Đề tài Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với Ngân hàng Thương mại do Công ty Vaco thực hiện

Lời mở đầu Trong những năm qua, hệ thống ngân hàng Việt Nam đã đối mới một cách căn bản về mô hình tổ chức, cơ chế điều hành và nghiệp vụ … Có thể nói hoạt động của hệ thống ngân hàng đã có những đóng góp đáng kể trong sự nghiệp đổi mới và phát triển kinh tế đất nước. Bên cạnh những kết quả đạt được, hệ thống ngân hàng Việt Nam bộc lộ những yếu kém trong điều hành và hoạt động nghiệp vụ, đặc biệt là việc quản lý hoạt động của các ngân hàng Thương mại với các loại hình sở hữu khác nhau. Những yếu kém đó là khó tránh khỏi khi các lý thuyết cũng như kinh nghiệm về quản lý các ngân hàng thương mại trong quá trình chuyển sang nền kinh tế thị trường ở nước ta chưa được nghiên cứu đầy đủ. Hoạt động kinh doanh ngân hàng là loại hình kinh doanh có rất nhiều rủi ro, dễ bị tổn thương khi có gian lận và sai sót, việc bảo đảm an toàn trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng thơng mại không những được các nhà kinh doanh ngân hàng quan tâm mà còn là mối quan tâm của người gửi tiền, của các cơ quan quản lý Nhà nước, của toàn xã hội về sự phá sản của một ngân hàng có thể gây nên đổ vỡ dây chuyền trong hệ thống tài chính – ngân hàng, ảnh hưởng rất lớn đối với toàn bộ nền kinh tế. Để ngăn ngừa những tổn thất và các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt đông kinh doanh ngân hàng, ngoài các biện pháp thanh tra, kiểm tra, giám sát của các cơ quan quản lý Nhà nước, trước hết đòi hỏi ngân hàng thương mại phải có những biện pháp hữu hiệu. Mà biện pháp quan trọng nhất là ngân hàng thương mại phải thiết lập được hệ thống kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và có hiệu quả.Trong thời gian thực tập tại Công ty Kiểm toán Vaco, được nghiên cứu thực tế quy trình kiểm toán. đặc biệt là quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Thương mại, kết hợp lý luận và thực tiễn đồng thời nhận thức được tầm quan trọng của việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của các doanh nghiệp nói chung và đối với Ngân hàng thương mại nói riêng, em đã chọn đề tài: “ Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với Ngân hàng Thương mại do Công ty Vaco thực hiện”. Chuyên đề bao gồm 3 phần : Phần I: Cơ sở lý luận về quy trình đánh giá Hệ thống kiểm soát nội bộ. Phần II: Thực trạng về quy trình đánh giá Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với các Ngân hàng Thương mại do Công ty Vaco thực hiện. Phần III: Nhận xét quy trình đánh giá Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Kiểm toán Vaco đối với Ngân hàng Thương mại. Để hoàn thành được Chuyên đề này em đã nhận được sự hướng dẫn rất nhiệt tình của thầy giáo Chu Thành, anh Nguyễn Thương- Kiểm toán viên Công ty Kiểm toán Vaco, sự giúp đỡ của các anh chị của Công ty cùng với sự cố gắng nỗ lực của bản thân. Tuy nhiên, do phạm vi đề tài rộng, thời gian nghiên cứu có hạn, cùng với sự thiếu kinh nghiệm thực tế của sinh viên đang học nên trong Chuyên để không tránh khỏi những sai sót hạn chế. Vì vậy em rất mong nhận được sự đóng góp, bổ sung ý kiến của các thầy cô giáo, phía Công ty và các bạn… Phần I cơ sở lý luận về quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ I. Hệ thống kiểm soát nội bộ. 1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ (KSNB): Kiểm tra,kiểm soát luôn là một chức năng quan trọng của quản lý và được thực hiện bởi một công cụ chính yếu là hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Việc xác lập và duy trì một hệ thống kế toán thích hợp, kết hợp với quy chế kiểm soát nội bộ khác để mở rộng kinh doanh và mở rộng loại hình kinh doanh thuộc trách nhiệm quản lý của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Các nhà quản lý cần cung cấp cho các cổ đông( hoặc Chính phủ) một sự bảo đảm thích hợp về công việc kinh doanh được kiểm soát chính đáng. Đồng thời, bộ phận quản lý còn có trách nhiệm cung cấp cho các cổ đông, Chính phủ và những người đầu tư tiềm tàng(ngân hàng, chủ đầu tư, người liên doanh…) những thông tin tài chính trên cơ sở hợp thời. Một hệ thống bao gồm rất nhiều chế độ và thể thức đặc thù được thiết kế để cung cấp cho các nhà quản lý sự bảo đảm hợp lý là các mục tiêu và mục đích quan trọng đối với doanh nghiệp. Những chế độ và thể thức này được gọi là các quá trình kiểm soát, và kết hợp lại hình thành nên cơ cấu kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Như vậy hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ các chính sách, các thủ tục kiểm soát do đơn vị thiết lập và duy trì nhằm điều hành toàn bộ các hoạt động của đơn vị đảm bảo các mục tiêu sau: Bảo vệ tài sản và sổ sách kế toán. Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin. Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các quy định pháp lý, các chính sách có liên quan đến hoạt động của đơn vị. Bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý. Cụ thể là : * Bảo vệ tài sản và sổ sách kế toán. Tài sản của đơn vị hiểu theo nghĩa rộng bao gồm: Các tài sản ghi trên bảng cân đối kế toán( tài sản cố định, hàng tồn kho, tiền mặt, tiền gửi, các khoản đầu tư ngắn hạn, dài hạn, các khoản công nợ phải thu..). Các tài sản phi vật chất không có hình thái cụ thể nhưng có vai trò quan trọng, tích cực trong việc nâng cao chất lượng hoạt động của đơn vị như uy tín doanh nghiệp, số lượng và quan hệ khách hàng, lợi thế thương mại, bầu không khí làm việc, quan hệ công tác, quan hệ trong bộ máy lãnh đạo, giữa lãnh đạo với cán bộ công nhân viên, chính sách thống nhất trong công tác điều hành… Tài sản vật chất của đơn vị có thể bị trộm cắp, lạm dụng hoặc bị hư hại tình cờ nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Điều này cũng đúng đối với tài sản phi vật chất như các khoản công nợ phải thu, các tài liệu quan trọng và sổ sách. Các thủ tục, quy trình, nghiệp vụ và nội quy bảo vệ phải dự kiến các phương tiện bảo vệ vật chất chống lại mất mát, hư hao, ăn cắp, lãng phí… Các phương tiện hoặc biện pháp này sẽ bảo vệ trực tiếp hoặc gián tiếp các tài sản vật chất như hàng tồn kho, thiết bị, tiền… Các tài sản vô hình cần được bảo vệ và giữ gìn bằng các biện pháp tổ chức, quy chế va những biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ. * Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin. Thông tin kinh tế tài chính do kế toán tổng hợp xử lý và trình bày là căn cứ quan trọng cho việc hình thành và lựa chọn các quyết định kinh tế của các nhà quản lý. Nhà quản lý phải có các thông tin chính xác để điều hành các mặt của hoạt động kinh doanh. Một lượng lớn thông tin được sử dụng để đề ra các quyết định kinh doanh then chốt, do vậy thông tin phải bảo đảm không được lạm dụng và sử dụng sai mục đích. Các thông tin được cung cấp phải bảo đảm: Độ tin cậy của các tài liệu tài chính, kế toán do bộ phận kế toán chuẩn bị, do Giám đốc ký duyệt hoặc báo cáo với Ban Giám đốc, với Hội đồng Quản trị. Tính thích đáng, phù hợp của các thông tin tài chính, kế toán. Các thông tin này phải phản ánh đầy đủ, đúng và khách quan các nội dung chủ yếu của hoạt động kinh tế. * Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các quy định pháp lý, các chính sách có liên quan đến hoạt động của đơn vị. Nhà quản trị xây dựng các thể thức và nguyên tắc để thoả mãn các mục tiêu của Doanh nghiệp. Cơ cấu kiểm soát nội bộ được thiết kế để mang lại sự bảo đảm chắc chắn các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức, đồng thời giám sát mức hiệu quả của các chế độ và các thể thức đó. Nhân viên trong công ty phải tuân thủ các chính sách, quyết định nội bộ, cụ thể là: Phát hiện kịp thời những rắc rối trong kinh doanh để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó. Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và các gian lận trong kinh doanh. Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ của hoạt động kinh doanh. Lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan. * Bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý. Các quá trình kiểm soát trong mọi tổ chức nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các nỗ lực và sự lãng phí trong mọi lĩnh vực kinh doanh, nhằm ngăn cản việc sử dụng kém hiệu quả các nguồn tiềm năng. Định kỳ, nhà quản lý đánh giá kết quả hoạt động để nâng cao hiệu năng quản lý, đảm bảo cơ cấu bộ máy đơn vị có đủ năng lực điều khiển, chỉ huy đơn vị. * Các mục tiêu chi tiết và nguyên tắc của hệ thống kiểm soát nội bộ. Đối với bất kỳ loại hình nghiệp vụ kinh tế nào trong một doanh nghiệp đều có thể xảy ra một vài loại sai sót của quá trình ghi sổ. Có bảy mục tiêu mà một cấu trúc kiểm soát nội bộ phải thoả mãn để ngăn ngừa các sai sót như vậy. Cụ thể là: stt Các mục tiêu chi tiết của hệ thống kiểm soát nội bộ 1 Các nghiệp vụ kinh tế phải có căn cứ hợp lý( tính có căn cứ hợp lý). 2 Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn( mục tiêu về sự phê chuẩn). 3 Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi sổ một cách đầy đủ( mục tiêu về tính đầy đủ). 4 Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn( mục tiêu về sự đánh giá). 5 Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn( mục tiêu về sự phân loại). 6 Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng hạn( mục tiêu về tính đúng kỳ). 7 Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đúng đắn vào sổ phụ và được tổng hợp chính xác( mục tiêu về tính chính xác cơ học). Bảy mục tiêu trên được áp dụng cụ thể cho từng nghiệp vụ trọng yếu trong cuộc kiểm toán. Cùng với mục tiêu trên, hệ thống kiểm soát nội bộ phải đảm bảo thực hiện các nguyên tắc sau: stt Các nguyên tắc trong kiểm tra, kiểm soát nội bộ 1 Nguyên tắc phân công phân nhiệm 2 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm 3 Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn Tóm lại, kiểm tra- kiểm soát là những hệ thống có chức năng xác minh, đánh giá, nhận xét về đối tượng kiểm tra- kiểm soát. Hoạt động kiểm tra kiểm soát nảy sinh và phát triển từ chính nhu cầu của quản lý. Các yếu tố của hệ thống kiểm tra- kiểm soát bao gồm tất cả các yếu tố đối chiếu, xem xét, xác minh đối tượng của quản lý. Tổ chức kiểm tra- kiểm soát thể hiện cả tính khoa học và tính nghiệp vụ kỹ thuật về việc thực hiện các chiến lược và bước đi cụ thể trong hoạch định chính sách và tổ chức bộ máy kiểm tra- kiểm soát ở cả tầm vĩ mô và vi mô của nền kinh tế. 1.2. Các nội dung của hệ thống kiểm soát nội bộ. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một doanh nghiệp thường được xem gồm 4 yếu tố cấu thành nên, đó là: (1)Môi trường kiểm soát (2)Hệ thống kế toán (3)Hoạt động kiểm soát (4)Giám sát độc lập hoạt động kiểm soát. Môi trường kiểm soát (MTKS): Là thái độ, khả năng, sự nhận biết và các hoạt động của người quản lý, các chính sách, thủ tục kiểm soát, tính trung thực và giá trị đạo đức, cơ cấu tổ chức, sự phân công trách nhiệm, phân chia quyền lực, chính sách về nhân sự. MTKS là thành phần quan trọng nhất trong bốn thành phần của hệ thống KSNB, nếu thiếu MTKS hữu hiệu thì chắc chắn hệ thống KSNB sẽ không có hiệu quả, kể cả khi ba thành phần khác của hệ thống KSNB có chất lượng tốt. Hiệu quả của hệ thống KSNB luôn phụ thuộc vào quan điểm của người quản lý cao cấp. Nếu người quản lý cao nhất coi trọng công việc kiểm toán thì các nhân viên trong đơn vị sẽ tuân thủ nghiêm túc và thận trọng quy chế quản lý của đơn vị đã được xây dựng và ngược lại. Do vậy kết quả đánh gía về MTKS nói chung và quan điểm của người lãnh đạo nói riêng có ảnh hưởng lớn đến đánh gía toàn bộ hệ thống KSNB. KTV phải nhận biết được từng nội dung, yếu tố của MTKS được thiết lập và thực hiện theo các phương pháp sau: Cập nhật và đánh giá đúng mức tài liệu ( báo cáo khảo sát, báo cáo kiểm toán ) và kinh nghiệm của các KTV đã thực hiện kiểm toán trước đó. Bởi vì hệ thống và công việc kiểm soát thường không thay đổi liên tục, thông tin này có thể được cập nhật và được áp dụng phù hợp cho công việc kiểm toán những năm tiếp theo. Tiến hành trao đổi, phỏng vấn người quản lý cấp cao và các nhân viên quản lý của đơn vị được kiểm toán về các nội dung của KSNB. Nội dung trao đổi cần được chuẩn bị chu đáo, có thể dưới dạng các nội dung hoặc bằng câu hỏi trả lời “có”, “không”, “hoặc không sử dụng”. Cần đặc biệt chú ý đến các nội dung: - Đối với thái độ của người quản lý: Thể hiện bởi quá trình đào tạo và việc nắm bắt các nội dung kiểm soát. nếu những người quản lý cao cấp được đào tạo chính quy, đúng chuyên ngành, kết quả phỏng vấn cho thấy họ hiều biết công việc kiểm soát cùng với hệ thống chính sách thủ tục kiểm soát được ban hành đầy đủ, đó là biểu hiện của người quản lý có năng lực, quan tâm và coi trọng công tác kiểm soát thì hệ thống KSNB hoạt động có hiệu quả. - Tính trung thực và giá trị đạo đức: Thông qua việc đối chiếu kết quả trao đổi với người quản lý cấp cao và kết quả trao đổi với các nhân viên kết hợp những xem xét, quan sát khác để đánh giá tính trung thực và đạo đức của người lãnh đạo đơn vi. Đây là yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng đến hành vi ứng xử, tính trung thực của nhân viên trong công việc và độ tin cậy của các thông tin thu thập được cũng như độ tin cậy của hệ thống KSNB và báo cáo tài chính. - Chính sách về nhân sự: Một chính sách đối đãi, thăng chức và đào tạo tốt sẽ đảm bảo cho các hoạt động kiểm soát được thực hiện nghiêm túc và có hiệu lực. - Thu thập, nghiên cứu các tài liệu, ghi chép có liên quan đến MTKS : gồm các chính sách, quy chế, thủ tục về KSNB được thiết lập: như quy định về quy trình, thủ tục, quan hệ giữa các bộ phận trong quản lý thu chi, sử dụng và bảo quản tài sản... Một hệ thống các chính sách, quy chế, thủ tục về KSNB đầy đủ là biều hiện của một MTKS có hiệu lực. Quan sát: KTV có thể lựa chọn một số công việc kiểm soát xuyên suốt mọi hoạt động của đơn vụ để quan sát thực tế, ví dụ: nghiệp vụ mua vật tư, từ khi lập kế hoạch, phê duyệt, thực hiện, thủ tục kiểm tra chất lượng hàng nhập kho, bảo quản và xuất dùng. Tổng hợp kết quả của bốn phương pháp trên sẽ cho phép KTV sự hiều biết đầy đủ về MTKS nội bộ của đơn vị được kiểm toán. Hệ thống kế toán: Thực hiện nghiêm túc công tác kế toán đó chính là một trong những điều kiện phát huy được tác dụng tự kiểm tra của kế toán. Nghiên cứu hệ thống kế toán cần xem xét việc chấp hành quy định của Nhà nước ở các nội dung: chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán và quá trình kiểm tra kế toán. Tương tự như phương pháp để nhận biết môi trường kiểm soát. Tuỳ điều kiện cụ thể KTV có thể sử dụng một số hoặc tất cả phương pháp đã nêu ở trên để xem xết, xác định:(1)các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu của đơn vị; (2)các nghiệp vụ về kinh tế này được bắt đầu như thế nào;(3)hiện được ghi vào những sổ sách kế toán nào và bản chất của chúng là gì; (4)các nghiệp vụ kinh tế được xử lý như thế nào từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành; (5) quá trình lập các báo cáo của kế toán. Thông thường việc nghiên cứu này được thực hiện bằng cách theo dõi một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu xuyên suốt hoạt động của đơn vị. Bằng chứng thu thập được từ việc tìm hiểu nghiên cứu tài liệu sẽ có độ tin cậy cao. Hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo những hoạt động cần thiết sẽ được thiết lập và thực hiện nhằm đạt đựơc các kế hoạch, mục tiêu đã đề ra. Có ba loại hoạt động kiểm soát cơ bản sau:(1)Sự cách ly thích hợp về trách nhiệm, (2)sự phân chia quyền lực đúng dắn trong quản lý và hoạt động, (3)bảo quản tài sản tài liệu, sổ sách và giữ bí mật các thông tin. Sự cách ly thích hợp về trách nhiệm (trước đây ta thường gọi là bất năng kiêm nhiệm) là việc phân chia nhiệm vụ đảm bảo tách rời việc thực hiện những công việc mà nếu cùng một người làm dễ xảy ra những sai sót và gian lận vì mưu lợi cá nhân. + Cách ly việc bảo quản tài sản với kế toán, như thủ quỹ phải tách rời kế toán thanh toán. + Cách ly quyền phê chuẩn các nghiệp vụ với việc bảo quản tài sản có liên quan. Ví dụ kế toán trưởng phải tách rời việc giữ kho hàng hoá. + Cách ly trách nhiệm điều hành với trách nhiệm ghi sổ như: quá trình ghi sổ tại các phân xưởng thường giao cho một bộ phận riêng biệt thuộc quyền kế toán trưởng. - Sự phân chia quyền lực đúng đắn trong quản lý và hoạt động: Hoạt động kiểm soát chỉ có nề nếp khi quyền phê chuẩn các nghiệp cụ kinh tế phải được quy định rõ ràng. Ví dụ: việc bán hàng phải có bảng giá cố định được niêm yết, quy định giới hạn đối với nợ của khách hàng... - Bảo quản tài sản, tài liệu sổ sách và giữ bí mật các thông tin. Bảo vệ và quản lý tài sản, tài liệu sổ sách sẽ giữ bí mật các thông tin là những nội dung quan trọng của công việc kiểm soát. Một hệ thống kiểm soát tốt phải có các nội dung, biện pháp cụ thể để bảo vệ an toàn, quản lý khoa học tài sản và những ghi chép, như nơi cất trữ an toàn, quy chế về sử dụng... Giám sát độc lập hoạt động kiểm soát: Là sự xem xét lại cẩn thận và liên tục hoặc theo giai đoạn ba nội dung trên của hệ thống KSNB . Để hoạt động này có hiệu quả đòi hỏi nó phải độc lập với các hoạt động kiểm soát. Nhu cầu giám sát này phát sinh do cơ cấu kiểm soát nội bộ có khuynh hướng thay đổi qua thời gian, nhân viên có khả năng quên hoặc vô ý không tuân theo các thủ tục kiểm soát, hoặc trở nên cẩu thả và gian lận trừ khi có người giám sát đánh giá việc thực hiện của họ. Việc giám sát độc lâp hoạt động đảm bảo công việc kiểm soát đang được tiến hành theo đúng quy định và có mục đích; có thể hạn chế được rủi ro và thay đổi bổ sung kịp thời những khiếm khuyết của hệ thống KSNB thích hợp với sự thay đổi họat động của đơn vị theo điều kiện cụ thể. Đối với những công ty lớn hoạt động giám sát do phòng kiểm toán nội bộ thực hiện. Việc nhận biết hoạt động kiểm soát và giám sát độc lập hoạt động kiểm soát có thể sử dụng các phương pháp nhận biết MTKS đã trình bày ở trên. Khi đã có được sự hiểu biết về hệ thống KSNB của đơn vị từ các bằng chứng thu thập được.KTV tiến hành đánh giá những mặt mạnh, yếu kém, hiệu quả hoạt động và độ tin cậy của hệ thống KSNB . Những yếu kém được nhận ra chính là sự thiếu hụt hoạt động kiểm soát phù hợp mà có thể dẫn tới sai lệch thông tin có liên quan trọng báo cáo tài chính. Có bốn bước tiếp cận có thể sử dụng để nhận thức được những yếu kém quan trọng.(1)KTV trước tiên cần phải biết những hình thức kiểm soát nào đang tồn tại; (2) những hoạt động kiểm soát mấu chốt thiếu hụt; (3)hậu quả có thể đem lại do thiếu hoạt động kiểm soát quan trọng, mức độ quan trọng của yếu kém;(4) xem xét liệu có các biện pháp bổ sung để bù lại sự yếu kém. Khi nhận ra được yếu kém của kiểm soát có thể đánh giá rủi ro kiểm tra ở các mức độ thấp, trung bình, hoặc cao cho từng nội dung kiểm toán. Từ đó có thể xác định trọng yếu kiểm toán, là nơi rủi ro kiểm soát được đánh gía là cao và các sai sót, gian lận có nhiều khả năng xảy ra. Việc nghiên cứu hệ thống KSNB thực hiện tuỳ thuộc vào quy mô của đơn vị được kiểm toán. Đối với những đơn vị nhỏ, việc thiêt lập một hệ thống KSNB đầy đủ là tốn kém và không hiệu quả. Do vậy KTV chỉ nên nhận biết một số nội dung của hệ thống KSNB đủ để xác định báo cáo tài chính có thể kiểm toán được hay không. Việc thực hiện kiểm toán trên phải dựa cơ sở đánh giá đầy đủ mức độ rủi ro kiểm soát. Mặt khác, tuỳ vào nội dung và loại hình kiểm toán mà nghiên cứu hệ thống KSNB ở một mức độ và phương pháp phù hợp. Không nhất thiết phải dùng cả bốn phương pháp cho mọi trường hợp. Tuy nhiên, đánh giá hệ thống KSNB phải được thực hiện cả trong giai đoạn khảo sát và tiến hành kiểm toán. Nghiên cứu đầy đủ hệ thống KSNB của đơn vị được kiểm toán để phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch kiểm toán phù hợp là vấn đề rất khó; song để có một báo cáo khảo sát và kết quả kiểm toán đảm bảo chất lượng nhất thiết phải thực hiện tốt công việc này, qua đó mới có thể giúp đơn vị được kiểm toán hoàn thiện công tác quản lý và nâng cao hiệu quả trong các hoạt động kinh tế. 1.3. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong NHTM ở Việt Nam. 1.3.1.Khái quát về NHTM. Ngân hàng là một trong những ngân hàng tổ chức tài chính quan trọng nhất của nền kinh tế. Ngân hàng là người cho vay chủ yếu đối với hàng triệu hộ tiêu dùng ( cá nhân, hộ gia đình) và vói hầu hết các cơ quan chính quyền điạ phương ( thành phố, tỉnh...).Hơn nữa, đối với các doanh nghiệp nhỏ ở địa phương, từ người bán rau quả cho tới người kinh doanh ô tô, ngân hàng là tổ chức cung cấp tín dụng cơ bản phục vụ cho việc mua hàng hoá dự trữ hoặc mua ô tô trưng bày. Khi doanh nghiệp và người tiêu dùng phải thanh toán cho các khoản mua hàng hoá và dịch vụ họ thường dùng phải thanh toán cho các khoản mua hàng hoá và dịch vụ họ thường sử dụng séc, thẻ tín dụng hay tài khoản điện tử. Và khi cần thông tin tài chính hay cần lập kế hoạch tài chính, họ thường tìm đến ngân hàng để nhận được lời tư vấn. Trên toàn thế giới, ngân hàng là loại hình tổ chức trung gian tài chính cung cấp các khoản tín dụng trả góp cho người tiêu dùng với quy mô lớn nhất. Trong mọi thời kỳ, ngân hàng là một trong những thành viên qua trọng nhất trên thị trường tín phiếu và trái phiếu do chính quyền địa phương phát hành để tài trợ cho các công trình công cộng, từ những hội trường, sân bóng đá cho đến sân bay và đường cao tốc. Ngân hàng cũng là một trọng tổ chức tài chính cung cấp vốn lưu động quan trọng nhất cho các doanh nghiệp và trong những năm gần đây, ngân hàng đã tăng cường mở rộng cho vay dài hạn đổi mới hay mua sắm máy móc thiết bị mới. Với tất cả những lí do đó và hơn thế nữa, ngân hàng là một trong những tổ chức trung gian tài chính quan trọng nhất của xã hội. Ngân hàng là loại hình tổ chức tài chính cung cấp một danh mục các dịch vụ tài chính đa dạng nhất- đặc biệt là tín dụng, tiết kiệm và dịch vụ thanh toán- và thực hiện nhiều chức năng tài chính nhất so với bất kỳ một tài chính kinh doanh nào trong nền kinh tế. 1.3.2.Vai trò và chức năng cơ bản của ngân hàng. Sơ đồ : Những chức năng cơ bản của ngân hàng đa năng ngày nay Chức năng uỷ thác Chức năng tín dụng Chức năng bảo hiểm Chức năng môi giới Chức năng ngân hàng đầu tư và bảo lãnh Ngân hàng hiện đại Chức năng quản lý tiền mặt Chức năng lập kế hoạch đầu tư Chức năng thanh toán Chức năng tiết kiệm *) Vai trò của ngân hàng trong nền kinh tế. Trong khi nhiều người tin rằng các ngân hàng chỉ đóng một vai trò rất nhỏ trong nền kinh tế – nhận tiền gửi và cho vay- thì trên thực tế hiện đã phải thực hiện nhiều vai trò mới để có thực hiện để duy trì khả năng cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu của xã hội. các ngân hàng ngày nay có những vai trò cơ bản sau: Vai trò trung gian: chuyển các khoản tiết kiệm, chủ yếu từ hộ gia đình, các thành phần khác để đầu tư vào nhà cửa, thiết bị và các tài sản khác. Vai trò thanh toán: thay mặt khách hàng thực hiện thanh toán cho việc mua hàng hoá, dịch vụ ( như bằng cách phát hành và bù trừ séc, cung cấp mạng lưới thanh toán điện tử , kết nối các quĩ và phân phối tiền giấy). Vai trò người bảo lãnh: Cam kết trả nợ cho khách hàng khi khách hàng mất khả năng thanh toán ( chẳng hạn như phát hành thư tín dụng). Vai trò đại lý: thay mặt khách hàng quản lý và bảo vệ tài sản của họ, phát hành hoặc chuộc lại chứng khoán( thường được thực hiện tại phòng uỷ thác). Vai trò thực hiện chính sách: thực hiện chính sách kinh tế của chính phủ, góp phần điều tiết sự tăng trưởng kinh tế và theo đuổi các mục tiêu xã hội. 1.3.3. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại Việt Nam. Ngân hàng thương mại và những trung gian tài chính, nói chung cũng giống như những doanh nghiệp khác trong nền kinh tế thị trường: chúng đều được tổ chức ra để kinh doanh kiếm lợi cho mình và cho chủ nợ. Để hoạt động kinh doanh các ngân hàng thương mại phải có vốn và phải bảo toàn, phát triển vốn của mình. Trong tổng số nguồn vốn của các ngân hàng thương mại , nguồn vốn huy động chiếm một tỷ trọng lớn, xu hướng hoạt động luôn được mở rộng theo nhiều hướng : huy động vốn tăng để mở rộng cho vay và đầu tư. Khác với các doanh nghiệp bình thường, ngân hàng thương mại là một loại hình doanh nghiệp đặc biệt, hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ tín dụng thanh toán, liên quan đến toàn bộ nền kinh tế. Tuy hoạt động ngân hàng hiện nay, bao gồm nhiều loại nguồn vốn nhưng tựu trung lại đây là loại hình kinh doanh tiền tệ, tín dụng của một hệ thống trung gian, tài chính đặc biệt quan trọng trong nền kinh tế, dựa trên cơ sở thu hút tiền của khách hàng (dưới hình thức nhận tiền gửi, huy động bằng trái phiếu, kỳ phiếu, và đi vay..), với trách nhiệm hoàn trả và sử dụng số tiền đó để cho vay, đầu tư và các nguồn vốn thanh toán. như vậy ngân hàng thương mại tiến hành các hoạt động nghiệp vụ của mình thông qua việc, sử dụng không chỉ bằng nguồn vốn tự có mà chủ yếu bằng nguồn vốn huy động vủa khách hàng. Nếu ngân hàng thương mại không thu hồi được số nợ vay mà họ đã cho vay ra, thì không những họ bị mất nguồn vốn tự có của bản thân, mà còn có nguy cơ không thể hoàn trả được số tiền đã huy động của khách hàng. Trong hoạt động ngân hàng thương mại tổn thất trong kinh doanh là một tất yếu, khó tránh khỏi. Việc đảm bảo an toàn vốn tiền gửi của khách hàng và đảm bảo an toàn vốn đầu tư không những được các nhà kinh doanh tiền tệ quan tâm đặc biệt mà còn là mối quan tâm của toàn xã hội. Vì vậy, yêu cầu đầu tiên đặt ra nhằm đảm bảo hoạt động bình thường là ngân hàng thương mại phải thường xuyên thu hồi được số vốn đã cho vay, để duy trì khả năng hoàn trả số tiền đã huy động của khách hàng và bảo toàn nguồn vốn tự có của bản thân. Sự an toàn vững chắc trong kinh doanh của ngân hàng thương mại có thể được hiểu là sự đảm bảo an toàn về mặt quyền lợi của người gửi tiền cũng như đối với chính bản thân ngân hàng. Ngân hàng Thương mại thường dành riêng một lượng tiền lớn và những chứng từ có giá để đảm bảo khả năng thanh toán. Lượng tiền này vừa được dùng làm dự trữ, vừa được dùng để điều chuyển, thanh toán. Phần lớn tài sản của Ngân hàng là tiền mặt và các giấy tờ có thể giao dịch được. Do tính chất của tài sản nắm giữ, mà một Ngân hàng rất dễ bị tổn thương khi có gian lận và sai sót. Đặc biệt là tính chất chuyển đổi cao của tiền mặt, séc và các chứng từ có giá khác do nhân viên Ngân hàng quản lý… nên các Ngân hàng thương mại cần có các quy trình hoạt động rõ ràng, phân cấp quản lý và điều hành cụ thể, xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân và phải xây dựng một cơ cấu kiểm soát nội bộ thích hợp, đủ mạnh để vừa đảm bảo cho các hoạt động có hiệu quả, vừa tránh gian lận, tham ô, lợi dụng. Ngân hàng Thương mại thường tham gia vào các giao dịch lớn, với số lượng tiền tệ rất lớn nên cần sử dụng phương pháp xử lý dữ liệu trên mạng máy vi tính. Sự phát triển của hệ thống xử lý dữ liệu điện tử, trên thực tế đã nâng cao rất nhiều năng lực kiểm soát của ngân hàng nhưng điều này đang làm nảy sinh nhiều loại rủi ro khác xuất phát từ lỗi của máy tính và gian lận máy tính gây nên. Từ đó đặt ra yêu cầu phải có một hệ thống kế toán tốt và tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, với đội ngũ cán bộ tinh thông nghề nghiệp để hạn chế mức tối đa những rủi ro có thể xảy ra. Các Ngân hàng Thương mại thường tổ chức hoạt động kinh doanh với một mạng lưới các Chi nhánh, các phòng giao dịch trải rộng theo các khu vực hành chính. Vì vậy, việc phân cấp quản lý, điều hành kinh doanh, chi tiêu tài chính…là điều tất yếu; nhưng cũng khó tránh khỏi tình trạng vượt quyền, sự tác động của chính quyền địa phương trong hoạt động kinh doanh, sự phân tán về hoạt động hạch toán kế toán, hoạt động kiểm tra, kiểm soát.., từ đó dẫn đến khó khăn trong việc duy trì tính đồng bộ, tính thống nhất của các hoạt động nghiệp vụ… Những hoạt động ngoài bảng cân đối tài chính cũng là vấn đề đáng quan tâm. Một Ngân hàng Thương mại có thể nhận được các giao ước mà không có việc chuyển tiền, chuyển hàng nào. Ngân hàng chịu trách nhiệm lưu trữ, bảo quản những giấy tờ có liên quan đến các hoạt động này; tuy nhiên, ngân hàng hoạt động như một đại lý hay người được uỷ thác, nên các hoạt động này không được nêu trong báo cáo tài chính của Ngân hàng, trừ những khoản thu nhập và chi phí xuất phát từ các hoạt động này. Những khoản này có thể được hạch toán vào sổ sách và cũng có thể không. Trong khi các hoạt động này thường dẫn đến việc thanh toán phí cho ngân hàng, phải được tính toán và ghi sổ. Từ những đặc thù đã nêu trên trong hoạt động kinh doanh của Ngân hàng Thương mại. Muốn uốn nắn và phát hiện sai sót kịp thời nhằm nâng cao chất lượng kinh doanh ngân hàng, ngoài các biện pháp thanh tra, kiểm tra, giám sát của các cơ quan quản lý nhà nước trước hết đòi hỏi ngân hàng thương mại phải có những biện pháp hữu hiệu, mà biện pháp quan trọng nhất là ngân hàng thương mại phải thiết lập được hệ thống kiểm soát nội bộ. 1.3.4. Hệ thống kiểm soát nội bộ của Ngân hàng Thương mại. Là một Ngân hàng nên HTKSNB và các thủ tục kiểm soát tương đối chặt chẽ hơn các doanh nghiệp khác. Cụ thể: Tổ chức hệ thống kiểm soát thành nhiều cấp: Ban Kiểm soát thuộc Đại Hội đồng cổ đông, Phòng Kiểm soát trực thuộc Tổng Giám đốc. Cán bộ kiểm soát nội bộ được tổ chức theo ngành dọc( mỗi chi nhánh có từ 1 đến 2 người kiểm soát làm việc tại Chi nhánh nhưng là người đại diện của Trụ sở chính thực hiện nhiệm vụ kiểm soát thường xuyên tại mỗi chi nhánh). Mỗi bộ phận đều có hoạt động kiểm soát của mình, ví dụ như Phòng tín dụng. * Cơ cấu tổ chức KSNB. Phòng KSNB : + Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn chung của Tổ chức KSNB: Trực tiếp phối hợp với Ban kiểm soát tiến hành kiểm tra công tác quản lý, điều hành, chấp hành… Giám sát việc chấp hành các quyết định của NHNN để đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh. Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu qủa của hệ thống kiểm tra, KSNB trong mọi lĩnh vực của ABC, rà soát hệ thống các quy định an toàn trong kinh doanh, phát hiện, xử lý và kiến nghị bổ xung, sửa đổi các sơ hở, bất hợp lý, các vi phạm trong quá trình quản lý và hoạt động của ABC. Kiểm tra xác nhận chất lượng, độ tin cậy của HTTT, số liệu và tài liệu của các BCTC… và các báo cáo phục vụ công tác quản lý, phòng ngừa rủi ro. Kiểm tra tuân thủ các nguyên tắc tổ chức và hoạt động chế độ chính sách luật pháp và Nghị quyết của Đại hội cổ đông, HĐQT, các quy chế, quyết định của ABC. Đánh giá mức độ đảm bảo an toàn và kiến nghị các biện pháp nâng cao khả năng đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh, phân tích nguyên nhân và dự báo rủi ro trong hoạt động quản lý và kinh doanh. Tham gia xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính và các quyết định khác. Phối hợp với các cơ quan pháp luật trong việc phòng chống, chống vi phạm pháp luật và những quy định tại ABC. Là đầu mối làm việc với các đoàn thanh tra của NHNN các đoàn kiểm tra hoặc kiểm toán. Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo chức năng nhiệm vụ của hệ thống KTNB theo quy định của NHNN và ABC. + Dự thảo trình TGĐ phê duyệt và triển khai thực hiện các chế độ, chính sách, quy chế, quy định, quyết định trong lĩnh vực kiểm tra, KTNB. Xây dựng chương trình, và trình TGĐ phê duyệt và thực hiện triển khai chương trình kế hoạch kiểm tra, KTNB, xử lý rủi ro và giải quyết khiếu tố trong hệ thống ABC, phối hợp với trung tâm công nghệ thông Tin học ABC theo dõi, quản lý hệ thống thông tin rủi ro. + Tổ chức kiểm tra, kiểm toán định kỳ hoặc đột xuất và báo cáo kết quả kiểm tra. + Tham mưu giải quyết khiếu nại, tố cáo… + Kiến nghị với HĐQT hoặc TGĐ đình chỉ thực hiẹn, huỷ bỏ hoặc bãi bỏ các văn bản hoặc việc làm sai phạm của các chi nhánh, phòng, ban ABC. + Đào tạo, hướng dẫn và quản lý nhân viên kiểm tra, KTNB, quản lý rủi ro. + Đề xuất lẫn kiến nghị về công tác đào tạo, tổ chức nhân sự, chính sách chế độ và các nội dung khác có liên quan đến công tác KSNB. + Thực hiện nhiệm vụ khác khi HĐQT, BKS hoặc TGĐ giao. Phòng KSNB chi nhánh. Nhiệm vụ: + Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn chung của Tổ chức KSNB( như trên đây). + Chịu sự chỉ đạo về nghiệp vụ của Phòng KSNB ABC. + Xây dựng và trình Giám đốc duyệt và triển khai thực hiện chương trình, kế hoặch kiểm tra, KTNB và xử lý rủi ro tại chi nhánh. + Tổ chức kiểm tra, kiểm toán định kỳ hoặc đột xuất và báo cáo kết quả với GĐCN và Phòng KSNB ABC. +Theo dõi và trợ giúp GĐCN giải quyết các khiếu nại, tố cáo đối với chi nhánh. + Thực hiện nhiệm vụ khác khi được Trưởng phòng KSNB ABC hoặc GĐCN giao. Khi có các tài liệu hoặc văn bản mới, bộ phận văn thư sẽ phân loại và trình bày cho các lãnh đạo có liên quan( Tổng Giám đốc và Phó Tổng Giám đốc) sau đó các văn bản này được chuyển cho bộ phận liên quan đến thực hiện. Tuỳ theo mức độ quan trọng và áp dụng rộng rãi của văn bản này mà TGĐ/PTGĐ sẽ giao cho bộ phận liên quan để soạn thảo văn bản hướng dẫn. Việc kiểm tra thực hiện áp dụng các văn bản này sẽ do phòng KSNB và có thể phối hợp cùng với phòng ban khác thực hiện. Đó là HTKSNB và hoạt động của Ban Kiểm soát nhằm mục tiêu tham mưu, giúp việc cho TGĐ, Giám đốc chi nhánh, xử lý rủi ro và giải quyết các khiếu nại, tố cáo trong hệ thống. Hệ thống ABC được cấu trúc như sau: Phòng tổng hợp Phòng xử lý rủi ro Phòng kiểm soát nôi bộ Phòng kế toán Phòng tin học Tổ chức nhân sự Trung tâm Văn phòng đại diện Chi nhánh cấp 3 Chi nhánh cấp 2 Sở giao dịch Chi nhánh cấp 1 * Chế độ tài chính, kế toán. - Chế độ tài chính: +ABC chấp hành chế độ tài chính theo quy định của Chính phủ và hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ tài chính. + Hội đồng Quản trị, Ban kiểm soát, Tổng giám đốc ABC chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước các cơ quan quản lý Nhà nước về việc chấp hành chế độ tài chính của ABC - Sử dụng vốn: + ABC được sử dụng vốn để phục vụ hoạt động kinh doanh, đầu tư xây dựng mua sắm tài sản cố định theo quy định của pháp luật. + ABC được quyền thay đổi cơ cấu vốn và tài sản phục vụ cho việc phát triển hoạt động theo quy định của pháp luật. + ABC được điều dộng vốn và tài sản giữa các Công ty trực thuộc có tư cách pháp nhân hạch toán độc lập. - Các quỹ được trích lập: Quỹ dự trữ bổ sung Vốn điều lệ Quỹ dự phòng tài chính Quỹ đầu tư phát triển nghiệp vụ Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm Quỹ khen thưởng Quỹ phúc lợi - Tự chủ về tài chính: ABC tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của mình thực hiện nghĩa vụ và các cam kết của mình theo quy định của pháp luật - Kế toán và thuế: + ABC thực hiện chế độ kế toán, thống kê theo quy định của pháp luật + Năm tài chính của ABC bắt đầu từ ngày 01-01 và kết thúc ngày 31-12 năm dương lịch - ABC lập sổ sách kế toán bằng tiếng Việt, ABC phải lập sổ kế toán theo loại hình kinh doanh. Các sổ sách đó phải chính xác, cập nhật, có hệ thống và đủ để chứng minh và giải trình các giao dịch - ABC thực hiện hạch toán theo hệ thống tài khoản kế toán do Ngân hàng Nhà nước quy định. II. quá trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. 1. Mục đích nghiên cứu và đánh giá HTKSNB. Các thủ tục kiểm soát do Ban Giám đốc đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. Việc nghiên cứu và đánh giá HTKSNB là rất quan trọng đối với kiểm toán viên, đồng thời cũng thể hiện sự tuân thủ chuẩn mực nghề nghiệp khi tiến hành kiểm toán. Trong đoạn 2 của ISA400-Đánh gía rủi ro và kiểm soát nội bộ – yêu cầu: “Kiểm toán viên phải có hiểu biết đầy đủ về hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ để lập kế hoạch kiểm toán và triển khai kiểm toán có hiệu quả…”. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm : Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị; Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán; Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học; Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết; Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán. Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài; So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán; Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán; Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch. Các thủ tục kiểm soát được thiết lập trong đơn vị dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. HTKSNB tuy là một công cụ quản lý trong đơn vị, nhưng lại có những ảnh hưởng rất lớn đến công việc của KTV, cụ thể là: + Thông qua việc tìm hiểu về HTKSNB và các bộ phận cấu thành, KTV đánh giá được những điểm mạnh và điểm yếu của HTKSNB nói chung cũng như trong từng bộ phận, từng khoản mục. + Trên cơ sở hiểu biết về HTKSNB, kiểm toán viên có thể xác định được khối lượng và độ phức tạp của công việc, đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát. Từ đó KTV xác định được phương hướng và phạm vi kiểm tra, thiết kế các thủ tục kiểm toán, dự kiến về thời gian và lực lượng nhân sự cần thiết trong kế hoạch và chương trình kiểm toán. 2. Trình tự đánh giá HTKSNB. Trong kiểm toán Báo cáo tài chính, kiểm toán viên phải đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và rủi ro kiểm soát không chỉ để xác minh tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ mà còn làm cơ sở cho việc xác định phạm vi thực hiệc các thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ của đơn vị. Sơ đồ dưới đây trình bày khái quát các bước tìm hiểu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát và việc liên hệ kết quả với các cuộc khảo sát số dư trên Báo cáo tài chính ( Sơ đồ :Khái quát việc nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát trong kiểm toán Báo cáo tài chính). Trong sơ đồ này, các bước (1), (2), (3) là các bước của quá trình thu thập thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán. Các bước còn lại là các bước liên hệ các kết quả của việc đánh giá đó với các trắc nghiệm kiểm toán. Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện theo một trình tự nhất định và có thể khái quát qua bốn bước cơ bản sau:(được khái quát theo sơ đồ) Sơ đồ: Khái quát việc nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát trong kiểm toán báo cáo tài chính Đạt được sự hiểu biết về HTKSNB của khách hàng đủ để lập kế hoạch kiểm toán BCTC (1) Đánh giá xem liiêụ các BCTC có kiểm toán được hay không? ý kiến “từ chối “ hoặc rút ra khỏi hợp đồng Không thể kiểm (2) toán được Có thể kiểm toán Quy trình đánh giá rủi ro kiểm soát (3) 3 khả năng Mức thấp hơn khả dĩ có thể chứng minh được Mức được chứng minh bằng sự hiểu biết dã có Mức tối đa Mở rộng sự hiểu biết nếu thấy cần thiết Lập kế hoạch và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát. (4) Xác định liệu mức đánh giá về rủi ro kiểm soát có được giảm hơn từ kết quả của các thử nghiệm kiểm soát hay không. Không thể giảm (5) Rủi ro kiểm soát tăng hơn so với mức đánh giá ban đầu hoặc ở mức tối đa. rủi ro phát hiện giảm xuống và phải lập kế hoạch các trắc nghiệm kiểm toán để thoả mãn mức rủi ro phát hiện thấp hơn này. Rủi ro kiểm soát giảm xuống rủi ro phát hiện tăng lên và phải lập kế hoạch các trắc nghiệm kiểm toán để thoả mãn mức rủi ro phát hiện tăng lên này. (7) (6) (1). Thu thập hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ và mô tả chi tiết hệ thống kiểm soát nội bộ trên các giấy tờ làm việc. (2). Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát để lập kế hoạch cho từng khoản mục. (3). Thực hiện thử nghiệm kiểm soát( thử nghiệm tuân thủ). (4). Lập bảng đánh giá kiểm soát nội bộ. 2.1. Thu thập hiểu biết về HTKSNB và mô tả chi tiết hệ thống kiểm soát nội bộ trên các giấy tờ làm việc. 2.1.1. Tìm hiểu về những bộ phận của HTKSNB. Trong giai đoạn này KTV tìm hiểu về HTKSNB của đơn vị trên hai mặt chủ yếu: thiết kế kiểm soát nội bộ bao gồm thiết kế về qui chế kiểm soát và thiết kế về bộ máy kiểm soát hoạt động liên tục và có hiệu lực của KSNB. Sự hiểu biết này của KTV sử dụng để: + Đánh giá xem liệu có các Báo cáo tài chính có thể kiểm toán được hay không? + Nhận diện và đánh giá các sai phạm tiềm tàng. + Quyết định về mức đánh giá thích hợp của rủi ro kiểm soát ảnh hưởng đến rủi ro phát hiện. + Có kế hoạch thiết kế các cuộc khảo sát thích hợp. Tìm hiểu về môi trường kiểm soát. KTV phải có đầy đủ kiến thức để hiểu biết về các nhân tố trong MTKS đã trình bày ở trên, trong đó quan trọng nhất là sự hiểu biết về thái độ nhận thức và hành động có liên quan đến MTKS của nhà quản lý. Quan trọng là KTV phải tập trung vào thực chất, nội dung của các quá trình kiểm soát hơn là hình thức của nó. Ví dụ như các qui định về đạo đức sẽ chẳng có gía trị gì nếu các nhà quản lý cao cấp nhất có những hành động trái đạo lý. Tìm hiểu về thông tin và truyền thông. Để tìm hiểu về hệ thống kế toán, KTV cần thực hiện theo trình tự sau: + Tìm hiểu các loại nghiệp vụ chính trong đơn vị. +Xem xét việc xử lý các nghiệp vụ: các nghiệp vụ được bắt đầu như thế nào? Những sổ sách kế toán có liên quan? Các phương pháp xử lý các nghiệp vụ? + Tìm hiểu tiến trình lập báo cáo tài chính, gồm cả các chính sách kế toán và phương pháp để xác định các ước tính kế toán. Trong qúa trình tìm hiểu HTKT và các hoạt động kiểm soát có liên quan của khách hàng, KTV có thể tiếp cận theo hai cách phổ biến sau: + Phương pháp tiếp cận theo khoản mục. + Phương pháp tiếp cận theo chu trình nghiệp vụ. Theo phương pháp này, KTV xem xét các chính sách, thủ tục kiểm soát đến từng chu trình nghiệp vụ. Ví dụ HTKT trong một doanh nghiệp sản xuất có thể phân ra thành những chu trình nghiệp vụ sau đây: chu trình bán hàng và thu tiền; chu trình mua hàng và thanh toán; chu trình sản xuất; chu trình tiền lương; chu trình tài chính; chu trình đầu tư… Việc xác định các chu trình nghiệp vụ phụ thuộc vào tính chất hoạt động kinh doanh của đơn vị và KTV cũng có thể lựa chọn để xác định các chu trình nghiệp vụ theo các cách khác nhau. Tìm hiểu về hoạt động kiểm soát. Để đạt được sự hiểu biết này, KTV phải cân nhắc những kết quả đạt được trong quá trình tìm hiểu về những bộ phận khác nhau của HTKSNB (MTKS, đánh giá rủi ro, thông tin và truyền thông) xem liệu có cần phải tìm hiểu thêm về MTKS không? Bởi vì KTV đã có những hiểu biết về các hoạt động kiểm soát của khách hàng thông qua quá trình tìm hiểu trước đó. Tìm hiểu về việc giám sát. Cuối cùng, KTV cũng cần phải có tìm hiểu những hoạt động giám sát của đơn vị có liên quan đến việc lập BCTC và những hoạt động giám sát này đã ảnh hưởng đến HTKSNB như thế nào? Việc trao đổi với các nhà quản lý là phương pháp thường được sử dụng để tìm hiểu vấn đề này. Ngoài ra, các KTV độc lập cũng phải nghiên cứu công việc của các KTVNB vì họ đã có những đóng góp đáng kể vào việc tăng cường tính hữu hiệu của HTKSNB. 2.1.2. Phương pháp để tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ. Các phương pháp để KTV tìm hiểu HTKSNB gồm: Dựa vào kinh nghiệm trước đây của KTV với khách hàng. Hầu hết các cụôc kiểm toán của một công ty được một công ty kiểm toán thực hiện hàng năm. Do vậy, KTV thường có một khối lượng lớn thông tin về HTKSNB của khách hàng đã thu thập từ các cuộc kiểm toán trước. Ví dụ, những kết luận của năm trước về những điểm mạnh, điểm yếu của HTKSNB có thể được sử dụng như là điểm xuất phát để KTV thực hiện cuộc phỏng vấn về những thay đổi của HTKSNB trong năm hiện hành. Trong hồ sơ kiểm toán năm trước cũng có những thông tin về những loại sai sót đã phát hiện trong cuộc kiểm toán năm trước và nguyên nhân của chúng. KTV cần phải tiếp tục theo dõi xem những sai sót đó có được sửa chữa chưa? Phỏng vấn các nhà quản lý, nhân viên của công ty khách hàng. Công việc này giúp cho KTV thu thập được những thông tin ban đầu(đối với khách hàng mới) hoặc nắm bắt được những thay đổi trong HTKSNB của khách hàng(đối với khách hàng thường niên ) để cập nhật thông tin cho cuộc kiểm toán ở năm hiện hành. Kiểm tra lại các tài liệu, sổ sách. Những tài liệu của khách hàng mà KTV cần phải kiểm tra gồm: sơ đồ tổ chức, sổ tay chính sách, sơ đồ hạch toán, sổ nhật ký, sổ cái, các báo cáo trình bày những dữ liệu thực tế và kế hoạch… Qua kiểm tra, KTV có thể hiểu rõ được các thủ tục, chế độ liên quan đến HTKSNB đang đựơc áp dụng và việc vận hành chúng tại công ty khách hàng. Quan sát các mặt hoạt động và quá trình hoạt động của đơn vị khách hàng. Quan sát việc thực hiện một vài hoạt động kiểm soát rất cần thiết để biết rằng chúng có thực hiện trên thực tế hay không? Công việc này củng cố thêm sự hiểu biết và kiến thức về thực tế sử dụng các thủ tục và chính sách kiểm soát nội bộ tại công ty khách hàng. 2.1.3. Thủ tục để chứng minh cho sự hiểu biết. Sau khi đã tìm hiểu về HTKSNB của khách hàng KTV phải tài liệu hoá những thông tin đã thu thập để chứng minh đã tìm hiều về HTKSNB trong hồ sơ kiểm toán. Hình thức và phạm vi của tài liệu này phụ thuộc vào quy mô và sự phức tạp của các nghiệp vụ cũng như các loại thủ tục KSNB của khách hàng. Các tài liệu thường được thực hiện và hoàn thành dưới dạng bảng tường thuật, bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ hoặc lưu đồ. Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ: là một bảng liệt kê các câu hỏi được chuẩn bị trước theo mục tiêu chi tiết của HTKSNB đối với từng lĩnh vực được kiểm toán. Các câu hỏi được thiết kế dưới dạng “Có” hoặc “Không”, hoặc “Không áp dụng”. Câu trả lời “Có” biểu thị điều kiện thuận lợi, ngược lại, câu trả lời “Không” sẽ cho thấy sự yếu kém của HTKSNB và những sai sót tiềm tàng có khả năng phát sinh từ đó. Để nhấn mạnh mức độ yếu kém, bảng câu hỏi có thể đánh giá sự yếu kém của thủ tục kiểm soát, đó là quan trọng hay thứ yếu, cho biết nguồn gốc của thông tin sử dụng để trả lời các câu hỏi này và những giải thích, nhận xét về sự yếu kém. Ưu điểm của bảng câu hỏi là nhờ được chuẩn bị trước nên KTV có thể tiến hành nhanh chóng, và không bỏ sót những vấn đề quan trọng. Hơn nữa nó có thể được chuẩn bị riêng cho từng phần của mỗi chu trình nghiệp vụ, nên rất thuận lợi khi phân công cho các kiểm toán viên khác nhau để hoàn thành các bảng câu hỏi này. Tuy nhiên bảng câu hỏi cũng có những nhược điểm là do được thiết kế chung nên có thể không phù hợp với các nét đặc thù, hay quy mô của các đơn vị khách hàng. Ngoài ra việc chuẩn bị các câu hỏi và hoàn tất chúng thông qua phỏng vấn là công việc khó khăn và tốn khá nhiều thời gian; cũng như sự chính xác của các câu hỏi được trả lời phụ thuộc vào sự trung thực và lòng nhiệt tình của người được phỏng vấn. Bảng tường thuật về HTKSNB là sự mô tả bằng văn bản về cơ cấu KSNB cung cấp thêm sự phân tích về cơ cấu kiểm soát giúp KTV hiểu biết đầy đủ hơn về HTKSNB. Đối với HTKSNB đơn giản, KTV có thể sử dụng duy nhất bảng tường thuật để ghi nhận sự hiểu biết về KSNB. Khi sử dụng, KTV cần chú trọng bố cục và cách hành văn cho rõ ràng, dễ hiểu. Một bảng tường thuật đúng cách phải trình bày đầy đủ bốn điểm sau đây: + Nguồn gốc của mọi chứng từ và sổ sách trong hệ thống. Ví dụ, đơn đặt hàng của khách hàng phải nêu rõ là đến từ đâu, các hoá đơn bán hàng phát sinh như thế nào? + Tất cả các qúa trình xảy ra. + Sự chuyển giao mọi chứng từ, sổ sách trong hệ thống. Ví dụ, việc lưu trữ, huỷ bỏ… đều phải được trình bày. + Chỉ rõ các hoạt động kiểm soát thích hợp với quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát. Ví dụ, tách biệt về trách nhiệm, sự phê chuẩn, kiểm tra độc lập trong nội bộ… Lưu đồ: Bao gồm lưu đồ ngang và lưu đồ dọc- là sự trình bày toàn bộ các quá trình kiểm soát áp dụng cũng như mô tả các chứng từ, tài liệu kế toán cùng quá trình vận động và luân chuyển chúng bằng các kí hiệu và biểu đồ. Các KTV có thể sử dụng một số ký hiệu chuẩn để mô tả công việc theo từng chức năng một cách đơn giản, rõ ràng đối với từng loại nghiệp vụ, đối với trình tự luân chuyển của từng chứng từ, cũng như các thủ tục kiểm soát. Nhờ biểu thị bằng hình vẽ nên lưu đồ có thể cung cấp cái nhìn khái quát, súc tích về toàn bộ hệ thống; cũng như mối quan hệ giữa các bộ phận, giữa các chứng từ và sổ sách…, và có tác dụng như một công cụ phân tích khi đánh giá vì nó giúp KTV nhận diện những thiếu sót của những thủ tục qua việc vận hành hệ thống. Tuy nhiên việc mô tả lưu đồ thường mất nhiều thời gian và có khi không cho phép xác định điểm yếu của KSNB. Việc lựa chọn loại công cụ để mô tả tuỳ theo KTV để có được hiểu biết tốt nhất về HTKSNB của khách hàng. Việc sử dụng kết hợp Bảng câu hỏi với lưu đồ với Bảng tường thuật sẽ giúp KTV hiểu biết tốt hơn về HTKSNB của khách hàng. 2.2. Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát để lập kế hoạch cho từng khoản mục: Đánh giá rủi ro kiểm soát là đánh giá sự hữu hiệu của HTKSNB trong việc ngăn chăn, phát hiện và sửa chữa các sai sót trọng yếu. Theo ISA 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ “ Sau khi tìm hiều về hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên phải thực hiện đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát theo các cơ sở dẫn liệu cho số dư của mỗi tài khoản trọng yếu”. Cơ sở dẫn liệu là những giải trình (hoặc khẳng định ) của các nhà quản lý để chứng minh về các dẫn liệu được trình bày trên báo cáo tài chính. Cơ sở dẫn liệu được hình thành xuất phát từ trách nhiệm của các nhà quản lý đối với việc soạn thảo, trình bày và công bố các báo cáo tài chính theo đúng các chuẩn mực hay chế độ kế toán hiện hành. Theo VSA 500 xác định các cơ sở dẫn liệu của báo cáo tài chính như sau: Hiện hữu: tài sản hay nợ phải trả có thực tại thời điểm báo cáo. Quyền và nghĩa vụ: tài sản hoặc nợ phải trả thuộc vê đơn vị tại thời điểm báo cáo. Phát sinh: nghiệp vụ phải có thực và đã xảy ra trong kỳ báo cáo. Đầy đủ: mọi tài sản, công nợ, nghiệp vụ đều phải ghi chép và trình bày trên báo cáo tài chính. Đánh giá: tài sản hoặc công nợ phải được ghi chép theo đúng giá trị thuần. Chính xác: nghiệp vụ phải đựơc ghi chép đúng số tiền, mọi thu nhập và chi phí phải được phân bổ đúng kỳ. Trình bày và công bố: các chỉ tiêu được trình bày, phân loại và công bố trên báo cáo tài chính phải đúng theo chuẩn mực kế toán hiện hành. Như vậy sau khi thu thập được một sự hiểu biết về cách thiết kế và sự vận hành của HTKSNB, kiểm toán viên sẽ đưa ra đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát để lập kế hoạch cho từng khoản mục. Nếu HTKSNB được thiết kế và vận hành hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát được đánh giá là thấp và ngược lại. Để đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát, KTV có thể thực hiện theo các bước sau: Nghiên cứu những thông tin thu thập được qua việc tìm hiểu: Sau khi đã tài liệu hóa các thông tin tìm hiều về HTKSNB của đơn vị khách hàng, KTV sẽ tiến hành phân tích các tài liệu này. Khi nghiên cứu, KTV phải xác định những loại sai sót tiềm tàng và xem xét những nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro có những sai sót trọng yếu, ví dụ như có thiết kế các thủ tục kiểm soát để ngăn chặn và phát hiện các sai sót không và chúng có thật sự hoạt động không? Xác định những loại sai sót tiềm tàng và những thủ tục kiểm soát chủ yếu. Khi nghiên cứu các bảng mô tả KTV có thể đã nhận biết các sai sót tiềm tàng và các thủ tục kiểm soát chủ yếu. Tiếp theo, để hệ thống hoá, KTV thường sử dụng một bảng kiểm tra, trong đó trình bày các sai sót tiềm tàng va những thủ tục kiểm soát chủ yếu để có thể ngăn chặn hoặc phát hiện những sai sót tiềm tàng cụ thể. Ví dụ: Cột 1 và 2 bảng dưới đây ( Lưu ý là nhiều thủ tục kiểm soát khác nhau có thể được áp dụng để ngăn chặn một sai sót tiềm tàng và một thủ tục kiểm soát cũng có thể áp dụng để ngăn chặn nhiều sai sót tiềm tàng). Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát. Cuối cùng, KTV tiến hành đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát dựa trên những bằngchứng thu được từ thủ tục tìm hiểu về HTKSNB. Kiểm toán viên có thể đánh giá rủi ro theo yếu tố định tính thấp, trung bình, cao hoặc theo tỷ lệ phận trăm. Để đi đến kết luận chính thức về mức độ rủi ro, KTV cần phải bổ sung thêm những bằng chứng có được từ kết quả thực hiện các thử nghiệm kiểm soát. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400, KTV đặt ra mức kiểm toán là cao trong trường hợp: + Hệ thống kế toán và KSNB không được áp dụng đúng hoặc + Việc đánh giá sự áp dụng của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ được xem là không đủ. 2.3. Thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm soát trong chương trình kiểm toán. Thử nghiệm kiểm soát hay còn gọi là thử nghiệm tuân thủ là những thử nghiệm dùng để thu thập bằng chứng kiểm toán về sự hữu hiệu trong thiết kế và vận hành của HTKSNB. Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400, Đánh giá rủi ro kiểm soát nội bộ qui định KTV phải thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để thu thập bằng chứng về sự đầy đủ, về tính hiệu quả của hệ thống kế toán va HTKSNB trên các phương diện: + Thiết kế: hệ thống kế toán và HTKSNB của đơn vị được thiết kế sao cho có khả năng ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai sót trọng yếu. + Thực hiện: hệ thống kế toán và HTKSNB tồn tại và hoạt động một cách hữu hiệu trong suốt niên độ kế toán. Môi quan hệ giữa việc đánh giá rủi ro kiểm soát và việc xác định các phép thử nghiệm kiểm soát. Nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức độ tối đa (HTKSNB không hoạt động hoặc hoạt động không có hiệu lực, không phát hiện và ngăn chặn các gian lận và sai sót trọng yếu) thì KTV không thể dựa vào các KSNB của đơn vị để giảm bớt các thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ. Trái lại, KTV phải tăng cường các thử nghiệm cơ bản để phát hiện những hành vi gian lận và sai sót. Trong trường hợp này, KTV không cần thực hiện thử nghiệm kiểm soát. Thử nghiệm kiểm soát cũng có thể không được thực hiện nếu KTV cho rằng việc thực hiện thử nghiệm này không có hiệu quả bằng việc thực hiện ngay từ đầu các thử nghiệm cơ bản về số dư và nghiệp vụ của đơn vị. Nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá thấp hơn mức tối đa, KTV sẽ dựa vào KSNB của đơn vị để giảm bớt thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ va KTV sẽ thực hiện tuần tự thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản trong thực hành kiểm toán BCTC. KTV sẽ được quyền đánh giá rủi ro kiểm soát thấp hơn mức tối đa khi: KTV chỉ ra được thủ tục kiểm soát liên quan đến cơ sở dẫn liệu là có thể phát hiện và ngăn chặn các gian lận và sai sót trọng yếu và KTV lập kế hoạch thực hiện thử nghiệm kiểm soát để làm cơ sở cho sự đánh giá của mình về HTKSNB của doanh nghiệp. Thử nghiệm kiểm soát được thực hiện theo những phương pháp khác nhau tuỷ thuộc từng trường hợp cụ thể. Các thử nghiệm kiểm soát được sử dụng để kiểm tra sự hiện hữu của HTKSNB bao gồm: + Phỏng vấn. + Kiểm tra tài liệu. + Quan sát việc áp dụng các thủ tục kiểm soát. + Thực hiện các thủ tục kiểm soát. Sơ đồ: ảnh hưởng hệ thống kiểm soát nội bộ tới cuộc kiểm toán. đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Hiệu lực kém Hiệu lực mạnh Phạm vi giảm lượng thử nghiệm cơ bản Phạm vi thực hiện nhiều thử nghiệm cơ bản Nội dung thu thập bằng chứng trong hệ thống kiểm soát nội bộ, giảm bằng chứng thu thập bên ngoài Thời gian kiểm tra các khoản mục vào giữa kỳ hoặc một phần trong kỳ Thời gian kiểm tra các khoản mục trong cả kỳ kế toán Nội dung thiết kế các phương pháp kiểm toán để thu thập các bằng chứng có giá trị đặc biệt là bằng chứng bên ngoài Sai sót các tiềm tàng, các thủ tục kiểm soát chủ yếu thử nghiệm kiểm soát- nghiệp vụ chi quỹ. Sai sót tiềm tàng/ Cơ sở dẫn liệu Thủ tục kiểm soát chủ yếu Thử nghiệm kiểm soát Việc chi quỹ có thể không được phê chuẩn ( hiện hữu phát sinh) * Phải xét duyệt các chứng từ thanh toán với các chứng từ khác( hoá đơn của người bán, báo cáo nhận hàng, đơn đặt hàng đã được xét duyệt) cho mỗi nghiệp vụ chi quỹ. * Chọn mẫu nghiệp vụ chi quỹ để xác định sự hiện hữu của việc xét duyệt các chứng từ thanh toán và đối chiếu với các chứng từ khác cho mỗi khoản chi quỹ. * Chỉ những nhân viên được uỷ quyền mới kí séc. * Quan sát các chữ kỉtên séc và xác định rằng có chữ kí của người được uỷ quyền. * Không kiêm nhiệm xét duyệt các chứng từ thanh toán với kí séc. * Quan sát sự phân chia nhiệm vụ. Một chứng từ có thể thanh toán hai lần (Hiện hữu và phát sinh). * Đóng dấu “đã thanh toán” trên chứng từ thanh toán và các chứng từ khác ngay khi phát hành séc. * Quan sát các chứng từ đã đóng dấu và/ hoặc lấy mẫu kiểm tra các chứng từ thanh toán để xem có dấu “đã thanh toán”. Một nghiệp vụ chi tiền có thể không được ghi sổ (sự đầy đủ), hoặc có thể đã ghi sổ sai số tiền ( đánh giá chính xác) Tất cả các nghiệp vụ đều thực hiện bằng séc. Phỏng vấn về phương pháp thực hiện chi quỹ Tất cả các séc đều được đánh số trước và quản lý. Kiểm tra bằng chứng về việc sử dụng và quản lý những séc đã đánh số trước và/ hoặc kiểm tra lướt qua những số séc tiếp theo trong sổ séc hoặc trong sổ nhật ký chi quỹ. * Những séc chưa được sử dụng phải được cất giữ ở nơi an toàn. * Quan sát việc cất giữ và nơi cất trữ những séc chưa được sử dụng. * Kiểm tra độc lập hàng ngày tổng số séc phát hành với việc ghi chép vào sổ nhật kí chi quỹ. * Quan sát việc thực hiện kiểm tra độc lập và/hoặc thực hiện lại việc kiểm tra độc lập. * Định kỳ chỉnh hợp tiền gửi ngân hàng một cách độc lập. * Quan sát thực hiện chỉnh hợp tiền gửi ngân hàng và kiểm tra việc chỉnh hợp tiền gửi ngân hàng. Phương pháp kiểm tra tài liệu được áp dụng nếu các thủ tục để lại dấu vết trực tiếp trên tài liệu như các chữ ký phê duyệt, hoá đơn lưu… Ví dụ, kiểm tra các chứng từ liên quan đến phiếu chi tiền có được phê duyệt đầy đủ không? Trong các trường hợp các “dấu vết “ để lại là gián tiếp, KTV thực hiện lại các thủ tục kiểm soát. Ví dụ, kiểm tra Bảng đối chiếu tiền gửi của đơn vị với ngân hàng, xem xét bảng kiểm kê quĩ, kiểm tra hàng tồn kho… Nếu các thủ tục không để lại dấu vết trong tài liệu, KTV tiến hành quan sát các hoạt động liên quan đến KSNB hoặc phỏng vấn nhân viên đơn vị về các thủ tục kiểm soát của những người thực thi công việc KSNB. Ngoài thử nghiệm kiểm soát, KTV có thể thực hiện các thủ tục kiểm toán khác để thu thập bằng chứng về tính hiệu quả của hệ thống kế toán và HTKSNB. Ví dụ phép thử “Walk-through”… 2.4. Lập bảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ: Việc tổng hợp kết quả khảo sát về HTKSNB có thể được thực hiện qua việc lập bảng đánh giá kiểm soát nội bộ hoặc các hình thức khác tuỳ thuộc vào việc xem xét của KTV trong từng cụôc kiểm toán cụ thể. Bảng đánh giá KSNB thường phản ánh các thông tin sau: các mục tiêu của KSNB đối với các khoản mục hay chu trình nghiệp vụ; các thông tin mô tả thực trạng của KSNB do kiểm toán viên thu thập; bản chất và tính hệ trọng của các rủi ro tương ứng với thực trạng đó; nguyên tắc thiết kế vận hành các thủ tục kiểm soát phù hợp tương ứng với thực trạng đã nêu; đánh giá của KTV về KSNB với từng khoản mục hay chu trình nghiệp vụ. Sau khi lập bảng về HTKSNB kiểm toán viên tiến hành đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế lại các thử nghiệm cơ bản trên các số dư và nghiệp vụ (nếu cần thiết). Nếu sau khi thực hiện các thử nghiệm kiểm soát mà không thu được bằng chứng về sự hữu hiệu của HTKSNB, KTV phải thực điều chỉnh lại sự đánh giá của mình về rủi ro kiểm soát trên cơ sở kết quả của các thử nghiệm trên. KTV chỉ giữ lại đánh giá ban đầu của mình về rủi ro kiểm toán nếu kết quả thử nghiệm kiểm soát cho thấy các thủ tục kiểm soát thực sự hữu hiệu như đánh giá ban đầu của KTV. Phần II Thực trạng về quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với các Ngân hàng thương mại tại công ty Vaco I. Đặc điểm chung của công ty có ảnh hưởng đến việc đánh giá HTKSNB của ngân hàng thương mại. 1. Quá trình hình thành và tổ chức bộ máy của công ty. Công ty Kiểm toán Việt Nam là công ty chuyên ngành luôn cung cấp các dịch vụ về kiểm toán, kế toán, tư vấn tài chính, quản trị có trụ sở chính tại số 8- Phạm Ngọc Thạch- Đống Đa- Hà Nội và 2 chi nhánh: 01 tại thành phố Hồ Chí Minh, 01 tại Hải phòng, 01 tại Đà Nẵng( dự kiến trong năm 2004). Công ty Kiểm toán Việt Nam và doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Tài Chính, được thành lập ngày 13/05/1991 theo quyết định số 165 TC/QĐ/TCCB của Bộ trưởng Bộ Tài Chính về việc thành lập công ty Kiểm toán Việt Nam tên giao dịch quốc tế là Việt Nam Auditing Company (VACO). Có thể nói, Vaco là một trong những doanh nghiệp hàng đầu hoạt động trong lĩnh vực kế toán và kiểm toán, điển hình về sự năng động, sáng tạo đi đầu trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ, có tinh thần đoàn kết nội bộ, thường xuyên chú ý chăm lo đời sống tinh thần và vật chất của cán bộ, nhân viên, và luôn coi trọng công tác đào tạo nhằm phục vụ sự nghiệp phát triển lâu dài của công ty vì Công ty cho rằng “Chất lượng của đội ngũ nhân viên chính là chất lượng dịch vụ mà Công ty cung cấp cho khách hàng”. Trong thời gian vừa qua, công ty đã tạo dựng được mạng lưới khách hàng tương đối ổn định và đa dạng, nhờ đó hoạt động kinh doanh của công ty liên tục tăng trưởng. Nhằm tiếp thu và đón nhận những kỹ thuật kiểm toán tiên tiến của thế giới, Vaco đã tăng cường hợp tác với tất cả các Hãng kiểm toán hàng đầu thế giới như Deloitte Touche Tohmatsu (DTT), Price Waterhouse (PW), KPMG, Ernst & Young (E&Y).Việc hợp tác kinh doanh của Vaco với các Hãng kiểm toán quốc tế này không chỉ trong phạm vi các Hợp đồng kiểm toán nói chung mà còn tập trung trong lĩnh vực đào tạo truyền bá các chuẩn mực kế toán- kiểm toán quốc tế, các nguyên tắc thực hành kiểm toán quốc tế tại Việt Nam. Một sự kiện quan trong trong quá trình phát triển của Vaco là vào ngày 04/04/1995 theo quyết định số 1187/GP của Uỷ ban Nhà nước về hợp tác đầu tư cho phép một bộ phận Vaco liên doanh với Deloitte Touche Tohmatsu (DTT) thành lập Công ty liên doanh Vaco-DTT ( đại diện là Phòng Dịch vụ Quốc tế). Vaco trở thành công ty kiểm toán Việt Nam đầu tiên liên doanh với nước ngoài trong lĩnh vực kiểm toán. Từ ngày 1/10/1997, DTT đã chính thức công nhận Vaco là thành viên của DTT và là đại diện hợp pháp duy nhất của DTT tại Việt Nam. Với sự kết hợp thế mạnh của Công ty kiểm toán Việt Nam thông hiểu về môi trường kinh doanh và luật pháp Việt Nam với một hãng kiểm toán quốc tế có bề dày lịch sử và danh tiếng hàng trăm năm. Vaco là Công ty kiểm toán đầu tiên của Việt Nam đạt tiêu chuẩn quốc tê. Sự kiện này đã đánh dấu một bước phát triển mới của Vaco nói riêng và ngành kiểm toán Việt Nam nói chung. Hiện nay Vaco là công ty đầu tiên, doanh nghiệp trực tiếp thuộc bộ trong tổng số 18 công ty trong toàn quốc chuyển mô hình quản lý theo mô hình TNHH một thành viên vào năm 2003 và lấy tên là: “Công ty kiểm toán Việt Nam TNHH” * Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty : Qua hơn 10 năm hoạt động và phát triển với những thay đổi lớn trong tổ chức hoạt động cũng như bộ máy của Công ty, đến nay có thể nói bộ máy tổ chức của Công ty đã tương đối hoàn chỉnh và ổn định: Bộ máy tổ chức quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình chức năng: đứng đầu là giám đốc, sau đó là các Phó giám đốc phụ trách các chức năng.  2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty: Mục tiêu của Vaco là giúp khách hàng năng cao chất lượng công tác tài chính, kế toán, tăng cường hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp thông qua tăng cường hoạt động của HĐKSNB, đảm bảo quyền lợi cho các bên sử dụng thông tin trên BCTC.Vaco hoạt động theo nguyên tắc độc lập, khách quan chịu trách nhiệm vật chất và giữ bí mật cho khách hàng. Vaco coi trọng chất lượng dịch vụ, hiệu quả tài chính và uy tín nghề nghiệp. Phương châm hoạt động của Vaco là phấn đấu trở thành Công ty hàng đầu trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán và tư vấn kinh doanh tại Việt Nam, luôn cung cấp các dịch vụ mà khách hàng cần chứ không chỉ các dịch vụ đã có với chất lượng cao vượt lên sự mong đợi của khách hàng và nhân viên trong Công ty. 2.1. Đặc điểm về các dịch vụ mà công ty cung cấp: bao gồm 12 dịch vụ tư vấn được khái quát thông qua sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Những dịch vụ của Công ty kiểm toán Dịch vụ chủ yếu Kiểm toán -BCTC -BCQT xây dựng cơ bản -Hoạt động dự án Tư vấn tài chính -Đánh giá tài chính doanh nghiệp -Đánh giá tài sản -Tư vấn sử dụng nguồn TC Tư vấn kế toán -Giữ sổ sách -Xây dựng hệ thống kế toán -Chương trình kế toán vi tính Tư vấn thuế -Kê khai thuế -Soát xét thuế -Trả lời các vướng mắc -Tư vấn thuế thực hành Tư vấn khác liên quan Dịch vụ bồi dưỡng Kế toán, Kiểm toán 2.2. Quy trình hoạt động của công ty kiểm toán Việt Nam: Do là thành viên chính thức của Hãng Deloitte Touche Tohmatsu (DTT) nên Vaco áp dụng phương pháp qui trình đánh giá HTKSNB nói riêng và phương pháp kiểm toán của DTT quốc tế là hệ thống kiểm toán AS/2 (hệ thống kiểm toán tiên tiến mà Vaco đang áp dụng từ khi trở thành thành viên củaHãng Deloitte Touche Tohmatsu) Hệ thống kiểm toán AS/2 bao gồm: + Phương pháp kiểm toán . + Hệ thống hồ sơ kiểm toán. + Phần mềm kiểm toán. 2.2.1. Phương pháp kiểm toán Công việc thực hiện trước khi kiểm toán Dựa vào AS/2 Vaco đã thực hiện công việc kiểm toán BCTC theo các bước: Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát Lập kế hoạch kiểm toán cụ thể Thực hiện kế hoạch kiểm toán Kết thúc công việc kiểm toán và lập kế hoạch Công việc thực hiện sau kiểm toán 2.2.2. Hệ thống hồ sơ kiểm toán: Tất cả các bước, các công việc, giấy tờ làm việc, các thông tin do khách hàng cung cấp, các thông tin mà kiểm toán viên thu thập được về một khách hàng cụ thể nào đều được tập trung trong hồ sơ kiểm toán- lập theo hệ thống kiểm toán AS/2 được chia thành các phần có chỉ mục từ 1000 đến 8000 với nội dung cụ thể như sau: 1000 Lập kế hoạch:gồm các bước để phục vụ cho việc lập kế hoạch kiểm toán. 1100 Kế hoạch giao dịch và phục vụ khách hàng. 1200 Đánh giá rủi ro kiểm toán và môi trường kiểm soát. 1300 Các điều khoản thực hiện hợp đồng kiểm toán. 1400 Tìm hiểu quy trình kế toán áp dụng. 1600 Các thủ tục phân tích sơ bộ 1700 Xác định mức độ trọng yếu. 1800 Đánh giá rủi ro và kế hoạch kiểm toán. 2000 Báo cáo: phần này lưu giữ các loại báo cáo có liên quan đến cuộc kiểm toán đã hoàn thành như Báo cáo kiểm toán, thư quản lý, các báo cáo tài chính… Ngoài ra còn có bản ghi tóm tắt kết quả kiểm toán ( ghi lại các bước đã thực hiện trong quá trình kiểm toán, các vấn đề đã xử lý và chưa xử lý, các bút toán điểu chỉnh và phân loại lại, cũng như ý kiến của KTV) và các giấy tờ có liên quan khác do khách hàng cung cấp hoặc kiểm toán viên thu thập được. 3000 Quản lý kiểm toán: gồm các giấy tờ có liên quan đến lịch trình thực hiện và đánh giá dịch vụ khách hàng cùng các biên bản họp giữa kiểm toán viên và Ban giám đốc Công ty khách hàng. 4000 Kiểm soát: các giấy tờ có liên quan và các kết luận về kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty khách hàng. 4100 Kết luận về kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ 4110 Kết luận về kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ 4300 Kiểm soát hệ thống bằng máy vi tính- Không có rủi ro cụ thể 4310 Tăng cường nắm bắt về hệ thống kiểm soát bằng máy tính. 4400 Kiểm soát các chu trình áp dụng- Không có rủi ro cụ thể. 4420 Giấy tờ kiểm soát các chu trình áp dụng. Các phần có ký hiệu từ 5000 đến 7000 bao gồm các chương trình kiểm toán, giấy tờ làm việc có liên quan đến thực hiện kiểm toán tài khoản, tài sản và nguồn vốn. 5000 Kiểm tra chi tiết tài sản: Bao gồm các giấy tờ làm việc, bằng chứng kiểm toán mà kiểm toán viên thu thập được liên quan đến kiểm tra chi tiết các tài khoản thuộc phần tài sản như tài khoản tiền, tài khoản hàng tồn kho, các khoản phải thu, TSCĐ, đầu tư ngắn và dài hạn… 6000 Kiểm tra chi tiết công nợ: trình bày những bằng chứng mà kiểm toán viên thu thập để đưa ra ý kiến về số dư các khoản nợ ngắn hạn và dài hạn. 7000 Kiểm tra chi tiết nguồn vốn. 8000 Riêng phần này là phần dành riêng cho kiểm tra chi tiết các tài khoản có liên quan đến thu thập và chi phí như tài khoản doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí hoạt động, doanh thu và chi phí khác… Sau khi lập hồ sơ khách hàng tiến hành soát xét hồ sơ khách hàng: hồ sơ khách hàng được thiết lập bởi nhóm kiểm toán, theo thể thức kiểm toán AS/2 của DTT được thực hiện thông qua quy trình sau: Sơ đồ 4: Quy trình soát xét hồ sơ khách hàng DTT Partner Tony Birch Hồ sơ do Vaco Manager soát xét (Dũng và Ngọc) Soát xét sau quá trình Kiểm toán Thiết lập hồ sơ kiểm toán Manager và nhóm kiểm toán Soát xét và ký báo cáo Bùi Văn Mai Hà Thu Thanh MNC DTTs client áanhssoosâooo Soát xét trong quá trình kiểm toán Vaco Partner Hà Thu Thanh Hồ sơ do DTT Manager soát xét (Uchida) Soát xét sau quá trình Kiểm toán 2.2.3. Phần mềm kiểm toán: Ngoài phương pháp kiểm toán và hệ thống hồ sơ kiểm toán, chương trình kiểm toán AS/2 còn có phần mềm phục vụ kiểm toán. Với việc sử dụng phần mềm AS/2 đã giúp ích cho kiểm toán viên rất nhiều trong việc nâng cao năng suất lao động, chuyền nghiệp hoá trong các khâu thu thập, phân tích và bảo quản các bằng chứng kiểm toán song nó không hoàn toàn thay thế được kiểm toán viên vì kiểm toán viên là người cung cấp thông tin đúng đắn cho máy tính sau những bước phân tích, đánh giá kinh nghiệm, trình độ chuyên môn môn của bản thân. 2.3. Kết quả hoạt động của công ty trong một số năm gần đây: Kể từ khi thành lập, hơn 10 năm qua, với sự nỗ lực không ngừng của tập thể cán bộ, nhân viên toàn công ty và của từng thành viên Ban Giám Đốc đã đưa công ty đạt được những thành tựu vượt bậc, đóng góp vào sự trưởng thành của các doanh nghiệp kế toán và kiểm toán Việt Nam. Hiện nay, vai trò và vị trí của công ty kiểm toán Việt Nam đã khẳng định trên cả nước. Với những thành tích đó Vaco đã được BTC ghi nhận và đề nghị. Chính phủ tặng thưởng Huân chương Lao động hạng 3 năm 2001 và Giám đốc-Bà Hà Thị Thu Thanh đã nhận giải thưởng Sao đỏ năm 2002 do Phó Thủ tướng Vũ Khoan trao tặng, tiếp đến là Chủ tịch UBMTTQVN Phạm Thế Duyệt trao tặng cúp DN Sao Đỏ- một giải rất cao quý và xứng đáng với nỗ lực phấn đấu không ngừng của từng cá nhân và tập thể Công ty. Vaco có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp được đào tạo có hệ thống tại Hoa Kỳ, Anh, Bỉ, Ailen, Malaysia, Singapoer, HôngKông… với thời gian từ 1 đến 18 tháng và các khoá đào tạo trong nước, trong đó có một số lượng lớn các kiểm toán viên đã được cấp chứng chỉ kiểm toán viên Quốc gia(CPA) với sự trợ giúp của đội ngũ chuyên gia, cố vấn nước ngoài có trình độ, bằng cấp chuyên môn quốc tế. Với đội ngũ kiểm toán viên quốc gia nhiều nhất so với các công ty kiểm toán khác ở Việt Nam, bao gồm các kiểm toán xuất sắc nhất của ngành kiểm toán Việt Nam, dịch vụ kiểm toán là dịch vụ có chất lượng cao của Vaco. - Trình độ nhân viên + 45% số nhân viên đã được đào tạo, khảo sát về kế toán, kiểm toán ở nước ngoài. + 37% số nhân viên có trên 5 năm kinh nghiệm. + 12% số nhân viên có bằng thạc sỹ. + 21% số nhân viên có hai bằng đại học trở lên. + 60% số nhân viên sử dụng thành thạo ngoại ngữ trong công việc. + 95% số nhân viên có trình độ đại học trở lên và sử dụng thành thạo máy vi tính trong công việc - Tốc độ tăng trưởng lao động Sơ đồ 6: Tăng trưởng lao động qua các năm Qua tính toán ta thấy tốc độ tăng nhân viên bình quân hàng năm của công ty là 200%. Tốc độ này phát triển tương đối lớn và tương ứng với việc phát triển này thì số lượng và doanh thu của công ty. II. Thực tế quy trình đánh giá HTKSNB tại NHTM ở Việt Nam do công ty Vaco thực hiện. Hàng năm Công ty Vaco đều có “ Thư chào hàng” gửi tới khách hàng dù là khách hàng mới hay khách hàng thường xuyên. Khách hàng sau khi xem xét thư nếu đồng ý mời Công ty Vaco cung cấp các dịch vụ kiểm toán sẽ gửi “Thư hẹn kiểm toán” sau khi đã đăng ký hoặc gửi Fax hay liên hệ trực tiếp qua điện thoại. Đại diện Ban Giám đốc Công ty Vaco sau đó sẽ cùng với công ty khách hàng ký kết “Hợp đồng kiểm toán” (Hợp đồng kiểm toán được lập theo VSA 210 Hợp đồng kiểm toán). Sau khi ký kết “Hợp đồng kiểm toán”, kiểm toán viên của công ty Vaco bắt đầu lập kế hoạch kiểm toán chú trọng vào công việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ để đưa ra quyết định trước khi kiểm toán. Các bước công việc được thể hiện rõ nét trong việc kiểm toán của Công ty Vaco đối với Ngân hàng thương mại. Ngân hàng thương mại ABC là khách hàng thường xuyên của Công ty Vaco. Là một ngân hàng nên HTKSNB và các thủ tục kiểm soát tương đối chặt chẽ hơn các doanh nghiệp khác đòi hỏi kiểm toán viên phải tiến hành Đánh giá rủi ro và môi trường kiểm soát của khách hàng. Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức bộ máy của khách hàng. Tìm hiểu về chu trình kế toán áp dụng tại công ty. Tìm hiểu về hoạt động kinh doanh của công ty. Đánh giá mức độ ảnh hưởng của máy vi tính. Thực hiện thủ tục phân tích sơ bộ. Đánh giá rủi ro và kế hoặch kiểm toán. 1. Đánh giá rủi ro và môi trường kiểm soát của Ngân hàng thương mại. Kiểm toán viên tiến hành tìm hiều môi trường kiểm soát thông qua việc xem xét cách thức tổ chức quản lý và điều hành cuả Ban Giám đốc cùng với các quy trình kiểm soát ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của Ngân hàng thương mại. Mục đích của việc tìm hiểu này là đánh giá hoạt động, cách thức quản lý của Ban lãnh đạo và khẳng định độ tin cậy của hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng. Đối với khách hàng mới, để có được sự hiểu biết về môi trường kiểm soát, kiểm toán viên sẽ tiến hành những buổi gặp gỡ trực tiếp với Ban giám đốc công ty khách hàng, qua đó Ban Giám đốc khách hàng sẽ cung cấp cho kiểm toán viên những tài liệu như: Các văn bản quy định cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của các cán bộ lãnh đạo chủ chốt trong công ty, các nội quy, quy định được áp dụng trong công ty, các kế hoặch dự toán được lập các văn bản quy định tổ chức công tác kế toán. Ngoài ra, kiểm toán viên còn tiến hành phỏng vấn Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, Kế toán trưởng, các trưởng phòng và quan sát các mặt hoạt động trong công ty. Qua đó, kiểm toán viên có thể đánh giá tổng thể về thái độ, nhận thức, hoạt động của các nhà lãnh đạo công ty khách hàng nhằm khẳng định độ tin cậy của môi trường kiểm soát. Đối với khách hàng thường niên, các thông tin về môi trường kiểm soát thường ít thay đổi qua các năm, vì vậy kiểm toán viên Vaco sẽ cập nhật các thông tin này trong Hồ sơ kiểm toán năm trước. Do ngân hàng thương mại ABC là khách hàng thường niên của Vaco, nên kiểm toán viên sẽ có được những thông tin này trong những cuộc kiểm toán lần trước. Kiểm toán viên tìm hiểu những thay đổi trong Ngân hàng diễn ra trong năm 2002 mà có ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của môi trường kiểm soát. Vaco thực hiện bảng câu hỏi gồm 20 câu chung với những tình huống liên quan đến rủi ro kiểm toán và môi trường KSNB. Những câu trả lời chính xác trong phần này sẽ chỉ ra sự tồn tại của rủi ro kiểm toán và môi trường kiểm soát từ đó yêu cầu xem xét và trả lời những câu hỏi bổ xung. Sau những câu hỏi chung là những câu hỏi chi tiết để bổ xung thêm thông tin. Khách hàng không cần thiết phải trả lời những câu hỏi nhỏ trong mối liên hệ với câu hỏi chung. Tuy nhiên mỗi câu trả lời đó đều phải nhằm mục đích chung là xây dựng được câu trả lời hoàn chỉnh cho câu hỏi chung. đánh giá rủi ro và môi trường kiểm soát. Khách hàng: Ngân hàng thương mại ABC Người lập :LXT Người soát xét: TAH Quan điểm về tính chính trực của Ban quản trị ảnh hưởng tới: Rủi ro kiểm toán Môi trường kiểm soát Có vấn đề nào đáng lưu ý hay không? Tham chiếu Quan điểm và tính chính trực 1. Có lý do nào khiến KTV nghi ngờ về quan điểm và tính chính trực của Ban Giám Đốc cũng như có thể tin tưởng vào những thông tin mà họ cung cấp không? Không Không Không Cam kết về sự chính xác và hợp lý của Báo cáo tài chính 2. Có lý do nào nghi ngờ về những cam kết của BGĐ về sự tin cậy của BCTC Không Không Không Cam kết về việc thiết lập và duy trì một hệ thống thông tin và kế toán đáng tin cậy 3. Có lý do nào nghi ngờ tới những cam kết của BGĐ để thiết lập và duy trì hệ thống thông tin và kế toán đáng tin cậy hay một HTKSNB đáng tin cậy? Không Không Không Cơ cấu tổ chức và quản trị Cơ cấu tổ chức 4. Cơ cấu tổ chức có bất hợp lý với quy mô và loại hình kinh doanh không? Không Không Không Cơ cấu tổ chức, quá trình kiểm soát, giám sát và điều hành 5. Quá trình kiểm soát của BGĐ là không phù hợp với quy mô và loại hình kinh doanh không, có lý do nào để nghi ngờ về khả năng của Ban quản trị trong việc giám sát và điều hành hoạt động có hiệu quả cũng như việc phân công trách nhiệm. Không Không Không Phương thức phân công quyền hạn và trách nhiệm 6. Phương thức phân công quyền hạn và trách nhiệm có bất hợp pháp với quy mô và hình thức kinh doanh hay không? Không Không Không Phương pháp quản lý lãnh đạo 7. Có lý do nào để băn khoăn về phương pháp quản lý của Ban lãnh đạo hay không ? Không Không Không ảnh hưởng của hệ thống máy vi tính 8. Hình thức và phạm vi sử dụng máy vi tính có bất hợp lý với quy mô và hình thức kinh doanh hay không? Không Không Không Hoạt động của Ban giám đốc và nhóm kiểm toán nội bộ 9. Ban giám đốc và nhóm kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp có bất hợp lý với quy mô và hình thức kinh doanh hay không? Không Không Không Hình thức và môi trường kinh doanh Hình thức kinh doanh 10, Có lý do nào để băn khoăn với hình thức kinh doanh của doanh nghiệp hay không? Không Không Không Câu hỏi- rủi ro kiểm toán a. Doanh nghiệp có chu kì kinh doanh dài hay không? Không b. Doanh nghiệp có sử dụng kỹ thuật tài chính phức tạp và cũ hay không? Có c. Doanh nghiệp có hoạt động trong ngành nghề và môi trường dễ thay đổi hay không? Không d. Những số liệu dự báo kế toán quan trọng có đáng chú ý, phực tạp, bất thường hơn mức trung bình không? Có e. Kinh doanh của doanh nghiệp có liên quan đến các hoạt động bất hợp pháp hay không? Không f. Trong năm vừa qua, doanh nghiệp có mua lại những công trình kinh doanh trong những ngành nghề mà doanh nghiệp có ít hoặc không có kinh nghiệm hay không? Không Môi trường kinh doanh 11. Có những ảnh hưởng bên ngoài nào trong môi trường kinh doanh tác động đến hoạt động và khả năng tiếp tục kinh doanh của DN hay không? Không Không Không Kết quả tài chính 12. Ban quản trị có chịu áp lực nào trong việc đưa ra kết quả tài chính cụ thể hay không? Không Không Không 13. Có nhân tố nào chứng tỏ rằng DN không thể tiếp tục hoạt động trong thời gian được dự báo hay không? Không Không Không Bản chất của cuộc kiểm toán. 14. Có lý do nào để băn khoăn về những ảnh hưởng xung quanh cuộc kiểm toán không? Có Có Có 15. Có lý do nào để nói rằng sự tuân thủ những chuẩn mực kiểm toán nói chung được thừa nhận của chúng ta sẽ bị thắc mắc không? Không Không Không Câu hỏi Rủi ro kiểm toán a. Có vấn đề gì nói rằng việc kiểm toán của chúng ta sẽ bị thắc mắc bởi bên thứ 3 về tính độc lập không? Không b. Có vấn đề tranh chấp giữa doanh nghiệp với một khách hàng nào đó của hãng dẫn tới việc tranh chấp lợi ích hay không? Không c. Liệu doanh nghiệp hay bộ phận chính của nó bị bán không? Không d. Kết quả của cuộc kiểm toán liệu có được các kiểm toán viên khác tin tưởng hay không? Có e. Chúng ta có nên tin tưởng vào các kiểm toán khác về các vấn đề trọng yếu mà được thực hiện tại các công ty thành viên hay không? f. Có những doanh nghiệp liên kết lớn hoặc có những bên có liên quan mà chúng ta không kiểm toán song lại có những giao dịch quan trọng có thể xảy ra hay không? g. Có ý kiến nào khiến chúng ta cho rằng không thể phát hành báo cáo chấp nhận toàn bộ vì lý do hạn chế phạm vi kiểm toán, vấn đề về kế toán, diễn giải số liệu và “hoạt động liên tục” không? 16. Có vấn đề kế toán trọng yếu nào dẫn đến mức độ rủi ro của hợp đồng kiểm toán lớn hơn mức trung bình hay không? Những mối liên hệ kinh doanh và các bên có liên quan 17. Có lý do nào khẳng định rằng chúng ta có những hiểu biết đầy đủ về những nghiệp vụ quan trọng và những quan hệ kinh doanh với các doanh nghiệp khác, đặc biệt trong trường hợp các doanh nghiệp khác được coi là bên thứ ba trong khi đó trên thực tế lại là những bên có liên quan. Điều đó có thể ảnh hưởng đến những nhận xét khái quát về tính chính trực của Ban quản trị Những kinh nghiệm và kiến thức về khách hàng 18. Có lý do nào để khẳng định rằng chúng ta không tích luỹ đủ kinh nghiệm và kiến thức vê khách hàng không? Có Có Có 19. Có lý do nào để khẳng định rằng chúng ta không có đủ nhân viên có khả năng ( bao gồm các chuyên gia về ngành chuyên môn, hoặc những chuyên gia về quy định hay những chuyên gia về quy định hay luật nước ngoài Sai sót cố ý 20. Có những vấn đề nào nói rằng sự tồn tại khả năng gian lận của Ban quản trị hay không? Không Không Không đánh giá khái quát rủi ro kiểm toán Rủi ro kiểm toán được đánh giá là : Trung bình ệ Cao hơn trung bình Ÿ Rủi ro rất cao Ÿ Xử lý đối với rủi ro kiểm toán được xác định Đây có phải là cuộc kiểm toán lần đầu hay không? Không đánh giá môi trường kiếm soát Kết luận Môi trường kiểm soát có hệ thống kế toán đáng tin cậy và kiểm soát nội bộ hiệu quả * Nhận xét: Công ty đã thành lập một hệ thống kiểm soát tương đối có hiệu quả, bao gồm Ban kiểm soát trực thuộc BOM, phòng kiểm soát trực thuộc BOD. Các bộ phận kiểm soát này được quyền và có trách nhiệm kiểm tra các yếu tố trong chu trình hoạt động của khách hàng, bao gồm kiểm soát dư nợ tín dụng quá hạn, dư nợ lớn theo quy định…( đối chiếu với báo cáo của phòng tín dụng)- đối chiếu, kiểm tra các báo cáo và thông tin kế toán với các nguồn thông tin khác. Các kết quả thu thập được từ công việc kiểm tra này được báo cáo trực tiếp với BOM hoặc BOD. Ngân hàng đã có các nhân viên chuyên trách, đã có kinh nghiệm làm việc lâu năm trong lĩnh vực ngân hàng để thực hiện các công việc này. Ban Giám đốc và HĐQT trực tiếp soát xét các thông tin và báo cáo của bộ phận kiểm soát như một phần kèm theo của các báo cáo tài chính và hoạt động thông thường. Dựa trên các văn bản pháp luật quy định, công ty đã xây dựng được các chu trình quản lý, chu trình thực hiện nghiệp vụ tín dụng, phân cấp theo thẩm quyền… Các văn bản này được thành lập và thông báo rộng rãi cho tất cả các nhân viên có liên quan để thực hiện theo các quy trình này. Các chính sách này được áp dụng và thực hiện kiểm soát từ các Manager của từng bộ phận. Các Manager là những người tham gia vào việc xây dựng các chính sách này và họ có trách nhiệm hướng dẫn các nhân viên cấp dưới thực hiện theo các chính sách này cũng như kiểm tra việc thực hiện của họ. Trong hoạt động của Ngân hàng, không có các loại nghiệp vụ có thể gây ra tính không tuân thủ một cách trọng yếu đối với các văn bản quy phạm pháp luật. Đối với một số loại nghiệp vụ có thể phát sinh các sai sót không tuân thủ theo quy định pháp luật, hệ thống kiểm soát và báo cáo của Ngân hàng có thể thường xuyên kiểm tra phát hiện và xử lý. Ban Điều hành của Ngân hàng không có xu hướng xử lý các sai sót này theo hướng không tuân thủ pháp luật. Trong qúa khứ, không có các sai sót nghiêm trọng thuộc loại không tuân thủ các văn bản pháp luật. Tất cả các vấn đề không tuân thủ đối với quy phạm pháp luật hiện hành đều phải được trình lên BOD( Board of Director) và BOM( Board of Manager) để quyết định có thực hiện hay không. Nếu quyết định thực hiện, ngân hàng sẽ tổ chức xin phép các cơ quan quản lý trứơc khi thực hiện. Thông qua hệ thống kiểm soát độc lập và báo cáo thường xuyên của bộ phận kiểm soát cũng như bộ phận nghiệp vụ, các nghiệp vụ không tuân thủ với quy định pháp luật được phát hiện và xử lý thường xuyên. Do hoạt động của Ngân hàng tại Việt Nam nói chung, và thực tế tại ABC nói riêng còn rất đơn giản. Hoạt động ngân hàng chủ yếu là các hoạt động ngân hàng thuần tuý và chưa có liên quan đến thị trường chứng khoán nên không có các gian lận trọng yếu có thể phát sinh. Việc kiểm soát các gian lận thông thường (cho vay lớn không có tài sản thế chấp…) được loại trừ từ việc thực hiện và phê duyệt thực hiện các quy trình nghiệp vụ. Ban Quản lý chủ yếu phát hiện các sai sót dựa trên việc duy trì hệ thống kiểm soát, phân cấp và báo cáo thường xuyên. Ví dụ: Bên cạnh việc ban hành quy trình quản lý cho việc thực hiện quy trình tín dụng, ngân hàng ban hành kèm theo các quy chế về việc đánh giá tài sản thế chấp, quản lý tài sản thế chấp, quy định cho vay không có thế chấp và kiểm soát thường xuyên việc thực hiện này. Các rủi ro được phát hiện và nhằm đề phòng, hạn chế của Ngân hàng chủ yếu liên quan đến việc bảo quản nguồn vốn Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức bộ máy trong Ngân hàng thương mại: 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy của ABC - Trụ sở chính, gồm có trung tâm điều hành và sở giao dịch - Các chi nhánh (Chi nhánh cấp 1), các Văn phòng đại diện, các Đơn vị sự nghiệp, các Công ty trực thuộc; - Các Chi nhánh thuộc Chi nhánh cấp 1 (Chi nhánh cấp 2); - Các chi nhánh thuộc chi nhánh cấp 2 ( Chi nhánh cấp 3); - Các phòng giao dịch, các điểm giao dịch. ABC được phép mở Sở Giao dịch, các Chi nhánh cấp 1, cấp 2 và cấp 3, các Văn phòng đại diện, các phòng giao dịch, các điểm giao dịch, Đơn vị sự nghiệp, các Công ty trực thuộc khi có nhu cầu theo quy định của NHNN. Cơ cấu tổ chức của các đơn vị trên sẽ do Hội đồng Quản trị quy định phù hợp với quy định của pháp luật. 2.2. Cơ cấu tổ chức của Trụ sở chính. 1. Hội đồng Quản trị. 2. Ban kiểm soát. 3. Tổng Giám đốc. 4. Hệ thống kiểm toán và kiểm tra nội bộ. - Bộ máy giúp việc Tổng Giám đốc: + Các phó Tổng Giám đốc + Kế toán trưởng + Các phòng, ban + Ban kiểm toán hoặc kiểm soát nội bộ * Nhiệm vụ và quyền hạn chung: Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị ABC , có quyền nhân danh ABC để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của ABC , trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng Cổ đông Ban kiểm soát là cơ quan kiểm tra hoạt động tài chính của ABC, giám sát việc chấp hành chế độ hạch toán, hoạt động của hệ thống kiểm tra và kiểm toán nội bộ của ABC Tổng giám đốc là người chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị, trước pháp luật về việc điều hành hoạt động hàng ngày của ABC Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và các thành viên khác trong Hội đồng Quản trị, trưởng ban và các thành viên khác trong Ban Kiểm soát, Tổng Giám đốc của ABC được bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm phải được Thống đốc Ngân hàng Nhà nước chuẩn y. Nhận xét: Tổ chức hệ thống kiểm soát của ngân hàng thương mại được phân thành nhiều cấp: Ban kiểm soát thuộc Đại HĐCĐ, Phòng kiểm soát trực thuộc Tổng Giám đốc. Cán bộ KSNB được tổ chức theo ngành dọc( mỗi chi nhánh có từ 1 đến 2 người kiểm soát làm việc tại Chi nhánh nhưng là người đại diện của Trụ sở chính thực hiện nhiệm vụ kiểm soát thường xuyên tại mỗi chi nhánh). Mỗi bộ phận đều có hoạt động kiểm soát của mình, nói chung hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng tương đối chặt chẽ đều có sự giám sát của hệ thống KSNB ở các cấp. 3. Tìm hiểu về chu trình kế toán áp dụng tại NHTM. Kiểm toán viên phải tìm hiểu về hệ thống kế toán của ngân hàng thương mại để đưa ra kế hoạch kiểm toán phù hợp với mức độ tin cậy vào hệ thống kế toán và kiểm soát cũng như đối với các nhóm nghiệp vụ quan trọng và số dư tài khoản chủ yếu. Nội dung tìm hiểu về chu trình kế toán áp dụng tại ngân hàng thương mại gồm: Các chính sách kế toán của doanh nghiệp có phù hợp với Chuẩn mực kế toán quốc tế và có phù hợp với luật định của Việt Nam hay không? Hệ thống kế toán áp dụng tại ngân hàng: kiểm toán viên kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ, phương pháp hạch toán kế toán chung hiện hành hoặc chế độ kế toán cụ thể đã được NHNN phê duyệt xem có phù hợp với dặc điểm hoạt động kinh doanh của NHTM. Kiểm tra chứng từ và sổ sách kế toán: xem chứng từ có đảm bảo đầy đủ để phục vụ cho việc ghi chép sổ sách kế toán hay không? Việc lập, ghi chép, sử dụng và bảo quản sổ sách kế toán có đảm bảo đầy đủ, kịp thời, đúng mẫu biểu để phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính và các báo cáo quản lý hay không? Bộ máy kế toán và trình độ của nhân viên kế toán: kiểm toán viên kiểm tra xem tổ chức bộ máy kế toán có phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động kinh doanh của ngân hàng hay không? Xem trình độ nhân viên kế toán có đáp ứng được yêu cầu công việc hay không? Để tìm hiểu hệ thống kế toán , kiểm toán viên áp dụng các kỹ thuật sau: Thu thập tài liệu: Kiểm toán viên yêu cầu Kế toán trưởng cung cấp các tài liệu như: các chính sách kế toán mà công ty áp dụng, các văn bản pháp quy về bảo quản chứng từ, tài sản sổ sách( nếu có). Cùng với nó kiểm toán viên tiến hành kiểm tra thực tế xem các chứng từ, sổ sách kế toán của ngân hàng có đầy đủ và đúng biểu mẫu hay không? Phỏng vấn trực tiếp Kế toán trưởng và các nhân viên kế toán về quy trình kế toán áp dụng, việc lưu giữ, bảo quản chứng từ, sổ sách, cách thức tổ chức. Quan sát trực tiếp quy trình làm việc của họ. Qua quá trình tìm hiểu và quan sát thực tế KTV đã thu thập được những thông tin về hệ thống kế toán tại NHTM như sau: 3.1. Cơ sở lập BCTC. Các BCTC được trình bày bằng đồng Việt Nam(VNĐ), theo nguyên tắc giá gốc và phù hợp với hệ thống kế toán Việt Nam áp dụng cho các tổ chức tín dụng được hướng dẫn tại Quyết định số 435/1998/QĐ-NHNN ngày 25/12/98 của NHNN VN và phù hợp với chế độ BCTC đối với các tổ chức tín dụng được ban hành kèm theo QĐ số 1145/2002/QĐ-NHNN ngày 18/10/02 của NHNN Việt Nam. Do đó, các BCTC này không nhằm phản ánh tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ theo các nguyên tắc và thông lệ kế toán đã được thừa nhận ở các nước khác ngoài Việt Nam. 3.2. áp dụng các chuẩn mực kế toán Việt Nam. Trong năm nay, ngân hàng đã lần đầu tiên đã áp dụng các chuẩn mực kế toán Việt Nam(“VAS”) sau: VAS 02: Hàng tồn kho VAS 03:TSCĐHH VAS 04:TSCĐVH VAS 14: Doanh thu và thu nhập khác. VAS 04 đã đưa ra hướng dẫn tổng quát đối với kế toán TSCĐVH. Việc hạch toán chi tiết TSCĐVH của ngân hàng được trình bày ở phần sau đây. ảnh hưởng cơ bản của việc áp dụng VAS 04 là các chi phí trước hoạt động của ngân hàng được phân bổ toàn bộ vào ngày đầu năm. VAS 04 cũng quy định thời gian phân bổ tối đa đối với chi phí thành lập là 3 năm. Theo đó, giá trị còn lại của chi phí thành lập tại ngày 31/12/01 sẽ được phân bổ theo thời gian còn lại của khoảng thời gian 3 năm. Năm 2002, giá trị còn lại của chi phí thành lập ngân hàng đã được phân bổ hết vào chi phí trong năm đồng thời nguyên giá và khấu hao luỹ kế cũng được ghi giảm trong năm 2002. 3.3.Các chuẩn mực kế toán mới: Ngày 31/12/02, Bộ tài chính đă ban hành 6 chuẩn mực kế toán Việt Nam(“VAS”) mới sau đây: VAS 01:Chuẩn mực chung VAS 06:Thuê tài sản VAS 10:ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái. VAS 15:Hợp đồng xây dựng VAS 16:Chi phí đi vay VAS 24:Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Ngân hàng đã phân tích những ảnh hưởng của các chuẩn mực kế toán mới này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 1/1/03 và tin tưởng rằng không có ảnh hưởng trọng yếu đối với BCTC năm 2002 của ngân hàng. 3.4. Năm tài chính: của ngân hàng được bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. 3.5.Ngoại tệ: Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá áp dụng vào ngày phát sinh nghiệp vụ. Tài sản và công nợ bằng ngoại tệ tại ngày lập Bảng CĐKT . Toàn bộ chênh lệch tỷ gía được kết chuyển vào BCKQHĐKD, tuân thủ theo các quy định của QĐ số 522/2000/QĐ-NHNN 2 ngày 20/12/00. Các tỷ giá chính được dùng để quy đổi tài sản và công nợ tại ngày lập BCĐKT là: 31/12/02 31/12/01 USD 15.368 15.070 ECR 15.470 13.249 JPY 126 113 3.6.Các khoản mục ngoài bảng: Theo các nguyên tắc kế toán được áp dụng rộng rãi đối với các NHTM và Tổ chức Tín dụng tại Việt Nam, trong trường hợp khách hàng không có khả năng thanh toán thư tín dụng, bảo lãnh vay nợ và các khoản boả lãnh khác thì ngân hàng chưa ghi nhận các khoản mục này vào cân đối nội bảng cho đến khi ngân hàng tiến hành thanh toán thay cho khách hàng. Trong trường hợp đó, khoản tiền ngân hàng thanh toán thay cho khách hàng được ghi nhận vào cân đối nội bảng dưới hình thức là khoản cho vay bắt buộc và được gộp vào dư nợ cho vay và ứng trước cho khách hàng. 3.7. Thu nhập lãi và chi phí lãi. Theo thông tư số 92/2000/TT- BTC của Bộ tài chính ban hành ngày 14/9/00 yêu cầu thu nhập và chi phí lãi phải được hạch toán trên cơ sở dư thu dư chi trong thời kỳ phát sinh và có hiệu lực từ tháng 10/2000. Cụ thể như sau: Lãi phải thu đối với các khoản nợ trong hạn được hạch toán trên cơ sở phát sinh. Lãi phải thu đối với các khoản nợ quá hạn không phải hạch toán vào thu nhập mà theo dõi ngoại bảng. Đối với lãi phải thu mà sau 90 ngày khách hàng chưa thanh toán hoặc chưa đến 90 ngày nhưng khoản vay chuyển sang nợ quá hạn thì hạch toán giảm thu và theo dõi ngoại bảng. Tuy nhiên, ngân hàng chỉ áp dụng phương pháp này từ năm 2001 Đối với lãi tiết kiệm có kỳ hạn đã huy động từ những năm trước khi áp dụng phương pháp hạch toán dự thu, dự chi( trước năm 2001), ngân hàng chỉ hạch toán lãi dự chi cho năm 2002 mà không hạch toán dự chi lãi của năm trước cho dù các khoản tiết kiệm đó đã đáo hạn trong năm 2002 hay chưa. Thu nhập và chi phí lãi trong năm2002 không bao gồm các khoản thu nhập và lãi của năm 2002 nhưng đã được nhận trước hay trả trước từ các năm trước. 3.8.Thu nhập phí và hoa hồng: Các khoản phí và hoa hồng bao gồm phí nhận được từ các dịch vụ thanh toán, phí từ các hoạt động bảo lãnh, mở thư tín dụng và các dịch vụ khác. 3.9.Chứng khoán: Chứng khoán bao gồm trái phíếu kho bạc và kỳ phiếu của các ngân hàng trong nước, được giữ nhằm mục đích thu lãi và được hạch toán theo mệnh giá. Khoản lãi trả trước của trái phiếu kho bạc được ghi nhận từ khi mua và được phân bổ dần trong thời gian nắm giữ. Dự phòng được lập trong trường hợp chứng khoán bị giảm giá, phù hợp với quy định tại Thông tư số 92/200/TT-BTC do Bộ tài chính ban hành ngày 14/9/00. 3.10.Các khoản đầu tư: Các khoản đầu tư góp vốn vào các tổ chức kinh tế được hạch toán theo nguyên giá. Cổ tức được hạch toán khi thực nhận. Ngân hàng không tiến hành xác định giá trị thị trường của các khoản đầu tư tại ngày lập bảng CĐKT. Do đó, không có một khoản dự phòng giảm giá nào được lập cho các khoản đầu tư này. 3.11.Cho vay khách hàng: Được hạch toán theo giá trị khoản nợ gốc trừ đi dự phòng rủi ro tín dụng. Dự phòng rủi ro tín dụng được lập tuân thủ theo QĐ số 488/2000/QĐ-NHNN 5 ngày 27/11/2000 của NHNN VN. Tỷ lệ dự phòng được lập trên số nợ gốc như sau: Các khoản cho vay có bảo đảm quá hạn 20% chưa đến 181 ngày, hoặc các khoản cho vay không có bảo đảm quá hạn chưa đến 91 ngày. Các khoản cho vay có bảo đảm quá hạn 50% từ 181đến 361 ngày, hoặc các khoản cho vay không có bảo đảm quá hạn từ 91 đến 181 ngày. Các khoản cho vay có bảo đảm qúa hạn 100% trên 361 ngày hoặc các khoản cho vay không có bảo đảm quá hạn trên 181 ngày. 3.12.Tài sản cố định hữu hình: -TSCĐ HH được trình bày bằng nguyên giá trừ đi giá trị hao mòn luỹ kế. Nguyên giá TSCĐ mua sắm bao gồm giá mua và toàn bộ các chi phí liên quan khác liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. -TSCĐ HH được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính, phù hợp với Quyết định 166/1999/QĐ-BTC ngày 30/12/99 của Bộ tài chính. Tỷ lệ khấu hao hàng năm cụ thể như sau: Tỷ lệ (%) Phương tiện vận tải 17 Thiết bị văn phòng 25 3.13.Tài sản cố định vô hình: TSCĐ VH được trình bày theo nguyên giá trừ giá trị hao mòn luỹ kế TSCĐ VH là chi phí trước thành lập của ngân hàng và giá trị phần mềm kế toán. Theo chuẩn mực Việt Nam số 04-“TSCĐ VH” thì chi phí thành lập của ngân hàng không đủ tiêu chuẩn để ghi nhận là tài sản do đó giá trị của chi phí thành lập ngân hàng đã được ghi giảm trong năm 2002. 3.14.Thuế: Thuế thu nhập doanh nghiệp áp dụng đối với ngân hàng là 32%.Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp trong năm được tạm tính trên thu nhập trước thuế trên BCKQKD năm 2002. Các loại thuế khác được áp dụng theo các luật thuế hiện hành tại Việt Nam 4. Tìm hiểu về hoạt động kinh doanh của NHTM: Đây là bước công việc rất quan trọng vì qua đó giúp KTV có được sự hiểu biết đầy đủ và toàn diện về khách hàng để định hướng cho công việc kiểm toán phù hợp với đặc điểm riêng của khách hàng. Trong quá trình tìm hiểu hoạt động kinh doanh cũng như tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty khách hàng, KTV của ABC chủ yếu áp dụng 3 kỹ thuật: thu thập và kiểm tra tài liệu, phỏng vấn, quan sát. Thu thập tài liệu:KTV Vaco tiến hành thu thập các tài liệu do đại diện Ban Giám đốc và Kế toán trưởng cung cấp, gồm: giấy phép thành lập, điều lệ công ty, các hợp đồng dài hạn, biên bản họp Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, Báo cáo tài chính và các giải trình, các bảng kê liên quan tới các Thuyết minh trên Báo cáo tài chính. Trong đó, đặc biệt quan trọng là Báo cáo tài chính năm kiểm toán cùng với các giải trinh của Ban Giám đốc nêu rõ người lập và phê duyệt Báo cáo tài chính, khẳng định Báo cáo tài chính được trình bày trung thực và hợp lý. Phỏng vấn: theo lịch trình, đại diện Ban Giám đốc sẽ giới thiệu về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty như: quá trình hình thành và phát triển của của công ty, đặc điểm sản xuất kinh doanh, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các phòng, ban… KTV kết hợp phỏng vấn với ghi chép, kết quả thu được lưu vào Hồ sơ kiểm toán. Quan sát: KTV xem xét các giấy tờ thu thập được, khảo sát sơ qua về cách tổ chức các bộ phận trong đơn vị, quy mô tài sản và tình hình bảo quản tài sản, phong cách quản lý, tổ chức hoạt động kinh doanh. Phỏng vấn và quan sát sẽ giúp KTV xem xét phù hợp giữa tài liệu thu được và thực tế về hoạt động của khách hàng. Đối với khách hàng mới, KTV thường sử dụng cả 3 phương pháp trên. Đối với khách hàng thường niên, những hiểu biết vê hoạt động kinh doanh của khách hàng có được thông qua việc xem lại Hồ sơ kiểm toán của năm trước đồng thời phỏng vấn công ty khách hàng về những thay đổi trong năm hiện hành. NHTM ABC là khách hàng thường niên của Công ty cho nên KTV chỉ cần xem lại Hồ sơ kiểm toán của những năm trước đồng thời phỏng vấn đại diện Ban Giám đốc về những thay đổi trong năm kiểm toán. Qua quá trình thu thập KTV đã tìm hiểu được hoạt động kinh doanh đối với NHTM ABC . 4.1.Hoạt động kinh doanh: 4.1.1.Công tác khách hàng: Nhận thức dược tầm quan trọng của công tác khách hàng, trong năm qua, ABC luôn chú trọng duy trì đội ngũ khách hàng truyền thống và phát triển khách hàng mới. Toàn hệ thống ABC đã tổ chức thực hiện các biện pháp như: nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng; cải tiến chất lượng sản phẩm dịch vụ, tiếp thị, quảng cáo, khuyến mại, phục vụ khách hàng tại chỗ,…nhằm thu hút khách hàng. Số lượng khách hàng của ABC tăng khá so với năm 2001,chỉ tính riêng khách hàng là TCKT thì số lượng tăng 69%, trong đó số khách hàng có quan hệ tiền gửi, thanh toán với ABC tăng 65% và có quan hệ vay vốn tại ABC tăng 79%. Tuy nhiên, công tác khách hàng của ABC còn nhiều hạn chế. Đến nay ABC chưa xác định rõ chiến lược phát triển khách hàng, chưa có văn bản định chế về công tác khách hàng, do vậy hệ thống chỉ tiêu đánh giá và xếp hạng khách hàng chưa được xác lập, chính sách ưu đãi khách hàng chưa rõ ràng, công tác tiếp thị khách hàng chưa được thực hiện một cách khoa học và hiệu quả. Hệ thống thông tin dữ liệu về khách hàng chưa được cập nhật đầy đủ, quản lý tập trung và khai thác hiệu quả trong toàn hệ thống. Phong cách phục vụ khách hàng cần phải tiếp tục chấn chỉnh; hệ thống các mẫu biểu, chứng từ dùng trong giao dịch khách hàng còn nhiều bất cập… 4.1.2.Nguồn vốn và sử dụng vốn: 4.1.2.1.Nguồn vốn: Đến 31/12/2002, tổng nguồn vốn đạt 1.816,2 tỷ đồng, tăng 10,07% so với kế hoạch năm, tăng 43,89% so với năm 2001; nguyên nhân tăng chủ yếu là do huy động vốn từ các tổ chức tín dụng tăng khá mạnh với giá trị tăng là 436,7 tỷ đồng (tăng 96,7%). Về cơ cấu nguồn vốn: Vốn chủ sở hữu( vốn điều lệ và các quỹ ) đạt 81,57 tỷ đồng, chiếm 4,5% tổng nguồn vốn và tăng 1,3% so với năm 2001(do các Quỹ của ABC tăng); nguồn vốn huy động (từ TCTD,TCKT và dân cư) đạt 1.546 tỷ đồng, chiếm 85,3% tổng nguồn vốn và tăng 41,2% so với năm 2001(Hội sở tăng 41,98%,ABC HCM tăng 34,59%); nguồn vốn khác(các khoản phải trả, lợi nhuận chưa phân phối,…) là 185,5 tỷ đồng, chiếm 10,2% tổng nguồn vốn. Trong đó: huy động từ TCKT chiếm 7,4%, đạt 134,7 tỷ đồng bằng 52,82% kế họach năm, giảm 16,4% so với năm 2001; huy động tiết kiệm chiếm 29%, đạt 526.1 tỷ đồng, bằng 92,28% kế hoạch năm, tăng 8.6% so năm 2001; huy động từ các tổ chức tín dụng chiếm 48,9%, đạt 888,3 tỷ đồng, tăng 96,7 % so với năm 2001. Tốc độ tăng huy động vốn từ TCKT và dân cư chưa tương xứng với tốc độ tăng trưởng tín dụng, đặc biệt là chỉ tiêu huy động vốn từ các TCKT giảm so với năm trước. Bên cạnh đó, tình trạng mất cân đối về cơ cấu loại tiền giữa huy động vốn và sử dụng vốn khiến cho nguồn VND thường xuyên bị thiếu hụt, ABC đã phải sử dụng giải pháp tình thế là dùng USD gửi đối ứng lấy VND từ các TCTD khác. Cơ cấu nguồn vốn huy động như trên dẫn đến chi phí huy động vốn năm 2002 của ABC khá cao, nguồn vốn thiếu tính ổn định do phụ thuộc phần lớn vào tiền gửi và tiền vay các TCTD khác, đồng thời tiềm ẩn nguy cơ rủi ro thanh khoản. Nguyên nhân chính dẫn đến sự giảm sút trong công tác huy động vốn: Đối với huy động vốn từ các TCKT:đó là biến động giảm tiền gửi từ một số doanh nghiệp có quan hệ tiền gửi truyền thống với ABC (như Bưu điện T.p Hồ Chí Minh, Tổng Công ty Bảo hiểm Việt Nam, Công ty Vật tư Bưu điện, Công ty xăng dầu Hàng không…) do các sản phẩm dịch vụ của ABC chưa đáp ứng được yêu cầu của các doanh nghiệp này; Bên cạnh đó,khả năng của ABC trong việc phát triển khách hàng là doanh nghiệp có quan hệ tiền gửi còn rất hạn chế do những bất cập về vị thế, công tác tiếp thị và chính sách ưu đãi của ABC. Đối với huy động tiết kiệm: đó là khả năng cạnh tranh, thu hút khách hàng gửi tiền tiết kiệm scủa ABC chưa đáp ứng được yêu cầu do công tác quảng cáo, khuyến mại thiếu hấp dẫn, lãi suất chưa cạnh tranh, mạng lưới hoạt động còn nhỏ hẹp và uy tín chưa cao. 4.1.2.2.Sử dụng vốn: *Tổng quan về cơ cấu sử dụng vốn: Tổng tài sản có bình quân năm 2002 của ABC là 1.418,3 tỷ đồng. Bình quân năm 2002, cơ cấu tài sản Có của ABC n