Đề tài Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại công ty cổ phần công nghệ thông tin sông Đà

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ************ NGUYỄN ANH TUẤN ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CNTT SÔNG ĐÀ Giảng viên hướng dẫn : TH.S LÊ TUẤN HÙNG Hà nội, ngày 25 tháng 3 năm2005 MỤC LỤC: A - Phần mở đầu: 2 I. Lý do chọn đề tài. 2 II. Mục đích nghiên cứu. 3 III. Phương pháp, đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 4 IV. Tài liệu tham khao. 5 B – Phần nội dung: 7 Chương I Khái quát về Công ty cổ phần CNTT Sông Đà và tình hình 7 công tác văn thư tại Công ty. 1. Quá trình hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu 7 tổ chức của Công ty cổ phần CNTT Sông Đà. 2. Công tác văn thư tại Công ty cổ phần CNTT Sông Đà. 12 3. Sự cần thiết phải ứng dụng CNTT trong công tác văn thư. 14 Chương II Triển khai ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại 17 Công ty cổ phần CNTT Sông Đà. 1. Quy trình ứng dụng CNTT vào công tác văn thư. 17 2. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Công ty cổ phần CNTT 21 Sông Đà với chương trình: “Quản lý văn phòng”. 3. Ứng dụng CNTT trong công tác soạn thảo văn bản. 28 4. Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản đi - đến. 29 5. Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình ứng dụng CNTT 42 trong công tác văn thư tại Công ty. 6. Hiệu quả của chương trình ứng dụng CNTT trong công tác văn thư 43 với phần mềm “Quản lý văn phòng” tại Công ty. Chương III- Phần kết luận: 45 A: PHẦN MỞ ĐẦU : I – Lý do chọn đề tài: Công tác văn thư (CTVT) là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ công tác quản lý,bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức,đơn vị. Do vậy mà công tác văn thư cở trong cơ quan là một trung tâm diễn ra các hoạt động thu nhận, trao đổi, lưu giữ và xử lý thông tin, trong đó những công văn giấy tờ là đối tượng chủ yếu của công tác văn thư, là một trong những phương tiện quan trọng nhất phục vụ cho hoạt động quản lý của mỗi cơ quan ,đơn vị ,tổ chức. Vai trò của CTVT ngày càng được tăng cường trong xã hội thông tin hiện nay, do nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và bức thiết. Vì thế CTVT được tổ chức hợp lý và tự động hoá các khâu nghiệp vụ sẽ nâng cao chất lượng cho hoạt động quản lý. Hiện nay khái nơiệm Công tác văn thư được nhiều nhà nghiên cứu chấp nhận như sau: “ công tác văn thư là toàn bộ những công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản tổ chức quản lý văn bản, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu, tổ chức khoa học văn bản trong các cơ quan, đơn vị, các doanh nghiệp, các tổ chức chính trị xã hội, các lực lượng vũ trang.” Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và đã đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong CTVT là một nhu cầu mang tính khách quan, nó hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư từ thủ công sang tự động hoá hoặc bán tự động các khâu nghiệp vụ, góp phần giải phóng sức lao động chân tay của con người, đồng thời nâng cao năng xuất lao động của cán bộ văn thư. Ứng dụng CNTT là vấn đề được Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm, đã được cụ thể hoá bầng các văn bản quy phạm phát luật như: Chỉ thị số 58/ CTTW ngày 17/10/2000 của BCHTW Đảng về ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá hiên đại hoá, Đảng ta xác định:”công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển”.Nghị quyết TW 7 khoá VIII của Đảng ngày 30/71994 :“ưu tiên ứng dụng và phát triển công nghệ tiên tiến như công nghệ thông tin phục vụ yêu cầu điện tử hoá và tin học hoá nền kinh tế quốc dân”. Trong Nghị quyết Đại Hội Đảng lần VIII đã nhấn mạnh:“ứng dụng công nghệ thông trong tất cả các lĩnh vực kinh tế quốc dân…”. Nhà nước ta xác định:“ việc ứng dụng công nghệ thông tin trong linh vực quản lý hành chính Nhà nước là ưu tiên hành đầu và công tác văn thư là một công việc mang tính chất hành chính cũng đã được xác đinh là một lĩnh vực hàng đầu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin”. Trên cơ sở đó chúnh tôi lựa chọn đề tài là : “ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà”. Công ty cổ phần công nghệ thông tín Sông Đà thuộc Tổng Công Ty Sông Đà trực thuộc Bộ Xây Dựng, là một Doanh nghiêp có thế mạnh về tin học và công nghệ thông tin, về ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hoạt động , quản lý hành chính, đặc biệt là trong công tác văn thư của mình. Đồng thời Công ty cũng đã tạo điều kiện cho chúng tôi trong quá trình nghiên cứu và tìm hiểu thực tiễn. II- Mục đích nghiên cứu: Việc thực hiện nghiên cứu đề tài này với mục đích : Nhằm nâng cao nhận thức của bản thân nói riêng và của sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nói chung về vị trí, vai trò cuả công nghệ thông tin- một xu hướng phat triển mới của xã hội đồng thời việc ứng dụng nó trong quản lý hành chính noi chung va đặc biệt trong công tác văn thư nói riêng của cơ quan. Việc nghiên cứu đã giúp cho việc rèn luyện kỹ năng tìm hiểu, nghiên cứu một vấn đề liên quan trực tiếp đến chuyên ngành của mình được đào tạo. Mục tiêu của đề tài nghiên cứu là khảo sát về CTVT của Doanh nghiệp này, việc triển khai về ứng dụng công nghệ thông tin như thế nào, và đưa ra một số nhận xét mang tính trao đổi. III- Phương pháp, đối tượng và phạm vi nghiên cưú: 1-Trong đề tài này chúng tôi có sử dụng một số phương pháp nhu sau: - Phương pháp luận: phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh phân tích hệ thống. - Phương pháp nghiên cứu: phương pháp khảo sát thực tế, phương pháp phỏng vấn, trực tiếp sử dụng chương trình, tác nghiệp cụ thể. 2- Đối tượng nghiên cứu: là chương trình phần mềm hệ thống “Quản lý văn phòng” của công ty. Vấn đề này trước kia đã có những tác giả đã nghiên cưu và tìm hiểu, tuy nhiên báo cáo khoa học của chúng tôi không trùng lặp với các công trình khác trước đó. Trong quá trình thực hiện đề taì do có những thuận lợi sau: đã có một số những công trình đi trước nghiên cứu về vấn đề nay, được sự quan tâm của khoa, đồng thời đã được ban lãnh đại Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đã tạo điều kiện cho tôi được nghiên cứu tại công ty. Đồng thời là những khó khăn như : vốn kiến thức còn hạn chế và vấn đề nghiên cứu còn mới mẻ, thời gian còn hạn chế… Do vậy do vậy sẽ không tránh khỏi nhưng sai xót. Chúng tôi mong được sự đóng góp ý kiến của các độc giả, thầy cô giáo và các bạn để chúng tố sẽ nghiên cứu đề tài được hoàn thiện hơn. Qua đây, chúng tôi gửi lời cảm ơn chân thành đến thạc sĩ Lê Tuấn Hùng đã hướng dẫn tôi thực hiện đề tài này. Đồng thời cảm ơn các thầy cô giáo và các bạn đặc biệt là các cô chú và các anh chị của công ty CPCNTT Sông Đà đã giúp tôi hoàn thành đề tài. Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội ngày 25 tháng 3 năm 2005. Sinh viên thực hiện: Nguyễn Anh Tuấn IV : Nguồng tài liệu tham khảo: Báo cáo khoa học 158: Dương Thị Hoà:Vai trò CNTT trong việc quản lý văn bản của Bộ Nông Nghiệp. Báo cáo khoa hoc 27: Nguyễn Mạnh Cường:Tìm hiểu ứng dụng tiến bộ CNTT vào công tác quản lý văn bản đI- đến ở bộ phận văn thư một số cơ quan. Bao cáo khoa học 30: Nguyễn Thu Huyền: Tìm hiểu về ứng dụng CNTT ở một số cơ quan nhà nước trung ương. Báo khoa hoc 234:Phùng Thị Thu Huyền:Nghiên cứu ứng dụng CNTT trong CTVT ở trường ĐHKHXH&NV. Nguyễn Khắc Hoan: Quản lý thông tin và CNTT, NXB Văn hoá Thông tin. Khoá Luận tốt nghiệp : LT. 157.2004 Nguyễn Thị út Trang: ứng dụng CNTT trong CTVT tại Bộ Khoa học và Công nghệ. Khoá luận tốt nghiệp :KL389.2002. Nguyễn thị Mai :Vai trò của việc ứn dụng CNTT vào CTVT- LT. Nghị định số110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư. Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2001 về công tác văn thư lưu trữ Thông tin học đại cương của Đoàn Phan Tân Tạp chí lưu trữ Việt Nam: tài liệu nghe nhìn- CNTT : vài nét về ứng dụng tin học vào việc quản lý hồ sơ vụ việc ở văn phòng chính phủ số 2/2001, của Kiều Mai Tạp chí lưu trữ Việt Nam : quản lý quá trình xử lý văn bản hành chính bằng kỹ thuật tin học tại văn phòng chính phủ. Một số đIểm cần lưu ý khi ứng dụng tin học vào lưu trữ, Dương Văn Khảm. TV 170 :tin hoc trong đổi mới quản lý công tác văn thư lưu trữ: Dương Văn Khảm. B- PHẦN NỘI DUNG: Chương I: Khái quát về Công ty cổ phần CNTT Sông Đà và tình hình công tác văn thư tại Công ty. Quá trình hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần CNTT Sông Đà: 1.1- Công ty cổ phần CNTT Sông Đà được thành lập theo quyết định số:1216/QĐ-BXD của Bộ trưởng Bộ Xây Dựng về việc chuyển Trung tâm nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ Sông Đà - Tổng Công Ty Sông Đà thành công ty cổ phần ngày 28 tháng7 năm 2004. Trung tâm nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ Sông Đà được thành lập theo Quyết định số: 16/TCT – VPTH ngày 12/9/2001 của Chủ tịch HĐQT Tổng công ty Sông Đà, là đơn vị hạch toán phụ thuộc, với nhiệm vụ chính là: Nghiên cứu khoa học công nghệ về các lĩnh vực chuyên ngành xây dựng, giao thông vận tải, sản xuất công nghiệp, công nghệ thông tin… Tổ chức thực hiện sản xuất thử nghiệm các đề tài nhiên cứu ứng dụng. Ứng dụng và chuyển giao tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ sản xuất kinh doanh cuả Tổng công ty nhu cầu thị trường. Thực hiện tư vấn, thiết kế, đào tạo nhân lực và them định các dự án khoa học công nghệ. Lập kế hoạch nghiên cứu khoa học công nghệ hàng năm trình Bộ Xây Dựng phê duyệt và triển khai thực hiện trong Tổng công ty. Xây dựng, quản lý và vận hành toang bộ mạng thông tin của Tổng công ty. Theo Quyết định số:1216/QĐ-BXD thì Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà có ngành nghề kinh doanh chính như sau: Cung cấp và sản xuất các phần mềm ưng dụng, phần mềm công nghiệp, gia công phần mềm, sản xuất phần mềm thương mại; Tiếp nhận và chuyển giao công nghệ dịch vụ đa phương tiện, thực hiện tư vấn công nghệ thông tin, dịch vụ phần mềm; Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin; Kinh doanh, xuất nhập khẩu thiết bị điện tử, viễn thông, công nghệ thông tin và tự động hoá; Kịnh doanh các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật. ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH CNTT PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH KINH TẾ PHÒNG MẠNG VÀ TRUYỀN THÔNG PHÒNG PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM VÀ CGCN PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG KINH DOANH PHÒNG TỔ CHỨC KINH TẾ – Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần CNTT Sông Đà như sau: 1.2.1- Tình hình nhân lực: Lao động hiện có(Thời điểm 31/05/2003): 38 người. - Trên đại học: 2 người. - Trình độ đại học: 30 người. + Kỹ sư CNTT: 24 nghười. +kỹ sư xây dựng: 3 người. +Kỹ sư thuỷ lợi: 1 người. +Kỹ sư CTN: 1 ngươi. +Cử nhân kinh tế: 1 người. - Trình độ cao đẳng CNTT: 2 người. - Trình độ trung cấp: 2 người. - Công nhân kỹ thuật, lao động nghiệp vụ: 2 người. Đại hội đồng cổ đông:Bao gồm tất cả các cổ đông tham dự, là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty. Đại hội đồng cổ đông thông qua các quyết định thuộc thẩm quyền bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp khi được số cổ đông đại diện ít nhất 65% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả các cổ đông dự họp chấp nhận. Tham gia dóng góp ý kiến xây dựng và biểu quyết thông qua Điều lệ tổ chức hoạt động và định hướng phát triển của Công ty. Kiểm soát hoạt động của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát. Hội đồng quản trị(HĐQT): Là cơ quan quản lý cao nhất của Công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. HĐQTcó nhiệm vụ quyết định chiến lược phát triển của công ty, quyết định giải pháp phát triển thị trường, quy định nội dung tài liệu họp phục vụ Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp đại hội cổ đông , cơ cấu tổ chức, lập quy chế quản lý nội bộ Công ty. Kiểm soát việc thực hiện các pgương án đầu tư , kiểm soát việc thực hiện các chính sách thị trường, thực hiện hợp đồng kinh tế, kiểm soát việc thực hiện cơ cấu tổ chức, thực hiện cơ quản lý nội bộ của công ty, kiểm soát việc mua bán cổ phần. HĐQT thông qua quyết định bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác. Mỗi thành viên HĐQT có một phiếu biểu quyết. Giám đốc: Do HĐQT bổ nhiệm. Giám đốc có nhiệm vụ điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của công ty, là người đại diện theo pháp luật của công ty, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT, tổ chức thợc hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh và phương án đầu tư của công ty. Thường xuyên báo cáo HĐQT tình hình, kết quả sản xuất cua Công ty. Giúp việc cho Giám đốc là hai Phó Giám đốc, Gồm Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực CNTT và Phó Giám đốc phụ trách kinh tế. Ban kiểm soát: Do Đại hội cổ đông bầu ra. Có nhiệm vụ kiểm tra tính trung thực hợp lý, hợp pháp trong quản lý đIều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép lưu giữ chứng từ sổ sách kế toán và báo cáo tài chính của công ty. Thường xuyên thông báo với HĐQT về kết quả hoạt động của Công ty, tham khoả ý kiến của HĐQT trước khi trình báo cáo, kết luận và kiên nghị lên Đại hội đồng cổ đông. Các phòng ban chức năng: Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ thực hiện công việc do Giám đốc giao theo đặc điểm, nhiệm vụ của từng phòng . Các trưởng phó phòng phụ trách, định biên của từng phòng do Giám đốc đIều hành đề nghị bổ nhiệm và quyết định theo phân cấp được HĐQT phê duyệt. Công ty có các phòng chức năng sau: Phòng tàI chính kế tóan: có nhiệm vụ giúp việc cho HĐQT và Ban giám đốc trong việc tổ chức chỉ đạo công tác tài chính tín dụng, hạch toán kinh doanh của đợn vị; Đề xuất các giả pháp cần thiết nhằm thu hút, tạo lập và sử dụng hợp lý các nguồn tài chính, các quỹ doanh nghiệp phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.; Đảm bảo đủ vốn cho sản xuất kinh doanh; Kiểm soát băng đồng tiền các hoạt động kinh tế trong đơn vị. Nhân sự gồm 5 người: Kế toán trưởng, phó kế toán, 3 nhân viên. Phòng Kinh doanh: có nhiệm vụ thực hiện công tác kinh doanh, xuất nhập khẩu và tiếp thị đấu thầu; Quản lý kinh tế đối với các công trình, quản lý công tác kế hoạch thống kê…; Xây dựng và quản lý định mức, đơn giá; Thực hiện các hợp đồng kinh tế; Quản lý các công tác đàu tư. Nhân sự gồm 7 người :Trưởng phòng, phó phòng, 5 nhân viên. Phòng Tổ chức Hành chính: có nhiệm vụ quản lý công tác tổ chức, hành chính, nhân sự, chế độ chính sách đối với nhười lao động. Nhân sự gồm 4 người: Trưởng phòng, phó phòng, văn thư, nhân viên Phòng phát triển phần mềm và chuyển giao công nghệ: co nhiệm vụ sản xuất các phần mềm ứng dụng, phần mềm công nghiệp và chuyển giao công nghệ; Tham gia công tác đào tạo và CNTT. Nhân sự gồm 14 người : Trưởng phòng, phó phòng, 12 nhân viên. Phòng mạng và truyền thông : có nhiệm vụ nghiên cứu, thiết kế, tư vấn, xây dựng và bảo trì các mạng viễn thông, tin học; Nhiên cứu phát triển ứng dụng và triển khai các dịch vụ gia tăng giá trị; Hợp tác nghiên cưú khoa học, tiếp nhận và chuyển giao công nghệ trong linh vực công nghệ mạng và các dịch vụ gia tăng giá trị; Thực hiện việc xúc tiến khai thác và cung ứng các dịch vụ của ngành CNTT, phần cứng, phần mềm; Thực hiện các hoạt động khác trong lĩnh vực công nghệ thông tin theo yêu cầu và định hướng phát triển cuả Công ty. Nhân sự gồm 15 người :Trưởng phòng , phó phòng, 13 nhân viên. Công tác văn thư của Công ty cổ phần CNTT Sông Đà. Công tác văn thư là toà bộ những công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý văn bản, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu, tổ chức khoa học văn bản trong các cơ quan, đơn vị, các doanh nghiệp, các tổ chức chính trị xã hội, các lực lượng vũ trang. Công tác văn thư bao gồm các nội dung sau đây: Soạn thảo văn bản Quản lý văn bản Quản lý con dấu Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ. Thực trạng công tác văn thư tại Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà: Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà là một công ty chuyên về công nghệ thông tin, vì thế công tác văn thư là một nội dung quan trọng phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan. Phụ trách về công tác văn thư của Công ty gồm có một văn thư chuyên trách và một nhân viên văn phòng cùng đảm nhiệm. Công tác văn thư của Công ty hoạt động theo các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn của nhà nước như: Công văn số 145/VPCP-HC ngày 01 tháng 4 năm 1998 của Văn phòng Chính phủ về việc mẫu trình bày văn bản quản lý nhà nước; Công văn số 900/VPCP-HC ngà 14 tháng 3 năm 1998 của cuă Văn phòng Chính phủ về việc ghi ký hiệu các văn bản quản lý Hành chính nhà nước; Quyết định số 228/QĐ ngày 31 tháng 12 năm 1992 của Bộ trưởng Bộ Khoa học, công nghệ và môI trường về việc ban hành tiêu chuẩn Việt Nam: TCVN 5700 – 1992. Văn bản quản lý Nhà nước. Mẫu trình bày; Nghị định 142/CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 quy định về nội dung của công tác văn thư; và một số văn bản khác. Các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư tai Công ty được thực hiện như sau: Soạn thảo và ban hành văn bản: công tác soạn thảo văn bản của công ty đêu được tiến hành theo sự hướng dẫn của các văn bản của pháp luật quy định đúng thể thức và quy trình ban hành. Các khâu nghiệp vụ về soạn thảo đều được tiến hành trên máy tính, sau đó thông qua mạng nội bộ (LAN) chuyển cho lãnh đạo xem xét và chuyền ý kiến sửa chữa luôn quan hệ thống quản lý văn phòng và tiến hành việc ban hành văn bản. Quản lý văn bản: Quản lý công văn đi : Văn bản được quản lý thống nhất tại văn thư Công ty. Tất cả những văn bản đi đều phải được đăng ký tại văn thư và chỉ làm thủ tục đóng dáu vào văn bản khi đã được kiểm tra về thể thức, nội dung và thẩm quyền ký ban hành. Các văn bản đi của cơ quan được đăng ký vào sổ công văn đi. Là một Công ty kinh doanh cho nên công việc này được tiến hành rất nhanh và khẩn trương. Văn thư Công ty sau khi tiến hành các thủ tục đăng ký vào sổ công văn đi thì tiến hành lưu công văn đi bằng 3 sổ lưu công văn đi: một sổ đăng ký công văn gửi đến Tổng Công Ty, một sổ đăng ký công văn gửi đi đến hệ thống các Công ty khác thuộc Tổng Công Ty, một sổ đăng ký công văn gửi đi các đối tác. Quản lý công văn đến: các công văn đến được đăng ký vào sổ thống nhất tại văn thư của Công ty theo đúng thủ tục vào sổ đăng ký công văn đến thì tiến hành sao các công văn này ra một bản đẻ lưu vào 3 sổ lưu công văn đến: một sổ đăng ký công văn đến từ Tổng Công Ty, một sổ đăng ký công văn đến từ các Công ty khác thuộc Tổng Công Ty, một sổ đăng ký công văn đến từ các đối tác. Sau khi đã thực hiện xong các thủ tuc cần thiết về đăng ký công văn đến thì văn thư cơ Công ty tiến hành ngay việc chuyển ngay đến lãnh đạo Công ty và các phòng ban có trách nhiệm và chức năng thực hiện, đồng thời tiến hành theo dõi và kiểm tra việc thực hiện. Công tác lập hồ sơ công việc: Hồ sơ công việc của Công ty chủ yếu là các tập lưu công văn, được sắp sếp theo trình tự thời gian, các chuyên viên sau khi giải quyết công việc đều không lập hồ sơ công việc mà nộp vào lưu trữ ở tình trạng bó gói. Công tác văn thư chuyền thống của Công ty trước khi ứng dụng CNTT thì có những hạn chế nhất định như: việc soạn thảo văn bản diễn ra chậm và mất nhiều thời gian, việc chuyển giao văn bản va theo dõi việc thực hiện văn bản không được nhanh chóng, đặc biệt là theo dõi việc thực hiện văn bản và báo cáo công việc. Theo phương pháp chuyền thống thì văn thư cơ quan mất nhiều thời gian hơn và việc tra tìm tài liệu cũng mất nhiều thời gian hơn. 3. Sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. Đây là một thế mạnh của Công ty nhưng trước hết chúng ta cần hiểu thế nào là công nghệ thông tin. Khi nói đến công nghệ thông tin người ta coi đó là sự hội tụ của các công nghệ viễn thông + máy tính điện tử và truyền thông đại chúng. Công nghệ thông tin đã và đang phát triển đến mức toàn thế giới đang chuyển dần thành một xã hội thông tin(Information Society), ứng dụng công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay đang là một nhu cầu tất yếu của mọi ngành nghề, nó sẽ tạo ra một sự thay đổi căn bản trong cách thức làm việc của các ngành hoạt động, góp phần giả phóng sức lao động của con người, đồng thời tạo ra hiệu quả công việc cao hơn , chất lượng hơn, đáp ứng kip thời những yêu cầu của thời cuộc. Công tác văn thư trong mỗi cơ quan hiện nay ngày càng thể hiện vai trò quan trọng của minh đối với hoạt động chung của mỗi cơ quan, việc đưa công nghệ thông tin và công tác văn thư sẽ tạo ra một sự cảI tiến trong phương thức hoạt động đối với những khâu nghiệp vụ của công tác này. Cách thức làm việc mới không làm thay đổi bản chất công việc, mà đơn giản nó chỉ góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công việc, nhằm đáp ứng nhanh chóng và chính xác nhưng nhu cầu được đề ra.Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho khả năng xử lý thông tin được nhanh chóng trong tình hinh thông tin ngày càng tăng nhanh như hiện nay do số lượng văn bản hình thành trong hoạt động của mỗi cơ quan không nghừng tăng nhanh. Trong mỗi cơ quan, văn phòng được coi như “trái tim” của cả cơ quan, là trung tâm thông tin của cơ quan. Văn phòng là nơi thu nhận, xử lý, tìm kiếm và cung cấp thông tin để giúp cho lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời nhất. Trong thơi đại thông tin như hiện nay nếu công tác văn thư chỉ giải quyết công việc bằng phương pháp thủ công thì sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc đáp ứng kịp thời và đầy đủ những nhu cầu tìm tin của các cán bộ trong cơ quan, cũng như nhu cầu trao đổi thông tin với các cơ quan, đơn vị khác. chính vì vậy, công nghệ thông tin sẽ đóng vai trò to lớn trong công tác văn thư, gúp nâng cáo hiệu quả công việc trong công tác văn thư. Chính vì thế việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà là một yêu cầu tấ yếu, đồng thời vì đây là một Công ty chuyên về công nghệ thông tin. Việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư trước hết là nhằm nâng cao chất lượng của công tác này đồng thời góp phần giải phóng phần nào sức lao động của cán bộ. CNTT sẽ giúp công tác văn thư được thực hiện một cách thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả hơn. ĐIều này thể hiện ở chỗ, toàn bộ văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan sẽ được nhập vào máy để quản lý, và thông qua đây việc thống kê, tra tìm, tổng hợp văn bản sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng, chính xác, đảm bảo hoạt động cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của công ty. Chính nhờ điều này mà sẽ nâng cao vai trò và phát huy tối đa chức năng nhiệm vụ của văn phòng đặc biệt là bộ phận công tác văn thư. Khi trong công ty đã nối mạng nội bộ thì chỉ cần thông qua mạng máy tính, lãnh đạo công ty cũng như bất kỳ một cán bộ nào của cơ quan đều có khả năng truy cập và tìm hiểu hệ thống văn bản hình thành trong ngày tại công ty mình(tuỳ theo chức vụ và thẩm quyền của mỗi cán bộ sẽ có một mật khẩu riêng để truy cập) Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin và công tác văn thư thể hiện ơ chỗ: từ công tác soạn thảo văn bản đến việc ban hành và quản lý văn bản, chính đIều đó các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư đều có thể ứng dụng được công nghệ thông tin : soạn thảo văn bản trên máy, quản lý văn bản trên máy, thực hiện việc tra tìm văn bản trên máy, chuyển giao văn bản quan mạng máy tính. Việc quản lý và sử dụng con dấu cũng là một công việc của công tác văn thư, nhưng trong điều kiện hiện nay về mặt quản Nhà nước thì chưa có văn bản nào quy định về tính pháp lý của con dấu và chữ ký điện tử xét về điều kiện kỹ thuật và khả năng quản lý con dấu thực tế hiện nay thì không cần đưa nội dung nay vào ứng dụng công nghệ thông tin. CHƯƠNG II:TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CNTT SÔNG ĐÀ. 1 QUY TRÌNH ỨNG DỤNG CNTT VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ: Để ứng dụng CNTT vào công tác văn thư được tốt và đạt hiệu quả cao thì phải có quy trình ứng dụng. Khi nắm được quy trình ứng dụng đó thì công ty sẽ đạt được muc đích của minh, việc ứng dụng đó sẽ mang lai hiệu quả cho công việc. Một điều kiện cần và đủ để ứng dụng CNTT vào công tác văn thư là phải phân tích và thiết kế hệ thống một sơ sở dữ liệu văn thư. Mục đích của việc phân tích hệ thống giúp ta năm vững được đặc đIểm của các đối tượng cần xây dựng cơ sở dữ liệu(CSDL). Nó giúp ta nắm được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đã sản sinh ra văn bản, từ đó xác định được đúng thành phần và nội dung CSDL văn thư. Mục đích của việc phân tích hệ thống là ta có thể thiết kế hệ thống CSDL quản lý và tra tìm tài liệu văn thư. Thiết kế hệ thống phả đạt yêu cầu đưa toàn bộ các văn bản có giá trị vào một tổ chức chặt chẽ để quản lý và tra tìm chúng. Toàn bộ việc phân tích và thiết kế hệ thống diễn ra theo quy trình sau: Bước 1: Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ cuả cơ quan để xác định các loại tài liệu hình thành và khối khối lượng cuả nó. Bước này nhằm xác định được những văn bản nào có thể đưa vào CSDL quản lý và tra tìm tài liệu trong văn thư . Chúng ta làm như vậy bởi vì trong quá trình hoạt động của cơ quan sẽ có rất nhiều loại tài liệu, nhưng không phải thông tin nào cũng đưa vào CSDL mà chỉ có những văn bản phản ánh về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Còn những tài liệu tham khảo hay những văn bản gửi đến để biết.. thì không là thành phần tài liệu đưa vào CSDL. Bước 2: Thống kế nhu cầu khai thác, nghiên cứu sử dụng tài liệu chính là đặt yêu cầu khai thác vào CSDL. Mục đích của việc day dựng CSDL được xác định là phục vụ quản lý và tra tìm các văn bản. quản lý văn bản bằng máy tính sẽ thay thế dần các sổ đằng ký văn bản đi -đến, đồng thời có thể theo dõi việc chuyển giao và giải quyết van bản, tra tìm văn bản trên máy. Muốn vậy đòi hỏi khi ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản phải có CSDL quản lý văn bản đi - đến phục vụ việc tìm kiếm thông tin văn bản theo các mục đích sau : Tìm kiếm văn bản theo thời gian văn bản (ngày, tháng, năm). Thống kê văn bản theo từng cơ quan giao dịch, theo đơn vị tổ chức soạn thảo văn bản, giả quyết văn bản. Tìm kiếm văn bản theo thể loại văn bản. Tìm kiếm văn bản theo ngươi ký văn bản văn bản. Tìm kiếm văn bản theo mức độ khẩn, mật. Tìm kiếm văn bản theo chuyên đề, ngành hoạt động. Tìm kiếm văn bản theo số ký hiệu văn bản. In thông tin đã tìm được ra giấy. Như vậy khi ứng dụng CNTT thì phai đặt ra những yêu cầu đối với CSDL như vậy để giải quyết nhu cầu tìm các yếu tố của từng văn bản riêng biệt thay “sổ đăng ký công văn đi - đến”. Đồng thời cũng đáp ứng được yêu cầu thông tin tổng hợp cuả nhiều văn bản góp lại. Cồng tác thống kê văn bản này còn theo cả thói quen yêu cầu thông tin của người sử dụng tài liệu ở Công ty. Thực tế ở Công ty thì thói quen này là yêu cầu thông tin theo nội dung vấn đề của văn bản. Bước 3: Chọn hệ quản trị CSDL. Cho đến nay để quản trị và tra tìm văn bản đi - đến, các cơ quan thường dùng hệ quản trị CSDL như CDS/ISIS, FOXBASE, FOXPRO… Mỗi hệ quản trị này đều có những ưu điểm và nhược điểm khác nhau. Trong hệ thống quản trị CSDL viết trên FOXPRO được áp dụng phổ biến hơn. Bước 4 : Thiết kế mẫu nhập tin đối với từng văn bản. Việc này có thể căn cứ vào mẫu đăng ký văn bản đi - đến đã dùng của cơ quan. Các yếu tố thông tin vừa một văn bản cần quản lý tương tự như các sổ đăng ký văn bản đi hoặc sổ đăng ký văn bản đến, có thể bổ sung thêm một số mục khác theo yêu cầu người sử dụng CSDL hoặc mở thêm các cột trên sổ đăng ký văn bản như phần “trích yếu nội dung văn bản”. Đối với một văn bản thì đầu vào của CSDL cần nhập là: (Tham khảo công văn số 608/LTNN- TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Bản hướng dẫn về ứng dịng CNTT trong Văn thư – Lưu trữ). 01 – Ngày nhập văn bản vào cơ sở dữ liệu; 02 – Nơi gửi văn bản; 03 – Số, ký hiệu văn bản; 04 – Mức độ mật của văn bản; 05 – Số lượng văn bản đến; 06 – Ngày tháng của văn bản; 07 – Người ký văn bản; 08 – Tóm tắt nội dung văn bản; 09 – phân loại văn bản theo ngành hoạt động, theo chuyên đề; 10 - Ngày văn bản đến cơ quan; 11 - Đơn vị nhận và sử lý văn bản; 12 – ngày sử lý xong văn bản; 13 – Văn bản trả lời số, ngày (sau khi có văn bản trả lời); 14 – Lưu hồ sơ. Đối với văn bản đi cần nhập vào CSDL là: 01 – Ngày tháng nhập văn bản vào CSDL. 02 – Số, ký hiệu văn bản. 03 – Mức độ mật. 04 – Số lượng văn bản in để gửi đi. 05 – Ngày tháng của văn bản. 06 – Người ký văn bản. 07-- Đơn vị soạn thảo văn bản. 08 – NơI nhận văn bản. 08 – Tóm tắt nội dung văn bản . 10 – Phân loại văn bản theo chuyên đề, theo ngành hoạt động. 11 – Trả lời văn bản số, ngày..(nếu là văn bản phúc đáp). Tất cả các văn bản đi và đến của cơ quan đều nhập vào máy những thông tin trên. Các thông tin văn bản đến và văn bản đi được thiết kế trên hai CSDL riêng biệt. Do đó việc thiết kế các trường của biểu ghi, các yêu cầu quản lý theo dõi hai loại văn bản đi – đến có khác nhau nhưng liên quan với nhau. Bước 5: Nhập tin vào máy, chạy thử, kiểm tra xem cơ sở dữ liệu có đáp ứng được mọi yêu cầu dự kiến như bảng danh mục sản phẩm đầu ra hay không. Văn bản đến và đi thường được lập trên hai loại CSDL riêng biệt, tuy nhiên hai CSDL này luôn có quan hệ với nhau, luôn so sánh đối chiếu với nhau. đối với văn bản đến thì nhập vào máy đồng thời in ra giấy theo thứ tự như sổ đăng ký văn bản đến. Danh mục này dùng để theo dõi ngoàI máy và để làm sổ giao nhận (ký nhận) các văn bản phân phối trong ngà. Các trang in được sắp xếp theo thứ tự thời gian trong năm và đóng lại thành sổ. Đối với CSDL là văn bản đi, ngoài các thông tin đăng ký văn bản đi, còn có thể lưu giữ những nguyên văn nội dung văn bản để ngươi sử dụng khoong phảI tìm tin đã lưu, ở các tệp tin đơn lẻ tách rời nhau, ngươi lấy tin cần lấy thông tin tóm tắt của văn bản khi ghép nối vào từng bản đã đã đánh máy. Trên đây là những bước của quy trình ứng dụng CNTT vào công tác văn thư. ỨNG DỤNG CNTT TRONG CTVT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CNTT SÔNG ĐÀ VỚI CHƯƠNG TRÌNH “QUẢN LÝ VĂN PHÒNG”: 2.1 Giới thiệu về chương trình : Hệ thống chương trình Quản lý văn phòng là dòng sản phẩm do Công ty cổ phần CNTT Sông Đà (Song Da ITC) xây dựng nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác văn thư, đặc biệt là khâu quản lý và giả quyết văn bản. Hệ thống hỗ trợ xuyên suốt quá trình, từ khâu tiếp nhận văn bản, xử lý văn bản đến khâu cuối cùng là đưa văn bản vào lưu trữ. Hệ thống chương trình Quản lý văn phòng được thiết kế và nâng cấp với nhiều văn bản khác nhau, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày một cao của người sử dụng. Phần lớn dữ liệu và giao diện trong phiên bản này đều sử dụng bản mã TCVN6909:2001 vì vậy người sử dụng không cần thiết phải cài đặt thêm các font chữ khác vào máy tính và không gây ảnh hưởng tới các ứng dụng khác khi sử dụng. Với giao diện thân thiện, dễ dàng sẽ giúp cho người sử dụng, đặc biệt là bộ phận Văn thư nhập thông tin về công văn nhanh hơn và chính xác hơn. Hệ thống được thiết kế theo mô hình khách/ chủ (Client/Server) nên rát thích hợp với các công ty có mạng nội bộ. Phần mềm có thể chạy ổn định trên nhiều môi trường hệ đIều hành Windows khác nhau, bao gồm Windows: 98/2000/XP/2003. Phần mềm náy không gây ảnh hưởng tới các ứng dụng và máy tính của người sử dụng kể cả máy chủ. Mục tiêu quản lý trong phần mềm như sau: Quản lý toàn bộ quá trình giải quyết công văn, công việc của các cán bộ, nhân viên trong phạm vi toàn Công ty bao gồm: Hỗ trợ văn thư cơ quan quản lý và theo dõi các văn bản đi và văn bản đến. Hỗ trợ tra cứu công văn khi có yêu cầu. Hỗ trợ lãnh đạo trong việc theo dõi quá trình giải quyết các công văn trong toàn Công ty. Giúp các cấp lãnh đạo trong việc tạo ra, quản lý và giám sát các công việc giao cho các nhân viên giảI quyết thông tin quan hệ thống máy tính. Hỗ trợ các cấp lãnh đạo nhận biết, thúc dục, nhắc nhở các nhân viện trong việc giả quyết các công văn, công việc đến hạn giải quyết. Tăng cường cho việc quản lý một cách thuận tiện công văn tại các phòng/ ban. Giúp cho các cấp lãnh đạo theo dõi trực tiếp tiến độ giả quyết các công văn, công việc của các nhân viện trong các phòng/ ban trên hệ thống máy tính. Giúp các cấp lãnh đạo đưa ra ý kiến chỉ đạo đưa ra các ý kiến chỉ đạo hướng giải quyết cho những cho những nhân viên được giao trách nhiệm giả quyết công văn, công việc qua mạng máy tính. Hỗ trợ người dùng tra cứu các công văn trực tiếp trên máy tính (có phân quyền truy cập) để biết về các vấn đề. Người giả quyết văn bản, nội dung giả quyết văn bản… Hỗ trợ các lãnh đạo công ty cũng như các lãnh đạo các phòng/ ban trong việc đưa ra các thống kê về quá trình giải quyết công việc của các nhân viên. Hỗ trợ nhắn tin trực tuyến thông qua mạng may tính. Kiến trúc và mô hình hoạt động của hệ thống : Hệ thống chương trình quản lý văn phòng được chia thành nhiêu module khac nhau, mỗi module đảm nhận một khối chức năng chính của hệ thống. Hệ thống gồm 2 cơ sở dữ liệu : CSDL hỗ trợ lưu trữ và CSDL công văn – công việc. CSDL hồ sơ lưu trữ được sử dụng trong việc lưu thông thông tin về các hồ sơ, tài liệu trước khi đưa vào kho nhằm mục đích lưu trữ. CSDLcông văn - công việc được sử dụng trong việc lưu thông về văn bản đến, văn bản đi, thông tin về người giải quyết cũng như nội dung giả quyết công văn, công việc trong toàn bộ cơ quan, tổ chức. Hệ thống quản lý văn phòng được hợp thành bởi bốn chương trình là: Chương trình quản lý công văn – Chương trình Nhắc nhở việc nhăn tin, Chương trình quản trị hệ thống và CHương trình Quản lý lưu trữ. 2.2 Giới thiệu các chương trình trong hệ thống 2.2.1 Cách khởi động chương trình: Kích chuột vào biểu tượng Internet Explorer, tại dòng địa chỉ Address gõ vào địa chỉ: xuất hiện giao diện như dưới đây: 2.2.2 Giao diện chính của chương trình. Chương trình gồm có các chức năng sau: Đăng nhập hệ thống Danh sách văn bản đến Dang sách văn bản đi Dang mục Người sử dụng Hệ thống Đăng nhập hệ thống Đăng xuất hệ thống Tìm kiếm Trợ giúp. 2.2.3Đăng nhập hệ thống: Gõ địa chỉ tại dòng địa chỉ Address của chương trình Internet Explorer xuất hiện giao diện như sau: Khi người sử dụng đóng vai trò cấp Văn thư hay cấp văn phòng, cấp lãnh đạo, hoặc cấp phòng ban thực hiện … sẽ được người quản trị hệ thống cung cấp cho một tên đăng nhập và mật khẩu tuỳ theo vai trò công việc của mình . Nếu là cấp văn thư thì chỉ có quyền cập nhật mới văn bản đến, theo dõi văn bản đến, xem văn bản lưu trữ. Nếu là cấp văn phòng thì có quyền xử lý văn bản cấp văn phòng. Nếu là lãnh đạo thì có quyền xử lý văn bản cấp lãnh đạo. Nếu là chuyên viện thì có quyền xử lý văn bản cấp chuyên viên. Tại hộp thoại:Tên Đăng nhập và Mật khẩu, bạn nhập vào đúng tên Đăng nhập và Mật khẩu, tiếp đến click chute vào nút chọn Công ty để chọn tên công ty của mình rồi kích chute vào nút đăng nhập. Trường hợp bạn nhập sai Tên đăng nhập và Mật khẩu hoặc chọn sai Tên tên công ty thì chương trình sẽ đưa ra thông báo lỗi và không vào được trương trình như cửa sổ dưới đây. Ngược lại nếu cập nhật đúng, bạn sẽ vào được chương trình, Tên người sử dụng, Tên phòng ban, Công ty được hiển thị ngay trên form chương trình. Quy trình xử lý công văn tại Công ty được diễn ra như sau: Văn thư Công ty sẽ tiến hành: Tiếp nhận công văn đến Đóng dấu đến Chuyển công văn cho Chánh văn phòng Sau khi Chánh văn phòng nhận công văn sẽ tiến hành: Xác định công văn cần chuyển cho lãnh đạo Công ty. Xác định công văn chuyển trực tiếp cho lãnh đạo phòng, ban. Ghi vào phiếu giả quyết công việc. Chuyển lại cho bộ phận nhập số liệu. Sau khi nhận công văn từ Chánh văn phòng, văn thư cơ quan tiến hành: Ghi sổ công văn, ngày ghi sổ. Nhập vào máy tính các dữ liệu : số ký hiệu công văn, số đến, ngày gửi, ngày nhận, nơi gửi, thời hạn sử lý(ngày hiện tai), trích yếu nội dung công văn, loại văn bản, ghi chú. Văn thư sẽ chuyển công văn cho Trợ lý lãnh đạo hoặc các Phòng, ban. Sau khi công văn chuyển đến Trợ lý lãnh đạo, Trợ lý lãnh đạo sẽ tiến hành: Trình công văn cho Lãnh đạo công ty. Lãnh đạo công ty tiến hành: Phê duyệt ý kiến chỉ đạo. Xác định Phòng, ban giải quyết công văn. Xác định hạn giả quyết công văn. Ghi vào phiếu giả quyết công văn. Ghi vào phiếu giả quyết công việc. Sau khi lãnh đạo Công ty có ý kiến chỉ đạo Văn thư cơ quan tiến hành: Nhập ý kiến chỉ đạo vào máy tính. Chuyển các phòng ban theo yêu cầu chỉ đạo của Lãnh đạo Công ty. Văn thư sẽ chuyển công văn cho các ban theo ý kiến chỉ đạo. Sau khi nhận được công văn, Trưởng phó Phòng ban (hay văn thư ban) tiến hành. chuyển công văn thành công việc. Chỉ đạo chuyên viện giả quyết. Phân công văn cho chuyên viên. Sau khi Chuyên nhận công văn sẽ tiến hành: Đọc ý kiến chỉ đạo. Giải quyết công văn, điền thông tin giả quyết vào máy tính. Xác nhận đã hoàn thành giả quyết công văn. Lập công văn giả quyết. Trình lãnh đạo ban kiểm tra nội dung, thể thức văn bản. Chuyển trợ lý lãnh đạo trình lãnh đạo công ty ký. Lập công văn giải quyết. Trình lãnh đạo ban kiểm tra nội dung, thể thức văn bản. Chuyển cho văn thư. Sau khi Văn thư cơ quan tiếp nhận công văn đi sẽ tiến hành : Kiểm tra thể thức văn bản, tính pháp lý. Cho số công văn đi. Đóng dấu công văn đi. Đóng dấu công văn . Điền các thông tin (số ký hiệu, ngày công văn, số đi, trích yếu nội dung, loại công văn đi, nơi lưu văn bản, nơi nhận văn bản, độ khẩn độ mật). Phát hành công văn đi Sau khi tiến hành đăng nhập chương trình thì các cán bộ trong công ty đặc biệt là Văn thư cơ quan có thể tiến hành nhưng nội dung của công tác văn thư. ứng dụng CNTT trong công tác soạn thảo văn bản: Việc soạn thảo văn bản của Công ty được tiến hành hoàn toàn trên máy vi tính bởi vì ở tất cả các phòng ban của công ty đều được trang bị máy vi tính và các thiết bị khác như máy photocopy, máy in, sau khi cán bộ có trách nhiệm soạn thảo sẽ trình cho lãnh đạo hoặc người có thẩm quyền để kiểm tra và chỉnh sửa đến khâu cuối cùng, và các công tác đó đều được tiến hành thông qua mạng nội bộ của Công ty. Và đến khi hoàn chỉnhviệc soạn thảo thì văn bản đó sẽ được chuyển qua mạng nội bộ đến người co thẩm quyền ký duyệt, cán bộ sẽ chỉ phải đến chõ của lãnh đạo nhận văn bản và thực hiện việc chuyển giao theo đúng quy định. Điều này có tác dụng rất cao như: Thuận tiện, bớt nặng nhọc đối với người soạn thảo hoặc đánh máy,dễ dàng lưu trữ và tìm lại các các văn bản hoặc các dự thảo văn bản đã được soạn thảo,dễ dàng sửa đổi các dự thảo, bổ sung và vì vậy tiết kiệm được nhiều thời gian phải đánh máy hoặc biên soạn lại,có khả năng tra cứu hoặc tham khảo các thông tin cần thiết trực tiếp trên máy tính ngay trong quá trình soạn thảo, biên tập văn bản. Dễ dàng trong việc trình bày thể thức và thể hiện văn văn bản đúng quy định. Chất lượng in ấn văn bản bảo đảm các yêu cầu cao, là nguồn bổ sung đầu vào cho các CSDL khác. Nếu việc soạn thảo trên máy vi tính có thể sử dụng các nguồn dữ liệu được cung cấp trên mạng nội bộ. ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản: Công tác quany lý văn bản của Công ty cổ phần CNTT Sông Đà được tiến hành hoàn toàn trên chương trình phần mềm Quản lý văn phòng của Công ty. Các nội dung đăng ký công văn đi - đến, chuyển giao văn bản, tra cứu và tìm kiếm văn bản, tổng hợp, in sổ công văn và theo dõi tình trạng giải quyết văn bản, nhập ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. Sẽ được trình bày theo từng đối tượng tham gia chương trinh, cụ thẻ như sau: 4.1 Danh sách công việc- Xử lý văn bản cấp chuyên viện. Phần Danh sách công việc chỉ dành cho chuyên viên. Chuyên viên nhận danh sách công việc từ các phòng ban (hay còn gọi là ông trưởng phòng) giao việc.Tất cả công việc được giao cho chuyên viên thì ngay trên form danh sách công việc. Công việc nào do chuyên viên nhận được có hiển thị màu vàng hơn trong danh sách công việc là công việc mới nhất vừa được các phòng ban chuyển đến. Sau khi nhận công việc được giao từ cấp phòng ban chuyên viên có thể báo các tiến trình công việc lai cho các phòng ban bằng cách kích chuột vào dòng thêm mới như form dưới đây. 4.2 Quản lý văn bản cấp Văn thư. Văn bản mới: Văn thư của cơ quan sử dụng chức năng này để cập nhật văn bản đến và văn bản đi của Công ty. 4.2.1 Quản lý văn bản đến. Kích chuột vào danh sách văn bản đến trên form dưới đây, tiếp đến click chuột vào chức năng thêm mới xuất hiện form tiếp theo. Cập nhật thông tin văn bản đến bao gồm: Số, ký hiệu văn bản, cấp ban hành, phân loại văn bản, đơn vị gửi, mức độ khẩn, dấu độ khẩn, nhiệm vụ thi hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản, …tiếp đến chọn chức năng nhập văn bản để lưu lại thông tin vừa cập nhật. Văn bản đến mà văn thư vừa cập nhật sẽ hiển thị chi tiết trên form gồm có: Số và ký hiệu văn bản, ngày tháng phát hành văn bản, cấp ban hành, trích yếu nội dung văn bản. Chương trình còn đưa ra sự phân biệt giữa văn bản đến vừa cập nhật hoặc văn bản vừa sử lý và văn bản đã cập nhật trước đó . Văn bản vừa cập nhật hay vừa sử lý được hiển thị có màu sáng hơn so với văn bản đã nhập hay xử lý trước đó. Bên cạnh đó dựa vào chức năng của chương trình thì văn thư Công ty có thể thêm mới file – văn bản đính kèm bằng cách kích chuột vào chức năng thêm mới xuất hiện form như sau. Chương trình cho phép đính kèm tối đa 3 tệp văn bản. kích chuột vào nút Browse để chọn tệp văn bản cần đính kèm rồi chọn chức năng gửi tệp đính kèm. Bên cạnh chức năng thêm mới, xoá, Hiệu chỉnh văn bản đến thì qua chương trình văn thư còn có thể loc và sắp sếp văn bản đến. Sắp sếp theo: thứ tự nhập, số và ký hiệu văn bản, ngay phát hành theo thư tự tăng dần hoặc giảm dần. Lọc: hay còn gọi là tìm kiếm theo số và ký hiệu văn bản : Nhập số ký hiệu văn bản vào rồi kích chuột vào chức năng lọc, kết quả loc được hiển thị ngay trên form nếu tìm thấy. Theo dõi văn bản đến: Văn thư Công ty có quyền theo dõi, xem văn bản đến tại mục dang sách văn bản đến và văn bản do cấp lãnh đạo gửi xuống các phòng ban ở form dưới đây. Xem văn bản đến thì kích chuột vào văn bản cần xem, chọn chức năng xem văn bản. Văn bản lưu trữ: được hiển thị trong danh sách văn bản lưu trữ. Các văn bản hiển thị biểu tượng văn bản, số ký hiệu văn bản, ngày phát hành, cấp ban hành, trích yếu và tổng số có bao nhiêu văn bản,văn thư co thể kich trực tiếp vào văn bản mình cần xem. 4.2.2 Quản lý văn bản đi. Cũng tương tự như danh sách văn bản đến, danh sách văn bản đi cũng do người quản trị hệ thống phân quyền cho các cấp. ở văn thư có quy trình xử lý văn bản đi như sau: Bước 1: Văn thư soạn thảo công văn đi Bước 2: Trình lãnh đạo ban để duyệt về nội dung văn bản và thể thức văn bản Bước 3: Chuyển cho trợ lý lãnh đạo trình Công ty ký Bước 4: Nhận văn bản đã ký từ trợ lý lãnh đạo chuyển xuống văn thư cơ quan Bước 5: Văn thư cơ quan tiếp nhận công văn đI từ các ban sau khi đã có chữ ký của lãnh đạo Công ty Bước 6: Kiểm tra thể thức văn bản Bước 7: Phân loại công văn đi Bước 8: Đóng dấu, cho số ký hiệu công văn Bước 9:Gửi công văn đi. Thao tác thực hiện nhập văn bản mới : Nhập đúng tên truy cập, mật khẩu, tên Công ty của người văn thư do quản trị hệ thống cung cấp. Sau khi đã vào được chương trình thì kích chọn vào tab danh sách văn bản đi/ văn bản mới/, chọn mục thêm mới trên form và xuất hiện form dưới đây. Nhập thông tin công văn đi trên form bao gồm: Số ký hiệu văn bản, cấp ban hành, phòng ban gửi, phân loại văn bản, ngay phát hành, người ký, trích yếu nội dung văn bản. kích vào chức năng nhập văn bản để thực hiện lệnh, trường hợp văn bản đi có văn bản kèm theo thì tại mục văn ban kèm theo chon chức năng thêm mới xuất hiện form cho văn thư chon file cần đính kèm. Trường hợp muốn gửi công văn cho đơn vị nào thì tại mục đơn vị nhận văn bản kích vào dòng thêm đơn vị nhận, thông tin về đơn vị nhận văn bản trên form gồm tên công ty, nhiệm vụ, dấu độ mật, mức độ khẩn, văn thư gửi công văn đi chọn đơn vị nào thì chỉ cần kích vào nút tich chọn ô vuông trước tên đợn vị nhận rồi kích vào chức năng thêm mới đơn vị nhận ở cuối form. Lựa chọn chức năng công văn đi có nhiệm vụ gì tại mục chọn chức năng bao gồm: lưu trữ, thực hiện, báo cáo, và có thể chọn trạng thái để chọn trạng thái văn bản gửi đi ở mức độ bình thường, khẩn hay hoả tốc. Quản lý văn bản cấp văn phòng. Xử lý văn bản đến: Cấp văn phòng sau khi đằng nhập băng tên đăng nhập và mẩu khẩu thì kích chuột vào hộp chọn gần dưới taab danh sách văn bản đến, chọn mục sử lý văn bản cấp văn phòng. Danh sách văn bản đến hiển thị ngay trên form bao gồm: số ký hiệu văn bản, ngày đến, cấp ban hành, chức năng, trạng thái, trích yếu nội dung, xử lý.và cấp văn phòng có quyền và nhiệm vụ xử lý văn bản như sau: -Xem văn bản: chỉ cho phép xem, không có quyền sửa chữa hoặc hiệu chỉnh văn bản đến. Thao tác thực hiện: chọn văn bản cần xem, kích vào mục xem văn bản, văn bản hiển thị như form dưới dây. Chuyển văn bản: cấp văn phòng sau khi xem văn bản đến có quyền xử lý văn bản băng cách chuyển văn bản hay giao việc cho các chuyên viên thực hiện hoặc chuyển, giao việc cho các phòng ban. Tại đây lãnh đạo văn phòng muốn chuyển công văn xuống cho phòng ban nào thì sẽ tích chọn vào phòng ban đó, bên cạnh đó nếu có ý kiến chỉ đạo gì thì nhập nội dung vào hộp ý kiến chỉ đạo. kích chuột vào mục chức năng để lựa chọn công văn gửi xuống nhằm mục đích gì: lưu trữ, thực hiện, báo cáo. Trong đócó thể chọn luôn trạng tháI để mô tả văn bản gửi cho các phòng ban và giao việc để thực hiện lệnh. Văn bản gửi đến hiển thị đầy đủ chi tiết bao gồm: ngà nhận, phòng ban thực hiện, ý kiến chỉ đạo, chức năng của văn bản. 4.3.2 Xử lý văn bản đi: Quy trình nghiệp vụ: tiếp nhận công văn công việc từ cấp phòng ban gửi tới – Xem văn bản. Chuyển văn bản đến các lãnh đạo khác. Thao tác thực hiện: Xem văn bản đi, tại mục danh sách văn bản chờ gửi đi kích vào văn bản cần xem, chọn dòng xem văn bản cạnh bên trên form. Hiển thị form thông tin văn bản đi như dưới đây bao gồm: thông tin văn bản đi, văn bản kèm theo file(nếu có), đơn vị và phòng ban nhận văn bản đó. Cấp văn phòng có nhiệm vụ chuyển văn bản đến cho các lãnh đạo khác để cho cấp lãnh đạo xử lý văn bản. thực hiện như sau: kích vào văn bản cần trong danh sách văn bản chờ gửi đi, vào mục chuyển văn bản, xuất hiện form dưới đây. Tại mục chuyển văn bản cho kích chọn vào tên lãnh đạo cần chuyển, chọn nút chuyển văn bản và chương trình sẽ thông báo văn bản đã được chuyển đến ở dòng trạng thái. Quản lý văn bản cấp lãnh đạo. Xử lý văn bản đến cấp lãnh đạo: Tương tự cấp văn phòng cấp lãnh đạo cũng phải đăng nhập và vào chương trình xử lý văn bản với vai trò là cấp lãnh đạo. Lãnh đạo chọn hộp danh sách văn bản đến và chọn mục sử lý văn bản cấp lãnh đạo, tất cả danh sách văn bản đến được hiển thị chi tiết trên form bao gồm: số ký hiệu văn bản, ngày đến, cấp ban hành, người chuyển, trạng thái, ý kiến kèm theo, sử lý. Cấp lãnh đạo có quyền xử lý văn bản bao gồm có chức năng: Xem văn bản. báo cáo, ngoài ra cấp lãnh đạo còn chuyển văn bản đến các phòng ban thực hiện và có ý kiến chỉ đạo kèm theo (nếu có). Danh sách văn bản đến hiển thị chi tiết gồm các thông tin như phần trên. Sau khi xem danh sách văn bản đến, cấp lãnh đạo sẽ chuyển văn bản đến các phòng, ban thực hiện cùng với ý kiến chỉ đạo. Sau đó cấp lãnh đạo có thể theo dõi văn bản đến ngoài các thông tin như phần đàu tiên khi nhân văn bản đến thì sẽ biết được tình hình xử lý văn bản của các phòng ban. 4.4.2 Xử lý văn bản đi cấp lãnh đạo: Cấp lãnh đạo sẽ nhận được văn bản do cấp văn phòng gửi tới và xem văn bản, sau đó chuyển giao văn bản tới các lãnh đạo phòng ban khác. 4.5 Xử lý văn bản cấp phòng ban. Cấp phòng ban có quyền xử lý văn bản do cấp lãnh đạo gửi đến và theo dõi văn bản của văn thư gửi đến. Các công việc tiến hành đăng nhập thì như các cấp khác. 4.5.1 Xử lý văn bản đến cấp văn phòng: cấp văn phòng có quyền xử lý văn bản (xem văn bản và báo cáo) của các cấp gửi tới cụ thể là cấp văn văn phòng, cấp lãnh đạo và có quyền chuyển giao công việc mới cho các chuyên viện trong văn phòng. Bên cạnh đó cấp phòng ban còn có thể theo dõi, xem văn bản đến và văn bản văn bản đến của các phòng ban khác nữa.Các thao tác thực hiện trên phần mềm quan giao diện như sau. 4.5.2 Xử lý văn bản đi cấp phòng ban: Cấp phòng ban không có quyền xử lý văn bản đi mà chỉ có thể xem được bảng tổng hợp báo cáo thống kê văn bản đi. 4.6 Tra tìm và thống kê văn bản. Việc ứng dụng CNTT với chương trình quản lý văn phòng thì việc tra tìm văn bản va thông kê được thuận lợi và nhanh chóng. Người sử dụng chỉ cần kích vào phần lọc văn bản( còn gọi là tìm kiếm) theo số ký hiệu văn bản: nhập số ký hiệu văn bản vào rồi kích vào chức năng lọc, kết quả được hiển thị ngay trên form nếu tìm thấy. Trong phần này cho phép ưu tiên tối đa 3 trường khoá đó là thứ tự nhập,số ký hiệu văn bản, ngay phát hành. Bên cạnh các chức năng chính của chương trình là quản lý danh sách văn bản đi - đến, danh sách công việc… thì chương trình còn có chức năng tổng hợp báo cáo thống kê. Và sau đây là một số giao diện của chương trình khác: 5 Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình ứng dụng CNTT vào CTVT tại Công ty cổ phần CNTT Sông Đà. Là một công ty chuyên về cung cấp và sản xuất các phần mềm công nghiệp, gia cồng phần mềm, sản xuất phần mềm thương mại; tiếp nhận Cung cấp và sản xuất các phần mềm ưng dụng, phần mềm công nghiệp, gia công phần mềm, sản xuất phần mềm thương mại; Tiếp nhận và chuyển giao công nghệ dịch vụ đa phương tiện, thực hiện tư vấn công nghệ thông tin, dịch vụ phần mềm; Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin; Kinh doanh, xuất nhập khẩu thiết bị đIện tử, viễn thông, công nghệ thông tin và tự động hoá; cho nên việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư nói riêng va các lĩnh vực khác của Công ty nói chung là một thế mạnh và là điều kiện rất thuận lợi của Công ty. Trong đội ngũ cán bộ của công ty phần lớn đều có chuyên môn về tin học cao chính đIều đó tạo thuận lợi rất lớn cho việc triển khai ứng dung CNTT trong công tac văn thư tai Công ty. Và đặc biệt Công ty lại là chủ thể xây dựng lên chương trình quan lý văn phòng này cho việc quản lý văn bản do đó trong quá trình ứng dụng ma co gì không hợp lý thì có thể chỉnh sưa ngay được cho phù hợp. Ngoài những thuận lợi và ưu đIểm trên, phần mềm ứng dụng trong công tác văn thư hiện tại Công ty vẫn còn một số tồn tại: Phần mềm quản lý văn phòng này là áp dụng cho cả Tổng công ty và các công ty con, trong chính đIều đó trong qua trình triển khai thực hiện có nhiều bất cập mà lai không có được sự phối hợp kịp thời của văn thư Tổng Công ty và của các Công ty con khac. Và việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư của toan Tổng Công ty cũng không được đồng bộ hoàn toàn vi có một số công ty con không có mạng nội bộ và trình độ tin học của một số văn thư của công ty con còn hạn chế do vây ma trong qua trinh thực hiện còn gặp những khó khăn nhất định. Tại văn thư của Công ty cổ phần CNTT Sông Đà thì có một văn thư chuyên trách nhưng trình độ được đào tạo lại chuyên về CNTT chứ không được đào tạo về chuyên ngành Văn thư Lưu trữ cho nên nhiều quy trình trong các khâu nghiệp vụ của văn thư thì làm chưa đúng bài bản. Chương trình có một phần về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, nhưng trong thực tế thi công tác này chưa được thực hiện nghiêm chỉnh. 6 Hiệu quả của chương trình ứng dụng CNTT trong công tác văn thư với phần mềm quản lý văn phòng tại Công ty cổ phần CNTT Sông Đà. Thực tiễn việc ứng dụng CNTT tại Công ty cổ phần CNTT Sông Đà cho thấy những ưu đIểm nổi bật trong việc nâng cao chất lượng quản lý văn bản tại Công ty. Cụ thể như sau: Trương trình quản lý văn phòng với thao tác đơn giản, cho phép người sử dụng có thể dẽ dàng nhập thông tin vào các trường một cách nhanh chóng tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình cập nhật dữ liệu của cán bộ văn thư. Khả năng lưu giữ thông tin rất cao, cho phép nhận lượng thông tin lớn, góp phần nâng cao hiệu quả của công tác quản lý văn bản. Chương trình có khả năng đáp ứng đầy đủ nhu cầu cập nhật văn bản đi - đến về quản lý văn bản, về tra tìm và thống kê văn bản của Công ty. Hệ thống chương trình hỗ trợ xuyên suốt quá trình, từ khâu tiếp nhận văn bản, xử lý văn bản, đến khâu cuối cùng là đưa văn bản vào lưu trữ. Tốc độ truy cập nhanh giúp phục vụ tối đa nhu cầu truy cập của cán bộ trong Công ty, có khả năng cho phép nhiều người cùng tham gia vào quá trình tìm kiếm thông tin văn bản thông qua hên thống mạng (LAN) của Công ty. Đây là yếu tố quan trọng tạo nên hiệu quả trong việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư. Với những tính năng như vậy, chương trình đã hỗ trợ đăc lực cho công tác văn thư của Công ty góp phần nâng cao năng suất lao động và chất lượng của công tác văn thư Công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý và lãnh đạo. CHƯƠNG III – KẾT LUẬN Qua các phần nghiên cứu thực tiễn và trình bày ở trên chúng tôi có một số kết luận như sau: trong quá trinh ưng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Công ty cổ phần CNTT Sông Đà chúng ta có thể thấy CNTT là một ngành kinh tế kỹ thuật mũi nhọn, và việc ứng dụng CNTT lại có tác động to lớn bao trim khắp mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Việc ứng dụng CNTT chính là quá trình hiện đại hoá các hoạt động thông tin trong mọi lĩnh vực của xã hội đặc biệt trong quá trình tổ chức, quản lý của bất kỳ một cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp. Trong đó với sự trợ giúp của công nghệ máy tính, mạng nội bộ, các phần mềm ứng dụng…thì công tác văn phòng nói chung và công tác văn thư nối riêng đang từng bước được cải tiến, nâng cao chất lượng của công việc, từ đó đáp ứng ngay càng đầy đủ và kip thời các yêu cầu trong hoạt động quản lý củâ cơ quan và những yêu cầu mới của xã hội hiên nay. Mặc dù là một Công ty còn rất trẻ mới thành lập tháng7 năm 2004 nhưng với những ưu thế vốn có của mình thì việc ứng dụng CNTT trong cong tác văn thư tại Công ty đã đem lại nhiều hiẹu quả thiết thực mà đầu tiên đó là: CNTT đã hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, đưa công tác này từ lao động thủ công sang tự động hoá hoặc bán tự động hoá các khâu nghiệp vụ, góp phần giả phóng sức lao động chân tay đồng thời nâng cao năng suất lao động của cán bộ. Việc ứng dịng CNTT vào công tác văn thư của Công ty đã giúp cán bộ văn thư thuận tiện hơn trong việc quản lý văn bản đi - đến, thuận lợi trong quá trình chuyển giao văn bản, nhanh chóng trong quá trình tra tìm và thống kê, đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và chính xác số lượng văn bản, phục vụ thông tin kịp thời cho lãnh đạo trong quá trình quản lý kinh doanh của Công ty. Việc ứng dụng CNTT trong nhiều lĩnh vực của Công ty như sản xuất các phần mềm thương mại gia công phần mềm, chuyển giao công nghệ dịch vụ đa phương tiên …. và đặc biệt trong công tác văn thư đã đem lại hiệu quả kinh kế rất cao cho sự phát triển của công ty. Thông qua nhưng nội dung đã tìm hiểu về tình hình ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Công ty Cổ phần CNTT Sông Đà cho thấy rằng: Để có được hiệu quả cao trong việc ứng dụng CNTT vào các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư thì Công ty đã có được sự đầu tư cần thiết và chính đáng cho công tác này, ngoài sự đàu tư về kỹ thuật, nhân lực thì lãnh đạo công ty cũng như cán bộ văn thư cần có sự quan tâm, hiểu biết về khả năng ứng dụng CNTT trong công tác văn thư. Từ đó hình thành nên các ý tưởng mới về việc thiết kế các phần mềm ứng dụng mang tính hữu dung hơn, nội dung ứn dụng phong phú hơn, đáp ứng ngày càng nhiều đòi hỏi của quá trình tin học hoá văn phòng. Trên đây là toàn bộ công trình nghiên cứu của chúng tôi về ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Công ty cổ phần CNTT Sông Đà, trong quá trình nghiên cứu cũng như trong bài viết có một số điểm không tiện trình bay rõ hơn được với lý do đảm bảo bí mật của Công ty ma tôI nghiên cứu thực tiễn, đó cũng là một trong những khó khăn khi tiếp cận nghiên cứu và tìm hiểu. Và công trình này cũng ở mức độ bước đầu tìm hiểu về một vấn đề là việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tai Công ty rất, mong được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô và các bạn độc giả góp ý kiến xây dựng để chúng tôi hoàn thiên hơn đề tài và có thể tiến tới nghiên cứu việc ứng mở rông hơn trong công tác Lưu trữ. Tôi xin chân thành cảm ơn.