Đề tài Tổ chức công tác kế toán tài sản cố định tại Công ty Công trình giao thông I Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế, tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành & kiểm soát các hoạt động kinh tế. Với tư cách công cụ quản lý kinh tế, tài chính, kế toán là một lĩnh vực gắn liền với hoạt động kinh tế, tài chính, đảm nhiệm hệ thống tổ chức thông tin có ích cho các quyết định kinh tế. Vì vậy kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng không chỉ với hoạt động tài chính nhà nước, mà còn vô cùng cần thiết & quan trọng với hoạt động tài chính doanh nghiệp. Trong lịch sử phát triển của nhân loại sản xuất là cơ sở để tồn tại & phát triển xã hội loài ngươì. Muốn tiến hành sản xuất phải có đầy đủ 2 điều kiện: tư liệu sản xuất & sức lao động . Tài sản cố định là một trong những bộ phận của tư liệu sản xuất giữ vai trò tư liệu lao động chủ yếu tham gia 1 cách trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh. Chúng được coi là bộ phận cơ bản tạo nên cơ sở vật chất kỹ thuật của nền kinh tế quốc dân. Xã hội loài người ngày càng phát triển đòi hỏi các cuộc cách mạng công nghiệp phải tập trung giải quyết các vấn đề cơ khí hoá, điện khí hoá, tự động hoá các quá trình sản xuất, mà thực chất là đổi mới, cải tiến, hoàn thiện tài sản cố định. Trong điều kiện của nền kinh tế thị trường, việc đổi mới tài sản cố định các doanh nghiệp được đặt ra như một vấn đề thời sự cấp bách tài sản cố định là điều kiện quan trọng để tăng năn suất lao động xã hội và phát triển nền kinh tế quốc dân. Nước ta đang trong qua trình phát triển, vì vậy việc đổi mới, hoàn thiện cơ sở vật chất kỹ thuật của nền kinh tế nói chung và của các doanh nghiệp nói riêng luôn được chú trọng. Những năm gần đây, nhà nước thực hiện chính sách mở cửa mở cửa đa phương, đa dạng. Điều đó đã giúp cho nhiều doanh nghiệp tranh thủ được sự đầu tư của đối tác nước ngoài. Với việc đầu tư máy móc thiết bị sản xuất tiên tiến và kết quả đã sản xuất được nhiều sản phẩm đạt chất lượng tốt làm tăng tổng sản lượng quốc dân, thu nhập bình quân đầu người được cải thiện hơn. Từ đó nâng cao được hiệu sản xuất kinh doanh góp phần tăng trưởng kinh tế, dần đưa Việt nam phát triển hoà nhập cùng các nước trong khu vực và trên thế giới. Trước thực tế trên, muốn đứng vững & phát triển trong nền kinh tế thị trường, bất kỳ một doanh công nghiệp nào cũng phải không ngừng đổi mới công nghệ sản xuất kinh doanh, đồng thời không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định trong doanh nghiệp. Nếu như hạch toán kế toán với chức năng & nhiệm vụ là công cụ đắc lực của quản lý, cung cấp thông tin chính xác cho quản lý thì tổ chức kế toán tài sản cố định là yếu tố quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả quản lý & sử dụng tà sản cố định (TSCĐ ). Nhận thức được vấn đề đó, các doanh nghiệp công nghiệp nói chung cũng như Công ty công trình giao thông I Hà nội trực thuộc Sở giao thông công chính Hà nội. Thấy được việc quản lý & tổ chức công tác kế toán TSCCD có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với quá trình phát triển sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, thu hồi nhanh vốn đầu tư để tái sản xuất, không ngừng đổi mới và trang bị thêm TSCĐ. Trong quá trình thực tập & tìm hiểu thực tế ở Công ty công trình giao thông I Hà nội là một trong những doanh nghiệp áp dụng thí điểm chế độ kế toán mới, em đã chọn đề tài: " Tổ chức công tác kế toán tài sản cố định tại Công ty Công trình giao thông I Hà Nội” Nội dung nghiên cứu của đề tài này gồm có 3 phần chính: Phần thứ nhất: Những vấn đề cơ bản về kế toán TSCĐ trong doanh nghiệp sản xuất công nghiệp Phần thứ hai: Tình hình thực tế về tổ chức kế toán TSCĐ ở Công ty công trình giao thông I Hà nội. Phần thứ ba : Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ ở Công ty Công trình giao thông I Trên cơ sở những kiến thức có được trong quá trình thực tập, cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô giáo viên trường Cao đẳng Kinh tế Kỹ thuật Công nghiệp I Hà Nội. Em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài này. Vậy em mong muốn sẽ được sự ủng hộ & giúp đỡ của các thầy cô & bạn bè trong việc nâng cao hiệu quả của bản luận văn này. PHẦN THỨ NHẤT NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG GIAO THÔNG I- VỊ TRÍ & VAI TRÒ CỦA TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG SẢN XUẤT KINH DOANH 1- Khái niệm TSCĐ & vai trò của TSCĐ 1.1 Khái niệm TSCĐ Tài sản cố định là các tư liệu lao động chủ yếu & những tài sản khác có giá trị lớn & thời gian sử dụng theo chế độ hiện hành. Tuy nhiên, tuỳ theo điều kiện kinh tế, yêu cầu & trình độ quản lý kinh tế trong từng thời kỳ nhất định mà tiêu chuẩn giá trị & thời gian sử dụng cuả TSCĐ cũng khác nhau. Hiện nay ở nước ta quy định TSCĐ phải có thời gian sử dụng trên một (1) năm & có giá trị từ năm triệu (5.000.000 ) đồng trở lên . 1.2 Vai trò của TSCĐ + Tài sản cố định là một bộ phận tư liệu lao động sản xuất giữ vai trò tư liệu lao động chủ yếu trong quá trình sản xuất, chúng được coi là cơ sở vật chất kỹ thuật có vai trò cực kỳ quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh . + Tài sản cố định là điều kiện quan trọng để tăng năng suất lao động xã hội và pát triển nền kinh tế quốc dân, nó thể hiện một cách chính xác nhất năng lực & trình độ trang bị cơ sở vật chất kỹ thuậtcủa mỗi doanh nghiệp. 2- Đặc điểm của TSCĐ Khi tham gia vào sản xuất kinh doanh, TSCĐ có những đặc điểm sau : + Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất, vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến khi hư hỏng, phải loại bỏ . + Giá trị TSCĐ bị hao mòn dần & chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . 3- Yêu cầu quản lý TSCĐ Xuất phát từ đặc điểm trên TSCĐ phải đươch quản lý chặt chẽ cả về hiện vật & giá trị + Về mặt hiện vật : đòi hỏi phải quản lý suốt thời gian sử dụng hay nói cách khác phải quản lý từ việc đầu tư mua sắm, xây dựng đã hoàn thành, quá trình sử dụng tà sản cố định ở doanh nghiệp cho đến khi không sử dụng được nữa, hư hỏng, thanh lý, nhượng bán . + Về mặt giá trị : phải quản lý chặt chẽ tình hình hao mòn, việc phân bổ chi pjhí khấu hao một cách khoa học, hợp lý để thu hồi vốn đầu tư phục vụ cho việc tái đầu tư TSCĐ. Xác định giá trị còn lại của TSCĐ để giúp cho công việc đánh giá hiện trạng của TSCĐ đẻ có phương hướng đầu tư đổi mới TSCĐ . 4-Nhiệm vụ của kế toán tài sản cố định Để đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán TSCĐ cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây : + Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu một cách chính xác, đầy đủ về số lượng, hiện trạng & giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm & di chuyển TSCĐ trong nội bộ doanh nghiệp, việc hình thành & thu hồi các khoản đầu tư, bảo quản & sử dụng TSCĐ ở doanh nghiệp . + Phản ánh kịp thời giá trị hao mòn TSCĐ trong quá trình sử dụng, tình hình trích lập & sử dụng các khoản dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn, tính toán phân bổ hoặc kết chuyển chính xác số khấu hao & các khoản dự phòng vào chi phí sản xuất kinh doanh . + Tham gia lập kế hoạch sửa chữa & dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ phản ánh chính xác chi phí thực tế về sửa chữa TSCĐ, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch & chi phí sửa chữa TSCĐ . + Tham gia kiểm kê, kiểm tra định kỳ hay bất thường TSCĐ, đầu tư dài hạn trong đơn vị, tham gia đánh giá lại tài sản khi cần thiết, tổ chức phân tích tình hình bảo quản & sử dụng TSCĐ trong đơn vị . II - PHÂN LOẠI & ĐÁNH GIÁ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 1- Phân loại tài sản cố định Phục vụ cho sản xuất kinh doanh, TSCĐ trong doanh nghiệp có nhiều loại có đặc điểm khác nhau về tính năng kỹ thuật, kiểu cách, công dụng .... . Để thuận tiện cho công tác quản lý & hạch toán TSCĐ cần sắp xếp TSCĐ vào từng nhóm theo đặc trưng nhất định, tuỳ theo mục đích quản lý & yêu cầu kế toán mà chọn những tiêu thức phân loại khác nhau. Do đó TSCĐ được phân loại theo các cách sau đây. 1.1 Phân loại TSCĐ theo hình thái biểu hiện kết hợp với đặc trưng kỹ thuật & kết cấu TSCĐ + Tài sản cố định hữu hình : là các TSCĐ có hình thái vật chất cụ thể gồm : * Đất : là giá trị đất, mặt nước, mặt biển hình thái do phải chi phí để mua, đền bù, san lấp, cải tạo nhằm mục đích có được mặt bằng sản xuất kinh doanh, khai thác hoặc xây dựng cơ bản . * Nhà cửa vật kiến trúc gồm : nhà làm việc, nhà ở, nhà kho, xưởng sản xuất .... * Máy móc thiết bị gồm : máy móc thiết bị công tác ( máy lu, máy san .....) * Phương tiện vận tải : ôtô .... * Thiết bị dụng cụ quản lý gồm : các dụng cụ sử dụng trong quản lý kinh doanh, quản lý hành chính dụng cụ đo lường . * Tài sản cố định khác : gồm các loại TSCĐ chưa được sắp xếp đưa vào các loại trên + Tài sản cố định vô hình : là những TSCĐ không có hình thái vật chất, thể hiện một lượng giá trị đã được đầu tư liên quan trực tiếp đến nhiều chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp như : chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí về sử dụng đất 1.2 Phân loại TSCĐ theo quyền sở hữu : gồm có hai loại + Tài sản cố định tự có (TSCĐ thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp ). Tài sản cố định tự có là những TSCĐ hữu hình mà doanh nghiệp đầu tư từ nhiều nguồn : Ngân sách cấp, cấp trên cấp , nguồn đi vay, nguồn vốn liên doanh, nguồn biếu tặng Đó là những TSCĐ doanh nghiệp có quuyền sở hữu chính thức hoặc được Nhà nước uỷ quyền quản lý & sử dụng tài sản đó. Trong quá trình quản lý tài sản, doanh nghiệp được quyền sử dụng theo yêu cầu của mình & có thể nhượng bán cho bên ngoài + TSCĐ đi thuê : (TSCĐ không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp ) TSCĐ đi thuê là những TSCĐ doanh nghiệp công nghiệp thuê của đơn vị khác theo hợp đồng, doanh nghiệp được quyền sử dụng tài sản đó phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. TSCĐ đi thuê được phân thành TSCĐ thuê tài chính & TSCĐ thuê hoạt động . * TSCĐ thuê tài chính : phải thoả mãn 4 điều kiện sau : - Quyền sở hữu TSCĐ thuê được chuyển sang bên đi thuê khi hết hạn hợp đồng . - Hợp đồng cho phép bên đi thuê được lựa chọn mua TSCĐ thuê với giá thấp hơn giá thực tế của TSCĐ thuê tại thời điểm mua lại . - Thời gian thuê theo hợp đồng ít nhất bằng 3/4 thời gian hữu dụng của TSCĐ đi thuê. - Hình thức thuê TSCĐ tài chính là tạo điều kiện cho các doanh nghiệp có nhu cầu đầu tư nhưng lại gặp khó khăn về vốn, có khả năng đổi mới được TSCĐ phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Trong hình thức thuê TSCĐ này TSCĐ ở đây có thể hiểu như nguồn vốn vay, hợp đồng thuê TSCĐ tài chính phản ánh số tiền thuê phải trả & trong thời gian, doanh nghiệp được quyền quản lý & sử dụng TSCĐ & phải trích khấu hao vào chi phí sản xuất kinh doanh . * TSCĐ thuê hoạt động : là những TSCĐ thuê không thoả mãn bất cứ điều khoản nào của hợp đồng thuê tài chính, doanh nghiệp chỉ được quản lý & sử dụng TSCĐ trong thời gian hợp đồng & phải hoàn trả khi kết thúc hợp đồng. Doanh nghiệp chỉ phải trả chi phí thuê TSCĐ còn không phải tính khấu hao . Qua cách phân loại trên doanh nghiệp có thể tổ chức kế toán quản lý TSCĐ chặt chẽ, chính xác, thúc đẩy voiệc sử dụng TSCĐ một cách có hiệu quả, từ đó có phương án đầu tư một cách hợp lý nhất . 1.3 Phân loại TSCĐ theo công dụng kinh tế & tình hình sử dụng Theo cách phân loại này TSCĐ trong doanh nghiệp được chia làm 3 loại : + Tài sản cố định dùng trong sản xuất kinh doanh : Bao gồm tất cả các TSCĐ đang sử dụng thực tế trong hoạt dộng sản xuất kinh doanh & phục vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tuỳ theo yêu cầu quản lý có có thể chia thành TSCĐ dùng ở bộ phận sản xuất kinh doanh chính, sản xuất kinh doanh phụ, TSCĐ dùng ở bộ phận bán hành, bộ phận quản lý doanh nghiệp . + TSCĐ dùng ngoài sản xuất kinh doanh : Các tà sản được sử dụng để phục vụ đời sống văn hoá & tinh thần của con người như câu lạc bộ, thư viện, nhà trẻ v..v ... Những tài sản này được đầu tư từ quỹ phúc lợi của doanh nghiệp hoặc cũng có thể được đầu tư bằng nguồn vốn khác . + TSCĐ hư hỏng chờ giải quyết : Bao gồm những TSCĐ của doanh nghiệp bị hư hỏng chưa thanh lý hoặc những TSCĐ hiện có nhưng không có nhu cầu sử dụng đang chờ quyết định để điều chuyển hoặc nhượng bán, thu hồi lại vốn đầu tư, đối với loại này ta có thể phân chia chi tiết thành : * TSCĐ chứ cần dùng . * TSCĐ không cần sử dụng . * TSCĐ chưa thanh lý . Qua cách phân loại trên, doanh nghiệp có thuận lợi hơn trong việc nắm được tổng quát tình hình, cơ cấu TSCĐ hiện có. Trên cơ sở đó giúp cho công tác quản lý TSCĐ cũng như vốn cố định trong & ngoài sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để từ đó có biện pháp tăng cường khai thác năng lực của TSCĐ hiện có cũng như quản lý TSCĐ chặt chẽ hơn. Mặt khác cách phân loại này giúp cho người quản lý tài chính doanh nghiệp rút ra, nắm vững được tỷ trọng của từng TSCĐ so với tổng nguyên giá toàn bộ TSCĐ của doanh nghiệp. 2- Đánh giá tài sản cố định Đánh giá TSCĐ là biểu hiện giá trị TSCĐ bằng tiền theo những nguyên tắc nhất định. Đánh giá TSCĐ là điều kiện cần thiết để kế toán TSCĐ tính khấu hao và phân tính hiệu quả sử dụng TSCĐ trong doanh nghiệp. TSCĐ có thể đánh giá lần đầu hoặc có thể là đánh giá lại, song trong mọi trường hợp TSCĐ đều được đánh giá theo nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại. 2.1 Nguyên giá TSCĐ Nguyên giá TSCĐ là toàn bộ các chi phí liên quan đến việc xây dựng hoặc mua sắm TSCĐ, kể cả chi phí vận chuyển lắp đặt, chạy thử trước khi sử dụng . + Đối với TSCĐ mua sắm ( kể cả trường hợp mua TSCĐ mới hay đã dùng Nguyên giá TSCĐ bao gồm : trị giá mua của TSCĐ & chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt, chạy thử, thuế phải nộp về TSCĐ mua về (nếu có). + Đối với TSCĐ tự chế, xây dựng mới: nguyên giá của nó bao gồm gía thành thực tế ( giá quyết toán ) của TSCĐ & chi phí lắp đặt chạy thử ( nếu có) + Đối với TSCĐ được cấp : nguyên giá của nó là trị giá ghi trong (Biên bản bàn giao TSCĐ ) của đơn vị cấp & chi phí lắp đặt, chạy thử ( nếu có ) + Đối với TSCĐ được tặng biếu : nguyên giá của nó là giá trị tính toán trên cơ sở giá trị thị trường của các TSCĐ tương đương . Việc ghi sổ theo nguyên giá cho phép đánh giá đúng năng lực sản xuất, trình độ trang bị cơ sở vật chất, kỹ thuật & quy mô của đơn vị. Nó là cơ sở để tính khấu hao, theo dõi tình hình thu hồi vốn dầu tư & xác định hiệu suất sử dụng TSCĐ. Kế toán TSCĐ phải triệt để tôn trọng nguyên tắc ghi theo nguyên giá. Nguyên giá của từng đối tượng TSCĐ ghi trên sổ & báo cáo. Kế toán chỉ được xác định một lần khi tăng tài sản & không thay đổi trong suốt thời gian tồn tại của TSCĐ ở doanh nghiệp trừ các trường hợp sau : * Đánh giá lại TSCĐ . * Xây dựng trang bị thêm chp TSCĐ . * Cải tạo nâng cấp làm tăng năng lực & kéo dài thời gian hữu dụng của TSCĐ * Tháo dỡ một số bộ phận làm giảm giá trị của TSCĐ . 2.2 Giá trị còn lại của TSCĐ Trong suốt quá trình sử dụng TSCĐ, giá trị của nó bị hao mòn dần & dược tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ do đó giá trị của TSCĐ sẽ bị giảm dần. Vì vậy yêu cầu quản lý & sử dụng TSCĐ đặt ra là cần xác định giá trị còn lại của TSCĐ để từ đó có thể đánh giá được năng lực sản xuất thực của TSCĐ trong doanh nghiệp . Số đã hao mòn Nguyên giá của TSCĐ Giá trị còn lại của TSCĐ - = Trong đó số đã hao mòn chính là phần giá trị của TSCĐ đã được tính toán phân bổ vào chi phí kinh doanh để thu hồi chi phí đầu tư trong quá trình sử dụng hay nói chính là số đã khấu hao của TSCĐ. Giá trị còn lại của TSCĐ có thể thay đổi khi doanh nghiệp thực hiện đánh giá lại TSCĐ. Việc điều chỉnh gía trị còn lại được xác định theo công thức sau :GIá đánh lại của TSCĐ Giá trị còn lại của TSCĐ sau khi đánh giá lại = Giá trị còn lại của TSCĐ sau khi đánh giá lại x Nguyên giá cũ của TSCĐ Ngoài ra, giá trị còn lại của TSCĐ còn được xác định theo giá trị thực tế tại thời điểm đánh giá lạ . III - NỘI DUNG KẾ TOÁN TSCĐ 1- Hạch toán kế toán TSCĐ cần tôn trọng các nguyên tắc sau 1.1 Trong mọi trường hợp, kế toán TSCĐ phải tôn trọng nguyên tắc đánh giá theo nguyên giá ( giá thực tế hình thành 8 TSCĐ) & giá trị còn lại của TSCĐ 1.2 Kế toán TSCĐ phải phản ánh được cả ba chỉ tiêu giá trị của TSCĐ : nguyên giá, giá trị hao mòn & giá trị còn lại của TSCĐ . Nguyên giá Giá trị đã hao mòn củaTSCĐ - = Giá trị còn lại 1.3 Loại tài khoản TSCĐ phản sánh nguyên giá & giá trị hao mòn không những của toàn bộ TSCĐ hiện có thuộc sở hữu của đơn vị hình thành từ các nguồn vốn khác nhau ( nguồn vốn pháp định, nguồn vốn đầu tư XDCB, nguồn vốn cổ phần, liên doanh ... ), mà còn của các TSCĐ đơn vị đi thuê dài hạn của bên ngoài ( trường hợp đi thuê tài chính ) . 1.4 Kế toán phải phân loại TSCĐ theo đúng phương pháp phân loại đã được quy định trong các báo cáo kế toán - thống kê phục vụ cho công tác quản lý, tổng hợp chi tiêu của Nhà nước . 1.5 Đối với các khoản đầ tư tài chính dài hạn như : đầu tư chứng khoán dài hạn, đầu tư góp vốn liên doanh, đầu tư kinh doanh bất động sản ...., kế toán phải phản ánh tình hình hiện có & tăng giảm theo nguyên giá ( đối với các loại chứng khoán, bất động sản .. ) & theo số phát sinh thực tế ( đối với các khoản vốn góp liên doanh ) đồng thời phải mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi từng khoản đầu tư tài chính dài hạn & các khoản chi phí ( nếu có ), lãi phát sinh từ hoạt động đầu tư tài chính dài hạn. Loại tài khoản TSCĐ có mười tài khoản : + Nhóm TK 21 - TSCĐ, có 4 tài khoản : * TK 211 - TSCĐ hữu hình * TK 212 - TSCĐ thuê tài chính * TK 213 - TSCĐ vô hình * TK 211 - Hao mònTSCĐ + Nhóm TK 22 - Đầu tư dài hạn - có 4 tài khoản * TK 221 - Đầu tư chứng khoán dài hạn * TK 222 - Góp vốn liên doanh * TK 228 - Đầu tư dài hạn khác * TK 229 - Dự phòng giảm giá đàu tư dài hạn + Nhóm TK 24 - Các khoản đầu tư dở dang, có 2 tài khoản * TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang * TK 244 - Ký quỹ, ký cược dài hạn . 2- Kế toán chi tiết TSCĐ Kế toán chi tiết TSCĐ là công việc không thể thiếu được trong quản lý TSCĐ ở doanh nghiệp ,thật vậy TSCĐ là cơ sở vật chất kỹ thuât quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp, do đó cần phải quản lý chặt chẽ & phát huy được hiệu quả cao nhất trong quá trình sở dụng TSCĐ. Vì thế trong công tác quản lý cần phải thực hiện các yêu cầu sau đây : * Nắm chắc toàn bộ TSCĐ hiện có đang sử dụng ở doanh nghiệp cả về hiện vật & giá trị. * Nắm được tình hình sử dụng TSCĐ trong bộ phận của doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán chi tiết TSCĐ trong doanh nghiệp bao gồm các công việc đánh số hiệu TSCĐ & thực hiện kế toán chi tiết TSCĐ ở bộ phận kế toán các điạ điểm sử dụng. 2.1 Đánh số TSCĐ Là quy định cho mỗi TSCĐ một số hiệu tương ứng theo những nguyên tắc nhất định Nhờ có đánh số TSCĐ mà thống nhất được giữa các bộ phận liên quan trong việc theo dõi & quản lý sử dụng TSCĐ theo các chỉ tiêu quản lý tiện cho việc tra cứu khi cần thiết cũng như tăng cường trách nhiệm vật chất của các đơn vị & các nhân trong khi bảo quản & sử dụng TSCĐ. Trong thực tế có nhiều cách quy định đánh số hiệu TSCĐ : + Có thể dùng chữ số La Mã, chữ số ký hiệu loại, chữ cái làm ký nhóm & kèm theo một số thứ tự để chỉ đối tượng TSCĐ . + Mỗi loại TSCĐ được dành riêng một dãy chữ số nhất định trong dãy số tự nhiên . 2.2 Kế toán chi tiết TSCĐ ở bộ phận kế toán & các địa điểm sử dụng + Chứng từ kế toán : Để tạo cơ sở pháp lý cho mọi số liệu của kế toán trong quá trình hạch toán nói chung và kế toán TSCĐ nói riêng, chế độ kế toán doanh nghiệp đã quy định thống nhất về chứng từ sử dụng trong toàn bộ nền kinh tế. Đối với chứng từ bắt buộc như : (Biên bản giao nhận TSCĐ ), ( Thẻ TSCĐ ), (Biên bản đánh giá lại TSCĐ ), Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng, doanh nghiệp trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp. Các doanh nghiệp tuỳ theo hình thức kế toán áp dụng để mở sổ kế toán cần thiết. Nhưng việc tổ chức sổ kế toán phải đảm bảo nguyên tắc : Với các sổ tổng hợp kế toán TSCĐ phải mở đúng mẫu của Bộ Tài chính quy định. Còn sổ chi tiết TSCĐ tuỳ theo yêu cầu quản lý hạch toán của doanh nghiệp để thiết kế mẫu sổ cho phù hợp nhưng phải đảm bảo những nội dung cơ bản theo quy định. + Nội dung kế toán chi tiết : Bộ phận kế toán căn cứ vào chứng từ mở thẻ TSCĐ, thẻ TSCĐ được mở cho từng đối tượng ghi TSCĐ để theo dõi chi tiết từng TSCĐ của đơn vị, tình hình thay đổi nguyên giá và giá trị hao mòn đã trích từng năm của TSCĐ. Đồng thời để quản lý chi tiết từng TSCĐ riêng biệt, cũng như từng bộ phận sử dụng và người chịu trách nhiệm vật chất, kế toán còn mở hệ thống kế toán sổ chi tiết gồm (Sổ TSCĐ ) dùng để theo dõi toàn bộ TSCĐ trong từng doanh nghiệp và sổ TSCĐ theo dõi đơn vị sử dụng. 3 - Kế toán tổng hợp TSCĐ 3.1 Kế toán tổng hợp tăng giảm TSCĐ Trên cơ sở làm tốt công tác kế toán chi tiết TSCĐ đảm bảo sự đồng bộ trong công tác kế toán, giúp cho việc hạch toán chung toàn doanh nghiệp, kế toán phải phản ánh kịp thời, chặt chẽ, chính xác sự biến động về giá trị của TSCĐ trên sổ kế toán bằng việc tổng hợp TSCĐ. Theo hệ thống tài khoản của kế toán doanh nghiệp, kế toán TSCĐchủ yếu sử dụng các tài khoản thuộc loại 2 nhóm 1. Bao gồm các tài khoản sau đây : * Tài khoản 211 : (( TSCĐ hữu hình )), tài khoản này sử dụng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của những TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp và được mở các tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết TSCĐ theo kết cấu. * Tài khoản 212 : (( TSCĐ thuê tài chính )), tài khoản này được sử dụng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của những TSCĐ đi thuê dể sử dụng .Trong hợp đồng thuê phải thoả mãn những điều kiện theo quy định. Trong quá trình sử dụng, việc kế toán TSCĐ này như TSCĐ của doanh nghiệp nhưng phải theo dõi riêng biệt . * Tài khoản 213 : (( TSCĐ vô hình )), tài khoản này được sử dụng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của những TSCĐ vô hình trong doanh nghiệp và cũng mở các tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết từng loại TSCĐ vô hình có những đặc tính kinh tế khác nhau . * Tài khoản 214 : (( Hao mòn TSCĐ )), tài khoản này được sử dụng để phản ánh giá trị hao mòn đồng thời cũng là số khấu hao của TSCĐ mà đơn vị được quyền quản lý và sử dụng. Tài khoản này cũng được mở các tài khoản cấp 2 để theo dõi số đã hao mòn của từng loại tài sản, TSCĐ hữu hình, TSCĐ thuê tài chính, TSCĐ vô hình. Ngoài ra để phản ánh sự biến động TSCĐ và trích khấu hao TSCĐ người ta còn quy định sử dụng các tài khoản có liên quan như tài khoản : 111, 112, 241, 331, 411, 441, 128, 222, 228,627, 641, 642... + Nguyên tắc chung trong kế toán TSCĐ : * Việc ghi chép trên các tài khoản phản ánh các tài khoản ( 211, 212, 213 ) là nguyên giá . * Trường hợp sử dụng vốn đầu tư xây dựng cơ bản, quỹ Xí nghiệp để đầu tư TSCĐ thì đồng thời với việc ghi tăng TSCĐ là việc ghi chuyển nguồn để tăng nguồn kinh doanh còn việc sử dụng từ vốn khấu hao, vốn kinh doanh thì không hạch toán tăng từ nguồn vốn . * Việc hạch toán khấu hao đồng thời với hạch toán hao mòn TSCĐ trên tài khoản 214 . * Chỉ điều chỉnh nguyên giá TSCĐ khi quyết định đánh giá lại TSCĐ của cấp trên có thẩm quyền . * Đối với TSCĐ thuê tài chính, kế toán phải quản lý & hạch toán rieeng biệt trong quá trình thuê, chỉ khi chuyển quyền sở hữu tài sản mới được ghi vào TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp . Ta có thể đi cụ thể kế toán hợp tăng giảm của từng loại TSCĐ : a- Đối với TSCĐ hữu hình : +Kế toán tăng TSCĐ hữu hình trong một số trường hợp sau : * TSCĐ hữu hình được cấp : ( cấp vốn bằng TSCĐ ) được điều chuyển từ đơn vị tham gia góp vốn liên doanh khác hoặc được tặng, biếu, kiểm kê phát hiện thừa thiếu Nợ TK 211- TSCĐ hữu hình Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh * Mua sắm TSCĐ hữu hình ( cả mua mới hay mua lại TSCĐ đã sử dụng) Căn cứ vào các chứng từ có liên quan đến việc mua sắm TSCĐ ( hoá đơn, phiếu chi) kế toán xác định nguyên giá của TSCĐ mà ghi vào bút toán Nợ TK 111 - TSCĐ hữu hình . Có TK 111 - Tiền mặt. Có TK 331 - Phải trả cho người bán . Có TK 341 - Vay dài hạn . Nếu TSCĐ được mua sắm bằng nguồn vốn XDCB hoặc các quỹ của doanh nghiệp thì đồng thời ghi tăng TSCĐ kế toán phải ghi tăng nguồn vốn kinh doanh, giảm nguồn vốn XDCB hoặc giảm quỹ phát triển kinh doanh : Nợ TK 414 - Quỹ phát triển kinh doanh Có TK 441 - Nguồn vốn đầu tư XDCB Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh * Đối với công trình XDCB đã hoàn thành, nghiệm thu & bàn giao đưa vào sử dụng Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình. Có TK 241 - XDCB dở dang . * Nhận vốn tham gia liên doanh của các đơn vị khác bằng TSCĐ hữu hình Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình. Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh ( chi tiết nguồn vốn kd ) * Nhận lại TSCĐ trước đây đã góp vốn liên doanh : Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình. Có TK 222 - Góp vốn liên doanh . * Nhận lại TSCĐ cho thuê dài hạn hoặc chuyển TSCĐ đi thuê thành TSCĐ của doanh nghiệp : Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình. Có TK 212 - TSCĐ đi thuê tài chính . Có TK 228 - Đầu tư dài hạn khác . * Đánh giá tăng TSCĐ Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình. Có TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản . * Xử lý chênh lệch đánh giá lại TSCĐ, bổ xung nguồn vốn kinh doanh : Nợ TK 421 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản. Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh . +Kế toán giảm TSCĐ hữu hình : TSCĐ hữu hình của đơn vị giảm đi do những lý do khác nhau như : nhượng bán, thanh lý, mất mát ,phát hiện thiếu khi kiểm kê, đem góp vốn liên doanh, điều chuyển cho đơn vị khác, tháo dỡ bộ phận . * Góp vốn liên doanh bằng TSCĐ hữu hình : Nợ TK 222 – Góp vốn liên doanh (theo giá được đánh giá lại) Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ ( giá trị hao mòn) Nợ TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản ( trường hợp phát sinh chênh lệch giảm ) . Có TK 211 - TSCĐ hữu hình . * TSCĐ hữu hình cho thuê dài hạn : Nợ TK 228 - Đầu tư dài hạn khác Có TK 211 - TSCĐ hữu hình . * Cấp cho đơn vị phụ thuộc TSCĐ : Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ Có TK 211 - TSCĐ hữu hình . * Giá trị TSCĐ thiếu chờ sử lý Nợ TK 138 - Phải thu khác. Có TK 211 - TSCĐ hữu hình . * Trả lại vốn góp liên doanh bằng TSCĐ: Nợ TK 411 - NGuồn vốn kinh doanh . Có TK 211 - TSCĐ hữu hình . * Chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ hữu hình Nợ TK 821 - Chi phí bất thường Có TK 111 - Tiền mặt Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng . * Thu nhập thanh lý, nhượng bán TSCĐ hữu hình : Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 112 - Tiền gửu ngân hàng Nợ Tk 152 - Nguyên liệu, vật liệu Nợ Tk 153 - Phải thu của khách hàng Có TK 721 - Thu nhập bất thường b - Đối với TSCĐ vô hình : + Kế toán tăng TSCĐ vô hình * Hạch toán mua TSCĐ vô hình Nợ TK 213 - TSCĐ vô hình Có TK 111 - Tiền mặt . * Nhận vốn cổ phần, vốn liên doanh bằng TSCĐ vô hình Nợ TK 213 - TSCĐ vô hình Có TK 441 - Nguồn vốn kinh doanh . * TSCĐ vô hình tăng là chi phí về lợi thế thương mại nó thường gắn liền với TSCĐ hữu hình kế toán ghi NợTK 211 - TSCĐ hữu hình Nợ TK 213 - TSCĐ vô hình Có TK 111 -Tiền mặt Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng Có TK 331 - Phải trả cho người bán . * Giá trị TSCĐ vô hình là các chi phí hình thành trong một quá trình như chi phí thành lập, chuẩn bị sản xuất ..... # Tập hợp chi phí thực tế phát sinh, kế toán ghi : NợTK 241 - XDCB dở dang Nợ TK 111 - Tiền mặt Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng # Khi kết thúc quá trình đầu tư, kế toán phải tổng hợp, tính toán chính xác tổng chi phí phát sinh & ghi sổ Nợ TK 213 - TSCĐ vô hình Có TK 241 - XDCB dở dang * Định kỳ, đơn vị phải tính & trích khấu hao vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng có liên quan ghi Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ + Kế toán giảm TSCĐ vô hình : Hạch toán việc nhượng bán, thanh lý TSCĐ vô hình cũng giống như TSCĐ hữu hình. c - Đối với TSCĐ thuê tài chính + Kế toán tại đơn vị đi thuê TSCĐ Trình tự kế toán đơn vị đi thuê được thể hiện qua sơ đồ sau 6274,6414,6424 212 214 111, 112 342 (2) (a) (a) (1) 211 315 (b) 142 (b) 3 Ghi chú : (1) - Nợ thuê TSCĐ thuê tài chính (a) - Giá trị TSCĐ thuê tài chính (b) - Số lãi thuê phải trả hoặc số chênh lệch giã tổng số thiền thuê & nguyên giá . (2) - Tính trích khấu hao TSCĐ (a) - Trả lại TSCĐ cho bên cho thuê (b) - Đơn vị cho thuê chuyển giao quyền sở hữu cho đơn vị đi thuê . + Kế toán tại đơn vị cho thuê TSCĐ : TSCĐ cho thuê tài chính, về thực chất là một khoản vốn bằng hiện vật cho bên ngoài thuê. TSCĐ vẫn thuộc quyền sở hữu của bên cho thuê. Bên cho thuê phải theo dõi TSCĐ đã cho thuê tài chính về mặt hiện vật & hạch toán giá trị TSCĐ cho thuê như một khoản đầu tư tài chính. Trình tự kế toán tại đơn vị cho thuê thể hiện qua sơ đồ sau : 811 211 228 (a) (1) 214 (3) 111,112 711 (b) (2) (4) Ghi chú : (1) - Phản ánh giá trị TSCD cho thuê tài chính (a) - Giá trị thực tế của TSCĐ cho thuê (b) - Giá trị hao mòn nếu có (2) - Tiền thuê TSCĐ ( căn cưa vào hợp đồng kinh tế ghi số tiền phải thu hoặc căn cứ vào phiếu thu ghi số tiền thu được ) (3) - Giá trị TSCĐ cho thuêcần phải thu hồi trong quá trình đầu tư (4) - Hết thời hạn nhận lại TSCĐ . d - Đối với TSCĐ thuê hoạt động TSCĐ thuê hoạt động là TSCĐ thuê không thoả mãn các tiêu chuẩn về tài chính, khi thuê xong TSCĐ được giao trả lại cho bên thuê . + Kế toán tại đơn vị đi thuê Kế toán đi thuê TSCĐ hoạt động sử dụng các tài khoản : TK 001; TK 627; TK 641; TK 642; TK 331; TK 111; TK 112 * Số tiền thuê TSCĐ phải trả cho đơn vị cho thuê : Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung . Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng . Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 331 - Phải trả cho người bán Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác * Thuê trong thời gian dài Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung . Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng . Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 342 - Nợ dài hạn * Kết chuyển chi phí phải trả với số lượng lớn Nợ TK 142 - Chi phí trả trước . Có TK 342 - Nợ dài hạn * Phân bổ chi phí được thuê vào chi phí sản xuất kinh doanh Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung . Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng . Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 142 - Chi phí trả trước . * Khi trả tiền cho đơn vị cho thuê Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán Nợ TK 338 - Phải trả phải nộp khác Có TK 111 - Tiền mặt Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng + Kế toán tại đơn vị cho thuê * Chi phí hoạt động cho thuê gồm khấu hao TSCĐ & chi phí khác Nợ TK 821 - Chi phí hoạt động bất thường Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ Có TK 111 ; 112 ; 152 ; 331. * Tiền thu về cho thuê TSCĐ hoạt động Nợ TK 111 ; 112 ; 152 ; 331. Có TK 721 - Thu nhập bất thường 3.2 Kế toán khấu hao & hao mòn TSCĐ a.Hao mòn tài sản : TSCĐ tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh. Do đó nó bị tác động bởi nhiều yếu tố, bị giảm giá trị & giá trị sử dụng, hay ta nói cách khác TSCĐ bị hao mòn dần. Trong các yếu tố đó có những yếu tố thuộc tác động cơ lý hoá bởi điều kiện làm việc, bảo quản, quá trình sử dụng, đồng thời có những yếu tố thuộc tiến bộ khoa học kỹ thuật, vì vậy hao mòn TSCĐ thường được chia làm hai loại : + Hao mòn hữu hình : là sự hoa mòn vật chất trong quá trình sử dụng, bị hao mòn hư hỏng từng bộ phận & bị mất dần giá trị sử dụng ban đầu . + Hao mòn vô hình : là sự giảm giá TSCĐ do phát triển của khoa học kỹ thuật đã cho ra đời những TSCĐ thay thế có tính năng, công dụng tốt, giá thành rẻ hơn những TSCĐ mà doanh nghiệp dang sử dụng. Hao mòn vô hình phát triển nhanh hay chậm phụ thuộc vào nhịp độ phát triển của tiến bộ khoa học kỹ thuật & sự tăng năng suất của những TSCĐ cùng loại. Vì thế để tính toán xác định thời gian hữu ích của TSCĐ doanh nghiệp cần nhận thức đúng hao mòn của TSCĐ, đồng thời phải xác định & sử dụng một cách hợp lý cả hai yếu tố : + Hao mòn hữu hình + Hoa mòn vô hình b. Khấu hao TSCĐ : Khấu hao TSCĐ là sự biểu hiện bằng tiền phần giá trị hao mòn TSCĐ việc trích khấu hao TSCĐ là nhằm thu hồi vốn đầu tư trong một htời gian nhất định để tái sản xuất TSCĐ khi TSCĐ bị hư hỏng phải thanh lý, loại bỏ khỏi quá trình sản xuất . c. Các phương pháp tính khấu hao tuyến tính : Trong công tác quản lý & sử dụng TSCĐ có hiều cách phân bổ khấu hao TSCĐ. Song tuỳ thuộc vào điều kiện sản xuất mà mỗi doanh nghiệp lựa chọn phương pháp tính khấu hao cho phù hợp : + Phương pháp khấu hao tuyến tính + Phương pháp khấu hao theo sản lượng + Các phương pháp khấu hao nhanh . Hiện nay theo quyết định dsố 351- TC/QĐ/CĐKT ngày 22/5/97 của Bộ tài chính, Mức khấu hao hàng năm của các doanh nghiệp được xác định theo công thức : = Tỷ lệ khấu hao x Nguyên giá của TSCĐ Mức khấu hao hàng năm Từ đó ta tính được mức khấu hao hàng tháng là : Mức khấu hao hàng năm Mức khấu hao hàng năm = 12 Chú ý khi áp dụng phương pháp náy, thì mức khấu hao trong quá trình sử dụng giữa các năm sẽ có sự khác nhau & quá trình phân bổ chi phí, thu hồi vốn đầu tư giữa các kỳ kinh doanh cũng khác nhau. Đối với những TSCĐ được sử dụng cho việc làm thêm ca thêm giờ hoặc TSCĐ phải làm việc trong điều kiện khắc nghiệt thì doanh nghiệp có thể tăng tỷ lệ khấu hao. Theo quy định hiện nay ở nước ta : TSCĐ tăng ( giảm ) trong kỳ này thì sang kỳ sau mới tính tăng( giảm) khấu hao TSCĐ do đó để đơn giản cho việc tính khấu hao số khấu hao kỳ này được xác định theo công thức : Số khấu hao giảm Số khấu hao tăng Số khấu hao kỳ trước Số khấu hao kỳ này - = + Như vậy việc nghiên cứu các phương pháp tính khấu hao TSCĐ là một căn cứ quan trọng phục vụ cho người quản lý & kế toán TSCĐ quyết định việc thu hồi & bảo toàn vốn cố định .Đó cũng là căn cứ phục vụ cho việc lập kế hoạch khấu hao TSCĐ của doanh nghiệp . d. Kế toán tổng hợp hao mòn TSCĐ Kế toán hao mòn & khấu hao TSCĐ được phản ánh đồng thời trên tài khoản 214 ( Hao mòn TSCĐ ) . Kế toán tổng hợp khấu hao TSCĐ được khái quát trên sơ đồ : 627 ,641,642 214 211,213 241 821,138 1a 3 142, 335 222,228 211 411 2 111; 112 ; 338 4a 009 1b 4b Ghi chú : (1) - Trích khấu hao TSCĐ (2) - Nhận TSCĐ trong nọi bộ đã khấu hao (3) - Giảm TSCĐ đã khấu hao (4) - Khấu hao nộp cấp trên ( nếu không được hoàn trả ) Ngoài ra để theo dõi việc sử dụng nguồn vốn khấu hao cơ bản, người ta sử dụng TK ngoài bảng 009. Kết cấu TK 009 nguồn vốn khấu hao . + Bên nợ : nguồn vốn khấu hao giảm + Bên có : nguồn vốn khấu hao tăng + Số dư bên có : nguồn vốn khấu hao hiện còn ở doanh nghiệp . 4. Kế toán sửa chữa TSCĐ TSCĐ là những tư liệu lao động chủ yếu có thời gian sử dụng lâu dài, chúng chịu ảnh hưởng trực tiếp của những tác động cơ, lý hoá làm cho TSCĐ bị hao mòn, hư hỏng dần. Để đảm bảo cho TSCĐ hoạt động được bình thường trong suốt thời gian sử dụng doanh nghiệp phải tiến hành sửa chữa các bộ phận hao mòn hư hỏng đó. Tuy nhiên trong hoạt động sửa chữa có phản ánh các chi phí phát sinh liên quan tới TSCĐ, vì vậy hạch toán cần phải tuân theo các chuẩn mực chung : + Thứ nhất : các khoản chi phí phát sinh có liên quan đến TSCĐ chỉ được hạch toán TSCĐ nếu chúng thực sự cải thiện tình trạng hiện hữu của TSCĐ đó, thêm vào trạng thái tiêu chuẩn ban đầu của TSCĐ đó như : * Thay đổi một số bộ phận của tài sản, làm cho thời gian hữu ích của chúng được tăng lên, bao gồm cả việc tăng công suất của chúng . * Cải tiến các bộ phận của máy móc thiết bị làm tăng một cách đáng kể sản lượng sản phẩm sản xuất ra . * Việc áp dụng quy trình sản xuất mới làm giảm cơ bản các chi phí sản xuất . + Thứ hai : Các chi phí sửa chữa bảo dưỡng TSCĐ nhằm mục đích khôi phục hoặc bảo tồn khả năng đem lại lợi ích kinh tế tài sản từ trạng thái tiêu chuẩn ban đầu, vì thế chúng được hạch toán như một chi phí phát sinh. Các doanh nghiệp căn cứ vào quy mô tính chất công việc sửa chữa để phân thành : * Sửa chữa thường xuyên TSCĐ : là công việc sửa chữa mang tính chất lặt vặt, bảo dưỡng để giữ cho TSCĐ có trạng thái tốt, bình thường, chi phí sửa chữa thường xuyên phát sinh một cách đều đặn, giá trị lại tương đối thấp nên được ghi thẳng vào chi phí cho các đối tượng sử dụng TSCĐ đó . * Sửa chữa lớn TSCĐ : có giá trị tương đối lớn, việc sửa chữa tiến hành có định kỳ hàng năm hoặc vào ba năm một lần theo kế hoạch đã dự toán, trong thời gian tiến hành sửa chữa lớn có khi phải ngừng hoạt động một thời gian. Để theo dõi quá trình sửa chữa lớn TSCD doanh nghiệp được mở tài khoản 241( 2413). Xây dựng cứ bản dở dang để hạch toán. Tuỳ theo quy mô, tính chất của công việc sửa chữa & tuỳ theo khả năng, doanh nghiệp có thể tiến hành sửa chữa TSCĐ theo các phương thức tự làm hoặc thuê ngoài . 4.1 Kế toán sửa chữa TSCĐ theo phương thức tự làm + Đối với sửa chữa thường xuyên : Chi phí sửa chữa thường ít nên phản ánh trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh của bộ phận có TSCĐsửa chữa Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung . Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng . Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ Có TK 111 - Tiền mặt . Có TK 112 -Tiền gửi ngân hàng Có TK 334 - Phải trả người bán Có TK 112 - Phải trả, phải nộp khác + Đối với sửa chữa lớn TSCĐ : Căn cứ vào các chứng từ tập hợp chi phí Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ Có TK 334 - Phải trả người bán Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác + Đối với công trình sửa chữa lớn hoàn thành : Nếu doanh nghiệp không trích trước chi phí sửa chữa lớn : - Kết chuyển giá trị thực tế công trình sửa chữa lớn hoàn thành : Nợ TK 124 - Chi phí trả trước Có TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang - Phân bổ dần cho phí sửa chữa lớn vào chi phí sản xuất kinh doanh Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 142 - Chi phí trả trước . Nếu doanh nghiệp trích trước chi phí sửa chữa lớn : - Căn cứ vào kế hoạch trích trước chi phí sửa chữa vào chi phí sản xuất kinh doanh Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 335 - Chi phí phải trả ( chi tiết trích trước sửa chữa lớn TSCĐ ). - Khi công trình hoàn thành ghi : Nợ TK 335 - Chi phí phải trả Có TK 214 - Xây dựng cơ bản dở dang Cuối nên độ xử lý chênh lệch giữa khoản trich trước & chi phí thực tế phát sinh - Nếu số trích trước lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì số chênh lệch được ghi giảm chi phí : Nợ TK 335 - Chi phí trả trước Có TK 627, 641, 642 - Nếu số trích trước nhỏ hơn chi phí thực tế phát sinh thì số chênh lệch đượctrích vào chi phí : Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 335 - Chi phí phải trả 4.2 Kế toán sửa chữa TSCĐ theo phương thức cho thầu Căn cứ vào hợp đồng sửa chữa & biên bản giao nhận TCSĐ sửa chữa lớn hoàn thành ghi sổ phải trả cho người nhận thầu : Nợ TK 241 - XDCB dở dang Có TK 331 - Phải trả cho người bán Tuỳ thuộc vào việc doanh nghiệp có hay không trích trước chi phí thực tế về sử chữa lớn vào tài khoản 142 chi phí trả trước hoặc vào tài khoản 335 chi phí phải trả tương tự như đối với sửa chữa TSCĐ theo phương thức tự làm . PHẦN THỨ HAI TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG XÂY DỰNG GIAO THÔNG TẠI CÔNG TY CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG I I - ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY 1 - Vài nét về sự hình thành & phát triển của Công ty Công ty công trình giao thông I ngày nay trước đây là Xí nghiệp cầu đường ngoại thành Hà nội. Được thành lập theo ngày 15 tháng 7 năm 1965 theo quyết định của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà nội trực thuộc Sở giao thông công chính Hà nội là doanh nghiệp thuộc ngành xây dựng cơ bản với nhiệm vụ chủ yếu : xây dựng, sửa chữa các công trình giao thông. Từ ngày thành lập cho đến những năm 90 các công trình của Công ty thi công đều nằm trong kế hoạch được giao hàng năm & nguồn vốn chủ yếu từ ngân sách cấp xuống. Công việc của Công ty đa phần tập trung vào duy tu bảo dưỡng các tuyến đường thuộc phạm vi ngoại thành Hà nội. Năm 1990 đến nay khi nhà nước chuyển đổi cơ chế bao cấp sang cơ chế hạch toán kinh doanh. Cùng với sự chuyển đổi của nền kinh tế & để phù hợp với tình hình đó Công ty chuyển đỏi sang lĩnh vực kinh doanh. Bên cạnh việc đảm nhận công việc duy tu bão dưỡng các tuyến đường do Công ty được Sở GTCCC giao quản lý, Công ty còn tham gia đấu thầu các công trình ngoài, nâng cấp các tuyến đường thuộc kế hoạch của Sở GTCC , đảm nhận công việc khảo sát thiết kế các tuyến đường được giao . Để đảm bảo đứng vững trên thị trường & uy tín đối với Nhà nước, công ty không ngừng chú trọng chất lượng của từng công trình, cải tiến kỹ thuật, nâng cao trình độ của cán bộ, công nhân, trang bị thêm máy móc thiết bị mới để phục vụ sản xuất. Có những công trình có quy mô lớn, trình độ kỹ thuật cao nhờ rải thảm bê tông nhựa ASFAN. Đặc biệt từ năm 1995 đến nay do xác định được hướng đi đúng đắn, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty phát triển mạnh, sản lượng tăng, nộp ngân sách nhà nước tăng nên đời sống cán bộ công nhân viên Công ty được nâng lên rõ rệt. Vượt lên mọi khó khăn đứng vững trong cơ chế thị trường hiện nay là cả một sự cố gắng lớn của Lãnh đạo cũng như toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty. Trong hai năm 2000 –2005 Công ty đã đạt được những thành tích sau : Sơ đồ 1 : Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2000 Năm 2005 Tài sản cố định đồng 2.57.109.174 2.547.109.174 Tài sản lưu động đồng 14.054.375.449 17.743.394.155 Doanh thu đồng 22.604.433.852 Lợi nhuận sau thuế đồng 438.021.717 Nộp ngân sách đồng (269.496.298) (948.437.713) Thu nhập bình quân đồng 664.000 1.193.000 2 - Đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 2.1- Đặc điểm tổ chức sản xuất Do đặc điểm của Công ty là ngành xây dựng cơ bản, sản phẩm chủ yếu là những con đường. Theo lế hoạch đặt ra của nhà nước có tính chất quốc gia, nên không thể tiến hành xây dựng một cách tuỳ tiện mà phải có quy định cụ thể đối với từng hạn mức công trình theo thiết kế. Công ty Công trình giao thông I tổ chức sản xuất thành 6 Xí nghiệp sản xuất trong đó có 3 Xí nghiệp thường xuyên quản lý, duy tu, bảo dưỡng các tuyến đường thuộc 3 Huyện ngoại thành Hà nội đó là : 1 - Xí nghiệp duy tu cầu đường Gia lâm 2 - Xí nghiệp duy tu cầu đường Đông anh 3 - Xí nghiệp duy tu cầu đường Sóc sơn Hai đội trung tu chuyên làm công việc nâng cấp các tuyến đường theo kế hoạch, các công trình ngoài, các công trình đấu thầu : 4 - Xí nghiệp xây dựng cầu đường số 4 5 - Xí nghiệp xây dựng cầu đường số 5 6 - Xí nghiệp thi công cơ giới phục vụ máy móc, phương tiện vân chuyển để thi công các công trình khi có lệnh . SƠ ĐỒ CƠ CẤU SẢN XUẤT CHUNG CỦA CÔNG TY Sơ đồ 2 : Công ty công trình giao thông I Hà nội Hành chính sự nghiệp Bộ phận sản xuất Bộ phận quản lý Xí nghiệp Sóc sơn Xí nghiệp Đông anh Xí nghiệp Gia lâm Xí nghiệp số 4 Xí nghiệp số 5 Xí nghiệp thi công CG Đội khảo sát thiết kế Hành chính Bảo vệ Bộ phận KH - KT Bộ phận vật tư Bộ phận kế toán Bộ phận QLĐ Bộ phận tổ chức Sơ đồ 3 : SƠ ĐỒ QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT Lu lèn Tưới nhựa Lu lèn Rải thảm BT ASFAN Tưới nhựa dính bám Lu lèn Vật tư Ra đá 2.2 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Công ty công trình giao thông I Hà nội tổ chức thành các phòng ban sau : + Ban Giám đốc + Phòng quản lý đường  + Phòng tài vụ + Phòng hành chính + Phòng chế độ + Phòng bảo vệ + Phòng kế hoạch - kỹ thuật + Khảo sát thiết kế  +Phòng vật tư   Nhiệm vụ cơ bản của các phòng ban Ban Giám đốc : bao gồm một Giám đốc & hai phó Giám đốc * Giám đốc : phụ trách toàn bộ công việc kinh doanh của Công ty * Hai phó Giám đốc : giúp việc cho Giám đốc - Một phó Giám đốc : trực tiếp chỉ đạo công việc duy tu . - Một phó Giám đốc : trực tiếp chỉ đạo công việc trung tu . Tham gia đề xuất với Giám đốc những chủ trương, biện pháp để tăng cường công tác quản lý sản xuất kinh doanh * Phòng Kế hoạch - kỹ thuật : lập dự toán, bản vẽ, hồ sơ thiết kế các công trình, giám sát trực tiếp các công trình trung tu, quản lý máy móc, thiết bị, là nơi điều động máy móc đến công trường, xem xét khối lượng để cấp hạn mức vật tư cho các công trình . * Phòng Quản lý đường : quản lý trực tiếp ba đội duy tu, tiến hành lập hồ sơ dự toán, quyết toán & cấp hạn mức vật tư cho các công trình duy tu . * Phòng Chế độ : quản lý lao động, duyệt thanh quyết toán lương, giải quyết các chế độ chính sách người lao động . * Phòng Tài vụ : ngoài việc cung cấp thông tin về tình hình tài chính về kết quả kinh doanh là cơ sở cho ban Giám đốc ra quyết định kinh doanh. Bộ phận này còn cung cấp đầy đủ chính xác các tài liệu về việc cung ứng dự trữ, sử dụng từng loại tài sản để góp phần quản lý & sử dụng các tài sản đó được hợp lý, theo dõi việc thanh toán các công trình với cấp chủ quản . * Phòng Vật tư : đảm bảo cung cấp kịp thời về số lượng, chất lượng & chủng loại vật tư cho sản xuất. Bộ phận này thường xuyên cử người đi mua vật tư, tổ chức quản lý tình hình nhập xuất vật tư một cách chặt chẽ đồng thời còn có nhiệm vụ lập các chứng từ về nhập xuất vật tư . * Phòng Hành chính : phục vụ các hội nghị, tiếp khách, mua sắm thiết bị văn phòng, quản lý hồ sơ công văn (đi, đến ) . * Phòng Bảo vệ : bảo vệ tài sản Công ty . * Khảo sát thiết kế : đảm nhận công việc khảo sát thiết kế các công trình của Công ty & các công trình ngoài. Các bộ phận này được phân công chuyên môn hoá theo các chức năng quản lý, có nhiệm vụ giúp Ban Giám đốc đề ra các quyết định theo dõi hướng dẫn các bộ phận sản xuất & cấp dưới thực hiện các quyết định & nhiệm vụ phân công. Các bộ phận chức năng chỉ hoàn thành không những chỉ hoàn thành nhiệm vụ của mình mà còn phải phối hợp lẫn nhau đảm bảo cho hoạt động sản xuất cuả Công ty . BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY ĐƯỢC MÔ PHỎNG THEO SƠ ĐỒ SAU GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng kế hoạch kỹ thuật Phòng Quản lý đường Phòng Vật tư Phòng Bảo về Khảo sát thiết kế Phòng Hành chính Phòng Tài vụ Phòng Chế độ Xí nghiệp Gia lâm Xí nghiệp Đông anh Xí nghiệp Sóc sơn Xí nghiệp số 4 Xí nghiệp số 5 Xí nghiệp thi công cơ giới Mối quan hệ trực tiếp Mối quan hệ chức năng Phục vụ đắc lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ở các Xí nghiệp sản xuất bộ máy quản lý bao gồm * Một Giám đốc Xí nghiệp chịu trách nhiệm về phần điều hành công việc của Xí nghiệp * Một phó Giám đốc Xí nghiệp giúp việc cho đội trưởng giám sát tình hình tiến độ thi công . 3 - Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Công ty công trình giao thông I được tổ chức theo hình thức tập trung. Mọi công tác kế toán được thực hiện ở bộ phận kế toán của Công ty, từ việc thu thập kiểm tra chứng từ, ghi sổ chi tiết đến việc lập các báo cáo kế toán. Các Xí nghiệp sản xuất không có tổ chứ kế toán riêng. Chính nhờ sự tập trung của công tác kế toán này mà Công ty nắm được toàn bộ thông tin từ đó có thể kiểm tra đánh giá chỉ đạo kịp thời. Mọi nhân viên kế toán được điều hành trực tiếp từ một người lãnh đạo đó là : Kế toán trưởng. Bộ phận kế toán của Công ty có tám người trong đó có chức năng nhiệm vụ của từng người được phân công việc như sau : * Kế toán trưởng : là người giúp việc cho Giám đốc về công tác chuyên môn, phổ biến chủ trương & chỉ đạo công tác chuyên môn của bộ phận kế toán chịu trách nhiệm trước cấp trên về chấp hành luật pháp, thể lệ, chế độ tài chính hiện hành. Là người kiểm tra tình hình tài chính về vốn & huy động sử dụng vốn. Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức sử dụng vốn có hiệu quả , khai thác các khả năng tiềm tàng của tài sản, cung cấp các thông tin về tình hình tài chính một cách chính xác kịp thời & toàn diện giúp ban Giám đốc ra quyết định kinh doanh, cùng với các bộ phận có liên quan kế toán trưởng tham gia ký kết các hợp đồng kinh tế, xây dựng các kế hoạch tài chính của Công ty. Tại Công ty công trình giao thông I Hà nội Kế toán trưởng có nhiệm vụ theo dõi phụ trách chung công tác văn phòng . * Kế toán chi phí & giá thành : tiến hành phân bổ các chi phí sản xuất cho từng đối tượng sử dụng, trích giá thành cho từng công trình & xác định chi phí sản xuất dở dang cuối cùng có trách nhiệm thanh quyết toán công trình về mặt tài chính với các đơn vị chủ quản . * Kế toán vật liệu & công cụ dụng cụ : là người theo dõi tình hình nhập xuất các loại vật liệu & công cụ trong kỳ. Hàng ngày kế toán vật liệu & công cụ dụng cụ phải ghi các số liệu từ chứng từ vào sổ chi tiết, tính giá thực tế vật tư xuất kho. Cuối tháng lập bảng kê số 3 " Tính giá thực tế vật liệu & công cụ dụng cụ, nhật ký chứng từ số 5 “ Phải trả người bán " & " Bảng phân bổ vật liệu & công cụ dụng cụ " để chuyển kế toán tổng hợp. Đồng thời kế toán vật liệu & công cụ dụng cụ còn có nhiệm vụ theo dõi tình hình sử dụng vật tư theo hạn mức & số tồn kho . * Kế toán tài sản cố định : là người theo dõi tình hình tăng giảm, khấu hao TSCĐ . * Kế toán tiền lương : theo dõi việc tính trả lương & phân bổ chi phí tiền lương vào các đối tượng tính giá thành . * Kế toán ngân hàng : theo dõi tình hình thu chi tiền gửi ngân hàng . * Thủ quỹ : Là người quản lý số lượng tiền mặt tại Công ty, chịu trách nhiệm thu tiền công trình & chi tiền mặt . * Kế toán thanh toán & tổng hợp : Có trách nhiệm theo dõi việc vay & trả các khoản phải thu, phải trả nội bộ. Cuối tháng kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tập hợp tất cả các số liệu đã được hạch toán theo từng khâu, kiểm tra độ chính xác để lập bảng cân đối phát sinh rồi ghi vào sổ cái. Cuối quý & cuối niên đọ kế toán có nhiệm vụ lập các báo cáo tài chính Sơ đồ 4 : KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán NH Kế toán TM Kế toán TM Kế toán Giá thành Kế toán Tiền lương Kế toán vật liệu Kế toán TSCĐ Nhân viên kinh tế các Xí nghiệp Mối quan hệ trực tuyến Mối quan hệ chức năng Hình thức kế toán của Công ty áp dụng là hình thức nhật ký chứng từ, phương pháp hạch toán kế toán vật liệu & công cụ dụng cụ, áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Đây là hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm của Công ty, tạo điều kiện cập nhật hàng ngày các nghiệp vụ phát sinh, tạo điều kiện cho việc tập hợp chi phí sản xuất & tính giá thành được rõ ràng . Cụ thể kế toán sử dụng các sổ sách : + Sổ chi tiết bao gồm sổ sách kế toán chi tiết TSCĐ, vật liệu . + Sổ tổng hợp, bảng kê, nhật ký, chứng từ, sổ cái .... + Niên độ kế toán áp dụng là một năm, kỳ kế toán thông thường báo cáo theo từng quý . + Trình tự ghi sổ kế toán theo sơ đồ hình thức nhật ký - chứng từ Chứng từ gốc & các bảng phân bổ BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Thẻ & sổ kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ Bảng kê  Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng  Đối chiếu, kiểm tra 4- Tình hình chung về công tác quản lý TSCĐ + Do đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty là xây dựng, sửa chữa & nâng cấp cải tạo đường xá với quy mô hoạt động loại vừa, nên thiết bị, máy móc của Công ty có những đặc điểm riêng biệt, chủ yếu là xe máy đặc chủng trong thi công xây dựng . + Xuất phát từ đặc điểm riêng biệt của nghành nên Công ty phải tiến hành phân loại TSCĐ theo ba loại chính là máy thi công, dụng cụ sản xuât & ôtô. Ngoài ra còn có hệ thống nhà xưởng, nhà kho, nhà để xe, nhà làm việc ,nhà tập thể cho CBCNV. + Công tác quản lý TSCĐ của Công ty chủ yếu giao cho từng Xí nghiệp quản lý các dụng cụ sản xuất. Các xe máy thi công & ôtô Công ty giao cho Xí nghiệp thi công cơ giới của Công ty quản lý & điều động theo lịch trình từng hạng mục công trình . +Công tác đánh giá TSCĐ của Công ty được tiến hành sau cuối mỗi niên độ kế toán Căn cứ vào sổ sách kế toán chi tiết TSCĐ kết hợp đối chiếu với sổ cái ta tập hợp được các số liệu như sau : Nguyên giá TSCĐ Đơn vị Năm 2000 Năm 2005 1 - Số đầu năm : + Ngân sách + Tự bổ xung + Vốn khác triệu đồng triệu đồng triệu đồng triệu đồng 5.993.285.635 3.040.774.729 2.952.510.906 2 - Tăng trong năm + Ngân sách + Tự bổ xung triệu đồng triệu đồng triệu đồng 1.217.384.999 346.609.809 870.775.190 3 - Giảm trong năm + Ngân sách + Tự bổ xung triệu đồng triệu đồng triệu đồng 4 - Số cuối năm + Ngân sách + Tự bổ xung + Vốn khác triệu đồng triệu đồng triệu đồng triệu đồng 7.210.670.634 3.387.384.538 3.823.286.096 II – Tổ chức kế toán chi tiết TSCĐ 1 - Hạch toán ban đầu + Trong tháng kế toán TSCĐ nhận được quyết định giao TSCĐ cho một đơn vị sản xuất hoặc phòng ban nào đó. Kế toán phải có trách nhiệm tìm đối chiếu với phiếu chi tiền mua TSCĐ & chi phí khác kèm theo : vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt chạy thử . Căn cứ vào hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho hoặc biên bản bàn giao TSCĐ kế toán phân loại tài sản, đánh số tài sản & lập thẻ tài sản. Đồng thời vào sổ chi tiết tài sản về nguyên giá, vào sổ khấu & bắt đầu tính khấu hao . + Nếu kế toán nhận được quyết định cho phép thanh lý tài sản, biên bản thanh lý tài sản, thì kế toán có nhiệm vụ ghi giảm tầi sản trên sổ chi tiết về nguyên giá, giảm khấu hao trong tháng . Có thể ghi theo trình tự sau : Sổ khấu hao TSCĐ + Bắt đầu tính KH + Chấm dứt tính KH Sổ TSCĐ + Tăng nguyên giá TSCĐ + Giảm nguyên giá TSCĐ + Biên bản bàn giao TS + Biên bản thanh lý TS 2 3 1 Lập thẻ TSCĐ + Trường hợp TSCĐ đã hết khấu hao, kế toán có nhiệm vụ chuyển TS sang phần đã hết giá trị để theo dõi, nếu vẫn còn giá trị sử dụng thì tiếp tục khấu hao & lập kế hoạch sửa chữa để tiếp tục hoạt động. Khi nào được phép thanh lý mới được ghi giảm nguyên giá tài sản & chấm dứt tính khấu hao tài sản, xoá thẻ chi tiết TSCĐ . + Còn những TSCĐ vẫn dang sử dụng thì lập sổ khấu hao theo dõi . 2 - Cuối mỗi niên độ kế toán + Kế toán kết hợp cùng với phòng Kế hoạch - xe máy tiến hành kiểm kê về số lượng, đánh giá lại giá trị dụng của từng tài sản để làm ăn cứ lập kế hoạch sửa chữa cho năm tới + Hoàn tất sổ sách, kiểm tra độ chính xác, tập hợp tổng số tăng giảm tài sản về nguyên giá, khấu hao ,phân nguồn để làm căn cứ lập các bản báo cáo tổng hợp tài sản. III - Kế toán tổng hợp TSCĐ 1 - Phần tăng TSCĐ + Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ ( Kèm theo phiếu chi tiền mặt hoặc tiền séc, hoá đơn bán hàng & phiếu xuất kho TSCĐ ). Kế toán có nhiệm vụ định khoản & ghi vào sổ kế toán TSCĐ là : (( Nhật ký chứng từ số 9 )) .Ghi tăng nguyên giá TSCĐ: TK 211(TSCĐ) Ví dụ: Trong tháng 6/2005, công ty xuất séc mua 02 máy điều hoà hai chiều của Thái Lan, giá mua ghi trên hoá đơn bao gồm cả thuế VAT là 46.859.400. Công ty mua bằng nguồn vốn đầu tư phát triển. Kế toán tiến hành hạch toán và ghi sổ kế toán như sau Nợ TK 211 44.628.000 Nợ TK 133 (1331) 2.231.400 Có TK 112 46.859.400 Nợ TK 414 44.628.000 Có TK 411 44.628.000 Sau đó kế toán ghi vào sổ kế toán TSCĐ đó là “ Nhật ký chứng từ số 9” với kết cấu là: Phần ghi nợ TK 211 – Ghi có các TK liên quan Phần ghi có TK 211 – Ghi nợ các TK liên quan Nhật ký chứng từ số 9 được mở hàng tháng phản ánh 2 nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ. Mỗi nghiệp vụ phát sinh trong tháng được ghi 1 dòng. VD: Trong tháng 6/2005 công ty máy 2 máy điều hoà, kế toán chi tiết TSCĐ cần thu thập các tài liệu sau: Biểu mẫu 01 SỞ GIAO THÔNG CÔNG CHÍNH HÀ NỘI CÔNG TY CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 1 ª ª ª ª ª Số: 153/XM CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập-Tự do-Hạnh phúc ªª ª ª ª ª Hà Nội ngày tháng 6 năm 2005 GIÁM ĐỐC CÔNG TY CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 1 HÀ NỘI Căn cứ QĐ số 1279 QĐ-UB ngày 27/3/1993 của UBND thành phố Hà Nội về việc thành lập Công ty Công trình Giao thông 1 Hà Nội Căn cứ nhu cầu đầu tư thiết bị của Phòng Hành chính-Y tế để phục vụ điều kiện làm việc ở các phòng ban Theo đề nghị của ông Trưởng Phòng Kế Hoạch kỹ thuật xe máy QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Giao cho Phòng Hành chính-Y tế quản lý 02 máy điều hoà nhiệt độ hai cục hai chiều mới 100%, nhãn hiệu GENERAL ASG/AOG-20R sản xuất tại Thái Lan, lắo đặt tại Xí nghiệp khảo sát thiết kế, phòng họp công ty với giá tiền là: 44.628.000đ ( Bốn mươi tư triệu sáu trăm hai mươi tám nghìn đồng) Điều 2: Phòng Hành chính-Y tế có trchs nhiệm quản lý theo dõi việc sử dụng hai máy trên tại các phòng được lắp đặt máy Điều 3: Phòng Tài vụ có trách nhiệm quản lý hồ sơ và làm thủ tục tăng giá trị tài sản của công ty Điều 4: Các Ông là Trưởng phòng Kế hoạch Kỹ thuật xe máy, Tài vụ, Hành chính-Y tế và các ông bà phụ trách nơi lắp đạt sử dụng máy có trách nhiệm thi hành quyết định này GIÁM ĐỐC CÔNG TY Nơi nhận Như điều 4 Lưu Mẫu biểu 02 GIẤY ĐỀ NGHỊ CHI SÉC Đơn vị: PHÒNG HÀNH CHÍNH -Y TẾ Kính gửi: - ÔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 1 PHÒNG TÀI VỤ Tên tôi là: Cao Chinh Ngọc Lý do sử dụng: Đề nghị Giám đốc và Phòng Tài vụ xuất séc mua 02 máy điều hoà sản xuất tại Thái Lan, nhãn hiệu GENERAL ASG/AOG-20R mới 100% Số tiền là: 44.628.000 Viết bằng chữ: Bốn mươi tư triệu sáu trăm hai mươi tám nghìn đồng Đơn vị bán hàng: Công ty THHH Bảo Hưng Số TK: 701A-00616 Ngân hàng Công thương HBT Ngày tháng 6 năm 2005 Giám đốc công ty Phòng tài vụ Người đề nghị Mẫu biểu 03 Hoá đơn (gtgt) Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày tháng 6 năm 2005 Mẫu số: 01-GTKT-3LL AU-00B N0006600 Đơn vị bán hàng: Công ty THHH Bảo Hưng Địa chỉ : 80 Nguyễn Lương Bằng –Hà Nội Số TK: 710A-00616 Điện thoại: 8.513543 MS: 01-0038831-5-1 Họ và tên người mua hàng: Cao Chinh Ngọc Đơn vị: Công ty Công trình Giao thông 1 Địa chỉ: Số 3 Hoà Mã, Hà Nội Số TK: 710A-00066 Hình thức thanh toán: TGNH MS: 01-0010532-7-1 TT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1*2 Điều hoà GENERAL ASG/AOG-20R bộ 02 22.314.000 44.628.000 Cộng tiền hàng: 44.628.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 2.231.400 Tổng cộng tiền thanh toán: 46.859.400 Số tiền bằng chữ: Bốn mươi sáu triệu tám trăm năm mươi chín nghìn bốn trăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị + Trường hợp nhận được Quyết định tăng TSCĐ từ đầu tháng, thì bắt đầu tính khấu hao từ tháng đó. + Trường hợp nhận được Quyết định tăng TSCĐ từ giữa tháng hoặc cuối tháng thì tháng sau mới bắt đầu tính khấu hao. 2 - Phần giảm TSCĐ (thanh lý TSCĐ) + Căn cứ vào biên bản được phép thanh lý TSCĐ ( kèm theo quyết định nhượng bán TSCD ; Biên bản hội đồng đấu thầu, kèm theo phiếu thu tiền bán thanh lý TSCĐ ). Kế toán TSCĐ có nhiệm vụ định khoản và ghi vào sổ kế toán là:" Nhật ký chứng từ số 9 " - Ghi có TK 211 "TSCĐ" . Ví dụ: Trong tháng 6/01, Công ty có phát sinh nghiệp vụ nhượng bán một số TSCĐ và kế toán TSCĐ sẽ tập trung những chứng từ sau: SỞ GIAO THÔNG CÔNG CHÍNH HÀ NỘI CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG I Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------------------ ....**......**.....**.... BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG XÉT DUYỆT BÁN XE, MÁY CŨ CỦA CÔNG TY HÀ NỘI ngày tháng 6 năm 2005. Tại địa điểm Văn phòng Công ty công trình giao thông I ( Số 3 phố Hoà mã ). Hội đồng xét duyệt bán xe máy cũ của Công ty( Được thành lập theo Quyết định số 63/ XM ngày tháng 4 năm 2005 của Giám đốc Công ty công trình giao thông I )đã họp THÀNH PHẦN GỒM CÓ Ông : Phạm Quang Hanh - Giám đốc Công ty - Chủ tịch hội đồng . Ông : Trần Huy Thiều - Chủ tich Công đoàn - Uỷ viên . Ông : Lê Thiện Hoà - Trưởng phòng KH-KT-XM - Uỷ viên. Ông : Vũ Trung - Phó phòng KH-KT-XM - Uỷ viên. Bà : Mai Thị Sáu Trưởng phòng Tài vụ - Uỷ viên. Ông : Lê Thành Văn - Giám đốc Xí nghiệp thi công cơ giới - Uỷ viên. Vắng mặt Ông Đào Long Thái phó Giám đốc - Phó chủ tịch hội đồng vì đi công tác NỘI DUNG HỌP Công ty tổ chức việc bán lô hàng xe máy đã qua sử dụng : 2 xe ôtô tải tự đổ, nhãn hiệu MAZ 5549 Số biển: 29K – 37 – 82 và 29K – 70 –77 Một máy tiện T616 1 thân máy xe ôtô MAZ Qua thời gian gần hai tháng thông báo khách hàng đến xem & mua hàng, đến ngày tháng 6 năm 2005 người trả giá tiền cao nhất là : Ông : Nguyễn Đức Hợp hiện ở Trung Sơn trầm - Thị xã Sơn tây . Số chứng minh nhân dân : 011506918 cấp ngày 12 tháng 11 năm 1997 tại Hà nội Với số tiền mua cả lô hàng ( 04 xe máy cũ ) là :72.500.000 (Bảy mươi hai triệu năm trăm nghìn đồng chẵn) . Hội đồng nhận định trong thời điểm nhiều đơn vị ở thành phố cùng tổ chức việc nhượng bán xe máy cũ đã qua sử dụng, giá cả thị trường luôn biến động, xu hướng ngày càng giảm giá. Để nhanh chóng thu hòi vốn, giải phóng mặt bằng tại 297 phố Dịch vọng, sử dụng làm việc có hiệu qủa hơn tránh tình trạng xe máy cũ để lâu ngày han rỉ, hư hỏng mất mát, hội đồng nhất trí duyệt bán 08 xe máy cũ trên cho Ông Nguyễn đức Hợp với số tiền là : 72.500.000 ( Bảy mươi hai triệu năm trăm nghìn đồng chẵn) - Giao cho phòng KH-KT-XM, phòng Tài vụ làm các thủ tục giấy tờ có liên quan đến khách hàng . - Giao cho Xí nghiệp TCCG tổ chức tốt việc giao nhận hàng cho Ông Hợp. Biên bản đã đọc & thông qua các thành viên trong cuộc họp nhất trí ký xác nhận . Phạm Quang Hanh Trần Huy Thiều Lê Thiện Hoà Vũ Trung Mai Thị Sáu Lê Thành Văn SỞ GIAO THÔNG CÔNG CHÍNH HÀ NỘI CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG I Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------------------ ....**......**.....**.... Số 103 / XM Hà nội ngày tháng 6 năm 2005 GIÁM ĐỐC CÔNG TY CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG I - Căn cứ quyết định sô 1297 QĐ/UB ngày 27 tháng 03 năm 1993 của UBNDTP Hà nội về việc thành lập Công ty công trình giao thông I . - Căn cứ biên bản họp ngày tháng 6 năm 2005 của hội đồng xét duyệt bán xe máy cũ của Công ty QUYẾT ĐỊNH Điều I : Nhượng bán 04 xe, máy cũ của Công ty đã qua sử dụng gồm : 01 xe ôtô vận tải tự đổ nhãn hiệu MAZ 5549 - Biển số : 29K -37 - 82 10 xe ôtô vận tải tự đổ nhãn hiệu MAZ 5549 -Biển số : 29K - 70 - 77 10 máy tiện T616 01 thân máy xe ôtô MAZ Điều II : Các phòng KH - KT - XM, Phòng Tài vụ, Xí nghiệp thi công cơ giới có trách nhiệm làm đầy đủ các thủ tục thu nhận tiền và giao 04 xe ,máy cũ trên cho ông Hợp. Điều III : Ông Hợp có trách nhiệm trả đủ số tiền trên cho Công ty, tổ chức tốt việc nhận 04 xe, máy cũ và chấp hành đầy đủ các thủ tục theo chế độ, pháp luật hiện hành của Nhà nước. Điều IV : Các ông, bà trưởng phòngKH- KT - XM, Tài vụ, ông Giám đốc XNTCCG và ông Hợp chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. Nơi nhận : - Như điều IV Giám đốc công ty - Lưu (đã ký) Phạm Quang Hanh Biểu mẫu 12 CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ---------------------------- BẢNG CHI TIẾT GIÁ THÀNH TIỀN BÁN 04 XE MÁY MÓC CŨ TT Loại xe, máy Biển kiểm soát Số máy Số khung Số tiền 1 Xe ôtô MAZ 5549 29K-37-82 296424 84877 32.500.000 2 Xe ôtô MAZ 5549 29K-70-77 783674 11791 27.500.000 3 Máy tiên T616 11.000.000 4 Thân máy xe ôtô MAZ 1.500.000 Cộng 72.500.000 Bảy mươi hai triệu năm trăm nghìn đồng chẵn PHIẾU CHI Mẫu số : 02 - TT QĐ số : 1141 - TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 - 1 - 1995 của BTC Quyển số : Số : 287 Ngày tháng 6 năm 2005 Nợ : 821 Có : 111 Tên người nhận tiền : Nguyễn Thu Trang Địa chỉ Phòng kế hoạch - xe máy Lý do chi Quảng cáo mời thầu bán 04 xe máy cũ Số tiền 1.000.000 đồng Viết bằng chữ Một triệu đồng chẵn Kèm theo Chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ ) Ngày tháng 6 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận tiền Ký tên đóng dấu ký tên Ký tên Ký tên Ký tên Mẫu số : 01-GTKT-3LL GU-00B HOÁ ĐƠN Ngày tháng 5 năm 2005 Đơn vị bán hàng: Báo Hà Nội Mới Địa chỉ: Lê Thái Tổ Số TK : 710A-00221 Điện thoại : 8.343930 MS : 01-0010756-4-1 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thu Trang Đơn vị : Công ty Công trình Giao Thông 1 Hà Nội Địa chỉ : Số 3 Hoà Mã, Hà Nội Số TK: 710A-00066 Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS : 01-0010532-7-1 Stt Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 Đăng báo quảng cáo mời thầu bán xe máy móc đồng 1.000.000 Cộng tiền hàng 1.000.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 0 Tổng cộng tiền thanh toán 1.000.000 Số tiền bằng chữ : Một triệu đồng chẵn Mẫu biêủ 15 Mẫu số : 02-TT QĐ số : 1141-TC/QĐ?CĐKT Ngày 11/1/1995 PHIẾU CHI Quyển số : Số :Ngày tháng 6 năm 2005 Nợ TK 821 Có TK 111 Tên người nhận tiền: Vũ Trung Địa chỉ: Phòng kế hoạch – xe máy Lý do chi: Chi phí cho hội đồng đấu thầu Số tiền : 1.500.000 Bằng chữ: Một triệu năm trăm nghìn đồng Kèm theo: ...... chứng từ gốc Ngày tháng 6 năm 2005Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập biểu Thủ quỹ Người nhận tiền Mẫu biểu 15 GIẤY ĐỀ NGHỊ CHI TIỀN MẶT Đơn vị : Phòng Kế hoạch- Xe máy Kính gửi: - ÔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 1 PHÒNG TÀI VỤ Tên tôi là : Vũ Trung Lý do sử dụng : Đề nghị Giám đốc chi tiếp khách ( cho Hội đồng mở thầu bán đấu giá 04 tài sản cũ) Số tiền : 1.500.000 Bằng chữ : Một triệu năm trăm nghìn đồng chẵn Ngày tháng 6 năm 2005 Giám đốc công ty Phòng tài vụ Người đề nghị Mẫu số: 10-TT QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Mẫu biểu 17 PHIẾU THU Quyển số: Số: Ngày tháng 6 năm 2005 Nợ TK 111 Có TK 721 Người nộp tiền: Ngô Văn Dũng Địa chỉ: CMT số : 011782818-CA cấp ngày 1/7/1993 Lý do: Nộp tiền mua 04 xe máy cũ Số tiền: 72.500.000 đ Viết bằng chữ: Bảy mươi hai triệu năm trăm nghìn đồng Kèm theo: ........... chứng từ gốc Ngày tháng 6 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập biểu Thủ quỹ Người nhận tiền + Sau khi nhận được biên bản được phép thanh lý TSCĐ ( kèm theo QĐ nhượng bán TSCĐ, biên bản hôi đồng đấu thầu, phiếu thu tiền bán thanh lý TSCĐ), kế toán TSCĐ có nhiệm vụ định khoản các nghiệp vụ phát sinh trong tháng. VD: trong tháng 6/2005, sau khi nhận được biên bản họp hội đồng xét duyệt nhượng bán xe máy móc cũ của công ty, QĐ nhượng bán xe máy móc cũ của công ty, phiếu thu tiền mặt từ nhượng bán, kế toán tiến hành tổng hợp chi phí, định khoản như sau: Thu tiền từ việc nhượng bán 04 tài sản cũ Nợ TK 111 72.500.000 Có TK 333(3331) 7.250.000 Có TK 721 65.250.000 Số tiền chi phí bỏ ra trong qua trình bán TSCĐ gồm Chi phí quảng cáo: 1.000.000 đ Chi phí cho hội đồng đấu thầu: 1.500.000 đ Nợ TK 821 2.500.000 Có TK 111 2.500.000 Trường hợp các TSCĐ đã khấu hao hết, kế toán ghi giảm nguyên giá TSCĐ: Nợ TK 214 165.240.000 Có TK 211 165.240.000 Nếu nguồn hình thành các TSCĐ đó từ ngân sách và trước khi nhượng bán những TSCĐ đó vẫn còn “ Gí trị còn lại” thì phải nộp trả ngân sách phần “ Giá trị còn lại” đó Kết chuyển thu và chi để xác định lỗ lãi Nợ TK 911 2.500.000 Có TK 821 2.500.000 Nợ TK 721 65.240.000 Có TK 911 65.240.000 Lãi là: Nợ TK 421 62.750.000 Có TK 911 62.750.000 - Sau đó trích nộp 25% thuế thu nhập, số còn lại nhập vào quỹ đầu tư phát triển của công ty Số trích nộp : 62.750.000 * 25% = 15.687.500 Nợ TK 421 62.750.000 Có TK 333(3331) 15.687.500 Có TK 414 47.062.500 IV - Kế toán khấu hao TSCĐ + Phương pháp khấu hao : TSCĐ ở Công ty đang áp dụng theo 507& 1062TC/QĐ/CSTC ngày 14/11/96 của bộ Tài chính. Căn cứ vào việc phân loại TSCĐ của Công ty kế toán đối chiếu với QĐ1062 để xác định thời gian sử dụng TSCĐ. Căn cứ vào sổ chi tiết khấu hao TSCĐ, kế toán có nhiệm vụ tính toán theo phương pháp tuyến tính & lập bảng phân bổ khấu hao hàng tháng. Kế toán định khoản & ghi sổ kế toán . + Phương pháp phân bổ khấu hao của Công ty : do đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty có phân chia theo Xí nghiệp thi công cơ giới hạch toán vào TK 627B chi phí sản xuất cho máy móc thi công & ôtô. Đối với dụng cụ sản xuất được giao thẳng cho các Xí nghiệp sản xuất thi công hạch toán vào TK 627A . Về các kho tàng nhà xưởng thì được hạch toán vào TK 627 .Còn văn phòng làm việc của công ty được hạch toán vào TK 642 . + Trước năm 1997. việc tính khấu hao TSCĐ của công ty được áp dụng theo thông tư 507-TC/ĐTXD ngày 17/7/1986. THeo thông tư này Nhà nước có bảng tỷ lệ khấu hao quy định cho từng loại TSCĐ. Trong những trường hợp cụ thể do cần thiết phải khấu hao nhanh để quay vòng vốn nhanh hoặc do giá trị TSCĐ thấp cần quay vòng vốn nhanh hoặc do giá thành sản xuất có thể chấp nhận được thì công ty co thể tăng tỷ lệ khấu hao lên cho phù hợp. + Hiện nay công ty Công trình Giao thông 1 Hà Nội tính khấu hao TSCĐ theo thông tư 1062-TC/QĐ-CSTC theo phương pháp khấu hao tuyến tính cố định. · Đối với những TSCĐ mới được mua tính như sau Mức khấu hao năm = Nguyên giá TSCĐ Số năm sử dụng Mức khấu hao tháng = Mức khấu hao năm 12 năm · Đối với những TSCĐ từ trước năm 1996 thì tính như sau: Mức khấu hao năm = Giá trị còn lại của TSCĐ Số năm sử dụng còn lại của TSCĐ Mức khấu hao tháng = Mức khấu hao năm 12 tháng · Cơ sở lập sổ chi tiết khấu hao TSCĐ Cách tính mức khấu hao 1 tháng và quý như trên Cột GTCL 2000 được tính như sau: GTCL 2000 = Nguyên giá TSCĐ - Mức khấu hao luỹ kế 2000 Trong đó : Mức khấu hao luỹ kế = Mức KH Q 1+ Q 2+ Q 3+ Q 4 Sau khi đã tính toán mức khấu hao các TSCĐ đang trong thời gian khấu hao, kế toán cộng mức khấu hao tính trong 1 tháng của từng loại TSCĐ để ghi vào bảng tính và phân bổ khấu hao Cuối tháng căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ để ghi vào sổ cái TK 214, đồng thời phần trích khấu hao sẽ được ghi đơn vào bên nợ TK 009 Nguồn vốn khấu hao. Cuối niên độ kế toán: Kế toán TSCĐ phối hợp cùng với phòng KHKT-XM tiến hành kiểm kê về số lượng TSCĐ hiện có, đánh giá lại giá trị sử dụng của tài sản để làm căn cứ lập kế hoạch sữa chữa cho năm tới. Kế toán TSCĐ hoàn tất sổ sách, kiểm tra độ chính xác của số liệu, tổng hợp tổng số tăng giảm tài sản về nguyên giá, khấu hao, phân nguồn tài sản. Từ đó làm căn cứ để lập các báo các tổng hợp tài sản. V- Kế toán sửa chữa TSCĐ Kế toán sửa chữa lớn TSCĐ Với máy thi công: Trong tháng nếu có phát sinh công tác sửa chữa máy thi công hoặc ôtô thì kế toán TSCĐ căn cứ vào các chứng từ sau: Hợp đồng kinh tế Bảng kê vật tư và công sửa chữa TSCĐ Biên bản ngiệm thu sau quá trình sửa chữa TSCĐ Hoá đơn GTGT Với nhà cửa: Trong tháng nếu có phát sinh công tác sửa chữa lớn nhà cửa, văn phòng, kho tàng, nhà xưởng của các xí nghiệp sản xuất thì kế toán hạch toán vào “Chi phí sản xuất chung”-TK 627. Đối với văn phòng làm việc của công ty và văn phòng làm việc các xí nghiệp thì kế toán hạch toán vào “ Chi phí QLDN”- TK 642. Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc sau: Quyết toán cải tạo sửa chữa nhà Phiếu đề nghị chi séc hoặc tiền mặt Hoá đơn mua vật tư, phiếu nhập phiếu xuất vật tư phục vụ cho quá trình sửa chữa lớn nhà cửa Kế toán tiến hành tập hợp toàn bộ chi phí, định khoản và ghi hệ thống sổ kế toán liên quan Chú ý: Trường hợp công tác sửa chữa lớn làm tăng giá trị công trình hoặc kéo dài tuổi thọ của máy móc thiết bị thì phải ghi tăng nguyên giá TSCĐ đồng thời ghi tăng nguồn vốn. VD : Trong tháng 6/2005 có phát sinh nghiệp vụ sửa chữa xe lu, kế toán TSCĐ nhận được các chứng từ gốc sau Biểu mẫu 20 CÔNG TY CƠ KHÍ 20 Xí nghiệp SC xe máy công trình CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập-Tự do-Hạnh phúc BẢNG KÊ VẬT TƯ VÀ CÔNG SỬA CHỮA 01 LU CÔNG TY CTGT I HÀ NỘI Thị trường Tên vật tư Thành tiền Lu R12 - Số 09 Chân máy 57.000 Nhông phanh 1.140.000 Pherađo phanh tay 200.000 Két nước 1.900.000 Lưới che két nước 143.000 Lá côn đảo chiều hợp visai 850.000 Dầu nhờn 67.000 Mỡ lắp 173.000 Cộng 4.530.000 Thuế GTGT 453.000 Cộng sửa chữa 970.000 Tổng cộng 5.953.000 ( Năm triệu chín trăm năm mươi ba nghìn đồng) Ngày tháng 6 năm 2005 PHÒNG KHKT-XM CTY CTGT I ĐẠI DIỆN XNSC XE MÁY CÔNG TRÌNH Giám đốc Biểu mẫu 21 CÔNG TY CƠ KHÍ 120 Xí nghiệp SC xe máy công trình ªªªª ª ª Số : 31/00-KH CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập-Tự do-Hạnh phúc ª ª ª ª ª ª BIÊN BẢN NGHIỆM THU Xe, máy: Lu R12 - LĐ09 Căn cứ hợp đồng số:...... dự toán ký ngày tháng 6 năm 2005 giữa Xí nghiệp SC xe máy công trình – Công ty Cơ Khí 120 ngày tháng 6 năm 2005 và.... về việc sửa chữa xe: LU R12- LĐ09 Hôm nay ngày tháng 6 năm 2005 Đại diện XN sửa chữa xe máy công trình Ông Nguyễn Đắc Quyển Ông Đỗ Đình Hùng Đại diện bên có thiết bị Ông Nguyễn Xuân Thắng Ông Vũ Trung Sau khi xe, máy đã sửa chữa hoàn thành, hai bên thống nhất nghiệm thu với những nội dung chính sau: Phần máy: Thay chân máy, gia cố két nước, thay dầu máy Phần gầm: Thay lá côn đảo chiều, thay Pherađo phanh tay Phần phụ tùng thay thế: Kê trong bảng kê ngày tháng 6 năm 2005 Kết luận: Máy gầm hoạt động tốt, phanh côn tốt Ngày tháng 6 năm 2005 Đại diện bên có thiết bị Đại diện XN SC xe máy công trình Biểu mẫu 22 GIẤY ĐỀ NGHỊ CHI TIỀN MẶT Đơn vị : PHÒNG KẾ HOẠCH - KỸ THUẬT - XE MÁY Kính gửi: - ÔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 1 PHÒNG TÀI VỤ Tên tôi là : Vũ Trung Lý do sử dụng: Đề nghị Giám đốc và Phòng tài vụ xuất séc thanh toán tiền sửa chữa 01 Lu R12-LĐ09 Số tiền bằng: 5.953.000 đồng Viết bằng chữ: Năm triệu chín trăm năm mươi ba nghìn dồng Đơn vị bán hàng: Công ty Cơ Khí 120 Số 609 Trương Định Hà Nội Số TK: 710A – 00013 Ngân hàng Công thương Hai Bà Trưng Ngày tháng 6 năm 2005 Giám đốc công ty Phòng tài vụ Người đề nghị Mẫu biểu 23 HOÁ ĐƠN( GTGT ) Liên 2: Giao cho khách hàng Mẫu số: 01-GTKT-3LL GU-00B Ngày tháng 5 năm 2005 No 006905 Đơn vị bán hàng: XN sửa chữa xe máy công trình-Công ty Cơ Khí 120 Địa chỉ: 609 Trương Định Số TK: 710A-00269 Điện thoại: 8.343930 MS: 01-00104524-1 Họ và tên người mua hàng: Công ty Công trình Giao thông 1 Đơn vị: Số 3 Hoà Mã, Hà Nội Số TK: 710A-00066 Hình thức thanh toán: Séc MS: 01-0010532-7-1 TT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1*2 1 Sửa chữa Lu R12-LĐ09 Cái 01 4.530.000 2 Công sửa chữa 970.000 Cộng tiền hàng: 5.550.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 453.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 5.953.000 Số tiền bằng chữ: Năm triệu chín trăm năm mươi ba nghìn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Sau khi nhận được hoá đơn kế toán tiến hành định khoản và ghi sổ kế toán như sau: Xuất séc trả tiền vật tư và công sửa chữa 01 xe Lu Nợ TK 241 (2413) 5.500.000 Nợ TK 133 (1331) 453.000 Có TK 112 5.953.000 Kết chuyển chi phí sửa chữa lớ 01 xe Lu vào “ Chi phí máy móc thi công”-TK 627B Nợ TK 627B 5.500.000 Có TK241 (2413) 5.500.000 2.Kế toán sửa chữa thường xuyên TSCĐ Do đặc điểm của công ty là thi công các công trình ở xa và đơn chiếc nên những TSCĐ cần sửa chữa nhỏ, thường xuyên và chi phí sửa chữa ít. Các chi phí sửa chữa thường xuyên được phản ánh trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh của bộ phận có TSCĐ cần sửa chữa VD: Trong tháng 6 năm 2005, XN thi công cơ giới sửa chữa máy trôn bê tông, căn cứ vào hoá đơn tập hợp chi phí sửa chữa như sau: - Vật tư sửa chữa: 100.000 - Nhân công : 80.000 Kế toán định khoản và ghi sổ kế toán: Nợ TK 152 100.000 Nợ TK 133 (1331) 10.000 Nợ TK 334 80.000 Có TK 111 190.000 Kết chuyển vào chi phí sản xuất chung của XN thi công cơ giới Nợ TK 627A 180.000 Có TK 152 100.0000 Có TK 334 80.000 Sau đây là mẫu chứng từ của hoạt động sửa chữa thường xuyên TSCĐ: Mẫu biểu 24 HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 2: Giao cho khách hàng Mẫu số: 01-GTKT-3LL GU-00B Ngày tháng 6 năm 2005 N0 001305 Đơn vị bán hàng : Công ty vật tư Sóc Sơn Địa chỉ: Sóc Sơn Số TK: 710A-00159 Điện thoại: 8.211950 MS: 01-00100456-1-1 Họ và tên người mua hàng: Lê ThànhVăn-Công ty Công trình Giao thông 1 Đơn vị : Số 3 Hoà Mã, Hà Nội Số TK : 710A-00066 Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 01-0010-532-7-1 TT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1*2 1 2 Vật tư thay thế Thuế VAT 10% Nhân công sửa chữa 100.000 10.000 80.000 Cộng tiền hàng: 180.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 10.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 190.000 Số tiền bằng chữ: Một trăm chín mươi nghìn đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị PHẦN THỨ BA MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TSCĐ Ở CÔNG TY CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG I - HÀ NỘI I. NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TSCĐ 1 - Những thành tích cơ bản của Công ty trong quản lý sản xuất Trải qua nhiều năm không ngừng phấn đấu, Công ty công trình giao thông I ngày nay đã đứng vững & phát triển mạnh mẽ. Bước sang nền kinh tế thị trường lãnh đạo Công ty đã linh hoạt đưa ra nhiều biện pháp kinh tế có hiệu quả, khắc phục mọi khó khăn trước đây của nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp để có thể hoà nhậpvới nền kinh tế thị trường dưới sự quản lý của Nhà nước. Đế có thể cạnh tranh với các đơn vị ban trong đấu thầu, trong những năm gần đây Công ty đã không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm bằng cách : Công ty đã chủ động vươn lên đầu tư máy móc, thiết bị dây chuyền sản xuất hiện đại, nâng cao trình độ tay nghề cán bộ, công nhân, tổ chức lại sản xuất. Chính vì vậy cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty ngày càng lớn mạnh bộ máy & trình độ quản lý kinh tế được từng bước hoàn thiện, các công trình của Công ty đã được tín nhiệm về mặt chất lượng . Công ty công trình giao thông I đã có độ uy tín cao trong ngành xây dựng, tạo điều kiện cho người lao động luôn có việc làm đầy đủ, đảm bảo thu nhập của CBCNV ngày càng được nâng cao. Trong điều kiện kinh tế hiện nay dẻ có được thành quả như vậy là nhờ sự năng nổ, nhiệt tình sáng tạo của cấp lãnh đạo Công ty & bộ máy quản lý kỹ thuật, tài chính năng động, yêu nghề. Trong những năm qua mặc dù nguồn vốn ngân sách có hạn hẹp nhưng Công ty đã chủ động đổi mới trang bị thêm dây chuyền sản xuất hiện đại bằng nguồn vốn tự có & nguồn vốn khác. Bộ máy kế toán của Công ty được bố trí phù hợp với chuyên môn của mỗi người. Để cơ giới hoá công tác kế toán Công ty đã quan tâm đến việc trang bị kiến thức cho toàn bộ nhân viên kế toán. Tất cả các nhân viên kế toán của Côngty đã sử dụng thành thạo công việc kế toán trên máy. Công ty đã sử dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ là phù hợp với quy mô hoạt động của Công ty . 2 - Những thành tích cơ bản của Công ty trong công tác kế toán TSCĐ a- Phân loại TSCĐ: Công ty đã sử dụng phân loại TSCĐ theo đặc trưng kỹ thuật & theo nguồn vốn hình thành. Qua cách phân loại trên giúp cho DN & nhà quản lý đánh giá một cách chính xác tình trạng cơ sở vật chất hiện có của Công ty trong mối quan hệ giữa các nguồn vốn của mình. Nó giúp cho Côngty sử dụng TSCĐ của mình một cách có hiệu quả. Việc tính khấu hao thu hồi vốn để đảm bảo trang trải các nguồn vốn huy động, bảo toàn nguồn vón & đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước. Mặt khác cách phân loại này giúp cho người quản lý nắm được tỷ trọng của từng loại TSCĐ & giúp cho việc sử lý TSCĐ còn tồn đọng kịp thời thu hồi dể tái đàu tư . b - Kế toán chi tiết TSCĐ Công ty đã lập sổ kế toán chi tiết TSCĐ toàn Công ty, sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ đảm bảo cho việc theo dõi đầy đủ các đặc trưng của TSCĐ : tên, ký hiệu, nước SX năm sử dụng đồng thời cũng theo dõi được nguyên giá theo nguồn hình thành, sốhao mòn luỹ kế thời gian & biết được TSCĐ cần thanh lý, nhượng bán hoặc chuyển thành công cụ dụng cụ. Điều đó giúp cho kế toán quản lý TSCĐ một cách chặt chẽ & có hiệu quả. Tuy nhiên Công ty nên có thêm sổ TSCĐ từng đơn vị sử dụng & thẻ TSCĐ để theo dõi TSCĐ được dễ dàng, chính xác . c - Kế toán khấu hao TSCĐ : Hàng năm Công ty đã thực hiện khấu hao TSCĐ, khung thời gian sử dụng & tỷ lệ tính hao mòn các TSCĐ theo đúng quyết định số 1062 TC/QĐ/CĐKT ngày 14/11 1996 của Bộ trưởng bộ Tài chính. Đồng thời đối với những TSCĐ được sử dụng trong việc làm thêm giờ thêm ca hoặc những TSCĐ bị hao mòn, do tiến bộ khoa học kỹ thuật hoặc cần thu hồi vốn nhanh, kế toán TSCĐ của Công ty đã linh hoạt trong việc tăng mức khấu hao của những TSCĐ để có thể đảm bảo cho việc tái đầu tư TSCĐ. Mặt khác Công ty có một TSCĐ đầu tư bằng vốn vay ngân hàng, vay các các nhân tập thể .... Do vậy kế toán Công ty đã góp phần không nhỏ trong việc trong việc tính toán sao cho thu hồi được vốn nhanh nhất để trả cho các khoản vay, tránh tình trạng vay quá ngắn. 3 - Những mặt hạn chế & những vấn đề phải tiếp tục hoàn thiện a- Về việc phân loại TSCĐ: Việc phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành & theo đặc trưng kỹ thuật song vẫn còn mang tính liệt kê, không phản ánh được số vốn cố định trong & ngoài sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó mà năng lực sản xuất TSCĐ hiện có chưa được khai thác triệt để. Vì vậy Công ty cần phải phân loại & đánh giá TSCĐ một cách chính xác . b - Về kế toán chi tiết: Như đã trình bày ở trên, các sổ mà kế toán Công ty áp dụng đã giúp cho công việc quản lý TSCĐ của Công ty. Song Công ty chưa lập sổ tài sản ở từng đơn vị sử dụng & chưa có > nên việc theo dõi TSCĐ chưa được sát sao. Thật vậy vì không có > nên từng TS không được theo dõi riêng biệt, do đó việc tính khấu hao cũng không được chính xác > Thẻ TSCĐ còn giúp cho kế toán & các nhà quản lý theo dõi tình hình sử dụng, nguyên giá, nguồn vốn & các thông số kỹ thuật được thuận lợi. c - Công tác kiểm kê đánh giá lại TSCĐ : Công ty đã làm chưa tốt nên việc tính toán hiệu quả sử dụng TSCĐ chưa kịp thời làm chậm tốc độ thu hồi vốn, ảnh hưởng dến công tác đầu tư TSCĐ. Do đó chưa thực sự đưa được kỹ thuật hiện đại vào sản xuất một cách triệt để. II. NHỮNG KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TSCĐ Ở CÔNG TY KIẾN NGHỊ 1: Về lập thẻ chi tiết TSCĐ Xuất phát từ yêu cầu quản lý nhằm giúp lãnh đạo công ty có biện pháp xử lý và nắm rõ thực trạng của loại TSCĐ. Vì vậy kế toán chi tiết TSCĐ cần lập thẻ TSCĐ để theo dõi riêng. Công ty có thể lập thẻ TSCĐ theo mẫu sau: Mẫu số : 02-TSCĐ Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1996 của BTC THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Số: Ngày tháng 6 năm 2005 Kế toán trưởng ( ký, họ tên)Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số.... ngày..... tháng 6 năm 2005 Tên, ký mã hiệu, quy cách TSCĐ: Điều hoà GENERAL - Số hiệu TSCĐ: C50 - Nước sản xuất : Thái Lan Bộ phận quản lý, sử dụng: Phòng Hành chính-Y tế Năm đưa vào sử dụng: 2005 Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày..... tháng .... năm .... Lý do đình chỉ................ Số hiệu chứng từ Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ Ngày, tháng, năm Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn QĐ153 6/2005 Mua 2 máy điều hoà 44.628.000 2000 4.462.800 4.462.800 Ghi giảm TSCĐ chứng từ số..... ngày.... tháng.... năm Lý do giảm............... KIẾN NGHỊ 2: Lập sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng Trong kế toán chi tiết TSCĐ do chưa lập sổ TSCĐ và thẻ TSCĐ theo từng đơn vị sử dụng nên việc theo dõi thường xuyên và kịp thời hiện trạng thực tế của từng loại TSCĐ chưa đạt kết quả tốt. Do vậy việc lập kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng hàng năm đối với loại TSCĐ là các máy móc thiết bị chưa thực hiện được. Để công tác quản lý việc sử dụng TSCĐ đạt kết quả tốt và để có kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng TSCĐ kịp thời, phục hồi chức năng hoạt động của các máy móc thiết bị, công ty nên lập sổ TSCĐ theo dõi riêng từng TSCĐ ở từng đơn vị sử dụng theo mẫu sau: SỔ TÀI SẢN THEO ĐƠN VỊ SỬ DỤNG Năm 2005 Tên đơn vị: Hành chính – Y tế Ghi tăng tài sản và công cụ dụng cụ Ghi giảm tài sản và công cụ dụng cụ GC Chứng từ Tên, nhãn hiệu, quy cách TSCĐ và CCDC Đvt SL Đơn giá Số tiền Chứng từ Lý do SL ST Số Ngày Số Ngày 153 6/01 Điều hoà General 22.314.000 44.628.000 Ngày tháng 6 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng KIẾN NGHỊ 3: Về việc sử dụng hệ thống kế toán Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chứng từ” có ưu điểm cung cấp thông tin kịp thời so với hình thức kế toán chứng từ ghi sổ nhưng có nhược điểm là do kết hợp nhiều mặt nên kết cấu sổ phức tạp, không thuận tiện cho việc áp dụng cơ giới hoá trong công tác kế toán nhất là trong giai đoạn hiện nay khi mà sự phát triển của khoa học thông tin đã có nhiều thành tựu đáng kể đang được ứng dụng rộng rãi trong công tác quản lý kinh tế. Do vậy công ty cần tận dụng xử lý công tác kế toán trên máy vi tính để phù hợp với yêu cầu thực tế làm giảm bớt số lượng sổ sách giúp công tác hạch toán nhanh hơn và chính xác hơn. Muốn vậy công ty nên lựa chọn hình thức “ Nhật ký chung” với đặc điểm là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ để ghi theo thứ tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế theo đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán vào sổ nhật ký chung sau đó ghi vào sổ cái. Hệ thống sổ kế toán gồm: Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung và các sổ nhật ký chuyên dùng, sổ cái Sổ chi tiết kế toán được mở theo yêu cầu quản lý của công ty Trình tự ghi sổ: hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ, lập định khoản. ghi nhật ký chung sau đó từ nhật ký chung ghi vào sổ cái Trường hợp sử dụng nhật ký đặc biệt cũng căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ ghi vào nhật ký đặc biệt, cuối tháng từ nhật ký đặc biệt ghi vào sổ cái Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đồng thời ghi vào sổ kế toán chi tiết Căn cứ sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết Tổng hợp số liệu báo cáo kế toán Ưu điểm: Hình thức này công việc ghi chép đơn giản, kết cấu sổ thuận tiện cho việc áp dụng kế toán trên máy vi tính. Các số liệu được cập nhập hàng ngày trên máy vi tính và cuối tháng máy sẽ tự tổng cộng lại, giúp giảm bớt công việc cho kế toán. KẾT LUẬN Tài sản cố định là cơ sở vật chất không thể thiếu được trong quá trình sản xuất kinh doanh nói riêng & trong nền kinh tế nói chung. Việc theo dõi phản ánh đầy đủ tình hình hiện có, tăng giảm khấu hao, sửa chữa TSCĐ là nhiệm vụ quan trọng của công tác kế toán. Tổ chức công tác hạch toán TSCĐ tốt không chỉ góp phần nâng cao chất lượng quản lý & hiệu quả sử dụng TSCĐ mà còn có ý nghĩa thiết thực trong qúa trình định hướng đầu tư. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, để đứng vững, đầu tư & phát triển được là một vấn đề hết sức khó khăn đỗi với doanh nghiệp. Vì vậy các doanh nghiệp phải trú trọng đầu tư, đổi mới trang thiết bị máy móc hiện đại nhằm tạo ra các sản phẩm có chất lượng cao thoả mãn nhu cầu thị trường. Công ty công trình giao thông I đã nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này hơn bao giờ hết nên đã có những quyết định đầu tư đúng đắn nhất là đổi mới cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty. Trong thời gian thực tập về kế toán TSCĐ ở Công ty công trình giao thông I Hà nội. Em nhận thấy Công ty cần phát huy những mặt mạnh của mình, đồng thời nên khắc phục những vấn đề còn tồn tại. Mặc dù thời gian thực tập ngắn nhưng em xin đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ ở Công ty. Mong rằng các ý kiến đó sẽ có tác dụng tích cực đối với Công ty. Song do thời gian & trình độ có hạn nên bản chuyên đề này có những hạn chế nhất định. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các cô, chú, anh chị em trong Công ty, của các Thầy cô giáo & các bạn trong trường để chuyên đề thực tập của em được tốt hơn nữa.