Đề tài Tình hình tổ chức công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Chi nhánh Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Thăng Long Mới

Lời nói đầu Sau gần hai mươi năm nền kinh tế chuyển đổi từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trường với nhiều thành phần kinh tế dưới sự điều tiết vĩ mô của nhà nước, theo định hướng XHCN, đất nước ta đã có sự thay đổi về mọi mặt, dần hoà mình vào sự phát triển chung của khu vực và thế giới. Cơ chế kinh tế mở đă tạo tiền đề cho các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế trong cả nước có cơ hội giao lưu, hội nhập, vươn lên mạnh mẽ trên thị trường, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp chủ động trong kinh doanh song cũng đẩy các doanh nghiệp vào thế cạnh tranh quyết liệt. Hoạt động trong một môi trường cạnh tranh tự do, sự ganh đua lẫn nhau giữa các thành phần để giành phần có lợi cho mình khiến mỗi doanh nghiệp đều phải tìm cho mình một phương thức kinh doanh phù hợp với điều kiện và hoàn cảnh của nền kinh tế thị trường đầy biến động. Trong quá trình cạnh tranh trên thương trường, nhiều chủ doanh nghiệp không có được sự năng động sáng tạo, không được trang bị kiến thức cần thiết nên không nắm được quy luật của thị trường, từ đó doanh nghiệp làm ăn thua lỗ, phá sản là điều tất yếu, bên cạnh đó cũng có rất nhiều doanh nghiệp đang từng bước khẳng định vị thế của mình trên thương trường, không những trụ vững mà còn ngày càng phát triển, đẩy mạnh hiệu quả sản xuất kinh doanh. Việc nắm bắt kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin trong và ngoài doanh nghiệp sẽ tạo điều kiện cho các nhà quản lý phát huy thế chủ động và đạt hiệu qủa trong kinh doanh. Để đáp ứng yêu cầu này, công cụ hữu hiệu nhất được sử dụng đó là kế toán. Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế, tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế. Với tư cách là công cụ quản lý kinh tế, tài chính, kế toán là một lĩnh vực gắn liền với hoạt động kinh tế, tài chính, đảm nhiệm hệ thống tổ chức thông tin có ích cho các quyết định kinh tế. Vì vậy kế toán có vai trò đặc biệt không chỉ với hoạt động tài chính Nhà nước mà còn vô cùng cần thiết và quan trọng với hoạt động tài chính doanh nghiệp. Trong qúa trình hoạt động sản xuất kinh doanh, việc phát sinh các khoản chi phí là điều tất yếu, do vậy việc quản lý và sử dụng có hiệu quả chi phí kinh doanh có ý nghĩa riêng của nó mà thông tin về chúng luôn được các nhà quản trị doanh nghiệp thương mại đặc biệt quan tâm.Với hoạt động kinh doanh thương mại thì tiết kiệm chi phí là nguồn cơ bản để tăng thu nhập, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh, trong đó chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp (hay còn gọi là Chi phí thời kỳ) là hai trong những chỉ tiêu chất lượng. Xuất phát từ những lý do trên, qua thời gian thực tập tại Chi nhánh Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới, kết hợp với kiến thức đã học tập và nghiên cứu tại trường, đồng thời với sự giúp đỡ tận tinh của các thầy cô giáo - đặc biệt là Thạc sỹ Nguyễn Thị Ngọc Thạch , các cán bộ, nhân viên phòng kế toán công ty, em đã hoàn thành chuyên đề với đề tài: “Tổ chức công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Chi nhánh Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới”. Chuyên đề của em gồm 3 chương: Chương I : Những vấn đề lý luận chung về kế toán Chi phí bán hàng và Chi phí quản lý doanh nghiệp tại các doanh nghiệp. Chương II : Thực trạng công tác kế toán Chi phí bán hàng và Chi phí quản lý doanh nghiệp tại Chi nhánh Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới. Chương III : Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở Chi nhánh Công ty TNHH TM& DV Thăng Long Mới. Chương I Những vấn đề lí luận chung về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp trong các doanh nghiệp. 1.1. nội dung, yêu cầu quản lí và nhiệm vụ kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp. 1.1.1. Nội dung của kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp. Hoạt động trong nền kinh tế thị trường dưới sự tác động của các quy luật khách quan như quy luật cạnh tranh, quy luật cung cầu, quy luật giá trị .. đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn theo sát sự biến động của nhu cầu thị trường từ đó sản xuất kinh doanh những loại sản phẩm thỏa mãn thị trường trong điều kiện cho phép của doanh nghiệp, tối đa hóa lợi nhuận nhưng phải đảm bảo hài hòa lợi ích của doanh nghiệp với lợi ích của người lao động, gắn liền lợi ích của doanh nghiệp với lợi ích của toàn xã hội. Để thực hiện được điều đó, bên cạnh việc đề ra mục tiêu kinh doanh, các phương thức để đạt được mục tiêu, các nhà quản trị phải thường xuyên kiểm tra, kiểm soát tình hình thực hiện để có biện pháp điều chỉnh thích hợp. Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp tất yếu phát sinh chi phí, chúng rất đa dạng, phức tạp. Do đó chúng ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.Trước khi đề cập đến vấn đề này ta tìm hiểu Chi phí là gì?  Theo Chuẩn Mực Kế toán Số 01 “ Chuẩn Mực Chung ” của Hệ Thống Chuẩn Mực Kế Toán Việt Nam ban hành và công bố theo Quyết Định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, Chi phí được định nghĩa: Là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu. Chi phí bao gồm các chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp và các chi phí khác. Đối với các doanh nghiệp thương mại thì chi phí kinh doanh là bộ phận chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của một kỳ hạch toán. Chi phí kinh doanh là những khoản chi bằng tiền hoặc bằng tài sản khác nhằm thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh . Đó là những khoản chi để mua sắm vật tư- hàng hóa, chi trả lương cho người lao động và các hoạt động dịch vụ. Xét về bản chất Chi phí kinh doanh là những hao phí về lao động sống và lao động vật hóa biểu hiện dưới hình thái giá trị bằng tiền. Chi phí kinh doanh là một trong những vấn đề quan trọng mà các nhà quản lý quan tâm. Chi phí kinh doanh bao gồm nhiều bộ phận chi phí hợp thành tuy nhiên trong phạm vi bài chuyên đề này, em xin đi sâu nghiên cứu hai bộ phận cơ bản của chi phí: chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí bán hàng là toàn bộ các hao phí lao động sống và lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác phát sinh trong quá trình tổ chức bán hàng hóa, sản phẩm dịch vụ được biểu hiện bằng tiền và tính cho một kỳ kinh doanh nhất định. Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ các hao phí về lao động sống và lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác phát sinh trong quá trình quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí chung khác liên quan đến toàn doanh nghiệp được biểu hiện bằng tiền và tính cho một kỳ kinh doanh nhất định. Các khoản chi phí này tương đối ổn định trong các kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. Xét về mặt bản chất, phần lớn chi phí bán hàng và chi phí quản lý không tạo ra giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm mà chỉ những chi phí phát sinh trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm thì mới tạo nên giá trị và giá trị sử dụng. Chúng là những chi phí có tác dụng thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm, hàng hóa, phục vụ gián tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành một cách thường xuyên, liên tục. Tuy nhiên còn một phần nhỏ chi phí bán hàng vẫn tạo ra giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm. Người ta gọi đó là những chi phí tiếp tục hoàn chỉnh sản phẩm trong lĩnh vực mua bán, dự trữ hàng hóa hay là những chi phí có tính chất sản xuất trong khâu lưu thông. Thuộc loại chi phí này bao gồm chi phí bảo quản, bao gói sản phẩm, vận chuyển ...Sở dĩ có những chi phí có tính chất hoàn thiện sản phẩm này bởi vì không phải sản phẩm nào khi sản xuất ra đều có thể tiêu dùng ngay được mà cần có một công đoạn tiếp theo để phân loại, chọn lọc, bao gói, từ đó vận chuyển hàng hóa đi tiêu dùng. Công việc này chỉ có thể hoàn thành trong khâu lưu thông và hao phí lao động trong giai đoạn này đã tạo ra giá trị hàng hóa. Mặc dù vậy, những chi phí này không phải lúc nào cũng tạo ra giá trị sử dụng mới của sản phẩm mà đôi khi nó lại trở thành khoản chi phí làm giảm bớt hoặc gây tổn thất giá trị. Trước đây người ta cho rằng toàn bộ hao phí lao động sống và lao động vật hóa tiêu hao trong quá trình mua bán hàng được biểu hiện bằng tiền gọi là chi phí lưu thông hàng hóa. Quan niệm này thiếu chính xác vì khi phân tích từ nhiều phương diện ta thấy rằng: hao phí lao động sống sẽ tạo ra giá trị mới của sản phẩm, hàng hóa, một phần dùng để bù đắp lại hao phí lao động cần thiết biểu hiện dưới hình thái tiền lương (V), một phần tạo ra giá trị tăng thêm biểu hiện dưới hình thái thu nhập thuần túy(M). Trên thực tế, người ta không tính toàn bộ (V+M) vào chi phí bán hàng mà chỉ tính phần (V), có nghĩa là chỉ gồm lao động sống cần thiết và một phần của (M). Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đều được xem là những chi phí thời kỳ- chi phí làm giảm lợi tức trong một kỳ nào đó của doanh nghiệp. Nhưng khi nói đến kinh doanh thì chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là hai yếu tố không thể thiếu được và có vai trò rất quan trọng vì chúng góp phần thúc đẩy quá trình tái sản xuất xã hội. Mặt khác chúng ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh. Do đó việc quản lý chặt chẽ các khoản chi phí này phải theo nguyên tắc tiết kiệm trên cơ sở bảo đảm nâng cao chất lượng hoạt động kinh doanh. Để kiểm soát được chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cần phải xác định chính xác nội dung và phạm vi chi phí, từ đó có các cách phân loại phù hợp với từng yêu cầu quản lý, tránh nhầm lẫn hoặc bỏ sót. 1.1.2. Yêu cầu quản lý của kế toán Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp hoạt động chủ yếu vì mục tiêu lợi nhuận. Theo quy luật của sự chọn lọc tự nhiên, muốn thắng thế trong cạnh tranh, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp thương mại thì một vấn đề quan trọng mà họ phải quan tâm là giảm chi phí bởi giảm một đồng chi phí nghĩa là tăng một đồng lợi nhuận. Việc phấn đấu hạ thấp chi phí kinh doanh nói chung và chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nói riêng để nâng cao hiệu quả kinh doanh là cần thiết và cấp bách. Đó là một trong những nhân tố quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. Về mặt quản lý tài chính, để góp phần vào việc hạ thấp chi phí kinh doanh cũng như hạ thấp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, doanh nghiệp cần thực hiện một số nội dung cơ bản sau: Một là, quản lý chi phí gắn liền với kế hoạch, kế hoạch có thể được lập theo các dự toán ngắn hạn về chi phí trên cơ sở của kế hoạch tài chính năm hoặc quý. Lập kế hoạch ngắn hạn giúp cho doanh nghiệp có thể khai thác mọi khả năng tiềm tàng, giảm được chi phí. Hai là, phân công, phân cấp quản lý chi phí phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Phân quyền hạn trách nhiệm cho từng bộ phận nhằm nâng cao trách nhiệm của nhân viên bộ phận đó, từ đó có thể phấn đấu hạ thấp từng bộ phận chi phí của chi phí kinh doanh, phân công, phân cấp quản lý chi phí sẽ tạo điều kiện tốt cho công việc kiểm tra, kiểm soát quá trình thực hiện các dự toán chi phí ngắn hạn, từ đó có thể kiểm soát được tình hình thực hiện kế hoạch năm. Ba là, thường xuyên hoặc định kỳ kiểm tra, giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch chi phí, đặc biệt là với các khoản mục chi phí chủ yếu chiếm tỷ trọng lớn. Việc kiểm tra phải được tiến hành một cách toàn diện cả về không gian và thời gian. Phải kiểm tra cả trước và sau khi chi nhằm phân tích đánh giá tính cần thiết, hiệu qủa và có phù hợp với dự toán chi phí đã đề ra hay không? Xem xét về mục đích chi phí, hạn mức chi phí có phù hợp với kế hoạch hay không? Xem xét sau khi chi là để phân tích, đánh giá tính hiệu qủa, ưu, nhược điểm của các khoản chi phí đã thực hiện nhằm phục vụ lợi ích của quản lý chi phí kỳ sau Kế toán là một bộ phận cấu thành trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính và là bộ phận quan trọng giúp nhà quản lý có được những thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời, có giá trị pháp lý và có độ tin cậy cao. Các hoạt động của kế toán không chỉ giúp cho nhà quản lý tài chính theo sát được từng khoản chi phí phát sinh mà còn giúp họ kiểm soát chúng được dễ dàng hơn. Nó cho biết những nghiệp vụ nào hoạt động tốt, đem lại hiệu quả kinh tế cao, ngược lại, nó sẽ chỉ ra được những nghiệp vụ nào yếu kém, cần khắc phục, sửa đổi. Hạch toán kế toán làm cho việc quản lý tình hình tài chính của Công ty được diễn ra suôn sẻ. Hạch toán đúng đắn chi phí bán hàng và chi phí quản lý có ý nghĩa rất thiết thực trong công tác quản lý cũng như trong công tác tổ chức kế toán tại doanh nghiệp, đặc biệt với cơ chế hạch toán kinh tế độc lập, mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đều phải thực hiện lấy thu bù chi và đơn vị phải tự chủ về mặt tài chính. Do vậy, việc tổ chức hạch toán đúng đắn hai loại chi phí đó đảm bảo xác định chính xác thu nhập, khắc phục tình trạng "lãi giả, lỗ thật", góp phần ngăn ngừa hiện tượng tham ô, lãng phí trong kinh doanh. 1.1.3. Nhiệm vụ của kế toán Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí thời kỳ, nó làm giảm lợi tức của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Xuất phát từ chức năng và nhiệm vụ chung của kế toán và xuất phát từ đặc điểm riêng của công tác quản lý chi phí, kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cần phải thực hiện các nhiệm vụ sau: Kế toán phải theo dõi, ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời đầy đủ các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý phát sinh trong quá trình kinh doanh theo từng yếu tố, từng khoản mục và địa điểm phát sinh tùy thuộc vào yêu cầu quản lý. Từ đó cung cấp số liệu cho việc kiểm tra, phân tích, đánh giá tình hình chi phí tại doanh nghiệp. Kiểm tra chặt chẽ, có hệ thống chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh nhằm đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của các khoản chi phí, tình hình thực hiện kế hoạch và định mức chi phí. Mặt khác tránh những hành vi gian lận, lãng phí. Cuối kỳ kế toán phải kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh . Nếu doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài thì chi phí có thể kết chuyển một phần vào kỳ kinh doanh, một phần được phân bổ cho kỳ sau. Tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu hạch toán kế toán nội bộ. Công tác kế toán rất cần thiết cho tất cả các khâu của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và công tác quản lý chi phí nói riêng. Trong giai đoạn hiện nay, thực hiện đổi mới cơ chế của Đảng và Nhà nước, nhiệm vụ của kế toán được nâng lên rất cao. Do đó việc tăng cường cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán trở thành một nhu cầu thiết thực đối với mỗi doanh nghiệp, mỗi ngành và cả nền kinh tế quốc dân. 1.2.kế toán chi phí bán hàng. 1.2.1. Nội dung của kế toán chi phí bán hàng. Trong nền kinh tế thị trường, vấn đề tiêu thụ hàng hoá luôn được đặt ra hàng đầu cho bất cứ một loại hình doanh nghiệp nào. Đối với doanh nghiệp thương mại với chức năng chủ yếu là lưu thông hàng hoá thì khâu bán ra có vai trò quyết định đến các khâu khác như mua vào, dự trữ… Do vậy các doanh nghiệp luôn luôn phấn đấu đẩy mạnh bán ra. Trong quá trình đó, cần thiết phải hao phí một lượng lao động xã hội bao gồm cả lao động sống và lao động vật hoá để tiêu thụ số thành phẩm, hàng hoá của doanh nghiệp. Biểu hiện bằng tiền của những khoản hao phí trên được gọi là chi phí bán hàng. Hay nói cách khác, chi phí bán hàng là những khoản chi để bảo quản, phân loại, chọn lọc, chỉnh lý, đóng gói hàng hoá và những chi phí phục vụ cho quá trình bán hàng hay chi phí quảng cáo, tiếp thị, giao dịch, chi phí nhân viên, hoa hồng và những chi phí khác. Vậy chi phí bán hàng là toàn bộ các chi phí phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ. Cần phân biệt chi phí bán hàng với chi phí lưu thông và chi phí kinh doanh khác trong doanh nghiệp: - Chi phí bán hàng chỉ bao gồm những khoản chi phí phát sinh ở khâu dụ trữ hàng hoá như chi phí chọn lọc, bảo quản, phân loại, chỉnh lý, bao gói hàng hoá, chi phí vận chuyển bốc dỡ… và chi phí phục vụ bán hàng. - Chi phí phát sinh ở khâu mua hàng được tính vào giá trị vốn của hàng nhập kho như chi phí vận chuyển, bốc dỡ từ nơi mua về kho doanh nghiệp, chi phí bảo hiểm, tiền thuê kho bãi… - Chi phí lưu thông bao gồm tất cả chi phí phát sinh ở khâu mua vào, dự trữ và bán ra. - Các khoản chi phí phục vụ hoạt động liên doanh liên kết, chi phí đầu tư ra bên ngoài, lãi tiền vay… được hạch toán chung vào chi phí hoạt động tài chính. - Các khoản chi phí khác phát sinh trong một kỳ kinh doanh nhưng không thể xác định được trước như chi phí thanh lý TSCĐ, hao hụt vật tư hàng hoá, tổn thất tài sản, chi phí do hoả hoạn, thiên tai bất ngờ và các khoản chi phí bất thường khác khi được tính vào chi phí bất thường. Như vậy, chi phí bán hàng là một bộ phận của chi phí lưu thông, là chi phí cơ bản cấu thành nên chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Chi phí bán hàng được bù đắp từ doanh thu bán hàng trong kỳ. Nhưng không phải tất cả chi phí phát sinh đều được coi là chi phí bán hàng mà có những khoản có thể được tính hoặc không được tính vào chi phí bán hàng. Nói chung, những hao phí lao động sống và lao động vật hoá phát sinh trong quá trình dự trữ và tiêu thụ hàng hoá đều được tính là chi phí bán hàng. Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu của chế độ hạch toán kế toán, người ta cần tính vào chi phí bán hàng một phần thu nhập thuần tuý của xã hội như: BHXH, BHYT, KPCĐ… Mặc dù thực chất những khoản đó không phải là chi phí bán hàng mà là những khoản phân phối lại giữa các đơn vị với nhau. Phần này nhiều hay ít phụ thuộc vào đường lối kinh tế- tài chính của mỗi quốc gia trong từng thời kỳ. Theo quy định hiện hành, một số khoản sau không được tính vào chi phí bán hàng: - Các khoản chi mang tính phân phối lại như: thuế các loại, các quỹ… - Các khoản chi có nguồn bù đắp riêng như: lương chuyên gia, chi phí cho hội nghị công nhân viên, chi phí công tác Đoàn, Đảng, Đoàn thanh niên… - Phí liên quan đến việc phục vụ đời sống sinh hoạt văn hoá của công nhân viên như: nhà trẻ, câu lạc bộ… - Các khoản thiệt hại do thiên tai, hoả hoạn, lãi vay quá hạn, phạt do vi phạm hợp đồng… 1.2.2. Phân loại chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng là một bộ phận chi phí quan trọng, phát sinh ở khâu tiêu thụ hàng hoá. Chi phí bán hàng phản ánh chất lượng công tác quản lý chi phí và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Yêu cầu quản lý chặt chẽ chi phí bán hàng là hết sức cần thiết. Qua đó phải kiểm tra, phân tích xu hướng biến động của chi phí bán hàng, đồng thời đề ra phương hướng phấn đấu tiết kiệm chi phí bán hàng, đề ra biện pháp hữu hiệu trong công tác quản lý. Để áp ứng yêu cầu quản lý chi phí bán hàng một cách có hiệu quả, người ta phải tiến hành phân loại chi phí. Phân loại chi phí bán hàng là việc sắp xếp các khoản chi phí bán hàng có cùng tính chất thành từng loại, từng nhóm theo một tiêu thức nhất định. Tuỳ theo yêu cầu quản lý mà có những cách thức phân loại chi phí khác nhau, mỗi một cách phân loại có mục đích và tác dụng riêng. Trong doanh nghiệp thương mại, chi phí bán hàng được phân loại theo cách sau: 1.2.1.1. Căn cứ vào nội dung chi phí thì toàn bộ chi phí bán hàng bao gồm. - Chi phí nhân viên bán hàng: là các khoản tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản hàng hoá, vận chuyển hàng hoá tiêu thụ và các khoản trích theo lương ( BHYT, BHXH, KPCĐ ). - Chi phí vật liệu bao bì: là các khoản chi phí về các loại bao bì, vật đóng gói dùng cho việc bảo quản, bán hàng hoá như chi phí về vật đóng gói, chi phí về nhiên liệu dùng cho bảo quản bốc dỡ, vận chuyển, vật liệu dùng để sửa chữa TSCĐ ở bộ phận bán hàng… - Chi phí dụng cụ đồ dùng: là chi phí về các công cụ dụng cụ đồ dùng phục vụ cho quá trình chuẩn bị bán hàng và quá trình bán hàng như phương tiện tính toán, dụng cụ đo lường, các phương tiện làm việc ở khâu bán. -Chi phí khấu hao TSCĐ: là chi phí khấu hao tài sản cố định, kể cả tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình sử dụng trong quá trình bảo quản hàng hoá và quá trình bán hàng như khấu hao nhà kho, cửa hàng, các phương tiện bốc xếp, phương tiện tính toán kiểm nghiệm… - Chi phí bảo hành sản phẩm: là chi phí bỏ ra để thực hiện công việc sửa chữa, chỗ hỏng hóc của sản phẩm mà doanh nghiệp đã bán cho khách hàng nhưng vẫn trong thời hạn doanh nghiệp cam kết đảm bảo chất lượng sản phẩm của mình. Chi phí cho công việc này nhằm tạo sự tín nhiệm của khách hàng đối với doanh nghiệp. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: là các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài dùng để trả cho các đơn vị và các cá nhân bên ngoài do cung cấp các dịch vụ, lao vụ cho doanh nghiệp phục vụ cho quá trình bán hàng như tiền thuê kho, thuê bãi, thuê vận chuyển, tiền sửa chữa tài sản cố định thuê bên ngoài, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu… - Chi phí bằng tiền khác: là những khoản chi phí bằng tiền chưa ghi vào các khoản đã trình bày như trên như chi phí quảng cáo, tiếp thị sản phẩm, chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng… *Tác dụng của cách phân loại này: Tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong công tác tổ chức kế toán tổng hợp cũng như kế toán chi tiết chi phí bán hàng theo khoản mục chi phí. Cách phân loại này là cơ sở cho công tác đánh giá, phân tích chi phí bán hàng theo khoản mục, xác định được tỷ trọng từng khoản chi phí trong tổng chi phí phát sinh và xu hướng biến động của chúng, từ đó người ta xác định được trọng tâm công tác quản lý chi phí cũng như đưa ra biện pháp nhằm điều chỉnh và quản lý kịp thời đối với từng khoản mục chi phí. Cách phân loại này còn là tiền đề hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch chi phí bán hàng một cách khoa học thực tế. Do vậy, nó có tác dụng rất lớn đối với công tác quản lý chi phí bán hàng, góp phần tiết kiệm chi phí bán hàng. 1.2.2.2. Căn cứ vào mối quan hệ giữa doanh thu bán hàng với chi phí bán hàng thì chi phí bán hàng bao gồm nội dung sau. - Chi phí khả biến (chi phí biến đổi): Là những chi phí khi doanh số bán hàng thay đổi (tăng hoặc giảm) thì số tiền chi phí cũng thay đổi theo chiều thuận (tăng hoặc giảm ) về số tiền, còn về tỷ suất chi phí thì thay đổi không đáng kể. Sự tăng, giảm chi phí bán hàng với doanh số bán hàng không đồng nhất về tốc độ dối với từng nội dung chi phí. Có những khoản chi phí có tốc độ tăng nhanh hơn tốc độ tăng doanh số, ngược lại, có nhữngkhoản chi phí có tốc độ tăng chậm hơn tốc độ tăng doanh số. Vì vậy, tỷ suất chi phí có chiều hướng không đổi. Thuộc loại chi phí này gồm chi phí về tiền lương, tiền công, chi phí vật liệu bao bì. - Chi phí bất biến: là những chi phí khi doanh số bán hàng thay đổi (tăng hoặc giảm ), thì số tiền chi phí không thay đổi hoặc thay đổi không đáng kể (trừ những trường hợp đặc biệt khi doanh nghiệp trang bị mới thiết bị, thay đổi quy trình công nghệ). Tỷ suất chi phí bất biến lại có xu hướng thay đổi theo chiều tỷ lệ nghịch với doanh thu. Thuộc chi phí này có chi phí khấu hao TSCĐ, các loại công cụ, dụng cụ . . . Cách phân loại này cho ta thấy mối quan hệ giữa doanh số bán hàng với chi phí, từ đó xác định hướng cơ bản để hạ thấp chi phí bán hàng là tăng khối lượng hàng hoá tiêu thụ. Dựa vào cách phân chia loại này, người ta có thể nghiên cứu quy luật biến đổi các loại chi phí khác nhau, làm cơ sở cho công tác kế toán quản trị và phân tích hoạt động kinh tế. Sử dụng phương pháp toán học, người ta có thể khảo sát được sự ảnh hưởng của khối lượng hàng hoá tiêu thụ tới chi phí bán hàng, làm cơ sở cho công tác kế hoạch hoá, lập kế hoạch cho chi phí bán hàng, kế hoạch luân chuyển hàng hoá, kế hoạch lợi nhuận . . . Ngoài ra, cách phân loại này còn giúp nhà quản lý tiến hành phân tích điểm hoà vốn, xác định phương án giá hợp lý, nâng cao hiệu quả chi phí (vốn) bỏ ra, tạo điều kiện thực hiện tốt chế độ hạch toán kinh doanh. 1.2.2.3. Phân loại chi phí bán hàng theo đối tượng tập hợp chi phí thì toàn bộ chi phí bán hàng được chia thành chi phí gián và chi phí trực tiếp. - Chi phí gián tiếp: là những chi phí liên quan đến nhiều đối tượng chịu chi phí, nhiều địa điểm kinh doanh, nhiều nhóm hàng kinh doanh… Các chi phí này cuối kỳ tập hợp được phải phân bổ cho các đối tượng phải chi phí theo tiêu chuẩn hợp lý. - Chi phí trực tiếp: là những chi phí liên quan trực tiếp đến đối tượng chi phí như: một địa điểm kinh doanh, một nhóm hàng kinh doanh… Tác dụng các phân loại này nhằm đảm bảo cho việc hạch toán và phân bổ chi phí được đúng đắn, hợp lý, tạo điều kiện cho việc theo dõi chi tiết chi phí bán hàng theo địa điểm kinh doanh theo nhóm hàng kinh doanh nhằm tính toán chính xác chi phí bỏ ra và kết quả thu về của từng địa điểm kinh doanh, từng nhóm hàng kinh doanh từ đó giúp cho việc xác định phương án kinh doanh đúng đắn, đem lại hiệu quả cao. 1.2.2.4. Phân loại theo bản chất kinh tế thì chi phí bán hàng chia làm hai loại: - Chi phí thuần tuý: là những chi phí phát sinh do sự cần thiết thay đổi hình thái biểu hiện của hàng hoá. Nó không làm tăng giá trị sử dụng của hàng hoá và không sáng tạo ra giá trị mới của hàng hoá. Khoản chi phí này được bù đắp bởi một bộ phận giá trị thặng dư do khu vực sản xuất tạo ra. Thuộc loại chi phí này gồm chi phí vận chuyển, quảng cáo, bảo hành, chi phí nhân viên bán hàng… - Chi phí bổ sung: là chi phí phục vụ cho việc tiếp tục hoàn thiện quá trình sản xuất trong lĩnh vực lưu thông. Loại chi phí này làm tăng giá trị của hàng hoá tạo ra thu nhập quốc dân nhưng không tạo ra giá trị sử dụng của hàng hoá, và nó được bù đắp bởi phần giá trị mới của hàng hoá được tạo ra trong lĩnh vực lưu thông. thuộc loại chi phí này gồm có chi phí chọn lọc, bảo quản, đóng gói, chế biến bổ sung… Các phân loại này giúp ta hiểu sâu sắc về bản chất kinh tế của chi phí bán hàng và chức năng của ngành thương mại. Qua đó, ta xác định được khoản chi phí nào làm tăng thu nhập quốc dân trong quá trình bán hàng. Đồng thời, nó có tác dụng trong công tác quản lý chi phí bán hàng, góp phần hạ thấp chi phí bán hàng một cách hợp lý, giảm tối thiểu chi phí bất hợp lý. Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, chi phí bán hàng còn có thể được phân loại theo địa giới phát sinh chi phí bao gồm: Chi phí trong nước và chi phí ngoài nước. Trên đây là một số cách phân loại chi phí bán hàng trong doanh nghiệp có thể vận dụng cách phân loại chí phí trên một cách phù hợp, phục vụ cho công tác quản lý và hạch toán chi phí bán hàng có hiệu quả và tiết kiệm nhất. 1.2.3. Kế toán chi phí bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. 1.2.3.1. Hạch toán chi phí bán hàng phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau. - Phải tính toán, ghi chép, phản ánh một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản chi phí phát sinh thuộc phạm vi chi phí bán hàng. Qua đó, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch chi phí đó, nhằm đảm bảo chi đúng, chi có hiệu quả. - Tập hợp và phân bổ đúng đắn các khoản chi phí phát sinh theo đúng đối tượng chịu chi phí. - Tổ chức hợp lý kế toán chi tiết chi phí bán hàng, đáp ứng yêu cầu của chế độ hạch toán chi phí kinh doanh và tiết kiệm chi phí. Để phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện dự toán chi phí bán hàng, kế toán sử dụng tài khoản 641 “chi phí bán hàng” tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ, bao gồm các chi phí bảo quản,vận chuyển, giới thiệu, bảo hành sản phẩm hàng hoá. 1.2.3.2. Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 641 “chi phí bán hàng” Nội dung chi phí bán hàng ở chi nhánh công ty TNHH TM & DV TNHH Thăng Long Mới đã được xác định đúng theo qui định của Nhà nước. Để phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ, kế toán công ty đã sử dụng TK 641 “chi phí bán hàng”. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 641 như sau: TK 641 + Tập hợp chi phí bán hàng + Các khoản ghi giảm CPBH thực tếphát sinh trong kỳ + Cuối kỳ, phân bổ và kết chuyển CPBH để xác định kết quả Kinh doanh hoặc chuyển thành Chi phí chờ kết chuyển. TK 641 “ Chi phí bán hàng” có 7 tài khoản cấp II: - TK 6411 “ Chi phí nhân viên bán hàng”. - TK 6412 “ Chi phí vật liệu, bao bì”. - TK 6413 “ Chi phí dụng cụ, đồ dùng”. - TK 6414 “Chi phí khấu hao TSCĐ”. - TK 6415 “ Chi phí bảo hành sản phẩm”. - TK 6417 “ Chi phí dịch vụ mua ngoài”. - TK 6418 “Chi phí bằng tiền khác”. + TK 6411 “ Chi phí nhân viên bán hàng”: TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí về tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCK… phải trả cho nhân viên bán hàng. +TK 6412 “Chi phí vật liệu, bao bì”:TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí về vật liệu bao bì xuất dùng cho việc đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hoá quá trình vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, vật liệu phụ dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ ở bộ phận bán hàng. + TK 6413 “chi phí dụng cụ, đồ dùng” : TK này phản ánh về chi phí công cụ, dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá. + TK 6414 “ chi phí khấu hao TSCĐ”: TK này dùng để phản ánh chi phí về khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, phương tiện vận chuyển + TK 6415 “Chi phí bảo hành sản phẩm.”: TK này dùng để phản ánh chi phí bỏ ra để sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hoá trong thời gian quy định và bảo hành. + TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài”: TK này phản ánh các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho khâu tiêu thụ sản phẩm, hang hoá và dịch vụ như: Chi phí thuê tài sản, thuê kho, thuê bến bãi, thuê bốc vác vận chuyển, tiền hoa hang đại lý… + TK 6418 “Chi phí bằng tiền khác”: TK này phản ánh các khoản chi phí bằng tiền phát sinh trong khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, và cung cấp dịch vụ ngoài các chi phí kể trên như: Chi phí tiếp khách, hội nghị khách hàng, chi phí quảng cáo giới thiệu sản phẩm, hàng hoá… 1.2.3.3. Trình tự kế toán chi phí bán hàng. Khi tính tiền lương phải trả, trích BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên bán hàng, nhân viên bảo quản, đóng gói hàng hoá . . . Kế toán ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6411). Có TK 334 “Phải trả công nhân viên”. Có TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” (3382, 3383, 3384). * Khi xuất vật liệu bao bì cho khâu bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6412). Có TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”. Hoặc Có TK 611 ‘mua hàng’’ (PPKKĐK) * Khi xuất công cụ dụng cụ, đồ dùng phục vụ bán hàng, kế toán ghi: + Loại phân bổ 1 lần: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6413). Có TK 153 “Công cụ dụng cụ”. Hoặc Có TK 611 ‘mua hàng’’ (PPKKĐK) + Loại phân bổ nhiều lần: Phản ánh trị giá vốn thực tế CCDC xuất dùng, kế toán ghi: Nợ TK 142 “Chi phí trả trước”(Thời gian dưới 1 năm). Nợ TK 242 “Chi phí trả trước dài hạn” (Thời gian trên 1 năm). Có TK 153 “Công cụ dụng cụ”. Hoặc Có TK 611 ‘mua hàng’’ (PPKKĐK). Trong kỳ phân bổ tính vào CPBH, kế toán ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng”.(6423) Có TK 142 “Chi phí trả trước”. Hoặc Có TK 242 “Chi phí trả trước dài hạn”. * Khi trích khấu hao TSCĐ của những TSCĐ sử dụng ở khâu bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6414). Có TK 214 “ Hao mòn TSCĐ”. Đồng thời ghi Có TK 009: nguồn vốn khấu hao cơ bản. * Hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá. - Doanh nghiệp không có bộ phận bảo hành riêng. + Nếu doanh nghiệp không thực hiện trích trước chi phí bảo hành, khi chi phí bảo hành thực tế phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6415) Nợ TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ nếu có” Có TK 111, 112, 152, 153, 334, 338, 331 … + Nếu doanh nghiệp thực hiện trích trước chi phí bảo hành: Định kỳ, trích trước chi phí bảo hành, kế toán ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6415) Có TK 335 “Chi phí phải trả” Chi phí bảo hành phát sinh thực tế, kế toán ghi: Nợ TK 335 “Chi phí phải trả” Có TK 111, 112, 152, 153, 334, 338, 331 … Khi hết thời hạn bảo hành (hoặc cuối niên độ kế toán), tiến hành điều chỉnh lại số trích trước cho phù hợp với chi phí thực tế. Nếu chi phí thực tế lớn hơn số trích trước, kế toán ghi sổ: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6415) Có TK 335 “Chi phí phải trả” Nếu chi phí thực tế nhỏ hơn số trích trước, kế toán ghi: Nợ TK 335 “Chi phí phải trả” Có TK 711 “Thu nhập khác” - Trường hợp doanh nghiệp có bộ phận bảo hành riêng, bộ phận này không tổ chức hạch toán riêng: + Chi phí bảo hành thực tế phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 621 “Chi phí NVL trực tiếp” (Chi tiết…) Nợ TK 622 “Chi phí NC trực tiếp” (Chi tiết…) Nợ TK 627 “Chi phí SC chung” (Chi tiết…) Có TK 111, 112, 152, 153, 334, 338, 331 … + Cuối kỳ kết chuyển chi phí để tính giá thành công việc bảo hành, kế toán ghi: Nợ TK 154 “Chi phí SXKD dở dang” (Chi tiết …) Có TK 621 “Chi phí NVL trực tiếp” Có TK 622 “Chi phí NC trực tiếp” Có TK 627 “Chi phí SC chung” Phản ánh giá thành công việc bảo hành hoành thành bàn giao cho khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6415): Nếu doanh nghiệp không thực hiện trích trước chi phí bảo hành. Nợ TK 335 “Chi phí phải trả”: Nếu doanh nghiệp thực hiện trích trước chi phí bảo hành Có TK 154 “Chi phí SXKD dở dang” (Chi tiết) (Trường hợp doanh nghiệp trhực hiện trích trước chi phí bảo hành, hạch toán nghiệp vụ trích trước, điều chỉnh chi phí như trường hợp trình bày ở trên) - Trường hợp doanh nghiệp có bộ phận bảo hành hạch toán riêng: + Chi phí bảo hành phát sinh thực tế, kế toán ghi: Nợ TK 621 “Chi phí NVL trực tiếp” Nợ TK 622 “Chi phí NC trực tiếp” Nợ TK 627 “Chi phí SC chung” Có TK 111, 112, 152, 153, 334, 338, 331 … + Cuối kỳ kết chuyển chi phí bảo hành hoàn thành bàn giao cho khách hàng trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 154 “Chi phí SXKD dở dang” Có TK 621 “Chi phí NVL trực tiếp” Có TK 622 “Chi phí NC trực tiếp” Có TK 627 “Chi phí SC chung” + Phản ánh giá thành công việc bảo hành hoàn thành bàn giao cho khách hàng trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 632 “Giá vốn hàng bán” Có TK 154 “Chi phí SXKD dở dang” + Đồng thời phản ánh doanh thu về cung cấp dịch vụ bảo hành mà đơn vị có sản phẩm, hàng hoá bảo hành (doanh nghiệp-đơn vị cấp trên) thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 111 “Tiền mặt” Nợ TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” Nợ TK 136 “ Phải thu nội bộ (1368)...” Có TK 152 “Doanh thu nội bộ” Có TK 333 “Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước (33311 - nếu có)” * Hạch toán ở bộ phận có sản phẩm, hàng hoá bảo hành: - Trường hợp doanh nghiệp trích trước chi phí bảo hành: + Định kỳ trích trước chi phí bảo hành, tính vào chi phí bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng (6415)” Có TK 335 “Chi phí phải trả” + Phản ánh số tiền phải trả cho bộ phận bảo hành, kế toán ghi: Nợ TK 335 “Chi phí phải trả” Nợ TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)” Có TK 111 “Tiền mặt” Có TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” Có TK 336 “Phải thu nội bộ...” + Khi hết thời hạn bảo hành hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán tiến hành điều chỉnh chi phí trích trước phù hợp với chi phí thực tế tương tự ở trên - Trường hợp doanh nghiệp không trích trước chi phí bảo hành, chi phí phải trả cho bộ phận bảo hành được hạch toán ngay vào chi phí bán hàng trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng (6415)” Nợ TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)” Có TK 111, 112, 336... * Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác như thuê TSCĐ, thuê vận chuyển, tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại, chi phí quảng cáo, giới thiệu sản phầm... phục vụ cho quá trình bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng (6417, 6418)” Nợ TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)” Có TK liên quan (111, 112, 141, 331...) * Chi phí sửa chữa TSCĐ ở bộ phận bán hàng - Trường hợp doanh nghiệp thực hiện trích trước: + Khi trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ, kế toán ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng (6417)” Có TK 335 “Chi phí phải trả” + Khi công việc sửa chữa đã hoàn thành, phản ánh chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 335 “Chi phí phải trả” Có TK 331 “Phải trả người bán” Có TK 241 “Xây dựng cơ bản dở dang” - Trường hợp doanh nghiệp thực hiện phân bổ dần chi phí sửa chữa TSCĐ ở bộ phận bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 1421 “Chi phí trả trước” Hoặc Nợ TK 242 “Chi phí trả trước dài hạn” Có TK 331, 241 Sau đó phân bổ vào chi phí bán hàng trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng(6417)” Có TK 1451 “Chi phí trả trước” Hoặc Có TK 242 “Chi phí trả trước dài hạn” * Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng thực tế phát sinh như phế liệu thu hồi, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 152... Có TK 641 “Chi phí bán hàng” * Cuối kỳ kế toán, phân bổ và kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh, kế toán ghi: Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” Có TK 641 “Chi phí bán hàng” * Trường hợp phân bổ chi phí bán hàng cho số sản phẩm hàng hoá tồn cuối kỳ, trên cơ sở tính toán và xác định chi phí bán hàng phân bổ cho hàng còn lại cuối kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 1422 “Chi phí chờ kết chuyển”. Có TK 641 “Chi phí bán hàng”. Trình tự kế toán tập hợp chi phí bán hàng và phân bổ chi phí bán hàng có thể được minh hoạ bằng sơ đồ sau: (Sơ đồ số 1) TK 334, 338 TK 641 Chi phí nhân viên qlý TK 152, (611), 111… Chi phí vật liệu, bao bì TK 911 TK 1422 Kết chuyển CPBH TK 153, (611), 142… để chờ kết chuyển Chi phí CCDC K/c CPBH để xđ KQKD TK 214 vào cuối kỳ Chi phí KHTSCĐ TK 154, 335 CF bảo hành TK 111, 112, 331 Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác 1.3.kế toán chi phí quản lí doanh nghiệp. 1.3.1. Nội dung của kế toán chi phí quản lí doanh nghiệp. Trong quá trình kinh doanh cùng với chi phí bàn hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp luôn đòi hỏi cần phải được quản lý chặt chẽ và có hiệu quả. Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng là một bộ phận cấu thành của chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Vì vậy cần phải phân biệt chi phí quản lý doanh nghiệp với chi phí bán hàng và các chi phí kinh doanh khác. Chi phí quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí phát sinh trong toàn doanh nghiệp, phục vụ cho công tác quản lý và điều hành chính, các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài ở bộ phận văn phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ khó đòi... Như vậy chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để duy trì bộ máy quản lý và các khoản chi khác không liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh. Chi phí quản lý doanh nghiệp là chỉ tiêu kinh tế chủ yếu của doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói riêng. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, vấn đề đặt ra đối với doanh nghiệp là phải quản lý chặt chẽ và có hiệu quả chi phí quản lý doanh nghiệp. Trên cơ sở nghiên cứu, phân tích công tác hạch toán chi phí cần xác định phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp để đảm baỏ thực hiện mục tiêu quản lý. Phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp là giới hạn của những chi phí phát sinh được tính là chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc xác định phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp trong kinh doanh lưu chuyển hàng hoá phải dựa trên nguyên tắc cơ bản sau: - Chỉ những khoản chi phí liên quan gián tiếp đến quá trình kinh doanh luân chuyển hàng hoá tức là các khoản liên quan đến hoạt động chung của toàn doanh nghiệp mới được tính vào chi phí cho nhân viên quản lý (Tiền lương, phụ cấp, BHYT, BHXH ...), chi phí đồ dùng, dụng cụ văn phòng. Còn những chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh luân chuyển hàng hoá của doanh nghiệp như chi phí nhân viên trực tiếp bán hàng, đồ dùng, dụng cụ phục vụ bán hàng … thì không được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. - Đối với nhưng TSCĐ phục vụ cho hoạt động quản lý như nhà cửa, các phòng ban, phương tiện truyền dẫn, thiết bị quản lý… thì giá trị hao mòn của chúng được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. - Không tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp những chi phí có tính chất bất bất thường như chi phí thanh lý TSCĐ, tiền phạt do vi phạm hợp đồng, tiền phạt thuế, truy nộp thuế, các khoản chi phí phát sinh do kế toán bị nhầm lẫn hay bỏ sót khi vào sổ. - Không tính và chi phí quản lý doanh nghiệp những chi phí liên quan đến hoạt động về vốn như chi phí để đầu tư, ký quỹ, ký cược, chi phí liên quan đến cho vay. Ngoài ra theo yêu cầu quản lý chi phí cụ thể trong hệ thống kế toán Việt Nam mới ban hành cùng quy định một số khoản phải tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Đó là các khoản thuế, phí, lệ phí (như thuế môn bài, thuế đất, thuế trước bạ, khoản thu trên vốn, phí giao thông…) và các khoản chi phí dự phòng (dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi). Xác định rằng chi phí quản lý doanh nghiệp có tác dụng đảm bảo hoạch toán đúng, đủ chi phí, tạo điều kiện cho doanh nghiệp xác định chính xác kết quả hoạt động kinh doanh, thúc đẩy việc thực hiện quyền tự chủ về tài chính của mình. 1.3.2. Phân loại chi phí quản lý doanh nghiệp. Trong công tác quản lý và hoạch toán chi phí, việc phân tích tổng hợp và hệ thống hoá chi phí là một công việc hết sức quan trọng. Cũng như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cũng như sắp xếp và phân loại để thuận lợi cho công tác hoạch toán và quản lý, cũng giống như phân loại chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân biệt theo bản chất kinh tế, theo doanh thu bán hàng và phân loại theo nội dung chi phí. 1.3.2.1. Căn cứ vào nội dung chi phí thì toàn bộ chi phí quản lý bao gồm. - Chi phí nhân viên quản lý: là các khoản tiền lương phải trả cho giám đốc, nhân viên các phòng ban của doanh nghiệp và các khoản trích theo lương (BHYT, BHXH, KPCĐ ) theo luật định. - Chi phí vật liệu quản lí: khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí về vật liệu xuất dùng cho các công tác quản lí như giấy, bút, mực… - Chi phí đồ dùng văn phòng: Khoản này dùng để phản ánh các khoản về giá trị các loại đồ dùng, công cụ sử dụng cho bộ phận quản lí. - Chi phí khấu hao TSCĐ: Khoản này dùng để phản ánh chi phí về khấu hao TSCĐ sử dụng ở bộ phận quản lí như nhà cửa, máy móc, thiết bị. - Thuế, phí, lệ phí: Khoản này dùng để phản ánh về thuế nhà đất, thu tiền vốn, phí, lệ phí … - Chi phí dự phòng: Khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí để trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó đòi. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí trả trước cho bên cung cấp lao vụ, dịch vụ như tiền điện, nước, điện thoại. - Chi phí bằng tiền khác: Khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí bằng tiền khác ngoài các khoản nêu trên như chi phí vay lãi, tiền công tác phí. Tác dụng cách phân loại này: Phân loại chi phí QLDN theo nội dung chi phí tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong công tác tổ chức kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí quản lý theo khoản mục chi phí. 1.3.2.2. Căn cứ vào mối quan hệ giữa doanh thu bán hàng với chi phí quản lý thì chi phí quản lý bao gồm nội dung sau. - Chi phí khả biến (chi phí biến đổi): là những chi phí khi doanh số bán hàng thay đổi (tăng hoặc giảm) thì số tiền chi phí cũng thay đổi theo chiều thuận (tăng hoặc giảm ) về số tiền, còn về tỷ suất chi phí thì thay đổi không đáng kể. Sự tăng, giảm chi phí quản lý với doanh số bán hàng không đồng nhất về tốc độ dối với từng nội dung chi phí. Có những khoản chi phí có tốc độ tăng nhanh hơn tốc độ tăng doanh số, ngược lại, có những khoản chi phí có tốc độ tăng chậm hơn tốc độ tăng doanh số. Vì vậy, tỷ suất chi phí có chiều hướng không đổi. Thuộc loại chi phí này gồm chi phí về tiền lương, tiền công, chi phí vật liệu quản lý. - Chi phí bất biến: là những chi phí khi doanh số bán hàng thay đổi (tăng hoặc giảm ), thì số tiền chi phí không thay đổi hoặc thay đổi không đáng kể (trừ những trường hợp đặc biệt khi doanh nghiệp trang bị mới thiết bị, thay đổi quy trình công nghệ). Tỷ suất chi phí bất biến lại có xu hướng thay đổi theo chiều tỷ lệ nghịch với doanh thu. Thuộc chi phí này có chi phí khấu hao TSCĐ, các loại công cụ, dụng cụ . . . Cách phân loại này cho ta thấy mối quan hệ giữa doanh số bán hàng với chi phí, từ đó xác định hướng cơ bản để hạ thấp chi phí quản lý là tăng khối lượng hàng hoá tiêu thụ. 1.3.2.3. Phân loại chi phí quản lý theo đối tượng tập hợp chi phí thì toàn bộ chi phí quản lý được chia thành chi phí gián và chi phí trực tiếp. - Chi phí gián tiếp: là những chi phí liên quan đến nhiều đối tượng chịu chi phí, nhiều địa điểm kinh doanh, nhiều nhóm hàng kinh doanh… Các chi phí này cuối kỳ tập hợp được phải phân bổ cho các đối tượng phải chi phí theo tiêu chuẩn hợp lý. - Chi phí trực tiếp: là những chi phí liên quan trực tiếp đến đối tượng chi phí. Tác dụng các phân loại này nhằm đảm bảo cho việc hạch toán và phân bổ chi phí được đúng đắn, hợp lý, tạo điều kiện cho việc theo dõi chi tiết chi phí quản lý theo địa điểm kinh doanh theo nhóm hàng kinh doanh nhằm tính toán chính xác chi phí bỏ ra và kết quả thu về của từng địa điểm kinh doanh, từng nhóm hàng kinh doanh từ đó giúp cho việc xác định phương án kinh doanh đúng đắn, đem lại hiệu quả cao. 1.3.3. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. 1.3.3.1. Hạch toán CP QLDN cần thực hiện tốt các nhiệm vụ: - Kế toán chi phí phải tính toán ghi chép, phản ánh một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác các khoản chi phí thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp. Qua dó kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch chi phí nhằm đảm bảo chi đúng, chi có hiệu quả. - Tập hợp và phân bổ đúng đắn các khoản chi phí phát sinh theo đúng đối tượng chi phí. - Tổ chức hợp lý kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của chế độ hạch toán chi phí kinh doanh và tiết kiệm chi phí. Để phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp bao gồm: Chi phí quản lý kinh doanh, chi phí quản lý hành chính, chi phí chung khác liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Khi hoạch toán tài khoản này cần tôn trọng một số nguyên tắc sau: - TK 624 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí như đã quy định. - Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” có thể mở thêm một số tài khoản cấp II để phản ánh một số nội dung chi phí thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp. 1.3.3.2. Kết cấu và nội dung phản ánh TK 642: Nội dung chi phí quản lí doanh nghiệp ở chi nhánh công ty TNHH TM & DV TNHH Thăng Long Mới đã được xác định đúng theo qui định của Nhà nước. Để phản ánh chi phí quản lí doanh nghiệp phát sinh trong kỳ, kế toán công ty đã sử dụng TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp”. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 642 như sau: TK 642 + Tập hợp chi phí quản lí doanh nghiệp + Các khoản ghi giảm CPQLDN. thực tếphát sinh trong kỳ + Cuối niên độ KT, hoàn nhập số + Trích lập và trích lập thêm khoản dự chênh loch dự phòng phải thu phòng phải thu khó đòi khó đòi đã trích lớn hơn số phải trích lập cho năm sau. + Cuối kỳ, phân bổ và kết chuyển CPQLDN để xác định kết quả Kinh doanh hoặc chuyển thành Chi phí chờ kết chuyển. TK642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” có các tài khoản cấp II như sau: TK6421 - Chi phí nhân viên quản lý TK6422- Chi phí vật liệu quản lý TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424 - Chi phí khấu hao tài sản cố định TK 6425 - Thuế phí, lệ phí TK 6426 - Chi phí dự phòng TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác + TK 6421 “chi phí nhân viên quản lý” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ phải trả cho nhân viên văn phòng, các phòng ban chức năng. + TK 6422 “chi phí vật liệu quản lí” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí về vật liệu xuất dùng cho các công tác quản lí như giấy, bút, mực… + TK 6423 “chi phí đồ dùng văn phòng” TK này dùng để phản ánh các khoản về giá trị các loại đồ dùng, công cụ sử dụng cho bộ phận quản lí. +TK 6424 “chi phí khấu hao TSCĐ” TK này dùng để phản ánh chi phí về khấu hao TSCĐ sử dụng ở bộ phận quản lí như nhà cửa, máy móc, thiết bị. +TK 6425 “Thuế, phí, lệ phí” TK này dùng để phản ánh về thuế nhà đất, thu tiền vốn, phí, lệ phí … +TK 6426 “chi phí dự phòng” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí để trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó đòi. + TK 6427 “chi phí dịch vụ mua ngoài” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí trả trước cho bên cung cấp lao vụ, dịch vụ như tiền điện, nước, điện thoại. +TK 6428 “chi phí bằng tiền khác” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí bằng tiền khác ngoài các khoản nêu trên như chi phí vay lãi, tiền công tác phí. 1.3.3.3. Trình tự kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. * Tính các khoản lương, phụ cấp thanh toán với nhân viên quản lý, nhân viên bộ phận văn phòng, tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6421) Có TK 334 “Phải trả công nhân viên” Có TK 338 “Phải trả, phải nộp khác(3382, 3383, 3384)” * Xuất kho vật liệu dùng cho công tác quản lý, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí bán hàng quản lý doanh nghiệp” (6422) Có TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” * Xuất công cụ dụng cụ đồ dùng văn phòng tính vào CP QLDN trong kỳ, kế toán ghi: - Đối với loại phân bổ 1 lần Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6423) Có Tk 153 “Công cụ dụng cụ”( Phương pháp kê khai thường xuyên) Hoặc Có TK 611 “Mua hàng”(Phương pháp kiểm kê định kỳ) - Trường hợp xuất công cụ dụng cụ, vật liệu quản lý loại phân bổ nhiều lần, kế toán tiến hành phân bổ dần hàng kỳ như sau: + Khi xuất dùng: Nợ TK 142 “Chi phí trả trước” (1421) (Thời gian nhỏ hơn 1 năm) Nợ TK 242 “Chi phí trả trước dài hạn” (Thời gian lớn hơn 1 năm) Có TK 153 “ Công cụ dụng cụ” (PP KKTX) Hoặc Có TK 611 “Mua hàng”(Phương pháp kiểm kê định kỳ) + Khi phân bổ dần chi phí vào chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6423) Có TK 142 “Chi phí trả trước” (Thời gian nhỏ hơn 1 năm) Hoặc TK 242 “Chi phí trả trước dài hạn” (Thời gian lớn hơn 1 năm) * Hàng tháng, kế toán căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao TSCĐ phân bổ cho chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6424) Có TK 214 “Hao mòn TSCĐ” Đồng thời ghi đơn bên Có TK 009 – Nguồn vốn khấu hao * Khi tính thuế nhà đất, thuế trước bạ… các khoản phí, lệ phí giao thông, cầu phà… phát sinh trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6425) Có TK 333 “Thuế và các khoản thanh toán với NSNN” (3337, 3338) Có TK 111, 112 * Cuối niên độ kế toán, trích lập các khoản dự phòng dự phòng phải thu khó đòi, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6426) Có TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi” Đến niên độ kế toán sau (31/12/N+1). Nếu mức trích cho năm tiếp theo lớn hơn mức đã trích, trích thêm số chênh lệch, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6426) Có TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi” Nếu mức trích cho năm tiếp theo nhỏ hơn mức đã trích, phải hoàn nhập, kế toán ghi: Nợ TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi” Có TK 711 “Thu nhập khác” * Khi phát sinh các chi phí dịch vụ thuê ngoài (điện nước, điện thoại…), kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6427) Nợ TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ” Có TK 111 “Tiền mặt” Có TK 112 “ Tiền gứi ngân hàng” Có TK 331 “Phải trả người bán” * Các khoản chi bằng tiền cho hội nghị, tiếp khách, công tác phí, in ấn tài liệu, đào tạo cán bộ… phát sinh trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6428) Nợ TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ” Có TK 111 “Tiền mặt” Có TK 112 “ Tiền gứi ngân hàng” Có TK 141 “Tạm ứng” * Chi phí sửa chữa TSCĐ chung toàn doanh nghiệp: - Trường hợp doanh nghiệp thực hiện trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ: + Khi trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ tính vào CP QLDN trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6427) Có TK 335 “Chi phí phải trả” + Khi công việc sửa chữa hoàn thành, phản ánh chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 335 “Chi phí phải trả” Có TK 331 “Phải trả người bán” Có TK 214 “Xây dựng cơ bản dở dang” - Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ mà thực hiện phân bổ dần chi phí sửa chữa TSCĐ vào các kỳ kế toán: + Khi công việc sửa chữa TSCĐ hoàn thành, phản ánh chi phí sửa chữa thực tế phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 142 “Chi phí trả trước” (Phân bổ nhỏ hơn 1 năm) Nợ TK 242 “Chi phí trả trước dài hạn” (Phân bổ lớn hơn 1 năm) Có TK 331, 241 + Sau đó xác định số phân bổ tính vào CP QLDN kỳ này, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6427) Có TK 142 “Chi phí trả trước” (Phân bổ nhỏ hơn 1 năm) Có TK 242 “Chi phí trả trước dài hạn” (Phân bổ lớn hơn 1 năm) * Số phải nộp cấp trên về chi phí quản lý (nếu có), kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6428) Có TK 336 “Phải trả nội bộ” * Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ (nếu có), kế toán ghi: Nợ TK 111 “Tiền mặt” Nợ TK 152 “Nguyên vật liệu” Nợ TK 138 “Phải thu khác” (1388) Có TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” * Cuối kỳ hạch toán xác định và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để tính kết quả kinh doanh, kế toán ghi: Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” Có TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” * Trường hợp phải phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho sản phẩm, hàng hoá còn lại chưa tiêu thụ ở cuối kỳ, trên cơ sở để xác định kết chuyển sang loại “Chi phí chờ kết chuyển”, kế toán ghi: Nợ TK 142 “Chi phí trả trước” (1422) Có TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Kỳ hạch toán sau, khi có sản phẩm hàng hoá tiêu thụ,phần chi phí quản lý doanh nghiệp nói trên sẽ được kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh kỳ đó. Trình tự kế toán tập hợp và phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp có thể khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán chi phí quản lí doanh nghiệp (Sơ đồ 2) TK 334, 338 TK 642 TK 111, 152 Chi phí nhân viên qlý Các khoản giảm CP QLDN (nếu có) TK 152, (611), 111… Chi phí vật liệu, bao bì TK 911 TK 1422 K/c CPQLDN TK 153, (611), 142… để chờ kết chuyển Chi phí CCDC K/c CPQLDN để xđ KQKD vào cuối kỳ TK 214 Chi phí KHTSCĐ TK 333, 111 Thuế, phí, lệ phí TK 139 Chi phí dự phòng TK 111, 112, … Chí phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác 1.4. Các hình thức sổ kế toán. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, hệ thống hoá thông tin từ các chứng từ kế toán phù hợp với hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng. - Hệ thống sổ kế toán trong hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm: + Sổ Nhật ký chung. + Sổ cái TK 632, 511, 512, 531, 532, 521, 641, 642, 911,. . . + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan như sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết phải thu của khách hàng, sổ chi tiết chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, sổ chi tiết theo dõi kết quả kinh doanh,. . . - Hệ thống sổ kế toán trong hình thức kế toán Nhật ký sổ Cái, bao gồm: + Sổ Nhật ký sổ cái. + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. - Hệ thống sổ kế toán trong hình thức Chứng từ ghi sổ, bao gồm: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Sổ Cái TK 632, 511, 512, 521, 531, 532, 641, 642, 911, 421,. . . + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. - Hệ thống sổ kế toán trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, bao gồm: + Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, 8,. . . + Bảng kê số 1, 2, 8, 10,. . . + Sổ Cái TK 632, 511, 512, 531, 532, 641, 642, 911,. . . + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Chương II Tình hình thực tế về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở chi nhánh Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới 2.1. Đặc điểm chung về chi nhánh Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển về Chi Nhánh Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới. Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới là một đơn vị kinh tế độc lập, ngày 10/05/2000 công ty ra đời với tên gọi công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới do sở Kế hoạch và Đầu tư TP.Hồ Chí Minh cấp giấy phép số 041267. Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới là một đơn vị kinh tế với chức năng chủ yếu nhập khẩu Pin_Đèn Pin và bán cho các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước. Tên giao dịch: Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới. Trụ sở chính: Số 97 Đường 22 khu dân cư Bình Hưng-Bình Chánh-TP HCM. Chi nhánh: Lào Cai. Tính đến nay Công ty đã đi vào hoạt động được 4 năm. Tuy lúc ban đầu còn gặp nhiều khó khăn do: Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới là công ty tư nhân, đội ngũ cán bộ còn thiếu kinh nghiệm thị trường, chưa tìm được nhưng nguồn hàng mong muốn, và công ty chưa có nhiều chi nhánh ở các tỉnh, thành phố… nhưng đến nay, Công ty đã vượt qua được những trở ngại và ngày càng phát triển. Uy tín của công ty trên thị trường đã được nâng cao lên rõ rệt, công ty ngày càng nhiều bạn hàng làm ăn và đối tác trong và ngoài nước. Tại thời điểm thành lập Công ty mới chỉ có trụ sở giao dịch tại Tp. HCM, chưa có chi nhánh nào ở địa phương khác, nhưng đến nay công ty đã có các chi nhánh ở các địa phương: Lào cai, Hà Nội, Phú Thọ. Để hoạt động kinh doanh của mình ngày càng lớn mạnh, Công ty còn phải vượt qua rất nhiều khó khăn đặc biệt là trong điều kiện kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt. Năm 2002 Công ty mở chi nhánh tại Lào Cai cùng hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu pin-đèn pin để bán trong nước. Hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 1212000026 do sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Lào Cai cấp. Chức năng: Công ty nhập khẩu sau đó xuất khẩu trực tiếp hoặc bán trong nước các mặt hàng Pin va đèn pin các loại phục vụ cho sản xuất và kinh doanh theo quy định hiện hành của Nhà nước và Bộ thương mại. 2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý của Chi Nhánh công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới. Với đội ngũ gần 30 nhân viên chuyên giao và nhận hàng năng động nhiệt tình với nhiều năm kinh nghiệm trong việc tự quản lí, sắp xếp phân công công việc hợp lí đã đưa những mặt hàng của công ty có mặt trên rất nhiều các tỉnh và thành phố trên toàn quốc. Tổ chức bộ máy của công ty khá phù hợp với, tương đối gọn nhẹ, quan hệ chi đạo rõ ràng, quan hệ nghiệp vụ chặt chẽ, khăng khít. Sơ đồ các phòng ban được bố trí cũng khá hợp lí: Phòng kinh doanh Phòng TCKT Phòng nhập khẩu Phòng kinh doanh xúc tiến bán hàng Phòng nghiên cứu thị trường Kế toán trưởng Kế toán viên Giám đốc chi nhánh Phòng nhập khẩu 2 Phòng nhập khẩu 1 * Giám đốc Chi nhánh: Người có thẩm quyền quyết định cao nhất tại chi nhánh là Bà Hoàng Thị Thu Hương và phải chịu trách nhiệm về những việc mình làm. * Phòng kinh doanh: nắm bắt thông tin về thị trường và hàng hoá thông qua việc lấy thông tin từ các phòng kinh doanh xúc tiến bán hàng và phòng nghiên cứu thị trường để tham mưu cho giám đốc nắm bắt được tình hình tiêu thụ, phân phối sản phẩm của công ty về số lượng, đơn giá, chất lượng,… để tìm ra phương hướng đầu tư cho các mặt hàng và thăm rò tìm ra các thị trường mới cho sản phẩm của mình. Phòng kinh doanh có chức năng nhiêm vụ là trực tiếp tiến hành hoạt động kinh doanh của Công ty; đại diện cho Công ty đàm phán với các đối tác làm ăn; quản lý và theo dõi tình hình kinh doanh của các chi nhánh. * Phòng kế toán tài chính: Gồm 4 thành viên Phòng kế toán tài chính có chức năng, nhiệm vụ là thực hiện công tác kế toán sổ sách chứng từ theo luật định: Quản lý các hoạt động tài chính của Công ty; quản lý các tài khoản, ngân quỹ; trực tiếp giao dịch với các tổ chức tài chính * Phòng nhập khẩu: Bằng khả năng và kinh nghiệm của mình tìm ra các nguồn hàng mới, rẻ, đáp ứng nhu cầu thị trường trong nước. 2.1.3. Tổ chức công tác kế toán. 2.1.3.1.Tổ chức bộ máy kế toán. Xuất phát từ đặc điểm và nhiệm vụ kinh doanh của chi nhánh công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới đã áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với các đặc điểm của công ty: Bộ máy kế toán tập trung, một hình thức kế toán đơn giản nhưng vẫn đạt hiệu quả cao. Phòng kế toán của công ty gồm có 4 người: Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán và 3 nhân viên kế toán. Nhiệm vụ của phòng kế toán công ty là: thực hiện việc ghi sổ kế toán những nghiệp vụ phát sinh trong công ty. Với nhiệm vụ và yêu cầu như vậy, bộ máy tổ chức kế toán của công ty bố trí như sau: Kế toán trưởng (Trưởng phòng TC- KT) Kế toán doanh thu Thủ quỹ Kế toán thanh toán - Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán có nhiệm vụ tổ chức điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của công ty, làm tham mưu cho giám đốc về hoạt động tài chính, lập kế hoạch, tìm nguồn tài trợ, vay vốn ngân hàng của công ty. Tổ chức kiểm tra kế toán trong toàn công ty. Nghiên cứu vận dụng chế độ, chính sách về tài chính kế toán của nhà nước vào đặc điểm của công ty, xét duyệt báo cáo kế toán của toàn công ty trước khi gửi lên cơ quan chủ quản, cơ quan tài chính, ngân hàng… đồng thời tham mưu cho giám đốc bố trí, sắp xếp nhân sự của phòng tài chính kế toán. + Kế toán doanh thu: Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, doanh thu. + Kế toán thanh toán: Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến, công nợ, tiền gửi, tiền vay của công ty,. . . + Thủ quỹ: Đảm nhiệm việc xuất nhập tiền mặt trên cơ sở các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ, hợp pháp, đối chiếu số dư tiền mặt ở sổ quỹ với lượng tiền mặt thực có ở quỹ. Với cách sắp xếp và bố trí nhân viên trong phòng kế toán như vậy đã tạo cho bộ máy kế toán của công ty hoạt động một cách nhịp nhàng, đồng bộ, hiệu quả cao, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm của kế toán. 2.1.3.2. Hình thức kế toán của công ty. Chế độ kế toán công ty áp dụng hiện nay theo quyết định số 144/2001/QĐ-BTC ban hành ngày 21/12/ 2001 của Bộ Tài Chính có sửa đổi bổ sung cho phù hợp với hoạt động SXKD của công ty. Niên độ kế toán: Từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 Kỳ kế toán: Quý. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong việc ghi chép kế toán: Việt nam đồng, nguyên tắc chuyển đổi từ các đơn vị tiền tệ khác sang VNĐ theo tỷ giá thực tế do Ngân hàng Nhà nước Việt nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Hình thức ghi sổ: Chứng từ ghi sổ. Phương pháp kế toán hàng tồn kho + Nguyên tắc đánh giá: Theo giá thực tế nhập + Phương pháp xác định trị giá hàng tồn kho: Theo phương pháp KKTX. Phương pháp tính toán các khoản dự phòng, trích lập và hoàn nhập dự phòng theo chế độ quy định quản lý tài chính hiện hành. Hệ thống sổ áp dụng: + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết bán hàng, thẻ kho kế toán,. . . + Các bảng kê, CTGS, sổ cái các tài khoản,. . . Hệ thống Báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả SXKD,Thuyết minh báo cáo tài chính, Tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước.Bảng cân đối các tài khoản . Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ ở Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới (Sơ đồ số 3) Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết 2.2. Tình hình thực tế về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở chi nhánh công tyTNHH TM & DV Thăng Long Mới. Tại chi nhánh công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được giao cho một nhân viên kế toán có trình độ và kinh nghiệm đảm nhiệm. Nhiệm vụ chủ yếu của bộ phận kế toán này là: Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ kế toán và chi phí quản lý doanh nghiệp, xem xét các khoản chi có đúng chế độ kế toán không và ghi chép phản ánh số phát sinh hàng ngày vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - Tính toán chi phí và phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp đã tập hợp được cho các đối tượng chịu chi phí. Để thấy rõ hơn tình hình hoạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty, ta xem xét lần lượt các vấn đề sau: 2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Các chứng từ về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới bao gồm nhiều loại: Phiếu thu- chi tiền mặt, giấy báo nợ của ngân hàng, các chứng từ về tiền lương, phiếu xuất kho, khi phát sinh các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán liên quan tiến hành lập chứng từ. Căn cứ vào những chứng từ gốc đã lập, kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ rồi phân loại chứng từ, và ghi vào các sổ kế toán tổng hợpvà kế toán chi tiết (các bảng kê chứng từ ) chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp rồi tiến hành phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí. Các chứng từ về chi phí bán hàng và chi phí quản lýdoanh nghiệp được luân chuyển qua các khâu hợp lý theo sự phân công và bố chí của kế toán trưởng. Cuối cùng được lưu trữ và bảo quản theo chế độ lưu trữ của Nhà nước. 2.2.2. Tổ chức kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp ở chi nhánh công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới. 2.2.2.1 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. * Kế toán chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng ở chi nhánh công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới bao gồm các nội dung sau: - Chi phí nhân viên bán hàng. - Chi phí vật liệu, bao bì. - Chi phí dụng cụ, đồ dùng. - Chi phí khấu hao TSCĐ. - Cước vận tải hàng . - Chi phí dịch vụ mua ngoài. - Chi phí bằng tiền khác. + TK 6411” Chi phí nhân viên bán hàng”: TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí về tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCK… phải trả cho nhân viên bán hàng. +TK 6412 “Chi phí vật liệu, bao bì”:TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí về vật liệu bao bì xuất dùng cho việc đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hoá quá trình vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, vật liệu phụ dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ ở bộ phận bán hàng + TK 6413 “chi phí dụng cụ, đồ dùng” : TK này phản ánh về chi phí công cụ, dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá. + TK 6414 “ chi phí khấu hao TSCĐ”: TK này dùng để phản ánh chi phí về khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, phương tiện vận chuyển + TK 6415 “Cước vận tải hàng”: TK này phản ánh cước vận tải hàng hoá từ kho của doanh nghiệp đến cảng bán hàng hoá hoặc đến một địa điểm đã xác định trước trong hợp đồng. Nó bao gồm chi phí thuê vận tải, tự vận tải và các lao vụ trong vận tải . Cước vận tải hàng được xác định bằng công thức như sau: Cước vận tải hàng = Lượng hàng vận chuyển X Quãng đường vận chuyển X Giá cước từng loại hình + TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài”: phản ánh chi phí mua ngoài khác cho qúa trình kinh doanh thuế sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho bãi, tiền bốc vác, vận chuyển, tiền điện nước, điện thoại, tạp chí.... + TK 6418 “Chi phí bằng tiền khác”: phải ánh các chi phí phát sinh phục vụ công tác bán ngoài các khoản chi phí nêu trên như chi phí quảng cáo, chào hàng, bán hàng. * Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp ở chi nhánh công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới bao gồm các nội dung sau: - Chi phí nhân viên quản lý. - Chi phí vật liệu, bao bì. - Chi phí dụng cụ, đồ dùng. - Chi phí khấu hao TSCĐ. - Thuế, phí, lệ phí. - Chi phí dịch vụ mua ngoài. - Chi phí bằng tiền khác. + TK 6421 “chi phí nhân viên quản lí” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ phải trả cho nhân viên văn phòng, các phòng ban chức năng. + TK 6422 “chi phí vật liệu quản lí” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí về vật liệu xuất dùng cho các công tác quản lí như giấy, bút, mực… + TK 6423 “chi phí đồ dùng văn phòng” TK này dùng để phản ánh các khoản về giá trị các loại đồ dùng, công cụ sử dụng cho bộ phận quản lí. +TK 6424 “chi phí khấu hao TSCĐ” TK này dùng để phản ánh chi phí về khấu hao TSCĐ sử dụng ở bộ phận quản lí như nhà cửa, máy móc, thiết bị. +TK 6425 “Thuế, phí, lệ phí” TK này dùng để phản ánh về thuế nhà đất, thu tiền vốn, phí, lệ phí … + TK 6427 “chi phí dịch vụ mua ngoài” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí trả trước cho bên cung cấp lao vụ, dịch vụ như tiền điện, nước, điện thoại. +TK 6428 “chi phí bằng tiền khác” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí bằng tiền khác ngoài các khoản nêu trên như chi phí vay lãi, tiền công tác phí. 2.2.2.2. Tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. 2.2.2.2.1, Phương pháp tính lương - chia lương. Việc thực hiện hình thức tính lương - chia lương thích hợp theo lao động, kết hợp, chặt chẽ giữa lợi ích chung của xã hội với lợi ích của doanh nghiệp và người lao động. Lựa chọn hình thức tính lương - chia lương đúng đắn còn có tác dụng là đòn bẩy kinh tế, khuyến khích người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, đảm bảo ngày công, giờ công và năng suất lao động. Hiện nay công ty chủ yếu áp dụng 2 hình thức tính lương đó là: 1+ Hình thức tính lương theo thời gian + Hình thức tính lương theo sản phẩm * Tiền lương theo thời gian là hình thức mà việc xác định tiền lương phải trả căn cứ vào lương cấp bậc, số ngày làm việc định mức và số ngày làm việc thực tế của từng người được áp dụng theo công thức: Tiền lương phải trả trong tháng = Mức lương một ngày x Số ngày làm việc thực tế trong tháng Mức lương một ngày = Mức lương tháng theo cấp bậc x Hệ số các loại phụ cấp (nếu có) Số ngày làm việc trong tháng theo chế độ Ví dụ: Tại phòng kế toán của văn phòng công ty trong tháng 01/2005 có cô Ngô Thị Trâm với mức lương cơ bản là 1.500.000đ/tháng. Căn cứ vào bảng chấm công tháng 01/2005 thì số ngày làm việc thực tế là 24 ngày/26 ngày. Theo phương pháp tính lương thời gian ở trên thì số tiền lương cô được hưởng trong tháng 01 là: Tiền lương phải trả trong tháng 1 = 1.500.000 x 24 = 1.348.615 26 Vậy trong tháng 01 cô được hưởng lương thời gian là 1.348.615 đồng. * Tiền lương theo sản phẩm là hình thức tính lương theo số lượng hoặc khối lượng công việc sản phẩm đã hoàn thành đảm bảo yêu cầu quy định và đơn giá tiền lương tính cho 1 khối lượng sản phẩm hoặc công việc đó và được tính như sau: Tiền lương sản phẩm = Khối lượng công việc hoàn thành đủ tiêu chuẩn x Đơn giá tiền lương một sản phẩm Ví dụ: Tại bộ phận bán hàng của công ty trong tháng 01/2005 có anh Trần Văn Sơn ở tổ tiếp thị, căn cứ vào bảng thanh toán tiền hàng tháng 01/2005 thì: + Pin tiểu 2A: 30 thùng với đơn giá 9.500 đồng / thùng Vậy số tiền được hưởng là: 9.500 x 30 = 285.000 đồng. + Đèn pin Eveready: 100 cái với đơn giá 500 đồng / cái Vậy số tiền được hưởng là: 500 x 100 = 50.000 đồng + Pin đũa 3A: 25 thùng với đơn giá 12.000 đồng / 1 thùng Vậy số tiền được hưởng là: 12.000 x 25 = 300.000 đồng + Pin sạc 2A: 5 thùng với đơn giá 22.500 đồng / 1 thùng Vậy số tiền được hưởng là: 22.500 x 5 = 112.500 đồng Tổng cộng anh Trần Văn Sơn được hưởng số tiền là: 285.000 + 50.000 + 300.000 + 112.500 = 747.500 đồng. 2.2.2.2.2. Cách trả lương hiện nay ở công ty. Thời gian để tính lương, tính thưởng và các khoản khác phải trả cho người lao động là theo tháng. Căn cứ để tính là các chứng từ hạch toán theo thời gian lao động và kết quả lao động cùng các chứng từ khác liên quan. Tất cả các chứng từ trên được kế toán kiểm tra trước khi tính lương, thưởng phụ cấp, trợ cấp khác. Kế toán thanh toán tiền lương tiến hành tính lương phải trả cho người lao động, theo hình thức công ty trả lương chia làm hai lần: vào giữa tháng và cuối tháng. 2.2.2.2.3. Phương pháp trích BHXH, BHYT, KPCĐ. Việc trích BHXH, BHYT, KPCĐ ở công ty. Tiền lương để tính BHXH, BHYT, KPCĐ quy định như sau: - BHXH, BHYT trích theo tỷ lệ quy định là 20% BHXH, 3% BHYT theo tiền lương cơ bản của người lao động trong đó: + 15% BHXH tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 5% BHXH khấu trừ vào lương. + 2% BHYT tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 1% BHYT khấu trừ vào lương. - Kinh phí công đoàn tính theo tỷ lệ quy định là 2% theo tiền lương thực tế trả cho công nhân viên. VD: Chị Ngô Thị Trâm có mức lương cơ bản 1 tháng là 1.500.000 đồng, mức lương thực tế tháng 01/2005 là 1.348.615 đồng. - BHXH tính theo lương của chị Trâm. = 1.500.000 x 15% = 225.000 đồng. - BHYT tính theo lương của chị Trâm. = 1.500.000 x 2% = 30.000 đồng. - KPCĐ tính lương thực tế của chị Trâm. = 1.348.615 x 2% = 26.972 đồng. 2.2.2.2.4. Tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. - Để thuận tiện cho công việc sử dụng thời gian lao động và các khoản thanh toán cho người lao động như tiền lương, các khoản phụ cấp, tiền thưởng theo thời gian và hiệu quả lao động. công ty đã sử dụng các mẫu chứng từ có liên quan. Hàng tháng kế toán các khoản tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên tiếp thị, nhân viên quản lý, các phòng ban, các khoản phụ cấp …và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ),như sau: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng”(6411) Nợ TK 642 “Chi phí QLDN” (6421) Có TK 334 Có TK 338(3382, 3383, 3384) Khi phát sinh nghiệp vụ về tạm ứng lương, trả lương, kế toán ghi sổ: Nợ TK 334 Có TK 111 - Do đặc điểm của công ty là công ty xuất nhập khẩu pin và đèn pin, nên việc quyết toán tiền lương theo tháng. Bảng tổng hợp tiền lương được lập hàng tháng theo từng phòng, ban tương ứng với bảng chấm công.Cơ sở để lập bảng tổng hợp tiền lương là các chứng từ về lao động như: bảng chấm công, bảng tính phụ cấp, trợ cấp... Cụ thể bảng tổng hợp tiền lương tháng 01 năm 2005 (Bảng số 1)ở văn phòng chi nhánh công ty. (Bảng số 1) Bảng tổng hợp tiền lương Tháng 01/2005 Đơn vị: Chi nhánh Công ty TNHH TM & DV Thăng Long mới TT Bộ phận Tổng Lương Lương SP Lương t/g Phụ Cấp Các khoản khác 1 Giám đốc Chi nhánh - 2.500.000 800.000 3.300.000 2 Phòng kế toán (4 người) - 4.950.000 800.000 5.750.000 3 Phòng kinh doanh 25.500.000 - 2.500.000 28.000.000 Phòng kinh doanh, xúc tiến bán hàng 20.500.000 2.000.000 22.500.000 Phòng nghiên cứu thị trường 5.000.000 500.000 5.500.000 3 Phòng nhập khẩu 10.200.000 - 1.000.000 11.200.000 Phòng nhập khẩu 1 5.200.000 - 500.000 5.700.000 Phòng nhập khẩu 2 5.000.000 - 500.000 5.500.000 Cộng 35.700.000 7.450.000 5.100.000 48.250.000 Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Vương Hồng Khanh Trần Thị Trâm Căn cứ vào các chứng từ liên quan bộ phận kế toán lập bảng tổng hợp tiền lương chuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương. Bảng được lưu tại phòng kế toán, mỗi lần tính lương người lao động phải trực tiếp ký vào cột “Người nhận tiền”. Căn cứ vào bảng tổng hợp tiền lương kế toán lập phiếu chi thanh toán lương giữa kỳ và cuối tháng của bộ phận (bộ phận bán hàng, bộ phận QLDN). Ví dụ: Căn cứ vào bảng tổng hợp tiền lương kế toán lập phiếu chi thanh toán lương giữa kỳ và cuối tháng của bộ phận bán hàng. Biểu mẫu số 1 Phiếu chi Ngày 10 tháng 01 năm 2004 Quyển số:. . .. . . Số: Mẫu số 02- TT QĐ số 144/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/ 2001 Nợ TK 334: 23.000.000 Có TK 111: 23.000.000 Họ tên người nhận tiền: Địa chỉ: Lý do chi: Trần Văn Sơn. Lào Cai Tạm ứng lương giữa tháng cho bộ phân bán hàng. Số tiền: 23.000.000 đồng Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi ba triệu đồng chẵn. Người nhận tiền Thủ quỹ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi họ tên) Biểu mẫu số 2 Phiếu chi Ngày 31 tháng 01 năm 2004 Quyển số:. . .. . . Số: Mẫu số 02- TT QĐ số 144/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/ 2001 Nợ TK 334: 23.648.000 Có TK 111: 23.648.000 Họ tên người nhận tiền: Địa chỉ: Lý do chi: Trần Văn Sơn. Lào Cai Chi thanh toán lương cho bộ phận bán hàng Số tiền: 23.648.000 đồng Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi ba triệu sáu trăm bốn mươi tám nghìn đồng chẵn. Người nhận tiền Thủ quỹ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi họ tên) Kế toán căn cứ vào phiếu chi thanh toán tiền lương, và các khoản phụ cấp (tiền lương thưởng, tiền ăn trưa, tiền ăn ca,...) của từng bộ phận (bộ phận bán hàng và bộ phận QLDN). Kế toán lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương của toàn công ty vào cuối tháng. Trích bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương tháng 01/2005 (Bảng số 2) của toàn công ty như sau: (Bảng số 2) Trích bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương Tháng 01 năm 2005 STT Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK 334 TK 338 TK 335 Tổng Lương Phụ cấp Khoản khác Cộng Có TK 334 TK 3382 (2%) TK 3383 (15%) TK 3384 (2%) Cộng Có TK 338 . . ... . . .. . .. . ... . . .. . . . .. . ... . . .. . ... . . .. . .. . . . . .. . ... . . .. . .. . . .. . ... . . .. . . . . .. . . . .. . 3. TK 641 39.200.000 784.000 5.880.000 784.000 7.448.000 46.648.000 4. TK 642 9.050.000 181.000 1.357.500 181.000 1.719.500 10.769.500 Cộng: . . .. . .. . . .. . .. . . .. . . . . .. . .. . . .. . . . . .. . ... . . .. . .. . . .. . .. . . .. . . . .. . .. 2.2.2.3. Kế toán chi phí vật liệu, công cụ, dụng cụ, đồ dùng. * Khi có giấy đề nghị thanh toán tiền cho việc mua vật liệu, công cụ…để phục vụ cho việc bán hàng tại các bộ phận trong công ty( kèm theo các chứng từ chứng minh của bên bán như hóa đơn GTGT,…) kế toán tiền mặt lập phiếu chi chuyển cho thủ quỹ trích trả và hạch toán. Nợ TK 641 (6412, 6413) Nợ TK 133 Có TK 111,112,331 * Khi có giấy đề nghị thanh toán tiền mua nguyên vật liệu…phục vụ cho việc quản lý doanh nghiệp (kèm các chứng từ : hóa đơn GTGT,…) kế toán tiền mặt lập phiếu chi chuyển cho thủ quỹ trích trả và hạch toán. Nợ TK 642 (6422, 6423) Nợ TK 133 Có TK 111,112,331 VD: Ngày 02/01, A.Tiến- nhân viên phòng TCHC làm giấy đề nghị thanh toán tiền mua đồ dùng văn phòng, có kèm theo hóa đơn GTGT. Căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán đã được xét duyệt và HĐ GTGT, kế toán lập phiếu chi để thanh toán cho A.Tiến và tiến hành hạch toán. Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------------------------- Giấy đề nghị thanh toán Kính gửi: - Giám đốc công ty - Phòng kế toán- tài chính Tên tôi là: Mai Xuân Tiến nhân viên phòng nhập khẩu, viết giấy này xin thanh toán tiền mua đồ dùng văn phòng. Máy vi tính: 7.249.000x 1 chiếc Tổng : 7.249.000đ (Bẩy triệu hai trăm bốn mươi chín nghìn đồng chẵn) Vậy tôi làm giấy này đề nghị ban giám đốc và phòng kế toán thanh toán cho tôi( gửi kèm theo 1 hóa đơn GTGT). Ngày 02 tháng 01 năm 2005 Duyệt chi Kế toán Người nhận tiền (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu mẫu số 3 Biểu mẫu số 4: Hoá đơn GTGT Hoá đơn (GTGT) Ngày 02 tháng 01 năm 2005 Mẫu số: 01. GTKT- 3LL GU/ 2003B No: 175921 Đơn vị bán hàng: Địa chỉ: Số Tài khoản: Điện thoại: Mã số: Người mua hàng: Chị Nguyễn thị Mai Đơn vị: Chi nhánh Công ty TNHH TM&DV Thăng Long Mới. Địa chỉ: Hình thức thanh toán: TMặt Mã số: 0100839776 - 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đvị SL Đơn giá Thành tiền ĐVT 1 Máy vi tính Chiếc 1 6.590.000 6.590.000 VNĐ Thuế suất GTGT: 10% Cộng tiền hàng: 6.590.000 Tiền thuế GTGT: 659.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 7.249.000 Số tiền viết bằng chữ: Bẩy triệu hai trăm bốn mươi chín nghìn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi họ tên) Biểu mẫu số 5 Phiếu chi Ngày 02 tháng 01 năm 2005 Quyển số:. . .. . . Số: Mẫu số 02- TT QĐ số 144/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/ 2001 Nợ TK 6423: 6.590.000 Nợ TK 133: 659.000 Có TK 111 : 7.249.000 Họ tên người nhận tiền: Địa chỉ: Lý do chi: A. Tiến Chi nhánh Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới Mua máy vi tính phục vụ quản lý Số tiền: 7.249.000 đồng Số tiền viết bằng chữ: Bẩy triệu hai trăm bốn mươi chín nghìn đồng chẵn. Người nhận tiền Thủ quỹ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi họ tên) 2.2.2.4. Kế toán chi phí khấu hao TSCĐ. Chi nhánh Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới quản lý TSCĐ theo 3 chỉ tiêu: Nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại. Phương pháp tính khấu hao mà công ty áp dụng là khấu hao theo đường thẳng: M= Trong đó: M : Mức khấu hao cơ bản của TSCĐ NG: Nguyên giá TSCĐ N : Thời gian sử dụng định mức Căn cứ vào các chứng từ : Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ kế toán tiến hành trích khấu hao TSCĐ theo quý cho các TSCĐ. Sau đó, kế toán lập bảng phân bổ khấu hao VD: Trích bảng tính và phân bổ KH TSCĐ quý 01/2005 (Bảng số 3). (Bảng số 3) Bảng tính và phân bổ KH TSCĐ Quý 01 năm 2005 STT Chỉ tiêu Tỉ lệ KH Nơi SD Toàn DN TK 627 TK 641 TK 642 … Giá trị KH KH I Số KH đã trích quý trước 5.500.000 3.500.000 II Số KH TSCĐ tăng trong quý 3.800.000 2.000.000 III Số KH TSCĐ giảm trong quý 2.650.000 1.500.000 IV Số KH TSCĐ phải trích quý này 6.650.000 4.000.000 Ngày ........ tháng ........ năm ........ Người lập bảng Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán ghi sổ: Nợ TK 6414: 6.650.000 Nợ TK 6424: 4.000.000 Có TK 214: 10.650.000 Đồng thời ghi đơn bên Có TK 009: 10.650.000 2.2.2.5. Kế toán thuế, phí, lệ phí Căn cứ để kế toán hạch toán: - Giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi - Hóa đơn lệ phí - Giấy báo nợ của NH - Biên lai nộp thuế.... Các khoản chi phí về thuế, phí, lệ phí như: thuế môn bài, thuế nhà đất là khoản cố định, có số phát sinh lớn nên được nộp bằng tiền gửi ngân hàng qua hình thức chuyển khoản, còn các loại phí, lệ phí như phí cầu đường, phí vệ sinh, lệ phí giao thông, lệ phí trước bạ..khi nhận được giấy đề nghị thanh toán đã được xét duyệt kèm theo các chứng từ liên quan, kế toán tiền mặt tại quỹ lập phiếu chi chuyển cho thủ quỹ trích trả và làm căn cứ ghi sổ cho kế toán chi phí tiến hành hạch toán khi trả các khoản đó. Nợ TK 6425 Có TK 333 Có TK 111, 112 2.2.2.6. Kế toán chi phí dịch vụ mua ngoài. * Các khoản dịch vụ chi phí mua ngoài phát sinh trong tháng như chi phí thuê bến bãi, thuê bốc vác vận chuyển… phục vụ cho quá trình bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 6417 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 141, 331 * Các khoản dịch vụ chi phí mua ngoài như: tiền điện, nước, điện thoại… phát sinh trong tháng phục vụ dùng chung của doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 6427 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 141, 331 VD: Ngày 05/01/2005, chi tiền mặt để thuê bốc vác vận chuyển hàng hoá. Biểu mẫu số 6 Phiếu chi Ngày 05 tháng 01 năm 2005 Quyển số:……… Số: Mẫu số 02- TT QĐ số 144/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/ 2001 Nợ TK 6417: 5.950.000 Có TK 111 : 5.950.000 Họ tên người nhận tiền: Địa chỉ: Lý do chi: Đào Minh Chi nhánh Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới Thuê vận chuyển bốc vác hàng hoá Số tiền: 5.950.000 đ Số tiền viết bằng chữ: Năm triệu chín trăm năm mươi nghìn đồng chẵn Người nhận tiền Thủ quỹ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi họ tên) 2.2.2.7. kế toán chi phí bằng tiền khác * Các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong tháng phục vụ cho quá trình bán hàng như: Chi phí tiếp khách, hội nghị khách hàng, ….kế toán ghi sổ: Nợ TK 6418 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 141, 331 * Các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong tháng ngoài các khoản trên như: chi hội nghị, tiếp khách, đào tạo cán bộ…phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 6428 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 141, 331 VD: Ngày 12/01/2005 chi tiền mặt cho Anh Tuấn chi tiếp khách, hội nghị khách hàng. Biểu mẫu số 7 Phiếu chi Ngày 12 tháng 01 năm 2005 Quyển số:. . .. . . Số: Mẫu số 02- TT QĐ số 144/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/ 2001 Nợ TK 6418: 3.000.000 Có TK 111 :3.000.000 Họ tên người nhận tiền: Địa chỉ: Lý do chi: Trịnh Anh Tuấn Chi nhánh Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới Tiếp khách, hội nghị khách hàng Số tiền: 3.000.000 đ Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu đồng chẵn. Người nhận tiền Thủ quỹ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi họ tên) Căn cứ vào phiếu chi chi về mua dụng cụ đồ dùng, các khoản thuế phí lệ phí nộp cho NSNN, các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài ( tiền điện thoại,…), chi phí bằng tiền khác….Kế toán tổng hợp lại và lập bảng kê chi tiền mặt (Bảng số 4), bảng kê chi tiền gửi ngân hàng (Bảng số 5). Đồng thời kế toán căn cứ vào đó và bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, Bảng tính và phân bổ KH TSCĐ, để làm căn cứ ghi vào bảng tổng hợp các khoản chi phí (Bảng số 6), chứng từ ghi sổ (Bảng số 7, 9), và sổ cái tài khoản 641 “Chi phí bán hàng”, 642 “Chi phí QLDN”(Bảng số 8, 10). (Bảng số 4) bảng kê chi tiền mặt Từ ngày 01/01/2005 đến ngày 31/01/2005 Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 111 Ghi Nợ các TK SH Ngày 641 642 133 . . . PC02 01/01 Chi tiền cho A. Tiến mua dung cụ, đồ dùng. 253.000 50.000 180.000 23.000 . . .. . . ... . . .. . .. .. . . .. . .. . .. PC06 05/01 Thuê V/C hàng hoá 5.950.000 5.950.000 . . ... . . ... . . .. . .. . . .. . ... PC10 12/01 Chi tiếp khách, chi hội nghị khách hàng. 3.000.000 3.000.000 Phí, lệ phí 3.560.540 3.560.540s Cộng: 20.530.400 10.305.650 5.174.750 . . .. . .. . . .. . ... (Bảng số 5) bảng kê chi tiền gửi ngân hàng Từ ngày 01/01/2005 đến ngày 31/01/2005 Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK112 Ghi Nợ các TK SH Ngày 641 642 133 . . . 12/01 Trả tiền điện thoại 6.519.788 5.927.080 592.708 . . .. . .. . . .. . .. . .. . .. . .. . .. . . .. . ... 15/01 VPP điện 3.465.715 3.150.650 315.065 . . .. . . . . .. . .. . .. . . . . .. . .. . ... Cộng: 20.560.500 9.500.860 6.709.230 . . .. . ... . . .. . ... (Bảng số 6) trích bảng tổng hợp các khoản chi phí Quý 01 năm 2005 Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Ghi Nợ các TK chi phí 641 642 133 . . .. . . 1.Chi TMặt 111 Bảng kê chi TM tháng 01 10.305.650 5.174.750 . . ... . . .. . .. . .. . .. . . .. . .. . . . . .. . .. . . Tổng cộng chi TM: 31.277.600 15.562.180 2. Chi tiền gửi Ngân hàng 112 Bảng kê chi tiền gửi tháng 01 9.500.860 6.709.230 . . .. . .. . . . . .. . .. . .. . .. . . .. . .. . ... . . .. . . Tổng cộng chi Tgửi: 27.437.550 18.705.650 3. Chi lương CNV 334 Chi lương CNV tháng 01 39.200.000 9.050.000 . . .. . .. . . .. . . . . .. . .. Tổng cộng chi tiền lương: 111.950.000 28.457.000 4. Các khoản trích - Khoản trích theo lương tháng 01 338 7.448.000 1.719.500 - . . .. . .. . . . . .. . .. . . .. . ... - Trích KH TSCĐ 214 6.650.000 4.000.000 Tổng cộng khoản trích: 27.920.500 9.406.830 Tổng chi: 198.585.650 72.131.660 (Bảng số 7) chứng từ ghi sổ Ngày 31/03/2005 Diễn giải Mã số TK Số tiền Nợ Có Nợ Có - Chi phí BH bằng TM - Chi phí BH bằng TGNH - Trả lương cho nhân viên bán hàng Các khoản trích + Theo lương + KHTSCĐ 641 641 641 641 111 112 334 338 214 31.277.600 27.437.550 111.950.000 27.920.500 31.277.600 27.437.550 111.950.000 21.270.500 6.650.000 Tổng cộng 198.585.650 198.585.650 (Bảng số 8) Số cái Ngày 31/03/2005 Tên tài khoản: Chi phí bán hàng Số hiệu: TK 641 NTGS Chứng từ ghi sổ Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH Ngày Nợ Có 31/12 Chi phí bán hàng bằng TM 111 31.277.600 Chi phí bán hàng bằng TGNH 112 27.437.550 Lương 334 111.950.000 Khoản trích theo lương 338 21.270.500 Trích KHTSCĐ 214 6.650.000 K/c CPBH để xđ kquả 911 198.585.650 Cộng PS quý: 198.585.650 198.585.650 Số dư cuối quý: Luỹ kế từ đầu năm (Bảng số 9) chứng từ ghi sổ Ngày 31/03/2005 Diễn giải Mã số TK Số tiền Nợ Có Nợ Có -Chi QLDN bằng tiền mặt. -Chi QLDN bằng TGNH - Trả lương cho nhân viên QLDN Các khoản trích + Theo lương + KHTSCĐ 642 642 642 642 111 112 334 338 214 15.562.180 18.705.650 28.457.000 9.406.830 15.562.180 18.705.650 28.457.000 5.406.830 4.000.000 Tổng cộng 72.131.660 72.131.660 (Bảng số 10) Số cái Ngày 31/03/2005 Tên tài khoản: Chi phí quản lý doanh nghiệp Số hiệu: TK 642 NTGS Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH Ngày Nợ Có 31/01 CP QLDN bằng TMặt 111 15.562.180 CP QLDN bằng TGNH 112 18.705.650 Lương nhân viên quản lý 334 9.050.000 Các khoản trích theo lương 338 5.406.830 Trích KHTSCĐ 214 4.000.000 K/c CP QLDN để xđkq 911 72.131.660 Cộng PS quý: 72.131.660 72.131.660 Số dư cuối quý: Luỹ kế từ đầu năm CHƯƠNG III: Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanghiệp ở chi nhánh Công ty TNHH TM& DV Thăng long mới. 3.1. Nhận xét về công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở chi nhánh Công ty TNHH TM& DV Thăng long mới. Trong điều kiện hiện nay, các doanh nghiệp phải đứng trước nhiều khó khăn thử thách của nền kinh tế bởi họ phải đứng trước nhiều vấn đề như: Cạnh tranh về giá cả, về chất lượng sản phẩm, quan tâm về chính sách quản lý vĩ mô của Nhà nước và đặc biệt là khi mà những yêu cầu của người tiêu dùng ngày càng cao. Do đó, lợi nhuận cao và an toàn trong kinh doanh luôn là mục tiêu hàng đầu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Để đạt được mục tiêu đó thì mỗi doanh nghiệp cần phải có chiến lược kinh doanh phù hợp, nắm bắt được nhu cầu thị trường; tuy nhiên nhìn chung các doanh nghiệp đều tìm cách chiếm lĩnh thị trường, tăng doanh thu, đặc biệt là giảm chi phí một cách tối đa. Nhận thức được điều đó, ban lãnh đạo Công ty đã và đang cố gắng khai thác phát huy thế mạnh và khắc phục những khó khăn của mình, nắm bắt nhu cầu thị trường, tìm kiếm đối tác kinh doanh, tạo đà cho Công ty đứng vững và ngày càng phát triển trên thị trường. Qua quá trình tìm hiểu tình hình thực tế kế toán CPBH và CPQLDN chi nhánh Công ty TNHH TM& DV Thăng Long Mới, có thể rút ra một số nhận xét sau: * Ưu điểm: Phòng kế toán của công ty bao gồm các cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, dày dạn kinh nghiệm, có hiểu biết về nền kinh tế thị trường, về những yêu cầu của một cán bộ kế toán trong tình hình hiện nay. Mọi người trong phòng đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc. Nhìn chung công tác kế toán CPBH và CPQLDN cũng như các thành phần kế toán khác được đội ngũ các bộ của công ty thực hiện một cách khoa học và hoàn thiện. Nổi bật là những ưu điểm sau: - Khâu tổ chức hạch toán ban đầu đáp ứng được yêu cầu kinh tế và pháp lý. Sử dụng chứng từ đúng mẫu của Bộ Tài Chính, kế hoạch luân chuyển chứng từ được kế toán trưởng xác định là hợp lý. Việc luân chuyển chứng từ qua các bộ phận kế toán có liên quan để vào máy, ghi sổ diễn ra nhịp nhàng. Sổ sách rõ ràng, việc ghi chép được tiến hành kịp thời, tránh khâu trung gian. - Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán mới phù hợp với đặc điểm kinh doanh xuất nhập khẩu. Kế toán sử dụng TK 641, TK 642 để theo dõi riêng hai loại chi phí bảo đảm kế toán hạch toán chính xác chi phí, giúp lãnh đạo theo rõi quản lí hai loại chi phí này. Riêng TK 641 công ty mở chi tiết đến tài khoản cấp III giúp kế toán hạch toán chính xác chi phí đối với từng hoạt động kinh doanh theo khoản mục, từ đó thấy được tỷ trọng từng loại chi phí để có biện pháp điều chỉnh cụ thể từng loại chi phí phát sinh cho hợp lý, phấn đấu hạ thấp khoản mục có tỷ trọng lớn, tăng hiệu quả kinh doanh. - Việc tổ chức công tác kế toán của công ty áp dụng máy vi tính giúp kế toán giảm bớt khối lượng công việc, xử lý thông tin nhanh với độ chính xác cao, phục vụ cho việc quản lí kinh tế tài chính một cách toàn diện, khoa học. - Nói chung phương pháp hạch toán chi phí của công ty là rõ ràng, rành mạch, theo dõi được cả tổng số chi phí và chi tiết chi phí. Có được những ưu điểm trên trước hết phải kể đến sự quan tâm và quản lí sát sao của lãnh đạo công ty với công tác hạch toán chi phí, giúp đỡ phòng kế toán về vật chất, trang bị máy móc hiện đại cho công việc được hoàn thành nhanh chóng, chính xác. Sự cố gắng và đoàn kết của tập thể phòng kế toán cũng như với mỗi cán bộ kế toán là nguyên nhân trực tiếp để đạt được những ưu điểm trên. Mọi người đều có ý thức trách nhiệm trong công việc, đảm bảo ghi chép, phân tích và tổng hợp các thông tin, cung cấp số liệu cho lãnh đạo công ty. * Nhược điểm: Tuy nhiên công tác kế toán CPBH và CPQLDN của công ty còn bộc lộ một số nhược điểm sau: - Hình thức nhật ký sổ cái mà công ty áp dụng chưa thực sự đúng với quy định do Bộ Tài Chính ban hành. - Kế toán công ty không tiến hành phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp cho hàng còn lại cuối kỳ mà phân bổ cho toàn bộ hàng bán ra trong kỳ. Do vậy, kết quả kinh doanh chưa thực sự chính xác. - Một số khoản mục CPBH và CPQLDN như chi phí nhân viên, chi phí khấu hao TSCĐ không được theo dõi thường xuyên vì kế toán công ty chỉ có thể tính vào CPBH và CPQLDN khi có quyết toán của cấp trên vào cuối năm. - Chi nhánh Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới là một công ty chuyên nhập khẩu pin và đèn pin. Kế toán công ty mới chỉ hạch toán chi tiết chi phí theo khoản mục nhưng chưa phản ánh với giám đốc được tình hình thực hiện phí theo nhóm hàng kinh doanh, chưa xác định được kế hoạch kinh doanh của từng nhóm hàng, gây khó khăn cho công tác tìm nguồn hàng thích hợp và có hiệu quả kinh doanh cao. Nguyên nhân của một số tồn tại trên là do các qui định về chế độ kế toán của Nhà nước ban hành còn chưa hoàn thiện và ổn định, do vậy những khó khăn, thiếu sót và những vấn đề chưa hợp lý là điều không tránh khỏi. Công ty đang nghiên cứu và từng bước đổi mới, hoàn thiện hơn nữa. 3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở ở chi nhánh Công ty TNHH TM& DV Thăng long mới. Để góp phần vào việc hoàn thiện kế toán chi phí trong công ty, tôi xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến hoàn thiện, mong phòng kế toán xem xét và tham khảo. * Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là một trong những biện pháp được sử dụng rộng rãi để quản lý chi phí một cách có hiệu quả. Do vậy, kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng cần phải được quan tâm, đổi mới để phù hợp với sự đổi mới của cơ chế quản lý kinh tế cũng như phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Hoàn thiện kế toán chi phí, đặc biệt là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là một vấn đề phức tạp, vừa có ý nghĩa lý luận, vừa có ý nghĩa thực tiễn trong công tác quản lý chi phí. Xuất phát từ vai trò trên, đòi hỏi cần phải hoàn thiện và đổi mới công tác kế toán nói chung và kế toán chi phí nói riêng, nhằm phù hợp với yêu cầu thực tế ở các doanh nghiệp. Đồng thời dựa vào các phương hướng đổi mới kế toán tài chính thì việc hoàn thiện kế toán chi phí phải dựa trện các nguyên tắc sau: Hoàn thiện kế toán chi phí phải đảm bảo thống nhất đáp ứng nguyên tắc bảo đảm sự thống nhất giữa các chỉ tiêu mà kế toán phản ánh, thống nhất về hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán các sổ sách báo cáo kế toán. - Đảm bảo sự thống nhất giữa ba loại hạch toán: Thống kê - nghiệp vụ - kế toán, đồng thời phải đảm bảo cho bộ máy kế toán gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh đặc thù của từng ngành, từng doanh nghiệp cụ thể và phải tuần theo chế độ kế toán của nhà nước. - Tổ chức bộ máy kế toán phải dựa vào chế độ, thể lệ quản lý tài chính và công tác kế toán, lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp đồng thời chú ý đến vấn đề trang bị phương tiện tính toán hiện đại. - Đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ mọi mặt kinh tế tài chính, đồng thời tiếp cận với chuẩn mực kế toán quốc tế, vận dụng cho phù hợp với tình hình thực tế của nước ta và của từng ngành. - Việc hoàn thiện các nội dung của kế toán chi phí phải quán triệt yêu cầu về tính khả thi và hiệu quả. * Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng còn lại và hàng bán ra. Phòng kế toán ở chi nhánh Công ty TNHH TM& DV Thăng Long Mới, đã thực hiện công tác chi phí như sau: Toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ hết cho hàng bán ra trong kỳ. Song tôi thấy rằng: - Các doanh nghiệp thương mại để đảm bảo nhu cầu bán ra đầu kỳ sau thì nhất thiết phải có một lượng hàng hoá dự trữ, do đó sẽ có hàng tồn kho cuối kỳ. Mặt khác, ở chi nhánh Công ty TNHH TM& DV Thăng Long Mới., lượng hàng hoá dự trữ qua các kỳ kinh doanh là không ổn định. Khi công ty tìm được nguồn hàng thích hợp, lượng hàng mua vào nhiều thì dự trữ sẽ tăng lên … Do vậy để đảm bảo nguyên tắc “phù hợp” của kế toán, cần thiết phải phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp cho hàng còn lại và hàng đã bán nhằm tính toán được kết quả kinh doanh được trong kỳ một cách chính xác. CPBH (CPQLDN) phân bổ cho hàng đã bán trong kỳ = CPBH (CP QLND) phân bổ cho hàng còn lại đầu kỳ + CPBH (CPQLDN) phát sinh trong kỳ - CPBH (CPQLDN) phân bổ cho hàng còn lại cuối kỳ * Lập kế hoạch chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp. Một trong những nhiệm vụ quan trọng của bộ máy quản lí trong các doanh nghiệp là tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận. Để quản lí tốt chi phí,các doanh nghiệp thương mại thường phải lập kế hoạch chi phí kinh doanh tức là dùng hình thức tiền tệ để tính toán trước chi phí của kỳ kế hoạch. Việc lập kế hoạch chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp là xác định mục tiêu phấn đấu của doanh nghiệp đồng thời thúc đẩy doanh nghiệp cải tiến quản lí kinh doanh, thực hiện chế độ tiết kiệm chi phí. Nhiệm vụ chủ yếu của việc lập kế hoạch chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp là phát triển và động viên mọi khả năng tiềm tàng trong doanh nghiệp để không ngừng giảm bớt chi phí, tăng lợi nhuận đáp ứng yêu cầu tái sản xuất mở rộng vàg cải thiện đời sống của cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp. Trên cơ sở kế hoạch chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp, kế toán tiến hành phân tích tình hình thực hiện chi phí, tìm ra các nhân tố ảnh hưởng tới việc thực hiện chi phí, kịp thời phát hiện những sai sót, từ đó đưa ra các biện pháp quản lí chi phí kịp thời. Hiện nay, ở Chi nhánh Công ty TNHH TM& DV Thăng Long Mới chưa tiến hành lập kế hoạch chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp, do đó việc quản lí chi phí chưa đạt hiệu quả cao, còn khá nhiều khoản chi bất hợp lí. Theo chúng tôi công ty nên lập kế hoạch chi phí, đặc biệt chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp. KếT LUậN Cơ chế thị trường hiện nay tạo ra nhiều điều kiện cho các lĩnh vực, các thành phần kinh tế tham gia kinh doanh. Nghiên cứu để tìm ra một hướng đi đúng và thích hợp là một vấn đề phức tạp. Kế toán là một công cụ quan trọng mang tính toàn diện, giúp mỗi doanh nghiệp nắm bắt được những gì mình có, biết được những gì mình phải làm và những gì sẽ đạt được. Đối với hoạt động kinh doanh thương mại, kế toán rất cần thiết, giúp việc quản lí từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lí vốn và tài sản, sự vận động của chúng sao cho an toàn và hiệu quả. Công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp đã góp phần không nhỏ vào việc thực hiện mục tiêu giảm chi phí, tăng lợi nhuận. Trên đây là một số vấn đề về quản lí chi phí bán hàng và chi phí bán hàng quản lí doanh nghiệp ở ở Chi nhánh Công ty TNHH TM& DV Thăng Long Mới.Với thời gian thực tập có hạn, trình độ còn hạn chế, do đó tôi chưa thể nắm bắt được tất cả các vấn đề về chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp của công ty. Tuy nhiên được sự giúp đỡ nhiệt tình của giám đốc Hoàng Thị Thu Hương và các anh chị trong phòng kế toán của ở Chi nhánh Công ty TNHH TM& DV Thăng Long Mới. Trong chuyên đề này tôi đã thực hiện được: Về mặt lí luận: cho ta thấy tầm quan trọng cũng như ý nghĩa của chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay. - Về mặt thực tế: chỉ ra những ưu điểm cũng như những hạn chế trong công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp ở Chi nhánh Công ty TNHH TM& DV Thăng Long Mới. Từ đó rút ra nguyên nhân để phân tích và đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác chi phí nói chung ở công ty sao cho phù hợp với điều kiện kinh doanh hiện nay và đảm bảo theo đúng chế độ nhà nước. Chuyên đề đã dựa trên số liệu thực tế của công ty Quý 01 năm 2005 để tập hợp và phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp theo ý kiến đã đưa. Cuối cùng tôi xin chân thành cám ơn cô giáo – thạc sỹ Nguyễn Thị Ngọc Thạch và các thầy cô giáo bộ môn kế toán đã trang bị cho tôi những kiến thức về lí luận. Và tôi xin chân thành cám ơn các anh chị phòng kế toán ở Chi nhánh Công ty TNHH TM& DV Thăng Long Mới đã giúp tôi hiểu biết thêm về thực tiễn. Mục lục