Đề tài Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở Công ty Dệt 8-3

LỜI NÓI ĐẦU Để có thể tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải tự mình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh “lời ăn lỗ chịu”. Doanh nghiệp nào có mức giá thành thấp hơn mức trung bình xã hội thì sẽ thu được nhiều lợi nhuận hơn. Do đó, nhà quản lý doanh nghiệp luôn phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình sản xuất, kể từ khi bỏ vốn cho đến khi thu hồi vốn về, phải lựa chọn phương án tối ưu sao cho với chi phí thấp nhất song thu được nhiều lợi nhuận nhất. Chi phí nguyên vật liệu là một trong những yếu tố chi phí cơ bản của quá trình sản xuất và thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh cũng như tổng giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Từ đó buộc các doanh nghiệp phải quản lý tốt vật liệu, tránh tình trạng cung cấp thiếu gây ngừng trệ sản xuất hay thừa vật liệu gây ứ đọng vốn. Muốn vậy, doanh nghiệp phải quản lý vật liệu toàn diện từ khâu cung cấp, dự trữ, bảo quản đến khâu sử dụng. Đứng trên giác độ kế toán, kế toán vật liệu phải theo dõi và cung cấp thông tin chính xác, kịp thời về tình hình biến động nguyên vật liệu, đồng thời còn giúp nhà quản lý doanh nghiệp lập dự toán chi phí nguyên vật liệu, đảm bảo cho việc cung cấp nguyên vật liệu được đầy đủ, kịp thời, đúng chất lượng. Từ đó giúp cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, nhịp nhàng và xác định nhu cầu nguyên vật liệu dự trữ hợp lý, tránh ứ đọng vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Công ty Dệt 8-3 là một doanh nghiệp Nhà nước có quy mô lớn. Sản phẩm của Công ty là những sản phẩm dệt, may mặc phục vụ tiêu dùng trong nước hoặc xuất khẩu với nhiều mẫu mã và hình thức phong phú. Do đó công tác kế toán vật liệu ở Công ty rất được chú trọng và được xem là bộ phận quản lý không thể thiếu được trong toàn bộ công tác quản lý của Công ty. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán vật liệu, trong thời gian thực tập tại Công ty Dệt 8-3, được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú trong phòng kế toán tài chính và đặc biệt là cô giáo hướng dẫn TS Nguyễn Minh Phương, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở Công ty Dệt 8-3” Nội dung của luận văn chia làm 3 phần: Phần I: Cơ sở lý luận của việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong  doanh nghiệp sản xuất. Phần II: Thực tế công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao  hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Dệt 8-3. Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán  nguyên vật liệu tại Công ty Dệt 8-3. PHẦN I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU I-/ MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT. 1-/ Đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất: Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động. Theo Mác, tất cả mọi vật thể thiên nhiên xung quanh con người mà lao động có ích có thể tác động vào để taọ ra của cải vật chất cho xã hội, phục vụ con người đều là đối tượng lao động. Nguyên vật liệu như sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, bông trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giầy, vải trong doanh nghiệp may mặc v.v... là những đối tượng lao động. Song không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu. Ví dụ: Quả bông tự bản thân nó không phải là nguyên vật liệu. Nhưng nếu những quả bông ấy được lao động của con người tác động để trở thành các sản phẩm chế biến nhằm cung cấp cho công nghiệp dệt thì lại là nguyên vật liệu. Như vậy, nguyên vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá. Xét về mặt hiện vật, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định. Và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Xét về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất, vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Từ đặc điểm trên cho thấy nguyên vật liệu giữ vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất. Kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng lớn nếu việc cung cấp nguyên vật liệu không đầy đủ, kịp thời. Mặt khác, chất lượng của sản phẩm có bảo đảm hay không phụ thuộc rất lớn vào chất lượng vật liệu. Do vậy cả số lượng và chất lượng sản phẩm đều được quyết định bởi số vật liệu tạo ra nó nên yêu cầu vật liệu phải có chất lượng cao, đúng quy cách chủng loại, chi phí vật liệu được hạ thấp, giảm mức tiêu hao vật liệu để sản phẩm sản xuất ra có thể cạnh tranh trên thị trường. Do chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn (50-70%) trong giá thành sản phẩm nên việc tập trung quản lý vật liệu một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng nhằm hạ thấp chi phí vật liệu, giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và trong một chừng mực nào đó giảm mức tiêu hao vật liệu còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội, tiết kiệm nguồn tài nguyên không phải là vô tận.Do đó ,doanh nghiệp cần phải đặt ra yêu cầu cụ thể trong công tác quản lý nguyên vật liệu. 2-/ Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta chưa phát triển, nguồn cung cấp nguyên vật liệu không ổn định, do đó đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý vật liệu toàn diện ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng. Ở khâu thu mua: Mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng khác nhau, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau. Do đó, thu mua phải làm sao cho đủ số lượng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong định mức. Ngoài ra phải đặc biệt quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cách tối đa. Ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại vật liệu. Tức là tổ chức sắp xếp những loại vật liệu có cùng tính chất lý hoá giống nhau ra một nơi riêng, tránh để lẫn lộn với nhau làm ảnh hưởng đến chất lượng của nhau. Ở khâu dự trữ: Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối thiểu, tối đa để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do cung cấp không kịp thời hoặc gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. Ở khâu sử dụng: Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Cần sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp. Để tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu đòi hỏi các doanh nghiệp phải đảm bảo những điều kiện nhất định. Điều kiện bảo quản vật liệu, kho phải được trang bị các phương tiện bảo quản và cân, đong, đo, đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm vững và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch toán kho. Việc bố trí, sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất, kiểm tra theo dõi. Bên cạnh việc xây dựng và tổ chức kho tàng của doanh nghiệp, đối với mỗi thứ vật liệu, doanh nghiệp cần phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trường hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất hoặc dự trữ vật tư quá nhiều gây ứ đọng vốn. Cùng với việc xây dựng định mức dự trữ, việc xây dựng định mức tiêu hao vật liệu là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu. Hệ thống định mức tiêu hao vật tư không những phải đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ phận sản xuất mà còn phải không ngừng cải tiến và hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến. Mặt khác, doanh nghiệp cần phải thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật liệu, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở sổ chi tiết và sổ tổng hợp để hạch toán vật liệu theo đúng chế độ quy định. Đồng thời, thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê vật liệu, xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý sử dụng vật liệu trong doanh nghiệp và ở từng phân xưởng, tổ, đội sản xuất. Việc quản lý chặt chẽ vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở doanh nghiệp. Để đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ đươc giao . 3.Nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất: Thứ nhất: Kế toán vật liệu cần tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, trung thực các số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu. Tính giá thực tế vật liệu đã dùng và nhập kho. Thứ hai: Áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu để theo dõi chi tiết tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu. Kế toán vật liệu cần hướng dẫn kiểm tra các đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu như: Lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Thứ ba: Cần phải thường xuyên kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu thừa thiếu hoặc ứ đọng, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. Thứ tư: Xác định chính xác về số lượng vật liệu và giá trị của nó thực tế đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh, phân bổ chính xác giá trị vật liệu sử dụng cho các đối tượng tính giá thành. Thứ năm: Định kỳ kế toán tham gia hướng dẫn các đơn vị kiểm kê và đánh giá lại vật liệu theo chế độ Nhà nước quy định, lập các báo cáo về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý vật liệu nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Thứ sáu: Phân tích tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu trong doanh nghiệp để phát huy những mặt làm được và hạn chế khắc phục những mặt còn tồn tại để không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý. Song trước hết để hạch toán nguyên vật liệu kế toán phải tiến hành phân loại và tính giá nguyên vật liệu. II-/ PHÂN LOẠI VÀ TÍNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU: 1-/ Phân loại nguyên vật liệu Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. Nhìn chung, nguyên vật liệu thường được phân loại theo công dụng kinh tế. Nghĩa là xem xét vai trò và tác dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo cách phân loại này, nguyên vật liệu bao gồm: Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm như sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy. Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm hàng hoá như sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng được coi là nguyên vật liệu chính. Nguyên vật liệu phụ: nguyên vật liệu phụ là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy v.v...). Nhiên liệu: Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá, than bùn, củi (nhiên liệu rắn), xăng, dầu (nhiên liệu lỏng). Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các vật liệu phụ thông thường. Phụ tùng thay thế: Phụ tùng thay thế là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải... Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật liệu kết cấu, công cụ, khí cụ...) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho XDCB. Phế liệu: phế liệu là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài như phôi bào, vải vụn, gạch, sắt... Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng... Cách phân loại như trên giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết, quản lý và hạch toán vật liệu dễ dàng hơn. Ngoài ra còn giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loaị vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó đề ra biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu. Ngoài cách phân loại trên, còn có những cách phân loại sau: Phân loại theo nguồn hình thành: -Nguyên vật liệu mua ngoài -Nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất. -Nguyên vật liệu khác: Nhận cấp phát, nhận góp vốn liên doanh, tặng thưởng... Phân loại theo quyền sở hữu: -Nguyên vật liệu tự có -Nguyên vật liệu bên ngoài: nguyên vật liệu nhận gia công chế biến hoặc nhận giữ hộ. Tuy nhiên, hai cách phân loại này không thuận tiện cho việc tổ chức tài khoản, hạch toán và theo dõi chi tiết nguyên vật liệu, gây khó khăn cho công tác tính giá thành. Chính vì vậy, cách phân loại vật liệu theo công dụng kinh tế là ưu việt hơn cả. 2-/ Phương pháp tính giá nguyên vật liệu : Tính giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống nhất. Trong công tác hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp công nghiệp, vật liệu được tính theo giá thực tế (giá gốc). Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) hay không có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) a, Phương pháp tính giá nguyên vật liệu nhập kho: Giá thực tế của vật liệu nhập vào được xác định theo từng nguồn nhập: Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn người bán cộng với thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt lưu kho...) trừ khoản giảm giá hàng mua được hưởng. Nếu chi phí mua có liên quan đến nhiều loại vật liệu thì phải phân bổ cho từng thứ theo tiêu thức nhất định: Trọng lượng, giá trị... Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế. Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ...). Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định. Với phế liệu: Giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. Với vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương. b,Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp , yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán mà có thể sử dụng một trong các phương pháp sau để tính giá vật liệu xuất kho theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải có sự giải thích rõ ràng: * Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này: Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Trong đó : Giá đơn vị bình quân của kỳ dự trữ = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng tới công tác quyết toán nói chung. Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ Lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ Phương pháp này mặc dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên, phương pháp này không chính xác vì không tính đến biến động của giá cả vật liệu kỳ này. Phương pháp này được áp dụng trong điều kiện giá cả thị trường ít biết động. Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế vật liệu tồn trước khi nhập cộng số nhập Lượng thực tế vật liệu tồn trước khi nhập cộng lượng nhập Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. * Phương pháp nhập trước, xuất trước: Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. * Phương pháp nhập sau, xuất trước: Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược với phương pháp nhập trước xuất trước ở trên. Phương pháp nhập sau xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát. * Phương pháp trực tiếp: Theo phương pháp này, vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do vậy, phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tích tách biệt. * Phương pháp giá hạch toán: Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Giá hạch toán vật liệu xuất dùng x Hệ số giá vật liệu Trong đó Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. Như vậy việc phân loại và tính giá nguyên vật liệu là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết và tổng hợp nguyên vật liệu. III-/ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU: 1-/ Tổ chức chứng từ: a, Thủ tục nhập kho: Trong doanh nghiệp sản xuất thủ tục chứng từ nhập kho thường gồm: + Hợp đồng mua hàng. + Biên bản kiểm nghiệm vật tư. + Phiếu nhập vật tư. Căn cứ vào nhu cầu mua vật tư mà bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung ứng, lựa chọn người bán hàng và lập hợp đồng mua hàng. Khi vật liệu về đến doanh nghiệp nếu cần kiểm nghiệm thì phải thành lập ban kiểm nghiệm. Ban này có nhiệm vụ kiểm nghiệm về mặt số lượng, chất lượng, quy cách vật liệu và lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. trong biên bản ghi rõ kết luận của ban kiểm nghiệm. Bộ phận cung ứng trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư (nếu có) so sánh với hợp đồng mua hàng để lập “phiếu nhập vật tư”. Tại kho, thủ kho sau khi kiểm nhận xong ghi rõ số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho khi đã có đủ chữ ký của người phụ trách cung ứng, người giao và người nhận, thủ kho gửi một bản cùng biên bản thừa, thiếu (nếu có) cho bộ phận cung ứng. Bản còn lại sau khi ghi vào thẻ kho được chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán, còn hợp đồng của người bán được giao cho bộ phận tài vụ làm thủ tục thanh toán rồi chuyển cho bộ phận kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán thu mua và nhập vật liệu. b, Thủ tục xuất kho: Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu xuất dùng chủ yếu để phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, ngoài ra vật liệu còn có thể xuất bán, xuất cho vay, di chuyển nội bộ... Trong mọi trường hợp xuất kho vật liệu, bất cứ sử dụng cho mục đích gì đều phải thực hiện đầy đủ các thủ tục chứng từ quy định và phải thực hiện nghiêm ngặt việc cân, đong, đo, đếm tuỳ theo tính chất của từng loại vật liệu. Trên các chứng từ xuất vật liệu đều phải ghi rõ mục đích sử dụng vật liệu (xuất cho ai, để làm gì). Chứng từ xuất kho vật liệu có nhiều loại, phụ thuộc vào mục đích xuất kho vật liệu. Trong doanh nghiệp thường sử dụng các chứng từ xuất kho sau: + Phiếu xuất vật liệu. + Phiếu xuất vật liệu theo hạn mức + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. + Phiếu xuất kho vật liệu kiêm di chuyển nội bộ. “Phiếu xuất vật tư” sử dụng trong các trường hợp xuất kho vật liệu không thường xuyên với số lượng ít. Phiếu xuất vật tư được lập thành 3 liên, 1 liên giao cho người lĩnh, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng vật tư và 1 liên giao cho thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng Kế toán ghi đơn giá, tính thành tiền và ghi sổ. Do phiếu xuất vật tư chỉ có hiệu lực một lần, không phù hợp với các trường hợp sử dụng vật liệu nhiều phát sinh thường xuyên trong tháng nên trong các doanh nghiệp người ta ít sử dụng phiếu xuất vật tư mà thay bằng phiếu xuất vật tư theo hạn mức lập cho tháng nào chỉ có giá trị trong tháng đó. Cuối tháng nếu không sử dụng hết số vật tư đã lĩnh, đơn vị sử dụng phải lập “Phiếu nhập vật tư” đem đến kho cùng với vật liệu thừa và “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức”. Thủ kho phải ghi số lượng thừa trả lại vào cả hai phiếu. Đối với trường hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung tiêu căn cứ vào những thoả thuận của khách hàng để lập “Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho” Phiếu này được lập thành 3 liên: 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng và 1 liên giao cho thủ kho sử dụng để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán. Trường hợp xuất vật liệu từ kho này đến kho khác trong nội bộ doanh nghiệp bộ phận cung ứng lập “Phiếu di chuyển vật tư nội bộ” 2-/ Hạch toán chi tiết sự biến động của vật liệu: Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc có khối lượng lớn, là khâu hạch toán khá phức tạp ở doanh nghiệp . Việc hạch toán chi tiết đòi hỏi phải phản ánh cả giá trị, số lượng, chất lượng của từng thứ, từng danh điểm vật liệu theo từng kho. Vì vậy, việc tổ chức hạch toán vật liệu ở kho và phòng kế toán có liên hệ chặt chẽ với nhau, để sử dụng các chứng từ kế toán về nhập xuất vật liệu một cách hợp lý trong việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho và ghi chép vào sổ kế toán chi tiết của kế toán, đảm bảo phù hợp với số liệu ghi trên thẻ kho và sổ kế toán (chi tiết), đồng thời tránh được sự ghi chép trùng lắp không cần thiết, tiết kiệm lao động trong hạch toán, quản lý có hiệu quả. Chính sự liên hệ này đã hình thành nên các phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu khác nhau. Tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp cũng như trình độ kế toán và quản lý mà doanh nghiệp lựa chọn 1 trong 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu sau: -Phương pháp thẻ song song. -Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. -Phương pháp sổ số dư. a, Phương pháp thẻ song song. Phương pháp hạch toán vật liệu này khá đơn giản và được áp dụng phổ biến ở nước ta trong những năm 1970. Theo phương pháp thẻ song song. Ở kho: Hàng này căn cứ vào các chứng từ nhập kho, xuất kho thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật liệu. Định kỳ (có thể là 3 đến 5 ngày 1 lần) thủ kho phải kiểm tra đối chiếu số lượng tồn trên thẻ kho và lượng tồn thực tế. Ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu mở thẻ kế toán vật liệu chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là nó theo dõi cả số lượng và giá trị (thẻ kho chỉ theo dõi về số lượng vật liệu). Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập- xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán và tính ra số tiền. Sau đó, lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu có liên quan. Cuối tháng, tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, nhân viên kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật liệu. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp. Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán vật liệu còn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP THẺ SONG SONG (3) (2) (2) (1) (1) CHỨNG TỪ NHẬP CHỨNG TỪ XUẤT THẺ KHO SỔ CHI TIẾT TỔNG HỢP CHI TIẾT b, Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được hình thành trên cơ sở cải tiến một bước phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này, để hạch toán chi tiết vật liệu: Ở kho: Theo dõi về mặt số lượng đối với từng danh điểm vật liệu như phương pháp thẻ song song. Ở phòng kế toán: kế toán vật liệu không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và giá trị của từng thứ (danh điểm) vật liệu theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng thứ vật liệu, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng, tiến hành đối chiếu số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu giá trị vật liệu với kế toán tổng hợp. Áp dụng đối chiếu tổng mức luân chuyển công việc ghi chép kế toán chi tiết theo từng danh điểm vật liệu được giảm nhẹ nhưng toàn bộ công việc ghi chép, tính toán, kiểm tra đều phải dồn hết vào ngày cuối tháng, cho nên công việc hạch toán và lập báo cáo hàng tháng thường bị chậm trễ. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN (3) (3) (4) (2) (2) (1) (1) CHỨNG TỪ NHẬP CHỨNG TỪ XUẤT THẺ KHO SỔ ĐCLC BẢNG KÊ NHẬP BẢNG KÊ XUẤT c, Phương pháp sổ số dư. Phương pháp sổ số dư là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu. Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán. Ở kho: Giống các phương pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng thứ vật liệu quy định. Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ gốc. Ngoài ra, thủ kho cần phải ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ, ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. Ở phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá cho từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật liệu (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng lỹ kế nhập- xuất- tồn kho vật liệu. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật liệu. Số dư này được dùng để đối chiếu với số dư trên sổ số dư (trên sổ số dư tính bằng cách lấy số lượng tồn kho x giá hạch toán). SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ SỐ DƯ (3) (4) (2) (2) (1) (1) CHỨNG TỪ NHẬP CHỨNG TỪ XUẤT THẺ KHO SỔ SỐ DƯ BẢNG LUỸ KẾ NXT Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu 3-/ Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: 3.1-/ Phương pháp hạch toán nguyên vật liệu tồn kho Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, kế toán có thể áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và trình độ cán bộ kế toán. a, Phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh hàng tồn kho. Phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập- xuất- tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng. b, Phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp rồi từ đó tính ra giá trị vật tư, hàng hoá đã xuất trong kỳ theo công thức: Trị giá vật tư hàng hoá xuất = Tổng giá trị vật tư hàng hoá nhập ± Chênh lệch trị giá tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động vật tư, hàng hoá không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản tồn kho mà giá trị vật tư, hàng hoá mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi phản ánh trên một tài khoản riêng. Tài khoản mua hàng. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán nhưng độ chính xác về vật tư, hàng hoá xuất dùng cho các mục đích khác nhau không cao mà bị ảnh hưởng bởi chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi. 3.2-/ Các tài khoản sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu a) TK 152 - Nguyên vật liệu Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế Kết cấu TK 152: Bên Nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ (Mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng...) Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ (Xuất dùng, xuất bán, góp vốn liên doanh, thiếu hụt...) Dư Nợ: Giá thực tế của vật liệu tồn kho. b) TK 151 - Hàng mua đang đi trên đường Tài khoản này dùng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ, hàng hoá... mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho. Kết cấu TK 151: Bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng đi đường tăng. Bên Có: Phản ánh trị giá hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư Nợ: Giá trị hàng đang đi trên đường. TK 133- Thuế giá trị gia tăng (GTGT) được khấu trừ. TK 133 dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào khấu trừ được hoàn lại. Kết cấu TK133: Bên Nợ: Tập hợp số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ phát sinh trong kỳ. Bên Có: Các nghiệp vụ làm giảm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (đã khấu trừ, trả lại hàng mua, giảm giá hàng mua, được hoàn lại). Dư Nợ: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ sẽ được hoàn lại nhưng chưa nhận. c)TK 611 - Mua hàng (Tiểu khoản 6111- Mua nguyên vật liệu).- Phương pháp kiểm kê định kỳ. TK 611 dùng để theo dõi tình hình mua, tăng, giảm nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ... theo giá thực tế. Kết cấu TK611 Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu , công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên Có: Phản ánh thực tế vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt khác... trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. Ngoài ra, trong quá trình hạnh toán, kế toán còn sử dụng một số TK liên quan như: 331, 111, 112... 3.3-/Hạch toán tình hình biến động nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Hạch toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu: Đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ: Các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ (thực hiện việc mua, bán hàng hóa có hoá đơn, chứng từ, ghi chép kế toán đầy đủ), thuế VAT đầu vào được tách riêng, không ghi vào giá thực tế của vật liệu. Như vậy, khi mua hàng, trong tổng giá thành phải trả cho người bán, phần giá mua chưa thuế được ghi tăng giá vật liệu, còn phần thuế VAT đầu vào được ghi vào số thuế VAT được khấu trừ, cụ thể: * Mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về: Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu) : Giá thực tế vật liệu. Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT được khấu trừ. Có TK (331, 111, 112) : Tổng giá thanh toán Trường hợp doanh nghiệp được giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại (nếu có), ghi: Nợ TK 331 : Trừ vào số tiền hàng phải trả. Nợ TK 111, 112 : Số tiền được người bán trả lại. Nợ TK 1388 : Số tiền người bán chấp nhận trả. Có TK 152 (Chi tiết VL) : Giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại  theo giá không có VAT. Có TK 1331 : Thuế VAT được khấu trừ - Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn: Nếu nhập toàn bộ: Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu) : Trị giá toàn bộ số hàng (Không có VAT) Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT tính theo số hoá đơn. Có TK 331 : Trị giá thanh toán theo hoá đơn. Có TK 3381 : Trị giá số hàng thừa chưa có thuế VAT. Căn cứ vào quyết định xử lý: Nếu trả lại cho người bán: Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 152 (chi tiết vật liệu) : Trả lại số thừa Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế VAT) Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT của số hàng thừa. Có TK 331, 111... : Tổng giá thanh toán số hàng thừa Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập: Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế VAT) Có TK 721 : Số thừa không rõ nguyên nhân Nếu nhập theo số hoá đơn ghi tương tự trên, số thừa coi như giữ hộ người bán ghi: Nợ TK 002 Khi xử lý số thừa ghi: Có TK 002 Đồng thời, căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán như sau: Nếu mua tiếp số thừa: Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu) : Trị giá hàng thừa (Không có VAT) Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT của số hàng thừa. Có TK 331,111,112 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập: Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu) : Trị giá hàng thừa (Không có VAT) Có TK 721 : Số thừa không rõ nguyên nhân. - Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn: Khi nhập: Nợ TK 152 (Chi tiết VL) : Trị giá số thực nhập kho theo giá không thuế Nợ TK 1381 : Trị giá số thiếu (Không có VAT) Nợ TK 1331 : Thuế VAT theo hoá đơn. Có TK 331 : Trị giá thanh toán theo hoá đơn. Khi xử lý: Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu: Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu) : Trị giá số hàng thiếu (Không có VAT) Có 1381 : Trị giá số hàng thiếu Nếu người bán không có hàng: Nợ TK 331 : Ghi giảm số tiền phải trả người bán Có TK 1381 : Xử lý số thiếu. Có TK 1331 : Thuế VAT của số hàng thiếu. Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường: Nợ 1883, 334 : Cá nhân phải bồi thường Có TK 1331 : Thuế VAT của số hàng thiếu. Có TK 1381 : Xử lý số thiếu Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân: Nợ TK 821 : Số thiếu không rõ nguyên nhân. Có TK 1381 : Xử lý số thiếu. * Mua nguyên vật liệu, hàng về chưa có hoá đơn: Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tệp hồ sơ: “Hàng chưa có hoá đơn”, nếu trong tháng hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng hoá đơn về thì ghi theo giá tạm tính: Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu) Có TK 331. Sang tháng sau khi hoá đơn về, kế toán sẽ điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong 3 cách sau: - Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường. - Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính > giá thực tế) hoặc bằng bút toán thường (nếu giá tạm tính < giá thực tế). - Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán thường. * Mua nguyên vật liệu, cuối tháng hoá đơn về, hàng chưa về: Nợ TK 151 :Trị giá hàng mua theo hoá đơn (Không có VAT) Nợ TK 1331 : Thuế VAT được khấu trừ. Có TK (331, 111, 112...) : Tổng giá thanh toán theo hoá đơn. Sang tháng sau, hàng về nhập kho: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) : Trị giá hàng nhập kho Có TK 151 : Hàng đi đường kỳ trước trở về. * Các trường hợp tăng nguyên vật liệu khác: Nợ TK 152 (chi tiết VL) : Giá thực tế vật liệu tăng thêm. Có TK 154 : Thuê gia công hay tự chế biến nhập kho Có TK 411 : Nhận cấp phát, viện trợ. Có TK 412 : Đánh giá tăng vật liệu. Có TK 336 : Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ. Có TK 642 : Thừa trong định mức tại kho. Có TK 3381 : Thừa ngoài định mức chờ xử lý Có TK 621,627, 641, 642 : Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu. Có TK 128, 222 : Nhận lại vốn góp liên doanh. Đối với các đơn vị tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp: Do chưa thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ nên các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp sẽ ghi vào TK 152 theo tổng giá thanh toán: Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu) : Giá thực tế vật liệu mua ngoài. Có TK (111, 112, 331...) : Giá thực tế vật liệu mua ngoài. Trường hợp doanh nghiệp được giảm giá hàng mua hoặc hàng mua trả lại: Nợ TK 111, 112, 331... Có TK 152 (Chi tiết vật liệu) Các trường hợp tăng còn lại hạch toán tương tự. Hạch toán biến động giảm nguyên vật liệu: * Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh: Nợ TK 621 (Chi tiết PX) : Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm. Nợ TK 627 (Chi tiết PX) : Xuất dùng chung phân xưởng. Nợ TK 642, 641, 241 : Xuất dùng phục vụ bán hàng, quản lý DN Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): giá thực tế vật liệu xuất dùng. * Xuất góp vốn liên doanh: Nợ TK 222 : Giá trị góp vốn liên doanh dài hạn Nợ TK 128 : Giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn. Nợ (Có) TK 412 : Chênh lệch. Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu góp liên doanh. * Xuất thuê gia công, chế biến: Nợ TK 154 : Giá thực tế vật liệu xuất chế biến. Có TK 152 (Chi tiết vật liệu) : Giá thực tế vật liệu xuất chế biến. * Giảm do cho vay tạm thời: Nợ TK 138 (1388) : Cho cá nhân, tập thể vay tạm thời Nợ TK 136 (1368) : Cho vay nội bộ tạm thời. Có TK 152 (Chi tiết vật liệu) : Giá thực tế vật liệu xuất cho vay. * Giảm do các nguyên nhân khác: Nợ TK 632 : Nhượng bán, trả lương, trả thưởng Nợ TK 642 : Thiếu trong định mức Nợ TK 1381 : Thiếu không rõ nguyên nhân. Nợ TK 1388, 334 : Thiếu cá nhân phải bồi thường. Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu giảm. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG QUÁT NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN (TÍNH THUẾ VAT THEO PHƯƠNG PHÁP KHẤU TRỪ). TK 331, 111, 112, 141, 331 TK 152 TK 621 SDĐK: Xuất dùng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm Tăng do mua ngoài TK 627, 641, 642, 241 TK 1331 Xuất NVL cho quản lý sản xuất, bán hàng, QLDN, XDCB Thuế VAT được khấu trừ TK 331, 111, 112 TK 151 Giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại Hàng đi đường kỳ trước TK 1331 TK 411 Thuế VAT không được khấu trừ Nhận cấp phát, viện trợ, tặng thưởng, góp vốn LD TK 154 Xuất vật liệu cho TK 154 gia công, chế biến Nhập kho vật liệu gia công tự làm hay thuê ngoài TK 128, 222 TK 128, 222 Xuất góp vốn liên doanh Nhận lại vốn góp liên doanh TK 421 TK 642, 3381 Chênh lệch đánh giá giảm tài sản Chênh lệch đánh giá tăng tài sản Phát hiện thừa khi kiểm kê TK 1381, 642 TK 412 Phát hiện thiếu khi kiểm kê Đánh giá tăng nguyên vật liệu TK 412 SDCK: Đánh giá giảm nguyên vật liệu SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG QUÁT NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN (TÍNH THUẾ VAT THEO PHƯƠNG PHÁP TRỰC TIẾP) TK 111, 112, 331... TK 152 TK 621 SDĐK: Mua về nhập kho (Giá có thuế VAT) Xuất vật liệu cho sản xuất trực tiếp TK 411 TK 627, 641, 642, 624 Nhận cấp phát, tặng thưởng viện trợ, góp vốn liên doanh Xuất cho nhu cầu quản lý sản xuất, bán hàng, QLDN TK 151, 128, 222... TK 632, 157 Vật liệu tăng do các nguyên nhân khác Xuất bán nguyên vật liệu SDCK: 3.4-/Hạch toán tình hình biến động nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ * Đầu kỳ, kết chuyển trị giá hàng tồn kho đầu kỳ theo từng loại: Nợ TK 611 (6111) Có TK 152 (chi tiết vật liệu) : Nguyên vật liệu tồn kho Có TK 151 : Vật liệu đi đường. * Trong kỳ, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng: Đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK 611 (6111) : Giá thực tế vật liệu thu mua. Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT được khấu trừ. Có TK (111, 112, 331...) : Tổng giá thanh toán. Các nghiệp vụ làm tăng khác: Nợ TK 611 (6111) Có TK 411 : Nhận góp vốn liên doanh, tặng thưởng Có TK 336, 338, 311 : Tăng do đi vay. Có TK 128, 222 : Nhận lại vốn góp liên doanh Trường hợp doanh nghiệp được giảm giá hàng mua hoặc hàng mua trả lại (nếu có), ghi: Nợ TK 331, 111, 112,... Có TK 611, (6111) : Trị giá thực tế của hàng mua Có TK 133 (1331) : Thuế VAT không được khấu trừ * Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê vật liệu tồn kho, xác định giá trị vật liệu tồn kho, g hi: Nợ TK 152 : Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Nợ TK 151 : Hàng mua đang đi đường cuối kỳ. Có TK 611, (6111) : Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ. Sau khi phản ánh đầy đủ các bút toán trên, kế toán chuyển giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ cho các mục đích (căn cứ vào tỷ lệ phân bổ định mức tiêu hao hoặc mục đích xuất dùng). Nợ TK (621, 627, 642) Có TK 611 (6111) Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp, đối với vật liệu mua ngoài giá thực tế gồm cả thuế VAT đầu vào. Kế toán ghi: Nợ TK 611 (6111) : Giá thực tế vật liệu mua ngoài Có TK liên quan (331, 111, 112) : Tổng giá thanh toán Trường hợp doanh nghiệp được giảm giá hàng mua hoặc hàng mua trả lại, nếu có ghi: Nợ TK 331, 111, 112... Có TK 611 (6111) Các nghiệp vụ khác phát sinh hạch toán tương tự như doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế VAT. (Xem sơ đồ trang 25) SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ (TÍNH THUẾ VAT THEO PHƯƠNG PHÁP KHẤU TRỪ) TK 151, 152 TK 611 TK 151,152 Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn đầu kỳ kết chuyển trị giá nguyên vật liệu tồn cuối kỳ TK 111, 112, 331 TK 111, 112, 331 Nhập kho vật liệu mua trong kỳ Giảm giá hàng mua, trả lại hàng mua TK 1331 TK 1331 Thuế VAT được khấu trừ Thuế VAT không được khấu trừ TK 411 TK 621, 627, 641, 642 Nhận cấp phát, tặng thưởng, viện trợ, góp vốn liên doanh Xuất dùng cho sản xuât trực tiếp, quản lý PX, bán hàng, QLDN TK 421 TK 138, 334, 642... Đánh giá tăng vật liệu Giá trị thiếu hụt mất mát TK 331, 336, 338 TK 632 Nguyên vật liệu tăng do đi vay Xuất bán nguyên vật liệu SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ (TÍNH THUẾ VAT THEO PHƯƠNG PHÁP TRỰC TIẾP) TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152 Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ chưa sử dụng Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ TK 111, 112, 331, 411 TK 111, 112... Giá trị vật liệu tăng trong kỳ (tổng giá thanh toán gồm VAT) Giảm giá, giá trị hàng trả lại TK 621, 627... Giá trị vật tư xuất dùng 3.5-/ Hạch toán kết quả kiểm kê, đánh giá lại vật liệu tồn kho: Định kỳ, theo quy định (cuối quý, cuối năm), doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê tất cả các loại vật tư ở các kho nhằm trách thất thoát, mất mát tài sản, đảm bảo cho số liệu kế toán được chính xác. Căn cứ vào kết quả kiểm kê và quyết định xử lý, kế toán sẽ phản ánh vào sổ sách các trường hợp thừa, thiếu, mất mát, hư hỏng, chênh lệch giá... việc hạch toán được tiến hành như sau: * Căn cứ vào kết quả kiểm kê vật liệu tại các kho của doanh nghiệp: - Nếu thiếu nguyên vật liệu : Nợ TK 642 : Giá trị vật liệu thiếu trong định mức. Nợ TK 138 (1381) : Giá trị vật liệu thiếu ngoài định mức chờ xử lý. Có TK 152 (Chi tiết VL) : Giá trị vật liệu thiếu. - Nếu thừa nguyên vật liệu Nợ TK 152 (Chi tiết VL) : Giá trị vật liệu thừa Có TK 642 : Giá trị vật liệu thừa trong định mức. Có TK 138 (1381) : Giá trị vật liệu thừa ngoài định mức chờ xử lý. * Căn cứ vào kết quả xử lý, kế toán ghi: - Xử lý số thiếu: Nợ TK 138 (1388) : Phải thu cá nhân làm mất, hư hỏng. Nợ TK 334 : Cá nhân bồi thường trừ dần vào lương. Nợ TK 821, 421, 415 : Tính vào CPBT, trừ vào TNST hoặc trừ vào  QDPTC Có TK 138 (1381) : Xử lý số thiếu - Xử lý số thừa: Nợ TK 338 (3381) : Giá trị thừa đã xử lý Có TK 411, 441, 421, 721... : Ghi tăng NVKD, vốn XDCB, LN,TNBT... * Căn cứ vào kết quả xử lý khoản chênh lệch đánh giá lại nguyên vật liệu tồn kho. - Nếu chênh lệch tăng, ghi tăng vốn kinh doanh: Nợ TK 412 Có TK 411 - Nếu chênh lệch giảm, ghi giảm vốn kinh doanh: Nợ TK 411 Có TK 412 3.6-/ Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Trên thực tế, giá trị nguyên vật liệu luôn có sự biến động trên thị trường. Để đề phòng giảm giá nguyên vật liệu , doanh nghiệp cần phải có kế hoạch lập dự phòng nhằm làm giảm bớt thiệt hại. - Vào cuối niên độ kế toán, kế toán cần xác định mức dự phòng cần lập cho niên độ mới theo công thức sau: Mức dự phòng cần lập cho niên độ N + 1 = Số lượng hàng tồn kho hiện có cuối niên độ của mỗi loại hàng x Mức giảm giá thực của mỗi loại hàng vào cuối niên độ kế toán Mức giảm giá thực tế của mỗi loại hàng tồn kho = Giá gốc ghi số thực tế của hàng tồn kho đó - Giá thực tế của hàng tồn kho đó vào cuối niên độ Trong đó - Sau khi đã xác định mức dự phòng cần lập, kế toán ghi sổ như sau: + Hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã trích lập từ niên độ kế toán trước: Nợ TK 159 Có TK 721 + Sau đó, trích lập dự phòng cho niên độ kế toán mới: Nợ TK 642 (6426) Có TK 159 - Trong niên độ kế toán tiếp theo, mọi sự biến động giá cả của hàng tồn kho không phải phản ánh vào TK 159 mà phản ánh vào TK 412. - Đến cuối niên độ kế toán lại tiến hành nhập và trích lập như trên. 3.7-/ Sổ kế toán sử dụng để hạch toán tổng hợp nhập- xuất nguyên vật liệu: Tuỳ theo phương pháp hạch toán tổng hợp và hình thức sổ kế toán mà đơn vị đã chọn để xác định khối lượng công tác kế toán và từ đó tổ chức hệ thống ghi sổ tổng hợp vật liệu phù hợp nhất. Việc vận dụng hình thức sổ kế toán nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, chính xác và nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Hiện nay, trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thường sử dụng các hình thức sổ kế toán sau: - Nhật ký - Sổ cái - Nhật ký chung. - Chứng từ ghi sổ. - Nhật ký chứng từ. Hình thức Nhật ký chứng từ. Đặc điểm của hình thức này là sự kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép trong ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng. Hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán tổng hợp bao gồm các Nhật ký chứng từ, sổ Cái các TK, bảng kê, các bảng phân bổ. Các sổ kế toán chi tiết. (Xem sơ đồ trang 29) Trình tự ghi sổ: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU THEO HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHỨNG TỪ CHỨNG TỪ NHẬP XUẤT SỔ CHI TIẾT TK 331 NKCT lq 1,2,3,4,10 NKCT SỐ 5,6 BẢNG KÊ SỐ 3 BẢNG PHÂN BỔ SỐ 2 BẢNG KÊ SỐ 4, 5, 6 NKCT SỐ 7 SỔ CÁI TK 152 BÁO CÁO Hình thức Nhật ký- Chứng từ có ưu điểm là giảm bớt khối lượng ghi chép, cung cấp thông tin kịp thời, thuận tiện cho việc phân công công tác, nó phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn, phức tạp. Tuy nhiên, hình thức sổ này có nhược điểm là do kết hợp nhiều mặt nên kết cấu sổ phức tạp, không thuận tiện cho việc cơ giới hoá công tác kế toán. IV-/ SO SÁNH HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG HỆ THỐNG KẾ TOÁN QUỐC TẾ VỚI HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG KẾ TOÁN VIỆT NAM. Kế toán là hệ thống thông tin và kiểm tra tình hình tài sản của doanh nghiệp thông qua hệ thống phương pháp riêng trên cơ sở ứng dụng thước đo giá trị trong nền kinh tế thị trường hiện nay, việc xây dựng hệ thống kế toán doanh nghiệp cho phù hợp với điều kiện thực tế của đất nước đang là mối quan tâm hàng đầu của Nhà nước. Trong đó, hạch toán kế toán vật liệu chính xác theo phương pháp khoa học là khâu quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp sản xuất. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho nói chung, trong đó hạch toán nguyên liệu vật liệu nói riêng trong chế độ kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành từ ngày 1/1/1996 được xây dựng trên cơ sở tôn trọng, vận dụng và có chọn lọc chuẩn mực kế toán quốc tế. Chuẩn mực kế toán quốc tế đã quy định: “Tồn kho là những yếu tố tài sản: - Được giữ để đem bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường. - Đang trong quá trình sản xuất ra các thành phẩm để bán. - Dưới hình thức nguyên vật liệu hoặc vật dụng mà chúng được sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Theo hệ thống kế toán Pháp quy định: Về nguyên tắc ghi chép nghiệp vụ mua hàng: - Giá mua thực tế dùng để hạch toán là giá trị trên hoá đơn trừ phần giảm giá, bớt giá được nhà cung cấp chấp nhận. - Thuế VAT phải trả khi mua hàng không được hạch toán vào giá mua mà doanh nghiệp trả hộ Nhà nước và sẽ được khấu trừ. - Phần chiết khấu mua hàng được hưởng, mặc dù đã trừ vào tổng số tiền trên hoá đơn nhưng vẫn tính vào giá mua hàng và được hạch toán như một khoản thu nhập tài chính. Trước đây, chế độ kế toán Việt Nam quy định: Chiết khấu thanh toán do mua hàng thanh toán tiền trước hạn được người bán chấp thuận được tính như một khoản thu của hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhưng kể từ khi Thông tư số 120/1999/TT-BTC ban hàng ngày 7/1/1999 hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp có hiệu lực, khoản chiết khấu thanh toán được tính vào thu nhập hoạt động tài chính. Với sửa đổi này đã cho thấy giữa kế toán thu mua vật liệu của Việt Nam và của Pháp không có sự khác biệt. Theo kế toán Mỹ thì việc hạch toán nguyên vật liệu như sau: - Trong kỳ, khi mua nguyên vật liệu, kế toán ghi: Nợ TK “Nguyên liệu và hàng cung ứng tồn kho”: Số nguyên liệu nhập kho. Có TK liên quan: Trị giá số nguyên vật liệu nhập kho. - Khi xuất kho nguyên vật liệu : + Nếu nguyên vật liệu được trực tiếp đưa vào sản xuất, kế toán ghi: Nợ TK “Sản phẩm đang chế tạo tồn kho” Có TK “Nguyên liệu và hàng cung ứng tồn kho” + Nếu nguyên vật liệu được gián tiếp sử dụng trong phân xưởng, kế toán ghi: Nợ TK “Sản xuất chung” Có TK “nguyên vật liệu và hàng cung ứng tồn kho” Như vậy, việc hạch toán nguyên vật liệu đưa vào sản xuất theo kế toán Mỹ khác với Việt Nam ở chỗ không tập hợp vào một tài khoản trung gian (hiện nay là TK 621) mà đưa thẳng vào TK sản phẩm dở dang. Một trong những điểm còn tồn tại trong hạch toán nguyên vật liệu ở Việt Nam hiện nay đó là vấn đề đánh giá hàng tồn kho, điều chỉnh theo giá thị trường. Hàng tồn kho nói chung cũng như nguyên vật liệu nói riêng là những tài sản lưu động thường có biến động giá theo thời gian. Nếu giá thị trường của một khoản tồn kho ở cuối kỳ kế toán thấp hơn so với giá gốc của nó, điều này đòi hỏi chúng ta phải ghi giảm giá trị hàng tồn kho xuống thấp hơn. Thực chất của việc ghi giảm giá hàng tồn kho này là lập ra một khoản dự phòng nhằm hỗ trợ cho doanh nghiệp khi giả thiết trên thực sự xảy ra. Trong hệ thống kế toán mới ở Việt Nam cũng đã đề cập đến trường hợp này, song việc lập chi phí phòng giảm giá hàng tồn kho đến nay vẫn còn hết sức hạn chế trong các doanh nghiệp, Hơn nữa, bản thân các nghiệp vụ dự phòng vẫn còn chưa được hoàn thiện, chẳng hạn: Về phương pháp hạch toán, nội dung hạch toán... V-/ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG: Vốn là điều kiện tiên quyết đảm bảo cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường. Với tư cách là vốn, nó chỉ được tiêu dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh và phải sinh lợi. Nghĩa là cùng một đồng vốn bỏ ra phải đem về đồng vốn lớn hơn bằng việc sử dụng vốn có hiệu quả. Vốn của doanh nghiệp bao gồm vốn cố định và vốn lưu động. Vốn lưu động thường được sử dụng để mua sắm tài sản lưu động, dự trữ cho sản xuất và đầu tư ngắn hạn. Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là đối tượng lao động đóng vai trò chủ yếu trong việc tạo ra thực thể của sản phẩm, là khâu dự trữ quan trọng nhất, điểm khởi đầu của mọi quá trình sản xuất và được đầu tư bằng nguồn vốn lưu động. Chính vì vậy, tổ chức hạch toán nguyên vật liệu chặt chẽ, hợp lý chính là góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. 1-/ Phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Yêu cầu đầu tiên đối với việc cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất là phải bảo đảm đủ về số lượng. Nghĩa là, nếu cung cấp với số lượng quá lớn, dư thừa sẽ gây ra ứ đọng vốn (nếu không phải là nguyên vật liệu có tính chất thời vụ) và do đó sẽ dẫn đến việc sử dụng vốn kém hiệu quả. Nhưng ngược lại, nếu cung cấp không đủ về số lượng sẽ ảnh hưỏng đến tính liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh. Trên thực tế cho thấy các doanh nghiệp không hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh phần lớn là do thiếu nguyên vật liệu. Để phân tích tình hình cung ứng nguyên vật liệu về mặt số lượng, cần tính tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung cấp của từng loại nguyên vật liệu theo công thức: Tỷ lệ % hoàn thành Số lượng NVL loại i thực tế x = = kế hoạch cung ứng nhập kho trong kỳ về khối lượng NVL Số lượng NVL loại i cần mua loại i (i = 1, n) (theo kế hoạch trong kỳ) Số lượng nguyên vật liệu i (i = 1. n) cần mua theo kế hoạch trong kỳ được xác định bằng nhiều cách. Song cách thông dụng nhất là tính lượng nguyên vật liệu cần dùng theo số lượng thành phẩm hoặc chi tíêt cần sản xuất trong kỳ theo công thức: Nhu cầu về số lượng Số lượng sản phẩm Định mức tiêu hao loại NVL i trong kỳ cần sản xuất trong kỳ NVL i cho 1 đơn vị SP Việc thu mua nguyên vật liệu không hoàn thành kế hoạch có thể do nhiều nguyên nhân: - Doanh nghiệp giảm hợp đồng sản xuất loại sản phẩm hay chi tiết nào đó. Bởi vậy, giảm số lượng nguyên vật liệu cần cung ứng. - Doanh nghiệp giảm hợp đồng thu mua, trên cơ sở tiết kiệm được hao phí nguyên vật liệu đã đạt được. - Không thực hiện được kế hoạch thu mua, có thể doanh nghiệp gặp khó khăn về tình hình tài chính, khó khăn về phương tiện vận tải hoặc doanh nghiệp dùng nguyên vật liệu thay thế. Bên cạnh việc phân tích tình hình cung ứng nguyên vật liệu, doanh nghiệp phải tiến hành phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm. * Để xem xét mức bảo đảm nguyên vật liệu cho sản xuất, doanh nghiệp cần tính ra hệ số bảo đảm: = Hệ số Số NVL dự trữ đầu kỳ và nhập trong kỳ bảo đảm Số NVL cần dùng trong kỳ Hệ số này tính cho từng loại nguyên vật liệu, đặc bịêt là các loại nguyên vật liệu không thể thay thế được. Đồng thời tính cho cả nhu cầu nguyên vật liệu sử dụng trong kỳ và dự trữ cuối kỳ. * Phân tích tình hình biến động tổng mức chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm: Để sản xuất ra sản phẩm, các doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu. Do vậy tổng mức chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm phụ thuộc vào các nhân tố: - Khối lượng sản phẩm hoàn thành (qi). - Kết cấu về khối lượng sản phẩm. - Định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm (mi). - Đơn giá của nguyên vật liệu (si). Vậy tổng mức chi phí của nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm được xác định bằng công thức: M = S qi . mi . si Để phân tích mức độ hoàn thành kế hoach về tổng mức chi phí nguyên vật liệu, trước hết xác định đối tượng phân tích: D M = M1 - Mk = S qi1 . mi1 . si1 - S qik . mik . sik Trong đó các nhân tố ảnh hưởng được xác định như sau: - Do ảnh hưởng của nhân tố khối lượng và kết cấu về khối lượng sản phẩm: D Mq = S qi1 . mik . sik - S qik . mik . sik - Do ảnh hưởng của nhân tố định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm: D Mm = S qi1 . mi1 . sik - S qi1 . mik . sik - Do ảnh hưởng của nhân tố đơn giá nguyên vật liệu xuất kho cho sản xuất sản phẩm: D Ms = S qi1 . mi1 . si1 - S qi1 . mi1 . sik Tổng hợp sự ảnh hưởng của tất cả các nhân tố trên: D M = DMq + DMm + DMs Kết quả tính toán trên phản ánh mức sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm đã tiết kiệm hay lãng phí. 2-/ Phân tích sử dụng vốn lưu động Để đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong doanh nghiệp người ta thường dùng một số chỉ tiêu chủ yếu sau: 2.1- Chỉ tiêu sức sản xuất của vốn lưu động: Sức sản xuất của vốn lưu động = Tổng doanh thu thuần Vốn lưu động bình quân Sức sản xuất của vốn lưu động cho biết một đồng vốn lưu động đem lại mấy đồng doanh thu thuần. Chỉ tiêu này càng lớn thì hệ số sử dụng vốn lưu động càng cao và ngược lại. 2.2- Chỉ tiêu sinh lợi của vốn lưu động: Sức sinh lợi của vốn lưu động = Lợi nhuận thuần Vốn lưu động bình quân Chỉ tiêu này phản ánh một đồng vốn lưu động tạo ra mấy đồng lợi nhuận thuần. Khi phân tích, cần tính ra hai chỉ tiêu trên rồi so sánh giữa kỳ phân tích với kỳ gốc (kỳ kế hoạch hoặc kỳ trước), nếu các chỉ tiêu sinh lợi và sức sản xuất của vốn lưu động tăng thì hiệu quả sử dụng vốn lưu động tăng và ngược lại. 2.3- Chỉ tiêu tốc độ luân chuyển của vốn lưu động: Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn lưu động vận động không ngừng, thường xuyên các giai đoạn của quá trình sản xuất (dự trữ, sản xuất, tiêu thụ). Do đó, đẩy nhanh tốc độ luân chuyển sẽ góp phần giải quyết nhu cầu về vốn cho doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Để xác định tốc độ luân chuyển của vốn lưu động người ta thường sử dụng các chỉ tiêu sau: Số vòng quay của vốn lưu động = Tổng mức chu chuyển Vốn lưu động bình quân Chỉ tiêu này cho biết vốn lưu động quay được mấy vòng trong kỳ. Nếu số vòng quay tăng chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động tăng và ngược lại. Chỉ tiêu này còn gọi là “Hệ số luân chuyển”. Thời gian của một vòng luân chuyển = Thời gian kỳ phân tích Số vòng quay vốn lưu động Chỉ tiêu này cho biết số ngày cần thiết cho vốn lưu động quay được một vòng. Thời gian của một vòng luân chuyển càng nhỏ thì tốc độ luân chuyển càng lớn. Ngoài hai chỉ tiêu trên, khi phân tích còn có thể tính ra chỉ tiêu “Hệ số đảm nhiệm của vốn lưu động theo công thức: Hệ số đảm nhiệm vốn lưu động = Vốn lưu động bình quân Tổng mức chu chuyển Hệ số này càng nhỏ chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động càng cao, số vốn lưu động tiết kiệm được càng nhiều. Qua chỉ tiêu này, ta biết được để có một đồng luân chuyển thì cần mấy đồng vốn lưu động. 2.4- Hệ số quay kho vật tư So sánh hệ số quay kho của vật tư, hệ số quay kho của sản phẩm. Thực tế với kế hoạch, kỳ này với kỳ trước để đánh giá tình hình sử dụng vật tư và tiêu thụ sản phẩm trong kỳ. Hệ số quay kho vật tư = Trị giá vật tư sử dụng trong kỳ (Trị giá vật tư gồn ĐK + CK) / 2 Hệ số trên càng lớn, vốn lưu động càng quay nhiều, do đó, hiệu quả sử dụng vốn lưu động càng cao. Cách tính từng chỉ tiêu theo công thức trên như sau: + Tổng doanh thu thuần = Tổng doanh thu bán hàng trong kỳ - (Tổng số thuế tiêu thụ đặc biệt + Thuế xuất khẩu phải nộp + Giảm giá hàng bán + Doanh thu hàng đã bán bị trả lại). + Thời gian của kỳ phân tích: Theo quy ước, để đơn giản trong kỳ phân tích thì thời gian tháng là 30 ngày, quý là 90 ngày và năm là 360 ngày. + Vốn lưu động bình quân: Để đơn giản quy định cách tính như sau: Vốn lưu động bình quân tháng = 2 Vốn lưu động cuối tháng Vốn lưu động đầu tháng + Vốn lưu động bình quân quý = Cộng vốn lưu động bình quân 3 tháng 3 Trường hợp có số liệu về vốn lưu động đầu tháng thì có thể xác định số vốn lưu động bình quân quý, bình quân năm như sau: V = V1/2 + V2 + ... + Vn-1 + Vn/2 n - 1 Trong đó: V1, V2, ... Vn là số vốn lưu động hiện có đầu các tháng, n là số thứ tự các tháng. Trường hợp không có số liệu ở các tháng, có thể tính số vốn lưu động bình quân trong kỳ bằng cách cộng số vốn lưu động đầu kỳ với số cuối kỳ rồi chia cho 2. PHẦN II TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY DỆT 8/3. I-/ MỘT SỐ HÌNH ẢNH SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY DỆT 8/3 Tên đơn vị : Công ty Dệt 8/3 Tên giao dịch : Eight March Textile Company Tên viết tắt : EMTEXCO Địa chỉ : 460 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội. 1-/ Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. Với chủ trương khôi phục kinh tế sau chiến tranh đưa miền Bắc tiến lên XHCN, đầu năm 1959, Chính phủ ta quyết định cho xây dựng nhà máy liên hợp sợi - dệt - nhuộm. Nhà máy có công suất thiết kế ban đầu là 35 triệu mét vải thành phẩm mỗi năm và có quy mô loại I trong nền kinh tế quốc dân. Từ năm 1960 đến năm 1965 là giai đoạn hình thành những nền móng ban đầu của nhà máy. Trong thời gian này, được sự giúp đỡ của Chính phủ nước Cộng hoà nhân dân Trung Hoa, những phân xưởng đầu tiên của nhà máy đã lần lượt ra đời. Ngày 8/3/1965, nhà máy được cắt băng khánh thành và chính thức mang tên Nhà máy Dệt 8/3. Kể từ ngày thành lập và trong suốt thời kỳ chống Mỹ cứu nước, Nhà máy Dệt 8/3 luôn đi đầu trong phong trào thi đua sản xuất cung cấp kịp thời nhu cầu về vải cho tiền tuyến, đồng thời làm tốt công tác hậu cần địa phương vừa sản xuất vừa sẵn sàng chiến đấu. Chỉ tính từ năm 1965 đến năm 1985, nhà máy đã sản xuất được 106.087 tấn sợi, 5.920.502 triệu mét vải thành phẩm. Năm 1985, nhà máy vinh dự được Quốc hội và Hội đồng Nhà nước trao tặng Huân chương lao động hạng nhất. Trong những năm đầu bước sang kinh tế thị trường, Nhà máy đã gặp phải rất nhiều khó khăn do hầu hết máy móc, trang thiết bị, công nghệ đều cũ kỹ, lạc hậu nên sản phẩm của nhà máy không thể cạnh tranh với hàng liên doanh. Trước thực trạng đó, được sự giúp đỡ của Nhà nước, nhà máy đang từng bước đổi mới quy trình công nghệ, tổ chức lại phương thức sản xuất và bộ máy quản lý để nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm. Cho nên trong những năm gần đây, sản phẩm của Nhà máy ngày càng có uy tín trên thị trường. Sau 40 năm xây dựng và trưởng thành, nhà máy dệt 8/3 đã trải qua ba lần đổi tên: từ Nhà máy Dệt 8/3, xí nghiệp liên hợp dệt 8/3 và hiện nay gọi là Công ty Dệt 8/3 (theo Nghị định 388, tháng 7/1994). Đây là một doanh nghiệp Nhà nước có quy mô vào bậc nhất trong lĩnh vực sản xuất sản phẩm ngành dệt may của Việt Nam. Công ty đã giải quyết việc làm cho một bộ phận lao động ở Thủ đô, đặc biệt là lao động nữ, góp phần thúc đẩy Hà Nội trở thành trung tâm kinh tế của cả nước. 2-/ Vai trò, nhiệm vụ của Công ty Dệt 8/3. Công ty Dệt 8/3 là doanh nghiệp Nhà nước, thành viên hạch toán độc lập của Tổng Công ty Dệt may Việt Nam, với phương thức hạch toán: Cân đối thu - chi, bảo đảm có lãi. Công ty Dệt 8/3 hoạt động theo luật doanh nghiệp Nhà nước, theo các quy định của pháp luật, theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng Công ty. Công ty có nhiệm vụ kinh doanh hàng dệt, may mặc theo kế hoạch, quy hoạch của Tổng Công ty, theo nhu cầu thị trường, từ đầu tư, sản xuất, cung ứng đến tiêu thụ sản phẩm, xuất nhập khẩu nguyên vật liệu, phụ kiện, thiết bị phụ tùng, sản phẩm dệt, may mặc và các hàng hoá khác liên quan đến ngành dệt, may mặc... Với thị trường tiêu thụ rộng lớn, Công ty Dệt 8/3 nhanh chóng có nhiều mặt hàng đáp ứng nhu cầu, thị hiếu người tiêu dùng với các sản phẩm chủ yếu sau: sợi toàn bộ, sợi bán, vải mộc, vải thành phẩm, vải xuất khẩu... Bên cạnh đó, Công ty cũng đã và đang khai thác thị trường nước ngoài bằng các sản phẩm vải xuất khẩu, may xuất khẩu nhằm thu hút sự chú ý, đầu tư của các đối tác nước ngoài và mở rộng thị trường. Công ty có quan hệ mua bán với rất nhiều nước trên thế giới như Italia, Đức, Nhật, Trung Quốc... 3-/ Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh trong Công ty Dệt 8/3. a, Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý trong Công ty Dệt 8/3. Công ty Dệt 8/3 là một đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, trực thuộc Tổng Công ty Dệt - may Việt Nam. Đứng đầu Công ty là Ban Giám đốc chỉ đạo trực tiếp xuống từng phòng ban, xí nghiệp thành viên. Giúp việc cho Ban giám đốc là các phòng chức năng và các phòng nghiệp vụ. Ban Giám đốc của Công ty bao gồm 4 người: 1 Tổng Giám đốc, 3 Phó Tổng Giám đốc. - Tổng giám đốc: là người đứng đầu bộ máy lãnh đạo của Công ty, chịu trách nhiệm chỉ huy toàn bộ bộ máy quản lý và chịu trách nhiệm trước cơ quan chủ quản cấp trên. Ngoài việc uỷ quyền cho các Phó Tổng giám đốc điều hành các công việc của Công ty, Tổng giám đốc còn trực tiếp điều hành các phòng: Kế toán - Tài chính, tổ chức lao động, xuất nhập khẩu. - Phó Tổng giám đốc kỹ thuật: là người phụ trách về kỹ thuật sản xuất, công nghệ sản xuất trong Công ty và chỉ đạo trực tiếp phòng kỹ thuật - Đầu tư. - Phó Tổng giám đốc sản xuất và tiêu thụ: là người phụ trách và điều hành phần sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, chỉ đạo trực tiếp các phòng: kế hoạch tiêu thụ, kho, bảo vệ - quân sự và các giám đốc của các xí nghiệp thành viên. - Phó Tổng giám đốc trung tâm thí nghiệm - kiểm tra chất lượng: là người phụ trách về việc kiểm tra chất lượng sản phẩm và chỉ đạo trực tiếp phòng KCS. Các phòng ban chức năng nghiệp vụ: Được tổ chức theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh, chịu sự lãnh đạo của Ban Giám đốc và trợ giúp cho Ban Giám đốc điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. Các phòng ban có nhiệm vụ chấp hành và kiểm tra việc chấp hành các chỉ tiêu kế hoạch, các chế độ chính sách của Nhà nước, các nội quy của Công ty và các mệnh lệch của Giám đốc. Ngoài ra các phòng ban còn có nhiệm vụ đề xuất với ban Giám đốc những biện pháp giải quyết những khó khăn vướng mắc gặp phải trong quá trình sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý của Công ty. Các phòng ban nghiệp vụ của Công ty gồm: - Phòng kỹ thuật đầu tư: có nhiệm vụ đầu tư, chuẩn bị về kỹ thuật cho sản xuất từ khâu thiết kế sản phẩm, quy trình công nghệ đến khâu nhập kho thành phẩm. - Phòng kế hoạch tiêu thụ: Có chức năng xây dựng kế hoạch tháng, quý, năm. Điều hành sản xuất kinh doanh trên cơ sở tiêu thụ sản phẩm. Cụ thể: căn cứ vào các nhu cầu và các thông tin trên thị trường phòng xây dựng kế hoạch giá thành, kế hoạch giá thành, kế hoạch sản lượng nhằm thu lợi nhuận cao nhất, đảm bảo cung ứng vật tư kịp thời với giá cả thấp nhất. - Phòng xuất - nhập khẩu: Giúp Ban lãnh đạo trong việc tìm kiếm thị trường để tiêu thụ sản phẩm. Phòng có nhiệm vụ xuất những sản phẩm do Công ty sản xuất ra khi có khách hàng và nhập vật tư, hoá chất, máy móc, thiết bị cần cho sản xuất, gọi vốn đầu tư của nước ngoài, xây dựng các phương án đầu tư. - Phòng KCS: Đảm bảo cho công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm của toàn Công ty. - Phòng tổ chức lao động: Có nhiệm vụ quản lý nhân lực trong Công ty, đảm bảo chế độ chính sách cho cán bộ công nhân viên, theo dõi ban hành các định mức lao động, tiền lương, tiền thưởng, tổ chức công tác nâng bậc cho công nhân viên. - Phòng kế toán - tài chính: Giúp lãnh đạo Công ty trong công tác hạch toán các chi phí sản xuất kinh doanh và báo cáo tài chính của Công ty. Đồng thời, phòng còn có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tài chính của Công ty, xác định nhu cầu về vốn, tình hình hiện có và sự biến động của các loại tài sản trong Công ty. - Phòng bảo vệ quân sự: Có chức năng quản lý trật tự an ninh trong Công ty. Giám đốc các xí nghiệp thành viên: chịu sự chỉ đạo của cấp trên. Các Giám đốc này có trách nhiệm quản lý, bảo toàn, phát triển nguồn vốn, tài sản và các nguồn lực khác do Công ty giao. Giúp việc cho Giám đốc xí nghiệp là 1 hoặc 2 Phó giám đốc xí nghiệp, trưởng ca hoặc trưởng ngành, tổ trưởng các tổ nghiệp vụ kinh tế - kỹ thuật, các tổ sản xuất. (Xem sơ đồ trang sau) b, Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh: Công ty Dệt 8/3 có một cơ cấu tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh hoàn chỉnh bao gồm các xí nghiệp sản xuất chính và các xí nghiệp sản xuất phụ. Các xí nghiệp sản xuất chính: có tổng diện tích 51.380 mét vuông với 3280 công nhân, bao gồm: - Xí nghiệp sợi: Có diện tích 21.000 mét vuông với 1.650 công nhân, có nhiệm vụ chuyên sản xuất sợi để cung cấp cho dệt vải mộc hoặc cung cấp cho thị trường. - Xí nghiệp Dệt: Có diện tích 19.000 mét vuông với 1.097 công nhân, có nhiệm vụ nhận sợi từ xí nghiệp sợi và tiến hành sản xuất vải mộc. - Xí nghiệp nhuộm: Có diện tích 9.800 mét vuông với 351 công nhân, có nhiệm vụ nhận vải từ xí nghiệp Dệt và tổ chức nhuộm, in hoa. Các xí nghiệp sản xuất phụ: - Xí nghiệp cơ điện bao gồm 2 bộ phận: + Động lực: làm nhiệm vụ cung cấp nước, năng lượng điện, hơi nước cho toàn Công ty. + Phụ tùng: làm nhiệm vụ sửa chữa máy móc, thiết bị của Công ty. - Xí nghiệp may, dịch vụ: Có diện tích 1.580 mét vuông với 182 công nhân, có nhiệm vụ may quần áo các loại, túi, khăn... là bộ phận sản xuất kinh doanh phụ tận dụng các điều kiện hiện có của công ty để tạo ra công ăn việc làm, tăng thu nhập cho người lao động. (Xem sơ đồ trang sau) 4-/ Kết quả sản xuất một số năm gần đây của Công ty Dệt 8/3. Với sự cố gắng vươn lên của toàn thể cán bộ và công nhân viên, Công ty Dệt 8/3 đã đạt được những thành tựu đáng kể. Theo báo cáo tổng kết 2 năm 1998 - 1999, ta có thể đánh giá kết quả hoạt động của Công ty thông qua các chỉ tiêu sau: BẢNG KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY DỆT 8/3. TT Chỉ tiêu Đơn vị 1998 1999 Chênh lệch Tuyệt đối % 1 Tổng doanh thu Nghìn đồng 180.987.000 205.798.025 24.811.025 113,7 2 Tổng chi phí Nghìn đồng 180.931.600 205.722.180 24.790.580 113,2 3 Lợi nhuận Nghìn đồng 55.400 75.845 20.445 136,9 4 Nộp ngân sách Nghìn đồng 3.328.655 3.548.297 219.642 106,6 5 Vốn lưu động Nghìn đồng 27.732.948 33.259.525 5.526.577 119,9 6 Vốn cố định Nghìn đồng 28.764.451 35.331.200 6.566.749 122,8 Qua các chỉ tiêu trên ta thấy: Tổng doanh thu trong năm 1999 là 205.798.025.000 đồng tăng 113,7% so với năm 1998, lợi nhuận năm 1999 là 75.845.000 đồng tăng 136,9% so với năm 1998. Và trong năm 1999, Công ty Dệt 8/3 đã đóng góp cho Ngân sách 3.548.297.000 đồng. Kết quả đó khẳng định Công ty đã không ngừng đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh, cải tiến, đa dạng hoá và nâng cao chất lượng sản phẩm nên sản phẩm được khách hàng tin cậy và đủ sức cạnh trạnh trên thị trường. Tuy nhiên, với một doanh nghiệp Nhà nước có số vốn lớn như Công ty Dệt 8/3 thì kết quả sản xuất kinh doanh mà Công ty đã đạt được vẫn còn chưa tương ứng với quy mô hoạt động của nó. Cụ thể, tỷ suất lợi nhuận trên vốn trong năm 1999, chỉ đạt 0,11%, lương bình quân của lao động ở Công ty chỉ đạt 580.000 đồng - người/tháng. Thực tế cho thấy ngành dệt của ta đang gặp phải rất nhiều khó khăn trong việc cạnh tranh với các doanh nghiệp liên doanh, trong việc tìm kiếm khách hàng cũng như nâng cao chất lượng sản phẩm. Nhà nước đang tích cực hỗ trợ cho ngành Dệt - may Việt Nam nói chung và Công ty Dệt 8/3 nói riêng, các cán bộ, công nhân viên Công ty Dệt 8/3 đang nỗ lực hết mình để nuôi đứa con đầu lòng của ngành dệt may Việt Nam lớn mạnh. 5-/ Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán và sổ kế toán của Công ty Dệt 8/3. a, Tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán ở Công ty Dệt 8/3 Để phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh và tình hình thực tế đơn vị mình. Xuất phát từ cơ cấu tổ chức quản lý và việc sắp xếp các xí nghiệp trực thuộc, Công ty Dệt 8/3 áp dụng hình thức kế toán tập trung. Nghĩa là toàn bộ công tác kế toán đều được thực hiện ở phòng kế toán tài chính từ khâu thu nhận chứng từ, ghi sổ đến khâu xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo, phân tích và tổng hợp. Ở Công ty Dệt 8/3, ngoài 17 nhân viên ở phòng kế toán tài chính, dưới các xí nghiệp thành viên còn bố trí các nhân viên hạch toán kinh tế nhằm giúp cho phòng một số công việc nhất định (lập bảng tính lương, tập hợp các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho). Đứng đầu bộ máy kế toán là trưởng phòng kế toán tài chính: là người điều hành, giám sát toàn bộ hoạt động của bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính của Công ty. Trưởng phòng kế toán tài chính thay mặt Nhà nước kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ quy định của Nhà nước về lĩnh vực kế toán, tài chính của Công ty. Phó phòng kế toán tài chính kiêm kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ trợ giúp kế toán trưởng phụ trách các hoạt động của phòng, đồng thời có trách nhiệm tổng hợp các chứng từ, bảng kê, nhật ký chứng từ do các kế toán viên cung cấp vào cuối tháng, quý, năm. Sau đó, kế toán tổng hợp sẽ vào sổ cái cho từng tài khoản rồi lập báo cáo theo quy định chung của Bộ Tài chính và các báo cáo nội bộ theo yêu cầu của cấp trên. Kế toán quỹ: Giám sát việc thu - chi qua các chứng từ gốc, theo dõi và sử dụng vốn đúng mục đích, có hiệu quả, đồng thời theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng, thanh toán tạm ứng... Kế toán quỹ phụ trách tài khoản 111, 131, 141... và các sổ chi tiết của nó. Cuối tháng, lập bảng kê số 1 và nhật ký chứng từ số 1. Thủ quỹ: chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của Công ty. Hàng ngày căn cứ vào các phiếu thu, chi... hợp lệ để xuất hoặc nhập quỹ, ghi sổ quỹ, cuối ngày đối chiếu với kế toán quỹ, nếu có sai sót phải sửa chữa kịp thời. Khi có yêu cầu của cấp trên, thủ quỹ và các bộ phận có liên quan tiến hành kiểm kê lại quỹ tiền mặt hiện có. Nếu thiếu hụt sẽ phải tìm nguyên nhân và đề ra biện pháp xử lý. Kế toán tiền ngân hàng: Thực hiện toàn bộ những giao dịch thu chi, thanh toán với ngân hàng. Phụ trách tài khoản 112, 311... và các sổ chi tiết. Cuối tháng, lập bảng kê số 2 và nhật ký chứng từ số 2. Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ: Phụ trách tài khoản 152, 153... hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư. Cuối tháng, tổng cộng số liệu, lập báo cáo vật liệu cùng với các bộ phận chức năng khác tiến hành kiểm kê lại kho vật tư, đối chiếu với sổ sách kế toán. Nếu thiếu hụt sẽ phải tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý ghi trong “biên bản kiểm kê”. Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: Phụ trách các TK 334, 338, (3382, 3383, 3384), 627, 641, 642... Kế toán lương và BHXH có nhiệm vụ theo dõi việc tính toán tiền lương, BHXH và các khoản phụ cấp khác cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. Cuối tháng, lập bảng thanh toán tiền lương, lập bảng phân bổ số 1 và bảng tập hợp chi phí. Kế toán tài sản cố định và nguồn vốn: Phụ trách các tài khoản 211, 214, 411, 414, 415... Phân loại tài sản cố định hiện có của Công ty và tính khấu hao theo phương pháp tuyến tính. Cuối tháng, lập bảng phân bổ số 3, nhập ký chứng từ số 9. Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm: Căn cứ vào các phiếu xuất vật tư, bảng thanh toán lương, hợp đồng sản xuất, phiếu xuất kho thành phẩm... kế toán tiến hành tính toán, tập hợp chi phí và kiểm tra số liệu do nhân viên hạch toán kinh tế ở các xí nghiệp thành viên gửi lên. Từ đó, xác định chính xác khối lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ, thực hiện tính giá thành. Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm phụ trách các tài khoản: 621, 622, 627, 154... Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi quá trình nhập xuất kho thành phẩm và xác định chính xác các kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Phụ trách các tài khoản 155, 157, 511, 512, 641, 642... Các nhân viên hạch toán kinh tế ở các xí nghiệp thành viên: Có nhiệm vụ theo dõi từ khâu đưa nguyên vật liệu vào sản xuất đến khi sản xuất ra thành phẩm nhập kho, tổ chức tập hợp số liệu, chứng từ gửi về phòng kế toán của Công ty. Các thành viên của bộ máy kế toán tuy có nhiệm vụ kế toán khác nhau song giữa các bộ phận đó lại có sự kết hợp chặt chẽ mật thiết trong phạm vi chức năng và nhiệm vụ của mình. Bộ máy kế toán của Công ty Dệt 8/3 được thể hiện qua sơ đồ: (Xem sơ đồ trang sau) b, Tổ chức sổ kế toán ở Công ty Dệt 8/3. Xuất phát từ điều kiện thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh kết hợp với việc tìm hiểu, nghiên cứu những ưu nhược điểm của hình thức tổ chức sổ kế toán, kế toán Công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức sổ kế toán theo kiểu nhật ký chứng từ. Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên các sổ chi tiết, các bảng phân bổ, các bảng kê và các nhật ký chứng từ. Cuối tháng, kế toán tổng hợp căn cứ vào các bảng kê và các nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái và lập báo cáo. Hiện tại, Công ty đang sử dụng 10 nhật ký chứng từ, 11 bảng kê, 4 bảng phân bổ, 6 sổ chi tiết và sổ cái tài khoản. Điều này hoàn toàn phù hợp với quy định chung về sổ sách trong hình thức nhật ký chứng từ. - Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1/N đến 31/12/N. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VNĐ - Hệ thống tài khoản Công ty đang áp dụng là hệ thống tài khản trong chế độ kế toán mới. - Chứng từ kế toán: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty đều được lập chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ, hợp pháp. Các chứng từ gốc là cơ sở để kế toán phần hành tiến hành ghi vào sổ chi tiết, bảng kê, nhật ký chứng từ. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Sổ cái Báo cáo tài chính Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng kê SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC NKCT CỦA CÔNG TY DỆT 8/3 Chứng từ gốc: - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho Thẻ kho Bảng liệt kê CT nhập-xuất Sổ số dư Bảng tổng hợp NXT Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4, 5, 6 Nhật ký chứng từ số 7 NKCT số 5 NKCT lq số 1,2,3 Sổ chi tiết số 2 (TK 331) Sổ cái TK 152 Báo cáo Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN VẬT LIỆU THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHỨNG TỪ TẠI CÔNG TY DỆT 8/3 II-/ THỰC TẾ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DỆT 8/3 1-/ Đặc điểm vật liệu tại Công ty Dệt 8/3. Công ty Dệt 8/3 là doanh nghiệp Nhà nước có quy mô lớn, sản phẩm đầu ra nhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại và mặt hàng. Do vậy, nguyên vật liệu của Công ty cũng hết sức đa dạng, số lượng mỗi loại tương đối lớn, có nhiều đặc điểm và đơn vị tính khác nhau. Nguyên vật liệu chính dùng để sản xuất của Công ty là bông, ngoài ra có thể là bán thành phẩm mua ngoài như sợi. Bông có đặc điểm dễ hút ẩm ngoài không khí nên thường được đóng thành kiện. Trọng lượng của bông thường thay đổi theo điều kiện khí hậu, điều kiện bảo quản... Do đặc điểm này, nên Công ty cần tính toán chính xác độ hút ẩm của bông khi nhập, khi xuất bông để làm cơ sở đúng đắn cho việc thanh toán và phân bổ chi phí vật liệu để tính giá thành. Mặt khác, để bảo quản tốt bông, công ty cần phải đề ra những yêu cầu cần thiết đối với trang thiết bị tại kho, bông phải được đặt ở những nơi khô ráo thoáng mát. Hệ thống kho dự trữ của Công ty chia thành 6 loại gồm 12 kho: - Kho chứa nguyên vật liệu chính: kho bông. - Kho chứa vật liệu phụ, gồm: + Kho thiết bị. + Kho tạp phẩm. + Kho hoá chất. + Kho sắt thép. + Kho bột - Kho chứa phụ tùng bao gồm: + Kho cơ kiện sợi. + Kho cơ kiện dệt. - Kho chứa nhiên liệu: kho xăng, dầu. - Kho chứa công cụ, dụng cụ bao gồm: + Kho công cụ. + Kho cơ điện. - Kho chứa phế liệu: Kho phế liệu. Các kho dự trữ của Công ty được sắp xếp hợp lý, gần các phân xưởng sản xuất, do đó, thuận tiện cho việc chuyên trở và có thể đáp ứng kịp thời vật tư cho sản xuất với chi phí nhỏ nhất từ kho đến nơi sản xuất. Các kho đều được trang bị các thiết bị cần thiết cho việc bảo quản. Do đó mà chất lượng vật tư luôn được bảo quản tốt. Tại đơn vị sản xuất lớn như Công ty Dệt 8/3, với đặc điểm vật liệu, công cụ dụng cụ đa dạng, phức tạp thì khối lượng công việc hạch toán vật liệu là rất lớn. Do vậy, việc hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ do ba cán bộ kế toán đảm nhiệm. Một người phụ trách kế toán vật liệu chính (bông), công cụ dụng cụ. Một người phụ trách vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, nhiên liệu và phế liệu. Người còn lại kiêm lập các báo biểu tổng hợp có liên quan. Việc hạch toán chi tiết và tổng hợp vật liệu chủ yếu thực hiện theo hình thức sổ NKCT trên máy vi tính. Kế toán hàng ngày có nhiệm vụ thu thập, kiểm tra các chứng từ như: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho... Sau đó định khoản, đối chiếu với sổ sách của thủ kho (các thẻ kho) rồi nhập dữ kiện vào máy, máy sẽ tự động tính các chỉ tiêu còn lại như: hệ số giá, trị giá vật liệu xuất kho, trị giá vật liệu tồn cuối kỳ. Cuối kỳ, máy tính in ra các số liệu, bảng biểu cần thiết như: Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu, các báo cáo khác theo yêu cầu phục vụ cho công tác hạch toán vật liệu. 2-/ Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Dệt 8/3. Vật liệu sử dụng trong Công ty bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau về công dụng, tính năng lý, hoá học, phẩm cấp, chất lượng. Mặt khác, vật liệu lại thường xuyên biến động, do đó để quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán tổng hợp cũng như chi tiết tới từng loại nguyên vật liệu, kế toán cần phải phân loại nguyên liệu, vật liệu. Căn cứ vào công dụng kinh tế của từng loại nguyên vật liệu, kế toán đã phân loại thành những nhóm sau: - Nguyên vật liệu chính: đó là các loại bông: bông Việt Nam, bông gầm ý, bông Liên Xô cấp I, bông Liên Xô cấp II, bông xơ N... - Vật liệu phụ: các loại thuốc tẩy, thuốc nhuộm, bông chế thử, băng vải trắng, dây nilon, dây emay, băng dính, keo dán eboxi... - Nhiên liệu: bao gồm xăng, dầu các loại như: xăng, dầu điêzel, dầu phụ... dùng để cung cấp cho đội xe cơ giới để vận chuyển, chuyên trở vật liệu hoặc cho các cán bộ lãnh đạo Công ty hay các phòng ban đi liên hệ công tác. - Phụ tùng thay thế: là chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị Công ty đang sử dụng: các loại vòng bi, bánh răng... - Phế liệu: Đó là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất có thể sử dụng hay bán ra ngoài như: bông hầm PE, bông dầu, bông quét nhà, bông hạt, bông chải chém, sợi rối, sợi sóng ngắn, sợi sóng dài, sợi rối màu... Để phục vụ cho yêu cầu của công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, ngoài việc phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học, Công ty còn lập sổ “danh điểm vật tư”. Sổ này được lưu trên máy tính, nó giúp việc tra cứu, theo dõi chi tiết nguyên vật liệu dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian lao động kế toán. Trích SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ. Kho Danh điểm vật tư Tên vật tư Bông 152 001 Bông Việt Nam 152 002 Bông xơ N 152 003 Bông gầm ý 152 004 Bông Liên Xô I 152 005 Bông Liên Xô II .... Bông, sợi phế 225 - 1 Bông dầu 225 - 2 Bông quét nhà 225 - 3 Bông hầm bãi 225 - 4 Bông hạt 225 - 5 Bông gầm ý .... Thiết bị 281 - 001 ecu 4 281 - 002 ecu 5 281 - 003 ecu 6 281 - 004 Bulong 281 - 005 vitgo 4*20 .... 3-/ Công tác tính giá nguyên vật liệu. a, Đối với nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ Vật liệu của Công ty Dệt 8/3 do Phòng Xuất - nhập - khẩu đảm nhiệm, chủ yếu là mua từ bên ngoài. Giá nhập kho vật liệu là giá ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí liên quan. Cụ thể: + = Giá thực tế vật liệu Giá ghi trên hoá đơn Chi phí mua ngoài nhập kho của nhà cung cấp liên quan Trong đó: + Giá ghi trên hoá đơn của nhà cung cấp là giá chưa có thuế VAT đầu vào vì Công ty Dệt 8/3 tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. + Chi phí liên quan bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí bảo quản, chi phí bảo hiểm, chi phí hao hụt hợp lý trên đường đi, tiền thuê kho bãi, phí gia công trước khi nhập kho, phí chọn lọc tái chế... Đối với những loại vật liệu nhập kho do Công ty tự sản xuất thì được tính như sau: + = Giá trị nhập kho Giá vật liệu Chi phí thực tế phát sinh thực tế của vật liệu thực tế xuất kho trong quá trình chế biến Đối với phế liệu nhập kho thì giá thực tế nhập kho là: Giá thực tế vật liệu thu hồi = Giá ước tính có thể sử dụng. b, Đối với nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ: Việc hạch toán nguyên vật liệu biến động hàng ngày theo giá thực tế là một việc hết sức phức tạp, khó khăn và mất nhiều công sức vì thường xuyên phải tính toán lại giá thực tế của mỗi loại vật liệu sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất kho mà nghiệp vụ nhập xuất kho thường diễn ra một cách liên tục. Để khắc phục khó khăn nói trên và đơn giản công việc hạch toán vật liệu hàng ngày, Công ty Dệt 8/3 đã áp dụng phương pháp giá hạch toán để tính giá vật liệu xuất kho. Cuối tháng, kế toán điều chỉnh giá vật liệu từ giá hạch toán về giá thực tế thông qua hệ số giá. Giá thực tế của vật liệu Giá hạch toán vật liệu + + = x Hệ số giá xuất dùng xuất dùng Giá thực tế vật liệu Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Hệ số giá = Giá hạch toán vật liệu Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Trong đó: + Giá thực tế vật liệu nhập kho là giá ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí liên quan khác phát sinh như chi phí vận chuyển, bốc dỡ... + Toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán. Tuy nhiên, giá hạch toán mà Công ty sử dụng không phải là giá kế hoạch hay một loại giá ổn định trong kỳ mà lại là giá ghi trên hoá đơn của mỗi lô hàng nhập. Như vậy, giá hạch toán và giá thực tế chỉ khác nhau nếu có các chi phí khác phát sinh (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí bảo hiểm...). + Cuối kỳ, trên cơ sở các phiếu xuất kho, các hoá đơn và các khoản tiền chi trả thực tế, kế toán tính ra giá thực tế vật liệu xuất kho thông qua hệ số giá. Cụ thể: Ta xem xét cách tính giá xuất kho một loại bông (Bông Liên Xô cấp I) như sau: Tồn đầu tháng 3: 213895,9 kg Thành tiền: 3.461.896.166 Trong đó: Lô 1: 97106 kg x 16290 = 1.581.812.730 đ Lô 37: 78748,4 kg x 15798 = 1.244.097.680 đ Lô 40: 38041,5 kg x 16718 = 635.985.756 đ Nhập 2/3 Lô 3: 98854 kg x 17391,15 = 1.719.184.724 đ Xuất 7/3 Lô 3: 26184,8 kg x 17391,15 = 455.382.527 đ Xuất 9/3 Lô 1: 18532,6 kg x 16290 = 301.885.205 đ Xuất 10/3 Lô 37: 60047,9 kg x 15798 = 1.074.540.712 đ Xuất 14/3 Lô 40: 38041,5 kg x 16718 = 635.985.756 đ Tồn cuối tháng 3: 161943,1 kg Thành tiền: 2.713.286.690 đ Trong đó: Lô 3: 72669,2 kg x 17391,15 = 1.263.802.197 đ Lô 1: 78573,4 kg x 16290 = 1.279.927.525 đ Lô 37: 10700,5 kg x 15798 = 169.556.968 đ Như vậy, tổng các phiếu xuất vật tư Bông Liên Xô cấp I trong tháng 3 cho ta số liệu: - Tổng lượng xuất : 150.806,8 kg. - Giá hạch toán Bông Liên Xô cấp I xuất kho: 2.467.794.200 đ Cuối kỳ, căn cứ vào các phiếu xuất kho, các hoá đơn và các khoản tiền chi trả thực tế cho nhà cung cấp, kế toán tính ra giá thực tế Bông Liên Xô cấp I xuất kho thông qua hệ số giá. Bảng tính giá thực tế vật liệu xuất kho tháng 3 năm 2000 ( xem trang 62) cho ta biết: Hệ số giá = 1,004. Như vậy, giá thực tế Bông Liên Xô cấp I xuất kho: 2.467.794.200 x 1,004 = 2.477.665.377 đ Giá thực tế Bông Liên Xô cấp I tồn kho cuối kỳ: 2.713.286.690 x 1,004 = 2.724.139.837 đ 4-/ Các chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ: a, Khi mua và nhập kho nguyên vật liệu: Tuỳ theo kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu cho sản xuất và yêu cầu dự trữ của Công ty, phòng xuất - nhập - khẩu thăm dò, tìm kiếm thị trường nguyên vật liệu sao cho phù hợp nhất. Khi hàng về, đối với các loại vật tư cần kiểm nghiệm thì công ty sẽ thành lập Ban kiểm nghiệm, kết quả kiểm nghiệm được ghi và biên bản kiểm nghiệm. HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 2 (giao khách hàng) Ngày 2 tháng 3 năm 2000 Đơn vị bán hàng: Công ty Dệt Tiến Đạt Địa chỉ: Số TK: Điện thoại: Mã số: Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Công ty Dệt 8/3 Địa chỉ: 460 - Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Số TK: Hình thức thanh toán: Theo HĐ số 000428 Mã số: Ngày 16/12/1999 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Bông Liên Xô cấp I kg 98854 17391,15 1.719.184.724 Cộng tiền hàng Thuế suất GTGT 10% Tổng tiền thanh toán 1.719.184.724 171.918.472 1.891.103.196 Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ tám trăm chín mươi mốt triệu một trăm linh ba  nghìn một trăm chín mươi sáu đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị : Công ty Dệt 8/3 Bộ phận : Kho Bông BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 2 tháng 3 năm 2000 - Căn cứ vào quy định số 15 ngày 19 tháng 7 năm 1998 về kiểm nghiệm vật tư của Tổng Giám đốc. - Ban kiểm nghiệm bao gồm: - Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách Số lượng không đúng quy cách 01 Bông Liên Xô cấp I Lô 3 152004 - kg 98.854 98.854 - - Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng Ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Trên cơ sở hoá đơn đỏ, biên bản kiểm nghiệm vật tư và các chứng từ liên quan khác (nếu có), phòng xuất - nhập khẩu sẽ lập phiếu nhập kho. Đơn vị: Công ty Dệt 8/3 PHIẾU NHẬP KHO Số: 18 Ngày 2 tháng 3 năm 2000 Nợ: 152.1 Có: 331 Họ tên người giao hàng: Anh Thanh - Phòng Xuất nhập khẩu Chứng từ số: Biên bản kiểm nghiệm Nhập tại kho: Bông STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 01 Bông Liên Xô cấp I Lô 3 152004 kg 98854 98854 17391,15 1.719.184.724 Cộng 1.719.184.724 Thủ kho Người nhập Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, có thể lập cho một hoặc nhiều thứ nguyên vật liệu cùng loại, cùng một lần giao nhận và cùng một kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán, thủ kho và bộ phận cung ứng cùng tiến hành kiểm nhận vật tư nhập kho. Sau đó, thủ kho ghi số thực nhập và cột thực nhập trên phiếu nhập kho. Trong trường hợp kiểm nhận nếu phát hiện thừa, thiếu, mất phẩm chất, không đúng quy cách đã ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo ngay cho phòng xuất nhập khẩu, đồng thời cùng người giao hàng lập biên bản để kế toán có chứng từ ghi sổ. Phiếu nhập kho sau khi có đầy đủ chữ ký của người giao hàng, nhận hàng, thủ kho phải gửi một liên kèm theo biên bản thừa, thiếu nếu có về phòng xuất nhập khẩu, một liên cùng hoá đơn đỏ sẽ được gửi lên cho kế toán thanh toán với người bán để ghi sổ và theo dõi, liên còn lại thủ kho dùng làm căn cứ ghi thẻ kho, sau đó, chuyển lên cho kế toán vật liệu định khoản và đưa dữ liệu vào máy. Đối với vật liệu tự chế nhập kho, vật liệu không dùng hết nhập kho, vật liệu thừa qua kiểm kê, phế liệu thu hồi thì chứng từ nhập kho của Công ty vẫn là phiếu nhập kho, được lập thành 3 liên và do bộ phận có vật liệu nhập kho lập: một liên giao cho người nộp, một liên giao cho bộ phận cung ứng vật tư, liên còn lại giao cho thủ kho ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán. b, Khi xuất kho nguyên vật liệu. Đối với vật liệu xuất kho, chứng từ kế toán Công ty sử dụng là phiếu xuất kho. Đơn vị: Công ty Dệt 8/3 PHIẾU XUẤT KHO Số: 22 Ngày 7 tháng 3 năm 2000 Nợ: 621.1 Có: 152.1 Họ tên người nhận hàng: Chị Loan - Sợi A Lý do xuất: Sản xuất Nhận tại kho: Bông STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo YC Thực xuất 01 Bông Liên Xô cấp I Lô 3 152004 kg 26184,8 26184,8 17391,15 455.382.527 Cộng 455.382.527 Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) PT bộ phận sử dụng (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Căn cứ vào kế hoạch và tình hình sản xuất, xét thấy nhu cầu xin lĩnh vật tư, xí nghiệp lập phiếu xuất kho với sự cho phép của người phụ trách vật liệu. Sau đó, phiếu xuất kho được chuyển lên cho bộ phận cung tiêu duyệt. Sau đó người nhận sẽ cùng thủ kho xuống kho nhận hàng. Thủ kho sẽ ghi số lượng thực xuất vào phiếu xuất kho, số lượng này sẽ không được lớn hơn số lượng yêu cầu và có thể nhỏ hơn số lượng yêu cầu nếu kho không đủ. Phiếu xuất kho có thể lập riêng cho từng thứ hoặc nhiều thứ vật liệu cùng loại, cùng một kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, 1 liên lưu lại trên cuốn sổ của xí nghiệp, 2 liên còn lại thủ kho giữ để ghi thẻ kho và chuyển cho phòng kế toán. Kế toán vật liệu dùng 1 liên để ghi sổ, liên còn lại giữ để cuối tháng gửi cùng với tệp: Bảng liệt kê các chứng từ nhập xuất, báo cáo nhập xuất tồn riêng cho từng kho để thủ kho đối chiếu với thẻ kho và gửi xuống cho các xí nghiệp để đối chiếu. Đối với vật liệu xuất bán, kế toán sử dụng chứng từ là hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Căn cứ vào thoả thuận với khách hàng phòng kế hoạch tiêu thụ của Công ty lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Phiếu này được lập làm 3 liên, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên giao cho thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán, liên còn lại giao cho phòng xuất nhập khẩu. III-/ HẠCH TOÁN CHI TIẾT QUÁ TRÌNH NHẬP, XUẤT KHO VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DỆT 8/3. Để phù hợp với đặc điểm vật liệu, kho tàng của Công ty và để công tác kế toán vật liệu đạt hiệu quả cao, tránh công việc bị trùng lắp, Công ty đã hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư. Tại kho: Mỗi kho thủ kho mở thẻ kho, thẻ này được mở cho cả năm tài chính, cho từng loại vật liệu. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất kho, thủ kho ghi vào thẻ kho, ghi số lượng, cuối mỗi ngày cộng số tồn trên thẻ kho. Sau khi ghi thẻ kho xong, cuối ngày thủ kho tập hợp các chứng từ nhập xuất gửi cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Đơn vị: Công ty Dệt 8/3 Bộ phận: Kho bông THẺ KHO Ngày lập thẻ 1/3/2000 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư : Bông Liên Xô cấp I Đơn vị tính : kg Mã số : 152004 TT Chứng từ Diễn giải Ngày NX Số lượng Ký xác nhận của KT SH NT Nhập Xuất Tồn 1/3 Tồn đầu tháng 3 213895,9 18-PN 2/3 Nhập kho 98854 312749,9 22-PX 7/3 Xuất kho 26184,8 286565,1 23-PX 9/3 Xuất kho 18532,6 268032,5 24-PX 10/3 Xuất kho 60047,9 207984,6 25-PX 14/3 Xuất kho 38041,5 169943,1 30/3 Cộng phát sinh Tồn cuối tháng 3 98854 150806,8 161943,1 Tại phòng kế toán: Định kỳ kế toán vật liệu xuống kho hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất, kế toán vật liệu kiểm tra chứng từ, định khoản rồi nhập số liệu vào máy tính. Máy sẽ tự tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp giá hạch toán. Cuối tháng, kế toán in ra: + Bảng liệt kê các chứng từ nhập, xuất vật liệu. + Báo cáo nhập xuất tồn kho vật liệu. + Sổ số dư cho từng kho. Trích: BẢNG 1 - BẢNG LIỆT KÊ CÁC CHỨNG TỪ NHẬP XUẤT KHO VẬT LIỆU Tháng 3/2000 Kho: Bông Record # TK Có Danh điểm Số lượng Đơn giá 01 331 152005 16295 16843 02 331 152005 18912 16843 03 621.3 152003 11020 2250 ... 18 331 152004 98854 17391 Cộng 571789,8 Record # TK Có Danh điểm Số lượng Đơn giá 01 621.1 152005 1800 16843 02 621.1 152003 2222 2250 03 621.1 152005 2449,2 16843 ... 22 621.1 152004 26184,8 17391 Cộng 680273 Việc Công ty lập ra bảng liệt kê các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu có tác dụng đối chiếu cao tình hình biến động vật liệu với các chứng từ nhập, xuất trong tháng, thể hiện tính sáng tạo của kế toán trong việc hạch toán vật liệu. Bảng tổng hợp nhập - xuất tồn kho vật liệu được mở cho từng kho, chi tiết cho từng loại vật liệu, từng danh điểm vật tư, từng lô hàng, mỗi lô hàng được theo dõi trên một dòng của bảng. Bảng này theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị của từng loại vật liệu nhập - xuất - tồn kho trong tháng. Số liệu tổng cộng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu cùng với số liệu trên bảng liệt kê các chứng từ nhập xuất vật liệu trên bảng liệt kê các chứng từ nhập xuất vật liệu được kế toán đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho. Từ số liệu trên thẻ kho, kế toán vật liệu lập sổ số dư vào cuối tháng. Sổ số dư được lập để theo dõi cho một năm, mỗi tháng được theo dõi trên một cột với hai chỉ tiêu: số lượng và số tiền. Mỗi danh điểm vật tư được theo dõi trên một dòng. Khi lập xong sổ số dư, kế toán đối chiếu với bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Trích: BẢNG 2 - BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN Tháng 3/2000 Kho: Bông Danh điểm Loại bông Đơn giá Số dư đầu tháng Số nhập trong tháng Số xuất trong tháng Số dư cuối tháng Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Bông 683.414 10.557.354.908 476.792 7.838.340.769 514.808 8.208.218.787 645.398 10.187.476.890 152004 LX CI Lô 3 17391,15 98.854 1.719.184.724 26.184,8 455.382.527 72.669,2 1.263.802.197 152005 LX CII Lô 4 16843 35.207 593.005.757 4249,2 71.569.541 30.957,8 521.436.216 152005 LX CII Lô 5 16328 201.768 3.294.453.685 26.739 436.592.920 175.029 2.857.860.765 152005 LX CII Lô 6 16984 129.943 2.206.901.603 13.881,2 235.752.404 116.061,8 1.971.149.199 152003 Bông gầm ý 2250 14.749 33.185.250 11.020 24.795.000 2222 4.999.457 23.547 52.980.298 .... Xơ 477.499 6.239.823.544 51.549 648.909.122 110.364 1.422.682.770 418.684 5.466.049.897 .... Sợi 37.374 1.452.807.943 43.448,8 1.360.787.134 55.101 1.818.404.725 25.722 995.190.352 .... 1.198.287 18.249.986.395 571.789,8 9.848.037.025 680.273 11.449.306.282 1.089.804 16.648.717.139 BẢNG 3 - SỔ SỐ DƯ - KHO BÔNG TK 152.1 STT Danh điểm Tên vật tư Dư đầu tháng 1 Dư đầu tháng 2 Dư đầu tháng 3 Dư đầu tháng 4 Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 01 152001 Bông Việt Nam 3.593 16.333.778,5 3.593 16.333.778,5 3.593 16.333.778,5 3.593 16.333.778,5 02 152002 Bông Xơ N 418.253 5.376.815.110 425.954 5.563.474.230 477.499 6.239.823.544,1 418.684 5.466.049.897,4 03 152003 Bông gầm ý 16.874 35.257.242 17.395 39.627.636 14.749 33.185.249,8 23.547 52.980.297,8 04 152004 Bông LX CI 188.254 3.050.869.712 241.529 3.850.095.284 213.895 3.461.896.165,6 161.943,1 2.713.286.690,2 05 152005 Bông LX CII 335.682 5.476.215.050 328.350 5.126.375.232 349.819,5 5.474.404.025 371.343,04 6.069.647.216,1 .... Cộng 17.584.291.342 17.252.657.248 18.249.986.395 16.648.717.139 Hệ số 1,0024 1,0022 1,0025 1,004 1.105.732 17.290.613.094 1.106.250 17.290.613.094 1.198.287 18.295.611.361 1.089.804 16.715.312.008 Nhận xét: Quy trình hạch toán chi tiết vật liệu được thực hiện hầu hết bằng máy tính. Bên cạnh đó, việc đối chiếu giữa thủ kho và kế toán rất chặt chẽ, cho nên việc hạch toán chi tiết vật liệu của Công ty là chính xác, nhanh chóng, giảm nhẹ được khối lượng công việc cho thủ kho và kế toán. Tuy nhiên, ngoài những ưu điểm trên ta thấy phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu mà Công ty áp dụng có một số những khúc mắc sau: - Phương pháp sổ số dư có đặc điểm là thủ kho chỉ theo dõi về mặt số lượng còn kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị. Song thực tế ở Công ty, kế toán phải theo dõi cả giá trị và số lượng, có nghĩa là phần số lượng trên sổ số dư phải do thủ kho ghi trên cơ sở thẻ kho. Nhưng ở Công ty, sổ số dư do kế toán vật liệu lập và theo dõi nên không có tác dụng đối chiếu giữa thủ kho và kế toán. - Khi giao chứng từ, thủ kho không lập phiếu giao nhận chứng từ. Bên cạnh đó, kế toán không sử dụng bảng lũy kế nhập xuất mà thay vào đó là bảng tổng hợp nhập xuất tồn, bảng này chỉ sử dụng trong phương pháp thẻ song song. IV-/ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DỆT 8/3. 1-/ Tài khoản sử dụng. Công ty Dệt 8/3 là đơn vị sản xuất quy mô lớn, do vậy, vật liệu có vị trí rất quan trọng trong quá trình sản xuất và chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm và tài sản dự trữ. Công ty bao gồm liên hiệp các xí nghiệp, các xí nghiệp phải tự hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động. Mặt khác, các nghiệp vụ nhập, xuất vật tư nhiều, chính vì vậy muốn theo dõi được tình hình nhập xuất vật tư tại mọi thời điểm, Công ty đã sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp vật liệu. Phục vụ cho công tác hạch toán tổng hợp vật liệu công ty có sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 152 - Nguyên vật liệu: chi tiết thành các tài khoản sau: TK 152.1 : Nguyên vật liệu chính. TK 152.2 : Vật liệu phụ. TK 152.3 : Nhiên liệu. TK 152.4 : Phụ tùng thay thế. TK 152.5 : Phế. Các TK 154, 621, 627.2 được chi tiết như sau: Số 1 : XN sợi A Số 6: XN cơ điện Số 2 : XN sợi B Số 3 : XN sợi ý Số 8: XN May Số 4 : XN Dệt Số 9: Gia công. Số 5 : XN Nhuộm. Các tài khoản khác như: 133, 333.1, 331, 641, 642... 2-/ Hạch toán tổng hợp quá trình nhập vật liệu. Vật liệu của Công ty Dệt 8/3 chủ yếu là mua ngoài, không có trường hợp nhận góp vốn liên doanh, tặng thưởng, viện trợ. Việc cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất toàn Công ty là do Phòng xuất - nhập khẩu đảm nhiệm. Căn cứ vào nhu cầu vật liệu, phòng sẽ ký kết các hợp đồng mua và phải có ý kiến của Tổng Giám đốc. Hợp đồng mua, hoá đơn đỏ, phiếu nhập kho phải chuyển và lưu tại phòng kế toán để làm căn cứ định khoản, vào các sổ tổng hợp liên quan. - Khi mua nguyên vật liệu nhập kho chưa trả tiền người bán kế toán ghi: Nợ TK 152 : Giá trên hoá đơn (chưa có VAT) Nợ TK 133 : Thuế VAT đầu vào Có TK 331 : Tổng giá thanh toán. Cụ thể: Theo phiếu nhập kho ngày 2/3/2000 số 18 nhập 98854 kg Bông Liên Xô CI với đơn giá 17391,15 đ/kg và thuế VAT 10%, kế toán ghi: Nợ TK 152 (152.1) : 1.719.184.724 Nợ TK 133 : 171.918.472 Có TK 331 : 1.891.103.196 Sau khi vào máy tính xong kế toán vật liệu gửi phiếu nhập kho cùng hoá đơn đỏ cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoản phải thanh toán và đã thanh toán cho nhà cung cấp trên sổ chi tiết số 2. Mỗi