Đề tài Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Quảng Phát

Lời nói đầu Kinh tế thị trường luôn gắn liền vớ cạnh tranh. Muốn tồn tại và phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp phải biết cách chiến thắng các đối thủ cạnh tranh của mình. Để đạt được mục tiêu ấy, mỗi doanh nghiệp có những hướng đi khác nhau, những giải pháp khác nhau và sử dụng những công cụ khác nhau. Thực tế cho thấy, để tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường ngoài việc nâng cao chất lượng, đa dạng hóa mẫu mã sản phẩm, phương thức phục vụ khách hàng,… thì điều đặc biệt quan trọng là phải tìm cách tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh nhằm hạ giá thành sản phẩm tạo lợi thế cạnh tranh về giá bán. Để đạt mục đích này, các nhà quản trị doanh nghiệp đặc biệt coi trọng việc sử dụng công cụ kế toán, nhất là kế toán nguyên vật liệu. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm, do vậy cần phải quản lý chặt chẽ, có hiệu quả chi phí nguyên vật liệu thì mới góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh. Kế toán nguyên vật liệu với chức năng, nhiệm vụ chủ yếu là thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin một cách có hệ thống, đầy đủ, chính xác, kịp thời về tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu sẽ giúp ích rất nhiều cho các nhà quản trị doanh nghiệp trong việc quản lý, sử dụng nguyên vật liệu sao cho tiết kiệm, hiệu quả nhất, góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. Vì lý do nêu trên, các doanh nghiệp hiện nay không ngừng nâng cao, hoàn thiện việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở đơn vị mình. Với nhận thức đó, và sau một thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán ở Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Quảng Phát, tôi đã lựa chọn đề tài: “Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Quảng Phát” để nghiên cứu. Đề tài gồm ba phần chính: Chương I: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương II: Tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Quảng Phát. Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Quảng Phát. Đề tài được hoàn thành do sự giúp đỡ của Bộ môn Kế toán doanh nghiệp- Học viện Tài chính; thầy Nguyễn Đào Tùng- giảng viên Khoa Kế toán, Học viện Tài chính; đơn vị thực tập và sự nỗ lực của bản thân, song do trình độ còn hạn chế, thời gian thực tập chưa nhiều nên có thể Đề tài còn có những thiếu sót, rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô, bạn đọc. Chương I Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là đối tượng lao động và là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu. Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh. Giá trị nguyên vật liệu đựơc chuyển dịch một lần toàn bộ vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc vào chi phí kinh doanh trong kỳ. 1.1.2. Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu Xét về mọi mặt của nguyên vật liệu ta thấy tầm quan trọng của nó đối với quá trình sản xuất sản phẩm: - Về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động. - Về mặt giá trị: Nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng của vốn lưu động. Do đó, việc quản lý nguyên vật liệu phải quản lý ở cả hai mặt: Hiện vật và giá trị. Mặt khác, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm, cho nên cần phải tăng cường công tác kế toán nguyên vật liệu, quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ nhằm sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hiệu quả. 1.1.3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Xuất phát từ đặc điểm, vị trí và vai trò của nguyên vật liệu, muốn quản lý tốt nguyên vật liệu, cần thực tốt các yêu cầu sau đây: - Trong khâu thu mua: ở khâu này đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về số lựơng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua , chi phí mua và cả tiến độ về thời gian phù hợp với kế hoạch sử dụng của đơn vị. - Trong khâu dự trữ, bảo quản: Yêu cầu doanh nghiệp phải tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản và xác định được mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại nguyên vật liệu để giảm bớt hư hỏng, mất mát, đảm bảo an toàn, giữ được chất lượng nguyên vật liệu. - ở khâu sử dụng: Yêu cầu phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, đúng mục đích, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí nhằm giảm chi phí, hạ giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. 1.1.4. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Để đáp ứng các yêu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện tốt những nhiệm vụ sau đây: - Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của nguyên vật liệu cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng trị giá vốn (hoặc giá thành) thực tế của nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác phục vụ cho yêu cầu lập các báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp. - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vật liệu, kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất. - Tổ chức kế toán nguyên vật liệu phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin phục vụ lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh. 1.2. Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu 1.2.1. Sự cần thiết phải phân loại nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất, thường một loại sản phẩm được sản xuất từ nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Mặt khác, các doanh nghiệp cũng thường sản xuất kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau, do đó doanh nghiệp sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau với nhiều nhóm, thứ nguyên vật liệu khác nhau. Mỗi loại nguyên vật liệu có nội dung kinh tế, tính chất, công dụng khác nhau và đương nhiên giá trị của chúng cũng khác nhau. Chính vì vậy, để quản lý một cách chặt chẽ, chi tiết nguyên vật liệu phục vụ cho mục đích quản trị doanh nghiệp thì cần phải phân loại chúng theo những yêu cầu và phương pháp nhất định. 1.2.2. Phương pháp phân loại nguyên vật liệu + Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh để chia nguyên vật liệu thành: - Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm được sản xuất ra như sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy; xi măng, gạch ngói, …trong các doanh nghiệp xây dựng; bông, sợi trong doanh nghiệp dệt; vải trong các doanh nghiệp may mặc, … - Vật liệu phụ: Là loại vật liệu có vai trò phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm; phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho việc sản xuất, cho việc bao gói sản phẩm như các loại thuốc tẩy, thuốc nhuộm trong các doanh nghiệp dệt; dầu nhờn, xà phòng, giẻ lau trong doanh nghiệp cơ khí sửa chữa,… - Nhiên liệu: Là loại vật liệu phục vụ cho công nghệ sản xuât sản phẩm, cho hoạt đông của máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải như xăng, dầu, than, củi, hơi đốt, … - Phụ tùng thay thế: Là các phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa các thiết bị, máy móc, phương tiện vận tải của doanh nghiệp, … - Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm thiết bị cần lắp, không cần lắp, các vật kết cấu, các vật tư xây dựng,…dùng cho công tác XDCB trong doanh nghiệp. - Vật liệu khác: Là loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên gồm phế liệu do quá trính sản xuất loại ra như sắt, thép vụn hay phế liệu thu hồi được từ việc thanh lý TSCĐ,… Tác dụng: Cách phân loại này là cơ sơ để xây dựng định mức tiêu hao cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu và cũng là cơ sở để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. + Căn cứ vào nguồn gốc nguyên vật liệu, chia nguyên vật liệu thành: - Nguyên vật liệu mua ngoài; - Nguyên vật liệu tự chế biến, thuê gia công; - Nguyên vật liệu từ các nguồn khác, như nhận vốn góp, cấp phát, tài trợ, … Tác dụng: Cách phân loại này giúp cho việc xây dựng kế hoạch, tìm các nguồn cung cấp nguyên vật liệu sao cho có hiệu quả nhất. + Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu, chia nguyên vật liệu thành: - Nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh; - Nguyên vật liệu dùng vào quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh; - Nguyên vật liệu dùng cho mục đích khác: Góp vốn liên doanh, tài trợ, … Tác dụng: Cách phân loại này giúp cho việc xác định trọng tâm cần phải quản lý những loại nguyên vật liệu nào. 1.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là viêc xác định giá trị của những nguyên vật liệu ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định. * Khi đánh giá nguyên vật liệu cần phải tuân thủ những nguyên tắc sau đây: - Nguyên tắc giá gốc: Giá gốc (trị giá vốn thực tế) của nguyên vật liệu là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được những nguyên vật liệu đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại. - Nguyên tắc thận trọng: Nguyên vật liệu được đánh giá theo giá gốc, nhưng trường hợp trị giá thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá nguyên vật liệu phải đảm bảo tính nhất quán. Tức là kế toán đã lựa chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó. * Các phương pháp đánh giá nguyên vật liệu: Sự hình thành trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu được phân biệt ở các thời điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh: a/. ở thời điểm nhập kho: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập: - Nhập kho do mua ngoài: Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua nguyên vật liệu trừ đi các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do không đúng quy cách, phẩm chất. Trường hợp nguyên vật liệu mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thì giá mua là giá chưa có thuế GTGT. Trường hợp nguyên vật liệu mua vào được sử dụng cho các đối tượng không chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho các đối tượng không thuộc diện chịu thuế GTGT (VD: Cho mục đích phúc lợi, cho các dự án, …) thì giá mua bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán). - Nhập do tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá thành sản xuất nguyên vật liệu. - Nhập do thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế nhập kho của nguyên vật liệu là trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến cộng (+) số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến cộng (+) các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận. - Nhập vật tư do nhận vốn góp liên doanh: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá do hội đồng liên doanh thỏa thuận cộng (+) các chi phí khác khi tiếp nhận nguyên vật liệu. - Nhập do được cấp: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá ghi trên bản giao nhận cộng (+) các chi phí phát sinh khi nhận. - Nhập do được biếu, tặng, tài trợ: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá trị hợp lý cộng (+) các chi phí khác phát sinh. b/. ở thời điểm xuất kho: Nguyên vật liệu được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau. Do đó, khi xuất kho nguyên vật liệu tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình tự quản lý và điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn một trong các phương pháp sau đây để tính trị giá vốn thực tế xuất kho của nguyên vật liệu: * Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này, khi xuất kho nguyên vật liệu thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô ấy để tính trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho. Phương pháp này được áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít và nhận diện được từng lô hàng. * Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này, trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, tính theo công thức: Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho = Số lượng nguyên vật liệu xuất kho x Đơn giá bình quân gia quyền Đơn giá bình quân gia quyền = Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập trong kỳ Số lượng nguyên vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng nguyên vật liệu nhập trong kỳ Đơn giá bình quân gia quyền đựơc tính cho từng thứ nguyên vật liệu. Nếu đơn giá bình quân gia quyền xác định cho cả kỳ đựơc gọi là đơn giá bình quân cả kỳ hay đơn giá bình quân cố định. Theo cách tính này, khối lượng tính toán có giảm nhưng chỉ tính được trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời. Đơn giá bình quân cũng có thể được xác định sau mỗi lần xuất được gọi là đơn giá bình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân di động. Cách tính này xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho hàng ngày, nên có thể cung cấp thông tin một cách kịp thời. Tuy nhiên khối lượng công việc tính toán nhiều cho nên nó chỉ thích hơp với những doanh nghiệp đã kế toán máy. - Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. - Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá xuấ bằng đơn giá nhập. Trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên. - Phương pháp tính theo giá hạch toán: Giá hạch toán của nguyên vật liệu là giá do doanh nghiệp tự quy định(có thể lấy giá kế hoạch hoặc giá tại một thời điểm mua nào đó) và được sử dụng thống nhất ở doanh nghiệp trong một thời gian dài. Hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho. Cuối kỳ, kế toán tính ra trị giá vốn của nguyên vật liệu xuất kho theo hệ số giá: Hệ số giá (H) = Trị giá vốn thực tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế NVL nhập trong kỳ Trị giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ + Trị giá hạch toán NVL nhập trong kỳ Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính bằng: Trị giá vốn thực tế NVL xuất kho = Trị giá hạch toán NVL xuất kho x Hệ số giá (H) 1.3. Nội dung tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1.3.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động của từng loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu về số lượng và giá trị. Các doanh nghiệp cần tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phù hợp để góp phần tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu. * Chứng từ kế toán sử dụng: Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc nhập, xuất nguyên vật liệu đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định 1141 ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/07/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán chủ yếu liên quan đến kế toán nguyên vật liệu gồm: - Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT); - Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT); - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03- VT); - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa (mẫu 08- VT); - Hóa đơn GTGT (Mã số 01 GTKT – 2 LN); - Hóa đơn cước vận chuyển (mẫu 03- BH); - Hóa đơn bán hàng (mẫu 02 GTKT- 2LN). Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp, hợp lệ của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế- tài chính phát sinh. Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn: - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04- VT); - Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05- VT); - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07- VT). Mọi chứng từ kế toán phải được tổ chức luân chuyển theo đúng trình tự và thời gian hợp lý do kế toán trưởng ở đơn vị quy định, nhằm phục vụ cho việc ghi chép, tổng hợp và cung cấp số liệu kịp thời, đây đủ cho các cá nhân, bộ phận liên quan. * Các sổ kế toán sử dụng cho kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Tùy theo mỗi đơn vị sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu mà sử dụngcác loại sổ kế toán khác nhau, như: Sổ (thẻ) kho; sổ đối chiếu luân chuyển; sổ số dư, …Ngoài các sổ kế toán trên còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê lũy kế tình hình nhập- xuất- tồn nguyên vật liệu nhằm phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu đựơc đơn giản, nhanh chóng. * Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Tùy vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng đơn vị mà có thể sử dụng một trong các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu sau đây: a/. Phương pháp ghi thẻ song song: Nội dung: + ở kho: Thủ kho dùng Thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ rồi ghi số thực nhập, thực xuất lên các chứng từ đó và vào Thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho và ghi vào cột “Tồn” trên Thẻ kho. Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ nguyên vật liệu lên phòng kế toán. + Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất cho từng thứ nguyên vật liệu theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Khi nhận đựơc các chứng từ nhập, xuất do thủ kho gửi lên, kế toán tiến hành kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ, căn cứ vào các chứng từ đó để ghi vào các sổ chi tiết nguyên vật liệu. Cuối tháng, kế toán lâp bảng kê nhập- xuất- tồn nguyên vật liệu, sau đó đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu với Thẻ kho; giữa bảng kê nhập- xuất- tồn với sổ cái tài khoản 152- Nguyên liệu,vật liệu; giữa số liệu của sổ kế toán chi tiết với số kiểm kê thực tế. Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song được khái quát bằng sơ đồ sau đây: Sơ đồ Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp Ghi thẻ song song Thẻ kho Chứng từ xuất NVL Chứng từ nhập NVL Sổ kế toán chi tiết NVL Bảng kê nhập- xuất- tồn NVL Sổ cái TK 152 Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu: - ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép còn nhiều. - Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu; việc nhập , xuất diễn ra không thường xuyên. Đặc biệt, trong điều kiện doanh nghiệp đã áp dụng kế toán máy thì phương pháp này vẫn áp dụng cho doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu và việc nhập, xuất diễn ra thường xuyên. b/. Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển - Nội dung: + ở kho: Thủ kho sử dụng Thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp trên. + ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng Sổ đối chiếu luân chuyển (biểu I.5) để ghi chép cho từng thứ nguyên vật liệu theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Sổ đối chiếu luân chuyển được mở cho cả năm và được ghi chép vào cuối tháng, mỗi thứ nguyên vật liệu được ghi một dòng trên sổ Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ nguyên vật liệu; chứng từ nhập riêng, chứng từ xuất riêng. hoặc kế toán có thể lập Bảng kê nhập, Bảng kê xuất. Cuối tháng tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc từ bảng kê) để ghi vào Sổ đối chiếu luân chuyển cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng. Việc đối chiếu số liệu được tiến hành giống như phương pháp ghi thẻ song song(nhưng tiến hành vào cuối tháng). Trình tự ghi sổ được khái quát bằng sơ đồ sau đây: Sơ đồ Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp Ghi sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Chứng từ nhập kho NVL Chứng từ xuất kho NVL Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ cái TK152 Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu cuối tháng: - ưu điểm: Khối lượng cộng việc ghi chép của kế toán được gảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. - Nhược điểm: Vẫn còn sự ghi sổ trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán về số lượng; việc kiểm tra, đối chiếu giữa thủ kho và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán. - Điều kiện áp dụng: Thích hợp cho những doanh nghiệp có chủng lạo nguyên vật liệu ít, không có điều kiện theo dõi, ghi chép thường xuyên tình hình nhập, xuất hàng ngày; phương pháp này thường được áp dụng ít trong thực tế. c/. Phương pháp ghi sổ số dư - Nội dung: + ở kho: Thủ kho vẫn sử dụng Thẻ kho để ghi chép giống như hai phương pháp trên. Đồng thời, cuối tháng, thủ kho còn ghi vào “Sổ số dư” số lượng tồn kho cuối tháng của từng thứ nguyên vật liệu. Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho, đựơc mở cho că năm. Trên Sổ số dư, nguyên vật liệu được xếp theo thứ, nhóm, loại; sau mỗi nhóm có dòng cộng nhóm, cộng loại. Cuối tháng Sổ số dư được chuyển cho thủ kho ghi chép . + Tại phòng kế toán: Kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên Thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu. Sau đó ký vào từng Thẻ kho và ký vào Phiếu giao nhận chứng từ. ở phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ và tổng hợp giá trị (giá hạch toán) theo từng nhóm, loại nguyên vật liệu để ghi vào cột “Số tiền” trên Phiếu giao nhận chứng từ, số liệu này được ghi vào Bảng kê lũy kế nhập và Bảng kê lũy kế xuất. Cuối tháng, căn cứ vào Bảng kê lũy kế nhập, Bảng kê lũy kế xuất để cộng tổng số tiền theo từng nhóm nguyên vật liệu để ghi vào Bảng kê nhập- xuất- tồn. Đồng thời, sau khi nhận được Sổ số dư do thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứ vào cột số dư về số lượng và đơn giá hạch toán của từng nhóm nguyên vật liệu để tính ra số tiền ghi vào cột số dư bằng tiền. Kế toán đối chiếu số liệu trên cột số dư bằng tiền của Sổ số dư với cột trên Bảng kê nhập- xuất- tồn; đối chiếu số liệu trên Bảng kê nhập- xuất- tồn với số liệu trên sổ cái TK 152- Nguyên liệu, vật liệu. Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi sổ số dư được khái quát bằng sơ đồ sau đây: Sơ đồ Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp Ghi sổ số dư Thẻ kho Chứng từ nhập kho NVL Chứng từ nhập kho NVL Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu giao nhận chứng từ Bảng lũy kế nhập Bảng lũy kế xuất Bảng kê nhập- xuất- tồn Sổ cái TK 152 Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu cuối tháng: - Ưu điểm: Giảm bớt được khối lượng ghi chép do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu tiền của nguyên vật liệu theo nhóm và theo loại. Kế toán thực hiện được việc kiểm tra thường xuyên đối với ghi chép của thủ kho trên Thẻ kho và kiểm tra thường xuyên việc bảo quản nguyên vật liệu trong kho của thủ kho. Công việc dàn trải đều trong tháng nên đảm bảo cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết phục vụ cho quản trị vật tư, hàng hóa nói chung và nguyên vật liệu nói riêng. - Nhược điểm: Do phòng kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền của nhóm và loại nguyên vật liệu cho nên để có được thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn của thứ nguyên vật liệu nào đó phải căn cứ vào số liệu trên Thẻ kho. Khi lập các báo cáo tuần kỳ về nguyên vật liệu phải căn cứ vào các số liệu trực tiếp trên Thẻ kho. Khi kiểm tra đối chiếu số liệu, nếu phát hiện sự không khớp đúng giữa số liệu trên sổ số dư với số liệu tương ứng trên Bảng kê nhập- xuất- tồn thì việc tìm kiếm, tra cứu sẽ rất phức tạp. - Điều kiện áp dụng: Nên áp dụng trong các doanh nghiệp sử dụng nhiều chủng loại nguyên vật liệu, tình hình nhập xuất nguyên vật liệu thường xuyên. Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán sử dụng trong hạch toán chi tiết vật tư và xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư hợp lý. 1.3.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 1.3.2.1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên yêu cầu kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của nguyên vật liệu trên các tài khoản kế toán tổng hợp liên quan. Theo phương pháp này, giá trị của nguyên vật liệu có thể được xác định ở bất kỳ một thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế nguyên vật liệu tồn kho để đối chiếu với số liệu tổng hợp trên sổ kế toán. Về nguyên tắc, chúng phải phù hợp với nhau. Nếu có chênh lệch thì phải tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời. * Chứng từ sử dụng: Các chứng từ sử dụng trong kế toán tổng hợp nguyên vật liệu bao gồm các chứng từ bắt buộc: - Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT); - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa (mẫu 08- VT); - Hóa đơn GTGT (Mã số 01 GTKT – 2 LN); - Phiếu mua hàng (mẫu 13- BH); - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03- VT); - Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02- BH). Ngoài ra có thể sử dụng các chứng từ hướng dẫn như: Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05- VT); phiếu báo vật tư vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07- VT),… * Tài khoản sử dụng: Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu, kế toán sử dụng tài khoản 152- Nguyên liệu, vật liệu. Tài khoản này có kết cấu như sau: Bên Nợ ghi: - Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập trong kỳ; - Số tiền điều chỉnh tăng giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại; - Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có ghi: - Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất trong kỳ; - Số tiền điều chỉnh giảm giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại; - Trị giá nguyên vật liệu thiếu phát hiện khi kiểm kê. Số dư Nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Tài khoản 152 có thể mở thêm các tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết từng loại nguyên vật liệu theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp: - TK 1521- Nguyên vật liệu chính; - TK 1522- Vật liệu phụ; - TK 1523- Nhiên liệu; - TK 1524- Phụ tùng thay thế; - TK 1525- Thiết bị xây dựng cơ bản; - TK 1528- Vật liệu khác. Trong từng tài khoản cấp lại có thể mở thêm các tài khoản cấp 3, cấp 4, …tới từng nhóm, thứ nguyên vật liệu tùy theo yêu cầu quản lý chi tiết của doanh nghiệp. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng thêm các tài khoản khác như TK 151, TK 111, TK 112, TK 133, TK 141, TK 331, TK 621, TK 627, … * Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu một số nghiệp vụ chủ yếu được tóm tắt bằng sơ đồ sau đây: Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 152 TK: 621, 627, 641,642, 241 Xuất kho NVL cho sản xuất kinh doanh, XDCB TK: 111, 112, 331… Nhập kho NVl mua ngoài TK 133 Nhập kho NVl do nhập khẩu TK: 3333, 33312 TK 133 Thuế nhập khẩu Thuế GTGT hàng nhập khẩu TK 331 Tk 154 Nhập NVL do tự sản xuất, thuê ngoài gia công Tk 411 Nhập kho NVL do nhận vốn góp Tk 711 Nhập kho NVL do được biếu tặng TK: 621, 627, 641 Nhập kho NVl đã xuất dùng nhưng không hết TK: 1388, 1368 Xuất NVl cho vay tạm thời Tk 1381 NVL thiếu khi kiểm kê chưa rõ nguyên nhân TK:111,112,331 Chiếu khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại Tk 133 Giảm thuế GTGT hàng mua TK 222,223 Góp vốn liên doanh vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát, Cty liên kết TK811 TK711 Chênh lệch đánh giá tăng Chênh lệch đánh giá giảm Tk 222,223 Thu hồi vốn góp vào cơ sơ sở kinh doanh đồng kiểm soát, Cty liên kết 1.3.2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phuơng pháp kiểm kê định kỳ Theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì trị giá nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn kho sẽ không được phản ánh một cách thường xuyên liên tục trên Tài khoản 152- Nguyên liệu, vật liệu. Tài khoản này chỉ phản ánh trị giá nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và cuối kỳ. Hàng ngày, việc nhập nguyên vật liệu được phản ánh ở TK 611- Mua hàng, cuối kỳ kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho, sử dụng công thức cân đối để tính ra trị giá nguyên vật liệu xuất kho theo công thức: Trị giá nguyên vật liệu thực tế xuất kho = Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập trong kỳ - Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kỳ * Tài khoản sử dụng: Để phản ánh tình hình tăng giảm trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu trong kỳ, kế toán sử dụng TK 611- Mua hàng. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên Nợ ghi: - Kết chuyển trị giá vốn thực tế vật tư, hàng hóa tồn đầu kỳ; - Trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hóa tăng trong kỳ; Bên Có ghi: - Kết chuyển trị giá vốn thực tế vật tư, hàng hóa tồn cuối kỳ; - Trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hóa giảm trong kỳ. Tài khoản này không có số dư, có thể chi tiết theo hai tài khoản cấp 2: TK 6111- Mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ TK 6112- Mua hàng hóa. Tài khoản 152 cũng được sử dụng, nhưng nó chỉ phản ánh trị giá vốn nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và cuối kỳ. Ngoài ra, kế toán cũng sử dụng các tài khoản khác như: TK 111, TK 112, TK 133, TK 141, TK 331, … * Phương pháp kế toán: Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu được tóm tắt bằng sơ đồ sau đây: Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo Phương pháp kiểm kê định kỳ TK 222,223 TK811 Tk 222,223 Thu hồi vốn góp vào cơ sơ sở kinh doanh đồng kiểm soát, Cty liên kết TK 611 TK 1381 NVL thiếu khi kiểm kê chưa rõ nguyên nhân TK: 151, 152 Kết chuyển NVL tồn đầu kỳ TK: 111, 112, 331 Nhập kho NVL do mua ngoài TK: 133 TK: 151, 152 Kết chuyển NVL tồn cuối kỳ TK: 111, 112, 331 Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại TK: 133 TK: 621, 627, 641, 642 Trị giá NVL xuất dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ Giảm thuế GTGT hàng mua TK: 111, 112, 331 TK: 3333, 33312 Nhập kho NVL do nhập khẩu TK 331 TK133 Thuế nhập khẩu Thuế GTGT hàng nhập khẩu TK 411 Nhập kho NVL do nhận vốn góp liên doanh TK 631 Nhập kho NVL được tặng thuê ngoài gia công TK 711 Nhập kho NVL do tự chế, Góp vốn liên doanh vào sơ sở kinh doanh đồng kiểm soát, Cty liên kết TK711 Chênh lệch đánh giá tăng Chênh lệch đánh giá giảm 1.3.3. Sổ kế toán sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu Việc sử dụng các sổ kế toán, quy trình ghi chép sổ kế toán nguyên vật liệu còn tùy thuộc vào doanh nghiệp áp dụng Hình thức kế toán nào. Hiện nay có bốn hình thức kế toán: Hình thức Nhật ký- sổ cái; Hình thức Nhật ký chung; Hình thức Chứng từ ghi sổ; Hình thức Nhật ký chứng từ. Dưới đây xin trình bầy về Hình thức kế toán Nhật ký chung (đây là hình thức kế toán được sử dụng tại đơn vị thực tập). Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức nhật ký chung Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Sổ chi tiết nguyên vật liệu Sổ nhật ký chung Nhật ký mua hàng Sổ cái TK 152 Bảng kê nhập- xuất- tồn NVL Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu cuối tháng: Chương II Tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ quảng phát 2.1. Đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Quảng Phát 2.1.1. Lịch sử ra đời, quá trình phát triển Công ty - Tên Công ty: Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Quảng Phát - Tên giao dịch quốc tế: Quang Phat Menufacturing trading and Service Company Limited. - Tên viết tắt: Qang Phat MTS Co., LTD - Trụ sở: Số 77 Nguyễn Văn Cừ- Long Biên- Hà Nội. - Ngày thành lập: Thành lập ngày 30/09/2002 theo Số đăng ký kinh doanh số 0102006562 do Sở Kế hoạch & Đầu từ Hà Nội cấp. - Lĩnh vực hoạt động: Buốn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng, sản xuất hàng tiêu dùng, hàng cơ khí điện máy. - Mã số thuế: 0101295293 - Vốn điều lệ đăng ký họat động: 600.000.000 đ Hiện nay mặt hàng sản xuất của Công ty là Vỉ nướng thực phẩm. Đây là sản phẩm được làm từ Tôn lá tráng thiếc và Dây thép mạ kẽm. Thị trường chính tiêu thụ sản phẩm của Công ty là Nhật Bản. Đây là một thị trường “khó tính”, dó đó sản phẩm xuất khẩu sang Nhật phải đáp ứng được những yêu cầu khắt khe về chất lượng sản phẩm, mẫu mã, giá cả, … Song sản phẩm Vỉ nướng thực phẩm của Công ty vẫn chiếm lĩnh được thị trường Nhật Bản. Trong những năm qua, doanh thu xuất khẩu bình quân năm ước tính trên một triệu USD. Rõ ràng, tính đến thời điểm này, Công ty mới chỉ trải qua hai năm xây dựng và phát triển, nhưng với thành tích đó đã cho thấy Công ty đang trên đà phát triển mạnh. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty - Mặt hàng Vỉ nướng thực phẩm được sản xuất từ hai loại nguyên vật liệu chính là Tôn lá tráng thiếc và Dây thép mã kẽm. Sau khi trải qua nhiều công đoạn chế tạo khác mới cho ra thành phẩm. Cụ thể gồm các công đoạn: Cán sóng, đan, chặt, dập, cắt tôn, quay lốc, lồng, ép, bấm. Có một số công đoạn thì thực hiện kế tiếp nhau, nhưng cũng có một số công đoạn thì thưc hiện song song nhau. - Toàn bộ quy trính sản xuất do các tổ của một Phân xưởng đảm nhận. Có tổ chỉ thực hiện một công đoạn, có tổ thực hiện nhiều công đoạn, cụ thể: + Tổ cán sóng: Thực hiện công việc cán các dây thép thành hình “sóng”, sau đó chuyển cho tổ đan; + Tổ đan: Thực hiện công việc đan các dây thép đã đựơc cán sóng thành các tấm lưới thép sau đó chuyển cho tổ hoàn thiện. + Tổ cắt: Thực hiện công đoạn cắt tôn, quay lốc, dập góc, sau đó chuyển cho tổ hoàn thiện; + Tổ hoàn thiện: Thực hiện các công đoạn chặt (chặt các tấm lưới thép đã được đan), dập, lồng, ép và bấm. - Quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty là quy trình liên tục, kiểu khép kín. Có thể phác họa toàn bộ quy trình sản xuất sản phẩm Vỉ nướng thực phẩm của Công ty bằng sơ đồ sau đây (biểu II.1): Biểu II.1 Sơ đồ quy trình sản xuất Vỉ nướng thực phẩm Dây thép Cán sóng Đan Chặt Dập Tôn lá Cắt tôn Quay lốc Dập góc Lồng ép Bấm KCS Đóng gói, nhập kho 2.1.3. Tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh ở Công ty Cơ cấu tổ chức bộ máy điều hành và quản lý Công ty được tóm tắt bằng sơ đồ sau đây: Biểu II.2. Cơ cấu tổ chức quản lý công ty Hội đồng thành viên Giám đốc Phòng Hành chính Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán Phân xưởng sản xuất Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo: - Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận: + Hội đồng thành viên: Bao gồm các thành viên là đồng chủ sở hữu Công ty. Đây là cơ quan điều hành cao nhất ở Công ty, có quyền quyết định phương hướng hoạt động của Công ty, mục tiêu hoạt động và quyết định tới cơ cấu tổ chức quản lý Công ty, điều lệ hoạt động Công ty. + Giám đốc: Là người đại diện pháp luật của Công ty, quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, tổ chức triển khai thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên, tham mưu cho Hội đồng thành viên về chiến lược, kế hoạch, phương án sản xuất kinh doanh,… + Phòng Hành chính: Nhiệm vụ chính là giúp Giám đốc đốc trong việc quản lý nhân sự, tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện những nội quy, quy chế do Công ty đề ra, … + Phòng Kinh doanh: Giúp Giám đốc trong việc xây dựng, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các kế hoach sản xuất kinh doanh của Công ty. Ví dụ, tham mưu cho lãnh đạo trong việc lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, mở rộng thị trường, tìm kiếm các nhà cung cấp, tổ chức thực hiện các chính sách tiêu thụ sản phẩm, … + Phòng Kế toán: Chức năng chính của Phòng Kế toán là thu nhận, xử lý, cung cấp thông tin một cách đầy đủ, kịp thời về tình hình hiện có của tài sản, sự biến động của tài sản trong Công ty cho các nhà quản lý Công ty để phục vụ cho việc ra các quyết định và cung cấp cho các cơ quan quản lý Nhà nước, các nhà đầu tư,… Ngoài ra, cũng giúp Giám đốc trong việc giám sát tình hình sử dụng tài sản, nguồn vốn có đúng mục đích, có hiệu quả hay không và trên cơ sơ đó tư vẫn cho lãnh đạo Công ty trong việc huy động, sử dụng vốn sao cho có hiệu quả nhất. + Phân xưởng sản xuất: Là bộ phận chuyên trách trực tiếp sản xuất sản phẩm, người đứng đầu là Quản đốc phân xưởng, trực tiếp quản lý và chỉ đạo thủ kho, các tổ sản xuất, tổ cơ khí sửa chữa. Bộ phận này có nhiệm vụ triển khai công việc sản xuất sản phẩm, đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, thời hạn hoàn thành,… 2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty - Công ty áp dụng Chế độ Kế toán theo Quyết định 1141 của Bộ Tài chính ban hành ngày 01/11/1995. - Hình thức kế toán: Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán,… Công ty đã áp dụng hình thức Nhật ký chung. - Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, được minh họa bằng sơ đồ sau đây: Biểu II.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Công ty Kế toán tổng hợp và tính giá thành Kế toán trưởng Kế toán bán hàng và thanh toán Kế toán vật tư, TSCĐ và tiền lương Thủ quỹ Chức năng, nhiệm vụ chính của các bộ phận trong Phòng Kế toán: - Kế toán trưởng: Là người đứng đầu, tổ chức quản lý toàn bộ công tác kế toán của đơn vị. ở Công ty, kế toán trưởng còn trực tiếp thực hiện các công việc kế toán tổng hợp và tính giá thành sản phẩm. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công tác kế toán ở Công ty. - Kế toán bán hàng và thanh toán: + Ghi chép đầy đủ, kịp thời khối lượng thành phẩm tiêu thụ, tính toán đúng trị giá vốn của hàng đã bán, chi phí bán hàng và các khoản chi phí khác nhằm xác định đúng đắn kết quả bán hàng. Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch ban hàng, kỷ luật thanh toán và làm nghĩa vụ với Nhà nước. + Ghi chép, theo dõi chặt chẽ, phản ánh tình hình các khoản phải thu của khách hàng, các khoản phải trả cho người bán, phải nộp NSNN, … - Đối với kế toán tổng hợp và tính giá thành: Các công việc này do kế toán trưởng ở Công ty trực tiếp đảm nhiệm. Nhiệm vụ, chức năng chính là: + Xác định đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất, đối tượng tính giá thành, tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sao cho phù hợp với đặc điểm, yêu cầu quản lý, với phương pháp kế toán hàng tồn kho ở Công ty (phương pháp kê khai thường xuyên). + Tập hợp, phân bổ (kết chuyển) chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm. + Ghi chép, phản ánh và cung cấp thông tin liên quan đến các hoạt động, các nghiệp vụ khác của doanh nghiệp như đầu tư, vốn bằng tiền, … + Ghi chép, tổng hợp số liệu để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, lập các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, … - Kế toán vật tư, tài sản cố định, tiền lương: + Ghi chép, phản ánh đầy đủ, thời số hiện có và tình hình luân chuyển của vật tư cả về giá trị và hiện vật, tính toán đúng trị giá vốn thực tế của vật tư (nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ) xuất kho. Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật tư, mua TSCĐ, kế hoạch sử dụng vật tư cho sản xuất, cho bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp,… + Ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu một cách chính xác và đầy đủ, kịp thời về số lượng, hiện trạng, giá trị của TSCĐ hiện có, tình hình biến động của TSCĐ. Phản ánh kịp thời giá trị hao mòn TSCĐ, tính toán và phân bổ chính xác số khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. + Tổ chức hạch toán đúng thời gian, số lượng, chất lượng và kết quả của người lao động, tính đúng, kịp thời tiền lương và các khoản liên quan khác cho người lao động. Tính toán, phân bổ hợp lý, chính xác chi phí tiền lương, tiền công và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho các đối tượng sử dụng liên quan… 2.2.Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Quảng Phát 2.2.1. Một số đặc điểm chi phối tới công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở Công ty - Đặc điểm về quá trình sản xuất sản phẩm: Phần lớn việc sản xuất sản phẩm là xuất phát từ các đơn đặt hàng với khách hàng. Các yêu cầu về nguyên vật liệu sản xuất; kích cỡ, mẫu mã sản phẩm, …do phía khách hàng đưa ra. Trong một kỳ có thể Công ty phải thực hiện sản xuất cùng lúc cho nhiều đơn đặt hàng, mà mỗi đơn đặt hàng lại có những yêu cầu khác nhau về chất lượng, quy cách, chủng loại nguyên vật liệu sử dụng; về kích cỡ và chất lượng sản phẩm; về thời hạn giao hàng, … chính vì vậy đòi hỏi kế toán nguyên vật liệu phải theo dõi chi tiết tới từng thứ nguyên vật liệu làm cơ sở để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm một cách đúng đắn, đầy đủ. - Đặc điểm về sản phẩm: Sản phẩm Vỉ nướng thực phẩm của Công ty có cấu tạo khá đơn giản: Chỉ gồm hai loại nguyên vật liệu chính là dây thép và tôn lá, không có vật liệu phụ. Mặt khác, quy cách, kích cỡ của sản phẩm cũng không nhiều (cỡ nhỏ, trung bình và lớn). Với đặc điểm về sản phẩm như trên, công tác hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty cũng không quá phức tạp. - Đặc điểm về sử dụng nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu sử dụng ở Công ty dễ bảo quản, rất ít bị thay đổi phẩm chất, chất lượng (chỉ cần tránh nước mưa). Mỗi loại nguyên vật liệu có những nhóm khác nhau. Ví dụ, nguyên liệu dây thép thì bao gồm có dây thép cỡ F 1, dây thép cỡ F 1.5, … Mỗi thứ nguyên vật liệu phải được sử dụng đúng với kích cỡ của sản phẩm. Đặc điểm này đặt ra yêu cầu phải quản lý chi tiết tới từng thứ nguyên vật liệu. Mặt khác, các nghiệp vụ về nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu trong kỳ cũng không nhiều (thường vào những ngày đầu và cuối của tháng). Đặc điểm này cho phép Công ty có thể lựa chọn phương pháp đơn giản để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. 2.2.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu ở Công ty *Phân loại: + Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, chia nguyên vật liệu thành: -Nguyên vật liệu chính: Bao gồm 2 loại là Tôn lá và Dây thép. -Vật liệu phụ: Bao gồm các thùng giấy, túi nilon, băng dính để bao gói và đựng sản phẩm. -Vật liệu khác: Bao gồm phế liệu do quá trình sản xuất sản phẩm loại ra ( tôn và dây thép vụn) + Căn cứ vào nguồn gốc của nguyên vật liệu, toàn bộ nguyên vật liệu của Công ty là mua ngoài. * Đánh giá nguyên vật liệu: Các nguyên vật liệu của Công ty đều do mua ngoài. Do đó, để đánh giá trị giá nguyên vật liệu, kế toán sử dụng giá vốn thực tế để đánh giá. - Giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho từ mua ngoài bao gồm: Trị giá mua, chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ, thuế không được hoàn lại ( nếu có). Nếu chi phí vận chuyển, bốc dỡ do bên bán chịu thì trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho chỉ bao gồm trị giá mua – là giá bán ghi trên hóa đơn ( giá chưa có thuế GTGT) cộng (+) thuế không được hoàn lại (nếu có). Ví dụ: Ngày 03/11/2004, Công ty nhập kho vật liệu Tôn lá mạ thiếc loại MR, phiếu nhập kho số PN 24, ngày 03/11/2004, số lượng: 30.000 kg. Số vật liệu này mua của Công ty TNHH Perstima (KCN Việt Nam-Singapore, Thuận An- Bình Dương), hóa đơn GTGT số 001028 ngày 02/11/2004: Giá bán chưa có thuế: 457.986.730 đ; Thuế GTGT(thuế suất 5%): 22.899.336 đ; Tổng giá thanh toán: 480.886.066 đ. Theo thoả thuận (ghi trong điều 5 của Hợp đồng mua bán số PVC05030066S, ngày 20/10/2004), toàn bộ các chi phí vận chuyển, bốc xếp sẽ do bên bán chịu. Với tài liệu trên, Công ty tính trị giá vốn thực tế nhập kho của vật liệu Tôn lá mạ thiếc loại MR như sau: Trị giá vốn thực tế nhập kho bằng (=): 457.986.730 đ, tức bằng giá mua chưa có thuế GTGT. Trong trường hợp đặc biệt, phải nhập lại nguyên vật liệu trước đó (có thể do thay đổi đơn đặt hàng, hoặc do thừa) thì trị giá vốn của nguyên vật liệu nhập lại kho sẽ bằng trị giá vốn xuất kho trước đó. - Giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho: Để xác định trị giá vốn xuất kho của nguyên vật liệu, Công ty áp dụng phương pháp “ Nhập trước xuất trước”. Đây là phương pháp dựa trên giả thiết số hàng nào nhập kho trước đó thì xuất kho trước và lấy đơn giá nhập thực tế của số hàng đó là đơn giá xuất. Ví dụ: Trong tháng 11/2004, Công ty có có tài liệu sau về vật liệu Tôn lá mạ thiếc loại MR: - Tồn ngày 01/11 : SL: 5.500 kg; ĐG: 14.334,8; ST: 78.841.400; - Xuất ngày 01/11 : SL: 5.500 kg; - Nhập ngày 03/11 : SL: 30.000 kg; ĐG: 15.266,2243; ST: 457.986.730; - Xuất ngày 04/11 : SL: 25.000 kg; - Nhập ngày 25/11 : SL: 15.000 kg; ĐG: 14.600,0 ; ST: 219.000.000. Với tài liệu trên, Công ty tính trị vốn thực tế xuất kho của nguyên liệu Tôn lá- MR trong tháng cho từng phiếu xuất như sau: Phiếu xuất số PX28, ngày 01/11 : 5.500x14.334,8 = 78.841.400 Phiếu xuất số PX30, ngày 04/11/2002 : 25.000x15.266,2243 =381.655.608 Cộng cả tháng: 460.497.008 2.2.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Đáp ứng yêu cầu quản lý chi tiết nguyên vật liệu, kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công ty có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh, cung cấp thông tin về tình hình tăng, giảm, tồn kho của nguyên vật liệu một cách chi tiết tới thứ nguyên vật liệu trên cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Xuất phát từ đặc điểm sản xuất sản phẩm của Công ty: Chỉ sản xuất một loại sản phẩm ( Vỉ nướng thực phẩm), nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất không nhiều… nên Công ty đã sử dụng phương pháp Ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Nội dung của phương pháp này như sau: * Tại kho: Thủ kho dùng Thẻ kho ( biểu II.4) để theo dõi tình hình biến động của từng thứ nguyên vật liệu về mặt hiện vật, nhằm xác định căn cứ cho việc tồn kho dự trữ nguyên vật liệu, đồng thời cũng xác định được trách nhiệm vật chất của thủ kho. Mỗi thẻ kho dùng để ghi chép cho một thứ nguyên vật liệu. Thẻ kho do phòng kế toán lập ra và ghi các chỉ tiêu: Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số nguyên vật liệu sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập (xuất) nguyên vật liệu phát sinh sau khi thực hiện công việc nhập kho (xuất kho) thủ kho sẽ ghi số lượng thực nhập (thực xuất) vào phiếu nhập kho (phiếu xuất kho). Căn cứ vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho (liên 2) thủ kho ghi số lượng thực nhập (thực xuất) vào thẻ kho, cuối ngày thủ kho tính ra số lượng tồn kho nguyên vật liệu để ghi chép vào cột “Tồn” của thẻ kho. Các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho sau khi được sử dụng để ghi vào thẻ kho sẽ được thủ kho bảo quản để giao cho kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. * Tại phòng kế toán: Hàng tuần, nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, đồng thời ký xác nhận vào thẻ kho và nhận các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho về phòng kế toán. ở phòng kế toán, kế toán vật tư kiểm tra chứng từ và hoàn chỉnh nốt chỉ tiêu giá trị trên các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Đối với phiếu nhập kho, kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT (của người bán), các chứng từ khác liên quan (ví dụ: Chứng từ về vận chuyển….) để tính ra “Đơn giá” và “Thành tiền”. Còn đối với phiếu xuất kho, để giúp cho việc tính “Đơn giá” cho từng phiếu xuất được đơn giản, kế toán sử dụng chỉ tiêu số lượng trên phiếu xuất kho để ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu và từ sổ chi tiết nguyên vật liệu tính ra đơn giá xuất, tổng giá trị xuất của mỗi loại nguyên vật liệu xuất kho. Căn cứ vào đơn giá xuất trên sổ chi tiết nguyên vật liệu, kế toán tính ra “Đơn giá” và “Thành tiền” trên phiếu xuất kho. Để có thể quản lý chi tiết nguyên vật liệu cả về hiện vật và giá trị, phòng kế toán của Công ty đã sử dụng sổ chi tiết nguyên vật liệu(biểu II.8). Các sổ chi tiết này được mở chi tiết cho từng thứ nguyên vật liệu. Cơ sở để ghi sổ là các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và sổ chi tiết của kỳ trước. 2.2.4. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Toàn bộ nguyên vật liệu của Công ty là mua ngoài. Trước đây thường phải nhập khẩu, nhưng hiện nay trong nước đã sản xuất được, do đó Công ty đã mua ở trong nước để tiết kiệm chi phí. Các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu trong kỳ thường không nhiều, do đó công việc kế toán nguyên vật liệu ở Công ty cũng không quá phức tạp. Tuy nhiên quá trình nhập nguyên vật liệu khá chặt chẽ: Từ khâu tìm nhà cung ứng, ký kết hợp đồng, giao nhận hàng, lập chứng từ, xử lý chứng từ, … Có thể tóm tắt toàn bộ quy trình luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán quy trình nhập nguyên vật liệu tại Công ty bằng sơ đồ sau đây: Sơ đồ luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán quy trình nhâp nguyên vật liệu Nhà cung cấp Phòng Kinh doanh Thủ kho Phòng Kế toán Giám đốc Xuất hiện nhu cầu mua Hợp đồng mua NVL (lập, ký) Ký vào Hợp đồng Ký vào Hợp đồng Xuất hàng theo HĐ Hàng về Hóa đơn GTGT (Liên 2) Phiếu nhập kho (lập, ký) Hóa đơn GTGT (Liên 2) Phiếu nhập kho (ghi, ký) Người giao hàng ký Phiếu nhập kho (Liên1-lưu) Phiếu nhập kho (liên 2) Phiếu nhập kho (hoàn chỉnh) Thẻ kho Sổ chi tiết NVL Nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiêt NVL Sổ cái TK152 BC. Tài chính (1) (2a) (2b) (4) (3) (5) (6a) (6b) (8) (7) (9) (10) (11) Hoá đơn GTGT (lập) Ghi chú: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu cuối tháng : Đơn đặt hàng sau khi được ký kết, bộ phận sản xuất có nhiệm vụ lên kế hoạch sản xuất, tính toán số nguyên vật liệu đầu vào cần thiết, quy cách, chủng loại, …để trình Giám đốc. Căn cứ kế hoạch đó, Giám đốc xem xét, chỉ đạo phòng kinh doanh có nhiệm vụ tìm nhà cung ứng thích hợp thông qua việc ký kết hợp đồng mua bán. Dưới đây là một ví dụ minh họa về hợp đồng mua nguyên vật liệu giữa Công ty với nhà cung cấp (biểu II.5): Biểu II.5 Công hòa xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc -----o0o----- Hợp đồng mua bán hàng hóa Số: PVC0503006S Ngày : 20/10/2004 Bên bán : Công ty TNHH perstima (việt nam) Địa chỉ: Số 15 Đường số 6 KCN Việt Nam – Singapore, Huyện Thuận An, Tỉnh Bình Dương. Điện thoại : 0650.784 090 Fax : 0650.782 798 MST : 3700444535 Đại diện bởi : Ông Hiroshi Sumino - Tổng Giám Đốc bên mua : Công ty TNHH SX- TM và dịch vụ quảng phát Địa chỉ : Số 77, Nguyễn Văn Cừ – Long Biên- Hà Nội Điện thoại : 04.6500 890 Fax : 04.8735 975 MST : 0101295293 Đại diện bởi : Ông Nguyễn Văn Hợp – Giám Đốc Xét thấy bên mua có nhu cầu mua hàng hóa của bên bán, được đề cập trong mục 2 và bên bán sẵn sàng cung cấp cho bên bên mua theo những điều khoản và điều kiện được quy định trong Hợp đồng sau đây. Dó đó, trên cơ sở những thỏa thuận và cam kết sau, hai bên đồng ý ký kết Hợp đồng mua bán hàng hóa sau: Đơn đặt hàng của bên mua số: PVC0503006S 2. Hàng hóa: Tôn lá mạ thiếc theo tiêu chuẩn chất lượng Nhật Bản JIS G3303, SPTE, loại MR. Stt Dày (mm) Rộng (mm) Dài (mm) Độ cứng Bề mặt Độ mạ Số lượng (tấn) Giá đơn vị (USD) Thành tiền (USD) 1 0.20 910 1036 4 R2 2.8/2.8 30 969.00 29,070.00 Cộng 30 US $ 29,070.00 GTGT 5% US $ 1,453.50 Tổng cộng: 30 US $ 30,523.50 Tổng giá trị Hợp đồng bằng chữ là: Ba Mươi Ngàn Năm Trăm Hai Mươi Ba Đô La Năm Mươi Xu. 3. Thời gian giao hàng: Cuối tháng 10/ tháng 11, năm 2004. Trong trường hợp có thể phải giao hàng chậm trễ, bên bán sẽ thông báo cho bên mua cụ thể bằng văn bản trong thời gian sớm nhất 4. Mục đích sử dụng : Vỉ nướng. 5. Giao hàng: Giao hàng tại kho của bên bán: Công ty TNHH Perstima (Việt Nam)- Tỉnh Bình Dương. Việc giao hàng chỉ được tiến hành sau khi ngân hàng bên bán thông báo đã nhận được tiền thanh toán của bên mua . bên bán sẽ chịu trách nhiệm vận chuyển số hàng tới kho của của BÊN MUA sau khi đã thanh toán 100% giá trị hợp đồng sẽ được đề cập dưới đây. 6. Thanh toán: bên mua chuyển khoản 10% tiền đặt cọc vào tài khoản ngân hàng của bên bán trong vòng 07 ngày sau khi ký Hợp đồng. 90% giá trị còn lại sẽ được chuyển vào tài khoản ngân hàng của bên bán trước khi giao hàng; giá trị này được tính dựa trên khối lượng hàng thực giao (theo như điều khoản ghi dưới đây) sẽ được bên bán thông báo khi hàng hóa đã hoàn tất. Đối với giao hàng từng phần, 10% số tiền giao hàng sẽ được trừ vào đợt giao hàng cuối cùng của Hợp đồng. Ngoại tệ thanh toán USD sẽ được quy đổi thành VND theo tỷ giá của Ngân Hàng Ngoại Thương Việt Nam vào thời điểm thanh toán. 7. Phí lưu kho: bên mua phải lấy toàn bộ số lượng hàng trong vòng 30 ngày sau khi nhận được thông báo giao hàng của bên bán. Trong trường hợp bên mua không lấy hết số hàng trong thời gian quy định đó, bên mua sẽ phải thanh toán phí lưu kho cho số hàng còn lại cho bên bán. Phí lưu kho được tính là 0.25 US $ / tấn/ ngày tính từ ngày thứ 31 của thông báo giao hàng cho đến ngày hàng được giải phóng hết và phí lưu kho này phải được thanh toán cho bên bán mỗi hai tuần không được chậm trễ. 8. Số tài khoản: bên bán: Công ty TNHH Perstima (Việt Nam) Ngân hàng HSBC, Chi nhánh Tp. Hồ Chí Minh Số tài khoản: USD 001 - 073469-101 VND 001- 073469-001 bên mua : Công ty TNHH SX–TM và Dịch vụ Quảng Phát Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam Số tài khoản: VND 001.1.00.0438047 9. Khối lượng hàng: Khối lượng lý thuyết của hàng hóa tính theo Hệ Thống Tiêu Chuẩn Chất Lượng JIS được áp dụng để tính khối lượng hàng thực giao. 10. Dung sai: Sai lệch cho phép về khối lượng hàng thực giao là +/- 10%. 11. Đóng gói: Theo tiêu chuẩn hàng trong nước của bên bán. 12. Kiểm định: Kiểm tra hàng hóa của bên bán trước khi giao hàng cho bên mua có giá trị quyết định. 13. Nhãn hàng hóa: Các ghi chú trên nhãn dãn vào hàng hóa bao gồm: Kích thước/ Độ cứng/ Độ mạ/ Khối lượng tịnh/ Số tấm/ Tên khách hàng/ Bề mặt. 14. Bảo hiểm: bên bán chịu trách nhiệm trong suốt quá trình vận chuyển hàng hóa. 15. Trọng tài: Mọi tranh chấp, bất đồng phát sinh từ các vấn đề có hoặc không được đề cập nhưng có liên quan tới Hợp đồng này cũng như việc vi phạm Hợp đồng giữa bên bán và bên mua sẽ được hai bên bàn bạc và giả quyết một cách thân thiện. Trong trường hợp hai bên không tự giải quyết được, các tranh chấp phát sinh đó sẽ được đưa ra giải quyết tại Tòa án Kinh tế Tp. Hồ Chí Minh. Quyết định của Tòa là phán quyết có giá trị cuối cùng và buộc hai bên phải thực hiện . 16. Trường hợp bất khả kháng: Các bên được miễn trách nhiệm trong trường hợp không thực hiện được nghĩa vụ quy định trong Hợp đồng do những nguyên nhân bất khả kháng như: Thiên tai, chiến tranh, hành động thù địch, dân biến, bạo động, đình công, những luật lệ hạn chế của quốc gia, những hành động phá hoại, những khó khăn về lao động hoặc những nguyên nhân khác vượt quá sự kiểm soát của hai bên. Bên nào gặp khó khăn phải thông báo bằng văn bản ngay cho bên kia biết chi tiết về nguyên nhân cũng như khả năng tiếp diễn của nguyên nhân đó và phải nỗ lực hết sức nhằm tránh hoặc đẩy lùi nó. 17. Ngôn ngữ: Tiếng Anh sẽ là ngôn ngữ chính hai bên dùng để giao tiếp trong suốt quá trình thực hiện Hợp đồng này. 18. Sự nhất trí hoàn toàn và việc điều chỉnh: Hợp đồng này là sự nhất trí hoàn toàn giữa hai bên tham gia Hợp đồng xét về từng điều khoản và điều kiện. Hợp đồng này sẽ thay thế cho những thương lượng, thỏa thuận, đại diện, cam kết, công cụ và các văn bản khác trước đây có liên quan và Hợp đồng này không được sửa đổi, bổ sung dưới bất kỳ hình thức nào trừ khi có sự đồng ý bằng văn bản được ký kết bởi đại diện có thẩm quyền của hai bên tham gia Hợp đồng. 19. Ngày hiệu lực của Hợp đồng: Hợp đồng có hiệu lực ngay khi hai bên tham gia Hợp đồng ký kết. Hợp đồng này được lập thành 04 bản (02 bản tiếng Anh và 02 bản tiếng Việt) có giá trị pháp lý như nhau. Mỗi bên giữ 02 bản (một bản tiếng Anh) Để làm cơ sở pháp lý, căn cứ vào những điều khoản và điều kiện nêu trên, đại diện hai bên tham gia đồng ý ký kết Hợp đồng này. CTY TNHH SX-TM & Dịch vụ Quảng phát (Bên mua) CTY TNHH perstima (việt nam) (Bên bán) Nguyễn Văn Hợp Giám Đốc Hiroshi Sumino Tổng Giám Đốc Trong quá trình mua nguyên vật liệu, chứng từ rất quan trọng là hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT cùng với Hợp đồng sẽ được gửi về phòng kế toán. Khi nhận được các chứng từ này, kế toán kiểm tra đối chiếu giữa chúng, sau đó dùng làm căn cứ để ghi vào phiếu nhập kho, sổ Nhật ký chung,… Biểu II.6 là một ví dụ về hóa đơn GTGT trong quá trình mua nguyên vật liệu. Trong quá trình mua, khi hàng mua chuẩn bị về tới doanh nghiệp, người đi nhận hàng sẽ thông báo về cho Công ty. Nhận được thông báo, Phòng Kinh doanh tiến hành lập phiếu nhập kho (02 liên) giao cho thủ kho. Nếu cần kiểm tra hàng trước khi nhập kho thì cán bộ phụ trách kỹ thuật sản xuất, thủ kho và người của Phòng Kinh doanh sẽ được bố trí để kiểm tra. Sau khi nhập kho, thủ kho cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho. Liên 1, thủ kho gửi lại cho Phòng Kinh doanh (nơi lập phiếu), liên 2 thủ kho dùng để ghi số thực nhập vào Thẻ kho sau đó sẽ giao lại cho Phòng Kế toán. Phiếu nhập kho sau khi được đưa về Phòng Kế toán, kế toán kiểm tra lại và căn cứ vào hóa đơn GTGT, các chứng từ liên quan khác để hoàn chỉnh nốt chỉ tiêu “Đơn giá” và “Thành tiền” trên phiếu nhập kho (biểu II.7). Căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, hợp đồng mua bán, kế toán ghi sổ Nhật ký chung(biểu II. 10) theo định khoản: Nợ TK 152- Nuyên liệu, vật liệu: 457.986.730 Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ: 22.899.336 Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng: 480.886.066 Mặt khác, phiếu nhập kho sau khi hoàn chỉnh được dùng làm căn cứ để ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu (biểu II.9). Tóm lại, toàn bộ quy trình nhập nguyên vật liệu được bắt đầu từ việc lựa chọn tìm nhà cung ứng, ký kết hợp đồng mua bán, vận chuyển hàng, giao hàng, nhận hàng và nhập kho, luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán. Các chứng từ như hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, … được luân chuyển và xử lý một cách khoa học. Toàn bộ trị giá nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài đựơc kế toán ghi nhận theo giá vốn thực tế. Trong kỳ, toàn bộ số lượng, trị giá nguyên vật liệu nhập kho thể hiện trên các phiếu nhập kho được kế toán ghi nhận trên các sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ Nhật ký chung và Sổ cái TK 152- Nguyên liệu, vật liệu. Cuối kỳ, toàn bộ số lượng, trị giá của từng thứ nguyên vật liệu đã nhập kho trong kỳ được kế toán phản ánh trên “Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa” (biểu II.12). Bảng này sẽ cung cấp thông tin về tổng số lượng, tổng giá trị của từng thứ nguyên vật liệu (sản phẩm, hàng hóa) ở thời điểm đầu kỳ, trong cả kỳ và thời điểm cuối kỳ. 2.2.5. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu ở Công ty, xuất kho nguyên vật liệu chủ yếu là cho sản xuất sản phẩm. Nơi lập ra phiếu xuất kho là bộ pận sản xuất (Phân xưởng sản xuất). Khi các tổ sản xuất cần nguyên vật liệu để sản xuất sẽ báo cho Quản đốc phân xưởng sản xuất biết. Căn cứ kế hoạch sản xuất, tình hình sản xuất thực tế của phân xưởng, Quản đốc sẽ lập phiếu xuất kho (02 liên): Ghi ngày tháng lập; tên, quy cách vật liệu xin xuất, số lượng xin xuất,… sau đó giao cho người ở phân xưởng đi lĩnh nguyên vật liệu ở kho. Căn cứ số lượng nguyên vật liệu tồn kho, phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành cho xuất kho. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào phiếu xuất và cùng với người lĩnh ký vào phiếu. Liên 1, thủ kho gửi lại cho Phân xưởng (nơi lập phiếu); liên 2, thủ kho dùng để ghi vào Thẻ kho (biểu II.4) và sau đó sẽ giao lại cho Phòng Kế toán. Phiếu xuất kho sau khi đưa về Phòng Kế toán, kế toán kiểm tra lại và hoàn chỉnh nốt chỉ tiêu “Đơn giá”, “Thành tiền”. Để tính được đơn giá xuất kho cho từng phiếu xuất, kế toán sử dụng phương pháp “Nhập trước xuất trước”, nhưng trước tiên căn cứ vào số lượng thực xuất trên phiếu xuất kho để ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, sau đó căn cứ vào đơn giá xuất tính được trên sổ chi tiết để ghi vào phiếu xuất kho. Biểu II.9 là các sổ chi tiết nguyên vật liệu của Công ty trong tháng 11/2004. Có thể tóm tắt toàn bộ quy trình luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán quy trình xuất vật liệu ở Công ty bằng sơ đồ sau đây: Sơ đồ luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán quy trình xuất kho nguyên vật liệu Phân xưởng Thủ kho Phòng Kế toán Nhu cầu xuất Phiếu xuất kho (Lập, ký) Phiếu xuất kho (Ghi, ký) Phiếu xuất kho (Liên 1- lưu) Phiếu xuất kho (Liên 2) Phiếu xuất kho (Hoàn chỉnh) Sổ chi tiết NVL Thẻ kho Sổ Nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết NVL Sổ cái TK 152 Báo cáo tài chính (1) (2) (2a) (2b) (3) (4) (5a) (5b) (6) (7) (8) (9) (10) (12) (11) Ghi chú: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu cuối tháng : Các phiếu xuất kho nguyên vật liệu sau khi hoàn chỉnh, kế toán căn cứ vào đó để ghi vào sổ Nhật ký chung (biểu II.10) theo định khoản dưới đây: Nợ TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: 78.841.400 Có TK 152- Nguyên liệu, vật liệu: 78.841.400 Các nghiệp vụ về nhập, xuất nguyên vật liệu trong kỳ thể hiện trên sổ Nhật ký chung, định kỳ khoảng 5 ngày, căn cứ vào đó kế toán ghi vào Sổ cái tài khoản 152- Nguyên liệu, vật liệu (biểu II.11). Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết nguyên vật liệu với số liệu trên Thẻ kho, nếu khớp nhau (về số lượng) thì các số liệu ở trên sổ chi tiết nguyên vật liệu đựơc dùng để lập lập “Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa” (biểu II.12). Mục đích lập bảng này là để đối chiếu số liệu giữa Bảng với số liệu trên Sổ cái TK 152 nhằm kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép. Tóm lại, đối với quá trình xuất nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm, toàn bộ khối lượng, giá trị của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ được kế toán phản ánh vào các sổ chi tiết nguyên vật liệu, Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 152- Nguyên liệu, vật liệu. Sổ chi tiết nguyên vật liệu cung cấp thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu. Sổ cái TK 152 cung cấp thông tin về tổng giá trị tồn đầu kỳ và cuối kỳ; tổng giá trị nhập trong kỳ và xuất trong kỳ của toàn bộ nguyên vật liệu. Cuối kỳ, để có thông tin tổng hợp (cả số lượng và giá trị) của từng thứ nguyên vật liệu, kế toán lập “Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa”. Bên cạnh tác dụng đó, Bảng này còn cho phép kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép trong kỳ đối với kế toán nguyên vật liệu. Chương III Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ quảng phát 3.1. Nhận xét và đánh giá chung về công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Qảng Phát là một doanh nghiệp nhỏ. Trong thời gian mới thành lập và đi vào hoạt động, Công ty đã gặp rất nhiều khó khăn trong việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Song với sự nỗ lực của chính mình, Công ty đã tìm được hướng đi thích hợp cho mình, đó là sản xuất Vỉ nướng thức phẩm để xuất khẩu. Đây là sản phẩm còn chưa thông dụng lắm ở trong nước, nhưng đã được khách hàng nước ngoài biết đến và chấp nhận. Thị trường xuất khẩu chính của Công ty là Nhật Bản. Chất lượng, mẫu mã, giá bán, … là những yếu tố cơ bản giúp cho sản phẩm của Công ty tìm được chỗ đứng trên thị trường Nhật- một thị trường “khó tính” với doanh thu xuất khẩu bình quân năm trên một triệu USD. Có được những thành tích này là nhờ vào bộ máy điều hành và quản lý Công ty nói chung và bộ máy kế toán Công ty nói riêng, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu ở Công ty. Qua thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế về tình hình sản xuất kinh doanh, công tác kế toán ở Công ty và trên cơ sở những kiến thức đã lĩnh hội được, sự vận dụng lý luận vào thực tiễn, tôi thấy công tác tổ chức kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng ở Công ty đã đạt được những kết quả tích cực và cũng còn mốt số mặt hạn chế sau đây: 3.1.1. Những mặt tích cực - Về công tác tổ chức kế toán nói chung: + Công ty đã vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, hình thức sổ kế toán (hình thức Nhật ký chung) theo đúng chế độ quy định và phù hợp vớ điều kiện, đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh của mình. + Các quy định mới về kế toán do Nhà nước ban hành đều được Công ty cập nhật và vận dụng một cách phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị. + Công tác phân công, phân nhiệm công việc trong Phòng Kế toán được thực hiện một cách phù hợp, đúng với năng lực của từng nhân viên kế toán. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong bộ phận kế toán được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục, có hiệu quả. Chính vì vậy, đội ngũ cán bộ, nhân viên Phòng Kế toán của Công ty không những giỏi về nghiệp vụ mà còn luôn phát huy ý thức trách nhiệm của người cán bộ Tài chính- Kế toán. - Về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu: Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty có vai trò rất quan trọng, vì vậy công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty được tổ chức khá chặt chẽ. Nhìn chung, công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty có một số ưu điểm sau đây: + Nhìn chung Công ty đã vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán trong kế toán nguyên vật liệu đúng với chế độ quy định và phù hợp với thực tế hoạt động của mình. Ví dụ, Công ty đã quy định rõ ràng những bộ phận nào lập ra phiếu nhập kho, phiếu xuất kho nguyên vật liệu; quy định việc lập và ghi chép các chứng từ đó phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ; quy định chặt chẽ đường đi, trình tự luân chuyển của các chứng từ đó, … + Về quy trình luân chuyển, xử lý chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu: Công ty đã bố trí Phòng Kinh doanh là bộ phận lập ra phiếu nhập kho nguyên vật liệu, Phân xưởng sản xuất là bộ phận lập ra phiếu xuất kho nguyên vật liệu. Theo tôi cách bố trí này rất hợp lý, phù hợp với Công ty, vì: Thứ nhất: Phòng Kinh doanh với chức năng, nhiệm vụ chính là lên kế hoạch sản xuất kinh doanh, tìm kiếm đối tác, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, …chính vì vậy bộ phận này phải thành thạo những thông tin về thị trường “đầu vào” như: Giá cả, chất lượng, phương thức bán, … thì mới lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp. Trong quá trình mua nguyên vật liệu, những thông tin về thời hạn giao hàng, vận chuyển hàng, số lượng nhiều hày ít, … là do cán bộ phụ trách của Phòng nắm bắt… Cho nên, bố trí bộ phận này lập phiếu nhập kho sẽ giúp cho việc lập được kịp thời, chính xác và đầy đủ. Thứ hai: Phân xưởng sản xuất là bộ phận chịu trách nhiệm về khâu sản xuất sản phẩm của Công ty (xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu, tổ chức sản xuất, …), do đó kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu và tình hình thực tế sử dụng nguyên vật liệu sẽ được bộ phận này quản lý. Khi có nhu cầu sử dụng loại nguyên vật liệu nào, kích cỡ và quy cách ra sao, sử dụng cho sản xuất đơn đặt hàng nào, …cũng đều được bộ phân này nắm bắt chặt chẽ, hơn nữa Công ty chỉ có một phân xưởng. Do đó, bố trí Phân xưởng là bộ phận lập phiếu xuất kho nguyên vật liệu sẽ giúp cho việc lập được kịp thời, chính xác, đầy đủ, tạo điều kiện cho công tác hạch toán ban đầu được thuận lợi. + Công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp Ghi thẻ song song là phù hợp với đặc điểm họat động của đơn vị mình- có ít chủng loại nguyên vật liệu, các nghiệp vụ nhập, xuất trong kỳ ít, … Đây là phương pháp có nhiều ưu điểm, như ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. + Trong công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, giữa Phòng Kế toán và Thủ kho có sự phối hợp chặt chẽ: Thủ kho theo dõi, quản lý chi tiết nguyên vật liệu trên các thẻ kho, kế toán theo dõi chi tiết trên các sổ chi tiết nguyên vật liệu; hàng tuần nhân viên kế toán xuống kho đều đặn để kiểm tra việc ghi chép của Thủ kho và nhận các phiếu xuất kho, phiếu nhập kho. + Vấn đề kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện tốt: Cuối mỗi tháng, kế toán nguyên vật liệu đều đối chiếu số liệu gữa sổ chi tiết nguyên vật liệu với số liệu trên Thẻ kho, giữa sổ cái tài khoản 152 với bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu(Bảng tổng hợp vật tư, sản phẩm, hàng hóa). + Vì các nghiệp vụ nhập, xuất kho nguyên vật liệu trong kỳ không nhiều, phần lớn những lô hàng nào nhập trước thì sẽ được xuất trước dứt điểm cho nên Công ty đã áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước để tính trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho là hợp lý. Nhờ đó, những thông tin về tình hình sử dụng nguyên vật liệu sẽ được cung cấp một cách thường xuyên, kịp thời trong kỳ vì Công ty có thể tính được trị giá xuất kho nguyên vật liệu cho từng phiếu xuất ngay sau khi xuất. + Vai trò kiểm tra, giám sát của kế toán nguyên vật liệu được phát huy trong quá trình thu mua, sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh. 3.1.2. Những mặt hạn chế Bên cạnh những mặt tích cực trong công tác kế toán nguyên vật liệu, Công ty vẫn còn một số điểm hạn chế, như: + Công ty vẫn chưa xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư, do đó gây khó khăn cho công tác quản lý, hạch toán nguyên vật liệu. + Trong quá trình nhập kho nguyên vật liệu, trước khi nhập Công ty không thực hiện việc kiểm nhận, lập biên bản kiểm nghiệm cho nên rất có thể đôi khi sẽ nhập kho phải hàng không đúng với những điều kiện ghi trong hợp đồng, hay nhập không đầy đủ do sự gian lận của người vận chuyển, … + Sự phối hợp giữa kế toán nguyên vật liệu với Phân xưởng sản xuất trong việc theo dõi, giám sát sử dụng nguyên vật liệu còn có điểm chưa chặt chẽ. Bởi vì, Công ty chưa có quy định rõ ràng bộ phận sản xuất(Phân xưởng sản xuất) phải báo cáo số nguyên vật liệu thừa cuối kỳ lên Phòng kế toán; trừ trường hợp vật liệu thừa quá nhiều nhưng lại không có quy định mức thừa bao nhiêu thì được coi là “quá nhiều”. Chính điều này đã phần nào làm hạn chế tác dụng kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng nguyên vật liệu của kế toán nguyên vật liệu ở Công ty, đồng thời có thể dẫn đến việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong kỳ thiếu chính xác. + Sự trang bị, ứng dụng công nghệ tin học vào công tác hạch toán còn rất hạn chế (cả Phòng Kế toán chỉ có một máy tính dùng để soạn thảo văn bản), … 3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Để phát huy hơn nữa vai trò của kế toán nguyên vật liệu trong quản lý, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm tiếp tục hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu. Một là, thành lập ban kiểm nghiệm vật tư. Vật tư, hàng hóa nói chung và nguyên vật liệu nói riêng cần phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nhập kho để xem xét loại hàng nhập kho có đúng, đủ với những điều khoản ghi trong hợp đồng mua hàng hay không, tránh tình trạng nhập kho phải những hàng kém chất lượng, sai quy cách hoặc là nhập không đủ số lượng so với thực mua. Do đó, tiến tới Công ty cần thành lập ban kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa. Ban kiểm nghiệm nên ít nhất cần phải có: Một đại diện phụ trách bộ phận mua hàng, thủ kho, một đại diện phụ trách kỹ thuật sản xuất. Những người trong ban kiểm nghiệm phải thành thạo về mẫu mã, phẩm chất và quy cách của hàng mua, …Sau khi kiểm nhận hàng mua về, ban kiểm nhận cần lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa” theo mẫu dưới đây: Đơn vị:……………… Địa chỉ:……………… Mẫu 08- VT QĐ 1141 ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính Biên bản kiểm nghiệm (Vật tư, sản phẩm, hàng hóa) Ngày……tháng …… năm…… Số: - Căn cứ ……… số……..ngày……..tháng……..năm……của…………..…………..………….. - Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, bà:…………..…………..…………..…………..………….. Trưởng ban Ông, bà: …………..…………..…………..…………..………….. ủy viên Ông, bà: …………..…………..…………..…………..………….. ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số luợng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất A B C D E 1 2 3 4 ýkiến của ban kiểm nghiệm: ..…………..………… ..…………..………… ………… ..…………..………… ..…………..……… ………………………………………………………………… Đại diện kỹ thuật (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Trưởng ban (Ký, họ tên) Đối với những chuyến hàng mua về có giá trị lớn, nhiều chủng loại, …thì nhất thiết phải kiểm nghiệm trước khi nhập kho và lập biên bản kiểm nghiệm. Cách ghi chép biên bản kiểm nghiệm như sau: - Cột D “Phương thức kiểm nghiệm” ghi phương pháp kiểm nghiệm toàn diện hay xác xuất; - Cột 1: Ghi số lượng theo hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, hay phiếu giao hàng, …; - Cột 2 và 3 ghi kết quả thực tế kiểm nghiệm. - ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Ghi rõ ý kiến về số lượng, chất lượng, nguyên nhân đối với nguyên vật liệu không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất và cách xử lý; - Biên bản kiểm nghiệm được lập thành 2 bản: 1 bản giao cho bộ phận phụ trách cung tiêu, 1 bản giao cho phòng kế toán. Trong trường hợp nguyên vật liệu không đúng với số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ hóa đơn, thì lập thêm một liên nữa và kèm theo các chứng từ liên quan để gửi cho đơn vị bán nhằm giải quyết. Hai là, kế toán nguyên vật liệu cần phải theo dõi chặt chẽ hơn nữa tình hình thực tế sử dụng nguyên vật liệu trong kỳ của các tổ sản xuất ở phân xưởng. Hiện này việc sử dụng nguyên vật liệu không hết, cuối kỳ còn thừa vẫn chưa được kế toán nguyên vật liệu theo dõi chặt chẽ. Điều đó thể hiện ở chỗ, cuối kỳ kế toán bộ phận sản xuất (Phân xưởng sản xuất) không nhất thiết phải báo cáo số nguyên vật liệu thừa lại cuối kỳ, trừ trường hợp thừa quá nhiều, nhưng Công ty lại không quy định rõ ràng mức thừa bao nhiêu thì được coi là “thừa quá nhiều”. Trong thực tế việc xuất kho nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất không hết, thừa lại cuối kỳ là chuyện thường xảy ra. Nguyên nhân có thể là do xuất kho trong kỳ quá nhiều, do tiến độ sản xuất chậm (có thể do mất điện thường xuyên trong kỳ, máy móc hỏng, lao động thiếu, năng xuất lao động giảm, …). Số vật liệu thừa cuối kỳ có thể nhập lại kho hoặc để lại kỳ sau để tiếp tục sản xuất. ở Công ty, vật liệu thừa thường không nhập lại kho mà để kỳ sau tiếp tục sản xuất. Dó đó kế toán nguyên vật liệu cần phải nắm được trị giá của số nguyên vật liệu thừa cuối kỳ làm cơ sở tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm. Bởi vì: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong kỳ = Trị giá nguyên vật liệu thực tế xuất kho trong kỳ - Trị giá nguyên vật liệu thừa cuối kỳ (*) Mặt khác, thông qua trị giá số vật liệu thừa cuối kỳ giúp kế nguyên vật liệu phần nào đánh giá được tiến thực hiện kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu, kế hoạch sản xuất nhờ đó phát huy hơn nữa vai trò kiểm tra, giám sát của kế toán nguyên vật liệu, ngăn ngừa được các hành vi chộm cắp nguyên vật liệu của Công ty. Để khắc phục hạn chế trên, kế toán cần phải yêu cầu, cuối kỳ phân xưởng sản xuất phải báo cáo số nguyên vật liệu thừa bằng “Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ” theo mẫu sau đây: Đơn vị:……………… Địa chỉ:……………… Mẫu 08- VT QĐ 1141 ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Ngày……tháng …… năm…… Số: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Lý do sử dụng A B C D 1 E Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên) “Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ” do quản đốc phân xưởng lập ra trên cơ sở đã kiểm tra kỹ số lượng nguyên vật liệu thừa cuối kỳ ở phân xưởng. Nếu số nguyên vật liệu thừa không cần sử dụng nữa thì sẽ nhập lại kho và lập phiếu nhập kho. Trong trường hợp số nguyên vật liệu thừa được để lại kỳ sau để tiếp tục sản xuất thì quản đốc lập ra Phiếu này (lập 2 liên). Liên 1 lưu lại, liên 2 gửi lên cho phòng kế toán. Căn cứ vào Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, kế toán xác định chi phi nguyên vật liệu trong kỳ theo công thức (*) thông qua bút toán điều chỉnh (ghi âm): Nợ TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (trị giá vật liệu thừa cuối kỳ) Có TK 152- Nguyên liệu, vật liệu (trị giá vật liệu thừa cuối kỳ). Đồng thời mở sổ chi tiết chi phí cho kỳ sau và ghi bút toán (mực thường): Nợ TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (trị giá vật liệu thừa cuối kỳ) Có TK 152- Nguyên liệu, vật liệu (trị giá vật liệu thừa cuối kỳ) Ba là, cần phải xây dựng một hệ thống danh điểm vật tư. Xây dựng danh điểm vật tư là việc quy định những ký hiệu cho từng thứ vật tư một cách khoa học, phù hợp với từng thứ vật tư; đảm bảo được tính dễ nhớ, dễ nhận diện, dễ kiểm tra. Tuy hiện nay chủng loại nguyên vật liệu của Công ty chưa phải là nhiều, nhưng trong chiến lược phát triển sản xuất, mở rộng quy mô hoạt động thì chắc chắn chủng loại vật tư sẽ tăng lên nhiều. Nếu không xây dựng được một hệ thống danh điểm vật tư phù hợp thì sẽ gây khó khăn rất nhiều cho công tác quản lý, kiểm tra, hạch toán nguyên vật liệu. Mặt khác, Công ty thường xuyên sản xuất theo các đơn đặt hàng, mỗi đơn đặt hàng có những yêu cầu khác nhau về kích cỡ, chủng loại, chất lượng của từng thứ nguyên vật liệu sử dụng. Ví dụ đơn đặt hàng số 01 yêu cầu sử dụng loại dây thép F 1và tôn lá loại MR nhưng đơn đặt hàng số 02 lại sử dụng dây thép F 1.5 và tôn lá mạ thiếc loại Prime, … Cho nên, nếu không xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư sẽ rất hay nhầm lẫn giữa nguyên vật liệu sử dụng cho đơn đặt hàng này thành nguyên vật liệu sử dụng cho đơn đặt hàng kia,… dẫn đến sự không chính xác trong hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Về cách xây dựng danh điểm đối với nguyên vật liệu, có thể thực hiện bằng việc mở các tài khoản chi tiết theo nội dung kinh tế của nguyên vật liệu. Chẳng hạn, Tài khoản 152- Nguyên liệu, vật liệu; các tài khoản chi tiết cho tài khoản này như: TK 152.1- Vật liệu chính; TK 152.2- Vật liệu phụ; … Đối với vật liệu chính ở Công ty có thể quy định các danh điểm vật liệu như sau. Tài khoản cấp 1 Tài khoản chi tiết Tên nguyên vật liệu Tài khoản cấp 2 Tài khoản cấp 3 Tài khoản cấp 4 152 Nguyên liệu, vật liệu 152.1 Vật liệu chính 152.2 Vật liệu phụ … … 152.1.1 Dây thép 152.1.2 Tôn lá … … 152.1.1-1,0 Dây thép cỡ f 1,0 152.1.1-1,5 Dây thép cỡ f 1,5 … … 152.1.2-MR Tôn lá loại MR 152.1.2-PR Tôn lá loại Prime … … Một khi hệ thống danh điểm vật tư được xây dựng và Công ty áp dụng tin học vào công tác kế toán thí sẽ phát huy được hiệu quả quản lý, hạch toán nguyên vật liệu. Bốn là, tiến tới đầu tư trang bị công nghệ tin học vào công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng. Hiện nay, công nghệ tin học phát triển không ngừng, tạo ra những ưu việt trong công tác quản lý, kế toán. Nhiều doanh nghiệp hiện nay cũng đã mạnh dạn đầu tư nhằm tin học hóa công tác quản lý, kế toán, cho phép nâng cao hiệu quả quản lý đồng thời tiết kiệm được chi phí sản xuất kinh doanh, qua đó tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Quảng Phát là một doanh nghiệp nhỏ, cho nên công tác quản lý và kế toán ở Công ty cũng không quá phức tạp như các doanh nghiệp có quy mô lớn. Nhưng điều đó không có nghĩa là không cần phải đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác quản lý và kế toán. Vấn đề là ở chỗ lãnh đạo Công ty cần tính toán kỹ lưỡng giữa chi phí đầu tư bỏ ra với kết quả thu lại để có phương án thích hợp. Dù sớm hay muộn, với quy mô sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng thì vấn đề đưa tin học vào quản lý, kế toán cũng sẽ là một tất yếu. Kết luận Nguyên vật liệu là một bộ phận của tài sản lưu động trong các doanh nghiệp, do đó có vai trò rất quan trọng. Đối với các doanh nghiệp sản xuất phải đảm bảo yêu cầu cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng số lượng, quy cách, chất lượng các nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh. Mặt khác, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm. Vì lẽ trên, tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu có ý nghĩa rất lớn trong việc tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Đề tài “Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Quảng Phát” được nghiên cứu với mục đích chủ yếu là góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Quảng Phát. Đề tài là kết quả của sự vận dụng lý luận vào thực tiễn, bám sát thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị. Ba vấn đề lớn, có ý nghĩa hết sức quan trọng trong phạm vi nghiên cứu đã được Đề tài làm sáng tỏ, đó là: - Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất; - Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại một doanh nghiệp sản xuất điển hình- Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Quảng Phát; - Những giải pháp để hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu được xây dựng trên cơ sở thực tế tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại một doanh nghiệp sản xuất. Em xin chân thành cảm ơn Bộ môn Kế toán doanh nghiệp- Học viện Tài chính; thầy Nguyễn đào tùng- giảng viên Khoa Kế toán, Học viện Tài chính và Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Quảng Phát đã giúp đỡ tận tình trong quá trình nghiên cứu, tìm hiểu thực tế và hoàn thành Đề tài. Hà Nội, tháng 04/2005 Hà Văn Hùng