Đề tài Tổng quan về công ty Trí tuệ nhân tạo Việt Nam (AI)

Mục lục Danh mục các chữ viết tắt STT Từ viết tắt Chi tiết 1 AI Artifical intelligent 2 CSDL Cơ sở dữ liệu Danh mục các bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ STT Tên bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ Trang 1 Mô hình hoạt động Công ty AI 12 2 Cơ cấu tổ chức công ty AI 14 3 Cơ cấu tổ chức phòng phần mềm 29 4 Quy trình hoạt động của Nhà xuất bản 32 5 Quan hệ chương trình ứng dụng, Hệ quản trị CSDL và CSDL 37 6 Sơ đồ thong tin trong quản lý 50 7 Các bộ phận cấu thành Hệ thống thong tin quản lý 54 8 Mô hình biểu diễn Hệ thống thông tin quản lý 57 9 Các ký pháp sử dụng trong sơ đồ IFD 72 10 Các phích vật lý 74 11 Các ký pháp sử dụng trong sơ đồ DFD 75 12 Các phích Logic 76 13 Một số ký pháp mô hình quan hệ thực thể 81 14 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) 100 15 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) 101 16 Sơ đồ DFD ngữ cảnh 102 17 Sơ đồ DFD mức 0 103 18 Sơ đồ quan hệ thực thể (ERD) 104 19 Bảng khách hang 106 20 Bảng nhà cung cấp 106 21 Bảng sách 107 22 Bảng nhóm sách 107 23 Bảng người sử dụng 108 24 Sơ đồ phân rã Module 110 25 Giải thuật đăng nhập 111 26 Giải thuật tính doanh thu theo thời gian 112 27 Giải thuật tính doanh thu theo thời gian của từng đầu sách 113 28 Giải thuật tìm kiếm hoá đơn theo thời gian và hợp đồng 114 29 Giải thuật tìm kiếm sách theo tên sách 115 30 Giải thuật tìm kiếm khách hàng 116 31 Giải thuật tính doanh thu theo thời gian của từng nhóm sách 117 32 Giao diện kết nối CSDL 119 33 Giao diện đăng nhập 120 34 Giao diện chính 121 35 Giao diện xem danh sách nhân viên 122 36 Giao diện cập nhật danh mục 123 37 Giao diện cập nhật hoá đơn 124 38 Giao diện tìm kiềm hoá đơn 126 39 Giao diện tìm kiếm thông tin sách 127 40 Giao diện tìm kiếm thông tin khách hàng 128 41 Giao diện xem báo cáo doanh thu theo tháng 129 42 Giao diện xem báo cáo doanh thu theo nhóm sách 130 Lời cảm ơn Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Tin học Kinh tế - Trường Đại học Kinh tế quốc dân là những người đã trang bị cho em những kiến thức nền tảng và những kinh nghiệm quý báu trong cuộc sống, giúp em đủ tự tin để khẳng định mình trong công việc tại nơi thực tập. Mặt khác, để có thể hoàn thành tốt giai đoạn thực tập này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy Đoàn Quốc Tuấn – người đã tận tình giúp đỡ, chỉ bảo và hướng dẫn em thực hiện báo cáo này, cũng như giúp em định hướng trong việc xác định đề tài thực tập tốt nghiệp. Em cũng xin bày tỏ lòng biết ơn tới ban lãnh đạo công ty Trí tuệ nhân tạo Việt Nam, đặc biệt là anh Nguyễn Mạnh Trường, trưởng phòng lập trình- nơi em thực tập Tuy nhiên, do điều kiện thời gian có hạn, cũng như kiến thức còn hạn chế nên trong báo cáo Chuyên đề thực tập tốt nghiệp này, em không thể tránh được những thiếu sót. Vì vậy, em kính mong nhận được những ý kiến đóng góp, chỉ bảo của các thầy, cô giáo trong khoa, cũng như các cán bộ nhân viên làm việc trong công ty Trí tuệ nhân tạo Việt Nam Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Thị Hạnh Lời mở đầu Người ta chia lịch sử phát triển nhân loại thành ba giai đoạn chính Nền văn minh nông nghiệp Nền văn minh công nghiệp Nền văn minh thông tin Trong mỗi giai đoạn lại có những tổ chức sản xuất phù hợp. Trước giai đoạn văn minh nông nghiệp nền kinh tế chủ yếu dựa trên cơ sở thỏa mãn nhu cầu của từng tập hợp người. Trong nền văn minh nông nghiệp đã bước đầu hình thành các cơ cấu tổ chức sản xuất tuy chưa hẳn mang dáng dấp các doanh nghiệp như hiện nay. Sau khi xuất hiện máy hơi nước và các máy móc thiết bị khác là giai đoạn bước sang nền văn minh công nghiệp với cơ cấu là các doanh nghiệp theo đúng nghĩa của nó. Bắt đầu váo những năm 80 của thế kỷ trước nhân loại bước vào nền văn minh thông tin (nền kinh tế thông tin) với đặc trưng cơ bản là các doanh nghiệp tin học có vai trò đặc biệt quan trọng. Hiện nay, các doanh nghiệp tin học không những chiếm một tỷ lệ lớn trong hệ thống các doanh nghiệp mà còn là nơi tạo ra nguồn doanh thu khổng lồ của thế giới. Chính vì vậy, với tư cách là sinh viên khoa Tin Học Kinh Tế, trường Đại học Kinh tế Quốc dân, em rất mong muốn trong thời gian thực tập sẽ được học tập và rèn luyện trong môi trường năng động và chuyên nghiệp của các doanh nghiệp tin học. Sau một thời gian tìm hiểu và nghiên cứu, em đã lựa chọn được nơi thực tập phù hợp với khả năng và mong muốn của mình. Đó chính là công ty “Trí tuệ nhân tạo Việt Nam - viết tắt là AI) Chương 1: Giới thiệu về Công ty Trí tuệ nhân tạo Việt Nam và định hướng đề tài I. Tổng quan về công ty Trí tuệ nhân tạo Việt Nam (AI) 1. Giới thiệu chung Công ty TNHH Trí Tuệ Nhân Tạo (Artificial Intelligence Co., Ltd) viết tắt là AI được thành lập ngày 24/10/2003 với mục tiêu đem trí tuệ của mình để làm giàu chính đáng cho bản thân và cho xã hội thông qua việc cung cấp các dịch vụ Công nghệ thông tin có uy tín và chất lượng cao. Tên gọi đầy đủ của công ty: Công ty TNHH trí tuệ nhân tạo Việt Nam Tên giao dịch quốc tế: Artificial Intelligence Co., Ltd Tên viết tắt: AI Giám đốc: Ông Hoàng Ngọc Trung Địa chỉ: Tòa nhà CT2B, Lê Đức Thọ, Cầu Giấy, Hà Nội Website: Ngay từ những ngày đầu, với những nỗ lực không ngừng của tập thể cán bộ, nhân viên trong công ty, AI đã khẳng định được vị trí của mình trong cộng đồng CNTT Việt Nam. Chỉ trong một thời gian ngắn, bằng năng lực thực sự, AI đã nhanh chóng làm tăng số lượng khách hàng thường xuyên, được rất nhiều các cơ quan nhà nước cũng như tư nhân khẳng định và thừa nhận năng lực chuyên môn, trong đó có FPT, Vietsoftware, CMC, Toyota Vietnam, VITEC, Bộ Lao động thương binh và xã hội, Đài tiếng nói Việt Nam và một số cơ quan báo chí uy tín… 2. Lĩnh vực kinh doanh Trải qua năm năm xây dựng và trưởng thành, công ty Trí tuệ nhân tạo Việt Nam đã được khách hàng và các đối tác biết đến như là một công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực công nghệ thông tin có uy tín, đáng tin cậy hàng đầu Việt Nam. Công ty Trí tuệ nhân tạo Việt Nam có lĩnh vực kinh doanh rộng, đặc biệt chuyên sâu vào các lĩnh vực tin học và đào tạo nguồn nhân lực. Sản xuất và gia công các sản phẩm phần mềm Đào tạo và hỗ trợ đào tạo Cung cấp các hệ thống phần mềm phục vụ đào tạo Nghiên cứu, phát triển và tư vấn giải pháp công nghệ In ấn, xuất bản tài liệu công nghệ thông tin Cung cấp các dịch vụ trực tuyến Sản xuất, sửa chữa các thiết bị điện, điện tử 3. Mô hình hoạt động 3.1 Trung tâm đào tạo – Tranning Center Trung tâm đào tạo thực hiện và ứng dụng các công nghệ mới nhất vào quá trình giảng dạy của mình. Với đội ngũ giáo viên là những người có trình độ chuyên môn cao, tâm huyết, có nhiều kinh nghiệm, có khả năng xác định những bước đi cần thiết để đảm bảo sự tiến bộ của học viên trong quá trình học và thực hiện tốt mục tiêu đào tạo. 3.2 Trung tâm phát triển phần mềm – Software Development Center Với đội ngũ lập trình viên chuyên nghiệp, có chuyên môn sâu về các công nghệ then chốt, đồng thời vững về quy trình nghiệp vụ, trung tâm phát triển phần mềm tạo ra nhiều sản phẩm phần mềm có tính ứng dụng cao và đem lại giá trị sử dụng đích thực cho nhiều khách hàng trong và ngoài nước. 3.3 Trung tâm phát triển giải pháp – Solution Development Center Trung tâm có nhiệm vụ đưa ra các giải pháp phần mềm toàn diện như phần mềm quản lý và hỗ trợ đào tạo, phần mềm y tế, phần mềm quản lý doanh nghiệp, giải pháp về thương mại điện tử… 3.4 Trung tâm phát triển dịch vụ - Service Development Center Trung tâm phát triển dịch vụ phát triển các giải pháp phần mềm dịch vụ trực tuyến như thi trắc nghiệm ( học trực tuyến ( du lịch ( y tế... với mục tiêu cung cấp cho số lượng lớn người sử dụng lên đến hàng triệu người. 3.5 Trung tâm nghiên cứu – Research Development Center Tìm kiếm và nghiên cứu công nghệ mới nhất để tổng hợp thành bản tin công nghệ AI-TECH-NET hỗ trợ sinh viên và các doanh nghiệp CNTT, giúp họ tiếp cận nhanh nhất với công nghệ mới. Trung tâm xây dựng các chương trình, nội dung đào tạo, nghiên cứu và xây dựng hệ thống chia sẻ tin tức, tài nguyên cho cộng đồng CNTT. 3.6 Trung tâm phát triển nguồn nhân lực – HR Development Center Trung tâm phát triển nguồn nhân lực là chiếc cầu nối giữa sinh viên và các doanh nghiệp trên cả nước. Trung tâm có nhiệm vụ xây dựng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng nhân lực được các doanh nghiệp phần mềm công nhận và hỗ trợ, đồng thời xây dựng quy trình tuyển chọn nhân lực hỗ trợ các doanh nghiệp CNTT và quy trình giới thiệu việc làm, thực tập hỗ trợ cho sinh viên CNTT. 4. Cơ cấu tổ chức và chức năng của công ty 4.1 Cơ cấu tổ chức Với phương châm tổ chức gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả, trong những năm vừa qua, Công ty Trí tuệ nhân tạo Việt Nam không ngừng đổi mới và hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình để đưa ra một mô hình hợp lý nhất nhằm đạt được mục tiêu “phục vụ khách hàng một cách tốt nhất”. Các phòng ban trong công ty được tổ chức theo sự chuyên môn hóa cao để phù hợp với sự phát triển, lớn mạnh của mình và hơn thế là để phục vụ khách hàng tốt hơn cũng như cạnh tranh hơn. Cơ cấu tổ chức của công ty được khái quát trong sơ đồ sau: Phòng nghiên cứu và đào tạo Phòng nghiên cứu đào tạo là phòng nghiệp vụ có chức năng nghiên cứu, tìm hiểu về các công nghệ tiên tiến trên thế giới để biến nó thành của mình. Sau đó sẽ đưa vào ứng dụng thực tế và giảng dạy cho học viên của công ty. Phòng nghiên cứu và đào tạo bao gồm hai bộ phận: Bộ phận nghiên cứu - Research Bộ phận đào tạo - Trainning Phòng hỗ trợ và phát triển nguồn nhân lực Phòng hỗ trợ và phát triển nguồn nhân lực là phòng nghiệp vụ có chức năng phát triển nguồn nhân lực đồng thời cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao cho các công ty khác trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh là phòng nghiệp vụ có chức năng tiếp thị, quảng cáo các sản phẩm phần mềm, đồng thời tìm kiếm khách hàng và đối tác cho công ty. Phòng tài chính kế toán Phòng tài chính kế toán là nơi tiến hành mọi hoạt động về kế toán, tài chính. Đồng thời cũng là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc giám đốc công ty trong công tác kế hoạch hoá, báo cáo thống kê, đầu tư xây dựng cơ bản và kế hoạch phát ttriển sản phẩm và thị trường. Phòng công nghệ Phòng công nghệ là phòng nghiệp vụ có chức năng hỗ trợ về công nghệ cho toàn bộ các phòng ban của công ty. Đồng thời đảm bảo cho hệ thống mạng, máy tính và các thiết bị liên quan khác hoạt động tốt, không ảnh hưởng tới quy trình sản xuất phần mềm của công ty. Phòng phần mềm Phòng phần mềm là phòng nghiệp vụ có chức năng gia công, chế tác các sản phẩm phần mềm phục vụ kinh doanh. Phòng phần mềm là một trong những phòng chức năng quan trọng nhất, là bộ khung hoạt động của toàn bộ công ty. Phòng phần mềm có 6 bộ phận: Bộ phận phát triển giải pháp – Solution Developing Bộ phận phân tích thiết kế - Analysis & Designing Bộ phận lập trình – Programming & Developing Bộ phận kiểm soát chất lượng - SQA Bộ phận triển khai và hỗ trợ khách hàng – Deploy & Customer Support Bộ phận thiết kế đồ hoạ - Graphical Designer Phòng điện tử Phòng điện tử là phòng nghiệp vụ thực hiện chức năng sửa chữa thiết bị điện, điện tử phục vụ cho quân sự và dân sự. Phòng tư vấn và tuyển sinh Phòng tư vấn và tuyển sinh là phòng nghiệp vụ thực hiện chức năng tư vấn và đưa ra các giải pháp về nhân lực cho khách hàng. Và hằng năm tổ chức các đợt tuyển sinh, nhằm thu hút sinh viên đến học tập và nghiên cứu tại công ty để bổ sung thêm nguồn nhân lực của mình cũng như cung cấp nhân lực cho các công ty khác 4.2 Chức năng, nhiệm vụ Các chức năng và nhiệm vụ của công ty là: Chịu trách nhiệm nộp các loại thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của luật pháp Chịu trách nhiệm trước nhà nước về hoạt động kinh doanh của công ty Đảm bảo quyền lợi và phúc lợi đối với nhân viên trong công ty Cung cấp các dịch vụ và sản phẩm phần mềm chất lượng cao đến tay khách hàng Cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao cho xã hội Đảm bảo sự phát triển ổn định và bền vững của công ty 4.2.1 Phòng nghiên cứu và đào tạo Công ty trí tuệ nhân tạo Việt Nam ra đời với mong muốn trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin tại Việt Nam. Quan điểm của công ty là “không chạy theo công nghệ mà đón đầu công nghệ”. Chính vì vậy, bên cạnh hoạt động kinh doanh thì công tác nghiên cứu và đào tạo cũng là một mảng quan trọng không thể thiếu trong toàn bộ hoạt động của công ty Phòng nghiên cứu và đào tạo có chức năng nghiên cứu những công nghệ mới nhất phục vụ cho đào tạo và sản xuất phần mềm bằng cách chuyển hoá những công nghệ tiên tiến của thế giới thành công nghệ của mình đồng thời ứng dụng nó vào thực tế nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc. Phòng nghiên cứu và đào tạo có chức năng và nhiệm vụ: Nghiên cứu các công nghệ mới nhất từ các nước trên thế giới Cung cấp kiến thức về công nghệ cho sinh viên và những người làm việc trong lĩnh vực công nghệ thông tin Tổng hợp các thông tin thu được thành bản tin công nghệ :AI-TECH-NET để chuyển tới những người muốn tìm hiều Xây dựng các chương trình, nội dung đào tạo để thực hiện đào tạo sinh viên và những người có nhu cầu Tạo ra các tài liệu nghiên cứu để cung cấp cho các tổ chức đào tạo các doanh nghiệp công nghệ thông tin Xây dựng hệ thống chia sẻ tin tức, tài nguyên cho cộng đồng công nghệ thông tin. Ứng dụng các công nghệ mới nhất vào trong quá trình giảng dạy của mình 4.2.2 Phòng hỗ trợ và phát triển nguồn nhân lực Với sự phát triển như vũ bão trong ngành công nghệ thông tin như hiện nay thì nhu cầu về nhân lực công nghệ thông tin đang là một trong những vấn đề được đặt lên hàng đầu. Tuy nhiên thực tế cho thấy, mặc dù số lượng sinh viên tốt nghiệp từ các ngành công nghệ thông tin không phải là ít, nhưng hầu hết khi nhận vào làm việc các công ty đều phải đào tạo lại từ đầu. Việc đó lãng phí rất nhiều thời gian và tiền bạc của xã hội. Chính vì vậy với sự ra đời của phòng hỗ trợ và phát triển nguồn nhân lực, Công ty Trí tuệ nhân tạo Việt Nam muốn đem tâm huyết và sức lực của mình để làm chiếc cầu nối giữa sinh viên và các doanh nghiệp Phòng hỗ trợ và phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin ra đời có nhiệm vụ: Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng nhân lực được các doanh nghiệp phần mềm trong nước công nhận và hỗ trợ Xây dựng quy trình tuyển chọn nhân lực Hỗ trợ các doanh nghiệp công nghệ thông tin và quy trình giới thiệu việc làm, thực tập hỗ trợ sinh viên công nghệ thông tin 4.2.3 Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh là phòng nghiệp vụ có vị trí rất quan trọng trong công ty, và cũng là phòng mà bất kỳ công ty nào khi xây dựng cũng cần có. Đối với công ty, phòng kinh doanh có ảnh hưởng thực sự đáng kể tới sự tồn tại và phát triển của công ty. Các nhiệm vụ và chức năng cụ thể của phòng kinh doanh là: Nghiên cứu, xây dựng các chiến lược kinh doanh của công ty theo tháng, quý và năm Là đầu mối nghiên cứu thị trường và khách hàng: Tổ chức thực hiện các chương trình tiếp thị sản phẩm cũng như tìm kiếm khách hàng mới của công ty. Là đầu mối thu thập thông tin về các hoạt động của công ty, các chương trình kế hoạch cũng như tiến độ thực hiện các dự án. Tổ chức nghiên cứu, xây dựng đề án triển khai các sản phẩm, dịch vụ mới. Chủ trì lập các dự án đầu tư, báo cáo nghiên cứu khả thi để Giám đốc xem xét quyết định. Định kỳ phân tích, đánh giá, rút kinh nghiệm, đề xuất các giải pháp để nâng cao hiều quả từng mặt công tác, hoàn thiện quy trình nghiệp vụ. 4.2.4 Phòng tài chính kế toán Cũng giống như phòng kinh doanh, phòng kế toán cũng đóng một vai trò đăc biệt trong công ty. Tuy không trực tiếp tạo ra doanh thu cho công ty, nhưng phòng kế toán lại không thể thiếu được vì nó cần thực hiện các nhiệm vụ sau: Thực hiện công tác hạch toán kế toán các hoạt động của công ty theo quy định của Thống đốc Ngân hàng nhà nước và pháp luật hiện hành Lập bảng cân đối kế toán, và các báo cáo tài chính. Đồng thời xây dựng và trình giám đốc công ty ban hành các quy định, chế độ, quy trình nghiệp vụ về hạch toán kế toán áp dụng tại công ty. Phối hợp với phòng kinh doanh để xây dựng các kế hoạch tài chính định kỳ cho công ty. Phân tích hiệu quả kinh tế tài chính, khả năng sinh lời của các hoạt động kinh doanh. Tham mưu cho giám đốc các công việc liên quan đến phân phối lợi nhuận, sử dụng các quỹ, phân phối tiền lương. 4.2.5 Phòng công nghệ AI là một công ty chuyên sản xuất phần mềm ứng dụng trên Web cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Do vậy các trang thiết bị phải luôn đảm bảo hoạt động tốt và đáp ứng được nhu cầu đặt ra. Chỉ cần một hỏng hóc nhỏ cũng ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ hoạt động của công ty. Do đó phòng công nghệ ra đời với các chức năng và nhiệm vụ cụ thể như sau: Hỗ trợ về công nghệ cho tất cả các bộ phận trong công ty Đảm bảo cho hệ thống các thiết bị điện tử trong công ty hoạt động tốt Đảm bảo công ty luôn được tiếp cận với những công nghệ tiên tiến nhất 4.2.6 Phòng phần mềm Với mong muốn đem những ưu thế vượt trội của CNTT thay thế các thao tác nghiệp vụ thủ công, tiếp cận các phương pháp quản lý hiện đại nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất và kinh doanh vì vậy đội ngũ nhân viên phần mềm của AI không ngừng cải thiện và nâng cao trình độ, đưa ra những giải pháp và hướng phát triển mới đối với các sản phẩm phần mềm của mình nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Bằng khả năng kết hợp hoàn hảo giữa tri thức và công nghệ hiện đại, AI tự tin đem đến cho khách hàng những giá trị sử dụng đích thực. Học tập, nghiên cứu và ứng dụng các công nghệ tiên tiến của thế giới vào quy trình sản xuất phần mềm tin học Xây dựng kế hoạch chiến lược phát triển các sản phẩm phần mềm tin học Triển khai các dự án về công nghệ thông tin của công ty Lưu trữ, quản lý và bảo mật các dữ liệu thông tin Quản lý, khai thác và phát triển các dịch vụ tin học của công ty Hướng dẫn và đào tạo sinh viên thực tập tại công ty 4.2.7 Phòng điện tử AI không giống như những công ty phần mềm thông thường. Ngoài việc sản xuất các sản phẩm phần mềm phục vụ cho các doanh nghiệp, công ty còn có một đội ngũ nhân viên chuyên về chế tác và sửa chữa các thiết bị phần cứng. Với mong muốn có thể tự lực trong các lĩnh vực khác nhau, do đó phòng điện tử đã ra đời với các chức năng và nhiệm vụ: Tìm hiểu, nghiên cứu các công nghệ điện tử mới Chế tác các thiết bị điện tử phục vụ cho bản thân công ty Nghiên cứu và chế tạo các thiết bị điện tử phục vụ cho quân sự và dân sự Cung cấp và sửa chữa các thiết bị điện tử trong lĩnh vực công nghệ thông tin 4.2.8 Phòng tư vấn và tuyển sinh Một trong những thế mạnh của AI mà các công ty khác không thể có được, đó là khả năng cung ứng nguồn nhân lực cho các doanh nghiệp khác. Để có thể làm được điều đó, AI đã xây dựng phòng tư vấn và tuyển sinh nhằm với nhiệm vụ: Tư vấn đào tạo nhân lực cho các doanh nghiệp khác Tư vấn tuyển dụng Hỗ trợ tuyển dụng trực tuyến Lên các kế hoạch tuyển sinh Xây dựng các quy trình tuyển sinh chuẩn Tư vấn nghề nghiệp cho sinh viên 5. Đội ngũ nhân viên AI có một dội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động, giỏi về chuyên môn - vững về quy trình kết hợp với kinh nghiệm thực tế thông qua nhiều dự án lớn. Chính vì vậy mà AI luôn nhận được sự ủng hộ và tín nhiệm của nhiều bạn bè trong và ngoài nước trong các dự án xây dựng và gia công phần mềm. Với đội ngũ nhân viên ban đầu chỉ có 4 thành viên, hiện nay AI đã trở thành một công ty không những có uy tín mà còn có một đội ngũ nhân viên đông đảo. 6. Các sản phẩm chính và quan hệ đối tác 6.1 Các sản phẩm và dịch vụ chính của công ty 6.1.1 Dịch vụ Dịch vụ đào tạo và cung ứng nguồn nhân lực CNTT Hàng năm AI tiến hành đào tạo hàng nghìn sinh viên công nghệ thông tin năm cuối của rất nhiều trường đai học. Nhờ vậy mà AI không những đã cung cấp một lượng lao động đông đảo mà còn có chuyên môn và chất lượng cao cho các doanh nghiệp và công ty trong cả nước. Dịch vụ đào tạo trực tuyến Với mong muốn đem tri thức đến cho toàn xã hội, AI đã không ngừng nghiên cứu và tìm cách hỗ trợ những người không có khả năng đi học, nhưng lại có lòng đam mê học hành bằng dịch vụ “Đào tạo trực tuyến”. Được sự hỗ trợ về công nghệ (Rich Media) từ phía đối tác Brainsonic của Pháp, mà dịch vụ đào tạo trực tuyến của AI đã khẳng định được vị trí của mình trên thị trường công nghệ thông tin. Dịch vụ tư vấn giải pháp Dịch vụ truyền thông ứng dụng giải pháp Rich Media và WebTV của Brainsonic (Pháp) Dịch vụ du lịch 6.1.2 Phần mềm Hệ thống các phần mềm giáo dục – đào tạo Phần mềm quản lý đào tạo. Học trực tuyến và thi trực tuyến. Thư viện điện tử. Hệ thống các phần mềm y tế Từ điển y học. Hệ chuyên gia y học. Hệ thống phàn mềm giành cho các doanh nghiệp, nhà hàng, khách sạn Hệ thống quản lý nhân sự. Hệ thống quản lý hoạt động doanh nghiệp. Hệ thống chăm sóc khách hàng. Hệ thống quản lý khách sạn. Hệ thống phần mềm thương mại điện tử Cổng thông tin công nghệ thông tin Sàn giao dịch thương mại điện tử cho các doanh nghiệp Website cho doanh nghiệp. Giải pháp quản lý doanh nghiệp trên môi trường Web Phần mềm phục vụ các hoạt động của chính phủ Website báo thanh tra chính phủ 6.1.3 Giải pháp tích hợp Giải pháp phần mềm Giải pháp tích hợp hệ thống Giải pháp đào tạo 6.2 Quan hệ đối tác của công ty 6.2.1 Hợp tác trong nước AI được ươm tạo tại trung tâm ươm tạo doanh nghiệp chất lượng cao HBI, thuộc khu công nghệ cao Hòa Lạc Hợp tác với đài tiếng nói VOV để xây dựng giải pháp “Trường học tiếng việt trực tuyến” cho người nước ngoài và công đồng người Việt sinh ra tại nước ngoài Cung cấp nhân lực với các công ty phần mềm lớn và uy tín trong nước như FPT Software, CMC, Vietsoftware, Luvina... AI hợp tác với VITEC để xây dựng và phát triển hệ thống sát hạch công nghệ thông tin chuẩn quốc gia. Là đơn vị được Tổng cục du lịch Việt Nam lựa chọn trong việc xây dựng và triển khai kênh truyền hình du lịch trên Internet để quảng bá hình ảnh Việt Nam Hợp tác với Tổng cục du lịch Việt Nam, các tổ chức du lịch, khách sạn, nhà hàng trong việc xây dựng và triển khai dự án “Hỗ trợ phát triển du lịch Việt Nam” 6.2.2 Hợp tác quốc tế AI được coi là đối tác vàng và chính thức trở thành đại diện của hãng truyền thông Brainsonic của Pháp để triển khai giải pháp Rich Media và WebTV tại thị trường Châu Á. AI cũng hợp tác với đại sứ quán Đức trong việc xây dựng và triển khai cổng thông tin Công nghệ thông tin Hợp tác với tổ chức du lịch Hà Lan là U.I.T và công ty Nhật Bản I-R trong việc xây dựng và triển khai dự án “Cổng thông tin du lịch” Hợp tác đào tạo từ xa với trường Đại học Drenthe của Hà Lan II. Về phòng phần mềm và định hướng đề tài 1. Cơ cấu tổ chức và chức năng của các bộ phận trong phòng phần mềm Phòng phần mềm gồm có năm bộ phận chính, các bộ phận này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, tạo nên một hệ thống thống nhất. Bộ phận phát triển giải pháp – Solution Developing Bộ phận này sẽ đưa ra các giải pháp phần mềm toàn diện như: Phần mềm quản lý đào tạo và hỗ trợ đào tạo Phần mềm y tế Phần mềm quản lý doanh nghiệp Các ứng dụng thương mại điện tử Bộ phận phân tích thiết kế - Analysis & Designing Bộ phận phân tích và thiết kế sẽ thực hiện công việc phân tích và thiết kế các dự án của khách hàng, đưa ra giải pháp phù hợp, đồng thời đề xuất các phương án tốt nhất để hỗ trợ khách hàng trong việc xác định yêu cầu và mục tiêu của dự án. Bộ phận lập trình – Programming & Developing Đây là một trong những bộ phận khá quan trọng trong phòng phần mềm, tiến hành thực hiện xây dựng phần mềm dựa trên bản vẽ thiết kế đã có sẵn từ bộ phận phân tích thiết kế. Với đội ngũ lập trình viên chuyên nghiệp, có chuyên môn sâu về các công nghệ then chốt đồng thời vững về qui trình nghiệp vụ, công ty đã tạo ra nhiều sản phẩm phần mềm có tính ứng dụng cao và có giá trị sử dụng đích thực cho nhiều khách hàng trong nước và nước ngoài. Bộ phận kiểm soát chất lượng - SQA Bộ phận kiểm soát chất lượng sẽ tiến hành kiếm soát quá trình xây dựng phần mềm một cách toàn diện và chặt chẽ nhằm chuyển giao cho khách hàng những sản phẩm phần mềm có chất lượng cao. Đây là công việc rất quan trọng của quá trình sản xuất phần mềm. Bộ phận triển khai và hỗ trợ khách hàng – Deploy & Customer Support Bộ phận triển khai và hỗ trợ khách hàng có chức năng triển khai, bảo trì và hỗ trợ khách hàng, đồng thời đảm bảo đưa sản phẩm phần mềm đến với khách hàng nhanh nhất, đáp ứng các nhu cầu thay đổi của khách hàng một cách nhanh chóng. Bộ phận thiết kế đồ họa - Graphical Designer Với đội ngũ thiết kế đồ họa chuyên nghiệp, bộ phận thiết kế đồ hoạ có chức năng cung cấp cho khách hàng những sản phẩm phần mềm có giao diện hiện đại và ấn tượng, phù hợp với môi trường hoạt động của phần mềm. 2. Định hướng đề tài 2.1 Thực trạng hoạt động của nhà xuất bản trường đại học Kinh tế Quốc dân 2.1.1 Giới thiệu chung về nhà xuất bản Là một đơn vị thuộc trường ĐH KTQD với 3 chức năng chính: xuất bản, in ấn và phát hành sách NXB gồm ba bộ phận nghiệp vụ chính: Cửa hàng sách Kho lưu trữ Nhà in Các hoạt động của NXB: QL xuất bản QL quy trình in ấn QL Kho QL bán sách 2.1.2 Quy trình hoạt động của nhà xuất bản Bản thảo từ các các khoa, bộ môn hay tác giả, đầu tiên sẽ được đem đến cho phòng biên tập chế bản. Tại đây người ta sẽ tiến hành biện tập và chế bản . Bản thảo sau khi qua phòng kế hoạch và phát hành sẽ phải có được quyết định xuất bản, lúc này ban giám đốc của nhà xuất bản sẽ đưa ra quyết định xuất bản đầu sách đó, với số lượng là bao nhiêu, trong thời gian như thế nào. Quyết định này cùng với bản thảo sẽ được đem đến xưởng in. Sách từ xưởng in và từ các nhà xuất bản khác trước khi đem đi phát hành thì đều phải trải qua một quá trình kiểm tra, sau đó thông qua phòng phát hành để biết được kế hoạch phát hành như thế nào. Cuối cùng sách được đem đến kho sách để cất giữ. Khi cần xuất bán buôn hoặc cừa hàng cần thì sách sẽ được xuất từ kho đi. 2.1.3 Thực trạng hoạt động của nhà xuất bản Thực trạng hoạt động Qua quan sát và tìm hiểu thực tế hoạt động của NXB đại học Kinh Tế Quốc Dân, em thấy hoạt động quản lý kho và thống kê lượng sách bán ra trong ngày vẫn còn là thù công và tin học hoá không đồng bộ. Cho nên việc phản ánh lượng sách bán ra trong ngày với số lượng là bao nhiêu, doanh thu trong từng ngày thế nào đối với mỗi đầu sách, cũng như toàn bộ nhà sách chưa phản ánh kịp thời để lên báo cáo. Bên cạnh đó, việc bộ phận kế toán thực hiện kế toán thủ công cũng làm cho việc lên báo cáo bị chậm trễ trong nhiều tuần thậm chí là trong vài tháng. Có thể thấy hiện tại việc cả ba bộ phận: kho, cửa hàng và kế toán vẫn tiến hành theo cách thủ công, tin học hoá không đồng bộ và chưa có sự liên kết giữa các bộ phận làm cho hoạt động của NXB luôn trong tình trạng thụ động. Yêu cầu đặt ra với nhà xuât bản Hiện nay, do sự phát triển của NXB Đại Học Kinh Tế Quốc Dân nên cần có sự thay đổi trong quy trình hoạt động của NXB. Các vấn đề đặt ra hiện tại mà NXB đang phải đối mặt như sau : Phải liên kết các bộ phận lại với nhau mà cụ thể là ứng dụng Client/Server trong hệ thông mạng LAN của NXB Chuyển đổi hoạt động bán hàng từ thủ công sang bán hàng có sử dụng cập nhật tự động. Cụ thể ở đây là ứng dụng công nghệ của máy đọc mã vạch vào việc bán sách vì hiện tại nhà xuất bản đã có hệ thống in mã vạch và máy đọc mã vạch mặc dù chưa có phần mềm để sử dụng. Quản lý hoạt động bán hàng theo hai cấp là bán lẻ tại cửa hàng và bán buôn. Trong đó bán buôn ta có sử dụng chiết khấu thanh toán khác nhau cho từng đối tượng cụ thể. Quản lý kho một cách tôi ưu kể cả trong kho của cửa hàng và kho của NXB. Tức là phải đáp ứng được các yêu cầu về báo cáo hàng tồn kho định kỳ cũng như bất thường của ban giám đốc một cách nhanh chóng và chính xác. Đề xuất ý kiến Căn cứ vào các vấn đề đặt ra trong quá trình hoạt động của nhà xuất bản, em thấy cần phải xây dựng một Hệ thống thông tin phục vụ cho việc bán hàng và lưu kho tại nhà xuất bản dựa trên ứng dụng công nghệ mã vạch. Theo đó hệ thống sẽ đáp ứng được các vấn đề đưa ra là : liên kết các bộ phận dựa trên ứng dụng Client/Server, cập nhật dữ liệu tự động bằng mã vạch, trợ giúp công tác quản lý bán hàng và lưu kho… Khi hệ thống được triển khai, hoạt động bán hàng và quản lý kho sẽ được thực hiện một cách tự động thông qua việc sử dụng máy đọc mã vạch. Bên cạnh đó do có sự liên kêt giữa các bộ phận nên ban giám đốc có thể nhận được báo cáo chính xác về tình trạng bán hàng và số lượng sách còn tồn trong kho tại bất cứ thời điểm nào, như vậy có thể trợ giúp đắc lực cho việc ra quyết định của ban giám đốc. Hơn nữa, do việc bán hàng và quản lý kho sử dụng mã vạch cũng làm giảm thời gian làm việc thủ công và độ chính xác trong công việc được cải thiện đáng kể. Ngoài ra hệ thống còn giúp cho khách hàng có được sự hỗ trợ hợp lý, đối với người mua lẻ sẽ được phục vụ bằng phong cách bán hàng hiện đại, đối với khách buôn sẽ được tính chiết khấu tự động. Có thể nói lợi ích của hệ thống là rất to lớn, phục vụ đắc lực cho sự phát triển của nàh xuất bản. 2.2 Nhu cầu của công ty Trong thời kỳ Việt Nam gia nhập WTO như hiện nay, thì nền kinh tế thị trường sẽ càng trở nên sôi động. Các cửa hàng có xu hướng ngày càng mở rộng quy mô. Khi đó các giao dịch sẽ tăng lên nhanh chóng, khiến cho người quản lý không thể nào tính toán thủ công mà cần được sự hỗ trợ của tin học hoá. Mặt khác khi các giao dịch quá nhiều thì công tác nhập liệu cũng gặp khó khăn. Vấn đề đặt ra là làm sao vừa giải quyết được khó khăn của công tác nhập liệu, vừa trợ giúp người quản lý tính toán đưa ra được các con số chính xác, trong thời gian nhanh nhất. Đây không phải là vấn đề được đặt ra cho một cửa hàng cụ thể nào đó mà là vấn đề chung cho hầu hết các cửa hàng hiện nay. Đặc biệt đối với các siêu thị, hệ thống giao dịch rất lớn, yêu cầu về tốc độ xử lý nhanh và tránh nhầm lẫn. Mặt khác, trong giai đoạn hiện nay khi nề kinh tế phát triển như vũ bão, thì hệ thống các cửa hàng và siêu thị cũng mọc lên nhanh chóng. Điều này mở ra một thị trường kinh doanh rộng lớn cho công ty. Xuất phát từ lý do đó mà công ty muốn phát triển một giải pháp phần mềm có thể triển khai ứng dụng tại các cửa hàng và siêu thị vừa và nhỏ trên cả nước. Phần mềm này sẽ trợ giúp công tác nhập liệu và lên báo cáo cho người dùng theo ngày, tháng, quý , năm. 2.3 Định hướng đề tài 2.3.1 Định hướng đề tài Từ thực tế hoạt động của nhà xuất bản trường đại học Kinh tế Quốc dân và nhu cầu xây dựng giải pháp phần mềm cho các cửa hàng và siêu thị trên cả nước của công ty. Em xin chọn đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán sách và lưu kho bằng máy đọc mã vạch tại Nhà xuất bản trường đại học Kinh tế Quốc dân” 2.3.2 Phạm vi ứng dụng của đề tài Đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán sách và lưu kho bằng máy đọc tại nhà xuất bản của trường đại học Kinh tế Quốc dân” sẽ được ứng dụng và triển khai ngay tại nhà xuất bản của trường đại học Kinh tế Quốc dân. Ngoài ra công ty trí tuệ nhân tạo cũng muốn triển khai phần mềm tại một số cửa hàng, siêu thị có sử dụng máy đọc mã vạch và đang có nhu cầu tin học hóa công tác quản lý của họ. Chương 2: Cơ sở lý luận và ngôn ngữ sử dụng để nghiên cứu đề tài I Cơ sở lý luận về CSDL và Hệ thống thông tin Quản lý 1 Cơ sở lý luận về CSDL 1.1 Khái niệm CSDL và Hệ quản trị CSDL CSDL CSDL là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thông tin thứ cấp (băng, đĩa từ, usb..), để có thể thỏa mãn nhu cầu khai thác thông tin của nhiều người sử dụng, hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục đích khác nhau. Việc sử dụng CSDL sẽ đem đến cho chúng ta một số lợi ích như: Giảm sự trùng lặp thông tin đến mức thấp nhất và do đó sẽ đảm bảo được tính toàn vẹn và nhất quán của dữ liệu. Đảm bảo cho việc truy suất dữ liệu theo những cách khác nhau Trợ giúp khả năng chia sẻ thông tin cho nhiều người dùng và nhiều chương trình ứng dụng khác nhau Hệ quản trị CSDL Hệ quản trị CSDL là những chương trình phần mềm máy tính điện tử cho phép người dùng: Lưu trữ dữ liệu theo một cách thống nhất Tổ chức dữ liệu thành các bản ghi theo một cách thống nhất Truy suất dữ liệu theo một cách thống nhất Các chương trình ứng dụng không nhận được dữ liệu cần thiết trực tiếp từ thiết bị nhớ điện tử. Trước hết, nó đặt yêu cầu truy cập dữ liệu từ Hệ quản trị CSDL, sau đó Hệ quản trị CSDL sẽ tiến hành tìm kiếm dữ liệu từ CSDL bằng cách sử dụng từ điển dữ liệu và gửi trả dữ liệu tìm được cho chương trình ứng dụng. Các chương trình ứng dụng sẽ sắp xếp các mục dữ liệu tìm được theo một khuôn mẫu báo cáo định trước. Như vậy, Hệ quản trị CSDL hoạt động như một trung gian giữa CSDL và chương trình ứng dụng NSD NSD Chương trình ứng dụng Chương trình ứng dụng Hệ quản trị CSDL CSDL Quan hệ giữa Chương trình ứng dụng, Hệ quản trị CSDL và CSDL Hệ CSDL Hệ CSDL là một phần mềm cho phép xây dựng một Hệ quản trị CSDL 1.2 Kiến trúc một Hệ CSDL Một CSDL được phân thành các mức khác nhau. Ở đây có thể xem như chỉ có một CSDL đơn giản và có một hệ phần mềm QTCSDL. Phần CSDL vật lý (mức vật lý): Là các tệp dữ liệu theo một cấu trúc nào đó được lưu trên các thiết bị nhớ thứ cấp (như đĩa từ, băng từ, ... ) CSDL mức khái niệm: Là một sự biểu diễn trừu tượng của CSDL vật lý (còn có thể nói tương đương: CSDL mức vật lý là sự cài đặt cụ thể của CSDL mức khái niệm). Các khung nhìn (view): Là cách nhìn, là quan niệm của từng người sử dụng đối với CSDL mức khái niệm. Sự khác nhau giữa khung nhìn và mức khái niệm thực chất là không lớn. 1.3 Lược đồ và mô hình dữ liệu Thể hiện của CSDL (INSTANCE) Khi CSDL đã được thiết kế, người ta thường quan tâm tới “Bộ khung” hay còn gọi là “Mẫu” của CSDL. Dữ liệu có trong CSDL gọi là thể hiện của CSDL, mặc dù khi dữ liệu thay đổi trong một chu kỳ thời gian nào đó thì “Bộ khung” của CSDL vẫn không thay đổi. CSDL luôn thay đổi mỗi khi thông tin được thêm vào hay bị xoá đi. Tập hợp các thông tin lưu trữ trong CSDL tại một thời điểm nào đó được gọi là một thể hiện của CSDL. Lược đồ của CSDL (Scheme) Thiết kế tổng quan của CSDL được gọi là lược đồ (hay sơ đồ) của CSDL. Lược đồ của CSDL ít khi bị thay đổi. Trong một ngôn ngữ lập trình, nó tương ứng với các tập định nghĩa của các kiểu dữ liệu (kiểu mẫu tin, kiểu bảng, …). Thường “ Bộ khung” của CSDL bao gồm một số danh mục hoặc chỉ tiêu hoặc một số kiểu của các thực thể trong CSDL. Giữa các thực thể có mối quan hệ nào đó với nhau. Ở đây sử dụng thuật ngữ “Lược đồ” để thay thế cho khái niệm “ Bộ khung”. Lược đồ khái niệm và mô hình dữ liệu Lược đồ khái niệm là sự biểu diến thế giới thực bằng một loạt ngôn ngữ phù hợp. Hệ quản trị CSDL cung cấp ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu (Data definition language) đề xác định lược đồ khái niệm. Đây là một ngôn ngữ bậc cao, có khả năng mô tả lược đồ khái niệm bẳng cách biểu diễn của mô hình dữ liệu. Ví dụ, mô hình dữ liệu phù hợp là một đồ thị có hướng, trong đó các đỉnh biểu diễn mối quan hệ giữa các thực thể, các cạnh của đồ thị biểu diễn mối quan hệ giữa các thực thể. Trên thực tế có nhiều loại mô hình dữ liệu, nhưng nhìn chung có ba loại mô hình cơ bản: (1) Mô hình phân cấp (Hierachical Model) Mô hình phân cấp dữ liệu là một cây, trong đó các nút biểu diễn các tập thực thể, giữa các nút con và nút cha được liên hệ theo một mối quan hệ xác định. Điểm nổi bật trong các thủ tục truy xuất đến một đối tượng trong mô hình phân cấp là đường dẫn đi từ gốc đến phần tử cần xét trong cây phân cấp.Mô hình phân cấp khá phù hợp với những hình thức tổ chức phân cấp trong xã hội. Thường gặp trong các hệ thống máy tính là mô hình quản lý thư mục Mô hình lưới (Network Model) Mô hình dữ liệu kiểu lưới là mô hình cho phép dùng một mô hình đồ thị trực tiếp và đơn giản cho dữ liệu. Mô hình lưới và mô hình phân cấp nói chung là khá bất tiện cho lưu trữ và khai thác xử lý bởi vì toạ độ các điểm, một số cạnh phải lưu trữ nhiều lần v..v.. gây nên sự dư thừa dữ liệu. Ngoài ra, hệ thống còn phải cần lưu trữ một số lớn các con trỏ móc nối gây nên phức tạp trong quá trình cập nhật, biến đổi dữ liệu, đặc biệt khi thêm bớt một cạnh hoặc một một đỉnh nào đó. Mô hình quan hệ (Relational Model) Mô hình này dựa trên cơ sở khái niệm lý thuyết tập hợp của các quan hệ, tức là tập các K - bộ với K cố định. Thuận lợi của mô hình quan hệ là được hình thức hoá toán học chặt chẽ do đó các xử lý, thao tác với dữ liệu là dễ dàng, có tính độc lập dữ liệu cao. Cấu trúc dữ liệu đơn giản mềm dẻo trong xử lý và dễ dàng cho người sử dụng. Đặc biệt các phép tính cập nhật dữ liệu cho mô hình quan hệ nói chung là ít phức tạp hơn nhiều so với các mô hình khác. Một cách đơn giản hơn có thể hiểu mối quan hệ là một bảng 2 chiều tệp độc lập, trong đó mỗi cột (trường) là một thuộc tính, mỗi hàng (bộ) là một đối tượng. Trong 3 loại mô hình nêu trên thì mô hình quan hệ có nhiều ưu điểm và được nhiều người quan tâm hơn cả. Bởi lẽ, mô hình dữ liệu quan hệ có tính độc lập rất cao, lại dễ dàng sử dụng. Điều quan trọng hơn cả, mô hình quan hệ được hình thức hoá toán học tốt, do đó được nghiên cứu, phát triển và cho được nhiều kết quả lý thuyết cũng hư ứng dụng trong thực tiễn. Trên cơ sở mô hình dữ liệu quan hệ, đến nay đã phát triển thêm một số loại mô hình khác nhằm mô tả và thể hiện thế giới thực một cách chính xác và phù hợp hơn như mô hình quan hệ thực thể (Entily Relationship model), mô hình dữ liệu hướng đối tượng (Object Oriented Model) 1.4 Các thuộc tính cần có và các yêu cầu đặt ra đối với một Hệ quản trị CSDL 1.4.1 Các thuộc tính cần có của một Hệ quản trị CSDL Để thể hiện được vai trò quan trọng, Hệ quản trị CSDL của một tổ chức cần có các thuộc tính sau Thuộc tính Giải thích Chia sẻ được Sẵn sàng để nhiều người có thể tiếp cận cùng một lúc Vận chuyển được Dễ dàng chuyển đến cho người ra quyết định Bảo mật Có khả năng ngăn ngừa sự phá hoại và không cho những người không có thẩm quyền dùng Chính xác Có nội dung phản ánh đúng sự thực, và đáng tin cậy Kịp thời Phản ánh thực tế hiện thời và được cập nhật thường xuyên Phù hợp Thích hợp, cần thiết cho các quyết định Chia sẻ được Mỗi cơ quan đều có rất nhiều người ra quyết định. Có nhiều trường hợp, nhiều người cùng yêu cầu tìm kiếm những dữ liệu như nhau vào cùng một lúc. Chẳng hạn, trong một ngân hàng lớn, một hiện tượng thường xảy ra là hai đại diện khách hàng cùng muốn biết các mức lãi suất quy định mới nhất cho những khoản tiền gửi. Chính vì vậy, các cơ quan thường sử dụng hàng loạt các phương pháp khác nhau để giải quyết nhu cầu về khả năng chia sẻ dữ liệu. Sự thành công của các phương pháp này phụ thuộc rất nhiều vào mức biến động của dữ liệu. Với những dữ liệu ít biến động, người ta thường in ra, đóng thành sách để phân phát đến người dùng. Tuy nhiên, trong sự phát triển như vũ bão của nền kinh tế thị trường như hiện nay, dữ liệu biến động theo từng ngày, từng giờ. Điều này đặt những yêu cầu mới cho việc quản trị CSDL, làm sao đảm bảo tính chia sẻ được của CSDL nhưng cũng không bỏ qua tính thời điểm của nó. Vận chuyển được Dữ liệu không chỉ được lưu trữ trong kho mà nó thường xuyên được chuyển tới những người ra quyết định trong tổ chức. Vì vậy, cần có những phương tiện truyền đưa dữ liệu từ kho chứa tới người ra quyết định. Công nghệ truyền dữ liệu đã có một lịch sử lâu dài. Hàng nghìn năm trước đây, những người Ai Cập và Ba Tư đã nuôi chim bồ câu để đưa thư. Khi điện thoại xuất hiện, nó đã tạo ra một cuộc cách mạng trong kinh doanh và trong đời sống xã hội, bởi vì nó truyền dữ liệu dưới dạng tiếng nói một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó, các máy fax đã làm tăng tốc độ lưu thông công văn, thư từ giữa các cơ quan, chúng không những truyền được văn bản mà còn truyền được cả hình ảnh. Ngày nay, thương mại điện tử đã làm thay đổi bản chất của nhiều hoạt động kinh doanh với khả năng truyền đưa cả văn bản, tiếng nói, âm thanh lẫn hình ảnh tĩnh và động. Với sự xuất hiện các công nghệ hiện đại trong việc vận chuyển dữ liệu đã làm thay đổi quan niệm về thuộc tính vận chuyển được của dữ liệu. Bây giờ, tính vận chuyển được không chỉ bó hẹp trong việc đưa thông tin đến tận bàn của người ra quyết định. Những đòi hỏi cao hơn là phải làm sao để các nhà ra quyết định có thể tiếp cận tới những thông tin thích hợp vào bất cứ lúc nào hay bất kỳ nơi nào. Bảo mật Trong xã hội ngày nay, dữ liệu là một nguồn tài nguyên vô cùng đáng giá. Dữ liệu hỗ trợ cho những giao dịch nghiệp vụ và ra quyết định hàng ngày. Chính vì vậy, các cơ quan luôn bảo vệ dữ liệu của họ một cách thận trọng bằng nhiều phương pháp. Một phương pháp thông thường là sao chép dữ liệu và cất giữ một hay nhiều bản sao ở những nơi khác nhau. Kỹ thuật này được dùng rất phổ biến cho dữ liệu lưu trữ trong các hệ thống máy tính. Việc truy cập tới dữ liệu thường bị hạn chế qua việc dùng các lớp bảo vệ bằng hàng rào điện tử như mật khẩu. Một biện pháp nữa đang dần dần được áp dụng rộng rãi đó là “Ký hợp đồng cạnh tranh – Noncompetitive contract”. Ví dụ, một số công ty phần mềm máy tính ở Mỹ để cấm đoán một cách hợp pháp các cán bộ lập chương trình máy tính sau khi bị sa thải không được làm việc cho một đối thủ cạnh tranh nào đó trong vòng hai năm để hy vọng ngăn cản được sự tiết lộ những dữ liệu có giá trị dưới dạng kiến thức về phần mềm của người lập trình Chính xác Dữ liệu đóng một vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động ra quyết định của mỗi tổ chức. Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt, mỗi quyết định của tổ chức đề là những bước đi quyết định đến sự tồn tại và phát triển của mình. Do đó, để có được những quyết định đúng đắn thì dữ liệu được cung cấp phải chính xác. Đôi khi, sự chính xác của dữ liệu ảnh hưởng tới tồn vong của tổ chức. Dữ liệu không chính xác sẽ trở thành mối đe dọa tới lợi nhuận của tổ chức, doanh nghiệp. Một nghiên cứu gần đây cho biết, những dữ liệu bị mất mát, dữ liệu sai sót và dữ liệu tồi đã làm cho các công ty của Mỹ hao tổn hàng tỷ đô la mỗi năm. Dữ liệu tồi dẫn tới tình trạng lập hóa đơn không đúng, chỉ tiêu quá định mức, phân phát hàng chậm, hàng hóa không đúng quy cách phẩm chất và bị trả lại nhiều. Vào năm 1990, một công ty chứng khoán chủ chốt ở New York đã bị mất hơn 200 tỷ đô la chỉ vì một lỗi nạp dữ liệu. Vì độ chính xác của dữ liệu hệ trọng như vậy nên các cơ quan cần quan tâm đặc biệt tới việc thu nhập dữ liệu, một thời điểm để gây tổn thất nhất cho độ chính xác của dữ liệu. Kịp thời Giá trị của dữ liệu thường được xác định bằng tuổi của chúng và giá trị mai một rất nhanh theo thời gian. Do đo, tính kịp thời của dữ liệu luôn được các nhà quản lý đặt lên hàng đầu. Đối với các nhà quản lý tác nghiệp, họ thường muốn có được các dữ liệu theo thời gian thực, tức là thâu tóm được ngay từ khi chúng phát sinh. Họ muốn bắt mạch để nhận rõ từng nhịp đập của dây chuyền sản xuất sao cho có thể ứng xử rất nhanh khi máy móc bị hỏng hóc hay khắc phục ngay những khiếm khuyết về sản phẩm. Ngược lại, các nhà kế hoạch chiến lược có lẽ sẽ bằng lòng hơn với những dữ liệu thu được từ mấy tháng trước, bởi vì họ quan tâm nhiều hơn tới việc thăm dò và phát hiện các xu thế tương lai. Phù hợp Mục đích của các Hệ quản trị CSDL là duy trì dữ liệu phù hợp với việc xử lý nghiệp vụ và ra quyết định. Tính phù hợp là mối quan tâm hàng đầu trong việc thiết kế CSDL. Người dùng phải xác định được những gì cần lưu trữ cho phù hợp với hiện tại và có thể hữu ích cho tương lai nữa. Tuy nhiên, xác định được dữ liệu phù hợp với tương lai là một việc khó và thường có khuynh hướng ôm đồm quá nhiều. Điều này thể hiện rõ nhất ở các mẫu báo cáo đệ trình lên chính phủ Phù hợp cũng là một mối quan tâm chính trong việc trích rút và xử lý dữ liệu từ các kho dữ liệu. Khi đã trích được dữ liệu phù hợp đến một mức nào đó thì có thể dùng các phương pháp của phần mềm máy tính, chẳng hạn dùng các ngôn ngôn ngữ đặt câu hỏi để tổng hợp sao cho dữ liệu trở nên phù hợp. 1.4.2 Yêu cầu đặt ra đối với một Hệ quản trị CSDL Hệ quản trị CSDL có vai trò rất quan trọng trong các hệ thống lập trình, đóng vai trò như là một bộ diễn dịch (interpreter) với ngôn ngữ bậc cao, nhằm giúp người sử dụng có thể dùng được hệ thống mà ít nhiều không cần đến thuật toán chi tiết hoặc biểu diễn dữ liệu trong máy. Cho đến nay có khá nhiều hệ quản trị CSDL mạnh được đưa ra thị trường như: Visual FoxPro, MicroSoft Access, SQL-Server, DB2, Sybase, Paradox, Informix, Oracle... với các chất lượng khác nhau. Mỗi hệ quản trị CSDL đều được cài đặt dựa trên một mô hình dữ liệu cụ thể. Hầu hết các hệ quản trị CSDL hiện nay đều dựa trên mô hình quan hệ. Dù dựa trên mô hình dữ liệu nào, một hệ quản trị CSDL cũng phải đáp ứng được các yêu cầu sau:   Có hệ thống ngôn ngữ giao tiếp giữa người sử dụng (NSD) và CSDL Ngôn ngữ mô tả dữ liệu (Data Definition Language - DDL) để cho phép khai báo cấu trúc của CSDL, khai báo các mối liên hệ của dữ liệu (Data RelationShip) và các quy tắc (Rules, Constraint) quản lý áp đặt lên các dữ liệu đó. Ngôn ngữ thao tác dữ liệu (Data Manipulation Language - DML) cho phép người sử dụng có thể thêm (Insert), xóa (Delete), sửa (Update) dữ liệu trong CSDL.   Ngôn ngữ truy vấn dữ liệu, hay ngôn ngữ hỏi đáp có cấu trúc (Structured Query Language - SQL) cho phép những người khai thác CSDL (chuyên nghiệp hoặc không chuyên) sử dụng để truy vấn các thông tin cần thiết trong CSDL.   Ngôn ngữ quản lý dữ liệu (Data Control Language - DCL) cho phép những người quản trị hệ thống thay đổi cấu trúc của các bảng dữ liệu, khai báo bảo mật thông tin và cấp quyền hạn khai thác CSDL cho người sử dụng.   Có từ điển dữ liệu (Data Dictionary) dùng để mô tả các ánh xạ liên kết, ghi nhận các thành phần cấu trúc của CSDL, các chương trình ứng dụng, mật mã, quyền hạn sử dụng v.v....   Có biện pháp bảo mật tốt khi có yêu cầu bảo mật. Cơ chế giải quyết vấn đề tranh chấp dữ liệu. Mỗi hệ quản trị CSDL cũng có thể cài đặt một cơ chế riêng để giải quyết các vấn đề này. Một số biện pháp sau đây được sử dụng: Cấp quyền ưu tiên cho từng người sử dụng (người quản trị CSDL thực hiện). Đánh dấu yêu cầu truy xuất dữ liệu, phân chia thời gian, người nào có yêu cầu trước thì có quyền truy xuất dữ liệu trước.   Hệ quản trị CSDL cũng phải có cơ chế sao lưu (Backup) và phục hồi (Restore) dữ liệu khi có sự cố xảy ra. Điều này có thể được thực hiện bằng cách:   Định kỳ kiểm tra CSDL, sau một thời gian nhất định hệ quản trị CSDL sẽ tự động tạo ra một bản sao CSDL. Cách này hơi tốn kém, nhất là đối với các CSDL lớn. Tạo nhật ký (LOG) thao tác CSDL. Mỗi thao tác trên CSDL đều được hệ thống ghi lại, khi có sự cố xảy ra thì tự động lần ngược lại (RollBack) để phục hồi CSDL. Hệ quản trị CSDL phải cung cấp một giao diện (Interface) tốt, dễ sử dụng, dễ hiểu cho những người sử dụng không chuyên.   Ngoài ra, một hệ quản trị CSDL phải đáp ứng được một yêu cầu rất quan trọng, đó là bảo đảm tính độc lập giữa dữ liệu và chương trình: Khi có sự thay đổi dữ liệu (như sửa đổi cấu lưu trữ các bảng dữ liệu, thêm các chỉ mục (Index) ...) thì các chương trình ứng dụng (Application) đang chạy trên CSDL đó vẫn không cần phải được viết lại, hay cũng không làm ảnh hưởng đến những NSD khác. 2 Cơ sở lý luận về Hệ thống thông tin Quản lý 2.1 Hệ thống thông tin và Hệ thống thông tin quản lý 2.11 Một số khái niệm cơ bản Hệ thống Hệ thống là một tập hợp vật chất và phi vật chất như con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, các phương pháp xử lý, các qui tắc, quy trình xử lý, được gọi là các phần tử của hệ thống. Trong hệ thống, các phần tử tương tác với nhau và cùng hoạt động để hướng tới mục đích chung. Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin (information system) là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó. Ta có thể hiểu Hệ thống thông tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin. Hệ thống thông tin Quản lý Phần lớn hệ thống xử lý giao dịch thường được xây dựng nhằm phục vụ cho một hoặc vài chức năng nào đó, hoặc chỉ đơn giản là giúp con người giải thoát khỏi một số công việc tính toán, thống kê nặng nhọc. Khi xuất hiện nhu cầu cung cấp các thông tin tốt hơn và đầy đủ hơn, cũng là lúc cần đến những phương thức xử lý thông tin một cách tổng thể - Đó chình là Hệ thống thông tin quản lý. Thông tin trong Quản lý Sự tồn tại chính là sự tiến hoá thường xuyên. Do đó, đối với cả tổ chức cũng như với từng cá nhân mọi lúc đều cần phải thực hiện sự lựa chọn, ra quyết định để duy trì một thế cân bằng động hướng đích. Trong mọi tổ chức, ở mọi cấp bậc, mọi nhà quản lý đều cần có thông tin để vạch kế hoạch để tổ chức, đảm bảo thực hiện chức năng của mình, chỉ huy và kiểm soát. Hiệu quả của quản lý liên quan chặt chẽ tới số lượng và chất lượng của thông tin mà người quản lý nhận được. Những lượng thông tin luân chuyển trong hệ thống mạch máu của cơ thể chúng ta. Chúng không chỉ chuyển giao các thông tin cơ bản, cần thiết cho việc ra quyết định, mà còn phải tác động, ảnh hưởng tới thái độ của các cá nhân, theo cách thức động viên họ để họ hướng các hoạt động và sự quan tâm vào việc điều hoà hợp lý các mục tiêu của hệ thống. 2.1.2 Phân loại Hệ thống thông tin Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Các Hệ thống thông tin tuy được tạo nên từ các công nghệ khác nhau, nhưng chúng đều có một đích chung là trợ giúp hoạt động của con người. Chính vì vậy mà các Hệ thống thông tin thường được phân biệt với nhau bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp. Theo cách này có năm loại Hệ thống thông tin: Hệ thống xử lý giao dịch, Hệ thống thông tin quản lý, Hệ thống trợ giúp ra quyết định, Hệ chuyên gia và Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh. Hệ thống xử lý giao dịch (TPS – Transaction Processing System) Hệ thống xử lý giao dịch có chức năng xử lý dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, với những người cho vay hoặc với nhân viên của nó Hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Hệ thống thông tin Quản lý (MIS – Manager Information System) Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có chức năng trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức. Các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Hệ thống thông tin quản lý chủ yếu dựa vào các cơ sở dữ liệu của Hệ thống xử lý giao dịch cũng như các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nói chung, chúng tạo thành các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Hệ thống trợ giúp ra quyết định (DSS – Decision Support System Hệ thống trợ giúp ra quyết định là hệ thống được thiết kế với mục đích là trợ giúp hoạt động ra quyết định. Về nguyên tắc, một Hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra Hệ chuyên gia (ES – Expert System) Hệ chuyên gia là những hệ thống cơ sở trí tuệ nhân tạo, ghi nhớ kiến thức lĩnh hội được từ một hay một nhóm người có kỹ năng lành nghề trong việc giải quyết một số loại vấn đề nào đó. Có thể quan niệm Hệ chuyên gia như một tập hợp các quy tắc mà dựa vào đó máy tính điện tử đăt ra trước người ban hành quyết định những câu hỏi, rồi tiếp thu câu trả lời và sau đó đưa ra những lời khuyên hoặc gợi ý các giải pháp khả thi. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Ngoài ta còn được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là khách hàng, nhà cung cấp và cũng có thể là tổ chức khác. Nếu như, những hệ thống được xác định ở trên là có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lý của một tổ chức thì Hệ thống tăng cường sức cạnh tranh là những công cụ để thực hiện các ý đồ đó. Phân loại Hệ thống thông tin trong tổ chức, doanh nghiệp Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được phân chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Ví dụ đối với một doanh nghiệp sản xuất, ta có các hệ thống thông tin như sau: Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến lược Hệ thống thông tin văn phòng Tài chính chiến thuật Marketing chiến thuật Nhân lực chiến thuật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp 2.1.3 Nhiệm vụ, chức năng của Hệ thống thông tin quản lý đối với tổ chức Nhiệm vụ Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có nhiệm vụ cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức. Thành phần chiếm vị trí quan trọng trong Hệ thống thông tin quản lý là một CSDL hợp nhất, chứa các thông tin phản ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin về các hoạt động diển ra trong hệ thống. Chức năng Với hạt nhân là CSDL liệu hợp nhất, hệ thống thông tin quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho các nhà quản lý công cụ và khả năng dễ dàng truy cập thông tin, hệ thống thông tin quản lý có các chức năng chính: Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống. Những thông tin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học. Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới. Phân phối và cung cấp thông tin. Chất lượng của Hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn vẹn, đầy đủ của hệ thống. 2.1.4 Các bộ phận cấu thành và nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một Hệ thống thông tin quản lý Các bộ phận cấu thành một Hệ thống thông tin quản lý Mọi Hệ thống thông tin đều có bốn bộ phận: Bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra. Đầu vào (Inputs) của Hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi Hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhập vào kho dữ liệu (Storage). Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một Hệ thống thông tin Quản lý Việc phát triển một Hệ thống thông tin có mục đích là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một Hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và phân tích chúng để đưa ra chẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình hình hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Thực hiện Hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức Khi phát triển một Hệ thống thông tin, câu hỏi đầu tiên được đặt ra là: Hệ thống thông tin mới là cái gì mà bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển?. Nguyên nhân đầu tiên mà các hệ thống gặp phải đó chính là những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ. Ngoài ra, còn có một số những nguyên nhân khác nữa như: Yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổi về sách lược chính trị. Có thể tóm lược những nguyên nhân đó như sau: Những vấn đề về quản lý kinh tế Những luật mới của chính phủ ban hành, những thay đổi trong chiến lược tăng thu nhập cũng như giảm chi phí, tăng chất lượng sản phẩm, giảm chi phí giao dịch, tăng chất lượng dịch vụ và hỗ trợ sau bán hàng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một Hệ thống thông tin mới. Những yếu tố mới của nhà quản lý. Đó là những chỉ thị của nhà nước hay cấp trên xuống đối với việc thay đổi hệ thống Sự xuất hiện của công nghệ mới Sự xuất hiện của các công nghệ mới, đặc biệt là khi các đối thủ cạnh tranh ứng dụng những công nghệ mới vào trong quy trình sản xuất kinh doanh của mình thì tổ chức không thể không xem lại các thiết bị được sử dụng trong Hệ thống thông tin của mình. Những công nghệ mới ra đời thường đem lại hiệu quả kinh doanh rất lớn, có khi kết quả gấp 10 lần sao với công nghệ hiện tại. Chính vì vậy, việc thay đổi công nghệ cũ bằng những công nghệ mới là điều tất yếu và thường xuyên diễn ra trong các tổ chức, doanh nghiệp. Khi một công nghệ mới được áp dụng thì Hệ thống thông tin cũ cũng không còn phù hợp nữa và phải thay đổi để đáp ứng những yêu cầu mới của hệ thống. Áp lực cạnh tranh Các hành động mới của các đối thủ cạnh tranh cũng có một tác động mạnh đến chiến lược kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Họ không ngừng thay đổi chiến lược kinh doanh để vượt lên phía trước, tuy nhiên để làm được điều này thì Hệ thống thông tin cũng cần thay đổi theo để đáp ứng được các nhu cầu thông tin. Và đến một lúc nào đó, Hệ thống thông tin cũ sẽ không còn phù hợp nữa thì sẽ phải phát triển một Hệ thống thông tin mới. Yêu cầu của cấp dưới Đó chính là những yêu cầu nhằm cải thiện môi trường tác nghiệp từ cấp dưới cũng như cần được tổ chức xem xét vì nó đảm bảo được tính khách quan của nhà quản lý. Sách lược chính trị của người lãnh đạo cơ quan Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển Hệ thống thông tin là đem lại cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Vì vậy, khi sách lược chính trị thay đổi thì người lãnh đạo cơ quan cũng cần có thêm những công cụ quản lý mới. Có những trường hợp, để đáp ứng nhu cầu đó người ta phải phát triển một Hệ thống thông tin mới. 2.2Mô hình biểu diễn Hệ thống thông tin Quản lý Mô hình biểu diễn Hệ thống thông tin là khái niệm rất quan trọng, nó tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp phân tích, thiết kế và cài đặt một Hệ thống thông tin. Có ba mô hình chủ yếu được sử dụng: Mô hình Logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Mô hình logic (Góc nhìn quản lý) Mô hình Vật lý ngoài (Góc nhìn sử dụng) Mô hình vật lý trong (Góc nhìn kỹ thuật) Cái gì? Để làm gì Cái gì ở đâu? Khi nào Như thế nào? Mô hình ổn định nhất Mô hình thay đổi nhất Mô hình Logic Mô hình Logic mô tả hệ thống làm gì: Dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?” Mô hình vật lý ngoài Mô hình vật lý ngoài thể hiện khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như: Các vật mang dữ liệu và các vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra; Phương tiện để thao tác với hệ thống; Những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý; Các thủ tục công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu. Nó trả lời cho câu hỏi: Cái gì?, Ai?, Ở đâu?, Và Khi nào? Mô hình vật lý trong Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống, tuy nhiên không phải dưới cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Mô hình giải đáp cho câu hỏi: Như thế nào? Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau. Mô hình Logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc nhìn sử dụng, và mô hình vật lý trong là của góc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình vật lý là ổn định nhất, và mô hình vật lý trong là biến đổi nhất. 2.3Đánh giá hoạt động của một Hệ thống thông tin Quản lý Trong lý luận và thực tiễn công tác quản lý chúng ta thường gặp phạm trù hiệu quả.  Nói đến hiệu quả là nói đến mục tiêu đặt ra được hoàn thành tốt xấu thế nào và ở mức độ nào. Trong một tổ chức, khái niệm hiệu quả được sử dụng khá thường xuyên. Hiệu quả mô tả các kết quả được thực hiện đích thực và rõ rệt như thế nào so với mục tiêu đề ra. Khái niệm hiệu quả hoạt động khi xem xét được gắn với bối cảnh thực và con người thực. Những nhà kinh tế cho rằng, hiệu quả hoạt động gắn với việc mang lại lợi nhuận hoặc tỉ lệ thu hồi cao. Đối với những nhà quản lý sản xuất  trực tiếp, hoạt động có hiệu quả được đo bằng tổng số và chất lượng của sản phẩm làm ra. Những nhà khoa học thường diễn đạt hiệu quả bằng tổng số phát minh, các sáng chế hoặc sản phẩm mới được đưa ra thị trường và được thị trường chấp nhận. Đối với nhiều nhà lãnh đạo công đoàn, hoạt động có hiệu quả có nghĩa là sự an toàn lao động, người làm công được trả lương cao, được thoả mãn trong công việc và chất lượng cuộc sống. Các nhà quản lý cho rằng, hệ thống thông tin quản lý hoạt động có hiệu quả khi các sản phẩm thông tin đầu ra của hệ thống đáp ứng được các yêu cầu sau: Phản ánh đúng thực trạng: Thông tin quản lý phải phản ánh đúng thực trạng kinh tế-xã hội, lĩnh vực hoặc ngành chuyên môn, cả khó khăn và thuận lợi để giúp các nhà quản lý làm cơ sở hoạch định các chính sách phát triển chung và chính sách riêng cho từng khu vực. Kịp thời: Thông tin quản lý phải được cập nhật hàng tháng, hàng quí giúp cho các nhà quản lý điều chỉnh kế hoạch đúng với tình hình thực tế hoặc điều chỉnh kịp thời các quyết định quản lý. Nội dung thông tin ngắn gọn, vừa đủ: Loại bỏ những thông tin không cần thiết và chỉ cung cấp những thông tin phù hợp. "Vừa đủ" được hiểu là không thiếu để có thể sử dụng vào các công việc quản lý nhưng không được thừa hoặc chi tiết thái quá dễ dẫn đến nhiều giải trình méo mó thậm chí giải trình sai khi người ra quyết định quản lý không cân nhắc kỹ. Mọi thông tin phải được kiểm tra loại bỏ sai sót không đáng có trước khi đưa đến tay người sử dụng và các nhà quản lý. Thêm nữa, thông tin phục vụ công tác quản lý có đặc điểm hết sức quan trọng đó là nguồn gốc thực tiễn của nó. Nó vừa bắt nguồn từ thực tiễn, vừa quay trở lại phục vụ thực tiễn. Chính thực tiễn công tác quản lý  làm xuất hiện sự phản ánh, tức là xuất hiện thông tin. Song, sự xuất hiện của thông tin không phải vì mục đích tự thân mà nhằm phục vụ thực tiễn quản lý. Thông tin có giá trị là thông tin tạo khả năng đạt mục đích. Điều này chỉ có thể đạt được khi thoả mãn ba điều kiện: Thông tin được xử lý: Chỉ có thông tin được xử lý mới có khả năng phản ánh tích cực và do đó mới có giá trị trong quản lý. Thông tin phải được chọn lọc: Nó nhất thiết phải gắn liền với việc xử lý thông tin, với việc lựa chọn thông tin có giá trị phục vụ cho việc giải quyết những nhiệm vụ quản lý. Thông tin có giá trị cao là thông tin khi sử dụng sẽ bảo đảm đạt mục đích dự kiến của quản lý. Thông tin quản lý phải có tính phản ánh và dự báo, nghĩa là, khả năng phân biệt những hình ảnh chủ quan với bản thân các sự vật. Yêu cầu này làm cho thông tin trở thành tích cực, không chỉ cho phép phản ánh cái đã có mà còn tạo ra sự phản ánh tích cực, tiên đoán, dự đoán diễn biến của các sự kiện trong tiến trình quản lý. II Phát triển một Hệ thống thông tin quản lý 1 Mục đích và phương pháp phát triển một Hệ thống thông tin quản lý Mục đích chính xác của dự án phát triển một Hệ thống thông tin là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng và có thể hòa hợp vào trong hoạt động của tổ chức. Ngoài ra, cần đảm bảo sự chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về mặt tài chính và thời gian định trước. Khi phát triển một Hệ thống thông tin, không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp định trước. Tuy nhiên, nếu không có phương pháp rõ ràng, ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu đề ra, bởi một Hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc, tức là nên theo một phương pháp xác định. Một phương pháp phát triển Hệ thống thông tin được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Thông thường, phương pháp để phát triển Hệ thống thông tin dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung: Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình Trong phần trên, ta đã được biết về 3 mô hình của hệ thống thông tin. Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng chúng ta đã thấy 3 mô hình này dược quan tâm từ những góc độ khác nhau. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin cũng dùng đến khái niệm những mô hình này và do đó cần luôn phân định rõ ràng 3 mức trong tâm trí chúng ta. Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng Mục đích của nguyên tắc này là đơn giản hóa. Thực tế đã khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống cần hiểu những mặt chung trước khi xem xét chi tiết Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình Logic khi phân tích và từ mô hình Logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. 2 Quy trình phát triển một Hệ thống thông tin Quản lý Quá trình phát triển một Hệ thống thông tin trải quan bảy giai đoạn. Mỗi giai đoạn lại bao gồm một dãy các công đoạn. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế Logic Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác 2.1 Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Mục đích Mục đích của giai đoạn Đánh giá yêu cầu là có được một sự hiểu biết đầy đủ về các vấn đề, các yêu cầu của người dùng để có thể hình dung được đầy đủ về các vấn đề của dự án, ước lượng được giá thành và thời gian thực hiện. Các công đoạn Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả thi thực hiện Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu 2.2 Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Mục đích Giai đoạn Phân tích có mục đích xác định chính xác Hệ thống thông tin dự định xây dựng sẽ “làm gì?" cho người sử dụng, và nó sẽ hoà nhập vào môi trường của người sử dụng như thế nào. Nói cách khác, trong giai đoạn này phải xác định mọi yêu cầu, mọi vấn đề đặt ra mà Hệ thống thông tin phải đáp ứng. Mặc dù theo lý thuyết thì trong giai đoạn phân tích chỉ cần xác định được xem hệ thống sẽ phải làm những gì. Tuy nhiên, trên thực tế kết thúc giai đoạn này người quản lý dự án phải hình dung ra được hệ thống sẽ thực hiện các chức năng chính đó như thế nào? Trong nhiều trường hợp, ta không thể chuyển sang giai đoạn Thiết kế nếu như chưa hoàn thành xong cơ bản giai đoạn Phân tích này. Các công đoạn Lập kế hoạch Phân tích chi tiết Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại Nghiên cứu hệ thống thực tại Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp Thay đổi đề xuất của dự án Chuẩn bị và trình bày báo cáo Phân tích chi tiết 2.3 Giai đoạn 3: Thiết kế Logic Mục đích Giai đoạn Thiết kế Logic có mục đích xác định tất cả các thành phần logic của Hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Các công đoạn Thiết kế CSDL Thiết kế xử lý Thiết kế các luồng dữ liệu vào Chỉnh sửa tài liệu ở mức logic Hợp thức hóa mô hình logic 2.4 Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Mục đích Mục đích của giai đoạn Đề xuất các phương án của giải pháp là nhằm xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic. Mỗi phương án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là mô tả chi tiết. Các công đoạn Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức Xây dựng các phương án của giải pháp Đánh giá các phương án của giải pháp Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn Đề xuất các phương án của giải pháp 2.5 Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Mục đích Giai đoạn Thiết kế vật lý ngoài được tiến hành sau khi một phương án của giải pháp được lựa chọn. Mục đích của giai đoạn này là mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã chọn lựa. Đây là một giai đoạn rất quan trọng, vì những mô tả chính xác ở đây có ảnh hưởng và tác động trực tiếp đến công việc thường ngày và của những người sử dụng. Các công đoạn Lập kế hoạch chi tiết Thiết kế vật lý ngoài Thiết kế chi tiết các giao diện vào ra Thiết cách thức tương tác với phần tin học hóa Thiết kế các thủ tục thủ công Chuần bị và trình bày báo cáo về Thiết kế vật lý ngoài 2.6 Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Mục đích Giai đoạn Triển khai kỹ thuật Hệ thống thông tin có mục đích đưa ra các quyết định có liên quan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý của CSDL, cách thức truy cập tới các bản ghi của các tệp và những chương trình máy tính khác nhau cấu thành nên Hệ thống thông tin. Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hóa của Hệ thống thông tin, tức là phần mềm. Cần phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các công đoạn Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật Thiết kế vật lý trong Lập trình Thử nghiệm hệ thống Chuẩn bị tài liệu 2.7 Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Mục đích Cài đặt là quá trình chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Mục đích của giai đoạn này là tích hợp hệ thống được phát triển vào các hoạt động của tổ chức một cách ít va vấp nhất và đáp ứng với những thay đổi có thể xảy ra trong suốt quá trình sử dụng. Các công đoạn Lập kế hoạch cài đặt Chuyển đổi Khai thác và bảo trì Đánh giá 3 Một số phương pháp và công cụ sử dụng phân tích thiết kế một Hệ thống thông tin quản lý 3.1 Các phương pháp mã hóa dữ liệu Mã hóa là cách thức để thực hiện việc phân loại, xếp lớp các đối tượng cần quản lý, được sử dụng trong tất cả các hệ thống. Trong quán trình hoạt động của mình, mỗi doanh nghiệp đều có rất nhiều quan hệ phát sinh và nhu cầu trao đổi thông tin với khách hàng cũng như nội bộ trong doanh nghiệp. Các mối quan hệ và nhu cầu này tăng lên không ngừng theo thời gian. Vấn đề cần thực hiện là phải mã hóa thông tin sao cho có thể nhận diện một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn một đối tượng trong một tập hợp các đối tượng cùng loại, tiết kiệm bộ nhớ và thời gian xử lý. Các phương pháp mã hóa như sau: 3.1.1 Phương pháp mã hóa phân cấp Để tạo mã hóa phân cấp, người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống, và mã số được xây dựng từ trái qua phải. Các chữ số được kéo dài về phía bên phải thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn. Ví dụ như hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam là một bộ mã ba cấp. 3.1.2 Phương pháp mã hóa liên tiếp Mã liên tiếp được tạp ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định. Chẳng hạn thí sinh đăng ký dự thi vào trường Đại học Kinh tế Quốc dân trước có mã số 899 thì người tiếp theo sẽ mang số 900. 3.1.3 Phương pháp mã hóa tổng hợp Phương pháp mã hóa tổng hợp là sự kết hợp của hai phương pháp mã hóa phân cấp và mã hóa liên tiếp. 3.1.4 Phương pháp mã hóa theo xeri Phương pháp mã hóa theo xeri sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri. Xeri được coi như là một giấy phép theo dõi mã quy định. 3.1.5..Phương pháp mã hóa gợi nhớ Phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng. Chẳng hạn, người ta thường người ta thường dùng việc viết tắt các chữ cái đầu làm mã như mã tiền tệ quốc tế: VND, USD… 3.1.6 Phương pháp mã hóa ghép nối Phương pháp này chia mã ra thành nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng được gán mã. 3.2 Các phương pháp thu thập thông tin 3.2.1 Phỏng vấn Phỏng vấn là phương pháp thu thập thông tin về các sự kiện, hiện tượng bằng nói chuyện hoặc tọa đàm giữa người nghiên cứu và đối tượng. Phỏng vấn là một trong những công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển Hệ thống thông tin. Phỏng vấn sẽ cho phép chúng ta thu được những xử lý theo cách khác so với mô tả trong tài liệu, hay gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tế nhưng không được ghi chép trên tài liệu. Chính vì vậy, việc sử dụng phương pháp này giúp thu thập được những nội dung cơ bản, khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều, đặc biệt là mục tiêu của tổ chức. 3.2.2 Nghiên cứu tài liệu Phương pháp nghiên cứu tài liệu cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: Lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình hình tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò nhiệm vụ của các thành viên cũng như hình dạng và nội dung của các thông tin vào, ra. Phương pháp này cho ta một cái nhìn toàn diện về hệ thống, bởi thông tin trên tài liệu không những phản ánh hiện tại mà còn phản ánh cả quá khứ và tương lai của tổ chức. 3.2.3 Sử dụng phiếu điều tra Phương pháp sử dụng phiếu điều tra được sử dụng khi cần lấy thông tin của một số lượng lớn các đối tượng trên một phạm vi địa lý rộng. Để thu được kết quả có độ chính xác cao thì các câu hỏi trên mẫu điều tra phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau, phiếu ghi theo cách dễ hiểu. Các phương pháp chọn đối tượng gửi phiếu điều tra Chọn những đối tượng có thiện chí, tích cực trả lời Chọn mẫu ngẫu nhiên trên danh sách Chọn mẫu có mục đích Phân thành các nhóm rồi chọn ngẫu nhiên từ các nhóm đó 3.2.4 Quan sát Quan sát là phương pháp thu thập và xử lý thông tin, sự kiện, hiện tượng xã hội thông qua quan sát trực tiếp các biểu hiện của nó trong thực tiễn để kết luận bản chất của sự kiện, hiện tượng Khi muốn nhìn thấy những gì không nhìn thấy trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai, lưu trữ như thế nào… người ta sẽ dùng phương pháp quan sát. 3.3 Các công cụ mô hình hóa 3.3.1 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) của Hệ thống thống tin chỉ ra cho chúng ta biết hệ thống cần phải làm gì. BFD là việc phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống. Mỗi chức năng có thể gồm nhiều chức năng con và thể hiện trong một khung sơ đồ. Mỗi sơ đồ đều có mục tiêu là: Nhằm xác định mục tiêu hệ thống cần phân tích. Là cách tiếp cận logic tới hệ thống mà trong đó các chức năng được làm sáng tỏ để sử dụng cho các mô hình sau này. Làm sáng tỏ công việc và trách nhiệm của từng bộ phận trong hệ thống, qua đó có thể lọc bỏ các tiến trình trùng lắp, dư thừa. Một chức năng trong mô hình sẽ bao gồm các chức năng con. Mỗi chức năng có tên duy nhất, đơn giản nhưng thể hiện bao quát các chức năng con của nó, phản ánh được thực tế nghiệp vụ và như thế giúp cho việc xây dựng các mô hình dữ liệu được tường minh. 3.3.2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) Sơ đồ luồng thông tin được sử dụng để mô tả Hệ thống thông tin theo các thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp sử dụng Xử lý Thủ công Giao tác người - máy Tin học hóa toàn phần Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hóa Dòng thông tin Tài liệu Điều khiển 3.3.3 Các phích vật lý Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ luồng thông tin. Trên thực tế, có rất nhiều cá thông tin không thể thể hiện trên sơ đồ như hình dạng của thông tin vào, ra hay các thủ tục xử lý cũng như các phương tiện để thực hiện xử lý… Tất cả những mô tả này sẽ được ghi lại trên các phích vật lý. Có ba loại phích vật lý: Phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý. Mẫu phích luồng thông tin Tên tài liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Hình dạng: Nguồn: Đích: Mẫu phích kho chứa dữ liệu Tên kho dữ liệu: Mô tả: Tên IFD liên quan: Vật mang: Chương trình hoặc người truy cập: Mẫu phích kho chứa dữ liệu Tên xử lý: Mô tả: Tên IFD liên quan: Phân ra thành các IFD liên quan: Phương tiện thực hiện: Sự kiện khởi sinh: Chữ ký: Cấu trúc của thực đơn: Phương pháp xử lý: 3.3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả Hệ thống thông tin trên góc độ trìu tượng. Trong sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ đơn thuần mô tả Hệ thống thông tin làm gì và để làm gì? Ký pháp sử dụng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD): Sơ đồ luồng dữ liệu sử dụng bốn ký pháp cơ bản: Thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Tên người/bộ phận nhận tin Tiến trình xử lý Tên dòng dữ liệu Nguồn hoặc đích Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Kho dữ liệu Tệp dữ liệu Các mức của DFD Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh (Context Diagram): Thể hiện rất khái quát nội dung chính của Hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Phân rã sơ đồ: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1 … 3.3.5 Các phích logic Các phích logic có chức năng hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Có năm loại phích logic. Chúng dùng để mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin. Mẫu phích xử lý logic Tên xử lý”: Mô tả: Tên DFD liên quan: Các luồng dữ liệu vào: Các luồng dữ liệu ra: Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng: Mô tả Logic của xử lý: Mẫu phích luồng dữ liệu Tên luồng: Mô tả: Tên DFD liên quan: Nguồn: Đích: Các phần tử thông tin: Mẫu phích phần tử thông tin Tên phần tử thông tin: Loại: Độ dài: Tên DFD liên quan: Cá giá trị cho phép: Mẫu phích kho dữ liệu Tên kho: Mô tả: Tên DFD liên quan: Các xử lý có liên quan: Tên sơ đồ cấu trúc tệp liên quan: Mẫu phích tệp dữ liệu Tên tệp: Mô tả: Tên DFD liên quan: Các phần tử thông tin: Khối lượng (Bản ghi, ký tự): 3.4 Các phương pháp thiết kế CSDL 3.4.1 Thiết kế CSDL logic từ các thông tin đầu ra Xác định các tệp CSDL trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế CSDL. Các bước chi tiết khi thiết kế CSDL từ các thông tin ra: Bước 1. Xác định các đầu ra: Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra. Tìm hiểu nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng Bước 2. Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu chọn việc tạo ra từng đầu ra: Rà soát các phần tử thông tin trên đầu ra nhằm xác định các thuộc tính lặp, các thuộc tính thứ sinh. Loại bỏ khỏi danh sách các thuộc tính thứ sinh. Bổ sung các thuộc tính khoá để nhận diện các đối tượng cần quản lý. Thực hiện các bước chuẩn hoá: Chuẩn hoá mức 1 (1 NF): Trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Chuẩn hoá mức 2 (2 NF): Trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. Chuẩn hoá mức 3 (3 NF): Trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Bước 3: Tích hợp các tệp để tạo ra một CSDL duy nhất: Từ mỗi đầu ra khi thực hiện ở bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách. Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, tạo ra một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó. Bước 4: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ: Xác định số lượng các bản ghi cho tứng tệp. Xác định độ dài cho một thuộc tính. Tính độ dài cho bản ghi. Bước 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD) Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn các tệp và vẽ sơ đồ liên kết giữa các tệp. 3.4.2 Thiết kế CSDL bằng phương pháp mô hình hóa Cùng với phương pháp thứ nhất, phương pháp thứ hai này sẽ bổ sung cho quá trình mô hình hoá hệ thống thông tin một cách đầy đủ. Một số khái niệm cơ sở về quan hệ: Thực thể quản lý (Entity): Là một tập hợp các đối tượng cùng loại mà nhà quản lý quan tâm tới. Ví dụ thực thể KHACHHANG Thực thể cụ thể (hay lần xuất): Là một phần tử của tập hợp. Ví dụ khách hàng Nguyễn Văn A là một phần tử của tập hợp KHACHHANG nói trên. Thực thể quản lý khái quát - thành viên: Trong đó, thực thể khái quát chứa định danh, các thuộc tính chung và các thuộc tính xác định nhóm phân cấp. Thực thể thành viên chứa định danh và các thuộc tính riêng có. Ví dụ, thực thể SINHVIEN, thực thể HOVAY là thực thể thành viên của thực thể KHACHHANG vì nó có chung một số thuộc tính về họ tên, giới tính…nhưng khác nhau về đặc điểm hoạt động. Thuộc tính: Thuộc tính để dùng để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc một quan hệ. Có 3 loại thuộc tính: Thuộc tính mô tả: Mô tả về thực thể, có thể định tính hoặc định lượng. Thuộc tính định danh: Thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất mỗi lần xuất của thực thể. Thuộc tính khoá: dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể có quan hệ. Mối quan hệ: Một thực thể không tồn tại độc lập với các thực thể khác. Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể với nhau. Khái niệm liên kết hay quan hệ được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. Số mức của quan hệ: Cho biết bao nhiêu lần xuất của thực thể A tương tác với một lần xuất của thực thể B và ngược lại. Số chiều của quan hệ: Số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ đó. Mô hình hoá quan hệ thực thể: Một số kí pháp: Khách hàng Thực thể: Mối quan hệ: 1@1 Liên kết loại Một-Một Một lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và ngược lại. 1@N liên kết loại Một- Nhiều Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A. N@M liên kết loại Nhiều- Nhiều Một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. Chuyển đổi sơ đồ khái niệm sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu: Từ các sơ đồ khái niệm, bước tiếp theo là việc chuyển đổi sơ đồ này sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Đây chính là pha thiết kế logic trong quá trình thiết kế CSDL. Quan hệ 1-1: Chỉ tạo ra một tệp chung duy nhất để biểu diễn thực thể đó. Khoá của tệp là định danh của thực thể. Quan hệ 1-N: Tạo ra một hai tệp thể hiện mỗi kiểu thực thể đó. Khoá của tệp là thuộc tính định danh của thực thể. Quan hệ được thể hiện bằng cách thêm thuộc tính định danh của tệp bên một vào tệp bên nhiều. Quan hệ N-M: Sinh ra ba tệp, trong đó 2 tệp ứng với 2 thực thể, 1 tệp chứa 2 định danh của 2 thực thể có quan hệ. Quan hệ khái quát - thành viên: Sinh ra một tệp cho thực thể khái quát, các tệp cho từng thực thể thành viên. Trong tệp thực thể khái quát có thêm thuộc tính phân loại các thực thể thành viên đó. Trên đây là những công cụ và phương pháp chung cần thiết để phân tích và thiết kế, đặc biệt là việc thiết kế CSDL một HTTT nói chung. Trong quá trình thực hiện, do những yêu cầu khách quan và những ràng buộc phức tạp của tổ chức, ta không thể áp dụng một cách máy móc các bước thực hiện trên, nhưng đó là khung thực hiện chung mà ta có thể dựa vào đó để thực hiện có quy trình. Khi một hệ thống mới được thực hiện thì có ba khả năng về dữ liệu: Các kho dữ liệu cần thiết đã có theo đúng đặc trưng thiết kế, do vậy không cần chuẩn bị gì. Các kho dữ liệu đã tồn tại nhưng không đầy đủ và cấu trúc chưa phù hợp, cần phải nhập thêm những dữ liệu mới chưa có trên máy và trích các dữ liệu có cấu trúc chưa phù hợp từ các tệp hay từ các CSDL, sửa và ghi lại vào CSDL của hệ thống. Các kho dữ liệu hoàn toàn chưa tồn tại, buộc phải tạo ra. Như vậy, tuỳ từng hệ thống mà ta phải tạo mới hoàn toàn các tệp CSDL, hoặc chỉ cần thay đổi trên hệ thống cũ cho phù hợp với yêu cầu mới II Cơ sở lý luận ngôn ngữ sử dụng 1 Hệ quản trị CSDL Microsoft Access Microsoft Access là một thành phần của chùm phần mềm Microsoft Office Professional. Vì thế mà những đối tượng thuộc giao diện như thực đơn, dải công cụ (tool bar) và hộp thoại đều rất tương tự như các ứng dụng khác của Office mà phần lớn cán bộ văn phòng đã quen dùng. Việc trao đổi ( nhập/xuất) dữ liệu giữa Access và các ứng dụng khác trong môi trường Windows như Excel, Word, Visual FoxPro, SQL Server, Oracle, HTML,XML…. cũng rất thuận tiện Access có rất nhiều chức năng để đáp ứng những nhu cầu khác nhau về CSDL. Có thể dùng Access để phát triển 6 kiều ứng dụng phổ biến nhất, đó là : Ứng dụng cá nhân. Ứng dụng cho doanh nghiệp nhỏ. Ứng dụng cho nội bộ từng phòng ban. Ứng dụng cho toàn công ty. Ứng dụng ở tuyến trước cho các CSDL theo mô hình khách/chủ trên phạm vi toàn doanh nghiệp. Ứng dụng trên mạng nội bộ của một cơ quan và mạng máy tính quốc tế( Internet). 2 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 2.1 Lịch sử hình thành và phát triển Ngôn ngữ BASIC (Beginner's All Purpose Symbolic Instruction Code) đã có từ năm 1964. BASIC rất dễ học và dễ dùng. Trong vòng 15 năm đầu, có rất nhiều chuyên gia tin học và công ty tạo các chương trình thông dịch (Interpreters) và biên dịch (Compilers) cho ngôn ngữ làm BASIC trở nên rất phổ thông. Năm 1975, Microsft tung ra thị trường sản phẩm đầu tay Microsoft BASIC và tiếp đó Quick BASIC (còn gọi là QBASIC) thành công rực rỡ. Quick BASIC phát triển trong nền Windows nhưng vẫn khó khăn khi tạo giao diện kiểu Windows. Sau đó nhiều năm, Microsoft bắt đầu tung ra 1 sản phẩm mới cho phép ta kết hợp ngôn ngữ dễ học BASIC và môi trường phát triển lập trình với giao diện bằng hình ảnh (Graphic User Interface - GUI) trong Windows. Đó là Visual Basic Version 1.0. Sự chào đời của Visual Basic Version 1.0 vào năm 1991 thật sự thay đổi bộ mặt lập trình trong công nghệ tin học. Trước đó, ta không có một giao diện bằng hình ảnh (GUI) với một IDE (Integrated Development Environment) giúp các chuyên gia lập trình tập trung công sức và thì gìờ vào các khó khăn liên hệ đến doanh nghiệp của mình. Mỗi người phải tự thiết kế giao diện qua thư viện có sẵn Windows API (Application Programming Interface) trong nền Windows. Điều này tạo ra những trở ngại không cần thiết làm phức tạp việc lập trình. Visual Basic giúp ta bỏ qua những hệ lụy đó, chuyên gia lập trình có thể tự vẽ cho mình giao diện cần thiết trong ứng dụng (application) 1 cách dễ dàng và như vậy, tập trung nổ lực giải đáp các vần đề cần giải quyết trong doanh nghiệp hay kỹ thuật. Ngoài ra, còn nhiều công ty phụ phát triển thêm các khuôn mẫu (modules), công cụ (tools, controls) hay ứng dụng (application) phụ giúp dưới hình thức VBX cộng thêm vào giao diện chính càng lúc càng thêm phong phú. Khi Visual Basic phiên bản 3.0 được giới thiệu, thế giới lập trình lại thay đổi lần nữa. Kỳ này, ta có thể thiết kế các ứng dụng (application) liên hệ đến Cơ Sở Dữ Liệu (Database) trực tiếp tác động (interact) đến người dùng qua DAO (Data Access Object). Ứng dụng này thưòng gọi là ứng dụng tiền diện (front-end application) hay trực diện. Phiên bản 4.0 và 5.0 mở rộng khả năng VB nhắm đến Hệ Điều Hành Windows 95. Phiên bản 6.0 cung ứng 1 phương pháp mới nối với Cơ Sở Dữ Liệu (Database) qua sự kết hợp của ADO (Active Data Object). ADO còn giúp các chuyên gia phát triển mạng nối với Cơ Sở Dữ Liệu (Database) khi dùng Active Server Pages (ASP) 2.2 Visual Basic 6.0 2.2.1 Các phiên bản của Visual Basic 6.0 Visual Basic có 3 phiên bản: Learning Edition: Đây là phiên bản cơ bản nhất, nó cho phép viết nhiều kiểu ứng dụng khác nhau. Tuy nhiên nó thiếu một số công cuh điều khiển có trong các phiên bản khác. Professional Editon: Đây là phiên bản được thiết kế cho người dùng chuyên nghiệp. Nó chứa tất cả tính năng và công cụ có trong phiên bản Learning Edition và có bổ sung thêm một số thư viện các công cụ điều khiển. Enterprise Edition: Đây là phiên bản chứa đầy đủ nhất, dành cho các nhà phát triển ứng dụng chuyên nghiệp. Nó chứa các công cụ để hỗ trợ việc lập trình theo nhóm. 2.2.2 Ưu điểm của Visual Basic 6.0 Visual Basic 6.0 ra đời năm 1998, là một sản phẩm trong bộ phần mềm Visual Studio của Microsoft, nó có những ưu điểm nổi bật sau: Là ngôn ngữ lập tình đa năng sử dụng để phát triển các phần mềm hoạt động trong môi trường Window hay chạy trên mạng Internet. Là sự kế thừa ngôn ngữ lập trình Basic trước đây với những ưu điểm nổi bật sau: Bao gồm mọi đặc điểm của ngôn ngữ Basic nên rất quen thuộc và dễ sử dụng. Cung cấp nhiều công cụ điều khiển có sẵn để hỗ trợ lập trình viên, nhất là trong lập trình CSDL. Là ngôn ngữ lập trình có tính trực quan rất cao. Có cấu trúc logic chặt chẽ ở mức độ vừa phải. Rất dễ để học và thành thạo. Ngoài ra, Visual Basic 6.0 còn có một số các ưu điểm như: Có khả năng thiết kế giao diện với người dùng đẹp và dễ dàng sử dụng. Chính bởi những lí do đấy nên nó đã được lựa chọn sử dụng làm ngôn ngữ lập trình trong nhiều dự án. 3 Công cụ thiết kế báo cáo Crystal Report Đây là một công cụ hỗ trợ tạo báo cáo rất linh hoạt và uyển chuyển. Crystal Report 8.5 có các tính năng sau Tạo báo cáo con, tương tự như chức năng của Microsoft Access, cho phép hiển thị quan hệ một- nhiều. Tùy chọn định dạng mới: Bào gồm khả năng thi hành báo cáo theo cột và hiển thị các kiểu báo các khác nhau bên cạnh nhau. Báo cáo có điều kiện: Hiện thị khác nhau tùy theo trạng thái dữ liệu đưa vào. Trình điều khiển CSDL trực tiếp cho nhiều Platform chính, bao gồm Oracle, Informix, SQL Server. Cho phép bỏ qua trình điều khiểm ODBC quy ước, loại bỏ yêu cầu thiết lập nguồn dữ liệu ODBC trên máy Client. Xuất ra Microsoft Word và Excel Hỗ trợ Web, bao gồm khả năng xuất ra trang Web HTML và tạo các báo cáo chứa trên Server. Hỗ trợ dữ liệu không quan hệ như : Microsoft Exchange Server và Event log của WinNT Chương 3. Phân tích, thiết kế Hệ thống thông tin quản lý bán sách bằng máy đọc mã vạch tại Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân I Bài toán quản lý bán sách và lưu kho bằng máy đọc mã vạch tại Nhà xuất bản trường Đai học Kinh tế Quốc dân 1 Quy trình bán sách và lưu kho tại Nhà xuất bản Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân là một đơn vị trực thuộc trường Đại học Kinh tế Quốc dân, chuyên chế tác và kinh doanh các loại sách cho sinh viên và các đơn vị kinh doanh. Nhà xuất bản có một cửa hàng sách trong trường, thực hiện công tác bán sách và lưu kho. Quy trình bán sách của công ty được mô tả như sau: Nhập sách Sách được chuyển từ các nhà cung cấp tới kho của cửa hàng. Lúc này, nhân viên ở bộ phận quản lý kho sẽ kiểm tra và ghi nhận lại tên sách, số lượng, giá … Nhà cung cấp ở đây chính là các doanh nghiệp, các đơn vị, cá nhân muốn gửi, bán sách tại Nhà xuất bản. Tuy nhiên, sách tại cửa hàng vẫn chủ yếu được nhập từ kho của Nhà xuất bản. Bán sách Khách hàng sau khi chọn sách cần mua, nhân viên bán hàng sẽ ghi lại tên hàng, số lượng, đơn giá của từng đầu sách (đơn giá đã có khi nhập sách vào kho của cửa hàng), rồi tính tiền và thu tiền. Sau khi bán sách cho khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ phải ghi lại số liệu vào trong sổ chi tiết bán sách hàng ngày để lên các báo cáo trình Ban giám đốc. Kiểm tra hàng tồn kho Cuối mỗi ngày nhân viên quản lý kho, phải xem xét lượng sách tồn kho. Nếu lượng tồn kho nhỏ hơn lượng tồn kho tối thiểu thì sẽ lập phiếu yêu cầu nhập sách. Ở đây, phiếu xin nhập sách và phiếu nhập kho không nhất thiết giống nhau vì số lượng và mặt hàng không chắc giống với đề nghị. Lên báo cáo Thường kỳ, bộ phận bán hàng, kho và kế toán sẽ phải thống kê, phân tích dữ liệu để lên được các báo cáo trình Ban giám đốc đúng thời hạn. Các báo cáo ở đây có thể là định kỳ hay bất thường tùy theo yêu cầu cụ thể của Ban giám đốc. Đơn vị tiền tệ Hầu hết tất cả các loại sách đều được nhập từ các đơn vị trong nước nên đơn vị tiền tệ quy chuẩn ở đây là VND. 2 Việc quản lý bán sách và lưu kho tại Nhà xuất bản Ban giám đốc Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân thực hiện việc quản lý của mình dựa trên các báo cáo thống kê của bộ phận bán hàng, kho và kế toán. Công việc lên báo cáo được các nhân viên của Nhà xuất bản thực hiện định kỳ một cách có quy trình và thống nhất. 2.1 Quy trình lên báo cáo Định kỳ, bộ phận bán hàng, kho và kế toán có trách nhiệm nộp các báo cáo lên cho Ban giám đốc như: Báo cáo bán hàng theo tháng, doanh thu bán hàng theo tháng, báo cáo hàng tồn kho …Ngoài ra, khi có những sự kiện đặc biệt, Ban giám đốc cũng đòi hỏi những báo cáo bất thường không nằm trong danh mục các báo cáo trên. Để lên được những báo cáo đó, các bộ phận phải tiến hành theo quy trình thống nhất của Nhà xuất bản. Quy trình lên báo cáo của bộ phận bán hàng Hàng ngày, trong quá trình bán hàng của mình, các nhân viên bán hàng phải tiến hành ghi sổ nhật ký bán hàng để xác định số lượng sách bán trong ngày. Sổ nhật ký bán hàng là cuốn sổ ghi chép tất cả những loại sách được bán ra theo ngày và chi tiết theo từng đầu sách. Cuối ngày, các nhân viên này sẽ tiến hành tổng hợp số liệu sách bán trong ngày. Tùy theo yêu cầu của Ban giám đốc, mà dữ liệu được tổng hợp theo các tiêu chí khác nhau. Bên cạnh việc tổng hợp dữ liệu, các bộ phận này còn phải tiến hành phân tích dữ liệu để đưa ra được các dự báo bán hàng cho tương lai, phục vụ cho quá trình ra quyết định của Ban giám đốc. Và dữ liệu phải được các nhân viên bán hàng ghi chép thường xuyên theo từng ngày, từng nhân viên. Cuối mỗi quý sẽ trình cho Ban giám đốc những báo cáo và kết quả phân tích chính xác. Quy trình lên báo cáo của bộ phận quản lý kho Song song với việc ghi sổ nhật ký bán hàng của các nhân viên bán hàng thì bộ phận quản lý kho cũng phải tiến hành ghi ghép lượng sách nhập kho, cũng như xuất bán để xác định lượng tồn trong kho. Công việc này cũng phải ghi chép một cách thường xuyên. Hàng ngày, bộ phận quản lý kho phải theo dõi lượng sách tồn trong kho theo từng đầu sách. Sau mỗi ngày, số liệu sẽ được tổng hợp lại, và được phân tích. Cuối quý, bộ phận kho phải cho ra được báo cáo hàng tồn kho. Tuy báo cáo hàng tồn kho chỉ phải nộp vào cuối mỗi quý, nhưng dữ liệu về sách trong kho phải được ghi chép một cách đầy đủ theo từng ngày nhằm nắm rõ tình hình của từng đầu sách (hết hay còn nhiều), từ đó quyết định có nên nhập kho hay không. Quy trình lên báo cáo của bộ phận kế toán Hàng tuần bộ phận kế toán sẽ nhận được số liệu bán sách của bộ phận bán hàng cũng như các số liệu về lượng sách xuất nhập trong kho. Dựa trên các số liệu đó mà bộ phận kế toán sẽ tiến hành phân tích và tổng hợp dữ liệu để đưa ra được một bản báo cáo tổng hợp nhất trình lên Ban giám đốc. Ngoài cá báo cáo mang tính thuần túy số liệu, bộ phận kế toán cũng cần đưa ra các dự báo cho tương lai. Công việc phân tích tổng hợp dữ liệu phải được tiến hành thường xuyên vì Ban giám đốc không chỉ đòi hỏi cá báo cáo định kỳ mà còn cả những báo cáo bất thường. 2.2 Phương pháp sử dụng để lên báo cáo Các báo cáo dược xây dựng dựa trên các phương pháp thống kê mô tả và phân tích dữ liệu. Dữ liệu từ nhiều nguồn sẽ được thu thập và thống kê lại. Sau khi đã có đầy đủ dữ liệu, các nhân viên sẽ sử dụng các phương pháp thích hợp: Sắp xếp, tổng hợp, phân nhóm dữ liệu … để lên báo cáo. Thống kê mô tả: Là phương pháp mô tả dữ liệu bằng các phép tính và chỉ số thống kê . Phương pháp này được sử dụng rất nhiều trong việc lên các báo cáo bán hàng Phân tích dữ liệu: Là những phương pháp dùng để biến dữ liệu thành các thông tin hữu ích cho người dùng. Các thông tin tin thu được là kết quả tổng hợp của nhiều yếu tố đầu vào. 2.3 Yêu cầu đối với việc lên báo cáo Các báo cáo yêu cầu phải nhanh, chính xác, kịp thời Thông tin trên báo cáo phải được trình bày rõ ràng, theo một khuôn mẫu chung Thông tin trên báo cáo mang tính tổng hợp, đã được phân tích và chắt lọc từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau Đáp ứng được các đòi hỏi định kỳ và bất thường của Ban giám đốc Đưa ra được các cảnh báo kịp thời đối với công tác bán hàng và lưu kho 2.4 Thực trạng hoạt động lên báo cáo tại Nhà xuất bản Hiện nay, quy mô Nhà xuất bản không ngừng được mở rộng. Số lượng khách hàng và nhà cung cấp càng ngày càng tăng. Mỗi một ngày có rất nhiều giao dịch diễn ra. Tuy nhiên các nhân viên bán hàng chủ yếu vẫn ghi chép bằng tay, khi cần tính toán thì dùng thêm một số tiện ích của Microsoft Excel. Mặt khác, các nhân viên này không thành thạo vi tính, nên để xây dựng được một báo cáo theo đúng nghĩa của nó thường mất khá nhiều thời gian, có khi mất hàng quý, thậm chí đến nửa năm. Điều này ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động của Nhà xuất bản. Trong những năm tới, để hội nhập với nền kinh tế thị trường, Nhà xuất bản phải có những bước tiến mới. Khi đó, các báo cáo được yêu cầu không chỉ là những báo cáo theo quý mà theo tháng, theo tuần thậm chí theo ngày. Với tình hình như hiện nay, thì hệ thống thông tin hiện tại không thể đáp ứng được các yêu cầu đó. Hơn nữa, khi các giao dịch ngày càng nhiều và lớn thì Nhà xuất bản cũng không thể tiến hành bán hàng, ghi chép dữ liệu thủ công nữa. Từ thực tế như vậy mà Ban giám đốc Nhà xuất bản đã quyết định phát triển hệ thống thông tin quản lý bán hàng và lưu kho cho hoạt động của mình dựa trên ứng dụng của công nghệ mã vạch. II Phân tích Hệ thống thông tin quản lý bán sách và lưu kho bằng máy đọc mã vạch tại Nhà xuất bản trường Đai học Kinh tế Quốc dân 1 Xác định yêu cầu hệ thống 1.1 Các phương pháp đã sử dụng để xác định yêu cầu hệ thống 1.1.1 Phỏng vấn Em đã tiến hành phỏng vấn Ban Giám Đốc, bộ phân kế toán và các nhân viên làm việc tại cửa hàng và kho tại NXB trường đại học Kinh Tế Quốc Dân. Nội dung phỏng vấn được trình bày trong bảng sau: Người được phỏng vấn Nội dung phỏng vấn Kết quả phỏng vấn Chú Trần Quang Yên (PGĐ NXB) Nhiệm vụ của bộ phận bán hàng và kho trong Nhà Xuất Bản - Nhiệm vụ của bộ phận bán hàng: Nhập sách từ kho, bán sách và định kỳ kiểm kê lượng sách trong cửa hàng - Nhiệm vụ của bộ phận kho: Cung cấp sách cho cửa hàng, nhập sách từ xưởng in, và định kỳ kiểm kê kho để có các báo cáo cung cấp lên BGĐ Cô Bình (Quản Lý kho) - Cách xuất nhập sách - Sách tại kho được nhập trực tiếp từ xưởng in của NXB - Sách tại kho được xuất sang cửa hàng (xuất điểu chuyển) Nhân viên bán hàng - Cách xuất nhập sách - Các thức bán sách - Sách tại cửa hàng đươc nhập trực tiếp từ kho NXB, hoặc có thể do các NB hay đối tác khác ký gửi - Sách tại cửa hàng bán trực tiếp cho các khách lẻ và cả các khách buôn - Sách bán ra có chiết khấu thanh toán đối với từng đối tượng khách hàng. Với khách buôn thì sẽ được chiết khấu một số phần trăm do quyết định của BGĐ Bộ phận kế toán Cách tổng hợp dữ liệu lên báo cáo Bộ phận kế toán sẽ lấy dữ liệu thống kê từ cửa hàng và kho từ đó lên các báo cáo gửi cho BGĐ; Ví dụ như thẻ kho, báo cáo bán hàng… 1.1.2 Nghiên cứu tài liệu Tên tài liệu Nội dung Chức năng Văn bản vể thủ tục liên quan đến tài chính, quy trình làm việc của NXB Cách thức tổ chức hoạt động của NXB Giúp nắm bắt được quy trình làm việc của NXB đặc biệt là bộ 4 bộ phận: BGĐ, Kế Toán, kho và cửa hàng Phiếu nhập kho Cho biết các thông tin liên quan đến phiếu nhập kho: thời gian nhập, nhà cung cấp, các loại sách nhập… Là căn cứ đê theo dõi tình trạng nhập sách trong cửa hàng và kho Phiếu xuất kho Cho biết các thông tin liên quan đến nghiệp vụ xuất kho: Thời gan xuất kho, các loại sách được xuất Là căn cứ để theo dõi tình trạng xuất sách trong kho Thẻ kho Cho biết thông tin về trình trạng của sách trong kho và cửa hàng Là căn cứ để theo dõi tình trạng sách trong kho và cửa hàng 1.1.3 Quan sát người sử dụng Đối tượng Nội dung quan sát Nhân viên kho - Quan sát quá trình nhập xuât kho, quá trình ghi sổ của bộ phận kho Nhân viên bán hàng - Theo dõi quá trình nhập sách từ kho, và nhận sách ký gửi từ các nhà cung cấp khác - Theo dõi cách bán sách và ghi sổ: cả bán buôn và bán lẻ Nhân viên kế toán - Theo dõi cách thống kê dữ liệu và lên báo cáo định kỳ cho BGĐ 1.2 Yêu cầu chức năng hệ thống Lưu trữ Thông tin về các loại sách mà Nhà xuất bản kinh doanh Thông tin nhà cung cấp Thông tin khách hàng Thông tin nhập kho, bán sác Tra cứu Thông tin sách, loại sách Thông tin nhà cung cấp Thông tin khách hàng Thông tin bán sách theo ngày, tháng, quý Thông tin doanh thu bán sách Tính toán Tính toán lượng sách tồn kho Doanh thu bán sách theo ngày, tháng, quý, năm Kết xuất Chi tiết bán sách Báo cáo bán sách theo ngày, tháng, năm Báo cáo sách tồn kho theo ngày, tháng, năm Báo cáo doanh thu bán hàng theo ngày, tháng, năm Phiếu nhập kho Hóa đơn bán hàng 2 Mô hình hóa yêu cầu hệ thống Trên cơ sở các thông tin thu được bằng các phương pháp trên em đã tiến hành mô hình hoá yêu cầu hệ thống thông tin quản lý bán sách và lưu kho tại NXB trường đại học Kinh Tế Quốc Dân như sau: 2.1 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) QL Lưu kho Lên Báo cáo QL Bán Hàng Dữ liệu Nhà cung cấp Phiếu nhập Yêu cầu nhập Ban giám đốc Thẻ kho Yêu cầu bán hàng Hóa đơn bán hàng Khách Hàng Yêu cầu báo cáo Báo cáo doanh thu Ban Giám đốc Chi tiết bán hàng Báo cáo tồn kho Báo cáo bán sách 2.2 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) Tiếp nhận sách Nhập kho Kiểm tra sách nhập kho Lập phiếu nhập kho Kiểm kê sách tồn kho Báo cáo bán sách Tiếp nhận yêu cầu mua sách Kiểm tra lượng tồn trong kho Lập hóa đơ