Đề tài Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Bảo Quân

Lời mở đầu Với sự đổi mới cơ chế quản lý kinh tế nhằm đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế thị trường, đã buộc các doanh nghiệp mà đặc biệt là các doanh nghiệp xây dựng cơ bản phải tìm ra con đường đúng đắn và phương án sản xuất kinh doanh tối ưu để có thể đứng vững trong nền kinh tế thị trường. Để dành lợi nhuận tối đa, cơ chế hạch toán đòi hỏi các doanh nghiệp xây dựng cơ bản phải trang trải được các chi phí bỏ ra và có lãi. Mặt khác, các công trình xây dựng cơ bản hiện nay đang tổ chức theo phương thức đấu thầu. Do vậy giá trị dự toán được tính toán một cách chính xác. Điều này không cho phép các doanh nghiệp sử dụng lãng phí vốn đầu tư. Để đáp ứng yêu cầu trên, các doanh gnhiệp trong quá trình sản xuất phải tính toán được các chi phí sản xuất bỏ ra một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời. Hạch toán chính xác chi phí là cơ sở để tính đúng tính đủ giá thành. Từ đó giúp cho doanh nghiệp hạ thấp chi phí tới mức tối đa, hạ thấp giá thành sản phẩm, biện pháp tốt nhất để tăng lợi nhuận. Bởi vì vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong kết cấu giá thành sản phẩm. Đặc biệt trong xây dựng cơ bản chiém tới 70% giá trị công trình. Vì vậy làm tốt công tác kế toán NVL là nhân tố quyết định làm hạ thấp giá thành, tăng thu nhập cho doanh nghiệp. Đây là một vấn đề đang được các doanh nghiệp quan tâm hiện nay. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu trong việc quản lý chi phí của doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ Phần ĐT&XD Bảo Quân em đã đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu đề tài "Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Cổ Phần ĐT&XD Bảo Quân " làm chuyên đề tốt nghiệp của mình. Trong quá trình nghiên cứu về lý luận thực tế để hoàn thành đề tài. Em nhận được sự tận tình giúp đỡ của Thầy giáo TS Hà Đức Trụ và các cô phòng tài chính kế toán công ty Cổ Phần ĐT&XD Bảo Quân. Kết hợp với kiến thức học hỏi ở trường và sự nỗ lực của bản thân nhưng do thời gian và trình độ chuyên môn còn hạn chế, nên chuyên đề của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Nội dung của chuyên đề này ngoài lời mở đầu và kết luận được chia làm 3phần: Phần thứ nhất: Những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ ở doanh nghiệp xây lắp. Phần thứ hai: Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Cổ Phần ĐT&XD Bảo Quân. Phần thứ ba: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán Nguyên vật liệu ở công ty Cổ Phần ĐT&XD Bảo Quân. phần i những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nvl trong các doanh nghiệp xây lắp I. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán NVL trong doanh nghiệp xây lắp: 1. Đặc điểm và vai trò của NVL đối với quá trình xây lắp: a.Đặc điểm của nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình SXKD là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới. Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, chúng bị hao mòn toàn bộ và bị thay đổi về hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể của sản phẩm. Về mặt giá trị NVL chuyển dịch toàn bộ một lần giá trị vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. b.Vai trò của NVL đối với quá trình xây lắp: Trong doanh nghiệp xây lắp chi phí về NVL thường chiếm tỉ trọng lớn từ 65%-70% trong tổng giá trị công trình. Mỗi sự biến động về chi phí NVL cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Trong cơ chế thị trường hiện nay việc cung cấp vật liệu còn cần đảm bảo giá cả hợp lý tạo đều kiện cho doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả. NVL có vị trí hết sức quan trọng đối với hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Nếu thiếu NVL thì không thể tiến hành được các hoạt động sản xuất vật chất nói chung và quá trình thi công xây lấp nói riêng. Trong quá trình thi công xây lắp công trình, thông qua kế toán NVL từ đó có thể đánh giá những khoản chi phí chưa hợp lý, lãng phí hay tiết kiệm. Bởi vậy cần tập chung quản lý chặt chẽ vật liệu ở tất cả các khâu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất sản phẩm, giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội. Có thể nói rằng, NVL giữ vị trí quan trọng không thể thiếu được trong quá trình thi công xây lắp. 2. Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu: Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra, kiểm soát các hoạt động SXKD của doanh nghiệp, kế toán thực sự là công cụ quan trọng để đáp ứng nhu cầu quản lý của DN. Trong đó hoạch toán NVL là một phần quan trọng của công tác kế toán. Bởi hạch toán kế toán NVL có đầy đủ, chính xác kịp thời mới giúp cho lãnh đạo DN nắm bắt được tình hình thu mua, xuất dùng và dự trữ NVL để từ đó đưa ra biện pháp quản lý cho phù hợp. II. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu: 1.Phân loại nguyên vật liệu: Trong các DN sản xuất vật liệu bao gồm rất nhiều loại khác nhau, đặc biệt trong nghành XDCB với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học khác nhau. Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại vật liệu....càn thiết phải tiến hành phân loại NVL. Phân loại theo nội dung kinh tế: -NVL chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp xây lắp, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm ( cát, xi măng, sỏi, sắt, thép....) -NVL phụ: Là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm. Vật liệu phụ chỉ tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm: Làm tăng chất lượng vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ công tác quản lý, thi công, cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật bao gói sản phẩm. Trong nghành XDCB gồm: sơn, dầu, mỡ...phục vụ cho quá trình sản xuất. -Nhiên liệu: Về thực thể là một loại vật liệu phụ, nhưng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình thi công, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thường. nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, khí, rắn như: xăng, dầu, than củi, hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động. -Phụ tùng thay thế: Là các phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa các máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải ( vòng bi, săm lốp..) -Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị mà đơn vị sử dụng cho đầu tư xây dựng cơ bản và cả những thiết bị cần lắp, công cụ, khí cụ và kết cấu (bằng kim loại, bằng gỗ hoặc bằng bê tông ) dùng để lắp đặt các công trình XDCB. -Phế liệu: là các vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản có thể sử dụng lại hay bán ra ngoài . -Vật liệu khác: là những vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất , chế tạo sản phẩm gỗ, sắt, thép hoặc phế liệu thu nhặt, thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ. Một số cách phân loại khác: Ngoài cách phân loại theo nội dung kinh tế, trên thực tế còn sử dụng các cách phân loại sau: -Phân loại theo quyền sở hữu: bao gồm NVL tự có, NVL giữ hộ hay nhận gia công chế biến... -phân loại NVL theo nguồn hình thành: bao gồm NVL mua ngoài, NVL tự sản xuất, NVL nhận cấp phát và hình thành từ nguồn khác... 2. Tính giá nguyên vật liệu: Tính giá NVL là một vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL. Tính giá NVL là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Trong công tác hạch toán NVL ở các doanh nghiệp sản xuất, NVL được tính theo giá thực tế. Song do đặc điểm của NVL có nhiều chủng loại, thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh và do yêu cầu của công tác kế toán NVL là phản ánh kịp thời tình hình biến động và số hiện có của NVL nên trong công tác kế toán NVL còn có thể đánh giá theo cách hạch toán. 2.1 Tính giá NVL theo giá thực tế: a. Giá thực tế NVL nhập kho: + NVL nhập kho do mua ngoài: Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế VAT theo phương pháp khấu trừ thuế, giá trị NVL mua vào là giá thực tế không có VAT đầu vào. Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế VAT theo phương pháp trực tiếp và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế VAT, giá trị NVL mua vào là tổng giá thanh toán ( bao gồm cả thuế VAT đầu vào ) cộng với chi phí thu mua thực tế trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có ). + NVL thuê ngoài gia công chế biến: Thì trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thực tế của NVL xuất thuê ngoài gia công chế biến cộng với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ nơi đó về DN cộng với số tiền phải trả cho người gia công chế biến. + NVL nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh: giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng với các chi phí tiếp nhận ( nếu có ). + Với phế liệu: giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. + Với NVL được tặng, được cấp, giá trị thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. Giá thực tế NVL xuất kho: Vật liệu thu mua nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do đó giá thực tế của từng lần nhập kho không hoàn toàn giống nhau.Vì thế khi xuất kho kế toán phải tính toán xác định được giá vốn thực tế xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau theo phương pháp tính giá vốn thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Để tính giá vốn thực tế của NVL xuất kho có thể áp dụng một trong các phương pháp sau: -Phương pháp 1: Tính theo đơn giá thực tế tồn đầu kỳ Theo phương pháp này thì giá thực tế NVL xuất kho được tính trên cơ sở số lượng NVL xuất kho và đơn giá thực tế NVL tồn đầu kỳ. Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho X Đơn giá thực tế tồn đầu kỳ -Phương pháp 2: Tính theo giá thực tế đơn vị bình quân Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Đơn giá thực tế bình quân = Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho X Đơn giá thực tế bình quân Người ta cũng có thể tính theo đơn giá bình quân cuối kỳ trước theo công thức: Giá thực tế tồn đầu kỳ ( cuối kỳ trước ) Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Lượng thực tế tồn đầu kỳ ( cuối kỳ trước ) Phương pháp này khá đơn giản nhưng phản ánh kịp thời tình hình vật liệu trong kỳ và không tính đến biến động của giá cả vật liệu trong kỳ này. -Phương pháp 3: Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, hàng xuất kho thuộc lô nào thì lấy đúng đơn giá nhập kho của chính lô hàng đó để tính giá vốn thực tế xuất kho. -Phương pháp 4: Phương pháp nhập trước- xuất trước: Theo phương pháp này số hàng nào nhập trước được tính giá trước tiên. xuất hết số nhập trước rồi mới tính đến số nhập sau. -Phương pháp 5: Phương pháp nhập sau- xuất trước: Theo phương pháp này số hàng nào nhập sau được tính giá trước tiên, xuất hết số nhập sau mới tính đến số nhập trước. 2.2 Đánh giá NVL theo giá hạch toán: Do NVL có nhiều loại, nhiều thứ, thường xuyên tăng giảm trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán NVL phải phản ánh và cung cấp thông tin kịp thời tình hình biến động và số hiện có về NVL do vậy trong công tác thực tế về hạch toán NVL còn có thể được đánh giá theo giá hạch toán ( giá kế hoạch hay một giá ổn định trong kỳ hạch toán ). Trong trường họp này vào cuối kỳ hạch toán, kế toán tính giá thực tế của NVL đã xuất kho trong kỳ trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán cuả NVL. Còn giá hạch toán của NVL được sử dụng để hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL và để đánh giá thực tế của NVL xuất dùng trong tháng và tồn kho cuối tháng. Cuối kỳ hạch toán tính giá thực tế của NVL thực hiện như sau: -Tổng hợp giá trị thực tế và giá trị hạch toán của NVL tồn kho đầu tháng và nhập kho trong tháng. -Tính hệ số chênh lệch giá thực tế với giá hạch toán của NVL theo công thức. Giá thực tế của NVL Giá thực tế của NVL tồn kho đầu tháng + nhập kho trong tháng H = Giá hạch toán của NVL Giá hạch toán của NVL tồn kho đầu tháng + nhập kho trong tháng - Tổng hợp giá trị hạch toán của NVL xuất kho trong tháng để tính giá thực tế của NVL xuất kho trong tháng Giá thực tế của Giá hạch toán của Hệ số chênh lệch NVL xuất dùng = NVL xuất dùng X giữa giá thực tế với trong tháng trong tháng giá hạch toán III.Các phương pháp kế toán chi tiết NVL: Trong DN, công việc quản lý NVL do nhiều đơn vị, bộ phận tham gia, nhưng việc quản lý tình hình nhập xuất và tồn kho NVL chủ yếu do bộ phận kho và phòng kế toán của DN thực hiện. Việc hạch toán, theo dõi chi tiết NVL được thực hiện theo các phương pháp sau: + Phương pháp ghi thẻ song song + Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển. + Phương pháp sổ số dư. Mỗi phương pháp đều có những nhược điểm riêng. Trong việc hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán cần có sự nghiên cứu lựa chọn phương pháp thích hợp với điều kiện cụ thể của DN.Và như vậy cần nắm vững nội dung,ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng của mỗi phương pháp đó. Phương pháp thẻ song song: ( Phụ lục 01 ) -ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng. Khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi ( hoặc kế toán xuống kho nhận ) các chứng từ xuất, nhập đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. -ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL để ghi chép tình hình nhập, xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Về cơ bản sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu gía trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết NVL và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng. Tổng hợp nhập, xuất, tồn kho NVL theo từng nhóm từng loại NVL. Ưu điểm: Đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu và phát hiện sai sót. Nhược điểm: Phải ghi chi tiết NVL từng danh điểm, nên nếu nhiều loại NVL thì sẽ rất phức tạp. Thích hợp với các DN có ít chủng loại NVL, khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên. Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển: ( Phụ lục 02 ) - ở kho: Việc ghi chép của thủ kho cũng thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song. -ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho của từng thứ NVL ở từng kho dùng cho cả năm, nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập xuất địng kỳ thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. Ưu điểm: Giảm nhẹ việc ghi chép so với phương pháp thẻ song song, không phụ thuộc vào danh điểm NVL. Nhược điểm: Dồn công việc vào cuối kỳ kế toán, cung cấp thông tin chưa kịp thời. Còn trùng lập. Thích hợp trong các DN sản xuất không có nhiều nghiệp vụ nhập xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết NVL do vậy không có điều kiện để ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày. Phương pháp sổ số dư: ( Phụ lục 03 ) -ở kho: Thủ kho cũng dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho, nhưng định kỳ hay cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột số lượng. -ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập, xuất. Từ các bảng kê nhập xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho theo từng nhóm, loại NVL theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng khi nhận sổ số dư thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn cuối tháng do thủ kho tính ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư. Việc kiểm tra đối chiếu được căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn và số liệu kế toán tổng hợp. Ưu điểm:Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm nhẹ việc ghi chép, thuận lợi cho việc cung cấp tài liệu, số liệu. Nhược điểm: Hạch toán khá phức tạp, kiểm tra đối chiếu khó khăn, phải tổ chức hạch toán cho từng danh điểm vật tư. Thích hợp với các DN có khối lượng các nghiệp vụ kinh tế về nhập xuất NVL diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại và đã xây dựng được hệ thống danh điểm NVL. IV. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên: a.Đặc điểm của phương pháp: Nguyên vật liệu là TSLĐ thuộc nhóm hàng tồn kho của DN. Phương pháp kê khai hàng tồn kho là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên và có hệ thống về tình hình nhập xuất tồn các loại NL trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có chứng từ nhập xuất hàng tồn kho. Vì vậy có thể xác định được giá trị hàng tồn kho vào bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho nói chung được áp dụng rộng rãi cho mọi loại hình DN có quy lớn nhỏ khác nhau. b. Tài khoản kế toán sử dụng: Để tiến hành kế toán tổng hợp nhập , xuất NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên kế toán sử dụng chủ yếu các tài khoản sau đây: -TK 152 “ Nguyên liệu, nguyên vật liệu ”: Tài khoản này dùng để ghi chép phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm vật liệu theo giá vốn thực tế. Tuỳ thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý của từng DN, TK 152 được mở chi tiết theo yêu cầu quản lý. -TK 151 “ Hàng mua đang đi đường “ : Tài khoản này dùng để phản ánh các loại vật tư hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho. -TK 331 “ Phải trả cho người bán “ : Tài khoản này dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa DN với người cung cấp hàng hoá, vật tư cho DN. Để đáp ứng yêu cầu quản lý của DN, TK 331 cần được mở chi tiết cho từng đối tượng cụ thể: từng người bán, người nhận thầu. TK 331 có số dư cả bên Nợ và bên Có vậy cần chú ý khi lập bảng cân đối kế toán. -TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho “ : Tài khoản này dùng để phản ánh việc lập dự phòng và sử lý các tài khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi có những băngf chứng chắc chắn về xsự giảm giá thường xuyên liên tục của hàng tồn kho của DN. -TK 133 “ Thuế GTGT được khấu trừ ”: Tài khoản này dùng để phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số TK liên quan khác như: 112 ( TGNH ), 621 ( CP NVL TT ), 627 ( CP SXC ), 641 ( CPBH ), 642 (CP QLDN ), 623 ( CP sủ dụng MTC). Ta có thể khái quát tổng hợp nhập, xuất NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên như trên Phụ lục 04 Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Đặc điểm của phương pháp: Khác với phương pháp kê khai thường xuyên giá trị hàng tồn kho ở phương pháp này không căn cứ vào số liệu trên các sổ TK, sổ kế toán để tính mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê. Tiếp đó trị giá hàng xuất kho cũng không căn cứ vào các chứng từ xuất kho để tổng hợp mà phân loại theo các đối tượng sử dụng rồi ghi vào kết quả kiểm kê và giá trị vật tư mua vào ( nhập kho ) trong kỳ tính theo công thức sau: Giá thực tế Giá trị NVL Giá trị NVL Giá trị NVL của NVL xuất = tồn kho đầu + nhập kho - tồn kho cuối dùng trong kỳ kỳ trong kỳ kỳ Cuối kỳ tiến hành kiểm kê định gá trị NVL tồn kho cuối kỳ và tính trị giá NVL xuất kho trong kỳ để kết chuyển vào các TK liên quan. Ta có thể tóm tắt kế toán tổng hợp nhập, xuất NVL theo phương pháp KKĐK như trên Phụ lục 05 b.Tài khoản kế toán sử dụng: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi , phản ánh thường xuyên , liên tục tình hình, xuất nguyên liệu trên TK152 . Giá trị của nguyên vật liệu mua vào nhập kho trong kỳ được theo dõi phản ánh ở một tài khoản riêng , “TK611 mua hàng ” , còn các tài khoản khác tồn kho ( TK152 , 151 ) chỉ dùng để phản ánh gá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ . TK 611 có hai tài khoản hàng cấp 2 : + TK 6111: mua nguyên vật liệu + TK 6112 : mua hang hoá Ngoài ra kế toán tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu thêo phương pháp kiểm kê địng kỳ còn sử dụng một số tài khoản khác như : TK 111 , 112 , 141 , 331 , 627 , 641 , 642... V. Sổ kế toán sử dụng cho kế toán tổng hợp NVL : Theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ tài chính ban hành ở nước ta hiện DN có thể sử dụng hình thức sổ sách kế toán đó là : Hình thức nhật ký chung. ( Phụ lục 06 ) Hình thức nhật ký chứng từ. Hình thức chứng từ ghi sổ. Mỗi một hình thức có một hệ thống sổ kế toán riêng, trình tự hạch toán riêng thích hợp với từng đơn vị cụ thể và có những ưu nhược điểm khác nhau. Do đó ghi vận dụng hình thức sổ kế toán nào cần phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động, yêu cầu quản lý, quy mô của DN, trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán để áp dụng cho thích hợp, nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm của hình thức kế toán được vận dụng. Tuỳ theo hình thức kế toán DN áp dụng mà kế toán tổng hợp nhập, xuất kho NVL được phản ánh trên các sổ kế toán phù hợp. chương ii tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty Cổ phần đT&xd bảo quân I. tổng quan về công ty cổ phần ĐT&XD bảo quân: 1.Quá trình hình thành và phát triển công ty Cổ Phần ĐT&XD Bảo Quân -Công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân là loại hình công ty Cổ Phần ĐT&XD 2 thành viên được thành lập vào 26-02-2001; -Giấy phép đăng ký kinh doanh số 0102002027 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 26-02-2001 Tên công ty :Công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân Tên giao dịch quốc tế : Bao Quan Co.,Ltd Địa chỉ : Số 118 Hoàng Văn Thái - Phường Phương Mai– Quận Thanh xuân- Hà Nội Mã Số Thuế :01.011.00.307 Đại diện pháp luật: Ông Bùi Xuân Trung- Giám đốc Kế toán trưởng : Mai Thị Mỵ Với số vốn kinh doanh là: 8.000.000.000 đồng Phương hướng sản xuất kinh doanh của công ty được xác định trên nền tảng các chức năng và nghĩa vụ được nêu trong điều lệ tổ chức, quyết định thành lập và giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty. Trong suốt gần 4 năm hoạt động và phát triển, Công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân đã có đóng góp lớn trong khối sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp ngoài quốc doanh của Hà nội. Từ chỗ chỉ có 20 cán bộ công nhân viên ngày thành lập, doanh thu năm cũng chưa cao. Đến nay Công ty đã đảm bảo việc làm cho 35 cán bộ công nhân viên, tài sản và vốn có trên 10 tỷ đồng, quỹ đầu tư mới cũng không ngừng được gia tăng, thu nhập bình quân mỗi năm của một lao động tăng cao, gấp hơn 3 lần so với trước kia, cuộc sống và điều kiện làm việc của người lao động được cải thiện rõ rệt … Nhìn chung công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân chưa phải là DN có quy mô lớn nhưng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty lại đạt hiệu quả cao. Điều này thể hiện qua 1 số chỉ tiêu đánh giá khái quát tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty những năm gần đây: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2003-2004 Đơn vị: VNĐ Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Chênh lệch % 1. Tổng doanh thu 11.010.149.886 13.795.885.035 2.785.735.149 25.3 2. Doanh thu thuần 11.010.149.886 13.657.789.797 2.647.639.911 24.05 3. Giá vốn hàng bán 10.479.142.237 12.670.034.326 2.190.892.089 20.91 4. Lợi nhuận gộp 531.007.649 987.755.471 456.747.822 86.02 5. Chi phí quản lý 424.396.542 931.340.275 506.943.733 119.5 6. LN thuần từ HĐKD 34.203.604 56.415.196 22.211.592 64.94 7. Tổng LN trước thuế 35.159.414 56.415.196 21.255.782 60.46 8. Thuế TNDN 9.389.754 18.052.863 8.663.109 92.26 9. LN sau thuế 25.769.660 38.362.333 12.592.673 48.87 Qua bảng số liệu cho thấy tổng quát tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong 2 năm qua là tương đối tốt. Doanh thu tăng lên: Năm 2003 doanh thu chỉ đạt 11010149886 đồng thì năm 2004 đạt đến 13795885035 đồng tương ứng 25.30%. Đây là một kết quả đáng kích lệ đối với một doanh nghiệp nói chung và công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân nói riêng. Lợi nhuận gộp năm 2003so với năm 2004 tăng 456747822 đồng, tỉ lệ tăng là 86.02% Chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 506943733 đồng so với năm 2003, tỉ lệ tăng 119.5% là quá lớn.Chi phí quản lý của công ty cần phải giảm trong những năm tiếp theo. Lợi nhuận sau thuế của công ty tăng đáng kể. Nếu năm 2003 lợi nhuận sau thuế đạt 25769660 đồng thì năm 2004 đạt 38362333 đồng hay 48.87%. Nhìn chung công ty hoạt động khá tốt, lợi nhuận sau tăng hơn nhiều so với năm trước. Công ty cần duy trì tốt hoạt động sản xuất kinh doanh 2. Chức năng của công ty: . Xây lắp các công trình điện dưới 35 kw . Xây dựng các công trình giao thông thuỷ lợi . Xây dựng các công trình ký thuật hạ tầng: đường giao thông trong công trường, san nền . Xỷ lý chống ăn mòn kim loại . Khai thác chế biến khoáng sản . Dịch vụ cho thuê tài sản ( máy móc thiết bị phục vụ xây dựng ) . Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng 3. Đặc điểm kinh doanh của công ty: Là doanh nghiệp xây dựng có tính đặc thù riêng biệt, các công trình xây dựng hầu hết có khối lượng lớn và chia làm nhiều công đoạn, công việc thường xuyên phải thực hiện ngoài trời nên chịu nhiều ảnh hưởng yếu tố của thiên nhiên. Luôn luôn phải lưu động theo các công trình hoặc hạng mục công trình. Phạm vi hoạt động của xí nhiệp trong cả nước. Hiện nay công ty đang hoạt động sản xuất kinh doanh với hai lĩnh vực chủ yếu là: Xây dựng và Thương mại. Nhưng ở đây chủ yếu nghiên cứu về xây dựng cơ bản Quy trình sản xuất xây dựng: Thanh toán Nghiệm thu bàn giao Thi công Lập dự toán chuẩn bị thi công Nhận thầu 4. Đặc điểm tổ chức bộ máy của công ty: ( Phụ lục 07 ) Bộ máy quản lý của công ty đứng đầu là Giám đốc chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, có trách nhiệm về quản lý chung toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả sản xuất kinh doanh và các khoản nghĩa vụ đối với nhà nước. + Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực sản xuất: Thay mặt giám đốc điều hành trực tiếp mọi hoạt động về sản xuất +Kế toán trưởng phụ trách lĩnh vực tài chính và hạch toán kinh doanh của xí nghiệp * Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban chuyên môn: -Phòng tài chính - kế toán: Có chức năng giám đốc về tài chính, theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty dưới hình thái tiền tệ, hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh ở công ty thông qua hạch toán các khoản thu mua, nhập khẩu, xuất khẩu hàng hoá, các chi phí phát sinh, doanh thu, thanh toán với khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế …theo đúng các chế độ kế toán của Nhà nước và công ty; tham gia đề xuất với Ban giám đốc các biện pháp tăng cường quản lý sản xuất, kinh doanh trong quyền hạn và trách nhiệm của mình. -Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ tổ chức tiêu thụ hàng hoá, tiếp xúc với khách hàng, thăm dò thị trường, có chức năng đề ra các kế hoạch kinh doanh để đáp ứng yêu cầu của thị trường. -Phòng kỹ thuật thi công : Quản lý, hướng dẫn công tác kỹ thuật thi công và an toàn trong công ty. -Phòng tổ chức hàmh chính: Xây dựng cơ cấu tổ chức sản xuất và quản lý toàn bộ lao động, quản lý công tác tiền lương, thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động. Ngoài ra công ty còn có:3 đội xây lắp 5. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty: ( Phụ lục 08 ) a.Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty bao gồm: -Trưởng phòngTài chính-kế toán: Là người phụ trách chung trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát hoạt động kinh tế giúp ban giám đốc có hướng chỉ đạo toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. -Phó phòng Tài chính- kế toán (kế toán tổng hợp): Phụ trách tổng hợp tất cả các số liệu, xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tài chính. -Kế toán viên: Thu, chi tiền mặt, tiền gửi và xử lý hạch toán các chứng từ. -Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt, thực hiện thu chi tiền mặt. b. Chế độ kế toán áp dụng trong công ty: -Chế độ kế toán: áp dụng chế độ kế toán đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ -Niên độ kế toán: áp dụng theo năm,niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 -Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác. .Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam .Phương pháp chuyển đổi ngoại tệ: Theo tỉ giá trên thị trường liên ngân hàng nhà nước VN. -Phương pháp kế toán TSCĐ: .Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: Theo nguyên giá, hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại đang theo dõi, không đánh giá lại mà chỉ phân loại. -Phương pháp kế toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. -Phương pháp tính các khoản dự phòng, trích nộp và hoàn nhập: chưa tiến hành. -Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ. -Hình thức sổ kế toán mà công ty áp dụng là: Nhật ký chung II.Tình hình thực tế tổ chức kế toán NVL ở công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân: Phân loại nguyên vật liệu ở công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân: Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trường công ty phải sử dụng một khối lượng NVL rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại vật liệu có vai trò, tính năng lý hoá riêng. Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu thì phải tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa học hợp lý. Tại công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân cũng tiến hành phân loại NVL. + Nguyên liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm sản xuất ra ( cát, xi măng, sỏi, sắt, thép....) + Vật liệu phụ: Là loại vật liệu có vai trò phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm như làm tăng chất lượng của nguyên liệu chính hay làm tăng chất lượng sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, cho sản xuất (sơn, dầu, phụ gia...) + Nhiên liệu : Là loại vật liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho hoạt động của máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải cho cho DN như xăng, dầu... + Phụ tùng thay thế: Là phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa của máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải.... + Thiết bị xây dựng cơ bản: Là những thiết bị mà đơn vị sử dụng cho đầu tư xây dựng cơ bản bao gồm cả những thiết bị cần lắp, công cụ, khí cụ và kết cấu. + Vật liệu khác: Là những vật loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm như gỗ, sắt, thép hoặc phế liệu thu nhặt, thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ. Tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân: Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán NKC. việc ghi sổ được tiến hành ở hai nơi là ở kho và ở phòng kế toán. Chứng từ kế toán sử dụng trong phần hành kế toán chi tiết NVL bao gồm: -Phiếu nhập kho ( Mẫu 01-VT ) -Phiếu xuất kho ( Mẫu 02- VT ) -Hoá đơn ( GTGT ) ( Mẫu 01 GTKT ) -Thẻ kho ( Mẫu 02- VT ) -Phiếu chi ( Mẫu 02- VT ) Khi NVL đến công trình trình tự kế toán được tiến hành như sau: Trình tự nhập, xuất kho NVL: Kế toán vật liệu phải viết phiếu nhập kho, thủ kho phải ký vào chỗ người nhận hàng và vào thẻ kho hàng ngày. Cuối tháng kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho đối chiếu với thẻ kho tính ra lượng tồn kho cuối kỳ. a.Thủ tục nhập kho : ở công ty Bảo Quân, việc mua vật tư thương do phòng kế hoạch đảm nhận, mua theo kế hoạch cung cấp vật tư hoặc theo yêu cầu sản xuất. Khi vật liệu được mua về, người đi mmua sẽ mang hoá đơn mua hàng như: Hoá đơn bán hàng, hoa sđơn GTGT của đơn vị bán, hoá đơn cước phí vận chuyển ... lên phòng kế toán. Trước khi nhập kho, vật tư mua về sẽ được thủ khovà kế toán vật liệu kiểm tra số lượng, chất lượng quy cách đối chiếu với hoá đơn nếu đúng mới cho nhập kho và kế toán vật liệu sẽ viết phiếu nhập kho.Trường hợp vật liệu mua về nếu có khối lượng lớn, giá trị cao thì công ty sẽ có ban kiểm nghiệm vật tư lập “ Biên bản kiểm nghiệm vật tư ”. Sau khi đã có ý kiến của ban kiểm nghiệm vật tư về số hàng mua về đúng quy cách, mẫu mã, chất lượng theo hoá đơn thì thủ kho mới tiến hành cho nhập kho. b.Thủ tục xuất kho: ở công ty Bảo Quân, vật liệu xuất kho chủ yếu là dùng cho sản xuất sản phẩm. NVL của công ty gồm nhều chủng loại, việc xuất dùng diễn ra thường xuyên. Việc xuất vật liệu được căn cứ vào nhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao NVL trên cơ sở các đơn đặt hàng đang được ký kết. Hàng ngày phòng kế hoạch viết phiếu sản xuất cho từng đội . Theo phiếu sản xuất và dựa trên cơ sở tính toán kỹ thuật các đội sẽ có yêu cầu xuất loại vật tư nào, số lượng bao nhiêu. Khi đó phòng kế hoạch sẽ viết phiếu và các đội sẽ cử người xuống kho để nhận NVL. Sau khi đối chiếu khối lượng NVL trên phiếu xuất kho tại cột số lượng yêu cầu đối với khối lượng NVL thực tế có trong kho, thủ kho sẽ ghi vào phiếu xuất kho ở cột số lượng thực xuất và ký xác nhận.Sau đó thủ kho tiến hành xuất kho NVL. Kế toán chi tiết NVL tại công ty Bảo Quân: Công ty áp dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết NVL.Trình tự được tiến hành như sau: ở kho Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL tiến hành phân loại để ghi vào thẻ kho, đồng thời ghi luôn danh điểm NVL vào phiếu nhập kho và xuất kho. Theo nguyên tắc cuối tháng thủ kho căn cứ vào số tồn trên thẻ kho để đối chiếu với phòng kế toán Trích thẻ kho : ở công ty Bảo Quân ngày 09 tháng 08 năm 2004 đã nhập kho 800lít dầu động cơ HĐ 50, 400 lít dầu động cơ SAF 40, 400lít dầu thuỷ lực HLP 46. thủ kho đã nhận đã nhận được phiếu nhập kho và tiến hành ghi thẻ kho. ở phòng kế toán Định kỳ 5-7 ngày 1 lần kế toán NVL xuống kho kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho đồng thời nhận các chứng từ nhập, xuất NVL về phòng kế toán. Do công việc quá nhiều công ty không lập phiếu giao nhận chứng từ mà thay bằng ký nhận vào thẻ kho. Khi nhận chứng từ kế toán NVL phải kiểm tra xem thủ kho vào thẻ kho và trừ thẻ kho có đúng không. Vậy nên thực chất thẻ kho được thay thế cho sổ giao nhận chứng từ. sau khi rút các chứng từ nhập, xuất NVL về kế toán NVL nhập số liệu vào cột tồn kho trên thẻ kho vào sổ số dư theo chỉ tiêu hiện vật ( cột số lượng ) nhân với giá bình quân để tính giá trị từng loại NVL tồn kho cuối tháng ( cột số tiền ). Sổ số dư được đóng thành quyển phù hợp với từng nhóm NVL: NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu... mỗi nhóm lại được mở ra cho từng loại NVL riêng. Sổ số dư được cán bộ phòng kế toán lập như sau: Căn cứ vào thẻ kho ( cột tồn ) và giá bình quân kế toán ghi sổ số dư. Sổ này được lập thành các cột sau: + Cột danh điểm NVL + Cột tên NVL + Cột đơn vị tính + Cột giá bình quân + Cột ghi số tồn đầu kỳ theo chỉ tiêu số lượng và giá trị + Cột tồn của thẻ kho tháng 1, 2, 3... để ghi số lượng và số tiền ( bằng số lượng nhân với giá bình quân ) Công ty sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết NVL giúp cho công việc ghi chép được dễ dàng, thực hiện được việc kiểm tra thường xuyên của kế toán đối với việc ghhi chép của thủ kho phát huy vai trò của kế toán trong công tác hạch toán và quản lý NVL. Phương pháp này giúp công tác kế toán đạt được sự chính xác, chất lượng kế toán cao hơn, và phục vụ tích cực cho lãnh đạo công ty trong việc quản lý, thu mua, dự trữ và sử dụng NVL. Tài khoản sử dụng cho công tác kế toán NVL Tại công ty: Hiện nay công ty Bảo Quân đang áp dụng chế độ kế toán của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. theo quyết định số 144/2001/ QĐ - BTC ngày 21/12/2001 của Bộ tài chính. Để phù hợp với quá trình hạch toán ở công ty, công tác kế toán vật liệu sử dụng những tài khoản tổng hợp sau: -TK 152 “ nguyên liệu, vật liệu ”. Dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng, giảm NVL theo giá thực tế bình quân. Tài khoản 152 được mở chi tiết thành các TK cấp 2 sau : TK 1521 “ Nguyên liệu chính ” TK 1522 “ Vật liệu phụ ” TK 1523 “ Nhiên liệu ” TK 1524 “ Phụ tùng thay thế ” TK 1525 “ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản ” TK 1528 “ Vật liệu khác ” -TK 154 ( chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang ) Phản ánh chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong kỳ, chi phí sản xuất kinh doanh, dịch vụ hoàn thành trong kỳ, cuối kỳ -TK 111, 112, 141: Phản ánh các nghiệp vụ mua vật tư bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng tiền tạm ứng và việc thanh toán số tiền đó. - TK 1331 “ Thuế VAT được khấu trừ ” dùng để phản ánh số VAT đầu vào được khấu trừ phát sinh trong kỳ. -TK 311 : Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tiền vay ngắn hạn và tình hình trả nợ tiền vay của DN. -TK 331 “ Phải trả người bán ” theo dõi quan hệ thanh toán giữa công ty với nhà cung cấp trong trường hợp công ty mua vật tư nhưng chưa trả tiền. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng đối tượng nhà cung cấp. -TK 642 “ chi phí quản lý doanh nghiệp ”chi tiết theo TK cấp 2 (6422) “ chi phí vật liệu ” phản ánh chi phí vật liệu xuất kho dùng cho quản lý toàn DN. TK ghi Nợ: NVL xuất dùng cho QLDN TK ghi Có 6422 : Kết chuyển sang 642 để kết chuyển sang 154 -Công ty không sử dụng TK 621 “ Chi phí NVL trực tiếp ”, TK 627 “Chi phí SXC ”, TK 641 “ chi phí bán hàng ” mà dùng thẳng vào TK 154 vì Công ty áp dụng theo chế độ kế toán đối với các DN vừa và nhỏ. Kế toán tổng hợp nhập – xuất NVL tại công ty: 5.1: Kế toán NVL nhập: Đối với NVL công ty mua trả tiền ngay: + Nếu trả ngay bằng tiền mặt thì viết phiếu chi trả cho khách hàng nhưng đều phản ánh trên TK 152 Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111 + Nếu trả bằng chuyển khoản thì viết UNC hoặc séc cầm tay Nợ TK152 Nợ TK133 Có TK 112 Ví dụ : Căn cứ vào hoá đơn số LB/2004 0035330 ngày 8/9/2004, Công ty mua dầu động cơ và thuỷ lực nhập kho và trả tiền ngay như sau: + Trả bằng tiền mặt: Nợ TK152: 18.000.000 Nợ TK133: 1.800.000 Có TK111: 19.800.000 + Trả bằng chuyển khoản: Nợ TK152: 18.000.000 Nợ TK133: 1.800.000 Có TK112: 19.800.000 Nhập kho thanh toán không dứt điểm: Dùng TK 331 để phản ánh công nợ nếu trả tiền thừa hoặc ứng trước Khi nhập hàng về thì phản ánh bên Có TK 331 + Khi hàng và hoá đơn về kế toán ghi sổ Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 + Xuất tiền mặt để trả tiền hàng. Kế toán viết phiếu chi Nợ TK 331 Có TK 111 + Nếu trả bằng UNC Khi viết UNC kế toán ghi Nợ TK 331 Có TK 112 Ví dụ : Căn cứ vào hoá đơn số LB/2004 003529 ngày 5/9/2004, Công ty mua dầu động cơ, dầu cầu và thuỷ lực nhập kho và thanh toán không dứt điểm: +Nhập kho NVL: Nợ TK152: 17.480.000 Nợ TK133: 1.748.000 Có TK331: 19.228.000 + Xuất tiền mặt để trả người bán: Nợ TK331: 10.000.000 Có TK 111: 10.000.000 + Trả nợ người bán bằng chuyển khoản: Nợ TK331: 9.228.000 Có TK112: 9.228.000 c. Mua bằng tiền tạm ứng: + Thanh toán tiền tiền hàng Nợ TK 331 Có TK 111 + Khi hàng về có hoá đơn Nhập kho kế toán ghi Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 + Nếu ứng lớn hơn tiền mua hàng ( còn thừa) nhập lại tiền mặt Nợ TK 111 Có TK 331 + Nếu ứng thiếu- ứng tiếp Nợ TK 331 Có TK 111 Ví dụ1: Công ty ứng tiền cho Công ty Minh Quân để mua dầu diezel: Nợ TK 331: 15.000.000 Có TK 111: 15.000.000 Khi hàng về có hoá đơn, kế toán nhập kho ghi: Nợ TK 152: 11.914.000 Nợ TK 133: 1.107.400 Có TK 331: 13.021.400 Tiền ứng lớn hơn tiền mua hàng, thu lại tiền còn thừa: Nợ TK 111: 1.978.600 Có TK 331: 1.978.600 Ví dụ2: Công ty ứng tiền cho DNTN An Định để mua xăng A92: Nợ TK 331: 10.000.000 Có TK 111: 10.000.000 Khi hàng về có hoá đơn, kế toán nhập kho ghi: Nợ TK 152: 10.714.000 Nợ TK 133: 971.400 Có TK 331: 11.685.400 Tiền ứng ít hơn tiền mua hàng, chi tiếp tiền : Nợ TK 331: 1.685.400 Có TK 111: 1.685.400 6.2 Kế toán tổng hợp xuất NVL: ở công ty Bảo Quân NVL xuất kho chủ yếu sử dụng để xây dựng các công trình, đáp ứng được tiến độ thi công. Bởi vậy kế toán tổng hợp xuất vật vật liệu phải phản ánh kịp thời theo từng đội tới trong công ty, đảm bảo chính xác chi phí NVL trong toàn bộ chi phí sản xuất. Xuất cho sản xuất: Khi xuất vật tư, đội sẽ làm đơn đề nghị phòng kế koạch kỹ thuật duyệt và lưu 2 liên. Căn cứ phiếu xuất kho ngày 20/9/2004 Nợ TK 154: 18.000.000 Có TK 152: 18.000.000 Trường hợp tạm ứng tiền mặt: Trong trường hợp tạm ứng tiền mặt cho đội mua kế toán ghi Nợ TK 141 Có TK 111 Ví dụ : Căn cứ vào phiếu xuất kho ngày 20/9/2004 để mua cát chuẩn, đội để nghị tạm ứng tiền, được giám đốc duyệt chi, kế toán ghi: Nợ TK 141: 16.500.000 Có TK 111: 16.500.000 Khi mua vật tư về dùng, kế toán ghi: Nợ TK 154: 16.500.000 Có TK 141: 16.500.000 Trường hợp xuất tiền mặt mua đưa về dùng thẳng cho công trình Ví dụ : Căn cứ vào hoá đơn GTGT ngày 20/9/2004 mua cát Nợ TK 154: 8.250.000 Có TK 111: 8.250.000 Xuất cho quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động của cả doanh nghiệp. Nợ TK 642: Có TK 152 Ví dụ : Căn cứ vào phiếu xuất ngày 22/9/2004. Xuất xăng A92 cho ban giám đốc đi khảo sát công trình đường Hồ Chí Minh. Nợ TK642:1.071.400 Có TK 152: 1.071.400 f.Trường hợp xuất NVL: Cuối tháng kế toán tổng hợp NVL xuất kho sử dụng cho sản xuất, cho QLDN và cho sản xuất chung. Nợ TK 154, 642:19.071.400 Có TK 152: 19.071.400 Chương 3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán NVL tại công ty Cổ PHầN ĐT&XD Bảo Quân I .nhận xét và đánh giá chung: Những ưu điểm: Kể từ khi thành lập đến nay Công ty Cổ Phần ĐT&XD Bảo Quân đã từng bước lớn mạnh về mọi mặt. Công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng ở Công ty đã không ngừng củng cố và hoàn thiện. Để đứng vững trong nền kinh tế thị trường, qua đúc rút từ kinh nghiệm thực tế, công ty đã nhanh chóng tổ chức sắp xếp lại lao động, tổ chức lại bộ máy quản lý. Với đội ngũ cán bộ có trình độ vững vàng, có trách nhiệm cao, sắp xếp lại sản xuất phù hợp với tình hình mới, công ty đã đạt được những thành tích đáng kể. những thàng tích đó không thể không nói đến cố gắng của phòng Tài chính. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác hạch toán NVL trong quá trình sản xuất, Công ty Bảo Quân đã tổ chức khá tốt công tác quản lý NVL cũng như hạch toán NVL. Điều đó thể hiện ở chỗ: -Công tác tổ chức kế toán được thiết kế khá hợp lý, bao quát được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. -Công tác tổ chức chứng từ ban đầu chặt chẽ đã giúp cho kế toán chi tiết NVL theo dõi chính xác sự biến động của NVL trong toàn công ty, đồng thời giúp cho công tác quản lý và hạch toán tổng hợp thuận lợi. -Hệ thống kho được tổ chức khá hợp lý, cơ bản đáp ứng được nhu cầu dự trữ, bảo quản vật tư cho sản xuất, thuận lợi cho công tác quản lý NVL cũng như hạch toán NVL của công ty, giúp cho lãnh đạo công ty nắm bắt được tình hình NVL một cách kịp thờì. - Trong lĩnh vực thu mua công ty có đội ngũ cán bộ thu mua vật tư hoạt bát nhanh nhậy trong việc nắm bắt giá cả thị trường cũng như trong việc tìm kiếm NVL với giá cả phù hợp đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất. - Công ty còn có bộ máy kế toán gọn nhẹ, mô hình quản lý và mô hình kế toán khoa học phù hợp với cơ chế thị trường hiện nay. Các phòng ban của công ty đã giúp cho ban lãnh đạo của công ty giám sát thi công, quản lý kinh tế, tổ chức sản xuất kinh doanh theo khoa học và ra quyết định đúng đắn, nhờ đó công ty đã khẳng định được vị thế của mình và tạo uy tín trên thị trường. Tồn tại: Bên cạnh những thành tích đạt được, kế toán NVL của công ty cũng còn có một số hạn chế nhất định như sau: - Khi có nhu cầu về NVL ở các công trình, đơn vị tự đi mua và xuất thẳng tới chân công trình hoặc có thể nhập tại kho nơi thi công công trình, do đó sẽ gây khó khăn cho công tác hạch toán và theo dõi NVL của kế toán tại công ty. -Nguyên vật liệu mua về chưa được kiểm nghiệm chặt chẽ và có biên bản kiểm nghiệm. -Có thể NVL mua về được xuất thắng không qua kho nhưng kế toán vẫn làm thủ tục nhập xuất kho bình thường. Công việc này tuy không ảnh hưởng tới gá thành công trình nhưng lại gây ra tốn phí công sức và sổ sách không cần thiết. II. Đề xuất: Qua thời gian thực tập tại Công ty Bảo Quân với góc độ là một sinh viên. Em mạnh dạn đưa ra một số ý kiến góp phần hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty: -Lập ban kiểm nghiệm và biên bản kiểm nghiệm các loại NVL mua ngoài nhập kho. Để đảm bảo tính xác thực của số liệu kế toán phục vụ cho công tác quản lý NVL, NVL mua về trước khi nhập kho phải được kiểm nghiệm để xác định được số lượng, quy cách chất lượng thực tế của NVL. Cơ sở để kiểm nhận là hoá đơn của người cung cấp. Để kiểm nghiệm vật tư mua vào, công ty cần lập ban kiểm nghiệm vật tư . Ban kiểm nghiệm gồm: Phòng Kế hoạch kỳ thuật, Phòng kế toán, Thủ kho. Sau khi kiểm nhận, nếu phát hiện vật liệu thừa thiếu hoặc sai quy cách phẩm chất đã ghi trong hoá đơn hay hopự đồng mua bán thì ban kiểm nghiệm phải lập biên bản xác định ró nguyên nhân để tiện cho việc sử lý về sau. -Việc quản lý vật tư hiện nay ở Công ty Bảo Quân là tương đối chặt chẽ và đảm bảo nguyên tắc nhập xuất vật liệu, tuy nhiên qua thực tế ở các đội công trình, ta nhận thấy quản lý còn một vài thiếu sót, gây lãng phí vật tư nhất là các loại vật tư mua được chuyển thẳng tới chân công trình như: Cát, sỏi, đá... để thuận tiện cho việc xuất dụng sử dụng. Chỗ để vật liệu thường xuyên chuyển đổi, việc giao nhận các loại vật tư này thường không được cân đong đo đếm kỹ lưỡng, nên dẫn đến thất thoát một lượng vật tư tương đối lớn. Vì vậy ở công trường cần chuẩn bị đủ nhà kho để chứa vật liệu, chuẩn bị chỗ để vật tư dễ bảo vệ thuận tiện cho quá trình thi công, xây dựng công trình và việc đong đếm cũng phải tiến hành chặt chẽ hơn làm giảm bớt việc thất thoát một cách vô ý không ai chịu trách nhiệm - Phòng Kế toán công ty nên tăng cường công tác kiểm tra, giảm sát tới từng công trình về việc lập dự toán thi công, lập kế hoạch mua sắm, dự trữ NVL, kiểm tra sổ sách, báo cáo kế toán NVL để tráng trường hợp vật tư mua về không sử dụng hết, hoặc không đủ chứng từ gốc. kết luận Công tác tổ chức kế toán NVL là một nội dung quan trọng của quản lý kinh tế. Quản lý tốt NVL, sử dụng NVL một cách có hiệu quả, hợp lý tiết kiệm sẽ góp phần không nhỏ vào việc nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm. Qua thời gian thực tập tìm hiểu ở Công ty Cổ Phần ĐT&XD Bảo Quân đã giúp em thấy được vai trò của kế toán NVL trong việc tổ chức quản lý NVL và giúp cho em thấy được cần phải vận dụng lý lụân và thực tế như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất. Vì thời gian thực tập ngắn,trình độ hiểu biết còn hạn chế nên không tránh khỏi được những sai sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của các thấy, cô và cán bộ kế toán công ty để bản luận văn này hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo- Tiến sĩ Hà Đức Trụ cùng toàn thể các cô chú phòng kế toán đã giúp em hoàn thành bản luận văn này. Hà Nội, tháng 09 năm 2005 Sinh viên Nguyễn Thị Thuý Nga Phụ Lục 01: sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song Thẻ Kho Sổ kế toán chi tiết Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê tổng hợp nhập- xuất- tồn Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu Mẫu biểu 1: Hoá đơn Mẫu số: 01GTKT-3LL Giá trị gia tăng LB/2004B Liên 2: Giao khách hàng 0035330 Ngày 9 tháng 8 năm 2004 Đơn vị bán hàng: Công ty CPXD & TM Minh Quân Địa chỉ: 73 ngõ 291 – Lạc Long Quân – Nghĩa Đô - Cầu Giấy – Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại:........................................... MST: 0101442928 Họ tên người mua hàng: Đoàn Thị Thuần Tên đơn vị: Công ty Cổ Phần ĐT&XD Bảo Quân Địa chỉ: 118 Hoàng Văn Thái – Thanh Xuân – Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: CK,TM MST: 0101100307 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Dầu động cơ HD 50 Lít 800 11.000 8.800.000 2 Dầu thuỷ lực HLP 46 Lít 400 12.000 4.800.000 3 Dầu động cơ SAF 40 Lít 400 11.000 4.400.000 Cộng tiền hàng: 18.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.800.000 Tổng cộng tiền thanh toán 19.800.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười chín triệu, tám trăm nghìn đồng. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Mẫu biều 2: Mẫu số: 01-VT Đơn vị: ......... Phiếu nhập kho Số:...... Địa chỉ: ........ Ngày 9 tháng 8 năm 2004 Nợ: 152 Có: 331 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Chí Quang Theo HĐ số: 35330 ngày 9 tháng 8 năm 2004 của Cty CPXD&TM MQuân Nhập tại kho: Công ty Bảo Quân Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vtư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Dầu động cơ HD50 Lít 800 800 11.000 8.800.000 2 Dầu thủy lực HLP46 Lít 400 400 12.000 4.800.000 3 Dầu động cơ SAF40 Lít 400 400 11.000 4.400.000 Cộng 16.000 18.000.000 Ngày 9 tháng 8 năm 2004 Phụ trách cung tiêu (Ký , họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Mẫu biều 3: Mẫu số: 02-VT Đơn vị: ......... Phiếu xuất kho Số:...... Địa chỉ: ........ Ngày 20 tháng 9 năm 2004 Nợ: 154 Có: 152 Họ tên người nhận hàng: Bùi Quang Nghĩa Địa chỉ: C.huy CT MTSC Lý do xuất: Xuất dùng cho công trình Mitsui Thăng Long Xuất tại kho: Công ty Bảo Quân Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vtư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Dầu động cơ HD50 Lít 800 800 11.000 8.800.000 2 Dầu thủy lực HLP46 Lít 400 400 12.000 4.800.000 3 Dầu động cơ SAF40 Lít 400 400 11.000 4.400.000 Cộng 16.000 18.000.000 Ngày 9 tháng 8 năm 2004 Phụ trách bp. sdụng (Ký , họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Mẫu biểu 4: Thẻ kho Mẫu số 06-VT Ngày 31 tháng 12 năm 2004 Tên vật tư: Dầu Đơn vị tính: lít Kho: Công ty STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Cộng Số Ngày Nhập Xuất Tồn 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 01 31/12/2004 Dầu ĐC HD50 9/8/04 800 800 0 2 Dầu t.lực HLP46 9/8/04 400 400 0 3 Dầu ĐC SAF 40 9/8/04 400 400 0 Cộng 1.600 1.600 Phụ lục 08: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Cổ PHầN ĐT&XD Bảo quân Trưởng phòng TCKT (Kế toán trưởng ) Kế toán viên Thủ quỹ Phó phòng TCKT (Kế toán tổng hợp) Phụ lục 02: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Chứng từ nhập Chứng từ xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng Phụ lục 03: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư Bảng kê tổng hợp N-X-T Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ số dư Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Phụ lục 06: Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Báo cáo kế toán Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Sổ, thẻ KT chi tiết Sổ NK chung Sổ NK đặc biệt (2) (1) (3 ) (1) (4) (6) (5) (7) Trình tự ghi sổ: (1)Hàng tháng căn cứ chứng từ gốc hợp lệ lập điều khoản kế toán rồi ghi vào sổ NKC theo thứ tự thời gian rồi từ sổ NKC ghi vào sổ cái. (2) Tổng hợp cần mở thêm các sổ nhật ký đặc biệt thì cũng căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký đặc biệt rồi cuối tháng từ sổ nhật ký đặc biệt ghi vào sổ cái. (3) Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đồng thời được ghi vào sổ kế toán chi tiết. (4) Lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ kế toán chi tiết. (5) Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản. (6) Kiêm tra đối chiếu số liệu sổ cái và bảng tổng hợp số liệu chi tiết. (7)Tổng hợp số liệu, lập bảng báo cáo kế toán. Mẫu biểu 5: Sổ cái tk 152- nguyên vật liệu Tháng 12 năm 2004 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư STT Ngày Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 0 31/12/04 Nhập vật tư Đã trả khách hàng bằng tiền mặt Đã trả bằng chuyển khoản 111 112 200.000.000 145.601.705 345.601.705 Số dư cuối kỳ 345.601.705 345.601.705 0 Biểu mẫu 6: Bảng tổng hợp nhập – xuất - tồn kho vật tư Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ KL TT KL TT KL TT KL TT Dầu ĐC HĐ 50 Lít 0 0 800 8.800.000 800 8.800.000 0 0 Dầu t/lực HLP 46 Lít 0 0 400 4.800.000 400 4.800.000 0 0 Dầu ĐC SAF 40 Lít 0 0 400 4.400.000 400 4.400.000 0 0 Cát chuẩn M3 0 0 100 16.500.000 50 8.250.000 50 8.250.000 Xăng A92 Lít 0 0 2000 10.714.000 200 1.071.400 1.800 9.642.600 Cộng 45.214.000 27.321.400 17.892.600 Hà nội, ngày 31 tháng 12 năm 2004