Đề tài Tình hình công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần thiết bị công nghiệp và xây dựng

LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế quốc dân, doanh nghiệp sản xuất là tế bào của nền kinh tế, lả đơn vị trực tiếp tiến hành các hoạt đọng sản xuất tạo ra sản phẩm. cũng như bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào khác, doanh nghiệp xây dựng trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình đều phải tính toán các chi phí bỏ ra và thu về. Đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường hiện nay, muốn tồn tại và phát triển doanh nghiệp phải có biện pháp quản lý vật liệu một cách hợp lý . Phải tổ chức công tác nguyên vật liệu từ quá trình thu mua vận chuyển liên quan đến khâu dự trữ vật tư cho việc thi công công trình. Phải tổ chức tôt côngtác quản lý thúc đẩy kịp thời việc cung cấp nguyên vật liệu cho việc thi công xây dựng , phải kiểm tra giám sát việc chấp hành việc dự trữ tiêu hao nguyên vật liệu tại công ty để từ đó góp phần giảm những chi phí không cần thiết trong xây dựng tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Muốn đạt được điều dó doanh nghiệp phải có một lượng vốn lưu động và sử dụng nó một cách hợp lý, để tháy được điều đó thi mỗi doanh nghiệp phải sử dụng nguên vật liệu một cách hợp lý và quản lý chúng một cách chặt chẽ từ khâu thu mua đến khâu sử dụng vừa đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất vừa tiết kiệm chổng mọi hiện tượng sâm phạm tài sản của nhà nước và tài sản của đơn vị Xuất phát từ lý do trên và nay đã có điều kiện thực tế và được sự chỉ bảo của cac cán bộ công ty Cổ phần thiết bị công nghiệp và xây dựng cùng các thầy cô giáo đã giúp đỡ em, Em đã mạnh gian chon đề tài “Công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần thiết bị công nghiệp và xây dựng” nhằm làm sáng tỏ những vấn đề vướng mắc giữa thực tế và lý thuyết để có thể hoàn thiện bổ sung kiến thức em đã học. Bố cục báo cáo tốt nghiệp gồm các phần sau: Phần I: lý luận chung về báo cáo nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Phần II: Một số điểm chung tại công ty Cổ phần thiết bị công nghiệp và xây dựng. Phần III: Thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần thiết bị công nghiệp và xây dựng. Phần IV: Một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý ngyên vật lệu tại công ty Cổ phần thiêts bị công nghiệp và xây dựng. Trên đây là toàn bộ thực trạng công tác quản lý ngyên vật liệu tại công ty Cổ phần thiết bị công nghiệp và xây dựng. Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu về đề tài do còn nhiều hạn chế về mạet lý luận cũng như kinh nghiệm thực tế nên bản Báo cáo này không tránh khỏi những thiếu sót em rất mong được sự góp ý, giúp đỡ của các thầy cô cùng các cô chú trong phòng kinh doanh và phòng KT- TC để bản báo cảo này đực hoàn thiện hơn Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trần Mạnh Hùng cùng tập thể cán bộ công ty cổ phần thiết bị công nghiệp và xây dựng đã giúp em hoàn thành ban Báo cáo này. PHẦN I LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI DOANH NGHIÊP I. KHAI NIỆM PHÂN LOẠI VÀ VAI TRÒ CỦA NGUYÊN VẬT LIỆU ĐỐI VỚI SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP. Khái niệm và những đặc điểm của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh. 1.1 Khái niệm nguên vật liệu + Nguyên vật liẹu là đối tượng lao động được biểu hiện dưới hình thai vật chất, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, đối tượng lao đọng , sức lao động là cơ sở cấu thành nên thực thể sản phẩm. Đặc điểm nguyên vật liệu: + Nguyên vật liệu là những tài sản lưu động thuộc nhốm hàng tồn kho, vật liệu tham gia giai đoạn đầu của quá trình sản xuất kinh doanh để hình thành nên sản phẩm mới, chúng rất đa rạng và phong phú về chủng loại + nguyên vật lệu là cơ sở vật chất hình thành nên thực thể sản phẩm trong mỗi quá trình sản xuất vật liệu không ngừng chuyển hoá và biến đổi về mặt giá tri và chất lượng. + giá trị nguyên vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá tri sản phẩm mới được tạo ra. + về mặt kỹ thuật , ngyên vật liệu là những tài sản vật chất tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau , phức tạp vì đời sống lý hoá nên rễ bị tác động của thời tiết , khí hậu và môi trường xung quanh. + Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng cao trong tài sản lưu động và tổng chi phí sản xuất, để tạo ra sản phẩm thì nguên vật liệu cũng chiếm tỷ trọng đán kể. Từ những đặc điểm trên cho thấy nguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh sản xuất của các doanh nghiệp. Điều đỏ dẫn đến phải tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Yêu cầu quản lý nguyên vật vật liệu: Trong điều kiên hiên nay, việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu có hiệu quả ngày càng được coi trọng làm sao để cùng một khối lượng nguyên vật liệu, có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất , có giá thành hạ nhất mà vẫn bảo đảm chất lượng. Do vậy công tác quản lý nguên vật liệu là vân đè tất yếu , khác quan nó câqnf thiết cho mọi phưng thức sản xuất kinh doanh. Việc quản lý có tốt hay không phụ thuộc vào khả năng và trình độ của cán bộ quản lý. Đối với doanh nghiệp kinhdoanh việc quản lý nguyên vật liệu có thể xem xét trên khía cạnh sau: 2.1 Quản lý thu mua: Nhu cầu tiêu dùng xã hội ngày càng phát triển không ngừng để đáp ứng đầy đủ buộc quá trình sản xuáat kinh doanh của các doanh nghiệp phải được diễn ra một cách thường xuên , xu hướng ngày càng tăng về quy mmô, nâng cao chất lượng sản phẩm. Chính vì vậy cac doanh nghiệp phải tiến hành cung ứng thuờng xuyên nguồn nguên vật liệu đàu vào, đáp ứng kịp thời yêu cầu của sản xuất. Muốn vậy trong khâu thu mua cần quản lý tôt về mặt khối lượng , quy cách, chủng loại vật liệu sao cho phù hợp với nhu cầu sản xuất cần phải tìm được nguồn thu nguyên vật liệu với giá hợp lý với giá trên thi trường, chi phi mua thấp. Điều này góp phần giản tối thiểu chi phí hạ thấp giá thành sản phẩm. 2.2 Khâu bảo quản: Việc bảo quản ngyên vật liệu tại kho, bãi cần thực hiện theo đúng chế độ quy định cho từng loại ngyên vật liệu phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại, với quy mô tổ chức của doanh nghiệp, tranh tình trạng thất thoát, lãng phí, hư hỏng làm giảm chất lương nguên vật liệu. + Xuất phát từ đặc điểm nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh , nguyên vật liệu thường biến động thường xuyên nên việc dự trữ nguyên vật liệu như thế nào để đáp ứng nhu cầu cho sản xuất kinh doanh hiẹn tại là yếu tố hết sức quan trọng. Mục đích của việc dự trữ là đảm bảo cho nhu cầu sản xuất kinh doanh làm cho ứ đọng nhưng cũng khoong ít làm cho gián đoạn quá trình sản xuất. Hơn nữa doanh nghiệp phải xây dựng định mức dự trữ cần thiết với mức tối đa và tối thiểu cho sản xuất xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu trong sử dụng cũng như như định mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển và bảo quản. + Quản lý n guyên vật liệu là một trong những nội dung quan trọng cần thiết của công tác quản lý nói chung cũng như công tác quản lý sản xuất nói riêng luôn được cách nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm đến. Muốn quản lý vật liệu chặt chẽ và có hiệu quả chúng ta cần phải tiến hành và tăng cường công tác quản lý cho phù hợp với thực tế sản xuất của doanh nghiệp. 3.Chức năng và nhiệm vụ : Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của nền kinh tể thi trường . Để diều hành và chỉ đạo sản xuất kinh doanh, nhà lãnh đạo phải thường xuyên nắm băt về các thông tin về thi trường, giá cả sự biến động của các yếu tố đầu vào và đầu ra một cách chính xác đầy đủ và kịp thời. Những số liệu của kế toán có thể giúp cho lãnh đạo đưa ra những chỉ đạo đúng đắn trong chỉ đạo và sản xuất kinh doanh. Hơn nữa hạch toán kế toán noi chung và hạch oán nguyên vật liệu nói riêng trong doanh nghiệp nếu thực hiện đày đủ, chính xác và khoa học sẽ giúp cho công tác hạch toán tính giá thành sản phẩm được chính xác từ đầu, ngược lại sẽ ảnh hưởng đến giá tri sản phẩm sản xuất ra. Hạch toán vật liệu thể hiẹn vai trò tác dụng to lớn của mình thông qua cac nhiệm vụ sau: +Phải tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và doanh nghiệp nhằm phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý tình hình nhập nguyên vật liệu, bảo quản nguyên vật liệu nhằm hạ giá thành sản phẩm. Tổ chức chứng từ tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép phản ánh tạap hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến đọng của nguyên vật liẹu nhằm cung cấp cho việc tâpj hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Giám sát và kiểm tra chế đọ bảo quản, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu nhằm ngăn ngừa và sử lý nguyên vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất tính toán chính xác giả trị vật liệu đưa vào sử dụng . 4. Phân loại và phương pháp tính giá nguyên vật liệu: 1.1 Phân loại nguên vật liệu: + Để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loai nguyên vật liệu khác nha. Mỗi loại nguyên vật liệu sử dụng có một nội dung kinh tế và vai trò trong quá trình sản xuất cũng khác nhau. Vì vậy để quản lý tốt nguên vật liệu đòi hỏi phải phân loại được từng loại nguyên vật liệu hay nói cách khác là phải phân loại nguyên vật liệu. + Phân loại nguyên vật liệu là việc sắp xếp nguyên vật liệu theo từng loại, từng nhóm căn cứ vào tiêu thức nhất định nào đó để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán. 1.1.1 Phân loại nguyên vật liệu: Căn cứ vào nội dung kinh tế vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà vật liệu được chia thành những loại sau: + Nguyên vật liệu chính ( Bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm như: sắt, thép, xi măng trong những doanh nhiệp xây dựng cơ bản, các hạt nhự ,nhự tổng hợp cho các doanh nghiệp sản xuất nhựa... Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm hàng hoá. + Vật liệu phụ: Là những loai vật liệu mang tính chất phụ trợ trong quá trình sản xuất kinh doanh, vật liệu pụ này có thể kết hợp với vật liệu chính để làm tăng thêmtác dụng của sản phẩm phục vụ lao động của người sản xuất( sơn ,que hàn,...) để duy trì hoạt đọng bình thường của phương tiên hoạt động( dầu nhờn, dầu lau máy ...) + Nhiên liệu: Bao gồm các loại ở thể lỏng, khí, rắn như xăng, dầu, than củi, hơi đốt để phục vụ cho sản xuất sản phẩm. + Thiết bi xây dựng cơ bản: Bao gồm các loai thiết bị phương tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp. + Phế liệu: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất như gỗ, sắt, tép vụn hặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. + Phụ tùng thay thế, sửa chữa: Là những chi tiết, bộ phận máy móng thiết bị , phương tiên vận tải. * Ngoài cách phân loại nguên vật liệu như trên còn có thể phân loại căn cứ vảo một số tiêu thức khác như: + Căn cứ vào nguên vật liệu nhập trong nước, nhập nước ngoài. + Căn cứ vào vào mục đích cũng như nội dung qui định phản ánh các chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán vật liệu của doanh nghiệp được chia thành nguyên vật liệu trực tiếp dungd cho sản xuất, chế tạo sản phẩm, nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu như quản lý pân xưởng, bán hàng, quản lý doanh nghiệp. 1.1.2 Phân loại công cụ, dụng cụ: Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và đặc điểm của tư liệu lao động những tư liệu sau đây không phân biệt giá trị và thời gian sử dụng vẫn đực coi là công cụ, dụng cụ. Các loại bao bì dùng để đựng vật liệu, hàng hoá trong quá trình thu mua, bảo quản và tiêu thụ. - Nhưng dụng cụ đồ nghề băng thuỷ tinh, dầy dép chuyên dung làm việc -Các loại bao bì kèm theo hàng hoá có tính giá riêng nhưng vẫn tính giá trị hao mòn để trừ dần vào giá trị boa bì trong quá trình dự trữ, bảo quản hay vận chuyển hàng hoá. - Các công cụ gá lắp, chuyên dùng cho sản xuất. - Các lán trại tạm thời, đòn giáo, công cụ trong nghành xây dựng cơ bản. Để phục vụ cho công tác bộ công cụ dụng cụ của doanh nghiệp được chia thành 3 loại. + Công cụ, dụng cụ. + Baobì luân chuyển. + Đồ dùng cho thuê. 1.2 Phương pháp tính giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thức đo tiền tệ để xác định giá trị của chúng theo đúng nguyên tác nhất định. Việc đánh giá nguyên vật liệu nhập xuất tồn kho có ảnh hưởng rất quan trọng đến việc tính đúng, tính đủ chi phí nguyên vật liệu, vào giá thành sản phẩm. Nguyên tắc cơ bản của kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ là hạch toán theo giá thực tế là giá trị vật liệu, công cụ, dụng cụ phản ánh trên các sổ sách tổng hợp, trên các bảng cân đối tài sản, các báo cáo kế toán phải theo giá thực tế song do đặc điểm của kế toán nguyên vật liệu có nhiều chủng loại, nhiều loại thường xuyên biến động trong quà trínhản xuất để đơn giản và giảm bớt khối lượng tính toán ghi chép hàng ngày kế toán NVL trong một số doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để hach toán. 1.2.1 Giá thực tế nhập kho: Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá trị vốn thực tế của vật liệu được xác định như sau: - Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí vận chuyển bảo quản, bốc xếp, phân loại ... vật liệu từ nơi mua về nhập kho trong đó phân biệt NVL mua vào sử dụng phục vụ. + HĐSXKD thuộc đối tượng chịu thuế Giá trị gia tăng, theo phương pháp khấu trừ 10%, nhiêu liệu sắt thép. + HĐSXKD chịu thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, đơn vị không áp dụng. - Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì giá trị thực tế bao gồm: Giá thực tế xuất kho gia công chế biến chi phí gia công chế biến. - Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến giá thực tế là giá vật liệu xuất kho thuê chế biến cộng với chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi thuê chế biến cộng với chi phí vận chuyẻen bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ đó về doanh nghiệp cùng với số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến. - Đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu thì giá thực tế vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá do hội đồng liên doanh quy định. Phế liệu được đánh giá theo ước tính (giá thực tế có thể sử dụng được hoặc có thể bán được ). 1.2.2 Giá thực tế xuất kho: Khi xuất kho dùng vật liệu kế toán phải tính toán chính xác giá trị thực tế của vật liệu xuất cho các nhu cầu, đối tượng khác nhau. Việc tính toán giá thực tế của vật liệu có thể được tính theo nhiều phương pháp tuỳ theo từng điều kiện và phương pháp kế toán của từng doanh nghiệp để lựa chọn phương pháp tính cho phù hợp. a. Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ. Đơn giá bình quân đầu kỳ = Giá thực tế vật liệu xuất kho = Tính theo đơn giá bình quân giá - quyền Đơn giá bình quân giá quyền của vật liệu xuất kho = Giá thực tế tồn đầu kỳ Số lượng vật liệu tồn kho đầu kỳ + + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng vật liệu nhập kho trong kỳ Giá thực tế xuất kho = Số lượng vật liệu xuất kho x Đơn giá bình quân gia quyền vật liệu xuất kho Về cơ bản hai phương pháp này giống nhau và đều có ưu điểm là đơn giản để tính toán nhưng còn có nhược điểm: phương pháp bình quân gia quyền khối lượng công việc tính toán nhiều. Phương pháp tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ độ chính xác kém hơn phương pháp bình quân gia quyền. b. Tính theo đơn giá đích danh. Phương pháp này thường áp dụng đối với các loại vật liệu có giá trị cao, các loại vật tư đặc chủng. Giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần. c. Tính theo giá thực tế nhập trước - xuất trước (FIFO). + Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất, tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau. Như vậy giá thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc cacs lần mua vào sau cùng. + Phương pháp này có ưu điểm là giá thực tế của vật liệu tồn kho và vật liệu xuất kho được tính toán chính xác. Nhưng khối lượng công việc tính toán nhiều, vì phải tính toán riêng cho từng doanh điểm vật liệu. Ngoài ra do giá cả biến động nên phải chú ý khả năng bảo toàn vốn kinh doanh. Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ: Về cơ bản phương pháp nay giống phương pháp (Tính giá bình quân tồn đầu kỳ nhưng đơn giá vật liệu được tính bình quân cho cả tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Đơn giá đàu kỳ = Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực té nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Giá thựctế xuất kho được tính bằng cách lấy số lượng xuất kho nhân với đơn giá bình quân Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm. Nhược điểm: Công việc dòn đến cuối tháng mới biết trị giá xuất làm trậm việc tính toán. e. Tính theo giá nhập - xuất trước (LIFO). + Theo phương pháp này kế toán phải xác định đơn giá thực tế nhập kho lần cuối. Sau đó mới lần lượt đến nhập trước để tính giá thực tế xuất kho. Như vậy giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu tính theo đơn giá của các lần nhập đầu kỳ. + Phương pháp này giá thực tế của vật liệu xuất dùng luôn sát giá cả thị trường ở thời điểm sử dụng vật liệu. Nhưng giá vốn thực tế vật liệu tồn kho lại không hợp lý với chế độ bảo quản vật liệu tồn kho. f. Phương pháp hệ số giá. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất vật liệu hàng ngày, giá hạch toán có thể dùng để ghi sổ chi tiết vật tư. Cuối tháng kế toán phải điều chỉnh theo giá thực tế của vật liệu xuất kho. Hệ số giá vật liệu (H) = Giá thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ Số lượng vật liệu tồn kho đầu kỳ + + Trị giá vốn thực tế của VL nhập trong kỳ Trị giá hạch toán của vật liệu nhập trong kỳ Sau đó tính ra giá thực tế xuất kho. Giá thực tế vật liệu xuất kho = Giá hạch toán của vật liệu xuất kho x Hệ số giá Tuỳ thuộc vào từng đặc điểm, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá có thể tính riêng cho từng thứ, từng nhóm hoặc cho cả loại vật liệu của doanh nghiệp. Phương pháp này khối lượng công việc tính toán hàng ngày sẽ giảm áp dụng thích hợp đối với doanh nghiệp có khối lượng hàng tồn kho lớn, nhiều chủng loại vật liệu. II. NỘI DUNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP: Xây dưng định mức tiêu dùng: Khái nệm: Mưc tiêu dùng nguyên vật liệu là lương nguyên vật liệu tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản xuất moọt đơn vị sản phẩm hợc để hoàn thiện một công việc nào đó trong điều kiện tổ chức và điều kiện kỹ thuật nhất định. Việc xây dựng định mức tiêu dùng vật liệu chính xác và đưa mức đó vào áp dụng trong sản xuất là biện pháp quan trong nhất để thực hiện tiết kiệm vật liệu có cơ sở quản lý chặt chẽ việc sủ dụng nguyên vật liệu. Mức tiêu dùng nguyên vật liệu còn là căn cứ để tiến hành kế hoạch hoá cung ứng và sử dụng vật liệu tạo điều kiện cho hạch toán kinh tế và thúc đẩy phong trào thi đua và thực hành tiết kiệm trong doanh nghiệp. 1.2 Phương pháp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu: Phương pháp định mưc tiêu dùng nguyên vật liệu có ý nghĩa quyết định đến chất lượng cách mức đã được xác định . Tuỳ theo từng đặc điểm kinh tế kỹ thuật và điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà lựa chọn phưoưng pháp xây dựng ở mưc thích hợp. Trong thực tế các phương pháp xây dựng ở mức thích hợp của tiêu dùng vật liệu sau đây. 1.2.1. Phương pháp định mức theo thống kê kinh nghiệm: Là phương pháp dựa vào 2 căn cứ: các số liệu thống kê về mức tiêu dùng nguyên vật liệu của kỳ báo cáo những kinh nghiệm của những công nhân tiên tiến rổi dùng phương pháp bình quân gia quyền để xác định, định mức. Ưu điểm: đơn giản rễ vận dụng có thể tiến hành nhanh chóng, phục vụ kịp thời cho sản xuất. Nhược điểm: ít tính khoa học và tính chính xác. 1.2.2. Phượng pháp thực nghiệm: Là phương pháp dựa trên kết quả của phòng thí nghiệm kết hợp với những điều kiện sản xuất nhất đinhj để kiểm tra sửa đổi và kết quả đã tính toán để tiến hành sản xuất thử nhăm xác định mức cho kế hoạch. Ưu điểm: Có tính chính xác và khoa học hơn phương pháp thống kê. Nhược điểm: Chưa phân tích toàn bộ các yếu tố ảnh hưởng đến định mức và còn phu thuộc vào phòng thí nghiệm, có thể không phù hợp với điều kiện sản xuất. 1.2.3.Phương pháp phân tích: Là kết hợp việc tính toán về kinh tế kĩ thuật với việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới việc tiêu hao nguyên vật liệu, chinh vì thế nó được tiến hành theo hai bước Bước 1: Thu thập và nghiên cứu các tài liệu đến mức đặc biệt là về thiết kế sản phẩm, đặc tính của nguyên vật liệu, chất lượng máy móc thiết bị, trình độ tay nghề công nhân... Bước 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức, tính hệ số sử dụng và đề ra biện pháp phấn đấu giảm mức trong kì kế hoạch. Ưu điểm: Có tính khoa học và tính chính xác cao, đưa ra một mức tiêu dùng hợp lý nhất. Hơn nữa khi sử dụng phương pháp này định mức tiêu dùng luôn nằm trong trạng thái được cải tiến. Nhược điểm: Nó đòi hỏi một lượng thông tin tương đối lớn toàn diện vàchính xác, điều này có nghĩa là công tác thông tin trong doanh nghiệp phải tổ chức tốt. Một điều rễ thấy khác đó là một lượng thông tin như vậy đòi hỏi phải có đội ngũ sử ly thông tincó trình đọ và năng lực cao nhưng dù thế nào đi nữa thì đây cũng là phương pháp tiên tiến nhất. 2. Bảo đảm nguyên vật liệu cho sản trong doanh nghiệp: Đảm bảo toàn vẹn số lượng và chất lượng nguyên vật liệu là một điều rất cần thiết trong doanh nghiệp vì nó là nơi tập chung thành phần của doanh nghiệp trước khi đưa vào sản xuất và tiêu thụ. 2.1 Xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng: Xuất phát từ đặc điểm về sự đa dạng của sản phẩm và quy trình sản xuất của mỗi công trình là khác nhau. Điều này cho thấy để đảm bảo quá trình sán xuất và chất lượng sản phẩm của công ty đã phải sử dung một khối lượng vật liệu cần dùng tương đối lớn, đa dạng về chủng loại. Đối với mỗi sán phẩm khác nhau tạo lên thực thể thể sản phẩm là khác nhau. VD: Đối với sản xuất cầu đường thì nguyên vật liệu chính là xi măng, sắt thép, gạch đá. Đối với đội xây lắp khung kính thì nguyên vật liệu chính lại là Khung nhôm, kính ,tôn... Dq (mdk) = Trong đó: Mkdl khối lượng nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ thoe thực tế và kế hoạch. mk: mức tiêu hao nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm kỳ kế hoạch. Dq (mck) = Trong đó: Mck1, Mckk: Khối lượng nguyên vật liệu dự trữ cuối kỳ theo thực tế và kế hoạch. 2.2 Xác định lượng nguyên vật liệu cần dự trữ: - Tai các doanh nghiệp xây dựng: các sản phẩm chủ yếu là công trình mà khi các công trình được khởi công thì khối lượng nguyên vât liệu thường được chuyển thẳng tới các công trình để đưa vào trực tiếp thi công. Tuy nhiên để tránh sự biến động của nguyên vật liệu nên việc dự trữ nguyên vật liệu là vô cũng cần thiết - Tại doanh nghiệp có tể áp dụng các phương pháp dự trữ sau: 2.2.1 Dự trữ thường xuyên: Dự trữ thường xuyên là lượng dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục trong điều kiện cung ứng bình thường. Lượng dự trữ thường xuyên mỗi loại tính theo công thức: DTtx = Tcư H ĐMth Trong đó: DTtx: Lượng dự trữ thường xuyên. Tcư: Thời gian, ngày cung ứng trong các điều kiện bình thường ĐMth: Định mức sủ dụng( tiêu hao trong một ngày) 2.2.2 Lượng dự trữ bảo hiểm: Lượng dự trữ bảo hiểm là lượng dự trự nhằm bảo đảm quá trình sán xuấ tiến hành liên tục trong điêù kiện cung ứng không bình thường. Để xác định được mức dự trữ có thể dựa vào các cơ sở sau: +Mức thiệt hại vật chất do nguên vật liệu gây ra. + Các số liệu thống kê về số lần, lượng vật liệu cũng như số ngày mà người cung cấp không cung ứng đúng hạn. + Các dự báo về biến động trong tương lai. Lương dự trữ bảo hiểm mỗi loại có thể được tính theo công thưc đơn giản sau: DTbh = t sl H ĐM th Trong đó: DTbh : Lượng nguyên vật liệu được dụ trữ thưỡng xuyên t sl :Thời gian cung ứng sai lệch so với sự kiện ĐMth : Định mức trong một ngày 2.2.3 Lượng dự trữ tối thiểu cần thiết: Để hoạt đọng được tiến hành bình thường trong mọi điều kiện doanh nghiệp được tính toán, lượng nguyên vật liệu được dự trữ tối thiểu cần thiết băng tổng lượng dự trữ thường xuyên và dự trữ bảo hiểm. DTttct = DTtx + DTbh . Trong đó lượng dự trữ tối thiểu cần thiết Ngoài ra doanh nghiệp hoạt động theo mùa sẽ phải xác định thêm lượn dự trữ theo mùa. 2.2.4. Dự trực theo thời vụ. Dự trữ theo thời vụ để đảm bảo quá trình sản xuất, kinh doanh tiến hành được liên tục, đặc biệt đối với các thời gian “giáp hạt” về nguyên vật liệu. Các doanh nghiệp sản xuất theo thời vụ, như: thuốc lá, mía đường, chè... Đại lượng dự trữ vật tư được tính theo 3 chỉ tiêu: - Dự trữ tuyệt đối: Là khối lượng của từng loại vật tư chủ yếu, biểu hiện bằng các đơn vị hiện vật, như tấn, kg, m, m2... Đại lượng dự trữ tuyệt đối rất cần thiết, giúp cho doanh nghiệp tổ chức, xây dựng và hoàn thiện hệ thống kho tàng - Dự trữ tương đối: Được tính bằng só ngày dự trữ. Đại lượng dự trữ tương đối chỉ cho thấy số lượng vật tư dự trữ đảm bảo cho sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành được l iên tục trong khoảng thời gian của doanh nghiệp tiến hành được liên tục tỏng khoảng thời gian bao nhiêu ngày. Dự trữ vật tư tương đối rất cần thiết, giúp cho việc phân tích tình hình dữ trữ các loại vật tư chủ yếu trong doanh nghiệp. Dự trữ tuyệt đối và dự trữ tương đói có quan hệ mật thiết với nhau, thông qua chỉ tiêu mức tiêu dùng (hoặc cung ứng) vật tư bình quân cho một ngày đêm. Nếu ký hiệu: M - Dự trữ tuyệt đối. t- dự trữ tương đối. m - mức tiêu dùng vật tư cho sản xuất trong một ngày đêm. Thì M = t . m hoặc : t = - Dự trữ biểu hienẹ bằng tiền: Là khối lượng vật tư dự trữ biểu hiện bằng giá trị, bằng tích số giữa đại lượng vật tư dự trữ tuyệt đối với đơn giá mua các loại vật tư. Chỉ tiêu dự trữ biểu hiện bằng tiền rất cần thiết cho việc xác định nhu cầu về vốn lưu động và tình hình cung ứng vật tư. Phương pháp phân tích: So sánh số lượng vật tư thực tế đang dự trữ theo từng loại với số lượng vật tư cần dự trữ. Cao quá hoặc thấp quá đều là không tốt. Nếu dự trữ cao quá sẽ gây ứ đọng vốn. thực chất, dự trữ là vốn chết trong suốt thời gian nằm chờ để đưa vào sản xuất. 2.3 Xác định lượng nguyên vật liệu cần mua: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của tháng, quý và sổ nhu cầu vật tư được xét duyệt phong kế hoạch sản xuất kinh doanh tìm kiếm nguồn cung cáap thích hợp đảm bảo nguồn vật liệu đúng chất lượng đủ về số lượng, hợp lý về giá cả. 3. Xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu: Tuỳ thuộc vào lĩnh vực hoạt động nên cần phải xây dựng cho mình một kế hoạch mua sắm để tránh sự biến động đột ngột của nguyên vật liệu trong hiện tại và trong tương lai. 3.1 Trong hiện tại: Phải xây dựng một kế hoạch chặt chẽ, cần tìm hiểu kỹ thị trường từ đó dưa ra việc xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu là: cần mua những gì, cần mua ở đâu... 3.2 trong tương lai: Dựa vào khả năng dựa vào kế hoạch trong tương lai doanh nghiệp phải xây dựng cho mính những kế hoạch chặt chẽ cụ thể để khi thi công các công trình sản xuất không xảy ra những trường hợp thiếu nguyên vật liệu làm công việc bị ngưng trệ dẫn tới giảm lợi nhuận cho doanh nghiệp. 4. Tổ chức thu mua và tiếp nhận nguyên vật liệu. 4.1 Tổ chức thu mua: +Kiểm tra chất lượng ,số lượng nguyên vật liệu +Tổ chức về bến bãi kho của nguyên vật liệu. + Tổ chức sắp xếp nguyên vật liệu 4.2 Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu: Tiếp nhận chính xác số, lượng chất lượng, chủng loại nguyên vật lệu theo đúng quy định trong hợp đồng phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển. Chuyển nhanh nguyên vật liệu từ địa điểm tiếp nhận đến kho doanh nghiệp, tránh hư hỏng mất mát . Mặt khác công tác tiếp nhận nguyên vật liệu phải quán triệt một số yêu cầu sau. +Mọi vật tư hàng hoá tiếp nhận phải đầy đủ giấy tờ hợp lệ +Mọi vật liệu tiếp nhận phải đầy đủ thủ tục kiểm tra và kiểm nghiệm +Xác định chính xác số lượng, chất lượng và chủng loại + Phải có biên bản xac nhận có hiện tượng thừa thiếu sai quy cách. Tổ chức tiếp nhận tốt tạo điều kiện cho thủ kho nắm chắc số lượng, chất lượng và chủng loại vật liệu, kịp thời phát hiện tình trạng thiếu hụt của vật liệu, hạn chế sự nhầm lẫn thiếu trách nhiệm có thể xảy ra. 5. Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu: Muốn bảo quản nguyên vật liệu được tốt thì cần phải có một hệ thống kho bãi hợp lý mỗi kho phải phù hợp với từng loại nguyên vật liệu vì vậy phải phân loại nguyên vật liệu và sắp xếp nguyên vật liệu theo từng kho có điều kiện tác động ngoại cảnh hợp lý. 6. Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu: Cần phải tổ chức cấp phát nguyên vật liệu theo đúng các trương trình của từng khâu sản xuất, khâu thi công. Khi cấp phát phải làm các thủ tục xuất kho theo đúng chuẩn mực, định mức và phải lập các biên bản các giấy tờ có liên quan của công ty vào từng nội dung cấp phat. 7. Tổ chức thanh quyết toán: Áp dụng đúng, đủ các chế đọ mà nhà nước đã quy định. Tuỳ thuộc vào tình hình của từng doanh nghiệp nên chọn những phương pháp thanh quyêt toán phù hợp với thực tế của doanh nghiệp và những phương pháp có lợi cho mình. 8. Tổ chức thu hồi phế liệu phế phẩm: Việc thu hồi phế liệu phế phẩm tuy không phải là công việc quan trọng nhưng cũng rất cần thiết. Vì sau khi vật liệu được sử dụng thì vẫn còn tồn tại một số do bị đào thải hoặc đã qua sử dụng song khi doanh nghiệp biết tận dụng việc thu hồi cac phế liệu thì cũng rất là cần thiết vì những phée liệu đó còn có thể sử dụng cho các khâu sản xuất khác , và có giá tri sử dụng không nhỏ. III. NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG TƠI CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP. 1. Nhân tố chủ quan: +Về phương pháp đánh giá vật liệu xuất kho + Về phương pháp kiểm nghiệm Vật liệu khi nhập kho. + Về mã hoá vật liệu + Về cách quản lý + Về số lượng Nhân tố khách quan: +Do địa bàn quản lý vật liệu + Do Sự biến động về giá cả vật liệu + Do sự phụ thuộc vào tiến độ công trình + Do số lượng nguyên vật liệu, chủng loại nguyên vật liệu và đặc tính lý hoá. IV. PHƯƠNG THỨC SỬ DỤNG HỢP LÝ TIẾT KIỆM NGUYÊN VẬT LIỆU 1. Những quan điểm về việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu Các kho bãi đảm bảo vật tư cho các loại cho quá trình thi công triệt để nguồn vật liệu địa phương. Căn cứ vào biểu cung cấp vật liệu cần thiết cho tưng giai đoạn thi công. Định mức dự toán và dự đoán có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp giá thành. 2. Một số biện pháp sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu: áp dụng cac chế độ xuất nhập nguyên vật liệu tránh thất thoát lãng phỉ nguyên vật liệu. + Xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu cụ thể chính xác. + Lập sổ theo rõi chi tiết nguyên vật liệu. CHƯƠNG II THỰC TRANG KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾ BỊ CÔNG NGHIỆP VÀ XÂY DỰNG I- QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÀ XÂY DỰNG Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần thiết bị Công nghiệp và Xây dựng Sự chuyển đổi cơ cấu kinh tế , từ cơ chế kinh tế hoá tập trung lên kinh tế thị trường đã tạo cho doanh nghiệp trẻ nước ta có điều kiện thuận lợi trong việc kinh doanh . Sự chuyển đổi này đẫ thổi một luồng sinh khí mới cho các doanh nghiệp có cơ hội vươn lên phát triển và hợp tác với các doanh nghiệp trong và ngoài nước . Đã có không ít các doanh nghiệp đã không chịu nổi sự khắc nghiệt của nền kinh tế thị trường nên đã không tránh khỏi giải thể . Nhưng cũng có nhiều doanh nghiệp rất nhạy bén . Với sự khuyến khích đàu tư của nhà nước , nhiều doanh nghiệp cổ phần đã được thành lập để phù hợp với nền kinh tế thị trường hiện nay , nhất là trong quá trình hội nhập hoá toàn cầu , điều này đã làm tăng tính cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong nước và các thành phần kinh tế khác . Có rất nhiều giải pháp đã được lựa chọn nhưng yếu tố then chốt quyết định vẫn là uy tín và kinh nghiệm của doanh nghiệp với đối tác . Với phương châm trên Công ty cổ phần Thiết bị Công nghiệp và Xây dựng đã và đang phát triển trở thành một doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả . Được thành lập vào ngày 16 tháng 2 năm 2001 với chức năng nhận cung cấp mua bán các thiết bị máy móc Công nghiệp và Xây dựng , bên cạnh đó công ty còn được các hãng nổi tiếng lựa chọn là nhà đại diện cung cấp sản phẩm độc quyền trên lãnh thổ các nước Việt Nam - Lào - Campuchia . Ngoài ra công ty còn là đại lý bán hàng cho một số hãng nổi tiếng trong khu vực Châu á . Những thông tin chung cần biết về công ty Công ty cổ phần thiết bị Công nghiệp và Xây dựng giấy chứng nhận kinh doanh số 0103000247 cấp ngày 16 tháng 2 năm 2001 do uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội , sở kế hoạch và đầu tư phòng đăng kí kinh doanh cấp . Kể từ ngày thành lập cùng với qui mô hoạt động , hoà nhập với xu hướng phát triển trung của đất nước , công ty đã có nhiều thành công lớn trên phương diện kinh doanh như thương mại , xây lắp các kết cấu công trình , xây dựng đường bộ tới cấp III , cầu nhỏ trên đường bộ.... Bằng những khả năng phát huy năng lực của chính bản thân công ty theo chứng chỉ hành nghế số 0103000247 . Công ty đã tham gia đấu thầu và thi công nhiều công trình xây dựng có qui mô lớn trong cả nước , đồng thời mở rộng các hoạt động kinh doanh khác có hiệu quả . Công ty đã đầu tư nhiều máy móc và thiết bị thi công hiện đại phù hợp với công nghệ mới , có hiệu quả cao trong công tác sử lý nền móng , công tác bê tông vận chuyển .... như khoan cọc nhồi , xe vận chuyển bê tông , các loại máy đào xúc ủi .... Là một doanh nghiệp kinh doanh hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân , có quyền lợi và nghĩa vụ theo luật định , hoạt động theo điều lệ của công ty cổ phần thiết bị Công nghiệp và Xây dựng do hội đồng quản trị công ty phê chuẩn . Công ty không chỉo chú tâm vào cải tiến công nghệ , thiết bị thi công mà còn quan tâm đến xây dựng đội ngũ kĩ sư kĩ thuật cán bộ quản lý giỏi , đội ngũ công nhân có tay nghề cao , với kĩ thuật chuyên sâu . Đến nay , công ty đã có những cán bộ công nhân có trình độ giỏi để thi công xây dựng các công trình công nghiệp , dân dụng , thuỷ lợi , cầu , đường giao thông .... Đặc biệt là nền móng thi công các công trình , nhà máy xây dựng các công trình dân dụng , công nghiệp có yêu cầu kĩ thuật , mỹ thuật cao . Chủ trương của công ty là luôn luôn có gắng để kiện toàn công tác quản lý chất lượng sản phẩm và công trình ... Bên cạnh đó ta cũng không thể không nhắc đến những khó khăn của công ty . Trong bối cảnh phát triển nền kinh tế của đất nước Công ty cổ phần thiết bị Công nghiệp và Xây dựng cùng vớu các doanh nghiệp trong cả nước đều có sự cạnh tranh gay gắt do sự khắc nghiệt của thị trường , nhạy bén thì tồn tại không nhạy bén thì rất dễ dàng bị giải thể . Do công ty luôn phải đối phó với tình hình thanh toán chậm khi công trình đã hoàn thành ảnh hưởng tới nguồn vốn . Song với kinh nghiệm và sức mạnh cùng với đội ngũ cán bộ công nhân có trình độ chuên sâu kết hợp với trang thiết bị hiện đại của công ty . Công ty chắc chắn sẽ khắc phục mọi khó khăn và sẽ không ngừng vươn lên ngang bằng các doanh nghiệp trong khu vực và trên thế giới . II- CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÀ XÂY DỰNG 1- Chức năng Công ty Cổ phần thiết bị Công nghiệp và Xây dựng được thành lập với chức năng nhận cung cấp và mua bán các thiết bị máy móc công nghiệp và xây dựng ... Được uỷ quyền là đại diện cung cấp sản phẩm độc quyền trên lãnh thổ các nước Việt Nam - lào - Campuchia . Gồm một số thiết bị máy móc sau PERLIN : Xe tải tự đổ 30 - 100 tấn . TUBOSOL : Máy phun vữa cầm tay , phun vẩy cầm tay . COIME : Xe bơm bê tông , xe trộn bê tông , máy bơm bê tông và máy phun vẩy Rôbôt. SUMIMOTO : Cần cẩu bánh xích 50 - 100 tấn . COUGHI : Trạm trộn bê tông . PARKER : Trạm nghiền sàng đá . Ngoài ra công ty còn làm đại lý cho các hãng DAEWOO : Xe tải 15 - 30 tấn . COMEC : Trạm ngiền sàng . VARISCO : Máy bơm công xuất lớn . Méc - Thái Lan : lu rung DYNAPAC . BLACKWOOD : Austraulia . MERCEDES : Vận tải 26 tấn . Nhiệm vụ Công ty nhận thầu thi công các công trình : Dân dụng ; Công nghiệp ; Cơ sơ hạ tầng giao thông ; Thuỷ lợi ; Tư vấn xây dựng ; Thi công nền móng công trình ; Xây dựng công trìng điện đến 35KV.... Công ty đã không ngừng mở rộng thị trường và củng cố thêm uy tín kinh doanh bàng mô hình sản xuất : CÔNG TY - XÍ NGHIỆP - ĐỘI SẢN XUẤT Đã tăng cường và phát huy được tính chủ động sáng tạo cho các đơn vị trực tiếp sản xuất , mang lại hiệu quả kinh tế cao , với đội ngũ cán bộ nhiều kinh nghiệm và đội ngũ công nhân kĩ thuật lành nghề với trang thiết bị thi công hiện đại . Công ty cổ phần thiết bị Công nghiệp và Xây dựng đã đạt được những thành tựu đáng khích lệ . Cùng với thành quả này Công ty cổ phần thiết bị Công nghệp và Xây dựng vững bước sang thế kỉ XX càng tạo đà và phát triển cùng nền kinh tế của đất nước và hội nhập cùng nền kinh tế trong khu vực cũng như thế giới . III- TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ CƠ CẤU SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY III.1- Tổ chức bộ máy quản lý Bộ máy quản lý, điều hành của Công ty Cổ phần thiết bị Công nghiệp và Xây dựng được tổ chức kết hợp hai hình thức trực tuyến và chức năng. Hình thức này phù hợp với công ty để quản lý và điều hành tốt quá trình sản xuất trong công ty để quản lý và điều hành tốt quá trình sản xuất trong cơ cấu trực tuyến và chức năng, quyền lực của doanh nghiệp tập trung vào giám đốc công ty. Sơ đồ 3 Tổ chức bộ máy của công ty BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY PHÓ GIÁM ĐỐC THI CÔNG PHÓ GIÁM ĐỐC CƠ GIỚI VẬT TƯ PHÒNG KẾ HOẠCH THI CÔNG PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN PHÒNG CƠ GIỚI VẬT TƯ XƯỞNG CƠ KHÍ SỬA CHỮA ĐỘI CƠ GIỚI KHOAN CỌCNHỒI THICÔNG ĐẤT ĐỘI XÂY LẮP MÁY CƠ ĐIỆN LẠNH ĐỘI XÂY LẮP (BÊTÔNGMỘC,CỐTPHA SẮT ....) TRẠM TRỘN BÊ TÔNG III.2- Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban. 1- Giám đốc công ty. Giám đốc công ty là đại diện pháp nhân của công ty , điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng chính sách và pháp luật của nhà nước . Chịu trách nhiệm trước pháp luật vè mọi hoạt động của công ty đến kết quả cuối cùng . Phó giám đốc công ty Do gám đốc công ty bổ nhiệm và miễn nhiệm . Phó giám đốc được giám đốc uỷ quyền điều hành một số lĩnh vực của công ty và chịu trách nhiệm giưã kết qủa công việc của mình trước pháp luật và trước giám đốc . 3- Kế toán trưởng công ty Là người đứng đầu bộ máy tài chính kế toán giúp giám đốc công ty chỉ đạo, tổ chức, thực hiện công tác tài chính kế toán thống kê. Kế toán trưởng công ty có quyền và nhiệm vụ theo điều lệ kế toán trưởng. 4-Phòng tổ chức hành chính Gồm trưởng phòng lãnh đạo chung và các phó phong giúp việc . Phòng tổ chức hành chính gồm có 5 cán bộ công nhân , nhân viên có nhiệm vui tham mưu việc cho giám đốc công ty về công tác tổ chức cán bộ lao độgn tiền lương . Ngoài ra phòng còn có nhiệm vụ bảo vệ công tác thanh tra , bảo vệ , thi đua và công tác quản trị hành chính của các văn phòng công ty . 5-Phòng kế toán tài chính Gồm trưởng phòng và phó phòng giúp việc . Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng . Phòng tài chính kế toán gồm 5 nhân viên thực hiện chức năng tham mưu giúp việc cho giám đốc công ty trong công tác quản lý tài chính kế toán của công ty , hướng dẫn việc kiểm sát , việc thực hiện hạch toán kế toán ở các công trình .Quản lý và theo dõi tình hình sử dụng vốn và tài sản của công ty . Thực hiện đầy đủ công tác ghi chép sổ sách các nghiệp vụ phát sinh trong toàn công ty . Kiểm tra xét duyệt báo cáo của các đơn vị phụ thuộc , tổng hợp số liệu để lập báo cáo cho toàn công ty. 6- Phòng kế hoạch thi công Do trưởng phòng phụ trách và phó phòng giúp việc . Gồm 8 cán bộ công nhân viên . Phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch thi công các công trình . tham mưu cho giám đốc lập kế hoạch thi công theo quí hoặc năm cho toàn công ty , đề xuất các biện pháp thi công có lợi cho công ty . 7- Phòng cơ giới vật tư Do trưởng phòng phụ trách và phó phòng giúp việc . Phòng gồm 5 cán bộ công nhân viên , nhiệm vụ thực hiện việc cung ứng vật tư thiết bị cho những công trình đang thi công và lập kế hoạch vật liệu cho các công trình sắp thi công . 8- Các đơn vị phụ thuộc Công ty có các đội ngũ thi công , sửa chữa lắp đặt các xưởng cơ khí , các trạm thực hiện thi công sửa chữa và xây dựng các công trình mà công ty cần thực hiện . Các đội trưởng là người được giám đốc công ty bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty vè mọi hoạt động của thi công và xây dựng chịu trách nhiệm về việc kèm và giám sát cả công việc lẫm đời sống của anh em công nhân trên công trường . III.3- Tổ chức bộ máy kế toán Cùng với nhiệm vụ vai trò của mình xuất phát từ đặc điểm của tổ chức sản xuất và quản lý của công ty bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, tức là toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng kế toán tài vụ của công ty. Các tổ sản xuất nhận giao khoán chỉ ghi sổ sách lưu giữ nội bộ, còn các chứng từ liên quan phải giữ lên phòng kế toán tài vụ. Tại đây nhân viên kế toán sẽ tập hợp số liệu ghi sổ, hạch toán chi phí, tính kết quả kinh doanh, lập các báo cáo tài chính. Phòng kế toán tài vụ gồm 5 người được phân công nhiệm vụ theo chuyên môn. Kế toán trưởng: (trưởng phòng kế toán) Chịu sự lãnh đạo của giám đốc có nhiệm vụ theo dõi chung toàn bộ hoạt động tài chính cụ thể , kiểm sát qui định cụ thể để ghi chép ban đầu và để lập báo cáo tài chính . Nhận xét và đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp Các kế toán viên Có nhiệm vụ hạch toán các khoản thu , chi toàn công ty tính theo chế độ tài chính kế toán do nhà nước và cơ quan chức năng qui định . Sử lý các nghiệp vụ kế toán trong quá trình hoạt động kinh doanh , quản lý vốn , phản ánh tình hình sử dụng hiệu quả các nguồn vốn và tài sản của công ty . Định kì cuối tháng , quí , năm phòng kế toán công ty sẽ tổng hợp số liệu , lập báo cáo , qua đó tình giám đốc công ty . Thủ quỹ: Thực hiện các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt trên cơ sở chứng từ hợp lệ, hợp pháp kiêm nhiệm vụ bảo quản con dấu công ty. Sơ đồ 4 KẾ TOÁN TRƯỞNG Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Cổ phần thiết bị Công nghiệp và Xây dựng KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG KẾ TOÁN VẬT TƯ TSCĐ VÀ TẬP HỢP CHI PHÍ THỦ QUĨ KẾ TOÁN CÁC ĐỘI THI CÔNG TRÌNH 1- Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng Công ty áp dụng hệ thống tài khoản do bộ tài hính qui định Ngoài ra để đáp ứng yêu cầu, công ty đã mở thêm một số tài khoản và các tiểu khoản liên quan phù hợp với điều kiện đặc thù trong công tác quản lý kinh doanh của công ty. 2- Hình thức sổ kế toán: Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ để hệ thống hoá thông tin theo hình thức chứng từ ghi sổ. + Sổ kế toán tổng hợp: Bao gồm sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Dùng để đăng ký các chứng từ ghi sổ lập và để hệ thống hoá thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh, lập chứng từ ghi sổ theo trật tự thời gian nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ đã lập và phản ánh được đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, không để thất lạc hoặc bỏ sót khi ghi sổ kế toán tổng hợp. Số liệu của chứng từ ghi sổ do kế toán viên lập chứng từ ghi sổ theo số tự nhiên trong suốt niên độ kế toán ở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ hoặc có thể ghi theo từng quý. - Sổ cái: là sổ tài khoản cấp 1. Sổ cái có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời, song phải đánh số trang sổ cái và đăng ký theo quy định. + Sổ kế toán chi tiết: Cũng được mở ra cho tất cả các tài khoản cấp 1 cần theo dõi chi tiết như các hình thức kế toán khác. * Kế toán trình bày quy trình tổng hợp và lập các báo cáo tài chính sau: + Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01 - DN/TCT. + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02 - DN/TCT. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03 - DN/TCT. + Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09 - DN/TCT. Ngoài ra để đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty còn ban hành thêm các báo cáo khác, có tính quản trị giúp cho lãnh đạo công ty nắm được tình hình tài chính, kinh doanh của công ty, từ đó xác định phương hướng và ra các quyết định trong kinh doanh. 3- Các chứng từ sử dụng + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho + Phiếu thu, chi tiền mặt + Thẻ kho + Biên bản kiểm nghiệm kỹ thuật + Hoá đơn bán hàng Sơ đồ 5 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi đối chiếu Ghi cuối tháng III.4- Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phần thiết bị Công nghiệp và Xây dựng những năm gần đây . Để sản xuất kinh doanh có hiệu quả điều quan trọng đầu tiên đối với một đơn vị chuyên cung ứng thiết bị Công nghiệp và Xây dựng là phải có nguồn hàng ổn định và phải có những đơn mời thầu hoặc có những kế hoạch xây dựng thường xuyên và lâu dài . Đây không phải là mới mẻ gì nhưng với công ty lại là vấn đề quan trọng, bởi lẽ về khách quan mà nói , hoà cùng với việc phát triển xây dựng của cả nước thì nguồn công việc dự báo trong những năm gần đây có xu hướng tăng . Về phía chủ quan do đầu tư mở rộng , năng lực xây dựng đòi hỏi lượng công việc cũng phải tăng theo . Vì vậy ngay từ những năm đầu lãnh đạo công ty đã chủ động tích cực làm việc với khách hàng, với bộ Thương mại để đảm bảo nguồn hàng ổn định trong cả năm . Do công ăn việc làm đầy đủ với sự chỉ đạo, điều hành sản xuất sâu sát, biết phối hợp chặt chẽ các biện pháp quản lý với đòn bẩy tiền lương, tiền thưởng công tác thi đua nên tạo ra không khí thi đua sôi nổi, nếp làm ăn khoa học thúc đẩy nâng cao năng suất lao động, chất lượnglàm việc , hiệu quả kinh tế. Những thành tựu đáng kể trên được thể hiện qua bảng biểu sau : Bảng 1 (Đơn vị tính 1000 đ) Chỉ tiêu Thực hiện Thực hiện So sánh 2001 2002 Chênh lệch Tỷ lệ 1- Doanh thu 7584628 10397689 2813007 37,09% 2- Chi phí 7577719 10367673 2789954 36,79% - Chi phí bán hàng 81521 271247 189753 2,5% -Chi phí QLDN 374441 437017 62576 0,8% -Giá vốn hàng bán 7121757 9659409 2537652 33.49% 3- Nộp ngân sách 3766 11472 7706 204,62% 4- Lợi nhuận sau thuế 8003 24348 16375 204,61% Qua bảng số liệu trên năm 2002 so với năm 2001 doanh thu tăng 2813007(nghìn đồng) tương ứng với tỷ lệ 37.09 % (nghìn đồng) chi phí cũng tăng nhưng ỷ lệ doanh thu lớn hơn làm như vậy được đánh giá là tốt . Như vậy ta thấy vốn tăng 2537652 (nghìn đồng) tương ứng với tỷ lệ 33,49 % là nguyên nhân chính dẫn đến sự tăng chi phí của công ty cần tìm biện pháp hữu hiệu để giảm giá vốn hàng bán . Nộp ngân sách nhà nước năm 2002 so với năm 2001 tăng 7706 (nghìn đồng) tương ứng với tỷ lệ 204,62 % công ty đã hoàn thành tốt thuế đối với nhà nước . SƠ ĐỒ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VỀ MẶT NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆ VÀ XÂY DỰNG Xuất bán cho các doanh nghiệp thi công Công ty xuất nguyên vật liệu cho các đội thi công Nhập kho tại công ty Nguyên vật liệu khác nhập từ nước ngoài Nguyên vật liệu khác nhập trong nước Nguyên vật liệu phục vụ cho công trình PHẦN III THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ CỘNG NGHIỆP VÀ XÂY DỰNG. ĐẶC ĐIỂM VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU CÁCH PHÂN LOẠI CỦA CÔNG TY. 1. Đặc điểm của nguyên vật liệu của công ty: Nguyên vật liệu của công ty là loại rễ mua, rễ kiếm trên thị trường một phần mua ở trong nược còn một phần được mua ở nược ngoài ( Bấc them, dàu máy, và các vật liệu phụ khác...) nhưng dù vật liệu thu mua ở nguồn nhập nào thì nói chung khi về đến công ty đều không được phếp hao hụt, thanh toán và vật chuyển theo đúng số lượng thực tế nhập kho với chất lượng quy cách của vật liêụ hợp với yêu cầu sản xuất, với kế hoạch của phòng kinh doanh. - Xuất phát từ đặc điểm về sự đa dạng sản phẩm và quy trình thi công của mỗi đội thi công tại công ty là khác nhau. Điều đó cho thấy để đảm bảo quá trình sản xuất và thi công và chất lượng của các công trình của công ty đã phải sử dụng một lượng vật tư tương đối lớn, đa dạng về chủng loại. 2. Phân loại nguyên vật liệu của công ty: Để phù hợp với đặc điểm, yêu cầu trong quá trình sản xuất phù hợp với đặc điểm tác dụng của từng loại nguyên vật liệu đôí với từng công trình vá giúp hạch toán chính xác một khối lượng tương đối đối lớn và đa dạng về chủng loại thì việc phân loại nguyên vạt liệu của công ty là vô cùng khó khăn . Vì mỗi loại công trình cần mỗi loại nguyên vật liệu chính, phụ để cấu thành nên công trình đó là khác nhau. Tuy có thể căn cứ vào công dụng của vật liệu trong quá trình thi công thì nguyên vật liệu của công ty được chia thành các loại nguyên vật liệu chủ yếu. - Nguyên vật liệu chính: lá cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên các công trình như: + Sắt + Thép + Xi măng + Bê tông đúc sẵn +Bấc thấm - Nguyên vật liệu phụ: Bao gồm nhiều loại, chúng có tác dụng khác nhau làm tăng chất lượng của các công trình. + Sơn các loại máu, mác + Que hàn, õy, đất đèn, phụ gia... - Nhiên liệu: + Dầu hoả + Dầu máy + Dầu thuỷ lực - Phụ tùng thay thế gồm: + Cốp pha + Một số thiết bị trong công nghệ thi công. + Dây xích và ốc vít. II. NỘI DUNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY: Hiên nay công ty gồm 100 nguyên vật liệu khác nhau được quản lý tại một kho do vậy việc quản lý vật liệu gặp nhieèu khó khăn bởi sự đa dạng của chủng loại nguyên vật liệu. Có loại công kềnh rễ hoen rỉ như sắt thép, nhiên liệu như xang dầu và các loại chất rễ cháy. Vì vậy đòi hỏi công tycó một hệ thống kho bãi đầy đủ tiêu chuân để đảm bảo an toàn trong quản lý. Công ty Cổ phần thiết bị công nghiệp và xây dựng quản lý trên khía cạnh sau: 1. Trong khâu quản lý thu mua: Căn cứ vào kế hoạch của tháng quý và trên cơ sở nhu cầu vật tư được xét duyệt, phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh tìm kiếm nguồn cung cấp thích hợp, đám bảo nguên vật liệu đúng chất lượng đủ về số lượng, hợp lý về giá cả. 2. Khâu bảo quản: Công ty bảo quản nguyên vật liệu tương đối tốt, bảo đảm chất lượng nguyên vật liệu đúng đủ. Tuy kho bảo quản còn hạn chế và cách xa công ty nhưng công ty đã sắp xếp hợp lý và gọn gàng có khoa học nên không bị hư hang và mất mát, thiếu hụt. 3. Bảo đảm nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh: 3.1 Khâu dự trữ nguyên vật liệu: Xuất phát từ đặc điểm nguyên vật liệu chỉ tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu luôn biến động thường xuyên nên việc dự trữ nguyên vật liệu ở công ty rất được coi trọng - Vì công ty cổ phần thiết bị công nghiệp và xây dưng là công ty sản xuất sản phẩm mà sản phẩm củu yếu là các công trình cầu, đường có giá trị lớn và có các địa bàn khác nhau. Nên khi các công trình được khởi công thì khối lượng nguyên vật liệu được chuển thẳng đến chân coong trình tuy nhiên đẻ tránh sự biến động của nguên vật liệu nên việc dự trữ nguyên vật liệu của công ty là rất cần thiết. Ví dụ: Những vật liệu chính trong quá trình thi công tuy khá phổ biến trên thị trường song công ty vẫn dự trữ một khối lượng lớn để cung ứng kịp thời cho các công trình BẢNG TỔNG HỢP DỰ TRỮ NGUYÊN VẬT LIỆU STT Tên vật tư Mã vật tư Đơn vị tinh Số lượng Đơn giá Thành tiền 1. 2 3. 4. Thép vằn LD D16- SD 295 Thép ống 48*. 23 Thép tấm SNG 28* 152* 603 Xi măng hoàng thạch NLT01 NLT05 NL07 XNHT Kg Kg Kg Kg 10.000 8.000 8.000 15.000 4523 6350 4150 750 45.230.000 50.800.000 33.200.00 11.250.000 Nhìn vào bảng bảng tổng hợp dự trữ nguyên vật liệu ta thấy nguồn vốn lưu động của công ty tương đoói lớn vì công ty đã bỏ ra một lượng vốn tương đối lớn vào công tác dự trự nguyên vật liệu. 3.2 Xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng : Xuất phát về sự đa dạng về sản phẩm và quy trình sản xuất của mỗi công trình là khác nhau. Nên công ty phải sử dụng một lương nguyên vật lỉệu khá lớn. Việc xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng của công ty là hết sức quan trọng công ty đã chi tiết vật liệu cho từng công trình là rất cụ thể để tránh tình trạng làm chem. Tiên độ thi công và tháat thoát nguyên vật liệu. 3.3 Xác định lượng nguyên vật liệu cần mua: Căn cứ vào vào cứ vào kế hoạch sản xuất của tháng, quý và trên cơ sở nhu cầu vật tư được xét duyệt phong kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty đã hoạt động rất tích cực , tìm kiếm các nguồn nguyên vật liệu đúng về quy cách, số lượng, chất lượng cung cấp hợp lý kịp thời cho các công trình, nên hiện tượng thiếu hụt nguyên vật liệu và chem. Tiến độ thi công rất ít khi xảy ra. 4. Xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu: Do công ty hoạt động trên nhiều lĩnh vực nằm giải rác trên toàn quốc vì thễ kế hoạch mua sắm của công ty là rất khó vì vậy kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu phải có sự kết hợp giữa các phong ban và có kế hoạch lâu dài. Công ty đã có những hợp đồng dài hạn với những công ty chuyên cung cập cho xây dựng như công ty thép và vật liệu xây dựng Simeo và những công ty vật liệu khác. Việc này nhằm tránh hiện tượng giá nguyên vật liệu trên thị trường thay đổi và biến động khi khan hiếm. 5. Tổ chưc tiếp nhận nguyên vật liệu: Công ty đã tiến hành tiệp nhận nguyên vậtliệu tương đối tốt. Việc tiếp nhận chính xác số lượng, chủng loại nguyên vật liệu theo đúng hợp đồng giao hàng, phiếu vận chuyển nên đã không có trường hợp thất thoát nguyên vật liệu và có nhựng vật liệu không đúng quy cách và phẩm chất. Công ty tiến hành chuyển nguyên vật liệu nhanh từ địa điểm nhận đến kho doanh nghiệp nên đã tránh được sự hư hang mất mát. Mặt khác công ty đã áp dụng đầy đủ các tiêu thức sau khi có việc tiếp nhận nguyên vật liệu: + Mọi vật tư hàng hoá đều phải có giấy tờ hợp lệ + Mọi vật liệu tiếp nhận phải đủ thủ tục kiểm tra và kiểm nghiệm + Kiểm tra, Xác định chính sác số lượng, chất lượng và chủng loại + Phải có biên bản xac nhận có hiện tượng thừa thiếu, hỏng sai quy cách Với những quy định đã được áp dụng trên nên đã tạo điều kiên thuận lơi cho thủ kho mỗi khi xuất nhập và kiểm kê và tránh được thất thoát nguyên vật liệu của công ty. 6. Tổ chức cấp phat nguyên vật liệu: Công ty đã tổ chức cấp phát nguyên vật liệu theo đúng trương trình của công trình, mỗi khi cấp phát công ty thường áp dụng đầy đủ cac thủ tục xuất kho theo đúng chuẩn mực của công trình và lập các biên bản vả giấy xac nhận của công ty vào các công trình đã được cấp phát. 7. Tổ chức thanh quyết toán nguyên vật liệu: Vì công ty Cổ phần thiết bị công nghiệp là công ty Kinh doanh thiết bị và xây dựng các hạng mục coong trình, nên vật liệu mua về đa số là đực chuyển thẳng đến trân công trình đang được thi công. Tuy nhiên cũng có một số vật liệu được nhập vào kho công ty đẻ dự trữ nhằm tránh trường hợp khan hiếm họăc biến động giá của vật liệu. Công ty đã tổ chức nguyên vật liệu theo các phương pháp sau. Đối với trường hợp thanh quyết toán khi mua về: + Trả ngay bằng tiền mặt + Trả bằng tiền tạm ứng + Trả chậm.. 8. Tổ chưc thu hồi phế liệu phế phẩm: Phế liệu thu hồi của công ty chủ yếu là những sản phẩm mà sau khi đã thi công nhưng vẫn còn sót lại song giá trị sử dụng cũng không ít. Những phế liệu của công ty có thể là vỏ bao xi măng, sắt vụn, thép vụn... Có thể sử dụng vào các công việc hữu ích như che mưa cho bê tông, lót khuôn đúc cột , ngoài ra chúng còn được nhập lại kho để sủ dụng cho những việc khác và cũng có thể được bán ra ngoài để tái xuất(sử dụng)> Hiện nay số công trình công ty đng thi công là nhiều, nên tính tổng giá trị thu hồi phế liệu là khá lớn và công ty đã tân dụng đực nguồn phế liệu này. Do vậy công ty đã phần nào tiết kiệm được chi phí nguyên vật liệu, giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU Đối với với bất cứ một loại nguyên vật liệu nào khi nhập kho, xuất kho công ty đều lập chứng từ đúng thủ tục kế toán đầy đủ, kịp thời và chính xác và theo đúng chế độ của nhà nước ban hành. * Thủ tục nhập kho. - Theo chế độ kế toán quy định tất cả các nguyên vật liệu nhập kho công ty đều phải tiến hành làm thủ tục nhập kho - Khi nguyên vật liệu về đến công ty, người chịu trách nhiệm mua vật liệu có hoá đơn bán hàng( do người bán giao cho) Từ hoa đơn đó, thủ kho vào sổ cái chính của kho vật tư. Thủ kho là người có trách nhiệm kiểm tra về số lượng, chủng loại, quy cách và chất lượng. Sau đó thủ kho ký vào sổ cái chứng minh số vật liệu đó đã được nhập, hoá đơn được chuyển lên phòng kế toán, kế toán viên kiểm tra chứng từ và viết phiếu nhập kho sau đó thủ kho ký vào phiếu nhập, để ghi vào thẻ kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của kế toán, thủ kho, người mua hàng, thủ trưởng đơn vị. Liên 1: Phòng kế toán lưu lại Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho Liên 3: Giao cho người mua để thanh toán Mẫu 05-VT BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày... tháng... năm... Biên bản kiểm nghiệm gôm: Ông: Phạm Minh Tuấn . Trưởng ban Ông: Nguyễn Thanh Bình. Uỷ viên Bà : Lê Thu Hường . Uỷ viên Đã kiểm nghiệm những loại vật tư sau: Thép vằn LD D16 – SD295. Xi măng PC30. Kết luận: Các loại vật tư trên đều đúng quy cách , phẩm chất và số lượng: Vật tư trên đạt tiêu chuẩn nhập kho Uỷ viên Trưởng ban (đã ký) ( đã ký) Đối với vật liệu nhập kho, công ty đánh giá theo giá vốn thực tế. Ở công ty Cổ phần thiết bị công nghiệp và xây dựng, vật liệu chủ yếu là mua ngoài, hoặc kiểm kê phát hiện thừa. a. Trường hợp nhập kho vật liệu mua ngoài: Trị giá vốn thực tế = Giá mua ghi trên + Chi phí (nếu có) Vật liệu nhập kho hoá đơn Cụ thể: + Trường hợp mua nguyên vật liệu có hoá đơn GTGT Do công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên đối với vật liệu mua về có hoá đơn GTGT thì giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá mua( chưa có thuế GTGT) cộng (+) chi phí mua (nếu có). Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT Số 088437 Ngày 15/ 6/ 2002 Bút sơn. Giá mua ghi trên hoá đơn (chưa có thuế GTGT)là 27.936.000. Chi phí vận chuyển đến kho công ty là do bên bán chịu. Như vậy: Giá vốn thực tế của 36 tấn xi măng nhập kho là 27.936.000 +Trường hợp mua vật liệu có hoá đơn bán hàng: Đối với hoá đơn bán hàng không tách riêng phần thuế GTGT thì giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là tổng giá thanh toán cho người bán. Ví dụ: Theo hoá đơn ngày 10/6/2002 mua 15 bộ bu long tặc kệ của cửa hàng vật liệu xây dưng Thàn An, tổng giá thanh toán là 1.750.000 đồng Vởy giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho là: 1.750.000 đồng b. Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa: Giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho sẽ đực xác định bằng cách lấy số lượng vật liệu phát hiện thừa đó nhân với đơn giá của vật liệu cung loại. Đơn vị: PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 01- VT Địa chỉ: Ngày 10 tháng6 năm 2002 QĐ số: 1141- TC/ QĐ/ CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của bộ tài chính Họ tên người giao hàng: Ông Đoàn Minh Hải ..... Theo: số 09 ngày 07 tháng 6 năm 2002 của Nhập kho: ... Gia lâm do anh Long phụ trách.................. STT Tên nhãn, hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1. 2. Thép ống 48*23 Xi măng HT Cộng: NLT05 XMHT Kg Kg 1000 40.000 1000 40.000 6.350 776 6.350.000 31.040.000 37.390.000 Nhập ngày 10 thang 6 năm 2002 Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Thủ tục xuất kho : Mục tiêu chủ yếu xuất ding nguyên vật liệu tại công ty là nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất ở các đội trưởng cho công tác quản lý ở công ty phục vụ cho quá trình thi công công trình . Sau khi có kế hoạch về sản xuất và căn cứ vào yêu cầu của vật tư các công trình : Hàng tháng phòng kế hoạch sản xuất và thi công sẽ nộp kế hoạch định mức xuất vật tư trong tháng để căn cứ vào đó kế toán viết phiếu xuất kho cho người lĩnh vật tư xuống kho lĩnh . Tuy nhiên trong thực tế để đảm bảo sự linh hoạt trong quá trình thi công tránh tình trạng mất thời gian phải qua nhiều khâu không đáp ứng kịp thời nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình thi công phải đảm bảo đúng thủ tục xuất kho Phiếu xuất kho được lập 3 liên : + Liên 1 : phòng kế toán lưu + Liên 2 : thủ kho sử dụng để ghi vào thẻ kho và sẽ chuyển lên phòng kế toán phiếu xuất kho đó . + Liên 3 : giao cho người lĩnh vật tư Khi viết phiếu kho , kế toán ghi vào cột số lượng còn cột đơn giá và thành tiền sẽ được kế toán ghi vào cuối thanh trên cơ sở bảng đơn giá của từng loại nguyên vật liệu . Hiện nay cong ty tính giá nguyên vật liệu xuất kho như sau : Công ty cổ phần thiết bị CN và XD đăng ký với cơ quan chức năng là xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước Ví dụ : từ sổ chi tiết xi măng PC 30 ( Kho công ty ) tháng 06 năm 2002 ta có tài liệu như sau : + Tồn kho 01/06 là 4000 Kg , đơn giá 772đ/Kg số tiền là 3.008.800đ + Nhập kho 08/06 36.000 Kg , đơn giá 775.5đ/Kg , số tiền là 27.918.000đ + Nhập kho 10/06 là 40.000Kg , đơn giá 776đ/Kg số tền là 31.020.000đ + Xuất kho ngày 15/6 là 35.000Kg + Xuất kho ngày 24/6 là 38.000Kg Ta có: Trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho ngày 15/6 là : = (4.000 x 772 ) + (31.000 x 775,5) = 27.128.500đ Còn : 5.000 x 775,5 = 3.875.000 Trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho ngày 24/6 là ; = (5.000 x 775.5) + (33.000 x 776) = 29.483.000đ Tồn : 7.000 x 776 = 5.432.000đ Đơn vị: PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số: 01- VT Địa chỉ: Ngày 15 tháng6 năm 2002 QĐ số: 1141- TC/ QĐ/ CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của bộ tài chính Họ tên người nhận hàng: Bà Hoa ..... Lý do xuất kho : Thép + xi măng để thi công Xuất tại kho: ... Gia lâm do anh Long phụ trách.................. STT Tên nhãn, hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1. 2. Thép ống 48*23 Xi măng HT Cộng: NLT05 XMHT Kg Kg 800 35.000 800 35.000 776 6350 27.160.000 5.080.000 32.240.000 Nhập ngày 15 tháng 6 năm 2002 Phụ trách cung tiêu Thủ kho Thủ trưởng đơn vị PHẦN IV MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÀ XÂY DỰNG (CMS) I - CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA KIẾN NGHỊ Đánh giá công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty Công ty cổ phần thiết bị công nghiệp và xây dựng (CMS) là công ty mới được thành lập xong đã có chỗ đứng ở thị trường trong nước và ở nước ngoài Đối với một doanh nghiệp kinh doanh và xây dựng như công ty , trong những vấn đề được quan tâm hàng đầu đó là không ngừng tiết kiệm chi phí . Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty , chi phí nguyên vật liệu là một yếu tố chiếm tỷ lệ lớn trong quá trình hoàn thiện ngững công trình . Do vậy tăng cường quản lý nguyên vật liệu là một vấn đề quan trọng góp phần tiết kiệm tránh thất thoát nguyên vật liệu . Những thành tích đã đạt được Tại công ty công tác quản lý nguyên vật liệu được thực hiện tương đối chặt chẽ và có hiệu quả trong từng khâu : + Thu mua + Bảo quản + Dự trữ + Sử dụng Việc làm này đã góp phần tích cực trong quá trình thi công . Mặc dù với khối lượng tương đối lớn , chủng loại khá đa dạng nhưng công ty vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời nguyên vật liệu trong tiến trình sản xuất thi công . Những mặt còn tồn tại Bên cạnh những ưu điểm đạt được trong công tác quản lý nguyên vật liệu của công ty , nhưng cũng không tránh khỏi những khó khăn vướng mắc , những tồn tại cần khắc phục , đó là xây dựng hệ thống kho thật tốt nhằm mục đích đảm bảo chất lượng cho nguyên vật liệu . Phải tổ chức kiểm tra chặt chẽ trong khâu nhập , xuất nguyên vật liệu . II- MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÀ XÂY DỰNG . Về phía doanh nghiệp Sau một thời gian ngắn thực tập tại công ty cổ phần thiết bị công nghiệp và xây dựng cùng với kiến thức đã được học em mạnh dạn đưa ra ý kiến của mình nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty . Trước mắt Công ty có thể xây dựng một hệ thống kho bãi hợp lý hơn nữa cho đặc điểm nguyên vật liệu của công ty có đặc điểm cồng kềnh tốn nhiều diện tích và có nhiên liệu dễ cháy . Mỗi chủng loại nguyên vật liệu cần đặt tại một kho nhỏ , riêng biệt chống xúc tác lẫn nhau gây hao hụt và mất phẩm chất . Công ty cần chú trọng hơn nữa việc kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu trước khi nhập kho . Có thể nói nguyên vật liệu được mới với chất lượng cao phù hợp với yêu cầu thi công có thể có tác động tích cực đến chất lượng công trình từ đó góp phần tích cực vào việc tiết kiệm nguyên vật liệu . Tuy nhiên trong thực tế cho thấy công ty chưa lập riêng một phòng kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu . Do thực tế trên em thấy công ty cần phải có một đội ngũ cán bộ kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu . Khi nguyên vật liệu về đến công ty sẽ được kiểm tra về chủng loại các chỉ tiêu kĩ thuật của nguyên vật liệu phùhợp với yêu cầu của thi công . Trước khi nhập kho việc kiểm tra sẽ giúp giảm bớt được công việc mở sổ cái chính ở dưới kho trở nên đơn giản và tránh được tình trạng vòng vèo trong thủ tục nhập kho đảm bảo cho tiến trình thi công . Hơn nữa nó sẽ đảm bảo tính khách quan , nguyên vật liệu về nhập kho sẽ phù hợp với thiết kế và yêu cầu của sản xuất , củng cố hơn về công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty . Công ty nên hoàn thiện hơn nữa trong việc phân loại và lập sổ doanh điểm vật liệu . Việc phân loại nguyên vạt liệu có tính khoa học và hợp lý sẽ đảm bảo cho việc quản lý nguyên vật liệu được thuận tiện . Từ thực tế cho thấy công ty cần hoàn thiện việc phân loại nguyên vật liệu trên cơ sở sau . + Tất cả những nguyên vật liệu cùng công dụng , vai trò được xếp vào một loại . + Nguyên vật liệu chính . phụ . phụ tùng thay thế mỗi loại phải có sổ sách theo dõi riêng , chi tiết trên sổ kế toán . + Trong mỗi loại căn cứ vào tính chất ly , hoá của vật liệu mà đưa ra các nhóm và ký hiệu từng thứ vật liệu trong nhóm đó phù hợp . Đồng thời để phục vụ công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty cần thiết mở sổ danh điểm vật liệu để phục vụ cho nhu cầu quản lý công ty . Trong việc đó mã hoá vật liệu theo thứ tự trên danh điểm là rất quan trọng . Thay đổi sổ danh điểm nguyên vật liệu chư sau : SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU Ký hiệu Tên nhãn hiệu quy cách NVL Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú Nhóm Danh điểm 101 1521 15211 1521101 1521102 Nguyên vật liệu chính Sắt Sắt 14 A1 Sắt 18 A1 102 152102 1521021 1521022 Nguyên vật liệu phụ Phụ gia Chất xúc tác 103 152103 Xăng dầu 1.2- Lâu dài: Do sự biến động về giá cả nguyên vật liệu là tương đối lớn vì vậy công ty nên tìm nhà cung cấp ổn định( kể cả trong và ngoài nước ) nhằm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu đầu vào. Ngoài ra nên tìm biện pháp làm giảm mức biến động giá mua nguyên vật liệu. Tìm nguồn cung cấp vật liệu ổn định, tìm kiếm bạn hàng tin cậy. Cập nhật các thông tin về tỷ giá đổi ra ngoại tệ việt nam đồng nhằm tạo điều kiện nắm băt được cơ hội, tình hình thực tế để có nguồn nguyên vật liệu đầu vào với giá trị nguyên vật liệu hợp lý mà chất lương vẫn cao, phục vụ tốt cho quá trình sản xuất kinh doanh. 2. Về phía cơ quan nhà nước: Qua thời gian thực tập tai công ty với lương kiến thức mà em đã được tìm hiểu em có một số kiến nghị với cơ quan nhà nước nhằm xem xét và đi sâu tìm hiểu tạo điều kiện cho doanh nghiệp hơn nữa. 2.1 Về phía trước mắt: các cấp cơ quan nhà nước cần quan tâm hơn nữa tới công việc sản xuất kinh doanh, kiểm tra đôn đốc nhựng kế hoạch mà công ty đã đề ra nhưng chưa đạt yêu cầu... 2.2 Lâu dài: Các cấp cơ quan nhà nước nếu nhận thấy công việc sản xuất kinh doanh là tốt nên tăng cường đầu tư tạo điều kiện cho công ty ngày càng mạnh và tạo điều kiện cho doanh nghiệp được tiếp xúc với các bạn hàng nước ngoài được nhiều hơn. * Các ý kiến đề xuất trên được đưa ra nhằm mục đích phần nào làm giảm nhựng hạn chế, phát huy những ưu điểm trong công tác quản lý nguyên vật liệu đảm bảo theo đúng chế độ của kế toán hiên hành và phù hợp với tình hình thực tế của công ty. Việc hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu sẽ cung cấp các điều kiện cụ thể thể thuận lợi giúp cho giám đốc và các phong ban công ty đề ra những mục tiêu phấn đấu nhằm đạt hiệu quả cao. Đem lại lợi ích cho nền kinh tế quốc dân, lơi nhuận cho công ty, nâng cao mức sống của cán bộ công nhân viên. KẾT LUẬN Một lần nữa cần khẳng định quản lý nguyên vật liệu có tác dụng to lớn trong việc quản lý kinh tế. Thông qua công tác quản lý nguyên vật liệu giúp cho công ty quản lý ngyên vật liệu an toàn phòng ngừa hiên tượng mất mát , lãng phí nguyên vật liệu, tăng tốc độ chu chuyển vốn lưu động, từ đó tăng cường tích luỹ vốn. Vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật quản lý phát huy tác dụng như một công cụ sắc bén có hiệu lực phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh trong điều kiên nề kinh tế thi trường hiện nay. Qua thời gian tìm hiểu tại công ty Cổ phần thiết bị công nghiệp và xây dựng em thấy công tác quản lý nguyên vật liệu là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo công ty nắm bắt tình hình và chỉ đạo sản xuất, quản lý vật liệu có đảm bảo phản ánh chính xác tình hình thu mua vật liệu , sử dụng và dự trữ thì lãnh đạo công ty mới có biện pháp chỉ đạo đúng đắn. Sau một thời gian ngắn thực tập tại công ty nắm bắt được tầm quan trọng của công tác quản lý nguyên vật liệu đối với công tác lãnh đạo của công ty em đã mạnh giạn tìm hiểu nghiên cứu để thấy được những ưu ddiểm cần phát huy> Những mặt tồn tại cần khắc phục nhằm góp phần hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng và công tác quản lý nói chung. Thời gian thực tập tai công ty tuy có hạn chế nhưng đã giúp em rất nhiều trong việc củng cố lại kiền thức đã học để vận dung vào thực tế. Để đạt được điều này em đã được sự giúp đỡ nhiệt tình các cán bộ công nhân viên của công ty đồng thời nhờ sự chỉ bảo tận tình của thầy giáo Trần Mạnh Hùng . Tuy nhiên báo cáo thực tập của em còn có những khó khăn khách quan nên không tránh khỏi thiếu sót. Do vậy em rất mong sự góp ý của thầy giáo cùng các cán bộ công nhân viên công ty để em hoàn thiên hơn nữa báo cáo thực tập và đề tài em nghiên cứu. TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình thống kê doanh nghiệp( Trưòng CĐ KT KT- CNI) Giáo trình quản trị doanh nghiệp ( Trường CĐ KT KT- CNI) Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh( NXB Thống kê trường ĐH TC- KT )