Đề tài Tổng quan về microsoft access

LỜI NÓI ĐẦU Nghành công nghệ thông tin phát triển một cách nhanh chóng Việt Nam là một nước đang phát triển đã tiếp nhân nhanh chóng nghành tin hoc đã đi đến mỗi học sinh sinh viên trong trong những trường chuyên nghiệp cao đẳng đại học hay các trường phổ thông đều có môn tin hoc Với trước đây nghành công nghệ thông tin chưa phát triển chúng ta chủ yếu dùng cách thủ công tính toán số liệu viết văn bản sao chép, tinh toán, tra cứu… mất rất nhiều công sức và thời gian, còn giờ đây chúng ta đã áp dụng công nghệ tiên tiến mới nhất của tin học tiết kiệm thời gian, độ chính xác tuyệt đối. Trong thời gian 2 tháng thực tập tại trường THKTKT Hoa Lư. Em xin chân thành cảm ơn ban giám hiệu cùng thầy giáo Cao Thanh Hà và cô Lê Thu Huyền đã giúp đỡ em hoàn thành báo cáo này! CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS Phần I: Giới thiệu về Microsoft Access Microsoft Access được tích hợp trong bộ Office của Microsoft. Phần mềm này là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu, đây là một lĩnh vực khá phức tạp và đa dạng. 1. Khi sử dụng Access người lập trình được cung cấp các công cụ như bảng cơ sở dữ liệu(Table), truy vấn tệp tin(Query), mẫu biểu(Form), báo cáo(Ryport), macro. 2. Cũng như C và Pascal Access Basic là một ngôn ngữ lập trình hoàn thiện với các thành phần cơ bản sau: Các kiểu dữ liệu chẵn(số, chuỗi, date/time, logic): Kiểu tự tạo (User, defind type, như kiểu bản ghi hay Pascal hay cấu trúc C). Biến mảng theo dạng chuẩn hay dạng tự do. Cấu trúc vào ra trên bàn phím, màn hình . Các toán tử điều khiển, rẽ nhánh và lặp (chu trình). Các hàm thủ tục kể cả chức năng để quy các hàm thủ tục. Tạo tệp, ghi tệp, đọc tệp (nhị phân và text). Access chủ yếu được sử dụng để xử lý các đối tượng của Access như bảng dữ liệu, truy vấn, mẫu biểu, macro. Trong Access lập trình chủ yếu theo phương thức đối tượng, phương thức thuộc tính (sử dụng các đối tượng hướng đối tượng) chứ bản thân nó không phải là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng, bởi vì nó không cho phép tạo ra các lớp mới . 3. Về tổ chức: Access gồm các thủ tục,hàm độc lập nằm rải rác trong các đơn thể của mẫu biểu đơn thể, đơn thể của mẫu biểu, đơn thể chung của hệ cơ sở dữ liệu chúng không thể tổ chức tahnhf một đơn thể thống nhất như C và Pacal Về hoạt đông chương trình, Access hoạt động theo hướng sự kiện. Mỗi khi sự kiện xảy ra (bấm chuột tại một nút lệnh) thì một thủ tục đợc kích hoạt, nó bắt đầu thực hiện và có thể gọi thêm một chuỗi các thủ tục và các hàm. I) CƠ SỞ DỮ LIỆU (DATABASE) Cơ sở dữ liệu là một hệ thống các dữ liệu có cấu trúc về một phạm vi quản lý nào đó được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ dữ liệu thứ cấp (như băng từ, đĩa,...) để thoả mãn yêu cầu khai thác thông tin nhanh chóng, chính xác, hiệu quả. Mô hình cơ sơ dữ liệu quan hệ được giới thiệu bởi E.F.Codd vào thập niên 1970, nó có nhiều ưu việt hơn các mô hình trước đó như mạng, phân câp...do đó, nó đã nhanh chóng được người dùng chấp nhận và áp dụng rộng rãi. Cơ sở dữ liệu quan hệ có thuật ngữ tếng anh là RD (Relational Database). Phần mềm tạo lập và quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ đươc gọi là quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ RDM (Relational Database Management). Các khái niệm cơ bản liên quan đến mô hình quan niệm dữ liệu: Một quan hệ là một ma trận hai chiều bao gồm các cột vào các hàng Mỗi bảng bao gồm một hoặc nhiều cột (trường) mô tả các bảng tính của thực thể khoá ngoại của một bảng là một hoặc nhiều trường chứa khoá chính của một bảng khác, dùng để tạo mối liên kết của bảng. 1) Quản trị cơ sở dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một công cụ cho phép tạo ,luư trữ, quản lý và tương tác với cơ sở dữ liệu. Các chứcnăng cơ bản của một hệ quản trị cơ sở dữ liệ bao gồm: Một hệ quản trị cơ sở dữ liệu phải có ngôn ngữ mô tả dữ liệu (Data denifition language). Ngôn ngữ mô tả này là một phương tiện cho phép khai thác cấu trúc của dữ liệu, mô tả các mỗi quan hệ của dữ liệu cũng như những quản lý quy tắc quản lý trên dữ liệu đó. Một hệ quản trị cơ sở dữ liệu phải có ngôn ngữ thao tác dữ liệu (Data manipulation language) cho phép người sử dụng có thể cập nhật dữ liệu (Thêm, sửa, xoá) cho nhiều mục đích khác nhau. Một hệ quản trị dữ liệu cũng phải có ngôn ngữ truy vấn dữ liệu để khai thác, rút trích cơ sở dữ liệu khi có nhu cầu. Ngoài ra, một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu cung cấp cho người sử dụng những cơ chế bảo mật và phục hồi dữ liệu khi có sự cố xảy ra. 2) Một số phép toán quan hệ Phép chọn (selection) là phép chon lựa dòng thoả mãn một hay nhiều điều kiện nào đó Phép chiếu (projetion) chiếu trên một hoặc nhiều cột từ một bảng theo thứ tự xác định . Phép hợp (Union): Kết hợp dữ liệu hai bảng với nhau. hai bảng phải có cùng số cột hợp lại với nhau sẽ cho ra kết quả là một bảng (hoặc một danh sách) có số cột bằng với số cột của một bảng, số dòng là tổng số dòng của hai bảng. Phép giao(Intersection): Chọn ra những dòng dữ liệu chung của hai bảng. Phép trừ ((Minus): Chọn ra những dòng dữ liệu của bảng thứ nhất sau khi loại bỏ những dòng có mặt trong bảng thứ hai . 3) Microsoft Access là gì ? Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS Access là một chương trình nằm trong bộ Office của Microsoft. Access có khá đầyđủ các tính năng của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu.Ngoài ra, chương trình này còn có một số tính năng khác như Form, Macro, Report, Module,...cho phép xây dựng thành một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu. II. CÁC THÀNH PHẦN TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCES Bảng (Table) Bảng là thành phần cơ bản của cơ sở dữ liệu quan hệ và cũng là nơi Accessllưu trữ dữ liệu. Trong một bảng, dữ liệu được lưu thành nhiều cột và nhiều dòng. Truy vấn (Query) Dùng để tính toán và xử lý dữ liệu trong table. Hơn nữa, truy vấn còn là công cụ cần thiết để chỉnh sửa số liệu(Update Query), để tạo ra Table mới (Make Table Query), để thêm dữ liệu vào Table (Append Query), để xoá số liệu(Delete Query), tổng hợp số liệu(Crosstab Query), và nhiều công dụng khác. 3) Biểu mẫu (Form) Được thiết kế để biểu hiện, soạn thảo hoặc nhâp liệu. Biểu mẫu có mục đích làm thân thiện hoá những thao tác trên giúp người dùng có cảm giác đang điền thông tin vào những phiếu rất đời thường. Trong biểu mẫu còn có thể chứa những biểu mẫu con, gọi là SubForm, cho phép nhập liệu vào nhiều bảng khác nhau . 4) Báo cáo, biểu mẫu (Report). Là kết quả đầu ra sau cùng của quá trình khai thác số liệu. Dùng để in ấn hoặc thể hiện các báo biểu có nguồn gốc từ bảng hoặc từ truy vấn. Báo biểu có hình thức trình bày phong phú, đẹp mắt vì có thể bao gồm những hình ảnh, đồ thị và có thể Export ra các dạng tập tin khác như Word/Excel. 5.Xuất dữ liệu ra dạng trang web Việc suất dữ liệu này thuận lợi cho viêc tìm kiếm thông qua trình duyệt web để phổ biến dũ liệu 6. Tập lệnh (Macro). Là công cụ cung cấp cho ngời sử dụng tạo ra các hành động đơn giản trong Microsoft Access nh mở biểu mẫu, báo cáo, thực hiện một truy vấn,...mà không cần phải biết nhiều gì về ngôn ngữ lập trình Visual Basic. 7. Modules. Là một loạt các tập lệnh tạo thành các module thi hành một việc nào đó ví dụ như đóng form PHẦN II XÂY DỰNG HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU I. TABLE- BẢNG DỮ LIỆU 1. Khái niệm về bảng. Table là đối tượng đầu tiên cần phải tạo trớc khi tạo ra những đối tượng khác, là thành phần cơ bản nhất trong cơ sơ dữ liệu, là nơI lưu giữ dữ liệu khi đã phân tích bài toán, các thực thể và quan hệ trong cơ sở dữ liệu. A: Cột hoặc trường (Column, file) Trong cùng một cột của bảng, chỉ cho phép chứa duy nhất một kiểu dữ liệu, ví dụ như kiểu số kiểu kí tự, kiểu ngày vv Cột có các đặc trưng cơ bản sau: Tên cột (field name) dùng để khai báo tên của trường. Kiểu dữ liệu mà cột sẽ lưu trữ (data tipe). Giá trị mặc định ban đầu của cột. Định dạng hiển thị dữ liệu. Yêu cầu quy tắc đầu vào với dữ liệu Dữ liệu của cột cho phép rỗng hay không B: Dòng hoặc bản ghi Là một thể hiện dữ liệu của các cột trong 1 bảng C: Khoá chính Là tập hợp 1 hoặch nhiều cột trong bảng mà dữ liệu trên đó là duy nhất không được trùng lặp và không được phép rỗng. D: Khoá ngoại Là một hoặc nhiều cột trong bảng, mà các cột này lại là khoá chính ở bảng khác. Do vậy, khi thêm, xoá, sửa dữ liệu vào cột là khoá ngoại thì phải tuân theo các ràng buộc về khoá ngoại. 2. Tạo bảng: Có 3 cách để tạo mới bảng * Tạo mới bảng bằng cách tự thiết kế Tạo bảng mới bằng cách tự thiết kế. Tạo mới bằng trình thông minh. Tạo mới bằng cách nhập dữ liệu. Nhập tên cột dữ liệu vào hàng đầu tiên của cột field name Trường datatipe chọn dạng dữ liệu trong cột này khi mô tả vào cột Descrittion nếu cần. *Tạo khoá chính cho bảng. Các kiểu dữ liệu. Text: là dữ liệu dạng kí tự Anumeric(kí tự Analphadet, hoặc các kí tự số từ 0 đến 9), có thể chứa một dãy ky tự có độ dài nhỏ hơn 255. Memo: Là loại dữ liệu lưu trữ dang Text, có kích thước lớn hơn 255 ký tự. Number: có nhiều loại số có thể thay đổi thuộc tính Field Size để chỉ định lại số mong muốn. Date- time: lưu trữ kiểu dữ liệu lưu trữ dưới dữ liệu ngày tháng và thời gian Currenci: là một dang kiểu number, chữa dữ liệu kiểu tiền tệ Autonumber: Chữa dữ liệu kiểu số mà giá trị của nó tự động điền vào trong bảng. Yes/No: Chỉ có 2 giá trị có hoặc không, thích hợp cho các loại cột chưa ô chọn. Ole object: Là đối tượng nhúng và liên kết. Hiperlink: Là một địa chỉ siêu liên kết Url, như là một địa chỉ Web hoặc địa chỉ Email. Thuộc tính Lookup Wizard: Dùng để tạo các hợp danh sách. Discription: Để giải thích rõ hơn một trường nào đó các thuộc tính ở Eral. Độ rộng cột (field size): có giá trị tối đa 255. Định dạng Format: Thể hiện dữ liệu của cột Số chữ số thập phân (Dicemal tlacef) số chữ số thập phân trong kiểu dữ liệu là số thực có thể chọn Auto hoặc chọn từ 1 đến 15. Tiêu đề cột caption: thể hiện khi mở bảng ở chế độ cập nhật ở dữ liệu, nếu bỏ qua thuộc tính này Access lấy tiêu đề cột làm tiêu đề. Giá trị cột mặc định(defaultvalue) giá trị dữ liệu mặc định của cột khi thêm dữ liệu vào tabl mà bỏ qua dữ liệu tại cột đó. Quy tắc hợp lệ(valitationrule): là biểu thức kiểm tra dữ liệu để khi nhập dữ liệu Access sã kiểm tra quy tắc đó. Thông báo lỗi (validationText): Chuỗi thông báo lỗi sẽ xuất hiện nhập dữ liệu sai so với quy tắc đã định nghĩa ở validationrule. Yêu cầu(Requed) có 2 giá trị yes tương ứng với việc bắt buộc nhập dữ liệu, No tương ứng với việc không bắt buộc nhập dữ liệu. Cho phép chiều dài chuỗi rỗng hay không (Allowzero lenght): áp dụng với kiểu text, memo và Hyperlink. Xắp sếp chỉ mục(Index): Làm tăng tốc độ tìm kiếm và sắp xếp như làm chậm sự cập nhật dữ liệu. Thuộc tính này có 3 dữ liệu, No: không tạo chỉ mục, Yes(Duplicates ok): tạo Index cho phép trùng, Yes(No Duplicates ): tạo Index không cho phép trùng. Mặt nạ nhập liệu( Input mask): Mặt nạ định dạng dữ liệu dùng để bắt buộc người sử dụng khi nhập dữ liệu vào bảng phải tuân theo đúng định dạng đó. Thuộc tính ở tab Lookup: Display Control:Thuộc tính này có ba giá trị là Text, combo box, list box ta chỉ được phép chọn một trong ba giá trị này. Tạo khoá chính Một bảng phải nên có một khoá chính, khoá chính có thể là một hoặc nhiều cột .Đặc trưng của khoá chính là tại cột làm khoá chính dữ liệu nhập vào phải không được trùng và không được rỗng. Các bước tạo khoá chính Mở bảng ở chế độ thiết kế(Design view). Chọn một cột hoặc nhiều cột làm khoá chính Chọn vào thực đơn Edit/Primary Key hoặc nhấn vào biểu tượng chià khoá trên thanh công cụ. 3.Quan hệ dữ liệu RELATONSHIP a) Các loại quan hệ 1--->1 Quan hệ Trong mỗi quan hệ một một, một dòng trên bảng A sẽ chỉ có một dòng tương ứng trên bảng B và mỗi dòng trên bảng B chỉ có một dòng tương ứng trên bảng A. Quan hệ 1--->nhiều Đây là mỗi quan hệ đợc sử dụng phổ biến nhất. Mỗi quan hệ một nhiều trên hai bảng A --> B thể hiện rằng một dòng ở bảng A có thể có nhiều dòng tương ứng ở bảng B, nhưng một dòng ở bảng B chỉ liên quan đến duy nhất một dòng ở bảng A. Quan hệ nhiều ---> nhiều Thể hiện rằng một dòng ở bảng A có nhiều dòng tương ứng ở bảng B và ngược lại b) Các bước thực hiện tạo quan hệ ã Mở cửa sổ quan hệ bằng cách vào thực đơn Tool chọn vào Relationships ã Thêm các bảng vào của sổ quan hệ bằng cách: Vào thực đơn Relationships/ Show Tables Chọn các bảng hoặc truy vấn muốn tao quan hệ trong cửa sổ hiển thị bảng hoặc truy vấn vào cửa sổ quan hệ. Sau khi Add các bảng cần tạo quan hệ vào cửa sổ quan hệ, chúng ta tạo quan hệ giữa các bảng bằng thao tác kéo thả: kéo chuột cần tạo quan hệ của bảng thứ nhất sang cột quan hệ của bảng thứ hai. Chọn vào ô kiểm tra hiệu lực của ràng buộc toàn vẹn (Enforce Referential Integrity), sau đó xác định sẽ chọn hai quy tắc kiểm tra dữ liệu. ã Trong màn hình tạo ràng buộc có các quy tắc như sau: Cascade Apdate Related Fields: Tự động cập nhật dây truyền nghĩa là khi chọn vào ô kiểm tra này thì khi người dùng thay đổi dữ liệu ở bảng cha thì Access thự động cập nhật sự thay đổi đó ở bảng con, nếu bảng con có dữ lệu tham chiếu đến bảng cha. Còn nếu ta không chọn vào ô kiểm tra thì Access sẽ không cho phép người dùng thay đổi dữ liệu ở bảng cha nếu dữ liệu đó bảng con đã tham chiếu đến. Cascade delete Related Records: Xoá dây truyền, nghĩa là khi đã chọn vào ô kiểm tra này thì khi ngời dùng xoá dữ liệu ở bảng cha thì Access sã tự động xoá dữ liệu ở bảng con nếu bảng con có dữ liệu tham chiếu đến bảng cha. Ngược lại không chọn vào ô kiểm tra thì Access không phép xoá dữ liệu ở bảng cha, nếu dữ liệu đó co tồn tại ở bảng con. ã Lưu lại mối quan hệ vào cửa sổ quan hệ. II QUERY - TRUY VẤN 1) Khái niệm về truy vấn. Truy vấn là công cụ khá đặc trưng của Microsoft Access giúp người sử dụng khai thác cơ sở dữ liệu như xem, xoá, sửa hay tổng hợp số liệu dới nhiều hình thức. Để thực hiện truy vấn , bắt buộc phải có cơ sở dữ liệu và bên trong phải có bảng. Số liệu thì lưu trữ trên bảng, còn truy vấn là công cụ để tìm và nhìn số liệu dưới nhiều góc độ khác nhau. Điểm quan trọng cần chú ý đối với truy vấn trong Access là cách thay đổi về dữ liệu trong câu query sẽ phản ánh lên các bảng tương ứng, ngoài ra chúng ta còn có thể tạo dữ liệu mới cho bảng thông qua truy vấn. Trong Microsoft Access có ba cách để tạo query: Tạo query bằng ví dụ (QBE Query By Example). Tạo query bằng cách nhập trực tiếp câu lệnh SQL. Tạo Query bằng Query Wizard. 2). Các loại truy vấn a) Chức năng Select Query Là chọn dữ liệu từ 1 đến nhiều bảng. Nhằm thể hiện một bảng dữ liệu mang đầy đủ thông tin và thoả mãn cqcs điều kiện đặt ra. Thống kê dữ liệu từ 1 hoặc nhiều bảng bằng các hàm thông kê. Tạo ra các câu hỏi nhằm lấy dữ liệu một cách linh hoạt. b) Tao truy vấn Select bằng Wizard Chọn thành phần Query,chọn New, chọn simple Query Wizard, chọn OK xuất hiện hộp thoại. Tables/ Queris; chọn bảng để lấy các trờng. Available Fields: chứa các trờng đã đợc chon. Khi chọn xong các trường cần truy vấn ta nhấn hai lần phím next/next, đặt tên cho truy vấn và chọn nút finish. c) Tạo truy vấn Select bằng design view. Database/query/View xuất hiện hộp thoại: Chọn Design View màn hình show table xuất hiện, chọn bảng tham gia vào truy vấn chọn cloes kích vào cloes để đóng hộp thoại Show table sẽ xuất hiện một hộp thoại để tạo truy vấn. Tạo quan hệ giữa các bảng nếu cần. Chọn các trờng đa vào truy vấn bằng cách kéo tên trờng trong các bảng ở phần trên thả vào các dòng fiel ở dòng dới. Field: chọn các trường cần xuất hiện khi truy vấn. Dòng table: cho biết tên bảng chứa trường được chọn. Sort: nếu cần săp xếp bản ghi theo chiều nào đó. - Ascending:Sắp xếp theo chiều tăng dần. - Descending:Sắp xếp giảm dần. Show: Nếu đánh dấu kiểm thì trường đó được xuất hiện khi chạy truy vấn, còn không trường đó làm biểu thức điều kiện. Criteria: Nhập điều kiện cho các bản ghi khi xuất hiện . Or: Nhập điều kiện hoặc. Điều kiện trên cùng dòng là điều kiện End và khác dòng là điều kiện Or. Lưu và đặt tên cho truy vấn , vào Fiel/save. Chạy truy vấn: Query/Run. 3) Các hàm sử dụng trong truy vấn. - IIF (Đk,Giá trin khi ĐK = True, Giá trị khi Đk = False. - SUM: Tính tổng các giá trị trong trường - AVG: Tính trung bình cộng các giá trị trong trường . - MAX: Tính giá trị lớn nhất trong trường. - MIN: Tính giá trị nhỏ nhất trong trường. - COUNT: Đếm các bản ghi của bảng trên trường dữ liệu. - STDEV: Tính độ lệch chuẩn các giá trị trong trường. - FIRST: Tính giá trị của bản ghi đầu trong bảng. - LAST: Tính giá trị của bản ghi cuối trong bảng. III. BIỂU MẪU FORM 1) Khái niệm. Biểu mẫu form là một cửa sổ, nhằm thiết kế giao diện giữa người dùng và chương trình ứng dụng một cách trực quan và mềm dẻo. Bằng các công cụ điều khiển được nhà phát triển phần mềm lập trình sẵn. Trong chương trình này ta chỉ sử dụng form để thể hiện dữ liệu từ các bảng hoặc truy vấn trong cơ sở dữ liệu. Tại cửa sổ form cho phép ta có thể hiển thị, chỉnh sửa ,thêm và xoá các bản ghi. Đặc biệt với những trường dữ liệu có kiểu Memo, OLE Objects (Chứa hình ảnh đồ hoạ) chỉ có form mới có thể hiển thị dữ liệu còn cách mở thông thường của bảng và truy vấn ta không thể hiển thị được. 2) Các thành phần của form. Điều khiển (Control): Là các đối tượng được tạo ra và nằm trên form .Các Control thông dụng là Button, Label, Text box, Combo box, List box... Phần đầu biểu mẫu ( Form header): Các control nằm trong phần này sẽ hiển thị ở đầu biểu mẫu. Phần chi tiết (Detail): Thể hiện chi tiết của biếu mẫu. Phần cuối biểu mẫu ( Form Footer): Các Control nằm trong phần này sẽ hiển thị ở cuối biểu mẫu. Tiêu đề(Caption): Là một chuỗi văn bản xuất hiện làm tiêu đề cho một Control. Tạo FOMR bằng WIZARD. a) Tạo Form có phân cấp. Trong Form này dữ liệu được chia làm 2 phần: Một phần chính và một phần phụ. Dạng Form này được sử dụng khi muốn thể hiện dữ liệu trong mối quan hệ một nhiều giữa hai bảng với nhau. Hai bảng này phải có ít nhất một Field có quan hệ với nhau. Do đó dạng Form này là sự kết hợp của hai dạng Form: Form dạng cột, Form dạng bảng dữ liệu. Tạo Form chính chứa dữ liệu trên bảng nhánh có dạng cột bằng Wizard. Tạo Form phụ dạng bảng dữ liệu bằng Wizard để chứa toàn bộ dữ liệu của nhánh. Liên kết Form phụ và Form chính bằng cách: ã Mở Form chính ở chế độ Design. ã Chọn thực đơn Window/Tile Vartically. Trên màn hình sẽ xuất hiện hai cửa sổ: Một của sổ chính, một cửa sổ của cơ sở dữ liệu. Chọn tên cửa sổ phụ trong cửa sổ cơ sở dữ liệu, kéo nó qua Form chính ở section Details. Chọn phần mới đợc gián vào Form phụ sau đó vào thực đơn View/Properties để xem thuộc tính liên kết giữa cửa sổ chính và cửa sổ phụ. b) Tạo Form không có phân cấp. Vào thực đơn Insert/Form, chọn Form Wizard, sau đó chọn một bảng hay truy một truy vấn để làm Record Source cho Form và nhấn nút OK. Chọn các cột của bảng / truy vấn sử dụng trong Form bằng các nút >,>>,<,<<. Chọn dạng của Form là dạng cột, hay hàng,... Các loại Form có ý nghĩa như sau: ã Form dạng cột (Column): Dữ liệu được thể hiện trên Form trên từng cột và tại một thời điểm chỉ là một dòng dữ liệu trong bảng/ truy vấn. ã Form dạng danh sách (Tabular): Dữ liệu được thể hiện trên Form tại một thời điểm là nhiều dòng dữ liệu trong bảng/ truy vấn. ã Form dạng dữ liệu(Datasheet): Dữ liệu đợc thể hiện trên Form tại một thời điểm là nhiều dòng dữ liệu trong bảng/ truy vấn. Tuy nhiên khác với Form dạng danh sách, Form dạng này không cho phép hiển thị các thành phần trong phần Form Header và Form Footer. Do đó, dạng Form này thờng đợc sử dụng làm Form con(Sub Form) trong các form có phân cấp. ã Form dạng hàng (Justified):dữ liệu đợc thể hiện trên Form trên nhiều cột, tại một thời điểm trên Form chỉ hiển thị một dòng dữ liệu trong bảng/truy vấn. ã Chọn hình nền cho Form. ã Đặt tiêu đề cho Form và nhấn nút Finish để hoàn thành việc tạo Form IV BÁO BIỂU REPORT 1) Khái niệm: Trong Access, báo biểu là một kiểu biểu mẫu đặc biêt được thiết kế cho mục đích in ấn dữ liệu từ các bảng và truy vấn. Hơn thế Report trong Access còn cho phép thống kê, nhóm dữ liệu một cách tiện lợi. 2) Các thành phần của report. Report Header: chứa các dòng chữ hay hình ảnh xuất hiện ở đầu của mỗi Report ví dụ nh : tiêu ngữ, tiêu đề của report... Page Header: Chứa các thông tin nằm ở đầu của mỗi trang. Details: Chứa các Record lặp lại của Report. Page Footer: Chứa các thông tin nằm ở cuối mỗi trang như số trang,... Report Footer: Chứa các thông tin xuất hiện ở cuối mỗi Report, nh các thông tin về tổng kết, số liệu bản ghi trong báo cáo, địâ chỉ,... Report Footer xuất hiện ở giữa Page Header và Page Footer 3). Tạo Report dạng Tabular hay Columnar. Bằng cách này, Access sẽ tạo cho chúng ta các Report dưới dạng Tabular (cột) hay dạng Columnar (danh sách). Đối với Report dạng Tabula, các dữ liệu sẽ được thể hiện như sau: Các cột sẽ là các thuộc tính có trong Record Source. Còn mỗi dòng sẽ là từng dòng trong Report Source. Đối với Report dạng danh sách (Columnar), các dữ liệu sẽ được thể hiện như sau: Mỗi dòng trong Record Source sẽ đợc thể hiện thành một ô trong Report (một ô này có thể có nhiều dòng nhỏ). Mỗi ô trong Report sẽ gồm nhiều dòng nhỏ, mỗi dòng này thể hiện một thuộc tính trong Record Source. 4) Một số hàm và hằng sử dụng trong Report [PAGE]: Chèn số trang hiện thời của báo biểu. [PAGES]: Chèn tổng số trang của báo biểu DATE(): Chèn ngày tháng và năm hiện hành. NOW(): Chèn ngày, tháng, năm và giờ, phút, giây hiện hành. Các hàm thống kê dữ liệu: COUNT, SUM, AVG, MAX, MIN... V . MACRO TẬP LỆNH 1. Các thành phần trong màn hình thiết kế Macro: Action: cho phép chúng ta chọn các hành động mà Access cung cấp cho người sử dụng. Action Argunts: các tham số của hành động đợc thiết kế trên Action. Commnt: chú thicha cho các hành động. Tạo mới một Macro. Từ của sổ Database chọn Tal macro , chon New, xuất hiên cửa sổ. Macro Name: Đặt tên cho các macro con. Action: Để ta chọ các hành động cho các Macro Comment: Ghi chú thích cho các macro. Action Argument: Để ta chọn tham số cho hành động. 2.Các hành động trong Macro. Hành động Open Table Dùng để mở một bảng trong cơ sở dữ liệu + các tham số : Table name:Tên bảng View : Qua định dạng hiển thị của bảng Datamode: Quy địng chế độ về dữ liệu. Add: Cho thêm mới dữ liệu. Edit: Xem, Sửa và nhập dữ liệu. Read Only: Xem dữ liệu. Open Query. Dùng để mở một truy vấn Các hành động. Query Name: Tên của query. View: Chế độ hiển thị. Datamode: Chế độ dữ liệu. Open Form. Dùng để mở một form. + Các hành động. Form Name: Dùng để quy định form đợc mở View: Dạng trình bày của form. Fllter Name: Tên của một truy vấn ràng buộc dữ liệu trên form. Wher Condition: Dùng để nhập điều kiện ràng buộc dữ liệu hiển thị trên form. Datamode: Quy định chế độ dành cho cửa sổ form. Nomal: Chế độ bình thờng trong Windows Hidden: Cửa sổ form bị che dấu. I Can: Cửa sổ Form thu nhỏ thành biểu tượng. Dialog: Chế độ hộp thoại. Open Report. Report Name: Chọn báo biểu cần mở. View: Quy định dạng trình bày. VI. MENU. Dùng để tạo cột các mục chọn trên menu chính hoặc menu riêng cho từng form. + Menu name:Quy định tên của menu Drop-downmuoons thêm vào menu bar. + Menu Macro Name: Chứa tên của macro chứa các lệnh cần tạo trên menu drop- down. + Status Bar Text: Chứa nội dung thông báo hiển thị ở dòng tình trạng khi chọn menu này. VII. LẬP TRÌNH VBA 1. Môi trường lập trình VBA 2. Hệ thống thực đơn và thanh công cụ: Trong môi trờng lập trình VBA chứa hệ thống thực đơn và thanh công cụ. Dùng để chứa các lệnh để gọi để thi hành hoặc thiết lập các điều kiện cần thiết. 3. Cửa sổ project Expleres: Là cây phân cấp các đối tợng chứa mã lệnh VBA, đồng thời giúp ngòi lập trình dễ dàng trong việc mã lệnh cũng nh quản lý các mã lệnh VBA đã viết. 4. Môi trờng cửa sổ viết lệnh: Là nơi soạn thảo các dòng lệnh VBA, mỗi cửa sổ sẽ chứa toàn bộ mã lệnh cho một đối tợng Form, Report, Module trong cửa sổ có thể có nhiều phần đợc viết lệnh. Mỗi phần có thể là nội dung của một khai báo, một chơng trình con hay một thủ tục đáp ứng điều kiện. 5. Cửa sổ Intermediate: Là nơi giúp thi hành trực tiếp một câu lệnh rất hữu dụng trong việc gỡ rối phần mềm. 6. Cấu trúc lệnh VBA Cũng giống nh bất cứ cấu trúc lệnh ngôn ngữ nào đều thoả mãn yếu tố sau: 7. Cấu trúc lệnh VBA Cũng giống như bất cứ cấu trúc lệnh ngôn ngữ nào đều thoả mãn yếu tố sau: 8. Có cấu trúc. - Có từ khoá bắt đầu và từ khoá kết thúc. - Thực hiện tuần tự, có thể lồng vào nhau. 9... Cấu trúc If…….Endif If Then [Else ] End If Nếu thoả mãn điều kiện thì thực hiện thủ tục 1 còn ngợc lại sẽ thực hiện thủ tục 2. Phần nằm trong dấu ngoặc vuông có thể có hoặc có thể không trong cấu trúc lệnh 10. Cấu trúc For…Next - Cú pháp: For biến chạy = to [step (n)] (Thủ tục1) [Exit For] Next. Biến chạy là kiểu dữ liệu vô hớng: - Giá trị 1: Là kiểu dữ liệu đầu mà biến chạy có thể nhận - Giá trị 2: Là kiểu dữ liệu cuối mà biến chạy có thể nhận - Step (n): Là bớc chạy vòng lặp Các dòng lệnh nằm trong dấu ngoặc vuông có thể có hoặc có thể không có trong cấu trúc lệnh. 11. Cấu trúc While…….. Wend - Cú pháp: While Wend Khi biểu thức thoả mãn sẽ thực hiện thủ tục. 12. Cấu trúc Select Case…….And Select - Cú pháp: Select Case Case Case … Case [ Else Case ] End select * Giải thích: luôn giá trị vô hớng đếm đợc nh số nguyên, sâu ký tự, logic. Biểu thức Cấu trúc hoạt động nh sau: Tính giá trị biểu thức Kiểm tra biểu thức bằng giá trị thứ i nếu đúng thì thực hiện thủ tục i và thoát ra khỏi cấu trúc bằng từ khoá End select còn ngợc lai sẽ kiểm tra biểu thức với giá trị i +1.Nếu đúng sẽ thủ tục i +1 ngợc lại sẽ thực hiện thủ tục i +2 trong phần Else Case. Sau đó sẽ thoát ra khỏi từ khoá End select 13.. Lệnh Docmd (dùng để thay đổi đối tượng) - Cú pháp: + Docmd.close, , + AcForm: dùng để đóng Form + Acreport: dùng để đòng Report + Object type: Là loại đối tượng sẽ đóng + Acquery: Dùng để đóng bảng truy vấn (Query) + Actable: Dùng đẻ đóng bảng cơ sở dữ liệu (Table) + Object Name: Là tên đối tọng sẽ đợc đóng + Save option: Là chỉ định các tuỳ chon để ghi lại cấu trúc + Save No: Đóng đối tượng mà không ghi lại cấu trúc + Save Yes: Đóng đối tượng mà ghi lại cấu trúc + Save Pront: Hiển thị hộp thoại nhắc nhở có ghi lại cấu trúc haykhông PHẦN III XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH I. MỤC ĐÍCH CHƯƠNG TRÌNH VỀ TÀI Chương trình “quản lý thư viện ”là một chương trình nhằm giúp cho con người quản lý các danh sách, giấy tờ,thư viện là nơi cung cấp mọi thông tin cho người dọc cũng như người dung, trong bất kỳ một trường học hay công ty nào cũng đòi hỏi có thư viện nơi lưu trũ mọi thông tin cũng như mọi kiến thức ta cần đến. Chương trình quản lý thư viện trên lĩnh vực công nghệ thông tin giúp cho con người rất nhiều về độ chính xác cao, nó ra đời là để đáp ứng nhu cầu của con người trong quá trình cập nhật một cánh chính xác hơn, nhanh hơn. Quản lý thư viện bao gồm nhiều lĩnh vực như các thông tin mượn trả,năm xuất bản, sách chi tiết, tác giả, thể loại, trạng thái, quyền độc giả, user…đây là những điều kiện cơ bản nhất trong một thư viện bắt buộc phải đầy đủ * Những vẫn đề chương trình giải quyết Trong cuộc sống của mỗi chúng ta nghành công nghệ thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng không thể thiếu trước đây nghành công nghệ thông tin chưa phát triển Việt Nam là nước nghèo máy tính còn xa lạ với người dân những tài liệu chủ yếu được viết tay tính toán bằng thủ công … mỗi khi cần đến tìm lại mất rất nhiều thời gian, công sức kém hiệu quả trong công việc, với ngày nay nghành công nghệ thông tin phát triển chỉ trong vài phút chúng ta đã tìm được những thứ mà trước đây có thể tìm mất vài ngày mới tìm được. Con người đã thoát khỏi lao động thủ công nâng cao hiệu qủa công việc, tiết kiệm được rất nhiều thời gian. + Với việc quản lý thư viện với những dữ liệu đầu vào chương trình cho phép thực hiện công việc cập nhật các nhân viên trong thư viện một cách dễ dàng. + việc thực hiện tra cứu cũng như các nhân viên trong một công ty một cách nhanh chóng và thuận tiện + Chương trình có giao diện quản lý thư viện giúp cho con người có những thao tác những công việc một cách dễ dàng độ chính xác cao. II – TẠO BẢNG (TABLE) Bảng là nơi chứa dữ liệu của cơ sở dữ liệu, vì vậy bảng là một nền tảng của cơ sở dữ liệu. Bên cạnh dữ liêụ Accesscon cho phép lưu chữ những thuộc tính của dữ liệu kèm theo bảng tiêu đề cột, giá trị ngầm định, định dạng hiện thị hay nhập dữ liệu… Nghiên cứu kỹ việc thiết kế bảng cho phép người sử dụng đơn giản hoá được nhiều công việc trong những giai đoạn kế tiếp. Nêu cấu trúc bảng hay quan hệ giữa các bảng bị thai đổi dẫn đến nhiều thay đổi khác trong ứng dụng điều đó sẽ dẫn đến thay đổi trong các ứng dụng đIều đó sẽ làm cho công việc trở nên phức tạp. 1. Màn hình thiết kế và tạo bảng như sau: Hình 1 Trong màn hình tạo bảng của cơ sở dữ liệu ta chọn Desig view để thiết kê từng bảng như sau: Các bảng ở chế độ thiết kế và mở * Bảng sách * Bảng tác giả * Bảng nhà xuất bản * Bảng độc giả * Bảng sách mượn * Bảng quyền * Bảng sách chi tiết * Bảng sách mượn * Bảng thể loại * Bảng tra cứu * Bảng trạng thái * Bảng User 2. Trình bày các Query – Bảng vấn tin Query là một công cụ khai thác và xử lý dữ liệu, nó có thể đáp ứng các nhu cầu về dữ liệu của các bảng dữ liệu thuộc cơ sở dữ liệu. Dạng Query thường được sử dụng nhiều nhất là select Query ( Bảng tin lựa chọn). Loại Qury này, ta có thể xuất dữ liệu ngay trên bảng vấn tin hay sử dụng nó làm cơ sở cho một công việc khác. 3. Tạo Query mới a. Từ cửa sổ Database – chọn Queri – chon New * Query độc giả mượn * Query độc giả mượn sách * Query độc giả từ bàn phím * Query ht độc giả * Query họ tên mã sách *Query ht nhà xuất bản * QueryHTXB nhập bàn phím * Query sách chi tiết * Query HT Tác giả *Query HT Tác giả nhập từ bàn phím * Query Tên sách nhập từ bàn phím *Query về sách * Query sách mượn * Query sách mượn nhật bàn phím * Query TT sách theo nhà sản xuất III: TẠO BIỂU MẪU _ FOM - FROM là một giao diện giữa người dùng và người sử dụng và dữ liệu , cho phét người sử dụng viết chương trình đIũu khiển sách hiển thị dữ liệu trong Table / Query Tạo Fom mới Tại cửa sổ Database – chọn Fom – New. Xuất hiện hình 1. Hình 1 Choose the table or query whery where the objects data comes fom: chọn nguồn dữ liệu cho Fom. Từ cửa sổ New Fom chọn Design View chọn bảng Hình 2. Hình 2. Cửa sổ New Fom Các điều chỉnh thiết kế. a.Vị trí đìêu khiển. Khi thiết kế các đièu khiển cần quan tâm đến vị trí của chúng trên Fom màn hình thiết kế Fom có dạng: Hình3 Hình 3. Màn hình thiết kế Hình 4. Các Form tạo chính * Fom quản lý người dùng truy cập + Nút chấp nhận Private Sub cmdchapnhan_Click() Dim rs As Recordset Dim db As Database Set db = CurrentDb() If IsNull(txtusename) Then MsgBox "ban chua nhap du lieu" Exit Sub End If Set rs = db.OpenRecordset("luser") rs.AddNew rs.Fields("passwor") = txtpass rs.Fields("usename") = txtusename rs.Fields("maquyen") = cboquyen rs.Update rs.Close db.Close txtpass = "" txtusename = "" cboquyen = "" End Sub + Nút thoát Private Sub cmdthoat_Click() DoCmd.Close End Sub * Fom quản lý tác giả + Nút thêm Private Sub cmdthem_Click() DoCmd.OpenForm "themthongtintacgia" End Sub + Nút sửa Private Sub cmdsua_Click() DoCmd.OpenForm "suathongtintacg" End Sub + Nút xoá Private Sub cmdxoa_Click() DoCmd.OpenForm "xoatttacgia" End Sub + Nút thoát Private Sub cmdthoat_Click() DoCmd.Close End Sub * Fom quản lý thể loại + Nút thêm Private Sub cmdthem_Click() Dim rs As Recordset Dim db As Database Set db = CurrentDb() If IsNull(txtmatheloai1) Or IsNull(txttentheloai1) Then MsgBox "ban chua nhap du lieu" Exit Sub End If Set rs = db.OpenRecordset("theloai") rs.AddNew rs.Fields("matheloai") = txtmatheloai1 rs.Fields("tentheloai") = txttentheloai1 rs.Update rs.Close db.Close txtmatheloai = "" txttentheloai = "" End Sub + Nút thoát Private Sub cmdthoat_Click() DoCmd.Close End Sub * Fom quản lý thông tin độc giả + Nút thêm Private Sub cmdthem_Click() DoCmd.OpenForm ("themttdocgia") End Sub + Nút sửa Private Sub cmdsua_Click() DoCmd.OpenForm ("suattdocgia") End Sub + Nút thoát Private Sub cmdthoat_Click() DoCmd.Close End Sub Private Sub cmdxoa_Click() DoCmd.OpenForm ("xoattdocgia") End Sub * Fom quản lý thông tin về mượn sách + Nút sửa Private Sub cmdsua_Click() DoCmd.OpenForm ("suattdocgia") End Sub + Nút thêm Private Sub cmdthem_Click() DoCmd.OpenForm ("themttdocgia") End Sub + Nút thoát Private Sub cmdthoat_Click() DoCmd.Close End Sub + Nút xoá Private Sub cmdxoa_Click() DoCmd.OpenForm ("xoattdocgia") End Sub * Fom quản lý thông tin nhà xuất bản + Nút sửa Private Sub cmdsua_Click() DoCmd.OpenForm "suanhaxb" End Sub + Nút thêm Private Sub cmdthem_Click() DoCmd.OpenForm "themthongtinvenhaxb" End Sub + Nút thoát Private Sub cmdthoat_Click() DoCmd.Close End Sub + Nút xoá Private Sub cmdxoa_Click() DoCmd.OpenForm "xoanhaxb" End Sub * Fom quản lý thông tin sách + Nút sửa Private Sub cmdsua_Click() DoCmd.OpenForm "suattsach" End Sub + Nút thêm Private Sub cmdthem_Click() DoCmd.OpenForm "themttsach" End Sub + Nút thoát Private Sub cmdthoat_Click() DoCmd.Close End Sub + Nút xoá Private Sub cmdxoa_Click() DoCmd.OpenForm "xoattsach" End Sub * Fom quản lý thông tin sách mượn + Nút sửa Private Sub cmdsua_Click() DoCmd.OpenForm "suattsachmuon" End Sub + Nút thêm Private Sub cmdthem_Click() DoCmd.OpenForm "themttsachmuon" End Sub + Nút thoát Private Sub cmdthoat_Click() DoCmd.Close End Sub + Nút xoá Private Sub cmdxoa_Click() DoCmd.OpenForm "xoattsachmuon" End Sub * Fom quản lý thông tin trạng thái sách * Fom quản lý sách chi tiết + Nút sửa Private Sub cmdsua_Click() DoCmd.OpenForm "suattsachchitiet" End Sub + Nút thêm Private Sub cmdthem_Click() DoCmd.OpenForm "themttsachchitiet" End Sub + Nút xóa Private Sub cmdxoa_Click() DoCmd.OpenForm "xoattsachchitiet" End Sub + Nút thoát Private Sub thoat_Click() DoCmd.Close End Sub * Fom sửa nhà xuất bản + Nút chấp nhận Private Sub cmdchapnhan_Click() Dim db As Database Dim rs As Recordset If IsNull(cbomanhaxb) Or IsNull(txttennhaxb) Or IsNull(txtdiachi) Or IsNull(txtsodienthoai) Then MsgBox "ban chua nhap du lieu" Exit Sub End If Set db = CurrentDb() Set rs = db.OpenRecordset("select*from nhaXB where maNXB ='" & cbomanhaxb & "'") If rs.RecordCount > 0 Then rs.MoveFirst rs.Edit rs.Fields("tennhaxuatban") = txttennhaxuatban rs.Fields("diachi") = txtdiachi rs.Fields("sodienthoai") = txtsodienthoai rs.Update rs.Close db.Close MsgBox "ban ghi nay da duoc sua" cbomanhaxb = "" txttennhaxb = "" txtdiachi = "" txtsodienthoai = "" End If + Nút thoát Private Sub cmdthoat_Click() DoCmd.Close End Sub * Fom sửa thông tin tác giả + Nút sửa Private Sub cmdsua_Click() Dim db As Database Dim rs As Recordset If IsNull(cbomatacgia) Or IsNull(txttentacgia) Or IsNull(txtdiachi) Or IsNull(txtquequan) Then MsgBox "ban chua nhap du lieu" Exit Sub End If Set db = CurrentDb() Set rs = db.OpenRecordset("select * from tacgia where matacgia='" & cbomatacgia & "'") If rs.RecordCount > 0 Then rs.MoveFirst rs.Edit rs.Fields("tentacgia") = txttentacgia rs.Fields("namsinh") = txtnamsinh rs.Fields("quequan") = txtquequan rs.Update rs.Close db.Close MsgBox "ban ghi nay da duoc sua" cbomatacgia = "" txttentacgia = "" txtnamsinh = "" txtquequan = "" End If + Nút quay về Private Sub cmdquayve_Click() DoCmd.Close End Sub * Fom sửa thông tin độc giả + Nút thêm Private Sub cmdthem_Click() Dim rs As Recordset Dim db As Database If IsNull(cbomadocgia) Or IsNull(txttendocgia) Or IsNull(txtngaysinh) Or IsNull(txtnghenghiep) Or IsNull(soCMT) Then MsgBox "ban chua nhap du lieu" Exit Sub End If Set db = CurrentDb() Set rs = db.OpenRecordset("select * from docgia where madocgia ='" & cbomadocgia & "'") If rs.RecordCount > 0 Then rs.MoveFirst rs.Edit rs.Fields("tendocgia") = txttendocgia rs.Fields("ngaysinh") = txtngaysinh rs.Fields("diachi") = txtdiachi rs.Fields("nghenghiep") = txtnghenghiep rs.Fields("ngayhetngay") = txtngaycapdenhetngay rs.Update rs.Close MsgBox "ban nghi nay da duoc sua" cbomadocgia = "" txttendocgia = "" txtngaysinh = "" txtdiachi = "" txtnghenghiep = "" txtngaycapdenhetngay = "" txtsoCMT = "" End If End Sub + Nút thoát Private Sub cmdthoat_Click() DoCmd.Close End Sub * Fom sửa thông tin mượn sách + Nút sửa Private Sub cmdsua_Click() Dim db As Database Dim rs As Recordset If IsNull(cbomadocgia) Or IsNull(txtngaymuon) Then MsgBox "ban chua nhap du lieu" Exit Sub End If Set db = CurrentDb() Set rs = db.OpenRecordset("select * from muon where madocgia='" & cbomadocgia & "'") If rs.RecordCount > 0 Then rs.MoveFirst rs.Edit rs.Fields("ngaymuon") = txtngaymuon rs.Fields("ngaytra") = txtngaytra rs.Update rs.Close db.Close MsgBox "ban ghi nay da duoc sua" cbomadocgia = "" txtngaymuon = "" txtngaytra = "" End I End Sub + Nút quay ra Private Sub cmdquayra_Click() DoCmd.Close End Sub * Fom sửa thông tin sách + Nút sửa Private Sub cmdsua_Click() Dim db As Database Dim rs As Recordset If IsNull(txttensach) Then MsgBox ("ban phai chon mot ma sach de sua") Exit Sub End If Set db = CurrentDb() Set rs = db.OpenRecordset("select * from sach where masach ='" & cbomasach & "' ") If rs.RecordCount > 0 Then rs.MoveFirst rs.Edit rs.Fields("tensach") = txttensach rs.Fields("manhaxuatban") = cbomanhaxuatban rs.Fields("namxuatban") = txtnamxuatban rs.Fields("matheloai") = cbomatheloai rs.Fields("soluong") = txtsoluongsach rs.Fields("matacgia") = cbomatacgia rs.Update rs.Close db.Close MsgBox "ban ghi nay da duoc sua" cbomasach = "" cbomanhaxuatban = "" cbomatheloai = "" txttensach = "" cbomatacgia = "" txtnamxuatban = "" txtsoluongsach = "" End If End Sub + Nút quay ra Private Sub cmdquayra_Click() DoCmd.Close End Sub * Fom sửa thông tin sách chi tiết + Nút sửa Private Sub cmdsua_Click() Dim rs As Recordset Dim db As Database If IsNull(cbomasach) Then MsgBox "ban chua nhap du lieu" Exit Sub End If Set db = CurrentDb() Set rs = db.OpenRecordset("select * from sachchitiet where massach='" & cbomasach & "'") If rs.RecordCount > 0 Then rs.MoveFirst rs.Edit rs.Fields("masachchitiet") = txtmasachchititet rs.Fields("matrangthai") = txtmatrangthai rs.Update rs.Close MsgBox ("ban ghi nay da duoc sua") cbomasach = "" txtmasachchititet = "" txtmatrangthai = "" End If End Sub + Nút thoát Private Sub cmdra_Click() DoCmd.Close End Sub * Fom sửa thông tin sách mượn + Nút sửa Private Sub cmdsua_Click() Dim db As Database Dim rs As Recordset If IsNull(cbomasachchitiet) Or IsNull(cbomatrangthai) Then MsgBox "ban chua nhap du lieu" Exit Sub End If Set db = CurrentDb() Set rs = db.OpenRecordset("select* from sachmuon where masachchitiet='" & cbomasachchitiet & "'") If rs.RecordCount > 0 Then rs.MoveFirst rs.Edit rs.Fields("matrangthai") = cbomatrangthai rs.Fields("madocgia") = cbomadocgia rs.Update rs.Close db.Close MsgBox "ban ghi nay da duoc sua" cbomasachchitiet = "" cbomatrangthai = "" cbomadocgia = "" End If End Sub * Fom thêm thông tin tác giả + Nút thêm Private Sub cmdthem_Click() Dim db As Database Dim rs As Recordset Set db = CurrentDb() If IsNull(txtmatacgia) Or IsNull(txttentacgia) Then MsgBox "ban chua nhap du lieu" Exit Sub End If Set rs = db.OpenRecordset("tacgia") rs.AddNew rs.Fields("matacgia") = txtmatacgia rs.Fields("tentacgia") = txttentacgia rs.Fields("namsinh") = txtnamsinh rs.Fields("quequan") = txtquequan rs.Update rs.Close db.Close txtmatacgia = "" txttentacgia = "" txtnamsinh = "" txtquequan = "" End Sub + Nút thoát Private Sub cmdthoat_Click() DoCmd.Close * Fom thêm thông tin nhà xuất bản + Nút chấp nhận Private Sub cmdchapnhan_Click() Dim db As Database Dim rs As Recordset Set db = CurrentDb() If IsNull(txtmanxb) Or IsNull(txttennhaxuatban) Then MsgBox "ban chua nhap du lieu" Exit Sub End If Set rs = db.OpenRecordset("nhaXB") rs.AddNew rs.Fields("maNXB") = txtmanhaxb rs.Fields("tennhaxuatban") = txttenhaxuatban rs.Fields("diachi") = txtdiachi rs.Fields("sodienthoai") = txtsodienthoai rs.Update rs.Close db.Close txtmanxb = "" txttennhaxuatban = "" txtdiachi = "" txtsodienthoai = "" End Sub + Nút quay ra Private Sub cmdquayra_Click() DoCmd.Close End Sub * Fom thêm thông tin độc giả + Nút chấp nhân Private Sub cmdchapnhan_Click() Dim rs As Database Dim db As Recordset Set db = CurrentDb() If IsNull(txtmadocgia) Or IsNull(txttendocgia) Then MsgBox "ban chua nhap du lieu" Exit Sub End If Set rs = db.OpenRecordset("docgia") rs.AddNew rs.Fields("madocgia") = txtmadocgia rs.Fields("tendocgia") = txttendocgia rs.Fields("diachi") = txtdiachi rs.Fields("ngaysinh") = txtngaysinh rs.Fields("nghenghiep") = txtnghenghiep rs.Fields("SoCMT") = txtsoCMT rs.Fields("ngayhetngay") = txthandung rs.Update rs.Close db.Close txtmadocgia = "" txttendocgia = "" txtdiachi = "" txtngaysinh = "" txtnghenghiep = "" txtsoCMT = "" txthandung = "" End Sub + Nút thoát Private Sub cmdthoat_Click() DoCmd.Close End Sub * Fom thêm thông tin sách mượn + Nút thêm Private Sub cmdthem_Click() Dim db As Database Dim rs As Recordset Set db = CurrentDb() If Not IsDate("txtngaymuon") Or Not IsDate("txtngaytra") Then MsgBox "ban chua nhap du lieu" Exit Sub End If Set rs = db.OpenRecordset("muon") rs.AddNew rs.Fields("madocgia") = cbomadocgia rs.Fields("ngaymuon") = txtngaymuon rs.Fields("ngaytra") = txtngaytra rs.Update rs.Close db.Close cbomadocgia = "" txtngaymuon = "" txtngaytra = "" End Sub + Nút thoát Private Sub cmdthoat_Click() DoCmd.Close End Sub * Fom thêm thông tin về sách + Nút thêm Private Sub cmdthem_Click() Dim db As Database Dim rs As Recordset Set db = CurrentDb() If IsNull(cbomatacgia) Or IsNull(cbomatheloai) Or IsNull(txtmasach) Or IsNull(txtnamxuatban) Or IsNull(stxtsoluongsach) Or IsNull(txttensach) Then MsgBox "ban chua nhap du lieu" Exit Sub End If Set rs = db.OpenRecordset("sach") rs.AddNew 'rs.Fields("maNXB") = cbomanhaxuatban rs.Fields("matacgia") = cbomatacgia rs.Fields("matheloai") = cbomatheloai rs.Fields("masach") = txtmasach rs.Fields("namxuatban") = txtnamxuatban rs.Fields("soluong") = txtsoluongsach rs.Fields("tensach") = txttensach rs.Update rs.Close db.Close cbomanhaxuatban = "" cbomatacgia = "" cbomatheloai = "" txtmasach = "" txtnamxuatban = "" txtsoluongsach = "" txttensach = "" End Sub + Nút quay lại Private Sub cmdquayra_Click() DoCmd.Close * Fom thêm thông tin sách chi tiết + Nút thêm Private Sub cmdthem_Click() Dim db As Database Dim rs As Recordset Set db = CurrentDb() If IsNull(cbomasach) Or IsNull(txtmasachchitiet) Then MsgBox ("ban chua nhap du lieu") Exit Sub End If Set rs = db.OpenRecordset("sachchitiet") rs.AddNew rs.Fields("masach") = cbomasach rs.Fields("masachchitiet") = txtmasachchitiet rs.Fields("matrangthai") = cbomatrangthai rs.Update rs.Close db.Close cbomasach = "" cbomatrangthai = "" txtmasachchitiet = " End Sub + Nút thoát Private Sub cmdthoat_Click() DoCmd.Close End Sub * Fom thêm thông tin sách mượn + Nút thêm Private Sub cmdthem_Click() Dim db As Database Dim rs As Recordset Set db = CurrentDb() If IsNull(cbomasachchitiet) Or IsNull(cbomadocgia) Then MsgBox "ban chua nhap du lieu" Exit Sub End If Set rs = db.OpenRecordset("sachmuon") rs.AddNew rs.Fields("madocgia") = cbomadocgia rs.Fields("masachchitiet") = cbomasachchitiet rs.Fields("matrangthai") = cbomatrangthai rs.Update rs.Close db.Close cbomasachchitiet = "" cbomadocgia = "" cbomatrangthai = "" End Sub + Nút quay ra Private Sub cmdquayra_Click() DoCmd.Close End Sub * Fom thống kê mựon sách của độc giả * Nút tìm kiếm Private Sub cmdtimkiem_Click() Dim qrt As QueryDef Dim st, dk As String Set qrt = CurrentDb().QueryDefs("qrtmuonsach1") st = "SELECT [sach].[masach], [sach].[tensach], [sachmuon].[masachchitiet], [sachmuon].[matrangthai], [muon].[madocgia], [muon].[ngaymuon]" st = st & " FROM sach INNER JOIN (sachchitiet INNER JOIN ((docgia INNER JOIN muon ON [docgia].[madocgia]=[muon].[madocgia]) INNER JOIN sachmuon ON [docgia].[madocgia]=[sachmuon].[madocgia]) ON [sachchitiet].[masachchitiet]=[sachmuon].[masachchitiet]) ON [sach].[masach]=[sachchitiet].[masach]" st = st & " WHERE ((([muon].[ngaymuon])>#" & txttungay & "# And ([muon].[ngaymuon])<#" & txtdenngay & "#))" qrt.SQL = st DoCmd.OpenReport "rptmuonsach1", acViewPreview txttungay = "" txtdenngay = "" End Sub + Nút thoát Private Sub cmdthoat_Click() DoCmd.Close End Sub * Fom tra cứu thông tin về sách + Nút tìm kiếm Private Sub cmdtimkiem_Click() Dim qrt As QueryDef Dim st, dk As String dk = "true" Set qrt = CurrentDb().QueryDefs("tracuu") If Not IsNull(txttheloai) Then dk = dk & " and matheloai='" & txttheloai & "'" If Not IsNull(cbomasach) Then dk = dk & " and masach ='" & cbomasach & "'" If Not IsNull(txttensach) Then dk = dk & " and tensach like '*" & txttensach & "*'" If Not IsNull(cbomanhaxuatban) Then dk = dk & " and manhaxuatban ='" & cbomanhaxuatban & "'" 'If Not IsNull(cbomatacgia) Then dk = dk & " and matacgia ='" & cbomatacgia & "'" 'If IsNumeric(txtnamxuatban) Then dk = dk & " and namxuatban ='" & txtnamxuatban & "'" 'If IsNumeric(txtsoluong) Then dk = dk & " and soluong ='" & txtsoluong & "'" st = "select *" st = st & " from sach" st = st & " where " & dk qrt.SQL = st lsttracuu.RowSource = "tracuu" lsttracuu.Requery txttheloai = "" cbomasach = "" txttensach = "" cbomasach = "" cbomatacgia = "" txtnamxuatban = "" txtsoluong = "" cbomanhaxuatban = "" End Sub + Nút thoát Private Sub cmdthoat_Click() DoCmd.Close End Sub * Fom xoá thông tin nhà xuất bản + Nút chấp nhận Private Sub cmdchapnhan_Click() Dim rs As Recordset Dim db As Database Set db = CurrentDb() Set rs = db.OpenRecordset("nhaXB", DB_OPEN_DYNASET) thongbao = MsgBox("ban co thuc su muon xoa khong", vbCritical + vbYesNo) If thongbao = vbYes Then rs.Delete rs.MoveNext End If rs.Close cbomanhaxuatban = "" txttennhaxuatban = "" txtdiachi = "" txtsodienthoai = "" End Sub + Nút thoát Private Sub cmdthoat_Click() DoCmd.Close End Sub * Fom xoá thông tin độc giả + Nút thêm Private Sub cmdthem_Click() Dim rs As Recordset Dim db As Database Set db = CurrentDb() Set rs = db.OpenRecordset("docgia", DB_OPEN_DYNASET) thongbao = MsgBox("ban co thuc su muon xoa khong", vbCritical + vbYesNo) If thongbao = vbYes Then rs.Delete rs.MoveNext End If rs.Close cbomadocgia = "" txttendocgia = "" txtdiachi = "" txtngaysinh = "" txtsoCMT = "" txtnghenghiep = "" txthandung = "" End Sub + Nút thoát Private Sub cmdthoat_Click() DoCmd.Close End Sub *Fom xoá thông tin mượn sách + Nút quay lại Private Sub cmdquayra_Click() DoCmd.Close End Sub + Nút Xoá Private Sub cmdxoa_Click() Dim db As Database Dim rs As Recordset Set db = CurrentDb() Set rs = db.OpenRecordset("docgia", DB_OPEN_DYNASET) thongbao = MsgBox("ban co thuc su muon xoa khong", vbCritical + vbYesNo) If thongbao = vbYes Then rs.Delete rs.MoveNext End If rs.Close cbomadocgia = "" txtngaymuon = "" txtngaytra = "" End Sub * Fom xoá thông tin tác giả + Nút quay về Private Sub cmdquayve_Click() DoCmd.Close End Sub + Nút xoá Private Sub cmdxoa_Click() Dim rs As Recordset Dim db As Database Set db = CurrentDb() Set rs = db.OpenRecordset("tacgia", DB_OPEN_DYNASET) thongbao = MsgBox("ban co thuc su muon xoa khong", vbCritical + vbYesNo) If thongbao = vbYes Then rs.Delete rs.MoveNext End If rs.Close cbomatacgia = "" txttentacgia = "" txtnamsinh = "" txtquequan = "" IV. Reports *Reports báo cáo về sách theo nhà xuất bản *Reports mượn sách *Reports mượn trả *Reports sách mượn *Reports thống kê. *Reports Thống kê sách mượn theo độc giả *Reports Thống kê tình hình sách được mượn V. MACRO Macro là một trong những đối tượng cơ bản của CSDL ( Database) dùng để liên kết các đối tượng CSDL làm cho CSDLtrở nên linh hoạt hơn. Macro là tập các thao tác thường được dùng trong sử lý dữ liệu được chuyển thành các hành động và có thể xử dụng nó thay vì phảI viết một đoạn chương trình xử lý. Macro thường được gắn với các sự kiện đối tượng CSDL. Các trường hợp dùng Macro: Khi khởi động dữ liệu. Khi kích hoạt nút lệnh. Thực hiện khi kích hoạt các sự kiện trên Fom/Repot khi ra lệnh thực hiện Macro, các hành động được thực hiện từ trên xuống dưới. 1.Tạo Macro mới Từ cửa sổ Database – Maco – Chon New ( hình 1) Hình 1. Cửa sổ tạo mới. Các hành động của Macro. +Add menu: Thêm cột vào menu. Menu Macro Name: Tên Macro ứng dụng với cột đó. Menu Name: Tên cột hiện trên màn hình. + Close: Đóng cột đối tượng +OpenFom: Cho phép mở Fom gồm 6 tham số. + OpenRepot: Mở Repot + Open Query + Open Table + Open Module Các Macro được thiết kế Macro Menu. (Menu chính). Hình 2 Me nu chính Hình 3. Macro tạo chính Macro Quản lý. Macro tìm kiếm Macro hệ thống Macro Trợ giúp Macro báo cáo thống kê CHƯƠNG II: EXCEL A. PHẦN LÝ THUYẾT Excel là phần mềm chuyên dùng cho công tác như kế toán, văn phòng trên môi trường windows, thực hiện được nhiều phép tính toán đơn giản và phức tạp. Excel tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như bảng lương, bảng thống kê, bảng kế toán, thanh toán lại số lượng mới. Thao tác trên bảng tính có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích có kèm theo bản đồ, và các hình vẽ minh hoạ. Excel là một phần trong chương trình phần mềm Microsoft Office. đây là một bộ chương trình chuẩn dùng để tổ chức và xử lý dữ liệu trên các ô tính. 1. Bảng tính điện tử (work sheet): + Một bảng tính gồm nhiều các ô tính cho phép cập nhật dữ liệu trên các ô tính (insert, copy, paste, cut,…). + Cho phép tính toán trong ô tính bằng các hàm và các chương trình được dựng sẵn. + Sắp xếp dữ liệu theo yêu cầu. + Giao diện với một số phần mềm khác. + trình bày đẹp dạng đồ thị. 2. Bảng tính của Excel: *Màn hình của Excel: - Thanh công cụ chuẩn (Standar bar). - Thanh định dạng (Fomarting toolbar): Giúp định dạng nhanh dữ liệu - Địa chỉ ô (Name box): Chứa địa chỉ của ô hiện tại. - Thanh tiêu đề (Title bar) chứa tên phần mềm ứng dụng và chương trình. Tên mặc định là Book. - Thanh thực đơn (Menu bar): chứa bộ lệnh của chương trình Excel. Đây là nơi thực hiện các phép toán cơ bản nhất. - Dạng nhập dữ liệu (Fomula bar): Cho biết dữ liệu hiện tại của ô tính. - Danh sách các Sheet. - Thanh tạng thái (Status bar): cho biết trạng thái làm việc của file I. BẢNG TÍNH EXCEL : - Một tệp gồm nhiều bảng tính 256 sheet. Mỗi bảng tính được tạo từ các ô gồm nhiều hàng và nhiều cột, ô tính là đơn vị nhỏ nhất trong trang tính. * Địa chỉ ô: - Địa chỉ tuyệt đối: Là địa chỉ khi sao chép dữ liệu không bị thay đổi Cách viết: $(cột)$(hàng). - Địa chỉ tương đối: là địa chỉ khi sao chép dữ liệu có thể thay đổi. Cách viết: (cột)(hàng) - Địa chỉ kết hợp: Cách viết: $(cột)(hàng) cột cố định. (cột)$(hàng) hàng cố định * Các kiểu dữ liệu trong Excel: - Trong một ô tính chỉ có một kiểu dữ liệu và phụ thuộc vào kiểu đầu tiên gõ vào. Excel phân biệt 3 kiểu dữ liệu: - Kiểu hằng: Là những giá trị không thay đổi (text, number). - Kiểu công thức: Là một biểu thức chứa các hằng, các địa chỉ ô, hàm và các toán tử. - Kiểu logic và kiểu lỗi: Các giá trị (true, false, #value,…) không tự gõ vào mà trả về giá trị sau phép toán hoặc biểu thức logic khi gặp lỗi. II. CÁC HÀM CÔNG CỤ CHUẨN : 1. Sử dụng công thức trong Excel: Trong Excel công thức bắt đầu là dấu bằng: Tổng quát: = (biểu thức). - Biểu thức là tập hợp các hàm: (Hằng số, địa chỉ và các toán tử) * liên kết dữ liệu giữa các bảng tính (Work sheet): có hai kiểu liên kết: - Liên kết dữ liệu giữa các bảng tính để sử dụng công thức. - Liên kết dữ liệu giữa các tệp tin. 2. Các hàm cơ bản trong Excel : - Hàm là một phần của Excel được xây dựng sẵn nhằm thực hiện một công việc nào đó. Biểu diễn hàm: = (Tên hàm)(danh sách đối số) Nhóm hàm số: - SQRT(number): căn bậc hai của số. Nếu nhỏ hơn 0 sẽ báo lỗi #num. - ABS(number): Lấy giá trị tuyệt đối của số. - Round(number, n): làm tròn số. - Mod(n,m): lấy phần dư của thương số n/m. - INT(n): Hàm làm tròn số n xuống số tự nhiên gần nhất. * Các hàm thống kê: - Average (danh sách các giá trị): Hàm lấy giá trị trung bình của các giá trị. - Max (danh sách giá trị): Trả về giá trị lớn nhất của dãy số. - Min (danh sách giá trị): Trả về giá trị nhỏ nhất của dãy số. - Sum (danh sách giá trị): tính tổng các giá trị trong danh sách giá trị. - Count (Vùng dữ liệu): hàm đếm các giá trị số được chỉ ra trong vùng dữ liệu. - Counta (Vùng dữ liệu): hàm đếm tất cả các ô dữ liệu được chỉ ra trong vùng dữ liệu. * Hàm làm việc với văn bản: -Text(number, format-text): Đổi số thành kí tự được định dạng sẵn. -Value(text): đổi giá trị text thành kiểu số. -LEFT(text,n) hàm tách từ chuỗi text ra n kí tự tính từ bên trái chuỗi sang bên phải -RIGHT(text,n) hàm tách chuỗi text ra n kí tự tính từ bên phải chuỗi sang bên trái - MID(text,i,n) hàm tách chuỗi text ra n kí tự tính từ vị trí thứ i trong chuỗi. - CONCATENATE(text1,text2,…)hàm nối các chuỗi text1 ,text2,.. thành 1 chuỗi cặp tổng thể. - LEN(text) cho độ dài của chuỗi tính cả dấu cách . - LOWER(text) chuyển đổi chuỗi text thành chữ thường - UPPER(text) chuyển đổi text thành chữ hoa - PROPER(text) chuyển đổi kí tự đầu mỗi từ của chuỗi text thành chữ hoa - TRIM(text) cắt bỏ kí tự trắng ở đầu và cuối chuỗi . * Hàm ngày tháng: - Date(year, month, day) trả về dữ liệu kiểu ngày tháng ứng với ngày, tháng, năm cung cấp trong tham số . - day(dữ liệu kiểu ngày tháng) trả lại ngày của dữ liệu kiểu ngày tháng - month (dữ liệu kiểu ngày tháng) trả lại tháng của dữ liệu kiểu ngày tháng - year(dữ liệu kiểu ngày tháng)trả lại năm của dữ liệu kiểu ngày tháng . - today:trả lại ngày thán năm hiện tại * Hàm thời gian: hour(dữ liệu kiểu thời gian) trả về giờ của dữ liệu kiểu thời gian - Minute(dữ liệu kiểu thời gian)trả về phút của dữ liệu kiểu thời gian - second(dữ liệu kiểu thờ gian )trả về giây của dữ liệu kiểu thời gian - now() trả về thời gian hiện tại . * Hàm logic: - AND(điều kiện 1 điều kiện 2 ,…) (1…30 điều kiện)-hàm giao các điều kiện. Hàm trả về giá trị đúng (true) khi mỗi điều kiện nếu trong danh sách đều cho giá trị đúng (true), còn trong trường hợp khác hàm trả về giá trị sai (false). - OR(điều kiện 1, điều kiện 2,…) (1…30 điều kiện)-hàm hợp các điều kiện. Hàm trả về giá trị đúng (true) khi có ít nhất 1 điều kiện nào đó đúng, còn khi tất cả các điều kiện sai thì hàm trả về giá trị sai (false). * Các hàm toán học có điều kiện: - IF(biểu thức logic, giá trị trả về khi đúng, giá trị trả về khi sai): Hàm loại trừ các điều kiện. Đầu tiên hàm kiểm tra biểu thức logic xem đúng hay sai. Nếu biểu thức logic đúng trả về giá trị khi đúng, ngược lại trả về giá trị sai. - SUMIF(vùng so sánh,điều kiện so sánh,vùng tính tổng): hàm tính tổng tất cả các giá trị được chỉ ra trong vùng tính tổng mà các giá trị tương ứng của nó trong vùng so sánh thoả mãn điều kiện so sánh nêu ra. +Vùng so sánh: là vùng chứa các giá trị cần so sánh với điều kiện so sánh để chỉ ra giá trị tương ứng nào trong vùng tính tổng được tính vào tổng chung. Nó chỉ có thể là 1 cột hoặc 1 hàng chứ không thể là một vùng gồm nhiều hàng và cột. Nếu là một vùng gồm nhiều hàng và nhiều cột thì hàng chứa các giá trị cần so sánh phải nằm ở ngoài cùng bên trái hoặc trên cùng. + Điều kiện so sánh: là điều kiện so sánh, nó có thể là số, biểu thức toán học một ngôi hay văn bản xác định các ô sẽ được cộng. Tất cả các điều kiện đều phải đặt ra trong hai dấu nháy kép. Ví dụ về tiêu chuẩn là 32,”32”,”>32”,apples”. * Vùng tính tổng: là vùng chỉ ra các ô cần tính tổng. Các ô trong vùng này chỉ được cộng nếu các ô tương ứng trong vùng so sánh phù hợp với tiêu chuẩn nêu ra trong điều kiện so sánh. Nếu bỏ qua vùng tính tổng thì chính các ô trong vùng so sánh sẽ được cộng. - Countif(vùng cần đếm, điều kiện đếm): Hàm đếm tất cả các ô trong vùng cần đếm thoả mãn điều kiện đếm nêu ra. Điều kiện đếm giống như điều kiện so sánh trong hàm sumif * Hàm toán học dùng trong xắp xếp dữ liệu : rank( số cần sắp xếp, vùng mà số dùng để so sánh, cách sắp xếp). Hàm dùng để xác định thứ hạng của trị số cần sắp xếp so với các giá trị trong vùng mà số hạng để so sánh nêu ra. Cách thức sắp xếp quy định cách sắp xếp như thế nào theo thứ tự tăng dần hay giảm dần + Số cần sắp xếp :là bạn muốn tìm thứ tự . + Vùng mà số dùng để so sánh:là địa chỉ tham chiếu đến các ô chứa các giá trị mà số cần sắp xếp muốn so sánh để tìm thứ hạng hoặc là một dãy liệt kê các số. Nếu là địa chỉ tham chiếu thì chúng phải ở dạng địa chỉ tuyệt đối . + Các sắp xếp: Là số quy định cách sắp xếp của hàm. Nó có thể nhận các giá trị như sau: Nếu cách sắp xếp bằng 0 không có thì số được sắp xếp theo thứ tự giảm dần còn trong mọi trường hợp khác thì số được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. * Hàm tìm kiếm và tham chiếu: - VLOOKUP(ô dữ liệu, miềm tìm kiếm, cột lấy dữ liệu, [0/1]) 0: Tìm kiếm chính xác . 1: Tìm kiếm gần đúng . - HLOOKUP(ô dữ liệu, miềm tìm kiếm, hàng lấy dữ liệu, [0/1]) 0: Tìm kiếm chính xác. 1: Tìm kiếm gần đúng . - INDEX(Vùng tìm kiếm, Hàng trả về, Cột trả về) – Hàm tham chiếu. Hàm trả về giá trị nằm trong ô được chỉ ra trong Hàng trả về và nằm trên Cột trả về thuộc Vùng tìm kiếm. +Vùng tìm kiếm: Vùng chứa giá trị cần tìm. +Hàng trả về: Số thứ tự hàng chứa giá trị cần trả về trong Vùng tìm kiếm. +Cột trả về: Số thứ tự của cột chứa giá trị cần trả về trong Vùng tìm kiếm. - MATCH(Giá trị tìm kiếm, Vùng tìm kiếm, Cách tìm) –Hàm tham chiếu. Hàm trả về trị vị trí tương đối của Giá trị tìm kiếm trong Vùng tìm kiếm bị chi phối bởi kiểu tìm do Cách tìm quy định. Hàm trả lại vị trí của hàng hay cột trong mảng có chứa Giá trị tìm thấy. Thường được sử dung kết hợp với INDEX để tra một giá trị trong mảng. Các tham số giống như hàm VLOOKUP, HLOOKUP. * Các hàm cơ sở dữ liệu: - DAVERAGE(Database, Field, Crietiria): Tính giá trị trung bình các giá trị của cột Field trong cơ sở dữ liệu của các bản ghi trong Database thoả mãn đièu kiện trong vùng Ciretira. - DCOUT(Database, Field, Crietiria): Đếm các ô chứa trong cột Field của Database thoả mãn điều kiện trong Crietira nếu có. Field là tuỳ chọn, nếu bỏ qua, hàm sẽ đếm trong toàn bộ các bản ghi trong Database thoả mãn điều kiện trong Crietiria. - DCOUTA((Database, Field, Crietiria): Đếm tất cả các bản ghi không trống trong cột Field của Database thoả mãn điều kiện trong Crietiria. - DMAX((Database, Field, Crietiria): Trả về giá trị lớn nhất trong các giá trị của cột Field trong Database thoả mãn điều kiện trong Crietiria. - DMIN(Database, Field, Crietiria): Trả về giá trị nhỏ nhất trong các giá trị của cột Field trong Database thoả mãn điều kiện trong Crietiria. - PRODUCT(Database, Field, Crietiria): Trả về tích các giá trị trong cột Field của cơ sở dữ liệu Database thoả mãn điều kiện trong Crietiria. - DSUM(Database, Field, Crietiria):Trả về tổng giá trị của cột Field trong Database thoả mãn điều kiện trong Crietiria. III, VẼ BIỂU ĐỒ TRONG EXCEL: Khái niệm: - Biểu đồ là biểu diễn đồ hoạ thể hiện mối quan hệ giữa dữ liệu trong ô tính, trang tính để có cái nhìn trực quan, sinh động. 2. Một số dạng biểu đồ : - PIE(hình bánh): sử dụng để so sánh từng thành phần với tổng thể. - BAR(hình thanh): sử dụng để so sánh ở các thời điểm khác nhau. - COLUM(hình cột): sử dụng để so sánh ở các thời điểm khác nhau. - LINE(hình gấp khúc): sử dụng để nhấn mạnh tương đối phát triển và thay đổi theo thời gian. - AREA(hình diện tích): sử dụng để nhấn mạnh tương đối phát triển và thay đổi theo thời gian. - 3D: Hầu như tất cả các dạng biểu đồ đều thể hiện dưới dạng 3D. 3. Vị trí thiết biểu đồ: - Biểu đồ dạng nhúng (Emteding). Là dạng biểu đồ thể hiện cùng trang chứa dữ liệu so sánh (trang tính hiện hành) mục đích trình bày song song dữ liệu và biểu đồ. - Dạng biểu đồ nối kết: Là dạng biểu đồ thể hiện trên trang tính riêng độc lập dữ liệu. Chức năng dùng in riêng biểu đồ. Đặc biệt cả hai dạng biểu đồ đều tham chiếu dữ liệu gốc được cập nhật dữ liệu khi dữ liệu gốc thay đổi. 4. Một số tổ chức của biểu đồ (thành phần): - Dạng biểu đồ (chart type) biểu đồ sẽ thể hiện: PIE, BAR, COLUM. - Dữ liệu nguồn (Data, source): là các hàng các cột chứa dữ liệu dùng để so sánh vẽ biểu đồ - Nhãn chung của biểu đồ (chart labels) - Nhãn (trục) Axis labels nhãn tên trục biểu đồ. 5. Cách vẽ biểu đồ : a.Vẽ biểu đồ sữ dụng công cụ Chart Wizard : - Chọn vùng dữ liệu kể cả hàng tiêu đề, nhấn nút Chart Wizard trên thanh công cụ chuẩn. - Chọn kiểu đồ thị từ Chart Type, sau đó chọn Next. - Kiểm tra địa chỉ vùng dữ liệu và chọn vẽ biểu đồ theo hàng (Rows) hay cột (Coloumns), nhấn Next. - Chọn phiếu tương tự, sau đó chọn các mục tiêu đề, nhãn dữ liệu, nhấn Next. - Chọn vẽ biểu đồ trên một Sheet riêng hay Sheet hiện hành. Nhấn Finish. b.Vẽ biểu đồ từ các vùng không kề nhau: - Chọn vùng thứ nhất. - Nhấn giữ Ctrl trong khi chọn các vùng khác. - Nhấn nút Chart Wizard theo các chỉ dẫn của Chart Wizard (như trên). Vẽ một biểu đồ ngầm định của Microsoft Excel là đồ thị cột, trừ khi chúng ta thay đổi chúng. - Để tạo đồ thị sử dụng dạng ngầm định, chọn dữ liệu và nhấn F11. - Để tạo một đồ thị nhúng, chọn dữ liệu, nhấn nút Defaut Chart. Nếu không thấy nút này thì hãy bổ sung thêm vào thanh công cụ( View/ Customize/ command/ Categories/ Charting). BIỂU ĐỒ Tên khoa Xếp loại Luư ban Khen thởng Khoa MT 3b 2 giỏi 5 2 Khoa kinh tế 4 khá 3 3 Khoa kế toán 6 trung bình 3 5 Biểu đồ hình cột Biểu đô hình tròn IV, IN ẤN VÀ TRÌNH BÀY: 1. Định dạng dữ liệu : - Vào File / Page Setup / xuất hiện hộp thoại Page Setup gồm 4 mục định dạng trang in . +page :định dạng các thông số về trang + margins : định dạng các thông số về lề . + header/footer :thông số về tiêu đề của trang ( nếu cần ) +sheet : các thông số về dữ liệu cần được in ra * Các thành phần của trang Page: - Định chế độ in theo kiểu ngang hay dọc khổ giấy in.. Trong Orientation: định dạng hướng trang Trong Spaling: tỷ lệ in Trong Adjust to :in theo tỷ lệ chuẩn. Trong fit to : dãn /nén theo tỷ lệ của chiều rộng (while) và chiều cao (tall) Trong Page Size: Kích thước giấy in Print quality : chất lượng in quality khác number. First page number : trang bắt đầu được đánh số. Trong Print Quanlity: Chọn chất lượng in. * Các thành phần của mục dùng để căn lề bảng tính so với trang giấy (Margins) : - Top: Định dạng lề trên. - Bottom: Định dạng lề dưới. - Left: Định dạng lề phải. - Right: Định dạng lề phải. - Header: Khoảng cách tiêu đề trên đến biên ngang giấy. - Footer: Khoảng cách tiêu đề dưới đến biên ngang giấy. - Center on Page: Chọn/ bỏ căn giữa + Horizontally: Căn giữa theo chiều ngang + Vertically: Căn giữa theo chiều dọc. * Các mục Header/Footer: + Excel luôn in một dòng trên đỉnh ngang gọi là tiêu đề đầu (header) và in một dòng cuối trang gọi là tiêu đề cuối (Footer). + Mặc định Excel sẽ in bảng tính trên Header và số thứ tự trang dưới Footer. Việc này đôi khi không thích hợp với cách trình bày của ta. Do đó để không in hoặc in khác nội dung ở Header và Footer ta chọn mục Custom Header… và Custom Footer… để điều chỉnh lại. Nếu chọn một trong hai mục này đều làm xuất hiện hộp thoại tương tự nhau, trong đó ngoài hưóng dẫn còn có biểu tượng để chọn. * Các mục Sheet : Tắt các dòng kẻ của Excel và khai báo vùng chọn in. Print Area : Nhập địa chỉ vùng muốn in trên bảng tính hiện hành. Print tille : nhãn của trang in -Trong Rows to Reat at top : tiêu đề hàng . Các hàng này sẽ được tự động ở mọi trang in . - Trong Column to Repeat at left : tiêu đề cột hàng . Các cột sẽ được in ở trang in . Print :lựa chọn kiểu in Down then over : Từ trên xuống dưới, sau đó sang ngang Over then down : in từ trái sang phải , sau đó xuống dưới. Across then Down: Từ trái sang phải, xuống dưới. Black and while :in đen trắng . Darft quality : in nhanh (bỏ qua định dạng ) Com menct : in ra vùng ghi chú. Row nad column heading:in ra tiêu đề của hàng và cột. Gridlines: Bật/ tắt những dòng kẻ mặc định (thông thường tắt chế độ này) Note: Bật/ tắt việc in chú thích. Page Order: Thứ tự trang (không nên thay đổi) Xem bảng tính trước khi in : Cách 1:Nhấp chuột vào biểu tượng Print trên thanh công cụ chuẩn (Satadard Toolbar. Cách 2: Vào File/ Print Preview khi đó màn hình Excel sẽ chuyển sang chế độ Preview, cho phép bạn xem và hiệu chỉnh tổng quát bố cục, nội dung dữ liệu bảng tính trước khi in. Sau khi hiệu chỉnh xong chọn Print. In ấn tài liệu: Để tiến hành in một hoặc nhiều bảng tính ta có 2 cách Cách 1:Nhấn nút vào Print Cách 2: Vào File/ Print (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl +P) hộp thoại Print xuất hiện: Mục Properties : thuộc tính của máy in ( giấy , hướng giấy , độ phân giảI . Chất lượng in … Mục Printer : Tên cuả máy in ,kiểu máy in. Page range : Lựa chọn vùng in. + Trong ALL : In tất cả . + Trong form …to : In từ trang đến trang bao nhiêu . Print what : In cái gì + Trong selection : In vùng được chọn + Trong selection sheet : In trang tính đang làm việc . + Trong selection book : In toàn bộ ưork book. copies : Số lượng bản in B. PHẦN THỰC HÀNH 1, Khởi động Excele. Cách 1: chọn biểu tượng Excel Cách 2: Start/ program/ MicrosoftExel. Cách 3: Click vào biểu tượng trên thanh Offce Bả ở trên Desktop *Thoát khỏi Cách 1: Click vào Cách 2: ấn Alt + F4 Cách 3: File/Rxit * Màn hình làm việc trong Excel. Hình 1. Màn hình làm việc của Excel * Phân tích quản lý điện Quản lý tiền điện tại thị xã Hà Giang Mỗi hộ khi sử dụng điện cho gia đình hay kinh doanh sản xuất phảI tuân thủ đúng các qui định của nhà nước trong hợp đồng điện lực tại tỉnh. Nội dung hợp đông bắt buộc phải có phải có số hợp đồng, địa chỉ nhà, số tiền phải trả cho tong mức điện ví dụ như điện sinh hoạt hay điện dung trong kinh doanh, sản xuất. Trong phụ lục hợp đồng ghi rõ tiền điện. + Điện dùng trong sinh hoạt: Từ -> 50: 400đ/kw Từ 51-> 100:600đ/kw Từ 101-> 200: 1000đ/kw Từ 201 trở lên: 1500đ/kw. Sở điện lực thông báo cho chi nhánh điện và tiến hành lắp công tơ điện. Mỗi hộ có thể lắp công tơ riêng, có hệ số khác nhau.Mỗi công tơ có số hiệu riêng biệt. Cuối tháng nhân viên điện lực sẽ ghi số liệu tiêu thụ trong đó gi rõ tên khách hàng, tên tuổi, địa chỉ, số công tơ tháng trước và số công tơ tháng này, điện năng tiêu thụ, tổng số tiền phải nộp. - Chi nhánh điện thị phải nộp báo cáo về tình hình sử dụng điện tại địa bàn mình: Tổng số điện tiêu thụ theo theo từng mục đích sử dụng, danh sách các hộ còn nợ, số tiền chưa thu được và một số báo cáo chi tiết sau: 2. Các bảng tính quản lý điện BẢNG THEO DÕI KHÁCH HÀNG SỬ DỤNG ĐỆN. BẢNG KHÁCH HÀNG KHÔNG ĐƯỢC SỬ DỤNG ĐIỆN Họ tên Ngày sinh Địa chỉ Lý do Hoàng thu Hương 5/23/69 Tổ 3 minh khai Ko nộp tiền Trần mạnh Bảo 8/9/75 Tổ 19 quang trung Nộp thiếu Phạm thanh Hà 8/26/80 Tổ12 minh thắng Ko nộp tiền Nguyễn Tuyên 3/6/63 Tổ 9 nguyễn trãi Ko nôp tiền Hoàng minh thắng 5/13/80 Tổ 5 minh khai Ko nôp tiền Trần thanh Hà 5/8/72 Xóm bến Nộp thiếu Đào thị Mận 6/9/75 Xóm bến Nộp thiếu Nông thanh Giáp 27/5/83 Tổ 9 nguyễn trãi Ko nôp tiền Điện sinh hoạt Hình thức sử dụng Loại công tơ 1->50 400đ/kw KD Loại 1=1kw/h 51->100 600đ/kw TD Loại 2=2kw/h 101->200 1000đ/kw TD 201->trở lên 150đ/kw KD BẢNG KHÁCH HÀNG Mã KH Họ tên địa chỉ HT SD Mã c.tơ Số HĐ Ngày ký HĐ KD Hoàng Hà Tổ4Phường nguyễn trãI KD HH01 2 15/5/06 TD Phạm Tuyên Tổ 6 phường minh khai TD HH03 5 2/12/05 TD Trần Bảo Tổ 19 minh khai TD KH24 4 2/5/06 KD Thu hương Tổ 5 minh khai KD GJ12 1 3/6/06 TD Thuy Huyền Tổ 20 Nguyễn trãi TD KH23 3 6/6/06 BẢNG THEO DÕI ĐIỆN - Từ bảng theo doĩ ta có số liệu sau - Công thức tính: =IF(E5-D5<=50,D5*400,IF(E5-D5<=100,50*400+(E5-D5-50)*600,IF(E5-D5<=200,50*400+50*600+(E5-D5-100)*1000,50*400+50*600+100*1000+(E5-D5-200)*1500))) =IF(F5-E5<=50,D5*400,IF(F5-E5<=100,50*400+(F5-E5-50)*600,IF(F5-E5<=200,50*400+50*600+(F5-E5-100)*1000,50*400+50*600+100*1000+(F5-E5-200)*1500)))=IF(G5-F5<=50,D5*400,IF(G5-F5<=100,50*400+(G5-F5-50)*600,IF(E5-D5<=200,50*400+50*600+(G5-F5-100)*1000,50*400+50*600+100*1000+(G5-F5-200)*1500))) =IF(H5-G5<=50,D5*400,IF(H5-G5<=100,50*400+(H5-G5-50)*600,IF(E5-D5<=200,50*400+50*600+(H5-G5-100)*1000,50*400+50*600+100*1000+(H5-G5-200)*1500))) =IF(J5-I5<=50,D5*400,IF(J5-I5<=100,50*400+(I5-50)*600,IF(E5-D5<=200,50*400+50*600+(I5-H5-100)*1000,50*400+50*600+100*1000+(I5-H5-200)*1500)))=IF(J5-I5<=50,D5*400,IF(J5-I5<=100,50*400+(J5-I5-50)*600,IF(J5-I5<=200,50*400+50*600+(J5-I5-100)*1000,50*400+50*600+100*1000+(J5-I5-200)*1500))) =IF(K5-J5<=50,D5*400,IF(K5-J5<=100,50*400+(K5-J5-50)*600,IF(K5-J5<=200,50*400+50*600+(K5-J5-100)*1000,50*400+50*600+100*1000+(K5-J5-200)*1500)))=IF(L5-K5<=50,D5*400,IF(L5-K5<=100,50*400+(L5-K5-50)*600,IF(L5-K5<=200,50*400+50*600+(L5-K5-100)*1000,50*400+50*600+100*1000+(L5-K5-200)*1500))) =IF(M5-L5<=50,D5*400,IF(M5-L5<=100,50*400+(M5-L5-50)*600,IF(M5-L5<=200,50*400+50*600+(M5-L5-100)*1000,50*400+50*600+100*1000+(M5-L5-200)*1500))) =IF(N5-M5<=50,D5*400,IF(N5-M5<=100,50*400+(N5-M5-50)*600,IF(N5-M5<=200,50*400+50*600+(N5-M5-100)*1000,50*400+50*600+100*1000+(N5-M5-200)*1500))) =IF(O5-N5<=50,D5*400,IF(O5-N5<=100,50*400+(O5-N5-50)*600,IF(O5-N5<=200,50*400+50*600+(O5-N5-100)*1000,50*400+50*600+100*1000+(O5-N5-200)*1500))) =IF(P5-O5<=50,D5*400,IF(P5-O5<=100,50*400+(P5-O5-50)*600,IF(P5-O5<=200,50*400+50*600+(P5-O5-100)*1000,50*400+50*600+100*1000+(P5-O5-200)*1500))) BẢNG THEO DÕI HOÁ ĐƠN - Chỉ số cũ. =VLOOKUP(banghoadon!B4,bangtheodoi!$A$4:$P$35,MATCH(banghoadon!E3,bangtheodoi!$A$4:$P$4,0)-1,0) - Chỉ số mới. =VLOOKUP(banghoadon!B4,bangtheodoi!$A$4:$P$35,MATCH(banghoadon!E3,bangtheodoi!$A$4:$P$4,0),0) - Điện năng tiêu thụ. =B13-A13 - Thành tiền. =E14*D14 BẢNG PHỤ =VLOOKUP(C5,bangtheodoi!A4:AB26,MATCH("T"&bangphu!B4,bangtheodoi!A4:AB4,0),0) BẢNG TÍNH TIỀN ĐIỆN - Điện tiêu thụ. =(E2)-(D2) - Tiền đIện =F2*(HLOOKUP(C2,$A$10:$D$12,3,0)) - Tiền công tơ = HLOOKUP(C2,$A$10:$D$12,2,0) - Tổng số =G2+H2 MÂŨ HOÁ ĐƠN NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ 1. Access Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ phù hợp cho bàI toán quản lý vừa và nhỏ hiệu năng của Access cao và dễ sử dụng giúp cho nhà quản trị có thể phát triển chon gói và trình ứng dụng của mình Microsoft Access là một trong bốn phần mềm ứng dụng của bộ môn Microsoft Office (Microsoft Woard, Microsoft Excel, MicrosoftAccess, Microsoft Power Point). Access cho phép quản lý các số liệu một cách thống nhất có tổ chức, liên kết các số liệu rời rạc lại với nhau và giúp người sử dụng có thể thiết kế chương trình một cách tự động, tránh những thao tác thủ công trong quá trình toán xử lý. 2. Exel: Exel: là một chương trình chuẩn dùng để tổ chức và xử lý dữ liệu trên các ô tính. Bảng tính gồm có n các ô tính cho phép cập nhật dữ liểu trong ô tính. Xắp xếp dữ liệu theo yêu cầu. Cho phép tính toán trong các ô tính bằng các hàm và các chương trình xác định sẵn. TÀI LIỆU THAM KHẢO STT Tên sách Tác giả Nhà xuất bản 1 Giáo trình Microsoft Excel 2000 tập II Phạm Thanh Minh Đại Học Quốc Gia Hà Nội 2 Microsoft Access 2000 Nguyễn Sĩ Dũng Đại Học Quốc Gia Hà Nội 3 Microsoft Access 2003 Bùi thế Tâm Giao thông vận tải MỤC LỤC Lời nói đầu 1 ChươngI: Tổng quan về Microsoft Access 2 Phần I. Giới thiệu về Microsoft Access 2 I Các thành phần trong CSDL Access 3 II. Các thành phần trong cơ sở dữ liệu ACCES 4 Phần II: Xây dựng hệ thống CSDL 6 I: Table – bảng dữ liệu 6 II: Query – truy vấn 9 III: Biểu mẫu Fom 11 IV: Báo biểu Report 13 V. Macro tập lệnh 13 VI. Menu 15 VII. Lập trình VBA 15 Phần III. Xây dựng chương trình 18 I. Mục đích của đề tài 18 II. Tạo bảng Table 18 III.Tạo biểu mẫu Fom 33 IV. Reports 64 V. Macro 67 Chương II. Excel 72 A/ Phần Lý Thuyết 72 I. Bảng tính Excel 73 II. Các hàm công cụ chuẩn 73 III. Vẽ biểu đồ trong Excel 77 IV. In ấn và trình bày 80 B/ Phần Thực Hành 82 1. Khởi động Excel 82 2. Các bảng tính quản lý điện 84 Nhận xét và đánh giá vàTài liệu tham khảo 90