Đề tài Tổ chức công tác kế toán công ty tnhh thiết bị công nghiệp Trường Sa

ĐỀ TÀI TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP TRƯỜNG SA MỤC LỤC PHẦN I: TỔNG QUAN Trích yếu: Tóm tắt: Tác giả: Nhóm IV Đề án: Tổ chức công tác tại công ty TNHH Trường Sa Ngành học của đề án: Hệ thống thông tin kế toán Chuyên ngành: Kế toán Đơn vị đào tạo: Trường Đại Học Văn Hiến Nội dung bản trích yếu: Mục đích và đối tượng nghiên cứu của đề án: Đề án nghiên cứu về vấn đề “Tổ chức công tác kế toán ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp”. Đây là hình thức tổ chức công tác kế toán thong dụng hiện nay phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế thế giới. Nội dung đề án tập trung vào nghiên cứu cách tổ chức bộ máy kế toán và phần hành kế toán tại đơn vị,hình thức và chế độ kế toán,hệ thống báo cáo tại đơn vị nghiên cứu. Thông qua đề án cho ta thấy được công tác kế toán tại đơn vị đáp ứng được yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán tại doanh nghiệp hiện nay. Các phương pháp nghiên cứu sử dụng trong đề án: Đề án nghiên cứu dựa trên tài liệu hiện có tại công ty, những thống kê đã được công bố , thông tin trên mạng internet, kết hợp với suy luận và áp dụng những kiến thức đã học từ bộ môn : Hệ Thống Thông Tin Kế Toán,cùng với hướng dẫn của giáo viên bộ môn tạo nên phương pháp nghiên cứu của đề án. Tầm nhìn: Ngày nay, trong thời đại phát triển mạnh mẽ của Internet,bên cạnh những lợi thế thì vấn đề an toàn thông tin của các tổ chức là vấn đề luôn được quan tâm. Do đó, việc trao đổi thông tin với bên ngoài qua Internet là cần thiết cho mọi tổ chức nhưng đồng thời cũng tiềm ẩn những nguy cơ về mất mát dữ liệu và an toàn hệ thống như virus, hacker... Qua đó ta thấy bộ phận kế toán tại mỗi doanh nghiệp cũng chịu nhiều ảnh hưởng với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin nhưng đồng thời bộ máy kế toán tại doanh nghiệp cũng dần dần bị thay đổi cho phù hợp với nền kinh tế thế giới hiện nay. Cùng với sự phát triển của phần mềm vi tính, từ hình thức kế toán thủ công chuyển dần sang hỉnh thức kế toán trên máy tính. Do đó dẫn đến sự thay đổi trong công tác kế toán tại doanh nghiệp để có thể ứng dụng được những lợi thế của nền công nghệ thông tin như: khả năng xử lý dữ liệu trên máy tính, khả năng chia sẽ nguồn dữ liệu, khả năng xử lý nhanh khối lượng nghiệp vụ cùng lúc….Mặc dù với những lợi thế đó cùng với sự xuất hiện của mạng Intranet (web based Intranet) nhưng vẫn chưa khắc phục được những khó khăn của kế toán máy tính như: vấn đề an toàn và bảo mật thông tin nội bộ cũng như khả năng bị mất cắp thông tin là rất cao.Nên việc “Tổ chức công tác kế toán” phù hợp với yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán là vấn đề cần thiết của doanh nghiệp hiện nay. Sứ mệnh: Thông qua đề án ta thấy được “Tổ chức kế toán trong điều kiện tin học hóa” rất có giá trị thực tiễn trong sự phát triển và bùng nổ của công nghệ thông tin ngày nay phù hợp với sự phát triển của thời đại.Qua đó khẳng định vai trò của công nghệ thông tin trong nền kinh tế thế giới cũng như trong công tác kế toán tại doanh nghiệp.Nên công tác kế toán trong doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện và không không ngừng nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin tại đơn vị cho phù hợp với sự phát triển của nền kinh thế giới ngày nay. PHẦN II: GIỚI THIỆU ĐỀ ÁN THÀNH VIÊN VÀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG NHÓM: Nhóm Họ và tên MSSV Nhiệm vụ 1 La Thị Ngọc Hương 07KT081 Phần 1 (II, III)Phần 2 (I: 1,3) Trương Quốc Khánh 07KT155 2 Lê Thị Chuyền 07KT033 Phần 2 (I: 2) Đào Xuân Anh 07KT006 3 Hoàng Minh Lộc 07KT175 Phần 2 (I: 4)Phần 1 (I) Huỳnh Thị Kiều Hân 07KT079 4 Nguyễn Hồ Thanh Duyên 07KT054 Phần 2 (I: 5,6)Phần 2 (II, III) Lê Thị Ty 07KT461 SƠ LƯỢC VỀ ĐỀ ÁN: Trong thời kỳ hội nhập đất nước theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì vấn đề tin học hóa đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của nền kinh tế nước ta hiện nay. Đặc biệt, với sự phát triển nhanh chóng của ngành công nghệ thông tin đã giúp con người xử lý khối lượng nghiệp vụ khổng lồ trong nền kinh tế. Hay nói cách khác tin học hóa đã giúp các công ty đơn giản hóa hệ thống công việc và các thủ tục, nhưng vẫn phù hợp với môi trường pháp lý và bắt kịp với sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế đất nước. Nhận thức từ vai trò công nghệ thông tin trong thông tin quản lý của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Từ đó, công ty trách nhiệm hữu hạn thiết bị công nghiệp Trường Sa, một công ty chuyên mua bán, bảo trì, lắp ráp các sản phẩm cơ khí, thiết bị công nghiệp đã tổ chức công tác kế toán theo hướng tin học hóa nhằm phù hợp với cơ cấu quản lý của công ty. Do ảnh hưởng từ đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp nên việc tổ chức kế tóan trong công ty có khả năng chia sẻ dữ liệu cho nhiều người,khả năng khắc phục những giới hạn về không gian, vị trí địa lý, khả năng xử lý khối lượng nghiệp vụ rất lớn, khả năng kiểm tra, xét duyệt, tổng hợp, phân tích…. Bên cạnh đó bộ máy kế tóan của công ty còn có khả năng trích lọc, kết xuất các báo cáo theo nhu cầu quản lý trong doanh nghiệp. GIỚI THIỆU CÔNG TY: Trong thời kỳ hội nhập đất nước theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì nền kinh tế đóng vai trò rất quan trọng. Đặc biệt, với sự phát triển của ngành công nghiệp hiện nay không chỉ đem lại cho chúng ta những thiết bị công nghiệp mới, đa dạng mà còn là cơ hội cải thiện các thiết bị, công cụ thô sơ trước kia với chất lượng tốt hơn và giá thành rẻ hơn. Trên cơ sở đó, hàng loạt các công ty sản xuất thiết bị công nghiệp ra đời trong đó có “Công ty trách nhiệm hữu hạn thiết bị công nghiệp Trường Sa”. Công ty ra đời nhằm đáp ứng cao hơn yêu cầu của xã hội như: chất lượng tốt hơn, giá thành phù hợp với mọi đối tượng, nhiều sản phẩm đa dạng phong phú như: cầu nâng ôtô, máy nén khí, thiết bị sửa chữa ôtô, thiết bị bảo dưỡng ôtô,… Để làm được điều đó thì tổ chức bộ máy quản lý của công ty đóng vai trò rất quan trọng. Chính vì vậy, công ty Trường Sa rất chú trọng đến công tác tổ chức kế toán từ những bộ phân nhỏ như: bộ phận vận chuyển hàng hoá, dich vụ khách hàng đến những bộ phận lớn như: phòng nhân sự, phòng kế toán tài chính, ban giám đốc… CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP TRƯỜNG SA Địa chỉ: Số 264 Phan Văn Trị - Phường 10 - Q.Gò Vấp -TP.HCM (Cạnh Ngã Tư Nguyễn Oanh – Phan Văn Trị) Điện thoại: (08)-3989 7233 / 3989 7235 Fax: (08) 3989 7235 Email: truongsahcm@yahoo.com.vn Http: www.truongsa.com.vn Công ty được thành lập vào năm 2007 và đến nay vốn điều lệ của công ty là 4,5 tỉ VNĐ. PHẦN III: ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC: Loại hình kinh doanh: Đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa. Mua bán, sửa chữa, bảo trì, lắp ráp dụng cụ, thiết bị - dây chuyền – thiết bị kiểm định ngành sửa chữa lắp ráp ô tô – xe máy, xe ô tô, xe máy, xe chuyên dùng, thiết bị xây dựng, máy gia công cơ khí, thiết bị áp lực, máy nén khí, máy phát điện, thiết bị ngành công nông ngư nghiệp. Sản xuất, lắp ráp các sản phẩm cơ khí, thiết bị công nghiệp, thiết bị dạy học (không gia công cơ khí, tái chế phế thải, xi mạ điện, sản xuất gốm sứ, thủy tinh, chế biến gỗ tại trụ sở). Mua bán máy văn phòng, thiết bị điện tử tin học, thiết bị mạng máy tính – viễn thông. Mua bán, gia công, sản xuất hàng trang trí nội thất, thiết bị văn phòng, hàng gia dụng. Tư vấn đầu tư (trừ tư vấn tài chính, kế toán). Kinh doanh vận tải hàng hóa, vận chuyển hành khách bằng ô tô theo hợp đồng. Đặc điểm kinh doanh: Công ty TNHH Thiết bị Công nghiệp Trường Sa là một trong những công ty hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ thương mại và kỹ thuật cho ngành sửa chữa, bảo dưỡng, sản xuất lắp ráp ô tô… Công ty Trường Sa là đối tác tin cậy của các khách hàng trên toàn quốc, có các Đại lý phân phối sản phẩm tại : Hà Nội, Nghệ An, Đà nẵng, Nha Trang, Tây Nguyên, TP.Hồ Chí Minh. Mạng lưới kinh doanh: Công ty bán hàng thông qua các khách hàng là các đại lý. Công ty chia thị trường toàn quốc thành 4 khu vực lớn: Tp HCM, Miền Bắc (Hà Nội, Nghệ An), Miền Trung – Tây Nguyên (Đà Nẵng), Nam Bộ (Nha Trang). Các khu vực được chia thành nhiều phân vùng nhỏ hơn theo địa điểm khu vực, từng nhân viên kinh doanh. Mỗi nhân viên kinh doanh quản lý từng khu vực riêng của mình, nhân viên kinh doanh trực tiếp giao hàng và thu tiền. Kho bãi: Ngoài mặt bằng tại trụ sở chính thì Công ty thuê kho là chính, cụ thể Công ty thuê kho Phúc Đông tại quốc lộ 1A theo hợp đồng thuê kho thì số tiền thuê hàng tháng gần 8 triệu đồng (đã bao gồm VAT). Cách thức mua, bán: Mua bán thông qua các đại lý và bán lẻ, có đại lý trải đều tất cả các khu vực, không có khách hàng là nhà phân phối. Hàng hóa bán giao cho khách hàng được giao trực tiếp tại kho tại trụ sở chính. Nếu cần thiết, Công ty sẽ điều chuyển hàng từ kho này sang kho khác. Khách hàng của công ty: Xưởng bảo dưỡng và đại tu ô tô; Nhà máy lắp ráp ô tô, xe máy; Nhà máy sản xuất ngành gỗ, bê tông; Nhà máy sửa chữa tàu hoả, tàu thuỷ… Hạch toán người mua – bán: Mỗi khách hàng đều có hạn mức tín dụng và Công ty sẽ không bán hàng nếu dư nợ phải thu lớn hơn hạn mức tín dụng của khách hàng đó. Các giao dịch mua, bán hàng hóa phải thanh toán tiền ngay đối với bán lẻ và được thanh toán chậm so với thời hạn thanh toán 2 tháng kể từ ngày nhận hóa đơn. Chiết khấu thanh toán 1,8% tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn nếu thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ ngày lập hóa đơn. Nhưng nếu quá thời hạn thanh toán thì bộ phận kinh doanh phải chịu trách nhiệm và trừ lương nhân viên 2%. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản qua ngân hàng. Vận chuyển hàng hóa: Công ty tại Tp.HCM sẽ nhập hàng từ phòng giao dịch tại Hà Nội chuyển vào. Phòng Giao dịch tại số 39 Đường Ngọc Hồi, Q. Hoàng Mai, Hà Nội sẽ nhập hàng từ các nhà cung cấp nước ngoài như: Nhật Bản, Mỹ, Đài Loan, Trung Quốc…. Nhà cung cấp: Hàng hóa mua vào từ các nhà sản xuất do bộ phận kinh doanh của công ty thực hiện. Phần lớn hàng hóa của công ty là nhập từ nước ngoài, trong đó nhà cung cấp lớn nhất là từ Nhật Bản. Các quy định về hoa hồng – tiền thưởng: Hoa hồng cho đại lý được giảm 12% trên giá bán đại lý. Nhân viên kinh doanh được hưởng doanh số theo hàng qúy với mức 1,8 trên doanh số. Ngoài ra nhân viên kinh doanh còn được hưởng chiết khấu bán hàng 1,4 trên doanh số bán. Ví dụ: máy rửa xe bọt tuyết có giá 6,8 triệu nếu nhân viên kinh doanh nào bán đúng giá thì sẽ được hưởng mức chiết khấu đó. Đặc điểm hàng hóa: Đối tượng kinh doanh của Công ty bao gồm các sản phẩm tiêu biểu sau: Cầu nâng ô tô. Buồng sơn sấy ô tô, đèn sấy hồng ngoại. Máy hàn. Thiết bị nắn khung xe tai nạn. Thiết bị sửa chữa lốp ô tô. Thiết bị chẩn đoán, thiết bị kiểm định. Dụng cụ khí nén cầm tay: Súng xiết bulông, súng xiết vít, máy mài, máy mài khuôn, máy khoan, máy đánh nhám, máy đánh bóng. Máy nén khí: Máy nén khí piston, máy nén khí trục vít. Thiết bị rửa xe, máy bơm rửa xe cao áp, máy tạo bọt, máy dọn nội thất. Dụng cụ thuỷ lực: Kích thủy lực, kích hơi, máy ép vòng bi, cẩu mini, giá đỡ hộ số bộ kéo nén thủy lực. Thiết bị bảo dưỡng ô tô. Dụng cụ cầm tay cho ngành sửa chữa lắp ráp ô tô. Miếng vá săm lốp ô tô Sau đây là một số mặt hàng thiết yếu và đặc điểm của các mặt hàng: Súng xiết bulông Firebird: Tên hàng Súng xiết bulông 1 Model FB-6000L Nhãn hiệu Firebird Xuất xứ TAIWAN Cỡ đầu lắp khẩu tuýp 1" (25.4mm) Kiểu búa Liền chốt Khả năng xiết bulông Max 55mm Lực xiết Max 3100 N.m Đặc điểm: Kích thước búa rất lớn. Hoạt động mạnh mẽ và ổn định. Đáp ứng công việc cường độ cao. Chịu quá tải, quá áp rất tốt. Súng xiết bulông Vessel: Tên hàng Súng xiết bulông 1 Model GT-S55R Nhãn hiệu Vessel Xuất xứ JAPAN Cỡ đầu lắp khẩu tuýp 1" (25.4mm) Kiểu búa Liền chốt Khả năng xiết bulông Max 55mm Lực xiết Max 3100 N.m Đặc điểm: GT-S55R là lựa chọn tốt nhất cho ngành bảo dưỡng sửa chữa ô tô tải hạng nặng, xe máy công trình… Kết cấu tối ưu, búa kiểu không chốt với kích thước búa đập và đe lớn hơn nhiều so với các loại súng 1” khác, do đó GT-S55R cho lực đập lớn, chịu quá tải, thích hợp với công việc nằng nhọc, cường độ cao và quan trọng hơn là độ bền tuyệt hảo. Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh: Công ty Trường Sa được tổ chức bao gồm các phòng ban-bộ phận sau: P.Giám đốc HCSN P.Giám đốc KD Hội đồng quản trị Giám đốc P.Kế toán P.Nhân sự P.Kinh Doanh P.Kỹ thuật Ban Giám Đốc: Bao gồm: Giám đốc và 3 Phó Giám đốc Giám đốc phụ trách chung, 1 PGĐ phụ trách kinh doanh, 2 PGĐ phụ trách nhân sự. Phòng Nhân sự - Hành chính: Phòng ban này chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng, bố trí nhân sự theo yêu cầu, thực hiện các công tác hành chính. Phòng Kế toán Tài chính: Phòng ban này chịu trách nhiệm toàn bộ công tác Kế toán, Tài chính tại công ty, đứng đầu là Kế toán trưởng kiêm PGĐ nhân sự. Bao gồm: 1 KTT, 1 KT kho, 1 thủ quỹ. Phòng Kinh doanh: Công việc mua bán do nhân viên kinh doanh đảm nhiệm. Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm: Xây dựng và thực hiện các hoạt động khuyến mãi, quảng cáo cho công ty. Mua hàng từ các nhà sản xuất, tìm kiếm nguồn hàng và nhập khẩu hàng từ nguồn nước ngoài, mua hàng theo yêu cầu của công ty. Quản lý toàn bộ mạng lưới phân phối, bán hàng, kinh doanh dịch vụ…. Bộ phận điều phối kho vận: Chịu trách nhiệm về việc vận chuyển hàng mua, hàng bán, nhập xuất kho…. Công ty thuê người giữ kho là chính, khi lấy hàng cần có phiếu xuất kho của Kế toán, khi nhập hàng phải có phiếu nhập kho và phải có đầy đủ chữ kí. Ban kiểm soát: Thực hiện công việc kiểm soát và kiểm toán nội bộ tại công ty. Bao gồm: thủ kho, Kế toán trưởng theo dõi lượng hàng nhập-xuất-tồn có đúng với thực tế không. Mục tiêu, phương hướng phát triển trong thời gian tới: Công ty phấn đấu đạt doanh số cao hơn, hướng tới mở rộng thêm thị trường, nhất là phát triển bên ngành Garage. Yêu cầu quản lý: Chứng từ được ghi chép rõ ràng và được lưu trữ trên máy tính. Các chứng từ phải có đầy đủ chữ kí của người có trách nhiệm liên quan. ĐẶC ĐIỂM HỆ THỐNG KẾ TOÁN: Hình thức tổ chức: Công ty tổ chức theo hình thức phân tán, vì qui mô của công ty chưa lớn và địa bàn hoạt động chưa rộng. Hình thức kế toán: kế toán trên máy tính: Nhập dữ liệu và tự kết xuất. Tự động kết xuất dữ liệu à sổ chứng từ à sổ tổng hợp. In ra thành quyển và đóng lại rồi lưu lại (vì sổ này phải nộp nên in ra để lưu trữ). Xuất ra báo cáo tài chính Hình thức sổ kế toán: theo hình thức sổ nhật ký chung Sổ thể kế toán chi tiết . Sổ tổng hợp à sổ nhật ký chung và sổ cái. Kỳ kế toán: Công ty theo dõi kì kế toán theo hàng quý, mỗi quý báo cáo 1 lần. NHẬN XÉT: Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh nhìn chung tương đối tốt tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế. Ban giám đốc nên có 2 PGĐ phụ trách kinh doanh và 1 PGĐ phụ trách nhân sự. Phòng kế toán nên có thêm kế toán tổng hợp và không nên kiêm nhiệm kế toán trưởng và PGĐ nhân sự. Nếu có sự kiêm nhiệm thì nên kiêm kế toán trưởng và PGĐ kinh doanh. Chưa chú trọng đến marketing. Cần thiết kế phòng marketing trong tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh. Bộ phận điều phối kho vận nên để nhân viên của công ty như thủ kho trông coi không nên thuê ngoài vì kém an toàn. Ban kiểm soát không nên để thủ kho và kế toán trưởng đảm nhiệm vì sẽ dễ ra tình trạng thông đồng gian lận. Chứng từ kế toán được thực hiện trên máy tính lưu trữ được số lượng lớn không thất thoát hay hư hỏng trong thời gian dài (5 năm) như làm trên sổ sách kế toán thủ công. Hơn nữa còn tiết kiệm thời gian, giảm khối lượng công việc cho nhân viên. Các chứng từ phải có đầy đủ các chữ ký của người có trách nhiệm liên quan là một điều cần thiết tuy nhiên trong quá trình luân chuyển chứng từ dễ bị mất mát và làm mất tính kịp thời của chứng từ dễ bị chồng chéo. PHẦN IV: CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP YÊU CẦU THÔNG TIN KẾ TOÁN: Niên độ: Niên độ kế toán: Quý I : 1/1-31/3 Quý II : 1/4- 30/6 Quý III : 1/7-30/9 Quý IV : 1/10-31/12 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán : Đồng Việt Nam (VNĐ) Các chế độ kế toán áp dụng: Phương pháp kế toán thuế giá trị gia tăng: Doanh nghiệp áp dụng phương pháp thuế giá trị gia tăng khấu trừ. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai định kỳ ( theo hàng quý trong năm). Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Doanh nghiệp tính giá hàng xuất kho theo giá thực tế. Kế toán chi tiết hàng tồn kho: Doanh nghiệp áp dụng phương pháp thẻ song song. Lập dự phòng phải thu khó đòi: Doanh nghiệp không lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Nhân viên bán hàng có trách nhiệm thu nợ của khách hành. Nếu nợ quá hạn 2 tháng lúc đó sẽ thu nợ quá hạn của nhân viên. Phương pháp khấu hao tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình: Doanh nghiệp khấu hao tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình theo phương pháp đường thẳng. Trình bày về yêu cầu thông tin: Các loại thông tin: Thông tin về doanh thu; Thông tin về chi phí; Thông tin về lợi nhuận; Thông tin về tình hình công nợ; Thông tin về quỹ tiền mặt; Thông tin về tiền gửi ngân hàng; Thông tin về lượng hàng nhập kho; Thông tin về lượng hàng xuất kho; Thông tin về lượng hàng tồn kho; Thông tin về tiền lương; Thông tin về thuế thu nhập cá nhân; Giải thích: đây là những thông tin rất quan trọng để cấp quản trị công ty theo dõi tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Ý nghĩa của thông tin: Thông tin về doanh thu: phản ánh tình hình doanh số bán hàng hóa của công ty (quá, tháng, năm). Thông tin về chi phí: bao gồm chi phí bán hàng, chi phí mua hàng, chi phí vận chuyển, chi phí quản lý doanh nghiệp… Thông tin về lợi nhuận : phản ánh kết quả họat động kinh doanh của công ty. Thông tin về công nợ: phản ánh số nợ phải thu khách hàng. Thông tin quỷ tiền mặt : phản ánh số tiền mặt hiện có của công ty. Thông tin về tiền giửi ngân hàng: phản ánh số tiền hiện có của công ty trong ngân hàng. Thông tin về lượng hàng nhập kho: phản ánh số hàng nhập kho hàng hàng quý. Thông tin về lượng hàng xuất kho : phản ánh số hàng hóa bán được trong tháng. Thông tin về lượng hàng tồn kho : phản ánh số lượng hàng hóa hiện có trong kho. Thông tin về tiền lương : phản ánh số tiền lương phải trả cho nhân viên trong tháng. Thông tin về thuế thu nhập cá nhân : phản ánh số thuế thu nhập cá nhân phải trích lọc để nộp lại cho nhà nước. Tầm quan trọng của từng loại thông tin: Thông tin về doanh thu : giúp cho ban giám đốc biết được tình hình tiêu thụ hàng hóa của công ty ( quý, tháng, năm). Thông tin về chi phí : dùng để so sánh với doanh thu giúp cho lãnh đạo công ty biết được hiệu quả kinh doanh. Thông tin về lợi nhuận : giúp cho ban giám đốc biết được kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. Thông tin về công nợ : giúp cho cấp quản trị đưa ra chính sách tín dụng cho khách hàng. Thông tin về quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng : giúp giám đốc xem xét khả năng khi lựa chọn các dự án. Thông tin vế tình hình nhập, xuất, tồn hàng hóa trong kho: giúp cho thủ kho biết được số lượng hàng hóa hiện có trong công ty và đối chiếu với sổ sách kế toán. Thông tin về tiền lương và thuế thu nhập cá nhân : giúp giám đốc nhân sự biết được tình hình lương nhân viên và có kế hoạch trích lọc thuế thu nhập cá nhân từ thu nhập chịu thuế của nhân viên để nộp lại cho nhà nước. Bảng mô tả về nhu cầu thông tin cho người sử dụng: BẢNG MÔ TẢ NHU CẦU THÔNG TIN KẾ TOÁN STT Người sử dụng Nội dung thông tin Mục tiêu Phạm vi Trong DN Ngoài DN 1 Ban giám đốc Thông tin về doanh thu, Chi phí, lợi nhuận thuần Đánh giá kết quả hoạt động của công ty X 2 Giám đốc Nhân sự Thông tin về Tiền lương, Hợp đồng lao động, Thuế TNCN Quản lý nhân sự, Nộp thuế TNCN Cho nhà nước X 3 Kế toán trưởng Thông tin về Công nợ, doanh thu, Chi phí, lợi nhuận, Quỹ tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng Kiểm tra và tổng hợp Thông tin, Báo cáo lên Ban giám đốc X 4 Thủ quỹ Thông tin về Quỹ tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng Kiểm tra và quản lý Nguồn vốn hiện có của doanh nghiệp X 5 Thủ kho Thông tin về lượng hàng nhập, xuất, tồn trong kho Kiểm tra vàđánh giá lượng hàng tồn kho X ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN VÀ ĐỐI TƯỢNG QUẢN LÝ CHI TIẾT: Danh mục đối tượng kế toán: STT Nhómđối tượng Tên đối tượng Đối tượngquản lý Chi tiết 01 Doanh thu Doanh thu bán buôn Hàng hóa Doanh thu bán qua đại lý Hàng hóa Doanh thu dịch vụ Hợp đồng Doanh thu bán hàng khác Hàng hóa Doanh thu nội bộ 02 Các khoản chiết khấu Chiết khấu thương mại cho khách hàng Hàng hóa Chiết khấu thanh toán cho khách hàng Thời gian thanh toán Chiết khấu bán hàng chonhân viên Hàng hóa Hồi khấu,hoa hồng cho khách hàng 03 Giá vốn hàng bán 04 Nợ phải thu Nợ phải thu khách hàng Khách hàng Nợ phải thu nhân viênbán hàng Nhân viên Nợ phải thu nhà cung cấp Các khoản trả hộ Nợ phải thu đại lý Đại lý Nợ phải thu khác 05 Phải trả Phải trả nhà cung cấp Nhà sản xuất Phải trả khác hàng Các khoản ứng trước Phải trả nhân viên Lương Phải trả nợ vay ngân hàng Ngân hàng Phại trả khác 06 Phải nộp Phải nộp nhà nước Thuế Phải nộp khác Danh mục đối tượng quản lý chi tiết: STT Tên đối tượng Nội dung mô tả Nội dung quản lý Phương pháp mã hóa 01 Tài khoản ngân hàng Số hiệu tài khoản, Tên ngân hàng, loại tài khoản Quản lý chi tiết theo Từng tài khoản, từng đơn vị tiền tệ, theo dõi chi tiết số dư, số phát sinh hàng ngày, định kỳ đối chiếu Mã ngân hàng-số tài khoản Ví dụ: VCB-0985836050 Tài khoản số 0985836050 ở ngân hàng Vietcombank 02 Khách hàng Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, số điện thoại….. Chi tiết theo từng chứng từ, theo dõi nguyên gốc ngoại tệ, theo dõi thời hạn nợ…. Mã vùng-khu vực- Lọai khách hàng- Mã khách hàng Ví dụ: KH-08-BT-VIP-01234 Mã khách hàng 01234 ở thành phố HCM, quận Bình Thạnh, khách hàng thân thuộc 03 Nhà cung cấp Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ, số điện thọai…… Chi tiết theo từng chứng từ, theo dõi nguyên gốc ngọai tệ, theo dõi các khoản thanh toán Mã quốc gia-mã khu vực-mã khách hàng Ví dụ: NCC-JP-09-HD Nhà cung cấp HonDa ở Nhật, thành phố Tokyo 04 Nhân viên bán hàng Mã số nhân viên, Tên nhân viên, Địa chỉ…. Quản lý chi tiết theo Từng nhân viên, Từng chức vụ Từng khoản lương, Từng doanh số bán Mã chức vụ-mã nhân viên Ví dụ: NVBH-09858 Nhân viên bán hàng Mã số 09858 05 Hàng hóa Tên hàng hóa, Mã hàng hóa, Loại hàng hóa Quản lý chi tiết theo Từng loại hàng hóa, Từng phiếu nhập kho, xuất kho Tên hàng hóa-loại hàng hóa-mã hàng hóa Ví dụ: MH-A-01245 Máy hàn Lọai A Mã hàng: 01245 HỆ THỐNG CHỨNG TỪ: Danh mục chứng từ: Lập bảng danh sách các chứng từ: STT Tên chứng từ Người lập Người duyệt Mục đíchsử dụng 01 Đề nghịxuất hàng Người nhận hàng Giám đốc,Kế toán Đề nghị công ty xuất hàng 02 Biên bảnkiểm kêtài sản cố định Kế toán Giám đốc,Kế toán trưởng Đánh giá lại TSCĐ 03 Biên bản bàn giao hàng hoá Thủ kho Đại diện bên mua và bên bán Xác nhận việc giao và nhận đủ, đúng. 04 Biên bảnvận chuyển hàng hoá Kế toán Người nhậnvận chuyển, người giao hàng, lái xe Kiểm tra việc vận chuyển hàng hoá 05 Đề nghịthanh toán Người đề nghị Giám đốc,trưởng bộ phận Đề nghị công ty thanh toán khoản chi 06 Biên bảnbàn giao nhận hàng kiêm giấy nhận nợ Nhân viên bán hàng hoặc kế toán Đại diện giữa người nhận hàng và người giao hàng Kiểm tra việc giao nhận hàng vàđiều kiện thanh toán khác. Mô tả và thiết lập một chứng từ “Biên bản bàn giao nhận hàng kiêm giấy nhận nợ”: Mục đích lập: Nhằm kiểm tra việc giao nhận hàng giữa bên mua và bên bán và các điều kiện và thoả thuận khác giữa hai bên. Phương pháp lập: Nhân viên kế toán sẽ lập “Biên bản bàn giao nhận hàng kiêm giấy nhận nợ” Nội dung biên bản gồm các phần sau: Bên giao hàng: tên công ty, địa chỉ, điện thoại, fax, tên người đại diện, chức vụ. Bên nhận hàng: tên công ty, địa chỉ, điện thoại, fax, tên người đại diện, chức vụ, số CMND… Sau đó hai bên sẽ tiến hành giao và nhận hàng theo chi tiết. Những điều kiện thoả thuận khác giữa hai bên: điều kiện và phương thức giao hàng, điều kiện thanh toán, … Cuối cùng biên bản được duyệt bởi ba người: người nhận hàng, người giao hàng, người lập biên bản. Thiết kế biểu mẫu: Qui trình lập và luân chuyển chứng từ: Giới thiệu và phân tích khái quát về nghiệp vụ mua hàng: Chức năng chủ yếu của doanh nghiệp thương mại là lưu thông hàng hóa, đưa hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng thông qua mua, bán. Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp, tạo tiền đề vật chất cho hoạt động của doanh nghiệp ở các khâu tiếp theo như sản xuất hoặc tiệu thụ sản phẩm. khi kết thúc quá trình mua hàng, tài sản trong doanh nghiệp sẽ chuyển từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa, doanh nghiệp sẽ mất quyền sở hữu về tiền tệ nhưng lại được quyền sở hữu về hàng hóa hoặc có nghĩa vụ phải thanh toán nợ cho người bán. Nguồn hàng: -    Trong nước: doanh nghiệp sẽ tiến hành mua của DNSX, DNTM, hộ SXKD, tổ chức kinh tế tập thể, cá nhân. -    Ngoài nước: hàng được mua thông qua nhập khẩu. Phương pháp mua hàng: Các doanh nghiệp thương mại có thể mua hàng theo hai phương thức: phương thức mua hàng trực tiếp, phương thức chuyển hàng. -     Mua hàng theo phương thức trực tiếp: căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ mang giấy ủy nghiệm nhận hàng đến đơn vị bán để nhận hàng theo qui định trong hợp đồng kinh tế để mua hàng trực tiếp tại cơ sở sản xuất, tại thị trường và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa về doanh nghiệp. -     Mua hàng theo phương thức vận chuyển hàng: bên bán căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc đơn hàng, chuyển hàng tới cho bên mua, giao hàng tại kho của bên mua hay tại điểm do bên mua qui định trước. Phương thức và hình thức thanh toán: a. Phương thức: việc thanh toán hàng trong khâu thu mua được thực hiện theo các phương thức và hình thức khác nhau tùy thuộc vào mức độ tín nhiệm giữa hai đơn vị. Thông thường việc thanh toán tiền hàng được thực hiện theo hai phương thức: -     Phương thức thanh toán trực tiếp: là sự vận động của hàng hóa và tiền tệ gắn liền với nhau, nghiệp vụ mua hàng và thanh toán phát sinh cùng một lúc tại một thời điểm, không phát sinh công nợ. -      Phương thức thanh toán sau (trả chậm): sự vận động của hàng hóa và tiền tệ có khoảng cách thời gian, không cùng một thời điểm (phát sinh công nợ 331). Việc thanh toán chậm trả có thể thực hiện theo điều kiện tín nhiệm. Ví dụ: 1/10, n/20: trong 10 ngày đầu kể từ ngày chấp nhận nợ, nếu người mua thanh toán công nợ sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán là 1%. Từ ngày thứ 11 đến hết 20 ngày người mua phải thanh toán hết toàn bộ công nợ là “n”. Hết 20 ngày người mua chưa thanh toán nợ  sẽ phải chịu lãi suất tín dụng. b.   Hình thức thanh toán: -   Thanh toán bằng tiền mặt. -     Thanh toán qua ngân hàng séc, ủy nhiệm chi, thẻ tín dụng, bằng tiền gửi ngân hàng tiên vay. -     Thanh toán bằng tiền tạm ứng. -     Thanh toán bằng hàng: trao đổi hàng hóa: hàng hóa tương đương: không phát sinh một khoản tiền nào từ sự trao đổi đó; hàng hóa không tương đương: phát sinh thêm một khoản tiền từ sự trao đổi hàng hóa. Hàng xuất ra là hàng bán, hàng nhập vào là hàng mua. Thiết lập qui trình và luân chuyển chứng từ liên quan đến nghiệp vụ mua hàng: Thiết lập quy trình: Yêu cầu mua hàng: Người yêu cầu mua hàng phải viết phiếu yêu cầu mua hàng theo biểu mẫu NQ/ MH – BM01. Phiếu yêu cầu mua hàng phải được quản lý trực tiếp của bộ phận đó xem xét và ký duyệt. Bất kỳ loại hàng hoá, dịch vụ nào cũng phải có tiêu chuẩn hàng hoá đính kèm theo phiếu yêu cầu mua hàng. Nếu tiêu chuẩn đã được duyệt từ trước thì không cần phải đính kèm tiêu chuẩn đó. Bảng tiêu chuẩn phải được kế toán trưởng duyệt trước khi thực hiện việc mua hàng. Duyệt: Thẩm quyền phê duyệt phiếu yêu cầu mua hàng được quy định như sau. Giám đốc kinh doanh được duyệt phiếu đề nghị mua hàng. Kế toán trưởng có nhiệm vụ kiểm tra phiếu đề nghị và lập phiếu chi. Trưởng bộ phận sản xuất và bảo trì được lập phiếu yêu cầu. Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp: Nhân viên mua hàng hoặc người được Giám đốc điều hành chỉ định chịu trách nhiệm tìm kiếm, đánh giá và làm các thủ tục ký hợp đồng với nhà cung cấp. Việc tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp thực hiện theo quy trình tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng. Nhân viên mua hàng hoặc người được chỉ định chỉ được mua hàng khi: Nhà cung cấp đó đã được Giám đốc duyệt. Phải thực hiện việc mua hàng theo thứ tự các nhà cung cấp được ưu tiên 1,2,3. Đối với các nhà cung cấp chưa được duyệt thì phải báo cáo GD xin ý kiến chỉ đạo, mọi trường hợp tự ý mua mà chưa được duyệt sẽ không có hiệu lực cho việc thanh toán. Chứng từ liên quan: Phiếu yêu cầu vật tư Phiếu đề nghị mua vật tư  Phiếu nhập kho Phiếu chi/ Giấy báo nợ ngân hàng  Phiếu yêu cầu vật tư: BP phát hành :  BP sản xuất, hoặc Thủ kho phát hành Có 1 hoặc 2 chữ ký :  Người lập  Người kiểm tra (nếu có)  Phát hành ít nhất là 2 liên :  1 liên BP phát hành giữ  1 liên chuyển cho BP vật tư  Phiếu đề nghị mua vật tư: BP phát hành : BP mua hàng/BP vật tư  Có 3 chữ ký :  Người lập (NV mua hàng)  Người kiểm tra (Trưởng BP mua hàng)  Người phê duyệt (Cấp có thẩm quyền)  Phát hành 3 liên :  1 liên lưu tại BP mua hàng  1 liên giao cho nhân viên đi mua hàng  1 liên chuyển cho BP kế toán để theo dõi  Phiếu này đính kèm với phiếu yêu cầu vật tư và kế hoạch mua hàng chi tiết. Phiếu nhập kho: BP phát hành : BP vật tư  Có 5 chữ ký :  Người lập (NV VT)  Người kiểm tra (Trưởng BP VT)  Người giao hàng (Đại diện NCC)  Người phê duyệt nhận hàng  Thủ kho  Phát hành 4 liên :  1 liên BPVT lưu  1 liên thủ kho giữ xem như là lệnh nhập kho  1 liên giao cho NCC  1 liên chuyển cho BP kế toán Phiếu chi/ Giấy báo nợ ngân hàng: BP phát hành : BP kế toán  Có 5 chữ ký :  Người lập Người kiểm tra Người phê duyệt  Người chi tiền Người nhận tiền  Phát hành 4 liên :  1 liên gốc lưu BP KT 1 liên chuyển cho thủ quỹ (lệnh chi tiền)  1 liên chuyển cho BP VT (theo dõi công nợ) 1 liên giao cho khách hàng (nếu KH yêu cầu)  Thiết kế mẫu: Công ty TNHH Trường Sa Bộ phận Tài chính Kế toán QUY TRÌNH LẬP – LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ MUA HÀNG Người viết quy trình: ngày Người kiểm tra: ngày Người xét duyệt: ngày 1.Phạm vi áp dụng: tất cả các đại lý, chi nhánh liên quan đến công ty. 2.Danh mục chứng từ sử dụng - Phiếu yêu cầu vật tư - Phiếu đề nghị mua vật tư - Phiếu nhập kho - Phiếu chi/ Giấy báo nợ ngân hàng - Phiếu Báo giá (của nhà cung cấp) - Đơn mua hàng - Hóa đơn thuế GTGT - Chứng từ hàng mua trả lại, giảm giá - Phiếu nhập kho - Phiếu chi 3.Quy trình chung: 4.Quy định về thời gian luân chuyển chứng từ: Phiếu yêu cầu vật tư: 01 ngày. Phiếu đề nghị vật tư đến khi nhập kho: 01 – 03 ngày. Phiếu chi lập sau khi nhập kho đầy đủ. 5.Quy định khác: 6.Thời gian hiệu lực: Phiếu yêu cầu: hiệu lực sau khi nhận được phiếu yêu cầu. Phiếu đề nghị: hiệu lực sau khi phát hành. Phiếu chi:hiệu lực sau khi nhập kho đầy đủ. 7. Thủ tục kiểm soát quá trình nhập liệu: HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Thủ tục kiểm soát nhập liệu Hợp lý Giới hạn Đầy đủ Kiểu Dữ liệu Mặc Định Tự Động Kiểm tra số Học Kiểm tra dấu Số chứng từ 0097249 X X X X X X Ngày chứng từ 05/06/2010 X X X X X X 8. Lưu đồ luân chuyển chứng từ của quy trình mua hàng thông thường: N Kiểm tra phiếu yêu cầu vật tư Phiếu Y/c vtư đã k/tra Phiếu yêu cầu vật tư Phát hành phiếu vật tư N Phiếu yêu cầu vật tư N NV Mua Hàng Bộ phận sản xuất BP Mua Hàng/Vật Tư BP Kế Toán HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN: Số hiệu tài khoản Tên tài khoản Theo dõi chi tiết Ghi chú Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3 Loại 1: TÀI SẢN NGẮN HẠN (LƯU ĐỘNG) 111 Tiền mặt Theo dõi chi tiết Số dư bên nợ 1111 Tiền Việt Nam Phải thu, phải trả khách hàng;phải thu, phải chi khác…. 112 Tiền gởi ngân hàng Theo dõi chi tiết Số dư bên nợ 1123 Tiền gởi NHCông thươngViệt Nam Phải thu, phải trả khách hàng;phải thu, phải chi khác…. 11231 Tiền gửi NHCông thươngViệt Nam_VND 131 Phải thu khách hàng Theo dõi chi tiết Số dư hai bên, chi tiết theo từng chứng từ 1311 Phải thu khách hàng Khách hàng 13111 Phải thu của khách hàng (< 1 năm) Khách hàng 13112 Phải thu của khách hàng(> 1 năm) Khách hàng 133 Thuế GTGT được khấu trừ Khôngtheo dõi chi tiết Số dư bên nợ là số thuế còn được khấu trừ, còn được hoàn lại cuối kỳ 1331 Thuế GTGT được khấu trừ của HH, DV Không theo dõi chi tiết 13311 Thuế GTGT đầu vào(mua trong nước) Không theo dõi chi tiết 13312 Thuế GTGT đầu vào(hàng nhập khẩu) Không theo dõi chi tiết 1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ Không theo dõi chi tiết 136 Phải thu nội bộ Theo dõi chi tiết 1361 Vồn kinh doanhở đơn vị phụ thuộc 1368 Phải thu nội bộ khác Theo dõi chi tiết 13681 Phải thu nội bộ khác(<1 năm) Các đơn vịtrực thuộc 13682 Phải thu nội bộ khác(> 1 năm) Các đơn vịtrực thuộc 138 Phải thu khác Không theo dõi chi tiết 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý Không theo dõi chi tiết 1382 VAT chưa kê khai Không theo dõi chi tiết 1383 Tiền thiếu chờ xử lý Nhân viên Số dư bên nợ, chi tiết cho từng cá nhân chịu trách nhiệm 1384 Hàng thiếu Hàng hóa,nhân viên Số dư bên nợ, chi tiết cho từng mặt hàng, từng cá nhân chịu trách nhiệm 1388 Phải thu khác 139 Dự phòng phải thu khó đòi Khách hàng Số dư bên có 141 Thanh toán với người nhậntạm ứng Theo dõi chi tiết 1411 Tạm ứng CNV Nhân viên 142 Chi phí trả trước ngắn hạn Không theo dõi chi tiết 1421 Chi phí trả trứớc Không theo dõi chi tiết 14211 Chi phí trả trước bán hàng 14212 Chi phí trả trước quản lý 14213 Bảo hiểm rủi ro 1422 Chi phí chờ kết chuyển 144 Thế chấp, ký quỹ, ký cượcngắn hạn Không theo dõi chi tiết 151 Hàng mua đang đi đường 152 Nguyên liệu, vật liệu Theo dõi chi tiết Số dư bên nợ 1521 Nguyên liệu, vật liệu chính Nguyên liệu,vật liệu 1522 Nguyên liệu, vật liệu phụ Nguyên liệu,vật liệu 1523 Nhiên liệu Nhiên liệu 1524 Phụ tùng thay thế Phụ tùng 1525 Vật liệu thiết bị xây dựngcơ bản Vật liệu 1528 Vật liệu khác 153 Công cụ, dụng cụ 1531 Cộng cụ dùng sản xuấtkinh doanh 15311 Cộng cụ phân xưởng sản xuất 15312 Cộng cụ phân xưởnghoàn tất 15313 Cộng cụ bộ phận quản lý 1532 Bao bì luân chuyển 154 Chi phí sản xuất,kinh doanh dở dang(Sản phẩm dở dang) Không theo dõi chi tiết Số dư bên nợ 155 Thành phẩm 156 Hàng hóa Không theo dõi chi tiết 1561 Giá mua hàng hóa Hàng hóa 1562 Chi phí thu mua hàng hóa Không theo dõi chi tiết 1567 Hàng hóa bất động sản 157 Hàng gởi đi bán Không theo dõi chi tiết 1571 Hàng gởi đi bán Hàng hóa 1572 Hàng bán đại lý Hàng hóa 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Số dư bên có Loại 2: TÀI SẢN DÀI HẠN 211 Tài sản cố định hữu hình Theo dõi chi tiết Số dư bên nợ là nguyên giá tài sản hiện có 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc Nhà cửa,vật kiến trúc 2112 Máy móc, thiết bị Máy móc thiết bị 2113 Phương tiện vận tải, truyền dẫn Các phương tiện vận tải,truyền dẫn 2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý Các thiết bị,dụng cụ quản lý 2118 TSCĐ khác Các loại TSCĐ khác 212 Tài sản cố định khácthuê tài chính 213 TSCĐ vô hình Theo dõi chi tiết Số dư bên nợ là nguyên giá tài sản hiện có 2131 Quyền sử dụng đất Quyềnsử dụng đất 2132 Chi phí thành lậpdoanh nghiệp Các chi phí 2133 Bản quyền, bằng sáng chế Bản quyền,sáng chế 2134 Nhãn hiệu hàng hóa(Chi phí nghiên cứu,phát triển) Các nhãn hiệu hàng hóa 2136 Giấy phép vàgiấy phép nhượng quyền Các loại giấy phép 2138 TSCĐ vô hình khác Các TSCĐ vô hình khác 214 Hao mòn TSCĐ Theo dõi chi tiết Số dư bên có là giá trị hao mòn hiện có 2141 Hao mòn TSCĐ HH 21411 Hao mòn TSCĐHH -Nhà xưởng Nhà xưởng 21412 Hao mòn TSCĐHH - MMTB Máy móc thiết bị 21413 Hao mòn TSCĐHH - PTVT Phương tiệnvận tải 21414 Hao mòn TSCĐHH - TBVP Thiết bịvăn phòng 21418 Hao mòn TSCĐHH - TSCĐ khác 2142 Hao mòn TSCĐthuê tài chính Các loại tài sản 2143 Hao mòn TSCĐ VH 24122 Phần mềm kế toán Phần mềm kế toán 24123 Chi phí quản lý Các chi phí quản lý doanh nghiệp 2413 Sữa chữa lớn TSCĐ Văn phòng,nhà máy,nhà xưởng,dây chuyền sản xuất… 242 Chi phí trả trước dài hạn Theo dõi chi tiết Số dư bên nợ 2421 Chi phí tiền hoạt động 24210 Chi phí kết nốt 24211 Thiết bị, đồ dùngvăn phòng, VPP. . . Thiết bị, đồ dùng văn phòng… 24212 Chi phí vận chuyển, xăng Các chi phívận chuyển, xăng 24213 Chi phí tiếp khách Hội nghị, giao tiếp 24215 Phí ngân hàng,lãi ngân hàng Phí chuyển tiền,lãi hằng tháng 242151: Phí ngân hàng 242152: Lãi tiền gửingân hàng 242153: VAT của phí ngân hàng 24216 CP bằng tiền khác Các chi phí khác 24217 Tiền điện, nước,điện thoại,liên lạc Tiền nước,tiền điện,điện thoại… 24219 Lương Nhân viên 242192: Chi phí nhân viên Việt Nam 2422 Chi phí công cụ, dụng cụ Công cụ, dụng cụ 2423 Chi phí văn phòng Đồ dùngvăn phòng 24231 Thiết bị, đồ dùngvăn phòng, VPP. . . Thiết bị, đồ dùng văn phòng… 24232 Chi phí vận chuyển, xăng Các chi phívận chuyển, xăng 24233 Chi phí tiếp khách Hội nghị,giao tiếp 24235 Thuế, phí, lệ phí Các loại phí,lệ phí, thuế 24236 Chi phí bằng tiền khác Các chi phí khác 24237 Tiền điện, nước,điện thoại,liên lạc Tiền nước,tiền điện,điện thoại… 2425 Đồ dùng,thiết bị dùng trong phân xưởng 24251 Đồ dùng trong phân xưởng Đồ dùngtrong phân xưởng 24252 Thiết bị phụ tùngtrong phân xưởng Thiết bị, phụ tùng 24253 Thuê máy móc thiết bị cho phân xưởng Máy móc thiết bị 24254 Chi phí bộ phận sản xuất 2426 Chi phí lương 24261 Chi phí lương PV Nhân viên 24262 Chi phí lương PX Nhân viên 24263 Chi phí tiền cơm Nhân viên 2427 Chi phí thuê ngoài 24271 Thuê Văn phòng Văn phòng 24272 Thuê nhà xưởng Nhà xưởng 24273 Thuê đất Đất 24274 Bảo hiểm rủi ro Hàng hóa,nhà xưởng… 24275 Chi phí quảng cáo Quảng cáo 24276 Chi phí tuyển dụng 2428 Chi phí khác 24281 Thiết bị, đồ dùng văn phòng, VPP. . . Thiết bị, đồ dùng văn phòng… 24282 Chi phí vận chuyển, xăng Các chi phí vận chuyển, xăng 24283 Chi phí tiếp khách Hội nghị,giao tiếp 24286 Chi phí bằng tiền khác Các chi phí khác 243 TS thuế thu nhập hoãn lại 244 Ký quỹ, ký cược dài hạn Loại 3: NỢ PHẢI TRẢ 311 Vay ngắn hạn Số dư bên có 315 Nợ dài hạn đến hạn trả Số dư bên có 331 Phải trả cho người bán Theo dõi chi tiết Số dư hai bên chi tiết theo từng chứng từ 3311 Phải trả người bán Người bán 33111 Phải trả người bán(<1 năm) Người bán 33112 Phải trả người bán(>1 năm) Người bán 333 Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Không theo dõi chi tiết Số dư hai bên 3331 Thuế GTGT phải nộp 33311 Thuế GTGT đầu ra Hàng hóa, dịch vụ bán ra 3334 Thuế TNDN 3335 Thuế thu nhập cá nhân 3338 Các loại thuế khác 3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác 33391 Các khoản phụ thu 33392 Các khoản phí, lệ phí 33393 Các khoản phải nộp khác 334 Phải trả người lao động Không theo dõi chi tiết Số dư hai bên 3341 Phải trả công nhân viên Nhân viênbiên chế 3348 Phải trả người lao động khác Nhân viên ngoài biên chế 335 Chi phí phải trả Số dư bên có 336 Phải trả nội bộ Theo dõi chi tiết 3361 Phải trả nội bộ ngắn hạn Các đơn vịtrực thuộc 3362 Phải trả nội bộ dài hạn Các đơn vịtrực thuộc 338 Phải trả, phải nộp khác Không theo dõi chi tiết 3381 TS thừa chờ xử lý Không theo dõi chi tiết 3382 Kinh phí công đoàn 3383 BHXH 3384 BHYT 3386 Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn 3387 Doanh thu chưa thực hiện 3388 Phải trả, phải nộp khác 341 Vay dài hạn 342 Nợ dài hạn 352 Dự phòng phải trả 353 Áp dụng từ ngày 01/01/2010 Quỹ khen thưởng, phúc lợi  Áp dụng từ ngày 01/01/2010 3531 Quỹ khen thưởng 3532 Quỹ phúc lợi 3533 Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ Loại 4: NGUỒN VỐN CHỦ SỞ HỮU 411 Nguồn vốn kinh doanh 4111 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 4118 Vốn khác 412 Chênh lệch đánh giá lạitài sản Không theo dõi chi tiết Số dư hai bên 414 Quỹ đầu tư phát triển 415 Quỹ dự phòng tài chính 418 Các quỹ khácthuộc vốn chủ sở hữu 421 Lợi nhuận chưa phân phối 4211 Lợi nhuận chưa phân phốinăm trước 4212 Lợi nhuận chưa phân phốinăm nay 431 Quỹ khen thưởng, phúc lợi 4311 Quỹ khen thưởng 4312 Qũy phúc lợi 4313 Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ Loại 5: DOANH THU 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Theo dõi chi tiết Không có số dư cuối kỳ 5111 Doanh thu bán hàng hóa Hàng hóa 5118 Doanh thu bán hàng hoá khác Hàng hóa khác 512 Doanh thu nội bộ Theo dõi chi tiết Không có số dư cuối kỳ 5121 Doanh thu bán hàng hóa Hàng hóa 5122 Doanh thu bán thành phẩm Thành phẩm 5123 Doanh thu cung cấpdịch vụ Các dịch vụsữa chữa, lắp đặt 521 Chiết khấu thương mại Không có số dư cuối kỳ 5211 Chiết khấu hàng hoá Hàng hóa 5213 Chiết khấu dịch vụ Dịch vụ 531 Hàng bán bị trả lại Hàng hóa Không có số dư cuối kỳ 532 Giảm giá hàng bán Hàng hóa Loại 6: CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Theo dõi chi tiết Không có số dư cuối kỳ 6211 Chi phí nguyên vật liệu chính Sản phẩm 6212 Chi phí nguyên vật liệu phụ Sản phẩm 6213 Chi phí nhiên liệu Sản phẩm 622 Chi phí nhân côngtrực tiêp Theo dõi chi tiết Không có số dư cuối kỳ 6221 Chi phí nhân côngthôi việc Sản phẩm 6222 Tiền lương Sản phẩm 6223 Tiền ăn Sản phẩm 6224 Tiền nghỉ phép Sản phẩm 6225 Tiền thuốc công nhân Sản phẩm 6226 Bảo hiển Xã Hội Sản phẩm 6227 Bảo hiển Y tế Sản phẩm 6228 Trợ cấp tiền nhà Sản phẩm 627 Chi phí sản xuất chung Theo dõi chi tiết Không có số dư cuối kỳ 6271 Chi phí nhân viên phân xưởng Theo dõi chi tiết 62711 Tiền lương Phân xưởng,bộ phận sản xuất 62712 Tiền thưởng Phân xưởng,bộ phận sản xuất 62713 Tiền ăn Phân xưởng,bộ phận sản xuất 62714 Tiền nghỉ phép Phân xưởng,bộ phận sản xuất 62715 Trợ cấp việc làm Phân xưởng,bộ phận sản xuất 62716 Bảo hiển Xã Hội Phân xưởng,bộ phận sản xuất 62717 Trợ cấp tiền cơm Phân xưởng,bộ phận sản xuất 62718 Trợ cấp tiền nhà Phân xưởng,bộ phận sản xuất 6272 Chi phí vật liệu Phân xưởng,bộ phận sản xuất 62721 Chi phí vật liệu Phân xưởng,bộ phận sản xuất 62722 Vật liệu gián tiếp Phân xưởng,bộ phận sản xuất 62723 Nhiên liệu Phân xưởng,bộ phận sản xuất 6273 Chi phí dụng cụ sx Theo dõi chi tiết 62731 Chi phí dụng cụ xản xuất Phân xưởng,bộ phận sản xuất 62732 Đồ dùng phân xưởng Phân xưởng,bộ phận sản xuất 6274 Chi phí khấu hao TSCĐ Theo dõi chi tiết 6275 Chi phí thuê Phân xưởng,bộ phận sản xuất 62751 Chi phí thuê nhà xưởng Phân xưởng,bộ phận sản xuất 62752 Chi phí thuê thiết bị,máy móc Phân xưởng,bộ phận sản xuất 6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài Theo dõi chi tiết 62771 Tiền điện, nước,điện thoại, liên lạc Phân xưởng,bộ phận sản xuất 62772 Chi phí vận chuyển Phân xưởng,bộ phận sản xuất 62773 Chi phí bảo hiển hoả hoạn Phân xưởng,bộ phận sản xuất 62774 Chi phí gia công thuê ngoài Phân xưởng,bộ phận sản xuất 62775 Chi phí bảo trì sửa chữa Phân xưởng,bộ phận sản xuất 62776 Chi phí khác Phân xưởng,bộ phận sản xuất 632 Giá vốn hàng bán Không theo dõi chi tiết Không có số dư cuối kỳ 635 Chi phí tài chính Không theo dõi chi tiết Không có số dư cuối kỳ 6351 Chi phí đi vay 6352 Chi phí hoạt động tài chính khác 641 Chi phí bán hàng Theo dõi chi tiết Không có số dư cuối kỳ 6411 Chi phí nhân viên 64111 Lương Nhân viên 64112 Thưởng Nhân viên 64113 Tiền ăn Nhân viên 64114 Tiền nghỉ phép Nhân viên 64115 Trợ cấp mất việc làm Nhân viên 64116 Bảo hiểm Xã Hội Nhân viên 64117 Bảo hiểm Y Tế Nhân viên 64118 Trợ cấp tiền nhà Nhân viên 6412 Chi phí vật liệu, bao bì Vật liêu, bao bì 6413 Chi phí dụng cụ, đồ dùng Dụng cụ, đồ dùng 64131 Chi phí dụng cụ đồ dùng 64132 Trang phục 6414 Chi phí khấu hao TSCĐ TSCĐ 6415 Chi phí bảo hành Sản phẩm 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài 64171 Tiền điện, nước,điện thoại, liên lạc Tiền nước,tiền điện,điện thoại… 64173 Chi phí thuê ngoài 64174 Chi phí bảo trì, sủa chữa Sản phẩm 64175 Chi phí hoa hồng Nhân viên 64176 Chi phí quảng cáo giao tế 64177 Chi phí bưu điện 64178 Phí bảo trì Sản phẩm 6418 Chi phí bằng tiền khác 64181 Chi phí bằng tiền khác Các chi phíbằng tiền 64182 Phí hàng mẫu Sản phẩm 64183 Phí vận chuyển Chuyên chởsản phẩm 64184 Phí khác Các loại phí khác 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Theo dõi chi tiết Không có số dư cuối kỳ 6421 Chi phí nhân viên quản lý 64211 Lương Nhân viên 64212 Thưởng Nhân viên 64213 Tiền ăn Nhân viên 64214 Tiền nghỉ phép Nhân viên 64215 Trợ cấp mất việc làm Nhân viên 64216 Bảo hiểm Xã Hội Nhân viên 64217 Bảo hiểm Y Tế Nhân viên 64218 Trợ cấp tiền nhà Nhân viên 6422 Chi phí vật liệu quản lý Vật liêụ 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng 64231 Chi phí đồ dùng văn phòng Đồ dùng 64232 Văn phòng phẩm Văn phòng phẩm 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ TSCĐ 6425 Thuế, phí và lệ phí Các loại phí,lệ phí, thuế 6426 Chi phí dự phòng Theo dõi chi tiết 64261 Dự phòng giản giá hàng tồn kho Hàng hóa 64262 Dự phòng nợ khó đòi Các khoản nợ 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài 64271 Chi Tiền điện, nước,điện thoại, liên lạc Tiền nước,tiền điện,điện thoại… 64272 Chi phí vận chuyển Vận chuyểnhàng hóa 64273 Chi phí thuê ngoài 64274 Chi phí bảo trì sửa chữa Sản phẩm 64275 Chi phí bảo hiểm hoả hoạn Sản phẩm,hàng hóa 64276 Chi phí hội nghị giao tế Hội nghị,giao tiếp 64277 Chi phí dịch vụ tư vấn Tư vấn 64278 Chi phí đào tạo huấn luyện Nhân viên 6428 Chi phí bằng tiền khác 64281 Chi phí bằng tiền khác 64282 Phí giao tế 64283 Chi phí tiền hoạt động 64284 Phí kiểm toán 64285 Phí ủng hộ đoàn thể 64286 Phí khác Loại 7: THU NHẬP KHÁC 711 Thu nhập khác Loại 8: CHI PHÍ KHÁC 811 Chi phí khác Không theo dõi chi tiết 821 Chi phí thuế TNDN 8211 Chi phí thuế TNDNhiện hành 8212 Chi phí thuế TNDNhoãn lại Loại 9: XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 911 Xác định kết quả kinh doanh Loại 10: TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG 001 Tài sản thuê ngoài Các loại tài sản Ghi đơn nghiệp vụ 002 Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, gia công Vật tư, hàng hóa Ghi đơn nghiệp vụ 003 Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gởi, ký cược Hàng hóa Ghi đơn nghiệp vụ 004 Nợ khó đòi đã xử lý Các khoản nợ Ghi đơn nghiệp vụ NHẬN XÉT: Công ty TNHH Trường Sa thuộc loại vừa và nhỏ nên quá trình tổ chức kế toán trong công ty không quá phức tạp. Nhưng do quá trình mua hàng công nghiệp cần xem xét thận trọng nên phải chú ý đến việc tổ chức phân quyền xét duyệt các loại hóa đơn chứng từ và phân quyền truy cập. PHẦN V: TRÌNH BÀY VÀ MÔ TẢ TỔ CHỨC BỘ MÁYKẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP HÌNH THỨC TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán : hình thức kế toán phân tán Do doanh nghiệp có quy mô nhỏ, địa bàn bàn hoạt động không lớn, và do cơ sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin của doanh nghiệp chưa cao, khối lượng nghiệp vụ không nhiều nhưng do doanh nghiệp có nhiều cơ sở kinh doanh nên doanh nghiệp lựa chọn xây dựng bộ máy kế toán của công ty theo hình thức kế toán phân tán. Tổ chức cơ cấu phòng kế toán: Doanh nghiệp tổ chức cơ cấu phòng kế toán dựa trên hai cách tiếp cận, doanh nghiệp phối hợp cách tiếp cận theo quá trình xử lý các đối tượng kế toán và cách tiếp cận theo các hoạt động kinh doanh thường xuyên của doanh nghiệp. Cơ cấu phòng kế toán bao gồm: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp (phó phòng kế toán) Kế toán bán hàng Kế toán mua hàng Kế toán thanh toán Kế toán lương Kế toán hàng tồn kho Kế toán dịch vụ Sơ đồ bộ máy tổ chức kế toán: Kế toán mua hàng Kế toán Tổng hợp/ Phó phòng kế toán Kế toán dịch vụ Kế toán hàng tồn kho Kế toán tiền lương Kế toán thanh toán Kế toán bán hàng Kế toán Trưởng QUY ĐỊNH TRÁCH NHIỆM VÀ CÔNG VIỆC: BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC KẾ TOÁN BÁN HÀNG Người chuẩn bị Phòng:KTTC Ngày Page No Edn Người phê chuẩn Phòng:BGD Tham chiếu Totalpages Rev KẾ TOÁN BÁN HÀNG Bộ phận/Phòng ban: Kế toán Báo cáo cho: KT Trưởng, BGĐ, Ban kiểm soát của HĐQT Quan hệ nội bộ Doanh nghiệp: Quản lý kiểm soát các hoạt động mua - bán, nhập - xuất, ký gởi hàng hóa của công ty. Quan hệ bên ngoài: quan hệ với các doanh nghiệp, cơ quan NN, tổ chức tín dụng… Mục tiêu: - Thực hiện nghiệp vụ kế toán bán hàng chi tiết. Kiểm tra, lưu trữ hóa đơn, chứng từ thuộc phần phụ trách. - Phản ánh tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế về tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ như mức bán ra, dòng tiêu thụ mà quan trọng nhất là lãi thuần của hoạt động tiêu thụ. - Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời chi tiết sự biến động của hàng hóa ở tất cả các trạng thái: hàng đi đường, hàng nhập kho,… nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa. - Phản ánh chính xác kịp thời doanh thu tiêu thụ để xác định kết quả đảm bảo thu đủ và kịp thời tiền ban shàng tránh sự chiếm dụng vốn. - Tính toán chính xác giá vốn, chi phí khối lượng tiêu thụ hàng hóa, hàng trả lại… - Phản ánh và giám sát tình hình thực hiện kết quả tiêu thụ, cung cấp số liệu, lập báo cáo tài chính và lập quyết toán đầy đủ để đánh giá đúng hiệu quả tiêu thụ. - Thực hiện một số công việc khác theo phân công của quản lý trực tiếp. Trách nhiệm và công việc: Các công việc thường xuyên: - Theo dõi đơn hàng, hàng bán. - Ghi chép tất cả những nghiệp vụ lên quan đến hóa đơn bán hàng : ghi sổ chi tiết doanh thu, thuế GTGT phải nộp, ghi sổ chi tiết hàng hoá, thành phẩm xuất bán,... - Tiếp nhận, kiểm tra, soát xét tính hợp pháp của hóa đơn chứng từ. - Cập nhật thông tin váo sổ sách kế toán, chứng từ ghi sổ theo chế độ kế toán. - Lập các hóa đơn bán hàng, phiếu thu, chi cho khách hàng và nhà cung cấp. - Theo dõi công nợ, nguồn mua. - Thực hiện đối soát, thanh toán và thu hồi công nợ với các đối tác theo quy định. - Giái trình số liệu theo yêu cầu của cơ quan Kiểm toán, thuế. - Thực hiện chế độ lập kế hoạch và báo cáo công việc theo quy định. - Các công việc có liên quan theo phân công của Kế toán trưởng. Công việc định kỳ: - Tham gia kiểm kê và tính giá hàng hóa tồn kho cuối kỳ để chuyển sang kỳ sau. Đồng thời đối chiếu với khối lượng nhập xuất trên hóa đơn để kiểm soát hàng hóa. - Cung cấp thông tin về tình hình nhập xuất tồn hàng hóa trong kỳ để phục vụ công tác quản lý. - Lập báo cáo bán hàng. - Định kỳ tiến hành phân tích tình hình mua hàng, bán hàng để giúp nhà quản trị đưa ra những quyết định đúng đắn. Báo cáo: - Bảng kê hoá đơn bán hàng - Sổ nhật ký bán hàng - Bảng kê hoá đơn của một mặt hàng - Bảng kê hoá đơn nhóm theo khách hàng - Bảng kê hoá đơn nhóm theo hợp đồng, vụ việc - Bảng kê hoá đơn nhóm theo dạng xuất bản - Bảng kê hoá đơn của một khách hàng - Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng - Báo cáo phân tích bán hàng theo thời gian - Báo cáo doanh số bán hàng theo khách hàng, hợp đồng - Báo cáo bán hàng nhóm theo 2 chỉ tiêu - Báo cáo tổng hợp tiêu thụ theo giá bán - Danh mục giá bán - Sổ chi tiết của một tài khoản - Bảng tổng hợp chữ T của một tài khoản - Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng - Sổ tổng hợp công nợ chữ T của một khách hàng - Bảng cân đối số phát sinh công nợ của các khách hàng trên một tài khoản - Bảng cân đối số phát sinh công nợ của các khách hàng trên nhiều tài khoản - Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ - Bảng tổng hợp số dư công nợ đầu kỳ - Hỏi số dư của một khách hàng - Bảng kê công nợ phải thu theo hoá đơn - Bảng kê chi tiết thu tiền của các hoá đơn - Bảng kê công nợ phải thu của các hoá đơn theo hạn thanh toán - Sổ nhật ký thu tiền bán hàng - Bảng kê chứng từ theo hợp đồng - Bảng cân đối số phát sinh của các hợp đồng - Số dư đầu kỳ của các hợp đồng - Số dư cuối kỳ của các hợp đồng - Bảng kê chứng từ - Bảng kê chứng từ của một tài khoản - Tổng hợp số phát sinh của một tài khoản. - Phân tích doanh số bán hàng theo các kỳ. Quan hệ cộng đồng: - Nhận sự chỉ đạo và báo cáo của phòng kế toán. - Nhận thông tin và thông tin trực tiếp các kế toán viên. - Đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin kinh tế – tài chính. - Liên hệ các bộ phân khác thông qua phụ trách phòng KT-TV hoặc theo qui định. - Mọi hoạt động của kế toán bán hàng phải tuân thủ theo luật kế toán, thuế. Tiêu chuẩn thực hiện: - Số liệu được cập nhật chính xác đầy đủ, kịp thời, không để xảy ra sai sót, nhầm lẫn. Chứng từ hợp lệ, hợp lý, đúng quy định, chế độ tài chính Kế toán của Nhà nước và công ty. - Hoạch toán chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tuân thủ đúng quy định về hoạch toán kế toán. Phát hiện kịp thời các sai sót, phối hợp đồng nghiệp xử lý và báo cáo quản lý cấp trên. - Hố sơ chứng từ tài liệu thuộc phần phụ trách được lưu trữ, bảo quản đầy đủ, đúng kỳ hạn, sắp xếp khoa học. - Các báo cáo, giải trình số liệu được hoàn thành chính xác, đúng mẫu biểu và thời hạn quy định. BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC KẾ TOÁN HÀNG HÓA – VẬT TƯ Người chuẩn bị Phòng:KTTC Ngày Page No Edn Người phê chuẩn Phòng:BGD Tham chiếu Totalpages Rev KẾ TOÁN HÀNG HÓA – VẬT TƯ Bộ phận/Phòng ban: Kế toán – tài chính Báo cáo cho: Kế toán trưởng Quan hệ nội bộ Doanh nghiệp: Toàn bộ nhân viên kế toán trong công ty, Bộ phận bán hàng/ Phòng Kinh doanh. Quan hệ bên ngoài: Khách hàng, cơ quan Thuế. Mục tiêu: Quản lý vật tư hàng hóa  theo một qui  trình xuyên suốt từ khâu nhập hàng , xuất hàng cho đến khâu  thống kê báo cáo và đánh giá tình hình tồn kho. Cân đối được lượng vật tư hàng hóa tồn kho với  kế hoạch sản xuất nhằm đưa ra quyết định kịp thời chính xác phục vụ cho hoạt động sản xuất và  phân phối hàng hóa. Báo cáo thống kê và truy vấn dễ dàng theo tất cả các chỉ tiêu có trong cơ sở dữ liệu. Kiểm  kê hàng hóa vật tư để xác định lượng tồn kho thực tế của từng danh điểm vật tư. Đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán, xác định số thừa, thiếu và có những biện pháp xử lý kịp thời. Tuỳ từng điều kiện và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm kê toàn bộ, kiểm kê từng phần hoặc kiểm kê chọn mẫu, thời hạn kiểm kê có thể định kỳ vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm hoặc bất thường theo yêu cầu của công tác quản lý. Trách nhiệm và công việc: Các công việc thường xuyên: - Lập chứng từ kế toán ban đầu (phiếu nhập, phiếu xuất ) dựa vào chứng từ gốc hợp lệ. - Kiểm tra việc thực hiện phát hành và lưu chuyển chứng từ theo qui định. - Cùng Kế toán công nợ, Kế toán thanh toán, đối chiếu các số liệu nhập xuất với các chứng từ liên quan (hóa đơn, hợp đồng, đơn đặt hàng …). - Nhập liệu vào hệ thống và xử lý số liệu nhập xuất. - Theo dõi tình hình sử dụng vật tư, thành phẩm, hàng hóa theo định mức và những qui định đã ban hành nhằm kịp thời phát hiện những bất hợp lý, lãng phí trong quá trình sử dụng. - Báo cáo tình hình sử dụng và tồn kho vật tư, thành phầm, hàng hóa phục vụ cho công tác kiểm kê và quyết toán tài chính. - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán, bảo mật số liệu kế toán. - Chấp hành lệnh điều động, chỉ đạo của Kế toán trưởng, Phó Kế toán trưởng (trong quyền hạn qui định). Công việc định kỳ: - Kiểm tra, đối chiếu số liệu chi tiết hàng hóa, vật tư nhằm đảm bảo số liệu được ghi chép đầy đủ và chính xác. - Báo cáo hàng hóa nhập xuất tồn. - Lập phiếu xuất kho kiêm vẫn chuyển nội bộ. - Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và chính xác của tất cả các chứng từ hàng hoá trong toàn công ty. - Theo dõi hàng gửi bảo hành. - Kiểm kê kho hàng hoá và hàng gửi bảo hành Báo cáo: - Liệt kê chi tiết phát sinh nhập, xuất kho theo các chỉ tiêu như mã hàng, mã kho. - Báo cáo cân đối xuất vật tư. - Báo cáo tình hình tồn kho theo từng kho, tổng hợp các kho. - Báo cáo hàng hóa tồn kho cần thanh lý. - Báo cáo đánh giá tình hình tồn kho. - Báo cáo tổng hợp chi phí xuất vật tư hàng hóa cho từng đối tượng. Quan hệ cộng đồng: - Quan hệ tốt với đồng nghiệp. - Hỗ trợ đồng nghiệp và kế toán trưởng trong công tác kế toán, trợ giúp và hướng dẫn nhân viên mới. - Quan hệ tốt với các cơ quan chức năng Tiêu chuẩn thực hiện: Cá nhân phải xây dựng và xác định lịch trình công tác – xác định thời điểm hoàn tất số liệu, công việc, báo cáo làm căn cứ cho việc đánh giá việc thực hiện vào cuối kỳ kế toán. BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC KẾ TOÁN TSCĐ – CCDC Người chuẩn bị Phòng:KTTC Ngày Page No Edn Người phê chuẩn Phòng:BGD Tham chiếu Totalpages Rev KẾ TOÁN TSCĐ –CCDC Bộ phận/Phòng ban: Kế toán/ các phòng ban trong công ty. Báo cáo cho: Kế toán trưởng, giám đốc các phòng ban. Quan hệ nội bộ Doanh nghiệp: Quản lý, kiểm soát việc sử dụng TSCĐ–CCDC trong cty. Quan hệ bên ngoài: quan hệ với Nhà nước, tổ chức tín dụng.. Mục tiêu: - Theo dõi tài sản cố định về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, nguồn vốn, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng, nước sản xuất, ngày đưa vào sử dụng,… - Theo dõi tăng giảm và lý do tăng giảm tài sản cố định, tăng giảm nguyên giá tài sản . - Theo dõi bộ phận sử dụng, điều chuyển bộ phận sử dụng. - Tính khấu hao và lên bảng phân bổ khấu hao. Trách nhiệm và công việc: Các công việc của kế toán TSCĐ: + Công việc thường xuyên: - Tổ chức ghi chép, phản ánh và tổng hợp số liệu về số lượng hiện trạng và giá trị tài sản sử dụng hiện có, tình hình tăng giảm và di chuyển TSCĐ, kiểm tra việc bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng TSCĐ. - Tính toán phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của TSCĐ và chế độ quy định. - Tham gia lập dự toán sữa chữa lớn TSCĐ, giám sát việc sữa chữa TSCĐ theo kế hoạch đột xuất, phản ánh tình hình thanh lý nhượng bán TSCĐ. - Tính toán phản ánh kịp thời chính xác tình hình xây dựng trang bị thêm, đổi mới nâng cấp hoặc tháo dỡ bớt làm tăng giảm nguyên giá TSCĐ. - Hướng dẫn kiểm tra các phòng ban thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về TSCĐ, mở các sổ sách cần thiết về kế toán TSCĐ đúng chế độ phương pháp. + Công việc định kỳ: Tham gia kiểm kê và đánh giá lại TSCĐ theo quy định của nhà nước, lập các báo cáo về TSCĐ của DN. Tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động bảo quản và sử dụng TSCĐ nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế của TSCĐ. Công việc của kế toán CCDC: + Công việc thường xuyên: - Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời số lượng, khối lượng, phẩm chất, quy cách và giá trị thực tế của từng loại CCDC nhập, xuất và tồn kho. - Vận dụng đúng các phương pháp hạch toán, phương pháp tính giá CCDC nhập, xuất kho. -Mở các loại sổ (thẻ) kế toán chi tiết theo từng CCDC theo đúng chế độ, phương pháp quy định. - Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch mua hàng, tình hình dữ trữ và sử dụng CCDC theo dự toán, tiêu chuẩn, định mức chi phí và phát hiện các trường hợp ứ đọng, thiếu hụt lãng phí, xác định nguyên nhân, biện pháp xử lý. + Công việc đinh kỳ: -Tham gia kiểm kê và đánh giá CCDC theo chế độ quy định của nhà nước. - Cung cấp thông tin về tình hình nhập xuất tồn CCDC phục vụ công tác quản lý. - Định kỳ tiến hành phân tích tình hình mua hàng, bảo quản và sử dụng CCDC. Báo cáo: - Kiến nghị lãnh đạo phòng những trường hợp vi phạm về quản lý tài sản. - Tham mưu nghiệp vụ kế toán – tài chính cho kế toán tổng hợp, lãnh đạo phòng. Quan hệ cộng đồng: - Nhận sự chỉ đạo và báo cáo phụ trách phòng Kế toán. - Nhận thông tin và thông tin trực tiếp các kế toán viên. - Liên hệ các bộ phân khác thông qua phụ trách phòng KT, các bộ phận kho… Tiêu chuẩn thực hiện: + Kế toán TSCĐ: - Từng TSCĐ riêng biệt, có kết cấu độc lập và thực hiện một chức năng nhất định hoặc là một tổ hợp liên kết nhiều bộ phận cùng thực hiện một chức năng. - Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó. - Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách tin cậy. - Có thời gian sử dụng từ 1năm trở lên. - Có giá trị từ 10.000.000đồng trở lên. + Kế toán CCDC: - Là những tư liệu lao động có giá trị nhỏ hoặc thời gian sử dụng ngắn. - Giá trị không lớn nên tính hết giá trị của chúng vào chi phí của đối tượng sử dụng một lần hoặc phân bổ dần trong một số kỳ nhất đinh. - CCDC cũng có thời gian sử dụng khá dài nên giá trị của chúng được chuyển dần vào chi phí của đối tượng sử dụng. BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC KẾ TOÁN TIỀN – THANH TOÁN Người chuẩn bị Phòng:KTTC Ngày Page No Edn Người phê chuẩn Phòng:BGD Tham chiếu Totalpages Rev KẾ TOÁN TIỀN – THANH TOÁN Bộ phận/Phòng ban: Kế toán Báo cáo cho: Kế toán tổng hợp, kế toán trưởng Quan hệ nội bộ Doanh nghiệp: Nhân viên kế toán trong công ty Quan hệ bên ngoài: Khách hàng, nhà cung cấp Mục tiêu: - Ghi chép kiểm tra đối chiếu toàn bộ nghiệp vụ thanh toán, quản lý cung cấp thông tin về hoạt động mua bán chịu, tình hình công nợ của khách hàng và tình hình nợ phải trả nhà cung cấp. - Kiểm tra tình hình thanh toán của công ty với nhà cung cấp. Kiểm tra khả năng trả nợ của khách hàng, đề xuất hạn mức tín dụng cho khách hàng và đồng thời đối chiếu với tình hình thanh toán của khách hàng đề ra chiết khấu thanh toán phù hợp. - Đảm bảo tính chính xác và hợp lý của số liệu kế toán thanh toán để ghi vào doanh thu nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho việc lập báo cáo tài chính và báo cáo nội bộ khác. - Kiểm tra và đối chiếu thông tin liên quan đến thuế GTGT đầu vào để thu khách hàng và nộp lại cho nhà nước. kiểm tra thông tin về thuế GTGT đầu ra để thanh toán với nhà cung cấp. - Thực hiện đúngvà cung cấp thông tin phản hồi kịp thời nhằm hoàn thiện và chuẩn hoá các quy trình xử lý nghiếp vụ kế toán trong doanh nghiệp. - Theo dõi quỹ tiền mặt hiện có tại công ty cuối ngày, cuối tháng... Trách nhiệm và công việc: Các công việc thường xuyên: - Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, tiến hành thực thu, thực chi và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu, chi trong ngày, Cuối ngày chuyển sổ quỹ qua kế toán thanh toán để đối chiếu và lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt. Thực hiện nghiêm quy định của công ty trong quản lý quỹ tiền mặt. - Thực hiện công tác lưu trữ số liệu, sổ sách, báo cáo liên quan đến phần hành phụ trách đảm bảo an toàn, bảo mật. - Theo dõi các khoản tiền trích theo lương, BHXH,đồng thời thực hiện việc chi các khoản theo quy định khi cần thiết. - Không ngừng nâng cao kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ đặc biệt là lĩnh vực kế toán tài chính để nhằm đáp ứng tốt công tác thu, chi tiền mặt đạt hiệu quả cao nhất. - Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty hàng ngày và cuối tháng. Thực hiện nghiêm quy định của công ty trong quản lý quỹ tiền mặt. - Quản lý nghiêm ngặt sổ quỹ tiền mặt, phải có số liệu thống kê mỗi ngày. - Vào dữ liệu phần mềm kế toán , định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày trong quá trình thanh toán trên máy, để phát hiện và hiệu chỉnh kịp thời các sai sót ( nếu có) về nghiệp vụ hạch toán, đảm bảo số liệu chính xác kịp thời. - Theo dõi nghiêm ngặt vấn đề tỷ giá trên thị trường trước và sau khi thanh toán với bên nhà cung cấp nước ngoài để báo cáo ngay với KTT và BGĐ khi có biến động về tỷ giá. - Tiến hành tiếp nhận các chứng từ thanh toán của công ty đối với khách hàng và các khoản thanh toán nội bộ, thực hiện kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ trên cơ sở định mức quy định của Bộ tài chính, quy chế tài chính và quy chế chi tiêu nội bộ của công ty. Công việc định kỳ: - Cuối kỳ đối chiếu lại sổ sách quỹ tiền mặt để xuất ra báo cáo cho KTT và BGĐ. - Cung cấp các số liệu kế toán, thống kê cho Kế toán tổng hợp. - Trích ra báo cáo đột xuất về quỹ tiền mặt khi xảy ra vấn đề lien quan đến khả năng thanh toán của công ty. - Phản ánh số lãi tiền gửi ngân hàng khi tới tháng vào doanh thu tài chính. - Cuối kỳ có nhiệm vụ cùng kế toán công nợ theo dõi các khoản công nợ phải thu phải trả của khách hàng và nhà cung cấp. - Lập danh sách các khoản nợ của các công ty cung cấp và đơn vị khách hàng để sắp xếp lịch thu, chi trả đúng hạn, đúng hợp đồng, đúng thời hạn, đôn đốc theo dõi các khoản nợ chưa thanh toán. - Định kỳ cung cấp số liệu, thống kê cho kế toán tổng hợp. - Theo dõi cẩn thận các khoản thanh toán với nước ngoài về việc ký quỹ L/C và vấn đề đảm bảo tỷ giá ngoại tệ khi thanh toán vớ nhà cung cấp nước ngoài. - Tổng hợp tình hình thanh toán bán chịu với khách hàng,báo cáo với kế toán trưởng để xem xét trình bày với Ban giám đốc nhằm đề ra hạn mức tín dụng hợp lý cho khách hàng. - Theo dõi các khoản nợ quá hạn và các khoản nợ khó đòi để trình bày với kế toán trưởng nhằm lập dự phòng và xử lý các khoản nợ. - Cung cấp thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo tài chính. Báo cáo: - Bảng kê chi tiết về tình hình thu, chi theo định kỳ - Sổ phụ ngân hàng - Các báo cáo có liên quan khi có nhu cầu của cấp trên - Báo cáo tổng hợp tình hình thanh toán. - Báo cáo doanh thu - Báo cáo tồn quỹ tiền mặt hằng ngày và cuối tháng. - Báo cáo về tình hình chiết khấu thanh toán cho khách hàng. - Báo cáo các khoản nhận phạt và nộp phạt vi phạm hợp đồng. Quan hệ cộng đồng: - Quan hệ tốt với đồng nghiệp. - Hỗ trợ đồng nghiệp và kế toán trưởng trong công tác kế toán, trợ giúp và hướng dẫn nhân viên mới. - Quan hệ tốt với các cơ quan chức năng. Tiêu chuẩn thực hiện: - Cá nhân phải xây dựng và xác định lịch trình công tác, xác định thời điểm hoàn tất số liệu, công việc, báo cáo làm căn cứ cho việc đánh giá việc thực hiện vào cuối kỳ kế toán. - Tuân thủ nghiêm ngặt các chuẩn mực kế toán và pháp luất nhà nước. BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA KẾ TOÁN TRƯỞNG – KẾ TOÁN TỔNG HỢP Người chuẩn bị Phòng:KTTC Ngày Page No Edn Người phê chuẩn Phòng:BGD Tham chiếu Totalpages Rev KẾ TOÁN TRƯỞNG – KẾ TOÁN TỔNG HỢP Bộ phận/Phòng ban: Tổ chức KT, KTTC Báo cáo cho: TP KT, Ban GĐ, Ban kiểm soát của HĐQT Quan hệ nội bộ Doanh nghiệp: Đại diện cho Giám đốc công ty kiểm soát việc quản lý và sử dụng vốn. Quan hệ bên ngoài: Quan hệ với cơ quan NN, tổ chức tín dụng… Mục tiêu: - Kiểm tra, phân công công việc đúng bộ phận – phòng ban, đúng người đúng việc tránh chồng chéo các công việc với nhau. - Xem xét công việc một cách cụ thể, điều chỉnh phân công khoa học - hợp lý. - Hoạch định, phân bổ ngân sách cho sản xuất - kinh doanh, nắm giữ và hạch toán chi phí sao cho đạt được hiệu quả tối ưu; theo dõi và thực hiện các chính sách tín dụng đối với khách hàng, nhà cung cấp. - Xây dựng và tổ chức thực hiện các báo cáo tài chính cho cơ quan nhà nước. - Thực hiện các báo cáo tài chính và quản trị cho HĐQT và BGĐ công ty. - Quản lý nhân sự phòng TCKT. Trách nhiệm và công việc: Trách nhiệm và công việc thường xuyên của KT Tổng hợp: - Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp. - Kiểm tra các định khoản các nghiệp vụ phát sinh. - Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp. - Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết. - Hạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao, TSCĐ, công nợ, nghiệp vụ khác, thuế GTGT và báo cáo thuế khối văn phòng CT, lập quyết toán văn phòng công ty. - Theo dõi công nợ khối văn phòng công ty, quản lý tổng quát công nợ toàn công ty. Xác định và đề xuất lập dự phòng hoặc xử lý công nợ phải thu khó đòi toàn công ty. - In sổ chi tiết và tổng hợp khối văn phòng, tổng hợp công ty theo qui định. - Lập báo cáo tài chính theo từng quí, 6 tháng, năm và các báo cáo giải trình chi tiết. - Hướng dẫn xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kế toán. - Tham gia phối hợp công tác kiểm tra, kiểm kê tại các đơn vị cơ sở. - Cải tiến phương pháp hạch toán và chế độ báo cáo. - Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu. - Cung cấp số liệu Cho Ban Giám Đốc hoặc các đơn vị chức năng khi có yêu cầu. - Giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ, số liệu cho cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra kiểm tra theo yêu cầu của phụ trách phòng KT-TV. - Kiến nghị và đề xuất biện pháp khắc phục cải tiến. - Lưu trữ dữ liệu kế toán theo qui định. Trách nhiệm và công việc của KT trưởng: - Tổ chức hệ thống kế toán của doanh nghiệp để tiến hành ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động vận doanh của Cty, trên cơ sở không ngừng cải tiến tổ chức bộ máy và tuân thủ Pháp lệnh kế toán thống kê. - Thiết lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán, thống kê và quyết toán theo qui định của Nhà nước và Điều lệ Công ty. - Hoạch định, tổ chức, kiểm tra, duy trì và đổi mới theo hướng hiệu quả các nghiệp vụ kế toán quản trị. - Tổ chức phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chánh, kế toán do Nhà nước ban hành cho các cấp thừa hành thuộc hệ thống kế toán – thống kê . - Kiểm tra việc bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán. - Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, xây dựng đội ngũ kế toán viên của Công ty. - Thực hiện quản lý hoạt động ngân sách của doanh nghiệp. - Hoạch định và đưa ra những quyết định tài chánh ngắn hạn.+ Công việc hằng ngày: - Kiểm tra, ký tên bảng kê số dư tài khoản tiền gửi và ghi nhận trên sổ nhật ký. - Tập hợp các khoản chi, kiểm tra các khoản chi, đối chiếu tổng số dư tiền mặt, tiền gửi, cân đối giải quyết các khoản thu khác. - Kiểm tra các khoản công nợ phải thu, dự thu, phân công lien hệ khách hang đối chiếu công nợ phải thu và đòi nợ. - Ghi nhận các thông tin, số liệu phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát trên sổ nhật ký hoạt động hằng ngày. + Công việc hàng tuần: - Căn cứ các tài liệu liên quan nêu trên lập báo cáo tuần và dự họp giao ban sáng thứ 7 hàng tuần. - Tuần cuối cùng hàng tháng lưu ý kế toán thuế, kiểm tra lại chứng từ khai thuế cho tháng đang hoạt động để chuẩn bị lập hồ sơ khai báo thuế. - Tuần cuối cùng hàng tháng lưu ý kế toán tổng hợp, kiểm tra lại phần hành kế toán của các kế toán viên để chuẩn bị lập báo cáo tài chính tháng. - Căn cứ thông tin, số liệu phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát trên nhật ký hoạt động hàng ngày để cập nhật trên sổ tay theo dõi giải quyết và phân tích các nội dung lưu ý trình ban GĐ có ý kiến chỉ đạo giải quyết. + Công việc đầu tháng: - Kiểm tra hồ sơ khai báo thuế tháng. - Kiểm tra báo cáo tài chính tháng. - Tóm tắt tình hình thực hiện tháng trước còn tiếp diễn. - Chuẩn bị và phổ biến kế hoạch thực hiện trong tháng. Báo cáo: Chịu trách nhiệm lập các báo cáo quản trị đúng quy định và thời gian báo cáo. Quản lý toàn bộ các chừng từ liên quan đến việc lập báo cáo tài chính - Báo cáo tài chính cho cơ quan thuế. - Báo cáo tài chính cho cơ quan nhà nước, trước HĐQT và GĐ công ty. Quan hệ cộng đồng: - Nhận sự chỉ đạo và báo cáo phụ trách phòng Kế toán-tài vụ. - Nhận thông tin và thông tin trực tiếp các kế toán viên. - Đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin kinh tế – tài chính. - Liên hệ các bộ phân khác thông qua phụ trách phòng KT-TV hoặc theo qui định. - Quan hệ với đồng nhiệp, các cơ quan chức năng khác. Tiêu chuẩn thực hiện: + Kế toán tổng hợp: - Có năng lực nghiệp vụ kế toán, có khả năng tổng hợp, nắm vững chế độ kế toán. - Tự tổ chức, sắp xếp và xây dựng kế hoạch để thực hiện nhiệm vụ được phân công. - Biết tổng hợp và phân tích báo cáo. Thi hành nhiệm vụ chính xác và đúng qui định. - Có kiến thức cơ bản về các công việc kế toán thương mại trong công ty. - Sử dụng máy vi tính thành thạo (phần mềm excel, phầm mềm kế toán). + Kế toán trưởng: - Trình độ chuyên môn Kế toán, tài chính, quản trị.- Trình độ ngoại ngữ Tiếng Anh - Trình độ C trở lên- Kinh nghiệm thực tế 02 năm- Yêu cầu khác: am hiểu lĩnh vực quản trị, ngoại giao.- Giỏi trong các lĩnh vực của kế toán, tài chính, thống kê. Phân công công viỆc: Mã nhân viên Tên nhân viên Chức vụ NV-TS-KT01 Hoàng Minh Lộc Kế toán trưởng NV-TS-KT02 Huỳnh Thị Kiều Hân Kế toán tổng hợp (phó phòng kế toán) NV-TS-KT03 Lê Thị Chuyền Kế toán bán hàng NV-TS-KT04 Lê Thị Ty Kế toán mua hàng NV-TS-KT05 La Thị Ngọc Hương Kế toán thanh toán NV-TS-KT06 Nguyễn Hồ Thanh Duyên Kế toán lương NV-TS-KT07 Trương Quốc Khánh Kế toán hàng tồn kho NV-TS-KT08 Đào Xuân Anh Kế toán dịch vụ BẢNG PHÂN QUYỀN TRUY CẬP HỆ THỐNG: Mã nhân viên Tên nhân viên Tên đăng nhập Chức năng khai báo ban đầu Chức năng nhập liệu Chức năng báo cáo Thông tin chung Danh mục Nhập số dư Nhập số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ kế toán Báo cáo quản trị NV-TS-KT04 Hoàng Minh Lộc tathienhm R,W,E,D R,W,E,D,P R,W,E,D,P R,E,D R,P,D R,P,D R,P,D NV-TS-KT05 Huỳnh Thị kiều Hân hanhuynh R R,P R,P R,P R,P R,P R,P NV-TS-KT06 Lê Thị Chuyền chuyen R R R,W R,W NV-TS-KT07 Lê Thị Ty tyty R R R,W R,W NV-TS-KT08 La Thị Ngọc Hương huong R R R,W R,W Nguyễn Hồ Thanh Duyên thanhduyen R R R,W R,W Trương Quốc Khánh khanhquoc R R R,W R,W Đào Xuân Anh xuananh R R R,W R,W Chú thích: R: Đọc W: Thêm E: Sửa D: Xóa P: In PHẦN VI: HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH: Bảng cân đối kế toán: Báo cáo lập theo các yêu cầu: Tên báo cáo: Bảng cân đối kế toán Nơi lập: Phòng kế toán Nội dung thông tin: Cung cấp thông tin về tình hình tài chính của công ty tại một thời điểm Thông tin về tài sản giúp đánh giá khái quát về quy mô công ty và cơ cấu tài sản. Thông tin về nguồn vốn giúp hiểu được những nét cơ bản về khả năng tự chủ tài chính và các nghĩa vụ tương lai của doanh nghiệp. So sánh giữa tài sản có thể trả nợ với nợ phải trả, có thề đánh giá khả năng thanh toán của công ty. Mục đích sử dụng: Bảng cân đối kế toán là tài liệu quan trọng để: Đánh giá một cách tổng quát tình hình tài chính và kết quả kinh doanh. Trình độ sử dụng vốn Khả năng thanh toán Những triển vọng kinh tế, tài chính của công ty Nơi nhận: Ban Giám Đốc, Ban kiểm soát của HĐQT Nguồn số liệu và phương pháp lập: Nguồn số liệu: Căn cứ vào sổ kế toán tổng hợp và chi tiết Căn cứ vào bảng cân đối kế toán kỳ trước Phương pháp lập: Nguyên tắc chung: Cột số đầu năm: Căn cứ vào cột số cuối kỳ trên bảng cân đối kế toán cuối niên độ của kỳ trước để ghi vào các khoản mục tương ứng Cột số cuối kỳ: Căn cứ vào số dư đến thời điểm lập bảng cân đối kế toán của các tài khoản, tiểu khoản, chi tiết để ghi vào từng khoản mục. theo nguyên tắc chung: Tài khoản, tiểu khoản, chi tiết có số dư vế nợ sẽ được ghi vào khoản mục phần Tài sản. Tài khoản, tiểu khoản, chi tiết có số dư vế có sẽ được ghi vào khoản mục phần Nguồn vốn. Trường hợp của TK 4112 (mã số 412), TK 412 (mã số 415), TK 413 (mã số 416), TK 421 (mã số 420): Nếu dư nợ ghi số âm vào mã số tương ứng và ngược lại Trường hơp TK 335 (Chi phí phải trả mã số 316, Chi phí trả trước mã số 151-A/TS): Nếu dư có ghi vào mã số 316-A/NV, nếu dư nợ thì cộng chung với số dư TK 142 ghi vào mã số 151-A/TS. Trường hợp TK 337 (Phải thu theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng mã số 134-A/TS, Phải trả theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng mã số 318-A/NV): Nếu dư nợ nằm ở tài sản, dư có nằm ở nguồn vốn giống như TK 311 lấy số dư tài khoản. Trường hợp TK 334, TK 338-Ngắn hạn (mã số 315 và mã số 319), Các khoản phải thu khác (mã số 135-A/TS): Nếu dư vế nợ cộng chung vào chỉ tiêu số dư 1388 ghi vào mã số 135, nếu dư có ghi vào 315 ở mã số 334 và ghi vào 338 ở mã số 319. Một số trường hợp đặc biệt: Trường hợp TK 214 (mã số 223, 226, 229, 242) và các TK có đuôi số 9( TK 129 mã số 129, TK 139 mã số 139 và mã số 129, TK 229 mã số 259, TK 419 mã số 414 luôn luôn có số dư ở vế có và ghi số âm vào các mã số tương ứng Trường hợp của TK 131 (mã số 131-A/TS, 211-A/TS, 313-A/NV và 333-A/NV) và TK 331 ( mã số 132-A/TS, 218-A/TS, 312-A/NV, 331-A/NV): Không lấy số dư tài khoản mà lấy số dư chi tiết, chi tiết nào coa số dư bên nợ ghi vòa khoản mục tài sản và ngược lại Trường hợp của TK 333 (mã số 154-A/TS, mã số 314-A/NV): lấy trên tài khoản không lấy trên chi tiết. Dư nợ ghi vào mã số 154, dư có ghi vào mã số 314 Thời điểm lập báo cáo: Cuối niên độ của kỳ kế toán (cuối tháng, cuối quý, cuối năm) Hình thức trình bày: Trình bày theo kết cấu dọc mẫu số B01-DN ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC. Mẫu báo cáo: Công ty TNHH Thiết Bị Công nghiệp Trường Sa Số 264 Phan Văn Trị - Phường 10 - Q.Gò Vấp -TP.HCM BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Chỉ tiêu Mã số Số cuối năm Số đầu năm 1 2 4 5 TÀI SẢN TÀI SẢN NGẮN HẠN I. Tiền và các khoản tương đương tiền Tiền Các khoản tương đương tiền II. Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn Đầu tư ngắn hạn Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn III. Các khoản phải thu ngắn hạn Phải thu khách hàng Trả trước cho người bán Phải thu nội bộ ngắn hạn Phải thu theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng Các khoản phải thu khác Dự phòng các khoản phải thu ngắn hạn khó đòi IV. Hàng tồn kho Hàng tồn kho Dự phòng giảm giá hàng tồn kho V. Tài sản ngắn hạn khác Chi phí trả trước ngắn hạn Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Thuế và các khoản thu khác phải thu nhà nước Tài sản ngắn hạn khác B. TÀI SẢN DÀI HẠN I. Các khoản phải thu dài hạn Phải thu dài hạn của khách hàng Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc Phải thu dài hạn nội bộ Phải thu dài hạn khác Dự phòng phải thu dài hạn khó đòi II. Tài sản cố định Tài sản cố định hữu hình Nguyên giá Giá trị hao mòn lũy kế Tài sản cố định thuê tài chính Nguyên giá Giá trị hao mòn lũy kế Tài sản cố định vô hình Nguyên giá Giá trị hao mòn lũy kế Chi phí xây dựng cơ bản dở dang III. Bất động sản đầu tư Nguyên giá Giá trị hao mòn lũy kế IV. Các khoản đầu tư tài chính dài hạn Đầu tư vào công ty con Đầu tư vào công ty liên kết, liên doanh Đầu tư dài hạn khác Dự phòng giảm giá đầu tư tài chính dài hạn V. Tài sản dài hạn khác Chi phí trả trước dài hạn Tài sản thuế thu nhập hoãn lại Tài sản dài hạn khác 100 110 111 112 120 121 129 130 131 132 133 134 135 139 140 141 149 150 151 152 154 158 200 210 211 212 213 218 219 220 221 222 223 224 225 226 227 228 229 230 240 241 242 250 251 252 258 259 260 261 262 268 21.371.333.102 551.603.280 551.603.280 3.833.729.822 3.833.729.822 15.022.000.000 15.022.000.000 1.964.000.000 1.964.000.000 346.024.456.288 346.024.456.288 85.525.277.649 166.788.983.516 (81.263.705.867) 260.499.178.639 272.342.188.945 (11.843.010.306) 23.434.554.760 138.214.160 138.214.160 8.028.740.600 8.028.740.600 14.800.000.000 14.800.000.000 1.867.600.000 1.867.600.000 98.879.894.016 98.879.894.016 71.289.027.419 144.388.904.277 (73.099.876.858) 27.590.865.597 35.490.583.148 (7.899.717.551) Cộng Tổng Tài sản 270 367.395.789.390 234.614.448.776 NGUỒN VỐN NỢ PHẢI TRẢ Nợ ngắn hạn: Vay và nợ ngắn hạn Phải trả người bán Người mua trả tiền trước Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Phải trả người lao động Chi phí phải trả Phải trả nội bộ Phải trả theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng Khoản phải trả, phải nộp ngắn hạn khác Dự phòng phải trả ngắn hạn Nợ dài hạn Phải trả dài hạn người bán Phải trả dài hạn nội bộ Phải trả dài hạn khác Vay và nợ dài hạn Thuế thu nhập hoãn lại phải trả Dự phòng trợ cấp mất việc làm Dự phòng phải trả dài hạn B. VỐN CHỦ SỞ HỮU I. Vốn chủ sở hữu Vốn đầu tư của chủ sở hữu Thặng dư vốn cổ phần Vốn khác của chủ sở hữu Cổ phiếu ngân quỹ Chênh lệch đánh giá lại tài sản Chênh lệch tỷ giá hối đoái Quỹ đầu tư phát triển Quỹ dự phòng tài chính Quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản Nguồn kinh phí và quỹ khác Quỹ khen thưởng phúc lợi Nguồn kinh phí Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định 300 310 311 312 313 314 315 316 317 318 319 320 330 331 332333 334 335 336 337 400 410 411 412 413 414 415 416 417 418 419 420 421 430 431 432 433 894.591.000 894.591.000 366.501.198.390 323.096.013.850 150.000.000.000 80.181.700.030 82.914.313.820 10.000.000.000 43.405.184.540 43.405.184.540 431.150.000 431.150.000 234.183.298.776 150.000.000.000 75.875.886.080 72.914.313.820 9.800.000.000 45.504.484.054 45.504.484.054 Tổng cộng Nguồn vốn 440 367.395.789.390 234.614.448.776 CHỈ TIÊU NGOÀI BẢNG Tài sản thuê ngoài Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gởi Nợ khó đòi đã xử lý Lập, ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Báo cáo lập theo các yêu cầu: Tên báo cáo: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Nơi lập: Phòng kế toán Nội dung thông tin: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh phản ánh: Tổng quát doanh thu Thu nhập Các chi phí liên quan Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ kế toán Mục đích sử dụng: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cung cấp thông tin tài chính quan trọng cho việc đánh giá hiệu quả hoạt động và khả năng sinh lời của doanh nghiệp Nơi nhận: Ban Giám Đốc, Ban kiểm soát của HĐQT Nguồn số liệu và phương pháp lập: Nguồn số liệu: Căn cứ vào sổ kế toán tổng hợp Căn cứ vào bảng cân đối kế toán kỳ này Phương pháp lập: Tổng doanh thu: Căn cứ vào số liệu trên Sổ cái hoặc Nhật ký-Sổ cái Các khoản giảm trừ: Như giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại… Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ = Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - các khoản giảm trừ Giá vốn hàng bán: Căn cứ vào số liệu trên Sổ cái hoặc Nhật ký-Sổ cái Lợi nhuận gộp bán hàng và cung cấp dịch vụ = Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ - Giá vốn hàng bán Doanh thu hoạt động tài chính: Căn cứ vào số liệu trên Sổ cái hoặc Nhật ký-Sổ cái Chi phí tài chính: Chiết khấu thanh toán Chi phí bán hàng: Căn cứ vào số liệu trên Sổ cái hoặc Nhật ký-Sổ cái Chi phí quản lý doanh nghiệp: Căn cứ vào số liệu trên Sổ cái hoặc Nhật ký-Sổ cái Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh = Lợi nhuận gộp bán hàng và cung cấp dịch vụ + (Doanh thu hoạt động tài chính – Chi phí tài chính) – Chi phí bán hàng – chi phí quản lý doanh nghiệp Thu nhập khác: Là các khoản thu nhập khac sngoài hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động tài chính như thu nhập từ thạh lý, nhượng bán TSCĐ, các khoản tiền được bồi thường… Chi phí khác: Là các chi phí liên quan đến các hoạt động kể trên Lợi nhuận khác = Thu nhập khác – Chi phí khác Tổng lợi nhuận trước thuế = Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh + Lợi nhuận khác Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp = Lợi nhuận chịu thuế x Thuế suất thuế TNDN Lợi nhuân sau thuế = Tổng lợi nhuận trước thuế - Thuế TNDN phải nộp Thời điểm lập báo cáo: Cuối niên độ của kỳ kế toán (cuối tháng, cuối quý, cuối năm) Hình thức trình bày: Để tiện cho việc theo dõi và so sánh, số liệu trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được trình bày trong 2 cột: Cột kỳ trước: Phản ánh số liệu kế toán của kỳ trước kỳ báo cáo Cột kỳ này: Phản ánh số liệu của kỳ báo cáo Mẫu báo cáo: BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Năm 2009 Đơn vị tính: Đồng CHỈ TIÊU NĂM TRƯỚC NĂM NAY 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 48.168.960.000 49.152.000.000 2. Các khoản giảm trừ 8.670.412.800 884.736.000 3. Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ 39.498.547.200 48.267.264.000 4. Giá vốn hàng bán 19.247.200.000 19.640.000.000 5. Lợi nhuận gộp bán hàng và cung cấp dịch vụ 20.251.347.200 28.627.264.000 6. Doanh thu hoạt động tài chính 3.528.000.000 3.600.000.000 7. Chi phí tài chính 8.670.412.800 8.847.360.000 8. Chi phí bán hàng 6.860.000.000 7.000.000.000 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 2.940.000.000 3.000.000.000 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 5.308.934.400 13.379.904.000 11. Thu nhập khác 12. Chi phí khác 13. Lợi nhuận khác 14. Tổng lợi nhuận trước thuế 15. Thuế thu nhập doan nghiệp phải nộp 3.344.976.000 3.981.700.800 16. Thuế thu nhập doan nghiệp hoãn lại 17. Lãi cơ bản trên cổ phiếu 18. Lợi nhuận sau thuế 9.800.000.000 10.000.000.000 Bảng lưu chuyển tiền tệ: Báo cáo lập theo các yêu cầu: Tên báo cáo: Bảng lưu chuyển tiền tệ Nơi lập: Phòng kế toán Nội dung thông tin: Bảng lưu chuyển tiền tệ cung cấp thông tin liên quan ba hoạt động chính tạo ra và sử dụng tiền là: hoạt động sản xuất, kinh doanh, hoạt động tài chính, hoạt động đầu tư. Mục đích sử dụng: nhằm giúp các nhà quản lý, các nhà đầu tư và những ai có nhu cầu sử dụng thông tin có những hiểu biết nhất định đối với hoạt động của doanh nghiệp nhưng nhận thức về tầm quan trọng cũng như lượng thông tin được chuyển tải từ các báo cáo này vẫn còn thực sự chưa rõ ràng thậm chí còn rất mơ hồ đối với nhiều người, ngay cả với những người làm công tác kế toán. Nơi nhận: Ban Giám đốc Nguồn số liệu và phương pháp lập: Nguồn số liệu: Bảng lưu chuyển tiền tệ có liên quan mật thiết với bảng CĐKT và báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nó cần các dữ liệu từ: Bảng CĐKT dùng để thu thập dòng tiền từ tất cả các hoạt động. Để quá trình này được dễ dàng nên tính toán thay đổi từ thời điểm đầu kì đến thời điểm cuối kì của mỗi khoản. Một báo cáo kết quả hoạt động SXKD sử dụng ban đầu để thu thập các dòng tiền từ hoạt động SXKD. Các chi tiết phụ khác liên quan đến một số tài khoản phản ánh vài loại giao dịch và vấn đề khác nhau. Việc nghiên cứu các tài khoản riêng biệt là cần thiết bởi thường tổng số thay đổi của cân bằng TK trong năm không chỉ ra được bản chất thực của dòng tiền. Phương pháp lập: Phương pháp trực tiếp: Báo cáo các dòng tiền từ hoạt động sản xuất kinh doanh được liệt kê theo từng khoản thu và chi trả: 1. Dòng tiền từ hoạt động sản xuất: Dòng tiền vào:- Tiền thu bán hàng- Tiền thu từ các khoản nợ phải thu- Tiền thu từ các khoản thu khác Dòng tiền ra:- Tiền đã trả cho người bán- Tiền đã trả cho công nhân viên- Tiền đã nộp thuế và các khoản kác cho Nhà nước- Tiền đã trả cho các khoản nợ phải trả khác- Tiền đã trả cho các khoản khác Chênh lệch giữa dòng tiên vào và dòng tiền ra được gọi là lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh. 2.Dòng tiền từ hoạt động đầu tư: Là các dòng tiền vào ra liên quan đến việc mua và thanh lí các tài sản sản xuất kinh doanh do công ty sử dụng hoặc đầu tư vào các chứng khoán của công ty khác. Dòng tiền ra phản ánh các khoản đầu tư tiền mặt toàn bộ để có được các tài sản này. dòng tiền vào chỉ được ghi nhận khi nhận được tiền từ việc thanh lí các tài sản đầu tư trước. Các dòng tiền từ hoạt động đầu tư gồm: Dòng tiền vào: Tiền thu từ:- Các khoản đầu tư vào đơn vị khác- Lãi các khoản đầu tư vào đơn vị khác- Bán tài sản cố định Dòng tiền ra: Tiền trả cho:- Đầu tư vào các đơn vị khác- Mua tài sản cố định Chênh lệch giữa dòng tiền ra và vào gọi là lưu chuyển thuần từ hoạt động đầu tư. Dòng tiền từ hoạt động tài chính: Bao gồm dòng tiền ra và vào liên quan đến các nghiệp vụ tiền tệ với các chủ thể ngoài doanh nghiệp ( từ các chủ sở hữu và chủ nợ ) tài trợ cho doanh nghiệp và các hoạt động của doanh nghiệp. Dòng tiền vào:Tiền thu:- Do đi vay- Do các chủ sở hữu góp vốn- Từ lãi tiền gửi Dòng tiền ra: Tiền đã trả nợ vay- Tiền đã hoàn vốn cho các chủ sở hữu- Tiền lãi đã trả cho các nhà đầu tư vao doanh nghiệp Số chênh lệch dòng tiền ra và vào gọi là: lưu chuyển thuần từ hoạt động tài chính. Phương pháp gián tiếp: Điều chỉnh thu nhập ròng bằng việc giảm thiểu các khoản mục phi tiền tệ để tính toán dòng tiền vào (ra) ròng từ hoạt động sản xuất kinh doanh. Cần chú ý giữa thu nhập và dòng tiền có sự khác nhau, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh được ghi nhận tích luỹ, cả doanh thu và chi phí đều được ghi nhận khi có nghiệp vụ phát sinh, không quan tâm đến thời điểm phát sinh dòng tiền. Thời điểm lập báo cáo: ngày 31 tháng 12 năm 2009. Hình thức trình bày: Mẫu sốB03 ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC). Mẫu báo cáo: Đơn vị báo cáo: Cty TNHH Thiết Bị CN Trường Sa Mẫu số B 03 – DN Địa chỉ: 264 Phan Văn Trị - Gò Vấp – TP.HCM ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BÁO CÁO LƯU CHUYỂN TIỀN TỆ (Theo phương pháp trực tiếp) (*) Năm 2009. Đơn vị tính: đồng. Chỉ tiêu Mã số Thuyết minh Năm nay Năm trước 1 2 3 4 5 I. Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh 1. Tiền thu từ bán hàng, cung cấp dịch vụ và doanh thu khác 01 49.152.000.000 48.168.960.000 2. Tiền chi trả cho người cung cấp hàng hóa và dịch vụ 02 19.640.000.000 19.247.200.000 3. Tiền chi trả cho người lao động 03 6.000.000.000 5.880.000.000 4. Tiền chi trả lãi vay 04 5. Tiền chi nộp thuế thu nhập doanh nghiệp 05 13.512.000.000 13.241.760.000 6. Tiền thu khác từ hoạt động kinh doanh 06 7. Tiền chi khác cho hoạt động kinh doanh 07 Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động kinh doanh 20 10.000.000.000 9.800.000.000 II. Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư 1.Tiền chi để mua sắm, xây dựng TSCĐ và các tài sản dài hạn khác 21 2.Tiền thu từ thanh lý, nhượng bán TSCĐ và các tài sản dài hạn khác 22 3.Tiền chi cho vay, mua các công cụ nợ của đơn vị khác 23 4.Tiền thu hồi cho vay, bán lại các công cụ nợ của đơn vị khác 24 5.Tiền chi đầu tư góp vốn vào đơn vị khác 25 6.Tiền thu hồi đầu tư góp vốn vào đơn vị khác 26 7.Tiền thu lãi cho vay, cổ tức và lợi nhuận được chia 27 Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động đầu tư 30 III. Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính 1.Tiền thu từ phát hành cổ phiếu, nhận vốn góp của chủ sở hữu 31 2.Tiền chi trả vốn góp cho các chủ sở hữu, mua lại cổ phiếu của doanh nghiệp đã phát hành 32 3.Tiền vay ngắn hạn, dài hạn nhận được 33 4.Tiền chi trả nợ gốc vay 34 5.Tiền chi trả nợ thuê tài chính 35 6. Cổ tức, lợi nhuận đã trả cho chủ sở hữu 36 Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động tài chính 40 Lưu chuyển tiền thuần trong kỳ (50 = 20+30+40) 50 Tiền và tương đương tiền đầu kỳ 60 Ảnh hưởng của thay đổi tỷ giá hối đoái quy đổi ngoại tệ 61 Tiền và tương đương tiền cuối kỳ (70 = 50+60+61) 70 VII.34 Lập, ngày ... tháng ... năm ... Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu) Ghi chú: (*) Những chỉ tiêu không có số liệu có thể không phải trình bày nhưng không được đánh lại số thứ tự chỉ tiêu và “Mã số”. Phương pháp lập các chỉ tiêu: Các chỉ tiêu thuộc lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh theo phương pháp gián tiếp có thể nhận diện dễ dàng qua công thức sau:  Lợi nhuận trước thuế = Doanh thu - Chi phí tạo ra doanh thu  Lưu chuyển tiền = Lợi nhuận trước thuế + Khấu hao + Dự phòng + Chí phí lãi vay + Hàng tồn kho – Nợ phải thu + Nợ phải trả + Chi phí trả trước phân bổ.  Đối với hàng tồn kho:   ° Nếu SDCK  SDĐK tức là SDCK – SDĐK > 0: Điều chỉnh giảm (chứng tỏ có một bộphận tiền được chuyển thành hàng tồn kho).  ° Nếu SDCK SDĐK tức là SDCK – SDĐK < 0: Điều chỉnh tăng (chứng tỏ có một bộphận hàng tồn kho được chuyển thành tiền).  Đối với Nợ phải thu:   ° Nếu SDCK  SDĐK tức là SDCK – SDĐK > 0: Điều chỉnh giảm (chứng tỏ có một bộphận tiền được chuyển thành nợ phải thu).  ° Nếu SDCK SDĐK tức là SDCK – SDĐK < 0: Điều chỉnh tăng (chứng tỏ có một bộphận nợ phải thu được chuyển thành tiền).  Đối với Chi phí trả trước:   ° Nếu SDCK  SDĐK tức là SDCK – SDĐK > 0: Điều chỉnh giảm (chứng tỏ có một bộ phận tiền được chuyển thành chi phí trả trước).  ° Nếu SDCK SDĐK tức là SDCK – SDĐK < 0: Điều chỉnh tăng (chứng tỏ có một bộ phận chi phí trả trước đã chuyển hóa thành tiền).  Đối với Nợ phải trả:   ° Nếu SDCK  SDĐK tức là SDCK – SDĐK > 0: Điều chỉnh tăng (chứng tỏ có một bộphận nợ phải trả được chuyển thành tiền).  ° Nếu SDCK SDĐK tức là SDCK – SDĐK < 0: Điều chỉnh giảm (chứng tỏ có một bộ phận tiền được dùng để thanh toán nợ phải trả).  Bảng thuyết minh tài chính: Báo cáo lập theo các yêu cầu: Tên báo cáo: Bảng thuyết minh báo cáo tài chính Nơi lập: Phòng kế toán Nội dung thông tin: Mô tả tính tường thuật hoặc phân tích chi tiết các thông tin số liệu đã được trình bày trong Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cũng như các thông tin cần thiết khác theo yêu cầu của các chuẩn mực kế toán cụ thể Mục đích sử dụng: Báo cáo tài chính là tài liệu quan trọng để: Biết trạng thái tài chính của một tổ chức (lợi nhuận, phi lợi nhuận) nhằm đưa ra các quyết định phù hợp. Biết tình hình hoạt động của doanh nghiệp thông qua đó, góp phần đánh giá năng lực của bộ máy lãnh đạo tổ chức đócác hoạt động của tổ chức đó. Nơi nhận: Ban Giám Đốc, Ban kiểm soát của HĐQT Nguồn số liệu và phương pháp lập: Nguồn số liệu: Căn cứ vào bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ năm báo cáo Căn cứ vào sổ kế toán tổng hợp Căn cứ vào sổ, thẻ kế toán chi tiết hoặc bảng tổng hợp chi tiết có liên quan Căn cứ vào Bảng thuyết minh báo cáo tiền tệ năm trước Căn cứ vào tình hình thực tế của doanh nghiệp và các tài liệu liên quan khác Phương pháp lập: Thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong Bảng cân đối kế toán: Tiền và các khoản tương đương tiền: Số liệu để lên chỉ tiêu này căn cứ vào sổ chi tiết TK 111, 112, 121 (Chi tiết tương đương tiền) Hàng tồn kho: Căn cứ vào số dư Nợ của các TK 152, TK153, TK 154, TK155, TK 156 và TK 157 trên Sổ cái hoặc Nhật ký-Sổ cái Tình hình tăng, giảm tài sản cố định hữu hình: Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này căn cứ vào sổ chi tiết TSCĐ Tình hình tăng, giảm tài sản cố định vô hình: Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này căn cứ vào sổ chi tiết TSCĐ Tình hình tăng, giảm các khoản đầu tư vào đơn vị khác: Số liệu để lên chỉ tiêu này căn cứ trên sổ chi tiết TK 121 và 221 Thuế và các khoản phải nộp nhà nước: Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này căn cứ trên sổ chi tiết TK 333. Tình hình tăng, giảm nguồn vốn chủ sở hữu: Cơ sở số liệu để lập chỉ tiêu này căn cứ trên sổ chi tiết các TK411, 413, 418, 419 và 421 . Thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Chi tiết doanh thu và thu nhập khác: Căn cứ vào Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh doanh năm nay và sổ kế toán tổng hợp. Điều chỉnh các khoản tăng, giảm thu nhập chịu thuế TNDN: Căn cứ vào quy định của Luật thuế TNDN cuối kỳ kế toán công ty xác định các khoản thu nhập không phải chịu thuế, chi phí không được trừ vào thu nhập chịu thuế và số lỗ của các năm trước được phép trừ vào lợi nhuận để xác định khoản thu nhập chịu thuế của công ty. Chi phí sản xuất, kinh doanh theo yếu tố: Căn cứ vào chi phí sản xuất, kinh doanh theo từng yếu tố phát sinh trong năm để ghi vào cột năm nay ở từng chỉ tiêu phù hợp. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này được căn cứ vào sổ kế toán chi tiết của các tài khoản chi phí: TK 154, 631, 642, 142, 242, … Thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Số liệu ghi vào cột năm trước được lấy từ bảng thuyết minh báo cáo tài chính năm trước. Số liệu ghi vào cột năm nay được lập trên cơ sở số liệu lấy từ: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ năm nay Sổ kế toán tổng hợp Sổ thẻ kế toán chi tiết hoạc Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan. Thời điểm lập báo cáo: Cuối niên độ của kỳ kế toán (Cuối năm). Hình thức trình bày: Trình bày theo mẫu B09-DNN ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC). Mẫu báo cáo: Công ty TNHH thiết bị công nghiệp Trường Sa Số 264 Phan Văn Trị - Phường 10 - Q.Gò Vấp -TP.HCM BẢNG THUYẾT MINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp: Hình thức sở hữu vốn: Là công ty TNHH Lĩnh vực kinh doanh: kinh doanh thương mại Tổng số công nhân viên và người lao động: Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp trong năm tài chính có ảnh hưởng đến báo cáo tài chính: II. Chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp: Kỳ kế toán: Từ ngày 01/01/2009 đến 31/12/2009 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VNĐ) Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa Hình thức kế toán áp dụng: Kế toán trên máy vi tính Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho ghi nhận theo giá trị thuần có thể thực hiện được Phương pháp tính giá trị tồn kho cuối năm: Bình quân gia quyền Phương pháp hoạch toán kế toán hàng tồn kho: Áp dụng phương pháp kê khai thương xuyên Phương pháp khấu hao tài sản cố định đang áp dụng: Công ty khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng Nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay: Chi phí đi vay ghi nhận vào chi phí tài chính trong năm khi phát sinh Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: Ghi nhận doanh thu bán hàng của doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ 5 điều kiện ghi nhận doanh thu tại chuẩn mực kế toán số 14 Doanh thu và thu nhập khác III. Thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong Bảng cân đối kế toán: (Đơn vị tính: Đồng) Tiền và các khoản tương tiền Cuối năm Đầu năm Tiền mặt 231.603.280 38.214.160 Tiền gởi ngân hàng 320.000.000 100.000.000 Tương đương tiền Cộng 551.603.280 138.214.160 Hàng tồn kho Cuối năm Đầu năm Nguyên liệu, vật liệu Công cụ, dụng cụ Chi phí SXKD dở dang Thành phẩm Hàng hóa 15.022.000.000 14.800.000.000 Hàng gửi đi bán Cộng 15.022.000.000 14.800.000.000 Tình hình tăng, giảm tài sản cố định hữu hình: (Xem phụ lục số 1) Tình hình tăng, giảm TSCĐ vô hình: (Xem phụ lục số 1) Tình hình tăng, giảm các khoản đầu tư Cuối năm Đầu năm vào đơn vị khác: Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn: Chứng khoán đầu tư ngắn hạn Đầu tư tài chính ngắn hạn Các khoản đầu tư tài chính dài hạn: Đầu tư vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát Đầu tư vào công ty liên kết Đầu tư vào công ty dài hạn khác Cộng 06. Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước: Cuối năm Đầu năm - Thuế giá trị gia tăng phải nộp - Thuế tiêu thụ đặc biệt - Thuế xuất, nhập khẩu - Thuế thu nhập doanh nghiệp - Thuế thu nhập cá nhân - Thuế tài nguyên - Thuế nhà đất, tiền thuê đất - Các loại thuế khác - Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác 07. Tình hình tăng, giảm nguồn vốn chủ sở hữu: Chỉ tiêu Số đầu năm Tăng trong năm Giảm trong năm Số cuối năm A 1 2 3 4 Vốn đầu tư của chủ sở hữu vốn Thặng dư vốn cổ phần Vốn khác của chủ sở hữu Cổ phiếu quỹ Chênh lệch tỷ giá hối đoái Các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu Lợi nhuận chưa phân phối Cộng Thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Đơn vị tính: Đồng 08. Chi tiết doanh thu và thu nhập khác: Năm nay Năm trước - Doanh thu bán hàng 49.152.000.000 48.168.960.000 Trong đó: Doanh thu trao đổi hàng hóa Doanh thu cung cấp dịch vụ Trong đó: Doanh thu trao đổi dịch vụ Doanh thu hoạt động tài chính 3.600.000.000 3.528.000.000 Trong đó: + Tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận được chia + Lãi chênh lệch tỷ giá đã thưc hiện + Lãi chênh lệch tỷ giá chưa thực hiện 09. Điều chỉnh các khoản tăng giảm thu nhập Năm nay Năm trước chịu thuế TNDN (1) Tổng Lợi nhuận kế toán trước thuế (2) Các khoản thu nhập không tính vào thu nhập chịu thuế TNDN (3) Các khoản chi phí không được khấu trừ vào thu nhập chịu thuế TNDN Số lỗ chưa sử dụng (Lỗ các năm trước được trừ vào lợi nhuận trước thuế) Số thu nhập chịu thuế TNDN trong năm (5= 1 – 2 + 3 – 4) 10. Chi phí SXKD theo yếu tố: Năm nay Năm trước Chi phí nguyên liệu, vật liệu Chi phí nhân công 6.000.000.000 5.880.000.000 Chi phí khấu hao tài sản cố định Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí khác bằng tiền Cộng 60.000.000.000 5.880.000.000 V. Thông tin bổ sung cho các khoản mục trong báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Đơn vị tính 11. Thông tin về các giao dịch không Năm nay Năm trước bằng tiền phát sinh trong năm báo cáo - Việc mua tài sản bằng cách nhận các khoản nợ liên quan trực tiếp hoặc thông qua nghiệp vụ cho thuê tài chính Việc chuyển nợ thành vốn chủ sở hữu Các khoản tiền và tương đương tiền doanh Năm nay Năm trước nghiệp nắm giữ nhưng không được sử dụng Các khoản tiền nhận ký quỹ, ký cược Các khoản khác VI. Những thông tin khác Những khoản nợ tiềm tàng Những sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc kỳ kế toán năm Thông tin so sánh Thông tin khác VII. Đánh giá tổng quát các chỉ tiêu và các kiến nghị: Công ty năm nay hoạt động có hiệu quả hơn năm trước. Lợi nhuận thu được tăng 10% so với năm trước. Nợ phải trả đồng thời nợ phải thu giảm hơn năm trước sấp xỉ 10%. Lập, ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Các thông tin bổ sung cho Báo cáo tài chính: BÁO CÁO QUẢN TRỊ: Báo cáo các khoản nợ phải trả theo thời hạn nợ: Báo cáo lập theo các yêu cầu sau: Tên báo cáo: Báo cáo các khoản nợ phải trả theo thời hạn nợ. Nơi lập: phòng kế toán Nội dung thông tin: các khoản nợ phải trả theo thời hạn. Mục đích sử dụng: Theo dõi các khoản nợ phải trả để công ty trả nợ theo đúng thời hạn. Theo dõi chiết khấu thanh toán được hưởng. Kiểm tra và xem xét khả năng của công ty. Nơi nhận: Ban quản trị của công ty Nguồn số liệu và phương pháp lập: Nguồn số liệu: Các hóa đơn mua hàng (hóa đơn GTGT) Hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp Danh mục nhà cung cấp Phương pháp lập: Bước 1: Dựa vào danh mục nhà cung cấp để thống kê nhà cung cấp trong kỳ Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ của nợ phải trả dựa trên các hóa đơn mua hàng, hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp và tiến hành trích lọc các khoản nợ phải trả hợp lệ. Bước 3: dựa vào hợp đồng mua hàng của nhà cung cấ