Đề tài Tổ chức hạch toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty du lịch dịch vụ Hải Phòng

Mục lục Lời nói đầu Phần I : Lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp I - Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp Lao động tiền lương và ý nghĩa của việc quản lý lao động Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương II - Hình thức tiền lương, quỹ tiền lương, qũy BHXH, BHYT, KPCĐ Các hình thức tiền lương Qũy tiền lương Qũy BHXH, BHYT, KPCĐ III - Hạch toán lao động và trợ cấp BHXH phải trả Hạch toán lao động Tiền lương và trợ cấp BHXH IV - Kế toán tổng hợp tiền lương Chứng từ và tài khoản kế toán Kế toán tổng hợp tiền lương V - Kế toán các khoản trích theo lương Chứng từ và tài khoản kế toán Kế toán tổng hợp các khoản trích theo lương VI - Sổ sách kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng Tính lương và trợ cấp BHXH phải trả Tổ chức ghi sổ kế toán Phần II: thực tế tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng I - Đặc điểm Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng Lịch sử hình thành phát triển của đơn vị Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh II - Đặc điểm tổ chức kế toán của đơn vị‚ Tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức sổ sách kế toán III-Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng Đặc điểm lao động Qũy tiền lương Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng Phần III : một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Du Lịch Dịch vụ Hải phòng I - Nhận xét chung Hình thức trả lương Chế độ trả lương Hạch toán các khoản trích theo lương II - Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng Về công tác quản lý lao động Chế độ trả lương Hoàn thiện cách tính trả lương Về chế độ trả lương Về công tác hạch toán các khoản trích theo lương Kết luận Danh mục tài liệu tham khảo Trang 3 4 4 7 8 8 12 13 15 15 16 17 17 18 20 20 21 22 22 22 26 26 26 26 29 32 32 33 36 36 37 41 63 63 63 64 66 66 67 68 69 70 74 lời nói đầu Không chỉ là tiền đề cho sự tiến hoá loài người, lao động của con người còn là yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của quá trình sản xuất. Lao động giữ vai trò quan trọng trong việc tái tạo ra của cải vật chất và tinh thần cho xã hội. Một doanh nghiệp, một xã hội được coi là phát triển khi lao động có năng suất, có chất lượng và đạt hiệu quả cao. Như vậy, trong các chiến lược kinh doanh của một doanh nghiệp, yếu tố con người luôn được đặt ở vị trí hàng đầu. Người lao động chỉ phát huy hết khả năng của mình khi sức lao động của họ bỏ ra được đền bù xứng đáng dưới dạng tiền lương. Gắn với tiền lương là các khoản trích theo lương gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. Đây là các quỹ xã hội thể hiện sự quan tâm của xã hội đến từng thành viên. Có thể nói rằng,tiền lương và các khoản trích theo lương là một trong số ít vấn đề được cả doanh nghiệp và người lao động quan tâm. Vì vậy, việc hạch toán phân bổ chính xác tiền lương cùng các khoản trích theo lương vào giá thành sản phẩm, tính toán đúng và thanh toán kịp thời tiền lương cho người lao động sẽ góp phần hoàn thành kế hoạch sản xuất, tăng năng suất lao động và cải thiện đời sống người lao động. Là một doanh nghiệp nhà nước nên đối với Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng, việc xây dựng một cơ chế trả lương phù hợp, hạch toán đủ và thanh toán kịp thời nhằm nâng cao đời sống lao động cho cán bộ công nhân viên càng cần thiết hơn, nhận thức vấn đề trên tôi chọn đề tài: " Tổ chức hạch toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng " Kết cấu đề tài gồm 3 phần: Phần I: Lý luận chung về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. Phần II: Thực tế tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng. phần I lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp I. Nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp 1. Lao động, tiền lương và ý nghĩa của việc quản lý lao động Lao động là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là yếu tố quyết định nhất. Chi phí về lao động là một trong các yếu tố chi phí cơ bản cấu thành nên giá trị sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp sản xuất ra. Trong điều kiện kinh tế thị trường, các doanh nghiệp luôn tìm cách kết hợp tối đa hoá tiền lương cho CNV và việc tối thiểu hoá chi phí về lao động. Do đó việc phấn đấu hạ giá thành sản phẩm cần thiết phải tiết kiệm chi phí về lao động. Sử dụng hợp lý lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh là tiết kiệm chi phí về lao động sống, do đó hạ thấp giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động trong doanh nghiệp. Chi phí về lao động trong doanh nghiệp biểu hiện dưới dạng tiền lương, tiền công và các khoản trích theo lương. Tiền lương hay tiền công là phần thù lao lao động để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động của CNV đã bỏ ra trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Tiền lương (tiền công) gắn liền với thời gian và kết quả lao động mà CNV đã thực hiện. Xét về mặt kinh tế, tiền lương là một bộ phận của chi phí sản xuất được biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống mà người sử dụng lao động phải trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng của họ. Tiền lương là một bộ phận của chi phí sản xuất, chiếm tỷ trọng lớn thứ hai sau chi phí về vật liệu. Do vậy, quản lý hạch toán tốt chi phí nhân công sẽ góp phần làm hạ thấp chi phí sản xuất và thực hiện tốt các hình thức trả lương sẽ có tác động kích thích người lao động hăng hái học tập nâng cao tay nghề, phát huy sáng kiến tăng năng suất lao động và đem lại kết quả lao động cao. Xét về mặt chính trị xã hội, tiền lương thể hiện mối quan hệ phân phối, quan hệ sản xuất xã hội. Do đó, trong những chừng mực nhất định thì mối quan hệ này sẽ chuyển hoá thành quan hệ chính trị như: đình công, bạo loạn, đảo chính... gây nên xáo trộn về chính trị mất ổn định. Trên thực tế người lao động không quan tâm đến tiền lương nhiều hay ít mà họ chỉ quan tâm đến khối lượng tư liệu sinh hoạt và dịch vụ họ nhận được thông qua tiền lương. Như vậy, tiền lương được chia làm 2 dạng: tiền lương danh nghĩa và tiền lương thực tế. Tiền lương danh nghĩa là số tiền thực tế mà người lao động nhận được , tuy nhiên giá cả hàng hoá ở mỗi khu vực, mỗi thời điểm là khác nhau nên với cùng một số tiền lương người lao động sẽ mua được số hàng hoá dịch vụ không giống nhau. Điều này làm nảy sinh khái niệm tiền lương thực tế. Tiền lương thực tế được sử dụng để xác định số lượng hàng hoá tiêu dùng mà người lao động nhận được thông qua tiền lương danh nghĩa của họ. Tiền lương thực tế phụ thuộc vào 2 yếu tố sau: + Tổng số tiền nhận được (tiền lương danh nghĩa) + Chỉ số giá cả hàng hoá tiêu dùng và dịch vụ Sự phụ thuộc này có thể biểu diễn qua công thức sau: Từ công thức trên ta thấy rằng tiền lương thực tế của người lao động tăng lên khi chỉ số tiền lương danh nghĩa tăng nhanh hơn chỉ số giá cả. Chức năng của tiền lương là tái sản xuất sức lao động nên bên cạnh tiền lương danh nghĩa doanh nghiệp cần phải quan tâm đến tiền lương thực tế. Tiền lương trong cơ chế mới tuân theo quy luật cung cầu của thị trường sức lao động, chịu sự điều tiết của nhà nước, hình thành thông qua việc ký kết hợp đồng lao động giữa người lao động với bên sử dụng lao động phù hợp với luật lao động và luật công đoàn. Ngoài tiền lương được hưởng theo số lượng và chất lượng lao động của mình người lao động còn được hưởng sự phân phối ngoài thù lao lao động thông qua các quỹ phúc lợi tập thể trong xã hội, để đảm bảo tái sản xuất sức lao động và cuộc sống lâu dài của người lao động. Theo chế độ tài chính hiện hành, doanh nghiệp còn phải tính vào chi phí sản xuất kinh doanh một bộ phận chi phí gồm các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ. BHXH được trích lập để tài trợ cho trường hợp cán bộ CNV tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động như: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, mất sức, nghỉ hưu... BHYT để tài trợ cho việc phòng chữa bệnh và chăm sóc sức khoẻ của người lao động. KPCĐ chủ yếu để cho hoạt động của tổ chức của giới lao động chăm sóc bảo vệ quyền lợi của người lao động. Cùng với tiền lương (tiền công) các khoản trích lập các quỹ nói trên hợp thành khoản chi phí về lao động sống trong giá thành sản phẩm Việc tính toán chi phí về lao động sống phải trên cơ sở quản lý và theo dõi quá trình huy động, sử dụng lao động trong sản xuất kinh doanh. Ngược lại việc tính đúng thù lao lao động, thanh toán đầy đủ kịp thời tiền lương và các khoản liên quan cho người lao động, một mặt kích thích người lao động quan tâm đến thời gian, kết quả và chất lượng của lao động; mặt khác thúc đẩy việc sử dụng lao động hợp lý, có hiệu quả. Để tạo điều kiện cho quản lý, huy động sử dụng hợp lý lao động, cần thiết phân loại CNV của doanh ngiệp. Lực lượng lao động tại doanh nghiệp bao gồm: CNV trong danh sách và CNV ngoài danh sách. - CNV trong danh sách: là những người được đăng ký trong danh sách lao động của doanh nghiệp, do doanh nghiệp trực tiếp quản lý và chi trả lương. CNV trong danh sách được phân chia thành các loại lao động khác nhau theo 2 tiêu thức sau: + Căn cứ vào tính liên tục của thời gian làm việc: CNV thường xuyên: là người đựoc tuyển dụng chính thức làm việc lâu dài cho doanh nghiệp và những người tuy chưa được tuyển dụng chính thức nhưng làm việc thường xuyên và liên tục. CNV tạm thời: là những người làm việc theo hợp đồng lao động trong đó quy định rõ thời hạn làm việc. + Căn cứ vào tính chất hoạt động sản xuất: CNV sản xuất kinh doanh cơ bản: bao gồm toàn bộ số lao động trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh chính của doanh ngiệp bao gồm: công nhân sản xuất học nghề; nhân viên kỹ thuật, nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành chính. CNV thuộc các hoạt động khác: gồm số lao động hoạt động trong lĩnh vực khác của doanh nghiệp như CNV xây dựng cơ bản, CNV vận tải, CNV hoạt động trong các lĩnh vực dịch vụ, căng tin, nhà ăn... - CNV ngoài danh dách: Là những người tham gia làm việc tại doanh nghiệp nhưng không thuộc quyền quản lý và trả lương của doanh nghiệp. Họ là những người do đơn vị khác gửi đến như thợ học nghề, sinh viên thực tập, cán bộ chuyên trách đoàn thể, phạm nhân lao động cải tạo... Tuy nhiên, số CNV ngoài danh sách chiếm tỷ trọng rất nhỏ trong lực lượng lao động nên doanh nghiệp chủ yếu quan tâm đến CNV trong danh sách. Việc quản lý, huy động, sử dụng lao động hợp lý, phát huy được trình độ chuyên môn tay nghề của CNV là một trong các vấn đề cần được doanh nghiệp quan tâm thường xuyên. Để làm dược điều này, các doanh nghiệp cần quản lý lao động theo trình độ kỹ thuật, trình độ tay nghề của từng CNV để có sự phân công sắp xếp lao động hợp lý. 2. Nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Tiền lương và các khoản trích theo lương là vấn đề quan tâm đặc biệt của cả người lao động và doanh nghiệp. Trong mỗi doanh nghiệp công tác kế toán tiền lương hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình phục vụ công tác quản lý toàn doanh nghiệp, góp phần tính đúng, tính đủ chi phí và giá thành sản phẩm hay chi phí của hoạt động. Vì vậy kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương có những nhiệm vụ chủ yếu sau: - Ghi chép, phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời về số lượng, chất lượng, thời gian và kết quả lao động. Tính toán các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản phải trả cho người lao động và tình hình thanh toán các khoản đó cho người lao động. Kiểm tra việc sử dụng lao động , việc chấp hành chính sách chế độ về lao động, tiền lương, trợ cấp BHXH, và việc sử dụng quỹ tiền lương, quỹ BHXH. - Tính toán, phân bổ hợp lý, chính xác chi phí về tiền lương (tiền công), BHXH vào chi phí sản xuất kinh doanh theo từng đối tượng. Hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương và BHXH. Mở sổ, thẻ kế toán và hạch toán lao động, tiền lương, BHXH đúng chế độ. - Định kỳ lập báo cáo về lao động, tiền lương và BHXH, phân tích tình hình sử dụng lao động và quản lý, sử dụng quỹ tiền lương, quỹ BHXH. Đề xuất biện pháp để khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, tăng năng suất lao động, ngăn ngừa những vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ về lao động, tiền lương và BHXH. Cung cấp những thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan. II. Hình thức tiền lương, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT và KPCĐ 1. Các hình thức tiền lương Hiện nay, các doanh nghiệp thường áp dụng 2 chế độ trả lương cơ bản: chế độ trả lương theo thời gian làm việc và chế độ trả lương theo khối lượng sản phẩm. Tương ứng với 2 chế độ trả lương đó là 2 hình thức tiền lương cơ bản: - Hình thức tiền lương thời gian - Hình thức tiền lương sản phẩm 1.1. Hình thức tiền lương theo thời gian: Là hình thức tiền lương tính theo thời gian làm việc, cấp bậc kỹ thuật và thang lương của người lao động. Hình thức trả lương này thường áp dụng trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, các cơ quan quản lý hành chính, những người làm công tác quản lý trong doanh nghiệp hoặc các đối tượng lao động mà kết quả lao động của họ không xác định được bằng sản phẩm cụ thể. Theo hình thức này tiền lương được tính như sau: Tiền lương thời gian tính theo đơn giá tiền lương cố định còn được gọi là tiền lương thời gian giản đơn. Tiền lương thời gian giản đơn nếu kết hợp thêm tiền thưởng (vì đảm bảo ngày công, giờ công,...) tạo nên dạng tiền lương thời gian có thưởng. Để tính lương thời gian phải theo dõi ghi chép được đầy đủ thời gian làm việc và phải có đơn giá tiền lương thời gian cụ thể. a. Tiền lương thời gian giản đơn Đây là hình thức tiền lương thời gian áp dụng đơn giá lương cố định. Theo chế độ hiện hành lương thời gian được tính như sau: Lương tháng: Theo quy định hiện hành (Nghị định số 77/2000/NĐ - CP ngày 15/12/2000 của Chính phủ mức lương tối thiểu đối với CNV làm việc trong các doanh nghiệp trong nước là 210.000 đ/tháng , Quyết định số 188/1999 QĐ - TG ngày 04/10/1999 về ngày lao động trong một tháng là 22 ngày, số giờ làm việc trong một ngày là 08 tiếng. Lương ngày: Lương giờ: b. Tiền lương thời gian có thưởng: Thực chất của hình thức này là kết hợp giữa tiền lương thời gian giản đơn với tiền thưởng khi đảm bảo vượt các chỉ tiêu quy định như: tiết kiệm thời gian lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng năng suất lao động hay đảm bảo giờ công, ngày công. Các doanh nghiệp thường chỉ áp dụng hình thức tiền lương thời gian cho những loại công việc chưa xây dựng được định mức lao động, chưa có đơn giá lương sản phẩm (công việc hành chính, tạp vụ,...), vì bản thân hình thức tiền lương này còn những hạn chế lớn: Chưa đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động, chưa gắn tiền lương với kết quả và chất lượng lao động,chưa phát huy hết khả năng sẵn có của người lao động, chưa khuyến khích người lao động quan tâm đến kết quả lao động. Vì vậy, để khắc phục bớt những hạn chế này, ngoài việc tổ chức theo dõi ghi chép đầy đủ thời gian làm việc, doanh nghiệp cần phải thường xuyên kiểm tra tiến độ làm việc và chất lượng công việc của CNV kết hợp với chế độ khen thưởng hợp lý. 1.2. Hình thức tiền lương theo sản phẩm Là hình thức tiền lương tính trả cho người lao động căn cứ vào kết quả lao động, số lượng và chất lượng, sản phẩm, công việc đã hoàn thành đảm bảo yêu cầu chất lượng, quy định và đơn giá tiền lương tính cho một đơn vị sản phẩm, công việc đó. Việc xác định tiền lương sản phẩm phải dựa trên cơ sở các tài liệu hạch toán kết quả lao động (ví dụ: phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành,...) và đơn giá tiền lương mà doanh nghiệp áp dụng đối với từng loại sản phẩm, công việc. Cụ thể là: So với hình thức tiền lương thời gian, hình thức tiền lương sản phẩm có nhiều ưu điểm hơn. Đó là quán triệt đầy đủ hơn nguyên tắc trả lương theo số lương, chất lượng lao động, gắn chặt tiền lương với kết quả sản xuất của người lao động. Do đó kích thích họ tăng năng suất lao động, khuyến khích công nhân phát huy sáng tạo, cải tiến kỹ thuật. Vì vậy hình thức này được sử dụng rộng rãi với nhiều hình thức cụ thể khác nhau: Tiền lương sản phẩm có thể áp dụng đối với lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm gọi là tiền lương sản phẩm trực tiếp, hoặc có thể áp dụng đối với người gián tiếp phục vụ sản xuất sản phẩm, gọi là tiền lương sản phẩm gián tiếp. Tuỳ theo yêu cầu kích thích người lao động để nâng cao chất lượng, năng suất, sản lượng hay đẩy nhanh tiến độ sản xuất mà có thể áp dụng các đơn giá tiền lương sản phẩm khác nhau. Các dạng tiền lương sản phẩm: - Tiền lương tính theo sản phẩn trực tiếp không hạn chế (còn gọi là tiền lương sản phẩm giản đơn). Hình thức này áp dụng chỉ với công nhân trực tiếp sản xuất căn cứ vào số lượng sản phẩm mà họ đã sản xuất ra và đơn giá của mỗi đơn vị sản phẩm. Tiền lương = Sản lượng thực tế x Đơn giá tiền lương Trong đó đơn giá tiền lương là cố định và được tính theo công thức: - Tiền lương tính theo sản phẩm gián tiếp Căn cứ vào kết quả lao động của công nhân để tính trả lương cho công nhân phụ vụ việc. - Tiền lương sản phẩm tập thể Cách trả lương này áp dụng đối với những công việc cần một tập thể công nhân thực hiện như lắp ráp thiết bị, sản xuất các bộ phận, làm việc theo dây chuyền. Do sản lượng của công nhân không trực tiếp quyết định đến tiền lương của họ nên ít kích thích công nhân nâng cao năng suất lao động cá nhân. Trong hình thức trả lương này cần tổ chức theo dõi mức độ tham gia của từng cá nhân trong tập thể và vận dụng cách chia lương phù hợp (chia theo thời gian làm việc và cấp bậc kỹ thuật hay chia theo thời gian làm việc, cấp bậc kỹ thuật với bình diểm, bình loại) - Tiền lương sản phẩm có thưởng. Là hình thức tiền lương theo sản phẩm kết hợp với tiền thưởng khi người lao động hoàn thành hoặc vượt mức các chỉ tiêu quy định về tăng năng suất, nâng cao chất lượng sản phẩm, ... - Tiền lương theo sản phẩm luỹ tiến Theo hình thức này, ngoài tiền lương tính theo sản phẩm còn tuỳ theo mức độ vượt mức sản phẩm để tính thêm một khoản tiền lương theo tỷ lệ luỹ tiến, áp dụng khi cần đẩy mạnh tốc độ sản xuất. - Tiên lương khoán sản phẩm: Theo hình thức này người lao động sẽ nhận được một khoản tiền nhất định sau khi hoàn thành xong khối lượng công việc được giao theo đúng thời gian và chất lượng quy định đối với loại công việc này. Hình thức tiền lương sản phẩm rất có ưu điểm: đảm bảo được nguyên tắc phân phối theo lao động, tiền lương gắn chặt với số lượng, chất lượng lao động do đó kích thích người lao động quan tâm đến kết quả và chất lượng lao động của mình, thúc đẩy tăng năng suất lao động, tăng sản phẩm xã hội. Vì vậy hình thức tiền lương sản phẩm được áp dụng rộng rãi. Sử dụng hợp lý hình thức tiền lương cũng là một trong các điều kiện để huy động sử dụng có hiệu quả lao động, tiết kiệm chi phí về lao động. 1.3 Trích trước tiền lương phép của công nhân trực tiếp sản xuất. Tại các doanh nghiệp sản xuất mang tính thời vụ, để tránh sự biến động của giá thành sản phẩm, dịch vụ, kế toán thường áp dụng phương pháp trích trước chi phí nhân công trực tiếp sản xuất, đều đặn đưa vào giá thành sản phẩm, coi như một khoản chi phí phải trả, cách tính như sau: Tỷ lệ Tổng số lương phép kế hoạch năm của CNTTSX = x 100 trích trước Tổng số lương chính KH năm của CNTTSX Cũng có thể trên cơ sở king nghiệm nhiều năm, doanh nghiệp tự xác định một tỷ lệ trích trước tiền lương phép kế hoạch của công nhân trực tiếp sản xuất một cách hợp lý. 2. Quỹ tiền lương. Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ số tiền lương tính theo số CNV của doanh nghiệp do doanh nghiệp quản lý và chi trả lương gồm các khoản: - Tiền lương hàng tháng, ngày theo hệ thống thang bảng lương Nhà nước, tiền lương tính theo sản phẩm, tiền lương khoán. - Tiền lương trả cho người lao động tạo ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy định. - Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan. - Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian điều động công tác hoặc đi làm nghĩa vụ của nhà nước và xã hội. - Tiền lương trả cho người lao động nghỉ phép định kỳ, nghỉ theo chế độ của nhà nước . - Tiền lương trả cho người đi học nhưng vẫn thuộc biên chế - Các loại phụ cấp làm thêm giờ... - Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên. Ngoài ra, trong quỹ tiền lương kế hoạch còn được tính cả các khoản tiền chi trợ cấp BHXH cho CNV trong thời gian ốm đau, thai sản, tai nạn lao động,... Về phương diện hạch toán tiền lương CNV trong doanh nghiệp được chia thành hai loại: tiền lương chính và tiền lương phụ. - Tiền lương chính: là tiền lương trả cho CNV trong thời gian CNV thực hiện nhiệm vụ chính của họ bao gồm tiền lương trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo (phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, ...). - Tiền lương phụ: là tiền lương trả cho CNV trong thời gian CNV thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính của họ và thời gian CNV nghỉ được hưởng lương theo quy định của chế độ. ý nghĩa của việc phân chia tiền lương: có ý nghĩa rất quan trọng đối với công tác kế toán và phân tích tiền lương trong giá thành sản phẩm. Tiền lương chính của công nhân sản xuất gắn liền với quá trình sản xuất sản phẩm và được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất từng loại sản phẩm. Tiền lương phụ không gắn liền với từng loại sản phẩm nên được hạch toán gián tiếp vào chi phí sản xuất sản phẩm. Quản lý quỹ tiền lương của doanh nghiệp trong quan hệ với việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm sử dụng hợp lý quỹ tiền lương, thúc đẩy tăng năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm. 3. Quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ. 3.1. Quỹ BHXH Quỹ BHXH được hình thành do việc trích lập và tính vào chi phí hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Theo chế độ quy định, việc trích lập quỹ BHXH được thực hiện hàng tháng theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho CNV trong tháng. Quỹ BHXH được thiết lập để tạo ra nguồn vốn tài trợ cho CNV trong trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, mất sức, nghỉ hưu... Quỹ BHXH được phân cấp quản lý sử dụng như sau: Một bộ phận được nộp lên cơ quan quản lý chuyên môn để chi cho các trường hợp quy định như nghỉ hưu, mất sức... Một bộ phận khác được để chi tiêu trực tiếp tại doanh nghiệp trong những trường hợp nhất định như ốm đau, thai sản... Theo nghị định 45/CP ngày 15 tháng 7 năm 1995 của Chính Phủ, chính sáchBHXH được áp dụng đối với tất cả lao động thuộc mọi thành phần kinh tế, tất cả các thành viên trong xã hội, người có thu nhập cao hoặc có điều kiện tham gia BHXH để được hưởng trợ cấp BHXH cao hơn. Đồng thời chế độ BHXH còn quy định nghĩa vụ đóng góp cho những người được hưởng chế độ ưu đãi. Số tiền mà các thành viên trong xã hội đóng góp hình thành quỹ BHXH. Theo nghị định 43/CP ngày 22/6/93, quỹ BHXH được hình thành chủ yếu từ sự đóng góp của người sử dụng lao động, của người lao động và một phần hỗ trợ của nhà nước. Việc quản lý và sử dụng quỹ BHXH phải thống nhất theo chế độ của nhà nước và theo nguyên tắc hạch toán độc lập. Quỹ BHXH tại doanh nghiệp được xác định như sau: Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích BHXH là 20%, trong đó 15% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp, được tính vào chi phí kinh doanh; 5%n còn lai do người lao động đóng góp và được trừ vào lương tháng. Quyx BHXH được chi tiêu trong các trường hợp người lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất. Qũy này do cơ quan BHXH quản lý, cụ thể như sau: - Chi trợ cấp ốm đau cho người lao động bị ốm đau tai nạn phải nghỉ việc , tiền trợ cấp bằng 75% tiền lương - Chi chế độ trợ cấp thai sản cho người lao động , tiền trợ cấp bằng 100% tiền lương cộng với 1 tháng lương khi sinh con. - Chi chế độ trợ cấp tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp cho người lao động khi họ bị tai nạn hoặc bệnh nghề nghiệp. Tiền trợ cấp bằng 100% trong suốt quá trình điều trị, ngoài ra người lao động còn được hưởng một số chế độ khác - Chi chế độ hưu trí cho người lao động đủ tiêu chuẩn khi họ về hưu theo nghị định 43/CP ngày 22/6/93. - Chi chế độ tử tuất cho thân nhân người lao động khi người lao động bị chết Quỹ BHXH được quản lý tập trung ở tài khoản của người lao động Bộ tài chính thông qua hệ thống tổ chức BHXH theo ngành dọc từ cơ quan BHXH quận (huyện), tỉnh ,(thành phố) đến quỹ BHXH tại Bộ Lao động - Thương binh và xã hội. Việc chi trả các chế độ BHXH, ốm đau, thai sản, bệnh nghề nghiệp do Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam đảm nhiệm, các chế độ về tử tuất việc chi do Bộ Lao động Thương binh và xã hội quản lý thực hiện. 3.2. Quỹ BHYT BHYT thực chất là sự trợ cấp về y tế cho người tham gia bảo hiểm nhằm giúp họ một phần nào đó tiền khám, chữa bệnh, tiền viện phí, tiền thuốc thang. Về đối tượng, BHYT áp dụng cho nhữngngười tham gia đóng BHYT thông qua việc mua bảo hiểm trong đó chủ yếu là người lao động. Theo chế độ tài chính hiện hành thì quỹ BHYT được hình thành từ hai nguồn : 2% quỹ tiền lương cơ bản được trích lập tính vào chi phí sản xuất kinh doanh do người sử dụng lao động chịu. 1% là phần đóng góp từ người lao động. Doanh nghiệp phải nộp 100% quỹ BHYT cho cơ quan quản lý quỹ. Do vậy quỹ BHYT thuộc quyền quản lý của cơ quan BHYT, việc trợ cấp BHYT thông qua hệ thống Y tế. 3.3. KPCĐ Công đoàn là một tổ chức của đoàn thể đại diện cho người lao động, nói lên tiếng nói chung của người lao động, đứng ra đấu tranh bảo vệ quyền lợi cho người lao động. Đồng thời công đoàn cũng là người trực tiếp hướng dẫn thái độ của người lao động đối với công việc, với người sử dụng lao động. KPCĐ được hình thành do việc trích lập và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hàng tháng theo tỷ lệ 2% trên tổng số lương thực tế phải trả cho CNV trong kỳ. Quỹ KPCĐ phải nộp 50% lên công đoàn cấp trên, còn 50% để lại công đoàn cơ sở để tổ chức các hoạt động tập thể, chăm lo đời sống tinh thần cho người lao động. Ngoài ra Công ty còn trích 2% trên tổng tiền lương của những lao động có hợp đồng ngắn hạn hoặc hợp đồng thời vụ đưa vào qũy công đoàn của Công ty. III. Hạch toán lao động, tính lương và trợ cấp BHXH phải trả 1. Hạch toán lao động: Nội dung của hạch toán lao động là hạch toán số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động. 1.1. Hạch toán số lượng lao động: Là hạch toán về mặt số lượng từng loại lao động theo nghề nghiệp, công việc và theo trình độ tay nghề. Việc hạch toán về số lượng lao động thường được thực hiện trên sổ danh sách lao động của doanh nghiệp do phòng lao động theo dõi. Danh sách lao động có thể được lập chung cho toàn doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận để nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp. 1.2. Hạch toán thời gian lao động: Là hạch toán việc sử dụng thời gian lao động đối với từng CNV ở từng bộ phận trong doanh nghiệp. Hạch toán thời gian lao động phục vụ cho việc quản lý tình hình sử dụng thời gian lao động, làm cơ sở để tính lương với bộ phận lao động hưởng lương thời gian; Chứng từ hạch toán thời gian lao động là Bảng chấm công. 1.3. Hạch toán kết quả lao động: Mục đích của hạch toán này là phản ánh, ghi chép kết quả lao động của CNV biểu hiện bằng số lượng sản phẩm, công việc đã hoàn thành của từng người hay từng tổ, nhóm lao động. Để hạch toán, kế toán sử dụng các loại chứng từ ban đầu khác nhau tuỳ theo loại hình và đặc điểm sản xuất ở từng doanh nghiệp. Mặc dù sử dụng mẫu chứng từ khác nhau nhưng các chứng từ này đều bao gồm các nội nung cần thiết như: tên công nhân, tên công việc, tên sản phẩm, thời gian lao động, số lượng sản phẩm hoàn thành nghiệm thu, kỳ hạn chất lượng công việc hoàn thành. Chứng từ hạch toán thường sử dụng là phiếu xác nhận sản phẩm và công việc đã hoàn thành, hợp đồng làm khoán... Hạch toán kết quả lao động là cơ sở để tính tiền lương theo sản phẩm cho người hoặc bộ phận hưởng lương theo sản phẩm. 2. Tính tiền lương và trợ cấp BHXH Hàng tháng doanh nghiệp tiến hành tính tiền lương và trợ cấp BHXH phải trả cho CNV trên cơ sở các chứng từ hạch toán về lao động và chính sách chế độ về lao động tiền lương và BHXH mà nhà nước đã ban hành. Việc tính lương do phòng kế toán của doanh nghiệp hoặc có thể được thực hiện ở từng bộ phận của doanh nghiệp sau đó gửi giấy tờ về phòng kế toán để tổng hợp. Để phản ánh các khoản tiền lương, trợ cấp BHXH phải trả cho CNV kế toán sử dụng bảng thanh toán lương, bảng thanh toán BHXH. Trên bảng cần ghi rõ từng khoản lương, các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền người lao động còn được lĩnh.( Bảng số 05/Mẫu số 02-LĐTL) Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 02 - LĐTL) lập cho từng bộ phận và là cơ sở để tổng hợp lập bảng phân bổ tiền lương (Bảng số 6 ), trích BHXH của doanh nghiệp hàng tháng, là căn cứ để chi trả tiền lương cho CNV. Bảng thanh toán BHXH ( Bảng số 4/ Mẫu số 04 - LĐTL) thường lập cho từng bộ phận hoặc cho cả doanh nghiệp, là căn cứ để chi trả BHXH cho người được hưởng. Việc chi trả lương và các khoản khác cho CNV phải được thực hiện đúng quy định, đảm bảo đúng định kỳ, đầy đủ và trực tiếp cho người lao động. CNV khi nhận tiền lương và các khoản trợ cấp BHXH cũng cần thực hiện kiểm tra các khoản được hưởng, các khoản bị khấu trừ và có trách nhiệm ký nhận đầy đủ vào "Bảng thanh toán lương". Việc tính lương và trợ cấp BHXH được biểu hiện thông qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Chứng từ hạch toán lao động Chứng từ về BHXH (BHXH trả thay lương Chứng từ về tiền thưởng Tính tiền lương thời gian Tính tiền lương sản phẩm Bảng thanh toán lương Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Bảng thanh toán BHXH Bảng thanh toán tiền lương Thanh toán tiền lương và BHXH (chi trả + khấu trừ) Sơ đồ tính lương và BHXH IV - Kế toán tổng hợp tiền lương 1 - Chứng từ và tài khoản kế toán 1.1. Chứng từ kế toán Các chứng từ hạch toán kế toán về tiền lương chủ yếu là các chứng từ về tính toán tiền lương, thanh toán tiền lương như: - Bảng thanh toán tiền lương (mẫu số 02-LĐTL). Cơ sở để lập bảng này là bảng chấm công (Bảng số 03) , phiếu xác nhận sản phẩm và công việc hoàn thành. - Bảng thanh toán tiền thưởng (mẫu số 05-LĐTL) Cơ sở để lập bảng này là quyết định khen thưởng. - Các phiếu chi, các chứng từ tài liệu về các khoản khấu trừ trích nộp liên quan. Các chứng từ trên có thể được sử dụng làm căn cứ ghi sổ kế toán trực tiếp hoặc làm cơ sở để tổng hợp ghi sổ. 1.2. Tài khoản kế toán Kế toán tiền lương sử dụng chủ yếu các tài khoản sau: TK 334 "Phải trả CNV". - TK 334 "Phải trả CNV" Tài khoản này được dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho CNV của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác thuộc về thu nhập của CNV. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 334: Bên Nợ: Các khoản tiền lương (tiền công), tiền thưởng, BHXH và các khoản khác đã trả, đã ứng cho CNV. Các khoản khấu trừ vào tiền lương (tiền công) của CNV. Bên Có: Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác phải trả CNV. Số dư bên Có: Các khoản tiền lương (tiền công), tiền thưởng, BHXH và các khoản khác còn phải trả CNV. Tài khoản 334 có thể có số dư bên Nợ trong trường hợp cá biệt; số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã trả quá số phải trả về tiền lương (tiền công), tiền thưởng, BHXH và các khoản khác cho CNV. Tài khoản 334 phải hạch toán chi tiết theo hai nội dung: thanh toán tiền lương và thanh toán các khoản khác. Ngoài các tài khoản 334, kế toán tiền lương còn sử dụng các tài khoản: TK 622"Chi phí nhân công trực tiếp", TK627 "Chi phí sản xuất chung", TK641 "Chi phí bán hàng", TK642 "Chi phí quản lý doanh nghiệp"... Những TK này dùng để tập hợp và kết chuyển số chi phí tiền công của CNVvào TK tính giá thành và các TK xác định kết quả kinh doanh. 2. Kế toán tổng hợp tiền lương Hàng tháng, kế toán tiến hành tổng hợp tiền lương phải trả trong tháng theo từng đối tượng sử dụng. Nếu doanh nghiệp thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép thì căn cứ vào tiền lương trích và tỷ lệ trích trước để ghi vào TK 335 "Chi phí phải trả". Các số liệu tổng hợp về tiền lương, phân bổ tiền lương, các khoản trích trước được sử dụng cho kế toán tập hợp chi phí sản xuất ghi sổ kế toán cho các đối tượng liên quan. Trình tự hạch toán (Sơ đồ số 02 ) Sơ đồ 2: Sơ đồ kế toán tiền lương TK141,138,338 TK 334 TK 627,641,642 (5) (1) TK335 TK 622 TK333 (4a) (4b) (6) (4c) TK431 TK 111,112 (2) (7) TK338 TK3383 (9) (8) (3) (1): Tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả CNV (2): Tiền thưởng trả cho CNV (3): BHXH phải trả CNV (4a): Số tiền lương nghỉ phép thực tế phải trảCNV (4b): Tiền lương nghỉ phép thực tế tính vào chi phí (4c): Tiền lương của CNV trực tiếp sản xuất (5): Các khoản khấu trừ và tiền lương và thu nhập của CNV (6): Thuế thu nhập mà CNV phải nộp cho nhà nước (7): Doanh nghiệp thanh toán các khoản phải trả cho CNV (8): Tiền lương của những cá nhân chưa nhận, Công ty giữ hộ (9): Công ty thanh toán tiền lương giữ hộ. V . Kế toán các khoản trích theo lương 1 - Chứng từ và tài khoản kế toán: 1.1 Chứng từ: Hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ chủ yếu sử dụng các chứng từ về tính toán và thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ như: - Bảng thanh toán BHXH (Mẫu số 04- LĐTL) Cơ sở để lập bảng này là phiếu nghỉ hưởng trợ cấp BHXH, biên bản về tai nạn lao động - Các phiếu chi, chứng từ, tài liệu khác về các khoản khấu trừ, trích nộp liên quan. Các chứng từ trên có thể là căn cứ để ghi sổ trực tiếp hoặc làm cơ sở để tổng hợp rồi mới ghi vào sổ kế toán. 1.2 - Tài khoản kế toán: Kế toán các khoản trích theo lương sử dụng tài khoản 338 Kết cấu và nội dung dung phản ánh của TK 338 Bên Nợ: Tình hình chi tiêu BHXH, BHYT, KPCĐ của doanh nghiệp. Số BHXH phải trả trực tiếp cho CNV( ốm đau, thai sản..) Chi KPCĐ tại công đoàn cơ sở Chuyển tiền nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan chuyên môn. Bên Có: Tính trích BHXH,BHYT, KPCĐ Số dư bên Có: Số còn phải trả, phải nộp về BHXH,BHYT, KPCĐ Nội dung các khoản phải trả, phải nộp khác rất phong phú: khoản phải nộp cho cơ quan pháp luật về lệ phí toà án, tiền nuôi con khi ly dị; phải trả về vay mượn tạm thời vật tư tiền vốn, ... Trong các khoản phải trả, phải nộp khác có những khoản liên quan trực tiếp đến CNV, gồm BHXH, BHYT, KPCĐ. Việc phản ánh tình hình trích và thanh toán các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ cũng được thực hiện trên TK 338 "Phải trả, phải nộp khác", ở các tài khoản cấp 2: + TK 3382 - KPCĐ + TK 3383 - BHXH + TK 3384 - BHYT. Trong đó nội dung trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và BHXH trừ vào lương CNV được phản ánh ở bên Có; Tình hình chi tiêu KPCĐ, tính trả BHXH cho CNV và nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan quản lý chuyên môn được ghi vào bên Nợ. Số còn phải trả, phải nộp về BHXH, BHYT, KPCĐ thuộc số dư bên Có. 2 - Kế toán tổng hợp các khoản trích theo lương: Các khoản trích theo lương bổ xung cho chế độ tiền lương nhằm thoả mãi tốt nhu cầu của lao động. Hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương là công cụ phục vụ cho sự điều hành, quản lý quỹ lương, giúp các nhà quản lý sử dụng công cụ tiền lương có hiệu quả nhất. Sơ đồ 3 : Sơ đồ hạch toán các khoản trích theo lương TK112 TK3382,3383,3384 TK622,627,641,642 (5) ( (1) TK334 TK334 (6) (2) TK111 TK111 (7) (3) (4) TK112 (1) Tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo tỷ lệ quy định:19% (2): Khấu trừ BHXH, BHYT, theo tỷ lệ quy định : 6% (3): CNV nộp BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định (4): Cấp trên cấp BHXH cho đơn vị. (5): Đầu kỳ nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan quản lý (6): Tính ra số BHXH thanh toán tại đơn vị (7): Chi tiêu kinh phí công đoàn tại đơn vị Có thể nói tiền lương và các khoản trích theo lương là hai vấn đề có liên quan. VI - Sổ sách kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. 1. Tính tiền lương và trợ cấp BHXH phải trả CNV Theo sơ đồ số 04 để thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập "Bảng thanh toán tiền lương" (Mẫu số 02 - LĐTL) cho từng tổ, đội, phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người. Trên bảng tính lương cần ghi rõ từng khoản tiền lương (lương theo sản phẩm, lương theo thời gian), các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền người lao động còn được lĩnh. Khoản thanh toán về trợ cấp BHXH cũng được lập tương tự . Sau khi kế toán trưởng kiểm tra xác nhận và ký, giám đốc duyệt y,"Bảng thanh toán tiền lương" và "Bảng thanh toán BHXH" sẽ được làm căn cứ để thanh toán lương và BHXH cho người lao động, việc thanh toán lương và các khoản khác cho người lao được chia làm hai kỳ: Kỳ I tạm ứng và kỳ II sẽ nhận số còn lại sau khi đã trừ đi các khoản đã khấu trừ vào thu nhập. Các khoản thanh toán lương, thanh toán BHXH, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng với các chứng từ báo cáo thu, chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm travà ghi sổ. 2. Tổ chức ghi sổ kế toán: Sổ kế toán tổng hợp sử dụng in ghi chép Kế toán phụ thuộc vào hình thức tổ chức kế toán mà đơn vị áp dụng, các hình thức tổ chức sổ kế toán phải đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả đặc điểm của doanh nghiệp. Có 4 hình thức tổ chức ghi sổ kế toán. Hình thức nhật ký chung:(Xem sơ đồ số 5) kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc là bảng thanh toán lương, bảng thanh toán BHXH, bảng thanh toán tiền thưởng và các chứng từ thanh toán để vào nhật ký chung sau đó vào sổ cái các TK334, TK338. Có thể khái quát qui trình hạch toán như sau: Chứng từ gốc - Bảng thanh toán lương - Bảng thanh toán BHXH - Bảng thanh toán thưởng Sơ đồ số 5 Nhật ký chung Bảng CĐPS Sổ cái TK334, 335, 338 Báo cáo Hình thức Nhật ký sổ cái: (Xem sơ đồ số 6) Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán BHXH, bảng thanh toán tiền thưởng, và các chứng từ thanh toán để ghi vào nhật ký sổ cái. Chứng từ gốc - Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán tiền thưởng - Bảng thanh toán BHXH - Chứng từ thanh toán Sơ đồ số 6 Nhật ký sổ cái c. Hình thức chứng từ ghi sổ: (xem sơ đồ số 7) áp dụng trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Yêu cầu quản lý không cao, số lượng tài khoản sử dụng không nhiều, trình độ nhân viên kế toán cao, áp dụng bằng tay hoặc bằng máy. Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc (bảng thanh toán lương, bảng thanh toán BHXH, bảng thanh toán tiền thưởng ghi vào chứng từ ghi sổ, sau đó vào sổ cái các TK334, TK338. Khái quát trình tự hạch toán như sau: (sơ đồ số 7) Chứng từ gốc - Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán tiền thưởng - Bảng thanh toán BHXH - Chứng từ thanh toán Sổ đăng ký CT - GS Chứng từ ghi sổ Bảng CĐPS Sổ cái TK334, 338 Báo cáo C . Hình thức nhật ký chứng từ: (Xem sơ đồ số 8) áp dụng trong những doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều, số lượng tài khoản sử dụng lớn, yêu cầu quản lý cao, trình độ nhân viên kế toán cao, đồng đều chủ yếu ghi bằng tay. Từ các chứng từ gốc (bảng thanh toán lương, thưởng, BHXH) kế toán vào nhật ký chứng từ, sau đó vào sổ cái các TK334, 338. Khái quát quy trình hạch toán như sau: (sơ đồ số 8) Chứng từ thanh toán NK - CT Liên quan Bảng kê 4, 5, 6 Nhật ký CT số 7 Báo cáo Sổ cái TK334, 335, 338 phần II thực tế tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty du lịch dịch vụ hải phòng I - Đặc điểm Công ty Du Lịch Dịch vụ Hải Phòng 1 - Lịch sử hình thành phát triển của đơn vị Công ty du lịch dịch vụ Hải Phòng (HAI PHONG TOSERCO) - địa chỉ 40 Trần Quang Khải, Hải Phòng, mà tiền thân là Ban giao tế được thành lập vào ngày 15/05/1977 do yêu cầu cấp bách của việc đón tiếp và phục vụ các đoàn khách trong và ngoài nước đến thăm và làm việc tại Hải Phòng. Trong những năm đầu sau thống nhất đất nước, với cơ sở vật chất chỉ có một số nhà nghỉ như: số 7 Bến Bính, 33 Minh Khai, khách sạn Vạn Hoa ở ngoài Đồ Sơn, với dịch vụ nghèo nàn lạc hậu. Cho đến nay Công ty đã có 5 khách sạn trực thuộc với 200 buồng đủ tiêu chuẩn đón khách trong nước và quốc tế. Từ khi thành lập Ban giao tế đến nay đã được hai năm, trong quá trình xây dựng và trưởng thành, Ban giao tế trước đây cũng như Liên hiệp Công ty Du Lịch Dịch Vụ Hải Phòng, rồi công ty Du Lịch Dịch Vụ Hải Phòng ngày nay đã có nhiều cố gắng năng động và phát triển công nghiệp. Không chỉ tập trung vào nhiệm vụ đón khách, Công ty còn mạnh dạn vươn ra kinh doanh thương mại, xuất nhập khẩu, dịch vụ, mở rộng các kênh phân phối và đại lý lữ hành, tăng cường hợp tác với các thị trường gửi khách, các nhà cung cấp dịch vụ trong và ngoài nước, hoàn thành tốt nhiệm vụ của từng thời kỳ. Có thể nói đây là một mô hình tổ chức kinh doanh đáng khuyến khích và cần được rút kinh nghiệm. Bên cạnh những thành tựu đạt được, trong quá trình hoạt động, công ty cũng không tránh khỏi những mặt còn hạn chế, thiếu xót do sự ì ạch của cơ chế bao cấp, của sự quan tâm chưa đúng mức của trung ương cũng như thực trạng đầu tư ảm đạm ở Hải Phòng. Nhìn lại chặng đường đi qua, cùng với sự phát triển của ngành du lịch - dịch vụ Hải Phòng, Công ty đã không ngừng phấn đấu vượt qua khó khăn để hoàn thành tốt các chỉ tiêu kinh tế, nghĩa vụ giao nộp ngân sách với nhà nước, có những đóng góp nhất định vào quá trình phát triển của ngành du lịch Việt Nam. 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý (Xem sơ đồ 9) - Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả hoạt động của công ty mình, có trách nhiệm tổ chức áp dụng những phương pháp công nghệ mới vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. - Các phó giám đốc : chịu trách nhiệm trước giám đốc về kết quả của bộ phận mình phụ trách, đồng thời cùng với giám đốc bàn bạc kế hoạch kinh doanh của công ty. - Khối kinh doanh lữ hành: Có trách nhiệm tổ chức những tour du lịch nội địa và quốc tế, cuối mỗi tháng báo cáo cho phó giám đốc phụ trách về kết quả du lịch của toàn Công ty. - Khối kinh doanh khách sạn nhà hàng, dịch vụ thương mại... tổ chức tốt công tác phục vụ khách nghỉ, ăn, phụ trách các khách sạn, khu vui chơi có trách nhiệm báo cáo cho lãnh dạo công ty biết vế kết quả kinh doanh của đơn vị mình. - Các phòng : Tổ chức cán bộ, hành chính tổng hợp, ...có trách nhiệm giải quyết các vấn đề công tác điều phối lao động, tổ chức đạo tạo cán bộ, cung cấp thông tin, tư liệu và toàn bộ tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của toàn Công ty. - Phòng kinh doanh XNK : có trách nhiệm phụ trách khối xuất nhập khẩu hàng hóa, nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước . Nhìn chung cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty tương đối gọn nhẹ, nửa tập trung nửa phân tán, có tính khoa học phù hợp với một đơn vị làm du lịch và xuất nhập khẩu đại diện cho địa phương và điều kiện môi trường kinh doanh như thành phố Hải Phòng. Tạo điều kiện tập trung những chuyên gia và cán bộ giỏi trong từng lĩnh vực, đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên nâng cao trình độ nghiệp vụ cũng như phát huy khả năng sáng tạo của từng cá nhân. Ban giám đốc có thể tuỳ cơ ứng biến trong việc sử lý công việc. Mỗi phòng đều có trưởng phòng, phó phòng và số lượng nhân sự hợp lý dựa trên sự tính toán chi phí và doanh thu cũng như mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp trong từng thời kỳ đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất cho Công ty. 3 - Chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm, hoạt động sản xuất kinh doanh Hoạt động trong cơ chế thị trường với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt, với điểm yếu "Hải Phòng - Trạm qua đêm của khách du lịch". Bên cạnh đó, sự hạn chế của tài nguyên du lịch tự nhiên, tài nguyên du lịch nhân văn, cơ sở vật chất kỹ thuật cũng như cơ sở hạ tầng là những yếu tố làm mất đi lợi thế so sánh trong kinh doanh du lịch của Hải Phòng so với các địa phương khác như Hà Nội, Quảng Ninh... Những nguyên nhân trên đã thúc đẩy Công ty phải lựa chọn mô hình mới, tận dụng mọi cơ hội và thời cơ kinh doanh. Do vậy hiện nay Công ty Du Lịch Dịch Vụ Hải Phòng đang hoạt động chủ yếu trên các lĩnh vực sau: - Kinh doanh lưu trú và ăn uống - Kinh doanh lữ hành nội địa và quốc tế - Kinh doanh thương mại tổng hợp - Làm đại lý cho các sản phẩm - Sản xuất các thiết bị lắp ráp xe máy - Xuất nhập khẩu trực tiếp, uỷ thác Bên cạnh đó Công ty còn liên doanh, liên kết với các tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước, thực hiện những dự án đầu tư cho Du lịch Hải Phòng cũng như các dự án khác với quy mô lớn trong chiến lược thu hút khách đến thành phố, trong đó nổi bật nhất là dự án Công viên Vạn Sơn sắp hình thành vào thời gian tới. Với những chức năng trên, Công ty Du Lịch Dịch Vụ Hải Phòng có nhiệm vụ sau: - Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ kết quả kinh doanh của Công ty. - Có trách nhiệm đầy đủ nộp thuế và nghĩa vụ khác với ngân sách nhà nước. Du lịch và dịch vụ là một trong những ngành kinh doanh chuyên cung cấp những lao vụ, dịch vụ phục vụ nhu cầu sinh hoạt và thỏa mãn nhu cầu đời sống văn hóa, tinh thần của nhân dân. Hoạt động kinh doanh du lịch và dịch vụ có những đặc điểm sau: - Du lịch và dịch vụ là ngành kinh tế có hiệu quả cao , tỷ lệ lợi nhuận trên vốn đầu tư lớn, thời gian thu hồi vốn nhanh, song đòi hỏi vốn đầu tư ban đầu phải nhiều. - Hoạt động kinh doanh du lịch mang tính thời vụ, phụ thuộc nhiều vào các điều kiện tự nhiên, điều kiện kinh tế, văn hóa, xã hội, điều kiện di sản lịch sử văn hoá, phong cảnh, chùa chiền độc đáo, hấp dẫn. - Đối tượng phục vụ của ngành du lịch luôn luôn di động và rất phức tạp, số lượng khác du lịch cũng như số ngày lưu lại của khách luôn luôn biến động. Trong cùng một đợt nghỉ, nhu cầu của từng nhóm khách về ăn, ở, tham quan cũng rất khác nhau, tổ chức hoạt động du lịch khá phân tán và không ổn định. - Kinh doanh du lịch là ngành kinh doanh tổng hợp, bao gồm nhiều ngành hoạt động khác nhau như kinh doanh hướng dẫn du lịch, kinh doanh hàng hóa, kinh doanh vạn tải, kinh doanh ăn uống nghỉ ngơi, khách sạn... Các hoạt động này có quy trình công nghệ khác nhau, chi phí kinh doanh cũng không giống nhau...- Sản phẩm của hoạt động du lịch và dịch vụ nói chung không có hình thái vật chất cụ thể, không có quá trình nhập xuất kho, chất lượng sản phẩm nhiều khi không ổn định . - Quá trình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm du lịch và dịch vụ được tiến hành đồng thời ngay cùng một địa điểm. Do hoạt động kinh doanh du lịch có những đặc điểm trên nên việc hạch toán ở Công ty là rất phức tạp và đa dạng. Việc tập hợp và phân bổ chi phí là rất khó khăn . Mặc dù đứng trước tình hình khó khăn đó nhưng Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng vẫn không ngừng phấn đấu hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch, đảm bảo đời sống cho công nhân viên, hoàn thành nghĩa vụ đối với Nhà nước. (Xem bảng báo cáo kết quả kinh doanh 3 năm 1998-1999-2000 - trang 31) Nhận xét: - Về doanh thu: Công ty đã phấn đấu doanh thu tăng đều giữa các năm. Cụ thể : + Năm 1999 tăng 10% so với năm 1998, năm 2000 tăng 12% so với năm 1999 + Các khoản giảm trừ doanh thu: Năm 1999 giảm 72% so với năm 1998 Năm 2000 giảm 35,2% so với năm 1999 - Lợi nhuận gộp : năm 1999 tăng 7,5% so với năm trước nhưng năm 2000 có xu hướng giảm hơn chỉ tăng 4,3% so với năm trước . Nhìn chung khả năng kinh doanh của Công ty tương đối ổn định có xu hướng tăng lên nhưng không nhiều, đồng thời với việc đó lãi ròng của công ty cũng tăng theo năm, điều này có thể nói rằng Công ty cũng phấn đấu nhưng mức độ đạt được chưa cao. Bảng số 1: Báo cáo kết quả kinh doanh 3 năm 1998 - 1999 - 2000 (Đơn vị: triệu đồng) Chỉ tiêu Năm 1998 Năm 1999 Năm 2000 Số lượng Lệch so với 1998 Số lượng CLệch so với 1999 Lượng % Lượng % 1.Tổng doanh thu 317.683 350.128 32.445 10 392.476 42.348 12 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 61 17 -44 -72 23 6 35,2 3. Doanh thu thuần 317.622 350.111 32.489 10 392.453 42.342 12 4. Giá vốn hàng bán 215.400 240.212 24.812 11,5 250.623 10.411 4,3 5. Lợi nhuận gộp 102.222 109.899 7.677 7,5 141.830 31.931 29 6. Chi phí bán hàng 2.050 4.262 2.212 107 10.090 5.828 136,7 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 44.916 40.082 4.834 -11 46.917 6.835 17 8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động SXKD 55.256 65.555 10.299 18,6 84.823 19.268 29,3 9. Thu nhập HĐTC 2,56 2,41 -0,15 -6 3,02 0,61 25,3 10. Chi phí HĐTC 1,92 1,86 0,06 -3 2,15 0,29 15,5 11. Lợi nhuận từ HĐTC 0,64 0,55 -0,09 -14 0,87 0,32 58 12. Thu nhập HĐBT 13. Chiphí HĐBT 14. Lợi nhuận trước thuế 55.256,64 65.555,55 10,299 18,6 84.823,87 19.268,32 29,3 15.Thuếthu nhập 22.103 20.978 27.144 16. Lợi nhuận sau thuế 33.153,64 44.577,55 57.679,87 II. Đặc điểm tổ chức kế toán của đơn vị 1. Tổ chức bộ máy kế toán Là một doanh nghiệp nhà nước tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Bộ máy kế toán của Công ty thực hiện chức năng theo dõi, kiểm tra mọi hoạt động kinh doanh dưới hình thức tiền tệ, hạch toán chi tiết các chi phí và tình hình doanh thu của quá trình hoạt động kinh doanh. Từ đó nắm bắt được những thông tin chính xác cung cấp kịp thời cho ban quản lý của Công ty giúp ban quản lý có cơ sở để phân tích, đánh giá tình hình tài chính cũng như tình hình hoạt động kinh doanh, để từ đó đưa ra quyết định đúng đắn nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất. Hàng ngày, tại phòng kế toán của Công ty tập hợp các số liệu chứng từ các nghiệp vụ phát sinh đưa lên từ các bộ phận để cập nhật số liệu vào máy tính. Sơ đồ 4: Bộ máy kế toán Kế Toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thu nhập Kế toán giá thành Kế toán phải thu Kế toán chi Kế toán thanh toán Thủ quỹ Thủ kho Các chi nhánh,khách sạn - Kế toán trưởng: Có trách nhiệm giúp giám đốc tài chính đôn đốc và giám sát việc tuân thủ chế độ thể lệ về kinh tế tài chính, tổ chức và chứng kiến việc bàn giao công việc của các nhân viên kế toán. - Kế toán tổng hợp: Tổng hợp báo cáo của các nhân viên kế toán để lên báo cáo tổng hợp toàn công ty, trình kế toán trưởng duyệt. -Kế toán thu nhập: Có chức năng theo dõi toàn bộ các khoản thu từ các bộ phận để tính ra doanh thu cho từng tháng, quý, năm để hạch toán lỗ lãi. - Kế toán giá thành: Có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ chi mua hàng hoá và chi phí của từng bộ phận để tính giá thành cho mỗi sản phẩm dịch vụ bán ra . - Kế toán phải thu: có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu và thu nợ từ khách hàng, đồng thời đôn đốc những khách hàng có số nợ nhiều, những khản nợ khó đòi phải báo cáo ngay với kế toán trưởng để lập dự phòng. - Kế toán chi: Theo dõi tất cả các nghiệp vụ chi mua hàng hoá và các chi tiêu khác trong toàn bộ công ty. Cuối hàng tháng, quý, năm tổng hợp chi phí và phân loại để báo cáo với kế toán tổng hợp. - Kế toán thanh toán : Là người theo dõi tất cả các nghiệp vụ thanh toán như: thanh toán với người bán, thanh toán với công nhân viên, thanh toán với nhà cung cấp, thanh toán với cấp trên hoặc cấp dưới... - Thủ quỹ: là người chịu trách nhiệm vật chất về quản lý thu chi quỹ tiền mặt. Theo chế độ tài chính hiện hành, công ty được phép giữ lại trong quỹ tiền mặt một khoản tiền nhất định (gọi là định mức tồn quỹ) để chi tiêu cho nhu cầu thường xuyên, số còn lại được đưa vào ngân hàng. Sau khi thu - chi kế toán đóng dấu đã thu hoặc đã chi vào chứng từ để tránh nhầm lẫn, mọi khoản thu - chi phải có phiếu thu, phiếu chi hợp lệ. Căn cứ vào chứng từ thu - chi để ghi sổ quỹ. Cuối ngày phải kiểm kê quỹ đối chiếu với số dư trên sổ. Nếu có chênh lệch phải báo cáo ngay với kế toán tổng hợp để tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời. - Thủ kho: là người trông coi và theo dõi tình hình biến động của hàng hoá vật dụng trong kho có nhiệm vụ nhập xuất theo nhu cầu của công ty. - Các chi nhánh: Các chi nhánh, khách sạn thuộc Công ty Du lịch Dịch vụ Hải Phòng là những đơn vị hoạch toán độc lập, do vậy cuối mỗi tháng, mỗi quý, mỗi năm kế toán các đơn vị này có trách nhiệm nộp về Công ty những bản báo cáo về kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị mình. 2. Tổ chức sổ sách kế toán Công ty áp dụng hình thức ghi sổ là hình thức Chứng từ ghi sổ, (Xem sơ đồ số 10) do vậy về số lượng và loại sổ kế toán được mở phù hợp với yêu cầu của hình thức này và bám sát tình hình kinh doanh của công ty. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: - Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ - Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong cả năm (Theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm và kế toán trưởng phải duyệt trước khi ghi sổ. Hệ thống sổ sách kế toán của công ty đang dùng bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, và các sổ, thẻ kế toán chi tiết theo quy định của chế độ kế toán tài chính hiện hành. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh. Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán. Số liệu ghi trên sổ Cái dùng để kiểm tra đôi chiếuvới số liệu ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ thẻ kế toán chi tiết, dùng để lập báo cáo tài chính. Sổ thẻ kế toán chi tiết: Là sổ dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các chỉ tiêu chi tiết về tình hình tài sản, nguồn vốnvà kết quả kinh doanh của công ty. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại để lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ thẻ kế toán chi tiết. Cuối mỗi tháng kế toán tiến hành khoá sổ tính ra tổng số của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Căn cừ vào sổ cái để lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo tài chính. Sơ đồ số 10: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ của Công ty Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng Đối chiếu, kiểm tra Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Số đăng ký chứng từ gốc Báo cáo tài chính Bảng cân đối Số phát sinh Sổ cái Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Hàng ngày trên các bộ phận bán hàng các hàng hoá dịch vụ bán ra phải xuất hoá đơn cho khách hàng. Đối với những hoá đơn được thanh toán ngay thủ quỹ thu tiền và phản ánh ngay vào sổ quỹ của mình. Còn những hoá đơn nợ được chuyển ngay cho kế toán phải thu để theo dõi và đòi nợ. Riêng kế toán thu nhập phải theo dõi toàn bộ số liệu của tất cả các hoá đơn để biết được tổng doanh thu cho từng tháng sau đó so sánh với kế toán giá thành để kết chuyển -> xác định kết quả kinh doanh. Cuối tháng kế toán phụ trách phần việc nào thì tổng kết số liệu và in ra để so sánh với bộ phận liên quan và lưu vào sổ theo dõi. III - Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công Ty Du lịch Dịch vụ Hải Phòng: 1 - Đặc điểm lao động: Số lượng lao động trong công ty từ năm 1998 đến nay tương đối ổn định , tổng số cán bộ công nhân viên hiện nay khoảng 400 người , trừ một số cán bộ chủ chốt ở chế độ biên chế còn hầu hết tiến hành ký hợp đồng lao động theo quy định của Nhà nước. Hợp đồng dài hạn hay ngắn hạn tuỳ theo công việc của mỗi ngành nghề trong Công ty. Để quản lý về mặt số lượng, doanh nghiệp còn sử dụng sổ danh sách lao động ( lập chung cho toàn công ty và lập riêng cho từng bộ phận) nhằm nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn căn cứ vào sổ lao động (mở riêng cho từng người lao động) để quản lý nhân sự cả về số lượng và chất lượng lao động, về biến động và chấp hành chế độ đối với lao động,đồng thời giám sát chặt chẽ về thời gian đối với những hợp đồng ngắn hạn. Việc quản lý và sử dụng lao động hợp lý trong Công ty phần nào thông qua bảng cơ cấu lao động sau: (Bảng số 02 - trang 37) Qua những số trong bảng trên đây có thể cho thấy rằng công tác quản lý lao động trong Công ty rất chặt chẽ. Chất lượng lao động ngày càng cao tỷ lệ lao động có trình độ đại học và trên đại học là 54,7%. Đây chính là thế mạnh của công ty trong việc quản lý, đào tạo nguồn nhân lực. Bên cạnh đó, đội ngũ lao động gián tiếp chiếm tỷ lệ 22,1%, tỷ lệ này là hợp lý ở một công ty có nhiều chức năng, nhiều bộ phận kinh doanh như Công ty Du lịch Dịch vụ Hải Phòng. Việc quản lý lao động ở Công ty không chỉ thực hiện ở phòng tổ chức hành chính mà còn ở dưới các bộ phận. Các bộ phận có nhiệm vụ nắm rõ quân số hàng ngày, tình hình nghỉ phép, nghỉ ốm... của từng người lao động. Cuối tháng các mối kinh doanh gửi báo cáo lên phòng tổ chức hành chính từ các báo cáo này Bảng số 02: Cơ cấu lao động ở công ty STT Phân loại Số lượng Tỷ trọng% I Tổng số lao động 362 100 1 Theo giới tính - Nam 168 46.4 - Nữ 194 53.6 2 Theo hình thức làm việc - Lao động gián tiếp 80 22.1 - Lao động trực tiếp 282 77.9 3 Theo trình độ - Đại học trở lên 198 54.7 - Trung cấp và cao đẳng 60 16.6 - Tốt nghiệp PTTH 104 28.7 II Lao động là Đảng viên 211 28.3 III Độ tuổi - Dưới 30 tuổi 122 33.7 - Từ 31 - 45 152 42 - Từ 46 - 55 88 24.3 cuối năm phòng tổ chức hành chính lập " Báo cáo lao động" trong năm của toàn công ty. 2 . Quỹ tiền lương: 2.1 Nguyên tắc trả lương: Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng đặt con người là yếu tố hàng đầu trong chiến lược kinh doanh cuả mình. Vì vậy công ty luôn cố gắng hoàn thiện hơn nữa các chế độ chính sách đối với cán bộ CNV. Việc trả lương trong Công ty phải đảm bảo các nguyên tắc sau: Cơ chế trả lương phải khuyến khích được người lao động phát huy năng lực của mình đối với công việc. Cơ chế trả lương phải đảm bảo được sự công khai, dân chủ, công bằng, hợp lý phù hợp với doanh thu của đơn vị. Việc trả lương theo đúng quy định của nhà nước. Lương cho cán bộ CNV không thấp hơn lương tối thiểu do Nhà nước quy định. 2.2 Quỹ tiền lương: Đối với mọi công ty thuộc bất kỳ loại hình sản xuất nào, việc thành lập quỹ tiền lương kế hoạch là một yêu cầu rất cấn thiết. Xác định quỹ lương kế hoạch là căn cứ để xây dựng đơn giá tiền lương và tổng quỹ lương chung để lập kế hoạch tổng chi về tiền lương cho công ty mình. Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng là đơn vị kinh doanh trên các lĩnh vực du lịch lữ hành, khách sạn, các hoạt động vui chơi giải chí, xuất nhập khẩu, các dịch vụ khác... Vì vậy không thể xác định kết quả lao động bằng sản phẩm cụ thể như các doanh nghiệp sản xuất khác. việc tính thù lao lao động trong công ty căn cứ vào thời gian làm việc thực tế và mức lương cấp bậc của CBCNV. Căn cứ vào thông tư số 13/LĐTBXH - Trung tâm Dịch vụ Tổng hợp ngày 10-04-1997 của Bộ Lao động Thương Binh và Xã hội hướng dẫn xây dựng đơn giá tiền lương và quản lý tiền lương, thu nhập trong doanh nghiệp nhà nước. Căn cứ vào hệ số định mức lao động trên số phòng của khách sạn được Tổng cục du lịch VN ban hành, quỹ tiền lương kế hoạch của công ty được lập như sau: Trong đó ồ quỹ lương cả phép được tính thành 2 bước: a - Tính quỹ lương (Chưa có lương làm thêm giờ và trả cho nghỉ phép) ồV = [ Lđb x TLminđc ( Hcb + Hpc)] x 12 Trong đó: Lđb : ồ số lao động Hcb: Hệ số lương bình quân toàn công ty Hpc : Hệ số phụ cấp trách nhiệm bình quân toàn công ty TLminđc : Mức lương tối thiểu điều chỉnh của Công ty TLminđc = TLmin ( 1 + Hđc) Theo thông tư số 13 LĐTBXH - Trung tâm Dịch vụ Tổng hợp ngày 10 - 04-1997, mức lương tối thiểu ở mức tối đa cho phép đối với ngành du lịch khách sạn tại điểm có hệ số điều chỉnh là 2,1. Để đảm bảo các yêu cầu của thông tư: Phải là doanh nghiệp có lợi nhuận Không làm giảm các khoản nộp ngân sách Nhà nước so với năm liền kề. Không làm giảm lợi nhuận thực hiện so với năm trước liền kề. Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng tính TLminđc tại điểm có Hđc = 1,2 TL minđc = 210.000 x 1,2 = 252.000đ Khi đó quỹ lương của Công ty năm 2001 là : ồVkh = [ 362 x 252.000 ( 2,16 + 0,028 ) ] x 12 = 2.395.177.344đ Trong đó: 2,16 là Hệ số lương bình quân toàn Công ty được tính theo công thức sau: 0,028 là Hệ số phụ cấp trách nhiệm bình quân toàn Công ty được tính theo công thức sau: Lượng tiền lương để thuê nhân công thay thế cho CBCNV nghỉ phép hàng năm tính bình quân toàn Công ty có 15 ngày phép/người/năm, theo chế độ quy định chung Công ty làm việc 22 ngày trong một tháng. Công ty có 8 trường hợp chưa được hưởng tiêu chuẩn phép. Mức tiền lương thuê nhân công ngoài được tính bằng 30% lương CBCNV đi làm. = 39.924.635đ ồV cả phép = 2.395.177.344 đ + 39.924.635đ = 2.435.101.979 đ năm 2001 c. Tính tổng quỹ lương làm thêm giờ. Theo bản kế hoạch lao động tiền lương năm 2001, toàn Công ty có 9216 công làm thêm giờ, cụ thể như sau: Trực lãnh đạo : 380 công Khối dịch vụ buồng : 2000 công Khối dịch vụ ăn uống : 3000 công Khối dịch vụ bổ sung : 2396 công Khối kỹ thật : 960 công Đội bảo vệ + lái xe : 1440 công Tổng : 9216 công Tương đương với : ồV làm thêm = [ 35 x 252.000 x (2,16 + 0,028 ) ] x 12 = 231.577.920 đ ồquỹ lương kế hoạch năm 2001 = 2.435.101.979 đ + 231.577.920 đ của Công ty = 2.666.679.899 đ Để hạch toán được tổng qũy lương làm thêm một cách chính xác, chứng từ gốc là các phiếu báo làm thêm giờ ( Xem Mẫu số 07 - LĐTL - trang 41). Đây là chứng xác nhận số giờ công, đơn giá và số tiền làm thêm được hưởng của từng công việc và là cơ sở để tính và trả lương cho người lao động. Phiếu này do người báo làm thêm giờ lập và chuyển cho người có trách nhiệm kiểm tra và ký duyệt chấp nhận số giờ làm thêm và đồng ý thanh toán . Sau khi có đầy đủ chữ ký phiếu báo làm thêm giờ được chuyển đến kế toán lao động tiền lương để làm cơ sở tính lương tháng. Đơn vị: Công ty Du lịch Dịch vụ Hải Phòng Mẫu số :07 - LĐTL Bộ phận : Khối dịch vụ ăn uống Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 199 của Bộ Tài chính Phiếu báo làm thêm giờ Ngày 12 tháng 3 năm 2001 -Họ tên : Nguyễn thị Nga - Nơi công tác : Bộ phận dịch vụ ăn uống Ngày tháng Những công việc đã làm Thời gian làm thêm Đơn giá Thành tiền Ký tên Từ giờ Đến giờ Tổng số giờ 12/3 10/3 Trực buồng Lễ tân 13h 7h 21h 11h 8 giờ 4 giờ 2000đ 2000đ 16.000 8000 Nga Nga Người duyệt Người kiểm tra Người báo thêm giờ (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) * Sử dụng quỹ tiền lương: Từ quỹ tiền lương kế hoạch đã được duyệt, công ty trích 5% để lập quỹ dự phòng. Quỹ này được sử dụng vào các mục đích như: . Chi trả lương cho CBCNV nếu kinh doanh gặp khó khăn. . Tiền nghỉ mát. . Tiền mua quà tặng cho CBCNV hàng năm. ......... 95% quỹ lương kế hoạch dùng để chi trả lương cho CBCNV 3 - Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng (Xem sơ đồ 11) 3.1 Hạch toán tiền lương: Đặc điểm kinh doanh của Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng là kinh doanh dịch vụ du lịch. Việc tính lương cho CBCNV không thể căn cứ vào một mức giá tiền lương cụ thể, tính lương phải trả chỉ dựa vào thời gian làm việc thực tế và mức lương cấp bậc. Sơ đồ số 11: Trình tự hạch toán lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Du lịch dịch vụ Hải phòng: Chứng từ gốc - Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán tiền thưởng - Bảng thanh toán BHXH - Chứng từ thanh toán Sổ đăng ký CT - GS Chứng từ ghi sổ Bảng CĐPS Sổ cái TK334, 338 Báo cáo Do tình hình kinh doanh không đạt hiệu quả, công ty không có khả năng lập quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, không có chế độ tiền thưởng mà chỉ có tiền lương cơ bản, mức tiền lương này được xác định như sau: Ngoài tiền lương cơ bản, hàng tháng CBCNV công ty còn nhận được các khoản phụ cấp ngoài tiền lương như: Phụ cấp trách nhiệm, tiền làm thêm giờ bồi dưỡng trực ca đêm. Mức tiền phụ cấp trách nhiệm được xác định như sau: Tiền phụ cấp = Lương tối thiểu x Hệ số trách nhiệm Cơ sở của việc tính lương theo thời gian là các bảng chấm công. Bảng này do từng phòng ban tổ dội theo dõi ghi rõ ngày làm việc, ngày nghỉ với lý do nghỉ cụ thể của mỗi người. Cuối tháng, kế toán tiền lương căn cứ vào bảng chấm công để tính lương cho CBCNV các phòng ban tổ đội. Trong bảng chấm công của phòng hành chính tổ chức tháng 3 năm 2001 ( Bảng số 03), ví dụ trưởng phòng Vũ Đức Pháo đi làm 21 ngày công trên tổng số 22 ngày công chế độ, 2 ngày công làm thêm giờ vào chủ nhật và 2 công trực đêm. Căn cứ vào công thức tính lương trên lương của trưởng phòng Vũ Đức Pháo được tính như sau: Hệ số lương của trưởng phòng là : 3.8 Hệ số trách nhiệm là : 0.3 Phụ cấp trách nhiệm = 210.000đ x 0,3 = 63.000đ Công ty tính tiền lương làm thêm giờ theo công thức sau: Trong đó : 150% mức lương giờ của ngày làm việc bình thường áp dụng đối với những giờ làm thêm vào ngày bình thường. 200% mức lương giờ của ngày làm việc bình thường áp dụng đối với những giờ làm thêm vào ngày nghỉ hàng tuần hoặc ngày lễ tết . = 157.000 đ Tiền lương trực ca đêm được tính theo công thức: Cụ thể : Mức ít nhất 30% tiền lương làm việc vào ban ngày áp dụng cho các trường hợp làm việc liên tục vào ban đêm. Mức ít nhất 35% tiền lương làm việc ban ngày áp dụng cho trường hợp làm việc liên tục vào ban đêm từ 8 ngày trở lên trong 01 tháng . Do đồng chí Pháo giữ chức vụ trưởng phòng nên tiền lương trực ca đêm tính bằng 130% tiền Lương làm việc ban ngày, tiền trực ca đêm của đồng chí Pháo được tính theo công thức sau: Tiền lương trực ca (3,8 x 210.000 ) + 63.000 = x 4 x 130% đêm của đồng chí Pháo 22 = 204.000 đ Các khoản phải nộp: BHXH , BHYT của đồng chí Pháo - Tiền BHXH phải nộp = [ ( HSL x 210.000) + Phụ cấp] x 5% = [ ( 3,8 x 210.000) + 63.000đ ] x 5% = 43.050 đ - Tiền BHYT phải nộp = [ ( HSL x 210.000) + Phụ cấp] x 1% = [ ( 3,8 x 210.000) + 63.000đ ] x 1% = 8.610 đ + Tổng thu nhập tháng 3/2001 của trưởng phòng là: 762.000 + 63.000 + 157.000 + 204.000 = 1.186.000 đ Kỳ I trưởng phòng đã lĩnh 500.000 đ, lương lĩnh kỳ II là: 1.186.000 - 500.000 - 43.050 - 8.610 = 634.340 đ Với cách tính trên, ta có thể tính được tiền lương của số CBCNV còn lại trong phòng hành chính tổ chức. (Bảng số 5) Việc tính trả lương cho CBCNV bộ phận trực tiếp giống cách tính trả lương cho bộ phận gián tiếp, tức trả lương theo thời gian giản đơn. Căn cứ vào bảng chấm công của bộ phận dịch vụ bổ sung ( Bẳng số 04), lương tháng 03 năm 2001 của CBCNV bộ phần này như sau Ví dụ: Nhân viên Nguyễn Thị Lê đi làm 15 ngày trên tổng số 22 ngày công chế độ, 3 ngày công làm thêm. Hệ số lương của nhân viên Lê là 2,1 Tổng lương tháng 03 = 300.682 đ + 120.273 đ = 420.955 đ Các khoản phải nộp : BHXH , BHYT Tiền BHXH = (210.000đ x 2,1 ) x 5% = 22.050 đ Tiền BHYT = (210.000đ x 2,1 ) x1% = 4.410 đ Tạm ứng lương kỳ I là 200.000đ , lương lĩnh kỳ 2 là: 420.955đ - 200.000đ - (22.050đ + 4.410đ ) = 194.495đ Tại Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng việc thanh toán lương cho CBCNV chia làm 2 kỳ : Kỳ I : Tạm ứng lương vào ngày 5 hàng tháng. Số tiền tạm ứng có thể cố định hoặc căn cứ vào số lương được lĩnh tháng trước của từng người và bảng chấm công, thông thường số tiền tạm ứng bằng 50 % hoặc 40% yiền lương tháng trước. Kỳ II : Quyết toán lương vào ngày 20 cùng tháng. Căn cứ vào bảng thanh toán lương , kế toán xác định số tiền phải trả cho CBCNV sau khi đã trừ đi số tiền tạm ứng kỳ I và các khoản phải nộp. Thủ tục thanh toán lương được thực hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ số 5: Bảng thanh toán lương Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán tiền mặt Giám đốc duyệt Kế toán tiền lương lập bảng thanh toán lương, trên cơ sở bảng chấm công của từng tổ, đội, căn cứ vào bảng này kế toán tiền mặt viết phiếu chi và thủ quỹ chi tiền. Bảng thanh toán lương phải được Giám đốc Công ty và kế toán trưởng duyệt. Từ các số liệu về số ngày công thực tế, số ngày nghỉ trong bảng chấm công được tập hợp vào bảng thanh toán tiền lương. Trên bảng tính lương cần ghi rõ từng khoản tiền lương, các khoản phụ cấp trợ cấp ,các khoản khấu trừ và số tiền người lao động còn được lĩnh, sau khi kế toán thanh toán tiền lương lập và duyệt chuyển cho kế toán trưởng, kế toán trưởng xem xét, kiểm tra xác nhận và ký duyệt, chuyển cho giám đốc duyệt . Khi trả lương cho người lao động thì người lao động phải ký vào cột ký nhận. Để hạch toán tiền lương kế toán sử dụng tài khoản 334 (Bảng số 16) Bảng số 03: Đơn vị: Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng Bộ phận: Hành chính tổ chức bảng chấm công Tháng 3 năm 2001 Số Họ và tên Cấp bậc Ngày trong tháng Tổng số TT chức vụ 1 2 3 4 ............. 28 29 30 công 1 Vũ Pháo TP + + + + ô + + 21 2 Nguyễn Cường PP + + + + + + + 22 3 Nguyễn Quang NV + + + ô + + + 21 4 Lê Hùng NV + + ô + ô + + 20 5 Phạm Bằng NV + + + + + + + 20 6 Trần Trường NV + + + + + + + 22 7 Nguyễn Hoàng NV + + + + + ô + 21 8 Trần Hoàn NV + + + + + + + 22 9 Lý Hà NV + + + + + + + 22 Cộng 192 Người duyệt Phụ trách bộ phận Người chấm công (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) chứng từ ghi sổ Số: 43 Ngày .31 tháng 03 năm 2001 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Tính lương phải trả CNV trong tháng 622 627 642 335 334 67.342.730 21.512.400 10.315.400 633.753 99.804.283 Cộng Kèm theo .03 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) chứng từ ghi sổ Số: 45 Ngày .31 tháng 03 năm 2001 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Trả lương tháng 2 Trả bằng tiền mặt BHXH,BHYT trừ vào lương Khấu trừ nợ qua lương Tạm ứng lương kỳ I tháng 3 334 111 338 1388 111 134.884.764 88.702.845 5.988.257 200.000 40.000.000 Cộng Kèm theo .03 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng số 14 Bộ (Sở): Sở Du lịch Hải Phòng Đơn vị : Công ty Du lịch Dịch vụ Hải Phòng sổ cái Tháng 3 Năm: 2001 Tên tài khoản: Lương nhân viên Số hiệu: TK334 NT ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 30/3 30/3 30/3 30/3 30/3 30/3 101 22 45 45 45 126 2/3 12/3 30/3 30/3 30/3 20/3 Số dư đầu kỳ Trả lương tháng 2 Tính lương phải trả trong tháng -Lương CNTTSX Lương CNSXC Lương nhân viên quản lý Lương phép thực tế p/sinh - BHXH trừ vào lương - BHYT trừ vào lương - Khấu trừ nợ qua lương - Tạm ứng lương kỳ I 111 622 627 642 335 3383 3384 1388 111 88.702.845 4.990.214 998.043 200.000 40.000.000 88.702.845 67.342.730 21.512.400 10.315.400 633.753 - Cộng phát sinh tháng 134.884.764 99.804.283 - Số dư cuối tháng 53.622.364 - Cộng lũy kế từ đầu qũy 400.756.288 297.213.588 Người ghi sổ Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 3 năm 2001 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu ) 3.2. Trích trước lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất Theo quy định trong một năm mỗi công nhân thuộc doanh nghiệp Nhà nước được nghỉ 15 ngày phép, để tránh sử biến động của giá thành đồng thời để đảm bảo cuộc sống của công nhân ở mức tối thiểu, kế toán cần tiến hành trích trước lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất đưa vào giá thành sản phẩm coi như một khoản chi phí phải trả. Trên cơ sở xác định được tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất lế toán tiến hành trích KPCĐ, BHXH,BHYT,trên tiền lương phép của công nhân trực tiếp sản xuất. Trên thực tế mức tiền lương công nhân trực tiếp sản xuất của Công ty hàng tháng phải trả ở mức 67.342.730đ (Không kể tiền lương của những công nhân có hợp đồng ngắn hạn). Hàng tháng Công ty trích trước lương nghỉ phép theo tỷ lệ 7%. Để hạch toán trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất kế toán sử dụng tài khoản 335 (Bảng số 9 - trang 50) Trình tự hạch toán theo sơ đồ sau: Sơ đồ số 6: TK334 TK335 TK622 (2) (1) (3) TK338 (4) Trích trước lương nghỉ phép theo kế hoạch của công nhân trực tiếp sản xuất Tiền lương phép thực tế phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất Phần chênh lệch giữa tiền lương phép thực tế phải trả công nhân trực tiếp sản xuất lớn hơn kế hoạch ghi tăng chi phí. Trích KPCĐ, BHXH, BHYT trên tiền lương phép phải trả công nhân trực tiếp sản xuất trong kỳ. chứng từ ghi sổ Số: 21 Ngày .31 tháng 03 năm 2001 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Trích trước lương nghỉ phép của công nhân 622 627 642 335 673.427 215.124 103.154 991.705 Cộng Kèm theo .03 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) chứng từ ghi sổ Số: 35 Ngày .31 tháng 03 năm 2001 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Số trích trước của kỳ trước thực tế phát sinh , Lương CNTTSX Tiền thuê của hàng 335 334 111 3.633.753 633.753 3.000.000 Cộng Kèm theo .02 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng số 17 Bộ (Sở): Sở Du lịch Hải Phòng Đơn vị : Công ty Du lịch Dịch vụ Hải Phòng Sổ chi tiết TK 335 Tháng 3 Năm: 2001 Tên tài khoản: Chi phí phải trả Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản đối ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có N C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 30/3 30/3 30/3 21 35 35 30/3 30/3 30/3 - Số dư đầu tháng -Số phát sinh trong tháng +Trích trước lương nghỉ phép trong tháng: CNTTSX: Bộ phận sản xuất chung Bộ phận quản lý DN + Lương phép thực tế phát sinh + Tiền thuê cửa hàng 622 627 642 334 111 633.753 3.000.000 673.427 215.124 103.154 4.892.120 - Cộng phát sinh tháng 3.633.753 991.705 - Số dư cuối tháng 2.250.072 - Cộng lũy kế từ đầu qũy 4.235.168 3.991.452 Người ghi sổ Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 3 năm 2001 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu ) Bảng số 17 Bộ (Sở): Sở Du lịch Hải Phòng Đơn vị : Công ty Du lịch Dịch vụ Hải Phòng sổ cái Tháng 3 Năm: 2001 Tên tài khoản: Chi phí phải trả Số hiệu: TK 335 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu tài khoản đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 30/3 30/3 30/3 21 35 35 30/3 30/3 30/3 - Số dư đầu tháng -Số phát sinh trong tháng +Trích trước lương nghỉ phép trong tháng: CNTTSX: Bộ phận sản xuất chung Bộ phận quản lý DN + Lương phép thực tế phát sinh + Tiền thuê cửa hàng 622 627 642 334 111 633.753 3.000.000 4.892.120 991.705 673.427 215.124 103.154 - Cộng phát sinh tháng 3.633.753 991.705 - Số dư cuối tháng 2.250.072 - Cộng lũy kế từ đầu qũy 4.235.168 3.991.452 Người ghi sổ Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 3 năm 2001 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu ) 3.3. Hạch toán các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT, KPCĐ. Nguyên tắc quản lý quỹ này như sau: BHXH do cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý và việc chi tiêu thông qua bộ phận bảo hiểm cùng với bộ phận kế toán của Công ty. BHYT thuộc quyền quản lý của cơ quan BHYT, việc trợ cấp BHYT thông qua hệ thống y tế. KPCĐ do cơ quan quản lý là công đoàn cấp trên, việc chi tiêu sử dụng KPCĐ tại cơ sở là do công đoàn cơ sở chịu trách nhiệm. Công ty trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo đúng quy định: * Quỹ BHXH trích 20% quỹ tiền lương hàng tháng, trong đó Công ty đóng 15% trên tổng quỹ lương của những người tham gia đóng BHXH và 5% do người lao động đóng trên mức lương cơ bản + phụ cấp (nếu có). Hàng tháng Công ty nộp hết số BHXH đó cho cơ quan bảo hiểm, cơ quan này ứng trước cho Công ty 3% tổng số tiền để thực hiện việc chi trả. Sau đó căn cứ vào số BHXH thực tế Công ty chi trả, cơ quan bảo hiểm thực hiện việc thanh toán.Qũy BHXH được chi tiêu cho các trường hợp lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất. * Quỹ BHYT: Công ty hạch toán vào chi phí 2% tổng số tiền lương cơ bản + phụ cấp (nếu có), người lao động phải trả 1% (trừ vào thu nhập hàng tháng) sau đó Công ty nộp hết (3% trên tổng số lương) cho cơ quan BHYT quản lý và chi trả .Qũy này được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám, chữa bệnh, thuốc thang ...cho ngưòi lao động. * Quỹ KPCĐ: Công ty hạch toán vào chi phí 2% lương thực tế của người lao động, trong đó 50% số tiền này nộp cho cơ quan công đoàn cấp trên, 50% để lại công đoàn cơ sở để chi tiêu tại đơn vị. Qũy BHYT và KPCĐ ít phát sinh và không gắn trực tiếp vào thu nhập trực tiếp của người lao động, do đó Công ty không thực hiện hạch toán chi tiết riêng phần này mà hạch toán cùng với BHXH. Để hạch toán các qũy này, kế toán Công ty sử dụng sổ chi tiết tài khoản 338: Phải trả, phải nộp khác ( Bảng số 10) Mức độ trợ cấp ở từng trường hợp cụ thể được công ty áp dụng theo đúng quy định hiện hành và cần thiết phải có những chứng từ sau: Đối với trường hợp nghỉ ốm, con ốm phải có phiếu nghỉ hưởng BHXH có đóng dấu của bệnh viện, chữ ký của bác sỹ để xác nhận số ngày nghỉ thực tế được hưởng BHXH. Tiền trợ cấp BHXH được hưởng bằng 75% lương cấp bậc bản thân. Đối với trường hợp thai sản phải có giấy chứng nhận của bệnh viện và giấy khai sinh. Mức BHXH được hưởng bằng 100% + 1 tháng lương khi sinh con. Trường hợp nghỉ do tai nạn lao động: Chứng từ cần có là: "Biên bản điều tra tai nạn lao động". (Mẫu số 09-LĐTL) Tiền trợ cấp BHXN được hưởng bằng 100% lương trong suốt quá trình điều trị. Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán đối chiếu với bảng chấm công từng tổ đội, phòng ban để xác định mức trợ cấp. Trường hợp người lao động báo nghỉ BHXH trong khi vẫn đi làm thì không tính trợ cấp cho ngày đó. VD : Xét trường hợp hưởng BHXH tại dịch vụ buồng khách sạn Hồng Bàng Đơn vị : Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng Bộ phận : Dịch vụ bổ sung Mẫu số 04 - LĐTL Ban hành theo QĐ só 1141-TCQĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính Phiếu nghỉ hưởng Bảo hiểm xã hội Họ tên: Nguyễn Thị Lê Tuổi: 30 Tên cơ Ngày khám Lý do Số ngày nghỉ Y bác sĩ Số ngày Xác nhận của phụ Quan y tế Tổng số Từ ngày Đến hết ngày Xác nhận Thực nghỉ Trách bộ phận Ba Đình Đau thượng vị 03 2/3 4/3 03 01 10/3 10/03 01 Tổng 04 04 Phiếu này cùng với chứng từ gốc: đơn thuốc, giấy khám bệnh... được gửi lên phòng kế toán để thanh toán. Tại đây kế toán tiền lương sẽ viết phiếu thanh toán như sau: phiếu thanh toán trợ cấp BHXH (Nghỉ ốm, con ốm , thực hiện kế hoạch hoá gia đình) Họ và tên : Nguyễn Thị Lê Tuổi : 30 Chức vụ : Nhân viên Bộ phận : Dịch vụ bổ sung Thời gian đóng BHXH : 4 năm Tiền lương đóng BHXH trước khi nghỉ : 210.000 x 2,1 = 441.000đ Số ngày được nghỉ: 07 ngày Trợ cấp mức 75% : 441.000 x 75% x 7 = 105.239đ 22 Bằng chữ : Một trăm linh năm nghìn hai trăm ba chín đồng. Ngày 11 tháng 03 năm 2001 Kế toán BHXH Trưởng ban BHXH Thủ trưởng đơn vị Trên cơ sở các phiếu nghỉ hưởng BHXH và phiếu thanh toán trợ cấp BHXH kế toán tiền lương lập bảng thanh toán BHXH (Bảng số 5 -Mẫu số 04-LĐTL). Bảng này được tập hợp theo từng tổ đội, phòng ban và số tiền tổng cộng được hưởng BHXH của mỗi người lao động. Cuối tháng dựa vào bảng thanh toán BHXH, kế toán lập "Bảng tổng hợp ngày nghỉ và trợ cấp BHXH" cho từng bộ phận và tổng hợp lại cho toàn công ty và gửi cho cơ quan bảo hiểm thanh toán. Đây là chứng từ quan trọng để thanh toán với cơ quan BHXH Quận Hồng Bàng. Từ số liệu ở bảng thanh toán BHXH, kế toán vào sổ chi tiết TK 338 (bảng số 10) . Cuối tháng cộng sổ kế toán chi tiết và căn cứ vào đó lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Số liệu tổng cộng ở sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết dùng để lập báo cáo tài chính. Tóm lại quá trình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng tương đối phù hợp với đặc điểm của Công ty, tuy nhiên vẫn còn một số tòn tại cần khắc phục và hoàn thiền để đạt hiệu quả trong kinh doanh. chứng từ ghi sổ Số: 49 Ngày .31 tháng 03 năm 2001 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Trích BHXH, trong kỳ Trừ vào lương người lao động Trích BHYT trong kỳ Trừ vào lương người lao động Trích KPCĐ trong kỳ 622 627 642 334 334 338 10.196.472 3.226.860 1.547.310 4.990.214 1.996.084 998.042 1.996.084 24.951.066 Cộng Kèm theo .03 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) chứng từ ghi sổ Số: 53 Ngày .31 tháng 03 năm 2001 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Nộp BHXH tháng 2 trong tháng 3 Nộp BHYT tháng 2 trong tháng 3 Nộp KPCĐ tháng 2 trong tháng 3 Thanh toán trợ cấp BHXH cho CNV 338 112 112 111 111 19.960.856 2.994.126 998.042 402.736 24.355.760 Cộng Kèm theo .03 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng số 10 Bộ (Sở): Sở Du lịch Hải Phòng Đơn vị : Công ty Du lịch Dịch vụ Hải Phòng Sổ chi tiết TK 338 Tháng 3 Năm: 2001 Tên tài khoản: Phải trả phải nộp khác Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có N C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 30/3 30/3 30/3 30/3 30/3 95 97 99 49 98 3/3 4/3 3/3 30/3 23/3 - Số dư đầu tháng -Số phát sinh trong tháng +Nộp BHXH cho CQQL +Nộp BHYT cho CQQL +Nộp KPCĐ cho CQQL +BHXH phải nộp trong tháng Trừ vào lương người LĐ BHXHcủa CN nghỉ phép + BHYT phải nộp Trừ vàolương người LĐ +KPCĐ Phải nộp Thanh toán trợ cấp BHXH 112 112 111 622 627 642 334 622 111 19.960.856 2.994.126 998.041 402.736 10.101.409 3.226.860 1.547.310 4.990.214 95.063 1.996.086 998.043 1.996.086 25.017.421 - Cộng phát sinh tháng 24.355.760 24.856.008 - Số dư cuối tháng 25.612.728 - Cộng lũy kế từ đầu qũy 70.709.421 73.197.214 Người ghi sổ Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 3 năm 2001 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu ) Ghi chú : Các khoản nộp BHXH, BHYT, KPCĐ là của tháng trước Bảng số 1 Bộ (Sở): Sở Du lịch Hải Phòng Đơn vị : Công ty Du lịch Dịch vụ Hải Phòng sổ cái Tháng 3 Năm: 2001 Tên tài khoản: Phải trả phải nộp khác Số hiệu: TK 338 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 30/3 30/3 30/3 30/3 30/3 53 53 53 49 98 30/3 30/3 30/3 30/3 30/3 - Số dư đầu tháng -Số phát sinh trong tháng +Nộp BHXH cho CQQL +Nộp BHYT cho CQQL +Nộp KPCĐ cho CQQL +BHXH phải nộp trong tháng Trừ vào lương người LĐ + BHYT phải nộp Trừ vàolương người LĐ +KPCĐ Phải nộp Thanh toán trợ cấp BHXH cho CBCNV 112 112 111 622 627 642 334 334 111 19.960.856 2.994.126 998.042 402.736 25.017.421 10.196.472 3.226.860 1.547.310 4.990.214 1.996.084 998.042 1.996.084 - Cộng phát sinh tháng 24.355.760 24.856.008 - Số dư cuối tháng 25.612.728 - Cộng lũy kế từ đầu qũy 70.709.421 73.197.214 Người ghi sổ Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 3 năm 2001 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu ) Đơn vị: Công ty Du lịch Dịch vụ Hải Phòng Địa chỉ: 40 Trần Quang Khải - Hải Phòng Mẫu số: 09 - LĐTL Ban hành theo QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính Biên bản điều tra tai nạn lao động 1 . Lý lịch người bị nạn: - Họ và tên: Nguyễn Quyết Thắng Tuổi: 32 Nam - Nghề nghiệp: Lái xe Tuổi nghề : 8 năm -Bậc lương : 2,14 -Đơn vị công tác : Phòng hành chính 2. Tai nạn xảy ra hồi: 10h ngày 28 tháng 03 năm 2001 Sau khi bắt đẩu làm việc được 2 giờ 3. Nơi xảy ra tai nạn: Cổng cảng Hải Phòng 4. trường hợp xảy ra tai nạn: Do bị đổ xe ô tô chở hàng 5. Nguyên nhân gây ra tai nạn: Tránh người đi đường 6. Tình trạng thương tích người bị nạn: Gãy xương vai 7. Kết luận về việc xảy ra tai nạn: tai nạn lao động 8 . Đề nghị xử lý: Công ty bồi thường toàn bộ cho người bị nạn Ngày 28 tháng 03 năm 2001 Phụ trách đơn vị Người điều ta (Ký, họ tên) (Ký, Họ tên) phần III Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng I. nhận xét chung. Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng là một doanh nghiệp kinh doanh du lịch, xuât nhập khẩu... để kinh doanh đạt hiệu quả, Công ty không thể tách rời các mặt hoạt động quan trọng của doanh nghiệp nói chung và của doanh nghiệp du lịch dịch vụ nói riêng. Tỷ lệ lượng khách du lịch đầu tư tăng ít hơn so với tỷ lệ tăng của lượng các khách sạn nhà hàng và các đơn vị kinh doanh du lịch lữ hành cũng tăng, cung vượt quá cầu nên sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp làm du lịch diễn ra một cách rất gay gắt, tạo ra sự mất ổn định về giá phòng, giá tour, giá đặt ăn uống giảm mạnh dẫn đến nhiều khách sạn phải đóng cửa. Tình hình trên đã tác động sâu sắc đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, ảnh hưởng đến từng sản phẩm của Công ty cung cấp ra thị trường, thu nhập giảm làm ảnh hưởng đến từng gia đình CBCNV nhưng Công ty vẫn tồn tại và phát triển. Đằng sau sự thành công ấy là sự quan tâm giúp đỡ chỉ đạo sát sao của lãnh đạo Quận Hồng Bàng, Lãnh đạo Sở du lịch Hải Phòng và sự phấn đấu liên tục không ngừng của toàn bộ CBCNV trong Công ty. Bên cạnh đó trong công tác quản lý nói chung có sự đóng góp không nhỏ của công tác kế toán. Hình thức kế toán nửa tập trung nửa phân tán tương đối phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, quản lý của Công ty đảm bảo cho các số liệu kế toán luôn kịp thời phục vụ công tác quản lý. Ngoài ra bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với yêu cầu của công việc, với trình độ và khả năng chuyên môn của từng người nên việc tổ chức công tác hạch toán kế toán được tiến hàng kịp thời và thích ứng với điều kiện của Công ty. Công ty cũng bộc lộ một số điểm yếu sau: 1 - Hình thức trả lương: Bên cạnh ưu điển dễ làm dễ tính toán của việc áp dụng tính lương theo thời gian giản đơn thì cách tính lương này hiện nay không còn phù hợp. Căn cứ vào thời gian làm việc thực tế và mức lương cấp bậc của mỗi cán bộ CNV không phản ánh được hao phí lao động mà họ đã bỏ ra bởi những yếu tố sau: - Năng suất lao động của mỗi người là khác nhau do đó số lượng công việc hoàn thành không giống nhau . - Thời gian hao phí lao động thực tế của người CNV trong 8 tiếng làm việc là khác nhau. Cùng làm việc trong khoảng thời gian như nhau song ai bỏ ra thời gian hao phí lao động thực tế nhiều hơn sẽ làm được nhiều sản phẩm hơn. - Như vậy, cách tính lương này không gắn chặt tiền lương với kết quả lao động vì ngày công như nhau thì người làm nhiều hay ít đều hưởng mức lương theo cấp bậc. Điều này không khuyến khích người lao động nhiệt tình hăng say trong công việc, quan tâm đến việc nâng cao chất lượng lao động. - Công ty chưa có chế độ thưởng đối với những công nhân hoàn thành vượt kế hoạch, tạo ra nhiều công việc mới cho công ty, điều này chưa khuyến khích hết người lao động tận tình với công việc, học hỏi những kinh nghiệm vận dụng vào Công ty. - Về các qũy : Công ty chưa mở tài khoản 431: Qũy phúc lợi, khen thưởng. Điều này chưa tạo ra được lợi ích vật chất, chưa phục vụ đủ nhu cầu phúc lợi công cộng, khó khăn trong công việc cải thiện và nâng cao đời sống vật chất và tinh thần của người lao động. 2. Chế độ trả lương a. Tính lương đi học: Công ty tính lương đi học bằng 100% lương cấp bậc một ngày. Điều này chưa tạo ra được sự công bằng giữa người đi học và người đi làm bởi khi đi học người lao động không làm việc và đã được hưởng chế độ của nhà nước dành cho CBCNV đi học. b Phụ cấp: Theo quy định của Nhà nước về các khoản phụ cấp gồm có : Phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, phụ cấp khu vực,... Công ty chỉ tính luơng cho CBCNV với một khoản phụ cấp trách nhiệm, khoản phụ cấp này được tính theo hệ số trách nhiệm và mức lương tối thiểu theo quy định. Trong đó hệ số trách nhiệm do nội bộ Công ty phân chia theo đặc điểm của mình dựa trên cơ sở cấp bậc kỹ thuật, chức vụ, bằng cấp và năm kinh nghiệm công tác. Công ty chưa tính một khoản phụ cấp độc hại nào cả trong khi khoản phụ cấp này cần được tính cho CNV ở một số bộ phận như bộ phận bếp do độc hai hít khí ga thường xuyên, bộ phận nhận hàng nhập khẩu tai cảng. 3 - Hạch toán các khoản trích theo lương : Công ty đã thực hiện các khoản trích nộp BHXH, BHYT và KPCĐ theo đúng quy định của nhà nước. Song khi hạch toán các khoản này, Công ty không sử dụng đúng biểu mẫu do Bộ Tài chính ban hành. Theo quy định, khi hạch toán chi tiết BHXH phải có 2 chứng từ bắt buộc: " Phiếu nghỉ hưởng BHXH "(Mẫu số 03 - LĐTL)" và "Bảng thanh toán BHXH" ( Mẫu số 04 - LĐTL ). Công ty sử dụng "Phiếu nghỉ hưởng BHXH" chưa đúng quy định, cụ thể phần thanh toán theo mẫu của Công ty bảo hiểm. Đối với BHYT và KPCĐ thì không có chứng từ bắt buộc, song Công ty không sử dụng một chứng từ nào về việc thanh toán và sử dụng 2 khoản này gây khó khăn cho việc kiểm tra đối chiếu và đồng thời không có số liệu tổng hợp về BHYT và KPCĐ. - Mặt khác Công ty còn trích kinh phí công đoàn chưa đúng với chế độ quy định hiện hành, theo chế độ quy định thì những công nhân làm việc được trả lương theo hình thức lương khoán hoặc những hợp đồng ngắn hạn thì không được trích kinh phí công đoàn, ở Công ty thì trích KPCĐ trên toàn bộ tiền lương của công nhân, điều này gây ra sự mất công bằng cho người lao động. -Về các biểu mẫu báo cáo: Các mẫu báo cáo làm thêm giờ chưa thống nhất giữa các đơn vị phụ thuộc, có nơi thì theo mẫu in sẵn, có nơi thì chỉ ghi taylà báo làm thêm giờ, chưa đầy đủ chữ ký, điều đó gây khó khăn cho việc theo dõi của toàn Công ty. - Bảng thanh toán lương ở một số tháng chưa đầy đủ chữ ký của người lao động( thường là nhận thay và giữ hộ), điều này không đảm bảo tính hợp pháp khi trả lương. - về sổ sách kế toán: Công ty không mở sổ chi tiết cho từng tiểu khoản của tài khoản 338, mà chỉ hạch toán chung vào 1 tài khoản 338 như vậy điều này rất khó khăn cho việc theo dõi, tính, trích, và nộp đối với cấp trên và ở đơn vị. - Công ty không có số liệu trên hàng tổng cộng của tất cả các chứng từ ghi sổ, điều này rất khó khăn khi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, đồng thời khi đối chiếu giữa tổng số phát sinh bên nợ và bên có của bảng cân đối với tổng số tiền trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Trên đây là một số tồn tại trong công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng. Qua quá trình tìm hiểu thực tế tại Công ty, tôi thấy rằng những tồn tại trong công tác này đang được các kế toán nỗ lực khắc phục và hoàn thiện. Vì vậy, với góc độ là sinh viên thực tập, tôi xin đóng góp một vài ý kiến dề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. ii - một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng 1 - Về công tác quản lý lao động: Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng tiến hành ký hợp đồng lao động đối với hầu hết CBCNV. Đối với lao động dài hạn, ngoài trả tiền lương Công ty còn phải trả BHXH, phụ cấp trách nhiệm cho những đối tượng này. Khi hoạt động kinh doanh của Công ty không đạt hiệu quả, việc chi trả BHXH và các lợi ích khác cho người lao động sẽ ảnh hưởng đến chi phí nhân công trong giá thành sản phẩm và gây ra cho Công ty những khó khăn về tài chính. Đối với người lao động ký hợp đồng ngắn hạn, Công ty không phải chi trả các khoản lợi ích khác cho họ, nhưng công ty lại trích 2% KPCĐ trên tiền lương của họ, việc thuê lao động ngắn hạn chỉ đáp ứng được nhu cầu nhân lực vào mùa du lịch, song lực lượng lao động này không gắn bó với Công ty, không quan tâm đến chất lượng công việc hoàn thành. Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và sử dụng lao động có hiệu quả, Công ty cần hợp lý hoá cơ cấu lao động cho phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của mình. Cụ thể: - Lao động gián tiếp: Công ty nên sắp xếp lại các phòng chức năng giảm bớt số CBCNV vì chi phí đầu tư và chi phí nhân công cho một lao động gián tiếp cao, làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm của Công ty. Vì vậy Công ty cần phải tiến hành sắp xếp bộ máy quản lý và tăng cường đào tạo nâng cao năng lực quản lý cho mỗi cán bộ nhân viên. - Lao động trực tiếp: Công ty cần bố trí lao động theo chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận để tránh tình trạng thừa thiếu lao động và phân công thời gian làm việc không hợp lý, đảm bảo đủ việc làm và thu nhập cho CBCNV. Mặt khác Công ty phải có những chính sách đãi ngộ khuyến khích người lao động hăng say với công việc, đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho CBCNV ở các bộ phận trực tiếp sản xuất: bàn, bếp. Ngoài việc theo dõi ngày công làm việc của CBCNV qua " Bảng chấm công", tại các phòng ban tổ đội trong công ty nên theo dõi thêm số giờ làm việc của mỗi một lao động. Nếu một lao động không làm đủ số giờ quy định thực hiện trừ công theo giờ, ngược lại người lao động làm thêm giờ lập thêm chứng từ " Phiếu báo làm thêm giờ" (Mẫu số 07 - LĐTL) cùng một mức thưởng hợp lý để thực hiện việc tính trả lương đúng đắn, khuyến khích người lao động tăng năng suất lao động. - Công ty cần thống nhất mẫu phiếu báo làm thêm giờ giữa các bộ phận, các đơn vị phụ thuộc theo chế độ quy định, và đầy đủ chữ ký của ngưòi có liên quan,( Mẫu số 07 - LĐTL) thừ đó mới thuận tiện cho việc ghi chép và theo dõi. Đơn vị: Cty Du lịch Dịch vụ Hải phòng Bộ phận: Mẫu số 07 - LĐTL Ban hành theo QĐ số 1141 - TCQĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Phiếu báo làm thêm giờ Ngày ......... tháng ....... năm ....... Họ tên: Đơn vị công tác: Ngày Công Thời gian làm thêm Đơn Thành Ký tháng Việc Từ giờ Đến giờ Tổng giờ giá Tiền nhận A B 1 2 3 4 5 C 2. Về việc xác định đơn giá tiền lương Khi nói tới quỹ tiền lương và các biện pháp quản lý quỹ tiền lương của doanh nghiệp, chúng ta không thể không quan tâm đến đơn giá tiền lương. Trong khi đó Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng chưa có đơn giá tiền lương cụ thể. Công ty có thể áp dụng phương pháp tính đơn giá tiền lương trên tổng doanh thu trừ tổng chi phí: S VKH Vdg = S TKH - S CKH (không có lương) Vdg: Đơn giá tiền lương S VKH: Tổng quỹ lương kế hoạch S TKH: Tổng doanh thu kế hoạch S CKH: Tổng chi phí kế hoạch (không có lương) áp dụng phương pháp này Công ty sẽ tính được đơn giá tiền lương toàn Công ty và sẽ tính được tổng quỹ lương có được khi xác định rõ doanh thu. 3. Hoàn thiện cách tính trả lương Mức lương tối thiểu được quy định là 120.000đ/tháng (Nghị định 25/CP ngày 23/5/1993 của Chính phủ), sau đó được điều chỉnh lên mức 144.000đ/tháng (Nghị định số 28/CP ngày 28/3/1997). Đến tháng 1/2000 tiền lương tối thiểu được nâng lên 180.000đ/tháng (Nghị định số 175/NĐ-CP ngày 15/12/1999), ngày 15 /tháng 12/2000 tiền lương tối thiểu tăng 210.000đ/tháng (Nghị định 77/2000/NĐ - CP ngày 15/12/2000) tăng 75% so mức tiền lương tối thiểu năm 1993 và 46% so với năm 1997, tăng 17% so với năm 1999, nhưng mức lương này chưa đảm bảo tốc độ trượt giá. Vì vậy, Công ty cần bố trí, sắp xếp khoản kinh phí cần thiết hỗ trợ cho người lao động đảm bảo mức thu nhập không những bù được trượt giá do giá cả hàng hoá trên thị trường tăng cao mà còn tạo điều kiện cho người lao động an tâm sản xuất. Công ty cần phải tăng cường vai trò kiểm tra, giám sát lĩnh vực tiền lương, thu nhập đảm bảo công khai hoá tiền lương, làm cho tiền lương và thu nhập trong đơn vị được gắn kết thành một mối, thực hiện phân phối có hiệu quả, phát huy nguồn lực cho sản xuất kinh doanh của Công ty. Nhằm tính toán trả lương đúng với kết quả lao động và phù hợp với nội dung đổi mới chính sách taì chính trong lĩnh vực tiền lương và thu nhập giai đoạn 2001 - 2010, Công ty cần xác lập cơ chế quản lý tiền lương và thu nhập phù hợp với từng loại hình tổ chức, đối tượng cụ thể. 3.1. Tính trả lương cho bộ phận gián tiếp: Việc tính lương cho bộ phận gián tiếp hiện nay là hợp lý. Để khuyến khích CBCNV các phòng ban làm tốt nghiệp vụ của mình, ngày càng gắn bó và đóng góp cho sự vững mạnh của Công ty thì ngoài lương cấp bậc cần thêm khoản tiền thưởng cho những người có năng lực khai thác được nhiều hợp đồng. 3.2. Tính trả lương cho bộ phận trực tiếp: Công ty tính tiền lương cho một số bộ phận trực tiếp kinh doanh: khối bàn, khối bếp, khối kỹ thuật, khối dịch vụ bổ sung theo hình thức thời gian giản đơn như các phòng ban. Cách tính này không phù hợp nên Công ty có thể áp dụng 2 phương pháp tính lương sau: Phương pháp chia lương theo thời gian làm việc thực tế và hệ số lương Sau đó tính đơn giá tiền lương của một đơn vị thời gian quy đổi Lương của mỗi lao động được tính như sau: Tiền lương của Từngcông = Nhân viên Thời gian làm Việc quy đổi của x Từng công nhân Tiền lương của một đơn vị thời gian làm việc quy đổi b. Phương pháp chia lương theo điểm bình và hệ số lương Phương pháp này tính như sau: Sau đó tính được tiền lương của một điểm quy đổi Tiền lương Số điểm quy Tiền lương của từng = đổi của x một điểm công nhân từng công nhân quy đổi Công ty có thể tính lương theo một trong hai phương pháp trên, thực chất đay là hình thức trả lương tập thể. áp dụng phương pháp này mang lại tính cân bằng cho các bộ phận, đảm bảo nguyên tắc làm nhiều hưởng nhiều, làm ít hưởng ít và khuyến khích người lao động hăng say làm việc, nâng cao chất lượng lao động . 4 - Về chế độ trả lương: Để đảm bảo sự công bằng trong cách tính trả lương giữa lương đi học và lương làm việc thực tế, Công ty nên điều chỉnh lương đi học bằng 70% lương cấp bậc 1 ngày, tức là : -Công ty phải tính và trả khoản phụ cấp độc hại cho CNV theo đúng quy định. Phụ cấp độc hại của đối tượng lao động nào cần được tập hợp cùng chi phí tiền lương của đối tượng đó, khoản phụ cấp này được phản ánh vào "bảng thanh toán lương" . Kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 622 (622C) - Chi phí nhân công trực tiếp dịch vụ ăn uống Có TK 334 - Phải trả công nhân viên - Khi trả lương cần trả tận tay người lao động và họ phải ký trực tiếp vào bảng thanh toán lương. 5 - Về công tác hạch toán lương, các khoản trích theo lương - Để đảm bảo quyền lợi cũng như thu nhập của người lao động, theo quy định hiện hành Công ty không được trích KPCĐ đối với những lao động có hợp đồng ngắn hạn hoặc thời vụ. - Ngoài những công việc chính của Công ty, Công ty cần hình thành qũy phúc lợi, khen thưởng để nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động. Công ty nên sử dụng chứng từ thanh toán BHXH theo đúng mẫu của Bộ tài chính: (Trang 65 ) Đối với BHYT và KPCĐ ngoài số liệu trên "Bảng thanh toán lương", Công ty cần phải có thêm chứng từ phản ánh sự chi trả BHYT và số tiền BHYT mà người lao động nhận được. Có như vậy, thì việc hạch toán các khoản trích theo lương mới đảm bảo độ chính xác và tạo điều kiện cho các cơ quan chức năng dễ theo dõi kiểm tra. phần thanh toán Số ngày nghỉ Tính BHXH Lương bình quân 1 ngày % tính BHXH Số tiền hưởng BHXH 1 2 3 4 Ngày ........ tháng ........ năm........ Trưởng ban BHXH Kế toán BHXH (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) - Tài khoản 338 cần được mở chi tiết theo từng tiểu khoản 3382 : kinh phí công đoàn (Bảng số 18), tiểu khoản 3383 : Bảo hiểm xã hội (Bảng số 15), Tiểu khoản 3384 :Bảo hiểm y tế (Bảng số 19) , từ đó mới thuận tiện cho việc theo dõi. - Trên các chứng từ ghi sổ cần phải có số liệu trên hàng tổng cộng, từ đó mới thuận lợi cho việc vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, việc đối chiếu giữa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ với bẳng cân đối phát sinh mới được chính xác. Tốc độ tăng trưởng của Công ty trong 03 năm gần đây còn quá thấp, chưa thấy được những bước nhảy vọt về doanh thu cũng như lợi nhuận. Nên trong nền kinh tế thị trường ngày nay theo định kỳ Công ty cần phải mở lớp nâng cao trình độ nghiệp vụ của CBCNV. Trên đây là một số phương hướng hoàn thiện cho công tác quản lý, hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương có thể thực hiện ngay tại Công ty. Việc hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương sẽ là một yêu cầu tất yếu khách quan của Công ty nói riêng và của các doanh nghiệp nói chung. Mỗi doanh nghiệp cần phải ngày một hoàn thiện hơn đối với công tác hạch toán của mình