Đề tài Tin học hoá công tác quản lý tiền gửi tiết kiệm cho các Ngân hàng thương mại quốc doanh và hệ thống Ngân hàng Việt Nam

LỜI NÓI ĐẦU Trong thời gian thực tập vừa qua tại Cục công nghệ tin học Ngân hàng, được sự chỉ đạo tận tình của thầy giáo hướng dẫn trực tiếp cùng các thầy, cô giáo trong khoa Toán kinh tế và sự hướng dẫn của các anh, chị tại phòng kỹ thuật phần mềm – Cục công nghệ tin học Ngân hàng, tại đây em đã nghiên cứu, học hỏi và hoàn thành luận văn tốt nghiệp. Được sự đồng ý của thầy giáo hướng dẫn trực tiếp, em đã chọn đề tài: “Tin học hoá công tác quản lý tiền gửi tiết kiệm cho các Ngân hàng thương mại quốc doanh và hệ thống Ngân hàng Việt Nam ” làm luận văn tốt nghiệp của mình. Vốn huy động tiết kiệm là một bộ phận của huy động vốn, nó góp phần tận dụng số tiền nhàn rỗi trong dân cư và các tổ chức kinh tế, xã hội khác để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh. Tuy không chiếm tỉ trọng cao trong trong tổng nguồn vốn nhưng nó là một bộ phận không thể thiếu được trong hệ thống huy động vốn. Ngoài ý nghĩa kinh tế nó còn góp phần làm thay đổi thói quen của của đa bộ phận dân cư đó là thích tích luỹ hơn là góp phần đầu tư xây dựng đất nước. điều này có ý nghĩa rất quan trọng vì số tiền nhàn rỗi trong dân cư rất lớn (theo con số thống kê năm 1999 thì khoảng hơn 1,2 tỷ USD) trong khi đất nước lại rất cần có vốn để phục vụ cho phát triển kinh tế xã hội. Tin học hoá công tác quản lý tiền gửi tiết kiệm cho các Ngân hàng thương mại quốc doanh nói riêng và cho hệ thống Ngân hàng Việt Nam nói chung là một vấn đề luôn được ngành Ngân hàng quan tâm nghiên cứu, ứng dụng, phát triển và hoàn thiện trong nhiều năm gần đây, bởi công tác này là không thể thiếu cho bất kỳ một Ngân hàng nào muốn huy động vốn được tốt để phục vụ cho việc kinh doanh tiền tệ. Trên cơ sở đó em đã hoàn thành đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp với nội dung chính như sau: Chương I : Một số phương pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin. Chương này có nội dung chính là tìm hiểu cách tiếp cận, nghiên cứu và phát triển một hệ thống thông tin quản lý. Chương II : Công tác khảo sát và một số vấn đề chung về đề tài. Chương chia làm hai phần. Phần một có nội dung chính là giới thiệu chung về tình hình ứng dụng tin học ở cơ quan qua đó phân tích những mặt được và chưa được của hệ thống thông tin quản lý tiền gửi tiết kiệm hiện nay mà cơ quan đang sử dụng. Chương hai có nội dung chính là tìm hiểu về quy trình nghiệp vụ của bài toán tin học quản lý này. Chương III: Phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin quản lý tiền gửi tiết kiệm. Chương này có nội dung chính là phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin, từ đó ta sẽ xây dựng cơ sở dữ liệu và giải thuật cho bài toán. Sau đó, là trình bày cách thức cài đặt hệ thống thông tin quản lý phục vụ cho bài toán. Do thời gian nghiên cứu còn hạn hẹp, hơn nữa trình độ còn có hạn cho nên em chắc rằng sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong rằng các thầy, cô chỉ rõ những thiếu sót cho em, sao cho đề tài ngày càng đi sâu hơn vào thực tế, khắc phục được những thiếu sót và phát huy những mặt mạnh để ứng dụng vào tình hình thực tế của cơ quan hiện nay và trong tương lai sau này. Em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy giáo hướng dẫn cùng các thầy cô trong khoa Toán kinh tế và các anh, chị ở phòng kỹ thuật phần mềm – Cục công nghệ tin học Ngân hàng đã giúp đỡ và dìu dắt em hoàn thành Luận văn tốt nghiệp đại học này. Em xin chân thành cảm ơn thầy! Hà nội, ngày … tháng … năm 20… Sinh viên thực hiện MỤC LỤC Chương I. MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LUẬN NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG THÔNG TIN I. Thông tin và hệ thống thông tin. 1. Thông tin. 1.1. Tầm quan trọng của thông tin ở đầu thế kỷ 21. Có hai nét đặc trưng cơ bản nổi bật của thời kỳ đầu thế kỷ 21: sự biến đổi trên phạm vi toàn cầu với tốc độ cao và sức mạnh mới trỗi dậy của các cơ quan thông tin. Thay đổi mau chóng trong quan hệ quốc tế, toàn cầu hoá kinh doanh, vẽ lại biên giới chính trị, tạo ra những tổ hợp thương mại đồ sộ là các động lực thúc đẩy sự biến đổi toàn cầu. Một số cơ quan dựa trên thông tin thu được lợi nhuận rất cao và đang trỗi dậy mạnh mẽ. Hãng phần mềm Microsoft và Bill Gate, sự thống lĩnh thị trường vi xử lý của hãng Intel,... cho thấy rằng thông tin đã trở thành nền tảng cho sự lớn mạnh của cơ quan. Ba giai đoạn phân biệt của quá trình khai hoá văn minh nhân loại đã được xác định và gần đây một giai đoạn thứ tư nữa đang được đề cập đến sau ba giai đoạn: nông nghiệp, cách mạng công nghiệp, xã hội thông tin, mà xã hội này “tri thức” sẽ là điệp từ quan trọng được nhắc tới thường xuyên. Còn trong giai đoạn xã hội thông tin hiện nay, tầm quan trọng của thông tin ngày càng tăng lên đối với nền văn minh của nhân loại, những từ hay được nhắc đến là “dữ liệu” và “thông tin”, các cơ quan đều là những tổ chức bảo quản, xử lý và truyền tin. 1.2. Thông tin là gì ? Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm khác nhau nhưng thường được dùng lẫn lộn. Đối với một người, một bộ phận của cơ quan hay một hệ thống nào đó, dữ liệu là số liệu hay tài liệu cho trước. Thông tin là dữ liệu đã được xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dùng, có ý nghĩa và có giá trị đối với người nhận tin trong việc ra quyết định... Dữ liệu được ví như nguyên liệu thô của thông tin. Thông tin do người này bộ phận này phát ra có thể được người khác bộ phận khác coi như dữ liệu để xử lý thành thông tin phục vụ cho những mục đích khác. Đó là tại sao hai từ dữ liệu và thông tin có thể dùng thay thế cho nhau. Ta hiểu cách khác, thông tin là sự phản ánh và biến phản ánh thành tri thức mới về đối tượng được phản ánh trong tri thức của chủ thể nhận phản ánh. Đối tượng được phản ánh Chủ thể nhận phản ánh Tri thức hóa Phản ánh 1.3. Tính chất của thông tin. Thông tin luôn thay đổi. Hai khái niệm tiện dùng để mô tả tính chất thông tin là độ cứng và độ phong phú của thông tin. 1.3.1. Độ cứng của thông tin. Độ cứng của thông tin: là thước đo khách quan của tính chính xác và mức độ tin cậy của một mẩu tin. Thông tin về thị trường như giá cổ phiếu, giá vàng, là cứng nhất vì chúng vì chúng đo lường một cách cực kỳ chính xác, các công bố về tài chính đã kiểm toán cũng khá cứng. Mặc dù các nhà quản lý muốn dùng thông tin cứng nhưng nhiều trường hợp không có mà dùng, vì vậy phải tìm kiếm nó từ nhiều nguồn khác nhau rồi luận giải để khẳng định lại. 1.3.2. Độ phong phú. Độ phong phú của thông tin: là thước đo cho tính đa dạng của thông tin. Thông tin phong phú nhất khi trao đổi mặt đối mặt, tài liệu toàn con số là dạng thông tin nghèo nàn nhất. Độ phong phú của thông tin phụ thuộc vào thông tin liên lạc. 2. Quản lý tổ chức dưới góc độ thông tin. 2.1. Hệ thống quản lý. Người ta thường coi bộ nhớ của cơ quan giống như bộ nhớ của con người. BỘ NHỚ NGOÀI BỘ NHỚ TRONG THÔNG TIN VÀO THÔNG TIN RA Trao đổi Trong cơ quan thường có hai hệ thống phụ thuộc nhau đó là HT quản lý và HT bị quản lý. Trong hệ thống quản lý tiết kiệm mối quan hệ của chúng được mô phỏng như hình I.1: Hình I.1: Sơ đồ luồng thông tin trong hệ thống quản lý tiết kiệm BÀN HUY ĐỘNG VỐN PHÒNG KẾ TOÁN THÔNG TIN VÀO THÔNG TIN RA Quyết định Thông tin trong Mọi chức năng của hệ thống quản lý đều sử dụng thông tin và đưa ra các thông tin. Như vậy nếu không có thông tin sẽ không có quản lý đích thực. Tầm quan trọng của thông tin được diễn đạt trong biểu thức: Lao động quản lý = Lao động thông tin + Lao động ra quyết định. Để giảm chi phí lao động quản lý thì nên tự động hoá trong lao động thông tin. Từ sơ đồ trên, người ta thấy rằng: Lao động quản lý = Lao động thông tin + Lao động ra quyết định (Làm việc có quy trình) ( Làm việc phi quy trình) chiếm 90% chiếm 10% Để giảm chi phí lao động quản lý thì tổ chức nên tự động hoá trong lao động thông tin, còn lao động ra quyết định là làm việc phi quy trình không chiếm phần quan trọng. 2.2. Thông tin quản lý. 2.2.1. Khái niệm Thông tin quản lý là những thông tin có ít nhất một nhà quản lý dùng hoặc có ý định dùng vào việc ra quyết định quản lý. Ý nghĩa của thông tin quản lý : + Những nhà quản lý khác nhau thì cần sử dụng những tập hợp thông tin quản lý khác nhau. + Trong những khoảng thời gian khác nhau thì tập hợp thông tin quản lý có khác nhau tức thông tin quản lý có tính biến động. 2.2.2. Tính chất của thông tin quản lý theo loại quyết định. Có 3 cấp quyết định: Quyết định chiến lược (strategic): Trả lời câu hỏi Làm gì ? Mục đích ? để xác định mục tiêu, xây dựng nguồn lực của hệ thống. Quyết định chiến thuật (tactic): Trả lời câu hỏi Cho ai ? Ở đâu ?, Khi nào ?, cụ thể hoá mục tiêu trên thành nhiệm vụ và khai thác tối đa và tối ưu nguồn lực. Quyết định tác nghiệp (Operational): Trả lời câu hỏi Làm như thế nào?. Các đặc trưng thông tin quản lý cho mỗi cấp quyết định: Quyết định Tính chất thông tin Tác nghiệp Chiến thuật Chiến lược Tần suất -Thông tin đều đặn -Phần lớn là thường kỳ -Thông tin có tính đột xuất hoặc trong một khoảng thời gian dài mới có quyết định Khả năng dự kiến - Có thể dự kiến trước thông tin -Có thể có một số nét mới đặc biệt của thông tin Thông tin không có trong dự kiến để ra quyết định mới. Thời điểm - Thông tin quá khứ -Thông tin quá khứ và hiện tại -Chủ yếu là thông tin dự đoán tương lai Nguồn thông tin -100% thông tin trong -Phần lớn là thông tin trong (70%) -Phần lớn là thông tin ngoài (70%) Tính cấu trúc -Tính cấu trúc rất cao -Một số thông tin có tính phi cấu trúc -Phần lớn thông tin có tính phi cấu trúc Độ chính xác -Thông tin rất chính xác -Thông tin có tính tương đối, có ý kiến chủ quan -Thông tin có tính chủ quan là phần lớn Mức chi tiết -Rất chi tiết -Thông tin mang tính tổng hợp Thông tin mang tính khái quát so sánh 2.2.3. Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin quản lý. Có các tiêu chuẩn để đánh giá như sau: Độ tin cậy: thông tin phải chính xác, xác thực. Thông tin phải đầy đủ: theo nghĩa đối với nhà quản lý. Thích hợp: tuỳ yêu cầu nhà quản lý. Dễ hiểu: thông tin không quá dài quá ngắn. Kịp thời: thông tin phải sốt dẻo. Giá trị: thông tin phải định được ra giá trị nhất định. Bảo mật: thông tin phải mang tính bảo mật cao. 2.2.4. Các nguồn thông tin từ ngoài với hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm. NHÀ NƯỚC VÀ CẤP TRÊN LÃNH ĐẠO HỆ THỐNG QLTK Ngân hàng TW Các tổ chức huy động vốn khác Các tổ chức kinh doanh tiền tệ Các hình thức kinh doanh mới mở của các tổ chức khác: tiết kiệm bưu điện, cổ phần…. Khách hàng Thông tin trong HìnhI.2: Các nguồn thông tin ngoài của hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm Ngân hàng TM Các đầu mối thông tin ngoài là những tổng thể lớn, rất biến động, đồng thời đầu mối thông tin ngoài không có trách nhiệm phải cung cấp thông tin cho hệ thống quản lý tiết kiệm cho nên nó phải lựa chọn phương pháp thích hợp để thu thập thông tin ngoài. 3. Các giai đoạn ứng dụng tin học trong một tổ chức. Một tổ chức muốn hoạt động có hiệu quả phải thu thập và xử lý thông tin một cách có hiệu quả. Muốn vậy, cần ứng dụng tin học và trong quá trình xử lý này, những giai đoạn phát triển của xử lý thông tin: Giai đoạn khởi đầu: Đây là giai đoạn đưa máy tính và hoạt động trong tổ chức, chủ yếu gắn liền ứng dụng tin học và kế toán và tài chính. Giai đoạn này các cán bộ chuyên môn, cán bộ xử lý dữ liệu mới bắt đầu học cách để làm việc với nhau. Giai đoạn lan rộng: Các máy tính chuyển sang một trạng thái thao tác được, các cán bộ chuyên môn nghiệp vụ đã có hứng thú hơn với với việc sử dụng công nghệ thông tin mới, tuy nhiên họ đánh giá ứng dụng của máy tính là chưa chính xác (quá đề cao máy tính). Giai đoạn phát triển xử lý thông tin có kiểm soát: Giai đoạn này hình thành loại nhân viên mới IEMgr (Information Enable Manager) để cố vấn và xử lý các thông tin trong hệ thống, tuy nhiên phải được nâng cao hơn trình độ quản lý thông tin. Giai đoạn tích hợp ứng dụng: Giai đoạn này kết hợp quản lý thông tin và xử lý thông tin và một chủ thể (lúc này con người có đủ khả năng vừa quản lý vừa xử lý thông tin). Giai đoạn tự quản cơ sở dữ liệu: Giai đoạn mà các tổ chức nhận ra rằng mọi người trong tổ chức tiếp cận thông tin và sử dụng thông tin một cách dễ dàng, do đó quản lý thông tin cần phải có tổ chức và thống nhất. Giai đoạn này phần cứng bắt đầu phát triển loại hình mạng. Giai đoạn hoàn chỉnh: Giai đoạn này xử lý dữ liệu đan kết và hoà nhập vào hệ thống quản lý hình thành những nhân viên quản lý cấp cao chuyên về xử lý thông tin: những nhân viên này sẽ đóng góp những kiến thức chính cho việc khai thác và xử lý thông tin giúp cho việc cạnh tranh thuận lợi hơn. 4. Thông tin và công tác quản lý. Các nhà quản lý đóng vai trò chủ chốt trong việc tạo ra những sự biến chuyển trong cơ quan. Vì vậy: - Những người thiết kế hệ thống cần tìm hiểu các nhà quản lý sử dụng thông tin như thế nào ?. Nhu cầu thông tin của những nhà quản lý thay đổi theo hoàn cảnh ra sao? - Nhu cầu thông tin của những nhà quản lý thay đổi theo trách nhiệm của họ ra sao ?. Sự thoả mãn về thông tin của họ như thế nào ? Nói một cách khác, thông tin mà người quản lý (hay tổ chức) tìm kiếm rơi vào ba phạm trù: thông tin về khoảng cách tới mục tiêu, thông tin để đặt mục tiêu và thông tin về sự chuyển biến. Thành quả hiện nay Thành quả muốn có Thông tin về sự chuyển biến, thông tin là phương tiện để chuyển biến Thông tin khoảng cách 5. Hệ thống thông tin (HTTT) 5.1. Khái niệm HTTT là tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập lưu trữ và xử lý dữ liệu, phân phát thông tin để hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch đường lối và kiểm soát các hoạt động trong tổ chức. 5.2. Các yếu tố cấu thành HTTT HTTT có thể hoàn toàn thủ công hay dựa trên máy tính. Ngoài máy tính điện tử, HTTT còn có con người, các phương tiện thông tin liên lạc, các quy trình xử lý, các quy tắc, thủ tục, phương pháp mô hình toán học,... để xử lý dữ liệu, quản lý, sử dụng thông tin. Sau đây là mô hình các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm: Các chứng từ tiết kiệm Thu thập thông tin Xử lý thông tin Phân phát thông tin Các báo cáo, sao kê về tình hình huy động tiết kiệm Lưu trữ thông tin Hình 1. 2: Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin Nếu không có HTTT thì một tổ chức chắc chắn sẽ không tồn tại được: Nó xử lý thông tin và thành thông tin ra gắn liền với mục tiêu nào đó mà thực tế không có tổ chức nào đứng vững được lại chẳng hề có thông tin ra nghĩa là không có HTTT, do vậy HTTT giữ một vị trí quan trọng hay nói cách khác là tổ chức không thể độc lập hoàn toàn với HTTT 5.3. Phân loại HTTT trong một tổ chức. Theo mô hình chính thức - phi chính thức: + HTTT chính thức: là những HTTT tồn tại theo quy định pháp lý hoặc tồn tại theo thông lệ. + HTTT phi chính thức: là những hệ thống ghi chép, đánh giá năng lực cán bộ của (một) vài người cán bộ. Theo tính chất phục vụ của thông tin đầu ra: + HTTT xử lý giao dịch. + HTTT quản lý. + HTTT trợ giúp ra quyết định. + Hệ chuyên gia. + HTTT tạo lợi thế cạnh tranh. Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ: + HTTT tài chính. + HTTT Marketing. + HTTT quản trị nguồn nhân lực. + HTTT quản lý sản xuất. + HTTT văn phòng. 5.4. Mô hình biểu diễn HTTT. Mô hình logic: biểu diễn tư tưởng nhà quản lý là HTTT ấy làm gì? Nghĩa là trả lời câu hỏi (làm gì?), (mục đích?) Mô hình vật lý ngoài: Trả lời câu hỏi HTTT cho ai?, cung cấp thông tin ở đâu?, khi nào ? Mô hình vật lý trong: trả lời câu hỏi HTTT xử lý như thế nào?, mô hình này được hình thành với kỹ thuật làm ra phức tạp. II. Hệ thống thông tin quản lý 1. Các quan hệ của thông tin quản lý. 1.1. Thông tin quản lý với các bộ phận trong tổ chức. Giai đoạn ngày nay là thời đại quản lý, thông tin sử dụng phần lớn trong thời đại là thông tin quản lý. Hệ thống thông tin quản lý ( HTTTQL ) đảm bảo xử lý các thông tin quản lý với hiệu quả cao nhất trong cơ quan. Hình 1.3: Mối quan hệ của thông tin trong hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm. LÃNH ĐẠO PHÒNG KẾ TOÁN BÀN HUY ĐỘNG VỐN Thông tin vào Thông tin ra Thông tin đã xử lý Thông tin ra quyết định Thông tin thu thập Đầu vào Đầu ra Sơ đồ các mối quan hệ của thông tin quản lý trong hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm: - Lãnh đạo: là nơi ban hành quyết định Hệ thống tác nghiệp: là nơi thực hiện các hoạt động chính của toàn bộ hệ thống. Hệ thống thông tin quản lý: Bộ phận liên kết giữa lãnh đạo và hệ thống tác nghiệp. Công việc cụ thể của nó là thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền tin trong toàn bộ hệ thống. 1.2. Sự phát triển của thông tin quản lý. - Quy mô phát triển của lãnh đạo và HTTTQL thì hầu như không thay đổi so với quy mô phát triển của hệ thống tác nghiệp. Lãnh đạo và HTTTQL liên tục phát triển về chất nên cần sự phát triển của khoa học kỹ thuật do đó nhu cầu về thông tin quản lý ngày càng cần thiết. - Để tạo ra những thông tin quyết định đóng góp vào nó có hai phần: lao động lãnh đạo và lao động thông tin phục vụ cho việc ra quyết định, lao động lãnh đạo là nghệ thuật phi quy trình chiếm 10%, lao động quyết định chiếm 90% và đại bộ phận là lao động có quy trình. Tỷ lệ lao động sống của HTTT với lao động sống của hệ thống tác nghiệp ngày một cao. 2. Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý. HTTTQL được tổ chức theo lối phân cấp từ trên xuống dưới. Thông tin được tổng hợp đưa từ dưới lên và quyết định được đưa từ trên xuống, thông qua hệ thống thông tin phục vụ. 2.1. Luồng thông tin vào. Luồng thông tin vào này bao gồm cả thông tin định hướng của hệ thống cấp trên và thông tin trao đoỏi với môi trường ngoài. Mỗi bộ phận có lượng thông tin lớn và đa dạng cần phải xử lý. Các thông tin cần phải xử lý có thể chia ra làm 3 loại: - Các thông tin luân chuyển : Loại thông tin chi tiết về các hoạt động hàng ngày của hệ thống. Khối lượng của thông tin này lớn nên đòi hỏi phải có sự xử lý nhanh và kịp thời. Các thông tin tổng hợp định kỳ : Là thông tin tổng hợp về hoạt động của cấp dưới báo cáo lên cấp trên. những thông tin thu thập này là thông tin được ghi chép trực tiếp từ các bộ phận trong hệ thống thừa hành. - Các thông tin dùng để tra cứu : Là các thông tin dùng chung trong hệ thống, tồn tại trong một thời gian dài trong hệ thống và ít thay đổi, được dùng để tra cứu trong việc xử lý các thông tin luân chuyển và các thông tin tổng hợp. 2.2. Luồng thông tin ra. Thông tin ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào từng yêu cầu quản lý cụ thể. Đầu ra của HTTTQL thường là các thông tin kết quả và các thông tin này mang tính chất định kỳ theo thoừi gian. Các thông tin cần phải xử lý có thể chia làm 2 loại: - Thông tin đã xử lý: nhằm cô đọng, tổng hợp, chọn lọc, làm phong phú thêm cho thông tin... Cung cấp cho lãnh đạo khi ra những quyết định quản lý. - Thông tin ra quyết định : là các thông tin do hệ thống lãnh đạo ban hành, được chuyển qua hệ thống thông tin quản lý để nhân bản, cụ thể hoá thành nhiệm vụ chuyển xuống cho hệ thống thừa hành. 3. Giá trị của hệ thống thông tin quản lý. 3.1. Giá trị của một thông tin quản lý. Tự thân thông tin không có giá trị, thông tin chỉ có giá trị khi được các nhà quản lý sử dụng để tiện cho việc ra quyết định và thực hiện các quyết định này mang lại hiệu quả nào đó. Giá trị của một thông tin quản lý bằng chênh lệch giữ kết quả thực hiện tốt phương án của quyết định nhờ sử dụng thông tin đó với trung bình kết qủa thực hiện của các phương án. 3.2. Giá trị của một hệ thống thông tin quản lý. - Hầu hết các hệ thống thông tin đều được gọi là hệ thống thông tin quản lý bởi vì nó phục vụ cho công tác quản lý. - Giá trị của hệ thống thông tin quản lý là sự biểu hiện bằng tiền của tổng những thiệt hại rủi ro tránh được và của tổng những tận dụng cơ hội nhờ có hệ thống thông tin quản lý. 4. Mô hình hệ thống thông tin quản lý. Để tổ chức tốt các thông tin phục vụ quản lý, cần xây dựng các Modul dữ liệu, bao gồm: Các Modul cập nhật, xử lý thông tin tổng hợp và thông tin lân chuyển : Do lượng thông tin này lớn, đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh và chính xác nên khi xây dựng cần phải quan tâm đến các yêu cầu : - Tổ chức màn hình hợp lý, giảm thao tác người sử dụng. - Nắm vững thông tin quan trọng từ thông tin cần cập nhật. - Tự động nạp những giá trị đã biết và các giá trị lặp lại. Kiểm tra xác định nhanh các sai sót khi nhập liệu và thông báo cho người sử dụng biết. Các Modul cập nhật thông tin tra cứu : - Các thông tin tra cứu được dùng chung trong hệ thống trong một thời gian dài. Nó được cập nhật không thường xuyên, do đó việc tổ chức các Modul này cần đảm bảo để dễ tra cứu nhất. Các Modul lập bảng biểu, báo cáo : - Các Modul này được thiết kế dựa trên hệ thống các mẫu biểu, báo cáo theo quy định của hệ thống. III. Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý. Việc phân tích thiết kế bao gồm 5 bước sau đây: 1. Nghiên cứu thực tế. - Phỏng vấn: + Chuẩn bị phỏng vấn: Người phỏng vấn phải lập danh sách những người được phỏng vấn và trật tự phỏng vấn. Nhóm phỏng vấn thường gồm hai người: một là người trực tiếp phỏng vấn, hai là người trợ lý cho người thứ nhất, công cụ phỏng vấn là các bảng câu hỏi. + Tiến hành phỏng vấn: tại vị trí làm việc của người được phỏng vấn, thời điểm nên sau 30 phút bắt đầu làm việc của họ, thời gian phỏng vấn khoảng 1 giờ đến 1,5 giờ, thái độ phỏng vấn khiêm tốn. + Tổng hợp kết quả phỏng vấn: Bảng kết quả phỏng vấn gồm các phích dữ liệu, phích xử lý, bảng kê dữ liệu, bảng nhiệm vụ. Ngoài ra còn có các phương pháp sau để thu thập thông tin: Tra cứu tài liệu. Phiếu hỏi Quan sát. 2. Xây dựng các sơ đồ. - Sơ đồ luồng thông tin ( ICD ): là sự thể hiện bằng sơ đồ các dòng thông tin, các kho dữ liệu, thời điểm phát sinh các dữ liệu. - Sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD ): là sự thể hiện bằng sơ đồ các kho dữ liệu các luồng thông tin, các xử lý nhưng ở mức logic ( khác với sơ đồ ICD là không có trong sơ đồ mục thời gian, không gian, nơi làm việc, ai làm ). Sơ đồ luồng dữ liệu gồm có các mức: Sơ đồ khung cảnh, sơ đồ ngữ cảnh: không cần kho dữ liệu, không cần cập nhật dữ liệu. Sơ đồ mức cao: bắt đầu phân rã các xử lý. Các mối quan hệ trong DFD: Luồng thông tin DFD Kho dữ liệu Xử lý Thông tin cơ sở Sơ đồ cấu trúc dữ liệu (nếu có nhiều tệp) Các phích kho dữ liệu Phích kho dữ liệu cơ bản Các xử lý cấp cao hơn Hình 1.4: Quan hệ của DFD với các bộ phận bên trong Sơ đồ cấu trúc dữ liệu ( DSD ) Ví dụ về mối quan hệ của 2 bảng SO_TKIEM & KY_HAN: Tên tệp 1 *KY_HAN MO_TA ...... Quan hệ một – nhiều Tên tệp 2 *SO_SO KY_HAN ......... 3. Hợp thức hoá. Mục đích : Đảm bảo cho mô hình ngoài thực sự được xây dựng từ mô hình khái niệm. Đảm bảo cho các dữ liệu do mô hình dữ liệu xây dựng có thể dùng được cho các xử lý do mô hình đặt ra. Các bước tiến hành : Hợp thức hoá các thuộc tính.(đảm bảo cho mỗi thuộc tính có một nhiệm vụ, loại bỏ các thuộc tính không dùng để định danh). Hợp thức hoá các đối tượng.(hợp thức hoá mọi thuộc tính của đối tượng đó). Hợp thức hoá các quan hệ.(hợp thức hoá mọi đối tượng mà nó liên hệ và mọi thuộc tính mà nó mang). 4. Xây dựng mô hình logic dữ liệu. Mục đích : Xác định cách tổ chức logic của dữ liệu để thể hiện mô hình khái niệm đã hợp thức hoá. Tối ưu hoá cách tổ chức này với yêu cầu xử lý. Dùng công cụ mô hình quan hệ để chuyển mô hình cá thể sang mức logic theo quy tắc : Một thuộc tính của mô hình cá thể chuyển thành một trường của mức logic Một trường của mô hình cá thể chuyển thành một bản ghi. Một quan hệ trong mô hình cá thể được chuyển thành một đối tượng. 5. Xây dựng mô hình vật lý dữ liệu. Mục đích: Chia thành các modul xử lý logic. Có thể lập các modul chương trình khi có xem xét đến các điều kiện vật lý cụ thể. IV. Các bước phát triển một htttql. 1. Lý do để phát triển một HTTQL HTTTQL có những vấn đề quản lý mới nảy sinh đòi hỏi phải có những thay đổi lớn, yêu cầu thiết kế mới HTTTQL. HTTTQL cần những yêu cầu mới về nhiều lĩnh vực cần thiết phải thiết kế mới hệ thống HTTTQL có những thay đổi về khoa học công nghệ cần thiết kế mới để hoạt động hiệu quả hơn Nhà quản lý của HTTTQL có những chính sách mới đưa ra nhằm thiết kế mới hệ thống có chất lượng. 2. Các bước phát triển một HTTTQL Với những lý do thiết kế mới HTTTQL, các nhà quản lý và thiết kế HTTT đưa ra những dự toán tiến trình và lựa chọn những phương án tối ưu nhất cho mỗi tiến trình đó để thiết lập một HTTTQL mới ưu việt nhất, các công đoạn phân tích thiết kế đưa đến một HTTTQL tương lai khá hiệu quả với những giai đoạn: ¨ Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu về HTTT mới Nhằm mục đích cung cấp cho các nhà quản lý lãnh đạo của các tổ chức những thông tin để cho họ ra quyết định phát triển HTTT mới. Công đoạn này thể hiện được tính khả thi, hiệu quả sơ bộ của HTTT sắp được thiết kế. Các nhiệm vụ của giai đoạn: Lập kế hoạch đối với việc đánh giá yêu cầu Trình bày làm sáng tỏ những yêu cầu của HTTT mới Đánh giá tính khả thi của HTTT về tài chính, kỹ thuật, hiệu quả Giai đoạn này chỉ nên xem xét trong hai tuần. ¨ Giai đoạn 2: Phân tích thiết kế HTTT mới. Mục đích chính của công đoạn là phải hiểu cho rõ HTTT hiện có, tìm ra những nguyên nhân thực sự về những yếu kém của HTTT hiện có để xác định rõ ràng buộc đối với HTTT mới trong mối quan hệ với HTTT cũ: Nghiên cứu môi trường của HTTT đang xem xét Nghiên cứu về HTTT hiện có mà cần có thay đổi thiết kế mới Chẩn đoán và đề xuất các yếu tố của giải pháp thiết kế mới Thay đổi đề xuất của dự án thiết kế mới. ¨ Giai đoạn 3: Thiết kế logic hệ thống mới. Nhiệm vụ của công đoạn là xác định tất cả các yếu tố logic cấu thành nên HTTT mới cho phép giải quyết những vấn đề mà HTTT mới đặt ra: Phải thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế xử lý cơ sở dữ liệu Thiết kế các dòng thông tin vào Hoàn thiện các tài liệu về HTTT mới. ¨ Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án giải pháp. Mục tiêu công đoạn là trình bày một số phương án với góc độ khác nhau, với quan niệm khác nhau để tìm phương án tối ưu về HTTT mới: Xác định các ràng buộc về mặt tổ chức và mặt công nghệ thông tin đối với HTTT Xây dựng các phương án giải pháp ( thiên về tối ưu tài chính – kỹ thuật). Đánh giá các phương án ( về hiệu quả, thời gian, tài chính,...). ¨ Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài. Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra Thiết kế các phương thức tương tác với các phần tin học hoá HTTT. Thiết kế các thủ tục xử lý thủ công. ¨ Giai đoạn 6: Thực hiện kỹ thuật. Thiết kế logic, thiết kế vật lý trong. Lập trình Kiểm tra toàn bộ hệ thống sau khi thực hiện kỹ thuật hoàn thành. Hoàn thiện các tài liệu, hồ sơ về HTTT mới. ¨ Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác. Chuyển đổi một số lĩnh vực, một số tình trạng của hệ thống mới. Đánh giá hoạt động của HTTT Trong quá trình phân tích thì có thể khi thực hiện những công đoạn sau nhưng phải quay về công đoạn trước đó để xem xét, kiểm tra sự thực hiện công đoạn hiện thời do có nhiều vấn đề phát sinh bất thường trong phân tích thiết kế mới HTTT. 3. Các phương pháp tin học hoá. Có 2 phương pháp cơ bản để ứng dụng tin học trong công tác quản lý : Phương pháp tin học hoá toàn bộ: Tin học hoá tất cả các chức năng quản lý và thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự độnghoá thay đổi cho cấu trúc cũ. Ưu điểm : Các chức năng quản lý được tin học hoá một cánh triệt để nhất, đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống. Nhược điểm : Phương pháp này thực hiện lâu và khó khăn, đầu tư ban đầu lớn, hệ thống không có tính mềm dẻovà sự kế thừa. Mặt khác, khi thay đổi hoàn toàn hệ thống cũ sẽ vấp phải thói quen của những người làm việc trong hệ thống, đây là một yếu tố tương đối khó vượt qua. Phương pháp tin học hoá từng phần: Tin học hoá từng chức năng theo một trình tự nhất định theo yêu cầu của từng bộ phận trong một tổ chức. Việc thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống được thực hiện một cách độc lập với những phân hệ khác. Ưu điểm : Thực hiện đơn giản, đầu tư ban đầu không lớn, phân hệ có tính mềm dẻo vì sự phát triển của phân hệ này không ảnh hưởng đến các phân hệ khác, dễ được những người làm việc trong hệ thống chấp nhận hơn so với việc tin học hoá toàn bộ. Dễ thích ứng với tình trạng vốn ít. Nhược điểm : Tính nhất quán không cao trong toàn hệ thống, do vậy không tránh khỏi việc dư thừa và trùng lặp thông tin. Trên thực tế, người ta thường áp dụng cả 2 phương pháp nhằm giảm thiểu những nhược điểm của từng phương pháp. Tuy vậy, phải tính đến sự phf hợp của từng phương pháp với trình độ tổ chức, trình độ quản lý, quy mô hoạt động và tiềm năng tài chính của tổ chức đó. V. Một số phương pháp phân tích hiệu quả kinh tế của dự án phát triển một HTTTQL. 1. Đánh giá đa tiêu thức. Việc đánh giá có quy trình như sau: Xác định tất cả các tiêu thức cần đánh giá ( chung cho các phương án ), tuy nhiên sẽ có tiêu thức được ưu tiên. Xác định trọng số cho từng tiêu thức ( chung cho các phương án ), coi tất cả các tiêu thức có trọng số là 100% thì mỗi tiêu thức có trọng số bao nhiêu tuỳ theo tầm quan trọng. Xác định mức điểm cho mỗi tiêu thức ( cho từng phương án cụ thể ), điểm cho một tiêu thức nên dao động trong khoảng [-n, +n] nào đó, tiêu thức ưu tiên hơn thì điểm (+) cao hơn và ngược lại đến điểm (-n). Nhân điểm của tiêu thức với trọng số thì được nhân điểm của tiêu thức đó. Sau đó cộng lại thành tổng số điểm cho phương án đó, có bao nhiêu phương án thì có nhiêu tổng số điểm, từ cơ sở này người thiết kế đánh giá và lựa chọn phương án hiệu quả nhất. Kết quả tính toán trên bảng. 2. Phân tích chi phí - lợi ích. Xác định các khoản mục chi phí. + Chi phí về nhân lực + Chi phí về phần cứng, phần mềm + Chi phí về văn phòng phẩm và thông tin đầu vào + Chi phí cho chuẩn bị mạng + Chi phí chung + Chi phí khác - Xác định tổng chi phí cho dự án ( gồm chi phí cố định 20% và tổng chi phí biến động khoảng 80% tổng chi phí cho dự án ). Xác định các khoản mục lợi ích: + Phải lượng hoá lợi ích về một đơn vị đo ( giá trị ) sao cho lợi ích bù đắp được chi phí và có hiệu quả. + Tăng thu nhập. + Tránh được các thất thoát. + Giảm các chi phí. + So sánh chi phí – lợi ích để xác định HTTT có hiệu quả hay không, thông qua bảng. Tính chênh lệch mỗi phương án = Tổng lợi ích - Tổng chi phí trong n năm trong n năm Nếu chênh lệch càng lớn thì hoạt động ngày một hiệu quả. VI.Tổ chức cơ sở dữ liệu (csdl) và quản trị cơ sở dữ liệu (qtcsdl) 1. Cơ sở dữ liệu. 1.1. Khái niệm. CSDL là một tập hợp dữ liệu được tổ chức đặc biệt và được lưu trữ trên các thiết bị nhớ của máy tính nhằm cung cấp thông tin cho những người sử dụng khác nhau. Việc quản lý tập hợp dữ liệu này do một chương trình máy tính tự động thực hiện. Một CSDL có các chức năng sau : Có khả nămg lưu trữ và nhập thêm thông tin. Có thể cập nhật được dữ liệu. Có khả năng cung cấp thông tin cho người sử dụng. 1.2.Kho dữ liệu. Trong mỗi HTTT đều có những kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm được nhanh chóng những dữ liệu cần thiết. 1.3.Ngân hàng dữ liệu. Nếu kho dữ liệu được đặt trên các phương tiện nhớ của máy tính điện tử và được bảo quản bởi chương trình máy tính thì được gọi là Ngân hàng dữ liệu. Cách tổng quát: Ngân hàng dữ liệu là một hệ thống dùng máy tính điện tử để lưu trữ, quản lý tập trung dữ liệu nhằm phục vụ cho nhiều người và nhiều mục đích quản lý khác nhau. Theo ngôn ngữ mô hình dữ liệu, Ngân hàng dữ liệu là một tập hợp các cơ sở dữ liệu có liên quan với nhau. 1.4. Quản lý dữ liệu. Một hệ thống thường quản lý dữ liệu tác nghiệp tập trung trên một cơ sở dữ liệu hợp nhất. Việc quản lý phải đảm bảo được vấn đề : Giảm lượng dư thừa thông tin khi lưu trữ. Có thể dùng chung một cơ sở dữ liệu cho nhiều bộ phận trong cùng một hệ thống và sử dụng với nhiều mục đích khác nhau. Đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu trong hệ thống. Dễ dàng bảo trì dữ liệu và trao đổi dữ liệu với các hệ thống thông tin khác. Đảm bảo an toàn và toàn vẹn dữ liệu bằng cánh áp dụng các biện pháp bảo vệ. 1.5. Mô hình dữ liệu. Có nhiều kiểu mô hình dữ liệu: Mô hình dữ liệu quan hệ Mô hình dữ liệu phân cấp Mô hình dữ liệu E-R ( Entity-Relationship ) Hiện nay, tất cả những hệ quản trị cơ sở dữ liệu đều thường dùng mô hình dữ liệu quan hệ. Mô hình dữ liệu quan hệ: Là một bản khắc hoạ cơ sở dữ liệu, nó chỉ ra các thực thể, các thuộc tính của mỗi thực thể và những mối quan hệ giữa các thực thể trong cơ sở dữ liệu ấy. + Mô hình dữ liệu quan hệ giúp người sử dụng hiểu được cấu trúc, quan hệ ý nghĩa của dữ liệu, điều đó rất cần thiết giúp họ hiểu được và lập cơ sở dữ liệu. + Lập mô hình dữ liệu quan hệ là phần chính của thiết kế cơ sở dữ liệu, tuy nhiên phải có phương tiện để tra cứu và truy vấn cơ sở dữ liệu đã thiết kế và tạo lập, trích rút những dữ liệu cần thiết phục vụ cho nhà quản lý 2. Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu. 2.1. Yêu cầu của việc phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu. Xác định mục đích của cơ sở dữ liệu : Đây là công việc quan trọng nhất. Là một cán bộ thiết kế, họ phải biết dữ liệu dùng để làm gì ?. Muốn vậy phải nghiên cứu xem người sử dụng cơ sở dữ liệu trong tương lai cần trích rút những dữ liệu nào ( dưới dạng các báo cáo như thế nào ), sử dụng thường xuyên cơ sở dữ liệu ấy vào công việc gì ? Phác hoạ mô hình dữ liệu : + Trước hết phải xác định các thực thể và thuộc tính của các thực thể. + Xác định thực thể nào với những thuộc tính nào cần được ghi nhận trong cơ sở dữ liệu để đạt được các mục tiêu đã đề ra ở trên, thực chất là xác định cơ sở dữ liệu cần chứa những bảng nào, mỗi bảng cần chứa những cột nào. + Nguyên lý xác định các bảng, các cột trong bảng: .Giảm tối thiểu sự trùng lặp: Các bảng khác nhau không nên chứa những dữ liệu giống nhau. .Tránh dư thừa: Mỗi bảng chỉ chứa vừa đủ dữ liệu cần thiết về một thực thể. .Tăng cường tính độc lập giữa các cột. .Dữ liệu nguyên tố ( dữ liệu ít khi chia nhỏ hơn nữa ). Xác định những mỗi quan hệ giữa các thực thể: Sau khi đã phân chia dữ liệu vào các bảng, nhà thiết kế phải tìm ra mối quan hệ giữa các bảng để sau này trích rút hay kết hợp dữ liệu đáp ứng nhanh yêu cầu người sử dụng. Duyệt lại mô hình dữ liệu: Để khắc phục, phát hiện những khiếm khuyết của mô hình dữ liệu ở trên, lúc này tìm ra và chỉnh sửa dễ hơn nhiều sau khi các bảng cơ sở dữ liệu đã chứa đầy đủ thông tin về các thực thể. 2.2. Các bước thiết kế cơ sở dữ liệu . 2.2.1. Xây dựng lược đồ khái niệm. Là lược đồ dùng để mô tả vùng ứng dụng. Đó là mô tả các thực thể được mô hình hoá như các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Cụ thể nó bao gồm danh sách các kiểu thực thể cần xem xét và ràng buộc giữa chúng. (Xác định xem các thông tin này dùng cho việc gì... 2.2.2. Xây dựng lược đồ cơ sở dữ liệu. - Mô tả dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu. - Xác định những thành phần được lưu trữ và đường truy nhập giữa chúng. - Xây dựng lược đồ vật lý: - Mô tả cấu trúc vật lý của CSDL. Nó bao gồm cả thông tin chi tiết về các khuôn dạng, bản ghi, mẫu mã... - Cấu trúc vật lý : Là cấu trúc dùng để lưu trữ một cơ sở dữ liệu gồm các tệp trên đĩa, băng từ và các chương trình xử lý... - Hệ sao lưu (Backup) và khôi phục là đơn thể cho phép xâu dựng lại CSDL sau những sự cố do phần cứng hoặc phần mềm gây ra. - Giao diện giữa người sử dụng và máy bao gồm các chương trình ứng dụng, bộ chương trình báo cáo và ngôn ngữ hỏi đáp. - Người sử dụng chương trình ứng dụng có thể đưa vào tìm kiếm và cập nhật dữ liệu trong cơ sở dữ liệu mà không cần có những hiểu biết nào về cơ sở dữ liệu khi sử dụng những chương trình này. Khi sử dụng các chương trình báo cáo và ngôn ngữ hỏi đáp, cần phải có những kiến thức cùng với những hiểu biết về nội dung của cơ sở dữ liệu và các đường truy cập. Bộ chương trình báo cáo là một tiện ích trợ giúp người sử dụng tạo ra báo cáo. - Hệ thống đơn thể (Modul) chương trình : Quy chiếu từ logic sang vật lý. - Hệ con riêng (Privicy Sub-System): Hệ này bảo vệ cơ sở dữ liệu tránh những truy nhập trái phép vào cơ sở dữ liệu. - Hệ con toàn cục (Integrity Sub-System): Hệ này bảo vệ cơ sở dữ liệu tránh việc đưa vào một số kiểu dữ liệu sai. 2.3. Thiết lập mô hình dữ liệu một thực thể Người thiết kế biểu diễn thực thể bằng một hình chữ nhật gồm tên thực thể, dưới tên các thực thể là tên các thuộc tính. Yếu tố phân biệt: Mỗi thực thường biểu diễn nhiều các thể. Để tránh nhầm lẫn thì mỗi các thể phải xác định duy nhất, cách tốt nhất là dùng yếu tố phân biệt giữa chúng. Một thuộc tính hay một tổ hợp các thuộc tính sẽ xác định mỗi cá thể một cách duy nhất gọi là yếu tố phân biệt. Có thể có vài thuộc tính hoặc tập hợp thuộc tính cùng có khả năng làm yếu tố phân biệt cho các cá thể của một thực thể. Mô hình dữ liệu như sau: TÊN THỰC THỂ YẾU TỐ PHÂN BIỆT (KHOÁ) - THUỘC TÍNH KHÁC Yếu tố phân biệt được đặt dấu * đằng trước. 2.4. Thiết lập cơ sở dữ liệu chỉ chứa một bảng. Phiên dịch mô hình dữ liệu một thực thể thành cơ sở dữ liệu một bảng. - Mỗi thực thể trở thành một bảng - Mỗi thuộc tính trở thành một cột - Tên thực thể trở thành tên bảng - Dùng yếu tố phân biệt làm khoá chính - Quy tắc kiện toàn thực thể: Mỗi dòng trong bảng phải có một giá trị không rỗng của cột khoá chính để xác định các thể xuất hiện ở dòng đó một cách duy nhất. 2.5. Mối quan hệ giữa các bảng. 2.5.1. Mối quan hệ một - một Giả sử cơ sở dữ liệu có hai thực thể A và B được ghi nhận bằng hai bảng dữ liệu A và B, ta nói rằng có một mối quan hệ một - một giữa hai thực thể A, B hay hai bảng A, B nếu mỗi dòng của A tương ứng với một dòng của B và ngược lại mỗi dòng của bảng B tương ứng với một dòng của bảng A. Việc sát nhập hai bảng A, B lại vẫn có thể dễ dàng. Mối quan hệ này xuất hiện khi tách một bảng rất nhiều cột thành hai bảng cho đỡ cồng kềnh, quy mô nhỏ hơn. 2.5.2. Mối quan hệ một - nhiều 2.5.2.1. Mô hình với mối quan hệ một - nhiều Ta nói rằng có một mối quan hệ một – nhiều (one to many) giữa hai thực thể hay hai bảng A, B nếu mỗi dòng trong bảng A tương ứng (có liên quan ) với nhiều dòng trong bảng B nhưng ngược lại mỗi dòng trong bảng B chỉ tương ứng với một dòng trong bảng A. Bảng A ở phía một gọi là “bảng chủ” bảng B ở phía nhiều gọi là “bảng kết” hay “bảng quan hệ. Mô hình quan hệ sau mô tả mối quan hệ một – nhiều giữa 2 bảng thuộc cơ sở dữ liệu tiết kiệm : SO_TKIEM * So_so Ky_han ...... KY_HAN * Ky_han Mo_ta ...... Trong mô hình dữ liệu với mối quan hệ một- nhiều được minh hoạ bằng một đường nối hai thực thể với nhau có hình chân quạ ở phía nhiều. Mở rộng ra: Trong thực tế, mối quan hệ một – nhiều thường xuyên xuất hiện, đôi khi thể hiện theo cấu trúc thứ bậc hình cây. Mô hình quan hệ sau mô tả mối quan hệ một – nhiều giữa 2 bảng thuộc cơ sở dữ liệu tiết kiệm : LOAI_PS Loai_ps So_so ...…. SO_TKIEM * So_so Ky_han ...…. KY_HAN * Ky_han Mo_ta ...... 2.5.2.2. Tạo lập cơ sở dữ liệu với mối quan hệ một - nhiều Các quy tắc phiên dịch mô hình dữ liệu với mối quan hệ một – nhiều thành cơ sở dữ liệu giống mối quan hệ một – một nhưng chỉ có khác là đưa khoá chính thuộc phía một vào phía nhiều thành khoá ngoại lai. Yêu cầu về tính vẹn toàn trong quan hệ: mỗi giá trị của khoá ngoại lai trong bảng phía nhiều đều phải trùng với một giá trị duy nhất của khoá chính trong bảng phía một. 2.5.3. Mối quan hệ nhiều - nhiều 2.5.3.1. Mô hình với mối quan hệ nhiều - nhiều Ta nói rằng có một mối quan hệ nhiều – nhiều giữa hai thực thể hay hai bảng A và B nếu mỗi dòng trong bảng A tương ứng ( có liên quan ) với nhiều dòng trong bảng B và ngược lại mỗi dòng trong bảng B có liên quan với nhiều dòng trong bảng A. Khi có mối quan hệ nhiều – nhiều ta cần tạo ra một thực thể thứ ba gọi là thực thể giao để liên kết hai thực thể kia qua hai mối quan hệ một – nhiều 2.5.3.2. Tạo lập cơ sở dữ liệu với mối quan hệ nhiều - nhiều Quy tắc phiên dịch mô hình dữ liệu với mối quan hệ nhiều – nhiều thành cơ sở dữ liệu giống mô hình một- nhiều, riêng hai mối quan hệ một - nhiều thì bảng phía nhiều được thêm hai cột: một để chứa khoá ngoại lai trùng với khoá chính ở bảng thuộc phía một, cột còn lại để chứa khoá ngoại lai ở bảng phía một còn lại. 3. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu. 3.1. Khái niệm. - Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System - DBMS) là phần mềm cho phép người sử dụng có thể truy nhập tới các cơ sở dữ liệu. Việc truy nhập được tiến hành như sau : - Người sử dụng (User) đưa ra các yêu cầu truy nhập CSDL trên một ngôn ngữ dữ liệu nào đó. - HQTCSDL nhận được yêu cầu và tiến hành phân tích các yêu cầu này. - HQTCSDL kiểm tra các sơ đồ ngoài. Lược đồ khái niệm, sơ đồ trong và xác định các cấu trúc lưu trữ. - HQTCSDL thực hiện các xử lý cần thiết trên CSDL. Theo trình tự thực hiện, HQTCSDL sẽ tìmkiếm mọi cấu trúc lưu trữ bên trong được truy nhập đến, làm xuất hiện các cấu trúc lưu trữ theo yêu cầu của người sử dụng. Kiểm tra vào và trao quyền sử dụng cho người dùng. 3.2. Các chức năng của HQTCSDL. - Thiết kế và quản trị cơ sở dữ liệu - Các công cụ định nghĩa trường cho mỗi bảng, phương tiện xem, bổ sung, thay đổi, loại bỏ khi thấy cần thiết, chức năng đưa vào các quy tắc định dạng và toàn vẹn của dữ liệu. - Thiết kế các biểu hỗ trợ quyết định(Decision Support Form) : - Chức năng tạo màn hình truy nhập đến các cơ sở dữ liệu bằng cách sử dụng các nút bấm, hộp kiểm tra và tìm kiếm, chức năng nhập và lọc dữ liệu, chức năng thiết kế màn hình mà không cần phải lập trình,... - Tạo biểu bảo trì dữ liệu (Data Maintenance Form). - Lập trình nhập dữ liệu (Data Entry Program). - Tạo biểu phân cột (Columnar Report) : Xây dựng các báo cáo tính toán theo nhóm. - Chức năng tạo thực đơn. - Triển khai ứng dụng. - Chức năng bảo mật. 4. HQTCSDL Microsoft Access 97 & ngôn ngữ lập trình Visual basic 6.0 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 97 tuy chưa phải là Hệ quản trị cơ sở dữ liệu mang tính chất tối ưu cho hệ điều hành mạng như một số loại Hệ quản trị cơ sở dữ liệu : ORACLE, SQL Server, …Tuy nhiên, nó vẵn là một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu cá nhân đứng đầu mặt khác cấu hình của các máy Server cũng như các máy PC để sử dụng cho Hệ quản trị cơ sở dữ liệu này cũng chỉ cần ở mức vừa phải. Hơn nữa, do tình hình phát triển của Công nghệ thông tin ở Việt nam hiện nay thì Hệ quản trị cơ sở dữ liệu này vẵn đang rất thích hợp với cơ quan nói riêng và với Việt nam nói chung. Nếu nhìn nhận một cách khách quan thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 97 có những tính năng quản trị cơ sở dữ liệu rất ưu việt như: Tính bảo mật cao, hoạt động tốt với hệ điều hành Window 9X, quản trị cơ sở dữ liệu một cách thống nhất, tập trung trong một tệp, giao diện đồ hoạ đơn giản, tiết kiệm bộ nhớ, truyền thông tốt với cơ chế OLE trên hệ máy Server cũng như Client. Trong thực tế, chỉ với giao diện của Microsoft Access 97 có đủ để xây dựng một ứng dụng hoàn chỉnh hay không? Câu trả lời chắc chắn là không, mặc dù nó có thể thực hiện được khá nhiều việc. Chỉ cần xét một khía cạnh đơn giản, một ứng dụng thực sự phải cung cấp cho người dùng một giao diện trực quan, đơn giản nhưng phải có khả năng giải quyết được toàn bộ công việc. Do đó, với Visual Basic 6.0 sẽ giải quyết được mọi vấn đề về giao diện. Một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng đang được sử dụng rộng rãi hiện nay. Chương II. CÔNG TÁC KHẢO SÁT VÀ MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ĐỀ TÀI I. Hệ thống Ngân hàng việt nam hiện nay. 1. Giới thiệu chung. Ngân hàng nhà nước Việt Nam thành lập từ năm 1951, từ đó đến giữa năm 1990 hoạt động của nó theo mô hình Ngân hàng một cấp, vừa đóng vai trò quản lý nhà nước vừa làm nhiệm vụ kinh doanh. Do vậy, hoạt động Ngân hàng mang nặng tính cấp phát hơn là tín dụng với đúng nghĩa của nó. Là một trong những ngành đi đầu trong sự nghiệp đổi mới, trải qua 2 năm thử nghiệm, với những thành công bước đầu và vấp váp, tháng 5 năm 1990 lần đầu tiên nhà nước ta đã ban hành pháp lệnh về Ngân hàng, đánh dấu cho một giai đoạn quan trọng, giai đoạn mới toàn diện, căn bản của hoạt động Ngân hàng. Cũng trong pháp lệnh này đã chính thức chuyển đổi sang mô hình Ngân hàng 2 cấp. Tiếp theo vào tháng 10 năm 1998 Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã chính thức đưa bộ luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và Luật các tổ chức tín dụng vào thi hành. Mô hình Ngân hàng 2 cấp : Ngân hàng Nhà nước đóng vai trò là Ngân hàng TW làm nhiệm vụ quản lý Nhà nước về tiền tệ và quản lý về mọi mặt hoạt động của các Ngân hàng thương mại cũng như các tổ chức tín dụng các cấp. Thống đốc Ngân hàng là người lãnh đạo cao nhất của Ngân hàng TW. Hệ thống các Ngân hàng thương mại nhiều thành phần làm nhiệm vụ kinh doanh tiền tệ, tín dụng và dịch vụ Ngân hàng. Từ đó đến nay chỉ sau một số năm, từ một Ngân hàng duy nhất nay đã có 4 Ngân hàng thương mại quốc doanh; 44 Ngân hàng thương mại cổ phần; 14 chi nhánh Ngân hàng nước ngoài; 7 Ngân hàng liên doanh; 2 công ty tài chính và hàng ngàn tổ chức tín dụng đang hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam. Ngân hàng Nhà nước và các Ngân hàng thương mại Việt Nam cũng quan hệ với rất nhiều Ngân hàng trên thế giới thông qua việc mở tài khoản thanh toán mậu dịch và các dịch vụ đa dạng khác. Cùng với chính sách quản lý đổi mới toàn diện từ Ngân hàng TW đến địa phương thì Ngân hàng TW cũng thành lập ra các bộ phận tác nghiệp riêng, được thành lập theo yêu cầu của Thống đốc để thực hiện các chức năng và nhiệm vụ do Thống đốc giao. Đó là các Vụ, Viện, Ban, Cục... 2. Cục công nghệ tin học Ngân hàng. Cục Công nghệ tin học Ngân hàng là bộ phận tác nghiệp của Ngân hàng TW có chức năng tham mưu cho Thống đốc về lĩnh vực tin học hóa ngành Ngân hàng và có nhiệm vụ chính là ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực Ngân hàng nói chung và cho Ngân hàng TW nói riêng. Địa điểm phòng thực tập: Phòng kỹ thuật phần mềm. Có chức năng tham mưu và nhiệm vụ thực hiện các chỉ thị của cục trưởng về lĩnh vực xây dựng và phát triển các phần mềm tin học ứng dụng trong ngành Ngân hàng. Trong quá trình thực tập ở đây em đã nghiên cứu và tìm hiểu về lĩnh vực ứng dụng tin học trong công tác quản lý để xây dựng các phần mềm về quản lý cho hệ thống Ngân hàng nói chung và cho các Ngân hàng thương mại quốc doanh nói riêng. Cũng tại đây em đã tìm hiểu về hoạt động ứng dụng tin học vào công tác quản lý các tại các Ngân hàng thương mại quốc doanh và đã được các anh chị tại phòng kỹ thuật phần mềm hướng dẫn để em hoàn thành công tác nghiên cứu và chọn đề tài báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp “Tin học hoá công tác quản lý tiền gửi tiết kiệm cho các Ngân hàng thương mại quốc doanh và hệ thống Ngân hàng Việt Nam ”. 3. Hệ thống Ngân hàng thương mại quốc doanh ở nước ta hiện nay. 3.1. Loại hình doanh nghiệp. Ngân hàng Thương mại quốc doanh là doanh nghiệp nhà nước được thành lập và hoạt động với mục đích chính là lợi nhuận, ngoài ra còn có tác dụng điều tiết vĩ mô nhà nước về tiền tệ. 3.2. Lĩnh vực hoạt động của các Ngân hàng Thương mại quốc doanh. Lĩnh vực hoạt động chủ yếu là kinh doanh tiền tệ. Huy động vốn trong nước và nước ngoài. Cho các tổ chức và cá nhân vay vốn và một số nghiệp vụ kinh doanh khác. Ngoài ra, Ngân hàng thương mại quốc doanh hoạt động nhằm điều tiết vĩ mô nhà nước và tuân theo các quy định của Nhà nước nói chung và các quy định của Ngân hàng TW nói riêng. 3.3. Cơ cấu tổ chức trong các Ngân hàng Thương mại quốc doanh. Mô hình tổ chức: TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC 1 PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC 2 Phòng Kế toán. Phòng ngân quỹ. Phòng kiểm soát. Phòng kế hoạch nguồn vốn. Phòng tín dụng. Phòng quan hệ quốc tế và quản lý dự án. Văn phòng chính. Bàn huy động vốn số 1 Bàn huy động vốn số 2 Bàn huy động vốn số 3 …. Bộ phận hành chính. Bộ phận hành chính. Hình 2.1: Mô hình tổ chức trong một Ngân hàng thương mại quốc doanh. 3.4. Mô hình hoạt động kinh doanh của Ngân hàng Thương mại quốc doanh. Theo quyết định số 200/QĐ-NH5 của Ngân hàng nhà nước, các Ngân hàng thương mại được phép thực hiện các nghiệp vụ sau: ¨ Huy động vốn. - Nhận tiền gửi của các Ngân hàng hoặc các tổ chức kinh doanh tiền tệ thành viên để cân đối, điều hoà trong toàn hệ thống theo cơ chế để cho vay. - Huy động vốn trong nước và vay vốn nước ngoài bằng đồng Việt nam và bằng ngoại tệ, phát hành chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu, kỳ phiếu ngắn hạn và dài hạn. - Tiếp nhận vốn tài trợ, vốn uỷ thác đầu tư của Nhà Nước, các tổ chức quốc tế, cá nhân trong và ngoài nước cho các chương trình, dự án đầu tư và phát triển kinh tế. ¨ Cho vay vốn. Cho vay các Ngân hàng hoặc các tổ chức kinh doanh tiền tệ thành viên (Cho vay trong hệ thống). Cho vay các doanh nghiệp, hộ gia đình,...(Cho vay ngoài hệ thống). ¨ Các nghiệp vụ kinh doanh khác. Nhận chiết khấu các giấy tờ có giá. Hùn vốn, liên doanh, mua cổ phần và đầu tư chứng khoán. Mua bán và làm đại lý mua bán tín phiếu, trái phiếu Chính phủ, các tổ chức và doanh nghiệp trong nước và nước ngoài. Tham gia thị trường liên Ngân hàng, thị trường tiền tệ ngắn hạn và thị trường chứng khoán quốc gia... Hiện tại, hoạt động nghiệp vụ được phản ánh đầy đủ qua bảng tổng kết tài sản sau: Nguồn vốn Sử dụng vốn 1/ Vốn điều lệ. 2/ Các Quỹ: Quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ. Quỹ dự trữ đặc biệt. Các loại quỹ khác. 3/ Vốn huy động. 4/ Vốn điều hoà. 5/ Vốn vay. 6/ Các nguồn vốn khác. 1/ Cho vay: Cho vay trong hệ thống. Cho vay ngoài hệ thống. 2/ Quỹ an toàn. 3/ Hùn vốn cổ phần. 4/ Mua chứng khoán. 5/ Tài sản cố định. 6/ Sử dụng vốn khác Nguồn vốn: Vốn điều lệ và các quỹ: Vốn điều lệ là vốn cần có để thành lập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. Trong quá trình kinh doanh, doanh nghiệp có thể trích lợi nhuận, phát hành trái phiếu để tăng thêm vốn điều lệ, mở rộng quy mô kinh doanh. Các quỹ cũng được coi là nguồn vốn kinh doanh, các quỹ đều được trích ra từ lợi nhuận thu được trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Vốn huy động: - Loại vốn có nguồn gốc từ các khoản tiết kiệm của các tổ chức dân cư, kinh tế và xã hội. Loại vốn này được huy động tại các bàn huy động vốn của các Ngân hàng. Vốn điều hoà: - Vốn này do các Ngân hàng cơ sở và các tổ chức kinh doanh tiền tệ khác gửi lên để điều hoà, phân phối cho các Ngân hàng cơ sở và các tổ chức tín dụng khác đang cần vốn. Vốn vay: Chủ yếu là vay của các tổ chức tài chính (Ngân hàng Nhà nước, các Ngân hàng thương mại, quỹ tín dụng khu vực, quỹ tín dụng cơ sở,...) và vay nước ngoài. Các nguồn vốn khác: Như lãi chưa phân phối, vốn uỷ thác đầu tư... Các nguồn vốn trên được sử dụng trong các lĩnh vực sau: Cho vay các tổ chức trong và ngoài hệ thống theo nguyên tắc ưu đãi các tổ chức trong hệ thống về mặt lãi suất. Lập quỹ an toàn để bù đắp rủi ro trong kinh doanh. Hùn vốn mua cổ phần của các doanh nghiệp, mua chứng khoán sinh lợi. Mua mới, sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định, hiện đại hoá công cụ lao động ... nhằm làm tăng hiệu quả công việc. Các sử dụng vốn khác: Chi phí giao dịch, đi lại 4. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại các Ngân hàng thương mại quốc doanh hiện nay. Trong thời gian thực tập tại Cục Công ngệ tin học Ngân hàng - Đơn vị thuộc Ngân hàng TW. Khi nghiên cứu về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin của ngành Ngân hàng nói chung và của các Ngân hàng thương mại quốc doanh nói riêng, tình hình ứng dụng của các bộ phận này như sau: Để phục vụ công việc kinh doanh và quản lý của các cơ quan này chủ yếu sử dụng một số mạng máy tính. Hệ điều hành mạng chủ yếu ở đây là Novel Netware cho các máy trạm và máy chủ. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu của các cơ quan chủ yếu là hệ quản trị cơ sở dữ liệu Foxpro 2.6 for DOS cùng với bộ chương trình quản lý chạy trên môi trường này bao gồm: + Phân hệ huy động vốn (bao gồm các chương trình quản lý tiền gửi tiết kiệm, quản lý trái phiếu, kỳ phiếu, quản lý tín dụng...). + Chương trình kế toán giao dịch Ngân hàng. + Chương trình thanh toán tiền điện tử . + Chương trình thanh toán bù trừ qua mạng máy tính. + Chương trình quản lý vốn cổ phần. + Chương trình quản lý vốn trung, dài hạn. + Chương trình quản lý nhân sự. Tuy nhiên, do một số nhược điểm tồn tại của hệ quản trị cơ sở dữ liệu này đồng thời với việc những chương trình này đã có những lạc hậu, do đó hướng phát triển chung của các Ngân hàng này là bảo trì, cải tiến, bổ sung, nâng cấp và thay đổi sao cho khắc phục được các nhược điểm của bộ chương trình này. Cụ thể, với chương trình cải tiến hệ thống này đang xây dựng lại một số chương trình như: Chương trình quản lý nhân sự (đang được viết lại bằng HQTCSDL Microsoft Access 97 và ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 tại phòng kỹ thuật phần mềm – Cục Công nghệ tin học Ngân hàng) và họ đang có xu hướng thay đổi một số chương trình như phân hệ huy động vốn, chương trình quản lý vốn cổ phần... Do vậy, em đã nghiên cứu, với tính chất học hỏi nhằm thiết kế chương trình tin học hoá công tác quản lý tiền gửi tiết kiệm mới với tính chất kế thừa chương trình cũ để phát huy được những mặt ưu điểm và khắc phục những nhược điểm của chương trình cũ. II. Nghiệp vụ quản lý tiền gửi tiết kiệm tại các Ngân hàng thương mại quốc doanh. 1. Vai trò của huy động vốn tiết kiệm trong dân. Vốn huy động tiết kiệm là một bộ phận của huy động vốn, nó góp phần tận dụng số tiền nhàn rỗi trong dân cư và các tổ chức kinh tế, xã hội khác để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh. Tuy không chiếm tỉ trọng cao trong trong tổng nguồn vốn nhưng nó là một bộ phận không thể thiếu ddược trong hệ thống huy động vốn. Ngoài ý nghĩa kinh tế nó còn góp phần làm thay đổi thói quen của của đa bộ phận dân cư đó là thích tích luỹ hơn là góp phần đầu tư xây dựng đất nước. điều này có ý nghĩa rất quan trọng vì số tiền nhàn rỗi trong dân cư rất lớn (theo con số thống kê năm 1999 thì khoảng hơn 1,2 tỷ USD) trong khi đất nước lại rất cần có vốn để phục vụ cho phát triển kinh tế xã hội. 2. Quy trình kế toán gửi của hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm. 2.1. Tại bàn gửi tiết kiệm. 2.1.1. Quy trình nghiệp vụ kế toán giao dịch. Xử lý đầu ngày: Dự kiến doanh số thu, chi hàng ngày, đầu giờ giao dịch thủ quỹ viết giấy tạm ứng (tiền mặt, ngân phiếu thanh toán) có ý kiến của trưởng phòng kế toán và duyệt của Tổng giám đốc. Với tiền gửi không kỳ hạn. - Nhận tiền gửi lần đầu: + Kế toán hướng dẫn khách hàng lập giấy gửi tiền. + Căn cứ vào giấy gửi tiền khách hàng nộp, viết sổ tiết kiệm, phiếu lưu và yêu cầu ký chữ ký mẫu. Sau đó ký tên, chuyển sang bộ phận kiểm soát trước quỹ. + Bộ phận kiểm soát trước quỹ kiểm soát chứng từ, ghi nhật ký quỹ và chuyển chứng từ sang thủ quỹ. + Thủ quỹ kiểm soát lại, ký tên và chuyển cho người kiểm soát ký, đóng dấu vào sổ tiết kiệm, sau đó trả sổ khách hàng, chuyển chứng từ cho kế toán viên. + Kế toán nhận chứng từ, xuất sổ in quan trọng hàng ngày, giấy gửi tiền, đóng nhật ký ngày. + Định khoản: Nợ TK: Tiền mặt tại quỹ. Có TK: Tiền gửi khách hàng. - Nhận tiền gửi tiếp: + Khách hàng phải nộp sổ tiết kiệm cũ và trình tự xử lý hạch toán tương tự như gửi tiền lần đầu. Điểm khác: Không viết sổ tiết kiệm. Khách hàng không phải đăng ký chữ ký mẫu. Kế toán ghi tiếp số tiền gửi trên sổ tiết kiệm, phiếu lưu và rút số dư mới. - Trả một phần số dư trên sổ: + Khách hàng nộp sổ tiết kiệm cho kế toán và yêu cầu rút tiền. + Kế toán viết giấy lĩnh tiền và yêu cầu khách hàng ký chữ ký mẫu. + Kế toán rút phiếu lưu kiểm soát, đối chiếu chứng minh thư và chữ ký mẫu, ghi sổ tiền lấy ra, rút số dư trên sổ tiết kiệm, phiếu lưu và giấy lĩnh tiền, ký tên vào nhật ký quỹ sau đó chuyển sang kiểm soát trước quỹ ( Giấy lĩnh tiền, sổ tiết kiệm, phiếu lưu). Bộ phận này kiểm soát lại, sau đó chuyển sang thủ quỹ giấy lĩnh tiền, sổ tiết kiệm còn phiếu lưu trả cho kế toán để lưu. + Thủ quỹ đối chiếu lại giấy lĩnh tiền và sổ tiết kiệm, chi tiền cho khách hàng, đóng dấu đã chi tiền vào giấy lĩnh tiền, vào sổ quỹ, ký tên và chuyển trả chứng từ cho bộ phận kiểm soát. + Bộ phận kiểm soát kiểm soát lại chứng từ, trả sổ tiết kiệm cho khách hàng và chuyển chứng từ cho kế toán. + Kế toán nhận lại giấy lĩnh tiền, cuối ngày đóng vào tập nhật ký chứng từ. + Định khoản: Nợ TK : Tiền gửi khách hàng. Có TK : Tiền mặt ( Ngân phiếu thanh toán) tại quỹ. - Trả hết số dư trên sổ: + Trình tự xử lý tương tự như trả một phần số dư trên sổ. + Điểm khác: Kế toán tính lãi từ ngày khách hàng gửi đến ngày khách hàng rút hoặc số lãi còn được lĩnh ( nếu khách hàng tính lãi hàng tháng ) và thông báo lãi cho khách hàng. Căn cứ số lãi tính được, lập phiếu chi lãi và tính toán sổ tiết kiệm. Số tiền gửi sau khi tính toán được đính kèm giấy lĩnh tiền đóng vào tập chứng từ trong ngày. Định khoản: Trả gốc: Nợ TK: Tiền gửi không kỳ hạn. Có TK: Tiền mặt ( NPTT) tại quỹ. Trả lãi: Nợ TK: Trả lãi tiền gửi Có TK: Tiền mặt ( NPTT) tại quỹ. Trường hợp khách hàng rút lãi hàng tháng, phải nộp sổ tiết kiệm vào Quỹ tín dụng, kế toán sau khi tính lãi thông báo cho khách hàng, lập phiếu chi, ghi vò sổ tiết kiệm ( ngày thang trả lãi, trả đến thời gian nào, số lãi đã trả). Trên sổ tiết kiệm, khi trả lãi kế toán và thủ quỹ ký tên. Định khoản: Nợ TK: Trả lãi tiền gửi. Có TK: Tiền mặt tại quỹ: Với tiền gửi có kỳ hạn. - Nhận tiền gửi có kỳ hạn: + Trình tự xử lý giống như nhận tièn gửi không kỳ hạn. + Định khoản : Nợ TK : Tiền mặt (Ngân phiếu thanh toán) tại quỹ. Có TK: Tiền gửi có kỳ hạn. - Trả tiền gửi có kỳ hạn: + Trình tự xử lý giống như trả tiền gửi không kỳ hạn. + Điểm khác : Đến cuối kỳ hạn và khách hàng không đến lĩnh tiền, kế toán tính lãi nhập gốc và coi như gửi kỳ hạn mới. ( Ngày hôm sau tính lãi cho ngày hôm trước). + Định khoản: Trả gốc: Nợ TK: Tiền gửi có kỳ hạn ( Gốc cũ + Lãi nhập gốc) Có TK: Tiền mặt ( Ngân phiếu thanh toán ) tại quỹ. Trả lãi: Nợ TK: Trả lãi tiền gửi Có TK: Tiền mặt ( Ngân phiếu thanh toán ) tại quỹ. 2.1.2. Quy trình nghiệp vụ kế toán cuối ngày. Kế toán và thủ quỹ tiến hành đối chiếu giữa nhật ký quỹ và sổ quỹ, ký xác nhận sau khi đã tiến hành kiểm quỹ. Kế toán tiến hành lập báo cáo: Báo cáo tình hình huy động vốn tổng hợp sau khi phát sinh gửi tiền rút gốc, rút lãi. Các báo cáo lập thành 2 liên, một liên đóng vào tập chứng từ huy động vốn của bàn, một liên và giấy nộp tiền gửi về trung tâm điều hành cùng lượng tiền mặt, ngân phiếu thanh toán cuối ngày. Hàng ngày các bàn huy động vốn tiến hành khảo sát sổ vào lúc 15 giờ và giao nộp tiền, các chứng từ về trung tâm trước 16 giờ 30’ cùng ngày. Tại bàn huy động vốn sắp xếp chứng từ và đóng thành từng tập theo thứ tự: + Nhật ký quỹ + Bản kê phát sinh gửi tiền + Các chứng từ gửi tiền . Bảng kê phát sinh rút tiền. . Bảng kê phát sinh rút lãi. + Bản kê phát sinh lãi nhập gốc. + Các chứng từ lĩnh tiền gốc và lãi. Ngoài ra, còn lưu trữ báo cáo tổng hợp tình hình huy động vốn ngày theo tập riêng và mở sổ theo rõi ấn chỉ quan trọng nhập xuất hàng ngày. 2.1.3. Một số vấn đề cần lưu ý. - Tại các bàn huy động vốn mở sổ quỹ và nhật ký quỹ. - Các chứng từ của bàn huy động vốn lập, nộp về trung tâm phải được ghi rõ của bàn tiết kiệm nào. - Căn cứ lượng tiền mặt (Ngân phiếu thanh toán) tồn quỹ, bàn tiết kiệm phải viết giấy nộp tiền hoàn ứng ngay trong ngày. - Căn cứ số doanh thu, chi cho khách hàng, bàn huy động vốn có thể tạm ứng hoặc nộp tiền nhiều lần trong ngày. 2.2. Tại phòng kế toán. Quy trình nghiệp vụ kế toán đầu ngày: Khi bàn huy động vốn tạm ứng tiền, phòng kế toán mở tài khoản “thanh toán với bàn huy động vốn ”, tiểu khoản mở theo từng bàn huy động. Căn cứ giấy tạm ứng tiền, kế toán hạch toán: Nợ TK : Thanh toán với bàn huy động vốn Có TK : Tiền mặt ( Ngân phiếu thanh toán) tại quỹ - Quy trình nghiệp vụ kế toán cuối ngày. Phòng ngân quỹ trung tâm nhận được giấy nộp tiền kèm theo tiền mặt, ngân phiếu thanh toán sẽ tiến hành kiểm soát kiểm đếm và ký tên trên các chứng từ, sau đó chuyển sang phòng kế toán. Phòng kế toán căn cứ vào các bản sao kê gửi tiền, rút gốc, rút lãi của các bàn gửi tiết kiệm, sau khi kiểm soát kế toán lập phiếu chuyển khoản tổng hợp và hạch toán: + Nếu là giấy nộp tiền tạm ứng: Nợ TK: Tiền mặt (Ngân phiếu thanh toán) tại quỹ. Có TK: Thanh toán với bàn huy động vốn . + Nếu là phiếu chuyển khoản tổng hợp tiền gửi: Nợ TK: Thanh toán với bàn huy động vốn . Có TK: Tiền gửi (Theo các kỳ hạn gửi tiền). + Nếu là phiếu chuyển khoản tổng hợp trả tiền khách hàng: Nợ TK: Tiền gửi (Theo các kỳ hạn gửi tiền). (Hoặc Nợ TK: Trả lãi tiền gửi). Có TK: Thanh toán với bàn huy động vốn . - Công việc cuối tháng: + In báo cáo tổng hợp tình hình huy động vốn tháng. + Sao kê số dư tiền gửi huy động vốn cho từng kỳ hạn gửi. + Lập báo cáo kiểm kê ấn chỉ quan trọng. + Công việc cuối năm. + Nhập lãi vào gốc cho các sổ tiết kiệm không kỳ hạn. + In báo cáo tổng hợp tình hình huy động gửi tiết kiệm. + Lập báo cáo kiểm kê ấn chỉ quan trọng. III. Phương hướng phát triển chương trình quản lý tiền gửi tiết kiệm. 1. Nhận xét chung về chương trình quản lý tiền gửi tiết kiệm mà các Ngân hàng thương mại quốc doanh sử dụng. 1.1. Đặc điểm chung. - Chương trình được viết bằng ngôn ngữ Foxpro 2.0 for DOS chạy với hệ điều hành mạng Novell Netware cho các Server và hệ điều hành cho các Client là MS.DOS. Chương trình được cài đặt với Admin là phòng kế toán còn các Users là các bàn huy động vốn – nơi trực tiếp giao dịch với khách hàng. Do đó mọi thông tin diễn ra tại các bàn huy động vốn thì tại phòng kế toán họ đều có thể nắm bắt được hoàn toàn. 1.2.Ưu điểm. - Chương trình có hệ thống giao diện đơn giản, thuận tiện cho người sử dụng. - Chương trình chiếm dụng bộ nhớ khá ít (gần 700KB). - Tại mọi form giao diện người dùng đều có thể truy cập được những thông tin cần thiết về các bản ghi hiện hành và tìm kiếm các bản ghi cũng như thêm, sửa, cập nhật. Hệ thống báo cáo đầy đủ rõ ràng, ngắn gọn. 1.3. Nhược điểm. - Hệ thống có tính bảo mật chưa cao vì chưa dịch ra được ngôn ngữ máy. - Hệ thống chưa phát huy được những tính năng ưu việt mới của hệ điều hành Window 9X (giao diện đẹp, truynhập mạng đễ dàng…). - Hệ thống chỉ đáp ứng tiền gửi là tiền Việt nam, và một số ngoại tệ không cho phép khai báo thêm ngoại tệ sử dụng. - Hệ thống đang còn phải sử dụng một số hàm để tính lãi trước hạn và muốn sử dụng được phải có các nhân viên kiêm về hệ thống mới có thể sử dụng được do đó nó chưa linh hoạt trong giao diện. - Hệ thống chưa đưa ra được những thông tin liên quan đến cùng một khách hàng(ví dụ: một khách hàng có thể có nhiều sổ tiết kiệm, do đó cần căn cứ vào số CM của khách để tổng hợp những thông tin về khách hàng). 2. Phương hướng phát triển chương trình quản lý tiền gửi tiết kiệm. 2.1.Phương hướng chung. - Đảm bảo tính mềm dẻo linh hoạt trong phần giao dịch và truy cập cho người sử dụng. Đảm bảo những thông tin mang tính cô đọng cho lãnh đạo ở phần báo cáo. - Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 97 & viết chương trình bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 chạy trên hệ điều hành Windows 9X sao cho quản lý tập trung, thống nhất dữ liệu. Tận dụng được mọi ưu việt của hệ điều hành cũng như hệ quản trị cơ sở dữ liệu & ngôn ngữ lập trình và về giao diện cũng như để nối mạng. - Trao đúng quyền hạn cho từng người sử dụng. - Bổ sung những chức năng mà chương tình cũ còn thiếu như các chức năng : + Cho phép truy nhập thêm loại tiền sử dụng. + Cho phép người sử dụng truy cập thông tin về các loại gửi cũng như lãi suất một cách dễ dàng. + Nhập trực tiếp lãi trước hạn vào phần lãi suất của từng loại tiền gửi. 2.2. Tổ chức hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm mới. Mục đích. - Quản lý tiền gửi gửi khách hàng. - Quản lý khách hàng. - Xử lý các yêu cầu gửi, rút tiền hàng ngày của khách hàng. - Quản lý các loại kỳ hạn gửi, mức lãi suất, đăng ký rút trước hạn, đăng ký các loại tiền sử dụng… - Tính lãi cho khách hàng, quản lý tổng số tiền gửi, rút của khách hàng. - Theo dõi và tổng hợp được tình hình hoạt động gửi, rút tiền hàng ngày, định kỳ tháng, năm để lập báo cáo cần thiết cho bộ phận lãnh đạo. Dữ liệu vào. - Thông tin về tình hình gửi, rút tiền hàng ngày của khách hàng. - Thông tin thị trường: Tỉ giá các loại ngoại tệ. - Các tham số hệ thống phục vụ quản lý như: + Các loại kỳ hạn và hình thức rút lãi (trước hoặc sau) cho mỗi loại. + Các mức rút lãi suất ứng với loại tiền gửi, loại kỳ hạn. + Các loại ngoại tệ được phép kinh doanh. + Thông tin về bàn sử dụng, người sử dụng hệ thống. Thông tin đầu ra của hệ thống. + Tính lãi gửi tiền của khách hàng, tổng số tiền khách hàng được nhận. + Sao kê chi tiết tình hình phát sinh ngày, tổng hợp kết quả giao dịch trong ngày (Số tiền gửi, số tiền rút…). + Báo cáo tổng hợp tình hình hoạt động tháng, năm. + Các thông tin khác về sổ tiết kiệm, khách hàng. Trên đây, mới là giới thiệu sơ bộ quá trình quản lý tiền gửi tiết kiệm và một số vấn đề cơ bản về chương trình cũ mà cơ quan đang sử dụng. Qua đây ta có thể thấy được những mặt được và chưa được của hệ thống chương trình cũ, từ đây ta có thể phát huy được những mặt mạnh và khắc phục được những điểm yếu của chương trình cũ. Chương III sẽ nêu chi tiết cách phân tích, thiết kế và cài đặt chương trình quản lý tiền gửi tiết kiệm này. Chương III. PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TIỀN GỬI TIẾT KIỆM I. Phân tích hệ thống thông tin quản lý tiền gửi tiết kiệm. 1. Mô hình hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm tại các Ngân hàng thương mại quốc doanh. Hệ thống huy động tiết kiệm được tổ chức như sau: Các địa điểm huy động vốn (bàn gửi tiết kiệm) làm nhiệm vụ chủ yếu là giao dịch với khách hàng: nhận và thực hiện yêu cầu gửi, rút tiền của khách hàng. Phòng kế toán quản lý tổng hợp các hoạt động về nghiệp vụ huy động vốn thông qua các bàn gửi tiết kiệm. Tình hình huy động tiết kiệm được phòng kế toán tổng hợp, báo cáo thường xuyên lên lãnh đạo. Sau đây là mô hình hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm: LÃNH ĐẠO Bàn huy động vốn 1 Bàn huy động vốn 2 Bàn huy động vốn 3 …… Phòng kế toán Hình 3.1: Mô hình hệ thống quản lý tiết kiệm. KHÁCH HÀNG PHÒNG KẾ TOÁN Yêu cầu gửi, rút tiền Báo cáo, sao kê thường nhật, định kỳ Sơ đồ lưu chuyển thông tin trong hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm: LÃNH ĐẠO Báo cáo, sao kê, định kỳ Hệ thống quản lý tiết kiệm Quyết định thay đổi BÀN HUY ĐỘNG VỐN Thực hiện thay đổi chính sách Hình 3.2: Sơ đồ lưu chuyển thông tin trong hệ thống quản lý tiết kiệm 2. Phân tích hệ thống thông tin quản lý tiền gửi tiết kiệm. 2.1. Phân tích chung. Trong hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm ta phân ra làm hai cấp: Cấp quản lý là phòng kế toán, cấp thừa hành là bàn gửi tiết kiệm. 2.2. Phân tích sự lưu chuyển thông tin tại các bàn gửi tiết kiệm. 2.2.1. Đầu ngày. Đầu ngày, các bàn gửi tính lãi đầu ngày và thực hiện nhập lãi vào gốc nếu đến hạn theo nguyên tắc: + Với loại sổ không kỳ hạn, lãi được cộng dồn hàng ngày. Để đảm bảo lãi được tính hàng ngày, kể cả các ngày nghỉ, chương trình phải sử dụng khái niệm ngày số dư(ngaysd) và ngày làm việc(ngay). Ngày làm việc là ngày giao dịch hiện tại, ngày số dư là ngày giao dịch trước đó. Khi tính lãi, chương trình sử dụng vòng lặp chạy từ ngay sau ngày số dư đến ngày làm việc. ứng với mỗi vòng lặp, lãi ngày được tính một lần và cộng đồn vào trường lãi. Nếu gặp ngày 1/1, máy sẽ thực hiện nhập lãi vào gốc, số lãi là số phát sinh của loại phát sinh lãi nhập gốc, phát sinh này được ghi nhận vào tệp phát sinh ngày. + Với loại sổ có kỳ hạn, căn cứ vào ngày gửi và số tháng gửi của kỳ hạn, máy sẽ tính được ngày đến hạn. nếu ngày đến hạn nằm trong phạm vi từ sau ngày số dư đến ngày làm việc, sổ này sẽ được nhập lãi vào gốc và gửi ở kỳ hạn mới, ngày gửi mới tính từ sau ngày đến hạn một ngày. Phát sinh lãi nhập gốc cũng được phản ánh vào tệp phát sinh ngày. Vào đầu ngày, sau khi tính lãi nhân viên sử dụng phải lập bản Sao kê chi tiết phát sinh lãi nhập gốc, liệt kê tất cả những sổ tiết kệm được nhập Lãi vào Gốc. 2.2.2. Trong ngày. Trong ngày, bàn gửi thực hiện giao dịch gửi, rút tiền với khách hàng. + Trường hợp khách hàng gửi tiền lần đầu, khách hàng được cấp sổ tiết kệm, các thông tin về sổ tiết kiệm của khách hàng được ghi trong tệp Sổ tiết kiệm với các thuộc tính: Số sổ tiết kiệm, họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân, ngày cấp và nơi cấp chứng minh nhân dân; ngày gửi tiền, loại tiền gửi, loại kỳ hạn, số tiền gửi. Nếu khách hàng gửi có kỳ hạn, lãi được tính và ghi lại, trừ trường hợp với loại sổ rút lãi trước thì lãi sẽ được đặt bằng 0. + Trường hợp gửi thêm vào loại sổ không kỳ hạn, số dư gốc trong sổ tiết kiệm sẽ được cộng thêm với số tiền gửi vào. + Khi thực hiện rút tiền loại không kỳ hạn, số tiền rút phải được chỉ rõ là rút Gốc hay rút Lãi, loại tiền rút và phải kiểm tra xem khách hàng có đủ số dư trên sổ hay không. Tương ứng với rút Gốc và rút Lãi, số dư gốc và số dư lãi được trừ đi theo số tiền rút. Nếu như khách hàng thực hiện tất toán hoặc sau khi rút tiền, khách hàng không còn số dư gốc và số dư lãi, sổ tiết kệm sẽ được tất toán. Thông tin về sổ tiết kệm sẽ được chuyển sang tệp Sổ tiết kệm lưu. các thông tin này dùng để tra cứu khi khách hàng có thắc mắc, khiếu nại… + Với loại sổ tiết kiệm có kỳ hạn, khi đến hạn mà khách hàng đến rút tiền, họ sẽ được tất toán sổ tiết kiệm – rút hết gốc lẫn lãi. Khi khách hàng muốn rút trước hạn, lãi sẽ được tính lại theo phương pháp tính lãi không kỳ hạn kể từ ngày gửi đến ngày làm việc. 2.2.3. Cuối ngày. Vào cuối ngày, căn cứ vào nhật ký phát sinh ngày, bàn gửi lập báo cáo tình hình huy động vốn ngày, sao kê chi tiết các loại phát sinh và nếu có yêu cầu sẽ lập bản sao kê chi tiết sổ tiết kiệm của khách hàng. Vào cuối tháng, cuối năm, bàn huy động còn lập thêm báo cáo tình hình huy động vốn tháng và báo cáo tình hình huy động vốn năm. 2.3. Phân tích sự lưu chuyển thông tin tại phòng kế toán. Nhiệm vụ chính của phòng kế toán là thường xuyên cập nhật những yêu cầu thay đổi của lãnh đạo về các loại tiền gửi, loại kỳ hạn, mức lãi suất ứng với mỗi loại tiền gửi, loại kỳ hạn và những biến đổi về tỉ giá của mỗi loại tiền gửi, loại kỳ hạn và những biến động về tỉ giá của mỗi loại ngoại tệ. Phòng kế toán còn quản lý danh sách người sử dụng (các bàn gửi), có thể cài đặt, loại bỏ người sử dụng. Công việc này chỉ được thực hiện khi mới đưa hệ thống vào sử dụng hoặc khi các Ngân hàng này mở thêm, thay đổi địa điểm gửi. Tất cả các thông tin này chỉ được cập nhật, thay đổi tại phòng kế toán, các bàn gửi chỉ được sử dụng, tra cứu. Phòng kế toán làm nhiệm vụ sao lưu dữ liệu theo định kỳ nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu khi có rủi ro hệ thống, khi cần thiết các dữ liệu này sẽ được phục hồi. Việc sao lưu và phục hồi dữ liệu còn có tác dụng khắc phục sai sót trong nhập liệu (hê thống phải chạy lại từ trước khi có sai sót). Hàng ngày, phòng kế toán tiến hành tổng hợp các báo cáo từ bàn gửi để lập báo cáo ngày. Báo cáo tháng, báo cáo năm cũng được tổng hợp từ các báo cáo tháng, năm của bàn gửi. Bên cạnh các báo cáo này, phòng kế toán còn lập danh sách khách hàng và thông tin chi tiết về khách hàng khi cần thiết, căn cứ vào dữ liệu trong các tập tin sổ tiết kiệm của phòng kế toán (một khách hàng có thể có nhiều sổ tiết kiệm tại các bàn gửi khác nhau, căn cứ tổng hợp là số chứng minh nhân dân của khách hàng hoặc số hộ chiếu nếu khách hàng là người nước ngoài). 3. Các sơ đồ luồng dữ liệu. Công tác quản lý tiền gửi tiết kiệm được thực hiện tập trung chủ yếu là tại các bàn gửi và được thực hiện chủ yếu là trong một ngày, việc xác định các luồng dữ liệu vào ra, các xử lý nhanh và hợp lý là những tác động tích cực đến việc hoàn thành công tác trên. 3.1. Sơ đồ khung cảnh. KHÁCH HÀNG Sổ tiết kiệm Báo cáo, sao kê PHÒNG KẾ TOÁN Hình 3.3: Sơ đồ khung cảnh BÀN HUY ĐỘNG VỐN LÃNH ĐẠO Báo cáo, sao kê Hệ thống quản lý tiết kiệm KHÁCH HÀNG Quản lý tiền gửi tiết kiệm BÀN HUY ĐỘNG VỐN Thực hiện Tác động LÃNH ĐẠO Tác động Hình 3.4: Sơ đồ ngữ cảnh PHÒNG KẾ TOÁN Thực hiện Sơ đồ ngữ cảnh. 3.3. Sơ đồ luồng thông tin. Thời điểm Khách hàng Bàn huy động vốn Phòng kế toán Lãnh đạo Sổ tiết kiệm đã tính lãi Sổ tiết kiệm đến hạn chưa tính lãi Tính lãi cho sổ tiết kiệm, tăng số dư lãi CSDLTK Nhập số dư lãi vào gốc cho những sổ đến hạn. Sao kê chi tiết phát sinh lãi nhập gốc Danh sách chi tiết phát sinh lãi nhập gốc Sổ tiết kiệm Nhập các thông số cho sổ tiết kiệm. Phiếu trả lãi Sổ tiết kiệm không kỳ hạn, gửi thêm Tìm số sổ mà khách hàng gửi thêm Tăng số dư gốc CSDL TK Tính lãi cho sổ tiết kiệm rút lãi trước. In báo cáo tình hình huy động vốn ngày, tháng, năm. CSDL TK Báo cáo tình hình huy động vốn. CSDL TK Quyết định thay đổi. Cập nhật những thay đổi mà lãnh đạo quyết định In báo cáo tình hình huy động vốn ngày, tháng, năm và sao kê chi tiết khách hàng . Báo cáo tình hình huy động vốn, và sao kê chi tiết khách hàng. Đầu ngày làm việc (ngày giao dịch) Trong ngày làm việc Cuối ngày, cuối tháng, cuối năm Vào cuối ngày, tháng, năm (khi có yêu cầu của lãnh đạo ) 3.4. Sơ đồ luồng dữ liệu. 3.4.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0. Trên cơ sở sơ đồ khung cảnh và sơ đồ ngữ cảnh trên đây ta sẽ thiết kế sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 0 như sau: LÃNH ĐẠO Chứng từ tiết kiệm Quyết định được thực hiện Quyết định thay đổi phương thức kinh doanh Quyết định 3.0 Thay đổi phương thức kinh doanh CSDL TIẾT KIỆM CSDL TIẾT KIỆM LÃNH ĐẠO Các loại báo cáo tổng hợp 2.0 Lập báo cáo tổng hợp Chứng từ tiết kiệm Sổ tiết kiệm 1.0 Giao dịch HỆ THỐNG HUY ĐỘNG TIẾT KIỆM KHÁCH HÀNG Sổ tiết kiệm chuyển đến Hình 3.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 3.4.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1. KHÁCH HÀNG BÀN HUY ĐỘNG VỐN Sổ tiết kiệm CSDL TIẾT KIỆM Chứng từ tiết kiệm PHÒNG KẾ TOÁN 3.0 Lập báo cáo Chứng từ tiết kiệm Các loại báo cáo 4.0 Lập báo cáo tổng hợp Chứng từ tiết kiệm tổng hợp Các loại báo cáo tổng hợp LÃNH ĐẠO Hình 3.6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 1.0 Kiểm tra hợp lệ Sổ tiết kiệm đã kiểm tra 2.0 Cập nhật Quyết định 6.0 Cập nhật CSDL TIẾT KIỆM LÃNH ĐẠO 5.0 Thay đổi phương thức kinh doanh Quyết định thay đổi phương thức kinh doanh Quyết định được thực hiện 3.5. Sơ đồ cấu trúc dữ liệu quản lý tiết kiệm. Với các sơ đồ dữ liệu như trên ta có thể khái quát sơ đồ cấu trúc dữ liệu như sau: *Ma_tien Mo_ta ………. LOAI_TIEN *Lai_suat ……. Ma_tien Loai_kh LAI_SUAT *Loai_kh Mo_ta ……. KY_HAN *So_so ……. Loai_kh Ma_tien SO_TKIEM Ps_ngay ……. So_so PS_NGAY Hình 3.7: Sơ đồ cấu trúc dữ liệu II. Thiết kế, xây dựng cơ sở dữ liệu. 1. Yêu cầu việc thiết kế cơ sở dữ liệu. Giảm lượng dư thừa thông tin khi lưu trữ. - Có thể dùng chung môt cơ sở dữ liệu cho nhiều bộ phận trong một hệ thống với nhiều mục đích khác nhau. - Đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu. - Dữ liệu phải có những cấu trúc, quy định phù hợp với yêu cầu chung để có thể trao đổi với hệ thống khác(VD: Hệ thống quản lý tiền vay, hệ thống quản lý nhân sự…), và là cơ sở dữ liệu con của phân hệ huy động vốn. 2. Luồng dữ liệu vào và dòng thông tin ra. Dòng vào thực tế là sổ tiết kiệm được gửi bàn huy động vốn. Dòng ra thực tế là các báo cáo, sao kê chi tiết về tình hình phát sinh ngày, tháng, năm và danh sách khách hàng. SỔ TIẾT KIỆM Gửi cho hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm Các báo cáo, sao kê Sau khi chuẩn hoá, dòng vào là chứng từ sổ tiết kiệm và dòng ra là các báo cáo, sao kê theo ngày, tháng, năm với sơ đồ sau: Lập Chuyển Thực hiện Các báo cáo, sao kê Quản lý tiền gửi tiết kiệm Chứng từ sổ tiết kiệm HỆ THỐNG QUẢN LÝ TIẾT KIỆM 2.1. Luồng dữ liệu vào. Luồng dữ liệu vào chủ yếu bao gồm các loại giấy tờ, sổ sách: Phiếu yêu cầu gửi tiền, phiếu yêu cầu rút tiền, sổ tiết kiệm có kỳ hạn, sổ tiết kiệm không kỳ hạn và một số giấy tờ khác. Sau đây là một số mẫu chứng từ chính: 2.1.1. Sổ tiết kiệm có kỳ hạn Ngân hàng nhà nước Việt nam Ngân hàng công thương quận Đống đa SỔ TIẾT KIỆM CÓ KỲ HẠN BÀN TIẾT KIỆM SỐ: 3 --------------------o0o-------------------- Thời hạn: 3tháng – lãi trước - Lãi suất: 0,8%(tháng) Phát hành, ngày 27 tháng 6 năm 2000 Họ tên khách hàng: Lê Thị Hương Địa chỉ: Thanh Trì - Hà Nội Số chứng minh nhân dân: 123456234 Ngày cấp: 15/07/1976 - Nơi cấp: Thanh Hoá Số tiền gửi (bằng số): Loại tiền gửi:VND. bằng chữ: Một trăm hai ba triệu sáu trăm bảy tư nghìn đồng …………. ……………………………………………….....………………….... Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -------------o0o-------------- 123.674.000,000 Số: SC1231202 Thanh toán đúng hạn: ngày 27 tháng 9 năm 2000 Số tiền: 126.642.176,000 …………………………………. Loại tiền: VND Chữ ký khách hàng ( Ghi rõ họ, tên) Thanh toán viên ( Ghi rõ họ, tên) 2.1.2. Sổ tiết kiệm không kỳ hạn. Ngân hàng nhà nước Việt nam Ngân hàng công thương quận Đống đa SỔ TIẾT KIỆM KHÔNG KỲ HẠN BÀN TIẾT KIỆM SỐ: ………….. --------------------o0o-------------------- Lãi suất: 03%(tháng) Phát hành, ngày 27 tháng 6 năm 2000…… Họ tên khách hàng: Thiều Thị Hoa Địa chỉ: Hai Bà Trưng - Hà Nội Số chứng minh nhân dân: 100123497 Ngày cấp: 12/2/1968 - Nơi cấp: Hải Phòng Số tiền gửi (bằng số): Loại tiền gửi: VND bằng chữ: Hai trăm năm lăm triệu đồng …………. ……………………………………………….....…………………..……………………………………………… Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -------------o0o-------------- 255.000.000,000 Số: KH0023810 Chữ ký khách hàng ( Ghi rõ họ, tên) Thanh toán viên ( Ghi rõ họ, tên) 2.2. Dòng thông tin ra. Dòng thông tin ra chủ yếu là các báo cáo, sao kê về tình hình huy động vốn và danh sách khách hàng… Sau đây là một số mẫu báo cáo, sao kê chính của luồng thông tin ra: Ngân hàng nhà nước Việt nam Ngân hàng công thương quận Đống đa BÀN TIẾT KIỆM SỐ: 2 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------------------o0o-------------------- -------------o0o-------------- BÁO CÁO TÌNH HÌNH HUY ĐỘNG VỐN TIẾT KIỆM Ngày25 tháng 6 năm 2000 LẬP BIỂU KIỂM SOÁT TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN Ngày25 tháng 6 năm 2000 2.2.1. Mẫu báo cáo tình hình huy động vốn tiết kiệm. Loại kỳ hạn Gửi gốc Rút gốc Rút lãi Nhập lãi vào gốc Dư gốc hiện tại Loại tiền gửi: Đô la mỹ(usd) Không kỳ hạn 0,000 200,000 0,000 0,000 0,000 Tổng (usd): 0,000 200,000 0,000 0,000 0,000 Loại tiền gửi: Việt nam đồng (vnd) Không kỳ hạn 0,000 115500000,000 485750,000 0,000 0,000 Kỳ hạn 3 tháng 0,000 0,000 0,000 0,000 59422200,000 Tổng (vnd): 0,000 115.500.000,000 485750,000 0,000 59422200,000 Tổng cộng: 0,000 118.300.000,000 485750,000 0,000 59422200,000 2.2.2. Mẫu sao kê chi tiết khách hàng. Ngân hàng nhà nước Việt nam Ngân hàng công thương quận Đống đa PHÒNG KẾ TOÁN Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------------------o0o-------------------- -------------o0o-------------- SAO KÊ DANH SÁCH KHÁCH HÀNG Ngày30 tháng 6 năm 2000 LẬP BIỂU KIỂM SOÁT TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN Ngày25 tháng 6 năm 2000 TỔNG CỘNG: 169.172.200,000 STT Họ TÊN KHáCH HàNG Số CMND NGàY CấP NƠi CấP ĐịA CHỉ TổNG DƯ GốC(VND) 001 Trần văn mạnh 060432761 12-03-1992 Hà Nội Chương Dương,Hà Nội 17.250.000,000 002 Nguyễn văn hưng 060432087 18-11-1988 Hà Nội Thị Trấn Gia Lâm, Hà Nội 20.000.000,000 003 Lê mạnh dũng 060550484 10-11-1990 Yên Bái Yên Bái 59.422.200,000 004 Mai tuyết hoa 080452766 24-05-1991 Hà Nội Cầu Gấy 72.500.000,000 3. Thiết kế cơ sở dữ liệu. Mục tiêu chính của công đoạn thiết kế CSDL là hệ thống cần có bao nhiêu tệp, trong mỗi tệp có bao nhiêu thuộc tính và các tệp có mối quan hệ với nhau như thế nào. Có nhiều phương pháp xây dựng CSDL, nhìn từ thực tế đề tài thì phương pháp thực nghiệm là tốt nhất. Với phương pháp đó, CSDL của đề tài được dữ liệu đầu vào (đi từ cấu trúc của các mẫu sổ tiết kiệm có kỳ hạn và không kỳ hạn ): Quá trình thiết kế CSDL bài toán: 3.1. Bước 1. Lập danh sách tất cả các tên của dữ liệu đầu vào: - Dữ liệu đầu vào bao gồm sổ tiết kiệm không kỳ hạn và sổ tiết kiệm có kỳ hạn. - Các ký hiệu chuẩn hoá: Tên danh sách: AAAA Khoá chính: *Aaaaa 3.2. Bước 2. Đối với mỗi dữ liệu đầu vào phải liệt kê danh sách tất cả các phần tử thông tin có trong dữ liệu đầu vào đó, gạch bỏ tất cả các phần tử thông tin là thuộc tính thứ sinh, gạch chân các thuộc tính khoá: Sổ tiết kiệm. *Số sổ tiết kiệm, họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân, ngày cấp, nơi cấp chứng minh nhân dân; ngày gửi tiền, loại tiền gửi, loại kỳ hạn, số tiền gửi. Bước 3. Chuẩn hoá mức 1 cho từng danh sách ở Bước 2 (1NF) là bảo đảm không được tồn tại các thuộc tính lặp trong một danh sách, vậy nếu có, phải tách chúng ra thành danh sách con, gắn cho nó một thuộc tính khoá của danh sách chung và tìm ra thuộc tính khoá riêng. Chứng từ tiết kiệm. *Số sổ tiết kiệm, họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân; ngày gửi tiền, loại tiền gửi, loại kỳ hạn, số tiền gửi. Chứng từ tiết kiệm chi tiết. *Số sổ tiết kiệm, họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân, ngày cấp, nơi cấp chứng minh nhân dân; ngày gửi tiền, loại tiền gửi, loại kỳ hạn, số tiền gửi. Bước 4 và 5. Chuẩn hoá mức 2 cho các danh sách ở Bước3 (2NF) là bảo đảm các thuộc tính phải phụ thuộc hoàn toàn vào thuộc tính khoá, nếu có thuộc tính phụ thuộc một phần thì tách ra thành danh sách con. Chuẩn hoá mức 3 cho các danh sách ở Bước 4 (3NF) là bảo đảm các thuộc tính nếu có tính chất phụ thuộc bắc cầu với nhau thì tách ra thành danh sách con: Sổ tiết kiệm: *Số sổ tiết kiệm, họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân, ngày cấp, nơi cấp chứng minh nhân dân; ngày gửi tiền, loại tiền gửi, loại kỳ hạn, số tiền gửi. Loại tiền gửi: *Mã loại tiền , tên loại tiền, tỉ giá. Loại kỳ hạn: *Mã kỳ hạn, mô tả, lãi suất, số tháng, rút lãi trước hay sau. Lãi suất: Lãi suất, mã kỳ hạn, mã loại tiền, ngày áp dụng. - Theo yêu cầu của báo cáo đầu ra, các dữ liệu đầu vào của báo cáo cần được lưu trữ trong một số các bảng, query, do đó trong cơ sở dữ liệu có thêm một số bảng, query khác: Mẫu báo cáo tình hình huy động vốn tháng, ngày, năm; tình hình phát sinh ngày về vốn và lãi, danh sách khách hàng… các mẫu này đã được trình bày ở phần trên và sẽ được trình bày chi tiết ở phần phụ lục chương trình. - Theo yêu cầu của hệ thống cần thiết kế thêm bảng người sử dụng để thực hiện việc hạn chế những người truy nhập hệ thống và phân cấp người sử dụng ở các mức khác nhau. Người sử dụng: Tên login, địa chỉ, điện thoại, mức độ truy cập, *mật khẩu. Bảng này dùng để đăng nhập người sử dụng và mật khẩu người sử dụng để tránh tình trạng xâm phạm của nhau khi truy nhập hệ thống. Người đã sử dụng: Mật khẩu, giờ phút truy cập, ngày tháng truy cập. Dùng để theo giõi những người sử dụng đã truy cập vào hệ thống vàp những thời gian nào 3.5. Bước 6. Cơ sở dữ liệu sử dụng Microsoft Access 97 được chuẩn hoá như sau: Tệp QLTK.MDB bao gồm các bảng và các query sau: Bảng SO_TKIEM(sổ tiết kiệm): Cấu trúc: Tên trường Kiểu trường Độ rộng Mô tả *SO_SO Text 9 Số hiệu sổ tiết kệm. TEN_KH Text 25 Họ tên khách hàng. DIA_CHI Text 45 Địa chỉ khách hàng. SO_CM Text 11 Số chứng minh nhân dân. NGAY_CAP Date 8 Ngày cấp chứng minh nhân dân. NOI_CAP Text 45 Nơi cấp chứng minh nhân dân. NGAY_GUI Date 8 Ngày gửi tiền. LOAI_GUI Text 2 Loại kỳ hạn gửi. LOAI_TIEN Text 3 Loại tiền gửi GOC Number Double Tổng số dư gốc LAI Number Single Tổng số dư lãi Bảng này chứa thông tin về sổ tiết kiệm cho các bàn gửi. Mỗi bản ghi là một sổ tiết kiệm với số sổ làm khoá chính. Bảng được tạo ra khi cài đặt bàn huy động vốn. Bảng được lấy tên với tên SO_TKIEM và con số ghép nối là số thứ tự của bàn huy động vốn(vd: SOT_KIEM1) Số sổ tiết kiệm được Cấu tạo từ 2 chữ cái và 7 chữ số theo dạng AA0000001. Sổ tiết kiệm được phát hành tại Bộ tài chính theo mẫu quy định và được đánh số Series đây cũng chính là số sổ tiết kiệm. Khi khách hàng đến gửi tiền lần đầu, họ sẽ được nhận một cuốn sổ tiết kiệm do bàn gửi cấp. Một bản ghi mới được bổ sung khi khách hàng đến gửi tiền lần đầu. Bản ghi đó được loại bỏ khi khách hàng thực hiện tất toán sổ tiết kiệm và sẽ được chuyển sang bảng thuộc thư mục . Bản ghi được sửa đổi, cập nhật vào đầu ngày khi máy tính thực hiện tính lãi đầu ngày hoặc tiến hành nhập lãi vào gốc khi đến hạn. bản ghi cũng được sửa đổi, cập nhật khi có yêu cầu gửi, rút tiền từ phía khách hàng. Trường lai được dùng trong bảng nhằm lưu lãi cộng dồn của sổ tiết kiệm cho loại sổ không kỳ hạn. nếu là sổ có kỳ hạn, lãi sẽ được tính và lưu vào trường này khi khách hàng gửi tiền, trừ trường hợp với sổ rút lãi trước, khách hàng sẽ được thông báo số lãi ngay khi gửi tiền và lãi được đặt bằng 0. Các khoá ngoại lai LOAI_GUI, LOAI_TIEN được dùng làm tham chiếu đến bảng chứa thông tin về lãi suất, loại tiền, loại gửi nhằm có thông tin đầy đủ hơn, quan trọng nhất là thông tin về lãi suất để máy tính tính lãi cho khách hàng. Bảng LOAI_TIEN(loại tiền): Cấu trúc: Tên trường Kiểu trường Độ rộng Mô tả *Ma_TIEN Text 3 Mã loại tiền gửi. Mo_ta Text 25 Mô tả loại tiền gửi. Ti_gia Numeric Single Tỉ giá tiền so với tiền Việt nam Bảng này chứa thông tin về những loại tiền mà các Ngân hàng được sử dụng. Bảng này hoạt động chỉ cho phép Admin được phép cập nhật, sửa chữa còn các bàn chỉ được tra cứu, sử dụng. Theo quy định, loại tiền gửi được ký hiệu bằng 3 ký tự. để thuận tiện cho việc tra cứu và so sánh, ta quy định “VND” là ký hiệu của tiền gửi bằng đồng Việt nam. Trường TI_GIA được quy định là số tiền Việt nam được dùng để mua một đơn vị ngoại tể thời điểm hiện tại.. do vậy tỉ giá luôn bằng 1. Tỉ giá được cập nhật thông qua hệ thống mạng nếu các Ngân hàng sử dụng nối mạng nếu không, thông qua hệ thống báo chí hoặc dịch vụ 1080. Chỉ khi có quyết định của lãnh đạo về việc tăng thêm loại tiền gửi, phòng kế toán mới được bổ sung loại tiền gửi mới. Hàng ngày, phòng kế toán chỉ được phép cập nhật những biến động về tỉ giá trên thị trường. Bảng KY_HAN(kỳ hạn): Tên trường Kiểu trường Độ rộng Mô tả *Loai_kh Text 2 Loại gửi. Mo_ta Text 45 Chú giải về loại kỳ hạn. Rut_truoc Boolean 1 Rút lãi trước hay sau. So_thang Number Byte Số tháng của loại gửi. Đây là bảng được cập nhật, thay đổi bởi admin, còn bàn sử dụng chỉ được phép sử dụng. Khoá chính của tệp này là LOAI_KH. Mã hiệu kỳ hạn được quy định thống nhất là hai ký tự số, “00” là quy ước cho loại sổ không kỳ hạn. Với loại sổ không kỳ hạn, trường RLTRUOC có giá trị mặc định là FALSE trường SOTHANG có giá trị bằng 0 vì trưòng này không cần sử dụng cho loại không kỳ hạn. Mỗi bản ghi của tệp này chứa một loại kỳ hạn, phòng kế toán chỉ có thao tác bổ sung loại kỳ hạn mới khi có quyết định từ cấp lãnh đạo. Kỳ hạn vẫn được để ngay cả khi nó không còn được áp dụng nữa vì nó vẫn còn sử dụng cho các sổ tiết kệm cũ hoặc sử dụng tra cứu những thông tin trong quá khứ. Khi bảng được khởi tạo(cài đặt hệ thống), loại không kỳ hạn được bổ sung vào ngay và được coi là một bản ghi ngầm định. Chỉ có loại xử lý duy nhất cho tệp là bổ sung một bản ghi khi có thêm loại kỳ hạn mới. Bảng LAI_SUAT(lãi suất): Tên trường Kiểu trường Độ rộng Mô tả Ma_tien Text 3 Loại tiền gửi. Ngay_ad Date 8 Ngày áp dụng mức lãi suất. Ngay_kt Date 8 Ngày kết thúc mức lãi suất. Loai_kh Text 2 Loại gửi. Lai_suat Number Single Lãi suất tính theo tháng(đơn vị %). Bảng này chứa thông tin quy định về lãi suất, bảng này chỉ có phòng kế toán được phép thêm, bớt, cập nhật và được chia sẻ cho các bàn gửi được sử dụng. Các mức lãi suất là khác nhau ứng với mỗi loại tiền gửi, mỗi loại kỳ hạn tại một thời điểm nhất định. Sự thay đổi lãi suất cần được phản ánh toàn bộ trong hệ thống do yêu cầu của nghiệp vụ. Nó được sử dụng khi khách hàng yêu cầu rút trước hạn. khi đó sổ tiết kiệm sẽ được chuyển sang loại gửi không kỳ hạn. căn cứ vào lãi suất hiện hành của mỗi ngày tính lãi. Chính vì yêu cầu này mà mỗi khi thực hiện thay đổi về lãi suất, ngày bắt đầu áp dụng cũng phải được ghi vào trong bảng LAI_SUAT. Để xác định mức lãi suất, cần có đủ 3 yếu tố: Ngày áp dụng, ngày kết thúc, loại tiền gửi, loại kỳ hạn. Khi có quyết định của lãnh đạo về việc thay đổi mức lãi suất, ngày áp dụng mới cùng với mức lãi suất cho các loại tiền, loại kỳ hạn sẽ được bổ sung và bảng LAI_SUAT. Lãi suất cũng được cập nhật sau khi có thêm loại tiền gửi hoặc loại kỳ hạn mới. Ta phải thiết lập mức lãi suất cho tất cả loại tiền gửi(kỳ hạn) ứng với loại kỳ hạn(tiền gửi) mới này. Bảng NGUOI_SD(người sử dụng): Tên trường Kiểu trường Độ rộng Mô tả TEN_LOGIN Text 8 Tên truy cập của người sử dụng. Mo_ta Text 45 Tên bàn huy động/Phòng kế toán. Dia_chi Text 45 Địa chỉ của bàn huy động/Phòng kế toán. Dien_thoai Text 12 Điện thoại để liên lạc. Level Text 1 Thẩm quyền truy cập. *Password Text 8 Mật khẩu truy cập. Đây là bảng quản lý những người sử dụng trong hệ thống(người sử dụng tại phòng kế toán và bàn gửi). Trường TEN_LOGIN chứa tên truy cập của người sử dụng, tên truy cập là một chuỗi tối đa 8 ký tự, không có dấu cách. Nêu người sử dụng truy cập đúng mật khẩu của mình, tên login được lấy làm căn cứ để truy cập thư mục chứa dữ liệu(tên truy cậo cùng với tên thư mục). Mật khẩu được lưu trong bảng NGUOI_SD. Để đảm bảo an toàn, mật khẩu được mã trước khi lưu trữ để tránh bị phát hiện. Các thông tin về người sử dụng, địa chỉ, điện thoại là phần dữ liệu chung, bàn huy động và phòng kế toán có thể cùng tra cứu(trừ mật khẩu) để thuận tiện cho việc liên lạc thông tin với nhau Trong hệ thống huy động tiết kiệm có 2 cấp người sử dụng: Cấp 1 là người sử dụng tại phòng kế toán, nhiệm vụ là quản lý các thông tin về lãi suất, kỳ hạn; quản lý người sử dụng (cài đặt và loại bỏ người sử dụng.); tổng hợp các báo cáo từ các bàn gửi. Người dùng cấp 2 là người dùng tại các bàn gửi, làm nhiệm vụ quản lý sổ tiết kiệm, tính lãi, quản lý giao dịch/rút tiền với khách hàng. Lập báo cáo, sao kê theo quy định. Để thuận tiện cho việc quản lý và đơn giản mã hoá lệnh, người sử dụng cấp 1 có tên truy cập là ADMIN, đượccài đặt khi tiến hành cài đặt hệ thống. Với thẩm quyền này, người sử dụng sẽ tiến hành cài đặt các bàn huy động vốn (người dùng cấp 2) trước khi đưa hệ thống vào làm việc. hệ thống không có chức năng đổi tên truy cập, địa chỉ, điện thoại song người quản trị hệ thống có thể thay đổi bàng cách cùng đổi tên thư mục chứa dữ liệu của người dùngvới việc thay đổi thông tin trong bảng này. Bảng được bổ sung bản ghi mới khi cài đặt thêm một bàn sử dụng, bản ghi được loại bỏ khi tiến hành loại bỏ người sử dụng trong hệ thống, (ngoại trừ ADMIN ). Thông tin trong tệp chỉ được sửa chữa khi người sử dụng thay đổi mật khẩu của mình. Bảng NGUOI_DA_SD(người sử dụng): Tên trường Kiểu trường Độ rộng Mô tả Password Text 8 Mật khẩu truy cập. Gio Time Long time Giờ mà mật khẩu(Password) đã truy cập. Ngay Date Short date Ngày mà mật khẩu(Password) đã truy cập. Đây là bảng theo giõi những người sử dụng trong hệ thống (người sử dụng tại phòng kế toán và tại bàn huy động vốn) . GIO, NGAY có tác dụng theo giõi giờ và ngày mà người sử dụng đã truy cập hệ thống. Ta cần tạo một số bảng và query để lập báo cáo: Bảng PSNGAY(phát sinh ngày): Tên trường Kiểu trường Độ rộng Mô tả SO_SO Text 9 Số hiệu sổ tiết kệm. LOAI_PS Number Byte Loại phát sinh. LOAI_TIEN Text 3 Loại tiền gửi. NGAY_PS Date 8 Ngày xảy ra phát sinh. SO_TIEN Number Double Tổng số tiền phát sinh. Bảng này chứa các bản ghi theo dõi mỗi nghiệp vụ phát sinh trong ngày của bàn huy động, do vậy nó là bảng dữ liệu riêng được đặt trong thư mục riêng của bàn huy động. Các nghiệp vụ phát sinh sẽ được phản ánh vào tệp phát sinh ngày. theo quy định, có 4 loại phát sinh: 1 = “Gửi gốc”: Gửilần đầu, gửi thêm. Số dư gốc của sổ tiết kệm sẽ tăng lên. 2 = “Rút gốc”: Rút gốc toàn bộ hay một phần. Số dư gốc sẽ giảm đi. = “Rút lãi”: Rút toàn bộ hay toàn bộ số lãi hiện có. = “Lãi nhập gốc”: Chuyển toàn bộ Lãi vào gốc, chỉ thực hiện khi đến hạn (vào đầu năm cho loại sổ không kỳ hạn hoặc với sổ có kỳ hạn mà đến hạn khách hàng không đến rút). Nếu khách hàng thực hiện tất toán, sẽ có 2 phát sinh “Rút gốc” và “Rút lãi” cho toàn bộ số dư gốc và lãi được ghi nhận vào tệp phát sinh ngày, trước khi sổ tiết kệm được tất toán. Trường NGAY_PS có tác dụng ghi ngày phát sinh để lập báo cáo. Query KY_HAN QUERY Tên trường Kiểu trường Độ rộng Mô tả Loai_kh Text 2 Loại gửi. Mo_ta Text 45 Chú giải về loại kỳ hạn. So_thang Number Byte Số tháng của loại gửi. Rut_truoc Boolean 1 Rút lãi trước hay sau. Ngay_ad Date 8 Ngày áp dụng mức lãi suất. Lai_suat Number Single Lãi suất tính theo tháng(đơn vị %). Ma_TIEN Text 3 Mã loại tiền gửi. Mo_ta Text 25 Mô tả loại tiền gửi. 3.6. Bước 7. Mô tả mối quan hệ bằng Microsoft Access 97 như sau: III. Xây dựng sơ đồ khối thuật toán tổng quát. Một số quy ước: BĐ Bắt đầu thuật toán KT Kết thúc thuật toán Định hướng trình tự xử lý Mô tả xử lý Mô tả xử lý lấy từ thuật toán khác Khối điều kiện rẽ nhánh 1. Thuật toán đăng nhập mật khẩu BĐ Nhập mật khẩu Kiểm tra Truy nhập bảng NGUOI_SD Đ Mở chương trình S I=I+1 I<=3 S Đ I=1 Thoát khỏi chương trình KT 2. Thuật toán đổi mật khẩu BĐ Nhập mật khẩu mới Truy nhập vào bảng NGUOI_SD Mkhau=Mkhaumoi KT Khẳng định Đ S Kiểm tra ? Vào mật khẩu cũ Đ S 3. Thuật toán xử lý đầu ngày tại bàn gửi. BĐ Truy nhập bảng SO_TKIEM EOF()? KT Đ Sổ có kỳ hạn ? S Quá hạn ? Nhập lãi vào gốc và chuyển sang kỳ hạn mới Cập nhật vào bảng PS_NGAY và bảng SO_TKIEM Thuật toán 3.1 Tính lãi đầu ngày Đ S Đ S I = 1 (I: Số thứ tự bản ghi thứ I) I=I+1 I=I+1 3.1.Thuật toán 3.1. Tính lãi đầu ngày từ ngày số dư đến ngày làm việc cho sổ tiết kiệm không kỳ hạn: BĐ Ngay = Ngaysd +1 Ngay <= Ngaylv KT Đ S Tính lãi ngày, cộng dồn vào trường lãi. Gốc = Gốc + Lãi Lãi = 0 Đ Ngay = 01/01/* Cập nhật vào bảng PS_NGAY & SO_TKIEM Ngay = Ngay +1 S 4. Thuật toán nhập chứng từ gửi tiền. BĐ Nhập số sổ tiết kiệm Số sổ rỗng ? KT S C Hiện thông tin trong sổ tiết kiệm S Có kỳ hạn ? Nhập số tiền gửi thêm S Tồn tại số sổ ? Gốc = gốc + số tiền gửi thêm Đ Cập nhật bảng PS_NGAY &SO_TKIEM Đ Tiếp? Đ K Thuật toán 4.1 NHẬP CÁC THÔNG TIN CẦN THIẾT CHO SỔ TIẾT KIỆM . 4.1. Thuật toán 4.1 Nhập các thông tin cần thiết cho sổ tiết kiệm . BĐ Nhập họ tên, địa chỉ, số chứng minh, loại tiền gửi, loại kỳ hạn, ngày gửi, số tiền gửi. Sổ có kỳ hạn ? KT Đ S Lãi = Gốc * Số tháng * Lãi suất tháng Lãi = 0 Đ Rút lãi trước ? S 5. Thuật toán nhập chứng từ rút tiền: BĐ Nhập số sổ tiết kiệm Số sổ rỗng ? KT S Đ Đ Có kỳ hạn ? S Tồn tại số sổ ? Đ S Đến hạn ? Tất toán sổ tiết kiệm Thuật toán 5.1. Xử lý rút trước hạn. Thuật toán 5.2. Rút tiền gửi không kỳ hạn. Đ Hỏi rút trước hạn Đ S S Tiếp? Đ S BĐ Tính và yêu cầu khách hàng nộp lãi đã rút Sổ rút lãi trước và Lãi = 0 KT Nộp tiền đã rút? Chuyển sang loại sổ không kỳ hạn. Tính lại lãi cho loại sổ không kỳ hạn theo thuật toán 3.1 (từ ngày gửi đến ngày hiện hành) Thực hiện rút tiền gửi cho loại sổ không kỳ hạn theo thuật toán 5.2 S Đ S Đ 5.1. Thuật toán 5.1. Xử lý rút trước hạn. 5.2. Thuật toán 5.2. Rút tiền gửi không kỳ hạn Cập nhật bảng PSNGAY & SO_TKIEM Đ Đ Đ Tất toán Rút gốc Rút lãi S Tất toán Rút gốc Tiền rút trên sổ (r) = (t)/tỉ giá hối đoái S Rút lãi Tiền rút trên sổ (r) = (t) S Đ KT Rút VND Chọn rút gốc/rút lãi/tất toán. Chọn loại tiền rút . Chọn số tiền rút (t). BĐ IV. Thiết kế chương trình. 1. Yêu cầu với hệ thống mới. Về mặt hệ thống: - Tập trung quản lý thống nhất cơ sở dữ liệu và chương trình, thực hiện phân chia quyền hạn hợp lý nhằm làm cho hệ thống không bị rối loạn. - Mỗi người sử dụng đều có một tên (username) và mật khẩu (Password) để tránh truy nhập trái phép. Mật khẩu cần được mã hoá. - Khả năng cập nhật các thay đổi từ môi trường ngoài (Tỉ giá hối đoái) và môi trường bên trong (các quy định mới về lãi suất, kỳ hạn,…) linh hoạt hơn. - Thường xuyên có những thông báo cần thiết trong quá trình làm việc để người sử dụng biết mình đang thao tác gì, trạng thái của hệ thống ra sao. Chương trình phải có những tính năng tra cứu cần thiết để cung cấp thêm các thông tin cho người sử dụng (VD: Thông tin về những người sử dụng trong hệ thống, thông tin về tỉ giá, lãi suất…). - Ngoài các báo cáo, sao kê theo quy định, chương trình quản lý tiền gửi tiết kệm cần phải có những tiện ích cho phép người sử dụng tra cứu các tập thông tin cần thiết (Tỉ giá, lãi suất, thông tin người sử dụng). Các thông tin này giúp người sử dụng có thể đối chiếu, so sánh với các chứng từ khi cần thiếthoặc giải quyết những thắc mắc, khiếu nại từ phía khách hàng. - Giao diện đẹp, thuận tiện cho mọi thao tác, gây thiện cảm với người sử dụng. - Hệ thống phải được thiết kế mềm dẻo, thông minh, thuận tiện cho việc cải tiến, nâng cấp về sau. Về mặt nhập liệu: - Tự động điền những tham số cần thiết. - Kiểm tra chặt chẽ các bước nhập nhằm tránh sai sót. - Giảm thiểu những thao tác không đáng có (Tự động chuyển sang phần khác khi nhập xong một phần). Về mặt truy cập thông tin: Đảm bảo truy cập thông tin nhanh chóng, an toàn. Về mặt in ấn: - Tận dụng tối đa khả năng in ấn trong Windows với nhiều loại máy in, font chữ. Có khả năng xem trước khi in (Preview). 2. Tổ chức chương trình quản lý tiền gửi tiết kiệm. Căn cứ vào yêu cầu của hệ thống về nguyên tắc tổ chức, phân quyền và phạm vi sử dụng, hệ chương trình quản lý tiền gửi tiết kiệm được tổ chức theo nguyên tắc sau: Chương trình và dữ liệu được tập trung, thống nhất tại máy tính phòng kế toán, các bàn gửi sử dụng hệ thống mạng để khai thác dữ liệu. Mỗi người sử dụng có một mức (level) truy cập tài nguyên khác nhau được khai báo từ khi cài đặt. Mỗi người sử dụng có một thư mục riêng chứa các dữ liệu riêng của mình, khi truy cập, căn cứ vào tên truy cập (loginname) và đúng mật khẩu (password), người sử dụng được truy cập dữ liệu trong thư mục của mình. Các dữ liệu dùng chung như các thông số về lãi suất, kỳ hạn, loại tiền gửi,… được lưu trong thư mục riêng của phòng kế toán, các bàn gửi chỉ được tra cứu, sử dụng. Thư mục chứa chương trình, các mẫu báo cáo, sao kê có thư mục riêng để mọi người trong hệ thống cùng được sử dụng. Phòng kế toán được quyền khai thác, tổng hợp các dữ liệu của các bàn gửi để lập ra các báo cáo cần thiết. Cấu trúc của hệ chương trình như sau: Thư mục chứa chương trình có các thư mục con và các tệp sau: + : Thư mục chứa các biểu mẫu dùng chung. + : Thư mục chứa các modul chương trình. + : Thư mục chứa các báo cáo dùng chung. + : Thư mục chứa một số thư mục con bao gồm ADMIN, thư mục chứa dữ liệu bàn gửi dùng để chứa các dữ liệu đã bị xoá. + Tệp qltk.exe đã mã hoá ra ngôn ngữ máy dùng để chạy chương trình. Như vậy, khi sử dụng hệ chương trình, người sử dụng sẽ truy cập vào mạng, ánh xạ(map) thư mục QLTK từ Server làm ổ đĩa mạng rồi sau đó khai báo tên(username) khi login vào mạng và khi bắt đầu chạy chương trình thì người dùng đã có tên sẵn, do đó chỉ phải nhập password để chạy chương trình. 3. Thiết kế các giao diện vào/ra 3.1. Hệ thống thực đơn. 3.1.1. Thực đơn chính. Thực đơn này bao gồm những phần sau: Hệ thống, Giao dịch, Thông tin chung, Thông tin về bàn gửi, Thông tin chung, In báo cáo, sao kê. 3.1.2. Thực đơn hệ thống. Thực đơn này chứa các mục chọn sau đây: Vào hệ thống: Chức năng này cho phép người sử dụng có thể vào lại hệ thống, vì vậy người sử dụng có thể vào hệ thống với các Username và Password khác nhau. Sao lưu dữ liệu, phục hồi dữ liệu: Chức năng này cho phép Admin sao lưu và phục hồi dữ liệu cho hệ thống. Người sử dụng không có quyền sử dụng(thực đơn này sẽ bị mờ với người sử dụng). Thay đổi mật khẩu người sử dụng: Cho phép người sử dụng hiện thời thay đổi mật khẩu. Cài đặt thêm bàn gửi tiết kiệm, Thay đổi quyền người sử dụng, Nhập thêm người sử dụng, Nhập thêm loại gửi, Thay đổi lãi suất, nhập thêm tiền sử dụng, Thay đổi tỉ giá ngoại tệ: Có tác dụng cho phép Admin thay đổi các thông số như trên. Người sử dụng không có quyền sử dụng(thực đơn này sẽ bị mờ với người sử dụng). Thoát khỏi hệ thống: Cho phép người sử dụng thoát khỏi hệ thống. 3.1.3. Thực đơn giao dịch. Thực đơn này chứa các mục chọn sau: Công việc đầu ngày : Vào đầu ngày mới người sử dụng phải chọn mục này để tạo hồ sơ ngày mới và tính lãi cho các sổ tiết kiệm không kỳ hạn và tính lãi cho các sổ tiết kiệm đã đến hạn. Gửi có kỳ hạn, Gửi không kỳ hạn ( trong mục này có thêm thực đơn gửi mới và gửi thêm), Rút tiết kiệm( mục này có thêm thực đơn rút không kỳ hạn và rút có kỳ hạn : Vào trong ngày khi khách hàng đến giao dịch người sử dụng chọn mục này để có thể gửi và rút cho khách hàng. Công việc cuối ngày (mục này có thực đơn chuyển sổ đến hạn ): Vào cuối ngày người sử dụng phải chọn mục này để chuyển gốc vào lãi cho những sổ đến hạn mà khách hàng không đến rút và cho các sổ không kỳ hạn nếu là ngày 1/1. 3.1.4. Thực đơn thông tin chung. Thực đơn này chứa các mục chọn sau: Giới thiệu chương trình, Tình trạng hệ thống : Có tác dụng giới thiệu chương trình và tình trạng hệ thống đang sử dụng. Các thực đơn còn lại có tác dụng cho phép người dùng truy cập các thông tin cần thiết để họ