Đề tài Tình hình tổ chức công tác kế toán bán hàng vµ xác định kết quả bán hàng ở công ty Thương mại Thuốc lá

LỜI MỞ ĐẦU Trong cơ chế mới, với sự hoạt động của nhiều thành phần kinh tế, tính độc lập, tự chủ trong các doanh nghiệp ngày một cao hơn, mỗi doanh nghiệp phải năng động sáng tạo trong kinh doanh, phải tự chịu trách nhiệm với kết quả kinh doanh của mình, bảo toàn được vốn kinh doanh và quan trọng hơn là phải kinh doanh có lãi. Muốn vậy, các doanh nghiệp phải nhận thức được rõ về vị trí của khâu tiêu thụ sản phẩm, nó quyết định đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp và là cơ sỏ để doanh nghiệp có thu nhập bù đắp các chi phí đã bỏ ra. Bên cạnh đó, mục đích hoạt động của các doanh nghiệp là lợi nhuận nên việc xác định đúng đắn và chính xác kết quả kinh doanh nói chung và kết quả bán hàng nói riêng cũng rất quan trọng. Do đó bên cạnh các biện pháp quản lý chung, việc tổ chức hợp lý công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là rất cần thiết giúp doanh nghiệp có đầy đủ thong tin kịp thời và chính xác để đưa các quyết định kinh doanh đúng đắn. Nhận thức được tầm quan trọng của tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, vận dụng lý luận đã học tập và nghiên cứu tại trường, kết hợp với thực tế thu nhận được từ công tác kế toán tại công ty Thương mại Thuốc lá, tôi đã chọn đè tài: “Tổ chức công tác kế toán bán hàng vµ xác định kết quả bán hàng ở công ty Thương mại Thuốc lá” để nghiên cứu và viết luận văn của mình. Nội dung luận văn gồm 3 phần: Chưong I: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty. Chương II: Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty. Chương III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty Thương mại Thuốc lá. Trong quá trình thực tập, em đã nhận được sự chỉ dẫn và giúp đỡ của các thầy, các cô trong bộ môn kế toán doanh nghiệp, trực tiếp là Thạc sỹ Nguyễn Thị Ngọc Thạch cùng với các cô chú cán bộ kế toán công ty Thương mại Thuốc lá. Tuy nhiên, phạm vi của đề tài rộng, thời gian thực tế chưa nhiều nên khó tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong được sự chỉ bảo giúp đõ của các thầy, cô giáo và các cô chú phòng kế toán công ty Thương mại Thuốc lá để bài luận văn này được hoàn thiện. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Hà Thị Duyên CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Sự cần thiết của việc nghiên cứu công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1.1.1 Đặc điểm, vai trò của bán hàng và xác định kết quả bán hàng Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh, tạo ra các loại sản phẩm và cung cấp dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu của thị trường (nhu cầu sản xuất và nhu cầu tiêu dùng) thông qua quá trình bán hàng (trao đổi) với mục tiêu là lợi nhuận. Bán hàng là quá trình các doanh nghiệp thực hiện việc chuyển hóa vốn kinh doanh của mình từ hình thái hàng hóa sang hình thái tiền tệ và hình thành kết quả tiêu thụ. Đây là kết quả cuối cùng của hoat động sản xuất kinh doanh tại đơn vị. Xét trên góc độ kinh tế, bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu hàng hóa, sản phẩm gắn với phần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc được chấp nhận thanh toán. Theo đó quá trình bán hàng trong doanh nghiệp cho thể chia làm 2 giai đoạn: Giai đoạn 1: Đơn vị bán căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết để xuất giao sản phẩm, hàng hóa cho đơn vị mua. Giai đoạn này phản ánh một mặt của quá trình vận động lưu thông thành phẩm. Giai đoạn 2: Khi khách n tất. Doanh nghiệp có thể bù đắp chi phí phát sinh và hình thành kết quả hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán lúc này quá trình bán hàng được hoàkinh doanh. Tóm lại quá trình bán hàng trong doanh nghiệp có những đặc điểm sau: Có sự thỏa thuận giữa người mua và người bán về số lượng, chất lượng, quy cách bán hàng. Có sự thay đổi quyền sở hữu và quyền sử dụng hàng hóa từ người bán sang người mua. Người bán giao cho người mua một lượng hàng hóa và nhận được tiền hoặc được chấp nhận thanh toán. Khoản tiền này được gọi là doanh thu bán hàng - được dùng để bù đắp chi phí bỏ ra trong quá trình kinh doanh và hình thành nên kết quả bán hàng trong doanh nghiệp. Doanh thu là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong thời kỳ hạch toán, phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Doanh thu được xác định bằng giá trị hợp lý của các khoản đã thu được hoặc sẽ thu được sau khi trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và giá trị hàng bán bị trả lại. Căn cứ vào luật thuế giá trị gia tăng doanh thu bán hàng được ghi nhận như sau: Doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền hàng, tiền cung ứng dịch vụ (chưa có thuế giá trị gia tăng ) bao gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) mà cơ sở kinh doanh được hưởng. Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và đối với hàng hóa, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Doanh thu bán hàng là toàn bộ tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ bao gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) mà cơ sở kinh doanh được hưởng (tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế). Kết quả kinh doanh là mục đích cuối cùng của mỗi doanh nghiệp. Toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp là nhằm mục đích này. Còn bán hàng hóa thành phẩm với vị trí là khâu cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, là cơ sở để xác định kết quả kinh doanh. Kết quả hoạt động kinh doanh là biểu hiện số tiền lãi hay lỗ từ các loại hoạt động của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Đây là kết quả cuối cùng của hoạt động kinh doanh thông thường và các hoạt động khác của doanh nghiệp. Như vậy, bán hàng và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh có mối quan hệ mật thiết với nhau. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là mục đích cuối cùng của doanh nghiệp, còn bán hàng là phương tiện trực tiếp để thực hiện mục đích đó. 1.1.2 Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng, nhiệm vụ của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Trong điều kiện xu hướng khu vực hóa, toàn cầu hóa, tự do thương mại, tự do cạnh tranh làm cho sự khác biệt giữa thị trường trong nước và ngoài nứơc ngày càng mờ nhạt, điều đó vừa tạo ra cơ hội mở rộng thị trường tiêu thụ nhưng lại đặt ra cho các doanh nghiệp trong nước thử thách lớn hơn do đối thủ cạnh tranh ngày càng nhiều và mạnh. Đứng trước tình hình này đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải lựa chọn cho mình chính xác sản phẩm, chính sách tiêu thụ đúng đắn nhằm đáp ứng yêu cầu đa dạng của thị trường để tăng hiệu quả kinh doanh, do vậy yêu cầu quản lý của doanh nghiệp đối với quá trình bán hàng ngày càng trở nên khắt khe và tuân theo các yêu cầu quản lý cơ bản sau: Quản lý sự vận động và số liệu có của từng loại sản phẩm, hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị của chúng. Quản lý chất lượng, cải tiến mẫu mã và xây dựng thương hiệu sản phẩm là mục tiêu cho sự phát triển và bền vững của doanh nghiệp. Tìm hiểu, khai thác và mở rộng thị trường, áp dụng các phương thức bán hàng phù hợp và có các chính sách sau bán hàng “hậu mãi” nhằm không ngừng tăng doanh thu, giảm chi phí của các hoạt động . Quản lý chặt chẽ các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi phí hoạt động khác nhằm tối đa hóa lợi nhuận. Từ những yêu cầu chung của quá trình quản lý kinh tế, khi tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng được khoa học, hợp lý sẽ cung cấp những thông tin có ích, kịp thời cho nhà quản lý trong việc ra quyết định sản xuất và tiêu thụ phù hợp, có hiệu quả, muốn vậy kế toán bán hàng xác định kết quả bán hàng phải thực hiện nhiệm vụ sau: Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính sách tình hình hiện có và sự biến động của từng loại sản phẩm, hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng chủng loại và giá trị. Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm từ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh thu. Và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp. Đồng thời theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng. Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và tình hình phân phối kết quả các hoạt động. Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và định kì phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định và phân phối kết quả. 1.2 Kế toán bán hàng 1.2.1Các phương thức bán hàng 1.2.1.1 Phương thức bán hàng trực tiếp Theo phương thức này, bên khách hàng ủy quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp hoặc giao nhận hàng tay ba (các doanh nghiệp thươg mại mua bán thẳng ). Khi doanh nghiệp giao hàng hóa, thành phần hoặc lao vụ, dịch vụ cho khác hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán ngay, có nghĩa là quá trình chuyển giao hàng và ghi nhận doanh thu diễn ra đồng thời với nhau, tức là đảm bảo các điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng. 1.2.1.2Phương thức gửi hàng Theo phương thức này, định kỳ doanh nghiệp sẽ gửi hàng cho khách hàng theo những thỏa thuận trong hợp đồng. Khách hàng có thể là những là đơn vị nhận bán hàng đại lý hoặc là những khác hàng mua thường xuyên theo hợp đồng kinh tế. Khi xuất kho hàng hóa- thành phần giao cho khách hàng thì số hàng hóa-thành phần đó vẫn thuộc quyến sở hữu của doanh nghiệp, bởi vì chưa thỏa mãn 5 điều kiện ghi nhận doanh thu. Đến khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán kế toán ghi nhận doanh thu do doanh nghiệp đã chuyển các lợi ích gắn với quyền sở hữu hàng hóa- thành phẩm cho khách hàng. 1.2.1.3 Bán hàng qua đại lý Bán hàng đại lý, là phương thức mà bên chủ hàng xuất hàng giao cho bên nhận đại lý, bên đại lý sẽ được hưởng thù lao đại lý dưới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá. Doanh thu hàng bán được hoạch toán khi đại lý trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán. 1.2.1.4 Bán hàng trả góp Theo phương thức này, khi giao hàng cho người mua thì số hàng đó được coi là tiêu thụ và doanh nghiệp không còn quyền sở hữu số hàng đó. Người mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua. Số tiền người mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi nhất định. Thông thường thì số tiền trả ở các kỳ sau phải bằng nhau bao gồm một phần tiền gốc và một phần lãi trả chậm. 1.2.1.5 Phương thức hàng trao đổi hàng Hàng đổi hàng là phương thức tiêu thụ mà trong đó người bán đem sản phẩm, vật tư, hàng hóa của mình để đổi lấy vật tư, hàng hóa của người mua. Giá trao đổi là giá bán của hàng hóa,vật tư đó trên thị trường. Phương thức này có thể chia làm ba trường hợp: Xuất kho lấy hàng ngay. Xuất hàng trước, lấy vật tư, sản phẩm, hàng hóa về sau. Nhận hàng trước, xuất hàng trả sau. 1.2.1.6.Các trường hợp được coi là tiêu thụ khác. Trên thực tế ngoài các phương pháp bán hàng như trên, sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp còn có thể được tiêu thụ dưới nhiều hình thức khác. Đó là khi doanh nghiệp xuất hàng hóa, thành phẩm để tặng, trả lương, thưởng cho cán bộ, nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp. 1.2.2..Kế toán giá vốn hàng hóa 1.2.2.1.Các phương pháp xác định giá vốn hàng hóa Trị giá vốn hàng hóa là toàn bộ các chi phí liên quan đến quá trình bán hàng, gồm có trị giá vốn của hàng xuất kho để bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ. Việc xác định chính xác trị giá vốn hàng hóa là cơ sở để tính kết quả hoạt động kinh doanh. 1.2.2.1.1.Phương pháp xác định giá vốn thực tế hàng xuất kho Đối với doanh nghiệp sản xuất: Trị giá vốn của hàng xuất kho để bán hoặc thành phẩm hoàn thành không nhập kho đưa bán ngay chính là giá thành sản xuất thực tế của thành phẩm xuất kho hoặc giá thành sản xuất thực tế của thành phẩm hoàn thành. Đối với doanh nghiệp thương mại: Trị giá vốn của hàng xuất kho để bán bao gồm: trị giá mua thực tế của hàng xuất kho để bán và chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng đã bán. Trị giá vốn hàng xuất kho để bán được tính bằng một trong các phương pháp sau: Phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá vốn thực tế của hàng hóa xuất kho được tính căn cứ vào số lượng xuất trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân, theo công thức: Đơn giá thực tế bình quân Số lượng hàng xuất kho Trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho = x Trị giá thực tế của hàng nhập trong kỳ Trị giá thực tế của hàng tồn đầu kỳ + Đơn giá thực tế bình quân = Số lượng hàng nhập trong kỳ Số lượng hàng tồn đầu kỳ + b. Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho lúc này được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. c.Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định là hàng nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho được tính th7eo đơn giá của những lần nhập đầu tiên. d. Phương pháp thực tế đích danh: Trị giá thực tế mua vào của hàng hóa tồn kho được tính như sau: hàng tồn kho thuộc lô nào sẽ được tính theo đơn giá của lô đó. Phương pháp này phản ánh chính xác giá của từng lô hàng xuất nhưng công việc khá phức tạp đòi hỏi thủ kho phải nắm được chi tiết từng lô hàng. Áp dụng cho các loại hàng hóa có giá trị cao, được bảo quản riêng theo từng lô hàng của mỗi lần nhập. e. Phương pháp tính theo đơn giá tồn đầu kỳ: Giá vốn thực tế của hàng hóa xuất kho được xác định trên cơ sở số lượng hàng hóa xuất kho và đơn giá thực tế của hàng tồn đầu kỳ: Đơn giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ Số lượng hàng hoá xuất trong kỳ Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho = x Trị giá hàng hoá tồn đầu kỳ = Đơn giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ Số lượng hàng hoá tồn đầu kỳ Phương pháp giá hoạch toán: Giá hoạch toán của hàng hóa là giá do doanh nghiệp tự quy định (có thể lấy giá kế hoạch hoặc giá mua tại một thời điểm nào đó) và được sử dụng thống nhất ở doanh nghiệp trong một thời gian dài. Hàng ngày sử dụng giá hoạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị hàng nhập, xuất. Cuối kỳ kế toán tính ra trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho theo hệ số giá: Trị giá thực tế của hàng tồn đầu kỳ Trị giá thực tế của hàng nhập trong kỳ + = Hệ số giá (H ) Trị giá hạch toán của hàng nhập trong kỳ + Trị giá hạch toán hàng tồn đầu kỳ 1.2.2.1.2 Phương pháp tính trị giá vốn của hàng hóa đã bán CPBH, CPQLDN của số hàng đã bán Trị giá vốn hàng xuất đã bán Trị giá vốn của hàng đã bán + = Xác định chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán: Nếu doanh nghiệp sản xuất có chu kỳ ngắn, doanh nghiệp thương mại dịch vụ có dự trữ hàng hóa ít, doanh nghiệp ổn định thì cuối kỳ phân bổ cho số hàng đã bán trong kỳ. Nếu doanh nghiệp sản xuất có chu kỳ dài, doanh nghiệp thương mại dịch vụ có dự trữ hàng hóa nhiều, doanh thu không ổn định thì cuối kỳ cần phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho số hàng đã bán trong kỳ và số hàng tồn kho theo công thức sau: CPBH (CPQLDN) được tập hợp trong kỳ CPBH (CPQLDN) phân bổ cho hàng tồn đầu kỳ + CPBH (CPQLDN) phân bổ cho hàng đã bán = Trị giá vốn hàng xuất trong kỳ Trị giá hàng tồn cuối kỳ + 1.2.2.2.Phương pháp kế toán giá vốn hàng bán. Hiện nay các doanh nghiệp thường áp dụng hai phương pháp bán hàng: Bán hàng theo phương thức gửi hàng và bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp. a. Với phương thức gửi hàng: Tài khoản kế toán sử dụng- TK 157: Hàng gửi đi bán- Phản ánh số hiện có và tình hình biến động của trị giá vốn hay giá thành của sản phẩm hàng hoá, thành phẩm gửi bán. Số hàng này chưa xác định là đã tiêu thụ. Kế toán sử dụng một số TK khác: TK 632, TK 155, TK 156,.... Phương pháp hạch toán: Đối với các đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên: Trình tự kế toán theo phương thức gửi hàng: Sơ đồ 1: TK 155, 156 TK 157 TK 632 Xuất kho TP, HH gửi đi bán Kết chuyển trị giá vốn số hàng đã bán TK 155, 156 TK 331 Hàng hoá mua gửi bán thẳng TK 133 Hàng gửi đi không được chấp nhận Đối với đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Trình tự kế toán theo phương thức gửi hàng Sơ đồ 2: TK 157 TK 632 (1) (2) (1): Đầu kỳ kết chuyển số dư TK 157. (2): Cuối kỳ phản ánh Ztt, giá vốn thực tế của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã gửi bán chưa xác định tiêu thụ đén cuối kỳ. b. Với phương thức giao hàng trực tiếp: Tài khoản kế toán sử dụng: Kế toán sử dụng TK 632- Giá vôn hàng bán, TK nầyphnr ánh trị giá vốn hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã bán và kết chuyển trị giá vôn hàng bán sang TK 911- xác định kết quả kinh doanh. Kế toán sử dụng một số tài khoản khác: TK155, 156, 154, 911,... Phương pháp hạch toán: Đối với đơn vị hạch toán hàng tồn hko theo phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu: Sơ đồ 3: TK 632 TK 911 TK 154 (1) (5) TK155(156) Nhập kho (2) TK133 (3) (4) (1): Ztt của sản phẩm xuất xưởng bán trực tiếp. (2): Ztt, giá vốn thực té của sản phẩm, hàng hoá xuất kho bán trực tiếp. (3): Giá vốn thực tế của hàng hoá đã mua xuất bán thẳng. (4): Ztt, giá vốn thực tế của sản phẩm, hàng hoá đã bán bị người mua trả lại nhập kho. (5): Cuối kỳ kết chuyển giá vốn thực tế của hàng hoá đã xuất kho bán. Đối với các đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: Sơ đồ 4 : TK 155 TK 632 (3) (1a) TK 911 TK 157 (4) (1b) TK 631 (2) (1a): Đầu kỳ kết chuyển số dư TK 155 (1b): Đầu kỳ kết chuyển số dư TK 157 (2): Ztt của sản phẩm sản xuất hoàn thành trong kỳ (3): Cuối kỳ kiểm kê phản ánh Ztt của sản phẩm tồn kho, Ztt của sản phẩm gửi bán chưa xác định là tiêu thụ. (4): Cuối kỳ kết chuyển giá vốn thực tế của hàng đã xuất bán. 1.2.3 Kế toán tổng hợp bán hàng 1.2.3.1 Chứng từ kế toán Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, kế toán phải lập, thu đầy đủ các chứng từ phù hợp theo đúng nội dung quy định của Nhà nước nhằm đảm bảo cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Các chứng từ chủ yếu được sử dụng trong kế toán bán hàng gồm: Hóa đơn bán hàng Hóa đơn giá trị gia tăng Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho Phiếu thu, phiếu chi tiền mặt Giấy báo nợ, có của ngân hàng Các tài liệu, chứng từ thanh toán khác,… Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng: Bộ phận tài vụ Bộ phận bán hàng Đơn đặt hàng Kế toán tiêu thụ và thanh toán Bộ phận vận chuyển Bộ phận bán hàng Kế toán hàng hoá 1.2.3.2 Tài khoản kế toán sử dụng Trong kế toán bán hàng, thuế và các khoản làm giảm doanh thu, kế toán sử dụng một số tài khoản chủ yếu như: TK 156, TK 157, TK 511, TK 512, Tk 531, TK532, TK 333 và một số TK có liên quan khác. TK 156 – Hàng hóa: Dùng để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa, TK này được chi tiết thành 2 loại TK: TK 1561: giá mua của hàng hóa TK 1562: chi phí mua hàng TK 157 – Hàng gửi bán: Sử dụng trong trường hợp hàng hóa theo phương thức gửi bán. TK này phản ánh số hàng đi tiêu thụ và tình hình tiêu thụ hàng gửi trong kỳ. TK 511 – Doanh thu hàng bán: TK này được dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp thực hiện trong một thời kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh. Doanh thu thực tế là doanh thu của sản phẩm, hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ bao gồm hàng đã bán thu tiền ngay và chưa thu tiền nhưng khách hàng đã chấp nhận thanh toán. TK không có số dư cuối kỳ và có 4 TK cấp hai: TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ: TK này được dùng để phản ánh doanh thu của sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ tiêu thụ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty, …hạch toán toàn ngành. TK này mở ba TK cấp hai tương ứng như ba TK cấp hai đầu của TK 511. TK 531 – Hàng bán bị trả lại: Được dùng để phản ánh doanh số của số sản phẩm, hàng hóa … đã tiêu thụ bị khách trả lại mà nguyên nhân thuộc về lỗi của doanh nghiệp như: vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng, hàng bị mất, kém phẩm chất … TK này không có số dư cuối kỳ. TK 532 – Giảm giá hàng bán: Được dùng để phản ánh các khoản giảm giá, bớt giá của việc bán hàng trong kỳ, TK này cũng không có số dư cuối kỳ. TK 632 – Giá vốn hàng bán: Phản ánh trị giá vốn của hàng hóa, thành phẩm đã bán trong kỳ. Nó không có số dư cuối kỳ. TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước: Được dùng để phản ánh tình hình thanh toán với Nhà nước về thuế và các nghĩa vụ khác. TK này có số dư (hoặc nợ), nó được chi tiết thành nhiều tiểu khoản: TK 3331: Thuế GTGT TK 33311: Thuế GTGT đầu ra TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt TK 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp TK 3335: Thu trên vốn TK 3336: Thuế tài nguyên TK 3337: Thuế nhà đất, tiền thuê đất TK 3338: Các loại thuế khác TK 3339: Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác 1.2.3.3 Trình tự kế toán các nghiệp vụ chủ yếu Trình tự kế toán các nghiệp vụ chủ yếu được thể hiện qua sơ đồ sau: TK 156 TK 632 TK 911 TK511 TK 111,112 (1) TK 157 (8) (9) (3a) (2a) (2b) (4a) TK131 TK152 TK3331 (6a) TK 111,331.. (3b) (7) (4b) TK 133 TK3387 TK133 (5) (6b) Chú thích: (1) – Phản ánh giá vốn thành phẩm xuất kho (2a) – Thành phẩm xuất gửi bán (2b) – Thành phẩm gửi bán được tiêu thụ (3a) – Phản ánh doanh thu bán hàng thu tiền ngay (3b) – Phản ánh thuế GTGT phải nộp (4a) – Phản ánh doanh thu bán hàng chưa thu tiền (4b) – Phản ánh thuế GTGT phải nộp (5) – Lãi trả chậm theo phương thức bán hàng trả góp (6a) – Phản ánh giá trị vật tư, hàng hóa nhận về theo giá mua chưa có thuế GTGT theo phương thức đổi hàng. (6b) – Phản ánh thuế GTGT được khấu trừ (7) – Phản ánh trị giá hàng mua về bán thẳng hoặc gửi bán ngay (8) – Kết chuyển giá vốn hàng bán (9) – Kết chuyển doanh thu thuần Đối với các khoản giảm trừ doanh thu như: giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế xuất nhập khẩu, ta hạch toán như sau: TK111,112,131 TK133(3332,3333) TK 511 (1) TK152 (2) (4) TK531 (3a) (5) TK133 (3b) Chú thích: – Thuế TTĐB, thuế XNK phải nộp (nếu có) – Các khoản giảm giá hàng bán (3a) – Phản ánh doanh thu của số hàng bán bị trả lại (3b) – Phản ánh số tiền trả lại cho người mua về số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại (4) – Kết chuyển khoản giảm giá hàng bán (5) – Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ hàng bán bị trả lại Phản ánh giá vốn của hàng bán bị trả lại nhập kho, ghi: Nợ Tk 155 – Thành phẩm Có Tk 632 – Giá vốn hàng bán 1.3.K ế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 1.3.1.Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động bán hàng. Chi phí bán hàng bao gồm: Chi phí nhân viên: là các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói bảo quản, vận chuyển, … bao gồm tiền lương, tiền công, các loại phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ. Chi phí vật liệu bao bì: Các chi phí về vật liệu bao bì bao gói sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ dùng cho vận chuyển hàng hóa, vật liệu dùng sửa chữa bảo quản tài sản cố định. Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Chi phí về công cụ, để phục vụ cho quá trình bán hàng như: dụng cụ đo lường, tính toán, phương tiện làm việc, … Chi phí khấu hao tài sản cố định: Chi phí khấu hao các tài sản cố định dùng trong khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa như: nhà cửa, cửa hàng, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán … Chi phí bảo hành hàng hóa Chi phí dịnh vụ mua ngoài bán hàng như: chi phí thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển, hoa hồng trả lại cho đại lý bán hàng, … Chi phí bằng tiền khác: Chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm hàng hóa, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, … Để hoạch toán chi phí bán hàng, kế toán sử dụng Tk 641 – chi phí bán hàng. Tài khoản này dùng để phản ánh, tập hợp và kết chuyển các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ bao gồm các khoản chi phí như đã nêu: Tk 641: không có số dư cuối kỳ và có 7 tài khoản cấp hai: Tk 6411: chi phí nhân viên Tk 6412: chi phí vật liệu bao bì Tk 6413: chi phí dụng cụ đồ dùng Tk 6414: chi phí khấu hao tài sản cố định Tk 6415: chi phí bảo hành Tk 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài Tk 6418: ch i phí bằng tiền khác Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu: TK 334,338 TK641 TK111,112 Chi phí nhân viên Khoản giảm trừ TK152(611) Chi phí vật liệu (9a) TK911 TK153,1421 TK1422 Chi phí dụng cụ, đồ dùng (9b) (10) TK214 Chi phí khấu hao TSCĐ TK111,112,335... Chi phí bảo hành sản phẩm Chi phí khác bằng tiền TK133 Chú thích: (9a): Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng để xác định kết quả (9b): Cuối kỳ phân bổ chi phí bán hàng đã bán và hàng còn lại. (10): Ký sau kết chuyển chi phí bán hàng, phân bổ cho hàng .còn lại. Kế toán chí phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí chi cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động của toàn doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều khoản cụ thể có nội dung, công dụng khác nhau. Kế toán sử dụng TK 642, TK này có các tiểu khoản sau: TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý, gồm: chi phí về tiền lương, phụ cấp, BHXH, BHYT của nhân viên quản lý doanh nghiệp. Tk 6422 – Chi phí vật liệu quản lý: giá trị vật liệu, nhiên liệu xuất dùng cho công tác quản lý, cho sửa chữa TSCĐ, công cụ dụng cụ. Tk 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng: giá trị công cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý. Tk 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ: khấu hao những TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như nhà văn phòng, vật kiến trúc, kho tàng, phương tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng cho văn phòng. Tk 6425 – Thuế, phí và lệ phí: chi về thuế như thuế môn bài, thuế nhà đất … và các khoản phí, lệ phí khác. Tk 6426 – Chi phí dự phòng: các khoản trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi. Tk 6427 – Chi phí dich vụ mua ngoài: chi phí về điện nước, điện thoại, thuê nhà, thuê sửa chữa TSCĐ, … dùng chung cho toàn doanh nghiệp. Tk 6428 – Chi phí bằng tiền khác: các khoản chi bằng tiền khác phát sinh cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp ngoài các khoản chi phí đã kể trên như chi hội nghị, tiếp khách, công tác phí, … Trình tự kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp được biểu hiện qua sơ đồ (xem trang 18) 1.4 Kế toán xác định kết quả b án hàng 1.4.1 Nội dung và tài khoản sử dụng Kết quả bán hàng (kết quả kinh doanh) là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp sau một thời kỳ nhât định, biểu hiện bằng số tiền lỗ hay lãi. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là số chênh lệch giữa doanh thu bán hàng thuần (doanh thu thuần) với giá vố hàng đã bán (của sản phẩm, hàng hóa, lao vụ dịch vụ) và chi phí bán hàng, chi phi quản lý doanh nghiệp. Kế toán xác định kết quả kinh doanh sử dụng chủ yếu các tài khoản sau: Tk 911: Xác định kết quả kinh doanh. Tk 421: Lợi nhuận chưa phân phối. Tk này có 2 Tk cấp 2: Tk 4211: Lợi nhuận năm trước. Tk 4212: Lợi nhuận năm sau. TK 334,338 TK641 TK111,112,.. Chi phí nhân viên quản lý Khoản giảm ghi giảm chi phí QL TK152(611) Chi phí vật liệu quản lý (9a) TK911 TK153,1421 TK1422 Chi phí dụng cụ, đồ dùng QL (9b) (10) TK214 Chi phí khấu hao TSCĐ TK335,142 Chi phí trả trước, chi phí chờ kết chuyển TK139 Chi phí dự phòng TK111,112,335,.. Thuế, phí và lệ phí Chi phí bằng tiền khác TK133 Chú thích: (9a) – Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp xác định kết quả kinh doanh. (9b) – Phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng đã bán và hàng còn lại. (10) – Kỳ sau kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phan bổ cho hàng còn lại cuối kỳ. 1.4.2 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu TK632 TK911 TK511,512 K/C giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ K/C doanh thu thuần TK641,642 K/C CPBH và CPQLDN TK421 K/C lỗ về tiêu thụ TK142 Chờ kết chuyển Kết chuyển kết chuyển lãi về tiêu thụ 1.5 Hệ thống sổ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Tùy theo hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng mà các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp được phản ánh trên các sổ kế toán phù hợp. Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung, kế toán sử dụng sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản (TK632, TK 511, TK911, TK641, TK642,..) Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ thì kế toán sử dụng: Chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản liên quan, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết các tài khoản 511, 512, 911, 641, 642,… Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán nhật ký chừng từ, kế toán sử dụng các bảng kê ( BK 8, BK 11…), các nhật ký chứng từ để tổ chức mở sổ chi tiết, Có thể mở sổ chi tiết cho các tài khoản: TK 632, TK 911, TK511, TK131,… 1.6.Sự cần thiết của việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán. Lịch sử phát triển của việc thiết lập hệ thống thông tin và kiểm tra, kiểm soát về tài sản và sự vận động tài sản, toàn bộ các mối quan hệ kinh tế pháp lý, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin đã chứng minh sự ứng dụng phần mềm kế toán vào doanh nghiệp la tất yếu. Điều đó thể hiện: Sự phát triển của nền kinh tế, kinh tế thị trường càng phát triển thi quy mô hoạt động của doanh nghiệp càng phát triển, mối quan hệ kinh tế pháp lý mở rộng, tính chất hoạt động ngày càng nâng cao, làm cho nhu cầu thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin ngày càng khó khăn, phức tạp. Yêu cầu quản lý, kiểm soát của bản thân đơn vị đòi hỏi hệ thống thông tin hiện đại phải có sử dụng công nghệ tin học dưới quyền chủ động của con người. Hệ thống thông tin kế toán còn thể hiện vai trò chủ đạo trong quá trình kiểm soát bên trong tổ chức, kiểm soát nội bộ tốt là chìa khóa để quản trị có hiệu lực và hiệu quả của doanh nghiệp. Yêu cầu của đối tượng sử dụng thông tin kế toán ngày càng nhiều, mục đích sử dụng thông tin của các đối tượng khác nhau, đòi hỏi cung cấp thông tin kế toán hữu ích với chất lượng. khối lượng, nội dung, kết cấu, thời điểm thông tin theo nhiều mục đich khác nhau, tạo ra cuộc cách mạng về nhận thức của người tạo ra và sử dụng thông tin kế toán, quản trị doanh nghiệp trên máy vi tính. Việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán có ý nghĩa lớn: Giúp cho việc thu nhận , tính toán, xử lý và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, chất lượng cao, đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của các đối tượng sử dụng thông tin. Giúp cho công tác lưu trữ , bảo quản dữ liệu, thông tin kế toán thuận lợi và an toàn. Tạo điều kiện nâng cao hiệu quả công tác quản lý, kiểm soát nội bộ doanh nghiệp. Các phần mềm kế toán hiện nay nhìn chung tốc độ cao, đa dạng và chuẩn xác. Việc ứng dụng phần mềm sẽ tạo dược sự tin cậy nhất định và tạo nên sự khác biệt trong lợi thế kinh doanh. Tuy nhiên, việc thực hiện tổ chức kế toán trên máy, phải đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực và nguyên tắc đã được xây dựng về tài chính kế toán, đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất hoạt động, quy mô và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp. Hơn nữa, cần phải đảm bảo sự đông bộ giữa cơ sở vật chất kỹ thuật với trinh độ của các bộ kế toán, đảm bảo tính tự động hóa, tính an toàn đồng thời tiết kiệm và có hiệu quả. CHƯƠNG II THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY THƯƠNG MẠI THUỐC LÁ 2.1 Giíi thiÖu kh¸i qu¸t vÒ c«ng ty th­¬ng m¹i thuèc l¸ 2.1.1 Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn C«ng ty Th­¬ng m¹i thuèc l¸ lµ doanh nghiÖp thµnh viªn cña Tæng c«ng ty Thuèc l¸ ViÖt Nam, tiÒn th©n lµ c«ng ty DÞch vô vµ VËt t­ Thuèc l¸ thuéc Tæng c«ng ty Thuèc l¸ ViÖt Nam, ®­îc thµnh lËp theo quyÕt dÞnh sè 1990/Q§/TCCB ngµy 20/7/96 cña Bé tr­ëng Bé c«ng nghiÖp nhÑ. Ngày 27/7/2000, Chñ tÞch héi ®ång qu¶n trÞ thuéc Tæng c«ng ty Thuèc l¸ ViÖt Nam ra quyÕt ®Þnh sè: 11/TLVN_Q§_TC ngµy 3/8/2000 vÒ viÖc phª chuÈn §iÒu lÖ tæ chøc vµ ho¹t ®éng cña chi nh¸nh c«ng ty dÞch vô vµ vËt t­ thuèc l¸ (nay lµ c«ng ty Th­¬ng m¹i Thuèc l¸ ) vµ quyÕt ®Þnh sè 42/TLVN_Q§_TC ngµy 3/8/2000 vÒ viÖc phª chuÈn §iÒu lÖ tæ chøc vµ ho¹t ®éng cña chi nh¸nh c«ng ty DÞch vô vµ VËt t­ thuèc l¸ ( nay lµ chi nh¸nh c«ng ty th­¬ng m¹i thuèc l¸ ). Ngµy 30/8/2000, chñ tÞch héi ®ång qu¶n trÞ Tæng c«ng ty Thuèc l¸ ViÖt Nam ra quyÕt ®Þnh sè: 14/TLVN_Q§_TC vÒ viÖc giao thªm nhiÖm vô kinh doanh mua b¸n Thuèc l¸ ®iÕu c¸c lo¹i vµ chÝnh thøc ho¹t ®éng tõ ngµy 1/9/2000. KÓ tõ ngµy 1/1/2000, c«ng ty DÞch vô vµ VËt t­ Thuèc l¸ ®­îc ®æi tªn thµnh c«ng ty Th­¬ng m¹i Thuèc l¸ theo quyÕt ®Þnh sè 23/TLVN_Q§_TC ngµy 17/11/2000 cña Chñ tÞch Héi ®ång qu¶n trÞ Tæng c«ng ty thuèc l¸ ViÖt Nam. Tªn tiÕng anh: Tobacco trading company. + C«ng ty cã mét chi nh¸nh: c«ng ty Th­¬ng m¹i Thuèc l¸ thµnh phè Hå ChÝ Minh - §Þa ®iÓm: 362-364 NguyÔn ThÞ Minh Khai _QuËn 3_ thµnh phè Hå ChÝ Minh. + Tæng sè c¸n bé nh©n viªn khi thµnh lËp: 150 ng­êi Trong ®ã: C¸n bé qu¶n lý : 48 ng­êi C¸n bé tr×nh ®é cao ®¼ng, ®¹i häc, trªn ®¹i häc: 66 ng­êi C¸n bé cã tr×nh ®é trung cÊp : 19 ng­êi C¸n bé c«ng nh©n viªn : 49 ng­êi Ngoµi ra cßn cã trªn 100 ng­êi lµ lao ®éng kho¸n viÖc. + S¶n l­îng tiªu thô hµng n¨m: kho¶ng 250 triÖu bao thuèc l¸. Trong ®ã: Thuèc l¸ Vinataba: trªn 200 triÖu bao. Thuèc l¸ Marlboro vµ c¸c lo¹i thuèc l¸ kh¸c: trªn 30 triÖu bao. + Doanh thu: kho¶ng trªn 1600 tû ViÖt Nam ®ång/n¨m. Trong ®ã: Thuèc l¸ bao kho¶ng 1580 tû VN§/n¨m DÞch vô vËn chuyÓn trªn 15 tû VN§/n¨m +N¨ng lùc kinh doanh: s¶n l­îng tiªu thô t¨ng tr­ëng 3- 10%/n¨m + Tæng vèn kinh doanh: 17994430218 ®ång Trong ®ã: Vèn cè ®Þnh: 5707911587 ®ång Vèn l­u ®éng: 12286518631 ®ång + Nép ng©n s¸ch hµng n¨m: trªn 50 tû ®ång. 2.1.2 §Æc ®iÓm tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty. 2.1.2.1 Chøc n¨ng, nhiÖm vô tæ chøc kinh doanh. C«ng ty Th­¬ng m¹i Thuèc l¸ lµ doanh nghiÖp Nhµ n­íc h¹ch to¸n ®éc lËp, thµnh viªn cña Tæng c«ng ty Th­¬ng m¹i Thuèc l¸ ViÖt Nam - Bé c«ng nghiÖp. C«ng ty ®¨ng ký kinh doanh ngµnh nghÒ: vËn chuyÓn nguyªn phô liÖn, vËt t­, m¸y mãc, thiÕt bÞ, thuèc l¸ ®iÕu phôc vô trong ngµnh thuèc l¸ theo ®¨ng ký kinh doanh sè 103378 ngµy 25/09/1996 cña Së kÕ ho¹ch vµ §Çu t­ Hµ Néi. Ngµy 02/08/2000 ®­îc cÊp phÐp bæ xung ngµnh nghÒ kinh doanh: mua b¸n thuèc l¸ ®iÕu c¸c lo¹i. C«ng ty cã t­ c¸ch theo ph¸p luËt ViÖt Nam. Trô së chÝnh t¹i sè 10 YÕt Kiªu- QuËn hoµn kiÕm Hµ Néi (nay chuyÓn sang sè 79 Bµ TriÖu). C«ng ty cã ®iÒu lÖ tæ chóc vµ ho¹t ®éng ®­îc chñ tÞch Héi ®ång qu¶n trÞ Tæng c«ng ty thuèc l¸ ViÖt Nam phª duyÖt theo quyÕt ®Þnh sè 11/TLVN_Q§_TC ngµy 27/07/2000 c«ng ty chÞu sù qu¶n lý trùc tiÕp cña Tæng c«ng ty Thuèc l¸ ViÖt Nam. 2.1.2.2.ThuËn lîi vµ khã kh¨n . * ThuËn lîi: - §­îc sù quan t©m vµ chØ ®¹o cña héi ®ång qu¶n trÞ, ban gi¸m ®èc cña Tæng c«ng ty Thuèc l¸ ViÖt Nam, sù hç trî nhiÖt t×nh cña c¸c phßng ban, c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn Tæng c«ng ty Thuèc l¸ ViÖt Nam, dÆc biÖt lµ sù cè g¾ng cña ban l·nh ®¹o c«ng ty vµ c¸n bé c«ng nh©n viªn c«ng ty. - Sù céng t¸c vµ gióp ®ì nhiÖt t×nh cña c«ng ty Thuèc l¸ Singapore (STC) trong lÜnh vùc Marketing, t¹o ®iÒu kiÖn cho c«ng ty tiÕp tôc chiÕm lÜnh, ph¸t triÓn thÞ tr­êng, tiªu thô s¶n phÈm Vinataba ë phÝa B¾c vµ ®ang më réng thÞ tr­êng phÝa Nam. - Thuèc l¸ Vinataba lµ mét s¶n phÈm cã uy tÝn trªn thÞ tr­êng nhiÒu n¨m nay víi thÞ phÇn trªn 70% s¶n phÈm thuèc l¸ cao cÊp ë khu vùc thÞ tr­êng phÝa B¾c. Cã hÖ thèng ph©n phèi chÆt chÏ, l©u n¨m, nhiÒu kinh nghiÖm trªn toµn quèc ®ãi víi s¶n phÈm Vinataba. - Nhµ n­íc cã mét sè chÝnh s¸ch míi vÒ qu¶n lý vµ ph©n phèi theo nghÞ ®Þnh 76/2001/Q§_CP ngµy 22/10/2001 cña ChÝnh phñ ®èi víi s¶n phÈm Thuèc l¸. * Khã kh¨n: - Thuèc l¸ lµ mÆt hµng Nhµ n­íc h¹n chÕ s¶n xuÊt vµ tiªu dïng,cÊm qu¶ng c¸o, do vËy c«ng ty gÆp nhiÒu khã kh¨n trong kh©u giãi thiÖu, tiÕp thÞ, khuyÕn m¹i. - Trªn thÞ tr­êng, Thuèc l¸ nhËp lËu ®­a vµo trong n­íc ngµy cµng t¨ng lµm t¨ng l­îng cung so víi cÇu. Cã thêi ®iÓm ®· xuÊt hiÖn Thuèc l¸ Vinataba Sµi Gßn gi¶, t©m lý nguêi tiªu dïng ­a chuéng Vinataba Sµi Gßn. §ã lµ nh÷ng nguyªn nh©n g©y khã kh¨n cho ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty. -T×nh h×nh tiªu thô thuèc l¸ Vinataba bao cña c«ng ty phô thuéc c¬ b¶n vµo nhu cÇu cña thÞ tr­êng, trong khi ®ã c¸c nhµ m¸y l¹i s¶n xuÊt theo kÕ ho¹ch do Tæng c«ng ty giao, do vËy dÉn ®Õn cung cÇu mÊt c©n ®èi t¹i mét sè thêi ®iÓm lµm ¶nh h­ëng ®Õn kh©u diÒu hµnh ho¹t ®éng cña c«ng ty. 2.2 §Æc ®iÓm vÒ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý, bé m¸y kÕ to¸n vµ kh¸i qu¸t c¸c phÇn c«ng viÖc kÕ to¸n. 2.2.1 Tæ chøc bé m¸y c«ng ty Th­¬ng m¹i thuèc l¸. §øng ®Çu c«ng ty lµ Gi¸m ®èc, gióp viÖc cho Gi¸m ®èc cã mét phã Gi¸m ®èc. Phã Gi¸m ®èc kiªm Gi¸m ®èc chi nh¸nh, c¸c tr­ëng phßng vµ c¸c phßng ban chøc n¨ng. Gi¸m ®èc c«ng ty: Cã quyÒn quyÕt ®Þnh cao nhÊt vÒ mäi ho¹t ®éng cña c«ng ty vµ chÞu trach nhiÖm tr­íc héi ®ång qu¶n trÞ, Tèng Gi¸m ®èc c«ng ty Thuèc l¸ ViÖt Nam, tr­íc ph¸p luËt vÒ c¸c quyÕt ®Þnh ®ã . Phã Gi¸m ®èc: Gióp viÖc cho Gi¸m ®èc; qu¶n lý c¸c v¨n b¶n trong ph¹m vi chøc n¨ng, nhiÖm vô ®­¬c giao theo sù uû quyÒn cña Gi¸m ®èc; cã quyÒn kiÓm tra tÊt c¶ c¸c kh©u vÒ ®¶m b¶o chÊt l­îng vµ tho¶ m·n kh¸ch hµng. §¹i diÖn l·nh ®¹o vÒ chÊt l­îng: chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Gi¸m ®èc vÒ mäi ho¹t ®éng cña hÖ thèng chÊt k­îng theo tiªu chuÈn ISO 9001_2000. Phã Gi¸m ®èc kiªm Gi¸m ®èc chi nh¸nh: cã quyÒn quyÕt ®Þnh cao nhÊt vÒ mäi ho¹t ®éng cña chi nh¸nh. Phã Gi¸m ®èc chi nh¸nh:Gióp viÖc cho Gi¸m ®èc chi nh¸nh vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Gi¸m ®èc vÒ c¸c c«ng viÖc nhiÖm vô cña m×nh. Phßng/ban tæ chøc hµnh chÝnh: Tham m­u cho Gi¸m ®èc thùc hiÖn nhiÖm vô qu¶n lý c¸c lÜnh vùc: c«ng t¸c tæ chøc c¸n bé, ®µo t¹o, lao ®éng tiÒn l­¬ng, x©y dùng c¬ b¶n, b¶o hé lao ®éng, thi ®ua khen th­ëng, kû luËt; chÕ ®é h­u trÝ, BHXH, BHYT.... C«ng t¸c hµnh chÝnh, ph¸p chÕ qu¶n trÞ phôc vô cho cho qu¶n lý vµ ®iÒu hµnhho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty/chi nh¸nh theo quy ®Þnh cña c«ng ty, tæng c«ng ty vµ Nhµ n­íc . Phßng ban kinh doanh: tham m­u cho gi¸m ®èc thùc hiÖn qu¶n lý ®iÒu hµnh ho¹t déng kinh doanh vÒ c¸c lÜnh vùc, kÕ ho¹ch, vËn chuyÓn, tiªu thô, kiÓm tra chÊt l­îng s¶n phÈm. Phßng ban thÞ tr­êng: Tham m­u cho Gi¸m ®èc vÒ c«ng t¸c thÞ tr­êng Phßng ban kÕ to¸n tµi chÝnh: Gióp Gi¸m ®èc c«ng ty/chi nh¸nh chØ ®¹o vµ tæ chøc thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n tµi chÝnh, thèng kª vÒ gi¸ c¶ cña c«ng ty/chi nh¸nh theo ®óng c¸c quy ®Þnh cña luËt ph¸p Nhµ n­ícvµ Tæng c«ng ty. Ngoµi ra ë phÝa B¾c c«ng ty co 4 cöa hµng gíi thiÖu s¶n phÈm ë Gia L©m, Qu¸n Th¸nh, Thanh Xu©n, YÕt Kiªu vµ mét kho hµng chÝnh ë Thanh Xu©n. ë phÝa Nam c«ng ty cã 20 cöa hµng giíi thiÖu s¶n phÈm. C«ng ty cã quan hÖ giao dÞch víi ng©n hµng c«ng th­¬ng Thanh Xu©n_Hµ Néi, Ng©n hµng N«ng nghiÖp vµ ph¸t triÓn n«ng th«n ViÖt Nam_chi nh¸nh QuËn Hai Bµ Tr­ng_Hµ Néi, Ng©n hµng N«ng nghiÖp vµ ph¸t triÓn n«ng th«n ViÖt Nam_chi nh¸nh Kim M·. Gi¸m ®èc P.Gi¸m ®èc P.Gi¸m ®èc kiªm G§ chi nh¸nh Phßng kinh doanh Phßng TC KT Phßng ThÞ tr­êng Phßng ThÞ tr­êng Phßng TC HC Chi nh¸nh P.GD Chi nh¸nh Ban thÞ tr­êng Ban TC KT Ban KD Ban TC HC Qu¸ tr×nh KD +Xem xÐt y/c kh¸ch hµng kh¶ n¨ng thùc hiÖn + Mua hµng + B¶o qu¶n + VËn chuyÓn + Giao hµng Gi¸m ®èc ChÝnh s¸ch môc tiªu HÖ thèng v¨n b¶n C¸c phßng ban Theo dâi, ®o l­êng qu¸ tr×nh, kiÓm so¸t s¶n phÈm phï hîp hµnh ®éng KPPN Kh¸ch hµng Trao ®æi th«ng tin §¸nh gi¸ hµi lßng kh¸ch hµng Nguån lùc §¸nh gi¸ néi bé Xem xÐt l·nh ®¹o 2.2.2 §Æc ®iÓm bé m¸y kÕ to¸n vµ c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n cña c«ng ty. LÜnh vùc ho¹t ®éng chÝnh cña c«ng ty lµ kinh doanh mua b¸n thuèc l¸ bao c¸c lo¹i, ngoµi ra cßn kinh doanh vËn chuyÓn. C«ng t¸c kÕ to¸n ph¶i ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cña c¸c ho¹t ®éng kinh doanh nh»m cung cÊp th«ng tin th­êng xuyªn, ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c vµ kÞp thêi gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh cña c«ng ty. NhiÖm vô chñ yÕu cña kÕ to¸n trong c«ng ty: Ghi chÐp, ph¶n ¸nh tÝnh to¸n sè liÖu vµ t×nh h×nh lu©n chuyÓn, sö dông tµi s¶n, vËt t­, tiÒn vèn còng nh­ c¸c qu¸ tr×nh vµ kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty. KiÓm tra t×nh h×nh thùc hiÖn c¸c chØ tiªu kÕ ho¹ch kinh doanh thuèc l¸ bao, vËn chuyÓn, kÕ ho¹ch thu chi tµi chÝnh, kû luËt thu nép, thanh to¸n, kiÓm tra b¶o vÖ an toµn cho tµi s¶n vµ ph¸t hiÖn ng¨n ngõa nh÷ng hiÖn t­îng tiªu cùc trong kinh doanh. Cung cÊp th«ng tin vÒ mäi mÆt ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh, phôc vô cho viÖc ®iÒu hµnh vµ qu¶n lý ho¹t ®éng kinh doanh cña ®¬n vÞ, cung cÊp sè liÖu, tµi liÖu vµ qu¶n trÞ doanh nghiÖp, cung cÊp th«ng tin phôc vô cho viÖc kiÓm tra kiÓm so¸t cña Nhµ n­íc ®èi víi ho¹t ®éng kinh doanh cña ®¬n vÞ. T­¬ng øng víi m« h×nh qu¶n lý vµ ®Æc ®iÓm kinh doanh, m« hinh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n cña c«ng ty lµ m« h×nh tËp trung. ViÖc tæ chøc h¹ch to¸n ®­îc tËp chung t¹i phßng kÕ to¸n tµi chÝnh. Cßn chi nh¸nh t¹i thµnh phè Hå Chi Minh cã ban kÕ to¸n riªng nh­ng chØ ho¹ch to¸n kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh (l·i hoÆc lç) råi chuyÓn sè liÖu ra trô së chÝnh t¹i Hµ Néi ®Ó tiÕn hµnh trÝch lËp c¸c quü. C¸c thµnh phÇn c«ng viÖc kÕ to¸n ®­îc ph©n chia râ rµng cho c¸c kÕ to¸n viªn trong phßng. ChÝnh v× vËy c«ng t¸c kÕ to¸n dÇn ®­îc chuyªn m«n ho¸, phï hîp víi khèi l­îng c«ng viÖc vµ ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cña qu¶n lý. Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n ®­îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å (trang 26). Trong ®ã: * kÕ to¸n tr­ëng: + Phô tr¸ch toµn bé c¸c c«ng t¸c tµi chÝnh kÕ to¸n, ®èi néi, ®èi ngo¹i cña phßng, c«ng t¸c tæ chøc, ®µo t¹o cña phßng, c«ng t¸c thi ®ua khen th­ëng. Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán ngân hàng Kế toán HH, vật tư KM Kế toán mua hàng Kế toán bán hàng Kế toán tổng hợp BC TC Thủ quỹ Kế toán tiền mặt + Ký c¸c chøng tõ thu chi, ho¸ ®¬n b¸n hµng, ho¸ ®¬n khuyÕn m¹i, c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh * Phã phßng kÕ to¸n kiªm kÕ to¸n l­¬ng, BHXH, KPC§. + Ký thu chi, c¸c ho¸ ®¬n b¸n hµng, khuyÕn m¹i, c¸ b¸o c¸o tµi chÝnh ...khi tr­áng phßng ®i v¾ng, tham gia kiÓm kª quü tiÒn mÆt + TrÝch l­¬ng, BHXH, BHYT, KPC§ hµng th¸ng vµo gi¸ thµnh, hµng quý lËp b¸o c¸o quü l­¬ng cã tæng hîp sè liÖu cña chi nh¸nh theo mÉu quy ®Þnh cña Tæng c«ng ty vµ phßng + §Çu th¸ng lµm b¸o c¸o nhanh tiÒn l­¬ng, ®Ò xuÊt møc chi l­¬ng Kú II cho c«ng ty. + Phèi hîp víi phßng TCHC ®èi chiÕu c¸c b¸o c¸o BHXH, BHYT hµng quý + Thèng kª t×nh h×nh chi th­ëng tõ quü l­¬ng, th­ëng hµng quý, n¨m b¸o c¸o l·nh ®¹o phßng vµ c«ng ty ®Ó cã ph­¬ng ¸n chi th­ëng quý, 6 th¸ng, c¸c ngµy lÔ. + LËp b¸o c¸o thuÕ thu nhËp c¸ nh©n hµng th¸ng, quý, n¨m. + Lµm thñ tuc thÕ chÊp cho kh¸ch hµng khu vùc Hµ Néi, Hµ T©y. In b¸o c¸o thÕ chÊp hµng th¸ng b¸o c¸o Tr­ëng phßng vµ l­u quyÕt to¸n cña c«ng ty. * KÕ to¸n tiÒn mÆt: + LËp phiÕu thu chi, rót sè d­ trong cuèi ngµy b¸o c¸o cho tr­ëng phßng, cuèi th¸ng kiÓm kª quü, lËp b¸o c¸o quü tiÒn mÆt. + Lµm b¸o c¸o thu chi tiÒn mÆt theo quy ®Þnh . * KÕ to¸n ng©n hµng. + Theo dâi, lËp chøng tõ thu chi Ng©n hµng hµng ngµy, theo dâi c«ng nî víi ng©n hµng, thanh to¸n c¸c kho¶n thuÕ, c¸c kho¶n ph¶i nép kh¸c... + Cuèi th¸ng, quý lËp b¸o c¸o tiÒn göi ng©n hµng. * KÕ to¸n TSC§ vµ cöa hµng GTSP. + KÕ to¸n c¸c cöa hµng, theo dâi c¸c cöa hµng vÒ b¸n hµng, thu nhËp tiÒn l­¬ng, th«ng b¸o gi¸ b¸n lÎ, kiÓm kª hµng ho¸ vµ vËt phÈm khuyÕn mËitÞ c¸c cöa hµng. + KÕ to¸n TSC§, lËp b¸o c¸o t¨ng gi¶m tµi s¶n, nguån vèn theo mÉu. TrÝch khÊu hao vµo gi¸ thµnh vµ ph©n bæ khÊu hao, tham gia lµm thñ tôc thanh lý TSC§. + Theo dâi vµ qu¶n lý ho¸ ®¬n b¸n hµng, lËp b¸o c¸o sö dông ho¸ ®¬n theo quy ®Þnh, c«ng t¸c v¨n th­ cña phßng. * kÕ to¸n hµng ho¸ vËt t­ khuyÕn m¹i. +Theo dâi t×nh h×nh xuÊt nhËp vËt t­ hµng ho¸ khuyÕn m¹i, kiÓm kª hµng ho¸ khuyÕn m¹i tån kho hµng th¸ng, t¹m øng khuyÕn m¹i. + Tæng hîp t×nh h×nh khuyÕn m¹i chi nh¸nh vµ b¸o c¸o theo quy ®Þnh. * KÕ to¸n mua hµng +Hµng ngµy theo dâi ho¸ ®¬n nhËp hµng, c«ng nî ®Õn h¹n víi c¸c nhµ m¸y, theo dâi t×nh h×nh c«ng nî víi nhµ m¸y. +Kª khai VAT ®Çu vµo, tÝnh to¸n chi phÝ hµng nhËp kho, gi¸ vèn hµng ho¸ tiªu thô, trÝch chi phÝ vËn chuyÓn hµng th¸ng vµo gi¸ thµnh. LËp b¸o c¸o c«ng nî víi ng­êi b¸n. *KÕ to¸n b¸n hµng. +X¸c nhËn chøng tõ thanh to¸n trªn ho¸ ®¬n b¸n hµng, tham gia lµm thñ tôc ký hîp ®ßng tiªu thô vµ thanh lý. +Rót sè d­ c«ng nî ph¶i thu hµng ngµy, kiÓm tra chi phÝ tiªu thô trong kú kiªn quan ®Õn tiªu thô hµng ho¸, kª khai LAT ®Çu ra hµng th¸ng vµ göi côc thuÕ Hµ Néi. * KÕ to¸n tæng hîp lËp b¸o c¸o tµi chÝnh. + Tæng hîp chi phÝ kinh doanh, lËp b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh th¸ng, quý, n¨m, b¸o c¸o thuÕ theo nthu nhËp doanh nghiÖp göi c¬ quan thuÕ. + Göi b¸o c¸o tµi chÝnh c¸c c¬ quan liªn quan (côc TCDN 6 th¸ng mét lÇn, thuÕ 1 n¨m mét lÇn, tæng c«ng ty göi hµng quý) lµm thÕ chÊp cho kh¸ch hµng ë c¸c khu vùc ngoµi Hµ Néi, Hµ T©y. +B¸o c¸o ®Þnh kú theo quy ®Þnh, lËp kÕ hoach tµi chÝnh quý, n¨m, c«ng t¸c ISO cña phßng, c«ng t¸c tin häc vµ th«ng tin kÕ to¸n tµi chÝnh. * Thñ quü. +Gi÷ tiÒn mÆt vµ c¸c chøng tõ cã gi¸, tµi kiÖu hå s¬ thÕ chÊp, vµng b¹c ngo¹i tÖ. +Rót sè d­ hµng ngµy ®«Ý chiÕu víi kÕ to¸n tiÒn mÆt, chñ ®éng nép tiÒn mÆt vµo ng©n hµng, chÊm c«ng lao ®éng. Gi÷a c¸c phÇn kÕ to¸n cã sù phèi hîp chÆt chÏ vµ ®ång bé, ®¶m b¶o tÝnh th«ng nhÊt vÒ ph¹m vi, ph­¬ng ph¸p tÝnh to¸n vµ ghi chÐp. Tõ ®ã t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc kiÓm tra, ®èi chiÕu ®­îc dÔ dµng vµ ph¸t hiÖn nh÷ng sai sãt ®Ó söa ch÷a kÞp thêi. C«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p tÝnh VAT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ, viÖc qu¶n lý chøng tõ vµ ho¸ ®¬n gi¸ trÞ ra t¨ng ®Çu ra, ®Çu vµo ®­îc c«ng ty t¸ch riªng biÖt cho hai nh©n viªn kÕ to¸n cña hai phÇn hµnh chÞu tr¸ch nhiÖm vµ ®èi chiÕu víi kÕ to¸n tæng hîp. §éi ngò kÕ to¸n cña c«ng ty cã tr×nh ®é nghiÖp vô, cã tr¸ch nhiÖm vµ nhiÖt t×nh trong c«ng viÖc; thµnh th¹o trong øng dông phÇn mÒm kÕ to¸n vµo c«ng t¸c h¹ch to¸n. §iÒu nµy gióp kÐ to¸n viªn kh«ng nh÷ng gi¶m bít ®­îc khèi l­îng c«ng viÖc mµ cßn ®¶m b¶o tÝnh kÞp thêi , ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c, ®¶m b¶o cung cÊp trung thùc nh÷ng th«ng tin gióp cho l·nh ®¹o, c¸c ngµnh cã chøc n¨ng ®¸nh gi¸ ®­îc hiÖu qu¶ kinh doanh trong kú, qua ®ã x©y dùng ®­îc kÕ ho¹ch kinh doanh phï hîp víi yªu cÇu cña thÞ tr­êng. 2.2.3 øng dông tin häc vµo kÕ to¸n t¹i c«ng ty. HiÖn nay, c«ng ty ®ang sö dông phÇn mÒn kÕ to¸n AFSYS cña c«ng ty cæ phÇn Th­¬ng m¹i vµ phÇn mÒm tin häc AFSYS lµ phÇn mÒn ch¹y trªn hÖ ®iÌu hµnh MS Windows (95, NT) v× thÕ nã kÕ thõa ®Çy ®ñ nh÷ng g× mµ m«i tr­êng Windows hç trî, gi¶i quyÕt c¸c sù cè Y2K. Nã ®­îc thiªt kÕ cho hÖ thèng ®a ng­êi dïng vµ cã tÝnh b¶o mËt cao. Cho phÐp ph©n quyÒn sö dông chi tiÕt ®Õn c¸c khèi chøc n¨ng c«ng viÖc cña tõng nh©n viªn. AFSYS ®­îc thiÕt kÕ theo hÖ thèng më cho phÐp ng­êi dïng lùa chän, khai b¸o tham sè phï hîp ®iÒu kiÖn ®Æc thï cña t­ng doanh nghiÖp, hÖ thèng sæ s¸ch b¸o c¸o kÕ to¸n phong phó, ®a d¹ng (trªn 80 biÓu). §èi víi ®¬n vÞ cã nhiÒu ®¬n vÞ thµnh viªn trùc thuéc AFSYS cã thÓ gióp b¹n c«ng viÖc tæng hîp sè liÖu b¸o c¸o cña c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn thµnh b¸o c¸o chung cña toµn doanh nghiÖp. Hµng ngµy, c¨n cø vµo c¸c chóng tõ gèc nh­: phiÕu thu, phiÕu chi, giÊy b¸o nî, giÊy b¸o cã, phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho, biªn lai thu thuÕ ...kÕ to¸n tiÕn hµnh kiÓm tra, ph©n lo¹i, Chøng tõ thuéc phÇn hµnh nµo th× ®­îc ph¶n ¸nh t¹i phÇn hµnh ®ã vµ ®­îc b¶o qu¶n, l­u tr÷. M¸y tÝnh sÏ xö lý th«ng tin vµ lªn c¸c lo¹i sæ s¸ch nh­ c¸c sæ thñ kÕ chi tiÕt, sæ c¸i c¸c tµi kho¶n. Cuèi kú , m¸y tÝnh sÏ lËp c¸c b¶ng biÓu kÕ to¸n vµ c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh. Tr×nh tù ghi sæ trªn m¸y vi tÝnh ®­îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å sau. các chứng từ gốc xử lý chứng từ Nhập dữ liệu: + Ctừ đã được xử lý. + Bút toán k/c, điều chỉnh + Các tiêu thức phân bổ Máy thực hiện + Lên sổ sách + Lập :bảng biẻu, BCTC In các thông tin theo yêu cấu ViÖc trang bÞ vi tÝnh t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho c«ng t¸c kÕ to¸n, gi¶m nhÑ bít ®­îc nh÷ng phÇn viÖc ®¬n gi¶n. Tuy nhiªn viÖc nµy còng cã mét sè h¹n chÕ nhÊt ®Þnh v× nã phô thuéc vµo kü thuËt cña ng­êi lËp tr×nh phÇn mÒm. C«ng ty ®ang ¸p dông h×nh thøc chøng tõ ghi sæ, ®iÓm næi bËt cña ph­¬ng ph¸p nµy lµ dÔ lµm, dÔ kiÓm tra ®èi chiÕu, c«ng viÖc kÕ to¸n ®­îc ph©n c«ng ®Òu trong th¸ng vµ dÔ ph©n c«ng chia nhá. Tuy nhiªn nÕu viÖc ghi chÐp ®­îc thùc hiÖn b»ng ph­¬ng ph¸p thñ c«ng th× viÖc ghi chÐp trïng lÆp nhiÒu nªn sè liÖu kÕ to¸n ph¶i lµm ®ång ®Òu, ph¶i th­êng xuyªn kiÓm tra, ®èi chiÕu, nÕu cã sai sãt ph¶i söa ch÷a trªn nhiÒu sæ. Nh­ng c«ng ty sö dông phÇn mÒm kÕ to¸n nªn kh«ng nh÷ng kh¾c phôc ®­îc nh÷ng nh­îc ®iÓm mµ tiÕn ®é xö lý th«ng tin, lËp c¸c b¸o c¸o vµ tÝnh to¸n c¸c chØ tiªu qu¶n lý nhanh chãng vµ thuËn tiÖn h¬n so víi kÕ to¸n thñ c«ng, cã sö dông ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ. C«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn ®Ó thanh to¸n hµng tån kho, ®¶m b¶o cung cÊp th«ng tin th­êng xuyªn, chÝnh x¸c vÒ t×nh h×nh biÕn ®éng cña hµng ho¸ nhËp kho. Trong ho¹ch to¸n chi tiÕt hµng tån kho kÕ to¸n ¸p dông ph­¬ng ph¸p ghi thÓ song song. C«ng ty Th­¬ng m¹i Thuèc l¸ ¸p dông hÖ thèng b¸o c¸o tæng hîp do Bé tµi chÝnh ban hµnh, bao gåm: B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n B¸o c¸o l­u chuyÓn tiÒn tÖ ThuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh Ngoµi c¸c b¸o c¸o quyÕt to¸n n¨m, ®Þnh kú c«ng ty lËp c¸c b¸o c¸o bæ trî cho qu¸ tr×nh ®iÒu hµnh vµ qu¶n lý, bao gåm: B¸o c¸o t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån hµng ho¸ B¸o c¸o chi tiÕt c¸c kho¶n ph¶i thu, ph¶i tr¶ B¸o c¸o t×nh h×nh t¨ng, gi¶m tµi s¶n cè ®Þnh Víi ho¹t ®éng kinh doanh hiÖn nay, kÕ to¸n c«ng ty sö dông hÇu hÕt c¸c tµi kho¶n trong hÖ thèng tµi kho¶n, tu©n thñ theo nguyªn t¾c ®· ®­îc quy ®Þnh cña vô chÕ ®é kÕ to¸n vµ Bé tµi chÝnh. 2.3 Tæ chøc kÕ to¸n b¸n hµng t¹i c«ng ty Th­¬ng m¹i Thuèc l¸. 2.3.1 §Æc ®iÓm vÒ hµng ho¸, chøng tõ vµ tµi kho¶n kÕ to¸n sö dông. 2.3.1.1 §Æc ®iÓm vÒ hµng ho¸ vµ tiªu thô hµng ho¸. * C«ng ty Th­¬ng m¹i Thuèc l¸ lµ doanh nghiÖp kinh doanh trªn c¸c lÜnh vùc sau: - Mua b¸n thuèc l¸ bao c¸c lo¹i. -Tæ chøc vËn chuyÓn c¸c lo¹i nguyªn liÖu, vËt t­, phô liÖu vµ thuèc l¸ bao phôc vô cho s¶n xuÊt thuèc l¸ ®iÕu cña c«ng ty. - TiÕn hµnh ho¹t ®éng kh¸c trong ph¹m vi cho phÐp cña tæng c«ng ty. Trong kinh doanh mua b¸n thuèc l¸ bao c¸c lo¹i, hiÖn nay c«ng ty chØ b¸n trong n­íc. Hµng ho¸ cña c«ng ty ®­îc nhËp tõ c¸c nhµ m¸y s¶n xuÊt thuèc l¸: Th¨ng Long, Sµi Gßn, Thanh Ho¸, B¾c S¬n. C¸c mÆt hµng chñ yÕu cña c«ng ty lµ: Vinataba Tcty, Vinataba Sµi Gßn, Vina Premium, Marlboro. Ngoµi ra c«ng ty cßn kinh doanh vËn chuyÓn nh­ng doanh thu vËn chuyÓn chiÕm tû träng nhá trong tæng doanh thu. T×nh h×nh tiªu thô hµng ho¸ ë c«ng ty lu«n ®­îc chó träng vÒ c¸c mÆt: Quy c¸ch phÈm chÊt: Hµng ho¸ tr­íc khi nhËp xuÊt kho ph¶i ®­îc kiÓm tra kü l­ìng vÒ chÊt l­îng còng nh­ quy cÊch. ChÝnh v× vËy tr­êng hîp hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i rÊt Ýt khi x¶y ra do hµng bÞ kÐm phÈm chÊt. Gi¸ c¶: Hµng ho¸ cña c«ng ty lµ gi¸ kÕ ho¹ch do Tæng c«ng ty phª duyÖt. C«ng ty kh«ng ®­îc quyÒn chñ ®éng quyÕt ®Þnh gi¸ b¸n ra cña hµng ho¸. Tuy nhiªn, gi¸ b¸n ra cña hµng ho¸ c«ng ty trªn thÞ tr­êng trong nh÷ng n¨m qua lµ kh¸ æn ®Þnh, ®¶m b¶o cho kh¸ch hµng cã lîi nhuËn, gi¸ b¸n cña kh¸ch hµng nh×n chung ®¶m b¶o cã lîi nhuËn tèi thiÓu tõ 50 ®Õn 70 ®/bao. C«ng t¸c thÞ tr­êng vµ ch¨m sãc kh¸ch hµng: T¨ng c­êng, triÓn khai c«ng t¸c b¸n lÎ vµ tËp trung, ®Èy m¹nh c«ng t¸c khuyÕn m¹i cho ng­êi tiªu dïng ë c¸c thÞ tr­êng c¹nh tranh. ChÝnh s¸ch ph©n phèi s¶n phÈm: Ký hîp ®«ng theo quý vµ bµn hµng theo kÕ ho¹ch th¸ng, tuÇn cho c¸c kh¸ch hµng, kÕt hîp vãi kiÓm tra, gi¸m s¸t chÆt chÏ tõng khu vùc thÞ tr­êng, giao hµng s¸t víi nhu cÇu thÞ tr­êng. Riªng n¨m 2004 t×nh h×nh tiªu thô vµ gi¸ c¶ hµng ho¸ b¸n ra nh­ sau: S¶n l­îng tiªu thô n¨m 2004 so viíi n¨m 2003 t¨ng xÊp xØ 24 triÖu bao, b»ng 110,37% so víi cïng kú n¨m tr­íc (nÕu tÝnh thªm phÇn b¸n sang n¨m 2005, thùc chÊt n¨m 2004 ®¹t xÊp xØ 260 triÖu bao, t¨ng so víi 2003 trªn 28 triÖu bao, xÊp xØ ®¹t 112%). S¶n l­îng tiªu thô n¨m 2004 ®· t¨ng æn ®Þnh vµ t¨ng v÷ng ch¾c ë tÊt c¶ c¸c khu vùc thÞ tr­êng truyÒn thèng. C¸c thi tr­êng c¹nh tranh víi s¶n phÈm Virnia Gold: H¶i Phßng, Qu¶ng Ninh, H¶i D­¬ng,Th¸i B×nh ...s¶n l­îng ®¹t 42 triÖu bao/n¨m chiÕm 16% s¶n l­îng toµn c«ng ty t¨ng h¬n 10 triÖu bao so víi cïng kú n¨m tr­íc. Gi¸ c¶: Tõ ngµy 01/01/2004, tæng c«ng ty ®iÒu chØnh t¨ng gi¸ b¸n Vinataba Sµi Gßn tõ 7390 ®/bao lªn 7535 ®/bao, Vinataba Tæng c«ng ty t¨ng tõ 6800®/bao lªn 7040®/bao. Sau khi t¨ng gi¸ th¸ng 11 vµ 12 n¨m 2004 gi¸ b¸n trªn thÞ tr­êng tiÕp tôc ®­îc gi÷ æn ®Þnh tõ 7650 ®Õn 7700®/bao kÝch thÝch tiªu dïng t¨ng. 2.3.1.2 Chøng tõ kÕ to¸n. MÆc dï c«ng ty ¸p dông h×nh thøc chøng tõ ghi sæ nh­ng trªn phÇn mÒm kÕ to¸n, c«ng viÖc kÕ to¸n thùc tÕ cã rÊt nhiÒu kh¸c biÖt so víi ph­¬ng ph¸p nµy. Tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸nb¸n hµng nh­ sau: Ho¸ ®¬n GTGT B¸o c¸o sè ph¸t sinh TK Sæ c¸i tµi kho¶n Khi kh¸ch hµng nhËn ®­îc "kÕ ho¹ch b¸n hµng" cña c«ng ty, nÕu kh¸ch hµng chÊp nhËn thanh to¸n th× hä cã thÓ nép tiÒn mÆt t¹i phßng kÕ to¸n hoÆc thanh to¸n qua ng©n hµng (uû nhiÖm chi), ng©n hµng göi fax ®Õn c«ng ty, kÕ to¸n tiÒn mÆt viÕt phiÕu thu. Khi giai ®o¹n trªn ®­îc hoµn tÊt, c¨n cø vµo c¸c ®iÒu kho¶n ®· ®­îc ký kÕt trong hîp ®ång kinh doanh, phßng kinh doanh viÕt giÊy ®Ò nghÞ xuÊt hµng. KÕ to¸n tiªu thô lËp ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng, l­u l¹i mét liªn, sau ®ã kh¸ch hµng cÇm ho¸ ®¬n xuèng kho ®Ó lµm thñ tôc nhËp hµng. Lóc nµy sau khi kiÓm tra ho¸ ®¬n, thñ kho xuÊt hµng cho kh¸ch hµng, gi÷ l¹i mét liªn ®Ó ghi sæ kho. §ång thêi thñ kho lËp phiÕu xuÊt kho, lËp biªn b¶n giao nhËn hµng ho¸. Sau ®ã ®¬n vÞ vËn chuyÓn ®­a hµng ®Õn cho kh¸ch hµng, kh¸ch hµng gi÷ mét liªn (liªn ®á). Kh¸ch hµng ký nhËn vµo liªn cßn l¹i vµ göi liªn 3 cïng sæ kª khai thuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ l¹i cho thñ kho, thñ kho sÏ chuyÓn lªn phßng kÕ to¸n ®Ó ghi sæ kÕ to¸n. 2.3.1.3 C¸c tµi kho¶n sö dông. ViÖc h¹ch to¸n tiªu thô-kÕ to¸n sö dông tµi kho¶n ph¶n ¸nh ®óng chÕ ®é quy ®Þnh. Mét sè tµi kho¶n chñ yÕu ®­îc kÕ to¸n sö dông trong ho¹ch to¸n nghiÖp vô b¸n hµng: TK 156: Hµng ho¸.TK nµy ®­îc chi tiÕt thµnh TK 1561: TrÞ gi¸ mua hµng tr­íc. TK 1562: Chi phÝ thu mua hµng ho¸. TK 131: Ph¶i thu cña kh¸ch hµng. TK nµy ®­îc më chi tiÕt thµnh hai TK. TK13111:Ph¶i thu kh¸ch hµng trong n­íc. TK13121: Ph¶i thu kh¸ch hµng n­íc ngoµi. TK 511: Doanh thu b¸n hµng, ®­îc chi tiÕt thµnh 7 TK TK51113: Doanh thu thuèc l¸ bao t¹i chi nh¸nh. TK51113CT: Doanh thu thuèc l¸ bao t¹i c«ng ty TK51113GL: Doanh thu thuèc l¸ bao t¹i cöa hµng Gia L©m TK51113QT: Doanh thu thuèc l¸ bao t¹i cöa hµng Qu¸n Th¸nh TK51113TX: Doanh thu thuèc l¸ bao t¹i cöa hµng Thanh Xu©n TK51113YK: Doanh thu thuèc l¸ bao t¹i cöa hµng YÕt Kiªu TK511132: Doanh thu dÞch vô vËn chuyÓn. TK531: Hµng bÞ tr¶ l¹i TK 532: gi¶m gi¸ b¸n hµng TK632: Gi¸ vèn hµng b¸n. TK nµy ®­îc chi tiÕt thµnh 7 TK TK63213: Gi¸ vèn thuèc l¸ bao,hµng ho¸ kh¸c. TK63213GL: Gi¸ vèn thuèc l¸ bao ë cöa hµng Gia L©m TK63213QT: Gi¸ vèn thuèc l¸ bao ë cöa hµng Qu¸n Th¸nh TK63213TX: Gi¸ vèn thuèc l¸ bao ë cöa hµng Thanh Xu©n TK63213YK: Gi¸ vèn thuèc l¸ bao ë cöa hµng YÕt Kiªu TK63232: Gi¸ vèn dÞch vô vËn chuyÓn TK63288: Gi¸ vèn hµng ho¸ kh¸c 2.3.2 Quy tr×nh mua hµng ho¸: 2.3.2.1 LËp kÕ ho¹ch mua hµng: * S¶n phÈm thuèc l¸ bao Vinataba: Hµng n¨m c«ng ty/chi nh¸nh ký hîp ®ång víi c¸c nhµ m¸y Hµng th¸ng trªn c¬ së hîp ®ång víi c¸c nhµ m¸yvµ theo kÕ ho¹ch giao hµng cña Tæng c«ng ty thuèc l¸ ViÖt Nam, phßng ban kinh doanh lËp kÕ ho¹ch giao nhËn víi c¸c nhµ m¸y, gñi cho c¸c nhµ m¸y, chi nh¸nh vµ kho cña c«ng ty. * S¶n phÈm thuèc l¸ bao Marlboro: Hµng n¨m chi nh¸nh ký biªn b¶n tho¶ thuËn víi c«ng ty Philip Morris vÒ kÕ ho¹ch tiªu thô s¶n phÈm Marlboro cho c¶ n¨m. Hµng th¸ng c«ng ty Philip Morris tho¶ thuËn (®iÖn tho¹i) víi chi nh¸nh th«ng b¸o kÕ ho¹ch nhËn hµng trong th¸ng. Ban kinh doanh lËp ®¬n ®Æt hµng göi c«ng ty Philip Morris. Phßng ban kinh doanh lËp c¸c thñ tôc ®Ó mau hµng. 2.3.2.2 KiÓm tra hµng ho¸ khi nhËp kho. C¸n bé kü thuËt cña phßng/ ban kinh doanh chÞu tr¸ch nhiÖm kiÓm tra t×nh h×nh bao b×, nÕu ph¸t hiÖn s¶n phÈm kh«ng phï hîp (thïng mÐo, ­ít hoÆc cã mïi l¹) th× tiÕn hµnh kiÓm tra tót, bao bªn trong vµ lËp biªn b¶n xö lý s¶n phÈm kh«ng phï hîp. 2.3.2.3 NhËp kho. Khi hµng vÒ tíi kho, ®¬n vÞ vËn chuyÓn giao Ho¸ ®¬n GTGT cña nhµ m¸y giao hµng, biªn b¶n giao nhËn hµng ho¸ gi÷a ®¬n vÞ vËn chuyÓn vµ nhµ m¸y giao hµng vµ c¸n bé giao nhËn chi nh¸nh. Thñ kho nhËp hµng, ®èi chiÕu vÒ sè l­îng, chñng lo¹i hµng nhËp, hµng nhËp ph¶i ®¶m b¶o quy c¸ch theo quy ®Þnh. NÕu ph¸t hiÖn s¶n phÈm kh«ng phï hîp, ph¶i lËp biªn b¶n theo mÉu vµ lËp biÓu b¶n s¶n phÈm kh«ng phï hîp víi ng­êi giao hµng. LËp biªn b¶n giao nhËn hµng ho¸. Thñ kho chuyÓn toµn bé hå s¬ nhËp kho gåm ho¸ ®¬n cho phßng/ban kinh doanh ®Ó lËp phiÕu nhËp kho 2.3.3 Qu¸ tr×nh b¸n hµng ho¸ 2.3.3.1 LËp kÕ ho¹ch b¸n hµng: + C¨n cø vµo kÕ ho¹ch tiªu thô th¸ng ®· ®­îc G§ phª duþÖt, phßng/ban kinh doanh x©y dùng kÕ ho¹ch b¸n hµng theo th¸ng, tuÇn cho c¸c kh¸ch hµng phï hîp víi hîp ®ång ®¨ng ký. + Dùa vµo kÕ ho¹ch b¸n hµng, c¸n bé phßng/ban kinh doanh th«ng b¸o cho kh¸ch hµng ®Ó kh¸ch hµng cã kÕ ho¹ch thùc hiÖn (th«ng b¸o b»ng ®iÖn tho¹i). 2.3.3.2 Thùc hiÖn b¸n hµng: _C¨n cø yªu cÇu mÆt hµng cña kh¸ch hµng b»ng fax, giÊy giíi thiÖu phï hîp víi kÕ ho¹ch b¸n hµng vµ ®¶m b¶o c¸c ®iÒu kho¶n trong hîp ®ång ®· quyÕt ®Þnh, phßng kinh doanh lËp ho¸ ®¬n GTGT chuyÓn vÒ phßng kÕ to¸n. NÕu ®ñ ®iÒu kiÖn vÒ thanh to¸n tiÒn hµng, l·nh ®¹o phßng kÕ to¸n ký, ho¸ ®¬n sau ®ã chuyÓn vÒ phßng/ban kinh doanh ký ho¸ ®¬n theo uû quyÒn cña Gi¸m §èc. _§èi víi kh¸ch hµng c«ng ty: +C¸n bé phô tr¸ch cïng viÕt giÊy ®Ò nghÞ vËn chuyÓn theo biÓu mÉu QT- 140 H§TL- F04 göi cho ®¬n vÞ vËn chuyÓn do c«ng ty thuª, yªu cÇu vËn chuyÓn cho tõng kh¸c hµng vµ chuyÓn ho¸ ®¬n b¸n hµng cho thñ kho. +Thñ kho c¨n cø vµo sè l­îng ghi trªn ho¸ ®¬n tiÕn hµnh xuÊt hµng, l­u biªn lai giao nhËn hµng ho¸. _§èi víi kh¸ch hµng cña chi nh¸nh: +Kh¸ch hµng ph¸i Nam: C¸n bé phßng thÞ tr­êng phèi hîp cïng bé phËn vËn chuyÓn (ban kinh doanh) sÏ nhËp hµng t¹i kho nhµ m¸y, giao cho ®¬n vÞ vËn chuyÓn vµ chuyÓn hµng hãa tíi kh¸ch hµng. +Kh¸ch hµng phÝa B¾c: Ban kinh doanh lËp lÖnh vËn chuyÓn vµ phiÕu vËn chuyÓn néi bé, bé phËn vËn chuyÓn nhËn hµng t¹i kho nhµ m¸y chuyÓn hµng ra kho L¹c Trung, thñ kho L¹c Trung nhËp hµng vµ sau ®ã xuÊt hµng cho kh¸ch hµng phÝa B¾c theo ho¸ ®¬n b¸n hµng cña chi nh¸nh. _ViÖc bèc xÕp vµ vËn chuyÓn theo quyÕt ®Þnh vËn chuyÓn thuèc l¸ bao QT19.02.VC HiÖn nay, t¹i c«ng ty trÞ gi¸ cña hµng ho¸ xuÊt kho ®­îc tÝnh theo ph­¬ng ph¸p NhËp tr­íc_XuÊt tr­íc, tøc lµ hµng ho¸ nµo nhËp kho tr­íc sÏ ®­îc ®em xuÊt tr­íc. Víi c¸c nghiÖp vô nhËp, xuÊt diÔn ra liªn tôc th× ph­¬ng ph¸p nµy ph¶n ¨nh kh¸ chÝnh x¸c trÞ gi¸ hµng xuÊt kho, phï hîp víi ®iÒu kiÖn kinh doanh cña c«ng ty. 2.3.4 KÕ to¸n hµng ho¸. C«ng ty qu¶n lý hµng ho¸ theo ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song. Cã thÓ kh¸i qu¸t néi dung, tr×nh tù kÕ to¸n hµng ho¸ theo ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song b»ng s¬ ®å sau: ThÎ kho Chøng tõ nhËp Sæ kÕ to¸n chi tiÕt Chøng tõ xuÊt B¶ng kª nhËp-xuÊt-tån Sæ kÕ to¸n tæng hîp Hµng ngµy, c¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt hµng ho¸, thñ kho vµo sæ kho theo dâi vÒ sè l­îng råi chuyÓn chøng tõ lªn phßng kÕ to¸n. T¹i phßng kÕ to¸n, khi nhËn ®­îc ho¸ ®¬n b¸n hµng do thñ kho chuyÓn ®Õn, kÕ to¸n mua hµng vµo phiÕu nhËp hµng ho¸, cßn kÕ to¸n b¸n hµng vµo ho¸ ®¬n xuÊt hµng ho¸ trªn m¸y vµ tiÕn hµnh ®Þnh kho¶n, m¸y sÏ tù ®éng vµo sæ liªn quan nh­: sæ chi tiÕt tµi kho¶n, b¶ng kª thuÕ GTGT.... Hµng ho¸ cña c«ng ty mua vÒ nhËp kho hay xuÊt b¸n th¼ng ®Òu ®­îc ph¶n ¸nh, ghi chÐp trªn c¶ hai chØ tiªu sè l­îng vµ gi¸ trÞ. KÕ to¸n chi tiÕt vµ kÕ to¸n tæng hîp ®Òu h¹ch to¸n theo gi¸ h¹ch to¸n. §èi víi hµng ho¸ nhËp kho, xuÊt kho gi¸ h¹ch to¸n ®­îc Tæng c«ng ty Thuèc l¸ ViÖ Nam quy ®Þnh. ViÖc qu¶n lý hµng ho¸ ë c«ng ty ®­îc ¸p dông theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. §Ó ®¶m b¶o yªu cÇu qu¶n lý, ®Þnh kú hµng th¸ng hoÆc tèi ®a lµ 2 th¸ng. Phßng/ban kinh doanh ph¶i kiÓm tra hµng ho¸ trong kho. Thñ kho hoÆc mét nh©n viªn ®­îc ph©n c«ng theo dâi nhiÖt ®é, ®é Èm kh«ng khÝ trong kho, Khi thÊy ®iÒu kiÖn b¶o qu¶n cã nh÷ng hiÖn t­îng bÊt th­êng x¶y ra kh«ng ®¸p øng tiªu chuÈn vÒ mÆt kü thuËt theo quy ®Þnh b¶o qu¶n, thñ kho kÞp thêi b¸o víi phßng /ban kinh doanh ®Ó t×m biÖn ph¸p xö lý. Hµng th¸ng c«ng ty tiÕn hµnh lËp b¸o c¸o nhËp, xuÊt, tån hµng ho¸. §Ó theo dâi t×nh h×nh biÕn ®éng cña tõng lo¹i hµng ho¸, kÕ to¸n sö dông sæ chi tiÕt TK 1561. Cuèi quý, c¨n cø vµo sè liÖu trªn sæ chi tiÕt TK 1561 kÕ to¸n tæng hîp sÏ tiÕn hµnh lªn B¸o c¸o b¸n hµng vµ lËp sæ C¸i TK 1561 (xem phÇn phô lôc) 2.3.5 KÕ to¸n gi¸ vèn hµng b¸n: C«ng ty h¹ch to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. Do vËy viÖc nhËp xuÊt ph¶i ®­îc ghi hµng ngµy khi nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. C«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p gi¸ h¹ch to¸n ®Ó tÝnh trÞ gi¸ cña hµng xuÊt b¸n. Hµng ngµy sö dông gi¸ h¹ch to¸n ®Ó ghi sæ chi tiªt hµng ho¸ nhËp, xuÊt. Cuèi kú kÕ to¸n tÝnh ra trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña hµng ho¸ xuÊt kho theo hÖ sè gi¸: TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña hµng ho¸ tån ®Çu kú TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña hµng ho¸ nhËp trong kú + HÖ sè gi¸ (H) = TrÞ gi¸ h¹ch to¸n cña hµng ho¸ nhËp trong kú TrÞ gi¸ h¹ch to¸n cña hµng ho¸ tån ®Çu kú + Sè l­îng hµng ho¸ xuÊt kho TrÞ gi¸ mua thùc tÕ cña hµng ho¸ xuÊt kho HÖ sè gi¸ (H) x = Chi phÝ thu mua ph©n bæ cho hµng ho¸ xuÊt kho TrÞ gi¸ mua thùc tÕ cña hµng ho¸ xuÊt kho TrÞ gi¸ mua thùc tÕ cña hµng ho¸ xuÊt kho TrÞ gi¸ thùc tÕ cña hµng ho¸ xuÊt kho x = Chi phÝ thu mua ph©n bæ cho hµng ho¸ xuÊt kho cña c«ng ty chñ yÕu lµ chi phÝ vËn chuyÓn. Chi phÝ nµy hµng th¸ng ®­îc trÝnh tr­íc dùa vµo kÕ ho¹ch b¸n hµng hµng th¸ng do Tæng c«ng ty Thuèc l¸ ViÖt Nam giao, hîp ®ång vËn chuyÓn víi kh¸ch hµng. Chi phÝ trÝch tr­íc phô thuéc vµo l­îng hµng kÕ ho¹ch b¸n ra trong th¸ng vµ ®¬n gi¸ vËn chuyÓn ®· cã trong hîp ®ång víi kh¸ch hµng. TK 335 TK 632 TrÝch tr­íc Hoµn nhËp Khi xuÊt kho m¸y sÏ tù tÝnh ra gi¸ vèn cña sè hµng xuÊt b¸n. KÕ to¸n theo dâi gi¸ vèn cña hµng b¸n trªn sæ chi tiÕt tµi kho¶n 632 vµ lªn sæ c¸i TK 632 (Xem phô lôc). MÉu sæ chi tiÕt TK 632 nh­ sau 2.3.6 KÕ to¸n doanh thu: "Tiªu thô lµ ®iÒu kiÖn tån t¹i vµ ph¸t triÓn" ®ã chÝnh lµ t©m niÖm cña ban l·nh ®¹o c«ng ty, v× vËy mäi quýet ®Þnh ®­a ra ®Òu nh»m môc ®Ých thóc ®Èy qu¸ tr×nh tiªu thô hµng ho¸ cña c«ng ty. C«ng t¸c tiªu thô lu«n ®­îc ®¶m b¶o ®ã lµ nhê sù phèi hîp nhÞp nhµng, linh ho¹t gi÷a c¸c bé phËn phßng ban trong c«ng ty, c«ng ty ®· gi÷ d­îc uy tÝn vµ ®· t¹o mèi quan hÖ víi kh¸ch hµng trong nh÷ng n¨m qua. ChÝnh v× vËy, trong cuéc c¹nh tranh víi c¸c s¶n phÈm cïng lo¹i trªn thÞ tr­êng, s¶n phÈm cña c«ng ty lu«n gi÷ vÞ trÝ quan träng, ®iÒu ®ã t¹o cho ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y ®¹t nhiÒu thµnh tÝch. HiÖn nay ph­¬ng thøc b¸n hµng chñ yÕu lµ: _ B¸n bu«n _B¸n lÎ Víi hai h×nh thøc thanh to¸n: _B¸n hµng thu tiÒn ngay _B¸n hµng thu tiÒn chËm *§èi víi h×nh thøc b¸n bu«n: DiÔn ra chñ yÕu ®èi víi kh¸ch hµng ®­îc lùa chän: Kh¸ch hµng lµ ph¸p nh©n kinh tÕ: Doanh nghiÖp Nhµ n­íc, C«ng ty tr¸ch nhiÖm h÷u h¹n, C«ng ty cæ phÇn vµ doanh nghiÖp t­ nh©n. §iÒu kiÖn ®Ó trë thµnh kh¸ch hµng theo th«ng t­ sè30/1999/TT_BTM ngµy 09/09/1999 cña Bé Th­¬ng M¹i. §©y lµ ho¹t ®éng b¸n hµng chÝnh, hµng n¨m ®em lai doanh thu lín nªn rÊt ®­îc chó träng. _Ho¹t ®éng b¸n bu«n khi thùc hiÖn cÇn ph¶i cã hîp ®ång kinh tÕ gi÷a kh¸ch hµng vµ c«ng ty. Trong hîp ®ång cã c¸c néi dung chÝnh sau: _Chñng lo¹i vµ sè l­îng hµng th¸ng _Gi¸ b¸n s¶n phÈm _Ph­¬ng thøc vËn chuyÓn hµng, ®Þa ®iÓm giao nhËn hµng _Thêi gian thanh to¸n tiÒn hµng _NÕu mua hµng theo ph­¬ng thøc thanh to¸n chËm ph¶i cã thÕ chÊp tµi s¶n cÇm cè, b¶o hµnh... theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt _Tr¸ch nhiÖm cña mçi bªn... §©y lµ nh÷ng c¨n cø chñ yÕu nhÊt ®Ó bªn b¸n giao hµng hoÆc khi cã ph¸t sinh c¸c tranh chÊp vÒ kinh tÕ dÔ dµng gi¶i quyÕt. Mét hîp ®ång mua b¸n ph¶i cã sù kÕt hîp chÆt chÏ gi÷a phßng kinh doanh vµ phßng TC_KT, thñ tôc ban ®Çu liªn quan ®Õn c¸c ®iÒu kho¶n tho¶ thuËn gi÷a hai bªn do phßng kinh doanh ®¶m nhËn, phßng TC_KT sÏ thùc hiÖn c¸c b­íc tiÕp theo nh­ giao hµng, thu tiÒn b¸n hµng, h¹ch to¸n vµo sæ s¸ch kÕ to¸n. Hîp ®ång mua b¸n ®­îc lËp thµnh 3 b¶n: + Mét b¶n phßng kinh doanh gi÷ l¹i +Mét b¶n göi tíi phßng kÕ to¸n lµm c¨n cø viÕt ho¸ ®¬n b¸n hµng vµ phiÕu xuÊt + Mét b¶n kh¸ch hµng gi÷ B¸n hµng theo ®¬n ®Æt hµng hoÆc th«ng qua ký kÕt hîp ®ång kinh tÕ t¹o c¬ së v÷ng ch¾c vÒ ph¸p luËt trong ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty. MÆt kh¸c, c«ng ty cã thÓ chu ®éng lËp kÕ ho¹ch mua b¸n hµng ho¸, rÊt thuËn lîi cho c«ng t¸c tiªu thô nãi riªng vµ c«ng t¸c kinh doanh nãi chung. *§èi víi h×nh thøc b¸n lÎ: ViÖc mua b¸n diÔn ra ®¬n gi¶n h¬n, ®­îc tiÕn hµnh trùc tiÕp gi÷a kh¸ch hµng víi bé phËn b¸n hµng cña c«ng ty. Trong h×nh thøc nµy kh¸ch hµng ph¶i thanh to¸n toµn bé tiÒn khi nhËn hµng. *§èi víi thanh to¸n nhËn: - C¨n cø quy ®Þnh trªn hîp ®ång thuèc l¸ bao vµ vµ kh¶ n¨ng thanh to¸n cña kh¸ch hµng, lËp v¨n b¶n ®Ò nghÞ møc thÕ chÊp cña kh¸ch hµng tr×nh Gi¸m ®èc phª duyÖt. Trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn hîp ®ång, møc nî cã thÓ ®­îc ®iÒu chØnh. - LËp hå s¬ xin thÕ chÊp: Cã ®Çy ®ñ quy ®Þnh vÒ thÕ chÊp ®· ®­îc l·nh ®¹o c«ng ty duyÖt nh­: Hîp ®ång mua b¸n thuèc l¸ bao, giÊy tê hîp ph¸p cã gi¸ trÞ b¨ng tiÒn (thÎ tµi s¶n, kú phiÕu, tr¸i phiÕu). §¬n xin cÇm cè tµi s¶n, thÕ chÊp tµi s¶n... - Phßng ban TC_KT tæ chøc tiÕn hµnh x¸c minh, ®Þnh gi¸ tµi s¶n thÕ chÊp, b¶o l·nh vµ lËp thµnh biªn b¶n tr×nh Gi¸m ®èc duyÖt. Sau khi hîp ®ång thÕ chÊp tµi s¶n, hîp ®ång b¶o l·nh tµi s¶n ®­îc ký kÕt ph¶i cã chøng nhËn cña phßng c«ng chøng c¸c tØnh hoÆc chøng thùc cña Uû ban nh©n d©n tØnh, thµnh phè, quËn, huyÖn. -X¸c ®Þnh møc nî: Tµi s¶n ký quü, cÇm cè: Møc nî tèi ®a b»ng 100% trªn tæng gi¸ trÞ tµi s¶n Tµi s¶n dïng thÕ chÊp lµ bÊt ®éng s¶n: Møc ®é nî tèi ®a b»ng 70% tæng gi¸ trÞ tµi s¶n B¶o l·nh ng©n hµng: Møc ®é nî tèi da b»ng 100% tæng gi¸ trÞ b¶o l·nh, thêi gian ®­îc ghi nhËn nî tr­íc 15 ngµy tÝnh tõ thêi gian ghi trªn v¨n b¶n b¶o hµnh ng©n hµng hÕt hiÖu lùc. Ngoµi ra c«ng ty cßn nhËn tiÒn øng tr­íc cña kh¸ch hµng, sau ®ã thùc hiÖn hîp ®ång giao hµng cho kh¸ch hµng theo yªu cÇu. 2.3.6.2 KÕ to¸n doanh thu. C«ng ty Th­¬ng m¹i thuèc l¸ trong mäi tr­êng hîp xuÊt b¸n hµng ho¸ ®Òu ®­îc x¸c ®Þnh lµ tiªu thô vµ ghi nhËn doanh thu b¸n hµng, cã nghÜa lµ kh¸ch hµng ®Òu thanh to¸n hoÆc chÊp nhËn thanh to¸n. C«ng ty lµ ®¬n vÞ kinh doanh nép thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ, toµn bé hµng ho¸, dich vô kinh doanh vËn chuyÓn cña c«ng ty ®Òu thuéc ®èi t­îng chÞu thuÕ GTGT. V× vËy, doanh thu b¸n hµng cña c«ng ty chÝnh lµ toµn bé sè tiÒn b¸n hµng kh«ng bao gåm thuÕ GTGT. - Chøng tõ sö dông chñ yÕu trong b¸n hµng vµ kinh doanh vËn chuyÓn lµ phiÕu thu, ho¸ ®¬n GTGT. Ho¸ ®¬n GTGT x¸c nhËn sè l­îng, ®¬n gi¸, sè tiÒn b¸n vµ tæng gi¸ thanh to¸n cña hµng xuÊt kho, ho¸ ®¬n do kÕ to¸n tiªu thô lËp thµnh3 liªn. Liªn 1: L­u ë phßng kinh doanh (sau nµy göi c¬ quan thuÕ) Liªn 2: Kh¸ch hµng gi÷ lµm c¨n cø ®i ®­êng vµ h¹ch to¸n ë ®¬n vÞ kh¸ch hµng Liªn 3: L­u t¹i phßng TC_KT lµm c¨n cø ®Ó ghi sæ kÕ to¸n. - Sæ s¸ch kÕ to¸n sö dông gåm: C¸c b¶ng kª TM, b¶ng kª TGNH, chøng tõ hµng ho¸ b¸n ra, b¶ng kª nhËp_xuÊt_tån hµng ho¸, .... C¨n cø vµo ho¸ ®¬n b¸n hµng do thñ kho chuyÓn ®Õn, kÕ to¸n vµo sæ chi tiÕt tµi kho¶n 511 theo tõng ho¸ ®¬n, mÆt kh¸c doanh thu cã thÓ d­îc lÊy chi tiÕt cho tõng lo¹i hµng ho¸, tõng cöa hµng tõ b¸o c¸o b¸n hµng (xem phÇn phô lôc). MÉu sæ chi tiÕt TK 511 nh­ sau: Tõ sè liÖu cña sæ chi tiÕt TK 511, kÕ to¸n tæng hîp sÏ tiÕn hµnh kÕt chuyÓn sang TK 911 ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶,tiÕn hµnh lªn sæ C¸i TK 511 ( xem phÇn phô lôc ) 2.3.6.3 KÕ to¸n thanh to¸n víi ng­êi mua: Khi b¸n hµng thu tiÒn ngay, trªn c¬ së c¸c ho¸ ®¬n b¸n hµng, b¶ng kª b¸n lÎ, sè tiÒn kh¸ch hµng tr¶, kÕ to¸n tiÒn mÆt lËp phiÕu thu. PhiÕu thu ®­îc lËp lµm 3 liªn, chuyÓn cho kÕ to¸n tr­ëng ký. Sau ®ã ®­îc chuyÓn cho cho thñ quü ®Ó lµm thñ tôc nhËp quü tiÒn mÆt. Khi ®· nhËn ®ñ tiÒn, thñ quü ký tªn vµo phiÕu thu. Mét liªn l­u l¹i n¬i lËp phiÕu, mét liªn giao l¹i cho ng­êi nép tiÒn, thñ quü gi÷ mét liªn ®Ó ghi vµo sæ quü, sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n tiÒn mÆt ®Ó ghi sæ. Cô thÓ, c¨n cø vµo ho¸ ®¬n sè 0073549 b¸n hµng ngµy 29/12/2004 vµ sè tiÒn ghi trªn ho¸ ®¬n, kÕ to¸n lËp phiÕu thu nh­ sau Tõ c¸c phiÕu thu tiÒn mÆt, hµng ngµy kÕ to¸n ghi vµo sæ chi tiÕt sè ph¸t sinh TK 511 vµ sæ quü tiÒn mÆt. ViÖc theo dâi c«ng nî chi tiÕt cho tõng kh¸ch hµng ®­îc tiÕn hµnh ë sæ chi tiÕt c«ng nî, theo dâi t×nh h×nh thanh to¸n cña kh¸ch hµng ë sæ chi tiÕt tµi kho¶n 131, mÉu sæ nh­ sau: Cuèi kú, c¨n cø vµo sè liÖu trªn sæ chi tiÕt, kÕ to¸n t«ng hîp sÏ lªn b¶ng tæng hîp c«ng nî vµ sæ c¸i ( xem phÇn phô lôc ). 2.4 KÕ to¸n x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh: 2.4.1 KÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng: Thuéc vÒ chi phÝ b¸n hµng cua c«ng ty gåm cã c¸c kho¶n: chi phÝ nh©n viªn b¸n hµng, chi phÝ khÊu hao TSC§ ë kh©u b¸n hµng, chi phÝ ®iÖn tho¹i, ®iÖn n­íc thuéc cöa hµng, chi phia gi¸m ®Þnh chÊt l­îng vµ c¸c kho¶n chi phia kh¸c,...PhÇn chi phÝ l¬n nhÊt trong chi phÝ b¸n hµng lµ chi phÝ liªn quan ®Õn qu¸ tr×nh thu mua hµng ho¸, chi phÝ nµy l¹i ®­îc ph¶n ¸nh vµo TK 641 chø kh«ng ph¶i tµi kho¶n 1562, H¹ch to¸n nh­ vËy lµm gi¸ vèn hµng b¸n ra bÞ gi¶m ®i, kh«ng x¸c ®Þnh ®­îc chÝnh x¸c doanh thu thuÇn cña hµng ho¸ tiªu thô. Hµng ngµy c¨n cø vµo giÊy b¸o nî, phiÕu chi, giÊy t¹m øng. ho¸ ®¬n, biªn lai,... kÕ to¸n tiÕn hµnh kiÓm tra, ph©n lo¹i vµ tiÕn hµnh nhËp th«ng tin vµo m¸y,chi tiÕt cho tõng ®èi t­îng theo ®Þnh kho¶n: Nî TK641 Cã TK liªn quan (111, 112, 141,...) M¸y sÏ xö lý th«ng tin, vµo sæ chi tiÕt TK 641, mÉu sæ nh­ sau: C¨n cø vµo sæ chi tiÕt sè ph¸t sinh, cuèi kú kÕ to¸n tËp hîp chi phÝ vµo B¸o c¸o chi phÝ b¸n hµng. Cuèi kú b¸o c¸o, kÕ to¸n tæng hîp chØ cÇn ®­a ra yªu cÇu còng nh­ c¸c bót to¸n ®iÒu chØnh vµ kÕt chuyÓn, m¸y sÏ tù ®éng kÕt chuyÓn sang bªn nî TK 911. Tõ b¶ng b¸o c¸o chi phÝ b¸n hµng kÕ to¸n sÏ lªn sæ C¸i TK 641 ( xem phÇn phô lôc ). 2.4.2 KÕ to¸n chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp: Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ë c«ng ty Th­¬ng m¹i Thuèc l¸ bao gåm c¸c kho¶n chi phÝ sau: chi phÝ nh©n viªn qu¶n lý, chi phÝ c«ng cô ®å dïng, v¨n phßng phÈm, chi phÝ khÊu hao TSC§, chi phÝ ®iÖn tho¹i, fax, ®iÖ n­íc dung cho qu¶n lý, c¸c kho¶n pjhÝ b»ng tiÒn kh¸c,... Còng gièng nh­ h¹ch to¸n chi phÝ b¸n hµng, kÕ to¸n c¨n cø vµo c¸c chõng tõ liªn quan ®Õn chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp tiÕn hµnh nhËp sã liÖu vµo m¸y chi tiÕt cho tõng ®èi t­îng theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 642 Cã Tk liªn quan ( 111, 112, 331,...) Sau ®ã m¸y sÏ tù ®éng tÝnh to¸n vµ vµo c¸c sæ kÕ to¸n nh­ sæ chi tiÕt tµi kho¶n 642. MÉu sæ nh­ sau: vµ cuèi kú kÕ to¸n tæng hîp t­¬ng tù nh­ TK641, tøc lµ ®­a ra yªu cÇu, c¸c bót to¸n ®iÒu chØnh, kÕt chuyÓn, m¸y sÏ tù ®éng kÕt chuyÓn sang bªn nî TK 911. Cuèi cïng lªn sæ c¸i TK 641. 2.4.3 KÕ to¸n x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng: Bªn c¹nh viÖc ph¶n ¸nh mét c¸ch chÝnh x¸c kho¶n doanht hu b¸n hµng vµ c¸c kho¶n cÝi phÝ liªn liªn quan b¸n hµng, phßng kÕ to¸n c«ng ty rÊt chó träng ®Õn viÖc x¸c ®Þnh vµ ph¶n ¸nh ®óng kÕt qu¶ b¸n hµng. §iÒu nµy gióp cho viÖc lËp chØ tiªu trªn b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh ®­îc thuËn tiÖn, ®ång thêi ®­a l¹i cho nhµ qu¶n lý mét c¸i nh×n tæng qu¸t, s©u s¾c vÒ t×nh h×nh ho¹t ®éng cña c«ng ty m×nh trong mét kho¶ng thêi gian nhÊt ®Þnh. Cuèi kú b¸o c¸o, khi muèn x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng, kÕ to¸n b¸n hµng chØ cÇn ®­a ra yªu cÇu (b¸o c¸o chi tiÕt hay b¸o c¸o tæng hîp) vµ nh©p kho¶ng thêi gian lÊy b¸o c¸o, m¸y sÏ tù ®éng kÕt chuyÓn thu nhËp vµ chi phÝ vµo TK 911 tõ c¸c sæ c¸i, sæ tæng hîp sè ph¸t sinh. X¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng: phÇn nµy chØ thùc hiÖn ®­îc trªn m¸y khi ®· hoµn thµnh: + TËp hîp doanh thu vµ chi phÝ chi tiÕt cho tõng ®èi t­îng. + Ph©n bæ chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ qu¶n lý theo tõng ®èi t­îng tÝnh l·i lç. VÝ dô: §Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng quý 4 n¨m 2004, kÕ to¸n nhËp kho¶ng thêi gian tõ ngµy 01/10/2004 ®Õn ngµy 31/12/2004. MÉu sæ c¸i TK 911 ( xem phô lôc) CHƯƠNG III MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY THƯƠNG MẠI THUỐC LÁ 4.1.Nhận xét đánh giá chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tại công ty. 4.1.1.Nhận xét chung: Trong những năm gần đây công ty Thương mại Thuốc lá đã trưởng thành và đạt dược những thành tựu đáng khâm phục. Là một doanh nghiệp nhà nước dưới sự quản lý của cơ quan cấp trên là: Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam, song không vì thế mà công ty mất tự chủ trong kinh doanh, ngược lai công ty luôn thích ứng linh hoạt với những thay đổi của nền kinh tế thị trường và luôn tìm cho mình một chỗ đứng quan trọng trên thị trường . Điều đó đã giúp công ty đạt được những thành quả như ngày hôm nay, có thể khẳng định rằng sự phát triển đó là do công ty luôn quan tâm chú trọng đến đầu ra của sản phẩm. Nhận thức được tiêu thụ là điều kiện sống còn của công ty nên ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ trong công ty luôn tích cực với công việc được giao, sản phẩm công ty bán khá chạy trên thị trường. Mặt khác sản phẩmVinataba có uy tín cao trên thị trường nhiều năm, chiếm phần lớn thị trường các tỉnh phía Bắc. Nhu cầu tiêu dùng sản phẩm thuốc lá cao cấp ngày càng cao.Hệ thống mạng lưới phân phối mạnh về khả năng bán hàng và tài chính ngày càng được củng cố vững mạnh. Đây là những thuận lợi, ưu thế lớn để công ty tiếp tục mở rộng thị trường tiêu thụ, tăng doanh thu,tăng lợi nhuận trong những năm tới. Là một doanh nghiệp chủ yếu hoạt động trên lĩnh vực kinh doanh thương mại dịch vụ, đặc biệt trung tâm và chi nhánh của công ty đều hoạt động trên địa bàn Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh, với chức năng giới thiệu sản phẩm, giao dịch tìm kiếm thị trường tiêu thụ cho công ty, với đặc điểm như vậy công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung là phù hợp với, cùng với đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ nghiệp vụ vững vàng với tinh thần trách nhiệm cao, năng động. Công ty hiện nay đã vận dụng phần mệm kế toán nên công việc kế toán giảm đi rất nhiều. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: Công ty đang sử dụng chứng từ ban đầu đúng như mẫu biểu do Bộ tài chính quy định như: phiếu thu, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, chứng từ đều được ghi đầy đủ chính xác các nghiệp vụ phát sinh theo đúng thời gian, có chữ ký đầy đủ của các bộ phận có liên quan và đúng với chế độ tài chính kế toán quy đinh, điều này rất quan trọng trong việc kiểm tra đối chiếu giữa số liệu thưc tế với số liệu trên sổ kế toán. Giữa các phòng ban, các bộ phận có sự kết hợp chặt chẽ trong việc hoàn chỉnh chứng từ, nhờ đó tạo điều kiện cho việc theo dõi từng bộ phận liên quan được thuận lợi. Bên cạnh việc kiểm tra chứng từ thường xuyên, kế toán không ngừng hợp lý hoá các thủ tục và xử lý chứng từ như:giảm các thủ tục xét duyệt và chứng từ tới mức tối đa, đồng thời thực hiện chương trình luân chuyển chứng từ theo quy định và phù hợp với yêu cầucủa nghiệp vụ kinh doanh. Khi áp dụng luật thuế GTGT, công tác quản lý chứng từ thuế GTGT đầu ra va thuế GTGT đầu vàođược chia thành hai mảng rõ ràng thuận tiện cho việc kê khai thuế GTGT và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. Về tài khoản sử dụng: Các tài khoản công ty sử dụng phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Hệ thống tài khoản kế toán công ty áp dụng là hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành ngày 01/11/1995 theo Quy định số 1141/TC/QĐ/CĐKT. Cho đến nay việc áp dụng vẫn dược triển khai tốt và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, phần nào đáp ứng được yêu cầu của kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Tài khoản 511, TK 641, TK 642 hạch toán chi tiết cho từng cửa hàng, cho công ty, cho chi nhánh, cho vận chuyển. Có thể nói việc tổ chức hệ thống tài khoản ở công ty là tốt và phù hợp với đặc điểm tình hình của công ty hiện nay, song yêu cầu mở tài khoản chi tiết cho từng loại hàng hoá để phản ánh chính xác doanh thu, chi phí, kết quả của từng loại là rất quan trọng toạ điều kiện thuận lợi cho công tác quản trị của công ty. Về việc tổ chức hệ thông sổ sách và báo cáo kế toán: Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hình thức này khá đơn giản về quy trình hạch toánvà công việc kế toán được phân đều trong tháng thuận tiện cho việc đối chiếu và kiểm tra. Công ty sử dụng máy vi tính trong ghi chép, xử lý số liệu nên đã khắc phục được nhược điểm của hình thức ghi sổ này là giảm được khối lượng ghi chép chung, giảm mức độ nhầm lẫn về con số, đồng thời tiến độ lập báo cáovà cung cấp các chỉ tiêu nhanh, đầy đủ, chính xác, kịp thời. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Phương pháp này đảm bảo cung cấp thông tin thường xuyên chính xác về tình hình biến động của hàng hoá trên các mặt: tiêu thụ, dự trữ và cung ứng tạo ra sự quản lý va bảo quản tốt hàng hoá cả về mặt số lượng và giá trị. Trong hạch toán chi tiết hàng tồn kho, kế toán áp dụng phương pháp thẻ song song là phù hợp. Nói chung về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty được tổ chức một cách linh hoạt, đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty. Sự phối hợp giữa phòng kế toán, phòng kinh doanh và kho hàng hoá được thực hiện một cách ăn khớp, nhịp nhàng đảm bảo công tác tiêu thụ thông suốt. Ngoài những điểm mạnh trên công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của dông ty vẫn còn những điểm cần được cải tiến, hoàn thiện nhằm đáp ứng hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý tại công ty. 4.1.2. Một số tồn tại cần khắc phục: -Thứ nhất, theo chế độ kế toán thì những khoản chi phí liên quan đến việc thu mua hàng hoá, trừ tiền hàng và thuế nhập khẩu, phát sinh trước lúc nhập kho hoặc tiêu thụ trực tiếp thì phải hạch toán vào TK 1562-Chi phí thu mua hàng hoá. Đến cuối kỳ phân bổ cho hàng hoá bán ra. Những khoản chi phí lưu thông, chi phí tiếp thị và các khoản chi phí khác phát sinh trong quá trình tiêu thụ thì phải hạch toán vào TK 641-Chi phí bán hàng. Những chi phí liên quan đến hoạt động quản lý chung của doanh nghiệp thì được hạch toán vào TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp. Trên thực tế, ở công ty Thương mại Thuốc lá những khoản chi phí không thuộc chi phí bán hàng vẫn được phản ánh vào TK 641 như: Chi phí vệ sinh, tạp vụ; chi phí cơm ca cán bộ công nhân viên, chi phí mua tài liệu;..Mặt khác chí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chưa được phân bổ cho từng loại hàng, vì thế dẫn đến việc phản ánh không đúng kết quả của từng loại hàng, việc đưa ra quyết định các phương án kinh doanh sẽ kém chính xác. -Thứ hai, khi theo dõi doanh thu bán hàng thì doanh thu bán buôn và doanh thu bán lẻ chưa được theo dõi trên hai tài khoản riêng biệt. Măc dù doanh thu bán lẻ chiếm một tỷ trọng nhỏ trong tổng số doanh thu hàng bán trong kỳ nhưng nếu được theo dõi trên hai tài khoản riêng biệt thì thuận lợi cho công tác quản trị. -Thứ ba, trong năm 2004 công ty không thực hiện trích trước dự phòng phải thu khó đòi. Quán triệt nguyên tắc thận trọng đòi hỏi phải lập dự phòng khi đã có những bằng chứng tin cậy về các khoản phải thu khó đòi (mất khả năng thanh toán hoặc phá sản...). 4.2.Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty. 4.2.1.Sự cần thiết phải hoàn thiện. Ngày nay kế toán không chỉ làm công việc tính toán ghi chép đơn thuần về tài sản và sự vận động của tài sản, mà nó còn là một bộ phận chủ yếu của hệ thông thông tin, là công cụ quản lý thiết yếu. Dựa trên những thông tin trung thực, chính xác nhà quản trị mới có thể đưa ra được những quyết định kinh doanh hữu hiệu nhất. Như vậy về mặt sử dụng thông tin, kế toán là một công cụ không thể thiếu trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế, nó cung cấp các thông tin cần thiết cho quản lý kinh doanh có hiệu quả, giúp nhà quản lý đánh giá được các hoạt động của mọi tổ chức, mọi doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp thương mại, yếu tố thị trường và co chế quản lý có ảnh hưởng rất lớn tới tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, do vậy cần phải thấy được những đặc trưng của nên kinh tế thị trường và sự tác động của các nhân tố khác tới việc tố chức công tác kế toán để tìm ra các biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, đáp ứng được các yêu cầu của quản lý doanh nghiệp mà thực tiễn đặt ra. Muốn vậy, việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp nói chung và tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần phải tuân theo các yêu cầu sau: -Phải tuân thủ chế độ tài chính và chế độ kế toán hiện hành. Hoạt động trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải chịu sự quản lý, điều hành và kiểm soát của Nhà nước bằng pháp luật và các biện pháp hành chính, các công cụ quản lý kinh tế. Chính vì vậy, các biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán phải dựa trên chế độ quản lý tái chính và chế độ kế toán hiện hành, có như vậy kế toán mới thực sự là công cụ quản lý không chỉ trong phạm vi doanh nghiệp mà của cả Nhà nước đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân. Việc tuân thủ chế độ kế toán hiên hành thể hiện từ việc tuân thủ tài khoản sử dụng, phương pháp và trình tự kế toán đến việc sử dụng hệ thống sổ kế toán, lập báo cáo. -Phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Song nền kinh tế nước ta hiện nay là nền kinh tế nhiều thành phần, mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm sản xuất kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý riêng. Nhà nước ban hành các chính sách, các quy định chung cho tất cả các loại hình doanh nghiệp chỉ mang tính chất định hướng, hướng dẫn cho các doanh nghiệp, các doanh nghiệp phải biết vận dụng một cách linh hoạt, phù hợp với điều kiện, đặc điểm của doanh nghiệp mình. Việc vận dụng phù hợp cũng cần phải đảm bảo sự thống nhất vế phương pháp đánh giá, về việc sử dụng chứng từ, tài khoản cũng như hệ thống sổ sách báo cáo. -Phải đáp ứng việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác. Đây là yêu cầu không thể thiếu được trong tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Như chúng ta đã biết, kế toán là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý của các nhà quản trị doanh nghiệp, do vậy việc hoàn thiện công tác kế toán phai đáp ung được yêu cầu đối với thông tin là phải kịp thời, chính xác, phù hợp giúp việc ra quyết định đạt kết quả tối ưu. -Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả. Mục đích hoạt động của các doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận. Để đạt đựoc mục tiêu này, cùng với việc không ngừng tăng doanh thu các doanh nghiệp cần phải có các biện pháp hữu hiệu hạ thấp chi phí có thể được, đây là một yêu cầu tất yếu đặt ra với các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. 4.2.2. Một số ý kiến nhắm khắc phục những tồn tại trong tổ chúc công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Trong điều kiện tình hình phát triển kinh tế của nước ta hư hiện nay, quan hệ buôn bán thương mại diễn ra ngày càng mạnh mẽ, có thể nói kết quả bán hàng có ảnh hưởng to lớn đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một yêu cầu cấp thiêt đối với mỗi doanh nghiệp. Tại công ty Thương mại Thuốc lá, mặc dù khá hoàn thiện song tổ chúc công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng vẫn còn những tồn tại cần sửa đổi. Dựa vào quá trình tìm hiểu thực tế tại công ty thời gian qua, với mong muốn để tổ chức hợp lý công tác kế toán bán hàng và xác đinh kết quả bán hàng, tôi xin có một vài ý kiến đề xuất sau: Thứ nhất, kế toán công ty nên hạch toán riêng từng khoản chi phí một cách rõ ràng. Các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng mới hạch toán vào TK 641, các chi phí liên quan đến quản lý doanh nghiệp mới hạch toán vào TK 642. Riêng chi phí phát sinh trong quá trình thu mua, nhập hàng phải phản ánh vào TK 1562, cuối kỳ phân bổ chi phí thu mua cho số hàng tiêu thụ trong kỳ và số hàng tồn còn lại. Thứ hai, công ty nên mở tài khoản chi tiết dể theo dõi doanh thu bán buôn và doanh thu bán lẻ. Thứ ba, cần kiểm tra theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng để có biện pháp tốt trong việc thu hối nợ đúng kỳ hạn và thu đủ. Mặc dù trong thanh toán chậm khách hàng phải có thế chấp và cầm cố tài sản nhưng trích lập nợ phải thu khó đòi là cần thiết và việc trích lập theo đúng quy định của chuẩn mực kế toán. KẾT LUẬN Trong cơ chế mới hiện nay, vấn đề tiêu thụ có vị trí quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp, tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một công cụ quan trọng cho các nhà quản lý nghiên cứu, vận dụng và việc hoàn thiện vấn đề này cũng hoàn toàn cầp thiết đối với các doanh nghiệp. Qua quá trình học tập, nghiên cứu và tìm hiểu thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty Thương mại Thuốc lá, tôi đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hơn nữa tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty. Do hạn chế về hiểu biết và kinh nghiệm thực tế nên không tránh khỏi những sai sót khi hoàn thành luân văn này. Tôi mong muôn có sự đóng góp ý kiến của giáo viên hướng dẫn, các nhà quản lý công ty, các nhà nghiên cứu để nội dung đề tài ngày càng hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo: Thạc sỹ-Nguyễn Thị Ngọc Thạch đã hướng dẫn, dìu dắt em trong thời gian thực tập và hoàn thành luận văn này. Xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ phòng TC-KT công ty Thương mại Thuốc lá. MỤC LỤC