Đề tài Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Trần Trung

Mục lục Lời nói đầu 3 Lời nói đầu Hiện nay, nước ta đang thực hiện đường lối phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận động theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước, định hướng xã hội chủ nghĩa. Với sự hoạt động của nhiều thành phần kinh tế, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp càng trở nên gay gắt. Để tồn tại và phát triển mỗi doanh nghiệp phải năng động sáng tạo trong kinh doanh, ra các quyết định đúng đắn, kịp thời nhằm bảo toàn được vốn kinh doanh và quan trọng hơn là phải kinh doanh có lãi. Vì vậy, vấn đề bán hàng và xác định kết quả kinh doanh có ý nghĩa vô cùng quan trọng với các doanh nghiệp đặc biệt là với các doanh nghiệp thương mại. Nó quyết định đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp và là cơ sở để doanh nghiệp có thu nhập bù đắp các chi phí đã bỏ ra. Do đó, việc tổ chức hợp lý công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là rất cần thiết. Kế toán bán hàng cung cấp thông tin cho nhà quản trị doanh nghiệp về tình hình kinh doanh của công ty. Từ đó có kế hoạch và biện pháp quản lý bán hàng một cách có hiệu quả nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp. Được thực tập tại công ty TNHH Trần Trung, một công ty có chức năng chính là kinh doanh các sản phẩm thiết bị văn phòng: máy tính, máy in, máy chiếu và các linh kiện,… em nhận thấy được tầm quan trọng của công tác kế toán bán hàng. Chính vì vậy em đã lựa chọn đề tài: “Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Trần Trung” cho luận văn cuối khóa của mình. Nội dung của văn luận gồm ba phần: * Lời nói đầu * Nội dung Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. Chương 2: Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Trần Trung. Chương 3: Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Trần Trung. * Kết luận Mặc dù đã cố gắng tìm hiểu và nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị phòng kế toán và dưới sự chỉ bảo của thầy giáo hướng dẫn, em đã phần nào nắm được tình hình thực tế công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty.Tuy nhiên do trình độ lý luận và thời gian tiếp cận thực tế còn hạn chế nên bài luận văn của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong muốn nhận được sự đóng góp ý kiến để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Chương 1lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại 1.1.Sự cần thiết của việc nghiên cứu công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. 1.1.1.Đặc điểm và vai trò của nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. Hàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại là những vật phẩm do các doanh nghiệp mua về với mục đích là để bán ra phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng cho xã hội. Đối với doanh nghiệp thương mại hàng hoá chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng số vốn lưu động. Vì vậy trong công tác quản lý, doanh nghiệp phải đảm bảo an toàn cho hàng hóa cả về số lượng và chất lượng, phải tăng nhanh vòng quay của vốn hàng hóa. Muốn vậy cần đẩy nhanh quá trình bán hàng bởi đây là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Thông qua bán hàng doanh nghiệp thực hiện việc chuyển hóa vốn kinh doanh của mình từ hình thái hàng hóa sang hình thái tiền tệ và hình thành kết quả tiêu thụ. Xét trên góc độ kinh tế, bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu hàng hóa, sản phẩm gắn với phần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc được chấp nhận thanh toán.Theo đó quá trình bán hàng trong doanh nghiệp cho thể chia làm 2 giai đoạn: Giai đoạn 1: Đơn vị xuất bán giao hàng cho đơn vị mua, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết. Trong giai đoạn này chỉ phản ánh một mặt quá trình vận động của hàng hoá, chưa phản ánh kết quả của việc bán hàng, vì số hàng hoá chưa đảm bảo chắc chắn đã thu được tiền hay chấp nhận thanh toán tiền. Giai đoạn 2: Đơn vị mua hay khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán tiền. Đây là giai đoạn mà đơn vị mua đã thu được hàng còn đơn vị bán thu được tiền hoặc sẽ thu được tiền từ đơn vị mua. Kết thúc giai đoạn này cũng là kết thúc quá trình bán hàng. Tóm lại quá trình bán hàng trong doanh nghiệp thương mại có những đặc điểm sau: Đối tượng phục vụ của các doanh nghiệp thương mại bao gồm người tiêu dùng, các đơn vị sản xuất kinh doanh, các cơ quan tổ chức xã hội… Các phương thức bán hàng rất đa dạng như gửi bán, giao hàng trực tiếp … Có sự thỏa thuận giữa người mua và người bán về số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán. Có sự thay đổi quyền sở hữu và quyền sử dụng hàng hóa từ người bán sang người mua. Người bán giao cho người mua một lượng hàng hóa và nhận được tiền hoặc được chấp nhận thanh toán. Trong quá trình bán hàng doanh nghiệp thương mại phải chi ra những khoản tiền phục vụ cho việc bán hàng gọi là chi phí bán hàng và các chi phí liên quan đến việc quản lý hành chính, quản trị kinh doanh của toàn doanh nghiệp gọi là chi phí quản lý doanh nghiệp. Tiền bán hàng thu được tính theo giá bán chưa có thuế GTGT gọi là doanh thu bán hàng. Chênh lệch giữa doanh thu thuần hoạt động bán hàng với chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp được gọi là kết quả hoạt động bán hàng (kết quả hoạt động kinh doanh). Việc bán hàng và xác định kết quả bán hàng không chỉ có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại, phát triển của doanh nghiệp mà tạo tiền đề cho sự tăng trưởng và phát triển kinh tế. Trên phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân thực hiện tốt khâu bán hàng là cơ sở cho sự cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa tiền và hàng trong lưu thông, đặc biệt là đảm bảo sự cân đối nhịp nhàng giữa các ngành, các khu vực trong nền kinh tế và tác dộng đến quan hệ cung cầu trên thị trường. Đối với doanh nghiệp thương mại, thực hiện tốt khâu bán hàng mới thu hồi được vồn tăng nhanh vòng quay vốn, tiết kiệm vốn lưu động tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kinh doanh được liên tục. 1.1.2.Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng, nhiệm vụ của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. 1.1.2.1.Yêu cầu quản lý của bán hàng và xác định kết quả bán hàng Để quản lý tốt việc bán hàng và xác định kết quả bán hàng doanh nghiệp cần thực hiện những yêu cầu sau: Quản lý sự vận động và số liệu có của từng loại sản phẩm, hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị của chúng. Quản lý chất lượng, cải tiến mẫu mã và xây dựng thương hiệu sản phẩm là mục tiêu cho sự phát triển và bền vững của doanh nghiệp. Tìm hiểu, khai thác và mở rộng thị trường, áp dụng các phương thức bán hàng phù hợp và có các chính sách sau bán hàng “hậu mãi” nhằm không ngừng tăng doanh thu, giảm chi phí của các hoạt động. Quản lý chặt chẽ các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi phí hoạt động khác nhằm tối đa hóa lợi nhuận. 1.1.2.2.Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Để đáp ứng các yêu cầu quản lý về hàng hóa, bán hàng và xác định kết quả bán hàng, kế toán bán hàng phải thực hiện nhiệm vụ sau: Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính sách tình hình hiện có và sự biến động của từng loại sản phẩm, hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng chủng loại và giá trị. Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm từ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh thu. Và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp. Đồng thời theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng. Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và tình hình phân phối kết quả các hoạt động. Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và định kì phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định và phân phối kết quả. 1.2.Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. 1.2.1.Kế toán doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng. 1.2.1.1.Các phương thức bán hàng Trong cơ chế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt, các doanh nghiệp phải áp dụng các phương thức bán hàng khác nhau để thúc đẩy quá trình tiêu thụ hàng hoá, tăng doanh thu, chiếm lĩnh thị trường. Bán hàng theo phương thức gửi bán: Theo phương thức này, định kỳ doanh nghiệp gửi hàng cho khách hàng trên cơ sở của thoả thuận trong hợp đồng mua bán hàng hoá giữa hai bên và giao hàng tại địa điểm đã quy ước trong hợp đồng. Khách hàng có thể là những là đơn vị nhận bán hàng đại lý hoặc là những khác hàng mua thường xuyên theo hợp đồng kinh tế. Khi xuất kho gửi hàng đi, hàng vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, chỉ khi nào khách hàng đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì khi ấy hàng mới chuyển quyền sở hữu và được ghi nhận doanh thu bán hàng. Phương thức giao hàng trực tiếp: theo phương thức này, khi doanh nghiệp giao hàng hóa, hoặc lao vụ, dịch vụ cho khách hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán đảm bảo các điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng. Các phương thức bán hàng trực tiếp bao gồm: Bán hàng thu tiền ngay: Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm thanh toán. Bán hàng được khách hàng chấp nhận ngay nhưng chưa thu tiền: Thời điểm ghi nhận doanh thu và thời điểm thanh toán là không đồng nhất, khi doanh nghiệp giao hàng, khách hàng không thanh toán ngay mà chỉ ký chấp nhận thanh toán sau một thời gian nhất định. Bán hàng trả chậm, trả góp có lãi: Là trường hợp khách hàng thanh toán tiền hàng làm nhiều lần và phải chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định. Doanh thu bán hàng theo phương thức này được ghi nhận khi hàng được giao cho khách hàng. Trường hợp trả lương cho công nhân viên bằng hàng hoá và trao đổi hàng hoá với doanh nghiệp khác thì cũng được ghi nhận là doanh thu bán hàng. 1.2.1.2.Kế toán doanh thu bán hàng. Chuẩn mực số 14 ban hành theo QĐ 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 định nghĩa doanh thu như sau: Doanh thu: là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thoả mãn các điều kiện sau: 1. Doanh nghiệp đã chuyển phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua. 2. Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu sản phẩm hoặc quyền kiểm soát hàng hoá. 3. Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. 4. Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế giao dịch bán hàng. 5. Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp được thực hiện theo nguyên tắc sau: Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là giá bán chưa có thuế GTGT. Đối với sản phẩm hàng hóa, dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá thanh toán. Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc thuế xuất khẩu thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc thuế xuất khẩu). Những doanh nghiệp nhận gia công hàng vật tư, hàng hóa thì chỉ phản ánh vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ số tiền gia công thực tế được hưởng, không bao gồm giá trị vật tư, hàng hóa nhận gia công. Đối với hàng hóa nhận bán đại lý, kí gửi theo phương thức bán hàng đúng giá hưởng hoa hồng thì hạch toán vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phần hoa hồng bán hàng mà doanh nghiệp được hưởng. Trường hợp bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp thì doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bán hàng theo giá bán trả ngay và ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính về phần lãi tính trên khoản phải trả chậm phù hợp với thời điểm ghi nhận doanh thu được xác định. Các chứng từ chủ yếu được sử dụng trong kế toán doanh thu bán hàng gồm: Hóa đơn bán hàng Hóa đơn giá trị gia tăng Phiếu xuất kho Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. Báo cáo bán hàng, bảng kê bán lẻ hàng hóa. Các chứng từ thanh toán như: Phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng… Tài khoản sử dụng: TK511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK512 - Doanh thu nội bộ TK3387 - Doanh thu chưa thực hiện TK3331- Thuế GTGT phải nộp TK511 có 5 TK cấp 2 là: TK5111-Doanh thu bán hàng hoá TK5112-Doanh thu bán thành phẩm TK5113-Doanh thu cung cấp dịch vụ TK5114-Doanh thu trợ cấp, trợ giá TK5117-Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư. Trình tự kế toán các nghiệp vụ chủ yếu: Sơ đồ 1: Trường hợp bán hàng thông thường TK 911 TK 511 TK 111,112,131 (1) (3) TK 3331 (2) Chú thích: (1) Phản ánh doanh thu bán hàng thu tiền ngay hoặc chưa thu tiền. (2) Phản ánh thuế GTGT đầu ra phải nộp. (3) Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần . Sơ đồ 2: Trường hợp bán hàng trả chậm, trả góp: TK 911 TK 511 TK 131 TK 515 (1b) TK 3331 (1c) TK 3387 (1d) (1a) (2a) TK 111, 112 (2b) (3) Chú thích: (1a) Phản ánh số tiền thu lần đầu khi bán hàng trả chậm, trả góp. (1b) Phản ánh số tiền khách hàng còn nợ khi bán hàng trả chậm, trả góp. (1c) Phản ánh thuế GTGT phải nộp. (1d) Phản ánh lãi trả chậm theo phương thức bán hàng trả góp. (2a) Khách hàng trả nợ. (2b) Từng kỳ, ghi nhận doanh thu tài chính do bán hàng trả chậm, trả góp. (3) Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần. Sơ đồ 3: Trường hợp bán hàng qua đại lý: (2b) (1) (2a) TK 511 TK 3331 111, 112, 131 (3) TK 911 TK641 Chú thích: (1) Đại lý trả tiền, chấp nhận thanh toán. (2a) Hoa hồng trả riêng cho đại lý. (2b) Hoa hồng trả cho đại lý trừ vào tiền hàng. (3) Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần. 1.2.1.3.Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng như: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng đã bán bị trả lại, thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp và thuế xuất nhập khẩu. Các khoản giảm trừ doanh thu là cơ sở để tính doanh thu thuần và kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán. Các khoản giảm trừ doanh thu phải được phản ánh theo dõi chi tiết, riêng biệt trên những tài khoản kế toán phù hợp, nhằm cung cấp các thông tin kế toán để lập báo cáo tài chính (Báo cáo kết quả kinh doanh thuyết minh báo cáo tài chính). Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ = Tổng doanh thu bán hàngvà cung cấp dịch vụ - Các khoản giảm trừ doanh thu Chiết khấu thương mại: là khoản tiền chêng lệch giá bán nhỏ hơn giá niêm yết doanh nghiệp đã giảm trừ cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết mua, bán hàng. Hàng bán bị trả lại :Doanh thu hàng bán bị trả lại là số sản phẩm, hàng hóa doanh nghiệp đã xác định tiêu thụ, đã ghi nhận doanh thu nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế hoặc theo chính sách bảo hành như: hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại. Kế toán giảm giá hàng bán: Giảm giá hàng bán là khoản tiền doanh nghiệp (bên bán)giảm trừ cho bên mua hàng trong trường hợp đặc biệt vì lí do hàng bán bị kém phẩm chất, không đúng quy cách, hoặc không đúng thời hạn … đã ghi trong hợp đồng. Thuế GTGT nộp theo phương pháp trực tiếp, thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt Chứng từ sử dụng: Hóa đơn bán hàng Hóa đơn giá trị gia tăng Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại…. Tài khoản sử dụng: TK 521- Chiết khấu thương mại TK531 - Hàng bán bị trả lại TK532 - Giảm giá hàng bán TK3332 -Thuế TTĐB TK3333 - Thuế xuất khẩu TK3331- Thuế GTGT Trình tự kế toán các khoản giảm trừ doanh thu được thể hiện trong sơ đồ sau: Sơ đồ 4: TK 111, 112, 131 TK 521, 531, 532,... TK 511 (1) TK 3331 (2) TK3331.3332.3333 Chú thích: (1) Phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu: Chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán. (2) Phản ánh số thuế GTGT tương ứng của các khoản giảm trừ doanh thu. (3) Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu, thuế GTGT trực tiếp phải nộp. (4) Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu để xác định doanh thu thuần. 1.2.2.Kế toán giá vốn hàng bán. 1.2.2.1.Phương pháp xác định trị giá vốn hàng hóa xuất bán Trị giá vốn của hàng hóa xuất bán bao gồm: trị giá mua thực tế của hàng xuất kho để bán và chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng đã bán. Các phương pháp xác định trị giá mua thực tế hàng xuất bán Trị giá mua thực tế của hàng xuất bán được tính bằng một trong các phương pháp sau: Phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá mua thực tế của hàng hóa xuất bán được tính căn cứ vào số lượng xuất trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân, theo công thức: Trị giá mua thực tế của hàng xuất bán Số lượng hàng xuất bán Đơn giá thực tế bình quân = ´ Đơn giá thực tế bình quân Trị giá thực tế của hàng tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế của hàng nhập trong kỳ Số lượng hàng tồn đầu kỳ Số lượng hàng nhập trong kỳ + = b. Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho lúc này được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. c. Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định là hàng nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên. d. Phương pháp thực tế đích danh: Trị giá thực tế mua vào của hàng hóa tồn kho được tính như sau: hàng tồn kho thuộc lô nào sẽ được tính theo đơn giá của lô đó. Phương pháp này phản ánh chính xác giá của từng lô hàng xuất nhưng công việc khá phức tạp đòi hỏi thủ kho phải nắm được chi tiết từng lô hàng. áp dụng cho các loại hàng hóa có giá trị cao, được bảo quản riêng theo từng lô hàng của mỗi lần nhập. e .Giá hoạch toán: Giá hoạch toán của hàng hóa là giá do doanh nghiệp tự quy định (có thể lấy giá kế hoạch hoặc giá mua tại một thời điểm nào đó) và được sử dụng thống nhất ở doanh nghiệp trong một thời gian dài. Hàng ngày sử dụng giá hoạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị hàng nhập, xuất. Cuối kỳ, để ghi sổ kế toán tổng hợp phải chuyển đổi giá hạch toán về giá thực tế theo Hệ số giá giữa giá thực tế và giá hạch toán của hàng luân chuyển trong kỳ(H). Trị giá thực tế của hàng tồn đầu kỳ Trị giá thực tế của hàng nhập trong kỳ + Hệ số giá (H ) = Trị giá hạch toán của hàng nhập trong kỳ + Trị giá hạch toán hàng tồn đầu kỳ Sau đó tính giá thực tế của hàng xuất bán trong kỳ theo công thức: Trị giá mua thực tế hàng xuất trong kỳ = Trị giá hạch toán của hàng xuất trong kỳ x Hệ số giá giữa giá thực tế và giá hạch toán của hàng luân chuyển trong kỳ .Xác định chi phí mua phân bổ cho hàng xuất bán Chi phí mua phân bổ cho hàng xuất bán = Chi phí mua phân bổ cho hàng tồn đầu kỳ + Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ x Trị giá mua của hàng xuất bán Trị giá mua của hàng tồn đầu kỳ + Trị giá mua của hàng nhập trong kỳ Trên cơ sở trị giá mua thực tế của hàng xuất bán và chi phí mua phân bổ cho hàng xuất bán đã tính được, kế toán tổng hợp lại để tính Trị giá vốn của hàng hóa xuất bán. Trị giá vốn của hàng hóa xuất bán trong kỳ = Trị giá mua thực tế của hàng xuất bán trong kỳ + Chi phí mua phân bổ cho hàng xuất bán trong kỳ 1.2.2.2.Phương pháp kế toán giá vốn hàng bán. Hiện nay các doanh nghiệp thường áp dụng hai phương pháp bán hàng: Bán hàng theo phương thức gửi hàng và bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp. a. Với phương thức gửi hàng: Tài khoản kế toán sử dụng- TK 157: Hàng gửi đi bán- Phản ánh sự biến động và số hiện có về giá vốn của hàng gửi bán. Số hàng này chưa xác định là đã tiêu thụ. Kế toán sử dụng một số TK khác: TK 632, TK 156, TK611.... Phương pháp hạch toán: Đối với các đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên: Đây là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục sự biến động và số hiện có về giá vốn của hàng gửi bán trên TK157. Trình tự kế toán theo phương thức gửi hàng: Sơ đồ 5: TK 911 TK 632 TK 157 TK 156 (4) (1) (2) (3) Chú thích: (1) Phản ánh trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho gửi đi bán. (2) Phản ánh trị giá vốn của hàng hóa gửi đi bán được xác định là tiêu thụ. (3) Phản ánh trị giá hàng gửi bán không được chấp nhận, nhập kho. (4) Cuối kỳ, kết chuyển trị giá vốn để xác định kết quả. Đối với đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ: theo phương pháp này, TK157 chỉ phản ánh trị giá vốn của hàng gửi bán đầu kỳ và cuối kỳ. Sự biến động giá vốn của hàng gửi bán trong được thể hiện trên TK611-Mua hàng. Cuối kỳ, trị giá vốn thực tế của hàng hóa được xuất bán trong kỳ được xác định theo công thức sau: Trị giá vốn thực tế của hàng xuất bán trong kỳ = Trị giá vốn thực tế của hàng hóa, hàng gửi bán tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế của hàng hóa nhập kho trong kỳ - Trị giá vốn thực tế của hàng hóa tồn kho cuối kỳ Trình tự kế toán theo phương thức gửi hàng Sơ đồ 6: TK 632 TK 911 TK 611 TK 157 (4) (2) (1) (3) Chú thích: (1) Đầu kỳ, kết chuyển trị giá vốn của hàng gửi bán chưa được coi là tiêu thụ. (2) Phản ánh trị giá vốn của hàng gửi bán được xác định là tiêu thụ. (3) Cuối kỳ, kết chuyển trị giá vốn hàng gửi bán chưa được coi là tiêu thụ (4) Cuối kỳ, kết chuyển trị giá vốn để xác định kết quả. b. Với phương thức giao hàng trực tiếp: Tài khoản kế toán sử dụng: TK 632- Giá vốn hàng bán, TK này phản ánh trị giá vốn hàng bán. Kế toán sử dụng một số tài khoản khác: TK156, TK611, TK911,... Phương pháp hạch toán: Đối với đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên: Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu: Sơ đồ 7: (3) (1) TK 911 TK 632 TK 156 (2) Chú thích: (1) Phản ánh trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho để bán. (2) Phản ánh trị giá vốn thực tế của hàng hoá đã bán bị trả lại nhập kho. (3) Cuối kỳ, kết chuyển trị giá vốn để xác định kết quả. Đối với các đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: Sơ đồ 8: TK 632 TK 611 TK 911 (1) (2) Chú thích: (1) Cuối kỳ, kết chyển trị giá vốn của hàng hóa xuất bán (2) Cuối kỳ, kết chuyển trị giá vốn để xác định kết quả. 1.2.3. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 1.2.3.1.Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Nội dung của chi phí bán hàng gồm các yếu tố sau: Chi phí nhân viên bán hàng: là toàn bộ các khoản tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hóa, vận chuyển đi tiêu thụ và các khoản trích theo lương (khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ) Chi phí vật liệu, bao bì: là các khoản chi phí về vật liệu, bao bì để đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hóa, vật liệu dùng sửa chữa TSCĐ dùng trong quá trình bán hàng, nhiên liệu cho vận chuyển sản phẩm hàng hóa. Chi phí dụng cụ, đồ dùng: là chi phí về công cụ, đồ dùng đo lường, tính toán, làm việc ở khâu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Chi phí khấu hao TSCĐ: để phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ như nhà kho, cửa hàng, phương tiện vận chuyển, bốc dỡ. Chi phí bảo hành sản phẩm: là các khoản chi phí bỏ ra để sửa chữa bảo hành sản phẩm, hàng hóa trong thời gian bảo hành ( Riêng chi phí bảo hành công trình xây lắp được hạch toán vào tài khoản 627) Chi phí dịch vụ mua ngoài: là các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ như: chi phí thuê kho, thuê bến bãi, thuê bốc dỡ vận chuyển, tiền hoa hồng đại lý … Chi phí bằng tiền khác: là các khoản chi phí bằng tiền phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ nằm ngoài các chi phí kể trên như: chi phí tiếp khách, hội nghị khách hàng, chi phí quảng cáo giới thiệu sản phẩm. Ngoài ra tùy hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng ngành, từng đơn vị mà tài khoản 641 “ Chi phí bán hàng “ có thể mở thêm một số nội dung chi phí. Cuối kỳ hạch toán, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh. Tài khoản sử dụng: TK 641- “Chi phí bán hàng”. Tài khoản 641 được dùng để tập hợp và kết chuyển các chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh. Tài khoản 641 có 7 tài khoản cấp 2: TK 6411: chi phí nhân viên bán hàng. TK 6412: chi phí vật liệu. TK 6413: chi phí dụng cụ, đồ dùng. TK 6414: chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415: chi phí bảo hành. TK 6417: chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6418: chi phí bằng tiên khác. Phương pháp hạch toán CPBH có thể khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 9 TK 334,338 TK641 TK111,112 (1) (7) TK152, 153 (2) TK911 TK142, 242, 335 (9) (3) TK214 (4) TK111,112,331 TK352 (5) (8) TK133 TK352 (6) Chú thích: (1) Chi phí nhân viên (2) Chi phí vật liệu, dụng cụ (3) Chi phí phân bổ dần, chi phí trích trước (4) Chi phí khấu hao TSCĐ (5) Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền (6) Chi phí bảo hành sản phẩm (7)Các khoản thu giảm chi (8)Hoàn nhập dự phòng trả về chi phí bảo hành hàng hóa. (9) Kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả. 1.2.3.2.Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí phát sinh liên quan đến việc quản lý hành chính và quản trị kinh doanh của toàn doanh nghiệp và một số khoản khác có tính chất chung toàn doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp được chia ra thành các khoản chi phí sau: Chi phí nhân viên quản lý: Gồm tiền lương, phụ cấp phải trả cho ban giám đốc, nhân viên các phòng ban của doanh nghiệp và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lương nhân viên quản lý theo tỷ lệ quy định. Chi phí vật liệu quản lý: Gồm trị giá các loại vật liệu, nhiên liệu xuất dùng cho hoạt động quản lý của ban giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ của doanh nghiệp, cho việc sửa chữa TSCĐ công cụ, dụng cụ dùng chung toàn doanh nghiệp. Chi phí đồ dùng văn phòng: Gồm chi phí về dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý chung của doanh nghiệp. Chi phí khấu hao TSCĐ: Khấu hao của những TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như văn phòng làm việc, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện truyền dẫn… Thuế phí, lệ phí: các khoản thuế như thuế nhà, đật, thuế môn bài… và các khoản phí, lệ phí giao thông, cầu phà Chi phí dự phòng: khoản trích dự phòng phải thu khó đòi. Chi phí dich vụ mua ngoài: Các khoản chi phí về dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài như tiền điện, nước, thuế sửa chữa TSCĐ dùng chung của doanh nghiệp. Chi phí bằng tiền khác: Các khoản chi phí khác bằng tiền ngoài các khoản đã kể trên, như hội nghị, tiếp khách, chi công tác phí, chi đào tạo cán bộ và các khoản chi khác… Tài khoản sử dụng: TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp.” TK 642 có 8 tài khoản cấp 2: TK 6421: chi phí nhân viên quản lý. TK 6422: chi phí vật liệu quản lý. TK 6423: chi phí đồ dùng văn phòng.. TK 6424: chi phí khấu hao TSCĐ. TK 6425: Thuế, phí và lệ phí. TK 6426: chi phí dự phòng. TK 6427: chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6428: chi phí bằng tiền khác Phương pháp hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 10 TK 334,338 TK642 TK111,112,.. (1) (8) TK152,153 (2) TK911 TK333 (10) (3) TK214 (4) TK142, 242,335 (5) TK139 TK139 (6) (9) TK111,112,331,.. (7) TK133 Chú thích: (1) Chi phí nhân viên quản lý (2) Cho phí vật liệu, công cụ (3) Thuế môn bài, tiền thuê đất phải nộp. (4) Chi phí khấu hao TSCĐ (5) Chi phí phân bổ dần, chi phí trích trước (6) Chi phí dự phòng phải thu khó đòi. (7) Chi phí dịch vụ mua ngoài, CP bằng tiền khác. (8) Khoản giảm chi ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. (9) Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi (10) Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả. 1.2.4.Kế toán xác định kết quả bán hàng. 1.2.4.1Nội dung kết quả bán hàng Kết quả bán hàng là mối quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế thị trường và là mục tiêu cuối cùng của hoạt động kinh doanh, kết quả kinh doanh là tấm gương phản chiếu các mặt hoạt động của doanh nghiệp: hoạt động kinh doanh có tốt thì kết quả mới tốt, ngược lại hoạt động kinh doanh không tốt thì không thể có kết quả tốt được. Mặt khác kết quả mà tốt thì hoạt động của doanh nghiệp sẽ được thông suốt, có mở rộng quy mô kinh doanh của doanh nghiệp, tăng sức cạnh tranh khẳng định được vị thế của mình trên thương trường, kết quả xấu sẽ dẫn đến hoạt động kinh doanh bị đình trệ, thậm trí sẽ đi đến phá sản. Để tránh được những rủi ro trong kinh doanh, lãnh đạo doanh nghiệp phải theo dõi thường xuyên kết quả của doanh nghiệp có vậy mới có thể kịp thời tháo gỡ khó khăn, định hướng cho những kỳ sắp tới. Muốn đạt được điều đó, phải cần đến thông tin của kế toán, đặc biệt là kết quả kinh doanh trong kỳ. Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm: kết quả hoạt động kinh doanh chính và các hoạt động kinh doanh khác như hoạt động tài chính hay hoạt động bất thường. Kết quả bán hàng chính là kết quả hoạt động kinh doanh chính được xác định là số chênh lệch giữa doanh thu bán hàng thuần (doanh thu thuần) và giá vốn hàng bán (của sản phẩm, lao vụ, dịch vụ), chi phí bán hàng, chi phí quản lý của doanh nghiệp. Kết quả bán hàng, cung cấp dịch vụ = Tổng DT thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ - Giá vốn của hàng xuất đã bán và chi phí thuế TNDN - Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có thể là lãi hoặc lỗ. 1.2.4.3.Phương pháp kế toán xác định kết quả bán hàng. Kế toán sử dụng tài khoản TK911 “Xác định kết quả kinh doanh ”được dùng để xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán . TK421 “Lợi nhuận chưa phân phối” dùng để phản ánh kết quả kinh doanh (lãi, lỗ) và tình hình phân phối, xử lý kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. TK 821 “Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp” dùng để phản ánh chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp của doanh nghiệp bao gồm chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành và chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại làm căn cứ xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong năm tài chính hiện hành. Phương pháp hạch toán kết quả bán hàng được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 11: TK632 TK911 TK511,512 (1) (4) TK641,642 (2) TK421 (5b) TK821 (3) (5a) Chú thích: (1) Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ để xác định kết quả. (2) Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí doanh nghiệp để xác định kết quả. (3) Cuối kỳ, kết chuyển chi phí thuế TNDN để xác định kết quả. (4) Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần trong kỳ để xác định kết quả. (5a) Cuối kỳ, kết chuyển lỗ về tiêu thụ (5b) Cuối kỳ, kết chuyển lãi về tiêu thụ 1.2.5.Đặc điểm tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của doanh nghiệp thương mại trong điều kiện kế toán trên máy. Trong những năm gần đây, công nghệ tin học phát triển nhanh chóng và lan rộng ra các quốc gia trên thế giới. Và để đáp ứng yêu cầu quản lý kinh doanh các doanh nghiệp hầu hết đã ứng dụng phần mềm kế toán máy trong công tác kế toán. 1.2.5.1.Tổ chức khai báo ban đầu. Để đưa phần mềm kế toán vào sử dụng một trong những công việc đầu tiên cần làm là khai báo danh mục ban đầu. Danh mục là một tập hợp dữ liệu dùng để quản lý một cách có tổ chức và không nhầm lẫn các đối tượng thông qua việc mã hóa các đối tượng cụ thể cần quản lý. Mỗi danh mục bao gồm nhiều danh điểm, trong đó mỗi danh điểm là một đối tượng cụ thể cần quản lý, đối với kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng thì liên quan đến các danh mục như: danh mục tài khoản, danh mục hàng hóa, danh mục khách hàng … 1.2.5.2.Mã hóa các đối tượng Mã hóa là cách thức thể hiện cách phân loại, sắp xếp theo tiêu chuẩn đã lựa chọn và được ký hiệu riêng cho từng mã số quy định.Có thể mã hóa bằng hệ thống ký hiệu số hay chữ. Việc mã hóa phải đảm bảo yêu cầu đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu để tổng hợp và đảm bảo bí mật về dữ liệu. Mã hóa các đối tượng cần quản lý, cho phép nhận diện, tìm hiểu một cách nhanh chóng, mặt khác tăng tốc độ xử lý, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ. 1.2.5.3.Tổ chức nhập dữ liệu và quy trình xử lý dữ liệu Các tài liệu gốc sau khi phân loại được tập hợp vào máy tính thông qua thiết bị nhập, kế toán chọn phương pháp tính giá xuất hàng hóa, tiêu thức phân bổ chi phí, khấu hao…sau đó thực hiện các bút toán kết chuyển phân bổ, máy sẽ xử lý tự động và thông tin đầu ra là các sổ kể toán. các báo cáo, các sổ kế toán chi tiết, sổ cái. Quy trình xử lý thông tin của kế toán máy: Xem, in Chứng từ gốc Nhập ctừ vào máy Chứng từ trên máy Xử lí của phần mềm KT Chứng từ gốc Hệ thống sổ kế toán và trình tự hệ thống hóa thông tin kế toán phụ thuộc vào hình thức kế toán, mỗi hình thức kế toán có một hệ thống sổ kế toán và trình tự hệ thống hóa thông tin khác nhau. Nếu doanh nghiệp sử dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ: Từ các chứng từ gốc ban đầu được nhập vào máy sẽ cho ra các loại sổ cái, sổ chi tiết, và các báo cáo kế toán như: Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: thẻ kho, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết TK511, 641, 642, 911... Các bảng kê số 1, số 2, số 5, số 8, số 11... Các nhật ký chứng từ số 5, 8, 10… Sổ cái các TK511, TK641, TK642, TK911... Chương 2thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Trần Trung. 2.1.Đặc điểm chung của công ty TNHH Trần Trung. 2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Trần Trung. Công ty TNHH Trần Trung được thành lập 07/08/2000 chuyên phân phối các loại thiết bị tin học phục vụ cho các ngành trong cả nước. Tên Công ty: Công ty TNHH Trần Trung. Tên giao dịch: Trần Trung Company Limited Trụ sở chính: Số 14B Phố Lý Nam Đế - Phường Hàng Mã - Quận Hoàn Kiếm -HN. Địa chỉ giao dịch: 37 Đào Tấn - Ba Đình - Hà Nội. Ngoài ra, công ty TNHH Trần Trung còn có thêm một chi nhánh hoạt động trong thành phố Hồ Chính Minh. Trong quá trình xây dựng và trưởng thành công ty có đổi tên hai lần: 2000- 2005 công ty có tên là Công ty TNHH Thương Mại và Tin Học Trần Trung. Đến năm 2006 để đáp ứng xu hướng kinh doanh công ty đổi tên là Công ty TNHH Trần Trung. Công ty Trần Trung đã và đang là một trong những công ty Tin học, Viễn thông hàng đầu của Việt Nam với một đội ngũ nhân viên có chất lượng, quy mô hoạt động kinh doanh lớn và là đại lý của nhiều hãng máy tính nước ngoài có tên tuổi, là công ty được khách hàng tin cậy trong nhiều lĩnh vực. Bên cạnh đó, trung tâm thiết bị và chuyển giao công nghệ ra đời hoạt động trong lĩnh vực cung cấp thiết bị khoa học, thí nghiệm, hiệu chuẩn, trắc địa, giảng dạy và đo lường tự động. Các hoạt động của Trần Trung không chỉ tập trung vào lĩnh vực dịch vụ thương mại mà còn đầu tư lớn vào việc phát triển phần mềm, tạo một nền móng cho công nghiệp phần mềm đặc thù tại Việt Nam. 2.1.2. Đặc điểm và hoạt động kinh doanh ở công ty TNHH Trần Trung. Các hoạt động của công ty chia làm 05 lĩnh vực chính: Kinh doanh dự án. Phân phối sản phẩm tin học, viễn thông. Cung cấp giải pháp Tin học, viễn thông. Phát triển phần mềm ứng dụng. Cung cấp thiết bị công nghệ cao, chuyên dụng và chuyển giao công nghệ. Kinh doanh bán lẻ các sản phẩm Tin học, Viễn thông và thiết bị văn phòng. *Đặc điểm kinh doanh: Ngày nay trong thời kỳ kinh tế thị trường, công nghệ thông tin ngày càng phát triển nhu cầu về thiết bị văn phòng: máy tính, máy in tăng rất nhanh. Khoa học kỹ thuật phát triển, máy vi tính ra đời người ta thay thế việc lưu trữ các số liệu, tài liệu viết trên giấy bằng việc lưu trữ trong máy tính, tìm hiểu và cập nhật thông tin nhanh nhất. Đây chính là một thuận lợi để cho công ty TNHH Trần Trung cần phải nắm bắt kịp thời để nâng cao hơn nữa hoạt động kinh doanh của mình. Công tác kinh doanh của công ty có những đặc điểm sau: Phương thức kinh doanh: bán buôn, bán lẻ. Hình thức hoạt động: Kinh doanh và phục vụ. Lĩnh vực hoạt động: trong nước. Mạng lưới hoạt động: Rộng khắp trên địa bàn thành phố Hà Nội và một số tỉnh. Phương thức thanh toán: có hai hình thức thanh toán ngay và thanh toán chậm. Công tác giao nhận và vận chuyển hàng: hầu hết việc giao hàng được thực hiện ngay tại kho của công ty, trường hợp khách hàng yêu cầu giao tận nơi công ty có đội ngũ nhân viên thị trường vận chuyển hàng đến tận nơi cho khách. Tình hình kinh doanh của công ty được thể hiện qua một số chỉ tiêu sau: ĐVT: đồng Chỉ Tiêu Năm 2006 Năm 2007 1.Doanh thu bán hàng 49 252 487 280 62 478 250 542 2. Lợi nhuận trước thuế 467 412 538 815 227 248 3.Lợi nhuận sau thuế 332 568 412 585 129 056 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Trần Trung. Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty TNHH Trần Trung Chủ tịch HĐTV Hội đồng thành viên Giám Đốc P. XNK P. Kế Toán TT Bán lẻ P. Tổng hợp P.Giám Đốc P.Giám Đốc P. Kinh doanh TT Dự án TT DVKỹ Thuật P. Nhân Sự *Ban lãnh đạo công ty : Bao gồm 11người là lãnh đạo, giám đốc, trưởng phòng của các phòng, trung tâm, chịu sự điều hành trực tiếp của Chủ tịch hội đồng thành viên. Có nhiệm vụ xây dựng và hoạch định chiến lược kinh doanh, dịch vụ cho công ty. * Phòng nhân sự: Bao gồm 3 người chịu trách nhiệm trực tiếp trước phó Giám Đốc công ty. Có trách nhiệm tiếp nhận, quản lý hồ sơ, cán bộ, nhân viên, theo dõi chấm công, chế độ bảo hiểm nghỉ phép, ốm đau, sinh sản,… tư vấn phó Giám đốc về phát triển nhân sự. *Phòng tổng hợp: 14 người 04 nhân viên bảo vệ: Bảo vệ coi giữ tài sản của công ty và khách hàng đến liên hệ công tác. 08 nhân viên giao nhận hàng và thu ngân. 02 nhân viên lái xe phục vụ lãnh đạo và vận chuyển *Phòng kinh doanh: 06 nhân viên kinh doanh phục vụ cho việc phân phối sản phẩm đến các đại lý *Phòng xuất nhập khẩu: 05 nhân viên chuyên làm xuất nhập khẩu với đối tác nước ngoài *Phòng tài chính: 06 nhân viên theo dõi công nợ, làm thuế và giao dịch Ngân Hàng *Trung tâm bán lẻ 04 nhân viên bán lẻ phục vụ khách hàng đến mua hàng tại gian hàng trưng bày của công ty. *Trung tâm dự án: 06 nhân viên tư vấn dự án chuyên đi làm các dự án phục vụ cơ quan và doanh nghiệp *Trung tâm dịch vụ và kỹ thuật: 16 nhân viên 02 nhân viên kỹ thuật hệ thống và mạng làm nhiệm vụ tích hợp và hỗ trợ hệ thống 02 nhân viên kỹ thuật phần mềm phát triển các chương trình ứng dụng 04 nhân viên triển khai lắp đặt dự án và khách lẻ 02 nhân viên kỹ thuật phần cứng máy tính 06 nhân viên làm dịch vụ bảo trì máy tính, máy in và các thiết bị khác. Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty là mô hình trực tuyến chức năng, có ưu điểm thực hiện tốt nguyên tắc một thủ trưởng, trực tiếp lãnh đạo từng bộ phận độc lập nhau, do đó tận dụng được hết năng lực của mỗi cán bộ công nhân viên, lại có thời gian nghiên cứu chiến lược hoạt động kinh doanh cho từng đơn vị độc lập. 2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trần Trung. 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán. KT ngân hàng và TSCĐ Thủ quỹ KT xuất nhập hàng hóa KT bán hàng KT tổng hợp giám đốc KT trưởng KT thuế Hình2.2 : Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty Công ty TNHH Trần Trung đã áp dụng hình thức kế toán tập trung. * Kế toán trưởng: điều hành bộ phận kế toán của công ty, chịu trách nhiệm kiểm tra mọi chế độ tài chính và chế độ hoạch toán, kiểm tra và lập báo cáo tài chính theo chế độ của nhà nước và của doanh nghiệp quy định. Ngoài ra kế toán trưởng còn chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về tình hình của công ty và tham mưu cho giám đốc. * Kế toán tổng hợp: Kiểm tra, giám sát tất cả các kế toán thành viên. Tập hợp thông tin từ kế toán viên làm cầu nối với kế toán trưởng. Chịu trách nhiệm kiểm tra và thực hiện các nghiệp vụ kế toán chung các khoản thanh toán và các công việc chung trong phòng kế toán, đồng thời thực hiện công việc quản lý hồ sơ khách hàng, hợp đồng kinh tế,... * Kế toán ngân hàng và TSCĐ: theo dõi chặt chẽ các khoản tiền gửi ngân hàng, các hoạt động rút tiền, gửi tiền. Theo dõi và thực hiện việc tính khấu hao tài sản cố định, quản lý tài sản cố định về mua mới, thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, tình hình trích nộp khấu hao tài sản cố định. * Thủ quỹ: Rút tiền từ ngân hàng về quỹ. Tổ chức thu tiền và chi tiền khi có phiếu thu, phiếu chi do kế toán thành lập. * Kế toán thuế: Chịu trách nhiệm kê khai thuế GTGT đầu vào và đầu ra phát sinh trong tháng và năm, tiến hành lập báo cáo thuế hàng tháng, quản lý hóa đơn GTGT, phiếu nhập, phiếu xuất kho, lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đối chiếu các khoản thu nộp với cơ quan nhà nước và thực hiện các công việc khác khi được giao. * Kế toán xuất nhập hàng hóa: Theo dõi tình hình xuất, nhập và tồn kho hàng hóa về mặt số lượng và giá cả. xác định giá vốn hàng mua, theo dõi nợ nhà cung cấp. * Kế toán bán hàng: Tiến hành theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến tiêu thụ hàng hóa, xác định doanh thu, theo dõi công nợ phải thu của khách hàng. 2.2.2. Các chính sách kế toán của công ty Chế độ kế toán áp dụng: QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006. Niên độ kế toán tại đơn vị : từ ngày 01/01 đến 31/12. Kì kế toán : công ty hạch toán theo tháng Phương pháp kế toán hàng tồn kho: khê khai thường xuyên. Phương pháp tính giá hàng tồn kho: phương pháp bình quân gia quyền Phương pháp nộp thuế GTGT : phương pháp khấu trừ. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ : phương pháp khấu hao đường thẳng. Đơn vị tiền tệ : VNĐ Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ trên phần mềm Asia Accounting 2005. Quy trình hạch toán, xử lý chứng từ, luân chuyển chứng từ và cung cấp thông tin kế toán của công ty đều được thực hiện trên máy. Căn cứ vào chứng từ gốc hay bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại hợp lệ kế toán ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự sau : Chứng từ gốc và bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại. Chứng từ mã hóa nhập dữ liệu vào máy Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ cái tài khoản Chứng từ mã hóa các bút toán điều chỉnh, kết chuyển Bảng cân đối kế toán Bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh Ghi chú : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng: Quan hệ đối chiếu : 2.3. Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Trần Trung. 2.3.1. Đặc điểm về hàng hóa và các phương thức bán hàng, thanh toán tại công ty TNHH Trần Trung. *Đặc điểm về hàng hóa: Công ty TNHH Trần Trung là doanh nghiệp thương mại chuyên phân phối các loại thiết bị tin học, thiết bị viễn thông, thiết bị văn phòng, thiết bị chuyên dùng và công nghệ cao…của các hãng nổi tiếng trên thế giới như HP-ComPaq IBM, Acer, CANON, SIEMENS, PHILIIPS, PANASONIC...Vì vậy, hàng hóa của công ty rất đa dạng, phong phú bao gồm: Các thiết bị tin học như: máy tính, mainboard, CPU, card màn hình, ổ đĩa cứng, đĩa mềm, RAM, màn hình, chuột, loa, thiết bị mạng… Các thiết bị viễn thông: Cung cấp đa dạng các chủng loại thiết bị viễn thông chuyên dụng và công nghệ cao. Cung cấp thiết bị văn phòng: Máy chiếu giao diện (Multimedia Projector), Over head, bảng điện tử, máy huỷ tài liệu, máy in… Cung cấp thiết bị chuyên dùng và công nghệ cao: Thiết bị hiệu chuẩn, đo lường, bảo mật, trắc địa, RADA thời tiết, định vị vệ tinh… Cung cấp phần mềm: Cung cấp phần mềm của Microsoft, Novell, Unix, Lotus Note... * Các phương thức bán hàng: Hiện nay công ty bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp theo hai hình thức: Bán buôn, bán lẻ hàng hoá. Bán buôn trực tiếp qua kho: Đây là hình thức bán hàng được áp dụng phổ biến trong hoạt động kinh doanh của công ty, lượng hàng hoá bán ra nhiều và chiếm phần lớn trong doanh thu bán hàng của công ty. Theo hình thức này, khách hàng mua hàng với khối lượng lớn do đó khối lượng hàng hoá bán ra lớn, công ty có thể thu hồi vốn nhanh, thuận tiện đẩy nhanh vòng quay vốn, nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Với phương thức này, hàng hoá mua về đem nhập kho sau đó mới bán cho khách hàng. Khách hàng có thể đến tận kho công ty để nhận hàng hoặc công ty chuyển hàng đến tận nơi cho khách theo yêu cầu. Cơ sở cho mỗi nghiệp vụ bán buôn hàng hoá tại kho công ty là các hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc các đơn đặt hàng của khách hàng. Đây là căn cứ chủ yếu nhất để bên giao hàng hoặc khi phát sinh các tranh chấp kinh tế sẽ dễ dàng giải quyết. Mặt khác, công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng hoá, rất thuận lợi cho công tác bán hàng nói riêng và công tác kinh doanh của công ty. Bán lẻ hàng hoá : Bán lẻ hàng hoá được thực hiện tại các cửa hàng của công ty. Doanh số bán lẻ này không lớn so với doanh số bán buôn nhưng nó cũng góp phần nâng cao doanh số bán hàng của công ty và chủ yếu thông qua cửa hàng bán lẻ nhằm giới thiệu sản phẩm, quảng bá sản phẩm, hàng hoá của công ty sớm biến chúng trở nên thân thuộc với người tiêu dùng, tăng uy tín, sức cạnh tranh sản phẩm hàng hoá trên thị trường. Mặt khác, phương thức bán lẻ hàng hoá giúp công ty nhanh chóng thu được tiền của khách hàng ngay tại thời điểm giao hàng cho khách. Nhờ vậy tình hình tài chính của công ty được ổn định và đem lại hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của công ty. * Phương thức và hình thức thanh toán. Trong quá trình tiêu thụ công ty có rất nhiều bạn hàng vì vậy ngoài việc lựa chọn phương thức bán hàng phù hợp, công ty TNHH Trần Trung còn đa dạng hoá các phương thức thanh toán nhằm mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, cũng như là công ty. Tuỳ theo tình hình tài chính của công ty mà công ty có thể lựa chọn phương thức thanh toán khác nhau cho phù hợp. Hiện nay công ty cho phép khách hàng có thể lựa chọn các phương thức thanh toán sau: Thanh toán ngay: Khách hàng đã nhận đủ số hàng cần mua và thanh toán trực tiếp số tiền hàng. Phương thức này áp dụng chủ yếu với khách hàng không thường xuyên và mua hàng với số lượng ít. Thanh toán sau: Hình thức này áp dụng với những khách hàng truyền thống, khách hàng có quan hệ làm ăn lâu dài với công ty. Ngoài ra khách hàng còn sử dụng các hình thức thanh toán sau: Thanh toán bằng tiền mặt: Đây là hình thức thanh toán áp dụng chủ yếu ở công ty, khi khách hàng lấy hàng và thanh toán ngay bằng tiền mặt. Thanh toán thông qua ngân hàng: áp dụng đối với khách hàng ở xa công ty. Đối với khách hàng truyền thống thì gửi hàng sau đó mới chuyển tiền, còn đối với khách hàng lần đầu tiên lấy hàng của công ty thì chuyển tiền xong mới chuyển hàng. Khách hàng ứng trước tiền hàng: hình thức này áp dụng với khách hàng lần đầu tiên mua hàng của công ty hoặc hàng hoá khi khách hàng có nhu cầu nhưng hiện tại công ty chưa có phải đặt hàng. Để mở rộng thị trường tiêu thụ, nâng cao hiệu quả kinh doanh, công ty còn áp dụng các biện pháp khuyến khích việc tiêu thụ như thực hiện các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại với khách hàng mua với số lượng lớn và thanh toán ngay. Nhìn chung bằng các phương thức và hình thức thanh toán nhanh gọn, các chính sách giá cả mềm dẻo và linh hoạt cùng những phương thức bán hàng hợp lý, Công ty TNHH Trần Trung đang ngày càng thu hút được số lượng lớn khách hàng đồng thời khẳng định vị thế của mình trên thị trường với doanh số bán hàng, lợi nhuận của công ty tăng nhanh. Công ty có rất nhiều đơn vị khách hàng, do vậy để thuận tiện cho việc quản lý nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng khi sử dụng phần mềm kế toán máy, công ty đã tiến hành mã hoá các đơn vị khách hàng. Việc mã hoá được sử dụng ngay từ đầu khi sử dụng phầm mềm kế toán. Các đơn vị khách hàng của công ty được mã hoá như sau: Mã đơn vị Tên đơn vị Habac Công ty cổ phần Hà Bắc t.thuy Công ty TNHH TM & Máy Tính Trường Thủy h.hong Công ty TNHH TM&DV Hoa Hồng v.ha02 Công ty Đầu Tư Công Nghệ Việt Hà NETLINK Công ty TNHH Nguyên Liên. t.son1 Công ty TNHH PT Công Nghệ Trường Sơn … … 2.3.2. Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu tại công ty TNHH Trần Trung. 2.3.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng. 2.3.2.1.1. Chứng từ, tài khoản kế toán sử dụng. Chứng từ :Hiện nay công ty đang sử dụng các loại chứng từ như: Hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho, Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng … Tài khoản kế toán sử dụng : để hạch toán tình hình tiêu thụ hàng hóa của công ty, kế toán sử dụng các TK sau : TK131: Phải thu của khách hàng TK511: Doanh thu bán hàng hóa. TK111:Tiền mặt TK112: Tiền gửi ngân hàng… 2.3.2.1.2 Quy trình xử lý chứng từ kế toán Với nghiệp vụ bán buôn: Căn cứ vào các hợp đồng bán hàng hay đơn đặt hàng đã được phê duyệt bởi Giám đốc, phòng kinh doanh sẽ lập yêu cầu xuất hàng chuyển lên phòng kế toán viết hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho. Với nghiệp vụ bán lẻ: Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng kế toán bán hàng sẽ viết hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho. Hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho là căn cứ để hạch toán doanh thu và là chứng từ gốc để ghi sổ, thủ kho xuất hàng. Sau đó thủ kho sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn và tiến hành xuất hàng theo hóa đơn. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại quyển Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Dùng thanh toán Dưới đây là mẫu hóa đơn GTGT Hoá đơn Mẫu số: 01 GTKT - 3LL Giá trị gia tăng NT/2007B 00091864 Liên 2: Giao khách hàng Ngày 21 tháng 12 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Trần Trung Địa chỉ: 14 B Lý Nam Đế - Hoàn Kiếm - Hà Nội Số Tài khoản: 3031519 Điện thoại: 04.7665258 Mã số thuế 0101044405 Họ và tên người mua hàng: Anh Đức Tên Công ty: Công ty TNHH Nguyên Liên Địa chỉ: 12 Lý Nam Đế - Hoàn Kiếm - Hà Nội Số tài khoản Hình thức thanh toán: CN MST 0101344889 TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1x2 1 Máy in Laser1020 Cái 01 1 711 626 1 711 626 Cộng tiền hàng: 1 711 626 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 171 163 Tổng số tiền thanh toán: 1 882 789 Số tiền viết bằng chữ: (Một triệu, tám trăm tám mươi hai nghìn, bảy trăm tám mươi chín đồng chẵn). Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán nhập các dữ liệu vào máy theo trình tự sau : Từ màn hình giao diện, chọn phần “bán hàng “ sau đó chọn “ Hóa đơn bán hàng “. Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán sẽ nhập các dữ liệu vào máy, cụ thể như sau: Tại dòng “ Mã khách “: Nhập tên khách hàng bằng cách nhấn phím F5. Tại dòng “ địa chỉ “ nhấn phím F5 để nhập địa chỉ của khách hàng. Tại dòng “ Mã thuế “ nhập mã số thuế ghi trên hóa đơn GTGT. Tại dòng “ Người mua “: nhập theo hóa đơn GTGT. Tại dòng “ Số dư “ nhấn phím F5 để nhập số dư của khách hàng. Tại dòng “ diễn giải “ nhập nội dung nghiệp vụ xuất kho thực tế phát sinh Tại dòng “ Số hóa đơn “ nhập theo số hóa đơn ghi trên hóa đơn GTGT. Tại dòng “ Số seri “ nhập từ bàn phím. Tại dòng “ ngày hạch toán “: Nhập từ bàn phím. Tại dòng “ ngày lập hóa đơn“: Nhập từ bàn phím. Tại dòng “ Tỷ giá “ nhấn phím F5 để nhập tỷ giá. Tại dòng “ mã nhập xuất (tài khoản nợ)“ : Nhập mã là 131 Tại cột “ mã hàng” : nhấn phím F5 để nhập mã hàng Tại cột “ Tên hàng”: Nhập tên của hàng bằng cách nhấn phím F5 Tại cột “ đvt” : Nhập đơn vị tính cụ thể của hàng hóa. Tại cột “ Mã kho “ : Nhập tên kho bằng cách nhấn phím F5 Tại cột “ số lượng “ : Nhập số lượng tương ứng của mã hàng hóa xuất kho. Tại cột “giá bán“ và cột “ thành tiền “ : nhập theo hóa đơn GTGT. Tại dòng “TK thuế”:131/3331 Tại dòng” mã thuế ” : Nhập mã thuế bằng cách nhấn phím F5. ấn nút “Lưu” Máy sẽ tự động tính số tiền hàng, số thuế GTGT, và tổng tiền thanh toán. Dưới đây là màn hình của hóa đơn GTGT. Từ các hóa đơn bán hàng nhập vào máy, số liệu sẽ tự động chuyển sang các sổ liên quan như sổ chi tiết TK511, bảng kê thuế GTGT đầu ra, sổ chi tiết thanh toán với khách hàng. Khi khách hàng thanh toán tiền hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Khi có chứng từ thanh toán kế toán sẽ cập nhật vào máy. Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán cần viết phiếu thu. VD: Ngày21/12/2007 có nghiệp vụ bán máy in Laser HP1020 cho anh Đức công ty TNHH Nguyên Liên, số tiền: 1 882 789 đ (trong đó thuế GTGT 10%), đã thanh toán bằng tiền mặt (phiếu thu số 00000331 ngày 31/12/2007). Mẫu phiếu thu: Công ty TNHH Trần Trung Số: 331 14B Lý Nam Đế, HK, Hà Nội Tk nợ: 1111 Tk có: 131 Phiếu thu Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người nộp tiền: Anh Đức Địa chỉ: 12, Lý Nam đế, HK, Hà Nội Lý do nộp tiền: Mua máy in Laser HP1020 Số tiền: 1 882 789 đồng. (Viết bằng chữ): Một triệu tám trăm tám mươi hai nghìn, bảy trăm tám chín đồng chẵn. Kèm theo: 01 Chứng từ gốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp tiền Thủ quỹ ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Quy trình nhập liệu chứng từ này như sau: Từ màn hình giao diện, chọn phần “Tiền mặt – ngân hàng “ sau đó chọn “ Phiếu thu “.Sẽ xuất hiện một phiếu thu có giao diện như sau : Tại dòng “ Số pt “ nhập 00000331 Tại dòng “ Ngày pt“ nhập ngày 31/12/2007 Tại dòng “tỷ giá” chọn VND, tỷ giá 1.00 Tại dòng “ TK nợ” nhập : TK1111 Tại dòng “Mã khách “ nhấn F5 để tìm mã khách là : NETLINK công ty TNHH Nguyên Liên. Tại dòng “ địa chỉ “ nhập : 12, Lý Nam đế, HK, Hà Nội Tại dòng “ người nộp tiền “ nhập: Anh Đức Tại dòng “ diễn giải “ nhập : thu tiền hàng 00091864 Tại cột “TK có “ và cột “Tên tài khoản” nhập :TK131 phải thu của khách hàng Tại cột “Mã khách ” và cột “tên khách hàng” nhập mã khách là : NETLINK tên khách hàng là công ty TNHH Nguyên Liên. Tại cột “số dư” nhấn F5 để tìm Tại cột “ Phát sinh có VNĐ” nhập : 1 882 789 Tại cột “ diễn giải “ nhập : thu tiền hàng Để lưu vào máy ấn nút “Lưu” Dưới đây là màn hình của Phiếu thu Phiếu thu sau khi nhập vào máy phần mềm kế toán tự động chuyển số liệu để ghi sổ chi tiết thanh toán với từng khách hàng. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, bảng kê số 1, bảng kê số 2 số liệu được tự động vào bảng kê số 11, nhật ký chứng từ số 8, sổ cái TK 131. Để xem in các sổ ta thực hiện các bước như sau: Từ màn hình giao diện vào phần “Tổng hợp ” sau đó chọn “Sổ kế toán theo hình thức NKCT”, sau đó chọn “sổ chi tiết tài khoản” hoặc “bảng kê số 1-11” hoặc “ Nhật ký chứng từ số 1-10” hoặc “sổ cái tài khoản” cần xem. Để xem sổ chi tiết TK131 chọn sổ chi tiết TK131 rồi chọn mã khách hàng ví dụ “NETLINK ”sau đó ấn nút “ chấp nhận”. Sổ chi tiết thanh toán với người mua (Bảng số 1). Để xem sổ chi tiết TK5111 trong phần “sổ chi tiết” chọn sổ chi tiết TK5111. Sổ chi tiết TK5111(Bảng 2) Để xem bảng kê số 11 trong phần “ Bảng kê số 1-11”, chọn “bảng kê số 11”, sau đó nhập từ bàn phím ngày định xem chứng từ và ấn nút “ chấp nhận”. Bảng kê số 11(Bảng số 3) Để xem nhật ký chứng từ số 8 trong phần “Nhật ký chứng từ số 1-10”, chọn “Nhật ký chứng từ số 8”, sau đó nhập từ bàn phím ngày định xem chứng từ và ấn nút “ chấp nhận”. Nhật ký chứng từ số 8 (Bảng số 4) Để xem sổ cái TK 131 trong phần “sổ cái tài khoản” chọn “ sổ cái tài khoản 131”. Sổ cái TK 131 (Bảng số 5) Làm tương tự với Sổ cái TK 511 (Bảng số 6) (Trích) sổ cái TK 131 Bảng số 5 Phải thu của khách hàng Số dư đầu năm Nợ Có 6.281.479.698 Ghi có các TK đối ứng Nợ với TK này ..... Tháng 11 Tháng 12 Cộng TK511 5 104 387 630 TK3331 425 365 636 Cộng SPS Nợ 5 529 753 266 Tổng SPS Có 3 536 007 545 Số dư cuối tháng Nợ 2 158 328 520 4 152 074 241 Có Bảng số 6 (Trích) sổ cái tk 511 Doanh thu bán hàng. Dư đầu năm Nợ Có Ghi có các TK đối ứng Nợ với TK này ... Tháng11 Tháng 12 Cộng TK911 5 104 387 630 Cộng SPS Nợ 5 104 387 630 Tổng số PS Có 5 104 387 630 Số dư cuối tháng Nợ Có 2.3.2.2.Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng của công ty bao gồm : Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Kế toán nghiệp vụ chiết khấu thương mại. Công ty không hạch toán riêng nghiệp vụ chiết khấu thương mại mà tính luôn vào giá bán cho khách hàng. Hiện nay công ty hạch toán nghiệp vụ chiết khấu thương mại cho các khách hàng mua hàng với số lượng lớn. Cuối tháng, kế toán bán hàng sẽ tổng hợp số lượng mà các khách hàng đã mua trong tháng, với những khách hàng nào mua nhiều đạt đến mức nhất định mà công ty đề ra thì sẽ được hưởng chiết khấu. Chiết khấu này sẽ được tính luôn vào giá bán trên hóa đơn đầu tiên của tháng sau. Kế toán nghiệp vụ giảm giá hàng bán: Nghiệp vụ giảm giá hàng bán xảy ra khi hàng bán bị kém phẩm chất, không đúng quy cách, hoặc không đúng thời hạn … đã ghi trong hợp đồng. Khi đó, căn cứ giấy đề nghị giảm giá của khách hàng được giám đốc phê duyệt kế toán nhập dữ liệu vào máy theo mã khách hàng được hưởng giảm giá rồi máy tự động kết chuyển dữ liệu vào sổ chi tiết TK5111, TK532 và sổ cái TK532. Kế toán nghiệp vụ hàng bán bị trả lại : Tại công ty TNHH Trần Trung, trường hợp hàng bán bị trả lại xảy ra khi khách hàng yêu cầu được trả lại hàng do có lý do nào đó như vi phạm hợp đồng, hàng kém phẩm chất hoặc hàng không đúng chủng loại, quy cách ghi trong hợp đồng. Khách hàng sẽ lập một đơn đề nghị nhập lại hàng. Trong đơn phải đầy đủ họ tên, địa chỉ khách hàng, lí do trả lại… Khi khách hàng trả lại hàng mua, nếu ban giám đốc xem xét lý do và nếu đồng ý thì kế toán bán hàng sẽ kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ, sau đó thực hiện kết chuyển số liệu vào sổ chi tiết TK511, TK531, số liệu hàng bán bị trả lại cũng thể hiện rõ trên bảng kê chi tiết số 8 (Nợ TK156, Có TK 632), Bảng kê số 11 (Nợ TK531 có TK131), và Nhật ký chứng từ số 8 (Nợ TK511,Có TK 531). Do trong tháng12 năm 2007 công ty không phát sinh các khoản làm giảm trừ doanh thu bán hàng nên không có số liệu thực tế cho phần hành trên. 2.3.3. Kế toán thuế GTGT. Trong công ty TNHH Trần Trung, việc tính và nộp thuế GTGT được thực hiện hàng tháng, công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ với thuế suất 5% và 10% theo đó thuế GTGT phải nộp hàng tháng được tính theo công thức : Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Hiện nay để theo dõi thuế GTGT đầu ra và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Công ty sử dụng 2 tài khoản : +TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ : Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và còn được khấu trừ. +TK 3331- Thuế GTGT phải nộp : Phản ánh số thuế GTGT phải nộp, đã nộp và còn phải nộp vào ngân sách Nhà nước. Căn cứ vào các hóa đơn bán hàng đã được nhập vào máy, máy sẽ tự động chuyển số liệu phần thuế GTGT đầu ra vào Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra. Và căn cứ vào các chứng từ hóa đơn GTGT của hàng mua vào kế toán lập phiếu mua hàng vào máy, máy sẽ tự động chuyển số liệu phần thuế GTGT đầu vào được khấu trừ vào bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào. Từ đó, xác định Thuế GTGT phải nộp . Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng mua vào (Bảng số 7) Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra (Bảng số 8) Tờ khai thuế GTGT (Bảng số 9) 2.3.4. Kế toán giá vốn hàng bán. Khi bắt đầu dùng phần mềm kế toán công ty đã khai báo dùng áp dụng phương pháp tính trị giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân gia quyền trong phần “Hệ thống” sau đó vào phần ”cấu hình”. Giá vốn hàng bán trong tháng được kế toán công ty thực hiện vào cuối tháng. Hiện nay công ty đang áp dụng phương pháp tính trị giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá thực tế hàng hóa xuất kho trong kỳ Số lượng hàng hóa xuất kho trong kỳ Đơn giá bình quân gia quyền Đơn giá bình quân gia quyền Trị giá thực tế của hàng hóa tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế của hàng hóa nhập kho trong kỳ = Số lượng hàng hóa tồn kho đầu kỳ + Số lượng hàng hóa nhập kho trong kỳ = x Trong đó: Trị giá thực tế hàng hóa tồn kho đầu kỳ : Dựa vào Trị giá thực tế hàng hóa tồn kho của tháng trước chuyển sang. Trị giá thực tế của hàng hóa nhập kho trong kỳ : Dựa vào trị giá thực tế hàng hóa nhập kho trong tháng. Số lượng hàng hóa tồn đầu kỳ: Dựa vào số liệu từ cuối kỳ trước chuyển sang. Số lượng hàng hóa nhập trong kỳ: Dựa vào bảng tổng hợp các chứng từ nhập kho trong kỳ của kế toán. Số lượng hàng hóa xuất bán trong kỳ: Dựa vào dòng cộng cuối tháng của bảng kê bán hàng của kế toán. Cuối kỳ, kế toán hàng hóa thực hiện tính giá vốn hàng xuất kho như sau: Từ giao diện màn hình ban đầu sẽ nhấn vào “hàng tồn kho”, rồi chọn “tính giá vốn xuất kho” kế toán nhập mã hàng hóa sau đó ấn nút ” chấp nhận” máy sẽ tính đơn giá xuất cho hàng hóa đó. Ví dụ: Để tính giá vốn xuất kho cho hàng hóa máy in Laser HP 1020 làm như trên rồi nhập vào mã hàng hoá “01H1020” rồi ấn nút ” chấp nhận” máy sẽ tự tính toán giá xuất kho cho hàng hóa. Số lượng Thành Tiền Tồn đầu tháng 25 41 817 475 Nhập trong tháng 58 96 689 190 Xuất trong tháng 61 101 794 055 Tính đơn giá xuất 1 668 755 Dựa vào kết quả tính giá đơn vị hàng xuất bán lúc cuối tháng, kế toán thực hiện tính giá vốn hàng xuất bán và vào sổ cho từng nghiệp vụ bán hàng diễn ra trong tháng. Đồng thời vào sổ chi tiết giá vốn hàng bán và sổ cái giá vốn hàng bán. Sổ chi tiết giá vốn hàng bán lập cho từng kho công ty. Việc xác định giá vốn thực tế của hàng hóa xuất kho là cơ sở để công ty xác định kết quả bán hàng trong tháng. Cuối kỳ, máy sẽ kết chuyển trị giá vốn thực tế hàng hóa xuất kho trong tháng từ bên Có TK 156 sang bên Nợ TK 632. Sau đó, máy sẽ tự động kết chuyển từ bên Nợ TK 632 sang bên Có TK 911 phản ánh trên NKCT số 8 để xác định kết quả bán hàng. Để xem sổ cái TK 632, làm tương tự như trang 50. Bảng số 10 (Trích) sổ cái TK 632 Giá vốn hàng bán Dư đầu năm Nợ Có Ghi có các TK đối ứng Nợ với TK này ... Tháng 11 Tháng 12 Cộng TK156 4 825 403 488 Cộng SPS Nợ 4 825 403 488 Tổng số PS Có 4 825 403 488 Số dư cuối tháng Nợ Có 2.3.5. Kế toán chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng tại công ty bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến hàng hoá kể từ khi nhập kho đến khi tiêu thụ. Cụ thể là bao gồm các chi phí: Chi phí cho nhân viên bán hàng, chi phí bốc xếp vận chuyển, chi phí quảng cáo tiếp thị, chi phí giao nhận hàng... Để tập hợp chi phí bán hàng của toàn công ty kế toán sử dụng TK 641-chi phí bán hàng và theo dõi trên từng TK cấp 2. TK 6411: chi phí nhân viên bán hàng. TK 6412: chi phí vật liệu bao bì. TK 6413: chi phí dụng cụ, đồ dùng. TK 6414: chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415: chi phí bảo hành. TK 6417: chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6418: chi phí bằng tiên khác. Chứng từ kế toán sử dụng : Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảng tính khấu hao TSCĐ, hóa đơn GTGT… Quá trình tập hợp và hạch toán chi phí bán hàng diễn ra tại công ty như sau: Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quá trình bán hàng, như chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền kế toán nhập phiếu chi vào máy tương tự như nhập phiếu thu. Khi đó, số liệu sẽ tự động vào sổ chi phí sản xuất kinh doanh TK641. Từ giao diện ban đầu vào phần “Tài sản cố định” chọn “tạo bút toán phân bổ khấu hao TSCĐ” khi đó Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ được lập, số liệu sẽ tự động vào sổ chi phí sản xuất kinh doanh TK641. Cuối tháng, căn cứ vào bảng chấm công và các chứng từ liên quan đã nhập vào máy kế toán lập bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội trên máy bằng cách từ giao diện ban đầu vào phần “chi phí, giá thành” chọn “chi phí tiền lương” chọn “bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội”. Từ bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội được lập số liệu sẽ vào sổ chi phí sản xuất kinh doanh TK641. Như vậy, khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quá trình bán hàng, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán sẽ phản ánh theo định khoản : Nợ TK 641 Có TK liên quan ( Tk 334, TK 338, TK 214 …) Cuối tháng, máy sẽ vào sổ cái TK641, kết chuyển sang TK 911 theo định khoản sau : Nợ Tk 911 Có TK 641 Sổ chi phí sản xuất kinh doanh TK641(Bảng số 11) Bảng số 12 (trích) sổ cái TK641 Dư đầu kỳ Nợ Có Chi phí bán hàng Ghi Có các TK đối ứng, nợ với TK này. ... Tháng 11 Tháng12 Cộng TK111 7 562 500 TK334 15 347 500 TK338 2 975 546 TK141 6 500 000 TK214 13 526 750 Cộng số phát sinh Nợ 45 912 296 Tổng số phát sinh Có 45 912 296 Số dư cuối tháng Nợ Có 2.3.6.Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty thường bao gồm: Chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ, thuế, phí lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác. Để tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng TK642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. Để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng các tài khoản chi tiết sau : TK 6421: chi phí nhân viên quản lý. TK 6422: chi phí vật liệu quản lý. TK 6423: chi phí đồ dùng văn phòng.. TK 6424: chi phí khấu hao TSCĐ. TK 6425: Thuế, phí và lệ phí. TK 6427: chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6428: chi phí bằng tiền khác Quá trình tập hợp và hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty diễn ra hoàn toàn tương tự chi phí bán hàng. Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp, căn cứ vào chứng từ gốc Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảng tính khấu hao TSCĐ phiếu chi, giấy thanh toán tạm ứng… đã nhập vào máy số liệu sẽ vào sổ chi phí sản xuất kinh doanh TK642 theo định khoản sau : Nợ TK642 Có TK liên quan ( Tk 334, TK 338, TK 214 …) Cuối tháng, máy sẽ vào sổ cái TK642, kết chuyển sang TK 911 theo định khoản sau : Nợ Tk 911 Có TK 642 Sổ chi phí sản xuất kinh doanh TK642 (Bảng số 13) Bảng số 14 (trích) sổ cái TK642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Số dư đầu kỳ Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng, nợ với TK này. ... Tháng 11 Tháng12 Cộng TK111 18 892 300 TK334 75 480 500 TK338 12 180 750 TK214 28 814 890 Cộng số phát sinh Nợ 135 368 440 Tổng số phát sinh Có 135 368 440 Số dư cuối tháng Nợ Có 2.3.7. Kế toán xác định kết quả bán hàng. Mục đích của mọi quá trình sản xuất là lợi nhuận, đó là mục tiêu của mỗi doanh nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp đó Việc hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh là khâu cuối cùng và rất quan trọng. Đến cuối tháng sau khi hạch toán đầy đủ được doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán tổng hợp tiến hành xác định kết quả kết quả tiêu thụ, máy tính sẽ tự động kết chuyển và nhập vào Sổ cái TK 911. Trình tự hạch toán bút toán khóa sổ được kế toán thực hiện như sau : Từ màn hình giao diện, vào phần “ Tổng hợp” Sau đó vào phần “ Kết chuyển tự động “ Máy sẽ tự động thực hiện bút toán khóa sổ trong tháng 12 Kết quả kinh doanh của công ty được xác định cụ thể theo công thức sau : Lợi nhuận bán hàng = DT thuần - Giá vốn hàng bán - CPBH- CPQLDN Trong đó : DT Thuần = Dtbán hàng - Các khoản giảm trừ doanh thu. Theo số liệu tháng 12/2007 kết quả kinh doanh của công ty được xác định như sau: Kết chuyển doanh thu thuần Nợ TK 511 : 5 104 387 630 Có TK 911: 5 104 387 630 Kết chuyển giá vốn hàng bán : Nợ TK 911: 4 825 403 488 Có TK 632: 4 825 403 488 Kết chuyển chi phí bán hàng : Nợ TK 911 : 45 912 296 Có TK 641: 45 912 296 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp : Nợ TK 911: 135 368 440 Có TK 642: 135 368 440 Kết chuyển lãi : Nợ TK 911: 97 703 406 Có TK 421: 97 703 406. Bảng số 15 Trích sổ cái TK 911 Xác định kết quả kinh doanh Dư đầu kỳ Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng, nợ với TK này. ... Tháng 11 Tháng12 Cộng TK632 4 825 403 488 TK641 45 912 296 TK642 135 368 440 TK421 97 703 406 Cộng số phát sinh Nợ 5 104 387 630 Tổng số phát sinh Có 5 104 387 630 Số dư cuối tháng Nợ Có Chương 3Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Trần Trung. Kế toán là việc ghi chép, phản ánh tính toán một cách tổng hợp, có hệ thống bằng các phương pháp riêng để cung cấp những thông tin cần thiết về hoạt động kinh tế tài chính giúp cho nhà kinh doanh có được phương án kinh doanh hiệu quả nhất. Trong những năm gần đây, cùng với sự đổi mới của cơ chế thị trường đòi hỏi phải có một hệ thống kế toán phù hợp. Sự ra đời của hệ thống kế toán mới là một bước ngoặt cho sự phát triển của ngành kế toán nước ta. Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH Trần Trung trên cơ sở những kiến thức được trang bị tại trường, yêu cầu của công tác quản lý kinh doanh hiện nay và tình hình thực tế công tác kế toán tại công ty, em xin đưa ra một số nhận xét về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng tại công ty nói riêng. 3.1 Nhận xét đánh giá chung Trước cơ chế cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trường, xu hướng hội nhập và toàn cầu hoá là thách thức lớn đối với hầu hết các doanh nghiệp, trong đó có Công ty TNHH Trần Trung. Công ty phải chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, phải đảm bảo lấy thu bù chi và có lãi. Do vậy việc tiêu thụ hàng hoá luôn được ban lãnh đạo của công ty quan tâm và tìm mọi biện pháp để đẩy mạnh. Là một doanh nghiệp tư nhân ra đời và hoạt động trong nền kinh tế thị trường, mặc dù gặp không ít những khó khăn, thử thách. Song bằng nỗ lực phấn đấu không mệt mỏi, công ty không ngừng lớn mạnh, trưởng thành cả về quy mô năng lực cũng như khẳng định được vị thế của mình trên thị trường. Hệ thống quản lý nói chung, bộ phận quản lý tài chính kế toán nói riêng đã trở thành một công cụ đắc lực, phản ánh và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình biến động hàng hoá, giúp ban lãnh đạo công ty đưa ra những quyết định đúng đắn. Đồng thời công ty cũng có nhiều cố gắng và tiến bộ trong việc vận dụng chế độ kế toán phù hợp với điều kiện kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức gọn nhẹ, hợp lý thực hiện chuyên môn hoá và không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn, đội ngũ cán bộ nhân viên giàu năng lực và trách nhiệm, hứa hẹn một sự phát triển cao hơn nữa trong tương lai. Mặt khác, công ty TNHH Trần Trung đã lựa chọn hình thức kế toán tập trung, đây là hình thức tổ chức kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh và tính chất quy mô của công ty. Bên cạnh đó, bộ máy kế toán của công ty những cán bộ kế toán có trình độ nghiệp vụ chuyên sâu, cùng với sự phân công hợp lý là một trong những nhân tố giúp cho việc xử lý thông tin kế toán được thông suốt, kịp thời, nhanh chóng, phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế hiện nay. Các phòng ban luôn có mối quan hệ chặt chẽ với phòng kế toán tạo điều kiện cho công việc được nhịp nhàng, ăn khớp. Đồng thời giúp ban Giám đốc nắm được các thông tin kế toán một cách nhanh chóng kịp thời để từ đó đưa ra quyết định đúng đắn. 3.1.1 Ưu điểm: Thực hiện quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 công ty đã áp dụng chế độ kế toán mới tương đối tốt và đi vào quy củ. Trong quá trình hạch toán, bộ phận kế toán đã cố gắng hạn chế việc ghi chép trùng lặp tăng khả năng đối chiếu đồng thời đảm bảo tính thống nhất của các số liệu kế toán. * Về hoá đơn chứng từ và luân chuyển chứng từ: Công ty sử dụng và chấp hành nghiêm chỉnh mọi hoá đơn chứng từ theo đúng mẫu và quy định của Bộ Tài chính. Mỗi nghiệp vụ phát sinh đều được phản ánh trên các loại hoá đơn, chứng từ phù hợp cả về số lượng, nguyên tắc ghi chép cũng như yêu cầu của công tác quản lý chứng từ. Các chứng từ là những cơ sở ban đầu để thực hiện việc hạch toán, do đó các chứng từ đều được đánh số thứ tự thời gian và được kiểm tra thường xuyên đảm bảo phản ánh đầy đủ những thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc kiểm tra này giúp cho việc phân loại, tổng hợp thông tin kinh tế để ghi sổ chi tiết và tổng hợp. Các chứng từ được lưu giữ cẩn thận tại phòng kế toán nên rất nhanh chóng trong việc tìm kiếm, kiểm tra đối chiếu khi cần thiết. Trình tự luân chuyển chứng từ của công ty đảm bảo cho chứng từ lập ra có cơ sở thực tế, cơ sở pháp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán tại công ty. * Về hệ thống tài khoản sử dụng: Trên cơ sở hệ thống tài khoản thống nhất do Nhà nước ban hành theo, căn cứ vào quy mô đặc điểm kinh doanh của mình công ty TNHH Trần Trung đã lựa chọn những tài khoản phù hợp vào vận dụng công tác hạch toán, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán nhằm cung cấp và phản ánh thông tin đầy đủ, chính xác kịp thời và toàn diện cho ban Giám đốc về tình hình tài sản, nguồn vốn và tình hình lãi, lỗ của doanh nghiệp. * Về hệ thống sổ sách kế toán, các chính sách kế toán của công ty: Các sổ kế toán dùng để hạch toán tình hình bán hàng rõ ràng, phản ánh được số liệu chi tiết và tổng hợp. Vì vậy việc hạch toán kế toán và lập báo cáo được thực hiện có nề nếp, quản lý chặt chẽ các chỉ tiêu về doanh thu, chi phí và kết quả tại công ty. Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ là hoàn toàn phù hợp với việc áp dụng kế toán máy. Vận dụng kế toán máy làm giảm nhẹ khối lượng công việc so với kế toán làm bằng phương pháp thủ công. Công ty thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với tình hình nhập- xuất hàng hóa diễn ra thường xuyên liên tục ở công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán bán hàng. * Về phương thức thanh toán: Công ty áp dụng phương thức bán hàng rất linh hoạt với nhiều hình thức thanh toán được chấp nhận nên đã tạo điều kiện đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ hàng hoá góp phần đem lại hiệu quả kinh doanh cho công ty. Nhìn chung công tác tiêu thụ hàng hoá mà công ty đã cung cấp được thông tin cần thiết phục vụ cho Ban Giám đốc, đảm bảo thực hiện nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nước đúng quy định. Thường xuyên có sự đối chiếu kiểm tra giữa kế toán bán hàng và kế toán các phần khác, đảm bảo cho việc hạch toán được tiến hành chính xác, thuận tiện. Việc lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch do phòng kinh doanh của công ty đảm nhận với đội ngũ nhân viên trẻ, năng động có trình độ. Do đó, các kế hoạch bán hàng luôn được hoàn thành tốt đáp ứng nhu cầu về hàng hóa được bán ra theo đúng kế hoạch. Tóm lại công tác kế toán công ty phản ánh đầy đủ, chặt chẽ có hệ thống, góp phần to lớn cho việc ra quyết định của các cấp lãnh đạo. Tuy nhiên đi sâu và tìm hiểu công tác bán hàng tại công ty TNHH Trần Trung, bên cạnh những ưu điểm vẫn còn tồn tại, những hạn chế mà công ty cần nghiên cứu để cải tiến hoàn thiện nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác kế toán trong quá trình quản lý kinh doanh của công ty. 3.1.2 Những tồn tại: Cùng với những ưu điểm trên, công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty còn tồn tại một số vấn đề hạn chế đòi hỏi phải đưa ra giải pháp cụ thể, có tính thực thi cao nhằm khắc phục và hoàn thiện hơn nữa để kế toán ngày càng thực hiện tốt hơn chức năng và nhiệm vụ vốn có của mình phục vụ cho yêu cầu quản lý trong điều kiện hiện nay, cụ thể: * Về thanh toán công nợ: Phương thức thanh toán chủ yếu của khách hàng tại công ty Trần Trung là trả chậm trong khi đó mặc dù có quy định về thời hạn thanh toán công nợ là 07 ngày nhưng hầu hết vẫn không thực hiện đúng quy định đề ra, không chứng minh khách hàng sẽ thanh toán đúng thời hạn. Do đó công nợ của công ty rất nhiều, điều này dẫn đến tình trạng công ty bị chiếm dụng vốn, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty và mang lại rủi ro cho công ty. Vì vậy yêu cầu đặt ra là phải theo dõi thường xuyên, chặt chẽ, tỉ mỉ đối với từng khách hàng, thường xuyên đối chiếu công nợ và có biên bản xác nhận công nợ giữa hai bên Tuy nhiên tuỳ từng khách hàng, phạm vi thời hạn thanh toán và tuỳ từng trường hợp cụ thể mà có biện pháp xử lý phù hợp. * Về hoá đơn chứng từ và luân chuyển chứng từ: Chứng từ ban đầu là hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng, từ khi phát sinh nghiệp vụ đến khi quay về phòng kế toán còn chậm, làm cho kế toán không phản ánh kịp thời tình hình bán hàng của công ty. Vấn đề về việc kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của từng chứng từ là điều kiện không thể thiếu được mang tính pháp lý. Tại công ty việc này được thực hiện một cách thường xuyên liên tục nhưng không tránh khỏi sai sót như trong khi chứng từ luân chuyển đến khâu cuối cùng còn bị thiếu chữ ký của người nhận hàng hay thủ trưởng đơn vị. Do đó trong công tác hạch toán công ty cần có biện pháp kiểm soát chặt chẽ hơn, thường xuyên hơn đặc biệt trong khâu kiểm tra chứng từ ban đầu đảm bảo chứng từ phải có đầy đủ cơ sở pháp lý. Đối với bán lẻ hàng hoá, nhân viên bán lẻ hàng hoá không lập báo cáo bán lẻ hàng hoá thường xuyên. Mặt khác, bán lẻ hàng hoá có rất nhiều chủng loại linh kiện nhỏ lẻ, nhân viên bán hàng không ghi đúng mã của các loại hàng hoá gây ra khó khăn cho kế toán viết hoá đơn dẫn đến xuất nhầm hàng, thất thoát nhiều hàng hoá, khó khăn cho công tác theo dõi xuất nhập tồn và hạch toán hàng hoá tại phòng bán lẻ của công ty. * Về hệ thống sổ sách kế toán Việc sử dụng tài khoản 511 “Doanh thu” công ty không mở sổ chi tiết tài khoản 511 chi tiết từng mặt hàng, nhóm hàng để đánh giá tình hình tiêu thụ, biến động giá. * Về phương thức bán hàng: Mặc dù công ty đã có nhiều phương thức bán hàng nhưng còn chưa chủ động tìm kiếm khách hàng. ở đây công ty mới tổ chức bán buôn và bán lẻ hàng hoá mà chưa tổ chức phương thức bán hàng khác nhằm đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ hàng hoá. 3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty TNHH Trần Trung. Với những kiến thức đã học trong trường và qua thời gian tiếp cận với thực tế, tìm hiểu nghiên cứu thị trường về tình hình bán hàng tại công ty tôi xin đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán bán hàng tại công ty như sau: 1/ Đề xuất thứ nhất: Mở rộng mạng lưới bán hàng Mở rộng mạng lưới bán hàng, với phương châm thoả mãn tốt nhất mọi nhu cầu của khách hàng về hàng hoá. Công ty cần phải tạo ra một hệ thống các cơ sở để cung cấp hàng hoá kịp thời, thuận tiện do vậy cần phải tạo thêm một số đại lý, mở rộng quy mô bán hàng, chiếm lĩnh thị trường nhiều hơn. Nghiên cứu thị trường để phù hợp với thị hiếu, tránh tình trạng hàng tồn kho quá nhiều. 2/ Đề xuất thứ hai: Về thanh toán công nợ Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh như hiện nay, việc tìm kiếm và thu hút khách hàng về phía doanh nghiệp là rất khó khăn. Song không nên vì thế mà cho họ nợ quá nhiều hoặc quá lâu, ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Đối với công ty TNHH Trần Trung cũng vậy, thanh toán chậm ở công ty hiện nay chiếm tỷ trọng lớn để quản lý tốt các nguồn thu trong hợp đồng kinh tế cần phải xác định rõ thời hạn thanh toán. Nếu quá thời hạn này công ty sẽ tính lãi suất 1%/tháng/Tổng giá trị hàng bán dư nợ. Như thế công ty mới giảm thiểu tình hình bị chiếm dụng vốn. Đồng thời công ty chỉ thực hiện việc bán chịu đối với doanh nghiệp nhà nước có mối quan hệ làm ăn lâu dài với công ty, không bán chịu cho các doanh nghiệp tư nhân hay khách hàng vãng lai không có uy tín với mình. 3/ Đề xuất thứ ba: Lập dự phòng phải thu khó đòi Hầu như công ty đều bán hàng là bán trả chậm có tới gần 40% khách hàng chịu tiền hàng. Bên cạnh đó, công ty gặp phải tình trạng một số khách hàng không thanh toán vì nhiều lý do. Công ty nên đánh giá khả năng thanh toán của mỗi khách hàng là bao nhiêu phần trăm trên cơ sở đó tính tỷ lệ khoản khó đòi và công ty cũng cần tích cực thu nợ. Mặt khác, công ty nên lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi. Việc dự phòng các khoản phải nợ phải thu khó đòi sẽ giúp công ty đề phòng được những tổn thất về các khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, hạn chế những biến động về kết quả kinh doanh trong một kỳ kế toán. Để phản ánh tình hình lập và sử dụng các khoản phải thu khó đòi , kế toán sử dụng tài khoản TK 139 - dự phòng phải thu khó đòi. Cuối niên độ kế toán, doanh nghiệp xác định các khoản nợ phải thu khó đòi hoặc khả năng không đòi được để trích lập hoặc hoàn nhập khoản dự phòng các khoản phải nợ phải thu khó đòi tính vào hoặc ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp của kỳ báo cáo. Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập năm nay > số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch ghi: Nợ TK 642( 6426)- Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay < số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch ghi: Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 642 ( 6426)- Chi phí quản lý doanh nghiệp Những khoản nợ phải thu của niên độ trước, nay thực sự không thu hồi được, sau khi đã có quyết định cho phép xử lý xoá sổ khoản công nợ này, kế toán ghi Nợ TK 139: Dùng dự phòng để xoá nợ Nợ TK 642: nếu chưa lập dự phòng Có TK 131: Phải thu của khách hàng Có TK 138 - Phải thu khác Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý Các khoản nợ phải thu khó đòi đã xử lý xoá sổ nếu thu hồi được kế toán: Nợ TK 111,112 Có TK 711 - Thu Nhập khác Đồng thời ghi: Có TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý Để đăng ký sử dụng TK139 trên phần mềm kế toán, kế toán cần thêm vào danh mục các tài khoản sử dụng TK139. Trước khi quyết định trích lập, công ty phải xác định rõ tên, địa chỉ, nội dung của từng tài khoản nợ, số tiền phải thu của từng đơn vị nợ, người nợ, trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi, đồng thời công ty phải tập hợp được các chứng từ gốc hoặc xác nhận của đơn vị nợ hoặc người nợ về số tiền nợ còn chưa trả bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, cam kết nợ …sau đó phải lập hội đồng thẩm định và xác định các khoản phải thu khó đòi. 4/ Đề xuất thứ tư: Sử dụng hệ thống kế toán quản trị: Như chúng ta biết kế toán quản trị có vai trò hết sức quan trọng trong việc đánh giá, phân tích, xác định kết quả kinh doanh của công ty một cách toàn diện đầy đủ, chi tiết giúp nhà quản trị theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty từ đó đưa ra phương án đề xuất nhằm nâng cao kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Chính vì vậy, công ty nên đưa hệ thống kế toán quản trị vào bộ phận kế toán của công ty. Đây là yếu tố hết sức quan trọng giúp cho nhà quản trị đưa ra quyết định đúng đắn, chính xác, hạn chế rủi ro. Kế toán quản trị giúp nhà quản trị theo dõi dòng thu, dòng chi, điểm hoà vốn, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh từng tháng, từng quý, từng năm,… Về tổ chức kế toán quản trị doanh thu cần mở các sổ chi tiết: - Sổ chi tiết doanh thu mở riêng cho từng hoạt động, từng loại hàng hoá, dịch vụ, từng nghiệp vụ đầu tư. - Mở sổ chi tiết phải thu của khách hàng chia ra nợ ngắn hạn và dài hạn, nợ không có khả năng trả,.. Trong quá trình kinh doanh bán hàng hóa, doanh nghiệp không mở chi tiết TK 511 “Doanh thu” theo từng loại hàng hóa, từng nhóm hàng. Do đặc điểm mặt hàng kinh doanh của công ty rất phức tạp và đa dạng nên kế toán chi tiết bán hàng cần có hệ thống sổ: Sổ chi tiết TK 5111 Tháng 12/2007 Mặt hàng: Máy in Laser HP Chứng từ Diễn giải Số lượng Đơn giá Nợ Có Số ngày 91412 1/12 Bán máy in 1320 1.0 1 711 626 1 711 626 91478 3/12 Bán máy in 1020 3.0 1 725 450 5 176 350 … … … … .. … Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 5/Đề xuất thứ năm:Vấn đề về việc ứng dụng tin học Do số lượng hóa đơn bán hàng tập hợp về phòng kế toán khá lớn, kế toán cũng phải cập nhật số liệu trên máy nhiều. Vì vậy để thông tin trên hóa đơn được xử lý kịp thời, cũng như giảm bớt công việc cho kế toán công ty, công ty nên hoàn thiện hơn nữa kế toán bán hàng trên máy vi tính. Đó là có thể kết nối mạng vi tính với các phòng kinh doanh. Khi có hóa đơn, nhân viên ở các bộ phận kinh doanh sẽ cập nhật số liệu vào máy vi tính ngay và kế toán ở văn phòng công ty qua đó sẽ biết được chứng từ phát sinh trong ngày và việc xử lý thông tin sẽ nhanh chóng hơn. Trong những năm gần đây ngành khoa học kỹ thuật phát triển rất mạnh, nhanh đặc biệt là máy vi tính. Để đáp ứng kịp thời nhu cầu của việc xử lý thông tin một cách nhanh nhạy, có những quyết định kịp thời, phù hợp, nhiều doanh nghiệp đã nhận thấy ưu điểm và hiệu quả của việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Ngày nay, khi công nghệ máy vi tính phát triển như vũ bão, đặc biệt là ứng dụng của máy vi tính vào hầu hết các công việc đều rất hiệu quả, vì vậy công ty nên hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán trên máy. Muốn làm được điều này thì việc tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ hiểu sâu sắc về kế toán và sử dụng thành thạo máy vi tính là vấn đề cần được quan tâm. Trong điều kiện ứng dụng máy vi tính, việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán cần được sắp xếp lại cho phù hợp với nội dung công việc và khả năng, trình độ của cán bộ kế toán. Dần từng bước tổ chức lại hệ thống chứng từ, hệ thống sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết có kết cấu đơn giản. Trên cơ sở ứng dụng máy vi tính sẽ đẩy nhanh tiến độ của công tác kế toán, giảm bớt khối lượng công việc ghi chép, số lượng sổ sách, giảm bớt những công đoạn không cần thiết để phát huy hết khả năng, năng lực của nhân viên kế toán tránh ùn tắc công tác hạch toán kế toán nhằm khai thác số liệu một cách nhanh nhất và có hiệu quả nhất. Kết luận Chuyển sang nền kinh tế thị trường, kinh doanh trong môi trường mới, các doanh nghiệp luôn phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt và khốc liệt. Do đó các công ty nói chung và công ty TNHH Trần Trung nói riêng cần không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động để đạt được mục tiêu, kế hoạch đề ra. Muốn đạt được điều này thì công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng càng phải được củng cố và hoàn thiện hơn nữa để công tác này thưc sự trở thành công cụ quản lý tài chính, kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức được điều đó công ty TNHH Trần Trung đã rất chủ động, quan tâm tới khâu quản lý kinh doanh và XĐKQ bán hàng, trong đó phòng kế toán đã góp phần không nhỏ vào thành công chung của công ty. Trong thời gian tới, với quy mô kinh doanh càng mở rộng, em hy vọng rằng công tác tổ chức kế toán của công ty sẽ hoàn thiện hơn nữa để đáp ứng yêu cầu quản lý ngày càng cao của nền kinh tế thị trường. Sau một thời gian thực tập tại Công ty TNHH Trần Trung với tinh thần học hỏi nghiêm túc nghiên cứu thực tế em đã phần nào hiểu được thực tế tình hình hoạt động của công ty. Nhưng do kiến thức có hạn, chưa có kinh nghiệm thực tế, thời gian đi thực tập không nhiều nên bài luận văn của em không tránh khỏi những sai sót. Kính mong sự góp ý chân thành của cô chú, anh chị nhân viên cùng các thầy cô giáo để luận văn của em được hoàn thiện hơn. Danh mục Tài liệu tham khảo Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Giáo trình Kế toán Quản trị - Học viện Tài chính NXB Tài Chính 2005 Giáo trình Kế toán tài chính – Học viện Tài chính NXB Tài Chính 2007 Tài liệu về quá trình hình thành phát triển của công ty TNHH Trần Trung.