Đề tài Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Công ty TNHH Văn Trọng

lời nói đầu Những năm qua cùng với sự phát triển của nền kinh tế và quá trình đổi mới của cơ chế thị trường nền kinh tế Việt Nam đã có những bước chuyển biến mạnh mẽ. Trong môi trường kinh doanh như vậy thì các doanh nghiệp từ chỗ sản xuất và tiêu thụ theo chỉ tiêu pháp lệnh của Nhà nước đã chuyển sang tự hạch toán sản xuất kinh doanh. Những chính sách kinh tế đã đổi mới để có thể đứng vững được trong cạnh tranh và không ngừng lớn mạnh đòi hỏi các doanh nghiệp phải đổi mới các công tác quản lý và đặc biệt là trong công tác kế toán, đây là công tác quan trọng nhằm thu nhận xử lý và cung cấp thông tin về tình hình quản lý tài sản, tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, làm cơ sở căn cứ khoa học cho các cấp Lãnh đạo, từ đó phát hiện khả năng tiềm tàng trong doanh nghiệp. Nền kinh tế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn vận động và phát triển nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Chính vì thế, các doanh nghiệp phải giám sát sản xuất từ khâu đầu của sản xuất đến khi đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Hạch toán kinh tế là một trong những công cụ không thể thiếu được trong trong quá trình giám sát này. Công ty TNHH Văn Trọng chuyên sản xuất các loại máy hàn điện phục vụ các ngành sản xuất và xây dựng. Trên thực tế, việc quản lý vật liệu cho quá trình sản xuất được coi là khâu vô cùng quan trọng nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất và nâng cao hiệu qủa sử dụng vốn lưu động, hạ giá thành sản phẩm. Nhận thức được vai trò quan trọng của kế toán vật liệu trong Công ty, đồng thời được sự giúp đỡ tận tình của Cô giáo Trần Thị Biết và các anh chị phòng kế toán Công ty, tôi đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu chuyên đề “ Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Công ty TNHH Văn Trọng” Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề có 3 phần chính: Phần thứ nhất: Lý luận chung vể tổ chức công tác kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Phần thứ hai: Thực tế công tác kế toán vật liệu ở Công ty TNHH Văn Trọng. Phần thứ ba: Một số nhận xét và đề xuất về công tác kế toán vật liệu tại Công ty TNHH Văn Trọng. Do thời gian thực tập có hạn, nên chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các Thầy Cô giáo và độc giả để chuyên đề được hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cám ơn. Lý luận chung về công tác kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1.Vị trí, vai trò của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp sản xuất 1.1.Khái niệm Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tượng lao động, là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sỏ vật chất tạo nên sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. 1.2.Đặc điểm Vật liệu là một trong 3 yếu tố cơ bản không thể thiếu được của bất cứ quá trình sản xuất nào. Dưới hình thái hiện vật, nó biểu hiện là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động, dưới hình thái giá trị, nó là một bộ phận của vốn lưu động. Do vậy, quản lý nguyên vật liêu chính là quản lý vốn sản xuất kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp. Chi phí về các loại vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong. Cho nên tập trung quản lý chặt vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản đến dự trữ, sử dụng nhằm hạ thấp chi phí vật liệu, giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp và là nhân tố quyết định đến thành công của doanh nghiệp. 1.3. Yêu cầu trong quản lý vật liệu Nguyên liệu ngày càng trở nên khan hiếm do nhu cầu về vật chất của con người ngày càng tăng, nền sản xuất ngày càng phát triển mở rộng. Vì thế, việc tiết kiệm và sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, có hiệu quả ngày càng được coi trọng. Do vậy, công tác quản lý vật liệu là yêu cầu tất yếu của mọi nền sản xuất xã hội. Việc quản lý vật liệu có thể xét trên các khía cạnh sau: - Quản lý việc thu mua vật liệu nhằm tránh thất thoát, mua vật liệu đúng yêu cầu sản xuất, giá cả và chi phí vận chuyển hợp lý. - Quản lý việc bảo quản vật liệu tại kho, bãi theo qui định cho từng loại vật liệu, phù hợp với qui mô sản xuất của doanh nghiệp. - Quản lý việc dự trữ vật liệu để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, đồng thời không gây ứ đọng quá nhiều làm tăng chi phí. Việc quản lý vật liệu phải đúng nguyên tắc, sử dụng đúng mức qui định, đúng quy trình sản xuất, sẽ đảm bảo tiết kiệm chi phí trong giá thành. Do vậy, tăng cường công tác quản lý vật liệu là rất cần thiết. 1.4. Nhiệm vụ kế toán vật liệu Để đáp ứng yêu cầu quản lý vật liệu trong doanh nghiệp, kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. - Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. 2.Phân loại và đánh giá vật liệu 2.1. Phân loại vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu bao gồm rất nhiều loại khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng trong quá trình sản xuất và tính năng lý, hoá học khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức phù hợp. Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất vật liệu được chia thành các loại sau: - Vật liệu chính (gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) Vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành thực thể chính của sản phẩm như: đồng cho sản xuất dây điện, bông trong các doanh nghiệp dệt kéo sợi, vải trong các doanh nghiệp may. Nửa thành phẩm mua ngoài để tiếp tục quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm như: lốp xe cho sản xuất xe đạp. - Vật liệu phụ Vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm như làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính, tăng chất lượng sản phẩm, hoặc phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ sản xuất, cho việc bảo quản, bao gói sản phẩm như các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn… - Nhiên liệu Bao gồm các loại ở thể lỏng, khí, rắn như: xăng dầu, than củi ... để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm,cho các phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. - Phụ tùng thay thế Bao gồm các phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải phục vụ cho quá trình sản xuất. - Thiết bị xây dựng cơ bản Bao gồm các phương tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp. -Vật liệu khác: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm như gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu nhặt, thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên được chia thành từng nhóm một cách chi tiết hơn. Căn cứ vào mục đích, công dụng của vật liệu cũng như nội dung quy định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu của doanh nghiệp được chia thành : - Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm. - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: phục vụ, quản lý ở các phân xưởng, tổ đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp… Căn cứ vào nguồn nhập, vật liệu được chia thành vật liệu nhập do mua ngoài, tự gia công chế biến, nhận vốn góp… 2.2. Đánh giá vật liệu Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Theo quy định hiện hành kế toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu phải phản ánh theo giá trị thực tế, có nghĩa là khi nhập kho phải tính toán phản ánh theo giá trị thực tế, khi xuất kho cũng phải xác định giá thực tế xuất kho theo đúng phương pháp quy định. Tuy nhiên để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép , tính toán hàng ngày không ít doanh nghiệp đã sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập, xuất vật liệu. Song dù đánh giá theo giá hạch toán, kế toán vẫn phải đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập, xuất vật liệu trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế. 2.2.1Đánh giá vật liệu theo giá thực tế 2.2.1.1Vật liệu nhập kho *Đối với vật liệu mua ngoài - Nếu cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế trị giá gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ thuế, giá trị của vật liệu nhập kho là giá mua thực tế không có thuế GTGT đầu vào được ghi trên hoá đơn GTGT; cộng với các khoản thuế nhập, thuế khác (nếu có); cộng các khoản thu mua thực tế (bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, phân loại...) trừ đi các khoản chiết khấu giảm giá (nếu có). - Nếu cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT, giá trị thực tế của vật liệu nhập kho ngoài phần thuế nhập, thuế khác (nếu có) và các khoản phí thu mua thực tế, phần giá trị thực tế vật liệu mua vào là tổng giá thanh toán (bao gồm của thuế GTGT đầu vào được ghi trên hoá đơn) *Đối với vật liệu tự gia công chế biến Trị giá vốn vật liệu thực tế nhập kho là giá thực tế của vật liệu xuất gia công, chế biến cộng các chi phí gia công, chế biến. *Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến Trị giá vốn thực tế nhập kho của vật liệu thuê ngoài gia công chế biến bao gồm giá thực tế của vật liệu xuất thuê ngoài gia công chế biến cộng với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi thuê gia công chế biến và từ đó về doanh nghiệp, cộng với số tiền phả trả cho đơn vị nhận gia công chế biến. *Đối với vật liệu nhận từ điều chuyển nội bộ Giá thực tế của vật liệu nhập kho từ nguồn nội bộ bao gôm giá ghi trên phiếu xuất kho cộng với chi phí vận chuyển. *Đối với vật liệu nhận vốn góp liên doanh Giá thực tế của vật liệu nhập kho từ nguồn góp vốn liên doanh là giá do hội đồng liên doanh xác nhận cộng với chi phí vận chuyển (nếu có). *Phế liệu được đánh giá theo ước tính (giá thực tế có thể sử dụng được hoặc có thể bán được) *Các trường hợp khác: Nếu vật liệu được cấp thì giá thực tế của vật liệu được bằng giá thực tế trên thị trường khi được cấp. 2.2.1.2 Vật liệu xuất kho Vật liệu được thu mua nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do vậy giá thực tế của từng lần, đợt nhập kho không hoàn toàn giống nhau. Vì thế khi xuất kho, kế toán phải tính toán xác định được giá thực tế xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Để tính trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho có thể áp dụng một trong các phương pháp sau: - Phương pháp 1: Tính theo giá thực tế tồn đầu kỳ Theo phương pháp này, giá trị thực tế của vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng vật liệu xuất dùng và đơn giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ: Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho ´ Đơn giá thực tế tồn đầu kỳ - Phương pháp 2: Tính theo giá bình quân gia quyền (giá thực tế bình quân của số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ ). Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất kho cũng được căn cứ vào số lượng xuất kho trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân để tính: Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho ´ Đơn giá thực tế bình quân Đơn giá thực tế bình quân = Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Đó là cách tính theo giá thực tế bình quân của toàn bộ số tồn đầu kỳ và toàn bộ số nhập trong kỳ. Theo phương pháp này đơn giá bình quân gia quyền có thể được tính liên hoàn trong cả kỳ sau mỗi lần nhập, xuất do vậy còn gọi là bình quân gia quyền liên hoàn. - Phương pháp 3: Tính theo giá thực tế đích danh Phương pháp này thường được áp dụng đối với những loại vật liệu có giá trị cao , các loại vật tư đặc chủng. Trị giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lượng vật liệu xuất kho theo từng lần. - Phương pháp 4: Tính theo giá nhập trước xuất trước Theo phương pháp này trước hết ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và giả thiết hàng nào nhập kho trước thì xuất trước. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho để tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại ( tổng số xuất kho- số đã xuất thuộc lần nhập trước ) được tính theo đơn giá thực tế lần nhập tiếp sau. Như vậy giá thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của số vật liệu nhập kho thuộc các lần sau cùng. - Phương pháp 5: Tính theo giá nhập sau xuất trước (nhập trước- xuất sau) Theo phương pháp này cũng phải xác định được đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và cũng giả thiết hàng nào nhập kho sau thì xuất trước. Sau đó căn cứ số lượng xuất kho tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá thực tế của lần nhập sau cùng đối với số lượng xuất kho thuộc lần nhập sau cùng, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế của các lần nhập trước đó. Như vậy giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu thuộc các lần nhập đầu kỳ. 2.2. Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng, chủng loại vật liệu nhiều, tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên, việc xác định giá thực tế của vật liệu hàng ngày rất khó khăn hoặc có thể xác định được nhưng quá tốn kém, nhiều chi phí không hiệu quả cho công tác kế toán, có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập xuất hàng ngày. Giá hạch toán là loại giá ổn định được sử dụng thống nhất trong doanh nghiệp, trong thời gian dài, có thể là giá kế hoạch của vật liệu. Như vậy hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị vật liệu nhập xuất. Cuối kỳ phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán. Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế tiến hành như sau: - Xác định hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu: Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Giá hạch toán tồn đầu kỳ + Giá hạch toán nhập trong kỳ - Sau đó tính giá thực tế xuất kho, căn cứ vào giá hạch toán xuất kho và hệ số giá. Giá thực tế vật liệu xuất kho = Giá hạch toán xuất kho ´ Hệ số giá vật liệu Hệ số giá có thể tính chung cho các loại vật liệu hoặc tính riêng cho từng loại vật liệu. 3. Kế toán chi tiết vật liệu 3.1. Chứng từ sử dụng Chứng từ kế toán liên quan đến vật liệu gồm có: Phiếu nhập vật tư Mẫu số 01 - VT Phiếu xuất vật tư Mẫu số 02 - VT Phiếu xuất vật tư theo hạn mức Mẫu số 04 - VT Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Mẫu số 03 - VT Biên bản kiểm nghiệm vật tư Mẫu số 05 - VT Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Mẫu số 02 - BH Phiếu báo vật tư còn lại cuối tháng Mẫu số 07 - VT Biên bản kiểm kê vật tư Mẫu số 08 - VT. 3.2. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu Để quản lý chặt chẽ tình hình xuất nhập kho từng loại vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp kế toán vật liệu dưới đây: 3.2.1Phương pháp thẻ song song Theo phương pháp này việc hạch toán vật liệu giữa kho và phòng kế toán được thực hiện như sau: - ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng. Khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập- xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. - ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình biến động hàng ngày theo chỉ tiêu số lượng và giá trị của từng loại vật liệu. Kết cấu của sổ chi tiết vật liệu giống như thẻ kho nhưng có thêm cột đơn giá và phản ánh theo số lượng, giá trị cho từng loại vật liệu. Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ ở kho, kế toán phải kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ và ghi chép trên thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, kiểm tra và đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ kế toán chi tiết vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho vật liệu theo từng nhóm, loại vật liệu. * Phương pháp này có những ưu nhược điểm sau: - Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. - Nhược điểm : Ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, ngoài ra việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. - Phạm vi áp dụng: thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, không thường xuyên và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. 3.2.2Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển Nội dung của phương pháp: - ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh tình hình biến động vật liệu giống như phương pháp thẻ song song. - ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép phản ánh tổng hợp số vật liệu luân chuyển trong tháng cũng như số tồn cuối tháng của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. Sổ đối chiếu luân chuyển được mở cho cả năm, mỗi thứ vật liệu được ghi một dòng trên sổ. Định kỳ khi nhận được các chứng từ, kế toán tiến hành phân loại chứng từ rồi lập ra bảng kê nhập xuất theo từng loại vật liệu để ghi vào sổ đối luân chuyển. Kế toán dùng số liệu trên sổ này để đối chiếu với thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp. * Phương pháp này có những ưu nhược điểm sau: - Ưu điểm:Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt vì chỉ ghi một lần vào cuối tháng - Nhược điểm:Việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật, việc đối chiếu kiểm tra không kịp thời. - Phạm vi áp dụng: thích hợp với những doanh nghiệp không có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất. 3.2.3.Phương pháp sổ số dư Nội dung: - Tại kho: Hàng ngày hoặc định kỳ từ 3 - 5 ngày sau khi ghi thẻ xong, thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ phát sinh trong kỳ để phân loại theo từng nhóm vật liệu. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ trong đó ghi rõ số lượng, số liệu của chứng từ theo từng nhóm vật liệu. Cuối tháng, thủ kho căn cứ vào thẻ kho đã được kế toán kiểm tra và ghi số liệu vật liệu tồn kho cuối thángvào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và ghi cho cả năm. Ghi số dư xong, thủ kho chuyển sổ cho phòng kế toán kiểm tra và tính ra số tiền. Nhân viên kế toán vật liệu phụ trách kho nào phải thường xuyên từ 3 - 5 ngày xuống kho một lần để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và ghi nhận chứng từ. - Tại phòng kế toán: Khi nhận được chứng từ kế toán phải kiểm tra, tính giá (theo giá hạch toán) và tổng cộng số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ, đồng thời ghi số tiền trên bảng luỹ kế nhâp - xuất - tồn vật liệu. Cuối tháng, sau khi tính giá và ghi số tiền nhập xuất lần cuối cùng trong tháng vào bảng luỹ kế, tính ra số tồn kho bằng tiền cuối kỳ của từng nhóm vật liệu trên bảng luỹ kế. Đồng thời kế toán tổng hợp toàn bộ giá trị vật liệu xuất nhập trong tháng theo từng thứ ở bảng luỹ kế nhập vào bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu. Sau đó kế toán tính ra giá trị của từng nhóm, thứ vật liệu tồn kho và ghi ngay vào bảng kê tổng hợp này. Mặt khác, cuối tháng ghi nhận được sổ số dư do thủ kho chuyển đến, kế toán thực hiện tính giá từng nhóm, thứ vật liệu tồn kho theo giá hạch toán trên cơ sở đơn giá hạch toán để ghi vào sổ số dư. Số liệu trên sổ số dư được đối chiếu với bảng kê nhập - xuất - tồn vật liệu về mặt giá trị của từng nhóm, thứ vật liệu tồn kho. Số liệu ở bảng tổng hợp nhập xuất tồn phải được đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp. * Phương pháp này có những ưu nhược điểm sau đây: - Ưu điểm: tránh được việc ghi chép trùng lặp giứa kho và phòng kế toán, giảm được khối lượng ghi chép kế toán vì kế toán ghi theo giá trị. Công việc được tiến hành đều trong tháng. - Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị, nên muốn biết số hiện có, tình hình tăng giảm của từng thứ vật liệu về mặt hiện vật phải xem xét số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn. - Phạm vi áp dụng: Thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ xuất nhập nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập, xuất, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng. 4.Kế toán tổng hợp vật liệu 4.1. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên - Đặc điểm của phương pháp: theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn kho vật liệu một cách thường xuyên liên tục. - Giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ được xác định trên cơ sở giá trị vật liệu tồn kho đầu kỳ, giá trị vật liệu nhập kho trong kỳ. Gtrị VL tồn kho cuối kỳ = Gtrị VL tồn kho đầu kỳ + Gtrị VL nhập kho trong kỳ - Gtrị VL xuất kho trong kỳ Tài khoản kế toán sử dụng - Tài khoản 152 - Nguyên vật liệu Nội dung: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế Kết cấu: Bên nợ: . Trị giá vốn thực tế vật liệu xuất kho và các nghiệp vụ làm tăng giá trị. . Kết chuyển trị giá vốn thực tế vật liệu tồn cuối kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Bên có: . Trị giá vốn thực tế vật liệu xuất kho. . Chiết khấu hàng mua, giảm giá và hàng mua trả lại. . Các nghiệp vụ khác làm giảm giá trị nguyên, vật liệu . Kết chuyển trị giá vốn thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ). Dư nợ: Trị giá vốn thực tế vật liệu tồn kho. Tài khoản 152 có thể mở thành tài khoản cấp 2 như sau: 1521: Vật liệu chính 1522: Vật liệu phụ 1523: Nhiên liệu 1524: Phụ tùng thay thế 1525: Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản 1528: Vật liệu khác - Tài khoản 331 - Phải trả người bán Nội dung: Phản ánh quan hệ tthanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hoá, lao động, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký. - Tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đường Nội dung: Phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho. Kết cấu: Bên nợ: . Giá trị hàng đang đi đường . Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Bên có: . Giá trị hàng đang đi đường đã nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng khác hoặc khách hàng . Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ) Dư nợ: Giá trị hàng hoá đang đi đường (chưa về nhập kho lúc cuối kỳ) - Tài khoản 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (tài khoản mới) Nội dung: Phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ. Kết cấu: Bên nợ: . Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Bên có: . Số thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ . Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ . Số thuế GTGT đầu vào hoàn lại Số dư bên nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ, được hoàn lại nhưng NSNN chưa trả Ngoài ra, còn có thể sử dụng các tài khoản có liên quan khác như: TK 111, 112, 141, 128, 222, 411… Kế toán tổng hợp tăng vật liệu. - Nếu vật liệu mua có hoá đơn cùng về trong tháng, kế toán căn cứ vào hoá đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho ghi theo giá mua chưa có thuế GTGT đầu vào: Nợ TK 152 Có TK 331 Có TK 111, 112 Có TK 141 …. Các doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào phải có hoá đơn thuế GTGT, phần thuế GTGT được khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112 Các doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp ghi trị giá vật liệu nhập kho theo giá thanh toán ghi trên hoá đơn. - Nếu vật liệu về trước, hoá đơn chưa về trong tháng, doanh nghiệp đối chiếu với hợp đồng mua hàng, tiến hành kiểm nhận, lập phiếu nhập kho theo số thực nhận và giá tạm tính để ghi sổ kế toán. Khi hoá đơn về sẽ điều chỉnh theo trị giá thực tế. - Nếu vật liệu nhập khẩu doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu, theo giá tại cửa khẩu (giá CIF) và tính thuế GTGT phải nộp cho ngân sách Nhà nước. Theo quy định hiện hành thuế GTGT của vật tư, hàng hoá nhập khẩu phải nộp theo từng lần nhập khẩu. + Căn cứ phiếu nhập kho vật liệu nhập khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 331 Có TK 3333- Thuế XNK + Tính thuế GTGT của hàng nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ (13312) Có TK 3331- Thuế GTGT phải nộp. - Trường hợp trong tháng đã nhận được hoá đơn, doanh nghiệp đã trả tiền cho người bán nhưng cuối tháng hàng chưa về, kế toán ghi: Nợ TK 333- Thuế GTGT được khấu trừ Nợ TK 151 Có TK 111 …. Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho hoặc đưa ngay vào sử dụng hoặc giao bán thẳng, kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 621 Nợ TK 157 ….. Có TK 151 - Trong quá trình mua vật liệu nếu doanh nghiệp thanh toán sớm tiền hàng theo quy định thoả thuận giữa hai bên, sẽ được hưởng số tiền chiết khấu tính theo tỷ lệ % trên giá mua hoặc hàng mua kém phẩm chất sẽ được bên bán giảm giá hay doanh nghiệp trả lại hàng mua, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 152 Có TK 721: phần chiết khấu mua hàng. Có TK 133 - Vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất gia công, kế toán ghi theo giá thành thực tế: Nợ TK 152 Có TK 154 - Vật liệu nhập kho do nhận vốn góp liên doanh, kế toán ghi theo giá đã được các bên liên doanh xác định: Nợ TK 152 Có TK 411 -Vật liệu đã xuất ra sử dụng nay không sử dụng hết nhập lại kho, ghi: Nợ TK 152 Có TK 621, 627, 642 - Trị vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê, căn cứ vào biên bản kiểm kê kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 338 Kế toán tổng hợp giảm vật liệu - Khi xuất vật liệu sử dụng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm hoặc cho công tác quản lý doanh nghiêp, căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 621, 627, 641, 642 Có TK 152 - Khi xuất kho vật liệu để góp vốn liên doanh, kế toán phản ánh trị giá vốn góp theo giá hội đồng liên doanh xác định, phần chênh lệch giữa trị giá vốn ghi sổ với trị giá vốn góp được phản ánh ở TK 412 Nợ TK 222 Nợ TK 128 Nợ TK 412 (Trường hợp chênh lệch giảm) Có TK 152 Nếu chênh lệch tăng, ghi phần chênh lệch đó ở bên Có TK 412. - Vật liệu thiếu chưa rõ nguyên nhân phát hiện khi kiểm kê, căn cứ biên bản kiểm kê kế toán ghi: Nợ TK 138 Có TK 152 Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 151 TK 152 TK 621 TK 111, 112, 141, 311 TK 333 TK 411 TK 154 TK 128, 222 TK 338, (3381) TK 412 TK 627, 641, 642, 241 TK 632 (157) Nhập kho hàng đang đi đường kỳ trước Xuất dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm Giá mua VL bao gồm cả thuế GTGT Nhập kho VL mua ngoài (Giá chưa có thuế GTGT) Thuế GTGT đầu vào (Nếu AD PP khấu trừ) TK 133 Thuế nhập khẩu Nhập vốn góp liên doanh cổ phần, cấp phát Nhập kho do tự chế hoặc thuê ngoài gia công Nhập lại vốn góp liên doanh Phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý Chênh lệch tăng do đánh giá lại TK 154 TK 128, 222 TK 338, (3381) TK 412 Xuất dùng cho quản lý, phục vụ sản xuất, bán hàng, quản lý doanh nghiệp, xây dựng cơ bản Xuất bán, gửi bán Xuất tự chế hoặc thuê ngoài gia công Xuất góp vốnliên doanh Phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý Chênh lệch giảm do đánh giá lại 4.2.Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ không phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất kho vật liệu ở TK 152. TK này chỉ phản ánh vật liệu tồn kho ở đầu kỳ và cuối kỳ. Hàng ngày việc nhập hàng được phản ánh ở TK 611- Mua hàng, cuối kỳ kiểm kê vật liệu tồn kho, sử dụng công thức cân đối để tính trị giá vật liệu xuất kho theo công thức: Trị giá vốn thực tế VL xuất kho = Trị giá vốn thực tế VL tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế VL nhập trong kỳ - Trị giá vốn thực tế VL tồn cuối kỳ Nội dung, kết cấu TK 611- mua hàng: Bên Nợ: + Trị giá vốn thực tế của hàng mua, hàng bán bị trả lại nhập kho + Kết chuyển trị giá vốn của hàng tồn kho đầu kỳ ( theo kết quả kiểm kê ) từ TK 152. Bên Có: + Trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho, hàng mua trả lại và giảm giá hàng mua. + Kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ sang TK 152. TK này không có số dư và gồm 2 TK cấp 2 TK 6111- Mua nguyên liệu vật liệu. TK 6112- Mua hàng hoá. *Phương pháp kế toán ở TK 611: - Đầu kỳ, kết chuyển trị giá vật liệu tồn kho cuối kỳ trước sang TK 611 Nợ TK 611 Có TK 152 - Trong kỳ, căn cứ vào phiếu nhập kho ghi trị giá vốn vật liệu nhập ( giá chưa có thuế GTGT đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ GTGT và giá thanh toán đối với DN áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp trên GTGT)-KT ghi: Nợ TK 611 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331… - Khoản tiền chiết khấu giảm giá và hàng mua trả lại, ghi: Nợ TK 331 Nợ TK 111 Có TK 721 Có TK 611 Có TK 133 - Các trường hợp tăng vật liệu do nhận vốn góp liên doanh, kế toán ghi: Nợ TK 611 Có TK 411 - Cuối kỳ tính trị giá vật liệu xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh, gửi bán hoặc xuất bán trực tiếp, ghi: Nợ TK 621, 641, 642 Có TK 611 - Trị giá vật liệu kiểm kê cuối kỳ được kết chuyển sang TK 152 Nợ TK 152 Có TK 611 kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 151, 152 TK 611 "Mua hàng" TK 151, 152 TK 111, 112, 141, 331, 311... TK 333 TK 411 TK 142 TK 111, 112, 138 TK 621 Kết chuyển giá trị vật liệu tồn đầu kỳ Kết chuyển giá trị vật liệu tồn cuối kỳ Giá mua VL bao gồm cả thuế GTGT Mua vật liệu trả tiền ngay và chưa trả tiền ngay (Giá chưa có thuế GTGT) Thuế GTGT đầu vào (Nếu ADPP khấu trừ) TK 133 Thuế nhập khẩu Nhận vốn góp, cổ phần ... Đánh giá vật liệu tăng Cuối kỳ kết chuyển số xuất dùng cho SXKD Xuất dùng cho sản xuất TK 632 Xuất bán TK 111, 138, 334 Thiếu hụt, mất mát... TK 142 Đánh giá vật liệu giảm Thực tế tổ chức công tác kế toán vật liệu ở công ty tNhh văn trọng Đặc điểm chung của Công ty TNHH Văn Trọng 1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Văn Trọng được thành lập ngày 1/2/1993. Mặt hàng chủ yếu của Công ty là sản xuất các loại máy hàn từ 150A đến 500A. Tuy là mặt hàng mới sản xuất, nhưng các sản phẩm của Công ty đã được thị trường chấp nhận cả về mặt chất lượng, mẫu mã, giá cả. Sản phẩm của Công ty chủ yếu là cung cấp cho các nhà máy, các công trình xây dựng và các xí nghiệp sản xuất khác. Ngoài ra, Công ty còn sản xuất các thiết bị điện khác phục vụ tiêu dùng như: quạt chống nóng 3 pha, cầu dao các loại, đèn cao áp, đui đèn các loại... Qua gần 10 năm hoạt động, Công ty đã khẳng định được vị trí của mình trên thương trường. Sau đây là một số chỉ tiêu hoạt động cuả Công ty trong 2 năm gần đây: Chỉ tiêu Đơn vị 2000 2001 Tổng sản lượng cái 1.500 1.530 Tổng doanh thu đồng 3.375.000.000 34.875.000.000 Tổng lợi nhuận đồng 22.760.000 23.017.000 Thu nhập bình quân tháng đồng 400.000 420.000 Nộp Ngân sách Nhà nước đồng 23.625.000 24.412.500 1.2. Đặc điểm về tổ chức sản xuất Công ty tổ chức sản xuất thiết bị điện trên diện tích 2000 m2 nên việc bố trí sắp xếp các khu vực là tương đối thuận lợi cho việc chuyển vật liệu, thành phẩm hay nửa thành phẩm từ kho này sang kho kia. Hay nói cách khác do xắp xếp các khu vực hợp lý khoa học nên việc luân chuyển giữa các bộ phận sản xuất đảm bảo nhanh gọn từ khâu đưa vật liệu vào đến khâu cuối cùng là tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh. - Về tổ chức sản xuất: Công ty có quy mô vừa nên chỉ thành lập 2 phân xưởng sản xuất. Phân xưởng cơ khí: Có nhiệm vụ gia công các loại vật liệu như sắt, tôn... để tạo nên khung máy hàn. Phân xưởng lắp ráp: Có nhiệm vụ cuốn dây để tạo nên cuộn sơ cấp, cuộn thứ cấp của máy. Đồng thời phân xưởng này tập hợp các chi tiết của máy để tạo nên sản phẩm hoàn chỉnh. Quy trình sản xuất sản phẩm máy hàn như sau: Tôn Lắp sun từ Quấn Tẩm Lắp Thử điện Thành ruột máy Sơn vân búa KCS Nhập kho Đồng sơ cấp Sắt góc các loại Cắt Uốn Khoan Hàn Sơn chống gỉ Khung Lấy dấu Đục lỗ Tôn các loại Cắt Dập Uốn Sơn chống gỉ Lắp Về trang bị kỹ thuật: Hầu hết máy móc của Công ty là máy cũ được trang bị từ khi mới thành lập như máy tiện, máy cán dây, máy cắt cán... Gần đây do yêu cầu đổi mới công nghệ chế tạo, Công ty đã mua thêm một số máy mới, đồng thời cải tiến sửa chữa những máy cũ, nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng năng suất lao động cuả Công ty. 1.3.Đặc điểm tổ chức quản lý xí nghiệp Toàn bộ hoạt động của Công ty đặt dưới sự chỉ đạo thống nhất của Giám đốc. Công ty có tất cả 4 phòng nghiệp vụ. Cụ thể như sau: - Phòng kế hoạch vật tư: 3 người . 1 cán bộ khai thác vật tư . 1 cán bộ thống kê . 1 thủ kho - Phòng tài chính-kế toán: có nhiệm vụ quản lý vật tư, tiền vốn, tài sản của xí nghiệp. - Phân xưởng sản xuất: Nơi diễn ra hoạt động sản xuất chính của doanh nghiệp - Ban bảo vệ có nhiệm vụ bảo vệ an toàn tài sản của doanh nghiệp Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty tnhh văn trọng Giám đốc Phòng Tài chính Kế toán Phòng kế hoạch vật tư Ban bảo vệ Phân xưởng sản xuất Kho TP, hàng hoá Kho vật tư 1.4.Tổ chức phòng tài chính-kế toán Phòng kế toán của Công ty thực hiện công việc kế toán của đơn vị, không tổ chức bộ phận kế toán riêng ở từng phân xưởng mà bố trí nhân viên thông kế làm nghiệp vụ hướng dẫn kiểm tra hạch toán ban đầu, thu thập các chứng từ, ghi chép sổ sách các thông tin kinh tế một cách giản đơn sau đó chuyển toàn bộ chứng từ về phòng kế toán hạch toán. Là đơn vị độc lập, kế toán Công ty có nhiệm vụ tập hợp, tính toán đến kết quả cuối cùng của nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm mở sổ sách và áp dụng đúng chế độ hoá đơn chứng từ hàng hoá. Cụ thể là Công ty áp dụng hình thức hạch toán kế toán Nhật ký chứng từ và theo phương pháp kế toán thường xuyên. Kế toán Công ty đã xây dựng một nguyên tắc rất chặt chẽ đó là kết hợp giữa kế toán chi tiết nhằm đảm bảo công việc kế toán được tiến hành song song và việc sử dụng số liệu, kiểm tra số liệu được thường xuyên. Vì vậy tạo điều kiện thúc đẩy công tác kế toán tiến hành kịp thời, phục vụ tốt yêu cầu quản lý đảm bảo số liệu chính xác, tiến độ công việc được thực hiện đều đặn trong tất cả các phần hành của kế toán. Bộ phận kế toán của Công ty có nhiệm vụ sau: - Đôn đốc, kiểm tra, thu thập đầy đủ , kịp thời các thông tin kinh tế của Công ty. - Giúp giám đốc, hướng dẫn các bộ phận trong Công ty thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu phục vụ việc điều hành hàng ngày mọi hoạt động của Công ty. - Tham gia tổ chức công tác kiểm kê tài sản cố định, tài sản vốn, vật tư..., tổ chức quản lý vốn, hồ sơ theo qui định. - Giúp giám đốc Công ty trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh như sử dụng vốn đúng mục tiêu, đúng chế độ. Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, Công ty bố trí phòng kế toán như sau: - Trưởng phòng kế toán: Chịu trách nhiệm chung về chỉ đạo hạch toán của Công ty, hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận nghiệp vụ hạch toán kế toán. Lập báo cáo tài chính hàng tháng của Công ty. - 1 kế toán vật liệu, chi phí và giá thành kiêm thủ quĩ - 1 kế toán tiền lương, công nợ, tài sản cố định kiêm kế toán thành phẩm, tiêu thụ 2.Tổ chức kế toán vật liệu ở Công ty TNHH Văn Trọng 2.1. Đặc điểm vật liệu của Công ty Công ty sử dụng 43 loại vật liệu vừa phải nhập ngoại vừa mua trong nước. Các vật liệu phải nhập bao gồm: dây đồng bọc thuỷ tinh, dây đồng dẹt, tôn silic... Những vật liệu mà Công ty mua của các doanh nghiệp trong nước là sơn các loại, thanh nhôm, đế nhôm... Việc theo dõi từng thứ vật liệu rất phức tạp, do Công ty sử dụng nhiều loại vật liệu từ các nguồn khác nhau. Ngoài ra việc sắp xếp bảo quản vật liệu sao cho phù hợp với đặc tính lý hoá của từng loại vật liệu, đòi hỏi Công ty phải bố trí cán bộ, kho tàng một cách khoa học. 2.2.Phân loại vật liệu Căn cứ vào đặc điểm vật liệu ở Công ty, các loại vật liệu được phân ra như sau: - Vật liệu chính: bao gồm các loại đồng, tôn, sợi kẽm... Những loại vật liệu này chiếm 60-75% tổng giá trị vật liệu - Vật liệu phụ: bao gồm các loại sơn, thanh cách điện, đế nhôm... chiếm 25-40% tổng chi phí vật liệu. - Nhiên liệu: dầu, xăng - Phụ tùng thay thế, sữa chữa cho máy móc như vòng bi, dây cu roa, chi tiết khác Đánh giá vật liệu Đánh gía vật liệu là việc sử dụng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Việc đánh giá vật liệu có thể sử dụng giá thực tế hoặc giá hạch toán. Tuy nhiên, thực tế tại Công ty TNHH Văn Trọng, kế toán chỉ sử dụng giá thực tế để đánh giá vật liệu. - Đối với vật liệu nhập kho: Giá thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho được tính bằng giá mua chưa có thuế GTGT ghi trên hoá đơn của đơn vị bán (không tính các khoản chi phí thu mua). Nếu thu mua không có hoá đơn GTGT, trị giá thực tế của vật liệu là tổng giá thanh toán cho đơn vị bán (không có chi phí thu mua). Các chi phí thu mua vật liệu hạch toán vào tài khoản 627 “chi phí sản xuất chung” để phân bổ trực tiếp vào giá thành. Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT số 018324 ngày 17/7/02, mua 376 kg đồng bọc tuỷ tinh của Công ty cơ điện Trần phú, đơn giá: 3500đ/kg, giá mua chưa có thuế là 13.160.000 đ, thuế GTGT là 1.316.000đ, Chi phí vân chuyển 100.000đ. Khi nhập kho, kế toán ghi: giá thực tế của dây đồng là 13.160.000đ, phần thuế GTGT ghi nợ TK 133, chi phí vân chuyển ghi nợ TK 627. Giá thực tế nhập kho của vật liệu thuê ngoài gia công bằng giá thực tế xuất kho cộng chi phí thuê gia công. - Đối với vật liệu xuất kho Công ty áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước. Theo phương pháp này, Công ty căn cứ vào lượng vật liệu xuất ra theo thời gian để tính giá xuất thực tế theo nguyên tắc: tính theo đơn giá nhập trước đối với lượng vật liệu xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại được tính theo lần nhập sau. Cuối tháng tính ra đơn giá thực tế của vật liệu tồn kho (làm căn cứ cho lần xuất tháng sau). Ví dụ: Giá thực tế đồng bọc thuỷ tinh cuối tháng 6/02 (đầu tháng 7/02) là: Số dư đầu tháng 130 kg, giá thực tế: 35.500 đ/kg Ngày 5/7 nhập kho 420 kg, đơn giá 35.200 đ/kg (chưa có thuế GTGT), giá mua thực tế là 420´35.200 = 14.784.000 đ Ngày 6/7 xuất kho 325 kg đồng Ngày 17/7 nhập kho 376 kg, đơn giá 35.000 đ/kg (chưa có thuế GTGT), giá mua thực tế là 376´35.000 = 13.160.000 đ Ngày 18/7, xuất kho 475 kg đồng Ngày 20/7, nhập kho 400 kg, đơn giá 34.800 đ/kg (chưa có thuế GTGT), giá mua thực tế là 400´34.800 = 13.920.000 đ Giá thực tế đồng xuất trong tháng được tính như sau: Giá thực tế xuất 325 kg ngày 6/7: 130 kg, đơn giá đầu tháng: 130´35.500 = 4.615.000 đ 195 kg, đơn giá nhập 5/7 195´35.200 = 6.864.000 đ 11.479.000 đ Giá thực tế xuất 475 kg ngày 18/7: 225 kg, đơn giá nhập 5/7: 225´35.200 = 7.920.000 đ 250 kg, đơn giá nhập 17/7 250´35.000 = 8.750.000 đ 16.670.000 đ Đơn giá thực tế tồn cuối tháng là: 126 kg, đơn giá nhập 17/7: 126´35.000 = 4.410.000 đ 400 kg, đơn giá nhập 22/7 400´34.800 = 13.920.000 đ 18.330.000 đ 2.4. Kế toán chi tiết vật liệu tại Công ty TNHH Văn Trọng Chứng từ kế toán để hạch toán chi tiết vật liệu được sử dụng tại Công ty bao gồm: Phiếu nhập vật tư Mẫu số 01-VT Phiếu xuất vật tư Mẫu số 02-VT Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Mẫu số 03-VT Biên bản kiểm nghiệm vật tư Mẫu số 08-VT Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Mẫu số 02-BH Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán như sau: - Thủ tục nhập kho: Khi vật liệu đến kho, thủ kho kiểm tra chất lượng, qui cách, số lượng, giá cả lô hàng (Phụ lục, biểu số 1) Sau đó, cán bộ phòng vật tư căn cứ vào hoá đơn của người bán (Phụ lục, biểu số 2) và biên bản kiểm nghiệm vật tư để làm phiếu nhập kho (Phụ lục, biểu số 3). Phiếu nhập kho được làm thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của thủ kho, người nhâp, phụ trách cung tiêu, người kiểm tra kỹ thuật. Một liên lưu ở phòng vật tư, một liên giao cho thủ kho để vào thẻ kho, sau đó chuyển phòng kế toán, một liên giao cho khách hàng. - Thủ tục xuất kho: Phòng vật tư căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh để lập kế hoạch xuất vật tư. Bộ phận kế hoạch cung tiêu sẽ lập phiếu xuất kho cho từng loại vật liệu tương ứng (Phụ lục, biểu số 4). Mỗi phiếu được lập thành 3 liên: một lưu ở phòng vật tư, một cho thủ kho vật liệu sau chuyển lên phòng kế toán, một cho người nhận vật liệu. Kế toán chi tiết vật liệu ở Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song (như đã trình bày ở phần trên). Cuối tháng, kế toán căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết của từng loại vật liệu tiến hành ghi số tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu (Phụ lục, biểu số 7) để tính ra số vật liệu tồn cuối tháng và đối chiếu với số liệu ở sổ tổng hợp. Biểu số 1 Đơn vị :Công ty TNHH Văn Trọng Mẫu số 05-VT Bộ phận: Phòng KHVT QĐ số 1411-TC/QĐ/CĐKT Ngày 11/11/1995 của BTC Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Vật tư, sản phẩm hàng hoá) Ngày 17 tháng 7 năm 2002 Căn cứ vào hoá đơn bán hàng số 018324, ngày 17/7/2002 của Công ty Cơ điện Trần Phú. Biên bản kiểm nghiệm gồm có: Ô/B: Lê Hồng Nguyên Trưởng ban Ô/B: Trần Kim Phi Uỷ viên Ô/B: Nguyễn Quang Hùng Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên, nhãn hiệu qui cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng qui cách Số lượng không đúng qui cách 1 Dây đồng bọc thuỷ tinh kg 376 376 0 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đã đạt chất lượng đưa vào sản xuất Cán bộ kiểm nghiệm Thủ kho Trưởng ban Cán bộ giao nhận Biểu số 2 Hoá đơn GTGT AQ/99.B Liên 2 (giao cho khách hàng) N- 018324 Ngày 17/7/2002 Đơn vị bán hàng: Công ty cơ điện Trần Phú Địa chỉ: 60 Phương Liệt, Thanh xuân Số tài khoản Điện thoại: 8.691.109 Mã số Họ và tên người mua hàng: Anh Hùng Đơn vị: Công ty TNHH Văn Trọng Số tài khoản Địa chỉ: Gia lâm Mã số Hình thức thanh toán: thanh toán bằng tiền mặt TT Tên hàng hoá dịch vụ Đ/ vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Dây đồng bọc thuỷ tinh kg 376 35.000 13.160.000 Cộng tiền hàng 13.160.000 Thuế GTGT: 10% Thuế GTGT 1.316.000 Tổng cộng thanh toán: 14.476.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười bốn triệu bốn trăm bảy sáu ngàn đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 3 Đơn vị: Công ty TNHH Văn Trọng Mẫu số 01-VT Địa chỉ: Gia lâm QĐ số 1411-TC/QĐ/CĐKT Ngày 11/11/1995 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 17 tháng 7 năm 2002 Nợ....... Có....... Họ và tên người giao hàng: Anh Hùng Theo hợp đồng số 018324 Ngày 17/7/2002 của Công ty Cơ điện Trần Phú, 60 Phương Liệt - Thanh xuân Nhận tại kho: Công ty TNHH Văn Trọng STT Tên, nhãn hiệu qui cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Dây đồng bọc thuỷ tinh kg 376 376 35.000 13.160.000 Cộng tiền hàng 13.160.000 Thuế GTGT: 10% Tiền thuế: 1.316.000 Tổng cộng tiền thanh toán 14.476.000 Số tiền bằng chữ: Mười bốn triệu bốn trăm bảy sáu ngàn đồng Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 4 Đơn vị: Công ty TNHH Văn Trọng Mẫu số 01-VT Địa chỉ: Gia lâm QĐ số 1411-TC/QĐ/CĐKT Ngày 11/11/1995 của BTC Phiếu xuất kho Ngày 17 tháng 7 năm 2002 Nợ....... Có....... Họ và tên người nhận hàng: Chi út Lý do xuất kho: Lắp máy Ngày 17/7/2002 của Công ty Cơ điện Trần Phú, 60 Phương Liệt - Thanh xuân Xuất tại kho: Công ty TNHH Văn Trọng STT Tên, nhãn hiệu qui cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 2 Đây đồng dẹt Tôn silíc kg kg 257,7 543 257,7 540 3 35.454,9 14.300 13.500 9.136.728 7.722.000 40.500 Cộng 800,7 800,7 16.899.228 Cộng thành tiền bằng chữ: Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận 2.5.Kế toán tổng hợp vật liệu tại Công ty Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản để phản ánh, kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán theo có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát. TK kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu là: TK 152, 331, 133, 111, 141, 138. 2.5.1.Kế toán tổng hợp nhập vật liệu 2.5.1.1.Nguồn mua ngoài - Trường hợp trả bằng tiền mặt: kế toán lên nhật ký chứng từ số 1 Nợ TK 152 Nợ TK 1331 Có TK 111 Ví dụ: Ngày 12/7/02, Công ty mua 210 kg tôn silic của Công ty TNHH Hải vân, thành tiền 3.003.000 đ, thuế GTGT 300.300 đ, trả trực tiếp tiền mặt theo phiếu chi số 31. Kế toán lên định khoản như sau: Nợ TK 152 3.003.000 Nợ TK 1331 300.300 Có TK 111 3.303.300 - Trường hợp mua vật liệu chưa trả tiền: Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152 Nợ TK 1331 Có TK 331 (Tên người bán) Kế toán phải lên sổ chi tiết thanh toán với người bán nhằm theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với từng phiếu nhập và với từng người bán (biểu số 9). Sổ chi tiết thanh toán với người bán thực hiện theo nguyên tắc: theo dõi từng hoá đơn phát sinh đến khi thanh toán xong. Mỗi hoá đơn được ghi 2 dòng theo thứ tự thời gian nhận chứng từ: một dòng cho TK 152, một dòng cho TK 133. Sổ chi tiết này được ghi vào cuối tháng trên cơ sở những chứng từ thu thập được. Cách ghi: Số dư cuối tháng trước là số dư đầu kỳ Có hoặc Nợ của tháng này Số phát sinh: Mua vật liệu: ghi Có của bên phát sinh Thanh toán: ghi Nợ của bên phát sinh Số dư cuối tháng được tính căn cứ vào số dư đầu kỳ và các nghiệp vụ mua, thanh toán phát sinh. Sau đó căn cứ vào số liệu tổng hợp ở sổ kế toán thanh toán chi tiết với người bán để ghi vào Nhật ký chứng từ số 5- ghi có TK 331, mỗi người bán được ghi một dòng trên sổ. Nhật ký chứng từ số 5 được mở để tổng hợp số liệu về thanh toán của toàn Công ty, làm cơ sở để vào sổ cái TK 133. Sổ được ghi mỗi tháng 1 lần vào cuối tháng trên cơ sở số liệu ở sổ thanh toán với người bán. Kết cấu của Nhật ký chứng từ số 5 gồm: các cột ghi số thứ tự, tên người bán, dư đầu tháng, phát sinh Có 133 đối ứng nợ các TK khác, phát sinh nợ 133 đối ứng nợ các TK khác, dư cuối tháng. Phương pháp ghi: Căn cứ số liệu ở cột ghi Nợ TK 152 đối ứng Có TK 331 và số liên quan ở sổ chi tiết thanh toán với người bán để ghi. Nếu Công ty có nhiệm vụ thanh toán cho người bán trong kỳ thì sẽ ghi vào cột TK đối ứng với Nợ TK 331. Sau khi ghi xong nhật ký chứng từ số 5, kế toán lên bảng kế số 8 và các sổ sách liên quan. - Trường hợp cán bộ phòng kế hoạch vật tư trực tiếp ứng tiền đi mua vật liệu, kế toán theo dõi từng cán bộ mua hàng trên sổ chi tiết 141: Khi tạm ứng đi mua vật liệu: Nợ TK 141 (Tên người tạm ứng) Có TK 111 (Số tiền tạm ứng) Khi thanh toán tạm ứng Thực chi bằng số tiền tạm ứng: Nợ TK 152 (chi tiết liên quan) Nợ TK 1331 Có 141 (tên người tạm ứng) Thực chi nhỏ hơn số tiền tạm ứng: Nợ TK 152 (chi tiết liên quan) Nợ TK 1331 Có 141 (tên người tạm ứng) Khoản tạm ứng chi không hết ghi: Nợ TK 111 (nếu nhập tiền mặt) Nợ TK 334 (nếu khấu trừ vào lương) Có 141 (Phần tạm ứng chi chưa hết) Thực chi lớn hơn tạm ứng: Nợ TK 152 (chi tiết liên quan) Nợ TK 1331 Có 141 (tên người tạm ứng) Phiếu chi thanh toán bổ sung ghi: Nợ TK 141 (Tên người tạm ứng) Có TK 111 Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết để vào nhật ký chứng từ số 10 (biểu 14), sổ tạm ứng chi tiết. Sổ được mở cho từng đối tượng tạm ứng gồm các cột ngày tháng, cột TK đối ứng, số phát sinh, số dư. Nhật ký chứng từ số 10 bao gồm 2 phần: Phân I: Ghi Nợ TK 141 (hoặc TK 138, 133, 336) Phân II: Ghi Có TK 141 (hoặc TK 138, 133, 336) Cách ghi: Số dư đầu kỳ là số dư cuối kỳ của tháng trước Số phát sinh: Nếulà nghiệp vụ tạm ứng được căn cứ vào phiếu chi tiền để ghi vào bên nợ phát sinh cùng dòng tương ứng với TK đối ứng. Nếu là nghiệp vụ dùng tiền tạm ứng để mua vật liệu thì ghi vào bên có của nghiệp vụ phát sinh. Số dư cuối kỳ đươc tính trên cơ sở số dư đầu kỳ và số phát sinh. 2.5.1.2 Kế toán nhập vật liệu từ gia công chế biến Khi nhập vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 138 (biểu số 17): Nợ TK 152 (chi tiết liên quan) Có TK 138 Sau đó lên nhật ký chứng từ số 10, ghi cho TK 138 đối ứng với nợ TK 152 (Biểu số 18) Biểu số 5 Công ty TNHH Văn Trọng Tháng 7/2002 Số thẻ: 2 Thủ kho: Trần Kim Phi Ngày lập: 1/7/02 Thẻ kho Tên vật tư: dây đồng bọc thuỷ tinh Qui cách: Đơn vị tính: kg Hợp đồng đã ký CT Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ghi chú N X 5/7 17/7 22/7 6/7 18/7 Tồn 1/7/02 Nhập mua Xuất cho sản xuất Nhập mua Xuất cho sản xuất Nhập mua 420 376 400 325 475 130 550 225 601 126 526 Cộng 1196 800 526 Biểu số 9 Công ty TNHH Văn Trọng sổ chi tiết thanh toán với người bán Tháng 7/2002 Tên đơn vị: Công ty cơ điện Trần phú Số CM Ngày tháng Diễn giải TK ĐƯ SPS SD N C N C 032 324 15/7 17/7 -Số dư đầu kỳ -Chi TM chuyển trả -Mua dây đồng -Thuế GTGT 111 1521 1331 15.700.000 13.160.000 1.316.000 15.700.000 Cộng 15.700.000 14.476.000 14.476.000 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Biểu số 11 Công ty TNHH Văn Trọng sổ chi tiết tạm ứng Tháng 7/2002 Tên người tạm ứng: Nguyễn Quang Hùng CT Diễn giải TK ĐƯ SPS SD S N N C N C 25 167 167 169 169 192 192 197 11/7 12/7 12/7 15/7 15/7 22/7 22/7 23/7 -Số dư đầu kỳ -Nhận tạm ứng -Dây đen cứng -Thuế GTGT -Sơn các loại -Thuế GTGT -Đồng dẹt -Thuế GTGT -Lưỡi kéo 111 1521 1331 1522 13311521 1331 153 15.000.000 4.960.357 496.036 337.500 33.750 4.215.000 421.500 60.000 5.912.887 Cộng 15.000.000 10.524.143 10.388.744 Biểu số 13 Mẫu số: 03/GTGT Bảng kê Hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào Tháng 7/2002 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty TNHH Văn Trọng MS: 01-001-06634-1 Địa chỉ: Thị trấn Gia Lâm CT Tên người, đơn vị bán Thuế GTGT Ghi chú S N 18038 18324 18512 15157 15174 05820 28440 23103 40812 33769 29102 47230 5/7 17/7 22/7 12/7 19/7 12/7 15/7 22/7 22/7 29/7 12/7 29/7 Công ty cơ điện Trần phú Công ty cơ điện Trần phú Công ty cơ điện Trần phú Công ty Hải Vân Công ty Hải Vân Công ty kim khí Hà nọi Công ty sơn tổng hợp Chi nhánh TT-CET Hà tây Công ty thương mại khoáng sản Xí nghiệp bao bì HTX thủ công nghiệp Công ty dịch vụ Tràng thi 1.478.400 1.316.000 1.392.000 300.300 1.816.100 496.036 33.750 421.500 1.537.480 282.310 723.967 966.732 Cộng 10.246.325 Biểu số 17 Công ty TNHH Văn Trọng sổ chi tiết tàI khoản 138 Tháng 7/2002 Đối tượng: Nhà máy Việt Hung CT Diễn giải TK ĐƯ SPS SD S N N C N C 214 273 040 5/7 26/7 26/7 -Số dư đầu kỳ -Xuất VLTNGC -Nhập tôn silic -Trả phí TGC 1521 1521 111 6.224.000 200.000 6.424.000 Cộng 6.424.000 6.424.000 2.5.2.Kế toán tổng hợp xuất vật liệu Để phán ánh kịp thời và tính toán phân bổ chính xác chi phí vật liệu, kế toán tổng hợp vật liệu tiên hành trên cơ sở các chứng từ xuất kho vật liệu: phiếu xuất kho vật tư, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Căn cứ vào các chứng từ, kế toán tiến hành phân loại chứng từ xuất vật liệu theo từng nhóm, thứ vật liệu đối với từng đối tượng sử dụng, đối tượng tập hợp chi phí. Công ty sử dụng sổ chi tiết vật liệu để thực hiện công việc này. Sổ chi tiết vật liêu bao gồm các cột thứ tự, dòng tên, qui cách, nhãn hiệu, cột ghi Nợ các TK của các đối tượng sử dụng. Sổ được lập riêng cho từng loại vật liệu. Cách ghi: Cuối tháng , kế toán tổng hợp xuất vật liệu căn cứ vào các chứng từ xuất vật liệu vào thẻ kế toán chi tiết và tính ra giá trị thực tế vật liệu xuất kho, các chứng từ này làm cơ sở cho tập hợp ghi chi tiết vật liệu. Sau đó, căn cứ vào các sổ chi tiết vật liệu, tính từng loại vật liệu cho từng đối tượng sử dụng, kế toán tiến hành tổng hợp và ghi sổ kế toán cho từng đối tượng kế toán cho từng định khoản. Khi xuất vật liệu nhượng bán, ghi Nợ TK 632 Có TK 152 (chi tiết liên quan) Khi xuất vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, ghi: Nợ TK 138 Có TK 152 (chi tiết liên quan) Nợ TK 138- chi phí thuê ngoài gia công Có TK 111 Khi xuất vật liệu trực tiếp cho sản xuất, ghi: Nợ TK 621 Có TK 152 Ngoài ra, xí nghiệp còn xuất vật liệu cho một số nhu cầu khác như dùng cho quản lý xí nghiệp, phục vụ cho bán hàng..., ghi: Nợ TK 627- chi phí quản lý chung Nợ TK 641- Chi phí bán hàng Nợ TK 642- Chi phí quản lý DN Có TK 152 Tại Công ty, kế toán vật liệu được phản ánh trên nhiều sổ kế toán. Giá trị vật liệu xuất kho phản ánh trên sổ chi phí TK 621, 622, 627 (biểu số 21) và sổ chi phí 641, 642 (biểu số 22). Sau đó vào tiếp các bảng kê, sổ chi tiết, nhật ký chứng từ có số phát sinh TK 152. Căn cứ vào sổ chi tiết vật liệu, kế toán ghi các sổ chi phí theo số liệu đã tập hợp được tương ứng với từng đối tượng sử dụng vật liệu. Sổ này dùng để tính giá thành sản phẩm. Ví dụ: Tháng 7/02, kế toán vật liệu ghi lên sổ chi phí TK 621, 622, 627 theo định khoản như sau: - Xuất vật liệu trực tiếp sản xuất: Nợ TK 621: 87.043.872 Có TK 152: 87.043.872 Chi tiết TK 1521: 69.820.872 TK 1522: 17.223.000 - Xuất vật liệu cho sản xuất chung: Nợ TK 627: 10.935.568 Có TK 152: 10.935.568 Chi tiết TK 1521: 2.210.796 TK 1522: 8.724.572 -Xuất vật liệu thuê ngoài gia công: Nợ TK 138: 6.224.000 Có TK 152: 6.224.000 Chi tiết TK 1521: 6.224.000 -Xuất vật liệu dùng cho bán hàng: Nợ TK 641: 3.212.000 Có TK 152: 3.212.000 Chi tiết TK 1522: 3.212.000 - Xuất vật liệu cho quản lý DN: Nợ TK 642: 3.514.051 Có TK 152: 3.514.051 Chi tiết TK 1522: 3.514.051 Cuối tháng, sau khi tập hợp các nghiệp vụ nhập xuất vật liệu vào các nhật ký chứng từ và sổ sách liên quan, kế toán căn cứ vào các sổ sách này để lên bảng kê số 8: nhập- xuất- tồn kho vật liệu. Bảng kê số 8 có các cột ghi số thứ tự, cột ghi Nợ TK 152- ghi Có các TK khác và cột ghi Có TK 152- ghi Nợ các TK khác. Cách ghi: Số dư đầu tháng của bảng kê là số dư cuối tháng trước. Phần ghi nợ cuả TK 152 căn cứ vào các sổ sau: . Dòng cột Nợ TK 152 đối ứng ghi Có TK 111 “tiền mặt” trên nhật ký chứng từ số 1. . Dòng cột Nợ TK 152 đối ứng ghi Có TK 141 “tạm ứng” trên nhật ký chứng từ số 10, ghi Có cho tàI khoản 141. . Dòng cột Nợ TK 152 đối ứng ghi Có TK 331 “Phải trả cho người bán” trên nhật ký chứng từ số 5. . Dòng cột Nợ TK 152 đối ứng ghi Có TK 336 “phải trả nội bộ” trên nhật ký chứng từ số 10, ghi Có TK 336. Phần ghi Có TK 152 căn cứ vào các sổ chi tiết xuất dùng trong tháng sau khi đã tổng cộng chi phí vật liệu chính và vật liệu phụ cho từng đối tượng sử dụng. Số dư cuối tháng được tính trên cơ sở vật liệu tồn đầu kỳ và nhập xuất trong kỳ. Cuối tháng, kế toán lên sổ cái TK 152 căn cứ vào các nhật ký chứng từ có phần ghi Nợ TK 152. Sổ cái TK 152 được mở cho cả năm gồm phần số dư đầu năm, cột ghi Có các TK đối ứng với Nợ TK này, dòng tổng cộng số phát sinh, số dư cuối kỳ. Số dư đầu kỳ là số dư tháng trước Căn cứ vào các nhật ký chứng từ liên quan sau đây để ghi số liệu vào từng tháng: . Tổng cộng số phát sinh Nợ TK 152 đối ứng với Có TK 111 trên nhật ký chứng từ số 1. . Tổng cộng số phát sinh Nợ TK 152 đối ứng với Có TK 141 trên nhật ký chứng từ số 10, ghi Có cho tàI khoản 141. . Tổng cộng só phát sinh Nợ TK 152 đối ứng với Có TK 331 trên nhật ký chứng từ số 5. . Tổng cộng số phát sinh Nợ TK 152 đối ứng với Có TK 336 trên nhật ký chứng từ số 10, ghi Có TK 138 . Tổng cộng số phát sinh Nợ TK 152 đối ứng với Có TK 138 trên nhật ký chứng từ số 10, ghi Có TK 336 Công ty TNHH Văn Trọng Biểu số 21 Sổ chi phí TK 621, TK 622, TK 627 Tháng 7 năm 2002 NGS CT Diễn giải 621 622 627 Cộng S N 6271 6272 ... Chi phí VL chính 69.820.872 2.210.796 Chi phí VL phụ 17.223.000 8.724.572 Chi phí nhiên liệu Chi phí phụ tùng Chi phí tiền lương BHXH Lãi vay sản xuất ... Cộng 87.043.872 10.935.368 Công ty TNHH Văn Trọng Biểu số 22 Sổ chi phí TK 641, 642 Tháng 7 năm 2002 NGS CT Diễn giải TK 641 TK 642 S N 6411 6412 ... Cộng 6421 6422 ... Cộng Chi phí VL chính 3.212.000 3.514.051 Chi phí VL phụ Cộng ... ... ... ... ... ... ... ... Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Một số nhận xét và đề xuất về công tác kế toán vật liệu ở công ty tnhh văn trọng 1.Công tác phân loại vật liệu Như đã phân tích ở trên, thực tế Công ty sử dụng nhiều loại vật liệu với khối lượng lớn phục vụ sản xuất. Công ty đã dựa vào nội dung kinh tế của vật liệu để phân chia thành vật liệu chính, phụ, phụ tùng thay thế.Việc phân loại như trên là khá hợp lý, đảm bảo được sự quản lý chặt chẽ và thống nhất trong công tác hạch toán và quản lý Công ty. 2.Công tác đánh giá vật liệu Công ty đánh giá vật liệu theo giá thực tế, tuy nhiên khi hạch toan vật liệu nhập kho các chi phí thu mua như vận chuyển, bốc... được hạch toán trựch tiếp vào TK 627 “chi phí sản xuất chung”. Thực trạng đó đã không phản ánh đúng giá thực tế của vật liệu nhập kho. Ngoài ra, Công ty sử dụng giá nhập trước xuất trước để tính giá xuất kho gây nhiều khó khăn trong công tác kế toán và quản lý do Công ty sử dụng nhiều chủng loại vật liệu với khối lượng lớn. Đồng thời phương pháp này không phản ánh được thời giá hiện tại của vật liệu. Để tính đúng giá thực tế vật liệu nhập kho, thiết nghĩ, Công ty nên hạch toán chi phí thu mua vào TK 152 “nguyên vật liệu” theo như qui định. Giá vật liệu xuất kho nên sử dụng giá bình quân gia quyền trong kỳ. 3.Hạch toán vật liệu thuê ngoài gia công Thực tế, khi xuất vật liệu thuê ngoài gia công, căn cứ hoá đơn xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 138 Có TK 152 (chi tiết liên quan) Chi phí thuê gia công, ghi: Nợ TK 138 Có TK 111 Khi nhập vật tư thuê ngoàI, căn cứ chứng từ nhập, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 138 Việc hạch toán như trên là không đúng với qui định hiện hành của chế độ hạch toán vật liệu. Vì thế, hạch toán vật liệu thuê ngoài gia công chế biến phải được tiến hành như sau: Khi xuất vật liệu thuê ngoài, căn cứ xuất kho, ghi: Nợ TK 138 Có TK 152 (chi tiết liên quan) Chi phí thuê gia công, ghi: Nợ TK 154 Có TK 111 Khi nhập vật tư thuê ngoàI, căn cứ chứng từ nhập, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 154 4.Sử dụng bảng kê số 3 - Bảng kê tính giá thực tế vật liệu Thực tế Công ty sử dung bảng kế số 8 để tổng hợp tình hình nhập - xuất - tồn vật liệu trong tháng. Theo qui định hiện hành của chế độ kế toán thì việc theo dõi tổng hợp vật liệu nhập-xuất-tồn trong tháng phải sử dụng bảng kê số 3 thay cho bảng kê sô 8, vì bảng kê số 8 chỉ mở cho tài khoản sản phẩm hàng hoá. 5.Sử dụng bản phân bổ số 2 Công ty chưa sử dụng bảng phân bổ số 2 để phản ánh giá trị của vật liệu xuất kho theo từng loại vật liệu và từng đối tượng sử dụng. Bảng phân bổ số 2 gồm các cột phản ánh các loại vật liệu và công cụ, dụng cụ sản xuất trong tháng (theo giá thực tế) tương đương với các dòng ngang phản ánh các đối tượng sử dụng vật liệu, công cụ. 6. áp dụng tin học trong công tác kế toán Thực tế việc trang bị máy vi tính cho các phòng ban nói chung, phòng kế toán nói riêng còn chưa được thực hiện. Công việc kế toán hoàn toàn làm bằng tay. Thiết nghĩ, việc trang bị máy tính cùng các phần mềm kế toán sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán kế toán của Công ty, giảm nhân công lao động. Kết luận Vật liệu là một trong 3 yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm . Vì vậy công tác tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý kinh tế. Quản lý tốt vật liệu, sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm và có hiệu quả sẽ góp phần không nhỏ trong việc giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bằng vốn kiến thức học hỏi được ở trường, với thời gian thực tập và viết báo cáo có nhiều hạn chế, nội dung của báo cáo và những nhận xét, đề xuất có thể còn thiếu sót. Vì vậy, những ý kiến đóng góp từ các Thầy cô giáo và cán bộ của Công ty sẽ rất thiết thực và bổ ích. Mục lục Biểu số 1 Đơn vị: Công ty TNHH Văn Trọng Mẫu số 05-VT Bộ phận: Phòng KHVT QĐ số 1411-TC/QĐ/CĐKT Ngày 11/11/1995 của BTC Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Vật tư, sản phẩm hàng hoá) Ngày 17 tháng 7 năm 2002 Căn cứ vào hoá đơn bán hàng số 018324, ngày 17/7/2002của Công ty Cơ điện Trần Phú. Biên bản kiểm nghiệm gồm có: Ô/B: Lê Hồng Nguyên Trưởng ban Ô/B: Trần Kim Phi Uỷ viên Ô/B: Nguyễn Quang Hùng Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên, nhãn hiệu qui cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng qui cách Số lượng không đúng qui cách 1 Dây đồng bọc thuỷ tinh kg 376 376 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đã đạt chất lượng đưa vào sản xuất Cán bộ kiểm nghiệm Thủ kho Trưởng ban Cán bộ giao nhậnBiểu số 2 Hoá đơn GTGT AQ/99.B Liên 2 (giao cho khách hàng) N- 018324 Ngày 17/7/2002 Đơn vị bán hàng: Công ty cơ điện Trần Phú Địa chỉ: 60 Phương Liệt, Thanh xuân Số tài khoản Điện thoại: 8.691.109 Mã số Họ và tên người mua hàng: Anh Hùng Đơn vị: Công ty TNHH Văn Trọng Số tài khoản Địa chỉ: Gia lâm Mã số 01-00106634-1 Hình thức thanh toán: thanh toán bằng tiền mặt TT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Dây đồng bọc thuỷ tinh kg 376 35.000 13.160.000 Cộng tiền hàng 13.160.000 Thuế GTGT: 10% Thuế GTGT 1.316.000 Tổng cộng thanh toán: 14.476.000 Số tiền viết bằng chữ: Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 3 Đơn vị: Công ty TNHH Văn Trọng Mẫu số 01-VT Địa chỉ: Gia lâm QĐ số 1411-TC/QĐ/CĐKT Ngày 11/11/1995 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 17 tháng 7 năm 2002 Nợ....... Có....... Họ và tên người giao hàng: Anh Hùng Theo hợp đồng số 018324 Ngày 17/7/2002 của Công ty Cơ điện Trần Phú, 60 Phương Liệt - Thanh xuân Nhận tại kho: Công ty TNHH Văn Trọng STT Tên, nhãn hiệu qui cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Đây đồng bọc thuỷ tinh kg 376 376 35.000 13.160.000 Cộng tiền hàng 13.160.000 Thuế GTGT: 10% Tiền thuế: 1.316.000 Tổng cộng tiền thanh toán 14.476.000 Số tiền bằng chữ: Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 4 Đơn vị: Công ty TNHH Văn Trọng Mẫu số 01-VT Địa chỉ: Gia lâm QĐ số 1411-TC/QĐ/CĐKT Ngày 11/11/1995 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 17 tháng 7 năm 2002 Nợ....... Có....... Họ và tên người nhận hàng: Chi út Lý do xuất kho: Lắp máy Ngày 17/7/2002 của Công ty Cơ điện Trần Phú, 60 Phương Liệt - Thanh xuân Xuất tại kho: Công ty TNHH Văn Trọng STT Tên, nhãn hiệu qui cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 2 Đây đồng dẹt Tôn silíc Kg kg 257,7 543 257,7 540 3 35.454,9 14.300 13.500 9.136.728 7.722.000 40.500 Cộng 800,7 800,7 16.899.228 Cộng thành tiền bằng chữ: Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Biểu số 5 Công ty TNHH Văn Trọng Tháng 7/2002 Số thẻ: 2 Thủ kho: Trần Kim Phi Thẻ kho Ngày lập: 1/7/2002 Tên vật tư: dây đồng bọc thuỷ tinh Qui cách: Đơn vị tính: kg Hợp đồng đã ký CT Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ghi chú N X 5/7 7/7 22/7 6/7 18/7 Tồn 1/7/02 Nhập mua Xuất cho sản xuất Nhập mua Xuất cho sản xuất Nhập mua 420 376 400 325 475 130 550 225 601 126 526 Cộng 1196 800 526 Biểu số 9 Công ty TNHh Văn Trọng sổ chi tiết thanh toán với người bán Tháng 7/2002 Tên đơn vị: Công ty cơ điện Trần phú Số CM Ngày tháng Diễn giải TK ĐƯ SPS SD N C N C 032324 15/7 17/7 -Số dư đầu kỳ -Vay CT chuyển trả -Mua dây đồng -Thuế GTGT 111 1521 1331 15.700.000 13.160.000 1.316.000 15.700.000 Cộng 15.700.000 14.476.000 14.476.000 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Biểu số 11 Công ty tnhh Văn trọng sổ chi tiết tạm ứng Tháng 7/2002 Tên người tạm ứng: Nguyễn Quang Hùng Công ty Diễn giải TK ĐƯ SPS SD S N N C N C 25 167 167 169 169 192 192 197 11/7 12/7 12/7 15/7 15/7 22/7 22/7 22/7 -Số dư đầu kỳ -Nhận tạm ứng -Dây đen cứng -Thuế GTGT -Sơn các loại -Thuế GTGT -Đồng dẹt -Thuế GTGT -Lưỡi kéo 111 1521 1331 1522 13311521 1331 153 15.000.000 4.960.357 496.036 337.500 33.750 4.215.000 421.500 60.000 5.912.887 Cộng 15.000.000 10.524.143 10.388.744 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Biểu số 13 Mẫu số: 03/GTGT Bảng kê Hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào Tháng 7/2002 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty TNHH Văn Trọng MS: 01-001-06634-1 Địa chỉ: Thị trấn Gia Lâm CT Tên người, đơn vị bán Thuế GTGT Ghi chú S N 18038 18324 18512 15157 15174 05820 28440 23103 40812 33769 29102 47230 5/7 17/7 22/7 12/7 19/7 12/7 15/7 22/7 22/7 29/7 12/7 29/7 Công ty cơ điện Trần phú Công ty cơ điện Trần phú Công ty cơ điện Trần phú Công ty Hải Vân Công ty Hải Vân Công ty kim khí Hà nọi Công ty sơn tổng hợp Chi nhánh TT-CET Hà tây Công ty thương mại khoáng sản Xí nghiệp bao bì HTX thủ công nghiệp Công ty dịch vụ Tràng thi 1.478.400 1.316.000 1.392.000 300.300 1.816.100 496.036 33.750 421.500 1.537.480 282.310 723.967 966.732 Cộng 10.246.325 Biểu số 15 Công ty TNHh Văn Trọng XNSXTBĐ sổ chi tiết tàI khoản 336 Tháng 3/1999 CT Diễn giải TK ĐƯ SPS SD S N N C N C 12/3 15/3 -Số dư đầu kỳ -NhậpVL Công ty cấp -Vay Công ty trả cho công ty Trần phú 1521 111 1.144.000 15.700.000 Cộng .. .. .. .. .. .. Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Biểu số 17 Công ty Tnhh văn trọng sổ chi tiết tàI khoản 138 Tháng 7/2002 Đối tượng: Nhà máy Việt Hung CT Diễn giải TK ĐƯ SPS SD S N N C N C 214 273 040 5/7 26/7 26/7 -Số dư đầu kỳ -Xuất VLTNGC -Nhập tôn silic -Trả phí TGC 1521 1521 111 6.224.000 200.000 6.424.000 Cộng 6.424.000 6.424.000 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Biểu số 18 Công ty TNHH Văn trọng Nhật ký chứng từ số 10 Ghi Có TK 138 Tháng 7 năm 2002 STT Diễn giải SDĐT Ghi Nợ TK 138 - Ghi Có TK khác Ghi Có TK 138 SDCT N C 1521 1522 111 Cộng 1522 ... Cộng N C 1 Nhà máy Việt - Hung - - 6.224.000 200.000 6.424.000 6.424.000 2 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng Đã ghi sổ cái ngày .... tháng .... năm ....... Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Ngày .... tháng .... năm 2002 Kế toán trưởng Biểu số 19 Công ty tnhh văn trọng Tháng 7 năm 2002 --------------- sổ chi tiết xuất vật liệu TK 1521 - Nguyên liệu vật liệu chính STT Ghi Nợ các TK Tên vật tư TK 621 TK 627 TK 138 TK 336 TK 632 TK 641 TK 642 Cộng 1 Dây đồng dẹt 27.524.000 2.210.796 29.734.796 2 Dây đồng bọc thuỷ tinh 28.149.000 28.149.000 3 Tôn Silic 14.147.872 6.224.000 20.371.872 4 ... Cộng 69.820.872 2.210.796 6.224.000 78.255.668 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Biểu số 20 Công ty tnhh văn trọng Tháng 7 năm 2002 --------------- sổ chi tiết xuất vật liệu TK 1522 - Nguyên vật liệu phụ STT Ghi Nợ các TK Tên vật tư TK 621 TK 627 TK 138 TK 336 TK 632 TK 641 TK 642 ... Cộng 1 Thanh nhôm 293.000 281.975 2 Đế nhôm 140.000 35.000 3 Sắt cây ặ16 100.000 34.400 4 Đai ốc sun từ 97.000 30.320 5 ốc tanh 38.400 ... ... ... ... ... Cộng 17.223.000 8.724.572 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Biểu số 7 Công ty tnhh văn trọng ------------- Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên liệu - vật liệu Tháng 7 năm 2002 Họ và tên thủ kho: Trần Kim Phi. Địa điểm: Gia Lâm STT Diễn giải Tồn đầu ký Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Lượng Giá trị Lượng Giá trị Lượng Giá trị Lượng Giá trị 1 Dây đồng dẹt - - 872 29.734.796 872 29.734.796 - 2 Dây đồng bọc TT 130 4.615.000 1.192 41.864.000 800 28.149.000 526 18.330.000 3 Tôn silic 1.728,8 25.067.600 1.780 25.810.000 1.405 20.371.872 2.103,8 30.505.728 4 Thanh nhôm 29 145.000 100 519.750 110 574.975 19 89.755 5 Đế nhôm 36 252.000 50 330.750 25 175.000 61 407.750 6 Sắt cây - - 32 134.400 32 134.400 - 7 Đai ốc sun từ 180 384.082 - - 60 127.320 12 256.762 8 ốc tanh 57 11.400 240 48.000 192 38.400 105 21.000 9 ............... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... Cộng 42.473.059 167.005.677 110.929.921 98.548.815 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Công ty TNhH văn trọng Biểu số 21 Sổ chi phí TK 621, TK 622, TK 627 Tháng 7 năm 2002 NGS CT Diễn giải 621 622 627 Cộng S N 6271 6272 ... Chi phí VL chính 69.820.872 2.210.796 Chi phí VL phụ 17.223.000 8.724.572 Chi phí nhiên liệu Chi phí phụ tùng Chi phí tiền lương BHXH Lãi vay sản xuất ... Cộng 87.043.872 10.935.368 Công ty TNHH văn trọng Biểu số 22 Sổ chi phí TK 641, 642 Tháng 7 năm 2002 NGS CT Diễn giải TK 641 TK 642 S N 6411 6412 ... Cộng 6421 6422 ... Cộng Chi phí VL chính 3.212.000 3.514.051 Chi phí VL phụ Cộng ... ... ... ... ... ... ... ... Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Biểu số 23 Công ty tnhh Văn trọng ------------- Bảng kê 8: nhập - xuất- tồn nguyên liệu vật liệu Tháng 7 năm 2002 ĐG Ghi nợ TK 152 - Ghi có TK khác Ghi có TK 152 - Ghi nợ TK khác 111 141 138 331 112 Cộng 621 627 641 642 138 Cộng Nguyên vật liệu 32.897.447 27.640.830 6.424.000 47.438.400 52.605.000 167.005.667 87.043.872 10.935.368 3.212.000 3.514.051 6.224.000 110.929.921 Cộng 32.897.447 27.640.830 6.424.000 47.438.400 52.605.000 167.005.667 87.043.872 10.935.368 3.212.000 3.514.051 6.224.000 110.929.921 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Biểu số 6 Công ty tnhh văn trọng Thủ kho: Trần Kim Phi Địa điểm : Gia Lâm Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Tên vật tư: dây đồng bọc thuỷ tinh Quy cách: Đơn vị tính: kg Hợp đồng đã ký Số thẻ: 2 Ngày lập: 1/7/02 Ngày CT Diễn giải Đơn giá vốn Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Tồn 1/1/99 35.500 130 4.615.000 5/7 Nhập mua 35.200 420 14.784.000 550 19.399.000 6/7 Xuất cho sản xuất 35.500 130 4.615.000 420 14.784.000 35.200 195 6.864.000 225 7.920.000 17/7 Nhập mua 35.000 376 13.160.000 601 21.080.000 18/7 Xuất cho sản xuất 35.200 225 7.920.000 376 13.160.000 35.000 250 8.750.000 126 4.410.000 22/7 Nhập mua 34.800 400 13.920.000 526 18.330.000 Cộng 1.196 41.864.000 28.149.000 526 18.330.000 Biểu số 8 Công ty tnhh văn trọng Nhật ký chứng từ số 1 Tháng 7/2002 STT Ngày Ghi Có TK 111 - Ghi Nợ TK khác TK 138 TK 141 TK 1521 TK 1522 TK 133 TK 336 Cộng Có TK 111 1 2 3 4 5 6 5/7 11/7 12/7 .. .. .. .. .. .. 15.000.000 .. .. .. 14.784.000 3.003.000 .. .. .. .. .. .. 1.478.400 300.300 .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. 25.130.000 7.767.447 2.513.000 Đã ghi sổ ngày tháng năm Ngày tháng 7 năm 2002 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Biểu số 10 Công ty tnhh văn trọng ------------- Nhật ký chứng từ số 5 Tháng 7 năm 2002 STT Diễn giải SDĐK Ghi có TK 331 - Ghi nợ TK khác Ghi nợ TK 331 - Ghi có TK khác SDCK N C 1331 1521 1522 Cộng .. .. 111 .. .. Cộng N C 1 CT điện Trần phú 15.700.000 1.316.000 13.160.000 14.476.000 15.700.000 15.700.00 14.476.000 2 CT Hải vân 42.480.000 1.816.100 18.161.000 19.977.100 42.480.000 42.480.000 19.977.100 3 4 5 6 7 8 Cộng 4.743.480 41.364.400 Đã ghi sổ cái ngày tháng năm Ngày tháng 7 năm 2002 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng