Đề tài Tổng quan về hoạt động kinh doanh và quản lý tại Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất

Lời nói đầu “ Học đi đôi với hành” , đó là câu nói đã có từ rất lâu của cha ông ta . Học trên giảng đường những lý thuyết , bài học làm cơ sở cho chúng ta ứng dụng vào thực tiễn , lý luận mà không có thực tiễn ứng dụng thì chỉ là lý luận suông , còn nếu ta bắt tay vào thực tế mà không học , không có kiến thức thì không thể làm đúng theo yêu cầu của công việc , nhất lại là làm kế toán . Vì vậy , sau ba năm ruỡi ngồi trên ghế giảng đường , tiếp thu kiến thức từ rất nhiều môn học , nhiều mảng , từ kiến thức xã hội , kinh tế cũng như chính trị và nhất là các kiến thức về kế toán . Tạo điều kiện cho chính bản thân sinh viên không bị lạc lõng giữa khối lượng kiến thức trên sách vở , cũng như không bị bỡ ngỡ , lúng túng trong quá trình đi xin việc cũng như làm việc , nhà trường đã dành một học kỳ cho sinh viên tiến hành quá trình thực tập , giai đoạn này sinh viên sẽ được tiếp xúc trực tiếp với các hoạt động , công việc cũng như công tác kế toán tại cơ sở thực tập . Thông qua giai đoạn thực tập tại Công ty vật tư xuất nhập khẩu hoá chất , em đã được tiếp xúc trực tiếp thực tế công tác hạch toán kế toán và hoạt động kinh doanh , hoạt động điều hành , quản lý trong Công ty . Đây là một giai đoạn đầy khó khăn , lúng túng vì kiến thức trên sách vở khác rất nhiều những gì đang diễn ra trên thực tế cả về cách quản lý cũng như công tác hạch toán kế toán . Mặc dù vậy , trong thời gian tìm hiểu tại Công ty vật tư xuất nhập khẩu hoá chất , trên cở sở vận dụng những kiến thức đại cương cũng như chuyên ngành vào việc quan sát , đánh giá thực tế về Công ty nhằm nắm bắt được một cách chung nhất , khái quát nhất quá trình hình thành , quá trình phát triển , các hoạt động quản lý cũng như qui trình hạch toán – kế toán trong doanh nghiệp . Để thực hiện được điều đó , từ những ngày thực tập đầu tiên , em đã tiếp xúc với các phòng ban trong Công ty , đặc biệt là phòng kế toán , với các nhân viên trong phòng nhằm thu thập tài liệu , tìm hiểu về các khía cạnh cần thiết để viết Báo cáo tổng hợp . Mặc dù lượng kiến thức có hạn , thời gian tiếp xúc với Công ty chưa nhiều , cộng với những khó khăn , bỡ ngỡ do lần đầu tiên tiếp xúc với thực tế, nhưng nhờ sự quan tâm , giúp đỡ nhiệt tình của các phòng , ban trong công ty và dưới sự hướng dẫn của Th.s Phạm Bích Chi em đã hoàn thành được Báo cáo của mình . Báo cáo của em bao gồm ba phần như sau : Phần I : Tổng quan về hoạt động kinh doanh và quản lý tại Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất Phần II : Tổ chức kế toán tại Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất . Phần III : Nhận xét và đánh giá chung về Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất . Phần I : Tổng quan về hoạt động kinh doanh và quản lý tại Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất . I - Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất . Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất ra đời trong hoàn cảnh chiến tranh phá hoại của Mỹ đang leo thang đánh phá ác liệt miền Bắc nước ta , thấy trước được tình hình nước ta sẽ thắng lợi , Tỗng cục hoá chất đã ra quyết định số 327/ HC- QLKT vào ngày 4/11/1969 thành lập Công ty vận tải hoá chất nhằm thực hiện chức năng được giao là cơ quan chuyên môn duy nhất giúp Tổng cục hoá chất về mặt quản lý và cung ứng vật tư kỹ thuật cho toàn ngành hóa chất . Vào năm 1985 ,khi đất nước vừa thống nhất được 10 năm , Tổng cục hoá chất nhận thấy trong xu hướng hội nhập toàn cầu hoá , nhu cầu tiêu dùng hoá chất trong nước ngày càng tăng , đã ra quyết định số 824 / HC – TCCBĐT ngày 25/12/1985 đổi tên Công ty vật tư vận tải hóa chất thành Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất . Ngoài nhiệm vụ quản lý và cung ứng vật tư kỹ thuật cho toàn ngành hoá chất , Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất còn có thêm nhiệm vụ xuất nhập khẩu và cung ứng vật tư , được đảm nhận uỷ thác các nguồn xuất nhập khẩu của các cơ sở trong Tổng cục hoá chất , có tư cách pháp nhân về ngoại thương , có tài khoản ngoại tệ , có thể tự tạo các quan hệ với các đối tác không cần thông qua Tổng cục hoá chất . Nhằm tăng thêm lĩnh vực hoạt động cho Công ty , vào ngày 4/9/1992 , Tổng cục hoá chất ra quyết định số 1723/CNNg phê chuẩn Điều lệ hoạt động của Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất , bổ sung kinh doanh các loại nguyên liệu , vật tư , thiết bị dùng trong ngành hoá chất , tiêu thụ sản phẩm của các xí nghiệp trong cùng ngành , làm dịch vụ vận tải , sửa chữa ô tô , gia công cơ khí . Ngày 20/11/91 , Hội đồng bộ trưởng ra quyết định 388- HĐBT về việc thành lập lại các doanh nghiệp nhà nước , Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất cũng không nằm ngoài quyết định này , do đó Công ty cũng đã tiến hành thành lập lại theo quyết định số 60/CNNg ngày 13/2/1993 với điều lệ Công ty quy định mức vốn hoạt động như sau : Vốn kinh doanh : 12.082,0 triệu đồng Vốn ngân sách nhà nước cấp : 11.414,0 ,, Vốn tự bổ sung : 659,0 ,, Quyết định này quy định ngành nghề kinh doanh chủ yếu : Vật tư thiết bị , vận tải , các loại hoá chất , nguyên liệu hoá chất , thiết bị văn phòng , phân bón , phân NPK và các loại hàng hoá khác . Ngày 9/1/1997 , Để đáp ứng được theo cơ chế thị trường cũng như xu thế toàn cầu hoá , nhất là khi Việt Nam đã ra nhập khối ASEAN , và tới đây cố gắng ra nhập tổ chức quốc tế WTO – Tổ chức thương mại thế giới , theo QĐ số 13/QĐ/HĐQT của hội đồng quản trị đã ra quyết định phê chuẩn điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất . Theo quyết định này , Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất hạch toán độc lập trực thuộc Tổng công ty Hoá chất Việt Nam , là tổ chức kinh tế do Nhà nước đầu tư , thành lập và tổ chức quản lý , hoạt động kinh doanh nhằm thực hiện các mục tiêu kinh tế – xã hội do Nhà nước giao . Công ty có : Tên giao dịch quốc tế : VINACHIMEX ( Việtnam Chemical Import and Export Corporation ) Trụ sở tại : Số 4 Phạm Ngũ Lão , Quận Hoàn Kiếm , Hà Nội Có tư cách pháp nhân , quyền và nghĩa vụ dân sự Vốn và các nguồn lực khác do Tổng công ty giao và do Công ty tự huy động Con dấu theo quy định của Nhà nước Tài khoản riêng Bảng cân đối tài sản , các quỹ theo qui định của Chính phủ và hướng dẫn của Tổng công ty Cho đến nay , công ty đã trở thành một thực thể khách quan không thể phủ nhận trong nền kinh tế thị trường và là một trong những doanh nghiệp đứng đầu ngành hoá chất và của Trung ương . Trải qua 35 năm hoạt động và phát triển không ngừng , đến nay Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất đã đạt được gần 2 tỷ mỗi năm , kết quả này đạt được là một cố gắng của toàn thể doanh nghiệp và là mục tiêu phấn đấu trong những năm tiếp theo . II - Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty vật tư xuất nhập khẩu hoá chất 1 . Đặc điểm về ngành nghề . Theo , quyết định thành lập DNNN số 60/CNNg/TC ngày 13/02/1993 của Bộ Công nghiệp nặng qui định ngành nghề kinh doanh như sau : Kinh doanh các loại vật tư , thiết bị , vận tải , hoá chất và các hàng hoá khác . Sau đó , ngày 19/8/1995 bổ sung thêm sản xuất thêm Silicát , mút xốp , kem giặt , phân bón NPK , bột nhẹ , kinh doanh và xuất nhập khẩu sản phẩm hoá chất dân dụng . Vào ngày 26/10/1995 Công ty bổ sung thêm các ngành nghề kinh doanh như sau : Kinh doanh thiết bị điện , điện lạnh và thiết bị văn phòng , kinh doanh xuất nhập khẩu trang thiết bị nội thất và dịch vụ cho thuê văn phòng . 2 - Đặc điểm về sản phẩm , loại hàng hoá . Về kinh doanh vật tư , nguyên liệu , máy móc thiết bị : Đây là lĩnh vực hoạt động chính của Công ty , mang lại doanh thu cũng như lợi nhuận chủ yếu . Với mối liên hệ bạn hàng trong và ngoài nước đã được xây dựng từ rất lâu , bên cạnh việc kinh doanh các mặt hàng truyền thống của công ty như : hạt nhựa , hoá chất các loại ( các loại sunfat , acid , hạt nhựa PP ,PE ,PVC ...), Công ty còn tiến hành kinh doanh nhiều mặt hàng khác với khối lượng lớn như Soda , các loại hoá chất cho sản xuất cao su , máy móc thiết bị , dây truyền sản xuất ... cho các đơn vị trong và ngoài Tổng công ty , đặc biệt là lĩnh vực đấu thầu cung ứng các dây truyền công nghệ , thiết bị , máy móc nhập khẩu phục vụ cho đầu tư đổi mới công nghệ nâng cao năng lực sản xuất của các đơn vị trong ngành . Kết quả đạt được trong việc kinh doanh các mặt hàng này năm 2002 ước tính doanh thu là khoảng 440 tỷ đồng chiếm khoảng 80% doanh thu toàn công ty . Hoạt động kinh doanh tiêu thụ phân bón : Đây là mặt hàng kinh doanh khá phức tạp , khả năng rủi ro lớn bởi nó chịu ảnh hưởng rất nhiều của điều kiện thời tiết , nhất là trong những năm mà thiên tai , bão lụt thường xuyên xẩy ra trên khắp thế giới . Năm 2002 doanh thu từ kinh doanh phân bón chỉ đạt khoảng 50 tỷ đồng , trong đó phần lớn là từ việc tiêu thụ các loại phân bón cụ thể : Về kinh doanh các loại phân lân nội địa : Kinh doanh chủ yếu các mặt hàng của các công ty Lân Ninh Bình , Lân Lâm Thao , Lân Văn Điển ... - Về kinh doanh phân bón nhập khẩu : Tiêu thụ NA , kali . - Để tăng nguồn thu , công ty còn tiến hành thực hiện các hoạt động tiếp nhận vận chuyển hàng hoá , vận chuyển Quặng Apatite , dịch vụ cho thuê kho bãi , liên doanh cho thuê văn phòng , cửa hàng xăng dầu ... Ngoài ra , Công ty cũng tiến hành sản xuất thương phẩm có liên quan đến hoá chất , hàng gia công nhằm bù đắp chi phí và bắt đầu có lãi mặc dù chưa đáng kể . 3 - Đặc điểm về qui mô hoạt động , thị trường kinh doanh . Khi nước ta thực hiện chuyển đổi từ cơ chế quan liêu bao cấp sang thực hiện cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước , với chính sách mở cửa nền kinh tế , mậu dịch ở biên giới phát triển mạnh mẽ , xu thế hội nhập kinh tế quốc tế đã tạo nhiều điều kiên thuận lợi song cũng gây ra nhiều khó khăn và thách thức mới , đặc biệt là cuộc chiến chống khủng bố trên phạm vi toàn cầu cũng như ảnh hưởng của thiên tai lũ lụt liên tiếp xẩy ra trong nước ở cả ba miền cộng với sự biến động (tăng) liên tục của tỷ giá ngoại tệ dẫn đến sự biến động của giá cả thị trường và cuối cùng là làm thay đổi ( dù không đáng kể ) qui mô hoạt động và thị trường kinh doanh . Dưới đây là báo cáo kim ngạch NK và XK của Công ty sang thị trường các nước cũng như nhập khẩu từ các nước sang thị trường Việt Nam thể hiện qui mô hoạt động và thị trường kinh doanh của Công ty Trong năm 2002 (Biểu số 1 ) Biểu số 1 : Báo cáo tình hình nhập khẩu cả năm 2002 Danh mục Đơn vị Số lượng Trị giá Tỉ lệ(%) Tổng kim ngạch Usd 50,925.33 18,286,202.04 100 NtTiên ,, 10,818.20 6,020,782.68 32.93 Singapore ,, 450.20 493,969.00 Trung quốc ,, 21,954.20 3,951,660.00 21.61 Thuỵ điển ,, 57.80 149,646.00 Đài loan ,, 1,598.46 1,239,612.00 6.78 đức ,, 540.00 421,890.00 Nhật bản ,, 3,335.65 2,077,706.36 11.36 Nga ,, 6,538.00 1,054,018.00 5.76 Indonesia ,, 17.00 7,820.00 Malaysia ,, 35.82 44,117.00 Ân độ ,, 1,002.00 520,327.00 Thái lan ,, 1,919.00 1,439,095.00 7.87 Iran ,, 868.00 396,642.00 A rập xê út ,, 469.00 249,761.00 Mỹ ,, 1,301.00 189,258.00 Pháp ,, 21.00 26,898.00 ( Trích từ Báo cáo tình hình XNK gửi Vụ XNK – Bộ kế hoạch của Phòng kế hoạch ) Như vậy , qua Báo cáo nhâp khẩu năm 2002 ta có thể thấy rằng quy mô hoạt đông của công ty là khá rộng , qua tỷ lệ thị phần xuất khẩu thì thị trường chính của Công ty là Nam Triều Tiên ( Chiếm 32,93% ) , trong năm 2003 với những trục trặc do các vấn đề Chính trị và mối quan hệ với Mỹ đang gặp nhiều khó khăn do đó đây là nơi đầu tư sẽ có nguy cơ gặp nhiều rủi ro bắt buộc Công ty phải cẩn thận trong nhập khẩu . Tiếp theo là đến Trung Quốc ( Chiếm tới 21,61 % ) , đây là một thị trường rộng lớn và có nhiều tiềm năng nên công ty cần có biện pháp thúc đẩy nhập khẩu và xuất khẩu hơn nữa . Ngoài ra Công ty còn tiến hành nhập khẩu từ các nước như Nhật Bản : 11,36% , Thái Lan: 7,87% ... Biểu số 2 : Báo cáo tình hình xuất khẩu năm 2002 Danh mục Đơn vị Số lượng Trị giá Tỉ lệ(%) Kim ngạch XK USD 100.00 40,000.00 100 Myanmar ,, 60.00 22,800.00 57 KCX Tân Thuận ,, 40.00 17,200.00 43 ( Trích từ Báo cáo tình hình XNK gửi Vụ XNK – Bộ kế hoạch của Phòng kế hoạch ) Qua tình hình xuất khẩu ta thấy so với nhập khẩu thì đây quả là một con số quá nhỏ , thị trường xuất khẩu thì quá eo hẹp , gói gọn . Trong những năm gần đây càng ngày lượng xuất khẩu càng thu hẹp , năm 2002 chỉ xuất khẩu vào Myama và khu chế xuất Tân thuận . Với chức danh là Công ty vật tư XNK hoá chất thì đây quả là chưa xứng đáng với tầm vóc của nó , vì vậy doanh nghiệp cần đẩy mạnh hơn nữa tìm kiếm thị trường xuất khẩu nhằm thu được lợi nhuận từ bên ngoài và thu ngoại tệ vào trong nước . 4 - Quan hệ của Công ty với các bên liên quan . Lợi nhuận của Công ty một phần là do nhập khẩu hoá chất từ nước ngoài về bán cho các doanh nghiệp nhà nước ( chủ yếu là trong Tổng công ty ) , các mối quan hệ với các công ty ở nước ngoài nói chung là tốt , không có các kiện cáo hay phá vỡ hợp đồng giữa các bên , mặc dù hiểu biết của công ty đối với các đối tác nước ngoài chưa thực sự rõ ràng , nhưng với việc ký kết các hợp đồng rõ ràng và minh bạch , với đội ngũ những người ký kết hợp đồng thành thạo cho nên cả 2 bên đều thoả mãn về nhau mà không có khúc mắc gì . Còn trong quá trình bán hàng cho các doanh nghiệp trong nước thì do đây là chỉ tiêu từ Tổng công ty giao xuống nên đã có sự hiểu biết khá rõ về các loại hình kinh doanh cũng như sự quan biết giữa các thành viên trong ban giám đốc do đó chưa có gì xẩy ra mà không được giải quyết kịp thời và tốt đẹp . Ngoài ra , công ty còn tiến hành liên doanh ( HĐTC) với Công ty Mecanimex ( Nhà liên doanh 35 Tràng thi ) và Vinachimex( Nhà liên doanh 37 Tràng thi) với mục tiêu 2 bên cùng có lợi , doanh thu từ 2 liên doanh này là khá cao cộng với 2 giám đốc của 2 liên doanh này là bạn của nhau nên mối quan hệ thật sự tốt đẹp . III - Kết quả hoạt động một số năm gần đây . Sau đây là bảng tổng kết một số chỉ tiêu trong các năm 2000 , 2001 , 2002 Biểu số : Bảng kết quả hoạt động kinh doanh một số năm gần đây ( Đơn vị : 1000đ ) Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Tổng TSLĐ 147286391 110713615 178137620 Tổng TSCĐ 7804731 1882757 8171135 Tổng TS 155091122 112596372 186308755 Tổng nợ phải trả 136170446 98080263 165374432 Tổng NVCSH 18920676 14516109 20934323 Tổng nguồn vốn 155091122 112596372 186308755 Doanh thu thuần 532180705 540847123 538171556 Giá vốn hàng bán 515511386 520503500 518190277 Lợi tức gộp 16669319 20343623 19981279 Chi phí bán hàng + CPQLDN 16015867 19445742 18992459 Lợi tức thuần từ hoạt động KD 653452 897881 988820 Lợi tức HĐTC 566820 567656 558102 Lợi tức HĐBT 330419 150035 71436 Tổng thu nhập trước thuế 1550691 1615572 1618358 Thuế TNDN 449931 500728 517844 Lợi tức sau thuế 1100760 1114844 1100514 Thu nhập bình quân của CNV 1015000 1176000 1386000 ( Trích từ các Báo cáo tài chính của 3 năm : 2000 , 2001 , 2002 ) Sau đây là bảng phân tích một số chỉ tiêu trong 3 năm trở lại đây của doanh nghiệp ( Biểu số 4) để thấy và so sánh được tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp , qua đó ta có thể có một cái nhìn tổng quát về kết quả của những cố gắng mà doanh nghiệp đang tiến hành ngày một tốt hơn hay không . Biểu số 4 : Bảng so sánh một số chỉ tiêu trong 3 năm gần đây : Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Hệ số tự tài trợ 0.1214 0.173 0.1128 Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn 1.0816 1.128 1.077 Hệ số đầu tư TSCĐ 0.0504 0.0664 0.0438 Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu 0.291% 0.2987% 0.3007% Do đặc thù của doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu là lượng hàng hoá lưu chuyển nhiều , do đó vốn lưu động của doanh nghiệp là rất cao còn TSCĐ thì rất nhỏ , Năm 2002 : Chỉ riêng TSLĐ và đầu tư ngắn hạn chiếm 95,56% tổng số tài sản , TSCĐ chỉ chiếm một phần rất nhỏ 4,44% còn ít hơn cả năm 2001 và 2000 . Hệ số tài trợ tính bằng Nguồn vốn CSH chia cho Tổng số nguồn vốn thể hiện mức độ độc lập về mặt tài chính của doanh nghiệp , nó cho biết vốn chủ sở hữu chiếm bao nhiêu trong tổng nguồn vốn , qua bảng trên thấy rằng hệ số này còn rất nhỏ chứng tỏ hầu hết tài sản của doanh nghiệp đều được đầu tư bằng nguồn vốn vay , do đây là doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu do đó cũng là điều dễ hiểu . Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn cho thấy khả năng đáp ứng các khoản nợ ngắn hạn ( phải thanh toán trong vòng một năm hay một chu kỳ kinh doanh ) , trong 3 năm trở lại đây tỉ lệ này luôn lớn hơn 1 ( không nhiều lắm ) chứng tỏ doanh nghiệp có đủ khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn và tình hình tài chính của doanh nghiệp là bình thường càng khẳng định vay ngắn hạn để tiến hành lưu chuyển vốn nên số vốn vay ngắn hạn của doanh nghiệp là tăng dần và rất cao . Nhìn vào tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu cả 3 năm đã tăng dần , chứng tỏ doanh nghiệp đã cố gắng để tăng lợi nhuận mặc dù thì tỷ lệ này không phải là cao cho lắm nên doanh nghiệp nên cố gắng đẩy nhanh hơn nữa tốc độ tăng lợi nhuận . Thu nhập bình quân của doanh nghiệp đã tăng dần và thuộc vào mức thu nhập khá , đây quả là một cố gắng lớn của doanh nghiệp trong việc tăng thu nhập cho người lao động theo từng năm , nhưng so với mức lạm phát trong những năm gần đây thì mức tăng này cũng chưa phải là cao bởi nếu so với mức tăng 25% của giá vàng trong năm 2002 so với các năm trước thì mức tăng thu nhập như vậy cũng chưa đảm bảo cho lắm . Lợi nhuận của công ty có được là từ hoạt động kinh doanh ( chiếm khoảng ) , ngoài ra còn do thu nhập từ hoạt động tài chính ( chiếm tới ) mà chủ yếu là từ các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn ( gồm có góp vốn liên doanh và các khoản đầu tư dài hạn khác ) . Thu nhập HĐBT chủ yếu là do thu từ thanh lý TSCĐ và một vài các khoản thu khác còn chi phí cho HĐBT thì chỉ có giá trị còn lại của TSCĐ . Nhìn chung tình hình tài chính cũng như tình hình kinh doanh của doanh nghiệp là rất tốt , các chỉ tiêu tài chính là ổn định và đảm bảo , các tỷ suất đều đang tăng dần theo thời gian là dấu hiệu tốt . Tuy nhiên phần nguồn vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp cần tăng thêm để đảm bảo một phần tài trợ cho tài sản của doanh nghiệp được đảm bảo hơn nữa . Phần thu nhập hoạt động tài chính là cao so với loại hình hoạt động của doanh nghiệp là kinh doanh chứ không phải loại hình hoạt động cho thuê tài chính do đó cần tăng cường thu nhập từ hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu và sản xuất hơn nữa . IV . Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất ở Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất 1 - Đặc điểm lao động và cơ cấu lao động trong công ty Để cho quá trình tái sản xuất xã hội nói chung và quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp nói riêng được diễn ra thường xuyên , liên tục thì một vấn đề thiết yếu là phải tái sản xuất sức lao động . Vì vậy , tìm hiểu về lao động trong công ty là công việc quan trọng khi tiến hành tìm hiểu tổng quan về công ty . Sau đây là biểu cơ cấu lao động của công ty ( Biểu số 5) Biểu số 5 : Cơ cấu lao động trong công ty Chỉ tiêu Tổng số CNV Số lượng (người) Tỉ lệ (%) Giới tính : Nam Nữ 276 195 81 70.66 29.34 Trình độ : Đại học Cao đẳng Trung cấp Nhân viên và thợ kỹ thuật 276 52 40 37 147 18.84 14.49 13.41 53.26 Thuộc CNVCNN Hợp đồng dài hạn Hợp đồng ngắn hạn 276 3 98 175 1.08 35.51 63.41 Văn phòng công ty ( Hà Nội ) Xí nghiệp ( Hà Tây ) Chi nhánh TPHCM Chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh Đà Nẵng 276 35 101+11Mùa vụ 48+40 Mùa vụ 36 5 12.68 40.58 31.88 13.04 1.82 ( Trích từ báo cáo lao động của phòng tổ chức ) Công ty có tổng cộng là 276 người , ngoài số lượng trên còn có một số nhân viên đang đi học văn bằng II theo sự hỗ trợ về mặt tài chính của công ty , trong số 3 người là viên chức nhà nước là GĐ, PGĐ , Kế toán trưởng , còn lại là hợp đồng dài hạn và ngắn hạn . Nhìn chung , với con số theo báo cáo này thì đây là công ty có mặt bằng trình độ còn không được cao lắm ( so với các công ty khác trong cùng một ngành ) , điều này có thể gây một số bất lợi trong việc điều hành và quản lý bởi đây là công ty có cả nhiệm vụ xuất nhập khẩu cần một trình độ hiểu biết sâu rộng về các kiến thức trong quản lý cũng như trình độ trong sản xuất để đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật cũng như kinh doanh . Theo báo cáo thì doanh thu của xí nghiệp không cao lắm trong khi số lượng lao động là khá cao , như vậy nó sẽ chiếm một tỷ lệ lương nhiều hơn mức cần thiết , vì vậy doanh nghiệp cần xem xét thu hẹp sản xuất hoặc nâng cao trình độ để đẩy mạnh sản xuất hơn nữa nhằm thu được hiệu quả cao hơn . Để không lãng phí khối lượng lao động không có công việc ổn định nên công ty đã tiến hành thuê lao động theo mùa vụ , đây là cách quản lý tốt nhằm tiết kiệm chi phí và không mất thêm nhân viên quản lý khối lượng lao động này . 2 - Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất ở công ty . Do đây là doanh nghiệp chủ yếu kinh doanh thương mại nên tổ chức quản lý và sản xuất phải tổ chức phù hợp với yêu cầu của quản lý đặt ra , phải phân chia trách nhiệm rõ ràng , có sự chỉ huy tập trung thống nhất nhằm đảm bảo tăng hiệu quả trong kinh doanh . Công ty thực hiện quản lý theo hình thức trực tuyến , nghĩa là các nhân viên trong công ty tổ chức thực hiện theo một đường thẳng , người thừa hành chỉ nhận và thi hành mệnh lệnh của người phụ trách cấp trên trực tiếp người phụ trách chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc của những người dưới quyền mình . Giám đốc được sự giúp sức của các phòng ban chức năng , các chuyên gia trong việc suy nghĩ , tìm tòi , nghiên cứu tìm những giải pháp tối ưu cho các vấn đề quản lý . Tuy nhiên , quyền quyết định vẫn thuộc về giám đốc . Những quyết định quản lý do các phòng ban chức năng nghiên cứu , đề xuất khi được thủ trưởng thông qua biến thành mệnh lệnh được truyền đạt từ trên xuống dưới . Dưới đây là mô hình tổ chức quản lý của công ty ( Sơ đồ số 1 ) : Sơ đồ 1 : Bộ máy quản lý của công ty Giám đốc Phó giám đốc P. Tổ chức , hành chính P.Kế hoạch P.Vận tải P.Xuất nhập khẩu P.Kế toán, tài chính P.Xây dựng cơ bản Chi nhánh vật tư XNK hoá chất TPHCM Chi nhánh vật tư XNK Hải Phòng Chi nhánh vật tư hóa chất Đà Nẵng Xí nghiệp vật tư vận tải Hoá chất ( Trích tài liệu từ Phòng tổ chức ) Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban : Giám đốc Công ty là người chịu trách nhiệm duy nhất trước Tổng công ty quyết định toàn bộ các nhiệm vụ quản lý kinh doanh của công ty . Phó giám đốc giúp việc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo sự giao phó của Giám đốc , chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về các nhiệm vụ được Giám đốc giao và uỷ quyền . Phòng xuất nhập khẩu : Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh xuất , nhập khẩu vật tư , thiết bị , các loại hoá chất , phân bón , các nguyên liệu hoá chất và các loại hàng hoá khác .Thực hiện kế hoạch , nhiệm vụ kinh doanh nhập khẩu , xuất khẩu của giám đốc giao , hạch toán đầy đủ mọi hoạt động kinh tế đảm bảo kinh doanh có hiệu quả .Thực hiện đầy đủ mọi quy định về quản lý hàng hoá , quản lý luồng hàng hoá ra vào cảng một cách chính xác . Phòng tổ chức hành chính : Căn cứ chức năng , nhiệm vụ của Công ty , nghiên cứu tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức sản xuất , sắp xếp cán bộ công nhân viên hợp lý , đáp ứng yêu cầu , nhiệm vụ của các đơn vị trong từng thời kỳ . Nghiên cứu cải tiến tổ chức lề lối làm việc và quan hệ công tác giữa các đơn vị trong phạm vi công ty . Phòng xây dựng cơ bản : Căn cứ kế hoạch kiến thiết cơ bản của Công ty , tiến hành lập kế hoạch cụ thể và giá trị xây dựng cơ bản . Dự toán kinh phí , vật tư xây dựng đồng thời nắm tình hình sửa chữa kho tàng năm để lập kế hoạch xin cấp phát vốn để trình Tổng công ty hoá chất duyệt . Phòng kế hoạch : Nghiên cứu , nắm vững chỉ thị , nghị quyết và chỉ tiêu kế hoạch của Tổng công ty giao cho Công ty . Tiến hành lập kế hoạch chung của Công ty về các mặt : Tài chính , lao động và tiền lương , kỹ thuật cơ bản , vận chuyển trình Giám đốc ký duyệt để giao chỉ tiêu cho các đơn vị thực hiện Phòng vận tải : Căn cứ kế hoạch tiếp nhận hàng của các đơn vị , lập kế hoạch vận chuyển và có biện pháp chỉ đạo công tác giải toả cảng nhanh . Nắm chắc số lượng , chất lượng phương tiện vận tải của Công ty để điều động cho các đơn vị hoặc hợp đồng vận chuyển hàng hoá cho khách hàng khi có yêu cầu . Xí nghiệp vận tải hoá chất : Có nhiệm vụ sản xuất kinh doanh các sản phẩm cơ khí , phân bón NPK , kinh doanh vật tư , thiết bị , các loại hoá chất , sửa chữa trung đại tu ô tô , sản xuất Silicat đáp ứng sản xuất hàng hoá . Các chi nhánh trực thuộc : Tổ chức trung chuyển , quản lý các mặt hàng : vật tư , thiết bị , vận tải , cấp phát các vận đơn , chứng từ , uỷ quyền kí kết các hợp đồng kinh tế . Ngoài ra , chi nhánh TPHCM còn có thể trực tiếp xuất nhập khẩu uỷ thác các hợp đồng kinh tế do công ty giao , kinh doanh các mặt hàng trong nước do công ty uỷ nhiệm . Phần II : tổ chức kế toán tại Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất I - Đặc điểm quản lý tài chính Đặc điểm quản lý tài chính của công ty được quy định như sau : Được sử dụng vốn và các quỹ khác của công ty để phục vụ kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh theo nguyên tắc có hiệu quả , bảo toàn và phát triển vốn , trường hợp sử dụng các loại vốn khác với mục đích sử dụng đã quy định cho các loại vốn và quỹ đó thì phải theo nguyên tắc có hoàn trả , có thể tự huy động vốn trong công nhân viên chức và ở ngoài công ty để đầu tư phát triển và hoạt động kinh doanh nhưng không làm thay đổi hình thức sở hữu nhà nước của công ty , được phát hành trái phiếu theo quy định của nhà nước . Trong qúa trình hoạt động sẽ hình thành các quỹ đầu tư phát triển , quĩ khen thưởng , quĩ phúc lợi , quĩ dự trữ tài chính và quĩ dự phòng trợ cấp mất việc làm theo hướng dẫn của Bộ tài chính và của Tổng công ty được hội đồng quản trị phê duyệt , được sử dụng các quỹ nêu trên theo quy định của pháp luật . Sau khi làm đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước , lập các quĩ theo quy định , công ty chia lợi nhuận còn lại cho người lao động theo cống hiến của mỗi người và kết quả kinh doanh . Công ty có trách nhiệm thực hiện đúng chế độ và các qui định về sử dụng và quản lý vốn , tài sản , các quĩ , về kế toán , hạch toán , chế độ kiểm toán và các chế độ khác về tài chính theo qui định của nhà nước và Qui chế tài chính của Tổng công ty . Ngoài ra , trách nhiệm của Ban lãnh đạo Công ty là phải công bố công khai tình hình tài chính trong năm cho công nhân viên chức và các thông tin để đánh giá đúng đắn và khách quan về hoạt động của công ty khi tiến hành tổng kết cuối năm . II -Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 1 - Phương thức tổ chức bộ máy kế toán . Theo qui định tại điều lệ công ty , bộ máy kế toán của công ty tổ chức theo phương thức trực tuyến chức năng tức các công việc liên quan đến phòng kế toán thì kế toán trưởng ( trưởng phòng ) tổng hợp các số liệu lấy từ kế toán tổng hợp , còn kế toán tổng hợp tiến hành lấy số liệu từ kế toán phần hành chuyển đến và tổng hợp đưa ra các báo cáo tài chính và các báo cáo khác để phục vụ cho việc ra các quyết định kinh doanh . Theo hình thức này , toàn đơn vị không chỉ lập một phòng kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở xí nghiệp , chi nhánh , mà ngoài phòng kế toán tổng hợp ở văn phòng tại trụ sở chính , ở chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh , xí nghiệp và chi nhánh Thành Phố Hải Phòng vẫn có bộ phận kế toán riêng , phòng kế toán tổng hợp ở văn phòng làm nhiệm vụ tổng hợp để xác định kết quả kinh doanh 2 - Cơ cấu lao động kế toán Do quy mô hoạt động của công ty khá rộng , có 4 chi nhánh ở 4 tỉnh thành , cộng với các hoạt động xuất nhập khẩu ,do đó phòng kế toán có 8 nhân viên kiêm các công việc khác nhau , trong đó có 8 nhân viên có trình độ đại học , trong đó có cả những người không phải chuyên nghành kế toán , có 2 người đang đi học thêm văn bằng hai ( chiếm 25%) , do tính chất công việc cần sự kiên trì và cẩn thận , vì vậy chỉ duy nhất có một nhân viên là nam còn lại 7 nhân viên là nữ , điều này tạo ra khá nhiều khó khăn cho phòng trong các công việc cần đòi hỏi có sức khoẻ như đi lại , thanh toán và quan hệ với ngân hàng , các đối tác ... Phòng kế toán là nơi tập trung trình độ cao so với các phòng ban khác do công việc cần thiết phải có trình độ phân tích , tổng hợp nhằm đưa ra các thông tin cho Giám đốc cũng như các phòng ban khác để ra các quyết định cho hoạt động kinh doanh . 3 - Mô hình tổ chức bộ máy kế toán . Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình sau : ( Sơ đồ số 2 ) Sơ đồ số 2 : Tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp (kế toán TSCĐ) Kế toán thanh toán và theo dõi tiền lương Kế toán các nghiệp vụ mua bán hàng hoá Kế toán ngân hàng Thủ quỹ Bộ phận kế toán chi nhánh TPHCM Bộ phận kế toán xí nghiệp Bộ phận kế toán chi nhánh TP Hải Phòng ( Trích tài liệu từ Phòng kế toán ) Phòng kế toán có các chức năng , nhiệm vụ sau : Ghi chép , tính toán , phản ánh số hiện có , tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản , vật tư , tiền vốn , quá trình và kết quả hoạt động sản xuất , kinh doanh của đơn vị . Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất , kinh doanh , kế hoạch thu , chi tài chính , tiến hành thu , nộp , tính toán , kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại tài sản , vật tư , tiền vốn , kinh phí , phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành động tham ô , lãng phí , vi phạm chính sách , chế độ , kỷ luật kinh tế tài chính của nhà nước . Cung cấp các số liệu , tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất – kinh doanh , kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế , tài chính , phục vụ công tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch phục vụ cho công tác thống kê và thông tin tài chính . Phản ánh , giám đốc các nghiệp vụ xuất , nhập khẩu , thanh toán kịp thời công nợ trong mỗi thương vụ xuất , nhập khẩu để đảm bảo cán cân ngoại thương . Chức năng của các nhân viên trong phòng kế toán : Kế toán trưởng : Có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các thông tin tài chính của doanh nghiệp thành các báo cáo có ý nghĩa đối với quá trình phân tích và ra quyết định . Kế toán trưởng làm nhiệm vụ kiểm tra , theo dõi thuộc phạm vi quản lý của mình để kịp thời phát hiện ra sai sót trong tiến trình công việc . Kế toán tổng hợp : Từ tất cả các số liệu đã được đưa vào máy từ các phần hành khác nhau tổng hợp , đối chiếu để cuối tháng , quí , năm lập các báo cáo tài chính theo yêu cầu của kế toán trưởng . Ngoài ra kế toán tổng hợp còn theo dõi về sự tăng , giảm , hao mòn của TSCĐ trong công ty . Kế toán nghiệp vụ mua , bán hàng hoá : Có nhiệm vụ tổ chức , theo dõi , quản lý từ quá trình mua bán với nước ngoài , vận chuyển , sau đó bán trong và ngoài nước hàng hoá do công ty giao và tiến hành vào máy các nghiệp vụ phát sinh , thực hiện ngiêm túc nguyên tắc kế toán ngoại tệ của các chỉ tiêu để cung cấp thông tin chính xác cho quản lý hoạt động xuất nhập khẩu . Kế toán thanh toán , tiền lương : Tiến hành thanh toán cho các đối tượng cần thiết , theo dõi và thanh toán tiền lương cho công nhân viên trong công ty và tiến hành nhập vào máy các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , Kế toán ngân hàng : theo dõi việc vay vốn , thanh toán với ngân hàng để thực hiện các hợp đồng mua bán với nước ngoài . Thủ quỹ : Có nhiệm vụ thu , chi tiền mặt tại quỹ , bảo toàn tiền tại quỹ , bảo quản số dư trên cơ sở tiền mặt . Bộ phận kế toán ở các chi nhánh và xí nghiệp : thực hiện các bút toán cần thiết cũng như theo dõi các nghiệp vụ phát sinh , tỗng hợp và cuối cùng báo cáo về văn phòng để tổng hợp đưa ra báo cáo chung toàn công ty . 4 - Mối quan hệ bộ máy kế toán với các bộ phận khác trong Công ty Phòng kế toán ghi chép toàn bộ quá trình hoạt động của công ty , do đó nó liên quan đến toàn bộ : Từ các nhân viên đến các phòng ban , đến các chi nhánh , mối liên hệ này là mối liên hệ hai chiều , các phòng ban khác cung cấp các hoá đơn , chứng từ ( Ví dụ như phòng xuất nhập khẩu cung cấp các hoá đơn , các hợp đồng cho phòng kế toán ) , phòng kế toán có nhiệm vụ cấp các chi phí cho các phòng ban và các nhân viên để sau đó ghi vào chi phí của toàn doanh nghiệp . Phòng kế toán cung cấp các số liệu cho Phòng Kế hoạch để tiến hành lập báo cáo và lập kế hoạch cho năm sau , Phòng kế toán và phòng vận tải phải trao đổi các thông tin về các hợp đồng để tiến hành vận chuyển cho đúng thời hạn và đúng tiến độ của hợp đồng . III - Đặc điểm tổ chức công tác kế toán . 1 - Đặc điểm tổ chức chứng từ kế toán Nét đặc trưng của hạch toán kế toán là giá trị pháp lý đầy đủ của những thông tin thu thập được , nó được chứng minh cho mỗi nghiệp vụ được phản ánh . Tổ chức chứng từ là thiết kế khối lượng công tác hạch toán ban đầu trên hệ thống bảng từ hợp lý , hợp pháp theo một quy trình luân chuyển chứng từ nhất định . Đối với công ty , căn cứ vào quyết định số : 1141 - TC /QĐ/CĐKT ban hành ngày 1 tháng 11 năm 1995 của bộ tài chính , căn cứ vào tình hình cụ thể của công ty cũng như căn cứ vào từng đối tượng quản lý , từng loại nghiệp vụ mà xây dựng cho công ty một hệ thống chứng từ hợp lý , hợp pháp đã được duyệt bởi Bộ tài chính và của Tổng công ty . Tuỳ theo từng phần hành mà sẽ có hệ thống những chứng từ riêng , vì vậy phần này sẽ được đi sâu hơn trong phần tiếp theo của báo cáo . 2 - Đặc điểm tổ chức tài khoản kế toán . Tổ chức tài khoản kế toán chính là quá trình thiết lập một hệ thống tài khoản hạch toán kế toán cho các đối tượng hạch toán kế toán nhằm cung cấp các thông tin tổng quát về từng loại tài sản , nguồn vốn và quá trình kinh doanh của đơn vị . Dựa trên quyết định số : 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ tài chính cũng như đặc thù về quản lý của đơn vị mình , kết hơp với công ty phần mền kế toán INFOBUS – VD xây dựng một hệ thống tài khoản nhìn chung là giống với hệ thống tài khoản của Bộ tài chính ban hành , ngoài ra còn có các tài khoản đặc thù cho riêng đơn vị . Công ty đã sử dụng cả hệ thống tài khoản ghi kép và ghi đơn ( Tài khoản 009 – Nguồn vốn khấu hao cơ bản hiện có ) , sử dụng tài khoản dự phòng , sử dụng các tài khoản nguồn vốn cũng như tài khoản nguồn kinh phí . Chỉ có các tài khoản thuộc nhóm đầu tư tài chính ngắn hạn , TSCĐ thuê tài chính , TSCĐ vô hình , nợ dài hạn và nợ khác là không sử dụng đến hoàn toàn . Về chi tiết các tài khoản đặc thù sẽ được đề cập rõ hơn ở phần sau . 3 - Đặc điểm tổ chức sổ kế toán . Vì doanh nghiệp sử dụng toàn bộ bằng máy vi tính , do đó tổ chức ghi sổ kế toán không trực tiếp giống hình thức nào cả , nhưng nói chung thì hình thức được báo cáo là tổ chức theo Nhật ký chung , cứ có nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì các kế toán viên tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính , vào cuối tháng in ra sổ chi tiết và sổ tổng hợp các tài khoản và các báo cáo cần thiết theo qui định của Bộ tài chính .Theo báo cáo tài chính năm 2002 của công ty quy định hình thức sổ của doanh nghiệp là hình thức Nhật ký chung . Chứng từ gốc Sổ chi tiết Nhật ký chung Sổ cái các TK Báo cáo tài chính Sơ đồ số 3 : Sơ đồ tổ chức sổ ở công ty Ghi theo định kỳ Chú thích : : Ghi hằng ngày 4 - Đặc điểm các Báo cáo tài chính . Doanh nghiệp tiến hành lập Báo cáo tài chính vào cuối mỗi năm , báo cáo tài chính bao gồm : Bảng cân đối kế toán , Báo cáo kết quả kinh doanh , Bản thuyết minh báo cáo tài chính , ngoài ra còn có giải trình quyết toán tài chính , niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1/N đến 31/12/N . Báo cáo tài chính hàng năm lập theo Mẫu số B1 - DN ban hành theo quyết định số 167/2000QĐ - BTC ra ngày 25 /10/2000 của Bộ trưởng Bộ tài chính . Mẫu của Bảng cân đối kế toán giống với quy định của Bộ tài chính ( Phụ lục 1 ) , Bảng kết quả kinh doanh cũng giống như quy định của Bộ tài chính bao gồm 2 phần : Phần 1 - Lãi , Lỗ và Phần 2 - Tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước . Trong bản thuyết minh Báo cáo tài chính bao gồm các khoản mục : Đặc điểm của doanh nghiệp , Chế độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp , Chi tiết một số chỉ tiêu trong báo cáo tài chính ( Gồm : Chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố , Tình hình tăng , giảm tài sản cố định , Tình hình thu nhập của công nhân viên , Tình hình tăng giảm tài sản cố định , Các khoản phải thu và nợ phải trả và Tình hình tăng giảm các khoản phải đầu tư vào các đơn vị khác ) , Giải thích và thuyết minh một số tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh , Một số chỉ tiêu đánh giá khái quát tình hình hoạt động của doanh nghiệp , Phương hướng sản xuất kinh doanh trong kỳ tới và mục cuối cùng là Các kiến nghị . Nói chung Báo cáo tài chính của doanh nghiệp là đầy đủ ( chỉ thiếu Báo cáo lưu chuyển tiền tệ nhưng đây là báo cáo không bắt buộc ) , đúng theo quy định của Nhà nước về lập và gửi Báo cáo tài chính , ngoài ra do doanh nghiệp phải lập gửi lên Tổng công ty do đó cần có sự chi tiết và rõ ràng các chỉ tiêu trong báo cáo . IV - Đặc điểm quy trình kế toán của các phần hành kế toán của Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất Dựa trên những quyết định , chế độ chung do Bộ tài chính quy định , mỗi một doanh nghiệp sẽ có cách vận dụng khác nhau như : thêm hoặc bớt chứng từ , chi tiết các tài khoản nhằm phù hợp với hoạt động kinh doanh của chính doanh nghiệp mình . Vì vậy tìm hiểu những khác biệt đó để có cái nhìn tổng quát về các phần hành kế toán là một điều cần thiết . 1- Đặc điểm phần hành kế toán theo dõi về ngân hàng . Đây là doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu , việc mua bán bằng tiền Việt Nam , bằng ngoại tệ qua ngân hàng là thường xuyên , vì vậy , việc theo dõi riêng về mua bán , vay ngoại tệ ,với chế độ chứng từ , tài khoản riêng ... là điều cần thiết nhưng phải tuân theo các chế độ chung của Bộ tài chính . Theo quy định trong Báo cáo tài chính thì nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác : Qui đổi ngoại tệ ra đồng VN theo tỷ giá bình quân tháng của Ngân hàng ngoại thương Việt Nam và Ngân hàng Công thương Việt Nam theo đúng chế độ hạch toán ngoại tệ của Bộ tài chính ban hành . a) Chứng từ sử dụng : Giấy báo số dư khách hàng Uỷ nhiệm chi Đơn xin mua ngoại tệ Uỷ nhiệm thu Lệnh chuyển có Giấy nộp tiền ngân phiếu thanh toán b) Quy trình luân chuyển chứng từ . ( Sơ đồ 4 ) +) Thu qua ngân hàng Sơ đồ 4 : Quy trình luân chuyển chứng từ Người mua ( Khách nợ ) Thủ quỹ Kế toán ngân hàng Ngân hàng 1 2 2 3 Chú thích : ( 1) Khách nợ gửi giấy báo trả tiền cho kế toán vốn bằng tiền , thanh toán , và các chứng từ thanh toán cho thủ quỹ ( uỷ nhiệm chi , sec chuyển khoản , sec tiền mặt ... ) (2) : Thủ quỹ làm thủ tục thu tiền ngân hàng (3) : Ngân hàng gửi giấy báo có , để kế toán ngân hàng ghi sổ chi tiết c) Tài khoản sử dụng Ngoài các tài khoản bình thường trong hệ thống tài khoản được quy định bởi Bộ tài chính , trong phần hành kế toán ngân hàng còn sử dụng một số tài khoản chi tiết sau : TK1111 : Tiền mặt tại quỹ TK1121 : Tiền gửi ngân hàng (VNĐ) TK1121C : Tiền gửi ngân hàng công thương TK1121N : Tiền gửi ngân hàng ngoại thương TK1121T : Tiền gửi ngân hàng đầu tư TK1122 : Tiền gửi ngân hàng ( USD ) TK1123C : Kí quỹ ngân hàng công thương TK1123N : Giữ hộ ngoại tệ Ngân hàng ngoại thương TK1124T : Ký quỹ đảm bảo tiền vay TK311C : Vay ngắn hạn ngân hàng Công thương ( USD) TK311Đ : Vay ngắn hạn ngân hàng Đầu tư TK311A : Vay ngắn hạn ngân hàng Công thương ( VNĐ) TK311V : Vay ngắn hạn ngân hàng Ngoại thương ( VNĐ) d) Qui trình hạch toán . ( Sơ đồ 4 ) Công ty tiến hành ghi sổ kế toán như sau : Sơ đồ 5 : Qui trình hạch toán tiền mặt , tiền gửi ngân hàng : Chứng từ tiền mặt , TGNH , tiền vay Sổ , thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ cái TK111,112 Sổ quĩ Báo cáo tài chính Chú giải : : Ghi hàng ngày : Lên báo cáo theo định kỳ Không giống như làm kế toán bằng thủ công , làm kế toán bằng máy tính đơn giản hơn nhiều bởi lẽ công ty đã thiết lập một phần mền riêng cho công ty , với phần mềm này , tất cả các chứng từ , sau khi đã đầy đủ tính pháp lý , sẽ được nhập vào máy và sau đó , vào cuối mỗi tháng , quí , năm sẽ in ra 2 sổ , đó là sổ chi tiết tài khoản và sổ tổng hợp cho các tài khoản . Sổ chi tiết , tổng hợp có dạng sau : Sổ chi tiết tài khoản 1111- Tiền mặt tại quỹ Kỳ phát sinh : Từ ngày ... đến ngày ... Trang :... Dòng trong sổ chứng từ Chứng từ gốc Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Chứng từ Số Ngày VNĐ VNĐ Cộng Số dư đầu kỳ ( VNĐ) : NO ... Số dư cuối kỳ (VNĐ) : NO ... Ngày ... tháng ... năm ... Người lập Kế toán trưởng Giám đốc Sổ cái tài khoản : 1121N Tiền gửi ngân hàng Ngoại thương Kỳ phát sinh : Từ ... đến ... Trang :... Tài khoản đối ứng Số phát sinh Tên gọi Mã hiệu Phát sinh Nợ ( VNĐ) Phát sinh Có ( VNĐ ) Tổng cộng Số dư đầu kỳ ( VNĐ ) : NO ... Số dư cuối kỳ ( VNĐ ) : NO ... Ngày ... tháng ... năm ... Người lập Kế toán trưởng Giám đốc Vì đây là làm kế toán bằng máy tính do đó có sự khác nhau so với ghi bằng sổ sách , Sổ chi tiết có hình dạng giống như Sổ nhật ký chung , chỉ khác là cột “ Ngày tháng ghi sổ” được thay bằng “ Dòng Trong sổ chứng từ” tức các dòng trong máy tính . Còn Sổ cái các tài khoản đã được đơn giản hoá đi nhiều so với khi học , có thêm dòng Mã hiệu vì trong khi làm Kế toán bằng máy tính thì tát cả các tên gọi hầu như đều được mã hoá cho rễ sử dụng , vì đây là doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu do đó có sử dụng nhiều bằng ngoại tệ , trong 2 sổ quy định rõ ràng ghi bằng VNĐ để cho thống nhất . Ngoài 2 loại sổ là sổ chi tiết và sổ tổng hợp , trong nghiệp vụ về tiền vay , kế toán còn sử dụng bảng kê vay ngân hàng , có dạng : Bảng kê vay ngân hàng tháng : ... TT Tên khách hàng Tên hàng Số tiền vay Số hoá đơn tín dụng Tỉ giá vay Ngày nhận nợ Ngày thanh toán Ghi chú Với bảng kê vay ngân hàng này , cuối tháng kế toán dễ dàng tính được số tiền vay , thời hạn thanh toán để kịp thời có kế hoạch trả nợ và vay nợ . 2 - Đặc điểm phần hành kế toán tài sản cố định Yêu cầu của phần hành này là phải theo dõi được các thông tin về TSCĐ như : số lượng , cung cấp các thông tin về nguyên giá , giá trị hao mòn , giá trị còn lại . nguồn hình thành tài sản và sự biến động tăng , giảm . Theo quy định trong Báo cáo tài chính thì nguyên tắc đánh giá TSCĐ theo nguyên giá và giá trị còn lại , phương pháp khấu hao theo đường thẳng , TSCĐ tăng là do sữa chữa nâng cấp và xây dựng mới nhà cửa , vật kiến trức , mua sắm mới máy móc thiết bị dụng cụ quản lý và phương tiện vận tải ,truyền dẫn . Còn TSCĐ giảm thường là do thanh lý phương tiện vận tải , truyền dẫn như : Xe chuyên chở hàng hoá đã hết thời hạn sử dụng , các máy tính đã cũ , hỏng ... a) Chứng từ : Biên bản giao nhận TSCĐ Thẻ TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ sữa chữa lớn hoàn thành ( Sở dĩ doanh nghiệp có phòng XDCB có nhiệm vụ hàng năm tiến hành xây dựng , sữa chữa lớn kho , bãi để cho thuê và chứa hàng hoá ... như đến năm 2003 thì “ Trung tâm giới thiệu và kinh doanh sản phẩm hoá chất và Văn phòng làm việc của công ty” sẽ bắt đầu khởi công . Qui trình luân chuyển chứng từ TSCĐ ( Sơ đồ 6) Sơ đồ 6 : Qui trình luân chuyển chứng từ Nghiệp vụ TSCĐ Chủ sở hữu TSCĐ Quyết định tăng , giảm TSCĐ Hội đồng giao nhận Giao nhận và lập biên bản Kế toán TSCĐ Lập và huỷ thẻ TSCĐ , phản ánh vào máy tính Bảo quản và lưu chứng từ Trong phần hành TSCĐ , qui trình luân chuyển chứng từ giống như qui định , chỉ khác là đây là kế toán máy , vì vậy số liệu được theo dõi trên máy , cuối kỳ mới in ra báo cáo . Về tài khoản : Kê toán tài sản cố định theo dõi TSCĐ giống như trong qui định của Bộ tài chính ban hành , TSCĐ không theo dõi theo tài khoản chi tiết . Ngoài ra , doanh nghiệp không có TSCĐ vô hình hay thuê tài chính , do đó , trong hệ thống tài khoản của TSCĐ chỉ có TSCĐ hữu hình : 211 , 214 và theo dõi nguồn vốn khấu hao : 009 Qui trình ghi sổ ( Sơ đồ 7 ) Sơ đồ 7 : Qui trình ghi sổ TSCĐ Chứng từ tăng , giảm và khấu hao TSCĐ Thẻ TSCĐ Sổ TSCĐ Sổ nhật ký chung Sổ cái TK211,214 Bảng cân đối kế toán Báo cáo kế toán : Ghi hàng ngày : Báo cáo định kỳ : Ghi hàng ngày : Lên báo cáo định kỳ : Lên báo cáo theo định kỳ Chú thích : Theo qui trình này , sau khi các chứng từ TSCĐ hoàn thành bàn giao , kế toán tiến hành ghi vào thẻ TSCĐ, sau đó ghi vào sổ TSCĐ của đơn vị , sổ có dạng sau STT Tên TSCĐ TSCĐ có đến 01/01/2002 Thời gian sử dụng Mức KHCB 2002 Giá trị còn lại 31/12/2002 Ghi chú So với qui trình do Bộ tài chính ban hành thì công ty đã không sử dụng Bảng tổng hợp chi tiết tăng , giảm TSCĐ mà ghi chung toàn bộ vào cùng một sổ , trong phần tên TSCĐ thì chia thành TSCĐ thuộc vốn ngân sách ( TSCĐ đang dùng và trích khấu hao , TSCĐ hết khấu hao ) , TSCĐ thuộc vốn tự có ( cũng chia thành TSCĐ đang dùng và trích khấu hao , TSCĐ hết khấu hao ) . Doanh nghiệp cũng theo dõi riêng TSCĐ đang trong thời hạn cho thuê ( cả liên doanh ) trong một sổ . Trong sổ TSCĐ đã không có tỷ lệ khấu hao . Ngoài ra , trong đơn vị còn sử dụng kế hoạch khấu hao TSCĐ , giúp cho quá trình tính khấu hao TSCĐ được đúng đắn và dễ dàng hơn . Mẫu sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản trong phần hành này cũng giống như phần hành tiền mặt và TGNH , khi nào cần thì kế toán tổng hợp sẽ in ra các báo cáo : Danh mục TSCĐ , Báo cáo tăng , giảm TSCĐ 3 - Đặc điểm tổ chức lao động tiền lương Tổ chức lao động tiền lương phải đạt yêu cầu : Phân công lao động hợp lý , theo dõi , quản lý và hạch toán biến động cơ cấu lao động hiện có trong doanh nghiệp , theo dõi được thời gian , số lượng , kết quả lao động . Trên cơ sở đó , kế toán lao động tiền lương đã thực hiện như sau : Chứng từ lao động tiền lương Bảng chấm công Bảng thanh toán tiền lương Phiếu nghỉ hưởng BHXH Bảng thanh toán BHXH Bảng thanh toán tiền thưởng Vì ở văn phòng công ty , chỉ làm công việc văn phòng và quản lý , do đó không lưu giữ chứng từ : Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành , hợp đồng giao khoán ... nhưng ở xí nghiệp hoặc các chi nhánh thì có lưu giữ các chứng từ này . Qui trình thanh toán lương và bảo hiểm xã hội ( Sơ đồ số 8) Sơ đồ 8 : Qui trình thanh toán lương và BHXH Bảng chấm công Bộ phận duyệt y Kế toán lương và BHXH Thủ quỹ Tiến hành ghi vào máy tính Trả lương công nhân viên Tổ chức ghi chép , phản ánh , tổng hợp số liệu về số lượng lao động , thời gian , kết quả lao động , tính lương và trích các khoản theo lương , phân bổ chi phí lao động theo đúng đối tượng sử dụng lao động là điều cần thiết , thanh toán lương kịp thời , đúng thời gian cho người công nhân viên đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của họ . Tài khoản sử dụng Trong phần hành lương , kế toán sử dụng các tài khoản như bình thường , chỉ khác là TK3382 kế toán coi như tài khoản giảm trừ BHXH và BHYT , trong khi theo chế độ thì chỉ trừ 5% trên tổng quỹ lương ghi vào TK3383 và 1% là BHYT được ghi vào TK3382 . Ngoài ra , với các khoản giảm trừ khác kế toán còn hạch toán vào TK3388 . Doanh nghiệp không sử dụng TK 335 ‘ Chi phí trích trước’ Quy trình ghi sổ ( Sơ đồ số 9) Vì sử dụng hình thức Nhật ký chung , do đó quy trình ghi sổ phần hành lao động tiền lương được tiến hành như sau : Sơ đồ 9 : Qui trình ghi sổ lương và thanh toán BHXH Chứng từ lao động tiền lương , bảng phân bổ và chứng từ thanh toán Sổ chi tiết TK 334 , 338 Sổ nhật ký chung Báo cáo kế toán Sổ cái TK 334 .338 Chú thích : : Ghi hàng ngày : Lên báo cáo tài chính định kỳ Trong quy trình ghi sổ này , nói chung là đều đúng quy định , chỉ có điều , trong các báo cáo in ra không có Bảng tổng hợp chi tiết tiền lương mà thay vào đó có Bản kê chênh lệch theo dõi cho từng tháng . ở văn phòng công ty , chỉ có hình thức trả lương theo thời gian , không có hình thức trả lương theo sản phẩm giống hình thức trả lương ở Xí nghiệp vận tải , do đó việc tính lương và trích BHXH , BHYT giống như chế độ , cũng giống như các phần hành khác thì doanh nghiệp đã không ghi vào sổ tổng hợp chi tiết các tài khoản , điều này gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc kiểm tra và đối chiêú với Sổ cái các tài khoản . Các Sổ chi tiết và Sổ cái các tài khoản có hình thức giống như ở phần hành TGNH , cuối kỳ phần hành này không in ra báo cáo nào cả . 4 - Đặc điểm kế toán theo dõi mua bán hàng hoá xuất , nhập khẩu Vì đây là doanh nghiệp xuất nhập khẩu , do đó quá trình mua , bán hàng hoá là đồng thời , hơn nữa hàng hoá được thu mua , nhập khẩu thường là bán ngay không qua kho , vì vậy kế toán quá trình này là ghi chép , phản ánh tình hình thu mua , cung ứng , bảo quản vật tư , hàng hoá về số lượng, cgiá trị , sđó phản ánh luôn doanh thu , giá vốn của hàng hoá bán ra , phần hành này được theo dõi bởi 2 nhân viên và được tiến hành như sau : Chứng từ Trong phần mua bán hàng hoá xuất nhập khẩu có các loại chứng từ sau : Hợp đồng ngoại ( Sales contract ) Hóa đơn GTGT đầu ra Hóa đơn GTGT đầu vào Hợp đồng nội ( Buys contract ) Thông báo thuế Tờ khai hải quan Hợp đồng uỷ thác , thuế nhập khẩu Vì đây là hoạt động trao đổi hàng hoá với nước ngoài , do đó trong quá trình mua bán cần phải có hợp đồng chặt chẽ , đầy đủ tất cả các điều khoản từ nơi giao hàng , nơi nhận hàng , thời hạn thanh toán , đến số lượng , chất lượng hàng hoá nhập và xuất . b) Quy trình luân chuyển chứng từ quá trình mua , bán hàng hoá 1 . Quá trình nhập khẩu ( Sơ đồ 10 ) Chứng từ bên bán Biên bản giám định chất lượng Nhập kho vật tư hàng hoá và lập thẻ kho Khi sổ theo dõi thu mua ( NK)vật tư Lưu trữ chứng từ tại phòng kế toán Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa Chuyển cho các nhà máy , người mua không qua kho Ghi sổ kế toán và theo dõi tình hình tiêu thụ , thanh toán Sơ đồ 10 : Sơ đồ luân chuyển chứng từ của quá trình mua hàng nhập khẩu Sơ đồ 11 : Sơ đồ luân chuyển chứng từ thu mua vật tư để xuất khẩu hàng hoá Chứng từ bên bán Biên bản kiểm nghiệm vật tư , hàng hoá Nhập kho vật tư hàng hoá Lập thẻ kho Sổ theo dõi thu mua vật tư Lưu trữ chứng từ tại phòng kế toán Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá Chuyển hàng đi tiêu thụ không qua kho Lập bộ chứng từ giao cho người mua Ghi sổ kế toán và theo dõi tình hình tiêu thụ Do đặc điểm kinh doanh của Công ty vật tư xuất nhập khẩu hoá chất là sau khi kết thúc quá trình thu mua vật tư hàng hoá xuất nhập khẩu và nhập khẩu thì công ty chuyển toàn bộ số hàng hoá , vật tư đó đi tiêu thụ thẳng không qua kho . Nếu hàng mua để xuất khẩu thì chuyển thẳng xuống cảng cửa khẩu và thông báo với người mua là công ty đã thực hiện việc giao hàng . Còn nếu là hàng nhập khẩu , công ty không tổ chức nhập kho hàng hoá mà vận chuyển thẳng tới các nhà máy hoặc người mua theo hợp đồng kinh tế . áp dụng phương thức này làm giảm chi phí như : Chi phí bảo quản hàng hoá , chi phí thuê kho bãi , chi phí thuê nhân viên bảo vệ , ngoài ra làm cho khối lượng kế toán phải ghi được giảm bớt một phần đáng kể . c ) Tài khoản sử dụng . Phần hành này sử dụng các tài khoản bậc I giống như trong hệ thống tài khoản được qui định bởi Bộ tài chính , chỉ có theo dõi chi tiết cho các tài khoản công nợ phải thu và công nợ phải trả , TK331N : Phải trả phòng nhập : Tk331X : Phải trả phòng xuất TK131N : Phải thu phòng nhập TK131X : Phải thu phòng xuất TK3332X : Thuế VAT hàng nhập khẩu phòng nhập TK3332N : Thuế VAT hàng nhập khẩu phòng xuất ( Mặc dù trong doanh nghiệp chia thành phòng nhập và phòng xuất nhưng thực ra công ty chủ yếu là nhập khẩu , 2 phòng này có nhiệm vụ như nhau chỉ khác đối tượng theo dõi là khách hàng ) d ) Qui trình ghi sổ ( Sơ đồ 12) Đối với quá trình mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp phải theo dõi công nợ cho từng người bán, từng lần phát sinh nợ trên cơ sở hợp đồng mua hàng , phải mở đủ sổ kế toán chi tiết thanh toán với người bán để theo dõi từng đối tượng , tổng hợp công nợ chi tiết cho từng nhà cung cấp : Sơ đồ 12 : Qui trình ghi sổ quá trình mua hàng và thanh toán Nhật ký chung Sổ chi tiết thanh toán với người bán Sổ cái TK 331 Báo cáo kế toán Chú thích : : Ghi hàng ngày : Lên báo cáo định kỳ Chứng từ gốc Trong sơ đồ này , kế toán cũng không có Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán , nó sẽ làm cho quá trình so sánh , đối chiếu khó khăn , và theo dõi chủ hàng của mình không được rõ ràng . Cũng giống như các phần hành khác , Sổ chi tiết và Sổ cái các tài khoản cũng giống như phần hành TGNH , khi cần thì kế toán tổng hợp sẽ có thể in ra các báo cáo : Sổ tổng hợp công nợ , Sổ nhật ký bán hàng , Bảng tổng hợp số dư công nợ phải thu theo yêu cầu của người quản lý . Sơ đồ ghi sổ quá trình bán hàng và thu tiền ( Sơ đồ 13 ) Quá trình bán hàng là quá trình thực hiện giá trị của hàng bán đối với người bán và giá trị sử dụng của hàng bán đối với người mua theo mục đích kinh doanh , là quá trình đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp , do vậy yêu cầu là phải theo dõi một cách chặt chẽ , đầy đủ cả về giá vốn , công nợ phải thu , doanh thu và kết quả tiêu thụ . Quá trình đó được tổ chức như sau : Sơ đồ 13 : Qui trình ghi sổ quá trình bán hàng thu tiền Chứng từ bán hàng và thanh toán Sổ chi tiết giá vốn hàng bán, chi tiết doanh thu , kết quả tiêu thụ Nhật ký chung Nhật ký bán hàng Sổ cái TK 511 ,632,642 ,911 Bảng cân đối kế toán Chú thích : : Ghi hàng ngày : Lêmn báo cáo định kỳ Sổ chi tiết giá vốn hàng bán của công ty khác hoàn toàn so với qui định , nó có hình thức như sau : Dòng trong sổ chứng từ Chứng từ gốc Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Nợ Chứng từ Số Ngày USD VNĐ USĐ VNĐ Cộng Sự khác biệt này là do việc sử dụng kế toán máy cho đơn giản và thống nhất giống với các sổ chi tiết của các phần hành khác vì vậy doanh nghiệp đã không mở riêng một loại hình sổ chi tiết cho giá vốn hàng bán như trong khi học ( để làm kế toán bằng tay ) V . Qui trình lập Báo cáo tài chính ở Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất Vào cuối mỗi kỳ báo cáo kế toán ( tháng , quý , năm ) , kế toán tổng hợp tiến hành hoàn tất việc ghi chép , phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ vào máy tính , hoàn nhập số dự phòng giảm giá còn lại và xác định mức dự phòng giảm giá cần lập , vào cuối mỗi niên độ kế toán cho các khoản phải thu khó đòi , phản ánh vào máy tính các khoản chênh lệch tỷ giá ngoại tệ cuối kỳ và tiến hành lập các báo cáo tài chính theo qui định của nhà nước . Báo cáo kế toán tài chính là các báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản , nguồn vốn , chủ sở hữu và công nợ cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp bao gồm Bảng cân đối , Báo cáo kết quả kinh doanh , Thuyết minh báo cáo tài chính , không có Bảng lưu chuyển tiền tệ . Vào cuối mỗi quý , kế toán tổng hợp tiến hành tổng hợp số liệu được chuyển từ các phần hành khác và lập các báo cáo để nộp lên kế toán trưởng thông qua và ký duyệt , trình giám đốc ký và sau đó tiến hành gửi lên các cơ quan : Tổng công ty hoá chất Việt Nam , Vụ xuất nhập khẩu , Cục thuế Hà Nội , và Cục Thống kê . Trong doanh nghiệp không có các báo cáo quản trị . Những năm trước , cơ quan chưa tiến hành kiểm toán nhà nước nhưng đến kỳ hạn năm 2003 sẽ bắt đầu có Báo cáo kiểm toán trình lên Tổng công ty . Phần III : Nhận xét và đánh giá chung về Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất I - nhận xét , đánh giá và kiến nghị về hoạt động kinh doanh và quản lý tại Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế , toàn cầu hoá , phá vỡ tính chất đóng kín của từng đơn vị kinh tế trong từng quốc gia , hoạt động xuất nhập khẩu ở Việt Nam đã ra đời và phát triển mạnh trong những năm gần đây , với phương châm : Mở rộng hoạt động kinh tế đối ngoại , đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu nhưng cũng không coi nhẹ sản xuất thay thế nhập khẩu , mở rộng sự tham gia cuả các thành phần kinh tế vào hoạt động ngoại thương , được quyền trực tiếp giao dịch với các thành phần kinh tế nước ngoài và chịu sự quản lý thống nhất của nhà nước . Để tiến kịp với xu thế đó , doanh nghiệp đã tổ chức được tổ chức gọn nhẹ , hợp lý với xu khuynh hướng giảm bớt các bộ phận gián tiếp , tăng cường các bộ phận trực tiếp kinh doanh nhằm đem lại hiệu quả cao , thiết thực hơn . Với mục tiêu giảm thiểu các bộ phận không cần thiết , doanh nghiệp đã tiến hành thuê một số lao động theo thời vụ , nghĩa là khi nào công việc cần có thêm công nhân ( ở các chi nhánh , xí nghiệp ) thì tuyển giống như ở Chi nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh khi đến thời vụ thì thuê thêm khoảng 40 người nhờ đó giảm bớt được chi phí nhân công , tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp . Ngoài các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường khác như kinh doanh vật tư nguyên liệu , máy móc thiết bị , phân bón ... , doanh nghiệp còn tổ chức 2 phòng ban là : Phòng vận tải và Phòng xây dựng cơ bản , điều đó đáp ứng yêu cầu tăng nguồn thu và phù hợp với công ty xuất nhập khẩu do cần chuyển hàng từ cảng đến nơi nhận hàng cho người mua , phòng vận tải quản lý xí nghiệp thực hiện , được trực tiếp kí kết và thực hiện các hoạt động dịch vụ giao nhận vận tải , kết quả là đạt doanh thu gần 8 tỷ năm 2002 , đóng góp một phần đáng kể cho hoạt động chung của công ty . Cũng vậy , phòng vận tải quản lý hoạt động vận chuyển quặng Apatite : từ khâu chuẩn bị ký kết hợp đồng mua bán với nhà sản xuất , hoạt động vận chuyển với đại lý vận tải cho đến các công việc theo dõi vè khối lượng , lịch trình ... và kết quả thu được gần 2 tỷ trong năm 2002 . Đối với phòng xây dựng cơ bản , công ty thành lập nhằm đầu tư xây dựng , sữa chữa và cải tạo nâng cấp hệ thống kho bãi tại các cơ sở như : Việt Cách – Hải phòng , Lã côi – Yên Viên và tại chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh nhằm mục đích củng cố thị trường , tạo điều kiện mặt bằng cho các hoạt động sản xuất kinh doanh theo phương châm đa dạng hoá , đảm bảo duy trì tốc độ tăng trưởng . Theo báo cáo , riêng xí nghiệp , số lượng lao động lên tới 107 người + 11 vào mùa vụ ( chiếm hơn 40 % ) số lượng lao đông toàn công ty , bởi ở đây có hoạt động sản xuất công nghiệp , hoạt động này chỉ đủ bù đắp chi phí và lãi thì rất ít ( Doanh thu bán hàng cả xí nghiệp chỉ đạt 5,1 tỷ ) , xí nghiệp đã gặp rất nhiều khó khăn trong khâu tiêu thụ do chi phí đầu vào cao , mặc dù công ty đã tăng cường hoạt động giám sát , quản lý chi phí cũng như giá thành sản phẩm ... Như vậy , hoạt động ở đây so với toàn doanh nghiệp là không hiệu quả , công ty cần có biện pháp cải tiến công nghệ sản xuất Silicat ( cung cấp sản xuất xà phòng ) , đẩy mạnh tìm kiếm thị trường , quản lý chặt chẽ hơn nữa , cải tổ cơ chế quản lý ở đây nhằm giảm thiểu chi phí , xem xét lại cơ cấu , lao động đã phù hợp hay chưa ... nhằm tăng doanh thu xứng đáng với tầm vóc của công ty Trong quá trình phát triển , Đảng uỷ đã chỉ đạo công ty thực hiện tốt quy chế dân chủ cơ sở , công khai mọi hoạt động , bám sát và quản lý toàn diện , chấp hành nghiêm chỉnh các cơ chế chính sách và pháp luật của Nhà nước , thực hành tiết kiệm , chống tiêu cực và lãng phí , thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước , quan tâm đến quyền lợi của người lao động , quan tâm đến trẻ hoá đội ngũ cán bộ , đào tạo nhằm nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên nhất là cán bộ trẻ để đáp ứng được nhu cầu đòi hỏi của công việc có năng lực kế cận . Mặc dù vậy , công ty vẫn nên tiếp tục sắp xếp bộ máy tổ chức , bố trí cán bộ phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ mới . Thực hiện triển khai đồng bộ các hoạt động về quản lý như : Quản lý hành chính , kế hoạch , quản lý tài chính ( quản lý vốn và tài sản ) , giao kế hoạch sản xuất kinh doanh , kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản , mở rộng quan hệ bạn hàng , tăng cường các mặt quản lý ... Trong kinh doanh còn tồn tại một số những hạn chế như : Có thời điểm còn chưa thực sự phát huy tính tự chủ , sáng tạo trong hoạt động khai thác thị trường , còn trông chờ vào sự chỉ đạo , giao việc của công ty . Trong kinh doanh xuất nhập khẩu có trường hợp chưa tìm hiểu kỹ đối tác nên đã bị đối tác lợi dụng đưa công ty vào cuộc tranh chấp về thương mại của chính họ đã làm ảnh hưởng đến hoạt động chung , ngoài ra , tại một số cơ sở công tác xây dựng nguồn lực , quy hoạch và đào tạo đội ngũ cán bộ , quản lý cán bộ , quản lý lao động ( như vấn đề tiếp nhận , thuyên chuyển cán bộ hay việc tổ chức đi làm việc ngoài trụ sở của cơ quan ... ) chưa theo đúng quy định , nhất là đối với lao động làm việc có thời hạn 01 năm trở lên . Để khắc phục được điều đó , công ty cần đưa ra các biện pháp kịp thời như : quan tâm đào tạo ,bồi dưỡng về chính trị - đạo đức , chuyên môn nghiệp vụ và được bố trí sắp xếp phù hợp với khả năng và trình độ cuả từng cá nhân . Phải đẩy mạnh việc tìm kiếm việc làm để từ đó đảm bảo thu nhập và đời sống của cán bộ công nhân viên chức , phải có cơ chế hợp lý gắn quyền lợi và trách nhiệm của người lao động , cơ chế động viên khuyến khích phát huy hết tiềm năng của từng người cho họ yên tâm hoàn toàn khi làm việc trong công ty . II . Nhận xét , đánh giá và kiến nghị về công tác kế toán tại Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất Trong cơ chế thị trường , các nhà quản lý doanh nghiệp phải liên tục thường xuyên quyết định những công việc phải làm , làm như thế nào , bằng cách gì và cần đạt được kết quả ra sao , Điều đó chỉ có thể thực hiện được thông qua và dựa trên những thông tin do kế toán thu thập , ghi chép , phân loại , xử lý và cung cấp cho các nhà kinh doanh mới có cơ sở để nhận thức đúng đắn , khách quan , chính xác , kịp thời và có hệ thống các hoạt động kinh doanh để có được những lựa chọn định hướng và những quyết định hợp lý , nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh . Chính vì vậy , tổ chức bộ máy kế toán trong công ty vừa đơn giản , gọn nhẹ mà vẫn hiệu quả , đáp ứng yêu cầu trong thời buổi cạnh tranh khốc liệt hiện nay là điều cần thiết . Việc đưa máy tính vào phục vụ trong công tác quản lý , kế toán đảm bảo cung cấp số liệu , thông tin tài chính một cách chính xác , khoa học , nhanh chóng , tạo điều kiện nâng cao năng suất , giảm nhẹ khối lượng công việc ghí sổ kế toán , tiết kiệm sức lao động cho công nhân viên phòng kế toán . Công tác luân chuyển chứng từ kế toán đơn giản , số lượng sổ sách ít tiện lợi cho việc ghi chép , bảo quản và cung cấp số liệu , thông tin kế toán . Hệ thống tài khoản kế toán của công ty được đơn giản hoá , bỏ bớt những tài khoản không sử dụng đến nhưng vẫn theo dõi đầy đủ , sát với các nghiệp vụ kinh tế . Các nhân viên trong phòng đều là những người có trình độ đại học , có kinh nghiệm , dù tuổi đời còn trẻ , nắm vững được công việc , phân công công việc rõ ràng , không chồng chéo , không có tình trạng người làm ít , người làm nhiều , mỗi người quản lý một phần hành riêng nhưng vẫn liên hệ chặt chẽ . Với đội ngũ kế toán có trình độ , công tác kế toán ở công ty nói chung là rất tốt , ngoài ra , trong các phần hành kế toán , do làm kế toán bằng máy , do đó trình tự ghi sổ có một vài khác biệt so với qui định của Bộ tài chính , những khác biệt đó có những mặt ưu và nhược riêng . Trong phần hành ngân hàng , vì đây là doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu , do đó vấn đề vay ngoại tệ là liên tục thường xuyên , trong khi công ty không có sổ theo dõi chi tiết tiền vay , điều này gây khó khăn cho qúa trình kiểm tra , vì vậy , kế toán nên mở thêm sổ chi tiết tiền vay cho từng tài khoản : TK311 , Tk315 , TK341 và theo dõi đến từng ngân hàng cho vay , như vậy sẽ rõ ràng hơn nhằm nắm bắt được số lượng tiền vay , thời hạn thanh toán . Phần hành này đã mở tài khoản theo dõi chi tiết đến từng ngân hàng , điều này giúp kế toán viên luôn theo dõi , nắm bắt được tình hình thanh toán , số dư tiền gửi ngân hàng trong từng ngân hàng . Tuy nhiên trong hệ thống tài khoản có TK 1123C “ Kí quỹ ngân hàng Công thương” , TK 1123N “ Giữ hộ ngoại tệ ngân hàng Công thương” , TK 1124T “ Ký quỹ đảm bảo tiền vay ngân hàng Đầu tư” là không giống với quy định mà nên theo dõi riêng ra một TK144 “ Cầm cố , ký quỹ ngân hàng” thì sẽ rõ ràng hơn và đúng như quy định hơn . Ngoài ra , doanh nghiệp là đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu , vì vậy chủ yếu là thanh toán và thu tiền chủ yếu bằng ngoại tệ , vì vậy luồng tiền ngoại tệ được ghi nhận là rất nhiều , vì vậy nên theo dõi TK007 “ Ngoại tệ các loại” nhằm theo dõi nguyên tệ về mặt giá trị của từng loại nguyên tệ , điều đó vừa thích hợp với quy định của Bộ Tài chính vừa có lợi trong việc quản lý và kiểm tra . Trong phần hành tiền lương , hầu như tất cả chứng từ , sổ chi tiết , sổ tổng hợp đều giống như chế độ , chỉ khác trong Bảng thanh toán tiền lương , kế toán đã làm tắt , gộp hai cột là cột “ tạm ứng kỳ một” và cột “ kỳ II được lĩnh” thành một cột “ Còn được lĩnh” , điều này gây ra bất lợi cho những người khác đọc và kiểm tra , chỉ có chính bản thân người làm mới có thể hiểu được điều này , vì vậy , kế toán phần hành này nên tách riêng thành 2 cột thì tốt hơn , đáp ứng được yêu cầu của quản lý và hạch toán . Trong phần hành này kế toán không sử dụng TK335 “ Trích trước lương” có nghĩa là doanh nghiệp đã bố trí cho người lao động trực tiếp nghỉ phép tương đối đều đặn , trong trường hợp doanh nghiệp không có điều kiện như vậy thì nên theo dõi tiền lương trích trước vào TK335 . Vì thời gian nghỉ trưa ít nên mọi người trong văn phòng hầu như là ở lại ăn trưa tại cơ quan , đó là lý do doanh nghiệp có thêm Bảng kê phụ cấp ăn trưa , đây là điều cần thiết , thể hiện chế độ đãi ngộ đối với người lao động . Đối với phần hành TSCĐ , có đây đủ các chứng từ , trừ biên bản đánh giá lại TSCĐ vì trong quá trình hoạt động không có quá trình đánh giá lại tài sản, điều này gây ra bất lợi là tài sản trong doanh nghiệp đã không đề cập đúng giá cả thị trường , trong khi tiến hành hoạt động kinh doanh thì tài sản có thể tăng hoặc giảm làm ảnh hưởng đến quá trình tính khấu hao , ảnh hưởng đến chi phí trong kỳ hạch toán , vì vậy doanh nghiệp nên tiến hành đánh giá lại TSCĐ nhằm theo dõi chính xác hơn nữa giá trị TSCĐ và khấu hao để tính vào chi phí của kỳ hạch toán . Trong bảng cân đối kế toán cuả công ty không theo dõi TK213 “ TSCĐ vô hình” , đây là một thiếu sót bởi lẽ , doanh nghiệp có quyền sử dụng đất , lợi thế về mặt bằng kinh doanh cũng như thương hiệu của công ty trên thị trường , vì vậy công ty nên theo dõi thêm TK 213 , tăng được giá trị tài sản của doanh nghiệp cũng như hàng kỳ có thể trích khấu hao tính vào chi phí hợp lý , hợp lệ . Ngoài ra , trong Bảng tính khấu hao cơ bản cũng như sổ theo dõi TSCĐ , không theo dõi tỉ lệ trích khấu hao mà chỉ tính thời gian sử dụng còn lại và mức khấu hao , như vậy là còn thiếu so với chế độ của Bộ tài chính quy định theo dõi chi tiết và đầy đủ . Cũng trong phần hành này , kế toán vào đầu năm tiến hành lập kế hoạch khấu hao tài sản cố định năm sau , đây là một sự sáng tạo mà doanh nghiệp đã thực hiện nhằm dự toán được chi phí khâú hao tài sản cố định cho năm sau . Trong bảng phân bổ khấu hao chính ra phải có phần phân bổ cho nơi sử dụng thì kế toán đã không theo dõi cho nơi sử dụng có lẽ là để giảm bớt khối lượng tính toán cho doanh nghiệp bởi lẽ doanh nghiệp không có TK627 , do đó toàn bộ được ghi vào TK642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” mà không phân bổ vào TK 641 “ Chi phí bán hàng” , vì vậy doanh nghiệp nên tiến hành phân bổ vào cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp . Đây là doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu , nên quá trình mua và bán hàng là đồng thời , nhất là doanh nghiệp thường mua hàng về và luân chuyển để bán hàng ngay chứ không tiến hành nhập kho . Việc phản ánh trên sổ sách kế toán như vậy là đơn giản , dễ làm , phù hợp với trình độ của cán bộ kế toán , ít phải đối chiếu giữa các sổ sách . Song với cách ghi chép như vậy không toát lên được nội dung cụ thể . Chẳng hạn , quá trình mua thu mua hàng được công ty tổ chức theo dõi trị giá hàng mua đồng thời trên sổ nhật ký TK331 , do đó không theo dõi sát được tình hình mua hàng , trị giá hàng hoá xuất khẩu , nhập khẩu mua trong kỳ . Do đó , để theo dõi sát sao quá trình này , kế toán nên mở thêm sổ nhật ký TK151 để phản ánh toàn bộ giá trị hàng hoá xuất khâủ và nhập khẩu đang đi đường cuối tháng . Với việc mở thêm sổ nhật ký TK151 không làm tăng thêm tính phức tạp trong việc ghi sổ kế toán mà trái lại nó còn phản ánh đúng nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình thu mua hàng hoá là rất thuận tiện cho việc theo dõi , kiểm tra số liệu ... Trong quá trình mua hàng , kế toán nên xây dựng kế hoạch mua hàng nhằm đẩy mạnh công tác thu mua hàng hóa , xây dựng các kế hoạch thu mua hợp lý và chính xác . Mặt khác , việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán trong quá trình mua hàng của công ty chủ yếu là ngoại tệ , do đó ngoài việc phản ánh số phát sinh ngoại tệ thanh toán bằng tiền Việt Nam , sổ chi tiết theo dõi số dư TK331 cần được mở chi tiết thêm phần phát sinh ngoại tệ để theo dõi được trực tiếp số phát sinh bằng ngoại tệ , việc mở sổ như vậy rất phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh , dễ sử dụng , kiểm tra , đối chiếu và phù hợp với trình độ của cán bộ kế toán . Kết luận Xuất phát từ đặc điểm riêng có trong hoạt động xuất nhập khẩu cũng như thực tiễn hết sức sinh động của hoạt động này đòi hỏi phải có những qui trình tổ chức hạch toán kế toán phù hợp với những yêu cầu đặt ra trong công tác quản lý trong công ty cũng như công tác hạch toán kế toán . Được sự giúp đỡ của Th.s Phạm Bích Chi , của cán bộ phòng kế toán đã hướng dẫn về nghiệp vụ và cung cấp những số liệu thực tế của hoạt động kinh doanh của Công ty , tạo điều kiện cho việc viết Báo cáo tổng hợp được hoàn thành một cách đầy đủ , đúng thời hạn . Qua nắm bắt tình hình , xem xét , nghiên cứu công tác quản lý cũng như số liệu thực tế em đã hoàn thành Báo cáo thực tập với đầy đủ các thông tin của một báo cáo thực tập yêu cầu . Mặc dù có đôi chút khó khăn nhưng với sự cố gắng của bản thân , kết hợp với các kiến thức đã được học cũng như nghiên cứu trong qúa trình còn là một sinh viên em đã phân tích tổng hợp và đưa ra các nhận xét của riêng mình . Nếu các nhận xét cũng như Báo cáo còn điều gì sai sót mong đựơc sự chỉ bảo của Cô hướng dẫn và của quý Công ty đặc biệt là sự giúp đỡ của cô Kế toán trưởng . Em xin chân thành cảm ơn . Mục lục Lời mở đầu : 1 Phần I : Tổng quan về hoạt động kinh doanh và quản lý tại công ty Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất 3 I - Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất 3 II - Đặc điểm hoạt động kinh doanh 5 1 - Đặc điểm về ngành nghề 5 2 - Đặc điểm sản phẩm , loại hàng hoá 5 3 - Đặc điểm qui mô hoạt động , thị trường kinh doanh 6 4 - Quan hệ của công ty với các bên liên quan 8 III - Kết quả hoạt động một số năm gần đây 9 IV - Đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý của công ty Công ty vật tư xuất nhập khẩu hoá chất 11 1 - Đặc điểm lao động và cơ cấu lao động trong công ty 11 2 - Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất ở công ty 12 Phần II: Công tác kế toán trong Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất 15 I : Đặc điểm tổ chức quản lý tài chính ở Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất : 15 II : Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 15 1 - Phương thức tổ chức bộ máy kế toán 15 2 - Cơ cấu lao động phòng kế toán 16 3 - Mô hình tổ chức bộ máy kế toán 16 4 - Mối quan hệ bộ máy kế toán với các bộ phận khác trong công ty 18 III : Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 19 1 - Đặc điểm tổ chức chứng từ kế toán 19 2 - Đặc điểm tổ chức tài khoản kế toán 19 3 - Đặc điểm tổ chức sổ kế toán 20 4 - Đặc điểm báo cáo tài chính 20 IV . Đặc điểm quy trình kế toán của các phần hành kế toán Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất 21 1 - Đặc điểm phần hành kế toán theo dõi về Ngân hàng 21 2 - Đặc điểm phần hành kế toán TSCĐ 25 3 - Đặc điểm tổ chức lao động tiền lương 27 4 - Đặc điểm kế toán theo dõi mua bán hàng hoá xuất nhập khẩu 29 V : Quy trình lập báo cáo tài chính ở Công ty vật tư xuất nhập khẩu hoá chất33 Phần III : Nhận xét và đánh giá chung 34 I : Về hoạt động kinh doanh và quản lý tại Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất 34 II : Về công tác kế toán tại Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất 37 K Phụ lục 1 : Danh mục tài khoản tổng hợp của Công ty vật tư xuất nhập khẩu hoá chất STT SHTK Tên tài khoản STT SHTK Tên tài khoản 1 111 Tiền mặt 21 331 Phải trả ngời bán 2 1111 Tiền Việt Nam 22 333 Thuế và các khoản phải nộp nhà nước 3 1112 Ngoại tệ 23 334 Phải trả công nhân viên 4 112 Tiền gửi ngân hàng 24 338 Phải trả , phải nộp khác 5 1121 Tiền Việt Nam 25 411 Nguồn vốn kinh doanh 6 1122 Ngoại tệ 26 414 Quỹ đầu t phát triển 7 131 Phải thu khách hàng 27 415 Quỹ dự phòng tài chính 8 133 Thuế GTGT đợc khấu trừ 28 416 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm 9 138 Phải thu khác 29 421 Lợi nhuận cha phân phối 10 139 Dự phòng phải thu khó đòi 30 431 Quỹ khen thưởng , phúc lợi 11 141 Tạm ứng 31 511 Doanh thu bán hàng 12 142 Chi phí trả trớc 32 531 Hàng bán bị trả lại 13 152 Nguyên liệu , vật liệu 33 532 Giảm giá hàng bán 14 153 Công cụ , dụng cụ 34 632 Giá vốn hàng bán 15 155 Thành phẩm 35 641 Chi phí bán hàng 16 211 TSCĐ hữu hình 36 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 17 214 Hao mòn tài sản cố định 37 711 Thu nhập hoạt động tài chính 18 222 Góp vốn liên doanh 38 721 Các khoản thu nhập bất thờng 19 241 Xây dựng cơ bản dở dang 39 811 Chi phí hoạt động tài chính 20 311 Vay ngắn hạn 40 821 Chi phí bất thường 911 Xác định kết quả kinh doanh Ngoài ra doanh nghiệp còn sử dụng 2 tài khoản ngoài bảng cân đối : STT SHTK Tên tài khoản 1 004 Nợ khó đòi đã xử lý 2 009 Nguồn vốn khấu hao cơ bản Phụ lục 2 : Bảng cân đối kế toán năm 2002 Bảng cân đối kế toán Tại ngày 01Tháng 01 Năm 2000 đến 31 Tháng 12 Năm tài sản Mã số Số tiền Nguồn vốn Mã số Số tiền A - TSLĐ và ĐTNH 100 178.137.620.201 A- Nợ phải trả 300 165.374.432.617 I - Tiền 110 29.933.407.352 I - Nợ ngắn hạn 310 165.374.432.617 Tiền mặt tại quỹ 111 1.995.494.533 Vay ngắn hạn 311 123.122.652.157 Tiền gửi ngân hàng 112 27.937.912.819 Phải trả người bán 313 24.552.622.379 Ngời mua trả tiền trước 314 112.195.695 II - Các khoản phải thu 130 123.616.351612 Thuế và các khoản phải nộp NSNN 315 2.942.136.562 Phải thu khách hàng 131 79.900.041.457 Phải trả công nhân viên 316 1.415.662.918 Trả trớc cho ngời bán 132 43.507.821.474  Các khoản phải trả khác  318  13.229.162.906 Thuế GTGT đợc khấu trừ 133 Phải thu khác 138 208.488.681 Dự phòng phải thu khó đòi 139 III - Hàng tồn kho 140 24.412.852.749 Nguyên liệu , vật liệu 142 412.404.208 Công cụ , dụng cụ 143 14.849.217 Thành phẩm tồn kho 145 402.229.534 IV - Tài sản lưu động khác 150 175.008.488 Tạm ứng 151 165.992.615 Chi phí trả trớc 152 9.015.873 B - tscđ và ĐTDH 200 8.171.135.685 B- Nguồn vốn CSH 400 21.034.323.269 I - Tài sản cố định 210 7.015.884.023 I - Nguồn vốn Quĩ 410 20.404.627.709 TSCĐ hữu hình 211 7.105.884.023 Nguồn vốn kinh doanh 411 18.672.721.740 Nguyên giá 212 16.504.715.592 Quỹ đầu t phát triển 967.732.515 Giá trị hao mòn luỹ kế 213 (9.398.831.576) Quỹ dự phòng tài chính 415 176.893.427 Lợi nhuận cha phân phối 418 587.280.027 II - Các khoản đầu t TCDH 220 1.007.607.507 Góp vốn liên doanh 222 957.607.507 II - Nguồn kinh phí 420 629.695.560 Các khoản đầu t dài hạn khác 229 50.000.000 III - Chi phí XDCB dở dang 230 157.644.155 Tổng cộng tài sản 250 186.408.755.886 Tổng cộng nguồn vốn 430 186.408.755.886