Đề tài Tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả bán hàng tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long

Lời nói đầu Việt Nam đang mở cửa nền kinh tế với sự xuất hiện của nhiều loại hình doanh nghiệp, các doanh nghiệp (DN) đang tồn tại trong sự cạnh tranh khốc liệt, DN nào muốn phát triển cũng phải có một nền tảng vững chắc để đi lên. Phương châm của các DN để đứng vững trong nền kinh tế thị trường là: Sản phẩm có chất lượng tốt, được tổ chức tiêu thụ có hiệu quả để đem lại lợi nhuận cao nhất. Vì vậy, tổ chức tốt công tác quản lý thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh nhằm đem lại lợi nhuận tối đa cho DN là vấn đề được các nhà quản lý kinh tế rất quan tâm. Kế toán là công cụ rất đắc lực trong việc thu thập, xử lý và cung cấp những thông tin cho các nhà quản lý, chủ DN, những người điều hành... Nó vẽ ra bức tranh toàn cảnh về thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh trong DN, từ đó các nhà quản lý sẽ có những đánh giá nhìn nhận đúng đắn, thực chất công tác quản lý điều hành, tổ chức các hoạt động sản xuất kinh doanh trong đơn vị mình, để đưa ra những giải pháp, chiến lược kinh doanh mới, phù hợp và có hiệu qủa hơn. Với vai trò quan trọng như vậy của hạch toán kế toán nói chung thì bộ phận kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh chiếm một vị trí không nhỏ. Thực hiện tốt công tác này sẽ giúp DN tìm ra những hạn chế cần khắc phục và phát huy những nhân tố tích cực để không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hoá các hình thức mẫu mã, chủng loại, mở rộng thị trường, áp dụng rộng rãi các phương thức bán hàng đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hoá, sản phẩm, tạo điều kiện để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, việc thu hồi vốn diễn ra nhanh chóng, từ đó mang lại hiệu quả kinh tế cao cho DN. Xuất phát từ lý luận, đồng thời kết hợp với thời gian thực tế thực tập tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long, được sự giúp đỡ của thầy giáo hướng dẫn và các anh, chị, cô, chú trong phòng tài chính kế toán của nhà máy, em đã thấy được tầm quan trọng và sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh do vậy em đã chọn đề tài: "Tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả bán hàng tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long".  Đề tài này ngoài phần mở đầu và phần kết luận còn bao gồm ba chương sau: Chương 1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả bán hàng ở các doanh nghiệp sản xuất. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm, và xác định kết quả bán hàng tại nhà máy thuốc lá thăng Long Chương 3: Hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm, và xác định kết quả bán hàng ở Nhà máy thuốc lá Thăng Long. Do sự hạn chế về kiến thức cũng như thời gian và kinh nghiệm thực tế, do đó mặc dù rất cố gắng nhưng chắc chắn bài luận văn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em rất kính mong sự giúp đỡ, đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo để bài luận văn được hoàn thiện hơn. Chương 1 Lý luận chung về Kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp sản xuất. 1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả bán hàng (KTTP ,TTTP & XĐKQBH) trong các doanh nghiệp( DN) sản xuất. Sản xuất ra của cải vật chất là cơ sở của đời sống xã hội. Đời sống xã hội loài người có nhiều mặt hoạt động khác nhau và có mối quan hệ với nhau như: chính trị, văn hoá, tôn giáo, khoa học kỹ thuật.... Xã hội càng phát triển, các hoạt động nói trên càng phong phú và phát triển ở trình độ cao hơn. Nhưng trong bất kỳ giai đoạn phát triển nào của lịch sử, trước khi tiến hành các hoạt động đó loài người phải sống, muốn sống phải có thức ăn, đồ mặc, nhà ở và những thứ cần thiết khác. Để có những thứ đó cần phải tạo ra chúng, có nghĩa là phải sản xuất ra chúng. Hơn thế nữa, không phải sản xuất một lần mà phải sản xuất không ngừng với quy mô ngày càng mở rộng, đó là quá trình tái sản xuất xã hội. Quá trình tái sản xuất xã hội bao gồm các khâu: sản xuất, phân phối, lưu thông và tiêu dùng. Sản phẩm của xã hội vận động không ngừng bắt đầu từ sản xuất qua giai đoạn phân phối lưu thông và kết thúc ở tiêu dùng. Giữa các khâu của quá trình tái sản xuất có mối quan hệ mật thiết với nhau. Mỗi khâu giữ một vai trò nhất định, trong đó: sản xuất là khâu đầu tiên và là khâu giữ vai trò quyết định còn tiêu dùng là khâu cuối cùng đồng thời là mục đích của sản xuất. Xét về mặt vai trò và chức năng xã hội thì tiêu dùng là đơn đặt hàng của sản xuất, thông qua đó xác định được cơ cấu, số lượng, chất lượng, chủng loại mặt hàng cần sản xuất. Sản xuất phải căn cứ vào tiêu dùng, tiêu dùng là động lực của sản xuất. Như vậy tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, hàng được tiêu thụ là đã thực hiện được giá trị và giá trị sử dụng của nó. Tiêu thụ có vai trò rất quan trọng đối với nền kinh tế quốc dân nói chung và đối với bản thân doanh nghiệp nói riêng. Đối với nền kinh tế quốc dân: Thực hiện tiêu thụ sản phẩm hàng hoá là tiền đề cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa tiền và hàng trong lưu thông, đặc biệt là đảm bảo cân đối giữa các ngành, các khu vực trong nền kinh tế. Trong nền kinh tế thị trường (khi mà sự phân công lao động, sự chuyên môn hoá diễn ra sâu sắc) các DN không thể tồn tại và phát triển độc lập mà chúng luôn có mối quan hệ khăng khít với nhau. Quá trình tiêu thụ sản phẩm tác động đến quan hệ cung cầu trên thị trường một cách rõ rệt. Cung và cầu chỉ gặp nhau khi quá trình tiêu thụ sản phẩm được tổ chức tốt. Đối với bản thân DN: Sản phẩm được tiêu thụ thì DN mới có điều kiện bù đắp toàn bộ chi phí đã chi ra, đảm bảo cho quá trình tái sản xuất được diễn ra và duy trì sự tồn tại của DN. Mặt khác, thông qua tiêu thụ sản phẩm DN mới có thể thực hiện được giá trị lao động thặng dư, nghĩa là thu được lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh của mình. Lợi nhuận = Doanh thu - Chi phí Từ ý nghĩa trên, đòi hỏi các DN phải áp dụng các biện pháp khác nhau để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh nói chung, quản lý thành phẩm, quá trình tiêu thụ thành phẩm và kết quả bán hàng nói riêng một cách khoa học, hợp lý, đúng chế độ tài chính kế toán của Nhà nước. Kế toán là công cụ quản lý, vì vậy cần thiết phải tổ chức công tác kế toán TP , TTTP & XĐKQBH ở các DN sản xuất. 1.1.1 Thành phẩm và yêu cầu quản lý thành phẩm (TP). Sản phẩm của DN sản xuất ra bao gồm TP, nửa thành phẩm, lao vụ mà DN sản xuất ra để phục vụ nhu cầu sản xuất hay tiêu dùng của xã hội. Trong đó TP chiếm tỷ trọng lớn. Thành phẩm là những sản phẩm đã kết thúc giai đoạn cuối cùng của quy trình công nghệ sản cuất ra sản phẩm đó, đã qua kiểm nghiệm đạt tiêu chuẩn quy định,được nhập kho hoăc giao trực tiếp cho khách hàng. Nửa thành phẩm (bán thành phẩm) là những sản phẩm mới hoàn thành ở một (hoặc một vài) giai đoạn chế biến nào đó của quy trình công nghệ sản xuất ra nó, đạt tiêu chuẩn kỹ thuật quy định, được nhập kho hoặc bán ra trên thị trường. Việc phân biệt thành phẩm và nửa thành phẩm chỉ có ý nghĩa trong phạm vi mỗi doanh nghiệp. Còn đối với tổng thể nền kinh tế, đối với thị trường chúng không có ý nghĩa gì cả, nếu chúng được mua bán thì gọi chung là hàng hoá. Thành phẩm nào của doanh nghiệp cũng được biểu hiện trên cả hai mặt: hiện vật và giá trị. Mặt hiện vật: thể hiện cụ thể bởi số lượng( hay khối kượng) và chất lượng( hay phẩm cấp loại I, loại II…).Số lượng của thành phẩm được xác định bằng các đơn vị đo lường như: kg,lit,m, bộ, bao, hộp… Mặt giá trị: chính là giá thành của thành phẩm sản xuất nhập kho hoặc giá vốn của thành phẩm mang ra tiêu thụ. Thành phẩm là kết quả lao động sáng tạo của DN, nó thể hiện bộ mặt của DN. Khối lượng của thành phẩm phản ánh quy mô của DN, chất lượng của TP tạo nên uy tín và khả năng cạnh tranh của DN. Chính vì vậy công tác quản lý TP cần phải được quan tâm trên cả 2 mặt khối lượng và chất lượng: Về mặt khối lượng: Để quản lý được khối lượng đòi hỏi DN phải thường xuyên phản ánh, giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm cả về mặt số lượng và giá trị từ đó phát hiện kịp thời hàng hoá ứ đọng để có biện pháp giải quyết nhanh chóng. Về mặt chất lượng: Phải làm tốt công tác kiểm tra, phân cấp sản phẩm và có chế độ bảo quản riêng đối với từng loại thành phẩm (Đặc biệt là TP dễ hư hỏng), kịp thời phát hiện những mặt hàng kém phẩm chất. Đồng thời DN phải thường xuyên cải tiến mẫu mã mặt hàng( kiểu dáng, hình thức, màu sắc…), không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm để kích thích nhu cầu tiêu dùng của xã hội, tránh tình trạng ứ đọng sản phẩm vì hàng kém phẩm chất lỗi thời, lạc mốt. Việc quản lý thành phẩm đòi hỏi phải đầy đủ, chính xác, kịp thời và khoa học. Kế toán phải thường xuyên cung cấp thông tin về thành phẩm cho chủ DN từ đó giúp chủ DN đề ra các quyết định ngắn hạn, các biện pháp hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý thành phẩm nói riêng và hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung. 1.1.2 Bán hàng và yêu cầu quản lý bán hàng. Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về thành phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ cho khách hàng, DN thu được tiền hoặc được quyền thu tiền. Đó cũng chính là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn thành phẩm, hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả. Bên cạnh quá trình tiêu thụ ra bên ngoài, trong DN còn có thể phát sinh nghiệp vụ tiêu thụ nội bộ theo yêu cầu phân cấp quản lý và tiêu dùng nội bộ. Như chúng ta đã biết, việc tiêu thụ thành phẩm( bán hàng) có ý nghĩa sống còn đối với DN. Đòi hỏi DN phải quản lý chặt chẽ quá trình này. Quản lý quá trình bán hàng là quản lý kế hoạch và tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ thành phẩm đối với từng thời kỳ, từng khách hàng, từng hợp đồng kinh tế, quản lý về mặt số lượng, chất lượng mặt hàng tiêu thụ, giá bán, chi phí bán hàng, tình hình thanh toán của khách hàng... Để thực hiện tốt yêu cầu quản lý công tác tiêu thụ thành phẩm mỗi DN cần sắp xếp bố trí lực lượng lao động cho mạng lưới tiêu thụ một cách khoa học và chuyên nghiệp. DN phải nghiên cứu nhu cầu tiêu dùng để đáp ứng một cách tốt nhất để không những giữ được thị trường hiện có mà còn ngày một mở rộng thị trường tiêu thụ thành phẩm, tăng thị phần. 1.1.3 Vai trò, nhiệm vụ của kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả bán hàng. Kế toán được coi là "Ngôn ngữ của kinh doanh", là công cụ phục vụ đắc lực cho quản lý. Nếu KTTP, TTTP & XĐKQBH được tổ chức khoa học hợp lý thì sẽ cung cấp thông kịp thời tin hữu ích cho các chủ DN trong việc ra quyết định lựa chọn phương án sản xuất, tiêu thụ phù hợp với yêu cầu thị trường. - Tạo điều kiện để duy trì và kích thích sản xuất phát triển, KTTP và TTTP không những có vai trò quan trọng trong công tác hạch toán kế toán mà qua đó còn phát hiện ra những thành phẩm luân chuyển chậm từ đó giúp chủ DN có những biện pháp để khắc phục. Để đạt được các mục tiêu trên thì kế toán TP, TTTP phải thực hiện được các nhiệm vụ sau: - Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến động của từng loại thành phẩm trên cả hai mặt hiện vật và giá trị. - Phản ánh và ghi chép kịp thời, đầy đủ và chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp. Đồng thời theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng. - Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước và tình hình phân phối kết quả các hoạt động. - Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định và phân phối kết quả. 1.2. Kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả bán hàng trong DN sản xuất. 1.2.1. Kế toán thành phẩm. 1.2.1.1. Yêu cầu của kế toán thành phẩm. Thành phẩm của các DN công nghiệp thường rất đa dạng, phong phú, một DN có thể sản xuất ra nhiều mặt hàng, mỗi mặt hàng thường được chia ra làm nhiều loại 1, 2, 3…Vì vậy tổ chức một cách khoa học công tác kế toán thành phẩm là việc làm rất cần thiết và không thể thiếu được đối với một DN sản xuất. Để đảm bảo tính khoa học này, kế toán thành phẩm cần phải thực hiện các yêu cầu sau: - Phải tổ chức kế toán thành phẩm theo từng loại, từng thứ theo từng đơn vị sản xuất theo đúng số lượng và chất lượng của thành phẩm. - Phải có sự phân công và kết hợp công tác trong việc ghi chép kế toán thành phẩm giữa phòng kế toán thành phẩm với thủ kho thành phẩm, đảm bảo cho số liệu kế toán thành phẩm được chính xác, kịp thời phục vụ cho việc quản lý thành phẩm chặt chẽ. - Thành phẩm trong DN sản xuất khi hạch toán nhập- xuất kho phảighi theo giá thành thực tế. - Thành phẩm trong kho DN luôn biến động do nhiều nguyên nhân: nhập kho thành phẩm đã sản xuất xong do mua bên ngoài của các đơn vị, xuất kho thành phẩm đem tiêu thụ, xuất kho cho các bộ phận khác sản xuất tiếp… Vì vậy cần tổ chức ghi chép ban đầu thật khoa học, hợp lý đúng với những quy định đã ghi trong chế độ chứng từ và sổ kế toán cũng như những chế độ cụ thể trong chế độ ghi chép ban đầu. 1.2.1.2. Đánh giá thành phẩm. Đánh giá thành phẩm là việc biểu hiện giá trị của các loại thành phẩm ra thành tiền theo những nguyên tắc nhất định. Khi đánh giá thành phẩm, DN phải tôn trọng nguyên tắc giá phí (Giá gốc), có nghĩa thành phẩm được đámh giá theo giá thành sản xuất thực tế, tuỳ theo sự vận động của thành phẩm mà ta đánh giá cho phù hợp. * Đối với thành phẩm nhập kho: - Thành phẩm do DN sản xuất hoàn thành nhập kho: Được đánh giá theo giá thành sản xuất thực tế( Zsxtt) bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung - Thành phẩm thuê ngoài gia công hoàn thành nhập kho: được đánh giá theo giá thành thực tế gia công bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp xuất gia công, chi phí thuê ngoài gia công chế biến và các chi phí khác liên quan trực tiếp đến thành phẩm thuê ngoài gia công như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong gia công… * Đối với thành phẩm xuất kho: Thành phẩm xuất kho cũng được phản ánh theo giá thành sản xuất thực tế xuất kho. Hiện nay thành phẩm xuất kho được đánh giá chủ yếu theo một trong các phương pháp sau: Phương pháp tính theo giá đích danh Phương pháp bình quân gia quyền Phương pháp đơn gía tồn đầu kỳ. 1.2.1.3. Kế toán chi tiết thành phẩm. 1.2.1.3.1. Chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán sử dụng để phản ánh sự biến động và số liệu có của thành phẩm bao gồm: Phiếu nhập kho( Mẫu 01-VT) Phiếu xuất kho( Mẫu 02-VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ( Mẫu 03-VT-3LL) Thẻ kho( Mẫu 06-VT) Biên bản kiểm kê vật tư- sản phẩm hàng hoá( Mẫu 08-VT) 1.2.1.3.2. Kế toán chi tiết thành phẩm: Để có thể giám sát tình hình hiện có cũng như sự biến động của các loại thành phẩm trong kho của doanh nghiệp cần phải có tài liệu chi tiết về thành phẩm hay nói cách khác, phải hạch toán chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm theo từng loại cả về số lượng, chất lượng và giá trị. Việc hạch toán được thực hiện đồng thời cả ở kho thành phẩm và ở phòng kế toán. Tuỳ theo đặc điểm cụ thể của từng doanh nghiệp mà mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn, vận dụng một trong các phương pháp sau: Phương pháp ghi thẻ (sổ) song song Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp ghi sổ số dư Cả ba phương pháp công việc của thủ kho ở kho đều giống nhau. Khi nhận các chứng từ nhập, xuất thành phẩm thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hànhghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi lên hoặc kế toán xuống kho nhận các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng loại thành phẩm. Chỉ riêng phương pháp sổ số dư là ngoài các công việc trên, cuối tháng thủ kho phải ghi số tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột số lượng. Sự khác nhau giữa ba phương pháp chính là công việc ở phòng kế toán. Đối với phương pháp thẻ song song, kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết thành phẩm để theo dõi TP theo từng danh điểm cả về chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, ở phòng kế toán không dùng sổ chi tiết thành phẩm mà dùng sổ đối chiếu luân chuyển ở từng kho và được mở cho cả năm. Còn ở phương pháp dổ số dư, kế toán mở sổ số dư theo từng kho dùng chung cho cả năm. Cả 3 phương pháp này đều có những điểm chung, điểm riêng, những ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng riêng. Tuy nhiên, trong điều kiện áp dụng kế toán máy như hiện nay thì phương pháp ghi thẻ song song được áp dụng thích hợp nhất vì việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu và máy sẽ hạn chế được những nhược điểm của phương pháp này là sự ghi chép trùng lặp về chỉ tiêu số lượng giữa phòng kế toán và kho. 1.2.4.4. Kế toán tổng hợp thành phẩm. Kế toán theo dõi tổng quát tình hình nhập - xuất - tồn toàn bộ thành phẩm theo chỉ tiêu giá trị sẽ mở các TK 155 (thành phẩm), TK 157 (hàng gửi đi bán), TK 632 (giá vốn hàng bán). Nội dung phản ánh trên từng tài khoản tuỳ thuộc vào doanh nghiệp áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho nào. Theo chế độ kế toán hiện hành quy định (Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995) trong 1 DN chỉ được sử dụng một trong hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho sau: phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. * Trường hợp DN hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn các loại thành phẩm trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập - xuất. Như vậy, việc xác định giá trị thành phẩm xuất kho theo phương pháp này được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi được tập hợp, phân loại theo đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán. TK 155 (Thành phẩm): Dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động từng loại thành phẩm trong DN. TK 157 (Hàng gửi đi bán): Phản ánh trị giá thành phẩm đã gửi đi hoặc đã chuyển cho khách hàng, đại lý ký gửi nhưng chưa được chấp nhận thanh toán. TK 632 (Giá vốn hàng bán): Phản ánh trị giá vốn của thành phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã xuất bán trong kỳ. Trình tự kế toán tổng hợp thành phẩm theo phương pháp kê khai thường xuyên được thể hiện trên sơ đồ 01. - Ưu điểm: + Giám đốc chặt chẽ tình hình tăng, giảm và trị giá TP tồn kho trên sổ kế toán + Trị giá TP có thể xác định tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Nhược điểm: Khối lượng ghi chép nhiều. Điều kiện áp dụng: Phương pháp này có thể áp dụng cho mọi loại hình DN. * Trường hợp DN hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình xuất kho thành phẩm, hàng hoá trên các tài khoản hàng tồn kho tương ứng. Do đó, giá trị hàng tồn kho không căn cứ vào số liệu trên các tài khoản, sổ kế toán để tính mà căn cứ vào kết quả kiểm kê đồng thời trị giá thành phẩm xuất kho không căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho để tổng hợp mà căn cứ vào kết quả kiểm kê giá trị thành phẩm tồn kho và giá trị thành phẩm nhập kho theo công thức sau: Trị giá thành phẩm xuất kho = Trị giá thành phẩm tồn đầu kỳ + Trị giá thành phẩm nhập trong kỳ - Trị giá thành phẩm tồn cuối kỳ Theo phương pháp này, trị giá thành phẩm xuất kho cho các mục đích khác nhau không được thể hiện rõ, kế toán cũng sử dụng những tài khoản sau: TK 155 (Thành phẩm). TK 157 (Hàng gửi đi bán). TK 632 (Giá vốn hàng bán). Trong đó, TK 155 và TK 157 chỉ sử dụng để phản ánh trị giá vốn của thành phẩm và hàng gửi bán tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Còn TK 632 phản ánh việc nhập, xuất kho của thành phẩm trong kỳ. Trình tự kế toán tổng hợp thành phẩm theo phương pháp kiểm kê định kỳ được thể hiện trên sơ đồ 02. Ưu điểm: Đơn giản, giảm được khối lượng công việc hạch toán Nhược điểm: Độ chính xác của trị giá TP xuất kho không cao nếu không theo dõi được số hao hụt và mất mát. Điều kiện áp dụng: Phương pháp này phù hợp với DN có nhiều chủng loại TP nhưng giá trị mỗi thứ nhỏ, nhập xuất thường xuyên và DN có hệ thống kiểm soát nội bộ tốt, quản lý chặt chẽ được hàng tồn kho. * Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp thành phẩm. Tuỳ từng hình thức kế toán mà sử dụng hệ thống sổ kế toán khác nhau: - Hình thức kế toán nhật ký chứng từ, kế toán tổng hợp thành phẩm thực hiện trên các sổ kế toán sau: +Bảng kê số 9: Bảng kê tính giá thành thực tế thành phẩm. +Bảng kê số 8: Bảng kê nhập xuất tồn hàng hoá thành phẩm. +Bảng kê số 10: Hàng gửi đi bán. +Nhật kí chứng từ số 8: Ghi có TK155, TK157. +Sổ cái. - Hình thức kế toán nhật kí chung, kế toán tổng hợp thành phẩm được phản ánh trên: +Nhật kí chung. +Sổ cái. Ngoài ra còn có thể sử dụng một số bảng kê như : bảng kê số 9... - Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp thành phẩm sử dụng các sổ sau: + Chứng từ ghi sổ. + Sổ cái. + Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ. + Một số sổ chi tiết liên quan. 1.2.2. Kế toán tiêu thụ thành phẩm (bán hàng). 1.2.2.1 Doanh thu bán hàng (DTBH) và các phương thức bán hàng. * Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế DN thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của DN, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thoả mãn tất cả 5 điều kiện sau: 1. DN đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua. 2. DN không còn nắm giữ hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá. 3. Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. 4. DN đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. 5. Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. *Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng: - Chiết khấu thương mại: Là khoản tiền mà DN đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua hàng( sản phẩm, hàng hoá), dịch vụ với khối ling lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng. - Giảm giá hàng bán: là khoản giảm trừ được doanh nghiệp (bên bán) chấp thuận một cách đặc biệt trên giá đã thoả thuận trên hoá đơn, vì lý do hàng bán bị kém phẩm chất, không đúng quy cách, hoặc không đúng thời hạn ghi trong hợp đồng. - Hàng bán bị trả lại: Là số sản phẩm, hàng hoá doanh nghiệp đã xác định tiêu thụ, nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm các đIũu kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế như: hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại. - Các khoản thuế về tiêu thụ: thuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp trực tiếp; thuế tiêu thụ đặc biệt; thuế xuất khẩu. Đây là các khoản thuế gián thu, tính trên doanh thu bán hàng, tính cho các đối tượng tiêu dùng hàng hoá, dịch vụ phảI chịu thuế; các cơ sở sản xuất kinh doanh chỉ là đơn vị thu nộp thuế thay cho người tiêu dùng hàng hoá, dịch vụ đó. * Các phương thức bán hàng. - Phương thức gửi hàng (bán hàng qua đại lý ). Định kỳ DN sẽ gửi hàng cho khách hàng của mình theo những thoả thuận trong hợp đồng giữa 2 bên. Khi hàng hoá, sản phẩm xuất kho thì vẫn thuộc quyền sở hữu của DN, chỉ khi khách hàng đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng đó mới được coi là đã tiêu thụ và mới được ghi nhận doanh thu. Phương thức này áp dụng chủ yếu dưới hình thức bán hàng thông qua đại lý nên còn được gọi là phương pháp bán hàng qua đại lý. - Phương thức bán hàng trực tiếp: Là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho. Hàng hoá được coi là bán và được ghi nhận doanh thu khi chúng được chuyển giao cho người mua và mọi thủ tục mua bán đã được hoàn thành. - Phương thức hàng đổi hàng: Là phương thức tiêu thụ mà hàng đó người bán đem sản phẩm của mình để đổi lấy sản phẩm của người mua. Giá trao đổi là giá bán của sản phẩm đó trên thị trường. Doanh thu được ghi nhận khi người mua chấp nhận đổi hàng. - Phương thức tiêu thụ nội bộ: Là việc bán hàng hoá cho các đối tượng khách hàng là các đơn vị thành viên, các đơn vị trực thuộc trong cùng hệ thống của tổng công ty hoặc trong cùng hệ thống của một đơn vị độc lập. Bán hàng nội bộ còn bao gồm các trường hợp sau: + DN trả lương cho công nhân viên bằng sản phẩm hàng hoá. + DN sử dụng nội bộ sản phẩm hàng hoá. + DN sử dụng sản phẩm hàng hoá để biếu tặng . 1.2.2.2. Kế toán doanh thu bán hàng. Trong quá trình tiêu thụ thành phẩm, kế toán doanh thu bán hàng của DN đựơc thực hiện theo nguyên tắc sau: - Đối với sản phẩm, hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, doanh thu bán hàng là giá bán chưa có thuế GTGT. - Đối với sản phẩm, hàng hoá không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán. - Đối với sản phẩm, hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc thuế xuất khẩu thì doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc thuế xuất khẩu). - Những DN nhận gia công vật tư, hàng hoá thì chỉ phản ánh vào doanh thu bán hàng số tiền gia công thực tế được hưởng, không bao gồm giá trị vật tư hàng hoá nhận gia công. - Đối với hàng hoá nhận bán đại lý, kí gửi theo phương thức bán đúng giá hưởng hoa hồng thì hạch toán vào doanh thu bán hàng phần hoa hồng bán hàng mà DN được hưởng. - Trường hợp bán hàng theo phương pháp trả chậm, trả góp thì DN ghi nhận doanh thu bán hàng theo giá bán trả ngay và ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính về phần lãi tính trên khoản phải trả nhưng trả chậm phù hợp với thời điểm ghi nhận doanh thu được xác nhận. - Những sản phẩm, hàng hoá được xác định là tiêu thụ, nhưng vì lý do về chất lượng, về quy cách kỹ thuật..., người mua từ chối thanh toán, gửi trả lại người bán hoặc yêu cầu giảm giá và được DN chấp nhận, hoặc người mua hàng với khối lượng lớn được chiết khấu thương mại thì các khoản giảm trừ doanh thu thu bán hàng này được theo dõi riêng biệt trên các TK531- Hàng bán bị trả lại, TK532 - Giảm giá hàng bán, TK521 - Chiết khấu thương mại. - Trường hợp trong kỳ DN đã viết hoá đơn bán hàng và đã thu tiền bán hàng nhưng đến cuối kì vẫn chưa giao hàng cho người mua hàng, thì trị giá số hàng này không được coi là tiêu thụ và không được ghi vào TK 511- "Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ" mà chỉ hạch toán vào bên có của TK 131- "Phải thu của khách hàng" về khoản tiền đã thu của khách hàng. Khi thực giao hàng cho người mua sẽ hạch toán vào TK 511 về giá trị hàng đã giao, đã thu trước tiền bán hàng, phù hợp với các điều kiện ghi nhận doanh thu. 1.2.2.2.1. Chứng từ, tài khoản sử dụng. * Chứng từ: Các chứng từ sử dụng trong kế toán tiêu thụ thành phẩm: - Phiếu xuất kho - Hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn GTGT. - Phiếu thu tiền mặt, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng... * Tài khoản : - Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Là tài khoản dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của DN trong một kì kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh từ các giao dịch và các nghiệp vụ bán hàng và cung cấp dịch vụ. Tài khoản này không có số dư. Tài khoản 511 có 4 tài khoản cấp II: TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá TK 5112: Doanh thu bán TP TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá - TK 512: Doanh thu nội bộ. Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ DN, tài khoản này không có số dư. TK 512 có 3 tài khoản cấp II: TK 5121: Doanh thu bán hàng hoá TK 5122: Doanh thu bán TP TK 5123: Doanh thu cung cấp dịch vụ Trong đó các DN sản xuất chủ yếu sử dụng TK 5112 và TK 5122 -TK521: Chiết khấu thương mại. Tài khoản này dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà DN đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng hoá, dịch vụ với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hoá đơn mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng. Tài khoản này không có số dư và kết cấu ngược với TK 511. TK 521 có 3 tài khoản cấp II: TK 5211: Chiết khấu hàng hoá. TK 5212: Chiết khấu thành phẩm. TK 5213: Chiết khấu dịch vụ. - TK 531: Hàng bán bị trả lại. Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của khối lượng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán do: Vi phạm hợp đồng, vi phạm cam kết, hàng bị mất, kém phẩm chất, không đúng chủng loại, qui cách. - TK 532: Giảm giá hàng bán. Tài khoản này phản ánh khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh trong kỳ. - TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện như: Số tiền nhận trước nhiều năm về cho thuê tài sản; khoản chênh lệch giữa giá bán hàng trả chậm, trả góp theo cam kết với giá bán trả ngay; khoản lãi trả trước khi cho vay vốn hoặc mua các công cụ nợ: trái phiếu, tín phiếu, kỳ phiếu... Ngoài ra kế toán còn sử dụng các khoản khác như: TK131, TK111, TK112, TK333... 1.2.4.3.2. Trình tự kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu. Được thể hiện trên Sơ đồ 03, 04, 05. 1.2.3. Kế toán giá vốn hàng bán. Trị giá vốn hàng bán là toàn bộ các chi phí liên quan đến quá trình bán hàng, gồm có trị giá vốn của hàng xuất kho để bán, chi phí bán hàng và chio phí quản ký DN phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ. Đối với DN sản xuất, trị giá vốn của hàng xuất kho để bán hoặc TP hoàn thành không nhập kho đưa bán ngay chính là giá thành sản xuất thực tế của TP xuất kho hoặc giá thành sản xuất thực tế của TP hoàn thành (cách xác định đã được nêu ở phần đánh giá TP). Sau khi tập hợp được Chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN sẽ tiến hành phân bổ cho hàng đã bán (trình bày ở mục sau), từ đó xác định được trị gía vốn của hàng bán. Trị giá vốn Của hàng bán = Trị giá vốn của hàng Xuất kho để bán + CPBH và CPQLDN phân bổ cho số hàng đã bán * Tài khoản kế toán và trình tự kế toán đã được trình bày ở phần kế toán tổng hợp TP. 1.2.4. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 1.2.4.1 Kế toán chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng (CPBH) là chi phí lưu thông, chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, bao gồm: Chi phí quảng cáo, chi phí giao hàng, chi phí giao dịch, tiền hoa hồng bán hàng, tiền lương nhân viên bán hàng... Chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ cần được phân loại rõ và tổng hợp theo đúng nội dung qui định, cuối kỳ hạch toán, chi phí bán hàng cần được phân bổ, kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh. Đối với DN sản xuất, CPBH phân bổ cho hàng bán ra theo công thức sau: CPBH phân bổ cho hàng đã bán = CPBH cần phân bổ đầu kỳ + CPBH cần phân bổ PSTK X Tiêu chuẩn phân bổ của TP đã xuất bán trong kỳ Tổng tiêu chuẩn phân bổ của TP xuất bán trong kỳ và “TP tồn cuối kỳ” Tieu chuẩn phân bổ có thể là: Trị giá vốn thực tế của TP xuất bán, doanh thu bán TP, số lượng TP xuất bán… “Hàng tồn cuối kỳ”: Đói với DN sản xuất là trị giá vốn thực tế của TP tồn kho cuối kỳ và hàng gửi đI bán chưa được tiêu thụ cuối kỳ. Phần CPBH không được phân bổ thì được kết chuyển sang theo dõi ở “chi phí chờ kết chuyển” (TK 1422). * Tài khoản sử dụng: TK 641 - Chi phí bán hàng. Tài khoản này không có số dư, và có 7 tài khoản cấp II: TK 6411 - Chi phí nhân viên. TK 6412 - Chi phí vật liệu. TK 6413 - Chi phí dụng cụ đồ dùng. TK 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ. TK 6415 - Chi phí bảo hành. TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6418 - Chi phí bằng tiền khác. Trình tự kế toán nghiệp vụ chủ yếu: Sơ đồ 06. 1.2.4.2 Kế toán chi phí quản lý DN . Chi phí quản lý DN (CPQLDN) là chi phí chi cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động của cả DN. Cũng như CPBH, CPQLDN cần được tính toán, phân bổ cho hàng đã bán ra trong kỳ. Công thức phân bổ giống như CPBH (đã được trình bày ở mục trên). Phần CPQLDN không được kết chuyển thì chuyển sang theo dõi ở “Chi phí chờ kết chuyển”. * Tài khoản sử dụng: TK 642 - Chi phí quản lý DN . Tài khoản này có 8 tài khoản cấp II: TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý. TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý. TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng. TK 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ. TK 6425 - Thuế, phí và lệ phí. TK 6426 - Chi phí dự phòng. TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác. * Trình tự hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu: Sơ đồ 07. 1.2.5. Kế toán xác định kết quả bán hàng. Kết quả bán hàng (Lợi nhuận bán hàng) là số chênh lệch giữa DTBH với trị giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN. Chênh lệch này có thể là dương(+) (lãi), hoặc âm(-) (lỗ). Lãi ( lỗ ) = Lợi nhuận gộp từ bán hàng - CPBH và CPQLDN phân bổ cho hàng đã bán Lợi nhuận gộp từ bán hàng = Doanh thu thuần từ bán hàng - Giá vốn hàng bán Doanh thu thuần từ bán hàng = Doanh thu bán hàng - Các khoản giảm trừ doanh thu - Tài khoản sử dụng: TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối. Trình tự kế toán: Sơ đồ 08. 1.2.8. Hệ thống sổ kế toán tiêu thụ thành phẩm. Tuỳ theo từng hình thức kế toán DN áp dụng mà sử dụng hệ thống sổ kế toán khác nhau. - Hình thức nhật kí chứng từ: Trong hình thức này kế toán phản ánh tình hình tiêu thụ TP trên các sổ sau: + Bảng kê số 5: Tập hợp CFBH và CPQLDN. + Bảng kê số 11: Phải thu của khách hàng. + Nhật kí chứng từ số 8. + Nhật kí chứng từ số 10. + Các sổ chi tiết liên quan đến TK 632,511, 512,911,641,642... + Sổ cái các TK. - Hình thức CTGS: Các sổ kế toán tiêu thụ được sử dụng ở hình thức này là: + Chứng từ ghi sổ. + Sổ cái các TK liên quan. + Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ. + Sổ chi tiết các TK 632,511,512,911,641,642... - Hình thức NKC: Trong hình thức NKC kế toán phản ánh tình hình tiêu thụ TP của DN trên các sổ sau: + NKC, Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền. + Sổ cái các TK liên quan. + Sổ chi tiết các TK 632,511,512,911,641,642... Ngoài ra dù DN áp dụng hình thức kế toán nào, nếu DN nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ còn sử dụng bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ bán ra kèm tờ khai thuế GTGT. Còn DN nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì sử dụng tờ khai thuế hàng tháng. Chương II Tình hình thực tế về kế toán thành phẩm và xác định kết quả bán hàng ở nhà máy thuốc lá Thăng Long 2.1. Đặc điểm chung của nhà máy thuốc lá Thăng Long 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của nhà máy: Nhà máy thuốc lá Thăng Long, tên giao dịch là Thang Long Factory, có trụ sở tại 235 đường Nguyễn Trãi và hàng trăm đại lý ở khắp các tỉnh. Thăng Long chính là đứa con đầu ngành của ngành thuốc lá Việt Nam. Sau hơn một năm vừa khảo sát tình hình, vừa chuẩn bị, qua ba lần di chuyển địa điểm, từ hai bàn tay trắng, vượt qua muôn vàn khó khăn, đứa con đầu lòng của ngành thuốc lá xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã chào đời. Ngày 6/1/1957 đã trở thành ngày lịch sử của nhà máy. những bao thuốc lá đầu tiên mang nhãn hiệu Thăng Long đã xuất hiện trong niềm vui và xúc động vô bờ bến của những người chứng kiến. Trong những năm đầu, nhà máy cho ra đời một số loại thuốc lá như Thăng Long, SaPa, Điện Biên, Tam Đảo… với số lượng sản xuất còn hạn chế vì sản xuất thủ công là chính. Nhưng trong bước đi chập chững đầu tiên, nhà máy thuốc lá Thăng Long đã sớm khẳng định được tiềm năng và sức sống của mình. Ba năm liền nhà máy đều hoàn thành vượt mức kế hoạch nhà nước giao. Riêng năm 1958, nhà máy hoàn thành vượt mức kế hoạch trước thời hạn 48 ngày, sản xuất được 29.710.585 bao, tăng gấp ba lần năm 1957, đạt giá trị tổng sản lượng 7.818.671 đồng, vượt kế hoạch 116,61%. Từ năm 1966 đến năm 1986 tổng sản lượng của nhà máy đạt từ 177.125.000 bao đến 250.000.000 bao. Sản phẩm này được cung cấp cho thị trường trong nước và cả xuất khẩu ra nước ngoài. Ngày 1/10/1991, Nhà nước đã có pháp lệnh cấm nhập thuốc lá ngoại để bảo vệ ngành sản xuất thuốc lá trong nước. Đây là một thuận lợi đối với việc sản xuất và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm của nhà máy vì sản phẩm của nhà máy chỉ cạnh tranh với sản phẩm của các đơn vị trong nước, không phải cạnh tranh với thuốc lá nhập ngoại. Cùng với thuận lợi này và sự chuyển mình bắt kịp với nhịp độ phát triển kinh tế của đất nước nên quy mô sản xuất của nhà máy ngày càng mở rộng. Dây chuyền sản xuất ngày càng hiện đại. Tháng 10/1991, nhà máy đã hoàn thành và đưa vào sử dụng dây chuyền sản xuất hiện đại - đó là phân xưởng bao cứng chuyên sản xuất thuốc lá Vinataba, Hồng Hà từ nguyên liệu nhập ngoại. Năm 1994, dây chuyền sản xuất thuốc Dunhill của hãng Rothmans đã bắt đầu hoạt động. Ngoài các sản phẩm thuốc từ nguyên liệu nhập ngoại, nhà máy không ngừng nâng cao chất lượng của các sản phẩm được sản xuất từ nguyên liệu trong nước, nghiên cứu sản xuất những sản phẩm mới phù hợp với thị hiếu tiêu dùng. Trong năm 1995, nhà máy đã xuất xưởng sản phẩm mới là thuốc lá Hoàn Kiếm 20 điếu/ gói có mùi bạc hà, sản phẩm này được tiêu thụ rất tốt ở thị trường Bắc Trung Bộ. Trải qua hơn 40 năm xây dựng và phát triển, sản phẩm của nhà máy đã đứng vững trên thị trường, đẩy lùi dần thuốc lá ngoại ở những thị trường của nhà máy. Đó là nhờ có sự đổi mới trong chính sách kinh tế của Đảng và Nhà nước ta, nhà máy đã tìm ra đường đi của mình. Để hoạt động kinh doanh có lãi nhà máy đã đầu tư vào đào tạo cán bộ công nhân về tay nghề, nghiệp vụ, đầu tư vào dây chuyền công nghệ sản xuất nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến chủng loại mặt hàng đáp ứng nhu cầu thị hiếu người tiêu dùng. Bên cạnh sản xuất thuốc lá tại nhà máy,nhà máy thuốc lá Thăng Long còn cử cán bộ kĩ thuật đi hướng dẫn nhân dân gieo trồng thuốc lá, hái, sấy và lập kế hoạch thu mua nguyên liệu theo từng vùng để đảm bảo đầu vào cho nhà máy. Ngoài nguồn nguyên liệu trong nước, nhà máy còn nhập ngoại các nguyên liệu, phụ liệu, vật tư sản xuất cho sản phẩm bao cứng . Trong thời gian qua, với các chức năng sản xuất các loại thuốc lá và cung cấp cho thị trường trong cả nước nhà máy thuốc lá Thăng Long không ngừng tăng cường các nhiệm vụ của mình : - Định ra các chiến lược kinh doanh nhằm tạo ra thị trường ổn định phù hợp với mẫu mã sản phẩm để hoàn thành kế hoạch. -Tổ chức xây dựng kiểm tra và chỉ đạo việc thực hiện đường lối, chính sách của nhà máy, Tổng công ty và Bộ công nghiệp ban hành . -Tổ chức công tác cán bộ phù hợp với yêu cầu thực hiện tốt chế độ tiền lương cho cán bộ công nhân viên. - Nghiên cứu tổng hợp các biên bản, nhận đại lý để tạo ra nhiều mối quan hệ với khách hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm. - Không ngừng củng cố, trang bị sửa chữa cơ sở vật chất kĩ thuật, thiết bị máy móc, phương tiện vận chuyển để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng hiện nay. Với những cố gắng hết mình trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh nhà máy luôn vạch ra: sản lượng ngày càng tăng, năng suất lao động của mỗi công nhân ngày một nâng cao. Một số chỉ tiêu chủ yếu nhà máy đạt được trong năm 2003 STT Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Vốn cố định(Tỷ đồng) 86 88 Vốn lưu động(Tỷ đồng) 32 33 Doanh thu(Tỷ đồng) 770 753 Nộp NSNN(Tỷ đồng) 260 295 Lợi nhuận(Tỷ đồng) 15 16 Thu nhập bình quân(1000đ/CN/) 2.500 2.800 2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất. 2.1.2.1. Đặc điểm tổ chức quản lý. Nhà máy thuốc lá Thăng Long là một đơn vị sản xuất có quy mô tương đối lớn. Hiện tại, quy mô tổ chức của nhà máy khá chặt chẽ bao gồm: ban lãnh đạo, 10 phòng, 4 phân xưởng chính,2 phân xưởng phụ và một số bộ phận hỗ trợ khác. Giá đốc nhà máy đứng đàu bộ máy quản lí, là chủ tài khoản, là người chịu toàn bộ trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy với nhà nước và đời sông của cán bộ công nhân viên trong nhà máy.Ngoài việc quyền trách nhiệm cho các phó giám đốc, kế toán trưởng và một số chuyên viên khác,giám đốc còn trực tiếp phụ trách 5 phòng đó là: phòng nguyên liệu, phòng kế hoạch, phòng hành chính, phòng tổ chức lao động tiền lương, phòng tài vụ. Các phó giám đốc quản lí các mặt của quá trình sản xuất, giúp cho quá trình sản xuất được liên tục, an toàn và chất lượng. Trong đó các phó giám đóc lại phụ trách một số phòng ban theo đúng chức năng của mình. Bộ máy quản lí của nhà máy bao gồm các phòng ban sau: - Phòng hành chính: Thực hiện chức năng giúp việc giám đốc về tất cả các công việc liên quan đến công tác hành chính trong nhà máy. Phòng có nhiệm vụ quản lý về văn thư, lưu trữ tài liệu, bảo mật, đời sống, y tế, quản trị. - Phòng tổ chức, bảo vệ: Thực hiện chức năng tham mưu giúp việc và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc về công tác lao động – tổ chức và an ninh – quốc phòng. Phòng có nhiệm vụ: giúp việc giám đốc lập phương án về công tác tổ chức bộ máy, cán bộ lao động , tiền lương, quản lý về bảo hiểm lao động, an toàn lao động và vệ sinh lao động, đào tạo công nhân kĩ thuật, giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động, thực hiện nhiệm vụ bảo vệ nhà máy, thực hiện các nhiệm vụ về công tác quân sự địa phương. - Phòng tài vụ: Thực hiện chức năng tham mưu giúp việc giám đốc về mặt tài chính – kế toán của nhà máy. Phòng có nhiệm vụ: tổ chức quản lý mọi mặt hoạt động liên quan đến công tác tài chính kế toán của nhà máy như tổng hợp, thu chi, công nợ, giá thành, hạch toán, dự toán sử dụng nguồn vốn, quản lý tiền mặt, phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của nhà máy trong từng tháng, quý, năm… - Phòng kế hoạch - vật tư: Thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc giám đốc về công tác kế hoạch sản xuất – kinh doanh của nhà máy. Phòng có nhiệm vụ: lập kế hoạch sản xuất dài hạn, năm, quý, tháng. Điều hành sản xuất theo kế hoạch của thị trường, tham gia xây dựng kế hoạch, định mức kinh tế kĩ thuật giá thành , thống kê và theo dõi công tác tiết kiệm , tổng hợp báo cáo lên cấp trên theo định kì tình hình sản xuất theo tháng, quý, năm. - Phòng nguyên liệu: Thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc giám đốc về công tác nguyên liệu thuốc lá theo yêu cầu của sản xuất kinh doanh. Phòng có nhiệm vụ: lập các kế hoạch đàu tư gieo trồng, cung cấp vật tư, cán bộ kĩ thuật cho các vùng trồng cây thuốc, thu mua lá thuốc lá phục vụ sản xuất, kí các hợp đoòng giao trồng, thu mua với các tỉnh. Đồng thời phòng còn quản lí kho nguyên liệu. - Phòng kĩ thuật cơ điện: Thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc giám đốc về công tác kĩ thuật, về công tác quản lý máy móc thiết bị, điện, hơi, nước, lạnh của nhà máy. Phòng có nhiệm vụ: theo dõi, quản lý toàn bộ trang thiết bị kĩ thuật cơ khí, thiết bị chuyên dùng, chuyên ngành, điện, hơi, nước, lạnh cả về số lượng và chất lượng trong quá trình sản xuất, lập kế hoạch về phương án đầu tư chiều sâu, phụ tùng thay thế,…,tham gia công tác ATLĐ-VSLĐ và đào tạo thợ cơ khí, kĩ thuật. - Phòng kĩ thuật công nghệ: Thực hiện chức năng giúp việc giám đốc về công tác kĩ thuật của nhà máy. Phòng có nhiệm vụ : nhận chỉ thị trực tiếp của giám đốc và thực hiện nhiệm vụ quản lý chất lượng sản phẩm , chất liệu, hương liệu, vật liệu, vật tư, nguyên liệu trong quá trình sản xuất, quản lý quy trình công nghệ, quản lý chỉ tiêu lý, hóa về nguyên liệu, sản phẩm, nước,…, tham gia vào công tác môi trường và đào tạo thợ kĩ thuật, thường trực hội đồng sáng kiến của nhà máy. - Phòng KCS: Thực hiện chức năng giúp việc giám đốc về quản lý chất lượng sản phẩm. Phòng có nhiệm vụ: kiểm tra, giám sát về chất lượng nguyên liệu, vật tư, vật liệu khi khách hàng đưa về nhà máy, kiểm tra, giám sát về chất lượng sản phẩm trên từng công đoạn, trên dây chuyền sản xuất, phát hiện sai sót báo cáo để giám đốc chỉ thị khắcphục, kiểm tra, giám sát về chất lượng sản phẩm khi xuất kho, kiểm tra, xác định nguyên nhân của hàng bị trả lại hoặc hàng giả nếu có, quản lý các dụng cụ đo lường được trang bị. - Phòng tiêu thụ: Thực hiện chức năng tham mưu giá đốc về công tác tiêu thụ sản phẩm của nhà máy. Phòng có nhiệm vụ: lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm từng tháng, quý, năm cho từng vùng và từng đơn vị khách hàng, theo dõi tình hình tiêu thụ từng vùng, miền dân cư kết hợp với phòng thị trường mở rộng diện tiêu thụ,tổng hợp báo cáo kết quả tiêu thụ về số lượng, chủng loại theo quy định để giám đốc đánh giá và có quyết định về phương hướng sản xuất kinh doanh trong thời gian tới. - Phòng thị trường: Thực hiện chức năng tham mưu giúp việc lãnh đạo nhà máy về công tác thị trường và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đôc nhà máy. Phòng có nhiệm vụ: theo dõi diễn biến thị trường qua bộ phận nghiên cứu thị trường, tiếp thị…, soạn thảo và đề ra các chương trình kế hoạch, chiến lược, tham gia công tác điều hành hoạt động Makéting, thiết kế sản phẩm mới, tham gia triển lãm, … Sơ đồ bộ máy quản lý HĐSXKD của nhà máy thuốc lá Thăng Long: 2.1.2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất. * Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Với nhiệm vụ được nhà máy giao cho là sản xuất thuốc lá phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của nhân dân nên sản phẩm chính của nhà máy chỉ có một loại là thuốc lá bao nhưng rất đa dạng về chủng loại. Vì sản phẩm chỉ có một loại là thuốc lá bao nên quy trình công nghệ sản xuất của nhà máy ổn định. Giá trị và phẩm cấp của mác thuốc phụ thuộc vào kĩ thuật sản xuất và công thức pha chế nguyên liệu. Do yêu cầu của kĩ thuật sản xuất, việc chế biến bán thành phẩm của mỗi giai đoạn chế biến phải nhịp nhàng để kịp thời chuyển sang giai đoạn sau bảo đảm chế biến liên tục cho nên khối lượng sản phẩm trên dây chuyền sản xuất là không lớn và tương đối đồng đều. Do đặc điểm của quy trình sản xuất như vậy nên sản phẩm tiêu thụ của nhà máy chỉ có thành phẩm là thuốc lá bao và các loại phế liệu, không có nửa thành phẩm . Như vậy tính chất của quy trình công nghệ kĩ thuật là phức tạp, kiểu chế biến liên tục, chu kì sản xuất ngắn (vài ngày) và thuộc loại hình sản xuất với khối lượng lớn. và các loại phế liệu, không có nửa thành phẩm . Như vậy tính chất của quy trình công nghệ kĩ thuật là phức tạp, kiểu chế biến liên tục, chu kì sản xuất ngắn (vài ngày) và thuộc loại hình sản xuất với khối lượng lớn. Sơ đồ quy trình công nghệ kèm theo. *Đặc điểm tổ chức sản xuất: Nhà máy thuốc lá Thăng Long là một đơn vị thuộc ngành công nghiệp chế biến, đối tượng của chế biến là sản phẩm của nông nghiệp. Nguyên liệu trước khi đưa vào sản xuất thuốc bao phải qua sơ chế để đạt tiêu chuẩn cấp công nghiệp. Trên dây chuyền sản xuất trong một thời gian nhất định chỉ sản xuất một loại mác thuốc. Do đó các phân xưởng sản xuất ở nhà máy độc lập với nhau trong việc giao nhận bán thành phẩm tức là mỗi phân xưởng thực hiện một số bước trong quy trình sản xuất sản phẩm. - Phân xưởng sợi: thành phẩm của phân xưởng là thuốc lá. Phân xưởng sợi có nhiệm vụ điều hành và quản lý dây chuyền sợi để thái lá thuốc lá thành sợi theo quy trình công nghệ yêu cầu. - Phân xưởng bao mềm: từ sợi thành phẩm của xưởng sợi, phân xưởng này có nhiệm vụ cuốn thành điếu đóng tút, kiện, thùng các sản phẩm bao mềm (ví dụ như: Thăng Long, Thủ Đô, Hoàn kiếm…). - Phân xưởng bao cứng: sản phẩm của phân xưởng là các bao thuốc lá, phân xưởng sử dụng nguyên liệu chính là sợi nhập ngoại để tiếp tục thực hiện quy trình sản xuất (ví dụ như: Vinataba, Hồng Hà,…). - Phân xưởng Dunhill: đây là kết quả của sự hợp tác giữa nhà máy với nhà máy thuốc lá Rothmans có nhiệm vụ sử dụng nguồn nguyên liệu của Rothmans là sợi thuốc để cuốn điêú và đóng bao cứng- thuốc lá Dunhill. Ngoài bốn phân xưởng sản xuất chính, nhà máy còn tổ chức thêm hai phân xưởng sản xuất phụ phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm: - Phân xưởng cơ điện: phân xưởng này phối hợp với phòng kĩ thuật cơ điện để gia công các chi tiết, phụ tùng cho các máy móc, thiết bị của nhà máy. Ngoài ra phân xưởng còn lắp đặt, sửa chữa các máy móc thiết bị, cung cấp hơi nước, điện sản xuất cho nhà máy khi không có dịch vụ bên ngoài. - Phân xưởng bốn: là phân xưởng phục vụ cho sản xuất cho các phân xưởng chính bằng lao động thủ công như dán tem, in hòm các tông, may khẩu trang… Ngoài 6 phân xưởng trên thì nhà máy còn có một đội xe chuyên vận chuyển các sản phẩm đến các nơi tiêu thụ và một đội bốc xếp có nhiệm vụ bốc xếp các thành phẩm vật tư trong nhà máy. Như vậy hoạt động của nhà máy là sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban và các phân xưởng sản xuất. Các phòng quản lý đều có chức năng giúp ban lãnh đạo trong quản lý sản xuất nên có mối quan hệ tương hỗ lẫn nhau. Các phân xưởng cùng phối hợp với nhau để làm việc có hiệu quả cao nhất. 2.1.3. Đặc điểm công tác kế toán của nhà máy Nhà máy áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và cơ cấu của bộ máy quản lý. Theo đó tất cả các công việc kế toán như phân loại chứng từ, kiểm tra các chứng từ ban đầu, ghi sổ tổng hợp và chi tiết, tính giá thành, lập báo cáo kế toán… đều được thực hiện tập trung ở phòng kế toán. Theo đó, ở các phân xưởng sản xuất không bố trí nhân viên kế toán mà chỉ có nhân viên thống kê ghi chép ban đầu những thông tin kinh tế dưới phân xưởng. Cuối tháng nhân viên thống kê lập báo cáo kế toán chi tiết các chỉ tiêu, số lượng gửi về phòng kế toán để xử lý và tiến hành công việc kế toán. Nhà máy tổ chức bộ máy kế toán theo sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của nhà máy thuốc lá Thăng Long Kế toán trưởng Phó phòng kế toán KT tiền lương KT thanh toán với người bán và XDCB KT vật tư KT TM và các khoản kí quỹ KT TSCĐ và hạch toán nội bộ Tin học KT tiêu thụ KT thanh toán với người mua KT NVL chính Cán bộ theo dõi công nợ trả chậm Thủ quỹ Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng: là người phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động liên quan đến công tác kế toán tài chính, làm công tác đối nội, đối ngoại, kí các hợp đồng kinh tế kiêm công việc kế toán tông hợp. Kế toán trưởng còn chịu trách nhiệm thực thi các chính sách, các chế độ tài chính và chịu trách nhiệm các quan hệ tài chính với nhà nước - Phó phòng kế toán: giúp việc cho kế toán trưởng, thay mặt kế toán trưởng giải quyết các công việc khi trưởng phòng đi vắng, chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về các phần công việc được giao bao gồm: + Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành + Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh + Kế toán các khoản thanh toán với NSNN + Kế toán các khoản kinh phí nộp tổng công ty. - Kế toán vật liệu: theo dõi tình hình tăng giảm toàn bộ vật liệu trong nhà máy - Kế toán tiền mặt: chịu trách nhiệm theo dõi tình hình thu chi tiền mặt - Kế toán thanh toán với người bán và xây dựng cơ bản: chịu trách nhiệm theo dõi về số lượng, giá cả các hợp đồng mua vật liệu theo quy định + Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ trước khi kiểm toán + Theo dõi các khoản công nợ với người bán + Kiểm tra các dự toán, quyết toán công trình để đảm bảo đúng nguyên tắc, thủ tục, trình tự XDCB theo đúng quy định của nhà nước. - Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: lập chứng từ thu, chi các khoản lương, bảo hiểm xã hội - Kế toán thanh toán với người mua: chịu trách nhiệm theo dõi tính toán tình hình thanh toán của khách hàng. -Kế toán tài sản cố định và các khoản tạm ứng: có trách nhiệm đánh giá lại tài sản cố định, theo dõi chi phí giao nhận, thanh lí tài sản cố định của nhà máy cũng như các khoản tạm ứng. -Kế toán ngân hàng và nguyên liệu chính: chịu trách nhiệm theo dõi các chứng từ ngân hàng theo dõi tình hình nhập, xuất lá thuốc lá(nguyên liệu chính). - Cán bộ theo dõi đôn đốc các khoản công nợ, khoản trả chậm, khoản khó đòi: đôn đốc các khoản công nợ khó đòi, soạn thảo các văn bản có liên quan tới công nợ trả chậm, khó đòi. - Thủ quỹ: có trách nhiệm trong công tác thu chi tiền mặt và tồn quỹ của nhà máy, thực hiện kiểm kê đột xuất hoặc định kỳ. - Tin học: lập các chương trình phần hành công tác kế toán, đồng thời theo dõi tình hình sử dụng máy vi tính toàn nhà máy. *Hình thức kế toán nhà máy áp dụng. Nhà máy áp dụng hình thức nhật kí chứng từ trên hệ phần mềm Thăng Long do cán bộ có trình độ tin học của nhà máy lập. Theo đó, việc hạch toán chi tiết hầu hết thực hiện trên máy; đồng thời, hệ thống máy tính toàn nhà máy được nối mạng với nhau nên giảm được khối lượng công việc ghi chép. Chẳng hạn, khi phòng tiêu thụ thị trường lập hoá đơn đồng thời cập nhật vào máy tính, còn phòng kế toán chỉ cần thực hiện kết chuyển số liệu mà không cần phải cập nhật lại hoá đơn đó nữa. * Phương pháp kế toán. Nhà máy áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ; thực hiện tính và trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp khấu hao đường thẳng. * Niên độ kế toán và kì hạch toán. - Niên độ kế toán: áp dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước bắt đầu từ 1/1 đến 31/12 hàng năm. - Kì hạch toán: theo tháng. * Hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản. - Hệ thống chứng từ: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu chi… - Hệ thống sổ sách: + Sổ tổng hợp: các nhật kí chứng từ, các bảng kê, sổ Cái tài khoản + Sổ chi tiết: sổ chi tiết TSCĐ, vật liệu, thành phẩm… và bảng phân bổ - Hệ thống tài khoản: áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 1141/QĐ/TC/CĐTC ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính và hệ thống tài khoản sửa đổi bổ sung theo thông tư 82/2001 của Bộ Tài Chính ngày 3/12/2001. Công ty có mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3,… để phù hợp với đặc thù kinh doanh của mình. * Hệ thống báo cáo của công ty. Hệ thống báo cáo tài chính: BCĐKT, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo kết quả kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính Các báo cáo khác theo yêu cầu của Tổng công ty thuốc lá Việt Nam, Bộ công nghiệp như: báo cáo tiêu thụ hàng hoá, báo cáo về nguyên vật liệu chính, báo cáo về chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, phụ biểu báo cáo kết quả kinh doanh 2.2. Tình hình thực tế về công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thàNh phẩm và xác định kết quả bán hàng ở nhà máy thuốc lá Thăng Long 2.2.1.Kế toán thành phẩm ở nhà máy 2.2.1.1. Đặc điểm thành phẩm và đánh gía thành phẩm ở nhà máy * Đặc điểm của thành phẩm: Với nhiệm vụ là sản xuất thuốc lá nên thành phẩm của nhà máy thuốc lá Thăng Long là thuốc lá điếu gồm 2 loại: Thuốc lá điếu có đầu lọc Thuốc lá điếu không đầu lọc Sản phẩm thuốc lá điếu có đặc điểm: Là sản phẩm phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội, có tác dụng kích thích sự hưng phấn của thần kinh. Nói chung thuốc lá có tác dụng khong tốt tới sức khoẻ con ngườinhưng do nhu cầu có tính kịch sử nên xã hội vẫn cần một lượng lớn thuốc lá, do đó ngành sản xuất thuốc lá vẫn tồn tại và phát triển. Nhưng để đảm bảo sức khoẻ của người hút thuốc, thuốc lá điéu phải chịu sự quản lý sát sao, chặt chẽ của Nhà nước về các tiêu chuẩn kinh tế, kỹ thuật, thành phần nguyên liệu và chất Nicotine tối thiểu cho phép. Sản phẩm thuốc lá chỉ có nột loại phẩm cấp là loại 1, Nhà nước không cho phép lưu hành thuóc lá thứ phẩn đã bị mốc hỏng. Mỗi loại thuốc có mùi vị, chất hương liệu khác nhau để phù hợp với thị hiếu đa dạng của người tiêu dùng từng nơi, từng vùng. Sản phẩm thuốc lá có thời gian sử dụng ngắn, không dự trữ được lâu dài và đòi hỏi việc bảo quản, bốc đỡ phải cẩn thận chu đáo nếu không sẽ bị mốc hỏng. Thuốc lá điếu có hình dạng ống trai được gắn đầu lọc hoặc không đầu lọc, có chiều dài và đường kính theo tiêu chuẩn kỹ thuật cho phép. Hiện tại nhà máy chỉ sử dụng một loại tiêu chuẩn về hình dạng điếu thuốc: Chiều dài điếu thuốc (có đầu lọc) xấp xỉ 88 mm Đường kính điếu thuốc: 8-9 mm Thuốc lá điếu được đóng trong bao, một bao 20 điếu. Ngoài ra do đặc điểm của sản phẩm là nhỏ, thị trường tiêu thụ rộng rãi nên phải vận chuyển đi xa, để bảo quản sản phẩm tốt hơn sau khi đóng bao sẽ là công đoạn đóng tút (1 tút = 10 bao) và đóng kiện (1 kiện = 500 bao). Nhưng đơn vị hạch toán về mặt số lượng thành phẩm vẫn là bao. Sản phẩm chính của nhà máy là các mác thuốc như: Vinataba, Dunhill, Hồng Hà, Thăng Long, Điện Biên, Hoàn Kiếm,… Chất lượng sản phẩm ngày càng được nâng cao, hợp gu, đẹp về kiểu dáng, phù hợp với thị hiếu, được thị trường chấp nhận và có khả năng tiêu thụ tốt. Nhà máy đang từng bước giành lại thị trường đã bị mất do sự cạnh tranh của thuốc lá ngoại. * Cách mã hoá thành phẩm ở nhà máy: Thành phẩm của công ty có nhiều loại, do vậy, để thuận tiện cho việc nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, chính xác từng loại thành phẩm trong quá trình xử lý thông tin, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ, ngay từ khi bắt đầu áp dụng phần mềm kế toán, à máy đã tiến hành mã hoá các loại thành phẩm. Thành phẩm được mã hoá theo số và được cài đặt sẵn trong máy. Cụ thể thành phẩm của Công ty được mã hoá như sau: Mã Tên sản phẩm ĐVT Đơn giá( đồng) 10101 Dunhill Bao 8.255 10201 Vinataba Bao 6.090 12801 Goldfish Bao 6.550 12802 Goldfish hộp 2 bao Hộp 14.500 20401 Thăng Long hộp sắt Bao 9.091 20402 Thăng Long bao cứng Bao 4.230 ...... .... .... .... * Đánh giá thành phẩm: ở nhà máy thuốc lá Thăng Long, thành phẩm được đánh giá theo một giá duy nhất là giá thực tế. Thành phẩm nhập kho: Do không liên doamh và cũng không thuê các đơn vị bạn gia công, chế biến thành phẩm nên sản phẩm nhập kho của nhà máy chỉ có từ sản xuất ở các phân xưởng Cuối tháng, bộ phận kế toán tính giá thành, tập hợp chi phí sản xuất bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung để tính giá thành thực tế của từng loại thuốc hoàn thành trong tháng. Sau đó, số liệu này được chuyển cho kế toán thành phẩm để quản lý và theo dõi. Công việc chuyển số liệu này do máy tính thực hiện. Ví dụ, trong tháng 1/2005, giá thành thực tế của một số loại thuốc nhập kho do kế toán tính giá thành chuyển sang là: Số TT Tên sản phẩm Sản lượng nhập kho (bao) Đơn giá(đồng) Tổng giá thành(đồng) 1 Vinataba 5.800.020 3.042,062 17.641.021.963 2 GoldFish 2B 3.000 9.898,791 29.696.374 3 Th.Long 1.612.760 1.005,640 1.621.856.067 4 Th.LongHộp 25.000 4.960,313 124.007.827 5 M 60.150 1.451,225 87.291.229 6 ---------- ---------- ---------- ---------- 7 Tổng cộng 32.655.790 43.527.831.476 Việc đánh giá thành phẩm theo giá thành thực tế cho từng mác thuốc là cơ sở để hạch toán nhập kho thành phẩm. Thành phẩm xuất kho: Đối với thành phẩm xuất bán: Nhà máy tính giá thực tế của thành phẩm bán theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ (tháng) áp dụng cho từng mác thuốc. Do chỉ sử dụng giá thực tế nên sang đầu tháng sau mới tính được giá thành của thành phẩm xuất bán.Vì vậy, trong tháng khi xuất kho thành phẩm để bán, kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng. Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá thực tế của thành phẩm xuất kho được tính như sau: Ztt TP xuất bán trong tháng = ZttTP tồn đầu tháng + ZttTP nhập trong tháng X Số lượng TP xuất bán trong tháng Số lượng TP tồn đầu tháng + Số lượng TP nhập trong tháng Trong đó: ZttTP tồn đầu tháng: Dựa vào ZttTP tồn kho của tháng trước chuyển sang. ZttTP nhập trong tháng: Dựa vào số liệu do bộ phận kế toán tính giá thành chuyển sang. Số lượng TP tồn đầu tháng: Dựa vào số liệu từ cuối tháng trước chuyển sang. Số lượng TP nhập trong tháng: Dựa vào bảng tổng hợp các chứng từ nhập kho trong tháng của kế toán. Số lượng TP xuất bán trong tháng: Dựa vào dòng cộng cuối tháng của bảng kê bán hàng của kế toán. Cuối tháng, kế toán thành phẩm thực hiện tính giá thành phẩm xuất kho như sau: Từ màn hình nhập liệu, chọn mục “tồn kho”, sẽ xuất hiện giao diện: Tồn kho Nhập xuất tồn kho thuốc bao Tính giá xuất, tồn kho TPCK Bảng nhập, xuát, tồn kho TPCK Bảng kê TK 1522, 156, 157 5. Kiểm kê kho TPCK Chọn mục “1.Tính giá xuất, tồn kho TPCK”, sau đó chọn “Tính giá xuất kho TPCK” từ bảng: Tính giá xuất, tồn kho TPCK 1.Tính giá xuất kho TPCK 2. Tính tồn kho TPCK 3. Khôi phục tồn kho đầu kỳ Sau đó, kế toán nhập mã thành phẩm và ấn kí tự “C”, máy sẽ tính đơn giá xuất cho thành phẩm đó . Ví dụ, tính giá thực tế của thuốc lá VinaTCTY xuất bán trong tháng 1/2005. Thực hiện theo quy trình trên, kế toán nhập mã thuốc VinaTCTY là 10201, khi đó máy sẽ chuyển các dữ liệu liên quan ra màn hình: Số lượng Thành Tiền Tồn đầu tháng 29.170 177.645.300 Nhập trong tháng 480.320 2.925.148.800 Xuất trong tháng 501.020 Tính đơn giá xuất (C/K) ấn kí tự “C”, ta sẽ dược kết quả giá thực tế Vina xuất bán trong tháng: 3.051.211.800 đ. Sau khi tính xong giá xuất kho ấn “ESC” và chọn mục tính tồn kho TPCK để sử dụng làm giá xuất kho cho các mục đích khác trong tháng sau. Đối với thành phẩm xuất kho cho các mục đích khác như: chào hàng, kiểm nghiệm, tiếp khách, xuất mốc, giá thực tế xuất kho được tính theo giá tồn đầu kì của từng loại thuốc tương ứng. Cuối tháng, máy tự tính giá thực tế và cập nhật vào các sổ, bảng liên quan. Việc xác định giá thành thực tế của thành phẩm xuất kho là cơ sở để nhà máy xác định kết quả bán hàng trong tháng. Kế toán chi tiết thành phẩm: *Thủ tục nhập xuất kho thành phẩm: -Thủ tục nhập kho: khi sản phẩm sản xuất hoàn thành nhân viên thống kê ở các phân xưởng ghi sản lượng thành phẩm nhập kho vào giấy giao hàng rồi chuyển cho thủ kho để tiến hành làm thủ tục nhập kho. Gíây giao hàng được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại quyển gốc ở các phân xưởng để làm căn cứ lập báo cáo vào cuối tháng nộp phòng kế toán tài vụ và lưu. Liên 2: Lưu tại kho, cuối tháng sẽ chuyển lên phòng kế toán để kế toán hạch toán và lưu. Liên 3: Lưu tại phòng tiêu thụ thị trường để theo dõi tình hình sản xuất sản phẩm của nhà máy. Khi nhập kho thành phẩm, thủ kho ký vào giáy giao hàng sau khi đã kiểm tra, căn cứ vào số liệu trên giấy để ghi vào thẻ kho. Ví dụ, về giấy giao hàng của phân xưởng bao cứng: Mẫu số 01 Giấy giao hàng Ngày 01 tháng 01 năm 2005 Số 01/1 PX bao cứng Giao cho: Kho thành phẩm Địa chỉ: Nhà máy thuốc lá Thăng Long Các loại thuốc: Thuốc bao Quy cách sản phẩm Số kiện Trọng lượng Ghi chú Thăng Long Hồng Hà 100 H 50 H 50.000 2.500 Cộng 52.500 Người giao hàng Thủ kho (Ký & ghi rõ họ tên) (Ký & ghi rõ họ tên) Nếu phân xưởng sản xuất nhiêu mác thuốc và nhập kho cùng một ngày thì ghi cùng một giấy giao hàng tất cả các loại thuốc đó. Thủ tục xuất kho: Trong trường hợp xuất bán, căn cứ vào nhu cầu của khách hàng và khả năng của nhà máy, cán bộ phòng tiêu thụ thị trường viết hoá đơn GTGT và lập thành 3 liên: Liên1 : Lưu tại quyển gốc Liên 2: Khách hàng giữ (Hoá đơn đỏ) Liên 3: Thủ kho giữ, cuối tháng chuyển cho phòng kế toán, Sau khi khách hàng đến phòng tiêu thụ thị trường để viết hoá đơn GTGT, khách hàng phải mang hoá đơn này sang phòng kế toán tài vụ để kiểm tra. Sau đó, khách hàng căn cứ vào hoá đơn có thể nộp tiền hoặc không nộp xuống kho lấy hàng. Thủ kho căn cứ vào số lượng sản phẩm ghi trên hoá đơn, tiến hành xuất kho cho khách hàng. Ví dụ, mẫu hoá đơn GTGT về xuất bán thành phẩm: Hoá đơn Mẫu số: 01GTKT-3LL Giá trị gia tăng EB/2004B Liên 3: Nội bộ 0043192 Ngày 01 tháng 01 năm 2005 Số hoá đơn: 1/01 Đơn vị bán hàng: Nhà máy thuốc lá Thăng Long Địa chỉ: 235 Nguyên xTrãi – Thanh xuân – Hà Nội Số tài khoản: 1500.322.000003 NHNo Hà Nội Điện thoại: MST: 0100100054 Họ tên người mua hàng: Đỗ Thu Hoa Tên Đơn vị: DNTN Khang NHàn Mã ĐV: 101 Địa chỉ: P.13 F6 khu tập thể thuốc lá Thăng Long Hà Nội Số Tài khoản:1100.125.0004 Hình thức thanh toán: Thanh toán chậm. Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 Thăng Long Hoàn Kiếm Thủ Đô Tam Đảo Bao Bao Bao Bao 14.000 3.000 3.000 5.000 8.500 1500 1.200 1.200 19.000.000 4.500.000 3.600.000 6.000.000 Cộng tiền hàng 25.000 33.100.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3.310.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 36.410.000 Số tiền viết bằng chữ: (Ba sáu triệu, bốn trăm mười nghìn đồng chẵn) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký và ghi rõ họ tên) ( Ký và ghi rõ họ tên) ( Ký và ghi rõ họ tên) Trong trường hợp xuất vì mục đích khác, phòng tiêu thụ thị trường cũng lập hoá đơn GTGT, lập thành 3 liên, nhưng trên hoá đơn chỉ ghi số lương thành phẩm xuất kho, không ghi đơn giá và số tiền. Ví dụ, mẫu hoá đơn GTGT xuất kho thuốc lá dùng để tiếp khách trong nhà máy: Hoá đơn Mẫu số: 01GTKT-3LL Giá trị gia tăng EB/2004B Liên 3: Nội bộ 0043262 Ngày 07 tháng 01 năm 2005 Số hoá đơn: 1/01 Đơn vị bán hàng: Nhà máy thuốc lá Thăng Long Địa chỉ: 235 Nguyễn Trãi – Thanh xuân – Hà Nội Số tài khoản: 1500.322.000003 NHNo Hà Nội Điện thoại: MST: 0100100054 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thanh Thuỷ Tên Đơn vị: Phòng hành chính Mã ĐV: 141 Địa chỉ: Nhà máy thuốc lá Thăng Long Hà Nội Số Tài khoản: Hình thức thanh toán: Nội bộ Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 GoldFish Thăng Long Bao Bao 300 100 Cộng tiền hàng 400 Thuế suất GTGT: 0% Tiền thuế GTGT Tổng cộng tiền thanh toán: Số tiền viết bằng chữ: Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký và ghi rõ họ tên) ( Ký và ghi rõ họ tên) ( Ký và ghi rõ họ tên) Những hoá đơn này khi được phòng tiêu thụ thị trường lập đồng thời cũng được cập nhật vào máy, sau này sẽ được kết chuyển sang phòng kế toán. * Nội dung phương pháp kế toán chi tiết thành phẩm: Do nhà máy chỉ sản xuất một mặt hàng nên nhà máy chỉ tổ chức một kho thành phẩm ở gần các phân xưởng. Trong kho được phân chia thành nhiều khu, mỗi khu là một loại thuốc lá xếp theo thứ tự lô (ngày) sản xuất (nhập) trước thì được xuất trước. Việc kế toán chi tiết thành phẩm dược tiến hành đồng thời ở cả 3 nơi: kho, phòng kế toán và phòng tiêu thụ thị trường. Trình tự kế toán cụ thể của nhà máy như sau: ở kho: hàng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập, xuất thủ kho ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng tình hình nhập, xuất kho của từng loại thuốc lá. Cuối tháng, dựa vào số liệu dòng cộng của thẻ kho, thủ kho lập báo cáo kho thành phẩm gửỉ lên phòng kế toán để làm cơ sở đối chiếu với số liệu của phòng kế toán. Thẻ kho được mở riêng cho từng mác thuốc và theo dõi cả tháng. Ví dụ, từ các chứng từ đã nêu ở mục trên, thủ kho ghi vào thẻ kho đối với mác Thăng Long như sau: Biểu số 1: Thẻ kho Loại thuốc lá: Thăng Long Chứng từ Nội dung Số lượng Ghi chú Số Ngày Nhập Xuất Tồn Số dư đầu tháng Phát sinh trong tháng 01/1 01/01 Xuất bán 14.000 01/1 01/01 Nhập từ PX bao cứng 50.000 1/01 07/01 Xuất nội bộ 100 …. Cộng phát sinh Dư cuối tháng Thủ kho Hoàng Loan Thanh Biểu số 2: Nhà máy thuốc lá Thăng Long Báo cáo Nhập-Xuất-Tồn kho TP Kho TP Tháng 01 năm 2005 ĐVT: Bao Số TT Tên sản phẩm Tồn đầu ngày Nhập trong ngày Xuất trong ngày Tồn cuối ngày Từ PX Trả lại Tổng lượng Xuất nội bộ 1 Dunhill 10 10 10 2 VinatabaSG 956.320 5.319.700 5.301.590 90 974.430 3 Vinataba TCTy 29.170 480.320 501.020 1.020 8.470 4 GoldFish 344.702 38.438 38.188 306.264 ….. Cộng 6.555.201 32.638.250 5.960 32.941.608 248.112 6.657.803 Ngày 05 tháng 02 năm 2005 Thủ kho Hoàng Loan Thanh ở phòng kế toán: Hàng ngày, kế toán thành phẩm chỉ quản lý và hạch toán thành phẩm xuất kho và không theo dõi tình hình nhập kho của thành phẩm. Bởi vì, theo quy định của nhà máy, cuối tháng thủ kho mới chuyển tập giấy giao hàng lên cho kế toán thành phẩm để hạch toán. Khi nhận được hoá đơn GTGT, kế toán kiểm tra lại tính hợp pháp của chứng từ, sau đó ghi vào sổ theo dõi công nợ (Sổ này mở cho từng khách hàng, mở cả năm để theo dõi, đôn đốc thu hồi nợ); đồng thời thực hiện kết chuyển số liệu từ phòng tiêu thụ thị trường. Quy trình thực hiện như sau: Từ màn hình nhập liệu, chọn mục “Cập nhật”, sau đó chọn “1. Kết chuyển số liệu”: Cập nhật Sửa HĐ TPCK Sửa HĐ bán thuốc bao Kết chuyển số liệu Khi đó, xuất hiện bảng: Thuốc bao và SL NK TPCK và bán khác Thuế GTGT đầu vào Mã đơn vị Mã sản phẩm Mã vật tư Sau đó kế toán lần lượt chọn các mục “4.mã đơn vị” “5. Mã sản phẩm” để nhập mã đơn vị mua hàng, mã thành phẩm xuất bán, rồi ấn chấp nhận kết chuyển, máy tính sẽ tự động chuyển các số liệu sang các bảng kê chi tiết bán hàng và sổ chi tiết công nợ liên quan. Cuối tháng, khi nhận được tập giấy giao hàng của thủ kho gửi lên, kế toán sau khi kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ cũng thực hiện kết chuyển số liệu sản lượng nhập kho từ phòng tiêu thụ thị trường. Cách thực hiện tương tự trường hợp hoá đơn GTGT ở trên, chỉ khác là kế toán chọn mục “1. Thuốc bao và SLNK” thay vì chọn mục “4. Mã đơn vị” và “5. Mã sản phẩm”. Máy tính sẽ chuyển số liệu sang bảng nhập xuất tồn trong tháng. ở phòng tiêu thụ thị trường: Ngoài việc cập nhật các chứng từ nhập, xuất vào máy, nhân viên phòng tiêu thụ còn mở sổ theo dõi về số lượng nhập - xuất – tồn kho. Cuối tháng, dựa vào sổ chi tiết đó, nhân viên phòng sẽ lập báo cáo về khả năng tiêu thụ của từng loại thuốc gửi lên cho ban giám đốc để giám đốc có thể quyết định hướng sản xuất của tháng sau. Biểu số 3: Bảng kê chi tiết bán hàng Phương thức bán: Thuốc bao nội tiêu Biểu số 4: Bảng kê chi tiết bán hàng. Phương thức bán: thuốc bao tiếp khách. 2.2.1.3. Kế toán tổng hợp thành phẩm. Song song với kế toán chi tiết thành phẩm, kế toán tổng hợp thành phẩm là công việc không thể thiếu được trong công tác quản lý thành phẩm. Kế toán tổng hợp thành phẩm ở nhà máy được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên. Đồng thời, để tránh cho số liệu sổ sách không xa rời với số liệu thực tế, cuối tháng hoặc vào một thời điểm cần thiết theo yêu cầu của quản lý, kế toán thành phẩm cùng với thủ kho sẽ tiến hành kiểm kê để đối chiếu số liệu, nếu có chệnh lệch thì tuỳ theo nguyên nhân để đề đạt hướng giải quyết với giám đốc. * Tài khoản kế toán sử dụng: Để theo dõi tình hình nhập, xuất thành phẩm trong tháng, nhà máy sử dụng TK 155 – Thành phẩm. Tài khoản này được chi tiết thành hai tiểu khoản: TK 1551 – Thành phẩm sản xuất TK 1552 – Thành phẩm gia công chế biến hộ Trong đó, TK 1552 chỉ mở vào những tháng có đơn vị nhờ gia công chế biến hộ. Ví dụ, tháng 01/2005 nhà máy nhận gia công chế biến hộ cho nhà máy thuốc lá Bắc Sơn. * Sổ kế toán sử dụng: Kế toán tổng hợp của nhà máy được thực hiện trên Bảng kê 8 (Bảng kê nhập – xuất – tồn kho thành phẩm). Bảng kê này được mở theo tháng, theo dõi cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Hàng ngày, khi có nghiệp vụ nhập, xuất thành phẩm thì phòng tiêu thụ thị trường sẽ lập các chứng từ cần thiết và cập nhật vào máy tính. Vì hệ thống máy tính của nhà máy đã được nối mạng nên kế toán thành phẩm chỉ cần thực hiện lệnh kết chuyển số liệu mà không cần cập nhật ban đầu các chứng từ (Cách kết chuyển đã được trình bày ở trên ). Cuối tháng, sau khi thực hiện lệnh khoá sổ kế toán tổng hợp, máy sẽ tự động kết chuyển giá thành thực tế thành phẩm nhập kho trong tháng từ bên Có TK 154 Sang bên Nợ TK 155( số tiền là 43.503.441.325đ), Kết chuyển trị giá vốn thực tế thành phẩm xuất kho trong tháng từ bên Có TK 155 sang bên Nợ TK 632 (phản ánh trên Bảng kê 8). Ngay sau khi có bút toán kết chuyển trị giá vốn của thành phẩm sang TK 632, máy sẽ tự động kết chuyển từ bên Nợ TK 632 sang bên Có TK 911 số tiền là 43.503.441.325 đ (phản ánh trên NKCT số 8) để xác định kết quả bán hàng. Biểu số 5: Bảng kê 8 2.2.2. Kế toán tiêu thụ thành phẩm (Kế toán bán hàng). 2.2.2.1. Phương thức bán hàng. Nhà máy chủ yếu thực hiện bán hàng trực tiếp cho khách hàng bằng việc ký kết các hợp đồng kinh tế. Theo đó, giá bán của hầu hết các mác thuốc là do nhà máy xây dựng dựa trên giá thành, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, lãi định mức…riêng có hai mác thuốc Vina và Dunhill là do tổng công ty thuốc lá Việt Nam ấn định, do đây là hai sản phẩm do Tổng công ty ký hợp đồng sản xuất với các hãng nước ngoài. Nhà máy thuốc lá Thăng Long có rất nhiều đơn vị khách hàng, do vậy để thuận tiện cho việc quản lý nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng khi sử dụng phần mềm kế toán máy, nhà máy đã tiến hành mã hoá các đơn vị khách hàng. Việc mã hoá được sử dụng ngay từ đầu khi sử dụng phầm mềm kế toán. Các đơn vị khách hàng của công ty được mã hoá như sau: Mã đơn vị Tên đơn vị 101 DNTN Khang Nhàn 102 DNTN Liên Dung 103 DNTN Vân Chi 104 DNTN Huy Kỳ 201 Công ty cổ phần may S.Hồng 202 DN Nam Sơn 203 DNTN Hải Hà - Phủ Lý 301 DNTN Hồng Kha 302 Cửa hàng ăn Gián Khẩu Phương thức thanh toán chủ yếu ở nhà máy là thanh toán chậm. Một số trường hợp, khách hàng cũng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc bằng chuyển khoản. 2.2.2.2. Kế toán doanh thu bán hàng. Nhà máy thuốc lá Thăng Long áp dụng thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thúê, đồng thời thành phẩm là thuốc lá điếu _ loại mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt. Vì vậy, doanh thu bán hàng ở nhà máy là toàn bộ số tiền bán hàng chưa có thuế giá trị gia tăng, đã có thuế tiêu thụ đặc biệt. * Chứng từ kế toán sử dụng: Hoá đơn GTGT Phiếu thu Giấy báo Có của Ngân hàng… Đây là những chứng từ được làm căn cứ để xác định và ghi sổ kế toán liên quan. * Tài khoản kế toán sử dụng: Để hạch toán doanh thu bán hàng, nhà máy sử dụng các tài khoản sau: TK 511: Doanh thu bán hàng TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp TK 111: Tiền mặt TK 112: Tiền gửi Ngân hàng ….. * Trình tự kế toán: Trường hợp thanh toán chậm: Khi nhận được hoá đơn GTGT, kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ, rồi kết chuyển các dữ liệu liên quan từ phòng tiêu thụ thị trường. Máy tính sẽ tự động định khoản và ghi vào các sổ kế toán liên quan: Bảng kê chi tiết bán hàng, chi tiết công nợ, chi tiết sản lượng bán. Cuối tháng, tổng hợp số liệu bán hàng theo doanh thu bán hàng, theo đơn vị mua, tổng hợp công nợ và kết chuyển sang NKCT số 8 theo định khoản: Nợ TK 1311/ Có TK 511. Đồng thời, các dữ liệu vừa được kết chuyển cũng là cơ sở để in ra báo cáo thuế giá trị gia tăng, báo cáo thuế tiêu thụ đặc biệt hàng tháng. Ví dụ, đối với hoá đơn GTGT xuất bán cho DNTN Khang Nhàn ở trên, sau khi được kết chuyển vào bảng kê chi tiết bán hàng thì máy tính cũng đồng thời vào Bảng chi tiết công nợ (mở cho từng đơn vị khách hàng) số tiền là: 44.462.000 đ. Cuối tháng, toàn bộ số tiền mua hàng của doanh nghiệp này được phản ánh trên bảng tổng hợp bán hàng theo đơn vị mua; số tiền còn nợ được phản ánh trên bảng kê số 11 (Bảng kê các khoản phải thu của khách hàng). Biểu số 6: Bảng kê chi tiết bán hàng (DNTN Khang Nhàn) Biểu số 7: Bảng chi tiết công nợ (DNTN Khang Nhàn) Biểu số 8: Tổng hợp theo doanh thu bán Biểu số 9: Bảng kê số 11 Trường hợp thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Khi đó chứng từ thanh toán sẽ được kế toán tiền mặt hoặc kế toán tiền gửi cập nhật vào máy, kế toán tiêu thụ ghi nhận doanh thu bằng cách kết chuyển số liệu. Cách thực hiện này sẽ tránh được tình trạng ghi trùng giữa kế toán tiền và kế toán tiêu thụ. Cuối tháng, bút toán ghi nhận doanh thu (Có TK 511 đối ứng Nợ TK 1111, Nợ TK1121,hoặc Nợ TK 1311) được thể hiện trên NKCT số 8. Ví dụ, ngày 5/01/2005 có nghiệp vụ bán thuốc lá cho DNTN Liên Dung, số tiền: 1.650.000 đ (trong đó thuế GTGT 10%), đã thanh toán bằng tiền mặt (phiếu thu số 134 ngày 25/01/2005). Quy trình nhập liệu chứng từ này như sau: Từ giao diện chung, chọn mục “Cập nhật phiếu thu”, sẽxuất hiện bảng: Phiếu thu S. chứng từ TK Nợ: 1111 Ngày chứng từ TK Có: 511 Họ tên người nộp: Mã đv Tên đơn vị Địa chỉ: Mã đv chi tiết Tên Nội dung Tổng tiền Tỷ lệ % Tiên VAT Tiền chưa thuế Tập thu số Kèm theo 01 CT gốc 134 25/1/2005 Đỗ Thu Hiền 102 DNTN Liên Dung 124 phố Thái Thịnh- Trung Liệt – Quận Đống Đa - HN 102 Trả tiền mua hàng 1650000 150.000 3 DNTN Liên Dung 10 1.500.000 Nhập Ghi In Trước Sau Sửa Xoá Thoát Ô “số C.từ”: nhập 134 Ô “TK Nợ”: máy ngầm định 1111 Ô “TK có”: nhập 511 Ô “Họ tên người nộp”: nhập tên người trả tiền hàng: Đỗ Thu Hiền Ô “Mã đơn vị”: nhập mã đơn vị mua hàng: 102 Ô “Tên đơn vị”, “Địa chỉ”, “Mã đơn vị chi tiết”, “Tên”: Máy sẽ tự ngầm định khi nhập mã đơn vị Ô “Nội dung”: Nhập nội dung nghiệp vụ: trả tiền mua hàng Ô “Tổng tiền”: nhập số tiên thanh toán: 1.650.000 đ Ô “Thuế GTGT”: nhập thuế suất thuế GTGT: 10% Ô “Tiền thuế”, “Tiền chưa thuế”: máy tự thực hiện khi nhập thuế suất ấn “Ghi”, khi đó số tiền bán hàng náy sẽ được chuyển sang chi tiết quỹ phần thu (kế toán tiền mặt ); Còn kế toán tiêu thụ sau khi nhận được hoá đơn kèm phiếu thu sẽ tiến hành kết chuyển số liệu mà không cần phải cập nhật lại chứng từ. Cuối tháng, số liệu tổng hợp phát sinh bên Nợ TK 1111 đối ứng Có TK 511 cũng được thể hiện trên NKCT số 8. 2.2.2.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. Như đã nêu ở phần lý luận chung, trong quá trình tiêu thụ thành phẩm thường phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu, đó là: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, các loại thuế như: thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu. Nhưng ở nhà máy thuốc lá Thăng Long hiện nay chỉ phát sinh các khoản giảm trừ là: thuế tiêu thụ đặc biệt và hàng bán bị trả lại. * Kế toán thuế tiêu thụ đặc biệt: Hiện nay, mặt hàng thuốc lá chịu thuế tiêu thụ đặc biệt với các mức thuế suất khác nhau: Đối với các mác thuốc sản xuất từ nguyên liệu nhập ngoại như Vinataba, Dunhill thuế suất là 65% giá bán chưa thuế. Đối với các mác thuốc sản xuất từ nguyên liệu trong nước (thuốc đầu lọc) như Hồng Hà, Hoàn Kiếm, Thăng Long… thuế suất là 45% giá bán chưa tính thuế. Đối với thuốc không đầu lọc như Điện Biên, Sa Pa… thuế suất là 25% giá bán chưa tính thuế. Để hạch toán thuế tiêu thụ đặc biệt, kế toán sử dụng TK 3332- Thuế tiêu thụ đặc biệt. Trình tự hạch toán như sau: Hằng ngày khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh, phòng tiêu thụ lập hoá đơn, số liệu trên hoá đơn chính là căn cứ để kê khai thuế. Khi cập nhật hoá đơn vào máy tính đồng thời máy sẽ tính ra số tiền thuế tiêu thụ đặc biệt và ghi vào báo cáo thuế tiêu thụ đặc biệt hàng ngày. Cuối tháng, tổng hơp lập tờ khai tính thuế gồm 2 bản (1 bản để lưư lại nhà máy, 1 bản nộp cho cơ quan thuế) có xác nhận của cán bộ thuế trực tiếp quản lý nhà máy và xác nhận của thủ trưởng, kế toán trưởng nhà máy, thủ trưởng đơn vị thu thuế. Biểu số 10: Tờ khai thuế TTĐB * Kế toán hàng bán trả lại: Tài khoản kế toán sử dụng: TK 531 – Hàng bán trả lại Trình tự kế toán: Khi khách hàng nhận thấy hàng kém phẩm chất hoặc do nhà máy thực hiện sai hợp đồng về thời gian giao hàng khách hàng có quyền trả lại số sản phẩm theo đúng quy định của hợp đồng được kí kết giữa hai bên. Khách hàng sẽ lập một đơn đề nghị nhập lại hàng. Trong đơn phải đầy đủ họ tên, địa chỉ khách hàng, lí do trả lại… Đơn đề nghị nhập lại hàng trước hết được chuyển cho phòng tiêu thụ, sau đó chuyển lên ban giám đốc phê duyệt. Nếu giám đốc chấp nhận nhập lại hàng thì khách hàng sễ hoá đơn GTGT về số hàng trả lại, coi như trường hợp bán lại hàng cho nhà máy. Tại nhà máy, sau khi nhận được hoá đơn đỏ và lô hàng trả lại, phòng KCS và phòng KTCN căn cứ vào hoá dơn sẽ kiểm tra lô hàng và đưa ra kết luận để có phương án xử lý lô hàng này. Nếu chất lượng sản phẩm không tốt thì sản phẩm sẽ được đưa xuống phân xưởng theo phương thức xuất mốc. Nếu sản phẩm không bị hỏng thì sẽ được quay lại kho để tiếp tục quá trình chờ tiêu thụ. Đồng thời hoá đơn này sẽ được chuyển lên phòng tiêu thụ thị trường để cập nhật vào máy (Quy trình nhập liệu giống như trường hợp bán hàng). Tại phòng kế toán, khi nhận được chứng từ tiến hành kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ, sau đó thực hiện kết chuyển số liệu từ phòng tiêu thụ sang bảng kê chi tiết bán hàng (phương thức bán: thuốc bao trả lại). Số liệu về hàng trả lại cũng được thể hiện trên bảng kê 8 (theo định khoản: Nợ TK 1551/ Có TK 632), tổng hợp doanh thu bán hàng, sổ chi tiết công nợ liên quan , bảng kê số 11 (theo định khoản: Nợ TK 531/ Có TK 1311) và NKCT số 8 (theo định khoản: Nợ TK 511/ Có TK 531). 2.2.2.3. Kế toán giá vốn hàng bán. Giá vốn hàng bán thực chất là trị giá vốn (giá thành thực tế) của thành phẩm xuất bán trong tháng. Tài khoản sử dụng: TK 632 – Giá vốn hàng bán ậ nhà máy thuốc lá Thăng Long giávốn hàng bán được phản ánh theo dõi trên bảng kê số 8. Cuối tháng, sau khi thực hiện lệnh kết chuyển, máy tính sẽ chuyển số liệu ở cột xuất (dòng tổng cộng) trên bảng kê số 8 sang NKCT số 8 theo định khoản: Nợ TK 632 43.070.746.199 Có TK 155 43.070.746.199 2.2.3. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp. 2.2.3.1. Kế toán chi phí bán hàng. * Tài khoản kế toán: Để hạch toán các khoản chi phí bán hàng(CPBH) phát sinh trong tháng, kế toán sử dụng TK641- chi phí bán hàng.Tài khoản này được chi tiết thành các tiểu khoản: -TK6411: Chi phí nhân viên. +TK64111: Tiền lương nhân viên tiêu thụ thành phẩm +TK64112: Kinh phí công đoàn +TK64113: Bảo hiểm xã hội +TK64114: Bảo hiểm y tế +TK64115: Tiền ăn ca nhân viên bán hàng -TK64112: Chi phí vật liệu bao bì +TK64121: Vật liệu bao bì đóng gói sản phẩm tiêu thụ +TK64122: Vật liệu bảo quản, sửa chữa TSCĐ khâu tiêu thụ sản phẩm +TK64123: Nhiên liệu bảo quản, sữa chữa TSCĐ khâu tiêu thụ sản phẩm -TK6413: Chi phí dụng cụ đồ dùng + TK 64131: Dụng cụ, thiết bị phục vụ bán hàng + TK 64132: Chi phí quần áo, đồ dùng bảo hộ lao động. - TK 6414:Chi phí khấu hao TSCĐ + TK 64141: Khấu hao TSCĐ ở đơn vị + TK 64142: Khấu hao TSCĐ đi thuê TK 6417: + TK 64171: Chi phí thuê bốc vác, vẩn chuyển hàng tiêu thụ + TK 64172: Chi phí thuê kho bãi phục vụ tiêu thụ + TK 64173: Tiền hoa hồng trả cho đơn vị nhận uỷ thác + TK 64174: chi phí thuê ngoài bảo trì, sữa chữa TSCĐ khâu tiêu thụ + TK 64175: Chi phí kiểm nghiệm, giám định TK 6418: chi phí bằng tiền khác + TK 64181: Chi phí thuê bảo hành sản phẩm, chào hàng + TK 64182: Chi phí tiếp khách, hội nghị khách hàng + TK 64183: Chi phí y tế thuốc men + TK 64184: Chi phí vệ sinh,tạp vụ + TK 64188: Chi phí bằng tiền khác *Chứng từ kế toán: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, bảng tính khấu hao TSCĐ, hoá đơn GTGT... *Trình tự kế toán: Khi có các chi phí phát sinh, tuỳ theo nội dung kinh tế của từng loại chi phí, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc để lập phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt) và uỷ nhiệm chi (nếu thanh toán qua ngân hàng) đồng thời cập nhật chứng từ vào máy. Công việc này do kế toán tiền mặt hoặc kế toán tiền gửi ngân hàng đảm nhận. Ví dụ: Tháng 01/2005 có nghiệp vụ thanh toán tiền vận chuyển hàng tiêu thụ cho công ty vận tải Thành Hưng, số tiền là 1.980.000 đ (thuế GTGT 10 % ), đã thanh toán qua ngân hàng ( uỷ nhiệm chi ngày 21/01/2005 ). Kế toán tiến hành nhập liệu như sau: Từ màn hình nhập liệu kế toán chọn mục “số liệu” sau đó chọn “nhập chứng từ ngân hàng”, khi đó xuất hiện giao diện: Nhập chứng từ ngân hàng uỷ nhiệm chi S. chứng từ Lập ngày: Tên đơn vị trả tiền Tại ngân hàng Thành phố Số TK Mã đơn vị Tên đơn vị nhận tiền Số hợp đồng Số TK Tỷ lệ Tại ngân hàng Thành phố Nội dung K Số tiền 36 Nhà máy thuốc lá Thắng Long Nông nghiệp 15003110000051413 Hà Nội 201 CT vận tải Thành Hưng 0011000016962 Ngoại thương VN Trả tiền vận chuyển TPTT 1.980.000 05 Hà Nội Nhập Ghi In Trước Sau Sửa Xoá Thoát 21/01/2005 -Ô “ số chứng từ”: nhập số 36 -Ô “lập ngày”: nhập ngày 21/01/05 -Ô ” tên đơn vị trả tiền” nhập: Nhà máy thuôc lá Thăng Long -Ô “tại ngân hàng”, “thành phố”, “ số tài khoản”: máy ngầm định -Ô “ mã đơn vị”: nhập mã đơn vị bán: 201 -Ô “ tên đơn vị nhậ tiền”, “ tại ngân hàng”, “ số tài khoản”: may ngầm định khi nhập mã đơn vị là 201 -Ô “nội dung”: nhập nội dung nghiệp vụ phát sinh : trả tiền vận chuyển TP tiêu thụ -Ô “ số tiền”: nhập số tiền thanh toán: 1.980.000 -ấn “ ghi ” Sau khi “ghi”, số liệu trên chứng từ sễ được máy tính tự định khoản ( Nợ TK 6417/Có TK 112 ) và kết chuyển sang bảng kê 5 ( TK 641). Cuối tháng kế toán tổng hợp về số liệu về chi phí bán hàng phát sinh trong tháng trên bảng kê 5 ( TK 641 ) và tiến hành phân bổ cho hàng tiêu thụ để xác định kết quả. Tiêu thức phân bổ CPBH cho từng mác thuốc là: khối lượng sản phẩm tiêu thụ trong kì. Ví dụ: Trong tháng 01/2005, CHBH tập hợp được ở toàn nhà máy là 25.352.879.970đ. Chi phí này sẽ được phân bổ cho từng mác thuốc theo tỷ lệ sản lượng tiêu thụ của từng mác thuốc so với tổng số sản phẩm tiêu thụ. Tổng số sản phẩm tiêu thụ trong tháng là: 32.535.271 bao Như vậy, hệ số phân bổ CPBH bằng: 2.375.159.753 : 32.525.271 = 73,03 Sản lượng tiêu thụ của Vina SG trong tháng là: 5.301.500 CPBH phân bổ cho Vina SG là: 5.301.500 x 73,03 = 387.132.030 đ Tương tự ta cũng tính được CPBH phân bổ cho từng mác thuốc khác. Công việc phân bổ CPBH cho hàng tiêu thụ được máy tính thực hiện ngay khi kế toán thực hiện lệnh tổng hợp và kết chuyển số liệu CPBH sang TK 911 để xác định kết quả bán hàng của toàn nhà máy. Toàn bộ CPBH phát sinh trong tháng được phản ánh vào NKCT số 8 (Nợ TK 911) theo định khoản: Nợ TK 911 2.375.159.753 Có TK 641 2.375.159.753 Biểu số 11: Bảng kê 5 (TK 641) 2.2.3.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: * Tài khoản kế toán: Để hạch toán các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong tháng kế toán sử dụng TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản nàyđược chi tiết thành các tiểu khoản sau: - TK 6421 : Chi phí nhân viên quản lý +TK 64211 : Tiền lương nhân viên quản lý phòng ban +TK 64212 : Kinh phí công đoàn bộ phận quản lý +TK 64213 : BHXH nhân viên quản lý +TK 64214 : BHYT bộ phận quản lý phòng ban +TK 64215 : Tiền ăn ca nhân viên quản lý phòng ban -TK 6422 : Chi phí vật liệu quản lý +TK 64221 : Chi phí văn phòng phẩm văn thư +TK 64222 : Vật liệu bảo quản, sửa chữa TSCĐ +TK 64223 : Nhân viên bảo quản phục vụ cho công tác quản lý -TK 6424 : Chi phí khấu hao TSCĐ +TK 64241 : Khấu hao TSCĐ ở đơn vị +TK 64242 : Khấu hao TSCĐ đi thuê -TK 6425 : Thuế, phí, lệ phí +TK 64251 : Thu về sử dụng vốn +TK 64252 : Thuế nhà đất +TK 64253 : Thuế môn bài +TK 64254 : Lệ phí giao thông, lệ phí cầu phà +TK 64255 : Các khoản phí, lệ phí khác -TK 6426 : Chi phí dự phòng +TK 64261 Dự phòng phải thu khó đòi +TK 64262 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho -TK 6427 : Chi phí dịch vụ mua ngoài +TK 64271 : Chi phí điện nước phục vụ quản lý +TK 64272 : Chi phí điện thoại +TK 64273 : Chi phí bảo hiểm +TK 64274 : Chi phí thuê ngoài bảo trì, sửa chữa TSCĐ +TK 64275 : Chi phí kiểm toán… -TK 6429 : Chi phí bằng tiền khác +TK 64291 : Trích nộp quỹ công ty về quỹ quản lý cấp trên +TK 64292 : Chi phí công tác phí, tầu xe, đi phép +TK 64293 : Chi phí hội nghị tiếp khách +TK 64294 : Chi phí về võ trang tự vệ +TK 64295 : Chi phí về tuyển dụng đào tạo cán bộ +TK 64296 : Chi phí in tài liệu, báo chí, tạp chí +TK 64298 : Chi phí lãi tiền vay -TK 64299 : Chi phí bằng tiền khác Giống như CPBH, CPQLDN phát sinh trong tháng cũng được phân loại theo nội dung kinh tế của chi phí. Kế toán tập hợp các chi phí phát sinh trên bảng kê số 5( TK 642). Số liệu tổng hợp về chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trên bảng kê số 5 cuối kỳ được kết chuyển toàn bộ sang tài khoản 911. Biểu số 12: Bảng kê 5 (TK 642) Để phân bổ CPQLDN cho từng mác thuốc tiêu thụ, nhà máy sử dụng tiêu thức: tỷ lệ sản lượng quy đổi của từng loại thuốc so với tổng số sản lượng thuốc tiêu thụ. Ví dụ, trong tháng 01/2005, CPQLDN tập hợp được là: 2.948.781.248 đ. Theo quy định của nhà máy, lấy mác thuốc Hoàn Kiếm làm hệ số quy đổi (hệ số 1). Trong tháng 01/2005 tổng sản lượng tiêu thụ của Vina SG là 5.301.500 bao; của Hoàn Kiếm là 4.436.980 bao; của toàn nhà máy là 32.525.271 bao; do đó, hệ số quy đổi của Vina SG là: 5.301.500 : 4.436.980 = 1,2. Sản lượng quy đổi của Vina SG = 5.301.500 x 1,2 = 6.361.800 bao Như vậy, CPQLDN phân bổ : (2.948.781.248 : 32.525.271) x 6.361.800 = 576.768.646,9 đ Cũng như CPBH, việc phân bổ CPQLDN do máy tính thực hiện; toàn bộ CPQLDN phát sinh trong tháng được phản ánh vào NKCT số 8 theo định khoản: Nợ TK 911 2.948.781.248 Có TK 642 2.948.781.248 1.2.4. Kế toán xác định kết quả bán hàng. Việc xác định kết quả bán hàng được thực hiện vào cuối mỗi tháng. Quy trình thực hiện như sau: Từ giao diện chung, kế toán chọn mục “tổng hợp”, sẽ xuất hiện bảng: Tổng hợp Chi tiết bán thuốc bao Chi tiết bán hàng khác Tổng hợp theo đơn vị mua Tổng hợp theo doanh thu bán Kết quả kinh doanh thuốc bao Kết quả kinh doanh TPCK Từ bảng trên, chọn mục “Kết quả kinh doanh thuốc bao”, khi đó máy sẽ tự động thực hiện các bút toán kết chuyển để xác định kết quả: kết chuyển doanh thu, giá vốn, CPBH, CPQLDN sang tài khoản 911, sau đó cân đối giữa bên Nợ và bên Có TK 911 để chuyển sang TK 4212: xác định lãi, lỗ. Biểu số 13: NKCT số 8. Biểu số 14: Sổ cái TK 911 chương iii Hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả bán hàng tại nhà máy thuốc lá Thăng Long 3.1. Nhận xét về công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả bán hàng tại nhà máy thuốc lá Thăng Long 3.1.1.Những thành tựu đạt được: Trong suốt hơn 40 năm xây dựng và phát triển, nhà máy thuốc lá Thăng Long đã đạt được những thành tựu nhất định. Từ chỗ cơ sở vật chất nghèo nàn, máy móc thiết bị lạc hậu, sản xuất thuốc không đầu lọc là chủ yếu, đến nay nhà máy đã có hàng nghìn kỹ sư và công nhân lành nghề, có thể điều khiển được những dây chuyền sản xuất thuốc lá hiện đại như dây chuyền sản xuất Vinataba, Hồng Hà, Dunhill và sản phẩm chủ yếu là thuốc có đầu lọc, kể cả các loại thuốc được sản xuất bằng nguyên liệu trong nước, thị trường tiêu thụ của nhà máy ngày càng mở rộng. Đó là do nhà máy đã không ngừng cải tiến và hoàn thiện về mọi mặt sản xuất và quản lý trong đó có sự góp phần không nhỏ của bộ phận kế toán. Là một bộ phận quan trọng trong hệ thống quản lí, bộ phận kế toán nói chung, kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả bán hàng nói riêng đã được nhà máy quan tâm, hiện đại hoá, nâng cao trình độ nhờ đó đã đáp ứng khá tốt những yêu cầu của quản lý đặt ra. Điều đó được thể hiện trên các mặt * Công tác tổ chức bộ máy kế toán Hiện nay phòng kế toán của nhà máy có 16 người, mỗi người được phân công chịu trách nhiệm phụ trách từng phần hành nhất định một cách hợp lý, khoa học, thuận tiện trong nối quan hệ làm việc với nhau. Ciệc phân công các nhân viên đảm nhận phần hành kế toán nào là dựa vào năng lực chuyên môn của mỗi người nên bộ máy kế toán của nhà máy hoạt động có hiệu quả. Việc lựa chọn hình thức kế toán tập trung là phù hợp với đặc điểm và quy mô sản xuất kinh doanh của nhà máy. Các nhân viên thống kê ở các bộ phận sản xuất, phòng ban đã có sự phối hợp hài hoà, nhiệt tình, trách nhiệm nên công việc của phòng kế toán diễn ra thuận lợi. Việc lựa chọn hình thức kế toán Nhật ký chứng từ với các sổ chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, các báo cáo tổng hợp về thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm đã đáp ứng được cơ bản những yêu cầu của quản lý đặt ra và phù hợp với việc áp dụng phần mềm kế toán. Hệ thống sổ sách báo cáo khá hoàn chỉnh theo đúng chế độ kế toán ban hành. Ngoài các báo cáo tài chính, nhà máy còn sử dụng hàng loạt các báo cáo kế toán quản trị phục vụ cho công tác quản trị nhà máy. * Việc mã hoá, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. Nhà máy đã thực hiện mã hoá cho tất cả các loại thành phẩm, việc mã hoá này giúp cho công việc kế toán được nhanh, thông tin cập nhật, không bị trùng lặp. Việc mở chi tiết cho hệ thống tài khoản sử dụng ở nhà máy hiện nay đã đáp ứng được phần nào yêu cầu kế toán quản trị. Để thấy rõ hơn ưu điểm trong việc tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả bán hàng của nhà máy, ta đi sâu vào từng phần hành cụ thể trong công tác kế toán này: * Về hạch toán thành phẩm tồn kho: Thành phẩm của nhà máy được quản lý chặt chẽ trên tất cả các mặt về số lượng, chất lượng, giá trị trong suốt quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng. Nhờ đó mà sản phẩm của nhà máy có chất lượng cao, đáp ứng được nhu cầu của thị trường, nâng cao uy tín của nhà máy với bạn hàng. Các chứng từ được sử dụng để hạch toán thành phẩm là: Phiếu nhập kho, Hoá đơn GTGT ... là phù hợp với mẫu quy định hiện hành. Qua kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ nói trên đều đảm bảo ghi đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ phát sinh theo đúng thời gian, địa điểm, có chữ ký đầy đủ của các bộ phận cần thiết. Việc lập và luân chuyển chứng từ khá hợp lý, giữa các phòng ban có sự kết hợp chặt chẽ trong việc hoàn chỉnh chứng từ, nhờ đó mà tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi kiểm tra lẫn nhau giữa các bộ phận, hạn chế việc thất thoát thành phẩm. Việc kế toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp ghi thẻ song song được áp dụng ở nhà máy rất thích hợp vì việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu và máy sẽ hạn chế được những nhược điểm của phương pháp này là sự ghi chép trùng lặp về chỉ tiêu số lượng giữa kho và phòng kế toán. Kế toán tổng hợp thành phẩm ở nhà máy theo phương pháp kê khai thường xuyên đã giúp cho việc quản lý thành phẩm với số lượng, chủng loại lớn được diễn ra thuận lợi. * Kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả bán hàng Kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả bán hàng ở nhà máy nhìn chung đã phản ánh trung thực số liệu, sổ sách rõ ràng, hạch toán chính xác các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả phát sinh trong kỳ hạch toán, đảm bảo cung cấp được những thông tin cần thiết phục vụ cho công tác quản lý của nhà máy, mang lại hiệu quả kinh tế. Việc tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và luân chuyển sổ sách chứng từ trong quá trình bán hàng là tương đối hợp lý, trên cơ sở đảm bảo những nguyên tắc kế toán của chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với khả năng, trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, phù hợp với quy mô, đặc điểm kinh doanh của nhà máy. Đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở nhà máy đã hạch toán chi tiết, rõ ràng, chính xác các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ, tạo cơ sở xác định trung thực, cụ thể kết quả của từng hoạt động sản xuất kinh doanh. Từ đó giúp ban lãnh đạo, những nhà quản lý trong nhà máy đánh giá được đúng đắn tình hình sản xuất kinh doanh của nhà máy trong kỳ hạch toán. Nhìn chung công tác hạch toán kế toán tại nhà máy thuốc lá Thăng Long được thực hiện tương đối hoàn chỉnh về cả mặt thể thức và mặt nội dung. Sổ sách kế toán được in từ máy tính nên rất rõ ràng, chặt chẽ về mặt nội dung, thẩm mỹ về mặt hình thức. Các số liệu kế toán gần như không có sai sót, do nếu một người nhập sai số liệu thì lập tức phần mềm kế toán lập trình sẵn sẽ báo lại ngay cho người nhập số liệu. Do vậy công tác kế toán đã góp phần không nhỏ trong việc ổn định tình hình kinh doanh, bảo vệ tài sản của nhà máy. 3.1.2. Những tồn tại cần khắc phục. Bên cạnh những ưu điểm trên, nhà máy còn một số tồn tại có khả năng khắc phục nhằm phục vụ tốt hơn cho nhu cầu quản lý và phục vụ tới mục tiêu cuối cùng là tối đa hoá lợi nhuận đồng thời tối thiểu hoá chi phí. Một số tồn tại của nhà máy như sau: * Về hạch toán giá thực tế thành phẩm xuất kho: Hiện tại nhà máy tính giá thành thành phẩm xuất kho theo hai giá: + Giá thực tế của sản phẩm tồn kho đầu kỳ (đối với những sản phẩm xuất dùng cho các mục đích chào hàng, xuất mốc, tiếp khách, kiểm nghiệm). + Giá thực tế tính theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ (tháng) (đối với sản phẩm xuất bán nội tiêu). Cách tính giá trên là chưa phù hợp với nguyên tắc hạch toán kế toán và quyết định của Bộ tài chính về công tác hạch toán kế toán. Đồng thời, việc tính giá như vậy có thể dẫn đến hai trường hợp: Hoặc kế toán sẽ tính không đủ chi phí nếu giá thành đơn vị thực tế của sản phẩm xuất bán lớn hơn giá thành đơn vị của sản phẩm tồn kho đầu kỳ; Hoặc kế toán sẽ tính quá chi phí nếu giá thành đơn vị thực tế của sản phẩm xuất bán nhỏ hơn giá thành đơn vị thực tế của sản phẩm tồn đầu kỳ. Cả hai trường hợp , giá thành thực tế của sản phẩm tồn cuối kỳ đều không được phản ánh chính xác, có thể lớn hơn hay nhỏ hơn chi phí đã chi ra để sản xuất những sản phẩm đó. Ví dụ: Số liệu của mác thuốc Vina SG ở bảng kê nhập xuất tồn kho thành phẩm tháng 1/2005 như sau: Đơn giá của sản phẩm tồn đầu kỳ là: 3.386,78đ Đơn giá của sản phẩm xuất bán trong tháng là: 3.094,59đ Số lượng xuất bán cho các mục đích khác trong tháng là: 90 bao Giá thành thực tế của sản phẩm xuất kho cho các mục đích khác là: + Nếu tính theo đơn giá đầu kì là: 90 x 3.386,78 = 304.810,2 đ + Nếu tính theo đơn giá của sản phẩm xuất bán là: 90 x 3.094,9 = 278.513,1 đ Trong trường hợp này đã tính quá chi phí chào hàng, kiểm nghiệm…bởi thực tế nhà máy chỉ chi ra 278.513,1 đ nhưng đã tập hợp vào các tài khoản chi phí liên quan 304.810,2 đ. Khoản chênh lệch này được tính vào giá thành thực tế thành phẩm xuất bán trong tháng làm cho giá vốn thành phẩm tiêu thụ tăng 26.297,1 đ. * Về kế toán tiêu thụ thành phẩm: - Ngoài việc xuất bán sản phẩm theo phương thức bán trực tiếp, nhà máy còn áp dụng các hình thức xuất bán khác như: chào hàng, tiếp thị, tiếp khách… Các nghiệp vụ này phát sinh được nhà máy hạch toán như doanh thu sản phẩm trực tiếp. Điều này vẫn phù hợp vì cuối kỳ khi xác định kết quả kinh doanh nhà máy cũng phải nộp thuế với những sản phẩm này. Nhưng để phản ánh các nghiệp vụ này nhà máy sử dụng tài khoản 511, việc hạch toán này chưa thật sự phù hợp với quyết định của Bộ Tài Chính về hạch toán kế toán. mặt khác, việc theo dõi những khoản tiêu thụ nội bộ nhằm mục đích đánh giá hiệu quả tiêu thụ của nhà máy sẽ còn bị hạn chế do không xác định rõ doanh thu tiêu thụ từ việc bán sản phẩm bên ngoài đem lại. - Trong các phương thức tiêu thụ thành phẩm, ở nhà máy chưa có một hình thức cụ thể nào nhằm động viên, khuyến khích khách hàng thanh toán sớm tiền hàng hoặc mua hàng của nhà máy với khối lượng lớn. Từ đó có thể dẫn đến hiện tượng ứ đọng vốn, gây khó khăn trong việc tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh và tái sản xuất mở rộng trong kì tiếp theo. - Việc theo dõi tình hình thanh toán công nợ của khách hàng trên máy mới chỉ dừng lại ở việc cung cấp thông tin nguội, có nghĩa là chỉ cho biết tên khách hàng, tổng số nợ trên sổ cái và sổ chi tiết TK131, mà không biết được những thông tin về khả năng thanh toán, tình hình tài chính của khách hàng, thời hạn trả nợ. * Về sổ sách kế toán: trong hình thức NKCT, việc theo dõi tổng hợp nhập, xuất, tồn kho thành phẩm được thể hiện trên bảng kê số 8; song ở nhà máy bảng kê 8 không được lập theo đúng mẫu biểu quy định. Bảng kê 8 được mở thành các bảng sau: - Bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho thành phẩm theo dõi tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn của các loại thuốc trên một tờ sổ. - Việc theo dõi chi tiết xuất được thực hiện trên bảng kê bán hàng đã hạn chế việc theo dõi sự biến đọng của từng loại thuốc và không phản ánh đầy đủ nội dung cần theo dõi về thành phẩm. * Về phần mềm sử dụng: Các báo cáo tổng hợp, đặc biệt là các báo cáo tài chính chương trình mới chỉ liệt kê mà không phân tích được là thông qua đó nói lên điều gì. Trong nền kinh tế năng động như hiện nay thì thông tin về khả năng thanh toán (hiện thời, nhanh), kết cấu tài chính, khả năng sinh lời, thông tin về tình hình quay vòng của vốn vật tư, hàng hoá, những thông tin về tỷ lệ hoàn thành kế hoạch, tiêu thụ, tỷ lệ lãi gộp, lãi thuần, khả năng thu hồi nợ... là rất quan trọng và cần thiết. Nó giúp cho các nhà quản trị DN nắm được tình hình tài chính, tình hình kinh doanh của DN hiện tại ra sao để từ đó đưa ra các quyết định kịp thời. Tuy nhiên, phần mềm kế toán ở nhà máy lại không tính được các chỉ tiêu kinh tế cung cấp những thông tin này. 3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả bán hàng tại nhà máy thuốc lá Thăng Long. * ý kiến 1: Hạch toán thành phẩm xuất kho Để đảm bảo theo đúng nguyên tắc kế toán và quy định của Bộ Tài Chính, đồng thời để vừa đơn giản, vừa thuận tiện, hợp lý và phản ánh chính xác giá thành sản phẩm tồn đầu kỳ, thì tất cả các sản phẩm xuất kho trong tháng sẽ được hạch toán theo cùng một giá xuất, đó là giá xuất được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ (tháng). *ý kiến 2: Về kế toán tiêu thụ thành phẩm. - Để theo dõi tách bạch giữa doanh thu bán sản phẩm và doanh thu bán nội bộ, nhà máy nên tách rời doanh thu nội bộ ra khỏi doanh thu bán hàng.Khi đó kế toán sử dụng tải khoản 512-doanh thu nội bộ. Bút toán phản ánh doanh thu nội bộ được thực hiện như sau: Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 512 Cuối kì kết chuyển: Nợ TK 512 Có TK 911 Hiện nay ở công ty chưa có một hình thức khuyến khích nào đối với trường hợp khách hàng thuộc đối tượng thanh toán tiền hàng sớm hoặc mua hàng với khối lượng lớn. Theo em, trong thời gian tới Nhà máy nên đưa thêm nghiệp vụ Chiết khấu thương mại đối với những khách hàng mua với số lượng lớn và thực hiện chiết khấu thanh toán đối với những khách hàng thanh toán sớm tiền hàng theo một tỷ lệ nhất định trên doanh thu chưa có thuế GTGT, nhằm mở rộng quy mô tiêu thụ thành phẩm và khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh sòng phẳng cho nhà máy trong thời gian ngắn nhất, hạn chế vốn bị chiếm dụng. Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến Chiết khấu thương mại, kế toán sử dụng TK 521 - Chiết khấu thương mại. TK 521 dùng để phản ánh các khoản chiết khấu thương mại phát sinh trong kỳ ở côn