Đề tài Tổ chức hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả của khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng

lời nói đầu Quá trình chuyển đổi nền kinh tế từ kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trường, có sự quản lý của Nhà nước bằng Pháp luật trong những năm qua đã làm thay đổi các nguyên tắc quản lý kinh doanh trong các doanh nghiệp. Trong cơ chế thị trường, bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển đều phải thực hiện triệt để các nguyên tắc kinh doanh như nguyên tắc tự quản, nguyên tắc lấy thu bù chi và bảo toàn vốn. Trong hoạt động kinh doanh mục tiêu của các doanh nghiệp là làm sao tối đa hoá lợi nhuận. Để thu được nhiều lợi nhuận, các doanh nghiệp phải sử dụng chi phí hợp lý với mức doanh thu. Với một chi phí thấp nhất để đạt mức doanh thu cần thiết thì kết quả thu được sẽ là lợi nhuận cao nhất. Do vậy, doanh nghiệp cần phải tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, đảm bảo không có hiện tượng chi không cần thiết và phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đối với doanh nghiệp thương mại nghiệp vụ chính là lưu chuyển hàng hoá, việc sử dụng hợp lý chi phí có ý nghĩa sống còn. Tiết kiệm chi phí góp phần tiết kiệm vốn kinh doanh giảm chi phí tới mức thấp nhất để đạt doanh thu móng muốn có vai trò quyết định trong việc tăng lợi nhuận. Tiết kiệm chi phí là điều kiện tăng tích luỹ ngân sách Nhà nước, thúc đẩy nền sản xuất, góp phần hạ giá bán lẻ hàng tiêu dùng, từ đó nâng cao đời sống nhân dân. Để có thể quản lý chi phí để đạt mức doanh thu mong muốn ta phải hạch toán chính xác chi phí, doanh thu và kết quả của khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ. Có như vậy ta mới có thể kiểm tra, giám sát tình hình chi tiêu và thu nhập của doanh nghiệp để hạ thấp chi phí tới mức tối thiểu nhờ đó mới có kết quả kinh doanh tốt nhất. Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của công tác hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả của khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ. Trong thời gian thực tập tại Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng, được sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ kế toán của Công ty cùng với sự hướng dẫn của Thầy giáo Nguyễn Ngọc Toản đã giúp tôi lựa chọn đề tài: “Tổ chức hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả của khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng” Kết cấu luận văn gồm 3 phần chính: Phần I: Những vấn đề lý luận chung về hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả của khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ. Phần II: Thực tế tổ chức hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả tại Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng. Phần III: Những ý kiến nhằm hoàn thiện hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả tại Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng. Phần I: Những vấn đề lý luận chung về hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả của khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ. Tổ chức hạch toán chi phí của khối lượng hàng hoá: Tổ chức hạch toán giá vốn hàng bán: Bản chất của giá vốn hàng bán: Giá vốn hàng bán là trị giá hàng mua vào để bán hay nói cách khác là cái giá phải trả để có lượng hàng hoá bán ra trong kỳ. Theo quan điểm cũ thì giá vốn hàng hoá là số tiền phải ghi trên hoá đơn bán hàng nhưng trong nền kinh tế thị trường quan niệm đó không hoàn toàn chính xác vì nó không phản ánh cái giá phải trả để có hàng hoá và việc tính chi phí thu mua vào chi phí lưu thông để phân bổ cho hàng hoá bán ra rất dễ bị nhầm lẫn và khó kiểm tra được tính chính xác. Chính vì vậy trong chế độ kế toán mới giá vốn của hàng hoá bán ra trong kỳ là giá mua theo hoá đơn và chi phí thu mua phân bố cho hàng hoá bán ra trong kỳ. Cụ thể là hàng hoá nhập xuất tồn kho theo quy định được tính theo giá thực tế. Trị giá thực tế của hàng hoá mua vào được tính theo từng nguồn nhập, bao gồm trị giá mua và chi phí thu mua hàng hoá, chẳng hạn trường hợp thu mua hàng hoá: Giá thực tế = Giá mua + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí mua (vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức, hoa hồng môi giới…) Tính giá vốn hàng bán (hàng xuất kho) Trong doanh nghiệp thương mại, nghiệp vụ chủ yếu là thu mua, dự trữ và tiêu thụ hàng hoá, việc tính chính xác giá vốn hàng hoá có ý nghĩa quan trọng ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nhất là trong nền kinh tế thị trường tự do có giá cả hàng hoá thay đổi theo từng ngày, thậm chí từng giờ, thì việc tính giá vốn hàng hoá đòi hỏi phải chính xác để có thể phản ánh chính xác kết quả kinh doanh vì giá vốn hàng bán chính là chi phí lớn nhất trong chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Tuỳ theo đặc điểm và quy mô hoạt động của doanh nghiệp thương mại ta có thể áp dụng một trong các phương pháp tính trị giá hàng xuất kho sau: Phương pháp giá thực tế đích danh (phương pháp trực tiếp, phương pháp đặc điểm riêng): Khi có thể nhận diện được từng loại hàng hoá tồn kho với từng lần mua và danh đơn của nó thì phương pháp này có thể được sử dụng để xác định trị giá vốn. Phương pháp này áp dụng không rộng rãi chỉ có một số đơn vị áp dụng hình thức kiểm kê định kỳ và có quy mô nhỏ. Phương pháp nhập trước xuất trước: FIFO (First in – First out) Phương pháp này phản ánh chính xác giá trị của hàng hoá nhập, xuất, tồn nhưng nó rất phức tạp do các mặt hàng kinh doanh rất đa dạng và tình hình lưu chuyển rất phức tạp nên nó chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng đòi hỏi thời gian bảo hành như thực phẩm, nước giải khát, thuốc lá, dược phẩm… Theo phương pháp này, hàng hoá nào nhập trước thì xuất trước, hàng hoá nào nhập sau thì xuất sau, xuất hết hàng nhập trước mới đến hàng nhập sau. Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định giá bình quân của một đơn vị hàng hoá. Căn cứ vào lượng hàng hoá bán ra trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế của hàng hoá bán ra. Công thức tính phương pháp này được áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp hiện nay vì nó đơn giản và có thể giúp doanh nghiệp tính toán tương đối chính xác trị giá vốn hàng bán. Phương pháp nhập sau xuất trước: LIFO (Last in – First out). Theo phương pháp này, hàng hoá nào nhập sau cùng thì xuất trước. Xuất hết hàng nhập sau mới đến hàng nhập trước nó. Phương pháp này áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp có hàng hoá lâu bền, giá trị lớn. Phương pháp này thường được áp dụng trong thời kỳ lạm phát. Việc lựa chọn tiêu thức phan bổ nào là tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng đơn vị nhưng phải bảo đảm tính nhất quán trong niên độ. Việc phân bổ được tiến hành theo công thức sau: Chi phí thu mua phân bổ cho số hàng hoá tiêu thụ trong kỳ = Chi phí mua hàng tồn đầu kỳ và chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ Tổng tiêu thức phân bổ của lượng hàng hoá tồn kho và lượng hàng hoá tiêu thụ Tiêu thức phân bổ của lượng hàng hoá tiêu thụ x Hạch toán giá vốn hàng bán: Nhiệm vụ: Việc hạch toán chính xác và kịp thời giá vốn hàng bán có ý nghĩa quan trọng đối với việc quản lý và theo dõi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do giá vốn hàng bán là chi phí lớn nhất của chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại nên giá vốn đúng hay không có liên quan đến doanh nghiệp có thực lãi hay không. Để đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán kinh doanh của doanh nghiệp, hạch toán giá vốn hàng bán có nhiệm vụ sau: Theo dõi và phản ánh chính xác trị giá vốn của hàng bán để giúp cho việc hạch toán kết quả kinh doanh. Tổ chức việc tính trị giá vốn hàng bán phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu của chế độ kế toán và yêu cầu quản lý. Hạch toán: * Tài khoản sử dụng: TK 632- Giá vốn hàng bán, kết cấu tài khoản như sau: + Với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên TK 632 có kết cấu như sau: Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” Bên Nợ Bên Có Trị giá vốn của thành phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp theo hoá đơn (đã được coi là tiêu thụ trong kỳ) Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ vào tài khoản xác định kết quả. + Với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ: Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán: Bên Nợ: + Trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ: + Trị giá vốn thành phẩm tồn kho, gửi bán đầu kỳ cùng giá trị lao vụ, dịch vụ đã hoàn thành trong kỳ. Bên Có: + Giá trị hàng xuất bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ. + Kết chuyển giá vốn hàng đã tiêu thụ trong kỳ vào tài khoản xác định kết quả. + Giá trị thành phẩm tồn kho cuối kỳ (với đơn vị sản xuất và kinh doanh dịch vụ). Tài khoản 632 cuối kỳ không có số dư. * Hạch toán giá vốn hàng bán tuỳ theo phương thức bán hàng: + Trường hợp bán hàng theo phương thức bên mua đến nhận hàng trực tiếp tại kho bên bán, ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 156 - Hàng hoá (1561) + Trường hợp hàng hoá mua vào không qua kho mà giao nhận thẳng cho người mua: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán. Có TK 151 - Hàng mua đang đi đường. + Hàng hoá xuất kho gửi cho bên mua theo hợp đồng đã ký hoặc gửi đại lý nhờ bán hộ, ghi: Nợ TK 157 - Hàng gửi bán. Có TK 156 (1561) - Hàng hoá + Khi bên mua thông báo đã nhận đủ hàng và đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán, ghi: Giá vốn của hàng đã tiêu thụ Nợ TK 632 Có TK 157 Khi hàng bán kế toán xác định giá vốn hàng bán để ghi nhật ký chung và vào sổ cái TK 632- Giá vốn hàng bán. Tổ chức hạch toán chi phí bán hàng: Khái niệm chi phí bán hàng: Doanh nghiệp thương mại trong quá trình tái sản xuất xã hội, lưu thông hàng hoá là khâu quan trọng và rất cần thiết. Nhờ nó mà hàng hoá được đưa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Từ đó giá trị và giá trị sử dụng của nó mới được thực hiện. Để thực hiện được việc tiêu thụ hàng hoá nhằm đáp ứng được yêu cầu của quy luật kinh tế cơ bản nhằm thoả mãn nhu cầu tiêu dùng phục vụ đời sống thì doanh nghiệp thương mại cần hao phí một lượng lao động nhất định (gồm lao động sống và lao động vật hoá). Nhưng chi phí lao động này dùng vào hoạt động tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp biểu hiện bằng tiền của chi phí lao động đó gọi là chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng gồm tiền trả cho nhân viên bán hàng, tiền đóng gói bao bì, chi phí khấu hao tài sản cố định, tiền trả cho các dịch vụ mua ngoài v.v… Tất cả những chi phí đó là cần thiết để thu hút và phục vụ khách hàng nhằm có được doanh thu. Quá trình tái sản xuất xã hội là quá trình sản xuất, phân phối, trao đổi và tiêu dùng. Mục đích của sản xuất là tiêu dùng, sản xuất quyết định lưu thông và bán hàng là khâu chủ chốt, tuy nhiên lưu thông lại có tác dụng trở lại đối với sản xuất thông qua mối quan hệ biện chứng. Như vậy, chi phí bán hàng là một bộ phận của chi phí lưu thông phát sinh dưới hình thái tiền tệ để thực hiện các nghiệp vụ bán hàng hoá kinh doanh trong kỳ báo cáo. Chi phí bán hàng được bù đắp bằng khối lượng doanh thu thuần thực hiện. Trong trường hợp đặc biệt, chi phí bán hàng được kết chuyển qua kỳ báo cáo (kỳ xác định kết quả) để chờ doanh thu, khi thương vụ được thực hiện qua nhiều kỳ báo cáo. Nội dung chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng là các khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá. Xét về nội dung kinh tế các khoản chi phí bán hàng gồm: Chi phí nhân viên bán hàng: Bao gồm có tiền công và qũy trích nộp bắt buộc theo tiền công (quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn). Chi phí vật liệu, bao gì chi dùng thực tế cho nhu cầu sửa chữa tài sản, xử lý hàng hoá dự trữ, bao gói hàng để tăng thêm giá trị thương mại cho hàng hoá. Chi phí dụng cụ đồ dùng: Là những khoản chi về dụng cụ, đồ dùng phục vụ bán hàng như máy tính, cân, bàn ghế v.v… Chi phí khấu hao tài sản cố định: Của các khâu bán hàng (kho, quầy, cửa hàng, phương tiện vận tải, thiết bị cân đo, đong đếm, các công trình kiến trúc, kho bãi, cầu cảng v.v…) Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là số tiền dùng để trả cho các đơn vị và cá nhân bên ngoài do cung cấp các lao vụ, dịch vụ cho doanh nghiệp phục vụ cho quá trình bán hàng như tiền thuê kho, thuê bến bãi, thuê vận chuyển, tiền sửa chữa tài sản cố định thuê bên ngoài, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác. Chi phí bằng tiền khác: Là toàn bộ các chi phí bằng tiền phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng… Các nội dung chi phí bán hàng nêu trên theo yếu tố còn có thể được thể hiện trong hạch toán ban đầu và hệ thống hoá trên sổ kế toán theo mục đích chi tiêu. Thuộc mục đích chi phí cho nghiệp vụ bán hàng có: Chi phí vận chuyển: Bao gồm các tiền trả thuê phương tiện, thuê kho bãi trung gian trong quá trình vận chuyển hàng đi bán. Chi phí bốc xếp, dỡ hàng hoá: bao gồm cả chi phí kiểm nhận hàng, chi trả thuê nhân công bốc xếp, dỡ hàng hoá. Chi phí bao gói hàng hoá, đóng kiện hàng hoá: bao gồm vật liệu bao gói, công cụ, dụng cụ (bao bì luân chuyển) đã chi dùng thực tế. Chi phí khấu hao tài sản cố định của toàn bộ phận bán hàng. Chi phí sửa chữa tài sản cố định tự làm hoặc đi thuê thuộc chi phí bán hàng. Chi động lực các loại tự chế hoặc mua ngoài. Chi trả tiền hoa hồng môi giới, đại lý ký gửi dịch vụ ngân hàng… Chi trả tiền dịch vụ điện thoại, điện báo, telex, fax… Chi phí bán hàng của trường hợp kinh doanh hàng thực phẩm tươi sống, động vật sống… còn bao gồm các khoản chi tiếp tục chăn dắt, phơi đảo, bảo quản chất lượng… Trường hợp chi phí phát sinh liên quan tới lô hàng hoá theo phương thức vận chuyển bán thẳng thì mọi phát sinh chi tiêu đều phải ghi vào giá vốn thực tế của hàng hoá vận chuyển đã bán. * Nguyên tắc hạch toán chi phí bán hàng: Việc xác định chi phí bán hàng trong doanh nghiệp thương mại phải dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau: Chỉ những khoản chi phí liên quan đến quá trình chuẩn bị bán hàng mới được tính là chi phí bán hàng như chi phí vận chuyển hàng để bán, chi phí trực tiếp cho nhân viên bán hàng, chi phí bảo quản, đóng gói, khấu hao tài sản cố định dùng cho công tác bán hàng… còn các chi phí khác như chi phí thu mua, vận chuyển hàng hoá trong quá trình thu mua, và các chi phí có tính chất gián tiếp (như thuế vốn, lệ phí giao thông, chi phí cho nhân viên quản lý doanh nghiệp…) thì không được tính là chi phí bán hàng. Những chi phí cho hàng hoá đem đi tiêu thụ bị trả lại cũng được tính vào chi phí bán hàng. Những chi phí có tính chất dự phòng như dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi không được tính vào chi phí bán hàng. Không được tính vào chi phí bán hàng những chi phí liên quan đến phúc lợi của công nhân viên chức trong doanh nghiệp (như các chi phí xây dựng nhà trẻ, câu lạc bộ…) những khoản thiệt hại và bồi thường vật chất do nguyên nhân chủ quan của doanh nghiệp hay cá nhân gây ra, những khoản phạt vi phạm hợp đồng kinh tế, chế độ tài chính, chế độ tín dụng… Các khoản thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, khoản bị phạt thuế trong nộp thuế, khoản chi phí do kế toán bị nhầm hay bỏ sót khi vào sổ cũng không được hạch toán vào chi phí bán hàng. Xác định rõ phạm vi chi phí bán hàng có tác dụng đảm bảo hạch toán đúng và đủ chi phí bán hàng, làm cơ sở để đánh giá đúng chất lượng quản lý chi phí bán hàng, xác định kết quả tài chính của doanh nghiệp tránh hiện tượng “lãi giả”, “lỗ thật” thúc đẩy việc thực hiện chế độ hạch toán kinh tế từ đó giúp doanh nghiệp tự chủ về tài. chính của mình Nhiệm vụ hạch toán chi phí bán hàng: Hạch toán chi phí bán hàng là một công tác quan trọng của doanh nghiệp nhằm xác định các khoản chi phí cần thiết phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp, từ đó có biện pháp nhằm không ngừng hạ thấp tỷ suất chi phí bán hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Để thực hiện đầy đủ vai trò của mình, nhiệm vụ kế toán chi phí bán hàng đặt ra ở các doanh nghiệp như sau: Kiểm tra chặt chẽ và có hệ thống chi phí bán hàng nhằm đảm bảo tính kịp thời, hợp pháp của các khoản chi phí nhằm ngăn ngừa hành vi tham ô lãng phí. Phản ánh kịp thời, giám đốc thường xuyên tình hình thực hiện dự toán chi phí bán hàng. Tổ chức kế toán chi phí bán hàng phải phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu của chế độ hạch toán kinh doanh và tiết kiệm chi phí. Thực hiện tốt các nhiệm vụ trên có nghĩa là kế toán chi phí bán hàng đã làm tốt chức năng kế toán là công cụ quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí bán hàng: Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng: Theo chế độ kế toán hiện hành thì toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ được hạch toán vào bên Nợ TK 641- Chi phí bán hàng, kết cấu tài khoản này như sau: Bên Nợ: Tập hợp toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng. Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ vào bên Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” hoặc bên Nợ TK142 “Chi phí trả trước”. TK641 không có số dư cuối kỳ. TK 641 có 6 tài khoản cấp 2. + TK 6411 “Chi phí nhân viên” Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả công nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển bảo quản sản phẩm hàng hoá đi bán bao gồm lương chính, lương phụ, các khoản phụ cấp khác… + TK 6412 “Chi phí vật liệu bao bì” Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí vật liệu xuất dùng cho việc bán hàng như vật liệu dùng đóng gói sản phẩm hàng hoá, nhiên liệu dùng trong vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa tài sản cố định ở bộ phận bán hàng. + TK 6413 “Chi phí dụng cụ đồ dùng” Tài khoản dùng để phản ánh chi phí về dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho bán hàng như quầy hàng, bàn ghế, máy tính v.v… + TK 6414 “Chi phí khấu hao tài sản cố định” Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bán hàng như nhà cửa, kho tàng, phương tiện vận chuyển bốc dỡ, đo lường … + TK 6415 “Chi phí bảo hành sản phẩm” Phản ánh các chi phí bảo hành sản phẩm đã tiêu thụ. + TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí về dịch vụ mua ngoài trong khâu bán hàng như tiền thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định, tiền thuê kho, thuê bãi, thuê bốc vác, vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu. + TK 6418 “Chi phí bằng tiền khác”Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí kể trên như chi tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng, bảo hành sản phẩm… Phương pháp hạch toán: Tính tiền lương, phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bốc vác, giới thiệu, sửa chữa, bảo hành sản phẩm … Kế toán ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6411) Có TK 344 - Phải trả công nhân viên. Trích bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế của nhân viên bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6411) Có TK 338 - Phải trả khác Khi xuất nguyên liệu, vật liệu dùng cho khâu bán hàng, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6412) Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu. Khi xuất công cụ, dụng cụ, đồ dùng cho khâu bán hàng, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6413) Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ. Hoặc Có TK 142 – Chi phí trả trước (1421) (Đối với công cụ, dụng cụ có trị giá lớn, sử dụng nhiều kỳ kinh doanh) Khi tính khấu hao tài sản cố định của bộ phận bán hàng kế toán căn cứ vào bảng tính khấu hao để ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6414) Có TK 214 - Hao mòn tài sản cố định. Chi phí điện nước mua ngoài, chi phí thông tin phải trả bưu điện, chi phí thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định có giá trị không lớn, kế toán ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6417) Có TK 331 - Phải trả người bán. Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng Trường hợp chi phí dịch vụ thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định quá lớn thì sử dụng phương pháp tính trước chi phí bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6418) Có TK 335 - Chi phí phải trả. Khi tính khấu hao tài sản cố định thực tế phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang (2413) Có TK 331 - Phải trả cho người cung cấp. Hoặc Có TK 111, 112 Khi công việc sửa chữa lớn tài sản cố định hoàn thành, kế toán ghi: Nợ TK 335 - Chi phí phải trả Có TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang (2413) Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, ghi: Nợ TK 111, 112, 335, … Có TK 641 - Chi phí bán hàng Cuối kỳ hạch toán, kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”, ghi: Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Có TK 641 - Chi phí bán hàng Đối với những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có hặc có ít hàng hoá tiêu thụ thì cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản chi phí trả trước, kế toán ghi: Nợ TK 142 - Chi phí trả trước (1422) Có TK 641 - Chi phí bán hàng ở kỳ hạch toán sau, khi có hàng hoá tiêu thụ, chi phí bán hàng đã được kết chuyển sang TK 142 (1422) sẽ được kết chuyển toàn bộ sang TK 911, kế toán ghi: Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Có TK 142 - Chi phí trả trước (1422) Ta có thể khái quát kế toán tổng hợp chi phí bán hàng theo sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng: TK 334, 338 TK 641 TK 111, 112 Chi phí nhân viên Giá trị thu hồi ghi giảm chi phí TK 152, 153, 142 (1421) Chi phí vật liệu, dụng cụ TK 911 TK 214 Kết chuyển chi phí bán hàng Chi phí khấu hao tài sản cố định TK 331, 111, 112 TK 142 (1422) Các chi phí liên quan khác Chờ kết chuyển Kết chuyển Kế toán chi tiết chi phí bán hàng: Công tác kế toán chi phí bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại không chỉ tập hợp tính toán phân bổ chi phí bán hàng trong kỳ mà còn phải tổ chức theo dõi chi tiết chi phí bán hàng phát sinh nhằm phục vụ cho quá trình kinh doanh có hiệu quả đồng thời quản lý chi phí bán hàng có trọng điểm và tiết kiệm. Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, tuỳ theo yêu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp mà tiến hành tổ chức kế toán chi tiết bán hàng cho phù hợp. Theo quy định chung của ngành thương mại hiện nay, mỗi đơn vị thuộc ngành phải tổ chức chi tiết chi phí bán hàng theo từng nội dung kinh tế của chi phí này tức là chi tiết theo yếu tố chi phí , ngoài ra có thể kết hợp với tổ chức kế toán chi tiết chi phí bán hàng theo địa điểm kinh doanh, theo nhóm mặt hàng kinh doanh hoặc theo các khâu kinh doanh, trong đó hai phương pháp đầu là chủ yếu. Theo yếu tố chi phí: Được áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp thương mại. Các yếu tố phát sinh trong kỳ được bộ phận kế toán theo dõi trên các sổ chi tiết và tờ kê chi tiết cuối tháng chuyển cho kế toán chi phí bán hàng tổng hợp. Theo địa điểm phát sinh: Chi phí bán hàng được kế toán theo từng đơn vị phụ thuộc (địa điểm phát sinh), phương pháp này đang được vận dụng phổ biến hiện nay. Theo phương pháp này những chi phí trực tiếp phát sinh ở những đơn vị trực thuộc được hạch toán trực tiếp, còn những chi phí liên quan đến nhiều địa điểm thì phân bố theo tiêu thức hợp lý và khoa học đối với từng khoản chi phí. Để thực hiện tốt kế toán chi phí theo địa điểm phát sinh cần phải tổ chức tố công tác kế toán, đặt chỉ tiêu chi phí cho các bộ phận và tổ chức hạch toán, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu chi phí một cách chặt chẽ. Theo hình thức nhật ký chung, kế toán chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phản ánh trong sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh cho hai tài khoản 641, 642. Theo hình thức hạch toán nhật ký chứng từ dùng bảng kê số 5. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Khái niệm chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được theo bất kỳ hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại chi phí quản lý kinh doanh, chi phí quản lý hành chính và chi phí chung khác. Xét về bản chất thì chi phí quản lý doanh nghiệp không tạo ra giá trị hay giá trị sử dụng của sản phẩm hàng hoá. Nếu xét về quan hệ của chi phí quản lý đối với quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì các chi phí quản lý là các chi phí gián tiếp nhưng rất cần thiết và hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp có vai trò quan trọng trong hạch toán kết quả kinh doanh cuả doanh nghiệp. Chi phí quản lý chung khác chi phí bán hàng và chi phí sản xuất ở chỗ nó liên quan đến hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp và là chi phí gián tiếp, qua đó việc quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp sao cho giảm tới mức tối thiểu các chi phí không cần thiết là rất quan trọng đối với việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên trong điều kiện hiện nay tuy các doanh nghiệp đã chuyển đổi từ chế độ quản lý tập trung quan liêu bao cấp sang hạch toán độc lập nhưng vẫn bị ảnh hưởng của bộ máy quan liêu bao cấp. Do đó chi phí quản lý doanh nghiệp ở nhiều doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp Nhà nước vẫn còn bất hợp lý do bộ máy quản lý không gọn nhẹ và cơ ché quản lý còn nhiều vấn đề cần giải quyết. Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp: Trong công tác quản lý và hạch toán chi phí, việc phân tích tổng hợp và hệ thống hoá chi phí là một công việc hết sức quan trọng. Mặt khác, chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí phức tạp nên cần phải được sắp xếp phân loại để thuận lợi cho công tác hạch toán và quản lý, để đáp ứng được một cách tối ưu các yêu cầu đặt ra, tránh nhầm lẫn thiếu sót hay tập hợp phân bổ không chính xác. Trên cơ sở chế độ kế toán mới ban hành đã có sự điều chỉnh hợp lý, phù hợp với đặc điểm, điều kiện của mỗi doanh nghiệp, chi phí quản lý doanh nghiệp của tất cả các doanh nghiệp kinh doanh sản xuất đều có thể phân loại như sau: Chi phí nhân viên quản lý: Gồm các chi phí về tiền lương, các khoản phụ cấp, BHXH, KPCĐ… của ban giám đốc, nhân viên quản lý phòng ban của doanh nghiệp. Chi phí vật liệu quản lý: Là các chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như giấy, bút, mực, vật liệu xuất dùng sửa chữa tscd ở bộ phận quản lý. Chi phí đồ dùng văn phòng: gồm những khoản chi phí về dụng cụ đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý như phích nước, ấm chén… Chi phí khấu hao tài sản cố định: Là phần giá trị hao mòn của những tài sản cố định dùng cho công tác quản lý như nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng cho các phòng ban. Thuế, phí và lệ phí: Là các khoản chi phí về nộp thuế vốn, thuế nhà đất, thuế môn bài và các khoản lệ phí như phí trước bạ, lệ phí giao thông, khoản phải nộp cấp trên để lập quỹ phí. Chi phí dự phòng: Là các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi tính vào chi phí dự phòng. Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các khoản chi phí về dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài, chi phí về điện, nước, điện thoại, điện báo, tiền thuê tài sản cố định thuộc văn phòng doanh nghiệp. Chi phí bằng tiền khác: Là các khoản chi phí thuộc quản lý chung của doanh nghiệp ngoài các chi phí trên như chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tiền tàu xe đi phép, dân quân tự vệ, đào tạo cán bộ, giao dịch v.v… Việc phân loại này dựa vào nội dung kinh tế của các khoản chi phí nên rất hợp lý, khoa học phù hợp với thực tế chung. Do vậy, nó giúp cho việc hạch toán chi phí quản lý theo từng nội dung quản lý có trọng điểm, giúp cho công tác tổng hợp phân tích chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí, hạ thấp chi phí quản lý tới mức cần thiết từ đó tác động tích cực đến kết quả kinh doanh sản xuất cuối cùng của doanh nghiệp. Mặt khác cách phân loại này còn tạo điều kiện để kế toán chi tiết quản lý trên cơ sở đó mà kế toán tổng hợp được một cách có hệ thống, đầy đủ, chính xác và đúng yêu cầu trình độ quản lý của doanh nghiệp. Phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp: Việc xác định phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp trong kinh doanh lưu chuyển hàng hoá phải dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau: Chỉ những chi phí liên quan gián tiếp đến hoạt động chung của toàn doanh nghiệp mới được tính là chi phí quản lý doanh nghiệp. Đối với tài sản cố định phục vụ cho công tác quản lý như nhà cửa, phòng ban, các phương tiện truyền dẫn, thiết bị quản lý… thì giá trị hao mòn của chúng được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Không được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp những chi phí có tính chất bất thường như những chi phí về thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, tiền phạt do vi phạm hợp đồng, bị phạt thuế truy nộp thuế, các khoản chi phí phát sinh do kế toán nhầm lẫn hay bỏ sót khi vào sổ. Không tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp những chi phí liên quan đến hoạt động về vốn như chi phí đầu tư ký quỹ, ký cược, chi phí liên quan đến cho vay… Xác định rõ ràng phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp có tác dụng đảm bảo hạch toán đúng và đủ chi phí, tạo điều kiện cho doanh nghiệp xác định chính xác kết quả hoạt động hạch toán kinh tế, từ đó doanh nghiệp thực hiện được quyền tự chủ về tài chính của mình. Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp: Kế toán tổng hợp chi phí quản lý: Toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ hạch toán phản ánh vào TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên Nợ: Chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” hoặc TK 142 “Chi phí trả trước”. TK 642 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành các TK cấp 2: + TK 6421 - “Chi phí nhân viên quản lý”. + TK 6422 - “Chi phí vật liệu quản lý”. + TK 6423 - “Chi phí đồ dùng văn phòng. + TK 6424 - “Chi phí khấu hao tài sản cố định” + TK 6425 - “Thuế và lệ phí” + TK 6426 - “Chi phí dự phòng” + TK 6427 - “Chi phí dịch vụ mua ngoài”. + TK 6428 - “Chi phí bằng tiền khác” * Phương pháp hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Tiền lương, các khoản phụ cấp (nếu có) phải trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421) Có TK 344 - Phải trả công nhân viên. Trích bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế của nhân viên quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421) Có TK 338 - Phải trả khác Khi xuất vật liệu phục vụ cho quản lý doanh nghiệp, vật liệu để sửa chữa tài sản cố định chung của doanh nghiệp, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422) Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu. Giá trị công cụ, dụng cụ đồ dùng văn phòng được tính trực tiếp một lần cho chi phí quản lý, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ. Trong trường hợp xuất dùng một lần với giá trị lớn công cụ, dụng cụ, kế toán sử dụng phương pháp phân bổ dần và ghi: Nợ TK 142 - Chi phí trả trước (1421) Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ. Khi phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 142 - Chi phí trả trước (1421) Hàng tháng căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 214 - Hao mòn tài sản cố định. Thuế môn bài, thuế nhà đất, thu trên vốn… phải nộp Nhà nước, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu phà phải nộp ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 111, 112 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi vào cuối niên độ: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi. Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tiền điện thoại, điện báo, telex, điện nước… mua ngoài phải trả, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 111, 112, 331… Khi phát sinh các chi phí về hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe đi phép, chi phí đào tạo, in ấn tài liệu, kế toán ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 111, 112, 331… Lãi vay vốn dùng cho sản xuất kinh doanh phải trả hoặc đã trả trong kỳ, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 335 - Chi phí phải trả hoặc Có TK 111, 112 Chi phí sửa chữa tài sản cố định một lần có giá trị nhỏ, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 111, 112, 331… Trường hợp sử dụng phương pháp tính trước về chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định kế toán thực hiện như sau: Khi tính trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 335 - Chi phí phải trả Khi sửa chữa lớn tài sản cố định thực phát sinh ghi: Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang. Có TK 331, 111, 112, 338,… Khi công việc sửa chữa lớn tài sản cố định hoàn thành ghi: Nợ TK 335 - Chi phí phải trả Có TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang. Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. Kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 128 Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. Những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có sản phẩm tiêu thụ, cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 142 “Chi phí trả trước” ghi: Nợ TK 142 - Chi phí trả trước (1422) Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. Khi có sản phẩm tiêu thụ, chi phí quản lý doanh nghiệp đã kết chuyển vào TK 142 (1422) được kết chuyển sang TK 911, ghi: Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Có TK 142 - Chi phí trả trước (1422) Hạch toán tập hợp chi phí quản lý có thể khai thác bằng sơ đồ sau: TK 334, 338 TK 642 TK 111, 138 Chi phí nhân viên quản lý Các khoản ghi giảm chi phí quản lý TK 152, 153 Chi vật liệu, dụng cụ TK 214 Chi phí khấu hao TSCĐ TK 111, 333, 112 Thuế, phí, lệ phí TK 911 TK 139, 159 Kết chuyển chi phí quản lý Chi phí dự phòng TK 142 (1421), 335 TK 142 (1422) Chi phí phải trả, trả trước TK 331, 111, 112 Chờ kết chuyển Kết chuyển Chi phí khác Kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp: Trong quá trình hoạt động kinh doanh, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh rất phức tạp, do công tác kế toán trong doanh nghiệp thương mại không chỉ tập hợp tính toán chi phí quản lý phát sinh trong kỳ mà còn phải tổ chức theo dõi chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Cũng như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cũng được Nhà nước quy định rất cụ thể, mỗi đơn vị thuộc ngành thương mại đều phải tổ chức kế toán chi tiết theo nội dung kinh tế của chi phí quản lý tức là chi tiết theo yếu tố chi phí. Tuy nhiên doanh nghiệp cần dựa trên đặc điểm, yêu cầu quản lý cụ thể để tổ chức kế toán chi tiết chi phí như có thể kết hợp với kế toán chi itết theo khâu kinh doanh, địa điểm, đối tượng kinh doanh. Tổ chức hạch toán doanh thu: Bản chất của doanh thu: Doanh thu bán hàng là tổng giá trị được thực hiện do việc bán hàng hoá, sản phẩm, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng. Nói cách khác, doanh thu là tổng số tiền phản ánh trên các chứng từ, hoá đơn hợp đồng về cung cấp sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ (tính theo số lượng hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đơn giá bán). Khi một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và hàng hoá cho người tiêu dùng thì doanh nghiệp được trả ngay một khoản tiền hoặc một khoản phải thu trong thời gian tới. Doanh thu trong một khoảng thời gian nhất định được xác định bởi lượng tiền và các khoản phải thu do việc bán hàng trong thời gian đó. Đối với một nghiệp vụ riêng biệt nào đó thì số doanh thu là giá trị tài sản nhận được từ khách hàng. * Thời điểm xác định doanh thu: Doanh thu được xác định tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về sản phẩm, hàng hoá hay nói cách khác là thời điểm hàng bán thu tiền hay được người mua chấp nhận thanh toán. Tổ chức hạch toán doanh thu: Doanh thu là chỉ tiêu kinh tế quan trọng đối với ban lãnh đạo và các nhà đầu tư. Nó biểu hiện quy mô doanh nghiệp và tình hình tiêu thụ hàng hoá trên thị trường. Việc tăng khối lượng hàng hoá bán ra là bằng chứng về sự tăng trưởng kinh doanh và về khả năng tăng thu nhập. Mặt khác xu hướng giảm doanh số bán ra thường là dấu hiệu đầu tiên của việc giảm thu nhập và những khó khăn về tài chính. Do đó việc hạch toán doanh thu kịp thời và chính xác có ý nghĩa rất quan trọng. Để có thể hạch toán doanh thu trước hết ta phải xem xét các khái niệm sau: Chiết khấu bán hàng: Là số tiền tính trên tổng doanh thu phải trả cho khách hàng do đã thanh toán tiền hàng trước thời hạn quy định. Các nhà sản xuất và bán buôn thường bán chịu hàng trong vòng 30 – 60 ngày hoặc hơn nữa nhưng nếu khách hàng thanh toán trước thời hạn họ sẽ được giảm giá. Do việc giảm giá có tác dụng khuyến khích khách hàng trả tiền mặt sớm nên còn được coi là một khoản chiết khấu. Nếu một khách hàng trả lại một phần hàng hoá trước khi thanh toán thì chỉ số hàng giữ lại được giảm giá. Vào cuối kỳ số ghi nợ tích tụ ở tài khoản chiết khấu hàng bán, được trừ khỏi tổng doanh thu để xác định khoản thu do bán hàng. Cách làm này phản ánh thực tế là việc chiết khấu bán hàng làm giảm số tiền thu được do bán hàng theo chế độ kế toán, tài khoản sử dụng để phản ánh toàn bộ số doanh thu bán hàng bị chiết khấu trong kỳ của doanh nghiệp vào TK 521 “Chiết khấu bán hàng”. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên Nợ: Số tiền chiết khấu bán hàng đã chấp nhận với khách hàng trong kỳ. Bên Có: Kết chuyển toàn bộ số tiền khấu trừ vào doanh thu TK 521 cuối kỳ không có số dư và chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2: TK 5211: - Chiết khấu hàng hoá TK 5212: - Chiết khấu thành phẩm TK 5213: - Chiết khấu dịch vụ. Hạch toán chiết khấu bán hàng. TK 111, 112, 131 TK 521 TK 511 Chiết khấu bán hàng giảm trừ cho người mua Cuối kỳ kết chuyển chiết khấu sang tài khoản doanh thu Hạch toán hàng hoá bị trả lại và giảm giá hàng bán: Số hàng được coi là tiêu thụ (đã chuyển giao quyền sở hữu, đã thu tiền hay được người mua chấp nhận) nhưng bị người mua từ chối, trả lại do không tôn trọng hợp đồng kinh tế đã ký kết như không phù hợp yêu cầu tiêu chuẩn, quy cách kỹ thuật, hàng kém phẩm chất, không đúng chủng loại … là hàng bán bị trả lại. Giảm giá hàng bán là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngoài hoá đơn hay hợp đồng cung cấp dịch vụ do các nguyên nhân như hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, giao hàng không đúng thời gian địa điểm trong hợp đồng … (do chủ quan của doanh nghiệp). Ngoài ra tính vào khoản giảm hàng bán còn bao gồm khoản phải trả cho khách hàng (hồi khấu) do một trong khoảng thời gian nhất định đã tiến hành mua một khối lượng lớn hàng hoá (tính theo tổng số hàng đã mua trong thời gian đó) và khoản giảm trừ trên giá bán thông thường vì khối lượng lớn hàng hoá trong đợt mua. Số tiền hoàn trả và bớt giá hàng bán có ảnh hưởng đến doanh số đã ghi và làm giảm doanh thu mà doanh nghiệp nhận được. Vào cuối kỳ kế toán, số tiền hoàn trả và giảm trừ sẽ được thể hiện trong bảng kê khai thu nhập như một khoản giảm trừ doanh số theo chế độ kế toán hiện hành, hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán được theo dõi trên 2 tài khoản: TK 531 “Hàng bán bị trả lại” TK 532 “Giảm giá hàng bán” * TK 531 “Hàng bán bị trả lại” có kết cấu như sau: Bên Nợ: Doanh thu của số hàng đã tiêu thụ bị trả lại trong kỳ. Bên Có: Kết chuyển doanh thu của số hàng đã tiêu thụ bị trả lại trừ vào doanh thu. TK 531 cuối kỳ không có số dư. TK 111, 112, TK 531 TK 511 Trả tiền cho người mua về số hàng bán bị trả lại Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại * Tài khoản 532- Giảm giá hàng bán có kết cấu như sau: Bên Nợ: Các khoản giảm giá hàng bán được chấp thuận. Bên Có: Kết cấu chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán trừ vào doanh thu. TK 532 cuối kỳ không có số dư. TK 111, 112, 131 TK 532 TK 511 Số tiền giảm giá hàng bán cho người mua Cuối kỳ kết chuyển số giảm giá hàng bán. Việc theo dõi hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán trên 2 tài khoản riêng biệt và có ý nghĩa quản lý vì ban quản lý quan tâm đến tỷ lệ % hàng bị trả lại so với hàng bán ra để biết được sự hài lòng của khách hàng về hàng hoá. Thuế doanh thu Thuế doanh thu là một trong các loại thuế gián thu phải nộp Nhà nước. Nó được xác định trên cơ sở doanh thu bán hàng và tỷ lệ thuế doanh thu do Nhà nước quy định. Do vậy, nó cũng là khoản giảm trừ trực tiếp đối với doanh thu. Thuế doanh thu được phản ánh trên TK 333 (chi tiết 3331- Thuế doanh thu), kết cấu của tài khoản này như sau: Bên Nợ: Số thuế doanh thu đã nộp Nhà nước. Bên Có: Số thuế doanh thu phải nộp Nhà nước. Số dư bên Có: Số thuế doanh thu còn phải nộp Nhà nước. Trong trường hợp rất cá biệt, tài khoản 333 (3331) có thể có số dư bên Nợ, phản ánh số thuế doanh thu đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp cho Nhà nước. * Phương pháp hạch toán: Số thuế phải nộp tính trên doanh thu bán hàng sau khi kê khai được duyệt, ghi: Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3331) Khi được báo số phải nộp, đã nộp trực tiếp bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng v.v…, ghi: Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3331) Có TK 111, 112 Hạch toán doanh thu bán hàng: Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng”được sử dụng để hạch toán doanh thu. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên Nợ: + Số thuế phải nộp tính trên doanh số bán trong kỳ. + Số chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán bị trả lại. + Kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911 xác định kết quả. Bên Có: + Tổng số doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ. TK 511 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết trên 4 tài khoản cấp 2. TK 5111: “Doanh thu bán hàng hoá”. TK 5111: “Doanh thu bán các thành phẩm”. TK 5111: “Doanh thu cung cấp dịch vụ”. TK 5111: “Doanh thu trợ cấp trợ giá”. Trong doanh nghiệp thương mại, hoạt động kinh doanh hàng hoá rất đa dạng do đó hạch toán doanh thu đối với mỗi phương thức tiêu thụ khác nhau thì khác nhau. Hệ thống tổ chức kinh doanh thương mại hiện nay bao gồm các hình thức bán buôn, bán lẻ và kinh doanh tổng hợp. * Phương thức bán buôn: Bán buôn qua kho: Là các trường hợp bán buôn hàng đã nhập kho và thực hiện theo 2 cách: Chuyển hàng theo hợp đồng: Bên bán chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm ghi trong hợp đồng. Hàng gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, chỉ khi nào nhận được tiền hay bên mua chấp nhận mới được coi là tiêu thụ. Giao hàng trực tiếp tại kho: Bên mua trực tiếp nhận hàng tại kho bên bán. Hàng hoá bên bán xuất kho giao cho bên mua được coi là tiêu thụ. Bán buôn vận chuyển thẳng: ở đây chỉ xét trường hợp có tham gia thanh toán. TK 111, 112, 131 TK 532 TK 511 Thuế doanh thu phải nộp Doanh thu bán hàng TK 521, 532, 531 Kết chuyển các khoản chiết khấu, giảm giá, doanh thu hàng bán bị trả lại * Doanh thu hoạt động đại lý. TK 511 TK 131, 111, 112 Hoa hồng bán hàng được hưởng Toàn bộ tiền hàng thu được TK 331 Phải trả chủ hàng * Hoa hồng hoạt động môi giới: Công ty bán buôn là đơn vị trung gian giữa bên bán và bên mua. Công ty bán buôn uỷ nhiệm cho bên mua trực tiếp nhận hàng và thanh toán tiền hàng cho bên cung cấp đồng thời Công ty bán buôn sẽ nhận hoa hồng do bên bán hoặc bên mua trả. TK 511 TK 111, 112, 131 Số hoa hồng được hưởng * Doanh thu của phương thức bán lẻ hàng hoá: Bán lẻ hàng hoá là giai đoạn cuối cùng của quá trình vận động hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng hàng hoá được giao trực tiếp đến tay người tiêu dùng. Có các phương pháp bán lẻ sau: Bán hàng thu tiền tập trung: Phương thức này tách rời nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền. Nhân viên thu ngân viết hoá đơn hoặc tích kê thu tiền và giao cho khách hàng để khách hàng tới nhận hàng tại quầy do nhân viên bán hàng giao. Bán háng thu tiền trực tiếp: Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách hàng, đồng thời tiến hành ghi chép vào các thẻ quầy hàng. Bán hàng tự động: Người mua tự chọn hàng hoá rồi mang đến bộ phận thu ngân nộp tiền. Sơ đồ hạch toán doanh thu theo phương pháp bán lẻ hàng hoá TK 333 TK 511 TK 111, 112 Thuế tiêu thụ Doanh thu bán hàng TK 3381 Số tiền thừa TK 911 TK 1338, 1381 Kết chuyển doanh thu thuần Số tiền bán hàng nộp thiếu Hệ thống chứng từ sổ sách kế toán: Chứng từ: Các chứng từ được sử dụng làm căn cứ để hạch toán doanh thu là hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu mua hàng, bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi)… Sổ sách kế toán: Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức nhật ký chung thì sổ kế toán sử dụng là: Sổ chi tiết tiêu thụ TK 511 Nhật ký chung. Sổ Cái TK 511 Trình tự ghi chép: Hàng ngày kế toán ghi chép các nghiệp vụ phản ánh doanh thu vào sổ Chi tiết tiêu thụ và Nhật ký chung. Định kỳ tiến hành ghi Sổ Cái TK 511. Hạch toán kết quả tiêu thụ hàng hoá: Bản chất của kết quả tiêu thụ hàng hoá: Kết quả tiêu thụ hàng hoá lãi (+), lỗ (-) = Tổng số doanh thu thuần về tiêu thụ hàng hoá - Giá vốn hàng tiêu thụ + Chi phí bán hàng + Chi phí quản lý doanh nghiệp Kết quả tiêu thụ hàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại được biểu hiện dưới chỉ tiêu lãi hoặc lỗ. Đó chính là phần chênh lệnh giữa doanh thu thuần với giá vốn hàng tiêu thụ (giá mua và chi phí thu mua) và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết quả tiêu thụ hàng hoá được tính theo công thức: Khi kết quả tiêu thụ hàng hoá là lãi (+) thì có nghĩa là hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đã tạo ra lợi nhuận. Lợi nhuận là phần vốn được tăng thêm nguồn chủ sở hữu do hoạt động kinh doanh. Phần tăng thêm này thường đi đôi với sự tăng thêm của toàn bộ tài sản. Lợi nhuận là nguồn tích luỹ quan trọng đối với ngân sách, trích lập các quỹ của doanh nghiệp và bổ sung nguồn vốn kinh doanh. Hạch toán kết quả tiêu thụ: Để hạch toán kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, trong hạch toán sử dụng tài khoản 911- Xác định kết quả kinh doanh, TK 911 có kết cấu như sau: Bên Nợ: + Kết chuyển giá vốn hàng bán đã thực sự tiêu thụ: + Kết chuyển chi phí quản lý, chi phí bán hàng trong kỳ. + Kết chuyển lãi tiêu thụ. Bên Có: + Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ hàng hoá. + Kết chuyển lỗ tiêu thụ. Phương pháp hạch toán kết quả tiêu thụ có thể khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán tổng quát kết quả tiêu thụ TK 632 TK 911 TK 511, 512 Kết chuyển giá vốn hàng bán đã thực sự tiêu thụ Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ hàng hoá TK 641 Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ TK 642 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp TK 1422 TK 421 Kết chuyển (phân bổ) chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp (với doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài) Kết quả tiêu thụ (lỗ) TK 421 Kết quả tiêu thụ (lãi) Phần II: Thực tế tổ chức hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả tại Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng. Đặc điểm hoạt động của Công ty: Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý: Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng là Công ty kinh doanh mặt hàng xi măng phục vụ cho nhu cầu xây dựng trên địa bàn Thành phố Hà Nội và khu vực phía Bắc. Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty Xi măng Việt Nam theo quyết định số 91/QĐ của Nhà nước. Trong những năm qua quan hệ cung cầu xi măng trên thị trường có nhiều biến động, gây mất thăng bằng về mặt giá cả xi măng trên thị trường. Để điều tiết về giá cả cũng như về mặt số lượng xi măng trên địa bàn Thành phố Hà Nội và khu vực phía Bắc, Bộ Xây dựng đã ra quyết định số 833-TCT-BXD ngày 10.7.1995 của Bộ trưởng bộ xây dựng giao nhiệm vụ bổ sung cho Công ty Kỹ thuật cũ từ ngày 01.08.1995. Công ty được thành lập dựa trên sự thành lập của 3 bộ phận: Công ty Vật tư Kỹ thuật cũ được thành lập từ tháng 9 năm 1993 quyết định thành lập số 445/BXD-TCLĐ. Chi nhánh Công ty Xi măng Hoàng Thạch tại Hà Nội. Chi nhánh Công ty Xi măng Bỉm Sơn tại Hà Nội. Công ty thực hiện nhiệm vụ làm tổng đại lý tiêu thụ xi măng cho Công ty Xi măng Hoàng Thạch và Công ty Xi măng Bỉm Sơn đồng thời Công ty còn cho các đơn vị cá nhân làm đại lý lại cho mình. Công ty hoạt động với đầy đủ tư cách pháp nhân, hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản tiền Việt Nam tại Ngân hàng Nhà nước và có con dấu riêng để giao dịch với tên gọi “Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng”. Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng nằm ở Km6 đường Giải Phóng, phường Phương Liệt, quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội. Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty là bình ổn xi măng trên địa bàn Thành phố Hà Nội và khu vực phía Bắc về số lượng cũng như về mặt giá cả trên cơ sở chỉ tiêu cấp trên giao. Để thực hiện được chức năng và nhiệm vụ này, Công ty cần một số vốn như sau: Vốn kinh doanh: 24.637.256.181 đ Vốn cố định: 16.583.113.836 đ Vốn lưu động: 6.761.965.484 đ Vốn xây dựng cơ bản: 1.448.795.718 đ Mô hình tổ chức bộ máy quản lý (trang sau) Các bộ phận trung tâm của Công ty thực hiện các nhiệm vụ chức năng theo quy định riêng cho mỗi bộ phận. Đứng đầu Công ty là giám đốc Công ty chịu trách nhiệm chỉ đạo chung mọi hoạt động của Công ty. Giúp việc cho giám đốc gồm hai phó giám đốc: Một phó giám đốc phụ trách kinh doanh giúp giám đốc xây dựng các kế hoạch kinh doanh trên cơ sở các chỉ tiêu kế hoạch đạt được năm trước và đề ra các biện pháp đẩy mạnh kinh doanh, tăng cường quản lý, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước. Dưới phó giám đốc kinh doanh còn có các phòng ban trực thuộc: + Phòng quản lý bán lẻ có nhiệm vụ cung cấp xi măng cho các đơn vị bán lẻ và thu tiền về, trên cơ sở doanh số bán từng loại xi măng từng địa điểm kinh doanh cung cấp cho phó giám đốc kinh doanh xây dựng các kế hoachj bán hàng kỳ tới. + Phòng quản lý đại lý có nhiệm vụ quản lý các đơn vị nhận làm đại lý tiêu thụ cho Công ty và cung cấp số liệu về doanh số bán của từng đại lý cho phó giám đốc kinh doanh để phân tích hiệu quả kinh doanh của từng đơn vị đại lý và ra quyết định có cho đơn vị đó làm đại lý cho Công ty nữa hay không. + Phòng kinh tế kế hoạch có nhiệm vụ tổng kết kế hoạch kinh doanh hàng năm, hàng quý trên cơ sở phân tích đúng đắn tình hình thực tế của Công ty mà xây dựng nên các kế hoạch kinh doanh chung cho kỳ tới sau đó trình phó giám đốc kinh doanh duyệt. Phó Giám đốc vận tải hàng hoá: Giúp giám đốc về mặt điều hoà mặt hàng xi măng giữa các kho, giữa các đại lý và từ các nguồn cung cấp đến nơi tiêu thụ hoặc về kho. Dưới phó giám đốc vận tải gồm các phòng: + Phòng quản lý kho có nhiệm vụ quản lý và bảo quản xi măng ở các kho và tình hình xuất, nhập, tồn ở các kho tương ứng. + Xí nghiệp vận tải có nhiệm vụ vận chuyển xi măng từ các nguồn cung cấp về kho, từ kho đến các cửa hàng đại lý và từ các cửa hàng đại lý bán lẻ đến người tiêu dùng. + Phòng điều độ giao nhận: Căn cứ vào kế hoạch giao nhận ở cấp trên, Phòng có nhiệm vụ tiếp nhận số lượng và chủng loại xi măng từ các nhà máy và giao xuống cho các cửa hàng bán lẻ hoặc các đại lý theo kế hoạch. Dưới giám đốc gồm các phòng: + Phòng kế toán tài chính có nhiệm vụ quản lý và theo dõi tình hình tài chính của Công ty và tổng hợp kết quả tài chính cụ thể về hoạt động kinh doanh. + Phòng tổ chức lao động chịu trách nhiệm tổ chức quản lý cán bộ nhân sự trong Công ty và các công tác hành chính khác. + Phòng quản lý thị trường có nhiệm vụ cung cấp cho giám đốc các thông tin của thị trường về giá cả, số lượng, chủng loại xi măng, mức độ tiêu thụ của từng loại xi măng ở từng loại khu vực thị trường, ngoài ra Phòng còn tổ chức khai thác thị trường tiêu thụ mới ở các nơi. + Văn phòng Công ty có nhiệm vụ phục vụ đời sống sinh hoạt của cán bộ công nhân viên và đảm bảo trật tự an toàn trong Công ty. Các phòng kế toán tài chính, phòng tổ chức lao động, phòng quản lý thị trường, văn phòng Công ty chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Công ty, tuy nhiên khi Giám đốc đi vắng thì có thể uỷ quyền chỉ đạo cho một trong hai phó Giám đốc. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Phòng kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Hình thức kế toán áp dụng là Nhật ký chung. Nhiệm vụ của mỗi phòng ban như sau: * Kế toán trưởng chịu trách nhiệm chỉ đạo chung mọi công việc của phòng kế toán. Phó phòng 1: Phụ trách lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn, theo dõi và kiểm soát các lĩnh vực vận tải đường dài và phụ trách phòng khi trưởng phòng đi vắng. Phó phòng 2: Phụ trách về công tác tiêu thụ xi măng, theo dõi và kiểm soát các lĩnh vực báo cáo vào thống kê. Bộ phận hạch toán xí nghiệp, có nhiệm vụ hạch toán báo sổ cho kế toán trưởng về vật tư, chi phí, các quỹ tại Xí nghiệp theo định kỳ. Bộ phận kế toán hàng hoá theo dõi việc nhập, xuất, tồn hàng hoá. Bộ phận kế toán thanh toán chịu trách nhiệm về phần hành kế toán công nợ giữa Công ty với bên ngoài, giữa Công ty với ngân hàng, ngân sách… Bộ phận kế toán vật tư tài sản theo dõi tình hình biến động của vật tư tài sản trong Công ty. Bộ phận kế toán các quỹ theo dõi việc trích lập và sử dụng các quỹ của Công ty. Bộ phận kế toán tổng hợp máy tính chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kế toán phát sinh và tổng hợp số liệu của toàn Công ty. Cụ thể là việc cập nhật chứng từ trên cơ sở đó lập các chương trình tổng hợp lên báo cáo của Công ty. Mô hình bộ máy kế toán của Công ty kế toán trưởng phó phòng 1 phó phòng 1 bộ phận kế toán xí nghiệp bộ phận kế toán hàng hoá bộ phận kế toán thanh toán bộ phận kế toán vật tư tài sản bộ phận kế toán các quỹ bộ phận kế toán tổng hợp máy tính Hình thức hạch toán: Công ty thực hiện hình thức hạch toán Nhật ký chung với sự hỗ trợ của máy vi tính thông qua phần mềm hạch toán kế toán. Quy trình hạch toán như sau: cơ sở dữ liệu ban đầu chứng từ gốc sổ nhật ký chung sổ cái tài khoản Các loại sổ kế toán chi tiết báo cáo chi tiết quản lý Bảng cân đối số phát sinh báo cáo tài chính : Ghi hàng ngày. : Tự động thực hiện bằng máy vi tính tại mọi thời điểm hạch toán. : Các quan hệ đối chiếu Tình hình thực tế hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả của khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ ở Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng. Trình tự hạch toán: * Chuẩn bị Công tác chuẩn bị của Công ty thực hiện đạt được 2 yêu cầu, đó là: + Chuẩn bị tốt các sổ sách chứng từ. + Phân cấp nhiệm vụ hạch toán và quy định việc luân chuyển chứng từ. Đối với yêu cầu 1: Qua hệ thống sổ sách chứng từ ở Công ty áp dụng khá đầy đủ và đúng chế độ quy định. Đối với yêu cầu 2: Do Công ty có địa bàn hoạt động tập trung và vận dụng cơ giới hoá trong công tác kế toán nên mô hình tổ chức kế toán của Công ty là mô hình tập trung. ở các bộ phận trực thuộc chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và xử lý sơ bộ các chứng từ, gửi các chứng từ về phòng kế toán của doanh nghiệp theo đúng định kỳ. * Hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ: Trình tự tiến hành theo các bước sau: + Ghi chép ban đầu. + Xét duyệt các khoản thu chi trên cơ sở chứng từ hợp pháp. + Định khoản và hạch toán vào các sổ sách kế toán có liên quan. + Phân bổ chi phí. + Riêng bước “Tính toán các chỉ tiêu và tiến hành phân tích kinh tế” nhằm phát triển những khả năng tiềm tàng và chỉ ra những biện pháp cần thiết trong quá trình hạ thấp chi phí nâng cao hiệu quả kinh doanh thì chưa thực hiện tốt. Điều này có ảnh hưởng lớn đến quá trình phấn đấu nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty trong thời gian qua. * Kiểm tra hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ: Việc kiểm tra hạch toán ở Công ty được tiến hành khá thường xuyên. Kế toán trưởng trực tiếp xuống bộ phận trực thuộc kiểm tra việc hạch toán, tập hợp số liệu kế toán hàng tháng, cuối quý, căn cứ vào các số liệu của các phòng ban liên quan cùng với số liệu của đơn vị trực thuộc gửi lên sau khi đã được đối chiếu kiểm tra tổng hợp để lên báo cáo toàn Công ty gửi lên Tổng Công ty và các cơ quan chức năng có liên quan. Kế toán hạch toán hàng hoá Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng với chức năng chính là tổng đại lý tiêu thụ xi măng cho hai Công ty: Công ty Xi măng Hoàng Thạch và Công ty Xi măng Bỉm Sơn. Với đặc điểm trên, Công ty không phải hạch toán giá vốn hàng bán mà chỉ kiểm soát khối lượng nhập xuất – tồn từng loại xi măng. Quá trình luân chuyển chứng từ nhập-xuất xi măng + Căn cứ vào phiếu gửi hàng của bên chủ đại lý (Công ty xi măng Hoàng Thạch và Công ty Xi măng Bỉm Sơn) sau khi đã kiểm tra bằng thực tế, phòng điều độ Công ty thực hiện điều độ lại, phân về các kho, cửa hàng bán lẻ xi măng hoặc xuất hàng theo hợp đồng kinh tế. Tuỳ theo tính chất phòng điều độ phát hành phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Kho và cửa hàng làm phiếu nhập. Cuối ngày các cửa hàng nộp bảng kê nhập kèm phiếu nhập, thủ kho nộp bảng kê nhập và phiếu nhập về các phòng tương ứng: phòng đại lý, phòng bán lẻ sau đó chuyển sang phòng tài chính kế toán để làm cơ sở hạch toán. Sau đây là báo cáo nhập xi măng quý IV năm 2000 tạI khu vực Hà nội, bảng báo cáo này theo dõi cả số lượng và giá trị. Báo cáo nhập xi măng quý IV năm 2000 Khu vực: Hà Nội TT Loại xi măng Số lượng (tấn) Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) Chưa thuế Thuế Cộng Chưa thuế Thuế Cộng I Hoàng Thạch (bao) 61.128,60 Đường bộ PCD 30 349.554,0 595.450 59.550 655.000 208.141.929.300 20.815.940.700 228.957.870.000 Đường sắt PCB 30 1.530,0 572.730 572.70 630.000 876.276.900 87.623.100 963.900.000 Đường sắt PC 40 0 636.364 636.36 700.000 0 0 0 Đường thuỷ PCB 30 24.643,20 568.180 56.820 625.000 14.001.773.376 1.400.226.624 15.402.000.000 II Bỉm Sơn (bao PCB 30) 16.731,82 Đường bộ 16.050,97 595.450 59.550 655.000 9.557.550.086,5 955.835.263,5 10.513.385.350 Đường sắt 680,85 568.180 56.820 625.000 386.845.353 38.685.897 425.531.250 III Bút sơn 32.433,45 1) XM bao Đường bộ PCB 30 25.041 565.909 56.591 622.500 14.170927.269 1.417.095.231 15.588.022.500 Đường sắt PCB 30 7.392,45 538.636 53.664 592.500 3.981.839.698,2 396.708.436,8 4.380.026.625 Đường sắt PC 40 0 602.272 60.228 662.500 0 0 0 IV Hải Phòng (bao PCB 30) 878,140 506.950.222 50.668.678 557.618.900 Đường bộ 250,00 577.300 57.700 635.000 144.325.000 14.425.000 158.750.000 Đường sắt 628,14 577.300 57.700 635.000 362.625.222 36.243.678 398.868.900 Cộng: hàng ngày căn cứ vào hoá đơn xuát, quyết định đIều động do phòng đIều độ lập được chuyển lên phòng kế toán, kế toán làm căn cứ để vào số liệu trên máy , máy tự động kết chuyển vào sổ sách đã được lập sẵn trong phần mềm. Cuối quý máy tự động kết chuyến sang sổ tổng hợp xuất nhập tồn quý IV từ đó máy in ra bảng như sau (Mẫu biểu2) Mẫu biểu2 Báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn xi măng: Quý IV/2000 Nội dung các chỉ tiêu Đơn giá mua Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Tiêu thụ trong kỳ Hao hụt khác Tồn cuối kỳ SL (tấn) Giá trị SL (tấn) Giá trị SL Giá trị SL Giá trị SL (tấn) Giá trị Xi măng HT (PCB 30) 6.816 4.434.175.000 61.128,6 39.261.687.000 61.339,05 39.401.908.250 0,4 262.000 6.605,15 3.563.332.750 Bộ 655.000 5.670 3.713.850.000 34.955,4 22.895.787.000 35.302,45 23.123.104.750 0,4 262.000 5.322,55 3.486.270.250 Thuỷ 625.000 331 206.875.000 24.643,20 15.402.000.000 24.850,9 15.531.812.500 0 0 123,3 77.062.500 Sắt 630.000 815 513.450.000 1.530 963.900.000 1.185,7 746.991.000 0 0 1.159,3 730.359.000 Xi măng HT (PCB40) 2.362 1.653.400.000 0 0 2.352 1.646.400.000 1,3 910.000 8,7 6.090.000 Bộ 700.000 1.511 1.057.700.000 0 0 1.501 1.050.700.000 1,3 910.000 8,7 6.090.000 Sắt 700.000 851 595.700.000 0 0 851 595.700.000 0 0 0 0 Xi măng Bút Sơn PCB40 1.730 1.126.917.500 0 0 1.500 980.067.500 0,1 63.000 229,9 146.787.000 Sắt 662.500 1.139 754.587.500 0 0 1.079 714.837.500 0 0 60 39.750.000 Thuỷ 630.000 591 372.330.000 0 0 421 265.230.000 0,1 63.000 169,9 107.037.000 XM Bút Sơn PCB 30 1.418 842.175.000 32.433,45 19.968.049.125 27.045,8 16.629.373.500 0,5 296.250 6.805,15 4.180.554.375 Sắt 592.500 1.351 800.467.500 7.392,45 4.380.026.625 6.887,9 4.081.080.750 0,5 296.250 1.855,05 1.099.117.125 Bộ 622.500 67 91.707.500 25.041 15.588.022.500 20.157,9 12.548.292.750 0 0 4.950,1 3.081.437.250 XM PCB 30 773 485.585.000 16.731,82 10.938.916.600 12.647,3 8.254.677.500 0,5 318.500 4.857,02 3.169.505.600 Bộ 655.000 82 53.710.000 16.050,97 10.513.385.350 11.670,5 7.644.177.500 0,2 131.000 4.462,27 2.922.786.850 Sắt 625.000 691 431.875.000 680,85 425.531.250 976,8 610.500.000 0,3 187.500 394,75 246.718.750 XM Bỉm Sơn PCB 40 7.113 4.872.405.000 0 0 7.113 4.872.405.000 0 0 0 0 Sắt bộ 685.000 7.113 4.872.405.000 0 0 7.113 4.872.405.000 0 0 0 0 XM Hải Phòng PCB 40 3.313 2.269.405.000 0 0 1.962 1.343.970.000 0 0 1.351 925.435.000 Sắt 685.000 1.381 945.985.000 0 0 1.051 719.935.000 0 0 330 226.050.000 Bộ 685.000 1.932 1.323.420.000 0 0 911 624.035.000 0 0 1.021 699.385.000 XM Hải Phòng PCB30 1.666 1.057.910.000 878,14 557.618.900 1.935 1.228.725.000 0,6 381.000 6.081,54 386.422.900 Bộ 635.000 1.629 1.034.415.000 250,00 158.750.000 1.425,7 905.319.500 0,5 317.500 452,8 287.528.000 Sắt 635.000 37 23.495.000 628,14 398.868.900 509,3 323.405.500 0,1 63.500 155,74 98.894.900 Cộng 25.191 16.741.972.500 111.172,01 70.726.271.625 115.894,15 79.357.526.750 3,4 2.230.750 20.465,46 13.108.486.625 Hạch toán doanh thu: Khác với các doanh nghiệp thương mại đơn thuần, doanh thu là tổng số tiền thu được do bán được hàng hoá. Doanh thu của Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng chủ yếu là phí Tổng đại lý tiêu thụ xi măng do Công ty Xi măng Hoàng Thạch , Công ty Xi măng Bỉm Sơn,Bút Sơn, Hoàng Thạch trả Phí tổng đại lý này đã được thoả thuận và quy định. Công ty tổ chức giao nhận tiêu thụ xi măng tại địa bàn Hà Nội và nhận chi phí tổng đại lý. Hiện nay phí tổng đại lý được trả như sau: Theo cách thức mà Công ty sản xuất xi măng Hoàng Thạch, Bỉm Sơn vận chuyển, xi măng đến các ga, cảng ở Hà Nội như: Đường sắt, đường thuỷ hay đường bộ. Tương ứng với mỗi cách mà Công ty sản xuất vận chuyển xi măng đến Hà Nội sẽ có một phí hoa hồng trả cho Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng. Cụ thể hiện nay Công ty nhận được phí hoa hồng như sau: Phí tổng đại lý của Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng ĐVT: đ/tấn Cách thức vận chuyển Phí tổng đại lý trả Công ty Công ty Hoàng Thạch Công ty Bỉm Sơn Công ty Bút Sơn Công ty HảI Phòng 1. Đường thuỷ 43750 45850 41475 43750 2. Đường sắt 44100 43750 44100 47950 3. Đường bộ 45850 47950 43575 44450 Cơ sở để tính doanh thu là sản lượng tiêu thụ trên hoá đơn bán hàng và phiếu xuất kho. Tại các cửa hàng bán lẻ, nhân viên bán lẻ viết hoá đơn bán hàng. Trường hợp xuất tại kho, căn cứ vào phiếu xuất kho của điều độ viên viết. Cuối ngày thủ kho và kế toán lập hoá đơn xuất hàng gửi về các phòng chức năng. Trên cơ sở đó,kế toán sau khi xác định doanh thu hoa hồng hàng bán, nhập vào sổ nhật ký chung cuối quý kết chuyển sang sổ cáI TK 511 3. Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng, các chứng từ phát sinh liên quan chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được cập nhật hàng ngày vào sổ kế toán tổng hợp chi tiết liên quan thông qua chương trình kế toán trên máy vi tính. Các yếu tố chi phí bán hàng ở Công ty gồm: TK 6411 “Chi phí nhân viên”. TK 6412 “Chi phí vật liệu bao bì” TK 6413 “Chi phí công cụ, dụng cụ, đồ dùng” TK 6414 “Chi phí khấu hao tài sản cố định” TK 6415 “Chi phí vận chuyển” TK 6416 “Chi phí bốc xếp” TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” TK 6418 “Chi phí bằng tiền khác” Các yếu tố của chi phí quản lý doanh nghiệp gồm: TK 6421 “Chi phí nhân viên quản lý” TK 6423 “Chi phí dụng cụ đồ dùng văn phòng” TK 6424 “Chi phí khấu hao tài sản cố định” TK 6425 “Thuế, phí và lệ phí”. TK 6426 “Chi phí dự phòng” TK 6427 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” TK 6428 “Chi phí bằng tiền khác” Sau đây là cách hạch toán tổng hợp và chi tiết từng yếu tố chi phí từ khâu lập chúng đến khâu tập hợp chứng từ và sổ sách liên quan. Để thuận tiện, ta gộp những yếu tố chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có cách hạch toán giống nhau. 3.1Chi phí nhân viên: Chi phí nhân viên bao gồm các khoản tiền lương và phụ cấp của các nhân viên, các khoản trích cho các quỹ bảo hiểm xã hội , bảo hiểm y tế, … theo tỷ lệ quy định đối với tiền lương phát sinh. Hàng tháng căn cứ vào bảng thanh toán lương làm chứng từ về việc chi trả lương cho nhân viên đồng thời là căn cứ để báo cáo thống kê tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương cho cán bộ phòng tổ chức lập dựa vào bảng chấp công, hệ số trách nhiệm được bình bầu để tính lương. Bảng tính lương sau khi được giám đốc duyệt sẽ được magn sang phòng kế toán. Việc hạch toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn được thực hiện như sau: Căn cứ khối lượng thực hiện lập bảng tổng hợp tiền lương Quỹ tiền lương = khối lượng tiêu thụ x đơn giá. Và phân bổ theo từng khu vực như: Bán lẻ, bộ phận quản lý, xí nghiệp vận tải sau đó hạch toán: Nợ TK 641 (6411): Chi phí bán hàng. Nợ TK 642 (6421): Chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 627 (6271): Chi phí sản xuất chung. Có TK 334: Phải trả công nhân viên. Ví dụ: Chứng từ MT, số 0037 ngày 31/11/2000 với nội dung: tiền lương theo sản lượng bán hàng 3/11/2000 - khối lượng trực tiếp bán hàng với số tiền 179600780 Kế toán ghi: Nợ TK 641 (CT 6411): 179600780 Có TK 334: 179600780 BHXH, BHYT căn cứ tổng quỹ lương cấp bậc theo danh sách thực hiện: BHXH = LCB x 15% BHYT = LCB x 2% Kinh phí công đoàn căn cứ tổng quỹ lương thực hiện để tính. KPCĐ = Tổng quỹ lương x 2%. Sau đó, căn cứ vào tổng số BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán ghi: Nợ TK 641 (6411): 34124148 Nợ TK 642 (6421): 51849327 Có TK 3382: 1719469 Có TK 3383: 17194695 Có TK 3384: 2579204 3.2 Chi phí vật liệu bao bì: Các chi phí vật liệu bao bì phát sinh trong khâu bán hàng như chi phí về vật liệu bao bì đóng gói, chèn lót kho, cửa hàng, bao bì rách vỡ đóng lại. Căn cứ vào các chứng từ phát sinh như giấy đề nghị thanh toán tiền đóng bao (rách, vỡ), giấy xin cấp vỏ bao xi măng, kế toán vật liệu lập bảng vật liệu xuất dùng cho kế toán chi phí. Mẫu như sau: giấy xin cấp vỏ bao xi măng Kính gửi: - Giám đốc Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng - Phòng quản lý kho. Tên tôi là: Đinh Khởi Tuấn Thủ kho: Đông Anh 1 Xin đề nghị Công ty cấp cho một số vỏ bao xi măng. Loại Hoàng Thạch để đóng lại số xi măng vỡ tại kho như sau: + Số lượng xi măng nhập trong tháng: 233 tấn. + Tỷ lệ vỏ bao cho phép: + Số vỏ bao xin cấp: 14 vỏ. + Bằng chữ: Mười bốn vỏ. Hà Nội, ngày 3 tháng 11 năm 2000 giám đốc duyệt phòng tiêu thụ người đề nghị giấy đề nghị thanh toán tiền đóng bao (Rách vỡ) Kho Văn Điển 5 – Trung tâm 3 Kính gửi: - Giám đốc Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng - Phòng quản lý kho. Họ và tên ngưòi đóng bao: Hoàng Văn Máy Số TT Ngày tháng Số lượng bao đóng lại Đơn giá Thành tiền Ghi chú Theo phiếu nhập Phát sinh trong kho 5/11 59 1000 59.000 Hà Nội, ngày 20 tháng 3 năm 2000 người đóng bao thủ kho thống kê phụ trách Kế toán chi phí căn cứ vào chi phí vật liệu phát sinh, ghi: Nợ TK 641 (CT6412) 59.000 Có TK 152: 59.000 Các chi phí thanh toán tiền đóng lại xi măng rách vỡ do phòng quản lý cho tập hợp và cuối tháng chuyển sang phòng kế toán để hạch toán vào các sổ sách liên quan. Chẳng hạn: Chứng từ xi măng số 0138 ngày 1.1/11.2000 với nội dụng: Thanh toán tiền đóng lại xi măng rách vỡ cho các kho tháng 11 năm 2000 – Nguyễn Thu Hạnh – quản lý kho. Với số tiền là 1.123.000, kế toán ghi: Nợ TK 641 (CT6412) 1.123.000 Có TK 152: 1.123.000 Đối với vật liệu bao bi đóng gói xuất dùng không kết nhập lại kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 641 3.3 Chi phí công cụ, dụng cụ, đồ dùng: Chi phí công cụ, dụng cụ, đồ dùng xuất dùng như công cụ lao động, trang thiết bị văn phòng, trang bị bảo hộ lao động, biển báo cửa hàng, hoá đơn biểu mẫu chứng từ, sách báo tài liệu làm việc… Đối với công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ xuất dùng một lần kế toán thi như sau: Nợ TK 641 (CT6413) Nợ TK 642 (CT6423) Giá trị công cụ, dụng cụ. Có TK 153. Đối với các công cụ, dụng cụ có giá trị khá lớn như bàn ghế, máy tính thì có thể phân bổ cho một hay hai kỳ kinh doanh khi đó kế toán ghi: BT1: Nợ TK 142 (1421) : 100% giá trị xuất dùng Có TK 153 BT2: Phản ánh giá trị phân bổ mỗi lần. Nợ TK 641 (CT6413) Nợ TK 642 (CT6423) Có TK 142 (1421) ở Công ty, chi phí công cụ, dụng cụ phát sinh thường xuyên là các chi phí biển báo cửa hàng và các chi phí có giá trị nhỏ. Chứng từ số CM105 ngày 12.11.2000 với nội dung thanh toán tiền mua cân kiểm tra xi măng – Vũ Thị Thuỳ- Kho. Số tiền là: 385000 (đ,) , cả thuế kế toán ghi: Nợ TK 641 (CT6413) 385.000 Có TK 1111: 385.000 3.4Chi phí khấu hao tài sản cố định: Do Công ty là một doanh nghiệp Nhà nước có tài sản cố định thuộc vốn ngân sách và tài sản cố định thuộc vốn tự có nên để theo dõi tài sản cố định kế toán dùng sổ chi tiết tài sản cố định, phân ra tài sản cố định thuộc nguồn vốn ngân sách và tài sản cố định thuộc nguồn vốn tự có. Mức khấu hao cơ bản được tính theo quyết định 1062. Mức tính khấu hao trung bình hàng năm = Nguyên giá tài sản cố định Tỷ lệ khấu hao cơ bản của tài sản cố định x Tỷ lệ khấu hao cơ bản do Nhà nước quy định đối với từng loại tài sản cố định sau khi đã xem xét thực trạng của tài sản cố định và tình hình sử dụng tài sản cố định, kế toán lập bảng đăng ký mức tính khấu hao tài sản cố định để nộp cho cấp trên. Do đặc điểm của Công ty là báo cáo chi phí theo quý nên khấu hao tài sản cố định cũng được tính theo quý nghĩa là 3 tháng kế toán tiến hành trích khấu hao 1 lần. Sau đó khoản khấu hao này được phản ánh vào tháng cuối cùng của quý. Đồng thời Công ty không áp dụng quy định. Tài sản cố định tăng trong tháng này tháng sau mới trích khấu hao. Tài sản cố định giảm trong tháng này tháng sau mới thôi trích khấu hao. Mà để cho đơn giản Công ty quy định: Tài sản cố định tăng trong tháng nào thì trích khấu hao tháng đó Tài sản cố định giảm trong tháng nào thì thôi trích khấu hao trong tháng đó Công ty không dùng bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định mà căn cứ vào tính chất phục vụ của tài sản cố định để xác định số khấu hao của những tài sản cố định thuộc bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp. Dưới Công ty có một xí nghiệp vận tải, tài sản cố định của xí nghiệp này được kế toán tài sản cố định của Công ty theo dõi và trích khấu hao cùng với các tài sản cố định chung toàn doanh nghiệp. Khi trích khấu hao ở bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý ghi: Nợ TK 641 (CT6414) Nợ TK 642 (CT6424) Có TK 214: (Chi hết cho TK 2141: Hao mòn TSCD hữu hình) Căn cứ vào bảng tính khấu hao tài sản cố định của Công ty được phân loại cho từng đối tượng sử dụng riêng biệt, tài sản cố định trong bảng tính thuộc bộ phận quản lý. Nợ TK 641 (CT6414) 97803288 Nợ TK 642 (CT6424) 283458724 Có TK 214: (CT2141) 381262012 3.5Chi phí bốc xếp: Phản ánh chi phí về bốc xếp hàng hoá tại các cảng, ga, kho, cửa hàng. Khi phát sinh các khoản chi phí về bốc xếp hàng bán thì kế toán ghi: Nợ TK 641 (Chi tiết TK 6416 “Chi phí bốc xếp”) Có TK 111, 331 Chứng từ số TM 0051 ngày 05.11.2000 với nội dung thanh toán tiền dọn kho và bốc xếp xi măng số tiền là 70.000 (Nguyễn Văn Hậu – Quản lý kho). kế toán ghi: Nợ TK 641 (CT 6416) 70.000 Có TK 111, (1111) 70.000 Chi phí dịch vụ mua ngoài: Chi phí dịch vụ mua ngoài phát sinh trong quá trình bán hàng là các khoản chi phí về dịch vụ mua ngoài như tiền thuê kho, cửa hàng, nhà làm việc tiền hoa hồng trả cho đại ký bán hàng, chi phí khoán các cửa hàng bán lẻ của Công ty, thuên điểm đổ trả hàng, sửa chữa tài sản cố định ở bộ phận bán hàng, tiền điện, nước, tiền điện thoại, đảm bảo kho, đảo kho, thuê trạm điều độ, quảng cáo nhắm tin tiếp thị và các chi phí dịch vụ mua ngoài khác. Khi phát sinh chi phí dịch vụ mua ngoài, căn cứ vào các chứng từ, kế toán ghi: Nợ TK 641 (CT 6417) Có TK 111, 331 Chứng từ số KG0006 ngày 15/11/.2000, nội dung trả tiền thuê kho Cổ Nhuế tháng 02.2000. Công ty lương thực Từ Liêm số tiền 5.500.000, kế toán ghi: Nợ TK 641 (CT 6417) 5.500.000 Có TK 111, 331 5.500.000 Chi phí dịch vụ mua ngoài phát sinh trong quá trình quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí về dịch vụ mua ngoài như chi phí về sử dụng điện, nước, điện thoại, điện báo, sửa chữa thường xuyên tài sản cố định của bộ máy văn phòng, chi phí dịch vụ ngân hàng… Khi phát sinh chi phí dịch vụ mua ngoài ở bộ phận quản lý, kế toán thi: Nợ TK 642 (CT 6427) Có TK 111, 331 Chứng từ số CG 0075 ngày 27.11.2000 nội dung trả tiền điện thoại tháng 2.2000- Bưu điện Hà Nội số tiền 1299370 kế toán ghi: Nợ TK 642 (CT 6427) 1299.370 Có TK 111, (1111) 1299.370 Chứng từ số MB126 ngày 11.11.2000 nội dung Chi phí sửa chữa máy phôtôcopi – Nguyễn Thị Huệ – Văn phòng, số tiền 208.000, kế toán ghi: Nợ TK 642 (CT 6427) 208.000 Có TK 111, 331 208.000 Trường hợp chi phí mua ngoài sửa chữa tài sản cố định quá lớn thì Công ty sử dụng phương pháp trích trước chi phí. + Khi tính trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định vào chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi: Nợ TK 641 (6417) hoặc Nợ TK 642 (6427) Có TK 335: Chi phí phải trả. (Chi tiết có TK 3351: “ Trích khấu hao sửa chữa lớn tài sản cố định”) + Khi chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang. (Chi tiết Nợ TK 2413: “ Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định”) Có TK 331 “ Phải trả người bán”. + Khi công việc sửa chữa lớn tài sản cố định hoàn thành, kế toán ghi: Nợ TK 335 : “ Chi phí phải trả” (CT Nợ TK 3351 : “Trích khấu hao sửa chữa lớn tài sản cố định”) 3.8Chi phí bằng tiền khác: Chi phí bằng tiền khác phát sinh ở bộ phận bán hàng, phản ánh toàn bộ các chi phí khác phục vụ cho công tác bán hàng ngoài các chi phí kể trên như chi phí tiếp khách, hội nghị, chi phí thanh toán nghỉ phép, chi về độc hại, áp tải tiền mặt v.v… khi phát sinh chi phí bằng tiền khác, kế toán ghi: Nợ TK 641 (CT 6418) Có TK 111, 331 Chứng từ số CG0021 ngày 30.11.2000 nội dung lệ phí chuyển tiền – Ngân hàng Hai Bà Trưng: Số tiền 1578800 đ, kế toán ghi: Nợ TK 641 (CT 6418) 1578800 Có TK 1111 1578800 Chi phí bằng tiền khác phát sinh ở bộ phận quản lý là các khoản chi phí khác phục vụ cho các công tác quản lý ngoài, các chi phí kể trên như chi phí tiếp khách, hội nghị, chi phí sử dụng xe con đi công tác, công tác phí, nước uống công nghiệp vệ sinh y tế, chữa bệnh, phòng cháy chữa cháy, chống độc hại và các chi phí khác. Khi phát sinh chi phí bằng tiền khác kế toán ghi: Nợ TK 642 (CT 6428) Có TK 111, 331 Chứng từ số TM0185 ngày 17.11.2000 nội dung thanh toán công tác phí- Dương Đoàn Công- Văn phòng: Số tiền 1.283.000 đ, kế toán ghi: Nợ TK 642 (CT 6428) 1.283.000 Có TK 111 (1111) 1.283.000 . 3.9 Chi phí thuế, phí và lệ phí. Phản ánh các khoản thuế, phí, thuế sử dụng vốn, thuế nhà đất, tiền thuê đất, thuế môn bài, phí bảo hiểm, phí giao thông, kinh phí nộp Tổng Công ty, lệ phí khác. Khi tính các khoản thuế, lệ phí và phí phải nộp, ghi: Nợ TK 642 : “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. (Chi tiết Nợ TK 6425: “Thuế, phí và lệ phí”) Có TK 333: “Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước”. (Chi tiết Có TK 3335 “Thuế sử dụng vốn”) Có TK 3337 : “Thuế nhà đất” Có TK 3338 : “các loại thuế khác”. Chứng từ số MC533 ngày 2.11.2000 nội dung thu tiền thuế đất của cán bộ công nhân viên về hưu – Nguyễn Thị Huệ – Văn phòng, số tiền 505100, kế toán ghi: Nợ TK 642 : 505.100 Có TK 3337 : 505.100 3.10 Chi dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi. Khi tính các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi vào cuối niên độ kế toán ghi: Nợ TK 642 : “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (Chi tiết Nợ TK 6426 : “Chi phí dự phòng”) Có TK 139 : “Dự phòng Nợ phải thu khó đòi” Sau khi định khoản xong, kế toán nhập vào máy và số liệu sẽ tự động đi vào sổ tổng hợp và chi tiết liên quan, cuối tháng lên bút toán tổng hợp ta sẽ được báo cáo kế toán cần thiết. Dưới đây tôi lấy minh hoạt mẫu sổ Cái TK 641, TK 642 và các báo cáo chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Hạch toán kết quả kinh doanh: Căn cứ để hạch toán kết quả kinh doanh của khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ là báo cáo bán hàng đại lý xi măng các sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết TK 641, 642. Kết quả kinh doanh = Doanh thu thuần - Chi phí bán hàng + Chi phí quản lý doanh nghiệp Kết quả kinh doanh được hạch toán cuối kỳ và được xác định theo công thức sau: Cuối kỳ kế toán tiến hành các bút toán kết chuyển sau: BT1: Kết chuyển doanh thu thuần hàng hoá Nợ TK 511 (CT5111) : Doanh thu thuần Có TK 911 BT2: Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ Nợ TK 911 Có TK 641 BT3: Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 911 Có TK 642 + Nếu kết quả kinh doanh (+ ) kế toán ghi: Nợ TK 911 Số lãi Có TK 421 (4212) + Nếu kết quả kinh doanh (- ) kế toán ghi: Nợ TK 421 (4212) Có TK 911 Số lỗ Số lãi của hàng bán kinh doanh trong kỳ được phản ánh trên sổ của TK 421 và TK 911. Trên sổ Cái TK 911 còn phản ánh số lãi, số lỗ của hoạt động tài chính (Thu từ lãi tiền gửi ngân hàng) và hoạt động khác (thu bán tài sản cố định, thu khác…) Dưới đây là mẫu sổ Cái TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh của Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng Phần III: phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng. Những nguyên tắc chủ yếu nhằm hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và kết quả của khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ. Hoàn thiện kế toán chi phí, phải đảm bảo thống nhất giữa các chỉ tiêu mà kế toán phản ánh, thống nhất với nhau về hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán và các sổ sách báo cáo kế toán. Đảm bảo bộ máy kế toán gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh đặc thù của ngành và từng doanh nghiệp cụ thể. Khi tổ chức bộ máy kế toán phải dựa vào các chế độ, thể lệ về quản lý hành chính và công tác kế toán, lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời phải chú ý đến các vấn đề trang thiết bị, phương tiện tính toán hiện đại. Tiếp cận với các chuẩn mực kế toán quốc tế phù hợp với đặc điểm tình hình thực tế ở Việt Nam nói chung và ngành thương mại nói riêng. Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ và có hiệu quả trong mọi hoạt động kinh tế của Công ty nhằm phục vụ kịp thời cho công việc chỉ đạo quá trình kinh doanh cuả Công ty. Hoàn thiện công tác hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả ở Công ty Vật tư Kỹ thuật xi măng. Các biện pháp từ phía Tổng Công ty: Từ cuối năm 1997 đến quý I/1998, nhu cầu về xi măng trên thị trường đã chững lại. Nguyên nhân là do tốc độ xây dựng giảm, đặc biệt là xây dựng ở các công trình lớn. Ngoài ra trên thị trường lại xuất hiện thêm một số chủng loại xi măng mới như xi măng Chingphong, xi măng Trung Quốc với số lượng lớn. Do đó nên thị trường miền Bắc nói chung và Hà nội nói riêng cung về xi măng đã lớn hơn cầu. Dự báo trong thời gian tới cầu về xi măng tại thị trường miền Bắc vẫn tăng với tốc độ chậm. Điều này có nghĩa là khó có khả năng xảy ra cơn sốt xi măng đột biến như năm 1995. Hiện tại dự trữ xi măng tại các kho của Công ty đang ở mức cao (khoảng 35000 tấn). Điều này đang gây khó khăn cho Công ty vì chi phí để bảo quản, dự trữ tương đối lớn mà lại không cần thiết. Vì vậy đề nghị Tổng Công ty Xi măng Việt Nam xem xét và quy định lại mức dự trữ xi măng ở Hà Nội ở mức 20.000 tấn để phù hợp với tình hình thực tế và tiết kiệm chi phí trong lưu thông. Mức dự trữ hợp lý được Công ty xây dựng theo công thức sau: Dtc = Kkh * Tdt Trong đó: Dtc: Mức dự trữ tiêu chuẩn. Kkh: Khối lượng hàng tiêu thụ theo kế hoạch trong một đơn vị thời gian Tdt: Thời gian dự trữ hàng hoá dự tính. Việc tính được mức dự trữ tối ưu sẽ góp phần giảm chi phí kinh doanh của Công ty, nâng cao hiệu quả kinh doanh, cụ thể là làm giảm chi phí bảo quản, thuê kho cũng như hao hụt trong bảo quản, dự trữ. Tuy nhiên Công ty phải thường xuyên theo dõi tình hình diễn biến trên thị trường, để có những điều chỉnh phù hợp, kịp thời tránh bị động. Các biện pháp hoàn thiện từ phía Công ty: Theo ý kíen tôi, công tác hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cần đổi mới hoàn thiện một số nội dung sau: Phạm vi chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: + Hiện nay chi phí phát sinh cho việc bốc xếp dỡ hàng tại các ga, cảng hay ở các cửa hàng, kho của công ty được hạch toán vào tài khoản 6416 “Chi phí bốc xếp”. Công ty không có đội ngũ công nhân thực hiện công việc bốc xếp, dỡ hàng nên việc này đều phải thuê ngoài làm. Khoản chi phí này hạch toán vào TK 6416 là không đúng với chế độ vì mọi khoản chi phí thuê ngoài đều phải hạch toán vào TK 6417. Do vậy mọi khoản chi phí về bốc xếp hàng hoá Công ty nên hạch toán voà TK 6417 “Chi phí thuê ngoài”. + Ngoài ra để phù hợp với chế độ theo tôi Công ty nên hạch toán chi phí vận chuyển hàng hoá vào các tài khoản chi phí bán hàng liên quan chứ không nên hạch toán vào TK 6415. Nếu là thuê ngoài vận tải thì chi phí phát sinh sẽ hạch toán vào TK 6417, còn nếu Công ty tự vận chuyển thì chi phí phát sinh sẽ hạch toán vào các TK 6411, 6412, … 6418. + Trong thời gian tới Công ty có kế hoạch mở rộng kinh doanh mặt hàng xi măng Chin-Fon theo phương thức mua vào sau đó bán ra theo giá thị trường. Do vậy theo tôi, Công ty nên mở thêm một số tài khoản sau để thuận tiện cho việc ghi chép một cách rõ ràng. TK 156 “Tài khoản hàng hoá”với 2 tiểu khoản sau: TK1561 “Giá mua hàng” TK 1562 “Chi phí mua hàng”. Nội dung tài khoản 1562 chỉ dùng để phản ánh trị giá loại xi măng Chin-Fong mà Công ty tiến hành kinh doanh. Việc hạch toán đối với hàng mua được tiến hành như sau: Nợ TK 156 (1561) : Trị giá hàng mua. Nợ TK 156 (1562) : Chi phí liên quan đến việc mua hàng. Có TK liên quan: 331, 111, 112… Khi xuất hàng bán, kế toán ghi: BT1: Nợ TK liên quan: 111, 112, 131. Có TK 511 (5111) BT2: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán. Có TK 156 (1561) : Trị giá hàng mua. Có TK 156 (1562) : Phí thu mua phân bổ cho hàng bán. Hoàn thiện kế toán chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty Kỹ thuật Vật tư Xi măng: Trong quá trình kinh doanh của Công ty, ngoài những khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh hàng ngày được hạch toán trực tiếp vào tài khoản cấp 1 và cấp 2 của chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp các chi phí khác cũng liên quan trực tiếp hay gián tiếp đến quá trình kinh doanh của Công ty. Vì vậy để theo dõi đúng những khoản chi phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh của Công ty, kế toán đã mở chi tiết theo đối tượng thực hiện chi phí. Tuy nhiên, để hạch toán các khoản chi phí này rõ ràng, cụ thể hơn cần phải chi tiết theo từng mặt hàng kinh doanh để làm cơ sở tính toán chi phí bán hàng cho từng loại hàng khác nhau. Từ đó xác định được kết quả cụ thể đối với việc kinh doanh từng loại mặt hàng, xác định được biện pháp hạ thấp chi phí, đề ra phương hướng kinh doanh tốt hơn đối với từng mặt hàng kinh doanh. Mạng lưới thương nghiệp của Công ty rộng khắp Thành phố Hà Nội và khu vực phía Bắc nhưng từng địa hình điểm kinh doanh chỉ có từ 1 đến 2 loại xi măng. Do vậy kế toán cũng nên chi tiết theo địa điểm bán hàng. Việc hạch toán chi tiết này là cần thiết vì nó tạo điều kiện để quản lý chặt chẽ chi phí bán hàng phát sinh theo địa điểm kinh doanh như các chi phí về vận chuyển, chi phí về khấu hao tài sản cố định. Có như vậy kế toán mới quản lý được tình hình chi phí bán hàng xác định được kết quả kinh doanh cuối cùng của từng địa điểm từ đó có cơ sở đề ra kế hoạch phát triển kinh doanh tốt hơn. Đối với một số yếu tố chi phí quản lý doanh nghiệp cũng cần phải được hạch toán chi tiết theo địa điểm kinh doanh như các chi phí về khấu hao tài sản cố định, chi phí nhân viên, chi phí hành chính. Như vậy để quản lý chặt chẽ hơn tình hình sử dụng chi phí, trên cơ sở đó tìm ra những khoản chi tiêu không đúng, không hợp lý để xây dựng được kế hoạch chi phí và có biện pháp hạ thấp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở mức độ có thể đối với từng mặt hàng kinh doanh, từng địa điểm kinh doanh, cần được mở chi tiết về chi phí. Theo đó, các tài khoản liên quan cũng cần được hạch toán chi tiết chẳng hạn đối với TK 911, 511… phải được mở chi tiết theo từng mặt hàng kinh doanh, theo địa điểm kinh doanh. Đối với công tác kế toán sử dụng máy tính thì việc hạch toán chi tiết theo từng loại hàng kinh doanh, từng địa điểm kinh doanh là cần thiết và không phức tạp vì chúng đã được mã hoá trên máy vi tính. Các địa điểm kinh doanh của Công ty chỉ thực hiện bán một đến 3 loại hàng xi măng nên chi tiết theo địa điểm kinh doanh là điều kiện có thể, đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của từng địa điểm đối với từng mặt hàng đó chính là cơ sở cho việc quản lý chi phí một cách sát thực. Một số biện pháp hạ thấp chi phí và tăng doanh thu: Trong điều kiện cơ chế thị trường, chi phí có xu hướng tăng. Nhận thức rõ điều này có tác dụng quan trọng trong quản lý chi phí tạo điều kiện cho doanh nghiệp phấn đấu hạ thấp chi phí đến mức thấp nhất nâng cao hiệu quả kinh doanh. Do hoạt động chính của Công ty là làm tổng đại lý tiêu thụ xi măng vì thế cũng có nhiều biện pháp hạ thấp chi phí lưu thông. Theo tôi những biện pháp có thể áp dụng được ở Công ty là: Thứ nhất: Mở rộng lưu chuyển hàng hoá phát triển mặt hàng kinh doanh, nâng cao chất lượng hàng hoá; cải tiến phương thức bán hàng tối ưu hoá quá trình dự trữ và lưu thông để tránh ứ đọng hàng hoá. Thứ hai: Cải tiến công tác vận chuyển hàng hoá để giảm bớt chi phí. Muốn vậy Công ty phải nghiên cứu sử dụng phương tiện hợp lý. Ngoài ra phải xây dựng chế độ trách nhiệm rõ ràng trong quá trình vận chuyển. Thứ ba: Sử dụng hợp lý và tiết kiệm các chi phí gián tiếp. Muốn làm vậy Công ty phải xây dựng mức chi phí hợp lý và khoa học trên cơ sở từng loại hàng kinh doanh, giảm tối đa các lao động gián tiếp không cần thiết bằng cách chuyển sang lao động trực tiếp. Thứ tư: Tổ chức khoa học và hợp lý kế toán chi phí trên cơ sở thực hiện quyền tự chủ về tài chính qua đó chủ động mở rộng kinh doanh theo hướng tích cực, chủ động khai thác nguồn hàng, liên doanh liên kết vào một số hoạt động khác trên cơ sở đảm bảo lợi ích của Nhà nước, của doanh nghiệp. Thứ năm: Triển khai đầy đủ các trung tâm tiêu thụ xi măng trên đều khắp các địa bàn quận nội thành, ngoại thành Hà Nội. Thứ sáu: Phát triển vững chắc các cửa hàng xi măng để đảm bảo hệ thống cửa hàng được duy trì với số lượng phù hợp và có chất lượng. Thứ bảy: Tăng cường đẩy mạnh hơn nữa công tác tiếp thị nhằm phát hiện nhu cầu của khách hàng để tăng sản lượng tiêu thụ. Thứ tám: Tổ chức các hoạt động kinh doanh dịch vụ nhằm khai thác hết số lao động. Thứ chín: Xây dựng phương án thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí trong sản xuất kinh doanh để giảm chi phí có thể được. Thứ mười: Hiện nay cung và cầu xi măng ở miền Bắc và Hà Nội nói riêng, cung đã lớn hơn cầu. Do đó đề nghị Tổng Công ty Xi măng Việt Nam xem xét quy định lại mức dự trữ xi măng để phù hợp với tình hình thực tế và tiết kiệm chi phí trong lưu thông. Một số ý kiến về những quy định kế toán chi phí, doanh thu và kết quả trong chế độ kế toán mới: Hạch toán kế toán là một bộ phận quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vị trí tích cực trong việc quản lý và điều hành, kiểm soát các hoạt động kinh tế. Những năm qua cùng với sự đổi mới toàn diện các cơ chế quản lý, hệ thống kế toán đã có những đổi mới tiến bộ góp phần tích cực đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế. Hệ thống kế toán này thích ứng và phù hợp với các đặc điểm và yêu cầu về trình độ quản lý kinh tế tài chính ở nước ta hiện nay và những năm tới. Trong phạm vi đề tài này tôi chỉ xin đóng góp một số ý kiến nhỏ bé của mình về những quy định kế toán mới nhằm ngày càng hoàn thiện và đưa nó thực sự trở thành một công cụ quản lý kinh tế có hiệu quả cao. Việc hạch toán chi phí thu mua hàng hoá vào giá vốn bán hàng có ưu điểm là giúp các Công ty phản ánh chính xác trị giá vốn hàng bán ra. Đồng thời đề ra các biện pháp thiết thực để giảm chi phí thu mua, tăng doanh lợi cho doanh nghiệp. Tuy nhiên việc hạch toán TK 632 “Giá vốn hàng bán” còn nhiều điểm theo tôi chưa chính xác và hợp lý. Thứ nhất: TK 632 “Giá vốn hàng bán” nên sửa là giá vốn hàng xuất bán và nội dung tài khoản này phản ánh giá trị vốn hàng bán tại thời điểm xuất kho hoặc hàng mua bán thẳng chưa phải là trị giá hàng bán ra. Trị giá vốn hàng bán ra = Giá mua + Chi phí thu mua Thứ hai: Trong hướng dẫn kế toán có nêu 2 phương pháp kê thai thường xuyên và kiểm kê định kỳ. Hai phương pháp này dẫn đến việc sử dụng tài khoản kế toán khác nhau và trình tự ghi chép khác nhau là chưa họp lý. Trong thực tế các doanh nghiệp mặc dù vẫn ghi chép kế toán hàng tồn kho theo từng mặt hàng nhưng vẫn tính trị giá vốn hàng xuất kho định kỳ vào cuối tháng để giảm bớt khối lượng công việc ghi sổ kế toán. Rõ ràng áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc kiểm kê định kỳ trong việc tính trị giá vốn hàng xuất kho không ảnh hưởng đến việc sử dụng các tài khoản kế toán. Trong chế độ quy định chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng còn lại phản ánh vào TK 142 (1422) nhưng hướng dẫn ghi sổ chưa hợp lý. Cuối tháng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng còn lại phản ánh vào TK 142 (1422) sang đầu tháng ghi lại TK 641, 642 chứ không nên chuyển TK 911. Về kế toán của khoản “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” đã có thông tư số 64 ngày 15.09.1997- Bộ tài chính sửa đổi cách thức hoàn nhập toàn bộ số dự phòng cuối năm trước còn lại chưa dùng. Sau đó, tiến hành trích lập số dự phòng cho niên độ tới. Theo Thông tư sửa đổi này là hoàn toàn kịp thời và chính xác. Trong phần nguyên tắc hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho có quy định: “Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp những khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư, sản phẩm hàng hoá tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thực tế thuần tuý hàng tồn kho của doanh nghiệp nhằm đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính”. Nếu chỉ vì mụck đích là phản ánh giá trị thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính “như hạch toán hiện nay”. Theo thông tư sửa đổi: khi lập lại dự phòng vẫn ghi Nợ TK 642 / Có TK 159, nhưng khi hoàn nhập gih Nợ TK 159 / Có TK 642 để bù trừ mà không ghi Nợ TK 159 / Có TK 721. Bởi vì, khi trích lập dự phòng đã ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp (Nợ TK 642). Nghĩa là ghi nhận trước một khoản lỗ cho hoạt động sản xuất kinh doanh cơ bản. Sau đó số thiệt hại (giá vốn, giá bán –nếu có). Vì không được xử lý vào khoản dự phòng đã tính nên phần chênh lệch này cũng được ghi nhận “lỗ” trong kết quả sản xuất kinh doanh cơ bản. Như vậy, chỉ một khoản thiệt hại nhưng ghi trong hai lần vào kết quả sản xuất kinh doanh cơ bản. Trong khi đó, khoản dự phòng lại được hoàn nhập và ghi tăng thu nhập bất thường, và như vậy vô hình chung đã làm sai lệch giữa kết quả hoạt động khác (hoạt động sản xuất kinh doanh cơ bản được ghi lỗ một khoản để rồi lại chuyển sang ghi “lãi” một khoản tương ứng cho hoạt động khác ở niên độ kế toán sau: Việc ghi nhận này là giả tạo và tất nhiên sẽ ảnh hưởng đến tính chính xác khi lập báo cáo luân chuyển tiền tệ. Nếu dự phòng với mục đích để bù đắp các khoản thiệt hại do hàng tồn kho thực tế bị giảm giá đồng thời phản ánh giá trị thuần của hàng tồn kho trên báo cáco tài chính thì nhất thiết phải bổ sung thêm phần xử lý thiệt hại hàng tồn kho bị giảm giá vào khoản dự phòng đã trích (cách hạch toán tương tự như các khoản dự phòng khác). Về kế toán chiết khấu bán hàng (TK 521) và giảm giá hàng bán (TK532). TK 521 “ Chiết khấu bán hàng” theo quy định hiện nay mới chỉ đề cập đến chi phí chiết khấu thương mại. Do vậy ta thấy TK 521 “Chiết khấu bán hàng” nên bao gồm cả chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại (được phản ánh trên các tài khoản cấp 2). TK 532 “Giảm giá hàng bán” Bao gồm nội dung “bớt giá” và “hồi khấu”. Trong đó quy định “hồi khấu” là các khoản trừ tính trên tổng số các nghiệp vụ đã thực hiện với khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Người bán thực hiện khoản hồi khấu cho người mua ngay sau khi bán được hàng. Quy định này còn mâu thuẫn vì “ngay sau khi bán được hàng thì thực tế không thể lập được tổng số các nghiệp vụ đã thực hiện với một khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định”. kết luận Trong cơ chế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt, quyết liệt các doanh nghiệp thương mại luôn tìm mọi cách chi phí tới mức có thể: để làm được điều đó cần có sự tổ chức kế toán hiệu quả. Đảm bảo không có sự chi sai, chi không cần thiết nhằm tiết kiêm chi phí một cách tối đa. Chỉ có kế toán mới tiến hành phân loại chi phí, tập hợp chi phí trên cơ sở phân tích các số liệu kế toán, mối quan hệ giữa chi phí – doanh thu – lợi nhuận nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho quản lý. Trong chừng mực nhất định phù hợp với khả năng và trình độ của bản thân, luận văn đã đề cập được những nội dung cơ bản đặt ra là: Về lý luận: Đã trình bày khái quát và có hệ thống các vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán chi phí doanh thu và kết quả của khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ. Về thực tế: Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng công tác hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ của Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng, đã đề xuất những phương hướng cơ bản cũng như các biện pháp cụ thể nhằm hoàn htiện công tác hạch toán. Trên đây là toàn bộ nội dung của đề tài tôi nghiên cứu. Tôi hi vọng rằng kết quả nghiên cứu sẽ góp phần tích cực vào việc đổi mới công tác hạch toán, kế toán của Công ty. Tuy nhiên do thời gian thực tập không nhiều cũng như trình độ chuyên môn còn hạn hẹp không tránh khỏi nhiều thiếu sót và hạn chế. Rất mong sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và phòng kế toán Công ty. Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn Thầy giáo Nguyễn Ngọc Toản và các cán bộ kế toán Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng đã giúp đỡ tôi hoàn thành đề tài. Tài liệu tham khảo Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp. Trường đại học Kinh tế Quốc dân – NXB Giáo dục năm 1996 Hệ thống kế toán doanh nghiệp. NXB Tài chính Hà Nội – 1995. Kế toán tổng hợp phân tích và lập báo cáo tài chính doanh nghiệp. NXB Tài chính Hà Nội – 1996. Tạp chí Tài chính các số năm 1997 – 1998 Tạp chí kế toán số 1- 2 năm 1998 Các sổ sách, chứng từ báo cáo kế toán quý I- 2000 của Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng. Mục lục Lời mở đầu. Phần I: Những vấn đề lý luận chung về hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả của khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ. Tổ chức hạch toán chi phí của khối lượng hàng hoá Tổ chức hạch toán giá vốn hàng bán. Tổ chức hạch toán chi phí bán hàng Tổ chức hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Tổ chức hạnh toán doanh thu Bản chất doanh thu. Tổ chức hạch toán doanh thu. Hạch toán kết quả tiêu thụ hàng hoá. Bản chất của kết quả tiêu thụ hàng hoá. Hạch toán kết quả tiêu thụ hàng hoá Phân tích chi phí – sản lượng – lợi nhuận. Phần II. Tình hình thực tế hạch toán chi phí doanh thu và kết quả tại Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng Đặc điểm hoạt động của Công ty Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Tình hình hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả. Kế toán tổng hợp và chi tiết chi phí Hạch toán doanh thu. Hạch toán kết quả kinh doanh Phân tích tình hình sử dụng chi phí. Phần III: Phương pháp hoàn thiện công tác hạch toán nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty. Những nguyên tắc nhằm hoàn thiện kế toán chi phí doanh thu và kết quả Hoàn thiện chúng tôi hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả tại Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng Một số biện pháp hạ thấp chi phí và tăng doanh thu. Một số ý kiến về những quy định kế toán chi phí, doanh thu và kết quả trong chế độ kế toán mới. Kết luận Sổ cái TK 641: Chi phí bán hàng Quý IV năm 2000 Chứng từ Diễn giải NK chung Số tiền Số hiệu Ngày TK đối ứng Nợ Có Số dư đầu kỳ 31/10 Cộng phát sinh tháng 10 469.873.425 31/10 Xuất công cụ dụng cụ cho bộ phận bán hàng 153 15.117.940 5/11 Chuyển từ NK đặc biệt mua hàng 331 5.976.200 5/11/00 Chi phí điện thoại 112 7.703.970 6/11/00 Chuyển từ NK chi tiền 111 30.794.320 6/11/00 Lương nhân viên bán hàng P/S trong tháng 334 179.600.780 6/11/00 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí 338 34.124.148 13/11/00 Phân bố chi phí chiếu sáng 142 3.785.420 30/11/00 Khấu hao TSCĐ bộ phận bán hàng 214 97.803.288 30/11/00 Cộng P/S tháng 11 467.535.746 31/12/00 Cộng P/S tháng 12 526.206.127 K/C xác định KQKD 911 1.463.615.298 Cộng P/S Quý IV 1.463.615.298 1.463.615.298 Sổ cái TK 642 Quý IV/2000 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày Nợ Có Số dư đầu tháng 31/10/00 Cộng P/S tháng 10 706.749.108 1/11/00 Chi phí mua tài liệu phục vụ quản lý bằng tạm ứng 141 14.256.800 5/11/00 Thủ tục phí thanh toán qua NH 112 6.784.300 5/11/00 Lương nhân viên QLDN 334 272.891.198 5/11/00 Trích BHXH, KPCĐ, BHYT 338 51.849.327 … … ... 30/11/00 Chuyển từ NK đặc biệt chi tiền 111 29.793.000 30/11/00 Chuyển từ NK đặc biệt mua hàng 331 15.788.390 30/11/00 Phân bố chi phí KH BCD 283.458.724 30/11/00 Cộng P/S tháng 11 717.630.640 31/12/00 Cộng P/S tháng 12 693.261.474 K/C xác định KQKD 911 2.487.641.222 Cộng phát sinh quý IV 2.487.641.222 2.487.641.222 Sổ cái TK 641: Chi phí bán hàng Quý IV năm 2000 Chứng từ Diễn giải NK chung Số tiền Số hiệu Ngày TK đối ứng Nợ Có Số dư đầu kỳ 31/10 Cộng phát sinh tháng 10 469.873.425 31/10 Xuất công cụ dụng cụ cho bộ phận bán hàng 153 15.117.940 5/11 Chuyển từ NK đặc biệt mua hàng 331 5.976.200 5/11/00 Chi phí điện thoại 112 7.703.970 6/11/00 Chuyển từ NK chi tiền 111 30.794.320 6/11/00 Lương nhân viên bán hàng P/S trong tháng 334 179.600.780 6/11/00 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí 338 34.124.148 13/11/00 Phân bố chi phí chiếu sáng 142 3.785.420 30/11/00 Khấu hao TSCĐ bộ phận bán hàng 214 97.803.288 30/11/00 Cộng P/S tháng 11 467.535.746 31/12/00 Cộng P/S tháng 12 526.206.127 K/C xác định KQKD 911 1.463.615.298 Cộng P/S Quý IV 1.463.615.298 1.463.615.298 Sổ cái TK 911 Quý IV năm 2000 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 31/10/00 Cộng P/S tháng 10 1.661.009.904 1.661.009.904 30/11/00 Cuối quý K/C doanh thu thuần 511 1.769.709.136 Cuối quý K/C chi phí quản lý DN 642 817.630.640 Cuối quý K/C chi phí bán hàng 641 467.535.746 Cuối quý K/C chi phí tài chính 811 31.295.250 Cuối quý kết chuyển thu nhập tài chính 711 44.306.704 Kết quả hoạt động kinh doanh 421 497.554.204 30/11/00 Cộng P/S tháng 11 1.814.015.840 1.814.015.840 31/12/00 Cộng P/S tháng 12 1.827.589.035 1.827.589.035 Số cập P/S quý IV 5.302.614.779 5.302.614.779 Báo cáo nhập xi măng quý I năm 2000 Khu vực: Hà Nội TT Loại xi măng Số lượng (tấn) Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) Chưa thuế Thuế Cộng Chưa thuế Thuế Cộng I Hoàng Thạch (bao) 61.128,60 Đường bộ PCD 30 349.554,0 595.450 59.550 655.000 208.141.929.300 20.815.940.700 228.957.870.000 Đường sắt PCB 30 1.530,0 572.730 572.70 630.000 876.276.900 87.623.100 963.900.000 Đường sắt PC 40 0 636.364 636.36 700.000 0 0 0 Đường thuỷ PCB 30 24.643,20 568.180 56.820 625.000 14.001.773.376 1.400.226.624 15.402.000.000 II Bỉm Sơn (bao PCB 30) 16.731,82 Đường bộ 16.050,97 595.450 59.550 655.000 9.557.550.086,5 955.835.263,5 10.513.385.350 Đường sắt 680,85 568.180 56.820 625.000 386.845.353 38.685.897 425.531.250 III Bút sơn 32.433,45 1) XM bao Đường bộ PCB 30 25.041 565.909 56.591 622.500 14.170927.269 1.417.095.231 15.588.022.500 Đường sắt PCB 30 7.392,45 538.636 53.664 592.500 3.981.839.698,2 396.708.436,8 4.380.026.625 Đường sắt PC 40 0 602.272 60.228 662.500 0 0 0 IV Hải Phòng (bao PCB 30) 878,140 506.950.222 50.668.678 557.618.900 Đường bộ 250,00 577.300 57.700 635.000 144.325.000 14.425.000 158.750.000 Đường sắt 628,14 577.300 57.700 635.000 362.625.222 36.243.678 398.868.900 Cộng: Báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn xi măng: Quý I/2000 Nội dung các chỉ tiêu Đơn giá mua Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Tiêu thụ trong kỳ Hao hụt k