Đề tài Tổ chức kế toán vật liệu - Công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần may và dịch vụ Hưng Long

Lời nói đầu ------------------ Hiện nay, trong điều kiện nền kinh tế thị trường, với cơ chế quản lý kinh tế thực hiện hạch toán kinh doanh. Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển phải đảm bảo tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh và phải có lợi nhuận. Để đạt được yêu cầu đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải thực hiện quản lý chặt chẽ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả các loại tài sản, vật tư, lao động, tiền vốn của mình. Việc hạch toán đúng và đủ chi phí thực tế bỏ ra sẽ giúp cho các doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Tất cả các doanh nghiệp đều đặt ra mục tiêu là đạt được lợi nhuận cao nhất mà chi phí bỏ ra là ít nhất. Bởi vậy, hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ có vai trò quan trọng vì đó là yếu tố cơ bản tạo ra thực thể sản phẩm và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, tác động trực tiếp đến hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh. Nếu có sự thay đổi đột xuất về chi phí vật liệu - công cụ dụng cụ tất yếu sẽ ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm, từ đó ảnh hưởng đến thu nhập của doanh nghiệp. Công ty Cổ phần may và dịch vụ Hưng Long là một doanh nghiệp mà trong những năm vừa qua đã không ngừng lớn mạnh và phát triển. Mặc dù trong điều kiện cơ chế thị trường có sự cạnh tranh diễn ra gay gắt, nhất là trong ngành công nghiệp may mặc - một ngành có nhiều doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế tham gia. Nhân tố quyết định sự thành công của Công ty là ở chỗ Ban lãnh đạo Công ty đã xác định được mặt hàng sản xuất với chất lượng cao, có uy tín trên thị trường trong và ngoài nước, có nhiều khách hàng lớn, ổn định được sản phẩm và tiêu thụ được số lượng lớn. Bên cạnh đó phải kể đến sự đóng góp có hiệu quả của công tác kế toán nói chung và công tác tổ chức kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ nói riêng. Sau một thời gian ngắn thực tập tại phòng kế toán của Công ty, được tìm hiểu về công tác kế toán ở đây. Tôi nhận thấy công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ của Công ty đã tương đối ổn định, đáp ứng được yêu cầu quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ. Tuy nhiên cũng không tránh khỏi những mặt hạn chế, nếu được khắc phục thì vai trò kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ sẽ đạt hiệu quả cao hơn. Nhận thức được những mặt mạnh và những mặt còn hạn chế của công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ. Tôi đi sâu vào nghiên cưú đề tài “Tổ chức kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần may và dịch vụ Hưng Long” nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty. Chuyên đề này gồm 3 phần: Phần I: Lý luận chung về kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại doanh nghiệp sản xuất. Phần II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ ở Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long. Để hoàn thành chuyên đề này, tôi đã cố gắng rất nhiều trên cơ sở những kiến thức được các Thầy giáo, Cô giáo truyền đạt lại ở trường cùng với thời gian thực tập ở Công ty, nhưng chắc chắn sẽ không tránh khỏi những khiếm khuyết cả về nội dung cũng như hình thức trình bày. Tôi rất mong được sự góp ý, chỉ đạo của các Thầy, các Cô cùng các cán bộ phòng kế toán Công ty. Tôi xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn Lê thanh hương và các cán bộ phòng kế toán Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long đã tạo điều kiện và giúp đỡ tôi rất nhiều để tôi có thể hoàn thành chuyên đề này. Phần I Lý luận về kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại doanh nghiệp sản xuất I. Sự cần thiết của tổ chức công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất: 1. Đặc điểm, vai trò, ý nghĩa của vật liệu - công cụ dụng cụ: 1.1. Đặc điểm, vai trò của vật liệu - công cụ dụng cụ: - Vật liệu là đối tượng lao động chủ yếu, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm. - Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ điều kiện, về tiêu chuẩn quy định về giá trị và thời gian sử dụng của tài sản cố định. a. Vật liệu - công cụ dụng cụ có đặc điểm sau: * Vật liệu: - Về mặt hiện vật: Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vật liệu không ngừng chuyển hoá, tham gia toàn bộ một lần vào quá trình sản xuất, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu mà biến đổi cấu thành nên thực thể sản phẩm mới. - Về mặt giá trị: Kết chuyển toàn bộ một phần giá trị vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong quá trình đưa vật liệu vào sản xuất thì vật liệu có thể tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau, ở các công đoạn khác nhau như: + Công đoạn chuẩn bị sản xuất: Vật liệu ở dạng ban đầu chưa chịu tác động của một quy trình nào. + Công đoạn sản xuất khác: Vật liệu có thể là các sản phẩm dở dang, bán thành phẩm để tiếp tục đưa vào sản xuất để tạo ra thực thể của sản phẩm mới. Ngoài ra, vật liệu còn chịu tác động của các yếu tố khác như: Môi trường, các yếu tố lý, hóa học. * Công cụ - dụng cụ: - Là tư liệu lao động có thể tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu, chỉ có giá trị của nó bị hao mòn dần và chuyển dịch từ phần vào giá trị sản xuất (giống TSCĐ). - Công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nên nó có thể tham gia một lần vào chu kỳ sản xuất kinh doanh (giống vật liệu). b. Vật liệu - công cụ dụng cụ có vai trò quan trọng trong sản xuất sản phẩm: - Vật liệu là yếu tố chi phí chính cấu tạo nên thực thể của sản phẩm, quyết định đến giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm. Đối với một sản phẩm hoàn chỉnh thì vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và giá thành. - Công cụ dụng cụ là tư liệu lao động mặc dù không trực tiếp cấu tạo nên thực tế sản phẩm nhưng cũng không thể không nói đến vai trò của nó, chỉ chiếm một tỷ lệ rất nhỏ trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nhưng chính công cụ - dụng cụ đã góp phần làm cho quá trình sản xuất được thực hiện một cách thuận lợi, nhanh gọn tạo điều kiện cho vật liệu được chuyển hoá nhanh hơn. 1.2. ý nghĩa và yêu cầu quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ: Để sản xuất ra sản phẩm có chất lượng và đảm bảo về số lượng, đúng yêu cầu về mẫu mã thiết kế, kỹ thuật của khách hàng thì vật liệu - công cụ dụng cụ có ý nghĩa vô cùng to lớn. Nói chung, yếu tố vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm, do đó việc cung cấp nguyên vật liệu có đầy đủ, kịp thời hay không sẽ ảnh hưởng đến tình hình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp, đồng thời chất lượng nguyên vật liệu cũng quyết định đến chất lượng của sản phẩm. Nên việc kiểm tra chất lượng của nguyên liệu, việc sử dụng nguyên liệu có hợp lý hay không, có tiết kiệm được hay không trên cơ sở các định mức dự toán chi phí sản xuất là một việc làm có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành của sản phẩm làm ra, từ đó có thể tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp. Vì vậy khi có nhu cầu sử dụng nguyên liệu cần phải tổ chức tốt công việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng, sử dụng nguyên liệu trong sản xuất kinh doanh. Đối với công cụ - dụng cụ cũng vậy, phải bảo đảm tổ chức tốt từ khâu cung cấp đến khâu bảo quản, sử dụng, từ số lượng đến chất lượng và sẽ tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được liên tục, giảm bớt những rủi ro thiệt hại cho doanh nghiệp, góp phần đảm bảo cho sự phát triển của doanh nghiệp. Xuất phát từ những ý nghĩa đó thì các doanh nghiệp phải có biện pháp quản lý chặt chẽ, chính xác vật liệu - công cụ dụng cụ ở tất cả các khâu trong hoạt động sản xuất kinh doanh, phải đảm bảo và thực hiện tốt các yêu cầu trong quá trình sản xuất tránh tình trạng thừa, thiếu ứ đọng, lãng phí... Những việc làm đó quyết định đến thành công của công tác sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Quản lý chặt chẽ tình hình thu mua vật liệu - công cụ dụng cụ về số lượng, chất lượng... thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị gián đoạn. 2. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ: Trong hệ thống quản lý, kế toán là một công cụ quan trọng, kế toán được sử dụng như một công cụ sắc bén và có hiệu lực nhất để phản ứng một cách khách quan và giám đốc một cách toàn diện mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp sản xuất, có nhiều hình thức khác nhau để quản lý tốt hoạt động sản xuất. Trong số các hình thức đó thì việc tổ chức kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ một cách khoa học, hợp lý, đúng với chế độ tài chính - kế toán của Nhà nước sẽ đảm bảo phản ánh một cách chính xác tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ, tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất sản phẩm, do đó cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Tổ chức thực hiện đánh giá phân loại vật liệu - công cụ phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho được áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu - công cụ dụng cụ trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Tham gia việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp, tình hình sử dụng vật liệu - công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh. II - Phân loại, đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ: 1. Phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ: Để thuận tiện cho việc quản lý và tổ chức hạch toán chi tiết với từng loại, từng thứ vật liệu - công cụ thì cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theo những nội dung và tiêu thức nhất định. 1.1. Phân loại vật liệu: Căn cứ vào nội dung kinh tế, chức năng của vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh thì vật liệu được chia thành các loại sau: + Nguyên liệu chính: là đối tượng lao động khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm, hàng hoá, VD: Sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt. + Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành nên thực thể chính cuả sản phẩm mà nó chỉ có tác dụng khi kết hợp với nguyên liệu chính làm tăng chất lượng của nguyên liệu chính, tăng chất lượng sản phẩm có thể thay đổi hình dáng bề ngoài của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho qúa trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho công tác quản lý, nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, cho việc bảo quản bao gói sản phẩm như: Thuốc nhuộm, sơn, dầu nhờn... + Nhiên liệu: Thực chất đây có thể coi là loại vật liệu phụ nhưng nó có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, nó tồn tại ở các dạng như: Chất lỏng, chất khí, chất rắn dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất như: Xăng, dầu, than củi... + Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải. + Thiết bị xây dựng cơ bản: Là những thiết bị, phương tiện được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, công cụ khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản. + Vật liệu khác: Là các loại vật liệu thải loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm: Gỗ, sắt thép vụn hoặc phế liệu thu nhặt, thu hồi khi thanh lý tài sản cố định. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng loại doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, thứ... dựa vào qui cách, tính chất lý hoá học của chúng bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu bởi vì cách phân loại trên chưa đảm bảo quản lý chặt chẽ và tiến hành kiểm tra một cách toàn diện, cụ thể. Ngoài ra, để phục vụ cho yêu cầu quản lý và hạch toán vật liệu trên những giác độ khác người ta có thể phân loại vật liệu theo các tiêu thức khác. Chẳng hạn: Căn cứ vào mục đích công dụng của vật liệu cũng như nội dung qui định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu của doanh nghiệp lại được chia thành: - Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm. - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: Phục vụ quản lý ở các phân xưởng, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp... 1.2. Phân loại công cụ - dụng cụ: Công cụ - dụng cụ trong các doanh nghiệp bao gồm các lán trại tạm thời, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất, dụng cụ đồ nghề, quần áo bảo hộ lao động... Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý mà công cụ - dụng cụ được phân làm 3 loại sau: - Công cụ - dụng cụ. - Bao bì luân chuyển - Đồ dùng cho thuê Cũng như vật liệu, để phục vụ cho yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết công cụ - dụng cụ thì công cụ - dụng cụ có thể phân loại chi tiết hơn thành từng nhóm, trong mỗi nhóm lại phân thành từng thứ... 2. Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ: Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ là việc biểu hiện vật liệu - công cụ dụng cụ bằng thước đo tiền tệ theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chính xác, kịp thời, đầy đủ. Đây là khâu quan trọng trong công tác quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ. Vì thông qua đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ trong tổng chi phí sản xuất, từ đó mới tính toán một cách chính xác giá thành sản phẩm và xác định được định mức vật tư đã sử dụng trong kỳ và lập định mức cho kỳ sau. Về nguyên tắc, vật liệu - công cụ dụng cụ được phản ánh, đánh giá theo giá vốn thực tế của chúng. Nhưng đối với các doanh nghiệp có qui mô lớn, chủng loại vật liệu - công cụ dụng cụ nhiều, sự biến động của vật liệu - công cụ dụng cụ diễn ra thường xuyên thì vật liệu - công cụ dụng cụ còn được đánh giá theo giá hạch toán để phục vụ cho hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ. 2.1. Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ theo giá thực tế: 2.1.1. Giá thực tế nhập kho: Tuỳ theo từng nguồn nhập mà nội dung giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ nhập kho được xác định cụ thể như sau: - Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ mua ngoài thì giá vốn thực tế nhập kho bao gồm: Giá mua theo hoá đơn (+) chi phí thu mua thực tế (bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, chi phí thuê kho, thuê bãi...) (+) thuế nhập khẩu, thuế khác (nếu có) (-) các khoản giảm giá, triết khấu, giá trị hàng mua trả lại cho người bán (nếu có). - Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì giá vốn thực tế nhập kho bao gồm: Giá trị thực tể của vật liệu xuất gia công, chế biến (+) các chi phí gia công chế biến. - Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến giá vốn thực tế nhập kho bao gồm: Giá thực tế của vật liệu xuất đưa đi gia công, chế biến (+) chi phí vận chuyển bốc xếp khi đưa vật liệu đi và về nhập kho (+) số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công, chế biến. - Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ do các đơn vị, cá nhân khác góp vốn liên doanh thì giá thực tế nhập kho là giá do hội đồng các bên tham gia đánh giá và chấp nhận. Đối với phế liệu thu hồi nhập kho, giá thực tế của chúng là giá ước tính có thể sử dụng, có thể tiêu thụ được chúng (giá có thể bán được trên thị trường). 2.1.2. Giá thực tế xuất kho: Đối với giá vốn thực tế xuất kho, khi xuất dùng vật liệu - công cụ dụng cụ thì kế toán phải tính toán chính xác giá vốn thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ dùng cho các nhu cầu, đối tượng khác nhau. Để tính giá thực tế xuất kho của vật liệu - công cụ dụng cụ thì doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phương pháp tính toán giá vốn thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho như sau: a. Tính theo đơn giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ: Theo phương pháp này thì giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho được tính trên cơ sở số lượng vật liệu - công cụ dụng cụ xuất cùng và đơn giá bình quân vật liệu - công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ và được xác định như sau: = Đơn giá bình quân vật liệu - Giá vốn thực tế VL - CCDC tồn đầu kỳ công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ Số lượng VLCCD tồn đầu kỳ Số lượng vật liệu - công cụ dụngcụ xuất trong kỳ Giá vốn thực tế vật liệu - Đơn giá bình quân vật công cụ dụng cụ xuất = liệu -công cụ dụng cụ x kho trong kỳ tồn đầu kỳ Phương pháp này tiện lợi, đơn giản nhưng không chính xác, đặc biệt là trong tình trạng có sự biến động giá cả vật tư lớn. b. Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền: (Giá thực tế bình quân của số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ). Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho cũng được tính căn cứ vào số lượng xuất kho trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân để tính như sau: = Đơn giá thực tế Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ bình quân Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Đơn giá thực tế bình quân Số lượng vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho Giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho = x Việc xác định đơn giá thực tế bình quân có thể thực hiện cho cả kỳ hạch toán hoặc có thể xác định đơn giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập. c. Tính theo giá thực tế nhập trước - xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này, trước hết ta phải xác định đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất ra để tính giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại (Tổng số xuất kho - số đã xuất thuộc lần trước) được tính theo đơn giá thực tế lần nhập tiếp sau: Như vậy, giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của số vật liệu - công cụ dụng cụ nhập kho thuộc các lần nhập sau cùng. d. Tính theo giá thực tế nhập sau - xuất trước (LIFO): Theo phương pháp này, ta phải xác định được đơn giá thực tế của từng lần nhập kho. Sau đó căn cứ số lượng xuất kho tính ra giá trị thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá thực tế của lần nhập sau cùng hiện có trong kho đối với số lượng xuất kho thuộc lần nhập sau cùng, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế của các lần nhập trước đó. Như vậy giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ thuộc các lần nhập đầu kỳ. e. Tính theo giá thực tế đích danh: Phương pháp này được áp dụng đối với những loại vật liệu - công cụ dụng cụ có giá trị lớn, phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi vật liệu - công cụ dụng cụ theo từng lô hàng. Giá thực tế xuất kho được tính căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ nhập kho từng lô hàng và số lượng xuất kho. Nhìn chung mỗi phương pháp tính giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho nêu trên đều có những ưu điểm và hạn chế riêng và có những điều kiện áp dụng nhất định. Các doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng như yêu cầu quản lý để có thể áp dụng phương pháp tính giá thực tế đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong các niên độ kế toán. 2.2. Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ theo giá hạch toán: Đối với những doanh nghiệp có các nghiệp vụ nhập - xuất diễn ra thường xuyên đối hàng ngày thì việc xác định giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ hàng ngày thì công việc hạch toán trở lên phức tạp, tốn nhiều công sức và có khi không thực hiện được. Trong trường hợp này kế toán phải sử dụng giá hạch toán để tiến hành hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ. Giá hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ là giá qui định thống nhất trong phạm vi xây dựng và được sử dụng ổn định trong một thời gian dài. Sử dụng giá hạch toán trong kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ sẽ làm giảm khối lượng công việc hàng ngày của kế toán. Tuy nhiên, cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế nhằm đảm bảo chính xác giá vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho bằng cách sử dụng hệ số giá vật liệu - công cụ dụng cụ. H = Giá thực tế tồn đầu kỳ + giá thực tế nhập trong kỳ Giá hạch toán tồn đầu kỳ + giá hạch toán nhập trong kỳ - Tính giá thực tế xuất kho căn cứ vào giá hạch toán và hệ số giá: Giá thực tế xuất kho = H x Giá hạch toán xuất kho Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà trong các phương pháp tính giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho đơn giá thực tế hay hệ số giá có thể tính riêng cho từng nhóm hoặc cả loại vật liệu - công cụ dụng cụ. Trường hợp đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ khi có thuế giá trị gia tăng: - Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, giá vật tư mua vào là giá thực tế không có thuế giá trị gia tăng đầu vào. - Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, giá trị vật tư mua vào là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế giá trị gia tăng đầu vào). III. Kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ: 1 .Yêu cầu đối với hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ: Vật liệu - công cụ dụng cụ là một trong những đối tượng kế toán cần phải được hạch toán chi tiết, phải theo dõi được số hiện có và tình hình nhập - xuất vật liệu - công cụ dụng cụ của từng thứ, từng nhóm, từng loại theo từng kho của doanh nghiệp trên cơ sở các chứng từ nhập - xuất kho và được tiến hành đồng thời cả kho và phòng kế toán. Trong doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý nói chung, công tác quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ nói riêng là do nhiều bộ, đơn vị tham gia và chịu trách nhiệm. Song việc quản lý tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ hàng ngày lại được thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho và phòng kế toán . Tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ ở kho là một phận kế toán trong doanh nghiệp vì thủ kho là người quản lý tất cả vật liệu - công cụ dụng cụ, chịu trách nhiệm tổ chức về tình hình nhập - xuất - bảo quản, dự trữ vật liệu - công cụ dụng cụ và ghi chép vào sổ sách bằng chỉ tiêu hiện vật. Còn ở phòng kế toán thì với chức năng và nghiệp vụ của mình trên cơ sở một cách chi tiết và tập hợp bằng chỉ tiêu giá trị để phản ánh, Giám đốc, kiểm tra tình hình hiện có và quá trình nhập - xuất vật liệu - công cụ dụng cụ. 2. Chứng từ và sổ kế toán chi tiết vật liệu -công cụ dụng cụ: 2.1. Chứng từ kế toán sử dụng: * Chứng từ sử dụng: Theo chế độ chứng từ kế toán qui định ban hành theo Quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về vật liệu - công cụ dụng cụ bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT) - Phiếu nhập kho (Mẫu 02 - VT) - Phiếu nhập kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 - VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08 - VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu 02 - BH) - Hoá đơn cước phí vận chuyển (Mẫu 03 - BH) Ngoài ra các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo qui định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04 - VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05 - VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07 - VT) Các chứng từ này tuỳ thuộc đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau. Đối với các chứng từ thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng qui định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép của mình. Các chứng từ kế toán phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý do kế toán trưởng qui định phục vụ cho việc ghi chép, phản ảnh, tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận có liên quan. tổ chức luân chuyển chứng từ Chứng từ nhập: Hoá đơn mua hàng phòng Vật tư viết phiếu nhập chuyển về kho vật tư vào thẻ kho Phòng Kế toán. Chứng từ xuất: Hoá đơn xuất Kho vật tư Phòng kế toán vào thẻ kho 2.2. Sổ kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ: Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) sau: Sổ (Thẻ ) kho, Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ, Sổ đối chiếu luân chuyển, Sổ số dư. Sổ (thẻ) kho (mẫu 06 - VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật liệu - công cụ dụng cụ theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: Tên, nhãn, hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu - công cụ dụng cụ. Sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp nào. Sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư được sử dụng để hạch toán tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ về mặt giá trị hoặc cả lượng và giá trị tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp. Ngoài ra kế toán chi tiết còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng luỹ kế tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng và kịp thời. 3. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ: Để theo dõi được số hiện có và tình hình nhập - xuất vật liệu - công cụ dụng cụ theo từng thứ, nhóm, loại, từng kho và về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị thì phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa kho (thủ kho) và phòng kế toán trong hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ. Dù doanh nghiệp sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết nào thì việc hạch toán phải được thực hiện đồng thời cả ở kho và phòng kế toán. 3.1. Hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song: Phương pháp này áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu - công cụ dụng cụ, tình hình nhập - xuất diễn ra không thường xuyên, trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. + ở kho: Hàng ngày khi có chứng từ nhập - xuất thủ kho căn cứ vào số lượng ở cột thực nhập, thực xuất trên chứng từ để ghi vào thẻ kho, cuối tháng thủ kho tính ra số lượng tồn kho và ghi vào cột tồn kho của thẻ kho. Thẻ kho do kế toán mở và giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập -xuất, cuối tháng tính ra số tồn kho theo chỉ tiêu số lượng. Định kỳ thủ kho gửi (hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ nhập - xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu - công cụ dụng cụ cho Phòng kế toán. Mỗi thứ vật liệu - công cụ dụng cụ được mở một thẻ kho. + ở Phòng kế toán: Kiểm tra lại tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, thực hiện hoàn chỉnh chứng từ. Căn cứ vào các chứng từ thực xuất - nhập, kế toán ghi sổ (thẻ) hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ nhập - xuất. Mẫu số (thẻ) hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ cũng tương tự như mẫu thẻ kho nhưng có thêm các cột thành tiền. Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên sổ (thẻ) hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ để lập ra bảng kê Nhập - xuất tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ mỗi thứ vật liệu - công cụ dụng cụ được ghi thêm 1 dòng của bảng kê này. Việc đối chiếu số liệu giữa phòng kế toán và kho thông qua việc đối chiếu số liệu tương ứng giữa thẻ kho và sổ (thẻ) hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ (thẻ) KT chi tiết Bảng kê tổng hợp N - X - T Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra - Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lập về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. 3.2. Hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Phương pháp này áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có không nhiều nghiệp vụ xuất - nhập, không bố trí riêng kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập- xuất hàng ngày. + ở kho: Thủ kho cũng tiến hành ghi chép, phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ như phương pháp thẻ song song. + ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập - xuất tồn kho của từng thứ vật liệu - công cụ dụng cụ ở từng kho dùng cho cả năm, nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Chứng từ xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra - Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng - Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn có thể trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng, hạn chế tác dụng kiểm tra trong quản lý do chỉ ghi vào cuối tháng. 3.3. Phương pháp sổ số dư: Phương pháp này áp dụng cho những doanh nghiệp sử dụng nhiều chủng loại vật tư, tình hình biến động của vật tư xảy ra thường xuyên. Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống sổ danh điểm vật tư và đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán để hạch toán hàng ngày. Yêu cầu trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán ở doanh nghiệp phải cao và thủ kho phải xác định được trách nhiệm của mình trong việc quản lý vật tư, việc ghi chép trên thẻ kho và sổ số dư. + ở kho: Thủ kho cũng dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho theo chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng, thủ kho phải ghi số tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột số lượng. Sổ số dư do phòng kế toán mở và sử dụng cho cả năm được chuyển xuống kho cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào số dư cuối tháng của từng thứ vật tư trên thẻ kho để ghi vào cột số lượng trên sổ số dư, sau đó chuyển sổ số dư cho phòng kế toán. + ở phòng kế toán: Định kỳ xuống kho để kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và xác nhận các chứng từ nhập - xuất về phòng kế toán. Sau khi nhận được chứng từ xuất - nhập, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra lại và hoàn chỉnh chứng từ sau đó kế toán tổng hợp số liệu theo chỉ tiêu giá trị của vật tư nhập - xuất theo từng nhóm vật tư để ghi vào bảng kê nhập và bảng kê xuất, tiếp đó là ghi vào bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất. Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất để kế toán ghi vào bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn kho ở cột nhập và cột xuất sau đó tính ra số tồn kho của từng nhóm vật tư để ghi vào cột tồn kho trên bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật tư. Cũng vào cuối tháng sau khi nhận được sổ số dư do thủ kho gửi lên thì kế toán sẽ căn cứ vào số lượng mà thủ kho đã ghi và căn cứ vào đơn giá của từng thứ vật tư tính toán để ghi vào cột thành tiền trên sổ số dư. Số liệu ở cột thành tiền trên sổ số dư theo từng nhóm, từng loại vật tư sẽ được đối chiếu với số liệu của chỉ tiêu tương ứng trên bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật tư, hai số liệu này phải khớp nhau. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ số dư như sau Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng kê nhập Bảng luỹ kế nhập Chứng từ xuất Bảng kê xuất Bảng luỹ kế xuất Sổ số dư Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra - Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi chép, nâng cao hiệu suất kế toán. Việc kiểm tra, đối chiếu được tiến hành theo định kỳ, tránh được sự trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, công việc dàn đều trong tháng. - Nhược điểm: Do ở phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiện có và sự tăng giảm của từng thứ vật liệu - công cụ dụng cụ về mặt số lượng thì kế toán lại phải xem lại số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa, khi kiểm tra đối chiếu số liệu trên sổ số dư và số liệu trên bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn (cột tồn kho) mà có sự chênh lệch thì việc tìm kiếm, tra cứu sẽ rất khó khăn và phức tạp. VI. Kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ: Kế toán tổng hợp là việc ghi chép kế toán về tình hình - nhập - xuất - tồn kho của vật liệu - công cụ dụng cụ trên các tài khoản kế toán theo chỉ tiêu giá trị nhằm hệ thống hoá thông tin theo chỉ tiêu kinh tế tổng hợp. Vật liệu - công cụ dụng cụ là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp. Việc mở tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán và xác định giá trị hàng tồn kho, giá trị hàng hoá bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào việc doanh nghiệp sử dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay phương pháp kiểm kê định kỳ. 1. Kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập xuất, tồn kho các loại vật liệu - công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập - xuất. Việc xác định giá trị vật liệu - công cụ dụng cụ xuất theo phương pháp kê khai thường xuyên được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán. * Tài khoản kế sử dụng: Kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên thường sử dụng các tài khoản sau: + TK 152: Nguyên luyện, vật liệu. Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán. - TK 1521: Nguyên vật liệu chính - TK 1522: Vật liệu phụ - TK 1523: Nhiên liệu - TK 1524: Phụ tùng thay thế - TK 1525: Thiết bị xây dựng cơ bản - TK 1528: Vật liệu khác + TK 153: Công cụ dụng cụ. Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm các loại công cụ dụng cụ theo giá thực tế. TK 153 có 3 tài khoản cấp 2: - TK 1531: Công cụ, dụng cụ - TK 1532: Bao bì luân chuyển - TK 1533: Đồ dùng cho thuê: + TK 151: Hàng mua đang đi đường. Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng cuối tháng chưa về nhập kho doanh nghiệp và theo dõi hàng mua đang đi đường tháng trước về doanh nghiệp tháng này. + TK 331: Phải trả cho người bán, tài khoản này được sử dụng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các đơn vị, cá nhân cung cấp vật tư, hàng hoá, tài sản, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Để theo dõi chi tiết với từng đối tượng cụ thể thì tài khoản 331 được mở chi tiết cho từng người bán hàng bằng việc mở sổ chi tiết thanh toán với người bán. Ngoài các tài khoản nêu trên, kế toán tổng hợp còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nhau: - TK 111: Tiền mặt - TK 112: Tiền gửi ngân hàng - TK 141: Tạm ứng - TK 142: Chi phí trả trước - TK 128: Góp vốn liên doanh - TK 222: Góp vốn liên doanh - TK 411: Nguồn vốn kinh doanh - TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản... Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ kế toán sử dụng TK 133 - thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. TK này không áp dụng đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế theo phương pháp trực tiếp và cơ sở sản xuất kinh doanh không thuộc diện chịu thuế giá trị gia tăng. - Các doanh nghiệp không thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng và các doanh nghiệp thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, khi mua vật tư thì giá trị vật tư mua vào là tổng giá thanh toán: Nợ Tk 152, TK 153 (tổng giá thanh toán) Có TK 111, TK 112 (tổng giá thanh toán) - Các doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì giá vật tư là giá chưa có thuế: Nợ TK 152, TK 153 (Giá mua chưa có thuế) Nợ TK 133 (Thuế giá trị gia tăng đầu vào) Có TK 331 (Tổng giá thanh toán) - Khi mua vật tư không có hoá đơn giá trị gia tăng thì giá vật tư mua vào là tổng giá thanh toán. Nợ TK 152, TK 153 (Tổng giá thanh toán) Có TK 111, TK 112, TK 331 (Tổng giá thanh toán) - Đối với hàng hoá nhập khẩu thì phản ánh giá vật tư là tổng thanh toán cho người bán, thuế nhập khẩu chi phí thu mua, kế toán ghi: Nợ TK 152, TK 152 Có TK 3333 Có TK 331 Nếu doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 133 Có TK 33312 - Nếu doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp thì tính cả thuế giá trị gia tăng vào giá vật tư, kế toán ghi: Nợ TK 152, TK 153 Có TK 3331 - Trường hợp vật liệu - công cụ dụng cụ tăng do mua ngoài có thể xẩy ra các trường hợp sau: + Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn nếu trong tháng vật liệu đã nhập kho nhưng cuối tháng vẫn chưa nhận được hoá đơn, kế toán sẽ ghi giá trị vật liệu công cụ dụng cụ nhập theo giá tạm tính. Nợ TK 152, TK 153 (Giá tạm tính) Có TK 331 (Giá tạm tính) Khi nhận được hoá đơn thì tiến hành ghi âm theo giá tạm tính: Nợ TK 152, TK 153 Có TK 331 Sau đó ghi theo giá hoá đơn (thường): Nợ TK 152, TK 153 Nợ TK 133 Có TK 331 + Trường hợp hàng đang đi đường: Nếu trong tháng nhận được hoá đơn, cuối tháng hàng vẫn chưa về kế toán ghi: Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có TK 111, TK 112... Khi vật liệu - công cụ dụng cụ về nhập kho hoặc chuyển thẳng cho các bộ phận sản xuất, gửi cho khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 152, TK 153 Nợ TK 162, TK 627, TK 625, TK 641 Nợ TK 632, TK 157 Có TK 151 sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên Tài khoản 152, 153 Tài khoản 151 TK 111, 138. 331 Nhập kho VL đang đi đường kỳ trước Mua hàng được hưởng Giảm giá hàng mua TK 111, 112, 141,331 TK 621 Nhập kho VL mua ngoài TK 133 (Hàng và HĐ cùng về) Xuất dùng trực tiếp cho Thuế GTGT sản xuất chế tạo SP được khấu trừ TK 333 (1,2) TK 627, 641,642,241 Thuế GTGT PP khấu trừ hàng nhập khẩu PP trực tiếp Xuất VL - CCDC phục vụ quản lý SX bán hàng, QLDN, XDCB TK 333 (3) Thuế nhập khẩu tính vào Giá trị của VL - CCDC TK 632, 157 TK 411 Nhập vốn góp LD, cổ phần Xuất bán, gửi bán cấp phát... bằng VL - CCDC TK 154 TK 154 Nhập kho VL tự chế, thuê Xuất để thuê ngoài gia công ngoài gia công chế biến và tự chế TK 128,222 TK 128,222 Nhận lại vốn góp LD Xuất để góp vốn bằng VL – CCDC TK 412 TK 336 TK 336 VL - CCDC di chuyển nội bộ VL - CCDC di chuyển nội bộ đơn vị nhận đơn vị giao TK 338 (3381) TK 138 VL - CCDC phát hiện thừa Thiếu hụt mất mát khi kiểm kê TK 412 TK 412 Chênh lệch do tăng đánh giá lại Chênh lệch giảm do đánh giá lại SD: xxx, 2. Kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập xuất vật liệu - công cụ dụng cụ... trên các tài khoản hàng tồn kho tương ứng, mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho. Việc xác định giá trị vật liệu - công cụ dụng cụ xuất dùng trên các tài khoản tổng hợp căn cứ vào các chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính. Ta có công thức như sau: Trị giá thực tế VL - CCDC nhập trong kỳ Trị giá thực tế VL - CCDC Tồn cuối kỳ Trị giá thực tế VL - CCDC tồn đầu kỳ Trị giá thực tế VL - CCDC xuất dùng = + - * Tài khoản Để tiến hành kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ chủ yếu sử dụng các tài khoản sau: + TK 611: Mua hàng. Tài khoản này phản ánh giá trị thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ được mua vào và xuất dùng trong kỳ. TK 611 được mở thành 2 tài khoản cấp 2: - TK 6111: Mua nguyên liệu, vật liệu - TK 6112: Mua hàng hoá Kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 152, TK 153, TK 151 nhưng không dùng để theo dõi tình hình nhập - xuất trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực té của vật liệu - công cụ dụng cụ đầu kỳ và cuối kỳ vào TK 611. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử dụng TK 133 giống như phương pháp kê khai thường xuyên. - Khi mua vật tư, xác định số thuế được khấu trừ theo quy định, kế toán ghi: Nợ TK 611 Nợ TK 133 Có TK 111, TK 112... - Khi mua vật tư, số thuế không được khấu trừ hoặc doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp, hoặc doanh nghiệp không thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng, kế toán ghi: Nợ TK 611 Có TK 111, TK 112... Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 151, 152, 153 TK 611 - Mua hàng TK 151, 152, 153 Kết chuyển giá trị VL - CCDC Kết chuyển VL - CCDC tồn lúc đầu kỳ lúc đầu kỳ TK 111, 112, 141, 331 TK 111, 112, 138 Cuối kỳ kết chuyển số xuất dùng cho sản xuất kinh doanh TK 33312 VL - CCDC mua ngoài giá thực Chiết khấu mua hàng được hưởng tế chưa nhập kho hoặc giảm giá hàng mua (nếu có) TK 133 Thuế GTGT khấu trừ TK 621 PP khấu trừ Thuế GTGT hàng nhập khẩu PP trực tiếp TK 3333 TK 632 Thuế nhập khẩu tính vào Xuất bán trị giá VL - CCDC TK 411 TK 111, 138, 334 Nhận vốn góp liên doanh, cổ phần Thiếu hụt, mất mát TK 412 TK 412 Chênh lệch đánh giá Chênh lệhc đánh giá giảm VL - CCDC do đánh giá lại do đánh giá lại 3. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ: Trong doanh nghiệp, tuỳ theo hình thức kế toán áp dụng trong công tác kế toán mà doanh nghiệp sử dụng các loại sổ kế toán khác nhau. Chẳng hạn, trong hình thức “Nhật ký chứng từ” kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ được thực hiện trên nhiều sổ kế toán nhưng chủ yếu vẫn là các sổ sau: Sơ đồ sổ sách hạch toán vật liệu,công cụ dụng cụ theo hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê số 3 Sổ chi tiết TK 152, 153 Bảng cân đối Sổ cái - Sổ nhật ký chứng từ số 6 - ghi có TK 151. Sổ này dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 151 - hàng mua đang đi trên đường nhằm theo dõi tình hình mua vật tư, hàng hoá còn đang đi trên đường chưa về nhập kho. Cơ sở số liệu để ghi vào sổ này là các hoá đơn bán hàng do đơn vị bán hàng cung cấp và phiếu nhập kho. Về nguyên tắc, sổ nhật ký chứng từ 6 ghi theo từng chứng từ nhập kho vật tư hàng hoá. Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng sổ, xác định tổng số phát sinh có TK 151 đối ứng nợ với các tài khoản có liên quan, số liệu dùng tổng cộng của nhật ký chứng từ số 6 sẽ được ghi vào sổ cái. Ngoài các sổ trên, kế toán nhập vật liệu - công cụ dụng cụ còn sử dụng một số loại sổ khác như: Nhật ký chứng từ số 1 - ghi có TK 111. Nhật ký chứng từ số 2: Ghi có TK 112... * Đối với kế toán tổng hợp xuất vật liệu - công cụ dụng cụ được phản ánh trên một số sổ kế toán sau: - Bảng kê số 3: Dùng để tính giá thành thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất dùng trong tháng. Bảng kê này gồm hai phần: - Phần tổng hợp giá trị nguyên vật liệu nhập kho. - Phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán. Bảng kê số 3 được lập hàng tháng để tổng hợp giá của vật liệu - công cụ dụng cụ tồn kho đầu tháng, nhập kho trong tháng theo giá hạch toán và giá thực tế. Từ đó tính giá vốn thực tế. - Bảng phân bổ vật liệu - công cụ dụng cụ: Dùng để phản ánh giá trị vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho trong tháng theo giá thực tế và giá hạch toán và phân bổ giá trị vật liệu - công cụ dụng cụ xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng (ghi có TK 152, TK 153, nợ các TK liên quan...) và làm cơ sở để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Cơ sở số liệu để ghi vào bảng này là tất cả các chứng từ xuất kho vật liệu - công cụ dụng cụ và hệ số chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế của từng loại vật liệu - công cụ dụng cụ lấy trên bảng kê số 3. Ngoài ra, trong hình thức “ Nhật ký chứng từ” kế toán còn sử dụng một số nhật ký chứng từ liên quan và các sổ kế toán khác. Phần II Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ ở công ty Cổ phần May và dịch vụ hưng long I. Đặc điểm chung của Công ty Cổ phần May và dịch vụ hưng long Thực hiện Nghị quyết của Đảng, theo tinh thần đổi mới qua các kỳ đại hội. Trước hết là đổi mới về kinh tế, trong đó nhấn mạnh nhất là phát triển kinh tế đối ngoại được nâng lên hàng đầu, cùng với sự cố gắng của ngành ngoại thương coi xuất khẩu là mũi nhọn để phát triển kinh tế. Nắm bắt được tình hình đó, Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long đã chuyển đổi hướng sản xuất là: gia công hàng xuất khẩu. Đến nay Công ty đã có rất nhiều bạn hàng nước ngoài như: Hàn Quốc, Hồng Kông, Nhật Bản, Thái Lan... đồng thời tạo công ăn việc làm cho số đông người lao động. Trước sự phát triển của công nghệ hiện đại, nhu cầu của con người ngày càng cao hơn. Do vậy hàng may mặc xuất khẩu ngày càng được coi trọng và trở thành mặt hàng có vị trí quan trọng trong kim ngạch xuất khẩu. 1. Lịch sử ra đời và phát triển của Công ty: Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập thuộc Tổng Công ty dệt may Việt Nam - Bộ Công nghiệp. Được thành lập ngày 19/05/1996. Khi đó Công ty thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ - là một bộ phận của Công ty may 10 và có tên gọi là “Xí nghiệp may Hưng Yên”. Từ khi thành lập đến năm 1987, Công ty được giao nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất trang phục, phục vụ cho quân đội nhân dân Việt Nam và gia công quần áo bảo hộ lao động xuất khẩu cho các nước xã hội chủ nghĩa ở Đông Âu trước đây.Từ năm 1988 đến 1990, mặt hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất của Công ty là áo váy nữ xuất khẩu cho Liên Xô cũ.Trong suốt thời gian đó (Từ 1966 - 1990) Công ty có nhiệm vụ sản xuất theo kế hoạch của Nhà nước đặt ra. Nhưng đến nay 1991, sự thay đổi của các nước xã hội chủ nghĩa ở Đông Âu làm cho những khách hàng, những mặt hàng và thị trường tiêu thụ truyền thống của Công ty không cần tới nữa. Vì vậy, Công ty rơi vào tình trạng hết sức khủng hoảng, sản xuất đình trệ, công nhân không có việc làm, đời sống vô cùng khó khăn thiếu thốn. Trước tình hình đó, việc chuyển hướng sản xuất trở thành vấn đề có ý nghĩa sống còn đối với Công ty. Vì vậy Ban Giám đốc Công ty đã quyết định chuyển sang sản xuất gia công hàng may mặc xuất khẩu cho các nước tư bản chủ nghĩa. Bước đầu chuyển đổi, trước yêu cầu cấp bách của công cuộc đổi mới đất nước, hoạt động tổ chức kinh tế chuyển hẳn sang hạch toán kinh doanh, bên cạnh đó là sự sắp xếp lại toàn bộ Công ty, thay thế một số máy móc thiết bị, cải tiến lại nhà xưởng, đảm bảo vệ sinh công nghiệp. Kể từ năm 1991, trong Công ty từ Ban Giám đốc đến mỗi công nhân đều đã có những cố gắng phi thường tạo ra những bước phát triển vượt bậc về mọi mặt. Song song với công cuộc đổi mới kinh tế của Đảng, để phù hợp với quá trình phát triển kinh tế của đất nước, “Xí nghiệp may Hưng Yên” chính thức đổi tên thành “Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long” (theo quyết định số 224 - CNN. TCLĐ ngày 24/03/1993 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nhẹ trực thuộc Tổng Công ty dệt - may Việt Nam). Công ty có tên giao dịch quốc tế là HUGACO, trụ sở chính đặt tại xã Dị Sử, huyện Mỹ Hào, tỉnh Hưng Yên. Sự kiện này không phải là sự thay đổi về mặt hình thức mà nó thực sự phản ánh những cố gắng, nhừng thành tựu đánh dấu sự trưởng thành cũng như hướng hoạt động mới của Công ty sau gần 30 năm kể từ khi thành lập. Hiện nay Công ty chuyên sản xuất và kinh doanh hàng may mặc xuất khẩu. Sản phẩm chủ yếu của Công ty là các loại quần áo như: áo Jaket 3 lớp, Jaket 5 lớp, áo sơ mi, quần thể thao, áo T-Shirt, quần âu, quần Short,... Qua hơn 30 năm xây dựng và phát triển, từ khi mới thành lập với quy mô nhỏ, trang thiết bị còn nghèo nàn, lạc hậu và công việc sản xuất kinh doanh theo kế hoạch của Nhà nước giao, chủng loại mặt hàng ít, chất lượng sản phẩm không cao thì nay Công ty đã xây dựng được 2 Cơ sở sản xuất kinh doanh chính và 1 cơ sở sản xuất liên doanh với đơn vị bạn. Thời gian đầu số công nhân của Công ty có khoảng 500 công nhân thì nay Công ty đã có một đội ngũ cán bộ công nhân viên lớn mạnh có tới 2700 công nhân được đào tạo ở trình độ cao, tay nghề vững, đáp ứng được phần lớn nhu cầu của khách hàng trong nước cũng như nước ngoài về mặt hàng may mặc, Công ty đã trang bị được 2425 máy may công nghiệp chủ yếu đều được nhập từ Nhật và được lắp đặt trên dây truyền công nghệ tiên tiến hiện đại - sự lớn mạnh của Công ty cả về chất lượng cũng như số lượng đã được phản ánh qua một số chỉ tiêu sau: Đơn vị tính: Triệu đồng STT Chỉ tiêu 2002 2003 2004 1 Tài sản cố định 30.177 36.745 50.124 2 Vốn cố định 4.695 4.856 6.758 3 Vốn lưu động 2.683 3.138 4.391 4 Vốn kinh doanh 3.378 3.639 4.178 Thực hiện các chỉ tiêu: STT Chỉ tiêu Đơn vị 2002 2003 2004 1 Giá trị tổng S. lượng Triệu đồng 28.865 30.148 35.418 2 Sản phẩm sản xuất Sản phẩm 1.304 1.356 17.825 3 Doanh thu tiêu thụ Triệu đồng 48.607 60.725 90.852 4 Lãi thực hiện Triệu đồng 1021 1017 1502 5 Nộp ngân sách Triệu đồng 705 793 1015 6 Thu nhập bình quân 1000đ/ng/tháng 795 948 1.120 7 Số lao động Người 1.985 2.142 2700 8 Đầu tư XDCB Triệu đồng 7252 6.758 10626 36.745 30.177 Nhận xét cho các chỉ tiêu trên của Công ty trong 3 năm liền là: 1 - TSCĐ năm 2003 so năm 2002 tăng = 1,28 lần Năm 2004 so năm 2003 tăng 1,364lần 2 - Vốn cố định năm 2003 so năm 2002 tăng 1,03 lần Năm 2004 so năm 2003 tăng 1,39 lần 3 - Vốn lưu động năm 2003 so năm 2002 tăng 1,47 lần Năm 2004 so năm 2003 tăng 1,4 lần 4 - Vốn kinh doanh năm 2003 so năm 2002 tăng 1,07 lần Năm 2004 so năm 2003 tăng 1,15 lần 5 - Giá trị tổng sản lượng năm 2003 so năm 2002 tăng 1,04 lần Năm 2004 so năm 2003 tăng 1,17 lần Thu nhập bình quân 1 người/1tháng Năm 2003 so năm 2002 tăng 1,19 lần Năm 2004 so năm 2003 tăng 1,3 lần Qua các chỉ tiêu trên ta thấy Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long đã phát triển lớn mạnh không ngừng. 2. Cơ cấu tổ chức sản xuất: Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long từ chỗ là một xí nghiệp may nhỏ số lượng công nhân ít, máy móc thiết bị lạc hậu, đơn giản đến nay (2005) đã trở thành một doanh nghiệp may mặc lớn nhất trên địa bàn tỉnh Hưng Yên và là một doanh nghiệp khá mạnh thuộc Tổng Công ty dệt may Việt Nam, với tám xí nghiệp thành viên hoạt động liên tục có hiệu quả đã giúp cho Công ty đứng vững trên thị trường - đặc biệt là thị trường may mặc. Tám xí nghiệp thành viên là: Xí nghiệp may I; Xí nghiệp may II; Xí nghiệp may III; Xí nghiệp may IV; Xí nghiệp may V; Xí nghiệp may VI; Xí nghiệp may VII; Xí nghiệp may Mỹ Văn. Các xí nghiệp đều có nhiệm vụ và chức năng như nhau đó là sản xuất ra các loại quần áo theo hợp đồng mà Ban lãnh đạo đã ký kết với khách hàng. Do đó các xí nghiệp hầu như hoàn toàn độc lập với nhau. 3. Đặc điểm, quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty: Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long có hình thức sản xuất kinh doanh là: Gia công hàng may mặc xuất khẩu cho các Công ty kinh doanh hàng may mặc nước ngoài .Quá trình gia công được thực hiện theo 02 bước: Bước 1: Nhận tài liệu kỹ thuật và sản phẩm mẫu do khách hàng gửi đến Phòng kỹ thuật sẽ nghiên cứu tài liệu và may sản phẩm mẫu sau đó cho khách hàng kiểm tra và nhận xét, góp ý. sơ đồ khái quát bước 1 như sau Bộ phận kỹ thuật nghiên cứu và ra mẫu giấy Tài liệu kỹ thuật và sản phẩm mẫu do khách hàng gửi đến Bộ phận cắt và máy sản phẩm mẫu Gửi mẫu cho khách hàng kiểm tra và duyệt mẫu Bước 2: Sau khi được khách hàng chấp nhận các yếu tố của sản phẩm mẫu thì mới được đưa xuống các xí nghiệp để sản xuất theo mẫu hàng, đơn hàng đã đượckhách hàng duyệt theo kế hoạch và hợp đồng đã ký kết. Quá trình sản xuất được thực hiện khép kín trong từng xí nghiệp. 4. Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty: Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long là một đơn vị quản lý theo hình thức tập trung, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc và Ban lãnh đạo Công ty. * Giám đốc Công ty: quyết định mọi việc điều hành hoạt động của Công ty theo đúng kế hoạch, Nghị quyết của Đại hội công nhân viên chức, theo đúng đường lối của Đảng và Nhà nước. Ngoài việc uỷ quyền trách nhiệm cho các phó giám đốc còn trực tiếp chỉ huy thông qua các trưởng phòng hoặc các Giám đốc xí nghiệp thành viên. Định kỳ báo cáo tình hình hoạt động của Công ty với Đảng uỷ Công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và tập thể cán bộ công nhân viên, người lao động trong Công ty về mọi mặt liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Ban lãnh đạo Công ty gồm: Một phó giám đốc kinh doanh, một phó giám đốc sản xuất, một phó giám đốc kỹ thuật. * Phó giám đốc kinh doanh: Có chức năng làm công tác đối nội đối ngoại của Công ty. Thay mặt giám đốc điều hành khi được uỷ quyền, giúp Giám đốc quản lý công tác kinh doanh và quản lý các phòng nghiệp vụ của Công ty. * Phó giám đốc sản xuất: Có chức năng điều hành, quản lý toàn bộ hệ thống các xí nghiệp sản xuất, chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về số lượng, chất lượng sản phẩm, tiến độ sản xuất và lịch giao hàng. * Phó giám đốc kỹ thuật: Có chức năng giúp giám đốc điều hành mọi lĩnh vực liên quan đến kỹ thuật, mẫu mã, màu sắc, kích cỡ sản phẩm. Công ty có 6 phòng ban, mỗi phòng có chức năng và nhiệm vụ khác nhau: * Phòng tổ chức - hành chính: Có chức năng giúp giám đốc Công ty xây dựng các nội quy, qui chế hành chính, công tác bảo vệ, hạch toán tiền lương, ngày giờ công lao động của Công ty, lập phương pháp đánh giá việc thực hiện các chỉ tiêu hạch toán kinh tế nội bộ của Công ty. Tham mưu cho Giám đốc Công ty về chế độ khuyến khích vật chất, tiền lương, tiền thưởng. Hướng dẫn tổ chức thực hiện chế độ khen thưởng vật chất và chế độ chịu trách nhiệm vật chất trong Công ty. * Phòng xuất nhập khẩu: Trực tiếp tham gia công tác mua bán máy móc thiết bị, nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ phục vụ cho sản xuất dưới sự điều hành của phó giám đốc kinh doanh. Hoàn tất các thủ tục thanh toán với khách hàng trong nước và ngoài nước. Quản lý công tác xuất nhập khẩu;Tìm nguồn hàng và phát triển mặt hàng, chịu sự điều hành của phó giám đốc sản xuất. Có nhiệm vụ nắm bắt toàn bộ kế hoạch tiến độ sản xuất của các xí nghiệp, chỉnh lý việc tiếp nhận nguyên vật liệu. * Phòng kỹ thuật - cơ điện: điều hành toàn bộ phần công nghệ may, cơ điện và các xí nghiệp may theo chức năng.Trực tiếp làm việc với khách hàng về các yếu tố có liên quan đến chất lượng sản phẩm. Cùng với giám đốc sản xuất và trưởng phòng KCS chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm. Ngoài ra còn phải chịu trách nhiệm toàn bộ các yếu tố ban đầu của quá trình sản xuất * Phòng KCS: Có chức năng đôn đốc kiểm tra chất lượng sản phẩm của toàn Công ty. Có quyền nắm bắt xử lý chất lượng sản phẩm trong các công đoạn sản xuất của các xí nghiệp thành viên như: Công đoạn cắt, may, là....... Trực tiếp làm việc với khách hàng, cùng khách hàng nắm bắt và xử lý các sự cố về chất lượng sản phẩm sản xuất ra. Có quyền chỉ thị cho cán bộ kiểm hàng, từ chối kiểm hàng khi chất lượng sản phẩm sản xuất ra không đảm bảo. Có quyền lập biên bản, chậm phạt hoặc đề xuất, đình chỉ các bộ phận sản xuất, các xí nghiệp sản xuất không đảm bảo chất lượng sản phẩm, chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty và khách hàng về chất lượng sản phẩm của Công ty khi đưa sản phẩm ra thị trường tiêu thụ. * Phòng kế toán - tài vụ: Có chức năng tổng hợp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, giúp giám đốc giám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh và có nhiệm vụ cụ thể sau: - Thu thập và tập hợp các thông tin tài chính. - Theo dõi và tổng hợp việc xuất - nhập nguyên vật liệu. - Theo dõi thành phẩm khi nhập kho và đưa ra tiêu thụ trên thị trường. - Trợ giúp và tham mưu cho giám đốc và các thông tin tài chính. - Chịu trách nhiệm về phần báo cáo kế toán của Công ty trước Ban Giám đốc Công ty và các cơ quan quản lý Nhà nước. * Phòng Y tế - Nhà trẻ: Có nhiệm vụ trực tiếp chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên của Công ty, đồng thời chăm sóc con em cho cán bộ công nhân viên tạo điều kiện cho họ yên tâm công tác. Ngoài Ban giám đốc Công ty và các phòng ban, còn có 8 xí nghiệp thành viên. Mỗi xí nghiệp có một giám đốc có chức năng giám sát việc sản xuất và chịu sự điều hành trực tiếp của phó giám đốc sản xuất. Có chức năng sau: - Trực tiếp quản lý toàn bộ công nhân viên, điều hành quá trình sản xuất trong xí nghiệp. - Thường xuyên kiểm tra chất lượng sản phẩm. - Đôn đốc công nhân thực hiện đúng tiến độ sản xuất theo lịch giao hàng. - Chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty và khách hàng về chất lượng sản phẩm. - Triển khai các nghị quyết của Công ty, các kiến nghị của phòng chức năng tới từng bộ phận, từng công đoàn của qúa trình sản xuất. Các phòng ban và các xí nghiệp có cơ cấu hợp thành hệ thống hoàn chỉnh bộ máy quản lý của Công ty. 5. Tổ chức công tác kế toán của Công ty. Việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, nội dung công tác kế toán trong Công ty là do bộ máy kế toán đảm nhận. Bộ phận này có chức năng quan trọng là kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, thống kê trong phạm vi Công ty, giúp giám đốc tổ chức công tác thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế, hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận, thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý kinh tế tài chính trong Công ty. Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long là một đơn vị sản xuất được tổ chức theo mô hình Công ty. Trực thuộc Công ty là các xí nghiệp thành viên, nhưng các xí nghiệp thành viên này không có tư cách pháp nhân cho nên không tổ chức hạch toán độc lập mà tổ chức hạch toán toàn Công ty. Vì thế, hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Theo hình thức này, trong Công ty toàn bộ công tác kế toán tài chính được thực hiện trên phòng kế toán của Công ty. Bộ phận kế toán của Công ty được biên chế như sau: + Một trưởng phòng kế toán điều hành chung công việc của cả phòng và là kế toán tổng hợp, có nhiệm vụ đôn đốc kiểm tra việc chấp hành chế độ kế toán, thống kê việc hạch toán kế toán, hàng tháng lập báo cáo kế toán. + Một phó phòng kế toán giúp kế toán trưởng điều hành chung công việc của phòng, đồng thời là kế toán xây dựng cơ bản. + Một thủ quỹ có nhiệm vụ cấp phát tiền và cân đối quỹ của Công ty, bảo quản tiền của Công ty. + Một kế toán tài sản cố định có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, tính trích và phân bổ khấu hao tài sản cố định. + Một kế toán tiền mặt thanh toán với ngân hàng, vay ngắn hạn có nhiệm vụ theo dõi tình hình quản lý thu chi tiền mặt và các khoản tiền gửi. + Một kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình xuất - nhập - tồn kho từng loại vật liệu - công cụ dụng cụ. + Một kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, vay dài hạn: Có nhiệm vụ tính, trích và thanh toán tiền lương, bảo hiểm xã hội. + Một kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành + Một kế toán thành phẩm và tiêu thụ lập bảng kê 10, nhật ký chứng từ số 8, sổ chi tiết số 3; Một kế toán theo dõi công nợ. Bộ máy kế toán của Công ty được biên chế có thể khái quát theo sơ đồ sau Trưởng phòng KT (Kế toán tổng hợp) Phó phòng kế toán (Kế toán XDCB) Thủ quỹ Kế toán tài sản cố định Kế toán thanh toán với ngân hàng vay ngắn hạn Kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ Kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, vay dài hạn Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Kế toán thành phẩm và tiêu thụ Kế toán theo dõi công nợ Thống kê phân xưởng Hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là: Hình thức “Nhật ký chứng từ” các loại sổ thường dùng là: Nhật ký chứng từ, Sổ chi tiết, Bảng kê, Bảng phân bổ, Sổ cái. Hiện nay Công ty đang áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Niên độ kế toán mà Công ty áp dụng là năm. Kỳ kế toán là tháng. Nguyên tắc đánh giá: Trên cơ sỏ số dư đầu kỳ và phát sinh nhập trong kỳ. Ngoài ra, ở kho nhân viên hạch toán tuân thủ theo chế độ ghi chép ban đầu căn cứ vào “ phiếu nhập kho”, “phiếu xuất kho” và ghi vào thẻ kho. II. Tình hình thực tế về công tác tổ chức kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần may và dịch vụ Hưng long 1. Đặc điểm vật liệu - công cụ dụng cụ và tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp vật liệu - công cụ dụng cụ: Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long là một Công ty có qui mô lớn trên địa bàn tỉnh Hưng Yên, với số vốn đầu tư lớn, thuộc Tổng Công ty dệt may Việt Nam. Trong việc gia công hàng may mặc xuất khẩu, mặt hàng quần áo của Công ty rất phong phú và đa dạng, được ký hiệu bằng các mã số. Vì thế Công ty đã đáp ứng phần lớn nhu cầu của người tiêu dùng. Ví dụ: Mã 2097 (áo Jacket 3 lớp) Mã 910181 (áo sơ mi). Mỗi sản phẩm này được tạo nên bởi nhiều chi tiết may khác nhau theo yêu cầu của khách hàng trong đơn đặt hàng, do đó chủng loại nguyên vật liệu sử dụng vào sản xuất rất nhiều và với khối lượng lớn. Hiện nay, nền kinh tế thị trường đang trên đà phát triển, Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long từ một đơn vị chuyên sản xuất kinh doanh theo kế hoạch và chỉ tiêu Nhà nước đặt ra nay chuyển sang đơn vị hạch toán độc lập, do đó hỏi Công ty phải tự trang trải mọi chi phí sản xuất bằng doanh thu của mình và phải có lãi. Việc thu mua vật liệu - công cụ dụng cụ được thực hiện trên cơ sở kế hoạch sản xuất, các chỉ tiêu do Công ty đề ra căn cứ vào các đơn đặt hàng của khách hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm trên thị trường sao cho hợp lý tránh để xẩy ra tình trạng vật liệu - công cụ dụng cụ quá dư thừa hoặc sản xuất bị đình đốn vì thiếu nguyên vật liệu. Mặt khác, vật liệu - công cụ dụng cụ mua về phải đảm bảo đủ về số lượng và chủng loại và đạt tiêu chuẩn chất lượng cao. Vấn đề cần phải quan tâm đặc biệt là giá cả của vật liệu - công cụ dụng cụ, Công ty phải làm sao để mua được khối lượng vật tư cần thiết, bảo đảm chất lượng nhưng chi phí bỏ ra lại ít nhất, điều đó góp phần hạ giá thành sản phẩm sản xuất ra. * Về tình hình thu mua: - Nguyên liệu do khách hàng đưa về Công ty theo hợp đồng đã ký kết giữa hai bên. Công ty sẽ gia công sản xuất, sau khi làm ra sản phẩm Công ty lại giao lại cho khách hàng như hợp đồng đã ký và thanh toán tiền gia công sản phẩm với khách hàng. Công ty phải có một bộ phận thực hiện công việc thu mua và tìm nguồn cung cấp vật liệu - công cụ dụng cụ. Công việc này do phòng xuất nhập khẩu của Công ty đảm nhận. Hiện nay, nguyên vật liệu sử dụng trong Công ty được mua từ các đơn vị trong nước như: Công ty cổ phần phát triển sản xuất và nhập khẩu trên Thiên Nam, Công ty liên doanh sản xuất bông EVC Hà Nội, Hãng chỉ TOCONTAP... bên cạnh đó, để góp phần hạ thấp chi phí thì Công ty cũng không ngừng tìm nguồn hàng mới để đảm bảo cho Công ty luôn chủ động trong sản xuất. 2. Phân loại và đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ: Đây là bước khởi đầu quan trọng cho việc hạch toán và quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ, thực hiện tốt khâu này sẽ là bước đệm cho việc hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ. 2.1. Phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ: Với một khối lượng lớn, chủng loại nhiều, mỗi loại có nội dung kinh tế và tính năng khác nhau, do đó để tiện lợi cho việc quản lý và hạch toán chính xác, đơn giản hoá công việc thì phải tiến hành phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ sao cho hợp lý. * Vật liệu: - Nguyên liệu chính: Là đối tượng lao động cấu tạo lên hình dáng sản phẩm như: Vải chính (vải ngoài của áo Jacket), (vải lót trong áo Jacket), bông, dựng, lông... Trong đó vải chính và vải lót lại được chia ra làm nhiều loại theo thành phần như: Vải chính Vải lót 65 PCT polyester... 190 T 80% polyester... 461 Y 35% polyurethane ... 100% Cotton 15% polyurethane ... 100% Polyester Bông có nhiều loại như: Bông 100, bông 120, bông 40, bông 80... - Vật liệu phụ: Là những đối tượng lao động không cấu tạo lên thực thể sản phẩm nhưng nó góp phần hoàn thiện sản phẩm như: Khoá, cúc, chỉ, dây luồn, ken vai, nhãn mác... - Nhiên liệu bao gồm: Dầu dùng để chạy máy nổ, xăng để chạy ôtô... - Phụ tùng thay thế bao gồm: Chân vịt máy khâu, kim, suốt chỉ... - Thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm: Đinh, chổi rửa, giấy ráp, sơn các loại... * Công cụ - dụng cụ: - Công cụ - dụng cụ phục vụ cho sản xuất sản phẩm (TK 1531): Để đảm bảo vệ sinh, an toàn trong sản xuất, công nhân yên tâm làm việc thì Công ty đã trang bị một găng tay, mũ, kính bảo hộ, máy tính, chổi, bàn ghế, xà phòng... - Bao bì luân chuyển (TK 1532) là các loại hòm hộp bằng bìa carton, băng dính, túi lion, khoá kẹp hòm, giấy lót hòm, đai đóng hòm... phục vụ cho việc đóng gói để bảo quản và chuyên chở sản phẩm. ở Công ty, toàn bộ số vật liệu - công cụ dụng cụ trên lại được phân chia và quản lý theo các kho như: Kho nguyên liệu,Kho phụ liệu,Kho cơ khí, kho thành phẩm. Với cách phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ như trên của Công ty sẽ giúp cho việc quản lý vật tư của Công ty được đảm bảo một cách chặt chẽ, chính xác hơn phục vụ cho công tác kiểm kê, kiểm tra được tiến hành thuận lợi và nhanh chóng. 2.2. Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ: Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ là dùng thước đo tiền tệ để hiểu hiện giá trị của vật liệu - công cụ dụng cụ theo những nguyên tắc nhất định để đảm bảo được tính chân thực và tính thống nhất. ở Công ty, kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ đã sử dụng giá vốn thực tế để hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư. Vật tư của Công ty chủ yếu là mua ngoài và nhập hàng gia công. Nhưng đối với hàng gia công thì Công ty không theo dõi về giá trị vì nguyên liệu do khách hàng đưa về theo định mức và đơn đặt hàng, Công ty chỉ việc gia công sản phẩm sau đó xuất sản phẩm lại cho khách hàng và thanh toán tiền gia công sản phẩm. Mặt khác, trong nền kinh tế thị trường hiện nay, Nhà nước đang khuyến khích xuất khẩu hàng may mặc cho nên đối với nguyên liệu nhập từ nước ngoài về Công ty cũng không phải nộp thuế nhập khẩu nếu như nguyên liệu nhập về đúng và đủ định mức đã đăng ký với hải quan cửa khẩu theo quy định của Nhà nước, phải nộp thuế trong trường hợp nguyên liệu nhập thừa so với định mức đã đăng ký với hải quan và số nguyên liệu thừa đó Công ty lại dùng để sản xuất sản phẩm tiêu thụ ở thị trường trong nước. Khi đó Công ty phải đóng mức thuế suất 40% giá trị của số nguyên liệu thừa. Nhưng trường hợp này chưa xảy ra đối với Công ty. Đối với vật tư xuất kho: ở Công ty chỉ sử dụng một loại giá là giá vốn thực tế nên khi vật tư xuất kho, Công ty tính giá vật tư theo phương pháp bình quân gia quyền của Vật liệu - CCDC tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. Theo phương pháp này: x = Trị giá vốn thực tế của VL - CCDC xuất kho Số lượng VL - CCDC xuất kho của lần đó Đơn giá thực tế bình quân gia quyền + + = Đơn giá thực tế bình quân gia quyền Trị giá VL - CCDC tồn kho đầu tháng Số lượng VL - CCDC tồn kho đầu tháng Trị giá VL - CCDC của những lần lập trước Số lượng VL - CCDC của những lần nhập trước Ví dụ: Trong tháng 1 năm 2005, loại bông 120 có các tài liệu sau: Tồn đầu tháng: Số lượng 123,7m Thành tiền: 841.962 đ Ngày 9/1 nhập: Số lượng 10.968m Thành tiền: 71.095.500 đ Ngày 12/1 nhập: Số lượng 15.538m Thành tiền: 100.718.625 đ Ngày 15/1 xuất: Số lượng 9.200m Ngày 20/1 xuất: 13.084,7m = = Đơn giá thực tế bình quân gia quyền 841.962+71.095.500+100.718.625 123,7 + 10.968 + 15.538 6.483,88đ/m Như vậy: Ngày 15/01 xuất 9.200m x 6.483,88 đ/m = 59.651.749đ Ngày 20/01 xuất: 13.084,7m x 6.483,88đ/m = 84.839.710 đ 3. Kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ: Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long là một đơn vị kinh doanh hàng may mặc có qui mô lớn trên địa bàn tỉnh Hưng Yên. Hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi được từng lần nhập, xuất vật tư và tồn kho cuối tháng. Trong Công ty, vật liệu - công cụ dụng cụ được sử dụng đa dạng, các nghiệp vụ nhập-xuất lại diễn ra thường xuyên trong tháng, vì vậy kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ có nhiệm vụ vô cùng quan trọng và không thể thiếu được. ở Công ty, kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ sử dụng một số chứng từ sau: Phiếu nhập kho - mã số 01 – VT; Phiếu nhập kho - mã số 02 – VT và một số chứng từ khác như: Thẻ kho; Sổ chi tiết. 3.1. Tình hình nhập - xuất vật liệu - công cụ dụng cụ: a. Tình hình nhập vật liệu - công cụ dụng cụ: ở Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long, công việc thu mua vật liệu - công cụ dụng cụ do phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm. - Giá nhập nguyên vật liệu theo giá hóa đơn. Phòng xuất khẩu căn cứ vào tình hình sản xuất của từng tháng do các Giám đốc xí nghiệp thông báo lên (bằng chứng từ). Trên cơ sở đó, phòng XNK sẽ tính toán để lập kế hoạch thu mua từng thứ vật tư về chủng loại và số lượng. Về nguyên tắc, trong Công ty, tất cả các loại vật liệu - công cụ dụng cụ khi đưa về đến Công ty phải tiến hành làm các thủ tục để tiếp nhận và nhập kho theo trình tự như sau: Tại kho, thủ kho kiểm tra số thực nhập Phòng xuất nhập khẩu căn cứ vào hoá đơn bán hàng hoặc chứng từ khác để viết phiếu nhập kho (3 liên) 1 liên lưu ở phòng xuất nhập khẩu 1 liên thủ kho giữ và làm cơ sở ghi thẻ kho và chuyển lên phòng kế toán 1 liên dùng để thanh toán Vật tư Vật tư nhập về kho phải được phân thành từng loại theoquy định của Công ty để đảm bảo thuận tiện cho việc xuất dùng khi cần thiết. * Trường hợp nhập hàng gia công: Khi vật tư được đưa về Công ty đồng thời khách hàng sẽ gửi cho Công ty một bộ phận chứng từ trong đó có hoá đơn thương mại (Commercial Invoice). Phòng xuất nhập khẩu căn cứ vào hoá đơn thương mại và viết phiếu nhập kho trên cơ sở cán bộ phòng xuất nhập khẩu kiểm tra và thấy hàng bảo đảm chất lượng và đủ về số lượng. Ta có mẫu Invoice như sau: Biểu số 1 commercial invoice 1. Shipper/exporter: 8. No. & date of invoice UNICORE CO., LTD UNI - 9008A Jan. 22nd 2004 SUITE 501 YEYANG BLDG 640 - 11 9. No. & date of L/C YUKSAM - DONG KANGNAM- NO commereisl value KU,SEOUL, KOREA 2. For account and Risk of messers 11. Remarks HUNGLONGGARMENT JOINT STOCK COMPANY DI SU MY HAO HUNG YEN TOWN HUNG YEN PROVINCE, VIET NAM 4. Port of loading 5. final destination KOREA PORT Haiphong, Vietnam 6. Carrier Sailing on or about 2. Mark and number of pkgs 13/Description of gooods 14/Quantity/Unit 15 Unit Price 16/Amount Hai Phong Viet nam Interlining 40” 346 YDS 0,5 USD 182,00 USD ITEM Shell Fabric 60” 1653 YDS 2,30 USD 3801,90 USD COLOR: TrimFabric 60” 108,70YDS 2,00 USD 217,40 USD Q”TY Lining 60” 1157 YDS 1,00 USD 1157,00 USD C/T NO: MADE IN KOREA Total 5358,30 USD 17/C.P.O.Box: UNICORE., LTD Cable Add: Telex Code: Telephone No. 3453 - 4380 18/Signed By ... S.H.Lee Trên Invoice có thể hiện giá trị của vật tư nhưng nó chỉ có ý nghiac dùng để khai báo với hải quan cửa khẩu, không có giá trị thanh toán. Đối với hàng gia công khi nhập nguyên vật liệu về kho Công ty thì Công ty chỉ theo dõi về mặt số lượng nên khi phòng xuất nhập khẩu viết phiếu nhập kho (Mẫu số.....) biểu số 2 cũng chỉ ghi chỉ tiêu số lượng. Biểu số 2: Phiếu nhập kho Ngày 29/1/2005 Nợ:........................ Có:....................... Mẫu số C11 - H QĐ số 999 - TC/CĐ/CĐKT Ngày 2/11/96 của BTC Họ tên người giao hàng: Hãng UNICORE Nhập tại kho: Nguyên liệu Số Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Đơn Số lượng Thành tiền TT Mã số vị tính Theo chứng từ Thực nhập Đơn giá A B C D 1 2 3 4 1 Dựng Yds 364 332,6 2 Vải chính Yds 1653 1554,7 3 Vải phối Yds 108,7 19,2 4 Vải lót Yds 1157 1057,5 Cộng Số tiền ghi bằng chữ: Phụ trách XNH Người giao hàng Thủ kho * Mua nguyên liệu ở các doanh nghiệp trong nước với khối lượng nhỏ Công ty thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt. Cũng trên cơ sở hoá đơn bán hàng của đơn vị bán, phòng xuất nhập khẩu sẽ viết phiếu nhập kho theo mẫu biểu số 3. Hoá đơn (biểu số 3) Phiếu nhập kho (biểu số 4) Biểu số 3: HOá đơn (GTGT) Liên 2 (giao khách hàng) Ngày 04/01/2005 Mẫu số 01 - HTKT - 3LL AB/99 - B Đơn vị bán hàng: Công ty phát triển sản xuất và nhập khẩu Thiên Nam Địac chỉ: Số 3 Trần Quốc Toản - Hà Nội Điện thoại: STK: 3611 300103304 1 5 3 0 8 0 1 0 0 9 0 Mã số: Họ tên người mua hàng: Đ/c Thắng Đơn vị: Phòng XNK - Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long Địa chỉ: Dị Sử – Mỹ hào - Tỉnh Hưng Yên. Hình thức thanh toán: Bằng tiền mặt 3 0 8 1 0 0 0 0 9 8 1 Mã số: Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Dựng - khổ 92 cm M 7000 6000đ 42.000.000đ Cộng 42.000.000đ Thuế GTGT Thuế suất 10% 4.200.000 đ Tổng cộng: 46.200.000 đ Số tiền viết bằng chữ: Bốn sáu triệu hai trăm ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 4: Đơn vị: Công ty CP may & DV Hưng Long Địa chỉ: Mỹ Hào - Hưng Yên Mẫu số C11 - H QĐ số 1141 - TC/CĐ/CĐKT Ngày 01/11/95 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 31/01/2005 Nợ:......................... Có:......................... Họ tên người giao hàng: Công ty cổ phần phát triển sản xuất và xuất nhập khẩu Thiên Nam. Theo hoá đơn số: 02491 ngày 04/01/2005 Nhập tại kho: Nguyên liệu Số TT Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Mã số Đơn Số lượng Đơn giá Thành tiền vị tính Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Dựng - khổ 92cm M 7000 7000 6000đ 42.000.000 Cộng 42.000.000 Thuế GTGT Thuế suất 10% 4.200.000 đ Tổng cộng: 46.200.000 đ Số tiền viết bằng chữ: Bốn sáu triệu hai trăm ngàn đồng chẵn Phụ trách cung tiêu Người mua hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị * Mua nguyên liệu ở các doanh nghiệp trong nước với khối lượng lớn thì Công ty có thể thanh toán bằng ngoại tệ, chuyển khoản, uỷ nhiệm chi, séc... thông qua hệ thống ngân hàng. Trên cơ sở hoá đơn bán hàng của đơn vị bán gửi cho phòng xuất nhập khẩu, cán bộ phòng xuất khẩu sẽ kiểm tra nếu thấy đúng như yêu cầu thì viết phiếu nhập kho.  Biểu số 5: HOá đơn (GTGT) Liên 2 (giao khách hàng) Ngày 03/01/2005 Mẫu số 01 - HTKT - 3LL AB/99 - B Đơn vị bán hàng: Công ty liên doanh sản xuất Bông EVC Hà Nội Địac chỉ: Gia Lâm - Hà Nội Điện thoại: STK: Mã số: Họ tên người mua hàng: Đ/c Tâm Đơn vị: Phòng xuất nhập khẩu - Công ty CP may & DV Hưng Long Địa chỉ: Dị Sử – Mỹ Hào - Tỉnh Hưng Yên. Hình thức thanh toán: Ngoại tệ (USD) 3 0 8 1 0 0 0 0 9 8 1 Mã số: Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Bông 120 yds 12.000 0,427 5124,0 2 Bông 40 yds 2.000 0,254 508,0 3 Bông 80 yds 2.000 0,318 636,0 4 Bông 100 yds 2.000 0,391 728,0 5 Bông 140 yds 4.000 0,463 1852,0 Cộng 8902,0 Thuế GTGT Thuế suất 10% 890,20 USD Tổng cộng: 9792,20 USD Số tiền viết bằng chữ: (Chín nghìn bẩy trăm chín hai đô la Mỹ và hai mươi cents) Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 6: Đơn vị: Công ty CP may & DV Hưng Long Địa chỉ: Dị Sử – Mỹ Hào - Hưng Yên Mẫu số 01 - VT QĐ số 1141 - TC/CĐ/CĐKT Ngày 01/11/95 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 09/01/2005 Nợ:......................... Có:......................... Họ tên người giao hàng: Công ty liên doanh sản xuất bông EVC Hà Nội Theo hoá đơn số: 014499 ngày 03/01/2005 Nhập tại kho: Nguyên liệu Số Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Đơn Số lượng Thành tiền TT Mã số vị tính Theo chứng từ Thực nhập Đơn giá A B C D 1 2 3 4 1 Bông 120 yds 12.000 12.000 0,427 5124,0 2 Bông 40 yds 2.000 2.000 0,254 508,0 3 Bông 80 yds 2.000 2.000 0,318 636,0 4 Bông 100 yds 2.000 2.000 0,391 728,0 5 Bông 140 yds 4.000 4.000 0,463 1852,0 Cộng 8902,0 Thuế GTGT Thuế suất 10% 890,20 USD = 14.010.857 VNĐ Tổng cộng: 9792,20 USD = 154.119.435 VNĐ Số tiền viết bằng chữ: Chín nghìn bẩy trăm chín hai đô la Mỹ và hai mươi cents Một trăm năm tư triệu, một trăm mười chín ngàn, bốn trăm ba lăm đồng. Phụ trách cung tiêu Người mua hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Trong trường hợp này Công ty phải quy đổi USD ra VND và yds ra mét. 1 yds = 0,914 m 1 USD = 15.739 VND (Tại thời điểm hạch toán ) VD: Đối với bông 120 Số lượng: 12.000 x 0,914 = 10.968 (m) Thành tiền: 5124,0 x 15739 = 80.646.636 VND Giá nhập bông: 6.482, 08đ/m b. Tình hình xuất vật liệu - công cụ dụng cụ: Vật liệu - công cụ dụng cụ ở Công ty chủ yếu sử dụng và sản xuất, sửa chữa hoặc phục vụ cho việc bán hàng. - Giá suất nguyên vật liệu theo giá bình quân gia quyền. Khi có nhu cầu sử dụng vật tư các xí nghiệp làm phiếu lĩnh vật tư đưa lên phòng xuất nhập khẩu, Phòng xuất nhập khẩu sẽ chuyển lên Ban Giám đốc duyệt và đưa xuống phòng kỹ thuật, phòng kỹ thuật giác sơ đồ và tính định mức, sau đó chuyển lại cho Phòng xuất nhập khẩu, Phòng xuất nhập khẩu tính định mức, sau đó chuyển lại cho Phòng xuất nhập khẩu, Phòng xuất nhập khẩu tính số lượng nguyên vật liệu và viết phiếu xuất kho (Biểu số...), chuyển cho kho. Quá trình xuất vật tư được tiến hành như sau: Sau khi Ban Giám đốc duyệt và Phòng kỹ thuật giác sơ đồ mẫu và tính định mức, Phòng xuất nhập khẩu tính ra số lượng sau đó viết phiếu xuất kho (03 liên) 01 liên lưu ở Phòng xuất nhập khẩu Biểu số 8 01 liên thủ kho giữ làm cơ sở ghi thẻ kho và chuyển cho Phòng kế toán 01 liên Xí nghiệp sử dụng vật tư giữ Các xí nghiệp làm phiếu xin lĩnh vật tư Sau khi nhận được phiếu xuất kho Thủ kho có nhiệm vụ xuất nguyên liệu theo số liệu ở cột thực xuất trên phiếu xuất cho các xí nghiệp. Biểu số 7: Đơn vị: Công ty CP may & DV Hưng Long Địa chỉ: Dị Sử – Mỹ Hào - Hưng Yên Mẫu số 02 - VT QĐ số 1141 - TC/CĐ/CĐKT Ngày 01/11/95 của BTC Phiếu xuất kho Ngày 15/01/2005 Nợ:......................... Có:......................... Họ tên người nhận hàng: Đ/c Yên Đơn vị: Tổ cắt xí nghiệp May 10 Lý do xuất: Cắt bán thành phẩm Nhập tại kho: Nguyên liệu Số Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Đơn Số lượng Thành tiền TT Mã số vị tính Theo chứng từ Thực xuất Đơn giá A B C D 1 2 3 4 1 Bông 120 yds 9200 9200 Cộng Số tiền viết bằng chữ: Phụ trách cung tiêu Người mua hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 3.2. Kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ: Do tình hình thực tế về vật liệu - công cụ dụng cụ của Công ty như đã nói trên nên kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ áp dụng phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Việc hạch toán chi tiết ở kho và Phòng kế toán của Công ty được tiến hành như sau: ở kho: Trong tháng khi vật tư về đến kho của Công ty căn cứ vào hoá đơn của bên bán cán bộ phòng xuất nhập khẩu sẽ viết phiếu nhập kho: Tên nhãn hiệu, qui cách vật tư, đơn vị tính, số lượng... vào các cột trên phiếu nhập kho. Khi vật tư về Công ty sẽ được kiểm tra về số lượng, chất lượng, chủng loại không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Một liên lưu ở phòng xuất nhập khẩu, một liên thủ kho giữ để làm cơ sở ghi vào thẻ kho sau đó gửi lên cho phòng kế toán, một liên dùng để thanh toán. Phiếu nhập kho phải có chữ ký của các bên có liên quan. Khi có nhu cầu sử dụng vật tư thì phòng xuất nhập khẩu viết phiếu xuất kho theo các nội dung: Tên, qui cách, nhãn hiệu, đơn vị tính, số lượng... theo các cột trên phiếu xuất cho phù hợp, sau đó chuyển xuống kho. Khi nhận được phiếu xuất, thủ kho tiến hành xuất vật tư theo đúng yêu cầu, sau đó thủ kho và người nhận vật tư phải ký nhận vào phiếu xuất. Phiếu xuất cũng được lập thành 3 liên: Một liên lưu ở phòng xuất nhập khẩu, một liên người lĩnh vật tư giữ, một liên thủ kho giữ để làm cơ sở ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển lên phòng kế toán. ở kho, thủ kho tiến hành mở thẻ kho và ghi theo từng lần nhập, xuất căn cứ vào số lượng thực nhập, thực xuất trên các phiếu nhập, phiếu xuất. Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn kho và ghi vào thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng thứ vật tư để tiện cho việc theo dõi, quản lý và kiểm tra đối chiếu. Thẻ kho được lập theo mẫu sau: Biểu số 8: Đơn vị: Công ty CP may & DV Hưng Long Kho: Nguyên liệu Mẫu số 10 - VT Ngày lập thẻ: 09/01/2005 KT trưởng thẻ kho Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Bông 120 Đơn vị tính: Mét Mã vật tư: Dự trù tối đa: Dự trù tối thiểu: Số TT Chứng từ Trích yếu Ngày X - N Số lượng Ký xác nhận của KT Số Ngày X N T Năm 2004 chuyển sang 123,7 014499 3/1 Mua của Công ty liên doanh 9/1 10968 11091,7 014499 10/1 Nhập bông 12/1 15538 26629,7 Xuất cho Xí nghiệp may I 15/1 9200 17429,7 Xuất cho xí nghiệp may IV 20/1 13084,7 4345 Kiểm kê cuối tháng 1 26506 22284,7 4345 ở phòng kế toán: Kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ được thực hiện trên các bảng kê và sổ chi tiết của từng loại vật tư. Định kỳ 7 - 10 ngày, kế toán theo dõi vật tư xuống kho lấy chứng từ hoặc thủ kho gửi bộ chứng từ lên phòng kế toán. Kế toán thực hiện đối chiếu số liệu ở các phiếu nhập, phiếu xuất với các số liệu ghi trên thẻ kho, nếu thấy khớp thì kế toán ký xác nhận vào thẻ kho. Kế toán kiểm tra lại việc phân loại chứng từ của thủ kho sau đó tiếp tục phân loại vật tư thành nguyên liệu chính, vật liệu phụ, vật liệu sửa chữa... Trên cơ sở số liệu ở các bảng kê nhập, bảng kê xuất của từng loại vật tư kế toán sẽ ghi sổ chi tiết từng loại vật tư đó mà lại không lập sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối tháng số lượng vật tư tồn kho ở thẻ kho sẽ được đối chiếu với số liệu ở cột dư cuối kỳ của sổ chi tiết. Các bảng kê và sổ chi tiết sẽ được mở theo từng tháng cho từng loại vật tư: Biểu số 9: Bảng kê xuất nguyên liệu chính Tài khoản 1521 Tháng 1/2005 Số TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Bông 40 Mét 1828 3855,85 7048500 2 Bông 120 Mét 22284,7 6483,88 144491450 3 Bông 140 Mét 3312,2 7028,59 23280098 4 Bông 180 Mét 2698,7 8819,88 23802224 Cộng 1840659560 Biểu số 10: Bảng kê nhập nguyên liệu chính Tài khoản 1521 Tháng 1/2005 Số TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Bông 40 Mét 1828 3855,85 7048500 2 Bông 120 Mét 26506 6483,88 171814125 3 Bông 140 Mét 10968 7028,59 77089500 4 Bông 180 Mét 2742 8819,88 24184125 Cộng 507611437 Thực chất đây chỉ là những bảng kê nháp tay do kế toán kê ra làm cơ sở lấy số liệu ghi vào số chi tiết TK 152. * Cơ sở ghi bảng kê xuất nguyên liệu chính - TK 1521. + Cột tên vật tư: Căn cứ vào các phiếu xuất kho cột tên,nhãn hiệu, quy cách vật tư để kế toán ghi tên từng thứ vật tư. + Cột số lượng: Kế toán tập hợp tất cả các phiếu xuất, sau đó cộng số lượng xuất của từng thứ vật tư để ghi vào dòng tương ứng. + Cột thành tiền: Giá thực tế xuất kho được tính theo phương pháp giá bình quân gia quyền, kế toán tổng cộng giá thực tế từng lần xuất của từng thứ vật tư ghi vào dòng tương ứng với tổng số lượng xuất ra của từng thứ vật tư đó. * Cơ sở ghi bảng kê nhập nguyên liệu chính - TK 1521 + Cột tên vật tư: Căn cứ vào các phiếu nhập kho cột tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư để kế toán ghi tên từng thứ vật tư. + Cột số lượng: Kế toán tập hợp tất cả các phiếu nhập, sau đó cộng số lượng nhập của từng thứ vật tư để ghi vào dòng tương ứng. + Cột thành tiền: Trên bảng kê kế toán căn cứ vào số liệu trên phiếu nhập cột số lượng và đơn giá để tính thành tiền cho từng thứ vật tư. Đối với trường hợp gia công, kế toán không theo dõi về chỉ tiêu giá trị mà chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng, do đó trên sổ theo dõi TK 1521 (Gia công) kế toán chỉ thể hiện chỉ tiêu số lượng. Biểu số 11: Sổ theo dõi TK 1521 (Gia công) Tháng 1/2005 Tên vật tư Dư đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất cắt Dư cuối kỳ Vải chính 6448,8 2376,4 7962,05 863,15 Len kẻ 189,8 163,5 26,3 Dựng 696,0 332,6 972,2 56,4 Bông các loại 101,1 101,1 Vải lót túi 301,6 1747,5 982,7 1066,4 * Căn cứ ghi sổ theo dõi TK 1521 (Gia công) + Cột tên vật tư: Căn cứ vào các chứng từ nhập- xuất - kế toán ghi cột tên vật tư theo đúng nội dung. + Cột dư đầu kỳ: Số liệu lấy ở cột dư cuối kỳ trên sổ theo dõi TK1521 của tháng trước chuyển sang. + Nhập trong kỳ: Số liệu lấy ở cột thực nhập của các phiếu nhập kho. + Nhập trong kỳ: Số liệu lấy ở cột thực xuất của các phiếu nhập kho. + Dư cuối kỳ: Căn cứ vào dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ kế toán tính ra số dư cuối kỳ và ghi vào cột tương ứng. Trên cơ sở đã lập bảng kê nhập, bảng kê xuất cho từng loại vật tư, kế toán ghi sổ chi tiết của từng loại vật tư theo mẫu sau (Biểu số 12) * Căn cứ lập sổ chi tiết TK 1521 + Cột tên vật tư: Căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất kế toán ghi theo đúng nội dung. + Cột dư đầu kỳ: Căn cứ vào số dư cuối kỳ trên sổ này của tháng trước chuyển sang. + Nhập trong kỳ: Số liệu lấy trên bảng kê nhập chuyển sang. + Xuất trong kỳ + xuất kỹ thuật: Số liệu lấy trên bảng kê xuất chuyển sang. + Dư cuối kỳ: Căn cứ vào dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, xuất kỹ thuật kế toán tính ra số dư cuối kỳ và ghi vào cột tương ứng. 4. Kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ: Kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ là việc ghi chép kế toán tình hình nhập- xuất vật tư trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất theo chỉ tiêu giá trị. Do đặc điểm về vật liệu - công cụ dụng cụ cũng như cách quản lý và tính chất ngành sản xuất nên Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để phản ánh sự biến động của vật liệu - công cụ dụng cụ. Kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ của Công ty sử dụng một số tài khoản chủ yếu sau: - TK 152: Nguyên liệu, vật liệu - TK 1521: Nguyên liệu chính - TK 1522: Vật liệu phụ - TK 1523: Nhiên liệu - TK 1524: Phụ tùng thay thế - TK 1525: Thiết bị XDCB - TK 153: Công cụ dụng cụ - TK 1531: Công cụ dụng cụ - TK 1532: Bao bì luân chuyển - TK 331: Phải trả người bán Và một số tài khoản liên quan khác như: TK 111, TK 112... Một số sổ thường dùng là: Sổ chi tiết; Nhật ký chứng từ số 1, 2; Bảng kê; Bảng phân bổ; Sổ cái; Bảng cân đối phát sinh các tài khoản 4.1. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu - công cụ dụng cụ: Vật tư của Công ty chủ yếu là mua ngoài. Việc mua bán vật tư trên thị trường hiện nay rất thuận tiện và diễn ra nhanh chóng trên cơ sở thuận mua vừa bán và các hợp đồng đã được ký kết. Quá trình sản xuất sản phẩm ở Công ty diễn ra thường xuyên nên khối lượng vật tư đưa vào sản xuất là tương đối nhiều. Do đó Công ty phải có mối quan hệ mật thiết với người cung cấp và kế toán tổng hợp nhập vật liệu nên gắn liền với kế toán thanh toán với người bán. Ngoài ra Công ty còn nhận gia công hàng xuất khẩu, trường hợp này Công ty chỉ theo dõi nguyên phụ liệu nhập kho theo chỉ tiêu số lượng vì nguyên phụ liệu là do khách hàng đưa về Công ty theo định mức. Hàng mua về Công ty có hóa đơn giá trị gia tăng, Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ thuế, trên hoá đơn có 3 yếu tố đó là: + Tiền hàng (Giá hoá đơn) là doanh thu của người bán. + Thuế giá trị gia tăng + Giá thanh toán (giá mua) Khi hạch toán, kế toán sẽ hạch toán riêng thuế giá trị gia tăng vào TK 133 - Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. ở Công ty, chi phí vận chuyển được hạch toán riêng và được coi như một khoản chi phí của Công ty. Thường thì Công ty thuê xe ngoài để chở hàng về kho, đôi khi lượng hàng nhập từ nước ngoài về quá lớn thì Công ty phải thuê Container để chở hàng về. Hiện nay sản phẩm công ty ngày càng nhiều, do đó nhu cầu về vật tư càng trở nên cấp thiết, vì vậy ở công ty không có trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về trong tháng và ngược lại. Duy nhất chỉ có trường hợp hàng và hoá đơn cùng về trong tháng nên việc hạch toán của kế toán sẽ đơn giản hơn. Về phương thức thanh toán: Công ty có thể trả ngay bằng tiền mặt, hoặc chuyển khoản, trả trước, trả chậm cho bên cung cấp vật tư theo hợp đồng đã ký kết giữa hai bên. * Vật tư về nhập kho được hạch toán như sau: - Trong tháng, khi vật liệu - Công cụ dụng cụ về nhập kho công ty chưa trả tiền cho người bán thì kế toán căn cứ vào chứng từ gốc ( hoá đơn, phiếu nhập kho) để ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán phần ghi có TK 331,nợ các TK.... đồng thời phản ánh thuế giá trị gia tăng được khấu trừ nếu mua hàng có hoá đơn gá trị gia tăng, kế toán ghi: - Nợ TK 152: 638568976 (Chi tiết: TK 1521: 465611437 TK1522: 160222616 TK 1524: 12734923 - Nợ TK 153: 10447 454 (Chi tiết: TK 1531: 600000 TK 1532: 9874454 - Nợ TK 133: 422980101 - Có TK 331: 691314440 - Khi thanh toán với người bán, kế toán phản ánh tình hình thanh toán và ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán phải ghi nợ TK 331, có các TK... và ghi vào mặt nhật ký chứng từ số 1 (nếu trả bằng tiền mặt) , ghi vào nhật ký chứng từ số 2 ( nếu trả bằng tiền gửi ngân hàng), kế toán ghi như sau: -Nợ TK 331: 1551914009 - Có TK 111 (1111):758060300 - Có TK 112 (1121):793853709 -Khi hàng về mà Công ty thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán sẽ phản ảnh trên sổ nhật ký chứng từ số 1 như sau: - Nợ TK 152: 57486820 (Chi tiết: TK 1521: 42000000 TK1522: 12206920 TK 1524: 1890000 TK 1525: 1389900 - Nợ TK 153: 3762500 (Chi tiết: TK 1531: 3762500 - Nợ TK 133: 6495300 - Có TK 111 (1111): 67744620 - Chi phí vận chuyển vật tư về công tác thanh toán bằng tiền mặt và được theo dõi trên nhật ký chứng từ số 1, ở Công ty chi phí vận chuyển không tính vào giá trị của vật tư mà được hạch toán riêng cùng chi phí bán hàng kế toán ghi như sau: - Nợ TK 641: 23716600 - Có TK 111: 23716600 ( Số tiền này bao gồm cả chi phí bán hàng) Nếu trong tháng Công ty trả tiền trước nhưng chưa lấy hàng thì kế toán chuyển số dư nợ TK 311 sang tháng sau. Để tiện cho việc theo dõi tình hình nhập vật liệu - công cụ dụng cụ và tình hình thanh toán của người bán hàng, kế toán sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán, dùng để theo dõi chung cho tất cả các đơn vị bán hàng cho Công ty. (biểu số 13) * Cơ sở số liệu và phương pháp ghi sổ này như sau: + Căn cứ vào các hoá đơn, phiếu nhập kho kế toán ghi cột diễn giải, cột hoá đơn và cột phiếu nhập. + Căn cứ vào cột phiếu chi, kế toán ghi cột phiếu chi. + Cột dư đầu tháng: Căn cứ vào cột dư cuối tháng của sổ chi tiết này ở tháng trước để ghi số dư nợ, dư có cho phù hợp. + Cột phát sinh nợ: Ghi nợ TK 331, có các TK... căn cứ vào các chứng từ như phiếu chi tiền mặt, giấy báo nợ của ngân hàng... kế toán ghi sổ theo đúng các nội dung cho phù hợp. + Cột phát sinh có: Khi mua loại vật tư gì chưa thanh toán với người bán, căn cứ vào số tiền ghi trên hoá đơn và phiếu nhập kho kế toán ghi vào cột ghi có TK 331 nợ các TK... + Số dư cuối tháng: Căn cứ vào số dư đầu tháng, tổng phát sinh nợ, tổng phát sinh có kế toán tính ra số dư cuối tháng để ghi số dư nợ, dư có cho phù hợp. Vật tư mua về công ty có trường hợp thanh toán bằng ngoại tệ, nên ghi sổ kế toán phải quy đổi ra VNĐ. Do đó, việc hạch toán ngoại tệ ở Công ty sẽ được theo dõi như sau: VD: Trong tháng 1, Công ty Cổ phần may và dịch vụ Hưng Long mua bông của Công ty liên doanh sản xuất bông EVC Hà Nội với tổng số tiền là 24981 USD ( theo hoá đơn số 014499 + 014471). Ngày 5/2/2005 Công ty thanh toán tiền thì tỉ giá lúc đó là: 1 USD = 15739 VNĐ. Số tiền công ty phải trả là: 24981 x 15739 = 393.175.959 VNĐ Nếu trước ngày 5/2/2004 mà kế toán vảo sổ chi tiết thanh toán với người bán thì tại thời điểm này tỷ giá lại khác, khi đó kế toán phải phản ánh khoản chênh lệch tỷ giá lên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Nhưng ở công ty thì kế toán lại vào sổ chi tiết thanh toán với người bán sau ngày trả tiền( sau ngày 5/2) nên kế toán vẫn lấy tỷ giá của ngày 5/2, tương ứng với số tiền là 393.175.959 VNĐ, do đó không phát sinh chênh lệch tỷ giá. Vì vậy mà trên sổ chi tiền thanh toán với người bán của tháng 1 kế toán không phản ánh TK 413 - Chênh lệch tỷ giá. ở Công ty, sổ chi tiết thanh toán với người bán tập chung cho tất cả các đơn vị bán hàng cho Công ty, việc ghi chép lại chưa khoa học, do đó chưa theo dõi được một cách chính xác quan hệ thanh toán giữa Công ty với từng đơn vị cung cấp. Hơn nữa, sổ này giống sổ nhật ký chứng từ số 5, mặc dù vậy kế toán vẫn nhập nhật ký chứng từ số 5. Nhưng cả 2 sổ này đều được ghi chép như nhau nên kế toán chủ yếu theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Cuối tháng khi nhập sổ cái các tài khoản có liên quan thì kế toán có thể căn cứ vào sổ chi tiết theo dõi thanh toán hoặc nhật ký chứng từ số 5 đều như nhau. Trong tháng, tiền mua vật tư được thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng, kế toán sẽ theo dõi qua nhật ký chứng từ 1 ( ghi có TK 1111) và nhật ký chứng từ số 2 ( ghi có TK 1121). * Nhật ký chứng từ số 1: Ghi có TK 1111. (biểu số 14) Sổ này được mở theo từng tháng, kế toán tập hợp tất cả các chứng từ thanh toán bằng tiền mặt cho các đối tượng liên quan trong tháng như chi thanh toán nợ với người bán, chi để mua vật tư, chi cho vận chuyển vật tư về kho... cuối tháng tính tổng số tiền và ghi vào nhật ký chứng từ số 1, sau đó kế toán đối chiếu số nợ ở phần ghi có TK 1111, nợ TK 331 ở nhật ký chứng từ số 1 với số liệu ở phần ghi nợ TK 331, có TK 1111 ở sổ chi tiết thanh toán với người bán, tổng cộng phải khớp nhau. * Nhật ký chứng từ số 2: Ghi có TK 1121 Cũng như nhật ký chứng tư số 1, sổ này được mở theo từng tháng, kế toán tập hợp các chứng từ liên quan đến việc trả bằng tiền gửi ngân hàng trong tháng. Cuối tháng tính tổng số tiền và ghi vào nhật ký chứng từ số 2. Sau đó tiến hành đối chiếu số liệu ở phần ghi nợ TK 331, có TK 1121 ở sổ chi tiết thanh toán với người bán và phần ghi có TK 1121, nợ TK 331 ở nhật ký chứng từ số 2, số liệu dòng tổng cộng phải khớp nhau. Qua đó, ta thấy được kế hoạch tổng hợp nhập vật liệu - công cụ ở Công ty Cổ phần may và dịch vụ Hưng Long được nhập từ nhiều nguồn khác nhau ở cả trong nước và nước ngoài với số lượng và chủng loại phong phú, kế toán phải phản ánh chính xác để có thể nắm bắt được kịp thời đặc điểm, tầm quan trọng của từng đơn vị cung cấp vật tư để từ đó có những biện pháp thích hợp đảm bảo cho vật tư được luân chuyển liên tục phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. Trong tháng, để phản ánh giá trị nhập và hay xuất ra của vật liệu- công cụ, dụng cụ thì kế toán thực hiện lập bảng kế số 3 - tính giá thành thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ. (biểu số 16) * Phương pháp lập các cách ghi bảng kê số 3 như sau: I. Số dư đầu tháng: Số liệu lấy từ dòng tổng kho cuối tháng của bảng kê số3, tháng trước. II. Số phát sinh trong tháng: Số liệu lấy từ dòng tổng cộng của số chi tiết tài khoản 331 và các nhật ký chứng từ liên quan. III. Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng: I +II IV. Xuất trong tháng: Vật tư xuất dùng trong tháng: Lấy giá thực tế từ số liệu tổng hợp xuất của mỗi loại vật tư tập hợp từ các chứng từ xuất. V. Tồn kho cuối tháng: III - IV Bảng kê số 3 được lập với mục đích là tính giá thành thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ khi doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán. Mặc dù Công ty sử dụng giá thực tế nhưng vẫn lập bảng kê này với mục đích chính là thấy được tình hình nhập - xuất vật liệu - công cụ dụng cụ và làm cơ sở để lập bảng phân bổ vật liệu- công cụ dụng cụ. 4.2 Kế toán tổng hợp xuất vật liệu - công cụ: ở Công ty, việc quản lý vật tư không chỉ ở khâu thu mua, bảo quản, dự trữ mà khâu xuất dùng vật tư cần phải được quản lý chặt chẽ, bởi vì đây là khâu cuối cùng của vật liệu - công cụ dụng cụ khi chuyển dịch giá trị của nó vào giá trị sản phẩm sản xuất ra. Vật liệu xuất kho chủ yếu là sử dụng cho kho sản xuất, quản lý và phục vụ cho quá trình sản xuất, ngoài ra có thể xuất dùng vào việc cắt mẫu kỹ thật. Để phản ánh một cách chính xác vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho cho các đối tượng sử dụng thì kế toán phải căn cứ vào các chứng từ xuất kho, phân loại các đối tượng sử dụng và tính giá vốn thực tế của vật liệu - công cụ xuất kho. ở Công ty , giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho được tính theo giá thực tế bình quân gia quyền của vật liệu - công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. Theo phương pháp này, kế toán sẽ theo dõi tình hình xuất kho và tính giá thực tế của vật liệu- công cụ dụng cụ xuất kho trên cơ sở số liệu ở cột số lượng thực xuất của phiếu xuất kho ( vì trường hợp xuất vật liệu - công cụ dụng cụ thì trên phiếu xuất kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng, không ghi chỉ tiêu giá trị). Vật liệu - công cụ dụng cụ khi xuất kho được kế toán theo dõi và hạch toán như sau: - Khi xuất kho vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất kế toán phản ánh vào bên nợ TK 621 đối ứng với bên có TK 152 như sau: - Nợ TK 621 - Có TK 152 ( chi tiết) - Xuất vật tư thay thế, sửa chữa, kế toán ghi: - Nợ TK 627 - Có TK 152 ( chi tiết) - Có TK 153 ( chi tiết) - Xuất bao bì phục vụ cho việc bán hàng, kế toán ghi: - Nợ TK 641 - Có TK 153 ( chi tiết) - Xuất vật tư dùng cho việc quản lý, kế toán ghi: - Nợ TK 642 - Có TK 152 ( chi tiết) - Có TK 153 ( chi tiết) Việc hạch toán tổng hợp xuất vật liệu - công cụ dụng cụ ở Công ty được thực hiện theo từng bước sau: ở các xí nghiệp, bộ phận thống kê của các xí nghiệp căn cứ vào các chứng từ xuất kho đã tập hợp được trong tháng và phân loại vật liệu theo từng chứng từ sử dụng sau đó tiếp tục phân bổ vật liệu đó cho từng mã sản phẩm xuất ra. Cuối tháng bộ phận kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ xuống các xí nghiệp tập hợp các bảng phân bổ của các xí nghiệp sau đó tiến hành phân bổ vật liệu cho từng mã sản phẩm chung cho toàn Công ty (biểu số 17). Đối với công cụ dụng cụ thì được sử dụng chung cho toàn xí nghiệp, bộ phận thống kê của xí nghiệp có trách nhiệm tập hợp tất cả các chứng từ xuất công cụ - dụng cụ rồi tính ra tổng giá trị của công cụ dụng cụ. Riêng công cụ dụng cụ phục vụ cho việc bán hàng và phục vụ quản lý thì thì do chính bộ phận kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ đảm nhận công việc tập hợp và tính giá trị thực tế của công cụ dụng cụ xuất dùng theo phương pháp mà Công ty áp dụng. Trên cơ sở các bảng phân bổ đã được tập hợp, kế toán tiến hành lập bảng phân bổ vật liệu - công cụ dụng cụ (biểu số 18). Bảng phân bổ vật liệu - công cụ dụng cụ được mở hàng tháng và phân bổ toàn bộ số vật liệu - công cụ dụng cụ xuất dùng cho các đối tượng sử dụng trong tháng. Cơ sở lập bảng này là các bảng phân bổ của xí nghiệp và các bảng có liên quan. Trên cơ sở số liệu ở bảng này sẽ được sử dụng để lập nhật ký chứng từ số 7 và tính giá thành sản phẩm. Vì vậy, hạch toán các nghiệp vụ xuất vật liệu công cụ dụng cụ là khâu quan trọng, nếu được tổ chức tốt khâu này sẽ là cơ sở cho việc hạch toán chính xác giá thành sản phẩm. Ngoài các sổ mà kế toán của Công ty theo dõi, các nghiệp vụ nhập xuất vật liệu - công cụ dụng cụ thì cuối mỗi tháng kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ còn lập sổ cái các tài khoản nhằm theo dõi tổng hợp số dư đầu năm, phát sinh nợ, phát sinh có, số dư cuối tháng của các tài khoản theo từng tháng. Biểu số 18: bảng phân bổ vật liệu - công cụ dụng cụ Tháng 1/2005 Số TT Ghi có các TK Ghi nợ các TK (đối tượng sử dụng) TK 152 TK153 1521 1522 1523 1524 1525 1531 1532 1 TK621-CPNVL thị trường 1840869560 333236821 Mã HY - 107 1260864 6538960 103 14389914 4568681 108 5000127 2064503 105 61729775 5053631 94 13520798 15273394 7008 9640782 12588664 91 36028771 8590531 86 11426783 7691710 93 3730680 5716544 99 4613016 5691002 46 59874001 4173149 2045 16460427 102 6771370 4083222 80 26818917 4442946 72 4227924 19025523 106 4309510 97 17864660 10880908 81 242675728 52705138 4132 7756271 4512148 109 236468 4369303 98 3225365 2068772 87 7130594 6159849 1998 891506560 118990611 PT 1,2,3,4 375036527 18902712 PT 11 5133731 90 2159928 3951252 2 TK 627 - CPSXC 796017 18490799 124700 3701084 Xí nghiệp may I 363982 4847245 Xí nghiệp may II 2306719 Xí nghiệp may III 3781525 Xí nghiệp may IV 432035 Xí nghiệp may V 124700 1705378 Xí nghiệp may VI 1753842 Xí nghiệp may VII 1842242 241864 Xí nghiệp may Mỹ Văn 5713068 3 TK 641 - CPBH 4 TK 642 - CPQLDN 2930440 938833 Cộng 1840869560 333236821 796017 21421239 124700 4639917 36277989 Biểu số 19 Sổ cái TK 1521 Tháng 1/2005 Số dư đầu năm Nợ Có 1839674359 Số TT Ghi có các TK đối ứng nợ với TK này Tháng 1 Cộng 1111 331 42000000 4656114437 42000000 4656114437 1 Cộng phát sinh nợ 507611437 507611437 2 Tổng số phát sinh có 1840869560 1840869560 3 Số dư cuối tháng nợ Có 506416236 Biểu số 20: Sổ cái TK 331 Tháng 1/2005 Số dư đầu năm Nợ Có 1400196468 Số TT Ghi có các TK đối ứng nợ với TK này Tháng 1 Cộng 1111 1121 641 642 758060300 793853709 8207000 32124745 758060300 793853709