Đề tài Tổng quan về tổ chức công tác kế toán tại chi nhánh công ty Mekong Auto

MỤC LỤC MỤC LỤC 1 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 3 DANH MỤC SƠ ĐỒ SỬ DỤNG 4 LỜI MỞ ĐẦU 5 Chương 1 TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY MEKONG AUTO 6 Quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh công ty Mekong Auto 6 Khái quát chung về lịch sử hình thành và phát triển của công ty Mekong Auto 6 Chi nhánh công ty Mekong Auto 8 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của chi nhánh công ty Mekong Auto 10 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 10 Chương 2 TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY MEKONG AUTO 14 2.1 Giới thiệu về tổ chức bộ máy kế toán và hình thức ghi sổ kế toán 14 2.1.1 Tổng quan về tổ chức bộ máy kế toán 14 2.1.1.1 Chức năng 14 2.1.1.2 Nhiệm vụ 14 2.1.1.3 Tổ chức bộ máy phòng tài vụ 16 2.1.2 Tổ chức hệ thống kế toán tại chi nhánh công ty Mekong Auto 18 2.1.3 Các chính sách kế toán chủ yếu 20 2.2 Giới thiệu kế toán NVL tại chi nhánh công ty Mekong Auto 24 2.2.1 Khái quát chung tình hình NVL tại chi nhánh công ty Mekong Auto 24 2.2.2 Chứng từ và thủ tục nhập - xuất NVL 27 2.2.2.1 Đối với thủ tục nhập NVL 27 2.2.2.2 Đối với thủ tục xuất NVL 31 2.2.3 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL tại chi nhánh công ty Mekong Auto 32 2.3 Giới thiệu cách ghi sổ nhập- xuất NVL 36 2.3.1 Hạch toán tổng hợp nhập NVL 37 2.3.2 Hạch toán tổng hợp xuất NVL 39 2.4 Giới thiệu khái quát kế toán tiêu thụ tại chi nhánh công ty Mekong Auto 47 Chương 3 MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY MEKONG AUTO 54 3.1 Nhận xét về công tác kế toán tại chi nhánh công ty Mekong Auto 55 3.1.1 Những ưu điểm trong công tác kế toán tại chi nhánh công ty Mekong Auto 55 3.1.2 Một số hạn chế trong công tác kế toán tại chi nhánh công ty Mekong Auto 56 3.2 Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng tổ chức công tác kế toán tại chi nhánh công ty Mekong Auto 57 KẾT LUẬN 63 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế KPCĐ Kinh phí công đoàn KKTX Kê khai thường xuyên NKCT Nhật ký chứng từ NVL Nguyên vật liệu TK Tài khoản TSCĐ Tài sản cố định TSLĐ Tài sản lưu động GTGT Giá trị gia tăng TNDN Thu nhập doanh nghiệp TNCN Thu nhập cá nhân DANH MỤC SƠ ĐỒ SỬ DỤNG Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý chi nhánh công ty Mekong Auto (Năm 2007) 11 Sơ đồ 2: Sơ đồ phòng tài vụ 18 Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán theo hình thức Nhật ký chung 19 Sơ đồ 4: Khái quát tổng hợp NVL theo phương thức KKTX tại DN tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ 34 Sơ đồ 5: Trình tự kế toán thành phẩm, tiêu thụ và kết quả tiêu thụ theo hình thức NKC 48 Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán tổng quát doanh thu tiêu thụ 49 Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toán bán hàng trả góp, trả chậm 50 LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường với xu thế hội nhập ngày càng cao, kế toán với tư cách là một môn khoa học độc lập và là một nghề nghiệp chuyên môn, ngày càng khẳng định vai trò quan trọng của mình với ‎ý nghĩa là “ngôn ngữ kinh doanh” và “cơ sở để đưa ra các ý quyết định kinh doanh” cho các đối tương quan tâm. Là sinh viên khoa kế toán, chuyên ngành kiểm toán cần không ngừng hoàn thiện các kiến thức kế toán và tích lũy kinh nghiệm trong công tác kế toán bởi kế toán chính là cơ sở nền tảng cho việc thực hiện các hoạt động kiểm toán. Để đáp ứng phần nào yêu cầu đó, đợt kiến tập tổng hợp kế toán đối với các sinh viên năm thứ 3 chuyên ngành kiểm toán, khoa kế toán giúp sinh viên khảo sát về tổ chức kế toán tại đơn vị thực tập, nâng cao kiến thức thực tiễn, phục vụ thiết thực cho việc học tập các môn học chuyên ngành kiểm toán cũng như thực tập tốt nghiệp giai đoạn sau. Sau thời gian thực tập tại chi nhánh công ty Mekong Auto trực thuộc công ty Mekong Auto, cùng với những kiến thức đã học, em xin trình bày báo cáo thực tập tổng hợp chuyên ngành kế toán - kiểm toán. Ngoài phần mở đầu và kết luận, báo cáo gồm có 3 chương: Chương 1: Tổng quan về chi nhánh công ty Mekong Auto. Chương 2: Tổng quan về tổ chức công tác kế toán tại chi nhánh công ty Mekong Auto. Chương 3: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm nâng cao tổ chức công tác kế toán tại chi nhánh công ty Mekong Auto. Do những hạn chế nhất định về thời gian và trình độ, báo cáo không tránh khỏi những sai sót, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn để báo cáo được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Chương 1 TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY MEKONG AUTO QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY MEKONG AUTO Khái quát chung về lịch sử hình thành và phát triển của công ty Mekong Auto Công ty MEKONG AUTO, tên tiếng Anh là MEKONG AUTO CORPORATION, là doanh nghiệp liên doanh, được thành lập theo Giấy phép đầu tư số 208/GP ngày 22/6/1991 do Ủy ban Nhà nước về hợp tác và đầu tư ( nay là Bộ Kế hoạch và Đầu tư) cấp. Thời gian hoạt động là 30 năm.Bao gồm các bên liên doanh: - Bên Việt Nam: + TỔNG CÔNG TY MÁY ĐỘNG LỰC VÀ MÁY NÔNG NGHIỆP thuộc Bộ Công nghiệp nặng, có trụ sở tại 78 Nguyễn Du, Hà Nội. + CÔNG TY SAKYNO thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh, có trụ sở tại 101 Hai Bà Trưng, Quận 1, thành phố Hồ Chí Minh, do ông Đỗ Hoàng Thịnh, Tổng giám đốc Tổng công ty máy động lực và máy nông nghiệp làm đại diện. - Bên nước ngoài: + CÔNG TY SAE YOUNG INTERNATIONAL, INC ( Nam Triều Tiên), có trụ sở tại Suite 1103, Hanyoung Bldg 648-1 Yoksam-Dong Kangnam-ku, Seoul, Korea. + CÔNG TY SAEILO MACHINERY JAPAN, INC ( Nhật Bản), có trụ sở tại Yoshiwa Bldg 24-50 Takanawa 4-Chome Minato-ku, Tokyo, Japan, do ông Charles Young Lee Chủ tịch công ty SAE YOUNG INTERNATIONAL, INC làm đại diện. Trong quá trình hoạt động, Công ty đã được Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp bổ sung các Giấy phép điều chỉnh sau: - Giấy phép điều chỉnh số 208/GPĐC ngày 18 tháng 5 năm 1996: tăng vốn pháp định, kéo dài thời gian hoạt động và điều chỉnh tiền thuê đất. - Giấy phép điều chỉnh số 208/GPĐC2 ngày 30 tháng 11 năm 1998: chuẩn y việc đăng ký địa chỉ trụ sở chính, trụ sở Chi nhánh và địa điểm các nhà máy của Công ty Mekong. - Giấy phép điều chỉnh số 208/GPĐC3 ngày 16 tháng 7 năm 1999: phê duyệt việc đổi tên Công ty, thay đổi địa điểm trụ sở các thành viên bên Việt nam Vốn Đầu tư: 35.995.000 USD Vốn pháp định: 20.000.000 USD Trong đó: Bên Việt nam góp 6.000.000 USD bằng 30% vốn pháp định gồm: - Tổng Công ty máy động lực và máy nông nghiệp góp 3.600.000 USD chiếm 18% Vốn pháp định. - Công ty Sakyno góp 2.400.000 USD chiếm 12% vốn pháp định Bên nước ngoài gồm Công ty SAEYOUNG INTERNATIONAL,INC ( Hàn Quốc) và Công ty SAEILO MACHINERY JAPAN, INC (Nhật Bản) góp 14.000.000 USD chiếm 70% vốn pháp định. Từ ngày thành lập đến nay, công ty đã không ngừng phát triển hoạt động kinh doanh cả chiều rộng lẫn chiều sâu, nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành, kiểu dáng cho phù hợp thị hiếu người tiêu dùng để cải tiến mẫu mã, chất lượng, kiểu dáng cho phù hợp, từ đó thu hút được sự quan tâm và có uy tín với nhiều khách hàng, được khách hàng tin cậy. Công ty có mạng lưới bán hàng và dịch vụ bảo dưỡng, sửa chữa rộng khắp trên toàn quốc và mạng lưới dịch vụ hậu mãi có uy tín cao. Công ty có đội ngũ nhân viên lành nghề, có mặt bằng rộng với diện tích 4,6 ha đất tại Nhà máy Cơ khí Cổ Loa và 1,7 ha đất tại Nhà máy xe đạp Cửu Long, khu vực kho tàng rộng rãi, vị trí địa ly thuận lợi vì nằm gần đường quốc lộ, do đó rất thuận tiện đi lại giao nhận hàng hóa. Hoạt động tài chính rõ ràng, luôn bảo đảm cân đối thu chi hợp ly, hợp lệ, nộp đủ thuế cho Ngân sách Nhà nước và đúng hạn. Sản phẩm chính của công ty là: - Xe buýt: Loại nhỏ ( Iveco Tubor Daily), loại nhỡ ( 29 chỗ Primo), loại lớn ( 52 chỗ Viking). - Xe ôtô việt dã 2 cầu Mekong Star( đời 92, 93,94,95), Musso TDI, Musso GS. - Xe ôtô du lịch 4 chỗ Fiat Tempra, Siena ED và Siena Hl… 1.1.2 Chi nhánh công ty Mekong Auto Là chi nhánh Hà Nội của công ty Mekong Auto - doanh nghiệp liên doanh - hoạt động độc lập, có con dấu riêng, mã số thuế, tài khoản riêng và chịu hoàn toàn mọi trách nhiệm về mọi hoạt động của mình trước pháp luật và trước công ty Mekong Auto. Chi nhánh Hà Nội chỉ bao gồm nhà máy Auto Cổ Loa. Chi nhánh Mekong Auto được thành lập theo Quyết định số 138/MKQD ngày 1/10/2001 của Tổng giám đốc công ty Mekong Auto căn cứ vào Giấy phép đầu tư số 208/GP ngày 22/6/1991 do Ủy ban Nhà nước về hợp tác và đầu tư ( nay là Bộ Kế hoạch và Đầu tư) cấp, căn cứ vào Nghị quyết số 18A1 của Hội Đồng Quản Trị công ty Mekong Auto ngày 14/9/2001 và nhà máy Cổ Loa và việc quản l‎‎ nhà máy, căn cứ vào thỏa thuận bàn giao nội bộ ngày 1/10/2001, căn cứ vào quyền hạn và chức năng của Tổng giám đốc công ty Mekong Auto. Hiện nay, chi nhánh Mekong đã đi vào hoạt động được 6 năm với nhiều khó khăn do các thủ tục về chia tách công ty chưa được hoàn thành, các thủ tục bàn giao nội bộ về tài sản cố định, nhân lực, các tiện nghi cũng như vấn đề bảo hiểm như thỏa thuận ngày 1/10/2001 vẫn chưa được hoàn thành. Tuy nhiên, chi nhánh cũng đã có được những kết quả nhất định. Một số chỉ tiêu công ty đã đạt được trong 2 niên độ TC 2005-2006 và 2006-2007 Đơn vị tính: USD TT Chỉ tiêu Thực hiện Thực hiện niên độ sau so với niên độ trước Niên độ 2005-2006 Niên độ 2006-2007 Tỷ lệ % Số tuyệt đối (a) (b) (1) (2) (3) (4) I. Tài sản cố định 6,089,384.70 7,045,420.27 1.16 956035.57 Nguyên giá TSCĐ 11,596,771.27 12,435,657.87 1.07 838886.60 Mức khấu hao (5,507,386.57) (5,390,237.60) 0.98 117148.97 II. Nguồn vốn kinh doanh Nguồn vốn chủ sở hữu 8,619,498.75 8,640,500.13 0.99 21,001.38 III. Lợi nhuận 1 Doanh thu 5,065,633.25 6,577,923.50 1.30 1512290.25 Doanh thu thuần về bán hàng 4,993,048.97 6,521,567.96 1.31 1528518.99 Doanh thu hoạt động tài chính 72,584.28 56,355.54 0.78 (16228.74) 2 Chí phí 4,994,543.32 6,488,990.80 1.30 1494447.48 Giá vốn hàng bán 4,568,436.07 5,932,293.46 1.30 1363857.39 Chi phí bán hàng 569.93 890.55 1.56 320.62 Chi phí quản lý doanh nghiệp 425,537.32 555,806.80 1.31 130269.48 3 Lợi nhuận kế toán trớc thuế 70,347.14 91,348.52 1.30 21001.38 Tỉ lệ lãi / doanh thu 1.41 1.39 0.99 4 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 70,347.14 91,348.52 1.30 21001.38 Tỉ lệ lãi / doanh thu 1.41 1.39 0.99 IV. Nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước Số phải nộp năm trớc chuyển sang 50,724.00 308,507.83 6.08 257783.83 -Thuế GTGT hàng nhập khẩu 12,017.09 147,520.66 12.28 135503.57 -Thuế tiêu thụ đặc biệt 2,012.36 161,000.00 80.01 158987.64 -Thuế xuất, nhập khẩu 31,825.12 - 0.00 (31825.12) -Các loại thuế khác 4,869.53 (12.83) (0.00) (4882.36) Số phải nộp năm nay 2,058,986.08 2,389,130.41 1.16 330144.33 -Thuế GTGT hàng nhập khẩu 723,343.30 980,566.90 1.36 257223.60 -Thuế tiêu thụ đặc biệt 130,063.96 156,078.24 1.20 26014.28 -Thuế xuất, nhập khẩu 1,196,640.50 1,243,482.40 1.04 46841.90 -Các loại thuế khác 8,938.32 9,002.87 1.01 64.55 1.2. ĐẶC ĐIỂM SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY MEKONG AUTO Đặc điểm sản xuất kinh doanh của chi nhánh trùng với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty Mekong Auto. Đặc điểm này được quy định trong Giấy phép đầu tư số 208/GP ngày 22/6/1991 do Ủy ban Nhà nước về hợp tác và đầu tư ( nay là Bộ Kế hoạch và Đầu tư) cấp. Theo đó, Hoạt động chính của Công ty là lắp ráp và sản xuất các loại xe ôtô tiêu thụ trong nước và xuất khẩu; mua xe ô tô do Công ty lắp ráp và đang sử dụng tại thị trường Việt Nam để sửa chữa, tân trang và bán tại thị trường Việt nam. 1.3. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Để đảm bảo một hoạt động đồng bộ, thống nhất và thông suốt thì bất kỳ một công ty nào cũng phải xây dựng cho mình một bộ máy quản lý‎ phù hợp. Với những đặc điểm của mình, chi nhánh công ty Mekong đã xây dựng cho mình một bộ máy quản lý trực tuyến phù hợp dưới sự chỉ đạo chung của Tổng giám đốc và dưới đó là một hệ thống các phòng, ban nghiệp vụ đặc thù. Ta có thể hình dung tổng quát bộ máy quản lý của chi nhánh qua sơ đồ dướí: Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý chi nhánh công ty Mekong (Năm 2007) Hội đồng quản trị Ban giám đốc Phòng tổng hợp Phòng tài vụ Bộ phận sản xuất BP. Hàn BP. Lắp ráp BP. Vật tư BP. Cơ điện BP. Sơn Phòng dịch vụ hậu mãi * Hội đồng quản trị: Là cơ quan lãnh đạo của DN liên doanh, gồm đại diện của các bên tham gia doanh nghiệp liên doanh. Các bên chỉ định người của mình tham gia Hội đồng quản trị theo tỷ lệ tương ứng với phần vốn góp vào vốn pháp định của doanh nghiệp liên doanh. Hiện nay, chủ tịch Hội đồng quản trị công ty Mekong Auto là ông Sang Kwon Park. Các phó chủ tịch Hội đồng quản trị là ông Motoo Furuta, ông Charles Young Lee, ông Ngô Nhật Thái, ông Huỳnh Ngọc Ẩn. Bốn giám đốc là các ông Sadao Koyanagi, ông Norio Minamihara, bà Đào Thị Minh Vân, ông Hiroshi Yamada. * Ban Giám đốc: Có nhiệm vụ điều hành chi nhánh, và ra các quyết định hoạt động và quản lý trong chi nhánh, chịu trách nhiệm trước công ty. - Tổng giám đốc: phụ trách chung, quản lý chi nhánh về mọi mặt hoạt động, ra các quyết định quản lý sản xuất của chi nhánh; là người chịu trách nhiệm trước cấp trên về các hoạt động của chi nhánh. - Phó Tổng giám đốc: Cùng Tổng giám đốc ra các quyết định hoạt động của chi nhánh. Giúp việc cho Tổng giám đốc và phó Tổng giám đốc là chánh văn phòng, kế toán trưởng và các trưởng phòng nghiệp vụ của chi nhánh. Vì chi nhánh mang tính chất của một doanh nghiệp liên doanh nên Tổng giám đốc và phó Tổng giám đốc là các đại diện cho các bên liên doanh, bên Việt Nam và bên nước ngoài, sẽ thay phiên nhau qua các nhiệm kỳ đứng đầu chi nhánh về mặt pháp lý. Hiện nay, Tổng giám đốc là ông Nguyễn Thanh Quang, người Việt Nam. Phó Tổng giám đốc là ông Charles Young Lee, người Hàn Quốc. * Phòng tổng hợp: Chịu trách nhiệm chung là Chánh văn phòng. Phòng tổng hợp có nhiệm vụ tổ chức cán bộ quản lý trong chi nhánh; điều động, tuyển dụng lao động cho các phòng, các bộ phận trong chi nhánh; theo dõi công lao động; thực hiện các quan hệ giao dịch; thực hiện các công tác xuất nhập khẩu... * Phòng tài vụ: Có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh, quản lý các số liệu và sổ sách kế toán; thống kê, cung cấp các thông tin kinh tế kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định của ban giám đốc; thường xuyên báo cáo tình hình chi nhánh, trên cơ sở đó để ra các biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. * Bộ phận sản xuất: Có nhiệm vụ tổ chức tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp cho đầu vào, tức là tổ chức mua các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định cần thiết phục vụ cho sản xuất và quản lý dựa trên cơ sở kế hoạch sản xuất sản phẩm và định mức kỹ thuật đã xác định; điều hành mọi công tác sản xuất sản phẩm. Mọi công việc liên quan đến sản xuất sản phẩm được điều hành trực tiếp bởi trưởng bộ phận sản xuất. Hiện nay, chịu trách nhiệm trưởng bộ phận sản xuất là ông Lee Wung Jin. Bộ phận sản xuất bao gồm các bộ phận cụ thể là: - Phòng dịch vụ hậu mại: Có nhiệm vụ theo dõi sản phẩm phải tu, bảo hành, bảo trì các sản phẩm đã giao cho khách hàng. - Bộ phận lắp ráp, bộ phận hàn, bộ phận sơn: Chịu trách nhiệm lắp ráp cũng như các công đoạn trong quá trình hoàn thành sản phẩm. - Bộ phận cơ điện: Quản lý, sửa chữa các thiết bị máy móc phục vụ cho bộ phận sản xuất cũng như toàn chi nhánh. - Bộ phận vật tư: Chịu trách nhiệm tổ chức tính toán vật tư cho sản phẩm, đảm bảo cung cấp đầy đủ và dự trữ cho sản xuất. Chương 2 TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY MEKONG AUTO 2.1 GIỚI THIỆU VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC GHI SỔ KẾ TOÁN 2.1.1 Tổng quan về tổ chức bộ máy kế toán 2.1.1.1. Chức năng Phòng tài vụ là phòng nghiệp vụ của công ty, có chức năng tham mưu giúp Tổng giám đốc công ty thực hiện các công tác về kế toán, thống kê tài chính, quản lý và sử dụng vốn đảm bảo hiệu quả, chất lượng và tiến độ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đảm bảo thực hiện đúng chế độ kế toán thống kê tài chính hiện hành của Nhà nước và của Tổng công ty. Nhiệm vụ * Công tác quản lý tài chính - Quản lý tài chính theo đúng các quy định của Nhà nước và Tổng công ty về các hoạt động sản xuất kinh doanh và tài chính của công ty. - Tham gia xây dựng kế hoạch, biện pháp thực hiện kế hoạch, biện pháp thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch tài chính quý, năm, ngắn hạn, dài hạn của công ty. Thực hiện cân bằng thu chi và có tích luỹ cho công ty. - Thực hiện các kế hoạch chi tiết về thu chi tài chính, quản lý đúng nguyên tắc và chặt chẽ các nguồn vốn của công ty. - Quản lý thu đúng chế độ chính sách, đúng các quy chế hiện hành của công ty liên doanh. * Công tác thống kê tài chính - Thực hiện đúng đắn công tác thống kê kế toán để làm cơ sở phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Thực hiện nghiêm túc về các thủ tục tài chính đảm bảo hợp pháp, hợp lý, hợp lệ. - Sổ sách theo dõi kế toán phải chính xác, rành mạch, khoa học, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành nhằm đáp ứng nhanh nhất yêu cầu kiểm tra của công ty và các cơ quan chức năng của Nhà nước. - Tính toán và phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số lượng và giá trị từng loại, chủng loại TSCĐ và TSLĐ tăng lên do hoạt động sản xuất kinh doanh mang lại. * Công tác báo cáo tài chính - Báo cáo định kỳ về hoạt động sản xuất kinh doanh liên quan tới công tác tài chính, tình hình thu chi về tài chính của công ty cho Tổng giám đốc công ty. Tham mưu cho Tổng giám đốc các quyết định chi tiêu trên cơ sở có tính toán hiệu quả kinh tế toàn diện. - Lập và nộp đúng hạn báo cáo tài chính đã được ban giám đốc thông qua. Nộp báo cáo cho công ty, cơ quan quản lý Nhà nước và các cơ quan thanh toán, cho vay, tài trợ vốn, cơ quan thống kê. - Báo cáo công khai tài chính theo quy định của điều lệ công ty và bản quy chế dân chủ của công ty liên doanh. * Công tác kiểm tra, giám sát tài chính - Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành các tiêu chuẩn, định mức, các chế độ chính sách quản lý tài chính của Nhà nước và của đơn vị; kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản; tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán, chấp hành dự toán. - Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện kiểm tra công tác hạch toán kinh tế đúng chế độ chính sách và quy chế hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Phát hiện, ngăn chặn kịp thời những vi phạm chế độ kinh tế tài chính. * Công tác tài chính nội bộ - Thống nhất với các phòng ban khác về thủ tục thanh quyết toán, chủ trì việc kiểm kê định kỳ, đánh giá tài sản theo quy định hiện hành. - Kiểm tra, theo dõi thực hiện từng hợp đồng kinh tế. - Thực hiện quản lý thống nhất trả lương hàng tháng, trả thưởng, thanh toán bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập... đảm bảo việc nộp ngân sách với Nhà nước. - Thường trực ban kiểm kê tài sản, lập sổ theo dõi để quản lý thống nhất tài sản toàn công ty. - Thực hiện lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo đúng chức năng và quy định của Nhà nước. 2.1.1.3. Tổ chức bộ máy phòng tài vụ Với chức năng, nhiệm vụ như trên, phòng tài vụ được tổ chức theo cơ cấu phân công, phân nhiệm phù hợp cho từng kế toán dưới sự kiểm soát chung của kế toán trưởng.Từng nhân viên kế toán được phân công công việc một cách hợp lý và sự phân công này có sự liên kết chặt chẽ với nhau nhằm bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, chặt chẽ của thông tin kế toán. - Kế toán trưởng: có nhiệm vụ phụ trách chung mọi hoạt động của phòng; ký các lệnh thu chi, giấy đề nghị tạm ứng, hoá đơn giá trị gia tăng của công ty; chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của chi nhánh; chỉ đạo thực hiện phương thức hạch toán kế toán; tham mưu về tình hình tài chính, thông tin kịp thời về tình hình sản xuất kinh doanh của chi nhánh. - Kế toán vật tư kiêm thủ quỹ và kế toán thuế GTGT, thuế TNCN. + Định kỳ, kế toán vật tư căn cứ vào chứng từ nhập - xuất vật liệu, công cụ dụng cụ để phản ánh, theo dõi tình hình vật tư của chi nhánh; xác định hệ số chênh lệch và tính giá thực tế xuất dùng vật tư; đối chiếu với thẻ kho. + Thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý lượng tiền mặt có tại két của chi nhánh; kiểm nhận lượng tiền vào ra hàng ngày; vào sổ quỹ các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt. + Theo dõi, phản ánh và nộp thuế GTGT, thuế TNCN theo quy định. - Kế toán thanh toán, tài sản cố định kiêm kế toán ngân hàng. + Ghi chép, theo dõi việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng cho cán bộ công nhân viên trong chi nhánh; phản ánh các nghiệp vụ mua hàng bằng tiền tạm ứng. + Giao dịch với ngân hàng, chuyển tiền, chuyển séc, mở L/C và các hình thức thanh toán khác của chi nhánh với ngân hàng. + Theo dõi tài sản cố định và tính khấu hao tài sản cố định theo đường thẳng. - Kế toán tổng hợp doanh thu, giá vốn, thành phẩm, sản phẩm dở dang kiêm kế toán tiền lương, viết hoá đơn. + Theo dõi, phản ánh thành phẩm tồn kho, sản phẩm dở dang; tổng hợp giá vốn hàng bán và doanh thu bán hàng trong kỳ. + Tính toán lương cho toàn bộ công nhân viên. Kế toán lương có liên hệ chặt chẽ với phòng Tài chính-Lao động về các vấn đề liên quan đến lương cơ bản, BHXH, BHYT, KPCĐ. + Căn cứ vào các yêu cầu đã được phê duyệt để viết các hoá đơn, chứng từ phù hợp. Sơ đồ 2: Sơ đồ phòng tài vụ của chi nhánh công ty Mekong Auto Kế toán trưởng - Kiểm soát chung Vào phần mềm kế toán Quyết toán thuế TNDN Công nợ lắp ráp, công nợ với các đại lý Thanh toán tiền bán hàng cho Chuanmu và Chuanlu Kế toán vật tư kiêm thủ quỹ và kế toán thuế GTGT, thuế TNCN. Thủ quỹ Theo dõi xuất, nhập, tồn vật tư. Theo dõi dự trù vật tư và thực mua Kế toán thanh toán, tài sản cố định kiêm kế toán ngân hàng. Theo dõi TGNH, giao dịch ngân hàng Viết phiếu kế toán Theo dõi tạm ứng và thanh toán. TSCĐ và CCDC Kế toán: Tính lương Tính giá thành. Viết HĐTC, doanh thu Thành phẩm, hàng gửi bán, GVHB 2.1.2.Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty Công ty áp dụng hình thức ghi sổ là: Nhật ký chung. Do vây, số lượng và sách được mở phù hợp với yêu cầu của công ty. Hệ thống sổ sách kế toán của công ty gồm đầy đủ các loại sổ sách kế toán tổng hợp và chi tiết theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Các loại sổ kế toán mà công ty đang sử dụng: - Sổ Nhật ký chung: liệt kê nghiệp vụ theo thời gian. - Sổ cái các tài khoản: Ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo quan hệ đối ứng. - Sổ chi tiết: Sổ TSCĐ đang sử dụng, sổ chi tiết vật tư, thẻ tính giá thành... Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ hạch toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu sổ sách Hàng ngày, các chứng từ như: chứng từ thu chi tiền mặt, tiền ngân hàng... được tập hợp lại trên cơ sở kiểm tra sẽ được thực hiện các nghiệp vụ trên máy tính. Công ty áp dụng phần mềm chương trình kế toán do Tổng công ty Máy động lực và máy nông nghiệp thuộc Bộ Công nghiệp nặng lắp đặt. Sau khi cập nhật số liệu trên các chứng từ gốc vào máy thì tính tổng hợp ra các biểu. Bộ phận quản lý sẽ kiểm tra tính đúng đắn của số liệu trên báo cáo.Công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định số 144/2001/QD-BTC ngày 21 tháng 12 năm 2001 của bộ trưởng Bộ Tài chính. Trong quá trình sử dụng hệ thống tài khoản kế toán, công ty đã sử dụng đến các tài khoản cấp 2. 2.1.3. Các chính sách kế toán chủ yếu * Năm tài chính, đơn vị sử dụng trong kế toán - Năm tài chính của Chi nhánh bắt đầu từ ngày 01 tháng 7 và kết thúc vào ngày 30 tháng 6 năm sau. Năm tài chính kết thúc ngày 30/6/2007 là năm tài chính thứ 6 của Chi nhánh. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán : Đơn vị tiền tệ được sử dụng để lập báo cáo là Dollar Mỹ. * Chế độ kế toán áp dụng. - Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán Doanh nghiệp Việt Nam - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung. * Tuyên bố về việc tuân thủ chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán Việt Nam. Giám đốc Chi nhánh đảm bảo đã tuân thủ đầy đủ yêu cầu của các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam hiện hành trong việc lập các báo cáo tài chính. * Các chính sách kế toán áp dụng. - Tiền và các khoản tương đương tiền: Tiền và các khoản tương đương tiền bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền gửi không kỳ hạn, tiền gửi có kỳ hạn dưới 3 tháng, các khoản đầu tư ngắn hạn có tính thanh khoản cao, có thể dễ dàng chuyển đổi thành các khoản tiền được biết trước mà không cần phải thông báo. Các khoản phải thu: Các khoản phải thu được trình bày trên báo cáo tài chính theo giá trị ghi sổ các khoản phải thu từ khách hàng và phải thu khác cùng với dự phòng được lập cho các khoản phải thu khó đòi. Dự phòng nợ phải thu khó đòi thể hiện phần giá trị dự kiến bị tổn thất do các khoản phải thu không được khách hàng thanh toán phát sinh đối với số dư các khoản phải thu tại thời điểm lập bảng cân đối kế toán. Tăng hoặc giảm số dư tài khoản dự phòng được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. - Hàng tồn kho: Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính trừ chi phí bán hàng ước tính và sau khi đã lập dự phòng cho hàng hư hỏng, lỗi thời và chậm luân chuyển. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho với giá trị được xác định như sau: Nguyên vật liệu, hàng hóa : giá vốn thực tế theo phương pháp bình quân gia quyền. Thành phẩm và chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang: giá vốn nguyên vật liệu và lao động trực tiếp cộng chi phí sản xuất chung có liên quan được phân bổ dựa trên giờ công hao phí định mức. - Chi phí chờ phân bổ: Công cụ dụng cụ xuất dùng với giá trị lớn được hạch toán vào chi phí trả trước dài hạn để phân bổ vào kết quả hoạt động kinh doanh trong thời gian 3 năm. -Tài sản cố định hữu hình: Nguyên giá tài sản cố định hữu hình bao gồm giá mua và những chi phí có liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào hoạt động như dự kiến. Các chi phí mua sắm, nâng cấp và đổi mới tài sản cố định được vốn hóa và chi phí bảo trì, sửa chữa được tính vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Khi tài sản được bán hay thanh lý, nguyên giá và giá trị hao mòn lũy kế được xóa sổ và bất kỳ các khoản lãi lỗ nào phát sinh do thanh lý tài sản đều được hạch toán vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. - Khấu hao tài sản cố định hữu hình: Khấu hao tài sản cố định hữu hình được trích theo phương pháp khấu hao đường thẳng trong suốt thời gian hữu dụng ước tính của các tài sản như sau: Nhà cửa vật kiến trúc 8 - 30 năm Máy móc thiết bị 10 năm Phương tiện vận tải, truyền dẫn 10 năm Thiết bị dụng cụ quản lý 8 năm Tài sản cố định khác 10 năm - Tài sản cố định vô hình: Tài sản cố định vô hình là quyền sử dụng đất do phía Việt nam góp vốn liên doanh và được khấu hao theo thời gian góp vốn là 13 năm. - Thuế thu nhập doanh nghiệp và các nghĩa vụ về thuế khác: Thuế thu nhập doanh nghiệp trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm tài chính bao gồm thuế thu nhập phải trả trong năm và thuế thu nhập hoãn lại. Thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành thể hiện số thuế phải nộp trong năm tài chính theo thuế suất được áp dụng vào ngày kết thúc năm tài chính và bất kỳ bút toán điều chỉnh đối với số thuế phải nộp của năm trước. Theo giấy phép đăng ký kinh doanh, Công ty có nghĩa vụ nộp Thuế Thu nhập Doanh nghiệp ("thuế TNDN") với thuế suất bằng 18% lợi nhuận thu được. Công ty được miễn thuế lợi tức hai năm đầu kể từ khi kinh doanh có lãi. Thuế nhập khẩu đối với nguyên liệu, bộ phận rời, phụ tùng và các vật tư tương ứng với khối lượng sản phẩm tiêu thụ tại Việt nam và thuế xuất khẩu (nếu có) được áp dụng theo quy định hiện hành. Các báo cáo thuế của Công ty sẽ chịu sự kiểm tra của cơ quan thuế. Do việc áp dụng luật và các qui định về thuế đối với các loại nghiệp vụ khác nhau có thể được giải thích theo nhiều cách khác nhau, số thuế được trình bày trên các báo cáo tài chính có thể sẽ bị thay đổi theo quyết định cuối cùng của cơ quan thuế. - Các nghiệp vụ bằng ngoại tệ: Các nghiệp vụ phát sinh bằng đồng tiền khác USD được hạch toán theo tỷ giá giao dịch trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng vào ngày phát sinh nghiệp vụ. Tại thời điểm cuối năm tài sản và công nợ có gốc tiền tệ khác USD được chuyển đổi theo tỷ giá quy định vào ngày lập bảng cân đối kế toán. Tất cả các khoản chênh lệch tỷ giá đánh giá lại cuối kỳ được kết chuyển vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm tài chính . - Ghi nhận doanh thu: Doanh thu được ghi nhận khi Công ty có khả năng nhận được các lợi ích kinh tế có thể xác định được một cách chắc chắn. Các điều kiện ghi nhận cụ thể sau đây cũng phải được đáp ứng trước khi ghi nhận doanh thu: + Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa đã được chuyển sang người mua. + Doanh thu cung cấp dịch vụ: Khi có thể xác định được kết quả hợp đồng một cách chắc chắn, doanh thu sẽ được ghi nhận dựa vào mức độ hoàn thành công việc. Mức độ hoàn thành công việc được xác định theo tỉ lệ phần trăm của số giờ công lao động phát sinh cho đến ngày lập bảng cân đối kế toán trên tổng số giờ công lao động ước tính cho mỗi hợp đồng. Nếu không thể xác định được kết quả hợp đồng một cách chắc chắn, doanh thu sẽ chỉ được ghi nhận ở mức có thể thu hồi được của các chi phí đã được ghi nhận. + Tiền lãi: Doanh thu được ghi nhận khi tiền lãi phát sinh trên cơ sở dồn tích (có tính đến lợi tức mà tài sản đem lại) trừ khi khả năng thu hồi tiền lãi không chắc chắn. 2.2. GIỚI THIỆU KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY MEKONG AUTO 2.2.1. Khái quát chung tình hình nguyên vật liệu tại chi nhánh Chi nhánh công ty Mekong Auto chuyên lắp ráp và sản xuất các loại xe ôtô tiêu thụ trong nước và xuất khẩu; mua xe ôtô do Công ty lắp ráp và đang sử dụng tại thị trường Việt Nam để sửa chữa tân trang và bán tại thị trường Việt Nam. Do đặc điểm sản phẩm của chi nhánh là các sản phẩm cơ khí, đòi hỏi nhiều loại nguyên vật liệu nên chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng giá thành sản phẩm ( chiếm tỷ trọng khoảng 75 – 80%). Nguyên vật liệu ở chi nhánh khá phong phú về chủng loại và quy cách như tôn, thép, sơn… Các nguyên vật liệu chủ yếu được nhập khẩu và một số vật liệu phụ được mua ở trong nước. Nguyên vật liệu mua vào phải qua kiểm nghiệm trước khi nhập kho nên đảm bảo chất lượng và các thông số kỹ thuật. Phân loại nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu chính bao gồm: các loại tôn, thép, nhôm… Nguyên vật liệu phụ: que hàn, đinh, sơn, bulông, ốc, vít các loại… Nhiên liệu; đất đèn, ga ôxy, xăng… Phế liệu thu hồi: Phôi, tôn, thép… trong quá trình gia công các chi tiết sản phẩm. Bảo quản nguyên vật liệu. Do chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm nên công ty cần có các biện pháp quản lý, sử dụng nguyên vật liệu phù hợp để hạ giá thành sản phẩm. Song, muốn làm được điều này thì chi nhánh phải có những biện pháp khoa học và thuận tiện trong quản lý nguyên vât liệu ở tất cả các khâu thu mua đến bảo quản, sử dụng và dự trù. Xuất phát từ yêu cầu đáp ứng đầy đủ, kịp thời cho sản xuất những vật tư cần thiết đòi hỏi phải có một hệ thống kho tàng dự trữ vật tư đầy đủ, thuận tiện. Từ yêu cầu đó mà chi nhánh đã không ngừng nâng cao và mở rộng hệ thống kho tàng, nhằm quản lý và phân loại vật tư theo từng kho phù hợp với tính chất của nguyên vật liệu với nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm. Kho 1: Bảo quản các loại nguyên vật liệu chính Kho 2: Bảo quản các loại nhiên liệu. Kho 3: Bảo quản vật liệu phụ, phụ tùng thay thế. Ở mỗi kho, thủ kho được trang bị đầy đủ phương tiện cân, đo, đong, đếm; ở các xí nghiệp, phân xưởng của công ty cũng có các kho riêng và do thống kê phân xưởng quản lý. Đây là những kho nhỏ có tính chất tạm thời giữ vật tư mà xí nghiệp, phân xưởng nhận về chưa đưa vào sản xuất, sau đó vật tư được giao cho các tổ, đội sản xuất. Hệ thống định mức về nguyên vật liệu do phòng kỹ thuật lập, căn cứ vào kế hoạch sản xuất và được chuyển cho phòng vật tư làm phiếu xuất vật tư theo định mức. Trên thực tế, việc theo dõi vật tư tiêu hao theo định mức trong quá trình sản xuất sản phẩm vẫn chưa được thực hiện kịp thời nên hiện tượng lãng phí vật tư vẫn còn xảy ra. Tính giá nguyên vật liệu tại công ty: Tính giá là một khâu quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán. Việc tính giá nguyên vật liệu có chính xác, đầy đủ, hợp lý thì mới biết được chi phí nguyên vật liệu thực tế phát sinh trong quá trình sản xuất, tính giá thành sản phẩm. Tại Công ty, thuế GTGT được tính theo phương pháp khấu trừ. - Tính giá nguyên vật liệu nhập kho + Đối với nguyên vật liệu mua trong nước thì giá thực tế nhập bao gồm giá ghi trên hoá đơn (không bao gồm thuế GTGT) cộng (+) các chi phí liên quan như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo hiểm cho vật liệu, công tác phí cho nhân viên thu mua. Ví dụ, theo hoá đơn số 011246: Giá thực tế = giá ghi trên hoá đơn người bán = 27.000.000. + Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu: Giá thực tế nhập kho bao gồm tổng giá trị thanh toán với người bán cộng (+) thuế nhập khẩu cộng (+) chi phí thu mua…ví dụ, theo hoá đơn số 2007EX 0248 thì: Giá thực tế = giá thanh toán với người bán + thuế nhập khẩu. = 2440,5 + 73,215 = 2513,715 $ Tỷ giá thực tế 1$ = 16.150 VNĐ Giá thực tế(VNĐ) = 2513,715 x 16.150 = 40,596,497VNĐ. + Đối với phế liệu nhập kho thì giá thực tế nhập bằng giá bán phế liệu trên thị trường. - Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Ở công ty, nguyên vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp hệ số giá: Hệ số giá NVL = Tổng giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Tổng giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá thực tế VL xuất kho == Tổng giá hạch toán NVL xuất trong kỳ +* Hệ số giá NVL Ví dụ: Hệ số giá NVL tháng 6/2007 == 11.113.185.490+ 1.358.565.930 *= 0,987 11.178.240 + 1.452.690.450 Vậy: Giá trị NVL xuất kho = 4.398.989.324 x0,987 == 4.341.802.420 VND Phương pháp này tương đối phù hợp với việc tính giá nguyên vật liệu ở một công ty có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, xuất dùng thường xuyên như chi nhánh công ty Mekong Auto. 2.2.2 Chứng từ và thủ tục nhập xuất nguyên vật liệu 2.2.2.1 Đối với thủ tục nhập nguyên vật liệu Căn cứ vào nhu cầu sản xuất sản phẩm và định mức tiêu hao nguyên vật liệu, phòng vật tư lên kế hoạch nhập nguyên vật liệu. Vật tư mua về sẽ được đăng kiểm về chất lượng, quy cách, số lượng và ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư sau khi đã đối chiếu hóa đơn mua hàng. Hóa đơn mua hàng phải có các chữ ký và đóng dấu của trưởng phòng kế toán và phòng vật tư. Sau đó phòng vật tư căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm để lập phiếu nhập kho. Phiếu này được lập thành 3 liên: một liên lưu ở phòng vật tư, một liên giao cho thủ kho ( khi nhập hàng) để vào thẻ kho, một liên đính kèm vào hóa đơn của người bán. Định kỳ, kế toán thanh toán với người bán vào sổ chi tiết thanh toán với người bán ( bên có TK331), cuối tháng vào NKCT Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật tư, ghi số lượng thực nhập, quy cách, chủng loại, mã ký hiệu… và cùng người giao hàng ký vào 2 bản. Nguyên vật liệu nhập kho được sắp xếp, phân loại riêng biệt, đúng quy định đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật tư và an toàn trong bảo quản. Biểu 2.1 HÓA ĐƠN Mẫu số 01GTTK-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG DD/2007B Liên 2: Giao khách hàng 0095424 Ngày: 8/5/2007 Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp vật tư Đông Anh Địa chỉ: Thị trấn Đông Anh - Hà Nội Số TK: Điện thoại: MS: Họ tên người mua: Đơn vị: Chi nhánh công ty Mekong Auto Địa chỉ: Km 25, Quốc lộ 3, Đông Anh, Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Trả chậm Mã số thuế: 03006267750041 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 Sắt cuộn 6 Kg 5.000 9.830 49.150.000 Cộng tiền hàng: 49.150.000 Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT: 2.457.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 51.607.500 Số tiền viết bằng chữ: Năm mốt triệu sáu trăm linh bảy nghìn năm trăm đồng! Người mua hàng (Ký, họ tên) Người bán hàng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Đối với nguyên vật liệu nhập kho mua từ nước ngoài thì có hóa đơn sau . Biểu 2.2 HÓA ĐƠN MUA HÀNG Hợp đồng số: New 2KY053/Ref.000218/MekongAutoCorp Hóa đơn số: 2007EX 0325 Đơn vị: Chi nhánh công ty Mekong Auto Ngày:25/6/2007 Vận chuyển từ Seoul, Hàn Quốc đến Việt Nam. TT Tên VT Số lượng ĐVT Đơn giá (USD) Thành tiền VNĐ Nước làm mát 163 Kg 9,5 1.548,5 24.574.690 Thuế nhập khẩu 3%: 46,455 737.210 Tổng giá trị : 1.594,955 25.311.900 Công ty Huyndai (Ký, họ tên) Chi nhánh công ty Mekong Auto (Ký, họ tên) Phòng vật tư căn cứ vào hóa đơn và vào kết quả kiểm nghiệm lập biên bản kiểm nghiệm vật tư (Biểu 2.3) Biểu2.3 Mẫu số 05-VT QĐ 1141TC/QĐ/CĐKT BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày: 9/5/2007 Đơn vị: Chi nhánh cty Mekong Auto Căn cứ vào hóa đơn số 0095424 ngày 8/5/2007 của xí nghiệp vật tư Đông Anh. Ban kiểm nghiệm bao gồm: Ông Nguyễn Chí Tiên – Trưởng phòng vật tư - Trưởng ban. Bà Nguyễn Thu Thảo - Phòng vật tư - Ủy viên. Bà Hà Ánh Nguyệt - Thủ kho - Ủy viên. Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau: STT Tên VT Mã số Phương thức KN ĐVT Số lượng theo CT Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng phẩm chất Số lượng sai phẩm chất 1 Sắt cuộn 6 cân Kg 5.000 5000 - Kết quả kiểm nghiệm đều đúng quy cách, phẩm chất. Ủy viên (Ký, họ tên) Ủy viên (Ký, họ tên) Trưởng ban (Ký, họ tên) Căn cứ vào hóa đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm vật tư, phòng vật tư làm phiếu nhập kho. (Biểu 2.4) Biểu 2.4 PHIẾU NHẬP KHO Số : 270 Ngày: 9/5/2007 Họ tên người giao: Ông Tiến Địa chỉ: Phòng vật tư. Theo biên bản kiểm nghiệm vật tư ngày 9/5/2007 của phòng vật tư. Nhập tại kho 1 ( NVL chính) TT Tên VT ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Thực nhập Chứng từ Sắt cuộn 6 Kg 5000 5000 9.830 49.150.000 Người phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người giao (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) 2.2.2.2 Đối với thủ tục xuất nguyên vật liệu Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu của phòng thiết kế ô tô, thống kê phân xưởng lên phòng tài vụ đề nghị viết phiếu xuất vật tư. Bộ phận này lập phiếu xuất thành 2 liên. Liên 1: đưa cho người lĩnh vật tư đó xuống kho vật tư, liên này phải có chữ k‎ý của bộ phận viết phiếu xuất và của kế toán trưởng. Sau khi nhận vật tư, người lĩnh vật tư sẽ đưa cho thủ kho liên 1 đó ghi và thẻ kho số thực xuất. Liên 2: phải có cả chữ ký của người lĩnh vật tư. Định kỳ kế toán vật tư xuống lấy phiếu xuất kho để ghi số kế toán. Biểu 2.5 PHIẾU XUẤT KHO Số 277 Ngày 14/6/2007 Họ tên người nhận: Nguyễn Mạnh Cường Đơn vị: Cơ khí Lý do xuất: làm móng thép Xuất tại kho 1. TT Tên VT ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Yêu cầu Thực xuất Tôn 3 ly m 1200 1200 BP viết phiếu xuất VT ‎ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Thủ trưởng (Ký, họ tên) 2.2.3 Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại chi nhánh công ty Mekong Auto Chi nhánh hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX), tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp KKTX là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này có độ chính xác cao, thông tin về hàng tồn kho kịp thời, cập nhật, có thể xác định được lượng nhập-xuất-tồn của từng loại hàng tồn kho. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp có nhiều loại hàng tồn kho, chủng loại vật liệu nhiều, có giá trị thấp, biến động hàng tồn kho nếu áp dụng phương pháp này sẽ tốn chi phí cao. Tài khoản sử dụng: - TK 152-Nguyên vật liệu: TK này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế. Tài khoản này có thể mở chi tiết theo nhóm, thứ, từng loại vật liệu theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. - TK 151-Hàng mua đang đi đường: TK này dùng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và doanh nghiệp đã mua nhưng cuối tháng hàng chưa về nhập kho. - Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK331, TK133, TK 621, TK642,TK111, TK112… Sơ đồ 4: Khái quát tổng hợp NVL theo phương KKTX tại doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ TK 331, 111, 112, 141, 331… TK 151 TK 141 TK 632,3381 TK 128, 222 TK 412 TK 1331 TK 152 TK 1331 TK 621 TK 627, 641, 642… TK 128, 222 TK 154 TK 632,1381 TK 331, 111, 112 (1a) (1b) (2) (3) (4) (5) (6) (8) (9) (10) (11) TK 412 (12) (13) (14) (7) Chú giải: (1a). Mua vật tư nhập kho. (1b). Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. (2). Vật liệu đi đường kỳ trước về nhập kho. (3). Nhận vốn góp liên doanh cấp phát bằng NVL. (4). Giá trị phát hiện thừa khi kiểm kê tại kho ( thừa trong hoặc ngoài định mức). (5). Nhận lại vốn góp liên doanh. (6). Khoản chênh lệch tăng. (7). Thuế GTGT tương ứng với khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại. (8). Xuất vật liệu để trực tiếp chế tạo sản phẩm. (9). Xuất vật liệu cho phân xưởng sản xuất, cho quản lí DN, cho bán hàng… (10). Xuất vật liệu góp vốn liên doanh. (11). Xuất thuê ngoài gia công chế biến. (12). Vật liệu thiếu phát hiện qua kiểm kê tại kho ( trong hoặc ngoài định mức). (13). Khoản chênh lệch giảm. (14). Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại. 2.3 . GIỚI THIỆU CÁCH GHI SỔ NHẬP - XUẤT KHO NVL Do đặc điểm đa dạng về chủng loại, nghiệp vụ nhập - xuất vật liệu thường xuyên nên công ty lập sổ danh điểm NVL theo cách phân loại theo công dụng và vai trò của NVL. Biểu 2.6 SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU Kho 1 ( NVL chính). Mã số Tên VT ĐVT Đơn giá hạch toán Ghi chú NT0001A Đèn phacos, xinhan B80 trái, phải Bộ 18.500 NT0010 Đèn bậc lên xuống Cái 5.600 … … … … Chi nhánh sử dụng phương pháp giá hạch toán và hạch toán chi tiết theo hình thức sổ số dư. Sổ số dư được lập theo từng kho. Ở kho: Căn cứ vào phiếu nhập, xuất vật liệu thủ kho đánh số danh điểm và vảo thẻ kho. Thẻ kho được lập từ đầu niên độ kế toán và được đánh số thứ tự theo sổ danh điểm nguyên vật liệu. Định kỳ 5 đến 7 ngày, thủ kho giao toàn bộ chứng từ nhập, xuất cho kế toán và cuối tháng vào sổ số dư theo số lượng. Trên thẻ kho ghi giá hạch toán cho từng loại vật liệu. Biểu 2.7 THẺ KHO Mẫu số: 06 – VT Lập ngày 1/7/2006 QĐ số1142/TC/QĐ/CĐKT Tên, nhãn hiệu quy cách VT: Tôn 3 ly Đơn vị tính: m Giá hạch toán: 5.500 đ/m Tờ thẻ số 1 Ngày N-X Số hiệu Chứng từ Ngày tháng Diễn giải Số lượng Xác nhận của KT Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất 1/7/06 SDĐK 3000 270 6/7/06 XN Vật tư ĐA 6000 9000 … … … … … … … … Cộng 35354 33904 4455 Phòng kế toán: Định kỳ 5 đến 7 ngày nhận được chứng từ nhập-xuất NVL, kế toán vật tư định khoản, đối chiếu số liệu giữa thẻ kho với phiếu nhập-xuất vật liệu và tính giá cho từng phiếu nhập-xuất theo giá hạch toán, ghi vào bảng lũy kế nhập-xuất-tồn vật liệu và đối chiếu với sổ tổng hợp về vật liệu. 2.3.1 Hạch toán tổng hợp nhập NVL * Trường hợp NVL tăng do mua sắm nhập kho với hình thức trả chậm. Kế toán vật tư căn cứ vào hóa đơn mua vật liệu, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư ghi vào sổ chi tiết TK 331( quyển ghi có TK 331). Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 * Trường hợp tăng do nhập khẩu NVL: Căn cứ vào hóa đơn mua vật tư, biên bản kiểm nghiệm vật tư và phiếu nhập kho kế toán ghi vào sổ chi tiết có TK 331. Nợ TK 152 Có TK 3333 Có TK 331 * Trường hợp NVL mua bằng tiền tạm ứng: Tạm ứng cho nhân viên thu mua NVL thường dùng bằng tiền mặt. Khi người mua vật liệu viết đơn đề nghị tạm ứng phải ghi rõ mua vật liệu gì, bao nhiêu. Trưởng phòng vật tư xem xét và ký duyệt, rồi chuyển lên phòng tài vụ. Kế toán trưởng ký duyệt rồi viết phiếu chi, kế toán tạm ứng ghi vào sổ chi tiết tạm ứng TK 141. Khi NVL nhập kho, căn cứ vào hóa đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho kế toán tạm ứng ghi vào sổ chi tiết TK 141. Cuối kỳ sẽ đưa vào NKCT theo giá thực tế, phản ánh giá hạch toán sau khi kế toán vật tư tính thành tiền. Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 141 * Trường hợp NVL được mua bằng tiền mặt: Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập, phiếu chi kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111 Đối với tất cả các phiếu nhập vật tư, kế toán các phần hành liên quan ghi theo giá thực tế. Sau khi kế toán vật tư tính thành tiền theo giá hạch toán trên các phiếu nhập vật tư sẽ đưa cho các kế toán phần hành liên quan đã ghi vào cột TK 152 phần giá hạch toán. 2.3.2 Hạch toán tổng hợp xuất NVL Để tính giá NVL xuất dùng, kế toán áp dụng phương pháp tính giá hạch toán. Đối với các nghiệp vụ xuất NVL, kế toán vật liệu tính thành tiền theo giá hạch toán trên các phiếu xuất và sẽ được phân bổ cho từng khoản mục chi phí chi tiết cho từng sản phẩm, phân xưởng dựa trên nội dung các phiếu xuất. Cuối tháng, cộng tổng cho từng khoản mục đó vào bảng phân bổ số 2 theo giá hạch toán. Đồng thời, căn cứ vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho đó ghi vào cột giá hạch toán của TK 152, căn cứ vào NKCT số 1, số 2, số 5, số 10… kế toán vật tư vào cột giá thực tế TK 152 và phân giá hạch toán đối với số phát sinh Nợ của TK 152 vào bảng kê só 3. Từ đó, tính hệ số giá và tính giá thực tế NVL xuất trong tháng. Biếu 2.8 BẢNG KÊ SỐ 3 ( Bảng kê tính giá NVL) Tháng 6/2007 STT Diễn giải TK 152 Ghi chú Giá HT Giá TT 1 I.Dư Nợ đầu kỳ 730.614.264 726.351.993 2 II. Phát sinh Nợ trong tháng 95.947.088 88.797.159 - TK 111 (NKCT số 1) 6.475.168,6 6.284.372,5 - TK 141 ( NKCT số 10) 1.606.575,2 1.684.016,5 - TK 331 ( NKCT số 5) 86.864.690,8 79.221.517,4 - TK 3333 (NKCT số 10) 1.000.653 1.607.253 3 III. Cộng số dư đầu tháng và phát sinh Nợ trong tháng 826.561.352 815.149.152 4 IV. Hệ số giá 0,986 5 Xuất trong tháng 287.515.642 283.490.423 6 Tồn cuối tháng 539.045.710 531.658.729 Từ bảng kế số 3, cuối tháng, kế toán căn cứ vào hệ số giá tính giá thực tế NVl xuất kho theo các khoản mục chi phí và được đưa vào bảng phân bổ số 2 ( Biểu 2.9). Bảng phân bổ số 2 là căn cứ ghi vào bảng kê số 4, số 5, số 6 số phát sinh TK 152 theo giá thực tế ở biểu 2.10, biểu 2.11, biểu 2.12. Các bảng kê số 4, số 5, số 6 sau khi khóa sổ vào NKCT số 7 ( Biểu 2.13). Sau khi khóa sổ các NKCT… vào sổ cái TK 152. Sổ này được mở cho cả năm. Mỗi tờ sổ mở cho 3 tháng, trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có, dư đầu kỳ, cuối kỳ.Số phát sinh Nợ được lấy từ NKCT số 1, 2, 5, 10. Số phát sinh Có được lấy từ NKCT số 7. Sổ cái TK 152 được ghi vào cuối tháng sau khi đã khóa sổ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên NKCT....………………………… Biểu 2.9 BẢNG PHÂN BỔ SỐ 2 Tháng 6/2007 TT TK ghi Nợ TK ghi Có TK 152 Ghi chú Giá HT Giá TT 1 TK 621- CP NVL tt 224.753.484,62 221.831.687,23 - Trạm trộn 84 52.257.290,55 51.577.945,46 … 2 TK 627- CP sản xuất chung 2.517.762,15 2.485.031,2 - Máy công trình 533.119,62 526.189,22 … 3 TK 2412 – XDCB 5.561.130,71 5.488.836,15 4 TK 335- CP bảo hành 48.051.256,26 47.426.589,55 - Trạm 22 90.522,92 89.346,17 … 5 TK 642- CP QLDN 4.604.050,96 4.544.198,33 6 TK 632- Nhượng bán 1.902.444,44 1.877.712,62 Cộng 287.515.642,12 283.777.935,9 Biểu 2.10 TRÍCH BẢNG KÊ SỐ 4 (Tập hợp CPSX theo các TK 621, 627) Tháng 6/2007 TT TK ghi Có TK ghi Nợ TK 152 I TK 621 – CP NVL trực tiếp 221.831.687,23 1. -Trạm trộn 84 51.577.945,46 - Trạm trộn 85 12.256.385,21 … II TK 627- CP sản xuất chung 2.485.031,2 1. - Máy công trình 526.189,22 2. - BP cơ khí 341.901,74 … Cộng 224.316.718,43 Biểu 2.11 TRÍCH BẢNG KÊ SỐ 5 ( Tập hợp CP cho XDCB và QLDN) Tháng 6/2007 TT TK ghi Có Ghi Nợ các TK TK 152 I. TK 241 - CP XDCB 5.488.836,15 II. TK 642 – CP QLDN 4.544.198,33 Cộng 10.033.034,48 Biểu 2.12 TRÍCH BẢNG KÊ SỐ 6 ( CP Bảo hành sản phẩm TK 335) Tháng 6/2007 TT TK ghi Có TK ghi Nợ TK 152 1. Trạm 22 89.346,17 2. Trạm 34 2.846.740,22 … Cộng 47.426.589,55 Biểu 2.13 TRÍCH NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 Tháng 6/2007. Phần I: Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh chi nhánh công ty Mekong Auto TT TK ghi Có TK ghi Nợ TK 152 Ghi chú I. Phần A 1. TK 621 – CP NVL trực tiếp 221.831.687,23 2. TK2412 – CP XDB 5.488.836,15 3. TK 335 – CP bảo hành 47.426.589,55 4. TK 627 – CP sản xuất chung 2.485.031,2 5. TK 642 – CP QLDN 4.544.198,33 Cộng 281.777.342,46 II. Phần B 1. TK 632 – Nhượng bán NVL 1.877.712,62 Cộng 1.877.712,62 Biểu 2.14 SỔ CÁI TK 152 - NVL TT Ghi Nợ TK 152 Ghi Có các TK khác Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Số dư Nợ đầu tháng 726.351.992,81 1 NKCT số 1 ( TK 111) 6.284.372,48 2 NKCT số 5 (TK 331) 79.221.517 3 NKCT số 10 (TK 141) 1.684.016,54 4 NKCT số 10 (TK3333) 1.605.226,93 Cộng phát sinh Nợ 88.795.158,82 Cộng phát sinh Có 283.777.935,95 Số dư Nợ cuối tháng 531.169.215,69 2.4 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT KẾ TOÁN TIÊU THỤ TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY MEKONG AUTO Chi nhánh công ty Mekong Auto là liên doanh trong lĩnh vực lắp ráp ôtô tiêu thụ trong nước và xuất khẩu. Sản phẩm của chi nhánh khá đa dạng về chủng loại, mẫu mã trong đó sản phẩm chính của chi nhánh là các loại xe 2 cầu, xe tải thùng kín, xe ben, xe buýt nhỏ, xe buýt công cộng. Giai đoạn tiêu thụ là giai đoạn cuối của quá trình sản xuất kinh doanh, quyết định đến doanh số bán hàng cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của DN. Trong giai đoạn này DN có các phương thức tiêu thụ sản phẩm chính là: tiêu thụ trực tiếp, tiêu thụ theo phương thức bán hàng đại lý và phương thức bán hàng trả góp, trả chậm. * Tài khoản sử dụng - TK 632: Giá vốn hàng bán. - TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. - TK 521: Chiết khấu thương mại. - TK 531: Hàng bán bị trả lại - TK 532: Giảm giá hàng bán. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số TK khác là: 111, 112, 131,155, 157, 512, 3387, 3331… * Sơ đồ hạch toán kế toán Chi nhánh hạch toán kế toán thành phẩm, tiêu thụ và kết quả tiêu thụ theo hình thức Nhật ký chung và được khái quát theo sơ đồ dưới. Sơ đồ 5: Trình tự kế toán thành phẩm, tiêu thụ và kết quả tiêu thụ theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc Nhật ký bán hàng Nhật ký chung Sổ cái các TK 155,157,159,511,521,531,532,632,911… Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán Sổ chi tiết các TK 155, 157, 159, 511, 531, 532, 632, 911… : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu Việc hạch toán tổng quát doanh thu tiêu thụ được thể hiện ở sơ đồ dưới. Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán tổng quát doanh thu tiêu thụ TK 521,531,532 TK 511,512 TK 3332 TK 911 TK 111, 112, 131… TK 3331 (3) (1) (2) (4) (5) Chú thích: (1). Doanh thu tiêu thụ theo giá bán không có thuế GTGT. (2). Thuế GTGT đầu ra phải nộp (3). Kết chuyển CKTM, doanh thu HBBTL, GGHB. (4). Thuế TTĐB phải nộp về hàng đã tiêu thụ trong kỳ. (5). Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ. Đối với hàng bán theo phương thức trả góp, trả chậm thì được hạch toán theo sơ đồ dưới. Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toán bán hàng trả góp, trả chậm. TK 911 TK 3331 TK 3387 TK 511 TK 111, 112 TK 131 (2) (1.3) (1.4) (1.5) (1.2) (1.1) (3) Chú thích Phản ánh giá bán trả góp, trả chậm theo hóa đơn GTGT. Số tiền người mua trả lần đầu tại thời điểm mua hàng. Tổng số tiền còn phải thu ở người mua. Doanh thu theo giá bán hàng thu tiền ngay ( giá chưa có thuế GTGT). Thuế GTGT phải nộp tính trên giá bán thu tiền ngay. Doanh thu chưa thực hiện ( phần chênh lệch giữa giá bán trả góp với giá bán thu tiền ngay). Kết chuyển doanh thu thuần. Thu tiền ở người mua các kỳ sau. * Các chứng từ sử dụng trong kế toán tiêu thụ Căn cứ vào đề nghị xuất xe và giấy giới thiệu nhận hồ sơ của khách hàng, bộ phận tiêu thụ lên phòng tài vụ đề nghị viết phiếu xuất kho thành phẩm. Khi khách hàng thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng theo thỏa thuận, kế toán viết hóa đơn GTGT thành 3 liên. Liên 1: Lưu ở sổ gốc hóa đơn GTGT. Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3: Lưu hành nội bộ. Hóa đơn phải có đầy đủ chữ ký và ghi rõ họ tên người mua hàng, người bán hàng và thủ trưởng đơn vị. Biểu 2.15 HÓA ĐƠN Mẫu số 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG EN/2007B Liên 3: Nội bộ 0004256 Ngày 6 tháng 6 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Chi nhánh công ty Mekong Auto Địa chỉ:Km25, Quốc lộ 3, Đông Anh, Hà Nội. Số TK: Điện thoại: MS: 03006267750041 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Cty TNHH Bình Dương Địa chỉ: Quốc lộ 3, Đông Anh, Hà Nội Số TK: Hình thức thanh toán: Trả chậm MS: 2300100256 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 Xe tải Quingqui 2 tấn chiếc 3 120.000.000 360.000.000 Cộng tiền hàng: 360.000.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 18.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 378.000.000 Số viết bằng chữ: Ba trăm bảy mươi tám triệu đồng chẵn! Người mua hàng ( Ký, họ tên) Người bán hàng ( Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, họ tên) Trên cơ sở hóa đơn bán hàng đã được lập, hàng ngày kế toán vào Nhật ký bán hàng, Nhật ký chung và sổ chi tiết các TK có liên quan là TK111, 112, 632, 511… Và cuối kỳ, kết chuyển các TK doanh thu và chi phí để xác định kết quả kinh doanh về bán hàng và cung cấp dịch vụ. Ngoài ra, liên quan đến nghiệp vụ thu tiền hàng, kế toán thanh toán lập Phiếu thu nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt; hoặc Ngân hàng sẽ chuyển Giấy báo có cho công ty nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản. Chương 3 MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY MEKONG AUTO Trong nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước như ở nước ta hiện nay, mỗi doanh nghiệp cần phải đảm bảo quá trình kinh doanh hiệu quả, lấy thu bù chi và có lãi. Để đảm bảo quá trình kinh doanh đó, người lãnh đạo phải nắm bắt được các thông tin về hoạt động kinh doanh của mình một cách chính xác, kịp thời, đánh giá các mặt mạnh yếu của mình từ đó tìm ra các biện pháp tăng cường hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Là bộ phận được giao cho trách nhiệm phản ánh, xử lý các thông tin về vốn, nguồn vốn, tình hình hoạt động kinh doanh…nên công tác kế toán tại doanh nghiệp đòi hỏi phải không ngừng được nâng cao và hoàn thiện. Chi nhánh công ty Mekong Auto - chi nhánh Hà Nội - với tư cách là một chi nhánh hoạt động kinh doanh độc lập, có con dấu, mã số thuế, tài khoản riêng và chịu trách nhiệm vể mọi hoạt động của mình trước pháp luật và trước công ty Mekong Auto. Do đó, chi nhánh cũng phải tự xây dựng cho mình một bộ máy quản trị hiệu năng với sự trợ giúp đắc lực của bộ máy kế toán để có thể đảm bảo luôn có được những thông tin chính xác, kịp thời, trung thực về tình hình tài chính kế toán của công ty. Bằng thực tế nghiên cứu và những hiểu biết lý‎ luận của mình, em xin đưa ra một số nhận xét về tổ chức công tác kế toán của chi nhánh cũng như xin mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị để có thể nâng cao công tác kế toán của chi nhánh Mekong Auto. NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY MEKONG AUTO Những ưu điểm trong công tác kế toán tại chi nhánh công ty Mekong Auto - Chi nhánh áp dụng hình thức sổ là hình thức “ Nhật ký chung”. Hình thức này rất phù hợp với đặc điểm của chi nhánh. - Về đội ngũ nhân lực phòng tài vụ: Chi nhánh đã tuyển chọn được đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ hiểu biết về nghiệp vụ kế toán cao, có khả năng tiếp thu và sử dụng các ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán, thường xuyên được học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ, có kinh nghiệm trong lĩnh vực công tác và có sự phối hợp chặt chẽ giữa các nhân viên kế toán. - Về hệ thống chứng từ, tài khoản: Chi nhánh đã tổ chức được một hệ thống chứng từ và vận dung tài khoản kê toán tương đối phù hợp với độ và biểu mẫu do Bộ tài chính ban hành. Các chứng từ được lập, kiểm tra, luân chuyển một cách thường xuyên, phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống tài khoản của chi nhánh phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế, việc sắp xếp và phân loại các tài khoản trong hệ thống tài khoản của chi nhánh tương đối phù hợp với tình hình sản xuất của công ty đáp ứng được yêu cầu trong quản lý. - Hệ thống máy móc thiết bị phục vụ cho công tác kế toán như máy tính, máy in… tương đối đầy đủ, đảm bảo chất lượng đáp ứng được đòi hỏi của công việc. Hệ thống tủ lưu trữ hồ sơ đảm bảo được yêu cầu công việc. - Về hạch toán NVL. + Công tác hạch toán NVL nói chung đã phản ánh đúng thực trạng hoạt động của chi nhánh, phù hợp với yêu cầu quản lý, đảm bảo sự thống nhất về phạm vi và phương pháp tính các chỉ tiêu giữa kế toán và các bộ phận liên quan. Kế toán vật tư đã thực hiện việc đối chiếu giữa chứng từ, sổ kế toán với thẻ kho, kiểm kê vật tư đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu, đảm bảo độ chính xác các thông tin về tình hình biến đông NVL. Nhân viên thống kê phân xưởng thực hiện việc theo dõi tình hình lĩnh và sử dụng NVL ở phân xưởng sản xuất, phản ánh tình hình xuất dùng kịp thời. + Phương pháp tình giá xuất NVL theo giá hạch toán rất phù hợp với tình hình biến động thường xuyên NVL của chi nhánh và phù hợp với hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư. + Hệ thống định mức tiêu hao NVL cho mỗi loại sản phẩm cũng như từng chi tiết của sản phẩm tương đối chính xác, khoa học. Thông qua hệ thống định mức này giúp cho quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL hợp lý và có hiệu quả cao. + Việc tổ chức kiểm tra chất lương vật liệu, thành phẩm khi nhập kho được thực hiện tương đối tốt, đảm bảo các yêu cầu về chất lượng, các thông số kỹ thuật, chủng loại, quy cách và hướng tới các mục tiêu giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao thu nhập cho người lao động. Bên cạnh những ưu điểm trên thì công tác kế toán ở chi nhánh còn tồn tại những hạn chế cần tìm tòi ra các giải pháp hữu hiệu để nâng cao công tác kế toán. 3.1.2 Một số hạn chế trong công tác kế toán tại chi nhánh công ty Mekong Auto - Thứ nhất là tổ chức bộ máy kế toán chưa hợp lý. Số lượng kế toán viên ít ( phòng tài vụ chỉ có 4 nhân viên), phải chịu một khối lượng công việc lớn. Có sự kiêm nhiệm các phần hành không hợp lý. Việc phân công kế toán vật tư kiêm thủ quỹ sẽ ảnh hưởng đến công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán NVL nói riêng do khối lượng công việc kế toán phần hành NVL tương đối nhiều. - Thứ hai là phương tiện nghiệp vụ. Các máy móc, thiết bị ứng dụng ( máy tính, máy in,…) cũng như hệ thống điều hòa, đèn điện; hệ thống tủ lưu trữ tài liệu hạn chế gây ra những khó khăn trong công việc cũng như vấn đề lưu chứng từ, tài liệu. - Thứ ba là về phần hành hạch toán NVL. + Chi nhánh tuy lập bảng theo dõi chi tiết vật tư tại các xưởng nhưng vẫn chưa theo dõi cụ thể việc nhập, xuất vật tư cho từng giai đoạn. + Thiếu phiếu giao nhận chứng từ. NVL ở chi nhánh khá lớn, số lượng nghiệp vụ nhập, xuất nhiều. Nếu không lập phiếu giao nhận chứng từ sẽ gây tình trạng có nhiều phiếu nhập, xuất bị quên không ghi sổ; đồng thời khi vào bảng lũy kế nhập-xuất-tồn khó khăn, không đầy đủ. + Chi nhánh không lập dự phòng giảm giá NVL nên không chủ động được trong trường hợp có sự biến động về giá cả NVL trên thị trường trong khi số lượng NVl ở chi nhánh rất đa dạng về chủng loại, số lượng. 3.2 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY MEKONG AUTO Sau quá trình kiến tập tại chi nhánh, nghiên cứu tình hình thực tế công tác kế toán tại chi nhánh cùng với những hiểu biết của mình em xin mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị để có thể góp phần nâng cao, hoàn thiện công tác kế toán tại chi nhánh công ty Mekong Auto nói chung và phần hành kế toán vật tư nói riêng. - Về bộ máy kế toán của chi nhánh. Mặc dù, bộ máy kế toán của chi nhánh được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung thuận lợi cho thực hiện công việc cũng như trao đổi nhưng việc tổ chức, phân công các phần hành cho từng kế toán viên là chưa hợp lý. Kế toán vật tư kiêm thủ quỹ: Phần hành NVL với các nghiệp vụ xuất nhập vật tư rất nhiều với khoảng 700 loại vật tư khác nhau với số lượng chứng từ rất lớn, trong khi đó việc tính thành tiền đối với các chứng từ nhập - xuất vẫn làm bằng thủ công, khối lượng công việc nhiều, phân bổ cho nhiều đối tượng sử dụng, phải phản ánh vào nhiều sổ sách. Một số chứng từ xuất - nhập vật liệu mặc dù đã phát sinh ở tháng trước nhưng tháng này vẫn chưa phản ánh vào các sổ sách kế toán dẫn đến chi phí chưa chính xác. Trong khi đó các nghiệp vụ về thu chi tiền mặt diễn ra rất thường xuyên và đặc biệt đối với nghiệp vụ thủ tiền từ bán hàng do giá bán rất lớn nên việc tìm kiếm tiền bạc cũng mất rất nhiều thời gian. Với những đặc điểm đó công tác hạch toán NVL ở chi nhánh luôn hoàn thành rất chậm, gây ảnh hưởng không nhỏ đến việc đối chiếu với các sổ kế toán tổng hợp và lên báo cáo vì vậy theo em chi nhánh nên phân công phân nhiệm hợp lý hơn như: phần hành NVL do một người phụ trách, còn thủ quỹ là người khác. Có như thế công việc kế toán NVL sẽ đảm bảo đúng thời gian,.nâng cao hiệu quả công việc và tính chính xác chi phí kinh doanh trong kỳ. Bộ phận viết phiếu xuất vật tư : Như phần thủ tục chứng từ nhập vật tư đã nêu, bộ phận viết phiếu xuất vật tư do một kế toán phụ trách. Do đó, mặc dù phiếu xuất về vật tư đó đã có nhưng khi xuống kho có thể không còn hoặc không đủ cung cấp cho các phân xưởng. Hơn thế, phiếu xuất vật tư được lập thành hai liên. Liên 1 giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho sau đó đem lên phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Liên 2 giao cho người lĩnh vật tư. Như vậy, mặc dù phòng vật tư thu mua, nhập kho NVL trong kỳ nhưng lại không nắm rõ số lượng tồn từng loại NVL trong từng ngày. Chính sự không liên hệ chặt chẽ giữa ba phòng kế toán, vật tư, kho sẽ gây ra sự ứ đọng NVL hoặc gián đoạn sản xuất do thiếu NVL. Vì vậy, theo em chi nhánh nên để phòng vật tư lập phiếu xuất vật tư. Bởi vì, phòng vật tư với nhiệm vụ cung ứng các loại NVL căn cứ vào kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao NVL và căn cứ vào số lượng đã xuất của từng loại vật liệu phòng vật tư sẽ tính ra số lượng tồn của từng ngày từ đó dựa vào nhu cầu định mức sẽ lập phiếu xuất. Khi đó phiếu xuất này sẽ được lĩnh đầy đủ các loại vật tư do vật tư đã xác đúng số lượng còn lại của từng NVL. Hơn nữa thông thường nếu NVL nào đó tồn quá ít, hoặc bằng 0 thì nhân viên phụ trách phòng vật tư đề nghị thủ trưởng đơn vị cấp thêm kinh phí để mua thêm NVL đáp ứng nhu cầu sản xuất. Phiếu xuất kho nên được lập thành 3 liên. Một liên lưu ở phòng vật tư để ghi sổ và được cộng dồn hàng ngày cho những NVL nào thường xuyên sử dụng. Một liên gửi cho thủ kho để ghi sổ sách sau đó đưa lên phòng kế toán để tính thành tiền và ghi sổ. Một liên giao cho người lĩnh vật tư để theo dõi về việc sử dụng vật tư ở từng phân xưởng, xí nghiệp. Có như vậy sẽ cung ứng kịp thời NVL cho sản xuất và nâng cao hiệu quả sử dụng NVL tăng hiệu quả lao động. - Về lập phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) NVL. Tại chi nhánh, số lượng chứng từ nhập - xuất NVL rất nhiều, diễn ra thường xuyên. Cứ định kỳ 5 hoặc 7 ngày, kế toán sau khi xuống kho lấy phiếu xuất, nhập và đối chiếu với thẻ kho thấy khớp số lượng thì ký vào thẻ kho mà không lập phiếu giao nhận chứng từ giữa kế toán vật tư và thủ kho. Đây là điều còn thiếu và gây khó khăn, nhầm lẫn cho việc tính giá đồng thời phải tính số lượng nhập - xuất - tồn. Vì thế nó ảnh hưởng không nhỏ đến tính khách quan của số liệu. Vì vậy, theo em chi nhánh nên lập phiếu giao nhận chứng từ nhập (hoặc xuất) vật liệu theo từng kho.Vì khi nhận được chứng từ kế toán kiểm tra và tính theo từng chứng từ nhập (xuất) theo giá hạch toán cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) vật liệu. Cứ 5 đến 7 ngày từ số liệu trên cột số tiền ở mỗi phiếu giao nhận vào cột nhập, xuất cả số lượng và giá trị trên bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn, đồng thời còn là căn cứ để đối chiếu với thẻ kho. Biểu 2.15: Mẫu phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) vật liệu Kho 1 Tháng 7 năm .... Số danh điểm Ngày tháng ghi Tên VL Phiếu nhập (xuất) Giá hạch toán Xác nhận của người giao Số liệu Số lượng Đơn giá Số tiền 152T3 8 - 7 Tôn 3 ly 277,379 2900 4.500 13.050.000 152T1 Tôn 10 ly ... ... ... ... Cộng 15 - 7 ... ... ... Cộng … - Về việc lập dự phòng giảm giá NVL. Việc lập dự phòng sẽ giúp cho doanh nghiệp điều hoà thu nhập, hạn chế được các thiệt hại rủi ro do các tác nhân khách quan đem lại, đồng thời hoãn một phần thuế phải nộp và chủ động hơn về tài chính. Các nguyên tắc để lập dự phòng giảm giá NVL. + Chỉ lập dự phòng giảm giá đối với những NVL mà giá thị trường hiện tại thấp hơn giá gốc (giá hạch toán). + Lập dự phòng giảm giá NVL được xác định một lần vào cuối niên độ kế toán trên cơ sở kết quả kiểm kê NVL và đối chiếu giá trên sổ kế toán với giá thị trường của NVL đó. + Việc trích lập dự phòng giảm giá NVL không được vựơt quá số lợi nhuận thực tế phát sinh của công ty sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng đã trích từ năm trước. + Trước khi lập dự phòng, công ty phải lập Hội đồng thẩm định mức độ giảm giá của nguyên vật liệu. Công thức trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu: Mức dự phòng cần lập cho vật liệu A = Số lượng vật liệu A x Mức chênh lệch trên sổ kế toán (giá hạch toán) với giá thị trường vật liệu A Ta có bảng sau theo dõi dự phòng giảm giá nguyên vật liệu cho từng kho Biểu 2.16: Bảng theo dõi dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Kho 1: Năm … Nhóm Danh điểm Tên VL Đ.vị tính Đơn giá hạch toán(Giá trên sổ KT) Đơn giá TT Mức CL giá HT-giá TT Số lượng Mức dự phòng Cộng … KẾT LUẬN Chi nhánh Mekong Auto là chi nhánh Hà Nội của công ty Mekong Auto, là doanh nghiệp liên doanh, kinh doanh ngành nghề: Lắp ráp và sản xuất các loại xe ôtô tiêu thụ trong nước và xuất khẩu; mua xe ôtô do Công ty lắp ráp và đang sử dụng tại thị trường Việt Nam để sửa chữa tân trang và bán tại thị trường Việt Nam. Trên cơ sở nhận thức về tầm quan trọng của đợt kiến tập này và những thông tin tìm hiểu được về đặc điểm sản xuất kinh doanh của chi nhánh, em đã cố gắng đi sâu, tìm hiểu và nắm bắt cách thức tổ chức kế toán nói chung và công tác hạch toán kế toán từng phần hành nói riêng ở chi nhánh. Từ đó, phân tích, đánh giá các hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh cũng như công tác kế toán của chi nhánh và mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện hơn công tác kế toán của chi nhánh nói chung và kế toán NVL nói riêng. Bởi, việc thu mua, quản lý, sử dụng tiết kiệm và dự trữ NVL phù hợp có ý nghĩa quan trọng để thực hiện mục tiêu hạ giá thành sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng lợi nhuận. Mục tiêu này luôn là vấn đề cơ bản giúp DN tồn tại, phát triển và đứng vững trên thị trường. Trong thời gian thực tập, em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình của TS. Nguyễn Ngọc Quang cùng với sự giúp đỡ, tạo điều kiện làm việc của ban lãnh đạo chi nhánh và toàn thể các cô, các chị trong phòng Tài vụ chi nhánh Mekong Auto. Song, do thời gian hạn chế và trình độ có hạn của bản thân nên báo cáo kiến tập tổng hợp của em không tránh khỏi những sai sót. Vì vậy, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến bổ sung của thầy cô, bạn bè để kiến thức của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn!