Đề tài Tổng quan về kế toán tài sản cố định

Lời mở đầu Tất cả các nền kinh tế đều dựa trên cơ sở nguồn lực khan hiếm, vì vậy, trong quá trình hoạt động, mọi chủ thể kinh tế đều phải có một hệ thống quản lý, giám sát và đánh giá hiệu quả quá trình sử dụng nguồn lực của mình. Với chức năng là phản ánh và kiểm tra tất cả những nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Kế toán là một trong những công cụ chủ yếu để các nhà quản lý điều hành, giám sát, đánh giá mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Không chỉ có vậy, thông tin do kế toán cung cấp còn có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc ra quyết định, đề ra chiến lược hoạt động, hoạch định chính sách tài chính của mỗi công ty. Tổ chức một hệ thống kế toán hợp lý, hiệu quả góp phần không nhỏ vào việc phát triển một công ty nói riêng, cả một nền kinh tế nói chung. Xây dựng cơ bản là một lĩnh vực vô cùng quan trọng. Nó không những đáp ứng những nhu cầu thiết yếu nhất của con người cũng như xã hội; ví dụ như nơi ở, đi lại… và đặc biệt là cơ sở hạ tầng cho nền kinh tế, tạo cơ sở cho tất cả các loại hình sản xuất kinh doanh khác. Thực tế đã chứng minh, chỉ khi có một hệ thống cơ sở hạ tầng phát triển thì những nguồn lực trong nền kinh tế mới dễ dàng di chuyển, góp phần thúc đẩy việc phân công lao động trong toàn bộ nền kinh tế. Những công trình xây dựng cơ bản thường có giá trị lớn, thời gian thi công dài, lại chịu nhiều ảnh hưởng của những yếu tố ngoại cảnh như giá vật tư, thời tiết, địa hình… nên công tác khảo sát, tư vấn thiết kế trong xây dựng cơ bản đặc biệt quan trọng. Trước hết, công tác khảo sát giúp cho nhà đầu tư xác định được đặc điểm địa hình, từ đó xác định được những yếu tố kỹ thuật, khối lượng công việc cần thực hiện cho công trình. Công tác tư vấn thiết kế giúp cho nhà đầu tư xây dựng được kế hoạch chi tiết, khả thi và hiệu quả cho mỗi công trình. Nó góp phần giảm thiểu rủi ro của nhà đầu tư khi đầu tư vào những công trình lớn, nâng cao tính hiệu quả của công trình và đặc biệt, tư vấn thiết kế có khả năng làm giảm lãng phí, thất thoát trong xây dựng cơ bản nhờ xây dựng được dự toán chi phí và dựa vào kế hoạch chi tiết đã xây dựng, nhà quản lý có thể dễ dàng kiểm soát tiến độ thi công, mức độ hao phí nguyên vật liệu và đánh giá chất lượng công việc… Nhận thức được mức độ quan trọng của loại hình cung cấp dịch vụ này, trong đợt thực tập Kế toán, em đã quyết định chọn Công ty Tư vấn thiết kế Đường bộ làm nơi thực tập. Trong quá trình thực tập, em đã tìm hiểu một cách có hệ thống bộ máy quản lý kinh doanh, đặc điểm tổ chức sản xuất cung cấp dịch vụ của công ty. Cuối cùng, dựa vào đặc điểm đó, em đã hình thành được một cái nhìn vừa tổng quát, vừa sâu sắc về tổ chức bộ máy và hoạt động kế toán của công ty. Nhận thấy, quá trình khảo sát, tư vấn thiết kế có vai trò đặc biệt quan trọng của những trang thiết bị chuyên ngành, em quyết định chọn phần hành kế toán Tài sản cố định làm đối tượng tìm hiểu cụ thể trong báo cáo này. Bản báo cáo thực tập của em bao gồm bốn phần: Phần một: Tổng quan về công ty Phần hai: Tổ chức kế toán Phần ba: Kế toán Tài sản cố định Phần bốn: Một số ý kiến đóng góp Mục lục Chương I: Tổng quan về Công ty HECO – Quá trình hình thành và phát triển Công ty được thành lập theo quyết định số 857/QĐ/TCCB – LĐ ngày 25 tháng 4 năm 1996 của Bộ giao thông vận tải mà đơn vị tiền thân là Xí nghiệp khảo sát thiết kế Đường bộ. Công ty tư vấn thiết kế đường bộ là một đơn vị hạch toán độc lập dưới sự quản lý trực tiếp của Tổng công ty Tư vấn thiết kế Giao thông vận tải (TEDI). Trải qua qua hơn ba thập kỷ phát triển và trưởng thành, ngày nay Công ty tư vấn thiết kế Đường bộ đã dần khẳng định được mình trên thị trường, công ty chủ yếu tham gia những công trình lớn của trung ương, hoặc những tuyến đường khó, yêu cầu trình độ tay nghề cao ở các địa phương. Với số vốn ban đầu của công ty chỉ là 6.700 triệu VND, trong đó tổng vốn lưu động là 4.600 triệu VND, tổng số vốn cố định là 2.100 triệu VND. Ngày nay, công ty đã vững mạnh với tổng nguồn vốn lên tới 20.000 triệu. Trong đó, tổng số vốn lưu động là hơn 14.000 triệu, còn lại là tổng tài sản cố định. Tuy nhiên, nguồn vốn kinh doanh của công ty chỉ vào khoảng 4.400 triệu khiến cho tỷ suất Nguồn vốn chủ sở hữu/ Tổng nguồn vốn chỉ vào khoảng 22 %. điều này phản ánh đặc điểm của công ty, do kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, số vốn đầu tư cho một công trình lớn, công nợ cũng vì vậy mà có quy mô rất lớn và thời gian thu hồi vốn lâu, nên công ty thường xuyên chiếm dụng và bị chiếm dụng vốn. Đây là một dấu hiệu bình thường của một công ty xây lắp. Chỉ tiêu thể hiện rõ hơn mức độ phát triển của công ty là tổng vốn cố định. Có thể thấy. Phòng KTTC giữ một ví trị đặc biệt quan trọng trong công ty. Phòng chịu trách nhiệm hoạch định chính sách tài chính của công ty nên phải lường trước những thăng trầm của ngành, dự đoán được những thời điểm phát sinh khối lượng công việc lớn, những lúc cần huy động nguồn lực cao… để có thể phản ứng hợp lý, đem lại kết quả kinh doanh cao cho công ty. Là một Doanh nghiệp nhà nước thuộc một Tổng công ty lớn, không thể phủ nhận rằng, Heco có một lợi thế tương đối tốt so với các doanh nghiệp cùng loại, để từ đó, công ty đã phát huy thế mạnh của mình và trở thành một trong những công ty tư vấn hàng đầu về lĩnh vực Khảo sát thiết kế và tư vấn xây dựng cơ bản. Sự lớn mạnh không ngừng của công ty không chỉ thể hiện ở trình độ kỹ thuật mà còn cụ thể hóa qua tốc độ tăng doanh thu và lợi nhuận trước thuế hàng năm của công ty: Năm 2002 2003 2004 Doanh thu 17.298.863 100% 19.798.368 114% 21.481.074 108% Lợi nhuận trước thuế 742.121 100% 1.170.083 157% 1.233.500 105% Sự phát triển của công ty còn thể hiện rõ hơn khi ta tìm hiểu về một số chỉ tiêu tài chính quan trọng: STT Chỉ tiêu 2001 2002 2003 1 Bố trí cơ cấu tài sản và cơ cấu nguồn vốn 1.1 Bố trí cơ cấu TSCĐ - Tài sản cố định/ Tổng tài sản 22.60 16.70 23.03 - Tài sản lưu động/Tổng tài sản 77.61 83.32 76.96 1.2 Bố trí cớ cấu nguồn vốn - Nợ phải trả/ Tổng nguồn vốn 72.93 81.27 77.91 - Nguồn vốn chủ sở hữu/ Tổng nguồn vốn 27.06 18.72 22.08 2 Khả năng thanh toán - Khả năng thanh toán hiện hành 1.37 1.23 1.28 - Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn 1.11 1.08 0.99 - Khả năng thanh toánh nhanh 0.14 0.01 0.01 3 Tỷ suất sinh lời 3.1 Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu - Tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên doanh thu 5.24 4.29 5.91 - Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên doanh thu 3.56 4.59 4.02 3.2 Tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản - Tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên tổng tài sản 6.39 4.23 5.52 - Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên tổng tài sản 4.35 2.82 3.75 3.3 Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên vốn chủ sở hữu 16.26 15.54 17.01 Có thể thấy, tuy chỉ tiêu Tổng tài sản của công ty biến động không ổn định (vì lý do công nợ, các khoản phải thu, phải trả trong xây lắp là không ổn định) nhưng tốc độ tăng doanh thu, tỷ lệ phản ánh khả năng hoạt động của công ty thể hiện rất tốt. Chỉ tiêu Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu của công ty ở mức cao, thể hiện đúng sức mạnh, vị thế của công ty. Những công trình của công ty chủ yếu thông qua hai nguồn chính: một là từ Tổng công ty Tư vấn thiết kế Giao thông vận tải, hai là từ những nguồn mà công ty tự đấu thầu hay được mời tham gia thi công. Khối lượng khách hàng và số đầu công trình mà công ty đang có là tương đối lớn. Hiện nay, công ty đang tham gia tư vấn thiết kế cho hơn 150 công trình của khoảng 70 khách hàng lớn nhỏ khác nhau. Riêng ở Tổng công ty Tư vấn Giao thông vận tải, Hedi đã tham gia hơn 70 công trình. Điều này chứng tỏ vị thế lớn mạnh và chất lượng, uy tín của công ty đối với thị trường. Không chỉ gói gọn trong việc tư vấn và thiết kế nói chung, công ty đã đa dạng hóa loại hình dịch vụ của mình, phát triển được rất nhiều các loại hình cung cấp, đáp ứng nhu cùa khách hàng một cách tốt nhất: Lập quy hoạch giao thông, BCNC tiền khả thi, BCNC khả thi, đầu tư xây dựng các công trình về đường, cầu và các nút giao vượt Thiết kế kỹ thuật và bản vẽ thi công đường, cầu và các nút giao vượt Thiết kế kỹ thuật và bản vẽ thi công tuyến có nền đường đặc biệt, đất yếu, đào sâu đắp cao, các kết cấu mặt đường sử dụng vật liệu mới Khảo sát địa hình, địa chất, thuỷ văn Khảo sát môi sinh,môi trường, đánh giá tác động của môi trường Kiểm định, khảo sát đo đạc cầu cống và tuyến cũ, cải tạo nâng cấp, đánh giá khả năng tận dụng hiện trạng của từng công trình Thẩm định dự án đầu tư xây dựng ở tất cả các bước về công trình cầu và đường bộ Kiểm soát chất lượng, quản lý dự án và TVGS công trình Tư vấn về mời thầu và thiết kế, xây dựng và quản lý các công trình về đường Tư vấn, dịch vụ và sửa chữa máy quang học Công ty là một đơn vị mạnh, có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực đường bộ. Với lợi thễ sẵn có cùng vớt trình độ chuyên môn cao nên Công ty chủ yếu cung cấp dịch vụ cho những công trình của Trung ương hoặc những công trình yêu cầu trình độ kỹ thuật cao, những công ty khác không thể đảm nhận được. Có thể kể đến một số công trình tiêu biểu mà công ty đã thiết kế và thi công như: Quốc lộ 1 đoạn Hà Nội - Bắc Ninh Đường Láng – Hoà Lạc Quốc Lộ 5 Đường năm Thăng Long Mai Dịch Cầu Hàm Thuận Đa Mi Cầu quốc lộ 38 vượt Quốc lộ 1A Đường Pháp Vân - Cầu Rẽ Cầu Đại Phước - Huyện Nhơn Trạch - Đồng Nai Công ty luôn ý thức được rằng, vị thế ngày nay của mình là nhờ sự nỗ lực phấn đấu của toàn thể cán bộ công nhân viên, và để giữ gìn phát huy thế mạnh của mình, công ty cần duy trì, nâng cao chất lượng dịch vụ của mình hơn nữa. Công ty đã được tổ chức Quốc tế BVQI cấp chứng chỉ ISO 9001 ngày 31/8/2001, chứng thực rằng, chất lượng dịch vụ của công ty luôn đạt mức cao nhất, đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế về kiểm soát chất lượng và quy trình quản lý. Đặc điểm sản xuất kinh doanh Hình thức kinh doanh Nhìn chung, công ty cung cấp hai hình thức dịch vụ chủ yếu là Tư vấn và Khảo sát thiết kế. Như đã trình bày, đây là loại hình dịch vụ khá quan trọng, góp phần tăng hiệu quả của hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản, chống thất thoát lãng phí vốn đầu tư và nâng cao chất lượng công trình: Tư vấn: cung cấp kiến thức kinh nghiệm, lời khuyên chuyên môn cho dự án để xem xét, quyết định, kiểm tra quá trình chuẩn bị và thực hiện dự án. Khảo sát thiết kế: tìm giải pháp khả thi, hiệu quả cho dự án, công trình. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh Tổ chức sản xuất kinh doanh Tất cả những hoạt động khảo sát thi công đều được thực hiện thông qua hợp đồng kinh tế ký kết giữa Giám đốc công ty với từng đơn vị thực hiện. Sau khi ký hợp đồng với chủ đầu tư, Giám đôc quyết định thành lập tổng thể, bổ nhiệm Chủ nhiệm tổng thể, Giám đốc đề án… Những người này có trách nhiệm lập ra Đề cương cho công việc, bao gồm khối lượng, trình tự công việc cần thực hiện; những yêu cầu kỹ thuật; dự toán chi phí. Dựa vào đây, Giám đốc ký kết hợp đồng giao khoán khối lượng công việc với từng đơn vị. Các đơn vị, đúng với phần việc của mình thực hiện hạng mục công việc theo khối lượng công việc nhận khoán từ Ban giám đốc. Trong quá trình thi công, mỗi đơn vị thực hiện có trách nhiệm tập hợp chứng từ liên quan tới chi phí phát sinh để cuối quý chuyển về phòng kế toán. Khi công trình bàn giao, bên B thanh toán hợp đồng, công ty sẽ thực hiện xét duyệt, quyết toán với từng phòng, đơn vị thực hiện dựa trên cơ sở đề cương, hợp đồng giao khoán giữa giám đốc với từng đơn vị. Như vậy có thể thấy, đối với những công trình yêu cầu công tác thi công, chi phí phát sinh được theo dõi ngay tại từng công trình và do đơn vị thực hiện tập hợp. Đối với những công trình chỉ cần thực hiện công tác thiết kế, tư vấn, công việc diễn ra ngay tại công ty, nơi đặt các thiết bị máy móc phục vụ cho nhu cầu này. Đối với loại hình này, chi phí phát sinh rất đơn giản, chỉ gồm chi phí vật tư văn phòng phẩm, chi phí khấu hao máy móc thiết bị và lớn nhất là chi phí tiền lương. Đặc điểm này có ảnh hưởng sâu sắc tới việc tổ chức bộ máy kế toán của công ty. Quy trình thi công của công ty có thể được phản ánh sơ lược thông qua lược đồ: Sơ đồ dòng chảy hoạt động khảo sát, thiết kế Trách nhiệm Sơ đồ dòng chảy Giám đốc Đề xuất tham mưu: QLKD, các phòng chức năng, các đơn vị Bắt đầu Quyết định thành lập tổng thể: GĐ ĐHDA, CNTT, CNĐA, KCS… Thu thập số liệu; Đi hiện trường Lập đề cương khảo sát thiết kế Chuẩn bị thủ tục/ Chạy việc/ Đấu thầu Thông báo giao nhiệm vụ Duyệt đề cương khảo sát thiết kế (Trang tiếp) Thực hiện: QLDK Phối hợp: Đơn vị sẽ thực hiện dự án Chỉ đạo: Giám đốc Đề xuất: QLKD, Đơn vị thực hiện, VPKT/ QLKT Chuẩn bị văn bản: QLKD Phê duyệt: GIám đốc Đề xuất: Đơn vị thực hiện, QLKT Đơn vị chuẩn bị quyết định: TCHC Quyết định: Giám đốc Đề xuất và thực hiện: CNTT/ CNĐA, Đơn vị thực hiện Phối hợp: Tổng thể, QLKT, QLKD Soát xét: QLKT, QLKD Phê duyệt: Giám đốc Thực hiện: QLKD Phối hợp: Đơn vị thực hiện, CNTT/ CNĐA Chỉ đạo: Giám đốc Chuẩn bị hợp đồng và dự toán kinh phí Phê duyệt HĐ và dự toán Lập hợp đồng kinh tế giữa Giám đốc và đơn vị thực hiện Thực hiện hạng mục công việc Tập hợp Chi phí Theo dõi Tạm ứng Phân giao nhiệm vụ trong nhóm (Khảo sát thiết kế) Thực hiện công tác nghiệm thu Thu & phân bổ kinh phí (Quyết toán, thanh lý hợp đồng) (Tiếp) Soát xét: Phòng QLKD, TCKT Phối hợp: VPKT/ QLKT Chỉ đạo và phê duyệt: Giám đốc Khâu phê duyệt của khách hàng Đề xuất: QLKD Chỉ đạo: Giám đốc Đề xuất: QLKD Chỉ đạo: Giám đốc Đơn vị thực hiện Tập hợp chi phí: Đơn vị thực hiện Tạm ứng: Phê duyệt: Giám đốc Thực hiện: Phòng TCKT Thực hiện: QLKD Phối hợp: Đơn vị thực hiện, TCKT, VPKT/ QLKT Thực hiện: TCKT Phối hợp: QLKD, Đơn vị thực hiện Đề xuất: QLKD Chỉ đạo: Giám đốc Ghi chú QLKD Quản lý kinh doanh VPKT/ QLKT Văn phòng kỹ thuật/ Quản lý kỹ thuật TCHC Tổ chức hành chính GĐ ĐHDA Giám đốc điều hành dự án CBTT Chủ nhiệm tổng thể CNĐA Chủ nhiệm đề án TCKT Tài chính kế toán Phương tiện, thiết bị chuyên môn Hoạt động trong lĩnh vực tư vấn thiết kế, trang thiết bị phương tiện của công ty là một yếu tố quan trọng để đảm bảo chất lượng cho từng công trình, phát huy hết thế mạnh về nhân lực mà công ty đang có. Nhằm đảm bảo cho chất lượng kỹ thuật, công ty đã đưa vào sử dụng rất nhiều phương tiện, thiết bị chuyên môn hiện đại, chất lượng cao để cung cấp dịch vụ một cách hoàn hảo. có thể kể ra một số thiết bị, phương tiện: Thiết bị khoan địa chất của các nước Nga, Trung Quốc, Nhật Bản Thiết bị đo đạc địa hình của các công ty điện tử nổi tiếng như Set, Laika, Nikon… của các nước Nhật Bản, Thụy Sỹ, Đức Thiết bị văn phòng phục vụ cho nhu cầu quản lý, thiết kế như máy tính cá nhân, máy in, máy Photocopy, máy vẽ các loại… Máy khảo sát nền mặt của Italia, Anh Bên cạnh đó, công ty còn sử dụng rất nhiều những chương Trình phần mềm phục vụ thiết kế với những phiên bản mới nhất hiện nay do trong và ngoài nước sản xuất để phục vụ cho công tác thiết kế và tính toán. Cuối cùng là phần mềm kế toán doanh nghiệp Hài Hòa phục vụ cho công tác kế toán của công ty Nhìn chung, với bề dày lịch sử và uy tín của mình, công ty đã trang bị cho mình một hệ thống máy móc thiết bị phần cứng cũng như phần mềm hiện đại, chuyên nghiệp để phục vụ tác nghiệp, đáp ứng yêu cầu về chất lượng của khách hàng. Sơ đồ dòng chảy tác nghiệp quản lý (Nguồn: Sổ tay chất lượng - Hồ sơ ISO) Trách nhiệm Sơ đồ dòng chảy Giám đốc Đề xuất tham mưu: QLKD, các phòng chức năng, các Đơn vị Chuẩn bị thủ tục/ Chạy việc/ Đấu thầu Chưa đạt Đạt Bắt đầu Tiếp nhận quyết định giao việc từ cấp trên Chuẩn bị hợp đồng và dự toán kinh phí Phê duyệt HĐ và dự toán Theo dõi tiến độ, chất lượng Giải quyết khiếu nại khách hàng (Trang tiếp) Thực hiện: QLKD Phối hợp: Đơn vị sẽ thực hiện dự án Chỉ đạo: Giám đốc Thực hiện: QLKD Phối hợp: Đơn vị thực hiện Chỉ đạo: Giám đốc Thực hiện: QLKD Phối hợp: Đơn vị thực hiện, CNTT/ CNĐA Đơn vị trình: QLKD Soát xét: Phòng QLKD, TCKT Phối hợp: VPLT/ QLKD Chỉ đạo và phê duyệt: GIám đốc Khâu phê duyệt của khách hàng: Thực hiện: QLKD, Đơn vị thực hiện Phối hợp: CNTT/ CNĐA, VPKT/ QLKT Nhánh 1: Theo dõi tiến độ: Phòng QLD Theo dõi chất lượng: VPKT/QLKD Hệ thống ISO9001 Nhánh 2: Tiếp nhận và trình xử lý thông tin: QLKD, VPKT/ QLKT, CNTT/ CNĐA, Đơn vị thực hiện Đầu mối xử lý: Giám đốc Thực hiện: CNTT/ CNĐA, Đơn vị thực hiện, VPKT/ QLKT (chất lượng), QLKD, TCKT Thực hiện: QLKD Phối hợp: Đơn vị thực hiện CNTT/ CNĐA Đạt Chưa đạt Tiếp nhận và giao nộp hồ sơ Thực hiện công tác nghiệm thu Lập hồ sơ nghiệm thu thanh toán Xem xét hồ sơ, nghiệm thu thanh toán Thu kinh phí Phân bổ kinh phí Theo dõi công nợ và kết thúc hợp đồng Lưu trữ hồ sơ quản lý Quyết toán và bảo vệ quyết toán (Tiếp) Thực hiện: QLKD Phối hợp: Đơn vị thực hiện, TCKT, VPKT/ QLKT Thực hiện: QLKD Phối hợp: Đơn vị thực hiện, TCKT Chỉ đạo: Giám đốc Soát xét: Phòng QLKD Phối hợp: TCKT, Đơn vị thực hiện Trình duyệt: QLKD Phê duyệt: Giám đốc Thực hiện: TCKT Phối hợp: QLKD, Đơn vị thực hiện Chỉ đạo: Giám đốc Đề xuất: QLKD Phối hợp: Đơn vị thực hiện Soát xét: TCKT Quyết định: Giám đốc Thực hiện: TCKT (Theo dõi công nợ), QLKD (kết thúc hợp đồng) Phối hợp và soát xét: QLKD, Đơn vị thực hiện Chỉ đạo: Giám đốc Các Đơn vị nghiệp vụ Thực hiện: TCKT Phối hợp: QLKD Chỉ đạo: Giám đốc (Ghi chú: Như trang 12) Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng Quản lý kinh doanh Phòng Tài chính kế toán Phòng Quản lý kỹ thuật Phòng Thiết kế đường 1 Phòng Thiết kế đường 2 Phòng Thiết kế cầu 1 Phòng Thiết kế cầu 2 Phòng Nền mặt đường Phòng Địa chất Phòng Khảo sát Các nhóm dự án Tổ Hồ sơ Trạm quang học Phó Giám đốc Khối Quản lý Khối Sản xuất trực tiếp Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban cụ thể Ban giám đốc Giám đốc: điều hành chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Dựa trên những thông tin, góp ý tham mưu của các trưởng phòng, giám đốc đưa ra những quyết định đồng thời chịu trách nhiệm trướcc pháp luật về những hoạt động của công ty. Hai Phó giám đốc ký thuật, phụ trách kỹ thuật, chỉ đạo, chịu trách nhiệm tiến trình chung của sản xuất. Phó giám đốc kinh doanh, phụ trách những vấn đề liên quan tới chất lượng sản xuất, tiền lương công nhân viên, quản lý, giám sát hoạt động ký kết hợp đồng khoán, hợp đồng xây lắp với bên B, với nhà thầu phụ… Khối quản lý Phòng Tổ chức hành chính: Bộ phận được tập hợp từ các ban tổ chức lao động, hành chính quản trị, nhiệm vụ của bộ phận này là bố trí sắp xếp lao động trong công ty về số lượng cũng như trình độ tay nghề ở từng phòng ban. Phòng Quản lý dinh doanh: Nhiệm vụ của phòng là xây dựng kế hoạch sản xuất tiêu thụ ngắn hạn, dài hạn và kế hoạch năm sau. Đồng thời, phòng có nhiệm vụ xây dựng các định mức kinh tế, kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, quy cách từng mặt hàng trước khi đưa vào sản xuất. Mặt khác, phòng có nhiệm vụ đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất. Phòng Tài chính kế toán: Bộ phận rất quan trọng của công ty, có trách nhiệm phản ánh tình hình tài chính của công ty lên hệ thống sổ sách, hoạch định những chính sách vè tài chính ngắn hạn, dài hạn. Bên cạnh đó, phòng còn có trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn các nhóm dự án thực hiện đúng quy định, chế độ kế toán khi thực hiện tập hợp chứng từ quyết toán. Phòng quản lý kỹ thuật: Đây là bộ phận có nhiệm vụ chính là kiểm tra chất lượng (KCS) sản phẩm của công ty trước khi xuất. Phòng còn có nhiệm vụ lưu trữ các tài liệu kỹ thuật, các quy trình, quy phạm thiết kế của Việt Nam và quốc tế Khối sản xuất trực tiếp Phòng Thiết kế: Các phòng có nhiệm vụ tư vấn, thiết kế các công trình giao thông đường bộ, cầu. Phòng Nền mặt đường Phòng Địa chất Phòng Khảo sát: Thực hiện nhiệm vụ khảo sát Các nhóm dự án: Đứng đầu là giám đốc dự án, có nhiệm vụ thực hiện từng hạng mục công việc ở các công trình cụ thể. Tổ Hồ sơ: Có trách nhiệm in ấn, sao chép hồ sơ tài liệu, phục vụ tất cả những nhu cầu liên quan tới giấy tờ của doanh nghiệp. Trạm quang học: Chịu trách nhiệm chính về việc sửa chữa, bào trì, theo dõi các thiết bị quan học như các thiết bị đo lượng, khảo sát… Chương II: Tổ chức kế toán Đặc điểm tổ chức kế toán Đặc điểm bộ máy kế toán Như đã trình bày, do công ty chỉ thực hiện những dịch vụ theo từng đơn đặt hàng nên hệ thống thông tin kế toán tương đối đơn giản. Khi một công trình kết thúc, mỗi phòng ban có trách nhiệm gửi về cho phòng kế toán một bộ hồ sơ tập hợp những chi phí phát sinh, và kế toán có nhiệm vụ kiểm tra, phản ánh những chi phí đó vào hệ thống sổ sách. Vì vậy, khối lượng các nghiệp vụ kế toán thường tập trung vào giai đoạn quyết toán, thanh toán hợp đồng. Phòng kế toán bao gồm năm người, được tổ chức như sau: Ghi chú Kế toán trưởng (Trưởng phòng TC – KT) Kế toán Tổng hợp, Thanh toán… Kế toán TSCĐ, Tiền lương và Thuế… Kế toán Thanh toán nội bộ, Tiền mặt Thủ quỹ Thống kê ở các phòng Quan hệ chỉ đạo Quan hệ cung cấp nghiệp vụ Chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán: Kế toán trưởng (Kiêm trưởng phòng Tài chính - Kế toán) Tổ chức điều hành công tác kế toán tài chính, kiểm tra kiểm soát và sử lý mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức hạch toán kế toán tổng hợp các thông tin tài chính của Công ty thành các báo cáo có ý nghĩa giúp cho việc xử lý và ra quyết định của lãnh đạo Công ty. Kế toán trưởng đồng thời cũng là trưởng phòng Kế toán tài chính, có nhiệm vụ tham mưu cho Ban giám đốc trong việc hoạch định, soát xét và phê duyệt những quyết định những chính sách tài chính cho công ty. Kế toán tổng hợp Hạch toán tổng hợp: tổng hợp số liệu về chi thu và các nghiệp vụ khác ở kế toán viên để làm nhiệm vụ tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm, công trình cũng như là việc lập các báo cáo cần thiết. Hạch toán thanh toán với người mua, người bán: theo dõi, đối chiếu tải khoàn tiền gửi ngân hàng và tình hình thanh toán với người mua, người bán. Kế toán thanh toán nội bộ Hạch toán thanh toán nội bộ: theo dõi các khoản ứng trước và kiểm tra hồ sơ chứng từ quyết toán của công ty với từng phòng ban, cá nhân. Hạch toán tiền mặt: phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan tới tiền mặt. Kế toán TSCĐ, Tiền lương, Thuế… Hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Mở sổ theo dõi chi tiết từng loại vật tư, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho. Tính toán vật liệu xuất kho, phân bổ công cụ, dụng cụ, chuyển giao đối chiếu bảng kê đã lập với kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ, tổng hợp. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Tổng hợp các chứng từ có liên quan và tính lương cho cán bộ công nhân viên trong Công ty cũng như các khoản trích theo lương và thực hiện các chế độ khen thưởng đối với cán bộ công nhân viên để tổng hợp lương và các khoản trích theo lương. Hạch toán Tài sản cố định: Theo dõi việc mua sắm Tài sản cố định, tính khấu hao, trích và phân bổ khấu hao cho từng đối tượng sử dụng. Thủ quỹ: Bảo quản tiền mặt, nhận tiền và chi tiền theo lệnh, chịu sự điều hành của kế toán trưởng, kế toán phần hành có liên quan. Quản lý, vận chuyển công văn giấy tờ Thống kê ở các phòng (kế toán đội) có nhiệm vụ thống kê, ghi chép mọi chi phí ở công trình của đội theo các chứng từ cần thiết, định kỳ giao nộp cho phòng kế toán đối chiếu, xem xét và ghi sổ, kế toán phụ trách trình cho kế toán tổng hợp để nhập dữ liệu. Theo quy định quản lý, thống kê ở các phòng chia làm hai người kiêm nhiệm, chịu trách nhiệm: Thủ quỹ: lĩnh, chi tiền, tổng hợp chứng từ; Thủ kho: mua sắm, giao vật tư. Đặc điểm áp dụng chế độ kế toán Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản nên chế độ của công ty được quy định bởi những văn bản pháp quy trong lĩnh vực này: Quyết định số 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998 của Bộ Tài Chính về việc ban hành chế độ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp xây lắp Pháp lệnh hợp đồng kinh tế ban hành ngày 25 tháng 09 năm 1990. Nghị định số 17/ HĐBT ngày 16/01/1990, sửa đổi bổ xung bằng Nghị định số 17/HĐBT ra ngày 16/01/1990 Quy chế về hợp đồng kinh tế trong xây dựng cơ bản ban hành kèm Quyết định số 29QĐ/ LB ngày 01/06/1992 Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ra ngày 08/07/1999 và Nghị định số 12/2000/NĐ-CP ra ngày 05/05/2000 về việc ban hành Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng. Các chuẩn mực kế toán. Hệ thống tài khoản sử dụng Hệ thống tài khoản kế toán của công ty cũng khá đơn giản với khoảng 40 tài khoản. Đặc biệt, do tất cả những nghiệp vụ liên quan từ chi phí thi công phát sinh tại công trình đến tiền lương, chi phí khấu hao đều được tập hợp vào tài khoản 627 với 5 tiểu khoản nên trong phần doanh thu và chi phí không có hai tài khoản 621 và 622 Dưới đây là bảng hệ thống tài khoản công ty sử dụng: Loại tài khoản Tài khoản sử dụng Tiền, tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn 111, 112, 131, 133, 138, 141, 142, 144, 152, 153, 154 Tài sản cố định và đầu tư dài hạn 211, 213, 214, 221, 242 Công nợ và các khoản phải trả 311, 331, 333, 334, 335, 336, 338 Nguồn vốn chủ sở hữu 411, 414, 415, 421, 431 Doanh thu và chi phí 511, 515, 627, 632, 635, 642, 711, 811 Xác định kết quả kinh doanh 911 Hệ thống chứng từ sử dụng Nhìn chung hệ thống chứng từ của công ty đều theo đúng biểu mẫu mà nhà nước quy định. Hệ thống chứng từ công ty sử dụng gồm Lao động tiền lương. Hàng tồn kho Bán hàng Tiền tệ Tài sản cố định Ngoài ra, do điều kiện cụ thể, công ty còn sử dụng một số mẫu chứng từ tự lập khác. Hệ thống sổ kế toán Do đặc điểm công ty với khối lượng nghiệp vụ không nhiều, quy mô sổ sách đơn giản và ở dụng phần mềm ké toán máy nên kế toán ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ là rất thích hợp. Hình thức ghi sổ này có đặc điểm là: Căn cứ ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái Sổ sách kế toán chủ yếu: Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Do đặc điểm công ty kết hợp cả kế toán thủ công và máy vi tính, những sổ chi tiết của một số phần hành được ghi chép trên phần mềm kế toán Excel nên việc tổ chức các sổ chi tiết khá đơn giản. Tất cả các sổ chi tiết đều được thiết kế theo kiểu tờ rời, mỗi đối tượng theo dõi chi tiết là một tờ sổ (tương ứng một “sheet” trên file dữ liệu). Chứng từ ghi sổ cũng được kế toán tổng hợp thực hiện bằng tay. Sau khi được kế toán trưởng xét duyệt, kế toán tổng hợp bắt đầu định khoản vào máy tính. Do việc áp dụng phần mềm vào kế toán, công việc hạch toán tổng hợp được thực hiện rất nhanh gọn, chỉ cần có lệnh, số liệu do kế toán tổng hợp nhập vào sẽ được chuyển sang các sổ cái, các báo cáo tổng hợp hết sức nhanh chóng. Trình tự ghi Sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ: Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Báo cáo tài chính Nhập dữ liệu vào phần mềm Ghi chú Ghi hàng ngày Đối chiếu Chuyển sổ (phần mềm) Ghi định kỳ (phần mềm) Hệ thống báo cáo tài chính Theo quy định chung, công ty sử dụng hệ thống báo cáo tổng hợp sau: Bảng cân đối kế toán: phản ánh tình trạng tài sản, nguồn vốn của công ty tại thời điểm lập báo cáo. Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh: Báo cáo tổng hợp, phản ánh doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh trong một kỳ nhất định của doanh nghiệp. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: phản ánh dòng tiền và việc sử dụng dòng tiền trong một kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. Thuyết minh báo cáo tài chính: giải trình cho người sử dụng hiểu rõ số liệu, nội dung trình bày trong các báo cáo. Tùy theo yêu cầu quản lý, hệ thống báo cáo tài chính tổng hợp có thể lập thành nhiều bản và gửi đến những đơn vị liên quan theo đúng quy định. Ngoài ra, để nâng cao chất lượng quản lý, công ty cũng có tổ chức một hệ thống Báo cáo quản trị cung cấp những thông tin tóm lược nhất về tình hình của công ty. Hàng tuần, Kế toán trưởng lập một báo cáo gồm một số khoản mục chủ yếu như: Tiền mặt tại quỹ Số dư tìên gửi ngân hàng Tình hình phải thu, phải trả Tình hình tạm ứng với từng phòng ban Báo cáo này thể hiện mức độ quan tâm của ban quản lý đối với những thông tin kế toán quan trọng, góp phần vào việc ra quyết định của Ban giám đốc. Các phần hành kế toán chủ yếu Từ những đặc điểm về quản lý, sản xuất như đã trình bày ở trên, sau đây em xin chọn ra một số những phần hành kế toán tiêu biểu, mang những đặc điểm của một đơn vị xây lắp để trình bày, đó là: Kế toán tiền lương Kế toán thanh toán Kế toán xác định chi phí và giá thành Kế toán xác định doanh thu và chi phí Kế toán tiền lương Tổ chức hạch toán ban đầu Chứng từ về lao động Công ty thực hiện tuyển dụng, bổ nhiệm, sa thải, nghỉ hưu, khen thưởng và ban hành những quyết định, chính sách tương ứng. Những chính sách này do Tổng công ty hướng dẫn, quy định. Tiền lương của công ty được tính theo Quy chế khoán. Quy chế này do Công ty xây dựng dựa trên sự hướng dẫn, xét duyệt của Tổng công ty. Quy chế này chia làm ba loại với tỷ lệ khoán khác nhau: Đối với lương sản phẩm, quy định của công ty về giao khoán là: Loại hình thi công Khảo sát Địa chất Tuyến Địa hình Nền Khoan Hồ sơ GPMB Khoản chi phí 19% 20% 20% 17% 25% 25% Đối với hoạt động Khảo sát địa hình: Loại hình TC KSĐH, Cọc Tuyến Cọc GPMB Thí nghiệm Khảo sát nền Khoản chi phí 20% 22% 50% 23% 33% Đối với hoạt động thiết kế: Loại hình Giám sát tác giả Thẩm định Mời thầu Khoản chi phí 20% 16% 30% Đầu mỗi quý, căn cứ vào Đề cương khảo sát thiết kế đã lập, Ban giám đốc giao khoán cho từng phòng, với hai loại chứng từ: Phiếu giao khoán Hợp đồng khoán Hàng tháng, công ty cho các phòng lĩnh khoản tạm ứng bao gồm nhiều khoản, trong đó có cả tạm ứng tiền lương công nhân viên. Đến cuối quý, công ty thực hiện quyết toán, thanh lý hợp đồng giao khoán, căn cứ vào khoản tạm ứng, vào hợp đồng giao khoán, công ty trả nốt số tiền lương phải trả công nhân viên. Tiền lương và các chi cho lao động khác Bảng tính lương: Thành phần lương được chia làm hai loại, lương cứng dựa trên ngày lương cấp bậc và lương mềm dựa trên hai hệ số Trách nhiệm và Khối lượng công việc. Tùy theo từng khối tổ chức mà công ty có quy chế tính tiền lương khác nhau Đối với khối quản lý Lương cơ bản (LCB) Ngày công TT làm việc (Ni) Lương cứng Lương mềm Ngày lương CB (VCBi) Lương cấp bậc thực lĩnh (Ni*VCBi) Hệ số K1i Hệ số K2i Hệ số chung Lương để tính (LTi=Ki*Ni*VCBi) Lương mềm được lĩnh (VMi=LTi*HS) Dựa vào bảng trên đây, tiền lương tính cho từng đơn vị phòng ban quản lý được tính bằng tổng lương cứng và lương mềm. Trên cơ sở số tiền đã tạm ứng, cuối quý phòng KT – TC thanh toán nốt tiền lương cho cán bộ công nhân viên. Đối với khối sản xuất trực tiếp, tiền lương là tổng số các khoản sau đây: Phần lương cứng: Ngày lương cơ bản Ngày làm việc trong quý Phần lương mềm hệ số trách nhiệm (kc), so từng đơn vị bình bầu trên cơ sở hướng dẫn hệ số khối lượng (kt), tùy thuộc vào mức độ công việc nhiều hay ít hệ số tiến độ vật chất lượng (km) Ngày công thực tế LV (gồm cả làm ngoài giờ) Ngày công quy đổi theo hệ số tính KI (có tính đến làm ngoài giờ) Lương điều chỉnh (Q) Lương học, phép (Lh-p) Phụ cấp (Lpc) Các lương khác (LK) Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội Tạm ứng tiền lương: Được theo dõi cùng với khoản ứng trước. Chi tiền lương thanh toán cho người lao động: hàng quý, dựa vào Hồ sơ quyết toán gồm có: Biên bản thanh toán hợp đồng Biên bản nghiệm thu kỹ thuật – khối lượng (Bước thiết kế) Biên bản nghiệm thu thiết kế (Lập hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công) Hợp đồng khoán Sau khi kế toán thanh toán nội bộ xét duyệt, kiểm tra, công ty thực hiện chi trả tiền lương cho công nhân viên. Tổ chức hạch toán chi tiết Sổ sách sử dụng: kế toán dùng sổ chi tiết tài khoản 141, 334, 335 và 338 để theo dõi chi tiết. Do kế toán không theo dõi từng khoản mục chi tiết chi phí phát sinh ở từng công trình nên không mở sổ 621, 622 mà chỉ sử dụng tài khoản 627 để theo dõi (phần này sẽ được trình bày kỹ hơn ở phần 3) nên chi phí nhân công - tiền lương cán bộ công nhân viên, kế toán dùng tài khoản 6271 – Chi phí nhân viên phân xưởng để theo dõi Hàng kỳ, thường là hàng tuần, kế toán chi tạm ứng cho công nhân viên: Nợ TK 141/ Có TK 111 Khoản tiền tạm ứng Đến cuối quý, kế toán dựa vào hợp đồng khoán giữa ban giám đôc với từng phòng ban, ghi nhận khoản phải trả công nhân viên Nợ TK 6271, 642 (lương NV quản lý)/ Có TK 334 Tiền lương phải trả Tiếp theo, kế toán kết chuyển các khoản đã tạm ứng sang 334, tính ra khoản tiền lương còn phải trả công nhân viên. Nợ TK 334/ Có TK 141 Khoản tiền đã tạm ứng Dựa vào chế độ quy định và hợp đồng ký kết giữa người lao động và ban quản lý, kế toán ghi nhận những khoản trích theo lương: Nợ TK 6271, 642, 334/ Có TK 338 Các khoản trích theo lương Cơ sở để kế toán tính ra các khoản trích theo lương là chế độ quy định của nhà nước và mức lương cơ bản của từng đối tượng lao động. Cuối cùng, kế toán thực hiện chi trả tiền lương còn phải trả, nộp các khoản trích theo lương cho công nhân viên: Nợ TK 334, 338/ Có TK 111 Số tiền còn lại cần thanh toán Sơ đồ trình tự hạch toán 2c, Các khoản trích theo lương 3, Kết chuyển tạm ứng (hàng quý) Thanh toán các khoản trích TK 6271 TK 6421 2a, Tiền lương phải trả cho nhân viên khối SX 2b, Tiền lương phải trả cho nhân viên khối quản lý TK 334 TK 111 TK 141 4, Thanh toán tiền lương (hàng quý) 1, Tạm ứng (hàng tuần) TK 338 Các khoản trích theo lương TK 338 Tương ứng với mỗi định khoản, kế toán vào sổ chi tiết từng tài khoản 141, 334, 335 và 338. Hạch toán tổng hợp Dựa vào kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp đến cuối quý phản ánh vào chứng từ ghi sổ tiền ứng trước theo lương, lương và các khoản trích theo lương. Định kỳ, kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Khâu này diễn ra trên phần mềm máy tính nên rất đơn giản. Phần mềm sẽ tự động chuyển vào sổ cái các tài khoản liên quan khi có lệnh chuyển sổ. Khi cần kiểm tra, kế toán tổng hợp so sánh số liệu trên phần mềm với số liệu mà kế toán phần hành đã xử lý. Quy trình hạch toán tiền lương có thể xem xét ngắn gọn như sau: Dựa vào đề cương, phòng Kinh doanh tính ra tiền lương phải trả. Từng đơn vị thực hiện ký với giám đốc hợp đồng khoán Hàng tuần, các đơn vị nhận tiền tạm ứng Cuối quý, các đơn vị tập hợp chứng từ, bảng chia lương. Sau khi các cơ quản quản lý phê duyệt, thực hiện quyết toán Hàng quý Hàng tuần Đối chiếu Bắt đầu Giám đốc Phòng kinh doanh Phòng TC KT Đơn vị thực hiện Lập đề cương khảo sát thiết kế Hợp đồng khoán Thực hiện Đề cương Xin tạm ứng Tiền lương phải trả Tài khoản 334, 338 Tài khoản 141 Nghiệm thu công trình, thanh toán tiền lương Biên bản nghiệm thu Hoàn thành công việc Trình tự ghi sổ Đầu kỳ, kế toán Tiền lương mở các sổ chi tiết 334, 335, 338 và 141. Sổ được tổ chức theo kiểu tờ rời, mỗi đối tượng theo dõi trên một tờ sổ (đối với phần mềm máy tính, mỗi đối tượng tương ứng với một mã số). Các đối tượng được theo dõi như sau: Đối với khối quản lý, mỗi cá nhân được theo dõi trên một tờ sổ Đối với các phòng thi công, kế toán theo dõi theo từng phòng để tiện cho việc theo dõi, quyết toán. Đối với kế toán tổng hợp, khi có nghiệp vụ phát sinh, lần lượt vào Chứng từ ghi sổ và nhập dữ liệu vào phần mềm. Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ phản ánh hai nhóm nghiệp vụ tạm ứng và thanh toán cho công nhân viên. Hàng quý, dựa vào bảng chia lương của các phòng gửi về, sau khi kiểm tra, đối chiếu với biên bản nghiệm thu, hợp đồng khoán và đề cương, kế toán Tiền lương phản ánh lên sổ chi tiết Tài khoản 334 mở chi tiết theo từng đối tượng Cũng dựa trên bảng chia lương và trên cơ sở đối chiếu, kiểm tra, kế toán Tổng hợp thực hiện phản ánh tiền lương phải trả lên Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ cũng được tổ chức theo kiểu tờ rời. Dựa vào số hiệu trên chứng từ ghi sổ, kế toán Tổng hợp tiến hành phản ánh khoản tiền lương phải trả vào phần mềm theo kiểu định khoản, sau khi có lệnh, phần mềm tự động chuyển vào các sổ cái và các báo cáo tổng hợp. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp thực hiện đối chiếu giữa bảng tổng hợp từ các sổ chi tiết và sổ cái từ phần mềm, cuối cùng kế toán thực hiện phát hành các báo cáo tài chính cuối kỳ. Sơ đồ vào sổ có thể khái quát đơn giản như sau: Sổ cái các tài khoản 334, 335, 338 đối ứng kết chuyển Đối chiếu Vào sổ chi tiết 334, 335, 338 Chứng từ ghi sổ Nhập dữ liệu vào máy Bảng chia lương Bảng tổng hợp chi tiết Kết chuyển từ 141 sang Sổ chi tiết 111 Kế toán thanh toán Thanh toán nội bộ Nhiệm vụ Tổ chức hạch toán thanh toán nội bộ có hai chức năng chính, đó là: Theo dõi khoản tạm ứng: Do thực hiện tổ chức sản xuất kinh doanh theo hình thức khoán nên mọi chi phí phát sinh ở chân công trình không được phản ánh trực tiếp ở sổ sách của công ty tại thời điểm phát sinh mà được phản ánh một cách gián tiếp ở tài khoản 141, tạm ứng cho công nhân viên. Kế toán thanh toán nội bộ có trách nhiệm phản ánh, thực hiện và theo dõi nghiệp vụ tạm ứng. Về bản chất, tài khoản 141 chứa các khoản mục chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất nên có thể coi nó như tài khoản theo dõi “Thanh toán nội bộ” chứ không đơn thuần là tài khoản tạm ứng nữa. Đây là lý do tài khoản này đươợc đưa vào trình bày ở phần hành “Kế toán thanht toán”. Kiểm tra tình hình quyết toán: Cuối quý, các đơn vị thực hiện gửi về cho bộ phận kế toán thanh toán bộ chứng từ mà đơn vị đã tập hợp trong suốt quá trình thi công. Kế toán sẽ kiểm tra, đối chiếu với đề cương, với chế độ và xét duyệt. Ngoài việc các khoản chi có chứng từ đầy đủ, kế toán còn cần theo dõi, đối chiếu với đề cương để xem, các khoản chi có hợp lý với yêu cầu công việc hay không. Thông thường, một bộ chứng từ tập hợp từ các phòng ban có hai bộ phận quan trọng nhất: Bảng chia lương, phản ánh tiền lương phải trả Bảng tập hợp chi phí phát sinh, bao gồm Chi phí vật liệu Chi phí dụng cụ sản xuất Chi phí khấu hao tài sản cố định Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác Sau khi quyệt qua các khoản chi phí, nếu hợp lý, kế toán tổ chức hạch toán, phản ánh vào hệ thống sổ sách và thực hiện thanh toán nốt với từng đơn vị. Hạch toán Theo đúng quy định, nghiệp vụ chi tạm ứng được tổ chức và theo dõi theo một quy trình rất chặt chẽ: Trước hết, bộ phận cần ứng trước lập Giấy đề nghị tạm ứng. Quy trình xét duyệt và chi tạm ứng có thể biểu diễn như sau: Trách nhiệm luân chuyển Công việc Người nhận tiền Kế toán thanh toán Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ quỹ 1. Đề nghi tạm ứng 1 2. Duyệt chi 2 3 3. Lập phiếu chi 4 4. Ký phiếu chi 6 5 5. Xuất quỹ 7 6. Ghi sổ kế toán 8 7. Bảo quản lưu trữ 9 Sau khi được xét duyệt, khoản này sẽ được phân bố vào các tiểu khoản của tài khoản 627. Việc hạch toán ở tài khoản 141 là tương đối đơn giản, nhưng nhiệm vụ quan trọng hơn của kế toán thanh toán nội bộ là hướng dẫn, kiểm tra tình hình chi các khoản tạm ứng và tập hợp chứng từ sao cho hợp lệ, đúng chế độ, phù hợp với đề cương. Đây là khâu rất quan trọng để phục vụ cho nghiệp vụ xác định giá thành của công ty. Trình tự vào sổ Kế toán sử dụng các sổ Sổ chi tiết tài khoản 141, sổ quỹ. Chứng từ ghi sổ. Để theo dõi tạm ứng, sổ chi tiết tài khoản 141 cũng được tổ chức theo kiểu tờ rời để theo dõi với từng đối tượng. Từ các gíấy đề nghị tạm ứng, kế Toán thanh toán tiền mặt viết phiếu chi rồi phản ánh vào sổ chi tiết 141 và 111. Dựa trên cơ sở phiếu chi, kế toán tổng hợp vào chứng từ ghi sổ rồi nhập liệu vào máy theo đúng quy trình. Giấy đề nghị tạm ứng Phiếu chi Sổ quỹ Sổ chi tiết 141, 111 Chứng từ ghi sổ Nhập dữ liệu vào máy Thanh toán với người mua, người bán Nhiệm vụ: Kế toán thanh toán với người mua, người bán có trách nhiệm lập và luân chuyển chứng từ hạch toán ban đâu, theo dõi nghiệp vụ thanh toán với từng người mua. Do các quan hệ thanh toán chủ yếu thực hiện bằng chuyển khoản, thông qua dịch vụ ngân hàng nên phần hành này do Kế toán viên tổng hợp thực hiện. Ngoài ra, kế toán phần hành này còn có nhiệm vụ tổ chức, thiết kế Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp để phản ánh các khoản phải trả, phải thu của khách hàng… Do đặc điểm của loại hình xây lắp là thời gian theo dõi một công trình, một khách hàng có khi lên tới nhiều năm, quan hệ thanh toán chỉ phát sinh ít, tập trung vào từng giai đoạn (ví dụ đầu quý hay cuối năm) nhất định nên số lượng nghiệp vụ phát sinh cũng tương đối ít, tập trung trong một thời điểm. Hạch toán chi tiết Mở sổ chi tiết tài khoản 131, 331. Nhờ áp dụng Máy vi tính vào công tác kế toán nên việc mở sổ chi tiết theo dõi cho từng khách hàng cũng tương đối đơn giản, mỗi khách hàng tương ứng với một khoản mục, một mã số trên máy nên việc mở sổ, thêm nghiệp vụ đơn giản. Năm 2004, công ty có khoảng 70 khách hàng với hơn 150 hạng mục công trình. Công ty mở chi tiết đến từng công trình và đánh mã số theo từng khách hàng một. Ví dụ, với Tổng công ty tư vấn thiết kế có mã số 01 thì công trình Quốc lộ 5 mang mã số 01 005, cứ như vậy với hơn 70 hạng mục công trình của Tổng công ty. Cuối kỳ, công ty lập bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng, đối chiếu những khoản ứng trước, khoản còn phải thu của khách hàng… Hạch toán tổng hợp Trình tự hạch toán Thanh toán với người mua: Doanh thu chia nhà thầu phụ Khách hàng tạm ứng Số phải thu về TK 511 TK 131 TK 133 TK 112 TK 331 TK 33311 Khách hàng thanh toán nợ phải trả Ở phần này, đáng lưu ý là định khoản Nợ TK 131/ Có TK 331 Doanh thu chia nhà thầu phụ Đây là giá trị hạng mục công việc mà công ty thuê một bên thứ ba thực hiện. Mục đích của định khoản này là phân biệt rõ doanh thu thực hiện với doanh thu thực tế thu được.và tính ra số thuế giá trị gia tăng phải nộp. Thứ hai là bút toán thanh toán với khách hàng và ghi nhận doanh thu: Khi khách hàng ứng trước, kế toán ghi Nợ TK 111, 112/ Có TK 131. Khi khách hàng chưa thanh toán tiền, công ty cũng chưa ghi nhận khoản phải thu và doanh thu (chưa ghi bút toán Nợ 131/ Có 511) mà đợi đến khi khách hàng thanh toán, kế toán mới ghi một lúc: (1) Bút toán xác định doanh thu: Nợ TK 131/ Có TK 511 Doanh thu (2) Bút toán ghi nhận khoản thanh toán: Nợ TK 111, 112/ Có TK 131 Số tiền khách hàng còn phải trả Bút toán (1) dùng để theo dõi một cách tổng thể toàn bộ quá trình thanh toán với khách hàng, ghi nhận doanh thu và thuế giá trị gia tăng phải nộp. Bút toán (2) mới ghi nhận khoản tiền mà khách hàng thanh toán. Thông thường, bên B không bao giờ thanh toán 100% giá trị công trình. Vì là công trình xây dựng cơ bản nên thông thương, các khách hàng giữ lại khoản giá trị giao động từ 3 đến 5%, tùy vào công trình và quy định của nhà nước, để bảo hành công trình. Nói chung, công ty thường để khoản này như một số dư trên tài khoản 131, sau đó chuyển thành nợ phải thu khó đòi và xử lý theo quy định của nhà nước về trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Trình tự ghi sổ Để hạch toán, kế toán sử dụng: Sổ chi tiết các tài khoản 131, 33311, 331, 133… Chứng từ ghi sổ (sau khi nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm sẽ tự động vào các sổ cái, sổ tổng hợp theo đúng quy trình) Khi có một hợp đồng với khách hàng mới, kế toán mở một trang sổ chi tiết 131 mới. Sổ chi tiết 131 cũng được tổ chức theo kiểu tờ rời, mỗi khách hàng (mỗi công trình là một tờ sổ). Kế toán không thực hiện phân loại khách hàng theo tuổi hay theo mức độ xuất hiện nghiệp vụ thường xuyên. Mỗi khi có nghiệp vụ ứng trước của khách hàng, cơ sở là giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán vào chứng từ ghi sổ đồng thời vào sổ chi tiết tài khoản 131, 112. Cơ sở để kế toán vào sổ nghiệp vụ ghi nhận khoản phải trả nhà thầu phụ là hợp đồng xây dựng giữa công ty và nhà thầu phụ, kế toán vào sổ chi tiết 331. Cũng dừa vào hợp đồng với nhà thầu phụ, kế toán vào chứng từ ghi sổ. Do các công trình xây dựng thường kéo dài qua nhiều kỳ, khi thực hiện quyết toán theo khối lượng công việc hoàn thành hoặc theo phần trăm công việc (theo thỏa thuận giữa công ty và bên B), kế toán mở sổ chi tiết tài khoản 511. Sổ chi tiết tài khoản 511 được mở chi tiết theo dõi với từng công trình. Cuối cùng, kế toán Tổng hợp dùng phần mềm phát hành sổ cái tài khoản 131, 511 và các tài khoản có liên quan Hợp đồng với bên B Hợp đồng với nhà thầu phụ Giấy báo nợ của ngân hàng Chứng từ gốc Sổ chi tiết 131 Sổ chi tiết 331 Chứng từ ghi sổ Nhập dữ liệu vào máy tính Kế toán chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành Các loại chứng từ Bảng chia lương Bảng tổng hợp chi phí khác: Bảng này tổng hợp tất cả những chi phí phát sinh trong kỳ của từng đơn vị thực hiện, theo từng công trình hạng mục. Bảng này gồm các khoản chi phí: Chi phí vật liệu Chi phí dụng cụ sản xuất Chi phí khấu hao tài sản cố địn Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ Phần hành kế toán Kế toán xác định chi phí và giá thành là một phần hành tổng hợp, nó sử dụng kết quả của các phần hành kế toán khác. Sau đây là một số phần hành kế toán có liên quan tới vấn đề tập hợp giá thành: Kế toán thanh toán nội bộ (theo dõi gián tiếp chi phí nguyên vật liệu và một số chi phí khác phát sinh tại từng hạng mục công trình) Kế toán tiền lương Kế toán tài sản cố định Kế toán thuế Hạch toán chi tiết Tất cả các chi phí sản xuất phát sinh đều chỉ được phản ánh trung gian qua tài khoản 141. Việc tập hợp chứng từ và theo dõi cụ thể được giao cho thống kê ở mỗi đơn vị thực hiện. Nhìn chung, việc hạch toán rất đơn giản, thống kê ở đội chỉ chú ý tập hợp đủ các hóa đơn chứng từ hợp lệ mà thôi. Riêng với phần khấu hao TSCĐ, kế toán thường tính khấu hao vào giữa năm và cuối niên độ kế toán (6 tháng tính một lần) rồi đến cuối năm mới tính ra khấu hao cho từng TSCĐ trên thẻ TSCĐ. Thông thường, kế toán chỉ phải tính giá thành phần công việc đã hoàn thành vào cuối mỗi kỳ kế toán nên việc này không ảnh hưởng tới việc tập hợp chi phí khấu hao TSCĐ. Thông thường, đầu mỗi năm, kế toán thực hiện tạm tính ra giá trị khấu hao trong năm. Với những công trình quyết toán trong năm, đây là cơ sở để tính ra giá thành. Hạch toán tổng hợp Tập hợp chi phí Cuối quý, kế toán dựa vào các chứng từ gốc mà các phòng chuyển về, thực hiện nhiệm vụ hạch toán chi tiết. Nhìn vào sơ đồ ta thấy, như vậy, toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ, trừ chi phí tiền lương và chi phí khấu hao đều được tập hợp hết vào 627 vào cuối kỳ chứ không được theo dõi cụ thể, chi tiết và ngay lập tức. Đây là đặc điểm của loại hình kinh doanh trong lĩnh vực xây lắp, mọi chi phí phát sinh đều diễn ra tại công trình, kế toán ở công ty không thể theo dõi được. Chi phí của một công trình nói chung, bao gồm các khoản chi phí sau: Chi phí nhân công (tiền lương). Vì công ty cung cấp dịch vụ tư vấn nên tỷ trọng tiền lương chiếm một giá trị rất lớn. Chi phí vật liệu: tuy hoạt động trong lĩnh vực xây lắp nhưng lại là công ty tư vấn, khoản chi phí này đối với một số công trình thậm chí dưới 10%, gây nên nhiều vấn đề trong việc hạch toán chi phí. Chi phí dụng cụ sản xuất: gồm chi phí về công cụ, dụng cụ. Chi phí khấu hao tài sản cố định Chi phí dịch vụ mua ngoài. Chi phí bằng tiền khác. Nhìn chung, tất cả các khoản chi phí trên đều được tập hợp hết vào các tiểu khoản của tài khoản 627 và chưa được theo dõi chi tiết đối với từng công trình. Kết chuyển chi phí Cuối mỗi quý, kế toán thực hiện bút toán: Nợ TK 627 (các tiểu khoản)/ Có TK 154 Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí và xác định giá thành: Bảng phân bổ khấu hao Tạm tính đầu năm Hàng quý kết chuyển TK 214 TK 6274 Chi tạm ứng thiếu TK 111 Kiểm tra Quyết toán Hàng quý kết chuyển Hàng quý kết chuyển TK 632 TK 154 TK 334 TK 6271 Bảng chia lương Bảng tổng hợp chứng từ Sổ theo dõi tạm ứng Chứng từ gốc TK 141 TK 6272, 6273, 6277 Phản ánh vào sổ Kết chuyển chi phí Quyết toán & xác định kết quả Vào sổ Đối ứng Sổ quỹ Sau đây là ví dụ về các yếu tố chi phí của doanh nghiệp: Chi phí 2004 Tỷ lệ (%) Chi phí nguyên vật liệu 2.245.000.000 18 Chi phí nhân công 4.785.000.000 30 Chi phí khác 552.000.000 3 Chi phí khấu hao TSCĐ 945.000.000 6 Chi phí dịch vụ mua ngoài 3.798.000.000 24 Chi phí khác bằng tiền 3.589.000.000 22 Tổng 15.914.000.000 100 Nhìn vào bảng thành phần chi phí, có thể thấy, chi phí nhân công là rất lớn. Điều này phản ánh bản chất của ngành, là tư vấn thiết kế, mỗi sản phầm cung cấp mang hàm lượng chất xám rất lớn. Trong năm 2004, lợi nhuận thuần của công ty đạt 1.233.500.000 VND, như vậy tính ra, tỷ suất sinh lời của một đồng tiền lương là khoảng 26%, rất cao so với các loại hình sản xuất kinh doanh khác. Trình tự ghi sổ Ngoài các sổ theo từng phần hành như đã trình bày, ở phần hành này, kế toán mở thêm các sổ chi tiết: Sổ chi tiết tài khoản 627, mở chi tiết theo từng tiểu khoản: Sổ chi tiết 6271 Chi phí nhân viên phân xưởng Sổ chi tiết 6272 Chi phí vật liệu Sổ chi tiết 6273 Chi phí dụng cụ sản xuất Sổ chi tiết 6274 Chi phí khấu hao TSCĐ Sổ chi tiết 6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài Sổ chi tiết 6278 Chi phí bằng tiền khác Cuối quý, kế toán mở sổ chi tiết tài khoản 154. Cuối kỳ kế toán (thường là cuối năm), kế toán mở sổ chi tiết tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán. Tài khoản này được mở chi tiết theo từng công trình. Về trình tự hạch toán, trước hết, dựa vào chứng từ gốc, kế toán phân loại, sắp xếp vào từng khoản mục của sổ chi tiết tài khoản 627 và kế toán tổng hợp váo chứng từ ghi sổ, nhập dữ liệu vào máy theo kiểu định khoản. Nhìn chung, trình tự vào sổ cũng đơn giản, đi theo đúng quy trình. Bảng chia lương Báo cáo trích khấu hao cuối năm Bảng tổng hợp chứng từ Sổ chi tiết 6271 Sổ chi tiết 6272, 6273, 6277, 6278 Sổ chi tiết 6274 Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Nhập dữ liệu vào máy tính Kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm Sau khi tập hợp hết chi phí tại 154, giá thành của công trình chỉ được tính ra khi được kết chuyển sang tài khoản 632, tương ứng với việc công ty ghi nhận doanh thu và nợ phải thu hoặc đã thu được tiền từ khách hàng. Theo chuẩn mực kế toán, doanh thu được ghi nhận khi thỏa mãn 4 điều kiện, đó là Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn; Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó; Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng Cân đối kế toán; Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó. Như vậy, nói chung đối với công ty, doanh thu có thể đã được ghi nhận khi bên B đồng ý quyết toán, chấp nhận công trình. Tuy nhiên, Công ty tư vấn Thiết kế đường bộ, do làm việc trong lĩnh xây dựng cơ bản, với những biến động hầu như không thể dự đoán nên, để chủ động trong chính sách tài chính của mình, đã sử dụng tiêu thức thanh toán để ghi nhận doanh thu. Có nghĩa là, khi bên B duyệt quyết toán và chấp nhận thanh toán, công ty vẫn chưa ghi nhận doanh thu và vẫn để chi phí tập hợp được trên tài khoản 154. Chỉ khi thu được tiền, nghĩa là chắc chắn thu được lợi ích kinh tế từ công trình, công ty mới thực hiện bút toán xác định doanh thu. Một nhiệm vụ nữa của kế toán phần hành này là tập hợp chi phí bán hàng (TK 641) và chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642). Tuy nhiên, công ty có ít chi phí liên quan tới việc bán hàng nên kế toán chỉ mở tài khoản 642 mà thôi. Nói chung, việc tập hợp chi phí vào 642 cũng không quá phức tạp: Nợ TK 642 Có TK 111, 112 Chi phí bằng tiền Có TK 152 Chi phí nguyên vật liệu (văn phòng phẩm) Có TK 153 Chi phí công cụ, dụng cụ (máy tính, thiết bị VP) Có TK 214 Chi phí khấu hao nhà cửa, máy điều hòa… Có TK 334 Tiền lương nhân viên khối quản lý Tuy hạch toán đơn giản nhưng tài khoản 642 tập hợp một khối lượng chi phí lớn, bản chất đa dạng và phức tạp nên đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ, tránh tình trạng lãng phí, sai sót. Ví dụ năm 2004, doanh thu của công ty hơn 21 tỷ, tăng 19% so với năm 2003 nhưng chi phí quản lý doanh nghiệp lại tăng hơn 100% (từ 2 tỷ lên 4 tỷ). Nguyên nhân là do doanh thu tăng lớn, yêu cầu mức độ quản lý cao và do công ty thay đổi một số cách phân bổ. Một cách đơn giản, công việc của phần hành kế toán này chỉ là: TK 511 TK 642 Doanh thu Giá vốn hàng bán TK 632 TK 911 Chi phí quản lý DN TK 111, 112, 152, 153 TK 214 TK 334 Như vậy, ở phần hành này, kế toán mở các sổ Sổ chi tiết tài khoản 642 dùng chung cho các doanh nghiệp, chi tiết theo từng khỏa mục: Chi phí nhân viên quản lý: theo dõi lương nhân viên khối quản lý Chi phí vật liệu quản lý Chi phí đồ dùng văn phòng Chi phí khấu hao TSCĐ Thuế, phí và lệ phí Chi phí dự phòng Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác Sổ chi tiết tài khoản 511, mở tại thời điểm có khách hàng thực hiện quyết toán, nghiệm thu công trình, theo dõi chung cho toàn doanh nghiệp. Sổ chi tiết tài khoản 911, mở cuối năm. Ngoài ra, nếu trong năm phát sinh nghiệp vụ, kế toán có thể mở thêm các sổ 711 và 811. Chứng từ gốc Sổ chi tiết tài khoản 632, 511 Sổ chi tiết tài khoản 642 Sổ chi tiết tài khoản 911 Chứng từ ghi sổ Nhập dữ liệu vào máy tính Chương III: Kế toán Tài sản cố định Yêu cầu quản lý Tổ chức hạch toán tài sản cố định cần cung cấp các thông tin về TSCĐ và đưa ra các quyết định quản lý đối với đối tượng này. Trước hết, hạch toán TSCĐ cần phải tổ chức phân loại, quản lý TSCĐ theo đặc trưng, tiêu thức khác nhau như Kỹ thuật Nhà cửa vật kiến trúc Máy móc thiết bị công tác Phương tiện vận tải Kinh tế TSCĐ trong sản xuất kinh doanh TSCĐ dùng cho quản lý Thứ hai, tổ chức hạch toán TSCĐ đồng thời cung cấp thông tin liên quan tới TSCĐ cho những người sử dụng, cho ban quản lý ra quyết định và để tiện cho việc theo dõi chi tiết: Nguyên giá Hao mòn Giá trị còn lại Nguồn vốn hình thành, với Công ty, bao gồm hai nguồn là Vốn ngân sách Vốn tự có Cuối cùng, kế toán phải cung cấp những thông tin về tình hình sử dụng: Thời gian sử dụng Phương pháp khấu hao Phương pháp phân bổ Hạch toán ban đầu Phân loại và đánh giá Công ty tổ chức phân loại và đánh giá tài sản cố định theo những loại sau: TSCĐ dùng trong sản xuất kinh doanh: Nhà cửa, vật kiến trúc Máy móc thiết bị Thiết bị khoan Thiết bị điện tử Phương tiện vận tải Dụng cụ quản lý Máy photocopy Máy in các loại Tài sản cố định dùng trong quản lý doanh nghiệp Máy vi tính, phần mềm, máy chiếu Máy điều hòa nhiệt độ Có một điều đáng lưu ý là, phần mềm máy tính thuộc loại TSCĐ vô hình, nhưng công ty vẫn đưa vào phần TSCĐ hữu hình. Công ty sử dụng phương pháp khấu hao tài sản cố định theo kiểu đường thẳng, khấu hao bình quân cho tất cả các TSCĐ và phân loại, định mức khấu hao theo đúng quy định của nhà nước. Tổ chức hạch toán ban đầu Quy trình tăng giảm tài sản cố định Bắt đầu Ban quản lý công ty ra quyết định Xét duyệt Mua/ thanh lý tài sản cố định Đưa vào sử dụng/ thanh lý Thẻ tài sản cố định Lưu trữ và bảo quản Hợp đồng giao nhận Chứng từ ghi sổ, nhập dữ liệu vào phần mềm Chứng từ sử dụng Chứng từ tăng tài sản cố định: Quyết định tăng giảm TSCĐ của Tổng công ty và Công ty. Hóa đơn bán hàng (Hóa đơn VAT) – nơi bán hàng cung cấp. Biên bản giao nhận TSCĐ. Hợp đồng mua bán TSCĐ. Chứng từ giảm tài sản cố định: Quyết định của Ban giám đốc về việc đánh giá lại, chuyển thành CCDC một số TSCĐ Bản yêu cầu thanh lý, sửa chừa TSCĐ do các phòng ban sử dụng tài sản đề xuất. Những quyết định của công ty liên quan tới việc thành lập hội đồng thanh lý, của cấp trên (Tổng công ty) liên quan tới quyết định giảm tài sản cố định. Biên bản của hội đồng thanh lý. Các hóa đơn, chứng từ có liên quan tới bán, thanh lý TSCĐ. Chứng từ liên quan tới khấu hao tài sản cố định: Báo cáo trích khấu hao TSCĐ. Đây là báo cáo do kế toán TSCĐ lập váo cuối năm. Báo cáo này được coi như chứng từ gốc để kế toán vào chứng từ ghi sổ và thẻ TSCĐ. Chứng từ theo dõi TSCĐ: Thẻ tài sản cố định: đây là chứng từ quan trọng, theo dõi chi tiết và trực tiếp từng tài sản cũng như tài liệu kỹ thuật, phụ tùng đi kèm theo mỗi tài sản cố định. Hạch toán chi tiết Sổ sách sử dụng Để theo dõi toàn bộ TSCĐ trong doanh nghiệp, kế toán lập ra hai bộ sổ theo dõi, một là toàn doanh nghiệp, hai là ở từng đơn vị: Sổ dùng chung toàn doanh nghiệp. Sổ theo dõi cho từng đơn vị. Sổ này kiêm luôn biên bản kiểm kê vào đầu năm, các sổ được tổ chức theo kiểu tờ rời. Đối với từng tài sản cố định, kế toán sử dụng thẻ tài sản cố định Nghiệp vụ tăng TSCĐ Để tìm hiểu kỹ hơn về trình tự hạch toán chi tiết, ta hãy xem xét một nghiệp vụ tăng máy tính của công ty để thay thế một chiếc vừa bị hỏng ở phòng Thiết kế đường 1: Trước hết, công ty có kế hoạch mua sắm TSCĐ trong năm và được Tổng công ty phê duyệt. Phòng thiết kế đường 1 trình giấy đề nghị mua sắm, sửa chữa lên ban quản lý công ty. Công ty – Phòng quản lý kinh doanh ra quyết định Q/định số 128/QĐ-QLKD mua một máy tính xách tay thay thế cho một chiếc máy vừa hỏng theo yêu cầu của phòng Thiết kế đường 1 Công ty giao nhiệm vụ cho những người có trách nhiệm thực hiện mua tài sản cố định, giai đoạn này chứng từ gồm có: Giấy giới thiệu của công ty. Phiếu chi tạm ứng cho cán bộ mua. Thực hiện mua máy tính. Người mua chịu trách nhiệm thu thập chứng từ (hóa đơn mua hàng) đem về giao cho phòng kế toán. Sau đây là hóa đơn mua hàng: Công ty Thủy Linh 31 Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội 31 Thái Hà, Quận Đống đa Phiếu bàn giao – Bảo hành – Xác nhận nợ giá trị gia tăng Hà Nội, ngày: 30/03/2004 Xuất tại Kho hàng mới Số phiếu 072437 Mã khách hàng: KL021337 Mã số thuế: Tên khách hàng: ông Trần Đức Độ Địa chỉ: số 278 Tôn Đức Thắng Đại diện cho Cty Tư vấn thiết kế đường bộ ĐIện thoại:……… Mã VT Tên thiết bị Kho Serial SL Đơn giá Thành tiền Bảo hành IBM 2668 Máy tính xách tay IBM Thinhkpad T43 TLC H11752 1 $1 199 $1 999 12 tháng Tổng cộng số lượng/ Giá trị tiền hàng USD 1.00 USD 1 999 Tỷ giá quy đổi VND/ Giá trị ghi nợ bằng tiền VND 15 820 VND VND 31 624 180.0 Thuế suất GTGT: 10% 3 162 418 Tổng cộng tiền thanh toán 34 786 598 Số viết bằng chữ Ba mươi tư triệu bảy trăm tám mươi sáu nghìn năm trăm chín mươi tám đồng Hình thức thanh toán Thanh toán ngay Ghi chú TT ngay Ký nhận khách hàng (Hoặc người đại diện) Thủ kho TLC Group (Ký, ghi rõ họ tên) Người lập phiếu (Ký, ghi rõ họ tên) Sau khi thực hiện nghiệp vụ mua, máy tính được bàn giao cho Phòng Thiết kế đường 1. Kế toán TSCĐ lập thẻ TSCĐ vào sổ chi tiết theo dõi tài sản của doanh nghiệp và của phòng, kế toán tổng hợp ghi chứng từ ghi sổ. Tham khảo Biểu 2, 3 và 4 Nghiệp vụ giảm TSCĐ Trước hết, công ty ra quyết định thanh lý một số tài sản cố định đã cũ, lỗi thời trên cơ sở đề nghị của các phòng ban và kế hoạch đổi mới TSCĐ của công ty. Với những tái sản lớn hoặc có nhiều tái sản thanh lý, Công ty sẽ thành lập hội đồng thanh lý, đánh giá tất cả những tài sản có quyết định thanh lý. Sau khi có kết quả và được sự cho phép của Tổng công ty, công ty tiến hành thanh lý. Để cụ thể, sau đây là một trường hợp thanh lý một chiếc máy khoan ở phòng Địa chất do đã khấu hao hết. Chứng từ quan trọng trong khâu này có Biên bản thanh lý TSCĐ: Đơn vị: Công ty tư vấn thiết kế Đường bộ Địa chỉ: 278 Tôn Đức Thắng, Hà Nội Biên bản thanh lý TSCĐ Ngày 31 tháng 8 năm 2004 Số: 12 Nợ: TK 214 Có: TK 211 Căn cứ Quyết định số 626A TLTSCĐ (Máy khoan XJ 100) ngày 25 tháng 7 năm 2004 của Hội đồng thanh lý TSCĐ về việc thanh lý tài sản cố định. I. Ủy ban thanh lý tài sản cố định gồm: Ông Trần Văn Hà đại diện phó Tổng giám đốc Công ty TVGTVT trưởng ban Ông Đoàn Chính Minh đại diện phó Công ty TVTKĐB ủy viên Bà Trần Thị Vân đại diện trưởng phòng TC – KT ủy viên II. Tiến hành thanh lý TSCĐ: Tên, mã ký hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ: Máy khoan XJ 100 Nước sản xuất: Đức Năm đưa vào sử dụng: 1997 Số thẻ TSCĐ: 09 Nguyên giá TSCĐ: 83.000.000 đồng Giá trị hao mòn đã trích đến thời điểm thanh lý: 83.000.000 đồng Giá trị còn lại: 0 đồng III. Kết luận của ủy ban thanh lý TSCĐ Máy khoan đã quá cũ, hoạt động rất chậm và không đủ công suất yêu cầu. Công ty cần thay thế máy khác để đảm bảo chất lượng thi công Ngày 31 tháng 8 năm 2004 Trưởng ban thanh lý (ký, họ tên) IV. Kết quả thanh lý TSCĐ Chi phí thanh lý TSCĐ: Giá trị thu hồi: Đã ghi giảm thẻ TSCĐ ngày 01 tháng 09 năm 2004 Sau khi có quyết định thanh lý và tiến hành thanh lý, kế toán TSCĐ vào thẻ TSCĐ nội dung giảm. Về hình thức, thẻ này giống như ví dụ đã nêu ở Biểu 1 Cuối năm, nghiệp vụ sẽ được phản ánh trên sổ theo dõi TSCĐ tòan doanh nghiệp và ở sổ theo dõi phòng Địa chất. Sổ theo dõi ở phòng Địa chất cũng giống ví dụ ở Biểu 3. Đơn vị: Phòng địa chất Số hiệu TSCĐ: 241 Thẻ Tài sản cố định (Dùng cho nhà cửa, vật kiến trúc, thiết bị máy móc, phương tiện vận tải) Tên TSCĐ: Máy tính xách tay IBM Thinkpaq T43 Lập ngày 31/3/2004 Kế toán trưởng Nhãn, ký hiệu: Thinkpaq H11752 Chứng từ nhập: Hóa đơn số 072437 của công ty TLC C/Suất T/Kế: Tháng, năm bắt đầu đưa vào sử dụng: 31/03/2004 Nơi sản xuất: Mỹ Nguyên giá (Đồng) 31 624 180 Năm sản xuất: 2004 Nguồn vốn đầu tư: Địa điểm đặt: Phòng Thiết kế đường 1 Đình chỉ sử dụng ngày Đặc điểm KT Kích thước 31,1x25,5x2,63 cm trọng lượng 2kg Lý do: Tỷ lệ % Khấu hao Từ năm: ………………………...........……… Cơ bản: ………………………............……% Sửa chữa lớn: …………………..............…% Từ năm: ………………………………………………….........…… Cơ bản: ………………………………………………..........……% Sửa chữa lớn: ………………………………………..……...........% Khấu hao đã trích (Đồng) Năm Hàng năm Cộng dồn Cơ bản Số C/lệch Cơ bản Số C/lệch Đơn vị: Công ty tư vấn Thiết kế Đường bộ Biểu 1: Thẻ tài sản cố định Địa chỉ: 278 Tôn Đức Thắng Xây dựng trang bị thêm Giảm tài sản cố định Chi phí sửa chữa lớn Chứng từ Số tiền (Đồng) Chứng từ Số tiền (Đồng) Lý do Chứng từ Số tiền (Đồng) Số Ngày Số Ngày Số Ngày Dụng cụ phụ kèm theo Di chuyển nội bộ Số TT Tên Quy cách Đơn vị tính Số lưọng Đơn giá Thành tiền Chứng từ Địa điểm chuyển đến Số Ngày Tình hình đánh giá lại NT HS đánh giá lại Giá sau khi đánh giá lại Giá tăng, giảm Khấu hao trước khi đánh giá lại Khấu hao sau khi đánh giá lại Khấu hao tăng giảm BIểu 2: Sổ tài sản cố định dùng chung toàn doanh nghiệp Đơn vị: Công ty tư vấn thiết kế Đường bộ Địa chỉ: 278 Tôn Đức Thắng Sổ tài sản cố định (Đơn vị: Nghìn đồng) Số thứ tự Ghi tăng TSCĐ Khấu hao TSCĐ Ghi giảm TSCĐ Chứng từ Tên, đặc điểm, ký hiệu TSCĐ Nước sản xuất Tháng năm đưa vào sử dụng Số hiệu TSCĐ Nguyên giá TSCĐ Khấu hao Khấu hao đã tính đến khi ghi giảm TSCĐ Chứng từ Lý do Số hiệu Ngày tháng Tỷ lệ (%) khấu hao Mức khấu hao Số hiệu NT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 356 31/9/97 Máy khoan XJ 100 Đức 1997 09 83 000 10 10 83 000 243 01/09/04 Máy đã cũ … … 34B 31/3/04 Máy tính xách tay IBM Mỹ 2004 241 31 624 25.0 4 … Người ghi sổ (Ký, học và tên) Kế toán trưởng (Ký, họ và tên) Biểu 3: Sổ theo dõi TSCĐ tại đơn vị Tổng Công ty TVTK Đường bộ Công ty TVTK GTVT Đơn vị Phòng thiết kế đường 1 Biên bản kiểm kê TSCĐ Hà Nội, ngày 01 tháng 01 năm 2006 Số TT Thẻ TSCĐ Số máy Năm SD Tên TSCĐ và công cụ dụng cụ Đ/vị tinh Vi tính V/tính x/tay Máy in Điều hòa Phần mềm Loại khác Nguyên giá Tình trạng Tốt Hỏng Tài sản cố định Cộng 2003 7 1 1 2 0 0 152 404 204 Năm 2004 Máy vi tính 8 241 H11752 Máy tính xách tay IBM T43 Chiếc 1 31 624 180 x Máy in Điều hòa Cộng 2004 7 1 1 2 0 0 187 191 132 Năm 2006 Cộng 2006 7 1 1 2 0 0 187 191 132 (Trong năm 2004, công ty đã tiến hành thanh lý chiếc máy cũ, phòng không bổ xung thêm TSCĐ khác) Nghiệp vụ khấu hao TSCĐ Công ty thực hiện chính sách khấu hao theo đường thẳng, vốn là phương pháp đơn giản nhất. Nhìn chung, giá trị khấu hao được tập hợp vào hai tài khoản chính: TK 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ, phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp: nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị dùng tại văn phòng… TK 6274 phản ánh tất cả các chi phí khấu hao liên quan đến máy móc thiết bị dùng trong sản xuất và trong quản lý chung của mỗi phòng. Đầu kỳ (đầu quý I) kế toán dựa vào số liệu năm cũ, tạm trích khoản khấu hao TSCĐ cho cả năm. Cứ 6 tháng một lần, kế toán tính ra khấu hao trong kỳ, đến ngày ngày 31 tháng 12 hàng năm, kế toán lập báo cáo trích khấu hao cho toàn doanh nghiệp rồi dựa vào chứng từ gốc đó, kế toán vào thẻ TSCĐ giá trị trích khấu hao, vào sổ chi tiết tài khoản 214 và vào chứng từ ghi sổ, vào phần mềm máy tính. Để cụ thể, ta hãy xem trường hợp tính khấu hao với chiếc máy tính xách tay IBM Thinkpaq T43 mua vào ngày 31/03/2004 với mức khấu hao 4 năm và tỷ lệ hao mòn là 25%. Tính đến cuối năm, khối lượng giá trị hao mòn trích trong vòng 9 tháng từ ngày 01/04/2004 đến ngày 31/12/2004 tính ra là: GTHM = (NGx0.25x9)/12 = (31624180x0.25x9)/12 = 5.929.534 (đồng) Sau khi phản ánh trên báo cáo trích khấu hao tài sản cố định, kế toán vào thẻ tài sản cố định. Chú ý, ở đây kế toán sử dụng báo cáo Trích khấu hao tài sản cố định theo dõi cho toàn doanh nghiệp như một chứng từ gốc chứ không dùng các bảng phân bổ. Hạch toán tổng hợp Hạch toán tổng hợp Đáng lưu ý, công ty trong năm 2004, theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 đã thực hiện một loạt bút toản chuyển hơn 400 triệu giá trị tài sản thành công cụ dụng cụ do không đủ tiêu chuẩn xét là TSCĐ. Vì khối lượng giá trị tương đối lớn, không muốn làm giao động quá lớn tình hình tài chính công ty, kế toán chuyển phi phí công cụ dụng cụ này vào TK 242 phân bổ dần. Để tham khảo chi tiết, ta hãy xem trình tự ghi sổ của một nghiệp vụ mua máy tính của công ty như sau: Kế toán tổng hợp, sau khi nhận chứng từ của việc mua máy tính, vào chứng từ ghi sổ ngày 31/03/2004: TỔNG CÔNG TY TVTKGTVT Chứng từ ghi sổ Số 34B CÔNG TY TVTK ĐƯỜNG BỘ Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Trích yếu Nợ Có TK Số tiền TK Số tiền Trả tiền mua máy tính cho Cty Thủy Linh 211 31 624 180.0 111 34 786 927 33311 3 162 418 - - ………… …… …… …… …… ………… …… …… …… …… Tổng cộng …… …… …… …… Số chứng từ gốc kèm…………………………………………… KẾ TOÁN VIÊN KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Tương tự, với nghiệp vụ thanh lý TSCĐ, kế toán vào chứng từ ghi sổ ngày 01 tháng 09 năm 2004 TỔNG CÔNG TY TVTKGTVT Chứng từ ghi sổ Số 234 CÔNG TY TVTK ĐƯỜNG BỘ Ngày 01 tháng 09 năm 2004 Trích yếu Nợ Có TK Số tiền TK Số tiền Thanh lý TSCĐ (Máy khoan XJ 100) theo quyết định 626A TLTSCĐ 214 83 000 000 211 83 000 000 ………… …… …… …… …… ………… …… …… …… …… Tổng cộng Số chứng từ gốc kèm…………………………………………… KẾ TOÁN VIÊN KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đối với nghiệp vụ khấu hao, kế toán cũng vào chứng từ ghi sổ mở tập hợp các nghiệp vụ trích khấu hao TỔNG CÔNG TY TVTKGTVT Chứng từ ghi sổ Số 625A CÔNG TY TVTK ĐƯỜNG BỘ Ngày 31 tháng 12 năm 2004 Trích yếu Nợ Có TK Số tiền TK Số tiền Trích khấu hao m/tính IBM T43 6274 5.929.534 214 5.929.534 Tổng cộng …… …… …… …… Số chứng từ gốc kèm…………………………………………… KẾ TOÁN VIÊN KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Trên cơ sở chứng từ ghi sổ (hoặc sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, nếu cần) kế toán nhập dữ liệu vào máy tính và đưa lệnh chuyển sổ, phần mềm tự động vào sổ cái tài khoản 211, 214 và các tài khoản liên quan. Sổ Cái TK 211 Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK ĐW Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Nhà cửa, vật kiến trúc Số dư Máy móc thiết bị Số dư …… 34B 31/03/2004 Mua máy tính xách tay 111 31 624 180 234 01/09/2004 Thanh lý máy khoan XJ 100 214 83 000 000 Cộng số phát sinh …… …… Dư cuối kỳ …… Phương tiện vận tải Dụng cụ quản lý Cộng số phát sinh Dư cuối kỳ …… …… … … Dựa vào từng nhóm CTGS vào thời điểm cuối năm, kế toán vào sổ cái TK 214 bằng một lệnh rất đơn giản trên máy tính, tương tự đối với nghiệp vụ thanh lý máy khoan XJ 100. Vì khâu này được thực hiện trên máy tính, nên việc theo dõi với từng tài sản là không khó khăn. Trên thực tế, đối với một số doanh nghiệp, họ có thể tập hợp hết chi phí khấu hao vào một chứng từ rồi vào sổ cái 214 như một bút toán duy nhất. Sổ Cái TK 214 Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK ĐW Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Nhà cửa, vật kiến trúc Máy móc thiết bị 234 01/09/2004 Thanh lý máy khoan XJ 100 211 83.000.000 625A 31/12/2004 Máy v/tính IBM T43 6274 5.929.534 Phương tiện vận tải Dụng cụ quản lý Cộng số phát sinh Dư cuối kỳ Trên cơ sở số dư trên sổ cái, kế toán phản ánh lên báo cáo tài chính tổng hợp. Trình tự khái quát Chứng từ mua, bán TSCĐ Thẻ TSCĐ Sổ chi tiết TSCĐ Chứng từ ghi sổ Bảng trích khấu hao TSCĐ Nhập dữ liệu vào máy tính Sổ cái 211, 214… Cuối năm, công ty có hai báo cáo liên quan tới tài sản cố định: Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố định và khấu hao cơ bản. Trích khấu hao tài sản cố định Hai sổ trên dùng chung cho tất cả các TSCĐ đang sử dụng trong toàn doanh nghiệp, phân loại theo đặc điểm của từng loại tài sản. Đáng lưu ý, sổ theo dõi trích khấu hao TSCĐ được coi như một bảng phân bổ khấu hao, nó là chứng từ gốc để cho kế toán phản ánh khấu hao ngược vào thẻ TSCĐ và vào chứng từ ghi sổ. Biểu 5: Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ và khấu hao cơ bản Số thẻ TT Nhóm tài sản Chỉ tiêu Tài sản cố định hữu hình TSCĐ vô hình Tổng cộng Nhà cửa vật kiến trúc Máy móc thiết bị công tác Phương tiên vận tải Dụng cụ quản lý () (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) A NGUYÊN GIÁ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 0 9.208.977.529 Số dư đàu kỳ 9.170.540.016 I Tăng trong kỳ 728.761.272 241 18 Máy v/ tính IBM T43 31.624.180 31.624.180 II Số giảm trong kỳ 690.323.759 A/ Thanh lý 275.927.452 09 2 Máy khoan XJ 100 83.000.000 83.000.000 B/ Chuyển sang CCDC 414.369.307 C/ Nhượng bán 0 B GIÁ TRỊ HAO MÒN 5.208.301.251 Số dư đầu kỳ 4.805.002.070 I Tăng trong kỳ (Trích khấu hao) 945.735.083 241 18 Máy v/ tính IBM T43 5.929.534 5.929.534 II Giảm trong kỳ 542.435.902 A/ Thanh lý 275.927 09 2 Máy khoan XJ 100 83.000.000 83.000.000 B/ Chuyển sang CCDC 38.603.326 C GIÁ TRỊ CÒN LẠI 4.000.676.278 Số dư đầu kỳ 4.365.537.946 Số dư cuối kỳ 4.000.676.278 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc công ty (Ký, họ tên, đóng dấu) Số thẻ Số TT Tên Tài sản cố định Nguyên giá Khấu hao đầu kỳ Khấu hao trong kỳ Lũy kế cuối kỳ Tài sản trong SXKD 8.208.977.529 4.262.566.168 945.735.083 5.208.301.251 I NHÀ CỬA 2.720.887.692 651.345.798 122.162.658 773.508.456 II MÁY MÓC THIẾT BỊ 1.807.156.127 785.835.683 172.680.345 1.331.340.057 A THIẾT BỊ KHOAN B THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ 241 18 Máy v/ tính IBM T43 31.624.180 0 5.929.534 5.929.534 III PHƯƠNG TIỆN VẬN TẢI 1.843.977.975 671.647.605 229.570.738 901.218.545 IV DỤNG CỤ QUẢN LÝ 2.836.955.735 1.780.913.053 1.780.913.053 2.202.234.193 A MÁY PHOTOCOPY B MÁY IN CÁC LOẠI, MÁY VẼ, XE MÁY MÁY VI TÍNH, PHẦN MỀM, MÁY CHIẾU MÁY ĐIỀU HÒA NHIỆT ĐỘ Biểu 6: Báo cáo Trích khấu hao tài sản cố định Đơn vị tính: Đồng Chương III: Một số ý kiến đóng góp Nhận xét, đánh giá về tổ chức hạch toán của công ty Sau khi đã phân tích hệ thống bộ máy, từ quản lý đến kế toán của công ty Tư vấn thiết kế Đường bộ, có thể rút ra được một số đặc điểm như sau: Do đặc điểm là thi công những công trình ở xa, không tập trung và chi phí được tập hợp ngay tại công trình, cuối quý mới được phản ánh một lần vào sổ sách, nên bộ máy kế toán của công ty hết sức gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả và tiết kiệm. Bên cạnh đó, sự tổ chức kế toán của công ty cũng hợp lý, tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Bên cạnh đó, công ty đã áp dụng triệt để máy vi tính vào công tác kế toán, khiến cho công việc kế toán trở nên nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu khối lượng sổ sách thủ công. Công ty không chỉ dựa hoàn toàn vào phần mềm máy tính mà bên cạnh đó, còn tổ chức một số loại sổ sách bên ngoài, ví dụ chứng từ ghi sổ dược ghi bằng tay, các sổ chi tiết được theo dõi bằng phần mềm Excel, tăng tính chính xác của công tác kế toán vì có sự kiểm tra chéo rất hiệu quả. Tuy nhiên, công tác kế toán cũng không tránh khỏi một số vấn đề còn tồn tại. Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, hơn nữa lại dinh doanh trong lĩnh vực đường bộ, một lĩnh vực do nhà nước hoàn toàn quản lý. Vì vậy, hoạt động của công ty phụ thuộc rất nhiều vào chính sách, chế độ nhà nước. Bên cạnh đó, giá cả do công ty đưa ra cũng nằm trong thang giá mà nhà nước đã cung cấp theo từng đơn vị lãnh thổ. Nói tóm lại, ngành hoạt động của công ty chịu sự điều tiết lớn của nhà nước và của Tổng công ty. Vì vậy, có thể thấy, chu kỳ hoạt động của công ty là rất khó dự đoán, cả về khối lượng công việc lẫn khách hàng… Có những giai đoạn, công ty nhận được khối lượng công việc lớn, toàn công ty phải làm việc với một cường độ lớn, cũng có lúc, công ty không có công trình thi công nào. Thậm chí, một thay đổi nhỏ trong chính sách đầu tư của nhà nước cũng có thể khiến cho doanh thu của công ty biến động lớn. Ví dụ, Nhà nước ký duyệt một công trình nào đó, lớn như đường Hồ Chí minh chẳng hạn, lập tức khối lượng công việc của công ty có thể tăng gấp 150%. Cũng có thể, một quyết định đầu tư bị thay đổi có thể khiến công ty thất thoát hàng tỷ doanh thu. Hiện nay, công ty làm ăn vững vàng, ổn định là nhờ một phần vào uy tín của mình. Vì tính rủi ro trong kinh doanh lớn như vậy, công ty hầu như rất khó xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh cho mình mà chỉ quản lý nó bằng giá dự toán mà thôi. Chính vì vậy, trong hoạt động kế toán của mình, để chủ động trong chính sách tài chính trong năm, tổ chức kế toán của công ty đã có một số chiến lược cho mình nhằm đối phó với tình trạng bất ổn định trong ngành: với những nguyên tắc kế toán cơ bản, công ty đã đậc biệt chú trọng đến nguyên tắc Thận trọng. Chính vì theo đuổi nguyên tắc này nên trong hoạt động kế toán của mình, công ty không tránh khỏi có những sai sót đáng kể. Nhìn chung, đứng trên góc độ lợi ích của doanh nghiệp và người lao động, công ty đã cố gắng hết sức vận dụng chế độ sao cho có lợi cho những người tham gia công ty nhiều nhất. Vì cố gắng đìều hòa lợi ích giữa các bên như vậy, hệ thống kế toán không khỏi có đôi chỗ sai lệch so với chế độ. Cuối cùng, tổ chức kế toán của công ty cũng đã phục vụ đắc lực cho hoạt động hoạch định tài chính cho công ty, giúp công ty chủ động hơn rất nhiều trong những kế hoạch của mình. Hệ thống tài khoản sử dụng Nhìn chung, hề thống tài khoản của công ty tương đối nhỏ gọn, phản ánh được hầu hết tình hình tài sản, nguồn vốn của công ty. Do đặc điểm sản xuất kinh doanh, hề thống tài khoản củng khá đơn giản, tiết kiệm công sức và thời gian khi thực hiện phân loại tài sản, nguồn vốn. Tuy nhiên, vẫn còn một số vấn đề còn tồn đọng trong việc sử dụng các tài khoản. Thành phần chi phí của công ty bao gồm toàn bộ những yếu tố chi phí bình thường, nhưng công ty lại không theo dõi trên từng tài khoản trực tiếp mà chỉ mở riêng tài khoản 627. Đây là tài khoản mang tính phân bổ nên khi kết chuyển, giá trị của từng công trình đã bị sai lệch khá nhiều. Tuy sử dụng nhóm tài khoản này, việc tập hợp và phân bổ chi phí, tính giá là rất đơn giản, nhưng nó lại không đúng với bản chất của tài khoản 627. Bên cạnh đó, để phản ánh tài sản cố định, công ty cũng chưa có tài khoản 213 theo dõi nhóm tài sản cố định vô hình mà đưa hết vào tài khoản 211. Tuy việc này không gây nhiều vấn đề, nhưng công ty sẽ khó khăn trong việc theo dõi tài sản và phân loại chi phí trong khi tính giá. Xác định chi phí và giá thành Như đã trình bày, vốn là công ty cung cấp dịch vụ nên hàm lượng chất xám trong một công trình là rất lớn, ngược lại, chi phí vật liệu lại không đáng kể. Cùng với chính sách khoán của công ty, xuất hiện một hiện tượng là, có những công trình tư vấn thiết kế đem lại lợi nhuận rất cao cho công ty, ngược lại, có những công trình tỷ suất lợi nhuận lại rất thấp. Việc này gây ra tình trạng mất cân đối, với từng công trình, đó là sự mất cân đối giữa các yếu tố xác định chi phí, khi so sánh các công trình với nhau, đó là sự mất cân đối về lợi nhuận. Để tránh tình trạng mất cân đối quá lớn giữa các công trình thi công, kế toán đã sử dụng biện pháp: tập hợp tất cả các chi phí phát sinh vào tài khoản 627 với các tiểu khoản như đã trình bày ở trên mà không theo dõi chi tiết, cụ thể với từng công trình. Do bản chất của tài khoản 627 là tài khoản theo dõi chi phí trung gian, chi phí tập hợp trong đó mang tính chất phân bổ nên khi kết chuyển sang 154 rồi 632 đã mang rất nhiều ý chí chủ quan của kế toán bằng những tiêu thức khác nhau. Thông thường, đến cuối năm, khi thực hiện quyết toán, sau khi đã tập hợp toàn bộ chi phí về tài khoản 627, kế toán mới bắt đầu dựa vào một số chỉ tiêu như doanh thu, tỷ lệ thành phần chi phí, thậm chí chỉ tiêu do trên đề ra để phân bổ giá vốn cho hợp lý đối với từng công trình. Như vậy, nhìn chung công ty đã vi phạm nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Bởi vì, khoản doanh thu do một công trình đem lại không tương xứng với giá vốn hàng bán, đã được phân bổ cho “hợp lý” hơn. Đây là một sai sót khá nghiêm trọng quy chế và các chuẩn mực kế toán. Bên cạnh đó, việc theo dõi yếu tố chi phí đối với công ty là rất khó khăn. Công ty sẽ khó theo dõi tình hình biến động từng loại chi phí đối với mỗi công trình, mỗi loại dịch vụ cung cấp. Vậy mà, việc theo dõi các yếu tố chi phí là một trong những yếu tố quan trọng nhất đối với tất cả các loại hình kinh doanh. Tuy nhiên, có thể các chi phí không phải là tiền lương chỉ chiếm tỷ trọng nhỏ, lại có sự biến động phụ thuộc thị trường, nên công ty không cần quan tâm nhiều đến loại chi phí này. Việc định giá không chính xác sẽ khiến cho công ty phản ánh lợi nhuận không chính xác. Trên thực tế, có những năm, công ty đã sử dụng những tiêu thức phân bổ chủ quan của mình để định ra giá vốn, khiến cho lợi nhuận trước thuế, thuế thu nhập doanh nghiệp và lợi nhuận sau thuế của công ty bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Xác định doanh thu Nhìn chung, công ty đã thực hiện tương đối tốt việc xác định và phân loại doanh thu. Công ty đã có sự phân biệt rạch ròi giữa các loại doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh thu từ hoạt động tài chính và doanh thu khác. Đồng thời, công ty cũng đã tuân thủ nguyên tắc trình bày và phân loại khi trình bày những khoản doanh thu, chi phí đó trên báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Như đã trình bày ở trên, công ty không sử dụng những tiêu chí xác nhận doanh thu như chuẩn mực hướng dẫn. Có thể hiểu, công ty đã vi phạm nguyên tắc phù hợp để nhấn mạnh vào nguyên tắc thận trọng. Nhìn chung, cơ sở để ghi nhận doanh thu của công ty là khi khách hàng thực hiện quyết toán công trình hoặc khi ký kết hợp đồng. Nhưng cũng không ít công trình, công ty chỉ ghi nhận doanh thu khi khách hàng thanh toán tiền, có nghĩa là, cơ sở để ghi nhận doanh thu ở một số trường hợp là cơ sở “tiền mặt”. Như đã nói, đối với lĩnh vực xây dựng cơ bản, đặc biệt là lĩnh vực cầu đường, hầu hết các công trình của công ty đều phụ thuộc vào chính sách đầu tư, quy hoạch của nhà nước nên công ty rất thận trọng trong việc xác định doanh thu, đồng nghĩa với việc kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. Bên cạnh đó, hầu như những công trình của công ty làm có giá trị lớn, khả năng không đòi được nợ không phải không có nên công ty cũng sử dụng biện pháp này như một miếng đệm, bảo đảm cho chi phí của công ty không bị đội lên quá cao, giảm thiểu thuế tính trên những khoản thu nhập mà công ty chưa thực sự chắc chắn đã thu được trong tương lai. Có thể nói, công ty đặc biệt chú trọng đến nguyên tắc thận trọng nên đã bỏ qua một số nguyên tắc khác. Tài khoản 131 vốn được công ty theo dõi những khoản ứng trước nhưng lại không được ghi nhận khoản phải thu của khách hàng. Điều này khiến cho, đôi khi công trình đã hoàn thành quyết toán nhưng công ty vẫn “treo” trên 154 và không ghi nhận nợ trên tài khoản 131 khiến cho đồng thời, tài khoản 511 chưa ghi nhận doanh thu vì bên B vẫn chưa thanh toán. Trong khi đó, chuẩn mực kế toán đã quy định rõ, tài khoản 511 theo dõi tất cả những doanh thu đã được thực hiện mà không cần quan tâm đến đã thu được tiền hay chưa. Ví dụ, năm 2004, công ty đã thực hiện được khoản doanh thu là hơn 30 tỷ, trong khi đó, công ty chỉ ghi nhận có hơn 21 tỷ doanh thu. Tổ chức hạch toán tài sản cố định Để phục vụ cho nhu cầu thiết kế, khảo sát, công ty có sử dụng một số phần mềm chuyên môn. Những phần mềm này có giá trị tương đối lớn nên được công ty đưa vào mục tài sản cố định là hợp lý. Tuy nhiên, chúng lại được phản ánh trong mục “Tài sản cố định hữu hình”. Đìều này không đúng với bản chất của tài sản và nó sẽ khiến cho việc quản lý tài sản của công ty không thông suốt.Cũng có thể, kế toán thấy nhóm tài sản cố định vô hình chiếm tỷ trọng không lớn lắm, nếu mở thêm một sổ chi tiết 213 sẽ không thực sự có ý nghĩa nên kế toán đã để tất cả trong tài khoản 211. Bên cạnh đó, tiêu thức đánh giá tài sản cố định của công ty cũng chưa được hoàn chỉnh. Đó là, một số tài sản có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn vẫn được công ty ghi nhận vào Tài sản cố định. Ví dụ như một số máy tính, phần mềm đơn giản. Năm 2004, khi công ty thực hiện phân loại, đánh giá lại hàng loạt tài sản cố định thì có hơn 400 triệu tài sản được chuyển thành công cụ dụng cụ, góp phần khiến cho chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty trong năm tăng gần 100%. Một vấn đề nữa trong việc quản lý tài sản cố định đó là, công ty chưa thực hiện chặt chẽ việc bảo quản, theo dõi chất lượng tài sản. Đã xảy ra hiện tượng, khi tài sản cố định luân chuyển giữa các phòng ban thì một số phụ tùng, thiết bị kèm theo không còn đảm bảo chất lượng. Nguyên do có thể vì công ty chưa có quy chế quản lý tài sản cố định chặt chẽ hơn, việc kiểm kê, đánh giá chất lượng tài sản cố định mới chỉ diễn ra vào đầu năm, có thể chưa đáp ứng được với những tài sản giá trị lớn, dễ vận chuyển dễ tháo lắp của công ty. Cuối cùng, việc trích khấu hao của công ty, tuy có lợi thế là đơn giản, nhưng trên thực tế, tập hợp tất cả TSCĐ trong doanh nghiệp lên một bảng tính khấu hao, sau đó mới vào từng thẻ TSCĐ là công việc chưa thực sự tốt. Thứ nhất, sẽ xuất hiện những sai sót có thế xảy ra trong quá trình chuyển sổ. Thứ hai, công ty sẽ khó kiểm soát được chi phí khấu hao ở từng đơn vị, dẫn đến việc quản lý chi phí là không chặt chẽ. Có thể, do khoản chi phí khấu hao này trong thành phần chi phí là tương đối nhỏ nên công ty đã không quản lý chặt chẽ. Tổ chức luân chuyển chứng từ Nhìn chung, công ty đã có một cơ cấu luân chuyển chứng từ tương đối tốt, tuy nhiên, quy chế chưa được chặt chẽ. Ví dụ, vào cuối quý là khoảng thời gian các phòng sản xuất phải tập hợp bảng tổng hợp chi phí và bảng chia lương về cho kế toán kiểm tra. Theo nhận xét chủ quan, việc luân chuyển chứng từ này chưa hoàn thiện. Các phòng ban đôi khi còn nộp chậm, nộp thiếu hồ sơ, khiến cho công tác quyết toán bị gián đoạn, tiến độ công việc của phòng kế toán bị chậm lại. Đối chiếu công nợ Tài khoản 131 của công ty dùng để theo dõi khoản ứng trước và tình hình thanh toán với khách hàng. Nhưng do công ty không ghi nhận nợ phải trả và doanh thu ngay lập tức trên 131; cùng với đặc điểm là những khách hàng không tập trung, phân tán trên khắp mọi miền đất nước nên việc đối chiếu công nợ nhiều khi gặp khó khăn. Nhìn chung, những vấn đề còn tồn tại ở phần xác định doanh thu một phần do, công ty không chắc chắn trong việc thu tiền của khách hàng. Từ đó rút ra nhận xét là, công ty chưa có chính sách thu hồi nợ phải thu một cách hợp lý. Cuối cùng, công ty chưa có biện pháp phân loại, sắp xếp loại khách hàng. Công ty chưa có chính sách phân biệt những khách hàng thường xuyên, khách hàng vãng lai. Điều này khiến cho chính sách về tín dụng, về ưu đãi có phần khó khắn. Giải pháp khắc phục Nguyên nhân bên ngoài Như đã nói, công ty chịu sự quản lý khá lớn của nhà nước về hoạt động sản xuất kinh doanh. Có hai loại quản lý mà công ty gặp phải: Thứ nhất, sự quản lý vĩ mô, những chính sách đầu tư, xây dựng của nhà nước. Những công trình của công ty, hầu hết đều phụ thuộc vào chính sách đầu tư, quy hoạch của nhà nước. Chỉ cần một thay đổi nhỏ, công ty sẽ bị ảnh hưởng nghiệm trọng tới tình hình sản xuất kinh doanh, có nghĩa là, công ty thường xuyên ở thế bị động trong việc hoạch định kế hoạch cung cấp dịch vục của mình. Nhìn chung, đây là nguyên nhân mang tính khách quan nên công ty chỉ có thể khắc phục bằng cách mở xây dựng những chiến lược mang tầm vĩ mô, dự đoán trước xu thế đầu tư vĩ mô của nhà nước. Đây là một việc làm khó, đòi hỏi trình độ lãnh đạo ở mức cao. Công ty đã có hơn 40 năm hình thành phát triển, với đội ngũ lãnh đạo có trình độ cao, đây không phải là một việc làm quá khó. Thứ hai, sự quản lý mang tính vi mô của nhà nước, đây chính là sự điều tiết của Tổng công ty Tư vấn thiết kế GTVT, vốn là một tổng công ty lớn của bộ giao thông vận tải. Công ty vẫn đang chịu một số đìeu tiết mang tính “chỉ tiêu” rót từ trên xuống, ví dụ như quỹ lương, chế độ đãi ngộ công nhân viên, thậm chí là tỷ suất sinh lời. Chính vì sự can thiệp khá sâu này mà đôi khi, để trung hòa quyền lợi giữa các bên, bộ máy kế toán đã phải thực hiện một số sai phạm nguyên tắc nhất định. Ví dụ để điều chỉnh tỷ suất lợi nhuận hay tốc độ tăng trưởng về mặt doanh thu sao cho hợp lý, không quá cao cũng không quá thấp so với chỉ tiêu, công ty đã phải “điều chỉnh” cách phân bổ chi phí của mình. Để khắc phục tình trạng này, tăng tính độc lập của công ty, hiện Công ty tư vấn thiết kế Đường bộ đang ráo riết thực hiện quá trình cổ phần hóa để nâng cao chất lượng hoạt động và quản lý vốn. Chắc chắn, sau khi cổ phần hóa, công tác quản lý vốn sẽ được công ty chủ động thực hiện, bộ máy kế toán sẽ làm việc chính xác, khách quan hơn. Có thể nói, cổ phần hóa là một biện pháp khá toàn diện để khắc phục những nhược điểm về mặt quản lý nói chung và tổ chức kế toán nói riêng của công ty. Tuy vây, phải nhìn nhận một thực tế là, hiện nay số lượng công việc do Tổng công ty phân cho chiếm hơn một nửa doanh thu của côn ty, nên khi thực hiện cổ phần hóa, công ty cũng cần có biện pháp tăng khả năng cạnh tranh, tăng khả năng tìm kiếm công việc cho công ty mình. Nguyên nhân bên trong Nhìn chung, những vấn đề tồn tại của công ty phần lớn bắt nguồn từ việc khó dự đoán được tình hình hoạt động trong tương lai và tính bị động của công ty trong viẹc hoạch định chính sách hoạt động. Xác định chi phí và giá thành Để tính giá thành chính xác và khách quan, công ty nên tổ chức theo dõi chi tiết và trực tiếp các khoản chi phí phát sinh bằng cách theo dõi từng loại chi phí trực tiếp một và theo phản ánh chi tiết theo từng công trình. Việc này sẽ khiến cho công ty có khả năng phân loại chi phí theo đúng bản chất, khiến cho việc theo dõi, quản lý chi phí được tốt hơn. Thứ nhất, công ty nên tổ chức thêm các tài khoản theo dõi chi phí trực tiếp phát sinh trong sản xuất như sau: Tài khoản 621: Chi phí nhân công trực tiếp Tài khoản 622: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Về mặt lý thuyết thì công ty nên theo dõi chi tiết cho từng công trình. Nhưng, trên thực tế, theo dõi như vậy lại quá chi tiết và tỉ mẩn, phát sinh khối lượng công việc lớn hơn, ngòai ra việc này có thể ảnh hưởng tới bộ máy kế toán vì cần phải tổ chức lại thêm các kế toán ở đội để phân loại chi phí được chính xác hơn. Việc này sẽ được phân tích thêm ở phần “Bộ máy kế toán”. Xác định doanh thu Công ty cần xem xét lại tiêu chí xác định doanh thu của mình. Nói chung, sau khi hợp đồng đã được ký kết, doanh thu nên được phản ánh ngay chứ không nên để tới khi thu được tiền mới phản ánh. Làm vậy, công ty có thể ghi giảm doanh thu trong một vài kỳ kế toán, nhưng cuối cùng khoản doanh thu cũng vẫn phải ghi nhận. Cùng với đó, công ty nên tổ chức chính sách quản lý nợ hiệu quả hơn. Cụ thể, công ty cần có chính sách tín dụng rõ ràng đối với khách hàng, quy định rõ thời hạn thanh toán, chính sách chiết khấu (nếu có) để khuyến khích khách hàng thanh toán. Cạnh đó, công ty cũng nên tổ chức phân loại, đánh giá nợ cụ thể hơn, theo những tiêu thức chi tiết hơn như: Loại khách hàng (lớn, thường xuyên, vãng lai, mức độ quan trọng…) Tuổi nợ (ngắn hạn, dài hạn) Mức độ rủi ro (khó đòi…) Việc quản lý công nợ cũng cần chặt chẽ hơn, nếu mọi phát sinh nợ phải thu của khách hàng đều được phản ánh trên tài khoản 131 thì việc quản lý, đối chiếu sẽ chính xác hơn nhiều. Hạch toán tài sản cố định Thứ nhất, công ty nên tổ chức quy chế đánh giá tài sản sao cho phù hợp với chế độ và tiện cho công ty theo dõi, quản lý. Cụ thể, công ty nên mở thêm tài khoản 213 để theo dõi chi tiết nhóm “Tài sản cố định vô hình”. Về vấn đề quản lý tài sản, công ty cũng nên có quy trình kiểm soát chặt chẽ hơn. Đối với tài sản cố định theo dõi ở từng phòng, kế toán cần phải theo dõi thêm một số chỉ tiêu như tình hình trích khấu hao, thậm chí, ngoài tình trạng hoạt động (tốt, xấu) như hiện nay, công ty nên có biện pháp theo dõi chặt chẽ hưon. Cụ thể, tài sản cần được kiểm kê, niêm phong chặt chẽ. Bất cứ sự thay đổi nào về cấu hình, hay việc tháo lắp máy đều phải được kiểm soát chặt chẽ. Ngoài ra, khi lưu chuyển nội bộ, kế toán cũng nên có biện pháp đánh giá, kiểm tra tài sản trước khi giao nhận giữa các bên để quy định rõ trách nhiệm của từng bên, Trên thực tế, công ty đang tổ chức đánh giá lại tái sản của công ty theo gợi ý của Kiểm toán độc lập và để phục vụ cho việc định giá doanh nghiệp, thực hiện cổ phần hóa tới đây. Công ty cũng đang mở tài khoản 213 và phản ánh lại một số tài sản cố định vô hình. Việc này chắc chắn sẽ giải quyết được một số vấn đề đã nêu ở trên. Luân chuyển chứng từ Công ty cũng cần phải có một quy trình luân chuyển chứng từ chặt chẽ hơn. Quy trình hiện nay của công ty là tương đối hợp lý, nhưng cũng nên quy định chặt chẽ về mặt thời gian luân chuyển cũng như nội dung chứng từ luân chuyển. Ví dụ, cuối quý, cần có quy định chặt chẽ về: Thời hạn nộp hồ sơ cho phòng kế toán Thành phần của một bộ hồ sơ để tránh trường hợp, các phòng nộp chậm, nộp thiếu và nộp không tập trung, khiên cho việc quản lý không được thông suốt theo hệ thống. Tổ chức bộ máy kế toán Như trình bày ở trên, để theo dõi chi tiết và trực tiếp các khoản chi phí phát sinh, công ty nên theo dõi chi phí theo đúng bản chất và, nếu được, theo từng công trình. Làm như vậy, khối lượng công việc của kế toán ở phòng sẽ tăng lên rất nhiều để có thể phản ánh chi phí theo từng công trình một. Ở đây, em xin đưa ra một giải pháp mang tính tổng thể cho vấn đề náy: Thứ nhất, về tài khoản sử dụng, công ty tổ chức thêm nhóm tài khoản 621, 622 để theo dõi. Bên cạnh đó, việc tập hợp chứng từ ở từng đơn vị thực hiện nên được giao cho một người có trình độ nghiệp vụ tương đương với kế toán để tập hợp, phân loại ngay từ bảng tập hợp chi phí để tiện cho kế toán ở phòng kế toán theo dõi, phản ánh. Thực ra, hiện nay công ty đang làm theo cách này nhưng chưa có sự chuyên môn hóa, việc tập hợp chi phí mới chỉ mang tính chất tập hợp chứng từ, chưa có sự phân loại. Nếu việc phân loại chặt chẽ chi phí được tổ chức ở ngay khâu này thì công việc ở phòng kế toán sẽ ít hơn, việc theo dõi chi phí theo từng công trình sẽ gọn nhẹ hơn. Tuy nhiên, giải pháp này có một khuyết điểm lớn là làm xáo trộn bộ máy nhân sự của công ty. Như đã nói, khối lượng công việc của công ty mang tính thời vụ, có lúc dồn dập, cũng có lúc rất thưa thớt, nếu bộ máy tổ chức quá cồng kềnh sẽ gây ra tình trạng lãng phí, không hiệu quả. Bên cạnh đó, bản thân việc theo dõi theo từng hạng mục công trình như vậy cũng là quá chi tiết. Bởi vì, mỗi công trình lại do nhiều đơn vị cùng tham gia, mỗi đơn vị lại chỉ phụ trách một hạng mục công trình nhất định, việc theo dõi sẽ là rất phức tạp, khối lượng sổ sách kế toán sẽ tăng lên rất lớn. Nếu không tăng số lượng nhân viên, việc đào tạo cho thống kê ở đội cũng là một việc khó, kém hiệu quả, rủi ro thống kê đội phân loại chi phí sai là rất lớn, khiến cho việc kiểm tra ở phòng kế toán trở nên khó khăn hơn. Biện pháp thứ hai, đơn giản hơn, nhưng yêu cầu công ty phải thắt chặt hơn nữa kỷ luật tài chính của mình để có thể phản ánh chi phí một cách khách quan hơn. Dù không thể theo dõi chi tiết theo từng hạng mục công trình như chế độ quy định, công ty nên có biện pháp xác định chi phí, giá vốn hàng bán chính xác hơn, tránh tình trạng giá vốn dịch vụ được xác định một cách chủ quan như hiện nay. Có thể, công ty không cần theo dõi quá sít sao từng chỉ tiêu chi phí, mà với một số khoản mục quan trọng, công ty cần có sự theo dõi chặt chẽ hơn. Ví dụ, chi phí tiền lương vốn chiếm một khoản lớn trong mỗi công trình, nên được theo dõi chặt chẽ ở từng công trình một. Hiện nay, công ty chưa thực hiện được điều này. Một khó khăn nữa là, nếu công ty hạch toán chính xác doanh thu chi phí, rất có thể sẽ gặp phải tình trạng các yếu tố chi phí sẽ mất cân đối nghiêm trọng, gây mất niềm tin ở những người sử dụng thông tin tài chính của công ty. Nhưng nhìn chung, để tình hình tài chính công ty trở nên thực tế, khách quan hơn, đây là một việc cần làm, có thể không phải trong một hai kỳ kế toán, nhưng về lâu dài, công ty nên phản ánh khách quan tình hình tài chính của mình. Tuy vậy, nhìn chung sai sót đó của công ty chưa đến mức trọng yếu, bằng chứng là, công ty Kiểm toán Vaco đã đưa ra kết luận Chấp nhận toàn bộ đối với báo cáo tài chính của công ty trong năm 2004. Kết luận Sau một thời gian thực tập kế toán ở Công ty tư vấn thiết kế Đường bộ, tuy trong một thời gian ngắn nhưng em đã rút ra được rất nhiều điều bổ ích. Từ thực tế tổ chức quản lý, kế toán của Công ty, em đã có được những bài học thực tế cho mình. Những quy định, chế độ kế toán dù sao cũng chỉ là những kiến thức trong sách vở, để ứng dụng nó vào thực tiễn còn rất nhiều vấn đề. Mỗi công ty, mỗi loại hình sản xuất lại có một cách vận dụng sao cho phù hợp với bản chất của công ty mình nhất. Đặc biệt, kế toán còn có thể vận dụng chế độ như một nghệ thuật để vạch ra những chính sách tài chính cho công ty của mình, để điều hòa lợi ích của các bên có liên quan một cách tài tình. Mục đích cuối cùng của hệ thống kế toán vẫn là, kết hợp hài hòa lợi ích của doanh nghiệp, người lao động và nhà nước. Chính vì vậy, công tác kế toán của công ty đôi khi không khớp với chế độ, chuẩn mực chung. Nhưng, nói chung, hoạt động kế toán của công ty hiện nay là tương đối hoàn thiện. Công ty hoạt động trong lĩnh vực tư vấn thiết kế, vốn là một lĩnh vực khá xa lạ với kiến thức nhà trường, nhưng xác định đây là một cơ hội nâng cao tầm hiểu biết của bản thân, lại được sự giúp đỡ, bảo ban tận tình của giáo viên hướng dẫn cùng các cô chú ở phòng Tài chính kế toán công ty, em đã hoàn thành được báo cáo thực tập này. Tuy vẫn còn tương đối đơn giản, báo cáo cũng đã cố gắng đưa ra được một cái nhìn tổng quan từ hệ thống quản lý, sản xuất kinh doanh cho đến tổ chức kế toán của công ty. Phần cuối báo cáo, em xin đưa ra một số ý kiến nhận xét về cách thức công ty vận dụng chế độ vào trong thực tế hoạt động của công ty. Trong khoản thời gian ngắn, bản thân còn nhiều thiếu sót về kinh nghiệm lẫn thực tế, báo cáo này không tránh khỏi thiếu sót, rất mong được cô đóng góp ý kiến. Em xin chân thành cảm ơn! Tài liệu tham khảo Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp. Hệ thống chuẩn mực Kế toán Việt Nam. Thông tư số 105/2003/TT – BTC ngày 4 tháng 11 năm 2003 Hệ thống kế toán doanh nghiệp. Sổ tay chất lượng (Hồ sơ ISO) - Tổng công ty Tư vấn thiết kế Giao thông vận tải. Hệ thống tài liệu kế toán của Công ty tư ván thiết kế Đường bộ Báo cáo kiểm toán năm 2004 của công ty Kiểm toán Vaco Nhận xét của cơ quan ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Hà Nội, ngày tháng năm 2006