Đề tài Tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu ở công ty Cơ giới và xây lắp số 13

Lời nói đầu Để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải có đầy đủ ba yếu tố cơ bản là : lao động, tư kiệu lao động và đối tượng lao động. Là một trong ba yếu tố chủ yếu củ quá trình sản xuất nên nếu thiếu nguyên vật liệu thì doanh nghiệp không thể tiến hành được các hoạt động sản xuất và xây dựng. Trên thực tế, vấn đề này không chỉ đơn giản là có và sử dụng vật liệu mà điều kiện quan trọng là phải sử dụng có hiệu quả, tránh tình trạng cung cấp thiếu hoặc thừa nguyên vật liệu. Muốn vậy phải có một chế độ quản lý thích đáng, toàn diện đối với vật liệu từ khâu cung cấp cả về số lượng, chủng loại, chất lượng và thời hạn cung cấp để đảm bảo hoạt động bình thường của quá trình sản xuất kinh doanh. Hiệu quả quản lý vật liệu quyết định hiệu quả sử dụng vốn lưu động và chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp. Vì vậy, nhất thiết phải xây dựng chu trình quản lý vật liệu một cách khoa học, điều này không chie có ý nghĩa về mặt kế toán mà giúp cho hạch toán vật liệu được chính xác mà còn là một vấn đề có ý nghĩa thựct tiến ở tầm vi mô, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động sản xuất kinh doanh. Công ty cơ giới và xây lắp 13 là mộg doanh nghiệp nhà nước chuyên ngành xây dựng công nghiệp, xử lý móng công trình, xây dựng các công trình giao thông thuỷ lợi, thuỷ điển, lắp máy, xây dựng các công trình dân dụng, sản xuất vật liệu xây dựng. Do có những đặc thù riêng của ngành mà việc quản lý vật liệu gặp nhiều khó khăn, yêu cầu quản lý vật liệu cần được quan tâm đúng mưc. Để quản lý sử dụng vật liệu có hiệu quả thì việc kế toán vật liệu là một yêu cầu tất yếu. Qua quá trình thực tế kế toán vật liệu tại công ty, tôi thấy được tầm quan trọng của kế toán vật liệu. Do đó tôi chọn để tài : “ Tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu ở công ty Cơ giới và xây lắp số 13 ”. Qua đó tôi đã mạnh dạn đưa ra một vài ý kiến nhận xét với mong muốn hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu ở công ty. Kết cấu chuyên đề : Lời mở đầu Chương 1 : Lý luận về công tác kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu ở doanh nghiệp xây dưng Chương 2 : Thực trạng kế toán vật liệu và phân tích tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu ở công ty Cơ giới và xây lắp số 13 Chương 3 : Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu ở công ty Cơ giới và xây lắp số 13 Kết luận Với tinh thần làm việc nghiêm túc, khẩn trương, sự cố gắng của bản thân và sự giúp đỡ tận tình của thầy Mai Ngọc Anh và các thầy cô giáo trong khoa Kế toán, các cán bộ trong công ty Cơ giơi số 13, chuyên để này đã được hoàn thành đúng thời hạn. Mặc dù vậy, do trình độ bản thân có hạn, kiến thức thực tế còn hạn chế nên chuyên đề này không tránh khỏi thiếu sót và khiếm khuyết. Vì vậy bản thân tôi rất mong đựơc sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo để chuyên đề này đựơc hoàn thiện hơn chính xác hơn, tính thực tế cao hơn và đem lại hiệu quả sản xuất cao nhất. Tôi xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội ngày ….. tháng …. năm Người thực hiện Phạm Văn Đức Mục lục Chương 1 : Lý luận chung về tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình cung cấp sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây dựng Trang Chương 1 : Lý luận chung về tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình cung cấp sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây dựng……………………………………………………... 1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình cung cấp, sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây dưng……………………………………………………... 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm, vị trí của nguyên vật liệu trong sản xuất 1.1.2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp ………... 1.1.3. Vai trò của kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình cung cấp sử dụng nguyên vật liệu …………………………………... 1.1.4. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp ….. 1.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu trong doanh nghiệp……... 1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu …………………………………….. 1.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu …………………………………….. 1.3. Tổ chức quá trình hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 1.3.1. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu…………………………… 1.31.1. Chứng từ sử dụng.…………………………………………… 1.3.1.2. Sổ kế toán chi tiết vật liệu………………………………….. 1.3.1.3. Kế toán chi tiết vật liệu……………………………………... 1.3.2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu………………………….. 1.3.2.1. Các phương pháp hạch toán tổng hơp về nguyên vật liệu…... 1.3.2.2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX……………………………………………………………….. 1.3.2.3. Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ…………………………………………………………………… 1.3.3. Hình thức kế toán……………………………………………... 1.4. Sự cần thiết kế toán phải phân tích tình hình quản lý chi phí sản xuất và sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp……….. 1.4.1. Mục đích phân tích…………………………………………… 1.4.2. Nội dung phân tích……………………………………………. 1.4.3. Căn cứ phân tích………………………………………………. 1.4.4. Phương pháp phân tích………………………………………... Chương 2 : Thực trạng kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu ở công ty cơ giới và xây lắp số 13……………………………………………………………………. 2.1. Đặc điểm chung về công ty Cơ giới và Xây lắp số 13………….. 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty………………… 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty Cơ giới và xây lắp số 13.. 2.1.3. Đặc điểm cơ bản về kinh tế - kỹ thuật của công ty 2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty 2.1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty 2.1.5.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 2.1.5.2. Hình thức kế toán sử dụng ở công ty 2.2. Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu ở Công ty Cơ giới và Xây lắp số 13 2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu tại công ty 2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu ở công ty 2.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu ở công ty 2.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Cơ giới và Xây lắp số 13 2.3.1. Kế toán tổng hợp tình hình biến động tăng nguyên vật liệu tại Công ty Cơ giới và Xây lắp số 13 2.3.2. Kế toán tổng hợp biến động giảm nguyên vật liệu tại Công ty Cơ giới và Xây lắp số 13 2.4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công ty Cơ giới và Xây lắp số 13 2.4.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho 2.4.2. Phương pháp ghi chép ở các đội công trình 2.5. Phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Cơ giới và Xây lắp số 13 Chương 3 : Một sô ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cơ giới và Xây lắp số 13 3.1. Khái quát chung về công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cơ giới và Xây lắp số 13 3.2. Một số kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Cơ giới và Xây lắp số 13 Chương I Lý luận chung về tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình cung cấp, sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây dựng 1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình cung cấp, sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây dựng. 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm, vị trí của nguyên vật liệu trong sản xuất. Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường, doanh nghiệp phải biết mình là ai, hoạt động như thế nào để thu lợi nhuận tối đa trên cơ sở tôn trọng pháp luật và giải quyết hài hoà mối quan hệ kinh tế – xã hội. Đối tượng lao động là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu mà các doanh nghiệp phải quan tâm tới trong quá trình tiến hành sản xuất kinh doanh mà biểu hiện cụ thể của nó là nguyên vật liệu. Vật liệu là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản trong qua trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào quá trình sản xuất của doanh nghiệp, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Nguyên vật liệu là một nhân tố quan trọng tác động đến quá trình sản xuất. Việc cung cấp nguyên vật liệu có đầy đủ hay không có ảnh hưởng lớn đến kế hoạch sản xuất của xí nghiệp. Sản xuất sẽ ngừng nếu thiếu nguyên vật liệu. Nhưng nếu có đầy đủ nguyên vật liệu rồi vẫn chưa đủ mà phải quan tâm đến chất lượng nguyên vật liệu. Chất lượng nguyên vật liệu tồi không làm ra sản phẩm tốt. Do đó, xí nghiệp không những cần tuân theo những biện pháp kĩ thuật trong chế tạo sản phẩm mà cần phải hết sức quan tâm đến chất lượng nguyên vật liệu. Đó là một vấn đề mà mọi doanh nghiệp đều phải quan tâm đến trong nền kinh tế thị trường. Chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm. Do đó việc cung ứng vật liệu có đầy đủ, kịp thời hay không sẽ ảnh hưởng đến sản xuất, đến tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp, đồng thời chất lượng của nguyên vật liệu quyết định đến chất lượng của sản phẩm. Như vậy, sản xuất sẽ không tiến hành được nếu không có nguyên vật liệu hoặc nếu có nhưng chất lượng kém làm ảnh hưởng đến giá trình của doanh nghiệp. 1.1.2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, nguyên vật liệu được coi là một yếu tố chi phí. Do đó yêu cầu quản lý vật liệu cần được xác định rõ để tránh trường hợp đáng tiếc xảy ra. Trong các doanh nghiệp, nguyên vật liệu rất đa dạng, bao gồm nhiều loại. Tuy thế nhưng doanh nghiệp cần có đầy đủ thông tin chi tiết về từng thứ nguyên vật liệu đó, kể cả chi tiêu hiệ vật lẫn giá trị. Có thế mới đáp ứng được mức độ chính xác trong hoạch toán nguyên vật liệu, thuận lợi cho cán bộ quản lý khi cần thiết. Để tổ chức tốt công tác quản lý nguyên vật liệu nói chung và hoạch toán nguyên vật liệu đòi hỏi các doanh nghiệp phải đảm bảo một số điều kiện nhất định. - Trước hết doanh nghiệp phải có đầy đủ hệ thống kho tàng để bảo quản nguyên vật liệu. Tại kho phải trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản, các phương tiện cân đo, đong đếm cần thiết. Phải có đủ số nhân viện bảo vệ và thủ kho có nghiệp vụ bảo quản thích hợp, nắm vững và thực hiện tốt việc hạch toán ban đâu ở kho. Nguyên vật liệu trong kho phải được sắp xếp gọn gàng theo trật tự xác định, theo đúng yêu cầu kỹ thụât và bảo quản thuận lợi cho việc xuất, nhập, kiểm tra. Bên cạnh việc xây dựng và tổ chức kho tàng doanh nghiệp cần phải xác định mức dự trữ cần thiết, tối đa, tối thiểu cho sản xuất, xây dựng các mức tiêu hao nguyên vật liệu sử dụng cũng như các định mức hao hụt trong vận chuyển, bảo quản. Mặt khác, cần thực hiện đầy đủ các quy định về việc lập sổ danh điểm nguyên liệu, vật liệu, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ hạch toán tổng hợp và chi tiết nguyên liệu, vật liệu theo đúng chế độ quy định. Đồng thời thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu nguyên vật liệu, xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý sử dụng nguyên vật liệu trong toàn doanh nghiệp và ở từng tổ, đội, phân xưởng sản xuất. 1.1.3. Vai trò của kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình cung cấp sử dụng nguyên vật liệu. Như chúng ta đã biêt, mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp là đạt được lợi nhuận tối đa. Muốn vậy doanh nghiệp phải tăng cường hạ thấp chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm… để làm được điều này doanh nghiệp phải kiểm soát chặt chẽ tình hình quản lý, sử dụng có hiệu quả các yếu tố đầu vào mà đặc biệt là nguyên vật liệu. Do yêu cầu như vậy nên doanh nghiệp cần phải có một công cụ để kiểm soát quá trình đó, mà các công cụ đó chúng ta không thể không nhắc đến đó là công cụ kế toán. Kế toán nguyên vật liệu có vai trò theo dõi tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu. Phân tích tình hình đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất thực chất là nghiên cứu một trong các yếu tố chủ yếu của sản xuất. Thông qua việc nghiên cứu vấn đề này giúp cho doanh nghiệp thấy rõ ưu nhược điểm trong công tác cung cấp và sử dụng nguyên vật liệu. Từ đó có biện pháp đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chủng loại và quy cách phẩm chất, sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả nguyên vật liệu. Không để xảy ra tình trạng cung cấp thiếu nguyên vật liệu gây ngừng sản xuất, thừa nguyên vật liệu gây ứ đọng vốn hay sử dụng lãng phí nguyên vật liệu gây thiệt hại cho doanh nghiệp. 1.1.4. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Từ những đặc điểm và yêu cầu quản lý của nguyên vật liệu đặt ra cho các nhà doanh nghiệp nói chung và những người làm công tác hạch toán nói riêng những nhiệm vụ quan trong trong hạch toán nguyên vật liệu. - Phản ánh chính xác, kịp thời, trung thực số lượng, chất lượng và giá thành thức tế nguyên vật liệu thu mua nhập kho. Từ đó kiểm tra và giám sát được tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư kỹ thuật phục vụ cho sản xuất và các khoản chi phí mua khác. - Tổng hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng và giá trị vật liệu tồn kho, kiểm tra việc chấp hành các định mức dự trữ vật liệu, tổ chức bảo quản và thực hiện các thủ tục nhập kho, xuất kho, phát hiện kịp thời mức độ, nguyên nhân thừa thiếu, ứ đọng, hư hỏng, mất chất lượng. - Tiến hành kiểm kê hoạch vật liệu, phân tích tình hình và hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, lập đầy đủ, kịp thời các báo cáo về nhập - xuất – tồn và sử dụng nguyên vật liệu. 1.2. Phân tích và đánh giá nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. 1.2.2. Phân loại nguyên vật liệu. Mỗi một doanh nghiệp sẽ không thể tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu được nếu không có sự phân loại hợp lý. Trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều thứ có vai trò, công dụng, tính chất khác nhau và thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất. Do đó việc phân loại nguyên vật liệu theo nhiều tiêu thức khác nhau như phân loại theo công dụng, theo nguồn nhập nguyên vật liệu, phân theo quyền sử dụng. Nhưng nhìn chung nguyên vật liệu được phân theo công dụng thực tế của nó tức là xem xét nguyên vật liệu theo vai trò và tác dụng của nó trong sản xuất kinh doanh. - Nguyên vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công chế biến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm. - Vật liệu phụ : Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ dụng cụ được hoạt động bình thường hoặc được sử dụng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. - Nhiên liệu : Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh như than đá, củi, xăng.. - Phụ tung thay thế : Là các chi tiết, phục tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc thiết bị.. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : Bao gồm các vật liệu và thiết bị ( cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ, …) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. - Phế liệu : Là các vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( phôi bào, vải vụn, gạch sắt…) - Vật liệu khác : Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như : bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng…. 1.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu. Theo quy định chung của chuẩn mực quốc tế, kế toán nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu phải phản ánh theo đúng thực tế. Đó chính là chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có được nguyên vật liệu. Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong thực tế thể có thuế VAT ( nếu tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) hay không có thuế VAT ( nếu tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ ). * Đối với vật liệu mua ngoài : Giá thực tế của nguyên vật liệu được xác định tùy theo nguồn nhập : Trị giá thực tế của = Giá mua ghi + Chi phí + Thuế NK - Các khoản giảm VL mua ngoài trên HĐ thu mua ( nếu có ) giá hàng mua Chi phí thu mua thực tế bao gồm phi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nguyên vật liệu thu, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lưu kho, lưu hàng… * Với vật liệu tự sản xuất: Tính giá theo giá thành sản xuât thực tế ( giá thành sản phẩm công xưởng thực tế ) * Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến : Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan ( tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển bốc dỡ…) * Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị tổ chức cá nhân tham gia liên doanh : Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng chi phí tiếp nhận ( nếu có ). * Với phế liệu : Giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. Trong thực tế việc hạch toán vật liệu biến động hàng ngày theo giá thực tế hết sức khó khăn, phức tạp. Vì vậy để đơn giản cho công tác hạch toán hằng ngày, kế toán có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép về mặt giá trị. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch do doanh nghiệp xây dựng hoặc một giá ổn định trong thời kỳ hạch toán. Sau đó cuối kỳ kế toán tính ra giá thực tế của nguyên vật liệu rồi điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế. Nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng giá trị thức tế theo dõi tình hình chuyển nguyên vật liệu thì phải căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp để lựa chọn phương pháp tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho phù hợp. Các doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi thì phải giải thich rõ ràng. * Phương pháp đơn giá mua thực tế tốn đầu kỳ. Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất kho được tính như sau: Trị giá vật liệu = Số lượng vật liệu ´ Đơn giá thực tế xuất kho trong kỳ xuất trong kỳ vật liệu tốn đầu kỳ Trong đó : Đơn giá thực tế = Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ vật liệu tồn đầu kỳ Số lượng vật liệu tồn cuối kỳ Phương pháp này có ưu điểm là tính ngay được tổng giá trị vật liệu xuất kho ( đơn giá tồn đầu kỳ này là đơn giá tồn đầu kỳ trước). Công việc dàn đều trong kỳ kế toán. Nhưng trong trường hợp có ảnh hưởng của lạm phát hoặc thiểu phát trị giá vật liệu xuất kho không cập nhật đúng theo giá trị thực tế. Nếu đơn giá tồn đầu kỳ cao so với giá cập nhật trong kì và số liệu xuất kho lớn sẽ dẫn tới tài khoản hàng tồn kho có số dư bên có ( âm về giá trị và số lượng ). Phương pháp này chỉ thích hợp trong điều kiện mặt bằng giá ổn định. * Phương pháp đơn giá bình quân gia quyền Công thức : Đơn giá thực tế = Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ bình quân Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu, tần suất nhập xuất lớn. Phương pháp này tuy đơn giản, dê làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. * Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh Theo phương pháp này vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất kho. Khi xuất kho vật tư lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng và đơn giá nhập kho thực tế theo phương pháp đánh giá vật liệu để tính ra giá thực tế xuất kho của lô hàng để tính ra giá trị thực tế vật liệu xuất kho. Phương pháp này có ưu điểm là theo dõi chính xác về gía lúc nhập và xuất kho nhưng có nhược điểm là khó theo dõi nếu doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu và công việc kế toán vật liệu rất phức tạp. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, trình độ cán bộ kế toán chưa cao. Phương pháp nhập trước xuất trước ( FIFO) Phương pháp này dựa trên giả thiết là nguyên vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Trên thực tế có thể nhập, xuất kho không theo thứ tự như giả thiết nhưng khi tính toán thì tính theo giả thiết. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. * Phương pháp nhập sau xuất trước ( LIFO) Phương pháp này dựa trên giả thiết là nguyên vật liệu nhập kho sau cùng sẽ được xuất trước tiên và tính trị giá xuất kho thực tế của nguyên vật liệu theo giá vừa mới nhập lần cuối. Khi hết lô hàng nhập lần cuối mới đến lô hàng nhập trước. Giả thiết nhập sau xuất trước là tính đến thời điểm xuất kho nguyên vật liệu chứ không hẳn đến cuối kỳ hạch toán mới xác định. Phương pháp này ngược lại với phương pháp FI FO ở trên và nó thích hợp trong trường hợp lạm pháp. * Phương pháp tính giá thực tế bình quân liên hoàn Theo phương pháp này sau mỗi lần nhập kế toán phải xác định giá đơn vị bình quân của từng danh điểm vật liệu. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng nguyên vật liệu xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp nhau để xác định giá thực tế của nguyên vật liệu. Phương pháp này tính toán rất phức tạp vì vậy chỉ nên sử dụng ở dạng những doanh nghiệp thực hiệ kế toán bằng máy vi tính. Phương pháp đánh giá theo giá hạch toán Trong thực tế việc hạch toán nguyên vật liệu biến động hằng ngày theo giá thực tế là một việc làm hết sức phức tạp, khó khăn và mất nhiều công sức. Để khắc phục khó khăn trên và đơn giản công việc hạch toán nguyên vật liệu các doanh nghiệp có thế sử dụng một loại giá ổn định gọi là giá hạch toán. Giá hạch toán có thể lấy giá theo kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trước và được quy định thống nhất trong một kỳ hạch toán. Giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc thanh toán và hạch toán tổng hợp về nguyên vật liệu khi sử dụng giá hạch toán hằng ngày kế toán ghi sổ về nhập, xuất, tồn kho bật tư theo giá hạch toán. Trị giá hạch toán vật tư nhập = Số lượng vật tư nhập ( xuất ) ´ Đơn giá hạch toán Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế theo các cách sau : - Phương pháp hệ số giá giữa giá mua thực tế và gía hạch toán của nguyên vật liệu luân chuyển trong kỳ theo công thức Hệ số giá = Trị giá thực tế của VL tồn đầu kỳ nhập ( xuất ) + Giá trị thực tế VL Nhập trong kỳ Trị giá hạch toán VL đầu kì + Trị giá hạch toán VL nhập trong kì Hệ số chênh lệch giữa thức tế và giá hạch toán của nguyên vật liệu có thể tính cho từng loại hoặc cho từng nhóm nguyên vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin. Trị giá thực tế của VL xuất kho trong kì = Giá trị hạch toán của VL xuất kho trong kì ´ Hệ số giá Trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu, tuỳ từng điều kiện cụ thể về giá vật liệu ở doanh nghiệp biến động thường xuyên hay tương đối ổn định… mà doanh nghiệp lựa chọn phương pháp tính giá vật tư xuất dùng cho phù hợp. Đồng thời lựa chọn cách đánh giá vật tư theo giá hạch toán hay thực tế. Mỗi cách đánh giá vật tư đều có những hạn chế nhất định. Vì vậy mỗi doanh nghiệp áp dụng một phương pháp tính giá vật tư đơn giản trong việc ghi sổ kế toán mà lại phù hợp với điều kiện cụ thể của mình nhằm khắc phục những hạn chế, đó là một yêu cầu cần thiết. Khi đó tổ chức công tác kế toán vật tư mới đạt hiệu quả cao. 1.3. Tổ chức quá trình hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. 1.3.1. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. 1.3.1.1. Chứng từ sử dụng: Theo chế độ chứng từ kế toán hiện hành trên cơ sở các chứng từ gốc, kế toán nguyên vật liệu phải thực hiện việc lập đầy đủ các chứng từ sau về vật liệu: - Phiếu nhập kho ( mẫu 01 - VT) - Phiếu xuất kho ( mẫu 02 – VT ) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03 – VT ) - Biên bản kế hoạch vật tư, sản phẩm, hàng hoá ( mẫu 08 – VT ) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02 – BH ) - Hoá đơn cước phí vận chuyển ( mẫu 03 – BH ) Ngoài các chứng từ sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào tình hình, đặc điểm và yêu cầu quản lý vật liệu ở đơn vị mà sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn như : Phiếu xuất kho vật tư theo hạng mức ( mẫu 04 – VT) , biên bản kiểm nghiệm vật tư ( mẫu 05 – VT)…hoặc thiết kế thêm các chứng từ nội bộ khác. 1.3.1.2. Sổ kế toán chi tiết vật liệu. Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết mà kế toán các sổ kế toán chi tiết sau : - Sổ ( thẻ ) kho - Sổ ( thẻ) chi tiết vật liệu. - Sổ đối chiếu, luân chuyển vật liệu. - Sổ số dư. … 1.3.1.3. Kế toán chi tiết vật liệu. * Phương pháp ghi thẻ song song. Phương pháp này đước áp dụng cho doanh nghiệp có chủng loại vật liệu ít, tình hình nhập, xuất hàng ngày không diễn ra thường xuyên, liên tục, trình độ kế toán của cán bộ chưa cao. - ở kho : Hằng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất vật liệu để ghi số lượng nguyên vật liệu thực nhập, thực xuất vào sổ ( thẻ ) kho có liên quan. thẻ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn trên thẻ kho với số tồn nguyên vật liệu thực tế công ở kho. Hằng ngày hoặc định kì 3 ngày một lần sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển đổi toàn bộ chứng từ nhập – xuất về phòng kế toán. - ở phòng kế toán : Phòng kế toán mở thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu tương ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lượng và giá trị. Hằng ngày hoặc định kỳ 3 á 5 ngày một lần sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất của thủ kho chuyển đến, kế toán nguyên vật liệu phải kiểm tra từng chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền, sau đó ghi vào sổ hoặc thẻ chi tiết nguyên vật liệu có liên quan. Cuối tháng, kế toán cộng sổ hoặc thẻ tính ra tổng số nhập, xuất và số tồn của từng thứ nguyên vật liệu rồi đối chiêu với thẻ kho của thủ kho, lập báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về giá trị để đối chiếu với bộ phận kế toán nguyên vật liệu. - Ưu nhược điểm : Phương pháp ghi thẻ song song có ưu điểm là dể làm, dễ đối chiếu, kiểm tra. Nhưng có nhược điểm là ghi chép trùng lặp, khối lượng ghi chép lơn. Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song: Thẻ kho Phiếu xuất Phiếu nhập kho Sổ kế toán chi tiết Bảng kê Nhập – xuất – tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng ngày Đối chiếu cuối tháng * Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển Nội dung: - ở kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song. - ở phòng kế toán : Kế toán sử dụng “ Sổ đối chiếu luân chuyển ” ( biểu 3á 4 ) để ghi chép cho từng thứ vật tư, theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị. “ Sổ đối chiếu luân chuyển ” được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ vật tư được ghi một dòng trên sổ. Hàng ngày, khi nhận được chứng từ xuất – nhập kho, kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ vật tư, chứng từ nhập riêng, chứng từ xuất riêng. hoặc kế toán “ Bảng kê xuất ”, “ Bảng kê nhập ”. Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ ( hoặc từ bảng kê ) để ghi vào sổ “ Số đối chiếu luân chuyển ” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng. Việc đối chiếu số liệu được tiến hành giống như phương pháp ghi thẻ song song ( nhưng chỉ tiến hành vào cuối tháng ). Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau : Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Bảng kê nhập Sổ kế toán tổng hợp Ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng Ưu điểm : Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Nhược điểm : Phương pháp này vẫn còn ghi sổ trung lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng; việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành được vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán. Điều kiện áp dụng : Thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày; phương pháp này thường ít được áp dụng trong thực tế. Sổ đối chiếu luân chuyển Tên hàng Danh điểm vật tư hàng hoá ĐVT Dư đầu tháng 01 Luân chuyển trong tháng 01 Dư đầu tháng 02 Luân chuyển trong tháng 02 … Dư 31/12 SL ST Nhập Xuất SL ST ST SL Nhập Xuất … SL ST SL ST SL ST ST ST SL ST … … * Phương pháp sổ số dư: * Nội dung : - Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép như 2 phương pháp trên. Đồng thời, cuối tháng thủ kho còn ghi vào “ Sổ số dư ” số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật tư, hàng hoá có số lượng. - “ Sổ số dư ” do kế toán lập cho từng kho được mở cho cả năm. trên “Sổ số dư ” vật tư, hàng hoá được sắp xếp thứ, nhóm, loại; sau mỗi nhóm, loại có dòng cộng nhóm, công loại. Cuối mỗi tháng, “ sổ số dư ” - Phòng kế toán : Kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên “ thẻ kho ” của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhâp, xuất kho. Sau đó, kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho và ký phiếu giao nhận chứng từ. Tại phòng kế toán, nhân viện kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ và tổng hợp giá trị ( giá hạch toán ) theo từng nhóm, loại vật tư, hàng hoá để ghi chép vào cột “ số tiền ” trên “ Phiếu giao nhận chứng từ ”, số liệu này được ghi vào “ Bảng kê luỹ kế nhập ” và “ Bảng kê luỹ kế xuất” vật tư hàng hoá. Cuối tháng, căn cứ vào “ Bảng kê luỹ kế nhập ”, “ Bảng kê luỹ kế xuất ” để cộng tổng số tiền theo từng nhóm vật tư, hàng hoá để ghi vào “ Bảng kê nhập – xuât – tồn ”. Đồng thời, sau khi nhận được “ Sổ số dư ” do thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứ vào cột số dư về số lượng và đơn giá hạch toán của từng nhóm vật tư, hàng hoá tương tứng để tính ra số tiền để ghi vào cột số dư bằng tiền. Kế toán đối chiếu số lượng trên cột số dư bằng tiền của “ Sổ số dư ” với trên cột “ Bảng nhập – xuất – tồn ”. Đối chiếu số liệu trên “ Bảng nhập – xuất – tồn ” với sô liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu giao nhận chứng từ Bảng luỹ kê nhập Bảng luỹ kê xuất Bảng kê nhập- xuất- tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng ngày 1.3.2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu . 1.3.2.1. Các phương pháp hạch toán tổng hợp về nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là tài sản lưu động của doanh nghiệp, nó được nhập – xuất kho thường xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm vật liệu của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có phương thức kiểm kê, hạch toán khác nhau. Có doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập, xuất kho. Nhưng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối ki bằng cách cân, đo, đong, đếm…vật liệu cuối kỳ. Tương ứng với 2 phương thức kiểm kê trên, trong kế toán tổng hợp về vật liệu nói riêng, hàng tồn kho nói chung có 2 phương pháp là Phương pháp kê khai thường xuyên và Phương pháp kiểm kê định kỳ. * Phương pháp kê khai thường xuyên : Là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập , xuât, tồn kho vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán. Trong trường hợp áp dụng phương pháp KKTX, các tài khoản kế toán hàng tồn kho nói chung và tài khoản vật liệu nói riêng được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động, tăng giảm của vật tư, hàng hóa. Vì vậy, vật tư, hàng hoá tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kế toán. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư, hàng hoá tồn kho, so sánh, đối chiếu với số liệu vật tư, hàng hoá tồn kho trên sổ kế toán, nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có các giải pháp xử lý kịp thời. Phương pháp KKTX được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có gía trị lớn. * Phương pháp kiểm kê định kỳ : Là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tê, phản ánh gía trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra trị giá vật tư hàng hoá đã xuất trong kỳ theo công thức Trị giá vật tư hàng hoá xuất = Trị giá vật tư hàng hoá nhập ± Chênh lệch trị giá tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ Theo phương pháp này, mọi biến động của vật tư, hàng hoá không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho. Giá trị vật tư hàng hoá mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi và phản ánh trên một tài khoản riên ( TK 611 – mua hàng ). Công tác kiểm kê vật tư hàng hoá được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định giá vật tư, hàng hoá tồn kho trên thực tế để ghi sổ kế toán của các tài khoản hàng tồn kho. Đồng thời căn cứ vào trị gía vật tư, hàng hoá để xác định trị giá vật tư hàng hoá xuất kho trong kỳ làm căn cứ để ghi sổ kế toán của tài khoản mua hàng. Như vậy áp dụng phương pháp KKĐK các tài khoản hàng tồn kho chỉ sử dụng đầu kỳ hạch toán ( để kết chuyển số dư đầu kỳ ) vào cuối kỳ kế toán ( để kết chuyển số dư cuối kỳ ). Phương pháp này thường áp dụng ở những doanh nghiệp có chủng loại vật tư hàng hoá với quy cách, mẫu mã răt khác nhau, giá trị thấp và được xuất thường xuyên. Phương pháp KKĐK có ưu điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán nhưng độ chính xác vật tư hàng hoá xuất dùng cho các mục đích khác nhau bị ảnh hưởng của chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi. 1.3.2.2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. * Tài khoản sử dụng : Để tiến hành kế toán tổng hợp vật liệu, kế toán sử dụng chủ yếu TK 152 – nguyên liệu, vật liệu. TK 152 dùng để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của vật liệu theo trị giá vốn thực tế. Tuỳ thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý chi phí sản xuất của tưng doanh nghiệp, tài khoản 152 được mở thành các tài khoản cấp 2 sau: TK 1521 – nguyên vật liệu chính TK 1521 – vật liệu phụ TK 1521 – nhiên liệu TK 1521 – phụ tùng thay thế TK 1521 – vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản TK 1521 – vật liệu khác. Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản khác như TK 152, TK141, TK133, TK 331 … Sơ đồ hạch toán tổng quăt vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên ( tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ ) TK 331, 111, 112, … Tk 152 TK 621 Tăng do mua ngoài Xuất để chế toạ sản phẩm Tk 1331 TK 241 Xuất vật liệu cho xây dựng cơ TK 151 Tk 627, 641, 642 Hàng đi đường kỳ trước Xuất vật liệu cho sản xuất chung cho bán hàng, cho quản lý TK 411 TK 128, 222 Nhận cấp, phát, nhận góp vốn Xuất góp vốn liên doanh liên doanh TK 642, 3381 TK 1381, 642 Phát hiện thừa khi kiểm kê Phát hiện thiếu qua kiểm kê TK 128, 222 TK 412 Nhận lại vốn góp liên doanh Đánh giá giảm vật liệu Đánh giá tăng vật liệu Sơ đồ 2 : Sơ đồ hạch toán tổng hợp biến động nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên ( Tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) TK 331, 111, 112, 141,… TK 152 TK 621 vật liệu tăng do mua ngoài xuất vật liệu để chế tạo sản phẩm ( theo tổng giá thanh toán ) TK 151 TK 627, 641, 641… hàng đi đường kỳ trước về xuất vật liệu cho các nhu cầu nhập kho khác ở các phân xưởng, xuất phục vụ bán hàng, quản lý, XDCB TK 211, 228, 128 vật liệu tăng do các nguyên nhân khác 1.3.2.3. Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp KKĐK không phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất vật liệu ở TK 152 các TK này chỉ phản ánh giá trị vật tư, hàng hoá tồn đầu kỳ và cuối kỳ. Hàng ngày việc nhập hàng được phản ánh ở TK 611 - Mua hàng, cuối kỳ kiểm kê hàng tồn kho sử dụng công thức cân đối để tính giá hàng xuất kho theo công thức : Trị giá vốn thực tế VT = Trị giá vốn thực tế VT tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế VT nhập trong kỳ - Trị giá vốn thực tế tồn cuối kỳ Tài khoản sử dụng TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản này thường dùng để phản ánh giá trị vật liệu tồn kho Bên Nợ : Phản ánh giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Bên Có : Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ Dư Nợ : Phản ánh giá trị nguyên vật liệu tồn kho TK 151 – Hàng mua đang đi đường Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đẫ mua hoặc chấp nhận mua nhưng đang đi trên đường TK 611 – Mua hàng Tài khoản này dùng để phản ánh giá nguyên vật liệu chưa sử dụng đầu kỳ, cuối kỳ và tăng trong kỳ Bên Nợ : + Trị giá nguyên vật liệu chưa sử dụng trong kỳ + Trị giá nguyên vật liệu tăng thêm trong kỳ Bên Có : + Các khoản chiết khấu mua hàng, giảm giá mua hàng và hàng mua trả lại trong kỳ. + Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu còn lại chưa sử dụng cuối kỳ. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản khác trong quá trình hạch toán biến động nguyên vật liệu như TK 111, TK 112, Tk 331… Sơ đồ 3 : Sơ đồ hạch toán tổng hợp biến động nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK ( tính thuế VAT theo phương pháp trực tiêp) TK 331, 111, 112, 141… TK611 TK621 vật liệu tăng do mua ngoài Xuất vật liệu để chế tạo ( theo tổng giá thanh toán ) sản phẩm TK151 TK627, 641, 642 hàng đi đường kỳ trước về xuất vật liệu cho các nhu cầu nhập kho khác ở phân xưởng, xuất phục vụ Bạch Hổ, QL, XDCB Tk 141, 222, 128…. vật liệu tăng do các nguyên nhân khác Sơ đồ 4 : Hạch toán tổng hợp biến động nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK ( Tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ ) TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152 giá trị vật liệu tồn đầu kỳ, chưa giá trị nguyên vật liệu tồn sử dụng đầu kỳ cuối kỳ TK 111, 112, 331 TK 111, 112, 331 giá trị vật liệu mua vào trong kỳ các khoản chiết khấu, giảm giá được hưởng và trị giá hàng trả lại TK 331 TK 3331 Thuế VAT được Thuế VAT khấu trừ không được khấu trừ TK411 TK 138, 334 nhận cấp phát, tặng thưởng vốn vật liệu thiếu hụt, mất mát cá nhân phải bồi thường TK 412 TK 1381 đánh giá tăng vật liệu vật liệu thiếu chưa rõ nguyên nhân, chờ xử lý TK 642 Số thiếu hụt trong định mức TK 621 k/c giá trị vật liệu xuất dùng trực tiếp sản xuất TK 627, 641, 642 k/c giá trị vật liệu xuất dùng cho các mục đích khác 1.3.3. Hình thức kế toán Tuỳ theo điều kiện, đặc điểm cụ thể của từng doanh nghiệp mà có thể lựa chọn, vận dụng các sổ kế toán khác nhau. Thông thường các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong những hình thức sổ kế toán sau : ã Hình thức kế toán nhập ký chung : Là hình thức mà tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sịnh đều được ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật lý chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khản kế toán các nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh ( được ghi vào cuối tháng ) ã Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Là việc căn cứ trực tiếp vào các chứng từ ghi sổ để ghi sổ. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm : Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái tài khoản ( hàng ngày) ã Hình thức nhật ký chứng từ Theo phương pháp này căn cứ vào tổng số phát sinhbên Có đối ứng với bên Nợ các tài khoản có liên quan ghi vào sổ cái cuối tháng. 1.4. Sự cần thiết phải phân tích tình hình quản lý chi phí sản xuất và sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp 1.4.1. Mục đích phân tích Nguyên vật liệu dùng vào sản xuất bao gồm nhiều loại như nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu … chúng tham gia một lần vào chu kỳ sản xuất và cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nó là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất. Chính vì vậy nếu thiếu nguyên vật liệu thì không thể tíên hành được quá trình sản xuất. Phân tích tình hình đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất thực chất là nghiên cứu một trong các yếu tố của quá trình sản xuất thông qua việc nghiên cứu vấn đề này giúp doanh nghiệp thấy rõ ưu nhược điểm trong công tác cung cấp nguyên vật liệu, đồng thời có biện pháp đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chủng loại và quy cách. Không để xảy ra tình trạng cung cấp thiếu nguyên vật liệu, gây ngừng trệ sản xuất, thừa nguyên vật liệu gây ứ đọng. 1.4.2. Nội dung phân tích Phân tích tình hình cung cấp về tổng khối lượng nguyên vật liệu Phân tích tình hình cung cấp về các nguyên vật liệu chủ yếu Phân tích tình hình khai thác các nguồn nguyên vật liệu Phân tích khoản chi vật liệu trong giá thành sản phẩm 1.4.3. Căn cứ phân tích Đối với việc phân tích tình hình cung cấp về tông khối lượng vật liệu thì cần dựa vào tỉ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp về tổng khối lượng vật liệu. Đối với việc phân tích tình hình cung cấp về các loại vật liệu chủ yếu thì cần phải dựa vào tỉ lệ hoàn thành cung cấp về các loại vật liệu chủ yêu. Đối với việc phân tích tình hình khai thác các loại nguyên vật liệu thì cần dựa vào tình hình khai thác của nguồn khả năng về nguyên vật liệu để đảm bảo cho nhu cầu sản xuất. 1.4.4. Phương pháp phân tích Để đánh giá tình hình cung cấp về tổng khối lượng nguyên vật liệu thì có thể dựa vào công thức sau trong đó : TVT – là tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp về tổng khối lượng nguyên vật liệu Vl1 - là số lượng kế hoạch cung cấp về từng loại nguyên vật liệu Gki – là đơn giá kế hoạch từng loại nguyên vật liệu Nếu Tvt ≥ 100% chứng tỏ doanh nghiệp đã hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch cung cấp về tổng khối lượng nguyên vật liệu Nếu TVT < 100% doanh nghiệp không hoàn thành kế hoạch cung cấp khối lượng nguyên vật liệu Đối với từng loại mặt hàng ( sản phẩm ) khoản chi vật liệu trong giá thành ( ký hiệu là CV ) có thể được xác định theo công thức tổng quát sau : CV = SL ´´ gi - F Trong đó : SL – là sản lượng sản xuất của một loại sản phẩm gi - là đơn giá của vật liệu xuất dùng F – giá trị phế liệu thu hồi ( nếu có ) - mức tiêu hao nguyên vật liệu bình quân Khối lượng nguyên vật liệu cung cấp trong kỳ là có liên quan mật thiết với tình hình sản xuất, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu, khi phân tích nó cần đặt nó trong mối quan hệ với các nhân tố trên để khối lượng phân tích được đầy đủ và sâu săc. trên thực tế, có khi khối lượng nguyên vật liệu cung cấp tăng nhưng phẩm chất quy cách không đảm bảo, sẽ dẫn đến tình trạng gây khó khăn cho sản xuất. Vì vây, vấn đề có tính nguyên tắc đặt ra ở mỗi doanh nghiệp cần quán triệt là đảm bảo cung cấp đầy đủ, đúng chủng loại và quy cách phẩm chất. Chương 2 Thực trạng kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu ở Công ty cơ giới và xây lắp số 13 2.1 Đặc điểm chung về Công ty cơ giới và xây lắp 13 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty. Công ty cơ giới và xây lắp số 13 được thành lập năm 1961, là một doanh nghiệp nhà nước thuộc tổng Công ty xây dựng và phát triển hạ tầng. Là một đơn vị giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực thi công san lấp mặt bằng, xử lý nền móng và xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông thuỷ lợi xây lắp đường dây và trạm điện, sản xuất cấu kiện bê tông và vật liệu xây dựng. Công ty cơ giới và xây lắp 13 thực hiện chế độ hoạch toán độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng, được sử dụng con dấu riêng, theo thể thức nhà nước quy định, hoạt động theo pháp luật nhà nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Ngay từ ngày đầu thành lập, Công ty có tên gọi là đội thi công cơ giới. Cùng với sự phát triển của đất nước đáp ứng thực hiện những công trình to lớn hơn, năm 1965 đội thi công cơ giới được đổi tên thành Công ty cơ giới số 57 rồi xí nghiệp thi công cơ giới(năm 1980). Năm 1983, đơn vị được thành lập theo quy định 388/HĐBT với tên gọi Công ty cơ giới và xây lắp 13(LICOGI 13) thuộc tổng Công ty xây dựng và phát triển hạ tầng. Công ty cơ giới và xây lắp 13(LICOGI 13). Địa chỉ: Phường Thanh Xuân Bắc, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội. Tel: 048.544.623, 04.8542.560 Fax: 8544107 Giám đốc: Dương Văn Phú. Qua hơn 40 năm xây dựng và trưởng thành tập thể lẵnh đạocán bộ công nhân viên của Công ty đã từng bước khắc phụ kho khăn, đưa Công ty trở nên lơn mạnh, vững vàng. 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty cơ giới và xây lắp số13 Công ty cơ giới và xây lắp số13 là một doanh nghiệp nhà nước chuyên ngành xây dựng công nghiệp, xử lý móng công trinh, xây dựng các công trình giao thông, thuỷ lơi, thuỷ điện, lắp máy, sản xuất vật liêu xây dựng. Bên cạnh các ngành nghề truyền thống trên để đáp ứng yêu cầu hiện nay, Công ty đã mở rộng lĩnh vựckinh doanhcủa mình gồm xây dựng các công trình dân dụng, các công trình nhóm B, sản xuất các cấu kiện bê tông và bê tông thương phẩm, sản xuất gạch Block, tấm lợp màu các loại. Là một công ty thuộc ngành xây dựng, hạch toán độc lập với chức năng chính là đáp ứng mọi nhu cầu về xây dựng dân dụng và công nghiệp phục vụ cho tiến trình đổi mới Công nghiệp hoá, Hiện đại hoá đất nước, Công ty có nhiệm vụ và quyền hạn sau: Lập và thực hiện kết hoạch sản xuất, kỹ thuật về thi công cơ giới, các công ttrình theo nhiệm vụ chỉ tiêu kế hoạch cấp trên giao cho. Tổ chức thực hiện đầu tư xây dựng và mở rộng các cơ sở vật chất kỹ thuật cho Công ty và được bộ xây dựng và phát triển phê duyệt. Thực hiện nghiêm cứu các chế độ quản lý kỹ thuật của nhà nước và áp dụng những tiến bộ kỹ thuật cơ giới xây dựng, tận dụng công suất máy móc thiết bị, cải tiến tổ chức sản xuất, thực hiện triệt để chế độ trả lương theo sản phẩm, không ngừng nâng cao năng suất lao động, đảm bảo chất lượng hiệu quả kinh tế và an toàn trong thi công. Chấp hành nghiêm chỉnh những chính sách và thể lệ của Đảng và nhà nước về quản lý và sử dụng vật tư, thiết bị của Công ty một cách tiết kiệm, hợp lý, chống mọi biểu hiện lẵnh phí, tham ô tài sản của nhà nước. Ký kết hợp đồng lao động, theo dõi, điều hoà, phối hợp với các đơn vị tham gia thi công cơ giới. Tổ chức lao dộng, bồi dưỡng, nâng cao trình độ thuật chuyên môi cho cán bộ cho công nhân viên trong Công ty. Tổ chức bảo vệ chính trị, kinh tế, giữ gìn an ninh trật tự trong Công ty, tổ chức huấn luyện tự vệ, thực hiện nghiêm chỉnh các chính sách, chế độ quân sự. 2.1.3 Đặc điểm cơ bản về kinh tế – kỹ thuật của Công ty. Công ty cơ giới và xây lắp số13 ttỏ chức hoạt động với một số ngành nghề kinh doanh trong đó chủ yếu là san lấp mặt băng, thầu xây dựng, sản xuất gạch Block. Với đặc điểm riêng của sản phẩm xây dựng, nó tác động trực tiếp đến công tác tổ chức quản lý. Quy mô công trình xây dựng rất lớn, sản phẩm mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất kéo dài, chủng loại yếu tố đầu vào đa dạng đòi hỏi phải có một nguồn vốn đầu tư lớn. Để đảm bảo đá sử dụng có hiệu quả nguồn vốn này, một yêu cầu bắt buộc đối với các đơn vị xây lắp là phải lập nên mức giá dự toán(dự toán thiết kế và dự toán thi công). Trong quá trình sản xuất thi công, gía dự toán trở thành thướcc đo và được so sánh với khoản chi phí thực tế phát sinh. Sau khi hoàn thành công trình giá dự toán là cơ sở để kiểm tra, nghiêm thu chất lượng của công trình, xác định giá thành quyết toán của công trình và thanh lý hợp đồng kinh tế đã ký kết. Bên cạnh sự tác động của đặch điểm sản phẩm xây dựng thì việc tổ chức quản lý sản xuất, hoạch toán kế toán các yếu tố đầu bào còn chịu ảnh hưởng của quy trình công nghệ. Hiện nay, Công ty áp dụng quy trình chủ yếu sau: Khảo sát San nền Đúc cọc Đóng cọc Nhìn chung hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây có chiều hướng đi lên. Công ty đã duy trì được nhịp độ phát triển tạo đủu công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên, phát huy được năng lực máy móc thiết bị, đầu tư đúng hướng, kịp thời, tạo được uy tín về chất lượng sản phẩm truyền thống trên thị trường khu vực. 2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Bộ máy quản lý của Công ty tương đối tinh giản, quan hệ chỉ đạo rõ ràng, quan hệ nghiệp vụ chặt chẽ, khăng khít. Bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được tổ chức theo kiểu hỗn hợp trực tuyến chức năng. Quyết định của Công ty về cấp quản lý nhân lực như sau: - Cấp Công ty: Công ty trực tiếp quản lý đối tượng lao động trửơng, phó phòng, đội phó, xưởng trưởng, cán bộ quản lý, kỹ sư trong toàn Công ty. Mọi sự điều động nghỉ phép, việc riêng ở các đơn vị, phòng nghiệp vụ của Công ty đều báo cáo giám đốc giải quyết. - Cấp đội, xưởng sản xuất: Đội trưởng, xưởng trưởng chịu trách nhiệm quản lý nhân lực của mình Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý sản xuât kinh doanh Giám đốc P. G. Đ Phụ trách Hải Phòng P. G. Đ Dự án - Đấu thầu P. G. Đ Kỹ thuật thi công P. G. Đ Cơ giơi vật tư ( G M R) BQL các dự án đầu tư Phòng KT - KT P. Tổ chức hành chính P. Cơ giới vật tư P. Tài chính kinh tế Xưởng sửa chữa cơ khí Các đội khoan cọc nhồi Các đội xây dựng Các đội cơ giới XN SXVL XD và xây lăp 2.1.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty Để đánh giá sự phát triển của mỗi Công ty, người ta thường xem xét việc quản lý, sử dụng đồng vốn của công ty đó như thế nào. Phong tài vụ có chức năng thu thập và quản lý các số liệu, các thông tin và công tác tính tài chính- kế toán đã giúp cho giám đốc quản lý có hiệu qủa đồng vốn. Do vậy phong tài vụ đóng một vai trò hết sức quan trọng trong sự phát triển của công ty. Hiện nay, Công ty cơ giới và xây lắp 13, tổ chức hoạch toán và ghi chép sổ sách theo hình thức Nhật ký chung và áp dụng hình thức kế toán tập trung tại phong tài vụ. Bộ máy kế toán được tổ chức theo sơ đồ sau: Trưởng phòng Phó phòng Cán bộ thuỷ quỷ, tiền lương . BHXH Kế toán doanh thu, thanh toán công nợ Kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ, TSLĐ, vật tư Kế toán ngân hàng thanh toán nội bộ Chức năng nhiệm vụ: * Trưởng phòng kế toán tài chính: Chức năng: Tham mưu cho giám đốc trong công tác Tài chính Kế toán. Tổ chức thực hiện công tác thống kê, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhiệm vụ: Thu thập xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công tác kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán; Kiểm tra giám sát các khoản thu, chi tài chính các nghĩa vụ thu nộp thanh toán nợ kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản, nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán; phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu sản xuất kinh doanh và quyết định kinh tế tái chính của đơn vị; Tổng hợp, phân tích đánh giá tình hình quản lý- thực hiện các nhiệm vụ theo các chỉ tiêu kinh tế về sản xuất kinh doanh; Xây dựng kế hoạch tài chính phương pháp quản lý tài chính để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Xây dựng các quy định, quy chế quản lý nghiệp vụ, tổ chức thực hiện nhiệm vụ, hướng dẫn kiểm tra, đề xuất những biện pháp chỉ đạo thực hiện nghiệp vụ kế toán tài chính đảm bảo đúng pháp luật; Phân công giao nhiệm vụ cho các cán bộ nhân vien trong phòng đúng sở trường, năng lực của từng cá nhân để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao; Quan hệ mật thiết với các phòng ban nghiệp vụ, các đơn vị sản xuất của doanh nghiệp để thống nhất về số liệu, giải quyết những vấn đề nghiệp vụ chuyên môn. * Phó phòng kế toán tài chính Chức năng: Tham gia quản lý tài chính kế toán tại doanh nghiệp; Nhiệm vụ: Chỉ đạo công tác tài chính kế toán khi trưởng phòng đi vắng. * Kế toán tổng hợp. Chức năng: Tham gia công tác quản lý tài chính doanh nghiệp Nhiệm vụ: Thu thập hồ sơ, chứng từ, hoá đơn. Kiểm tra tính hợp phát, hợp lý, đầy đủ các yêu cầu đã được lập trong mẫu biểu quy định. Phân loại và hoạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính, phản ánh đúng thời gian quy định thông tin số liệu kế toán, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; lập báo cáo quyết toán tài chính theo quy định của Bộ tài chính; * kế toán doanh thu và thanh toán công nợ của chủ đầu tư và các Nhà thầu chính. Chức năng: Tham gia công tác quản lý tài chính tại doanh nghiệp Nhiệm vụ: Quản lý, thu thập toàn bộ hợp đồng kinh tế, hồ sơ nghiệm thu quyết toán giai đoạn hoàn thành các hạng mục công trình quyết toán, công trình hoàn thanh; thanh lý hợp đồng đã được chủ đầu tư và các nhà thầu chính, xuất hoá đơn cho các chủ đầu tư và các nhà thầu chính mở sổ phụ theo dõi công nợ phải thu, hợp đồng kinh tế, hồ sơ nghiệm thu, quyết toán giai đoạn, quyết toán chính thức với chủ đầu tư và các nhà thầu chính; đối chiéu công nợ hàng quý, năm với chủ đầu tư, nhà thầu chính theo báo cáo quyết toán tài chính quý, năm thực hiện; * Kế toán tài sản cố định, công cụ dụng cụ, vật tư Chức năng: Tham gia công tác quản lý tài chính doanh nghiệp Nhiệm vụ: Thu thập hồ sơ, chứng từ, hoá đơn kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý; mở sổ sách, quản lý theo dõi TSCĐ, CCĐC, vật tư tăng giảm trong kỳ báo cáo của công ty; trích khấu hao TSCĐ theo quy định chế đọ kế toán mà bộ tài chính quy định; lập các báo kiểm kê định kỳ TSCĐ, CCDC, vật tư theo mẫu biểu quy định của Bộ tài chính; Theo dõi các khoản công nợ, phản ánh trên sổ kế toán, lập mẫu biểu báo cáo công nợ theo quy định cảu Bộ tài chính; * Cán bộ kế toán ngân hàng và thanh toán khối văn phòng, cơ quan. Chức năng: Tham gia các công tác quản lý doanh nghiệp Nhiệm vụ: Thu thập hợp đồng kinh tế, hồ sơ nghiệm thu, hoá đơn chứng từ; chứng từ kiểm tra hợp pháp, hợp lý các loại hồ sơ chứng từ, hoá đơn về các món vay và thanh toán với ngân hàng của các đối tượng có nhu cầu sử dụng vốn vay. Thanh toán trả nợ các khoản vay theo các khế ước đã đến hạn với ngân hàng và cắt séc thanh toán các khoản tiền bằng séc trên tài khoản tiền gửi cho các chứng từ thanh toán bằng tiền gửi. Thường xuyên thông tin các luồng tiền về tài khoản tìên gửi của Công ty, theo dõi tiền huy động vốn của từng đối tượng…. * Cán bộ thuỷ quỹ kiêm kế toán thanh toán BHXH thanh toán tiền lương. Chức năng : Tham gia công tác quản lý tại doanh nghiệp Nhiệm vụ : Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý, của toàn bộ chứng từ thanh toán bằng tiền mặt trước khi xuất quỹ; hằng ngày kiểm kê quỹ các khoản thu chi trong ngày và tồn quỹ cuối ngày. Thanh toán tiền lương cho CBCNV trong toàn bộ công ty, kiểm tra tạm ứng thanh toán lương hằng tháng, quyết toán tiền lương hằng quý trong công ty. Thanh, quyết toán BHXH : Kiểm tra chứng từ thanh toán BHXH; tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ. Lập mẫu biểu theo quy định cơ quan BHXH. Quyết toán thu, chi BHXH với cơ quan BHXH với cơ quan BHXH chuyên quản, thực hiện chế độ kế toán và mẫu biểu của Bộ Tài chính, lưu trữ chứng từ kế toán theo quy. 2.1.5.2 Hình thức kế toán sử dụng ở công ty Phòng tài vụ Công ty hiện nay tổ chức hạch toán và ghi chép theo hình thức Nhật ký chung. Các loại sổ sách dùng để hạch toán đều là những sổ sách theo mẫu biểu quy định trong hình thức Nhật ký chung, tuy nhiên có sáng tạo cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Để hạch toán nguyên vật liệu kế toán sử dụng các loại sổ sau : Sổ Nhật ký chung : Hàng ngày mọi chứng từ phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu đều được tập hợp vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Sổ này được dùng theo dõi cả năm. Sổ cái TK 152 : Định kỳ 3 đến 5 ngày, căn cứ vào các định khoản kế toán đã ghi trên sổ Nhật ký chung, kế toán tiến hành chuyển số liệu vào sổ cái TK152. Bảng kê vật lịêu xuất dùng : Được mở cho từng tháng để theo dõi tình hình xuất nguyên vật liệu chính, phụ tùng và vật liệu khác trong tháng. bảng này được vào từ các chứng từ gốc phát sinh trong tháng. bảng kê nhiên liệu xuất dùng : Bảng này được mở cho từng tháng và được đưa vào các chứng từ gốc, dùng để theo dõi tình hình xuất nhiên liệu trong tháng. Bảng phân bổ nguyên vật liệu : Dùng để theo dõi số nguyên vật liệu đã xuất kho cho từng công trình trong mỗi tháng. Trên cơ sở các Bảng kê vật liệu xuất dùng, kế toán tập hợp số liệu để vào bảng phân bổ. Sổ chi tiết thanh toán với người bán. Bảng tổng hợp chi tiết TK 331 Trình tự hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Chứng từ nhập nguyên vật liệu Chứng từ xuất nguyên vật liệu Nhật ký chung Bảng kê nguyên vật liệu xuất dùng Sổ cái TK 152 Bảng phân bố nguyên vật liệu Bảng cân đối tài khoản Ghi chú : Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2.2. Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu ở Công ty cơ giới và Xây lắp số 13. 2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu tại công ty. Công ty cơ giới và xây lắp số 13 là một đơn vị xây dựng cơ bản nên chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá trị tổng sản lượng ( 70á 75 %). Do đó đặt ra cho công ty một nhiệm vụ hết sức nặng nề trong công tác quản lý và hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. Vấn đề đầu tiên mà công ty quan tâm tới trong việc quản lý nguyên vật liệu là hệ thống kho tàng. công ty đã ho xây dựng những kho tàng kiên cố tại trung tâm điều hành của công ty nhằm cung cấp kịp thời nguyên liệu , vật liệu cho các tổ, đội sản xuất. Những kho tàng này thường được sử dụng trong thời gian từ 10 đến 20 năm. bên cạnh các tổ đội sản xuất còn xây dựng các kho vừa và nhỏ đặt ở công trình hoặc gần nơi thi công của công trình. Dù hệ thống kho tàng là lớn hay nhỏ đều được công ty bố trí mạng lưới bảo vệ nghiêm ngặt suốt ngày đêm. Bộ phận quản lý vật tư là phòng vật tư có trách nhiệm quản lý vật tư và làm theo lệnh của giám đốc tiến hành nhận, xuất vật tư trong tháng, tiến hành kiểm kê để tham mưu cho giám đốc những loại vật tư thường dùng cho sản xuất, những loại vật tư kép phẩm chất, chất lượng, những loại vật tư còn tồn đọng nhiều…để giám đốc có biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng không kịp thời làm giảm tiến độ sản xuất hay tình trạng ứ đọng vốn do vật tư tồn đọng quá nhiều, không sử dụng hết. Bên cạnh cán bộ của phòng vật tư thủ kho là người trực thuộc quản lý của phòng vật tư, có trách nhiệm nhập, xuất vật tư theo phiếu nhập, phiếu xuất đủ thủ tục mà công ty quy định. Hàng tháng, hang quý lên thẻ kho đồng thời kết hợp với cán bộ chuyên môn khác tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu thừa thiếu trong tháng, quý. Kế toán nguyên vật liệu kết hợp với phòng vật tư và thủ kho tiến hành hạch toán, đối chiếu, ghi bổ sung nguyên vật liệu. 2.2.2.Phân loại nguyên vật liệu ở công ty. Nguyên vật liệu tại Công ty cơ giới và xây lắp số 13 gồm rất nhiều chủng loại có nội dung kinh tế và công dụng khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết với từng loại cũng như tiện lợi choviệc xác định cơ cấu vật liệu trong giá thành sản phẩm, kế toán cần phải phân loại vật liệu. Dựa trên cơ sở nội dung kinh tế , vai tròvà tác dụng của từng loại nguyên vật liệu, tại công ty hiện nay nguyên vật liệu gồm những loại sau đây: Nguyên vật liệu chính: đối với vật liệu Công ty không phân thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ ma được coi chung là nguyên vật liệu chính. Đây là đối tượng chủ yếu của công ty và là cơ sở vật chất hính thành nên sản phẩm. Thuộc về nguyên vật liệu chính gồm hầu hết các loại nguyên vật liệu mà công ty sử dụng như : xi măng, sắt thép, gạch ngói, cát, sỏi đá... Nhiên liệu: là loại nguyên vật liệu khi sử dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ như: xăng, dầu, mỡ…Công ty có đội xe máy thi công riêng, chi phí cho các nhiên liệu phục vụ cho đội xe này cũng phát sinh thường xuyên do vậy kế toán phải phân loại nhằm tiện lợi cho việc thao dõi chúng. Phụ tùng thay thế: là những loại nguyên vật liệu dùng để thay thế, bảo dưỡng các loại máy móc, thiết bị như: mũi khoan, xăm lốp ô tô… Ngoài ra còn có các loại vật liệu khác như : thuốc men, văn phòng phẩm…. 2.2.3 Đánh giá nguyên vật liệu ở công ty Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất. Công ty tính giá nguyên vật liệu theo giá thực tế, tuỳ theo vật liệu nhập kho hay xuất kho mà có cách tính khác nhau. * Đối với nguyên vật liệu nhập kho: Tại công ty, nguồn cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài và tất cả các loại vật liệu dù có khối lượng ít hay nhiều đều được nhập kho. Hệ thống kho của công ty bao gồm: kho của công ty và các kho bãi tại các công trình, tại các phân xưởng cũng có kho riêng. Đối với nguyên vật liệu mua về nhập kho tại công trình, kế toán công ty tính giá mua thực tế của nguyên vật liệu theo công thức sau: Giá thực tế nguyên vật liệu = Giá mua ghi trên hoá đơn Do đặc điểm của một đơn vị xây dựng cơ bản, nên vật liệu nhập tại kho công trình thường có khối lượng lớn, cồng kềnh như, đá, cát, sỏi, xi măng….Những trường hợp như thế này, khi mua công ty thường thoả thuận với người bán là sẽ tính mọi khoản chi phí vào giá bán ghi trên hoá đơn người bán và người bán có trách nhiệm vận chuyển, bảo quản vật tư đến kho công trình. Do vậy, giá thực tế vật tư mua trong trường hợp này bao gồm cả chi phí thu mua. Còn đối với các loại vật tư kkhông lớn lắm như các loại nhiên liệu sử dụng trực tiếp tại các công trình hay một số loại vật liệu phụ khác thì do công tyb vận chuyển, bảo quản giá thực tế vật liệu vẫn được tính theo công thức trên. Tuy nhiên, mọi chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển, bảo quản công ty không tính vào giá thực tế vật liệu nhập kho mà hạch toán vào chi phí dịch vụ mua ngoài của công trình đó ( TK 6277). Những vật liệu mua về nhập tại kho công ty nếu phát sinh chi phí thu mua thì chi phí này cũng được tập hợp vào tài khoản 6277, sau đó kế toán tiến hành phân bổ cho các công trình căn cứ vào lượng nguyên vật liệu đã sử dụng cho công trình đó. * Đối với nguyên vật liệu xuất kho: Đối với các loại vật tư xuất dùng tại các công trình kế toán sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh để xác định giá nguyên vật liệu xuất kho. Phương pháp này thích hợp vớ các loại vật tư sử dụng tại các công trình do đặc điểm các loại vật tư này mua về được sử dụng ngay, không để tồn kho nhập. Còn đối với vật tư xuất kho tại công ty, giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp nhập trước xuấ trước ( FIFO). Công ty tính giá mỗi loại vật tư xuất kho trên bảng kê tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Bảng này được mở để tính giá từng loại nguyên vật liệu xuất kho trong tháng. Nó là cơ sở để kế toán ghi đơn giá vào phiếu xuất kho. Trị giá tồn kho của mỗi loại nguyên vật liệu cuối tháng là căn cứ để ghi chỉ tiêu tồn kho bằng tiền của vật liệu đó trên Sổ số dư. 2.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty cơ giới và xây lắp Số 13 Phương pháp hạch toán mà công ty cơ giới và xây lắp Số 13 áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên, do đó để theo dõi tình hình biến động vật liệu tại công ty, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 152 – nguyên vật liệu. Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng , giảm nguyên vật liệu của công ty theo giá thực tế. Trong quá trình hạch toán tài khoản này được chi tiết theo cách phân loại vật liệu ở trên. Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan sau: TK 111, 112, 133, 331… 2.3.1. Kế toán tổng hợp tình hình biến động tăng nguyên vật liệu tai Công ty Do đặc điểm của công tác xây dựng cơ bản, nguyên liệu vật liệu mua ngoài là chủ yếu. Số lượng và nguồn cung cấp vật liệu để thi công công trình được quy định trong thiết kế dự toán, công ty khi nhận thầu công trình chỉ được thu mua và dự trự trong giới hạn quy định, đảm bảo mức dự trữ hoá đơn, nguồn cung cấp và thời gian dự trữ. Trường hợp thiếu một thứ vật tư nào đó trong giới hạn quy định bắt buộc phải thu mua từ nơi khác với giá cao hơn, chi phí thu mua lớn hơn là phải được cơ quan cấp trên cho phép và có sự thoả thuận của đơn vị gia thầu khi mua. Các khoản chệnh lệch giá này sẽ được bên thầu (bên A) thanh toán ngoài dự toán công trình. Nghiệp vụ thu mua vật liệu được bộ phận cung cấp của công ty thực hiện. Khi công ty nhận đựơc công trình, phòng cung ứng vật tư tiến hành lập bảng dự trù vật tư cho công trình đó. Kế hoạch dự trù vậ tư phải tình toán sao cho vật liệu dùng trong sản xuất đảm bảo chất lượng và giá thành hợp lý. Căn cứ vào bảng dự trù vật tư, cán bộ phòng cung ứng vật tư hay đại diện các đội sẽ tạm ứng tiền đi mua vật liệu. Tại công ty, khi nhận được giấy báo nhận hàng của người bán gửi đến hay nhân viên tiếp liệu mang về, phòng cung ứng phải kiểm tra, đối chiếu để quyết định hay không chấp nhận thanh toán với khách hàng. vật liệu về đến nơi nếu những loại có giá trị lớn cần phải kiêm nghiệm và lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Biên bản kiêm nghiêm vật tư Căn cứ vào hoá đơn số 022602 ngày 12 tháng 3 năm 2005 của công ty giao theo hợp đồng số 780 ngày 10 tháng 3 năm 2005 Ban kiểm nghiệm gồm: ông: Nguyễn văn An ông: Trần trọng mai ông: Nguyễn văn vinh. STT Tên nhẵn hiệu vật tư đơn vị tính Số lượng Theo chứng từ Thực nhập Đúng quy cách phẩm chất Không đúng quy cách phẩm chất 1 Ximăng Hoàng Thạch Tấn 6 6 6 0 Kết luận của ban kiểm nghiệm: Đạt tiêu chuẩn nhập kho Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban Tại công ty để tiện cho vịêc quản lý, mọi thủ tục nhập xuất vật liệu của các phân xưởng đểu phải làm thủ tục nhập, xuất tại phòng cung ứng vật tư. Vì vậy các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho đều do phòng cung ứng vật tư lập. Phiếu nhập kho đựơc lập thành 3 liên: Phòng vật tư lưu một liên Phòng thủ kho lưu một liên Người nhập vật tư giữ một liên Căn cứ để viết phiếu nhập kho cuẩ vật tư nhập kho tại kho Công ty là các hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp. Còn đòi với phần vật tư do tự mua, ngoài hoá đơn bán hàng, phòng cung ứng vật tư còn phải căn cứ vào Bản kê nhận hàng đã có đầy đủ chữ ký của hai bên: nhà cung cấp và đại diện của các đội thi công. Thông thường, khi vật liệu về đến công trình, trên cơ sở giấy báo nhận hàng, hoá đơn …phụ trách đội tiến hành kiểm tra khối lứợng, chất lượng vật liệu đồng thời ghi vào Bản kê nhận hàng. Tại công ty căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan, kế toán tính ra số tiền trên mỗi phiếu nhập kho theo công thức Thành tiền = SL * Đơn giá Khi đã tính ra tổng số tiền trên mỗi phiếu nhập, tuỳ theo tình hình thức thanh toán của công ty, kế toán định khoản và ghi vào các sổ sách liên quan. Ví dụ: ngày 12/1/2005, công ty mua vật liệu xây dựng của công ty TNHH kim khí Hồng hà và nhận được chứng từ sau: Hoá đơn GTGT Liên 2 giao cho khách hàng N01023 Ngày12/1/2005 Đơn vị bán hàng: công ty TNHH kim khí Hồng Hà Địa chỉ: 482 Minh khai- Hà nội Họ tên người mua Hàng: Anh Dương Đơn vị: Công ty cơ giới và xây lắp số 13 Địa chỉ: Thanh xuân - Bắc Hà nội Hình thức thanh toán: Mua chịu. MS 01 001 06426 Stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số luợng Đơn giá Thành tiền 1 Thép j 12 DANI A2 Cây 25 83809.5 2095237 2 Thép j 14 DANI A2 -- 52 113809.5 5918094 3 Thép j 16 DANI A2 --- 47 150000 7050000 Cộng 15063331 Thuế suất GTGT: 5%: 753166.55 Tổng thanh toán: 15816497.55 Ghi bằng chữ: mười năm triệu tám trăm mười sáu nghìn bốn trăm chín mười bẩy phẩy năm mười năm VND Người mua hàng Kế toán trưởng Khủ trưởng đơn vị ( kí tên) ( kí tên) ( kí tên) Khi vật liệu về đến công ty,. Ban KNVT căn cứ vào các hoá đơn để ghi phiếu nhập kho; Phiếu nhập kho Ngày 12/1/2005 số 49 Theo hoá đơn số 014732 ngày 12/1/2005 của anh Toản Nhập tại kho: ông Hải Stt Tên nhãn hiệu quy cách VT Mă số đơn vị tính Số lượng đơn giá Thành tiền Theo CôNG TY Thực nhập 1 thép j 12 DANI A2 Cây 25 25 83809.5 2095237 2 thép j 14 DANI A2 -- 52 52 113809.5 5918094 3 thép j 16 DANI A2 --- 47 47 150000 7050000 Cộng 15063331 Với phiếu nhập kho này, do công ty thanh toán với người bán dưới hình thức mua chịu nên căn cứ vào đó kế toán ghi: Nợ TK 152: 15063331 Nợ TK 1331: 753166.55 Có TK 331: 15816497.55 Nếu Công ty thanh toán vói người mua bằng tiền tạm ứng hoặc thanh toán bầng tiền chuyển khoản. Cụ thể Căn cứ vào hoá đơn số 011602 và phiếu nhập kho ngày 16/1/2005 về nhập xi măng, kế toán ghi: Nợ TK 152: 4363636 Nợ TK 133: 436363 Có TK: 4799999 Hoá đơn GTGT Ngày 16/1/2005 Đơn vị bán hàng: Cty vật liệu xây dựng HN Họ tên người mua: Anh Chung Đơn vị: Cty Cơ giới và xây lắp số 13 Hình thức thanh toán: Tiền chuyển khoản Stt Tên hàng hoá, dịch vụ đơn vị tính Số lượng đơn giá Thành tiền 1 Ximăng hoàng thạch Tấn 6 727272.7 4363636 Thuế suất GTGT: 5%: 436363 Tổng công tìên thanh toán: 4799999 Ghi bằng chữ: buốn triệu bảy trămchin mươi chin nghìn chin trăm chín chín VNĐ Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Thông thương công ty thường nhập vật tư tại kho của mình, và tất cả những chi phí vận chuyển do bên bán chịu và được tính hết vào giá của vật liệu trên hoá đơn. Tuy nhiên cũng xẩy ra một số trường hợp như: Bên mua phải vận chuyển NVL về đến công ty của mình. Khi đó chi phí vận chuyển được hạch toán tẵng giá mua của NVL nhập kho ví dụ: Căn cứ vào phiếu chi tiền mặt với lý do thuê vận chuyển ximăng ngày 16/1/2005 kế toán ghi Nợ TK 152: 564000 Có TK111: 564000 Nếu Công ty tự tổ chức bốc dỡ riêng, thì chi phí đó được tính vào giá trị thực tế của NVL nhập kho, và chứng từ cần xem xét là bảng tính lương và BHXH trích phần lương của đội bỗc xếp: Vi dụ: theo số liệu tổng hợp được từ bảng phản bổ tiền lương và BHXH Lương và khoản trích theo lương cho đội bỗc xếp lần lượt là:7300000 và 500000 Kế toán định khoản như sau: Nợ 152:7800000 Có TK 334: 7300000 Có TK 338: 500000 Và một số trường hợp khác. Việc mua bán hàng hoá ơ công ty chủ yếu dưới hình thức mua chịu, và thời hạn khoảng từ 1-2 tháng, để thuận tiện cho việc theo dõi các khoản phải trả người cung cấp. Công ty sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán. sổ này được lập chi tiết riêng cho mỗi nhà cung cấp. Việc theo dõi, ghi chép trên sổ này được thực hiện theo nguyên tắc theo dõi chi tiết từng hoá đơn chứng từ khi phát sinh đến khi thanh toán xong. Cuối tháng từ các sổ chi tiết TK 331, tổng hợp và lập lên bảng tổng hợp TK 331. số liệu trên dòng tổng cộng của bảng này được dùng để dối chiếu với sổ cái TK 331 Sổ chi tiết TK 331 Tháng 1/2005 Tên tài khoản: Phải trả người bán Tên chi tiết: công ty TNHH kim khí Hồng Hà Stt Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền NT SH Nợ Có 1 8/1 PN 20 Số dư đầu kì Mua ống DHA220 chưa trả tiền 152 3500000 2 12/1 PN49 Mua thép chưa thanh toán 152 133 15816497.55 3 28/1 PC 30 Trả tiền mua thép 112 15816497.55 4 30/1 PN 60 Mua thép thép j 10 DANI A2 chưa trả tiền 152 133 52500000 Cộng 15816497.55 71816497.55 Số dư cuối kì 56000000 2.3.2 Kế toán tổng hợp biến động giảm NVL tại công ty Cơ giới và xây lắp số 13. Như ta đã biết, NVL là thứ dễ gian lận. Do vậy, việc kế toán NVL là hết sức quan trọng và cần thiết. Việc tổ chức hạch toấn xuất NVL là tiền đề cơ bản để hạch toán chính xác và đầy đủ giá thành sản phẩm Căn cứ vào nhu cầu vật tư từng công trình, phòng vật tư có trách nhiệm cung cấp cho các đội đúng theo yêu cầu. Sau khi đựơc sự động ý của ban giám đốc, se lập phiếu xuất kho. Phòng vật tư căn cứ vào bản giao khoán của từng công trình. Riêng đối với trường hợp xuất nhiên liệu công ty sử dụng phiếu xuất kho theo hạn mức dưới dạng lệnh cấp phát nhiên liệu, tuy nhiên nếu có trương hợp xuất nhiên liệu đột xuất, phục vụ cho sửa chữa máy móc thì công ty vẫn sử dụng phiếu xuất kho thông thường. Phiếu xuất kho có thể lập riêng cho từng thứ NVL hoặc chung cho nhiều loại NVL nhưng phải cùng kho và sử dụng cho một công trình. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên Một do thủ kho giữ sau đó chuyển lên cho kế toán vật tư ghi giá, tính giá thành. Một do người sử dụng Nếu vật tư xuất tại các kho công trình,liên một được chuyển thẩng cho kế toán Phiếu xuất kho Ngày 20/1/2005 số 23 Họ tên người nhận hàng: ông Phong Lý do xuất kho: Phục vụ công tác xây dựng Xuất tại Kho: ông Vinh Stt Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư MS đơn vị tính Số lượng đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Ximăng Hoàng thạch Tấn 4 4 727272 2909088 Cộng 2909088 Ghi bằng chữ: Hai triệu chín trăm linh chín nghìn không trăm tám mươi tám đồng Thủ trưởng đơn vị kế toán trưởng phụ trách cung tiêu người nhận thủ kho Khi nhận được phiếu xuât kho,kế toán phân loại các phiếu theo từng loại vật liệu, mục đích sử dụng, rồi định khoản ngay trên các hoá đơn Phiếu Xuất Kho. Từ đó vào bảng kê NVL xuất dùng theo dõi lượng NVL dùng cho các mục đích khác nhau theo tháng. Công ty mở hai bảng kê NVL xuất dùng; một bảng cho NVL chính, phụ tùng và vật liệu khác, một bảng theo dõi từng phần nhiên liêu. sở dĩ như vậy là vì tại Công ty. Mọi trường hợp xuất phụ tùng sửa chữa xe máy phần lớn hạch toán vào TK6275, một phần vào TK 1421 và TK2413, các NVL chính đều được hạch toán vào TK621, y tế văn phòng phẩm được hạch toán vào TK 6422. Nếu vật tư xuất cho thi công công trình thì được chi tiết theo từng công trình sử dụng: Một số trường hơp chủ yếu: Theo phiếu xuất kho số 23 ngày 20/1 xuất NVL cho ông phong làm công trình Xưởng thực nghiệm viện năng lượng mỏ. Kế toán ghi như sau: Nợ TK 621: 2909088 ( chi tiết công trình Xưởng thực nghiệm viên năng lượng mỏ) Có TK 152: 2909088 (chi tiết ximăng hoàng thạch) Nếu sửa chữa xe máy với số lượng không lớn, kết tóan tập hợp và TK 6275 Phiếu xuất kho sổ 25ngày 24/01 kế toán ghi: Nợ TK 6275: 50000 Có 152: 50000 (phụ tùng) Theo phiếu xuất kho số 41, ngày 19/01, xuất dầu mỡ cho các xe phục vụ thi công công trình nhà xưởng Viện năng lượng mỏ Nợ TK 6275: 350000 Có TK 152: 350000 (nhiên liệu) Nếu sửa chữa có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài thì kế toán hạch toán váo TK 1421. hàng tháng phân bổ Phiếu xuất kho số 47 tháng 1, về việc xuất phụ tùng sửa xe máy Nợ TK 1422: 20000000 Có TK 152: 20000000 ( phụ tùng) Khi xuất đại tu xe máy, hạch toán vào TK 2413 Phiếu xuất kho số 52 tháng 1 Nợ TK 2413: 10000000 Có TK 152: 10000000 (phụ tùng) Trường hợp xuất NVl phụ vụ quản lý như: xuất nhiên liệu, thuốc men, văn phòng phẩm tại công ty…hạch toán vào TK 6422; Phiếu xuât kho số 57 ngày 15/01/2005 , xuất xăng cho xe uóat Nợ Tk 6422: 450000 Có TK 152: 450000 (nhiên liệu) Dựa trên bảng kê vật liệu xuất dùng và Bảng kê xuất nhiên liệu, kế toán tổng hợp số lượng vật liệu đã sử dụng cho từng công trình, từng mục đích khác nhau, chi tiết theo từng loại NVL để vào bảng phân bổ NVL toàn công ty. Nếu là NVl chính dùng cho sản xuất trực tiếp tại các công trình hay nhiên liệu xuất cho các xe phục vụ trực tiếp tại các công trình, trên số Nhật kí chung, cụ thể trong tháng1/2005 sau khi phân bổ số NVL chính sử dụng cho các công trình, kế toán ghi: Nợ TK621: 350000500 Có TK 152: 350000500 Stt Chứng từ Ghi nợ vào các TK NT SH Diễn giải Số tiền TK621 TK6275 TK6422 TK1421 TK2413 1 19/01 41 ông Dương- xưởng sửa chữa 350000 350000 2 23/1 23 ông phong xưởng thực nghiệm Viện năng lượng mỏ 2909088 2909088 3 24/01 25 ông Dương- xương sửa chữa 50000 50000 4 25/01 47 Xuất phụ tùng sửa chữa xe máy 20000000 20000000 5 13/01 52 Xuất đại tu xe máy 10000000 10000000 Xuất nguyên vật liệu chính sử dụng cho các công trình 350000500 350000500 15/01 57 Xuất xăng cho xe Uóat 450000 450000 … … .. … Cộng Bảng phân bổ NLVL Tháng 1/2005 đơn vị tính: 1000đ stt Ghi có các TK Ghi nợ các TàI KHOảN TK-152 NVLC TK-152 NL TK-152 Phụ tùng TK152- VL khác Tổng cộng 1 TàI KHOảN 621 352909588 37450 ông phong xưởng thực nghiệm Viện năng lượng mỏ 2909088 Xuất nguyên vật liệu chính sử dụng cho các công trình 350000500 Sản xuất gạch Block 15750 đóng cọc khu nhà ơ Đai kim 21700 2 TK6275 Cộng Cộng xưởng sửa chữa 650 Công trình nhà xưởng 8000 ông Dương- xưởng sửa chữa 350000 ông Dương- xương sửa chữa 50000 3 TK6422 Xuất xăng cho xe Uóat 450000 4 TK1421 Xuất phụ tùng sửa chữa xe máy 20000000 5 TK2413 Xuất đại tu xe máy 10000000 Cộng Sau đó ghi vào sổ Nhật Kí Chung Sổ nhật ký chung (bảng trích) Tháng 1/2005 Stt Chứng từ Diễn giải TK Số tiền SH NT Nợ Có 1 1/1 PC 05 Thanh toán tiền mua xi măng 152 1111 2500000 2 2/1 PN27 Thép C45F85- Vệ PCGVT 152 1412 340000 3 2/1 PN311 Thép ống F94, F127_ Vệ PCGVT 152 1412 154000 4 8/1 PN 20 Mua ống DHA220 chưa trả tiền 152 331 3500000 5 12/1 PN49 Mua thép chưa thanh toán 152 133 331 15816497.55 6 28/1 PC 30 Trả tiền mua thép 331 112 15816497.55 7 30/1 PN 60 Mua thép thép j 10 DANI A2 chưa trả tiền 152 133 52500000 19/01 41 ông Dương- xưởng sửa chữa 627 152 350000 23/1 23 ông phong xưởng thực nghiệm Viện năng lượng mỏ 621 152 2909088 24/01 25 ông Dương- xương sửa chữa 627 152 50000 25/01 47 Xuất phụ tùng sửa chữa xe máy 142 152 20000000 13/01 52 Xuất đại tu xe máy 241 152 10000000 Xuất nguyên vật liệu chính sử dụng cho các công trình 621 152 350000500 15/01 57 Xuất xăng cho xe Uóat 642 152 450000 .. … .. …….. . Sổ cái TK152 ( bảng trích) Tháng 1/2005 Stt Chứng từ Nội dung chứng từ TK ĐƯ Số tiền Nợ Số tiền có NT SH Số dư đầu kì 1 1/1 PC 05 Thanh toán tiền mua xi măng 1111 2500000 2/1 PN27 Thép C45F85- Vệ PCGVT 1412 35000000 2/1 PN311 Thép ống F94, F127_ Vệ PCGVT 1412 84000000 8/1 PN 20 Mua ống DHA220 chưa trả tiền 331 85000000 12/1 PN49 Mua thép chưa thanh toán 331 15063331 28/1 PC 30 Trả tiền mua thép 112 15063331 06/1 PN28 Bơm thuỷ lực 331 54000000 06/1 PN29 Dầu delvac 1340, vỏ phi_vệ PCGVT 331 30000000 30/1 PN 60 Mua thép thép j 10 DANI A2 chưa trả tiền 331 52500000 19/01 41 ông Dương- xưởng sửa chữa 627 350000 23/1 23 ông phong xưởng thực nghiệm Viện năng lượng mỏ 621 2909088 24/01 25 ông Dương- xương sửa chữa 627 50000 25/01 47 Xuất phụ tùng sửa chữa xe máy 142 20000000 13/01 52 Xuất đại tu xe máy 241 10000000 Xuất nguyên vật liệu chính sử dụng cho các công trình 621 350000500 15/01 57 Xuất xăng cho xe Uóat 642 450000 . … .. .. .. 2.4. Kế toán chi tiết NVL ở Công ty Cơ giới và xây lắp số 13 Công ty Cơ giới và xây lắp 13 hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp Sổ số dư. Tuy nhiên việc hạch toán này chỉ được thực hiện tại kho của Công ty , tại các công trình cũng như phòng tài vụ không tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu. Các đội chỉ mở các Bảng kê theo dõi số lượng NVl Công ty giao và số NVL do đội tự mua. Sổ số dư được dụng để theo dõi tổng hợp số lượng nhập xuất tồn của từng loại vật liệu tại kho Công ty , 2.4.1. Kế toán chi tiết NVL tại kho Tại kho, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho để ghi vào thẻ kho. Thẻ kho do kế toán lập sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Thẻ kho đựơc lập cho từng loại vật tư, để theo dõi mặt số lượng. Tuy việc hạch toán chi tiết được tiến hành theo phương pháp Sổ số dư phưng tại công ty, thủ kho không tập hợp các chứng từ nhập xuất để ghi vào phiếu giao nhận chứng từ nhập hay phiếu giao nhận chứng từ xuất để giao cho kế toán vì vậy tại phòng kế toán cũng không theo dõi chỉ tiêu giá trị trên các bảng luý kế nhập xuất. Cuối tháng căn cứ vào các thẻ kho, thủ kho ghi số thực nhâp, xuất, tồn kho cuối tháng của từng loại vật tư vào Sổ số dư. Kế toán căn cứ vào các Bảng kê tính giá NVL xuất kho, lấy số liệu tồn bằng tiền cuối tháng để ghi Sổ số dư. Bảng tính và phân bổ NVL xuất kho Tháng1/2005 Tên vật tư: thép j 16 DANI A2 Đơn vị tính: 1000 VND Ngày N-X Diễn giải Nhập Xuất Tồn ĐG SL TT ĐG SL TT ĐG SL TT Tồn đầu kì 150 50 7500 3/1 Nhập 150 100 15000 150 150 22500 6/1 Xuất 150 130 19500 150 20 3000 8/1 Nhập 150 135 20250 150 155 23250 11/1 Xuất 150 150 22500 150 5 720 12/1 Nhập 150 47 22050 150 52 7800 … … .. .. .. .. .. .. .. .. .. Công ty Cơ giới và xây lắp số 13 Kho: ông Hải thẻ kho Ngày lập thẻ: 01/01/2005 Tờ số 1 Tên nhẵn hiệu quy cách vật tư: Thép j16 DANI A2 Đơn vị tính Cây. Mă số: Stt Chứng từ Diễn giải Ngày N_X Số lượng kí xác nhận của KT SH NT N X T 1 Tồn đầu tháng 50 2 PN33 3/1 Nhập 100 150 3 PX37 6/1 Xuất 130 20 4 PN23 8/1 Nhập 135 155 5 PX42 11/1 Xuất 150 5 6 PN49 12/1 Nhập 47 52 ….. … … … … … … … … Sổ Số dư Năm 2005 Stt Danh điểm Mẵ hiệu Tên quy cách vật tư đơn vị tính Số kiểm kê Tháng 1 SL TT N X T TT 1 thép Cây Thép j12DANI A2 25 25 Thépj14DANI A2 1 52 5 2 22600 Thépj14DANI A2 50 210000 282 280 52 2 Que hàn Que hàn ngoạij3 Kg - - 50 40 10 71 Que hàn nộij4 Kg 150 10200 300 350 100 68000 Que hàn LXj4 Kg 250 120 130 96200 .. .. .. .. .. .. .. … … … … 2.4.2 Phương pháp ghi chép ở các đội công trình Tại các đội công trình, vật tư phần lơn là do đội tự mua và số còn lại nhận ở Công ty. Đối với phần vật tư nhận tại kho của Công ty thì khi nhận, người nhận kiểm tra số lượng, chất lượng vật tư sau đó kí vào phiếu và giữ phiếu làm chứng từ thanh toán. Đội trưởng đội xây dựng tập hợp các phiếu xuất vật tư này thành một quyển riêng, cuối tháng lập bảng kê vật tư nhận từ kho của Công t Bảng kê vật tư nhận từ kho của công ty Công trình: Nhà xưởng TN viện NL mỏ Tháng 1/2005 Đội xây dựng số 1 Stt Tên quy cách vật tư đơn vị tính Số lượng Thành tiền 1 thépj1ID Kg 650 4030000 2 Thépj6ID Kg 780 343200 3 thép jDANI16 Cay 52 780000 … .. … .. Đối với vật tư do đội tự mua thì khi về chân công trình, phụ trách đội có trách nhiệm kiểm tra chật lượng, số lượng trước khi nhập kho và phải lập bảng kê nhận hàng ghi rõ số thực nhập tại công trình. Bản này được chuyển cho phòng cung ứng vật tư và làm thủ tục nhập kho. Còn ở đội cuối bảng này cùng với bảng kê nhận vật tư từ kho Công ty là cơ sở để quyết toán nhập NVL khi công trình hoàn thành bàn giao. Công ty Cơ giới và xây lấp số 13 Bản kê nhận hàng Công trình: Nhà xưởng TN viện NLmỏ Ngày 03/01/20005 Người giao: Cty VLXD Hà nội Người nhận: Bà Hường - Đội xây dựng STT Tên quy cách vật tư đơn vị Số lượng đơn giá Thành tiền 1 Ximăng hoàng thạch Tấn 20 727270 14545400 Người giao hàng Người nhận hàng ( kí tên) ( kí tên) Công ty Cơ giới và xây lắp số 13 Bảng kê vật tư do đội tự mua Công trình: Nhà xưởng TN viện NL mỏ Tháng1/2005 STT Tên quy cách vật tư đơn vị Số lượng Thành tiền 1 Ximăng hoàng thạch Tấn 20 14545400 2 Cát đen san nền M3 275 9105000 3 Gạch chỉ Viên 170000 51000000 … … … … … 2.5 Phân tích tình hình quan lý và sử dụng nguyen vạt liệu tại Công ty cơ giói và xây lắp số 13 Bộ phận kế toán của công ty không tiến hành phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu. Phân tích tình hình sử dụng vật liệu để biết được nguyên vật liệu có được cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chủng loại và qui cách hay không. Nghiên cứu vấn đề này giúp doanh nghiệp thấy rõ ưu nhược điểm trong công tác cung cấp nguyên vật liệu đồng thời có biện pháp đảm bảo cung cấp về nguyên vật liệu . Nhất là đối với doanh nghiệp xây lắp, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy càng phải quan tâm đến việc phân tích tình hình cung cấp và sử dụng nguyên vật liệu. Chương 3 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệutại công ty cơ giới và xây lắp số 13 3.1 Khái quát chung về công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cơ giớ và xây lắp số 13. Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay thì một doanh nghiệp muốn tồn tại và đứng vững thì hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệpphải cóhiệu quả, muốn đạt được điều đóthì công tác quản lý, công tác tổ chức sản xuất phải chặt chẽ, năng động và bất cứ một doanh nghiệp nào thì hoạt đọng sản xuất kinh doanhcũng hướng tới mục đích cuối cùng là lợi nhuận. Để đạt được mục đích này, mỗi doanh nghiệp có một cách làm khác nhau, các biện pháp sử dụng khác nhau. Song trong những biện pháp cơ bản đó thì biện pháp tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Là một đơn vị trực thuộc Tổng công ty LICOGI khi chuyển sang kinh tế thị trường thì công ty Cơ giới và xây lắp số 13 gặp không ít khó khăn, thử thách. Bên cạnh đó Công ty lại phải cạnh tranh với nhiều đơn vị khác cùng ngành. Song trước tình hình đó, công ty đã không ngừng đầu tư trang thiết bị máy móc, dây chuyền công nghệ hiện đại, mở rộng ngành nghề kinh doanh. Vì vậy công ty không những đứng vững trên thị trường mà còn mở rộng được thị trường và liên tục làm ăn có lãi. Có thể nói đây là kết quả của hàng loạt các biện pháp mà công ty đã thực hiện trong đó tiết kiệm và hạ chi phí giá thành sản phẩm nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm là một biện pháp mà công ty đã áp dụng. Với cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý, các phòng ban chức năng rất gọn nhẹ phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động của công ty, công ty đã có khả năng phục vụ tốt cho qua trình sản xuất kinh doanh. Các phòng ban chức năng được quy định nhiệm vụ rõ ràng, phục vụ kịp thời và đáp ứng yêu cầu quản lý nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Đặc biệt công ty áp dụng cơ chế khoán tới từng tổ đội thi công đã nâng cao trách nhiệm của các tổ đội thi công tới kết quả sản xuất kinh doanh của mình. Với thời gian thực tập ngắn ngủi tại công ty Cơ Giới và xây lắp 13, em nhận thấy công tác quản lý và hạch toán taịi công ty có những ưu điểm nổi bật sau: Trong công tác kế toán, công ty Cơ Giới và xây lắp số 13 đã xây dựng cho mình một đội ngũ kế toán mạnh và vững vàng, đa số tốt nghiệp đại học, có bề dày trong công tác kế toán. Công ty luôn áp dụng chế kế toán mới nhất, từ đó đã giúp cho công tác kế toán ngày càng hoàn chỉnh. Công việc kế toán được phân công cụ thể, hợp lý và phù hợp với trình độ của từng nhân viên kế toán. Hiện nay toàn bộ công tác kế toán tại công ty đều dược thực hiện bằng máy vi tính do đó mọi thông tin, chứng từ đều được xử lý nhanh và chính xác, đảm bảo cho công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng. Đồng thời giảm bớt công việc tính toán bằng tay cho người làm công tác kế toán, việc tìm kiếm thông tin khi cần thiết cũng nhanh chóng và hiệu quả hơn. Công tác nguyên vật liệu nói riêng: Trình độ hoạch toán chặt chẽ, đúng quy định, số liệu trên các sổ sách chính xác và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra. Hệ thống định mức nguyên vật liệu được xây dựng rất chi tiết, cụ thể cho từng loại vật tư, từng loại công trình, do đó tiết kiệm được chi phí và mang lại hiệu quả kinh tế cao. Trong công tác thu mua nguyên vật liệu: Công ty đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Do vây đã không để xảy ra tình trạng ngừng việc do thiếu nguyên vật liệu. Bên cạnh đó việc xây dựng các định mức dự trữ của ban kinh tế vật tư cơ giới rất sát với nhu cầu thực tế, vì thế không dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều nguyên vật liệu, tránh được lãng phí vật liệu. Về bảo quản vật tư: Các kho vật tư được sắp xếp một cách có hệ thống và hợp lý, đội ngũ thủ kho có tinh thần trách nhiệm cao. Do đó việc tổ chức bảo quản và tổ chức cấp phát nguyên vật liệu được tiến hành tương đối tốt. Tại các công trình cũng có hệ thống kho bãi riêng tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý và sử dung nguyên vật liệu. Tại các đội (xưởng) sản xuất nhiệm vụ của từng nhiệm vụ của từng xưởng(đội) được thực hiện tương đối tốt, tình hình nhập xuất nguyên vật liệu đều được thực hiện trên cơ sở chứng từ. Khi nhận nguyên vật liệu về xưởng(đội) mình thì đều được bảo quản và sử dụng tốt. Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung theo hệ thống tài khoản thống nhất hiện hành, kế toán nguyên vật liệu vận dụng tài khoản một cách phù hợp để theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu. Trong hoạch toán chi tiết đã sử dụng phương pháp ghi Sổ số dư phù hợp với đặc điểm của Công ty và trình độ của cán bộ kế toán. Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán của Công ty nói chung cũng như kế toán vật liệu nói riêng còn bộc lộ những hạn chế cần phải được hoàn thiện. 3.2 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ giới và xây lắp số 13. Qua thời giàn thực tập tại Công ty cơ giới và xây lắp số 13, tôi nhận thấy công tác kế toán ở Công ty có nhiều ưu điểm cần phát huy, song tôi cũng nhận thấy vẫn còn một số nhược điểm còn tồn tại cần khắc phụ. Qua nghiêm cứu lý luận và thực tiễn công tác kế toán vật liệu, không ngừng phát huy vai trò của công tác kế toán vật liệu, tôi xin đề xuất một số ý kiến để Công ty xem xét: Thứ nhất: Về việc tình giá nguyên vật liệu nhập kho Tai Công ty, vật liệu mua về sử dụng cho các công trình có thể do Công ty đi mua rồi nhập kho, sau đó xuất kho cho các công trình, cũng có thể do các đội(xưởng) tự đi mua theo định mức của Công ty. Đối với vật liệu mua về nhập tại kho của Công ty thì chi phí thu mua được tính vào giá thực tế vật liệu nhập kho. Đối với nguyên vật liệu do các xưởng(đội) tự đi mua thì chỉ có chi phí thu mua nguyên vật liệu mới được tính vào giá thực tế của nguyên vật liệu, còn đối với các loại nguyên vật liệu và một số vật liệu khác sử dụng tại công trình do Công ty hay các đội tự vận chuyển, bảo quản các chi phí này hoạch toán thẳng vào chi phí dịch vụ mua ngoài(6277). Vật liệu sử dụng cho công trình nào thì hoạch toán cho công trình đó. Điều này có nhiều thuận lợi cho công tác kế toán, tuy nhiên có nhiều trường hợp sẽ làm sai lệch trong việc tính giá thành của từng công trình chẵng hạn: Một đội nào đó đã nhập loại vật tư này về nhưng khi công trình hoàn thành không sử dụng hết và số vật tư này chuyển cho công trình khác. Vởy thì nếu như chi phí thu mua có liên quan đến số vật tư này đã được tính vào chi phí sản xuất chung của công trình trước kia sẽ làm cho giá thành của công trình đó tăng lên một cách bất hợp lý và ngược lại, công trình được bổ sung số vật tư đó lại không phải chịu chi phí thu mua của số vật tư đó sẽ có giá thành thấp hơn so với trường hợp mua về. Do vậy Công ty nên tình giá nguyên vật liệu nhập kho theo công thức: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho = Giá ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua Về phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Tại Công ty Cơ giới và xây lắp số 13 hiện nay đang sử dụng phương pháp Sổ số dư để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Thế nhưng lại không thể hiện được tính ưu việt của phương pháp này. Sở dĩ như vậy là do: Công ty đã không vận dụng đúng quy trình hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp Sổ số dư. Tại kho, thủ kho chỉ theo dõi tình hình biến động của mỗi loại nguyên vật liệu trên thẻ kho và theo dõi tổng nhập , tổng xuất và tổng tồn của từng loại trên Sổ số dư. Còn tại phòng kế toán thì không tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu. Phòng kế toán sau khi nhận được các chứng từ nhập – xuất kho, kiểm tra, ghi đơn giá, đối với các chứng từ xuất kho được tập hợp vào Bảng kê nguyên vật liệu xuất dùng. đối với các chứng từ nhập,kế toán vào thẳng Nhật ký chung. Như vậy, việc hạch toán nchi tiết vật liệu tại công ty đã không kết hợp được giữa hạch toán tại kho và hạch toán tại phòng kế toán. Vì vậy, không tạo ra được sự đối chiếu giữa kho và kế toán vật tư trong phần hạch toán chi tiết này. - Mục đích của việc ghi chép trên Sổ số dư là để theo dõi số lượng tồn kho vật liệu. Tại Công ty, chỉ có vật liệu tại kho mới sử dụng Sổ số dư, còn ở các công trình không sử dụng vì vật liệu nhập đến đâu là xuất dùng đến đó. Tuy nhiên giả sử trong một tháng nào đó, công ty nhận thấy sự khan hiếm của vật tư nên mua dự trữ cho tháng sau hay là vật tư được mua vào cuối tháng, thì như vậy tại các công trình vẫn có sự tồn kho. Qua đó thấy rằng tại công ty, Sổ số dư không thể dùng đối chiếu với phần kế toán tổng hợp mà chỉ đơn thuần theo dõi số lượng nhâp, xuất, tồn của từng loại vật tư có tại kho công ty. Chính điều này cũng làm mất đi tính năng động của thủ kho trong việc ghi Sổ số dư, biểu hiện là trên Sổ số dư đã không theo dõi liên tục tình hình biến động của nguyên vật liệu tại kho. Có thể nói rằng việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty là quá đơn giản vận dụng hình thức Sổ số dư chỉ là hình thức. Theo tôi, để đảm bảo cho công tác kế toán, công ty nên tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu chặt chẽ hơn. công ty nên vận dụng đúng lý thuyết phương pháp Sổ số dư, kết hợp hạch toán chi tiết theo hình thức Sổ số dư giữa kho và phòng kế toán vì phương pháp này có nhiều ưu điểm so với các phương pháp khác. Hơn nữa, Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn vật liệu được lập tại phòng kế toán còn được xem như là một báo cáo chi tiết phục vụ mục đích quản trị nội bộ doanh nghiệp. Để vận dụng phương pháp này một cách có khoa học, trước hết công ty nên sử dụng tài khoản TK 152 để theo dõi tình hình biến đông nguyên vật liệu tại các công trình và cần phải phân loại nguyên vật liệu theo từng danh điểm nguyên vật liệu. Trên Sổ số dư không cần phải theo dõi cả số lượng nhập, xuất mà chỉ cần theo dõi lượng tồn kho vì lượng nhập và xuất đã được thể hiện trên thẻ kho. Hơn nữa lại không có sự đối chiếu với kế toán. Thứ 3: Về việc vận dụng tài khoản Hiện nay trong quá trình hoạch toán tổng hợp biến động nguyên vật liệu kế toán chỉ sử dụng tài khoản 152 để theo dõi nguyên vật liệu tại Công ty. Mặc dù số lượng hàng mua đang đi đường cũng có nhiều, do vật liệu phải vận chuyển sau một thời gian mới nhập kho, nhưng Công ty vẫn không sử dụng tài khoản 151-Hàng mua đang đi đường. Cuối kỳ, nếu số vật liệu mua chưa về nhập kho, kế toán lưu chứng từ vào tập hồ sơ riêng, chờ khi hàng về mới phản ánh vào TK152. Phương pháp này có 2 nhược điểm sau: - Mặc dù mọi chứng từ mua nguyên vật liệu đã hoàn tất thủ tục nhưng không phản ánh vào sổ sách kế toán mà do đó không tính đúng, tính đủ lượng nguyên vật liệu cuối kỳ chưa về, từ đó giảm khă năng giám sát hàng mua. - Chỉ tiêu hàng tồn kho trong bảng cân đối tài sản bao gồm cả số nguyên vật liệu đang đi đường do phương pháp hoạch toán nêu trên. Vì vậy trong kỳ nếu có hàng mua đang đi đường do phương pháp hoạch toán nêu trên. Vì vậy trong kỳ nếu có hàng đang đi đường thì sẽ ảnh hưởng đến quy mô, chỉ tiêu hàng tồn kho của Công ty. Do những hạn chế nêu trên, Công ty nên sử dụng tài khoản 151- hàng mua đang đi đường để hoạch toán nguyên vật liệu trong trường hợp cuối tháng nguyên vật liệu mua chưa về nhập kho. Kế toán ghi như sau: Nợ TK151 (chi tiết nguyên vật liệu): Trị giá hàng mua đang đi đường. Nợ TK133 (1331): Thuế VAT được khấu trừ Có TK liên quan: 111, 112, 141, 331… Với phương pháp hoạch toán như vậy sẽ giúp cho Công ty phản ánh chính xác lượng nguyên vật liệu thực có của Công ty, và do vậy chỉ tiêu hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán cũng được phản ánh một cách chính xác hơn. Thứ tư: Về vấn đề ghi sổ tổng hợp Hiện nay tại Công ty cơ giới và xây lắp số 13, hình thức mua nguyên vật liệu chưa thanh toán cho người bán chiếm một tỷ lệ lớn, đó là chưa kể đến mua chịu các khoản khác. Tuy nhiên Công ty không mở nhật kýh đặc biệt để theo dõi riêng, mà tất cả các nghiệp vụ này đều được cập nhật vào Nhật ký chung. Theo tôi Công ty nên mở sổ Nhật ký mua hàng trong trường hợp này. Thứ năm: Về cách hoạch toán chi tiết với người bán Hiện nay theo dõi tình hình thanhn toán với người bán, cách mở sổ chi tiết thanh toán với người bán. Mỗi nhà cung cấp được theo dõi riêng trên một quyển sổ. Cuối tháng kế toán lấy số liệu tổng cộng trên mỗi sổ để phản ánh vào bản tổng hợp chi tiết TK331. Theo tôi việc theo dõi tình hình thành toán mỗi nhà cung cấp mở riêng một sổ là không cần thiết, vì có những khách hàng trong tháng không phát sinh hoặc phát sinh rất ít. Do vậy, đối với những nhà cung cấp thường xuyên, Công ty nên mở sổ chi tiết thanh toán riêng để theo dõi, còn đối với những nhà cung cấp không thường xuyên thì có thể mở chung một quyển. NT GS Chứng từ Tên nhà cung cấp Thời hạn chiết khấu TK ĐƯ Phát sinh Số dư Ghi chú SH NT Nợ Có Nợ Có Công ty Hoàng Đức SDĐK … … SDCK Cuối kỳ tính số dư Nợ, dư Có của từng nhà cung cấp, lấy số liệu của bảng tổng hợp chi tiết cũng như đối vơi trường hợp sổ mở cho từng nhà cung cấp thường xuyên và sổ mở chung cho các nhà cung cấp không thường xuyên. Nên đưa cột Thời hạn chiết khấu vào để có kế hoạch trả nợ thứ tự các tài khoản trả nợ cho người bán. Thứ sáu: Về việc phân tích tình hình quản lý và sử dụng vật liệu. Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty chưa thực hiện việc phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. Do vậy việc kiểm tra xem xét nguyên vật liệu sử dụng có hiệu qủa hay không, cung cấp đầy đủ, kịp hay không… Cũng không được thực hiện. Điều này sẽ dẫn đến việc quản lý và sử dụng vật liệu kém hiệu quả. Để thấy rõ thành tích và hạn chế của Công ty trong việc quản lý và sử dụng vật liệu thì Công ty nên tiến hành phân tích trên các nội dung sau: Phân tích tình hình cung cấp về tổng khối lượng nguyên vật liệu. Phân tích tình hình cung cấp về các loại nguyên vật liệu chủ yếu. Phân tích tình hình khai thác các nguồn nguyên vật liệu. Phân tích khoản chi vật liệu trong giá thành sản phẩm. Trong đó, một trong những nội dung có ý nghĩa quan trọng là phải chỉ ra cho được tình hình khai thác của nguồn khă năng cung cập nguyên vật liệu để đảm bảo cho nhu cầu sản xuất. Do vậy, để phân tích vấn đề này, kế toán nguyên vật liệu có thể so sánh giá trị nguyên vật liệu thực tế của từng nguồn cung cấp với tổng gía trị nguyên vật liệu kế hoạch, cũng như đối với tổng giá trị nguyên vật liệu được cung cấp trong kỳ. Đối với các nguyên vật liệu được cung cấp thường xuyên như: Các loại sắt thép, Ximăng, Gạch, Cát…thì cần phải phân tích chỉ tiêu số ngày sản xuất dựa vào chỉ tiêu này có thể biết được đến một ngày nào đó số nguyên vật liệu hiện còn đủ đảm bảo sản xuất trong bao nhiêu ngày. bằng cách so sánh số ngày đảm bảo sản xuất(Số ngày dự trữ) với khoảng cách giữa hai lần cung cấp sẽ được xác địnhh ảnh hưởng của việc cung cấp đến tình hình sản xuất và sử dụng vốn của doanh nghiệp. Thứ bảy: Về việc áp dụng máy vi tính trong công tác kế toán. Hiện nay ở Công ty tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được xử lý bằng máy vi tính. Tuy nhiên số lượng máy lại quá ít do vậy không đủ đáp ứng được yêu cầu của công việc kế toán. Trong tương lai Công ty nên đầu tư thêm máy vi tính cho phong kế toán để đáp ứng công việc kế toán ngày càng nhiều cuủ Công ty. Kết luận