Đề tài Tổ chức hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty chế tạo bơm Hải Dương

Lời nói đầu Trong những năm gần đây nền kinh tế nước ta có nhiều chuyển biến to lớn. Đặc biệt là sự ra đời và phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường hệ thống doanh nghiệp nói chung , các doanh nghiệp sản xuất nói riêng dưới tác động của qui luật cạnh tranh đã và đang vươn lên tự chủ trong sản xuất kinh doanh. Để làm tốt mục tiêu sản xuất kinh doanh có lãi trước tiên là doanh nghiệp phải có chiến lược kinh doanh đúng đắn phải giám sát tất cả các khâu của quá trình sản xuất , nhất là khâu đầu của quá trính sản xuất các yếu tố đầu vào. Vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất, công cụ dụng cụ là các tư liệu lao động cần thiết để chế tạo sản phẩm. Trong doanh nghiệp sản xuất thì chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm , nó tác động trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh bởi vì sự biến động về nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ luôn kéo theo sự biến động tỷ lệ nghịch với lợi nhuận. Từ thực tế trên cho ta thấycác doanh nghiệp sản xuất nói chung , công ty Chế Tạo Bơm Hải Dương nói riêng phải chú trọng tới việc quản lý, hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nhằm đảm bảo sản xuất đạt hiệu quả cao. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ cho nên trong thời gian thực tập tại Công ty Chế Tạo Bơm Hải Dương, em đã tập trung đi sâu nghiên cứu hạch toán kế toán vật liệu công cụ dụng cụ của công ty. Qua quá trình tập trung nghiên cứu tình hình thực tế của công ty, với kiến thức thu thập được trong thời gian học ở trường, dưới sự hướng dẫn tận tình của các thầy cô trong bộ môn kế toán doanh nghiệp, đặc biệt là thầy giáo cùng với sự giúp đỡ của các cán bộ phòng kế toán tài chính của công ty Chế Tạo Bơm Hải Dương em đã mạnh dạn viết chuyên đề với đề tài: "Tổ chức hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty chế tạo bơm Hải Dương". Ngoài hai phần mở đầu và kết luận, chuyên đề thực tập tốt nghiệp gồm ba phần chính: Phần I: Lý luận chung về tổ chức hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất. Phần II: Thực trạng công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty chế tạo bơm Hải Dương. Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ. Với khả năng và thời gian có hạn, hiểu biết trong lĩnh vực kế toán còn nhiều hạn chế nên mặc dù bản thân đã hết sức cố gắng nhưng chắc chắn bài viết không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong được sự góp ý của các thầy cô giáo và các bạn đồng nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn! Phần thứ nhất Lý luận chung về tổ chức hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất I - Sự cần thiết phải hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ. 1)Khái quát chung về vật liệu và công cụ dụng cụ. Vật liệu và công cụ dụng cụ là những tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho. Trong các doanh nghiệp tuỳ theo từng giai đoạn sản xuất kinh doanh khác nhau mà hàng tồn kho được chia thành các loại khác nhau. -ở giai đoạn chuẩn bị sản xuất, hàng tồn kho bao gồm vật liệu và công cụ dụng cụ, hàng mua đang đi đường. -ở giai đoạn sản xuất, hàng tồn kho bao gồm sản phẩm dở dang , bán thành phẩm. -ở giai đoạn tiêu thụ , hàng tồn kho bao gồm: thành phẩm , hàng hoá trong kho , hàng gửi bán. Như vậy, vật liệu và công cụ dụng cụ tham gia vào giai đoạn đầu của qúa trình sản xuất kinh doanh để bắt đầu hình thành lên sản phẩm mới , chúng rất đa dạng và phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật. Vật liệu thuộc loại đối tượng lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh (tư liệu lạo động , sức lao động, đối tượng lao động ) Vật liệu là cơ sở vật chất để hình thành nên thực thể sản phẩm, trong mỗi quá trình sản xuất vật liệu không ngừng chuyển hoá và biến đổi cả về mặt hiện vật lẫn giá trị về mặt hiện vật, nó chỉ tham gia vào một quá trình sản xuất và khi tham gia vào quá trình sản xuất vật liệu tiêu dùng toàn bộ không giữ nguyên trạng thái ban đầu, giá trị của vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Khác với đối tượng lao động, công cụ dụng cụ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất, bị hao mòn dần, chuyển dịch từng phần giá trị vào chi phí sản xuất kinh doanhvà giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu cho đến khi hư hỏng, tốc độ chu chuyển của công cụ dụng cụ thường nhanh hơn tài sản cố định nhưng chậm hơn nguyên vật liệu. Vì vậy mặc dù công cụ dụng cụ có những đặc điểm giống như tài sản cố định nhưng lại được quản lý và hạch toán như nguyên vật liệu. 2)Yêu cầu quản lý Quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ là yêu cầu khách quan của mọi nền sản xuất và xã hội. Trong điều kiện hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn không ngừng nhu cầu vật chất và văn hoá của mọi thành viên trong xã hội thì việc sử dụng vật liệu và công cụ dụng cụ một cách tiết kiệm, hợp lý và có hiệu quả ngày càng được coi trọng, trước hết quản lý chặt chẽ quá trình thu mua , vận chuyển bảo quản , sử dụng là một trong những yếu tố cơ bản để đẩm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành một cách thuận lợi và nhanh chóng thực hiện tiết kiệm chi phí , hạ giá thành sản phẩm , không ngừng nâng cao chất lượng của sản phẩm và hàng hoá là cơ sở để tăng lợi nhuận cho các doanh nghiệp , tổ chức quản lý chặt chẽ nguyên liệu và công cụ dụng cụ sẽ hạn chế được những mất mát hư hởng , giảm bớt được những rủi ro thiệt hại xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đấnh giá lại tài sản của đơn vị một cách đầy đủ, xác thực đẩm bảo tính trung thực khách quan của thông tin trình bày trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Với ý nghĩa đó việc quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ của các doanh nghiệp sản xuất phải đẩm bảo các yêu cầu sau: - Quản lý chặt chẽ quá trình thu mua vật liệu và công cụ dụng cụ của các doanh nghiệp trên các mặt: số lượng, chất lượng giá cả và thời hạn cung cấp, yêu cầu này đồi hỏi việc thu mua vật liệu và công cụ dụng cụ phải đấp ứng đầy đủ và kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh cả về số lượng,chất lượng giá cả hơp lý, phải thường xuyên phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật tư để từ đó ta chọn nguồn thu mua để đảm bảo về chất lượng , số lượng giá cả và chi phí thu mua thấp nhất. - Đảm bảo, bảo tồn về nội dung vật chất của vật liệu và công cụ dụng cụ trong quá trình sử dụng, thực hiện tiết kiệm vật tư trong sản xuất , hạn chế những hao hụt mất mát trong quá trình sản xuất sản phẩm. - Tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá trị vật tư tiêu hao trong sản xuất, trị giá vốn của thành phẩm và trị giá vật liệu nằm trong trị giá vốn đó . - Tổ chức bảo quản vật liệu và công cụ dụng cụ trong kho cũng như trên đường vận chuyển, phải có hệ thống kho tàng , phương tiện vận chuyển phù hợp với tính chất của từng loại vật tư nhằm hạn chế những hao hụt , mất mát hoặc hư hỏng xảy ra trong quá trình vận chuyển, bảo quản. -Thúc đẩy nhanh quá trình chuyển hoá của vật liệu, hạn chế việc ứ đọng vật tư, rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh. 3)Nhiệm vụ của tổ chức và hạch toán vật liệu ,công cụ dụng cụ. Xuất phát từ vị trí yêu cầu quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất các doanh nghiệp cần thực hiện tốt các yêu cầu sau : Tổ chức ghi chếp, tính toán và phản ánh tổng hợp số liệu về hình thành thu mua, vận chuyển, bảo quản tình hình nhập xuất và tồn kho vật liệu và công cụ dụng cụ tính giá thành thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ đủ thu mua nhập kho :kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật tư về các mặt :số lượng , chất lượng, chủng loại ,giá cả và thời gian nhằm đẩm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời đúng chủng loại cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp. áp dụng đúng đắn các phương pháp kĩ thuật hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ hướng dẫn kiểm tra các đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các hạch toán ban đầu về vật tư hàng hoá (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ)mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết để thực hiện hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ đúng chế độ qui định nhằm đẩm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán. Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng vật tư phát hiện ngăn ngừa và đề xuất các biện pháp xử lý vật tư thừa, thiếu ,ứ đọng kém hoặc mất phẩm chất ,tính toán chính xác số lượng và giá trị vật tư thực tế đưa vào sử dụng đủ tiêu hao quá trình sản xuất kinh doanh.Phân bổ hợp lý và chính xác giá trị vật liệu và công cụ dụng cụ đủ tiêu hao vào các đối tượng sử dụng(tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận, đơn vị sử dụng) 4) Những nội dung chủ yếu về hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ Để thực hiện tốt các yêu cầu về quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ, thực hiện tốt các nhiệm vụ của kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ đòi hỏi quá trình hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ phải bao gồm các nội dung sau: - Phân loại và lập danh điểm vật liệu và công cụ dụng cụ. - Xây dựng các nội qui qui chế trong bảo quản sử dụng vật tư phải có đầy đủ hệ thống kho tàng bảo quản vật tư. Trong kho phải đầy đủ phương tiện cân ,đong, đo, đếm vật tư, về nhân sự cần có một số bảo vệ thủ kho thực hiện tốt việc hạch toán ban đầu ở kho. - Xây dựng các định mức vật tư cần thiết , xác định rõ giới hạn dự trữ tối đa , tối thiểu, các định mức sử dụng vật tư cũng như các định mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển và bảo quản. - Tổ chức khâu hạch toán ban đầu bao gồm các chứng từ , luân chuyển các chứng từ hợp lý và khoa học . - Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán, các hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết một cách thích hợp. - Tổ chức công tác kiểm tra kiểm kê , đối chiếu vật tư cũng như báo cáo tình hình nhập xuất và tồn kho vật tư. - Tổ chức phân tích về tình hình vật tư và những thông tin kinh tế cần thiết khác. II - Phân loại và đánh giá vật liệu và công cụ dụng cụ. 1)Phân loại: 1.1)Đối với vật liệu Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp cần nhiều loại nhiều thứ với vai trò và công dụng khác nhau. Trong quá trình sản xuất kinh doanh để quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết với từng thứ vật liệu cần thiết phải phân loại vật liệu. 1.2)Theo công dụng và tính chất của vật liệu trong sản xuất : - Nguyên vật liệu chính là những nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất sẽ cấu thành thực thể chính của sản phẩm vì vậy khái niệm nguyên vật liệu chính gắn liền với từng đơn vị sản xuất cụ thể, nguyên vật liệu chính cũng bao gồm cả nủa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm. - Vật liệu phụ:là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm mà nó được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường hay dùng để phụ vụ cho nhu cầu kĩ thuật và quản lý. - Nhiên liệu: Về thực chất nó là một loại vật liệu phụ nhưng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm ra bình thường, nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn thể lỏng hoặc thể khí .. . - Phụ tùng thay thế:Là những loại vật tư hay sản phẩm dùng để thay thế hoặc sửa chữa tài sản cố định và công cụ dụng cụ sản xuất . - Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản:Là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản, tái tạo tài sản cố định . Đối với thiết bị xây dựng cơ bản thì bao gồm :thiết bị cần lắm, thiét bị không cần lắp công cụ-khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản . - Phế liệu thu hồi :là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài. Để đảm bảo thuận tiện tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng cũng như giá trị đối với từng thứ vật liệu, trên cơ sở phân loại vật liệu doanh nghiệp phải xây dựng sổ danh điểm vật liệu, xác định thống nhất tên gọi của từng thứ vật liệu, kí mã hiệu, qui cách và số hiệu của từng thứ vật liệu. 1.3)Một số cách phân loại khác Thông thường để tiện cho việc theo dõi và hạch toán vật liệu theo khía cạnh khác nhau, người ta còn phân loại vật liệu theo một số khía cạnh sau: - Theo nguồn cung cấp vật liệu thì bao gồm :vật lieej mua ngoài, vật liệu nhập từ hoạt động gia công tự chế, vật liệu nhận góp vốn liên doanh, vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất. - Theo quan hệ với các đối tượng tập hợp chi phí bao gồm: + Nguyên vật liệu trực tiếp:Là các nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm và dễ dàng xác định được mức tiêu hao cụ thể cho từng loại sản phẩm. + Nguyên vật liệu gián tiếp:Là những nguyên vật liệu khi sử dụng thường liên quan đến nhiều đối tượng tập hợp chi phí khác nhau. 1.4)Đối với công cụ dụng cụ Theo quy định hiện hành, những tư liệu lao động sau đây không phân biệt thời gian và giá trị sử dụng vẫn được xếp vào nhóm công cụ dụng cụ. - Các lán trại tạm thời, dàn giáo (trong ngành xây dựng cơ bản) - Các loại bao bì bán kèm hàng hoá có tính tiền riêng và trong quá trình bảo quản có tính giá trị hao mòn để trừ dần giá trị bao bì. - Những công cụ đồ nghề bằng thuỷ tinh sành sứ. - Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc. 2)Tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ Tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ lad dùng thước đo tiền tệ biểu hiện giá trị của vật liệu và công cụ dụng cụ theo nguyên tắc nhất định đẩm bảo yêu cầu trung thực thống nhất. Tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ thông qua việc đánh giá vật liệu và công cụ dụng cụ kế toán mới ghi chép đầy đủ, có hệ thống các chi phí cấu thành khi mua vào giá trị vật tư tiêu hao trong quá trình sản xuất để từ đó xác định chính xác giá trị sản phẩm sản xuất ra trong kỳ. 2.1)Yêu cầu tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ Để xác định chính xác, hợp lý giá trị của vật liệu và công cụ dụng cụ thì việc tính giá phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Yêu cầu xác thực: Yêu cầu này đòi hỏi việc đánh giá vật liệu và công cụ dụng cụ của các doanh nghiệp phải được tiến hành trên cơ sở tổng hợp đầy đủ, hợp lý những chi phí cấu thành nên giá trị của vật liệu và công cụ dụng cụ, những chi phí bất hợp lý, bất hợp lệ và những chi phí kém hiệu quả. - Yêu cầu thống nhất:Yêu cầu này đồi hỏi việc tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ phải đẩm bảo thống nhất về nội dung và phương pháp tính giá giữa các kỳ hach toán của doanh nghiệp làm cơ sở cho việc so sánh, đấnh giá các chỉ tiêu kinh tế tài chính giã các chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. 2.2)Các nguyên tắc tính giá: Có nhiều nguyên tắc tính giá được kế toán thừa nhận, nhưng trong phạm vi đề tài này chỉ trình bày những nguyên tắc cơ bản có liên quan đến tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ. Trước hết để đi vào nghiên cứu các qui tắc có liên quan đến giá vật liệu và công cụ dụng cụ, chúng ta phải nghiên cứu khái niệm hoạt động liên tục: - Hoạt động liên tục:Là việc ghi chép kế toán đặt trên giả thiết là đơn vị hoạt động vô thời hạn hoặc ít nhất là không bị giải thể trong một tương lai gần (thường là 12 tháng). Do vậy khi lập báo cáo tài chính kế toán được bán theo giá nào khi đơn vị đó ngừng tồn tại, có nghĩa là kế toán quan tâm đến giá vốn hơn là giá thị trường. - Nguyên tắc giá phí: Giá phí là giá được định ra cho một nghiệp vụ kinh tế nhằm đo lường, tính toán giá trị thực tế của một tài sản khi mua trong chuẩn mực kế toán quốc tế số 2 ban hành 10/1995 đã đưa ra định nghĩa giá phí vật liệu và công cụ dụng cụ mua vào như sau: + Giá thành lịch sử cảu vật liệu và công cụ dụng cụ là tổng cavs chi phí mua hàng, giá trị chế biến và các chi phí chế biến khác phải gánh chịu trong việc vận chuyển chúng. + Giá trị mua hàng bao gồm:Giá mua hàng kể cả các loại thuế nhập khẩu cùng các loại thuế mua hàng khác mà có thể tính trực tiếp và được trừ các khoản chiết khấu mua, giảm giá và hàng mua bị trả lại. - Nguyên tắc nhất quán liên tục: Theo nguyên tắc này các quá trình phải áp dụng tất cả các khái niệm, các nguyên tắc các chuẩn mực và các phương pháp tính toán chuẩn mực trên cơ sở nhất quán từ kỳ này sang kỳ khác. Nguyên tắc này để đảm bảo số liệu kế toán, báo cáo tài chính mới có thể so sánh và tổng hợp được, từ đó cho phép các nhà đọc báo cáo tài chính của tổ chức có thể so sánh đánh giá sẽ tạo ra kết quả trung thực, hợp lý hơn thì họ có thể thay đổi nhưng ít nhất cũng phải trong một thowig gian nhất định và phải được sự chấp nhận của cơ quan quản lý có liên quan, phương pháp nhất quán chỉ xuất hiện sau khi một phương pháp nào đố được lựa chọn. -Nguyên tắc thận trọng: Là khi có nhiều giải pháp được lựa chọn thì cần lựa chọn nhiều giải pháp nào ít ảnh hưởng đến giá phí của công cụ dụng cụ, nguyên tắc thận trọng đòi hỏi giá thị trường thấp hơn giá phí của vật tư thì kế toán ghi chép vào báo cáo theo giá thị trường nhưng khi giá thi trường lên cao hơn giá vốn thì kế toán vẫn ghi theo giá vốn. 3)Phương pháp tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ 3.1)Tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ theo giá thực tế 3.1.1)Tính giá đầu vào của vật liệu, công cụ dụng cụ. + Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho:Theo nguyên tắc giá phí đòi hỏi giá thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ phải bao gồm toàn bộ chi phí mua sắm, gia công chế biến và giá bản thân của chúng, tuỷ theo nguồn nhập vật liệu và công cụ dụng cụ mà giá thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ bao gồm các yếu tố cấu thành khác nhau. + Với vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài thì giá thực tế bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn (kể cả các khoản thuế nếu có) cộng cả các khoản chi phí thu mua thực tế (vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm chi phí thuê kho bãi, tiền phạt tiền bồi thường, chi phí nhân viên) trừ các khoản chiết khấu hoặc giảm giá(nếu có) + Với vật liệu và công cụ dụng cụ do doanh nghiệp tự gia công chế biến nhập kho thì giá thực tế bao gồm giá xuất và chi phí gia công chế biến. + Với vật liệu và công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế bao gồm giá xuất vật liệu và công cụ dụng cụ thuê gia công chế biến cộng với các khoản chi phí vận chuyển, bốc dỡ để thực hiện gia công chế biến cùng với số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến. + Với vật liệu và công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên doanh, cổ phần thì giá thực tế là giá do hội đồng liên doanh qui định. + Giá thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ thu nhập từ phế liệu thu hồi được đánh giá theo giá thực tế có thể sử dụng, có thể tiêu thụ theo giá ước tính. 3.1.2 tính giá đầu ra của vật liệu, công cụ - dụng cụ Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lượng danh điểm, số lần nhập, xuất vật liệu, công cụ – dụng cụ, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho tàng của doanh nghiệp. Các phương pháp tính giá thực tế vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho thường dùng là: * Giá thực tế đích danh ( tính trực tiếp ) Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu, công cụ – dụng cụ nhập kho, vì vậy khi xuất kho lô nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. Ưu điểm: là công tác tính giá vật liệu, công cụ – dụng cụ được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô vật liệu, công cụ – dụng cụ Nhược điểm: đòi hỏi doanh nghiệp phải có điều kiện kho tàng để bảo quản riêng từng lô vật liệu, công cụ – dụng cụ nhập kho. * Phương pháp nhập trước - xuất trước ( FIFO) Theo phương pháp này vật liệu, công cụ – dụng cụ được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định lô vật liệu, công cụ – dụng cụ nào nhập vào kho trước sẽ được xuất dùng trước, vì vậy lượng vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Ưu điểm: cho phép kế toán có thể tính giá vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho kịp thời. Nhược điểm: phải tính giá theo từng danh điểm vật liệu, công cụ – dụng cụ và phải hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ – dụng cụ tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. Ngoài ra, phương pháp này làm cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ánh kịp thời giá cả thị trường của vật liệu, công cụ – dụng cụ. Phương pháp nhập trước – xuất trước chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, công cụ – dụng cụ, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. * Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO) Theo phương pháp này vật liệu, công cụ – dụng cụ được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả địng lô vật liệu, công cụ – dụng cụ nhập vào kho sau sẽ được xuất dùng trước, vì vậy việc tính giá xuất vật liệu, công cụ – dụng cụ được làm ngược lại với phương pháp nhập trước- xuất trước. Về cơ bản ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng của phương pháp này giông như phương pháp nhập trước – xuất trước, nhưng sử dụng phương pháp nhập sau – xuất trước giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ánh kịp thời giá cả thị trường của vật liệu, công cụ – dụng cụ. * Phương pháp giá đơn vị bình quân Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu, công cụ - dụng cụ xuất dùng trong kỳ được tính theo giá trị bình quân ( bình quân cả kỳ dự trữ, hay bình quân cuối kỳ trước hoặc bình quân sau mỗi lần nhập ). Trong đó: Giá thực tế VL, CCDC xuất dùng = Số lượng VL, CCDC xuất dùng x Giá đơn vị bình quân - Phương pháp thực tế bình quân cả kỳ dự trữ Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, công cụ – dụng cụ nhưng số lần nhập xuất của mỗi danh điểm nhiều. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của vật liệu, công cụ – dụng cụ tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá bình quân của một đơn vị vật liệu, công cụ – dụng cụ. Căn cứ vào lượng vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất dùng trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ x Giá thực tế VL, CCDC tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế VL, CCDC tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Ưu điểm: giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ – dụng cụ so với phương pháp nhập trước- xuất trước, không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của từng danh điểm vật liệu, công cụ – dụng cụ. Nhược điểm: dồn công việc vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác, đồng thời phương pháp này cũng phải tính giá theo từng danh điểm vật liệu, công cụ – dụng cụ. - Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập Theo phương pháp này sau mỗi lần nhập kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm vật liệu, công cụ – dụng cụ. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho. Giá đơn vị Giá thực tế VL, CCDC tồn kho sau mỗi lần nhập bình quânsau = mỗi lần nhập Lượng thực tế VL, CCDC tồn sau mỗi lần nhập Ưu điểm: phương pháp này cho phép kế toán tính giá vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho vừa chính xác vừa cập nhật. Nhược điểm: tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. Phương pháp này chỉ sử dụng ở những doanh nghiệp có ít danh diểm vật liệu, công cụ – dụng cụ và lần nhập của mỗi loại không nhiều. - Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước Theo phương pháp này kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên giá thực tế tồn kho cuối kỳ trước. Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lượng vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho theo từng danh điểm. Giá đơn vị Giá thực tế VL, CCDC tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) bình quân = cuối kỳ trước Lượng thực tế VL, CCDC tồn kho đầu kỳ(hoặc cuối kỳ trước) Ưu điểm: phương pháp này đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu, công cụ – dụng cụ trong kỳ. Nhược điểm: độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến động giá cả vật liệu, công cụ – dụng cụ, trường hợp giá cả thị trường vật liệu, công cụ – dụng cụ có sự biến động lớn thì việc tính giá vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho theo phương pháp này trở nên thiếu chính xác. * Phương pháp trị giá hàng tồn kho cuối kỳ Với các phương pháp trên, để tính được giá thực tế vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho đòi hỏi kế toán phải xác định được lượng vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất. Tuy nhiên, trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu, công cụ – dụng cụ với mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, lại được xuất dùng thường xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từnh nghiệp vụ xuất kho. Trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải tính giá cho số lượng vật liệu, công cụ – dụng cụ tồn kho cuối kỳ, sau đó mới xác định được giá thực tế của vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho trong kỳ. Giá trị thực tế Số lượng tồn Đơn giá VL, VL, CCDC = kho cuối x CCDC nhập tồn kho cuối kỳ kỳ kho lần cuối Giá trị thực tế Giá trị thực tế Giá trị thực tế Giá trị thực tế VL, CCDC = VL, CCDC + VL, CCDC - VL, CCDC xuất kho nhập kho tồn kho đầu kỳ tồn kho cuối kỳ * Phương pháp hệ số giá Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, công cụ – dụng cụ giá cả thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập – xuất vật liệu, công cụ – dụng cụ diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được. Do đó việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán là loại giá ổn định doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuát, tồn kho vật liệu, công cụ – dụng cụ trong khi chưa tính được giá thực tế của nó. Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua vật liệu, công cụ – dụng cụ ở một thời điểm nào đó hay giá vật liệu, công cụ – dụng cụ bình quân tháng trước để làm giá hạch toán. Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệu, công cụ – dụng cụ hàng ngày nhưng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất, tồn kho theo giá thực tế. Việc tính chuyển dựa trên cơ sở hệ số giá giữa giá thực tế và giá hạch toán. Giá thực tế VL, CCDC + Giá thực tế VL, CCDC Hệ số giá VL, tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ CCDC = Giá hạch toán VL, CCDC + Giá hạch toán VL, CCDC tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ Giá thực tế Hệ số giá Giá hạch toán VL, CCDC = VL, CCDC x VL, CCDC xuất kho xuất kho Ưu điểm: phương pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp về vật liệu, công cụ – dụng cụ trong công tác tính giá, nên công việc tính giá được tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm vật liệu, công cụ – dụng cụ, số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít. Nhược điểm: phương pháp này thích hợp với doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu, công cụ – dụng cụ và đội ngũ kế toán có chuyên môn cao. Có nhiều phương pháp tính giá vật liệu, công cụ – dụng cụ như đã trình bày ở trên nhưng mỗi doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong những phương pháp đó. Vì mỗi phương pháp đều có ưu, nhược điểm riêng nên áp dụng phương pháp nào cho phù hợp với đặc điểm quy mô sản xuất là vấn đề cần đặt ra cho mỗi doanh nghiệp. 3.2)Các phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ xuất dùng: Về mặt giá trị trong quá trình sử dụng công cụ dụng cụ hao mòn dần và chuyển từng phần giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh bởi vậy để tính chính xác phần giá trị của công cụ dụng cụ phân bổ vào chi phí sản xuất kế toán thường dùng các phương pháp phân bổ sau đây: -Phân bổ nhiều lần (nhiều kỳ ) +Căn cứ vào giá trị thực tế của xuất dùng công cụ dụng cụ, kế toán tiến hành tính toán và phân bổ giá trị công cụ dụng cụ thực tế xuất dùng cho sản xuất kinh doanh từng kỳ hạch toán phải chịu số phân bổ cho từng kỳ được tính theo công thức sau: Giá trị công cụ dụng cụ Giá thực tế công cụ dụng cụ xuất dùng phân bổ = cho từng kỳ số kỳ sử dụng +Trường hợp mà doanh nghiệp chỉ phân bổ hai lần thì khi xuất tiến hành phân bổ nghay 50%giá trị thực tế công cụ dụng cụ xuất dùng và chi phí sản xuất kinh doanh của kỳ đó.Khi báo hỏng sẽ phân bổ nốt giá trị còn lại của công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh của đơn vị cụ thể là vào bộ phận báo hỏng, giá trị còn lại của công cụ dụng cụ báo hỏng được xác định như sau. Giá trị còn 1/2 giá trị Phế liệu Tiền bồi thường lại của CCDC = CCDC - thu hồi - do làm hỏng báo hỏng báo hỏng (nếu có) (nếu có) III - Kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ 1)Chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ chính xác tình hình nhập xuất vật liệu và công cụ dụng cụ là cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho và trên các sổ sách kế toán, đồng thời chứng từ kế toán còn là căn cứ để kiểm tra giám sát tình hình biến động về số lượng từng thứ vật liệu và công cụ dụng cụ thực hiện quản lý có hiệu quả phục vụ nhu cầu về vật liệu và công cụ dụng cụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Theo chế độ chứng từ kế toán qui định và ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ-CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ tài chính các chứng từ kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ bao gồm: -Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT) dùng để xác định số lượng vật tư sản phẩm, hàng hoá nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng xác định tránh nhiệm với người liên quan và ghi sổ kế toán phiếu nhập kho được sử dụng trong mọi trường hợp nhập kho của mọi vật liệu và công cụ dụng cụ. -Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT)để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư sản phẩm hàng hoá xuất kho các bộ phận sử dụng trong đơn vị làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện điịnh mức tiêu hao vật tư, phiếu xuất kho được lập cho một hay nhiều thứ vật tư, sản phẩm , hàng hoá cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng. -Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(mẫu 03-VT) Được dùng để theo dõi số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá di chuyển từ kho này đến kho khác trong nội bộ đơn vị hoặc đến đơn vị khác trực thuộc, phiếu là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi vào sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển trên đường. -Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT) Theo dõi số lượng vật tư xuất kho trong trường hợp lập phiếu xuất kho một lần theo định mức nhưng xuất kho nhiều lần trong một tháng cho bộ phận sử dụng vật tư theo hạn mức, phiếu này làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng vật tư theo định mức. -Biên bản kiểm nghiệm (mẫu số 05-VT)xác định qui cách và số lượng vật tư, sản phẩm hàng hoá trước khi nhập kho, làm căn cứ để qui trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. -Thẻ kho( mẫu số 06-VT)theo dõi số lượng nhập xuất-tồn kho từng thứ vật tư, sản phẩm hàng hoá ở từng kho. Thẻ kho còn được dùng làm căn cứ xác định tồn kho dự trữ vật tư, sản phẩm hàng hoá và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. -Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 07-VT) theo dõi số lượng vật tư còn lại cuối kỳ hạch toán ở đơn vị sử dụng và làm căn cứ tính giá thành sản phẩm, kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật tư. -Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá(mẫu số 08-VT) xác định số lượng, chất lượng và giá trị vật tư, sản phẩm hàng hoá có tại kho tại thời điểm kiểm ke, biên bản này làm căn cứ xác định trong việc bảo quản, xử lý vật tư, sản phẩm hàng hoá thừa-thiếu và ghi sổ kế toán. 2)Các sổ kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ. Để kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các thẻ kế toán chi tiết như sau: -Sổ (thẻ) kho. -Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ. -Sổ đối chiếu luân chuyển. -Sổ số dư. -Sổ (thẻ) kho(mẫu 06-VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập xuất-tồn kho của từng thứ vật liệu và công cụ dụng cụ theo từng kho, thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chi tiết: tên , nhãn hiệu, qui cách, đơn vị tính , mã số vật tư và sau đó giao cho thủ kho để theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn hàng ngày về mặt số lượng.Thẻ kho được dùng để hạch toán ở kho không phân biệt hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ theo phương pháp nào. -Sổ (thẻ) kế toán chi tiết sổ đối chiếu luân chuyển. -Sổ số dư được sử dụng để hạch toán hàng ngày tình hình nhập xuất tồn vật liệu về công cụ dụng cụ về mặt giá trị hoặc cả mặt số lượnh tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp. Ngoài các sổ trên còn có thể sử dụng các bảng kê nhập-xuất tồn kho vật liệu và công cụ dụng cụ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản nhanh chóng và kịp thời. 3)Các phương pháp hạch toán chi tiết và công cụ dụng cụ. 3.1)Phương pháp thẻ song song. Nội dung hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song giữa kho và phòng kế toán như sau: + ở kho: việc ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng. Khi nhập – xuất các chứng từ nhập – xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, số thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi ( hoặc kế toán xuống kho nhận ) các chứng từ nhập – xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. + ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị. Về cơ bản sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu “ với “Thẻ kho” tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ “Sổ kế toán chi tiết vật liệu” kế toán lấy số liệu để ghi vào “Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho vật liệu” theo từng danh điểm, từng loại vật liệu để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu. Ưu điểm: phương pháp này rất đơn giản trong khâu ghi chép và dễ pháp hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập – xuất – tồn kho của từng danh điểm vật liệu kịp thời, chính xác. Nhược điểm: việc ghi chép trùng lắp (số lượng nhập – xuất – tồn được theo dõi trên cả kho và phòng kế toán). Ngoài ra việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối kỳ do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Do vậy, phương pháp này chỉ sử dụng được khi doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu. Mẫu sổ và sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Số thẻ Số tờ Tên vật tư Số danh điểm Đơn vị tính Kho Chứng từ Trích yếu Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Bảng tổng hợp Nhập – xuất - tồn kho vật liệu Tháng … năm … Số danh điểm Tên vật liệu Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng SL ST SL ST SL ST SL ST Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật tư Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng 3.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Nội dung của phương pháp + ở kho: việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song. + ở phòng kế toán: kế toán chỉ mở “ Sổ dối chiếu luân chuyển” theo từng kho, cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng danh điểm vật liệu và theo từng kho, kế toán lập “Bảng kê nhập vật liệu”, “Bảng kê xuất vật liệu” và dựa vào bảng kê này để ghi vào “Sổ đối chiếu luân chuyển”. Khi nhận được thẻ kho, kế toán tiến hành đối chiếu tổng lượng nhập, xuất của từng thẻ kho với “Sổ đối chiếu luân chuyển” đồng thời từ ”Sổ đối chiếu luân chuyển” lập “Bảng tổng hợp nhập – xuất - tồn kho vật liệu” để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp vật liệu . Ưu điểm: phương pháp này giảm nhẹ khối lượng công việc ghi chép của kế toán. Nhược điểm: dồn công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ, nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập, xuất của từng danh điểm vật liệu khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và hơn nữa là ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. Với ưu, nhược điểm trên phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển chỉ áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có không nhiều nghiệp vụ nhập, xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày. Mẫu sổ và sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển như sau: Sổ đối chiếu luân chuyển Năm Kho Số danh điểm Tên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Số dư đầu T1 Luân chuyển T1 Số dư cuối T2 SL ST Nhập Xuất SL ST SL ST SL ST Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng kê nhập vật liệu Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất vật liệu Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu Sổ kế toán tổng hợp vật liệu Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 3.3. Phương pháp số dư + ở kho: giống các phương pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho phát sinh theo từng vật tư quy định. Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật tư. Ngoài ra thủ kho còn phải ghi số lượng vật tư tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật tư vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ.Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. + ở phòng kế toán : định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật tư (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập – xuất - tồn kho vật tư. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất. Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên “Sổ số dư” do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm vật liệu trên ”Sổ số dư” với tồn kho trên ”Bảng luỹ kế nhập – xuất - tồn”.Từ “Bảng luỹ kế nhập – xuất - tồn “ kế toán lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu . Ưu điểm: tránh được việc ghi chép trùng lắp và dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ, nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ. Nhược điểm: Việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai xót gặp nhiều khó khăn.Vì vậy, phương pháp này đòi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải có trình độ chuyên môn cao. Phương pháp sổ số dư được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất kho (chứng từ nhập, xuất) nhiều thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập, xuất đã xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu. Mẫu sổ và sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ Từ ngày …. đến ngày …. tháng …. năm Nhóm vật liệu Sốlượng chứng từ Số hiệu Số tiền Ngày …. tháng … năm Người nhận Người giao sổ số dư Năm Kho Số danh điểm Tên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Số danh điểm Tên vật liệu Tồn kho cuối T1 Tồn kho cuối T2 SL ST SL ST SL ST bảng luỹ kế nhập – xuất - tồn kho vật liệu Tháng …. năm Kho Số danh điểm Tên vật liệu Tồn kho đầu tháng Nhập Xuất Tồn kho cuối tháng Từ ngày..Đến ngày.. Từ ngày..Đến ngày.. Cộng nhập Từ ngày..Đến ngày.. Từ ngày.. Đến ngày Cộng xuất Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp số dư Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Phiếu giao nhân chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Ghi trong tháng Ghi cuối tháng Đối chiếu IV. Hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ - dụng cụ Để hạch toán vật liệu, công cụ - dụng cụ nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung, kế toán có thể áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK). Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu công tác quản lý và vào trình độ cán bộ kế toán cũng như vào quy định của chế độ kế toán hiện hành. -Phương pháp KKTX: Là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến ở nước ta hiện nay. Phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và vật liệu, công cụ - dụng cụ nói riêng. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. -Phương pháp kiểm kê định kỳ: là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động các loại vật tư, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những loại hàng hoá, vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. Trị giá vật tư, hàng hoá đã xuất dùng trong kỳ được tính theo công thức: Trị giá vật tư Tổng trị giá vật tư, Trị giá vật tư, Trị giá vật tư, hàng hoá = hàng hoá mua vào + hàng hoá tồn - hàng hoá tồn xuất kho trong kỳ đầu kỳ cuối kỳ 1. Hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ - dụng cụ theo phương pháp KKTX 1.1. Hạch toán tổng hợp vật liệu * Tài khoản sử dụng - TK 152 “ Nguyên liêu, vật liệu” Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. Kết cấu TK 152: Bên nợ: + Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh, được cấp hoặc nhập từ các nguồn khác. + Phản ánh trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên có: + Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu xuât kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh. + Phản ánh trị giá nguyên vật liệu được giảm giá hoặc trả lại người bán. + Phản ánh trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. Dư nợ: giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho TK 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại, nhóm thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, thông thường các doanh nghiệp chi tiết tài khoản này theo vai trò và công dụng của vật liệu như: + TK 1521: Nguyên vật liệu chính + TK 1522: Vật liệu phụ + TK 1523: Nhiên liệu … - TK 151” Hàng mua đi đường” Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp. TK 151 có kết cấu: Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng hoá, vật tư đang đi đường Bên có: Phản ánh giá trị hàng hoá, vật tư đang đi đường về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng hay khách hàng Dư nợ: Giá trị hàng đi đường chưa về nhập kho * Chứng từ Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán vật liệu, công cụ - dụng cụ ở doanh nghiệp thường bao gồm: hoá đơn bán hàng ( nếu tính thuế theo phương pháp trực tiếp ), hoá đơn giá trị gia tăng ( nếu tính thuế theo phương pháp khấu trừ), hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, phiêu xuất kho … tuỳ theo nội dung nghiệp vụ cụ thể. Hạch toán tình hình biến động tăng vật liệu đối vói doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Đối với các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ( thực hiện việc mua, bán hàng hoá có hoá đơn, chứng từ, ghi chép kế toán đầy đủ ), thuế GTGT đầu vào được tách riêng, không ghi vào giá thực tế của vật liệu. Như vậy, khi mua hàng, trong tổng giá thanh toán phải trả cho người bán, phần giá mua chưa thuế được ghi tăng giá vật liệu, còn phần thuế GTGT đầu vào được ghi vào số được khấu trừ. - Nguyên vật liệu thu mua nhập kho + Trường hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu ): Giá thực tế vật liệu Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331, 111, 112, 141 …:Tổng giá thanh toán Trường hợp doanh nghiệp được hưởng giảm giá hàng mua ( do mua nhiều, do hàng kém phẩm chất, sai quy cách, do giao hàng chậm … ) hay hàng doanh nghiệp đã mua nay trả lại cho chủ hàng (nếu có), ghi: Nợ TK 331: trừ vào số tiền hàng phải trả Nợ TK 111, 112: số tiền được người bán trả lại Nợ TK 138 (1388): số được người bán chấp nhận Có TK 152 (chi tiết vật liệu): số giảm giá hàng mua được hưởng hay hàng mua trả lại theo giá không có thuế Có TK 133 (1331): thuế GTGT không được khấu trừ tương ứng với số giảm giá hay hàng mua trả lại Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu khi mua hàng do thanh toán tiền hàng trước hạn, kế toán ghi: Nợ TK 331: trừ vào số tiền hàng phải trả Nợ TK 111, 112: số tiền được người bán trả lại Nợ TK 138 (1388): số tiền người bán chấp nhận Có TK 711: số chiết khấu thanh toán được hưởng + Trường hợp hàng đang đi đường Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ “ Hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng, hàng về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng vẫn chưa về thì ghi: Nợ TK 151: trị giá hàng mua theo hoá đơn (không có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331, 111, 112, 141 .. . Sang tháng sau khi hàng về ghi: Nợ TK 152: nếu nhập kho (chi tiết vật liệu) Nợ TK 621, 627: xuất cho sản xuất ở phân xưởng Có TK 151: hàng đi đường kỳ trước đã về + Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “ Hàng chưa có hoá đơn”. Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) Có TK 331 Sang tháng sau, khi hoá đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng bút toán ghi bổ sung hoặc ghi đỏ. + Trường hợp doanh nghiệp ứng trước tiền hàng cho người bán Khi ứng trước tiền, căn cứ vào chứng từ thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 111,112, 311 Khi người bán chuyển hàng cho doanh nghiệp, căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152: phần được ghi vào giá nhập kho Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: giá thanh toán theo hoá đơn + Phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình thu mua vật liệu Nợ TK 152: phần được tính vào giá vật liệu Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331 .. . + Nếu khi nhập kho phát hiện vật liệu thiếu so với hoá đơn, thì tuỳ theo nguyên nhân, kế toán ghi: Khi nhập Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): trị giá số thực nhập kho theo giá không thuế GTGT đầu vào Nợ TK 138 (1381): trị giá số thiếu (không có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT theo hoá đơn Có TK 331: trị giá thanh toán theo hoá đơn Khi xử lý Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu Nợ TK 152: người bán giao tiếp số thiếu Có TK 138 (1381): xử lý số thiếu Nếu người bán không còn hàng Nợ TK 331: ghi giảm số tiền phải trả người bán Có TK 138 (1381): xử lý số thiếu Có TK 133 (1331): thuế GTGT ( của số hàng thiếu) Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường Nợ TK 1388, 334: cá nhân phải bồi thường Có TK 133 (1331): thuế GTGT của số hàng thiếu Có TK 138 (1381): xử lý số thiếu Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân Nợ TK 821: số thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 138 (1381): xử lý số thiếu + Nếu khi nhập kho phát hiện thấy vật liệu thừa so với hoá đơn thì kế toán có thể ghi như sau: Nếu nhập toàn bộ Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): trị giá toàn bộ số hàng ( giá không có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT tính theo số hoá đơn Có TK 331: trị giá thanh toán theo hoá đơn Có TK 338 (3381): trị giá số hàng thừa chưa có thuế GTGT Căn cứ vào quyết định xử lý, ghi: Nếu trả lại cho người bán Nợ TK 338 (3381): trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 152 (chi tiết vật liệu): trả lại số thừa Nếu đồng ý mua tiếp số thừa Nợ TK 338 (3381): trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT của số hàng thừa Có TK 331: tổng giá thanh toán số hàng thừa Nếu thừa không rõ ngyên nhân ghi tăng thu nhập Nợ TK 338 (3381): trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế GTGT) Có TK 721: số thừa không rõ nguyên nhân Nếu nhập theo số hoá đơn: ghi nhận số nhập còn số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi: Nợ TK 002 Khi xử lý số thừa ghi: Có TK 002 + Trường hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuất kho giao cho chủ hàng được giảm giá, ghi: Nợ TK 331, 111, 112 Có TK 152 (chi tiết vật liệu) Có TK 133 (1331): thuế GTGT của số giao trả hoặc giảm giá - Nhập kho vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): giá thành sản xuất thực tế Có TK 154: vật liệu thuê ngoài gia công hay tự sản xuất nhập kho - Nhập kho vật liệu từ các nguồn khác Ngoài nguồn vật liệu mua ngoài và tự chế nhập kho, vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác như: nhận liên doanh, đánh giá tăng, thừa .. . Mọi trường hợp phát sinh làm tăng giá vật liệu đều được ghi Nợ TK 152 theo giá thực tế, đối ứng với các tài khoản thích ứng. Chẳng hạn: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): giá thực tế vật liệu tăng thêm Có TK 411: nhận cấp phát, viện trợ, tặng thưởng, nhận góp vốn liên doanh Có TK 412: đánh giá tăng vật liệu Có TK 336: vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ Có TK 642: thừa trong định mức tại kho Có TK 3381: thừa ngoài định mức chờ xử lý Có TK 621, 627, 641, 642, 154, 721: dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu nhập kho Có TK 222, 128: nhận lại vốn góp liên doanh Có TK 241: nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB, từ sửa chữa lớn TSCĐ Hạch toán biến động tăng vật liệu đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp (đơn vị chưa thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ hoặc với các doanh nghiệp kinh doanh vàng bạc) do phần thuế GTGT được tính vào giá thực tế vật liệu nên khi mua ngoài kế toán ghi vào TK 152 theo tổng giá thanh toán Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): giá thực tế vật liệu mua ngoài Có TK 331, 111, 112, 311… Số giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại Nợ TK 331, 111, 112, 1388… Có TK 152 (chi tiết vật liệu) Số chiết khấu thanh toán được hưởng khi mua hàng được ghi tăng thu nhập hoạt động tài chính Nợ TK 331, 111, 112, 1388… Có TK 711 Hạch toán tình hình biến động giảm vật liệu Với những doanh nghiệp sử dụng phương pháp KKTX thì khi xuất kho vật liệu phải lập “ Phiếu xuất kho” hoặc “ Phiếu xuất vật tư theo hạn mức” thủ kho và người nhận vật liệu phải làm thủ tục kiểm nhận lượng vật liệu xuất kho theo phiếu xuất. +Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh Nợ TK 621 (chi tiết đối tượng): xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ Nợ TK 627 (6272-chi tiết phân xưởng): xuất dùng cho phân xưởng, bộ phận sản xuất Nợ TK 641 (6412): xuất phục vụ cho bán hàng Nợ TK 642 (6422): xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241: xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ Có TK 152 (chi tiết vật liệu): giá thực tế vật liệu xuất dùng + Xuất góp vốn liên doanh Căn cứ vào giá gốc ( giá thực tế) của vật liệu xuất góp vốn và giá trị vốn được liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá tri vốn góp sẽ được phản ánh vào tái khoản 412 “ Chênh lệch đánh giá lại tài sản “ Nợ TK 222: giá trị vốn góp liên doanh dài hạn Nợ TK 128: giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn Nợ ( Có )TK 412: phần chênh lệch Có TK 152 ( chi tiết vật liệu ): giá thực tế vật liệu xuất góp vốn liên doanh + Xuất thuê ngoài gia công, chế biến Nợ TK 154: giá thực tế vật liệu xuất chế biến Có TK 152: giá thực tế ( chi tiết vật liệu ) + Giảm do vay tạm thời Nợ TK 138 (1388): cho cá nhân, tâp thể vay tạm thời Nợ TK 136 (1368): cho vay nội bộ tạm thời Có TK 152 ( chi tiết vật liệu ): giá thực tế vật liệu cho vay + Giảm do các nguyên nhân khác ( nhượng bán, trả lương, trả thưởng, biếu tặng, phát hiện thiếu .. .) Căn cứ vào mục đích sử dụng, kế toán phản ánh giá vốn (giá thực tế) của vật liệu xuất dùng cho các mục đích: Nợ TK 632: nhượng bán xuất trả lương, trả thưởng,biếu tặng Nợ TK 642: thiếu trong định mức tại kho Nợ TK 138(1381): thiếu không rõ nguyên nhân chờ xử lý Nợ TK 138 (1388), 334: thiếu cá nhân phải bồi thường Nợ TK 412: phần chênh lệch giảm giá do đánh giá lại Có TK 152: giá thực tế vật liệu thiếu Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phương pháp KKTX ( tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ ) TK 331, 111, 112, TK 152 TK 621 TK1331 Tăng do mua ngoài Thuế VAT được khâu trừ Hàng đi đường kỳ trước Nhận cấp phát, vốn góp liên doanh Nhập kho NVL tự chế hoặc gia công Thừa phát hiện khi kiểm kê Nhận lại vốn góp liên doanh Xuất cho chi phí sản xuất chung, bán hàng, quản lý, XDCB Xuất để chế tạo sản phẩm Xuất kho vốn liên doanh Xuất NVL trả vốn góp liên doanh Xuất thuê ngoài gia công chế biến Thiếu phát hiện qua kiểm kê Đánh giá giảm Đánh giá tăng 141, 311 .. . TK 627,641, 642, 241 TK 151 TK 128, 222 TK 411 TK 412 TK 411 TK154 TK 154 TK 642, 3381 TK 1381, TK 128, 222 TK 412 Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phương pháp KKTX (tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) TK 331, 111, 112, TK 152 TK 621 Tăng do mua ngoài (tổng giá thanh toán) Vật liệu tăng do các nguyên nhân khác Xuất để chế tạo sản phẩm Xuất cho nhu cầu khác ở phân xưởng, xuất phục vụ bán hàng, quản ly, XDCB 141, 311 .. . TK 151, 411, 222 .. . TK 627, 641, 642 .. . 1.2. Hạch toán tổng hợp công cụ - dụng cụ * Tài khoản sử dụng: Tài khoản sử dụng để hạch toán công cụ - dụng cụ là TK 153 “ Công cụ - dụng cụ” Nội dung của tài khoản này như sau: Bên nợ: - Giá thực tế của công cụ - dụng cụ tăng trong kỳ (KKTX) - Giá thực tế công cụ - dụng cụ tồn cuối kỳ (KKĐK) Bên có: - Giá thực tế của công cụ - dụng cụ giảm trong kỳ (KKTX) - Giá thực tế của công cụ - dụng cụ tồn đầu kỳ (KKĐK) Dư nợ: Giá thực tế của công cụ - dụng cụ tồn kho Tài khoản này được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2 + TK 1531 “ Công cụ - dụng cụ “ + TK 1532 “Bao bì luân chuyển” + TK 1533 “Đồ dùng cho thuê” Nội dung phản ánh và phương pháp hạch toán trên TK 153 tương tự TK 152. Tuy nhiên vì là tư liêu lao động nên việc hạch toán xuất dùng công cụ - dụng cụ có só khác biệt sau: * Phương pháp hạch toán công cụ - dụng cụ xuất dùng - Trường hợp xuất dùng với giá trị nhỏ, số lượng không nhiều với mục đích thay thế, bổ sung một phần công cụ – dụng cụ cho sản xuất thì toàn bộ xuất dùng tính hễt vào chi phí trong kỳ (còn gọi là phân bổ một lần hay 100% giá trị ) Nợ TK 627 ( 6273- chi tiết phân xưởng ) : xuất dùng ở phân xưởng Nợ TK 641( 6413 ) : xuất dùng phục vụ cho tiêu thụ Nợ TK 642 (6423) : xuất phục vụ cho quản lý doanh nghiệp Có TK 153 ( 1531 ) : toàn bộ giá trị xuất dùng - Trường hợp xuất dùng công cụ - dụng cụ có giá trị tương đối cao, quy mô tương đối lớn mà nếu áp dụng phương pháp phân bổ một lần trên sẽ làm cho chi phí kinh doanh đột biến tăng lên thì kế toán áp dụng phương pháp phân bổ hai lần ( còn gọi là phân bổ 50%). Theo phương pháp này khi xuất dùng kế toán phản ánh theo các bút toán sau: BT1> Phản ánh toàn bộ giá trị xuất dùng Nợ TK 142 (1421) Có TK 153 (1531) BT2> Phân bổ 50% giá trị xuất dùng cho các đối tượng sử dụng công cụ - dụng cụ Nợ TK 6273, 6413, 6423 .. . Có TK 142 (1421): 50% giá trị xuất dùng Khi báo hỏng, mất hoặc hết thời gian sử dụng Nợ TK 138, 334, 111, 152 .. .: phế liệu hồi hoặc bồi thường Nợ TK 6273, 6413, 6423 .. .: phân bổ nốt GTCL ( trừ thu hồi) Có TK 142 (1421): giá trị còn lại ( 50% giá trị xuất dùng) - Trường hợp công cụ - dụng cụ xuất dùng với quy mô lớn, giá trị cao với mục đích thay thế, trang bị mới hàng loạt, có tác dụng phục vụ cho nhiều kỳ thì toàn bộ giá trị xuất dùng được phân bổ dần vào chi phí ( còn gọi là phương pháp phân bổ dần nhiều lần). Khi xuất dùng, kế toán phản ánh các bút toán sau: BT1> Phản ánh 100% giá trị xuất dùng Nợ TK 142 (1421) Có TK 153 (1531) BT2> Phản ánh giá trị phân bổ mỗi lần Nợ TK 6273, 6413, 6423 Cớ TK 142 (1421): giá trị phân bổ mỗi lần Các kỳ tiếp theo, kế toán chỉ phản ánh bút toán phân bổ giá trị hao mòn. Khi báo hỏng, mất hay hết thời hạn sử dụng, sau khi trừ phế liệu thu hồi hay số bồi thường của người làm mất, hỏng .. .giá trị còn lại sẽ được phân bổ vào chi phí kinh doanh tương tự như phân bổ hai lần. Sơ đồ hạch toán xuất dùng công cụ - dụng cụ theo phương pháp KKTX TK 153 (1531) TK 627, 641, 642 Giá thực tế CCDC xuất dùng theo phương pháp phân bổ 100% 50% phân bổ vào chi phí kỳ xuất dùng 50% giá trị thực tế CCDC hỏng Phế liệu thu hồi và tiền bồi thường Phân bổ vào chi phí của từng kỳ hạch toán Giá thực tế CCDC (phương pháp phân bổ 50%) Phương pháp phân bổ dần TK 142 TK152, 138 * Phương pháp hạch toán xuất dùng bao bì luân chuyển Khi xuất dùng bao bì luân chuyển: Nợ TK 142 (1421): toàn bộ giá thực tế bao bì luân chuyển Có TK 153 (1532) xuất dùng Khi nhập lại bao bì luân chuyển, kế toán xác định giá trị hao mòn của bao bì để phân bổ vào chi phí, giá trị của số bao bì bị hư hỏng, mất mát, từ đó tính ra giá trị còn lại của bao bì nhập kho và ghi: Nợ TK 641: phân bổ giá trị hao hòn của bao bì vào chi phí bán hàng Nợ TK 152: tính vào giá trị vật liệu mua ngoài Nợ TK 138, 821: giá trị của bao bì bị hư hỏng, mất mát Có TK 142: gía thực tế của bao bì nhập lại ( giá xuất kho) * Phương pháp hạch toán đồ dùng cho thuê Khi chuyển công cụ - dụng cụ thành đồ dùng cho thuê hay đồ dùng cho thuê mua ngoài, nhập kho: Nợ TK 153 (1533): giá thực tế đồ dùng cho thuê Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có) Có TK 153 (1531): chuyển dụng cụ thành đồ dùng cho thuê Có TK 331, 111, 112 .. .: tổng giá thanh toán Khi xuất đồ dùng cho thuê, ghi: Nợ TK 142 (1421): toàn bộ giá trị xuất dùng Có TK 153 (1533) Xác định giá trị hao mòn đồ dùng cho thuê Nợ TK 821: nếu hoạt động cho thuê không thường xuyên Nợ TK 627 (6273): nếu hoạt động cho thuê là hoạt động kinh doanh thường xuyên ( chính hoặc phụ) ` Có TK 142 (1421): giá trị hao mòn Đồng thời phản ánh số thu về cho thuê: Nợ TK 111, 112, 131, 1388 .. .: tổng số thu cho thuê Có TK 333 (3331): thuế GTGT phải nộp Có TK 721: nếu là hoạt động không thường xuyên Có TK 511: nếu là hoạt động thường xuyên Khi thu hồi đồ dùng cho thuê, ghi: Nợ TK 153 (1533): giá trị còn lại Có TK 142 (1421): giá trị còn lại 2. Hạch toán vật liệu, công cụ - dụng cụ theo phương pháp KKĐK * Tài khoản sử dụng - TK 611- mua hàng ( tiểu khoản 6111- mua nguyên, vật liệu) Dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên, vật liệu, công cụ - dụng cụ theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua) Bên nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu, công cụ - dụng cụ tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ Bên có: Phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu, công cụ - dụng cụ xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt .. .trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. TK 6111 cuối kỳ không có số dư và thường được mở chi tiết theo từng loai vật tư, hàng hoá. - TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu: dùng để phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại Bên nợ: giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ Bên có: kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Dư nợ: giá thực tế vật liệu tồn kho - TK 153 - công cụ - dụng cụ:sử dụng để theo dõi giá thực tế công cụ - dụng cụ, bao bì luân chuyển tồn kho Bên nợ: giá thực tế công cụ - dụng cụ tồn kho cuối kỳ Bên có: kết chuyển giá thực tế công cụ - dụng cụ tồn kho đầu kỳ Dư nợ: giá thực tế công cụ - dụng cụ tồn kho - TK 151 - hàng mua đi đường: dùng để phản ánh trị giá số hàng mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị) nhưng đang đi đường hay đang gửi tại kho người bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng người bán Bên nợ: giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ Bên có: kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ Dư nợ: giá thực tế hàng đang đi đường Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như 133, 331, 111, 112 .. .Các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống như phương pháp KKTX *Phương pháp hạch toán - Hạch toán vật liệu Quá trình hạch toán vật liệu theo phương pháp KKĐK được tiến hành theo trình tự sau: Đầu kỳ kinh doanh, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại: Nợ TK 611 (6111) Có TK 152: nguyên, vật liệu tồn kho Có TK 151: hàng đang đi đường ( vật liệu đi đường) Trong kỳ kinh doanh, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng ( với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Nợ TK 611 (6111): giá thực tế vật liệu thu mua Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331 .. .: tổng giá thanh toán Các nghiệp vụ khác làm tăng vật liệu trong kỳ: Nợ TK 611 (6111) Có TK 411: nhận vốn góp liên doanh, vốn cấp phát,… Có TK 311, 336, 338: tăng do đi vay Có TK 128: nhận lại vốn góp liên doanh ngắn hạn Có TK 222: nhận lại vốn góp liên doanh dài hạn Số giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại trong kỳ ( với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Nợ TK 331, 111, 112 .. .: số giảm giá hàng mua, hàng trả lại theo tổng giá thanh toán Có TK 133 (1331): thuế GTGT không được khấu trừ tương ứng với số giảm giá và hàng mua trả lại Có TK 611 (6111): trị giá không có thuế của hàng mua trả lại hay giảm giá hàng mua Số chiết khấu thanh toán được hưởng khi mua hàng được ghi tăng thu nhập hoạt động tài chính Nợ TK 111, 112, 331, 1388 .. . Có TK 711 Cuối kỳ, căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho và biên bản xử lý số mất mát, thiếu hụt: Nợ TK 152: nguyên, vật liệu tồn kho cuối kỳ Nợ TK 151: hàng đi đường cuối kỳ ( vật liệu đi đường) Nợ TK 138, 334: số thiếu hụt mất mát cá nhân phải bồi thường Nợ TK 138 (1381): số thiếu hụt chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý Nợ TK 642: số thiếu hụt trong định mức Có TK 611 (6111): trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và thiếu hụt Giá trị nguyên, vật liệu tính vào chi phí sản xuất được xác định bằng cách lấy tổng số phát sinh bên nợ TK 6111 trừ đi số phát sinh bên có ( bao gồm số tồn cuối kỳ, số mất mát, số trả lại. số giảm giá hàng mua) rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng ( dựa vào mục đích sử dụng hoặc tỷ lệ định mức…) Nợ TK 621,627, 641, 642 Có TK 611 ( 6111) Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, đối với vật liệu mua ngoài giá thực tế gồm cả thuế GTGT đầu vào, do vậy ghi: Nợ TK 611 (6111): giá thực tế vật liệu mua ngoài Có TK 331, 111, 112 .. .: tổng giá thanh toán ( kể cả thuế VAT, thuế nhập khẩu) Các khoản giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại ( nếu có) Nợ TK 331, 111, 112 .. . Có TK 611 (6111) Các nghiệp vụ khác phát sinh ở thời điểm đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ hạch toán tương tự như doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế GTGT. - Hạch toán công cụ - dụng cụ Việc hạch toán công cụ - dụng cụ nhỏ được tiến hành tương tự như đối với vật liệu. Trường hợp công cụ - dụng cụ xuất dùng trong kỳ nếu thấy giá trị lớn, cần trừ dần vào chi phí nhiều kỳ ( qua kiểm kê lượng đã xuất dùng, đang sử dụng), kế toán ghi: Nợ TK 142 (1421) Có TK 611 (6111) Căn cứ vào số lần phân bổ, xác định mức chi phí công cụ - dụng cụ trừ dần vào trong kỳ: Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 142 (1421) Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ - dụng cụ theo phương pháp KKĐK (tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) Giá trị vật liệu, dụng cụ tồn đầu kỳ chưa sử dụng Giá trị vật liệu, dụng cụ tồn cuối kỳ Giá trị hàng mua, hàng mua trả lại Giá trị thực tế vật liệu, dụng cụ xuất dùng Giá trị vật liệu, dụng cụ tăng thêm trong kỳ (tổng giá thanh toán) TK 152, 151, 153 TK 611 TK 152, 151, 153 TK 111, 112, 331, 411 TK 111, 112, 331 TK 621, 627 .. . Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ - dụng cụ theo phương pháp KKĐK (tính thuế GTGTtheo phương pháp khấu trừ) TK 151, 152, 153 TK 611 TK 151, 152, 153 Giá trị vật liệu, dụng cụ tồn đầu kỳ chưa sử dụng Giá trị vật liệu, dụng cụ tồn cuối kỳ Giảm giá được hưởng và giá trị hàng mua trả lại Giá trị vật liệu, dụng cụ mua vào trong kỳ Giá trị thiếu hụt mất mát Giá trị vật liệu, công cụ - dụng cụ xuất dùng nhỏ Đánh giá tăng vật liệu, dụng cụ Nhận vốn liên doanh, cấp phát, tặng thưởng .. . Phân bổ dần Giá trị dụng cụ xuất dùng lớn Thuế VAT được khấu trừ TK 111, 112, 331 TK 111, 112, 331 TK 1331 TK 138, 334, 821, 642 TK 411 TK 621, 627, 641, 642 TK 412 TK 1421 3. Hạch toán vật liệu, công cụ - dụng cụ trên hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp 3.1. Hình thức nhật ký chung Báo cáo tài chính Bảng cân dối số phát sinh Sổ cái TK 152, 153 Bảng tổng hợp chi tiết vật tư Sổ chi tiết vật tư TK 152. 163 Nhật ký chung Chứng từ nhập, xuất Nhật ký mua hàng Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu. 3. 3.2.Hình thức nhật ký- sổ cái Chứng từ nhập, xuất Bảng tổng hợp chứng từ nhập, xuất Nhật ký – Sổ cái Báo cáo tài chính Sổ chi tiết vật tư TK 152, 153 Bảnh tổng hợp chi tiết vật tư Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 3.3. Hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ nhập, xuất Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết vật tư TK 152, 153 Sổ cái TK 152, 153 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết vật tư Xuất Nhập Nhật ký – chứng từ số 5, 6 Chứng từ nhập, xuất Bảng phân bổ TK 152, 153 Sổ chi tiết số 2 – TK 331 Bảng kê số 4, 5, 6 Sổ cái TK 152, 153 Nhật ký – chứng từ số 7 Bảng kê số 3 – TK 152, 253 Báo cáo tài chính NK – CT liên quan 1, 2, 4, 10 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 3. 4. Hình thức nhật ký- chứng từ  V - Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. Kiểm kê vật tư và công cụ dụng cụ là biện pháp kiểm tra thực trạng nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ mà các phương pháp kế toán chưa phản ánh được giúp doanh nghiệp nắm được thực trạng nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng, ngăn ngừa hiện tượng tham ô lãng phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, có biện pháp xử lý kịp thời đẩm bảo tốt công tác quản lý vật tư và công cụ dụng cụ của doanh nghiệp. Sơ đồ trình tự hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê nguyên vật liệu TK721 TK338 TK152,153 TK138 TK111,334 Thừa NVL xử lý Thừa khi kiểm kê Thiếu khi kiểm kê Xử lý kết quả kiểm kê (ngoài định mức) TK611 TK642 Theo phương pháp KKTX Hao hụt trong định mức Sơ đồ trình tự hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê công cụ dụng cụ. TK111, 112, 331 TK611 TK627, 641,642 Giá thực tế mua vào nhập kho Giá trị công cụ dụng cụ phân bổ một lần vào chi phí TK133 TK1421 Giá trị công cụ dụng cụ phân bổ 2 hoặc nhiều lần TK151, 153 Dư XXX Kết chuyển giá thực tế CCDC tồn đầu kỳ, giá thực tế CCDC đang đi đường Kết chuyển giá thực tế CCDC tồn cuối kỳ và giá thực tế đang đi đường tồn cuối kỳ VI - Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 1)Đối tượng và điều kiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối niên độ nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc (giá thực tế)của hàng tồn kho nhưng chưa chắc chắn. Qua đó phản ánh được giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính Giá trị thực hiện Giá gốc của Dự phòng giảm giá thuần tuý của hàng = hàng tồn kho - hàng tồn kho tồn kho Dự phòng giảm giá được lập cho các loại nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất, các loại vật tư hàng hoá, thành phẩm tồn kho để bán mà giá trên thị trường thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ kế toán. Những loại vật tư hàng hoá này là mặt hàng kinh doanh, thuộc sở hữu của doanh nghiệp, có chứng từ hợp lý, chứng minh giá vốn vật tư, hàng hoá tồn kho. 2)Phương pháp xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Mức dự phòng cần lập Số lượng tồn Mức giảm giá năm tới cho hàng tồn = kho i cuối niên độ * của hàng tồn kho i kho i 3)Tài khoản và phương pháp hạch toán. Kế toán sử dụng TK159- dự phòng giảm giá hàng tồn kho để hạch toán Bên nợ: hoàn nhập dự phòng giảm giá. Bên có: trích lập dự phòng giảm giá. Dư có : dự phòng giảm giá hàng vật tư hiện còn. Phương pháp hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau Cuối niên độ kế toán, hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập năm trước Nợ TK 159 Có TK 721 Đồng thời, trích lập dự phòng cho năm tới Nợ TK 642(6426) Có TK 159 Cuối liên độ kế toán tiến hành hoàn nhập và trích lập dự phòng như trên -Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được ghi vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Sơ đồ hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK721 TK139,159 TK6426 Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng phải thu khó đòi Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng phải thu khó đòi vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính VII - Các hình thức sổ kế toán Công tác kế toán là một đơn vị hạch toán, đặc biệt là trong các doanh nghiệp, thường nhiều và phức tạp không chỉ thể hiện ở số lượng các phần hành mà còn ở mỗi phần hành kế toán cần thực hiện, do vậy đơn vị hạch toán cần thiết phải sử dụng nhiều loại sổ sách khác nhau cả về kết cấu nội dung, phương pháp hạch toán, tạo thành một hệ thống sổ sách kế toán. các loại sổ sách kế toán này được liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán của mỗi phần hành. Mỗi hệ thống sổ kế toán được xây dựng là một hình thức tổ chức sổ nhất định mà doanh nghiệp cần phải có thể thực hiện công tác kế toán. Như vậy hình thức tổ chức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ kế toán về chức năng ghi chép về kết cấu, nội dung phản ánh theo trình tự nhất định trên cơ sở chứng từ gốc. Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, qui mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau. Đặc trưng cơ bản để phân biệt các hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau là ở só lượng sổ cần dùng, ở loại sổ sử dụng ở nguyên tắc kết cấu. Trong thực tế, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức tổ chức sổ kế toán sau đây 1)Hình thức Nhật ký –Sổ cái Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một quyển sổ gọi là nhật ký sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên Nợ-Có trên cùng một vài trung sổ. Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng vào Nhật ký – Sổ cái Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký sổ cái. Nhật ký sổ cái Sổ thẻ, hạch toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Giải thích: Ghi hàng ngày (hoặc định kỳ) Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Mẫu: nhật ký-sổ cái Năm…... CT Diễn giải Số phát sinh TK 111 TK112 TK... SH NT Nợ Có Nợ Có Nợ Có Số dư đầu năm Số phát sinh tháng 150 50 25,0 15 Cộng số phát sinh tháng Số dư cuối tháng 50 200 9,2 15 2) Hình thức chứng từ ghi sổ. Hình thức này thích hợp với mọi loại đợn vị thuận tiện cho việc áp dụng máy tính tuy nhiên, tuy nhiên, việc ghi chép bị trùng lắp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ nhất là trong điêù kiện thủ công, sổ sách trong hình thức này gồm -Sổ cái : là sổ phân loại ghi theo hệ thống )dùng để hạch toán tổng hợp , mỗi tài khoản được phản ánh trên một vài trang sổ cái có thể kết hợp phản ánh chi tiết theo kiểu ít cột hoặc nhiều cột. -Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng, sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu với sổ cái. Mọi CTGS sau ghi sổ đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số hiệu và ngày tháng số hiệu của CTGS được đánh liên tục từ đầu tháng (hoặc đầu năm )đến cuối tháng (hoặc cuối năm) ngày tháng trên CTGS tính theo ngày ghi “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” -Bảng cân đối tài khoản. Dùng đẻ phản ánh tình hình đầu kỳ phát sinh trong kỳ và tình hình cuối kỳ của các loại tài sản và nguồn vốn với mục đích kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép cũng như cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý. -Quan hệ cân đối Tổng số tiền trên Tổng số phát sinh bên nợ(hoặc bên có )của tất cả các “Sổ đăng ký CTGS”= tài khoản trong sổ cái (hay bảng cân đối kế toán) -Các sổ và thẻ hạch toán chi dùng để phản ánh các đối tượng cần hạch toán chi tiết(vật liệu, dụng cụ tài sản cố định chi phí sản xuất tiêu thụ) * Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Sổ thẻ, hạch toán chi tiết Chứng từ gốc bảng tổng hợp CTG Báo cáo kế toán Sổ đăng ký GTGS Sổ quỹ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Chứng từ ghi sổ Giải thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Mẫu:Chứng từ ghi sổ số: 63 ngày 25/10 Diễn giải Tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có Chi trả lương 334 111 10 10 Mẫu: Sổ ĐKCTGS CTGS Số tiền Số hiệu Ngày tháng 63 64 25/10 25/10 34 10 Mẫu :Sổ cái –Tài khoản tiền mặt:số hiệu 111 CTGS Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Tiểu khoản SH NT N C 1112 1112 1113 N C N C N C 45 58 57 26 29 30 Dư đầu tháng Đơn vị trả tiền Thu tiền bán SP Chi trả lương 131 511 334 3 15 5 10 Cộng số phát sinh 20 10 Số dư cuối tháng 13 3)Hình thức nhật kí-chứng từ Hình thức này thích hợp với doanh nghiệp lớn số lượng nghiệp vụ nhiều và điện kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán.Tuy nhiên đồi hỏi trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao. Mặt khác không phù hợp với kế toán bằng máy. Sổ sách trong hình thức này gồm có -Sổ nhật ký-chứng từ :Nhật ký chứng từ được mở hàng tháng cho một hoặc một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau và có liên quan với nhau theo Yêu cầu quản lý và lập các bảng tổng hợp-cân đối. Nhật ký-chứng từ được mở theo sổ phát sinh bên có của tài khoản đối ứng với bên nợ. Các tài khoản liên quan, kết hợp giữa ghi theo thời gian và theo hệ thống, giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán phân tích. -Sổ cái :Mở cho từng tài khoản tổng hợp và cho cả năm, chi tiết theo từng tháng trong đó bao gồm số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ.Sổ cái được ghi theo số phát sinh bên có của từng tài khoản chỉ ghi tổng số trên cơ sở tổng hợp số liệu từ nhật ký-chứng từ có liên quan. -Bảng phân bổ :Sử dụng với những tài khoản chi phí phát sinh thường xuyên, có liên quan đến nhiều đối tượng cần phải phân bổ(tiền lương, vật liệu khấu hao ) các chứng từ gốc trước hết tập trung vào bảng phân bổ cuối tháng được vào bảng phân bổ chuyển vào các bảng kê và NK-CT liên quan. -Sổ chi tiết :dùng để theo dõi các đối tượng hạch toán cần hạch toán chi tiết. Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký- chứng từ. 4)Hình thức nhật ký chung. Hình thức nhật ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là nhật ký chung (tổng nhật ký )sau đó căn cứ vào nhật ký chung ,lấy số liệu để ghi vào sổ cái mỗi bút toán phản ánh trong sổ nhật ký được chuyển vào sổ cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan.Đối với các tài khoản chủ yếu phát sinh nhiều nghiệp vụ, có thể mở các nhật ký phụ cuối tháng(hoặc định kỳ )cộng tác nhật ký phụ, lấy số tiền ghi vào nhật ký chung hoặc vào thẳng sổ cái, sổ nhật ký chung thường có mẫu sau: Mẫu: Nhật ký chung Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu tài khoản Số phát sinh SH NT Nợ Có ... ... ... Cộng Sổ cái trong hình thức nhật ký chung có thể mở theo nhiều kiểu, kiểu một bên và kiểu hai bên và mở cho cả hai bên nợ-có của tài khoản.Mỗi tài khoản mở trên một vài trang sổ, riêng với những tài khoản có số lượng nghiệp vụ nhiều, có thể mở thêm sổ cái phụ-cuối tháng , cộng sổ cái phụ để đưa vào sổ cái. Mẫu :Sổ cái Năm :... Tài khoản: Tiền gửi ngân hàng Số hiệu: 112 Ngàyvào sổ Chứng từ Diễn giải NKC TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu NT Trang Dòng Nợ Có 153 156 01/8 06/8 Số dư đầu kỳ Thu tiền bán hàng Trả tiền mặt ... 511 331 100 160 Cộng sang trang số dư cuối kỳ ... ... ... ... Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật ký chung. Sổ thẻ, hạch toán chi tiết Chứng từ gốc Báo cáo kế toán Nhật ký chuyên dùng Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Nhật ký chung Giải thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Ghi định kỳ (5,7 ngày) Phần II Thực trạng công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty chế tạo bơm Hải dương I. Khái quát chung về công ty chế tạo bơm Hải Dương 1) Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Thành phố hải dương là trung tâm của tỉnh Hải Dương nằm trong vùng kinh tế trọng điểm phía bắc của đất nước, là đầu mối giao thông chính với quốc lộ, tỉnh lộ thuận lợi cho việc giao lưu phát triển kinh tế xã hội. Công ty chế tạo bơm Hải Dương thành lập ngày 01 tháng 8 năm 1960 là đơn vị trực thuộc Tổng công ty máy và thiết bị công nghiệp- Bộ công nghiệp. -Địa chỉ: 37 Đại lộ Hồ Chí Minh Thành phố Hải Dương. -Điện thoại 0320.853594 Fax:0320858606 -Email: hpmc@hn.vnn.vn. Công ty nằm trên địa bàn trung tâm thành phố, nơi tập trung các cơ sở quan trọng về kinh tế, văn hoá , xã họi của thành phố Hải Dương. Công ty chuyên sản xuất các sản phẩm cơ khí đã có trên 40 năm, trong đó 30 năm được nhà nước bao cấp. Khi chuyển sang sản xuất kinh doanh theo cơ chế thị trường công ty gặp rất nhiều khó khăn lớn. Lúc đầu tưởng chừng như không trụ vững được, công nghệ sản xuất sản phẩm đã lạc hậu, lại phải cạnh tranh với các sản phẩm có công nghệ sản xuất cách ta hàng trăm năm như Mỹ, Nhật, Pháp, Đức máy bơm Trung Quốc chất lượng không cao nhưng lại bán với giá rẻ. Đứng trước tình hình đó dẫn đến thị trường công ty phải co lại, sản phẩm làm ra không bán được. Địa điểm nơi đây lúc đầu là nhà máy rượu của Pháp xây dựng từ năm 1924. Kháng chiến toàn quốc bùng nổ Pháp đã sử dụng địa điểm này làm trại lính, dịch vụ cho chiến tranh và nhốt tù, với viễn cảnh đó đã đủ nói lên công ty không có một trật tự công nghiệp, thêm vào đó nhà cửa dột nát vì quá thời hạn sử dụng, đường sã xuống cấp, mưa thì lầy, nắng thì bụi. Tiền thân từ hai tập đoàn sản xuất Tiền Giang và Hậu Giang chuyển lên thành doang nghiệp quốc doanh. Công nghiệp thì lạc hậu, gây ô nhiễm môi trường trầm trọng. Để thay đổi được tình hình đó, đưa công ty phát triển và tồn tại thì công ty phải dùng đến số vốn lớn, tài chính công ty lúc đó lại mất cân đối nghiêm trọng, thiếu vốn sản xuất, nợ ngân hàng nợ khách hàng, đây là vấn đề hết sức khó khăn đặt ra đối với ban lãnh đạo công ty và cán bộ nhân viên trong công ty.Sau một thời gian tìm hiểu, suy tính, Đảng uỷ công ty, Ban giám đốc đã rất trăn trở. Cuối cùng đi đến quyết định phương hướng ưu tiên hàng đầu cho hai mục tiêu chiến lược trước mắt, đó là “ chất lượng sản phẩm và môi trường công ty” để thực hiện hai chiến lược đó ban lãnh đạo công ty đã kiên định từng bước vững chắc từng việc trong chiến lược phát triển. 1.1. Những yếu tố có tác động trực tiếp đến phát triển sản xuất kinh doanh: -Với mặt bằng của công ty rộng gần 40000 m2 và có gần 753 CBCNV trong đó gần 100 người có trình độ đại học, trên 80 người có trình độ tốt nghiệp cao đẳng, trung cấp các ngành cơ khí, điện tử, luyện kim, hoá chất, kinh tế, tin học .. công nhân trực tiếp có trình độ trung bình 4/7. -Về cơ sở hạ tầng 1500 m đường trục chính chạy suốt trubg tâm của công ty đã hư hỏnhg nặng được tiến hành cải tạo rải nhựa cho xe trọng tải 20 tấn thường xuyên qua lại trong công ty.Công ty có 20 đon vị trong đó có 5 xưởng sản xuất chính, đã làm đường bê tông vào tất cả các nơi làm việc đồng thời xây dựng mới và cải tao nhà cũ để có chỗ làm việc cho tất cả các xưởng. -Về sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là thời kỳ có chuyển đổi mạnh mẽ nhà nước xoá bỏ chế độ bao cấp chuyển sang nề kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa theo chủ trương đổi mới của đảng, do vậy sản phẩm sản xuất ra không đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng.Tổng số vốn tại thời điểm chuyển đổi chỉ có trên 5 tỷ đồng, doanh thu năm 1991 chỉ đạt 6,8 tỷ đồng trong khi đó lực lượng lao động phải trả lương lớn, các khoản nợ phải trả cũng là nỗi lo của công ty. Bắt được đặc thù của nền kinh tế thị trường có định hướng XHCN đó là sự bình đẳng của nhiều thành phần kinh tế, phát triển trên cơ sở cạnh tranh lành mạnh bằng chất lượng hàng háo và giá thành giá bán, đa dạng hoá sản phẩm, không ngừng nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản xuất và tăng cường các dịch vụ sản xuất đẻ mở rộng thị trường.Lúc đó công ty có trên 100 loại máy bơm được chế tạo đáp ứng được nhu cầu tưới tiêu trong sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, nuôi trồng thuỷ sản vùng nước ngọt, nước mặn vùng đồng bằng trung du, miền núi cao, các loại máy bơm công nghiệp chịu mài mòn và ăn mòn hoá chất phục cụ khai thác tiêu thoát nước hầm mỏ, làm việc trong các dây chuyền sản xuất hầm mỏ, đường giáy, than, phân hoá học, cấp thoát nước thành phố, cứa nạn tàu biển, cứu hoả xử lý nước thải .v .v.. có lưu lượng trên 13000m3/h cột áp đến trên 300 m tuỳ theo yêu cầu của khách hàng. Các loại van được sản xuất cho các ứng dụng đa dạng như cung cấp nước khí ga, hệ thống truyền dẫn trong mạng lưới cấp nước thành phố, các nhà máy, hầm mỏ trong hệ thống cứu hoả có kích thước lỗ thông từ 50mm đến 600mm, áp lực đến 25kg/cm2. Các loại quạt sử dụng cho việc cung cấp, hút đẩy không khí sạch, khí độc cho hầm mỏ, nhà xưởng các lò nấu luyện gang thép và sản xuất vật liệu xây dựng như xi măng, gốm sứ, thuỷ tinh, sục khí trong các nhà máy nước, trong công nghệ nuôi trồng thuỷ sản, các loại quạt có lưu lượng đến trên 8000m3/h cột áp đến 10000mm cột ntoanaw .Đây là tiền đề rất quan trọng để công ty áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO9001và ISO9002.Công ty chế tạo bơm Hải Dương đang liên doanh và hợp tác với 3 tập đoàn công nghiệp lớn là: tập đoàn EBARA Nhật Bản sản xuất máy bơm tiên tiến trên thế giới , hãng AVK là hãng chuyên sản xuất van tiên tiến của Bắc âu, hãng THOMSON của úc để sản xuất máy bơm công nghiệp và cho khai thác mỏ. Là công ty hàng đầu Việt Nam chuyên sản xuất kỹ thuật thuỷ khí động như: máy bơm, van quạt công nghiệp và tuốc bin. Hiện nay công ty đẫ có và đang sản xuất trên 400 loại sản phẩm phục vụ cho sản xuất nông nghiệp , công nghiệp và giao thông vận tải, khai thác mỏ, hoá cất, tàu biển và nhiều ngành sản xuất vật chất khác của nền kinh tế quốc dân.Năm 2001 đã sản xuất trên 150 tấn hàng có chất lượng cao sang thị trường Nhật và EU, sản phẩm của công ty được khách hàng trong và ngoài nước sử dụng tín nhiệm về chất lượng bền lâu trong quá trình sử dụng tiết kiệm được điện năng, nhiên liệu, sản phẩm của công ty triển lãm trong và ngoài nước được thưởng trên 80 huy chương vàng và đoạt giải vàng chất lượng quốc gia. Các sản phẩm của công ty được chế tạo dựa trên nhiều tiêu chuẩn quốc tế:JIS, DIN3352Part- Phê chuẩn của DVGW, BS5163-phê chuẩn của NWCC -Trải qua trên 40 năm ra đời và phát triển cho đến nay công ty chế tạo bơm Hải Dương đẫ chế tạo và sản xuất sản phẩm các loại trong đó có tới 60 sản phẩm được tặng huy chương vàng tại các hội chợ hàng công nghiệp toàn quốc .Năm 2001 công ty được tặng “Huân chương lao động hạng ba” và được tặng giải “Bông lúa vàng Việt Nam”, được hãng BVC cấp chứng nhỉ ISO9001,9002 cho sản phẩm bơm và các loại van công nghiệp. -Mặc dù có nhiều khó khăn do cơ chế thị trường nhưng công ty đẫ bảo toàn và phát triển nguồn vốn, không phải vay nợ ngắn hạn và dài hạn. Nhiều khách hàng được công ty tạo điều kiện ứng trước sản phẩm thanh toán sau chỉ số công nợ của khách hàng có thời điểm đạt 7 tỷ đồng. Nhiều đoàn khách quốc tế và nguyên thủ quốc gia một số nước đã đến thăm công ty. Các vị lãnh đạo cao cấp của Việt Nam đã nhiều lần về thăm dành sụa quan tâm cho công ty, công ty được Chủ tịch nước Cộng hoà XHCN Việt Nam tặng thưởng huân chương lao động hạng nhất và nhiều phần thưởng cao quý khác của lãnh đạo các ngành, các cấp từ trung ương đến địa phương. Mức tăng trưởng năm 2001 so với năm 1991: +Tổng sản lượng tăng 7,36 lần (bình quân mỗi năm tăng 24,7%) +Doanh thu tăng 8,29 lần +Nộp ngân sách đạt 10,72 lần (bình quân mỗi năm tăng 34,2%) -Hoàn thành tốt nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động và các nghĩa vụ nộp cho ngân sách nhà nước. 1.2.Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty những năm gần đây. Một số chỉ tiêu phản ánh quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp. Với nguồn lực trên, cùng với sự cải tiến dây chuyền công nghệ của ban lãnh đạo có hiệu quả cộng với lòng nhiệt tình sáng tạo của cán bộ công nhân viên, công ty chế tạo bơm đã không ngừng mở rộng thị trường, nâng cao uy tín với khách hàng, phát huy những thế mạnh của mình cộng với lòng nhiệt tình sáng tạo của cán bộ công nhân viên, công ty chế tạo bơm đã không ngừng mở rộng thị trường, nâng cao uy tín với khách hàng, phát huy những thế mạnh của mình và vận dụng ưu đãi bạn hàng dành cho để tiếp tục phát triển và trở thành một doanh nghiệp manhjtrong toàn tổng công ty máy và thiết bị tổng công nghiệp-Bộ công nghiệp và là doanh nghiệp có uy tín trên thị trường. Hiện nay công ty cố gắng đầu tư phát triển sản xuất góp phần vào sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Kết quả đạt được trong những năm qua thể hiện trên một số chỉ tiêu cơ bản sau: Kết quả về phát triển sản xuất công ty ba năm 1999-2000-2001 Đơn vị tính: VNĐ Chỉ tiêu Thực hiện năm 1999 Thực hiện năm 2000 Thực hiện năm 2001 1. Giá trị tổng sản lượng 29.725.578.000 34.360.775.000 37.580.442.000 2. Doanh thu bán hàng 37.156.972.680 42950.968.787 49.532.108.700 3. Các khoản giảm trừ doanh thu 98.412.600 118.528.900 256.048.900 4. Doanh thu thuần 37.059.560.080 42.832.439.887 49.276.059.800 5. Giá vốn hàng bán 28.366.798.034 32.833.569.800 38.286.488.814 6. Lợi nhuận gộp 8.692.762.046 9.998.870.724 10.989.570.986 7. Chi phí bán hàng 748.156.520 821.569.800 851.426.958 8. Chi phí quản lý 4.523.689.526 4.829.538.124 5.214.328.514 9. Lợi nhuận thuần 3.420.916.000 4.347.762.800 4.923.815.500 10. Chi phí hoạt động khác 0 0 123.549.500 11. Lợi nhuận hoạt động khác 138.000.000 520.791.000 257.991.200 12. Tổng lợi nhuận trước thuế 3.558.916.000 4.868.553.800 5.181.540.700 13. Vốn kinh doanh -Vốn lưu động - Vốn cố định 18.296.453.943 8.918.216.400 9.351.273.543 19.519.865.943 8.918.216.400 10.601.648.543 25.316.165.512 8.918.216.400 16.397.949.112 14. Số thu nộp ngân sách Thuế Các khoản nộp khác 1.918.521.873 1.489.003.873 428.918.000 2.468.519.246 2105.258.296 363.216.000 2.719.238.900 2.329.426.500 389.812.400 15. Số CN bình quân trong doanh số 750 753 767 16. Thu nhập bình quân trong tháng 980.000 1.120.000 1.310.000 1.3 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh. Công ty chế tạo bơm Hải Dương là một công ty sản xuất và kinh doanh những mặt hàng như máy bơm nông nghiệp, máy bơm công nghiệp, van, quạt công nghiệp. Cho nên quan hệ sản xuất kinh doanh với từng phòng ban phân xưởng sản xuất là quan hệ trực tuyến. Do ông trưởng phòng kinh doanh trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm trước giám đốc, phòng kinh doanh có nhiệm vụ thay mặt giám đốc tiếp khách hàng khi khách hàng đến công ty mua hàng hay đặt hàng theo yêu cầu của khách và còn là nơi thu thập những thông tin phản hồi từ phía khách hàng. Khi khách hàng đến phòng kinh doanh của công ty đặt mua hàng thì phòng kinh doanh có nhiệm vụ nhận thông tin và những yêu cầu của khách hàng, nhân viên phòng kinh doanh nhận những thông tin ấy và báo cáo cho ông trưởng phòng kinh doanh biết để đi đến ký kết hợp đồng mua hàng, khi hợp đồng mua hàng được ký kết ông trưởng phòng kinh doanh báo cho ông trưởn phòng điều độ vật tư biết về kế hoạch mua hàng của khách hàng, phòng điều độ vật tư có trách nhiệm xuống kho thành phẩm xem mặt hàng đó còn trong kho hay hết để có kế hoạch sản xuất theo yêu cầu của hợp đồng. Nếu là những mặt hàng khách hàng yêu cấu bản vẽ chế tạo riêng thì phòng điều độ báo cho phòng thiết kế kĩ thuật để thiết kế tính toán các thông số kỹ thuật, sau đó cho ra bản vẽ để tạo phôi, đúc , gia công cơ khí, lắp ráp hoàn chỉnh chạy thử nghiệm, sau đó đem đi sơn hoàn thiện, cuối cùng nhập kho thành phẩm, kho giao cho khách hàng đúng theo thời gian đã ký kết. Ngoài nhiệm vụ bán hàng phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ tính giá thành tất cả các sản phẩm mà công ty sản xuất ra với một mức giá chuẩn, phòng kinh doanh còn lập kế hoạch sản xuất các mặt hàng cụ thể từng tháng để phân xưởng sản xuất có kế hoạch triển khai công việc và đáp ứng nhu cầu của khách hàng ngày một tốt hơn. Sơ đồ tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty được khái quát thành sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức hoạt động kinh doanh Mạ nhiệt luyện Gia công gò hàn rèn Nhập kho Thử nghiệm Gia công cơ khí và lắp ráp Tạo mẫu đúc phôi Bán hàng Phòng thiết kế kỹ thuật Phòng điều độ vật tư Thông tin của khách hàng Phòng kinh doanh 1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Công ty chế tạo bơm trong những năm đầu mới thành lập qui mô sản xuất còn nhỏ bé lạc hậu, nên toàn công ty chỉ có một phòng ban và hai phân xưởng sản xuất tổng hợp chưa được phân công chuyên môn hoá.Sau 40 năm năng lực sản xuất của công ty đã được nâng lên rất nhiều cả về chất lượng và số lượng. Cho đến nay công ty có 753 lao động sản xuất kinh doanh ở hơn 20 phòng ban phân xưởng, đội sản xuất với cơ cấu sản xuất được chia làm hai khối.Khối sản xuất chính gồm 9 phòng ban, 5 xưởng, 3 đội sản xuất và khối sản xuất ngành nghề cũng gồm 4 đội sản xuất. Tất cả đều được đặt dưới sự chỉ đạo quản lý của giám đốc và ba phó giám đốc có thể thể hiện cơ cấu này theo sơ đồ: -Giám đốc là người lãnh đạo cao nhất, chịu trách nhiệm toàn bộ qui trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, nghĩa vụ đóng góp với nhà nước theo quy định của luật doanh nghiệp nhà nước, đồng thời phải tổ chức bộ máy quản lý sao cho phù hợp với quy trình sản xuất kinh doanh của đơn vị mà giám đốc còn là người quản lý trực tiếp các phòng ban có chức năng giám sát, theo dõi từng mặt hoạt động như trật tự an ninh, chất lượng sản phẩm, kế toán, tiền lương, trên phạm vi toàn công ty. -Ba phó giám đốc cũng được phân công trách nhiệm phụ trách quản lý điều hành một tổ hợp phòng ban phân xưởng có chức năng tương tự hỗ trợ liên quan với nhau. Như vậy việc sắp xếp bộ máy quản lý , phân công trách nhiệm đối với lãnh đạo công ty là tương đối hợp lý và khoa học vừa đẩm bảo cho giám đốc nắm bắt được tình hình cụ thể về lĩnh vực được phân công phụ trách vừa tránh được sự chồng chéo trong quản lý vẫn bị coi là căn bệnh phổ biến đối với doanh nghiệp nhà nước. Đặc biệt hơn nữa, giám đốc tham gia trực tiếp quản lý các phòng ban quan trọng sẽ tạo điều kiện cho người đứng đầu công ty biết được cụ thể và chính xác nhất tình hình sản xuất kinh doanh, khả năng tài chính của đơn vị mình để có thể đưa ra những quyết định đúng đắn, hợp lý nhất khi cần thiết. -Văn phòng công ty :có nhiệm vụ trợ giúp giám đốc và các phó giám đốc trong việc điều hành quản lý theo dõi toàn bộ hoạt động của công ty. -Phòng hành chính bảo vệ với công việc gĩư gìn an ninh trật tự, bảo vệ tài sản công ty, quản lý thời gian công tác của CBCNV trong công ty của các thẻ ra cổng. -Phòng kinh doanh : Với nhiều công việc khác nhau liên quan đến lập kế hoạch sản xuất, kế hoach tiêu thụ và thực hiện việc tiêu thụ, phòng có một bộ phân chuyên lập kế hoạch giá thành đơn vị và giá bán cho từng sản phẩm từ đó lập kế hoạch sản xuất và kế hoạch tiêu thụ trong cả năm và từng tháng dựa trên số lượng đặt hàng của khách, một bộ phận thực hiện việc giới thiệu sản phẩm, ký kết hợp đồng với khách mua, giao hàng và thu tiền về. -Phòng lao động tiền lương cũng chia thành hai bộ phận: một bộ phận chuyên lập ra các định mức tiêu hao như tiêu hao nguyên vật liệu, tiêu hao vể số giờ công, tiêu hao về số giờ máy, làm cơ sở cho việc tính giá thành sản phẩm. Bộ phận thứ hai tham gia tính tiền lương, tiền thưởng các khoản phải trả phải nộp của cán bộ công nhân viên từng phòng ban, phân xưởng. Hàng tháng lập kế hoạch chi lương cho giám đóc duyệt và sau đó chuyển sang phòng kế toán tài chính để vào sổ và chi lương nên có quan hệ mật thiết với phòng kế toán tài chính của công ty. -Phòng kế toán tài chính tham mưu cho giám đốc về mặt tài chính theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty dưới hình thức tiền tệ, giúp lãnh đạo công ty ra những quyết định về tài chính trong sản xuất kinh doanh đồng thời xây dựng kế hoạch tài chính của công ty, xác định nhu cầu về vốn tình hình hiện có và sự biến động của các tài sản hiện có của công ty. -Phòng thiết kế kỹ thuật: phòng này có bộ phận thiết kế có nhiệm vụ nghiên cứu, thiết kế các sản phẩm thành các bản vẽ kỹ thuật đảm bảo đúng các thông số kỹ thuật như yêu cầu sản xuất. Tổ chức in các bản vẽ này giao xuống các phân xưởng làm cơ sở để sản xuất các sản phẩm, bộ phận kỹ thuật có nhiệm vụ theo dõi, giám sát kỹ thuật ở từng khâu, từng bộ phận sản xuất theo bản vẽ kỹ thuật đẫ được lập. Phòng điều đọ vật tư có nhiệm vụ căn cứ vào kế hoach sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu do các phòng ban khác cung cấp tiến hành lập kế hoạch thực hiện việc cung ứng vật tư cũng như xuất kho vật tư cho các phân xưởng sản xuất theo đúng định mức. -Phòng KCS (kiểm tra chất lượng sản phẩm): có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng vật tư mua về theo kế hoạch của phòng điều độ đồng thời cùng với quản đốc các phân xưởng giám sát kiểm tra chất lượng sản phẩm dở dang sau khi kết thúc quá trình sản xuất ở phân xưởng này tiếp tục chuyển sang chế tạo ở phân xưởng tiếp theo, kiểm tra chất lượng sản phẩm sau khi đã trải qua tất cả các khâu công nghệ trước khi nhập kho thành phẩm. -Ngành quản lý kho có nhiệm vụ quản lý vật tư thành phẩm và thực hiện xuất giao vật tư cho các phân xưởng khi có yêu cầu của phòng điều độ vật tư đồng thời xuất giao thành phẩm cho khách hàng theo hoá đơn bán hàng của phòng kinh doanh. Các phòng ban được giao thực hiện công việc tương đối rõ ràng và khoa học, mỗi phần việc đều được kiểm tra chặt chẽ nhưng không chồng chéo tuy nhiên công ty chưa trú trọng đến khâu bán hàng, tiêu thụ sản phẩm vì thực tế cho thấy chỉ có 4 nhân viên trực tiếp thực hiện công việc này tại quầy giới thiệu sản phẩm thuộc sự quản lý phòng kinh doanh của công ty. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Phòng quản lý chất lượng Đội xây dựng cơ bản Phòng thiết kế công nghệ Phòng kỹ thuật cơ điện Đội sửa chữa thiết bị và xâylắp thuỷ lợi Sản xuất ngành nghề Phòng kinh doanh Phòng kế toàn tài chính Văn phòng Phòng bảo vệ Phòng quan hệ quốc tế Phòng tổ chức nhân sự Phó giám đốc kỹ thuật đại diện lãnh đạo Phó giám đốc kinh doanh Giám đốc Công ty Ngành quản lý kho Xưởng nhiệt luyện Xưởng gò hàn rèn Xưởng cơ khí lắp ráp Xưởng đúc Phòng lao động tiền lương Phòng điều độ vật tư Đội vận tải Phó giám đốc điều hành 1.5.Đặc điểm của quá trình công nghệ với sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp. -Công ty có dây chuyền công nghệ khép kín từ khâu đầu: thiết kế chế tạo mẫu đến làm khuôn đúc, gia công cơ khí lắp ráp, thử nghiệm bằng những thiết bị hiện đại như lò luyện gang, lò thép MK8 của Mỹ, lò đồng của Mỹ, Nhật thay thế cho lò nấu bằng than, nồi Graphit. -Máy phân tích nhanh kiểm tra thành phần kim loại thay thế cho phương pháp kiểm tra bằng hoá học. Dùng máy gia nhiệt thay thế cho phương pháp lọc dầu. -Lò tôi tần số thay thế cho nhiệt luyện bằng lò muối, các máy hùn tích, hàn mắc của Mỹ, Nhật, công nghệ sơn tĩnh điện, đúc khuôn không hàn và nhiều thiết bị hiện đại đã căn bản giải quyết công việc hàng ngày cho người lao động trong công ty. Từng bước đưa thu nhập của người lao động lên đáp ứng đời sống sinh hoạt hàng ngày cho cán bộ, công nhân viên trong công ty. Sơ đồ công nghệ của công ty chế tạo bơm Hải Dương. Gia công cơ khí Đúc phôi Bán hàng Nhập kho Sơn hoàn thiện Thử nghiệm Lắp ráp Tạo mẫu Gia công gò hàn rèn nhiệt luyện Thiết kế sản phẩm Thu thập nhu cầu khách hàng Chuẩn bị công nghệ nguồnlực -Nhìn vào sơ đồ ta có thể hình dung được những nhiệm vụ cơ bản của các xưởng. -Xưởng đúc:Xưởng này sẽ thực hiện các công việc từ chế tạo mẫu sản phẩm bằng gỗ căn cứ vào bản vẽ thiết kế, tạo phôi khuôn mẫu bằng cát đến nấu gang và rót gang vào phôi, làm sạch phôi gang sau khi ra lò nguyên liệu chính của khâu đúc phôi là gang thép, phụ gia, thành phẩm của phân xưởng này là các phôi sản phẩm(thân bơm, thân van, cánh quạt) theo đúng kỹ thuật bản vẽ. -Xưởng cơ khí-lắp ráp: Xưởng này thực tế được chia thành hai bộ phận, một bộ phận chuyên gia công cơ khí, tiện, phay bào, khoan, sọc, doa nguội .. Các chi tiết có yêu cầu độ chính xác cao như trục, bạc, ổ trượt, bộ phận thứ hai chuyên lắp ráp thành các sản phẩm hoàn chỉnh. -Xưởng gò-hàn-rèn: có nhiệm vụ chế tạo các chi tiết có yêu cầu về độ bền, độ dẻo, độ bóng cao, ít bị mài mòn khi cọ xát.Các công việc của phân xưởng này là tôi ủi, mạ các chi tiết, đã được chế tạo ở các phân xưởng đúc, gia công cơ khí. -Xưởng cơ dụng: Chuyên theo dõi tình hình sử dụng công suất của máy móc, thiết bị và tiến hành sủa chữa khi máy móc bị hư hỏng, đồng thời gia công một số chi tiết như ốc vít, các phụ tùng thay thế khác. -Tóm lại sản phẩm của công ty được sản xuất theo quy trình tương đối đơn giản, công việc chủ yếu và quan trọng nhất là khâu đúc và gia công cơ khí đòi hỏi trình độ lành nghề của công nhân, công tác tổ chức ở các phân xưởng của công ty cũng được phân công khá cụ thể rõ ràng và không phức tạp. 1.6. Cơ cấu tổ chức công tác kế toán. 1.6.1. Tình hình tổ chức công tác kế toán ở công ty. Bộ máy kế toán của công ty hình thành và phát triển cùng với sự ra đời và phát triển của công ty. Đồng thời được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty cũng như trình độ của nhân viên kế toán. Theo mô hình này, phòng kế toán có chức năng giúp giám đốc công ty chỉ đạo thống kê, thu thập và sử lý thông tin kinh tế thực hiện hạch toán kinh tế trong nội bộ doanh nghiệp.Từ đó kiểm tra đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, tình hình và hiệu quả sử dụng vốn nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. -Phòng tài chính kế toán của công ty có nhiệm vụ sau: Phòng tài chính kế toán có chức năng tổ chức bộ máy kế toán thống kê ghi chép, tính toán, phản ánh tình hình tăng giảm tài sản-nguồn vốn và phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh một cách chính xác và trung thực. Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ tổ chức và phản ánh kịp thời, chính xác kiểm kê vật tư hành hoá, tài sản định kỳ cũng như chuẩn bị đầy đủ thủ tục và tài liệu cần thiết cho việc xử lý các khoản mất mát, hư hỏng và đề ra các biện pháp xử lý. Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ tính toán và trích nộp đầy đủ, kịp thời các khoản nộp ngân sách, nộp tổng công ty, để lại công ty các quỹ. Bên cạnh đó, phòng phải tổ chức bảo quản, lưu giũ các tài liệu kế toán thống kê, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế toán thuộc bí mật công ty và nhà nước. -Cuối cùng phòng có nhiệm vụ tổ chức phổ biến hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ , thể lệ tài chính kế toán , thống kê của nhà nước và của cấp trên xuống cấp dưới. Xuất phát từ yêu cầu tổ chức cũng như yêu cầu đặt ra thì số lượng nhân viên kế toán của phòng gồm 7 người mỗi người phụ trách một khâu với các nhiệm vụ sau: Kế toán trưởng: Đồng thời là trưởng p