Đề tài Trình tự luân chuyển của chứng từ bán hàng

ĐỀ TÀI " Trình tự luân chuyển của chứng từ bán hàng" MỤC LỤC TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA VÀ THƯỜNG XUYÊN š«›««œ MÔN : NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN 1 ™Y˜ GVHD: Ths. Trần Thượng Bích La SVTH : Dư Anh Nguyệt Lớp : B16QTC – Hệ ĐH Bằng hai MSSV : 162350488 Đà Nẵng, ngày 01 tháng 01 năm 2011 TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CỦA CHỨNG TỪ BÁN HÀNG –µ— I/ Khái niệm và nội dung cơ bản của chứng từ kế toán: Khái niệm của chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán, trên phương diện pháp lý, là dấu hiệu vật chất bất kỳ chứng minh các quan hệ pháp lý và các sự kiện. Nó là bản văn tự chứng minh về sự tồn tại của một sự kiện nào đó mà các hậu quả pháp lý cũng gắn liền với nó. Chứng từ kế toán chính là những bằng chứng chủ yếu bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế - tài chính đã xảy ra và thực sự đã hoàn thành. Chứng từ là căn cứ pháp lý để kiểm tra việc chấp hành mệnh lệnh sản xuất, chính sách, chế độ quản lý kinh tế, tài chính cũng như kiểm tra kế toán. Trên phương diện thông tin, chứng từ là đối tượng vật chất chứa đựng thông tin dưới dạng cố định và có mục đích chuyên môn để mô tả nó trong thời gian và không gian. Nó là công cụ vật chất được sử dụng trong quá trình giao tiếp mà trong đó, con người nhờ các phương tiện và hình thức khác nhau để thể hiện và mã hóa thông tin cố định theo một hình thức hợp lý. Chứng từ là biểu hiện của phương pháp chứng từ - vừa là phương tiện chứng minh tính hợp pháp đồng thời cũng là phương tiện thông tin về sự hình thành các nghiệp vụ kinh tế, là căn cứ để ghi sổ nhằm cung cấp thông tin kịp thời và nhanh chóng cho lãnh đạo nghiệp vụ làm cơ sở cho việc phân loại và tổng hợp kế toán. Căn cứ Điều 4, khoản 7 Luật Kế toán, chứng từ kế toán được định nghĩa là “những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.” Như vậy, thực chất chứng từ kế toán là những giấy tờ được in sẵn theo mẫu quy định, chúng được dùng để ghi chép những nội dung vốn có của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, gây ra sự biến động đối với các loại tài sản, các loại nguồn vốn cũng như các đối tượng kế toán khác. Ngoài ra, chứng từ còn có thể là các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán. Nội dung cơ bản của chứng từ kế toán: Nội dung cơ bản của một bản chứng từ kế toán bao gồm các yếu tố cơ bản và các yếu tố bổ sung: a, Các yếu tố cơ bản: Là các yếu tố bắt buộc phải có trong tất cả các loại chứng từ, là căn cứ chủ yếu đảm bảo sự chứng minh về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, là cơ sở để chứng từ thực hiện chức năng thông tin về kết quả của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các yếu tố cơ bản bao gồm: Tên và số chứng từ: khái quát loại nghiệp vụ được chứng từ phản ánh. Số chứng từ bao gồm ký hiệu và số thứ tự của chứng từ. Ngày, tháng, năm lập chứng từ: ngày tháng ghi trên chứng từ là yếu tố quan trọng chứng minh tính hợp lý về mặt thời gian, là căn cứ để xác định thời gian ghi sổ kế toán, thời gian lưu trữ và hủy chứng từ. Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân lập chứng từ: là yếu tố giúp cho việc kiểm tra về mặt địa điểm của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở để xác định trách nhiệm đối với nghiệp vụ kinh tế. Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân nhận chứng từ. Nội dung kinh tế cụ thể của nghiệp vụ: cần ghi đầy đủ, rõ ràng, ngắn gọn nhưng phải đảm bảo tính thông dụng và dễ hiểu. Quy mô của nghiệp vụ về số lượng, giá trị (chỉ tiêu giá trị được viết đồng thời bằng số và bằng chữ). Chữ ký, họ tên của người lập, người chịu trách nhiệm thi hành và phê duyệt nghiệp vụ: trên chứng từ, tối thiểu phải có 2 chữ ký, những đối tượng thực hiện nghiệp vụ phải ký trực tiếp, không được ký qua giấy than. Trong trường hợp liên quan đến tư cách pháp nhân của đơn vị kế toán thì phải có tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của đơn vị và đóng dấu đơn vị. b, Các yếu tố bổ sung: Là các yếu tố không bắt buộc đối với bản chứng từ, là các yếu tố có vai trò thông tin thêm nhằm làm rõ các đặc điểm cá biệt của từng loại nghiệp vụ hay góp phần giảm nhẹ hoặc đơn giản hóa công tác kế toán, ví dụ: Quan hệ của chứng từ đến các sổ sách kế toán, tài khoản kế toán Quy mô kế hoạch hay định mức của nghiệp vụ Phương thức thực hiện (phương thức mua hàng, bán hàng, thanh toán…) Thời gian bảo hành… Mẫu chứng từ: Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp, gồm: Chứng từ kế toán ban hành theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ. Theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên chứng từ thì hệ thống bản chứng từ bao gồm năm loại sau đây: Chứng từ về lao động tiền lương: Chẳng hạn như: Bảng chấm công Bảng chấm công làm thêm giờ Bảng thanh toán tiền lương Bảng thanh toán tiền thưởng Giấy đi đường Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ Bảng thanh toán tiền thuê ngoài Hợp đồng giao khoán Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán Bảng kê trích nộp các khoản theo lương Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. Chứng từ về hàng tồn kho: Chẳng hạn như: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Bảng kê mua hàng Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ. Chứng từ về bán hàng: Chẳng hạn như: Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi Thẻ quầy hàng Bảng kê mua lại cổ phiếu Bảng kê bán cổ phiếu. Chứng từ về tiền mặt: Chẳng hạn như: Phiếu thu Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tiền tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán Biên lai thu tiền Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VNĐ) Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý) Bảng kê chi tiền. Chứng từ về tài sản cố định: Chẳng hạn như: Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Biên bản đánh giá lại TSCĐ Biên bản kiểm kê TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác. Chẳng hạn như: Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản Hóa đơn GTGT Hóa đơn bán hàng thông thường Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý Hóa đơn dịch vụ cho thuê tài chính Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn… II/ Quá trình lập và trình tự luân chuyển chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán vận động liên tục và kế tiếp nhau từ giai đoạn này sang giai đoạn khác và sự vận động đó được gọi là luân chuyển chứng từ. Chứng từ kế toán được lập hoặc thu nhận từ bên ngoài, sau đó nó được chuyển đến bộ phận kế toán của đơn vị có liên quan, nó sẽ được kiểm tra và sử dụng làm căn cứ ghi sổ, cuối cùng thì sẽ được lưu trữ, bảo quản và sau khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định đối với từng loại chứng từ, nó sẽ được hủy. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán thường bao gồm bốn bước sau: Lập (đối với chứng từ bên trong), tiếp nhận (đối với chứng từ bên ngoài), xử lý chứng từ kế toán Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt Sử dụng, phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán và hủy sau một thời gian theo quy định. Lập hay tiếp nhận chứng từ Kiểm tra chứng từ Sử dụng chứng từ Bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng Luân chuyển chứng từ bán hàng nghĩa là sau khi chứng từ bán hàng được kế toán viên lập xong thì chứng từ đó được giao chuyển tới lần lượt các bộ phận trong đơn vị có liên quan để những bộ phận này nắm được tình hình, lấy số liệu và thông tin được ghi trên hóa đơn, chứng từ bán hàng để ghi vào sổ kế toán và tổ chức việc bảo quản và lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật. Thông thường, chứng từ bán hàng được lập ra thành 3 bản. Một bản gốc sẽ được nhân viên kế toán giữ lại tại cuống hóa đơn. Một bản sẽ được kế toán trưởng hoặc Giám đốc hay những người được ủy quyền kiểm tra, ký duyệt và lưu giữ để làm căn cứ pháp lý ghi sổ kế toán và bản còn lại sẽ đưa cho khách hàng giữ. Bước 1: Lập chứng từ Lập chứng từ là phản ánh nghiệp vụ bán hàng đã phát sinh và thực sự hoàn thành trên giấy tờ theo mẫu của Bộ Tài Chính quy định, theo thời gian và địa điểm phát sinh cụ thể. Từ đó, làm cơ sở ghi vào sổ kế toán. Trong quá trình hoạt động kinh doanh của các đơn vị doanh nghiệp, các nghiệp vụ bán hàng phát sinh và hoàn thành một cách thường xuyên; do vậy, việc lập chứng từ bán hàng cũng mang tính chất thường xuyên và là một yêu cầu cần thiết khách quan. Lập chứng từ là bước công việc đầu tiên và cực kỳ quan trọng trong toàn bộ quy trình kế toán của mọi đơn vị kế toán. Nó ảnh hưởng trực tiếp và đầu tiên đến chất lượng của công tác kế toán. Vì vậy, khi lập chứng từ bán hàng cần phải bảo đảm yêu cầu: chính xác, kịp thời, hợp lệ và hợp pháp, bảo đảm về mặt nội dung bắt buộc. Để đảm bảo được các yêu cầu đó thì khi lập chứng từ bán hàng cần phải tuân thủ theo các quy định sau: Tất cả các nghiệp vụ bán hàng phát sinh của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ bán hàng. Chứng từ bán hàng chỉ được lập một lần cho một nghiệp vụ bán hàng phát sinh. Nội dung chứng từ bán hàng phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ bán hàng phát sinh, phải kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Chữ viết và số trên chứng từ bán hàng phải rõ ràng, không tẩy xóa, sửa chữa, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp và đúng với số tiền viết bằng số. Khi viết phải dùng bút mực xanh hoặc mực đen (không phai), không được dùng bút mực đỏ hay bút chì. Số và chữ viết phải liên tục, liền mạch, không ngắt quãng, không được bỏ trống dòng, chỗ trống phải gạch chéo, không được viết xen kẽ, không được viết chồng đè. Nếu viết sai thì phải gạch bỏ chỗ sai bằng một gạch, ghi chữ hoặc số đúng lên phía trên và người sửa chữa ký tên ở bên cạnh. Nếu viết sót thì viết bổ sung lên phía trên chỗ sót và ký tên người viết bổ sung bên cạnh. Chứng từ bán hàng phải được lập đủ số liên quy định (thông thường là 3 liên) và phải lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than ở giữa 2 liên. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ. Liên gửi cho khách hàng phải được đóng dấu của đơn vị kế toán bán hàng đó. Các hóa đơn, chứng từ bán hàng được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ, hóa đơn bán hàng. Mọi chứng từ bán hàng phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Tất cả các chữ ký trên chứng từ bán hàng đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực (xanh hoặc đen), không được ký bằng mực đỏ hay bút chì hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ của một người phải thống nhất và giữa các liên phải giống nhau. Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị bán hàng đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng. Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được ủy quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) và dấu đóng trên hóa đơn, chứng từ bán hàng phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký đã đăng ký theo quy định. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ bán hàng phải giống với chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng. (Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được ủy quyền), Tổng Giám đốc (và người được ủy quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký). Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) không được ký “thừa ủy quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác. Những cá nhân có quyền hoặc được ủy quyền ký hóa đơn, chứng từ bán hàng, không được ký chứng từ khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký. Việc phân cấp ký trên chứng từ bán hàng do Tổng giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, bảo đảm kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản. Riêng chứng từ bán hàng được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định của Luật Kế toán và phải được in ra giấy và lưu trữ theo quy định. Chứng từ điện tử có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Người lập (Kế toán viên), người ký duyệt (Kế toán trưởng và Giám đốc) và những người khác có liên quan đến chứng từ bán hàng (người nộp tiền, người mua hàng hoặc thủ quỹ) ký tên trên chứng từ bán hàng phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ đó. Bước 2: Kiểm tra chứng từ Tất cả các chứng từ bán hàng do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Để đảm bảo tính thận trọng trong công tác kế toán, sau khi chứng từ bán hàng được lập, bộ phận kế toán sẽ kiểm tra những hóa đơn, chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý (hợp pháp, hợp lệ, hợp lý) của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự kiểm tra chứng từ bán hàng bao gồm: Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ bán hàng Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của nghiệp vụ bán hàng phát sinh thông qua các yếu tố cơ bản đã được ghi trên hóa đơn, chứng từ bán hàng Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ bán hàng. Khi kiểm tra hóa đơn, chứng từ bán hàng nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Bước 3: Sử dụng chứng từ Sử dụng chứng từ tức là tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán. Sau khi bộ phận kế toán kiểm tra, xem xét kỹ lưỡng các yếu tố cơ bản trên chứng từ bán hàng đã lập, nếu xác minh những yếu tố đó là đúng và hoàn toàn hợp lý thì chứng từ bán hàng đó sẽ được đưa vào luân chuyển và sử dụng để ghi sổ kế toán. Toàn bộ các số liệu và thông tin trên chứng từ bán hàng là cơ sở và căn cứ để ghi vào sổ kế toán. Trong bước sử dụng chứng từ bán hàng để ghi sổ kế toán, cần lưu ý một vài điểm sau: Đối với những hóa đơn, chứng từ bán hàng lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hay ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ kế toán. Để chuẩn bị cho việc phản ánh chứng từ bán hàng vào sổ kế toán được dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng hơn thì sau khi kiểm tra, kế toán cần phải tiến hành một số công việc như ghi giá trên chứng từ, phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu của các chứng từ cùng loại, lập định khoản kế toán để hoàn thiện chứng từ. Chỉ khi nào hóa đơn, chứng từ bán hàng được kiểm tra và hoàn chỉnh mới được sử dụng để làm căn cứ ghi sổ. Bước 4: Bảo quản và lưu trữ chứng từ Hóa đơn hay chứng từ bán hàng là những cơ sở, bằng chứng và là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán; đồng thời, nó cũng là tài liệu lịch sử về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, nó phản ánh toàn bộ nghiệp vụ bán hàng đã phát sinh và xảy ra ở doanh nghiệp. Chính vì vậy nên những hóa đơn, chứng từ bán hàng sau khi được sử dụng để ghi sổ cần phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ để tránh bị mất mát, mục nát, ẩm mốc và hư hỏng do các nguyên nhân khách quan (như thời tiết, mối mọt…) hay các yếu tố chủ quan gây ra. Các loại chứng từ bán hàng phải được sắp xếp theo trình tự thời gian và bảo đảm cẩn thận, an toàn theo quy định của pháp luật. Chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính. Chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. Khi hết thời hạn lưu trữ theo luật định (tối thiểu trong vòng 10 năm) thì chứng từ có thể được đem hủy bỏ (bằng máy xén tài liệu). Trường hợp mất hóa đơn bán hàng phải báo cáo với thủ trưởng và kế toán trưởng của đơn vị bán hàng đó và báo ngay cho cơ quan thuế để có biện pháp xử lý kịp thời. Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ hay bị tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời, lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu. Trình tự luân chuyển, phương pháp và trách nhiệm ghi đối với một số loại chứng từ bán hàng: HÓA ĐƠN GTGT: Để quản lý nghiệp vụ bán hàng, kế toán sử dụng chứng từ là Hóa đơn bán hàng (GTGT) để hạch toán cho tất cả các loại hàng hóa được bán ra của doanh nghiệp. Tổ chức, cá nhân khi bán hàng hóa phải lập hóa đơn giá trị gia tăng. Trong kế toán, Hóa đơn bán hàng (GTGT) được gọi là chứng từ thực hiện vì nó biểu thị hoặc chứng minh cho nghiệp vụ bán ra một loại hàng hóa nào đó đã được thực hiện và đã hoàn thành và nó có đầy đủ căn cứ pháp lý để ghi vào sổ kế toán. Hóa đơn bán hàng được viết hay lập bởi kế toán khi doanh nghiệp phát sinh nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hóa.Cơ sở kinh doanh khi bán hàng hóa phải thực hiện chế độ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật. Các trường hợp bán hàng hóa lặt vặt, giá trị thấp (mỗi lần thu tiền trị giá dưới 50.000 đồng) nếu người mua không yêu cầu thì có thể không lập hóa đơn bán hàng. Còn lại, các tổ chức và cá nhân hoạt động sản xuất kinh doanh, cơ quan hành chính sự nghiệp và các đơn vị lực lượng vũ trang… có phát sinh nghiệp vụ bán hàng đều phải lập hóa đơn giao cho khách hàng. Khi khách hàng muốn mua một loại sản phẩm hay hàng hóa nào đó thì bước đầu tiên là tới quầy hàng và tại quầy hàng, nhân viên kế toán sẽ lập một Hóa đơn bán hàng (GTGT) thành 3 liên (Liên 1: màu tím (lưu); Liên 2: màu đỏ (giao cho khách hàng); Liên 3: màu xanh (dùng để thanh toán)) (đặt giấy than viết 1 lần) – người lập phiếu ký. Trong 3 liên đó thì nhân viên kế toán sẽ giữ lại Liên 1 ngay cuống hóa đơn và đưa 2 liên còn lại cho khách hàng chuyển đến quầy thu ngân để thanh toán tiền trước khi nhận hàng. Và trên 3 liên đó, nhân viên kế toán chỉ viết một lần lên tờ liên gốc đầu tiên (màu tím) và không được xé mà lưu tại cuống hóa đơn. Hóa đơn là căn cứ để người bán xuất kho sản phẩm, tính khối lượng hàng hóa bán cho người mua. Đối với người mua hàng, hóa đơn là căn cứ để thanh toán, tiến hành các thủ tục nhập kho, là căn cứ pháp lý để vận chuyển hàng hóa trên đường. Nếu không có hóa đơn thì hàng hóa vận chuyển trên đường có thể coi là bất hợp pháp. Trên Hóa đơn GTGT thì nhân viên kế toán phải ghi rõ những nội dung sau: Số và ký hiệu của hóa đơn Ngày, tháng, năm lập hóa đơn Họ tên, địa chỉ, số tài khoản, số điện thoại, mã số của đơn vị hoặc cá nhân bán hàng Họ tên, địa chỉ, số tài khoản, mã số của đơn vị hoặc cá nhân mua hàng Hình thức thanh toán (tiền mặt, séc…) Tên, đơn vị tính, số lượng và giá bán (chưa có thuế) của hàng hóa Tính thành tiền và tổng tiền của số hàng hóa bán ra Thuế suất và tiền thuế GTGT Tổng cộng tiền thanh toán (viết bằng số và bằng chữ) Sau khi lập xong hóa đơn GTGT, nhân viên kế toán tại quầy hàng sẽ giữ lại Liên 1 (màu tím) tại cuống hóa đơn và đưa cho khách hàng 2 liên còn lại (màu đỏ và màu xanh) chuyển đến quầy thu ngân để thanh toán. Thủ quỹ ở quầy thu ngân sẽ kiểm tra số lượng và đơn giá của hàng hóa được ghi trên hóa đơn và thu của khách hàng đúng số tiền đã được kế toán ghi trên hóa đơn rồi ký tên lên hóa đơn, giữ lại Liên 3 (màu xanh lá cây) để làm chứng từ thanh toán ghi vào sổ kế toán cho doanh nghiệp và trả lại cho khách hàng tờ Liên 2 (màu đỏ). Khách hàng sẽ cầm tờ Liên 2 đó quay lại quầy hàng trình cho nhân viên kế toán kiểm tra là đã thanh toán tiền hay chưa rồi nhận số hàng hóa muốn mua. Hóa đơn bán hàng phải được lập và luân chuyển theo trình tự như vậy để nhằm cung cấp thông tin cho các bộ phận và quản lý chặt chẽ tài sản trong đơn vị, tránh tình trạng gian lận xảy ra, tránh cho người bán hàng biển thủ. Nhân viên kế toán ở quầy hàng chỉ được bán hàng chứ không được thu tiền còn thủ quỹ ở quầy thu ngân chỉ phụ trách việc thu tiền khách hàng chứ không được giao hàng. Đến cuối ngày thì hai bộ phận này sẽ đối chiếu số liệu kiểm tra xem có khớp nhau hay không. Ngoài trình tự đó ra thì hóa đơn GTGT còn được luân chuyển theo một quy trình khác: Hóa đơn do bộ phận kế toán hoặc bộ phận kinh doanh lập thành 3 liên: Liên thứ nhất được lưu tại quyển; Liên thứ 2 giao cho khách hàng mua bán hàng hóa còn Liên thứ 3 do thủ kho giữ lại ghi thẻ kho, cuối ngày hoặc cuối kỳ giao cho kế toán để ghi sổ. Chuyển hóa đơn cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Nếu hóa đơn thanh toán tiền ngay, phải đến bộ phận kế toán làm thủ tục nộp tiền. Người mua nhận hàng hóa, sản phẩm xong thì ký vào đơn. Sau khi được dùng để làm căn cứ ghi sổ kế toán thì hóa đơn phải được đơn vị kế toán bảo quản và lưu trữ đầy đủ, an toàn tại kho tài liệu của doanh nghiệp. PHIẾU XUẤT KHO: Khi đơn vị bán hàng cho xuất hàng hóa, sản phẩm ra để cung cấp cho khách hàng thì bộ phận vật tư phải lập phiếu xuất kho để theo dõi chặt chẽ số lượng sản phẩm, hàng hóa xuất kho sử dụng cho nghiệp vụ bán hàng, làm căn cứ để tính giá thành sản phẩm, hàng hóa. Và quy trình tổ chức phiếu xuất kho được thực hiện như sau: Khi xuất kho phải căn cứ vào các nguyên nhân xuất (ở đây là để bán hàng) thông qua các chứng từ nguồn là hóa đơn bán hàng (GTGT), hóa đơn cung cấp sản phẩm, hàng hóa,… Bước đầu tiên, bộ phận kinh doanh bán hàng sẽ lập giấy xin xuất hoặc ra lệnh xuất sản phẩm, hàng hóa. Sau đó, chuyển cho giám đốc doanh nghiệp hoặc phụ trách đơn vị ký duyệt. Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tư sẽ căn cứ đề nghị xuất hoặc lệnh xuất tiến hành lập phiếu xuất kho thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần). Bộ phận lập phiếu sẽ lưu lại Liên 1. Trên phiếu xuất kho, yêu cầu phải ghi rõ ràng và đầy đủ những nội dung sau: Góc bên trái của Phiếu xuất kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị). Họ tên người nhận hàng, tên, địa chỉ (bộ phận) Số và ngày, tháng, năm lập phiếu; lý do xuất kho (bán hàng) và kho (ngăn lô) xuất sản phẩm, hàng hóa. Số thự tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất, mã số, và đơn vị tính của sản phẩm, hàng hóa. Số lượng sản phẩm hàng hóa theo yêu cầu xuất kho của bộ phận kinh doanh bán hàng Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Phiếu xuất kho đó sẽ được chuyển cho thủ kho và thủ kho sẽ tiến hành xuất đúng số lượng và mặt hàng sản phẩm, hàng hóa ghi trong phiếu xuất; Sau khi thực hiện xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực xuất (<= số lượng yêu cầu vì số lượng đó đã được giám đốc ký duyệt), ngày tháng năm xuất kho cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất (ghi rõ họ tên). Thủ kho giữ lại Liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán ghi vào phiếu xuất đơn giá, tính thành tiền của từng loại sản phẩm, hàng hóa xuất kho và ở dòng Cộng trên phiếu xuất thì ghi tổng số tiền của số sản phẩm, hàng hóa thực tế đã xuất kho (viết bằng số và bằng chữ) và sau đó, ghi vào sổ kế toán. Trình phiếu xuất kho cho Giám đốc kí duyệt, thường là trình kí theo định kì, vì chứng từ đã được kí ngay từ đầu nên giám đốc chỉ kiểm tra lại và kí duyệt. Kế toán vật tư sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ. Còn Liên 3 sẽ giao cho người nhận hàng hóa, sản phẩm giữ để theo dõi ở bộ phận bán hàng. PHIẾU THU: Phiếu thu tiền mặt được sử dụng trong các nghiệp vụ thu tiền mặt VNĐ và ngoại tệ của doanh nghiệp, kết hợp với chi tiết các đối tượng phát sinh liên quan (như thu tiền bán hàng…). Mục đích của việc lập phiếu thu là nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ,… thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan. Mọi khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ đều phải có Phiếu thu. Phiếu thu, cũng như Hóa đơn bán hàng (GTGT), là một trong những loại chứng từ gốc được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế (thu tiền) phát sinh, là chứng từ có giá trị pháp lý quan trọng nhất. Khi thu tiền từ khách hàng, kế toán tiền mặt sẽ lập một phiếu thu thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào Phiếu thu. Phương pháp và trách nhiệm ghi như sau: Góc trên bên trái của Phiếu thu phải ghi rõ tên và địa chỉ đơn vị. Phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong 1 năm. Trong mỗi Phiếu thu, phải ghi số quyển và số của từng Phiếu thu. Số phiếu thu phải đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán. Từng Phiếu thu phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu; ngày, tháng, năm thu tiền. Ghi rõ họ tên, địa chỉ người nộp tiền Ghi rõ nội dung lý do nộp tiền (như thu tiền bán hàng hóa, sản phẩm…) Ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, ghi rõ đơn vị tính là VNĐ hay USD.. Ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu thu. Sau khi kế toán lập xong và ký vào phiếu thu thì trình lên kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt (cả 3 liên). Sau đó, phiếu thu sẽ được chuyển trả lại cho kế toán tiền mặt và kế toán tiền mặt sẽ lưu lại Liên 1 và chuyển tiếp 2 liên còn lại cho thủ quỹ để làm thủ tục nhập quỹ. Thủ quỹ thu tiền và sau khi đã nhận đủ số tiền từ khách hàng, thủ quỹ sẽ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào Phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên. Chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận; người nộp tiền sẽ giữ lại Liên 3 và chuyển trả Liên 2 cho thủ quỹ để thủ quỹ làm căn cứ ghi sổ quỹ. Cuối ngày, toàn bộ Phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán tiền mặt để ghi sổ kế toán. Kế toán tiền mặt sẽ lưu phiếu thu. Trong trường hợp nếu là thu ngoại tệ thì phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm nhập quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng để ghi sổ. Liên phiếu thu gửi ra ngoài doanh nghiệp phải đóng dấu. BẢNG THANH TOÁN HÀNG ĐẠI LÝ, KÝ GỬI: Để bán hàng, các nhà sản xuất (hoặc cũng có thể là các doanh nghiệp thương mại) thường ký hợp đồng đại lý với các nhà phân phối. Một trong các hình thức đại lý phổ biến nhất là đại lý ký gửi. Nếu doanh nghiệp đã bán một phần hoặc toàn phần số hàng nhận bán hộ thì với thời gian đã định, doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán cho người đặt ký gửi, nghĩa là cho đối tác đưa hàng bán ký gửi cho doanh nghiệp. Mục đích của chứng từ Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi là để phản ánh tình hình thanh toán hàng đại lý, ký gửi giữa đơn vị có hàng và đơn vị nhận bán hàng, là chứng từ để đơn vị có hàng và đơn vị nhận bán hàng đại lý, ký gửi thanh toán tiền và ghi sổ kế toán. Chứng từ Bản thanh toán hàng đại lý, ký gửi do nhân viên kế toán bên nhận bán hàng đại lý, ký gửi lập thành 3 bản. Ở chứng từ này thì khi lập, yêu cầu kế toán phải ghi rõ: Họ tên, địa chỉ hoặc đóng dấu đơn vị nhận bán hàng đại lý, ký gửi ở góc trên bên trái chứng từ Số, ngày, tháng, năm lập bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi Số hiệu, ngày, tháng, năm của hợp đồng bán hàng đại lý, ký gửi. Ở mục thanh toán số hàng đại lý, ký gửi, nhân viên kế toán có trách nhiệm ghi: Số thứ tự và tên, quy cách, phẩm chất, đơn vị tính của sản phẩm, hàng hóa nhận đại lý, ký gửi Số lượng hàng còn tồn cuối kỳ trước Số lượng hàng nhận đại lý, ký gửi kỳ này Tổng số lượng hàng nhận đại lý, ký gửi tính đến cuối kỳ này (gồm số lượng hàng tồn kỳ trước chưa bán và số lượng hàng nhận kỳ này) Số lượng, đơn giá và số tiền của hàng hóa đã bán phải thanh toán của kỳ này. (Đơn giá thanh toán là đơn giá ghi trong hợp đồng bán hàng đại lý, ký gửi giữa bên có hàng và bên nhận hàng) Số hàng hóa nhận đại lý, ký gửi còn tồn (tại quầy, tại kho) chưa bán được đến ngày lập bảng thanh toán Tổng số tiền phải thanh toán phát sinh kỳ này và ghi ở dòng Cộng. Số tiền bên bán hàng đại lý, ký gửi còn nợ chưa thanh toán với bên có hàng đến thời điểm thanh toán kỳ này. Số tiền bên bán hàng đại lý phải thanh toán với bên có hàng đại lý mới phát sinh đến kỳ này. Số tiền bên có hàng đại lý phải thanh toán với bên bán hàng đại lý về số thuế nộp hộ, tiền hoa hồng mà bên nhận bán hàng ký gửi được hưởng, chi phí khác,…(nếu có). Số tiền bên bán hàng đại lý thanh toán cho bên có hàng đại lý kỳ này (ghi rõ số tiền mặt và tiền séc) Số tiền bên bán hàng đại lý còn nợ bên có hàng đại lý đến thời điểm thanh toán. Sau khi lập xong chứng từ Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi, người lập ký, chuyển cho kế toán trưởng hai bên soát xét và trình giám đốc hai bên ký duyệt đóng dấu, một bản lưu ở nơi lập (phòng kế hoạch hoặc phòng cung tiếu), một bản chuyển tới phòng kế toán để làm chứng từ thanh toán và ghi sổ kế toán còn lại một bản gửi cho bên có hàng đại lý, ký gửi. Sau khi được sử dụng để ghi sổ kế toán, chứng từ Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi phải được đưa vào kho bảo quản và lưu trữ cẩn thận. THẺ QUẦY HÀNG: Việc lập chứng từ thẻ quầy hàng là để theo dõi số lượng và giá trị hàng hóa trong quá trình nhận và bán tại quầy hàng, giúp cho người bán hàng thường xuyên nắm bắt được tình hình nhập, xuất hay tồn tại quầy, làm căn cứ để kiểm tra, quản lý hàng hóa và lập bảng kê bán hàng từng ngày (kỳ). Khi lập thẻ quầy hàng, kế toán có trách nhiệm ghi rõ những thông tin sau trước khi ký: Họ tên, địa chỉ hoặc đóng dấu cơ quan vào góc trên bên trái chứng từ Số thẻ, ngày tháng năm lập thẻ Tên hàng, quy cách, đơn vị tính và đơn giá của hàng hóa Ngày, tháng, năm và tên người bán hàng trong ngày (ca) Số lượng hàng hóa tồn đầu ngày (ca) Số lượng hàng hóa từ kho nhập vào quầy trong ngày (ca) Số lượng hàng hóa nhập trong ngày (ca) từ những nguồn khác thông qua kho của đơn vị Tổng số lượng hàng hóa có trong ngày (ca) Số lượng hàng hóa xuất bán trong ngày (ca) Số tiền thu được của số hàng hóa bán trong ngày (ca) Số lượng và giá trị hàng hóa xuất ra vì các mục đích khác không phải bán trong ngày (ca) Số lượng hàng hóa tồn lại quầy hàng vào cuối ngày (ca). Mỗi thẻ quầy hàng theo dõi một mặt hàng, không ghi những mặt hàng khác nhau về quy cách, phẩm chất vào cùng một thẻ. Thẻ quầy hàng do người bán hàng giữ và ghi hàng ngày (ca), trước khi sử dụng phải đăng ký với kế toán. Cuối tháng cộng thẻ quầy hàng để lập báo cáo bán hàng. Sau khi được sử dụng để ghi vào sổ kế toán thì nhân viên kế toán phải có trách nhiệm bảo quản và lưu trữ cẩn thận.