Đề tài Tìm hiểu tổ chức thực hiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Tân Phát – Thanh trì - Hà Nội

Lời nói đầu Trong điều kiện kinh tế thị trường với cơ chế quản lý mới đã mở ra cho doanh nghiệp một môi trường kinh doanh thông thoáng. Nền kinh tế nước ta đã và đang đạt được những thành tựu to lớn. Để tồn tại và phát triển trong cơ chế mới đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có chiến lược quản lý sản xuất kinh doanh hợp lý đặc biệt là quản lý NVL. Bởi NVL chính là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là yếu tố cấu thành thực thể sản phẩm và chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy hoàn thành hay không hoàn thành kế hoach sản xuất cả về mặt khối lượng cũng như chất lượng. Muốn tiến hành sản xuất được đều đặn, đồng bộ, liên tục thì doanh nghiệp phải đảm bảo cung cấp NVL đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng chủng loại, đúng yêu cầu kỹ thuật, đảm bảo về chất lượng.Việc mua, sử dụng và dự trữ tiết kiệm có hiệu quả NVL có tác dụng làm tăng khối lượng sản xuất, giẩm chi phí, hạ giá thành, tăng lợi nhuận từ đó làm tăng lợi nhuận từ đó tích luỹ cho ngân sách, tăng quỹ xí nghiệp, cải thiện đời sống người lao động. Với kiến thức thu được ở trường và thực tế tìm hiểu tại công ty được sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của cô giáo Nguyễn Quỳnh Như với sự giúp đỡ của các cô các chú Phòng kế toán và Ban lãnh đạo công ty TNHH Tân Phát, em đã hoàn thành báo cáo với đề tài: “ Tổ chức thực hiện công tác kế toán NVL tại công ty TNHH Tân Phát – Thanh trì - Hà Nội”. Do quá trình viết báo cáo quá ngắn ngủi, kiến thức còn hạn chế nên báo cáo sẽ không tránh khỏi những sai sót. Vì vậy em xin đựơc các thầy cô giáo và công ty TNHH Tân Phát đóng góp thêm những ý kiến quý báu để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán NVL của Doanh nghiệp Chương I Các vấn đề chung về kế toán nguyên vật liêụ I. khái niệm, đặc điểm, vai trò của nvl NVL là những đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hoá bao gồm: Nguyên vật liệu, phụ tùng thay thế, nhiên liệu, thiết bị xây dựng cơ bản (nó là tài sản dự trữ, là đối tượng lao dộng của sản xuất kinh doanh). - NVL có đặc điểm là chỉ tham gia vào mọtt chu kỳ sản xuất kinh doanh và toàn bộ giá trị NVL được chuyển hết một làn vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Toàn bộ giá trị NVl chuyển vào giá trị sản phẩm mới hình thành nên chi phí NVL thực tiễn và được tính vào giá thành sản phẩm . + Chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn (70%-90%) trong quá giá thành sản phẩm là một trong ba yếu tố không thể thiếu của quá trình sản xuất kinh doanh góp phần đảm bảo cho doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch sản xuất, kế hoạch mặt hàng, tính đồng bộ đều đặn trong sản xuất. II. phân loại, đánh giá và nhiệm vụ của NVL. 1.Phân loại NVL NVL rất đa dạng, phong lhú và có nhiều chủng loại do đó có cách phân loại khác nhau nhưng nếu căn cứ váo vai trò và tác dụng của NVL tthì được phân thành: NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, thiết bị xây dựng cơ bản, vật liệu khác. 2.phương pháp đánh giá và cách đánh giá NVL 2.1 Nguyên tắc đánh giá NVL NVL hiện có ở các doanh nghiệp được phản ánh trong sổ kế toán theo giá thực tế. Giá thực tế NVL trong từng trờng hợp có thể khác nhau tuỳ thuộc vào nguồn NVL và giai đoạn nhập xuất NVL vì vậy khi hạch toán phải tuân thao nguyên tắc nhất quán trong cách tính giá NVL. 2.2 Cách đánh giá NVL nhập kho. NVl nhập kho có thể là do nhiều nguồn khác nhau như tự sản xuất thuê gia công chế biến, hoặc do nhận góp vốn liên doanh, kiểm kê phát hiện thừa… nhưng nguồn phổ biến nhất là mua ngoài . Với NVL mua ngoài dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá trị vật liệu được tính giá mua ghi trên hoá đơn của người bán cộng với các chi phí thu mua khácvà thuế nhập khẩu(nếu có) trừ đi các khoản giảm giá hàng mua và chiết khấu thương mại được hưởng. Với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp là tổng giá thanh toán gồm cả thuế GTGT. 2.3.Cách đánh giá NVL xuất kho. Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán mà lựa chọn phương pháp tính giá phù hợp cho doanh nghiệp mình. Theo chuẩn mực kế toán số 02 “ Hàng tồn kho ban hành theo quyết định 149/2001/BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001”: ta có thể sử dụng một trong các phương pháp sau: Phương pháp nhập trước, xuất trước; phương pháp nhập sau xuất trước ; phương pháp đơn giá bình quân có ba cách tính ….: giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ, giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước, giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập: phương pháp đích danh và phương pháp giá hạch toán . 3.Nhiệm vụ. Để thực hiện tốt công tác quản lý NVL kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Khi chép, phản ánh một cách đầy đủ, hịp thời số liệu hiện có và tình hình luân chuyển của NVl cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng đắn giá trị vốn của NVL nhập – xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời , chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua, sử dụng và dự trữ NVL. - Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập các báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp . III. thủ tục quản lý nhập - xuất kho NVL và các chứng từ kế toán liên quan 1.Thủ tục nhập – xuất kho. - Thủ tục nhập kho: Khi có giấy báo nhận hàng , hàng về đến nơi phải lập ban kiểm nghiệm ( về số lượng, quy cách, chất lượng… Ban kiểm nghiệm lập biên bản kiểm nghiệm , bộ phân cung ứng lập phiếu nhập kho dựa trên hoá đơn mua hàng, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi chuyển cho thủ kho, Thủ kho kiểm tra và nhận hàng rồi ghi thẻ sau đó chuyển lên phòng kế toán làm thủ tục ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp nhập NVl . Trường hợp hàng thừa , thiếu thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng và cùng người ra lập biên bản chờ sử lý . - Thủ tục xuất kho: Căn cứ vào nhu cầu sử dụng NVL của đơn vị sản xuất, nhân viên phong tổng hợp lập phiếu xuất kho. Sau khi có phiếu xuất kho công nhân đội sản xuất cần đền kho lĩnh NVL. Thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho rồi chuyển phiếu xuất kho cho bộ phận kế toán làm thủ tục ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp xuất NVL. Phiếu xuất kho ghi làm 3 liên: 1 liên thủ kho giữ, 1 liên người lập phiếu xuất kho giữ và 1 liên người lĩnh NVL giữ. 2.Các chứng từ cần thiết. Phiếu nhập kho (01 –VT); phiếu xuất kho (014-VT); phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (03/VT-3LL);biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (08-VT); biên bản kiểm nghiệm(05-VT); thẻ kho(06-VT); phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (07-VT)… Ngoài các chứng từ bắt buộc các doanh nghiệp có thể dùng thêm các chứng từ hướng dẫn như: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (04-VT). IV.kế toán chi tiết tiết và tổng hợp NVL 1.Kế toán chi tiết NVL Để kế toán chi tiết vật liệu hiện nay ở nước ta các doanh nghiệp đang áp dụng một trong 3 phương pháp: a) Phương pháp thẻ song song. Sơ đồ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song Thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ Bảng tổng hợp nhập xuất, tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ Phiếu nhập kho Thẻ kho Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng b) Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Sơ đồ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Phiếu nhập kho Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Bảng kê xuất Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng c) Phương pháp sổ số dư Sơ đồ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Phiếu nhập kho Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho Kế toán tổng hợp Thẻ kho Phiếu giao nhạn chứng từ xuất Phiếu xuất kho Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Mỗi phương pháp có những ưu nhược điểm khác nhau tuỳ theo từng đặc điểm mỗi doanh nghiệp mà áp dụng phương pháp nào cho phù hợp . 2.Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 2.1.Tài khoản sử dụng . Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”, tài khoản 151 “ Hàng đi trên đường”, tài khoản 331 “ Phải trả người bán”. Ngoài ra trong quá trình hạch toán còn sử dụng một số một số tài khoản liên quan khác như tài khoản 133, tài khoản 111, 112… 2.2.Hạch toán tình hình biến động tăng NVl đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đối với các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ . Như vậy khi mua hàng trong tổng giá thanh toán phải trả cho người bán, phần giá mua chưa có thuế được ghi tăng giá mua NVL còn phần thuế GTGT đầu vào được ghi vào sổ được khấu trừ. Các nghiệp vụ làm tăng NVL có thể do doanh nghiệp tụ chế, thuê gia công chế biến, do nhận góp vốn liên doanh, do xuất dùng chưa hết nhập kho… nhưng nghiệp vụ kế toán chủ yếu nhất là tăng NVL do mua ngoài sẽ được hạch toán như sau: a)Trường hợp mua hàng ngoài hoá đơn cùng về. *Trường hợp hàng về đủ so với hoá đơn: Căn cứ váo hoá đơn mua hàng biên bản kiểm nhân và phiếu nhập kho kế toán ghi. Nợ TK 152: Giá mua + chi phí mua NVL Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (3331 thuếu GTGT hàng hoá, dịch vụ được khấu trừ) Có TK 331: Tổng giá trị thanh toán * Trường hợp hàng về thiếu so với hoá đơn: Kế toán chỉ ghi tăng số NVL thực nhận, số phiếu phải căn cứ vào biên bản kiểm nhận thông báo cho bên bán để cùng giải quyết. Nợ TK 152: Giá trị số thực nhập Nợ TK 1381: Giá trị số thiếu không có thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT theo hoá đơn. Có TK 331: Giá thanh toán theo hoá đơn. - Nếu người bán giao tiếp hàng thiếu Nợ TK 152 ( Chi tiết NVL): Số thiếu đã nhận . Có TK 138(1381): Xử lý số thiếu - Nếu người bán không còn hàng . Nợ TK 331: Tổng giá thanh toán Có TK 138(1381):Xử lý số thiếu Có TK 133(1331): Thuế GTGT tương ứng với số hàng thiếu. - Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường . Nợ TK 138(1388): Cá nhân bồi thường Có TK(1331):Thuế GTGT tương ứng số hàng thiếu cá nhân bồi thường Có TK 138(1381): Xử lý số thiếu mà cá nhân bồi thường - Nếu không xác định được nguyên nhân. Nợ TK 811: Số thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 138(1381): Xử lý tối thiểu. * Trường hợp hàng về thừa so với hoá đơn: Bên phất hiện thừa phải báo cáo cho các bên liên quan biết để xử lý, kế toán hạch toán. - Nếu nhận toàn bộ thì ghi tăng giá trị NVL Nợ TK 152: Giá mua + chí phí mua NVL chưa có thuế. Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ . Có TK 331: Tổng giá thanh toán theo hoá đơn. Có TK : Giá trị hàng thừa theo giá mua chưa thuế . - Nếu trả lại hàng thừa Nợ TK 338(3381): Thuế GTGT của số hàng thừa Có TK 133(1331): Thuế GTGT của số hàng thừa Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa - Nếu không rõ nguyên nhân thì ghi tăng thu nhập bất thường . Nợ TK 338(3381): Trị giá hàng thừa Có TK 711: Số hàng thừa không rõ nguyên nhân b) Trường hợp hàng về hoá đơn chưa về Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ "Hàng mua đang đi đường". Nếu trong tháng, hàng về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng vẫn chưa về thì ghi: Nợ TK151: giá mua theo hoá đơn (không có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan (331, 111, 112, 141…) Sang tháng sau, khi hàng về, ghi: Nợ TK liên quan (152, 153, 1562 - chi tiết từng loại); nếu nhập kho vật liệu, dụng cụ, hàng hoá. Nợ TK 621, 627, 641, 642: nếu chuyển giao trực tiếp cho các bộ phận sử dụng, không qua kho. Có TK 151: hàng đi đường kỳ trước đã về. Cũng ví dụ trên, nếu hoá đơn GTGT đã về nhưng cuối tháng hàng vẫn chưa về thì kế toán ghi: Nợ TK 151 (VLP): 80.000.000 Nợ TK133 (1331): 8.000.000 Có TK 331: 88.000.000 Khi hàng về nhập kho ở tháng sau: Nợ TK 152 (VLP): 80.000.000 Có TK 151: 80.000.000 c)Trường hơp hoá đơn về nhưng hàng chưa về Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi trên đường”. Nếu trong tháng, hàng về thì ghi sổ biình thường, còn nếu cuối tháng vẫn chưa về thì ghi: Nợ TK 151: Giá mua theo hoá đơn ( không có thuế GTGT) Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan(331,111,112,141…) Sang tháng sau, khi hàng về ghi: Nợ TK (152, 153,1561- chi tiết từng loại): Nếu nhập kho vật liêu, dụng cụ, hàng hoá. Nợ TK 621, 627, 641, 642: Nếu chuyển giao trực tiếp cho các bộ phân sủ dụng ,không qua kho. Có TK 151: Hàng đi đường kỳ trước dã về . Hạch toán tăng NVL trong các doang nghiệo tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Hạch toán tương tự như doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nhưng phần thuế được tính vào trị giá thực tế của NVL nên khi mua ngoài giá mua bằng tổng giá thanh toán. 2.3.Hạch toán tình hình biến động giảm NVL Khi xuất NVL sử dụng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm, dich vụ hoặc cho quản lý, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho ghi: Nợ TK 621: Giá trị NVL xuất cho sản xuất sản phẩm Nợ TK 627: Giá trị NVL xuất cho bộ phân quản lý Nợ TK 627: Giá trị NVL xuất cho bộ phận bán hàng Nợ TK 627: Giá trị NVL xuất cho bộ phận quản lý doanh nghiệp. Có TK 152: Tổng giá trị NVL xuất cho các bộ phận . Ngoài ra còn giảm do xuất bán. góp vốn liên doanh, cho vay tạm thời hoặc do các nguyên nhân khác Chương II Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh tân phát I. Quá trình phát triển và đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty. 1. Quá trình phát triển của Công ty Công ty TNHH Tân Phát được thành lập ngày 18/9/1999 theo quyết định số GP/TLDN của UBND Thành phố Hà Nội với ngành nghề kinh doanh chủ yếu là Dệt may. Tên giao dịch: Công ty TNHH Tân Phát Trụ sở: Văn Điển - Thanh Trì - Hà Nội Đến nay Doanh nghiệp đã có quá trình phát triển trên 7 năm, ngay từ ngày có quyết định thành lập, được sự ủng hộ của UBND thành phố Hà Nội, Công ty đã có chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Để khẳng định được mình trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt, Công ty luôn lấy chất lượng sản phẩm là trọng tâm trên cơ sở đó tăng số lượng sản phẩm để tăng năng suất lao động. Đặc biệt quan tâm đến khâu sắp xếp tổ chức lao động sao cho phù hợp với yêu cầu sản xuất. Đầu tư mua sắm máy móc, hiện đại, đa dạng hoá sản phẩm và ngày một nâng cao tay nghề cho công nhân. Trải qua hơn 7 năm hình thành và phát triển, Công ty đã có những thành tích đáng kể. Hiện nay Công ty có một đội ngũ cán bộ công nhân viên lành nghề, sản phẩm của Công ty đã có mặt tại một số thị trường lớn như: Mỹ, Ba Lan, Nhật Bản. Những thành tựu đạt được tuy còn khiêm tốn nhưng nó đã đánh dấu bước phát triển lâu dài của Công ty TNHH Tân Phát. Điều này có thể thấy rõ trong bảng kết quả hoạt động sản xuất của Công ty qua 2 năm 2004 và năm 2005: Chỉ tiêu ĐVT Năm 2005 Năm 2006 Doanh thu thuần Tr.đ 85 tỷ đồng 105 tỷ đồng Lợi nhuận trước thuế Tr.đ 475 triệu đồng 965 triệu đồng Tổng số vốn KD trong đó: Tr.đ 3,7 tỷ đồng 5tỷ đồng - Vốn cố định 1,75 tỷ dồng 2 tỷ đồng - Vốn lưu động 1,95 tỷ đồng 3 tỷ đồng Các khoản nộp ngân sách Tr.đ 305 triệu đồng 542 triệu đồng Tổng số lao động Người 50 125 Thu nhập BQ 1 lao động/ 1 tháng Đồng 1.000.000 đ/ng 1.200.000đ/ng 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Tân Phát Công ty TNHH Tân Phát là công ty trực tiếp sản xuất kinh doanh các mặt hàng vải sợi và may mặc cung cấp cho thị trường trong và ngoài nước trong đó vải và sợi là hai mặt hàng chính. Ngoài ra công ty còn có mặt hàng quần áo may sẵn do phân xưởng may sản xuất chủ yếu được xuất khẩu sang thị trường Mỹ và Ba Lan. Công nghệ sản xuất của doanh nghiệp là một công nghệ liên hợp khép kín đi từ nguyên liệu đầu vào là bông sơ đến sản phẩm qua công nghệ kéo, sợi- dệt -vải- nhuộm- hoàn tất và may. Công nghệ sản xuất sản phẩm công ty có 4 giai đoạn đó là: Công nghệ kéo sợi, công nghệ dệt, công nghệ nhuộm có hai bước chính:Tiền xử lý vải mộc thành vải trắng, nhuộm in hoa tăng giá thẩm mỹ cho vải và cuối cùng là công nghệ may. Công ty TNHH Tân Phát Bộ phận sản xuất chính Bộ phận sản xuất phụ Phân xưởng sợi Phân xưởng dệt Phân xưởng nhuộm Phân xưởng may Phân xưởng cơ điện Ban dịch vụ Mỗi công đoạn thực hiện ở các phân xưởng thành viên khác nhau. Sản phẩm của từng giai đoạn sản xuất như vải mặc, vải thành phẩm đều có giá trị sử dụng độc lập có thể bán ra ngoài hoặc sử dụng trong nội bộ Công ty. 3. Công tác tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH Tân Phát. 3.1. Công tác tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất Công ty. Đứng trước nền kinh tế thị trường, để tồn tại và phát triển công ty luôn quan tâm đến cải tiến bộ máy quản lý từ bộ phận quản trị cho tới các phân xưởng, các tổ đội, phòng ban giúp việc cho Ban Giám đốc là các phòng ban chức năng và các phòng nghiệp. Việc cải tiến, nâng cấp bộ máy quản lý đã đem lại hiệu quả to lớn cho công ty. Mỗi phòng ban, phân xưởng đều có trách nhiệm, chức trách riêng phục vụ tốt cho yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty giúp các bộ phận phân xưởng thành viên có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, giúp cho quá trình sản xuất kinh doanh được hiệu quả. Sơ đồ bộ máy quản lý và điều hành tổ chức sản xuất kinh doanh ở công ty tnhh tân phát Giám đốc Phó Giám đốc Phòng kỹ thuật Trung tâm KCS Phòng kế toán TC P. kế hoạch tiêu thụ P. xuất nhập khẩu P. tổ chức hành chính P. bảo vệ Phân xưởng sợi Phân xưởng dệt Phân xưởng nhuộm Phân xưởng cơ điện Phân xưởng may Phòng dịch vụ 3.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty TNHH Tân Phát 3.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán công ty Xuất phát từ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và việc sắp xếp các phân xưởng trực thuộc, công ty đã áp dụng hình thức kế toán tập trung. Phòng kế toán gồm có 13 người đảm nhiệm phần hành kế toán khác nhau được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ bộ máy kế toán ở công ty tnhh tân phát Kế toán trưởng Phó phòng kế toán tổng hợp KT tiền ngân hàng Kế toán TSCĐ KTVL công cụ dụng cụ KT tập hợp chi phí và tính giá thành SP KT TP và tiêu thụ TP KT tiền lương và BHXH KT vốn bằng tiền và thanh toán Thủ quỹ 3.2.2. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty TNHH Tân Phát Xuất phát từ điều kiện thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh kết hợp với việc tìm hiểu nghiên cứu những ưu, nhược điểm của các hình thức tổ chức sổ kế toán, bộ máy kế toán đã lựa chọn hình thức sổ kế toán theo kiểu Nhật ký chứng từ. Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên các sổ chi tiết, các bảng phân bổ, bảng kê nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái lập báo cáo. Hiện tại Công ty đang sử dụng 10 nhật ký chứng từ (NKCT), 10 bảng kê, 4 bảng phân bổ, 6 sổ chi tiết, 1số sổ cái, hệ thống tài khoản mà công ty đang sử dụng là hệ thống tài khoản trong chế độ kế toán mới. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01/năm đến 31/12/năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép là VNĐ; phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ ở công ty tnhh tân phát. Chứng từ gốc và bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ vào sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối kì Đối chiếu, kiểm tra II. Thực tế công tác kế toán nvl trong công ty tnhh tân phát. 1. Đặc điểm và phân loại NVL tại Công ty TNHH Tân Phát Công ty TNHH Tân Phát là công ty có quy mô lớn, sản phẩm nhiều về số lượng, đa dạng sức phong phú, có nhiều đặc điểm và ơn vị tính khác nhau NVL chính của công ty dùng để sản xuất là bông, ngoài ra còn có bán thành phẩm mua ngoài như sợi…. Bông có đặc điểm dễ bị hút ẩm bên ngoài không khí nên thường được đóng thành kiện. Trọng lượng của bông thường thay đổi theo điều kiện khí hậu, điều kiện bảo quản vì vậy Công ty phải tính toán chính xác độ hút ẩm của bông khi nhập, xuất để làm cơ sở đúng đắn cho việc thanh toán và phân bổ chi phí NVL để tính giá thành. Các kho dự trữ NVL của Công ty được sắp xếp hợp lý, thuận tiện nhằm đáp ứng kịp thời vật tư cho yêu cầu sản xuất mà chi phí từ kho đến nơi sản xuất là nhỏ nhất. Các kho đều được trang bị các thiết bị cần thiết cho việc bảo quản do đó mà chất lượng NVL luôn được đảm bảo một cách tốt nhất. Quá trình sản xuất công ty hiện nay dùng nhiều loại NVL. Để thực hiện tốt công tác kế toán NVL và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho lãnh đạo của doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại NVL theo những tiêu thức nhất định. Căn cứ vào đặc điểm và vai trò quản lý thì NVL của công ty được chia thành: - NCL chính :Bông - NVL phụ: Hoá chất, sắt thép, bột… - Nhiên liệu: xăng dầu - NVL khác 2. Thủ tục nhập - xuất kho NVL và chứng từ kế toán có liên quan 2.1 Chứng từ kế toán Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến việc nhập - xuất NVL của đơn vị đều có các chứng từ kế toán kèm theo quy định của BTC, các chứng từ này chính là căn cứ pháp lý để hạch toán NVL và ghi sổ kế toán của doanh nghiệp bao gồm: Phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng (GTGT), thẻ kho. 2.2. Thủ tục nhập kho NVL và cách đánh giá NVL nhập kho NVL ở Công ty YNHH Tân Phát được nhập kho chủ yếu từ các nguồn mua ngoài, từ đơn vị đặt hàng, thuê gia công chế biến. NVL dùng không hết nhập kho, kiểm kê phát hiện thừa. Đối với NVL nhập kho mua ngoài theo quy định khi NVL về đến nơi phải được kiểm nghiệm sau đó mới nhập kho. Nhưng thực tế ở Công ty TNHH Tân Phát thì chỉ có NVL chính mới tiến hành kiểm nghiệm có sự khác biệt lớn về chủng loại, số lượng, giá trị… giữa hoá đơn và thực nhập thì phòng xuất nhập khẩu sẽ căn cứ vào hoá đơn mua hàng để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho lập làm 3 liên: Một liên lưu tại phòng nhập khẩu, một liên giao cho cán bộ mua hàng và một liên giao cho thủ kho. Sau khi kiểm tra lại phiếu nhập kho và biên bản kiểm nghiệm (nếu có) thì thủ kho vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán để kế toán NVL vào sổ kế toán. Đối với NVL nhập do mua ngoài thì giá trị thực tế của NVL được xác định. Giá trị thực tế của NVL nhập kho = Đơn giá mua ghi trên hoá đơn có thuế GTGT x Số lượng NVL nhập kho Trong đó chi phí vận chuyển, bốc dỡ do người bán chịu và được tính vào giá bán ghi trên hoá đơn. Các trường hợp nhập kho NVL do các nguồn khác vì điều kiện khuôn khổ báo cáo có hạn nên em xin phép không trình bày ở dây. 2.3. Thủ tục xuất kho NVL và cách tính giá NVL xuất kho. Căn cứ vào kế hoạch và tình hình sản xuất cũng như nhu cầu xin lĩnh NVL của phân xưởng sản xuất được đội trưởng và giám đốc ký duyệt. Phân xưởng lập phiếu xuất kho với sự cho phép của người phụ trách NVL. Sau đó phiếu xuất kho được chuyển cho bộ phận cung tiêu duyệt. Sau khi phiếu xuất kho đã được giám đốc ký duyệt của người nhận cùng thủ kho xuống kho nhận NVL, thủ kho phải ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập làm 2 bản: Một bản lưu lại trên sổ của phân xưởng còn một lưu thủ thu kho giữ để vào thẻ kho và chuyển cho kế toán NVL để hạch toán. Để phản ánh kịp thời, chính xác giá trị của NVL xuất dùng phù hợp với điều kiện thực tế của công ty, công ty đã tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ = Giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong số lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. Với mỗi mục đích xuất kho công ty sử dụng một loại phiếu xuất kho khác nhau nhưng trình tự được tiến hành tương tự như trên. Biểu số 1: Công ty TNHH Tân Phát Văn Điển-thanh trì- hn Mẫu số: 01GTKT-3LL Ký hiệu: AA/02 Số: 07 Hoá đơn GTGT Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 10 tháng 11 năm 2005 Đơn vị bán: Công ty dệt may Công ty XNK Dệt may Địa chỉ: 144 Trường Chinh - Kiến An- Hải Phòng Điện thoại: 031 749 295 Mã số: 0700189350 Họ tên người mua hàng: Lê Kim Liên Đơn vị: Công ty TNHH Tân Phát Địa chỉ: Văn Điển - Thanh Trì- HN Hình thức thanh toán: Trả chậm Mã số: 060000173518 TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 01 Bông Mỹ cấp 3 kg 160656 1875397 3012908886 Thuế suất, thuế GTGT 10% Cộng tiền hàng 3012908886 Tiền thuế GTGT 301290886 Tổng tiền thanh toán 3314199774 Ba tỷ, ba trăm mười bốn triệu, một trăm chín chín nghìn, bảy trăm bảy tư đồng Người mua hàng Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Lê Kim Liên (Đã ký) Vũ Ngọc Khanh (Đã ký) Cao Thị Ngát (Đã ký) Biểu số 2: Công ty TNHH Tân Phát Văn Điển-thanh trì- hn Mẫu số: 05 - VT Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐCT Ngày 1/11/1995 của BTC Biên bản kiểm nghiệm (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 10 tháng 11 năm 2005 - Căn cứ quy định số ngày 19/9/1998 về kiểm nghiệm vật tư của Giám đốc Công ty. Ban kiểm nghiệm gồm: Ông : Phạm Văn Tùng Trưởng ban Ông : Lê Nam Thắng Uỷ viên Ông : Vũ Thanh Hương Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách, PC Số lượng không đúng quy cách, PC 01 Bông Mỹ cấp 3 Kg kg 160656 160656 0 ý kiến của ban kiểm nghiệm:Số NVL trên đủ điều kiện nhập kho Đại diện kỹ thuật Lê Nam Thắng (Đã ký) Thủ kho Vũ Thanh Hương (Đã ký) Trưởng ban Phạm Văn Tùng (Đã ký) Biểu số 3: Công ty TNHH Tân Phát Văn Điển-thanh trì- hn Mẫu số: 01 - VT Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐCT Ngày 1/11/1995 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 10 tháng 11 năm 2005 Số: 7 Nợ: 152.1 Có: 331 Họ tên người giao hàng: Lê Kim Liên Theo hoá đơn GTGT số 7 ngày 10 tháng 11 năm 2005 của Công ty XNK Dệt may Hải Phòng Nhập tại kho: Bông xơ TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số ĐVT Số luợng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 01 Bông Mỹ cấp 3 kg 160656 160656 1875397 3012908886 Cộng 3012908886 Nhập ngày 10 tháng 11 năm 2005 Phụ trách cung tiêu Hoàng Văn Minh (Đã ký) Thủ kho Vũ Thanh Hương (Đã ký) Kế toán trưởng Nguyễn Thị Quyên (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị Phạm Mạnh Hùng (Đã ký) Biểu số 4 Công ty TNHH Tân Phát Văn Điển- Thanh Trì- Hà Nội ----------------- Mẫu số: 02-VT Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐCT Ngày 1/11/1995 của BTC Phiếu xuất kho Ngày 15 tháng 11 năm 2005 Số: 3 Nợ: 621.1 Có: 152.1 Họ tên người nhận hàng: Hoàng Thị Thanh – Bộ phận sản xuất. Xuất tại kho: Bông xơ STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Xơ NANLON kg 228000000 228000000 14457316 3296286048 2 Bông Mỹ cấp 1 kg 48416200 48416200 18915027 915739730 3 Bông Mỹ cấp 2 kg 12671000 12671000 18915027 239672307 Cộng 412818300 412818300 6846240103 (Sáu tỷ, tám trăm bốn sáu triệu, hai trăm bốn mươi nghìn, một trăm lẻ ba đồng) Xuất ngày 15 tháng 11 năm 2005 Phụ trách cung tiêu Thủ kho Người nhận Thủ trưởng đơn vị Hoàng Văn Minh Vũ Thanh Hương Hoàng Thị Thanh Phạm Mạnh Hùng (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Biểu số 5 Công ty TNHH Tân Phát Văn Điển- Thanh Trì- Hà Nội ----------------- Mẫu số: 06-VT Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐCT Ngày 1/11/1995 của BTC Thẻ kho Ngày lập thẻ: 01/11/2005 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Bông xơ Đơn vị tính: kg Chứng từ Diễn giải Số lượng nhập Số lượng xuất Tồn kho SH NT Tồn đầu tháng 09/2003 3094563 21677 11/11 Nhà Máy Sợi Vinh 1347000 1747563 21678 13/11 Nhà Máy Sợi Vinh 661000 1086563 109 22/11 Công ty Dệt May VN-TPHCM 160000 1246563 …… Cộng phát sinh tháng 9/03 2409740 2008000 Tồn cuối tháng 3496303 Ngày tháng năm Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Vũ Thanh Hương Nguyễn Thị Quyên Phạm Mạnh Hùng (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) 3. Hạch toán chi tiết NVL Để phù hợp với đặc điểm NVL của Công ty và để công tác kế toá đạt hiệu quả cao công ty đã hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp “thẻ song song”. Trình tự hạch toán cụ thể ở công ty như sau: - ở kho: hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện trên thẻ kho, thẻ kho do thủ kho lập khi có chứng từ nhập –xuất, thủ kho sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, chính xác của chứng từ rồi ghi số thực tế nhập – xuất trên chứng từ vào thẻ kho, tính ra số NVL tồn kho trên thẻ kho so với số NVL có trong kho. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp đầy đủ chứng từ nhập- xuất kho phát sinh theo từng NVL quy định. Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán ghi sổ. Thủ kho ghi số lượng NVL tồn kho cuối tháng theo từng loại NVL vào thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu,công cụ, dụng cụ -Tại phòng kế toán: Định kỳ kế toán NVL xuống kho hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho. Hàng ngày khi nhận các chứng từ nhập –xuất kế toán NVL kiểm tra các chứng từ rồi nhập số liệu vào máy tính. Máy tính sẽ tính giá cho các phiếu xuất NVL theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ cho từng loại NVL. Cuối tháng kế toán in “ bảng chi tiết xuất vật tư” và “ bảng tổng hợp xuất vật liệu” cho từng kho. Biểu số 7 Bảng kê phiếu nhập Tháng 11/2005 Chứng từ Diễn giải Số lượng Đơn giá mua Tiền hàng Đơn giá vốn Tổng tiền Ngày Số 23/11 PN 85 Nhà Máy Sợi Vinh Nhập xơ 1521V Xơ NANLON kg 302418000 1499900 4535967528 1499900 4535967528 Tổng tiền hàng Thuế GTGT Tổng tiền thanh toán 4316116365 1498555 4316116365 25/11 PN87 ECOM USA Nhập bông-331H Bông Mỹ cấp 1 kg 288028500 1498555 4316116365 1498555 4316116365 Tổng tiền hàng 4316116365 4316116365 Thuế GTGT 431611683 Tổng tiền thanh toán 4747728048 Tổng cộng tiền hàng 229215466467 Tổng cộng thuế GTGT 1088596743 Tổng cộng thanh toán 24010143210 Biểu số 8 Bảng tổng hợp nhập Ngày30/11/2005 STT Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Giá trị 1 011MY1 Bông Mỹ cấp 1 kg 297901600 5663896448 2 011MY2 Bông Mỹ cấp 2 kg 89175790 2010024093 3 011MY3 Bông Mỹ cấp 3 kg 160656000 1785929270 …. …… Cộng 1426868090 22921546467 Ngày tháng năm Kế toán trưởng Người lập biểu Cao Thị Ngát (đã ký) (đã ký) Biểu số 10 Bảng tổng hợp nhập Tháng11/2005 STT Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Giá trị 1 011MY1 Bông Mỹ cấp 1 kg 297901600 5663896448 2 011MY2 Bông Mỹ cấp 2 kg 89175790 2010024093 3 011MY3 Bông Mỹ cấp 3 kg 160656000 1785929270 …. …… Cộng 1426868090 22921546467 Ngày… tháng …năm… Kế toán trưởng Người lập biểu Cao Thị Ngát (đã ký) (đã ký) Biểu số 11 Bảng kê xuất kho bông xơ tháng 11/2005 Chứng từ Diễn giải Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Số 1/11 PX 21667 Nhà máy Sợi Vinh – NM011 Xuất bông 1521V 014 – Bông F1 (kg) 1347000 5728000 7715616 013 – Bông rơi chải kỹ (kg) 1105000 900000 9945000 Cộng 2452000 17660616 ….. 30/11 PX 22 Nhà máy Sợi - NM011 Xuất bông - 621H1 BXXN – Xơ NANLON ( kg) 228000000 14457316 3296268048 011MY1 – Bông Mỹ cấp 1( kg) 48416200 18915027 915793730 BXB 2M – Bông Mỹ cấp 2 (kg) 12671000 18915027 239672307 Cộng 412818300 6846240103 Tổng cộng 21060973490 Ngày tháng năm Người lập biểu ( ký, họ tên) Biểu số 12 Bảng tổng hợp xuất kho Tháng11/2005 STT Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Thành tiền 1 011MY1 Bông Mỹ cấp 1 kg 87230500 1649967263 2 011MY2 Bông Mỹ cấp 2 kg - - 3 011MY3 Bông Mỹ cấp 3 kg 160656000 2785929270 …. … Cộng 1324133800 21060973490 Ngày tháng năm ` Người lập biểu (đã ký) 4. Kế toán tổng hợp VNL 4.1. Tài khoản sử dụng Phục vụ cho việc hạch toán tổng hợp NVL công ty sử dụng các tài khoản: Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu”; Tài khoản 621 “chi phí NVL trực tiếp”... Ngoài ra còn có các tài khoản: 111,112,133... 4.2. Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu NVL của công ty chủ yếu được nhập kho từ nguồn mua bên ngoài; ngoài ra còn do bên đặt hàng giao hoặc NVL dùng không hết nhập kho nhưng trường hợp này là rất ít. Trong thực tế điều kiện về vốn cũng như yêu cầu thị trường rất ít trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về do vậy công ty không sử dụng tài khoản 151. Công ty thường mua NVL của các đối tác đã có quan hệ mua bán lâu dài nên hình thức thanh toán chủ yếu là trả chậm. Đối với những đối tác mới công ty tạm ứng cho cán bộ cung tiêu và sau đó hoàn ứng lại cho công ty, ở đây em xin chỉ nêu trường hợp công ty thanh toán bằng phương thức trả chậm cho nhà cung cấp. Việc cập nhật dữ liệu về tình hình nhập NVL do mua ngoài tiến hành trên cơ sở. Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán, biên bản kiểm nghiệm. Khi mua NVL chưa thanh toán với người cung cấp, để tiện theo dõi tình hình công nợ, kế toán sử dụng tài khoản 331, sổ chi tiết tài khoản 331 và nhất ký chứng từ kế toán tổng hợp NVL tiến hành định khoản và vào sổ theo hình thức nhật ký –chứng từ. Cuối tháng kế toán ghi sổ chi tiết TK 331 theo từng đối tượng toàn bộ số liệu ở dòng tổng cộng của người bán trên sổ sẽ được ghi sang NKCT số 5. NKCT số 5 được sử dụng để theo dõi tổng hợp quan hệ thanh toán với người bán của công ty. NKCT số 5 được mở theo tháng cho tất cả các đơn vị bán và mỗi đơn vị có mối quan hệ thanh toán với công ty được theo dõi trên 1 dòng của NKCT số 5. Biểu số 14 Bảng kê giá thành thực tế vật liệu tháng 11/2005 (trích ở kho bông xơ và kho hoá chất) Chỉ tiêu TK 1521 TK 1522 TT HT TT HT I. Số dư đầu tháng 2514408102 2377020815 1168802917 1167754322 II. Số PS trong kỳ 23046610732 22921546467 3198215437 3197142534 Ghi có TK 111H 10000000 Ghi có TK 112H 361090132 Ghi có TK1121H5 2086144 Ghi có TK 1521V 1401954048 1401954048 Ghi có TK 331H 16571522195 16571522195 3106948012 3106948102 … III. Cộng số dư ĐK và PS trong kỳ 25561018834 25298567282 4367018354 4364896856 IV. Chênh lệch TT & HT 262450552 1048595 V. Hệ số chênh lệch 1,0107 1,00048 VI. Xuất dùng trong tháng 21286289520 21060937490 4366651148 4364570154 IV. Tồn cuối tháng 4274729314 4237629782 367206 326702 Lập, ngày tháng năm Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Hoàng Thanh Lan Cao Thị Ngát ( đã ký ) ( đã ký ) Biểu số 15 Bảng phân bổ số 2 tháng 11/2005 TK Nợ Tên TK Nợ TK 1521 TK1522 TT HT TT HT 1388H Phải thu phải trả khác 420106659 420106659 13471718 13471718 1521V VL: chính Vinh 1176783736 1176783736 621H1 CF NVLC HN Sợi 1 10619544098 9802999313 811130716 800721338 627H12 CF vật liệu Sợi 1 7189963300 7079693300 1056031252 1056031252 …. …….. Cộng 21286289520 21060937490 4366651148 4364570154 ngày…tháng… năm… Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Hoàng Thanh Lan Vũ Thị Hồng Cao Thị Ngát (ký, họ tên) ( ký, họ tên) (ký, họ tên) 4.3. Kế toán tổng hợp xuất NVL NVL ở Công ty chủ yếu được xuất dùng cho hoạt động sản xuất ngoài ra NVL còn được xuất cho các nhu cầu khác của công ty. Khi xuất NVL cho sản xuất doanh nghiệp sử dụng NKCT số 7 để tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất của công ty và phản ảnh số phát sinh bên có các TK liên quan đến chi phí sản xuất , kinh doanh . Công ty sử dụng giá hạch toán để theo tình hình hoạt động hàng ngày nên việc tính giá thực tế NVL trong tháng được thực hiện trên bảng kê số 3. Giá trị NVL xuất kho trong tháng theo giá thành thực tế được phản ánh trong bảng phân bổ NVL (bảng phân bổ số 2) theo từng đối tượng sử dụng, làm căn cứ để ghi vào bên có TK 152, của các bảng kê, NKCT và sổ kế toán có liên quan. Số liệu của bảng phân bổ số 2 đồng thời được sử dụng để tính giá thành sản phẩm, dịch vụ. Cuối tháng trên cơ sở các NKCT và bảng phân bổ NVL kế toán lập sổ cái TK 152. Sổ cái được mở cho từng tiểu khoản của TK 152. Biểu số 16 Sổ cái TK 152 Số dư đầu năm: 21564832567 Ghi nợ TK/ Có các TK Tháng 1 Tháng 2 … tháng 8 Tháng 9 …. Tháng 12 TK 111 10000000 TK152 1401954048 TK 331 16571522195 ….. PS Nợ 23046610732 PS Có 21286289520 Dư Nợ cuối tháng 2514408102 4274729314 Chương III một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh tân phát I. khái quát chung về tổ chức công tác kế toán NVL ở công ty tnhh tân phát. Qua 7 năm xây dựng và trưởng thành, đã từng bước lớn mạnh về mọi mặt. Công ty đã cung cấp cho thị trường những sản phẩm có giá trị kinh tế góp phần khẳng định vị trí của mình. Để đạt được kết quả như vậy là do doanh nghiệp đã thực hiện tốt công tác quản lý sản xuất nói chung và quản lý tốt NVL nói riêng. Qua thời gian nghiên cứu tìm hiều thực tế công tác kế toán quản lý NVL ở doanh nghiệp em xin có một số ý kiến như sau: 1. Ưu điểm: * Công ty tổ chức hệ thống chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản đúng với chế độ và biểu mẫu do Bộ Tài Chính ban hàn. Hệ thống tài khoản của công ty đã phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế phát sinh.Việc sắp xếp, phân loại các tái khoản trong hệ thống tài khoản của công ty là phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh. * Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thực kế toán nhật ký chứng từ. Đây là hình thức sổ có nhiều ưu điểm trong quá trình quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp sản xuất hiện nay cũng như ở công ty TNHH Tân Phát. * Về tổ chức thu mua, sử dụng và dự trữ NVL: Công ty đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch thu mua, dự trữ NVL phục vụ cho sản xuất không bị gián đoạn, không dư thừa lãng phí NVL do đó dã giải phóng một số vốn lưu động đáng kể cho số dự trữ NVL tồn kho không cần thiết. Việc xuất NVL đúng mục đích dựa trên định mức NVL đã định trước nên đáp ứng được kịp thời yêu cầu sản xuất của doanh nghiệp. 2. Nhược điểm: * Về phân loại vật liệu : Việc phân loại vật liệu dựa vào vai trò, công dụng kinh tế của vật liệu để chia ra thành từng nhóm, từng thứ vật liệu cụ thể là rất phù hợp với đặc điểm vật liệu tại công ty. Tuy nhiên, trong điều kiện hiện nay để áp dụng phần hành hạch toán vật liệu vào máy vi tính thì xây dựng hệ thống sổ " Danh điểm vật tư" thống nhất, áp dụng trong toàn công ty là cần thiết để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý vật liệu. * Về việc lập sổ chi tiết vật liệu : Sổ chi tiết của công ty đang sử dụng không phản ánh chi phí thu mua vật liệu mà chỉ theo dõi giá mua vật liệu là giá hạch toán ghi trên hoá đơn ngoài các chi phí có liên quan. Còn chi phí thu mua vật liệu phát sinh thường theo dõi trên các nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2. Giá thực tế vật liệu được tính toán vào cuối kỳ trên bảng kê số 3. Như vậy, công ty nên theo dõi trực tiếp phần chi phí này trên sổ kế toán chi tiết vật liệu. II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán vật liệu tại công ty TNHHTân Phát Với tư cách là một sinh viên thực tập, dù thời gian tiếp xúc thực tế và trình độ có hạn, em cũng xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện thêm một bước công tác kế toán vật liệu tại công ty nói riêng và công tác kế toán nói chung. 1. Xây dựng sổ danh điểm vật tư thống nhất cho toàn công ty. Để thuận tiện cho công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ thống nhất, đối chiếu kiểm tra được dễ dàng và dễ phát hiện khi sai sót, và thuận tiện cho việc muốn tìm kiếm thông tin về một loại vật liệu nào đó, trước hết công ty nên mở " Sổ danh điểm vật liệu ". Sổ danh điểm vật liệu được mở theo tên gọi, quy cách nguyên vật liệu bằng hệ thống chữ số, đơn vị tính và giá hạch toán. Muốn mở được sổ này, trước hết công ty phải xác định số danh điểm vật liệu thống nhất trong toàn công ty chứ không phải xác định tuỳ ý chỉ giữa kho và phòng kế toán. Sổ danh điểm vật tư còn cung cấp thông tin về giá trị vật liệu xuất, tồn kho bất cứ khi nào theo giá hạch toán. Bởi vì như đã nói ở trên, công ty tính giá xuất vật liệu theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ thì kế toán sẽ không theo dõi được giá trị vật liệu xuất kho và tồn kho trong tháng, chỉ đến cuối tháng mới biết được. Như vậy, việc mở sổ danh điểm vật tư sẽ góp phần giảm bớt khối lượng công việc hạch toán, xử lý nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh và rất thuận tiện cho việc sử dụng phần mềm kế toán cho phần vận hành hạch toán vật liệu trên máy vi tính. Sổ danh điểm vật liệu có thể được xây dựng theo mẫu sau : Biểu số 1.1 sổ danh điểm vật liệu Kho Danh điểm vật liệu Tên vật liệu Đơn vị tính Giá hạch toán Ghi chú Bông 1521 Vật liệu chính Kg 1521 A Nhóm bông Kg 1521 A01 Bông Việt Nam Kg 1521 A02 Bông Nga Kg ….. ….. 1521 B Nhóm xơ Kg 1521 B01 Xơ Nanlon Kg 1521 B02 Xơ Sunkyong Kg ….. ….. Mở sổ danh điểm vật liệu phải có sự kết hợp nghiên cứu của phòng kế toán, phòng kế hoạch cung ứng sau đó trình lên cơ quan chủ quản của công ty để thống nhất quản lý và sử dụng tronh toàn công ty 3.Hoàn thiện việc lập sổ chi tiết vật liệu : Sổ chi tiết của công ty đang sử dụng không phản ánh chi phí thu mua vật liệu mà chỉ theo dõi giá mua vật liệu là giá hạch toán ghi trên hoá đơn ngoài các chi phí có liên quan. Chi phí thu mua vật liệu phát sinh thường theo dõi trên các nhật ký chứng từ số 1, số 2. Giá thực tế vật liệu được tính toán vào cuối kỳ trên bảng kê số 3. Như vậy, công ty có thể theo dõi trực tiếp phần chi phí này trên sổ kế toán chi tiết vật liệu như sau : Biểu số 1.2 Sổ kế toán chi tiết vật liệu Tài khoản : 1521 Số thẻ : … Số tờ : … Tên vật tư : Bông Việt Nam Số danh điểm : 1521 AO1 Đơn vị tính : Kg Kho : Bông Xơ CT Diễn giải TKĐƯ Nhập Xuất Tồn GC SH NT SL TT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ - - Nhập (Xuất) trong kỳ 331 - - Chi phí thu mua 331 - - Cộng PS - - Tồn cuối kỳ - - Kết luận Kế toán NVL có vai trò quan trọng đối với các Công ty , giúp cho các doanh nghiệp sản xuất theo dõi chặt chẽ NVL cả về số lượng, chủng loại, chất lượng, giá trị xuất – nhập – tồn kho. Qua đó Công nghiệp có thể sử dụng hợp lý, tiết kiệm NVL, hạ giá thành sản phẩm, tăng tích luỹ tái sản xuất xã hội. Sau thời giàn thực tạp tại Công ty TNHH Tân Phát em càng nhận thức được ý nghĩa kế toán NVL trong việc tổ chứ sản xuất của công ty, thời gian thực tập tại công ty là cơ hội để em vận dựng những kiến thức đã học vào thực tế và cố gắng tìm tòi, học hỏi để hoàn thành báo cáo tốt nghiệp với chuyên để “Tổ chức thực hiện công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH Tân Phát – Văn Điển – Thanh Trì - Hà Nội. Với sự hạn chế về kiến thức cũng như hạn chế về kinh nghiệp thực tế do đó không tránh khỏi những thiếu xót về lý luận, cách trình bày và nhận thức các vấn đề. Em rất mong được sự chỉ bảo của các thầy cô và các cô chú trong phòng kế toán của Công ty TNHH Tân Phát. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Quỳnh Như, cảm ơn Ban lãnh đạo và các cán bộ Phòng kế toán Công ty TNHH Tân Phát đã giúp đỡ em hoàn thành báo cáo tốt nghiệp này. Hà Nội, ngày 03 tháng 08 năm 2006 Sinh viên Lê Thị Thu Phương Biểu số 6 Sổ chi tiết vật liệu tháng 11/2005 Kho bông xơ Vật tư: Bông Mỹ cấp 1 Chứng từ Nội dụng Nhập Xuất Tồn SH NT Số lượng Đơn giá TT Số lượng Đơn giá TT Số lượng đg TT Dư đầu tháng 87 25/9 Nhập kho 288018500 1498555 4316116365 ….. 22 30/9 Xuất cho NM Sợi Vinh 48416200 18915027 915793730 Cộng PS 297910600 5663896448 87230500 164997263 Tồn cuối tháng 210671100 4013929185 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Hoàng Thanh Lan Vũ Thị Hồng Cao Thị Ngát ( đã ký) (đã ký) (đã ký) Biểu số 9 Bảng kê phiếu nhập Tháng/11/2005 Chứng từ Diễn giải Số lượng Đơn giá mua Tiền hàng Đơn giá vốn Tổng tiền Ngày Số 23/09 PN 85 Nhà Máy Sợi Vinh Nhập xơ 1521V Xơ NANLON kg 302418000 1499900 4535967528 1499900 4535967528 Tổng tiền hàng Thuế GTGT Tổng tiền thanh toán 4316116365 1498555 4316116365 25/09 PN87 ECOM USA Nhập bông 331H Bông Mỹ cấp 1 kg 288028500 1498555 4316116365 1498555 4316116365 Tổng tiền hàng 4316116365 4316116365 Thuế GTGT 431611683 Tổng tiền thanh toán 4747728048 Tổng cộng tiền hàng 229215466467 Tổng cộng thuế GTGT 1088596743 Tổng cộng thanh toán 24010143210 Biểu 13 Nhật ký chứng từ số 5 Tháng 11/2005 STT Nội dung Số dư đầu tháng Ghi có TK 331, nợ các TK liên quan Cộng có TK 331 Nợ TK 331, có các TK liên quan Cộng nợ TK 331 Số dư cuối tháng Nợ Có TK 1521 TK 1331 …. TK 311 …. Nợ Có 1 Công ty XNK Dệt May 3234062979 323406295,3 3557469274 3557469274 2 Công ty bông Việt Nam 10265378 1598957428 159895742,8 1758853171,8 1769118549,8 …. Cộng 486075123 15065020178 1506502017,8 16571522195,8 17057597318,8 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Hoàng Thanh Lan Vũ Thị Hồng Cao Thị Ngát ( đã ký) đã ký) (đã ký)