Đề tài Tổ chức công tác hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty giao nhận kho vận ngoại thương

LờI Mở ĐầU Sự tồn tại và phát triển của nền kinh tế hàng hoá gắn liền với sự tồn tại của vốn bằng tiền, vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề cho hoạt động của nền kinh tế nói chung và của doanh nghiệp nói riêng. Đây cũng là phương tiện lưu thông và phương tiện thanh tán giữa các chủ thể không chỉ trong nước mà còn cả với nước ngoài. Do đó quy mô và kết cấu của vốn bằng tiền rất lớn và phức tạp đòi hỏi công tác quản lý phải hết sức chặt chẽ và khoa học. Hơn nữa hiệu quả sử dụng vốn bằng tiền phụ thuộc rất lớn vào trình độ quản lý và sử dụng chúng. Đây cũng là bộ phận rất dễ xảy ra gian lận, sai sót, dễ bị tham ô, lợi dụng, mất mát. Vì vật việc tổ chức công tác hạch toán vốn bằng tiền là hết sức quan trọng nhằm quản lý chặt chẽ và đưa ra các thông tin đầy đủ chính xác về thực trạng và cơ cấu vốn bằng tiền, về các nguồn thu và sự chi tiêu chúng trong quá trình kinh doanh để nhà quản lý có thể nắm bắt được những thông tin kinh tế, đưa ra các quy định đầu tư và kinh doanh sao cho hiệu quả nhất. Trong nền kinh tế thị trường, mục tiêu cao nhất của mỗi doanh nghiệp là đạt được mức lợi nhuận tối đa trong điều kiện cạnh tranh gay gắt, nhu cầu của thị trường ngày càng cao và đa dạng, người tiêu dùng ngày càng khắt khe hơn. Điều đó cho thấy để đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường với điều kiện và khả năng của mỗi Công ty là có hạn đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới phương thức kinh doanh nói chung và công tác hạch toán nói riêng, đặc biệt là hạch toán vốn bằng tiền. Trong khi đó thực tế nước ta đang trong giai đoạn hoàn thiện chế độ kế toán doanh nghiệp trong cơ chế thị trường, việc quản lý và hạch toán vốn bằng tiền vẫn còn không ít các thiếu sót, hiệu quả sử dụng vốn và vốn bằng tiền còn thấp, chưa khai thác hết tiềm năng của chúng để phục vụ sản xuất kinh doanh, công tác hạch toán kế toán bị buông lỏng kéo dài. Sau thời gian học tập lý luận tại trường, dưới sự hướng dẫn của cô giáo Nguyễn Thị Nụ, em đã đến tìm hiểu thực tế tại Tổng Công ty giao nhận kho vận ngoại thương. Nhận thấy tính bức xúc của vấn đề em đã đi sâu tìm hiểu và chọn đề tài “Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền với việc tăng cường quản lý lưu thông tiền tệ trong kinh doanh tại Tổng Công ty giao nhận kho vận ngoại thương. Phương pháp nghiên cứu là kết hợp lý luận với thực tiễn ở Tổng Công ty từ đó rút ra các mặt tốt và các mặt tồn tại ở đây để tìm biện pháp giải quyết đề xuất với Tổng Công ty trên cơ sở những kiến thực đã được trang bị trong nhà trường. Nội dung đề tài nghiên cứu gồm 3 phần. Phần I - lý luận chung về tổ chức hạch toán vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp. Phần II - Tổ chức công tác hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty giao nhận kho vận ngoại thương. Phần III - Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Tổng Công ty giao nhận kho vận ngoại thương. Phần I Lý luận chung về tổ chức hạch toán vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp A-/ Những vấn đề chung về vốn bằng tiền Vốn bằng tiền là một loại tài sản tồn tại và được sử dụng ở mọi doanh nghiệp mà tầm quan trọng của nó được ví như mạch máu hay nhiên liệu cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. 1-/ Khái niệm Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thái giá trị bao gồm tiền mặt tại qũy, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Hay nói cách khác, vốn bằng tiền là tất cả các hình thức tiền tệ được tồn tại trực tiếp dưới hình thái giá trị và có thể dễ dàng chuyển đổi được ngay thành tiền do đơn vị sở hữu như: tiền mặt bằng đồng bạc Việt Nam, tiền mặt bằng ngoại tệ, các loại vàng, bạc, kim khí qúy, đá qúy, ngân phiếu, các loại tiền và tương đương tiền đang trên đường đi (tiền đang chuyển) có giá trị như tiền tức là có thể chuyển đổi được thành tiền ngay. 2-/ Đặc điểm của vốn bằng tiền Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền vừa được sử dụng để thanh toán đáp ứng nhu cầu thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư hàng hóa sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán ngay của doanh nghiệp và là một bộ phận của vốn lưu động. Mặt khác vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì nó là loại vốn có tính luân chuyển cao cho nên nó là đối tượng của sự gian lận và ăn cắp. Do vậy trong việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý tiền tệ của Nhà nước. Chẳng hạn tiền mặt tại qũy của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không được vượt quá mức tồn qũy mà doanh nghiệp và ngân hàng đã thỏa thuận ghi trong hợp đồng tiền mặt, khi có tiền thu bán hàng bằng tiền mặt thì doanh nghiệp phải nộp vào ngân hàng. 3-/ Những yêu cầu cơ bản để quản lý nội bộ vốn bằng tiền Để có thể quản lý nội bộ vốn bằng tiền trong nội bộ doanh nghiệp thì trước hết cần tách biệt việc bảo quản vốn bằng tiền khỏi việc ghi chép các nghiệp vụ này. Việc phân trách nhiệm này nhằm hạn chế bớt tình trạng gian lận cũng như sự móc ngoặc giữa các nhân viên trong việc tham ô tiền mặt. Chẳng hạn như tách biệt nhiệm vụ giữa tiền mặt với việc giữ các sổ sách kế toán. Những nhân viên giữ tiền mặt không được tiếp cận với sổ sách và các nhân viên không được giữ tiền mặt. 4-/ Quản trị vốn bằng tiền Trong doanh nghiệp thường có một lượng tiền dự trữ nhất định nào đó ngoài việc sử dụng trong mục đích kinh doanh thông thường như mua sắm hàng hóa, vật liệu thanh toán các chi phí cần thiết cho hoạt động bình thường của doanh nghiệp mà còn sử dụng vào mục đích khác như: + Dự phòng: Có liên quan đến khả năng nhu cầu thu chi tiền mặt. Nếu khả năng dự đoán cao thì nhu cầu tiền mặt dự phòng bất ngờ sẽ rất thấp. Một yếu tố ảnh hưởng đến dự phòng là khả năng vay mượn tiền mặt ngắn hạn một cách nhanh chóng khi cần đến. Khả năng vay mượn tùy thuộc vào uy tín của doanh nghiệp đối với ngân hàng tuy các tổ chức tín dụng khác. + Đầu cơ: Ngoài một số mục đích nêu trên, sự quản trị kinh doanh vốn bằng tiền đòi hỏi phải duy trì một mức dự trữ tiền mặt khá rộng rãi vì các lý do đặc biệt như sau: - Doanh nghiệp sẽ không phải chi ra một khoản tiền nếu không hưởng chiết khấu. - Vì các tỷ số về khả năng thanh toán là tỷ số căn bản trrong lĩnh vực tín dụng, doanh nghiệp phải có tỷ số này gần với tiêu chuẩn trung bình của doanh nghiệp cùng nghành. Có uy tín cao doanh nghiệp có thể mua hàng với thời hạn thuế chịu khá lâu và có thể vay dễ dàng các ngân hàng hay các tổ chức tín dụng khác nhau. Có tiền mặt rộng rãi doanh nghiệp có thể lợi dụng ngay các cơ hội về doanh nghiệp. + Doanh nghiệp phải có một lực lượng vốn vừa đủ để ứng phó với các trường hợp bất ngờ như: Hỏa hoạn chiến tranh thiên tai hay cạnh tranh về quảng cáo với các doanh nghiệp khác. Tuy nhiên, các doanh nghiệp có một lượng tiền dự trữ đều nhằm một mục đích hoạt động kinh doanh. Điều đó đòi hỏi các nhà quản lý phải quản lý và sử dụng tiền mặt như thế nào để có hiệu quả nhất và khi đó cho phép tính toán chính xác việc thu chi tiền mặt và các số dư của chúng, ngăn ngừa hiện tượng mất mát do trộm cắp hoặc gian lận, duy trì một khoản tiền mặt vào mọi thời điểm đủ để thực hiện các khoản chi trả cần thiết phải có một số dư hợp lý phòng khi bất trắc, ngăn ngừa việc ứ đọng các khoản tiền mặt lớn trong tài khoản ngân hàng mà không mang lại hiệu quả cao mà chỉ mang lại khoản thu nhập không đáng kể từ lãi suất ngân hàng. Việc quản lý vốn bằng tiền đôi khi chỉ được coi là biện pháp phòng ngừa tình trạng gian lận lợi dụng trộm cắp. Tuy nhiên một hệ thống quản lý tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu về kế toán chính xác các nghiệp vụ tiền mặt và duy trì số dư tiền mặt vừa đủ nhưng không thừa. + Vốn bằng tiền đối với doanh nghiệp. Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có thể coi là một chu kỳ đầu tư hoàn vốn và tái đầu tư. Việc tập hợp các khoản phải thu từ khách hàng, doanh nghiệp lại có tiền để thanh toán vì vậy các tài sản lưu động nói chung và vốn bằng tiền nói riêng được quay vòng thông qua kinh doanh theo một chu kỳ hoạt động. Nếu một doanh nghiệp không có khả năng hoàn lại số tiền dưới dạng vốn đã đem đầu tư một cách đủ nhanh để trả các món nợ khi đến hạn thì doanh nghiệp phải đi vay hoặc lấy tiền mặt từ các nguồn khác mới đảm bảo được khả năng tồn tại của mình. Trong bảng cân đối kế toán mô tả toàn bộ tình hình tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định trong thời kỳ tuần hoàn: Đầu tư, hoàn vốn, đầu tư. Một bản kê khai tình hình thu chi cho thấy số tiền thu được từ các nguồn vào và được tiêu dùng trong các hoạt động kinh doanh ra sao. Theo góc độ nào đó, số phận của doanh nghiệp được thể hiện trong bảng kê khai tình hình thu chi tiền mặt vì nó phản ánh rõ mỗi giai đoạn có doanh thu lớn hay nhỏ hơn chi phí các nguồn đã sử dụng để sản sinh ra số doanh thu này. Một bảng kê khai tình hình tài chính của doanh nghiệp sẽ giúp ta hiểu vì sao tình hình tài chính lại biến động trong giai đoạn đó và biến động như thế nào? Nó chỉ ra xuất xứ của các nguồn tài chính và việc sử dụng chúng vào những hoạt động nào ? Do nắm bắt được các nguồn thu của doanh nghiệp cũng như cách thức sử dụng chúng trong kinh doanh chúng ta có thể giải đáp được các câu hỏi trọng yếu như: Các hoạt động thông thường của doanh nghiệp có mang lại các thu nhập cần thiết đủ để doanh nghiệp trang trải nợ nần hay không ? Có phải doanh nghiệp hiện đang vay tiền để chi trả việc mua sắm những tài sản ... do hoạt động sản xuất kinh doanh mang lại ? Một doanh nghiệp dù hoạt động có lãi sang vốn lưu động vẫn có thể trở nên không trả được nợ nần do tình trạng không đảm bảo được lượng tiền cần thiết. + Vốn bằng tiền đối với các nhà quản lý, phần lớn các doanh nghiệp thường soạn thảo một bảng kê khai về tình hình thu chi tiền mặt để giúp đỡ các chủ doanh nghiệp quản lý, hoạch định và kiểm soát số dư. B-/ Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền của các doanh nghiệp. I-/ luân chuyển chứng từ. Để thu thập thông tin đầy đủ, chính xác về trạng thái và sự biến động của tài sản cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho ban lãnh đạo, chỉ đạo điều hành kinh doanh của doanh nghiệp và làm căn cứ ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụng chứng từ kế toán. Chứng từ là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã thực sự hoàn thành. Các loại chứng từ theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền thường xuyên vận động sự vận động hay sự luân chuyển được xác định bởi các khâu sau: + Tạo lập chứng từ + Kiểm tra chứng từ. + Sử dụng chứng từ cho kinh tế nghiệp vụ và ghi sổ kế toán. + Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán + Lưu trữ chứng từ. + Hết thời hạn lưu trữ thì đem đi hủy. II-/ Nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền. 1-/ Nhiệm vụ - Hàng ngày phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt, giám đốc tình hình chấp hành định mức tồn qũy tiền mặt. Thường xuyên, đối chiếu tiền mặt tồn qũy thực với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời những sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt. 2-/ Nguyên tắc - Hạch toán kế toán phải sử dụng đúng đơn vị “đồng” ngân hàng Việt Nam để phản ánh các loại vốn bằng tiền. - Việc hạch toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các quy tắc, quy định các chế độ quản lý, lưu thông tiền tệ của Nhà nước. - Mở sổ theo dõi các chi tiết từng ngoại tệ (theo nguyên tệ và theo đồng Việt Nam quy đổi), từng loại vàng bạc đá qúy (theo số lượng, trọng lượng, độ tuổi, kích thước, giá trị...) giá dùng hạch toán ngoại tệ là giá thực tế (tỷ giá thực tế mua vào do ngân hàng công bố với ngoại tệ, giá hóa đơn hoặc giá được thanh toán với vàng bạc, đá qúy). - Cuối kỳ thanh toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ, vàng, bạc... theo giá trị tại thời điểm tính toán để có được giá trị thực tế và chính xác. III-/ Hạch toán tiền mặt tại qũy của doanh nghiệp 1-/ Khái niệm Trong mỗi doanh nghiệp đều có lượng tiền mặt tại qũy để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày của sản xuất kinh doanh. Tiền mặt tại qũy bao gồm giấy bạc ngân hàng Việt Nam các loại ngoại tệ trong két doanh nghiệp, ngân phiếu vàng, bạc, đá qúy trong két. 2-/ Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán tiền mặt. Theo quy định số 1141 TC/QĐ/CĐKT hiện nay tài khoản để sử dụng hạch toán tiền mặt tại qũy trong các doanh nghiệp ở Việt Nam là “tiền mặt) TK - 111. Tài khoản 111 - “tiền mặt” phản ánh tình hình tăng giảm tồn qũy tiền mặt tại qũy các đơn vị. Việc hạch toán trên tài khoản này phải tuân theo các nguyên tắc sau: Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 số tiền mặt ngân phiếu vàng bạc kim đá qúy thực tế nhập xuất qũy. - Mọi khoản thu chi tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi hoặc có chứng từ nhập, xuất (với vàng bạc đá qúy) và có đủ chữ ký của người giao, người nhận, người cho phép nhập xuất qũy. - Hàng ngày thủ qũy phải thường xuyên kiểm kê số qũy thực tế tiến hành đối chiếu với số liệu của số qũy, số kế toán. Kết cấu và nội dung tài khoản 111. Bên nợ: - Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá qúy xuất. - Số thừa qũy phát hiện khi kiểm kê. Bên có: - Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá qúy xuất qũy - Số thiếu hụt khi kiểm kê. Dư nợ: - Các khoản tiền mặt, ngân phiếu ngoại tệ, vàng bạc... hiện còn tồn qũy. Tài khoản 111 gồm 3 tài khoản cấp 2. - 1111 Tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu) - 1112 Ngoại tệ (quy đổi theo tiền Việt Nam) - 1113 Vàng bạc, đá qúy (theo giá trị thực tế0 Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan. 3-/ Chứng từ sử dụng để hạch toán. a. Phiếu thu (MS 01 - TT) b. Phiếu chi (MS 02 - TT) c. Ngoài phiếu thu, phiếu chi để hạch toán tài khoản 111 còn cần các chứng từ gốc có liên quan khác kèm theo vào phiếu thu hoặc phiếu chi như: phiếu đề nghị tạm ứng, biên lai thu tiền, giấy thanh toán tiền tạm ứng, bảng kê ngoại tệ, vàng bạc, đá qúy, bảng kiểm kê qũy. 4-/ Hạch toán các nghiệp vụ tăng giảm tiền mặt trên TK 111 * Hạch toán các khoản thu chi bằng tiền Việt Nam a. Hạch toán các nghiệp vụ làm tăng tiền mặt Nợ TK 111 (1111) Số tiền nhập qũy Có TK 512 Số tiền bán sản phẩm, dịch vụ Có TK 112 Rút thời gian ngắn hạn Có TK 131 Thu tiền của người mua Có TK 136 Các khoản thu từ nội bộ. Có TK 138 Các khoản phải thu, cho vay, mượn đã thu được Có TK 141Thu tiền tạm ứng thừa. Có TK 144 Thu hồi các khoản ký cược, ký qũy Có TK 711 Thu từ các hoạt động tài chính. Có TK 721 Các khoản thu bất thường Có TK 3381 Sổ kiểm kê thừa chưa rõ nguyên nhân v.v... b. Hạch toán các nghiệp vụ làm giảm tiền mặt Nợ TK 112 Gửi tiền vào TK tại ngân hàng Nợ TK 331 Đặt trước hoặc trả nợ cho các nhà cung cấp. Nợ TK 136 Chi hộ, ứng trước cho đơn vị nội bộ. Nợ TK 144 Xuất ký cược, ký qũy. Nợ TK 138 Các khoản cho vay, cho mượn tạm thời, các khoản tiền thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. Nợ TK 141 Tạm ứng cho công nhân viên Nợ TK 142 Các khoản chi phí trả trước. Nợ TK 151, 152, 153, 156 Mua vật tư hàng hóa theo phương pháp kê khai thường xuyên. Nợ TK 611 Mua vật tư hàng hóa (phương pháp kiểm kê định kỳ) Nợ TK 211, 213, 241 Chi XDCB, mua sắm TSCĐ. Nợ TK 311, 315 Thanh toán tiền nợ vay đến hạn Nợ TK 333 Nộp thuế và các khoản khác. Nợ TK 334 Thanh toán lương và các khoản khác cho người lao động v.v... Có TK 111 (1111) Số tiền mặt thực xuất qũy. Để góp phần thúc đẩy sản xuất, mở rộng lưu thông hàng hóa và dịch vụ, khuyến khích phát triển nền kinh tế quốc dân, động viên một phần thu nhập của người tiêu dùng vào ngân sách Nhà nước với việc ra đời của luật thuế giá trị gia tăng được áp dụng từ ngày 1/1/99 theo luật số 02/1997/QH, tại các doanh nghiệp phải tiến hành hạch toán thuế giá trị gia tăng tùy thuộc vào đơn vị đó là đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế hay phương pháp trực tiếp TK 113, TK 3331 được sử dụng để theo dõi thuế giá trị gia tăng đầu vào và đầu ra cho doanh nghiệp là đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. * Hạch toán thu, chi ngoại tệ Đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh, khi phát sinh các nghiệp vụ về thu, chi ngoại tệ, kế toán phải thực hiện ghi sổ kế toán và lập báo cáo kế toán bằng đơn vị tiền tệ thống nhất là “đồng”. Ngân hàng Việt Nam. Ngoài ra, nguyên tệ phải được theo dõi chi tiết trên TK 007 - “Ngoại tệ các loại” theo từng TK “tiền mặt”, “Tiền gửi ngân hàng”, “Tiền đang chuyển” và trên sổ kế toán chi tiết công nợ phải thu, phải trả. Đối với nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí, doanh thu, vật tư, hàng hóa, tài sản cố định... Tại thời điểm phát sinh phải quy đổi theo giá mua thực tế của ngân hàng để ghi sổ. Đối với những đơn vị có nhiều nghiệp vụ phát sinh phải quy đổi theo giá mua thực tế của ngân hàng để ghi sổ. Đối với những đơn vị có nhiều nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ, cần xác định tỷ giá hạch toán để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, các tài khoản thuộc công nợ phải thu, công nợ phải trả. Tốt nhất nên sử dụng giá mua thực tế của Ngân hàng làm tỷ giá thực tế được hạch toán vào TK 413 - “Chênh lệch tỷ giá”. Đồng thời, cuối kỳ tiến hành đánh giá lại số dư của các TK nói trên theo tỷ giá mua của Ngân hàng với tỷ giá phản ánh trên sổ kế toán cũng để số dư trên báo cáo tài chính, đến kỳ sau ghi bút toán ngược để xóa số dư. Về nguyên tắc, số dư cuối kỳ TK 413 được dùng để bù đắp thiếu hụt cho chênh lệch tỷ giá ở kỳ sau hoặc niên độ kế toán tiếp theo (trong trường hợp không lập dự phòng giảm giá ngoại tệ) nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp không ăn vào vốn. Tuy nhiên, tùy theo quy định cụ thể của chế độ tài chính, trong từng thời kỳ khác nhau, phần chênh lệch này có thể được xử lý coi như thu hoặc chi về hoạt động tài chính hoặc ghi tăng vốn kinh doanh. Trường hợp các đơn vị có ít nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ thì có thể không dùng tỷ giá hạch toán mà sử dụng tỷ giá thực tế mua vào của Ngân hàng tại thời điểm phát sinh. Khi tỷ giá thay đổi, phải điều chỉnh kịp thời và phản ánh vào TK 413 như trên. Riêng đối với các đơn vị chuyên kinh doanh ngoại tệ, mọi nghiệp vụ mua bán ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua thực tế phải trả. Mọi khoản chênh lệch giữa tỷ giá mua và tỷ giá mua thực tế phải trả. Mọi khoản chênh lệch giữa tỷ giá mua và tỷ giá bán ngoại tệ được hạch toán vào thu hoặc chi của hoạt động tài chính. * Phương pháp hạch toán ngoại tệ cụ thể như sau: a. Các nghiệp vụ phát sinh tăng ngoại tệ. - Doanh thu bán hàng, cung cấp lao vụ, dịch vụ Nợ TK 111 (112) Doanh thu tính theo tỷ giá hạch toán Nợ (hoặc Có) TK 413 Phần chênh lệch do quy đổi tỷ giá Có TK 3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp Có TK 511 Doanh thu theo tỷ giá thực tế (giá chưa có thuế giá trị gia tăng). Số thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp được xác định như sau: - Thu tiền người mua còn nợ (theo tỷ giá hạch toán) Nợ TK 111 (1112) Có TK 131 - Mua ngoại tệ bằng tiền Việt Nam Nợ TK 111 (1112) Quy đổi theo tỷ giá hạch toán Nợ (hoặc Có) TK 413 Phần chênh lệch tỷ giá Có TK 1111, 1121, 331 Số tiền chi mua thực tế - Thanh toán các khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ Nợ TK 111 (1112) Tính theo tỷ giá hạch toán Có các TK liên quan (131, 136, 141, 144, 138...) - Cuối kỳ, nếu tỷ giá ngoại tệ tăng Nợ TK 111 (1112) Có TK 413 Phần chênh lệch tăng b. Các nghiệp vụ phát sinh làm giảm ngoại tệ - Xuất mua vật tư, hàng hóa Nợ TK liên quan (151, 152, 153, 156, 211, 133...) Tính theo tỷ giá thực tế. Nợ (hoặc Có) TK 413 Phần chênh lêch Có TK 111 (1112) Ngoại tệ xuất tính theo tỷ giá hạch toán - Xuất bán ngoại tệ Nợ TK 111 (1111), 112 (1121), 131 Giá bán thực tế Nợ (hoặc Có) TK 413 Phần chênh lệch Có TK 111 (1112) Số ngoại tệ xuất bán theo tỷ giá hạch toán - Trả vốn góp liên doanh bằng ngoại tệ Nợ TK 411 Tính theo tỷ giá thực tế Nợ (hoặc Có) TK 413 Phần chênh lệch Có TK 111 (1112) Số chỉ trả tính theo tỷ giá hạch toán. - ứng trước cho nhà cung cấp, chi trả tiền vay, nợ; Nợ các TK liên quan 331, 311, 315, 341 ... Có TK 111 (1112) Số chi trả theo tỷ giá hạch toán - Cuối kỳ nếu tỷ giá ngoại tệ giảm Nợ TK 413 Có TK 111 (1112) Lưu ý: Số nguyên tệ tăng, giảm phải được ghi ở TK 007 + Khi thu: Nợ 007 + Khi chi: Có 007 5-/ Hạch toán nhập, xuất vàng bạc, kim loại, đá qúy Trong các đơn vị sản xuất kinh doanh, phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến vàng bạc, kim loại qúy hiếm sẽ được theo dõi trên TK 111 (1113); còn với đơn vị kinh doanh vàng bạc, đá qúy thì không phản ánh ở TK này mà phản ánh ở TK 156. Giá của vàng bạc, đá qúy được tính theo giá thực tế (giá hóa đơn hoặc giá được thanh toán). Các loại vàng bạc, đá qúy nhập theo giá nào thì xuất theo giá đó. Khi tính giá xuất, có thể sử dụng giá bình quân gia quyền hay giá thực tế từng lần nhập (nhập trước, xuất trước hoặc nhập sau, xuất trước). Tuy nhiên do vàng bạc, đá qúy có giá trị cao và thường có tính tách biệt nên tốt nhất khi hạch toán, cần sử dụng phương pháp đặc điểm riêng. Theo phương pháp này, khi mua vàng bạc, đá qúy cần có các thông tin như ngày mua, số tiền phải trả, tên người bán, đặc điểm vật chất, (kích cỡ, trọng lượng, mẫu mã, màu sắc, độ tuổi...) - Đối với các nghiệp vụ tăng vàng bạc, đá qúy, ghi: Nợ TK 111 (1113) Số vàng bạc, đá qúy tăng theo giá thực tế. Có TK 111 (1111), 112 (1121) Số tiền chi mua thực tế. Có TK 511 Doanh thu bán hàng thực tế Có TK 144, 138 Thu hồi các khoản ký cược, ký qũy, cho vay Có TK 411 Nhập góp vốn liên doanh, tăng thưởng, cấp phát. ............................. IV-/ Hạch toán tiền gửi ngân hàng. Theo quy định, mọi khoản tiền nhàn rỗi của doanh nghiệp phải gửi vào ngân hàng (hoặc kho bạc hay Công ty tài chính). Khi cần chi tiêu, doanh nghiệp phải làm thủ tục rút tiền hoặc chuyển tiền. Việc hạch toán tiền gửi Ngân hàng đòi hỏi phải mở sổ theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi (tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá qúy). Chứng từ sử dụng để hạch toán các khoản tiền gửi là các giấy báo Có, báo Nợ hoặc bảng sao kê của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi...). Hàng ngày, khi nhận được chứng từ do Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Mọi sự chênh lệch phải thông báo kịp thời. Nếu cuối tháng vẫn chưa xác định được nguyên nhân thì chuyển vào bên Nợ TK 138 hoặc bên Có TK 338 (lấy số liệu Ngân hàng làm chuẩn). Sang tháng sau, khi tìm được nguyên nhân sẽ điều chỉnh. Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng, giảm của tiền gửi Ngân hàng (kho bạc hay Công ty tài chính), kế toán sử dụng TK 112 “Tiền gửi Ngân hàng”. Bên Nợ: - Các khoản tiền gửi vào Ngân hàng - Các khoản chênh lệch so với Ngân hàng chưa rõ nguyên nhân. Bên Có: Các khoản tiền rút ra từ Ngân hàng ra và số chênh lệch so với Ngân hàng chưa rõ nguyên nhân Dư Nợ: Số tiền hiện còn gửi lại Ngân hàng TK 112 gồm 3 tiểu khoản: 1121 Tiền Việt Nam 1122 Ngoại tệ 1123 Vàng bạc, đá qúy Phương pháp hạch toán trên TK 112 tương tự với TK 111 đã trình bày ở trên. Tuy nhiên, có một vài khác biệt sau: - Số lợi tức về tiền gửi được hưởng. Nợ TK liên quan (111, 112) Có TK 711 - Số chênh lệch so với số liệu của Ngân hàng đến cuối tháng chưa xác định được nguyên nhân. + Nếu số liệu Ngân hàng lớn hơn số liệu của kế toán Nợ TK 112 Có TK 338 (3381) Sang tháng sau, khi đã xác định được nguyên nhân, tùy theo từng trường hợp ghi: Nợ TK 3381 Số chênh lệch được xủa lý Có TK 112 Nếu do Ngân hàng ghi nhầm Có các TK liên quan (511, 131, 711, 721...) Nếu do kế toán ghi thiếu. + Nếu số liệu Ngân hàng nhỏ hơn số liệu kế toán, ghi số chênh lệch: Nợ TK 138 Có TK 112 - Khi xác định được nguyên nhân Nợ TK 112 Nếu do Ngân hàng ghi thiếu Nợ các TK liên quan (511, 711, 721, 331...) Nếu do kế toán doanh nghiệp ghi thừa. Có TK 138 (1381) Xử lý số chênh lệch V-/ Hạch toán tiền đang chuyển Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, Kho bạc hoặc đã gửi qua Bưu điện để chuyển cho Ngân hàng hay người được hưởng hoặc số tiền mà doanh nghiệp đã làm thủ tục chuyển từ tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo hay bảng sao kê của Ngân hàng. Theo quy định, các loại tiền Việt Nam và ngoại tệ sau đây được hạch toán vào tiền đang chuyển (đang trong thời gian làm thủ tục thanh toán, chuyển khoản). - Thu tiền mặt, séc, ngân phiếu nộp thẳng cho Ngân hàng. - Chuyển tiền qua Bưu điện để cho Ngân hàng hay các đối tượng khác. - Thu tiền hàng nộp thuế ngay cho Kho bạc Nhà nước, không nhập qũy (giao tay ba giữa doanh nghiệp, người mua và kho bạc). Các khoản tiền đang chuyển được theo dõi trên TK 113 - Tiền đang chuyển. Bên Nợ: Các khoản tiền đang chuyển tăng thêm trong kỳ Bên Có: Số tiền đang chuyển đã đến tay đối tượng được hưởng. Dư Nợ: Số tiền đang chuyển còn đang trong thời gian làm thủ tục. TK 113 gồm 2 tiểu khoản 1131 Tiền Việt Nam 1132 Ngoại tệ. Phương pháp hạch toán cụ thể như sau: - Thu tiền hàng, tiền nợ, tiền ứng trước của người mua ... bằng tiền mặt, bằng séc không nhập qũy mà nộp thẳng vào Ngân hàng, chưa nhận được báo Có. Nợ TK 113 Có TK 511 Doanh thu bán hàng Có TK 131 Thu nợ người mua hoặc tiền ứng trước. - Xuất tiền mặt gửi vào Ngân hàng hay chuyển qua Bưu điện nhưng chưa nhận được giấy báo của Ngân hàng hay người được hưởng. Nợ TK 113 Có TK 111 - Chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi vào Ngân hàng đến cho đối tượng khác nhưng chưa nhận được giấy báo hay bảng sao kê của Ngân hàng. Nợ TK 113 Có TK 112 - Nhận được giấy báo của Ngân hàng, của Bưu điện số tiền đang chuyển trong kỳ. Nợ TK 112 Chuyển vào TK tiền gửi tại Ngân hàng Nợ TK 331 Thanh toán hoặc đặt trước cho người cung cấp Nợ TK 311, 315 Thanh toán tiền vay, nợ Có TK 113 Số tiền đang chuyển đã đến tay người nhận. VI-/ Sổ sách hạch toán vốn bằng tiền. Tổ chức sổ kế toán là biểu hiện sự tổ chức hệ thống sổ kế toán để thực hiện các công việc kế toán trong doanh nghiệp bao gồm: Số lượng các mẫu sổ, kết cấu từng loại sổ, trình tự và phương pháp ghi chép từng loại sổ... sao cho đảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản với việc xây dựng hệ thống sổ kế toán. Mỗi một doanh nghiệp phải tự lựa chọn và mở một hệ thống sổ kế toán chính thức theo một trong các hình thức sổ kế toán quy định thực hiện ghi chép đúng quy định từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc niên độ kế toán. Hiện tại chế độ kế toán nước ta quy định có 4 hình thức tổ chức sổ kế toán: Hình thức nhật ký chung, hình thức nhật ký sổ cái, hình thức chứng từ ghi sổ, hình thức nhật ký chứng từ. Mỗi hình thức có trình tự ghi chép mẫu sổ, ưu nhược điểm khác nhau nhưng em xin trình bầy sổ sách hạch toán vốn bằng tiền theo hình thức chứng từ ghi sổ. 1-/ Ưu nhược điểm của hình thức chứng từ ghi sổ. - Ưu điểm: Có thể vận dụng cho các loại hình doanh nghiệp, thuận tiện cho việc sử dụng máy vi tính. - Nhược điểm: Ghi chép còn trùng lặp nhiều. 2-/ Nguyên tắc hạch toán Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: + Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. Sử dụng các mẫu sổ in sẵn, các quan hệ đối ứng tài khoản, các chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính để lập các báo cáo tài chính. 3-/ Sổ sách để hạch toán Bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ thẻ kế toán chi tiết. 4-/ Trình tự ghi sổ Sơ đồ trình tự kế toán vốn bằng tiền theo hình thức chứng từ ghi sổ: Chứng từ gốc: - Phiếu thu, phiếu chi - Giấy báo nợ, giấy báo có Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 111, 112, 113 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu phần II tình hình tổ chức và hạch toán vốn bằng tiền tại tổng công ty giao nhận kho vận ngoại thương A-/ Đặc điểm chung về tình hình sản xuất kinh doanh của Tổng công ty giao nhận kho vận ngoại thương: 1-/ Quá trình hình thành và phát triển của Công ty: Ngày 13/8/1970, theo quyết định của Bộ Ngoại thương, cục kho vận kiêm Tổng công ty vận tải ngoại thương được tách thành hai đơn vị Cục kho vận kiêm Tổng công ty giao nhận Ngoại thương và Tổng công ty vận tải Ngoại thương. Ngày 24/4/1976 theo quyết định của Bộ Ngoại thương được đổi tên thành Tổng công ty giao nhận kho vận Ngoại thương. Công ty có tên giao dịch quốc tế là Việt Nam foreign trade forwading and warehousing corpration với tên tắt là Vietrans. Tổng công ty giao nhận kho vận Ngoại thương được Bộ Thương mại xác định là đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng (Viet combank) và có con dấu riêng để giao dịch, đóng trụ sở chính tại 13 Lý Nam Đế Hà Nội, có chi nhánh là Công ty giao nhận kho vận Ngoại thương Hải Phòng, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Nha Trang, TP. HCM, Ban giao nhận Nghệ Tĩnh. Công ty có chức năng cụ thể là: Tổ chức chuyên chỉ hàng hoá bằng đường biển đường sông, đường sắt đường bộ, đường không, tiến hành các dịch vụ vận tải, giao nhận, gói hàng lưu kho bảo quản, chia hàng lẻ, tổ chức chuyên chở hàng nước ngoài quá cảnh lãnh thổ Việt Nam, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh tế, thương mại thông qua việc lựa chọn các phương thức vận tải hợp lý trên lãnh thổ Việt Nam và lãnh thổ các nước ngoài, ngoài ra Công ty còn mở rộng quan hệ liên kết liên doanh trong nước và nước ngoài trong công tác giao nhận vận chuyển bảo quản hàng hoá xuất nhập khẩu hàng quá cảnh, kho ngoại quan xí nghiệp liên doanh Bông Sen LOTUS tự làm hoặc nhận uỷ thác xuất nhập khẩu, làm đại lý cho các hàng tàu nước ngoài theo các hợp đồng đại lý tiến hành kinh doanh vận tải Công ty và dịch vụ chuyển phát nhanh, bảo đảm thực hiện đúng đắn chế độ chính sách và pháp luật Nhà nước đảm bảo tính hiểu quả trong kinh doanh. Công ty phải xây dựng kế hoạch và tổ chức và thực hiện các dịch vụ kinh doanh của Công ty theo quy chế hiện hành nhằm thực hiện mục đích và hoạt động kinh doanh của Công ty. Bảo đảm việc bảo toàn vốn trên cơ sở tự tạo nguồn vốn đảm bảo tự trang trải về tài chính, sử dụng hợp lý theo đúng chế độ và có hiệu quả giữa các nguồn vốn đó làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước. Mua sắm xây dựng bổ xung và thường xuyên cải tiến hoàn thiện các phương tiện vật chất kỹ thuật của Công ty hoặc thông qua các liên doanh liên kết để thực hiện việc giao nhận chuyên chở hàng hoá bằng các phương thức tiên tiến hợp lý, trên các luồng, các tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở chuyển tải lưu kho bãi giao nhận hàng hoá đảm bảo cho khách hàng thuộc phạm vi trách nhiệm của Công ty. Nghiên cứu tình hình thị trường dịch vụ giao nhận kho vận kiến nghị cải tiến biểu cước, giá cước của các tổ chức vận tải có liên quan theo cơ chế hiện hành, đề ra các biện pháp thích hợp bảo đảm quyền lợi giữa đôi bên khi ký kết hợp đồng nhằm thu hút khách hàng đem công việc đến để củng cố và nâng cao tín nhiệm của Vietrans trên thị trường quốc tế. Bằng nỗ lựcc án bộ nhân viên Công ty trong việc thực hiện kinh doanh, Tổng công ty đã đạt được một số kết quả khả quan thể hiện ở một số chỉ tiêu như sau: - Về vốn kinh doanh chỉ tiêu vốn kinh doanh của Công ty: Đơn vị: đồng. Các chỉ tiêu 1996 1997 1998 1. Vốn ngân sách cấp. 8,774,700,000 8,774,700,000 8,774,700,000 2. Vốn tự bổ xung. 21,842,405,777 21,842,405,777 21,842,405,777 3. Vốn liên doanh. 49,480,815,000 49,480,815,000 49,480,815,000 Tổng cộng 80,097,920,777 80,097,920,777 80,097,920,777 Ngoài vốn Nhà nước cấp doanh nghiệp huy động vốn để kinh doanh bằng các cách huy động vốn trong nước, vốn của Ngân hàng, các cá nhân,... huy động nước ngoài, liên doanh với TNT nhằm bổ xung vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Các chỉ tiêu về tình hình về lao động Chỉ tiêu 1996 1997 1998 1. Tổng số lao động (người) 645 617 617 2. Thu nhập BQ tháng (đ) 1.267.000 1.300.000 1.405.000 Về tình hình kinh doanh của Công ty Đơn vị tính: đồng. Các chỉ tiêu Năm 1997 Năm 1998 1. Doanh chi 27.243.653.120 33.473.386.674 2. Tổng doanh thu 36.793.657.029 53.228.774.029 3. Tổng nộp ngân sách 6.859.427.284 9.330.147.416 4. Lợi tức trước thuế 3.380.328.004 4.886.026.555 5. Tổng TS của Công ty 100.942.700.864 139.185.528.168 Nhìn vào các chỉ tiêu ở bảng trên ta thấy rằng hoạt động của Công ty năm 1998 so với 1997 là hiệu quả - thể hiện ở chỗ tổng doanh thu và tổng tài sản đều tăng. Tổng doanh thu tăng là 30%, tổng tài sản là 28%. Lợi tức trước thuế của Công ty cũng tăng 22% đặc biệt Công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước và làm lợi cho Nhà nước. 2-/ Cơ cấu mạng lưới kinh doanh và tổ chức Bộ máy quản lý của Công ty: Mạng lưới kinh doanh của Công ty được trải rộng theo suốt chiều dài của đất nước. Trụ sở chính ở 13 Lý Nam Đế - Hà Nội các chi nhánh bao gồm ở Hải Phòng, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Nhà Trang, TP. HCM, các liên doanh bao gồm liên doanh Lotus và liên doanh TNT các chi nhánh Hải Phòng, Đà Nẵng, Quy Nhơn tự hạch toán độc lập và chịu sự chỉ đạo của trụ sở chính các phòng kinh doanh tại trụ sở Hà Nội làm nhiệm vụ giao nhận vận chuyển hàng hoá, thuê kho, lưu kho, đóng bảo hiểm và làm thủ tục hải quan. Bộ máy quản lý của Tổng công ty giao nhận kho vận Ngoại thương bao gồm Ban Giám đốc, khối văn phòng (gồm phòng tổ chức cán bộ, phòng tổng hợp, phòng kế toán, phòng xuất nhập khẩu bản thân tên của chúng đã đủ nói lên nhiệm vụ quản lý của từng phòng. Ban Giám đốc Công ty là cấp quản lý cao nhất, chịu trách nhiệm tiến hành chung toàn bộ hoạt động của Công ty đây là nơi ra quyết định kinh doanh và quyết định quản lý, trực tiếp điều hành hoạt động của các phòng ban và các chi nhánh. Tổng Giám đốc là người đứng đầu với hệ thống nội bộ và đại diện cho Tổng công ty trong hoạt động đối ngoại. Phó Tổng Giám đốc là những người trợ giúp Tổng giám đốc trong các hoạt động và có thể thay mặt Tổng giám đốc trong một số trường hợp mà quy định cho phép. Nhiệm vụ của từng phòng ban quản lý cũng được phân ra rõ ràng phòng tổ chức cán bộ chịu trách nhiệm về vấn đề nhân sự trong Công ty, bố trí công việc và cơ cấu các phòng ban khác. - Phòng pháp chế và quan hệ đối ngoại. - Phòng xuất nhập khẩu: Làm thủ tục cho hàng hoá xuất nhập khẩu, uỷ thác xuất nhập khẩu và các công việc liên quan đến xuất nhập khẩu khác. - Phòng hàng không: chịu trách nhiệm về công việc vận tải hàng không. tổng giám đốc các phó tổng giám đốc các phòng kinh doanh các phòng quản lý các trợ lý tổng giám đốc Liên doanh TNT Liên doanh Lotus PHòNG TổNG HợP PHòNG TCCB PHòNG HàNG KHÔNG PHòNG PHáP CHế Và QUAN Hệ ĐốI NGOạI CáC CHI NHáNH - HảI PHòNG - Đà NẵNG - QUI NHƠN - TP Hồ CHí MINH 3-/ Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty giao nhận kho vận Ngoại thương. Bộ máy kế toán của Công ty nằm trong cơ cấu của phòng quản lý kinh tế. Trưởng phòng quản lý kinh tế kiêm kế toán trưởng. Nhiệm vụ của bộ máy kế toán Công ty. - Lựa chọn tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức kinh doanh của Công ty. Phòng kế toán ở Công ty có nhiệm vụ phản ánh kịp thời các biến động về tài sản, vật tư hàng hoá và vốn,... của các phòng kinh doanh tại trụ sở Hà Nội, các chi nhánh, TP. Hồ Chí Minh, Nha Trang và tiếp nhận các quyết toán còn lại nhằm thiết lập các báo cáo tài chính theo chế độ quy định phục vụ cho công tác kế toán được chính xác đầy đủ,... Tổ chức hướng dẫn thi hành kịp thời chế độ thể hệ tài chính Công ty có đội ngũ cán bộ kế toán với trình độ tay nghề cao, khá đồng đều đã qua đào tạo nghiệp vụ sử dụng thành thạo máy vi tính, kế toán máy và có đủ khả năng đảm nhiệm công việc của mình. Kế toán trưởng có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện công tác kế toán ở Công ty tham mưu giúp giám đốc quản lý tài chính lập quyết toán và các báo cáo nội bộ. - Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ trợ giúp kế toán trưởng, trong công tác quản lý, lập báo cáo quyết toán - theo dõi tài sản cố định. Thực hiện hạch toán kế toán bằng máy vi tính: Tổng hợp số liệu thành các bảng cân đối, số máy tính: dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng. Kế toán theo dõi thanh toán qua Ngân hàng, chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi và lập bảng biểu và tình hình tăng giảm số dư tiền gửi Ngân hàng đồng thời theo dõi các nghiệp vụ giao nhận vận tải. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp, thanh toán tạm ứng, tài khoản 3388. Kế toán các nghiệp vụ chi nhánh, nghiệp vụ vận tải quốc tế hàng không công trình. Kế toán theo dõi kho, đội xe, Marketing thanh toán với ngân sách. Kế toán chuyên tiếp nhận công văn theo dõi về tiền mặt tại quỹ nghiệp vụ hàng không, chuyển tải. Kế toán công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất và phân phối công cụ, dụng cụ và nguyên vật liệu trong kỳ. Thủ quỹ quản lý thu chi tồn tiền mặt. - Các kế toán theo dõi trực tiếp tình hình hoạt động tại các chi nhánh và các phòng kinh doanh cũng chịu sự chỉ đạo điều hành của phòng kế toán Tổng công ty. Hiện nay Tổng công ty đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, đưa vi tính vào hạch toán kế toán. Các yếu tố phục vụ cho công tác kế toán bao gồm: Hệ thống chứng từ kế toán, gồm có: Các chứng từ về tiền lương, các hoá đơn, các chứng từ liên quan đến tiền tệ, chứng từ tài sản cố định và các chứng từ khác. + Chứng từ tiền lương. + Bảng thanh toán tiền lương, quyết định tuyển dụng lao động, quyết định hưu trí, hợp đồng lao động, phiếu nghỉ hưởng BHXH, bảng chấm công, quyết định tăng lương, thanh toán làm thêm giờ. + Các hoá đơn: Hoá đơn bán hàng, hợp đồng kinh tế, hoá đơn tiền điện, nước,... + Các chứng từ liên quan đến tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, giấy báo nợ, giấy báo có (tiền việt, ngoại tệ). + Chứng từ về tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao, biên bản đánh giá lại TSCĐ, quyết định TSCĐ thiếu. + Các chứng từ khác: Bảng kê nộp thuế, nộp BHXH,... - Hệ thống tài khoản kế toán: Trước đây doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành năm 1990, đến tháng 4 năm 1995 Công ty bắt đầu thử nghiệm và chính thức sử dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành mới do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995. Hệ thống tài khoản áp dụng hiện nay bao gồm: Loại 1: Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn. Nhóm 11: TK 111 : Tiền mặt tại quỹ (Chi tiết theo các chi nhánh). TK 112 : Tiền gửi ngân hàng (Chi tiết theo loại tiền và chi nhánh). TK 113 : Tiền đang chuyển (Chi tiết theo loại tiền). Nhóm 12: TK 121 : Đầu tư chứng khoán ngắn hạn. Nhóm 13: TK 131 : Phải thu khách hàng (Chi tiết theo các phòng kinh doanh và chi nhánh). TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ (Chi tiết theo chi nhánh). TK 136 : Phải thu nội bộ. TK 138 : Phải thu khác. Nhóm 14: TK 141 : Tạm ứng. TK 142 : Chi phí trả trước. TK 144 : Thế chấp ký quỹ. Nhóm 15: TK 151 : Hàng mua đang đi đường. TK 152 : Nguyên vật liệu. TK 153 : Công cụ, dụng cụ. TK 154 : Chi phí SXKD (Chi tiết theo các phòng kinh doanh và chi nhánh Nha Trang, TP. HCM). TK 156 : Hàng hoá. TK 1561 : Hàng hoá tồn kho. TK 1562 : Chi phí thu mua hàng hoá. TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Loại 2: Nhóm 21: TK 2112 : Nhà cửa vật kiến trúc (Chi tiết theo nguồn). TK 2114 : Phương tiện vận tải (Chi tiết theo nguồn). TK 2115 : Dụng cụ quản lý. TK 214 : Hao mòn TSCĐ (Chi tiết theo cách phân loại TSCĐ hữu hình). Nhóm 22: TK 221 : Đầu tư chứng khoán dài hạn. TK 222 : Góp vốn liên doanh. TK 228 : Đầu tư dài hạn khác. Nhóm 24: TK 244 : Ký quỹ, ký cược Việt Nam Airlines, dự thầu (Chi tiết theo Hà nội & Sài Gòn). Loại 3: Nhóm 31: TK 311 : Vay ngắn hạn ngân hàng. TK 315 : Vay dài hạn ngân hàng. Nhóm 33: TK 331 : Thanh toán với người bán (Chi tiết theo các phòng kinh doanh và các chi nhánh: Nha Trang, TP. Hồ Chí Minh). TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra theo văn phòng và các chi nhánh. TK 33312 : Thuế GTGT hàng nhập khẩu (Chi tiết theo văn phòng Hà Nội và các chi nhánh Nha Trang và TP. Hồ Chí Minh). TK 3333 : Thuế xuất, thuế nhập khẩu. TK 3334 : Thuế thu nhập doanh nghiệp. Nhóm 34: TK 334 : Phải trả công nhân viên. TK 335 : Chi phí phải trả. TK 3388 : Phải trả khác. TK 3382 : Kinh phí công đoàn. TK 3383 : Bảo hiểm xã hội. TK 3384 : Bảo hiểm Y tế. Loại 4: Nhóm 41: TK 4111 : Nguồn vốn cố định. TK 4113 : Nguồn vốn lưu động. TK 4117 : Nguồn vốn góp liên doanh (chi tiết theo pháp định và tự bổ xung). TK 412 : Chênh lệch đánh giá lại tài sản. TK 413 : Chênh lệch tỷ giá. TK 414 : Quỹ phát triển kinh doanh. TK 415 : Quỹ dự phòng tài chính. TK 416 : Quỹ trợ cấp mất việc. Nhóm 42: TK 4211 : Lãi chưa phân phối năm trước. TK 4212 : Lãi chưa phân phối năm nay (chi tiết theo các phòng kinh doanh, các chi nhánh, hoạt động kinh doanh TNT, lotus, hoạt động bất thường). Nhóm 43: TK 4311 : Quỹ khen thưởng. TK 4312 : Quỹ phúc lợi. Nhóm 44: TK 4411 : Nguồn vốn xây dựng cơ bản cấp phát. TK 4412 : Nguồn vốn xây dựng cơ bản tự bổ xung. Nhóm 46: TK 461 : Nguồn kinh phí. TK 462 : Nguồn kinh phí (tiền nhà cán bộ công nhân viên). Loại 5: TK 511 : Doanh thu (Chi tiết theo các phòng kinh doanh và chi nhánh). Loại 6: TK 632 : Giá vốn (Chi tiết theo phòng kinh doanh và chi nhánh). TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp. Loại 7: TK 711 : Thu nhập hoạt động tài chính (bàn đổi, liên doanh). Loại 8: TK 811 : Chi phí hoạt động tài chính (bàn đổi, liên doanh). Loại 9: TK 911 : Kết quả kinh doanh (Chi tiết theo các phòng kinh doanh và các chi nhánh, liên doanh hoạt động bất thường). - Hình thức tổ chức sổ kế toán: Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”, có các loại sổ sách như: sổ đăng ký hoá đơn, sổ chi tiết tài khoản, sổ xác định kết quả, phiếu kế toán, bảng tính và phân bổ khấu hao, nhật biên quỹ thu, quỹ chi, ngân hàng,... Trình tự ghi sổ tại Công ty: Về cơ bản Công ty cũng tuân thủ chế độ và trình tự ghi sổ như quy định. Hàng năm căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra từ các phòng kinh doanh và chi nhánh Nha Trang, TP. Hồ Chí Minh nộp lên, các kế toán viên ghi chép vào sổ theo đúng chắc năng của mình. Mỗi nghiệp vụ phát sinh đều được phản ánh kịp thời, đầy đủ, đầu tiên là ghi vào sổ Đăng ký hoá đơn, tiếp theo là sổ chi tiết các tài khoản kết thúc hàng quý. Kế toán viên tính toán xác định của các nghiệp vụ kinh doanh đồng thời nhập các nhật biên dựa trên sự tổng hợp và đối chiếu với các sổ chi tiết. Cuối cùng là viết các phiếu kế toán nhằm phục vụ cho việc lập bảng cân đối tài khoản, khi lập kế toán tổng hợp luôn luôn phải đối chiếu với các sổ chi tiết. Đối với các loại chi phí kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ trước hết tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy kết quả phân bổ ghi vào phiếu kế toán. Số liệu cộng ở phiếu kế toán và bảng cân đối tài khoản được sử dụng để lập các báo cáo tài chính. Hệ thống báo cáo tài chính của công ty Vietrans. - Các báo cáo định kỳ: Bảng cân đối tài sản, bảng kê nộp thuế, bảng cân đối tài khoản, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tình hình nộp ngân hàng, thuyết minh báo cáo tài chính. - Các báo cáo phục vụ quản trị nội bộ. Các dự toán kinh doanh báo cáo tình hình kinh doanh của các đơn vị phòng ban. B-/ Tình hình tổ chức hạch toán vốn bằng tiền ở công ty Vietrans. I-/ Nhân viên kế toán vốn bằng tiền: 1. Nhân viên kế toàn tiền mặt, theo dõi thanh toán bằng tiền mặt, viết phiếu thu, phiếu chi, theo dõi thu chi, số dư cuối tháng đối chiếu với thủ quỹ. 2. Nhân viên kế toán tiền gửi ngân hàng: theo dõi việc thanh toán qua ngân hàng về tiền Việt Nam, ngoại tệ, séc, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi,... và thường xuyên làm việc với ngân hàng đối chiếu với ngân hàng kiểm tra chứng từ và ghi sổ sách. II-/ Tổ chức sử dụng hệ thống tài khoản để hạch toán vốn bằng tiền và sổ kế toán tại công ty Vietrans: 1-/ Các tài khoản để sử dụng hạch toán vốn bằng tiền: TK 111 tiền mặt. Chi tiết thành 3 TK cấp 2: TK 1111, TK 1112, TK 1113. Phân loại theo văn phòng Hà Nội và các chi nhánh Nha Trang, TP. HCM. TK 112 - Tiền gửi ngân hàng. Chi tiết thành 4 TK cấp 2: TK 1121 - Tiền Việt Nam gửi ngân hàng. TK 1122 - Tiền USD gửi ngân hàng. TK 11222 - Tiền Franc pháp gửi ngân hàng. TK 11229 - Tiền Rup Xô Viết. Mỗi tiểu khoản được chi tiết thành các TK cấp 3 theo nơi gửi tiền, VD: VietcomBank TW, VietcomBank HCM. TK 113 - Tiền đang chuyển. Chi tiết thành 2 TK cấp 2: TK 1131 - Tiền đang chuyển VNĐ. TK 1132 - Tiền đang chuyển USD. 2-/ Sổ sách hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Vietrans: Hình thức sổ sách sử dụng những từ ghi sổ. Các sổ sách sử dụng như: sổ chi tiết các TK 111,112, Nhật biên quỹ thu, quỹ chi, nhật biên Ngân hàng, bút toán tập trung. Các nhật biên chính là sổ cái của hình thức chứng từ ghi sổ sử dụng cho hạch toán vốn bằng tiền, theo dõi đầy đủ mọi yếu tố từ nội dung nghiệp vụ, ngày tháng, tài khoản đối ứng, phát sinh nợ có. Kế toán thực hiện cập nhật số liệu từ các chứng từ vào máy tính, cuối kỳ in ra bút toán tập trung quý. III-/ Thực tế công tác hạch toán vốn bằng tiền tại công ty Vietrans: 1-/ Các khoản thu chi của Công ty: Lưu chuyển tiền mặt được chia thành dòng thu và dòng chi trong hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản, hoạt đồng tài chính, cụ thể: - Phát sinh từ hoạt động kinh doanh: thu từ các cấp dịch vụ giao nhận vận tải lưu kho, thu từ liên doanh và các chi nhánh chi cho cước phí vận tải, lương cho cán bộ công nhân viên, dịch vụ mua ngoài,... - Chi khác: + Phát sinh từ hoạt động đầu tư cho xây dựng cơ bản và tài sản cố định. Thu từ thanh lý TSCĐ thu khác chi mua sắm TSCĐ, sửa chữa, nâng cấp nhà cửa. + Phát sinh từ hoạt động tài chính: thu từ đầu tư ngắn, dài hạn, lãi tiền vay và tiền gửi ngân hàng. Chi lãi tiền vay, chi phí ngân hàng,... 2-/ Luân chuyển chứng từ tại phòng kế toán: Từ các chứng từ gốc, chứng từ ban đầu như hợp đồng kinh doanh, biên bản thanh lý, giấy đề nghị tạm ứng,... tuỳ theo yêu cầu khoản chi thu bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng các nhân viên kế toán sẽ kiểm tra, lập phiếu thu, phiếu chi hoặc kế toán tiền gửi ngân hàng viết séc, uỷ nhiệm thu đ lập định khoản trên phiếu thu, phiếu chi đ đưa cho cán bộ phòng ký đ kế toán ghi sổ đ lưu trữ chứng từ. 3-/ Hạch toán các nghiệp vụ tiền mặt: a-/ Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh tăng tiền mặt tại quỹ: Để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu hàng ngày tại két bạc của Công ty luôn phải dự trữ một lượng tiền nhất định, các phòng kinh doanh muốn rút tiền với khối lượng để phục vụ kinh doanh thì phải báo trước cho thủ quỹ để rút tiền từ ngân hàng về. Ngoài ra còn rất nhiều nội dung khác kế toán viết phiếu thu, một liên giao cho người nộp tiền, một để lại cho thuỷ quỹ sau đó thủ quỹ chuyển cho kế toán để ghi sổ. Kế toán lập định khoản: Nợ TK 111 rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ thực tế tăng. Có TK 112 rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ. Có TK 131 khách hàng thanh toán bằng tiền mặt,... VD: ngày 30/03/1999 chị Phạm Thị Đông của công ty Nestle nộp tiền cước vận tải ô tô bằng tiền mặt. Kế toán tiền mặt viết phiếu thu: Phiếu thu Mẫu số 01-TT Đơn vị : Vietrans Số: 200 (QĐ số 1141-TC/QĐKĐKT Địa chỉ : 13 Lý Nam Đế Ngày 30/03/99 Ngày 1/11/95 của BTC Nợ TK: 111 Có TK: 131 Họ tên người nộp tiền : Phạm Thị Đông. Địa chỉ : Công ty Nestle. Lý do nộp : Nộp tiền cước vận tải ô tô. Số tiền : 24.000.000 (Hai mươi tư triệu đồng chẵn) Kèm theo: Chứng từ: Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Ngày 30/03/99 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nộp (Ký tên, đóng dấu) Kế toán sau khi viết phiếu thu đưa cho những người liên quan ký, người nộp tiền cầm phiếu thu đến nộp tiền cho thủ quỹ. Thủ quỹ giữ lại liên 3 để ghi sổ quỹ rồi giao cho kế toán để ghi sổ chi tiết TK 111. Các chứng từ được tập trung ở thủ quỹ rồi giao cho kế toán có thể là hàng ngày hoặc vài ngày. Chứng từ được kế toán ghi vào sổ chi tiết tháng 3 năm 1999 Định khoản: Nợ TK 111 24.000.000 Có TK 131 24.000.000 Tài khoản 131 chi tiết 1314 phòng vận tải quốc tế. b-/ Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh giảm tiền mặt: Hàng ngày căn cứ vào các kế hoạch thu chi, các giấy thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng làm hàng. Kế toán thanh toán bằng tiền mặt, viết phiếu chi tiền, chuyển cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị duyệt, liên 1 được lưu lại cuống phiếu, liên 2 được chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ chi tiền, ký họ tên, người nhận tiền ký tên. Chứng từ được chuyển cho kế toán ghi sổ chi tiết TK 111. Định khoản: Nợ TK 153 Nợ TK 141 Có TK 1111 - Tiền mặt tại quỹ thực chi. Ví dụ minh hoạ: Ngày 26/03/1999 phòng giao nhận vận tải lĩnh khoản tiền tạm ứng làm hàng vận chuyển lô máy cho Công ty thiết bị dược. Kế toán viết phiếu chi như sau: Phiếu chi Mẫu số 02-TT Đơn vị : Vietrans Số: 250 (QĐ số 1141-TC/QĐKĐKT Địa chỉ : 13 Lý Nam Đế Ngày 26/03/99 Ngày 1/11/95 của BTC Họ tên người nhận tiền : Phòng giao nhận vận tải. Địa chỉ : Lý do nộp : Tạm ứng làm hàng. Số tiền : 55.000.000 (Bằng chữ) Năm mươi nhăm triệu đồng chẵn. Kèm theo: Chứng từ gốc: Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Ngày 26/03/99 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nộp (Ký tên, họ tên) (Ký tên, họ tên) (Ký tên, họ tên) (Ký tên, họ tên) (Ký tên, họ tên) Sau khi chi tiền và có đầy đủ chữ ký, thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ sau đó chuyển chứng từ cho kế toán ghi sổ. Căn cứ vào phiếu chi kế toán tiền mặt ghi vào sổ chi tiết TK 111 Theo định khoản: Nợ TK 141 55.000.000 Có TK 1111 55.000.000 Từ các chứng từ phiếu thu, phiếu chi kế toán nhận dữ liệu vào máy và cuối quý in ra bút toán tập trung và nhập trên quỹ thu, quỹ chi như sau: Bút toán tập trung quỹ thu hà nội quý I/1999 TK Nợ Số tiền TK Có Số tiền 1111 3.334.780.616 141 645.266.117 334 10.514.499 338 27.000.000 131 580.000.000 331 795.000.000 131 1.186.000.000 511 91.000.000 3.334.780.616 3.334.780.616 Tồn quý 4/98 : 200.000.000 Thu quý I/99 : 3.334.780.616 Chi quý I/99 : 3.291.568.049 Tồn quý I/99 : 243.212.567 Bút toán tập trung quỹ chi hà nội quý I/1999 TK Nợ Số tiền TK Có Số tiền 141 718.550.986 1111 3.291.568.049 334 618.683.931 152 13.456.891 154 138.527.127 3337 4.231.000 338 223.236.756 431 140.000.000 13311 14.679.028 642 98.0200.000 112 450.000.000 211 82.726.782 331 1.081.000.000 3.291.568.049 3.291.568.049 Công ty Vietrans Nhật biên quỹ thu quý 1/1999 Đơn vị tính: đồng. Ngày tháng Số CT Số TT Tên người nhận Nội dung Tổng sốtiền nợ TK Có Số có 1/1 102 1 Phòng VTQT Thanh toán chi phí làm hàng 15.620.000 3315113311 14.200.0001.420.000 2/1 193 2 Lê Thuỷ Hương Thanh toán chi phí làm hàng 15.300.000 33151 15.300.000 2/1 197 3 Vũ Thị Toàn Thanh toán chi phí hội nghị TK 22.954.400 3388 21.704.1001.250.000 6/1 171 4 Lê Giản Công tác phí 217.000 642813311 211.0006.000 8/1 173 5 Phòng XNK Tiền thuế NK 44.147.000 3311 44.147.000 10/1 175 6 Phan Thị Tân Nộp tiền thu của khách hàng 150.000.000 11211 150.000.000 12/1 179 7 Nguyễn Thị Lý Trợ cấp mổ mật 200.000 4312 200.000 15/1 180 8 CBCNV Lương kỳ 2 tháng 1/99 46.705.400 3343388 34.365.4002.340.00010.000.000 ..... .... .... ................... ................... ......... ....... ........ 24/1 207 214 Xí nghiệp ĐVXD Vay tạm quỹ để chi 10.000.000 3388 10.000.000 24/1 146 215 Phạm Hoàng Anh Thanh toán tiền cước VC 216.547.800 33125 216.547.800 25/3 295 216 Nguyễn Thu Phương Nộp tiền tập huấn 200.000 6428 200.000 26/3 228 217 CBCNV Trả lãi góp VL/Q1/99 44.231.250 81132 44.231.250 26/3 250 218 Phòng GNVT Tạm ứng làm hàng 55.000.000 141 55.000.000 26/3 300 219 Nguyễn Khắc Phụ Rút tiền góp VLĐ 50.000.000 3388 50.000.000 28/3 301 220 Trần Hồng Hoa Thanh toán tiền LH 41.311.730 331541545413311 40.040.870854.795426.065 30/3 305 221 Đinh Huyền Anh Tạm ứng làm hàng 20.000.000 141 20.000.000 31/3 309 222 Phạm Thị Đông Mua xăng dầu TS 199 5.114.614 1522 4.731.123383.491 Tổng cộng 3.291.568.049 3.291.568.049 Công ty Vietrans Nhật biên quỹ chi quý 1/1999 Đơn vị tính: đồng. Ngày tháng Số CT Số TT Tên người nộp Nội dung Tổng sốtiền nợ TK Nợ Số tiền Nợ 1/1 56 1 Nguyễn Xuân Thành Thu lại tiền 2.000.000 141 2.000.000 2/1 57 2 Phan Thịu Tân Rút TGNH về quỹ 100.000.000 11211 100.000.000 3/1 60 3 Vũ Văn Nghiên Thu tiền lưu kho 3.440.000 51133 3.440.000 4/1 62 4 Đinh Huyền Anh Thu tiền vận chuyển lô động cơ máy Hải Phòng-Đà Nẵng 6.877.000 3311 6.877.000 5/1 5 CBCNV Nộp tiền BHYT 99 7.319.252 3384 7.319.252 6/1 6 Nguyễn Thu Phương Trích 5% quỹ BHYT đã mua thuốc 2.750.000 3388 2.750.000 20/3 220 180 Phòng GNVT Thu cước vận tải 100.000.000 33151 100.000.000 21/3 222 181 Phòng VTQT Thu tiền làm hàng 5.379.400 13151 5.379.400 22/3 230 182 Công ty TM & PTCN Thu tiền thuế XK 1.700.000 3311 1.700.000 23/3 235 183 Phòng XNK Thu phí uỷ thác XNK 3.338.372 1311 3.338.372 25/3 240 184 Nguyễn Thuý Hoa Thu tiền lương làm cho viffas 3.000.000 334 3.000.000 27/3 270 185 Phạm Thị Tân Rút TGNH về quỹ 270.000.000 11211 270.000.000 29/3 275 186 Đào ánh Tuyết Thu tiền làm hàng 58.990.000 33151 58.990.000 30/3 280 187 Phạm Thị Đông Thu tiền cước vận tải 24.000.000 1314 24.000.000 Tổng cộng 3.334.780.616 3.334.780.616 Ngày tháng năm Người lập kế toán trưởng Giám đốc 4-/ Hạch toán tiền gửi ngân hàng tại Công ty Vietrans: Vì phạm vi hoạt động của Công ty rộng, không chỉ phạm vi trong nước mà còn ở các thị trường nước ngoài nên doanh nghiệp mở tài khoản riêng tại ngân hàng VIETCOMBANK - ngân hàng ngoại thương Việt Nam chi nhánh Hà Nội. Hàng ngày kế toán phải theo dõi số dư TK ngân hàng, đến ngân hàng nhận chứng từ về đối chiếu với số hạch toán chi tiết do ngân hàng chuyển cho sau đó tiến hành ghi sổ. Về cơ bản kế toán phải tiến hành việc ghi sổ và định khoản nghiệp vụ giống như phần lý thuyết đã nêu ở phần một. Cụ thể là sau khi định khoản nghiệp vụ nó ghi chép vào sổ chi tiết TK 112 kế toán phải nhập dữ liệu vào máy hàng ngày cuối mỗi tháng qúy tổng hợp; in ra nhật biên ngân hàng, bút toán tập trung. a. Đối với nghiệp vụ tăng tiền gửi ngân hàng. a1. Gửi tiền mặt vào ngân hàng. Thủ qũy viết giấy nộp tiền và gửi tiền vào ngân hàng và cầm liên 2 (màu đỏ) cho người nộp. Kế toán dựa vào đó viết phiếu chi sổ kế toán tiền mặt. Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng gửi kế toán tiền gửi ngân hàng tiến hành ghi sổ chi tiết TK 1121 VD: ngày 30/3/99 thủ qũy nộp tiền vào ngân hàng số tiền là 150.000.000 đồng. Liên 2 của giấy nộp tiền như sau: Ngân hàng VCB Hà Nội Giấy nộp tiền số 343b nộp để ghi vào TK Liên 2 Biên lai thu Ngày 30/3/1999 Giao cho người nộp tiền Người nộp: Phạm Thị Tân Địa chỉ: Công ty Vietrans Người nhận: Lê Thị Minh Địa chỉ: VIETCOMBANK Hà Nội Loại N.V... KHTK Tài khoản có Số 361.111.000.014 đ Nội dung nộp Số tiền (Khi nộp tiền phải ghi chi tiết từng TK) 150.000.000 đ nộp tiền vào TK tại VCB Cộng 150.000.000 đ Tổng số tiền bằng chữ: Một trăm năm mươi triệu đồng chẵn Người nộp tiền ký Thủ qũy ký Số phụ kiểm soán ký Kiểm soát GĐ ngân hàng Kế toán viết phiếu chi, thủ qũy ghi sổ qũy, kế toán máy tính in ra bút toán tập trung VNĐ Hà Nội khi kết thúc qúy I/99. Kế toán tiền mặt ghi nhật biên qũy chi khi nhận giấy báo có của ngân hàng kế toán đối chiếu với chứng từ ghi vào nhật biên ngân hàng: Nợ TK 1121 150.000.000 đ Có TK 1111 150.000.000 đ VCB Hà Nội Ngày 30/3/99 Giấy báo có Liên 2 Số chứng từ 280112 Tài khoản Số tiền Nợ TK 261 2.000.000 Ngân hàng NT - HN Có TK 361 111.00.0014 TCT giao nhận kho vận ngoại thương Số tiền VNĐ 150.000.000 VNĐ 150.000.000 Số tiền bằng chữ: Một trăm năm mươi triệu đồng chẵn Nội dung: Phan Thị Tân nộp tiền vào TK 361 111.00.0014 Thanh toán viên Kiểm soát Trưởng phòng a2. Nộp séc vào ngân hàng. Công ty thường được khách hàng thanh toán bằng séc chuyển khoản và séc bảo chi khi khách hàng trả bằng séc kế toán viết phiếu thu séc sau đó lập bảng kê nộp sẽ và đưa séc ra nộp ở ngân hàng VNĐ, Hà Nội sẽ tiến hành thanh toán với ngân hàng hoặc với người phát hành séc. Kế toán tiền gửi ngân hàng sẽ hạch toán chi tiết do ngân hàng gửi đến. VD: Ngày 25/3/1999, kế toán tiền gửi ngân hàng lập bảng kê nộp séc để nộp séc số 018312, ngày 26/3 ngân hàng chuyển đến bảng kê nộp séc cùng sổ hạch toán chi tiết sau: Bảng kê nộp séc Ngày 25/3/1999 Phần do NH ghi tài khoản nợ Tài khoản có 361.111.000.014 Đơn vị: Công ty Vietrans nộp séc Ngân hàng bên bán: VCB Hà Nội Tỉnh: ......................... STT Số séc TK ghi nợ trên séc Tên đơn vị phát hành séc Số tiền 108312 Công ty Thành Nam thuê kho 4.600.000 Cộng 4.600.000 Tổng số tiền (ghi bằng chữ): Bốn triệu sáu trăm ngàn đồng. Đơn vị nộp séc (Ký tên đóng dấu) Ngân hàng bên bán nhận ngày 26/3/99 Kế toán TP kế toán Ngân hàng bên mua Nhận ngày Kế toán TP kế toán Sổ hạch toán chi tiết số 45 Tờ số 1 VIETCOMBANK Hà Nội Công ty Vietrans Ngày HTĐ: 26/3/99 Ngày 26/3/99 TK 361 111.00.0014 Mã TTV 02017 LE HUU DUNG số Số dư đầu ngày Số Ct TK D-uNG Doanh số nợ Doanh số có 108312 261.200.000.002 4.600.000 Doanh số ngày: Doanh số tháng: Doanh số năm: Số thẻ cuối: 4.600.000 Sau khi kiểm tra kế toán ghi số chi tiết TK 1121 theo định khoản: Nợ TK 1121 Có TK 511 (TK 511 chi tiết 511.34 tiền thu tại đội xe) b. Đối với nghiệp vụ giảm tiền gửi ngân hàng. b1. Rút tiền mặt về qũy Để rút tiền mặt về qũy của Công ty, kế toán TGNH sẽ viết một séc rút tiền mặt, kế toán trưởng và phó giám đốc duyệt sau đó thủ quỹ ký nhận séc rồi đem séc đến ngân hàng để rút tiền kế toán lập phiếu thu chi tiền nhập quỹ. Ngân hàng gửi giấy báo nợ, kế toán TGNH kiểm tra chứng từ và tiến hành ghi sổ. Ví dụ : ngày 2/3/99 thủ quỹ công ty số tiền 100.000.000 đ về quỹ, thủ quỹ làm các thủ tục séc tiền về quỹ như trên ngân hàng quỹ giấy báo nợ sau đây về công ty Vietrans : Ngân hàng NTHN Giấy báo nợ Số 018009 Phòng kế toán Liên 2 Ngày 2/3/99 Tài khoản Việt Nam đồng NO 361.111.000.014 Công ty Vietrans 100.000.000 CO 261.200.000.001 NHNT Hà Nội 100.000.000 Số tiền bằng chữ: Một trăm triệu đồng Nội dung : Phan Thị Tân rút tiền mặt Thanh toán viên Trưởng phòng Giám đốc b2. Trả tiền bằng uỷ nhiệm thu của đơn vị khác : Khi đơn vị khác theo hợp đồng đã ký kết, gửi hoá đơn và uỷ nhiệm thu tới ngân hàng như ngân hàng thu tiền của Công ty. Ngân hàng sẽ chuyển cho Công ty 1 liên uỷ nhiệm thu và giấy báo nợ để Công ty kiểm tra ghi sổ TK 1121. Ví dụ : Ngày 1/3/99 ngân hàng chuyển đến một uỷ nhiệm thu kèm theo hoá đơn vận chuyển lô hàng may dệt của xí nghiệp vận tải Trung Dũng số tiền là 50.515.245 đ. Kế toán ghi sổ chi tiết TK 1121 theo định khoản : Nợ TK 33172 : 45.900.000 Nợ TK 13311 : 4.592.295 Có TK 112 : 50.515.245 uỷ nhiệm thu Số: ....................... Ngày 29/2/1999 Tên đơn vị mua hàng: TCT giao nhận kho vận ngoại thương Số tài khoản: 361.111.00.0014 Tại ngân hàng VCB Hà Nội Trên đơn vị bán hàng: Xí nghiệp vận tải Trung Dũng Số tài khoản: 361.300.002.752 Tài VCB Hà Nội Hợp đồng số: 491 ngày 1/2/99 Số lượng chứng từ kèm theo: hoá đơn cước vận chuyển Số tiền chuyển (bằng chữ) Năm mươi triệu năm trăm mười lăm ngàn hai trăm bốn nhăm đồng chẵn Bằng số: 50.515.245 VNĐ Số ngày chậm trả: Số tiền phạt chậm trả (bằng chữ) Bằng số: Tổng số tiền chuyển (bằng chữ) năm mươi triệu năm trăm mười năm ngàn hai trăm bốn năm đồng chẵn Đơn vị bán (Ký tên, đóng dấu) Ngân hàng bên bán nhận chứng từ ngày .......... đã kiểm soát và gửi đi ngày Trưởng phòng kế toán (Ký tên, đóng dấu) Ngân hàng bên mua Nhận ngày ............ Thanh toán ngày 30/3/99 Kế toán TP Kế toán MC bên bán hạch toán Ngày ........tháng ......năm ........ Kế toán TP kế toán Nhật biên Ngân hàng quý I 1999 Ngày tháng Số CT STT Nội dung TS tiền có TK Có ST có Tsố tiền nợ TK nợ Số tiền nợ 1/3/99 0539 120 Trả cước ĐT cho đội xe T2/99 444,204 1544 13311 403,822 40382 1/3/99 34036 125 Trả XN - VT Trung Dũng cước VC 50.515.245 33172 50.515.245 2/3 S4 130 Rút tiền về quỹ 100.000.000 1111 100.000.000 3/3 b345 132 Trả cước điện thoại cho Yên Viên 1.215.409 1543 1.215.409 .... .... ... .... ..... ...... .... ...... ..... ....... 25/3/99 21 280 CT-DV vận tải bưu điện tải cước 16.640.000 13151 16.640.000 0834 281 CT Thành Nam trả séc 4.600.000 51134 4.600.000 26/3/99 B4 282 Lãi TK ký quỹ T3/99 1.120.000 7112 1.120.000 8004 283 Lãi TK 361 4.674.002 7112 4.674.002 1532 284 NM bia ĐNA trả cước 54.450.000 13172 54.450.000 342 285 Trả cước điện thoại theo dõi 284.225 154 13311 258.386 25.829 30/3/99 971 286 Nộp tiền vào TK 150.000.000 1111 150.000.000 511 287 XN fanh Nissin trả cước 15.359.688 13175 15.359.688 31/3/99 3435 288 Nộp thuế giá trị gia tăng tháng 3 năm 99 19.995.788 3331 19.995.788 4.569.759.639 2.476.934.856 Bút toán tập trung VNĐ quý I/99 Hà Nội TK Nợ Số tiền Nợ TK Có Số tiền Có 11211 2.476.934.856 141 169.139.720 144 7.795.136 1111 150.000.000 331 27.000.000 338 367.000.000 711 28.000.000 131 1.075.000.000 511 627.000.000 333 26.000.000 2.476.934.856 2.476.934.856 Bút toán tập trung VNĐ 1/99 Hà Nội TK Nợ Số tiền Nợ TK Có Số tiền Có 141 154.000.000 11211 4.569.759.639 1111 1.536.000.000 338 1.529.000.000 331 1.058.000.000 333 104.000.000 154 132.000.000 642 30.000.000 811 5.000.000 431 5.000.000 13311 16.759.639 4.569.759.639 4.569.759.639 5-/ Hạch toán ngoại tệ tại Công ty Vietrans Do đặc điểm kinh doanh có giao dịch nhiều với các đơn vị nước ngoài nên Công ty được sử dụng ngoại tệ phục vụ kinh doanh theo đúng quy định của Nhà nước. Hiện tại ngoại tệ được sử dụng thường xuyên ở Công ty là đô la Mỹ (USD) được gửi tại tài khoản của Công ty tại ngân hàng VIETCOMBANK tài khoản sử dụng để hạch toán ngoại tệ Công ty. TK 1122 Tiền USD gửi ngân hàng TK 11222 Tiền Franc Pháp gửi Ngân hàng TK 11229 Tiền Rup Xô Viết Do điều kiện không cho phép em xin trình bày về việc hạch toán ngoại tệ là USD Mỹ. Kế toán tiền gửi Ngân hàng ghi chép biến động ngoại tệ trong sổ chi tiết TK 1122. Định kỳ mỗi qúy in ra bút toán tập trung ngân hàng thu chi USD tại ngân hàng và nhật biên ngân hàng thu chi USD, sổ chi tiết TK 413. - Đối với các nghiệp vụ phát sinh tăng ngoại tệ, kế toán tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 1122 Ngoại tệ thực tăng (tỷ giá hạch toán) Có TK 511 (5118) Doanh thu cung cấp dịch vụ bằng ngoại tệ (tỷ giá thực tế) Có TK 1111, 1121 Mua ngoại tệ phục vụ kinh doanh (tỷ giá thực tế) Có TK 413 Số chênh lệch tỷ giá hạch toán hơn tỷ giá thực tế. Hoặc Nợ TK 413 số chênh lệch tỷ giá - Đối với các nghiệp vụ làm giảm ngoại tệ kế toán tiến hành định khoản Nợ TK 153 mua CCDC bằng ngoại tệ Nợ TK 1111, 1121 bán ngoại tệ lấy tiền nhập qũy hoặc TK TGNH .................. (Các TK trên ghi theo tỷ giá thực tế) Có TK 1122 Ngoại tệ thực giảm Có TK 431 Số chênh lệch tỷ giá thực tế nhỏ hơn tỷ giá hạch toán - Đối với khoản trả nợ người bán bằng ngoại tệ Nợ TK 331 Số tiền trả nợ Có TK 1122 Ngoại tệ thực giảm (Tỷ giá hạch toán) Tỷ giá hạch toán được áp dụng cho một tháng bất kỳ là tỷ giá mua thực tế của Ngân hàng vào thời điểm cuối tháng đó. Nếu chênh lệch giảm ghi Nợ TK 413 Có TK 1122 Nếu chênh lệch tăng ghi Nợ TK 1122 Có TK 413 Cuối qúy kế toán tính ra số dư TK 413 dư có TK 413 được chuyển sang TK 711 thu nhập hoạt động tài chính * Khi thanh toán với người nước ngoài Công ty sử dụng lệnh chuyển tiền (Payment order) Lệnh chuyển khoản là một văn thư, Công ty ra lệnh cho ngân hàng trích một số tiền trên TK của mình để chuyển vào TK người hưởng thụ ở nước ngoài. Các trường hợp chi trả ngoại tệ trong nước bằng chuyển khoản Công ty sử dụng ủy nhiệm chi bình thường. VD: Ngày 2/1/1999 căn cứ vào giấy chi tiền cước vận chuyển cho đại diện kinh tế thương mại tại Frankfurt đã được kế toán trưởng và phó giám đốc duyệt, kế toán tiền gửi ngân hàng viết lệch chuyển tiền theo mẫu in sắn của VIETCOMBANK Hà Nội để chuyển 716 USD từ ngân hàng ngoại thương Việt Nam đến ngân hàng FRANFUTER VOLKSBANK và ngày 6/1/99 VCB - Hà Nội chuyển cho Công ty một liên của phiếu chuyển khoản thông báo đã ghi nợ TK 36211137.0014 theo dõi ngoại tệ của Công ty để chuyển tiền đi. Lệnh chuyển tiền và phiếu chuyển khoản có nội dung như sau: (chỉ trích phần tiếng Việt). Lệnh chuyển tiền PAY MENT ORDER Kính gửi: Ngân hàng ngoại thương Việt Nam Với trách nhiệm thuộc về mình, chúng tôi đề nghị qúy ngân hàng ghi nợ TK của chúng tôi để phát hành lệnh chi sau đây: ă Bằng Telex ă Bằng Thư ă Bằng séc Ngày giá trị 2/1/1999 Ngoại tệ số tiền bằng số: 716 USD Số tiền bằng chữ: Seven hundred sixteen US dollars Người ra lệnh: Vietrans TK 362111.37.0014 Tên: Địa chỉ: N0 13 Ly Nam Đe, Ha Noi Viet Nam Ngân hàng trung gian Người ra lệnh: Vietrans TK 362111.37.0014 Ngân hàng người hưởng: FRANFURTER VOLK SBANK EG 603 B FRANFURT/MAIN Người hưởng: Cơ quan đại diện kinh tế thương mại Nội dung thanh toán: Thanh toán cước vận chuyển Tài khoản số 113140, BANK SORT CODE 50190000 Phía Việt Nam do: Chúng tôi chịu x Người hưởng chịu Phía ngoài Việt Nam do: Chúng tôi chịu Người hưởng chịu x Chúng tôi cam kết rằng lệnh chuyển tiền này tuân thủ mọi quy định hiện hành về quản lý ngoại thương và ngoại hối của nước CHXHCN Việt Nam Kế toán trưởng Ngày 2 tháng 1 năm 1999 Dấu và chữ ký của chủ tài khoản Ngân hàng ngoại thương Hà Nội Phòng xuất nhập khẩu Số 072008 Liên 2 Phiếu chuyển khoản Tài khoản Ngoại tệ Nợ 362.111.37.0014 Tổng Công ty giao nhận kho vận ngoại thương USD 717 Có 809.050.37.1600 Thu phí dịch vụ thanh toán nước ngoài 609.921.30.002 TGTT tại VIETCOMBANK USD 1 716 Số tiền bằng chữ: Bảy trăm mười sáu dollar Mỹ chẵn Nội dung: Trả tiền cước vận chuyển Thanh toán viên Kiểm soát Trưởng phòng Kèm với phiếu chuyển khoản trên là sổ hạch toán chi tiết ngoại tệ của ngày 6/1/99. Sổ hạch toán chi tiết Tờ số 1 VIETCOMBANK Hà Nội Tổng Công ty giao nhận kho vận ngoại thương Ngày HTĐ: 6/1/99 Số dư đầu ngày: Số 14 Ngày 6/1/99 TK 362111.37.0014 Mã TTV 02006 Nguyễn Thị Hiền Số Công ty TK Đúng Doanh số nợ Doanh số có 072008 609.927.370.002 717 000004 401010.370001 12000 Doanh số ngày: 717 12000 Kế toán sau khi kiểm tra chứng từ sẽ ghi sổ chi tiết TK 1122 nhập số liệu vào máy tính cuối tháng in ra bút toán tập trung và nhật biên ngân hàng USD. Tập trung ngân hàng thu chi USD Hà Nội qúy I 1999 TK Nợ Số tiền USD VNĐ TK Có Tháng 1 USD VNĐ Tháng 2 USD VNĐ Tháng 3 USD VNĐ S USD SVNĐ 1122 181,626.37 2.521.861.613 3388 6,140.00 85,204.780 42,000.00 583.800.000 48,140.00 668.616.460 711 41.88 575.618 17.14 238,092 15.05 209,195 73.67 1.023.202 131 2,937.05 40.798.561 14,303.10 199.669.330 17,301.75 240.304.400 331 77,299.800 1.072.689.325 4,049.86 56.256.605 1,658.50 22.775.150 82,988.16 1.152.622.554 1122a 33,122.79 459.644.957 33,122.79 4.600.424.303 181,626.37 2.521.861.613 116,604.07 1,618.114.680 7,004.05 97.293.258 58,018.25 806.453.675 181,626.37 2.521.861.613 Tỷ giá hạch toán: Tháng 1: 13.877 Đ/USD; Tháng 2: 13.891 Đ/USD; Tháng 3: 13.900 Đ/USD TK Nợ Tháng 1 USD VNĐ T2 USD VNĐ Tháng 3 USD VNĐ S USD S VNĐ TK Có Số tiền USD VNĐ 3388 6,000.00 32,262.000 186.00 2.583.726 6.30 88.404 6,192.36 85.934.130 1122 204,437.56 2.838.100.344 6427 133.32 1.572.542 2.00 27.800 115.32 1,600.342 154 161.38 2.239.470 43.31 601.620 137.53 1.911.667 342.22 4.752.757 331 86,810.84 1.204.674.027 3,433.33 47.692.387 46,320.00 643.848.000 136,564.17 1.890.800.739 13311 16.31 226.334 4.33 60.148 14.38 199.882 35.02 486.364 112211a 61,172.80 848.894.945 61,172.80 848.894.945 154,294.65 2.141.146.858 3,662.64 50.877.733 46,480.27 646.075.753 204,437.56 2.838.100.334 204,437.56 2.838.100.344 Tỷ giá hạch toán bình quân: 13.889 Đ/USD Dư qúy 4/98: 40,998.67 569.471.526 Thu qúy 1/99: 181,626.37 2.521.861.613 Chi qúy 1/99: 204,437.56 2.838.100.344 Dư qúy 1/99: 18,187.48 252.605.907 Điều chỉnh: 252.805.972 (tỷ giá cuối tháng 3) Nhật biên ngân hàng thu chi USD qúy I năm 1999 (Đơn vị tính: Đồng) Ngày tháng Số CT Số TT Nội dung Tổng số tiền có TK Có Số tiền Có Tổng số tiền Nợ TK Nợ Số tiền Nợ 1/1/99 34019 1 Trả cước APL Hải Phòng 2,200.00 33152 2,200.00 34051 2 Chuyển tiền từ TK số 1 sang 362 33,122.79 1122 33,122.79 34052 3 Trả APM 701.00 33161 700.00 15461 0.91 13311 0.09 2/1/99 345055 4 Trả cước vận chuyển 716.00 33153 716.00 12/1/99 34045 5 Trả tiền TNT tiền chuyển lệnh cho DAD 111.50 6427 111.50 16/1/99 34527 6 Trả cước cho VINATRANS 1,397.40 33172 1,397.40 20/1/99 696021 7 Vinatea trả cước vận chuyển chè đi Nga 76,700.00 33151 76,700.00 23/1/99 68045 8 Ngân hàng trả lại khoản trả VISA do TK bị đóng 6,000.00 3388 6,000.00 25/1/99 34028 9 Trả cước Công ty SATIEN 75,697.83 33151 75,660.00 15451 34.39 13311 3.44 .......... ............ ... ........................ ............... ............. .................... .......... ............. ... ........................ ............... ............. .................... ............ ................. 15/3/99 280013 220 TPFTINTL trả cước 1,017.00 13151 1,017.00 19/3/99 104004 221 YVNDA trả tiền 296.20 13153 296.20 27/3/99 174002 222 Trả cước lô xe cứu hỏa 41,820.00 3311 41,820.00 29/3/99 696071 223 TCT chè Việt Nam trả cước vận chuyển chè đi Nga 12,000.00 13151 12.000.00 31/3/99 104009 224 Kline trả phí giao nhận 29.90 13172 29.90 181,626.37 181,626.37 204,437.56 204,437.56 b3. Thanh toán bằng sec Séc do đơn vị phát hành phải có lý do và làm theo chứng từ gốc sau khi ngân hàng nhận được sec từ đơn vị căn cứ vào số dư trên tài khoản của Công ty cắt phần tiền ghi trên sec ra một tài khoản riêng cho sec báo chi, tiền gửi ngân hàng luôn luôn theo dõi số dư trên tài khoản của mình vì vậy sec chuyển khoản của Công ty chưa bao giờ bị phát hành quá số dư. Ví dụ: Ngày 31/3 kế toán tiền gửi ngân hàng viết sec chuyển khoản số 152201 cắt số tiền là 1.236.950 đ chi tiền điện thoại cho kho Yên Viên. Ngày 9/3 ngân hàng báo nợ TK 361.111.00.0014 của Công ty thanh toán sec số 15.3201 kế toán tiến hành kiểm tra và tiến hành ghi sổ, Định khoản Nợ TK 13311 21.541 Nợ TK 1543 1.215.409 Có TK 1121 1.236.950 b4. ủy nhiệm chi. Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt phổ biến nhất khi Công ty trả tiền cho các nhà cung cấp và ủy nhiệm chi. VD: Ngày 31/3/99 kế toán tiền gửi ngân hàng căn cứ vào bảng thống kê khai thuế T3/99 viết ủy nhiệm chi như sau: ủy nhiệm chi Chuyển khoản chuyển tiền, thư điện ĐV trả tiền: Vietrans Số 252 Lập ngày 31/3/99 Tài khoản 361.111.00.0014 Phần do ngân hàng ghi Ngân hàng VCB - NH Đơn vị nhận tiền: Tổng cục thuế NH Tại NH VCB - TBHCM Tài khoản nợ Tài khoản có Số tiền bằng số 19.995.768 Số tiền bằng chữ, mười chín triệu chín trăm chín mươi nhăm nghìn bảy trăm sáu mươi tám đồng chẵn Nội dung thanh toán Nộp tiền thuế T3/99 Đơn vị trả tiền Ngân hàng A ghi Số ngày 31/3/99 Ngân hàng B ghi Sổ ngày Kế toán Chủ TK Kế toán TP kế toán Kế toán TP Kế toán Ngày 1/4/99 kế toán nhận được ủy nhiệm chi và giấy báo nợ số 0118006 sau khi kiểm tra kế toán ghi sổ, nhập dữ liệu vào. Định khoản: Nợ TK 331 19.995.788 Có TK 1121 19.995.788 Các nghiệp vụ tăng, giảm tiền gửi ngân hàng được hạch toán nhập vào máy tính cuối qúy in ra bút toán tập trung và nhật biên tài khoản 1122 như sau: 6-/ Đối chiếu và điều chỉnh sổ sách a. Đối chiếu, kiểm tra và điều chỉnh các nghiệp vụ phát sinh tiền mặt hiện tượng phát hiện thiếu, thừa tiền mặt tại qũy so với số tiền sổ sách là rất khó tránh khỏi. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này hoặc là do sơ suất của thủ qũy hoặc do việc phản ánh ghi chép không chính xác đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh trong ngày của nhân viên kế toán. Khi xảy ra tình trạng chênh lệch trên thì thủ qũy và kế toán phải phối hợp với nhau bằng cách kiểm tra lại sổ sách của mình, có thể phải theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau đó lại đối chiếu kiểm tra cho đến khi cân bằng hoặc tìm ra nguyên nhân sai sót. Tùy chênh lệch do bên nào, khâu nào thì người đó có trách nhiệm điều chỉnh lại trên sổ sách của mình. Đầu tháng 4/99 đã có đợt kiểm tra qũy, toàn bộ tiền tồn qũy và sổ sách đều hợp lý và khớp nhau không có sự chênh lệch. b. Đối chiếu, kiểm tra và điều chỉnh các nghiệp vụ phát sinh thời gian ngắn hạn. Việc kiểm tra, đối chiếu và điều chỉnh trên tài khoản thời gian ngắn hạn nhằm đảm bảo sự thống nhất số tiền đã phát sinh và hiện còn dư tại tài khoản tiền gửi, giữa sổ sách của ngân hàng và sổ sách của Công ty. Ngân hàng và Công ty giữ các sổ sách kế toán đội lập nhau về tiền, hàng ngày kế toán thời gian ngắn hạn ra ngân hàng làm việc nộp séc, ủy nhiệm chi... Nhận sổ hạch toán chi tiết của ngân hàng và sổ sách của ngân hàng. Do được kiểm tra chặt chẽ và thận trọng nên của Công ty và VCB - Hà Nội chưa xảy ra chênh lệch hay sai sót. Phần III Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty giao nhận kho vận ngoại thương - Vietrans. I-/ Đánh giá chung Tổng Công ty giao nhận kho vận ngoại thương đã trải qua hơn 20 năm hoạt động, từ trong cơ chế bao cấp khi bước sang hoạt động theo cơ chế thị trường, Tổng Công ty đã mau chóng thích nghi với cơ chế mới và hoạt động ngày một hiệu quả hơn. Mặc dù ngành dịch vụ vận tải còn găp rát nhiều khó khăn nhưng Công ty đã tìm ra hướng đi đúng tăng cường mở rộng kinh doanh, hợp tác liên doanh liên kết với các đơn vị cá nhân trong và ngoài nước, mở rộng các chi nhánh rộng khắp theo chiều dài đất nước. Về mặt quản lý, bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức gọn nhẹ hợp lý thực hiện chuyên môn hoá và tinh giảm bớt lao động gián tiếp, không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ quản lý. Về công tác kế toán, việc đưa kế toán xuống các chi nhánh, các đơn vị hạch toán tại chỗ là một hình thức có nhiều ưu điểm gọn nhẹ cho bộ máy kế toán của Công ty, sâu sát kịp thời trong công tác hạch toán kế toán, đồng thời việc phân công rạch ròi như vậy làm cho mỗi nhân viên kế toán gắn với trách nhiệm của mình nên hiệu quả sẽ cao hơn. Mặt khác việc chi tiền, thu tiền phải thường xuyên báo cáo, việc cấp vốn và quan hệ với ngân sách phải thông qua kế toán Công ty đảm bảo cho việc giám sát hoạt động của các đơn vị được chặt chẽ hơn. Về tổ chức bộ máy kế toán, bộ máy kế toán ở phòng kế toán tại văn phòng Tổng Công ty gồm có 8 người, mối kế toán được phân công nhiệm vụ rõ ràng thực hiện các nhiệm vụ nhất định không có tính trạng đùn đẩy trách nhiệm. Trình độ của mỗi kế toán không ngừng được nâng cao thường xuyên được dào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn hợp lý phù hợp với khả năng, trình độ của mỗi người đối với phần hành công việc kế toán mình đảm nhận. Mặt khác khi có dịp đột xuất kế toán cũng có thể làm thay công việc của người khác, đây cúng là một ưu điểm của tổ chức bộ máy kế toán Công ty. Về hình thức sổ sách, hình thức chứng từ ghi sổ để hạch toán tại các chi nhánh phù hợp cới việc đưa máy vi tính vào phục vụ kế toán. Song kế toán viên vẫn phải ghi chép thủ công nhiều, còn máy tính chỉ in ra bút toán tập trung, nhật biên là một tình trạng lãng phí chưa nâng cao hiệu quả sử dụng máy vi tính giảm bớt công việc cho nhân viên kế toán. Nhìn chung bộ máy kế toán của Công ty đã được tổ chức khá hợp lý phát huy vai trò Giám đốc tài chính trong hệ thống quản lý kinh tế của Công ty, việc đổi mới hiệu quả của công tác kế toán cũng rất được lãnh đạo Công ty chú trọng. Đánh giá hạch toán vốn bằng tiền nói riêng. Việc hạch toán các phần hành kế toán được tiến hành trên máy vi tính nên công việc của kế toán nói chung và sửa số liệu được tiến hành nhanh chóng và thuận tiện. Số liệu được cập nhật thường xuyên nên thông tin kinh tế mang tính liên tục chính xác. Công ty đã đảm bảo an toàn trong việc giữ gìn và bảo quản tiền mặt trong két cũng như sổ sách hạch toán. Thủ quỹ của công ty là người cẩn thận và có trách nhiệm, sổ sách được ghi chép đầy đủ, tiền được giữ cẩn thận nên chưa hề có sai sót trong bảo quản tiền mặt tại quỹ là báo cáo quan trọng để giám đốc quản lý thu chi tiền mặt. Hiệnnay hệ thống báo cáo tài chính của Công ty cong rất mới mẻ và chưa phải là một báo cáo bắt buộc. Thực tế Công ty không theo dõi tiền đang chuyển. II-/ Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác vốn bằng tiền 1-/ Về mặt tổ chức: Phòng kế toán nên bố trí dàn đều công việc giữa các phần hành kế toán, giảm khối lượng của kế toán tổng hợp và nên bố trí sao cho mỗi kế toán phần hành đều sử dụng máy tính. 2-/ Về hình thức sổ sách: Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ là rất hợp lý, thuận tiện cho việc đưa vi tính vào kế toán. Tuy nhiên vẫn chưa vận dụng tối đa những chức năng tân tiến của máy tính nhằm giảm tối đa việc ghi chép của kế toán. Theo em Công ty nên áp dụng kế toán máy nhằm hoàn thiện công tác kế toán máy nhằm hoàn thiện công tác kế toán đáp ứng việc ghi chép khối lượng nghiệp vụ khổng lồ trên toàn công ty. Sau đây là trình tự tạo lập thông tin kế toán trên máy: Thông tin vào Kho thông tin Chương trình máy tính Thông tin ra Theo trình tự này, chứng từ gốc được đưa đến để nạp vào máy tính phải được phân loại và thường định khoản sẵn (hoặc xây dựng hệ thống quan hệ đối ứng tiêu chuẩn) trên cơ sở đó tạo ra một kho thông tin chung từ số liệu đầu vào để từ đó có thể tự động lấy được ở đầu ra những thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý. Khi áp dụng hình thức sổ kế toán “Chứng từ ghi sổ” thì mối quan hệ giữa kho thông tin với các loại sổ kế toán như sau: chứng từ gốc chứng từ ghi sổ kho thông tin kế toán chi tiết kế toán tổng hợp báo cáo tài chính bảng ghi chi tiết số phát sinh thông tin khác Trong kế toán kép việc sử dụng kho thông tin và kế toán tổng hợp là quá trình phức tạp hơn cả. Để tiến hành thuận lợi trước hết cần tách nội dung thành 2 phần và ghi vào hai tệp (file) riêng, tệp số dư (chỉ ghi một bên) và tệp số phát sinh (có thể ghi cả hai bên), sau đó tiến hành kiểm tra số lượng phát sinh và thực hiện ghi sổ tổng hợp “ghép file”. Đồng thời với quá trình kế toán tổng hợp, thực hiện các quá trình hạch toán chi tiết. Theo hình thức trên việc cập nhật số liệu được tiến hành dễ dàng, hạn chế được sự trùng lặp từ khi vào dữ liệu đến khâu lập báo cáo, từ công việc hạch toán chi tiết đến khâu hạch toán tổng hợp sẽ thuận lợi trong việc tìm kiếm cũng như xử lý thông tin, giảm bớt lao động thủ công cho cán bộ kế toán. Mặt khác, cần bố trí sao cho kế toán phần hành đều tự làm việc với máy tính để chủ động trong cập nhật, kiểm tra và xử lý dữ liệu. 3-/ Về hệ thống báo cáo: Báo cáo quỹ và báo cáo lưu chuyển tiền tệ là hai báo cáo quan trọng trong quản lý lưu thông tiền tệ do đó nên tiến hành lập hai báo cáo này. Việc lập báo cáo này sẽ giúp cho công ty tổng hợp được các khoản thu chi trong kỳ báo cáo để có thể phân tích được khả năng kinh doanh tạo ra tiền của công ty. Các khoản mục chủ yếu phát sinh ảnh hưởng tới khả năng thanh toán và nhu cầu vốn bằng tiền trong kỳ tiếp theo. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ sẽ phục vụ cho các nhà lãnh đạo làm căn cứ để ra các quyết định, mặt khác giúp cho khách hàng có các thông tin về công ty tạo an tâm trong kinh doanh. 4-/ ý kiến về kế hoạch thu chi: Công ty nên lập định mức chi tiêu, hàng tháng, thậm chí hàng tuần sao cho mức tiền tồn quỹ không quá ít cũng như không quá nhiều. 5-/ Về tài khoản sử dụng: Công ty nên xoá bỏ tài khoản 113 trong hệ thống tài khoản của công ty vì thực tế công ty không theo dõi bất kỳ một khoản tiền đang chuyển nào. Kết luận Qua thời gian thực tập đã giúp cho em tiếp cận được với điều kiện thực tế củng cố và vận dụng những kiến thức đã được trang bị trong nhà trường vào thực tế. Thời gian thực tập có ý nghĩa rất quan trọng giúp cho em làm quen với thực tế có sự hướng dẫn tránh khỏi sự lúng túng bởi giữa lý luận và thực tế có sự khác nhau nhất định. Trong quá trình thực tập tại Tổng công ty giao nhận kho vận ngoại thương. Bằng việc vận dụng lý luận đã học và thông qua thực tế tại Công ty dưới sự hướng dẫn của cô giáo Nguyễn Thị Nụ và các cán bộ phòng kế toán của Công ty Vietrans đã giúp em nhận thức được những điều cơ bản về một Công ty đồng thời đi sâu tìm hiểu và hoàn thành luận văn với nội dung: “Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền với việc tăng cường quản lý lưu thông tiền tệ trong kinh doanh tại Tổng công ty giao nhận kho vận ngoại thương”. Luận văn đã đề cập tới những vấn đề sau: - Cơ sở lý luận chung về tổ chức hạch toán vốn bằng tiền. - Tình hình tổ chức công tác hạch toán vốn bằng tiền tại Tổng công ty giao nhận kho vận ngoại thương. - Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý và tổ chức hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty. Mặc dù đã hết sức cố gắng nhưng do trình độ và thời gian thực tập còn hạn chế, kinh nghiệm thực tế chưa có nhiều nên những thiếu sót là không thể tránh khỏi, em rất mong được sự chỉ bảo của cô giáo và các cán bộ kế toán trong Công ty nhằm giúp em hoàn thiện luận văn này. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn Nguyễn Thị Nụ và các cán bộ phòng quản lý kinh tế Công ty Vietrans đã nhiệt tình hướng dẫn và tạo điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành luận văn này. Mục lục