Đề tài Tổ chức công tác kế toán mua, bán hàng hoá ở công ty TM TH Tiến Thành

LỜI NÓI ĐẦU Đất nước ta từ một nền kinh tế hoạch hoá tập trung bao cấp chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước. Cơ chế mới đã làm thay đổi căn bản phương hướng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các DNTM được khuyến khích hoạt động và phát triển, doanh nghiệp có quyền chủ động đề ra phương hướng sản xuất kinh doanh của mình sao cho đem lai lợi ích cho doanh nghiệp đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước. Sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế đã khẳng định vai trò của thương mại trong đời sống kinh tế xã hội, với vai trò là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng đã làm cho quá trình lưu thông hàng hoá được nhanh chóng, thuận tiện hơn, đáp ứng kịp thời nhu cầu của người tiêu dùng. Để đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của nền kinh tế, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức tốt quá trình mua- bán hàng hoá. Vì đây là hai khâu vô cùng quan trọng, nó có tính chất quyết định cho sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Chỉ khi giải quyết tốt các khâu này thì các chu kỳ kinh doanh của DNTM mới có thể dẫn ra một cách thường xuyên, liên tục, nhịp nhàng. Nghiệp vụ bán hàng là một cơ sở để tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp, đó là mục tiêu sống còn của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Để thực hiện được mục tiêu này doanh nghiệp phải biết kinh doanh các mặt hàng nào có lợi nhất, có nên đầu tư kinh doanh một mặt hàng hay kinh doanh nhiều mặt hàng. Muốn có được thông tin cần thiết làm cơ sở cho việc lựa chọn và ra quyết định đầu tư kinh doanh có hiệu quả nhất, các doanh nghiệp cần có một bộ máy kế toán khoa học, hợp lý. Trong bộ máy kế toán này bộ phận làm công tác kế toán – mua bán hàng hoá là quan trọng nhất. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán mua – bán hàng hoá trong toàn bộ công tác hạch toán kế toán của các DNTM nói chung và qua thời gian thực tập ở phòng kế toán của côgn tyTM TH Tiến Thành, em được biết công tác kế toán nói cung và kế toán mua, bán hàng hoá nói riêng của của công ty đã tương đối tốt, nhưng còn một mặt chưa hoàn thiện nên em mạnh dạn chọn đề tài: “Tổ chức công tác kế toán mua, bán hàng hoá ở công ty TM TH Tiến Thành” làm đề tài cho Báo cáo thực tập của mìnhcủa mình. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Lê Thu Vân, các thầy cô giáo trong bộ môn kế toán, các cô, các bác, các chị trong phòng kế toán của công ty TM TH Tiến Thành đã tạo điều kiện, giúp đỡ em hoàn thành báo cáo này. Bản báo cáo này gồm 4chương Chương I: Những vấn đề chung về công ty Chương II: Cơ sở lý luận về tổ chức kế toán, mua bán hàng trong DNTM. Chương III: Thực trạng công tác mua hàng , bán hàng ở công ty. Chương IV: Những ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán mua hàng , bán hàng. CHƯƠNG II CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ BÁN HÀNG TRONG DNTM 1.1. ĐẶC ĐIỂM VỀ HÀNG HOÁ TRONG DNTM Theo luật thương mại Việt Nam (được quốc hội khoá IX, kỳ họp thứ 11 thông qua ngày 10/05/1997) thì thương mại là hành vi mua bán hàng hoá, dịch vụ nhằm mục đích sinh lời hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội. Hàng hoá trong DNTM tồn tại dưới hình thức vật chất, là sản phẩm của lao động, có thể thoả mãn một nhu cầu nào đó của con người, được thực hiện thông qua mua bán trên thị trường. Nói các khác là hàng hoá ở DNTM là những hàng hoá, vật tư … mà doanh nghiệp mua vào để bán ra phục vụ nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội. Hàng hoá trong DNTM có những đặc điểm sau: - Hàng hoá rất đa dạng và phong phú: sản xuất không ngừng phát triển, nhu cầu tiêu dùng luôn biến đổi và có xu hướng ngày càng tăng dần đến hàng hoá ngày càng đa dạng, phong phú và nhiều chủng loại. - Hàng hoá có đặc tính lý, hoá, sinh học: Mỗi loại hàng hoá có đặc tính lý, hoá, sinh học riêng. Những đặc tính này này có ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng hàng hoá trong quá trình thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản và bán ra. - Hàng hoá luôn thay đổi về chất lượng, mẫu mã, thông số kỹ thuật … sự thay đổi này phụ thuộc vào trình độ phát triển của sản xuất, vào nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng. Nếu hàng hoá thay đổi phù hợp với nhu cầu tiêu dùng thì hàng hoá được tiêu thụ và ngược lại. - Trong lưu thông, hàng hoá thay đổi quyền sở hữu nhưng chưa được vào sử dụng. Khi kết thúc quá trình lưu thông, hàng hoá mới được đưa vào sử dụng để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng hay sản xuất. Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các DNTM. Nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá với các quá trình: Mua – nhập hàng, dự trữ bảo quản hàng hoá, bán hàng là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản trong DNTM. Vốn dự trữ hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lưu động của doanh nghiệp (80% - 90%). Vốn lưu động của doanh nghiệp không ngừng vận động qua các giai đoạn của chu kỳ sản xuất là dự trữ, sản xuất và lưu thông. Quá trình này diễn ra lặp đi lặp lại không ngừng, gọi là sự tuần hoàn và chu chuyển của vốn lưu động. Sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh thì vốn lưu động lại thay đổi hình thái biểu hiện, từ hình thái vốn tiền tệ ban đầu sang vốn vật tư, hàng hoá và sau cùng lại trở về hình thái ban đầu sang vốn vật tư, hàng hoá và sau cùng lại trở về hình thái ban đầu là hình thái tiền tệ. Như vậy quá trình vận động của hàng hoá cũng là quá trình vận động vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tăng tốc độ lưu chuyển vốn kinh doanh không thể tách rời việc dự trữ và tiêu thụ hàng hoá một cách hiệu qủa. Mua bán, bảo quản và dự trữ hàng hoá là những hoạt động cơ bản trong kinh doanh thương mại. Thực hiện các nghiệp vụ này doanh nghiệp sẽ phát huy vai trò trong nền kinh tế thị trường và cũng là điều kiện để doanh nghiệp tồn tại và phát triển. - Mua hàng: là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lưu chuyển hàng hoá tại các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn tiền tệ sang vốn hàng hoá. - Bán hàng: Là giai đoạn cuối cùng, kết thúc quá trình lưu thông hàng hoá, sự chuyển hoá vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn tiền tệ. - Bảo quản và dự trữ hàng hoá: là khâu trung gian của lưu thông hàng hoá. Hàng hoá vận động từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng. Để quá trình kinh doanh diễn ra bình thường, các doanh nghiệp phải có kế hoạch dự trữ hàng hoá một cách hợp lý. Có thể khẳng định rằng hàng hoá có một vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại. Do đó việc tập trung quản lý hàng hoá một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu, từ thu mua dự trữ đến tiêu thụ, trên tất cả các mặt: Số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả … là cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản, xác định giá vốn hàng bán, giá bán hàng hoá, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận, … cho doanh nghiệp. Kế toán hàng hoá là công cụ quan trọng và không thể thiếu của quản lý hàng hoá cả về mặt hiện vật và giá trị nhằm đáp ứng kịp thời, đầy đủ nhu cầu của xã hội, ngăn ngừa, hạn chế đến mức thấp nhất những mất mát, hao hụt hàng hoá trong các khâu của quá trình kinh doanh thương mại từ đó làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. 1.2. CÁC PHƯƠNG THỨC MUA HÀNG Hàng hoá được mua trên cơ sở hợp đồng kinh tế, giá cả kinh doanh thường theo hai phương thức sau: - Mua trực tiếp - Mua theo phương thức chuyển hàng *Theo phương thức mua hàng trực tiếp Doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ trực tiếp đến mua hàng ở bên bán và trực tiếp nhận hàng chuyển về doanh nghiệp bằng phương tiện của doanh nghiệp hoặc thuê ngoài. Tiền mua hàng có thể được thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền chuyển khoản tuỳ theo hợp đồng mua bán giữa hai bên thoả thuận. Chứng từ mua hàng trong trường hợp này có thể là hoá đơn bán hàng (trường hợp mua hàng hoá do cơ sở sản xuất bán không thuộc diện chịu thuế GTGT), hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Các chứng từ này do bên bán lập. Sau khi nhận hàng và ký vào hoá đơn của bên bán, hàng hoá đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Mọi tổn thất xảy ra (nếu có) trong quá trình đưa hàng hoá về doanh nghiệp do doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm. * Mua hàng theo phương thức chuyển hàng Doanh nghiệp sẽ ký hợp đồng mua hàng với bên bán, bên bán căn cứ vào hợp đồng sẽ chuyển hàng đến giao cho doanh nghiệp theo địa điểm đã quy định trước trong hợp đồng bằng phương tiện tự có hay thuê ngoài. Chi phí vận chuyển bên nào phải trả tuỳ thuộc vào điều kiện quy định trong hợp đồng. Khi chuyển hàng hoá đi thì hàng hoá vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán, hàng mua chỉ thuộc quyền sử hữu của doanh nghiệp khi doanh nghiệp nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. Chứng từ mua hàng trong phương thức này cũng là hoá đơn GTGT hoặc giá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho do bene bán lập gửi đến cho doanh nghiệp. Hàng hoá mua về có thể được làm thủ tục kiểm nhận nhập kho hoặc chuyển bán thẳng. Nếu hàng hoá được nhập kho thì thủ kho và bộ phận mua hàng phải kiểm nhận hàng hoá nhập kho tho đúng thủ tục quy định về kiểm nhận hàng hoá. Chứng từ về nghiệp vụ kiểm nhận hàng hoá nhập kho là phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập và thủ kho sẽ ghi số lượng thực nhập vào phiếu. Sau khi nhập kho xong thủ kho cùng người nhập ký vào phiếu. Trường hợp kiểm nhận hàng có phát sinh tình hình thừa, thiếu hàng so với hoá đơn thì phải lập biên bản kiểm nhận hàng để phản ánh hàng hoá thừa, thiếu làm cơ sở truy tìm nguyên nhân và xử lý 1.3. CÁC PHƯƠNG THỨC BÁN HÀNG Có nhiều phương thức bán hàng, xét theo phương diện hạch toán kế toán thì có hai phương thức sau: 1.3.1. Bán hàng theo phương thức gửi hàng Theo phương thức này định kỳ doanh nghiệp gửi hàng cho khách trên cơ sở thoả thuận trong hợp đồng mua bán hàng hoá giữa hai bên và giao hàng tại địa điểm đã quy ước trong hợp đồng, trong trường hợp khi xuất kho đi gửi hàng vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, chỉ khi nào khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì khi ấy hàng mới chuyển quyền sở hữu và được ghi nhận doanh thu bán hàng. Theo phương thức gửi hàng sẽ có hai trường hợp: - Gửi hàng cho người mua chưa được chấp nhận thanh toán ngay. - Bán hàng thông qua đại lý + Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 157 “Hàng gửi đi bán” phản ánh số hiện có, tình hình biến động của trị gái vốn hay giá thành của hàng hoá, thành phẩm gửi bán, số hàng này chưa được xác định là bán. + Trình tự kế toán: Đối với đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. TK156 TK157 TK632 (1) (3) TK331 TK156 (2) (4) (1): Trị giá vốn của hàng hoá xuất kho gửi bán (2): Giá vốn thực tế của hàng đã mua gửi bán thẳng (đối với doanh nghiệp thươngmại mua hàng gửi đi bán ngay không nhập kho). (3): Kết chuyển trị giá vốn của số hàng đã bán. (4): Trị giá vốn thực tế của hàng hoá đã gửi đi bán bị trả lại nhập kho Đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 157 TK 632 TK911 TK511 TK111,112,131 (1) (5) (4) (3) TK3331 (2) (1): Đầu kỳ kết chuyển trị giá hàng hoá gửi đi bán cuối kỳ trước nhưng chưa chấp nhận thanh toán. (2): Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê hàng hoá gửi đi bán nhưng chưa được xác định là bán để phản ánh trị giá vốn thực tế của số hàng hoá đó. (3): DT bán hàng (hàng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) (4): Kết chuyển DT thuần sang bên có TK911- xác định, kết quả KD. (5): Kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng đã bán sang bên nợ TK911 và xác định kết qủa kinh doanh. 1.3.2. Bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp Theo phương thức này bên khách hàng uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp bán hoặc giao nhận tay ba (các doanh nghiệp thương mại mua bán thẳng) người nhận hàng sau khi ký vào chứng từ bán hàng của doanh nghiệp thì hàng hoá được xác định là bán. Các trường hợp cụ thể khi bán hàng theo phương thức này: - Bán hàng thu tiền ngay - Bán hàng được người mua chấp nhận ngay nhưng chưa nhận tiền - Bán hàng đổi hàng - Bán hàng trả góp - Trả lương, trả thưởng cho công nhân viên bằng sản phẩm, hàng hoá. + Tài khoản sử dụng Để phản ánh tình hình bán hàng theo phương thức này kế toán sử dụng tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán. Tài khoản này phản ánh trị giá vốn hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã bán và kết chuyển trị giá vốn hàng bán sang TK911 để tính kết quả kinh doanh. Đối với các đơn vị kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX TK156 TK632 TK911 TK511 TK111,112,131 (1) (6) (5) (4) TK331 TK156 TK331 (2) (3) (1): Trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho gửi bán trực tiếp (2): Hàng hoá đã mua, bán thẳng không qua nhập kho (3): Trị giá vốn thực tế của hàng hoá đã bán bị trả lại nhập kho (4): Kết chuyển DT thuần sang bên có TK911- xác định, kết quả KD. (5): Kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng đã bán sang bên nợ (6): Cuối kỳ kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng đã bán vào bên nợ TK11 và xác định kết quả kinh doanh. Đối với các đơn vị kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK TK157 TK632 TK911 TK511 TK111,112,131 (1) (5) (6) (4) TK156 TK611 TK3331 (2a) (2c) TK331 (2b) (3) (1): Đầu kỳ kết chuyển số dư của TK157 (2) Đầu kỳ kết chuyển TK156 sang Tk611 (2b): Trị giá vốn thực tế của hàng mua trong kỳ (2c): Trị giá vốn thực tế của hàng xuất bán trong kỳ (3): Cuối kỳ kiểm kê trị giá vốn thực tế của hàng hoá gửi bán chưa được tiêu thụ tính đến cuối kỳ. (4): Kết chuyển DT thuần sang bên có TK911- xác định, kết quả KD. (5): Kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng đã bán sang bên nợ (6): Kiểm kê trị giá vốn hàng đã bán trong kỳ (để xác định kết quả) 1.4. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN MUA, BÁN HÀNG HOÁ 1.4.3. Tổ chức kế toán mua hàng a. Đánh giá hàng mua vào *Nguyên nhân đánh giá Quá trình vận động của hàng hoá ở DNTM cũng là quá trình vận động của vốn kinh doanh, do đó trị gía vốn của hàng hoá cũng được hình thành cùng với sự vận động của hàng hoá. Trong kế toán phải sử dụng nhiều tài khoản kế toán để phản ánh quá trình hình thành trị giá vốn của hàng hoá.Sự hình thành này trong kinh doanh thương mại có thể phân biệt ở các giai đoạn khác nhau trong quá trình vận động của hàng hoá. Trong kế toán mua hàng, nguyên tắc đánh giá hàng mua vào là: - Trị giá vốn của hàng hoá tại thời điểm mua hàng chính là trị giá mua thực tế phải thanh toán với người bán. - Trị giá vốn của hàng mua nhập kho chính là giá mua thực tế, chi phí trong quá trình thu mua đến khi hàng mới kiểm nhận nhập kho, thuế nhập khẩu và các loại thuế (nếu có). - Nếu hàng mua phải qua sơ chế để bán thì giá vốn thực tế còn bao gồm cả chi phí gia công sơ chế. Phương pháp đánh giá Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng cho các doanh nghiệp hiện nay có tài khoản cấp một phản ánh trị giá vốn hàng mua vào là TK156 – Hàng hoá và TK611 – Mua hàng. Theo chế độ kế toán hiện hành, trị giá vốn hàng mua về nhập kho được hạch toán theo giá mua và chi phí mua. Trị giá mua vào của hàng hoá = Tiền phải trả cho người bán + Thuế nhập khấu (nếu có) - Các khoản giảm trừ Chi phí mua = Chi phí thu mua + Hao hụt trong định mức phát sinh trong quá trình mua hàng Việc phân chia này nhằm kiểm soát chi phí mua hàng. Bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, chi phí bảo hiểm hàng hoá, tiền thuê kho bến bãi, hao hụt trong định mức trong quá trình mua hàng. Mặt khác tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giá vốn hàng tồn kho, giá vốn hàng bán, cụ thể là tạo điều kiện cho việc phân bổ chi phí mua cho hàng đã tiêu thụ và hàng còn lại. Việc phân bổ được tiến hành theo những tiêu thức nhất định, cụ thể là: Chi phí mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ = Chi phí mua cho hàng tồn đầu kỳ và chi phí phát sinh trong kỳ x Tiêu thức phân bổ cho hàng tiêu thụ Tổng tiêu thức phân bố của hàng tiêu thụ và hàng còn lại cuối kỳ b. Lập danh kiểm hàng hoá Hàng hoá của các DNTM về dự trữ để bán thường rất đa dạng về chủng loại, quy cách kích cỡ, nguồn cung cấp … cho nên để phục vụ cho việc tổ chức hạch toán hàng tồn kho, đặc biệt là trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác kế toán, DNTM cần lập danh điểm hàng hoá một cách khoa học và hợp lý. Lập danh điểm hàng tồn kho là quy định cho mỗi thứ hàng tồn kho một ký hiệu riêng (mã số) bằng hệ thống các chữ số (có thể kết hợp với các chữ cái để thay đổi tên gọi, quy cách, kích cỡ của nó). Danh điểm hàng tồn kho phải được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý liên quan trong doanh nghiệp, nhằm thống nhất trong quản lý đối với từng thứ hàng tồn kho. Lập danh điểm hàng tồn kho phải đảm bảo yêu cầu dễ nhớ, hợp lý, tránh nhầm lẫn hay trùng lặp. Để lập danh điểm hàng tồn kho, kế toán căn cứ vào ký hiệu tài khoản cấp một và dựa vào việc phân chia theo cấp độ từ loại, nhóm hay thứ, nguồn cung cấp, kho nhập hàng . VD: TK156 – Hàng hoá. TK156.1.01.1 số danh điểm của mặt hàng 1 thuộc nhóm 01 loại hàng 1. TK156.1.01.1.I số danh điểm của mặt hàng 1 thộc nhóm 01 loại hàng 1 ở kho I. c, Kế toán tổng hợp quá trình mua hàng Quá trình mua hàng ở DNTM hoàn tất khi hàng mua đã kiểm nhận hàng nhập kho hoặc chuyển bán thẳng và tiền mua hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Quá trình mua hàng của DNTM có thể phát sinh các trường hợp sau: - Hàng và hoá đơn cùng về trong tháng: Quá trình mua hàng hoàn tất trong tháng. - Trong tháng đã nhận được hoá đơn và chứng từ thanh toán của bên bán, doanh nghiệp đã trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền, nhưng cuối tháng vẫn chưa về hoặc đã về nhưng chưa kiểm nhận nhập kho. Trong trường hợp này sẽ phát sinh hàng mua đang đi đường hoặc hàng đợi kiểm nhận cuối tháng. - Trong tháng nhận được hàng do bên bán chuyển đến theo hợp đồng nhưng chưa nhận được hoá đơn. DN vẫn tiến hành kiểm nhận hàng hoá, nhập kho theo giá tạm tính, khi nào nhận được hoá đơn của bên bán thì tiến hành điều chỉnh việc ghi sổ kế toán theo giá chính thức. Nội dung của kế toán tổng hợp quá trình mua hàng chịu ảnh hưởng của hai phương pháp kế toán hàng tồn kho mà doanh nghiệp áp dụng + Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX là việc theo dõi, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hoá trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho, các sổ kế toán chi tiết trên cơ sở các chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán sử dụng: Tất cả các doanh nghiệp mua hàng phải có đầy đủ thủ tục, chứng từ để làm cơ sở cho việc ghi chép, hạch toán hàng hoá trong sổ kế toán. Các chứng từ sử dụng bao gồm các chứng từ bắt buộc và chứng từ không bắt buộc (hướng dẫn) - Chứng từ bắt buộc bao gồm: + Hoá đơn GTGT: Trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. + Hoá đơn bán hàng: Trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. + Phiếu mua hàng mẫu 13/BH + Biên bản kiẻm kê vật ư, hàng hoá. Mẫu 08/VT - Chứng từ hướng dẫn: + Biên bản kiểm nghiệm. Mẫu 05/VT + Phiếu báo vật tư còn lại. Mẫu 07/VT Tài khoản kế toán sử dụng Để phản ánh các nghiệp vụ mua hàng trong trường hợp DN áp dụng phương pháp KKTX, kế toán sử dụng các tài khoản: - TK156 – Hàng hoá: TK này phản ánh số hiện có và tình hình tăng gảim hàng hoá trong các DNTM, dịch vụ và những cơ sở sản xuất có tổ chức hoạt động kinh doanh hàng hoá. - TK156 có 2 TK cấp 2 + TK 1561 – Trị giá mua hàng hoá: Phản ánh trị giá hiện có và tình hình tăng giảm của hàng hoá mua vào đã nhập kho bao gồm giá mua và thuế nhập khẩu (nếu có). + TK 1562 – Chi phí mua hàng hoá: Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá thực tế phát sinh, liên quan tới hàng đã nhập kho trong kỳ và tình hình tính, phân bổ chi phí mua hàng hoá hiện có cuối kỳ cho khối lượng hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ và tồn kho thực tế cuối kỳ. - TK331 – Phải trả người bán: Dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hoá, lao vụ dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. TK331 được mở sổ chi tiết cho từng đối tượng: từng người bán, người nhận thầu. - TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (áp dụng đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). - Ngoài ra còn một số TK khác như: TK111 – Tiền mặt, TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, TK 151 – Hàng mua đang đi đường, TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước… Phương pháp kế toán: Việc phản ánh, ghi chép trên các tài khoản kế toán căn cứ vào số liệu trên các chứng từ gốc mà kế toán nhận được. Trong mỗi trường hợp hàng nhận về lại có cách ghi chép khác nhau. Doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT khác nhau thì cách ghi chép, phản ánh cũng khác nhau. Trình tự kế toán quá trình mua hàng được phản ánh theo sơ đồ 1 sau: I-Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: TK111,112 TK156 TK111,112,331 Mua hàng trả tiền ngay, nhập kho Giảm giá hàng bán Hàng bán bị trả lại TK133 TK133 Thuế GTGT đầu vào TK331 Thanh Mua chịu hàng, nhập kho Chiết khấu bán hàng toán với người TK133 bán TK151 Mua chịu Nhập Kho Hàng mua đang đi đường II-Doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp TK111,112 TK156 TK111,112,331 Mua hàng trả tiền ngay, nhập kho Giảm giá hàng bán Hàng bị trả lại TK 331 Mua chịu hàng nhập kho TK151 Hàng mua đang đi đường (mua chịu) Nhập kho (Trả tiền ngay) Hàng mua đang đi đường + Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) Phương pháp KKĐK là phương pháp không phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hoá trên các tài khoản hàng tồn kho (TK152, 153, 156, …) các tài khoản này chỉ phản ánh giá trị vật tư, hàng háo tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ. Hàng ngày việc nhập hành được phản ánh ở TK611 – mua hàng. Cuối kỳ kiểm kê hàng tồn kho, sử dụng công thức cân đối để tính trị giá hàng xuất kho. Chứng từ kế toán sử dụng: Bao gồm cả chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn như PPKKTX Tài khoản kế toán sử dụng: - TK611 – Mua hàng: Dùng để phản ánh giá thực tế của hàng hoá mua và xuất dùng trong kỳ. TK611 không có số dư và được mở thành hai TK cấp 2. + TK6111 – Mua nguyên vật liệu + TK6112 – Mua hàng hoá - TK156 – Hàng hoá: dùng để kết chuyển trị giá thực tế hàng hoá lúc đầu kỳ, cuối kỳ vào TK 611. - Ngoài ra kế toán cũng sử dụng một số TK liên quan khác Phương pháp kế toán: PPKKĐK thường áp dụng đối với các doanh nghiệp nhỏ, chỉ tiến hành một hoạt động, kinh doanh nhiều mặt hàng có giá trị nhỏ. Cuối tháng kiểm kê hàng còn lại, tính giá trị hàng còn lại để ghi vào TK156.Sang đầu tháng sau lại ghi trở lại Tk611. Trị giá vốn hàng đã bán được kết chuyển sang TK632 – Giá vốn hàng bán theo giá thành thực tế của hàng đã mua vào. Trị giá vốn của hàng xuất bán hàng trong tháng tính được dựa vào quan hệ cân đối hàng hoá luân chuyển trong tháng. Trị giá vốn của hàng xuất bán = Trị giá vốn của hàng tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế của hàng nhập trong kỳ - Trị giá vốn thực tế của hàng tồn cuối kỳ Việc hạch toán cũng khác nhau tùy thuộc doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hay trực tiếp. Trình tự kế toán mua hàng theo PPKKĐK theo sơ đồ 2 sau: I.DN nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ TK151,156 TK156 TK1511,156 Đầu kỳ kết chuyển trị giá Cuối kỳ kết chuyển trị vốn hàng tồn kho giá vốn hàng tồn kho TK111,112 Chiết khấu bán hàng TK111,112 xxx Trả tiền ngay TK331 xxx … TK133 Các khoản giảm trừ TK331 Thuế GTGT đầu vào TK632 Thanh toán Xác định trị giá vốn hàng Mua chịu bán trong kỳ II-Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp TK151,156 TK611 TK151,156 Đầu kỳ kết chuyển trị giá Cuối kỳ kết chuyển vốn hàng tồn kho giá vốn hàng tồn kho TK111,112 TK 111,112 Các khoản giảm trừ Mua hàng trả tiền ngay TK 632 TK 331 Xác định trị giá vốn Hàng bán trong kỳ Thanh toán Mua chịu + Hệ thống sổ sách phản ánh Hệ thống sổ kế toán chi tiết Nhằm phục vụ yêu cầu quản lý chi tiết đối với hàng hoá mua vào, kế toán phải mở sổ chi tiết cho các tài khoản: TK151, TK156, TK331, TK111, TK112 theo dõi từng đối tượng cụ thể để ghi chép các TK kế toán chi tiết (cấp 2,3 …). Cuối kỳ hạch toán, kế toán phải lập bảng chi tiết số phát sinh các tài khoản để đối chiếu, kiểm tra với số liệu kế toán tổng hợp. Hệ thống sổ kế toán tổng hợp Tuỳ theo hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng, các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến kế toán quá trình mua hàng được ghi chép, phản ánh vào hệ thống sổ kế toán tổng hợp tương ứng. 4.1.2. Tổ chức kế toán bán hàng a. Kế toán giá vốn hàng bán *Phương pháp xác định giá vốn hàng bán Giá vốn hàng bán là giá thực tế xuất kho của số sản phẩm (gồm cả chi phí mua hàng phân bổ cho hàng hoá đã bán ra trong kỳ - đối với DNTM) hoặc là giá thành thực tế lao vụ dịch vụ hoàn thành và được xác định là tiêu thụ. Trị giá vốn hàng xuất kho để bán Trị giá vốn hàng xuất kho để bán bao gồm: Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho và chi phí mua phân bổ cho hàng xuất kho. - Trị giá của hàng xuất kho được tính theo trị giá mua thực tế theo các phương pháp sau: + Đánh giá theo giá mua thực tế: Theo cách này khi nhập kho hàng hoá kế toán ghi theo trị giá mua thực tế của từng lần nhập hàng, số tiền chi phí trong quá trình mua hàng được hạch toán riêng để cuối tháng phân bổ cho hàng xuất kho. Mỗi lần nhập hàng theo từng nguồn nhập khác nhau, có giá mua khác nhau nên khi xuất kho kế toán phải tính trị giá mua của hàng xuất kho theo các phương pháp đã đăng ký áp dụng và được áp dụng trong nhiều kỳ hạch toán. Do mỗi doanh nghiệp có đặc điểm riêng, yêu cầu và trình độ quản lý khác nhau, nên có thể lựa chọn một trong các phương pháp sau để sao cho phù hợp với doanh nghiệp mình. (1) Theo đơn giá mua thực tế tồn đầu kỳ Theo phương pháp này trị giá mua thực tế của hàng xuất kho được tính theo công thức: Trị giá hàng xuất kho = Số lượng hàng hoá xuất kho x Đơn giá mua thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ (2) Tính theo đơn giá bình quân của hàng luân chuyển trong kỳ. Trước hết phải tính đơn giá bình quân của hàng luân chuyển trong kỳ theo công thức: Giá bình quân = Trị giá mua thực tế của hàng tồn đầu kỳ + Trị giá mua thực tế của hàng nhập trong kỳ Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ Trị giá mua thực tế của hàng xuất trong kho = Số lượng hàng xuất kho x Đơn giá mua thực tế hàng luân chuyển trong kỳ (3) Theo phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) Giả thiết số hàng nào nhập kho trước thì xuất kho trước và lấy trị giá mua thực tế của số hàng đó để tính. (4) Theo phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO) Giả thiết số hàng nào nhập kho sau thì xuất kho trước. Hàng xuất thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá mua thực tế của lô hàng đó để tính. (5) Tính theo giá thực tế đích danh Theo phương pháp này giá thực tế hàng xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế hàng nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lượng xuất kho. Xuất lô hàng nào thì tính theo đơn giá nhập của chính lô hàng đó. (6) Theo phương pháp cân đối Trước hết tính trị giá mua thực tế của hàng mua còn lại cuối kỳ bằng cách lấy số lượng hàng còn lại cuối kỳ nhân với đơn giá mua hàng lần cuối cùng trong tháng. Trị giá mua thực tế hàng xuất kho = Trị giá mua thực tế hàng đầu kỳ + Trị giá mua thực tế hàng nhập trong kỳ - Trị giá mua thực tế hàng còn cuối kỳ Để tính được trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho cần phải phân bố chi phí mua cho hàng xuất kho có thể theo doanh thu, số lượng, trị giá mua Chi phí mua phân bổ cho hàng xuất kho = Chi phí mua phân bổ cho hàng đầu kỳ + Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ x Trị giá mua hàng xuất kho trong kỳ Trị giá mua hàng tồn đầu kỳ + Trị giá mua hàng nhập trong kỳ +Đánh giá theo giá hạch toán Đối với doanh nghiệp mua vật tư, hàng hoá thường xuyên có sự biến động của giá cả, khối lượng và chủng loại vật tư, hàng hoá nhập xuất kho nhiều thì có thể sử dụng giá hạch toán để xác định trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho. Giá này do doanh nghiệp quy định, ổn định và sử dụng trong một thời gian dài trong phạm vi doanh nghiệp mà không có tác dụng giao dịch với bên ngoài. Việc xuất nhập kho hàng ngày được thực hiện bằng giá hạch toán. Cuối kỳ kế toán phải tính ra giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp. Để tính được trị giá thực tế hàng xuất kho trước hết phải tính hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của hàng luân chuyển trong kỳ (H). H = Trị giá thực tế của hàng tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế của hàng nhập trong kỳ Trị giá hạch toán của hàng tồn đầu kỳ + Trị giá hạch toán của hàng nhập trong kỳ Tính giá trị thực tế hàng xuất kho trong kỳ Trị giá hàng xuất trong kỳ = Trị giá hạch toán hàng xuất trong kỳ x Hệ số giữa giá thực tế và giá của hàng luân chuyển trong kỳ Mỗi phương pháp có nội dung, ưu điểm và điều kiện áp dụng nhất định, việc lựa chọn phương pháp nào là tuỳ thuộc vào tình hình thực tế, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh khả năng trình độ của kế tán, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Trị giá vốn của hàng đã bán: Trị giá vốn của hàng đã bán = Trị giá vốn của hàng xuất kho x Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ hoặc kết chuyển cho số hàng đã bán TGV hàng đã bán được thể hiện theo sơ đồ sau: TK 632 TK 911 TK 641 TK 642 b. Kế toán doanh thu bán hàng Thời điểm xác định doanh thu bán hàng Theo chuẩn mức kế táon thì doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thoả mãn tất cả 5 điều kiện sau: + Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua. +Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như ngưoiừ sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá. + Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. + Doanh thu đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. + Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. Doanh nghiệp phải xác định thời điểm chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá cho người mua trong từng trường hợp cụ thể. Trong hầu hết các trường hợp, thời điểm chuyển giao phần lớn rủi ro trùng với thời điểm chuyển giao lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hợp pháp hoặc quyền kiểm soát hàng hoá cho người mua. Doanh thu bán hàng được ghi nhận chỉ khi đảm bảo là doanh nghiệp nhận được lợi ích kinh tế từ giao dịch. Trường hợp lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng còn phụ thuộc yếu tố không chắc chắn này đã xử lý xong. Nếu doanh thu đã được ghi nhận trong trường hợp chưa thu được tiền thì xác định khoản tiền nợ phải thu này là không thu được thì phải hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ mà không được ghi giảm doanh thu. Doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng (-) Doanh thu bán hàng là số tiền đã thu được hoặc phải thu tính theo giá bán của số sản phẩm hàng hoá dịch vụ được xác định là đã bán. Ở các doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng không bao thuế GTGT, còn các doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp thì doanh thu bán hàng là trị giá thanh toán của số hàng đã bán. (-) Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: + Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu (Nếu có) + Giảm giá hàng bán là số tiền doanh nghiệp phải trả lại cho khách hàng trong trường hợp hoá đơn bán hàng đã viết theo giá bình thường. Hàng đã được xác định là bán nhưng do chất lượng kém khách hàng yêu cầu giảm giá và doanh nghiệp đã chấp nhận hoặc do khách hàng mua với khối lượng hàng hoá lớn doanh nghiệp giảm giá. + Trị giá hàng hoá bị trả lại là số tiền doanh nghiệp phải trả lại cho khách hàng trong trường hợp hàng đã được xác định là bán nhưng do chất lượng quá kém khách hàng đã trả lại số hàng đó. (-) Để phản ánh doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng kế toán sử dụng một số tài khoản sau: + TK 511: Doanh thu bán hàng: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong cùng một kỳ sản xuất kinh doanh. TK này có 4TK cấp 2 TK 5111: DT bán hàng hoá TK 5112: DT bán thành phẩm TK 5113: DT cung cấp dịch vụ TK 5114: DT trợ cấp, trợ giá TK 512 - DT bán hàng nội bộ: Tài khoản này được sử dụng để phản ánh tình hình bán hàng trong nội bộ một doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập (giữa đơn vị chính với đơn vị trực thuộc, hoặc giữa các đơn vị phụ thuộc với nhau). TK 512 gồm có 3 TK cấp 2 TK 5121: DT bán hàng hoá TK 5122: DT bán thành phẩm TK 5123: DT cung cấp dịch vụ (-) TK 531 – Hàng hoá bị trả lại TK này dùng để phản ánh trị giá của số sản phẩm hàng hoá dịch vụ lao vụ đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân, do vi phạm cam kết, hợp đồng kinh tế, hàng bị mất kém phẩm chất, không đúng quy cách chủng loại. (-) TK 532 – Giảm giá hàng bán Kế toán doanh thu bán hàng theo các phương thức bán hàng 1. Phương thức doanh thu trực tiếp (khách hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. TK 531, 532 TK 511 TK 111,112,131 (2b) (1a) TK 3332, 3333 (1b) (2a) TK 3331 (1a) DT bán hàng trường hợp hàng không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc DT bán hàng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp (1b) DT bán hàng (hàng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (2a): Thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc xuất nhập khẩu phải nộp trừ vào doanh thu thuế. (2b): Cuối kỳ phản ánh các khoản giảm giá, hàng bán bị trả lại trừ vào doanh thu. 2. Phương thức gửi bán ở các đại lý ký gửi Theo phương thức này doanh nghiệp sẽ giao hàng cho các đơn vị nhận đại lý ký gửi để các đơn vị này bán theo giá quy định của doanh nghiệp đồng thời doanh nghiệp sẽ phải chịu một khoản tiền hoa hồng tính theo 1 tỷ lệ % trên doanh thu bán hàng chi trả cho các đơn vị nhận đại lý ký gửi. Về phía các đơn vị nhận đại lý ký gửi thì được hưởng khoản tiền hoa hồng và hạch toán tiền hoa hồng đó là doanh thu bán hàng. - Đối với đơn vị giao hàng + Trường hợp doanh thu bán hàng gửi bán đại lý và hoa hồng tách biệt nhau. Kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 giá bán chưa có thuế Có TK 3331 thuế GTGT Tiền hoa hồng trả đại lý: Nợ Tk 641 chi phí bán hàng Có Tk 111, 112 + Trường hợp tính trừ hoa hồng đại lý vào doanh thu bán hàng Nợ Tk 111, 112, 131 Có TK 511 Có TK 3331 - Đối với đơn vị nhận đại lý có hai trường hợp + Trường hợp trả tiền nợ đã trừ tiền hoa hồng được hưởng (1) Tổng số tiền bán hàng thu được (2) Khi thanh toán tiền bán hàng cho bên giao hàng sau khi đã trừ tiền hoa hồng TK 511 TK 111,112, 131 (1) TK 331 (2) (1): Tổng số tiền bán hàng thu được phải trả cho đơn vị giao đại lý (2): Tiền hoa hồng được hưởng (3): Thanh toán tiền cho đơn vị giao hàng 3. Phương thức gửi hàng Là phương thức bán hàng mà doanh nghiệp sẽ giao hàng trước theo hợp đồng, khách hàng sau khi nhận được hàng căn cứ vào phiếu kiểm kê để chấp nhận thanh toán khi đó sẽ xác định doanh thu. TK531,532 TK 511 TK 111,112,131 (3) Kỳ khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại trừ vào DTBH TK 3332, 333 (1)DTBH của số hàng (2) Thuế TTĐB, theúe NXK phải Gửi bán chưa thuế nộp trừ vào DT TK 3331 Thuế GTGT đầu ra phải nộp 4. Phương thức bán hàng trả góp - Theo phương thức này doanh nghiệp bán hàng thì khách hàng chỉ phải trả một phần tiền, phần còn lại sẽ trả chậm theo hợp đồng và chịu lãi suất theo quy định. - DT bán hàng là giá bán tại thời điểm bán hàng (giá trả một lần phần lãi suất trả chậm coi như khoản thu nhập hoạt động tài chính. + Hàng hoá thuộc diện chịu thuế GTGt theo phương pháp khấu trừ Nợ TK 111, 112 : Phần tiền đã nhận. Nợ TK 131 : Phần tiền trả chậm. Có TK 511 : DT chưa thuế theo giá bán một lần Có TK3331 : Thuế GTGT theo giá bán 1 lần Có Tk 711 : Lãi trả chậm + Hàng hoá thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT thì phần DT gần cả thuế GTGt. 5. Theo phương thức đổi hàng Theo phương thức này doanh nghiệp dùng sản phẩm của mình để đổi lấy vật tư, hàng hoá của các doanh nghiệp khác. + Bán hàng thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ khi doanh nghiệp xuất hàng trao đổi với khách hàng, kế toán ghi doanh thu bán hàng và thuế GTGT. Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng Có TK 511 – DTBH chưa có thuế Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp Khi nhập hàng của khách hàng Nợ TK 152, 156 (giá mua chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 131 –Phải thu của khách hàng CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CÔNG TY TM TH TIẾN THÀNH 1.1. ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ SẢN XUẤT KINH DOANH Ở CÔNG TY TM TH TIẾN THÀNH 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TM TH Tiến Thành được thành lập vào ngày 19/12/1998 theo quyết định của UBND số 04775. Sau khi công ty được thành lập các thành viên trực thuộc gồm có: 1/Trụ sở chính công ty TM TH Tiến Thành số nhà 469 -Đường Hoàng Liên –Thị Xã -Lào Cai. 2/Chi nhánh TM ở ninh Bình 3/ Chi nhánh TM ở Yên Bái 4/Chi nhánh TM ở Lai Châu 5/ Cửa hàng TM ở phố Lu (lào Cai) 6/ Cửa hàng TM ở Bắc Hà (Lào Cai) 7/ Cửa hàng TM ở Văn Bàn (Lào Cai) 8/ Cửa Hàng TM ở SA PA (Lào Cai) 9/ Cửa hàng TM ở Thái Niên (Lào Cai) 10/ Cửa hàng TN ở Võ Lao (lào Cai) 11/ Cửa hàng bán xe & dịch vụ của Hon Đa Việt Nam (Lào Cai) Quá trình hình thành và phát triển của công ty trải qua các giai đoạn như sau: Từ những ngày đầu thành lập mới chỉ có 40 cán bộ công nhân viên cho tới nay công ty đã có một lực lượng lao đông hùng hậu là trên 600 người. Và trở thành một trong những công ty lớn đầu đàn của tỉnh lào Cai * Năng lực kinh doanh: Tính đến ngày 31/12/2001 tổng số vốn kinh doanh của công ty là 44.224triệu đồng trong đó: + Vốn cố định : 6.930 triệu đồng + Vốn lưu động : 23.452 triệu đồng + Vốn tự bổ sung : 8.963 triệu đồng + Vốn huy động : 4.879 triệu đồng * Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công ty - Hoạt động xuất, nhập khẩu trực tiếp các loại vật tư, thiết bị, vật liệu, thiết bị xây dựng, thép các loại như thép thỏi , thiết bị văn phòng, hàng tiêu dùng, các sản phẩm của ngành công nghiệp, Hàng công nghệ phẩm- Sản xuất: cửa nhôm. - Vận tải hàng hoá bằng đường bộ. - Đại lý: Mua, bán, ký gửi hàng hoá, bán xăng dầu. - Dịch vụ: Cho thuê kho bãi, nhà xưởng, văn phòng, vận chuyển và giao nhận hàng hoá, ăn uống nhà nghỉ. - Thu mua phế liệu sắt thép, kim loại màu * Khách hàng của công ty Trên thị trường quốc tế, công ty có quan hệ mua bán giao dịch với, Singapone, , Hồng Kông, Trung Quốc, Nhật Bản, … Hiện nay công ty là: - Hội viên của phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam 1.1.2. Cơ cấu tổ chức trong công ty TM TH Tiến Thành(Xem sơ đồ 3) - Ban lãnh đạo gồm có một giám đốc, một phó giám đốc, Đảng uỷ và công đoàn công ty. Ban lãnh đạo phụ trách tổng quát, đồng thời chỉ đạo trực tiếp các phòng ban chức năng, các chi nhánh, xí nghiệp, cửa hàng trực thuộc. + Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, điều hành chung toàn công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và cơ quan chủ quản cấp trên về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Sơ đồ 3: + Phó giám đốc: Có trách nhiệm giúp việc cho giám đốc và chỉ đạo điều hành phần việc được giám đốc uỷ quyền Các phòng ban chức năng được tổ chức theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của công ty, chịu sự lãnh đạo trực tiếp cảu ban giám đốc. Công ty TM TH Tiến Thành cả ở phòng ban, mỗi phòng ban có chức năng , nhiệm vụ khác nhau. - Phòng kinh doanh xuất, nhập khẩu: Có chức năng tham mưu cho giám đốc về kinh doanh mua, bán hàng hoá, quan hệ với bạn hàng, để cung cấp hàng hoá đáp ứng nhu cầu thị trường. Kinh doanh XNK, uỷ thác XNK, mua bán các loại hàng hoá, vật tư và thiết bị. - Phòng tài chính – kế toán: Có chức năng mở sổ kế toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng, tổng hợp thanh quyết toán theo kỳ, đảm bảo nguồn vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, giám sát vốn hiện có, tạm ứng vốn cho các cơ sở, theo dõi quản lý tài sản cố định, thực hiện đầy đủ các chế độ kế toán tài chính, lập các báo cáo tài chính theo quy định - Phòng kỹ thuật, kho vận tải: Có chức năng quản lý về công tác kỹ thuật, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, nhà xưởng … - Phòng tổ chức lao động: Có nhiệm vụ quản lý toàn bộ lực lượng lao động về chế độ chính sách, quản lý tình hình đi, đến của người lao động trong công ty. - Ban kiểm toán nội bộ: Được thành lạp năm 1999 theo quy định của Nhà nước, hạt động riêng, trực thuộc giám đốc, có nhiệm vụ kiểm toán, kiểm tra công tác kế toán, tài chính giúp giám đốc kiểm tra số liệu, sổ sách kế toán kịp thời sửa chữa, chấn chỉnh những sai sót. - Văn phòng công ty: Phụ trách vấn đề hành chính và quản lý trong công ty, phục vụ hội nghị, lễ tân … văn phòng công ty chia thành các bộ phận: Y tế, thường trực, văn thư lưu trữ. Tóm lại, các bộ phận phòng ban trong công ty tuy đảm nhận những chức năng nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có mục đích chung là phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty Công ty TM TH Tiến Thành là công ty thương mại có quy mô lớn, với mạng lưới kinh doanh các xí nghiệp, chi nhánh trực thuộc trong tỉnh &một số tỉnh miền bắc. Công ty áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung phân tán theo sơ) *Nhiệm vụ cụ thể của các bộ phận trong phòng kế toán của công ty: - Kế toán trưởng: Phụ trách, chỉ đạo chung hoạt động của phòng kế toán, chịu trách nhiệm trực tiếp trước ban giám đốc về công tác tài chính kế toán. - Phó phòng kế toán(kiêm kế toán tổng hợp): Làm tham mưu cho kế toán trưởng về hoạt động của phòng kế toán, phụ trách chuyên môn, điều hành phòng khi kế toán trưởng vắng mặt, kiểm tra đối chiếu số liệu, lập báo cáo kế táon gửi lên cấp trên và thực hiện các phần kế toán còn lại. - Kế toán thuế: Theo dõi các khoản phải nộp ngân sách, thuế xuất nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng. - Kế toán thanh toán, tiền mặt: thanh toán các khoản chi của công ty cho các bạn hàng, kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ, lập các phiếu thu chi tiền mặt chuyển cho thủ quỹ. - Kế toán tiền gửi ngân hàng: Chịu trách nhiệm riêng về hoạt động giao dịch với ngân hàng. - Kế toán theo dõi hàng tồn kho: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá vật tư. - Kế toán mua hàng và thanh toán với người bán: Hạch toán mua hàng, nhập khẩu vật tư, hàng hoá và tình hình thanh toán với người bán. - Kế toán thanh toán với khách hàng: Theo dõi tình hình bán hàng và các khoản phải thu của khách hàng. - Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tài sản cố định toàn công ty và tình hình khấu hao tài sản cố định. - Kế toán chi phí: Theo dõi toàn bộ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí dịch vụ toàn công ty. - Kế toán xác định kết quả Công ty TM TH Tiến Thành sử dụng hầu hết 73 tài khoản cấp một trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKINH Tế ngày 01/01/1995 của Bộ trưởng BTC cùng với các tài khoản cấp 2,3 cần thiết để phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong công ty, phù hợp với đặc trưng riêng của công ty. Mỗi bộ phận kế toán có nhiệm vụ theo dõi một số tài khoản nhất định. Hình thức kế toán được sử dụng là hình thức “chứng từ ghi sổ”. Trình tự ghi sổ như sau: Sơ đồ 5: Trình tự kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Sổ kế toán chi tiết Sổ quỹ Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc :Ghi hàng ngày CHỨNG TỪ GỐC : Ghi hàng tháng Sổ cái Báo cáo kế toán - Phòng kế toán lập và gửi các báo cáo tài chính vào cuối mỗi quỹ, vào cuối mỗi niên độ kế toán nhằm phản ánh tổng quát tình hình kết quả sản xuất kinh doanh của công ty cho ban giám đốc, các đối tượng khác ngoài công ty. Công ty lập cả bốn báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính. Cuối kỳ, công ty còn lập bảng tổng hợp tài sản cố định, báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ đối với Nhà nước, báo cáo bán ra, báo cáo mua vào (theo tháng), báo cáo chi phí bán hàng, báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp, báo cáo chi phí dịch vụ. Định kỳ hàng quý các đơn vị trực thuộc nộp báo cáo lên phòng kế toán công ty để quyết toán. Các cán bộ chuyên quản có nhiệm vụ đến kiểm tra hoạt động kế toán ở đơn vị cấp dưới. Trên công ty bộ phận kiểm toán nội bộ đảm nhận nhiệm vụ kiểm tra theo định kỳ tháng một. 2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN MUA - BÁN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY 2.2.1. Tổ chức kế toán mua hàng tại công ty 2.2.1.1. Nguồn hàng và phương thức mua hàng Công ty TM TN Tiến Thành là công ty thương mại nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xuất, nhập khẩu. Hàng hoá của công ty là các loại vật tư, thiết bị, Hàng công nghệ phẩm phục vụ cho ngành công nghiệp và các ngành khác trong nền kinh tế quốc dân, bao gồm các mặt hàng như: - Mặt hàng kinh doanh và xuất khẩu chủ yếu: Các loại dầuDiezel, động cơ xăng, đ các loại máy nông nghiệp, chế biến lương thực, các loại phụ tùng máy công ngư nghiệp, các sản phẩm thủ công,hàng tiêu dùng … -Mặt hàng kinh doanh và nhập khẩu chính: Thép Bilet thép, gang thỏi, hợp kim cao cấp, thép dụng cụ các loại kim loại màu như: Sắt, nhôm, đồng, … vòng bi dây curoa, vật tư phụ tùng chiếu sáng, thiết bị văn phòng …. Công ty mua hàng theo hai nguồn: Mua trong nước và nhập khẩu. Trong đó chủ yếu là nhập khẩu hàng hoá. Việc mua hàng được thực hiện theo phương thức mua trực tiếp. - Với những nguồn cung cấp trong nước công ty cử người đến mua trực tiếp và vận chuyển về công ty. - Với hàng nhập khẩu: Phòng kinh doanh lên kế hoạch mua hàng cụ thể, công ty ký hợp đồng mua hàng với phía nước ngaòi. Phía nước ngoài căn cứ vào hợp đồng đã ký kết sẽ chuyển hàng cho công ty và giao nhận tại cảng hoặc cửa khẩu. - Ngoài ra công ty còn nhận nhập uỷ thác cho các đơn vị có nhu cầu. Theo phương thức này, công ty ký và thực hiện hợp đồng với bên nước ngoài với danh nghĩa của mình nhưng bằng chi phí của bên uy thác. công ty nhập hàng về, giao lại cho đơn vị uỷ thác và nhận hoa hòng uỷ thác. 2.2.1.2. Đánh giá hàng mua vào Đánh giá hàng hoá là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của hàng hoá theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Trong kế toán nói chung, kế toán mua hàng nói riêng, nguyên tắc cơ bản là hạch toán giá vốn thực tế, ở công ty TM TH Tiến Thành kế toán đánh giá hàng mua vào theo giá thực tế. Việc xác định trị giá vốn của hàng mua vào như sau: Đối với hàng mua vào nhập kho (hàng nhập khẩu hoặc hàng mua trong nước): trị giá vốn hàng mua vào được hạch toán theo trị giá mua thực tế mua vào và chi phí mua: Trị giá thực tế mua vào của hàng hoá = Tiền phải trả cho người bán + Thuế nhập khẩu (Nếu có) - Giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại Chi phí mua = Chi phí vận chuyển + Phí bảo hiểm + Phí mở L/C + Phí kiểm định Chi phí mua thường chiếm khoảng 5 – 7% trị giá thực tế mua vào của hàng hoá: chí phí mua được theo dõi cho từng loại hàng nhập. Căn cứ vào lượng hàng dự trữ trong kho, tình hình thực tế các hợp đồng mua bán, hợp đồng ủy thác công ty ký tới khách hàng, phòng kinh doanh của công ty lên kế hoạch mua hàng và tổ chức thực hiện kế hoạch đó. Quá trình mua hàng được thực hiện theo những thủ tục quy định. Hàng mua vào có thể kiểm nhận nhập kho hoặc giao bán thẳng cho bên thứ ba. - Hàng mua trong nước: Nhân viên phòng kinh doanh trực tiếp đến tận nơi mua hàng. Chứng từ trong trường hợp này là hoá đơn (GTGT) do người bán lập. Hàng hoá được vận chuyển về kho của công ty (công ty tự vận chuyển hoặc thuê ngoài). Tại kho thủ kho kiểm nhận hàng hoá trước khi nhập kho, đồng thời vào thẻ kho. Công ty không sử dụng biên bản kiểm nhận hàng hoá mà bộ phận kiểm nhận sẽ chứng nhận kết quả kiểm nhận qua phiếu nhập kho. Thủ kho chỉ ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho (căn cứ vào hoá đơn GTGT). Sau đó phiếu nhập kho và hoá đơn (GTGT) được chuyển lên phòng kế toán. Kế toán lưu phiếu nhập kho (phản ánh mặt hiện vật) và căn cứ vào hoá đơn (GTGT) để phản ánh mặt giá trị hàng hoá mua vào các sổ kế toán. - Hàng nhập khẩu: Công ty ký hợp đồng ngoại thương với các nhà xuất khẩu nước ngoài. Trong hợp đồng có các điều khoản quy định về số lượng, quy cách, chủng loại, giá cả hàng hoá nhập khẩu, phương thức thanh toán … khi nhận được thông báo bằng Fax của bên nước ngoài, công ty tiến hành làm thủ tục mở tài khai hải quan (trước khi mở tờ khai yêu cầu phải có INVOICE, PACKING LIST, các giấy tời cần thiết khác về lô hàng đó). Sau khi làm xong tờ khai hải quan, đại diện công ty cầm bộ chứng từ của lô hàng đó đến hải quan cửa khẩu (cảng) mở tờ khai nhận hàng. Hải quan tại cửa khẩu (cảng) đó tự kiểm hoá theo INVOICE, PACKING LIST và xác nhận vào tờ khai hàng nhập khẩu (còn việc kiểm định hàng hoá có đúng quy cách, chủng loại, chất lượng công ty sẽ thuê các công ty kiểm định). Hàng sau khi kiểm hoá xong có thể giao ngay cho bên thứ ba hoặc chuyển về nhập kho. Ví dụ 1: ngày 16/02/2002 công ty mua 60 tấn kẽm thỏi của công ty TM Việt Hoa. Hoá đơn (GTGT) số 072160 ngày 16/02/2002 do công ty TM Việt Hoa lập.  Hoá đơn (GTGT) số 072160 Ngày 16 tháng 02 năm 2002 Đơn vị bán hàng: Công ty TM Việt Hoa Địa chỉ: Số tài khoản Điện thoại Mã số: 010000675883-1 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Cảnh Đơn vị: Công ty TM tH Tiến Thành Địa chỉ: Số469 đường Hoàng Liên –TX Lào Cai Số tài khoản Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số: 0100100336-1 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Kẽm thỏi Tấn 60 8.156.500 489.390.000 Cộng tiền hàng 489.390.000 Thuế suất thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 24.469.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 513.859.500 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm mười ba triệu, tám trăm năm chính nghìn, năm trăm đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Nếu giao bán thẳng, việc kiểm nhận hàng hoá phải có sự chứng kiến đại diện của bên thứ ba. Khi giao bán công ty lập hoá đơn (GTGT). Nếu hàng nhập khẩu vận chuyển về thì tại kho phải kiểm nhận trước khi nhập kho. Thủ tục nhập kho như hàng mua trong nước nhập kho. Riêng đối với hàng nhập khẩu uỷ thác. Hoạt động nhận uỷ thác nhập khẩu thực chất là các đơn vị khác có nhu cầu mượn danh nghĩa của công ty để thực hiện nhập khẩu máy móc, thiết bị … công ty chỉ ký hợp đồng với bên nước ngoài và làm thủ tục nhập khẩu. Sau đó chuyển giao ngay cho bên giao uỷ thác tại cửa khẩu (cảng). Theo ví dụ trên ta có quy trình nhập kho, đánh giá lô hàng như sau: - Tại kho: Thủ kho căn cứ vào hoá đơn GTGT và kết quả kiểm nhận ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho và thẻ kho. Sau đó chuyển phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT cho phòng kế toán. Bảng 1: Phiếu nhập kho số 08 Đơn vị : Công ty TM TH Tiến Thành Nhập của công ty TM Việt Hoa Địa chỉ: Ngày16/02/2002 Nhập theo: Hoá đơn số 072160 ngày 16/02/2002 Nhập vào kho: Tổng kho Lào Cai TT Tên hàng và quy cách chất lượng ĐVT Số lượng theo chứng từ Số lượng theo thực tế Thành tiền Kẽm thỏi Tấn 60 60 498.390.000 Cộng 60 60 489.390.000 Tổng cộng thành tiền (bằng chữ): Bốn trăm tám chín triệu ba trăm chín mươi nghìn đồng chẵn. - Tại phòng kế toán: Căn cứ vào hoá đơn (GTGT) kế toán xác định trị giá thực tế mua vào của hàng nhập kho là tiền hàng (chưa có thuế GTGT) ghi tên hoá đơn là 489.390.000đồng Ngày 26/02/20025 xuất bán 60 tấn kẽm thỏi trên phiếu xuất kho số 10 cùng ngày. Bảng 2: Phiếu nhập kho số 10 Ngày 26/02/2002 Tên người nhận hàng: Đơn vị: Lý do xuất: Xuất tại kho: Tổng kho Lào Cai TT Tên hàng và quy cách chất lượng ĐVT Số lượng theo chứng từ Số lượng theo thực tế Thành tiền Kẽm thỏi Tấn 60 60 60 (tấn) Cộng 60 60 60 (tấn) Tổng cộng thành tiền (bằng chữ): Bốn trăm tám chín triệu ba trăm chín mươi nghìn đồng chẵn. Kết luận: Xuất bán toàn bộ 60 tấn kẽm thỏi, kế toán xác định trị giá vốn thực tế của hàng xuất bán là: 489.390.000 + 3.900.000 = 493.290.000 đồng Chi phí mua phân bổ cho hàng đã bán: 3.900.000 đồng Bảng 3: Sổ theo dõi chi phí mua vào (TK 1562) Tháng 02 năm 2002 (Trích) Chứng từ Nội dung chi phí TK đối ứng Nợ Có Số Ngày 50 16/02/2002 Mang sang Chi phí vận chuyển 60 tấn kẽm Phân bổ chi phí vận chuyển cho hàng đã bán 111 632 125.076.384 3.900.000 3.900.000 2.2.1.3. Lập danh điểm và hạch toán hàng tồn kho Hàng hoá của công ty rất đa dạng, phong phú về chủng loại, nguồn gốc. Tuy nhiên, công ty chưa sử dụng số danh điểm hàng tồn kho. Hàng hoá mua vào được theo dõi trên tài khoản 1561-trị giá mua hàng hoá theo 3 nhóm 1561A – GT: Hàng giao thẳng 1561A – NK: Hàng nhập kho 1561B : Hàng uỷ thác Công ty hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghi thẻ song song. Phục vụ cho phương pháp này công ty sử dụng các mẫu số chi tiết như sau: Thẻ kho, sổ chi tiết hàng hoá, sổ chi tiết hàng hoá tổng hợp. Việc hạch toán chi tiết hàng tồn kho ở kho và phòng kế toán được tiến hành như sau: - Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do kế toán lập và giao cho thủ kho ghi chép. Hàng ngày, khi có nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá thực tế phát sinh, thủ kho thực hiện thu phát hàng hoá và ghi số lượng thực tế nhập, xuất vào chứng từ nhập, xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất thủ kho ghi số lượng nhập, xuất hàng hoá vào thẻ kho của thứ hàng hoá có liên quan, cuối ngày thủ kho tính ra số lượng hàng tồn kho để ghi vào cột “tồn” của thẻ kho. Sau khi được sử dụng để ghi thẻ kho, các chứng từ nhập, xuất kho được sắp xếp lại một cách hợp lý để giao cho kế toán. - Ở phòng kế toán: Định kỳ 10 ngày, kế toán xuống kho để kiểm tra, ký xác nhận vào thẻ kho và nhận các chứng từ nhập, xuất mang về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, kế toán kiểm tra các chứng từ nhập xuất và hoàn chỉnh các chứng từ rồi căn cứ vào các chứng từ để ghi vào sổ chi tiết hàng hoá, mỗi chứng từ ghi vào một dòng sổ chi tiết hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền. Cuối tháng kế toán cộng số liệu trên sổ chi tiết hàng hoá và lập sổ chi tiết hàng hoá tổng hợp. Phương pháp ghi thẻ song song có ưu điểm là cách ghi đơn giản, dễ hiểu, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho và khá phù hợp với đặc điểm của công ty (các nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá không nhiều lắm, không sử dụng giá hạch toán). Trình tự hạch toán chi tiết hàng tồn kho tại công ty TM tH Tiến Thành diễn ra theo trình tự sau: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Tập hợp, phân loại PNK, PXK Sổ chi tiết hàng hoá Sổ chi tiết hàng hoá Ví dụ 2: Tháng 02/2002 công ty mua 60 tấn kẽm thỏi (Ví dụ 1 trang phiếu nhập kho số 08 ngày 16/02/2002. Phiếu xuất kho số 10 ngày 26/02/2002). Việc hạch toán chi tiết số kẽm thỏi trên trong tháng 02/2002 như sau: - Ở kho: Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho ghi số thực nhập vào thẻ kho Thẻ kho Ngày lập thẻ Kho: Tổng kho Lào Cai Tờ số 1 Tênhàng: Kẽm thỏi Mã số: Đơn vị tính: Tấn Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Chứ kỹ của KT SL Ngày tháng Nhập Xuất Tồn 8 10 16/2/2002 26/2/2002 Tồn đầu tháng 01/2002 Nhập Xuất Công phát sinh Tồn cuối tháng 16/2/2002 26/2/2002 60 60 60 60 0 0 2.2.2. Tổ chức kế toán bán hàng tại công ty Bán hàng là một khâu vô cùng quan trọng trong quá trình lưu chuyển là một hàng hoá của DNTM. Để hiểu sâu quá trình bán hàng của công ty ta cần nghiên cứu các phương thức bán hàng, hạch toán doanh thu theo từng phương thức bán hàng của công ty. Qua tìm hiểu em thấy công ty có các hình thức bán hàng sau: *Công ty bán hàng tại kho của mình Theo phương thức này thì bên khách hàng uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của công ty. Phòng kinh doanh lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho thành 5 liên. Một liên lưu lại, 4 liên giao cho khách hàng. Khách hàng cần hoá đơn sang phòng kế toán trả tiền (hoặc chấp nhận trả tiền). Kế táon ghi sổ theo định khoản. Nợ TK 111, 112 Có TK 131 – Phải thu của khách hàng Kế toán tiêu thụ hàng hoá căn cứ vào hoá đơn ghi vào sổ theo dõi hoá đơn bán hàng Khách hàng cầm 4 liên xuống kho, thủ kho kiểm tra hoá đơn và căn cứ vào hoá đơn giao hàng cho khách. Sau đó khách hàng cầm 1 hoá đơn để vận chuyển hàng, 1 liên lưu Lại kho, 2 liên gửi về phòng kinh doanh và phòng tài chính kế toán. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn ghi sổ chi tiết theo dõi hàng hoá. Định kỳ 10 ngày hoặc cuối tháng thủ kho gửi hoá đơn kiêm phiếu xuất kho lên phòng kế toán. Kế toán lập chứng từ ghi sổ phản ánh trị giá vốn của hàng xuất kho tiêu thụ theo định khoản. Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 156 – Hàng hoá Đồng thời ghi: Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng Có TK 511 – Donah thu hàng hoá Có TK 333 (3331) – Thuế GTGT phải nộp * Kế toán bán hàng tại cửa khẩu (bán hàng nhập khẩu) Phòng kinh doanh cử người xuống cảng tiếp nhận hàng hoá có thể giao trực tiếp từ tàu xuống và bán luôn cho khách hàng hoặc kiểm nhận nhập kho rồi mới bán cho khách hàng. Khách hàng có thể đặt mua từ trước, đến công ty nộp tiền lấy hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Khi hàng về thì khách hàng xuống cảng, đưa hoá đơn cho nhân viên tiếp nhận hàng của phòng kinh doanh để lấy hàng. Phòng kế toán lập phiếu thu tiền, sau đó lập chứng từ ghi sổ theo định khoản. Nợ TK 111, 112 Có TK 131 – Phải thu của khách hàng Nhân viên của phòng kinh doanh căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho giao cho khách hàng. Khi người mua nhận đủ hàng và ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của doanh nghiệp, hàng xác định tiêu thụ. Hoá đơn được chuyển về phòng kế toán, căn cứ vào đó lập chứng từ ghi sổ theo định khoản. - Nợ Tk 131 – Phải thu của khách hàng Có TK 511 – Doanh thu bán hàng Có TK 333 (3331) – Thuế GTGT phải nộp - Nợ TK 632 Có TK 1561A – gt. Hàng giao thẳng Ở công ty đã mở chi tiết tài khoản 156A-gt để phản ánh hàng hoá giao thẳng. Các khách hàng đến mua hàng trực tiếp thì các nhân viên phòng kinh doanh lập hoá đơn kiểm phiếu xuất hàng cho khách và thu tiền nộp về công ty. Cán bộ kế toán căn cứ vào báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ, kế toán ghi: Nợ TK 111 (Số tiền thực nộp) Nợ TK 138 (1381) (Số tiền thiếu nếu có) Có TK 511 (5111) – Doanh thu bán hàng Có TK 333 (3331) – Thuế GTGT phải nộp * Kế toán bán hàng xuất khẩu Công ty hiện nay chưa xuất hiện nghiệp vụ bán hàng xuất khẩu trực tiếp, mà công ty mới nhận xuất khẩu uỷ thác. Công ty coi hoạt động nhận xuất khẩu uỷ thác là một trong những hoạt động của lĩnh vực dịch vụ. Doanh thu từ hoạt động này được phản ánh ở tài khoản 511 Kế toán nhận xuất khẩu uỷ thác Công ty thực hiện việc ký kết hợp đồng với khách hàng. Tiến hành làm thủ tục xuất khẩu, nộp các khoản thuế xuất khẩu, các khoản chi phí vận chuyển. Những khoản chi phí mà công ty chi ra trong quá trình xuất khẩu sẽ thu lại của bên giao uỷ thác, kết thúc việc xuất khẩu sẽ được hưởng phần hoa hồng uỷ thác do hai bên thoả thuận (thường công ty nhận được khoảng 0,8% đến 1% tổng doanh thu xuất khẩu) Công ty không sử dụng TK 003 – hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi, để phản ánh số hàng hoá nhận xuất khẩu uỷ thác mà phản ánh vào TK 1561 B - Khi hàng xuất khẩu hoàn thành thủ tục hải quan và được tính là hàng xuất khẩu, kế toán ghi. Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng Có TK 511 (Phần hoa hồng nhận xuất khẩu uỷ thác) Có TK 331 (Doanh thu của số hàng bán phải trả cho bên giao xuất khẩu uỷ thác) - Khi nhận được giấy báo có về số tiền xuất khẩu do khách hàng trả bằng ngoại tệ gửi vào ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Có TK 131 – Phải thu của khách hàng Đồng thời ghi: Nợ TK 007 – Ngoại tệ - Khoản chênh lệc tỷ giá tại thời điểm thanh toán lớn hơn thời điểm lúc nhận nợ được ghi: Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá Có TK 338 (3388- phải trả nộp khác) Ngược lại: Tỷ giá tại thời điểm thanh toán nhỏ hơn tại thời điểm lúc nhận nợ được ghi: Nợ TK 338 (3388) – Phải trả phải nộp khác Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá - Số tiền chi phí xuất khẩu, thuế xuất khẩu công ty chi hộ cho bên giao uỷ thác, kế toán ghi: Nợ TK 338 (3388) hay TK 138 (1388) Có TK 111, 112 Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước - Khi kết thúc hợp đồng, hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng và thanh toán số tiền công ty còn phải trả cho bên giao ủy thác, kế toán ghi: Nợ TK 331 – Phải trả cho bên giao uỷ thác Có TK 111, 112 Đồng thời ghi: Có TK 007 – Ngoại tệ - Thuế về phần hoa hồng công ty phải nộp cho Nhà nước Nợ TK 333 (3331) – Thuế GTGT phải nộp Có TK 111, 112 - Hàng tháng kế toán lập báo cáo chi tiết hàng xuất khẩu uỷ thác. Kế toán công ty thực hiện công tác kế toán chi tiết bán hàng theo từng mặt hàng, và để theo dõi các khoản doanh thu thì công ty sử dụng số tài khoản 551 – Doanh thu bán hàng Bảng 6: Sổ theo doi tài khoản 511 Chứng từ Diễn giải Giá mua Giá bán (chưa có thuế) Thuế GTGT Số Ngày 34951 3/2/2002 Khối Sumo Chi nhánh vật tư Yên Bái 5.161.491 5.420.700 54.207 34923 9/2/2002 Khối kim khí Nhà máy gửi chế từ sơn 5.366.780 5.406.000 540.600 34925 24/2/2002 Anh kha - Tổng kho LC 17.806.083 17.852.500 1.785.250 34926 25/2/2002 Công ty cơ khí Trần Hưng Đạo 19.340.582 19.734.500 1.973.450 * Trị giá vốn hàng xuất bán Nhân viên kế toán phải tính trị giá mua của từng lô, mặt hàng, sau đó tổng hợp lại để có số tổng cộng về trị giá mua của hàng xuất kho. Công ty tính trị giá vốn hàng xuất bán bằng trị giá mua thực tế của hàng nhập kho với chi phí mua hàng phân bổ cho hàng xuất trong kỳ Công ty tính trị giá muacủa hàng xuất bán theo phương pháp đích danh. Nghĩa là hàng xuất kho thuộc lô hàng nào lấy đơn giá mua thực tế của lô hàng đó để tính. Chi phí mua phân bổ cho hàng xuất kho tính theo công thức: Chi phí mua phân bổ cho hàng xuất kho = Chi phí mua phân bổ cho hàng đầu kỳ + Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ x Trị giá mua hàng xuất kho trong kỳ Trị giá mua hàng tồn đầu kỳ + Trị giá mua hàng nhập trong kỳ 2.2.3.Kế toán tổng hợp quá trình mua, bán hàng hoá Phòng kinh doanh của công ty có nhiệm vụ lập kế toán hoạch mua, bán hàng háo và thực hiện kế hoạch đó. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX. Công ty là một cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trưc và thực hiện hạch toán mua, bán hàng hoá theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Ở công ty không có trường hợp mua hàng về mà hoá đơn chưa về trong tháng và công ty cũng không hạch toán nghiệp vụ “hàng mua đang đi đường”. Vì vậy, kế toán ghi sổ đơn giá hơn do chỉ có trường hợp hàng và hoá đơn cùng về một lần. Công ty mua hàng theo hai nguồn - Mua trong nước (mua trực tiếp) - Nhập khẩu (mua trực tiếp) Công ty bán hàng theo các hình thức: - Bán hàng tại kho - Bán hàng tại cảng - Bán hàng xuất khẩu (nhận xuất khẩu uỷ thác) Để hạch toán quá trình mua, bán hàng hoá, kế toán công ty sử dụng các tài khoản kế toán. - TK 156 – Hàng hoá, gồm 2 TK cấp 2 +TK 1561 – Giá mua hàng hoá Trong đó: TK 1561A – Giá mua hàng giao thẳng hoặc nhập kho TK 156B – Giá mua hàng nhận uỷ thác + TK 1562 – Chi phí mua hàng - TK 511 – Doanh thu bán hàng - TK 632 – Giá vốn hàng bán Ngoài ra còn một số TK khác như: TK 111, TK112, TK131, TK133, TK331, TK333, … * Hệ thống sổ kế toán bao gồm - Sổ chi tiết TK 1561,TK 331, TK 111, TK 112 - Sổ theo dõi chi phí mua vào TK 1562 - Báo cáo chi tiết hàng uỷ thác nhập, giao bán thẳng, nhận hàng - Sổ theo dõi háo đơn bán hàng - Báo cáo chi tiết hàng xuất uỷ thác - Sổ theo dõi tài khoản 511 - Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc - Sổ cái tài khoản TK 111, TK 112, TK 331, TK 1561, TK 1562 Các giai đoạn của quá trình mua hàng đều phải có những chứng từ hợp lệ đi kèm. Khi quá trình mua, bán hàng hoá hoàn tất, bộ chứng từ về lô hàng đó được chuyển cho kế toán. Hàng ngày căn cứ vào những chứng từ gốc, kế toán ghi vào các sổ chi tiết TK 111, TK 112, TK 1561, TK 331, TK 131 và các báo cáo chi tiết. Các báo cáo chi tiết này do kế toán tự lập để thuận tiện cho việc ghi chép, theo dõi từng đối tượng gồm có: - Báo cáo chi tiết hàng giao thẳng (TK 1561A - gt) - Báo cáo chi tiết hàng nhập kho (TK 1561A – nk) - Báo cáo chi tiết hàng uỷ thác (TK 1561 B) Ví dụ: Trích “Báo cáo chi tiết hàng giao thẳng” tháng01/2002 (bảng 08) Lô hàng nào có phát sinh chi phí mua vào sẽ được phản ánh vào sổ theo dõi chi phí mua vào TK 1562. Những chứng từ liên quan đến tiền mặt, hàng ngày thủ quỹ sẽ ghi vào sổ quỹ sau đó chuyển những chứng từ này cho kế toán. Sổ quỹ được lậpthành 2 liên, 1 liên thủ quỹ giữ, 1 liên chuyển cho kế toán kèm theo các phiếu thu, chi tiền mặt. Sổ quỹ còn được gọi là báo cáo quỹ. Ví dụ: Nghiệp vụ chi trả tiền mặt cho công ty thương mại Việt Hoa ngày 16/02/2002, được thủ quỹ ghi vào sổ quỹ như sau: Bảng 7: Sổ quỹ Ngày 16/02/2002 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Thu Chi Thu Chi 18 19 Số dư đầu ngày Trả tiền mua kẽm thỏi (HĐ072160) Trả tiền vận chuyển Kẽm thỏi (HĐ 50) 1561A-nk 133 1562 133 590.000.000 489.390.000 24.469.500 3.900.000 390.000 Cộng phát sinh Số dư cuối ngày 71.850.500 518.149.500 Cuối tháng kế toán tổng hợp để ghi vào sổ cái tài khoản. Đối với TK 1561 cuối tháng lập sổ chi tiết TK 1561 tổng hợp trích dẫn sổ chi tiết TK 1561 TH (bảng 5) 2.2.3.1. Hàng mua trong nước Hàng mua trong nước là hàng hoá công ty mua của những cơ sở sản xuất kinh doanh trong nước theo hình thức mua trực tiếp * Khi mua hàng, nhập kho nếu công ty thanh toán ngay tiền mua hàng cho người bán bằng tiền mặt. Kế toán căn cứ vào hoá đơn (GTGT), phiếu nhập kho, phiếu chi TM. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi TM xuất tiền chi trả, đồng thời ghi vào sổ quỹ, sau đó chuyển lại cho kế toán thanh toán, kế toán thanh toán ghi vào sổ chi tiết TK 111 và cuối tháng lập phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc TK 111 Kế toán mua hàng căn cứ vào hoá đơn (GTGT) để ghi vào sổ chi tiết TK 1561A (1561A – nk), báo cáo chi tiết hàng nhập kho (TK 156A – nk), đồng thời theo dõi chi phí mua vào, phân bổ chi phí cho hàng đã bán. Cuối tháng lập phiếu ghi kiêm luân chuyển chứng từ gốc TK 1561, 1562. Ví dụ công ty nhập kho kẽm thỏi của công ty TM Việt hoa theo hoá đơn (GTGT) số 072160 ngày 16/02/2002 (VD1) công ty thanh toán bằng tiền mặt. Căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho, kế toán phản ánh giá trị thực mua của kẽm thỏi. Nợ TK 1561A – nk : 489.390.000 Nợ TK 133 : 24.469.500 Có TK 111 (1) : 513.859.500 Chi phí vận chuyển theo hoá đơn cước vận chuyển GTGT số 50 do công ty TM Việt Hoa lập cũng được trả ngay bằng tiền mặt. Nợ TK 156 (1562) : 3.900.000 Nợ TK 133 : 390.000 Có TK 111 (1) : 4.290.000 * Nếu công ty thanh toán tiền hàng cho người bán bằng TGNH công ty mở tài khoản ở 3 ngân hàng lớn là NH ngoại thương VN tên tiếng Anh của ngân hàng. Ví dụ: Ngày 23/02/2002, công ty mua Tôn Silic của công ty tân khánh phát triển thẩm dương Trung Quốc. Hoá đơn GTGT số 075.832 ngày 20/02/2002. Hàng nhập kho theo phiếu nhập kho số 12 ngày 20/02/2002 Căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho, kế toán ghi Nợ TK 1561A – nk : 129.250.000 Nợ TK 133 : 12.925.000 Có TK 331 : 142.175.000 Chi phí vận chuyển trả ngay bằng tiền mặt Nợ TK 1562 : 6.462.500 Nợ TK 133 : 646.250 Có TK : 7.108.750 Khi thanh toán tiền hàng kho người bán bằng TGNH kế toán ghi Nợ TK 331 : 142.175.000 Có TK 112 (1) VCB: 142.175.000 2.2.3.2. Hàng nhập khẩu Công ty nhập hàng chủ yếu từ Trung Quốc, Nhật Bản, , Singgpone … công ty nhập hàng hoá để bán trong nước hoặc nhập theo hợp đồng uỷ thác của công ty khác. Hàng nhập khẩu theo từng lô hàng và thường có giá trị lớn. Hàng thường được nhập qua cửa khẩu Lào Cai. Bao giờ hàng hoá cũng được kiểm nhận ngay tại cửa khẩu rồi mới nhập kho hay giao bán thẳng. Bộ chứng từ nhập khẩu thường gồm: Hoá đơn (GTGT) số 075832 Ngày 20/02/2002 Đơn vị bán hàng: Công ty Tân Khánh phát triển thẩm dương Trung Quốc Địa chỉ: Số tài khoản Đơn vị mua hàng: Công ty TM TH Tiến Thành Địa chỉ: Số 469 đường Hoàng Liên Sơn Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TGNH – Mã số: 0100100336 – 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Tôn Silíc Tấn 40 3.231.250 129.250.000 Cộng tiền hàng: 129.250.000 Thuế suất thuế GTGT: 10%. Tiền thuế GTGT 12.925.000 Tổng cộng tiền thanh toán 142.175.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm bốn hai triệu, một trăm bảy mươi năm nghìn đồng chẵn NGƯỜI MUA HÀNG ` KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ TRƯỜNG ĐƠN VỊ - Hợp đồng ngoại thương (Contract) giữa công ty với bên nước ngoài - Hoá đơn thương mại (conmercial Invoice) - Vận đơn - Phiếu đóng gói (Packing List) - Giấy chứng nhận xuất xứ của nước ngoài bán (c/o). Giấy giao hàng giữa công ty và bên nước ngoài. Tờ khai hàng hoá nhập khẩu. - Biên lai thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, thông báo thuế, phiếu thanh toán hàng nhập. - Hợp đồng mua bán giữa công ty với bên thứ ba. - Hợp đồng uỷ thác: giấy giao hàng uỷ thác giữa công ty với bên uỷ thác (trường hợp nhập khẩu uỷ thác) Phương thức thanh toán trong kinh doanh nhập khẩu của công ty thường là thanh toán thư tín dụng Thư tín dụng là một bản cam kết dùng trong thanh toán, trong đó một ngân hàng (NH phục vụ người nhập khẩu) theo yêu ầu của người nhập khẩu sẽ mở và chuyển đến cho chi nhánh hay đại lý của NH này tại nước ngoài (NH phục vụ ngươi xuất khẩu) một số tiền nhất định trong phạm vi thời hạn quy định với điều kiện người được hưởng ghi trong - Đối với hàng nhập khẩu giao bán thẳng hoặc nhập kho khi nhận được bộ chứng từ về lô hàng đó, kế toán sẽ phản ánh vào sổ chi tiết TK 1561A – gt và TK 156A – nhập khẩu thuế GTGT hàng nhập khẩu hoặc thuế nhập khẩu kế toán theo dõi trên Tk 133, TK 333. - Đối với hàng nhập uỷ thác: sẽ được giao ngay cho bên uỷ thác tại cửa khẩu và được kế toán theo dõi trên sổ chi tiết TK 1561B. 2.2.3.3. Hàng nhập khẩu uỷ thác Sau khi ký hợp đồng uỷ thác với bên giao uỷ thác, công ty sẽ ký hợp đồng nhập khẩu với phía nước ngoài. Bên giao uỷ thác có thể ứng trước một khoản tiền nhất định cho công ty để trả tiền hàng, nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu. Sau khi làm xong thủ tục nhập khẩu, hàng được giao ngay cho bên giao uỷ thác tại cửa khẩu (cảng). Khi tiến hành thanh lý hợp đồng uỷ thác bên giao uỷ thác có trách nhiệm thanh toán cho công ty những khoản tiền còn thiếu, phí uỷ thác. Kế toán theo dõi trị giá mua hàng uỷ thác trên TK 156aB Ví dụ: Tháng 02/2002 công ty nhận uỷ thác 3000 bộ vòng găng cho công ty Hà Việt (hợp đồng uỷ thác số 015UT/MTX – HV ngày 02/12/2001, công ty mua bộ vòng găng của công ty TOYOTA (Nhật Bản), hợp đồng số GMS/HV – 17476 ngày 22/12/2001. Hoá đơn số 098129 về ngày 10/02/2002. Trị giá lô hàng trên hoá đơn: 8.300USD. Tờ khai hàng nhập số 125 ngày 15/02/2002 (Tỷ giá 15.513 NVD/USD) Trị giá tính thuế nhập khẩu: 8300x 15.513 = 128.757.900 Thuế nhập khẩu :0 (0%) Thuế GTGT hàng nhập khẩu: 12.875.790 Phó uỷ thác: 100 USD Công ty nhận tiền ứng trước của công ty Hà Việt và dùng số tiền này để ký mở L/C: 83000 USD, Kế toán ghi (tỷ giá 15.514) Nợ TK 112(2) : 128.766.200 Có TK 338 : 128.766.200 Đồng thời ghi: Nợ TK 007: 8.300 USD Ký quỹ: Nợ TK 144 (2) : 128.766.200 Có TK 112 (2): 128.766.200 Đồng thời ghi: Có TK 007: 8.300 USD Ngày 15/02/2002 khi hàng về nhập cảng, kế toán ghi trị giá hàng nhận uỷ thác Nợ TK 1561B : 128.757.900 Có TK 331 : 128.757.900 (Chi tiết công ty TOYOTA: 128.757.900) Công ty giao ngay cho công ty TM Việt Hà cùng ngày Nợ TK 338 : 128.757.900 Có TK 1561B: 128.757.900 Khi NH báo nợ về số tiền hàng trả cho công ty TOYOTA (ngày 15/3/2002, kế toán ghi: Nợ TK 331 : 128.757.900 Nợ TK 413 : 8.300 Có TK 144 : 128.766.200 Việc phản ánh vào báo cáo chi tiết hàng uỷ thác nhập tháng 02/2002 như sau (Xem bảng 13) Cuối tháng kế toán tập hợp các chứng từ gốc, sổ chi tiết TK, báo cáo chi tiết để ghi vào phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc theo tài khoản rồi chuyển cho kế táon tổng hợp để ghi vào sổ cái Tk 1561, TK 1562, sổ cái TK được mở cho cả năm. 2.2.3.4. Bán hàng ở công ty Công ty bán hàng theo các phương thức như sau: - Bán hàng tại kho - Bán hàng tại cảng - Bán hàng nhận xuất khẩu uỷ thác * Trường hợp công ty bán hàng tại kho hoặc tại cảng thì doanh nghiệp mua hàng cử cán bộ nghiệp vụ đến kho của công ty hoặc cảng (cửa khẩu) nhận hàng. Cán bộ phòng kinh doanh của công ty căn cứ vào hợp đồng bán hàng giữa công ty và khách hàng, để giao hàng. Sau khi khác hàng trả tiền hoặc chấp nhập thanh toán tiền cho công ty tì hàng hoá được xác định là tiêu thụ, kế toán ghi: + Đối với hàng bán tại kho - Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 – Doanh thu bán hàng Có TK 333 (3331) – Thuế GTGT phải nộp - Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 1561A – nk: Hàng hoá nhập kho + Đối với hàng bán tại cảng - Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 – Doanh thu bán hàng Có TK 333 (3331) – Thuế GTGT phải nộp - Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 1561A – gt: Hàng hoá giao thắng Kế toán tiêu thụ hàng hoá căn cứ vào hoá đơn ghi vào sổ theo dõi hoá đơn bán hàng và báo cáo chi tiết hàng giao thẳng. Ví dụ: ngày 26/02/2002 xuất bán 60 tấn kẽm thỏi (Ví dụ 10 cho công ty TNHH Nam Việt, hoá đơn số 053158, ngày 26/02/2002. Hoá đơn (GTGT) số 053158 Ngày 26/02/2002 Đơn vị bán hàng: Công ty TM TH Tiến Thành Địa chỉ: Số 469 đường Hoàng Liên Sơn Họ và tên người mua: Công ty TNHH Nam Việt Đơn vị : Tổ III ở khu công nghiệp Tân Bình – Quận Tân Bình Địa chỉ: Thành phố HCM Số TK: Hình thức thanh toán: Tiền mặt – Mã số: 0301142495– 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Tôn Silíc Tấn 60 8.221.500 493.290.000 Cộng tiền hàng: 493.290.000 Thuế suất thuế GTGT: 5%. Tiền thuế GTGT 24.664.500 Tổng cộng tiền thanh toán 517.954.500 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm mười bảy triệu, chín trăm năm mươi tư nghìn, năm trăm đồng chẵn NGƯỜI MUA HÀNG ` KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ TRƯỜNG ĐƠN VỊ * Trường hợp công ty bán hàng nhận xuất khẩu uỷ thác Sau khi ký hợp đồng uỷ thác với bên giao uỷ thác, công ty sẽ ký hợp đồng xuất khẩu với phía nước ngoài. Bên giao uỷ thác có thể ứng trước một khoản tiền nhất định cho công ty để trả tiền vận chuyển, bốc dỡ, nộp thuế xuất khẩu, thuế GTGT hàng xuất khẩu. Khi kết thúc việc xuất khẩu công ty được hưởng hoa hồng uỷ thác do hai bên thoả thuận. Bộ chứng từ xuất khẩu bao gồm: - Giấy phép xuất khẩu - Lập hoá đơn thương mại và bảng kê chi tiết đóng gói - Giấy chứng nhận xuất xứ - Giấy chứng nhận phẩm chất, trọng lượng - Khai báo hải quan - Giấy báo của ngân hàng về việc mở L/C - Vận đơn - …. Đồng thời công ty yêu cầu bên nhập khẩu mở L/C, khi nhận được giấy báo mở L/C do ngân hàng gửi đến, doanh nghiệp phải kiểm tra các điều khoản ghi trên L/C xem có phù hợp ghi trên hợp đồng không, nếu không phù hợp phải báo ngay cho người mua yêu cầu ngân hàng mở L/C sửa đổi các điều khoản cho phù hợp. Việc bán hàng xuất khẩu uỷ thác được theo dõi trên báo cáo chi tiết hàng xuất khẩu uỷ thác (bảng 15) Bảng 16 ngày tháng 02 năm 2002 Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc TK 1561 STT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 Hàng giao thẳng Thuế nhập khẩu hàng gt Hàng nhập kho Cắt TGNH trả tiền hàng GVHB GVHB 1561-gt 1561-gt 1561-nk 1561-nk 632 632 331 333 331 112(1) 1561A-nk 1561A-gt 301.253.500 6.450.123 279.586.114 96.812.500 220.911.137 307.703.623 Bảng 17 ngày tháng 02 năm 2002 Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc TK 1561 STT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có 1 2 3 Hàng nhập uỷ thác Thuế nhập uỷ thác Xuất uỷ thác 1561 1561 3388 331 333 1561B 235.948.512 2.881.516 238.830.037 Bảng 18 ngày tháng 02 năm 2002 Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc TK 1562 STT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có 1 2 3 Chi phí TGNH trả tiền VC Chi phí TM trả tiền VC Phân bổ cho hàng đã bán 1562 1562 632 1121 1111 1562 2.233.145 6.462.500 10.631.895 Bảng 19 Sổ cái TK Chi phí mua hàng Số hiệu 1562 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NK TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Dư đầu kỳ Tháng 02/2002 CP mua hàng CP mua hàng K/C GVHB 1121 1111 632 120456290 2.233.145 6.462.500 10.631.895 Cộng PS 8.695.645 10.631.895 Bảng 20 Sổ cái Tên TK: Giá mua hàng hoá Số hiệu: 1561 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NK TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ Tháng 02/2002 Hàng giao thẳng Hàng nhập kho Thuế NK hàng gt 331 331 1121 3333 7.763.859.367 301.253.500 279.586.114 96.812.500 6.450.123 Cộng PS 684.102.237 Bảng 21 Sổ cái Trang Tên TK: Giá mua hàng uỷ thác Số hiệu: TK 1561 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NK TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ Tháng 02/2002 Hàng nhập uỷ thác Thuế nhập uỷ thác Xuất uỷ thác 331 333 3388 235.948.512 2.881.516 238.830.037 Cộng PS 238.830.028 238.830.037 CHƯƠNIV MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ Ở CÔNG TY TM TH TIẾN THÀNH 4.1. NHỮNG NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN, MUA HÀNG, BÁN HÀNG Ở CÔNG TY. Qua thời gian thực tập ở phòng kế toán công ty, được tìm hiểu, tiếp xúc với thực tế công tác kế toán nói chung, công tác kế toán mua, bán hàng hoá nói riêng ở công ty, em thấy công tác kế toán đã tương đối hợp lý nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số vấn đề chưa hợp lý. Với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán em xin mạnh dạn nêu ra một số nhận xét của bản thân về tổ chức công tác kế toán mua, bán hàng hoá ở công ty như sau: 4.1.1. Những ưu điểm Thứ nhất: Hình thức tổ chức bộ máy kế táon và công tác kế toán của công ty nhìn chung là phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty. Công ty TM TH Tiến Thành là một công ty thương mại có quy mô lớn với mạng lưới chi nhánh, xí nghiệp. Vì vậy việc áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung phân tán là hợp lý, tạo điều kiện cho kế toán kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt động một cách có hiệu quả. Các nhân viên kế toán được phân công công việc khá khoa học, luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ đơn giản, dễ làm, thuận tiện cho phân công công việc trong phòng kế toán. Công ty thực hiện hạch táon hàng tồn kho theo phương pháp KKTX là phù hợp với tình hình nhập, xuất hàng hoá diễn ra thường xuyên, liên tục ở công ty. Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất giúp kế toán ghi chép, phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thứ hai: Việc lập kế hoạch mua hàng và tổ chức bán hàng do phòng kinh doanh của công ty đảm nhận với đội ngũ nhân viên trẻ, năng động có trình độ. Do đó, các kế hoạch mua hàng và tổ chức bán hàng luôn được hoàn thành tốt, đáp ứng nhu cầu về hàng hoá dùng cho kinh doanh của công ty. Thứ ba: Hệ thống chứng từ kế toán dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế liên quan để kế toán mua, bán hàng được sử dụng đầy đủ, đúng chế độ chứng từ kế toán Nhà nước. Trình tự luân chuyển chứng từ để ghi sổ kế toán hợp lý, tạo điều kiện cho việc hạch toán đúng đủ kịp thời quá trình mua hàng. Thứ tư: Bộ phận kế toán mua hàng của công ty tự lập các báo cáo chi tiết hàng hoá, nhật ký … để thuận tiện cho việc theo dõi tình hình mua – nhập hàng hoá. Hạch toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp ghi thẻ song song là phù hợp và trình tự tương đối hoàn thiện, đảm bảo sự kiểm tra đối chiếu thường xuyên giữa kho và phòng kế toán. Thứ năm : Kế toán của đơn vị đã theo dõi sát sao tình hình tiêu thụ hàng hoá, thanh toán trên hàng giữa khách hàng và công ty, đảm bảo theo dõi tình hình bán hàng và thanh toán tiền hàng dối với từng khách hàng. Phản ánh được chính xác lượng hàng hoá xuất kho tiêu thụ và doanh thu của hàng tiêu thụ. 3.1.2. Những điểm hạn chế Bên cạnh những thành tích đạt được, tổ chức công tác kế toán mua, bán hàng hoá của công ty vẫn còn một số tồn tại nhất định cần hoàn thiện, đó là: Thứ nhất: Lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Trong trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Từ những chứng từ gốc, sổ chi tiết, báo cáo chi tiết, cuối tháng lập phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc rồi chuyển cho kế toán tổng hợp ghi sổ cái tài khoản. Mặc dù công ty không xảy ra hiện tượng bỏ sót hay thất lạc chứng từ ghi sổ khi không sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ nhưng theo em công ty nên lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để có thể quản lý chặt chẽ hơn các phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc và làm cơ sở đối chiếu, kiểm tra số liệu với bảng cân đối số phát sinh. Thứ hai: Sử dụng tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường Theo chế độ kế toán hiện hành, TK 151 hàng mua đang đi đường dùng để phản ánh tình hình vật tư, hàng hoá chưa về nhập kho doanh nghiệp. Trong công ty xảy ra trường hợp hoá đơn về mà hàng chưa về nhưng công ty không hạch toán mà đợ cho đến khi hàng về hạch toán thẳng vào TK 156 như bình thường. Tuy cách làm trên giảm nhẹ công tác kế toán nhưng thực tế lại hạn chế toí việc quản lý chặt chẽ, kịp thời hàng hoá của công ty. Thứ ba: Hệ thống danh điểm hàng tồn kho Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá nhưng công ty vẫn chưa xây dựng được hệ thống danh điểm hàng tồn kho thống nhất toàn công ty. Hàng hoá của công ty đa dạng, phong phú về chủng loại, quy cách nguồn gốc … mà thủ kho chỉ mới phân chia các loại hàng hoá thành từng nhóm (Ví dụ như nhóm hàng kim khí, nhóm thiết bị lẻ, hàng điện …) kế toán phân loại hàng hoá mua, theo dõi trên TK 1561 theo sự vận động của hàng hoá. TK 1561A – gt: Hàng giao thẳng TK 1561A – nhập khẩu: Hàng nhập kho TK 1561B: Hàng nhận uỷ thác xuất, nhập khẩu Khi đối chiếu các loại hàng trong một nhóm, thủ kho và kế táon phải đối chiếu từng tên hàng, chủng loại quy cách, nguồn gốc rất mất thời gian và công sức. Như vậy nếu xây dựng được hệ thống danh điểm hàng tồn kho thống nhất toàn công ty sẽ giảm được khối lượng công việc cho thủ kho, kế toán, công việc quản lý hàng tồn kho sẽ đạt được hiệu quả cao hơn Thứ tư: Việc sử dụng tài khoản trong hoạt động xuất khẩu uỷ thác của công ty chưa hợp lý Theo chế độ kế toán hiện hành, khi bên uỷ thác xuất khẩu giao hàng cho công ty, kế toán công ty lại hạch toán vào TK 1561B mà không hạch toán vào TK 003 – hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi. Như vậy là chưa hợp lý vì hàng hoá đó không thuộc quyền sở hữu của công ty, vì vậy công ty nên sử dụng tài khoản 003 để theo dõi số hàng hoá của bên uỷ thác, quản lý chặt chẽ hơn số hàng đó. 3.2. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÁ Ở CÔNG TY 3.2.1. Yêu cầu của việc hoàn thiện Đối với các công ty thương mại thì quá trình mua, bán hàng hoá là hai khâu vô cùng quan trọng, nếu tổ chức hai khâu này sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả, đem lại LN hco doanh nghiệp và từ đó thực hiện được đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước. Để đạt được điều này, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tôn trọng các nguyên tắc chuẩn mực, chế độ kế toán. Các doanh nghiệp sử dụng các hình thức kế toán, sổ kế toán và tài khoản kế toán sao cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình. Vì các doanh nghiệp khác nhau thì đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, cũng như yêu cầu quản lý khác nhau. Trên cơ sở các nguyên tắc chuẩn mực, chế độ kế toán Việt Nam ban hàng. Công ty cũng cần vận dụng sao cho phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp có tính khả thi, tiết kiệm mà hiệu quả. Cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp và những nhà quản lý trong doanh nghiệp. 3.2.2. Nội dung hoàn thiện a. Công ty nên xem xét mở thêm hệ thống sổ kế táon. Đặc điểm cơ bản của hình thức này là tách rời việc ghi sổ, theo dõi thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống trên hai sổ kế toán tổng hợp riêng là: “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản”. Tuy nhiên công ty lập phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc vào cuối tháng theo từng tài khoản, từ đó ghi vào sổ cái mà không lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Căn cứ để ghi phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc là các báo cáo chi tiết, các sổ chi tiết chứ không phải là các chứng từ gốc. Phiếu này được lập vào cuối tháng nên đôi khi có tình trạng dồn toa công việc. Công ty nên lập phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc với định kỳ ngắn hơn, lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ loại sổ tổng hợp thoe thời gian để quản lý chặt chẽ các phiếu ghi sổ, tránh thất lạc, bỏ sót không ghi sổ đồng thời sử dụng sốliệu sổ để đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh và làm hoàn thiện hệ thống sổ kế toán. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ có mẫu như sau: Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số liệu Ngày tháng Số liệu Ngày tháng Cộng Cộng b. Công ty nên sử dụng TK 151. Hàng mua đang đi đường để hạch toán nghiệp vụ hoá đơn về mà hàng chưa về. Ở công ty có xảy ra trường hợp hoá đơn về, hàng chưa về nhưng công ty không hạch toán nghiệp vụ này vào TK151 – hàng mua đang đi đường. Như vậy kế toán sẽ không có được những thông tin chính xác về tình hình hiện có và sự biến động của hàng hoá. Do đó công ty nên sử dụng TK 151 để hạch toán nghiệp vụ hàng đang đi đường trình tự như sau: - Trong tháng, nếu hoá đơn về, hàng chưa về thì kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ “hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường, nhưng đến cuối tháng hàng vẫn chưa về thì hạch toán vào nợ TK 151, sang tháng về thì hạch toán vào Nợ TK 1561 cụ thể: + Cuối tháng hàng chưa về căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi: Nợ TK 151- Hàng mua đang đi đường Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331 … + Sang tháng hàng về Nợ TK 156 – Hàng hoá Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường c) Công ty cần xây dựng hệ thống danh điểm hàng hoá thống nhất toàn công ty d) Công ty nên sử dụng các tài khoản hợp lý hơn - Nếu công ty nhận hàng của bên nhờ xuất khẩu để xuất khẩu hộ thì toàn bộ trị giá hàng hoá nhận về cần được ghi vào TK 003 – Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi (vì số hàng này không thuộc quyền sở hữu của công ty). Ở TK 003 kế toán quản lý hàng hoá theo từng lô hàng xuất khẩu. - Nếu đơn vị nhừo xuất khẩu chuyển hàng ngay đến cảng, sân bay thì kế toán không ghi vào TK 003 - Khi hàng xuất khẩu đã hoàn thành thủ tục hải quan và được tính là hàng xuất khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng Có TK 331 – Phải trả cho người bán Có TK 511 (5111) - Để theo dõi được các khoản doanh thu bán hàng của từng mặt hàng cả về đơn giá, số lượng, tổng số. Công ty nên sử dụng sổ chi tiết doanh thu bán hàng theo mẫu sau: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng Tên hàng hoá, dịch vụ Ngày tháng Chứng từ Nội dung TK đối ứng Doanh thu Các khoản tính trừ Số Ngày Số lượng Đơn giá TT Khác Thuế tiêu thu Cộng phát sinh Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Lãi gộp e) Công ty nên ứng dụng tin học vào công tác kế toán Do đặc điểm của công tác kế toán của công ty rất lớn và phức tạp, việc áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ lại làm công tác kế toán bị dồn vào cuối kỳ. Vì vậy công ty nên áp dụng tin học vào công tác kế toán, việc ứng dụng tin vào kế toán sẽ giúp cho năng suất làm việc tăng lên, cung cấp thông tin kịp thời cho việc phân tích đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh, cung cấp thông tin kịp thời cho các đối tượng quan tâm. Để thực hiện được điều này công ty cần phải trang bị các máy móc, phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm, quy mô của công ty. Đồng thời phải bồi dưỡng, đào tạo cán bộ kế toán để họ có thể sử dụng thành thạo máy tính và áp dụng được vào công tác kế toán. KẾT LUẬN Kế toán Tiêu THụ hàng hoá là một trong những phần hành có vai trò rất quan trọng trong công tác hạch toán kế toán ở các DNTM. Nếu tổ chức hợp lý quá trình này sẽ giúp doanh nghiệp xác định đúng đắn chi phí, thu nhập, hiệu quả sử dụng vốn trong hoạt động kinh doanh của mình nhất là trong điều kiện hiện nay các doanh nghiệp được chủ động về tài chính và tự chủ trong kinh doanh, việc đổi mới và không ngừng hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán kế toán để thích ứng với yêu cầu quản lý trong cơ chế mới thật sự là cấp bách. Với kiến thức học ở trường và quá trình thực hiện tại phòng kế toán của côngty TM TH, em nhận thấy công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá của công ty có những điểm mạnh nhưng có những điểm chưa hoàn thiện. Vì vậy em đã mạnh dạn chọn đề tài này làm Báo cáo thực tập của mình. Tuy nhiên do thời gian nghiên cứu và hiểu biết có hạn, bản báo cáo này mới chỉ đi vào nghiên cứu được một số vấn đề chủ yếu của công tác tiêu thụ hàng hoá tại công ty. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn THị Vân và các thầy cô giáo trong bộ môn kế toán, các bác, các chị trong ban lãnh đạo, phòng tài chính kế toán của công ty TM TH Tiến Thành đã giúp đỡ và tạo điều kiện để em hoàn thành Bản báo cáo này. Hà nội, ngày 20 tháng 5 năm 2004 Học Sinh Nguyễn Thị Hoa Mục Lục