Đề tài Tổ chức công tác kế toán hàng hoá tại Công ty vật tư kỹ thuật xi măng

LỜI NÓI ĐẦU Trải qua 16 năm thực hiện chính sách đổi mới, chuyển nền kinh tế từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý vĩ mô của Nhà nước, nền kinh tế nước ta đã có những chuyển biến tích cực. Từ năm 1990 đến nay tốc độ tăng trưởng của nước ta đạt mức cao, ổn định từng bước đẩy lùi lạm phát và khủng hoảng kinh tế xã hội. Để đáp ứng và duy trì tốc độ phát triển của nền kinh tế đòi hỏi phải có sự đổi mới tương ứng về mặt tổ chức, quản lý và cơ chế hoạt động. Trong đó chế độ kế toán là một trong những công cụ hiệu quả quan trọng cần phải phù hợp với cơ chế của một nền kinh tế mới. Trong cơ chế này, tất cả mọi doanh nghiệp hoạt động kinh doanh thuộc mọi thành phần kinh tế đều phải thực hiện hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính. Đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại. Do đó, để đứng vững và khẳng định vị trí của mình các doanh nghiệp cần có phương hướng hoạt động mới dựa trên kế hoạch kinh doanh cụ thể, chi tiết, rõ ràng về mua và bán hàng hoá với nguồn mua, thời điểm và giá cả, thị trường tiêu thụ sau cho đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hài hoà nhất. Điều này nhà quản lý doanh nghiệp cần các thông tin về nhập xuất tồn kho hàng hoá, và cung cấp thông tin là nhiệm vụ của kế toán hàng hoá. Chỉ cần bất cứ sai lệch nào về ghi chép kế toán phản ánh trị giá hàng hoá sẽ ảnh hưởng đến chỉ tiêu hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán, ảnh hưởng đến báo cáo hoạt động kinh doanh trong kỳ, tình hình công nợ và khả năng thanh toán của doanh nghiệp và như thế kế hoạch mua - bán hàng kỳ này không phát huy hiệu quả trong thực tế, không có cơ sở cho việc lập kế hoạch thu mua - cung ứng của kỳ tiếp theo. Từ đó nhà quản lý rất quan tâm đến việc đánh giá và hạch toán hàng hoá ra sao để đảm bảo bù đắp mọi chi phí mà vẫn có giá trị xuất kho thấp để thực hiện kế hoạch, chính sách giá cả có hiệu quả. Để phù hợp và tạo điều kiện cho doanh nghiệp trong đặc điểm kinh doanh mới của nền kinh tế thị trường, chế độ kế toán đã nhiều lần bổ sung, sửa đổi từng bước hoàn thiện công tác hạch toán hàng hoá. Tuy nhiên chế độ kế toán hiện hành chưa thực sự đáp ứng yêu cầu thực tế ở tất cả các doanh nghiệp trong mọi điều kiện, và trên thực tế hiện nay các doanh nghiệp thương mại ghi chép, phản ánh, đánh giá hàng hoá vẫn còn không ít tồn tại, thiếu sót. Xuất phát từ lý luận cơ bản đến trực quan sinh động, từ nhận thức chủ quan tầm quan trọng vấn đề hàng hoá trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp Nhà nước, qua quá trình thực tập tại Công ty vật tư kỹ thuật xi măng, được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Trần Văn Dung, và sự giúp đỡ của các cán bộ phòng kế toán. Em lựa chọn đề tài: "Tổ chức công tác kế toán hàng hoá tại Công ty vật tư kỹ thuật xi măng". Chuyên đề gồm 3 chương sau: Chương 1: Lý luận chung về kế toán hàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại. Chương 2: Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán hàng hoá tại Công ty vật tư kỹ thuật xi măng. Chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện việc tổ chức công tác kế toán hàng hoá tại Công ty vật tư kỹ thuật xi măng. CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNG HOÁ Ở DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1.1. Nhiệm vụ của kế toán hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại 1.1.1. Hàng hoá và đặc điểm của hàng hoá Hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại (DNTM) tồn tại dưới hình thức vật chất, là sản phẩm của lao động, có thể thoả mãn một nhu cầu nào đó của con người được thực hiện thông qua mua bán trên thị trường. Nói cách khác, hàng hoá ở DNTM là những hàng hoá, vật tư… mà doanh nghiệp mua vào để bán ra phục vụ nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội. Hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại có những đặc điểm sau: - Hàng hoá rất đa dạng và phong phú - Hàng hoá có đặc tính lý, hoá, sinh học: Mỗi loại hàng hoá có đặc tính lý, hoá, sinh học riêng. Những đặc tính này có ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng hàng hoá trong quá trình thu mua, vận chuyển dự trữ, bảo quản và bán ra. - Hàng hoá luôn thay đổi về chất lượng mẫu mã, thông số kỹ thuật… Sự thay đổi này phụ thuộc vào trình độ phát triển của sản xuất, vào nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng. Nếu hàng hoá thay dodỏi phù hợp với nhu cầu tiêu dùng thì hàng hoá được tiêu thụ và ngược lại. - Trong lưu thông, hàng hoá thay đổi quyền sở hữu nhưng chưa đưa vào sử dụng. Khi kết thúc quá trình lưu thông hàng hoá mới được đưa vào sử dụng để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng hay sản xuất. Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các DNTM. Nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá với các quá trình: Nhập hàng, dự trữ bảo quản hàng hoá, xuất hàng là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản trong DNTM. Vốn dự trữ hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lưu động của doanh nghiệp (80% - 90%). Vốn lưu động của doanh nghiệp không ngừng vận động qua các giai đoạn của chu kỳ sản xuất là: Dự trữ, sản xuất, lưu thông. Quá trình này diễn ra lặp đi lặp lại không ngừng, gọi là sự tuần hoàn và chu chuyển vốn lưu động. Sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh thì vốn lưu động lại thay đổi hình thái, từ hình thái vốn tiền tệ ban đầu sang vốn vật tư hàng hoá và sau cùng lại trở về hình thái ban đầu là hình thái tiền tệ. Như vậy quá trình vận động của hàng hoá cũng là quá trình vận động của vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tăng tốc độ luân chuyển vốn kinh doanh không thể tách rời việc dự trữ và tiêu thụ hàng hoá một cách có hiệu quả. 1.1.2. Yêu cầu quản lý hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại Có thể khẳng định rằng hàng hoá có một vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các DNTM. Do đó, các DNTM phải đảm bảo tổ chức quản lý hàng hoá một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu, từ thu mua, vận chuyển, dự trữ đến tiêu thụ. Đồng thời, quản lý chặt chẽ hàng hoá trên cả mặt hiện vật và giá trị. Trong khâu thu mua, doanh nghiệp cần lập, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng thu mua hàng hoá trên tất cả các mặt: số lượng, chất lượng, chủngloại, giá mua, chi phí mua… và cả tiến độ, thời gian thực hiện nhằm cung cấp đầy đủ kịp thời hàng hoá cho quá trình sản xuất kinh doanh. Trong khâu bảo quản, doanh nghiệp phải tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bãi, trang bị các phương tiện kỹ thuật, thiết bị đảm bảo an toàn cho hàng hoá, tránh bị mất mát, hư hỏng và kém phẩm chất gây nên sự lãng phí. Trong khâu dự trữ để có thể vừa đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời cho quá trình sản xuất và tiêu dùng của xã hội, đồng thời vừa tránh được sự ứ đọng gây lãng phí, doanh nghiệp cần thường xuyên tiến hành kiểm tra số tồn kho để có thể điều chỉnh lại kế hoạch cung ứng, thu mua hàng hoá. Trong khâu tiêu thụ, doanh nghiệp cần phải nâng cao chất lượng hàng hoá, giữ uy tín, áp dụng các chiến lược maketing nhằm thu hút nhiều khách hàng, tăng doanh thu lợi nhuận… cho doanh nghiệp. Kế toán hàng hoá là công cụ quan trọng và không thể thiếu của quản lý hàng hoá cả về mặt hiện vật và giá trị nhằm đáp ứng kịp thời, đầy đủ nhu cầu của xã hội, ngắn ngừa, hạn chế đến mức thấp nhất những mất mát, hao hụt hàng hoá trong các khâu của quá trình kinh doanh thương mại từ đó tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. 1.1.3. Nhiệm vụ của kế toán hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại Để đáp ứng được yêu cầu quản lý hàng hoá từ khâu thu mua, vận chuyển đến khâu bảo quản, dự trữ và sử dụng, kế toán hàng hoá phải thường xuyên phản ánh ghi chép đầy đủ tình hình thu mua, nhập - xuất - tồn hàng hoá và tình hình dự trữ hàng hoá cho quá trình kinh doanh. Thông qua kế toán hàng hoá, kế toán cung cấp thông tin cho nhà quản lý doanh nghiệp biết được về chất lượng chủng loại, giá cả…. để từ đó ra quyết định phù hợp và đúng đắn. Kế toán hàng hoá cần tổ chức đánh giá phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, vì vậy kế toán hàng hoá trong DNTM phải thực hiện các nhiệm vụ sau đây: - Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp hàng tồn kho của doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về hàng hoá, mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết, thực hiện hạch toán đúng chế độ hiện hành, tạo điều kiện cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo trong phạm vi ngành và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. - Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu về tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng hoá đầy đủ, kịp thời, tính giá thực tế hàng hoá mua, nhập, xuất, tồn kho. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch về mặt số lượng chất lượng, chủng loại, thời gian sử dụng nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời cho quá trình tiêu thụ hàng hoá. - Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ hàng hoá, phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý những hàng hoá thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất. Tính toán, xác định số lượng và giá trị hàng hoá thực tế đã xuất kho tiêu thụ để kịp thời kết chuyển giá vốn, ghi nhận doanh thu hàng bán. - Tham gia kiểm kê đánh giá hàng hoá theo chế độ Nhà nước quy định, lập báo cáo về tình hình nhập - xuất - tồn hàng hoá phục vụ công tác quản lý và lãnh đạo. Tiến hành phân tích kinh tế, tình hình cung cấp, tiêu thụ hàng hoá để tăng cường quản lý hàng hoá một cách có hiệu quả trong hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, để đạt được mục tiêu tăng doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp. 1.2. Phân loại và đánh giá hàng hoá 1.2.1. Phân loại hàng hoá Theo tính chất thương phẩm kết hợp với đặc trưng kỹ thuật thì hàng hoá được chia theo từng ngành hàng, trong từng ngành hàng bao gồm nhiều nhóm hàng, mỗi nhóm hàng có nhiều mặt hàng. Hàng hoá gồm có các ngành hàng: - Hàng kim khí điện máy - Hàng hoá chất mỏ - Hàng xăng dầu - Hàng dệt may, bông vải sợi - Hàng da cao su - Hàng gốm sứ, thuỷ tinh. - Hàng mây, tre đan - Hàng rượu bia, thuốc lá Theo nguồn gốc sản xuất gồm: - Ngành hàng nông sản - Ngành hàng lâm sản - Ngành hàng thuỷ sản Theo khâu lưu thông thì hàng hoá được chia thành: - Hàng hoá ở khâu bán buôn - Hàng hoá ở khâu bán lẻ Theo phương thức vận động của hàng hoá - Hàng hoá chuyển qua kho - Hàng hoá chuyển giao bán thẳng 1.2.2. Lập danh điểm hàng hoá Hàng hoá của các DNTM mua về dự trữ để bán thường rất đa dạng về chủng loại, kích cỡ, nguồn cung cấp… Cho nên để phục vụ cho việc tổ chức hạch toán hàng tồn kho, đặc biệt là trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác kế toán, DNTM cần lập danh điểm hàng hoá một cách khoa học và hợp lý. Lập danh điểm hàng tồn kho là qui định cho mỗi thứ hàng hoá tồn kho một ký hiệu riêng (mã số) bằng hệ thống các chữ số (có thể kết hợp với các chữ cái) để thay đổi tên gọi, quy cách, kích cỡ của nó. Danh điểm hàng tồn kho phải được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý liên quan trong doanh nghiệp nhằm thống nhất trong quá trình đối với từng thứ hàng tồn kho. Lập danh điểm hàng tồn kho phải đảm bảo yêu cầu dễ nhớ, hợp lý, tránh nhầm lẫn hay trùng lặp. Để lập danh điểm hàng tồn kho, kế toán căn cứ vào ký hiệu tài khoản cấp 1 và dựa vào việc phân chia theo cấp độ từ loại, nhóm hay thứ, nguồn hàng cung cấp, kho nhập hàng. 1.2.3. Đánh giá hàng hoá Đánh giá hàng hoá là việc biểu hiện giá trị các loại hàng hoá bằng tiền theo những nguyên tắc nhất định. 1.2.3.1. Yêu cầu đánh giá hàng hoá Khi đánh giá hàng hoá phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Yêu cầu về tính chân thực: Đòi hỏi việc tính giá hàng hoá phải được tiến hành dựa trên cơ sở tổng hợp đầy đủ đúng đắn và hợp lý các chi phí thực tế thành nên trị giá vốn hàng hoá và loại trừ được các chi phí bất hợp lệ, các chi phí đã thu hồi (nếu có) , giảm thiểu chi phí kém hiệu qủa. Ngoài ra còn thể hiện việc sử dụng giá tính có phù hợp với giá cả thị trường hay không. - Yêu cầu về tính thống nhất: Tức là nội dung và phương pháp tính giữa các niên độ kế toán của đơn vị phải thống nhất, nếu có bất kì thay đổi nào phải giải trình trên thuyết minh báo cáo tài chính. Cách tập hợp chi phí, cách tính toán phân bổ, tiêu thức phân bổ chung để xác định chỉ tiêu về giá vốn hàng mua nhập kho và trị giá vốn xuất kho giữa các kỳ hạch toán phải nhất quán tránh ảnh hưởng của trị giá vốn đến kết quả kinh doanh doanh nghiệp. 1.2.3.2. Nguyên tắc đánh giá hàng hoá Khi đánh giá hàng hoá phải tuân thủ các nguyên tắc sau - Nguyên tắc giá gốc: (Theo chuẩn mực 02 hàng tồn kho) vật tư, hàng hoá phải được đánh giá theo giá gốc. Giá gốc hay được gọi là trị giá vốn thực tế của vật tư hàng hoá - là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được các vật tư, hàng hoá ở địa điểm và trạng thái hiện tại. - Nguyên tắc thận trọng. Vật tư, hàng hoá được đánh giá theo giá gốc, nhưng trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá trị thuần có thể thực hiện được giá là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Thực hiện nguyên tắc thận trọng bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán đã ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Do đó, trên báo cáo tài chính trình bày thông qua hai chỉ tiêu: + Trị giá vốn thực tế vật tư, hàng hoá + Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (điều chỉnh giảm giá) - Nguyên tắc nhất quán Các phương pháp kế toán sử dụng trong đánh giá vật tư, hàng hoá phải đảm bảo tính nhất quán. Tức là kế toán đã chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó. 1.2.3.3. Đánh giá hàng hoá Hàng hoá thuộc nhóm hàng tồn kho về nguyên tắc đựơc đánh giá theo trị giá vốn thực tế là số tiền mà doanh nghiệp bỏ ra để có được hàng hoá ở trạng thái hiện tại. Trị giá vốn thực tế của hàng hoá bao gồm: Trị giá vốn thực tế nhập và xuất kho. - Trị giá vốn thực tế nhập kho gồm: + Giá mua và chi phí thu mua Giá mua là giá ghi trên hoá đơn. Chi phí mua như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê bến bãi - Trị giá vốn của hàng hoá xuất kho Theo chế độ hiện hành, doanh nghiệp đánh giá hàng hoá theo giá mua thực tế theo cách này chi phí mua hàng phải được tập hợp riêng cuối tháng tiến hành phân bổ cho hàng xuất bán và hàng còn lại, trình tự tiến hành gồm các bước. + Bước 1: Tính trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho trong tháng bằng cách tính trị giá mua của từng mặt hàng theo cách nhất định sau đó tập hợp lại tính trị giá vốn xuất kho cho từng mặt hàng (cuối tháng, từng lần xuất) theo các cách sau đây: (1) Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này giả thiết lô hàng nào nhập vào trước thì xuất ra trước, hàng xuất thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá mua thực tế của lô hàng đó để tính. (2) Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO): Theo phương pháp này giả thiết lô hàng nào nhập kho sau thì xuất ra trước, lô hàng nào nhập kho trước thì xuất kho sau, hàng xuất kho thuộc lô hàng thì lấy đơn giá thực tế của lô hàng đó để tính/ (3) Phương pháp tính theo đơn giá thực tế của từng lô hàng (phương pháp đơn giá thực tế đích danh): Theo phương pháp này doanh nghiệp phải quản lý theo từng lô hàng, hàng xuất thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá thực tế của lô hàng đó để tính. Phương pháp này thường áp dụng cho các doanh nghiệp có hàng tồn kho có giá trị lớn, số tiền của một hàng nhiều, dễ nhận biết và kiểm kê như: ti vi, ô tô… (4) Phương pháp tính theo đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ: Theo phương pháp này trước hết giá bình quân của hàng luân chuyển trong kỳ (tính vào cuối kỳ) sau đó tính giá thực tế xuất kho: Giá trị thực tế xuất kho = ĐGBQ x Số lượng xuất kho. ĐGBQ = Trị giá mua hàng thực tế của hàng còn đầy kỳ + Trị giá mua thực tế của hàng nhập trong kỳ Số lượng hàng tồn ĐK + Số lượng hàng nhập TK Đơn giá bình quân có thể tính sau mỗi lần nhập + Bước 2: tính phân bổ chi phí mua hàng cho hàng xuất kho trong tháng CP thu mua phân bổ cho hàng xuất kho = CP thu mua phân bổ cho hàng ĐK + CP thu mua phát sinh TK x Trị giá mua thực tế hàng xuất kho Trị giá mua thực tế của hàng còn ĐK + Trị giá mua thực tế của hàng nhập TK + Bước 3: Tông rhợp kết quả bước 1,2 được trị giá vón cho hàng xuất kho 1.3. Kế toán chi tiết hàng hoá Hạch toán chi tiết hàng hoá là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động từng loại, nhóm, thứ hàng hoá về số lượng và giá trị. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết hàng hoá phù hợp để góp phần tăng cường quản lý hàng hoá. 1.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập xuất hàng hoá đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/07/1998 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán về hàng hoá bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 - VT) - Biên bản kiểm kê hàng hoá (Mẫu 03 - VT) - Hoá đơn (GTGT) - MS 01 GTKT - 2LN) - Hoá đơn bán hàng mẫu 02 GTKT - 2LN - Hoá đơn cước vận chuyển (Mẫu 03-BH) Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ KTTC phát sinh. 1.3.2. Các phương pháp hạch toán chi tiết 1.3.2.1. Phương pháp ghi thẻ song song *) Nội dung - Ở kho: thủ kho dùng "thẻ kho" để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất, tồn kho của từng thứ hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng. - Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập xuất cho từng thứ hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Cuối tháng, kế toán lập bảng nhập - xuất - tồn sau đó đối chiếu + Sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho + Số liệu dòng tổng cộng trên bảng nhập - xuất - tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. + Số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế. Trình tự sổ được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1. Kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp ghi thẻ song song Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất Sổ kế toán chi tiết Bảng kê nhập - xuất - tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Đối chiếu cuối tháng - Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại hàng hoá, việc nhập - xuất diễn ra không ngừng thường xuyên. Đặc biệt điều kiện doanh nghiệp đã làm kế toán máy thì phương pháp này vẫn áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng hoá diễn ra thường xuyên. Do đó, xu hướng phương pháp này sẽ đựơc áp dụng ngày càng rộng rãi. 1.3.2.2. Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển * Nội dung - Ở kho: Thủ kho sử dụng "thẻ kho" để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song. - Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng "sổ đối chiếu luân chuyển" để ghi chép cho từng thứ hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. "Sổ đối chiếu luân chuyển" được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ hàng hoá này được ghi vào một dòng trên sổ. Cuối tháng tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc từ bảng kê) để ghi vào sổ "đối chiếu luân chuyển", cột luân chuyển và tính ra số tồn kho cuối tháng. Việc đối chiếu số liệu được tiến hành giống như phương pháp ghi thẻ song song. Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.2. Kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra - Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại hàng hoá ít, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập - xuất tồn hàng ngày. Phương pháp này thường ít được áp dụng trong thực tế. 1.3.2.3. Phương pháp ghi số dư *) Nội dung: - Ở kho: Thủ kho vẫn sử dụng "Thẻ kho" để ghi chép như hai phương pháp trên đồng thời cuối tháng thủ kho còn ghi vào "sổ số dư" số tồn kho cuối tháng của từng thứ hàng hoá cột số lượng. "Sổ số dư" do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm. Trên "sổ số dư" hàng hoá được xắp xếp thứ, nhóm, loại. Sau mỗi nhõm loại có dòng cột nhóm, cộng loại, cuối mỗi tháng "sổ số dư" được chuyển cho thủ kho để ghi chép. - Ở phòng kế toán: Tại phòng kế toán nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ hoàn chỉnh chứng từ và tổng giá trị (giá hạch toán) theo từng nhóm, từng loại hàng hoá để ghi chép vào cột "số tiền" trên "phiếu giao nhận chứng từ" số liệu này được ghi vào "bảng kê lũy kế nhập" và "bảng kê luỹ kế xuất" hàng hoá. Cuối tháng căn cứ vào bảng kê luỹ kế nhập, xuất để cộng tổng số tiền theo từng nhóm hàng hoá để ghi vào "bảng kê nhập - xuất - tồn". Đồng thời sau khi nhận được "sổ số dư" do thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứ vào cột số dư để ghi vào cột số dư bằng tiền. Sau đó đối chiếu số liệu trên cột số dư bằng tiền của "sổ số dư" với cột trên "bảng kê nhập - xuất - tồn", đối chiếu trên "bảng kê nhập - xuất - tồn" với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ 1.3 sau: Sơ đồ 1.3. Kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp ghi sổ số dư Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất Bảng kê nhập - xuất - tồn Phiếu giao nhận chứng từ Sổ kế toán tổng hợp Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ Bảng luỹ kế Bảng luỹ kế xuất Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng ngày *) Ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng: - Ưu điểm: Khắc phục hiệu quả việc ghi chùng do đó giảm khối lượng ghi chép, nâng cao hiệu xuất lao động hạch toán, thực hiện kiểm tra thường xuyên của kế toán đối với ghi chép của thủ kho, quản lý được hàng hoá, kế toán ghi chép đều đặn trong tháng bảo đảm cung cấp tài liệu cho việc lập báo cáo kịp thời, nhanh chóng. Đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán, nâng cao công tác kế toán. - Điều kiện áp dụng: Thường xuyên áp dụng cho các doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng hoá, việc nhập xuất diễn ra thường xuyên, doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán và xây dựng hệ thống danh điểm hàng hoá hợp lý, trình độ chuyên mộ nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng. 1.4. Kế toán tổng hợp nhập - xuất hàng hoá 1.4.1. Kế toán tông rhợp nhập - xuất hàng hoá theo phương pháp kê khai thường xuyên Kế toán thực hiện theo dõi phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập - xuất - tồn hàng hoá trên sổ kế toán, mở tài khoản chi tiết cho từng mặt hàng, phản ánh số hiện có và sự biến động hàng ngày cả về số lượng, số tiền và tính ra ngay trị giá vốn xuất kho để phục vụ kế toán chi tiết hàng hoá. Thường áp dụng trong doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá hữu hình có giá trị lớn. Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của hàng hoá, kế toán sử dụng tài khoản 156 - Hàng hoá Kết cấu cơ bản của TK này như sau: - Bên nợ ghi: + Trị gía vốn thực tế hàng hoá nhập trong kỳ + Số tiền điều chỉnh tăng giá hàng hoá khi đánh giá lại + Trị giá hàng hoá thừa phát hiện khi kiểm kê - Bên có ghi: + Trị gía vốn thực tế hàng hoá xuất trong kỳ + Số tiền giảm giá giá, chiết khấu thương mại hàng mua + Số tiền điều chỉnh giảm giá hàng hoá khi đánh giá lại + Trị giá hàng hoá thiếu phát hiện khi kiểm kê - Số dư nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế hàng hoá tồn kho cuối kỳ TK 156 có 2 tài khoản cấp 2: - TK 1561 - phản ánh trị giá mua hàng hoá - TK 1562 - Phản ánh chi phí thu mua Phương pháp kế toán tổng hợp hàng hoá theo phương pháp kê khai thường xuyên được khái quát theo sơ đồ 1.4 sau: Sơ đồ 1.4 *) Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: 111, 112, 331 TK 156 627,641,642 (1a) (1b) 331 151 154 (2) (3) (4) 441 5) 412 (6) (7) 632,157 (8) 154 (9) 221,222,223 (10) 412 (11) (1a) Nhập kho hàng hoá mua ngoài có hoá đơn cùng về (doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc hàng hoá mua ngoài không thuộc diện chịu thuế GTGT) (1b) Nhập kho hàng hoá mua ngoài có hoá đơn cùng về (doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). (2) Hàng hoá mua ngoài đang đi đường chưa về đến doanh nghiệp nhưng hoá đơn đã về đến nơi. (3) Nhập kho hàng hoá đang đi đường kỳ trước (4) Nhập kho hàng hoá do tự chế, do thuê ngoài gia công chế biến (5) Nhận vốn góp liên doanh, cổ phần, cấp phát… (6) Đánh giá lại hàng hoá (giá đánh lại lớn hơn giá ghi sổ kế toán) (7) Xuất hàng hoá dùng cho SXKD, QLPX, QLBH, QLDN… (8) Xuất hàng hoá bán trực tiếp, gửi bán (9) Xuất hàng hoá tự chế, thuê ngoài gia công chế biến (10) Xuất hàng hoá góp vốn liên doanh… (11) Đánh giá lại hàng hoá (đánh giá lại nhỏ hơn giá trị sổ kế toán) 1.4.2. Kế toán tổng hợp nhập - xuất hàng hoá theo phương pháp kiểm kê định kỳ Kê stoán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập, xuất tồn kho của hàng hoá trên các tài khoản hàng tồn kho (TK156), tài khoản này chỉ phản ánh trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, còn việc nhập hàng ngày phản ánh ở tài khoản 611. Tiến hành ghi chép và tính trị giá vốn hàng xuất kho vào cuối kỳ, việc tính toán số liệu nhập xuất không dựa trên các chứng từ hàng ngày mà dựa trên kết quả kiểm kê hàng hoá thực tế của đơn vị. Thường áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, tiến hành một loại hoạt động, giá trị hàng hoá nhỏ, việc nhập xuất không diễn ra thường xuyên. Phương pháp kế toán tổng hợp hàng hoá theo phương pháp kiểm kê định kỳ được khái quát theo sơ đồ 1.5 sau: 111, 112,331 611 632 (2a) (2b) 133 (5) 411 (3) 151,156,157 (1) (4) (1) Đầu kỳ kết chuyển trị giá hàng hoá đang đi đường và hàng tồn kho cuối kỳ trước sang TK 611 (căn cứ số dư cuối kỳ của TK 151, 156, 157) (2a) Nhập hàng hoá mua ngoài (doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) (3) Nhập kho hàng hoá doanh nghiệp nhận vốn góp liên doanh, vốn góp cổ phần (4) Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê chuỷên hàng hoá tồn kho cuối kỳ sang TK 156, 151, 157 (5) Phản ánh trị giá hàng hoá xuất kho đã tiêu thụ trongkỳ 1.4.3. Kế toán hàng điều chuyển nội bộ Là hàng chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác của doanh nghiệp, giữa các doanh nghiệp trong cùng công ty, từ kho công ty đến kho đại lý, cửa hàng… Dù vậy vẫn là hàng của doanh nghiệp, chỉ làm thay đổi đối tượng chịu trách nhiệm vật chất bảo quản, quản lý hàng hoá, phân biệt hai trường hợp. - Trường hợp 1: Hàng điều chuyển giữa các bộ phận không có tổ chức kế toán riêng mà do phòng kế toán doanh nghiệp ghi chép. Khi đó phòng kế toán căn cứ vào các chứng từ giao nhận hàng để ghi sổ kế toán: Nợ TK 156 - Chi tiết bộ phận nhận Có TK 156 - chi tiết bộ phận giao - Trường hợp 2: Hàng điều chuyển giữa các bộ phận trong doanh nghiệp mà có tổ chức kế toán riêng, phản ánh quan hệ thanh toán nội bộ (đơn vị chính giao cho cửa hàng trực thuộc, cửa hàng trực thuộc giao cho cửa hàng trực thuộc khác…). + Nếu giao nhận theo giá xuất kho thì không phản ánh doanh thu nội bộ Bên giao Bên nhận TK 156 TK 136 xx TK 336 TK 156 xx + Nếu giao theo giá giao dịch nội bộ (cao hơn giá vốn xuất kho) thì bên giao phải phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ. Bên giao Bên nhận TK 156 TK 632 TK 336 TK 156 TK 512 TK 136 1.4.4. Kiểm kê, đánh giá lại và kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê, đánh giá lại hàng hoá 1.4.4.1. Kiểm kê và kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê hàng hoá Kiểm kê hàng hoá là việc tiến hành kiểm tra trực tiếp tại chỗ số hiện có tại thời điểm tiến hành kiểm kê thông qua việc cân, đo, đong, đếm. Được thực hiện bởi ban kiểm kê của doanh nghiệp với sự giám sát và tham gia của phòng kế toán. Mục đích của việc kiểm kê là nhằm đối chiếu số hàng hoá hiện có tại kho với số dư trên sổ sách kế toán xác định số thừa, thiếu. Cũng qua đó kiểm tra chất lượng của hàng hoá, kiểm tra việc tôn trọng dự trữ tồn kho, để quản lý chặt chẽ có hiệu quả hàng tồn kho, tránh tham ô, lãng phí, mất mát và đảm bảo tính thực tế của số liệu báo cáo về hàng hoá tồn kho. Ban kiểm kê phải nộp biên bản kiểm kê (08 - VT) ghi kết quả kiểm kê là số chênh lệch giữa số liệu sổ kế toán với sô hiện có khi tiến hành kiểm kê tại nơi bảo quản, ban kiểm kê không có trách nhiệm do doanh nghiệp lập ra. Có thể tiến hành kiểm kê theo định kỳ hoặc bất thường, cho cả doanh nghiệp hoặc một bộ phận…. * Trường hợp kiểm nhận phát hiện thừa: - Nếu doanh nghiệp nhập toàn bộ số hàng, căn cứ vào chứng từ kế toán: TK 156 (611) TK 331 TK 133 TK 3381 - Nếu doanh nghiệp nhập toàn bộ lô hàng, căn cứ vào quyết định xử lý: TK 331 TK 156 TK 3381 TK 133 (4) TK 331 TK 133 (2) TK 711 (632) TK 3381 (3) (1) (1) Căn cứ vào quyết định xử lý nếu doanh nghiệp trả lại cho người bán (2) Nếu doanh nghiệp đồng ý mua tiếp số hàng thừa, đơn vị bán phải viết hoá đơn bổ sung. (3) Nếu thừa không xác định đựơc nguyên nhân, ghi tăng thu nhập khác (4) Nếu chỉ nhập kho theo số ghi trên hoá đơn - Số hàng thừa coi như giữ hộ đơn vị bán: ghi Nợ TK 002 - Khi xử lý số hàng thừa, kế toán ghi: ghi Có TK 002. * Trường hợp kiểm nhận phát hiện thiếu: Kế toán chỉ ghi tăng hàng hoá nhập kho theo trị giá của số hàng thực nhận, số hàng thuế, căn cứ vào biên bản kiểm nhận để thông báo cho các liên quan biết và xác định nguyên nhân. TK 331 TK 156 TK 133 TK 1381 (2) TK 632 (3) (1) Căn cứ vào chứng từ, khi nhập kho kế toán ghi (2) Nếu do đơn vị bán giao thiếu và phải giao tiếp số hàng thiếu, khi đơn vị đã giao hàng căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi. (3) nếu không xác định được nguyên nhân 1.4.4.2. Đánh giá lại và kế toán các nghiệp vụ đánh giá lại hàng hoá Đánh giá lại hàng hoá nhằm xác định giá trị phù hợp của hàng hoá tại thời điểm đánh giá lại. Đánh giá lại hàng hoá thường được thực hiện: - Khi có quyết định của Nhà nước. - Khi đem góp vốn liên doanh - Khi chia, tách, hợp nhất, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, hoặc mua bán, khoán cho thuê doanh nghiệp. - Khi chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp Khi đánh giá lại hàng hoá doanh nghiệp phải thành lập hội đồng hoặc đánh giá. TK 142 TK 156 TK 412 TK 411 (2) (1) (3a) (3b) (1) Nếu đánh giá tăng (2) Nếu đánh giá giảm (3) Căn cứ quyết định của cơ quan có thẩm quyền xử lý khoản chênh lệch do đánh giá lại (3a) Chênh lệch tăng (3b) Chênh lệch giảm 1.5. Kế toán hàng hoá trên phần mềm kế toán 1.5.1. Nguyên tắc kế toán nhập xuất hàng hoá trên phần mềm kế toán Để công tác tổ chức kế toán nói chung và tổ chức kế toán hàng hoá nói riêng tại doanh nghiệp được thực hiện một cách đồng bộ, khoa học, và chính xác đạt hiệu quả kinh tế cao thì việc ứng dụng công nghệ tin học vào công tác kế toán là rất cần thiết. Ứng dụng công nghệ tin học trong công tác kế toán là việc thiết kế và sử dụng các chương trình theo đúng nội dung, trình tự của các phương pháp kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán. Việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán sẽ nâng cao hiệu quả công tác kế toán thông qua tính năng ưu việt của máy tính và kỹ thuật tin học. Để góp phần nâng cao tính hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ tin học vào công tác kế toán hàng hoá, doanh nghiệp khi đưa phần mềm tin học kế toán vào sử dụng nhất thiết phải quán triệt và tuân thủ triệt để các nguyên tắc sau đây: - Đảm bảo phù hợp với chế độ, thể lệ quản lý tài chính nói chung và các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hàng tồn kho, chế độ kế toán hàng tồn kho hiện hành nói riêng. - Hoàn thiên tổ chức công tác kế toán hàng hoá trong điều kiện ứng dụng máy vi tính phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất của hàng hoá, mục đích, quy mô, phạm vi sử dụng hàng hoá để sản xuất và kinh doanh trong doanh nghiệp. - Đảm bảo phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ kế toán của doanh nghiệp thương mại. - Đảm bảo tính khoa học đồng bộ và tự động hoá cao trong đó phải tính đến độ tin cậy, an toàn, và bảo mật về dữ liệu trong công tác kế toán hàng hoá. - Tổ chức trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất, song phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả. - Hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau đang được sử dụng ở các doanh nghiệp thương mại, mỗi phần mềm kế toán đựơc thiết kế phù hợp với đặc điểm, yêu cầu của từng doanh nghiệp áp dụng. Tuy nhiên, dù mỗi doanh nghiệp sử dụng phần mềm nào thì phần mềm kế toán đó cũng phải đảm bảo kết hợp được nội dung và yêu cầu của công tác kế toán trong điều kiện thủ công với những đặc điểm riêng của việc ứng dụng công nghệ tin học hiện đại. 1.5.2. Nội dung công tác kế toán nhập xuất hàng hoá trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán Nội dung chủ yếu của công tác kế toán hàng hoá trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán Nội dung chủ yếu của kế toán hàng hoá trong điều kiện doanh nghiệp thực hiện kế toán trên máy tính bao gồm: - Tổ chức mã hoá các đối tượng liên quan đến hoạt động N - X hàng hoá - Tổ chức danh mục tài khoản - Tổ chức hệ thống sổ tài khoản - Tổ chức bộ máy kế toán và quản trị người dùng Để thực hiện việc tổ chức kế toán hàng hoá trên máy vi tính nhất thiết phải có sự mã hoá, khai báo và cài đặt các đối tượng có liên quan để đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa các luồng thông tin về hàng hoá. * Danh mục tài khoản hàng hoá: Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống. Hầu hết thông tin kế toán đều được phản ánh thông qua các tài khoản. Vì vậy việc xây dựng hệ thống tài khoản sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý và khai thác thông tin kế toán tiếp theo. Điều này càng đặc biệt đúng trong việc xử lý số liệu kế toán trên máy tính. Bằng việc khai báo và mã hoá có hệ thống kèm theo việc thiết kế các trạng thái và các kết nối (có thể bằng dạng số, dạng ký tự, hoặc kết hợp cả hai tuỷ thuộc đặc điểm tổ chức công tác kế toán hàng hoá ở doanh nghiệp), tài khoản hàng hoá có thể khai báo thêm các tiểu khoản chi tiết thông qua việc thực hiện một số cách sau: + Thông qua số liệu tài khoản hàng hoá và các tài khoản liên quan theo danh mục tài khoản được Nhà nước quy định để khai báo và biến mã nhận biết tương ứng tuỳ thuộc theo yêu cầu theo dõi, quản lý hàng hoá của doanh nghiệp kèm theo phần khai báo, diễn giải cụ thể. + Thông qua khai báo các thông tin cụ thể về các tài khoản, khai báo mối quan hệ giữa các tài khoản chính và các tài khoản chi tiết. * Danh mục chứng từ hàng hoá: Mỗi loại chứng từ sử dụng cho một số nghiệp vụ kế toán nhất định, do đó kế toán doanh nghiệp cần phải nắm chắc loại chứng từ nào thì được sử dụng vào các nghiệp vụ nào. Việc tổ chức theo dõi, quản lý cập nhật luân chuyển, xử lý các loại chứng từ hàng hoá trên hệ thống máy tính cần phải được thực hiện và tuân thủ chặt chẽ theo quy trình luân chuyển, cập nhật và xử lý chứng từ được doanh nghiệp quy định. Thông thường, quy trình luân chuyển, cập nhật và xử lý chứng từ hàng hoá trên máy vi tính được thực hiện qua các bước sau: + Kiểm tra, phân lọai chứng từ hàng hoá + Nhập số liệu vào hệ thống dữ liệu quản lý kho hàng hoá + Tạo các bảng tổng hợp chứng từ hàng hoá tại kho để kiểm tra số liệu + Tạo trạng thái để chốt dữ liệu chứng từ hàng hoá cập nhật tại kho đã được kiểm tra. + Tạo trạng thái để bàn giao dữ liệu chi tiết và tổng hợp của chứng từ hàng hoá và các bảng kê nhập xuất hàng hoá. + Khai báo, cập nhật các loại giá nhập, giá xuất hàng hoá vào các bảng giá để tính giá vốn tự động thông qua dữ liệu giá đã được cập nhật. + Cập nhật sổ cái kết chuyển ghi sổ tông rhợp kế toán. * Tổ chức kế toán và quản trị người dùng: Trong suốt quá trình từ khâu luân chuyển, cập nhật chi tiết chứng từ hàng hoá cho tới các khâu ghi sổ kế toán hàng hoá và tổng hợp các báo cáo kế toán doanh nghiệp phải quy định rõ và thiết lập sự phân cấp, phân quyền cho người sử dụng trong doanh nghiệp thông qua công tác khai báo trên thị trường phần mềm kế toán, căn cứ theo đặc điểm phân công chức năng, nhiệm vụ của từng đối tượng được phân quyền, cụ thể: + Việc phân cấp nhiệm vụ từ thấp lên cao trong từng chức năng cụ thể của phần hành kế toán hàng hoá sẽ giúp doanh nghiệp bắt buộc từng người sử dụng phải tuân thủ tác nghiệp trong khuân khổ nhiệm vụ theo từng chức năng đó. + Việc phân quyền giữa các bộ phận có chức năng công việc khác nhau nhằm phối hợp các công việc, các khâu dữ liệu riêng sẽ đưa ra một mối chặt chẽ, an toàn chính xác và có tính bảo mật cao. Các quyền đó có thể là quyền đọc xem số liệu, quyền chạy báo cáo tổng hợp. * Tổ chức hệ thống sổ kế toán hàng hoá: Căn cứ vào số liệu về chứng từ nhập xuất hàng hoá đã được cập nhật trên hệ thống và căn cứ vào các thông tin của các đối tượng liên quan đến số liệu hàng hoá đã được khai báo trên hệ thống, phần mềm kế toán sẽ sắp xếp, tổ chức và liên kết hợp lý các dòng dữ liệu này dựa trên tài liệu đã được doanh nghiệp phân tích ban đầu khi thiết kế phần mềm kế toán đảm bảo phù hợp với các quy định, các nguyên tắc hạch toán tự động kết chuyển số liệu sang các sổ kế toán như: Sổ cái, Nhật ký chung… và tổng hợp nên số liệu của các báo cáo kế toán tổng hợp. CHƯƠNG 2 TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY VẬT TƯ KỸ THUẬT XI MĂNG 2.1. Khái quát chung về công ty vật tư kỹ thuật xi măng 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Tên giao dịch: Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Trụ sở giao dịch: 348 - Đường Giải Phóng - Quận Thanh Xuân - Hà Nội Điện thoại: 8642410 Fax: 8642586 Số tài khoản: 102010000018010. Ngân hàng Công Thương - Hai Bà Trưng - Hà Nội Công ty vật tư kỹ thuật xi măng là một đơn vị thành viên trong tổng công ty xi măng Việt Nam có trụ sở tại vị trí 348 - Đường Giải Phóng - Phường Khương Liệt - Quận Thanh Xuân - Thành phố Hà Nội. Đây là đơn vị kinh tế ngoài quốc daonh hạch toán độc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân. Quá trình hình thành và phát triển của công ty là quá trình hoàn thiện và phù hợp với nhiệm vụ tổ chức lưu thông cung ứng xi măng phù hợp với tình hình phát triển kinh tế trong thời kỳ phát triển đất nước. - Ngày 12/02/1993 Bộ xây dựng ra quyết định số 023A/BXD - TCLĐ vè việc thành lập xí nghiệp vật tư kỹ thuật xi măng Việt Nam (thuộc liên hiệp các xí nghiệp xi măng Việt Nam, nay đổi thành Tổng Công ty xi măng Việt Nam). - Ngày 30/9/1993 Bộ xây dựng ra quyết định số 445/BXD - TCLĐ về việc đổi tên Vật tư kỹ thuật xi măng thành công ty Vật tư kỹ thuật xi măng trực thuộc tổng công ty xi măng Việt Nam. - Ngày 10/7/1995 theo quyết định số 833/TCL - HĐQT của Tổng công ty xi măng Việt Nam. Công ty được giao nhiệm vụ lưu thông, kinh doanh, tiêu thụ xi măng trên địa bàn Hà Nội theo phương thức kinh doanh làm tổng đại lý cho hai công ty là: công ty xi măng Hoàng Thạch và công ty xi măng Bỉm Sơn. Đồng thời chuyển giao tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, tài sản và lực lượng cán bộ công nhân viên của hai chi nhánh tại Hà Nội cho Công ty vật tư kỹ thuật xi măng - Ngày 23/5/1998 theo quyết định số 605/XMVN - HĐQT của Tổng công ty xi măng Việt Nam, hai trung tâm tiêu thụ xi măng tại địa bàn 3 huyện phía Bắc Hà Nội (Gia Lâm, Đông Anh, Sóc Sơn) của Công ty vật tư kỹ thuật xi măng giao cho công ty vật tư - Vận tải xi măng quản lý - Ngày 23/5/1998 Theo quyết định số 606/XMN - HĐQT của tổng công ty xi măng Việt Nam về việc chuyển giao, tổ chức, nhiệm vụ tài sản và lực lượng cán bộ công nhân viên các chi nhánh công ty xi măng Bỉm Sơn tại Hà Tây tại Hoà Bình cho Công ty vật tư kỹ thuật xi măng quản lý, và công ty đã đổi tên các chi nhánh đó thành. + Chi nhánh Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng tại Hà Tây + Chi nhánh Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng tại Hoà Bình Về phương thức kinh doanh: chuyển từ đại lý sang "mưa đứt bán đoạn" với các công ty sản xuất xi măng để đảm bảo yêu cầu công tác cải tiến hình thức kinh doanh, tiêu thụ xi măng. - Ngày 21/03/2000 theo quyết định số 97/XNVN - HĐQT của Công ty xi măng Việt Nam, Công ty kỹ thuật xi măng nhận thêm các chi nhánh của Công ty Vật tư vận tải xi măng tại địa bàn các tỉnh: Thái Nguyên, Phú Thọ, Lào Cao, Vĩnh Phúc để quản lý và đổi tên các chi nhánh đó thành: + Chi nhánh Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng tại Thái Nguyên + Chi nhánh Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng tại Phú Thọ + Chi nhánh Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng tại Lào Cai + Chi nhánh Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng tại Vình Phúc - Ngày 27/03/2002 quyết định số 85/XMVN - HĐQT của Tổng công ty xi măng Việt Nam về việc chuyển chi nhánh Hà Tây, Hoà Bình sang cho Công ty xi măng Bỉm Sơn quản lý kể từ ngày 01/04/2002. Như vậy địa bàn hoạt động kinh doanh tiêu thụ xi măng của Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng nay gồm 17 tỉnh thành ở miền Bắc gồm: Hà Nội, Hà Tây, Hoà Bình, Sơn La, Lai Châu, Vĩnh Phúc, Tuyên Quang, Hà Giang, Yên Bái, Lào Cai, Cao Bằng, Bắc Cạn, Thái Nguyên, Bắc Ninh, Bắc Giang, Lạng Sơn. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng 2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của công ty Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng hoạt động kinh doanh phải thực hiện rất nhiều nhiệm vụ trên giao (Tổng công ty) các chức năng chung của một doanh nghiệp thương mại Nhà nước, chức năng nhiệm vụ chính đó là: - Tổ chức, lưu thông, kinh doanh, tiêu thụ xi măng trên địa bàn thành phố Hà Nội và các tỉnh đựơc phân công. - Công ty thực hiện mua xi măng của các Công ty xi măng Hoàng Mai, Hoàng Thạch, Bỉm Sơn, Bút Sơn, Hải Phòng, tổ chức vận chuyển xi măng từ các Công ty sản xuất đó đến các địa bàn tiêu thụ sau: Hà Nội, Sơn La, Lai Châu, Thái Nguyên, Bắc Cạn, Cao Bằng, Phú Thọ, Yên Bái, Lào Cai, Hà Giang, Tuyên Quang, Vĩnh Phúc. - Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch hành năm phù hợp với nhiệm vụ của tổng công ty giao và nhu cầu của thị trường. - Ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế với các đối tác mua và bán hàng hoá. - Thực hiện chỉ đạo điều hành nhằm đảm bảo cân đối bình ổn giá cả thị trường xi măng tại các địa bàn được giao và thực hiện dự trữ khi cần thiết. - Thực hiện nghĩa vụ đối với lao động theo quy định của bộ lao động - Quản lý các hoạt động về đổi mới hiện đạihoá công nghệ trang thiết bị và phương pháp tổ chức quản lý để mở rộng sản xuất phù hợp với tình hình của công ty. - Thực hiện các quy định của Nhà nước về bảo vệ tài nguyên, môi trường Quốc phòng và an ninh quốc gia. - Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, các báo cáo khác theo định kỳ và theo quy định của Nhà nước và tổng công ty xi măng Việt Nam, đồng thời chịu trách nhiệm về tính sát thực của báo cáo. - Chịu sự kiểm tra của tổng công ty, tuân thủ các quy định về thanh tra của các cơ quan tài chính và cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. - Công ty có nghĩa vụ thực hiện chung các chế độ và quy định về quản lý vốn, tài sản, các quỹ, về kế toán, hạch toán, chế độ kiểm toán và các chế độ khác của Nhà nước và của tổng công ty. - Tận dụng các cơ sở vật chất kỹ thuật, lao động của đơn vị để tổ chức các dịch vụ kinh doanh, cung cấp cho nhà máy xi măng, đại lý tiêu thụ một số mặt hàng, vật tư, vật liệu xây dựng. 2.1.2.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty *) Về địa bàn kinh doanh Công ty vật tư kỹ thuật xi măng được giao nhiệm vụ lưu thông, kinh doanh tiêu thụ xi măng trên địa bàn 14 tỉnh, thành phố: Hà Nội, Hà Tây, Hoà Bình, Sơn La, Lai Châu, Vĩnh Phú, Phú Thọ, Hà Giang, Tuyên Quang, Lào Cai, Thái Nguyên, Cao Bằng, Bắc Cạn, Yên Bái. *) Về phương thức hoạt động Xi măng là một mặt hàng độc hại ảnh hưởng lớn đến sức khoẻ con người nên công ty không được đặt và mở cửa hàng tại các trung tâm thành phố, khu có trường học, bệnh viện, khu di tích lịch sử, khu đông dân cư sống làm ảnh hưởng đến khả năng giao dịch, việc vận chuyển hàng hoá trở nên khó khăn và tốn kém. *) Về giá cả Giá mua vào luôn cố định do các doanh nghiệp sản xuất định giá theo sự quản lý của công ty. Giá bán ra năm trong khung giá trần - sản của Tổng công ty quy định theo từng thời kỳ và uỷ quyền cho giám đốc công ty sản xuất kinh doanh căn cứ vào đó điều chỉnh cho phù hợp, định ra giá bán buôn, bán lẻ phù hợp với chiến lược kinh doanh cụ thể. Hiện tại, giá mua của công ty với các công ty sản xuất được tổng công ty quy định như sau: Đơn vị tính: đồng/tấn Chủng loại Vận chuyển đường sắt Vận chuyển đường thuỷ Vận chuyển đường bộ Hoàng Thạch 577.273 572.727 600.000 Bỉm Sơn 559.090 572.727 586.363 Bút Sơn 563.636 559.091 581.818 Hải Phòng 577.272 577.272 577.272 Do tiếp nhận xi măng bằng các phương thức vận chuyển khác nhau nên khi xây dựng các kênh giá bán cũng khác nhau. Ví dụ: Giá bán xi măng Hoàng Thạch tại Hà Nội như sau: Đơn vị tính: đồng/tấn Loại xi măng PCB - 3000 Giá thị trường Bán tại ga, cảng 745.000 Bán tại kho 755.000 Bán tại đầu mối 760.000 Bán tại cửa hàng 760.000 Bán tại chân công trình 760.000 Chính sách giá cả hợp lý, linh hoạt dựa trên hai yếu tố là: Chi phí sản xuất và những điều kiện khách quan của thị trường. Mặc dù vậy, so với đối thủ cạnh tranh giá của công ty nhìn chung vẫn cao hơn do chi phí của họ ít hơn. Ví dụ như xi măng Nghi Sơn, Chinfon, Sông Đà. *) Đặc điểm về tài sản và nguồn vốn Nguồn vốn kinh doanh của công ty bao gồm: Vốn do NSNN cấp, vốn tự bổ xung từ lợi nhuận để lại và vốn đầu tư. Vốn kinh doanh mà công ty được Nhà nước cấp ngày 01/01/1995 là 6.691.000 đồng. BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Cơ cấu tài sản Đơn vị tính: VNĐ TT Chỉ tiêu Mã số Số đầu năm Số cuối kỳ A TSLĐ và ĐTNH 10 121.994.884.853 172.483.179.024 I Vốn bằng tiền 110 75.358.607.598 72.252.647.508 II Các khoản ĐTTCNH 120 III Các khoản phải thu 130 27.377.633.075 67.958.356.367 IV Hàng tồn kho 140 18.885.874.680 32.113.741.050 V TSLĐ khác 150 372.729.500 158.434.099 VI Chi sự nghiệp 160 B TSCĐ và ĐTDH 200 34.085.014.171 42.103.413.630 I TSCĐ 210 27.373.616.926 25.151.928.441 II Các khoản ĐTTCDH 220 III Chi phí XDCBDD 230 16.951.485.189 IV Các khoản KC, KQDH 240 V Chi phí trả trước DH 241 Tổng cộng tài sản 250 156.079.859.024 214.586.592.654 CƠ CẤU NGUỒN VỐN TT Chỉ tiêu Mã số Số đầu năm Số cuối năm A Nợ phải trả 300 103.011.965.527 146.958.610.036 I Nợ ngắn hạn 310 96.987.913.842 102.369.609.039 III Nợ dài hạn 320 B Nợ khác 330 6.024.051.685 5.369.609.039 Nguồn vốn CSH 400 53.067.893.497 67.627.982.618 Nguồn vốn quỹ 410 49.728.807.335 66.875.508.441 Nguồn kinh phí và quỹ khác 420 3.339.086.162 752.474,177 Tổng cộng NV 430 156.079.859.024 214.586.592.654 *) Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh Chủ yếu là xi măng, tổng cung có xu hướng gia tăng do sự xuất hiện nhiều công ty sản xuất xi măng, nhiều công ty kinh doanh xi măng, xi măng nhập khẩu. Tổng cầu thì thường xuyên thay đổi. Ngoài ra công ty công nghiệp kinh doanh các mặt hàng khác như phụ gia đầu vào cho doanh nghiệp sản xuất bê tông, vật liệu… là các loại hỗn hợp của ngành xây dựng khó bảo quản, khó vận chuyển và chịu ảnh hưởng của điều kiện thời tiết. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty Là doanh nghiệp Nhà nước hạch toán kinh tế độc lập, công ty tổ chức bộ máy quản lý theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Với tổng số lao động là 702 người. Trong đó bộ phận lao động gián tiếp là 148 người, bộ phận lao động trực tiếp là 554 người. Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty gồm có: Đứngd dầu là ban giám đốc công ty, bên cạnh là hai phó giám đốc công ty, dưới là các phòng ban, các chi nhánh, xí nghiệp làm chức năng tham mưu cho giám đốc công ty theo từng lĩnh vực được phân công. Dưới đây là mô hình tổ chức của công ty. Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý ở công ty vật tư kỹ thuật xi măng GIÁM ĐỐC CÔNG TY PGĐ KINH DOANH KẾ TOÁN TRƯỞNG PGĐ VẬN TẢI ĐIỀU ĐỘ Các CN: L.Cai P.Thọ V. Phúc Thái NGyên Phòng tiêu thụ xi măng Phòng tài chính kế toán Văn phòng công ty Phòng kinh tế kế hoạch Phòng quản lý thị trường Phòng tổ chức lao động Phòng điều độ quản lý kho Phòng QLDA và KTĐT XD Xí nghiệp vận tải Ban KH ĐĐ Ban TC KT Ban HC Các Trung tâm bán xi măng Các cửa hàng bán xi măng Ban KH ĐĐ Ban KT Ban TCKT Ban HCTC Đội xe Xưởng Các phòng ban có chức năng và nhiệm vụ sau: Ban giám đốc công ty: - Giám đốc công ty: Là người đứng đầu công ty có quyền điều hành cao nhất, do hội đồng quản trị tổng công ty bộ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật.Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm trước tổng công ty và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Phó giám đốc kinh doanh: chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh, lập kế hoạch kinh doanh, phụ trách hợp đồng kinh tế, kiểm tra và kiện toàn hàng hoá vật tư, phụ trách công tác nội chính thanh tra. - Phó giám đốc vận tải - điều độ: Phụ trách công tác vận tải, định mức trong khâu vận tải và trong từng cửa hàng, quản lý chất lượng sản phẩm, kỹ thuật giao nhận, bốc xếp, lưu kho, phụ trách công tác đào tạo, cải tiến sáng kiến kỹ thuật vào công tác sửa chữa lớn. Các phòng ban của công ty: - Văn phòng công ty: giúp giám đốc điều hành công tác quản trị hành chính, an toàn lao động và công tác bảo vệ của công ty, đảm bảo điều kiện cần thiết cho hoạt động của công ty. - Phòng tổ chức lao động: Có nhiệm vụ xây dựng đơn giá tiền lương, quản lý về mặt nhân sự, tổ chức lao động hợp lý và thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên. - Phòng tài chính kế toán: Tổ chức thực hiện công tác tài chính - kế toán thống kê đơn vị, quản lý vật tư tài sản, lưu trữ chứng từ tài sản, lưu trữ chứng từ hoạt động sản xuất kinh doanh, lập kế hoạch tài chính, đảm bảo chu chuyển vốn và quay vòng vốn nhanh. - Phòng kinh tế kế hoạch: Xây dựng kế hoạch hàng tháng, quý, năm. Đề ra phương hướng kinh doanh và giao kế hoạch cho các chi nhánh của công ty. Đôn đốc kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch của các đơn vị. Thực hiện các hợp đồng mua xi măng từ các công ty sản xuất, đồng thời ký các hợp đồng cho thuê các kho chứa hàng mà công ty chưa dùng. - Phòng quản lý thị trường: Giúp giám đốc nắm bắt nhu cầu xi măng trên địa bàn hoạt động của công ty, theo dõi về giá cả mặt hàng xi măng, kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy chế trong hoạt động kinh doanh tiêu thụ xi măng và cung cấp thông tin về tình hình cạnh tranh của các đối thủ trên thị trường. - Phòng tiêu thụ: Quyết định về việc tiêu thụ, tổ chức và quản lý hoạt động các cửa hàng, đại lý của công ty, đẩy mạnh việc tiêu thụ và mở rộng mạng lưới tiêu thụ xi măng. Nắm và phản ánh các thông tin cần thiết về cung cầu giá cả các loại xi măng trên địa bàn Hà Nội cho giám đốc biết thông báo cáo lượng nhập xuất tồn hàng ngày tại cửa hàng. - Phòng quản lý điều độ kho: Tổ chức quản lý hệ thống kho tàng, bến bãi của công ty, tổ chức việc tiếp nhận xi măng từ các công ty sản xuất và đưa hàng hoá về địa bàn tiêu thụ theo kế hoạch, tổ chức ký kết và thực hiện các hợp đồng vận chuyển, đảm bảo xuất nhập khẩu xi măng, điều phối hàng hoá, dự trữ theo quy định, quan hệ giao dịch với các công ty đầu nguồn, lập báo cáo thống kê lượng hàng vận chuyển. - Xí nghiệp vận tải: Thực hiện vận chuyển xi măng từ các nhà máy sản xuất và tại ga, cảng về các kho, cửa hàng và các đại lý, công trình. Quản lý các đội xe và xưởng sửa chữa, bảo đảm sồ xe hoạt động theo kế hoạch giao, quản lý bảo quản các vật tư phụ tải sửa chữa thay thế. - Các chi nhánh: Tổ chức kinh doanh tiêu thụ xi măng tại các địa bàn do công ty giao và chịu sự quản lý trực tiếp của công ty. - Phòng quản lý dự án và kỹ thuật đầu tư xây dựng: Có nhiệm vụ nghiên cứu dự án, mở rộng thị trường, đa dạng hoá các mặt hàng, đầu tư xây dựng khu vui chơi giải trí, khai thác các phụ gia. Ngoài ra còn phụ trách các hoạt động sửa chữa lớn mua sắm trang thiết bị. 2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán Công ty vật tư kỹ thuật xi măng là một doanh nghiệp thương mại, có các cửa hàng, đại lý ở khắp nơi trên địa bàn thành phố Hà Nội và các tỉnh phía bắc, do đó yêu cầu đặt ra là phải có bộ máy kế toán ổn định hoạt động hiệu quả phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung. Mô hình này đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất trong công tác kế toán, kiểm tra, xử lý thông tin giúp lãnh đạo chỉ đạo các hoạt động tài chính của đơn vị, chuyên môn hoá lao động kế toán. Nhưng bên cạnh đó mô hình này lại tạo ra khoảng cách về không gian, thời gian khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đối với công ty vật tư kỹ thuật xi măng do địa bàn kinh doanh rộng lớn nên thông tin không tranh khỏi thiếu chính xác, kịp thời. Phòng kế toán gồm 13 người trong đó có 01 kế toán trưởng, 01 phó phòng kế toán và các kế toán viên phụ trách các phần hành. Các cán bộ kế toán của công ty hầu hết có trình độ đại học chuyên ngành kế toán - tài chính, có kinh nghiệm công tác và gắn bó với công ty. Phòng kế toán của công ty phân chia nhiệm vụ rõ ràng: - Kế toán trưởng: phụ trách chung và trực tiếp chỉ đạo công tác nhân sự, công tác tài chính và công tác tài chính và công tác hạch toán kế toán. - Kế toán phó:Thực hiện nhiệm vụ do sự phân công của kế toán trưởng và trực tiếp phụ trách công tác xây dựng, sửa chữa lớn, thuê kho, thuê cửa hàng, công tác tiêu thụ xi măng và chịu trách nhiệm khi kế toán trưởng và kế toán tổng hợp đi vắng. - Dưới các trưởng, phó phòng còn có tổ chức kế toán bộ phận, những người này được giao từng phần hành kế toán cụ thể. Bao gồm: 1 kế toán thanh toán 1 kế toán tổng hợp 1 kế toán TSCĐ, công cụ, dụng cụ 1 kế toán vật liệu 1 kế toán mua hàng hoá 1 kế toán xác định công nợ, kết quả bán hàng 1 kế toán theo dõi nhập - xuất - tồn kiêm kế toán ngân sách 1 kế toán xây dựng cơ bản 3 thủ quỹ Bộ máy kế toán của công ty được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2.: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty Vật tư kỹ thuật xi măng KẾ TOÁN TRƯỞNG Phó phòng kế toán Kế toán đầu tư XDCB và SCL Kế toán thanh toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Kế toán hàng hoá Kế toán vật liệu công cụ dụng cụ Kế toán công nợ Kế toán chi phí sản xuất kinh doanh Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Các nhân viên kế toán tại các chi nhánh Hiện nay, công ty đã và đang thực hiện phương thức kế toán máy. Do đó nhiệm vụ của các kế toán không tách bạch mà có sự kiệm nhiệm trong công tác hạch toán kế toán 2.1.4.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán Công ty vật tư kỹ thuật xi măng tổ chức công tác kế toán theo mô hình tập trung, trong đó phóng kế toán công ty là trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán, kể từ khâu nhận, lập chứng từ kế toán cho tới khâu xử lý,kiểm tra và thực hiện hệ thống thông tin kế toán trên máy với chương trình SAS đã được cài đặt. 2.1.4.3. Hình thức sổ kế toán áp dụng Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký chung. Hệ thống tài khoản sử dụng trong công ty là hệ thống tài khoản được ban hành theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng bộ tài chính và các thông tư bổ xung, các tài khoản được mở chi tiết theo yêu cầu quản lý của công ty. Công ty hạch toán tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh. Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo phần mềm SAS Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào máy tính Xử lý tự động theo chương trình Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp Các báo cáo kế toán 2.1.4.4. Đặc điểm phần mềm kế toán sử dụng Tiến bộ hơn các doanh nghiệp áp dụng kế toán thủ công. Công ty vật tư kỹ thuật xi măng đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán thông qua việc sử dụng phần mềm kế toán SAS. Với phần mềm kế toán SAS, người sử dụng chỉ cập nhật các chứng từ, tài liệu gốc ban đầu. ở các khâu công việc ghi chép tổng hợp tiếp theo, chương trình SAS sẽ tự động tính toán, tổng hợp số liệu và kết xuất tạo ra các sổ sách, báo cáo kế toán theo các mẫu biểu đã đựơc Nhà nước quy định, đồng thời kết xuất và cung cấp các thông tin và các báo cáo phân tích quản trị phục vụ cho công tác quản lý và ban giám đốc công ty. Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tập hợp tự động của máy mà hai bộ phận kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được thực hiện đồng thời. Kế toán không phải ghi chép cộng dồn, chuyển sổ theo kiểu thủ công. Do đó, thông tin trên các sổ cái tài khoản được ghi chép thường xuyên trên cưo sở cộng dồn từ các nghiệp vụ đã được cập nhật một cách tự động. Kế toán không nhất thiết phải đến cuối kỳ mới có số liệu tổng hợp, khi cần có thể xem in cac sổ tổng hợp bất kỳ lúc nào. 2.2. Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán hàng hoá ở công ty vật tư kỹ thuật xi măng 2.2.1. Đặc điểm, phân loại đánh giá, phương pháp kế toán hàng hoá của công ty 2.2.1.1. Đặc điểm, phân loại về hàng hoá của công ty Công ty thực hiện kinh doanh mặt hàng chính là xi măng, hầu hết là các sản phẩm đã được khẳng định nhãn hiệu chất lượng bao gồm: Xi măng Hoàng Thạch PCB 30 Xi măng Hoàng Thạch PCB 40 Xi măng trắng Hải Phòng PCB 30 Xi măng đen Hải Phòng PCB 30 Xi măng rời Bỉm Sơn Xi măng bao Bút Sơn PCB 30 Xi măng bao Bút Sơn PCB 40 Xi măng bao Bút Sơn PCB 30 Bao Xi măng bao Bút Sơn PCB 40 Bao Xi măng Hoàng Mai Xi măng Hoàng Mai PC 30 Xi măng bao Hoàng Mai PC 40 Xi măng rời Hoàng Mai PC 40 Xi măng bao Tam Điệp PC 40 Xi măng rời Tam Điệp PC 40 Ngoài ra còn kinh doanh các mặt hàng phụ là phụ gia xi măng, nguyên liệu đầu vào cho doanh nghiệp sản xuất xi măng. Các chi nhánh tiêu thụ bao gồm: - Chi nhánh Lào Cai - phụ trách tiêu thụ tại khu vực Lào Cai, Lạng Sơn - Chi nhánh Phú Thọ - phụ trách tiêu thụ tại khu vực Phú Thọ - Chi nhánh Thái Nguyên - phụ trách tiêu thụ tại khu vực Thái Nguyên, Bắc Cạn, Cao Bằng. - Chi nhánh Vính Phúc - phụ trách tiêu thụ tại khu vực Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Tuyên Quang, Yên Bái, Hà Giang. Tổ chức bộ máy chung các chi nhánh có: Ban giám đốc bao gồm: Giám đốc và Phó giám đốc (có chi nhánh không có), ban kế hoạch kho vận, ban tổ chức hành chính, ban kinh tế tài chính. Chi nhánh hạch toán theo hình thức báo sổ, riêng xí nghiệp vận tải từ năm 2000 hạch toán theo nội bộ. Nguồn nhập: Các loại xi măng mua trong nước từ 5 công ty sản xuất chính thuộc tổng công ty xi măng Việt Nam: Hoàng Thạch, Bút Sơn, Hải Phòng, Bỉm Sơn, Hoàng Mai, còn phụ gia xi măng do mua vào từ các công ty phụ gia bằng phương thức theo hợp đồng kinh tế. Hàng hoá mua về được vận chuyển bằng 3 đường: Đường Bộ, đường thuỷ, và đường sắt, được bảo quản tại các kho: - Khu vực Hà Nội: Tại các kho công ty, xí nghiệp vận tải, phòng tiêu thụ, cửa hàng bán lẻ, cửa hàng đại lý và cửa hàng tiêu thụ của công ty, các kho đi thuê (tại các trung tâm bán hàng). - Chi nhánh khác: Kho tại chi nhánh, kho trên địa bàn hoạt động của chi nhánh. Hình thức thanh toán áp dụng đối với người bán hàng là tiền mặt, tỉ giá ngân hàng. Với chi nhánh, đại lý bán hàng bằng tiền mặt, tỉ giá ngân hàng thông qua tài khoản. Ở địa bàn, các chi nhánh mở tài khoản ở ngân hàng, khi bán hàng nhân viên bán hàng lập giấy nộp tiền gửi về công ty. Công ty bán hàng theo ba hình thức: Bán theo hợp đồng kinh tế, bán lẻ trực tiếp tại cửa hàng và bán đại lý hưởng hoa hồng. Các kênh bán hàng: Bán đầu mối đường bộ, bán tại ga, cảng, bán tại kho, bán đi công trình, bán tại cửa hàng. 2.2.1.2. Đánh giá hàng hoá và phương pháp kế toán áp dụng tại công ty Phòng kế toán công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để kế toán tổng hợp một cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ hàng hoá phát sinh vào sổ kê stoán. Kế toán sử dụng giá mua thực tế để ghi chép chi tiết hàng hoá (còn gọi là giá mua theo hoá đơn đầu nguồn). Kế toán xác định trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp đích danh, hàng mua vào nhập kho theo đơn giá nào thì xuất ra lấy đúng đơn giá đó để tính. Các chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ không hạch toán trực tiếp giá nhập kho mà hạch toán riêng vào tài khoản tổng hợp TK 1562, các chi phí bán hàng hạch toán vào tài khoản tổng hợp TK 641, TK 642. Cuối kỳ thực hiện phân bổ chi phí mua hàng cho hàng tiêu thụ trong kỳ và hàng còn lại cuối kỳ theo giá vốn xuất kho. Hạch toán toàn bộ chi phí mua hàng cho hàng tiêu dùng trong kỳ kết chuyển hết lên TK 911. 2.2.2. Kế toán chi tiết hàng hoá tại công ty vật tư kỹ thuật xi măng 2.2.2.1. Thủ tục nhập kho hàng hoá Khi mua hàng công ty lập hợp đồng kinh tế với người bán, bên bán căn cứ theo hợp đồng ký kết giao hàng theo thời hạn quy định tại các kho ở trạm điều độ của công ty (tại ga, cảng, đầu mối đường bộ), thủ kho (điểu độ viên) căn cứ hoá đơn GTGT (liên 2) của bên bán tiến hành kiểm nhận và lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu lại quyển Liên 2: Cán bộ cung ứng nhập hàng giữ Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi bảng kê giao nhận xi măng Trình tự luân chuyển chứng từ như sau: Bản kê nhập ngày, tháng BNK Thẻ kho Bản kê giao nhận Nhật ký chung Sổ cái SCT Báo cáo tổng hợp Hoá đơn GTGT (liên 2) của nhà 2.2.2.2. Thủ tục xuất kho hàng hoá Công ty bán hàng theo ba hình thức, bán theo hợp đồng kinh tế, bán lẻ trực tiếp tại cửa hàng và bán đại lý hưởng hoa hồng. Sơ đồ 2.4 như sau: Sơ đồ 2.4 Công ty xi măng Hoàng Thạch Công ty xi măng Bỉm Sơn Công ty xi măng Bút Sơn Công ty xi măng Hoàng Mai Công ty xi măng Tam Điệp Công ty xi măng Hải Phòng Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Người tiêu dùng cuối cùng Cửa hàng đại lý Cửa hàng bán lẻ Khi xuất kho bán trực tiếp sử dụng hoá đơn GTGT, khi xuất kho đại lý sử dụng phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý,khi xuất kho cho mọi thành phần khác sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (khi các đối tượng này xuất bán cũng sử dụng hoá đơn GTGT). - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ lập thành 4 liên: Liên 1: Lưu lại quyển Liên 2: Dùng để vận chuyển hàng (kèm bảng kê chi tiết cước vận chuyển) Liên 3: Dùng thanh toán nội bộ (kèm bảng kê nhập của đơn vị nhận hàng) Liên 4: Thanh toán nội bộ (kèm bảng kê giao nhận của điều độ viên) - Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu lại quyển Liên 2: Giao đại lý Liên 3: Dùng thanh toán - Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu lại quyển Liên 2: Giao khách hàng Liên 3: Dùng thanh toán Trình tự luân chuyển chứng từ như sau: Bản kê nhập ngày, tháng BNK Thẻ kho Bản kê giao nhận Nhật ký chung Sổ cái SCT Báo cáo tổng hợp Hoá đơn GTGT do kế toán lập 2.2.2.3. Kế tán chi tiết hàng hoá * Tài khoản, chứng từ kế toán sử dụng - Tài khoản sử dụng: + TK 156: phản ánh hàng hoá nhập - xuất - tồn trong kỳ + TK 1561: Phản ánh giá mua hhh TK 15611: Hàng hoá nhập kho công ty, chi nhánh TK 15612: Các phụ gia + TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá + TK 151: Hàng hoá đang đi đường + TK 632: phản ánh giá vốn hàng xuất kho (chi tiết cho hàng hoá, dịch vụ, hàng hoá khác). - Chứng từ sử dụng: +Hoá đơn GTGT của người bán + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (chi nhánh) + Phiếu xuất kho kiêm vận hàng hoá, kiểm kê hàng hoá - Sổ kế toán áp dụng: + Sổ số dư chi tiết tài khoản + Các loại báo cáo tháng + Sổ cái các tài khoản * Kế toán chi tiết hàng hoá tại kho, cửa hàng, chi nhánh và đại lý Việc hạch toán chi tiết hàng hoá ở công ty Vật tư kỹ thuật xi măng Hà Nội sử dụng giá thực tế và theo phương pháp ghi thẻ song song, quy trình như sau: - Ở kho công ty tại các trạm điều độ (ga, cảng, đầu mối đường bộ). Hàng ngày, khi nhận hoá đơn GTGT (liên 2) của nhà máy, điều độ viên tiến hành kiểm tra và lập phiếu nhập kho, căn cứ lệnh điều động lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoạc phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (chi nhánh) và xuất hàng. Sau đó ghi vào thẻ kho theo số lượng thực nhập, thực xuất cho từng loại xi măng của từng tuyến vận chuyển thuộc từng nguồn mua. Cuối ngày sau khi đối chiếu số lượng xi măng, fax báo về công ty và căn cứ chứng từ nhập xuất tính ra số tồn kho cuối ngày ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Thẻ kho do kế toán lập giao cho điều độ viên ghi chép và quản lý. Định kỳ 10 ngày một lần và cuối tháng chuyển nộp toàn bộ hoá đơn chứng từ liên quan cho phòng độ - quản lý kho, phòng này theo dõi tổng hợp đồng thời chuyển hoá đơn, chứng từ cho phòng kế toán. - Ở kho cửa hàng, chi nhánh, đại lý Đối với cửa hàng, chi nhánh thủ kho căn cứ phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (liên 2), đối với đại lý thủ kho căn cứ phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (liên 2) làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho theo số thực nhập, ghi bảng nhập ngày. Sau đó ghi thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng mở cho từng loại xi măng của từng tuyến vận chuyển, thẻ này cũng do kế toán lập và giao cho thủ kho ghi chép vào bảo quản làm căn cứ đối chiếu số liệu. Cuối ngày nộp (Hà Nội) hoặc fax báo về công ty (các chi nhánh) toàn bộ chứng từ: Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, bảng kê nhập - xuất, chứng từ vận chuyển… cho phòng điều độ - quản lý kho, phòng này chuyển cho phòng kế toán đồng thời theo dõi tổng hợp. Phòng điều độ - quản lý theo dõi tổng hợp bằng cách: hàng ngày khi nhận được fax báo nhập - xuất ở trạm ghi vào bảng kê nhập mở cho cả tháng cho từng loại xi măng theo từng nguồn vận chuyển với chỉ tiêu số lượng: ghi vào bảng kê xuất mở cho cả tháng của từng loại xi măng chi tiết xuất cho từng nơi (trung tâm, chi nhánh…) hàng ngày các cửa hàng bán buôn bán lẻ tại các trung tâm và chi nhánh xuất bán nộp trực tiếp hoá đơn chứng từ hoặc fax về sẽ ghi toàn bộ nghiệp vụ phát sinh trên sổ theo dõi hàng ngày chi tiết cho từng trung tâm và gửi toàn bộ chứng từ cho phòng kế toán. Định kỳ 7 - 10 ngày/lần lập báo cáo nhập - xuất - tồn chi tiết cho từng kho, từng chi nhánh với từng loại xi măng. Cuối tháng lập báo cáo nhập - xuất - tồn và gửi toàn bộ cho phòng kế toán. Ví dụ minh hoạ Quy trình theo dõi ở các kho trực thuộc phòng điều độ - quản lý kho như sau: Tại đầu mối đường bộ: Hoá đơn GTGT (liên 2) của công ty xi măng Hoàng Thạch ngày 28/12/2005 điều độ viên lập phiếu nhập kho ghi vào bảng kê giao nhận (phần nhập), ghi thẻ kho số lượng 300 tấn. Cũng trong ngày căn cứ lệnh điều đống ố 1193 xuất kho cho kho Nhân Chính 12 tấn xi măng Hoàng Thạch ghi vào bảng kê giao nhận (phần xuất giao thực tế) tại phòng điều độ - quản lý kho ghi bảng kê nhập, bảng kê xuất tháng 12 và gửi toàn bộ chứng từ cho phòng kế toán HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 2: Giao khách Mẫu số 01 GTGT - 3LL Ngày 28/12/2005 N0 031828 Đơn vị bán hàng: Công ty xi măng Hoàng Thạch Địa chỉ: Kinh Môn - Hải Dương số tài khoản: 710A - 005 Điện thoại: 0320.823062 Mã số: 09800475 Họ yrn người mua hàng: Ninh Văn Hải Đơn vị: Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Số tài khoản: 710A-005 Địa chỉ: Thanh Xuân - Hà Nội Mã số: 1000105694 Hình thức thanh toán: Chậm trả 40 ngày STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1. Xi măng bao PCB 30 TCVN 6545-2002 HĐ 20/12/2004 xuất hàng SKSCP Tấn 300 600.000 180.000.000 Cộng tiền hàng: 180.000.000 Thuế suet GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 18.000.000 Tổng thanh toán: 198.000.000 Số tiền bằng chữ: Một trăm chín mươi tám triệu đồng chẵn Người mua Kế toán Thủ trưởng đơn vị PHIẾU NHẬP KHO Ngày 28/12/2005 Họ tên người giao hàng: Công ty xi măng Hoàng Thạch Theo số: 768-20/12/2004 Nhập tại kho: Đường Bộ Vĩnh Tuy Người nhập kho: Ninh Văn Hải STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Sản lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 1 XM Hoàng Thạch PCB30 Tấn 300 600.000 180.000 Tổng cộng 300 180.000 Nhập ngày 28/12/2005 Người mua Kế toán Thủ trưởng đơn vị PHIẾU NHẬP KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Ngày 28/12/2005 kí hiệu XMA - 2040 Liên 3: Dùng thanh toán nội bộ N0 016107 Căn cứ lệnh điều động số: 1193 Ngày 28/12/2005 Của công ty: Vật tư kỹ thuật xi măng Về việc vận chuyển xi măng Họ tên người vận chuyển: Quân Hợp đồng số: Xuất tại kho: Đường bộ Vĩnh Tuy Nhập tại kho: Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Nhân chính STT Tên nhãn, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) ĐVT Số lượng xuất Số lượng nhập Ghi chú A B C 1 2 3 1 Xi măng bao PCB30 Hoàng Thạch TCVN:62-66-2002 xe 29L3053 Lô cp 410 Tấn 12 Tổng cộng 12 Xuất: giờ… ngày Nhập: giờ…. ngày….thắng….năm Người lập biểu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Phòng ĐĐ-QL kho BẢNG KÊ GIAO NHẬN XI MĂNG Ngày 28/12/2005 Địa điểm giao nhận; Đường Bộ Vĩnh Tuy Chủng loại xi măng: Hoàng Thạch Đơn vị: Tấn CB ĐĐ giao nhận Thống kê Trưởng phòng điều độ kho Kho: Đường bộ Vĩnh Tuy ĐVT: Tấn Chủng loại: XM Hoàng Thạch TT Số CT Ngày CT Ngày N - X Diễn giải Số lượng Xác nhận Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng … … … … … … … … … 1 162 26/12 26/12 Nhập kho 20 3560 2 97215 28/12 28/12 Error! Not a valid link. 300 3860 3 86256 28/12 28/12 Nhập kho 36 3896 4 229 29/12 29/12 Error! Not a valid link. 100 3996 5 86258 29/12 29/12 Error! Not a valid link. 40 3956 … … … … … … … … … 31/12 Cộng phát sinh 54.000 54.895 31/12 Tồn cuối tháng 2645 Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Phòng ĐĐ-QL kho BẢNG KÊ GIAO NHẬN XI MĂNG Thang 12 Loại xi măng: Hoàng Thạch Hợp đồng nhập hàng: Thực nhập theo biên bản Số Ngày Số lượng theo P.tiện VC Ngày nhập Lượng nhập Ghi chú Hoá đơn Thực tế … … … … … … … … 162 26/12 200 20 ô tô 26/12 20 97215 28/12 300 300 ô tô 28/12 300 229 29/12 100 100 ô tô 29/12 100 … … … … … … … … Tổng cộng 54.000 Tại kho Nhân chính: Khi hàng về căn cứ phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (liên 2) nhập kho 12 tấn xi măng Hoàng Thạch. Ngày 29/12/ 2005 Xuất cho cửa hàng đại lý 35 Lương Thế Vinh 2 tấn bán cho khách hàng. Thủ kho gửi phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (liên 3), Hoá đơn GTGT (liên 3). Và bảng kê nhập, bảng kê xuất cho phòng ĐĐQL kho. Phòng này theo dõi trên sổ theo dõi hàng ngày chi tiết cho NC - Trung tâm 4 và gửi cho phòng kế toán. Ngày 31/12/2005 phòng ĐĐQL kho lập báo cáo nhập xuất tồn phản ánh số tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ tính đến ngày 31/12 cho kho Nhân Chính. PHIẾU NHẬP KHO Ngày 28/12/2005 Họ tên người giao hàng: Ninh Văn Hải Theo số: 768-20/12/2004 Nhập tại kho: Kho Nhân Chính Người nhập kho: Nguyễn Văn Hưng STT Tên nhánh hiệu, quy cách phẩm chất (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Sản lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 1 XM Hoàng Thạch PCB30 Tấn 12 600.000 7.200.000 Tổng cộng 12 7.200.000 Đơn vị: Địa chỉ: PHIẾU XUÂT KHO Hàng gửi bán đại lý Mẫu số 04/XKĐL-3LL Ban hành theo TT số:150 Ngày 02/12/03 BTC Mã số thuế: Liên 3: Dùng thanh toán Ngày: 29/12/2005 Căn cứ hợp đồng kinh tế số: 382 Ngày: 28/06/2005 Với xí nghiệp 5 - công ty bảo tàng Hồ Chí Minh Về việc mua 2 tấn xi măng Hoàng Thạch Họ tên người vận chuyển: CTTM và công ty Nam Hán hợp đồng số 572 Phương tiện vận chuyển: vận chuyển bằng ô tô Xuất tại kho: Nhân chính Nhập tại kho: TVC - công trình Hạn trả chậm theo quyết định của giám đốc 22/03/2005 STT Tên nhánh hiệu, quy cách phẩm chất (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Sản lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 1 XM Hoàng Thạch PCB30 Thực thu: Một triệu năm trăm hai mươi ngàn đồng Tấn 02 760.000 1.520.000 1.520.000 Tổng cộng 02 1.520.000 Người nhận hàng Người lập phiếu Thủ kho Người vận chuyển Thủ trưởng đơn vị HOÁ ĐƠN GTGT Mã số 01 GTKT - 3LL Liên 3: Dùng thanh toán N.034140 Ngày 29/12/2005 Đơn vị bán hàng: Trung tâm 4 - Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Địa chỉ: 348 Đường Giải Phóng Số TK: 102010000018010 Xuất kho nhân chính Điện thoại: 8642410 Mã số: Họ tên người mua hàng: Anh Tuấn Đơn vị: Xí nghệp 5 - Công ty Bảo tàng Hồ Chí Minh Địa chỉ: Hà Nội Số tài khoản:…… Hình thức thanh toán: Tiền mặt: Mã số:…. STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Xi măng bao Hoàng Thạch PCB30 Tấn 02 690.909 1.381.818 Cộng tiền hàng: 1.381.000.000 Thuế suet GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 1.381.182 Tổng thanh toán: 1.520.000 Số tiền bằng chữ: Một triệu năm trưam hai mươi ngàn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Phòng ĐĐ - QL kho BẢNG KÊ NHẬP XI MĂNG Ngày 28/12/2005 Kho: Nhân Chính Biểu số: 4/KV Loại: xi măng Hoàng Thạch Đầu kỳ: Đơn vị tính: Tấn Chứng từ Nơi gửi hàng Số xe vận chuyển Phần nhập Ghi chú Số Ngày Theo HĐ Thực tế Rách, vỡ Thiếu 86256 28/12 Đường Bộ Vĩnh Tuy 29L3053 12 12 Tổng cộng 12 12 Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Phòng ĐĐ- QL kho BẢNG KÊ XUẤT, BÁN XI MĂNG Ngày 29/12/2005 Kho: Nhân Chính Biểu số : 4/KV Loại: Xi măng Hoàng Thạch Đơn vị tính: Tấn Chứng từ Số xe VC Đơn vị vận chuyển hoặc đơn vị mua hàng Đơn vị nhập hàng Xuất khác Số Ngày XBTTâm … … 1981 29/12 29S3001 330 Lạc Long Quân 3 3256 29/12 29F5231 37 Nguyễn Trãi 2 4135 29/12 29S1563 35 Lương Thế Vinh 2 Tổng cộng 7 Thủ kho Thống kê Phòng ĐĐ - QL kho THẺ KHO Tháng 12/2005 Loại: xi măng Hoàng Thạch Kho: Nhân Chính TT Số CT Ngày CT Ngày N-X Diễn giải Số lượng Xác nhận Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 34,8 … … … … … … … … … 1 86256 28/12 28/12 Nhập kho 12 46,8 2 86258 29/12 29/12 Nhập kho 40 86,8 3 1981 29/12 29/12 Nhập kho 3 83,8 4 3256 29/12 29/12 Xuất kho 2 81,8 5 4135 29/12 29/12 Xuất kho 2 79,8 5 ... … … … … … … … … 31/12 Cộng PS 390 293,5 131,3 Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Phòng ĐĐ- QL kho TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN KHO XI MĂNG Tháng 12 Kho: Nhân Chính Chủng loại XM TĐK NTK XTK TCK Ghi chú XM Hoàng Thạch 34,8 390 293,5 131,3 … … … … … … Tổng cộng 402,7 875 891 386,7 - Ở phòng kế toán công ty: Kế toán mở tiểu khoản đóng thành sổ nhiều trang ghi cho cả tháng, hàng ngày khi phát sinh nghiệp vụ nhập - xuất hàng hoá nhận được chứng từ do phòng điều độ quản lý kho gửi lên hoặc nhân viên vận chuyển hàng hoá, nhân viên tại các kho mang đến trực tiếp, FAx báo về tiến hành tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu và phân loại chứng từ rồi ghi vào sổ theo cách phân loại đó đồng thời nhập vào máy vi tính các báo cáp nhập, xuất tồn hàng ngày. Khi kết thúc nhập máy lưu lại số liệu và tự động lên số liệu cùng các báo cáo này vào cuối tháng. Trên thực tế tiểu khoản chỉ là tài liệu riêng của kế toán theo dõi chi tiết hàng hoá để thuận tiện cho việc tự kiểm tra đối chiếu khi cần (lí do và vì mọi nghiệp vụ khi phát sinh đã được cập nhật và ghi trên máy). Còn các báo cáo nhập, xuất, báo cáp nhật - xuất - tồn mới là sổ kế toán chi tiết của bộ phận kế toán chi tiết hàng hoá mở cho từng loại xi măng của từng công ty đầu nguồn theo dõi cả về mặt số liệu và giá vốn. Định kỳ 5-7 ngày kế toán xuống kho đối chiếu số liệu và ký xác nhận vào thẻ kho. Kế toán tổng hợp khi nhận được chứng từ nhập dữ liệu vào mục "vào số liệu chứng từ". Khi kết thúc nhập máy tự động lên nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản có liên quan, có thể xem, in bất kỳ lúc nào. VD minh hoạ: Khi nhận được chứng từ nhập - xuất (đã giới thiệu ở phần kế toán chi tiết) kế toán hàng hoá ghi toàn bộ nội dung vào tiểu khoản, rồi mang toàn bộ chứng từ sang phòng kế toán tổng hợp nhập lên máy báo cáo nhập, báo cáo xuất. Khi kết thúc nhập dữ liệu, máy tự động lên số liệu ở báo cáo nhập - xuất - tồn và lưu lại tự dộng lên báo cáo cuối tháng. Sau đây là các bảng biểu báo cáo minh hoạ cuối tháng còn đối với báo cáo ngày (báo cáo nhập hàng, báo cáo xuất, báo cáo nhập - xuất - tồn ngày) mẫu sổ nội dung giống như báo cáo tháng chỉ thêm phần các cột sau để nhập dữ liệu theo nghiệp vụ phát sinh ngày. BÁO CÁO NHẬP NGÀY Đơn vị tính: đồng TT Số CT Ngày CT Ngày GS Loại XM Hoàng Thạch PCB 30 1 97215 28/12 28/12 Nhập kho XM Hoàng Thạch (đường bộ Vĩnh Tuy) 2 86256 28/12 28/12 Xuất kho XM Hoàng Thạch cho kho Nhân Chính … … … … … TIỂU KHOẢN Tháng 12/2005 Ngày tháng Diễn giải Nợ Có 28/12/2005 Nhập kho xi măng đi đường số hoá đơn 97215 ngày 28/12/2005: 300 tấn xi măng Hoàng Thạch đường bộ TK1561 = 180.000.000 … … … … 29/12/2005 Xuất kho Nhân Chính xi măng Hoàng Thạch 7 tấn TK1561 = 5.320.000 … … … … Công ty vật tư kỹ thuật xi măng BÁO CÁO TỔNG HỢP MUA XI MĂNG Mã số thuế: 0100105694 Tháng 12 năm 2005 TT Loại xi măng Số lượng (tấn) Đơn giá (ngđ/tấn) Thành tiền (ngđ) Chưa thuế Thuế Cộng Chưa thuế Thuế Cộng I Hoàng Thạch PCB30 86.700,000 50.459.101.140 5.045.923.860 55.505.025.000 - Đường bộ 27.430,000 600.000 60.000 660.000 17.058.000.000 1.705.800.000 18.763.80.000 - Đường sắt 6.225,000 577.273 57.727 635.000 3.593.524.425 359.350.575 3.952.875.000 - Đường thuỷ 52.045,000 572.727 57.273 630.000 29.807.576.715 2.980.773.280 32.788.350.000 II Bỉm Sơn (bao PCB30) 16.858,000 9.657.669.628 965.780.372 10.623.450.000 - Đường bộ 7.646,000 586.363 58.637 645.000 4483.331.498 448.338.502 4.647.670.000 - Đường sắt 7.557,000 559.090 55.910 615.000 4.483.331.498 422.511.870 4.647.555.000 - Đường thuỷ 1.620,000 572.727 57.273 630.00 4.225.043.130 92.782.260 1.020.600.000 III Bút Sơn 4.362.820 927.817.740 2.362.918.314 25.992.004.400 XM bao PCB30 38.109,000 23.629.086.736 2.180.493.264 23.985.340.000 - Đường bộ 18.880,000 581.818 58.182 640.000 9.239.269.840 923.930.160 10.163.200.000 - Đường sắt 15.119,000 363.636 56.364 620.000 8.521.612.684 852.167.316 9.373.780.000 - Đường thuỷ 3.592,000 559.091 55.909 615.000 3.126.436.872 312.634.128 3.439.080.000 … … … … … … ... … … Tổng cộng Tổng công ty xi măng Việt Nam BÁO CÁO TỔNG HỢP MUA XI MĂNG Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Tháng 12 năm 2005 TT Diễn giải Số lượng (tấn) Doanh số bán đã có VAT (ngđ) Doanh số bán chưa có VAT Thuế GTGT (ngđ) ĐG TT ĐG TT (ngđ) ĐG TT I XM Hoàng Thạch PCB30 92.566,400 69.941.618.250 63.583.277.688 6.358.340.562 A Đại lý 20.338,350 15.419.894.000 14.018.083.339 1.401.810.661 - Bán đầu mối 855,000 649.800.894.000 590.727.195 59.072.805 Tại ga 138,950 104.907.250 95.370.277 9.536.973 Tại kho 166,950 126.047.250 114.588.470 11.458.780 Tại công trình 12.113,500 9.108.917.000 8.280.831.650 828.085.350 Bán tại cửa hàng 7.063,950 5.430.222.500 4.936.565.747 493.656.753 … … … … … … … … … II Bỉm Sơn 22.088,500 16.358.432.250 14.871.304.724 1.487.127.526 Bỉm Sơn Bao PCB30 22.053,500 16.331.307.250 14.846.645.649 1.484.661.601 A Đại lý 1.646,100 1.230.693.500 1.118.812.097 111.881.403 Tại công trình 669,500 498.830.000 453.481.728 45.348.272 Bán đầu mối Đ. bộ 35,000 25.725.000 23.386.370 2.338.630 Bán tại cửa hàng 941,600 706.138.500 641.943.999 64.194.501 … … … … … … … … … Cộng 189.591,220 142.077.953 129.161.773.634 12.916.180.116 Tổng công ty xi măng Việt Nam BÁO CÁO TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN XI MĂNG Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Tháng 12 năm 2005 Nội dung các chỉ tiêu Đơn giá mua (ngđ) Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Tiêu thụ trong kỳ Hao hụt, khuyến mại khác Tồn cuối kỳ Sản lượng Giá vốn Sản lượng Giá vốn Sản lượng Giá vốn Sản lượng Giá vốn Sản lượng Giá vốn I. Xi măng Hoàng Thạch PCB30 - Đ.bộ - Đ.sắt -Đ. Thuỷ 600.000 577.273 572.727 31170,800 9440,000 1121,000 20.609,800 18.114.911.957 5664000.000 647.123.033 11.803.788.924 86.700,000 28.430.000 6.225.000 52.045,000 50.459.101.140 17.058.000 3.593.524.425 29.807.576.715 92.566,400 35.236,000 5.439.550 51.890,850 54000.996.195 21.141.600.000 31.401.053470 29.719.290.848 75,150 0,000 0,000 75,150 43.040.434 0 0 43.040.434 25.300,900 2.634,000 1.906,450 20.760,450 14.571.012.358 1.580.400.000 1.100.542.111 11.890.070.247 II. Xi măng Bao Bỉm Sơn PCB30 - Đ.bộ - Đ.sắt -Đ. Thuỷ 586.363 559.090 572.727 7.780,338 1.607,000 5.846,338 327,000 4.398.196,182 942.285.341 3.268.629.112 187.281.729 16.823,000 7.646,000 7.557,000 1.620,000 9.636.192.368 4.483.331.498 4.225.043.130 927.817.740 22.053,500 9.253,000 11.401,050 139,450 12.601.332.684 5.422.616.839 6.374.213.045 801.502.800 5,562 0,000 5,562 0,000 3.109,659 0 3.109.659 0 2.549,338 0,000 2.001,788 547,550 1.432.776.322 0 1.119.179.653 313.596.669 … … … … … … … … … … … … Tổng cộng 64.157,158 37.274.970.990 167.939,820 97.532.483.539 189.591.220 110.348.131.468 42.226,748 24.292.468.704 2.2.3. Kế toán tổng hợp hàng hoá tại Công ty vật tư kỹ thuật xi măng 2.2.3.1. Kế toán tổng hợp nhập kho hàng hoá TK111,112… TK151 TK156 TK531 TK511 (4b) (4c) TK333 TK133 (2a) (2b) (1) (5) TK641 TK157,632 (3) (4a) (1) Nhập kho xi măng, Phụ gia xi măng, khi hàng về căn cứ chứng từ thủ kho tiến hành kiểm nhận hàng hoá, lập phiếu nhập kho. + Nhập kho công ty căn cứ hoá đơn GTGT (liên 2) của nhà máy sau đó ghi vào bảng kê giao nhận xi măng, rồi chuyển cho phòng điều độ quản lý kho, rồi chuyển cho phòng kế toán ghi vào nhật ký chung và các sổ chi tiết, sổ cái liên quan. + Nhập kho cửa hàng, đại lý, chi nhánh căn cứ phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (liên 2) do điều độ viên lập, ghi bảng kê nhập, sau chuyển cho phòng điều độ quản lý kho, chuyển cho kế toán ghi nhật ký chung và các sổ cái, sổ chi tiết liên quan. Phản ánh chi phí mua hàng căn cứ chứng từ vận chuyển và thanh toán cước vận tải. (2a) Nhập kho hàng đi đường về kho công ty, kho chi nhánh khi nhận được hoá đơn GTGT (liên 2) của nhà máy, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (liên 2) đã Fax báo về công ty mà hàng chưa về nhập kho ghi vào nhật ký chung và các sổ chi tiết hàng hoá liên quan. (2b) Tháng sau khi hàng về nhập kho, tiến hành kiểm nhận hàng hoá và lập phiếu nhập kho theo số thực nhập khi nhật ký chung, chi tiết tài khoản 151+156 và sổ chi tiết liên quan. (3) Nhập kho hàng hoá - nhập khác ngoài nghiệp vụ nhập mua của công ty (do người bán bù đắp hao hụt vận chuyển). Căn cứ các chứng từ vận chuyển, chứng từ có liên quan ghi vào chi tiết TK156 (phần nhập khác) và phản ánh chi phí mua cho hàng bán ra trong kỳ. (4a) Nhập hàng bán bị trả lại căn cứ hợp đồng bán, hoá đơn GTGT (liên 2) và biên bản kiểm nhận đối chiếu hàng hoá với người mua ghi vào sổ nhật ký chung và sổ chi tiết TK156,632. (4b+4c) Bút toán kết chuyển đồng thời cuối kỳ của (4a) ghi vào sổ chi tiết TK632 (phần giảm trừ) và các sổ chi tiết liên quan. (5) Cuối kỳ kết chuyển VAT đầu vào được khấu trừ của toàn công ty ngay trên sổ chi tiết TK133 2.2.3.2. Kế toán tổng hợp xuất kho hàng hoá TK156 TK153 TK138 TK157 TK632 TK153 (5) (3) (2a) (2b) (1) (4) (a) Xuất kho hàng hoá bán trực tiếp cho khách hàng căn cứ hợp đồng kinh tế đã kí kết với người mua hàng theo đúng thời hạn quy định trong hợp đồng, thủ kho căn cứ hoá đơn GTGT (liên 2) do kế toán lập, lập phiếu xuất kho thực hiện xuất hàng cho khách hàng, ghi vào bảng kê xuất ngày, chuyển kho cho kế toán ghi nhập ký chung và các sổ chi tiết liên quan (theo phương thức này doanh thu được ghi khi có phiếu thu, giấy báo có hoặc biên bản chấp nhận thanh toán của người mua). (2a) Xuất kho hàng hoá giao đại lý, thủ kho căn cứ lệnh điều động của ban giám đốc lập phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, và xuất hàng, ghi vào bảng kê giao nhận xi măng (phần xuất) chuyển cho phòng điều độ quản lý kho, phòng này chuyển cho kế toán ghi vào nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản liên quan. (2b) Khi đại lý bán hàng lập hoá đơn GTGT, gửi liên 3 và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (liên 3) và các hoá đơn khác có liên quan cho phòng điều độ quản lý kho chuyển cho kế toán, kế toán thực hiện kết chuyển giá vốn hàng xuất bán được xác định là tiêu thụ trên sổ cái chi tiết tài khoản 632 và ghi vào các sổ có liên quan (theo các phương thức này - đồng thời phản ánh doanh thu và các sổ chi tiết tài khoản 111, 112, 331, 511…) (3) + (4) Xuất hao hụt trong và ngoài định mức (phản ánh hao hụt trong định mức vào chi phí bán hàng và ngoài định mức vào tài khoản phải thu khác - như xuất hàng), căn cứ biên bản kiểm nhận đối chiếu của thủ kho, định mức hao hụt do Tổng công ty qui định, phiếu xuất kho để ghi vào chi tiết tài khoản 156 (phần xuất hao hụt khác) và vào nhật ký chung, sổ chi tiết các tài khoản liên quan với nội dung "điều chỉnh hàng nhập do hao hụt vận chuyển" đối ứng tài khoản 138. (5) Các trường hợp bán hàng có bao bì tính giá riêng ghi theo bút toán này. Chú ý: Công ty thực hiện xuất bán lẻ ở tất cả các cửa hàng tại các trung tâm thuộc khu vực Hà Nội và chi nhánh thuộc các tỉnh. Khi xuất lập phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (chi nhánh), phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Khi cửa hàng chi nhánh xuất bán lập hoá đơn GTGT gửi toàn bộ hoá đơn chứng từ về, kế toán nhận được ghi bình thường như bút toán (1) Còn khi xuất được xác định là hàng luân chuyển nội bộ (được đề cập ở phần sau). Ví dụ minh hoạ: VD1: Ngày 28/11/2005 Hoá đơn GTGT (liên 2) của Công ty xi măng Hoàng Thạch 300 tấn đến tháng 12 hàng mới về kho công ty. Nợ TK151 180.000.000 Nợ TK133 18.000.000 Có TK331 198.000.000 Đến tháng 12 hàng về nhập kho công ty: Nợ TK 156(1561) 180.000.000 Có TK151 180.000.000 Ví dụ 2: Trên sổ chi tiết TK156 nghiệp vụ nhập - xuất phụ gia xi măng tháng 12/2005 như sau: Nợ TK 156 (15611) 208.125.000 Nợ TK 133 (1331111) 20.812.500 Có TK 331 228.937.500 Cũng trong tháng 12, số chứng từ K1204 xuất bán hết ghi: Nợ TK 632 208.125.000 Có TK 156 (15111) 208.125.000 Ví dụ 3 phản ánh cước vận chuyển xi măng cho hàng bán tháng 12/2005 toàn công ty, khi phát sinh ghi: Nợ TK 156 (1562) 8.485.520.325 Nợ TK 133 (1331111) 848.552.032.032,5 Có TK331 9.334.072.357,5 Khi kết chuyển: Nợ TK 6417 8.485.520.325 Có TK 156 (1562) 8.485.520.325 Ví dụ 4: Xuất bán xi măng giá vốn tháng 12: 80.591,62 tấn xi măng các loại vận chuyển bằng đường bộ, ghi: Nợ TK 632(6321111) 48.240.593.331 Có TK 156 (15612) 48.240.593.331 Toàn bộ các nghiệp vụ về nhập hàng, xuất hàng khi nhận được chứng từ có liên quan kế toán tổng hợp nhập định khoản vào mục "vào số liệu chứng từ" ở sổ chứa thông tin đầu vào, khi đã cập nhập máy đưa số liệu, tự động ghi vào nhật ký chung và các sổ chi tiết, sổ cái có liên quan. Trình tự tiến hành nhập dữ liệu vào máy vi tính như sau: Màn hình nhập liệu vào máy: Căn cứ vào chứng từ gốc, bắt đầu nhập dữ liệu vào máy vi tính theo trình tự sau: - Tại ô "Tháng" - nhập ngày tháng nhập dữ liệu - Tại ô "Ngày chứng từ" - Nhập ngày tháng của chứng từ - Tại ô "Số liệu" - Nhập số liệu chứng từ - Tại ô "Diễn giải" - Nhập chú thích cho nghiệp vụ - Tại cột "Tài khoản" - Nhập tên tài khoản - Tại cột "Diễn giải" - Máy tự chú thích cho nghiệp vụ - Tại cột "Phát sinh Nợ" hoặc cột "Phát sinh Có" - Nhập số tiền và ấn Enter. Sau đó nhập tên tài khoản đối ứng vào cột "Tài khoản", nhập số tiền vào cột "Phát sinh Có" hoặc cột "Phát sinh Nợ". Với chương trình phần mềm kế toán đã cài đặt, khi có lệnh, chương trình tự động chạy và cho phép kết xuất, in ra các sổ và báo cáo kế toán tương ứng như: Sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản, sổ chi tiết dữ liệu các tài khoản, các báo cáo chi tiết. Sau đây là một ví dụ về nhập dữ liệu làm trên máy tại Công ty vật tư kỹ thuật xi măng: Tháng 12/2005 Ngày chứng từ 28/12/2005 Số hiệu T18 Diễn giải Nhập XM Hoàng Thạch đường bộ 300 tấn Tài khoản Diễn giải Ngoại tệ Số lượng Phát sinh Nợ Phát sinh Có 1561 Giá mua hàng hoá 300 180.000.000 133 Thuế GTGT đầu vào 18.000.000 331 Phải trả cho công ty xi măng Hoàng Thạch 198.000.000 Kết thúc quá trình nhập liệu kích chuột vào "Ghi" Các nghiệp vụ khác thực hiện tương tự. Để xem sổ nhật ký chung tháng 12 năm 2004: từ giao diện nền, kích chuột vào menu "Kế toán tổng hợp", giao diện "Sổ kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính" xuất hiện. Sau đó kích chuột vào "Sổ nhật ký chung", "từ tháng 12" đến "tháng 12" kích chuột vào xem. Nếu muốn in ra giấy thì kích chuột vào "In". Tổng công ty xi măng Việt Nam SỔ NHẬT KÝ CHUNG Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Tháng 12 năm 2005 STT Số CT Ngày CT Ngày GS Diễn giải TK PS Nợ PS Có 1 TM001 01/12/05 01/12/05 Nộp tiền bán xi măng - Nguyễn Thị Tươi Trung tâm 5 Phải thu của khách hàng Tiền Việt Nam 131 1111 175.000.000 175.000.000 2 TM002 01/12/05 01/12/05 Nộp tiền bán xi măng cho Trung tâm 5 Đặng Thị Phượng, CH59 Tạ Quang Bửu Phải thu của khách hàng Tiền Việt Nam 131 1111 10.441.000 10.441.000 3 CM001 01/12/05 01/12/05 Thanh toán tiếp khách - Trương Đình Hà Phòng Quản lý Dự án Tiền Việt Nam Chi phí bằng tiền khác 1111 6428 910.000 910.000 … … … … … … … … 11 TG001 01/12/05 13/12/05 Tiền bán hàng T11/05 đi đường - Công ty TMTH&XD Thành Nam Tiền Việt Nam Tiền Việt Nam 1131 1121 300.000.000 300.000.000 … … … … … … … … 4.476 KC09 31/12/05 31/15/05 Kết chuyển KQKD sang lãi chưa phân phối Lãi năm nay Xác định kết quả kinh doanh 4214 911 1.037.765.559 1.037.765.559 … … … … … … … … Tổng phát sinh 1.442.329.080.308 1.442.329.080.308 Tổng công ty xi măng Việt Nam SỔ NHẬT KÝ CHUNG Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Tháng 12 năm 2005 Số CT Ngày CT Ngày GS Diễn giải TK PS Nợ PS Có Số dư Số dư đầu kỳ 1.387.634.149 VC07 31/12/05 17/01/06 Cước VCXM T12/05 Công ty thuê: 5592 tấn thuỷ + 2946,42 tấn rời bộ Bút Sơn 331 422.059.412 1.809.693.561 VC08 31/12/05 17/01/06 Cước VCXM T12/05 Cho Công ty thuê: 3056 tấn Hải Phòng sắt 331 214.993.000 2.024.686.561 VC09 31/12/05 17/01/06 Cước VCXM T12/05 Công ty thuê: 25423,55 tấn 136 482.972.340 2.507.658.901 VC10 31/12/05 17/01/06 Cước VCXM T12/05 Công ty thuê: 16267 tấn Bút Sơn sắt 331 748.683.000 3.256.341.901 PT06 31/12/05 31/12/05 CN Phú Thọ hạch toán cước VCXM phải trả khách hàng tại Phú Thọ T12/05: 8.147,6 tấn 331 477.757.875 3.734.099.776 VP06 31/12/05 31/12/05 Chi phí VCXM Hải Phòng 331 27.932.377 3.762.032.153 TN66 31/12/05 05/01/06 Chi phí vận chuyển T12/05 331 383.378.464 4.145.410.617 … … … … … … … … TK07 31/12/05 20/01/06 Cước vận chuyển xi măng cho hàng bán T12/2005 toàn công ty 6417 8.485.520.325 1.504.924.733 Tổng phát sinh 8.602.810.909 8.485.520.325 Phát sinh luỹ kế 58.372.426.351 58.824.161.138 Số dư cuối kỳ 1.504.924.733 Tổng công ty xi măng Việt Nam SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Công ty vật tư kỹ thuật xi măng 15611- Hàng hoá nhập kho công ty, CN Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Số CT Ngày CT Ngày GS Diễn giải TK PS Nợ PS Có Số dư Số dư đầu kỳ 6.060.259.351 K1202 31/12/05 16/01/06 Nhập XM đi đường T12/05: 38.301,15 tấn XM các loại VC bằng đường sắt + HH0,5 151 21.710.131.081 27.770.390.432 K1203 31/12/05 16/01/06 Nhập XM đi đường T12/05: 71.804,75 tấn XM các loại VC bằng đường thuỷ + HH3,5 151 41.075.295.448 68.845.685.880 K1204 31/12/05 16/01/06 Nhập phụ gia sản xuất đá Bazian Quỳnh Thắng 331 208.125.000 69.053.810.880 K1205 31/12/05 16/01/06 Nhập XM Tam Điệp khuyến mại về T12/05: 30,55 tấn XPMC30 6481 19.768.372 69.073.579.252 … … … … … … … … K1203 31/12/05 16/01/06 Xuất bán XM giá vốn T12/05: 69.735,95 tấn XM các loại VC bằng đường thuỷ 632 39.881.658.343 7.010.904.203 K1204 31/12/05 16/01/06 Xuất khuyến mại XM Tam Điệp T12/05: 48,4 tấn tại công ty 6481 31.754.559 6.679.149.644 … … … … … … … … Tổng phát sinh 82.445.201.358 81.658.416.593 Phát sinh luỹ kế 187.070.617.241 184.955.918.090 Số dư cuối kỳ 6.847.044.116 Tổng công ty xi măng Việt Nam SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Công ty vật tư kỹ thuật xi măng 6321111- Kinh doanh xi măng Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Số CT Ngày CT Ngày GS Diễn giải TK PS Nợ PS Có Số dư Số dư đầu kỳ K1201 31/12/05 16/01/06 Xuất bán XM giá vốn T12/05 tại Công ty + CN: 80.591,62 tấn VC bằng đường bộ 1561 48.240.593.331 48.240.593.331 K1202 31/12/05 16/01/06 Xuất bán XM giá vốn T12/05 tại Công ty + CN: 39.263,65 tấn VC bằng đường sắt 1561 22.225.881.173 70.466.474.504 K1203 31/12/05 16/01/06 Xuất bán XM giá vốn T12/05 tại Công ty + CN: 69.735,95 tấn VC bằng đường thuỷ 1561 39.881.658.343 110.348.132.847 KC02 31/12/05 16/01/06 Kết chuyển giá vốn hàng hoá 911 110.348132847 Phát sinh luỹ kế 110.348132847 110.348132847 Số dư cuối kỳ Tổng công ty xi măng Việt Nam SỔ CÁI TÀI KHOẢN Công ty vật tư kỹ thuật xi măng 632- Giá vốn hàng bán Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Số CT Ngày CT Ngày GS Diễn giải TK PS Nợ PS Có Số dư Số dư đầu kỳ XK1201 31/12/05 16/01/06 Xuất bán XM giá vốn T12/05 tại Công ty + CN: 80.591,62 tấn VC bằng đường bộ 15611 48.240.593.331 48.240.593.331 XK1202 31/12/05 16/01/06 Xuất bán XM giá vốn T12/05 tại Công ty + CN: 39.263,65 tấn VC bằng đường sắt 15611 22.225.881.173 70.466.474.504 XK1203 31/12/05 16/01/06 Xuất bán XM giá vốn T12/05 tại Công ty + CN: 69.735,95 tấn VC bằng đường thuỷ 15611 39.881.658.343 110.348.132.847 VT0017 31/12/05 16/01/05 Kết chuyển chi phí vận tải và sửa chữa tháng 12/2005 1541 116.600.520 110.464.733.367 KC12 31/12/05 16/01/05 Kết chuyển giá vốn hàng bán 9111 116.600.520 110.348.132.847 VC12 31/12/05 16/01/06 Phân bổ chi phí VCXM cho lượng tiêu thụ T12/05 1562 8.789.421.483 119.137.554.330 DP02 31/12/05 16/01/05 Trích lập dự phòng giảm giá vật tư ứ đọng tại XNVT năm 2005 (QĐ2076/QĐ-XMVN) 159 105.377.804 119.242.932.134 KC02 31/12/05 16/01/05 Kết chuyển giá vốn hàng bán 9111 119.137.554.330 105.337.804 KC02A 31/12/05 16/01/05 Kết chuyển giá vốn vật tư phụ tùng 9111 105.377.804 Tổng phát sinh 119.359.532.654 119.359.532.654 Phát sinh luỹ kế 285.927.853.614 285.927.853.614 Số dư cuối kỳ Tổng công ty xi măng Việt Nam SỔ CÁI TÀI KHOẢN Công ty vật tư kỹ thuật xi măng 151- Hàng mua đang đi trên đường Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Số CT Ngày CT Ngày GS Diễn giải TK PS Nợ PS Có Số dư Số dư đầu kỳ 30.945.067.136 MX01 31/12/05 31/12/05 Nhập mua XM từ nhà máy T12/2005 = 86.700 tấn XM Hoàng Thạch 331101 50459.101.140 81.404.168.276 MX02 31/12/05 31/12/05 Nhập mua XM từ nhà máy T12/2005 = 16.858 tấn XM Bỉm Sơn 331102 9.657.669.628 91.061.837.904 MX03 31/12/05 31/12/05 Nhập mua XM từ nhà máy T12/2005 = 41.362,82 tấn XM Bút Sơn 331103 23.629.086.097 114.690.924.001 MX04 31/12/05 31/12/05 Nhập mua XM từ nhà máy T12/2005 = 15.166,0 tấn XM Hải Phòng 331104 8.754.907.152 123.445.831.163 … … … … … … … … NK1201 31/12/05 31/12/06 Nhập XM đi đường T12/05: 80.501,05 tấn XM các loại VC + Đường bộ + HH1,26 15611 48.485.478.668 80.233.845.396 NK1201 31/12/05 31/12/06 Nhập XM đi đường T12/05: 80.501,05 tấn XM các loại VC + Đường bộ + HH1,26 64161 710.181 80.233.135.215 … … … … … … … … Tổng phát sinh 97.474.256.928 110.973.899.466 Phát sinh luỹ kế 191.008.536.99 186.673.727.765 Số dư cuối kỳ 17.445.424.598 CHƯƠNG 3 MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN VIỆC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY VẬT TƯ KỸ THUẬT XI MĂNG 3.1. Nhận xét khái quát về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán hàng hoá nói riêng ở Công ty vật tư kỹ thuật xi măng 3.1.1. Về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Công ty vật tư kỹ thuật xi măng là công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại, trải qua 12 năm phấn đấu xây dựng, trưởng thành và phát triển, tập thể ban lãnh đạo và các cán bộ công nhân viên Công ty vật tư kỹ thuật xi măng đã tạo dựng được cơ sở vật chất kỹ thuật khang trang, đồ sộ. Với nguồn vốn Nhà nước cấp ban đầu là 6.691.000.000đ, đến nay nguồn vốn chủ sở hữu của công ty lên đến 51.786.319.740đ. Năm 2002 sản lượng xi măng tiêu thụ của công ty đạt 1.662.083 tấn, doanh thu đạt 1.147.732.335.893đ. Năm 2003 sản lượng tiêu thụ của công ty đạt 2.220.244,505 tấn, daonh thu đạt 1.516.579.009.739đ và năm 2004 sản lượng tiêu thụ đạt 2.450.000 tấn, doanh thu đạt 1.578.378.918.475đ. Có những thành tích đó là do sự cố gắng của tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty và sự năng động sáng tạo của bộ máy quản lý. Bên cạnh đó phải kể đến bộ máy kế toán của công ty hoạt động có hiệu quả và luôn được hoàn thiện. Việc công ty ngày càng mở rộng mặt hàng kinh doanh như cung cấp dịch vụ vận chuyển, phụ gia xi măng,… đã làm cho danh mục mặt hàng kinh doanh của công ty đa dạng hơn, mang tính kinh doanh hơn, bản thân không là một doanh nghiệp Nhà nước chỉ phụ thuộc vào Nhà nước như trước đây, điều này tạo cơ sở cho doanh nghiệp đứng vững hơn trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh vô cùng khắc nghiệt và biến động, trở nên độc lập không chỉ về tư cách pháp nhân mà còn độc lập về chiến lược và sách lược kinh doanh: tự xây dựng kế hoạch, tự tiến hành công việc và tự chịu trách nhiệm về hiệu quả kinh doanh của mình. Tuy công ty đã giảm bớt đội ngũ lao động nhưng vẫn còn đông (702 người), trong đó còn một số người chưa thực sự phát huy được năng lực của mình, tuổi trung bình cao tạo gánh nặng biên chế lớn mà lãnh đạo chưa có được phương án kiện toàn đội ngũ này hợp lý và hiệu quả. Việc sắp xếp kho tàng bến bãi chưa thực sự phù hợp bởi vì tại cùng một thời điểm ở địa bàn này phải đi thuê kho thì ở địa bàn khác lại thừa. Việc xúc tiến hoạt động bán hàng, xâm nhập thị trường tại các chi nhánh chưa đem lại hiệu quả cao, điều này cần nỗ lực hơn nữa trong các năm tiếp theo. 3.1.2. Về việc tổ chức công tác hạch toán kế toán ở đơn vị Việc áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung trong điều kiện áp dụng kế toán máy là hoàn toàn phù hợp, nó làm cho công việc kế toán phát sinh hàng ngày được cập nhật, xử lý nhanh, hiệu quả, kịp thời hơn từ đó đáp ứng yêu cầu quản trị của nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Nhìn chung công tác hạch toán ở đơn vị đã thực hiện tốt theo chế độ, phù hợp tình hình kinh doanh cụ thể, thể hiện ở các mặt sau: 3.1.2.1. Ưu điểm Kế toán đã ghi chép phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời tình hình nhập xuất hàng hoá hàng ngày, thanh toán công nợ với người mua, người bán và nội bộ. Việc lập báo cáo định kỳ vào cuối tháng, quý, năm, theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị cung cấp thông tin cho yêu cầu quản trị đã thực hiện tốt. Việc tính số tồn kho, tính trị giá vốn hàng xuất kho được tiến hành theo đúng định kỳ, phản ánh chính xác lượng xuất kho trong ngày, tháng. Mọi số liệu ở phòng kế toán thường xuyên được đối chiếu, xác nhận với các kho đảm bảo tính đúng đắn của lượng hàng luân chuyển trong kỳ từ đó cung cấp thông tin hữu ích cho phòng tiêu thụ lập kế hoạch thu mua cung ứng cho các kỳ tiếp theo và cho các phòng ban có liên quan khác. Việc tổ chức bộ máy kế toán, công việc kế toán cụ thể cho từng kế toán viên là phù hợp với trình độ, năng lực của từng người, các bộ phận kế toán đã thực hiện tốt nhiệm vụ kế toán của mình đồng thời có sự thống nhất vận hành giữa các bộ phận với nhau và với thủ trưởng, cấp lãnh đạo. Việc tổ chức hệ thống sổ sách kế toán luân chuyển sổ hợp lý, khoa học trên cơ sở vận dụng một cách sáng tạo chế độ hiẹn hành nhưng vẫn phù hợp với khả năng của kế toán đơn vị, phù hợp với tình hình kinh doanh cụ thể. Các sổ kế toán như sổ NKC, sổ cái các tài khoản, các báo cáo được lập có hệ thống, trung thực hiệu quả và chính xác thông qua các chương trình vào sổ trên máy. Việc hạch toán báo số hàng ngày cho các kho giúp kế toán công ty kiểm soát được lượng hàng xuất ra trong ngày của toàn công ty và quản lý sát sao được lượng hàng hoá từ đó phản ánh chính xác tình hình nhập tồn phản ánh doanh thu hoa hồng đại lý. Việc hạch toán tập trung tại phòng kế toán đảm bảo tính thống nhất, tính chuyên môn cao và chính xác, đảm thu thu mọi thông tin về một mối, giúp cho lãnh đạo công ty và phòng ban có liên quan cập nhật thông tin kế toán nhanh, kịp thời đầy đủ khi cần. Chương trình kế toán máy do công ty xây dựng đã thực sự mang lại hiệu quả cao, tận dụng tối đa năng lực của kế toán tổng hợp và rất thuận tiện khi có nghiệp vụ phát sinh chỉ cần nhập định khoản máy sẽ tự động lên số liệu ở các sổ. Làm giảm nhẹ công việc hạch toán chi tiết hàng hoá và đảm bảo lưu số liệu hàng ngày cho việc lên báo cáo cuối tháng, quý, năm nhanh chóng và an toàn, thuận tiện. Việc luân chuyển chứng từ và bảo quản chứng từ có liên quan đến công tác kế toán nói chung và kế toán hàng hoá nói riêng hoàn toàn có trình tự từ các chứng từ gốc phát sih đến báo cáo tổng hợp cuối tháng, được sắp xếp, phân loại, đánh giá, kiểm tra, giám sát của bộ phạn hữu quan liên quan của phòng kế toán và bảo đảm an toàn, đảm bảo kịp thời của cung cấp thông tin kế toán và tính bí mật đơn vị. 3.1.2.2. Những tồn tại Công ty không mở chi tiết doanh thu, giá vốn và kết quả cho từng loại xi măng (Hoàng Thạch, Hải Phòng, Bỉm Sơn, Bút Sơn, Hoàng Mai, Tam Điệp) vì vậy sẽ không cung cấp được thông tin kế toán quản trị một cách chi tiết cho việc lập kế hoạch thu mua- cung ứng cho kỳ sau của phòng kế hoạch ngay trên báo cáo kết quả. Việc tập hợp và phân bổ chi phí mua hàng: Khi vận chuyển thẳng từ kho người mua việc phân tích chi phí mua vào của TK1562 và chi phí bán hàng vào TK6417 chưa thực sự phản ánh hết và thực sự chính xác hoàn toàn, điều này không sai nghiệp vụ kế toán và trên thực tế sự phân tích chính xác tuyệt đối là rất khó thực hiện, vì vậy kế toán nên cố gắn hạch toán chi tiết hơn để đảm bảo công tác hạch toá