Đề tài Tổng quan về Công ty cổ phần Thương mại xi măng

MỤC LỤC DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU BẢNG BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NĂM 2006, 2007, 2008 9 Sơ đồ 1-1 Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty cổ phần Thương mại xi măng 11 Sơ đồ 2-1 SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY 17 Sơ đồ 2-2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng 24 Sơ đồ 2-3 Trình tự ghi sổ kế toán trên phần mềm kế toán máy Fast Accounting 2006.f-R0108 26 Sơ đồ 2-4 Quy trình ghi sổ kế toán mua hàng 33 Sơ đồ 2-5 Quy trình luân chuyển sổ kế toán bán hàng 34 Biểu số 2-1: Hoá đơn giá trị gia tăng 35 Biểu số 2-2: Hoá đơn giá trị gia tăng 36 Biểu số 2-3 Sổ Nhật ký chung 38 Biểu số 2-4 Sổ chi tiết tài khoản 131 39 Biểu số 2-5 Sổ chi tiết tài khoản 331 40 Biểu số 2-6 Sổ Cái tài khoản 131 41 Biểu số 2-7 Sổ Cái tài khoản 331 42 Sơ đồ 2-6 Quy trình luân chuyển sổ kế toán tiền gửi Ngân hàng 45 Biểu số 2-8: Uỷ nhiệm chi 46 Biểu số 2-9: Lệnh thanh toán 47 Biểu số 2-10 Sổ chi tiết tài khoản 112 48 Biểu số 2-11 Sổ Cái tài khoản 112 49 LỜI MỞ ĐẦU Trong những năm gần đây cùng với sự đổi mới về kinh tế, hệ thống cơ sở hạ tầng của nước ta có sự phát triển đáng kể, trong đó có sự đóng góp không nhỏ của ngành xi măng. Đứng trước yêu cầu sự nghiệp Công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước trong công cuộc đổi mới, nhiệm vụ đặt ra cho ngành xi măng là hết sức nặng nề, phải làm sao phát triển hiện đại hoá nhanh chóng, đáp ứng mọi nhu cầu xi măng của toàn xã hội. Trong quá trình phát triển và hội nhập Công ty cổ phần Thương mại xi măng đã luôn duy trì được cơ chế tài chính vững mạnh, ổn định thông qua hoạt động thanh toán của Công ty với nhà cung cấp, với các khách hàng. Nhận biết được tầm quan trọng của công tác kế toán thanh toán đối với doanh nghiệp thương mại, trong thời gian một tháng vừa qua, em đã cơ hội kiến tập tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng để hiểu biết thêm được tình hình thực tế và hoàn thành báo cáo kiến tập kế toán về công tác kế toán tại Công ty. Nội dung báo cáo kiến tập gồm 3 phần: Phần 1: Tổng quan về Công ty cổ phần Thương mại xi măng Phần 2: Thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng Phần 3: Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng Em xin chân thành cảm ơn Th.S Nguyễn Thị Thu Liên và các cô, chú, anh, chị trong Công ty đã giúp em hoàn thành báo cáo kiến tập này. PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦNTHƯƠNG MẠI XI MĂNG 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty cổ phần Thương mại xi măng là một doanh nghiệp Nhà nước, có đầy đủ tư cách pháp nhân, hạch toán kinh doanh độc lập, sử dụng con dấu riêng theo quy định của Nhà nước và có tài khoản tại Ngân hàng. Công ty có trụ sở đóng tại 348 đường Giải phóng, phường Phương Liệt, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội. Công ty cổ phần Thương mại xi măng tiền thân là Công ty Vật tư kỹ thuật Xi măng là doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo Quyết định số 445/BXD - TCLĐ ngày 31 tháng 09 năm 1993 của Bộ trưởng Bộ xây dựng, Quyết định số 833 TCT - HĐQT ngày 23 tháng 5 năm 1998 của Hội đồng quản trị Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam. Ngày 12/02/1993 Bộ xây dựng ra quyết định số 023/BXD - TCLĐ thành lập xí nghiệp vật tư kỹ thuật xi măng trực thuộc liên hiệp các xí nghiệp xi măng Việt Nam (nay đổi tên là Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam). Lúc này, chức năng nhiệm vụ của xí nghiệp chỉ là kinh doanh các mặt hàng xi măng, vật tư kỹ thuật xi măng và thực hiện tổ chức lực lượng bán lẻ xi măng trên địa bàn Hà Nội. Theo Quyết định số 445/BXD - TCLĐ ngày 30/09/1993 của Bộ xây dựng, Xí nghiệp vật tư kỹ thuật xi măng được đổi tên thành Công ty vật tư kỹ thuật xi măng. Nhiệm vụ chủ yếu là kinh doanh các loại vật tư kỹ thuật phục vụ cho các nhà máy sản xuất xi măng, tổ chức lực lượng bán lẻ xi măng và dự trữ xi măng để bình ổn thị trường tiêu thụ xi măng tại thành phố Hà Nội. Ngày 10/07/1995, Chủ tịch hội đồng quản trị Công ty Xi măng Việt Nam ra quyết định số 833/TCT - HĐQT giao bổ sung nhiệm vụ cho Công ty vật tư kỹ thuật vật tư xi măng tổ chức kinh doanh, lưu thông hàng hoá xi măng, tiêu thụ xi măng trên địa bàn thành phố Hà Nội theo phương thức làm tổng đại lý tiêu thụ xi măng cho các công ty sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Xi măng Việt Nam như: Công ty xi măng Hải Phòng, Công ty xi măng Bỉm Sơn, Công ty xi măng Hoàng Thạch, Công ty xi măng Bút Sơn... trên cơ sở chuyển giao tổ chức, nhiệm vụ, tài sản và lực lượng cán bộ công nhân viên của chi nhánh Công ty xi măng Bỉm Sơn tại Hà Nội và chi nhánh Công ty xi măng Hoàng Thạch tại Hà Nội cho Công ty vật tư kỹ thuật xi măng quản lý kể từ ngày 22/07/1995 và Công ty bắt đầu hoạt động theo nhiệm vụ mới kể từ ngày 01/08/1995. Công ty vật tư kỹ thuật Xi măng Việt Nam trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam chính thức chuyển sang Công ty cổ phần Thương mại xi măng theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103018236 ngày 02 tháng 07 năm 2007 do Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp, hoạt động của Công ty bao gồm: - Kinh doanh các loại xi măng, sản xuất và kinh doanh các phụ gia, vật liệu xây dựng và vật tư phục vụ cho việc sản xuất xi măng. - Sản xuất kinh doanh bao bì (phục vụ sản xuất xi măng, dân dụng và công nghiệp). - Sửa chữa xe máy, ôtô và gia công cơ khí. - Kinh doanh vận tải và dịch vụ vận tải đường sông, đường biển, sắt và đường bộ. - Kinh doanh dịch vụ thể thao, vui chơi giải trí. - Xây dựng dân dụng, kinh doanh phát triển nhà và cho thuê bất động sản. 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Công ty cổ phần Thương mại xi măng mang đặc trưng điển hình một doanh nghiệp thương mại. Công ty hoạt động theo mô hình công ty mẹ-công ty con, Tổng Công ty công nghiệp xi măng là công ty mẹ. Công ty mua xi măng từ các Công ty sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam như Công ty xi măng Hoàng Thạch, Công ty xi măng Bỉm Sơn, Công ty xi măng Hoàng Mai, Công ty xi măng Hải Phòng, Công ty xi măng Bút Sơn và Công ty xi măng Tam Điệp để phân phối ra thị trường. Công ty đang kinh doanh theo phương thức mua đứt bán đoạn, địa bàn kinh doanh của Công ty bao gồm 15 tỉnh thành phía Bắc: Hà Nội, Lào Cai, Lai Châu, Bắc Kạn, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Tuyên Quang, Hà Giang, Sơn La, Cao Bằng, Yên Bái, Thái Nguyên, Bắc Ninh, Bắc Giang và Lạng Sơn. Công ty hoạt động tổ chức, lưu thông hàng hoá và kinh doanh tiêu thụ xi măng, vật liệu xây dựng, vật liệu kỹ thuật và làm các dịch vụ nhằm tìm kiếm lợi nhuận trên thị trường. Công ty có ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế với các đối tác kinh tế khi mua và bán hàng hoá. Công ty góp phần quan trọng trong việc bình ổn giá cả thị trường, đấu tranh chống lại các hiện tượng làm giả, làm nhái mác xi măng, thực hiện tốt các nhiệm vụ và kế hoạch sản lượng, bán đúng giá xi măng do Tổng Công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam quy định. Công ty luôn cố gắng phục vụ, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu đòi hỏi của các khách hàng, cung cấp cho khách hàng các thông tin trung thực về sản phẩm, các dịch vụ tốt nhất trong và sau khi bán hàng. Tổ chức mạng lưới các cửa hàng, trung tâm, đảm bảo lưu thông hàng hoá, tiêu thụ xi măng theo định hướng kế hoạch được giao và hợp đồng kinh tế với khách hàng được tổ chức hệ thống các đại lý bán lẻ xi măng trên cơ sở Công ty sẽ lựa chọn các chủ hộ, cá nhân có đầy đủ năng lực điều kiện kinh doanh và có quy chế đại lý chặt chẽ. Tổ chức công tác tốt quảng cáo, tiếp thị sản phẩm, lập kế hoạch xin cấp xi măng sát đúng nhu cầu, ký kết hợp đồng với các công ty nhằm thực hiện mục tiêu, tránh để không xảy ra đột biến về nhu cầu và giá cả xi măng. Tổ chức tốt công tác hệ thống kho hàng để đảm bảo mọi kế hoạch giao hàng của các công ty sản xuất, tổ chức, quản lý và kiểm tra tốt lực lượng phương tiện vận tải, bốc xếp của đơn vị mình. Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty một số năm gần đây: BẢNG BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NĂM 2006, 2007, 2008 Đơn vị tính: VNĐ Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1. Doanh thu thuần 1.150.536.096.326 562.153.042.096 1.056.881.066.556 2. Giá vốn hàng bán 1.062.399.156.910 532.903.331.037 1.005.576.895.237 3. Lợi nhuận gộp 88.136.939.416 29.249.711.059 51.304.171.379 4. Doanh thu HĐTC 1.949.322.443 1.140.959.835 2.121.575.302 5. Chi phí tài chính 2.826.875.446 1.169.316.459 2.334.520.432 6. Chi phí bán hàng 67.023.455.863 20.543.032.608 32.733.980.296 7. Chi phí QLDN 18.750.400.734 5.543.061.455 1.286.0546.317 8. Lợi nhuận thuần từ HĐKD 1.485.529.816 3.135.260.372 5.485.699.576 9. Thu nhập khác 4.482.330.836 779.883.548 4.179.411.272 10. Chi phí khác 1.777.281.131 140.998.311 2.482.691.425 11. Lợi nhuận khác 2.705.049.705 638.885.237 1.696.719.847 12. Tổng LNTT 4.190.579.521 3.774.145.609 7.182.419.423 13. Chi phí thuế TNDN hiện hành 2.527.170.677 1.306.504.450 2.330.665.587 14. Chi phí thuế TNDN hoãn lại (964.289.138) (249.743.679) (386.693.632) 15. Lợi nhuận sau thuế TNDN 2.627.697.982 2.717.384.838 5.238.447.468 16. Lãi cơ bản trên cổ phiếu 453 đồng/ cổ phiếu 873 đồng/ cổ phiếu Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty năm 2006, 2007, 2008. Qua bảng báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong 3 năm 2006, 2007, 2008 có thể thấy tình hình kinh doanh của Công ty đang có những bước chuyển biến tốt đẹp. Doanh thu thuần của năm 2007 giảm mạnh so với năm 2006 nhưng đến năm 2008 đã tăng trở lại. Thêm đó các chi phí trong năm 2006 rất cao nhưng đến năm 2007, 2008 lại giảm rõ rệt. Có được điều đó là do Công ty đã cắt giảm những khoản chi phí chi tiêu không cần thiết, tổ chức lại bộ máy tiêu thu phù hợp nhằm mang lại lợi nhuận kinh tế cao. Cụ thể là năm 2006 chi phí bán hàng và chi phí QLDN rất lớn(chi phí bán hàng: 67.023.455.863 VNĐ, chi phí QLDN: 18.750.400.734 VNĐ) nhưng sang năm 2007, 2008 chi phí đã giảm nhiều như trong năm 2007 chi phí bán hàng: 20.543.032.608 VNĐ, chi phí QLDN: 5.543.061.455 VNĐ, năm 2008: chi phí bán hàng: 32.733.980.296 VNĐ, chi phí QLDN: 1.286.0546.317 VNĐ. Lợi nhuận thuần sau thuế TNDN của Công ty đã tăng rõ rệt qua các năm: năm 2006 là 2.627.697.982 VNĐ, năm 2007 là 2.717.384.838 VNĐ và năm 2008 là 5.238.447.468 VNĐ, lãi cơ bản trên 1 cổ phiếu tăng cao: năm 2007 là 453 đồng/ cổ phiếu nhưng đến năm 2008 là 873 đồng/ cổ phiếu. Qua đó ta thấy từ khi chuyển đổi sang hình thức cổ phần hóa công ty đã áp dụng những chính sách đúng đắn, mở rộng thị trường tiêu thụ, cắt giảm những chi nhánh đại lý bán hàng kém hiệu quả, tập trung vào những nơi tiêu thụ mạnh. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Thương mại xi măng Công ty cổ phần Thương mại xi măng có đội ngũ lãnh đạo và cán bộ công nhân viên bề dày kinh nghiệm trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là đội ngũ cán bộ trong bộ phận bán hàng được huấn luyện và trau dồi kinh nghiệm khá vững chắc nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh cho toàn Công ty. Hiện nay, Công ty có hơn 300 nhân viên, trong đó những người có trình độ đại học và cao đẳng trong Công ty là hơn 165 người chiếm hơn 55%, trình độ trung cấp là 135 người chiếm 45%. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, chức năng nhiệm vụ của Công ty, giúp quản lý kiểm soát chặt chẽ hoạt động của cán bộ nhân viên, công tác quản lý tiền hàng, công tác báo cáo kết quả kinh doanh. Cụ thể sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty cổ phần Thương mại xi măng như sau: Sơ đồ 1-1Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty cổ phần Thương mại xi măng Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban Giám Đốc Ban kiểm soát Đảng uỷ Công ty Công đoàn Công ty Văn phòng Công ty Phòng Tài chính Kế toán Phòng tổ chức lao động Phòng thị trường Phòng Quản lý Dự án Phòng Kinh doanh sắt thép Phòng kinh doanh dịch vụ Phòng Tiêu thụ Xi măng Các văn phòng đại diện Chi nhánh Thái Nguyên Ban kế toán Các kho xi măng Trạm đấu nguồn Các cửa hàng Trung tâm Hà Tây Các cửa hàng Nhà phân phối Các cửa hàng Sau đây là từng chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban trong Công ty: ● Đại hội đồng cổ đông: Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty. Đại hội đồng cổ đông thường được tổ chức mỗi năm một lần, phải họp thường niên trong thời hạn bốn tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Đại hội đồng cổ đông thảo luận và thông qua các vấn đề sau: - Báo cáo tài chính kiểm toán từng năm. - Báo cáo của Ban kiểm soát. - Báo cáo của Hội đồng quản trị. - Kế hoạch phát triển ngắn hạn và dài hạn của Công ty. ● Hội đồng quản trị: + Mọi hoạt động kinh doanh và công việc của Công ty phải chịu sự quản lý hoặc chỉ đạo thực hiện của Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty trừ những thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông. + Có trách nhiệm giám sát Giám đốc và các cán bộ quản lý khác. ● Ban kiểm soát: + Ban kiểm soát của Công ty có ba thành viên, do Đại hội đồng cổ đông bầu và trong đó ít nhất phải có một thành viên có trình độ chuyên môn về kế toán. Nhiệm kỳ của Ban kiểm soát không quá 5 năm, thành viên Ban kiểm soát có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. + Ban kiểm soát là một tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản lý và điều hành Công ty. Thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc Công ty và cán bộ quản lý phải cung cấp tất cả các thông tin và tài liệu liên quan đến hoạt động của Công ty theo yêu cầu của Ban kiểm soát. ● Ban giám đốc: Công ty sẽ ban hành một hệ thống quản lý mà theo đó bộ máy quản lý sẽ chịu trách nhiệm và nằm dưới sự lãnh đạo của Hội đồng quản trị. Công ty có một Giám đốc Công ty, một số Phó Giám đốc Công ty và một Kế toán trưởng do Hội đồng quản trị bổ nhiệm. + Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động xảy ra hàng ngày của Công ty, chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. + Phó Giám đốc Công ty: Phụ trách các hoạt động kinh doanh, kế hoạch kinh doanh, hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng kinh tế, kiểm tra và kiểm soát vật tư hàng hóa tại kho. + Kế toán trưởng: Giúp cho Giám đốc thực hiện các chuẩn mực của Nhà nước về kế toán, luật do Nhà nước ban hành và thống kê trong các hoạt động kinh doanh của Công ty. ● Các phòng của Công ty gồm có: + Văn phòng công ty: Có nhiệm vụ giúp giám đốc điều hành công tác quản trị, hành chính, đảm bảo an toàn trật tự cho Công ty. Gồm: - Hành chính, văn thư lưu trữ, thư viện. - Công tác quản trị mua sắm văn phòng phẩm, in ấn. - Quản lý nhà đất, các công cụ lao động của Công ty. - Công tác tạp vụ y tế, chăm sóc sức khỏe. + Phòng tài chính kế toán: - Quản lý vốn, vật tư, hàng hoá, tiền mặt và sử dụng có hiệu quả không để thất thoát vốn, hàng hoá của Công ty. - Phòng có nhiệm vụ thu thập chứng từ để lập báo cáo tài chính theo năm tài chính, theo quy định chuẩn mực của Nhà nước. - Có nhiệm vụ chỉ đạo về nợ và thu hồi nhanh chóng công nợ cho Công ty. - Kiểm tra các chứng từ, đảm bảo các chứng từ theo đúng quy định của Nhà nước. - Thực hiện công tác hạch toán tài chính giúp cho Công ty không bị ách tắc trong sản xuất kinh doanh và đảm bảo kinh doanh luôn hiệu quả. + Phòng Tổ chức Lao động: - Phòng tổ chức lao động có nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực. - Xây dựng bảng đơn giá tiền lương cho nhân viên trong Công ty. - Ban hành một số các quy chế về lao động, công tác thi đua tuyên truyền. - Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ an ninh chính trị, an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy trong Công ty. - Tổ chức lực lượng lao động phù hợp, thực hiện chế độ chính sách cho công nhân viên toàn Công ty, chăm lo công tác đào tạo nguồn nhân lực. + Phòng Thị trường: - Giúp Công ty nắm bắt nhu cầu sử dụng xi măng trên địa bàn hoạt động. - Theo dõi sự biến động về giá cả các mặt hàng xi măng trên thị trường cả nước. - Kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy chế trong hoạt động kinh doanh tiêu thụ xi măng và cung cấp mọi thông tin chi tiết về tình hình cạnh tranh của các đối thủ trên thị trường. Từ đó, giúp cho Công ty có phương án kinh doanh hiệu quả đối với từng địa bàn tiêu thụ. + Phòng quản lý dự án: - Phòng quản lý dự án có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc, quản lý các dự án và nghiên cứu đầu tư xây dựng các dự án kinh doanh cho Công ty. + Phòng kinh doanh sắt thép: - Tổ chức, quản lý, giám sát có hiệu quả hoạt động kinh doanh sắt thép theo mục tiêu, kế hoạch được Công ty giao. - Tổ chức mở các sổ sách theo dõi và quản lý chặt chẽ các loại hàng hoá, tài sản, hoá đơn, chứng từ, tài liệu,… kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp lý, hợp pháp của các hoá đơn chứng từ và số liệu thống kê, báo cáo, thực hiện nghiêm chỉnh chế độ báo cáo và các nguyên tắc tài chính theo quy định của Nhà nước và Công ty. - Tổ chức nghiên cứu, điều tra nắm bắt chính xác, kịp thời về nhu cầu của người tiêu dùng, khả năng và ưu thế cạnh tranh của các đối tác trên thị trường…vv đối với các mặt hàng kinh doanh của phòng, để đề xuất và tổ chức thực hiện có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. + Phòng kinh doanh dịch vụ: - Có nhiệm vụ quảng bá, giới thiệu chi tiết sản phẩm dịch vụ của Công ty tới các khách hàng. Tổ chức các cuộc nghiên cứu nhu cầu sử dụng sản phẩm của các đối tác khách hàng trên cả nước và đưa ra những phương án kinh doanh dịch vụ hợp lý, nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty. + Phòng tiêu thụ xi măng: - Phòng có nhiệm vụ tổ chức, quản lý tình hình tiêu thụ xi măng ở các trung tâm, các cửa hàng bán xi măng theo đúng quy định của Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam. - Mở rộng mạng lưới cửa hàng, đại lý nhằm đẩy mạnh thị trường tiêu thụ xi măng tại thành phố Hà Nội, phục vụ tốt yêu cầu của người tiêu dùng một cách thuận tiện, nhanh chóng và chu đáo. - Phòng còn có nhiệm vụ điều tiết giá cả cho từng thời kỳ theo quy định của Công ty ban hành. + Chi nhánh Thái Nguyên: Chi nhánh này làm nhiệm vụ đại diện tiêu thụ xi măng ở các tỉnh phía Bắc là các địa bàn của Công ty. Các chi nhánh có ban Giám đốc gồm một Giám đốc, một Phó Giám đốc, ban Kế toán, ban Tổ chức hành chính và ban Quản lý kho.. PHẦN 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XI MĂNG 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Công ty cổ phần Thương mại xi măng là một doanh nghiệp thương mại cổ phần có các chi nhánh nằm rải rác trên khắp địa bàn phân công theo yêu cầu của Tổng Công ty công nghiệp xi măng Việt Nam, vì thế nên Công ty cổ phần Thương mại xi măng áp dụng mô hình kế toán vừa phân tán vừa tập trung để phù hợp với điều kiện kinh doanh của Công ty. Các chi nhánh ở xa Công ty có nhiệm vụ tổ chức quản lý kinh doanh ở đơn vị mình, công việc kế toán ở các chi nhánh phải do các nhân viên kế toán các chi nhánh đó thực hiện và đến cuối tháng tổng hợp tất cả số liệu gửi về phòng tài chính kế toán của Công ty. Phòng tài chính kế toán của Công ty có nhiệm vụ thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh của Công ty. Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu chung cho toàn Công ty và lập báo cáo tài chính. Phòng tài chính kế toán của Công ty gồm 9 người trong đó đứng đầu là kế toán trưởng kiêm trưởng phòng; 1 kế toán phó; 1 kế toán tổng hợp; 1 kế toán Đầu tư XDCB-SCL, TSCĐ, CCDC và kế toán thuế; 1 kế toán ngân hàng và kế toán lương; 2 kế toán hàng hóa; 1 kế toán Thanh toán vận tải, bốc xếp; 1 thủ quỹ. Công ty có 6 phần hành kế toán và một bộ phận quỹ: Sơ đồ 2-1SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY Kế toán trưởng Bộ phận tổng hợp Kế toán phó KT ĐT-SCL TSCĐ BC thuế KT hàng mua KT vận chuyển bốc xếp KT tiền mặt KT ngân hàng KT Hàng bán KT chi nhánh trung tâm Chức năng và nhiệm vụ của từng người: - Kế toán trưởng: Chịu trách nhịêm trước Hội đồng quản trị, ban Giám đốc Công ty về việc tổ chức sắp xếp bộ máy kế toán thống kê đáp ứng theo yêu cầu với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty. Kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo điều hành mọi hoạt động tại phòng kế toán của Công ty. Kế toán trưởng phải xây dựng kế hoạch ngân sách, kế hoạch tài chính trong năm tài chính cho Công ty. Ngoài ra, kế toán trưởng còn chỉ đạo công tác hạch toán kế toán, công tác phân tích kinh tế, công tác đầu tư xây dựng cơ bản, công tác sửa chữa lớn và phát triển vốn. - Kế toán phó: Phụ trách, chỉ đạo bộ phận kế toán tổng hợp, thực hiện công tác báo cáo quyết toán tài chính định kỳ và báo cáo quản trị của Công ty. Chịu trách nhiệm trực tiếp phụ trách và điều hành những lĩnh vực trên địa bàn toàn Công ty cụ thể như sau: + Theo dõi các hợp đồng kinh tế tiêu thụ xi măng, hợp đồng đại lý, hợp đồng thuê cửa hàng và thuê kho. Phụ trách công việc quản lý và thu hồi công nợ, chi phí bán hàng. - Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về công tác kiểm tra và kiểm soát những số liệu phản ánh trên chứng từ kế toán của Công ty. Hàng tháng kế toán tổng hợp tổng hợp chứng từ sổ sách do kế toán Chi nhánh gửi và lập báo cáo quyết toán đối với các Chi nhánh về việc định mức chi tiêu mà Công ty đã quy định. Sau đó tổng hợp các chứng từ sổ sách để lập các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị theo thời gian quy định, và theo yêu cầu quản lý của Công ty. - Kế toán Đầu tư – Sửa chữa lớn, kế toán TSCĐ và kế toán thuế: Trực tiếp theo dõi và hạch toán quản lý TSCĐ, CCDC tiến hành trích khấu hao, phân bổ khấu hao, đánh giá lại giá trị TSCĐ. Theo dõi tình hình thanh toán của Công ty cổ phần Thương mại xi măng với Nhà nước về thuế và các khoản phải nộp khác thuộc trách nhiệm nghĩa vụ của đơn vị. - Kế toán vận chuyển, bốc xếp: Theo dõi hợp đồng vận chuyển theo từng phương thức vận chuyển, từng loại hình vận chuyển và từng loại xi măng về các địa bàn của Công ty. Các hình thức vận chuyển bao gồm: + Vận chuyển hàng từ nhà máy. + Vận chuyển hàng từ kho, cảng. + Vận chuyển hàng từ đầu mối giao nhận. Các phương tiện vận tải bao gồm: đường sắt, đường thuỷ, đường bộ. Kế toán viên ở bộ phận này còn có nhiệm vụ theo dõi giá cước vận chuyển và tình hình biến động về giá cả của cước vận chuyển. - Kế toán hàng bán: Theo dõi quá trình bán hàng do các trưởng ban kế toán tại các chi nhánh, cửa hàng gửi các chứng từ gốc lên Công ty. Kế toán hạch toán chi tiết doanh thu, các khoản phải thu khách hàng, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, chính xác của các chứng từ mua hàng hoá trước khi ghi chép sổ sách kế toán. Kế toán cũng lưu trữ toàn bộ hợp đồng, hoá đơn chứng từ có liên quan của từng khách hàng mua hàng, cố gắng thu hồi công nợ nhanh để đảm bảo vốn cho kinh doanh cho Công ty. - Kế toán hàng mua: Theo dõi mọi quá trình mua hàng hạch toán chi tiết các khoản phải trả cho nhà cung cấp. Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, chính xác của chứng từ mua hàng hoá trước khi ghi chép sổ sách và làm thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp. Kế toán hàng mua còn lập báo cáo tình hình xuất nhập tồn các mặt hàng xi măng trong từng tháng cho toàn Công ty. - Kế toán tiền mặt: Chịu trách nhiệm theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, tiền tạm ứng. Ngoài ra, kế toán tiền mặt trong Công ty còn đảm nhiệm công việc viết hóa đơn bán hàng các dịch vụ thuê kho, thuê văn phòng và các dịch vụ thu tiền điện, nước, sinh hoạt. - Kế toán ngân hàng: Chịu trách nhiệm theo dõi giao dịch thanh toán của Công ty với các khách hàng thông qua tài khoản tại Ngân hàng. Ngoài ra, còn đảm nhiệm việc tính toán xác định cụ thể tiền lương, các khoản BHXH, BHYT, và KPCĐ các khoản chi phí và các khoản phải trả công nhân viên. - Thủ Quỹ: Thực hiện việc kiểm kê tiền mặt, thu tiền và chi tiền tại Công ty. Kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ thu chi trước khi nhập tiền mặt hoặc xuất tiền mặt ra khỏi quỹ. Thủ Quỹ và kế toán tiền mặt cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt vào ngày cuối cùng của tháng theo đúng quy định. 2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại công ty 2.2.1. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán chung tại công ty Công ty cổ phần Thương mại xi măng áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính và các quy định của Tổng Công ty. Cụ thể: - Về niên độ kế toán: Công ty áp dụng niên độ kế toán theo năm dương lịch. - Phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng: theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính giá hàng tồn kho: tính giá theo phương pháp giá thực tế đích danh. Tình hình nhập xuất hàng hoá xi măng được kế toán theo dõi chi tiết theo từng lần phát sinh cả về số lượng và đơn giá. Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Giá gốc của hàng tồn kho mua ngoài bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Xác định giá xuất kho từng loại hàng hóa theo giá thực tế của từng lần nhập hàng, từng nguồn nhập cụ thể. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm cuối năm là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá thị trường tại thời điểm cuối năm. - Phương pháp khấu hao tài sản cố định: theo phương pháp đường thẳng. Thời gian khấu hao được ước tính như sau: + Nhà cửa, vật kiến trúc: 10-50 năm. + Máy móc, thiết bị: 09-10 năm. + Thiết bị văn phòng: 03-08 năm. + Phương tiện vận tải: 07-10 năm. 2.2.2. Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng Công ty cổ phần Thương mại xi măng vận dụng chế độ chứng từ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính ban hành ngày 20/03/2006. Nội dung chứng từ kế toán bao gồm: - Nhóm chứng từ về tiền mặt, gồm có: Giấy đề nghị thanh toán (mẫu số 05-TT), Phiếu thu (mẫu số 01-TT), Phiếu chi (mẫu số 02-TT), Biên lai thu tiền (mẫu số 06-TT), Bảng kê chi tiền (mẫu số 09-TT),… - Nhóm chứng từ về hàng tồn kho, gồm có: Phiếu Nhập kho (mẫu số 01-VT), Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03 PXK-3LL), Biên bản kiểm nghiệm (mẫu số 03-VT), Phiếu Xuất kho (mẫu số 02-VT), Biên bản kiểm kê (mẫu số 05-VT), Thẻ kho (mẫu số 06-VT),… - Nhóm chứng từ về lao động - tiền lương, bao gồm: Giấy đi đường (mẫu số 04-LĐTL), Bảng chấm công (mẫu số 01a-LĐTL), Bảng kê các khoản trích lập theo lương (mẫu số 10-LĐTL), Bảng thanh toán tiền lương (mẫu số 02-LĐTL), Bảng thanh toán tiền thưởng (mẫu số 03-LĐTL), Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (mẫu số 11-LĐTL),… - Nhóm chứng từ về bán hàng, bao gồm: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (mẫu số 04DHL-3LL), Hóa đơn giá trị gia tăng (mẫu số 01GTGT-3LL), Bảng thanh toán hàng đại lý ký gửi (mẫu số 01-BH),… - Nhóm chứng từ về TSCĐ, gồm có: Biên bản thanh lý TCSĐ (mẫu số 05-TSCĐ), Biên bản giao nhận TSCĐ (mẫu số 01-TSCĐ), Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (mẫu số 06-TSCĐ),… Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán: Trình tự và thời gian luân chuyển do kế toán trưởng tại đơn vị quy định. Các chứng từ gốc do công ty lập ra hoặc từ bên ngoài đưa vào đều phải được tập trung ở bộ phận kế toán của đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ càng các chứng từ và sau khi kiểm tra xác minh là hợp lý, hợp lệ thì mới được dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán gồm 4 bước: - Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế vào chứng từ. - Kiểm tra chứng từ. - Ghi sổ. - Lưu giữ và bảo quản chứng từ. Sau đây là chi tiết trình tự luân chuyển các liên tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng: *Liên 1: lưu tại quyển *Liên 2: Trạm giao nhận ghi rõ không thanh toán cước vận chuyển với Công ty. Liên này trạm giữ cuối tháng kèm theo bảng kê gửi về phòng Thị Trường xi măng. *Liên 3: Dùng thanh toán nội bộ là chứng từ kèm theo phiếu giao nhận xi măng của các cửa hàng gửi về phòng Phòng kinh doanh xi măng. *Liên 4: Dùng thanh toán nội bộ là chứng từ kèm theo bảng kê giao nhận xi măng tại các đầu mối giao nhận. Cuối ngày gửi về phòng thị trường cập nhật theo dõi. 2.2.3. Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng Công ty cổ phần Thương mại xi măng sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài chính và các thông tư bổ sung. Các tài khoản chi tiết được mở theo yêu cầu quản lý của Công ty như đối với khách hàng, ngân hàng, và các chi nhánh Công ty: TK 131, TK 112, TK 331, TK 111, TK 136…. Tuy nhiên, một số tài khoản Công ty không sử dụng do không phù hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty. Các tài khoản không sử dụng bao gồm: - TK 1122: Tiền gửi Ngân hàng-Ngoại tệ. - TK 1123: Tiền gửi Ngân hàng-Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. - TK 161: Chi sự nghiệp. - TK 158: Hàng hóa kho bảo thuế. - TK 3333: Thuế xuất, nhập khẩu. - TK 343: Trái phiếu phát hành. - TK 611: Mua hàng. - Các tài khoản ngoại bảng: +TK 001: Tài sản thuê ngoài. +TK 002: Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công. +TK 007: Ngoại tệ. +TK 008: Dự toán chi sự nghiệp, dự án. 2.2.4. Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ sách kế toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng Công ty cổ phần Thương mại xi măng áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung kết hợp với phần mềm kế toán máy SAS. Sơ đồ 2-2Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng Chứng từ gốc Sổ NKC Sổ Cái TK Bảng cân đối số phát sinh Sổ kế toán chi tiết Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Trong đó: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu kiểm tra Hằng ngày, kế toán viên căn cứ vào chứng từ gốc được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ chi tiết, và các sổ nhật ký đặc biệt như Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký bán hàng và Nhật ký mua hàng. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, từ số liệu phòng kế toán nhập hàng ngày, phần mềm kế toán sẽ tự động tổng hợp số liệu để lập các sổ như Sổ Cái, Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kế toán tổng hợp đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng với số liệu ghi trên các Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết thì từ các sổ này sẽ được dùng để lập Báo cáo tài chính… Phần mềm kế toán máy Fast Accounting 2006.f-R0108 Hiện nay, Công ty cổ phần Thương mại xi măng đang sử dụng phần mềm kế toán máy Fast Accounting 2006.f-R0108 nhằm giảm thiểu khối lượng công việc trong phòng kế toán. Với phần mềm kế toán này, người sử dụng chỉ việc cập nhật các chứng từ, tài liệu gốc ban đầu. Các khâu công việc ghi chép tổng hợp tiếp theo, chương trình kế toán máy đã tự động tính toán, tổng hợp số liệu và kết xuất tạo ra các báo cáo sổ sách báo cáo kế toán theo các biểu mẫu đã được Nhà nước quy định, đồng thời kết xuất và cung cấp các thông tin và các báo cáo phân tích quản trị phục vụ cho công tác quản lý và ban giám đốc Công ty. Nhờ áp dụng phần mềm kế toán máy với khả năng tập hợp tự động của máy tính mà hai bộ phận kế toán chi tiết và tổng hợp được thực hiện đồng thời giúp giảm thiểu khối lượng công việc đối với kế toán. Vì vậy, các thông tin trên các sổ tài khoản được ghi chép thường xuyên trên cơ sở cộng dồn từ các nghiệp vụ đã được cập nhập một cách tự động. Với phần mềm này, kế toán không nhất thiết phải đến cuối kỳ mới có số liệu tổng hợp mà khi cần có thể xem trên máy tính và in sổ tổng hợp bất kỳ lúc nào. Nhà quản lý sẽ theo dõi hoạt động của bộ phận kế toán thường xuyên và luôn có các báo cáo, số liệu ngay khi cần. Sơ đồ 2-3Trình tự ghi sổ kế toán trên phần mềm kế toán máy Fast Accounting 2006.f-R0108 Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào máy tính Xử lý tự động theo chương trình Sổ kế toán tổng hợp Báo cáo kế toán Sổ kế toán chi tiết 2.2.5. Đặc điểm vận dụng hệ thống báo cáo tài chính của Công ty cổ phần Thương mại xi măng Công ty lập Báo cáo tài chính định kỳ theo tháng, quý, năm và lập đủ bốn Báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài Chính: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Báo cáo xác định kết quả kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính. Các báo cáo này đều do phần mềm kế toán lập, chỉ riêng Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là do bộ phận kế toán lập thủ công. Công ty hiện nay không lập báo cáo quản trị. - Các báo cáo tài chính được lập theo năm của Công ty được nộp cho Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam, Cục thuế Hà Nội, Công ty TNHH dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán AASC . - Các báo cáo tài chính được lập theo quý Công ty nộp cho Tổng Công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam và được sử dụng trong nội bộ Công ty. 2.3. Đặc điểm vận dụng một số phần hành kế toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng Công ty cổ phần Thương mại xi măng là doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng xi măng là chủ yếu. Do đó, quan hệ thanh toán là một yếu tố rất quan trọng trong hoạt động tài chính của Công ty và cũng là cơ sở cho công tác quản lý tài chính kế toán của Công ty. Việc đảm bảo hoạt động thanh toán được tiến hành một cách chính xác, linh hoạt, hợp lý sẽ góp phần nâng cao khả năng thanh toán và hiệu quả tài chính của Công ty, giúp ổn định và đảm bảo tình hình tài chính của Công ty. Các hoạt động thanh toán quan trọng của Công ty gồm: - Kế toán thanh toán: gồm thanh toán với người bán và thanh toán với người mua. - Kế toán tiền gửi Ngân hàng. 2.3.1. Đặc điểm kế toán thanh toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng 2.3.1.1. Đặc điểm các hoạt động thanh toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng - Công ty cổ phần Thương mại xi măng kinh doanh chủ yếu là các mặt hàng xi măng. Công ty mua xi măng từ sáu công ty xi măng trực thuộc Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam, đó là: xi măng Hoàng Thạch, xi măng Bỉm Sơn, xi măng Bút Sơn, xi măng Hoàng Mai, xi măng Hải Phòng và xi măng Tam Điệp. Công ty thường thanh toán theo hình thức trả chậm, tùy thuộc vào mối quan hệ và tùy điều kiện mà Công ty có những thỏa thuận đối với từng Công ty cung cấp xi măng thông qua các hợp đồng kinh tế. + Đối với xi măng Hoàng Thạch: trả chậm 25 ngày + Đối với xi măng Bỉm Sơn: trả chậm 25 ngày + Đối với xi măng Bút Sơn: trả chậm 15 ngày + Đối với xi măng Hoàng Mai: trả chậm 25 ngày + Đối với xi măng Hải Phòng: trả chậm 10 ngày + Đối với xi măng Tam Điệp: trả chậm 40 ngày Do đó tài khoản 331- Phải trả người bán thường có số dư bên Có, số dư bên Nợ phản ánh số tiền Công ty ứng trước cho người bán rất ít. Căn cứ vào số dư Có của TK 331 và tính toán của kế toán thanh toán mà thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp. Giá trị các hợp đồng kinh tế của Công ty với nhà cung cấp thường rất lớn nên hình thức thanh toán chủ yếu của Công ty chủ yếu là qua tài khoản 112- tiền gửi Ngân hàng, thanh toán bằng tiền mặt hầu như không có. Giá cả xi măng là luôn được Tổng công ty theo dõi và có các văn bản chỉ đạo điều hành giá cả đối với từng nhà máy xi măng. Do vậy, Công ty không được hưởng chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng mua như trường hợp các công ty thương mại khác. - Các chi phí phát sinh khác trong Công ty như: chi phí bốc xếp, chi phí vận chuyển xi măng, mua TSCĐ, mua CCDC phục vụ quản lý và các dịch vụ mua ngoài như: điện, nước, sinh hoạt, văn phòng phẩm,…phát sinh không thường xuyên có giá trị thanh toán nhỏ thì Công ty thường thanh toán ngay bằng tiền gửi Ngân hàng hoặc tiền mặt. Công ty thuê dịch vụ vận chuyển xi măng của các Công ty như: Công ty cổ phần vận tải Nam Hải Long, Công ty cổ phần vận tải Sông biển Việt Anh,… những chi phí vận chuyển này thường lớn chiếm 60% đến 70% tổng chi phí phát sinh, và được thanh toán bằng tiền gửi Ngân hàng. - Công ty bán xi măng cho các Công ty khách hàng như: Công ty Vinaconex, Công ty xây dựng số 3, Công ty xây dựng số 5, Công ty xây dựng số 10,… thông qua văn phòng Công ty, các chi nhánh trung tâm trực thuộc Công ty. Công ty hiện nay có hai hình thức bán hàng là bán buôn hoặc bán lẻ xi măng tại các chi nhánh, các trung tâm, các cửa hàng và đại lý của Công ty. Lưu chuyển hàng hóa bán buôn được thực hiện theo hai hình thức: bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng. Trường hợp xi măng được bán ký gửi thông qua đại lý, Công ty tính tiền hoa hồng trả cho đại lý. Do đó tài khoản 131- Phải thu khách hàng thường có số dư bên Nợ, tuy nhiên cũng có một số trường hợp phát sinh bên Có do khách hàng ứng trước tiền hàng. Tuy nhiên, để thuận tiện cho việc hạch toán, tất cả khoản phải thu của Công ty dù được thanh toán ngay hay thanh toán chậm đều được chuyển sang bên Nợ TK 131, sau đó sẽ được hạch toán Nợ TK 111 hoặc TK 112 và Có TK 131. Công ty thường thanh toán với người mua hàng bằng tiền mặt (với số lượng xi măng có giá trị nhỏ) và tiền gửi Ngân hàng (với số lượng xi măng có giá trị lớn) dựa trên hợp đồng cung cấp hàng hóa dịch vụ và có chính sách thanh toán riêng đối với từng khách hàng. Tổng công ty có các văn bản quy định cho Công ty về thời hạn thanh toán với khách hàng, không được để tình trạng nợ của khách hàng là quá lâu dẫn tới nợ khó đòi. Thông thường thời gian khách hàng thanh toán tiền là trả chậm sau 25 ngày kể từ ngày Công ty giao hàng và Công ty không có chiết khấu thương mại hay chiết khấu thanh toán cho người mua và không có hàng bán bị trả lại. - Ngoài các khoản phải thu phát sinh từ việc bán xi măng cho các công ty, tổ chức, cá nhân Công ty còn khoản thu từ các doanh nghiệp thuộc nội bộ Tổng công ty như: Phải thu do chi cước vận chuyển xi măng Hải Phòng, phải thu do chi cước vận chuyển xi măng Hoàng Thạch,… hoặc các khoản phải thu tiền điện, điện thoại của các đơn vị thuê kho,… - Công ty cổ phần Thương mại xi măng chỉ phát sinh quan hệ thanh toán trong nước không phát sinh quan hệ thanh toán bằng ngoại tệ. 2.3.1.2. Nội dung kế toán thanh toán tại Công ty 2.3.1.2.1. Chứng từ sử dụng trong kế toán thanh toán - Các chứng từ dùng trong thanh toán với người bán: + Hợp đồng mua hàng, phiếu nhập kho. + Hoá đơn tài chính. + Phiều xuất kho của người bán. + Phiểu kiểm nghiệm chất lượng hàng hóa. + Biên bản thanh lý hợp đồng mua hàng + Biên bản nhận nợ. + Phiếu chi, Uỷ nhiệm chi. + Giấy báo Nợ của ngân hàng,…. - Các chứng từ dùng trong thanh toán với người mua: + Tờ trình, Hợp đồng bán hàng. + Hóa đơn tài chính. + Phiếu xuất kho. + Các hóa đơn, hợp đồng kinh tế + Phiếu thu. + Giấy báo có của ngân hàng. + Biên bản nhận nợ,… 2.3.1.2.2. Tài khoản sử dụng trong kế toán thanh toán Tài khoản được kế toán sử dụng để hạch toán các nghiệp thanh toán tại Công ty là TK 331 – Phải trả người bán, TK 131 – Phải thu khách hàng. TK 331 được Công ty mở thêm các TK chi tiết cho các nhà cung cấp như sau: TK 3311: Phải trả ngắn hạn người bán. + TK 33111: Phải trả các doanh nghiệp trong nội bộ Tổng Công ty. Đối với từng doanh nghiệp trong nội bộ Tổng Công ty, TK 33111 Công ty theo dõi sáu công ty chuyên cung cấp hàng hóa xi măng thông qua các mã khách sau: - Đối với Công ty xi măng Tam Điệp, mã khách là: HNTAD. - Đối với Công ty xi măng Bút Sơn, mã khách là: HNBUS. - Đối với Công ty xi măng Bỉm Sơn, mã khách là: HNBIS. - Đối với Công ty xi măng Hoàng Thạch, mã khách là: HNHOT. - Đối với Công ty xi măng Hải Phòng, mã khách là: HNHAP. - Đối với Công ty xi măng Hoàng Mai, mã khách là: HNHOM. - Đối với tiền phạt do chậm trả các nhà máy, mã khách là: CTXM. + TK 33112: Phải trả các khoản vận chuyển. Công ty thuê một số công ty chuyên vận chuyển hàng hóa xi măng từ nhà máy về các địa bàn và từ kho, ga, cảng tới các cửa hàng của Công ty, TK 33112 phản ánh tiền trả cho chi phí vận chuyển hàng hóa của Công ty. + TK 33113: Phải trả các khoản khác. Các khoản phải trả khác bao gồm: phải trả tiền chi môi giới, tiền vệ sinh, tiền sinh hoạt, … + TK 33114: Phải trả tiền mua thép. Ngoài kinh doanh mặt hàng xi măng là chính, Công ty còn mới kinh doanh thêm mặt hàng sắt thép, TK 33114 phản ánh tiền trả cho việc mua thép để kinh doanh. + TK 33115: Phải trả cước vận chuyển xi măng đường sắt. TK này phản ánh tiền chi trả cước vận chuyển xi măng bằng đường sắt. Tiền cước chi trả được tính thông qua số lượng xi măng vận chuyển từ các đầu mối về các cửa hàng TK 3312: Các khoản phải trả của CN Thái Nguyên. + TK 33121: Các khoản phải trả vận chuyển của CN. TK 3313: Các khoản phải trả của CN Lào Cai. TK 3314: Các khoản phải trả của CN Vĩnh Phúc. TK 3315: Các khoản phải trả của CN Phú Thọ. TK 3316: Các khoản phải trả của CN Yên Bái. TK 131 được Công ty mở chi tiết theo từng đối tượng khách hàng như sau: - TK 1311: Phải thu khách hàng tại Hà Nội. + TK 13111: Phải thu các doanh nghiệp trong nội bộ Tổng Công ty. + TK 13112: Phải thu tiền bán xi măng của khách hàng. Đối với TK 13112: Phải thu tiền bán xi măng, Công ty theo dõi tiền thu bán xi măng của từng cửa hàng thông qua các mã cửa hàng của TK này. + TK 13113: Phải thu kinh doanh sắt thép. TK này phản ánh tiền bán sắt thép mà Công ty bán được và phải thu của khách hàng. + TK 13114: Tiền thuê kho phải thu các đơn vị thuê. Công ty hoạt động dịch vụ cho thuê kho với một số công ty khác, vì vậy tiểu khoản này dùng để phản ánh số tiền thu định kỳ từ việc cho thuê kho. + TK 13115: Phải thu các thành phần kinh tế khác. TK 1312: Phải thu khách hàng thuộc CN Thái Nguyên. TK 1313: Phải thu khách hàng thuộc CN Lào Cai. TK 1314: Phải thu khách hàng CN Vĩnh Phúc. TK 1315: Phải thu khách hàng thuộc CN Phú Thọ. TK 1316: Phải thu khách hàng thuộc CN Yên Bái. Trong quan hệ thanh toán với khách hàng, với nhà cung cấp còn có các tài khoản liên quan như: TK 111, TK 112, TK 156, TK 511, TK 711, TK 333, TK 627, TK 1561, TK 1562 … 2.3.1.2.3. Quy trình hạch toán trong kế toán thanh toán Đối với nghiệp vụ thanh toán quy trình ghi sổ của Công ty cổ phần Thương mại xi măng như sau: Sơ đồ 2-4 Quy trình ghi sổ kế toán mua hàng Chứng từ gốc Nhật ký mua hàng Nhật ký chung Sổ cái TK 156, 111, 112, 331 Sổ chi tiết hàng mua Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp hàng mua Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu Sơ đồ 2-5Quy trình luân chuyển sổ kế toán bán hàng Chứng từ gốc Nhật ký bán hàng Nhật ký chung Bảng kê nộp tiền doanh thu Sổ cái TK 151, 156, 511, 111, 112, 131, 632 Sổ chi tiết hàng bán, doanh thu Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp hàng bán, doanh thu Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu Đối với nhà cung cấp: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, Công ty cổ phần Thương mại xi măng tiến hành mua xi măng hoặc sắt thép theo đúng thời gian và các quy định khác trong hợp đồng. Hàng hóa được vận chuyển về kho của Công ty hoặc được chuyển đến các chi nhánh hay vận chuyển thẳng cho khách hàng và đồng thời người bán sẽ xuất hoá đơn bán hàng cho Công ty. Sau đây là mẫu hoá đơn GTGT mà công ty xi măng Tam Điệp giao cho Công ty cổ phần Thương mại xi măng. Biểu số 2-1: Hoá đơn giá trị gia tăng HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu: 01 GTKT-4LL-02 (INVOICE) Ký hiệu: AA/2008T Liên 2: Giao khách hàng Ngày 4 tháng 6 năm 2009 Số: 0052291 Đơn vị bán hàng (Seller) Tên khách hàng (Customer name): Công ty xi măng Tam Điệp Cty CPTM Xi Măng Địa chỉ (Address) Địa chỉ: 348-Đ.Giải Phóng-Phương Liệt ĐĐ-HN Quang Sơn- Tam Điệp- Ninh Bình Số tài khoản: 146431106000056 Điện thoại: 0303772944 Tại ngân hàng: NN&PTNT Nam Hà Nội Số tài khoản: 48310000001207 MST: 01001105694 Tại ngân hàng: ĐT&PT Ninh Bình Hợp đồng số: 02/XMTĐ-TTTT/09 MST: 2700260173 Địa điểm giao hàng: HN Hình thức thanh toán: CK Số thứ tự Tên hàng, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1×2 1 Xi măng rời PCB40 Tấn 66.300 742854.14 49251428 2 Số lô: 4RB056 Tổng tiền hàng: 49251428 Thuế suất (GTGT) 10%×50 . Tổng tiền thuế: 2462572 Tổng cộng tiền thanh toán: 51714000 Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi mốt triệu, bảy trăm mười bốn nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người giao hàng Người lập hóa đơn Thủ trưởng đơn vị Đối với khách hàng: Căn cứ vào hợp đồng đã ký với khách hàng, Công ty xuất kho hoặc vận chuyển thẳng xi măng từ kho tại Hà Nội, các chi nhánh, các trung tâm cho khách hàng. Công ty cũng lập và xuất hóa đơn giá trị gia tăng: liên thứ nhất Công ty sẽ lưu tại phòng tài chính kế toán và liên thứ hai Công ty giao cho khách hàng tương ứng. Các chứng từ gốc liên quan đến nghiệp vụ này bao gồm: Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho, hợp đồng,… Sau đây là mẫu hoá đơn giá trị giá tăng mà Công ty cổ phần Thương mại xi măng xuất bán cho Công ty TNHH Hải Nguyên: Biểu số 2-2: Hoá đơn giá trị gia tăng HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 1: Lưu AL/2009B Ngày 22 tháng 6 năm 2009 0033453 Đơn vị bán hàng: Phòng KD 3 – ĐL 323 Thường Tín Địa chỉ: ĐBĐN Bút Sơn Số tài khoản: Điện thoại: MS: Tên đơn vị: Công ty TNHH Hải Nguyên Địa chỉ: Lam Sơn, Minh Cương, Thường Tín, HN Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM, CK MS: 0500441404 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1×2 Xi măng Bút Sơn PCB30 Bao Tấn 433 856190 370730270 Cộng tiền hàng: 370730270 Thuế suất GTGT: 10%×50% Tiền thuế GTGT: 18536730 Tổng cộng tiền thanh toán: 389267000 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm tám chín triệu hai trăm sáu bảy ngàn đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Với việc sử dụng phần mềm kế toán máy, khối lượng công việc của nhân viên trong phòng tài chính kế toán được giảm đi đáng kể. Phần mềm kế toán xử lý các thông tin đầu vào và xuất ra các loại sổ, báo cáo kế toán công nợ định kỳ theo yêu cầu nhà quản lý. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ là các hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… đã kiểm tra dùng làm căn cứ nhập vào máy tính theo từng khoản mục và đối tượng cụ thể. Sau khi ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, phần mềm kế toán trên máy tính sẽ căn cứ số liệu ở sổ này để vào Sổ Cái tài khoản 331- Phải trả người bán, và Sổ cái tài khoản 131- Phải thu khách hàng. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, máy tính căn cứ số liệu trên Sổ Cái tài khoản 331 và Sổ Cái tài khoản 131 để lập Bảng cân đối số phát sinh công nợ TK 331, TK 131. Sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu khớp, đúng thì số liệu trên các Sổ Cái được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Sau đây là mẫu Sổ Nhật Ký Chung, Sổ chi tiết và Sổ Cái các TK 331 và TK 131 được chiết xuất từ phần mềm kế toán máy của Công ty cổ phần Thương mại xi măng: Biểu số 2-3Sổ Nhật ký chung Đơn vị báo cáo: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XI MĂNG Mẫu số S03a-DN Địa chỉ: 348 Giải phóng–Phương liệt –Thanh Xuân–Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số phát sinh Ngày Số Nợ CÓ 31/12 177 Chuyển tiền bán hàng về Công ty (Công ty cp Thương mại xi măng) Tiền đang chuyển tiền Việt Nam tại CN Vĩnh phúc 11314 12.402.300 Tiền VND gửi ngân hàng tại CN Vĩnh Phúc 11214 12.402.300 Tổng cộng 12.402.300 12.402.300 31/12 178 Lệ phí chuyển tiền (NH công thương Vĩnh phúc) Chi phí dịch vụ mua ngoài khác tại CN Vĩnh phúc 641794 33.000 Tiền VND gửi ngân hàng tại CN Vĩnh Phúc 11214 33.000 Tổng cộng 33.000 33.000 31/12 178 Lệ phí đóng tài khoản (Ngân hàng công thương Vĩnh phúc) Chi phí dịch vụ mua ngoài khác tại CN Vĩnh phúc 641794 22.000 Tiền VND gửi ngân hàng tại CN Vĩnh Phúc 11214 22.000 Tổng cộng 22.000 22.000 31/12 11/12 Chuyển tiền bán hàng về Công ty Công ty phải thu từ CN Thái Nguyên 13682 3.700.000.000 Tiền VND gửi ngân hàng tại CN Thái Nguyên 11212 3.700.000.000 Tổng cộng 3.700.000.000 3.700.000.000 31/12 CGLC12/5 Chuyển tiền về Công ty (Nguyễn Ngọc Thực) Công ty phải thu từ CN Lào Cai 13683 1.400.000.000 Tiền VND gửi ngân hàng tại Ngân hàng ĐTPT Lào cai 112131 1.400.000.000 Tổng cộng 1.400.000.000 1.400.000.000 31/12 CGNA1260 Trả tiền mua XM Tam Điệp qua Cty TCCPXM (Cty xi măng Tam Điệp) Phải trả các DN trong nội bộ TCty 33111 3.000.000.000 Tiền gửi tại NH NN và PTNT Nam Hà Nội 112117 3.000.000.000 Tổng cộng 3.000.000.000 3.000.000.000 Cộng chuyển sang trang sau: 8.112.457.300 8.112.457.300 Biểu số 2-4Sổ chi tiết tài khoản 131 Đơn vị báo cáo: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XI MĂNG Mẫu số S31-DN Địa chỉ: 348 Giải phóng – Phương liệt – Thanh Xuân – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Tài khoản: 131 - Phải thu ngườ mua Từ ngày: 31/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Chøng tõ Kh¸ch hµng DiÔn gi¶i TK ®/ Sè ph¸t sinh Ngµy Sè Nî Cã 12/31/2008 130/12 §¹i lý 4 (Lª H¶i §ường)-TNDL04 Thu tiÒn b¸n xi m¨ng 11112 275,242,000 12/31/2008 131/12 §¹i lý 12 (NguyÔn V¨n QuËn)-TNDL12 Thu tiÒn b¸n xi m¨ng 11112 74,000,000 12/31/2008 132/12 Cöa hµng sè 6 (§ç ThÞ KiÒu Anh)-TNCH06 Thu tiÒn b¸n xi m¨ng 11112 21,087,000 12/31/2008 TM12/267 Cöa hµng78 -VÜnh Tuy-CH078 Nép tiÒn xi m¨ng 11111 50,000,000 12/31/2008 TM12/268 §¹i lý 333 - Lª Trong TÊn - DL333 Nép tiÒn xi m¨ng 11111 395,000,000 12/31/2008 TM12/325 Phßng KDST - HNSVP Nép tiÒn s¾t thÐp 11111 7,100,000 12/31/2008 44/12 §ç ThÞ KiÒu Anh - TNCH01 Tr¶ tiÒn mua xi m¨ng 11212 25,010,000 12/31/2008 45/12 Cöa hµng sè 6 (§ç ThÞ KiÒu Anh) -TNCH06 Tr¶ tiÒn b¸n xi m¨ng 11212 200,000,000 12/31/2008 47/12 §¹i lý 10 ( Bïi ThÞ Minh Hµ ) - TNDL10 Tr¶ tiÒn b¸n xi m¨ng 11212 400,000,000 12/31/2008 TG12673 Cöa hµng 22 - Yªn Së - CH022 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH022 11211TC 50,000,000 12/31/2008 TG12674 Cöa hµng 79 - Yªn Thương - CH079 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH079 11211TC 60,000,000 12/31/2008 TG12675 Cöa hµng 62 - Hoµng Hoa Th¸m - CH062 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH062 11211TC 38,000,000 12/31/2008 TG12676 Cöa hµng 88 - Linh §µm - CH088 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH088 11211TC 350,000,000 12/31/2008 TG12677 §¹i lý 355 - Thượng Thanh - DL355 DL355- TiÒn XM nép ng©n hµng 11211TC 10,000,000 12/31/2008 TG12678 Cöa hµng 79 - Yªn Th¬ng - CH079 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH079 11211TC 110,000,000 12/31/2008 TG12685 Cöa hµng 53 - Thanh Tr× - CH053 2 m· TiÒn XM nép ng©n hµng - CH053 11211TC 172,000,000 12/31/2008 TG12715 Cöa hµng 21 - §ường L¸ng - CH021 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH040 11211TC 130,000,000 Cộng chuyển trang sau 2,367,439,000 Biểu số 2-5Sổ chi tiết tài khoản 331 SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản 331- Phải trả người bán Chøng tõ Kh¸ch hµng DiÔn gi¶i TK ®/ Sè ph¸t sinh Ngµy Sè Nî Cã 12/31/2008 CGNA1260 Cty xi m¨ng Tam §iÖp - HNTAD Tr¶ tiÒn mua XM Tam §iÖp qua Cty TCCPXM 112117 3,000,000,000 12/31/2008 CGNA1261 C«ng ty cæ phÇn xi m¨ng bót s¬n -HNBUS Tr¶ tiÒn mua XM Bót S¬n 112117 1,000,000,000 12/31/2008 CGNA1262 C«ng ty xi m¨ng H¶i phßng - HNHAP Tr¶ tiÒn mua XM H¶i phßng 112117 69,662,482 12/31/2008 CGNA1264 C«ng ty xi m¨ng Hoµng Mai - HNHOM Tr¶ tiÒn mua XM Hoµng Mai 112117 500,000,000 12/31/2008 CGTC1227 C«ng ty xi m¨ng hoµng Th¹ch - HNHOT Tr¶ tiÒn mua XM HoµngTh¹ch 11211TC 4,000,000,000 12/31/2008 46/12 §¹i lý 17 - NguyÔn §øc §iÓm - TNDL17 Thanh to¸n tiÒn vËn chuyÓn th¸ng 12 n¨m 2008 11112 11,520,000 12/31/2008 48/12 §¹i lý 7 ( NguyÔn ThÞ Tuyªn ) - TNDL07 Thanh to¸n tiÒn vËn chuyÓn bèc xÕp xi m¨ng 11112 9,642,750 12/31/2008 62/12 §¹i lý 7 ( NguyÔn ThÞ Tuyªn ) - TNDL07 Thanh to¸n tiÒn trung chuyÓn xi m¨ng th¸ng 12 n¨m 2008 11112 51,118,058 12/31/2008 CM12/203 Cty TNHH In vµ qu¶ng c¸o hiÖu Qu¶ - HN01 T¹m øng 50% hîp ®ång s¶n xuÊt ¸o thÓ thao cho C«ng ty 11111 141,000,000 12/31/2008 CM12/207 Cty CP ®Çu T X©y Dùng Hoµ Th¾ng - HN33 T/to¸n tiÒn thi c«ng nhµ ¨n ca dÞch vô (Trõ phÇn ®· øng) 11111 178,414,000 12/31/2008 CM12/208 Cty TNHH VT TM & XD Thµnh C«ng - VCXM16 T/to¸n tiÒn vËn chuyÓn XM th¸ng 12/2008 11111 45,252,610 12/31/2008 CM12/210 Cty CP ®Çu T X©y Dùng Hoµ Th¾ng - HN33 T/to¸n tiÒn thi c«ng c«ng tr×nh nhµ b¶o vÖ C«ng ty 11111 18,841,781 12/31/2008 CM12/217 C«ng ty cæ phÇn xi m¨ng bót s¬n - HNBUS Chi tr¶ tiÒn xi m¨ng 11111 1,000,000,000 12/31/2008 CM12/220 HTX vËn t¶i thuû Quang TiÕn - VCXM19 T/to¸n tiÒn vËn chuyÓn XM th¸ng 11+12/2008 11111 93,713,423 Cộng chuyển trang sau 9,978,165,104 Biểu số 2-6Sổ Cái tài khoản 131 Đơn vị báo cáo: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XI MĂNG Mẫu số S03b-DN Địa chỉ: 348 Giải phóng – Phương liệt – Thanh Xuân – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Năm: 2008 Tài khoản: 131 - Phải thu khách hàng Chøng tõ Kh¸ch hµng DiÔn gi¶i TK ®/ Sè ph¸t sinh Ngµy Sè Nî Cã 12/31/2008 128/12 '§¹i lý 18 ( NguyÔn ThÞ L©m ) - TNDL18 Thu tiền bán xi măng 11112 256900000 12/31/2008 129/12 Cöa hµng sè 4 ( L­¬ng ThÞ Ngäc Thµnh ) - TNCH04 Thu tiền bán xi măng 11112 133000000 12/31/2008 130/12 §¹i lý 4 ( Lª H¶i §­êng ) - TNDL04 Thu tiền bán xi măng 11112 275242000 12/31/2008 TM12/286 Cöa hµng 61- Sãc S¬n - CH061 Nép tiÒn xi m¨ng cho CH 61 Sãc S¬n 112117 9,642,750 12/31/2008 TM12/287 Cöa hµng 82 - Nam Hång - CH082 Nép tiÒn xi m¨ng cho CH 82 Nam Hång 11211TC 4,000,000,000 12/31/2008 TM12/288 Cöa hµng 92 - Dôc Tó - CH092 Nép tiÒn xi m¨ng cho CH 92 Dôc Tó 11112 11,520,000 12/31/2008 48/12 Cöa hµng 50 - Phó Thuþ - CH050 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH050 11112TC 141,000,000 12/31/2008 62/12 Cöa hµng 22 - Yªn Së - CH022 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH022 11112TC 51,118,058 12/31/2008 90/12 Cöa hµng 79 - Yªn Th­¬ng - CH079 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH030 11211TC 10,395,000 12/31/2008 TGNA12169 Cửa hàng 38 - Trung Tiến - CH038 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH038 112117 72,618,636 12/31/2008 TGNA12170 Cöa hµng 23 - T­¬ng Mai - CH023 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH057 112117 178,414,000 12/31/2008 TGNA12171 Cöa hµng 18 - T©n Khai - CH018 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH029 112117 5,757,627,301 12/31/2008 TGNA12178 Cöa hµng 79 - Yªn Th­¬ng - CH079 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH023 112117 575,762,699 12/31/2008 TGNA12186 Cöa hµng 10 - H¹ §×nh - CH010 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH018 112117 848,400,307 12/31/2008 TGNA12191 Cöa hµng 69 - Gi¶i Phãng - CH069 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH079 112117 84,839,693 ………….. ………. ………………………………………. ……………………………………… Biểu số 2-7Sổ Cái tài khoản 331 SỔ CÁI Năm: 2008 Tên tài khoản: 331- Phải trả người bán Chøng tõ Kh¸ch hµng DiÔn gi¶i TK ®/ Sè ph¸t sinh Ngµy Sè Nî Cã 12/31/2008 CGNA1260 Cty xi m¨ng Tam §iÖp - HNTAD Tr¶ tiÒn mua XM Tam §iÖp qua Cty TCCPXM 112117 3,000,000,000 12/31/2008 CGNA1261 C«ng ty cæ phÇn xi m¨ng bót s¬n - HNBUS Tr¶ tiÒn mua XM Bót S¬n 112117 1,000,000,000 12/31/2008 CGNA1262 C«ng ty xi m¨ng H¶i phßng - HNHAP Tr¶ tiÒn mua XM H¶i phßng 112117 69,662,482 12/31/2008 CGNA1264 C«ng ty xi m¨ng Hoµng Mai - HNHOM Tr¶ tiÒn mua XM Hoµng Mai 112117 500,000,000 12/31/2008 48/12 §¹i lý 7 ( NguyÔn ThÞ Tuyªn ) - TNDL07 Thanh to¸n tiÒn vËn chuyÓn bèc xÕp xi m¨ng 11112 9,642,750 12/31/2008 62/12 §¹i lý 7 ( NguyÔn ThÞ Tuyªn ) - TNDL07 Thanh to¸n tiÒn trung chuyÓn xi m¨ng th¸ng 12 n¨m 2008 11112 51,118,058 12/31/2008 CM12/200 Cty TNHH truyÒn th«ng HANAGASHI - H§0108 T¹m øng 50% hîp ®ång in Ên & thiÕt kÕ qu¶ng c¸o trªn xe «t« 11111 10,395,000 12/31/2008 CM12/203 Cty TNHH In vµ qu¶ng c¸o hiÖu Qu¶ - HN01 T¹m øng 50% hîp ®ång s¶n xuÊt ¸o thÓ thao cho C«ng ty 11111 141,000,000 12/31/2008 CM12/207 Cty CP ®Çu T X©y Dùng Hoµ Th¾ng - HN33 T/to¸n tiÒn thi c«ng nhµ ¨n ca dÞch vô (Trõ phÇn ®· øng) 11111 178,414,000 12/31/2008 CM12/208 Cty TNHH VT TM & XD Thµnh C«ng - VCXM16 T/to¸n tiÒn vËn chuyÓn XM th¸ng 12/2008 11111 45,252,610 12/31/2008 CM12/210 Cty CP ®Çu T X©y Dùng Hoµ Th¾ng - HN33 T/to¸n tiÒn thi c«ng c«ng tr×nh nhµ b¶o vÖ C«ng ty 11111 18,841,781 12/31/2008 CM12/211 Cty TNHH SX hµng may mÆc & DVTM ViÖt NhËt - HMM01 T¹m øng tiÒn theo H§112 vÒ ®Æt mua ¸o ma 11111 53,317,000 12/31/2008 CM12/217 C«ng ty cæ phÇn xi m¨ng bót s¬n - HNBUS Chi tr¶ tiÒn xi m¨ng 11111 1,000,000,000 12/31/2008 CM12/220 HTX vËn t¶i thuû Quang TiÕn - VCXM19 T/to¸n tiÒn vËn chuyÓn XM th¸ng 11+12/2008 11111 93,713,423 12/31/2008 36457 Cty xi m¨ng Tam §iÖp - HNTAD Xi m¨ng tam ®iÖp PCB 30 bao 13311 575,762,699 12/31/2008 36458 Cty xi m¨ng Tam §iÖp - HNTAD NhËp mua 1511 848,400,307 12/31/2008 36458 Cty xi m¨ng Tam §iÖp - HNTAD Xi m¨ng tam ®iÖp PCB 30 bao 13311 84,839,693 12/31/2008 36459 Cty xi m¨ng Tam §iÖp - HNTAD NhËp mua 1511 72,618,636 12/31/2008 36459 Cty xi m¨ng Tam §iÖp - HNTAD Xi m¨ng tam ®iÖp PCB 30 rêi 13311 7,261,864 12/31/2008 ……………………………….. ……………………………………. 2.3.2. Đặc điểm kế toán tiền gửi Ngân hàng tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng 2.3.2.1. Chứng từ sử dụng trong kế toán tiền gửi Ngân hàng - Giấy báo Nợ, báo Có của Ngân hàng. - Phiếu ủy nhiệm chi. - Bảng kê nộp séc. - Lệnh thanh toán… 2.3.3.2. Tài khoản sử dụng trong kế toán tiền gửi Ngân hàng Tài khoản sử dụng trong kế toán tiền gửi Ngân hàng là tài khoản 112- tiền gửi Ngân hàng. TK 112 được Công ty mở thêm các TK chi tiết như sau: - TK 11211: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng tại Công ty. + TK 112111: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng VP Bank Giải Phóng. + TK 112112: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng Công thương Hoàng Mai. + TK 112113: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng CN NH liên doanh Việt Thái. + TK 112114: Tiền Việt Nam có kỳ hạn tại Ngân hàng CN NH VPBank Giải Phóng. + TK 112115: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng NN&PTNT Chương Dương. + TK 112116: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng NN&PTNT Nam Hà Nội. + TK 112117: Tiền Việt Nam gửi có kỳ hạn tại Ngân hàng NN&PTNT Nam Hà Nội. + TK 112118: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng Công thương Đông Anh. + TK 112119: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng Công thương Chương Dương. + TK 11211H: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng Công thương Hai Bà Chương. + TK 11211N: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng NN&PTNT Bắc HN- Chi nhánh Hoàng Quốc Việt. + TK 11211S: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng Sài Gòn Thường Tín- CN Hà Nội. + TK 11211T: Tiền Việt Nam gửi Công ty Tài chính CP xi măng. + TK 11212: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng tại CN Thái Nguyên. + TK 11213: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng tại CN Lào Cai. + TK 11214: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng tại CN Vĩnh Phúc. + TK 11215: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng tại CN Phú Thọ. + TK 11216: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng tại TT Yên Bái. 2.3.2.3. Quy trình hạch toán tiền gửi Ngân hàng Hàng tháng sau khi nhận được các sổ phụ Ngân hàng kèm theo các giấy báo Nợ, Có, Ủy nhiệm chi của Ngân hàng thì kế toán phải kiểm tra số liệu chứng từ giữa Công ty với chứng từ của Ngân hàng. Nếu có chênh lệch phải báo cáo ngay với Ngân hàng để hai bên có biện pháp xử lý. Mọi khoản thanh toán gửi vào các đơn vị có tài khoản ở Ngân hàng đều được thực hiện bằng chuyển khoản theo số tiền định mức quy định của chế độ quản lý tiền mặt của Công ty còn lại đều phải thanh toán qua Ngân hàng. Sơ đồ 2-6Quy trình luân chuyển sổ kế toán tiền gửi Ngân hàng Chứng từ gốc Nhật ký chung Bảng kê thu chi Ngân hàng Sổ chi tiết tiền gửi Ngân hàng Sổ cái TK 112, 156, 111, 331 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Trong đó: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu kiểm tra Sau đây là một số chứng từ sử dụng trong kế toán tiền gửi Ngân hàng. Biểu số 2-8: Uỷ nhiệm chi ỦY NHIỆM CHI Số :08.031 CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN THƯ, ĐIỆN Lập ngày 21/07/09 Tên đơn vị trả tiền: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XI MĂNG Số tài khoản: 146431106000056 Tại Ngân hàng Nông Nghiệp và PTNT – CN Nam Hà Nội Tên đơn vị nhận tiền: CÔNG TY XI MĂNG HOÀNG THẠCH Số tài khoản: 10201-000035593- 1 Tại NH Công thương NHị Chiểu Hải Dương. Số tiền bằng chữ: Sáu tỷ đồng chẵn. Nội dung thanh toán: Trả tiền mua xi măng. Kế toán Đơn vị trả tiền Ngân Hàng A Ngân hàng B Biểu số 2-9: Lệnh thanh toán LỆNH THANH TOÁN Số tham chiếu: 89120TT091004803 LỆNH CÓ Loại chuyển tiền: KO Ngày lập lệnh: 04/07/2009 Ngân hàng gửi lệnh: IKO8912 CN TP Điện Biên Phủ- Điện Biên Ngân hàng nhận lệnh: IKO01460 NHNN&PTNT Nam Hà Nội Người phát lệnh: CTY CP XD SO 6 – TK8912211090000037 Địa chỉ/CMND Tài khoản: Tại: IKO8912 CN TP Điện Biên Phủ- Điện Biên Người nhận lệnh: CTCP Thương Mại Xi Măng Tài khoản: 146031106000056 Tại: IKO1460 NHNH&PTNT Nam Hà Nội Số tiền: 107000000VND Một trăm linh bảy triệu đồng Nội dung: CHUYEN TRA TIEN MUA VLXD Thời gian chuyển tiền: 23/07/2009 09:33:30 Ngày nhận: 23/07/2009 Ngày in: 23/07/2009 10:49:54 Thanh toán viên Kiểm soát Cuối tháng, cuối quý, cuối năm máy tính căn cứ vào số liệu đã nhập để lập sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 112. Sau kiểm tra số liệu khớp đúng thì kế toán tổng hợp sẽ dùng số liệu trên các sổ để lập báo cáo tài chính. Sau đây là S chi tiết và Sổ Cái tài khoản 112 được kiết xuất từ phần mềm kế toán máy: Biểu số 2-10Sổ chi tiết tài khoản 112 Đơn vị báo cáo: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XI MĂNG Mẫu số S08-DN Địa chỉ: 348 Giải phóng – Phương liệt – Thanh Xuân – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Tài khoản 112 Chøng tõ Kh¸ch hµng DiÔn gi¶i TK ®/ư Sè ph¸t sinh Ngµy Sè Nî Cã 12/31/2008 CGNA1263 chi tai NH No Nam HN - CGNA PhÝ chuyÓn tiÒn t¹i ng©n hµng 641791 454,545 12/31/2008 CGNA1263 chi tai NH No Nam HN - CGNA PhÝ chuyÓn tiÒn 13311 45,455 12/31/2008 CGNA1264 C«ng ty xi m¨ng Hoµng Mai - HNHOM Tr¶ tiÒn mua XM Hoµng Mai 33111 500,000,000 12/31/2008 CGNA1265 chi tai NH No Nam HN - CGNA PhÝ chuyÓn tiÒn t¹i ng©n hµng 641791 25,332 12/31/2008 CGNA1265 chi tai NH No Nam HN - CGNA PhÝ chuyÓn tiÒn 13311 2,533 12/31/2008 CGNA1266 chi tai NH No Nam HN - CGNA PhÝ chuyÓn tiÒn t¹i ng©n hµng 641791 227,273 12/31/2008 CGNA1266 chi tai NH No Nam HN - CGNA PhÝ chuyÓn tiÒn 13311 22,727 12/31/2008 CGTC1227 C«ng ty xi m¨ng hoµng Th¹ch - HNHOT Tr¶ tiÒn mua XM HoµngTh¹ch 33111 4,000,000,000 12/31/2008 46/12 h - TNCHUNG Nép tiÒn vµo ng©n hµng 11312 42,000,000 12/31/2008 CN12/9 NguyÔn Ngäc Thùc - CL0078 L·i tiÒn göi 12/2008 5151 13,300 12/31/2008 TG12672 Cöa hµng 50 - Phó Thuþ - CH050 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH050 13112 190,000,000 12/31/2008 TG12673 Cöa hµng 22 - Yªn Së - CH022 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH022 13112 50,000,000 12/31/2008 TG12674 Cöa hµng 79 - Yªn Th¬ng - CH079 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH079 13112 60,000,000 12/31/2008 TG12675 Cöa hµng 62 - Hoµng Hoa Th¸m - CH062 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH062 13112 38,000,000 12/31/2008 TG12676 Cöa hµng 88 - Linh §µm - CH088 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH088 13112 350,000,000 12/31/2008 TG12677 §¹i lý 355 - Thîng Thanh - DL355 DL355- TiÒn XM nép ng©n hµng 13112 10,000,000 12/31/2008 TG12678 Cöa hµng 79 - Yªn Th¬ng - CH079 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH079 13112 110,000,000 12/31/2008 TG12679 Cöa hµng 81- Th¸i ThÞnh - CH081 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH081 13112 57,000,000 12/31/2008 TG12680 §¹i lý 106 - Cæ NhuÕ - DL106 DL106- TiÒn XM nép ng©n hµng 13112 200,000,000 12/31/2008 TG12681 Cöa hµng 55 - Ng« Gia Tù - CH055 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH055 13112 250,000,000 12/31/2008 TG12682 §¹i lý 277 - Sµi §ång - DL277 DL277- TiÒn XM nép ng©n hµng 13112 165,000,000 12/31/2008 TG12683 Cöa hµng 96 -§øc Thîng - CH096 Trung t©m S¬n t©y nép tiÒn - CH096 113116 300,000,000 12/31/2008 TG126964 Cöa hµng 72 - V©n Tr× - CH072 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH072 13112 2,150,000 ……………………………….. …………………………………. Biểu số 2-11Sổ Cái tài khoản 112 Đơn vị báo cáo: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XI MĂNG Mẫu số S03b-DN Địa chỉ: 348 Giải phóng – Phương liệt – Thanh Xuân – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Tài khoản: 112 Chøng tõ Kh¸ch hµng DiÔn gi¶i TK ®/ Sè ph¸t sinh Ngµy Sè Nî Cã 12/31/2008 177 C«ng ty CP th¬ng m¹i Xi M¨ng - VPCTXM chuyÓn tiÒn b¸n hµng vÒ C«ng ty 11314 12,402,300 12/31/2008 178 Ng©n hµng c«ng th¬ng vÜnh phóc - VPNHCT LÖ phÝ chuyÓn tiÒn 641794 33,000 12/31/2008 179 Ng©n hµng c«ng th¬ng vÜnh phóc - VPNHCT LÖ phÝ ®ãng tµi kho¶n 641794 22,000 12/31/2008 11/12 h - TNCHUNG ChuyÓn tiÒn b¸n hµng vÒ c«ng ty 13682 3,700,000,000 12/31/2008 CGLC12/5 NguyÔn Ngäc Thùc - CL0078 ChuyÓntiÒn vÒ C«ng ty 13683 1,400,000,000 12/31/2008 CGNA1261 C«ng ty cæ phÇn xi m¨ng bót s¬n - HNBUS Tr¶ tiÒn mua XM Bót S¬n 33111 1,000,000,000 12/31/2008 CGNA1262 C«ng ty xi m¨ng H¶i phßng - HNHAP Tr¶ tiÒn mua XM H¶i phßng 33111 69,662,482 12/31/2008 CGNA1263 chi tai NH No Nam HN - CGNA PhÝ chuyÓn tiÒn t¹i ng©n hµng 641791 454,545 12/31/2008 CGNA1265 chi tai NH No Nam HN - CGNA PhÝ chuyÓn tiÒn 13311 2,533 12/31/2008 CGTC1227 C«ng ty xi m¨ng hoµng Th¹ch - HNHOT Tr¶ tiÒn mua XM HoµngTh¹ch 33111 4,000,000,000 12/31/2008 GTLC12/6 NguyÔn Ngäc Thùc - CL0078 LÖ phÝ chuyÓn tiÒn 641793 770,000 12/31/2008 100 Chi nh¸nh t¹i VÜnh phóc - VPQTM Nép tiÒn mÆt vµo ng©n hµng 11314 10,411,000 12/31/2008 101 Ng©n hµng c«ng th¬ng vÜnh phóc - VPNHCT Ng©n hµng tr¶ l·i tiÒn göi 5151 5,103 12/31/2008 02/12 Phßng giao dÞch v©n c¬ NHCT ®Òn hïng - PTCT36 Ng©n hµng tr¶ l·i tiÒn göi ®Õn 31/12/08 5151 137,212 12/31/2008 46/12 h - TNCHUNG Nép tiÒn vµo ng©n hµng 11312 42,000,000 12/31/2008 47/12 §¹i lý 10 ( Bïi ThÞ Minh Hµ ) - TNDL10 Tr¶ tiÒn b¸n xi m¨ng 1312 400,000,000 12/31/2008 48/12 Cöa hµng sè 4 ( L¬ng ThÞ Ngäc Thµnh ) - TNCH04 Tr¶ tiÒn b¸n xi m¨ng 1312 14,320,000 12/31/2008 49/12 Cöa hµng sè 4 ( L¬ng ThÞ Ngäc Thµnh ) - TNCH04 Tr¶ tiÒn b¸n xi m¨ng 1312 13,510,000 ……………………………….. ………………….. …………… ……………. PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XI MĂNG 3.1. Ưu điểm công tác tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng Trong hơn 15 năm xây dựng và phát triển, Công ty cổ phần Thương mại xi măng đã không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý cũng như phương thức kinh doanh cho phù hợp với thị trường. Điển hình là bộ máy kế toán của công ty có nhiều ưu điểm như: - Phòng tài chính kế toán với chức năng thực hiện công tác kế toán tài chính của Công ty đã không ngừng đổi biến cả về cơ cấu lẫn phương pháp làm việc, do đó từng bước được hoàn thiện nhằm cung cấp những thông tin tài chính chính xác để các cấp lãnh đạo ra quyết định đúng đắn về quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Việc tổ chức công tác hạch toán kế toán của Công ty cổ phần Thương mại xi măng luôn mau chóng hoà hợp với hệ thống kế toán mới, đảm bảo được sự thống nhất về phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa các bộ phận có liên quan. - Sự phân công nhiệm vụ cho từng đối tượng lao động trong phòng kế toán là hết sức khoa học, hợp lý, vừa đủ. Thể hiện ở chỗ, trong phòng đã có sự phân công từng phần hành cho từng nhân viên kế toán đảm nhiệm do đó không xảy ra tình trạng không có việc làm hay dư thừa lao động, phù hợp với trình độ năng lực của người và do đó đã thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Bên cạnh đó, hầu hết những kế toán viên đều có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao, có trình độ cao đẳng trở lên, có kinh nghiệm công tác, luôn tuân thủ nguyên tắc hạch toán và luôn cập nhật thông tư, chế độ kế toán mới của Bộ tài chính trong công tác kế toán, đồng thời luôn bám sát tình hình kinh doanh thực tế tại Công ty và chỉ đạo của Ban giám đốc Công ty. Ban lãnh đạo Công ty cổ phần Thương mại xi măng luôn tạo điều kiện cho các kế toán viên học tập để nâng cao trình độ và nghiệp vụ chuyên môn. - Công ty cổ phần Thương mại xi măng là một công ty lớn, đối tượng mua, bán là nhiều nên để theo dõi để thuận lợi và dễ dàng hơn trong công việc, bộ phận kế toán đã tách riêng trong việc theo dõi các khoản phải thu và theo dõi các khoản phải trả thành: kế toán hàng mua và kế toán hàng bán. - Kế toán thanh toán ghi chép phản ánh đầy đủ chính xác tình hình kinh doanh của Công ty. Công tác lập báo cáo định kỳ cuối tháng, quý, năm theo chỉ tiêu, số lượng và giá trị, luôn cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời cho nhà quản trị. Căn cứ vào việc ghi chép đúng số lượng hàng hóa mua vào, bán ra mà bộ phận kinh doanh có các phương án kinh doanh cụ thể: như kì tới sẽ nhập bao nhiêu hàng xi măng, số lượng xi măng mua kì tới là bao nhiêu; tránh tình trạng mua nhiều để lâu trong kho hàng hóa. Có thể nói, kế toán thanh toán và kế toán tiền gửi Ngân hàng đã làm tốt nhiệm vụ của mình và giúp lãnh đạo Công ty có quyết định đúng đắn kịp thời trong các phương án kinh doanh. Bộ máy kế toán luôn biết tiếp thu, lắng nghe ý kiến chỉ đạo của Ban giám đốc Công ty cũng như các cấp quản lý và xứng đáng là một bộ phận tham mưu và là một công cụ quản lý kinh tế của Công ty. - Chứng từ hạch toán ban đầu được hạch toán nghiêm chỉnh và sắp xếp theo trình tự có khoa học. Chứng từ hạch toán trong Công ty vừa đảm bảo tính hợp pháp, vừa đảm bảo chế độ chứng từ kế toán do Nhà nước ban hành. Việc luân chuyển và bảo quản chứng từ liên quan đến công tác kế toán thanh toán có trình tự, các chứng từ gốc đến báo cáo tổng hợp cuối tháng được sắp xếp, phân loại đánh giá, kiểm tra, giám sát của các bộ phận liên quan và phòng kế toán. Chứng từ được bảo quản và lưu trữ an toàn tại kho, hệ thống chứng từ vảo quản phân loại theo quý, theo năm rất thuận tiện trong kiểm tra, đối chiếu khi có yêu cầu. Hơn nữa, kế toán trưởng trong Công ty thường xuyên kiểm tra, giám sát để nhằm xác định tính có thật của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đảm bảo mọi nghiệp vụ diễn ra đều đã được phê chuẩn đúng bởi những người có thẩm quyền; từ đó xác định rõ và tăng cường trách nhiệm của những người có liên quan. Do đó, Công ty có một quy trình thanh toán chặt chẽ và có căn cứ hợp lý. - Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và luân chuyển sổ hợp lý, khoa học trên cơ sở vận dụng một cách sáng tạo chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với khả năng trình độ của kế toán tại Công ty. Các sổ sách kế toán: Nhật ký chung, Sổ Cái, Báo cáo kế toán, Sổ chi tiết,… được lập một cách hệ thống, trung thực, hợp lý, hiệu quả thông qua chương trình kế toán máy của Công ty. - Trong công tác kế toán công nợ, kế toán của Công ty có những sáng tạo, linh hoạt trong quản lý chứng từ, quản lý tình hình công nợ và luôn đề xuất những phương thức thanh toán phù hợp với khách hàng và nhà cung cấp... Chính điều này góp phần tạo nên thành công chung của công tác kế toán tại Công ty trong những năm vừa qua. - Việc phối hợp theo dõi công nợ phải thu giữa phòng kế toán và cửa hàng được phối hợp khá nhịp nhàng, trong đó nhờ trách nhiệm quản lý công nợ được quy định rõ cho từng bộ phận (phòng kế toán Công ty đôn đốc thu nợ của cửa hàng, cửa hàng đôn đốc thu nợ của từng khách hàng) nên việc thu hồi nợ được thực hiện khá kịp thời. - Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh và hạch toán, trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp, Công ty đã tiến hành mở những tài khoản chi tiết cho các tài khoản 331, tài khoản 131 và tài khoản 112. Các tài khoản này được Công ty mở chi tiết đối với doanh nghiệp nội bộ trong Tổng Công ty và chi tiết mã khách hàng, mã Ngân hàng cho các tiểu khoản đó. Việc chi tiết các tài khoản trên giúp cho kế toán thanh toán theo dõi hoạt động kinh doanh của Công ty một cách cụ thể đối với từng đối tượng khách hàng, từng người bán xi măng, tình hình công nợ và số tiền gửi Ngân hàng. Điều này cũng giúp cho nhà quản lý theo dõi được các đối tượng công nợ và tình hình tài chính của Công ty. - Hiện tại, Công ty đang sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung phù hợp với bộ máy kế toán và việc ứng dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán của Công ty. Việc sử dụng phần mềm kế toán vào tập hợp và xử lý chứng từ đã giảm nhẹ khối lượng công việc cho nhân viên kế toán đảm bảo tính khách quan, chính xác và thời gian trong cung cấp số liệu và thông tin liên quan. - Vấn đề công nợ phải thu khách hàng được Công ty tổ chức theo dõi và quản lý khá chặt chẽ theo một quy trình thống nhất, từ việc xét duyệt bán hàng cho đến công tác thu hồi nợ. Theo một quy trình này các bộ phận, các cá nhân có chức năng và nhiệm vụ riêng nhưng tất cả đều phối hợp với nhau để theo dõi, quản lý tốt các khoản nợ. Cho nên trong những năm qua công tác quản lý các khoản phải thu cuả Công ty là tốt, việc thanh toán với người mua, người bán luôn theo kế hoạch đề ra và thường không để xảy ra tình trạng nợ khó đòi xảy ra. - Truyền thống và uy tín nhiều năm trong kinh doanh của Công ty vẫn được duy trì phát huy tiếp tục cũng cố và nâng cao. Nhiều bạn hàng truyền thống và bạn hàng mới muốn hợp tác với Công ty nên công tác bán hàng luôn hoạt động với năng suất cao. - Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy đã giúp phòng tài chính kế toán của Công ty giảm nhẹ được khối lượng công việc, tính chính xác cao, tiện lợi trong các sử dụng các báo cáo tài chính theo ngày, tháng, quý, năm giúp nhà quản lý có thể nắm rõ tình hình tài chính của Công ty. - Măc dù gặp không ít những khó khăn thách thức khi nước ta hội nhập vào WTO nhưng Công ty đã liên tục hoạt động có hiệu quả, bảo toàn và phát triển được vốn kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước, người lao động có thu nhập ổn định. Đó là nhờ vào công tác quản lý theo dõi chặt chẽ của kế toán thanh toán về các khoản công nợ trong Công ty, đảm bảo thu hồi nợ, giúp Công ty luôn thanh toán kịp thời với Nhà nước và công nhân viên. 3.2. Nhược điểm công tác tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng Tuy đạt được những thành công như trên, song Công ty cổ phần Thương mại xi măng vẫn tồn tại những hạn chế nhất định về công tác hạch toán và tình hình thanh toán. Sau đây là một số nhược điểm còn tồn tại tại Công ty: - Hiện tại, Công ty theo dõi khoản phải thu khách hàng trên Sổ chi tiết tài khoản 131 theo từng đối tượng khách hàng nhưng chưa phản ánh được thời hạn nợ cũng như thời gian thu hồi của các khoản nợ này, do vậy ảnh hưởng đến công tác thu hồi nợ phải thu khách hàng. Đồng thời, Công ty cũng chưa phân loại nợ phải thu khách hàng và bảng kê thời hạn của các khoản nợ tương ứng với từng khách hàng để thuận tiện trong công tác quản lý. + Đối với khoản phải trả, Công ty cũng chỉ theo dõi các khoản phải trả trên Sổ chi tiết tài khoản 331 theo từng đối tượng nhà cung cấp mà chưa phản ánh được thời hạn nợ cũng như thời gian thanh toán cho nên sẽ ảnh hưởng đến công tác thanh toán các khoản nợ đến hạn làm giảm uy tín của Công ty. Công ty cũng chưa phân loại nợ phải trả người bán và bảng kê thời hạn của các khoản nợ tương ứng với từng nhà cung cấp. + Hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần Thương mại xi măng là rất rộng trên 15 tỉnh thành phía Bắc, Công ty thu mua xi măng của sáu công ty sản xuất xi măng ở các tỉnh như Thanh Hóa, Ninh Bình, Hải Phòng,...Với địa bàn hoạt động rộng lớn nên việc vận chuyển xi măng là rất đa dạng. Quá trình mua bán xi măng tại các điểm đầu mối là phân tán nên hầu hết các chứng từ hoá đơn tập hợp cước vận chuyển đều chậm so với thời gian quy định của Công ty. Vì thế, việc thanh toán dự chi cước vận tải trong mỗi kỳ lập báo cáo quyết toán của Công ty vẫn phải diễn ra sau thời gian nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Công ty đã có rất nhiều biện pháp chỉ đạo trong công tác quản lý hàng đi đường, luân chuyển chứng từ, theo dõi công nợ,… nhưng ở một số chi nhánh, trung tâm do chưa ý thức được sâu sắc công tác này nên việc điều hành quản lý ở một số trung tâm, chi nhánh là chưa đạt được yêu cầu đề ra. + Do ảnh hưởng khách quan, diễn biến thời tiết thất thường như hạn hán, lũ lụt,… nên Công ty phải áp dụng một số chính sách hỗ trợ các công tác vận chuyển. Chính sách này nhằm khuyến khích đơn vị vận chuyển hàng hóa tăng khả năng tiếp nhận từ nơi sản xuất về địa bàn Công ty khi có diễn biến thất thường của thời tiết xảy ra. Vì thế, chính sách giá cước phí vận tải hàng tháng không đồng nhất làm ảnh hưởng tới công tác ghi vào sổ của kế toán thanh toán. Đồng thời cũng đòi hỏi trình độ nghiệp vụ chuyên môn của kế toán phải thực sự giỏi để theo dõi kịp thời, phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Mặt hàng xi măng là mặt hàng có nhu cầu sử dụng nhiều trong dân cư, hàng ngày tại các cửa hàng của Công ty diễn ra rất nhiều nghiệp vụ bán hàng phát sinh. Do đó, tại các cửa hàng phát sinh thanh toán lượng lớn tiền mặt không qua hệ thống ngân hàng. Việc thu nộp tiền giữa các cửa hàng trong Công ty cũng rất khó khăn và phức tạp, chưa đạt theo yêu cầu đề ra. Vì vậy làm gây ảnh hưởng tới công tác kế toán thanh toán, làm chậm công tác ghi sổ các nghiệp vụ có liên quan. + Hầu hết các chứng từ nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng đều thông qua lập séc chuyển khoản, séc bảo chi. Quá trình séc chuyển khoản giao dịch giữa các ngân hàng thường thường lâu và tiền bán hàng của Công ty phải theo dõi trong thời gian dài. Việc tiền từ ngân hàng gửi về tài khoản của Công ty chậm đã làm ảnh hưởng tới việc ghi nhận doanh thu của kế toán viên. + Hiện nay Công ty tuy đã áp dụng hình thức kế toán máy vào trong công việc nhưng phần mềm này cũng đã bộc lộ một số nhược điểm. Phần mềm thi thoảng xuất hiện virut gây khó khăn trong quá trình nhập số liệu của nhân viên kế toán. Vì vậy, kế toán thanh toán tại Công ty phải thường xuyên cập nhập các chương trình diệt virus để đảm bảo cho công tác kế toán được hoàn thành tốt. 3.3. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty cổ phần thương mại xi măng Qua thời gian thực tập ở công ty, trên cơ sở lý luận đã được học kết hợp vơí thực tế, em xin đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện và sửa đổi công tác kế toán thanh toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng như sau: + Công ty cần có những biện pháp nâng cao chất lượng quản lý tới các chi nhánh, cửa hàng để đảm bảo việc thu tiền của các cửa hàng là kịp thời, nhanh chóng giúp cho kế toán phản ánh kịp thời vào sổ sách kế toán của Công ty. + Khuyến khích khách hàng thanh toán nợ đúng hạn, không để kéo dài khoản nợ để giảm kỳ thu tiền bình quân và tăng vòng quay khoản phải thu. Khi đó khả năng thanh toán của Công ty sẽ cao hơn, tình hình tài chính của Công ty sẽ được đảm bảo hơn. Công ty không nên để những khoản nợ kéo dài nếu không Công ty sẽ phải chịu một chi phí cơ hội do chưa thu được nợ và đưa vốn đó vào chi phí kinh doanh. + Với những khách hàng có quan hệ lâu năm với Công ty và có uy tín trong thanh toán nợ, Công ty nên kéo dài thời hạn thanh toán và số nợ lớn hơn so với những khách hàng khác. Công ty nên tăng thời hạn thanh toán, cụ thể: hiện tại Công ty cho thanh toán chậm trong vòng 25 ngày thì Công ty có thể tăng thêm thời hạn thanh toán để những khách hàng ở xa có thể thanh toán đúng hạn nhằm bảo đảm Công ty có thể thu hồi nợ, khi đó khoản tiền hàng thu về được đảm bảo. Đồng thời quan hệ bạn hàng trong kinh doanh được giữ vững cũng như thu hút được nhiều khách hàng do đó doanh thu bán hàng tăng thêm. Và đối với những khách hàng mới ký kết hợp đồng lần đầu thì Công ty cần tìm hiểu tài chính và có phương thức đảm bảo thanh toán như thế chấp, ký cược,…nhằm hạn chế rủi ro do không thu hồi được nợ. + Hiện tại, Công ty chưa áp dụng hình thức chiết khấu cho những khách hàng mua với số lượng lớn và trả tiền trước thời hạn. Tuy nhiên trên thị trường hiện nay có đang xuất hiện nhiều sản phẩm xi măng của các đối thủ cạnh tranh với Công ty, vì vậy Công ty có thể kiến nghị với Tổng công ty áp dụng thêm hình thức chiết khấu, ưu đãi với khách hàng mua nhiều, khách hàng quen thuộc nhằm tạo uy tín và tăng khả năng cạnh tranh với các đối thủ khác. + Bên cạnh việc quản lý các khoản thu khách hàng, việc quản lý các khoản phải trả nhà cung cấp cũng có tầm quan trọng rất lớn. Quản lý các khoản phải trả chính là những giải pháp nhằm chiếm dụng tối đa, hợp lý vốn của các tổ chức để trong quá trình kinh doanh không thiếu vốn. Đồng thời thanh toán những khoản nợ với người bán sẽ đảm bảo uy tín trong kinh doanh của Công ty. Do đó, Công ty phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu các khoản còn nợ và các khoản đã thanh toán, theo dõi thời hạn thanh toán để biết xem những khoản nợ nào đến hạn phải thanh toán gấp, những khoản nợ nào có thể kéo dài thời hạn để chủ động trong thanh toán và vận dụng số tiền bổ sung vào thanh toán những khoản nợ đến hạn. Vì hiện tại Công ty chưa theo dõi khoản nợ phải trả theo thời hạn thanh toán mà chỉ theo dõi số tiền nợ. + Đối với những nhà cung cấp vừa là khách hàng của Công ty, nhằm giảm giá trị các khoản phải trả và những khoản phải thu của họ Công ty nên thực hiện trao đổi trong trường hợp cần thiết. + Công ty cổ phần Thương mại xi măng cần có những biện pháp chỉ đạo chặt chẽ hơn nữa trong công tác quản lý hàng đi đường, luân chuyển chứng từ, theo dõi công nợ,… ở một số chi nhánh, trung tâm. Việc tập hợp đầy đủ chứng từ về bộ phận kế toán sẽ giúp cho kế toán phản ánh đúng, kịp thời về số lượng, chất lượng, cước phí mua hàng, giá mua, thuế trên hệ thống sổ sách thích hợp. Đồng thời giúp cho nhà quản lý kịp thời đề ra được các phương án kinh doanh hiệu quả cho Công ty. + Công ty phải thường xuyên cập nhập thông tin thời tiết để có thể đảm bảo công tác vận chuyển hàng hóa bảo đảm, đúng thời gian đề ra. Từ đó, giúp nhà quản lý đưa ra được các quyết định đúng đắn khi mà giá cước phí thay đổi. + Công ty cần tổ chức nhiều các buổi bồi dưỡng nghiệp vụ về kế toán, các buổi nói chuyện với những người có trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao đối với các nhân viên kế toán chung. Thông qua những buổi giao lưu này, mọi người có thể chia sẻ những kinh nghiệm nghề nghiệp cho nhau và có thêm những kiến thức phù hợp với các quy định của Nhà nước mới ban hành. Định kỳ, Công ty tổ chức chương trình kiểm tra nghiệp vụ, đánh giá năng lực trình độ của các nhân viên trong bộ phận kế toán. Đối với những nhân viên xuất sắc Công ty có thể có chính sách khen thưởng khuyến khích động viên, đối với nhân viên chưa đạt yêu cầu thì tìm hiểu nguyên nhân và có biện pháp áp dụng đối với nhân viên đó như: yêu cầu nghỉ việc hoặc cho học thêm một lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ,… + Hiện nay, Công ty cổ phần Thương mại xi măng đang chuẩn bị thử nghiệm áp dụng phần mềm kế toán mới. Nếu phần mềm này hoạt động tốt, phù hợp với mô hình hoạt động kinh doanh của Công ty thì nó sẽ được chính thức sử dụng. Vì vậy, kế toán cần phải thường xuyên theo dõi mọi nghiệp vụ trong máy, tránh tình trạng có virus xuất hiện làm hỏng dữ liệu Công ty. + Cuối tháng, quý, năm các nhân viên kế toán thanh toán trong Công ty cổ phần Thương mại xi măng phải thực hiện lập nhiều báo cáo tài chính. Vì vậy, để nâng cao năng suất lao động trong công việc Công ty nên có những biện pháp khuyến khích động viên tinh thần làm việc cho nhân viên như: tổ chức các phong trào thi đua nhân viên làm tốt sẽ được thưởng xứng đáng,… + Công ty cũng phải không ngừng hiện đại hóa phương pháp quản lý, cập nhật nhanh thông tin giữ nghiêm tính kỷ luật của chế độ báo cáo thường xuyên và định kỳ thông tin đề làm cơ sở ra quyết định chính xác, kịp thời, tránh tình trạng chồng chéo và thông tin không phù hợp với quy định của Nhà nước. KẾT LUẬN Trong cơ chế thị trường hiện nay, bộ máy kế toán thực sự có vị trí quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Tổ chức tốt công tác thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp là vấn đề quan trọng và thực sự cần thiết đối với nhà quản lý Công ty thương mại nói chung và Công ty cổ phần Thương mại xi măng nói riêng. Với mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc hoàn thiện công tác tổ chức, hạch toán hoạt động thanh toán và kế toán tiền gửi Ngân hàng, sau quá trình học tập và nghiên cứu tìm hiểu tình hình thực tế tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng, cùng với sự giúp đỡ và hướng dẫn nhiệt tình của các nhân viên trong phòng Tài chính- kế toán tại Công ty và giáo viên hướng dẫn Th.S Nguyễn Thị Thu Liên đã giúp em hoàn thành bản báo cáo kiến tập này. Tuy nhiên do kinh nghiệm và hiểu biết thực tế còn hạn chế nên em không tránh khỏi sai sót khi viết báo cáo này. Vì vậy, em mong sự góp ý và giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn để em có thể hoàn thiện báo cáo. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn Th.S Nguyễn Thị Thu Liên và các cô chú trong phòng kế toán đax giúp đỡ em hoàn thành tốt bài viết.