Đề tài Tổng quan về Công ty Cổ phần phát triển đầu tư Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU Trong những năm gần đây, cùng với xu thế hợp tác hóa và quốc tế hoá và mới đây là sự gia nhập WTO tháng 11 năm 2006, Việt Nam đang dần phát triển và đạt được nhiều thành tựu đáng kể về mặt kinh tế. Nền kinh tế thị trường nhiều thành phần có sự quản lý của Nhà nước phát triển theo định hướng xã hội chủ nghĩa là đặc điểm nổi bật trong giai đoạn hiện nay. Nền kinh tế chuyển đổi theo cơ chế mở, đất nước ta mở rộng quan hệ với nhiều quốc gia trên thế giới. Xu thế hội nhập đã và đang tạo ra nhiều điều kiện thuận lợi cũng như đặt ra nhiều thách thức cho các doanh nghiệp do sự cạnh tranh tự do và mạnh mẽ. Để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt các doanh nghiệp phải tìm cách tổ chức quản lý có hiệu quả tình hình sản xuất kinh doanh sao cho với một chi phí bỏ ra thấp nhất mà vẫn tạo được một nguồn lợi nhuận cao nhất. Việc quản lý hiệu quả có thể dựa trên nhiều phương pháp khác nhau và dựa trên những cơ sở khác nhau. Trong đó, công tác kế toán là một trong những công cụ quan trọng trong việc quản lý vốn, tài sản và tạo lợi nhuận kinh doanh. Thông tin kế toán không những cung cấp cho nhà quản lý những thông tin cần thiết cho việc ra quyết định kinh tế đúng đắn mà còn là cơ sở cho việc ra quyết định của nhà đầu tư, nhà cung cấp, khách hàng…. Do đó, công tác kế toán trong các doanh nghiệp luôn được đặt lên hàng đầu và là bộ phận không thể thiếu trong bộ máy quản lý của một doanh nghiệp. Cùng với xu hướng phát triển chung, nhu cầu về các công trình nhà ở, công trình dân dụng, công trình công cộng và công nghiệp… ngày một lên cao. Sự ra đời và mở rộng của hàng loạt các công ty xây dựng khiến việc nâng cao chất lượng công trình luôn được xem là mục tiêu hàng đầu để các doanh nghiệp phấn đấu và tạo uy tín và lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Bên cạnh đó, tình hình tài chính vững mạnh và hiệu quả hoạt động là điều kiện cần thiết để tồn tại. Tất cả những vấn đề đó một phần lớn phụ thuộc vào chất lượng của bộ máy kế toán. Công ty cổ phần phát triển đầu tư Hà Nội là một công ty cổ phần sản xuất kinh doanh trong ngành xây lắp các công trình. Trong nhiều năm qua công ty hoạt động rất hiệu quả, sản phẩm của công ty luôn đạt chất lượng cao về kỹ thuật và mỹ thuật, có uy tín với khách hàng, nhiều công trình của công ty được gắn biển công trình chất lượng cao. Với những tiềm năng sẵn có cùng với những nỗ lực vựơt bậc trong các giai đoạn khó khăn thử thách Công ty đã dần khẳng đình được vị trí của mình trên thị trường Vịêt Nam, sẵn sàng đứng trước những đối thủ cạnh tranh. Như chúng ta đã biết, việc thanh toán của bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần được nghiên cứu và xem xét kỹ lưỡng đồng thời phải được đặt trong bộ máy kế toán được tổ chức hợp lý bởi nó liên quan đến tình hình tài chính, trách nhiệm,uy tín và hiệu quả sử dụng của dòng tiền. Đặc biệt thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp. Đối với Công ty cổ phần phát triển đầu tư Hà Nội, thanh toán với khách hàng còn bị ảnh hưởng bởi đặc thù của ngành là thanh toán theo tiến độ hoặc thanh toán theo giá trị tiến độ thực hiện được tuỳ theo quy đinh trong hợp đồng xây dựng. Do đó, em xin được chọn đề tài kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp để nghiên cứu chi tiết trong đợt kiến tập. Qua thời gian kiến tập tại công ty, nhờ sự giúp đỡ của ban lãnh đạo công ty và anh chị trong phòng kế toán cùng với sự hướng dẫn của Thạc sĩ Phạm Thành Long, em đã thu được những hiểu biết về công ty nói chung và hệ thống kế toán nói riêng. Những kiến thức tích luỹ trong thời gian qua em xin trình bày trong báo cáo kiến tập với nội dung gồm 3 chương : Chương I : Tổng quan về Công ty Cổ phần phát triển đầu tư Hà Nội Chương II : Đặc điểm tổ chức kế toán của Công ty Cổ phần phát triển đầu tư Hà Nội Chương III : Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng tại Công ty cổ phần phát triển đầu tư Hà Nội BẢNG CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT TRONG BÀI 1-SXKD Sản xuất kinh doanh 2-XN Xí nghiệp 3-TSCĐ Tài sản cố định 4-NVL Nguyên vật liệu 5-GTGT Giá trị gia tăng 6-LĐTL Lao động tiền lương 7-BHXH Bảo hiểm xã hội 8-NB Người bán 9-CCDC Công cụ dụng cụ 10-NKC Nhật kí chung 11-XDCB Xây dựng cơ bản 12-TK Tài khoản CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẨN PHÁT TRIỂN ĐẦU TƯ HÀ NỘI 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 1.1.1 Quá trình hình thành và những nét cơ bản Công ty cổ phần phát triển đầu tư Hà nội có tiền thân là công ty Đầu tư và xây dựng Phương Bắc là một doanh nghiệp Nhà nước. Công ty chuyển đổi thành hình thức cổ phần theo quyết định số 1613/QĐ-BXD ngày 19 tháng 8 năm 2005 của Bộ xây dựng và đổi tên thành Công ty cổ phát triển đầu tư Hà Nội. Tên công ty : Công ty cổ phần phát triển đầu tư Hà Nội. Tên giao dịch : HA NOI DEVELOPMENT INVETSMENT JOIN STOCK COMPANY Tên viết tắt: HDI.,JSC. Trụ sở chính của Công ty : Số 94F, đường Láng, Phường Ngã Tư Sở, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội. Điện thoại: 5624415/5624425 Fax: 5624416 Email: northcosevco@fpt.com.vn Website: www.northcosevco.com.vn 1.1.2 Quá trình phát triển Cho đến nay với 23 năm trong ngành xây dựng Công ty đã thu hút được hàng ngàn cán bộ công nhân viên chức bao gồm các kỹ sư, kiến trúc sư, kỹ thuật viên, công nhân lành nghề. Trong khoảng thời gian đó Công ty đã phát triển không ngừng và đạt được những thành tựu đáng kể trong các lĩnh vực như xây dựng các công trình dân dụng, nhà ở, công trình công cộng, công trình văn hoá, kinh doanh các loại vật liệu xây dựng . Trong những năm đầu mới thành lập Công ty tập trung xây dựng nhà 2 tầng đồng thời bắt đầu tiếp thu công nghệ xây dựng nhà lắp ghép theo phương pháp đúc tấm bê tông lớn. Cơ sở vật chất và nguồn nhân lực của Công ty ban đầu còn nhiều hạn chế. Sản lượng trong giai đoạn này của Công ty chỉ đạt 10.000 m2 đến 13.000 m2 nhà lắp ghép hàng năm. Công ty đã mạnh dạn đầu tư các các trang thiết bị hiện đại, đổi mới công nghệ, kiện toàn bộ máy quản lý, tuyển dụng thêm lao động có tay nghề vững vàng. Hiện nay công ty có 957 công nhân. Đội cơ giới với 41 cần cẩu cần trục, 5 máy ủi máy xúc và hàng trăm máy móc thiết bị khác có đủ tiêu chuẩn để xây dựng nhà lắp ghép theo công nghệ mới. Công ty đã tập trung xây dựng các khu nhà lắp ghép cao tầng bằng phương pháp đúc tấm bê tông lớn. Ngoài ra Công ty còn xây dựng các công trình công cộng như trường học, bệnh viện. Công ty có khả năng xây dựng các kiểu nhà mới như nhà lắp ghép 4 tầng, căn hộ. Sản lượng trong giai đoạn này của Công ty đạt từ 25.000 m2 đến 30.000 m2 mỗi năm. Sau năm 1986 đất nước bước vào thời kỳ đổi mới. Cũng bắt đầu từ đây Công ty là một trong những đơn vị đầu tiên thực hiện có hiệu quả các công trình xây dựng nhà ở để bán trên địa bàn Thủ đô Hà Nội, nhận thầu thi công các công trình tiêu biểu của ngành xây dựng Hà Nội. Bước qua thời kỳ khó khăn 1988 – 1992 Công ty đã kịp thời chuyển đổi phương hướng sản xuất kinh doanh, tiếp cận các loại hình xây dựng mới. Bên cạnh việc khai thác các tiềm năng sẵn có về đất đai, thiết bị, lao động, Công ty đã mạnh dạn vay vốn của ngân hàng để đầu tư vào các dự án, tăng cường liên doanh liên kết, mở rộng đa dạng hoá các loại hình xây dựng. Công ty tham gia xây dựng các công trình kỹ thuật hạ tầng, các công trình thuỷ lợi…với yêu cầu kỹ thuật cao, phức tạp. Với nguồn đất đai sẵn có Công ty đã tiến hành xây dựng các loại nhà ở trên khu vực Thuận Hưng - Thái Hà, Thành Công - Láng Hạ… Năm 1999 Công ty đứng trước nhiều khó khăn thử thách của cơ chế thị trường và chịu ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế. Công ty phải đối mặt với vấn đề tìm kiếm việc làm mới trong điều kiện cạnh tranh gay gắt, mức thu nhập của các tầng lớp dân cư lại chưa cao. Để khắc phục điều kiện này Công ty đã chủ động phát huy sức mạnh nội lực, đẩy mạnh sản xuất kinh doanh các mặt hàng truyền thống như xây dựng nhà để bán, xây dựng các công trình dân dụng, xây dựng các khu dân cư. Ngoài ra Công ty còn đa dạng hoá các mặt hàng, mở rộng thêm các ngành nghề kinh doanh như tư vấn xây dựng. Công ty đã mở rộng địa bàn hoạt động ra các tỉnh bạn. Để đáp ứng nhu cầu nhà ở ngày càng cao cả về số lượng và chất lượng Công ty bắt đầu xây dựng các căn hộ độc lập theo thiết kế mới, hình thức kiến trúc phù hợp với quy hoạch đô thị và quy hoạch các khu dân cư. Công ty thực hiện việc xây nhà để bán theo nhiều phương thức khác nhau ví dụ như xây dựng khu nhà chung cư cao tầng, cải tạo xây ốp nhà lắp ghép. Nhờ những biện pháp trên mà Công ty ngày càng chiếm thị phần cao trên thị trường và tạo được uy tín rộng rãi với bạn hàng. Hiện nay với phương thức đấu thầu mới từ chỗ chờ một cách thụ động việc được chọn thầu, Công ty đã tiến đến việc chủ động chọn thầu, chủ động cùng chủ đầu tư giải quyết nhanh các thủ tục dự án, rút ngắn giai đoạn đầu tư sớm đưa dự án vào thực hiện. Điển hình phải kể đến các dự án xây dựng nhà chung cư 5 tầng 228 Láng và 381 Minh Khai với tổng giá trị xây lắp 15,5 tỷ đồng đã hoàn thành và đưa vào bàn giao trong quý III năm 2005. Công ty tổ chức và thực hiện tốt công tác hạch toán kế toán, nghiêm chỉnh thực hiện chế độ, nguyên tắc quản lý tài chính và Pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nước. Công ty được đánh giá là có tình hình tài chính vững mạnh. Bên cạnh đó, Công ty đã lập và triển khai các dự án đầu tư chiều sâu, mua sắm thiết bị, cốp pha, các loại giàn giáo thi công, hệ thống máy vi tính, đẩy mạnh việc đào tạo nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên chức trong Công ty . Nhờ vậy mà Công ty đã tăng năng suất lao động và chất lượng thi công các công trình. Có năm công trình do Công ty thi công được tặng huy chương và được gắn biển công trình chất lượng cao. Trong thời gian tới Công ty sẽ ứng dụng công nghệ mới trong xây dựng khu nhà 27 tầng 25 A Láng Hạ ở khâu thi công móng và phần khung của công trình. Hiện nay Công ty đang tiến hành các dự án đầu tư xây dựng nhà chung cư bán cho người có thu nhập thấp tại A6a Định Công, 381 Minh Khai, 228 Láng, dự án phát triển khu đô thị mới Nghĩa Đô với tổng diện tích đạt 8,2 ha với tổng số vốn đầu tư là 600 tỷ đồng, khu nhà 17 tầng B14 Kim Liên với tổng số vốn là 100 tỷ đồng. 1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Các ngành nghề kinh doanh của công ty: Công ty tham gia các ngành nghề kinh doanh chính sau : Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, thuỷ điện, sân bay, bến cảng, xây dựng các công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị… Thi công lắp đặt máy móc thiết bị, kết cấu kim loại phục vụ công tác xây dựng, sản xuất vật liệu xây dựng và phát triển đô thị trong và ngoài nước. Sản xuất kinh doanh vật tư, thiết bị, vật liệu xây dựng, sản xuất xi măng, đá xây dựng. cấu kiện bê tông đúc sẵn. Khai thác tài nguyên, khoáng sản phi kim loại. Kinh doanh nhà và đầu tư kinh doanh phát triển hạ tầng khu đô thị, khu công nghiệp, kinh doanh bất động sản. Tư vấn xây dựng. Dịch vụ nghiên cứu hoạch định chiến lược đầu tư, khai thác thị trường trong nước và quốc tế. Dịch vụ vận tải đường bộ, đường thuỷ. Đặc điểm sản phẩm xây lắp của công ty Sản phẩm xây lắp là các công trình xây dựng, vật kiến trúc có quy mô lớn, kết cấu phức tạp mang tính đơn chiếc, thời gian lâu dài đòi hỏi việc tổ chức quản lý, hạch toán sản phẩm phải được dự toán ( Dự toán thiết kế, dự toán thi công ). Sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá dự toán theo thoả thuận giữa các bên, tính chất hàng hoá của sản phẩm không thể hiện rõ. Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất, còn các điều kiện để sản xuất thì thay đổi theo địa điểm đặt sản phẩm. Đặc điểm này làm cho công tác quản lý sử dụng hạch toán tài sản, vật tư phức tạp, dễ mất mát hư hỏng. Quá trình thi công được chia thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại được chia nhỏ thành nhiều công việc khác nhau do vậy việc quản lý phải chặt chẽ sao cho đảm bảo tiến độ thi công công trình đúng thời hạn, đúng yêu cầu kỹ thuật. Kết quả kinh doanh của công ty một số năm gần đây: Bảng 1: Báo cáo kết quả kinh doanh qua hai năm 2005 - 2006 Đơn vị : VNĐ Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 1. Doanh thu 211,911,960,814.00 298,865,236,743.00 2. Giá vốn 195,125,366,591.00 277,365,873,012.00 3. Lãi gộp 16,786,594,223.00 21,499,363,731.00 4. Chi phí quản lý doanh nghiệp 8,293,626,661.00 11,568,341,773.00 5. Lợi nhuận từ hoạt động SXKD 8,492,967,562.00 10,931,021,958.00 6. Thu nhập hoạt động tài chính 690,739,247.00 560,652,587.00 7 Chi phí hoạt động tài chính 59,568,896.00 89,356,146.00 8 Lợi nhuận từ hoạt động tài chính 631,170,351.00 471,296,441.00 9 thu nhập từ hoạt động bất thường 317,609,857.00 189,475,120.00 10 Chi phí hoạt động bất thường 167,753,808.00 140,256,263.00 11 Lợi nhuận từ hoạt động bất thường 313,560,494.00 49,218,857.00 12 Lợi nhuận trước thuế 9,437,698,407.00 11,451,537,256.00 13 Thuế doanh nghiệp 2,645,555,533.00 3,206,430,431.00 14 Lợi nhuận sau thuế 6,792,142,874.00 8,245,106,825.00 Qua bảng báo cáo kết quả kinh doanh hai năm 2005 và 2006 ta nhận thấy: Kết quả kinh doanh của công ty khá tốt và có xu hướng phát triển lành mạnh. Doanh thu năm 2006 là trên 298 tỷ đồng tăng so với năm 2005 gần 87 tỷ đạt mức tăng 29,2%. Trong đó Giá vốn tăng 82 tỷ (từ 195 lên 277 tỷ đồng) đạt 42% nhờ đó lãi gộp tăng từ 16,8 lên 21,5 tỷ đồng. Bên cạnh đó, các chỉ tiêu về thu nhập hoạt động tài chính và doanh thu hoạt động bất thường cũng có những thay đổi nhưng không đáng kể, và ảnh hưởng không lớn đến tổng lợi nhuận trước thuế. Lợi nhuận trước thuế năm 2006 là 8,2 tỷ đồng tăng gần 2 tỷ so với năm 2005 là 6,8 tỷ đồng. Kết quả kinh doanh khả quan đó mang lại cho công ty những ưu thế về đầu tư và uy tín trong hoạt động kinh doanh xây lắp. 1.3 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất Bảng 2: Sơ đồ quy trình sản xuất sản phẩm xây lắp Nghiệm thu, bàn giao, thanh quyết toán Kiểm soát các quá trình thi công và xây lắp Giải quyết sự cố công trình nếu có Sản xuất bê tông và thương phẩm Mua vật tư, dịch vụ Lập biện pháp và tổ chức thi công Điều hành quản lý dự án Lập hồ sơ mời thầu, xem xét, ký, thay đổi hợp đồng Chức năng của mỗi giai đoạn: B1: Lập hồ sơ thầu, xem xét, kí, thay đổi hợp đồng: Giai đoạn này có ý nghĩa rất quan trọng vì nó nền tảng cơ sở cho công ty tiến hành các biện pháp thi công để tạo nên sản phẩm là các công trình. Trong giai đoạn này những người lãnh đạo công ty sẽ đại diện cho công ty để thực hiện lập hồ sơ thầu và kí kết hợp đồng tuỳ theo những đánh giá về khả năng thực hiện và lợi ích có thể có từ hợp đồng mang lại. B2:Điều hành, quản lý dự án: Công ty thành lập ban điều hành và quản lí dự án. Ban này có trách nhiệm chung trong cả quá trình tiến hành thực hiện hợp đồng. B3: Lập biện pháp và tổ chức thi công: Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong quá trình thực hiện thi công công trình, nó quyết định sự tồn tại của công trình. Trong giai đoạn này Công ty sẽ có một đội ngũ cán bộ kỹ thuật đảm nhận việc khảo sát địa hình, địa thế, khí hậu … của khu vực thi công cũng như xem xét một cách chặt chẽ các quy hoạch đô thị của Nhà nước. Từ đó Công ty sẽ đề ra các phương án thiết kế và thi công hợp lý. B4: Mua vật tư, dịch vụ: Dựa vào những khảo sát đánh giá ở giai đoạn 3 và quy mô, đặc điểm các công trình ban quản lý sẽ quyết định khối lượng vật tư cần mua, các loại dịch vụ sử dụng cho quá trình thi công. B5: Sản xuất bê tông và thương phẩm: Trong giai đoạn này các xí nghiệp xây lắp với các tổ, đội thi công sẽ thực hiện việc đổ nền, trần dầm cột theo đúng thiết kế. Các công nghệ được sử dụng trong giai đoạn này bao gồm: Đổ bê tông, bơm bê tông, dây chuyền xây dựng cọc Baret để làm móng nhà 27 tầng, công nghệ dự ứng lực áp dụng cho xây dựng sàn nhà 27 tầng trên diện tích rộng không dầm. Ngoài ra Công ty còn sử dụng một số cẩu thép hiện đại có tầm cao trên 100m và tầm với trên 50 m trong xây dựng nhà cao tầng. B6: Kiểm soát các quá trình thi công xây lắp: Công việc kiểm soát này được tiến hành trong toàn bộ quá trình sản xuất sản phẩm nhằm bảo đảm tiến độ thi công, chất lượng công trình đồng thời bảo đảm việc sử dụng nguyên vật liệu là hiệu quả, không lãng phí. B7: Giải quyết sự cố công trình nếu có: Sự cố công trình có thể xảy ra ngay trong thời gian đang thi công công trình hoặc trong thời gian bảo hành Công ty đều có trách nhiệm giải quyết. B8: Nghiệm thu, bàn giao, thanh quyết toán công trình: với quá trình thực hiện hợp đồng đây là giai đoạn cuối cùng. 1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và kinh doanh của Công ty Từ khi Công ty được thành lập, bộ máy quản lý đã phát huy vai trò quan trọng trong việc điều hành phối hợp các hoạt động của toàn bộ Công ty trên tất cả các lĩnh vực. Để phù hợp với điều kiện của mình, trong mỗi giai đoạn nhất định Công ty phải đổi mới bộ máy quản lý theo hướng gọn nhẹ hiệu quả, được điều hành bởi một đội ngũ cán bộ công nhân viên chức có trình độ và năng lực. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức thành 3 cấp theo mô hình trực tuyến: cấp Công ty, cấp xí nghiệp và cấp tổ. Bảng 3: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty cổ phần phát triển đầu tư Hà Nội Giám đốc Phó giám đốc chung Phó giám đốc chính trị Phó giám đốc kế hoạch Phòng kỹ thuật chất lượng Phòng kinh tế kế hoạch Phòng hành chính Phòng tổ chức lao động Phòng tài vụ XN4 XN3 XN2 XN1 Tổ 4 Tổ 3 Tổ 1 Tổ 2 Giám đốc xí nghiệp Giám đốc công ty: Đứng đầu Công ty là Giám đốc Công ty. Giám đốc Công ty là người đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm về mọi mặt, thay mặt cho Công ty trong các giao dịch thương mại, là người có quyền điều hành cao nhất trong Công ty . Phó Giám đốc công ty: tham mưu cho Giám đốc công ty trong việc điều hành doanh nghiệp theo phân công và uỷ quyền của Giám đốc công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty, pháp luật về nhiệm vụ được giao. Hiện nay công ty có 3 phó giám đốc: Phó Giám đốc chung: Trực tiếp phụ trách các mặt công tác sau: + Công tác tổ chức chỉ đạo thi công xây dựng. + Công tác lao động tiền lương các đơn vị xây lắp. + Công tác quản lý thiết bị, xe máy thi công. + Công tác đào tạo và bồi dưỡng tay nghề công nhân. + Công tác bảo vệ, quân sự, an ninh chính trị nội bộ, công tác thanh tra, kiểm tra. + Công tác thi đua khen thưởng kỷ luật. Phó giám đốc kế hoạch: Phụ trách việc lập kế hoạch cụ thể cho mỗi công trình. Phó giám đốc chính trị: Là người giúp giám đốc công ty giải quyết các công việc trong lĩnh vực Đảng, chính trị, hoạt động của các tổ chức quần chúng... Chức năng của các phòng ban: Phòng kinh tế kế hoạch: Tham mưu cho Giám đốc trong công tác quản lý kế hoạch, dự án, quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Trưởng phòng là người đứng đầu Phòng kinh tế kế hoạch chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về tình hình hoạt động của phòng. Phòng tổ chức lao động: Phụ trách công tác tuyển mộ tuyển chọn nhân lực, đào tạo tay nghề cho cán bộ công nhân viên chức của Công ty, phụ trách tổ chức công tác cán bộ, công tác lao động tiền lương và một số các mặt khác. Là người đứng đầu Phòng tổ chức lao động, Trưởng phòng có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho Giám đốc công ty về công tác tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của công ty, công tác cán bộ, công tác lao động và thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động; công tác chế độ, nâng lương nâng bậc; Công tác anh ninh chính trị, kiểm tra bảo vệ, quân sự, công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của công ty. Trưởng phòng tổ chức lao động chịu trách nhiệm trước Giám đốc và toàn bộ công ty về tình hình hoạt động của phòng. Phòng Tài vụ: Có trách nhiệm theo dõi phản ánh tình hình tài sản và sự biến động của tài sản trong quan hệ với nguồn vốn, đảm bảo quản lý chặt chẽ tình hình tài chính của Công ty đồng thời cung cấp chính xác, kịp thời thông tin tài chính phục vụ cho công tác ra quyết định của các nhà quản lý. Trên cơ sở các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được minh chứng bởi các chứng từ gốc, các nhân viên trong phòng Tài vụ sẽ phản ánh vào các loại sổ sách theo đúng chế độ kế toán. Đứng đầu phòng tài vụ là Kế toán trưởng có nhiệm vụ điều hành và tổ chức công việc trong phòng tài vụ, hướng dẫn hạch toán , kiểm tra việc tính toán , ghi chép sổ sách kế toán. Phòng hành chính của Công ty: Là bộ phận thực hiện công tác quản lý và hành chính. Bộ phận này có tác dụng phục vụ và tạo điều kiện cho các phòng ban, các đơn vị, các tổ chức đoàn thể hoàn thành nhiệm vụ được giao. Phòng hành chính của Công ty là bộ phận có thể bố trí sắp xếp cán bộ, quản lý việc mua sắm các thiết bị văn phòng phẩm, quản lý văn thư lưu trữ. Đứng đầu Phòng hành chính là trưởng Phòng hành chính có nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho Giám đốc công ty về tổ chức quản lý và thực hiện công tác hành chính quản trị của công ty. Trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm trước Giám đốc và công ty về tình hình hoạt động của phòng hành chính. Phòng kỹ thuật chất lượng: Chịu sự theo dõi trực tiếp của Phó Giám đốc đại diện lãnh đạo kỹ thuật chất lượng có chức năng theo dõi quản lý chất lượng các công trình xây dựng, quản lý các loại máy móc thiết bị thi công. Phòng kỹ thuật chất lượng còn là nơi nghiên cứu hồ sơ thiết kế, các giải pháp kỹ thuật và các biện pháp an toàn kỹ thuật. Phòng còn có nhiệm vụ hướng dẫn về công tác an toàn kỹ thuật lao động, bảo hộ lao động, dự toán chi phí cho các công trình, kiểm tra xử lý các sai phạm về mặt kỹ thuật. Các xí nghiệp xây lắp và các đội xây lắp đảm nhận công việc thi công các công trình tự nhận hay do Công ty bàn giao. Đứng đầu của các xí nghiệp, các tổ đội xây lắp là các Giám đốc xí nghiệp, các Đội trưởng chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp về công tác kỹ thuật chất lượng và các vấn đề khác, chịu trách nhiệm trước Công ty và pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Các chủ nhiệm kỹ thuật công trình có trách nhiệm quản lý, kiểm tra giám sát việc thực hiện các quy trình về kỹ thuật trong thi công. Cấp xí nghiệp đứng đầu là giám đốc xí nghiệp,bên dưới có các tổ trực tiếp thi công công trình. CHƯƠNG II : ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẨN PHÁT TRIỂN ĐẦU TƯ HÀ NỘI 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cổ phần phát triển đầu tư Hà Nội 2.1.1. Nhiệm vụ của bộ máy kế toán Cũng như các doanh nghiệp khác, bộ máy kế toán của Công ty cổ phần đầu tư phát triển Hà Nội có vai trò quan trọng trong việc quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Nó thực hiện chức năng thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính cho các đối tượng có liên quan. Bên cạnh đó để phù hợp với đặc thù riêng của doanh nghiệp xây lắp bộ máy kế toán của Công ty còn có chức năng quản lý chi phí và sản phẩm của từng công trình. Bộ máy kế toán của Công ty tham mưu hỗ trợ cho Giám đốc trong công tác quản lý sử dụng vốn, đất đai, tài sản của Công ty, tham mưu cho Giám đốc trong thực hiện công tác đầu tư liên doanh, liên kết. Cụ thể bộ máy kế toán của Công ty phải đảm nhận các nhiệm vụ cụ thể sau: - Tổ chức hạch toán kế toán, phản ánh đầy đủ chính xác tình hình biến động tài sản trong quan hệ với nguồn vốn. - Lập và trình bày các báo cáo tài chính cần thiết theo quy định của Nhà nước. - Tổ chức công tác phân tích tình hình tài chính của Công ty để đề xuất những biện pháp kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản lý. - Thực hiện công tác xử lý và bảo quản chứng từ theo quy định của pháp luật. - Tổ chức công tác phổ biến kịp thời các chế độ thể lệ, các quy chế tài chính mới được ban hành. - Hướng dẫn bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên kế toán. 2.1.2. Mô hình bộ máy kế toán và chức năng của từng bộ phận Bảng 4: Mô hình bộ máy kế toán Kế toán vốn bằng tiền KẾ TOÁN TRƯỞNG, TRƯỞNG PHÒNG TÀI VỤ KẾ TOÁN TỔNG HỢP- PHÓ PHÒNG TÀI VỤ Kế toán HTK,TSCĐ, CP quản lý Kế toán tiền lương, BHXH Kế toán phải thu, phải trả Kế toán thanh toán kiêm thuế Kế toán tổng hợp giá thành Kế toán tiêu thụ Thủ quỹ KẾ TOÁN CÁC ĐƠN VỊ PHỤ THUỘC Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Đứng đầu bộ máy kế toán là Kế toán trưởng – Trưởng phòng Tài vụ. Kế toán trưởng là người đại diện của phòng Tài vụ trong quan hệ với Giám đốc, Phó Giám đốc và các phòng ban khác trong đơn vị. Kế toán trưởng là người có trình độ, có thâm niên công tác, có kinh nghiệm và đặc biệt là được đào tạo chuyên ngành tài chính kế toán và chương trình kế toán trưởng. Kế toán trưởng có nhiệm vụ điều hành và tổ chức các hoạt động trong phòng Tài vụ, hướng dẫn hạch toán, kiểm tra việc tính toán ghi chép tình hình hoạt động của Công ty trên cơ sở những chế độ chính sách đã được Nhà nước quy định. Kế toán trưởng có trách nhiệm cập nhật các thông tin mới về kế toán tài chính cho cán bộ kế toán trong Công ty, nâng cao trình độ cho cán bộ kế toán trong của Công ty. Kế toán tổng hợp – Phó phòng Tài vụ là người chịu trách nhiệm chính về công tác hạch toán kế toán tại Công ty, trực tiếp kiểm tra và giám sát quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho các đối tượng khác nhau. Kế toán tổng hợp còn phải thường xuyên kiểm tra đối chiếu chi tiết và tổng hợp, đồng thời hỗ trợ Kế toán trưởng trong việc vận dụng hệ thống tài khoản phù hợp và định kỳ lập các báo cáo tài chính tổng hợp theo quy định và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của công tác quản lý. Kế toán vốn bằng tiền là người chịu trách nhiệm về xử lý các nghiệp vụ có liên quan đến vốn bằng tiền như tiền mặt tại quỹ, tiền ngân hàng, tiền đang chuyển. Hàng ngày kế toán tiền mặt phản ánh tình hình thu chi tiền mặt, giám sát việc chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt, đối chiếu tiền mặt tồn quỹ và tiền mặt ghi trên sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm về tiền mặt. Ngoài ra kế toán vốn bằng tiền còn phải kiểm tra tình hình biến động tăng giảm về tiền ngân hàng và tiền đang chuyển. Kế toán hàng tồn kho kiêm TSCĐ, kiêm Chi phí quản lý, kiêm Chi phí hoạt động khác trước hết phải ghi chép tính toán chính xác thông tin về số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của NVL. Hàng ngày kế toán phản ánh kịp thời và chính xác số lượng và đơn giá của NVL xuất kho và kiểm tra tình hình tồn kho. Bên cạnh đó kế toán còn phải mở sổ hạch toán chi tiết và tập hợp các chi phí có liên quan phát sinh trong kỳ. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương có nhiệm vụ tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương từ các số liệu về số lượng, thời gian lao động đồng thời phân bổ chi phí tiền lương theo đúng đối tượng sử dụng. Kế toán tiền lương còn có nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra các nhân viên các xí nghiệp thực hiện ghi chép đầy đủ các thông tin ban đầu về lao động tiền lương và theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp cho cán bộ công nhân viên chức của Công ty. Cuối kỳ kế toán tiền lương phải lập các báo cáo về lao động và tiền lương để phục vụ cho công tác quản lý . Kế toán các khoản phải thu, phải trả có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh tình hình các khoản phải thu phải trả phát sinh trong kỳ và luỹ kế từ các kỳ trước. Kế toán thanh toán nội bộ kiêm Thuế có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải thu phải trả với các cá nhân trong và ngoài đơn vị, đồng thời kê khai đúng các khoản thuế phải nộp, phản ánh kịp thời số thuế đã nộp tạm thời cho Nhà nước hoặc số chính thức, đẩy mạnh việc thanh toán với Nhà nước đảm bảo đúng thời hạn quy định. Kế toán tập hợp chi phí giá thành có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra việc phân bổ các chi phí trong kỳ vào các đối tượng, chi tiết cho từng công trình. Cuối kỳ, kế toán sẽ tổng hợp toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ và lập các Báo cáo tổng hợp chi phí giá thành. Kế toán tiêu thụ có trách nhiệm phản ánh đầy đủ và kịp thời tình hình giao nhận công trình, tính toán các khoản bị giảm trừ, các khoản thuế phải nộp và các chi phí liên quan trong quá trình giao nhận đồng thời tính ra kết quả tiêu thụ trong kỳ. Kế toán các xí nghiệp xây lắp hoặc công trình hàng ngày phải tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ tại xí nghiệp. Định kỳ kế toán phải lập các Bảng kê tổng hợp và đưa số liệu về phòng Tài vụ Công ty . Thủ quỹ là người trực tiếp quản lý tiền mặt tại quỹ của Công ty, hàng ngày lập các Báo cáo quỹ đồng thời phải liên tục kiểm tra và so sánh số tiền mặt thực tế tại quỹ với số tiền mặt được phản ánh trên sổ sách để tìm ra và giải quyết những sai phạm trong quản lý tiền mặt. 2.2 Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán 2.2.1 Các chính sách kế toán chung 1. Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/ 12 2. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán và nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác - Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng VN - Nguyên tắc: Quy đổi ra đồng VN theo tỷ giá giao dịch thực tế - Phương pháp chuyển đổi: Bình quân gia quyền 3. Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật kí chung 4. Phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ 5. Phương pháp kế toán TSCĐ: Nguyên tắc xác định giá trị TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình: Giá trị thực tế. 6. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Giá trị thực tế Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Tính giá trung bình Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên 7. Tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng 8. Chính sách kế toán đối với chi phí đi vay: Tổng chi phí đi vay được vốn hoá trong kì Tỷ lệ vốn hoá được sử dụng để xác định chi phí đi vay được vốn hoá trong kì. 9. Phương pháp xác định doanh thu Xác định doanh thu theo tiến độ công trình của phần công việc đã hoàn thành. 2.2.2 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán tại công ty Cổ phần đầu tư phát triển Hà Nội Chứng từ áp dụng cho các doanh nghiệp được thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế toán và Nghị định số 129/2004/ NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong chế độ kế toán doanh nghiệp ban hangh theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính Bảng 5: Chứng từ sử dụng tại công ty STT Tên chứng từ Số hiệu Tính chất BB HD I. Lao động tiền lương 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Bảng chấm công Bảng thanh toán tiền lương Bảng thanh toán tiền thưởng Giấy đi đường Phiếu xác nhận công việc hoặc công việc hoàn thành Hợp đồng giao khoán Biên bản thanh lý hợp đồng Bảng kê trích nộp các khoản theo lương Bảng phân bổ tiền lương và BHXH 01a– LĐTL 02 – LĐTL 03 - LĐTL 04 – LĐTL 05 – LĐTL 08 – LĐTL 09 – LĐTL 10 – LĐTL 11 – LĐTL X X X X X X X X X II. Hàng tồn kho 1 2 3 4 5 6 Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Biên bản kiểm nghiệm công cụ, hàng hoá Biên bản kiểm kê công cụ, hàng hoá Bảng kê mua hàng Bảng phân bổ công cụ, dụng cụ 01 – VT 02 – VT 03 – VT 05 – VT 06 – VT 07 – VT X X X X X X III. Bán hàng 1 2 Bảng thanh toán hàng đại lý ký gửi Thẻ quầy hàng 01 – BH 02 – BH X X IV. Tìên tệ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Phiếu thu Phiếu chi Giâý đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tiền tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán Biên lai thu tiền Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VNĐ) Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ) Bảng kê chi tiền 01 – TT 02 – TT 03 – TT 04 – TT 05 – TT 06 – TT 08a – TT 08b - TT 09- TT X X X X X X X X X V. Tài sản cố định 1 2 3 4 5 Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Biên bản đánh giá TSCĐ Biên bản kiểm kê TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 01 – TSCĐ 02 – TSCĐ 04 – TSCĐ 05 – TSCĐ 06 – TSCĐ X X X X X VI. Chứng từ khác 1 2 3 4 5 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH Danh sách người hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản Hoá đơn Giá trị gia tăng Hoá đơn bán hàng thông thường Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá đơn 01GTKT-3LL 02GTTT-3LL 04/GTGT X X X X X 2.2.3 Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán tại công ty Một số tài khoản sử dụng: - Phân loại chi phí: TK 621: Chi phí NVL trực tiếp TK 622 : Chi phí nhân công trực tiếp Chỉ bao gồm lương chính, lương phụ và phụ cấp phải trả cho công nhân sản xuất trực tiếp TK 623: Chi phí sử dụng máy thi công TK 627: Chi phí sản xuất chung (bao gồm cả các khoản trích theo lương của công nhân sản xuất, nhân viên quản lý đơn vị, nhân viên máy thi công. - Khi công ty sử dụng phương thức khoán gọn, TK 141 được chi tiết như sau: 1411: Khoán vật liệu 1412: Khoán nhân công 1413: Khoán công trình - Thanh toán theo tiến độ hợp đồng xây dựng sử dụng TK 337: Doanh thu theo tiến độ kế hoạch. 2.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán tại công ty Hiện nay, Công ty áp dụng hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Bảng 6: Sơ đồ ghi sổ hình thức Nhật ký chung BÁO CÁO TÀI CHÍNH SỔ CÁI SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH NHẬT KÝ CHUNG NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT 2.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán Công ty thực hiện trình bày Báo cáo tài chính tuân thủ theo quyết định số 15/2006. Đơn vị phải nộp báo cáo tài chính năm chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm là ngày 31/12. Đối với các đơn vị kế toán trực thuộc, phải nộp báo cáo tài chính năm cho công ty chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Công ty phải thực hiện nộp báo cáo tài chính năm cho sở thuế Hà Nội. Công ty thực hiện lập Báo cáo tài chính năm gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bản thuyết minh báo cáo tài chính. Đơn vị còn thực hiện lập báo cáo tài chính giữa niên độ dạng tóm lược áp dụng theo chuẩn mực kế toán số 27 lập hàng quý gồm Bảng cân đối kế toán tóm lược, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh tóm lược, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ dạng tóm lược, Bản thuyết minh báo cáo tài chính chọn lọc. 2.3 Đặc điểm tổ chức kế toán một số phần hành chủ yếu tại công ty Cổ phần phát triển đầu tư Hà Nội 2.3.1 Tổ chức kế toán phần hành Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ a. Tài khoản sử dụng: TK 152 : Nguyên vật liệu. TK 153 : Công cụ, dụng cụ. Tài khoản 152,153 được mở tiểu khoản chi tiết theo từng thứ, từng loại vật tư, CCDC và được đặc trưng hoá như sau: Ký hiệu tài khoản + Tên viết tắt của loại NVL đó. Ví dụ, TK 1521- XM có nghĩa là tài khoản 1521 "NVL chính - Xi măng" b. Chứng từ sử dụng: Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT ( Mua vật tư ). - Phiếu nhập kho Sau khi Công ty, hoặc một xí nghiệp xây lắp trực thuộc Công ty trúng thầu công trình công việc thi công sẽ được các xí nghiệp trực tiếp đảm nhận. Các nghiệp vụ có liên quan đến NVL được thực hiện tại cấp xí nghiệp. Sau khi kiểm nhận NVL thu mua về các mặt chủng loại, mẫu mã, số lượng, chất lượng và lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho, cán bộ vật tư của các xí nghiệp, các công trình sẽ giao hoá đơn GTGT cho kế toán tại đơn vị.. Phụ trách vật tư sẽ lập Phiếu nhập kho NVL mang đầy đủ các thông tin như: Họ tên người giao hàng, kho nhập, lý do nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên chuyển cho Kế toán trưởng và phụ trách bộ phận cung tiêu ký duyệt . Liên 1 lưu tại quyển. Liên 2, 3 giao cho thủ kho. Thủ kho tiến hành nhập kho và ghi số thực nhập, cùng người giao hàng ký vào liên 2, 3. Người giao hàng giữ lại liên 2, thủ quỹ dựa vào liên 3 để ghi sổ kho và giao Phiếu nhập kho cho Kế toán các xí nghiệp. Kế toán tại các xí nghiệp sẽ tiến hành ghi đơn giá, thành tiền, định khoản vào các Phiếu nhập kho, ghi đơn giá và thành tiền, vào sổ chi tiết NVL. - Phiếu xuất kho: Khi có nhu cầu vật tư bộ phận có nhu cầu sẽ lập Phiếu yêu cầu vật tư nêu rõ : chủng loại, mẫu mã, số lượng, lý do yêu cầu vật tư chuyển cho phòng cung ứng ký duyệt. Phụ trách vật tư tại xí nghiệp đó lập Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên đặt giấy than viết một lần. Phiếu xuất kho được Phụ trách phòng cung ứng ký duyệt. Liên 1 được lưu tại quyển, liên 2,3 giao cho người nhận NVL xuống kho để nhận NVL. Sau khi thực hiện xuất kho NVL, thủ kho ghi số lượng xuất cùng người nhận NVL ký vào Phiếu xuất kho. Hàng ngày căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho ghi sổ kho, Kế toán xí nghiệp ghi đơn giá, thành tiền lên Phiếu xuất kho và phản ánh vào sổ chi tiết NVL . Hàng tháng kế toán các xí nghiệp phải lập Bảng kê vật tư xuất và Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn, Bảng phân bổ chi phí NVL chi tiết cho từng công trình để gửi về phòng tài vụ của Công ty. Kế toán nguyên vật liệu trên phòng tài vụ sẽ lập các Bảng kê tổng hợp để tổng hợp chi phí NVL cho từng công trình. c. Sổ chi tiết: Sổ chi tiết cho từng loại vật liệu xây dưng như Sổ chi tiết Xi măng, sổ chi tiết thép... Hạch toán chi tiết: Công ty sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết thẻ song song để hạch toán NVL: Bảng 7: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu tại công ty SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT PHIẾU NHẬP KHO BẢNG TỔNG HỢP XUẤT TỒN SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT THẺ KHO PHIẾU XUẤT KHO Bảng 8: Trình tự hạch toán NVL,CCDCBÁO CÁO TÀI CHÍNH SỔ CÁI CÁC TK 152, 153 THẺ KHO, SỔ CHI TIẾT NVL, CCDC BẢNG TỔNG HỢP NHẬP, XUẤT, TỒN PHIẾU NHẬP KHO, PHIẾU XUẤT KHO BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH NHẬT KÝ CHUNG BẢNG PHÂN BỔ NVL, CCDC (1) Hằng ngày, căn cứ vào các phiếu nhập kho và xuất kho đã kiểm tra để ghi sổ, trước hết là ghi vào NKC, sau đó căn cứ vào các số liệu đã ghi trên NKC để ghi vào Sổ cái TK 152,153 đồng thời các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các bảng phân bổ NVL, CCDC, thẻ kho, sổ chi tiết NVL, CCDC. (2) Cuối tháng cộng số liệu trên Sổ cái lập Bảng cân đối phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng với bảng Tổng hợp xuất tồn (được lập từ các sổ và thẻ chi tiết) dùng để lập các Báo cáo tài chính. 2.3.2. Tổ chức kế toán phần hành TSCĐ a. Tài khoản sử dụng: TK 211: TSCĐ hữu hình . TK 214 : Khấu hao TSCĐ TK 009 '"Nguồn vốn khấu hao cơ bản" b. Chứng từ sử dụng: - Biên bản giao nhận. TSCĐ - Thẻ TSCĐ . - Biên bản thanh lý TSCĐ . - Biên bản đánh giá lại TSCĐ . - Bảng tính và phân bổ khấu hao. Khi các bộ phận trong Công ty hoặc các xí nghiệp xây lắp có nhu cầu sử dụng hoặc thanh lý TSCĐ, Phụ trách bộ phận hoặc Giám đốc các xí nghiệp lập Giấy đề nghị mua sắm hoặc Giấy đề nghị thanh lý TSCĐ. - Trong trường hợp tăng TSCĐ : Sau khi có quyết định tăng TSCĐ của Giám đốc công ty, các phòng ban có liên quan sẽ thực hiện các thủ tục mua sắm TSCĐ sau khi mua sắm, XDCB bàn giao hoặc được cấp trên cấp một ban giao nhận TSCĐ sẽ được thành lập nhằm kiểm nhận TSCĐ . Nội dung giao nhận TSCĐ phụ thuộc đặc điểm từng TSCĐ với đầy đủ các đặc điểm như tên, ký hiệu, năm đưa vào sử dụng, công suất thiết kế, nguyên giá và tỷ lệ khấu hao của tài sản đó. Sau khi bàn giao xong TSCĐ, các thành viên của ban giao nhận ký vào biên bản giao nhận TSCĐ. Biên bản này được lập thành 2 bản trong đó một bản được giao cho bộ phận kế toán để thực hiện ghi sổ. Nếu TSCĐ tăng do sửa chữa lớn, Công ty phải lập một ban giao nhận trong đó hai thành viên bắt buộc phải có đó là Kế toán trưởng và Phụ trách bộ phận sử dụng tài sản. Biên bản này đề cập đến tình hình tài sản cũng như là các bộ phận của tài sản đã được sửa chữa và chi phí để sửa chữa. Các TSCĐ mà Công ty thường sửa chữa lớn bao gồm : Nhà cửa, phương tiện vận tải, máy thi công. Công ty sử dụng 2 mẫu Biên bản giao nhận : Mẫu 04a – TSCĐ được sử dụng trong trường hợp giá trị sửa chữa TSCĐ lớn. Khi đó phải lập một hội đồng bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn bao gồm Giám đốc Công ty và kế toán trưởng cùng bên thực hiện việc sửa chữa. Trong khi đó mẫu số 04b - TSCĐ áp dụng cho trường hợp giá trị sữa chữa nhỏ, không cần phải lập hội đồng bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn. Hàng năm Công ty thực hiện việc đánh giá lại TSCĐ. Khi có quyết định đánh giá lại TSCĐ, Công ty sẽ thành lập hội đồng đánh giá lại TSCĐ . Chủ tịch hội đồng thường là Giám đốc Công ty và các uỷ viên là Kế toán trưởng và phụ trách bộ phận sử dụng TSCĐ . Biên bản đánh giá lại TSCĐ được lập thành 2 bản, một bản được giao cho phòng tài vụ để thực hiện công tác hạch toán kế toán. - Trường hợp giảm TSCĐ Trong trường hợp TSCĐ đã khấu hao hết và không còn khả năng sử dụng, phụ trách các bộ phận sẽ đề nghị Công ty cho phép thanh lý TSCĐ . Sau khi có quyết định của Giám đốc Công ty thành lập một hội đồng thanh lý TSCĐ . Thành viên của ban thanh lý TSCĐ được nêu lên ở Mục I và những thông tin về TSCĐ được phản ánh trong phần II của biên bản. Kết quả thanh lý được trưởng ban thanh lý thông qua và ký duyệt. Dựa vào ý kiến kết luận này kế toán trưởng phản ánh đầy đủ các chi phí thanh lý, giá trị thu hồi và ngày tháng ghi giảm TSCĐ trên thẻ TSCĐ. Giám đốc Công ty sẽ ký duyệt biên bản thanh lý TSCĐ. Kế toán trưởng thực hiện huỷ thẻ TSCĐ, phản ánh vào sổ chi tiết TSCĐ. Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ được lập hàng tháng bởi các đơn vị trực thuộc. Hàng tháng kế toán các đơn vị này sẽ gửi các Bảng tính và phân bổ khấu hao về phòng tài vụ . Dựa vào đó kế toán TSCĐ của Công ty lập Bảng tính và phân bổ khấu hao cho toàn Công ty. Trên Bảng tính và phân bổ khấu hao, do đặc thù của Công ty ít có biến động về tài sản Bảng được lập theo quý, tuy vậy khấu hao TSCĐ vẫn tính theo tháng. Trên Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ công ty thực hiện phân bổ khấu hao cho các bộ phận : TK 623 (Các xí nghiệp xây lắp), TK 642 (Văn phòng), TK 627 ( Khách sạn Phương Nam). Sau khi kế toán TSCĐ lập Bảng này kế toán trưởng sẽ ký duyệt . Căn cứ vào Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, kế toán TSCĐ sẽ phản ánh vào thẻ TSCĐ. Thẻ TSCĐ được sử dụng cho từng tài sản tại Công ty. Thẻ TSCĐ mang các thông tin tổng hợp về tài sản như tên, quy cách, số hiệu, nước sản xuất, mức khấu hao hàng năm, số hiệu chứng từ ghi giảm TSCĐ. Kế toán TSCĐ phản ánh giá trị hao mòn qua từng năm. Giá trị hao mòn được tính cho mọi TSCĐ kể cả các loại TSCĐ Công ty sử dụng cho các hoạt động phúc lợi như nhà mẫu giáo của Công ty. Khi TSCĐ được ghi giảm (chủ yếu do thanh lý), kế toán TSCĐ sẽ dựa trên chứng từ (chủ yếu là Biên bản thanh lý TSCĐ ). Tất cả các thẻ TSCĐ đều được lưu trữ tại phòng tài vụ của Công ty trong suốt thời gian sử dụng. Từ các chứng từ gốc về TSCĐ trên, mỗi xí nghiệp xây lắp và các bộ phận trực thuộc sẽ lập một sổ chi tiết TSCĐ tại đơn vị mình. Sổ TSCĐ được lập hàng năm với các nội dung phản ánh tương ứng với thẻ TSCĐ như : loại TSCĐ, nước sản xuất, tỷ lệ khấu hao và mức khấu hao. Cuối năm trên cơ sở nguyên giá và tỷ lệ khấu hao của từng tài sản kế toán các đơn vị sẽ cộng dồn, kế toán trưởng kiểm tra và ký vào sổ chi tiết TSCĐ, từ đó kế toán TSCĐ sẽ phản ánh vào sổ cái tài khoản 211 c. Sổ chi tiết: Công ty sử dụng sổ chi tiết TSCĐ cho từng xí nghiệp. Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 211, 214 Bảng 9: Sơ đồ trình tự hạch toán tổng hợp TSCĐ: BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH BẢNG TỔNG HỢP TSCĐ SỔ CÁI CÁC TK 211, 214 SỔ TSCĐ TOÀN DN, SỔ TSCĐ THEO ĐƠN VỊ SỬ DỤNG NHẬT KÝ CHUNG BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO Hå s¬ TSC§ , Biªn b¶n thanh lý TSC§ (1) Hằng ngày, căn cứ vào các biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ, … đã kiểm tra để ghi sổ, trước hết là ghi vào NKC, sau đó căn cứ vào các số liệu đã ghi trên NKC để ghi vào Sổ cái TK 211,214 đồng thời các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các bảng tính và phân bổ khấu hao, sổ TSCĐ toàn doanh nghiệp, sổ TSCĐ theo đơn vị sử dụng. (2) Cuối tháng cộng số liệu trên Sổ cái lập Bảng cân đối phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng với bảng Tổng hợp xuất tồn( được lập từ các sổ và thẻ chi tiết) dùng để lập các Báo cáo tài chính. 2.3.3. Tổ chức kế toán phần hành Vốn bằng tiền a. Các tài khoản sử dụng TK 111 : Tiền mặt TK 112 : Tiền gửi Ngân hàng b. Phân loại chứng từ. Chứng từ sử dụng cho phần hành kế toán vốn bằng tiền bao gồm: - Chứng từ quỹ : Phiếu thu, Phiếu chi tiền mặt. - Chứng từ ngân hàng: Giấy báo Nợ, Giấy báo có, Phiếu chuyển khoản, Giấy uỷ nhiệm chi. - Các chứng từ có liên quan như : Hoá đơn GTGT, Hợp đồng xây lắp. Đối với chứng từ quỹ: Phiếu chi: Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh người nhận tiền lập các chứng từ như Giấy đề nghị thanh toán, Giấy đề nghị tạm ứng (Đi kèm với các chứng từ gốc có liên quan như hoá đơn GTGT, Phiếu thu của đơn vị khác, Vé tàu xe, Bảng thanh toán tiền lương tháng…) Giấy đề nghị thanh toán và giấy đề nghị tạm ứng nêu rõ họ tên người nhận tiền, địa chỉ, số tiền và lý do xin tạm ứng hoặc thanh toán. Các giấy này được Giám đốc Công ty, Kế toán trưởng, Phụ trách bộ phận xét duyệt. Kế toán vốn bằng tiền căn cứ vào các chứng từ trên lập Phiếu chi. Phiếu chi được lập thành 3 liên. Cả 3 liên này đều được Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt. Liên 1 lưu tại quyển. Liên 2,3 được chuyển đến cho thủ quỹ. Sau khi thực hiện chi tiền thủ quỹ sẽ cùng với người nhận tiền ký nhận. Liên 3 được giao cho người nhận tiền, Thủ quỹ dựa vào Liên 2 để ghi Sổ quỹ sau đó chuyển cho Kế toán vốn bằng tiền để thực hiện ghi sổ, chuyển cho các bộ phận Kế toán liên quan để thực hiện công tác hạch hạch toán ở các phần hành khác. Phiếu chi được lưu trữ tại Kế toán vốn bằng tiền. Phiếu thu: Dựa vào các Hợp đồng xây dựng, Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng, Giấy rút tiền tại ngân hàng, Hoá đơn GTGT …Kế toán vốn bằng tiền lập Phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 3 liên trình cho Kế toán trưởng ký duyệt. Liên 1 được lưu tại quyển, liên 2,3 được giao cho thủ quỹ. Thủ quỹ kiểm nhận tiền và ký vào Phiếu thu. Sau khi có chữ ký của người nộp tiền vào liên 2,3 thủ quỹ giao liên3 cho người nộp tiền và ghi Sổ quỹ, sau đó giao lại cho kế toán vốn bằng tiền để ghi sổ Kế toán tiền mặt. Sau đó Phiếu thu được chuyển đến các bộ phận Kế toán liên quan để thực hiện ghi sổ kế toán. Phiếu thu được lưu tại Kế toán vốn bằng tiền. - Đối với chứng từ Ngân hàng: Giấy báo Có: Khi phát sinh các nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng, Khách hàng (Thường là các nhà đầu tư ) sẽ gửi liên 2,3 Uỷ nhiệm chi đến Ngân hàng liên doanh Lào Việt chi nhánh Hà Nội ( Ngân hàng phục vụ cho công ty). Ngân hàng sẽ gửi liên 2 đến cho Kế toán Vốn bằng tiền. Cuối ngày Ngân hàng sẽ gửi giấy Giấy báo Có cho kế toán vốn bằng tiền. Căn cứ vào Giấy báo Có, Kế toán vốn bằng tiền thực hiện ghi sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng. Sau đó, Kế toán vốn bằng tiền chuyển Giấy báo Có và Uỷ nhiệm chi cho các bộ phận kế toán có liên quan. Giấy báo Có được lưu tại Kế toán Vốn bằng tiền. Giấy báo Nợ: Trong trường hợp rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt: Kế toán vốn bằng tiền viết Séc chi tiền. Sau khi Kế toán trưởng và Giám đốc ký Séc, Kế toán vốn bằng tiền lưu cuống Séc và chuyển cho người lĩnh tiền nộp Séc vào ngân hàng. Ngân hàng thực hiện chi tiền và gửi Giấy báo Nợ về cho công ty. Kế toán vốn bằng tiền căn cứ vào Giấy báo Nợ để ghi sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, Sổ chi tiết tiền mặt sau đó chuyển cho các bộ phận kế toán liên quan để thực hiện ghi sổ kế toán. Trong trường hợp công ty thực hiện chi tiền ngân hàng bằng Uỷ nhiệm chi: Kế toán vốn bằng tiền căn cứ vào các chứng từ gốc có liên quan như Hoá đơn GTGT, Hợp đồng mua nguyên vật liệu…để lập Uỷ nhiệm chi. Uỷ nhiệm chi được lập thành 3 liên ( Hoặc 4 liên trong trường hợp nhà cung cấp không cùng một ngân hàng giao dịch ). Ba liên này Sau khi được Giám đốc công ty và Kế toán trưởng ký duyệt sẽ được chuyển đến ngân hàng đề làm thủ tục cần thiết. Ngân hàng lưu 1 liên, giao cho đơn vị thụ hưởng tiền 1 liên và chuyển trở lại cho công ty 1 liên ( Kèm theo Giấy báo Nợ ) để làm cơ sở hạch toán. Kế toán vốn bằng tiền và kế toán các bộ phận liên quan căn cứ vào Giấy báo Nợ và Uỷ nhiệm chi để hạch toán. Giấy báo Nợ được lưu tại kế toán vốn bằng tiền. c. Hạch toán vốn bằng tiền trên sổ kế toán • Sổ chi tiết: Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng • Sổ tổng hợp: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản 111,112,113, Sổ Nhật ký thu tiền Hàng ngày thủ quỹ phản ánh tình hình thu, chi, tồn tiền mặt tại quỹ. Sổ quỹ được lập chi tiết cho từng loại tiền. Cuối ngày thủ quỹ sẽ lập báo cáo thu chi tồn tiền mặt. Hàng tháng căn cứ vào các báo cáo này thủ qũy tổng hợp vào Bảng kê tổng hợp và so sánh với sổ kế toán vốn bằng tiền để tìm ra nguyên nhân chênh lệch. Bảng 10: Quy trình hạch toán tổng quát kế toán vốn bằng tiền: BÁO CÁO TÀI CHÍNH SỔ CÁI CÁC TK 111, 112 SỔQUỸ TIỀN MẶT, TIỀN GỬI NH BÁO CÁO QUỸ, BÁO CÁO TIỀN GỬI NGÂN HÀNG PHIẾU THU, PHIẾU CHI, GIẤY BÁO NỢ, BÁO CÓ BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH NHẬT KÝ CHUNG BẢNG KÊ TỔNG HỢP SỔ CHI TIẾT CÁC TK 111, 112 B¶ng (1) Hằng ngày, căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, báo có của Ngân hàng đã kiểm tra để ghi sổ, trước hết là ghi vào NKC, sau đó căn cứ vào các số liệu đã ghi trên NKC để ghi vào Sổ cái TK 111,112 đồng thời các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi Ngân hàng và lên các bảng kê tổng hợp. (2) Cuối tháng cộng số liệu trên Sổ cái lập Bảng cân đối phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng với Báo cáo quỹ, Báo cáo tiền gửi Ngân hàng dùng để lập các Báo cáo tài chính. 2.3.4 Tổ chức kế toán phần hành lao động tiền lương. a. Một số đặc điểm kế toán tiền lương tại Công ty. Công ty là một doanh nghiệp với quy mô lớn, bên cạnh hoạt động xây lắp Công ty còn tham gia các loại hình kinh doanh khác. Để thể đáp ứng được khối lượng công việc nhận hàng năm Công ty phải sử dụng một lực lượng lao động lớn. Hiện nay tham gia công tác tại Công ty có 807 người trong đó 622 người là công nhân trực tiếp sản xuất, lao động quản lý là 185 người. Khối lượng công nhân thực hiên lao động trực tiếp chiếm 70.075 %. Công ty thực hiện quản lý số cán bộ công nhân viên chức này qua Danh sách lao động tại Công ty và sổ theo dõi riêng cho từng lao động . Danh sách lao động theo dõi một cách tổng quát tình hình lao động toàn Công ty cũng như tại các xí nghiệp xây lắp . Sổ danh sách lao động được cập nhật dựa vào các chứng từ tuyển dụng, quyết định nâng bậc lương… Sổ lao động dành riêng cho từng cán bộ là sổ theo dõi chi tiết từng cán bộ. Hình thức tiền lương mà Công ty đang sử dụng hiện nay là hình thức trả lương khoán theo từng phần công việc áp dụng cho công nhân trực tiếp sản xuất, lương trả theo thời gian áp dụng cho các bộ phận khác. Lao động sử dụng Công ty bào gồm lao động dài hạn (lao động trong danh sách) và lao động theo hợp đồng. Hàng tháng các xí nghiệp thực hiện tổng hợp tiền lương và báo cáo rõ số lượng lao động về Công ty các chỉ tiêu: lao động xây lắp, lao động phụ trợ và lao động quản lý. b. Tài khoản sử dụng : TK 334: Phải trả công nhân viên TK 3382: Kinh phí công đoàn Tk 3383: Bảo hiểm xã hội TK 3384: Bảo hiểm y tế c. Chứng từ sử dụng: - Chứng từ hạch toán cơ cấu lao động: Danh sách cán bộ công nhân viên chức, danh sách cán bộ được điều chỉnh lương, Bảng thanh toán khám chữa bệnh, Báo cáo tổng hợp thuốc. - Chứng từ hạch toán thời gian lao động:Bảng chấm công - Chứng từ thanh toán với người lao động: Bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội, giấy thanh toán tiền tạm ứng. Hàng ngày kế toán các xí nghiệp kiểm tra và phản ánh kết quả lao động vào các chứng từ như Bảng chấm công, Biên bản bàn giao công việc. Bảng chấm công được quản lý bởi một nhân viên trong xí nghiệp và nó được theo dõi hàng ngày tại những vị trí khách quan nhất. Tại đơn vị Bảng chấm công không theo dõi cho Số công sản phẩm (các doanh nghiệp sản xuất khác thì theo dõi ở cột 32). Căn cứ vào các chứng từ này, cuối tháng Kế toán xí nghiệp sẽ tổng hợp lại, kết hợp với một số chứng từ khác như Phiếu báo làm thêm giờ (sử dụng cho từng công nhân viên) để lập Bảng tính và phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội đồng thời làm cơ sở để thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên. Đối với chứng từ BHXH : Hàng ngày khi phát sinh các trường hợp ốm đau, thai sản được hưởng BHXH, Giám đốc xí nghiệp hoặc phụ trách bộ phận ký nhận vào Phiếu nghỉ hưởng BHXH. Phiếu này được chuyển đến cho Kế toán tiền lương và BHXH để làm căn cứ lập Phiếu thanh toán BHXH. Phiếu thanh toán BHXH phải được Giám đốc công ty và Phụ trách công đoàn ký duyệt. Phiếu này được chuyển cho Phòng tổ chức lao động làm căn cứ ghi Bảng thanh toán BHXH. Sau khi Kế toán trưởng và Giám đốc công ty xét duyệt, Bảng thanh toán BHXH sẽ được chuyển cho Kế toán Vốn bằng tiền làm cơ sở viết phiếu chi. Người nhận tiền thanh toán BHXH ( Đại diện cho xí nghiệp ) ký nhận vào Bảng thanh toán. Khi thanh toán tiền lương cho công nhân viên kế toán các xí nghiệp phải lập Bảng thanh toán tiền lương và BHXH . Khi trả tiền cho cán bộ công nhân viên chức, từng cá nhân phải ký vào Bảng thanh toán tiền lương và BHXH . Các Bảng này sẽ được gửi về phòng tài vụ. Kế toán tiền lương và BHXH sẽ lập các Bảng kê tổng hợp làm cơ sở cho việc thanh toán với công nhân viên, cho việc ghi sổ tổng hợp và sổ chi tiết. d. Sổ chi tiết: Sổ chi tiết các tài khoản 334, 3382, 3383, 3384 được chi tiết cho từng xí nghiệp, từng công trình xây lắp. e. Sổ tổng hợp: Sổ nhật ký chung, Sổ cái các TK 334, 338. Bảng 11: Quy trình hạch toán lao động tiền lương: BÁO CÁO TÀI CHÍNH SỔ CÁI CÁC TK 334, 338 SỔ CHI TIẾT TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH BẢNG CHẤM CÔNG, PHIẾU NGHỈ HƯỞNG BHXH BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH NHẬT KÝ CHUNG BẢNG THANH TOÁN, BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH (1) Kế toán căn cứ vào bảng chấm công, phiếu nghỉ hưởng BHXH để ghi sổ, trước hết là ghi vào NKC, sau đó căn cứ vào các số liệu đã ghi trên NKC để ghi vào Sổ cái TK 334,338 đồng thời các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào Bảng thanh toán, Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, lên sổ chi tiết tiền lương và BHXH (2) Cuối tháng cộng số liệu trên Sổ cái lập Bảng cân đối phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng với Bảng tổng hợp chi tiết tiền lương và BHXH dùng để lập các Báo cáo tài chính. 2.3.5 Tổ chức kế toán phần hành tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm. a. Đặc điểm hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Phân loại chi phí sản xuất : Do chi phí sản xuất có nhiều loại nên cần thiết phải phân loại chi phí nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý và hạch toán chi phí. Chi phí được phân loại phí như sau : - Theo yếu tố chi phí: + Yếu tố vật liệu chính. + Yếu tố vật liệu phụ. + Yếu tố nhiên liệu. + Yếu tố CCDC . + Yếu tố tiền lương. + Yếu tố các khoản trích theo lương. + Yếu tố khấu hao TSCĐ + Yếu tố chi phí dụng cụ mua ngoài như điện, nước, điện thoại,… + Yếu tố chi phí khác bằng tiền. - Theo khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm : + Chi phí vật liệu sản xuất trực tiếp. + Chi phí tiền lương công nhân sản xuất trực tiếp. + Chi phí sử dụng máy thi công. + Chi phí sản xuát chung. Trong trường hợp chi phí sản xuất phục vụ cho nhiều đối tượng thì phải dựa vào chi phí NVL trực tiếp để phân bổ cho các đối tượng đó. Phân loại giá thành : Chỉ tiêu giá thành được phân loại theo thời điểm và nguồn số liệu tính giá thành như sau: - Giá thành dự toán xây lắp : Là chỉ tiêu gía thành được xác định theo định mức và khung giá để hoàn thành khối lượng xây lắp. - Giá thành thực tế : Là chỉ tiêu giá thành được xác định theo số liệu hao phí thực tế liên quan đến khối lượng xây lắp hoàn thành bao gồm chi phí định mức, vượt định mức và các chi phí liên quan khác. b. Chứng từ sử dụng: Phiếu chi, Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT, Bảng tính khấu hao TSCĐ, bảng tính lương, Bảng thanh toán lương và BHXH,… c. Tài khoản sử dụng: Để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm hoàn hành, kế toán sử dụng các TK sau : - TK 621 : Chi phí NVL trực tiếp. - TK 622 : Chi phí nhân công tực tiếp. - TK 623 : Chi phí sử dụng máy thi công. - TK 627 : Chi phí sản xuất chung. Các TK 621, 622, 623, 627 được mở chi tiết theo từng đối tượng tập hợp chi phí. - TK 154: Chi phí sản xuất kinh doang dở dang. TK này mở cho từng công trình, hạng mục công trình và theo từng đối tượng tập hợp chi phí. - TK 632: Giá thành sản xuất. TK này dùng để phản ánh giá thành sản xuất công trình hoàn thành. d. Sổ sách và chứng từ sử dụng : - Sổ chi tiết : + Sổ tập hợp chi phí sản xuất. + Thẻ tính giá thành. + Bảng tổng hợp chi phí sản xuất. - Sổ tổng hợp : + Sổ Nhật ký chung. + Sổ Cái các TK 621, 622, 623, 627, 154, 632. e. Quy trình hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Chi phí NVL, CCDC Các phiếu xuất kho được liệt kê vào Bảng kê chứng từ xuất kho làm cơ sở để lập Bảng phân bổ NVL , CCDC cho từng đối tượng sử dụng rồi chuyển về phòng tài vụ của công ty để hạch toán kế toán . Căn cứ vào bảng phân bổ NVL , CCDC kế toán phòng tài vụ tiến hành ghi vào sổ tập hợp chi phí sản xuất theo khoản mục chi phí tương ứng. Chi phí tiền lương của công nhân sản xuất trực tiếp : Bảng phân bổ tiền lương và BHXH là cơ sở để kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành ghi vào sổ chi phí sản xuất theo khoản mục chi phí tương ứng. Chi phí khấu hao TSCĐ : Căn cứ vào tình hình sử dụng TSCĐ và mục đích sử dụng cho các đối tượng cụ thể, kế toán đơn vị lập bảng trích và phân bổ khấu hao TSCĐ theo từng đối tượng, ký và ghi rõ họ tên rồi trình Giám đốc đơm vị xác nhận. Sau đó chuyển cho kế toán TSCĐ phòng tài vụ kiểm tra việc tính toán, ghi chép và phân bổ trên Bảng trích và phân bổ khấu hao TSCĐ của đơn vị. Sau khi xem xét, kế toán TSCĐ ký, ghi rõ họ tên và trình kế toán trưởng Công ty xác nhận. Bảng trích và phân bổ khấu hao TSCĐ là căn cứ để kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành tiến hành ghi vào sổ tập hợp chi phí sản xuất theo khoản mục chi phí tương ứng. Chi phí dịch vụ mua ngoài như điện, nước, điện thoại và các dịch vụ mua ngoài khác : Căn cứ vào Hoá đơn GTGT của nhà cung cấp, kế toán đơn vị tập hợp, liệt kê vào Bảng kê chi tiết chi phí dịch vụ mua ngoài và xác định đối tượng để lập bảng phân bổ cho phù hợp, kế toán ký lập bảng trình Giám đốc xí nghiệp xác nhận sau đó chuyển cho kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành phòng tài vụ kiểm tra và đưa vào hạch toán và ghi sổ kế toán tập hợp chi phhí cản xuất theo từng khoản mục chi phi tương ứng. Tất cả các bảng phân bổ kể trên sau khi đã được kiểm tra, kiểm soát là căn cứ để kế toán tổng hợp ghi vào sổ Nhật ký chung và Sổ Cái các TK 621, 622, 623, 627,154, 632. Cuối niên độ, Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành có trách nhiệm tổng hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ và chi phí dở dang đầu kỳ theo từng đơn vị sử dụng và đối tượng sử dụng chi phí vào bảng tổng hợp chi phí sản xuất. Căn cứ vào phiếu xác định giá trị khối lượng xây lắp dở dang do phòng Kinh tế- kỹ thuật thực hiện, kế toán xác định giá trị khối lượng giá trị xây lắp dở dang cuối kỳ theo công thức : CHƯƠNG III : KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NHÀ CUNG CẤP VÀ KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN ĐẦU TƯ HÀ NỘI 3.1 Đặc điểm các quan hệ thanh toán ảnh hưởng đến tổ chức kế toán tại công ty. Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn diễn ra trong mối quan hệ phổ biến với hoạt động kinh doanh khác với các tổ chức, các cá nhân và cơ quan quản lý Nhà nước. Mối quan hệ này tồn tại một cách khách quan trong tất cả hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp. Đặc biệt là quan hệ thanh toán phát sinh trong quá trình mua bán sản phẩm vật tư, hàng hoá một cách thường xuyên,Công ty cổ phần phát triển đầu tư Hà Nội hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xây lấp, sản phẩm là các công trình xây dựng. Đặc điểm nổi bật trong quan hệ thanh toán với khách hàng có ảnh hưởng lớn đến tổ chức kế toán tại công ty là thanh toán theo tiến độ công trình đã được quy định trong hợp đồng với khách hàng. Kế toán căn cứ vào chứng từ xác định doanh thu trên cơ sở phần công việc đã hoàn thành trong kỳ làm căn cứ ghi nhận doanh thu trong kỳ kế toán. Khi đó, công ty căn cứ vào hợp đồng xây dựng để lập hoá đơn thanh toán theo tiến độ kế hoạch gửi cho khách hàng. Những vấn đề này đều được quy định rõ trong hợp đồng xây dựng. Một số phương thức thanh toán công ty thường áp dụng: Trường hợp thanh toán với nhà cung cấp công ty áp dụng hình thức thanh toán ngay và thanh toán chậm. Trong trường hợp thanh toán với khách hàng, một số phương pháp thường áp dụng là: phương thức thanh toán bàn giao theo khối lượng công trình đã hoàn thành, phương thức thanh toán theo tiến độ hợp đồng xây dựng. Rủi ro thường xảy ra đối với các doanh nghiệp hoạt đông trong lĩnh vực này là các công trình hoàn thành thường bị chủ đầu tư thanh toán chậm vì nhiều lý do. Do đó, kế toán thanh toán phải làm sao thoả mãn được mục đích kiểm soát được chặt chẽ các khoản phải thu. Một số phương thức thanh toán mà công ty thường áp dụng 3.2 Kế toán thanh toán với nhà cung cấp 3.2.1 Chứng từ sử dụng - Hoá đơn GTGT. - Phiếu chi tiền mặt, uỷ nhiệm chi, Séc, Phiếu chuyển khoản ngân hàng, giấy báo Nợ. - Giấy đề nghị tạm ứng. - Hợp đồng kinh tế và biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế. Hạch toán thanh toán vói nhà cung cấp trên các chứng từ Chứng từ thanh toán với người bán: Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn GTGT của người bán hoặc hợp đồng mua hàng để tổ chức ghi sổ kế toán và là căn cứ thực hiện việc thanh toán. HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số:01/DLT-…/HĐKT - Căn cứ bộ luật dân sự số 33/2005/QH 11 ngày 14/6/2005 Nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. - Căn cứ luật thương mại số 36/2005/QH 11 ngày 14/6/2005 Nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. - Căn cứ năng lực và nhu cầu của hai bên tham gia hợp đồng. Hôm nay,ngày 05 tháng 01 năm 2007 tại Hà Nội chúng tôi gồm có: 1 - Bên mua ( Bên A): Xí nghiệp XDGT 37- Công ty cổ phần đầu tư và phát triền Hà Nội. - Đại diện là : Ông Nguyễn Đức Chính - Chức vụ : Giám đốc - Địa chỉ : Đại Kim, Hoàng Mai, Hà Nội - Điện thoại : 04.8550606 Fax : (84.4)5.593473 - Mã số thuế : 0100385603-1 - Tài khoản số : 05033630-0 Mở tại : Ngân hàng Liên doanh Lào Việt chi nhánh Hà Nội 2 - Bên bán ( bên B) : Công ty gang thép Thái Nguyên - Đại diện là : Ông Đỗ Lại Quang Vinh - Chức vụ : Giám đốc - Địa chỉ : Khu công nghiệp Gang thép Thái Nguyên- thành phố Thái Nguyên. - VPGD : 808A Đường Láng- Láng Thượng- Đống Đa, Hà Nội - Điện thoại : 04.7759875 Fax : (84.4)7759878 - Mã số thuế : 0101007844 - Tài khoản số 102010000067326 Mở tại : Ngân hàng công thương Đống Đa Hai bên thoả thuận và thống nhất ký kết hợp đồng với các điều khoản sau: Điều 1: Bên A đồng ý mua của bên B mặt hàng: Thép cán CT3 - Khối lượng : 3,189 tấn - Đơn giá : 7875.000 VNĐ/tấn - Thành tiền : 25.113.375 VNĐ - Thuế VAT 5% : 1.256.669VNĐ - Tổng giá trị của hợp đồng cả VAT : 26.396.044VNĐ Điều 2: Trách nhiệm của các bên: 1.1 Bên A: - Kiểm nhận lượng hàng được giao theo đúng tiêu chuẩn trong hợp đồng. - Thanh toán cho bên B theo đúng thoả thuận của hợp đồng. 1.2 Bên B: - Cung cấp hàng theo đúng tiêu chuẩn mẫu mã đã thoả thuận. - Cung cấp hàng đúng thời điểm và tại kho của bên A. - Chịu toàn bộ trách nhiệm về mất mát hư hỏng trong quá trình vân chuyển NVL. - Bên B phải nhận lại toàn bộ số hàng không đúng theo tiêu chuẩn đã thoả thuận. - Cung cấp cho bên A hoá đơn GTGT. Điều 3: Thời gian giao hàng là ngày 14/1/2007 Điều 4: Phương thức thanh toán : Bằng tiền mặt. Điều 5: Thời hạn thanh toán: Chậm nhất là 60 ngày kể từ ngày giao hàng. Điều 6 : Cam kết chung: 1. Hai bên cam kết thực hiện hợp đúng các điều khoản đã ghi trong hợp đồng này, nếu có gì phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng hai bên sẽ cùng nhau bàn bạc giải quyết. Nếu không giải quyết được sẽ thống nhất chuyển vụ việc đến Toà án kinh tế TP Hà Nội để giải quyết. 2. Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký đến khi kết thúc hoàn thành công việc. 3. Sau khi thực hiện các điều khoản thanh toán nếu không có gì bổ sung hoặc phát sinh được ghi thành văn bản thì hợp đồng này mặc nhiên được thanh lý sau 05 ngày. 4. Hợp đồng này được lập thành 04 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ hai bản và có hiệu lực kể từ ngày kí kết. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Giám đốc Giám đốc Nguyễn Đức Chính Đỗ Lại Quang Vinh Khi nhận hàng công ty đồng thời nhận được hoá đơn GTGT do bên B cung cấp: HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT-3LL CA/2007B Liên 2: Giao cho khách hàng 006695 Ngày 14 tháng 01 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty gang thép Thái Nguyên- chi nhánh Hà Nội Địa chỉ : 808A Đường Láng- Láng Thượng- Đống Đa, Hà Nội Tài khoản số 102010000067326 Điện thoại: 04.7759875 .MS: 0101007844 Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Anh Dũng Tên đơn vị : Công ty Cổ phần đầu tư phát triển Hà Nội Số tài khoản : 05033630-0 Hình thức thanh toán : Tiền mặt .MS: 0100385603 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Thép cán CT3 Tấn 3,189 7.875.000 25.113.375 2 Cộng tiền thanh toán : 25.113.375 Thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 1.255.669 Tổng cộng tiền thanh toán: 26.369.044 Số tiền viết bằng chữ : Hai sáu triệu ba trăm sáu chín nghìn bốn bốn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu) Nguyễn Anh Dũng Hoàng Thị Lan Đỗ Lại Quang Vinh Trong trường hợp Công ty thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc khi tiến hành thanh toán kế toán vốn bằng tiền sẽ lập Phiếu chi để thủ quỹ chi tiền thanh toán. Công ty CP phát triển đầu tư Hà Nội PHIẾU CHI Quyển số:2 Ngày 28 tháng 01 năm 2007 Số:47. Nợ: 152 Có: 111 Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Anh Dũng Địa chỉ: Xí nghiệp XDGT 37 Lý do chi: Mua NVL- Thép cán CT3 Số tiền: 26.369.044 (viết bằng chữ) :Hai sáu triệu ba trăm sáu chín nghìn bốn bốn đồng Kèm theo:……………………….Chứng từ gốc Ngày 28 tháng 01 năm 2007 Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ) Hai sáu triệu ba trăm sáu chín nghìn bốn bốn đồng Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền Trong trường hợp công ty thanh toán bằng phương thức qua ngân hàng, Công ty sẽ có Giấy đề nghị chuyển khoản hoặc Séc bảo chi, sau đó ngân hàng sẽ gửi cho Công ty Giấy báo nợ, có thể kèm theo Bảng sao kê nợ và Giấy uỷ nhiệm chi, Giấy chuyển khoản… để khẳng định rằng việc thanh toán đã được thực hiện. Giấy báo Nợ là chứng từ của ngân hàng thông báo cho Công ty biết rằng số tiền gửi ngân hàng của Công ty đã giảm một khoản. Công ty thường chọn hình thức thanh toán bằng chuyển khoản trong trường hợp nhà cung cấp cũng mở một tài khoản tại ngân hàng Liên doanh Lào Việt- Chi nhánh Hà Nội. Nếu không, Công ty sẽ chọn hình thức thanh toán thông qua Giấy uỷ nhiệm chi, khi đó chứng này cần đảm bảo đầy đủ các thông tin về địa chỉ, ngân hàng mà hai Công ty mở tài khoản và số tài khoản cũng như chủ tài khoản. Giám đốc Công ty và đại diện cho nhà cung cấp sẽ cùng với đại diện của ngân hàng ký vào Giấy uỷ nhiệm chi. 3.2.2 Tài khoản Công ty có thể tiến hành thanh toán trực tiếp khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng hoá vật liêu… Tuy nhiên trong các trường hợp kế toán thường sử dụng TK 331 để hạch toán. TK 331: Phải trả người bán. Bên nợ: - Số nợ phải trả người bán đã trả. - Số nợ được giảm do người bán chấp nhận giảm giá, chiết khấu. - Số nợ giảm do trả lại hàng cho người bán. - Số tiền ứng trước cho người bán để mua hàng. - Xử lý nợ không có chủ. - Chênh lệch do điều chỉnh tỷ giá hối đoái. Bên Có: - Số Nợ phải trả phát sinh khi mua hàng. - Trị giá hàng nhận của người bán khi có tiền ứng trước. - Người bán trả lại tiền cho doanh nghiệp. - Chênh lệch khi điều chỉnh tỷ giá hối đoái. Số dư Có: Số tiền phải trả nhà cung cấp. Tài khoản này có thể có số dư Nợ chi tiết trong các trường hợp ứng trước tiền hàng đến cuối kỳ hàng chưa nhận hoặc số tiền trả thừa cho người bán hoặc người bán chấp nhận chiết khấu sau khi doanh nghiệp đã trả đủ tiền. TK 331 mở chi tiết cho từng người bán. Một số tài khoản khác có liên quan trong phần hành thanh toán với khách hàng là: TK 111: Tiền mặt. TK 112: Tiền gửi ngân hàng. TK 133: Thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ. TK 141: Tạm ứng. Hạch toán thanh toán trên sổ sách. Các phương thức thanh toán với khách hàng: Gồm 3 phương thức: Ứng trước tiền mua hàng cho khách hàng (một phần hoặc toàn bộ). Trả tiền ngay. Mua chịu (hay trả chậm). Đối với những lô hàng có giá trị nhỏ, công ty sử dụng phương thức ứng trước một phần tiền, sau khi nhận được hàng đảm bảo thì thanh toán phần tiền còn lại,hoặc khi nhận được đủ hàng thì thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc ký uỷ nhiệm chi- thanh toán qua ngân hàng. Đối với những nhà cung cấp thường xuyên, công ty thường trả trước một phần, hoặc thanh toán ngay sau khi nhận được hàng một phần còn lại trả vào tháng sau, quý sau hoặc năm sau tuỳ vào lô hàng nhập về. 3.2.3 Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng. Sổ tổng hợp sử dụng bao gồm: Sổ nhật ký chung, Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng , Sổ cái TK 331, Sổ cái các TK 111, 112, Bảng cân đối phát sinh.. Công ty CP phát triển đầu tư Hà Nội SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2007 Đơn vị tính:VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi Sổ cái STT dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số trang trước chuyển sang 85.056.500 85.056.500 15/01 29/01 14/01 28/01 Mua NVL (thép cán CT3) ……. Thanh toán tiền mua NVL x x 152 133 331 331 111 25.113.375 1.256.669 26.369.044 26.369.044 26.369.044 Cộng chuyển sang trang sau x x x - Sổ này có…trang, đánh số trang từ số 01 đến trang... - Ngày mở sổ:….. Ngày…. tháng… năm…. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Công ty CP phát triển đầu tư Hà Nội 94F- Đường Láng- Hà Nội SỔ CÁI Năm 2007 Tên tài khoản: Phải trả nhà cung cấp Số hiệu:331 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số tiền Trang sổ STT dòng Nợ Có Số hiệu Ngày tháng A B C D E G H 1 2 1. Số dư đầu tháng 15/01 HĐ-26 14/01 2.Số phát sinh trong tháng Mua NVL (thép cán CT3) của công ty thép Thái Nguyên 3 12 152 133 25.113.375 1.256.669 …… 29/01 PC-47 28/01 Thanh toán tiền mua NVL (thép cán CT3) 10 5 111 26.369.044 Cộng số phát sinh trong tháng - Số dư cuối tháng - Cộng luỹ kế từ đầu quý Cuối kỳ kế toán căn cứ vào Sổ chi tiết, sổ Cái các tài khoản để lên Bảng cân đối số phát sinh. Bảng 12 : Quy trình thanh toán với nhà cung cấp Hoá đơn GTGT, phiếu mua hàng, phiếu nhập kho, Phiếu chi tiền mặt, phiếu uỷ nhiệm chi. NHẬT KÝ MUA HÀNG Sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với nhà cung cấp SỔ CÁI TK 331,133,111,112. BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ chi tiết được lập cho từng nhà cung cấp để phản ánh tình hình thanh toán trong trường hợp Công ty chấp nhận phương thức thanh toán chậm. Các điều kiện thanh toán chậm được phản ánh đầy đủ trong Hoá đơn GTGT, Hợp đồng kinh tế. Hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán thanh toán thực hiện phản ánh vào các Bảng tổng hợp tình hình thanh toán. Trong Bảng này kế toán thanh toán sẽ phản ánh nội dung các nghiệp thanh toán, số tiền và những định khoản cần thiết. Sau đó Kế toán sẽ ký vào Bảng tổng hợp và căn cứ vào đây để phản ánh vào sổ chi tiết. Sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp được Công ty mở cho từng nhà cung cấp. Do đặc thù của mình Công ty chỉ mở sổ chi tiết theo từng qúy. Dựa vào Bảng kê tổng hợp, kế toán thanh toán sẽ phản ánh số dư đầu kỳ, số đã thanh toán trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng nhà cung cấp hoặc từng khách hàng.Trong trường hợp thanh toán bằng đồng ngoại tệ Công ty quy đổi ra đồng Việt Nam theo giá thực tế. Cuối tháng kế toán thanh toán và kế toán trưởng sẽ ký sổ chi tiết. Ngoài ra kế toán thanh toán sẽ lập Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với Nhà cung cấp. Bảng tổng hợp chi tiết được sử dụng để so sánh, đối chiếu với sổ Cái . Cuối tháng cộng số liệu trên Sổ cái lập Bảng cân đối phát sinh. Sau khi đã kiểm tra dùng để lập các Báo cáo tài chính. 3.2 Kế toán thanh toán với khách hàng 3.2.1 Chứng từ sử dụng a. Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện. Trong trường hợp này, khối lượng công tác xây lắp hoàn thành bàn giao cho người giao thầu phải khớp đúng với khối lượng công tác xây lắp hoàn thành ghi trên sổ hạch toán khối lượng của công trường hoặc bộ phận thi công. Căn cứ vào khối lượng nghiệm thu từng giai đoạn, công ty lập phiếu thanh toán phù hợp với khối lượng hoàn thành từng giai đoạn.Chứng từ thanh toán với bên giao thầu về khối lượng công tác xây lắp hoàn thành là “ Hoá đơn giá trị gia tăng”, bảng tổng hợp giá trị khối lượng công việc thi công đã hoàn thành. HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số 05/HĐ-XD Thi công xây dựng công trình nhà làm việc 3 tầng trụ sở viện kiểm soát nhân dân tỉnh Thái Bình Căn cứ hợp đồng Căn cứ Luật xây dựng số 16/2003 QH11 ngày 26/11/2003 của Quốc hội khoá XI, kỳ họp thứ 4. Căn cứ Nghị định số 16/2005/ NĐ-CP ngày 07/02/2005 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình. Các bên ký hợp đồng Bên giao thầu (gọi tắt bên A): Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Thái Bình. - Ông: Trần Xuân Vỵ - Chức vụ: Viện Trưởng - Địa chỉ: Đường Trần Phú- TP Thái Bình- Tỉnh Thái Bình. - Điện thoại: 036 838 172 - Fax: 036 833 611 - Số tài khoản 341 01 00 000 51 Tại kho bạc Tỉnh Thái Bình. 2. Đại diện nhà thầu (gọi tắt là bên B): Công ty cổ phần Phát triển đầu tư Hà Nội - Ông: Nguyễn Anh Tuấn - Chức vụ: Phó Tổng Giám Đốc - Địa chỉ: 94F, đường Láng- Hà Nội. - Điện thoại: 04.978.3217- 04.978.3465 - Fax: 04.821.5408 - Số tài khoản : 020.0073.0000 989.6 Tại Ngân hàng liên doanh Lào Việt – chi nhánh Hà Nội. - Mã số thuế : 0101126778 HAI BÊN THOẢ THUẬN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XÂY DỰNG VỚI NHỮNG ĐIỀU KHOẢN SAU Điều 1: Nội dung công việc và sản phẩm của hợp đồng. Bên A giao cho bên B thực hiện thi công công trình theo đúng thiết kế được duyệt, được nghiệm thu, bàn giao, đưa vào sử dụng theo đúng quy định của Pháp luật. Điều 2: Chất lượng và các yêu cầu kỹ thuật. Phải thực hiện đúng theo thiết kế đã được thẩm định và phê duyệt, đảm bảo sự bền vững và chính xác của các kết cấu xây dựng và thiết bị lắp đặt theo quy chuẩn, tiêu chuẩn xây dựng Việt Nam. Điều 3: Thời gian và tiến độ thực hiện. Tiến độ xây dựng là 175 kể từ ngày khởi công công trình. Điều 4: Điều kiện nghiệm thu và bàn giao công trình. 4.1 Điều kiện nghiệm thu: + Bên A thực hiện nghiệm thu từng công việc xây dựng, từng bộ phận công trình xây dựng, giai đoạn thi công xây dựng, từng hạng mục công trình xây dựng. + Công trình chỉ được nghiệm thu đưa vào sử dụng khi đảm bảo đúng yêu cầu thiết kế, đảm bảo chất lượng và đạt các tiêu chuẩn theo quy định. 4.2 Điều kiện để bàn giao đưa công trình vào sử dụng: Điều 5: Bảo hành công trình. Thời gian bảo hành 12 tháng tính từ ngày công trình được bàn giao cho chủ đầu tư đưa vào sử dụng. Mức bảo hành: 5% giá trị khối lượng thanh quyết toán công trình. Điều 6: Giá trị hợp đồng Giá trị hợp đồng là giá theo quyết đình trúng thầu của Viện kiểm sát nhân dân tối cao số 216/QĐ-VHSTC- V11 ngày 20/4/2006. Cụ thể là 1.343.887.000đ Điều 7: Thanh toán hợp đồng: 7.1 Tạm ứng: - Sau khi ký hợp đồng bên A tạm ứng cho bên B số tiền bằng 20% giá trị hợp đồng. - Trong quá trình thi công căn cứ vào khối lượng nghiệm thu của giai đoạn (chia làm 3 giai đoạn): Phần móng, phần thô và phần hoàn thiện. Bên B lập phiếu giá thanh toán phù hợp với khối lượng hoàn thành từng giai đoạn. Bên A thanh toán cho bên B = 90% tổng số tiền được nghiệm thu của giai đoạn đó. 7.2 Thanh toán hợp đồng. - Hai bên giao thầu thoả thuận về phương thức thanh toán theo thời gian hoặc theo giai đoạn hoàn thành trên cơ sở khối lượng thực tế hoàn thành và mức giá đã ký. - Sau khi bàn giao sản phẩm hoàn thành, hai bên tiến hành nghiệm thu quyết toán và thanh lý hợp đồng. 7.3 Hình thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản. Điều 8: Trách nhiệm bên B Điều 9: Trách nhiệm bên A Điều 10: Điều khoản chung 10.1 Hợp đồng này cũng như tất cả tài liệu, thông tin liên quan đến hợp đồng sẽ được các bên quản lý theo quy định hiện hành của Nhà nước về bảo mật. 10.2 Hai bên cam kết thực hiện tốt các điều khoản trong hợp đồng ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Viện trưởng Phó tổng giám đốc Trần Xuân Vỵ Nguyễn Anh Tuấn Công ty thực hiện quá trình xây dựng công trình. Sau mỗi giai đoạn công ty tiến hành lập bảng tổng hợp nghiệm thu khối lượng công việc thi công đã hoàn thành để lập bảng tổng hợp giá trị khối lượng công việc thi công đã hoàn thành làm căn cứ thanh toán với bên giao thầu. BẢNG TỔNG HỢP GIÁ TRỊ KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC THI CÔNG ĐÃ HOÀN THÀNH Công trình: Nhà làm việc 3 tầng trụ sở viện kiểm sát nhân dân tỉnh Thái Bình. Hôm nay, ngày15 tháng 8 năm 2006 tại TP Thái Bình chúng tôi gồm có: I- Đại diện bên A: Công ty phát triển đầu tư Hà Nội. - Ông: Nguyễn Anh Tuấn - Chức vụ: Phó tổng giám đốc công ty. Địa chỉ: 94F, đường Láng, Hà Nội. II- Đại diện bên B : Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Thái Bình. - Ông: Trần Xuân Vỵ - Chức vụ: Viện Trưởng - Địa chỉ: Đường Trần Phú- TP Thái Bình- Tỉnh Thái Bình. Căn cứ vào hợp đồng đã ký ngày 25/4/2006 giữa công ty Cổ phần phát triển đầu tư Hà Nội với viện kiểm sát nhân dân tỉnh Thái Bình về việc thi công khu nhà 3 tầng trụ sở Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Thái Bình. Căn cứ bảng tổng hợp nghiệm thu khối lượng công việc thi công hoàn thành hai bên đã ký. Hai bên thống nhất nghiệm thu giá trị công việc hoàn thành như sau: Nội dung công việc: Phần móng. Làm việc theo thời gian từ 20/6/2006 đến 10/8/2006 Giá trị công việc hoàn thành: 312.500.000đ Biên bản được lập thành 04 bản mỗi bên giữ 02 bản có giá trị như nhau. Đại diện bên A Đại diện bên B Viện trưởng Phó tổng giám đốc Trần Xuân Vỵ Nguyễn Anh Tuấn Khi có bản tổng hợp giá trị đã hoàn thành công ty có thể phát hành hoá đơn giá trị gia tăng đề nghị bên A thanh toán. Bên A có thể tiến hành thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Viện kiểm sát nhân dân Thái Bình thanh toán qua Ngân hàng, công ty nhận được giấy báo Có từ ngân hàng. GIẤY BÁO CÓ – CREDIT ADVICESLIP ĐỀ NGHỊ GHI CÓ TK ( Please Debit account:) Số tiền (with account) Số TK (A/CN0) Tên TK (A/C name) Địa chỉ (address): Tại NH (with bank) Bằng số: 312.500.000đ Bằng chữ: Ba trăm mười hai triệu năm trăm nghìn đồng chẵn & GHI NỢ TK (Credit account) Số TK (A/CN0) Tên TK (A/C name) Địa chỉ (address): Tại NH (with bank) Nội dung: thanh toán Kế toán trưởng đã ký Chủ tài khoản ký và đóng dấu Nếu bên A thanh toán bằng tiền mặt, kế toán sử dụng phiếu thu phản ánh số tiền thu được. Công ty cổ phần phát triển đầu tư Hà Nội PHIẾU THU Quyển số: 11 Ngày 20 Tháng 8 Năm 2007 Số: 258 Nợ:…… Có:…… Họ và tên người nộp tiền:… Địa chỉ:……… Lý do nộp:…… Số tiền:312.500.000đ (viết bằng chữ) Ba trăm mười hai triệu năm trăm nghìn đồng chẵn Kèm theo:……………………….Chứng từ gốc Ngày 20 Tháng 8 Năm 2007 Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Ba trăm mười hai triệu năm trăm nghìn đồng chẵn b. Trường hợp hợp đồng xây dựng quy đình nhà thầu được thanh toán theo tiến độ kế hoạch. Trong trường hợp này, công ty phải lựa chọn phương pháp xác định phần công việc đã hoàn thành và giao trách nhiệm cho các bộ phận liên quan xác định giá trị phần công việc đã hoàn thành và lập chứng từ phản ánh doanh thu hợp đồng xây dựng trong kỳ. Tuỳ thuộc vào bản chất của hợp đồng để sử dụng phương pháp xác định phần công việc đã hoàn thành trong kỳ, đó là: Phương pháp tỷ lệ phần trăm (%) giữa chi phí thực tế đã phát sinh của phần công việc đã hoàn thành tại một thời điểm so với tổng chi phí dự toán của hợp đồng. Khi áp dụng phương pháp này thì giao cho bộ phận kế toán phối hợp với các bộ phận khác thực hiện. Phần công việc đã hoàn thành = Chi phí thực tế đã phát sinh Tổng chi phí dự toán Phương pháp đánh giá phần công việc đã hoàn thành hoặc phương pháp tỷ lệ phần trăm (%) giữa khối lượng xây lắp đã hoàn thành so với tổng khối lượng xây lắp phải hoàn thành của hợp đồng. Khi áp dụng một trong hai phương pháp này thì công ty giao cho bộ phận kỹ thuật thi công phối hợp với các bộ phận khác thực hiện. Phần công việc đã hoàn thành = Khối lượng xây lắp đã hoàn thành Tổng khối lượng xây lắp phải hoàn thành Để xác định giá trị khối lượng phần công việc đã hoàn thành, kế toán sử dụng biên bản nghiệm thu giá trị khối lượng công việc hoàn thành Khi hợp đồng xây dựng chấm dứt, công ty thực hiện xong mọi công việc quy định trong hợp đồng. Công ty tiến hành lập Biên bản thanh lý hợp đồng. Đây là cơ sở cho việc thanh toán với khách hàng.Công ty có thể được chủ thầu thanh toán ngay bằng tiền mặt, thanh toán qua ngân hàng hoặc trả chậm theo thời gian đã quy định trong hợp đồng xây dựng ký kết ban đầu. Công ty có thể sử dụng uỷ nhiệm thu nhờ Ngân hàng thu hộ UỶ NHIỆM THU Ngày 01 tháng 6 năm 2006 Tên đơn vị mua hàng: Công ty TNHH & TM Hà Quỳnh Số TK: 1500201018337 Tại Ngân hàng : Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Hà Nội Tỉnh, thành phố: Hà Nội Tên đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần phát triển đầu tư Hà Nội. Số TK: 020.0073.0000.989 6 Tại Ngân hàng: Ngân hàng liên doanh Lào Việt- Chi nhánh Hà Nội Tỉnh, thành phố: Hà Nội Hợp đồng số Ngày 06 tháng 04 năm 2006 Số lượng từng loại chứng từ kèm theo Số tiền chuyển (bằng chữ): Tám trăm năm bốn triệu, ba trăm chín tám ngàn đồng chẵn Bằng số: 854.398.000 Số ngày chậm trả………… Số tiền phạt chậm trả…………. Tổng số tiền chuyển (bằng chữ): Tám trăm năm bốn triệu, ba trăm chín tám ngàn đồng chẵn Bằng số: 854.398.000 ĐƠN VỊ BÁN NGÂN HÀNG BÊN BÁN NGÂN HÀNG BÊN MUA Nhận chứng từ ngày……. Nhận ngày……………… Đã kiểm soát và gửi đi ngày…………… Thanh toán ngày Trưởng phòng kế toán Kế toán Trưởng phòng kế toán NGÂN HÀNG BÊN BÁN THANH TOÁN Ngày Tháng Năm Kế toán Trưởng phòng kế toán Khi có khách hàng trả tiền và tiền đã về đến TK thì Ngân hàng căn cứ vào giấy báo Có liên chi nhánh hoặc liên ngân hàng, lên sổ chi tiết sau đó in Sao kê tài khoản chi tiết gửi cho công ty kèm theo Giấy báo Có. 3.2.2. Tài khoản sử dụng Tài khoản sử dụng chung cho việc thanh toán với khách hàng là: TK 131: Phải thu khách hàng TK này sử dụng trong trường hợp khách hàng trả chậm. Tuy nhiên, trong trường hợp thu tiền ngay công ty vẫn sử dụng TK131 để hạch toán. Kết cấu của TK này như sau: Bên Nợ: Số tiền phải thu khách hàng mua chịu vật tư, hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp. Trả lại tiền cho khách hàng. Xoá sổ khoản phải thu khách hàng mà không thu được. Chênh lệch do điều chỉnh tỷ giá hối đoái. Bên Có: Số Nợ phải thu của khách hàng đã thu được. Nợ phải thu giảm bớt do chấp thuận giảm giá, chiết khấu hoặc do khách hàng trả lại hàng đã bán. Số tiền khách hàng ứng trước để mua hàng. Chênh lệch do điều chỉnh tỷ giá hối đoái. Do hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xây lắp do đó công ty còn sử dùng TK 337: Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng. TK này dùng riêng trong trường hợp hợp đồng xây dựng quy định chủ thầu phải thanh toán theo tiến độ kế hoạch. Tài khoản này phản ánh số tiền mà khách hàng phải trả theo tiến độ kế hoạch và số tiền phải thu theo doanh thu tương ứng với phần công việc đã hoàn thành do nhà thầu tự xác nhận của hợp đồng xây dựng dở dang. Kết cấu của TK 337 như sau: Bên Nợ: Phản ánh số tiền phải thu theo doanh thi đã ghi nhận tương ứng với phần công việc đã hoàn thành của hợp đồng xây dựng dở dang. Căn cứ để ghi vào bên Nợ TK này là chứng từ xác định doanh thu tương ứng với phần công việc đã hoàn thành trong kỳ (không phải hoá đơn) do nhà thầu tự lập, không phải do nhà thầu xác nhận. Bên Có: Phản ánh số tiền khách hàng phải trả theo tiến độ kế hoạch của hợp đồng xây dựng dở dang. Căn cứ để ghi vào bên Có của TK này là hoá đơn được lập trên cơ sở tiến độ thanh toán theo kế hoạch đã được quy định trong hợp đồng. Số tiền ghi trên hoá đơn là căn cứ để ghi nhận doanh thu trong kỳ kế toán. Số dư Nợ : Phản ánh số tiền chênh lệch giữa doanh thu đã ghi nhận của hợp đồng lớn hơn số tiền khách hàng phải trả theo tiến độ của hợp đồng xây dựng dở dang. Số dư Có: Phản ánh số tiền chênh lệch giữa doanh thu đã ghi nhận của hợp đồng xây dựng nhỏ hơn số tiền khách hàng phải trả theo tiến độ kế hoạch của hợp đồng xây dựng dở dang . Phương pháp hạch toán: Khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được ước tính một cách đáng tin cậy thì kế toán căn cứ vào chứng từ phản ánh doanh thu tương ứng với phần công việc đã hoàn thành (không phải hoá đơn) do nhà thầu tự xác định, ghi: Nợ TK 337 - Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Căn cứ vào hoá đơn được lập theo tiến độ kế hoạch để phản ánh số tiền khách hàng phải trả theo tiến độ kế hoạch đã ghi trong hợp đồng, ghi: Nợ TK 131 - Phải thu khách hàng Có TK 337 - Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng Có TK 3331- Thuế VAT phải nộp 3.2.3 Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng Trong hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng, kế toán cũng sử dụng các loại sổ chi tiết và sổ tổng hợp tương tự như trong trường hợp kế toán thanh toán với nhà cung cấp. Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng Công ty CP phát triển đầu tư Hà Nội 94F- Đường Láng- Hà Nội SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG TK: 131 Đối tượng: KH-CTMK Đơn vị: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn được chiết khấu Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 5 Số dư đầu kỳ 15/9 HĐ-42 15/9 Số phát sinh trong kỳ Nghiệm thu công trình trạm bơm nước 511 333 20.000.000 20/9 PT-237 20/9 Công ty than Mạo Khê thanh toán 111 15.000.000 -Cộng số phát sinh -Số dư cuối kỳ 20.000.000 15.000.000 5.000000 - Sổ này có…trang, đánh số trang từ số 01 đến trang... - Ngày mở sổ:….. Ngày…. tháng… năm…. Người ghi sổ Kế toán trưởng Công ty CP phát triển đầu tư Hà Nội 94F- Đường Láng- Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG Tháng 3 năm 2007 STT Tên khách hàng Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 KH- TNHH MP 12.315.000 20.200.000 25.000.000 7.515.000 2 KH- TNHH QH 5.000.000 25.000.000 20.000.000 3 KH-HA 7.800.000 7.800.000 ….. Cộng 92.530.500 25.000.000 68.523.000 58.300.000 77.753.500 Ngày…. tháng… năm…. Người ghi sổ Kế toán trưởng Công ty CP phát triển đầu tư Hà Nội 94F- Đường Láng- Hà Nội SỔ CÁI Tên tài khoản: Phải thu khách hàng Số hiệu:131 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số tiền Trang sổ STT dòng Nợ Có Số hiệu Ngày tháng A B C D E G H 1 2 HĐ-40 13/3 1. Số dư đầu tháng 2.Số phát sinh trong tháng -Nghiệm thu công trình lắp máy công ty Hà Anh 5 12 511 133 25.000.000 … … …… …… ….. … …… ….. PT-34 15/3 -Công ty Hà Anh thanh toán 7 3 111 25.000.000 Cộng số phát sinh trong tháng - Số dư cuối tháng - Cộng luỹ kế từ đầu quý Công ty CP phát triển đầu tư Hà Nội 94F- Đường Láng- Hà Nội SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2007 Đơn vị tính:VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi Sổ cái STT dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số trang trước chuyển sang 15/2 HĐ-32 15/2 Nghiệm thu công trình lắp hệ thống đường dẫn điện x 12 131 511 333 13.500.000 12.273.000 1.273.000 21/2 PT-47 21/2 Công Ty Thành An thanh toán x 23 111 131 13.500.000 13.500.000 Cộng chuyển sang trang sau x x x - Sổ này có…trang, đánh số trang từ số 01 đến trang... - Ngày mở sổ:….. Ngày…. tháng… năm…. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Bảng 13: Quy trình thanh toán với khách hàng Hợp đổng, hoá đơn GTGT,Phiếu thu, giấy báo Có, ….. NHẬT KÝ CHUNG Sổ cái TK 131, 511, 33311, 156, 157, 632… Bảng cân đối phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng 3.4 Hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty cổ phần phát triển đầu tư Hà Nội 3.4.1 Đánh giá thực trạng kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty. Trong bất kỳ một doanh nghiệp nào đều cần coi trọng tất cả các khâu của hoạt động kinh doanh nói chung. Mỗi một mắt xích, một khâu bị xem nhẹ đều dẫn đến kết quả kinh doanh bị sai lệch nghiêm trọng và chúng ta không thể lường trước đươc. Trong công tác kế toán nói riêng cũng vậy. Mọi phần hành kế toán đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Để đạt được lợi nhuận trong kinh doanh sản xuất, doanh nghiệp phải có thu, có chi và nó bị ràng buộc bởi quan hệ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp. Thấy được vai trò quan trọng đó, công ty cổ phần phát triển đầu tư Hà Nội đặc biệt chú trọng đến công tác kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp. Công ty có sử dụng riêng một kế toán cho phần hành thanh toán này. Ưu điểm: - Kế toán thanh toán được phân công thực hiện công việc một cách rõ ràng, theo nguyên tắc phân công phân nhiệm nhưng không tách khỏi hoạt động kế toán chung của công ty. Nhân viên kế toán luôn hết lòng với công việc và đạt hiệu quả làm việc cao. - Về hình thức tổ chức công tác kế toán: Hiện nay công ty áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung. Các nghiệp vụ thanh toán diễn ra hàng ngày và rất thường xuyên nhưng lượng thông tin đó vẫn được kế toán thanh toán nắm bắt đầy đủ, trên cơ sở đó kiểm tra, đánh giá hoạt động thanh toán một cách kịp thời, chặt chẽ. Với mô hình tổ chức này năng lực của nhân viên kế toán thanh toán được khai thác một cách hiệu quả. - Về hình thức tổ chức sổ sách kế toán: Công ty lựa chọn hình thức Nhật ký chung. Với khối lượng nghiệp vụ thanh toán lớn, việc áp dụng hình thức sổ này của công ty đã giảm nhẹ được khối lượng công việc ghi sổ kế toán, việc ghi vào các sổ kế toán có liên quan rất rõ ràng và sử dụng để đối chiếu cũng dễ thực hiện. Công ty đã mở sổ Nhật ký đặc biệt đó là: Nhật ký chi tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng. Đồng thời cũng mở sổ chi tiết : Sổ chi tiết tiền mặt, Sổ chi tiết tiền gửi Ngân hàng. - Lựa chọn, phân loại, lưu trữ chứng từ được tổ chức đầy đủ theo đúng quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hanhd ngày20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính,sau khi ghi đầy đủ nội dung trên chứng từ, có đủ chữ ký trên chứng từ, sau khi được xem xét tính hợp lệ, hợp lý và hợp pháp chúng từ mới trở thành cơ sở để ghi vào sổ kế toán. - Hệ thống chứng từ thanh toán được lưu trữ theo đúng chế độ đảm bảo khoa học trong việc truy cập và lưu trữ thông tin. Hàng tháng, hàng quý, các chứng từ gôc được tập hợp theo từng nhóm, từng chủng loại khác nhau. - Kế toán thanh toán thường được cử đi tham gia các lớp tập huấn, luôn được cập nhập các tài liệu nghiệp vụ kế toán, các tài liệu đặc thù của ngành xây dựng để tiếp thu chế độ, chính sách của Nhà nước. Nhược điểm: - Các nghiệp vụ thanh toán của công ty diễn ra nhiều, kế toán phụ trách phần hành này thường xuyên phải làm việc quá tải nên đôi khi không tránh khỏi việc phản ánh chậm trễ và có những thiếu sót. Một kế toán tham gia vào công việc này là còn thiếu so với nhu cầu quản lý. Kế toán thanh toán thường xuyên phải làm việc quá vất vả, hiệu quả không cao, khó chuyên môn hóa cũng như khó đảm bảo tính kịp thời của thông tin.Vấn đề thứ hai gây khó khăn trong quá trình cập nhật chứng từ đó là vấn đề lập các mã đối tượng. Hiện nay các đối tượng đều được đặt mã theo chữ cái tên của đối tượng, ví dụ Công ty TNHH Hà Quỳnh được đặt mã là: KH- HQ.Tuy nhiên hình thức đặt mã như vậy có thể rất dễ dẫn đến nhầm lẫn giữa các đối tượng với nhau bởi lẽ có thể có nhiều đối tượng trùng tên hoặc trùng các chữ cái viết tắt theo tên. - Chứng từ nói chung và chứng từ thanh toán nói riêng còn luân chuyển chậm, ảnh hưởng đến công tác hạch toán kế toán tại doanh nghiệp. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này một phần do lý do đã kế trên, tức là số lượng kế toán viên tham gia vào hạch toán các nghiệp vụ thanh toán ít do đó công việc thường bị ứ đọng chậm trễ, song một phần là ở ngay cách làm việc của kế toán viên này. Thông thường họ cũng không mấy chú ý đến vấn đề phải đảm bảo tính kịp thời của việc cập nhật mà thường đẩy công việc đến cuối kỳ. Chính vì vậy đến cuối kỳ rất nhiều việc bị ứ đọng lại, gây khó khăn trong việc lên báo cáo tài chính theo đúng thời hạn. - Hiện nay công ty thường xuyên có những nghiệp vụ thanh toán bằng ngoại tệ, sổ chi tiết thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp bằng ngoại tệ đều có mẫu giống nhau nên khó khăn khi phải theo dõi cả phần nguyên tệ, trong Công ty sổ chi tiết theo dõi các khoản thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài chỉ hỗ trợ kế toán trong việc theo dõi theo tiền Việt Nam đồng còn việc theo dõi giá trị khoản thanh toán bằng nguyên tệ lại phải xem trong hệ thống tài khoản ngoài bảng. Đây là một thiếu sót tương đối lớn trong quá trình hạch toán và theo dõi các khoản thanh toán bằng ngoại tệ, theo dõi như vậy sẽ gây khó khăn nhiều hơn cho kế toán cả về mặt thời gian lẫn chất lượng công việc, đồng thời cũng làm cho quá trình theo dõi vì thế mà thiếu tính chính xác. - Do vốn chủ sở hữu của công ty chiếm tỷ trọng không cao nên ảnh hưởng tới khả năng mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng. - Công ty đã tiến hành trang bị máy móc thiết bị trong quản lý, kế toán và kế toán thanh toán. Tuy nhiên, vấn đề này chưa được quan tâm thích đáng. Đặc biệt trong điều kiện công nghệ thông tin đang phát triển mạnh mẽ như hiện nay. - Một số khoản nợ của công ty đôi khi không được khách hàng thanh toán, vấn đề này một phần do kế toán thanh toán không theo dõi và báo cáo kịp thời trong công tác quản trị. 3.4.2. Phương hướng và nguyên tắc hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp Hoàn thiện phải phù hợp với chế độ chính sách và chuẩn mực kế toán Công tác kế toán nói chung và kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nói riêng luôn phải tuân thủ theo luật kế toán, chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán và các quy định khác của pháp luật có liên quan. Thanh toán còn liên quan trực tiếp với các chủ thể kinh tế khác. Nếu doanh nghiệp không làm theo các quy định hiện hành chắc chắn sẽ gây ra những bất đồng với khách hàng và nhà cung cấp. Mọi thay đổi nhằm hoàn thiện kế toán thanh toán đều phải tuân theo nguyên tắc phù hợp với các quy định hiện hành để không vi phạm chính sách quản lý kinh tế của Nhà nước. Công ty cổ phần phát triển đầu tư Hà Nội là một doanh nghiệp không nằm ngoài những quy tắc ấy. Hoàn thiện phải đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Công ty cổ phần phát triển đầu tư Hà Nội hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xây lắp, các công trình nằm rải rác, gây khó khăn trong quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng. Việc hoàn thiện công tác kế toán phải hướng đến mục đích đáp ứng được yêu cầu quản lý. Các quy định pháp luật hiện còn chưa đầy đủ so với thực tế đầy sinh động. Do vậy, các doanh nghiệp vừa áp dụng theo các quy định chung vừa xây dựng các quy định chung sao cho phù hợp với tình hình thực tế. Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp phải đảm bảo mục tiêu cuối cùng là mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp. Bất kỳ một doanh nghiệp nào hoạt động trên thương trường đều nhăm thoả mãn mục tiêu lợi nhuận. Đây còn là cơ sở cho sự tồn tại và phát triển. Vì vậy hoàn thiện công tác kế toán thanh toán không thể xa rời thực tế đó. Trên đây là những nguyên tắc được đặt ra trong quá trình hoàn thiện thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp Công ty cần hoàn thiện kế toán thanh toán nói chung và kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nói riêng theo hướng: - Hoàn thiện bộ máy kế toán. - Nâng cao trình độ của nhân viên kế toán - Áp dụng công nghệ thông tin hiện đại vào để xử lý các thông tin kế toán - Việc áp dụng chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ sách kế toán, và báo cáo tài chính phải tuân thủ theo đúng những quy định trong chế độ kế toán nhưng cũng đồng thời phải linh hoạt theo đặc trưng của ngành kinh doanh xây lắp. 3.4.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp. Bên cạnh những ưu điểm lớn và những kết quả đã đạt được, kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp còn chứa đựng nhiều hạn chế cần khắc phục và bổ sung. Dựa theo những nguyên tắc đã nêu trên em xin nêu ra một số biện pháp cụ thể như sau: Về mặt tổ chức nhân sự Cần bổ sung thêm số lượng nhân viên tham gia vào hạch toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp. Trong phòng nên có ít nhất khoảng 3 kế toán viên phụ trách hoạt động này. Đồng thời cần phân rõ nhiệm vụ của từng người để thuận tiện cho việc chuyên môn hoá nhằm giảm bớt sự trùng lặp trong công việc cũng như tránh rơi vào tình trạng không được giao việc cụ thể nên khó xác định trách nhiệm trong công việc. Cụ thể cần giao cho 1 kế toán viên theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng, 1 kế toán viên theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp và 1 kế toán viên làm nhiệm vụ phân tích tình hình thanh toán. Tuy nhiên cho dù công việc được phân công rõ ràng cụ thể từng phần song giữa các cá nhân này vẫn cần thiết phải có sự kết hợp trong quá trình theo dõi và phân tích tình hình thanh toán của Công ty để đảm bảo tính thống nhất trong hạch toán và theo dõi các nghiệp vụ. Đào tạo, mở các lớp bồi dưỡng kiến thức cho kế toán viên nói chung và kế toán thanh toán nói riêng. Hiện nay có những quy định mới về pháp luật đòi hỏi kế toán viên phải được cập nhập kiến thức. Đồng thời việc sử dụng máy tính và các phần mềm kế toán đòi hỏi kế toán viên phải có trình độ chuyên môn làm sao phát huy được hết chức năng của các phần mềm đó. Về công tác luân chuyển chứng từ. Các chứng từ tốt nhất nên được cập nhật ngay từ ngày phát sinh nghiệp vụ hoặc để 1 ngày sau đó. Việc cập nhật chứng từ muốn nhanh chóng và đảm bảo thời gian như vậy đòi hỏi quá trình lập và luân chuyển các chứng từ cũng phải đảm bảo về mặt thủ tục và thời gian, bởi lẽ nếu các chứng từ luân chuyển quá chậm thì kế toán sẽ nhận được những chứng từ này muộn và việc cập nhật vì thế sẽ không thể đảm bảo được về mặt thời gian thậm chí còn có thể gây nhầm lẫn. Đồng thời việc cập nhật các chứng từ kịp thời còn giúp cho việc chương trình kế toán có thể kịp thời đưa ra các thông tin cần thiết khi có yêu cầu. Thêm vào đó để thuận tiện cho việc cập nhật chứng từ cũng như việc theo dõi thanh toán được dễ dàng hơn Công ty nên xây dựng lại hệ thống mã hoá các đối tượng thanh toán. Các đối tượng này sẽ được phân chia theo từng khu vực để quản lý. Cụ thể như sau: Một đối tượng sẽ được đặt mã bao gồm hai phần, phần thứ nhất là khu vực của đối tượng được ký hiệu bằng chữ và phần thứ hai là mã cho đối tượng được ký hiệu bằng số và số này tốt nhất là nên lấy theo mã khách hàng để tiện theo dõi. Ví dụ Công ty TNHH Hà Quỳnh sẽ được mã hoá như sau: KH0031. Việc mã hoá bằng cách này có ba tiện ích thứ nhất là có thể phân vùng để theo dõi đối tượng thanh toán, thứ hai là tránh mất thời gian cho quá trình mã hoá và thứ ba là tránh nhầm lẫn trong quá trình hạch toán và theo dõi các đối tượng thanh toán. Hiện nay việc luân chuyển chứng từ trong công ty còn chậm làm ảnh hưởng đến tốc độ phát hành báo cáo tài chính và kịp thời đưa ra các quyết định kinh tế. Hoàn thiện kế toán thanh toán dựa trên việc đẩy mạnh tốc độ luân chuyển chứng từ cần thực hiện một số biện pháp như: Các nghiệp vụ thanh toán diễn ra thường xuyên và liên tục, các nhân viên kế toán ở các xí nghiệp trực thuộc công ty thường đảm nhiệm nhiều công việc. Do đó, nhân lực là một vấn đề quan trọng cần được chú ý nhất. Cần có những chính sách khen thưởng, kỷ luật thích đáng đối với những cán bộ có thành tích cũng như khuyết điểm trong công tác kế toán. Do nhận thức về công tác kế toán trong cán bộ công nhân viên chức của công ty đôi khi còn chưa sâu sắc nên không đặt vấn đề giải quyết khâu chứng từ lên hàng đầu. Trong các cuộc họp ở phạm vi toàn công ty, ban Giám đốc nên có những chỉ đạo tới từng xí nghiệp trực thuộc về tầm quan trọng của việc luân chuyển chứng từ. Về công tác kiểm tra hạch toán chứng từ thanh toán. Để đảm bảo phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì việc kiểm tra hóa đơn, chứng từ ban đầu là một yêu cầu cần thiết. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường mở hiện nay, quan hệ thanh toán diễn ra không hề đơn giản, giá trị thanh toán của các công trình lớn, nếu việc hạch toán chứng từ có những sai sót sẽ ảnh hưỏng lớn đến các báo cáo tài chính sau này đồng thời ban lãnh đạo công ty không hiểu được đúng đắn tình hình tài chính của doanh nghiệp. Kế toán thanh toán cần quan tâm hơn nữa đến nội dung trong hóa đơn, cần ghi đúng, ghi đủ và không ghi tắt những nội dung trên hóa đơn. Hoàn thiện hạch toán kế toán thanh toán chi tiết bằng nguyên tệ. Do nhu cầu theo dõi các khoản thanh toán bằng ngoại tệ đòi hỏi việc theo dõi phải trên cả hai phương diện là theo dõi bằng tiền Việt Nam đồng và bằng cả nguyên tệ, bởi thế để tránh mất thời gian cũng như tránh gây khó khăn nhầm lẫn trong việc theo dõi thanh toán vì thế mà trong sổ chi tiết theo dõi thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài nên đưa thêm một cột đó là cột nguyên tệ. Trong cột này sẽ ghi giá trị của khoản thanh toán với nhà cung cấp theo nguyên tệ, nhờ đó giúp kế toán có thể thuận tiện trong việc theo dõi khoản nợ nhà cung cấp tính theo nguyên tệ là bao nhiêu, từng lần thanh toán là bao nhiêu và còn lại bao nhiêu theo nguyên tệ. Xử lý