Đề tài Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty xây dựng số 8 Thăng Long

LỜI NÓI ĐẦU Trong những năm vừa qua, xây dựng cơ bản đã và đang trở nên một ngành sản xuất vật chất quan trọng, đóng góp rất lớn vào sự phát triển của nền kinh tế quốc dân và là tiền đề vật chất kinh tế cho xã hội. Ngày nay, trong điều kiện nền kinh tế ngày càng phát triển ngành xây dựng hơn bao giờ hết ngày càng chiếm một vị trí quan trọng trong việc tạo dựng và phát triển cơ sở hạ tầng của đất nước. Chính vì lý do trên, để ngành xây dưng cơ bản nói chung và Công ty xây dựng số 8 Thăng Long nói riêng ngày càng phát triển và đóng góp vai trò ngày càng lớn vào nền kinh tế Quốc dân thì mục tiêu hàng đầu của các Doanh nghiệp là tăng lợi nhuận nghĩa là phải làm sao hạ thấp được giá thành sản phẩm. Muốn vậy Kế toán với tư cách là một công cụ quản lý phải ngày càng được củng cố và hoàn thiện nhằm mục tiêu giảm chi phí nguyên vật liệu từ đó hạ thấp được chi phí sản xuất. Để đạt được điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải quan tâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất từ khi bỏ vốn ra đầu tư cho đến khi thu vốn về, không ngừng phấn đấu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm nhằm thu được lợi nhuận cao nhất đồng thời đáp ứng được nhu cầu của thị trường. Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở để hình thành sản phẩm mới. Đặc biệt trong doanh nghiệp xây dựng, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất (70 – 80%). Do đó muốn tối đa hoá lợi nhuận bên cạnh việc sử dụng đúng loại nguyên vật liệu, đảm bảo chất lượng Doanh nghiệp phải biết sử dụng tiết kiệm, hiệu quả nguyên vật liệu. Hơn nữa, vật liệu còn là một bộ phận quan trọng của hàng tồn kho do đó việc hạch toán và quản lý nguyên vật liệu đúng, đủ và kịp thời cho sản xuất đồng thời kiểm tra, giám sát được việc chấp hành các định mức tiêu hao nguyên vật liệu dự trữ, ngăn chặn việc sử dụng lãng phí vật liệu. Như vậy, có thể nói việc quản lý nguyên vật liệu là cần thiết từ đó đòi hỏi công tác tổ chức kêếtoán nguyên vật liệu phải được thực hiện tốt, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất, hạ thấp chi phí trong giá thành. Xuất phát từ những lý do trên, đồng thời qua thời gian thực tập tại Công ty xây dựng số 8 Thăng Long em đã đi sâu tìm hiểu thực tế và nhận thấy được tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất, sự cần thiết phải tổ chức quản lý nguyên vật liệu và công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty; với những kiến thức thu nhận được trong quá trình học tập tại nhà trường; sự giúp đỡ nhiệt tình của các Cô chú, anh chị trong phong Tài chính- Kế toán, đặc biệt với sự hướng dẫn tận tình của thầy Nguyễn Đình Đỗ em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty xây dựng số 8 Thăng Long”. Về mặt kết cấu, ngoài phần mở đầu và kết luận, phần nội dung của luận văn được chia thành 3 chương chính: Chương I: Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Chương II: Tình hình thực tế về tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở Công ty xây dựng số 8 Thăng Long. Chương III: Phương hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty xây dựng số 8 Thăng Long. Do trình độ và thời gian thực tập có hạn, công tác quản lý hạch toán nguyên vật liệu rất phức tạp nên bản luận văn này mới chỉ đi vào tìm hiểu một số vấn đề chủ yếu và chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Vì vậy, em kính mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô giáo và các cô chú trong phòng Tài chính - Kế toán để đề tài được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG I : NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1.Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiêp sản xuất: 1.1.1.Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất: Vật liệu theo quan điểm của Mác là những đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích của con người tác động vào. Theo Mác, tất cả những vật thể thiên nhiên xung quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội đều là đối tượng lao động nhưng không phải đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu. (Giáo trình Kinh tế Chính trị Mác-Lênin tr27 NXB Chính trị Quốc gia 2004) Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới có đặc điểm: Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất về mằt hiện vật thì được tiêu dùng hoàn toàn không giữ nguyên trạng thái ban đầu; về mặt giá trị, giá trị nguyên vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm tạo ra. Do vậy, có thể nói rằng nguyên vật liệu đối với sản xuất và trong doanh nghiệp sản xuất như cơm ăn nước uống hàng ngày của con người. Chi phí về vật liệu luôn chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành phẩm. Vì vậy, nguyên vật liệu không chỉ quyết định đến mặt số lượng của sản phẩm mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng cao, đúng quy cách chủng loại thì chất lượng sản phẩm sản xuất mới đạt yêu cầu, phục vụ đắc lực hơn cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Nhưng bên cạnh đó, doanh nghiệp còn phải quan tâm đến sự tồn tại của chính mình. Đó là phải làm sao để không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm với giá thành hạ nhất đạt được mức lợi nhuận cao nhất nghĩa là phải quan tâm đến việc sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu từ đó làm cho chi phí hạ thấp và làm tăng thêm sản phẩm cho xã hội. 1.1.2.Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu: Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp không nằm ngoài quy luật cạnh tranh. Chính quy luật này đòi hỏi doanh nghiệp không những khai thác tối đa năng lực sản xuất vốn có mà còn phải đáp ứng nhu cầu thị trường. Muốn có sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường thì sản phẩm phải đạt chất lượng, mẫu mã đa dạng, hợp lý. Một trong những yếu tố tác động về giá thành sản phẩm phải kể đến các yếu tố đầu vào mà nguyên vật liệu là một yếu tố quan trọng. Mặt khác, trong ngành xây dựng chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn (70-80%) trong giá thành. Vì vậy, quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là một yêu cầu cấp bách để đạt tới mục tiêu lợi nhuận. Tuy nhiên, do trình độ khác nhau nên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý nguyên vật liệu là khác nhau. Hơn nữa, việc quản lý nguyên vật liệu còn phụ thuộc vào khả năng và sự nhiệt tình của người quản lý. Xã hội càng phát triển, khối lượng sản phẩm càng nhiều, chủng loại nguyên vật liệu ngày càng đa dạng, phong phú. Ở nước ta, nguyên vật liệu được sản xuất ở nhiều nơi với trình độ kỹ thuật khác nhau nên chất lượng, số lượng, kích cỡ khác nhau. Do đó, yêu cầu doanh nghiệp quản lý nguyên vật liệu trên tinh thần tiết kiệm đúng định mức, kiểm tra chặt chẽ số lượng, chất lượng… nguyên vật liệu nhập kho để đảm bảo cho những sản phẩm tốt nhất. Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất việc quản lý nguyên vật liệu đòi hỏi phải chặt chẽ, khoa học ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng. Cụ thể: Khâu thu mua: Để quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường thì doanh nghiệp phải thường xuyên đảm bảo cho các loại nguyên vật liệu được thu mua đủ khối lượng, đúng quy cách, chủng loại. Kế hoạch thu mua đúng tiến độ phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua để từ đó chọn nguồn mua đảm bảo về số lượng, chất lượng, giá cả và chi phí thu mua thấp nhất. Khâu bảo quản: Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu phải quan tâm tới việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo kiểm tra, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu, tránh hư hỏng mất mát, hao hụt đảm bảo an toàn là một trong những yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. Khâu dự trữ: Thúc đẩy nhanh quá trình chuyển hóa của nguyên vật liệu, hạn chế nguyên vật liệu bị ứ đọng, rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh là một đòi hỏi đối với khâu dự trữ. Do đó, doanh nghiệp phải xây dựng định mức tối đa và định mức dự trữ tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị đình trệ, gián đoạn do việc cung cấp, thu mua không kịp thời hoặc gây ra tình trạng ứ đọng vốn do việc dự trữ quá nhiều. Khâu sử dụng: Quản lý ở khâu sử dụng phải thực hiện việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trêm cơ sở định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp chi phí, tiêu hao nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng tích lũy cho doanh nghiệp. Do vậy, ở khâu này cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Như vậy, công tác quản lý vật liệu rất quan trọng. Trong thực tế vẫn còn có nhiều doanh nghiệp để thất thoát nguyên vật liệu do không có sự quản lý tốt ở các khâu hoặc không thực hiện đúng yêu cầu. Vậy nên để quản lý tốt nguyên vật liệu thì doanh nghiệp phải luôn cải tiến công tác quản lý nguyên vật liệu cho phù hợp với thực tế. 1.1.3.Nhiệm vụ của kế toán: Để đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: Thực hiện việc phân loại, đánh giá vật liệu phù hợp với các nguyên tắc chuẩn mực kế toán đã quy định và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình biến động tăng, giảm của vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh, xác định trị giá vốn hàng bán. Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật liệu, kế hoạch sử dụng vật liệu cho sản xuất và kế hoạch bán hàng. Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là rất cần thiết do vậy doanh nghiệp cần phải tổ chức khoa học hợp lý để cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp. 1.2.Tổ chức phân loại và đánh giá nguyên vật liệu: 1.2.1.Phân loại nguyên vật liệu: Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải sử dụng rất nhiều loại, thứ nguyên vật liệu khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lý hóa khác nhau. Khi tổ chức hạch toán chi tiết đối với từng loại nguyên vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị, doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Mỗi doanh nghiệp nên sử dụng những loại nguyên vật liệu khác nhau và sự phân chia cũng khác nhau theo từng tiêu thức nhất định. Phân loại nguyên vật liệu là việc phân chia nguyên vật liệu của doanh nghiệp thành các loại các nhóm theo tiêu thức phân loại nhất định. Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: Nguyên vật liệu chính (có thể bao gồm nửa thành phẩm mua ngoài): Là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm được sản xuất ra như xi măng, sắt thép, gạch, ngói…ở các doanh nghiệp xây dựng. Nửa thành phẩm mua ngoài là đối tượng lao động được sử dụng với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm… Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ như làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho các công cụ dụng cụ hoạt động được bình thường như: vôi, ve, đinh… Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất như xăng, dầu … phục vụ cho phương tiện vận tải. Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư, phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải … Vật liệu và thiết bi xây dựng cơ bản: Bao gồm những vật liệu, thiết bị, công cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản. Vật liệu khác: Là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trên, thường là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất như sắt, thép, gỗ vụn hay phế liệu thu hồi đựoc từ việc thanh lý tài sản cố định. Ngoài ra, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu trên chia thành từng nhóm, từng thứ. Căn cứ vào nguồn hình thành: Nguyên vật liệu được chia làm hai nguồn: Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận vốn góp liên doanh, nhận biếu tặng… Nguyên vật liệu tự chế: Do doanh nghiệp tự sản xuất. Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyên vật liệu thành: - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm: + Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm. + Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp. Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: + Nhượng bán; + Đem góp vốn liên doanh; + Đem quyên tặng. Ngoài các cách phân loại vật liệu như trên, để phục vụ cho việc quản lý vật tư một cách tỉ mỉ, chặt chẽ, đặc biệt trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác kế toán cần phải lập danh điểm vật tư liệu. Lập danh điểm vật liệu là quy định cho mỗi thứ vật liệu một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số (Kết hợp với các chữ cái) thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng. Tùy theo từng doanh nghiệp, hệ thống danh điểm vật tư có thể được xây dựng theo nhiều cách thức khác nhau nhưng phải đảm bảo đơn giản, dể nhớ, không trùng lặp. Các doanh nghiệp thường dùng ký hiệu tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2 để ký hiệu loại, nhóm vật liệu kết hợp với chữ cái tên vật tư để ký hiệu tên vật tư. Danh điểm vật tư được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý liên quan trong doanh nghiệp nhằm thống nhất trong quản lý từng thứ vật tư. 1.2.2.Đánh giá nguyên vật liệu: 1.2.2.1.Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu: Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của vật liệu ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định. Nguyên tắc giá gốc: Theo chuẩn mực 02 - Hàng tồn kho vật liêu phải được đánh giá theo giá gốc. Giá gốc hay được gọi là trị giá vốn thực tế của vật liệu là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được những vật liệu đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Nguyên tắc thận trọng: Vật liệu được đánh giá theo giá gốc, nhưng trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể được thực hiện. Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá vật liệu phải đảm bảo tính nhất quán. Tức là kế toán đã chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hơp lý hơn, đồng thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó. Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật liệu được phân biệt ở các thời điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. + Thời điểm mua xác định trị giá vốn thực tế hàng mua; + Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn thực tế hàng nhập; + Thời điểm xuất kho xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất; + Thời điểm tiêu thụ xác định trị giá vốn thực tế hàng tiêu thụ; 1.2.2.2.Đánh giá vật liệu: 1.2.2.2.1. Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho: Vật liệu trong doanh nghiệp được đánh giá theo trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho. Theo phương pháp này, trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập. Trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau mà giá trị của chúng trong từng trường hợp được xác định như sau: Nhập kho do mua ngoài: Trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có kiên quan trực tiếp đến việc mua vật tư, trừ đi các khoản chiết khấu thương mại và giảm gái hàng bán do không đúng quy cách, phẩm chất. Truờng hợp vật liệu mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, giá mua là giá chưa có thuế GTGT. Trường hợp vật liệu mua vào được sử dụng cho đối tượng không chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho các mục đích phúc lợi, các dự án… thì bao gồm cả thuế GTGT (là tổng giá thanh toán). Nhập kho do tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thành sản xuất hợp lý của vật tư tự gia công chế biến. Nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công cộng số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến cộng các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận. Nhập vật tư do nhận vốn góp liên doanh: Trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho là giá do hội đồng liên doanh thoả thuận cộng các chi phí phát sinh khi nhận. Nhập vật tư do được cấp: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị hợp lý cộng các chi phí phát sinh khi nhập. Nhập vật tư do được biếu tặng, đựoc tài trợ: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị hợp lý cộng các chi phí khác phát sinh. 1.2.2.2.2. Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho: Nguyên vật liệu được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau. Vì vậy rất khó xác định được ngay giá nguyên vật liệu xuất kho trong mỗi lần nhập. Nhiệm vụ kế toán là phải tính toán chính xác giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng, đồng thời phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Tuỳ theo đặc điểm, yêu cầu quản lý, trình độ quản lý của từng doanh nghiệp mà doanh nghiệp sẽ áp dụng một trong các phương pháp sau để xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho: *. Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này khi xuất kho vật liệu thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho. Phương pháp này được áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít và nhận diện được từng lô. *. Phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho được tính căn cứ vào số lượng vật tư xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền theo công thức: Trị giá vốn thực tế = Số lượng vật liệu x Đơn giá bình quân vật liệu xuất kho xuất kho gia quyền Trị giá thực tế vật liệu + Trị giá vốn thực tế vật liệu tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Đơn giá = bình quân Số lượng vật liệu + Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Đơn giá bình quân thường được tính cho từng loại vật liệu. Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ được gọi là đơn giá bình quân cả kỳ hay đơn giá bình quân cố định. Theo cách tính này, khối lượng tính toán giảm nhưng chỉ tính được trị giá vốn thực tế của vật liệu vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời. Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập được gọi là đơn giá bình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập. Theo cách này, xác định được trị giá vốn thực tế của vật liệu vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời. Tuy nhiên, khối lượng công việc tính toán sẽ nhiều hơn. *. Phương pháp nhập trước, xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. *. Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định là hàng nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên. Trên thực tế ngoài các phương pháp tính trị giá vốn thực tế của vật liệu theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho thì các doanh nghiệp còn áp dụng phương pháp tính theo đơn giá tồn đầu kỳ. Cụ thể: Trị giá vốn thực tế = Số lượng vật liệu x Đơn giá thực tế vật liệu xuất kho xuất kho tồn đầu kỳ 1.3.Tổ chức hạch toán chi tiết: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động của từng loại, từng nhóm, thứ vật tư về số lượng và giá trị. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu phù hợp để tăng cường quản lý vật liệu. 1.3.1.Chứng từ kế toán sử dụng: Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm: Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT); Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT); Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT); Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08-VT); Hoá đơn (GTGT)-MS 01 GTKT- LN Hoá đơn bán hàng mẫu 02 GTKT- LN Hoá đơn cước vận chuyển (Mẫu 03-BH); Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04-VT); Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 05-VT); Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07-VT); 1.3.2. Các phương pháp hạch toán chi tiết: 1.3.2.1. Phương pháp ghi thẻ song song: Nội dung: + Ở kho: Thủ kho dùng “Thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật tư thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhận, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho; cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập- xuất đã phân loại theo từng thứ vật tư cho phòng kế toán. + Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập- xuất cho từng thứ vật tư theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị. Kế toán khi nhận được chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ; căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ (thẻ) chi tiết vật tư. Mỗi chứng từ được gfhi một dòng. Cuối tháng, kế toán lập Bảng kê nhập - xuất - tồn trên sổ kế toán tổng hợp, sau đó tiến hành đối chiếu: + Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho. + Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập - xuất - tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. + Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế. Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi sổ song song theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1:Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất Sổ kế toán tổng hợp Sổ kế toán chi tiết Bảng kê Nhập - Xuất - Tồn Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu ngày Đối chiếu cuối tháng Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo độ tin cậy của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho. Nhược điểm: 7Khối lượng ghi chép lớn (đặc biệt trường hợp doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư) Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng Điều kiện áp dụng: Đối với kế toán thủ công: Thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thường xuyên. Đối với doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế toán: Áp dụng rộng rãi cho các doanh nghiệp, kể cả các doanh nghiệp có chủng loại vật tư nhiều, các nghiệp vụ kế toán nhập, xuất thường xuyên. 1.3.2.2. Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển: Nội dung: Ở kho: Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song. Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng “Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép cho từng thứ vật tư theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. “Sổ đối chiếu luân chuyển” dược mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ vật tư được ghi một dòng trên sổ. Hằng ngày, khi nhận được chứng từ nhập - xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ vật tư, chứng từ nhập riêng, chứng từ xuất riêng. Hoặc kế toán có thể lập “bảng kê nhập”, “bảng kê xuất”. Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc từ bảng kê) để ghi vào “Sổ đối chiếu luân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng. Đồng thời kế toán thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ này với các số liệu trên thẻ kho và trên sổ kế toán tài chính liên quan (nếu cần). Trình tự ghi sổ có thể được khái quát theo sơ đồ sau: Thẻ kho Phiếu xuất Phiếu nhập Bảng kê nhập Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Nhược điểm: Vẫn trùng lắp chỉ tiêu số lượng giữa ghi chép của thủ kho và kế toán. Nếu không lập bảng kê nhập, bảng kê xuất vật tư thì việc sắp xếp chứng từ nhập, xuất trong cả tháng để ghi chép, đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn sai sót. Nếu lập bảng kê nhập, bảng kê xuất thì khối lượng ghi chép vẫn lớn. Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa thủ kho và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế việc kiểm tra của phòng kế toán. Theo phương pháp này, để báo cáo nhanh hàng tồn kho cần dựa vào số liệu trên thẻ kho. Điều kiện áp dụng: Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít, khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết nguyên vật liệu, do vậy không có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày. 1.4.Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu: 1.4.1.Các phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán ở dạng tổng quát. Nguyên vật liệu lá tài sản lưu động của doanh nghiệp và được nhập, xuất kho thường xuyên. Tuy nhiên, tuỳ theo đặc điểm nguyên vật liệu của doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có phương thức kiểm kê khác nhau. Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập, xuất kho nhưng cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối tháng. Tương ứng với hai phương thức kiểm kê, trong kế toán nguyên vật liệu nói riêng và kế toán hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) và phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX). Theo chế độ kế toán quy định, các doanh nghiệp chỉ áp dụng một trong hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho nói trên tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh cảu doanh nghiệp. - Phương pháp KKTX: Là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho,xuất kho và tồn kho của vật tư trên các tái khoản kế toán hàng tồn kho. Như vậy, trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được xác định trên cơ sở tổng hợp số liệu từ các chứng từ xuất kho, phân loại theo từng đối tượng sử dụng và được phản ánh trên tài khoản và trên sổ kế toán. Giá trị của nguyên vật liệu tồn kho có thể tính được bất cứ lúc nào. - Phương pháp KKĐK: Là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của vật tư trên các tài khoản hàng tồn kho. Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của vật tư tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào trị giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ, mua (nhập) trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính. Chính vì vậy, trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị xuất dùng cho từng đối tượng, từng nhu cầu xuất dùng khác nhau: sản xuất hay phục vụ cho công tác quản lý sản phẩm, bán hàng hay quản lý doanh nghiệp…Hơn nữa trên tài khoản tổng hợp cũng không thể biết được số mất mát, hư hỏng (nếu có)… Vì vậy, phương pháp KKĐK được quy định áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ, chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều. 1.4.2.Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX: 1.4.2.1. Tài khoản sử dụng: Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu, kế toán sử dụng Tài khoản 152- Nguyên liệu vật liệu TK 152 có thể được mở theo dõi chi tiết các TK cấp 2 theo từng loại nguyên vật liệu phù hợp với nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp.Bao gồm: TK 1521 - Nguyên vật liệu chính TK 1522 - Vật liệu phụ TK 1523 - Nhiên liệu TK 1524 - Phụ tùng thay thế TK 1525 - Thiết bị xây dựng cơ bản TK 1528 - Vật liệu khác Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường Tài khoản này phản ánh trị giá vốn thực tế các loại nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã mua nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho. Ngoài các tài khoản trên, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 141, TK 331, TK 411, TK621, TK 627 …. 1.4.2.2. Phương pháp kế toán nhập nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp được nhập kho từ rất nhiều nguồn khác nhau: Do mua ngoài Do tự chế, thuê gia công chế biến Do nhận vốn liên doanh Do được quyên tặng … Tuỳ theo từng nguồn nhập vật tư, kế toán hạch toán như sau: Nhập do mua ngoài: Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về: Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu Nợ TK 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu thuế GTGT được khấu trừ) Có TK liên quan (111, 112, 141, 331…) Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn: Nếu vật tư đã về, hoá đơn chưa về, doanh nghiệp đối chiếu với hợp đồng mua hàng tiến hành kiểm, lập phiếu nhập kho. Nếu đến cuối tháng, hoá đơn vẫn chưa về thì kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho ghi sổ theo giá tạm tính Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu Có TK liên quan (331, ….) Sang tháng sau, khi hoá đơn về, tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế: + Nếu giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu thuế GTGT được khấu trừ) Có TK liên quan + Nếu giá hoá đơn nhỏ hơn giá tạm tính Nợ TK 152 (ghi âm) Nợ TK 133 Có TK liên quan (331…) (ghi âm) Trường hợp hàng đang đi đường: nếu trong tháng nhận được hoá đơn, kế toán chưa ghi sổ ngay mà lưu vào tập hồ sơ “hàng đi đường”. Trong tháng nếu hàng đã về nhập kho thì kế toán căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho ghi trên sổ bình thường như trường hợp hàng và hoá đơn cùng về. Nếu đến cuối tháng hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi tăng giá trị hàng đi đường: Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường Nợ TK 133 (Nếu thuế GTGT được khấu trừ) Có TK liên quan ( 111, 112, 331,….) Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường Trường hợp nhập khẩu vật tư, hàng hoá: Doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo giá tại cửa khẩu (giá CIF) và thuế GTGT phải nộp cho Nhà nước Căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 331 Có TK 333 -Thuế và các khoản phải nộp cho ngân sách(3333) Căn cứ vào chứng từ phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu, kế toán ghi Nợ TK 133-Thuế VAT được khấu trừ(Nếu thuế VAT được khấu trừ) Có TK 333(3) - Thuế và các khoản phải nộp cho ngân sách - Phản ánh các chi phí thu mua Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan (111, 112, 331….) Phản ánh các khoản chiết khấu, giảm giá vật tư do được hưởng các khoản chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán… Nợ TK 331- Phải trả người bán (Nếu chưa thanh toán) Nợ TK 111, 112 (Nếu đã thanh toán) Có TK 152 ( Chiết khấu thương mại, trị giá hàng mua bị trả lại, khoản giảm giá hàng bán) Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính ( Chiết khấu thanh toán) Có TK 133 (Giảm thuế GTGT được khấu trừ) Nhập vật tư do tự sản xuất, gia công, chế biến: Căn cứ vào trị giá vốn thực tế nhập kho kế toán ghi Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu Có TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Nhập nguyên vật liệu do nhận vốn góp liên doanh: Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh Nhập nguyên vật liệu do được biếu tặng: Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu Có TK 711 – Thu nhập khác Nhập nguyên vật liệu đã xuất ra sử dụng không hết đem nhập lại kho: Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu Có TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. * Tăng do phát hiện thừa khi kiểm kê: Khi kiểm kê phát hiện thừa tuỳ từng nguyên nhân đã xác định mà kế toán như sau: - Căn cứ vào biên bản kiểm kê kế toán ghi Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Có TK 338 (3381) - Trị giá vốn thực tế của vật tư thừa - Khi có quyết định xử lý: Nợ TK 338 (3381) Có TK liên quan 1.4.2.3. Phương pháp kế toán xuất (giảm) nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất giảm chủ yếu do xuất dùng cho những mục đích khác nhau như: xuất dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm, cho nhu cầu phục vụ quản lý doanh nghiệp, để góp vốn liên doanh, xuất bán và một số nhu cầu khác. Vì vậy kế toán phải phản ánh kịp thời tình hình xuất dùng vật liệu,tính toán chính xác giá thực tế xuất dùng theo các phương pháp tíhn đã đăng ký và phân bổ vào đúng đối tượng sử dụng. Xuất kho nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm, cho nhu cầu quản lý…: Căn cứ vào giá thực tế kế toán ghi Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu Xuất kho vật liệu tự chế hoặc thuê gia công chế biến: Nợ TK 154 (Mở chi tiết liên quan) Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu Xuất nguyên vật liệu gửi đi bán hoặc giao bán trực tiếp: Căn cứ vào giá vốn thực tế kế toán ghi: Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu Xuất kho nguyên vật liệu góp vôn liên doanh với doanh nghiệp khác: Kế toán phản ánh trị giá vốn góp theo giá hội đồng liên doanh đã đánh giá + Nếu giá trị vốn góp lớn hơn giá thực tế, kế toán ghi: Nợ TK 128, 222 (Trị giá vốn góp được đánh giá) Có TK 412 – Chênh lệch tăng đánh giá lại tài sản Có TK 152–Nguyên vật liệu (Trị giá vốn thực tế xuất kho) + Nếu giá trị góp nhỏ hơn giá thực tế, kế toán ghi: Nợ TK 128, 222 (Trị giá vốn được đánh giá) Nợ TK 412 – Chênh lệch giảm đánh giá lại tài sản Có TK 152 – Nguyên vật liệu (Trị giá vốn thực tế xuất kho) Xuất kho nguyên vật liệu cho vay tạm thời: Căn cứ vào trị giá vốn thực tế xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 138 (1388) Nợ TK 136 (1366) (Trường hợp cho vay nội bộ) Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu 1.4.2. Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK 1.4.2.1.Tài khoản sử dụng: Khác với phương pháp KKTX, đối với các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK không dùng TK 152, 151 để theo dõi tình hình nhập - xuất trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ và tồn kho đầu kỳ vào TK 611 – Mua hàng. TK 611- Mua hàng: Dùng để phản ánh giá thực tế của số vật tư mua vào và xuất dùng trong kỳ. Ngoài ra kế toán cũng sử dụng các tài khoản liên quan khác như phương pháp KKTX. 1.4.2.2.Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: Đầu kỳ kết chuyển trị giá vốn thực tế vật tư tồn đầu kỳ và đang đi đường vào TK 611: Nợ TK 611 – Mua hàng Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường Trong kỳ , các trường hợp nhập nguyên vật liệu. kế toán ghi: + Khi mua ngoài, căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn kế toán ghi trị giá mua của hàng nhập: Nợ TK 611 – Mua hàng Nợ TK 133 (1331) - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan (111, 112, 331 ….) + Phản ánh các chi phí thu mua vật tư vào các chứng từ, kế toán ghi: Nợ TK 611 – Mua hàng Nợ TK 133 (1331) - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan (111, 112, 331…) + Phản ánh số thuế nhập khẩu (Nếu hàng nhập khẩu) Nợ TK 611 – Mua hàng Có TK 333(3333) -Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước + Phản ánh chiết khấu thanh toán được hưởng: Nợ TK 111, 112 (Nếu đã trả tiền) Nợ TK 331 (Nếu chưa trả tiền) Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính + Phản ánh chiết khấu thương mại, giảm giá và hàng mua trả lại: Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 (Nếu đã trả tiền) Nợ TK 331 (Nếu chưa trả tiền) Có TK 611 (Ghi giảm giá trị hàng mua) Có TK 133 (Ghi giảm thuế GTGT cảu hàng mua trả lại) + Trị giá nguyên vật liệu nhập kho do nhận vốn góp liên doanh của các đơn vị khác do được cấp phát: Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi: Nợ TK 611 – Mua hàng Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh + Trị giá vật tư nhập kho do tự chế, thuê ngoài gia công chế biến: Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi: Nợ TK 6101 – Mua hàng Có TK 631 – Giá thành sản xuất Cuối kỳ tiến hành kiểm kê xác định trị giá vốn thực tế vật tư tồn kho cuối kỳ và trị giá vốn thực tế vật tư xuất dùng như sau: Trị giá thực tế VL = Trị giá thực tế + Trị giá thực tế VL - Trị giá thực tế xuất dùng NVL tồn đầu kỳ mua vào trong kỳ VL tồn cuối kỳ Để xác định được trị giá thực tế của số nguyên vật liệu xuất dùng cho từng nhu cầu, từng đối tượng, cho sản xuất sản phẩm hay mất mát, hao hụt…, kế toán phải kết hợp với số liệu hạch toán chi tiết mới có thể xác định được do kế toán tổng hợp không theo dõi ghi chép tình hình xuất dùng liên tục trên cơ sở các chứng từ xuất. Cuối kỳ, các nghiệp vụ được ghi sổ như sau: + Căn cứ vào kết quả kiểm kê, kết chuyển trị giá hàng đang đi đường và trị giá vốn thực tế của vật liệu tồn kho, kế toán ghi: Nợ TK 151 – Hàng mua đi đường Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu Có TK 611 – Mua hàng + Căn cứ vào kết quqr tính toán trị giá vốn thực tế vật tư xuất kho và mục đích sử dụng của từng loại vật tư, kế toán ghi: Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Có TK 611 – Mua hàng 1.5. Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện sử dụng máy vi tính + Tổ chức mã hoá các đối tượng quản lý: Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tượng cần quản lý. Nhờ đó sẽ cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, không cần nhầm lẫn các đối tượng trong quá trình xử lý thông tin tự động, mặt khác cho phép tăng tốc độ xử lý thông tin, tăng độ chính xác, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ. Nguyên tắc chung của việc mã hoá các đối tượng là phải đầy đủ, đồng bộ, có hệ thống, đảm bảo tính thống nhất, nhất quán và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phần mềm kế toán. Việc xác định các đối tượng cần mã hoá là hoàn toàn tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Thông thường trong công tác kế toán nguyên vật liệu, những đối tượng chủ yếu sau cần phải được mã hoá: - Danh mục tài khoản ( TK 152, 111, 331, 621…) - Danh mục chứng từ : Phiếu nhập kho, phiếu xuấ kho… - Danh mục vật tư, sản phẩm hàng hoá. - Danh mục khách hàng (Nhà cung cấp). …………………. + Khai báo, cài đặt: Sau khi đã mã hoá cho các đối tượng, doanh nghiệp phải khai báo cài đặt thông tin đặc thù liên quan đến các đối tượng này. Ví dụ liên quan đến vật liệu sản phẩm hàng hoá ta có thể khai báo về: kho, tên, mã, đơn vị tính…Thông qua việc cài đặt những thông số này thì khi làm việc với đối tượng nào, máy sẽ tự động hiện lên các thông số cài đặt, khai báo liên quan đến đối tượng đó (do đã ngầm định). + Chứng từ kế toán: Tổ chức chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng. Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ bao gồm: - Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy. - Tổ chức luân chuyển, xử lý và bảo quản chứng từ. Trình tự luân chuyển chứng từ phải đảm bảo hợp lý, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu giữa kế toán nguyên vật liệu với các bộ phận khác có liên quan như: Kế toán tổng hợp, kế toán chi phí và giá thành… Cuối cùng, chứng từ kế toán phải được chuyển về bộ phận kế toán đảm nhiệm phần hành kế toán nguyên vật liệu để tiến hành nhập liệu. + Hệ thống tài khoản kế toán: Trong phầm mềm kế toán thường cài đặt sẳn hệ thống tài khoản cấp 1, cấp 2 dựa trên hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành. Các doanh nghiệp cần phải căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp mình mà xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cấp 3 và 4 theo các đối tượng quản lý đã được mã hoá chi tiết. Nhu cầu sử dụng và khả năng mở tài khoản chi tiết là hoàn toàn phụ thuộc vào doanh nghiệp. Tuỳ theo phuơng pháp kế toán KKTX và KKĐK mà ta có hệ thống tài khoản tương ứng. Khi thực hiện kế toán trên máy chỉ được hạch toán tiết vào tài khoản chi tiết nếu tài khoản đó đã mở chi tiết. Khi tìm, xem, in sổ sách kế toán, người sử dụng có thể "lọc" theo cả tài khoản tổng hợp và chi tiết. + Trình tự kế toán: Khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm. Để tăng cường tính tự động hoá có thể đặt sẳn mức thuế suất thuế GTGT của từng vật liệu ở phần danh mục. Vật liệu có đặc thù là quản lý tại kho riêng và có thể chia phần hành kế toán vật liệu thành hai phần là kế toán các nghiệp vụ nhập và kế toán các nghiệp vụ xuất vật liệu. Với vật liệu, khi nhập kho và khi xuất kho phải chỉ rõ tên kho bảo quản, lưu giữ và đó là cơ sở để kiểm tra số lượng tồn kho của từng loại vật liệu. Trong điều kiện ứng dụng máy vi tính thì việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho và phòng kế toán rất thuận tiện, nhất là khi doanh nghiệp tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ ghi song song mà phòng và ở kho có máy tính nối mạng. Với các nghiệp vụ nhập vật liệu cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chi phí mua được tính vào giá vốn hàng nhập kho. Trường hợp nhập cùng một phiếu nhiều loại vật liệu thì chương trình cũng cho phép nhập cùng nhưng phải cùng kho. Nếu phát sinh chi phí mua cần phân bổ chi phí cho từng vật liệu nhập kho để làm căn cứ tính giá vốn xuất kho. Đối với những nghiệp vụ xuất vật liệu thì chương trình phải tự động tính giá vốn xuất kho. Theo quy định, giá vốn của vật liệu xuất kho có thể được tính bằng một trong các phương pháp: Thực tế đích danh, bình quân gia quyền, nhập trước - xuất trước, nhập sau - xuất trước… Vật liệu xuất kho có thể là xuất cho quản lý hoặc các mục đích khác nhưng thông thường là cho sản xuất và giá trị vật liệu xuất kho để sản xuất cấu thành chi phí vật liệu. Do đó, khi xuất vật liệu phải chọn chứng từ phù hợp, thường thiết kế chứng từ là phiếu xuất vật tư cho sản xuất. Khi đó chứng từ này đã đặt sẵn giá trị là ghi Nợ TK621, ghi Có TK152, kế toán chỉ nhập số chứng từ phiếu xuất, tên vật liệu, số lượng, tên kho, chương trình sẽ thông báo số lượng tồn kho có đủ xuất hay không và tính ra giá vốn để điền vào bút toán. Chi phí vật liệu là khoản phí vật liệu trực tiếp tính cho đối tượng chịu chi phí nên khi xuất vật liệu cần phải chỉ ra tên đối tượng để tập hợp chi phí sản xuất theo khoản mục, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giá thành. Đối với vật liệu xuất bán, ngoài việc phản ánh doanh thu còn phải phản ánh giá vốn hàng xuất bán. Do đó cần thiết chứng từ phải phù hợp với hoạt động này. Có thể cho phép chứng từ hoá đơn bán hàng đặt sẳn bút toán phản ánh giá vốn đi kèm để khi phản ánh doanh thu thì chương trình đồng thời lưu thông tin về giá vốn hàng bán. Những bút toán phản ánh giá vốn có thể tính và phản ánh ngay hoặc có thể chưa tính ngay giá vốn mà cuối tháng tính lại mặc dù số lượng đã giảm. Các chứng từ thường được thiết kế để phản ánh các nghiệp vụ xuất vật liệu như phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật tư cho sản xuất, hoá đơn bán hàng (giá vốn tự động hoặc giá vốn thủ công), hàng hoá (giá bán trong danh mục, giá bán thủ công), phiếu xuất chuyển kho… Như vậy, với phần hành vật liệu chương trình kế toán phải cho phép theo dõi từng lần nhập, chi phí thu mua phân bổ cho từng mặt hàng nhập, đồng thời cho biết số lượng hàng tồn kho khi xuất và tính giá vốn của hàng xuất để phản ánh bút toán giá vốn cùng với các bút toán khác. Việc áp dụng phần mềm cho phép kế toán có thể biết số lượng tồn kho của theo từng kho tại bất kỳ thời điểm nào, giúp cho việc quản lý và dự trữ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. + Hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán: Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể sử dụng một trong bốn hình thức kế toán sau: - Hình thức kế toán nhật ký chung. - Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. - Hình thức kế toán nhật ký chứng từ. - Hình thức kế toán nhật ký sổ cái. Hệ thống sổ kế toán tổng hợp và trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán xác định hình thức kế toán. Trên cơ sở hệ thống sổ kế toán tổng hợp, trình tự hệ thống hoá thông tin tương ứng với từng hình thức kế toán đã đựơc quy định trong chế độ kế toán hiện hành, yêu cầu quản lý và sử dụng thông tin chi tiết của từng doanh nghiệp, các chương trình phần mềm kế toán sẽ được thiết kế để xử lý hệ thống hoá thông tin kế toán tự động trên máy theo đúng yêu cầu. Hệ thống các sổ sách, bảng biểu, báo cáo quản trị, báo cáo kế toán đựơc thiết lập trên máy về cơ bản điều dựa trên những mẩu sổ sách đã được quy định sẳn. Ngoài ra, tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà có thể mở thêm một số loại báo cáo và sổ sách kế toán quản trị chi tiết khác. CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 8 THĂNG LONG 2.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất vầ tổ chức quản lý sản xuất ở Công ty xây dựng Thăng Long: 2.1.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Công ty xây dựng số 9 Thăng Long: Xuất phát từ đặc điểm và yêu cầu cần thiết của công nghệ xây dựng cầu cảng trong ngành giao thông vận tải, được Bộ Giao thông vận tải cho phép nên ngày 26/06/1991 tại quyết định số 238/TCCB- LB của Tổng công ty xây dựng Thăng Long đơn vị được thành lập với tên gọi ban đầu là "Xí nghiệp lặn Thang Long". Sau một năm hoạt động, xuất phát từ yêu cầu và nhiệm vụ sản xuất, ngày 18/06/1992 xí nghiệp đổi tên thành "Xí nghiệp lặn và xây dựng công trình ngầm Thăng Long" (theo quyết định số 177/TC-LĐ), xí nghiệp được Bộ Giao thông vận tải cấp giấy phép hành nghề số 1668/HK-ĐT ngày 28/05/1993 về xây dựng các công trình ngầm dưới nước, trong lòng đất với phạm vi rộng trong cả nước. Tại quyết định số 1429/QĐ- TCCB- LĐ ngày 07/09/1994 của Bộ Giao thông vận tải xí nghiệp lặn Thăng Long được xếp hạng là doanh nghiệp hạng 3. Ngày 24/06/1996 căn cứ quyết định số 842/QĐ- TCCB- LĐ của Bộ giao thông vận tải về việc thành lập doanh nghiệp Nhà nước có tên là "Xí nghiệp lặn và xây dựng công trình ngầm Thăng Long". Ngày 15/08/1998, căn cứ quyết định số 2052/1998-BGTVT của Bộ Giao thông vận tải về việc đổi tên doanh nghiệp Nhà nước có tên là "Xí nghiệp lặn và xây dựng công trình ngầm Thăng Long thành "Công ty xây dựng và trục vớt Thăng Long". Ngày 11/12/2001 căn cứ quyết định số 4228/QĐ- BGTVT của Bộ Giao thông vận tải về việc đổi tên doanh nghiệp thành "Công ty xây dựng số 8 Thăng Long" Công ty xây dựng số 8 Thăng Long thuộc tổng công ty xây dựng Thăng Long nằm ở xã Xuân Đỉnh- Từ Liêm- Hà Nội. Công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân có tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng nên công ty chủ động trong việc liên hệ , ký kết các hợp đồng kinh tế với khách hàng như: nhận thầu thi công xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, các công trình giao thông, thuỷ lợi và có khả năng thi công các công trình ngầm dưới nước, các công trình ngầm trong lòng đất. Kể từ ngày thành lập đến nay, Công ty đã tích luỹ được nhiều kinh nghiệm trong thi công, quản lý và đã xây dựng nhiều loại hình nhà ở mới bằng phương pháp lắp ghép cùng với nhiều công trình giao thông, thuỷ lợi và các công trình ngầm khác bằng phương pháp khoan nổ mìn. - Đường Bản Đông - Mường Noòng (Tỉnh Savanaket - Lào) với trị giá công trình là 10 tỷ VNĐ. - Đường quốc lộ Nội Bài - Bắc Ninh đoạn từ Km 14 + 330 Km 18 + 370 trị giá 17,74 tỷ VNĐ. - Đường phía Bắc cầu Bồng Sơn trị giá 16,7 tỷ VNĐ. - Xây dựng trụ sở làm việc của Bộ Quốc phòng trị giá 23,1 ty VNĐ. - Xây dựng chợ Sắt thành phố Hải Phòng trị giá 12,7 tỷ VNĐ - Nạo vét cảng Cái Lân tỉnh Quảng Ninh trị giá 8,012 tỷ VNĐ - Lặn và phục vụ thi công cầu Hàm Rồng - Lặn cắt cọ thép cầu non nước tỉnh Ninh Bình - Phá nổ mìn thi công công trình bãi đỗ xe Cốc Nam tỉnh Lạng Sơn. Và còn nhiều công trình khác như: Cầu Long Biên, cầu Sông Gianh, đường Hồ Chí Minh… Hơn 10 năm xây dựng và phát triển, nhìn chung công ty đã trừng bước củng cố và phát triển toàn diện. Đặc biệt công ty đã có một đội ngũ kỹ sư giàu kinh nghiệm, công nhân có trình độ tay nghề vững vàng, có các thiết bị tiên tiến hiện đại của nhiều nước trên thế giới như Nga, Nhật, Trung Quốc…Từ đó công ty luôn hoàn thành nhiệm vụ của Tổng công ty giao cho và luôn sẵn sàng đáp ứng, nhận thầu các công trình quan trọng… Có thể đánh giá sự phát triển của công ty qua việc thực hiện một số chỉ tiêu sau: STT Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 1 Tổng tài sản có 2 Tài sản lưu động 3 Tổng số nợ phải trả 4 Nợ phải trả trong kỳ 5 Nguồn vốn chủ sở hữu 6 Nguồn vôn kinh doanh 7 Doanh thu thuần 8 Lợi nhuận trước thuế 9 Lợi nhuận sau thuế 2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất ở công ty: Công ty xây dựng số 8 Thăng Long hoạt động dưới sự lãnh đạo của Tổng công ty xây dựng Thăng Long. Thực hiện chế độ tự chủ sản xuất theo từng đội. Có tất cả 10 đội trong đó có 1 xưởng sửa chữa và các đội xây dựng từ số 1 tới 9. Các đội sản xuất là đơn vị kinh tế phụ thuộc của Công ty thực hiện hạch toán theo nội bộ công ty. Đội chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc công ty, chịu sự kiểm tra giám sát của các cơ quan chức năng, của pháp luật Nhà nước. Những quy định cụ thể: * Kế hoạch hoá: Căn cứ vào định hướng phát triển kinh tế của ngành, công ty chủ động xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn hằng năm để Tổng công ty trình Bộ phê duyệt. Toàn bộ các hoạt động của công ty được phản ánh trong kế hoạch kinh tế- xã hội bao gồm kế hoạch pháp lệnh, kế hoạch tự tìm kiếm. Kế hoạch pháp lệnh do cấp trên giao cho công ty dựa trên những chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật của Nhà nước thông qua hình thức ký kết hợp đồng kinh tế. Kế hoạch tự tìm kiếm công ty chủ động xây dựng trên cơ sở khai thác tiềm năng công ty về thiết bị, vật tư, lao động, tiền vốn. Định kỳ hàng năm, giám đốc công ty tiến hành phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, báo cáo lên cấp trên và thông báo cho cán bộ công nhân viên cho công ty được biết. * Khoa học kỹ thuật- công nghệ, chất lượng sản phẩm: Để đạt mục tiêu sản xuất ra nhiều hàng hoá cho xã hội giữ vững chữ tín với khách hàng, công ty chủ động áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật và công nghệ mới vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty phải đăng kí chất lượng sản phẩm, bảo hành sản phẩm theo quy định., chịu sự kiểm tra chất lượng của công ty có thẩm quyền. Giám đốc công ty phải chịu trách nhiệm toàn bộ về sản phẩm của công ty làm ra. * Vật tư, phương thiết bị của công ty: Tài sản của công ty bao gồm TSCĐ và TSLĐ. Toàn bộ các tài sản của công ty phải được hạch toán đầy đủ, chính xác theo các quy định của Nhà nước. Giám đốc công ty là người chịu trách nhiệm chính cùng tập thể người lao động sử dụng hợp lý và bao vệ tài sản được Nhà nước giao. Công ty được giao quyền duy trì và không ngừng bổ sung, đổi mới tài sản theo yêu cầu sản xuất bằng vật tư bổ sung vốn tín dụng và vốn huy động từ các nguồn khác. Công ty được quyền ký hợp đồng cung ứng vật tư, thiết bị với các tổ chức Nhà nước và các thành phần kinh tế khác. * Tài chính, tín dụng, giá cả: Vốn của công ty bao gồm vốn cố định và vốn lưu động kể cả nguồn vốn bổ sung, công ty được ngân sách Nhà nước cấp theo quy định. Công ty được quyền vay vốn của tổ chức cá nhân trong và ngoài nước để phát triển kinh doanh. Công ty được gửi tiền vào ngân hàng ( kể cả ngoại tệ). Công ty được mở tài khoản phụ ở các cơ sở ngân hàng nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh. Công ty có trách nhiệm nộp vào ngân sách Nhà nước theo quy định, trích nộp cấp trên theo quy định chung. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất ở công ty: Công ty tổ chức quản lý theo một cấp. Đứng đầu là Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành chung của công ty. Giúp việc Cho Giám đốc là 3 Phó giám đốc và các phòng ban chức năng theo sơ đồ sau: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý ở Công ty: Sơ đồ: Xưởng sữa chữa Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng vật tư thiết bị Xưởng bê tông Đội xây dựng số 1 Đội xây dựng số … Đội xây dựng số 2 Đội xây dựng số 7 Phòng kinh tế hợp đồng GIÁM ĐỐC PGĐ phụ trách kinh doanh PGĐ vật tư PGĐ phụ trách kỹ thuật Phòng kỹ thuật Phòng kế hoạch tổng hợp Đội xây dựng số 8 Phòng dự án Trong bộ máy quản lý, mỗi phòng ban có chức năng, nhiệm vụ riêng. Hiện nay, số cán bộ công nhân viên trong công ty là 297 người, trong đó nhân viên quản lý là 45 người. 2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở Công ty xây dựng số 8 Thăng Long: Tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện thủ công hay sử dụng máy vi tính đều phải căn cứ vào việc tổ chức sản xuất kinh doanh, phân cấp quản lý, quy mô, trình độ tin học của đơn vị để lựa chọn mà thực hiện quy định chức vụ, trách nhiệm cho từng cấp, từng bộ phận, từng nhân viên kế toán, trong đó nhấn mạnh vấn đề quản trị người dùng. Hiện nay, bộ máy kế toán của Công ty được tố chức theo hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này, phòng kế toán trung tâm của đơn vị thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ việc thu thập, lập chứng từ kế toán đến việc xử lý, kiểm tra, phân loại chứng từ vàp máy, thực hiện hệ thống hoá thông tin kế toán trên máy với chương trình cài đặt. Tại các bộ phận trực thuộc không tổ chức bộ máy kế toán, chỉ bố trí nhân viên kế toán thu thập tổng hợp chứng từ, định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm xử lý vào ngày 25 hàng tháng. Sơ đồ: NHÂN VIÊN THỐNG KÊ KẾ TOÁN Ở CÁC ĐỘi SẢN XUẤT TRỰC THUỘC Kế toán TSCĐ Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Kế toán KT - CCDC Kế toán TL- BHXH Kế toán TM - TGNH PĐ phụ trách kỹ thuật Bộ máy kế toán của công ty còn giúp Giám đốc tổ chức phân tích hoạt động kinh tế từ đó đề ra các giải pháp tài chính kịp thời phục vụ cho hoat động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả. Tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện sử dụng máy vi tính nên Công ty cũng đã tạo và phân quyền truy cập cho người sử dụng vào từng nhóm đã được định nghĩa sẵn. Với việc quản lý và sử dụng này thì việc phân công trách nhiệm của những người kế toán từng phần hành là rất rõ ràng. 2.2. Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán ở Công ty xây dựng số Thăng Long: 2.2.1. Giới thiệu chung về phần mềm kế toán mà Công ty đang áp dụng: Khi áp dụng phần mềm kế toán, dưới quyền chủ động tuyệt đối của con người thì tất cả các yếu tố của hệ thống thông tin kế toán hiện đại được tích hợp với nhau, đáp ứng mục tiêu tồn tại của hệ thống thông tin kế toán là cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời và có hệ thống; đáp ứng yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin. Nói cách khác, việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán chính là việc thiết kế và sử dụng các chương trình theo đúng nội dung, trình tự của các phương pháp kế toán để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán cũng như việc áp dụng các phương tiện kỹ thuật để thực hiện các chương trình kế toán đã được thiết kế. Như vậy, thực chất việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán chính là việc nâng cao hiệu suất công tác kế toán thông qua tính năng ưu việt của máy vi tính và kỹ thuật tin học. Như vậy có thể thấy máy vi tính và kỹ thuật tin học chỉ là phương tiện trợ giúp cho kế toán trong việc tính toán, xử lý và cung cấp thông tin kế toán; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán là cần thiết. Nhận thức được vị trí, vai trò của việc ứng dụng thông tin kế toán, năm 2000 công ty xây dựng số 8 Thăng Long đã sử dụng phần mềm kế toán CADS để phục vụ cho công tác hạch toán, tập hợp chi phí, tính giá thành thực tế các khối lượng thi công hoàn thành. Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tự tổng hợp của máy mà hai bộ phận kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được thực hiện đồng thời. Kế toán không phải cộng dồn, ghi chép, chuyển sổ theo kiểu thủ công. Do đó, thông tin trên các sổ cái tài khoản được ghi chép một cách thường xuyên trên cơ sở cộng dồn từ các nghiệp vụ đã được cập nhật một cách tự động của máy. Kế toán không nhất thiết phải đến cuối kỳ mới có sổ cái. Quy trình xử lý số liệu của phần mềm CADS mà công ty sử dụng có thể mô tả như sau: Sơ đồ: Bút toán kết chuyển Mã đối tượng kế toán Chứng từ gốc Máy vi tính Nội dung nghiệp vụ Ghi thẳng vào các sổ chi tiết, các TK liên quan, bảng kê Tổng hợp số liệu ghi vào các sổ cái, CTGS Máy tự động kết chuyển dư nợ, dư có của TK bị kết chuyển sang TK được kết chuyển phản ánh trên mẫu có sẵn và in ra những báo cáo, sổ kế toán cần thiết Quy trình xử lý hệ thống hoá thông tin trong kế toán trên máy vi tính được hiểu như sau: Thông tin đầu vào: Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ gốc, cập nhật dữ liệu vào máy theo đúng đối tượng đã được mã hoá, cài đặt trong phần mềm như: Hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục vật tư… đúng quan hệ đối ứng tài khoản. Sau khi cập nhật dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và tự tổng hợp ghi vào các sổ cái tài khoản có mặt trong định khoản, bảng kê liên quan. Phần mềm kế toán này chỉ tự động thực hiện các toán tử đơn giản: cộng, trừ khi xác định các số phát sinh, số dư tài khoản. Đối với các nghiệp vụ kết chuyển cần thiết (kết chuyển chi phí, kết chuyển giá vốn…) với chương trình CADS được làm tự động thông qua các bút toán kết chuyển mà người sử dụng lựa chọn cài đặt trong chương trình. Khi người sử dụng chọn bút toán kết chuyển toàn bộ giá trị dư Nợ (dư Có) hiện thời của tài khoản bị kết chuyển sang bên Có (bên Nợ) của tài khoản được kết chuyển. Thông tin đầu ra: Kế toán có thể in ra bất cứ lúc nào các sổ chi tiết, sổ cái tài khoản sau khi các thông tin từ các nghiệp vụ đã được cập nhật bằng các phương pháp "xâu lọc". Các sổ, báo cáo là kết quả bút toán kết chuyển chỉ có dữ liệu sau khi kế toán sử dụng bút toán kết chuyển tự động. 2.2.2. Đặc điểm nguyên vật liệu ở Công ty xây dựng số 8 Thăng Long: Công ty xây dựng số 8 Thăng Long là môt đơn vị xây dựng cơ bản nên vật liệu được sử dụng trong sản xuất của Công ty có những đặc thù riêng. Để xây dựng các công trình Công ty phải sử dụng một khối lượng lớn về vật liệu. Các loại nguyên vật liệu này phong phú về chủng loại, quy cách. Có những vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp như xi măng (Gồm xi măng trắng và xi măng thường), có loại là sản phẩm của ngành khai thác được đưa vào sử dụng ngay mà không phải qua chế biến như cát, sỏi, đá… và có những loại còn là sản phẩm của ngành nông lâm như gỗ, tre, nứa để làm giàn giáo, cốt pha… Có những loại vật liệu đã qua chế biến ở dạng cấu kiện như cửa, lan can… Bên cạnh đó, khối lượng sử dụng của mỗi loại vật liệu lại rất khác nhau. Có những loại vật liệu được sử dụng với khối lượng lớn như xi măng, cát, thép… nhưng có loại lại sử dụng rất ít như đinh, đỉa… Hầu hết các loại vật liệu xây dựng sử dụng trực tiếp cấu thành nên công trình do vậy chi phí nguyên vật liệu chiếm đến 70 – 80% giá trị sản phẩm xây dựng cơ bản. Nguyên vật liệu của Công ty được thu mua từ nhiều nhà cung cấp nên việc thu mua, vận chuyển, bảo quản các vật liệu có đặc điểm riêng khác nhau. Công ty có thể mua ngay tại các của hàng, đại lý vật liệu xây dựng trong địa bàn xây dựng nhằm vận chuyển thuận tiện nhanh chóng hơn. Một số loại vật liệu cần phải được bảo quản trong kho như xi măng, sắt thép… song có những loại phải đến tận nơi khai thác để mua và không bảo quản trong kho mà phải để ngoài trời (vì khối lượng quá nhiều) như cát, sỏi, đá… gây khó khăn trong việc bảo quản, dễ xảy ra hao hụt mất mát ảnh hưởng đến quá trình thi công và giá thành. Vì vậy Công ty cần phải có biện pháp vận chuyển bảo quản thích hợp với từng loại vật liệu. 2.2.3. Yêu cầu quản lý của Công ty: Do đặc điểm vật liệu của Công ty như trên, để quản lý tốt, chính xác về mặt số lượng cũng như giá trị vật liệu thì việc tổ chức quản lý vật liệu của Công ty là rất cần thiết và quan trọng. Hiện nay, Công ty quản lý vật liệu ở tất cả các khâu từ khâu thu mua đến khâu sử dụng. Ở khâu thu mua: Để có vật liệu phục vụ cho công việc xây dựng thì các đội viết đơn xin mua vật liệu gửi lên phòng vật tư. Sau khi đựoc xét duyệt thì nhân viên của Công ty hoặc đội sản xuất tiến hành đi mua vật tư và áp tải về tận kho hoặc chân công trình kèm theo các chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp. Mặt khác, hàng tháng Công ty đều có kế hoạch thu mua vật tư để đảm bảo cho tiến độ thi công không bị gián đoạn. Ở khâu bảo quản: Với chính sách giao khoán sản phẩm đến từng đội sản xuất nên công ty chỉ bố trí một hệ thống kho tàng nhỏ mà chủ yếu vẫn là những bãi dự trữ nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu thi công từng công trình. Mỗi công trình đều có kho và được mã hoá chi tiết cài đặt trong chương trình phần mềm. Kế toán nguyên vật liệu là người chuyên theo dõi nguyên vật liệu kết hợp với phòng vật tư và thủ kho để hạch toán, đối chiếu ghi sổ nguyên vật liệu ở công ty. Định kỳ tiến hành kiểm kê, nếu phát hiện nguyên vật liệu tồn đọng nhiều hoặc kém phẩm chất hoặc phát hiện những thiếu sót thì có biện pháp ngăn chặn sự hao hụt mất mát đối với từng loại vật tư và giúp Giám đốc có biện pháp giải quyết hợp lý trong việc điều động lượng vật liệu dư thừa giữa các công trình, tránh tình trạng ứ đọng vốn hay thiếu vật tư. Ở khâu dự trữ và sử dụng: Công ty sử dụng vật liệu theo đúng các định mức đã đề ra và chưa thực hiện dự trữ nguyên vật liệu. 2.2.4. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu thực tế tại Công ty: 2.2.4.1. Phân loại: Nhằm phục vụ yêu cầu quản trị của doanh nghiệp, nguyên vật liệu được phân loại như sau: + Nguyên vật liệu chính: Để tiến hành xây dựng các công trình, Công ty phải sử dụng một số lượng lớn các loại vật liệu khác nhau. Tuy nhiên, tất cả các loại vật liệu được sử dụng cho quá trình thi công cấu thành nên thực thể của công trình thì đều được gọi chung là nguyên liệu, vật liệu và hạch toán vào TK 1521. Việc quản lý nguyên vật liệu được tiến hành qua chương trình phần mềm CADS bằng việc mã hoá theo tên nguyên vật liệu. Ví dụ: - Xi măng PC 30 : XM30 - Xi măng PC 40 : XM 40 - Đá hộc : DAHOC - Thép tròn trơn : THEPTT - Thép tròn gai : THEPTG - Cát : CAT - Sub base : SUBASE - Base : BASE - Dây thép : THEPD + Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình thi công ông trình như Dầu Diezen, Xăng A92 …. Và được hạch toán vào TK 1523. + Phụ tùng sửa chữa thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa, thay thế cho máy móc và phương tiện vận tải như xăm, lốp, hộp số, bình ắc quy… 2.2.5.2. Đánh giá nguyên vật liệu: Khi đánh giá nguyên vật liệu, Công ty luôn tuân thủ các nguyên tắc sau: Nguyên tắc giá gốc Nguyên tắc thận trọng Nguyên tắc nhất quán Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật tư. Xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho: Ở Công ty xây dựng số 8 Thăng Long, nguyên vật liệu nhập kho chủ yếu là do mua ngoài hay đội sản xuất tự mua. Ngoài ra, Công ty còn nhập kho do thu hồi phế liệu. Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được tính như sau: + Nhập do mua ngoài: Công ty áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ do bên bán chịu và tính luôn vào đơn giá mua hàng. Vì thế, khi vật liệu về nhập kho, kế toán tính ngay được giá thực tế của số vật liệu đó: Trị giá vốn thực Số lượng Đơn giá mua tế nguyên vật liệu = nguyên vật liệu x ghi trên hoá đơn nhập kho nhập kho (chưa có thuế GTGT) VD: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 027738 của Xí nghiệp đá Xuân Thuỷ bán 1.431 kg đá cấp phối B (loại II): Giá chưa có thuế : 129 471 428 Thuế GTGT là : 6 473 571 Chi phí vận chuyển, bốc dỡ : 28 620 000 Thuế GTGT của chi phí vận chuyển: 1 431 000 => Như vậy, giá thực tế nhập kho của đá là: 165 995 999 + Nhập phế liệu thu hồi: Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho là giá của các nguyên vật liệu có thể sử dụng được, có thể bán được hoặc giá ước tính được. Xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho: Mặc dù số lượng, chủng loại nguyên vật liệu của Công ty nhiều nhưng nguyên vật liệu mua về thường xuất thẳng cho các đội sản xuất vì vậy Công ty có thể theo dõi lô hàng từ khi nhập cho đến khi xuất. Do đó Công ty sử dụng giá thực tế xuất kho mà cụ thể là phương pháp đơn giá thực tế đích danh. 2.2.5. Các đối tượng quản lý liên quan đến tổ chức kế toán nguyên vật liệu của Công ty: Các đối tượng cần quản lý thông tin bao gồm: Các loại chứng từ, các loại tài khoản sử dụng, các loại nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hoá, danh sách khách hàng, danh sách kho hàng… Để quản lý các đối tượng này doanh nghiệp cần phải xác định hệ thống danh mục tương ứng bao gồm: danh mục hàng hoá, vật tư, danh mục khách hàng, danh mục kho hàng… Phần mềm kế toán CADS đã thiết kế các danh mục tương ứng trên nhằm phục vụ cho việc quản lý các đối tượng có liên quan. + Danh mục tài khoản: Khi sử dụng phần mềm kế toán CADS, doanh nghiệp thực hiện công việc cài đặt danh mục tài khoản ngay từ lúc bắt đầu đưa máy vào sử dụng. Theo thiết kế, phần mềm hiện hành đã có cài đặt sẳn hệ thống tài khoản chuẩn do Bộ Tài Chính quy định. Để thuận tiện cho công tác quản trị, Công ty đã mở thêm các tài khoản chi tiết cấp 2, 3… Công ty thực hiện việc khai báo cài đặt các thông tin liên quan đến tài khoản bằng menu lệnh: “Danh mục\ Danh mục tài khoản”. Sau đó kế toán sẽ khai báo các thông tin về tài khoản: Mã tài khoản, mã công trình, sản phẩm, tài khoản này có hay không theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng phải trả, nhóm tiểu khoản… Để theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu của công ty, kế toán sử dụng tài khoản 152, tài khoản này được mở chi tiết thành TK 1521, TK 1522, TK 1523, TK1524. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác như TK 111, TK 112, TK113, TK331, TK 621, TK 627... Các tài khoản này cũng có thể được mở chi tiết theo yêu cầu và phải thực hiện công việc khai báo như trên. + Danh mục khách hàng: Bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, cán bộ công nhân viên trong Công ty (liên quan đến tạm ứng). Danh mục khách hàng dùng để theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng. Việc khai báo cài đặt thông tin cho các đối tượng này được thực hiện bằng menu lệnh: “Danh mục\ Danh mục khách hàng”. Sau đó kế toán sẽ khai báo các thông tin liên quan đến các nhà cung cấp như: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế… Việc đặt mã khách hàng được thực hiện theo quy định sau: Với khách hàng là đơn vị bán: DNB + số thứ tự (hoặc tên viết tắt) VD: Công ty Xi măng Bỉm Sơn DNB 001 Công ty TNHH Phú Thành DNB 002 Công ty XD & TM Hà Trang DNB 003 Công ty vận tải Thuỷ I DNB 004 Công ty SX VLXL Thành Đạt DNB 005 … - Với các khách hàng là đơn vị mua: DNM + số thứ tự (hoặc tên viết tắt) - Với các cá nhân: Cá nhân trong công ty: CB + Tên + Họ + Đệm Ví dụ: Lê Văn Tình CB TNT - Các ngân hàng: NH + Số thứ tự VD: Ngân hàng ĐT & PT Hà Nội : NH 002 + Danh mục nhóm hàng hoá vật tư: Hàng hoá, vật tư không những có thể theo dõi từng danh điểm mà còn có thể theo dõi theo nhóm. Hàng hoá, vật tư được tổ chức phân cấp dưới dạng nhóm mẹ con hình cây. Nhóm có thể phân cấp đến 06 mức. Việc khai báo cài đặt thông tin cho các đối tượng này thực hiện bằng menu lệnh “Giao dịch/ Danh mục nhóm hàng hóa”. Sau đó người sử dụng sẽ khai báo các thông tin liên quan như: số thứ tự nhóm, mã nhóm, tên nhóm, đánh dấu vào ô nhóm gốc hay nhóm chứa danh điểm vật tư. + Danh mục hàng hoá, vật tư: Việc khai báo được thực hiện qua Menu “Giao dịch/ Danh mục hàng hoá” Để vào được các danh điểm cho một nhóm hàng hoá, vật tư ta chuyển vệt sáng đến nhóm đó rồi nhấn CTRL + ENTER. Nhóm muốn thêm danh điểm phải là nhóm cuối. Nhấn phím F4 để thêm danh điểm. Sau đó, người sử dụng sẽ khai báo các thông tin liên quan như: Mã hàng hoá, vật tư, số thứ tự, tài khoản kho … + Danh mục kho hàng: Kế toán khai báo danh mục kho hàng thông qua menu lệnh “Danh mục/Danh mục kho hàng hoá- vật tư”. Sau đó kế toán sẽ khai báo các thông tin liên quan đến kho hàng: Mã kho hàng, tên kho hàng, số thứ tự đơn vị cơ sở. Ví dụ: Mã kho Tên kho ZK 01 Kho công ty ZK 02 Kho đội xây dựng số 1 ZK 03 Kho đội xây dựng số 2 …. ZK 09 Kho đội xây dựng số 8 ZK 10 Kho đội xây dựng số 9 ZK 11 Kho đội xây dựng số 10 ……………………………………….. 2.2.6. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Hịên nay Công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song. Phương pháp này được tiến hành như sau: Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho. Mỗi thứ nguyên vật liệu được mở riêng chi một thẻ kho. Thẻ kho được đóng thành quyển và được bảo quản trong tủ nhiều ngăn. Hàng ngày, khi có nghiệp vụ nhập, xuất kho thủ kho sẽ ghi số lượng thực tế nhập, xuất vào các chứng từ nhập, xuất. Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất thủ kho sẽ ghi số lượng nhập, xuất vào thẻ kho của từng đối tượng liên quan và tính ra số tổng để ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi thành một dòng trên thẻ kho. Ở phòng kế toán: Định kỳ, sau khi nhận được các chứng từ gốc, kế toán vật tư tiến hành nhập liệu cho từng chứng từ nhập, xuất. Máy tự động chạy theo chương trình, cho phép kết xuất in ra sổ chi tiết vật tư với từng mã vật tư trong danh mục đã cài đặt. Ví dụ: Công trình Quốc lộ 14 - Pleiku trong tháng 07/2004 có thẻ kho như sau: THẺ KHO Ngày lập thẻ: 10/07/2004 Tờ số: Tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm, hàng hoá: Đá cấp phối loại I Đơn vị tính: m3  Mã số : D1 Ngày nhập/xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Chữ ký của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 2500 18/07 13 Xuất phục vụ thi công công trình QL 14 - Pleiku 1.113 1.387 20/07 14 Xuất đá cấp phối loại I phục vụ thi công công trình QL 14 - Pleiku 329 1.058 26/07 93 Nhập đá cấp phối thi công công trình QL 14 - Pleiku 1.113 3.171 26/07 84 Xuất đá cấp phối loại I phục vụ thi công công trình QL 14 - Pleiku 1.442 729 Cộng 1.113 2.884 729 2.2.7. Tổ chức sổ kế toán và báo cáo kế toán về nguyên vật liệu: 2.2.7.1. Tổ chức sổ kế toán nguyên vật liệu: Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ. Hình thức này thích hợp cho mỗi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán. Hình thức này gồm có các loại sổ kế toán sau: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (nhật ký). Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh. Sổ cái TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu. Sổ chi tiết cho từng loại vật tư: Nhằm phản ánh số tồn đầu kỳ, số nhập, số xuất trong kỳ và số tồn cuối kỳ của từng loại nguyên vật liệu đó. Sổ chi tiết này được lập theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản của các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu. Số liệu trên sổ chi tiết vật tư cho từng thứ được đối chiếu với số liệu trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn của từng thứ vật tư tương ứng. 2.2.7.2. Báo cáo kế toán: Công ty sử dụng hai báo cáo tổng hợp chính về vật tư đó là: Báo cáo tổn kho: Chỉ báo cáo về số lượng và giá trị tồn kho cuối kỳ của từng thứ, nhóm vật tư theo tháng. Báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật tư: Nhằm cung cấp tổng hợp toàn bộ tình hình tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất kho trong kỳ và tồn kho cuối kỳ của từng thứ, nhóm, loại vật tư. Báo cáo này được lập theo tháng, quý. Chỉ tiêu tồn kho của từng thứ vật tư trên báo cáo tồn kho phải phù hợp với chỉ tiêu tồn kho của từng thứ, nhóm, loại vật tư tương ứng trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật tư. Tổng hợp số liệu các sổ chi tiết của từng thứ vật tư (gồm cả chỉ tiêu tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn kho cuối kỳ) phải phù hợp với các chỉ tiêu tương ứng trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn của tất cả các chỉ tiêu đó. 3.2.7.3. Chứng từ kế toán tổng hợp về nguyên vật liệu: Hình thức kế toán mà công ty áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ nên các chứng từ gốc ban đầu như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn (GTGT)… sẽ được tổng hợp vào các chứng từ tổng hợp là các Chứng từ ghi sổ. Trong kế toán nguyên vật liệu luôn có 3 chứng từ ghi sổ được phân loại theo nội dung kinh tế như sau: + 2 chứng từ ghi sổ phản ánh việc nhập nguyên vật liệu trong đó: 1 chứng từ ghi sổ phản ánh việc nhập nguyên vật liệu do mua ngoài (quan hệ với người bán) tức ghi Nợ TK 1521, ghi Có TK 331. 1 Chứng từ ghi sổ phản ánh việc nhập nguyên vật liệu khác như phế liệu thu hồi. + 1 chứng từ ghi sổ phản ánh viêc xuất nguyên vật liệu tức là ghi Nợ các tài khoản liên quan, ghi Có TK 152. Các chứng từ ghi sổ được lập 1 tháng 1 lần vào ngày cuối tháng. Hiện nay Công ty sư dụng những chứng từ do Bộ tài chính quy định đó là hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… Chứng từ được kế nguyên vật liệu xử lý theo trình tự sau: Chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Sổ quỹ Sổ quỹ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng 2.2.8. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu: 2.2.8.1. Nhập do mua ngoài: Bên cạnh phế liệu thu hồi nhập kho, nguyên vật liệu nhập kho của Công ty chủ yếu là do mua ngoài và mua theo hợp đồng trong nước. Do đặc điểm của ngành xây dựng là di chuyển địa điểm sản xuất kinh doanh nên Công ty áp dụng hình thức khoán xuống đội sản xuất thi công. Các công trình thường ở rất xa công ty (Công trình Quốc lộ 14 đoạn qua trung tâm TP Pleiku, công trình đường Bắc Ninh- Nội Bài, công trình đường R5 - Hải Phòng….) và hoạt động tách biệt nhau do đó mỗi công trình có một nhân viên thống kê theo dõi tình hình biến động, hiện có của vật tư tại kho ở công trình. Ví dụ như công trình QL 14 đoạn qua trung tâm TP Pleiku do Trần Văn Bích làm nhân viên thống kê. Việc cung cấp vật tư chủ yếu do phòng vật tư thực hiện. Khi công ty thắng thầu và ký hợp đồng thi công các công trình, phòng kế hoạch sẽ giao khoán các công trình, hạng mục công trình theo từng đợt hoặc toàn bộ gửi xuống các đội sản xuất. Do sản phẩm công ty chủ yếu theo hợp đồng nên việc mua sắm nguyên vật liệu dựa vào thông số kỹ thuật của hợp đồng. Dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà phòng vật tư dự trù khối lượng cho từng loại. Ví dụ: Khi nhận được bản giao khoán hạng mục: Công trình Km 532 + 200 đến Km 534 - Thuộc gói thầu số 4- Dự án nâng cấp Quốc lộ 14 – Đoạn qua trung tâm TP Plei ku - Tỉnh Gia Lai TỔNG CÔNG TY XD THĂNG LONG CỘNG HOÀ XÃ HỘi CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CTY XÂY DỰNG SỐ 8 THĂNG LONG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------------- -------o0o------- Hà Nội, ngày 15 tháng 01 năm 2003 BẢN GIAO KHOÁN:CÔNG TRÌNH: KM 632 + 200 ĐẾN KM 200 - THUỘC GÓI THẦU SỐ 4 ĐOẠN QUA TRUNG TÂM TP PLEIKU- TỈNH GIA LAI ĐƠN VỊ THI CÔNG: ĐỘI XD SỐ 2 (Ô. ĐỘ) NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG: Trách nhiệm của Công ty: Chịu trách nhiệm ký kết các hợp đồng kinh tế, phân khai các hạng mục công việc để giao cho các đơn vị thi công, quyết định nguồn cung cấp vật tư, thiết bị, công nghệ thi công chủ yếu để đảm bảo chất lượng công trình. Công ty tạo điều kiện cho đơn vị vay vốn thi công. Đơn vị chịu lãi của ngân hàng (theo hợp đồng giữa Công ty và đơn vị). Công ty chỉ thanh toán vốn cho đơn vị khi bên A thanh toán cho công ty theo phiếu giá. Sau khi công trình hoàn thành. nghiệm thu bàn giao, thanh toán với bên A xong Công ty sẽ quyết toán toàn bộ giá trị công trình đơn vị thực hiện. Trách nhiệm của đơn vị thi công: Nhận mặt bằng thi công. Triển khai thi công, chịu trách nhiệm trước Công ty về tiến độ, chất lượng công trình, đảm bảo an toàn cho người, thiết kế thi công và chịu sự giám sát trực tiếp của các phòng ban nghiệp vụ Công ty. Chịu trách nhiệm về mọi chi phí về nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành và thanh quyết toán công trình với bên A; chịu trách nhiệm sửa chữa những sai sót và bàn giao các hạng mục công việc mình làm. CƠ SỞ GIAO KHOÁN Khối lượng trong bản giao khoán là khối lượng theo hợp đồng kinh tế từ lý trình Km 532 + 200 đến Km 534. Giá trị thanh toán cho đội sẽ tính trên khối lượng nghiệm thu thanh toán với bên A. Đơn giá trong bảng khoán bao gồm toàn bộ chi phí vật liệu, nhân công, máy thi công, huy động, công trình phụ tạm, công việc phụ trợ khác, phụ phí thi công, bảo hiểm cho cán bộ công nhân viên, lễ, phép… và thuế VAT đối với vật liệu. Tài liệu áp dụng: Định mức dự toán theo quyết định số 1242/1998/QĐ – BXD ngày 25/11/1998 Giá ca máy theo quyết định số 1260/1998/QĐ- BXD Đơn giá nhân công theo bảng lương A6 - Nghị định 05/CP, lương tối thiểu được điều chỉnh theo thông tư số 04/2002/TT – BXD Chi phí chung được tính bắng 35% chi phí nhân công. Giá vật tư theo giá thông báo tại thời điểm khu vực thi công Đội đã chấp nhận bảng khoán và ký tên dưới đây thì phải có biện pháp để thi công sao cho có hiệu quả. Trong quá trình thi công, chi phí để thi công công trình cao hay thấp đơn vị phải tự cân đối (nếu lỗ thì đơn vị phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước việc mình làm) III. KINH PHÍ GIAO KHOÁN: 8.831.209.315đ (Bằng chữ: Tám tỷ, tám trăm ba mươi mốt triệu, hai trăm linh chín nghìn, một trăm ba mươi nhăm đồng) ĐƠN VỊ THI CÔNG GIÁM ĐỐC CỒNG TY Sau khi nhận được bản giao khoán, đơn vị thi công bắt đầu tiến hành thi công. Để phục vụ thi công công trình đảm bảo đúng tiến độ và đúng hợp đồng thì Công ty có thể: Nhập 1 lần để xuất nhiều lần do công trình ở xa nguồn cung cấp. Nhập và cho xuất thẳng. Nhập nhiều lần cho xuất một lần do nhu cầu sử dụng cho 1 lần là lớn mà nguyên vật liệu lại hiếm hoặc phụ thuộc vào kết quả khai thác của nhà cung cấp ở gần công trình. Tuy nhiên, trong trường hợp thị trường thông thoáng và diễn ra nhanh gọn thì Công ty được lựa chọn nhà cung cấp. Nhìn chung địa điểm mua thường gần công trình thi công nên ít có trường hợp hàng về mà chưa có hoá đơn hoặc ngược lại. Mặt khác, cùng một loại nguyên vật liệu nhưng công ty có thể mua của nhiều nhà cung cấp. Đối với những loại nguyên vật liệu có nhu cầu sử dụng lớn, Công ty thường mua theo hình thức trọn gói và những nhà cung cấp các loại nguyên vật liệu này thường có quan hệ quen thuộc với Công ty như Công ty XD & TM Hà Trang hay Xí nghiệp đá Xuân Thuỷ…Hình thức thanh toán chủ yếu của các hợp đồng này là mua trả chậm hoặc tiền gửi ngân hàng. Đối với những doanh nghiệp sử dụng không nhiều thì có thể được mua theo phương thức trả chậm. Đối tượng tạm ứng là nhân viên tiếp liệu hoặc trả bằng tiền mặt. Trên cơ sở kế hoạch sản xuất mà công ty đưa ra nhân viên tiếp liệu làm đơn xin tạm ứng. Khi mua nguyên vật liệu về nhập kho xong, người mua phải viết giấy đề nghị thanh toán, sau đó kế toán thanh toán sẽ lập giấy thanh toán căn cứ vào các chứng từ, hoá đơn của người bán, phiếu nhập kho…Mỗi lần mua vật liệu, kế toán sẽ trừ dần vào số được tạm ứng của nhân viên tiếp liệu. Khi hết tạm ứng, người mua sẽ được tạm ứng số tiền mua vật liệu mới. Cuối tháng nếu số đã tạm ứng trong tháng không chi hết sẽ chuyển số dư sang tháng sau. Ta có thể thấy rõ quá trình này qua ví dụ sau: HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01 GTKT – 3LL Liên 2 (Giao cho khách hàng) 02 - N Ngày 10 tháng 07 năm 2004 LB 036478 Đơn vị bán hàng: Công ty QLSC và XD cầu đường tỉnh Gia Lai Địa chỉ: Đường Phạm Văn Đồng - Tổ 14 - Thống Nhất – Pleiku – Gia Lai MST: 5900181735 Người mua hàng: Lê Huy Độ Đơn vị: Công ty xây dựng số 8 Thăng Long Địa chỉ: Xuân Đỉnh - Từ Liêm – Hà Nội Số TK: 7301- 0022F – Ngân hàng đầu tư & phát triển Hà Nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. MST: 0100105542-1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 2 x 1 Ống cống bê tông F 80 một lưới thép HĐ số 424/HĐKT ngày 20/06/2004 Cái 500 377.142,86 188.571.429 Cộng tiền hàng 188.571.429 Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT: 9.428.571 Tổng cộng tiền thanh toán: 198.000.000 Số tiền(bằng chữ): Một trăm chín mươi tám triệu đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số 01 - VT Ngày 10 tháng 07 năm 2003 QĐ số 1141 – TCCĐKT Quyển số: 01 Ngày1 tháng 11 năm 1995 của BTC Số : 12 Họ tên người giao hàng: Công ty QLSC và XD cầu đường Gia Lai Theo hoá đơn GTGT số 036478 ngày 10 tháng 7 năm 2004 của Công ty QLSC và XD đường Gia Lai Nhập tại kho: Công trường QL 14 - TP Pleiku – Gia Lai S TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số Theo C.từ lượng Thực nhập Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 Ống cống bê tông ly tâm F 80 một lưới thép Cộng tiền hàng Thuế suất GTGT: 5% Cái 500 317.142,86 188.571.429 188.571.429 9.428.571 Cộng 198.000.000 Số tiền(bằng chữ): Một trăm chín mươi tám triệu đồng chẵn. Phụ trách cung tiêu KT trưởng Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Sau khi nhập kho ống cống, ông Lê Huy Độ lập Giấy đề nghị thanh toán gửi cho phòng Kế toán của Công ty. TỔNG CÔNG TY XD THĂNG LONG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 8 THĂNG LONG Độc lập - Tự do – Hạnh phúc * * * ------------* * *------------- Hà Nội, ngày 12 tháng 07 năm 2004 GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Kính gửi: Giám đốc Công ty xây dựng số 8 Thăng Long Phòng Tài chính - Kế toán Công ty XD số 8 Thăng Long Tên tôi là: Lê Huy Độ Bộ phận công tác: Đội xây dựng số 2 Đề nghị Công ty thanh toán cho tôi nội dung sau: Tiền mua vật liệu phục vụ thi công công trình QL 14 đoạn qua trung tâm TP Pleiku. Thứ Chứng từ Nội dung thanh toán Số tiền tự Ngày tháng Số hiệu 1 10/7/04 36478 Thanh toán tiền mua ống cống ly tâm D80 một lưới thép phục vụ thi công 198.000.000 Tổng cộng 198.000.000 Bằng chữ: Một trăm chín mươi tám triệu đồng chẵn. Kính đề nghị Công ty giải quyết cho thanh toán nhanh. Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị Kế toán kiểm tra đề nghị trên, lập giấy thanh toán tiền tạm ứng như sau: TỔNG CÔNG TY XD THĂNG LONG CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 8 THĂNG LONG GIẤY THANH TOÁN TẠM ỨNG Ngày 12 tháng 07 năm 2004 Số: 13 Họ tên người thanh toán: Nguyễn Thị Lộc Địa chỉ: …………………………………… Số tiền được tạm ứng thanh toán theo bảng sau: DIỄN GIẢi SỐ TIỀN A 1 I/ Số tiền tạm ứng Số tiền tạm ứng các đợt trước chưa chi hết Số tạm ứng kỳ này - Phiếu chi số 21 ngày 12/07/2004 200.000.000 II/ Số tiền đã chi 1. Chứng từ số 12 ngày 10/07/2004 198.000.000 III/ Chênh lệch Số tạm ứng chi không hết (I – II) Chi quá số tạm ứng (II – I) 2.000.000 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người thanh toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Chứng từ kế toán: Tổ chức chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành hệ thống thông tin kế toán cung cấp cho đối tượng sử dụng thông tin. Công ty thiết lập hệ thống chứng từ dựa trên hệ thống chứng từ ban hành theo QĐ 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính ban hành.Các chứng từ gốc là cơ sở nhập dữ liệu vào máy. Tức là từ các chứng từ gốc, kế toán nhập đầy đủ các thông tin vào máy. Trong phần mềm kế toán CADS Công ty đã xây dựng chi tiết danh mục cho chứng từ như sau: Phiếu nhập vật tư, tiền VNĐ, giá thực tế Phiếu nhập vật tư, tiền NT, giá thực tế Phiếu nhập khác. Các chứng từ này được mã hoá trong phần mềm với cách cài đặt và thông báo thông qua menu thực hiện “Danh mục/Danh mục chứng từ”. Khi đó sẽ hiện ra màn hình để ta khai báo mã tên của chứng từ. VD: Phiếu nhập vật tư, tiền VNĐ, giá thực tế có mã là NHFV Thủ tục nhập kho: Căn cứ vào phương án tổ chức thi công, bản thiết kế thi công được duyệt, tiến độ thi công các đội làm giấy xin lĩnh vật tư. Đội trưởng ký vào giấy đề nghị, sau đó trưởng ban công trình ký xác nhận rồi gửi lên ban giám đốc duyệt. Sau khi được duyệt thì gửi lên phòng vật tư để mua sắm. Khi nhận được yêu cầu mua sắm vật tư, phòng vật tư sẽ cử cán bộ đi mua. Khi vật tư về đến công ty hay kho của đơn vị, lúc này thủ kho sẽ xem xét, kiểm tra tính hợp lý của hoá đơn. Nếu nội dung ghi trên hoá đơn phù hợp, đúng chủng loại, chất lượng… thì đồng ý cho nhập kho số vật liệu đó. Phiếu nhập kho do phòng vật tư lập gồm 3 liên: Liên 1: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi gửi lên phòng kế toán. Liên 2: Giao cho nhân viên tiếp liệu. Liên 3: Lưu tại phòng vật tư để làm chứng từ gốc. Thủ kho phải có trách nhiệm sắp xếp các loại vật tư trong kho một cách hợp lý, khoa học đúng yêu cầu bảo quản của từng thứ, loại để tiện cho việc theo dõi và tiện cho công tác nhập , xuất. Ví dụ: Đội xây dựng số 2 mua đá cấp phối của Xí nghiệp đá xây dựng Xuân Thuỷ theo hoá đơn số 027738 ngày 22 tháng 7 năm 2004: HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01 GTKT – 3LL Liên 2 (Giao cho khách hàng) 02 - N Ngày 22 tháng 07 năm 2004 LB 027738 Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp đá xây dựng Xuân Thuỷ Địa chỉ: Xã Iader - Huyện Iagrai - Tỉnh Gia Lai MST: 5900252714 Người mua hàng: Lê Huy Độ Đơn vị: Công ty xây dựng số 8 Thăng Long Địa chỉ: Xuân Đỉnh - Từ Liêm – Hà Nội Số TK: 7301- 0022F – Ngân hàng đầu tư & phát triển Hà Nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. MST: 0100105542-1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 2 x 1 1 2 3 Đá cấp phối B (loại II) Đá cấp phối A (loại I) Vận chuyển đá cấp phối loại I + II từ xí nghiệp đến công trình đường QL 14 – TP Pleiku m3 m3 m3 1.431 1.113 2.544 90.476,19 95.238,09 20.000 129.471.428 106.000.000 50.880.000 Cộng tiền hàng 286.351.428 Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT: 14.317.572 Tổng cộng tiền thanh toán: 300.669.000 Số tiền(bằng chữ): Ba trăm triệu, sáu trăm sáu mươi chín nghín đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Khi vật liệu về đến kho, căn cứ vào hoá đơn nếu phù hợp, hợp lệ thì tiến hành lập phiếu nhập kho theo số thực nhập. PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số 01 - VT Ngày 22 tháng 07 năm 2003 QĐ số 1141 – TCCĐKT Quyển số: 01 Ngày1 tháng 11 năm 1995 của BTC Số : 15 Họ tên người giao hàng: Xí nghiệp đá xây dựng Xuân Thuỷ Theo hoá đơn GTGT số 027738 ngày 22 tháng 7 năm 2004 của Xí nghiệp đá xây dựng Xuân Thuỷ- Gia Lai Nhập tại kho: Công trường QL 14 - TP Pleiku – Gia Lai S TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số Theo C.từ lượng Thực nhập Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 2 3 Đá cấp phối B(loại I) Đá cấp phối A (loại II) Chi phí vận chuyển Cộng tiền hàng Thuế suất GTGT: 5% m3 m3 m3 1.431 1.113 2.544 1.431 1.113 2.544 90.476,19 95.238,09 20.000 129.471.428 106.000.000 50.880.000 386.351.428 14.317.572 Cộng 300.669.000 Số tiền(bằng chữ): Ba trăm triệu sáu trăm sáu mươi chín nghìn đồng chẵn. Phụ trách cung tiêu KT trưởng Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Tài khoản sử dụng: Với việc áp dụng phần mềm CADS vào công tác kế toán thì Công ty đã xây dựng và chi tiết hoá cho các TK theo đối tượng quản lý. Do đó, TK kế toán sử dụng từ cấp 1 được chi tiết hoá thành cấp 2, 3 và dựa vào hệ thống TK do Bộ Tài Chính ban hành. Với nghiệp vụ nhập kho thì TK được sử dụng bao gồm: Mã Nguyên liệu, vật liệu Nguyên liệu, vật liệu chính Nhiên liệu Phụ tùng thay thế sữa chữa Tiền mặt Tiền mặt VNĐ Tiền mặt ngoại tệ Tạm ứng Phải trả người bán …… Cài đặt các tài khoản này được thực hiện qua Menu “Danh mục/ Danh mục tài khoản”. Nếu muốn sửa TK ta sử dụng phím F3, F4 để thêm mới. Số dư đầu năm của tài khoản được cập nhật ở Menu “Danh mục/ Danh mục tài khoản” nhấn phím F2 để vào số dư đầu kỳ các tài khoản. Quy trình nhập liệu nguyên vật liệu mua ngoài: 1/ Chọn Menu thực hiện “Giao dịch/vật tư/nhập vật tư” Chương trình sẽ lọc ra phiếu nhập kho gần đây nhất, ấn F4 (mới) để bắt đầu nhập chứng từ. Kích chuột vào cuối ô mã để chọn chứng từ phù hợp, trong trường hợp này chọn “Phiếu nhập vật tư, tiền VNĐ, giá thực tế” 2/ Lần lượt nhập các thông tin trên màn hình + Ngày chứng từ: Nhập ngày, tháng, năm của chứng từ + Số chứng từ: Nhập số của chứng từ + Ông, bà: Nhập tên của người nhập kho. + Mã đt: Là đơn vị thanh toán. Nếu đối tượng đã có trong danh mục khách hàng thì gõ mã của đối tượng, sau đó nhấn ENTER thì máy sẽ tự động nêu tên, địa chỉ… của người cung cấp hoặc dùng phím F5 để tra cứu. Lúc này máy sẽ xuất hiện danh mục khách hàng cho ta lựa chọn khách hàng phù hợp. Nếu chưa có trong danh mục thì ta ấn F4 để tạo thêm đối tượng sau đó thực hiện giống như trên. + Kho: Gõ mã kho rồi ấn ENTER thì máy tự động hiện tên kho. + Vật tư: Nhập mã vật tư. Chương trình sẽ kiểm tra mã vật tư trong danh mục. Nếu không đúng thì danh mục vật tư hiện lên để chọn và con trỏ sẽ dừng lại ở bản ghi có mã gần đúng nhất so với mã gõ vào. Dùng phím con trỏ để di chuyển và chọn. Có thể dùng phím F5 để tìm theo mã hoặc tên. + Diễn giải: Kế toán nhập nội dung nghiệp vụ. + Số lượng: Nhập số lượng vật tư mua vào trên chứng từ. + Đơn giá: Nhập đơn giá ghi trên phiếu nhập kho. Nhập xong ấn ENTER máy tự động tính tiền và điền vào ô tiền VNĐ + Định khoản: Máy tự động định khoản TK Nợ 152, kế toán định khoản TK Có. + Thuế: Ấn tổ hợp phím CTRL + A máy hiện lên bảng nhập thuế. Khi đó kế toán nhập các thông tin liên quan đến thuế. Ngày hoá đơn: Là ngày ghi trên hoá đơn của người cung cấp Số hoá đơn: Là số Serial (No) ghi trên hoá đơn. Thuế suất: Nhập thuế suất, máy sẽ tự động tính tiền thuế vá tự điền. TK ghi Nợ máy tự động hiện, TK ghi Có kế toán tự điền vào. Sau khi nhập xong nhấn LƯU Sau khi lưu xong chứng từ, con trỏ chuyển đến nút “mới” người sử dụng có thể thực hiện các công việc tiếp theo như “In chứng từ”, “Sửa”, “Xem”… Nếu mua mà chưa trả người bán thì kế toán nhập dữ liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 152 Có TK 331 – Chi tiết theo người bán. Nếu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng: Khi Công ty tạm ứng tiền cho các đội mua vật tư thi công ở công trình: Nợ TK 141 – Chi tiết cho các đối tượng tạm ứng Có TK 111 Khi các đội thanh toán tạm ứng, căn cứ vào các chứng từ liên quan để kế toán nhập dữ liệu vào máy định khoản Nợ TK 152 Có TK 141 Ví dụ: Nhập nội dung nghiệp vụ nhập kho Ống cống bê tông ly tâm F 80 một lưới thép theo hoá đơn số 036478, phiếu nhập kho số 12, nhập tại kho ZK03 (trang 55, 56) Ta có quy trình nhập liệu cụ thể như sau: Menu thực hiện: “Giao dịch/Vật tư/Nhập vật tư” Kích chuột trái vào ô mã chứng từ xuất hiện danh mục chứng từ, chọn chứng từ “Phiếu nhập vật tư, tiền VNĐ, giá thực tế” Ngày chứng từ: 10/07/2004 Số chứng từ: 12 Mã đối tượng: DNB007. Sau khi nhấn ENTER máy sẽ tự hiện lên tên Công ty QLCL và xây dựng Cầu đường Gia Lai. Kho: ZK03 Vật tư: Nhập mã CONG Số lượng: 500 Đơn giá: 377 412,86 sau đó ấn ENTER máy sẽ tự động tính tiền và điền vào ô tiền VNĐ 188 571 429 Diễn giải: Nhập ống cống bê tông ly tâm F 80 cho công trình QL 14 đoạn qua trung tâm TP Pleiku. Định khoản: TK Có 331 TK Nợ máy tự định khoản Phần thuế: Ấn CTRL + A máy hiện lên bảng nhập các thông tin thuế. Ngày hoá đơn: 10/07/2004, Số HĐ: 036478 Thuế suất: 5% tiền thuế máy tự tính và điền vào số tiền 9 428 571 đồng thời hiện ra bảng định khoản: Nợ TK 1331 Có TK 331 Ấn lưu Nhập màn hình nhập liệu như sau: Phiếu nhập xuất (F2 lọc, F3 sửa, F4 mới, F5 chọn, F6 tiếp, F7 in, F8 xoá, F9 mt, F10 nhân, F12 xem) Mã chứng từ 1. HNFV - Phiếu nhập vật tư, tiền VNĐ, giá thực tế Mã đt DNB007 Số chứng từ Ngày chứng từ Lưu Ông, bà: Lê Huy Độ 12 10/7/2004 Tiếp Kho: ZK03 Bộ phận: . Nợ Có Mới Nhóm: . Vật tư: CONG 1521 331 Sửa  Mã ct, sp có  Mã ct, sp nợ Xoá Tên vật tư: Ống cống bê tông D80 Lọc In Số lượng 500 Đơn giá tiền NT Đơn giá VNĐ 377 142,86 Thoát Tồn kho Vụ việc . Thuế VAT Tiền VNĐ 9 428 571 Tiền thanh toán VNĐ 198 000 000 Diễn giải: Nhập ống cống bê tông ly tâm D80 phục vụ thi công công trình QL14 - Pleiku TK Nợ 1331 TK Có 331 Ngày HĐ 10/07/2004 Số HĐ 36478 Tên KH Diễn giải: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ Mã vật tư Tên vật tư Số lượng Giá VNĐ Thành tiền NT Thành tiền VNĐ CONG Ống cống D80 500 377 142,86 198 000 000 Số lượng 500 Tiền thanh toán 198 000 000 2.2.7.2.Nhập phế liệu thu hồi: Khi đã có phế liệu thu hồi từ các công trình, căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán nhập dữ liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 1521 Có TK 621 – Chi tiết theo công trình Ví dụ: Nhập phế liệu là sắt vụn thu được từ công trình QL 14 đoạn qua trung tâm TP Pleiku theo phiếu nhập kho như sau: PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số 01 - VT Ngày 31 tháng 07 năm 2004 QĐ số 1141 – TCCĐKT Quyển số: 01 Ngày1 tháng 11 năm 1995 của BTC Số : 26 Họ tên người giao hàng: Lê Huy Độ Nhập tại kho: Công trường QL 14 - TP Pleiku – Gia Lai S TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số Theo C.từ lượng Thực nhập Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 Sắt vụn Cộng tiền hàng Thuế suất GTGT 0% Kg 512 3000 1 536 000 1 536 000 0 Cộng 1 536 000 Số tiền(bằng chữ): Một triệu năm trăm ba mươi sáu ngàn đồng chẵn. Phụ trách cung tiêu KT trưởng Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Quy trình nhập liệu: Menu thực hiện: “Giao dich/Vật tư/Nhập vật tư” Kích chuột trái vào cuối ô mã chứng từ xuất hiện danh mục chứng từ, chọn chứng từ “Phiếu nhập vật tư, tiền VNĐ, giá thực tế” Ngày chứng từ: 31/07/2004 Số chứng từ: 26 Mã đối tượng: Kho: ZK03 Vật tư: PLS Số lượng: 512, đơn giá 3.000. Sau khi nhập xong, ấn ENTER máy tự động tính tiền và điền vào ô tiền VNĐ số tiền: 1.536.000 Diễn giải: Nhập phế liệu thu hồi từ công trình QL 14 – Pleiku Định khoản: TK ghi Có 621CTA03 TK ghi Nợ 1521 (Máy tự định khoản) Ấn lưu. Nhập xong ta có màn hình nhập liệu như sau: Phiếu nhập xuất (F2 lọc, F3 sửa, F4 mới, F5 chọn, F6 tiếp, F7 in, F8 xoá, F9 mt, F10 nhân, F12 xem) Mã chứng từ 1. HNFV - Phiếu nhập vật tư, tiền VNĐ, giá thực tế Mã đt Số chứng từ Ngày chứng từ Lưu Ông, bà: Lê Huy Độ 26 31/7/2004 Tiếp Kho: ZK03 Bộ phận: . Nợ Có Mới Nhóm: . Vật tư: PLS 1521 621 Sửa Mã ct, sp có Mã ct, sp nợ Xoá Tên vật tư: Sắt vụn Lọc In Số lượng 512 Đơn giá tiền NT Đơn giá VNĐ 3.000 Thoát Tồn kho Vụ việc . Thuế VAT Tiền VNĐ 1 536 000 Tiền thanh toán VNĐ 1 536 000 Diễn giải: Nhập phế liệu thu hồi từ công trình QL 14 - Pleiku Mã vật tư Tên vật tư Số lượng Giá VNĐ Thành tiền NT Thành tiền VNĐ PLS Sắt vụn 512 3.000 1 536 000 Số lượng 512 Tiền thanh toán 198 000 000 Sổ sách báo cáo: CADS là chươmg trình phần mềm kế toán được thiết kế dạng mở nên ngoài các sổ sách theo quy định của Nhà nước, chương trình còn cho phép mở các sổ theo yêu cầu quản trị của Công ty. Với chương trình phần mềm kế toán đã cài đặt, khi có lệnh chương trình tự động chạy cho phép kết xuất, in ra các sổ sách tương ứng từ chi tiết đến tổng hợp tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng. Các loại sổ sách, báo cáo nguyên vật liệu của Công ty bao gồm: Sổ kế toán tổng hợp: Sổ cái TK 152, TK 111, TK 331 … Sổ tổng hợp phản ánh tổng hợp các nghiệp vụ liên quan đến nguyên vật liệu của Công ty theo chỉ tiêu giá trị và chỉ tiêu thành tiền. Số liệu trên sổ tổng hợp làm căn cứ lập các Báo cáo tài chính. Sổ chi tiết: Sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ chi tiết phải trả cho người bán… Sổ chi tiết dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết làm căn cứ lập báo cáo quản trị. Báo cáo kế toán: Báo cáo tồn kho Để xem, in các sổ sách, báo cáo kế toán thực hịên các thao tác sau: + Thực hiện menu “Báo cáo/ Báo cáo kế toán” + Lựa chọn các sổ sách, báo cáo tương ứng. + Vào điều kiện lọc để lọc ra các sổ sách, báo cáo tương ứng.. Sau khi thực hiện các thao tác đó thì chương trình sẽ hiện ra kết quả dưới dạng bảng, dùng phím mũi tên để xem thông tin chi tiết. VD : Để xem, in sổ chi tiết Phải trả người bán Menu thực hiện: “Báo cáo/ Báo cáo kế toán” chọn sổ chi tiết Phải trả cho người bán. Điều kiện lọc từ ngày 01/07/2004 đến ngày 31/07/2004. Kích chọn Xí nghiệp đá xây dựng Xuân Thuỷ trong danh mục khách hàng. Máy sẽ tự động đưa ra sổ chi tiết. Nếu in thì ấn nút “In”. Khi đó ta có các báo cáo sau: TỔNG CÔNG TY XD THĂNG LONG CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 8 THĂNG LONG ----------------***--------------- BẢNG KÊ CHỨNG TỪ NHẬP VẬT TƯ, NHIÊN LIỆU, CCDC (Từ ngày 01/07/2004 đến ngày 31/07/2004) Bộ phận công tác: Đội xây dựng số 2 Công trình: Công trình QL 14 – TP Pleiku – Gia Lai Số PN Chứng Số HĐ từ Ngày Diễn giải Đơn vị Số lượng Tổng số tiền Trong Số tiền chưa VAT đó VAT 12 13 036478 0227738 0227778 10/7/04 12/7/04 12/7/04 Ống cốngbê tông ly tâm F80 loại 1 lưới thép Đá cấp phối loại I Đá cấp phối loạiII M m3 m3 500 1113 1286 198000000 111300000 122170000 188571429 106000000 116352381 9428571 5300000 5817619 Cộng 431470000 410923810 20546190 Ngày 31 tháng 07 năm 2004 Giám đốc P.TC – KT P.VT – TB Đội trưởng Thống kê Công ty xây dựng số 8 Thăng Long Ban hành theo QĐ số 1864/1998/QĐ/BTC Ngày 16 tháng 12 năm 1998 của BTC CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 12 năm 2004 Số CTGS: 185 Trích yếu TK đối ứng Số tiền TK ghi Nợ TK ghi Có Nợ Có Phải trả cho người bán 3312 431.470.000 Nguyên liệu, vật liệu 1521 410.923.810 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 20.546.190 Tổng cộng 431.470.000 431.470.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2004 Kế toán trưởng Công ty xây dựng số 8 Thăng Long SỔ CHI TIẾT PHẢI TRẢ CHO NGƯỜi BÁN Tài khoản: 331 Tên đơn vị: Xí nghiệp đá xây dựng Xuân Thuỷ Từ ngày 01/07/2004 đến ngày 31/07/2004 Chứng từ Số tiền Hoá đơn Phiếu NK Diễn giải TKĐƯ Số Ngày Số Ngày Nợ Có Dư đầu kỳ 27738 22/07/04 15 22/07/04 Nhập đá cấp phối 152 286.351.428 1331 14.317.572 26 29/07/04 Thanh toán nợ kỳ trước và kỳ này 112 200.000.000  Cộng số PS 200.000.000 300.669.000 Dư cuối kỳ 100.699.000 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 2.2.8. Tổ chức kế toán xuất nguyên vật liệu: 2.2.8.1. Đối tượng và phương pháp kế toán nguyên vật liệu: Việc xuất kho của công ty chủ yếu sử dụng cho thi công các công trình. Ngoài ra, còn xuất cho quản lý đội. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ lệ cao trong giá thành sản phẩm (70-80%). Do đó tổ chức khâu hạch toán xuất dùng nguyên vật liệu là tiền đề cơ bản cho hạch toán chính xác, đầy đủ giá thành sản phẩm, đảm bảo việc tập hợp chi phí được chính xác, kịp thời vào đúng đối tượng tập hợp chi phí. Sản phẩm của công ty là các đơn đặt hàng (công trình, hạng mục công trình). Vì vậy đối tượng tập hợp chi phí là các công trình, hạng mục công trình. Chi phí nguyên vật liệu xuất cho thi công công trình là khoản chi phí trực tiếp và nó được hạch toán trực tiếp vào đối tượng liên quan. Còn chi phí nguyên vật liệu xuất dùng cho nhiều đối tượng thì phải phân bổ khoản chi phí này. Để theo dõi, tập hợp chi phí và tính giá thành, công ty đã theo dõi các công trình qua việc mã hoá các công trình qua các ký hiệu số thứ tự như sau: Danh mục công trình sản phẩm Mã ct, sp Tên công trình, sản phẩm Bậc 01 02 03 04 041 05 06 Công trình cầu Bồng Sơn Đường dẫn cầu Tạ Khoa Đường Hồ Chí Minh Quốc lộ 15A- Nghệ An Sửa chữa nền mặt đường Công trình R5- Hải Phòng Công trình Quốc lộ 14- Pleiku 1 1 1 1 2 1 1 2.2.8.2. Các trường hợp xuất nguyên vật liệu ở Công ty + Xuất phục vụ thi công * Chứng từ sử dụng Công ty sử dụng các loại chứng từ sau để kế toán xuất nguyên vật liệu - Phiếu xuất kho - Phiếu xuất kho theo hạn mức - Biên bản kiểm kê vật tư Các chứng từ này đã được công ty mã hoá như sau: XVFV - Phiếu xuất vật tư XVFK - Phiếu xuất khác Các cài đặt tương tự như phần kế toán nhập vật liệu. Thủ tục xuất kho Nguyên vật liệu của công ty xuất theo định mức khối lượng thi công. Căn cứ vào hạn mức xuất vật tư được duyệt trong tháng là số lượng sản phẩm sản xuất ra theo kế hoạch trong một tháng nhân (x) với định mức