Đề tài Tổ chức hạch toán vật liệu tại Công ty Hoá Chất Mỏ

LỜI NÓI ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp phải tự bù đắp chi phí và sản xuất kinh doanh có lãi thì mới tồn tại và phát triển vững được. Doanh nghiệp công nghiệp, với tư cách là một tế bào, là nơi tạo ra của cải vật chất cho xã hội, vừa giải quyết đời sống cho người lao động, vừa tạo tích luỹ cho cơ sở và nguồn tập trung cho nhà nước. Vấn đề đặt ra với các doanh nghiệp công nghiệp là phấn đấu không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến mẫu mã ... Để đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu tiêu dùng của xã hội và góp phần cơ sở vật chất xã hội ngày càng vững chắc, tạo điều kiện cho nền kinh tế phát triển. Để điều hành và quản lý được toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả nhất, các nhà quản lý phải nắm bắt được kịp thời, chính xác các thông tin kinh tế bao gồm: “Chi phí đầu vào” và “ kết quả đầu ra” đồng thời giám sát chặt chẽ việc sử dụng lao động, hạn chế đến mức tối đa sự ứ đọng vật tư, sản phẩm, hàng hoá, gây lãng phí các yếu tố sản xuất và làm chậm tốc độ luân chuyển vốn lưu động, bên cạnh đó phải xây dựng được phương hướng tối ưu nhằm cung cấp, sử dụng và khai thác mọi khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. Để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải có đầy đủ ba yếu tố cơ bản: lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất nếu thiếu vật liệu thì doanh nghiệp không thể tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. Mặt khác trong tổng giá thành của toàn bộ sản phẩm, khoản mục vật liệu thường chiếm một tỷ trọng tương đối cao, do đó tiết kiệm khoản mục chi phí vật liệu trong giá thành sẽ là biện pháp chủ yếu để hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, kế toán vật liệu cũng là bộ phận thực hiện chức năng quản lý vật liệu. Kế toán có đầy đủ chính xác hay không, nó có tác dụng rất lớn đến chất lượng công tác quản lý vật liệu của doanh nghiệp. Chúng ta không thể nói quản trị doanh nghiệp tốt nếu thiếu công tác kế toán vật liệu. Vì vậy một trong những vấn đề quan trọng là để tăng cường và cải thiện công tác quản lý vật liệu cần phải cải tiến và hoàn thiện công tác hạch toán kế toán vật liệu. Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của công tác kế toán vật liệu, được sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo cùng với các anh, chị phòng kế toán của Công ty Hoá Chất Mỏ, Em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài: “ Tô chức hạch toán vật liệu tại Công ty Hoá Chất Mỏ”. Nội dung chuyên đề gồm 3 phần: Phần I: Những lý luận cơ bản về hạch toán vật liệu. Phần II: Thực trạng hạch toán vật liệu tại công ty Hoá Chất Mỏ. Phần III: Phương hướng hoàn thiện hạch toán vật liệu tại công ty Hoá Chất Mỏ. PHẦN I NHỨNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HẠCH TOÁN VẬT LIỆU I. Ý NGHĨA CỦA VẬT LIỆU ĐỐI VỚI QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tượng lao động và là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Vật liệu chỉ than gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, bị tiêu hao và chuyển một lần toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Chi phí về vật liệu chiếm một tỷ trọng khá lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩn và là bộ phận dự trữ quan trọng nhất trong daonh nghiệp. Nó không chỉ làm đầu vào choquá trình sản xuất mà còn là bộ phận của hàng tồn kho, được theo dõi, bảo quản và lập dự phòng khi cần thiết. Xuất phát từ những đặc điểm trên, vật liệu có vị trí rất quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó việc tăng cường công tác quản lý, công tác hạch toán vật liệu, đảm bảo cho việc sử dụng tiét kiệm, hiệu quả nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm. Hơn nữa kiểm soát hiệu quả chi phí và giá thành sản phẩm dịch vụ. Đây là việc không thể thiếu để doanh nghiệp đạt mục đích cuối cùng là tăng lợi nhuận. II. KHÁI NIỆM, CÁC TIÊU THỨC PHÂN LOẠI VÀ TÍNH GIÁ VẬT LIỆU 1. Khái niệm Vật liệu là thành phần chính tạo nên thực thể của thành phẩm. Tuỳ theo mức độ tham gia của vật liệu và giá thành được phân chia thành: Vật liệu chính và vật liệu phụ. 2. Các tiêu thức phân loại vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệi gồm rất nhiều loại, thứ khác nhau với qui cách phẩm chất, công dụng kinh tế, mục đích sử dụng klhác nhau và chúng biến động liên tục hàng ngày. Để quản lý chặt chẽ và tổ cức hạch toán chi tiết đến từng thứ, từng loại vật liệu phục vụ cho nhu cầu hạch toán kế toán doanh nghiệp, cần thiết phải phân loại chúng theo những tiêu thức phù hợp. Trong thực tế hiện nay, vật liệu thường được phân loại theo các tiêu thức sau: 2.1. Vị trí của vật liệu đối với đối tượng sản xuất kinh doanh 2.1.1.Nguyên liệu, vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành nên thực thể chính củn phẩm. Do đó nguyên liệu, vật liệu chính gắn liền với từng doanh nghiệp, cụ thể: Đối với doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động cấu thành thực thể sản phẩm như: Bột gôc, muối trắng, Ni tơ rát amôn, phụ gia sản xuất ANFO, thuốc TNT bột... Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất sản phẩm thì cũng được coi là nguyên vật liệu chính. 2.1.2. Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm. Vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong Quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng sản phẩm hoặc sử dụng để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường. Nguyên vật liệu phụ gồm: Đồng hồ đo nhiệt độ, ổ trục bơm bằng cao su, bầu lọc nhiên liệu. 2.1.3.Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng nó có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất như: Dầu Đi ê zen, dầu HD-40, dầu do, xăng... thực chất nhiên liệu cũng là một loại vật liệu nhưng do tính năng lý, hoá học hoàn toàn khác với vật liệu phụ thông thường và có tác dụng cho nền kinh tế quốc dân nên được xếp thành một loại riêng biệt để có chế độ bảo quản và sử dụng thích hợp. 2.1.4.Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải... Một số phụ tùng như: Bơm nhớt 3607, phụ tùng UOAT, phụ tùng xe 3il. Đây là một số phụ tùng phục vụ cho việc sửa chữa được đảm bảo sẵn sàng cho sản xuất. 2.1.5.Phế liệu: Là những vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị. Nhìn chung phế liệu đã mất hết hoặc mất phần lớn giá trị sử dụng ban đầu của chúng. 2.1.6.Vật liệu khác: Là những thứ vật liệu khác chưa kể đến trong 5 loại vật liệu kể trên. 2.2. Trách nhiệm quản lý vật liệu Cũng tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết cụ thể của từng loại doanh nghiệp mà trong tưngf loại vật liệu nêu trên lại được chi thành từng kho. Mỗi thủ kho quản lý một nhóm vật liệu khác nhau để thuận lợi cho việc theo dõi vật liệu và gắn với trách nhiệm của từng thủ kho. 3. Tính giá vật liệu Là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc, vật liệu phải được đánh giá theo giá thực tế đó là toàn bộ chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có được vật liệu đó. Tuy nhiên một số doanh nghiệp để đươn giản hoá viẹc hạch toán và ghi chép hàng ngày có thể sử dụng gía hạch toán để hạch toán tình hình nhập, xuất vật tư. Song dù đánh giá theo giá hạch toán vẫn phải đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập, xuất vật tư trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo giá trị thực tế. 3.1. Phương pháp tính giá vật liệu nhập kho 3.1.1. Tính giá vật liệu nhập kho theo giá thực tế Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu thường được nhập từ nhiều nguồn khác nhau mà giá thực tế của chúng trong nhiều trường hợp được xác định cụ thể như sau: + Đối với vật liệu mua ngoài: Giá trị thực tế Của vật liệu Mua ngoài Giá mua ghi trên hoá đơn chưa có thuế Chi phí Thu mua phát sinh Chiết khấu mua hàng (Nếu có) + Đối với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến Giá trị T.T của VL thuê ngoài gia công chế biến Giá trị T.T của VL xuất thuê gia công chế biến Chi phí vận chuyển, bốc dỡ thuê chế biến Chi phí phải trả cho người nhậngia công + Đối với vật liệu tự gia công chế biến: Tính theo giá thành sản xuất thực tế. +Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định Các chi phí tiếp nhận (Nếu có) + Đối với phế liệu: Giá trị thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. +Đối với vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo đơn giá thị trường tương đương cộng với chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. Nói chung phương pháp tính giá vật liệu nhập kho theo giá thực tế được sử dụng phổ biến ở các doanh nghiệp. Giá thực tế của vật liệu được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chớng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra vật liệu và nó được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ hiểu và thuận tiện cho việc hạch toán. 3.2.Tính giá vật liệu nhập kho theo giá hạch toán Phương pháp này được áp dụng ở các doanh nghiệp có qui mô lớn, khói lượng, chủng loại vật liệu nhiều, tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên, việc xác định giá thực tế của vật liệu hàng ngày rất khó khăn và ngay cả trong trường hợp có thể xác định được hàng ngày đối với từng lần, từng đợt nhập nhưng quá tốn kém nhiều chi phí, không hiệu quả cho công tác kế toán, có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập, xuất hàng ngày. Giá hạch toán là loại giá ổ định được sử dụng thống nhất trong doanh nghiệp, trong thời gian dài, có thể là giá kế hoạch của vật liệu. Như vậy hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị vật liệu nhập, xuất. Cuối cùng phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp, các báo cáo kế toán. Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế được tiến hành như sau: - Trước hết xác định hệ số giữa giá trị thực tế và giá hạch toán của vật liệu (H) H = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ + Giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ - Sau đó tính giá thực tế nhập kho, căn cứ vào giá hạch toán nhập kho và hệ số giá. Giá thực tế nhập kho = giá hạch toán nhập kho x hệ số giá 3.3. Tính giá vật liệu xuất kho Vật liệu được thu mua thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau do vậy giá thành từng đợt nhập kho không hoàn toàn giống nhau. Vì thế khi xuất kho, kế toán phải tính được giá thực tế xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau, theo phương pháp tính giá xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Tuỳ từng điều kiện của doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương pháp tính giá sau: 3.3.1.Phương pháp nhập trước xuất trước Đối với phương pháp này trước hết phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và giả thiêts số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho để tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá nhập trước đối với lượng xuất kho thộc lần nhập trước, số còn lại (tổng số xuất kho, số đã xuất thuộc lần nhập trước) được tính theo đơn giá thực tế lần nhập tiếp đó. Như vậy giá thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của số vật liệu nhập kho thuộc các lần sau cùng. Phương pháp này thích hợp với giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. 3.3.2.Phương pháp nhập sau, xuất trước Phương pháp này cũng giả thiết rằng hàng (vật liệu) nào mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên. sau đó căn cứ số lượng xuất kho tính giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá của lần nhập sau cùng, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế của lần nhập trước đó. Như vậy giá trị thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu thuộc các lần nhập trước nhất. 3.3.3. Phương pháp giá trực tiếp (đích danh) Phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý theo dõi vật liệu theo từng lô hàng hay đơn chiếc. Khi xuất kho vật liệu thuộc lô hàng nào thì phải căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó để tính giá thực tế xuất kho. Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp này thì việc tính giá trị thực tế của vật liệu xuất kho tương đói sát với giá thị trường, thuận lợi cho công tác tính giá thành sản phẩm. Tuy vậy nếu sử dụng phương pháp này doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết theo từng lô hàng, theo từng lần nhập và trên thực tế rất khó khăn mà không phải doanh nghiệp nào cũng làm được. 3.3.4. Phương pháp giá đơn vị bình quân gia quyền (cả kỳ dự trữ) Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho cũng được căn cứ vào số lượng xuất kho trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân để tính. Giá thực tế xuất kho = Số lượng vật liệu xuất kho x đơn giá thực tế bình quân Đơngiá thựctế bình quân Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ Phương pháp này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. 3.3.5. Phương pháp giá hạch toán Hạch toán vật liệu xuất kho theo phương pháp này cũng như hạch toán vật liệu nhập kho. Giá hạch toán có thể lấy theo giá kế hoạch hoặc giá cuói kỳ trước và được quy định thống nhất trong một kỳ hạch toán. Giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc thanh toán và hạch toán tổng hợp về nguyên vật liệu. Khi sử dụng giá hạch toán, hàng ngày kế toán ghi sổ về xuất vật liệu theo giá hạch toán. Giá hạch toán vật liệu xuất = Số lượng vật liệu xuất x Đơn giá hạch toán. Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế theo hai bước sau: - Xác định hệ số giá theo từngloại vật liệu (H) H= Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ + Giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ - Xác định giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ: Giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ = Giá hạch toán vật liệu xuất trong kỳ x H. III. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN VẬT LIỆU 1. Hạch toán chi tiết vật liệu Vật liệu là một trong những đối tượng kế toán và thường có nhiều chủng loại khác nhau, Nếu thiếu một loại nào đó thì có thể gây ra ngừng sản xuất trong doanh nghiệp. Chính vì vậy tổ chức hạch toán chi tiết mọi vật liệu không chỉ về mặt giá trị mà cả hiện vật, không phải theo từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ... và phải được tiến hành đồng thời cả ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ nhập xuất kho. Vận dụng phương pháp kế toán cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung, công tác quản lý vật liệu nói riêng. 1.1. Chứng từ sử dụng Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành QĐ 1141/TC/QĐ/CĐ-KT ngày 01.01.1995 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, các chứng từ về vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH) - Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03-BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05-VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mâuc 07-VT) Tuỳ thuộc vào đặc điểm tìnhhình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, tình hình sở hữu khác nhau. Đối với chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh. Mọi chứng từ kế toán vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý do kế toán trưởng quy định phục vụ việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các cán bộ, cá nhân có liên quan. 1.2. Sổ kế toán chi tiết vật liệu Tuỳ thuộc vào phương pháp ké toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau được sử dụng: - Sổ (thẻ) kho (mẫu 06-VT) - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển. - Sổ số dư. Sổ (thẻ) kho được sử dụng để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn của từng thứ vật liệu theo từng kho. Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư vật liệu được sử dụng để hạch toán tình hình nhập, xuất, tồn của vật liệu về mặt giá trị hoặc cả lượng và giá trị tuỳ thuộc và phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp. Các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản nhanh chóng, kịp thời và có hiệu quả. 1.3. Các phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu Hạch toán chi tiết vật liệu đòi hỏi phải phản ánh cả về giá trị, số lượng, chất lượng của từng thứ vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách vật chất. Trong thực tế công tác kế toán hiện nay ở nước ta nói chung và ở các doanh nghiệp nói riêng đang áp dụng 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu sau: 1.3.1. Phương pháp thẻ song song Theo phương pháp này phản ánh tình hình hiện có và sự biến động vật liệu ở kho phải mở thẻ kho ghi chép về mặt số lượng. Còn ở phòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lượng và giá trị. - Tại kho: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập kho, xuất kho vật liệu. Thẻ kho dùng thẻ để ghi chép phản ánh tình hình nhập xuất, tồn kho hàng ngày của từng thứ, loại vật tư, loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật liệu. Thủ kho thường xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho và số liệu thực tế còn lại kho hàng ngày hoặc định kỳ 2 đến 5 ngày. Nếu có chênh lệch phải báo ngay để giải quyết. Sau khi ghi xong thẻ kho, thủ kho chuyển giao các chứng từ xuất vật liệu cho kế toán vật liệu. - Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho. Nội dung của sổ chi tiết vật liệu tương tự như thẻ kho nhưng chỉ khác là nó theo dõi cả về mặt gía trị và hiện vật. Hàng ngày hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày, sau khi nhận được các chứng từ ở kho, kế toán phải kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ ghi đơn giá tính thành tiền rồi ghi vào sổ (thẻ) vật liệu có liên quan. Cuối tháng kế toán cộng sổ tính ra số tồn kho nhập xuất của từng thứ vật liệu rồi đối chiếu với thẻ kho. Trên cơ sở đó lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho của vật liệu về mặt giá trị từng loại vật liệu. Sơ đồ 1: Sơ đồ kế toán vật liệu theo phương pháp thẻ song song: Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ chi tiết vật tư Thẻ kho Bảng tổng hợp xuất, nhập, tồn kho Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi đối chiếu, kiểm tra Phương pháp này có ưu điểm là việc ghi chép sổ sách đơn giản dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu, không đòi hỏi trình độ nghiệp vụ cao và quản lý chặt chẽ sự biến động và số liệu của từng thứ vật liệu theo số lượng và giá trị của chúng. Tuy nhiên nó cũng có nhược điểm là việc ghi chép còn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, khối lượng công việc ghi chép lớn. Nếu chủng loại vật tư nhiều, việc nhập xuất vật liệu thường xuyên mà doanh nghiệp áp dụng phương pháp thẻ song song thì công việc sẽ cồng kềnh dồn vào cuối tháng làm hạn chế tính kiểm tra kịp thời của kế toán. Phương pháp thẻ song song áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng nghiệp vụ (chứng từ) nhập xuất ít không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. 1.3.2. Phương pháp sổ đốc chiếu luân chuyển Phương pháp sổ đốc chiếu luân chuyển được hình thành trên cơ sở cải tiến của một bước phương pháp thẻ song song. - Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép, phản ánh hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng vật liệu giống phương pháp thẻ song song, sau đó chuyển giao chứng từ cho phòng kế toán để tính giá trị vật liệu theo giá hạch toán. - Tại phòng kế toán:Sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép phản ánh tổng hợp vật liệu phản ánh luân chuyển trong tháng cũng như số tồn cuối tháng của từng danh điểm vật tư. Định kỳ sau khi nhận được các chứng từ do thủ kho giao, kế toán sẽ tiến hành tính chính xác của việc ghi chép sau đó sẽ lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu theo từng danh điểm vật liệu và căn cứ vào bảng này để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối tháng tính ra số tiền kho bằng chỉ tiêu số lượng và giá trị. Số đối chiếu luân chuyển được mở cho cả năm. Mỗi tháng ghi một lần vào cuối tháng. Sơ đồ 2: Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Phiếu nhập kho Kế toán tổng hợp Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng kê xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.3.3. Phương pháp sổ số dư Phương pháp này có đặc diểm nổi bật là sự kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép kế toán và trên cơ sở hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép kế toán và tên cơ sở đó ở kho chỉ hạch toán giá trị xoã bỏ được việc ghi chép song song trùng hợp. - Tại kho: Thủ kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liẹu giống như các phương pháp trên. Hàng ngày hoặc định kỳ từ 3 đến 5 ngày (theo quy định thống nhất của doanh nghiệp) sau khi ghi thẻ kho xong thủ kho sẽ giao chứng từ cho kế toán vật liệu kèm theo phiếu giao nhận chứng từ. Cuối mỗi tháng sau khi kế toán giao sổ dư thì thủ kho có nhiệm vụ ghi chép số tồn kho cuối tháng của số vật liệu theo từng danh điểm vào sổ dư rồi chuyển cho kế toán vật liệu. - Tại Phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho. Sau khi nhận được chứng từ do thủ kho giao, kế toán kiểm tra phân loại chứng từ đồng thời căn cứ vào giá trị hạch toán của từng loại vật liêụ để tính ra tổng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Cuối tháng sau khi giao sổ số dư cho thủ kho ghi sổ, ghi vào cột số lượng, kế toán sẽ căn cứ vào giá hạch toán để tính thành tiền sau đó đối chiếu với số lượng trên bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn theo vật liệu mở cho từng kho, mỗi kho 1 tờ. Sơ đồ 3: Sơ đồ kế toán vật liệu theo phương pháp sổ số dư: Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu nhập kho Sổ số dư Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật tư Kế toán tổng hợp Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Phương pháp kiểm tra sổ số dư có ưu điểm hơn so với 2 phương pháp trên, nó giảm được số lượt ghi sổ kế toán. Do đó kế toán chỉ thoe dõi chỉ tiêu giá trị, còn ở kho chỉ theo dõi về mặt hiện vật. Công việc tiến hành đều trong tháng tạo điều kiện cung cấp kịp thời tài liệu kế toán phục vụ cho công tác quản lý và lnãh đạo ở doanh nghiệp. Tuy nhiên việc theo dõi chi tiết từng thứ, loại vật liệu có thể thực hiện trên cơ sở số liệu của thẻ kho, trường hợp có sai sót, nhầm lẫn thì việc đối chiếu kiểm tra phát hiện tương đối phức tạp. Phương pháp này áp dụng thích hợp đối với doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu, việc nhập xuất vật liệu diễn ra thường xuyên ngoài ra còn đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng được sổ doanh điểm vật liệu và xây dựng được giá hạch toán, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng, thủ kho có tinh thần trách nhiệm cao. 2. Hạch toán tổng hợp vật liệu Vật liệu là tài sản lưu động, thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp. Theo chế độ kế toán quy định hiện hành (QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/ 01/1995) trong doanh nghiệp chỉ được 1 trong 2 phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ . 2.1. Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở chứng từ nhập xuất. Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật liệu tồn kho để so sánh, đối chiếu với số liệu vật liệu tồn kho trên sổ kế toán. Về nguyên tắc số tồn kho thực tế hiện có tại kho phải luôn khớp đúng với số tồn kho trên sổ sách. Nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và giải pháp xử lý kịp thời, đồng thời điều chỉnh số liệu trên sổ sách khớp với số liệu thực tế. Phương pháp này thường áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất hoặc doanh nghiệp kinh doanh thương mại, kinh doanh các mặt hàng sản xuất khác nhau có giá trị lớn kỹ thuật cao. 2.1.1.Tài khoản kế toán sử dụng Để theo dõi khái quát tính hình nhập xuất, tồn kho vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: * Tài khoản 152 (Nguyên vật liệu) Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế. - Bên nợ: + Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh, được cấp hoặc từ các nguồn khác. + Trị giá nguyên, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. + Kết chuyển giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ). - Bên có: + Trị giá vốn thực tế nguyên liệu, vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh. + Chiết khấu mua hàng, giảm giá và hàng mua bị trả lại. + Các nghiệp vụ làm giảm nguyên liệu, vật liệu. + Kết chuyển trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ). - Số dư bên nợ: Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho. Tài khoản 152 có thể được mở thành các tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo dõi từng nguyên vạt liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán, bao gồm: TK 1521: Nguyên vật liệu chính. TK 1522: Vật liệu phụ. TK 1523: Nhiên liệu TK 1524: Phụ tùng thay thế TK 1525: Phế liệu TK 1528: Vật liệu khác Trong từng tài khoản cấp 2 lại có thể chi tiết thành các tài khoản cấp 3, cấp 4... tới từng nhóm từng thứ, vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý tài sản ở doanh nghiệp. * Tài khoản 151 (Hàng mua đang đi đường). Tài khoản này phản ánh giá trị thực tế hàng mua đã có hoá đơn về nhưng cuối tháng vật liệu chưa vèe nhập kho doanh nghiệp và đã nhập kho nhưng chưa làm thủ tục kiểm nghiệm. - Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng - Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. - Số dư bên nợ: Giá trị hàng đi đường (đầu và cuối kỳ) Ngoài các tài khoản trên ta thấy kế toán tổng hợp vật liệu còn sử dụng nhiều tài khoản liên quan khác như: TK 111, 112, 133, 331... Hạch toán tổng hợp các trường hợp tăng vật liệu. Vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất tăng do nhiều nguồn khác nhau: tăng do mua ngoài, do tự chế biến hoặc do thuê ngoài gia công chế biến, tăng do nhận góp vốn của các đơn vị, cá nhân khác, tăng do vật liệu xuất dùng cho sản xuất không hết lại nhập kho... Trong mọi trường hợp doanh nghiệp phải xây dựng đầy đủ thủ tục kiểm nghiệm nhập kho, lập các chứng từ theo đúng quy định. Trên cơ sở đó các chứng từ nhập, hoá đơn bán hàng và các chứng từ hoá đơn khác kế toán phản ánh kịp thời các nội dung cấu thành nên giá trị thực tế của vật liệu nhập kho và các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp, đồng thời phản ánh tình hình thanh toán với người bán và các đối tượng khác một cách kịp thời. Cuối tháng tiến hành tổng hợp số liệu để kiểm tra, đối chiếu với số liệu kế toán chi tiết. Hạch toán tổng hợp các trường hợp giảm vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu giảm chủ yếu do các nghiệp vụ xuất kho dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm cho nhu cầu phục vụ quản lý doanh nghiệp hoặc để góp vốn liên doanh với các đơn vị khác, nhượng bán lại hoặc một số nhu cầu khác. Cũng như các nghiệp vụ nhập, các nghiệp vụ xuất kho cũng phải được lập như các chứng từ đầy đủ đúng quy định. Trên cơ sở các chứng từ xuất kho kế toán tiến hành phân loại theo các đối tượng sử dụng và tính ra giá thực tế xuất kho để ghi chép phản ánh lên các tài khoản sổ kế toán tổng hợp. Cuối tháng cũng phải tổng hợp số liệu để đối chiếu, kiểm tra với số liệu kế toán chi tiết. Tuy vậy vật liệu là hàng tồn kho thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp nhưng ở đay có sự khác nhau về đặc điểm khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, do vậy phương pháp kế toán tổng hợp xuất dùng vật liệu ở các doanh nghiệp có sự khác nhau nhất định. Sơ đồ 4: Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. TK 151 TK 152 – Nguyên vật liệu TK 621 SDĐK: xxx Nhập kho hàng đang đi Xuất dùng trực tiếp cho sản xuất đường kỳ trước chế tạo sản phẩm TK 627, 641, 642, 241 TK 111, 112 Nhập kho vật liệu do mua ngoài Xuất dùng cho quản lý, phục vụ 133 Sx, bán hàng, QLDN, XDCB Thuế VAT đầu vào TK 333 TK 632, (157) Thuế nhập khẩu Xuất bán, gửi bán TK 411 Tk 154 Nhận góp vốn liên doanh, cấp phát Xuất tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến TK 154 Nhận góp vốn tự chế biến hay thuê ngoài gia công chế biến ` TK128, 222 Xuất góp vốn liên doanh TK 128, 222 Nhận lại góp vốn liên doanh TK 138 (1381) TK 338 (3381) Phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý Phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý TK 412 TK 412 Chênh lệch giảm do đánh giá lại Chênh lệch tăng do đánh giá lại SDCK: xxx 2.2. Hạch toán tổng hợp theo phương páhp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất vật liệu. Giá trị của vật tư mua vào và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh ở một tài khoản riêng TK 611 “mua hàng”; còn TK 152 “nguyên liệu, vật liệu” chỉ dùng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu tồn kho lúc đầu và cuối kỳ. Hơn nữa giá trị của nguyên vật liệu tồn kho không căn cứ vào số liệu trên các tài khoản, sổ kế toán để tính mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê. Tiếp đó là giá trị hàng xuất kho cũng căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho để tổng hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng rồi ghi sổ mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê và giá trị vật tư, hàng hoá mua vào (nhập kho trong kỳ) tính theo công thức sau: Giá trị nhập kho = Trị giá tồn đầu kỳ + Trị giá nhập trong kỳ – Trị giá xuất cuối kỳ Do đó giá trị xuất kho là con số tổng hợp, không thể hiểu rõ được giá trị vật tư, hàng xuất kho cho từng đối tượng, từng nhu cầu là bao nhiêu. Phương pháp này phản ánh tình hình thanh toán với người bán các tài khoản liên quan đến đối tượng sử dụng vật liệu như phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kiểm kê định kỳ chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư quy cách mẫu rất khác nhau, giá trị thấp và thường xuyên xuất dùng, xuất bán. Có thể khái quát phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu về vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ trên sơ đồ sau: Sơ đồ 5: Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 511 TK 611(6111) Mua hàng TK 152 Kết chuyển giá trị vật liệu tồn Kết chuyển giá trị vật liệu lúc đầu kỳ tồn lúc cuối kỳ TK 333 (3333) TK 111, 112, 138 Thuế nhập khẩu Triết khấu hàng mua được hưởng TK 133 giảm giá, hàng mua trả lại Thuế VAT đầu vào TK 411 TK 632, (157) Nhận góp vốn liên doanh Cấp phát, tặng thưởng Cuối kỳ kết chuyển số xuất dùng cho sản xuất kinh doanh TK 111, 112, 411 TK 632 Giá trị vật liệu mua vào Trả tiền ngay Xuất bán TK 331, 311 Thanh toán TK 111, 138, 334 tiền Mua chưa trả Tiền Giá trị thiếu hụt, mất mát TK 412 TK 412 Chênh lệch đánh giá giảm Chênh lệch đánh giá tăng 2.3.Các hình thức sổ kế toán tổng hợp về vật liệu * Hình thức kế toán nhật ký chung: Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó thực hiện phản ánh quan hệ đối ứng tài khoản để thực hiện cho việc ghi sổ cái. Về nguyên tắc, tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào nhật ký chung. Tuy nhiên trong trường hợp một hoặc một số đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi sổ cái, đơn vị có thể mở các sổ nhật ký đặc biệt để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến đối tượng kế toán đó. Đối với các đơn vị có phát sinh lớn các nghiệp vụ về vật liệu thì có thể mở nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền. Số liệu trên sổ nhật ký chung và nhật ký đặc biệt được dùng để ghi sổ cái TK 152, 158, 151. Sơ đồ 6: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung: Chứng từ gốc (Phiếu nhập, xuất) Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 152 Nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Sổ kế toán chi tiết vật liệu Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu * Hình thức kế toán nhật ký sổ cái: Đặc trưng cơ bản của hình thức nhật ký sổ cái là các nghiệp vụ về vật liệu được kết hợp ghi theo trình tự thời gian và đinh khoản kế toán trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký sổ cái. Sơ đồ 7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký sổ cái: Chứng từ gốc (Phiếu nhập, xuất) Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổg hợp chứng từ gốc Nhật ký – Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu * Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Chứng từ ghi sổ do kế toán lập tren cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ về vật liệu kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái, các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ về vật liệu phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và dư của tài khoản 152 trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sơ đồ 8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ: Số, thẻ kế toán chi tiết vật liệu Sổ cái Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp Chứng từ gốc Bảng tông hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu * Hình thức kế toán nhật ký chứng từ: Đây là hình thức kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình từ thơì gian với hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế. Việc ghi chép được tiến hành trên các sổ tổng hợp sau: Nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái, bảng phân bổ, sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Hình thức này được phân định rõ ràng đối với các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu. Cụ thể: Đối với các nghiệp vụ nhập, kế toán sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán để ghi chép hàng ngày, cuối tháng cộng các sổ chi tiết và ghi vào nhật ký chứng từ số 5. Đối với các nghiệp vụ xuất vật liệu, kế toán sử dụng bảng phân bổ số2, bảng kê số 3, bảng kê số 4, bảng kê số 5, bảng kê số 6, nhật ký chứng từ số 7. Cuối tháng căn cứ vào các nhật ký chứng từ tập hợp số liệu ghi vào sổ cái tài khoản 151, 152... Sơ đồ 9: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ: Chứng từ gốc và Các bảng phân bổ Thẻ, sổ kế toán Chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Nhật ký chứng từ Bảng kê Nhật ký chứng từ Bảng kê Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 3. Phân tích hiệu quả sử dụng vốn lưu động (vật liệu) Như chúng ta đã biết, nguyên vật liệu là đối tượng lao động, lượng tiền ứng trước để thoả mãn nhu cầu về đối tượng lao động gọi là vốn lưu động của doanh nghiệp hay nói dưới góc độ tài sản thì vốn lưu động được sử dụng để chỉ những tài sản lưu động. Do đó nguyên vật liệu thuộc vốn lưu động (tài sản lưu động). Mặt khác, nguyên liệu chiếm tỷ trọng khá ,ớn trong giá thành sản phẩm. Giảm chi phí vật liệu sẽ làm tốc độ vốn lưu động quay nhanh hơn và là biện pháp quan trọng để hạ thấp giá thành sản phẩm. Đồng thời việc cung ứng vật liệu kịp thời, đầy đủ, đồng bộ đảm bảo chất lượng của nguyên vạt liệu là điều kiện quyết định để doanh nghiệp liên tục sản xuất, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Từ đó, kế toán phải thường xuyên tiến hành phân tích hệ số đảm bảo nguyên vật liệu, tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu, mức tiêu hao nguyên vật liệu của một sản phẩm để đề ra các biện pháp tiết kiệm nguyên vật liệu. Hệ số bảo S Nguyên vật liệu tồn đầu kỳ + S Nguyên vật liệu nhập trong kỳ đảm nguyên = vật liệu S Nguyên vật liệu sử dụng trong kỳ + Nếu chỉ tiêu này băng 1: Thì chứng tỏ doanh nghiệp cung ứng vật liệu phù hợp với mức sử dụng vật liệu. Nên doanh nghiệp đã tiết kiệm được sự lãng phí về vốn lưu động. + Nếu chỉ tiêu này lớn hơn 1: Thì mức ứ đọng nguyên vật liệu của doanh nghiệp càng lớn, do đó gây ra sự lãng phí về vốn. + Nếu chỉ tiêu này nhỏ hơn 1: Thì mức cung ứng không đảm bảo mức sử dụng, nên làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất Tỷ lệ hoàn thành S Mức nguyên vật liệu sử dụng thực tế trong kỳ Kế hoạch sử dụng = x 100% Nguyên vật liệu S Mức nguyên vật liệu theo kế hoạch PHẦN II THỰC TRẠNG HOẠCH TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY HÓA CHẤT MỎ I. SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY HOÁ CHẤT - MỎ Nghành hoá chất mỏ ra đời và tồn tại cùng với sự ra đời của nghành công nghiệp than. Từ một đơn vị cung cấp thuộc Bộ công nghiệp nặng quản lý trực tiếp, dần dần cùng với nhịp độ sản xuất và phát triển mở rộng, vật liệu nổ công nghiệp không chỉ phục vụ cho nghành than mà cả nghành điện và một số nghành khacs có nhu cầu được phép sử dụng vật liệu nổ, hoạt động của các nghành lúc đàu chỉ là kho chứa vật liệu nổ đặt tại Hữu Lũng (Lạng Sơn) để tiếp nhận vật liệu nổ công nghiệp của một số nước Đông Âu, Ba Lan, Liên Xô cũ và Trung Quốc để phục vụ cho nghành than và một số nghành được phép sử dụng. Sau ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng nhu cầu vật liệu nổ công nghiệp nhằm phục vụ công việc công cuộc khôi phục và xây dựng đất nước ngỳa một tăng. Năm 1976 ngành hoá chất mỏ được tổ chức lại, cơ sở vật chất được tăng cường để đưa vật liệu nổ đến gần nơi sử dụng. Xí nghiệp hoá chất mỏ thuộc công ty xuất nhập khẩu than và cung ứng vật tư (COA LIMEX) được thành lập. Từ đó liên tiếp được thành lập các chi nhánh hoá chất mỏ như: tại Lạng Sơn, Quảng Ninh, Ninh Bình... Tiếp nhận và sản xuất vật liệu nổ cho các đơn vị trong và ngoài nước được phép sử dụng nhằm đáp ứng nhu cầu của nền kinh kế quốc dân. Trước yêu cầu quản lý và sử dụng vật liệu nổ ngày càng cao, ngày 1/4/1945 được sự đồng ý của Chính phủ xí nghiệp hoá chất mỏ thuộc công ty xuất nhập khẩu than và cung ứng vật tư COA LIMEX tách ra, thành lập công ty hoá chất mỏ trực thuộc tổng công ty than Việt Nam theo quyết định số 204 NL/ TCCB – LĐ ngày 1/4/1995 của Bộ năng lượng (nay thuộc Bộ công nghiệp). Bộ máy của xí nghiệp hoá chất mỏ trước đây được tổ chức, sắp xếp lại các chi nhánh hoá chất mỏ trở thành các xí nghiệp. Sự kiện này đánh dấu bước trưởng thành của nghành hoá chất mỏ, đồng thời cũng thể hiện sự chăm lo của nhà nước và lãnh đạo trong công ty than Việt Nam trong viẹec thành lập nghành hoá chất mỏ đảm bảo nhu cầu bức xúc về mặt vật liệu nổ cho sự phát triển của nghành than nói riêng và của toàn bộ nền kinh tế đất nước nói chung. Công ty có trụ sở chinh đặt tại số 27 Phường Phương Liệt quận Thanh Xuân Hà Nội. II. QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY Công ty hoá chất mỏ sản xuất sản phẩm khác nhau chưng sản phẩm chính chủ yếu là thuốc nổ: bao gồm 4 laọi chính: thuốc nổ an toàn hầm lò AHI, thuốc nổ ZECNO, ANFO chịu nước. Công nghệ sản xuất của công ty hoá chất mỏ theo đúng quy trình khép kín liên hoà, thống nhất từ khâu đưa nguyên liệu vào sản xuất đến khi đưa ra sản phẩm. Nguyên liệu sau khi định lượng một cách chính xác sẽ đưa vào máy trộn. các phụ gia phù hợp với từng loại thuốc cũng được định lượng, tuỳ theo loại thuốc nổ phụ gia mà phải xấy hoặc nghiền. Nguyên vật liệu và các chất phụ gia khác được đưa vào trộn sau một thời gian nhất định, cán bộ kỹ thuật kiểm định đã đạt độ đồng đều, được đem ra định lượng. Bộ phận đóng gói sẽ căn cứ vào định lượng sau khi hoàn thành đóng gói sản phẩm sẽ được nhập kho. Quy trình sản xuất thuốc nổ được tổng quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ: Sơ đồ khái quát quy trình sản xuất thuốc nổ: Phốt trộn lần 2 Nguyên liệu Ủ một thời gian Phối hợp trộn lần 1 Định lượng Kiểm tra chất lượng SP Định lượng đóng gói Nhập kho III.TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY HOÁ CHẤT MỎ Công ty Hoá chất mỏ là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc tổng công ty than Việt Nam hiện tại coong ty có 10 đơn vị thành viên với các chi nhánh hoạt động trải dài trên khắp cả nước với các chưcs năng và nhiệm vụ khác nhau nhằm phục vụ cho nhu cầu sản xuất, tàng trữ và cung ứng vật liệu nổ theo yêu cầu của một số nghành nghề trong nền kinh tế quốc dân. Công ty và các xí nghiệp trực thuộc có mối quan hệ mật thiết với nhau về lợi ích kinh tế và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty theo mô hình trực tuyến tham mưu, do đó có sự thống nhất cao trong công việc, tách bạch rõ ràng các trách nhiệm. Các xí nghiệp thành viên của công ty được phân thành 3 loại chính sau: - Các xí nghiệp cung ứng vật liệu nổ: + Xí nghiệp Hoá Chất mỏ Quảng Ninh. + Xí nghiệp Hoá Chất mỏ Ninh Bình + Xí nghiệp Hoá Chất mỏ Thái Bình + Xí nghiệp Hoá Chất mỏ Đà Nẵng + Xí nghiệp Hoá Chất mỏ Sơn La + Xí nghiệp Hoá Chất mỏ Bắc Thái + Xí nghiệp Hoá Chất mỏ Bà Rịa Vũng Tàu + Xí nghiệp Hoá chất mỏ Gialai + Xí nghiệp Hoá chất mỏ Khánh Hoà + Xí nghiệp Hoá chất mỏ Bắc Cạn + Xí nghiệp Hoá chất mỏ Thái Bưởi + Xí nghiệp Hoá chất mỏ Quảng Ngãi + Xí nghiệp Hoá chất mỏ Hà Giang - Xí nghiệp nghiên cứu khoa học + Xí nghiệp Hoá chất mỏ Trung tâm VLN - Các xí nghiệp vận tải: + Xí nghiệp vận tải sông biển Hải Phòng + Xí nghiệp vận tải thuỷ bộ Bắc Ninh - Các xí nghiệp dịch vụ khác: + Xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà Nội Công ty Hoá Chất mỏ hoạt động theo luật doanh nghiệp Việt Nam và chịu sự quản lý của tổng công ty than Việt Nam. Công ty Hoá Chất mỏ có 1643 cán bộ công nhân viên. Công ty có 9 phòng ban với các chức năng và nhiệm vụ khác nhau: - Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm trước cư quan nhà nước có thẩm quyền trước pháp luật, trước tập thể cán bộ công nhân viên về mọi mặt hoạt động của công ty. Giám đốc công ty đảm bảo sự chỉ huy điều hành thống nhất có hiệu quả cho công ty. Giám đốc công ty đảm bảo sự chỉ huy điều hành thống nhất có hiệu quả cho công ty. Giám đốc công ty do Hội đồng quản trị của tổng công ty than Việt Nam bầu ra. Tham mưu và trợ lý giúp cho giám đốc là 4 phó giám đốc: Phó giám đốc kinh tế Phó giám đốc điều hành sản xuất Phó giám đốc kỹ thuật Phó giám đốc đời sống Là những người giúp việc cho giám đốc trong lĩnh vực hoạt động của công ty theo sự phân công hoặc uỷ quyền của giám đốc. Chịu trách nhiệm trước giám đốc, trước pháp luật về nhiệm vụ được giám đốc phân công. * Nhiệm vụ của các phòng ban: - Văn phòng công ty: Có chức năng thực hiện nhiệm vụ công tác đối nội, đối ngoại, tiếp khách trong và ngoài nước, tổ chức hội nghị dự thảo với các đơn vị thành viên của côg ty. - Phòng tổ chức nhân sự: Cùng với giám đốc tổ chức sáp xếp quản lý lao động của công ty sao cho phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất, nghiên cứu biện pháp tổ chức thực hiện giảm lao động gián tiếp, nghiên cứu phương pháp trả lương và phân phối tiền, lương hợp lý. - Phòng kiểm toán nội bộ: Giúp giám đốc kiểm tra xem xét đánh giá tình hình hoạt động của công ty trong lĩnh vực tài chính. - Phòng kế toán tài chính: Giám sát toàn bộ tài chính của công ty, quản lý việc phân phối vốn cho các đơn vị thanh viên đồng thời lập kế hoạch tài chính, cung cấp thông tin tổng thể về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. - Phòng thương mại: Tham mưu giúp giám đốc xác định thị trường mặt hàng, giá cả, tìm các nguồn hàng, ký kết các hợp đồng với các đối tác trong và ngoài nước, đồng thời thực hiện các nghiệp vụ kinh tế về xuất, nhập khẩu. - Phòng kế hoạch chỉ huy sản xuất: Giúp giám đốc lập kế hoạch sản xuất cung ứng cho các đơn vị thành viên, quản lý giám sát triển khai các kế hoạch để chỉ huy sản xuất kịp thời đảm bảo kế hoạch đề ra của công ty. - Phòng kỹ thuật an toàn: Quản lý công tác kỹ thuật của công ty, giám sát mọi quá trình vận chuyển sản xuất của các xí nghiệp, giám sát xây dựng sửa chữa các công trình trong nội bộ công ty, tư vấn cho khách hàng về kỹ thuật sử dụng vật liệu nổ. - Phòng thiết kế đầu tư: Phụ trách phần đầu tư sản xuất và phần thiết kế ứng dụng công nghệ mới đưa vào sản xuất. - Phòng thanh tra pháp chế – bảo vệ: Đảm nhiệm chức năng thanh tra, kiểm tra việc thực hiện chính sách pháp luật. Lập ra các kế hoạch bố trí và bảo vệ thuốc nổ trong quá trình vận chuyển và lưu kho đồng thời hướng dẫn các xí nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt về nguyên tắc an toàn vật liệu nổ. - Các đơn vị trực thuộc: Công ty Hoá Chất mỏ là một doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập, các xí nghiệp đặt tại các địa phương trong cả nước. Mỗi đơn vị trực thuộc thực hiện nhiệm vụ cụ thể theo kế hoạch được công ty giao. Phòng kiểm toán nội bộ Phòng kế toán tài chính XNHCM Sơn La XNHCM Bà Rịa Vũng Tàu Phó giám đốc Kinh tế Phòng thiết kế đầu tư XN HCM Đà Nẵng Phó giám đốc Kỹ thuật Phòng kỹ thuật an toàn XN sx và cung ứng vật tư HN Xí nghiệp thành viên Văn phòng công ty Phó giám đốc đời sống XN vận tải sông biển Hải Phòng Phòng thanh tra pháp chế bảo vệ XN vận tải thuỷ bộ Bắc Ninh Giám đốc Phòng kế hoạch chỉ huy sx XNHCM và Cảng Thái Bưởi Phó giám đốc Sản xuất Phòng thương mại XNHCM Bắc Thái XNHCM Ninh Bình Phòng tổ chức nhân sự XNHCM Qunảng Ninh IV. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY HOÁ CHẤT – MỎ Căn cứ vào quy mô đặc điểm sản xuất, hình thức sản xuất của công ty và yêu cầu quản lý của công ty phù hợp với trình độ quản lý của mình, phòng kế toán của công ty được tổ chức theoquy mô hình tập trung, nửa phân tán. Bộ máy kế toán của công ty gồm có 11 người. * Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở xác định đúng khối lượng công tác kế toán nhằm thực hiện 2 chức năng cơ bản của kế toán thông tin là thông tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm về chuyên môn kế toán tài chính của công ty, kiểm tra việc thực hiện chế độ thể lệ quy định của nhà nước về lĩnh vực kế toán cũng như lĩnh vực tài chính, kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước giám đốc, trước pháp luật về công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của mình. *Phó phòng kế toán: Phụ trách công tác tổng hợp, hướng dẫn thống nhất từ công ty đến xí nghiệp và thay thế kế toán trưởng khi được uỷ quyền, có nhiệm vụ trợ giúp kế toán trưởng, chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng đối với công việc được giao. *Kế toán tổng hợp: Giúp kế toán trưởng trong việc tạo lập các thông tin kinh tế, lập báo cáo định kỳ để báo cáo lên tổng công ty và cơ quan nhà nước. *Kế toán chi phí, giá vốn, tiền thu: Thực hiện việc hạch toán chi tiết, tổng hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, tính giá vốn hàng bán theo phương pháp kê khai thường xuyên, hạch toán doanh thu về xác định kết quả tiêu thụ. *Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi sự biến động, tăng giảm tiền mặt có tại quỹ của công ty, biến động tăng giảm tiền của công ty ở tài khoản mở tại ngân hàng, thực hiện thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, theo dõi việc thu chi ngoại tệ phát sinh trong quá trình nhập khẩu. *Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ hạch toán chi tiết, tổng hợp công nợ phải thu khách hàng, phải trả người bán và công nợ nội bộ giữa xí nghiệp với xí nghiệp, xí nghiệp với công ty, công ty với tổng công ty. *Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ hạch toán tình hình thanh toán với các cán bộ công nhân viên về tiền lương, tiền thưởng, các khoản theo chế độ hiện hành. *Kế toán vật tư hàng hoá: Có nhiệm vụ hạch toán tổng hợp chi tiết tình hình nhập xuất toàn kho nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ sản phẩm hàng hoá. *Kế toán tài sản cố định, xây dựng cơ bản: Có nhiệm vụ hạch toán về nguyên giá, trích khấu hao TSCĐ, lập thủ tục và trình hội đồng về các công trình sửa chữa lớn, mua sắm TSCĐ cấp phát vốn xây dựng cơ bản, tổng hợp quyết toán về vốn xây dựng cơ bản. *Kế toán thuế: Có nhiệm vụ hạch toán tình hình thanh toán với ngân sách về các khoản thuế. *Thủ quỹ kiêm thống kê: Có nhiệm vụ về tiền mặt tại quỹ của công ty theo các chứng từ hợp lệ do kế toán lập ghi rõ theo dõi tình hình tiền tài sản công ty. Sơ đồ 12: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty: Kế toán tổng hợp Kế toán vật tư hàng hoá Kế toán tiền lương BHXH Kế toán TSCĐ XDCB nguồn vốn Kế toán công nợ Kế toán thanh toán Kế toán thuế Kế toán chi phí giá vốn tiêu thụ Thủ quỹ kiêm thống kê P.Phòng kế toán Kế toán trưởng Hình thức sổ kế toán: Hình thức kế toán ghi chép ở công ty đang áp dụng là hình thức nhật ký chứng từ. Phương pháp hạch toán: áp dụng phương pháp kê khai thương xuyên. V. THỰC TÊ HẠCH TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY 1. Đặc điểm vật liệu của Công ty Công ty chuyển sản xuất các mặt hàng như: Thuốc nổ, dây nổ mìn, giấy bao bì, vật liệu nổ, điện dân dụng. Vì vầy vật liệu được sử dụng vào sản xuất rất đa dạng, bao gồm nhiều chủng loại và quy cách khác nhau như: bột gỗ, Nitơrat Amon – Trung Quốc, thuốc nổ TNT – TQ, kíp vi sai Trung Quốc, máy bơm, xe IFA... Một số nguyên vật liệu có thể mua được trong nước nhưng phần lớn phải nhập từ nước ngoài do đó đặc điểm nguyên vật liệu gây một số khó khăn: Tàu chở phải là tàu chuyên dụng, thời gian nhập báo trước 3 tháng, chi phí cho mỗi lần nhập là rất tốn kém. Chính vì vậy đòi hỏi vật liệu được thu mua theo nguồn nào thì đến công ty không được phép hao hụt, thanh toán và nhận theo đúng số lượng thực tế. Nhập kho với chất lượng và quy mô của nguyên vật liệu phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh cuả từng xí nghiệp. Xuất phát từ đặc điểm về sự đa dạng của sản phẩm và quy trình sản xuất của mỗi xí nghiệp tại công ty là khác nhau, cho nên nguyên vật liệu của công ty cũng mang đặc điểm riêng điều đó cho thấy để đảm bảo quy trình sản xuất và chất lượng của sản phẩm công ty đã phải sử dụng một lượng vật tư tương đối lớn, đa dạng về chủng loại. Đối với từng loại sản phẩm khác nhau thì cần có một lượng nguyên vật liệu tạo nên thực tế của sản phẩm cũng phải khác nhau. Ví dụ: Đối với xí nghiệp sản xuất thuốc nổ, nguồn nguyên vật liệu sản xuất là: thuốc TNT, bột gỗ, Nitơrat Anon... 2. Phân loại vật liệu Vật liệu của công ty bao gồm rất nhiều loại, thứ hạng, phẩm cấp khác nhau, khối lượng lớn, mỗi loại vật liệu được sử dụng là có vai trò, công dụng, tính năng ly, hoá khác nhau nên công ty tiến hành phân loại vật liệu nhằm nhận biết được từng loại, từng thứ vật liệu để tổ chức tốt công tác quản lý, công tác kế toán vật liệu, đảm bảo sử dụng có hiệu quả vật liệu sản xuất kinh doanh. Căn cứ vào công dụng kinh tế của vật liệu sản xuất công ty phân loại vật liệu như sau: a.Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chính hình thành lên sản phẩm mới như: thuốc nổ... nguyên vật liệu chính được chia thành các loại sau: + Bột gỗ + Muối trắng + Nitơrat Amon + Phụ gia sản xuất AnFo + Thuốc TNT bột b.Vật liệu phụ: Là những vật liệu mang tính chất phụ trợ trong sản xuất kinh doanh, là đối tượng lao động nhưng không cấu thành nên thực tế sản xuất có tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất như: + Đồng hồ đo nhiệt độ + ổ trục bơm bằng cao su + Bầu lọc nhiên liệu... c.Nhiên liệu: Là vật liệu khi sử dụng, nó có tác dụng năng lượng cho quá trình sản xuất. Nhiên liệu được sử dụng trực tiếp vào quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm như: + Dầu Diezen + Dầu HD 40 + Dầu Do + Xăng d.Phụ tùng thay thế sửa chữa: Là những chi tiết phụ tùng máy móc thiết bị mà công ty mua sắm, dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa các phương tiện thiết bị máy móc như: + Bơm nhớt 3607 + Phụ tùng UDAT + Phụ tùng xe Zin e.Phế liệu thu hồi: Là những vật liệu được thải, loại ra trong quá trình sản xuất của công ty và được thu hồi để sử dụng cho các công việc khác hoặc đem bán. 3. Đánh giá vật liệu Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những quy tắc nhất định bảo đảm yêu cầu trân thực thống nhất. Vật liệu của công ty được đánh giá theo giá vốn của vật liệu mua sắm bao gồm chi phí bốc rỡ, vận chuyển bảo quản từ nơi mua đến kho, tiền thuê bến bãi, tiền thuê, tiền phạt lưu kho, chi phí của bộ phận thu mua, chi phí công tác của cán bộ thu mua, giá vật liệu hao hụt trong định mức (nếu có). Nếu chi phí thu mua vật liệu đã được tính trên hoá đơn thì giá trị thực tế vật liệu là giá hoá đơn của một số vật liệu thu mua đó. Đối với vật liệu mua ngoài vận chuyển, giá thực tế bao gồm: giá hoá đơn và chi phí thu mua phải do đơn vị vận chuyển. Nếu vật liệu thu mua đó bộ phân của công ty vận chuyển thì toàn bộ chi phí được tập hợp cho bộ phận vận tải. Cuối tháng phân bổ cho từn đối tượng vật liệu giá thực tế của vật liệu thu mua bao gồm: Giá hoá đơn và chi phí vận chuyển phân bổ. Giá vật liệu thực tế thu hồi tính bằng giá bán thực tế. Kế toán sử dụng giá bán thực tế vật liệu thu mua để phản ánh chi tiết tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu. Đối với vậ liệu xuất kho: Công ty chủ yếu tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Tuy nhiên vì số lượng vật liệu của công ty lớn, nhiều chủng loại, giá cả biến động thường xuyên, kế toán lại dùng giá thực tế cụ thể là theo giá thị trường để hạch toán nên công việc rất phức tạp không đảm bảo tính kịp thời ảnh hưởng tới nhu cầu quản lý vật liệu. 4. Tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp và sử dụng vật liệu Kế hoạch sản xuất của công ty phụ thuộc vào các đơn đặt hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm. Vì vậy kế hoạch thu mua trước hết ưu tiên cho các đơn đặt hàng. Vì công ty có khó khăn về vốn, giá vật liệu lại luôn thay đổi nên công ty thường không dự trữ nhiều vật liệu, chỉ dự trữ ở mức tối thiểu cần thiết. Để thực hiện tốt kế hoạch thu mua công ty tổ chức một bộ phận vận tảo chuyên chị trách nhiệm thu mua vật tư, kịp thời phục vụ cho quá trình sản xuất. Bộ phân thu mua không sử dụng trực tiếp tiền mặt để mua hàng (mà toàn bộ chi phí được tính cho bộ phận vận tải) điều đó tránh hiện tượng lãng phí vốn, ứ đọng vốn. Giá cả là vấn đề quan tâm của công ty, do vậy phải tìm được địa điểm thu mua thuận tiện nhằm hạ giá thấp chi phí thu mua để từ đó hạ thấp giá thành sản phẩm. Bên cạnh đó công ty tổ chức bảo quản vật liệu để không bị hư hoa mất mát, gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu được cung cấp từ các nguồn nhập trong và ngoài nước. Công ty thu mua vật liệu đảm bảo đầy đủ về số lượng, chủng loại và chất lượng vì có những nguồn cung cấp tương đối ổn định việc giao nhận địa điểm thu mua cũng như ở kho được phòng đầu tư giao cho bộ phận thu mua theo dõi, khi nhập kho tiến hành kiểm tra chủng loại và chất lượng thông qua ban kiểm nghiệm để đảm bảo sử dụng vật liệu cho quá trình sản xuất. Thực tế công tác chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán như sau: a,Tại kho: Khi vật liệu về đến kho công ty, cán bộ phòng thanh tra pháp chế bảo vệ sẽ kiểm tra xem hoá đơn kiểm phiếu xuất kho của cả bên bán. Hoá đơn này do bên bán lập, một liên bên bán giữ, một liên do bên mua (công ty) giữ. Bảng 1: Mẫu hóa đơn kiêm phiếu xuất kho. Đơn vị: Công ty cơ khí Hà Nội Số: 12 Ngày 05 tháng 12 năm 2002 Họ tên người nhận: Nguyễn Văn Phúc Tên và địa chỉ khách hàng: Công ty HCM Theo hợp đồng số: 26/7/2002 Phương thức bán: Xuất tại... Hình thức thanh toán: Bằng tiền gửi ngân hàng TT Tên quy cách vật tư SP-hàng hoá ĐVT Mã vật tư SP-hàng hoá Khối lượng Đ.giá T. tiền 01 Nitơrat Amon Kg 5.070 5.800 29.406.000 Cộng thành tiền (Viết bằng chữ) Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu kế toán trưởng Người nhận Thủ kho Trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho. Thủ kho đã kiểm nhận sẽ ghi sổ thực vào phiếu này, nếu phát hiện thừa thiếu sẽ báo cho người giao nhận lập biên bản và báo cho bộ phận cung ứng và lãnh đạo biết. Phiếu này được lập thành 3 liên, một liên do thủ kho giữ làm cơ sở để ghi thẻ kho, một liên gửi cho kế toán cấp phát làm cở lập nhật ký chứng từ và một liên giao cho kế toán tiền lương làm cơ sở tính tiền lương cho phòng thanh tra pháp chế bảo vệ. Bảng 2: Phiếu nhập kho Công ty Hoá Chất mỏ Số: 08 Ngày 08/12/2002 Tên người nhập: Cao Thị Hà Nhập vào kho: Tổng kho Chứng từ số:... ngày... tháng. Nợ TK 152 Nợ TK 152 TT Tên nhãn hiệu, quy cách SP, vật tư, h2 ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 01 Nitơrat Amon Kg 5070 5070 5.800 29.406.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Thủ kho Người giao nhận Phụ trách cung tiêu Sau khi tài vụ làm thủ tục thanh toán xong thì kế toán thanh toán viết phiếu chi Bảng 3: Trích mẫu phiếu chi Ngày 12 tháng 12 năm 2002 Số: 08 Tk ghi nợ: 152 Xuất kho: Nguyễn văn phúc Bộ phận công tác: Cán bộ vật tư Về khoản: Mua vật liệu Nitơrat Amon Số tiền: 29.406.000 đồng Kèm theo chứng từ gốc nhận ngày 12/ 03/ 2003 Người nhận Kế toán trưởng Kế toán tổng hơp Thủ trưởng Sau khi phát sinh nhu cầu xuất kho sử dụng vật liệu, bộ phận vật tư xét duyệt và lập phiếu xuất kho, thủ kho sau khi nhận phiếu tiến hành xuất kho. Phiếu này được lập thành hai liên: một liên do thủ kho giữ và một liên giao cho người lĩnh vật tư. Bảng 4: Trính mẫu phiếu xuất kho. Công ty HCM Số: 09 N: 632 C: 156 Ngày 15 tháng 12 năm 2002 Tên đơn vị: Xí nghiệp HCM N.Bình Lý do xin lĩnh: Sản xuất thuốc nổ Lĩnh tại kho: Tổng kho TT Tên nhãn hiệu Quy cách vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 01 Nitơrat Amon Kg 900 900 5000 45.000.000 02 Thuốc nổ TNT Kg 780 780 5000 3.900.000 Cộng 48.900.000 Thủ kho Người nhận Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Tại kho, sau khi nhận được các chứng trên thủ kho sẽ sắp xếo phân loại từng thứ vật liệu theo thời gian. Cuối tháng, thủ kho sẽ dùng thẻ kho để ghi chép, phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do thủ kho lập và mở cho quý, cuối mỗi ngày thủ kho sẽ tính ra số dư cuối ngày trên thẻ kho. Sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho tập hợp các chứng từ lại để kế toán xuống nhận. Bảng 5: Mẫu thẻ kho. Ngày lập thẻ:........ Tờ số:................... Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Nitơrat Amon Đơn vị tính: kg Mã số: ............ TT Chứng từ Diễn giải Ngày N-X Số lượng Ký xác nhận của KT SH NT Nhập Xuất Tồn 01 102 1/03 XN HCM Quảng Ninh 2/03 5110 2425 02 207 6/03 XN HCM Ninh Bình 7/03 2.315 03 320 26/3 XN HCM Đà Nẵng 27/3 1.210 b, Tại phòng kế toán: Định kỳ một tháng kế toán vật liệu xuống kho nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu (sau khi đã kiểm tra và ký tên) thường là ngày đầu tháng sau mới nhận chứng từ của tháng trước (từ ngày 01 đến ngày 05). Sau khi nhận chứng từ ở kho về, kế toán kiểm tra lại việc phân loại chứng từ của thủ kho sau đó tiến hành phân loại các chứng từ xuất cho từng thứ vật liệu và cho từng đối tượng sử dụng. Sắp xếp xong kế toán tiến hành ghi giá vật liệu và tính thành tiền theo các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho đó. Nếu là phiếu nhập kho cột đơn giá ghi theo giá hoá đơn của số vật liệu nhập đó. (do kế toán tự theo dõi) còn nếu là phiếu xuất kho thì cột đơn giá ghi theo giá hoá đơn của vật liệu nhập đó, trường hợp giá vật liệu thay đổi trong giá thành thì kế toán ghi theo giá lần nhập cuối cùng hoặc theo giá thị trường. 6. Hạch toán tổng hợp vật liệu Song song với công việc hạch toán chi tiết vật liệu hạch toán tổng hợp nhập xuất vật liệu là công việc không thể thiếu được. Đối với công ty, hạch toán tổng hợp nhập vật liệu từ nguồn bên. Vì vậy yêu cầu phải phản ánh được đúng đắn đầy đủ chính xác giá thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho bao gồm giá mua (giá ghi trên hoá đơn và chi phí thu mua) Đối với một số đơn giá bán thường xuyên, khi côg ty có nhu cầu mua thì đơn vị bán sẽ gửi phiếu báo đến trước. Căn cứ vào phiếu báo giá này công ty chuẩn bị tiền để có thể chuyển trả ngay hoặc tuỳ thuộc vào khả năng của mình. Nếu trả sau thì căn cứ vào phiếu báo do đơn vị bán chuyển đến cùng lúc nhập kho. Như vậy là không có trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về trong tháng hoặc ngược lại. Kế toán chỉ ghi sổ một trường hợp duy nhất hàng và hoá đơn cùng về trong tháng, công tác ghi sổ sẽ đơn giản hoá hơn. Đối với tiền chuyển tả trước theo phiếu báo mà giá hàng vẫn chưa về có thể chuyển số nợ TK 331 sang tháng sau: Việc thu mua vật lệu, kế toán tiến hành ghi vào các sổ như sau: (Bằng hình thức nhật ký) a, Sổ chi tiết số 2: Sổ này được mở cho cả năm, theo dõi đối với từng người bán mỗi người bán được mở một trang nhất định tuỳ thuộc vào số nghiêpj vụ phát sinh nhiều hay ít, mỗi tráng hoá đơn ghi vào một dìng. Cuối tháng tiến hành cộng sổ làm cơ sở lập nhật ký chứng từ số 5. Căn cứ vào sổ số dư cuối tháng trên sổ này tháng trước để ghi số dư nợ hoặc có đầu tháng. Số phát sinh: Đối với bên ghi có TK 331 thì hàng ngày căn cứ vào hoá đơn. Ghi nợ TK 331 thì căn cứ vào các chứng từ thanh toán như phiếu chi tiền, séc... để ghi vào sổ. Bảng 6: Sổ chi tiết số 2 – TK 331 Công ty phụ tùng Tháng 12 – 2002 Ngày tháng Số hoá đơn chứng từ thanh toán Diễn giải Nợ có 01-12 31176 Dư tháng 12 Nhập hàng 211 xuất cho Bắc Kạn 56.000 6.430.000 04-12 Séc 668 “ 6.430.000 08-12 20 “ 2.880.000 18-12 3119 “ 5.965.000 20-12 Phiếu chi 1786 “ 5.965.000 28-12 Séc 1790 “ 13.340.000 29-12 30743 “ 1.334.000 Dư cuối tháng 56.000 b, Nhật ký chứng từ số 5: Dùng để ghi chép phản ánh các nghiệp vụ thanh toán với người bán về việc cung cấp vật tư hàng hoá. Nhật ký chứng từ số 5 được mở hàng tháng, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến TK 331 ghi chung 1 dòng cho tất cả các đơn vị bán. Số dư nợ: phản ánh số tiền công ty đã trả trước cho đơn vị bán (nhưng hàng chưa nhập kho trong tháng). Số dư có: phản ánh về số tiền còn nợ người bán. Số phát sinh: Đối với phần ghi có TK 331 căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (kế toán ghi nợ TK 152, có TK 331). Phần ghi nợ TK 331 thì nếu công ty tiến hành thanh toán trước hoặc sau khi vật liệu về nhập kho kế toán vẫn ghi vào bên nợ TK 331 theo hình thức thanh toán. Nếu thanh toán bằng tiền mặt thì căn cứ vào phiếu chi tiền mặt (ghi nợ TK 331, có TK 111) nếu thanh toán bằng séc thì căn cứ vào chứng từ liên quan (ghi nợ TK 331, có TK 112). Số dư cuối tháng căn cứ vào số dư đầu tháng và số phát sinh để tính a số dư cuối tháng. Số liệu tổng cộng trên nhật ký chứng từ được dùng ghi sổ cái theo phương pháp ghi trên, kế toán lập nhật ký chứng từ số 5 theo mẫu sau: Bảng 7: Nhật ký chứng từ số 5. TT Tên người bán hoặc đv bán SD ĐK Ghi có TK 331, ghi nợ các TK Nợ TK 331 có TK SDCK N C 1521 1522 1523 1524 111 Cộng 112 Cộng N C 01 Công ty cơ khí Hà Nội 1501600 100556 100556 21200 02 Công ty phụ hàng 56 6430 6430 6430 6430 56 03 Công ty vật liệu HN 2786 1600 1600 1600 1600 2786 04 Công ty vật liệu HN 1101 1101 1101 05 Công ty vật liệu HN 11515 11515 11515 06 Công ty Ngọc Linh 1442 1442 1442 c, Nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2. Hai nhật ký này được mở cho hàng tháng theo từng chứng từ thanh toán và các chứng từ có liên quan. Nếu công ty thanh toán bằng tiền mặt thì kế toán sẽ phản ánh số tiền thanh toán trên nhật ký chứng từ số 1. Căn cứ vào các phiếu chi cuối ngày sẽ ghi vào sổ quỹ tiền mặt kiêm báo cáo các quỹ đồng thời ghi nhật ký chứng từ số 2. Nếu công ty thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán sẽ căn cứ vào giấy báo có TK 111, nợ TK 331 hoặc ghi vào nhật ký chứng từ số 2 phần ghi có TK 112, nợ TK 333. Nếu tạm ứng cho nhân viên đi mua thì căn cứ vào phiếu báo giá mà đơn vị bán gửi đến để lập phiếu chi tiền mặt và ghi vào nhật ký chứng từ số 1 (ghi có TK 111, ghi nợ TK 141). Số liệu tổng cộng cuối tháng của hai nhật ký này được làm cơ sở ghi sổ cái. Nhật ký chứng từ số 1 được mở theo mẫu sau: Bảng 8: Nhật ký chứng từ số 1. Ghi có TK 111, tiền mặt. Tháng 12 năm 2002. TT Ngày tháng Ghi có TK 111, ghi nợ các TK khác TK 152-Nguyên vật liệu 331 141 .... Công có TK111 1 7/12/2002 100.000.000 2 13/12/02 1083630000 619.600 3.888.400 120008000 39974000 3 18/12/02 1008800 628000 4050000 3120000 15000000 55023400 4 29/12/02 2369000 4929500 20.696200 73000 23109096 8258421000 5 30/12/02 8007700 4276400 368695000 1264000 87100000 83421000 Cộng 1095015500 10453500 65504100 4457000 345217096 261002400 d, Sổ chi tiết số 6-TK 141 tạm ứng. Sổ chi tiết số 6 được mở cho cả năm, cuối mỗi tháng tiến hành cộng sổ và được mở cho từng công nhân viên tạm ứng một số tờ nhất định tuỳ thuộc vào nghiệp vụ phát sinh nhiều hay ít. Kết cấu theo mẫu số 06/ Sổ chi tiết. Cơ sở số liệu và phương pháp ghi. Cột số dư đầu tháng thì căn cứ vào số dư cuối tháng của sổ này tháng trước để ghi: - Sổ phát sinh nợ: Khi có nhu cầu mua vật liệu, kế toán trưởng căn cứ vào phiếu báo giá cùng chứng từ gốc để lập phiếu chi tiền mặt hoặc vé tạm ứng cho công nhân đi mua, căn cứ vào các chứng từ này kế toán ghi vào phần nợ TK 141, có TK 111,112. - Số phát sinh có : Sau khi nhân viên chi tiêu xong số tạm ứng (vật liệu đã nhập kho) phải lập báo cáo thanh toán tạm ứng kèm theo hoá đơn và phiếu nhập. Căn cứ vào đó kế toán ghi vào bên có TK 141, nợ Tk 152. Đôi khi có trường hợp thừa phải nộp vào quỹ công ty (căn cứ vào phiếu thu tiền mặt) kế toán ghi vào bên có TK 141, nợ TK111. Số dư cuối tháng thì thường dư nợ phản ánh số đã tạm ứng nhưng chưa thanh toán tạm ứng trong tháng. Số liệu cuối tháng của số chi tiết số 6 được chuyển vào nhật ký chứng từ số 10. Bảng 9: Trích sổ chi tiết số 6. Chứng từ Diễn giải SD ĐT Ghi nợ TK 141 có TK Ghi có TK 141, nợ các TK Số dư nợ cuối tháng SH NT 111 112 Cộng TK 141 1521 1522 .... Cộng TK 141 Mang sang 5.920 53 15- 1 2 Mua máy nén khí Komatsu - Sơn La 5.920 5.920 45 19-5 Mua máy khoan BMKJ-Sơn La 108000 10.800 80 23-12 T/ứng mua nhiên liệu 10.800 16720 e. Nhật ký chứng từ số 10: Nhật ký này được mở hàng tháng theo dõi mỗi công nhân viên tạm ứng 1 dòng. Cơ sở để lập nhật ký chứng từ số 10 là căn cứ vào nhật ký chứng từ số 10 tháng trước và sổ chi tiết số 6 tháng này. Phần ghi nợ và ghi có TK 141 thì căn cứ vào số liệu tổng hợp theo từng công nhân viên tạm ứng cuả số chi tiết số 6 cùng tháng để ghi vào cột tương ứng. Số liệu tổng cộng của nhật ký chứng từ số 10 (TK 141) được dùng để ghi sổ cái Bảng 10: Trích nhật ký chứng từ số 10. STT Diễn giải SD ĐT Ghi nợ các TK… ghi có TK 141 Ghi nợ TK 141, có TK SDCT 1 CAo Đức Thắng 5.920 5920 10.800 … 16.720 10.800 10.800 2 Lê Thị Lan 7.500 3.200 1.400 … 17.800 10.000 9.000 3 Nguyễn T. Thu 6980 2071 2071 4910 4 Nguyễn T. Huệ 6.780 4.500 3.700 4.500 9.780 8.900 … … … … … … … … … Cộng 25800 29340 56094 264441 264441 f. Nhật ký chứng từ số 6 Nhật ký chứng từ số 6 được mở từng tháng một, dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 151 "Hàng mua đang đi trên đường" nhằm theo dõi tình hình mua vật tư, hàng hoá còn đang đi đường. Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ nhật ký chứng từ số 6 (có TK151, nợ các TK…). Bảng 11: Nhật ký chứng từ số 6. Ghi có TK151 hàng mua đang đi trên đường Tháng 12 năm 2002 ĐVT: 1000đ Số TT Diễn giải SD ĐT Hoá đơn Phiếu nhập Ghi có TK 151, ghi nợ các TK… SDCT SH NT SH NT 1521 1522 1523 Cộng có 151 779034 01 03 - 12 07 05/12 09 5/12 2970 9720 … 39268 02 17 - 12 320 20/12 18 24/12 10082 250 … 42.956 03 29 - 12 408 30/12 20 30/12 2511 3370 … 55280 … … … … Tổng cộng 75.931 64.280 938.301 * Kế toán chi phí vận chuyển Để phản ánh đầy đủ chính xác giá trị thực tế vật l iệu nhập kho thì chi phí thu mua thực tế vật liệu cũng phải được hạch toán và ghi sổ đầy đủ chính xác. Bảng kê số 3: Dùng để tính giá thành thực tế nguyên liệu, vật liệu bảng kê này chỉ sử dụng ở doanh nghiệp có sử dụng giá hạch toán trong hạch toán chi tiết vật liệu. Hệ số chênh lệch giá nguyên liệu, vật liệu được xác định bằng công thức: = Giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng được xác định bằng giá trị vật liệu xuất kho theo giá hạch toán (bảng phân bổ số 2) x Hệ số chênh lệch trên bảng kê số 3. Bảng 12: Bảng kê số 3. Tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ Số TT Chỉ tiêu TK 152 - Nguyên vật liệu TK 153 công cụ dụng cụ Hạch toán Thực tế Hạch toán Thực tế 1 I. Số dư đầu tháng 12976.460.000 1.605.876 2 II. Số PS trong tháng 502.354.000 552.884.124 3 Từ NKCT số 1(ghi có TK 111) 22.248.000 4 Từ NKCT số 5 (ghi có TK331) 455.973.000 454.343.000 5 Từ NKCT số 7 (ghi có TK 154) 29*.911.624 6 Từ NKCT khác 46.381.000 46.381.000 7 III. Cộng số dư ĐT và PS trong tháng 1.798.814.000 554.489.500 8 IV. Hệ số chênh lệch 31 9 V. Xuất dùng trong tháng 1.495.835.640 1.379.802.768 10 VI. Tồn kho cuối tháng 650.164.360 780.197.232 Trường hợp phí thu mua đã được trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng thì được phản ánh trên sổ chi tiết số 2, nhật ký chứng từ số 1 và nhật ký chứng từ số 2. Tại công ty xí nghiệp vận tải thủy bộ chuyên làm nhiệm vụ thu mua vật tư cho công ty, do vậy chi phí thu mua thực tế phát sinh trong tháng liên quan đến bộ phận này được tập hợp trên bảng kê số 4. Số liệu bảng phân bổ này được ghi vào nhật ký chứng từ số 7. Bảng 13: Trích bảng kê số 4. Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng dùng cho các TK: 154, 631, 621, 622, 627, 152. Tháng 12 năm 2002. ĐVT: 1000đ Số TT Ghi có các TK Ghi nợ các TK 152 Tổng cộng 1521 1522 … Cộng 1 Phụ gia sản xuất AnFo 10.000 7.000 350.670 2 Đồng hồ đo nhiệt độ 15720 7.350 301.397 Cộng 25.720 14.350 53.067 Đồng thời căn cứ vào các khoản thanh toán hành trình xe trong tháng tính ra tổnt khối lượng vật tư… Vận chuyển theo từng loại vật tư, bộ phận và tính thành tiền trên bảng phân bổ chi phí vận chuyển (bảng 14) theo phương pháp sau: = = H x Tổng khối lượng vận chuyển Kg/km tính cho từng đối tượng Bảng 14: Trích bảng phân bổ chi phí vận chuyển Tháng 12 - năm 2002 Đối tượng sử dụng Ghi có TK bộ phận vận tải Khối lượng vận chuyển Thành tiền Xí nghiệp hoá chất mỏ Quảng Ninh 59000 9.166.200 Xí nghiệp hoá chất mỏ Đà Nẵng 1300 2.019.700 Xí nghiệp hoá chất mỏ Ninh Bình 700 1.087.500 Xí nghiệp sản xuất và cung ứng VT 9.100 14.137.800 Xí nghiệp hoá chất mỏ Đà Nẵng 2400 3.728.500 Cộng 19.400 30.139.700 Hệ số = = 1553.6đ * Kế toán tổng hợp xuất vật liệu: Căn cứ vào phiếu xuất kho vật liệu đã phân loại cho từng đối tượng sử dụng (xí nghiệp) trong xí nghiệp lại phân loại theo từng loại vật liệu, kế toán dưới xí nghiệp lập bảng phân bổ vật liệu cho xí nghiệp mình theo từng loại sản phẩm sản xuất nhằm phục vụ cho việc ước tính giá thành. Kế toán công ty căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu từng xí nghiệp và các chứng từ vật liệu liên quan, kế toán lập bảng bổ sung cho toàn công ty. Bảng 15: Bảng phân bổ vật liệu và công cụ lao động nhỏ. Tháng 12 năm 2002. Ghi nợ TK 621, ghi có TK 1521, 1522, 1523… STT Đơn vị sử dụng 1521 1522 1523 1524 Cộng 153… 1 XN HCM Quảng Ninh 837257740 19771600 17130000 874159340 2 XN HCM Ninh Bình 171198600 972800 1352000 173523400 3 XN HCM Bắc Thái 71863670 12560300 869300 85293270 4 XN HCM Sơn La 4053000 1732000 5785000 5 XN HCM Đà nẵng 2352700 4493000 6845700 6 XN HCM Bà Rịa-Vũng tàu 1242000 12420000 7 XN sản xuất và cung ứng vật tư 152800 152800 8 XN vận tải sông biển Hải Phòng 2053600 1376900 222000 3652500 1090174110 40906600 19351300 222000 1150654010 Ghi nợ TK 627, ghi có TK liên quan STT Đơn vị sử dụng 1521 1522 1523 1524 Cộng 153… 1 XN HCM Quảng Ninh 9207300 119217300 3380000 131804600 2 XN HCM Ninh Bình 1439700 23296000 24735700 3 XN HCM Bắc Thái 540200 10579600 6800 11126600 4 XN HCM Sơn La 1253400 10153500 169000 11757900 5 XN HCM Đà nẵng 3532200 3532200 6 XN HCM Bà Rịa-Vũng tàu 152400 19994400 2151800 7 XN vận tải sông biển Hải Phòng Cộng 11153300 164916700 26851800 184926800 Ghi nợ TK 642, có các TK liên quan STT Đơn vị sử dụng 1521 1522 1523 1524 Cộng 152 153 1 Chi phí quản lý xí nghiệp HCM QN 2944428 3861150 6175000 12980578 2 Xuất NVL chi dùng tháng 12/2002 614400 34000 648400 Cộng 3558828 3864550 6175000 13628978 Tổng cộng 3 bảng 1104886238 209687850 52378100 222000 1349209778 Số vật liệu xuất dùng chưa sử dụng hết vào cuối tháng để lại tại xí nghiệp để phục vụ cho sản xuất tháng sau, bộ phận sản xuất kinh doanh làm thủ tục báo cáo số vật liệu còn lại cuối tháng. Kế toán tổng hợp căn cứ để vào sổ cái TK 152. Sổ cái TK 152. Số dư đầu năm 2001 N C 339.874.640 Ghi có TK đối ứng nợ Tháng 1 Tháng 2 … Tháng 12 Nhật ký chứng từ số 1 (111) 92833730 498350 Nhật ký chứng từ số 5 (331) 1135636930 107896321 Nhật ký chứng từ số 10 (141) 5514000 9362554 … … … Cộng số phát sinh nợ 750699336 5588466 Cộng số phát sinh có 558435428 37825564 Nợ 532138548 307637542 Số dư cuôi tháng có PHẦN III PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY HÓA CHẤT MỎ I. NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CHUNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY HOÁ CHẤT MỎ Công ty hoá chất mỏ trải qua 30 năm xây dựng và trưởng thành với bao thăng trầm đến nay đã từng bước lớn mạnh về mọi mặt. Công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện góp phần cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Bộ máy kế toán của công ty không ngừng được hoàn thiện cùng với sự lớn mạnh của công ty, việc tổ chức bộ máy kế toán đảm bảo tính chính xác thống nhất về phạm vi phương pháp tính toán các chỉ tiêu giữa kế toán và bộ phận liên quan đồng thời số liệu kế toán được phản ánh trung thực, chính xác, rõ ràng tình hình biến động và số hiện có của nó. Do đó về cơ bản việc tổ chức công tác kế toán tại công ty là phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn, chuyên sản xuất các loại thuốc nổ phục vụ cho các ngành kinh tế quốc dân, phù hợp với trình độ kế toán. Công ty luôn luôn chấp hành thuế đầy đủ, tổ chức mở các sổ kế toán phù hợp để đảm bảo phản ánh và giám đốc kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhờ đó công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán vật liệu nói riêng đã góp phần bảo vệ tài sản của công ty. Cụ thể, việc tổ chức thu mua vật liệu ở công ty do bộ phận cung ứng vật tư đảm nhiệm, công ty có đội ngũ cán bộ thu mua vật tư hoạt bát, nhanh nhẹn trong việc nắm bắt giá cả trên thị trường trong việc tìm nguồn nguyên liệu và thu mua vật liệu với giá cả phù hợp, đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Vấn đề dự trữ vật liệu trong kho ít, chỉ đảm bảo ở mức độ tối thiểu vì trong cơ cế thị trường các nguồn vật liệu rất phong phú và có thể đáp ứng được ngay các nhu cầu sản xuất, mặt khác vốn lưu động của công ty có hạn cho nên vật liệu tồn kho cuối kỳ hầu như không nhiều việc nhập vật liệu được căn cứ vào nhu cầu sản xuất, vật liệu nhập đến đâu xuất hết cho sản xuất đến đó. Việc tổ chức bảo quản vật liệu trong kho được công ty rất quan tâm. Công ty đã xây dựng quy hoạch hoá kho tàng bảo đảm có một hệ thống kho tàng khá tốt phù hợp với quy mô sản xuất của công ty, tránh được hiện tượng mất mát, thiếu hụt vật liệu. Nhận xét chung về công tác hạch toán vật liệu: - Về kế toán vật liệu: công ty đã áp dụng hình thức nhật ký chứng từ theo hệ thống tài khoản kế toán mới. Kế toán vật liệu đã vận dụng tài khoản kế toán một cách phù hợp để theo dõi tình hình biến động của vật liệu. Trong hạch toán chi tiết vật liệu của công ty đã áp dụng hình thức sổ số dư để phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trên, việc tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty hoá chất mỏ vẫn còn những tồn tại nhất định cần được hoàn thiện. Sau đây là một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại công ty. * Ý kiến 1: Xây dựng sổ danh điểm thống nhất và mở sổ danh điểm để theo dõi, để đảm bảo công tác kế toán vật liệu được chặt chẽ, thống nhất, sự đối chiếu, kiểm tra được rõ ràng và dễ phát hiện khi có sai sót, trước hết công ty lên xác định số danh điểm vật liệu thống nhất trong toàn công ty. Để phục vụ công tác hạch toán chi tiết vật liệu, công ty lên mở sổ danh điểm để tiện theo dõi. Mẫu sổ danh điểm vật liệu. Ký hiệu Tên nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú STT Danh điểm VL 1 AD1 Thuốc nổ Amônít phá đá số 1 Kg 2 TNT Thuốc nổ Trinitrotu luen Kg 3 TNP - 1 Thuốc nổ watergel Kg Mở sổ danh điểm vật liệu, công ty phải có sự kết hợp nghiên cứu của phòng kỹ thuật an toàn, bộ phận cung ứng vật tư, phòng kế hoạch, sau đó trình lên cơ quan chủ quản để thống nhất quản lý. *Ý kiến 2: Xây dựng giá hạch toán và ghi chép theo 2 giá: giá hạch toán và giá thực tế ở kế toán tổng hợp. Giá hạch toán sử dụng trong hạch toán chi tiết vật liệu hàng ngày. Giá thực tế sử dụng trong hạch toán tổng hợp và lập báo cáo kế toán. Tại công ty, kế toán sử dụng giá thực tế của vật liệu để hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu. Song do đặc điểm vật liệu của công ty là nhiều chủng loại, việc nhập xuất diễn ra thường xuyên, hàng ngày, do đó việc xác định giá trị thực tế nguyên vật liệu cuối tháng và phân bổ trong tháng là không chính xác đầy đủ. Vì vậy dẫn đến những vô lý: có trường hợp giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng lại lớn hơn số lượng vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ và nhập trong kỳ nhưng trên thực tế thì ngược lại. Tuy nhiên khi sử dụng giá hạch toán của vật liệu trong công tác kế toán hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu kế toán cần phải tổng hợp được giá thực tế của vật liệu tồn kho đầu tháng và vật liệu tồn kho trong tháng. Do đó kế toán phải ghi chép vào sổ tổng hợp nhập vật liệu theo hai giá, cuối tháng kế toán tính chuyển giá hạch toán của vật liệu xuất kho và tồn kho cuối tháng thành gía thực tế của chúng để đảm bảo phản ánh chính xác, trung thực giá trị của vật liệu nhập xuất tồn kho phục vụ kế toán tổng hợp vật liệu và tập hợp chi phí sản xuất, phục vụ công tác quản lý vật liệu theo đúng giá trị của nó. Việc điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế vật liệu được thực hiện trên bảng kê số 3 và được tiến hành theo trình tự sau: - Tổng hợp giá thực tế và trị giá hạch toán của vật liệu nhập kho đầu tháng và nhập kho trong tháng. - Tính ra số phần của vật liệu (H). H = Hệ số giá vật liệu có thể tính cho từng loại vật liệu (vật liệu chính, vật liệu phụ). Tổng hợp giá trị vật liệu xuất kho = giá trị hạch toán của vật liệu xuất trong tháng cho từng bộ phận x hệ số giá vật liệu. * Ý kiến 3: Hoàn thiện công tác hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư và thực hiện đối chiếu. Xuất phát từ đặc điểm vật liệu của công ty và yêu cầu của công tác quản lý, kế toán sử dụng phương pháp sổ số dư là phù hợp. Nhưng trong thực tế việc sử dụng phương pháp này chưa thực sự hoàn thiện cùng với việc sổ danh điểm vật liệu chưa hoàn toàn được thống nhất hệ thống giá hạch toán chưa được ghi sổ và kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chưa được thực hiện. Kế toán chỉ sử dụng sổ số dư để phản ánh giá trị vật liệu tồn kho cuối tháng, thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép số lượng nhập xuất trong tháng và là căn cứ để ghi vào sổ số dư (cột số lượng). Do đó việc kiểm tra đối chiếu số lượng là không thể thực hiện được, dễ gây thất thoát vật liệu và phản ánh không chính xác số vật liệu nhập xuất tồn hàng ngày và trong tháng. Mặt khác mọi công việc ghi chép đều thực hiện vào cuối tháng, một tháng một lần kế toán mới xuống kho nhận chứng từ do đó công việc dồn vào cuối tháng không đảm bảo cung cấp số lượng kịp thời cho công tác kế toán tổng hợp xuất vật liệu và công tác tính giá thành sản phẩm. Mặt khác để có sự liên hệ và phối hợp trong công việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán, đồng thời tránh được việc ghi chép trùng lặp không cần thiết, tiết kiệm hao phí lao động trong hạch toán, quản lý vật liệu có hiệu quả trên cơ sở đánh giá tình hình thực tế tại công ty, hệ thống danh điểm vật liệu và hệ thống giá hạch toán vật liệu đã được xây dựng, công tác hạch toán vật liệu chi tiết cần được hoàn thiện như sau: - Ở kho: Hàng tháng khi nhận được các chứng từ kế toán nhập xuất vật liệu, thủ kho sau khi kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ và phân loại chứng từ, cuối ngày thủ kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ khoảng 10 ngày thủ kho tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập xuất kho phát sinh trong 10 ngày đó, sắp xếp lại chứng từ, lập phiếu giao nhận chứng từ, trong đó ghi rõ số lượng, số hiệu chứng từ của từng nhóm vật liệu (lập riêng chứng từ nhập 1 bản, chứng từ xuất 1 bản) phiếu này nhập song đính kèm theo phiếu nhập giao cho phòng kế toán. Ghi song sổ số dư, thủ kho chuyển giao cho phòng kế toán kiểm tra và tính thành tiền. - Tại phòng kế toán: Định kỳ 10 ngày kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho và thu nhận chứng từ (tính giá hạch toán của vật liệu và ghi vào chứng từ) tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập hoặc xuất theo từng nhóm và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận. Căn cứ vào phiếu này và bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu. Mặt khác cuối tháng khi nhận được sổ số dư do thủ kho chuyển đến kế toán thực hiện tính giá hạch toán cho từng thứ, nhóm vật liệu tồn kho trên cơ sở đơn giá hạch toán và số lượng tồn kho vật liệu ghi vào sổ số dư. Sau khi vào sổ số dư và lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu, kế toán thực hiện việc kiểm tra đối chiếu số liệu, và giá trị từng nhóm loại vật liệu tồn kho cuối tháng ở sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu còn được đối chiếu kiểm tra với số liệu ở các bảng sổ tổng hợp. Sơ đồ 13: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu. Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu nhập kho Bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn Thẻ kho Sổ số dư Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ 10 ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu Phiếu giao nhận chứng từ nhập vật tư. Số 01. Từ ngày 1/12/2002 đến ngày 10/12/2002. Số hiệu phiếu nhập vật tư ĐVT Số danh điểm vật liệu Số lượng Thành tiền Ghi chú 128 Kg TNP - 1 5092 27.496.800 Kèm theo phiếu này là phiếu nhập kho 128. Sau khi nhận được chứng từ và phiếu giao nhận chứng từ về kế toán tính thành tiền trên cơ sở đơn giá hạch toán từng thứ vật liệu và ghi vào các chứng từ nhận được. Giả sử đơn giá hạch toán của thuốc nổ watergel là 5400đ/kg. Kế toán ghi vào cột đơn giá. Trên phiếu nhập số 128 là 5400đ/kg tính thành tiền là 2749800đ. Đồng thời tính tổng trị giá hạch toán cho từng thứ vật liệu trên phiếu giao nhận chứng từ xuất là 27496800 đ. Phiếu này sẽ căn cứ tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu. Cuối tháng kiểm tra đối chiếu giá thành tồn kho cuối tháng mở sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn kho ta thấy khớp nhau. Chứng tỏ việc ghi chép là chính xác. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Từ 01/1/2002 đến 30/12/2002 Stt Tên danh điểm Tên vật tư (Vật liệu) SDĐT Nhập Xuất SDCT Số tiền theo phiếu CT nhập Số tiền theo phiếu CT xuất 01 TNP - 1 Thuốc nổ Watergel 5410800 27198600 12960000 40490800 8127000 4725000 33015600 Tên danh điểm Tên vật liệu ĐVT Đơn giá hạch toán Số dư đầu kỳ Tháng 1 … Tháng 12 SL Tiền SL Tiền TNP - 1 Thuốc nổ Watergel Kg 54.000 6114 33015600 II. BIỆN PHÁP NÂNG CAO VÀ NHẰM THỰC HIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY HOÁ CHẤT MỎ Nguyên vật liệu của công ty là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, giá trị vật liệu chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong giá thành sản phẩm. Vì vậy tổ chức công tác kế toán vật liệu ở công ty có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý chi phí vào giá thành sản phẩm và là một trong những giải pháp quan trọng nhằm tăng cường quản lý, kiểm tra, kiểm soát quá trình kinh doanh sử dụng các loại vốn nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao. Muốn vậy công ty phải áp dụng một số biện pháp sau: - Quản lý chặt chẽ việc tiêu dùng vật tư theo định mức vật tư xuất dùng cho sản xuất theo từng đối tượng sử dụng đảm bảo hạ giá thành thu mua, hạn chế tình trạng ứ đọng vốn. - Quản lý chặt chẽ việc định mức dự trữ nguyên vật liệu giúp công ty tránh được việc thiếu vốn vật tư gây trì trệ sản xuất và ảnh hưởng đến tình hình tài chính. - Quản lý vật liệu tốt để tránh tình trạng tồn kho ứ đọng vốn, muốn vậy phải xây dựng kế hoạch nguyên vật liệu cho nhu cầu sản xuất thật chính xác, đúng thời điểm. - Tạo mối quan hệ tốt với các nhà cung ứng nhằm củng cố uy tín trên thị trường trong giao dịch kinh tế tài chính đối với khách hàng phải tổ chức quá trình thanh toán nhanh, tránh và giảm các khoản nợ dây dưa không có khả năng thanh toán. - Đảm bảo hao phí vật tư đúng mức, hạn chế mức thấp nhất tình trạng ứ đọng vốn, giảm ứ đọng vật tư ở khâu dự trữ. - Vì hiện nay giá của vật liệu có nhiều biến động cho nên việc giảm giá vật liệu đối với công ty là một công việc quan trọng. Vì vậy công ty nên sử dụng cả hai loại giá (giá thực tế và giá hạch toán) để hạch toán vật liệu và nên thực hiện tốt vấn đề này để giúp cho công ty có được những số liệu thống kê thông tin chính xác phục vụ cho sản xuất kinh doanh. - Mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, tổ chức đa dạng hoá các hình thức tiêu thụ sản phẩm, chiếm lĩnh và vươn lên và làm chủ thị trường. Bên cạnh đó xây dựng hình thành bộ phận Marketing, nắm bắt chính xác nhu cầu thị trường, tận dụng năng lực sản xuất của công ty và nắm bắt nhanh các thông tin khác để từ đó đưa ra những quyết định hợp lý. KẾT LUẬN Một lần nữa, ta khẳng định rằng kế toán vật liệu có tác dụng to lớn trong công việc quản lý kinh tế. Thông qua công tác kế toán vật liệu giúp cho doanh nghiệp sản xuất bảo quản vật liệu an toàn phòng ngừa hiện tượng mất mát, lãng phí vật liệu, tăng tốc độ chu chuyển vốn lưu động từ đó tăng tích luỹ vốn và tiết kiệm vật tư. Vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật, kế toán phát huy tác dụng như một công cụ sắc bén có hiệu lực phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh trong điều kiện nền kinh tế như hiện nay. Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty hoá chất mỏ, em thấy công tác hạch toán vật liệu có ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lý vật liệu, quản lý công ty. Hạch toán vật liệu là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo công ty nắm được tình hình và chỉ đạo sản xuất được tốt hơn. Hạch toán kế toán vật liệu có phản ánh chính xác tình hình thu mua, sử dụng và dự trữ vật liệu từ đó lãnh đạo công ty mới có biện pháp chỉ đạo đúng đắn. Trong ngành công nghiệp hiện nay, công ty hoá chất mỏ phải cạnh tranh gay gắt. Thực tế của công ty hiện nay còn gặp nhiều khó khăn để có thể tồn tại và phát triển. Bên cạnh việc tìm mọi biện pháp đổi mới máy móc, thiết bị, đổi mới sản phẩm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và tăng lợi nhuận cho công ty. Sau một thời gian ngắn thực tập tại công ty nắm được tầm quan trọng của kế toán vật liệu đối với công tác lãnh đạo của công ty em đã mạnh dạn tìm hiểu nghiên cứu để thấy được những mặt mạnh cần phát huy, những điểm yếu tồn tại cần khắc phục nhằm góp phần nhỏ hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu nói riêng và công tác kế toán tại công ty nói chung. Thời gian thực tập tại công ty đã giúp em rất nhiều trong việc củng cố lại những kiến thức lý thuyết đã học vận dụng vào thực tế như thế nào. Em đã thấy được một cán bộ kế toán giỏi không chỉ cần có trình độ về lý thuyết. Mà còn phải biết vận dụng linh hoạt những kiến thức đã học vào thực tế. Đến công ty, em đã thực sự học hỏi được nhiều điều bổ ích để đạt được điều này em đã được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của cán bộ CNV làm công tác kế toán của công ty hoá chất mỏ đồng thời được sự hướng dẫn của cô giáo đã tận tình giúp đỡ em. Em xin chân thành cảm ơn! Tuy nhiên báo cáo của em còn có những thiếu xót do vậy em rất mong những ý kiến đóng góp bổ sung của phòng kế toán và cô giáo hướng dẫn để em hoàn thiện tốt hơn báo cáo này!!! MỤC LỤC