí khác bằng tiền. + Chi phí dự phòng. - Trình tự kế toán. + Khi tính lương phải trả cho nhân viên quản lý. Nợ TK642(1) Có TK334 + Trích quĩ BH và CPCĐ theo tỷ lệ qui định. Nợ TK642(1) Có TK338(2,3,4) 19% + Chi phí vật liệu quản lý: Nợ TK642(2) Có TK152 + Chi phí dụng cụ quản lý. Nợ 642(3) Có TK153(1): xuất kho Có TK142(1): Phân bổ giá trị CCDC vào chi phí . + Khấu hao TSCĐ ở bộ phận quản lý. Nợ TK642(4) Có TK214(1,2,3) Đồng thời ghi Nợ 009 + Các khoản phí, thuế phải nộp. Nợ TK642(5) Có TK333(1): VAT trực tiếp Có TK333(7): Thuế nhà đất Có TK333(8): Thuế môn bài Có TK333(9): Các khoản phí lệ phí. + Các khoản chi phí dự phòng: Nợ TK642(6) Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho + Chi phí dịch vụ mua ngoài Nợ TK642(7) Có TK111, 112, 331 + Chi phí khác bằng tiền Nợ TK642(8) Có TK111, 112, 141... Chương III ứng dụng Máy vi tính trong kế toán chi phí I. Máy vi tính và kế toán xác định chi phí 1. Khái quát về tình hình ứng dụng máy vi tính trong quản trị kinh doanh: Sự bùng nổ có tính chất cách mạng của công nghệ điện tử trong hai thập kỉ qua đã tạo lên sự nhảy vọt kỳ diệu của công nghệ máy tính và dẫn đến sự phát triển to lớn của công nghệ tin học. Từ chỗ chỉ có thể nhận biết để tính toán trên các thông tin dữ liệu, các hệ thống tin học đã ngày càng phát triển mạnh mẽ và sâu rộng, ứng dụng trong mọi ngành của xã hội. Với sự phát triển đó, tin học cùng với máy vi tính không còn là thế giới cao cấp dành riêng cho các nhà khoa học thuần tuý. Tin học - máy vi tính đã và đang đi vào cuộc sống muôn màu muôn vẻ của mọi người trong xã hội phát triển. Một trong những tính năng đặc biệt của máy tính điện tử và máyvi tính là chúng có thể hoạt động hoàn toàn tự động theo các bước được quy định chặt chẽ trong các chương trình do con người sử dụng, soạn thảo và đưa vào bộ nhớ trong của máy. Tổ chức lập trình giải các bài toán ứng dụng trên máy tính điện tử và máy vi tính là những công việc phức tạp yêu cầu cao về tính cấu trúc và công nghệ khoa học tiên tiến. Muốn tổ chức thực hiện giải một bài toán trên máy vi tính ngoài việc chọn ngôn ngữ chương trình thích ứng để giao tiếp với máy, người sử dụng còn phải thực hiện các bước của quy trình sau: - Đặt bài toán ứng dụng và xây dựng mô hình toán học của bài toán. - Xây dựng thuật toán để giải mô hình toán học của bài toán đó. - Xây dựng các trương trình thực hiện thuật toán để giải bài toán đó. Đặc biệt với các bài toán ứng dụng trong quản lý kinh tế, các nhà lập trình thường sử dụng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu để soạn thảo chương trình. Đó là các hệ DBASE (DATA, BASE cơ sở dữ liệu) được xây dựng từ cuối những năm 70 của thế kỉ XX. Từ giữa những năm 80 của thế kỉ này hãng phần mềm tin học FOX của Mỹ đã cho ra đời thế hệ quản trị cơ sở dữ liệu mới là FOXBASE và ngày nay là FOXPRO. Đây là ngôn ngữ chương trình giao tiếp thông tin giữa người sử dụng và máy vi tính chuyên dụng trong quản trị kinh doanh. Để giải các bài toán quản trị kinh doanh, người ta cũng phải chú ý tới đặc thù quản trị thông tin đầu vào và thông tin đầu ra, nên quy định giải các bài toán kế toán trên máy vi tính được phân thành: - Đặt bài toán phân tích và thiết kế hệ thống thông tin của bài toán ứng dụng. - Phân tích và thiết kế hệ thống sổ hạch toán, bảng biểu báo cáo trên máy vi tính và xây dựng lược đồ thực hiện từ các thông tin đầu vào để thu được các thông tin đầu ra. - Xây dựng các chương trình thực hiện lược đồ trên ở máy vi tính. - Khai thác và sử dụng các chương trình trên máy vi tính để giải bài toán thực tiễn. 2. Tình hình ứng dụng máy vi tính ở Việt Nam. ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán ở VN là một vấn đề bức xúc đang được các nhà quản lý và những người có nghiệp vụ kế toán quan tâm. Họ mong đợi các nhà kế toán, các chuyên gia về xử lý thông tin kinh tế, các chuyên gia về công nghệ thông tin nghiên cứu ra những nguyên lý, phương pháp luận, giải pháp, chỉ dẫn, cách tiếp cận để giải quyết vấn đề này một cách hiệu quả. Vấn đề là phải chọn một phần mềm đáp ứng các yêu cầu về nghiệp vụ kế toán và cung cấp được nhiều thông tin phục vụ sản xuất kinh doanh. Đây không phải là một công việc đơn giản. Đặc biệt trong điều kiện của nước ta còn chưa có một thị trường phần mềm kế toán để dễ dàng lưạ chọn. Và sẽ còn khó khăn hơn nhiều nếu cán bộ kế toán không hiểu biết nhiều lắm về phần mềm máy tính và cán bộ máy tính của cơ quan lại không nắm vững về nghiệp vụ kế toán. ở nước ta hiện nay, phần mềm kế toán có thể được chia làm ba loại: 1. Các phần mềm kế toán chuyên nghiệp do một số Công ty tin học xây dựng, phát triển. Đặc điểm nổi bật của các phần mềm này là nó được xây dựng với mục đích kinh doanh thương mại nên được hoàn thiện, phát triển, có đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp về đào tạo và trợ giúp sau đào tạo. Các phần mềm chuyên nghiệp đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng nghiệp vụ của kế toán và có độ tin cậy cao. 2. Các phần mềm kế toán do các phòng máy tính của Công ty không tin học xây dựng cho chính doanh nghiệp của mình hoặc do một số Công ty tin học xây dựng trên cơ sở hợp đồng nào đó. Các phần mềm hợp đồng này do được xây dựng không phải với mục đích kinh doanh mà chỉ nhằm thực hiện riêng cho đơn vị của mình nên thường có rất nhiều khuyết, nhược điểm. 3. Các phần mềm kế toán của nước ngoài. Các phần mềm này hầu hết do các công ty nước ngoài chuyển giao dè dặt qua các Công ty máy tính tại VN hoặc một số doanh nghiệp nước ngoài có Công ty mẹ không nằm tại VN nhưng đã sử dụng sản phẩm đó phải nói hầu hết các sản phẩm đã được hỗ trợ mục đích quản trị rất mạnh nhưng nó lại hầu hết không phù hợp với mô hình quản trị tại Việt Nam. Thậm chí các tiêu chuẩn về kế toán - tài chính cũng chưa đáp ứng được. 3. Quy trình thực hiện bài toán kinh doanh trên MVT. Để thực hiện 1 bài toán quản trị kinh doanh trên máy vi tính ta phải thực hiện theo các bước sau: - B1: Đặt bài toán. - B2: Thiết kế hệ thống và phân tích hệ thống - B3: Xây dựng các chương trình thực hiện từng công đoạn - B4: Kết hợp các chương trình thành chương trình chung . - B5: Khai thác chương trình. 1) Đặt bài toán. Nhiệm vụ: Phải xác định được đầu vào và đầu ra. - Đầu ra: Phải xác định được mục tiêu cần đạt được của bài toán cụ thể là phải nêu được yêu cầu, kết quả cuối cùng cần đạt được, thường là các biểu mẫu báo cáo. - Đầu vào: Là các dữ liệu gốc, là cơ sở để xây dựng các biểu mẫu báo cáo đó là các dữ liệu được xây dựng không theo một quy luật nào. 2) Thiết kế hệ thống và phân tích hệ thống. Sau khi đặt bài toán, dựa vào các chứng từ gốc ta phải tổ chức thiết kế hệ thống sổ chứng từ sau đó phải tiến hành phân tích các quy trình xử lý tính toán với các dữ liệu của chứng từ gốc. Qua các bước trung gian xác định dữ liệu của biểu mẫu báo cáo cuối cùng. a. Thiết kế hệ thống. Bao gồm 2 công việc. - Mã hoá - Khai báo cấu trúc các sổ * Mã hoá: Đối với các dữ liệu có dạng phức tạp để dễ dàng thuận tiện và chính xác trong quá trình xử lý và tính toán ta phải tiến hành mã hoá chung. Mã hoá là từ một dãy ký hiệu phức tạp được thay thế bởi một dãy ký hiệu đơn giản hơn sao cho có 1 sự tương ứng 1 á 1. * Khai báo cấu trúc sổ. Tên sổ: Đây là tệp dữ liệu của FOXPRO DBF. Tên sổ được đặt theo quy tắc tên tệp nói chung, đó là một dãy liên tiếp 8 ký hiệu chữ hoặc số, bắt đầu là chữ. Mỗi 1 cột ta phải khai báo tên cột, kiểu cột, độ rộng của cột và đối với cột số phải khai báo thêm số chữ số thập phân. Tên cột là một dãy liên tiếp không quá 10 ký hiệu chữ hoặc số hoặc dấu gạch dưới bắt đầu phải là ký hiệu chữ và có kiểu DBF. Kiểu cột: Cột số N: numberic, cột văn bản C: Character, cột logic L: Logical, cột ngày tháng D: Date. Độ rộng của cột: Đối với cột ngày tháng, máy tự khai báo là 8, đối với cột logic là 1, còn đối với cột số độ rộng không vượt quá 20, đơn vị cột văn bản độ rộng không vượt quá 254. Số những số thập phân chỉ tiến hành khai báo đối với cột số chữ số thập phân không vượt quá 15. Tuy nhiên nó phải nhỏ hơn độ rộng của cột đó. b. Phân tích hệ thống Đối với một bài toán quản trị kinh doanh được thực hiện trên máy vi tính ta phải tiến hành chia nó thành nhiều công đoạn, mỗi công đoạn đảm nhận một công việc cụ thể và hoàn chỉnh. Bản chất của phân tích hệ thống là phải xác định được các công đoạn và thứ tự thực hiện các công đoạn. 3) Xây dựng các chương trình Dựa vào bước phân tích hệ thống để tiến hành xây dựng chương trình. Mỗi một công việc được thực hiện bởi 1 chương trình. 4) Kết hợp các chương trình Sau khi xây dựng xong các chương trình ta phải tiến hành cải tạo các chương trình vào các thư mục thích hợp và phải xây dựng chương trình quản lý nhiều công việc hay còn gọi là chương trình thực đơn. Khi thực hiện chương trình thực đơn máy sẽ đưa ra màn hình danh sách các công việc cần phải thực hiện để người sử dụng có cơ sở lựa chọn thực hiện công việc nào sao cho thích hợp. 5) Khai thác các chương trình. Để khai thác các chương trình ta thực hiện chương trình thực đơn rồi sau đó căn cứ vào bảng thực đơn hiện trên màn hình mà người sử dụng lựa chọn công việc nào sao cho thích hợp. 4. Phân tích bài toán kế toán xác định chi phí: Được thể hiện qua sơ đồ sau: Luồng thông tin đầu vào, đầu ra Bộ dữ kiện phát sinh tại phòng kế toán Bộ dữ kiện phát sinh tại bộ phận khác Hệ thống các chương trình của bài toán kế toán Báo cáo tổng hợp toàn đơn vị Bộ dữ kiện lưu cho kỳ sau, lâu dài Các báo cáo chi tiết Đây cũng chính là mô hình hệ thống xử lý thông tin trong công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán xác định chi phí kinh doanh nói riêng. Trong mô hình trên: Dữ liệu vào (thông tin vào) có thể là thông tin trong hệ thống: Các sổ theo dõi nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, CFBH, CFQLDN hoặc là kết qủa xử lý của các thành phần liên quan hay cũng có thể là thông tin ngoài hệ thống: thông tin về khách hàng, các chủ sở hữu... dữ liệu đầu ra (thông tin ra) là các bản báo biểu các chủ sở hữu... Dữ kiện đầu ra (thông tin ra) là các bản báo, biểu kế toán phân tích, các thông tin nhanh cung cấp cho quản lý hay sổ kế toán tổng hợp, chi tiết. II. Thiết kế hệ thống số kế toán trên máy vi tính Muốn làm kế toán trên máy vi tính chúng ta cần phải xây dựng và thiết kế hệ thống sổ hạch toán trên máy vi tính, bao gồm các sổ chứa thông tin đầu vào và đầu ra. Do đặc điểm tổ chức tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty Hoá chất tất cả các khoản mục chi phí của Công ty đều do 1 nhân viên kế toán chi phí đảm nhiệm vì vậy hệ thống sổ sách kế toán chi phí của Công ty được thiết lập như sau: - Sổ chi tiết các khoản mục chi phí: SCHITIET. DBF - Sổ công nợ tài khoản 1562 - Chi phí hàng mua: SCNO. DBF - Bảng kê chứng từ ghi nợ TK hoặc có TK. (TK 621, 622, 627, 641, 642) Công ty hoá chất Phòng TC-KT Sổ công nợ tài khoản 1562 (Chi phí hàng mua) Đối tượng thanh toán: ......................................................... Địa chỉ : ......................................................... Chứng từ Nội dung Nợ Có Ghi chú Ngày tháng Số hiệu 1 2 3 4 5 6 - Trong sổ công nợ TK 1562 các cột ngày tháng, số hiệu, nội dung được ghi chép từ các hoá đơn thanh toán, chứng từ ghi sổ, phiếu chi.... - Các cột nợ có ghi tổng số tiền đã ghi trong các hoá đơn thanh toán, chứng từ ghi sổ, phiếu chi... Công ty hoá chất Phòng TC-KT Bảng kê chứng từ ghi nợ TK hoặc có tk Tháng:....................................... Chứng từ Nội dung TST Nợ Có TK ĐƯ Ghi chú Ngày tháng Số hiệu 1 2 3 4 5 6 7 8 Ngày ....... tháng ....... năm ....... Người lập biểu - Bảng kê chứng từ được lập để làm nhiệm vụ quản lý về số tiền trên các tài khoản từ đó ghi chép một cách chính xác số tiền đó vào sổ chi tiết. - Các cột: Ngày, tháng, số hiệu, nội dung được ghi trực tiếp từ các chứng từ như: Hoá đơn mua hàng, hoá đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi. - Các cột nợ, có, tổng số tiền tuỳ từng nghiệp vụ kế toán mà người lập bảng kê ghi chép sao cho đúng quy tắc và trung thực. * Các chương trình tạo cấu trúc sổ - Cấu trúc sổ công nợ TK 1562 - Chi phí hàng mua FIELD NAME TYPE WIDTH DEC Giải thích tên cột SCT C 6 Số chứng từ NT D 8 Ngày tháng ND C 25 Nội dung NO C 12 Nợ TK CO C 12 Có TK GHICHU C 9 Ghi chú Công ty hoá chất Phòng TC - KT Sổ chi tiết các khoản mục chi phí Ngày tháng Số chứng từ Nội dung CP. Cty phân bổ Chi phí nguyên liệu CP nhân công BHXH BHYT KPCĐ CPTSCĐ thuê đất Phí D.V mục ngoài Chi phí vốn = tiền Công ty phân bổ Phí trực tiếp cho PKDXNK Vận chuyển bốc xếp Lãi vay ngân hàng Chi phí mở L/C CP giao dịch bán hàng Công cụ lao động Điện thoại SChữa TSCĐ ĐN và DVụ ạ Chi phí tiếp khách Hội họp lễ tết Qcáo báo chí Chi phí vốn = tiền ạ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Kế toán trưởng (ký, đóng dấu) Ngày ...... tháng...... năm ...... Người lập biểu - Do đặc điểm kinh doanh của Công ty nên sổ chi tiết được lập để theo dõi tất cả các khoản chi phí của Công ty một cách chặt chẽ. Mục đích của sổ này là cung cấp số tổng về chi phí kinh doanh của Công ty. - Cột: 1, 2, 3: Được ghi chép từ cột 1, 2, 3 của bảng kê và sổ công nợ TK1562 - Cột 4 = S (5á18): ghi tổng số tiền Công ty phân bổ theo quý, năm - Cột 5: Ghi tổng số tiền Công ty phân bổ trực tiếp cho phòng kinh doanh XNK từ sổ công nợ TK1562. - Cột 6 á 18: Được ghi chép từ bảng kê chứng từ ghi nợ hoặc có TK (TK621, 622, 627, 641, 642) - Tạo sổ CREA SCNO Sổ này được xây dựng từ các chứng từ ban đầu là hoá đơn VAT... - Cấu trúc bảng kê đơn ghi nợ TK hoặc có TK FIELD NAME TYPE WIDTH DEC Giải thích tên cột SCT C 6 Số chứng từ NT D 8 Ngày tháng ND C 25 Nội dung N0 C 12 Nợ TK C0 C 12 Có TK TST C 15 Tổng số tiền TKĐU C 6 Tài khoản đối ứng GHICHU C 25 Ghi chú - Tạo sổ: CREA BKECTU * Cấu trúc sổ chi tiết. FIELD NAME TYPE WIDTH DEC Giải thích tên cột SCT C 6 Số chứng từ NT D 8 Ngày tháng ND C 25 Nội dung CTYPBO N 15 2 Công ty phân bổ PHITT N 12 2 Phí trực tiếp PKDXNK VCBX N 9 Phí vận chuyển bốc xếp LAIVAY N 12 Chi phí lãi vay CPMO L/C N 9 Chi phí mở L/C CPGDBH N 9 Chi phí giao dịch bán hàng CCLD N 9 Chi phí công cụ lao động CP NCONG N 12 Chi phí nhân công KHTSCD N 12 Chi phí khấu hao TSCĐ CPDVDTHOAI N 9 Chi phí dịch vụ điện thoại SCTSCD N 9 Sửa chữa tài sản cố định CPTKHACH N 9 Chi phí tiếp khách CP LETET N 9 Chi phí lễ tết hội họp CP QCAO N 9 Chi phí quảng cáo CP KHAC N 9 Chi phí khác Tạo sổ: CREA SCHITIET Sổ này được xây dựng từ các chứng từ ban đầu là: Phiếu chi, phiếu thu, chứng từ ghi sổ, bảng tính lương, hoá đơn thanh toán. Biên bản sửa chữa TSCĐ hoá đơn mua hàng, hoá đơn tiền điện, nước... III. Thiết kế hệ thống chương trình 1. Chương trình tạo sổ. Vì các loại chi phí như: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung; chi phí quản lý, chi phí bán hàng đều được quản lý chung trong sổ chi tiết. Nên ta xây dựng 2 chương trình tạo sổ: - Chương trình tạo và vào số liệu sổ chi tiết: SCHITIET. PRG - Chương trình tạo và vào số liệu sổ công nợ TK 1562: SCNO. PRG và một chương trình lên bảng kê chứng từ ghi nợ TK hoặc có TK (TK621, 622, 627, 641, 642): BKECTU. PRG 2. Chương trình vào và kiểm tra dữ liệu. - Mở sổ: SCNO: Vào số liệu từ các khoản chi phí của Công ty từ các: hoá đơn vận chuyển, bảng tính tiền điện, nước, phiếu chi... - Mở bảng kê: BKECTU: Vào số liệu từ các: hoá đơn bán hàng, phiếu chi, phiếu thu, chứng từ ghi sổ... 3. Chương trình xử lý dữ liệu tổng hợp dữ liệu - Mở sổ chi tiết: SCHITIET: Vào các khoản chi phí đã vào ở sổ công nợ và bảng kê để vào sổ chi tiết. - Kiểm tra số liệu. 4. Chương trình in. Sau khi đã vào và kiểm tra sổ chi tiết nếu số liệu đúng thì ta in ra bảng kê chứng từ: INBKECTU. PRG. Và in ra bảng tổng hợp chi tiết các khoản mục chi phí (tính theo tháng hoặc quý hoặc năm) INSCHITIET.PRG Chương IV Chương trình điện toán xác định chi phí kinh doanh I. Các bước thực hiện chương trình. Trong luận văn này em xây dựng 5 chương trình điện toán đó là: - Chương trình tạo và vào số liệu sổ công nợ: SCNO. PRG - Chương trình lên bảng kê chứng từ: BKECTU. PRG. - Chương trình in bảng kê chứng từ: INBKECTU. PRG. - Chương trình tạo và vào số liệu sổ chi tiết: SCHITIET. PRG. - Chương trình in sổ chi tiết: INSCHITIET. PRG. II. khai thác và sử dụng chương trình 1. Chương trình cài đặt MENU làm việc Bài toán điện toán đã xây dựng 5 chương trình, để quản lý công việc ta lập một chương trình cái đặt MENU. Chương trình này hoạt động theo cấu trúc có dạng: MENU DIEN TOAN CHI PHI KINH DOANH 1. Chương trình tạo và vào số liệu sổ công nợ 2. Chương trình lên bảng kê chứng từ 3. In bảng kê chứng từ 4. Chương trình tạo và vào số liệu sổ chi tiết 5. Chương trình in sổ chi tiết Người sử dụng muốn thực hiện chương trình nào thì dùng phím di chuyển ư,¯ về dòng xác định và bấm phím ENTER. Máy vi tính tự động thực hiện chương trình tương ứng của dòng lựa chọn đó. Kết thúc trên màn hình lại xuất hiện thực đơn làm việc để người sử dụng lựa chọn cho đến khi sử dụng lựa chọn kết thúc, máy vi tính trở về trạng thái làm việc bình thường của FOXPRO. 2. Khai thác và sử dụng các chương trình điện toán Hệ thống chương trình điện toán gồm 5 chương trình, khi khai thác và sử dụng các chương trình phải theo đúng thứ tự thực hiện của 5 công đoạn đó là: - Vào số liệu sổ công nợ - Lên bảng kê - In bảng kê - Vào số liệu sổ chi tiết - In sổ chi tiết