Đề tài Tìm hiểu tổng quan về công tác tổ chức

lời mở đầu "Hãy cho chúng tôi một tổ chức những người cách mạng, chúng tôi sẽ đảo lộn cả nước Nga". Câu nói bất hủ ấy của V.I. Lênin cho chúng ta hiểu rõ tổ chức và vai trò của tổ chức. Người còn nói: "Trong cuộc đấu tranh giành chính quyền, giai cấp vô sản không có vũ khí nào khác hơn là tổ chức". Khi giai cấp đã nắm chính quyền rồi, người còn nói: "Lĩnh vực trọng yếu nhất và khó khăn nhất của cuộc cách mạng xã hội chủ nghĩa là nhiệm vụ tổ chức". Thực hiện di huấn của Lênin, những người cộng sản Việt Nam hết sức coi trọng công tác tổ chức. Khi Đảng đã có đường lối chính trị đúng đắn thì công tác tổ chức và cán bộ là một nhân tố quan trọng quyết định sự thành công của nhiệm vụ cách mạng. Thực hiện nhiệm vụ của một ngành hay một cơ quan bất kỳ nào trong hệ thống chính trị của chúng ta cũng đòi hỏi có một hình thức tổ chức thích hợp. Thắng lợi của cách mạng nước ta là minh chứng cho vai trò của tổ chức. Sắp xếp, đổi mới, phát triển và nâng cao hiệu quả của hệ thống các doanh nghiệp là vấn đề rất hệ trọng trong đường lối phát triển kinh tế, đồng thời, rất nhạy cảm về chính trị, liên quan tới sự ổn định và phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Vì vậy, quản lý các doanh nghiệp có hiệu quả là một công việc hết sức quan trọng, mà trong phạm vi nghiên cứu các Doanh nghiệp công tác tổ chức đóng một vai trò quyết định đối với sự thành bại của Doanh nghiệp. Căn cứ vào mục tiêu của Doanh nghiệp và sự biến động của môi trường trong mỗi thời kỳ, các nhà quản trị cấp cao thường đưa ra những quyết định về tổ chức nhằm tạo ra một cơ cấu tổ chức phù hợp với yêu cầu của nhiệm vụ. Tổ chức là nguyên nhân của những nguyên nhân. Tổ chức là một vấn đề hết sức phức tạp và quan trọng đối với việc thực hiện đường lối, chủ trương của Đảng và Nhà nước nói chung và của các Doanh nghiệp nói riêng, đòi hỏi phải được đối xử như một ngành khoa học, nghĩa là phải được nghiên cứu và học tập. Được sự hướng dẫn tận tình của cô Hồ Bích Vân, trong đề tài này em chú tâm nghiên cứu một số vấn đề về Cơ cấu tổ chức quản lý trong các doanh nghiệp ở Việt Nam theo hướng đổi mới. Với kết cấu nội dung đề tài như sau: Chương I: Tổng quan về công tác tổ chức Chương II: Cơ cấu tổ chức quản lý Chương III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp theo hướng đổi mới Nhưng do đây là đề tài ở tầm vĩ mô, trình độ hiểu biết và phương pháp trình bày của bản thân còn nhiều hạn chế nên chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót. Em kính mong được sự đóng góp ý kiến của Cô giáo để đề tài của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! chương I: Tổng quan về công tác tổ chức 1. Khái niệm về tổ chức 1.1 Định nghĩa Có nhiều định nghĩa khác nhau về "Tổ chức", một định nghĩa có ý nghĩa triết học sâu sắc: "Tổ chức, nói rộng, là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là thuộc tính của bản thân các sự vật". Định nghĩa này bao quát cả phần tự nhiên và xã hội loài người. Thái dương hệ là một tổ chức, tổ chức này liên kết mặt trời và các thiên thể có quan hệ với nó, trong đó có trái đất. Bản thân trái đất cũng là một tổ chức, cơ cấu phù hợp với vị trí của nó trong thái dương hệ. Giới sinh vật cũng có một tổ chức chặt chẽ bảo đảm sự sinh tồn và thích nghi với môi trường để không ngừng phát triển. Từ khi xuất hiện loài người, tổ chức xã hội loài người cũng đồng thời xuất hiện. Tổ chức ấy không ngừng hoàn thiện và phát triển cùng với sự phát triển của nhân loại. Theo nghĩa hẹp đó, tổ chức là một tập thể của con người tập hợp nhau lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằm đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó. Mặt khác, theo Chester I. Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức. Nói cách khác, khi người ta cùng nhau hợp tác và thoả thuận một cách chính thức để phối hợp những nỗ lực của họ nhằm hoàn thành những mục tiêu chung thì một tổ chức sẽ được hình thành. 1.2 Những đặc điểm chung của tổ chức : Theo các nhà tâm lý học tổ chức thì có 4 đặc điểm chung đối với tất cả các tổ chức là: Thứ nhất, kết hợp các nỗ lực của các thành viên : Như chúng ta thường thấy, khi các cá nhân cùng nhau tham gia và phối hợp những nỗ lực vật chất hay trí tuệ của họ thì nhiều công việc phức tạp và vĩ đại có thể được hoàn thành. Chẳng hạn , việc xây dựng các Kim tự tháp, việc đưa con người lên mặt trăng...là những công việc vượt xa trí thông minh và khả năng của bất cứ cá nhân nào. Sự kết hợp nỗ lực nhân lên đóng góp của mỗi cá nhân. Thứ hai, có mục đích chung : Sự kết hợp các nỗ lực không thể thực hiện được nếu những người tham gia không nhất trí cùng nhau phấn đấu cho những quyền lợi chung nào đó. Một mục tiêu chung đem lại cho các thành viên của tổ chức một tiêu điểm để tập hợp nhau lại. Thứ ba, phân công lao động : Bằng cách phân chia một cách hệ thống các nhiệm vụ phức tạp thành những công việc cụ thể, một tổ chức có thể sử dụng nguồn nhân lực của nó một cách có hiệu quả. Phân công lao động tạo điều kiện cho các thành viên của tổ chức trở nên tài giỏi hơn do chuyên sâu vào một công việc cụ thể. Thứ tư, hệ thống thứ bậc quyền lực : Các nhà lý thuyết về tổ chức định nghĩa quyền lực là quyền ra quyết định và điều khiển hành động của những người khác. Nếu không có một hệ thống thứ bậc quyền lực rõ ràng thì sự phối hợp những cố gắng của các thành viên sẽ rất khó khăn. Một trong những biểu hiện của hệ thống thứ bậc là hệ thống ra mệnh lệnh và sự phục tùng. Những đặc điểm trên đây là rất cần thiết để xác định sự hiện diện của một tổ chức. 1.3 Phân loại tổ chức Các tổ chức được thành lập nhằm theo đuổi những mục tiêu nào đó và có thể phân loại các tổ chức theo mục đích của chúng. Cách phân loại này cho phép giải thích vai trò của mỗi loại tổ chức mà chúng đảm nhiệm trong xã hội. Các tổ chức kinh doanh mưu lợi : Là các tổ chức hoạt động với mục đích tạo ra lợi nhuận trong điều kiện pháp luật cho phép và xã hội có thể chấp nhận được. Loại tổ chức này không thể tồn tại được nếu không tạo ra được lợi nhuận thông qua con đường sản xuất ra sản phẩm hay dịch vụ thoả mãn nhu cầu của xã hội. Các tổ chức cung cấp dịch vụ phi lợi nhuận : Các tổ chức này thường cung cấp một số loại dịch vụ nào đó, cho một khu vực nào đó của xã hội không vì mục đích tìm lợi nhuận. Các nguồn ngân quỹ phục vụ cho hoạt động của loại tổ chức này chủ yếu dựa vào sự hiến tặng, trợ cấp, tài trợ mang tính từ thiện hay nhân đạo... Các tổ chức hoạt động vì quyền lợi chung của tập thể : Những tổ chức này được thành lập nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho các thành viên của nó. Những tổ chức loại này bao gồm các nghiệp đoàn, các hiệp hội, các tổ chức chính trị... Các tổ chức cung ứng các dịch vụ công cộng : Những tổ chức loại này được thành lập nhằm cung cấp cho xã hội những dịch vụ công cộng, mục tiêu của chúng là đảm bảo cho sự an toàn hay các lợi ích chung của toàn xã hội. 2. Một số quy luật cơ bản của tổ chức 2.1 Quy luật mục tiêu rõ ràng và tính hiệu quả của tổ chức. Trong quá trình hoạt động, từng con người hay từng tập thể lớn, nhỏ đều xác định cho mình một mục tiêu tiến tới. Từ mục tiêu ấy, định hình tổ chức phù hợp để thực hiện có hiệu quả nhất mục tiêu đó. Vì vậy, tổ chức là công cụ thực hiện mục tiêu. Mục tiêu càng rõ ràng thì thiết kế tổ chức càng thuận lợi và việc vận hành tổ chức đạt đến mục tiêu sẽ thuận buồm xuôi gió và đạt hiệu quả cao nhất. Quy luật này được xem là quan trọng nhất.Tuy nhiên, việc xác định mục tiêu lại chính là vấn đề nan giải nhất của bất kỳ tổ chức nào. Mục tiêu là cái đích phải đạt tới của tổ chức, mục tiêu quy định quy mô và cấu trúc của tổ chức. Khi xác định mục tiêu, người ta thường dùng "cây mục tiêu" để xác định và phân loại thành mục tiêu trước mắt hay lâu dài, mục tiêu của quốc gia, của ngành hay địa phương… Trong các doanh nghiệp phải xác định mục tiêu chiến lược của mình, và để đạt được mục tiêu chiến lược người ta thường phân chia thành từng giai đoạn dài, ngắn khác nhau và xác định mục tiêu cụ thể. Nếu mục tiêu của hệ thống là mục tiêu chiến lược thì cũng có thể coi mục tiêu của các đơn vị cấu thành là mục tiêu cụ thể. Và trong trường hợp này, mục tiêu chiến lược của hệ thống còn là mục tiêu cụ thể của hệ thống lớn hơn. Hiệu quả của tổ chức bắt đầu từ việc xác định mục tiêu chiến lược và mục tiêu cụ thể cũng như mục tiêu của hệ thống và mục tiêu của tổ chức hợp thành. Xác định mục tiêu là công việc khó khăn, phức tạp đòi hỏi người lãnh đạo hệ thống tổ chức phải tổng kết thực tiễn, rút kinh nghiệm lịch sử và dự báo chính xác tương lai thì mới có thể xác định mục tiêu được đúng đắn. Người lãnh đạo tổ chức hợp thành phải hiểu sâu sắc mục tiêu của hệ thống để xác định mục tiêu của tổ chức mình phù hợp với mục tiêu của hệ thống, góp phần bảo đảm đạt được mục tiêu của hệ thống một cách hiệu quả nhất. Số lượng mục tiêu càng ít càng tốt và càng ít càng khó đối với người xác định mục tiêu, hoạch định đường lối. Tổ chức có nhiều mục tiêu thường đạt hiệu quả kém. Khi xác định mục tiêu, người ta xây dựng "cây mục tiêu" và phải lựa chọn mục tiêu ưu tiên trong số nhiều mục tiêu và tốt hơn nữa là xếp hạng mục tiêu ưu tiên. Việc lựa chọn mục tiêu ưu tiên là khắc phục tình trạng đa mục tiêu của tổ chức. Bằng kinh nghiệm thực tiễn người ta thấy rằng tổ chức cơ sở chỉ nên có không quá ba mục tiêu. Khi xác định mục tiêu, người ta rất chú ý tới tính khả thi của việc xác định đó. Những công trình nghiên cứu của David Meclelland đã phát hiện rằng những cá nhân có thành tích cao thường do đặt ra những mục tiêu vừa mức khó nhưng có thể nắm bắt và điều khiển được. Vừa mức khó khăn có nghĩa là đòi hỏi cá nhân hoặc tổ chức phải hoạt động rất căng thẳng mới đạt được mục tiêu. Theo người phương Tây thường nói mục tiêu tốt là mục tiêu SMART, SMART là từ viết tắt năm chữ đầu của năm từ chỉ nhân tố quan trọng nhất trong xác định mục tiêu: S (Specific) đặc thù, M (Measurable) đo đạc được, A (Attainable) khả thi, R (Relevant) thích hợp và T(Trackable) theo dõi được. Khi đã xác định được mục tiêu, phải hình thành tổ chức để thực hiện mục tiêu. Quy luật này của tổ chức đòi hỏi tổ chức được thiết kế thành công, nhưng khi vận hành thực hiện mục tiêu đòi hỏi có hiệu quả. Để xác định hiệu quả của tổ chức phải xác định được ba yếu tố: Yếu tố đầu vào, yếu tố quản lý vận hành và yếu tố kết quả của tổ chức. Sự chênh lệch giữa yếu tố kết quả và yếu tố đầu vào là hiệu quả của tổ chức, hiệu quả đó được đảm bảo bằng yếu tố quản lý, vận hành của người lãnh đạo tổ chức. 2.2 Quy luật hệ thống Nói đến tổ chức là nói đến hệ thống của tổ chức, vì tổ chức bao giờ cũng được đặt vào hệ thống của nó. Sức mạnh của tổ chức là hệ thống của tổ chức. Khi thiết kế một tổ chức bao giờ ta cũng thiết kế cấu trúc của nó, tức là xây dựng nó thành hệ thống và lại đặt nó vào hệ thống lớn hơn bao trùm lên nó. Bản thân tổ chức mang tính hệ thống. Sức mạnh của hệ thống tuỳ thuộc ở sự liên kết giữa các tổ chức thành viên trật tự hay hỗn loạn, điều khiển được hay không điều khiển được. Hệ thống là một tập hợp gồm các phần tử liên kết với nhau trong những mối liên hệ nhất định với những tính chất nhất định. Cốt lõi của quan điểm hệ thống khi xem xét một tổ chức là phát hiện và phân tích các mối quan hệ và tính chất của các mối quan hệ đó giữa các yếu tố hay các chức năng của đối tượng. Các mối quan hệ này buộc các yếu tố, các bộ phận lại với nhau trong một cấu trúc, chúng tạo nên sự thống nhất giữa bộ phận và toàn thể của tổ chức hay của hệ thống. Quan điểm hệ thống này được các nhà kinh điển của chủ nghĩa Mac - Lênin nêu lên thành luận điểm khoa học trong học thuyết duy vật biện chứng về sự thống nhất vật chất của thế giới và mối quan hệ giữa chúng. Lý thuyết hệ thống đã tạo ra khả năng cho con người mô tả, phân tích, xử lý các mối quan hệ đa dạng giữa các đối tượng phức tạp của thực tiễn, của hệ thống tổ chức. Quan hệ cơ bản nhất xác định hoạt động của hệ thống tổ chức là quan hệ vào - ra của hệ thống tổ chức. Xem xét quan hệ vào ra là xem xét chức năng hoạt động của hệ thống tổ chức, đồng thời cũng là xét hệ thống trong trạng thái mở, trong sự tương tác của môi trường, chứ không phải là một hệ thống khép kín. Về mặt thực tiễn, quan hệ vào ra là căn cứ chủ yếu để xem xét khả năng hoạt động và hiệu quả của tổ chức và của hệ thống. Quy luật hệ thống không chỉ cho ta thấy cấu trúc của tổ chức, mà còn chỉ cho ta cách quản lý hay điều khiển tổ chức hoặc hệ thống tổ chức. Qúa trình điều khiển là quá trình tác động lên hệ thống để biến cái vào thành cái ra theo mục tiêu thiết kế của hệ thống. Trong hệ thống tổ chức cần quy định rõ quyền hạn trách nhiệm và mối quan hệ của các tổ chức cùng cấp và các cấp trong hệ thống, Trong hệ thống tổ chức thường bắt đầu từ tổ chức cơ sở, dù nhỏ thì tổ chức cơ sở cũng mang đầy đủ tính chất của một tổ chức. Khi tính điều khiển được của tổ chức vượt quá khả năng quản lý thì phải phân cấp và thành lập bộ phận trung gian. Do nhu cầu phát triển mà các bậc trong tổ chức thay đổi. Sự thay đổi sẽ bớt khó khăn khi ta quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng cấp, quyền hạn, trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo và quản từng cấp. Các tổ chức cùng cấp tạo nên cơ cấu hệ thống ngang, các tổ chức trong hệ thống ngang cần có chức năng nhiệm vụ rõ ràng thì mới không trùng lặp gây lãng phí và làm giảm sức mạnh của tổ chức. Ngoài ra, cần quy định quan hệ giữa các tổ chức đồng cấp với nhau để phát huy sức mạnh tổng thể của tổ chức, hệ thống này ví như dây truyền sản xuất trong công nghiệp. Trong hệ thống quản lý, phân công trong hệ thống đồng cấp càng rõ ràng thì hiệu quả quản lý càng cao. Phân công và quy định rõ quyền hạn, trách nhiệm của các cấp trong hệ thống còn quan trọng hơn, điều này sẽ quyết định hệ thống hoạt động nhịp nhàng hay rối loạn. Nếu không quy định rõ thì sẽ xảy ra hiện tượng cấp dưới lạm quyền hoặc cấp trên bao biện. trong hệ thống, khi xảy ra hiện tượng rối loạn chức năng thì phần lớn là do hiện tượng "vừa đá bóng, vừa thổi còi", người ra quyết định đồng thời lại là người thực hiện quyết định. Để khắc phục tình trạng trên, không cho phép người lãnh đạo hệ thống lại kiêm lãnh đạo tổ chức cấu thành hoặc điều khiển bộ phận cấu thành hay nhân viên trong tổ chức. 2.3 Quy luật cấu trúc đồng nhất và đặc thù của tổ chức Tổ chức là hệ thống của các tổ chức hợp thành và lại là tổ chức của hệ thống lớn hơn. Để có thể tập hợp lại trong hệ thống, yêu cầu các tổ chức hợp thành phải có cấu trúc đồng nhất, sự đồng nhất đó là điều kiện hình thành một hệ thống. Một hệ thống đa chức năng có thể có nhiều tổ chức có chức năng khác nhau, nhưng cần mang tính đồng nhất, ít nhất là đồng nhất về cơ chế quản lý. ở thời kỳ thay đổi cơ chế quản lý thường thấy sự hợp nhất các tổ chức không hợp nhất hoặc chia tách các tổ chức đặc thù. Tính đặc thù cũng tạo nên sắc thái của tổ chức, truyền thống của tổ chức. Việc tách, nhập quá nhiều và thường xuyên đổi tên làm cho các tổ chức mất cả truyền thống của mình, một tổ chức khoa học nằm ở vùng giao thoa của nhiều môn khoa học khác nhau không thể ghép vào một tổ chức khoa học nào mà phải lập ra một tổ chức riêng mang tính đặc thù của ngành khoa học giao thoa đó. Đây là quy luật hết sức khắc nghiệt. Tuy nhiên, xác định tính đồng nhất không phải lúc nào cũng làm được, nhất là khi hệ thống còn chịu sự tác động của các tổ chức khác. 2.4 Quy luật vân động không ngừng và vận động theo quy trình của tổ chức Bất kỳ một tổ chức nào sau khi ký quyết định thành lập hoặc giấy phép hành nghề, nó bắt đầu hoạt động, hoạt động liên tục, hoạt động không ngừng. Khi tổ chức ngừng hoạt động là tổ chức bị phá sản hay giải thể. Hoạt động là điều kiện tồn tại của tổ chức, tổ chức cũng như cơ thể sống, sự vận động là lẽ sống của nó. Vận động của hệ thống tổ chức không chỉ liên tục mà còn vận động toàn thể từ những tổ chức hợp thành đến hệ thống. Tổ chức được thiết kế để thực hiện mục tiêu, quá trình thực hiện mục tiêu là quá trình vận động của tổ chức, nếu tổ chức không vận động thì không có cách gì để thực hiện mục tiêu. Nói quy luật động không ngừng là mới chỉ nói một vế, còn vế thứ hai là vận động theo quy trình của tổ chức, quy trình được quy định cụ thể trong điều lệ hoạt động của tổ chức. Tuy vận động không ngừng nhưng bộ máy tổ chức không phải là động cơ vĩnh cửu, mà nó cũng cần năng lượng để hoạt động. Nguồn năng lượng đó chính là các quyết định của cơ quan quản lý, sản phẩm của bộ máy lãnh đạo và quản lý là các quyết định, việc tổ chức và thực hiện các quyết định là nhiệm vụ chính của nó. Đó chính là năng lượng mà lãnh đạo cấp cho bộ máy tổ chức. Do đó, cần ban hành và thực hiện chế độ chuẩn bị và thông qua các quyết định. Tuân thủ quy luật khách quan này, khi thiết kế tổ chức, ngoài thiết kế hệ thống, còn phải xác định cơ chế vận hành của bộ máy tổ chức, bảo đảm cho tổ chức vận động không ngừng và đúng theo quy trình đã xác định. Tuy nhiên, trong quá trình vận hành cần có điều chỉnh, bằng các quyết định của cấp trên hay của lãnh đạo tổ chức, bảo đảm cho tổ chức vận động không ngừng và đúng quy trình, đồng thời bảo đảm cho tổ chức tự điều chỉnh. 2.5 Quy luật tự điều chỉnh của tổ chức Quá trình vận động thực hiên mục tiêu, mỗi tổ chức tiến hành trong môi trường riêng của mình. Môi trường ấy luôn thay đổi, nên bản thân tổ chức phải tự điều chỉnh để tạo ra những cân bằng mới phù hợp với sự biến động của môi trường, nhằm đạt mục tiêu một cách có hiệu quả nhất. Vì vậy, tổ chức nào biết tự điêu chỉnh là tổ chức linh hoạt và có sức sống. Để cho tổ chức tự điều chỉnh được, khi thiết kế đã phải lưu ý tạo hành lang cho tổ chức tự điều chỉnh ngay trong quá trình thực hiện mục tiêu. Những cơ chế quản lý, chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước, của hệ thống tạo điều kiện và cho phép tổ chức tự điều chỉnh. Tuy nhiên, không điều chỉnh hộ tổ chức, mà trước hết và cần thiết là tổ chức tự điều chỉnh. Quy luật tự điều chỉnh thích hợp mọi loại hình, mọi cấp tổ chức khác nhau. Điều cần lưu ý là cần làm rõ quyền hạn của mỗi cấp trong giới hạn cho phép tự điều chỉnh mà ta quen gọi là "hành lang" hợp lý của tổ chức trong quá trình điều chỉnh. 3. Tổ chức là một khâu quyết định đối với việc thực hiện thắng lợi đường lối, chính sách của Đảng V.I. Lênin, người thầy của cách mạng vô sản, đã từng nói: Trong cuộc chiến tranh giành chính quyền, giai cầp vô sản không có vũ khí nào khác hơn là tổ chức. Và khi đã có chính quyền, lĩnh vực trọng yếu nhất và khó khăn nhất của cuộc cách mạng xã hội chủ nghĩa là nhiệm vụ tổ chức. Có lúc trong quá trình lãnh đạo cách mạng Nga, Người đã nêu vấn đề một cách gay gắt: Toàn bộ nhiệm vụ của Đảng cầm quyền là …tổ chức, tổ chức và tổ chức. Trước đó nhiều thập kỷ, Các Mác đã chỉ rõ: Tư tưởng căn bản không thể thực hiện được cái gì hết. Muốn thực hiện được tư tưởng cần có những con người sử dụng lực lượng thực tiễn. "Những con người thực hiện lực lượng thực tiễn" ở đây chính là tổ chức và tổ chức việc thực hiện. Rút kinh nghiệm không thành công của các nhà yêu nước tiền bối và tiếp thu chủ nghĩa Mác - Lênin, lãnh tụ Hồ Chí Minh đã bắt đầu sự nghiệp lãnh đạo cách mạng Việt Nam bằng việc để rất nhiều tâm chí và tiến hành một cách rất cụ thể, công phu việc xây dựng tổ chức Đảng cách mạng và các tổ chức quần chúng xung quanh Đảng. Khi Đảng đã cầm quyền, Người lại đầu tư nhiều công sức chỉ đạo xây dựng chính quyền cách mạng thực sự là công bộc của dân, xây dựng lực lượng vũ trang thực sự từ nhân dân mà ra, vì nhân dân mà phục vụ. Trong di chúc để lại cho toàn Đảng, toàn dân Người đã nhấn mạnh: Đảng ta đã đoàn kết, tổ chức và lãnh đạo nhân dân ta hăng hái đấu tranh tiến từ thắng lợi này đến thắng lợi khác. Sau hơn nửa thế kỷ lãnh đạo thành công cách mạng Việt Nam, năm 1982, Đại hội toàn quốc lần thứ V của Đảng Cộng sản Việt Nam đã khẳng định: Tổ chức là một khâu quyết định đối với việc thực hiện thắng lợi đường lối, chính sách của Đảng. Đảng ta không những đã thể hiện bản lĩnh độc lập, tự chủ, sáng tạo trong việc đề ra đường lối cách mạng, mà còn cả trong tổ chức thực hiện, nên đã nhân sức mạnh của dân tộc ta lên gấp nhiều lần, chiến thắng các kẻ thù hùng mạnh và tàn bạo nhất thời đại. Muốn cho tư tưởng, đường lối, chính sách được thực hiện, phải có tổ chức, phải tổ chức con người lại với những phương tiện nhất định, chỉ đạo mọi người hành động theo đúng những mục tiêu, phương hướng do tư tưởng đó xác định. Chính trên ý nghĩa ấy, chúng ta nói: Khi Đảng đã có đường lối, nhiệm vụ chính trị đúng đắn thì công tác tổ chức, cán bộ và công tác quản lý bảo đảm thực hiện thắng lợi đường lối, nhiệm vụ chính trị. Đường lối nhiệm vụ chính trị và công tác tổ chức, quản lý có mối liên hệ hữu cơ, không thể tách rời nhau. Bên cạnh những thành công, thắng lợi vĩ đại đó, chúng ta cũng còn nhiều yếu kém: Đất nước còn nghèo nàn, kém phát triển; chưa cần kiệm trong sản xuất, tiêu dùng và dồn công sức cho đầu tư phát triển; quản lý nhà nước về kinh tế, xã hội còn bộc lộ nhiều non yếu; hệ thống chính trị còn nhiều nhược điểm; tổ chức bộ máy còn cồng kềnh… 1. Khái niệm cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận có mối liên hệ và phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện những hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định. Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các mối liên hệ hoạt động chính thức bao gồm nhiều công việc riêng lẻ, cũng như những công việc tập thể. Sự phân chia công việc thành những phần việc cụ thể nhằm xác định ai sẽ làm công việc gì và sự kết hợp nhiều công việc cụ thể nhằm chỉ rõ cho mọi người thấy họ cũng phải cùng nhau làm việc như thế nào. Cơ cấu của tổ chức giúp cho nhân viên cùng làm việc với nhau một cách có hiệu quả bởi: - Phân bổ nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho từng công việc cụ thể - Xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗi thành viên theo quy chế của bản mô tả công việc, sơ đồ tổ chức và hệ thồng phân cấp quyền hạn trong tổ chức. - Làm cho nhân viên hiểu những kỳ vọng của tổ chức đối với họ thông qua các quy tắc, quy trình làm việc và những tiêu chuẩn về thành tích mỗi công việc. Xác định quy chế thu thập, xử lý thông tin để ra quyết định và quyết các vấn đề của tổ chức. 2. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản lý 2.1 Tính tối ưu: cơ cấu chức năng quản lý phải bảo đảm mối quan hệ tốt nhất giữa các khâu và các cấp quản lý phải được thiết lập nên những mối quan hệ hợp lý với số lượng cấp quản lý ít nhất trong hệ thống nhờ đó cơ cấu tổ chức quản lý sẽ mang tính năng động cao, luôn luôn đi sát và phục vụ mục đích đề ra của hệ thống. 2.2 Tính linh hoạt: cơ cấu tổ chức quản lý phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài môi trường. 2.3 Tính tin cậy: cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong hệ thống nhờ đó đảm bảo sự phối hợp với các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận hệ thống. 2.4 Tính kinh tế: cơ cấu tổ chức quản lý phải sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu quả cao nhất. tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả sẽ thu về. 2.5 Tính bí mật: đòi hỏi giữ gìn nội dung hoạt động của mỗi phân hệ và của cả hệ thống, chống sự rò rỉ thông tin cho các hệ thống ngoài, sự thường xuyên theo dõi của các hệ thống khác. 3. Những nguyên tắc tổ chức 3.1 Nguyên tắc xác định theo chức năng Một vị trí công tác hay một bộ phận được định nghĩa càng rõ ràng theo các kết quả mong đợi, các hoạt động cần tiến hành, các quyền hạn được giao và các mối liên hệ thông tin với các vị trí công tác hay bộ phận khác, thì những người chịu trách nhiệm càng có thể đóng góp xứng đáng hơn cho việc hoàn thành mục tiêu của tổ chức. Đây là nguyên tắc cơ bản chi phối quá trình chuyên môn hoá và hợp nhóm các hoạt động để hình thành nên các bộ phận và phân hệ của cơ cấu. Việc coi nhẹ nguyên tắc này dễ dẫn đến nguy cơ về sự lẫn lộn không biết ai sẽ phải làm việc gì. Đây là nguyên tắc đơn giản về mặt nhận thức nhưng thường rất phức tạp khi vận dụng. Để xác định một vị trí công tác hay một bộ phận cùng tất cả những yếu tố liên quan đến nó, trong hầu hết các trường hợp đều cần đến tính nhẫn nại, trí thông minh của những nhà tổ chức, và tính rõ ràng của các kế hoạch. 3.2 Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn Việc giao quyền là để trang bị cho người quản lý một công cụ thực hiện mục tiêu, và do đó quyền được giao cho từng người cần phải tương xứng với nhiệm vụ, đảm bảo cho họ khả năng thực hiện các kết quả mong muốn. 3.3 Nguyên tắc bậc thang Tuyến quyền hạn từ người quản lý cao nhất trong tổ chức đến mỗi vị trí bên dưới càng rõ ràng, thì các vị trí chịu trách nhiệm ra quyết định sẽ càng rõ ràng và các quá trình thông tin trong tổ chức sẽ càng có hiệu quả. Việc nhận thức đầy đủ nguyên tắc bậc thang là rất cần thiết cho việc phân định quyền hạn một cách đúng đắn, bởi vì cấp dưới phải biết ai giao quyền cho họ và những vấn đề vượt quá phạm vi quyền hạn của họ phải trình cho ai. 3.4 Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm Do quyền hạn là một quyền cụ thể để tiến hành những công việc được giao và trách nhiệm là nghĩa vụ phải hoàn thành chúng, về mặt logic điều đó dẫn đến yêu cầu quyền hạn phải tương xứng với trách nhiệm. Trách nhiệm về các hành động không thể lớn hơn trách nhiệm nằm trong quyền hạn được giao phó, cũng không thể nhỏ hơn. Trong thực tế người quản lý thường cố bắt cấp dưới phải có trách nhiệm về các công việc mà họ không có đủ quyền hạn cần thiết. Điều này có thể làm cho việc thực hiện các công việc mất đi tính khả thi. Ngược lại, đôi khi quyền hạn được giao đủ, nhưng người được uỷ quyền lại không có trách nhiệm phải sử dụng đúng đắn quyền hạn đó. Trong trường hợp này hậu quả thật là tai hại, quyền hạn sẽ bị lạm dụng để mưu cầu những lợi ích riêng. 3.5 Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm Cấp dưới phải chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ trước cấp trên trực tiếp của mình, một khi họ đã chấp nhận sự phân công và quyền hạn thực thi công việc, còn cấp trên không thể lẩn tránh trách nhiệm về các hoạt động được thực hiện bởi cấp dưới của mình trước tổ chức. 3.6 Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh Mối quan hệ trình báo của từng cấp dưới lên một cấp trên duy nhất càng hoàn hảo, thị mâu thuẫn trong các chỉ thị sẽ càng ít và ý thức trách nhiệm cá nhân trước các kết quả cuối cùng càng lớn. Mặc dù có khả năng một cấp dưới nhận được sự uỷ quyền của nhiều cấp trên, những khó khăn thực tiễn trong việc phải phục vụ nhiều "ông chủ" là điều không tránh khỏi. Nghĩa vụ cơ bản mang tính cá nhân, và quyền hạn được giao bởi nhiều người cho một người rất có thể sẽ dẫn tới những mâu thuẫn cả về quyền hạn lẫn trách nhiệm. 3.7 Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc Việc duy trì sự phân quyền đã định đòi hỏi các quyết định trong phạm vi quyền hạn của ai phải được chính người đó đưa ra chứ không được đẩy lên cấp trên. Từ nguyên tắc này có thể thấy rằng nếu người quản lý mong muốn giao phó quyền hạn một cách có hiệu quả, họ phải đảm bảo rằng việc uỷ quyền là rõ ràng đối với cấp dưới. Họ cũng nên tránh lòng ham muốn ra các quyết định thay cho cấp dưới. Đây là một nguyên tắc rất khó vận dụng trong thực tế. Sẽ dễ dàng hơn nếu những nhà quản lý nhận thức được quy luật lợi thế tương đối của quản lý tương đồng với quy luật lợi thế so sánh về kinh tế trong mối quan hệ giữa các quốc gia. Của cải của một nước sẽ được tăng thêm nếu họ xuất khẩu những sản phẩm sản xuất có hiệu quả thấp và nhập khẩu những sản phẩm sản xuất kém hiệu quả nhất, ngay cả khi họ có thể sản xuất những hàng nhập khẩu rẻ hơn nhiều so với các nước khác. Tương tự người quản lý tăng thêm sự đóng góp của mình cho tổ chức nếu họ chỉ tập trung vào những công việc góp ích nhiều nhất cho các mục tiêu của tổ chức và giao cho cấp dưới những nhiệm vụ còn lại, ngay cả khi họ có khả năng làm tốt các nhiệm vụ đó hơn nhiều so với cấp dưới. 3.8 Nguyên tắc quản lý sự thay đổi Đảm bảo tính linh hoạt của tổ chức cần đưa vào trong cơ cấu các biện pháp và kỹ thuật dự đoán và phản ứng trước những sự thay đổi. Tổ chức nào được xây dựng cứng nhắc, với các thủ tục quá phức tạp hay với các tuyến phân chia bộ phận quá vững chắc, đều có nguy cơ không có khả năng đáp ứng được trước thách thức của những thay đổi về kinh tế, chính trị, xã hội, công nghệ và sinh thái. 3.9 Nguyên tắc cân bằng Đây là nguyên tắc cho mọi lĩnh vực khoa học cũng như cho mọi chức năng của nhà quản lý. Việc vận dụng các nguyên tắc hay biện pháp phải cân đối, căn cứ vào toàn bộ kết quả của cơ cấu trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức. Chẳng hạn, tính phi hiệu do tầm quản lý quá rộng phải đối trọng với tính phi hiệu quả của các kênh thông tin quá dài. Những thiệt hại do có quá nhiều nguồn mệnh lệnh phải đối trọng với những lợi ích của việc sử dụng các chuyên và tính thống nhất trong việc giao quyền hạn chức năng cho các bộ phận tham mưu và phục vụ. Việc hạn chế chuyên môn hoá theo chức năng trong khi phân chia bộ phận phải đối trọng với những ưu điểm của việc lập ra các bộ phận chịu trách nhiệm về lợi nhuận theo sản phẩm, khách hàng hay địa dư. 4 Những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức Khi xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý ta cần quan tâm tới những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp của việc hình thành, phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý Có thể quy thành hai nhóm nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp: 4.1 Nhóm các nhân tố thuộc đối tượng quản lý Tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất của doanh nghiệp. Tính chất và đặc điểm sản xuất: Chủng loại sản phẩm, quy mô sản xuất, loại hình sản xuất. 4.2 Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp. Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản trị. Trình độ cơ giới hoá và tự động hoá các hoạt động quản lý, trình độ kiến thức tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động của họ. Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo, khả năng kiểm tra của người lãnh đạo đối với hoạt động của những người cấp dưới. Chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp với đội ngũ cán bộ quản lý … 5 Những thành phần cơ bản của cơ cấu tổ chức 5.1 Chuyên môn hoá Chuyên môn hoá là quá trình nhận diện những công việc cụ thể và phân công các cá nhân hay nhóm làm việc đã được huấn luyện thích hợp đảm nhiệm chúng. Do đó trong tổ chức, một cá hay một nhóm làm việc có thể chuyên sâu vào một công việc hay công đoạn nào đó trong quá trình sản xuất. Ta nghiên cứu sự chuyên môn hoá theo chiều dọc và chuyên môn hoá theo chiều ngang của tổ chức: 5.1.1 Chuyên môn hoá chiều dọc Đối với các tổ chức lớn, người ta tách biệt rõ ràng về khía cạnh quyền hạn và nhiệm vụ của các cấp bậc từ trên xuống dưới. Việc tách biệt này chính là chuyên môn hoá chiều dọc. Hơn thế nữa phân khoa lao động có thứ bậc là để phân bổ quyền hạn chính thức và thiết lập bộ phận để ra các quyết định quan trọng. Sự phân bổ quyền hạn chính thức là căn cứ để xác định trách nhiệm đặc trưng cho các nhà quản lý. Những nhà quản lý chóp bu hoặc các chuyên viên điều hành cấp cao lập kế hoạch chiến lược tổng thể cho tổ chức và lên kế hoạch dài hạn. Họ cũng là người đưa ra quyết định cuối cùng cho các tranh chấp bên trong tổ chức và cố gắng súc tiến, cải tiến tổ chức và làm các công việc khác tương tự. Các nhà quản lý cấp trung gian hướng dẫn hoạt động hàng ngày của tổ chức, hình thành chính sách và cụ thể hoá các quyết định quản lý cấp cao thành các công việc cụ thể. Các nhà quản lý cấp thấp giám sát hoạt động của nhân viên cấp dưới để đảm bảo thực hiện chiến lược đã được đưa ra bởi bộ phận quản lý chóp bu và bảo đảm sự ăn khớp với các chính sách của bộ phận quản lý trung gian. Trong hệ thống quản lý, các cá nhân tuân theo các chỉ dẫn của người giám sát trên lĩnh vực trách nhiệm đã được vạch rõ trong sơ đồ tổ chức. Lý thuyết quản lý truyền thống cho rằng mỗi cá nhân chỉ có một thủ trưởng, mỗi đơn vị có một người lãnh đạo. Đây là tính trực tuyến của cơ cấu, điều này có nghĩa là thống nhất mệnh lệnh. Thống nhất mệnh lệnh là cần thiết để tránh sự rối loạn, để gắn trách nhiệm với những người cụ thể, và để cung cấp những kênh thông tin rõ ràng trong tổ chức. Nếu không như vậy, khi có sự cố xảy ra, các nhà quản lý sẽ cố gắng trốn tránh trách nhiệm và đổ lỗi cho người khác. Số lượng các cá nhân mà một nhà quản lý có thể giám sát trực tiếp rõ ràng là có giới hạn. Do vậy, chuyên môn hoá chiều dọc cần phải lưu ý khía cạnh này. Các tổ chức có xu hướng mở rộng quy mô kiểm soát, đơn giản vì họ muốn giảm chi phí cho nhân sự làm quản lý. Cho đến nay các nghiên cứu cũng không đưa ra một con số tối đa hoặc tối thiểu nào về quy mô kiểm soát của một người mà chỉ gợi ý một vài mức trung bình. Tuy nhiên, mức kiểm soát có thể rộng nếu: Nhiệm vụ tương đối đơn giản Nhân viên có kinh nghiệm và được đào tạo tốt Nhiệm vụ có thể hoàn thành được mà không cần cố gắng tập thể. 5.1.2 Chuyên môn hoá theo chiều ngang Chuyên môn hoá theo chiều ngang chính là sự tách biệt rõ ràng về quyền hạn, trách nhiệm và mối quan hệ của các phòng ban, các phân hệ cùng cấp trong một tổ chức. Sự tách biệt rõ ràng để tránh sự trùng lặp gây lãng phí và làm giảm sức manh của tổ chức. Nếu có sự trùng lặp chức năng, nhiệm vụ thì đó chính là nguồn gốc của mâu thuẫn, làm ảnh hưởng tới tính hệ thống của tổ chức và có nguy cơ làm suy yếu, thậm chí tan rã tổ chức. Ngoài việc quy định rõ trách nhiệm, quyền hạn của các phân hệ đồng cấp, cần quy định quan hệ giữa các phân hệ để phát huy sức mạnh tổng thể của tổ chức. Tóm lại, trong hệ thống quản lý, phân công trong hệ thống đồng cấp càng rõ ràng thì hiệu quả quản lý càng cao. Chuyên môn hoá theo chiều ngang sẽ thiết lập ra hệ thống các phòng ban trong tổ chức, đối với các mô hình cơ cấu tổ chức khác nhau thì có các hệ thông phòng ban khác nhau. Ví dụ, trong mô hình cơ cấu theo chức năng thì sẽ tạo ra một hệ thống các phòng ban có các chức năng đặc thù; trong mô hình cơ cấu theo quá trình sản xuất thì nó tạo ra một hệ thống các phòng ban có các nhiệm vụ khác nhau mà nó tạo thành một quá trình sản xuất;… 5.2 Tiêu chuẩn hoá Tiêu chuẩn hoá là quá trình phát triển các thủ tục của tổ chức mà theo các nhân viên có thể hoàn thành công việc của họ theo một cách thức thống nhất và thích hợp. Quy trình này tác động vào mỗi nhân viên như một cơ mà các công việc không được tiêu chuẩn hóa thì tổ chức không thể đạt được các mục tiêu của nó Các tiêu chuẩn cho phép các nhà quản lý đo lường thành tích của nhân viên. Đồng thời, cùng với bản mô tả công việc, các tiêu chuẩn công việc là cơ sở để tuyển chọn nhân viên của tổ chức. 5.3 Sự phối hợp Phối hợp là những thủ tục chính thức và phi chính thức để liên kết những hoạt động do các nhóm riêng rẽ trong tổ chức đảm nhiệm. Trong các tổ chức quan liêu, các quy định, quy chế của nó đã đủ để liên kết các hoạt động này. Còn trong những tổ chức có cấu trúc lỏng lẻo đòi hỏi có sự phối hợp một cách linh hoạt trong việc giải quyết những vấn đề của toàn công ty, đòi hỏi sự sẵn lòng chia xẻ trách nhiệm và sự truyền thông một cách hiệu quả giữa các thành viên của tổ chức. Phối hợp nhằm mục đích sau: Xây dựng những luồng thông tin hàng ngang và hàng dọc sao cho không bị tắc nghẽn (thông tin giữa các bộ phận, phòng ban, thông tin giữa các cấp quản lý, thông tin chỉ đạo và thông tin phản hồi). Thống nhất mọi hoạt động của các bộ phận. Xây dựng các mối liên hệ công tác giữa các bộ phận của doanh nghiệp và trong mỗi bộ phận riêng lẻ. Duy trì mối quan hệ chặt chẽ giữa doanh nghiệp với các cơ sở bên ngoài có liên hệ trực tiếp hay gián tiếp. Liên lạc với các cơ quan quản lý vĩ mô, với các cơ quan lập pháp lập quy. Quyền lực Quyền lực là quyền ra quyết định và điều khiển hoạt động của những người khác. Mỗi tổ chức thường có những cách thức phân bổ quyền lực khác nhau. Trong những tổ chức phi tập trung, một số quyền ra quyết định được uỷ quyền cho cấp dưới và ngược lại, trong những tổ chức tập quyền thì quyền ra quyết định được tập trung vào các nhà quản lý cao cấp. Ngày nay, các doanh nghiệp thường kết hợp hai khuynh hướng này bằng cách tập trung một số chức năng nào đó, đông thời cũng tiến hành phân tán một số chức năng khác. 6. Các mô hình cơ cấu tổ chức mà các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay thường sử dụng 6.1 Cơ cấu đơn giản kiểu doanh nghiệp cá nhân Đây là cấu trúc đơn giản nhất. Mọi việc nói chung phụ thuộc vào người chủ doanh nghiệp. Người chủ doanh nghiệp quyết định và làm mọi công việc quản lý. Những người nhân công được tuyển để thực hiện những nhiệm vụ cụ thể. Không có hoặc rất ít cấu trúc các phòng ban rõ ràng. Đó là những tổ chức linh hoạt. Các công ty buôn bán thường có cấu trúc linh hoạt này. 6.2 Mô hình tổ chức theo chức năng Tổ chức theo chức năng là hình thức phân chia bộ phận trong đó các cá nhân chuyên trách về những lĩnh vực chức năng khác nhau như marketing, nghiên cứu và phát triển, sản xuất, tài chính, quản lý nguồn nhân lực…, được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu. Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc sản xuất Phó tổng giám đốc marketing Phó tổng giám đốc tài chính Phó tổng giám đốc nhân sự Sơ đồ 1: Sơ đồ cơ cấu chức năng cho một hãng sản xuất Ưu điểm: Hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiêm vụ có tính lặp đi lặp lại hàng ngày. Phát huy đầy đủ hơn những ưu thế của chuyên môn hoá ngành nghề. Giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu. Đơn giản hóa việc đào tạo. Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên. Tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất. Nhược điểm: Thường dẫn đền mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra các chỉ tiêu và chiến lược. Thiếu sự phối hợp hành động giưa các phòng ban chức năng. Chuyên môn hoá quá mức và tạo ra cách nhìn quá hạn hẹp ở các cán bộ quản lý. Hạn chế việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung. Đổ trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất. Mô hình tổ chức theo chức năng tương đối dễ hiểu và được hầu hết các tổ chức sử dụng trong một giai đoạn phát triển nào đó, khi tổ chức tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động trong một lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thị trường. 6.3 Mô hình tổ chức theo sản phẩm Việc hợp nhóm các hoạt động và đội ngũ nhân sự theo sản phẩm hoặc tuyến sản phẩm đã từ lâu có vai trò ngày càng gia tăng trong các tổ chức quy mô lớn với nhiều dây chuyền công nghệ. Ví dụ, hãng Procter và Gamble đã từng sử dụng mô hình này một cách có hiệu quả trong nhiều năm. Ưu điểm: Việc quy định trách nhiệm đối với các mục tiêu cuối cùng tương đối dễ dàng. Việc phối hợp hành động giưa các phòng ban chức năng vì mục tiêu cuối cùng có hiệu quả hơn. Tạo khả năng tốt hơn cho việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung. Các đề xuất đổi mới công nghệ dễ được quan tâm. Có khả năng lớn hơn là khách hàng sẽ được tính tới khi đề ra quyết định. Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc tài chính Phó tổng giám đốc marketing Phó tổng giám đốc sản xuất Phó tổng giám đốc nhân sự Giám đốc khu vực phương tiện vận tải Giám đốc khu vực đèn chỉ thị Giám đốc khu vực dụng cụ công nghiệp Giám đốc khu vực đo lường điện tử Kỹ thuật Sản xuất Sản xuất Kế toán Bán hàng Kỹ thuật Kế toán Bán hàng Sơ đồ 2: Sơ đồ cơ cấu theo sản phẩm Nhược điểm Sự tranh giành nguồn lực giữa các tuyến sản phẩm có thể dẫn đến phản hiệu quả. Cần nhiều người có năng lực quản lý chung. Có xu thế làm cho việc thực hiện các dịch vụ hỗ trợ tập chung trở nên khó khăn. Làm nảy sinh khó khăn đối với việc kiểm soát của cấp quản cao nhất. 6.4 Mô hình tổ chức theo đia dư Việc phân chia bộ phận dựa vào lãnh thổ là một phương thức khá phổ biến ở các tổ chức hoạt động trên phạm vi địa lý rộng. Trong trường hợp này, điều quan trọng là các hoạt động trong một khu vực hay địa dư nhất định được hợp nhóm và giao cho một người quản lý. Các doanh nghiệp thường sử dụng mô hình phân chia theo đia dư khi cần tiến hành các hoạt động giống nhau ở các khu vực địa lý khác nhau. Tổng giám đốc P.TGĐ Marketing P.TGĐ Nhân sự P.TGĐ Tài chính Giám đốc khu vực M.Bắc Giám đốc khu vực M.Trung Giám đốc khu vực M.Nam Kỹ thuật Sản xuất Nhân sự Kế toán Bán hàng Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu theo địa dư Ưu điểm: Chú ý đến nhu cầu thị trường và những vấn đề địa phương. Có thể phối hợp hành động của các bộ phận chức năng và hướng các hoạt động này vào các thị trường cụ thể. Tận dụng được tính hiệu quả của các nguồn lực và hoạt động tại địa phương. Có được thông tin tốt hơn về thị trường Tạo điều kiện thuận lợi để đào tạo các cán bộ quản lý chung. Nhược điểm: Khó duy trì hoạt động thực tế trên diện rộng của tổ chức một cách nhất quán. Đòi hỏi phải có nhiều cán bộ quản lý hơn. Công việc có thể bị trùng lặp. Khó duy trì việc ra quyết định và kiểm tra một cách tập trung. 6.5 Mô hình tổ chức theo đối tượng khách hàng Tổng giám đốc Phó TGĐ tài chính Phó TGĐ kinh doanh Phó TGĐ nhân sự Giám đốc phân phối sản phẩm Quản lý bán lẻ Quản lý giao dịch với cơ quan nhà nước Quản lý bán buôn Giám đốc nghiên cứu thị trường Những nhu cầu mang đặc trưng riêng của khách hàng đối với các sản phẩm và dịch vụ đã dẫn nhiều nhà cung ứng đến với sự phận chia bộ phận dựa trên cơ sở khách hàng.Ví dụ, một doanh nghiệp có thể có một chi nhánh bán hàng công nghiệp và một chi nhánh bán hàng tiêu dùng. Hình dưới minh hoạ một cách phận chia bộ phận điển hình theo khách hàng ở một công ty thương mại. Sơ đồ 4: Sơ đồ cơ cấu theo khách hàng Ưu điểm: Tạo ra sự hiểu biết khách hàng tốt hơn. Đảm bảo khả năng chắc chắn hơn là khi soạn thảo các quyết định khách hàng sẽ được giành vị trí nổi bật để xem xét. Tao cho khách hàng cảm giác họ có những cung ứng đáng tin cậy. Tạo ra hiệu năng lơn hơn trong việc định hướng các nỗ lực phân phối. Nhược điêm: Tranh giành nguồn lực một cách phản hiệu quả. Thiếu sự chuyên môn hoá Đôi khi không thích hợp với hoạt động nào khác ngoài Marketing. Các nhóm khách hàng có thể không phải luôn xác định rõ ràng. Mô hình này thường được sử dụng cho một tổ chức tổng thể và để bổ trợ cho các mô hình khác chứ không dùng như một mô hình tổ chức chính thì các nhược điểm sẽ được khắc phục một cách đáng kể. 6.6 Mô hình tổ chức theo đơn vị chiến lược Khi mối quan hệ giữa các bộ phân trong tổ chức đã trở lên quá phức tạp, ngăn cản sự phối hợp, các nhà lãnh đạo cấp cao sẽ tím cách tạo nên các đơn vị chiến lược mang tính độc lập cao, có thể tiến hành các hoạt động thiết kế, sản xuất và phân phối sản phẩm của mình. Về thực chất, mô hình tổ chức theo đơn vị chiến lược là biến thể của các mô hình tổ chức theo sản phẩm, địa dư hoặc khách hàng. Các đơn vị chiến lược là những phân hệ độc lập, đảm nhiệm một hay một số ngành nghề hoạt động khác nhau, với những nhà quản lý quan tâm trước hết tới sự vận hành của đơn vị mình và rất có thể còn được cạnh tranh với các đơn vị khác trong tổ chức. Tuy nhiên, có một đặc trưng cơ bản để phân biệt đơn vị chiến lược với các tổ chức độc lập, đó là người lãnh đạo đơn vị chiến lược phải báo cáo với cấp lãnh đạo cấp cao nhất của tổ chức. Tổng giám đốc Ngân hàng phát triển đô thị Ngân hàng cho vay bất động sản và thừa kế Ngân hàng hợp tác xã Ngân hàng nông nghiệp Ngân hàng sự nghiệp Cơ cấu tập đoàn là một dạng của mô hình tổ chức theo đơn vị chiến lược, với hình thức đặc biệt nhất là các công ty mẹ nắm giữ cổ phần, quy tụ những hoạt động không liên kết. Sơ đồ 5: Sơ đồ cơ cấu theo đơn vị chiến lược Ưu điểm: Xây dừng trên cơ sở phân đoạn chiến lược nên giúp đánh gía được vị trí của tổ chức trên thị trường, đối thủ cạnh tranh và diễn biến của môi trường. Hoạt động dựa vào những trung tâm chiến lược, cho phép tiến hành kiểm soát trên một cơ sở chung thống nhất. Có những đơn vị đủ độc lập với mục tiêu rõ ràng và điều này cho phép tăng cường phối hợp bằng phương thức giảm thiểu nhu cầu phối hợp. Nhược điểm: Có khả năng xuất hiện tình trạng cục bộ, khi lợi ích của đơn vị chiến lược lấn át lợi ích của toàn bộ tổ chức. Chi phí cho cơ cấu tăng do tính trùng lặp của công việc. Những kỹ năng kỹ thuật không được chuyển giao dễ dàng vì các kỹ thuật gia và chuyên viên đã bị phân tán trong các đơn vị chiến lược. Công tác kiểm soát của cấp quản lý cao nhất có thể gặp nhiều khó khăn. Hiện nay, mô hình này đang được các công ty như General Electric, General Foods và Armco Steel áp dụng. 6.7 Mô hình tổ chức theo quá trình Tổ chức theo quá trình là hình thức phân chia bộ phận trong đó các hoạt động được hợp nhóm trên cơ sở các giai đoạn của quá trình công nghệ. Ví dụ về cơ cấu tổ chức theo quá trình của công ty dệt. Giám đốc Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc tài chính Phân xưởng sợi Phân xưởng dệt Phân xưởng nhuộm Sơ đồ 6: Sơ đồ cơ cấu tổ chức theo quá trình Việc phân chia bộ phận theo quá trình là phương thức khá phổ biến đối với các tổ chức có dây chuyền hoạt động chặt chẽ, có thể phân chia thành những cung đoạn mang tính độc lập tương đối, rất thích hợp với phân hệ sản xuất. 6.8 Mô hình tổ chức theo các dịch vụ hỗ trợ Để thực hiện những hoạt động cơ bản của tổ chức như Marketing, R&D, tài chính, sản xuất cần có các dịch vụ “hậu cần” như thông tin, pháp luật, quan hệ giao dịch, hỗ trợ sản xuất,… Những dịch vụ ấy có thể được thực hiện một cách phi tập trung tại các bộ phận chính, nhưng cũng có thể được tập hợp lại trong một bộ phận chuyên môn hoá nhằm mục đích tận dụng lợi thế quy mô hay nâng cao khả năng kiểm soát. Giám đốc PGĐ Marketing PGĐ R&D PGĐ Dịch vụ PGĐ Sản xuất PGĐ Tài chính Phụ trách nhân sự Phụ trách dịch vụ thông tin Phụ trách dịch vụ sản xuất Phụ trách dịch vụ sản xuất Phụ trách quan hệ giao dịch Sơ đồ 7: Sơ đồ cơ cấu tổ chức theo các dịch vụ hỗ trợ Ưu điểm: Tiết kiêm được chi phí do lợi thế của các hoạt động được chuyên môn hoá. Sử dụng được các chuyên gia giỏi với tư cách những tham mưu. Nhược điểm: Có nguy cơ gây tốn kém nhiều nhiều hơn cho các bộ phận được phục vụ, tạo nên “tính phi hiệu quả của hiệu quả”. Có vấn đề trong việc đạt được dịch vụ đáp ứng nhu cầu của các bộ phận được phục vụ. Những nhược điểm trên có thể được khắc phục nếu những người ở bộ phận dịch vụ hiểu được rằng nhiệm vụ của họ là hỗ trợ các bộ phận khác thực hiện mục tiêu chung của tổ chức chứ không phải chỉ là tiết kiệm chi phí khi thực hiện các dịch vụ. Có một cách để đảm bảo rằng mọi người sẽ tỏ ra biết điều hơn khi đòi hỏi sự phục vụ của các bộ phận dịch vụ là yêu cầu người được phục vụ phải nộp phí tổn. Cần bố trí các bộ phận dịch vụ gần các đối tượng được phục vụ, và không bao giờ nên coi nhẹ khả năng sử dụng các dịch vụ từ bên ngoài. 6.9 Mô hình tổ chức ma trận Các cấu trúc đa dạng vừa trình bày là nhằm để phối hợp sự tập trung vào thị trường và chức năng lựa chọn việc tổ chức. Cơ cấu ma trận là một cơ cấu mà cả hai loại tập trung trên đều được coi trọng trong cơ cấu tổ chức. Cơ cấu ma trận thường được sử dụng trong các dự án phát triển ngành xây dựng, máy bay hoặc phần mền máy tính… Khi một tổ chức phải thích ứng với hơn một dự án phức tạp, cần có cả dự án phối hợp phát triển và hoạt động chuyên môn đa dạng. Bởi vì cần tới các nhà chuyên môn khác nhau qua vòng đời sản phẩm, chúng ta cần một cơ cấu thúc đẩy cả sự phát triển hiệu quả một dự án khi cần và cả sự đáp ứng các nguồn lực mà có thể dễ dàng chuyển sang cho nhau trong dự án. Cơ cấu ma trận xác định cơ cấu quản lý dự án, trách nhiệm cho dự án, cơ cấu chức năng, trách nhiệm cho lĩnh vực hoạt động. Tổng giám đốc Giám đốc các dự án Trưởng dự án: X Giám đốc Marketing Giám đốc Sản xuất Giám đốc Tài chính Trưởng dự án: Y Trưởng dự án: Z Mô hình ma trận là sự kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổ chức khác nhau. Ví dụ mô hình tổ chức theo chức năng kết hợp với mô hình tổ chức theo sản phẩm,… ở đây, các cán bộ quản lý theo chức năng và theo sản phẩm đều có vị thế ngang nhau. Họ chịu trách nhiệm báo cáo cho cùng một cấp lãnh đạo và có thẩm quyền ra quyết định thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách. Sơ đồ 8: Sơ đồ cơ cấu tổ chức theo ma trận Ưu điểm: Kết hợp sức mạnh của cả cơ cấu chức năng và cơ cấu theo sản phẩm/khách hàng/thị trường. Giúp cung cấp sự pha trộn, nhấn mạnh cả về kỹ thuật và thị trường trong các tổ chức hoạt động trong môi trường phức tạp. Tạo ra một chuỗi các nhà quản trị có thể thích ứng với cả nhân sự, kỹ thuật và marketing. Nhược điểm: Rất đắt, rất tốn kém vì nó phụ thuộc vào các nhà quản trị để phối hợp các cố gắng trong hãng, số lượng các nhà quản trị phần lớn là tăng hai lần. Sự thống nhất mệnh lệnh không còn nữa (các cá nhân có hơn một người điều hành). Quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản trị có thể trùng lặp nhau tạo ra các xung đột và khoảng cách trong nỗ lực giữa các đơn vị, và sự không nhất quán. Khó giải thích cho nhân viên. 6.10 Mô hình cơ cấu tổ chức hỗn hợp Chúng ta đã nghiên cứu nhiều phương thức hình thành nên các bộ phận và phân hệ của tổ chức. Tuy nhiên, cần nhấn mạnh rằng không có cách nào là tốt nhất để xây dựng tổ chức, Ngược lại, mô hình được lựa chọn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau trong mỗi hoàn cảnh nhất định. Các yếu tố này bao gồm các loại công việc phải làm, cách thức tiến hành công việc, những người tham gia thực hiện công việc, công nghệ được sử dụng, đối tượng phục vụ, phạm vi phục vụ và các yếu tố bên trong cũng như bên ngoài khác. ở bất kỳ mức độ nào, việc lựa chọn một cách phân chia cụ thể cần được tiến hành sao cho có thể đạt được các mục tiêu của tổ chức một cách có hiệu quả. Để thực hiện được điều đó, phần lớn các tổ chức đều cần đến các hình thức phân chia bộ phận hỗn hợp, trong đó kết hai hoặc nhiều mô hình tổ chức thuần tuý nói trên. Thông thường tổ chức lấy một loại mô hình nào đó làm cơ sở và đưa thêm vào đó các mô hình tổ chức khác nếu thấy cần thiết. Ưu điểm lớn nhất của mô hình hỗn hợp là sự kết hợp nhiều mô hình cho phép tổ chức lợi dụng được các ưu thế của mô hình tổ chức chính đồng thời ít ra cũng giảm được ảnh hưởng của các nhược điểm của nó. Các ưu điểm khác nhau của mô hình này là: Giúp sử lý được các tình huống hết sức phức tạp; Có tác dụng tốt đối với các tổ chức lớn; Cho phép chuyên môn hoá một số cơ cấu tổ chức. Trong chừng mực nào đó, các nhược điểm của mô hình tổ chức hỗn hợp chính là chiếc gương phản chiếu các ưu điểm. Đó là: Tổng giám đốc PTGĐ Kinh doanh PTGĐ Nhân sự PTGĐ Tài chính Giám đốc khu vực phía Bắc Giám đốc khu vực miền Trung Giám đốc khu vực phía Nam Quản lý bán lẻ Quản lý bán buôn Quản lý giao dịch với các cơ quan nhà nước Tiêu chí hình thành các bộ phận Chức năng Địa dư Khách hàng/ Sản phẩm Cơ cấu tổ chức có thể phức tạp, có thể dẫn đến việc hình thành các bộ phận, phân hệ quá nhỏ và có thể làm tăng thêm yếu điểm của mỗi loại mô hình hơn là ưu điểm. Tuy vậy, việc kết hợp đúng đắn các mô hình thuần tuý có thể giảm được các nhược điểm nói trên Sơ đồ 9: Mô hình cơ cấu tổ chức hỗn hợp chương III: một số ý kiến nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp theo hướng đổi mới 1. Những quan điểm hình thành cơ cấu tổ chức quản lý 1.1 Quan điểm thứ nhất: Việc hình thành cơ cấu tổ chức quản lý bao giờ cũng bắt đầu từ việc xác định mục tiêu và phương hướng phát triển. Trên cơ sở này, tiến hành tổng hợp cụ thể các yếu tố của cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ qua lại giữa các yếu tố đó. Đây là quan điểm theo phương pháp diễn giải đi từ tổng hợp tới chi tiết, được ứng dụng đối với những cơ cấu tổ chức quản lý hiện đang hoạt động. 1.2 Quan điểm thứ hai: Việc hình thành cơ cấu tổ chức quản lý bao giờ cũng bắt đầu từ việc mô tả chi tiết hoạt động của các đối tượng quản lý và xác lập tất cả các mối liên hệ thông tin, rồi sau đó mới hình thành cơ cấu tổ chức quản lý. Quan điểm này đi theo phương pháp quy nạp từ chi tiết đến tổng hợp và ứng dụng trong trường hợp hình thành cơ cấu tổ chức quản lý mới. 1.3 Quan điểm thứ ba:Việc hình thành cơ cấu tổ chức quản lý theo phương pháp hỗn hợp, nghĩa là có sự kết hợp một cách hợp lý cả quan điểm thứ nhất và quan điểm thứ hai. Trước hết phải đưa ra những kết luận có tính nguyên tắc nhằm hoàn thiện hoặc hình thành cơ cấu tổ chức quản lý, sau đó mới tổ chức công việc nghiên cứu chi tiết cho các bộ phận trong cơ cấu, soạn thảo các điều lệ, quy chế, nội quy cho các bộ phận của cơ cấu ấy, đồng thời xác lập các kênh thông tin cần thiết. Như vậy, toàn bộ những công việc nghiên cứu chi tiết là tiếp tục làm sáng tỏ, cụ thể hoá những kết luận đã được khẳng định. Quan điểm này chỉ đạt hiệu quả cao khi việc hoàn thiện cơ cấu quản lý đã có sự quan tâm thường xuyên, có sự tổng kết, đánh giá nghiêm túc và đúng đắn của chủ doanh nghiệp. 2. Lựa chọn một cơ cấu tổ chức thích hợp Không có một cơ cấu tổ chức nào là hoàn hảo, do đó các nhà quản lý phải lựa chọn một cơ cấu tổ chức phù hợp với những đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp. Đặc điểm của tổ chức Loại cơ cấu tổ chức phù hợp Quy mô nhỏ Phạm vi hoạt động toàn cầu hay quốc tế Hoạt động trong môi trường cạnh tranh cao và công nghệ thay đổi nhanh áp lực đòi hỏi sử dụng hợp lý các nguồn lực khan hiếm Khách hàng: Thay đổi Đa dạng ổn định áp dụng những thiết bị đặc biệt Đòi hỏi chuyên môn hoá kỹ năng Các chi phí vận chuyển nguyên liệu cao Cơ cấu chức năng Cơ cấu theo khu vực địa lý Cơ cấu ma trận Cơ cấu ma trận Cơ cấu ma trận Cơ cấu theo sản phẩm Cơ cấu chức năng Cơ cấu sản phẩm Cơ cấu chức năng Cơ cấu theo khu vực địa lý 3. Một số công cụ phối hợp Phối hợp là một quá trình liên kết hoạt động của những con người, bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức. Không có phối hợp, con người không thể nhận thức được vai trò của mình trong tổng thể và có xu hướng theo đuổi những lợi ích riêng thay vì hướng tới những mục tiêu chung. Phối hợp để tạo ra được một mối liên hệ ngang dọc giữa các bộ phận, phân hệ trong tổ chức và giữa tổ chức với môi trường (Bao gồm môi trường gián tiếp và môi trường trực tiếp) tạo ra một hệ thống thông suốt trong tổ chức. Với vai trò rất quan trọng của việc phối hợp, ta đưa ra một số công cụ phối hợp sau: 3.1 Các kế hoạch. Với các kế hoạch như chiến lược, chính sách, chương trình, dự án, ngân sách, quy chế, quy tắc, thủ tục, hoạt động của các bộ phận và con người sẽ ăn khớp với nhau nhờ tính thống nhất của các mục tiêu và các phương thức hành động. 3.2 Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế – kỹ thuật Đảm bảo phối hợp nhờ: Chuẩn hoá các kết quả: chỉ ra phải đạt được gì? Chuẩn hoá các quy trình: chỉ ra phải làm như thế nào? Chuẩn hoá các kỹ năng: chỉ ra người thực hiện các quá trình phải thoả mãn yêu cầu nào? 3.3 Các công cụ cơ cấu Có những hình thái cơ cấu tạo điều kiện dễ dàng cho giao tiếp theo chiều dọc (cơ cấu giảm thiểu số cấp quản lý) và theo chiều ngang (cơ cấu ma trận, nhóm dự án, nhóm chất lượng, hội đồng thường trực, những nhà môi giới…). Việc sử dụng cơ chế hoạt động của các tuyến chỉ huy cũng có thể tăng cường phối hợp. Thông qua mối quan hệ ra quyết định và báo cáo, các tuyến chỉ huy thúc đẩy các luồng thông tin giữa những con người và đơn vị. Khi yêu cầu đối với phối hợp đã trở lên quá lớn, đến mức làm cho mọi phương pháp đều trở nên thiếu hiệu quả thì tốt nhất là đảm bảo phối hợp bằng cách giảm thiểu nhu cầu phối hợp. Jay Galbraith xác định hai cách để làm điều đó. Thứ nhất, thiết lập mối quan hệ thị trường giữa các bộ phận. Và thứ hai, tạo nên những đơn vị độc lập, có thể tự thực hiện nhiệm vụ của mình mà không cần đền sự trợ giúp của các bộ phận khác. 3.4 Giám sát trực tiếp Phối hợp được thực hiện bởi người quản lý thông qua việc trực tiếp giám sát công việc của cấp dưới và đưa ra các mệnh lệnh buộc cấp dưới phải thực hiện trong một khuôn khổ thống nhất. 3.5 Các công cụ của hệ thống thông tin, truyền thông và tham gia quản lý Với những phương diện cơ bản: - Phương diện kỹ thuật: các hệ thống thông tin quản lý (MIS), hệ thống thông tin điều hành (EIS) , hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (DSS) được xây dựng để các nhà quản lý phối hợp và kiểm tra sự vận hành của các đơn vị trực thuộc. Ngày nay, trong tay các nhà quản lý là mạng lưới điện toán liên kết tất cả các cá nhân trong tổ chức. Các hệ thống truyền thông phi tập trung với sự trợ giúp bởi điện thoại, fax, thư điện tử, internet đã làm tăng khả năng phối hợp không những giữa các đơn vị bên trong mà cả với các tổ chức bên ngoài môi trường trong nước và quốc tế. - Phương diện chức năng ngôn ngữ: với các phương tiện giao tiếp bằng miệng ( báo cáo tóm tắt, họp hành, hội nghị, liên hoan thông tin, các cuộc tiếp xúc trực tiếp giữa các thành viên, sử dụng tin đồn…) và các phương tiện viết (bản tin nhanh, nhất ký tổ chức, bản tin chuyên ngành, điểm báo, điều tra dư luận…). - Phương diện hành vi: các nhà quản lý dạo quanh khu vực mình phụ trách để xem xét các hoạt động và trao đổi một cách phi chính thức với nhân viên, cho nhân viên đi thăm các bộ phận hoặc tổ chức khác, tổ chức các cuộc liên hoan toàn cán bộ nhân viên, thực hiện cơ chế ra quyết định tập thể, tiến hành đào tạo (thực tiễn giao tiếp, hướng dẫn hội họp, quản lý tranh chấp, thực hành đàm phán…). 3.6 Văn hoá tổ chức Hệ thống nhân thức, những giá trị, những chuẩn mực, những lễ nghi hàng ngày, những điều cấm kỵ là “xi măng chuẩn” gắn kết các bộ phận và con người của tổ chức thành một khối thống nhất, làm tăng cường khả năng phối hợp để đạt mục đích chung. Văn hoá là nền tảng tinh thần của tổ chức. Giống như lề thói của xã hội, văn hoá dễ được mọi người chấp nhận tự giác mà không cần phải tốn công rèn luyện. Nhờ có văn hoá tổ chức hình thành được các quy tắc xử sự theo khía cạnh hợp lý nhất cho đời sống của nó. Chính vì lẽ đó, văn hoá luôn được coi là một công cụ hữu hiệu của quản lý nói chung và phối hợp nói riêng. 4. Những phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức quản lý 4.1 Phương pháp tương tự Đây là một phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức mới dựa vào việc thừa kế những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của các cơ cấu tổ chức có sẵn. Những cơ cấu tổ chức có trước này có những yếu tố tương tự với cơ cấu quản lý sắp hình thành. Cơ sở phương pháp lý luận để xác định sự tương tự là sự phận loại các đối tượng quản lý căn cứ vào những dấu hiệu nhất định. Chẳng hạn: tính đồng nhất về kết quả cuối cùng của hoạt động quản lý (sản phẩm, quy trình công nghệ… giống nhau); tính đồng nhất về các chức năng quản lý được thực hiện; tính gần nhau về lãnh thổ; đặc điểm ngành kinh tế- kỹ thuật… Ưu điểm nổi bật của phương phàp này là quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi phí để thiết kế cơ cấu ít, thừa kế có phân tích những kinh nghiệm quý báu của quá khứ. Tuy nhiên, sự sao chép máy móc kinh nghiệm, thiếu phân tích những điều kiện thực tế của cơ cấu tổ chức quản lý sắp hoạt động là những khuynh hướng cần ngăn ngừa. Đây là phương pháp đã được áp dụng khá phổ biến ở nhiều nơi, nhiều nước. 4.2 Phương pháp phân tích theo yếu tố Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổng quát Xác định những kết luận có tính chất nguyên tắc của cơ cấu Xác định mối liên hệ giữa các bộ phận Quy định hoạt động của cơ cấu tổ chức quản lý Xác định những đặc trưng của các yếu tố cơ cấu Xác định các thành phần cho các bộ phận cơ cấu Giai đoạn 1 Giai đoạn 3 Giai đoạn 2 Phương pháp phân tích theo yếu tố Đây là một phương pháp khoa học được ứng dụng rộng rãi cho mọi cấp, mọi đối tượng quản lý. Phương pháp này thường được chia thành ba giai đoạn (sơ đồ dưới) Sơ đồ: Logic của việc hình thành cơ cấu theo phương pháp phân tích theo yếu tố 4.2.1 Đối với việc hoàn thiện các cơ cấu tổ chức đang hoạt động Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý hiện hành được bắt đầu bằng cách nghiên cứu kỹ lưỡng cơ cấu hiện hành và tiến hành đánh giá hoạt động của nó theo những căn cứ nhất định. Để làm được điều đó, người ta biểu thị cơ cấu tổ chức quản lý hiện hành và các bộ phận của nó dưới dạng sơ đồ. Từ sơ đồ sẽ chỉ rõ quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận và các chức năng mà nó phải thi hành. Nội dung phân tích đối với cơ cấu tổ chức đang hoạt động bao gồm: - Phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy định cho từng bộ phận, từng nhân viên của bộ máy quản lý. - Phân tích khối lượng công tác thực tế của mỗi bộ phận, mỗi người, phát hiện khâu yếu trong việc phân bố khối lượng công việc quản lý. - Phân tích tình hình phân định chức năng kết quả việc thực hiện chế độ trách nhiệm cá nhân, mối quan hệ ngang dọc trong cơ cấu. - Phân tích việc chia quyền hạn và trách nhiệm cho các bộ phận, các cấp quản lý. - Phân tích việc thực hiện các văn kiện, tài liệu, những quy định ràng buộc của các cơ quan quản lý vĩ mô và trong phạm vi nội bộ cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp. - Phân tích tình hình tăng giảm số lượng và tỷ lệ cán bộ, nhân viên gián tiếp so với trực tiếp sản xuất, tỷ trọng tiền lương cán bộ gián tiếp trong giá thành sản phẩm. - Phân tích sự phù hợp giữa trình độ cán bộ, nhân viên quản lý hiện có (cơ cấu trình độ ngành nghề) với yêu cầu công việc. - Phân tích điều kiện làm việc, hợp lý hoá lao động và cơ khí hoá lao động của cán bộ và nhân viên quản lý. - Phân tích những yếu tố khách quan có tác động tích cực và tiêu cực đến việc duy trì sự ổn định của quản lý doanh nghiệp. Kết quả phân tích là những nhân xét, đánh giá mặt hợp lý và chưa hợp lý của cơ cấu hiện hành, trên cơ sở đó dự thảo cơ cấu tổ chức mới. Để đánh giá chính xác, phải chấp nhận một loạt những kết luận có tính nguyên tắc, chi phối hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý, đó là: + Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo thực hiện nghiêm ngặt chế độ thủ trưởng và trách nhiệm cá nhân. + Cơ cấu quản lý bảo đảm sự cân xứng giữa chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cán bộ quản lý, thể hiện sự phân cấp và phân bố hợp lý các chức năng quản lý. Điều đó cho phép cán bộ quản lý có thể độc lập giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng của mình. + Trong quá trình hoạt động, cơ cấu tổ chức quản lý không để được bỏ sót chức năng, cũng không để xảy ra tình trạng cùng một chức năng lại được giao cho hai hay nhiều bộ phận cùng thực hiện. Trường hợp có một số chức năng có mối liên hệ mật thiết với nhau thì giao cho một bộ phận đảm nhiệm thực hiện số chức năng đó. + Trong cơ cấu tổ chức quản lý các mối quan hệ phụ thuộc của mỗi bộ phận và nhân viên thừa hành nhất thiết phải được xác định rõ ràng. Mỗi nhân viên chỉ có thể có một người chỉ huy để nhận chỉ thị trực tiếp để báo cáo kết quả công việc. + Rút gọn đến mức cho phép những thang bậc quản lý cũng như số lượng cán bộ và nhân viên quản lý. Nhờ đó, mà phát hiện kịp thời những vần đề phát sinh trong quá trình quản lý. + Cơ cấu tổ chức quản lý phải được thiết kế và thực hiện một thời gian dài, chỉ nên thay đổi khi nào thật sự cần thiết, do mục tiêu quản lý đòi hỏi. + Cơ cấu tổ chức quản lý phải có khả năng thích nghi với những điều kiện vốn có trong phạm vi quản lý của mình. Đó là sự thống nhất giữa chủ thể quản lý với đối tượng quản lý. Dù cho một cơ cấu tổ chức hợp lý như thế nào đi nữa, nó vẫn không tính hết được tất cả những tình huống bất ngờ có thể xảy ra do hoàn cảnh bên ngoài và bên trong tác động đến. Cơ cấu tổ chức quản lý năng động, mềm dẻo, co dãn càng thích dụng với nền kinh tế thị trường đầy trắc trở và biến động + Trong quá trình dự thảo cơ cấu tổ chức quản lý cần thu hút sự tham gia của cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp. Tinh thần chủ động cho phép họ giải quyết tổng hợp, đúng đắn hơn các vấn đề đặt ra. Giai đoạn cuối cùng trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý hiện hành là bổ sung, thay đổi cán bộ, xây dựng các thủ tục, quy tắc hoạt động cho từng bộ phận và cho từng doanh nghiệp và cho các nhân viên thừa hành chủ chốt. 4.2.2 Trường hợp hình thành cơ cấu tổ chức quản lý mới Bước 1: Dựa vào những tài liệu ban đầu, những văn bản hướng dẫn của các cơ quan quản lý vĩ mô, những quy định có tính chất luật pháp để xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý tổng quát và xác định các đặc trưng cơ bản nhất của cơ cấu tổ chức quản lý này. Kết quả thực hiện giai đoạn một là xây dựng mục tiêu của tổ chức; xây dựng các phân hệ chức năng nhằm bảo đảm thực hiện mục tiêu; phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn cho từng cấp quản lý; xác lập các mối quan hệ cơ bản giữa các bộ phận và các cơ quan cấp trên, các đơn vị hiệp tác bên ngoài; xác định các nhu cầu đảm bảo cán bộ và thông tin. Như vậy bước một là nhằm giải quyết những vấn đề có tính chất định tính đối với cơ cấu tổ chức quản lý. Bước 2: Xác định các thành phần, các bộ phận của cơ cấu tổ chức và xác lập các mối quan hệ giữa các bộ phận ấy. Nội dung cơ bản ở bước này được thể hiện ở việc xây dựng phân hệ trực tuyến, phân hệ chức năng và chương trình mục tiêu. Cơ sở để xác định các thành phần bộ phận của cơ cấu là sự cần thiết chuyên môn hoá hoạt động quản lý sự phân cấp và phân chia hợp lý các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cho các bộ phận ấy. Điều quan trọng nhất là tập hợp và phân tích các dấu hiệu ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý. Bước 3: Những công việc cụ thể ở bước này là phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quyết định số lượng cán bộ, trong cơ cấu tổ chức quản lý. Từ đó, xây dựng điều lệ, thủ tục, quy tắc, lề lối làm việc nhằm bảo đảm cơ cấu tổ chức quản lý đạt hiệu quả cao. 5. Một số kiến nghị nhằm phát huy tính hiệu quả của công tác tổ chức trong các doanh nghiệp Việt Nam theo hướng đổi mới - Xác định rõ mục tiêu, Đây là cơ sở để xác định chức năng, nhiệm vụ của tổ chức. - Có cơ sở hạ tầng bảo đảm hoạt động của tổ chức. - Có nguồn nhân lực thực hiện các khâu vận hành tổ chức trong đó quan trọng nhất là có người đứng đầu tổ chức. - Nền kinh tế của ta hiện nay là nền kinh tế thị trường với sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Do đó, các doanh nghiệp phải quán triệt và cụ thể hoá đường lối của Đảng vào hoàn cảnh thực tiễn của doanh nghiệp mình, vận dụng tốt các quy luật kinh tế, các quy luật xã hội và đặc biệt là các quy luật tổ chức. - Quyết định các chính sách, chế độ quản lý phù hợp với yêu cầu của quy hoạch, kế hoạch, kết hợp được nội lực và ngoại lực của doanh nghiệp. - Quy hoạch đội ngũ cán bộ, công nhân viên trong doanh nghiệp, có kế hoạch tốt để đào tạo nhân lực có trình độ chuyên môn kỹ thuật cao, bồi dưỡng nhân tài cho doanh nghiệp trên nền tảng hình thành và phát triển nhân cách người Việt Nam mới. Tránh tình trạng cán bộ quản lý giỏi, nhà tổ chức tài năng theo kiểu “cha truyền con nối” hoặc chỉ trông cậy vào năng lực bẩm sinh. Tổ chức, quản lý là một nghề và “nhà tổ chức”, “ nhà quản lý” ở cấp nào cũng phải được đào tạo. - Quản lý theo tiêu chí chất lượng tổng thể và hiệu quả bền vững thích ứng với mọi sự thay đổi đòi hỏi nhà tổ chức, nhà quản lý không chỉ biết làm “việc đúng”, mà cần hơn là biết làm “đúng việc” theo chức trách, bổn phận của mình. Suy nghĩ và hành động của nhà tổ chức, nhà quản lý không phải là tổ hợp của “trái tim nóng, cái đầu nóng”, cũng không phải là tổ hợp của “trái tim lạnh, cái đầu lạnh” và càng không phải là tổ hợp của “trái tim lạnh, cái đầu nóng”, mà là tổ hợp của “trái tim nóng, cái đầu lạnh”. - Kết hợp học và tự học, đào tạo và tự đào tạo, rèn luyện tư duy quản lý, trên nền tảng của tư duy lô gích, tư duy hình tượng, tư duy biện chứng, tư duy kinh tế, tư duy kỹ thuật, tư duy công nghệ, tư duy thuật toán, thấm nhuồn mục tiêu học suốt đời với bốn trụ cột: học để biết, học để làm, học để tồn tại và học để biết cách chung sống với nhau là con đường đúng đắn để thành người tổ chức, quản lý giỏi, thành công, sáng tạo trong công việc. kết luận Tổ chức là chức năng thứ hai của quá trình quản lý. Trong thực tế, khi chiến lược đã được xác lập thì phải tạo được khuôn khổ ổn định về mặt cơ cấu và nhân sự cho thực hiện chiến lược, đó chính là phần việc của công tác tổ chức. Đây là vấn đề không dễ mà cũng không quá khó đối với các nhà quản lý. Dễ vì đây là công việc cơ bản, mang tính ổn định tương đối cao. Khó vì phải nắm chắc thành nhân sự và phải biết phối hợp những chức năng chuyên môn khác nhau trong tổ chức. Tuy vậy, nó có một vai trò quan trọng trong quản lý các doanh nghiệp. Do đó, để doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả tối ưu trong điều kiện môi trường kinh tế khắc nghiệt, đầy thách thức này thì với tư cách là một nhà quản lý chúng ta phải coi trọng công tác tổ chức. Lựa chọn một mô hình cơ cấu tổ chức phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp và phù hợp với cơ chế thị trường trong thời kỳ đổi mới, hạn chế tối đa tình trạng một cơ cấu tổ chức cồng kềnh, quan liêu. Tóm lại, công tác tổ chức bao gồm 10 bước theo một logic như sau: Phân tích các mục tiêu chiến lược và kế hoạch của tổ chức để xác định những thuộc tính mang tính nguyên tắc của tổ chức. Xác định và phân loại các hoạt động cần thiết để thực hiện mục tiêu chiến lược. Hợp nhóm các hoạt động theo các nguồn lực một cách tốt nhất, tuỳ theo hoàn cảnh, để hình thành nên các bộ phận của tổ chức. Giao cho người đứng đầu mỗi nhóm quyền hạn cần thiết để tiến hành các hoạt động. Ràng buộc các nhóm lại theo chiều ngang và dọc thông qua các mối quan hệ quyền hạn và thông tin. Tiến hành phân tích nhu cầu cán bộ quản lý và khả năng cung cấp cán bộ quản lý từ các nguồn bên trong và bên ngoài tổ chức. Tuyển chọn, bố trí và làm hoà nhập cán bộ quản lý tại mỗi vị trí quản lý. Thực hiện các chế độ đãi ngộ nhằm tạo ra và duy trì động lực hoạt động cho các nhà quản lý. Thực hiện di chuyển và đề bạt cán bộ quản lý. Thực hiện công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực quản lý. Tài liệu tham khảo GS .TS. Đỗ Hoàng Toàn – Giáo trình: Khoa học quản lý- Khoa khoa học quản lý- Nhà xuất bản khoa học và kỹ thuật- 1999 TS. Mai Văn Bưu – Giáo trình: Lý thuyết quản trị kinh doanh- Khoa khoa học quản lý – Nhà xuất bản khoa học và kỹ thuật- 2001 An Thị Thanh Nhàn- Bùi Thị Keng- Bùi Thị Thái- Quản lý doanh nghiệp trong cơ chế thị trường- H: Chính trị quốc gia- 1997 Nguyễn Văn Bình- Khoa học tổ chức và quản lý: Một số vần đề lý luận và thực tiễn- Trung tâm nghiên cứu khoa học tổ chức và quản lý- NXB Thống kê- 1999 Nguyễn Hải Sản – Quản trị học – Nhà xuất bản thống kê - 1998 GS -TS Vũ Huy Từ - Vai trò quản lý nhà nước đối với các loại hình doanh nghiệp - Nhà xuất bản chính trị quốc gia - 1998. mục lục Lời mở đầu 1 Chương I: Tổng quan về công tác tổ chức 1. Khái niềm về tổ chức 3 1.1 Định nghĩa 3 1.2 Những đặc điểm chung của tổ chức 3 1.3 Phân loại tổ chức 4 2. Một số quy luật cơ bản của tổ chức 2.1 Quy luật mục tiêu rõ ràng và tính hiệu quả của tổ chức 5 2.2 Quy luật hệ thống 7 2.3 Quy luật cấu trúc đồng nhất và đặc thù của tổ chức 8 2.4 Quy luật vận động không ngừng và vận động theo quy trình của tổ chức 9 2.5 Quy luật tự điều chỉnh của tổ chức 10 3. Tổ chức là một khâu quyết định đối với việc thực hiện thắng lợi đường lối chính sách của Đảng 10 Chương II: Cơ cấu tổ chức quản lý 1. Khái niệm cơ cấu tổ chức 12 2. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản lý 12 3. Những nguyên tắc tổ chức 3.1 Nguyên tắc xác định theo chức năng 13 3.2 Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn 13 3.3 Nguyên tắc bậc thang 13 3.4 Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm 14 3.5 Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm 14 3.6 Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh 14 3.7 Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc 15 3.8 Nguyên tắc quản lý sự thay đổi 15 3.9 Nguyên tắc cân bằng 15 4. Những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức 16 4.1 Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản lý 16 4.2 Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý 16 5. Những thành phần cơ bản của cơ cấu tổ chức 5.1 Chuyên môn hoá 17 5.1.1 Chuyên môn hoá chiều dọc 17 5.1.2 Chuyên môn hoá chiều ngang 18 5.2 Tiêu chuẩn hoá 18 5.3 Sự phối hợp 19 5.4 Quyền lực 19 6. Các mô hình cơ cấu tổ chức mà các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay thường sử dụng 6.1 Cơ cấu đơn giản kiểu doanh nghiệp cá nhân 20 6.2 Mô hình tổ chức theo chức năng 20 6.3 Mô hình tổ chức theo sản phẩm 21 6.4 Mô hình tổ chức theo địa dư 23 6.5 Mô hình tổ chức theo đối tượng khách hàng 24 6.6 Mô hình tổ chức theo đơn vị chiến lược 25 6.7 Mô hình tổ chức theo quá trình 27 6.8 Mô hình tổ chức theo các dịch vụ hỗ trợ 27 6.9 Mô hình tổ chức ma trận 29 6.10 Mô hình cơ cấu tổ chức hỗn hợp 30 Chương III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp theo hướng đổi mới 1. Những quan điểm hình thành cơ cấu tổ chức quản lý 32 2. Lựa chọn một cơ cấu tổ chức thích hợp 33 3. Một số công cụ phối hợp 3.1 Các kế hoạch 34 3.2 Hệ thống tiêu chuẩn Kinh tế- Kỹ thuật 34 3.3 Các công cụ cơ cấu 34 3.4 Giám sát trực tiếp 34 3.5 Các công cụ của hệ thống thông tin, truyền thông và tham gia quản lý 35 3.6 Văn hoá tổ chức 35 4. Những phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức quản lý 36 4.1 Phương pháp tương tự 36 4.2 Phương pháp phân tích theo yếu tố 36 5. Một số kiến nghị nhằm phát huy tính hiệu quả của công tác tổ chức trong các doanh nghiệp Việt Nam theo hướng đổi mới 40 Kết luận. 42 Tài liệu tham khảo 43