Đề tài Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Sông Hồng 25

LỜI NÓI ĐẦU Cơ chế thị trường và quy luật khắt khe của nó buộc các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh muốn tồn tại và phát triển phải không ngừng đổi mới và hoàn thiện công tác kế toán. Trong đó việc xác định các yếu tố đầu vào hợp lý sao cho kết quả đầu ra cao nhất với giá cả và chất lượng sản phẩm có sức hút đối với người tiêu dùng là vấn đề quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý. Là một đơn vị sản xuất công nghiệp với chức năng tạo ra các sản phẩm xây dựng, công ty CP Sông Hồng 25 đã không ngừng trưởng thành và đạt được những thành tựu đáng kể, với lực lượng cán bộ công nhân viên hùng hậu, lành nghề, tâm huyết với nghề nghiệp..... có được những thành quả đó công ty cũng phải trải qua rất nhiều khó khăn từ khi mới thành lập như : thiêú trang thiết bị thi công, phương tiện máy móc hiện đại,đội ngũ nhân công lành nghề. Để khắc phục khó khăn của những ngày mới thành lập, tồn tại và đứng vững được trong cơ chế thị trường công ty đã nhanh chóng kiên toàn bộ máy tổ chức mua sắm trang thiết bị thi công và đặc biệt có nhiều biện pháp đổi mới và hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu. Với một đơn vị sản xuất, yếu tố cơ bản để đảm bảo quá trình sản xuất được tiến hành bình thường đó là vật liệu công cu, dụng cụ. Cơ sở để tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm trong doanh nghiệp, chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí để sản xuất ra sản phẩm, nó có tác động rất lớn đến hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh. Bởi vậy mà sau khi đã có một dây truyền sản xuất hiện đại, một lực lượng lao động tốt thì vấn đề mà các doanh nghiệp công nghiệp công ty kinh doanh và xây dựng phải quan tâm đến là việc quản lý chặt chẽ vật liệu từ khâu thu mua đến khâu sử dụng mà kế toán lại là công cụ giữ vai trò quan trọng nhất. Xuất phát từ lý do trên, em đã chọn đề tài “Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Sông Hồng 25”. Đề tài gồm 3 chương CHƯƠNG 1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây dựng CHƯƠNG 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở công ty CP Sông Hồng 25. CHƯƠNG 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán ở công ty CP Sông Hồng 25. CHƯƠNG I MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐẶC ĐIỂM CỦA NGÀNH XÂY DỰNG CƠ BẢN. Xây dựng cơ bản là ngành sản suất vật chất có vị chí hết sức quan trọng trong nghành kinh tế quốc dân. Xây dựng cơ bản là quá trình xây dựng mới, xây dựng lại , cải tạo , hiện đại hoá khôi phục các công trình nhà máy , xí nghiệp , đường xá , cầu cống , nhà cửa……… nhằm phục vụ cho sản suất và đời sống xã hội. Đây còn là ngành sản xuất vật chất đặc biệt ở chỗ nó có chức năng tái sản xuất tài sản cố định cho tất cả các nghành trong nền kinh tế quốc dân. So với các nghành kinh tế quốc dân khác xây dựng cơ bản có những đặc điểm kỹ thuật đặc trưng , thể hiện rõ nét ở vật liệu xây dựng, sản phẩm xăy lắp và quá trình tạo ra sản phẩm của nghành. Sản phẩm xây dựng cơ bản cũng được tiến hành sản xuất một cách liên tục từ khâu thăm dò, điều tra khảo sát đến thiết kế thi công và quyết toán công trình khi hoàn thành. Sản phẩm XDCB là những công trình phục vụ cho sản xuất hoặc dân dụng , chúng được gắn liền trên một địa đIểm nhất định như: đát đai, mặt nước , mặt biển và thềm lục địa nó được tạo thành từ vật liệu xây dựng, nhân công và máy móc thiết bị . Đặc điểm của sản phẩm xây dựng là có qui mô, kết cấu phức tạp , thời gian thi công tương đối dài , và có giá trị lớn, khối lượng công trình lớn. Hơn nữa sản phẩm XDCB mang tính cố định nơi sản xuất. Sản phẩm sau khi hoàn thành cũng là nơi tiêu thụ hoặc đưa vào hoặt động. Sản phẩm xây dựng đa dạng nhưng mang tính chất đơn chiếc, một công trình xây dựng được thiết kế kỹ thuật riêng tại một thời điểm nhất định. Quá trình khởi công xây dựng cho đến khi công trình bàn giao được đưa vào sử dụng thường là thời gian dài bởi vì nó phụ thuộc vào quy mô , tính chất phức tạp về kỹ thuật của công trình. Sản xuất cơ bản thường diển ra ngoài trời, chịu tác động trực tiếp bởi điều kiện môi trường, thiên nhiên, thời tiết và do đó việc thi công xây lắp ở một mức độ nào đó mang tính chất thời vụ. Do đặc điểm này, trong quá trình thi công cần tổ chức quản lý lao động, vật tư chặt chẽ, đảm bảo thi công nhanh, đúng tiến độ khi điều kiện môi trường thời tiết thuận lơi. Trong điều kiện thời tiết không thuận lợi sẽ ảnh hưởng đến chất lượng thi công có thể sẽ phát sinh các khối lượng công trình phải phá đi làm lại và các thiết bị thiệt hại phát sinh do ngừng sản suất. Doanh nghiệp cần có kế hoạch điều động cho phù hợp nhằm tiết kiệm để hạ giá thành. Do những đặc đIểm trên chúng ta cần phải xem xét những yếu tố tham gia cấu thành nên sản phẩm xây dựng. Trong thời gian sản xuất thi công xây dựng để tạo ra sản phẩm cần sử dụng rất nhiều yếu tố về vật tư và nhân lực . Việc lập kế hoạch XDCB cần cân nhắc thận trọng , nêu rõ các yêu cầu về vật tư tiền vốn, nhân công thông thường trong cấu tạo của sản phẩm xây dựng thì chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn nên yêu cầu đặt ra phải sử dụng vật liệu tiết kiệm có hiệu quả. Một công cụ để giúp cho việc lập kế hoạch được thuận tiện và chính xác để đảm bảo sử dụng vốn tiết kiệm đảm bảo chất lượng thi công công trình đó là công tác kế toán mà cụ thể là kế toán nguyên vật liệu phục vụ cho xây dựng cơ bản. II.SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP XDCB . 1.Khái niệm và đặc điểm của vật liệu. - Khái niệm vật liệu. Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất Vật liệu là đối tượng lao động nên có các đặc điểm: tham gia vào một chu kỳ sản xuất thay đổi hình dáng ban đầu. sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm sản xuất ra. Trong các doanh nghiệp xây dựng cơ bản thì vật liệu cũng chính là đối tượng lao động. Nó là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản suất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Do đó vật liệu sử dụng trong các nghành ,các doanh nghiệp xây lắp rất đa dạng, phong phú về chủng loại phức tạp về kỹ thuật. Trong mỗi quá trình sản suất:về mặt hiện vật: vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất vật liệu được tiêu dùng toàn bộ không giữ nguyên hình thái ban đầu. Về mặt kỹ thuật: vật liệu là những tài sản vật chất tồn tại dưới nhiều hình thái khác nhau: phức tạp về đặc tính lý hoá dễ bị tác động của thời tiết khí hậu môi trường xung quanh. Vật liệu là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là vật liệu, đối tượng lao động là vật liệu chỉ khi đối tượng lao động được thay đổi do lao động có ích của con người. 2. Vị trí, vai trò của vật liệu. Từ đặc điểm của vật liệu ta có thể thấy rõ vị trí quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuất. Kế hoạch sản xuất sẽ bị ảnh hưởng lớn nếu việc cung cấp vật liệu không đầy đủ kịp thời. Mặt khác chất lượng sản phẩm đảm bảo hay không là phụ thuộc chất lượng vật liệu. Như đã đề cập ở trên , chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành nên do vậy cần phải tập chung quản lý vật liệu tốt ở các khâu thu mua , dự trữ , bảo quản để có thể sử dụng vật liệu hợp lý tiết kiệm và có hiệu quả. 3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liêu. Nguyên vật liệu được nhập về doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau như nhập khẩu , liên doanh liên kết, đối lưu vật tư………Nên việc quản lý vật liệu càng trở nên cần thiết và quan trọng hơn. Yêu cầu đặt ra đối với việc quản lý vật liệu là: _Ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất ngay từ khâu thu mua bảo quản , nhập kho, hay xuất kho đêù phải sử dụng một cách hợp lý nhất. _Trong khâu thu mua cần quản lý về mặt số lượng, khối lượng, đơn giá chủng loại để làm sao đạt được chi phí vật liệu ở mức thấp nhất với sản lượng, chất lượng sản phẩm cao nhất. _Đối với khâu bảo quản cần phải đảm bảo đúng chế độ quy định phù hợp với từng tính chất lý hoá của mỗi loại nguyên vật liệu. Tránh tình trạng sử dụng nguyên vật liêu kém chất lượng do khâu bảo quản không tốt. _Đối với khâu dự trữ : đảm bảo dự trữ một lượng nhất định vừa đủ để quá trình sản xuất không bị gián đoạn, nghĩa là phaỉ dự trữ sao cho không vượt quá mức dự trữ tối đa, đảm bảo cho quá trình sản xuất thường xuyên liên tục tránh tình trạng ngưng trệ sản xuất vì thiếu nguyên vật liệu. _Cuối cùng là khâu sử dụng : cần thực hiện theo đúng các dịnh mức tiêu hao theo bảng định mức sao cho việc sử dụng đó là hợp lý tiết kiệm và có hiệu qủa nhất. 4. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Để góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý vật liệu. Với công tác kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật liệu là việc thực hiện chức năng giám đốc, là công cụ quản lý kinh tế. Kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các yêu cầu sau: _Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp về tình hình mua , vận chuyển , bảo quản, tình hình nhập xuất và tồn kho vật liệu. Tính toán đúng đắn trị gía vốn thực tế vật liệu đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật tư về các mặt số lượng, chủng loại, giá cả thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ , kịp thời đúng chủng loại cho qúa trình sản xuất kinh doanh. _Áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu, hướng dẫn các bộ phận đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đúng chế độ hạch toán ban đàu về vật tư mở sổ kho, thẻ kho, kế toán chi tiết đúng chế độ, đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán , tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi nghành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. _Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng vật tư, phát hiện ngăn ngừa và đề xuất các biện pháp xử lý vật tư thừa thiếu ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất. Tính toán chính xác số lượng và giá trị vật liệu thực tế đưa vào sử dụng. 5. Những nội dung chủ yếu về hạch toán vật liệu. Để hạch toán vật liệu được thuận tiện thì kế toán phải thực nhiện như sau: - Phân loại và lập bảng danh điểm vật liệu. - Xây dựng các nội quy , quy chế trong bảo quản sử dụng vật liệu tối đa, tối thiểu các định mức sử dụng vật tư cũng như các dịnh mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển và bảo quản. - Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán và hệ thống sổ kế toán một cách khoa học và hợp lý. - Tổ chức phân tích tình hình vật tư và tổ chức công tác kiểm kê và kiểm tra và lập báo cáo về tình hình nhập –xuất –tồn vật tư. III. PHÂN LOẠI VÀ TÍNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU: 1- Phân loại nguyên vật liệu Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. Nhìn chung, nguyên vật liệu thường được phân loại theo nội dung kinh tế, nghĩa là xem xét vai trò và tác dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo cách phân loại này, nguyên vật liệu bao gồm: Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm như sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy. Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm hàng hoá như sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng được coi là nguyên vật liệu chính. Nguyên vật liệu phụ: nguyên vật liệu phụ là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy v.v...) và các nhiên liệu khác bao gồm Nhiên liệu : gồm Than, Dầu, Gas Vật liệu xây dựng cơ bản bao gồm : Xi măng, sắt thép, gạch Phụ tùng sửa chữa thay thế : gồm Bu lông, vòng bi,... Phế liệu thu hồi nhập kho: gồm sơ sợi loại C.... 2. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu : Tính giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống nhất. Trong công tác hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp công nghiệp, vật liệu được tính theo giá thực tế (giá gốc). Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) hay không có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) a-/ Phương pháp tính giá nguyên vật liệu nhập kho: Giá thực tế của vật liệu nhập vào được xác định theo từng nguồn nhập: Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn người bán cộng với các khoản thuế không được hoàn lại và các chi phí mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt lưu kho...) trừ khoản giảm giá, chiết khấu thương mại được hưởng. Nếu chi phí mua có liên quan đến nhiều loại vật liệu thì phải phân bổ cho từng thứ theo tiêu thức nhất định: Trọng lượng, giá trị... Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế. Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ...). Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định. Với phế liệu: Giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. Với vật liệu được tặng, thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương. b-/Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp , yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán mà có thể sử dụng một trong các phương pháp sau để tính giá vật liệu xuất kho theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải có sự giải thích rõ ràng: Phương pháp giá bình quân : Theo phương pháp này: Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Trong đó : Giá đơn vị bình quân của kỳ dự trữ = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác chưa cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng tới công tác quyết toán nói chung. Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ Lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ Phương pháp này mặc dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên, phương pháp này không chính xác vì không tính đến biến động của giá cả vật liệu kỳ này. Phương pháp này được áp dụng trong điều kiện giá cả thị trường ít biến động. = Giá thực tế vật liệu tồn trước khi nhập cộng số nhập Lượng thực tế vật liệu tồn trước khi nhập cộng lượng nhập Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. -/ Phương pháp nhập trước, xuất trước: Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. -/ Phương pháp nhập sau, xuất trước: Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược với phương pháp nhập trước xuất trước ở trên. Phương pháp nhập sau xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát. -/ Phương pháp trực tiếp: Theo phương pháp này, vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do vậy, phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt. -/ Phương pháp hệ số giá. Việc hạch toán nguyên vật liệu biến động hàng ngày theo giá thực tế là một việc hết sức phức tạp, khó khăn và mất nhiều công sức vì thường xuyên phải tính toán lại giá thực tế của mỗi loại vật liệu sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất kho mà nghiệp vụ nhập xuất kho thường diễn ra một cách liên tục. Để khắc phục khó khăn nói trên và đơn giản công việc hạch toán vật liệu hàng ngày. Công ty dệt nhuộm Trung Thư đã áp dụng phương pháp giá hạch toán để tính giá vật liệu xuất kho. Cuối tháng kế toán điều chỉnh giá vật liệu từ giá hạch toán về giá thực tế thông qua hệ số giá. 3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: 3.1-Tổ chức chứng từ: a-/ Thủ tục nhập kho: Trong doanh nghiệp sản xuất chứng từ có liên quan đến nhiệm vụ nhập kho thường gồm: Hợp đồng mua hàng. Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Phiếu nhập vật tư. Biên bản giao nhận hàng Hoá đơn mua hàng Căn cứ vào nhu cầu mua vật tư mà bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung ứng, lựa chọn người bán hàng và lập hợp đồng mua hàng. Khi vật liệu về đến doanh nghiệp nếu cần kiểm nghiệm thì phải thành lập ban kiểm nghiệm. Ban này có nhiệm vụ kiểm nghiệm về mặt số lượng, chất lượng, quy cách vật liệu và lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. trong biên bản ghi rõ kết luận của ban kiểm nghiệm. Bộ phận cung ứng trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư (nếu có) so sánh với hợp đồng mua hàng để lập “phiếu nhập vật tư”. Tại kho, thủ kho sau khi kiểm nhận xong ghi rõ số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho khi đã có đủ chữ ký của người phụ trách cung ứng, người giao và người nhận, thủ kho gửi một bản cùng biên bản thừa, thiếu (nếu có) cho bộ phận cung ứng. Bản còn lại sau khi ghi vào thẻ kho được chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán, còn hợp đồng của người bán được giao cho bộ phận tài vụ làm thủ tục thanh toán rồi chuyển cho bộ phận kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán thu mua và nhập vật liệu. b-/ Thủ tục xuất kho: Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu xuất dùng chủ yếu để phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, ngoài ra vật liệu còn có thể xuất bán, xuất cho vay, di chuyển nội bộ... Trong mọi trường hợp xuất kho vật liệu, bất cứ sử dụng cho mục đích gì đều phải thực hiện đầy đủ các thủ tục chứng từ quy định và phải thực hiện nghiêm ngặt việc cân, đong, đo, đếm tuỳ theo tính chất của từng loại vật liệu. Trên các chứng từ xuất vật liệu đều phải ghi rõ mục đích sử dụng vật liệu (xuất cho ai, để làm gì). Chứng từ xuất kho vật liệu có nhiều loại, phụ thuộc vào mục đích xuất kho vật liệu. Trong doanh nghiệp thường sử dụng các chứng từ xuất kho sau: Phiếu xuất vật liệu. Phiếu xuất vật liệu theo hạn mức Phiếu yêu cầu và sử dụng vật tư Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho vật liệu kiêm lưu chuyển nội bộ. Phiếu xuất vật tư sử dụng trong các trường hợp xuất kho vật liệu không thường xuyên với số lượng ít. Phiếu xuất vật tư được lập thành 3 liên, 1 liên giao cho người lĩnh, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng vật tư và 1 liên giao cho thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng Kế toán ghi đơn giá, tính thành tiền và ghi sổ. Do phiếu xuất vật tư chỉ có hiệu lực một lần, không phù hợp với các trường hợp sử dụng vật liệu nhiều phát sinh thường xuyên trong tháng nên trong các doanh nghiệp người ta ít sử dụng phiếu xuất vật tư mà thay bằng phiếu xuất vật tư theo hạn mức lập cho tháng nào chỉ có giá trị trong tháng đó. Cuối tháng nếu không sử dụng hết số vật tư đã lĩnh, đơn vị sử dụng phải lập “Phiếu nhập vật tư” đem đến kho cùng với vật liệu thừa và “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức”. Thủ kho phải ghi số lượng thừa trả lại vào cả hai phiếu. 3.2-Hạch toán chi tiết sự biến động của vật liệu: Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc có khối lượng lớn, là khâu hạch toán khá phức tạp ở doanh nghiệp . Việc hạch toán chi tiết đòi hỏi phải phản ánh cả giá trị, số lượng, chất lượng của từng thứ, từng danh điểm vật liệu theo từng kho. Vì vậy, việc tổ chức hạch toán vật liệu ở kho và phòng kế toán có liên hệ chặt chẽ với nhau, để sử dụng các chứng từ kế toán về nhập xuất vật liệu một cách hợp lý trong việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho và ghi chép vào sổ kế toán chi tiết của kế toán, đảm bảo phù hợp với số liệu ghi trên thẻ kho và sổ kế toán (chi tiết), đồng thời tránh được sự ghi chép trùng lắp không cần thiết, tiết kiệm lao động trong hạch toán, quản lý có hiệu quả. Chính sự liên hệ này đã hình thành nên các phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu khác nhau. Tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp cũng như trình độ kế toán và quản lý mà doanh nghiệp lựa chọn 1 trong 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu sau: Phương pháp thẻ song song. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp sổ số dư. a-/ Phương pháp thẻ song song. Phương pháp hạch toán vật liệu này khá đơn giản và được áp dụng phổ biến ở nước ta trong những năm 1970. Theo phương pháp thẻ song song: Ở kho: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập kho, xuất kho thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật liệu. Định kỳ (có thể là 3 đến 5 ngày 1 lần) thủ kho phải kiểm tra đối chiếu số lượng tồn trên thẻ kho và lượng tồn thực tế. Ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu mở thẻ kế toán vật liệu chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là nó theo dõi cả số lượng và giá trị (thẻ kho chỉ theo dõi về số lượng vật liệu). Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập- xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán và tính ra số tiền. Sau đó, lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu có liên quan. Cuối tháng, tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, nhân viên kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật liệu. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp. Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán vật liệu còn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP THẺ SONG SONG (3) (2) (2) (1) (1) CHỨNG TỪ NHẬP Chứng từ xuất Thẻ kho sổ chi tiết tổng hợp chi tiết Chú thích : (1) Ghi hàng ngày (2) Ghi kiểm tra đối chiếu (3) Ghi cuối tháng b-/ Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Ở kho : Việc ghi chép được tiến hành trên thẻ kho như phương pháp thẻ song song . Ở phòng kế toán : Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình Nhập - Xuất - Tồn của từng thứ vật tư, hàng hoá theo từng kho dùng cho cả năm. Sổ đối chiếu luân chuyển chỉ ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng thứ vật tư, hàng hoá trên cơ sở các chứng từ nhập xuất do thủ kho định kỳ gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ số lượng và giá trị. Cuối tháng tiền hành đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và kế toán tổng hợp, toàn bộ nội dung và trình tự kế toán chi tiết vật tư hàng hoá theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có thể khái quát theo sơ đồ sau. Sơ đồ kê toán vật tư theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Chứng từ nhập Bảng kê nhập Bảng kê xuất Chứng từ nhập xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ ( thẻ ) kho Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra C-/ Phương pháp sổ số dư Phương pháp sổ số dư là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu. Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán. Ở kho: Giống các phương pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng thứ vật liệu quy định. Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ gốc. Ngoài ra, thủ kho cần phải ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ, ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. Ở phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá cho từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật liệu (nhập riêng, xuất riêng) vào Bảng lỹ kế nhập- xuất- tồn kho vật liệu. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật liệu. Số dư này được dùng để đối chiếu với số dư trên sổ số dư (trên sổ số dư tính bằng cách lấy số lượng tồn kho x giá hạch toán). SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ SỐ DƯ (2) Chứng từ nhập (1) (4) (3) Bảng luỹ kế NXT Sổ số dư Thẻ kho (2) (1) Chứng từ xuất Ghi chú : (1) Ghi hàng ngày (2) Ghi cuối tháng (3) Đối chiếu kiểm tra 4-Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: 4.1-/Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. a-/ Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. -/ Tài khoản sử dụng TK 152 - Nguyên vật liệu Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế Kết cấu TK 152: Bên Nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ (Mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng...) Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ (Xuất dùng, xuất bán, góp vốn liên doanh, thiếu hụt...) Dư Nợ: Giá thực tế của vật liệu tồn kho. TK 151 - Hàng mua đang đi trên đường Tài khoản này dùng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ, hàng hoá... mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho. Kết cấu TK 151: Bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng đi đường tăng. Bên Có: Phản ánh trị giá hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư Nợ: Giá trị hàng đang đi trên đường. TK 1331- Thuế giá trị gia tăng (GTGT) được khấu trừ. TK 133 dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào khấu trừ được hoàn lại. Kết cấu TK133: Bên Nợ: Tập hợp số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ phát sinh trong kỳ. Bên Có: Các nghiệp vụ làm giảm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (đã khấu trừ, trả lại hàng mua, giảm giá hàng mua, được hoàn lại). Dư Nợ: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ sẽ được hoàn lại nhưng chưa nhận. 4.2. Kế toán tình hình biến động nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Đầu kỳ, kết chuyển trị giá hàng tồn kho đầu kỳ theo từng loại: Nợ TK 611 (6111) : Giá thực tế vật liệu thu mua Có TK 152 : Nguyên vật liệu tồn kho Có TK 151 : Vật liệu đi đường. Trong kỳ, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng: Nợ TK 611 (6111) : Giá thực tế vật liệu thu mua. Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT được khấu trừ. Có TK (111, 112, 331...) : Tổng giá thanh toán. Các nghiệp vụ làm tăng khác: Nợ TK 611 (6111) : Giá thực tế vật liệu thu mua Có TK 411 : Nhận góp vốn liên doanh, tặng thưởng Có TK 336, 338, 311 : Tăng do đi vay. Có TK 128, 222,223 : Nhận lại vốn góp liên doanh Trường hợp doanh nghiệp được giảm giá hàng mua hoặc hàng mua trả lại (nếu có), ghi: Nợ TK 331, 111, 112,... : Phần thu bằng tiền hoắc giảm phải trả Có TK 611, (6111) : Trị giá thực tế của hàng mua Có TK 133 (1331) : Thuế VAT không được khấu trừ Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê vật liệu tồn kho, xác định giá trị vật liệu tồn kho, g hi: Nợ TK 152 : Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Nợ TK 151 : Hàng mua đang đi đường cuối kỳ. Có TK 611, (6111) : Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ. Sau khi phản ánh đầy đủ các bút toán trên, kế toán chuyển giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ cho các mục đích (căn cứ vào tỷ lệ phân bổ định mức tiêu hao hoặc mục đích xuất dùng). Nợ TK (621, 627, 642) Nguyên vật liệu xuất dùng Có TK 611 (6111) Nguyên vật liệu Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp, đối với vật liệu mua ngoài giá thực tế gồm cả thuế VAT đầu vào. Kế toán ghi: Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế vật liệu mua ngoài Có TK liên quan (331, 111, 112) : Tổng giá thanh toán Trường hợp doanh nghiệp được giảm giá hàng mua hoặc hàng mua trả lại, nếu có ghi: Nợ TK 331, 111, 112... Tổng giá thanh toán Có TK 611 (6111) Giá thực tế vật liệu Các nghiệp vụ khác phát sinh hạch toán tương tự như doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế VAT. 4.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. a-/ Đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ: Các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ (thực hiện việc mua, bán hàng hóa có hoá đơn, chứng từ, ghi chép kế toán đầy đủ), thuế VAT đầu vào được tách riêng, không ghi vào giá thực tế của vật liệu. Như vậy, khi mua hàng, trong tổng giá thành phải trả cho người bán, phần giá mua chưa thuế được ghi tăng giá vật liệu, còn phần thuế VAT đầu vào được ghi vào số thuế VAT được khấu trừ, cụ thể: Mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về: Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu) : Giá thực tế vật liệu. Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT được khấu trừ. Có TK (331, 111, 112): Tổng giá thanh toán Trường hợp doanh nghiệp được giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại (nếu có), ghi: Nợ TK 331 : Trừ vào số tiền hàng phải trả. Nợ TK 111, 112 : Số tiền được người bán trả lại. Nợ TK 1388 : Số tiền người bán chấp nhận trả. Có TK 152 (Chi tiết VL): Giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại  theo giá không có VAT. Có TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn: Nếu nhập toàn bộ: Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu): Trị giá toàn bộ số hàng (Không có VAT) Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT tính theo số hoá đơn. Có TK 331 : Trị giá thanh toán theo hoá đơn. Có TK 3381 : Trị giá số hàng thừa chưa có thuế VAT. Căn cứ vào quyết định xử lý: Nếu trả lại cho người bán: Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 152 (chi tiết vật liệu) : Trả lại số thừa Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế VAT) Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT của số hàng thừa. Có TK 331, 111.. : Tổng giá thanh toán số hàng thừa Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập: Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế VAT) Có TK 711: Số thừa không rõ nguyên nhân Nếu nhập theo số hoá đơn ghi tương tự trên, số thừa coi như giữ hộ người bán ghi: Nợ TK 002 : Nhận giữ hộ gia công Khi xử lý số thừa ghi: Có TK 002 : Nhận giữ hộ gia công Đồng thời, căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán như sau: Nếu mua tiếp số thừa: Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu) : Trị giá hàng thừa (Không có VAT) Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT của số hàng thừa. Có TK 331,111,112 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập: Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu) : Trị giá hàng thừa (Không có VAT) Có TK 711 : Số thừa không rõ nguyên nhân. Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn: Khi nhập: Nợ TK 152 (Chi tiết VL) : Trị giá số thực nhập kho theo giá không thuế Nợ TK 1381: Trị giá số thiếu (Không có VAT) Nợ TK 1331: Thuế VAT theo hoá đơn. Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn. Khi xử lý: Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu: Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu) : Trị giá số hàng thiếu (Không có VAT) Có 1381: Trị giá số hàng thiếu Nếu người bán không có hàng: Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả người bán Có TK 1381 : Xử lý số thiếu. Có TK 1331 : Thuế VAT của số hàng thiếu. Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường: Nợ 334 : Cá nhân phải bồi thường Có TK 1331 : Thuế VAT của số hàng thiếu. Có TK 1381 : Xử lý số thiếu Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân: Nợ TK 811: Số thiếu không rõ nguyên nhân. Có TK 1381 : Xử lý số thiếu. Mua nguyên vật liệu, hàng về chưa có hoá đơn: Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tệp hồ sơ: “Hàng chưa có hoá đơn”, nếu trong tháng hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng hoá đơn về thì ghi theo giá tạm tính: Nợ TK 152 Nguyên vật liệu Có TK 331. Phải trả người bán Sang tháng sau khi hoá đơn về, kế toán sẽ điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong 3 cách sau: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường. Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính > giá thực tế) hoặc bằng bút toán thường (nếu giá tạm tính < giá thực tế). Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán thường. Mua nguyên vật liệu, cuối tháng hoá đơn về, hàng chưa về: Nợ TK 151 :Trị giá hàng mua theo hoá đơn (Không có VAT) Nợ TK 1331 : Thuế VAT được khấu trừ. Có TK (331, 111, 112...) : Tổng giá thanh toán theo hoá đơn. Sang tháng sau, hàng về nhập kho: Nợ TK 152 : Trị giá hàng nhập kho Có TK 151 : Hàng đi đường kỳ trước trở về. Sơ đồ hạch toán kế toán biến động tăng giảm NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 152 TK 331, 111,112, TK 515 TK 133 TK 151 TK 411 Chiết khấu thanh toán được hưởng Thuế VAT Hàng đang đi đường cuối kỳ Hàng đi đường về nhập kho Nhận góp liên doanh TK 128, 222, 223 Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL TK 154 Thuê gia công và tự chế TK 331,112 ,111 đựơc giảm giá Trả lại vật tư TK 621, 627.... Vật tư xuất dùng cho các bộ phận TK 222,223 TK 811,711 Giá ghi sổ Giá liên doanh Giá góp nhỏ hơn giá ghi sổ Giá trị vốn góp lớn hơn giá ghi sổ TK 411 Trả vốn góp TK 632, 1381 mua thanh toán bằng tiền giá vốn -/ Hạch toán giảm nguyên vật liệu Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh: Nợ TK 621 (Chi tiết PX) : Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm. Nợ TK 627 (Chi tiết PX) : Xuất dùng chung phân xưởng. Nợ TK 642, 641, 241 : Xuất dùng phục vụ bán hàng, quản lý DN Có TK 152 : giá thực tế vật liệu xuất dùng. Xuất góp vốn liên doanh: Nợ TK 222,223 : Giá trị góp vốn liên doanh dài hạn Nợ TK 128 : Giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn. Nợ (Có) TK 412 : Chênh lệch đánh giá lại tài sản Có TK 152 : Giá thực tế vật liệu góp liên doanh. Xuất thuê gia công, chế biến: Nợ TK 154 : Giá thực tế vật liệu xuất chế biến. Có TK 152 : Giá thực tế vật liệu xuất chế biến. Giảm do các nguyên nhân khác: Nợ TK 632 : Nhượng bán, trả lương, trả thưởng Nợ TK 1381 : Thiếu không rõ nguyên nhân. Nợ TK 1388, 334 : Thiếu cá nhân phải bồi thường. Có TK 152 : Giá thực tế vật liệu giảm. 5-/ Hạch toán nguyên vật liệu thừa thiếu, đánh giá kết quả kiểm kê trong doanh nghiệp sản xuất . 5.1-/ Hạch toán nguyên vật liệu thừa thiếu qua kiểm kê Định kỳ, theo quy định (cuối quý, cuối năm), doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê tất cả các loại vật tư ở các kho nhằm tránh thất thoát, mất mát tài sản, đảm bảo cho số liệu kế toán được chính xác. Căn cứ vào kết quả kiểm kê và quyết định xử lý, kế toán sẽ phản ánh vào sổ sách các trường hợp thừa, thiếu, mất mát, hư hỏng, chênh lệch giá... việc hạch toán được tiến hành như sau: Tài khoản sử dụng : Tài khoản 138 Phải thu khác Tài khoản 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý. Kết cấu : Bên nợ : Ghi số tiền đơn vị còn phải thu thuộc các khoản phải thu khác. Bên có : Ghi số tiền đơn vị đã thu thuộc các khoản phải thu khác. Số dư nợ : Các khoản thu khác còn phải thu. Căn cứ vào kết quả kiểm kê vật liệu tại các kho của doanh nghiệp: Nếu thiếu nguyên vật liệu : Nợ TK 632 : Giá trị vật liệu thiếu trong định mức. Nợ TK 138 (1381) : Giá trị vật liệu thiếu ngoài định mức chờ xử lý. Có TK 152 (Chi tiết VL) : Giá trị vật liệu thiếu. Mức dự phòng cần lập cho niên độ N + 1 = Số lượng hàng tồn kho hiện có cuối niên độ của mỗi loại hàng x Mức giảm giá thực của mỗi loại hàng vào cuối niên độ kế toán Nếu thừa nguyên vật liệu Nợ TK 152 (Chi tiết VL) : Giá trị vật liệu thừa Có TK 632 : Giá trị vật liệu thừa trong định mức. Có TK 1381 : Giá trị vật liệu thừa ngoài định mức chờ xử lý. Căn cứ vào kết quả xử lý, kế toán ghi: Xử lý số thiếu: Nợ TK 138 (1388) : Phải thu cá nhân làm mất, hư hỏng. Nợ TK 334 : Cá nhân bồi thường trừ dần vào lương. Nợ TK 811, 421, 415 : Tính vào CPBT, trừ vào TNST hoặc trừ vào QDPTC Có TK 138 (1381) : Xử lý số thiếu Xử lý số thừa: Nợ TK 338 (3381) : Giá trị thừa đã xử lý Có TK 411, 441, 421, 711... : Ghi tăng NVKD, vốn XDCB, LN,TNBT... Căn cứ vào kết quả xử lý khoản chênh lệch đánh giá lại nguyên vật liệu tồn kho. Nếu chênh lệch tăng, ghi tăng vốn kinh doanh: Nợ TK 412 : Chênh lệch tỷ giá Có TK 411 : Nguồn vốn kinh doanh Nếu chênh lệch giảm, ghi giảm vốn kinh doanh: Nợ TK 411 : Nguồn vốn kinh doanh Có TK 412 : Chênh lệch tỷ giá 6-/ Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Trên thực tế, giá trị nguyên vật liệu luôn có sự biến động trên thị trường. Để đề phòng giảm giá nguyên vật liệu , doanh nghiệp cần phải có kế hoạch lập dự phòng nhằm làm giảm bớt thiệt hại. Vào cuối niên độ kế toán, kế toán cần xác định mức dự phòng cần lập cho niên độ mới theo công thức sau: Mức giảm giá thực tế của mỗi loại hàng tồn kho = Giá gốc ghi số thực tế của hàng tồn kho đó - Giá thực tế của hàng tồn kho đó vào cuối niên độ Sau khi đã xác định mức dự phòng cần lập, kế toán ghi sổ như sau: Tài khoản sử dụng : Tài khoản 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Kết cấu Bên nợ : Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Bên có : Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tính vào giá vốn hàng bán . Dư có : Phản ánh số trích lập dự phòng hiện có . Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào số lượng hàng hoá, vật tư tồn kho thực tế và khả năng giảm giá của từng loại, từng thứ để xác định số tiền trích lập dự phòng tính vào giá vốn hàng bán. Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán Có TK 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối niên độ kế toán nếu số trích lập dự phòng nhỏ hơn số đã lập cuối năm trước kế toán hoàn nhập số chênh lệch nhỏ hơn đó . Nợ TK 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 Giá vốn hàng bán Nếu phải lập dự phòng lớn hơn số đã lập cuối năm trước kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch lớn hơn ghi: Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán Có TK 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 7-/ Hệ thống sổ sách kế toán áp dụng trong kế toán nguyên vật liệu ( theo bốn hình thức ghi sổ ) -/ Hình thức Sổ Nhật ký sổ cái -/ Hình thức Sổ Nhật ký chứng từ -/ Hình thức Sổ Nhật ký chung -/ Hình thức Sổ Chứng từ ghi sổ 7.1-/ Hình thức Sổ Nhật ký sổ cái -/ Điều kiện áp dụng, dùng cho các doanh nghiệp quy mô nhỏ số lương nghiệp vụ phát sinh ít và yêu cầu kế toán, quản lý không cao Các sổ sách sử dụng: Sổ tổng hợp -/ Sổ nhật ký sổ cái là sổ tổng hợp duy nhất sổ này gồm hai phần +/ Phần nhật ký là phản ánh các nghiệp vụ theo trình tự thời gian +/ Phần sổ cái là phần phản ánh hai bên nợ và có và toàn bộ tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được mở trên một hoặc một vài trang sổ này dùng để phản ánh theo nội dung kinh tế theo đối tượng -/ Cuối kỳ : giữa phần nhật ký và sổ cái phải có sự cân đối Tổng số tiền ở phần nhật ký ( Tổng số phát sinh ở cột 6 ) = tổng số phát sinh nợ trong kỳ các tài khoản ở phần sổ cái = Tổng số phát sinh có trong kỳ các tài khoản ở phần sổ cái . Tổng số dư cuối kỳ các tài khoản = tổng số dư có cuối kỳ của các tài khoản Sơ đồ hạch toán ghi chép theo hình thức nhật ký sổ cái Chứng từ gốc nhập xuất kho Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Nguyên vật liệu Nhật ký sổ cái Tài khoản 152 Bảng tổng hợp chi tiết Nguyên vật liệu Báo cáo tài chính (1) Ghi hàng ngày (2) Ghi cuối tháng (3) Đối chiếu 7.2-/ Hình thức Sổ Nhật ký chứng từ +/ Mỗi Nhật ký chứng từ có thể mở cho một hoặc một số TK có nội dung kinh tế giống nhau hoặc quan hệ mật thiết với nhau. +/Cơ sở để ghi nhật ký chứng từ, chứng từ gốc các bảng phân bổ, bảng kê, sổ chi tiết. +/ Nhật ký chứng từ phải mở cho tứng thứ loại, hết mỗi một tháng mở nhật ký mới. Cuối tháng số tổng cộng trên nhật ký chứng từ được chuyển vào ghi sổ cái tài khoản liên quan. Sơ đồ hạch toán ghi chép theo hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và bảng phân bổ Nguyên vật liệu Nhật ký chứng từ Bảng kê Thẻ và sổ kế toán chi tiết NVL Bảng tổng hợp chi tiết NVL Sổ cái TK 152 Báo cáo tài chính (1) Ghi hàng ngày (2) Ghi cuối tháng (3) Đối chiếu 7.3- / Hình thức Sổ Nhật ký chung -/ Tổ chức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung +/ Điều kiện vận dụng. Hình thức này thường được áp dụng trong các điều kiện kế toán thủ công, doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ loại hình hoạt động đơn giản . Sơ đồ hạch toán ghi chép theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc nhập xuất kho Nhật ký đặc biệt Sổ kế toán chi tiết NVL Nhật ký chung Sổ cái TK 152 Bảng tổng hợp chi tiết NVL Bảng cân đối PS Báo cáo tài chính (1) Ghi hàng ngày (2) Ghi cuối tháng (3) Đối chiếu 7.4-/ Hình thức Sổ Chứng từ ghi sổ -/ Tổ chức hệ thống sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ -/ Điều kiện vận dụng : Với mọi loại hình doanh nghiệp và loại quy mô phù hợp và điều kiện lao động thủ công và áp dụng kế toán máy Sơ đồ hạch toán ghi chép theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc phập xuất kho Sổ chi tiết nguyên vật liệu Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu Sổ cái TK 152 Bảng cân đỗi PS Báo cáo tài chính (1) Ghi hàng ngày (2) Ghi cuối tháng (3) Đối chiếu CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG HỒNG 25 I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần sông Hồng 25 Công ty cổ phần sông Hồng 25 tiền thân là công ty xây dựng dân dụng được thành lập ngày 1.2.1980 : theo quyết định số 218/BXD-TCLĐ của Bộ trưởng Bộ Xây dựng. Đến ngày 7.8.1992 theo quyết định số 393 BXD-TCLĐ Của Bộ trưởng Bộ Xây dựng thành lập công ty xây dựng dân dụng. Ngày 26.3.1993 theo quyết định số 131A/BXD-TCLĐ của Bộ trưởng Bộ Xây dựng quyết định lại doanh nghiệp nhà nước lấy tên là Công ty cổ phần sông Hồng 25 Ngày 30.1.1995 theo quyết định số 591TCT-TCLĐ của tổng giám đốc tổng công ty sông hồng hợp nhất toàn bộ chi nhánh công ty xây lắp và thi công cơ giới tại hòa bình vào công ty cổ phần Sông hồng 25. Ngày 24.10.1997 theo quyết định số 10TCT-TCLĐ của hội đồng quản trị tổng công ty Sông hồng về việc tách xí nghiệp lắp máy , sửa chữa gia công, gia công cơ khí Sông hồng 205 trực thuộc công ty xây dựng sông hồng thành trung tâm cơ khí lắp máy . Kể từ khi thành lập công ty cổ phần Sông hồng 25 đã có rât nhiều trong việc xây dựng và phát triển công ty. Ngay từ khi mới thành lập công ty đã có 7 đơn vị sản xuất trực thuộc, địa bàn hoạt động ở khắp các tỉnh: Hà Nội,Hoà Bình, Bắc Ninh... cho đến nay để phù hợp vơi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và địa bàn hoạt động. Công ty đã sát nhập còn 5 đơn vị trực thuộc. Trụ sở của công ty hiện đang ở tại Hội hợp - Vĩnh Yên - Vĩnh Phúc. Công ty được cấp giấy phép hành nghề xây dựng số 84 BXD/CXD của Bộ Trưởng Bộ xây dựng - số TK73010012E tại chi nhánh ngân hàng đầu tư và phát triển tỉnh Vĩnh Phúc. Các công trình công ty đã và đang thi công rất đa dạng. Công ty được phép hành nghề trên các lĩnh vực: dân dụng, công nghiệp thuỷ điện, thuỷ lợi , giao thông, sân bay bến cảng, xây lắp đường dây điện.vv.. Công ty có 1148 cán bộ công nhân viên hành nghề giầu kinh nghiệm, trong các lĩnh vực thuộc về xây dựng. Trong quá trình hoạt động của mình công ty đã tham gia xây dựng rất nhiều công trình quan trọng như: nhà máy thuỷ điện Thác Bà, nhà máy giấy bãi bằng việt trì, nhà máy thuỷ điện selapam-lào khách sạn thủ đô, nghân hàng công thương Việt Nam , làng chuyên gia Liên Xô, nhà máy si măng Bút Sơn, nhà máy kính nổi Đáp Cầu, nhà máy đường Hoà Bình, nhà máy bia Tiger, đường cao tốc Láng- Hoà Lạc, quốc lộ 1A và hàng trăm công trình có quy mô khác. Các công trình do công ty thi công vận hành hiệu quả và được đánh giá là những công trình có chất lượng cao. Hiện nay công ty đang tập chung nâng cao mọi mặt năng lực máy móc thiết bị đầu tư chiều sâu để thực hiện và sẵn sàng nhận thầu xây lắp thi công các công trình xây dựng khác trong cũng như ngoài nước. Qua hơn 20 năm xây dựng và phát triển, nhìn chung công ty đã từng bước được củng cố và phát triển toàn diện. đặc biệt công ty đã có một đội ngũ kỹ sư giầu kinh nghiêm, công nhân giỏi nghề có các trang thiết bị tiên tiến hiện đại của nhiều nước trên thế giới. Từ đó, công ty luôn hoàn thành nhiệm vụ của tổng công ty giao cho và luôn sẵn sàng đáp ứng, nhận làm các công trình quan trọng như xây dựng các công trình công nghiệp dân dụng, đường giao thông... có thể đánh giá sự phát triển của công ty thông qua việc thực hiên một số chỉ tiêu sau STT Chỉ tiêu Đvị tính Thực hiện Năm 2000 Năm 2006 1 Giá trị tổng sản lượng Trong đó: - Trong xây lắp - Ngoài xây lắp 1000đ 105.201.000.000 80.678.000.000 24.523.000.000 135.007.000.000 96.347.000.000 38.660.000.000 2 Lao động tiền lương - Tổng số LĐBQ - Tổng quỹ lương - TNBQ 1CNV/thg Người 1000đ đồng 1074 6.906.325.062 1.300.000 1148 6.067.385.174 1.400.000 3 Doanh thu thuần 1000đ 42.064.980.939 50.989.171.465 4 Lợi nhuận thuần 1000đ 2.769.817.837 1.101.011.396 5 Vòng quay VLĐ Lần/năm 2,5 2,5 2. Chức năng, nhiệm vụ sản xuất của công ty cổ phần Sông hồng 25 Theo quyết định số 97 TCT/HDQT của chủ tịch hội đồng bộ trưởng tổng công ty Sông hồng về việc phê chuẩn điều lệ tổ chức và hoạt động của các công ty, công ty cổ phần Sông hồng 25 có các chức năng nhiệm vụ chính như sau: Công ty được cấp giấy phép hành nghề trên các lĩnh vực: - Sản xuất gạch ngói tấm lợp đá ốp lát, sản xuất cấu kiện bê tông, kinh doanh vật tư vật liệu xây dựng. - Xây dựng công trình công nghiệp công cộng, nhà ở, xây dựng đường dây tải điện tram biến thế. - Xây dựng công trình dân dụng và công nghiệp với quy mô lớn, xây dựng công trình thuỷ lợi đe đập, hồ chứa nước hệ thống tưới tiêu. - Xây dựng công trình đường bộ, sân bay, bến cảng. - Sản xuất lắp đặt kết cấu xây dựng và kết cấu cơ khí công trình, lắp đặt thiết bị điện nước, thiết bị công nghệ, thiết bị công trình. - Nạo vét bồi đắp mặt bằng công trình, thi công các loại móng công trình bằng phương pháp nổ mìn. Về quyền hạn : Công ty được phép ký kết các hợp đồng kinh tế về xây dựng với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước đầu tư liên doanh liên kết. - Được đặt các chi nhánh đại diện trong và ngoài nước theo đúng quy định của nhà nước việt nam. - Được vay vốn tiền VN và ngoại tệ các ngân hàng VN, được quyền huy động vốn để hoạt động kinh doanh nhưng không làm thay đổi hình thức sở hữu đối với công ty. - Được quyền thế chấp giá trị quyền sử dụng đất gắn liền với tài sản thuộc quyền quản lý công ty tại các ngân hàng VN để vay vốn kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật. Về nghĩa vụ: - Thực hiện nghĩa vụ đối với người lao động theo đúng quy định của bộ lao động đảm bảo cho người lao động tham gia quản lý công ty. - Thực hiện các quy định của nhà nước về bảo vệ tài sản môi trường quốc phòng và an ninh quốc gia. - Phải có nghĩa vụ thông báo công khai báo cáo tài chính hàng năm các thông tin đó đánh giá đúng đắn và khách quan về hoạt động của công ty theo đúng quy định của chính phủ. - Phải có nghĩa vụ nộp thuế, các khoản nộp ngân sách nhà nước theo đúng quy định của pháp luật.  3. Đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất và quản lý của công ty. Do mô hình tổ chức và cơ chế hoạt động gắn trách nhiệm hành chính vào các đơn vị trực thuộc bộ xây dựng. Bộ xây dựng với chức năng quản lý nhà nhà nước về nghành xây dựng công ty cổ phần Sông hồng 25 là doanh nghiệp nhà nước về xây dựng giúp các đơn vị hạch toán độc lập, hạch toán phụ thuộc, đơn vị sự nghiệp có quan hệ gắn bó với nhau về lợi ích kinh tế, tài chính, hoạt động chủ yếu về chuyên nghành xây dựng, sản xuất vật liệu xây dưng. Khái quát bộ máy quản lý công ty. Là một doanh nghiệp nhà nước công ty cổ phần Sông hồng 25 thuộc công ty Sông hồng tổ chức quản lý theo môi cấp đứng đầu công ty là Giám Đốc chịu trách nhiệm điều hành hoạt động chủ yếu của công ty. Giúp viếc cho Giám Đốc là bốn Phó Giám Đốc và các phòng ban chức năng. - Giám Đốc công ty: do chủ tịch hội đồng quản trị tổng công ty bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước tổng công ty trong việc điều hành các hoạt đông sản xuất kinh doanh và thực hiện kế hoạch được giao. - Phó Giám Đốc phụ trách thi công: Gồm hai người giúp Giám Đốc công ty tổ chức các biện pháp thi công theo giõi kỹ thuật, chất lượng các công trình. - Phó Giám Đốc phụ trách thiết bị: Giúp Giám Đốc tổ chức theo giõi, quản lý tình trạng máy móc, vật tư thiết bị toàn công ty đề suất mua sắm kịp thời các thiết bị vật tư. - Phó Giám Đốc kinh tế giúp Giám Đốc trong việc lập kế hoạch sản xuất công tác đơn giá định mức tiền lương, đấu thầu các công trình, nghiệm thu thanh toán, quyết toán các công trình. - Phòng tổ chức lao động: Có chức năng nhiệm vụ giúp Giám Đốc công ty tổ chức bộ máy điều hành quản lý của công ty cũng như các đơn vị chức thụôc đáp ứng các nhu cầu sản xuất về công tác tổ chức các cán bộ lao động. Đông thời giúp Giám Đốc lắm được trình độ kỹ thuật của cán bộ công nhân viên. Đề gia chương trình đào tạo cán bộ công nhân để kịp thời phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. - Phòng kỹ thuật chất lượng- an toàn có nhiệm vụ theo giõi kiểm tra giám sát về kỹ thuật chất lượng các công trình, đồng thời đề ra các biện pháp sáng kiến , thay đổi biện pháp thi công. - Phòng kinh tế kế hoạch có nhiệm vụ lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn báo cáo về tổng công ty đồng thời lập kế hoạch giao cho các đơn vị theo giõi thực hiện kế hoạch. - Phòng vật tư cơ giới có nhiệm vụ quản lý vật tư thiết bị toàn công ty lập kế hoạch mua sắm và giám sát tình hình sử dụng dự trữ vật tư thiết bị của các đơn vị, theo giõi hiện trạng máy móc thiết bị của các đơn vị để giúp Giám Đốc có quyết định bổ sung, mua sắm kip thời tính toán sử dụng máy móc thiết bị có hiệu quả. - Phòng kế toán tài chính có nhiện vụ giúp Giám Đốc công ty quản lý về mặt tài chính để công ty cũng như các đơn vị trực thuộc thực hiện đầy đủ chính sách chế độ của nhà nước thường xuyên kiểm tra các đơn vị đảm bảo thực hiện tiết kiệm và kinh doanh có lãi. Về công tác tổ chức sản xuất: Công ty cổ phần Sông hồng 25 tổ chức sản xuất theo từng xí nghiệp từng chi nhánh. Trong đó: 1. Chi nhánh Vĩnh Yên: Thi công các công trình công nghiệp, dân dụng cao tầng. 2. Xí nghiệp sản xuất kinh doanh vật liệu Sông hồng 251 3. Xí nghiệp xây dựng Sông hồng 252 4. Xí nghiệp xây dựng Sông hồng 253 thi công đào đắp công trình thủy. 5. Xí nghiệp xây dựng Sông hồng 254 thi công các công trình dân dụng công nghiệp , đường dây và trạm điện cao thế, hạ thế. 6. Xí nghiệp xây dựng cầu đường 255. 7. Đội sản xuất vật liệu. Ngoài ra còn có các liên danh , liên doanh như: Liên doanh cảng Bích Hạ Các liên danh liên doanh có nhiệm vụ:Thực hiện nghĩa vụ theo quy chế liên doanh và các quy chế ban điều hành tổng công ty và công ty cổ phần Sông hồng 25. Thực hiện chế độ báo cáo đầy đủ theo quy định số ....ngày.../..../..../. Định kỳ hàngthángbáo cáo tình hình thực hiện của các đơn vị tại liên doanh theo các chỉ tiêu : Sản lượng, doanh thu, thanh toán.... Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần Sông hồng 25 Giám đốc công ty Phó giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng TC-HC Phòng TC-KT Phòng kt-cl-at Phòng KT-KH Phòng vt cơ giới Chi nhánh Vĩnh Yên Chi nhánh Sơn La Xí nghiệp 253 Xí nghiệp 254 Xí nghiệp 255 Công trình đường dây điện trong nước Đội điện nước ct Các đội XD và CN Các tổ đội đường A1 Đội thi công đóng ép cọc Công trình Yaly Các đội XD kv Hbình Trạm bê tông ASP Các đội thi công A1 4. Tổ chức công tác kế toán ở công ty cổ phần Sông hồng 25 Hiện nay trong phòng tổ chức kế toán của công ty cổ phần Sông hồng 25 Bao gồm 12 người. Ở văn phòng công ty: Phòng tài chính kế toán của Công ty là nơi cung cấp những thông tin về sự vận động của tài sản, là căn cứ cho ban lãnh đạo của Công ty thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán, chế độ quản lý kinh tế tài chính. Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, đảm bảo sự lãnh đạo, chỉ đạo tập chung thống nhất của trưởng phòng tài chính kế toán, đảm bảo sự chuyên môn hoá của cán bộ kế toán, đồng thời căn cứ vào đặc điểm quản lý, yêu cầu và trình độ quản lý bộ máy kế toán Công ty được tổ chức như sau: + Trưởng phòng kế toán ( kế toán trường) là người giúp việc cho Giám đốc về công tác chuyên môn của bộ phận kế toán, kiểm tra tình hình huy động và sử dụng vốn, điều hành tổ chức phân công các phần hành kế toán cho nhân viên, lập báo cáo quyết toán định ký. + Phó phòng kế toán : Là người giúp việc cho kế toán trưởng, cùng kế toán trưởng lập báo cáo tài chính định kỳ, đồng thời nghiên cứu chế độ chính sách soạn thảo văn bản quản lý, quản lý vốn và tài sản cố định. + Các nhân viên kế toán phần hành chịu sự điều hành chung của trưởng phòng tài chính kế toán: Kế toán tổng hợp, lập kế hoạch tài chính; Kế toán theo dõi huy động vốn; Kế toán vốn bằng tiền; Kế toán ngân sách Nhà nước; Kế toán thanh toán nội bộ; Kế toán công nợ phải thu khách hàng; Kế toán ngân hàng. Ngoài ra còn có một thủ quỹ thực hiện việc nhập xuất quỹ tiền mặt. Các nhân viên kế toán có phân mảng công việc, tuy nhiên họ vẫn có thể làm các công việc của mảng khác và các công việc như kê khai báo cáo thuế, giao dịch với ngân hàng. * Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty: 5. Công tác kế toán Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Đây là hình thức kế toán rất phù hợp với đặc điểm của công ty vì công ty đang sử dụng hệ thống máy vi tính nên thông tin khai thác khá cao. Việc thực hiện kế toán máy được tiến hành như sau: Từ các chứng từ hợp lý hợp lệ, hàng ngày kế toán nhập vào trong máy với các phần đã được khai báo từ trước. Ngay từ khi bắt đầu với chương trình người sử dụng phải mở phần “Hệ thống ” để khai báo và định nghĩa các thông tin cần thiết như: - Khai báo mã số tài khoản. - Khai báo khoản mục phí. - Xác định các tiêu thức quản lý. - Phương pháp tính thuế GTGT. - Tỷ giá hạch toán. - Khai báo TSCĐ. - Định nghĩa các phần hành làm việc. Máy sẽ tự động lưu trữ dữ liệu kế toán qua các kỳ kế toán theo địa chỉ người dùng chỉ định. Sơ đồ kế toán máy của công ty như sau: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được tổng hợp và phân loại Kế toán chi tiết. + Tiền vốn + Hàng hoá + Tài sản + Kế toán khác +Ngoài bảng Kế toán tổng hợp + Lương bảo hiểm xã hội + Giá thành +Xác định kết quả Các báo cáo kế toán II. TÌNH HÌNH THỰC TẾ KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG HỒNG 25 1. Đặc điểm và phân loại vật liệu. 1.1. Đặc điểm của vật liệu. Công ty cổ phần Sông hồng 25 là một công ty xây lắp nên vật liệu sử dụng ở công ty cũng có những đặc thù riêng. Khi thực hiện thi công bất cứ một công trình nào dù là công trình lớn hay công trình nhỏ thì đều phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu với những chủng loại khác nhau quy cách phong phú đa dạng. Những nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình thi công của công ty phong phú và đa dạng ở chỗ nó là sản phẩm của nhiều nghành khác nhau. Chẳng hạn những vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp như: xi măng sắt, thép….có vật liệu là sản phẩm của ngành lâm nghiệp như gỗ làm xà gồ, tre, nứa…..có những vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác như: cát, đá, sỏi….Những loại vật liệu này có thể đã qua chế biến hoặc chưa qua chế biến là tuỳ thuộc vào yêu cầu của công việc. Khối lượng sử dụng cũng khác nhau.Có loại phải sử dụng với khối lượng lớn với nhiều quy cách khác nhau. Ví dụ chỉ tính riêng một loại vật liệu như xi măng gồm rất nhiều chủng loại như: xi măng Bỉm Sơn, hoàng Thạch, xi măng Chinpon….cho đến các loại sắt thép, gạch, đá…….Các loại vật liệu sử dụng với khối lượng ít hơn: tre nứa, gỗ…. Để hình thành nên một thực thể công trình thì cần sử dụng rất nhiều loại vật liệu.Là công ty kinh doanh xây lắp nên chi phí về vật liệu thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí xây dựng công trình. Ta có thể nhận thấy điều này thông qua số liệu về yếu tố chi phí của công ty trong năm 2006. STT Yếu tố chi phí Số tiền 1 Chi phí nguyên vật liệu 61.831.327.802 2 Chi phí nhân công 8.233.738.448 3 Chi phí khấu hao TSCĐ 5.419.000.973 4 Chi phí dịch vụ mua ngoài 17.637.078.698 5 Chi phí bằng tiền khác 20.864.646.749 Tổng cộng 113.967.796.670 (Trích số liệu trong thuyết minh báo cáo tài chính công ty năm 2006) 1.2 Phân loại vật liệu. Để tiến hành thi công công trình hạng mục công trình, công ty cần phảii sử dụng một khối lượng lớn vật liệuvà các chủng loại cũng rất phong phú đa dạng. Muốn quản lý chặt chẽ, sử dụng vật liệu có hiệu qủa thì cần tiến hành phân loại vật liệu. Công ty mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 để phản ánh từng loại vật liệu cho mỗi loại vật tư một mã số riêng. Và do đó tất cả vật tư sử dụng đều được hạch toán vào tài khoản 152. Ta có thể nhận thấy điều này trên bảng danh điểm vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu Mã vật liệu Tên quy cách vật liệu Đơn vị tính Cấp I Cấp II Cấp III 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 ……. 13 13 18 18 20 20 20 20 29 29 32 32 01 02 01 02 04 05 06 07 01 02 01 02 Cót ép Mặt gỗ xoan Cát vàng Cát vàng (loạI 1) Đá 1x2 Đá 0,5x1 Đá mạt loạI 1 Bột đá Xi măng Sông Đà PC 30 Xi măng hoàng thạch Thép phi6 Thép phi 8 Tấm Tấm m3 m3 m3 m3 m3 Kg Tấn Tấn Kg Kg Như vậy nguyên vật liệu theo cách phân loại của công ty được hiểu là: - Nguyên vật liệu không được chia thành vật liệu chính vật liệu phụ mà gọi chung là vật liệu chính.Đây là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng: xi măng, cát, đá, gạch, ngói, vôi, gỗ….trong mỗi loại lại được chia thành nhiều nhóm. Ví dụ: Xi măng: xi măng Hoàng Thạch Xi măng Bỉm Sơn Xi măng Sông Đà PC 30 - Nhiên liệu: ở công ty nhiên liệu chủ yếu là các loại xăng dầu cung cấp nhiệt lượngcho các loạI máy móc xe cộ ….ở đây chủ yếu là các loại xăng dầu: - Dầu Therima - Dầu FO Dầu cũng được phân thành nhóm: Dầu Dầu nhờn: Dầu Omala Dầu thải Dầu phanh…… - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loạI máy móc và phụ tùng thay thế của các loạI xe ô tô như: mũi khoan, săm lốp ôtô, - Phế liệu thu hồi:Phế liệu của công ty gồm các đoạn thừ của thép, vỏ bao xi măng……Nhưng công ty không thực hiệnviệc thu hồi phế liệu nên không có phế liệu thu hồi. Hiên nay công ty có các kho có thể chứa chủng loại vật tư giống nhau hoặc khác nhau. Riêng các loại vật liệu như vôi cát, sỏi…thông thường được đưa thẳng tới chân công trình. 2. Đánh giá vật liệu. Đánh giá vật liệu là viêc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định.Thông thường, kế toán nhập xuất vật liệu phản ánh theo giá thực tế. Việc tính giá vật liệu là khâu quan trọng trong tổ chức kế toán vật liệu. Phương pháp tính giá hợp lý sẽ có tác dụng rất lớn trong sản xuất kinh doanh, trong việc sử dụng và hạch toán vật liệu. Trên nguyên tắc vật liệu là tài sản lưu động đòi hỏi phải được đánh giá thực tế, song công tác kế toán vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán. Giá vật liệu nhập kho gồm giá theo giá hoá đơn, khi xuất kho vật liệu kế toán tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo đơn giá thực tế nhập trước xuất trước. Thực tế việc đánh giá vật liệu ở công ty cổ phần Sông hồng 25 như sau: * Giá thực tế vật liệu nhập kho Vật liệu nhập kho của công ty chủyêú là vậtliệu mua ngoài công ty có đội xe riêng nên khi mua vật tư với số lượng lớn thì chi phí vận chuyển dob ên bán chịu và chi phí này được tính vào giá mua vật tư như vậy giá trị vật tư liệu nhạp kho là giá thực tế ghi trên hoá đơn bao gồm cả chi phí vận chuyển. Cụ thể công ty tính theo công thức sau: = + Giá ghi trên hoá đơn: là giá chưa có thuế GTGT đầu vào vì công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ chi phí liên quan bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ chi phí bảo quản, chi phí bảo hiểm… * Giá thực tế vật liệu xuất kho: Khi xuất kho vật liệu cho các đội xây lắp phục vụ thi công công trình sử dụng giá xuất kho bằng giá nhập trước xuất trước, theo phương pháp này thì đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng hàng xuất kho thuộc lần nhập trước. Số còn lại được tính theo đơn giá thực tế của lần nhập tiếp theo làm theo phương pháp này vật liệu sẽ không bị tồn kho. Cụ thể: Tồn kho đầu kỳ của cát vàng là 45m3 đơn giá 50.000, ngày 6/5 công ty nhập kho 30m3 cát vàng với đơn giá 55.000đ/1m3, ngày 14/5 nhập kho 50m3, đơn giá 55.000đ/1m3. Trong tháng xuất kho như sau: ngày 3/5 xuất 30m3 cát vàng, ngày 18/5 xuất kho 45m3 cát vàng giá thực tế của mỗi lần xuất kho như sau: Giá thực tế vật liệu xuất kho ngày 3/5 = 30 m3 x 50.000đ = 1.500.000đ Giá thực tế vật liệu xuất kho ngày 18/5 = (15m3 x 50.000đ) + (30m3 x 55.000đ) = 750.000đ + 1.650.000đ = 2.400.000đ 3. Tổ chức thu mua vât liệu. Tất cả các vật liệu Công ty đều được mua từ các nguồn vốn trong nước. Vốn Công ty cổ phần Sông Hồng 25 gồm: Vốn ngân sách từ các Công ty Sông hồng, vốn tự có của Công ty, vốn vay ngân hàng. Việc mua vật liệu thường thuận tiện dễ dàng. Thường Công ty mua vật liệu tại gần chân công trình, hoặc địa phương nơi Công ty thi công công trình, hạng mục công trình. Gía cả thường là giá chung, đôi khi có thay đổi do phải tăng chi phí vận chuyển bốc rỡ do vật liệu mua ở xa nơi thi công. Ngoài việc thu mua vật liệu thì khâu bảo quản cũng rất quan trọng. Công ty đã sử dụng hệ thống kho tàng bến bãi, các khu bảo quản vật liệu với các điều kiện phù hợp cho từng loại vật liệu. Những loại vật liệu bảo quản trong kho như xi măng, sắt thép, được thủ kho ghi chép và phản ánh đầy đủ, được sắp xếp gọn gàng, đúng chủng loại, không bị lộn xộn, dễ dàng kiểm kê và bảo đảm trong khâu vân chuyển được thuận lợi. Với vật liệu bảo quản ngoài trời, Công ty sử dụng phông bạt che đậy và được công coi bảo quản, cũng như bảo vệ rất cận thận. Để thuận tiện cho thi công công trình, hạng mục công trình, Công ty thường xuất thẳng vật liệu đến chân công trình, để trách mất mát hao hụt và giảm được phí vận chuyển bốc dỡ... Trong quá trình sử dụng nguyên vật liệu, nếu xảy ra trường hợp mất mát, thiếu hụt tuỳ từng trường hợp cụ thể Công ty có cách xử lý riêng. + Nếu như hao hụt trong định mức thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp + Nếu như hao hụt ngoài định mức do ai gây ra, thì người đó phải chịu bồi thường. + Trường hợp chưa rõ nguyên thì phải chờ xử lý. III. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG HỒNG 25. Cùng với việc sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Công ty cũng có một số vận dụng ở mẫu sổ để phù hợp với tình thế và phát huy tốt các chức năng của kế toán. 1. Thủ tục nhập kho. 1.1. Trường hợp nhập vật tư từ nguồn mua ngoài. Theo chế độ kế toám quy định tất cả các loại vật tư khi về đến công ty đều phải kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Khi vật tư được chuyển đến công ty(thông thường việc vận chuyển là do đội vận tải của công ty đảm nhiệm) người đi nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) mang hoá đơn của bên bán vật tư(trong hoá đơn đã ghi các chỉ tiêu chủng loại , quy cách vật tư, khối lượng vật tư, định giá vật tư, thành tiền , hình thức thanh toán.....)lên phòng vật tư. Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán một số trường hợp có cả biên bản nghiệm thu về số lượng và chất lượng của hội đồng nghiệm thu. Sau đó phòng vật tư xem xét, kiểm tra tính hợp lý , hợp lệ của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký kết, đúng chủng loại, chất lượng đảm bảo, đủ số lượng....thì hợp đồng nhập kho số vật liệu đó đồng thời lập thành 3 liên phiếu nhập kho: +Một liên do phòng vật tư giữ. + Một liên giao cho người đã mua vật liệu để nhập vật liệu vào kho sau đó giao cho thủ kho, thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho. + Một liên ghim vào hoá đơn chuyển sang kế toán nhập vật liệu để thanh toán. Như trên đã đề cập, khi nhập vật liệu thủ kho ký vào phiếu nhập kho sau khi đã kiểm tra về mặt số lượng, căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho và giữ thẻ. Toàn bộ chi phí vận chuyển, bảo quản , chi phí liên quan đến vận chuyển vật liệu.Công ty thường dùng tiền mặt để thanh toán kế toán căn cứ vào chứng từ cụ thể tập hợp riêng vào khoản mục vân tải. Hoá đơn GTGT như sau  HOÁ ĐƠN (GTGT) mẫu số 01GTKT-3LL Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 9 tháng 5 năm 2007 ký hiệu:HC/01-B Số 032977 Đơn vị bán hàng: Công ty xuất nhập khẩu Hà Trí Bình Địa chỉ: 1069 Đức giang- Gia lâm Hà Nội Số tài khoản:0101020872 Điện thoại:.........................................................MS: Họ tên người mua hàng:.Lê Duy Thọ Đơn vị: Công ty cổ phần Sông hồng 25 Địa chỉ: phố Quán Tiên - Phường Hội Hợp - Vĩnh Yên - Vĩnh Phúc Hình thức thanh toán: Tiền mặt,..........................MS:0500236821 TT Tên hàng hoá dịch vụ Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Xi măng Hoàng Thạch Kg 7.500 810 6.075.000 Cộng tiền hàng: 6.075.000 Thuế xuất GTGT:10% Tiền thuế GTGT: 607.500 Tổng cộng tiền thanh toán:6.682.500 Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu sáu trăm tám hai nghìn năm trăm Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào hoá đơn bán hàng của công ty xuất nhập khẩu Hà Trí Bình bộ phòng vật tư viết phiếu nhập kho vật tư. Đơn vị: Công ty cổ phần Sông hồng 25 PHIẾU NHẬP KHO Số 137 Mẫu số 01-VT QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 9 tháng 5 năm 2007 Nợ TK:………… Có TK:…… Họ tên người giao hàng: Nguyễn văn Nguyên Theo.....số......ngày......tháng.....năm2........của công ty XNK Hà Trí Bình từ 1/5 đến 9/5/2007. Nhập tại kho: Xi măng Hoàng Thạch STT Tên, nhãn hiệu quy cách, pc, vtư Msố Đvt Slượng Đgiá Ttiền Theo ct Thực nhập A B C Đ 1 2 3 4 1 Xi măng Hoàng Thạch Cộng Kg 7.500 7.500 810 6.075.000 6.075.000 Người nhập Thủ kho Người viết HĐ KT trưởng Thủ trưởng Cộng thành tiền (bằng chữ): Sáu triệu không trăm bảy năm nghìn đồng Phụ trách cung tiêu người giao hàng thủ kho KT trưởng Thủ trưởng đơn vị Cuối ngày kế toán VL phải đối chiếu với kế toán theo dõi công nợ để phát hiện những trường hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập chưa vào thẻ kho hoặc tiếp liệu chưa mang đến chứng từ hoá đơn đến để thanh toán nợ. Hàng tháng nhân viên giữ kho mang chứng từ của mình lên phòng kế toán công ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho đồng thời kế toán rút số dư cuôí tháng và ký xác nhận vào thẻ kho. 1.2. Trường hợp những vật tư dụng cụ sản xuất sau khi đã dùng hết hoặc thu hồi do thanh lý TSCĐ, thu hồi phế liểu trong sản xuất . Căn cứ vào yêu cầu nhập hàng , phòng vật tư lập 2 liên phiếu nhập rồi giao cho người nhận để làm thủ tục nhập hàng . Trình tự lập và luân chuyển chứng từ như trên nhưng 1 liên được dùng để đóng vào chứng từ thanh toán lương hoặc thanh toán các yêu cầu cụ thể khác theo sự quản lý của đơn vị. 2.Thủ tục xuất kho. Trong công ty cổ phần sông đà 25 nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu là cho phục vụ thi công công trình, hạng mục công trình. Hàng ngày phòng vật tư có trách nhiệm làm thủ tục để nhập xuất vật liệu phục vụ cho thi công công trình. Căn cứ vào kế hoạch về sử dụng số lượng vật tư theo yêu cầu được tính toán theo mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật phòng vật tư lập phiếu xuất gồm 2 liên. Phòng vật tư căn cứ vào tính chất, mức độ và tiến độ sản xuất mà có thể tiến hành xuất 1 tháng 5 đến 10 lần theo yêu cầu của đội sản xuất . Chứng từ xuất bao gồm 2 loại chính: phiếu xuất kho và phiếu xuất kho theo hạn mức ( loại này rất ít được sử dụng ) Phiếu xuất kho được viết thành 2 liên + Một liên giao cho nhân viên đội sản xuất giữ. + Một liên giao cho thủ kho giử để vào thẻ sau đó chuyển lên phòng kế toán vật liệu làm cơ sở hạch toán và lưu giữ. Trình tự xuất vật liệu cho đội sản xuất. Mỗi đội sản xuất có một nhân viên kinh tế dưới sự chỉ đạo của đội trưởng đội sản xuất định kỳ, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, căn cứ vào mức tiêu hao nguyên vật liệu để xuất kho vật tư. Sau đó tiến hành mang lên phòng vật tư để kiểm tra đối chiếu tiêu hao nguyên vật liệu. Trước khi xuất vật tư, thủ kho tiến hành thủ tục pháp lý kiểm tra lại xem thực tế trong kho còn số vật liệu không, thủ kho và ngưồi xin lĩnh vật tư cùng ký vào phiếu xuất kho để thủ kho xuất vật liệu. Sau khi đã xuất kho vật liệu, thủ kho giữ một liên người xin lĩnh giữ một liên. Định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho phòng kế toán. Thủ kho sử dụng phiếu xuất kho này để ghi vào thẻ kho và trừ thẻ. Căn cứ vào tình hình thi công công trình trong tháng 5 công ty xuất kho một số loạit vật liệu sau: (theo số liệu của thủ kho tập hợp được) Mẫu phiếu xuất kho như sau: Đơn vị: Công ty cổ phần sông hồng 25 PHIẾU XUẤT KHO Số 167 Mẫu 02- VT QĐ số 1141-TC /QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 18 tháng 5 năm 2007 Nợ TK621 Có TK 152 Họ tên người nhận hàng: chị Loan - đội trưởng độ kỹ thuật Lý do xuất kho: phục vụ sản xuất ASP công trình công ty Bình An Xuất tại kho: Cát vàng STT Tên nhãn hiệu quy cách pc vật tư Msố Đvt SL ĐG T.tiền Ycầu Txuất A B C Đ 1 2 3 4 1 Cát vàng 1801 M3 30 30 50.000 1.500.000 Tổng cộng 1.500.000 Người nhận Thủ kho Phụ trách công tiêu KT trưởng Thủ trưởng 3.Kế toán chi tiết vật liệu. Xuất phát từ cơ chế kinh doanh hiện nay và đặc điểm sản xuất của ngành XDCB đã tác động rất lớn đến tổ chức công tác kế toán vật liệu ở các doanh nghiệp xây lắp nói chung và công ty cổ phần Sông hồng 25 nói riêng. Qua thực tế, các doanh nghiệp xây lắp đều có một số đặc điểm chung trong việc tổ chức kế toán vật liệu. Thứ nhất, đó là việc không tổ chức phòng cung ứng vật tư ở công ty mà chỉ giao cho một cá nhân chịu trách nhiệm tìm nguồn vật tư. Thứ hai, đều tổ chức kho trạm tại chân công trình. Với thực tế trên, kế toán chi tiết vật liệu ở công ty cổ phần Sông hồng 25 như sau: Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. Đây là phương pháp đơn giản dễ thực hiên và tiện lơi khi xử lý bằng máy vi tính. Kế toán chi tiết vật lệu được tiến hành dựa trên cơ sở các chứng từ sau: _ Phiếu nhập kho –Mẫu 01- VT _ Phiếu xuất kho _ Mẫu 02- VT Nhiệm vụ của kế toán như sau: *Ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành ghi trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng. Khi nhận các chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng tửồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày, tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho giữ các chứng từ nhập xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. Thẻ kho được mở cho từng thứ vật liệu như sau: Đơn vị: THẺ KHO Mẫu số 06 VT Công ty cổ phần Sông hồng 25 QĐ số 1141TCQĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày lập thẻ 9/5/2007 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Xi măng Hoàng Thạch Đơn vị tính: Kg Mã số 1522902 STT Chứng từ Trích yếu Ngày N_X Số lượng Chữ ký của KT S N Nhập Xuất Tồn Tồn kho ngày 9/5/2007 1000 1 9/5 Xi măng Hoàng Thạch anh Đăng nhập 7.500 Tồn kho ngày 9/5/2007 8.500 Cuối tháng thủ kho phải tập hợp các chứng từ nhập xuất kho sau đó nhập phiếu giao nhận chứng từ ( viết thành 2 liên) rồi chuyển cho kế toán vật liệu kèm theo chứng từ gốc. Ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu mở thẻ kế toán vật liệu chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho chỉ khác là nó theo dõi cả về số lượng và giá trị (thẻ kho chỉ theo dõi số lượng) hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho thủ kho chuyển từ nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu và sau đó lần lượt đi vào các nghiệp vụ nhập, xuất vào thẻ kho (sổ) kế toán chi tiết vật liệu có liên quan cuối tháng tiến hành cộng sổ và đối chiếu với thẻ kho. + Chứng từ sử dụng Hoá đơn mua hàng Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Mở sổ ngày 01 tháng 5 năm 2007 Tên vật liệu: Xi măng Hoàng Thạch Quy cách phẩm chất:……………………………………………………. Đơn vị tính:…………….. mã số:…………….. Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Tồn kho 17.000 13.600.000 PX 70 2/5 Xuất kho phục vụ xây cầu 621 800 4.000 3.200.000 13.000 10.400.000 PX 74 7/5 Xuất kho phục vụ xây cầu 621 800 3.000 2.400.000 10.000 8.000.0000 PN115 9/5 Nhập kho vật tư của công ty XNK Hà Trí Bình 331 810 800 7.500 6.075.000 7.500 10.000 6.075.000 8.000.000 PN83 18/5 Xuất kho phục vụ xây cầu 621 800 810 8.000 6.400.000 2.000 7.500 1.600.000 6.075.000 PN120 15/5 Nhập kho vật tư của công ty XNK Hà Trí Bình 331 810 800 10.000 8.100.000 17.500 2.000 14.175.000 1.600.000 PN 125 20/5 Nhập kho vật tư của công ty XNK Hà Trí Bình 331 810 800 5.000 4.050.000 22.500 2.000 18.225.000 1.600.000 ………………………….. Cộng phát sinh 33.500 27.135.000 40.000 32.230.000 Tồn cuối kỳ 10.500 8.505.000 Đơn vị: Công ty cổ phần Sông hồng 25 SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Mở sổ ngày 01 tháng 5 năm 2007 Tên vật liệu: Cát vàng Quy cách phẩm chất:……………………………………………………. Đơn vị tính:…………….. mã số:…………….. Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Tồn đầutháng 45 2.250.000 PX71 3/5 Xuất kho phục vụ xây cầu 621 50.000 30 1.500.000 15 750 PN97 6/5 Nhập kho của xí nghiệp khai thác Hoàng Minh 331 55.000 50.000 30 1.650.000 30 15 1.650.000 750.000 PN119 14/5 Nhập kho của xí nghiệp khai thác Hoàng Minh 331 55.000 50.000 50 2.750.000 80 15 4.400.000 750.000 PX82 18/5 Xuất kho phục vụ xây cầu mới 621 50.000 55.000 15 30 750 1.650.000 50 2.750.000 PN24 19/5 Nhập kho của xí nghiệp khai thác Hoàng Minh 331 55.000 60 3.300.000 110 6.050.000 ……………………………… Cộng phát sinh 140 7.700.000 155 8.300.000 Tồn cuối kỳ 30 1.650.000 4. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho.Để phản ánh tình hình nhập vật liệu kế toán sử dụng những tài khoản sau: +TK 152 Phản ánh tình hình hiện có và sự vận động của vật liệu +TK 331 Phản ánh quan hệ thanh toán giữa công ty với người bán, người nhận thầuvề các khoản vật tư hàng hoá, lao vụ dịch vụ như hợp đồng đã ký kết. +TK 141 dùng để theo dõi từng người nhận tạm ứng và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng. Công ty áp dụng hình thức nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế Ngoài các Tk sử dụng như trên KT còn sử dụng một số TK khác để phản ánh như TK 133, TK 111,112, TK 311.......... *Nội dung của kế toán tổng hợp nhập vật liệu: Khi trúng thầu nhận thầu công trình, các đội sản xuất nhận tạm ứng để mua vật liệu. Công ty sẽ theo dõi khoản tạm ứng mà nhân viên kinh tế của đội sản xuất nhận trên sổ cái, sổ chi tiết TK141 và các sổ cái có liên quan. Căn cứ vào các chứng từ: giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi, báo cáo thanh toán tạm ứng....., kế toán mã hoá chứng từ, nhập số liệuvào máy theo định khoản: Nợ TK141 – Chi tiết cho từng người nhận tạm ứng Có TK111 Ví dụ như trường hợp nhận tạm ứng của ông Hoàng văn Hoan tháng 12/2006. Kế toán mã hoá chứng từ và in ra sổ chi tiết TK141 như sau: Công ty CP sông hồng 25 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Cơ quan Công ty Tháng 5 năm 2007 14108-Hoàng Văn Hoan Số dư đầu kỳ: Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có 13/5 778 13/5 HVH tạm ứng phục vụ công trình sông con Ngệ An 111 50.000.000 26/5 824 26/5 Ông Hoàng Văn Hoan tạm ứng phục vụ công trình đường sông con Nghệ An 111 50.000.000 28/5 850 28/5 Hoàng Văn Hoan tạm ứng phục vụ thi công cống hộp công trình quốc lộ 1A 111 100.000.000 31/5 860 31/5 Hoàng Văn Hoan tạm ứng chi thu mua vật tư thi công cống hộp quốc lộ 1A 111 200.000.000 31/5 K/19 31/5 K/c bù trừ số phải thu, số dư tạm ứng với số phải trả ông Hoàng Văn Hoan 3311 400.000.000 Cộng phát sinh 400.000.000 400.000.000 Sau khi nhận xong khoản tạm ứng, các đội sản xuất tiến hành mua vật tư. Có hai trường hợp xảy ra: +Mua vật tư về nhập kho + Mua vật tư về không nhập kho mà dùng trực tiếp cho sản xúât. *Trường hợp mua về nhập kho Công ty cổ phần Sông hồng 25 là công ty xây dựng cơ bản nên vật liệu mua về thường được xuất dùng ngay. Vật liệu nhập kho của công ty thường là những vật liệu được sử dụng cho mục đích sửa chữa, thay thế các máy móc thiết bị phục vụ cho thi công công trình, và một số các vật liêụ mang tính chất đặc thù của công ty cũng được nhập kho như: xi măng, sắt thép.......Vật liệu nhập kho của công ty thường là các loại dầu, gioăng phớt , nhựa thông...... - Khi tiến hành mua vật liệu, căn cứ vào hoá đơn mua hàng , biên lai cước phí vận chuyển,hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, kế toán mã hoá và nhập số liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK152 Nợ TK 133 Có TK 141 (chi tiết cho từng đối tượng nhận tạm ứng) Căn cứ phiếu nhập kho số 116 nhập vật tư VP sửa chữa ASP Nợ TK 152: 7.000.000 Nợ TK 133: 700.000 Có TK 141:7.700.000 -Trường hợp mua vật liệu mà chưa thanh toán ngay thì định khoản như sau: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331( Chi tiết cho từng người bán) Theo phiếu nhập kho số 118 ngày 12/5 công ty nhập kho nhựa đường của công ty nhựa đường caltex Nợ TK 152: 550.000.000 Nợ TK 133: 55.000.000 Có TK 331: 605.000.000 Kế toán phản ánh trên TK 621 chi tiết cho tứng công trình. Nếu vật liệu dùng trực tiếp kế toán căn cứ vào chứng từ xuất nguyên vật liệu, phiếu chi, mã hóa nhập số liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 621 Nợ TK 133 Có TK 331 – nếu chưa trả tiền người bán Có TK 141 _ nếu thanh toán bằng tạm ứng. Vật liệu mua về không qua kho, được sử dụng gián tiếp như bảo dưỡng, sửa chữa máy móc thiết bị phục vụ thi công công trình hạng mục công trình. Kế toán cũng căn cứ vào phiếu xuất kho vật tư, phiếu chi tiền mã hoá nhập số liệu vào máy theo định khoản tương tự như trường hợp trên. Nợ TK 627 Nợ TK 133 Có TK 331,141 Quá trình tạm ứng mua vật tư phục vụ cho sản xuất, thi công công trình, hạng mục công trình sẽ được quyết toán vào cuối mỗi kỳ. Căn cứ vào các chứng từ sau: + Giấy đề nghị tạm ứng. + Phiếu chi tiền + Báo cáo thanh toán tạm ứng + Các chứng từ gốc : hoá đơn mua hàng, biên lai cước phí vận chuyển .... Thông qua các số liệu trên chứng từ, kế toán kết chuyển số dư tạm ứng với người phụ trách công trình theo định khoản: Nợ TK 331 Có TK 141 Ngày 31 tháng 5 kết chuyển số phải thu số dư tạm ứng với số phải trả ông Hoan Nợ TK 331: 400.000.000 Có TK 141: 400.000.000 Cũng có trường hợp vật liệu mua về được trả bằng tiền vay nhắn hạn thì được định khoản như sau: Nợ TK 331 Có TK 311 Ngày 03 tháng 5 vay ngắn hạn trả tiền mua vật tư cho xí nghiệp Kim Hà Nội (ông Ổn) Nợ TK 331: 150.000.000 Có TK 311: 150.000.000 Tất cả quá trình từ khâu nhận tạm ứng để thu mua vạt liệu nhập kho mua vật tư để thi công công trình hạng mục công trìnhđược kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc, mà cụ thể là các phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, UNC, Phiếu chi..........Sau đó mã hóa và nhập số liệu vào máy. Từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được tổng hợp và phân loại sau đó được in ra các mẫu sổ có liên quan của hình thức sổ nhật ký chung. + Sổ cái TK 141 + Sổ chi tiêt TK 141 Đây là sổ thể hiện việc nhận tạm ứng và tình hình quyết toán tạm ứng +Sổ cái TK 331 + Sổ chi tiết TK 331 Loại sổ này được sử dụng để theo dõi tình hình thanh toán với người bán và được chi tiết cho từng đối tượng thanh toán liên quan. 5.Kế toán tổng hợp xuất vật liệu Để phản ánh quá trình xuất vật liệu kế toán sử dụng: TK152,TK621,TK627,TK331 và một số các TK liên quan khác như TK133, TK642..... để phản ánh. Cách tính giá thực tế vật liệu xuất dùng ở công ty được tính theo giá thực tế đích danh có nghĩa là khi xuất vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá thực tế của lô hàng đó để tình ra giá thực tế xuất kho. *Nội dung kế toán tổng hợp xuất vật liệu ở công ty. Vật liệu xuất kho của công ty thường được sử dụng cho mục đích sau: +Phục vụ cho thi công trình thường là vật liệu mua về dùng ngay không qua kho. + Phục vụ cho sửa chữa, bảo dưỡng máy móc phục vụ cho thi công công trình. Những vật liệu này thường là vật liệu trong kho. +Phục vụ cho mục đích khác như : xuất bán, xuất làm nhà kho tại đội. *Trường hợp xuất vật liệu phục vụ cho thi công công trình. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu hạn mức vật tư, bảng quyết toán tạm ứng về khối lượng xây lắp hoàn thành. Kế toán mã hoá, nhập số liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 621 Có TK152 ( nếu vật liệu mua về nhập kho sau đó mới xuất dùng ) Hoặc : Nợ TK 621 Nợ TK 133 Có TK 331(nếu vật liệu mua về dùng ngay cho thi công công trình) *Trường hợp xuất vật liệu phục vụ cho chữa máy, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 627(2) Có TK 152 *Trường hợp vật liệu xuất kho bán, kế toán định konả như sau: Nợ TK 621 Có TK 152 Kế toán cũng tiến hành mã hoá, nhập số liệu vào máy như trường hợp kế toán tổng hợp nhập vật liệu, sau đó được in ra các mẫu sổ để tiên cho việc theo dõi. Các mẫu sổ được trích dẫn như sau: Công ty CP sông hồng 25 SỔ TÀI KHOẢN Tháng 5 năm 2007 152- Nguyên liệu vật liệu Số dư đầu kỳ: 350.700.000 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có 01/5 PN 95 01/5 Đội sản xuất vật liệu nhập vật tư VP Sửa chữa thay thế cho các máy xúc lật 141 3.500.000 02/5 PX70 02/5 Xuất kho xi măng Hoàng Thạch phục vụ xây cầu 621 3.200 03/5 PX71 03/5 Xuất kho Cát vàng phục vụ thi công công trình 621 1.500.000 04/5 PN97 04/5 Nhập kho sắt 6 của công ty thương mại Hưng Thịnh 141 25.000.000 ……………………………… 07/5 PN101 07/5 Nhập kho thép phi 8 của công ty thương mại Hưng Thịnh 331 16.500.000 07/5 PX74 07/5 Xuất kho cho chị Phương xi măng Hoàng Thạch 621 2.400.000 ……………………………… 17/5 PN123 17/5 Đội sản xuất vật liệu nhập vật tư sửa chữa trạm ASP 141 4.200.000 18/5 PX82 18/5 Xuất vật tư phục vụ xây cầu mới 621 2.400.000 ……………………………… 26/5 PN132 26/5 Lê Duy Thọ mua vật tư phục vụ sản xuất 141 5.700.000 28/5 PN137 28/5 Đội sản xuất vật liệu nhập vật tư của Công ty thương mại Thịnh Dương 331 147.500.000 29/5 PN139 29/5 Đội sản xuất vật liệu nhập vật tư của Công ty nhựa đường Caltex 331 522.300.000 ………………………………… 25/5 PX155 25/5 Đội sản xuất VL xuất vật tư sản xuất bán ra ngoài (XN 106) 621 540.000.000 31/5 PX161 31/5 Đội sản xuất VL xuất vật tư PVSX aspalt bán ngoài (XN 102) 621 230.000.000 31/5 PX160 31/5 Đội SXVL xuất vật tư bán ngoài (ct 238) 621 5.700.000 31/5 PX159 31/5 Đội SXVL xuất vật tư asphalt bán ngoài (ct Bình An) 621 64.000.000 31/5 PXK158A 31/5 Đội SXVL xuất vật tư PVSX asphal bán ra ngoài 621 55.000.000 31/5 PXK157A 31/5 Đội SXVL xuất vật tư PVSX as phalbán ngoài (106) 621 202.000.000 31/5 PXK156A 31/5 Đội SXVL xuất vật tư PVSX asphal bán ngoài (công ty thăng long) 621 307.000.000 31/5 PXK162 31/5 Đội xuất vật tư PV bảo dưỡng trạm asphalt bán ngoài 627.2 2.705.000 Tống số phát sinh 1.987.637.000 1.987.427.500 Tồn cuối tháng 350.909.500 Công ty CP sông hồng 25 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tháng 5 năm 2007 331 - Phải trả cho người bán Tồn đầu kỳ: 565.000.000 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có 03/5 UNC715 3/5 Vay ngắn hạn trả tiền mua vật tư cho XN Kim Hà Nội (ông ổn) 311 150.000.000 5/5 UNC717 5/5 Vay ngắn hạn trả tiền mua vật tư ch bà Đinh Thị Lương 311 30.000.000 6/5 PN97 6/5 Mua cát vàng của xí nghiệp khai thác Hoàng Minh 133 152 165.000 1.650.000 7/5 PN101 7/5 Nhập kho thép phi 8 chưa trả tiền Công ty TM Hưng Thịnh 152 133 16.500.000 1.650.000 9/5 PN115 9/5 Mua vật tư của công ty XNK Hà Trí Bình chưa trả tiền 152 133 6.075.000 607.500 11/5 PC19 11/5 Chi tiền mặt trả tiền Công ty TM Hưng Thịnh 111 18.150.000 ………………………….. Cộng phát sinh 828.550.000 1.536.405.500 Dư cuối tháng 1.372.855.500 CHƯƠNG III MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG HỒNG 25. I. NHỮNG THNÀH TÍCH ĐẠT ĐƯỢC VÀ MỘT SỐ HẠN CHẾ CÒN TỒN TẠI TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG HỒNG 25. 1. Những thành tích. Là một doanh nghiệp nhà nước được thành lập từ năm1980, công ty cổ phần Sông hồng 25 chịu sự kiểm tra kiểm sát của ban lãnh đạo tổng Công ty Sông hồng song công ty đã tự ý thức được vai trò cũng như trách nhiệm của mình. Với sự giúp đỡ của ban giám đốc công ty, của đảng uỷ và lãnh đạo tổng công ty, cùng với sự đóng góp nhiệt tình của cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, cùng với sự lựa chọn sáng suốt hướng đi đúng đắn của mình, hơn 20 năm qua công ty đã chỉ đạo đơn vị thực hiện tốt nhiệm vụ của nhà nước giao phó. Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn nhất là từ khi có sự chuyển đổi cơ cấu từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường song công ty đã ổn định và duy trì được sản xuất, tạo đủ việc làm, đảm bảo cuộc sống cho nhân viên thuộc công ty. Mọi chế độ chính sách nhà nước và người lao động được thực nhiện đầy đủ, giá trị sản lượng hàng năm ngày được tăng lên. Lực lượng của công ty cũng được bổ xung thêm cả về mặt cơ cấu số lượng và cơ cấu hành nghề. Cho đến nay công ty đã khẳng định được thế mạnh của mình trong tổng công ty Sôn Hồng và trong nền kinh tế thị trường. Hiện nay, Công ty cổ phần Sông hồng 25 đã và dang sử dụng hệ thống TK thống nhất theo quy định 1141/TC/CĐKT của bộ tài chính ban hành , đồng thời áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chung” và sử dụng chế độ báo cáo thống nhất ban hành quy định 1141TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ tài chính dùng trong các doanh nghiệp trong công tác kế toán. Công tác kế toán của công ty không ngừng củng cố và hoàn thiện , thức sự trở thành công cụ đắc lực trong hoạt động quản lý và hạch toán kinh tế của công ty.Trình độ nghiệp vụ kế toán của cán bộ kế toán luôn được nâng cao, các kế toán viên đềusử dụng thành thạo máy vi tính công việc hách toán sổ sách đều được đưa lên máy vi tính. Đây là bước phát triển vượt bẩctong công tác hạch toán kế toán của công ty giúp cho kế toán giảm nhẹ được công việc. Để có được kết quả như vậy chúng ta không thể không kể đến sự đóng góp của cán bộ nhân viên phòng tài chính kế toán – một cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo công ty thực hiện các hoạt động sản xuất của mình ngày càng có hiệu qủa hơn. Xét cho cùng thì mục tiêu của các doanh nghiệp hoạt động theo cơ chế thị trường đều hường vào việc tối đa hoá lợi nhuận và ngày càng nâng cao hiệu quả kinh tế xã hội. Để đạt được mục đích này các doanh nghiệp cần sử dụng đồng bộ nhiều biện pháp, tổ chức , kỹ thuật quản lý song một trong những biện pháp cơ bản được nhiều doanh nghiệp biết đến , thực hiện và có hiệu quả hơn cả là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm.Điều này chỉ có thể thực hiện được khi công ty tăng cường quản lý vật liệuvà hoàn thiện công tác kế toán vật liệu. Đối với công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty nói riêng có một số những ưu điểm: - Công tác hạch toán ban đầu ở công ty đã theo đúng quy định ban hành từ khâu lập chứng từ đến khâu luân chuyển chứng từ cụ thể là phiếu nhập kho vật tư, phiếu xuất kho vật tư. - Việc tổ chức thu mua vật liệu ở công ty do phòng vật tư đảm nhiệm có nhân viên thu mua rất hoạt bát nhanh nhậy trong công việc nắm bắt giá cả thị trường cho nên vật liệu luôn được mua với giá cả hợp lý và chất lượng cao. Điều này đã đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty làm cho tiến độ thi công đạt hiệu quả cao. - Việc tổ chức bảo quản vật liệu trong kho cũng được công ty quan tâm công ty đã xây dựng hệ thống kho tàng bến bãi tương đối tốt đảm bảo vật tư được trông coi cẩn thận không xảy ra tình trạng hỏng hóc hay mất mát. - Hệ thống sổ kế toán, tài khoản công ty sử dụng theo đúng mẫu biểu của Nhà nước ban hành phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty, đảm bảo theo dõi tình hình vật liệu, tính toán phân bổ chính xác kịp thời cho từng đối tượng. Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung.Đây là hình thức kế toán mới có ưu điểm là hệ thống sổ sách tương đối gọn nhẹ, việc ghi chép đơn giản. Chương trình kế toán trên máy vi tính của công ty cũng được xây dựng theo hình thức kế toán Nhật ký chung. Về cơ bản, hệ thống sổ kế toán của công ty được lập đầy đủ theo quy định với ưu điểm là sổ sách được lập vaò cuối tháng như vậy trong tháng có phát hiện ra sai sót thì vẫn có thể sửa chữa được dễ dàng. Ngoài ra việc các sổ kế toán đều được cập nhật thường xuyên nên rất thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp. 2.Một số hạn chế. Bên cạnh các thành tích đạt được kế toán vật liệu của công ty còn có một số hạn chế thiếu sót nhất định cần hàon thiện để việ lập báo cáo, lập các bảng biểu được hợp lý chính xác hơn hợp lý hơn. Thứ nhất, công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyênkế toán vật liệu xong trong quá trình theo xuất vật liệu kế toán chưa phân tích vật liệu xuất dùng cho từng công trình cụ thể cho nên việc kiểm tra đối chiếu với nhật ký công trình cụ thể và chính xác tuyệt đối. Thứ hai, công ty chưa lập ban kiểm tra kiểm nghiệm vật tư, việc không lập ban kiểm tra kiểm nghiệm vật tư có thể gây ra khả năng ngừng sản xuất và gây thiệt hại cho công ty. Thứ ba, việc lập bảng phân bổ vật liệu của công ty không phản ánh cho từng loại vạt liệu mà phản ánh tổng cộng cho tài khoản 152, cách làm trên gây khó khăn cho việc quản lý vật liệu của công ty. Cuối cùng, việc sử dụng hệ thống sổ của công ty hiện nay là hình thức sổ Nhật ký chung, tuy hình thức này có những ưu đIểm như đã nêu ở trên song vẫn còn một số đIểm cần xem xét.Chẳng hạn như việc sử dụnh sổ chi tiết TK, sổ cái TK. Việc tính số dư của tài khoản theo cách tính luỹ kế . Số dư = Số dư đầu kỳ(hoặc số dư nghiệp vụ trước) + Cột nợ - Cột có. Như vậy mới chỉ phản ánh được số dư của tài khoản tại thời điểm đã phát sinh nghiệp vụ kinh tế chú không phải là số dư của tài khoản đến ngày ghi sổ. Nếu nhìn vào sổ cái ở một dòng thì cột ngày ghi sổ và cột số dư đều không khớp đúng về thời gian, nó chỉ đúng với chứng từ cuối cùng của ngày ghi sổ. Như vậy nhìn vào dòng chứng từ cuối cùng của ngày ta có thể biết được số tồn cuối ngày đó ở cột “số dư”. II. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG HỒNG 25. * Ý kiến 1: Về việc kiểm nghiệm vật liệu công cụ dụng cụ. Sau mỗi lần nhập kho vật tư thì công ty không lập ban kiểm nghiệm và biên bản kiểm nghiệm. Mặc dù trong quá trình thu mua vật tư lãnh đạo công ty đã đề ra những biện pháp kiểm tra chặt chẽ về mặt chất lượng như: lấy mẫu về thử nghiệm trước, nếu đạt tiêu chuẩn mới tiến hành thu mua đồng thời, ký kết giao ước nghiêm ngặt với người cung cấp.Nhưng có lúc cũng không tránh khỏi sai sót. Có một số hàng sai tiêu chuẩn vì một số lý do nào đó bên cung không biết . Công ty không lập ban kiểm nghiệm sau khi xuất kho mới phát hiện thì sẽ mất thời gian đổi làm ngừng sản xuấtvà gây thiệt hại cho công ty. Mặt khác, không lập ban kiểm nghiệm thì không có biên bản kiểm nghiệm, không đủ chứng từ ban đầu. Vì vậy, việc lập một ban kiểm nghiệm là rất cần thiết. Sau khi kiểm nghiệm thì sẽ lập ra một biên bản kiểm nghiệm để đảm bảo vật tư xuất dùng đúng phẩm chất, quy cách . Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày…… Số……. Căn cứ quýêt định số……ngày…../……/…… của ban giám đốc, ban kiểm nghiệm gồm có: ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… Đã tiến hành kiểm nghiệm các loại vật tư cụ thể sau: Stt Tên VTvà quy cách PC Mã số Ph.thức KN ĐV tính Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Sl đúng quy cách SL sai quy cách 1 2 … Ý kiến của ban kiển nghiệm: Đại diện kỹ thuật Người nhận Trưởng ban * Ý kiến 2:Về việc lập bảng phân bổ nguyên vật liệu. Hiện nay, bảng phân bổ vật liệu của công ty chưa phản ánh từng loại vật liệu mà phản ánh tổng cộng cho tài khoản 152. Như vậy sẽ gây khó khăn cho quản lý nguyên vật liệu. Vì vậy công ty nên lập bảng phân bổ vật liệu chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu.Mẫu bảng phân bổ nguyên vật liệu như sau: BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU 1521 1522 1523 …… Cộng có152 1542 …… 621 ……… 627 ……. 632 ……. 641 ……. 642 Cộng + Các cột dọc phản ánh các loại vật liệu dùng trong tháng được tính theo giá thực tế. Trong đó cột 1521, 1522 được lấy từ số liệu trong sổ chi tiết tương ứng cho từng đối tượng sử dụng. + Hàng ngang phản ánh đối tượng sử dụng của các loại vật liệu. Điều nay cho phép công ty tạo ra khả năng hạ giá thành sản phẩm có thể thực hiện được bằng cách quản lý và theo dõi chặt chẽ cả về mặt số lượng và giá trị, vật liệu xuất dùng trong tháng của từng loại, từng nhóm và từng thứ vật liệu. * Ý kiến 3:Việc mua hàng ở công ty thường là mua chịu theo nguyên tắc công ty cần mở sổ chi tiết TK 331 để theo dõi cho từng người bán. Với nhà cung cấp thường xuyên thì mõi nhà cung cấp công ty mở một sổ chi tiết.Với nhà cung cấp không thường xuyên thì vài nhà cung cấp mở một sổ chi tiết. *Ý kiến 4: về việc công ty hạch toán vật liệu xuất bán theo các chứng từ phiếu xuất kho số 160, PXK 161, PXK 159A......thì kế toán định khoản như sau: Nợ TK 621 Có TK 152 Theo chuẩn mực kế toán khi vật tư xuất bán ta định khoản như sau: Nợ TK 632 Có TK 152 Trường hợp doanh nghiệp xuất dùng cho đơn vị trực thuộc hoặc vay mượn cho đơn vị. +Cấp cho đơn vị trực thuộc Nợ TK 1361 Có TK 152 +Cho vay mượn trong nội bộ Nợ TK 1368 Có TK152 Như vậy doanh nghiệp cần xem xét lại những nghiệp vụ có liên quan đến xuất bán vật liệu để từ đó xác định TK sử dụng cho hợp lý hơn tránh tình trạng hạch toán sai khi quyết toán tập hợp , phân bổ chi phí công trình hạng mục công trình *Một số biện pháp thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. - Đơn vị nên tăng cường công tác tổ chức quản lý sản xuất, chuẩn bị tốt kế hoạch cung ứng vật tư, triển khai các biện pháp thực hiện kế hoạch đến từng tổ , đội sản xuất để cán bộ công nhân viên trong công ty hiểu được chủ trương của công ty mà quyết tâm nỗ lực cùng đơn vị phấn đấu hoàn thành tốt kế hoạch được tổng công ty giao phó. - Tăng cường công tác khoán và quyết toán chi phí cho các đội sản xuất hàng tháng phân tích nguyên nhân việc vượt định mức từng khoản mục chi phí để có biện pháp cụ thể nhằm tiết kiệm chi phí. - Các khách hàng do tồn tại trước đây, dây dưa khó đòi lập hồ sơ đề nghị tổng công ty xử lý hoặc chủ động giao cho từng người cụ thể đi đòi nợ. Hàng tháng đối chiếu thu hồi nợ cũ. - Tăng cường công tác tiếp thị tìm kiếm công trình xây lắp, mở rộng thi trường nhằm mở rộng quy mô sản xuất của đơn vị tính toán xác định kỹ vấn đề hiệu quả kinh tế cuối cùng . KẾT LUẬN Vật liệu là đối tượng lao động một trong các yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Trong doanh nghiệp sản xuất chi phí về các loại đối tượng lao động thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do vậy tăng cường công tác quản lý công tác kế toán vật liệu đảm bảo việc sử dụng hiệu quả tiết kiệm vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng. Trong bài luận văn nay em mới chỉ đi vào nghiên cứu một số vấn đề chủ yếu về cơ sở lý luận của công tác quản lý, hạch toán nguyên vật liệu của công ty đã được nêu ở phần nhận xét.Ý kiến đề xuất trong luận văn qua quá trình ngiên cứu được trình bày trên cơ sở những lý luận cơ bản và được vận dụng vào thực tế của công ty, tất cả các ý kiến đề xuất trên, công ty hoàn toàn có khả năng thực hiện được . Với trình độ quản lý và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của công ty cộng với sự giúp đỡ đắc lực của phương tiện kỹ thuật , công ty có đầy đủ điều kiện để ngày một hoàn thiện bởi công tác kế toán vật liệu cũng như toàn bộ công tác kế toán của đơn vị góp phần quan trọng trong việc thúc đẩy sự lớn mạnh của công ty. Qua đợt thực tập tại công ty cổ phần Sông hồng 25, em phần nào hiểu biết hơn về bộ máy kế toán hạch toán vật liệu, quy trình vận động của vật liệu ở một doanh nghiệp xây dựng cơ bản.Song với hiểu biết còn hạn hẹp nên bài viết của em không tránh khỏi những sai xót em mong được sự góp ý của thầy cô và các bạn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của ban lãnh đạo Công ty cổ phần Sông hồng 25, chú kế toán trưởng, và chị phó phòng kế toán, cùng các anh chị trong phòng tài chính kế toán đặc biệt là sự hướng dẫn của cô giáo Phùng Thị Mỹ Linh đã nhiệt tình chỉ bảo giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Hà nội, tháng 07/ 2007 Người thực hiện Lê Thị Ngọc Anh MỤC LỤC