Đề tài Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật

PHẦN MỞ ĐẦU 1 – Sự cần thiết của đề tài: Trong điều kiện kinh tế thị trường, các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế tự do kinh doanh, tự do cạnh tranh trên cơ sở tôn trọng pháp luật của Nhà nước. Mọi sản phẩm, hàng hoá do doanh nghiệp sản xuất ra hay mua về được tiêu thụ trên thị trường với giá cả xác định chủ yếu dựa vào quy luật giá trị, quy luật cung cầu và nguyên tắc “thuận mua vừa bán”. Nếu doanh nghiệp luôn bán hàng hoá với giá cả thấp, giá trị doanh thu không đủ bù đắp chi phí thì doanh nghiệp sẽ bị lỗ và nguy cơ dễ dẫn tới phá sản. Ngược lại nếu bán với giá cao thì không cạnh tranh được với các sản phẩm cùng loại. Vì vậy đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải tự tìm cho mình một hướng đi và có các giải pháp đúng đắn để có thể tồn tại, phát triển và giành thắng lợi trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt này. Mục tiêu hàng đầu và cũng là điều kiện tồn tại & phát triển của mọi doanh nghiệp kinh doanh là sinh lợi. Để thực hiện mục tiêu này các doanh nghiệp cần phải giải quyết hàng loạt các vấn đề về kinh tế, kỹ thuật, quản lý sản xuất. Trong quá trình tái sản xuất xã hội, trao đổi và tiêu dùng có tác động mạnh mẽ, kích thích sự phát triển của sản xuất kinh doanh. Vấn đề tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ đã sản xuất ra có ý nghĩa sống còn của doanh nghiệp. Tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ để có được doanh thu bù đắp các chi phí đã bỏ ra trong kỳ và đảm bảo có lãi. Doanh nghiệp càng tiêu thụ được nhiều hàng hóa, dịch vụ thì càng có vị thế trên thị trường đảm bảo sự phát triển lâu dài & bền vững của doanh nghiệp. Nhưng làm thế nào để tổ chức tốt công tác bán hàng của các doanh nghiệp kinh doanh luôn là vấn đề thường trực của tất cả các doanh nghiệp kinh doanh trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Với nhận thức trên, bằng những kiến thức lý luận đã được trang bị trong nhà trường và những kiến thức thu thập từ thực tế trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật đồng thời đi sâu vào tìm hiểu quá trình tổ chức kinh doanh, tiêu thụ hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại, em đã chọn và nghiên cứu đề tài: “Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật” làm chuyên đề cuối khoá. 2 - Mục đích nghiên cứu: Mục đích nghiên cứu của đề tài là nghiên cứu lý luận và thực tiễn về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Cụ thể chuyên đề nghiên cứu những lý luận chung về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong các doanh nghiệp thương mại, nghiên cứu thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật, vận dụng lý luận chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong các doanh nghiệp thương mại để đánh giá thực trạng những ưu điểm và nhược điểm của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật, phân tích sự cần thiết khách quan phải tổ chức hạch toán kế toán trong cơ chế nói chung và tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng từ đó đưa ra những phương hướng và một số giải pháp cần thiết để tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thủy Khí Việt Nhật. 3 - Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu: Là tiến hành nghiên cứu tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật trong khoảng thời gian hơn 2 tháng từ 20/01/2008 đến 14/04/2008 với nội dung nghiên cứu công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trên cơ sở đó khái quát những phương hướng và nêu một số giải pháp cần thiết nhằm tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật có hiệu quả hơn. 4 – Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu là kết hợp lý luận, khảo sát tư liệu các giáo trình, một số luận văn tốt nghiệp, sách báo… để tập hợp những vấn đề chung đã có, khảo sát thực tế công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật và dùng phương pháp phân tích để rút ra các kết luận và đề xuất một số phương hướng, giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật. 5 – Những đóng góp chính của chuyên đề: Chuyên đề “Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật” sẽ hệ thống hoá và làm sáng tỏ lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong các doanh nghiệp thương mại, làm sáng tỏ thêm đối tượng, nhiệm vụ, những nội dung cơ bản về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả trong các doanh nghiệp thương mại. Chuyên đề nêu lên những đặc điểm về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật, trình bày được một cách tổng quát về đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty, bộ máy tổ chức quản lý, bộ máy kế toán… đồng thời mô tả một cách tổng quát thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật theo chế độ kế toán hiện hành áp dụng trong các doanh nghiệp thương mại. Chuyên đề còn giúp cho việc đối chiếu giữa lý luận với thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật. Từ đó phân tích những ưu điểm, những hạn chế trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật và nêu lên một số phương hướng, giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty. 6 – Bố cục chuyên đề: Ngoài phần mở đầu, kết luận, các bảng biểu phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo chuyên đề gồm 3 chương: Chương 1 - Những vấn đề lý luận chung về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. Chương 2 - Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật. Chương 3 - Những biện pháp, phương hướng nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng ở Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật. Với kiến thức, trình độ còn hạn chế và chưa có điều kiện tiếp xúc nhiều với thực tế nên chuyên đề cuối khoá của em không trách khỏi những thiếu sót nhất định. Kính mong sự thông cảm và chỉ bảo, đóng góp ý kiến của Ths. Nguyễn Thu Hoài, các thầy cô giáo trong khoa, cùng toàn thể các anh chị trong phòng tài chính kế toán tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật để chuyên đề cuối khoá của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn Ths. Nguyễn Thu Hoài cùng toàn thể các thầy cô giáo trong bộ môn và các anh chị Phòng Kế Toán Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật đã giúp đỡ em trong quá trình thực hiện chuyên đề cuối khoá này. Hà Nội, Ngày 05 tháng 04 năm 2007 Sinh viên thực hiện Mai Thị Thanh Hiền Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1.1- SỰ CẦN THIẾT TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI: Yêu cầu quản lý công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại: Ta biết rằng trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển được thì hoạt động sản xuất kinh doanh phải có lợi nhuận, đặc biệt đối với các doanh nghiệp thương mại thực hiện tốt khâu tổ chức bán hàng và xác định kết quả là phương pháp hữu hiệu tăng doanh thu bán hàng và lợi nhuận cho doanh nghiệp, tạo điều kiện tái đầu tư mở rộng quy mô kinh doanh. Do vậy yêu cầu đặt ra đối với quản lý công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại là phải: - Khoa học hợp lý và đúng đắn. Vì: Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Thông qua bán hàng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện, vốn của doanh nghiệp thương mại được chuyển từ hình thái hiện vật là hàng hoá sang hình thái giá trị(tiền tệ), doanh nghiệp thu hồi được vốn bỏ ra, bù đắp được chi phí và có nguồn tích luỹ để mở rộng kinh doanh... Nghiệp vụ bán hàng chỉ xảy ra khi giao xong hàng, nhận được tiền hoặc giấy chấp nhận thanh toán của người mua. Hai công việc này có thể diễn ra đồng thời cùng một lúc đối với các doanh nghiệp giao hàng trực tiếp. Tuy nhiên phần lớn việc giao hàng và nhận tiền giữa các doanh nghiệp tách rời nhau: hàng có thể giao trước, tiền nhận sau (bán hàng cho đại lý), hoặc tiền nhận trước giao hàng sau (gửi trước tiền hàng). Từ đó dẫn đến tình trạng doanh thu bán hàng và tiền nhập quỹ không đồng thời. Tiền bán hàng nhập quỹ phản ánh toàn bộ số tiền mua hàng mà người mua trả cho doanh nghiệp, nó có điểm khác biệt với doanh thu bán hàng. Phân biệt doanh thu bán với tiền hàng nhập quỹ giúp cho doanh nghiệp xác định được chính xác thời điểm kết thúc bán hàng, giúp bộ phận quản lý tìm ra phương thức thanh toán hợp lý và có hiệu quả, chủ động sử dụng nguồn vốn đem lại nguồn lợi lớn nhất cho doanh nghiệp. Doanh thu bán hàng của doanh nghiệp được ghi nhận khi hàng hoá được luân chuyển cho người mua và thu được tiền bán hàng ngay hoặc người mua chấp nhận trả tiền tùy theo phương thức thanh toán. Ngoài ra, việc bán hàng có liên quan trực tiếp đến lợi ích của doanh nghiệp, bởi vì khi hàng hoá bán được thì doanh nghiệp sẽ đạt được số doanh thu bán hàng. Đây là một chỉ tiêu quan trọng không những đối với doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa quan trọng đối với nền kinh tế quốc dân. Doanh thu bán hàng phản ánh được quy mô của quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, phản ánh được trình độ tổ chức chỉ đạo kinh doanh, tổ chức công tác thanh toán. Doanh thu bán hàng chính là nguồn quan trọng để doanh nghiệp trang trải và bù đắp các chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tăng nhanh quá trình tiêu thụ (tăng cả về số lượng và rút ngắn về thời gian) là góp phần đẩy nhanh tốc độ vòng quay của vốn lưu động, tiết kiệm vốn, tránh sử dụng lãng phí các nguồn vốn, giúp tăng thêm thu nhập cho doanh nghiệp, nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên. Trong quan hệ với các doanh nghiệp bạn, việc cung cấp hàng hoá kịp thời, đúng thời hạn, đúng quy cách phẩm chất, số lượng yêu cầu sẽ giúp cho doanh nghiệp bạn hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất, góp phần tăng thu nhập và uy tín cho doanh nghiệp. Từ các phân tích trên đây ta thấy việc thực hiện tốt công tác bán hàng, thu tiền về cho doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Do vậy trong công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng cần phải bám sát các yêu cầu cơ bản sau: - Nắm chắc sự vận động của từng loại hàng hoá trong quá trình nhập - xuất - tồn kho theo các chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị. - Nắm bắt và theo dõi chặt chẽ từng thể thức thanh toán, từng khách hàng, từng loại hàng hoá bán ra, đôn đốc thanh toán và thu hồi đầy đủ kịp thời và nhanh chóng tiền vốn của doanh nghiệp, tăng nhanh vòng quay vốn. - Tính toán, xác định đúng đắn kết quả từng loại hoạt động và thực hiện nghiêm túc cơ chế phân phối lợi nhuận. Bên cạnh việc tổ chức quản lý khâu bán hàng thì việc tổ chức quản lý quá trình xác định kết quả bán hàng của doanh nghiệp cũng vô cùng quan trọng vì: Kết quả bán hàng là khoản tiền chênh lệch giữa doanh thu thuần với trị giá vốn hàng bán ra và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số lượng hàng bán ra. Kết quả bán hàng của doanh nghiệp có thể là lãi hoặc lỗ. Lãi hay còn được gọi là lợi nhuận và được phân phối sử dụng cho các mục đích nhất định theo quy định của cơ chế tài chính. Lợi nhuận giữ vị trí rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp vì trong điều kiện hạch toán theo cơ chế thị trường, doanh nghiệp có tồn tại được hay không, thì điều quyết định là doanh nghiệp có tạo ra lợi nhuận hay không. Vì thế lợi nhuận được coi là một trong những đòn bẩy kinh tế quan trọng đồng thời là một chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Để xác định kết quả bán hàng được chính xác, yêu cầu trong quá trình bán hàng phải ghi chép đầy đủ, chính xác kịp thời các khoản chi phí bỏ ra. Theo quy định của hệ thống kế toán hiện hành, toàn bộ chi phí ở khâu mua được tính vào trị giá vốn hàng nhập kho, còn chi phí của quá trình chuẩn bị bán hàng và chi phí của quá trình bán hàng được ghi chép ở tài khoản riêng (Tài khoản chi phí bán hàng). Ngoài ra các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp cũng được tập hợp vào tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp. Vì vậy, yêu cầu kế toán phải giám sát chặt chẽ quá trình chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp để làm cơ sở cho việc tính toán chính xác kết quả kinh doanh. Tổ chức quản lý công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng càng khoa học, hợp lý và đúng đắn thì càng thúc đẩy nhanh quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, tiết kiệm được chi phí bán hàng, chi phí quản lý đem lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, quản lý công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là vô cùng cần thiết đối với các doanh nghiệp thương mại. 1.1.2. Vai trò, nhiệm vụ của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. 1.1.2.1. Vai trò của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. Với doanh nghiệp thương mại, tổ chức tốt công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng sẽ tạo điều kiện để kinh doanh phát triển, từng bước hạn chế sự thất thoát hàng hoá, phát hiện ra những hàng hoá chậm luân chuyển để có biện pháp xử lý đúng đắn nhằm thúc đẩy quá trình tuần hoàn vốn. Từ số liệu của kế toán bán hàng cung cấp, nhà quản lý doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch kinh doanh, giá vốn hàng bán và lợi nhuận. Dựa vào đó giúp cho doanh nghiệp tìm và đưa ra các biện pháp tối ưu nhằm đảm bảo duy trì sự cân đối thường xuyên giữa nhập hàng, dự trữ và xuất hàng. Trong điều kiện hiện nay của nền kinh tế, các doanh nghiệp có nhiều mối quan hệ kinh tế với các đơn vị khác như liên doanh liên kết để thu hút vốn đầu tư, cho vay, ... khi đó kế toán không chỉ là công cụ của những nhà quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh mà còn là phương tiện kiểm tra giám sát của những người chủ sở hữu doanh nghiệp, những người có quan hệ kinh tế và lợi ích ở doanh nghiệp như các nhà đầu tư. Thông qua số liệu kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh họ biết được khả năng tài chính của doanh nghiệp, năng lực kinh doanh của doanh nghiệp trên thương trường từ đó ra các quyết định đầu tư, cho vay hoặc liên kết làm ăn với doanh nghiệp. 1.1.2.2 Nhiệm vụ của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại: Chính bởi kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có vai trò quan trọng như vậy nên họ cần xác định rõ nhiệm vụ của mình cụ thể như sau: - Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ cả về giá trị và số lượng hàng bán trên tổng số và trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng, từng phương thức bán hàng. - Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá thanh toán của hàng bán ra bao gồm cả doanh thu bán hàng, thuế giá trị gia tăng đầu ra của từng nhóm mặt hàng, từng hoá đơn, từng khách hàng, từng đơn vị trực thuộc... - Xác định chính xác giá mua thực tế của lượng hàng đã tiêu thụ đồng thời phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ nhằm xác định kết quả bán hàng. - Kiểm tra, đôn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ, theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ. - Tập hợp đầy đủ chính xác kịp thời các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh và kết chuyển (hay phân bổ) chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ làm căn cứ để xác định kết quả kinh doanh. - Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Tham mưu cho lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng. 1.2 - LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ BÁN HÀNG VÀ KẾT QUẢ BÁN HÀNG 1.2.1. Đối tượng và phương thức bán hàng: 1.2.1.1. Đối tượng bán hàng : Thành phẩm là những sản phẩm đã kết thúc giai đoạn cuối cùng của quy trình công nghệ sản xuất ra sản phẩm đó, đã qua kiểm tra đạt tiêu chuẩn kỹ thuật quy định, được nhập kho hoặc giao trực tiếp cho khách hàng. Hàng hoá là những vật phẩm mà các doanh nghiệp mua về để bán phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh muốn đứng vững trên thị trường và tăng khả năng cạnh tranh phải sản xuất sản phẩm, kinh doanh hàng hoá đạt chất lượng tốt, hình thức mẫu mã đẹp, giá cả hợp lý, được thị trường chấp nhận. Khách hàng là những cá nhân hay đơn vị thuộc mọi thành phần kinh tế có nhu cầu chưa được thoả mãn về hàng hoá và có khả năng thanh toán để mua hàng. Trong nền kinh tế hiện nay, doanh nghiệp thương mại bán hàng cho các đối tượng sau: - Bán cho sản xuất, xây dựng cơ bản. - Bán lẻ cho người tiêu dùng. - Bán buôn cho hệ thống thương mại. - Bán cho người nước ngoài (xuất khẩu). - Bán và xuất cho một số đối tượng khác. 1.2.1.2. Phương thức bán hàng: Có rất nhiều phương thức bán hàng khác nhau, tùy thuộc vào yêu cầu, đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp để lựa chọn và áp dụng cho phù hợp với doanh nghiệp mình. Các phương thức bán hàng chủ yếu sau: * Bán buôn hàng hóa: Bán buôn hàng hoá đó là quá trình bán hàng cho khách hàng mua với khối lượng lớn và theo giá bán buôn. Khách hàng mua hàng thường để bán lẻ cho người tiêu dùng. Bán buôn gồm: - Bán buôn qua kho - Bán buôn vận chuyển thẳng * Bán lẻ hàng hoá: Bán lẻ là bán cho khách hàng mua với khối lượng nhỏ, lẻ và theo giá bán lẻ. Khách hàng mua là người tiêu dùng. Bán lẻ bao gồm: - Bán lẻ hàng hóa thu tiền tập trung - Bán lẻ hàng hóa thu tiền trực tiếp - Bán hàng trả góp * Các phương thức bán hàng khác: - Bán hàng đại lý - ký gửi. - Bán hàng theo phương thức đổi hàng. - Bán hàng tự động lựa chọn Ngoài ra trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt và với sự phát triển của khoa học công nghệ, hiện nay còn có nhiều phương thức bán hàng như: bán hàng gửi đến nhà, bán hàng qua điện thoại, bán hàng qua trang web, bán hàng bằng máy tự động, ... 1.2.1.3. Phương thức thu tiền bán hàng và giá bán hàng hoá: Trong nền kinh tế nước ta hiện nay có rất nhiều phương thức thu tiền bán hàng như: Tiền mặt, chuyển khoản, uỷ nhiệm chi, thanh toán bù trừ, thanh toán kế hoạch, đổi hàng, ... Tùy theo từng trường hợp cụ thể để lựa chọn phương thức thu tiền bán hàng phù hợp đảm bảo yêu cầu thu nhanh, đầy đủ. Giá bán hàng hoá là giá thoả thuận giữa người bán và người mua. Khi xác định giá bán phải trên cơ sở giá mua có tính đến thặng số thương mại để bù đắp chi phí và có lãi. 1.2.2. Phạm vi thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng: 1.2.2.1. Phạm vi hàng hoá: Hàng hoá được xác định là hàng bán phải thoả mãn các điều kiện sau đây: - Phải thông qua quá trình mua, bán và thanh toán theo một phương thức thanh toán nhất định. - Phải được chuyển quyền sở hữu từ doanh nghiệp thương mại(bên bán) sang bên mua và doanh nghiệp thương mại đã thu được tiền hay một loại hàng hoá khác hoặc được ngươi mua chấp nhận nợ. - Phải thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp do doanh nghiệp mua vào hoặc gia công, chế biến hay nhận vốn góp, nhận cấp phát tặng thưởng. Trong thực tế một số trường hợp hàng hoá được xuất tuy không đủ ba điều kiện trên nhưng vẫn được coi là hàng bán: - Hàng nhờ bán hộ sau khi đã bán được. - Hàng xuất để đổi lấy vật tư hàng hoá khác. - Hàng tổn thất thiếu hụt trong quá trình vận chuyển bán ra, theo quy định bên mua chịu. - Hàng hoá xuất biếu tặng. - Hàng hoá thành phẩm xuất để thanh toán tiền lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên. Các trường hợp xuất hàng sau không được coi là hàng bán: - Hàng xuất làm mẫu, quảng cáo. - Hàng xuất cho sản xuất, gia công. - Hàng xuất dùng cho nội bộ doanh nghiệp. - Hàng gửi bán nhưng chưa bán được. - Hàng tổn thất thiếu hụt trong quá trình vận chuyển bán ra theo quy định bên bán chịu. 1.2.2.2. Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng: Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại là thời điểm hàng hoá được xác định là tiêu thụ. Cụ thể: - Bán buôn hàng hoá: + Bán buôn hàng hoá theo phương thức giao hàng tại kho bên bán: Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng là lúc sau khi đã giao xong hàng, bên mua ký nhận vào hoá đơn bán hàng và thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ. + Bán hàng theo phương thức giao hàng tại bên mua: Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng là lúc bên mua đã nhận hàng, chấp nhận thanh toán hoặc nhận được giấy báo có của ngân hàng bên mua đã trả tiền. + Bán buôn hàng hoá theo phương thức vận chuyển thẳng: Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng là thời điểm thu được tiền hàng của bên mua hoặc bên mua xác nhận đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. - Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng là thời điểm kế toán sau khi nhận và kiểm tra song báo cáo của nhân viên bán hàng. - Bán hàng đại lý - ký gửi: Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng là thời điểm cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hàng hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo hàng đã bán được. - Bán hàng trả góp (chậm): Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng là lúc doanh nghiệp giao hàng xong cho người mua và người mua thanh toán tiền hàng lần đầu. 1.2.3. Phương pháp xác định trị giá vốn hàng xuất bán Giá vốn hàng xuất bán được xác định qua 3 bước: - Bước 1: Xác định trị giá mua thực tế của hàng xuất bán. - Bước 2: Tính chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá xuất bán - Bước 3: Tổng hợp kết quả tính được ở hai bước trên sẽ tính được trị giá vốn hàng hoá xuất bán. 1.2.3.1 Tính trị giá mua của hàng xuất kho Theo chuẩn mực kế toán số 02 “Kế toán hàng tồn kho”, việc tính giá thành thực tế của hàng hoá xuất kho được áp dụng một trong bốn phương pháp sau: * Phương pháp tính theo giá đích danh: Được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được. * Theo phương pháp bình quân gia quyền: Giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. * Phương pháp nhập trước, xuất trước: áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ * Phương pháp nhập sau, xuất trước: áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. Mỗi phương pháp tính trị giá mua của hàng xuất kho đều có những ưu nhược điểm riêng. Việc áp dụng các phương pháp khác nhau sẽ cho các kết quả kinh doanh khác nhau. Kế toán cần phải căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu và trình độ quản lý của đơn vị để lựa chọn phương pháp thích hợp. 1.2.3.2 Tính chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất kho CP mua hàng phân bổ cho hàng xuất kho trong kỳ = CP mua hàng của hàng tồn đầu kỳ + CP mua hàng phát sinh trong kỳ x Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho trong kỳ Trị giá mua của hàng tồn đầu kỳ + Trị giá mua hàng nhập trong kỳ 1.2.3.3 Trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ: Trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ = Trị giá mua của hàng xuất kho trong kỳ + Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng xuất kho trong kỳ 1.2.4. Kế toán doanh thu bán hàng: 1.2.4.1. Khái niệm: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ từ hoạt động bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, góp phần tăng vốn chủ sở hữu. Trong các doanh nghiệp, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được phân biệt: - Doanh thu bán hàng hoá. - Doanh thu bán sản phẩm. - Doanh thu cung cấp dịch vụ. 1.2.4.2. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng: Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá được ghi nhận khi thoả mãn đồng thời các điều kiện sau: - Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích kinh tế gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá cho người mua. - Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá. - Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. - Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ các giao dịch bán hàng. - Xác định được các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. 1.2.4.3. Chứng từ kế toán: - Hoá đơn GTGT( mẫu 01-GTGT-3LL). - Hoá đơn bán hàng thông thường( mẫu 02- GTGT-3LL). - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(03-PXK-3LL). - Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi( mẫu 01- BH). - Thẻ quầy hàng( mẫu 02 – BH). - Các chứng từ khác: phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh toán, uỷ nhiệm thu, giấy báo có ngân hàng, giấy nhận nợ,… 1.2.4.4. Tài khoản kế toán sử dụng: - TK511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - TK512 – Doanh thu nội bộ - TK3331 – Thuế GTGT phải nộp - TK3387 – Doanh thu chưa thực hiện - TK liên quan khác (TK111,112,131...) * TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Tài khoản này phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong 1 kỳ hạch toán của hoạt động sản xuất kinh doanh từ các giao dịch, các nghiệp vụ bán hàng và cung cấp dịch vụ. Tài khoản 511 có 5 tài khoản cấp 2: TK 5111 - Doanh thu bán hàng hoá. TK 5112 - Doanh thu bán sản phẩm. TK 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ. TK 5114 - Doanh thu trợ cấp, trợ giá TK 5117 - Doanh thu bất động sản đầu tư. * TK 512 - Doanh thu nội bộ: Tài khoản này dùng phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ tiêu thụ trong nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty hạch toán toàn ngành. Tài khoản này có 3 tài khoản cấp 2: TK 5121 - Doanh thu bán hàng hoá. TK 5122 - Doanh thu bán thành phẩm. TK 5123 - Doanh thu cung cấp dịch vụ * TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp: Tài khoản này dùng để phản ánh thuế GTGT phải nộp, đã nộp và còn phải nộp trong kỳ. 1.2.4.5. Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: * Doanh thu bán hàng trực tiếp hoặc theo phương thức gửi hàng TK 511 ST chưa thu TK 111, 112 TK 3331 TK 131 Doanh thu Số tiền đã thu Thuế GTGT (Nếu có) * Doanh thu bán hàng trả góp TK 511 ST chưa thu TK 111, 112 TK 3331 TK 131 DT thu tiền ngay Số tiền thu lần đầu Thuế GTGT (Nếu có) TK 3387 TK 515 Lãi trả chậm K/c lãi kỳ này TK 152, 153 TK 133 TK 131 Số tiền phải trả TK 511 Doanh thu TK 111, 112 TK 3331 Gía trị hàng nhận về Thuế GTGT (Nếu có) Thuế GTGT (Nếu có) Thanh toán chênh lệch TKLQ TK632 G.Vốn * Doanh thu đổi hàng (không tương tự) * Kế toán gửi hàng đại lý theo phương thức bán đúng giá: - Bên chủ hàng: TK 157 Hạch toán giá vốn khi đại lý thông báo hàng đã bán TK 632 TK LQ Doanh nghiệp gửi hàng cho đại lý Kế toán doanh thu: Khi đại lý thông báo hàng đã bán. TK 511 TK 133 Hoa hồng TK 641 TK 111, 112, 131 (Nếu có) Số tiền thu TK 3331 Doanh thu Thuế GTGT P.án 1: Các đại lí thanh toán trừ ngay tiền hoa hồng TK 511 TK 111, 112, 131 TK 3331 Doanh thu Thuế Tổng giá TT P.án 2: Các đại lí thanh toán riêng tiền hoa hồng. Sau đó tính tiền hoa hồng phải trả cho đại lý: TK641 TK111,112 Tổng tiền thanh toán (Nếu có) hoa hồng TK133 - Bên nhận đại lý: Khi nhận hàng bán đại lý do bên chủ hàng giao: Ghi Nợ TK003 “Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược” Khi bên đại lý bán được số hàng do bên chủ giao: Ghi có TK 003 “Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược” Đồng thời phản ánh số tiền bán hàng thu được: P.án 1: Các đại lý tính ngay số tiền hoa hồng được hưởng: TK 111, 112 TK 331 Hoa hồng TK 511 TK 3331 Số tiền phải trả cho chủ hàng Thuế GTGT Số tiền thu được P.án 2: Nếu đại lý không tínhngay số hoa hồng được hưởng: Cuối kỳ tính số hoa hồng được hưởng TK 111, 112, 131 TK 331 Hoa hồng TK 511 TK 3331 Số tiền phải trả cho chủ hàng Thuế GTGT TK 111, 112, 131 * Kế toán bán hàng cho đơn vị phụ thuộc (Có tổ chức kế toán riêng) TH1: Sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Khi chuyển hàng cho đv phụ thuộc Khi đv phụ thuộc bán được hàng, phát hành HĐ và ghi nhận GVHB Khi đv phụ thuộc bán được hàng và ghi nhận DTBH (Nếu có) TK154,155,156 TK157 TK632 TK512 TK111,112,131 TK3331 (Chưa viết hoá đơn GTGT) KT phản ánh DT nội bộ KT phản ánh GVHBán TK111,112,136 TK512 TK3331 TK155,156 TK632 TH2: Ghi ngay hoá đơn GTGT (không sử dụng PXK kiêm VCNB) * Doanh nghiệp sử dụng sản phẩm, dịch vụ sản xuất ra để tiêu dùng nội bộ (dùng làm NVL, CCDC, TSCĐ, ... phục vụ SXKD), khuyến mại, quảng cáo TK 154, 155 TK 512 TK 3331 Giá vốn hàng tiêu thụ nội bộ Thuế GTGT TK 621, 211, 627, 641, 642 TK 133 Thuế GTGT PA doanh thu TK 632 * Doanh nghiệp sử dụng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cho các mục đích được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi: TK 154, 155 TK 512 TK 3331 Giá vốn hàng tiêu thụ nội bộ TK 431 Thuế GTGT Doanh thu tiêu thụ nội bộ TK 632 TK 154, 155 TK 512 TK 3331 Giá vốn hàng tiêu thụ nội bộ TK 334 Thuế GTGT (Nếu có) Doanh thu tiêu thụ nội bộ TK 632 * Doanh nghiệp trả lương cho cán bộ công nhân viên bằng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ được coi là tiêu thụ nội bộ: TK 3387 TK 3331 TK 334 Thuế GTGT (Nếu có) Khi nhận tiền của KH trả trước TK 511 KC doanh thu cho kỳ này * Doanh nghiệp cho thuê văn phòng, nhà kho, ... được bên đi thuê trả trước tiền thuê cho nhiều năm: TK 3387 TK 3331 Thuế GTGT (Nếu có) TK 111, 112 Nếu chưa kết chuyển sang doanh thu TK 531 Nếu đã kết chuyển sang doanh thu Vì lý do nào đó khách hàng không thực hết hợp đồng, doanh nghiệp xác định số tiền phải trả trong thời gian không thuê và hạch toán: * Bán hàng có chiết khấu thanh toán: Thuế GTGT (Nếu có) TK 511 TK 111, 112 TK 635 Số tiền thanh toán Chiết khấu thanh toán TK 3331 1.2.5. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng 1.2.5.1. Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: Chiết khấu thương mại: Là khoản doanh nghiệp giảm trừ cho người mua hàng trên giá bán niêm yết do người mua hàng với số lượng lớn. Giảm giá hàng bán: Là khoản doanh nghiệp giảm trừ cho người mua trên giá bán do hàng hoá bán sai qui cách, kém phẩm chất hoặc không đúng thời hạn, ... đã ghi trong hợp đồng. Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua chỉ được tính là khoản giảm trừ doanh thu nếu phát sinh sau khi phát hành hoá đơn. Doanh thu hàng bán bị trả lại: Là doanh thu của số hàng đã xác định là tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại phần lớn là do lỗi của doanh nghiệp trong việc giao hàng không đúng thoả thuận trong hợp đồng. Thuế tiêu thụ đặc biệt: được đánh vào doanh thu của các doanh nghiệp sản xuất một số mặt hàng đặc biệt mà nhà nước không khuyến khích sản xuất, cần hạn chế tiêu thụ vì không phục vụ cho nhu cầu đời sống nhân dân như: Rượu, bia, thuốc lá, vàng mã, bài lá, ... Thuế xuất khẩu: Đối tượng chịu thuế là tất cả hàng hoá, dịch vụ mua bán, trao đổi với nước ngoài khi xuất ra khỏi lãnh thổ Việt Nam. Khi bán các sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu thì doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu. Vì vậy khi tính thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế xuất khẩu phải nộp ta phải giảm trừ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đã hạch toán. 1.2.5.2. Tài khoản sử dụng: - TK 521 - Chiết khấu thanh toán. - TK 532 - Giảm giá hàng bán. - TK 531 - Hàng bán bị trả lại. - TK 3332 - Thuế tiêu thụ đặc biệt. - TK 3333 - Thuế xuất, nhập khẩu 1.2.5.3. Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu: * Trình tự kế toán chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán: TK 521, 532 Kết chuyển giảm trừ doanh thu TK 511, 512 TK 111, 112 Đã thanh toán TK 3331 TK 131 Chưa thanh toán (Nếu có) Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán * Trình tự kế toán hàng bán trả lại - Phản ánh doanh thu hàng trả lại TK 521, 532 Kết chuyển giảm trừ doanh thu TK 511, 512 TK 111, 112 Đã thanh toán TK 3331 TK 131 Chưa thanh toán (Nếu có) Doanh thu hàng trả lại - Phản ánh giá vốn hàng trả lại TK 632 Hàng trả lại nhập kho TK 155, 156 TK 111, 112 Chi phí liên quan đến hàng trả lại TK 641 * Trình tự kế toán thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế xuất khẩu: - Khi bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ: TK 155, 156 Giá vốn TK 632 TK 511 Khi bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ TK 111, 112, 131 - Phản ánh số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu TK 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt TK 511 TK 3332 Ghi giảm doanh thu Thuế xuất khẩu 1.2.6. Kế toán giá vốn hàng bán 1.2.6.1. Nội dung: - Đối với doanh nghiệp sản xuất: + Sản phẩm xuất kho để bán: trị giá gốc của SP xuất kho chính là giá vốn hàng bán. + Sản phẩm hoàn thành không qua nhập kho bán ngay: giá thành sản xuất thực tế là giá vốn hàng bán. - Đối với doanh nghiệp thương mại: + Hàng hoá xuất kho để bán: trị giá gốc của hàng hoá xuất kho chính là giá vốn hàng bán. + Hàng hoá mua về không qua nhập kho, giá mua và chi phí mua là giá vốn hàng bán. 1.2.6.2. Trình tự kế toán giá vốn hàng bán theo PP KKTX: TK 154 TK 632 TK 155, 156 Sản phẩm hoàn thành tiêu thụ ngay TK 155 Trị giá thực tế của SP, HH đã tiêu thụ bị trả lại nhập kho TK 911 Kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả SP xuất kho tiêu thụ TK 157 TK 111, 131, ... TK 156 Hàng hoá xuất kho tiêu thụ Hàng hóa mua về tiêu thụ ngay không qua kho Hàng gửi bán 1.2.7. Kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp 1.2.7.1. Kế toán chi phí bán hàng: * Nội dung Chi phí bán hàng: Là toàn bộ các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá và cung cấp dịch vụ bao gồm chi phí phục vụ cho khâu bảo quản, dự trữ, tiếp thị, bán hàng và bảo hành sản phẩm. Chi phí bán hàng bao gồm: - Chi phí nhân viên bán hàng: bao gồm tiền lương, các khoản có tính chất lương, các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá… - Chi phí vật liệu, bao bì: Là các chi phí nhiên liệu, vật liệu, bao bì dùng cho việc đóng gói, bảo quản, vận chuyển, bán sản phẩm, hàng hoá, ... - Chi phí dụng cụ đồ dùng: Là chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc … - Chi phí khấu hao: Là khấu hao những TSCĐ thuộc bộ phận bảo quản bán hàng như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, tính toán, đo lường … - Chi phí bảo hành: Là chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá trong thời gian qui định bảo hành. Riêng chi phí sửa chữa, bảo hành công trình xây lắp không được hạch toán vào tài khoản này mà hạch toán vào TK 627. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là chi phí khác dịch vụ cho việc bảo quản, dự trữ, bán hàng như tiền thuê kho, thuê bãi, thuê bốc vác, vận chuyển hàng bán, trả hoa hồng đại lý, phí uỷ thác xuất khẩu. - Chi phí bằng tiền khác: Là chi phí khác ngoài nội dung đã nêu trên phục vụ cho khâu bán hàng như chi phí tiếp khách bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng. * Tài khoản sử dụng: TK 641 - Chi phí bán hàng: Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá, thành phẩm, lao vụ, ... Tài khoản 641 có 7 TK cấp 2: - TK 6411: Chi phí nhân viên; - TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì; - TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng; - TK 6414: Chi phí KHTSCĐ; - TK 6415: Chi phí bảo hành; - TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài; - TK 6418: Chi phí bằng tiền khác. TK 334,338 TK 641 TK LQ Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương TK 152, 111, 112 ... Chi phí nhiên liệu, vật liệu, bao bì TK 153, 142, ... Chi phí công cụ, dụng cụ đồ dùng TK 214 CP khấu hao của TSCĐ phục vụ cho bán hàng TK 152, 3331 DT nội bộ của sản phẩm, hàng hoá quảng cáo, khuyến mại TK 111, 112, 331 CP dịch vụ mua ngoài, CP bằng tiền, CP bảo hành, ... TK 133 Các khoản giảm chi phí bán hàng TK 911 Kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả *Trình tự một số nghiệp vụ chủ yếu Thuế (nếu có) 1.2.7.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp * Nội dung: Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý tài chính và một số khoản khác có tính chất chung cho toàn doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: - Chi phí nhân viên quản lý: Bao gồm tiền lương, các khoản có tính chất lương, các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý doanh nghiệp bao gồm ban giám đốc, các phòng ban quản lý theo chức năng. - Chi phí vật liệu quản lý: Trị giá vật liệu dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp. - Chi phí đồ dùng văn phòng: Chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp. - Chi phí khấu hao tài sản cố định: Là khấu hao tài sản cố định dùng chung cho cả doanh nghiệp. - Thuế, phí và lệ phí: Bao gồm thuế môn bài, tiền thuê đất, các khoản phí và lệ phí … - Chi phí dự phòng: Bao gồm dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Các khoản chi phí mua ngoài dịch vụ phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp. - Chi phí khác bằng tiền: Các khoản chi phí quản lý chung của cả doanh nghiệp ngoài các khoản đã kể ở trên. * Tài khoản kế toán sử dụng: TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp: Tài khoản này dùng để tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của toàn DN. TK 642 có 8 TK cấp 2: - TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý. - TK 6422; Chi phí vật liệu quản lý. - TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng. - TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ. - TK 6425: Thuế, phí và lệ phí. - TK 6426: Chi phí dự phòng. - TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài. - TK 6428: Chi phí bằng tiền khác. * Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: TK 334,338 TK 642 TK LQ Chi phí TL &các khoản trích theo lương của nhân viên QLDN TK 152, 111, 112 ... Chi phí nhiên liệu, vật liệu dùng cho QLDN và cho cả DN TK 153, 142, ... CP công cụ, dụng cụ, đồ dùng dùng QLDN & chung cho DN TK 214 CP khấu hao của TSCĐ dùng chung cho cả DN TK 3338, 3337, 111 Thuế môn bài, tiền thuê đất, phí và lệ phí phải nộp TK 111, 112, 336 Số phải nộp cấp trên để hình thành quỹ quản lý cấp trên Các khoản giảm chi phí Quản lý doanh nghiệp TK 911 Kết chuyển chi phí QLDN để xác định kết quả TK 139, 351, 352 DP phải thu khó đòi, DP trợ cấp mất việc làm, DP phải trả khác TK 111, 112, 331 Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác 1.2.8. Kế toán kết quả bán hàng 1.2.8.1. Nội dung Kết quả hoạt động bán hàng của doanh nghiệp trong một kỳ là phần chênh lệch giữa doanh thu thuần của hoạt động bán hàng và các chi phí của hoạt động bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết quả hoạt động bán hàng = DT thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ - giá vốn hàng bán - CP bán hàng, CP QLDN Doanh thu thuần về BH = Doanh thu BH – Các khoản giảm trừ DT. 1.2.8.2. Chứng từ Kế toán bán hàng sử dụng các chứng từ sau: Hoá đơn GTGT, chứng từ thuế; báo cáo bán hàng, giấy nộp tiền, phiếu thu tiền mặt, giấy báo của ngân hàng, các chứng từ trả tiền hàng; công văn về yêu cầu hoặc quyết định giảm giá, chiết khấu cho người mua hưởng; phiếu xuất kho; bảng kê thanh toán hàng đại lý ký gửi. 1.2.8.3. Tài khoản sử dụng: * TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh: Tài khoản này dùng để xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ. * TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối: Dùng để phản ánh kết quả hoạt động (lãi, lỗ) sau thuế TNDN và tình hình phân phối hoặc xử lý lỗ của doanh nghiệp. Tài khoản 421 có 2 tài khoản cấp 2: - TK 4211 - Lợi nhuận chưa phân phối năm trước. - TK 4212 - Lợi nhuận chưa phân phối năm nay. 1.2.8.4. Phương pháp kế toán TK 911 TK 632 TK 635 TK 641 TK 811 TK 4212 TK 511 TK 515 TK 711 Kết chuyển giá vốn Kết chuyển chi phí tài chính K/c chi phí bán hàng K/c chi phí khác Kết chuyển lãi Kết chuyển doanh thu thuần Kết chuyển DT HĐTC K/c thu nhập khác TK 642 K/c chi phí quản lý TK 821 K/c CP thuế TNDN hiện hành TK 4212 K/c lỗ 1.2.9 Các hình thức và sổ kế toán 1.2.9.1 Các hình thức ghi sổ kế toán: * Hình thức nhật ký sổ cái: Sử dụng nhật ký sổ cái là sổ tổng hợp duy nhất để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trên sổ kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và ghi theo hệ thống. Các loại sổ kế toán được sử dụng trong hình thức nhật ký sổ cái là: sổ nhật ký, sổ cái các sổ (Thẻ) kế toán chi tiết. * Hình thức nhật ký chung: Sử dụng sổ nhật ký chung để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo hình thức thời gian và có phân tích theo các tài khoản đối ứng. Các loại sổ: Sổ nhật ký chung, sổ cái, các sổ nhật ký chuyên dùng, các loại sổ chi tiết. Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm bằng thủ công cũng như bằng máy tính các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng loại được tập hợp vào các nhật ký chuyên dùng do đó dễ kiểm tra đối chiếu. * Hình thức chứng từ ghi sổ: Cơ sở ghi vào các sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ, sổ kế toán tổng hợp gồm sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được ghi theo trình tự thời gian, sổ cái được ghi theo hệ thống. Các sổ kế toán sử dụng: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, số tài khoản và các sổ kế toán chi tiết. Ưu điểm: Kết cấu mẫu sổ, cách ghi đơn giản dễ làm, kiểm tra số liệu, đối chiếu chính xác. Nhưng có nhược điểm là khối lượng chứng từ ghi sổ nhiều, công việc kế toán nhiều, quá trình ghi sổ dễ bị trùng lặp. * Hình thức nhật ký- Chứng từ: Dùng nhật ký chứng từ để theo dõi vế có các tài khoản, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh và có phân tích theo các tài khoản đối ứng, sử dụng sổ cái các tài khoản tại thời điểm cuối kỳ. Các sổ kế toán tổng hợp với chi tiết, kết hợp ghi theo thời gian và ghi theo hệ thống. Ưu điểm: Dễ làm, dễ vào sổ, kế toán không vất vả ... Nhưng có nhược điểm là hầu hết đều thiết kế theo chiều ngang nên khó, không thuận tiện cho doanh nghiệp sử dụng nhiều tài khoản...Việc sử dụng sổ sách để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tuỳ thuộc vào mỗi hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng. 1.2.9.2. Các sổ kế toán sử dụng: - Bảng kê hoá đơn và dịch vụ bán ra. - Sổ nhật ký chung. - Sổ nhật ký thu tiền, nhật ký mua hàng. - Nhật ký bán hàng, Sổ chi tiết bán hàng. - Sổ chi tiết thanh toán với người bán, Bảng tổng hợp thanh toán với người bán. - Sổ chi tiết các tài khoản: 515, 333, 642, 511, 711…….. - Sổ cái TK 131, 3331, 511, 632, 642, 711, 811…………. 1.3. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG ĐIỀU KIỆN KẾ TOÁN MÁY Kế toán trên máy vi tính là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin. Đó là một phần thuộc hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp. Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính cần cho quá trình ra quyết định của công ty. Việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng chính là việc nâng cao hiệu suất công tác kế toán thông qua tính năng ưu việt của máy vi tính và kỹ thuật tin học. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta đang trong quá trình hội nhập nền kinh tế thế giới, thì việc ứng dụng công nghệ tin học trong công tác kế toán nói chung là điều cần thiết để một doanh nghiệp có thể phát triển bền vững. Song việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán càng ở mức độ cao bao nhiêu thì yêu cầu đối với trình độ của nhân viên kế toán càng phải có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng để làm chủ công nghệ phát huy được thế mạnh của việc ứng dụng tin học, tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. * Nguyên tắc tổ chức kế toán trong điều kiện kế toán máy - Đảm bảo phù hợp với chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính nói chung và các nguyên tắc, chẩn mực, chế độ kế toán hiện hành nói riêng. - Hoàn thiện công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất, mục đích hoạt động, quy mô và phạm vi hoạt động của đơn vị. - Tổ chức trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất, song phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả. * Nội dung tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện kế toán máy: - Tổ chức mã hoá các đối tượng cần quản lý: Mã hoá là hình thức thể hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tượng cần quản lý; mã hoá đối tượng cần quản lý cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn các đối tượng, trong quá trình xử lý thông tin tự động, mặt khác cho phép tăng tốc độ xử lý, độ chính xác cao, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ. Việc mã hoá phải đảm bảo tính thống nhất và nhất quán, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phần mềm kế toán và phần mềm quản trị dữ liệu. Tuỳ theo từng phần mềm cụ thể và yêu cầu quản lý mà có các thông tin khai báo khác nhau đối với từng danh mục cần quản lý. Đối với công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, cần phải mã hoá các đối tượng sau: Danh mục sản phẩm, hàng hoá. Danh mục khách hàng. - Tổ chức chứng từ kế toán Tổ chức chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng. Việc tổ chức chứng từ kế toán phải đảm bảo những nội dung sau: Xây dựng hệ thống danh mục chứng từ: Phải quy định rõ loại chứng từ nào để nhập liệu cho từng phần hành kế toán. Tổ chức hạch toán ban đầu. Tổ chức kiểm tra thông tin trong chứng từ kế toán. Tổ chức luân chuyển chứng từ: phải đảm bảo tính hợp lý, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu giữa các bộ phận kế toán có liên quan. - Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành, được quy định thống nhất trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Song để để quản lý được chi tiết cho từng đối tượng cần quản lý, cần phải xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết của các tài khoản: 511, 512, 131, ... Nhu cầu sử dụng và khả năng mở tài khoản chi tiết là vô hạn, vì vậy khi xây dựng danh mục tài khoản chi tiết cần phân tích và chú ý tới các yêu cầu sử dụng thông tin phục vụ quản trị nội bộ doanh nghiệp. - Tổ chức hệ thống sổ kế toán Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán. Trong điều kiện hiện tại, hình thức nhật ký chung và hình thức chứng từ ghi sổ có nhiều đặc điểm phù hợp và thuận lợi cho quá trình thực hiện kế toán máy. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng yêu cầu đối với mọi phần mềm là phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào thì sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Trong việc lựa chọn các phần mềm kế toán cần phải lưu ý đến hệ thống báo cáo kế toán mà phần mềm có thể đưa ra phù hợp với yêu cầu của đơn vị kinh doanh. Ngoài ra hệ thống báo cáo phải dễ dàng sửa đổi, đặc biệt trong điều kiện các chế độ, các chuẩn mực kế toán Việt Nam đang trong quá trình hoàn thiện. Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THUỶ KHÍ VIỆT NHẬT 2.1. ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THUỶ KHÍ VIỆT NHẬT 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật là công ty TNHH hoạt động trong lĩnh vực thương mại được thành lập ngày 30 tháng 09 năm 2005. Thành viên sáng lập công ty gồm có: Thẩm Văn Cường, Nguyễn Trọng Điệp, Nguyễn Viết Hoà và Nguyễn Tuấn Hùng. Giám đốc công ty là anh Thẩm Văn Cường Trụ sở Công ty đặt tại: Số 1-Lô 2- Tổ 1-Thạch Bàn-Long Biên-Hà Nội Mã số thuế: 0101791478 Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật là công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng để giao dịch và có tài khoản tiền gửi số 0021001074955 tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam chi nhánh Chương Dương Điện thoại: 04.675.1264 Fax: 04.675.4019 Email: tkvietnhat@vnn.vn Ngành nghề kinh doanh chính của Công ty: Kinh doanh các loại van, thiết bị thuỷ lực, khí nén phục vụ trong lĩnh vực công nghiệp. Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật tuy mới thành lập nhưng trong suốt hơn 2 năm hoạt động Công ty luôn khẳng định được uy tín của mình trên thị trường, phương châm hoạt động của Công ty là “luôn đem đến cho khách hàng sự hài lòng tốt nhất”. Trong quá trình hoạt động và phát triển công ty đã không ngừng phát triển và mở rộng quy mô hoạt động của mình. Khi mới thành lập công ty cung cấp các mặt hàng của mình chủ yếu cho những khách hàng thuộc khu vực Long Biên, Gia Lâm Hà Nội và một số khách hàng lẻ do mối quan hệ quen biết từ trước, nhưng hiện nay công ty đã đủ năng lực cung cấp các mặt hàng của mình không chỉ ở khu vực Hà Nội mà còn phân phối cho các đơn vị ở khắp các tỉnh Miền Bắc cụ thể như: Cung cấp các loại van thuỷ lực, xy lanh khí , đầu nối.... cho các công ty liên doanh thuộc khu công nghiệp Sài Đồng B ( Công ty TSUKUBA Việt Nam, công ty Sumi – Hanel, chi nhánh công ty cổ phần Bibica....), chi nhánh công ty liên doanh COATS Phong Phú – Hưng Yên, công ty cổ phần Prime Vĩnh Phúc, Công ty cổ phần nhựa Thiếu Niên Tiền Phong – Hải Phòng.... Tất cả các mặt hàng công ty cung cấp đều được kiểm tra chất lượng trước khi xuất bán sau đó chuyển tới tận nơi khách hàng yêu cầu và được bảo hành 12 tháng kể từ ngày giao hàng cho khách. Với đội ngũ nhân viên làm việc nhiệt tình, hăng say, dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo, vì thế trong những năm qua Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật luôn được khách hàng tin tưởng và tín nhiệm, hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng có hiệu quả cao, đó cũng chính là bí quyết thành công của công ty. Hiện nay cùng với sự phát triển của nền kinh tế của cả nước, hoạt động của công ty đã đi vào ổn định, phát triển, hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch đề ra và kinh doanh có hiệu quả, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước, đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty ngày càng được cải thiện và nâng cao. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm qua: 2.1.2.1. Chức năng hoạt động của công ty Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật được thành lập với chức năng chính là kinh doanh thương mại đáp ứng đầy đủ nhu cầu về số lượng cũng như chất lượng các mặt hàng phục vụ cho ngành công nghiêp như: Các loại van thuỷ lực, đầu nối thủy lực, van khí, xy lanh khí, máy nén khí, các loại ống dẫn khí, các loại bơm thuỷ lực, phin lọc tách dầu khí, lõi lọc khí, nắp thùng dầu, lọc dầu, van một chiều, van bướm tay quay.... Nhà cung cấp của công ty chủ yếu ở khu vực Miền Nam như: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ HTP, Công ty TNHH thương mại kỹ thuật CNN, Cửa hàng Hoa Long, Công ty TNHH Thuỷ Khí Điện RT... Nhà cung cấp ở khu vực Miền Bắc chủ yếu ở Hà Nội như: Công ty TNHH thương mại cơ khí điện, Công ty TNHH thương mại P&H Triển Hưng, Công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ ASEAN.... Sau khi hàng hoá được nhập về Công ty tiếp tục phân phối tới các đơn vị khách hàng thuộc khắp các tỉnh Miền Bắc theo đúng số lượng, chất lượng, giá trị đã xác nhận trong đơn đặt hàng của khách hoặc hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa hai bên. 2.1.2.2. Nhiệm vụ của công ty Kinh doanh đúng danh mục các mặt hàng đã đăng ký kinh doanh. Thực hiện đầy đủ các chính sách và pháp luật của nhà nước. Thực hiện nghĩa vụ về thuế đối với nhà nước theo quy định của pháp luật. Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của bộ luật lao động nhằm đảm bảo đời sống cho người lao động trong công ty. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ theo quy định của nhà nước. 2.1.2.3. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm qua Nước ta đang đẩy mạnh công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước nên nghành công nghiệp nặng Việt Nam tương đối phát triển, do đó nhu cầu về các loại van, thiết bị thuỷ lực khí nén phục vụ cho ngành công nghiệp ngày càng tăng, tuy nhiên những thách thức đối với công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật cũng rất lớn vì hiện nay trên thị trường Việt Nam có rất nhiều những doanh nghiệp thương mại không chỉ có các doanh nghiệp thương mại Việt Nam mà còn có cả các doanh nghiệp nước ngoài cũng cung cấp các mặt hàng trên nên sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt. Trên cơ sở phân tích tình hình thị trường, đồng thời đánh giá được lợi thế của đơn vị, công ty đã hoạch định chiến lược về chất lượng hàng hoá, chất lượng dịch vụ bán hàng và giá cả hợp lý để đáp ứng nhu cầu thị trường và mở rộng thị phần. Do có định hướng chiến lược đúng đắn, đầu tư vốn vào kinh doanh, quản lý chặt chẽ công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng nên hàng hoá được tiêu thụ nhiều, lợi nhuận được giữ vững và phát triển năm sau cao hơn năm trước 2.1.3. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty Tổ chức kinh doanh là một trong những yếu tố rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nó ảnh hưởng tới chất lượng hàng hoá, tới việc tiết kiệm chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và ảnh hưởng tới giá cả hàng hoá bán ra. Do đó để có một chỗ đứng vững chắc trên thị trường, cạnh tranh được với các doanh nghiệp khác, trong những năm qua Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật đã không ngừng hoàn thiện và mở rộng mạng lưới kinh doanh, nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường, mang lại hiệu quả kinh tế cao giúp cho công ty đứng vững và phát triển, cụ thể là: Để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng công ty đã phân bộ phận bán hàng và kinh doanh thị trường thành nhiều tuyến, quản lý các tuyến là trưởng bộ phận bán hàng, trưởng bộ phận kinh doanh thị trường và trưởng nhóm giao nhận, mỗi tuyến gồm 01 nhân viên bán hàng, 01 nhân viên kinh doanh thị trường, 01 nhân viên giao nhận chịu trách nhiệm riêng về khu vực kinh doanh của mình: Tuyến 1: Khu vực Hà Nội Tuyến 2: Khu vực Hà Tây và Hưng Yên Tuyến 3: Khu vực Hải Phòng, Thái Bình, Nam Định Tuyến 4: Khu vực Vĩnh Yên, Vĩnh Phúc và một số tỉnh khác Với 04 tu‎yến bán hàng, Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật đã đáp ứng được tương đối nhu cầu của khách hàng. Công ty cung cấp sản phẩm tới khách hàng với phong cách tận tình chu đáo ngày càng chiếm được sự tin yêu của khách hàng. Đó chính là phương châm hoạt động của Việt Nhật để đảm bảo hiệu quả kinh doanh của công ty ngày càng cao. 2.1.4. Tình hình sử dụng lao động và đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại công ty: 2.1.4.1 Tình hình sử dụng lao động : Tổng số lao động của Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật tính đến thời điểm tháng 04/2008 là 15 người, trong đó nam giới 11 người chiếm 73,33%, nữ giới 4 người chiếm 26,67%. Sở dĩ số lao động nam nhiều hơn 3 lần số lao động nữ là do công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại đòi hỏi các nhân viên giao hàng phải có sức khoẻ tốt, năng động trong công việc để có thể giao hàng đến tận nơi khách hàng yêu cầu Lao động sử dụng trong công ty có tuổi đời rất trẻ, độ tuổi 20 đến 35 chiếm tới 80%. Lao động có trình độ Đại học và Cao đẳng chiếm 66,67% chủ yếu là lao động quản lý, lao động phổ thông chiếm 13,33%. Tình hình lao động sử dụng trong công ty được mô tả khái quát trong bảng 2.2 dưới đây: Bảng 2.2 - Tổng hợp lao động sử dụng trong công ty Tiêu thức phân loại Số lượng (người) Tỷ trọng (%) 1. Theo giới tính Nam 11 73,33 Nữ 4 26.67 2. Theo độ tuổi Từ 20 – 35 12 80 Từ 36 – 48 3 20 3. Theo trình độ Đại học - Cao đẳng 10 66,67 Trung cấp 02 13,33 Lao động phổ thông 03 20 4. Theo cơ cấu tổ chức Thị trường 3 20 Bán hàng + Giao nhận 6 40 Kinh doanh tổng hợp 2 13,33 Kế toán 3 20 Kho 1 6,67 Trong quá trình hoạt động, ban giám đốc luôn quan tâm đến đời sống của cán bộ công nhân viên tạo điều kiện cho nhân viên yên tâm công tác. Vì vậy mức lương của cán bộ công nhân viên ngày càng được nâng cao năm sau cao hơn năm trước. Thu nhập của cán bộ công nhân viên được thể hiện trong bảng 2.3 dưới đây: Bảng 2 - Thu nhập một người trong công ty Đơn vị tính: Đồng Việt Nam STT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 1 Thu nhập tối thiểu 1.200.000 1.500.000 2 Thu nhập tối đa 3.000.000 4.000.000 3 Thu nhập bình quân 1.700.000 2.000.000 2.1.4.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại công ty : Tổ chức là yếu tố quan trọng quyết định tới khả năng phát triển của công ty. Xuất phát từ nhiệm vụ và đặc điểm kinh doanh của công ty bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo chế độ quản lý một thủ trưởng và tổ chức quản lý theo chức năng, thực hiện theo phương pháp ra quyết định từ trên xuống. Bộ máy tổ chức quản lý bao gồm : Ban Giám Đốc và các phòng ban chức năng. Bộ máy quản lý của công ty được bố trí tương đối gọn nhẹ phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty được thể hiện qua sơ đồ 2.1 dưới đây : Ban Gi¸m §èc Bé phËn KD Bé phËn kho Bé phËn b¸n hµng Bé phËn KD thÞ tr­êng Bé phËn giao nhËn Bé phËn KÕ to¸n * Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các bộ phận: - Giám Đốc: Là người lãnh đạo cao nhất và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty. Giám Đốc là người đại diện của công ty trước pháp luật. Trong quá trình điều hành Giám Đốc thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ để phát huy sức mạnh tập thể đồng thời nêu cao vai trò trách nhiệm của cá nhân, qua đó kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, kiểm tra việc sử dụng và bảo vệ tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong hoạt động kinh doanh và chủ động về tài chính. - Phó Giám Đốc: Do Giám Đốc trực tiếp bổ nhiệm, phó Giám Đốc là người giúp việc đắc lực cho Giám Đốc, tham mưu cho Giám Đốc và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về các công việc do Giám Đốc giao. - Các bộ phận chức năng: Là các bộ phận có chức năng và nhiệm vụ nhất định, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, cụ thể: Các bộ phận được chuyên môn hoá các chức năng quản lý, có nhiệm vụ giúp Ban Giám Đốc đề ra quyết định theo dõi, hướng dẫn bộ phận kinh doanh và cấp dưới thực hiện các quyết định và nhiệm vụ đã được phân công. Các bộ phận chức năng không những phải hoàn thành nhiệm vụ của mình được giao mà còn phải phối hợp lẫn nhau đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của công ty được tiến hành thường xuyên, liên tục, đạt hiệu quả cao. Gồm có 3 bộ phận chức năng chính: + Bộ phận kinh doanh: Gồm trưởng phòng kinh doanh và các bộ phận chức năng như bộ phận bán hàng, bộ phận kinh doanh thị trường, bộ phận giao nhận. Trong đó: Bộ phận bán hàng: Trực tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng qua điện thoại, chăm sóc khách hàng, giải quyết các vướng mắc của khách hàng. Bộ phận kinh doanh thị trường: Giúp trưởng phòng kinh doanh trong việc quản lý kinh doanh, thống kê hàng hoá từ khâu nhập, dự trữ đến khâu bán ra, giao dịch ký kết các hợp đồng mua bán hàng hoá, nắm bắt nhu cầu của đối tượng trong xã hội, mở rộng thị trường, giúp cho Giám Đốc đưa ra quyết định đúng đắn trong kinh doanh. Bộ phận giao nhận: Trực tiếp giao hàng cho khách - Bộ phận kho: Quản lý hàng hoá của công ty về chủng loại, số lượng, kiểm soát chất lượng của hàng hoá đảm bảo hàng hoá luôn sẵn sàng cung ứng cho khách hàng với chất lượng tốt nhất. - Bộ phận kế toán: Tham mưu giúp cho Giám Đốc tổ chức, chỉ đạo, thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán ở công ty. Lập hệ thống sổ sách theo dõi tình hình tài sản, sử dụng vốn, theo dõi kết quả hoạt động kinh doanh. Lập báo cáo kế toán, phân tích dự đoán tình hình tài chính của công ty, trực tiếp theo dõi, quản lý công tác kế toán. 2.1.5. Tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật: 2.1.5.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở công ty: Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật có địa bàn hoạt động kinh doanh tập trung tại một địa bàn và do đặc điểm tổ chức, quản lý kinh doanh nên bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung để phù hợp với hình thức kinh doanh của công ty, việc tổ chức hạch toán được tập trung tại phòng kế toán của công ty. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n tæng hîp nhËp, xuÊt, tån vµ tËp hîp tÝnh trÞ gi¸ vèn HB KÕ to¸n c«ng nî vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ Thñ quü * Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán: - Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê của công ty, đồng thời thực hiện chức năng kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính của công ty, chỉ đạo công việc chung của phòng kế toán, tổng hợp dữ liệu lập báo cáo tài chính quý, năm, chịu trách nhiệm trước pháp luật và cơ quan Nhà nước về mọi thông tin tài chính kế toán đã cung cấp. - Kế toán tổng hợp nhập, xuất, tồn và tập hợp tính trị giá vốn hàng bán: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn hàng hoá tại kho của công ty. Cuối tháng tính giá bình quân để làm cơ sở tính trị giá vốn của hàng bán. - Kế toán công nợ và xác định kết quả: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ với nhà cung cấp, phải thu nợ khách hàng,lập các phiếu thanh toán và trực tiếp tổng hợp xác định kết quả. - Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của công ty, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ trước khi thực hiện việc thu, chi tiền mặt để đảm bảo việc thu chi chính xác, an toàn theo đúng các quy định của công ty, của Nhà nước. 2.1.5.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và vận dụng hệ thống tài khoản kế toán của công ty Công ty áp dụng chế độ chứng từ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành bao gồm: - Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc như: phiếu nhập kho, Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, bảng chấm công, bảng thanh toán lương. - Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn như: Biên bản giao nhận hàng hoá, biên bản giao nhận tài sản cố định ... Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán hiện hành do bộ tài chính ban hành. Cụ thể: - Đối với hàng nhập sử dụng tài khoản: 156, 331, ... - Đối với hàng xuất sử dụng tài khoản: 156, 511, 641... - Kế toán tiền lương sử dụng tài khoản: 334, 338, ... - Kế toán thanh toán sử dụng tài khoản: 111, 112, ... - Theo dõi TSCĐ sử dụng tài khoản: 211, 214, ... 2.1.5.3 Hình thức kế toán đang áp dụng tại công ty Căn cứ vào các điều kiện sản xuất kinh doanh, căn cứ vào trình độ của đội ngũ kế toán và điều kiện trang bị tính toán, Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật áp dụng hình thức “Nhật ký chung” theo quy định chế độ kế toán do Bộ Trưởng Bộ Tài Chính ban hành. Để hạch toán hàng tồn kho công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ tuỳ theo từng mặt hàng mà thuế suất có thể là 5% hay 10%. Việc lập sổ sách, lập báo cáo tài chính cho một kỳ kế toán được thực hiện sau mỗi quý và niên độ kế toán là 1 năm. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung áp dụng tại doanh nghiệp như sau: Sơ đồ 2.4 - Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký chuyên dùng Chứng từ gốc Nhật ký chung Bảng cân đối tài khoản (2) Sổ cái B¶ng b¸o c¸o tµi chÝnh (1a) (1b) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Ghi chú: : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối tháng, quý, năm. : Đối chiếu, kiểm tra. Tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên phần mềm kế toán doanh nghiệp A-Excel 5.2. Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp cho công tác của kế toán viên giảm nhẹ đi rất nhiều, tiết kiệm được công sức và thời gian mang lại hiệu quả kinh tế cao, độ chính xác được đảm bảo hơn. Dưới đây là mô hình kế toán trên máy vi tính(Sơ đồ 2.4) Sơ đồ 2.4: Mô hình kế toán trên máy vi tính Th«ng tin ®Çu vµo (c¸c chøng tõ) HÖ thèng sæ s¸ch b¸o c¸o kÕ to¸n M¹ng m¸y tÝnh CËp nhËt sè liÖu Xö lý sè liÖu KiÓm tra, söa ch÷a, bæ sung, kÕt chuyÓn sè liÖu Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật đã xây dựng hệ thống mạng nội bộ phục vụ chủ yếu cho công tác kế toán trong công ty. Với hệ thống mạng nội bộ cùng với phần mềm kế toán doanh nghiệp A-Excel 5.2 đã giúp cho công tác kế toán được phân định rõ ràng, số liệu báo cáo nhanh, kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh doanh của công ty, từ đó thực hiện sự kiểm tra và chỉ đạo kịp thời các hoạt động kinh tế của toàn công ty đồng thời giúp cho sự chỉ đạo công tác kế toán được thống nhất. Dưới đây là giao diện phần mềm kế toán doanh nghiệp A-Excel 5.2(Hình 2.1)  Hình 2.1: Giao diện phần mềm kế toán doanh nghiệp A-Excel 5.2 2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THUỶ KHÍ VIỆT NHẬT 2.2.1. Kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật 2.2.1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng: Để tiến hành hoạt động kinh doanh Công ty phải có đủ các yếu tố cơ bản đó là: Lao động, hàng hoá, đối tượng lao động... Sự tham gia của các yếu tố trong quá trình kinh doanh của Công ty hình thành lên các khoản chi phí như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, giá vốn hàng bán, chi phí khác..., các khoản doanh thu như doanh thu bán hàng, thu nhập khác... Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật bán các loại van thuỷ lực, khí nén, đầu nối, ống hơi, xi lanh thuỷ lực, các loại bơm thuỷ lực, bơm Hydromax...phục vụ cho ngành công nghiệp như: Van thuỷ lực WE43-G03-C60-A220V, Van khí PHS520S-08, đầu nối Sanga PC06-00, ống hơi Sanga fi 8*6,5, xi lanh thuỷ lực DNB50M150, bơm thuỷ lực HGP-3A-F11R... Nhà cung cấp các mặt hàng cho Công ty chủ yếu ở khu vực phía Nam mà phần lớn là tại thành phố Hồ Chí Minh như: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ HTP - Địa chỉ tại 158 Tạ Uyên, P5, Q.11, TP. Hồ Chí Minh; Công ty TNHH thương mại và kỹ thuật CNN - Địa chỉ tại 110 Thái Phiên, P2, Q.11, TP. Hồ Chí Minh, cửa hàng Hoa Long – 004 lô C2, chung cư Lý Thường Kiệt, P7, Q.11, TP.Hồ Chí Minh... Nhà cung cấp ở khu vực phía Bắc chủ yếu tại TP.Hà Nội như: Công ty TNHH thương mại cơ khí điện – 57A8, T.T Vĩnh Hồ, Đống Đa, Hà Nội; Công ty TNHH thương mại dịch vụ P&H Triển Hưng – 282 Trần Khát Chân, Hai Bà Trưng, Hà Nội; Công ty TNHH thiết bị công nghiệp Đa Ngành – 5/62 Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội.... Khách hàng của Công ty thuộc khắp các tỉnh miền Bắc như: Công ty TNHH cơ điện đo lường tự động hoá DKNEC – 105 Hoàng Văn Thái, P.Khương Trung, Q.Thanh Xuân, Hà Nội; Công ty khuôn đúc TSUKUBA Việt Nam – A6 khu công nghiệp Sài Đồng B, Long Biên, Hà Nội; Công ty cổ phần Prime Vĩnh Phúc – Thị trấn Hương Canh, huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc; Chi nhánh Công ty liên doanh COATS Phong Phú – khu công nghiệp dệt may phố Nối B, Yên Mỹ, Hưng Yên; Công ty cổ phần nhựa Thiếu Niên Tiền Phong – Số 2, An Đà, Ngô Quyền, Hải Phòng... Phương thức bán hàng: Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật thực hiện bán hàng theo phương thức bán hàng qua điện thoại, fax Đầu tiên bộ phận thị trường đi khảo sát, thoả thuận với khách hàng có thể bằng hợp đồng hoặc bằng miệng với các đơn vị về việc cung ứng các mặt hàng của Công ty. Khi các khách hàng của công ty có nhu cầu sử dụng các mặt hàng đó, khách sẽ gọi điện cho bộ phận bán hàng yêu cầu số lượng các loại van thuỷ lực, khí nén, bơm thuỷ lực... Nhân viên bán hàng căn cứ yêu cầu của khách lập hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (3 liên). Giao 1 liên cho bộ phận kho hàng, 2 liên cho bộ phận giao nhận. Nhân viên giao nhận xuống kho xuất hàng và mang hàng đến địa chỉ của khách giao 1 liên hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho cho khách. Nhân viên giao 1 liên còn lại cho bộ phận kế toán. Nhân viên kế toán căn cứ hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (có đủ các chữ ký của người nhận, người giao, thủ kho, phụ trách cung tiêu) để viết hoá đơn giá trị gia tăng và cập nhật vào phần mềm máy tính hạch toán: Nợ TK 1311 Tổng tiền thanh toán Có TK 5111 Doanh thu bán hàng hoá Có TK 3331 Thuế GTGT đầu ra Nếu khách hàng thanh toán ngay, nhân viên giao nhận mang tiền về và nộp ngay cho thủ quỹ lập phiếu thu và hạch toán (sử dụng tài khoản trung gian 131 – Phải thu của khách hàng): Nợ TK 1111 Tiền mặt Có TK 1311 Tổng tiền thanh toán Đối với các khách hàng thanh toán sau, kế toán mang hoá đơn giá trị gia tăng giao cho khách hàng và thu tiền. Sau đó nộp tiền cho thủ quỹ, lập phiếu thu: Nợ TK 1111 Tiền mặt Có TK 1311 Tổng tiền thanh toán 2.2.1.2. Danh mục tài khoản và hệ thống báo cáo, sổ sách liên quan Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật đã xây dựng danh mục tài khoản và hệ thống báo cáo dựa trên TT 105/2003/TT-BTC của bộ tài chính. Với nghiệp vụ bán hàng sử dụng TK 5111 : Doanh thu bán hàng hoá, TK 632 không mở chi tiết, TK 33311 – Thuế GTGT phải nộp, TK 13111 – Phải thu của khách hàng hoạt động SXKD, ... 2.2.1.3. Tổ chức khai báo mã hoá ban đầu: Danh mục hàng hoá: Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật xây dựng hệ thống mã hàng hoá dựa trên 01 chữ đầu và các ký tự đầu của các chữ còn lại của tên hàng hoá đó, các ký tự được viết liền nhau không dấu. Ví dụ: Xây dựng danh mục cho hàng hoá: Bơm thuỷ lực HGP-3A-F11R kế toán vào phân hệ: “Danh mục/Danh mục vật liệu, sản phẩm, hàng hoá/thêm mới” sau đó xuất hiện giao diện “Tạo thêm mã”, lần lượt khai báo các thông tin: Mã: BOMTLHGP3AF11R Tên: Bơm thuỷ lực HGP-3A-F11R Đơn vị: Cái Sau khi khai báo xong nhấn nút “chấp nhận”(Xem giao diện 2.1) Giao diện 2.1: Danh mục nhà cung cấp: Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật đã xây dựng hoàn thiện hệ thống mã hoá nhà cung cấp, hệ thống mã có tính gợi mở dễ nhớ cho người sử dụng. Việc xây dựng hệ thống mã nhà cung cấp dựa vào các chữ cuối cùng thể hiện tên chính của khách hàng. Ví dụ: Để xây dựng mã nhà cung cấp: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ HTP, kế toán vào phân hệ: “Danh mục/danh mục nhà cung cấp/thêm mới” lần lượt khai báo thông tin: Mã: HTP Tên: C.Ty TNHH TM & DV HTP MS thuế: 0302787143 Sau khi khai báo xong nhấn nút “chấp nhận” (Xem giao diện 2.2) Giao diện 2.2: Danh mục khách hàng: Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật xây dựng hệ thống mã khách hàng tương tự như xây dựng mã nhà cung cấp tức là lấy các chữ cuối thể hiện tên chính của khách hàng Ví dụ: Xây dựng mã khách hàng: Công ty cổ phần nhựa Thiếu Niên Tiền Phong, kế toán vào phân hệ: “Danh mục/danh mục khách hàng/thêm mới” sau đó xuất hiện giao diện “tạo thêm mới” lần lượt khai báo các thông tin Mã: Tiền Phong Tên: Cty CP nhựa Thiếu Niên Tiền Phong MS thuế: 0200167782 Sau khi khai báo xong nhấn nút “Chấp nhận” (Xem giao diện 2.3) Giao diện 2.3: 2.2.1.4. Kế toán doanh thu bán hàng Tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật, doanh thu bán hàng được hạch toán khi các nhân viên giao nhận mang hàng hoá đến khách hàng và đem biên bản giao nhận hàng hoá về. Biên bản giao nhận hàng hoá phải có đầy đủ chữ ký của người giao hàng và người nhận hàng. Kế toán căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hoá lập hoá đơn GTGT thành 03 liên: Liên 01(liên tím) lưu ở quyển hoá đơn GTGT, liên 02(liên đỏ) giao cho khách hàng, liên 03(liên xanh) kẹp cùng biên bản giao nhận hàng hoá để lưu Cụ thể: Ngày 15/01/2007 Chị Hương Công ty TNHH Vĩnh Phúc gọi điện tới phòng kinh doanh đặt hàng, phòng kinh doanh ghi lại yêu cầu đặt hàng của khách sau đó kiểm tra các mặt hàng khách đặt thông qua sổ tổng hợp hàng hoá xem hàng hoá đó còn tồn ở kho hay không? nếu hàng hoá đó còn tồn trong kho thì phòng kinh doanh chuyển yêu cầu đặt hàng của khách cho bộ phận bán hàng, bộ phận bán hàng căn cứ vào yêu cầu của khách lập biên bản giao nhận hàng hoá thành 03 liên, 01 liên giao cho kho để xuất hàng, 02 bản đưa cho bộ phận giao hàng để khi giao hàng cho khách, khách hàng sẽ ký nhận, 01 bản đưa khách hàng giữ, còn 01 bản bộ phận giao hàng mang về chuyển lên phòng kế toán(xem bảng 2.6) Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Ký hiệu: BB/01 Địa Chỉ: Số 1-Lô 2-Tổ 1-Thạch Bàn-Long Biên-HN Số: 0801007 Biên bản giao nhận hàng hoá Ngày..15..tháng..01.. năm 2007 Người giao hàng: Anh Điệp Đơn vị: Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Địa chỉ: Số 1 – Lô 2 – Tổ 1 – Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội Người nhận hàng: Anh Tuấn Đơn vị: Công ty TNHH Vĩnh Phúc Địa chỉ: Thị trấn Hương Canh – Huyện Bình Xuyên – Tỉnh Vĩnh Phúc STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 =1´2 1 Van bi MB 200 Cái 07 3.450.000 24.150.000 2 Van bướm 300 Cái 02 2.150.000 4.300.000 3 Van bướm 450 Cái 02 8.850.000 17.700.000 Cộng tiền hàng: 46.150.000 Số tiền bằng chữ: Bốn mươi sáu triệu một trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Giá trên chưa bao gồm thuế VAT Người nhận hàng Người giao hàng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nguyễn Văn Tuấn Nguyễn Trọng Điệp Kế toán sau khi nhận được biên bản giao nhận hàng hoá đã có đầy đủ chữ ký của các bên giao nhận sẽ tiến hành viết hoá đơn GTGT cho khách hàng. Mẫu số: 01GTKT-3LL LX/2007B Số: 0072067 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 1: Lưu Ngày..15..tháng..01.. năm 2007 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Địa chỉ: Số 1- Lô 2 – Tổ 1 – Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội Số tài khoản: 0021001074955 tại NH Ngoại thương VN-CN Chương Dương Điện thoại: 04.6751264 MST: 0101791478 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty TNHH Vĩnh Phúc Địa chỉ: Thị trấn Hương Canh – Huyện Bình Xuyên – Tỉnh Vĩnh Phúc Hình thức thanh toán: TM/CK MST: STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 =1´2 1 Van bi MB 200 Cái 07 3.450.000 24.150.000 2 Van bướm 300 Cái 02 2.150.000 4.300.000 3 Van bướm 450 Cái 02 8.850.000 17.700.000 Cộng tiền hàng: 46.150.000 Thuế suất thuế GTGT: 05% Tiền thuế GTGT: 2.307.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 48.457.500 Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi tám triệu bốn trăm năm mươi bảy nghìn năm trăm đồng./ Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Bán hàng Trương Thị Thu Huyền Thẩm Văn Cường qua điện thoại Kế toán căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng cập nhật vào phần mềm kế toán, kế toán vào phân hệ: “Nghiệp vụ/chứng từ bán hàng-xuất kho” và cập nhật số liệu vào chứng từ “Bán hàng-xuất kho” Loại hoá đơn: Đã được mặc định sẵn là “DO/GTGT” Ngày HĐ, Ngày HT, Ký hiệu HĐ, Số hiệu HĐ kế toán đánh đúng theo hoá đơn đã viết. Đơn vị mua hàng: Kế toán đánh mã “VINHPHUC” hoặc nhấn F4 để vào danh mục khách hàng chọn mã khách, sau khi nhập mã xong phần mềm sẽ tự động hiện tên khách hàng, địa chỉ và MST là Công ty TNHH Vĩnh Phúc Địa chỉ: Thị trấn Hương Canh – Huyện Bình Xuyên – Tỉnh Vĩnh Phúc MST: 2500173773 Người đại diện: Người bán: Đánh mã là “KT2” phần mềm hiện tên Trương Thị Thu Huyền P.Thức T.Toán: Đánh mã “TTC” phần mềm hiện “Thanh toán chậm” Đơn vị tiền tệ, mã kho: phần mềm tự động nhảy Tạo phiếu xuất kho: Kế toán tích vào ô trống phần mềm sẽ tự động tạo phiếu xuất kho khi kế toán nhập xong hoá đơn GTGT Diễn giải: Kế toán đánh “Bán hàng Cty TNHH Vĩnh Phúc” Sau đó kế toán đánh số thứ tự, nhập mã hàng hoá bằng cách nhấn F4 để chọn mã hàng hoá bán, sau khi chọn mã hàng hoá xong phần mềm sẽ tự động hiện tên hàng hoá dịch vụ, đơn vị tính, kế toán nhập tiếp số lượng, đơn giá bán, giá trị chiết khấu nếu có, chọn thuế suất thuế GTGT, thuế nhập khẩu nếu có, sau đó phần mềm tự động định khoản, hiện số tiền trong cột thành tiền, mã kho; vụ việc, thu khác nếu có, các mục còn lại như: Mặt hàng, thu khác, chiết khấu, tiền hàng chưa thuế, thuế xuất khẩu, tiền thuế, tiền thanh toán, số tiền còn phải trả, số tiền còn phải thanh toán, số tiền viết bằng chữ, phần mềm cũng tự động nhảy hiện dữ liệu Thanh toán, ngày hẹn trả kế toán tự đánh dữ liệu thực tế. Kết thúc quá trình nhập liệu kế toán nhấn vào biểu tượng hình đĩa mềm bên dưới hoá đơn vừa nhập hoặc nhấn tổ hợp CTRL+L để ghi lại dữ liệu vừa nhập, ta được giao diện màn hình 2.7 như sau: Sau khi nhập xong hoá đơn GTGT vào phần mềm, kế toán hiểu phần mềm đã tự động định khoản các bút toán như sau: Nợ TK131 Có TK5111: Có TK33311: Nợ TK 632 Có TK1561 Các nghiệp vụ phát sinh khác trong năm kế toán nhập tương tự, phần mềm kế toán tự động cập nhật dữ liệu vào sổ “Nhật ký chung”, tự chuyển dữ liệu vào sổ cái TK 511 Trong năm 2007 công ty không phát sinh các nghiệp vụ làm giảm doanh thu bán hàng Đến cuối tháng khi đã vào số liệu tất cả các hoá đơn GTGT,các chứng từ khác, để in sổ “Nhật ký bán hàng” kế toán vào: “Sổ nhật ký/nhật ký bán hàng” sau vài phút một màn hình hiện ra(xem giao diện 2.8) Giao diện 2.8 Kế toán có thể in ngay sổ “Nhật ký bán hàng” từ phần mềm hoặc kết xuất ra Excel để in, thông thường kế toán kết xuất ra Excel để chỉnh sửa theo đúng mẫu biểu ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Số 1 – Lô 2 – Tổ 1 – Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội NHẬT KÝ BÁN HÀNG Năm 2007 Đơn vị: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK131 Ghi có tài khoản Số hiệu Ngày tháng TK511 TK3331 A B C D 1 2 3 08/01 51377 08/01 Cty cp nhựa Thiếu niên Tiền Phong 4.998.000 4.760.000 238.000 15/01 51378 15/01 Cty TNHH Vĩnh Phúc 48.457.500 46.150.000 2.307.500 18/01 51379 18/01 Cty CP nhự Thiếu niên Tiền Phong 23.859.150 22.723.000 1.136.150 18/01 51380 18/01 Cty CP nhự Thiếu niên Tiền Phong 1.139.600 10.036.000 103.600 18/01 51381 18/01 Cty CP nhự Thiếu niên Tiền Phong 787.500 750.000 37.500 19/01 51382 19/01 Cty CP nhự Thiếu niên Tiền Phong 1.659.000 1.580.000 79.000 29/01 51383 29/01 Cty TNHH TĐH Lê Nguyên 22.118.250 21.065.000 1.053.250 29/01 51384 29/01 Cty TNHH TĐH Lê Nguyên 4.950.000 4.500.000 450.000 03/02 51385 03/02 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 2.695.000 2.450.000 245.000 15/03 51392 15/03 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 2.244.900 2.138.000 106.900 15/03 51394 15/03 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 33.532.275 31.935.500 1.596.775 15/03 51397 15/03 Cty TNHH thiết bị và PTCN TĐH Lê Nguyên 16.590.000 15.800.000 790.000 22/03 51400 22/03 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 2.634.975 2.509.500 125.475 27/03 9101 27/03 Cty TNHH Ford VN 143.558.273 136.722.165 6.836.108 ... ... ... ... ... ... ... 12/12 77068 12/12 Cty TNHH cơ điện đo lường TĐH DKNEC 7.977.900 7.598.000 379.900 12/12 77069 12/12 Cty TNHH cơ điện đo lường TĐH DKNEC 1.540.000 1.400.000 140.000 15/12 77070 15/12 Cty CP nhựa Thiếu niên Tiền Phong 5.701.500 5.430.000 271.500 24/12 77071 24/12 CN Cty liên doanh Coats Phong Phú 1.100.000 1.000.000 100.000 Cộng số phát sinh 1,145,621,655 1,081,219,682 64,401,973 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu) Trương T.Thu Huyền Nguyễn Trọng Điệp Thẩm Văn Cường Cuối tháng trước khi in sổ cái TK511 hay sổ cái các tài khoản khác, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển bằng cách vào phân hệ: “Ngiệp vụ\ (10) Lương-TG-Phân bổ-Kết chuyển-Thuế/Kết chuyển cuối kỳ/chọn kỳ kết chuyển/A-Excel kết chuyển”, sau đó đợi trong vài phút phần mềm sẽ tự động thực hiện toàn bộ các bút toán kết chuyển, hoặc bấm vào nút “người dùng kết chuyển” khi đó kế toán sẽ phải thêm một thao tác nữa là chọn những bút toán cần kết chuyển. ưu điểm của việc chọn nút “A-Excel kết chuyển” là các bút toán kết chuyển được thực hiện nhanh, nhược điểm là không kiểm soát được các bút toán kết chuyển, thông thường hầu hết các bút toán kết chuyển tự động khi chọn nút “A-Excel kết chuyển” là tương đối chính xác, còn ưu điểm của việc chọn nút “người dùng kết chuyển” là kế toán kiểm soát được các bút toán cần thực hiện kết chuyển, nhược điểm là phải qua nhiều thao tác nên việc thực hiện các bút toán kết chuyển mất nhiều thời gian hơn. Tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật kế toán chọn nút “A-Excel kết chuyển” để việc thực hiện các bút toán kết chuyển được nhanh gọn hơn(Xem giao diện 2.9) Giao diện 2.9 Tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật tổng các mặt hàng kinh doanh lên tới gần 500 mặt hàng do vậy công ty không theo dõi doanh thu chi tiết cho từng mặt hàng. Phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển từ TK511 sang tài khoản 911. Sau đó kế toán in sổ cái TK511, kế toán vào phân hệ: "Sổ cái/gõ 5111/enter” khi sổ cái TK511 hiện ra, kế toán bấm vào nút “lọc sổ” ở phía trên bên trái sổ cái TK511 gõ “từ ngày: 01/01/07 đến 31/12/07” và nhấn enter sổ cái TK511 từ 01/01/07 đến 31/12/07 sẽ hiện ra (xem giao diện 2.10) Giao diện 2.10: Sau đó kế toán chỉnh sửa và in sổ cái TK511 ra: Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Số 1 – Lô 2 – Tổ 1 – Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội SỔ CÁI Năm 2007 TK: 511 - Doanh thu bán hàng Đơn vị: đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 51377 08/01 Cty CP nhựa Thiếu Niên Tiền Phong 131 4.760.000 51378 15/01 Cty TNHH Vĩnh Phúc 131 46.150.000 51379 18/01 Cty CP nhựa Thiếu Niên Tiền Phong 131 22.723.000 51380 18/01 Cty CP nhự Thiếu niên Tiền Phong 131 10.036.000 51381 18/01 Cty CP nhự Thiếu niên Tiền Phong 131 750.000 51382 19/01 Cty CP nhự Thiếu niên Tiền Phong 131 1.580.000 51383 29/01 Cty TNHH TĐH Lê Nguyên 131 21.065.000 51384 29/01 Cty TNHH TĐH Lê Nguyên 131 4.500.000 51385 03/02 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 131 2.450.000 51392 15/03 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 131 2.138.000 51393 15/03 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 131 1.350.000 51394 15/03 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 131 31.935.500 51397 15/03 Cty TNHH thiết bị và PTCN TĐH Lê Nguyên 131 15.800.000 51400 22/03 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 131 2.509.500 9101 27/03 Cty TNHH Ford VN 131 136.722.165 ... ... ... ... ... ... 77068 12/12 Cty TNHH cơ điện đo lường TĐH DKNEC 131 7.598.000 77069 12/12 Cty TNHH cơ điện đo lường TĐH DKNEC 131 1.400.000 77070 15/12 Cty CP nhựa Thiếu niên Tiền Phong 131 5.430.000 77071 24/12 CN Cty liên doanh Coats Phong Phú 131 1.000.000 NKC 31/12 K/C doanh thu bán hàng hoá 911 1.315.579.954 Cộng số phát sinh 1.315.579.954 1.315.579.954 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc công ty (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu) Trương T.Thu Huyền Nguyễn Trọng Điệp Thẩm Văn Cường 2.2.1.5 Kế toán giá vốn hàng bán: Tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật giá vốn hàng bán được tính theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn, sau mỗi lần nhập phần mềm kế toán tự động tính lại giá vốn hàng bán Mỗi nghiệp vụ bán hàng phát sinh đều được kế toán cập nhật vào phần hoá đơn bán hàng – xuất kho. Việc hạch toán giá vốn hàng bán được thực hiện hoàn toàn tự động. Việc cập nhật phương pháp tính giá được kế toán mặc định ngay từ đầu kỳ. Kế toán vào phân hệ: “ Quản trị hệ thống/Setup phương pháp tính giá xuất cho VLSPHH/Thêm mới” Mã: “HH” Tên: “Hàng hoá” Ô trống tiếp gõ: “AVG-TX” Sau đó kế toán bấm nút “Chấp nhận” và đợi trong vài phút phần mềm sẽ tự động mặc định phương pháp tính giá cho hàng xuất trong suốt cả kỳ hạch toán và phần mềm tự động cập nhật vào các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp. Giao diện 2.4 Cuối năm kế toán chỉ thực hiện 01 lần kết chuyển như ở phần kế toán doanh thu bán hàng thì tất cả các bút toán kết chuyển đã mặc định đều được phần mềm kết chuyển tự động và TK632 đã được kết chuyển sang TK911 Sau đó kế toán in sổ cái TK 632, kế toán vào phân hệ: “Sổ cái/gõ 632/enter” khi sổ cái TK632 hiện ra, kế toán bấm vào nút “lọc sổ” ở phía trên bên trái sổ cái TK632 gõ “từ ngày: 01/01/07 đến 31/12/07” và nhấn enter sổ cái TK632 từ 01/01/07 đến 31/12/07 sẽ hiện ra, kế toán kiểm tra chỉnh sửa và in(xem bảng ) Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Số 1 – Lô 2 – Tổ 1 – Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội SỔ CÁI Từ ngày 01/01/07 đến 31/12/07 Tài khoản: 632 – Giá vốn hàng bán Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 51377 08/01 Cty CP nhựa Thiếu niên Tiền Phong 1561 3.974.700 51378 15/01 Cty TNHH Vĩnh Phúc 1561 25.700.000 51379 18/01 Cty CP nhựa Thiếu niên Tiền Phong 1561 16.255.169 51380 18/01 Cty CP nhự Thiếu niên Tiền Phong 762.274 51381 18/01 Cty CP nhự Thiếu niên Tiền Phong 380.000 51382 19/01 Cty CP nhự Thiếu niên Tiền Phong 1.186.000 51383 29/01 Cty TNHH TĐH Lê Nguyên 17.752.350 51384 29/01 Cty TNHH TĐH Lê Nguyên 3.874.777 51385 03/02 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 2.262.390 51392 15/03 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 1.842.545 51393 15/03 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 1.547.478 51394 15/03 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 22.470.398 51397 15/03 Cty TNHH thiết bị và PTCN TĐH Lê Nguyên 13.640.200 51400 22/03 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 2.446.145 9101 27/03 Cty TNHH Ford VN 129.861.732 ... ... ... ... ... 77068 12/12 Cty TNHH cơ điện đo lường TĐH DKNEC 6.181.982 77069 12/12 Cty TNHH cơ điện đo lường TĐH DKNEC 1.081.800 77070 15/12 Cty CP nhựa Thiếu niên Tiền Phong 3.920.318 77071 24/12 CN Cty liên doanh Coats Phong Phú 731.671 NKC 31/12 K/C giá vốn hàng bán 911 1.050.807.221 Cộng số phát sinh 1.050.807.221 1.050.807.221 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc công ty (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu) Trương T.Thu Huyền Nguyễn Trọng Điệp Thẩm Văn Cường 2.2.1.6 Kế toán thanh toán: Khi khách hàng đồng ý trả tiền, kế toán thanh toán hoặc nhân viên giao nhận sang đơn vị khách hàng để thu tiền. Kế toán căn cứ phiếu chi của khách hàng để lập phiếu thu. Ví dụ 2: Ngày 17/02/2007, Anh Hùng sang thu tiền của công ty TNHH tự động hoá Lê Nguyên. Anh Hùng đã nộp phiếu chi của công ty TNHH tự động hoá Lê Nguyên cho kế toán: Công ty TNHH TĐH Lê Nguyên Số: 170207 610 Nguyễn Văn Cừ – Long Biên – Hà Nội PHIẾU CHI Người nhận tiền: Anh Hùng - Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Địa chỉ: Số 1 – Lô 2 – Tổ 1 – Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội Lý do chi : Thanh toán tiền mua hàng theo hoá đơn 51383 & 51384 ngày 29/01 Số tiền: 27.068.250 đồng Viết bằng chữ: Hai bảy triệu không trăm sáu tám nghìn hai trăm năm mươi đồng./ Kèm theo: 02 chứng từ gốc: Hoá đơn 51383 và 51384 ngày 29/01/07 Đã nhận đủ số tiền: Hai bảy triệu không trăm sáu tám nghìn hai trăm năm mươi đồng./ Ngày 17 tháng 02 năm 2007 Người nhận Thủ trưởng đơn vị Thủ quỹ (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Nguyễn Thị Lan Lê Văn Quý Vũ Thị Huệ Kế toán căn cứ phiếu chi của khách hàng vào phân hệ: “Ngiệp vụ/Chứng từ thu tiền” để cập nhật số liệu tương tự như phần nhập hoá đơn bán hàng - xuất kho: Quyển số: 01 Số phiếu: PT0001/01 Ngày:17/02/07 Đơn vị khách hàng: Nhấn F4 để vào danh mục khách hàng chọn mã khách hàng, sau khi chọn mã xong phần mềm tự động hiện tên khách hàng là “Công ty TNHH tự động hoá Lê Nguyên”, mã số thuế và địa chỉ Người nộp: Chọn KD2, phần mềm tự động nhảy “Nguyễn Tuấn Hùng” Lý do nộp: Thu tiền hàng của Công ty TNHH tự động hoá Lê Nguyên theo hoá đơn số: 51380 và 51381 ngày 29/01/07 Hoá đơn thuế: Để trống Đơn vị tiền tệ: VNĐ Có TK: Kế toán đánh TK131, phần mềm tự nhảy ô Diễn giải là “Phải thu khách hàng”, mã nhân viên là “KD” Số tiền: Kế toán đánh số tiền khách hàng đã thanh toán Mã thuế: Kế toán chọn “NT” tức là không có mã thuế Vụ việc, Mã nhân viên: Phần mềm tự động nhảy ĐVKH: Kế toán nhấn F4 để vào danh mục khách hàng chọn mã khách Cộng tiền (chưa thuế), tiền thuế, cộng tiền thanh toán, viết bằng chữ: Phần mềm tự động nhảy dữ liệu Kế thúc quá trình nhập dữ liệu nhấn vào biểu tượng đĩa mềm bên dưới hoặc nhấn tổ hợp phím CTRL+L(xem giao diện 2.11) Giao diện 2.11 Sau kế toán in phiếu thu, ký nhận ô người lập rồi đưa cho anh Hùng, anh Hùng nhận phiếu thu và đưa cho thủ quỹ. Đối với những khách hàng thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản như Công ty TNHH Vĩnh Phúc thì khi kế toán công ty đi ngân hàng lấy sổ hạch toán chi tiết về, kế toán căn cứ vào sổ hạch toán chi tiết kèm theo lệnh chuyển có từ ngân hàng của khách chuyển trả tiền kế toán vào phân hệ: “Nghiệp vụ/bút toán khác” để hạch toán vì phần mềm kế toán doanh nghiệp ở công ty còn mới chưa hoàn thiện các chức năng nên để tránh nhầm lẫn với phiếu thu kế toán vào phân hệ như trên để hạch toán (xem giao diện 2.12, 2.13) Giao diện 2.12 Giao diện 2.13: Tất cả các khách hàng của công ty đều được theo dõi chi tiết cho từng khách hàng. Kế toán có thể kiểm tra công nợ của từng khách hàng vào bất kỳ thời điểm nào. Để xem sổ chi tiết công nợ năm 2007 của tất cả các khách hàng kế toán vào phân hệ: “Sổ tổng hợp/Tổng hợp khách hàng(131)” Bảng tổng hợp phải thu của khách hàng hiện ra, để xem sổ chi tiết công nợ của từng khách hàng, kế toán chỉ cần nháy đúp chuột vào mã khách cần xem, điền thời gian lọc dữ liệu là sổ kế toán chi tiết công nợ của khách hàng đó hiện ra(xem giao diện 2.14, 2.15, 2.16) Giao diện 2.14 Giao diện 2.15 Giao diện 2.16 Cuối mỗi tháng, mỗi năm kế toán tổng hợp công nợ thường in “Bảng tổng hợp phải thu của khách hàng” để theo dõi xem khách hàng nào còn nợ tiền hàng để có kế hoạch thu hồi nợ đầu tư kinh doanh. 2.2.1.7 - Kế toán thuế giá trị gia tăng đầu ra Các mặt hàng của công ty chủ yếu chịu thuế suất thuế GTGT là 5% như các mặt hàng: Van thủy lực, khí nén, các loại đầu nối, bơm thuỷ lực, phin lọc dầu, xy lanh thuỷ lực, khí nén, bộ lọc đơn,bộ lọc đôi, bộ lọc ba... Các mặt hàng chịu thuế suất thuế GTGT 10% như: Các loại ống hơi Kali, ống hơi Sanga... Tất cả các nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong tháng đều được cập nhật vào phần mềm kế toán ở phân hệ hoá đơn bán hàng - xuất kho, tại đây kế toán đã khai báo tất cả các thông tin về khách hàng như: tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, các thông tin liên quan đến tiền thuế như thuế suất thuế GTGT. Số liệu tự động lên sổ cái tài khoản 3331. Cuối năm khi kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển, phần mềm sẽ tự động tổng phát sinh nợ TK1331 ghi Nợ TK3331và có TK1331 Cũng như in sổ cái TK 511 và TK632 để in sổ cái tài khoản 3331, kế toán vào phân hệ: "Sổ cái/đánh TK33311/enter”(xem giao diện 2.17,2.18) Giao diện 2.17 Giao diện 2.18 Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Số 1- Lô - Tổ 1 – Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội SỔ CÁI Năm 2007 Số hiệu TK: 33311 - Tên TK: Thuế GTGT đầu ra phải nộp Đơn vị: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TKĐU Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số dư đầu năm Số FS trong tháng 08/01 51377 08/01 Cty CP nhựa Thiếu niên Tiền Phong 131 238.000 15/01 51378 15/01 Cty TNHH Vĩnh Phúc 131 2.307.500 18/01 51379 18/01 Cty CP nhựa Thiếu niên Tiền Phong 131 1.136.150 18/01 51380 18/01 Cty CP nhự Thiếu niên Tiền Phong 131 103.600 18/01 51381 18/01 Cty CP nhự Thiếu niên Tiền Phong 131 37.500 19/01 51382 19/01 Cty CP nhự Thiếu niên Tiền Phong 131 79.000 29/01 51383 29/01 Cty TNHH TĐH Lê Nguyên 131 1.053.250 29/01 51384 29/01 Cty TNHH TĐH Lê Nguyên 131 450.000 03/02 51385 03/02 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 131 245.000 15/03 51392 15/03 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 131 106.900 15/03 51394 15/03 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 131 1.596.775 15/03 51397 15/03 Cty TNHH thiết bị và PTCN TĐH Lê Nguyên 131 790.000 22/03 51400 22/03 Cty cơ điện đo lường TĐH DKNEC 131 125.475 27/03 9101 27/03 Cty TNHH Ford VN 131 6.836.108 ... ... ... ... 12/12 77068 12/12 Cty TNHH cơ điện đo lường 131TĐH DKNEC 131 379.900 12/12 77069 12/12 Cty TNHH cơ điện đo lường TĐH DKNEC 131 140.000 15/12 77070 15/12 Cty CP nhựa Thiếu niên Tiền Phong 131 271.500 24/12 77071 24/12 CN Cty liên doanh Coats Phong Phú 131 100.000 31/12 Khấu trừ thuế VAT đầu vào 1331 76.210.244 Cộng phát sinh 76.210.244 77.138.937 Số dư cuối kỳ 928.693 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc công ty (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu) Trương Thị Thu Huyền Nguyễn Trọng Điệp Thẩm Văn Cường Để in bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra, kế toán vào phân hệ: "Báo cáo thuế\ Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra/ lọc dữ liệu báo cáo từ ngày 01/01/2007 đến 31/12/2007/thực hiện” sau một vài phút bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra sẽ hiện ra(xem giao diện 2.19) Giao diện 2.19 2.2.2 Kế toán xác định kết quả bán hàng 2.2.2.1 Kế toán chi phí bán hàng Toàn bộ chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ hàng hoá được kế toán tập hợp vào TK 641 – Chi phí bán hàng. Chi phí nhân viên bán hàng: Hàng tháng kế toán lập bảng phân bổ tiền lương cho các bộ phận trong công ty, căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương của tháng đó kế toán hạch toán vào tài khoản 6411 - Chi phí nhân viên bán hàng. Cuối năm tài chính kế toán dựa vào bảng phân bổ của từng tháng tổng hợp chi phí tiền lương nhân viên cả năm thể hiện qua bảng phân bổ tiền lương năm đó để biết được tổng chi phí lương cho nhân viên từng bộ phận là bao nhiêu trong năm qua. Cụ thể xem bảng phân bổ tiền lương tháng năm 2007 Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Số 1-Lô 2-Tổ1-Thạch Bàn-Long Biên-Hà Nội BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG Năm 2007 ĐVT: đồng STT Ghi có tài khoản Đốitượng sử dụng(ghi Nợ các TK) TK 334 - Phải trả công nhân viên Lương Các khoản phụ cấp Các khoản khác Cộng có TK 334 (1) (2) (3) (4) (5) (6) 1 TK 641 - Chi phí bán hàng 71.935.691 14.400.000 86.335.691 2 TK 642 - Chi phí quản lý DN 95.166.232 18.000.000 113.166.232 Cộng 167.101.923 32.400.000 155.568.076 Người lập bảng (Ký, họ tên) Trương Thị Thu Huyền Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Nguyễn Trọng Điệp Do phần mềm kế toán chưa hoàn thiện nên việc thực hiện phân bổ lương và tính lương cho công nhân viên chưa có mẫu cụ thể nên kế toán phải thực hiện qua “bút toán khác” trên phần mềm để cập nhật tính lương cho công nhân viên. Cuối mỗi tháng căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương kế toán vào phân hệ: “Nghiệp vụ/Bút toán khác” để tính lương tháng đó cho công nhân viên đợi vài phút giao diện màn hình hiện ra Ngày: Là ngày chứng từ Ký hiệu chứng từ, số chứng từ: Kế toán ghi “bảng phân bổ tiền lương tháng đó” Mặt hàng: Để trống Diễn giải: Tính lương tháng ...cho công nhân viên Nợ TK, Có TK, kế toán tự định khoản sau đó nhấn CTRL+L ghi lại Chi phí công cụ, dụng cụ: Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật hoạt động trong lĩnh vực thương mại với quy mô còn nhỏ nên cả phòng kinh doanh và phòng kế toán chỉ có 03 máy vi tính trong đó 02 máy phòng kế toán còn lại 01 máy phòng kinh doanh dùng để giao dịch với nhà cung cấp và khách hàng, cả 03 máy vi tính đều được mua từ đầu khi công ty mới thành lập , giá trị 01 máy phòng kinh doanh nhỏ nên kế toán tính luôn vào chi phí bán hàng ngay từ năm mua về. Năm 2007 không phát sinh khoản chi phí công cụ dụng cụ nào Chi phí dịch vụ mua ngoài: Căn cứ các chứng từ của các nghiệp vụ phát sinh chi phí bán hàng dịch vụ mua ngoài kế toán hạch toán vào TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài, chủ yếu là chi phí vận chuyển hàng bán. Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật chủ yếu vận chuyển hàng đi bán đối với các khách hàng ở xa thông qua dịch vụ chuyển phát nhanh của công ty cổ phần Tín Thành. Vào ngày 20 hàng tháng công ty cổ phần Tín Thành tập hợp các vận đơn vận chuyển để xuất hoá đơn GTGT cước dịch vụ chuyển phát nhanh cho Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Chi phí bằng tiền khác: Năm 2007 tại công ty không phát sinh khoản chi phí khác bằng tiền khác nào thuộc bộ phận bán hàng Kế toán vào phân hệ "Sổ cái/ gõ 6411 " để in sổ cái tài khoản 641 Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Địa chỉ: Số 1 – Lô 2 – Tổ 1 – Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội SỔ CÁI Năm 2007 Số hiệu TK: 641 - Tên TK: Chi phí bán hàng Đơn vị: đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 008118 20/01/07 Trả tiền cước dịch vụ chuyển phát nhanh 1111 506.650 bangpbtlT1/07 31/01 Phân bổ đồ dùng vào CP BH 1531 6.032.327 .... ... ... ... ... ... bangpbtlT12/07 31/12 Phân bổ đồ dùng vào CP BH 1531 8.540.000 KC 31/12 Kết chuyển chi phí bán hàng 911 86.335.691 Cộng số phát sinh 86.335.691 86.335.691 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc công ty (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu) Trương T.Thu Huyền Nguyễn Trọng Điệp Thẩm Văn Cường 2.2.2.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp cũng tương tự như đối với chi phí bán hàng. Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp: Kế toán căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương hàng tháng(đã nêu phần chi phí bán hàng) để hạch toán tiền lương của nhân viên quản lý vào phần mềm kế toán thông qua tài khoản 6421- Chi phí nhân viên quản lý bằng cách lập phiếu “các nghiệp vụ phát sinh khác”, ký hiệu chứng từ và số chứng từ đều nhập tên bảng phân bổ tiền lương hàng tháng như phần 2.2.2.1- Chi phí nhân viên bán hàng, cuối năm kế toán chỉ cần lọc sổ cái TK642(1) là biết được tổng chi phí nhân viên quản lý năm 2007 là bao nhiêu Chi phí đồ dùng văn phòng Kế toán căn cứ vào các hoá đơn mua đồ dùng văn phòng như hoá đơn mua máy phát(loại nhỏ), hoá đơn mua sổ sách, mực in, máy điện thoại dùng cho các phòng ban công ty để hạch toán vào phần mềm kế toán thông qua TK6423 – Chi phí quản lý đồ dùng văn phòng, cụ thể: Ngày 15/03/2007 Anh Nguyễn Trọng Điệp mua 01 máy phát điện của cửa hàng Nguyễn Mạnh Cường – 498,500 Nguyễn Văn Cừ - Long Biên - HNphục vụ cho toàn công ty tổng trị giá là: 4.050.000đ, đã thanh toán bằng tiền mặt Căn cứ vào hoá đơn mua máy phát của cửa hàng Nguyễn Mạnh Cường kế toán vào phần mềm: “Nghiệp vụ/mua hàng dich vụ” Chi phí dịch vụ mua ngoài Tất cả các chi phí như tiền điện, tiền điện thoại, tiền nước, ... căn cứ trực tiếp vào các hoá đơn tiền điện, điện thoại, tiền nước, ... kế toán lập phiếu chi và hạch toán vào tài khoản 6427,cụ thể Ngày 19/01/07 Chị Hiền trả tiền điện thoại Bưu điện TP Hà Nội theo hoá đơn CP/2006T số 104397 số tiền là: 467.788đ bằng tiền mặt Kế toán vào phân hệ “Nghiệp vụ/ mua hàng dịch vụ” Chi phí bằng tiền khác : Chi phí bằng tiền khác ở bộ phận quản lý công ty chủ yếu phí ngân hàng chuyển tiền. Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Địa chỉ : Số 1-Lô2-Tổ 1-Thạch Bàn-Long Biên - HN SỔ CÁI Năm 2007 Số hiệu TK: 642 - Tên TK: Chi phí quản lý doanh nghiệp Đơn vị: đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 01/01 Chi phí mua đồ thắp hương 111 25.000 15/01 Chi phí mua đồ thắp hương 111 30.000 PC00012/01 16/01 Trả tiền điện thoại 111 20.000 PC00018/01 19/01 Trả tiền điện thoại 111 27.000 PC00019/01 19/01 Trả tiền điện thoại 111 425.262 .... ... ... ... ... ... BangpblT1/07 31/01 Chi phí lương T01/07 334 7.578.462 ... ... ... ... ... ... PC00001/03 15/03 Chi phí mua máy phát điện 6423 4.050.000 ... ... ... ... ... ... bangpbtlT12 31/12 Chi phí lương T12/07 334 8.960.000 KC 31/12 Kết chuyển chi phí quản lý 6421->911 911 43.169.923 KC 31/12 Kết chuyển chi phí quản lý 6423->911 911 5.461.350 KC 31/12 Kết chuyển chi phí quản lý 6427->911 911 21.599.374 KC 31/12 Kết chuyển chi phí quản lý 6428->911 911 26.232.353 Cộng số phát sinh 113.166.232 113.166.232 Ngày 31 tháng 12 năm 2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc công ty (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu) Trương T.Thu Huyền Nguyễn Trọng Điệp Thẩm Văn Cường 2.2.2.2. Kế toán xác định kết quả bán hàng Tất cả các bút toán kết chuyển chi phí, doanh thu bán hàng, doanh thu hoạt dộng tài chính, thu nhập khác, chi phí khác đều được thực hiện cùng một lúc do kế toán chọn “A-Excel tự kết chuyển” chỉ trong vài phút là kế toán đã có thể xem sổ cái TK911, báo cáo kết quả kinh doanh Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Số 1-Lô2-Tổ 1-Thạch Bàn-LBiên - HN SỔ CÁI Năm 2007 Số hiệu TK: 911 - Tên TK: Xác định kết quả kinh doanh Đơn vị: đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có KC 31/12 Kết chuyển doanh thu 511->911 5111 1.315.579.954 KC 31/12 Kết chuyển giá vốn 632->911 632 1.050.807.221 KC 31/12 Kết chuyển chi phí bán hàng 6411->911 6411 86.335.691 KC 31/12 Kết chuyển chi phí quản lý 6421->911 6421 43.169.923 KC 31/12 Kết chuyển chi phí quản lý 6423->911 6423 5.461.350 KC 31/12 Kết chuyển chi phí quản lý 6427->911 6427 21.599.374 KC 31/12 Kết chuyển chi phí quản lý 6428->911 26.232.353 KC 31/12 Kết chuyển DTHĐ