Đề tài Tìm hiểu tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển nhất định phải có phương án sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế. Một vấn đề tất yếu được đặt ra là chỉ tiêu chất lượng sản phẩm, đây là chỉ tiêu quan trọng, căn cứ vào đó người ta đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kinh doanh có lãi vừa là mục đích vừa là mục đích, vừa là phương tiện để các nhà doanh nghiệp đạt được những mong muốn khác của mình, liên quan đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc giám sát quá trình sản xuất từ khâu thu mua vật liệu, đến khâu sản xuất, cuối cùng là khâu tiêu thụ sản phẩm đều phải được bảo toàn, quan tâm một cách đồng bộ. Để góp phần vào sự bảo tồn và phát triển của doanh nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanh, việc quản lý, tiết kiệm chi phí sản xuất là vấn đề rất quan trọng quyết định tới việc hạch toán lãi lỗ khi công trình hay một dây chuyền sản xuất được mở ra. Như chúng ta đã biết nguyên vật liệu là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm. Nếu chất lượng của sản phẩm tốt hay xấu cũng như chi phí nhiều hay ít sẽ phụ thuộc phần lớn vào nguyên vật liệu dùng để sản xuất. Như vậy quản lý vật liệu là rất cần thiết và đòi hỏi công tác kế toán vật liệu ở doanh nghiệp phải được tổ chức tốt nhằm hạ thấp chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Chính vì lẽ đó mà kế toán nguyên vật liệu là một bộ phận không thể thiếu được của toàn bộ công tác kế toán, là công cụ quan trọng phục vụ cho công tác quản lý vật liệu ở doanh nghiệp. Vì vậy việc quản lý nguyên vật liệu là nhiệm vụ trung tâm của cả hệ thống dây chuyền sản xuất kinh doanh. Do đó chất lượng công tác quản lý nguyên vật liệu ở doanh nghiệp chỉ được coi là tốt nếu kế toán vật liệu phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có và tình hình biến động vật liệu ở doanh nghiệp phục vụ kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh . Sau một thời gian thực tập ở Công ty CP xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội, thấy được tầm quan trọng của nguyên vật liệu có những vấn đề chưa được hoàn thiện trong công tác kế toán vật liệu. Được sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ trong công ty, đặc biệt là các cán bộ phòng Tài vụ, sự hướng dẫn tận tình của các cô giáo em đã tìm hiểu toàn bộ công tác kế toán của Công ty, đặc biệt đi sâu tìm hiểu công tác kế toán nguyên vật liệu và đã chọn chuyên đề với nội dung ”Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP xây dựng lắp máy điện nước Hà nội”. Để làm sáng tỏ đề tài được nghiên cứu, Đồ án ngoài 2 phần Lời nói đầu và Lời kết, thì bố cục gồm 3 phần chính: Chương 1: Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu ở các Doanh nghiệp sản xuất. Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình cung cấp và sử dụng nguyên vật liệu ở Công ty CP xây dựng lắp máy điện nước Hà nội. Mặc dù bản thân em đã nỗ lực cố gắng cộng thêm sự giúp đỡ của tận tâm, nhiệt tình của các thầy cô hướng đẫn, các cô chú anh chị trong phòng Tài vụ, nhưng do thời gian thực tập có hạn nên chắc chắn Đồ án không tránh khỏi một số khiếm khuyết. Vì vậy, em rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến để bản thân em có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức chuyên môn, phục vụ cho quá trình công tác sau này. CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1.1 Đặc điểm, vai trò, vị trí của nguyên vật liệu trong DN. Trong bất kỳ hình thái sản xuất nào, ở bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào, nguyên vật liệu cũng được coi là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Nếu thiếu vật liệu chắc chắn sản xuất sẽ ngừng trệ. Trong DNSX, vật liệu là đối tượng lao động, một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất (tư liệu sản xuất, đối tượng lao động, sức lao động). Do vậy mà vật tư là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm mới. Nguyên vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 1.1.1.1 Đặc điểm của vật liệu trong DN. Nguyên vật liệu :có giá trị của tiêu hao toàn bộ khi tham gia vào quá trình sản xuất và chuyển dịch một lần vào chi phí của đối tượng sử dụng. 1.1.1.2 Vị trí, vai trò của vật liệu trong DN. Trong DNSX, giá thành sản phẩm là toàn bộ là toàn bộ chi phí bỏ ra để sản xuất sản phẩm,trong đó chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Trong quá trình sản xuất, các loại đối tượng lao động được chuyển hoá toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm mới và hình thành chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Mỗi sự biến động về chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. 1.1.2. Yêu cầu cơ bản về quản lí vật liệu trong DN Do nguyên vật liệu thuộc loại tài sản lưu động, giá trị VL thuộc vốn lưu động dự trữ của doanh nghiệp, NVL thường chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp, cho nên việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng NVL trực tiếp tác động đến những chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp như chỉ tiêu sản lượng, chất lượng sản phẩm, chỉ tiêu giá thành, chỉ tiêu lợi nhuận, doanh lợi... Để sản xuất ra một loại sản phẩm phải sử dụng rất nhiều loại vật liệu khác nhau, mỗi loại vật tư lại được mua từ nhiều nguồn cung cấp khác nhau. Vì vậy, để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, không bị gián đoạn thì việc cung cấp vật liệu phải kịp thời, đúng thời gian quy định. Tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu phải bao gồm trên các phương diện: số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị từ khâu cung cấp đến khâu sử dụng (thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng) * Ở khâu thu mua: Cần quản lý vật liệu về số lượng, chất lượng quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. * Ở khâu bảo quản: doanh nghiệp cần tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại NVL tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn là một trong những yêu cầu quản lý đối với vật liệu. * Ở khâu sử dụng: đòi hỏi phải thực hiện việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp, do vậy trong khâu này cần tổ chức việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. * Ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định được định mức tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất được bình thường không bị ngưng trệ, gián đoạn cho việc cung ứng, mua không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. Tóm lại, quản lý chặt chẽ vật liệu từ khâu thu mua đến khâu bảo quản, sử dụng và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở doanh nghiệp. Để quản lý chặt chẽ và sử dụng vật liệu có hiệu quả, kế toán đã đóng một vai trò then chốt. Tổ chức công tác hạch toán vật liệu là điều kiện không thể thiếu được để quản lý vật liệu , thúc đẩy việc cung cấp kịp thời, đồng bộ những vật tư cần thiết cho sản xuất, kiểm tra được các định mức, dự trữ, tiết kiệm được vật liệu trong sản xuất, ngăn ngừa các hiện tượng như: hao hụt, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất. 1.1.3. Vai trò Kế toán trong quản lí sử dụng Vật liệu Kế toán NVL cũng là việc ghi chép, phản ánh , tổng hợp số liệu về tình hình thu mua,vận chuyển, bảo quản tình hình nhập xuất tồn kho . Kế toán NVL mang lại các thông tin để đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời đúng chủng loại vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh của DN, dựa vào tài liệu đó mới nắm bắt được thông tin NVL về các mặt số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn. Từ đó đề ra biện pháp quản lý thích hợp. Nếu thiếu vật liệu thì phải mua thêm để quá trình sản xuất được liên tục. Kế toán NVL còn đề ra định mức tiêu hao hợp lý để giảm chi phí nguyên vật liệu, biết được thời hạn để bố trí sử dụng hợp lý... Có như vậy thì các biện pháp quản lý đề ra mới phù hợp với thực tiễn. 1.1.4 Nhiệm vụ của Kế toán vật liệu * Thực hiện việc đánh giá, phân loại NVL phải phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. * Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. * Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp, tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. 1.2. PHÂN LOẠI, ĐÁNH GIÁ VẬT LIỆU 1.2.1 Phân loại vật liệu 1.2.1.1 Theo nội dung kinh tế: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm, khái niệm này gắn liền với từng loại hình doanh nghiệp cụ thể, như: xi măng, sắt thép trong xây dựng cơ bản, vải trong doanh nghiệp may, nguyên vật liệu chính dùng vào sản xuất hình thành nên chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. - Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với nguyên vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng... tăng thêm chất lượng của sản phẩm , hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm như thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn... - Nhiên liệu: Được sử dụng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho phương tiện vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như: xăng, dầu, than, củi, khí ga .... - Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị sản xuất phát triển vận tải ... - Thiết bị xây dựng cơ bản (XDCB), bao gồm các loại thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ và kết cấu .... dùng cho công tác xây lắp cơ bản. - Phế liệu khác là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên, các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định (TSCĐ). 1.2.1.2 Theo nguồn gốc nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật liệu của DN được chia thành : - Nguyên vật liệu mua ngoài - Nguyên vật liệu tự chế biến gia công. - Thuê ngoài - Nhận vốn góp liên doanh 1.2.1.3 Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành : - Nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào SXKD. - Nguyên vật liệu sử dụng cho các mục đích khác nhau: quản lý phân xưởng, quản lý DN, tiêu thụ sản phẩm... SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU Loại nguyên vật liệu chính Ký hiệu : 1521 Ký hiệu Tên nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm 1521.01 1521.01.01 1521.01.02 1521.02 1521.02.01 1521.02.02 Sổ danh điểm vật liệu được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ, hạch toán vật liệu chính xác là điều kiện để tiến hành cơ giới hóa vật liệu. 1.2.2. Đánh giá vật liệu 1.2.2.1 Nguyên tắc đánh giá Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ biểu hiện giá trị của vật liệu là chính xác giá trị ghi sổ của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, phục vụ yêu cầu quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Về nguyên tắc, vật liệu phải được đánh giá theo giá thực tế nhưng do đặc điểm của vật liệu là có nhiều loại, nhiều thứ thường xuyên biến động trong quá trình SXKD và yêu cầu của kế toán vật liệu là phải phản ánh kịp thời hàng ngày tình hình biến động và số hiện có của vật liệu nên trong công tác kế toán vật tư còn có thể đánh giá theo giá hạch toán vật liệu. * Yêu cầu đánh giá NVL: + Yêu cầu xác thực: Việc đánh giá NVL phải được tiến hành trên cơ sở tổng hợp đầy đủ chi phí cấu thành nên giá trị của vật liệu, đồng thời phải loại trừ ra những chi phí bất hợp lí ra khỏi giá trị hiện vật + Yêu cầu thống nhất: Việc đánh giá NVL phải đảm bảo thống nhất về nội dung và phương pháp đánh giá giữa các kì hạch toán của DN. * Các nguyên tắc Kế toán chung được thừa nhận trong việc đánh giá NVL + Khái niệm hoạt động liên tục: Mọi ghi chép Kế toán đặt trên giả thiết DN hoạt động liên tục, hoạt động vô thời hạn hay ít nhất là không bị giải thể trong thời gian gần (thường là 1 năm). Do vậy khi lập Báo cáo Tài chính, Kế toán vật tư không báo cáo rằng các tài sản hiện có của DN sẽ được bán theo giá nào khi DN đó chấm dứt hoạt động. + Nguyên tắc giá phí: Việc đo lường tính toán tài sản, công nợ, vốn và chi phí phải được đặt trên cơ sở giá phí ( giá vốn ). Chẳng hạn khi DN mua một tài sản nào đó thì Kế toán phải ghi nhận giá mua hay giá thành ( giá phí ) của tài sản. Sau một thời gian DN bán tài sản đó ra thị trường song lại không dùng giá thị trường để phản ánh trong Báo cáo tài chính. Nghĩa là kế toán thường quan tâm đế giá phí hơn giá thị trường. + Nguyên tắc nhất quán: Các quá trình Kế toán phải áp dụng tất cả các khái niệm, các nguyên tắc chuẩn mực, các phương pháp tính toán trên cơ sở nhất quán từ kì này sang kì khác. Nếu có sự thay đổi về phương pháp đánh giá phải được sự chấp nhận của cơ quan quản lí có liên quan và phải sau một thời gian nhất định ( thường là một niên độ Kế toán ) + Nguyên tắc thận trọng: Tất cả số liệu được trình bày trong Báo cáo tài chính, được hướng dẫn là :"không ghi các khoản lãi đoán trước ( chưa chắc chắn) nhưng thừa nhận ở tất cả các khoản lỗ có thể. Nếu có nghi ngờ, hãy ghi chép tài sản ở số tiền thấp nhất có thể chấp nhận được" 1.2.2.2 Các phương pháp đánh giá Theo Chuẩn mực số 02- Hàng tồn kho thuộc Hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam ( 01-2007), các phương pháp đánh giá nguyên vật liệu được dựa trên một số nguyên tắc sau: Xác định giá trị vật liệu: NVL được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc N VL: Giá gốc NVL bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được vật tư ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Chi phí mua: Chi phí mua của vật liệu bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua vật liệu. Các loại chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng qui cách phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua. Chi phí chế biến: Chi phí chế biến vật liệu bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất, như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hoá vật tư thành thành phẩm. Chi phí sản xuất chung cố định là những chi phí sản xuất gián tiếp, thường không thay đổi theo khối lượng sản phẩm sản xuất, như chi phí khấu hao, chi phí bảo dưỡng thiết bị máy móc, nhà xưởng... và các chi phí quản lý hành chính ở các phân xưởng sản xuất. Chi phí sản xuất chung biến đổi là những chi phí sản xuất gián tiếp, thường hay thay đổi trực tiếp hoặc gần như trực tiếp theo số lượng sản phẩn sản xuất, như chi phí nguyên liệu , vật liệu gián tiếp, chi phí nhân công gián tiếp. Chi phí sản xuất chung cố định phân bổ vào chi phí chế biến cho mỗi đơn vị sản phẩm được dựa trên công suất bình thường của máy móc sản xuất Chi phí sản xuất chung biến đổi được phân bổ hết vào chi phí chế biến cho mỗi đơn vị sản phẩm theo cho phí thực tế phát sinh. Chi phí liên quan trực tiếp khác: Chi phí liên quan trực tiếp khác tính vào giá gốc vật liệu bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến. Chi phí không tính vào giá gốc vật liệu, gồm: -Chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất, kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường - Chi phí bảo quản vật liệu trừ các khoản chi phí bảo quản vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo và chi phí bảo quản qui định ở đoạn "Chi phí mua" - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp Do NVL trong doanh nghiệp được nhập về từ nhiều nguồn khác nhau, sau đó vật tư lại được xuất cho những mục đích sử dụng khác nhau. Mặt khác trong từng doanh nghiệp lại áp dụng nhiều phương pháp khác nhau để tính toán trị giá vốn thực tế của NVL mua về, hay xuất kho, vì thế dưới đây là những trình bày cụ thể dựa trên những nguyên tắc ghi nhận nêu trên. *Theo trị giá vốn thực tế: -Đối với vật liệu nhập kho : + do đi mua ngoài Ở các doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT thì giá mua thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là số tiền ghi trên hóa đơn không có thuế GTGT trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng trả lại (nếu có) bao gồm cả thuế nhập khẩu (nếu có) cộng với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, phân loại, bảo hiểm... Ở các doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế GTGT trực tiếp GTGT thì giá trị mua thực tế là giá trị thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT) trừ đi các khoản giảm giá, chiết khấu và hàng trả lại... +do tự gia công chế biến Trị giá vốn = Trị giá vốn vật liệu ´ Chi phí gia công Tt nhập kho xuất gia công chế biến chế biến(nhân công,KH) + do thuê ngoài gia công chế biến Trị giá vốn Trị giá vốn Tiền thuê Chi phí vận chuyển bốc dỡ Tt nhập kho = tt xuất gia công + gia công,chế biến + ( trước, sau khi thuê gia công Chế biến phải trả chế biến ) +do nhận vốn góp liên doanh Trị giá vốn = Trị giá vốn góp liên doanh + Chi phí vận chuyển Tt nhập kho do HĐ liên doanh đánh giá bốc dỡ (nếu có ) +do được Nhà nước cấp, biếu tặng Trị giá vốn = Giá vật liệu Chi phí vận chuyển Tt nhập kho ghi trong Biên bản giao nhận bốc dỡ ( nếu có ) - Đối với vật liệu xuất kho : +tính theo đơn giá bình quân: Phương pháp này áp dụng giữa tồn kho đầu kỳ và nhập kho trong kỳ. Đơn giá mua bình quân Trị giá vật liệu tồn đầu kỳ Trị giá vật liệunhập trong kỳ = + Số lượng NVLtồn đầu kỳ Số lượng NVLnhập trong kỳ + Theo phương pháp này dựa vào đơn giá mua bình quân của vật tư luân chuyển để tính : Trị giá vật tư xuất kho Số lượng vật liệu xuất kho Đơn giá mua bình quân = x Đơn giá mua thực tế bình quân có thể tính bình quân vào cuối kỳ cũng có thể tính trước mỗi lần xuất. Nếu tính theo đơn giá bình quân vào cuối kỳ sẽ che đậy sự biến động của giá, nó không coi trọng giá cả hiện hành. Nếu tính theo phương pháp đơn giá bình quân mỗi lần xuất thì sẽ sát với sự vận động của nguyên vật liệu tồn kho đồng thời cũng sẽ giảm bớt sự che đậy về biến động giá cả của nguyên vật liệu trên thị trường. Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp phải hạch toán được chặt chẽ về mặt lượng của từng thứ vật liệu nhập xuất tồn kho. +Nhập trước - Xuất trước Theo phương pháp này giả thiết số hàng nào nhập kho trước thì xuất kho trước và nếu đơn giá mua của lần nhập đó để tính giá hàng xuất kho. Như vậy hàng nào cũ nhất trong kho sẽ được tính là xuất trước, hàng tồn kho là hàng nhập kho mới nhất. Theo cách này trị giá nguyên vật liệu tồn kho sát với giá thị trường tại thời điểm lập bảng cân đối kế toán . + Nhập sau - Xuất trước Theo phương pháp này người ta giả thiết số hàng nào nhập kho sau thì xuất kho trước. Hàng xuất thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá mua thực tế của lô hàng đó để tính. Theo phương pháp này hàng nào mới nhất trong kho sẽ được xuất trước, còn hàng tồn kho sẽ là hàng cũ nhất ở trong kho + tính theo giá đích danh Theo phương pháp này căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho của lô hàng xuất kho để tính. * Theo giá hạch toán Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán (loại giá ổn định) được sử dụng thống nhất trong phạm vi toàn doanh nghiệp, để theo dõi chi tiết hàng ngày tình hình nhập xuất, cuối tháng phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế xuất dùng dựa vào hệ số giá thực tế với giá hạch toán vật liệu. Hệ số giá vật liệu (H) Trị giá vật liệu thực tế tồn đầu kỳ Trị giá vật liệuthực tế nhập trong kỳ = + Trị giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ Trị giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ + Trị giá thực tế vật tư xuất kho Trị giá hạch toán của vật tư xuất kho Hệ số giá = x Một trong những hạn chế của phương pháp này cũng giống như phương pháp đơn giá thực tế bình quân là bình quân hóa sự biến động của giá (che dấu sự biến động của giá). 1.3 NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TRONG DNSX 1.3.1 Kế toán chi tiết vật liệu 1.3.1.1 Chứng từ Kế toán sử dụng Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 1141TC/QĐKT ngày 01/1/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ về kế toán vật tư bao gồm : - Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) - Thẻ kho (mẫu 06-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa (mẫu 08-VT) Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước trong các doanh nghiệp còn sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như : - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT) - Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH) - Hóa đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03-BH) - Hóa đơn thuế GTGT (mẫu 01-GTGT) và hóa đơn bán hàng (mẫu 01-GTGT). - Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05-VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT) Và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực, hoạt động khác nhau. Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép tính chính xác về số liệu của nghiệp vụ kinh tế. Mọi chứng từ kế toán vật liệu phải được tổ chức, luân chuyển theo trình tự thời gian do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép tổng hợp kịp thời số liệu liên quan của các bộ phận, các cá nhân có liên quan. 1.3.1.2 Sổ Kế toán chi tiết vật liệu Tuỳ vào phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu mà sử dụng các sổ kế toán chi tiết sau : - Sổ thẻ kho - Sổ thẻ kế toán chi tiết vật tư - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư. 1.3.1.3 Các phương pháp hạch toán chi tiết N VL Cả 3 phương pháp hạch toán chi tiết NVL là: Phương pháp thẻ song song, Phương pháp thẻ đối chiếu luân chuyển, Phương pháp sổ số dư đều có sự giống nhau trong khâu thực hiện tại kho. * Ở kho: Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho thủ kho ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng, cuối ngày tính ra số tồn kho. Theo định kỳ nhân viên kế toán vật tư xuống kho nhận chứng từ (hoặc thủ kho giao cho kế toán) đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán làm cơ sở để ghi sổ kế toán. Phương pháp thẻ song song. Phương pháp ghi thẻ song song : Tại kho : Hàng ngày thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất kho của từng loại vật tư theo chỉ tiêu hiện vật căn cứ vào số liệu thực tế trên các phiếu nhập, xuất kho. Cuối ngày tính toán số liệu tồn kho để ghi vào cột tồn kho trên thẻ kho. Tại phòng kế toán : Tuỳ theo yêu cầu quản lý, nhân viên kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho. Kế toán xác nhận vào thẻ kho và nhận chứng từ về phòng kế toán. Kế toán vật tư hàng hoá kiểm tra chứng từ nhập xuất và ghi vào sổ chi tiết vật tư hàng hoá theo từng danh điểm của vật tư, hàng hoá như trên thẻ kho, cuối kỳ kế toán đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết với số liệu trên thẻ kho tương ứng và các số liệu này phải khớp nhau. a.Phương pháp ghi thẻ song song(sơ đồ ) Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Sổ thẻ chi tiết vật tư hàng hoá Phiếu nhập Sổ kế toán tổng hợp Thẻ kho Phiếu xuất Ghi chú : Đối chiếu giữa kế toán và thủ kho Cuối tháng kế toán ghi Hàng ngày thủ kho ghi # Ưu điểm của phương pháp này : Dễ kiểm tra đối chiếu đảm bảo độ tin cậy cao, cung cấp thông tin cho nhà quản lý kịp thời ,nhanh. # Nhược điểm : Khối lượng ghi chép lớn , trùng lắp giữa thủ kho và kế toán . Điều kiện áp dụng : Chỉ áp dụng cho doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư hàng hoá khối lượng nghiệp vụ nhập xuất ít trình độ nhân viên kế toán chưa cao . b.Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển : Tại kho : Giống phương pháp ghi thẻ song song . Tại phòng kế toán : Định kỳ sau khi nhận được chứng từ ( phiếu nhập , phiếu xuất ) từ thủ kho kế toán thực hiện hoàn chỉnh chứng từ sau đó tập hợp riêng các chứng từ nhập xuất theo từng loại vật tư hàng hoá để ghi vào bảng kê nhập và bảng kê xuất. Cuối tháng số liệu trên các bảng này được tập hợp vào sổ đối chiếu luân chuyển ( được mở cho cả năm ) theo dõi cả chỉ tiêu về số lượng và tiền . Sơ đồ như sau : Bảng kê nhập Phiếu nhập Kế toán tổng hợp Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Phiếu xuất Ưu điểm của phương pháp : Giảm bớt được khối lượng ghi chép . Nhược điểm : Vẫn trùng lắp chỉ tiêu số lưọng giữa ghi chép của thủ kho và kế toán. Việc kiểm tra đối chiếu giữa thủ kho và kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra, ảnh hưởng dến yêu cầu cung cấp thông tin nhanh cho nhà quản trị. * Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép, phản ánh tổng hợp số vật liệu luân chuyển trong tháng (tổng số nhập, tổng số xuất trong tháng) và số tồn kho cuối tháng của chứng từ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Sổ đối chiếu luân chuyển mở cho cả năm theo từng kho, từng thứ vật liệu. Khi nhận các chứng từ theo từng thứ vật liệu nhập-xuất và chờ đến cuối tháng sau khi đã nhập đủ các chứng từ nhập - xuất kho trong tháng mới tổng hợp lại ghi sổ bằng số tổng cộng. Việc ghi sổ này được tiến hành mỗi tháng 1 lần vào cuối tháng. Phương pháp sổ số dư Phương pháp ghi sổ số dư : Tại kho :Ngoài việc sủ dụng thẻ kho giống hai phương pháp trên, thủ kho còn sử dụng sổ số dư để ghi chép số tồn kho cuối tháng của từng loại vật tư Tại phòng kế toán : Định kỳ kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, lấy chứng từ phiếu nhập xuất. Nhân viên kế toán vật tư kiểm tra chứng từ và tổng hợp vào bảng kê luỹ kế nhập- xuất - tồn . Cuối tháng cộng số liệu trên bảng này để ghi vào phần nhập - xuất - tồn trên bảng kê tổng hợp N- X- T để tính số tồn kho cuối tháng . Sơ đồ như sau : Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu nhập Bảng luỹ kế N- X- T Sổ KT tổng hợp Sổ số dư Thẻ kho Phiếu giao nhân chứng từ xuất Phiếu xuất Ghi chú : Cuối tháng thủ kho ghi từ thẻ kho vào sổ số dư Uư điểm : Giảm bớt được khối lưọng ghi chép và kế toán có thể thường xuyên đối chiếu với ghi chép của thủ kho đảm bảo cung cấp kịp thời các thông tin về tình hình tăng giảm và tồn kho của vật tư trong tháng theo yêu cầu của nhà quản trị. 1.3.2 Kế toán tổng hợp vật liệu 1.3.2.1 Chứng từ Kế toán sử dụng Mọi trường hợp tăng, giảm vật liệu phải có đầy đủ thủ tục chứng từ để làm cơ sở cho việc ghi tăng, giảm vật liệu trong sổ kế toán. Các chứng từ ghi tăng, giảm vật liệu bao gồm các chứng từ : - Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư (mẫu 08-VT) - Phiếu mua hàng (mẫu 13-BH) - Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH) Ngoài ra còn sử dụng một số chứng từ hướng dẫn như : + Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05-VT) + Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT) + Chứng từ hóa đơn thuế GTGT Các chứng từ bắt buộc phải được kịp thời, đúng mẫu biểu quy định và đầy đủ các yếu tố nhằm đảm bảo tính pháp lý khi ghi sổ kế toán. Việc luân chuyển chứng từ cần có kế hoạch cụ thể đảm bảo ghi chép kịp thời, đầy đủ. 1.3.2.2 Các tài khoản sử dụng Để kế toán tổng hợp các trường hợp tăng, giảm vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau : + TK 151 : “Hàng mua đang đi đường” Tài khoản này phản ánh trị giá vật tư hàng hóa doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhập kho vì hàng đang đi đường cuối tháng trước, tháng này đã nhập kho. + TK 152: “Nguyên liêu, vật liệu” TK này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu và tồn kho theo trị giá mua thực tế (hay giá thành thực tế). Từ TK 152 có thể mở thành các TK cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị bao gồm : TK 1521 : Nguyên vật liệu chính TK 1522 : Vật liệu phụ TK 1523 : Nhiên liệu TK 1524 : Phụ tùng thay thế TK 1525 : Thiết bị XDCB TK 1528 : Vật liệu khác + TK 611 : “Mua hàng” : TK này phản ánh trị giá vốn của hàng luân chuyển trong tháng. + TK 331 : Phải trả cho người bán : Phản ánh mối quan hệ giữa doanh nghiệp với người bán, người đấu thầu, các khoản vật tư, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng ký kết. Ngoài ra để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như sau: TK111,112,621... 1.3.2.3 Phương pháp Kế toán tổng hợp NVL *Phương pháp kê khai thường xuyên Đây là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập xuất, tồn kho các loại vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập- xuất sau khi đã tập hợp, phân loại theo đối tượng sử dụng để ghi vào các TK và các sổ kế toán liên quan. Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho được áp dụng phần lớn trong các DNSX và các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn. Theo phương pháp này, các TK sau được sử dụng chủ yếu : + TK 152 - Nguyên vật liệu : TK này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm NVL theo giá thực tế. TK này có thể mở thành các TK cấp 2, cấp 3 để kế toán chi tiết cho từng loại, nhóm, thứ NVL. Và một số các TK liên quan khác như: TK151,331,111, 112,141,128,222,411,627,641,642... Trình tự hạch toán tổng hợp vật liệu được tổng hợp ở bảng dưới đây.( xem sơ đồ 4 ) SƠ ĐỒ 4: SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP TK 151 TK 111,112,141,331 TK 333 (3333) TK 333 (33312) TK 154 TK 411 TK 128,222 TK 338 (3381) TK621,627,641... TK 152 TK 621 TK 627,641,642 TK 632 (157) TK 154 TK 128,222 TK 138 (1381) Nhập kho hàng đang đi đường kỳ trước Nhập kho vật liệu (trị giá NVL chưa có thuế GTGT ) Thuế nhập khẩu thuế GTGT được khấu trừ Thuế GTGT của hàng nhập khẩu Nhập kho do tự chế biến hay thuê ngoài gia công chế biến Nhập kho do nhận góp vốn liên doanh cổ phần Nhận lại vốn góp liên doanh Phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý Xuất dùng cho SXKD thừa n.kho kkkho Xuất dùng trực tiếp cho sản xuất , chế tạo sản phẩm Xuất dùng cho quản lý, phục vụ sản xuất bán hàng, QLDN, XDCB Xuất bán (gửi bán) Xuất tự chế, thuê ngoài gia công chế biến Xuất góp vốn liên doanh Phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý Xuất dùng cho SXKD phân bổ TK 142 TK 133 SDĐK : x x x SDĐK : x x x KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN. *Phương pháp kiểm kê định kỳ. Trị giá vốn NVL xuất kho Trị giá vốn thực tế NVL tồn đầu kỳ Trị giá vốn NVL nhập trong kỳ Trị giá vốn thực tế NVL tồn cuối kỳ = + - Khác với phương pháp kê khai thường xuyên. Đối với các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ không phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất kho vật liệu ở TK hàng tồn kho 152 TK này chỉ phản ánh trị giá NVL tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Hàng ngày việc nhập NVL được phản ánh ở TK 611- "mua hàng", cuối kỳ kiểm kê hàng tồn kho, sử dụng công thức cân đối để tính trị giá hàng xuất kho theo công thức: Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ được biểu diễn khái quát bằng sơ đồ 5 sau: TK621, 627,641 TK 621, 627, 641 TK 611 TK152 ,,153`152152,153152 Kết chuyển vật liệu NVL xuất dùng cho SXKD Tồn đầu kỳ TK 111, 112, 141, 331 TK 111, 112, 141, 331 Nhập kho vật liệu TK 133 Hàng mua trả lại Chiết khấu, giảm giá Thuế GTGT được khấu trừ TK 411 TK 157,632 Nhận vốn góp Vật liệu xuất bán Liên doanh KẾ TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ Kết chuyển vật liệu tồn kho cuối kỳ 1.3.3 Tổ chức hệ thống sổ Kế toán và các Báo cáo Kế toán Trong phần kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, việc tổ chức hệ thống sổ sách kế toán, báo cáo kế toán cũng như nội dung và qui trình ghi sổ phụ thuộc vào hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng. Thông thường có 4 hình thức kế toán sau mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn cho phù hợp với loại hình doanh nghiệp ,bộ máy kế toán . . tai đơn vị. 1.3.3.1- Hình thức sổ Nhật ký - Sổ Cái Đây là hình thức sổ đơn giản nhất cả về đặc trưng kết cấu sổ cũng như tổ chức đối chiếu ghi chép. Sổ Nhật ký - Sổ Cái được dùng trong các doanh nghiệp có loại hình kinh doanh đơn giản; quy mô nhỏ: ít nghiệp vụ phát sinh, ít tài khoản; trình độ quản lý của kế toán thấp và thường không có nhu cầu phân công lao động kế toán. Chứng từ gốc Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký - Sổ Cái Báo cáo kế toán SƠ ĐỒ 6: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 1.3.3.2- Hình thức sổ Nhật ký chung Hình thức sổ này phức tạp hơn so với hình thức sổ Nhật ký - Sổ Cái cả về cách ghi chép cũng như công tác đối chiếu. Kế toán tổng hợp nhập-xuất vật tư được thực hiện trên sổ Nhật ký chung, sổ cái các TK 152,153,621,331...ngoài ra coàn sử dụng Sổ nhật ký mua hàng để ghi chép các nghiệp vụ. Trình tự ghi sổ khái quát như sau: Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập-xuất, Kế toán ghi vào Sổ nhật ký chung. Sau đó căn cứ số liệu ghi trên sổ này ghi vào các Sổ cái TK 152,153,621,151..Nếu có mở Nhật ký mua hàng thì hằng ngày căn cứ vào chứng từ nhập kho (chưa trả tiền) ghi vào Nhật ký mua hàng, dịnh kỳ hoặc cuối tháng căn cứ vào số liệu này để ghi vào Sổ cái. Cuối cùng, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ Kế toán chi tiết) lập các khoản mục tương ứng trên Báo cáo tài chính. Còn nếu làm kế toán máy thì hình thức sổ Nhật ký chung cũng phù hợp với cả loại hình kinh doanh quy mô lớn. Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết Nhật ký chung Nhật ký mua hàng Sổ Cái TK 151, 152, 153, 611 Báo cáo kế toán Bảng cân đối số phát sinh SƠ ĐỒ 6: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 1.3.3.3- Hình thức sổ Chứng từ ghi sổ Trình tự ghi sổ tương tự như hình thức Nhật ký chung Báo cáo kế toán Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK 152, 152, 153, 611 Sổ chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết SƠ ĐỒ 7: Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng 1.3.3.4 Hình thức sổ Nhật ký chứng từ Điều kiện vận dụng của hình thức Nhật ký chứng từ: Thích hợp với những loại hình kinh doanh phức tạp, quy mô lớn nên phải số lượng tài khoản sử dụng lớn (cả TK tổng hợp và TK chi tiết); Đơn vị có trình độ về quản lý và kế toán cao; Phù hợp với doanh nghiệp có chuyên môn hoá lao động kế toán sâu. Bảng kê số 3 Các Nhật ký chứng từ liên quan Nhật ký chứng từ số 6, 7 Sổ chi tiết số 2 (TK 331) Báo cáo kế toán Sổ Cái TK 152, 152, 153, 611 Bảng tổng hợp chi tiết SƠ ĐỒ 8: Chứng từ gốc Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN VẬT LIỆU VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CUNG CẤP VÀ SỬ DỤNG VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CP XÂY DỰNG LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI 2.1 ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. Công ty xây dựng lắp máy điện nước là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Sở xây dựng Hà Nội, có trụ sở tại số 5 ngõ Thông Phong-Tôn Đức Thắng-Đống Đa-Hà Nội. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty như sau: Tháng 10 năm 1967: Công ty thi công điện nước Sở Kiến trúc Hà nội. Tháng 1 năm 1973: Công ty lắp máy điện nước Cục Xây dựng Hà nội. Tháng 12 năm 1975: Tách thành 3 xí nghiệp: - Xí nghiệp lắp máy - Xí nghiệp điện - Xí nghiệp nước Tháng 12 năm 1981: Đổi tên thành Công ty xây dựng nước lắp máy theo quyết định 4190/QĐ-UB. Tháng 4 năm 1995: Đổi tên thành Công ty xây dựng lắp máy điện nước Sở Xây dựng Hà nội theo quyết định 751/QĐ-UB. Tháng 3 năm 2005: Quyết định số 928/QĐ-UB của UBND thành phố Hà nội về việc bổ sung nhiệm vụ cho “Công ty CP Xây dựng Lắp máy điện nước”. Từ tổ chức tiền thân Công ty thi công điện nước Sở kiến trúc Hà Nội (thành lập tháng 10/1967) trải qua các thời kỳ kiện toàn bộ máy và thay đổi tổ chức, Công ty được thành lập lại theo quyết định số 751/QĐ-UB, tháng 4/1995 của UBND thành phố Hà Nội và chính thức mang tên Công ty xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội. Đến nay Công ty đã có bề dày thành tích hoạt động trên 30 năm, trở thành một công ty xây dựng chuyên ngành lớn, phạm vi hoạt động rộng khắp ở Hà nội và các tỉnh phía Bắc. Với bộ máy lãnh đạo tổ chức điều hành gọn nhẹ, đội ngũ cán bộ, công nhân kỹ thuật được đào tạo toàn diện về nghiệp vụ chuyên môn, cộng với kinh nghiệm hàng chục năm hoạt động, Công ty CPXây dựng lắp máy điện nước luôn đảm bảo chất lượng, tiến độ và tạo được uy tín với khách hàng trong việc thực hiện các công trình xây dựng trên các lĩnh vực: - Được lập và tổ chức thực hiện các dự án đầu tư xây dựng. - Lắp đặt máy-thiết bị công trình công nghiệp và dân dụng. - Lắp đặt dây truyền công nghệ xử lý nước, đường ống cấp thoát nước đô thị. - Lắp đặt điện động lực, điện điều khiển, điện ánh sáng công nghiệp và dân dụng. - Xây dựng các công trình công cộng, dân dụng và công nghiệp quy mô vừa và nhỏ - Trang trí nội thất. - Xây dựng và lắp đặt các công trình bưu điện. - Kinh doanh nhà và vật tư thiết bị chuyên ngành. Sản lượng doanh thu hàng năm của Công ty luôn đạt con số hơn 20 đến 50 tỷ đồng. Sau 30 năm xây dựng và trưởng thành công ty CP XD lắp máy điện nước HN đã dần tìm được vị thế của mình trên thị trường. Công ty không chỉ tham giá đấu thầu các công trình trong nước mà còn tiến tới tham gia đấu thầu Quốc tế. Nếu tính từ năm 2003 thì doanh thu và lợi nhuận đã chứng tỏ sự phát triển lớn mạnh của Công ty trong thời gian qua. Một số chỉ tiêu Công ty đạt được trong 3 năm 2005, 2006 và 2007. Đơn vị: đồng Chỉ tiêu năm 2005 2006 2007 Doanh thu tiêu thụ 12.056.501.619 14.784.274.958 14.575.194.839 Nộp ngân sách 689.827.092 107.283.460 315.116.142 Trong đó: - Thuế 689.827.092 107.283.460 315.116.142 - Lợi nhuận sau thuế 422.606.597 969.821.258 1.376.514.280 Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy doanh thu tiêu thụ tăng hàng năm. Từ 12 tỷ năm 2005 đến nay doanh thu hàng năm của công ty đã tăng lên 14 tỷ. Nộp ngân sách nhà nước cũng tăng theo từng năm. Điều đó chứng tỏ trong những năm qua, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng phát triển. Do chỉ tiêu lợi nhuận ngày một tăng, đời sống cán bộ công nhân viên đã dần dần được nâng lên. Thu nhập bình quân một người từ hiện nay khoảng 1500.000 - 2.000.000đ/tháng. Sản xuất kinh doanh phát triển, Công ty có điều kiện tăng vốn để mở rộng sản xuất kinh doanh, trang bị thêm TSCĐ. Một số chỉ tiêu tài chính năm 2007 của Công ty như sau: I. Tài sản lưu động: 10.321.537.945đ II. Tài sản cố định: 9.061.677.738đ III. Nợ ngắn hạn: 1.817.116.322đ IV. Nợ dài hạn: 3.062.379.452đ V. Vốn kinh doanh: 4.587.505.214đ Trong đó: - Vốn cố định: 3.209.963.963 - Vốn lưu động: 1.377.541.251đ Hiện nay, toàn Công ty có 280 cán bộ công nhân viên, số công nhân lao động trực tiếp chiếm 90% đội ngũ cán bộ quản lý và cán bộ kỹ thuật đông đảo, trình độ cao, với 32 kỹ sư, còn lại trình độ trung cấp và cao đẳng. Đây là lực lượng nòng cốt trong sản xuất và quản lý sản xuất hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty. Ngoài ra tuỳ theo tình hình và yêu cầu sản xuất Công ty thường xuyên tuyển thêm lao động ngắn hạn để giải quyết nhu cầu lao động thời vụ. 2.1.2. Đặc điểm quy trình công nghệ, tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của Công ty. Với nhiệm vụ chính là xây dựng nhà ở, lắp máy điện nước, cấp thoát nước đô thị. Tổ chức sản xuất của Công ty gồm 6 xí nghiệp với nhiệm vụ cụ thể của từng xí nghiệp, song đều có kết hợp hỗ trợ chặt chẽ lẫn nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Các xí nghiệp 1, 2, 3, 4 có nhiệm vụ thi công, lắp đặt các công trình đường ống cấp thoát nước đô thị, nước sinh hoạt, lắp đặt máy công nghiệp, điện ánh sáng công nghiệp và dân dụng điện động lực, điện điều khiển, lắp đặt dây chuyền xử lý nước để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục, ngoài kho vật tư riêng của Công ty mỗi đội thi công vào các xí nghiệp đều có kho tàng tự quản lý vật tư vật liệu và trang thiết bị riêng. - Xí nghiệp 5 và 6 xây dựng nhà bán, xây dựng các công trình vừa và nhỏ. Ngoài ra còn hỗ trợ xây hố ga, bể chứa, sản xuất tấm đan phục vụ cho các công trình cấp thoát nước, trang trí nội thất. Như chúng ta đã biết để sản xuất ra những sản phẩm có chất lượng, kỹ thuật cao, Công ty phải trải qua một quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm. Tuy nhiên xuất phát từ những đặc điểm của sản phẩm xây lắp có kết cấu phức tạp bao gồm nhiều bộ phận, nhiều công việc hợp thành. Mặt khác ngành nghề trong Công ty được đa dạng hoá từ xây nhà đến lắp đặt điện dân dụng, cấp thoát nước. Do đó để thi công một công trình, Công ty phải sử dụng nhiều công nghệ khác nhau. Vì thế ở bài viết này, do mặt hạn chế về thời gian cũng như hạn chế về kiến thức hiểu biết của một sinh viên thực tập, tôi chỉ có thể đưa ra khái quát của quá trình xây lắp một công trình xây dựng nhà điển hình như sau: Bàn giao Nghiệm thu Hoàn thiện Thân Móng Dọn mặt bằng Tập kết vật liệu Như vậy quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm là một trong những căn cứ quan trọng để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm cũng như điều tiết các phần hình thành khác như: vật tư, thiết bị, lao động... Xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và đặc điểm quy trình công nghệ, đồng thời đảm bảo tính tập trung nhất quán của quản lý, đảm bảo phát huy sáng tạo của cấp bị quản lý, đảm bảo tính cân đối đồng bộ của các phòng ban chức năng và số lượng cán bộ quản lý... Công ty là đơn vị tổ chức hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân trực thuộc Sở Xây dựng Hà Nội tổ chức quản lý theo mô hình 1 cấp. Ban Giám đốc Công ty lãnh đạo và trực tiếp chỉ đạo sản xuất kinh doanh tới các xí nghiệp. Các phòng ban chức năng được tổ chức theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh, chịu sự chỉ đạo trực tiếp và giúp việc cho giám đốc, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty thông suốt. Công ty có 3 phòng ban chức năng đó là: * Phòng kế hoạch kỹ thuật: Tiếp cận thị trường, lập kế hoạch để xây dựng các công trình, theo dõi kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, tiến độ thi công, hướng dẫn giám sát kỹ thuật chất lượng công trình. Chuẩn bị, tham gia, lập hồ sơ dự thầu và đấu thầu các công trình. *Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy quản lý, tiếp nhận và bố trí lao động, thực hiện các chế độ cho công nhân viên, theo dõi thi đua, theo dõi lập kế hoạch, đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. *Phòng tài vụ: Phản ánh chính xác hoạt động xây dựng xây lắp của Công ty, thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin kịp thời cần thiết về tình hình của Công ty. Trước kia , xí nghiệp còn có phòng vật tư và gia công cơ khí với nhiệm vụ lập kế hoạch hợp đồng thu mua theo kế hoạch SXXD của các xí nghiệp. Nhưng từ đầu năm 2007, Công ty đã áp dụng phương thức hạch toán theo hình thức khoán thu. Do vậy, các xí nghiệp tự mua vật tư theo nhu cầu công việc chứ không phải do phòng vật tư của công ty mua và cung cấp. Điều đó giúp cho các xí nghiệp tự chủ hơn trong công việc cũng như có ý thức tiết kiện, tránh lãng phí nguyên vật liệu. Cơ cấu quản lý của công ty bao gồm: - 1 giám đốc công ty. - 2 phó giám đốc ( phụ trách kỹ thuật, thi công, kế hoạch, việc làm). - Các phòng ban nghiệp vụ. - Các giám đốc xí nghiệp. CƠ CẤU BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY GIÁM ĐỐCCÔNG TY XÍ NGHIỆP XÂY LẮP 2 XÍ NGHIỆP XÂY LẮP 4 XÍ NGHIỆP XÂY LẮP 6 XÍ NGHIỆP XÂY LẮP 1 XÍ NGHIỆP XÂY LẮP 3 XÍ NGHIỆP XÂY LẮP 5 XÍ NGHIỆP VẬT TƯ XE MÁY CÁC PHÒNG BAN NGHIỆP VỤ CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC 2.1.3 Bộ máy Kế toán ở Công ty Công ty xây dựng lắp máy điện nước có 7 xí nghiệp thành viên và các đội sản xuất trực thuộc. Để đảm bảo cho công tác hạch toán, quản lí tình hình tài chính kế toán ở các đơn vị trực thuộc, Ban giám đốc công ty quyết định lựa chọn hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ Công ty tổ chức một Phòng tài vụ và áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ. Các đội thi công và các xí nghiệp trực thuộc không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của đơn vị đồng thời lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển các chứng từ về Phòng tài vụ của Công ty để xử lý và tiến hành công việc kế toán. Phòng tài vụ có chức năng tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý, qua đó kiểm tra việc quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động sản xuất kinh doanh và chủ động về tài chính của Công ty. Xuất phát từ tình hình thực tế của Công ty, từ yêu cầu quản lý và trình độ của đội ngũ các bộ kế toán, biên chế nhân sự của Phòng tài vụ có 5 người, đứng đầu là kế toán trưởng, có một kế toán phó giúp việc cho kế toán trưởng. Chức năng nhiệm vụ của các thành viên trong phòng kế toán như sau: - Kế toán trưởng: Là người giúp cho Giám đốc công ty tổ chức bộ máy kế toán của công ty, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty, chịu sự kiểm tra về mặt chuyên môn của cơ quan tài chính cấp trên. Trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo, phân công công việc cụ thể cho các thành viên trong phòng. Lập báo cáo tài chính của Công ty. - Kế toán phó: Tập hợp chi phí và tính giá thành công trình kiêm tài sản cố định và tiền mặt: Xác định đúng đối tượng tập hợp chi phí và đối tượng tính giá thành sản phẩm để việc tính giá thành công trình kịp thời, đúng đối tượng, đúng phương pháp. Ngoài ra kế toán còn có nhiệm vụ ghi chép và theo dõi số liệu và có sự biến động của tài sản cố định trong công ty, tính và trích khấu hao TSCĐ, tham gia công tác kiểm kê định kỳ, đánh giá TSCĐ để giúp cho việc tính và trích khấu hao TSCĐ đúng đủ hợp lý. Là kế toán thanh toán , kế toán tiền mặt. - 01 kế toán viên theo dõi nguyên vật liệu, vật tư phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, theo dõi các khoản chi phí (như chi phí bán hàng, ...). - 01 kế toán theo dõi chi trả BHXH và KPCĐ: có nhiệm vụ tính toán và phân bổ hợp lý, chính xác chi phí về tiền công và trích BHXH và KPCĐ cho các đối tượng sử dụng liên quan. Theo dõi TSCĐ và công nợ của Công ty. - Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt kiêm viết phiếu xuất vật tư. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY: Kế toán trưởng Kế toán phó Kế toán BHXH và KPCĐ Kế toán vật tư Kế toán chi phí giá thành 2.1.4. Một số đặc điểm về Công tác kế toán của Công ty Mặc dù công ty có 7 xí nghiệp thành viên nhưng tất cả đều hạch toán phụ thuộc hoàn toàn với Công ty. Công ty áp dụng phương thức hạch toán khoán trên từng công trình. Ví dụ một công trình đạt doanh thu là 10 tỷ đồng thì xí nghiệp phải trích nộp lại cho công ty 15% để nuôi bộ máy gián tiếp trên công ty, đồng thời để chi trả tiền BHXH cho toàn cán bộ. 85% còn lại ở xí nghiệp. Hiện nay, Công ty XD lắp máy điện nước HN sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. Đặc điểm chủ yếu của hình thức này là các hoạt động kinh tế tài chính được phản ánh ở chứng từ gốc đề được phân loại để ghi vào sổ nhật ký chứng từ, cuối tháng tổng hợp số liệu từ các sổ nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái tài khoản. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán NK-CT Chứng từ gốc Bảng kê số 3 Các Nhật ký chứng từ liên quan Nhật ký chứng từ số 6, 7 Sổ chi tiết số 2 (TK 331) Báo cáo kế toán Sổ Cái TK 152, 152, 153, 611 Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Ghi chú: Kỳ kế toán của Công ty là theo từng tháng và theo nguyên tắc cơ bản như sau: Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ. Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản). Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính. Các loại sổ kế toán mà công ty sử dụng là: Nhật ký chứng từ. Bảng kê. Sổ cái. - Sổ kế toán chi tiết. 2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY 2.2.1 Đặc điểm vật liệu tại Công ty Ở bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào cũng vậy, số lượng và chủng loại vật tư bị quyết định bởi đặc điểm sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp ấy. Với đặc điểm chung của ngành xây dựng là thường xuyên sản xuất lưu động, lực lượng sản xuất phân tán không tập trung và thường xuyên là làm vào ban đêm với công việc cụ thể là: lắp đặt máy, thiết bị công trình công nghiệp và dân dụng, lắp đặt dây chuyền công nghệ xử lý cấp thoát nước đô thị, lắp đặt điện động lực, điện điều khiển, điện ánh sáng công nghiệp và dân dụng. Xây dựng các công trình công cộng nhà ở trang trí nội thất, với đặc điểm sản xuất như vậy nên các loại vật tư sử dụng cho việc sản xuất sản phẩm của Công ty cũng mang tính đặc thù khác nhau. Từ những đặc điểm trên cho thấy việc quản lý vật liệu của công ty có những khó khăn riêng biệt. Vấn đề đặt ra cho Công ty là phải đưa ra những biện pháp quản lý chặt chẽ vật liệu và sử dụng một cách hợp lý, tiết kiệm nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm, giúp nâng cao hiệu quả sản xuất; đó cũng chính là mục tiêu phấn đấu của Công ty. Chính vì vậy ở Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu cũng là một trong những biện pháp góp phần quản lý tốt vật liệu. 2.2.2 Phân loại vật liệu Do vật liệu của Công ty phong phú và đa dạng bao gồm nhiều chủng loại khác nhau. Mỗi loại lại có chức năng công dụng, tính chất lý, hoá khác nhau. Muốn quản lý tốt vật liệu và hạch toán chính xác vật liệu thì cần phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học và hợp lý. Thực tế nguyên vật liệu ở Công ty được phân loại như sau: Căn cứ vào nội dung kinh tế vật liệu được chia thành các loại sau đây: - Vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty, tham gia vào quá trính sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể sản phẩm. Bao gồm: Xi măng, sắt, thép, cát, đá, sỏi... - Trong xi măng lại được chia thành: Xi măng P400, xi măng P500, thép f15, f600... - Vật liệu phụ bao gồm rất nhiều loại khác nhau. Tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm. Song vật liệu phụ rất đa dạng và mang tính đặc thù khác nhau. Nguyên vật liệu trong Công ty bao gồm các loại nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu... Mỗi loại nguyên vật liệu lại bao gồm nhiều nhóm. VD: Vật liệu chính trong Công ty gồm các nhóm: Xi măng, sắt, gạch, ngói... Mỗi nhóm vật liệu lại gồm nhiều thứ xi măng gồm: Xi măng trắng, xi măng P500, xi măng P400... Đối với 2 đội thi công 5 và 6 của Công ty với nhiệm vụ chủ yếu là xây dựng nhà ở thì vật liệu chính là xi măng, sắt, thép, gạch, ngói, cát và đá. Còn 4 Xí nghiệp có nhiệm vụ lắp đặt các công trình đường ống, cấp thoát nước, điện dân dụng... thì vật liệu chủ yếu là các loại ống nhựa, ống gang, ống thép từ f15 đến f600 các loại dây điện, các phụ kiện kèm theo: Tê, van, cút, đai khởi thuỷ... Xét về mặt chi phí, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất đặc biệt là chi phí nguyên vật liệu chính. Do đó một biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu có ảnh hưởng ngay tới giá thành sản phẩm. Do vậy mà Công ty phải có biện pháp thu mua, vận chuyển, bảo quản tốt tránh tình trạng hư hao, mất mát làm ảnh hưởng tới quá trình sản xuất của Công ty, đồng thời tính toán sao cho chi phí vận chuyển là thấp nhất. Có những tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất như làm thay đổi màu sắc, vẻ đẹp bên ngoài cho sản phẩm. VD: Sơn, dung môi pha sơn... - Nhiên liệu: Là các loại xăng, dầu... phục vụ cho quá trình SXKD của Công ty như các loại xăng, dầu... - Phụ tùng thay thế sửa chữa: Là các chi tiết phụ tùng máy móc, thiết bị mà Công ty mua sắm, dự trữ, phục vụ cho việc sửa chữa máy móc, thiết bị như: Bu lông, vòng bi, ác quy... - Phế liệu thu hồi: Chủ yếu là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất như: Vỏ bao Xi măng, các đầu mẩu sắt, thép... 2.2.3 Đánh giá vật liệu: Đánh giá vật liệu là việc xác định trị giá của vật liệu đó theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất. Vật liệu chủ yếu của Công ty là nguồn thu mua ngoài như: Xi măng, cát, đá, sỏi... Ngoài ra còn có vật liệu tự chế. Vật liệu là tài sản lưu động đòi hỏi phải đánh giá theo giá thực tế. Nhưng để thuận tiện cho công tác kế toán vật tư còn được đánh giá theo giá hạch toán. Trên thực tế ở Công ty vật tư được đánh giá theo giá thực tế sử dụng phương pháp tính giá: Nhập trước, xuất trước. - Giá thực tế của vật liệu (mua ngoài, thuê ngoài, vận chuyển, nhập kho gồm giá ghi trên hoá đơn cộng với chi phí vận chuyển). - Giá thực tế vật liệu nhập kho (tự chế) là giá vật liệu xuất kho để gia công, cộng với các chi phí gia công như tiền lương, bảo hiểm xã hội, khấu hao TSCĐ của bộ phận gia công. - Đối với phế liệu thu hồi, giá thực tế của phế liệu thu hồi được tính bằng giá thực tế của phế liệu có trên thị trường. Để quản lý vật liệu xuất kho Công ty còn sử dụng phương pháp nhập trước, xuất trước. Theo phương pháp này, dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và trị giá NVL xuất kho sẽ được tính bằng số lượng hàng xuất kho nhân với đơn giá của hàng nhập kho theo thứ tự thời gian từ trước đến sau. NVL tồn kho được tính theo số lượng NVL tồn kho và đơn giá của những lô hàng nhập sau hiện còn. Ví dụ1: trong tháng 1 năm 2007, trên sổ chi tiết tài khoản 152- nguyên liệu vật liệu. Tên vật liệu-Thép cuộn f 6LD. - Tồn kho đầu tháng: 2000 kg đơn giá: 4300 684kg đơn giá: 4300 1000 kg đơn giá : 4400 - Xuất trong tháng: 2952kg - Trị giá xuất kho NVL trong tháng 01/2006 là: (2000 x 4300) + (684 x 4300) + [(2952- 2000- 684)] x 4400 = 8.600.000 + 2.941.200 + 1.179.200 = 12.720.400 2.2.4 Thủ tục nhập xuất kho vật liệu : Để có thể tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán vật liệu nói chung và công tác hạch toán nói riêng, thì trước hết phải dựa trên cơ sở các chứng từ kế toán để phản ánh chi tiết tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập- xuất vật liệu, chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi chép sổ kế toán. Trong phần hạch toán vật liệu ở Công ty CP xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội sử dụng các chứng từ kế toán sau: - Phiếu nhập kho. - Phiếu xuất kho. - Hoá đơn GTGT (mẫu 01- GTGT) - Hoá đơn GTGT (mẫu 02- GTGT) Trình tự chứng từ luân chuyển như sau: 2.2.4.1 Thủ tục nhập kho: Ở Công ty CP xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội, trước đây vật liệu mua ngoài do phòng cung ứng vật tư tiến hành thu mua theo kế hoạch của Công ty đã đề ra, tuy nhiên từ năm 2007 đến nay, việc mua vật liệu được tiến hành khoán thu theo từng đơn vị thành viên, từng xí nghiệp. Từng xí nghiệp tiến hành mua vật liệu theo nhu cầu sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Bên cung cấp viết hoá đơn cho nhân viên vật liệu ở từng xí nghiệp ( hoá đơn mua NVL, bên bán phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu như: chủng loại NVL, đơn giá, số lượng, thành tiền...). Tại các xí nghiệp, nhân viên vật tư tiến hành trình hoá đơn lên các cấp lãnh đạo để xem xét tính hợp lý, hợp lệ của hoá đơn, đối chiếu với hợp đồng đã ký trước đây. Nếu chấp nhận mua, kế toán vật tư ở phòng Tài vụ sẽ lập phiếu Nhập kho gồm 3 liên. Sau đó nhân viên vật tư sẽ cầm phiếu nhập kho cùng hoá đơn mua hàng xuống kho giao cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn phiếu nhập kho, kiểm nhận số lượng thủ kho và tình hình thực tế vật tư sau khi tiến hành kiểm nhận số lượng thủ kho sẽ ghi vào cột thực nhập cho cả 3 liên của phiếu nhập kho và cùng người giao hàng ký tên vào 3 liên của phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được ghi thành 3 liên cụ thể như sau: - 1 liên : lưu tại phòng Tài vụ - 1 liên: giao cho nhân viên vật tư. - 1 liên: giao cho thủ kho giữ. Sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho sẽ chuyển cho phòng tài vụ Công ty để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho và chỉ theo dõi các chỉ tiêu số lượng về nhập, xuất, tồn kho từng loại vật liệu mà không theo dõi về giá trị của vật liệu. - Đối với NVL được nhập do tự chế biến, do thu hồi phế liệu: bộ phận nhập kho phải lập phiếu nhập kho thành 3 liên, sau khi người phụ trách bộ phận vật tư ký vào phiếu nhập kho thì người được uỷ quyền mang vật liệu cùng phiếu nhập kho đến kho nhập. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho kiểm nhận vật liệu nhập vào kho theo chỉ tiêu số lượng, ghi sổ thực nhập vào phiếu và cùng người nộp ký vào 3 liên: - 1 liên lưu tại nơi lập phiếu. - 1 liên giao cho người nhập giữ. - 1 liên giao cho thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Các loại vật liệu mua về Công ty đều được nhập kho theo quy định. Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại vật liệu hiện có trong kho một cách khoa học, hợp lý đảm bảo yêu cầu bảo quản từng thứ, từng loại vật liệu để tiện cho việc theo dõi quản lý và tiền cho công tác, nhập, xuất kho. Ví dụ2: Trong tháng 1/2007 Công ty có mua một số thép để phục vụ cho sản xuất, hoá đơn thuế GTGT do bên bán gửi kèm như sau: BIỂU SỐ 1: Mẫu số 01 GTKT- 2LL HOÁ ĐƠN (GTGT) BV/06-B (Liên 2 giao cho khách hàng) No.009522 Ngày 4/1/2007 Đơn vị bán hàng: Công ty sản xuất và kinh doanh vật tư thiết bị Chương Dương. Địa chỉ: 81/A9 Nguyễn Văn Cừ- Gia Lâm. Điện thoại: Mã số: 0100597125 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Trí Đơn vị: Công ty CP Xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội. Địa chỉ: 59 Ngõ Thông Phong. Hình thức thanh toán: Séc Mã số: 0100105912 A B C 1 2 3 1 Thép cuộn f 6LD Kg 684 4.300 2.941.200 2 Thép f 13LD Kg 260 4.422,3 1.149.800 Cộng 4.091.000 Cộng tiền hàng: 4.091.000 Thuế suất thuế GTGT(10%) 409.100 Tổng cộng tiền thanh toán: 4.500.120 Số tiền viết bằng chữ: (bốn triệu năm trăm ngàn, một trăm hai mươi đồng). Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) Căn cứ vào hoá đơn GTGT do bên bán lập, phòng Tài vụ đã lập phiếu nhập kho như sau: BIỂU SỐ 2: Đơn vị............ Mẫu số: 01- VT Địa chỉ.......... Ban hành theo QĐ số1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1996 của Bộ tài Chính PHIẾU NHẬP KHO Ngày 4 tháng 1 năm 2007 Họ tên người mua hàng : Nguyễn Văn Trí. Theo...................... Số............ngày.......tháng.....năm............của. Nhập tại kho : Công ty CP Xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép cuộn f 6LD Kg 684 4.300 2.941.200 Thép cuộn f 13LD Kg 260 4.422,3 1.149.800 Cộng 4.091.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): (bốn triệu không trăm chín mốt ngàn đồng chẵn). Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.4.2 Thủ tục xuất kho : Công ty Xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội bao gồm 7 đơn vị thành viên . Do đó không chỉ có các kho vật tư chung của toàn Công ty mà mỗi xí nghiệp, sản xuất đều có kho riêng và bố trí một thủ kho riêng có trách nhiệm theo dõi nhập, xuất tồn kho vật tư theo chỉ tiêu số lượng ở từng kho xí nghiệp. Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất được giao trong kỳ, căn cứ vào định mức tiêu hao NVL cho từng loại sản phẩm. Xí nghiệp kho có nhu cầu về NVL dùng cho sản xuất thì kế toán xí nghiệp (thống kê) sẽ viết đơn xin lĩnh vật tư: liệt kê các danh mục vật liệu cụ thể về quy cách, phẩm chất (dựa trên kế hoạch sản xuất và dự toán công trình). Giám đốc xí nghiệp (đội trưởng) ký xác nhận vào đơn xin vật liệu đó. Sau đó kế toán xí nghiệp sẽ mang đơn xin lĩnh vật liệu lên Phòng tài vụ Công ty yêu cầu lĩnh vật liệu. Căn cứ vào dự toán công trình và đơn xin lĩnh vật tư đã được giám đốc Công ty duyệt phòng kế toán lập phiếu xuất kho chỉ ghi vào cột yêu cầu. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, sau khi phụ trách phòng ký vào được giao cho người lĩnh vật liệu mang xuống kho để lĩnh vật liệu. Thủ kho Công ty ghi vào sổ thực xuất sau khi kiểm nghiệm số lượng số thực xuất và thủ kho ký vào 3 liên của phiếu xuất kho. - 1 liên giao cho phòng Tài vụ - 1 liên giao cho thủ kho xí nghiệp (đội sản xuất). - 1 liên thủ kho Công ty giữ sau khi ghi thẻ kho sẽ được chuyển lên phòng kế toán Công ty để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Đôi khi ở Công ty có trường hợp xuất kho vật liệu đem bán (vật liệu thừa hoặc phế liệu) phòng Tài vụ Công ty sẽ viết hoá đơn thuế GTGT thành 3 liên (đơn giá ghi trên hoá đơn sẽ được chuyển cho giám đốc và kế toán trưởng Công ty ký duyệt, sau đó giao cho khách hàng. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì khách hàng đến thủ quỹ làm thủ tục trả tiền và đóng dấu "đã thu tiền". Vào hoá đơn bán hàng. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn bán hàng, xuất kho vật liệu giao cho khách hàng và cùng khách hàng ký vào 3 liên : - 1 liên giao cho khách hàng. - 1 liên chuyển cho phòng Tài vụ - 1 Liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho Ví dụ3: Ngày 22 tháng 1 năm 2007 Công ty xuất kho vật liệu cho TC5 và phòng kế toán lập phiếu xuất kho như sau: BIỂU SỐ 3: Đơn vị.......... Mẫu số: 02/VT Địa chỉ ......... QĐ số 1141 TC/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính PHIẾU XUẤT KHO Ngày 22 tháng 1năm 2007 Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Thuỷ TC6 Lý do xuất kho: Công trình cấp nước Láng Trung STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Thép cuộn f 6LD Kg 718 4.300 3.087.400 Cộng 3.087.400 Cộng thành tiền (bằng chữ): ba triệu không trăm tám bảy ngàn bốn trăm đồng. Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.5 Kế toán chi tiết vật liệu Hạch toán chi tiết vật liệu ở Công ty CP Xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội được thực hiện đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu. Hạch toán chi tiết vật tư không chỉ cả về mặt số lượng và cả về mặt giá trị, không những theo từng kho mà còn cả về chi tiết theo từng nhóm vật liệu. Để phản ánh chính xác đầy đủ kịp thời sự biến động của vật liệu ở kho và phòng kế toán sử dụng các chứng từ sau: - Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT) - Hoá đơn bán hàng (thuế GTGT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá Để hạch toán chi tiết NVL ở Công ty Xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội sử dụng phương pháp thẻ song song. Nội dung của phương pháp thẻ song song như sau: *Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại NVL theo chỉ tiêu số lượng. Để thuận lợi cho việc kiểm tra và quản lý vật tư thì mỗi nhóm vật liệu được mở một thẻ kho. Ví dụ4: Tập thẻ kho về ống và phụ kiện ống, tập thẻ kho về sắt thép các loại. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật tư thủ kho thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ sau đó đối chiếu số lượng thực tế nhập, thực xuất trên chứng từ vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho tính số tồn kho và ghi vào thẻ kho của từng loại vật tư. Định kỳ 10 ngày sau khi đã ghi song thẻ kho, thủ kho tiến hành phân loại, sắp xếp phiếu nhập kho, phiếu xuất kho theo thứ tự và chuyển cho phòng Tài vụ. Ví dụ5: Khi nhận được phiếu nhập và phiếu xuất kho. Thủ kho ghi vào thẻ kho theo mẫu sau: BIỂU SỐ 4: THẺ KHO Ngày lập thẻ 1/1/2007 Kho: Anh Tuấn Tờ số : 01 Tên NVL: Thép cuộn f 6LD Đơn vị tính: Kg Ngày NX Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số phiếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu năm 2001 2.000 4/1 04 Nhập kho Công ty 684 2.684 7/1 37 Xuất kho cho TC5 684 2.000 15/1 54 Nhập kho 1000 3.000 22/1 69 Xuất kho cho TC6 718 2.282 27/1 72 Xuất kho cho TC6 1282 950 29/1 86 Xuất kho TC5 268 732 Cộng phát sinh 1684 2952 Tồn cuối tháng 732 *Ở phòng kế toán: Định kỳ (10 ngày) kế toán vật tư xuống kho nhận chứng từ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Tại phòng kế toán, kế toán vật liệu tiến hành sắp xếp, phân loại phiếu nhập kho, phiếu xuất kho theo đúng số thứ tự của phiếu nhập kho và phiếu xuất kho để tiện cho việc ghi sổ kế toán. Kế toán vật liệu ở Công ty sử dụng sổ chi tiết NVL để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Sổ chi tiết NVL ở Công ty được mở theo từng tháng và được mở cho từng thứ vật liệu khác nhau. BIỂU SỐ 5: Đơn vị....... SỔ CHI TIẾT NVL   Năm 2007 Tài khoản: 152 Tên vật liệu: Thép cuộn f 6LD Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Tồn kho đầu kỳ 4300 2.000 8.600.000 04 4/1 Nhập kho 4300 684 2.941.200 2.684 11.541.200 37 7/1 Xuất kho cho TC5 4300 684 2.941.200 2.000 8.600.000 54 15/1 Nhập kho 4000 1000 4.400.000 2000 x 4300 1000 x 4400 8.600.000 4.400.000 13.000.000 69 22/1 Xuất kho cho TC6 4300 718 3.087.400 1282 x 4300 1000 x 4400 5.512.600 4.400.000 9.912.600 72 27/1 Xuất kho cho TC6 4300 1282 5.512.600 1000x 4400 4.400.000 86 29/1 Xuất kho cho TC5 4400 268 1.179.200 732 x 4400 3.220.000 Số dư cuối tháng 732 x 4400 3.220.000 Cơ sở để ghi sổ chi tiết vật liệu là các chứng từ nhập xuất do thủ kho chuyển lên sau khi đủ kiểm tra hoàn chỉnh, đầy đủ. Căn cứ vào các chứng từ nhập kho ghi số lượng vật liệu nhập vào cột lượng nhập. Căn cứ vào các chứng từ xuất kho ghi số lượng xuất kho vào phần xuất. Cuối tháng cộng các chỉ tiêu theo cột để đối chiếu với thẻ kho và làm căn cứ để đối chiếu với kế toán tổng hợp đồng thời tính giá thực tế vật liệu xuất kho và tồn kho cuối kỳ bằng cách: + Tính tổng lượng vật liệu tồn đầu kỳ với đơn giá tồn đầu kỳ.. Liệt kê số lượng NVL của mỗi lần nhập và đơn giá NVL theo mỗi lần nhập đó. Tính tổng lượng vật liệu xuất kho từ đó tính được trị giá thực tế NVL xuất kho theo phương pháp nhập trước, xuất trước. Bằng cách cứ lô hàng nào nhập trước thì xuất trước và lấy trị giá thực tế của lô hàng đó để tính. Như vậy số liệu trên sổ chi tiết NVL làm căn cứ để đối chiếu với thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng và là cơ sở để tính giá NVL xuất kho Sau khi nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu ở kho về phòng kế toán, kế toán vật liệu phân loại chứng từ theo là chứng từ từng nhóm vật liệu (nếu là chứng từ nhập), phân loại vật liệu theo đối tượng sử dụng (nếu là chứng từ xuất). + Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập vật liệu, kế toán ghi vào sổ kê nhập vật liệu, vào chứng từ xuất vật liệu theo từng đối tượng sử dụng, kế toán vật liệu ghi vào tờ kê xuất vật liệu. BIỂU SỐ 6: BẢNG KÊ CHI TIẾT NHẬP VẬT LIỆU Tháng 1/2006 Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số tiền Ghi chú S N Nợ Có 04 5/1 Nhập kho Công ty 152 331 4.091.000 05 5/1 Nhập kho Công ty 152 311 36.282.300 06 10/1 Nhập kho Công ty 152 331 29.504.610 54 15/1 Nhập kho Công ty 152 331 40.156.300 PT-08 19/1 Nhập kho Công ty 152 141 5.454.540 PT-10 20/1 Nhập kho Công ty 152 111 2.074.000 PT-13 22/1 Nhập kho Công ty 152 111 37.272.686 72 27/1 Tái nhập kho Công ty 152 154 805.000 86 29/1 Nhập kho Công ty 152 112 665.000 Cộng 156.305.436 *Cơ sở và phương pháp lập bảng kê chi tiết nhập vật liệu - Căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho để ghi vào bảng kê chi tiết nhập vật liệu. Ví dụ6: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 04 ngày 4/1/2007. Nhập kho với số tiền thực tế: 4.091.000đ để ghi vào cột số tiền của bảng kê chi tiết nhập vật liệu. * Tác dụng: Số liệu tổng cộng của bảng kê chi tiết nhập vật liệu trong tháng làm căn cứ đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp vật liệu. Thực tế ở Công ty CP xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội số liệu tổng cộng của bảng kê nhập vật liệu làm căn cứ để đối chiếu kiểm tra với tổng số phát sinh nợ của sổ cái TK 152. BIỂU SỐ 7: BẢNG KÊ CHI TIẾT XUẤT VẬT LIỆU Tháng 1/2007 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số tiền Ghi chú S N Nợ Có 02 2/1 Thoát nước Hà Nội 154 152 15.454.450 37 7/1 Xây nhà bán Hoà Mục 154 152 12.941.200 38 9/1 Cấp nước ô5,ô6 Hoàn Kiếm 154 152 35.408.100 39 14/1 Cấp nước Nam Định 154 152 26.923.411 40 16/1 Cấp nước Gia Lâm 154 152 39.193.800 43 19/1 Cấp nước Thanh Hoá 154 152 23.524.256 44 21/1 Cấp nước Thái Nguyên 154 152 49.143.800 69 22/1 Cáp nước Láng Trung 154 152 3.087.400 Cộng 205.676.417 *Cơ sở và phương pháp lập bảng kê chi tiết xuất vật liệu: Căn cứ vào phiếu xuất kho theo từng đối tượng sử dụng, hàng ngày kế toán vật liêu ghi vào cột số tiền của bảng kê chi tiết xuất vật liệu . Ví dụ 7: Căn cứ vào phiếu xuất kho ngày 22/1. Với lý do xuất cho công trình cấp nước Láng Trung xuất kho với tổng số tiền là: 3.087.400đ để ghi vào cột số tiền của bảng kê chi tiết xuất vật liệu. * Tác dụng: Số liệu bảng kê chi tiết xuất vật liệu làm căn cứ để lập bảng phân bổ NVL xuất dùng trong tháng tính cho các đối tượng sử dụng liên quan đồng thời số liệu ở bảng kê cho tiết xuất vật liệu dùng để đối chiếu, kiểm tra với dòng tổng cộng số phát sinh trên sổ cái TK 152. 2.2.6 Kế toán tổng hợp vật liệu 2.2.6.1 Kế toán tổng hợp nhập vật liệu. Cùng với việc hạch toán chi tiết vật liệu, hàng ngày kế toán tổng hợp nhập vật tư là công việc không thể thiếu được trong công tác hạch vật tư. NVL của Công ty chủ yếu được nhập từ nguồn thu bên ngoài mà quan hệ thanh toán với người bán của Công ty chủ yếu là thanh toán với người cung cấp vật liệu nên kế toán tổng hợp nhập vật liệu được gắn chặt với kế toán thanh toán với người bán. Ngoài nhập kho vật liệu mua ngoài ở Công ty còn nhập kho vật liệu do Công ty tự gia công chế biến. Đôi khi nhập kho vật liệu do xuất dùng cho sản xuất nhưng không sử dụng hết hoặc phế liệu thu hồi còn là "Tái nhập kho". Kế toán tổng hợp nhập vật tư sử dụng các TK sau: TK: 152,,331,111,112,141,311,154. * Nhập kho vật liệu nguồn thu mua bên ngoài Do tính tất yếu của nền kinh tế thị trường là diễn ra trên cơ sở thuận mua vừa bán. Đối với các đơn vị bán thường xuyên nếu Công ty có nhu cầu mua, bên bán sẽ gửi giấy báo giá đến trước. Căn cứ vào đó mà Công ty chuẩn bị tiền để thanh toán hoặc khất nợ. Nếu sau hoặc đồng thời thì căn cứ vào hoá đơn do đơn vị bán gửi đến cùng lúc với vật liệu về nhập kho Công ty. Như vậy không có trường hợp vật liệu về mà hoá đơn chưa về trong tháng hoặc ngược lại. Do vậy, kế toán chỉ ghi sổ các trường hợp hàng và hoá đơn cùng về trong tháng. Trong tháng khi có vật liệu mua ngoài về nhập kho cùng với hoá đơn do bên bán gửi kèm. Căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho, kế toán tiến hành ghi chi tiết TK 331 phải trả cho người bán . Tổng cộng phát sinh có TK 331 kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 5 (ghi có TK331). Sổ chi tiết TK 331 được mở theo từng tháng và theo từng đối tượng (đơn vị cung cấp) theo số tờ nhất định tuỳ thuộc vào khối lượng chủng loại NVL cung cấp cho Công ty nhiều hay ít. Khi nhận được hoá đơn do bên bán gửi, kế toán ghi vào bảng kê hoá đơn mua vào để tiện theo dõi trị giá thực tế của NVL nhập kho và phần thuế GTGT được khấu trừ theo từng đối tượng cung cấp. BIỂU SỐ 8 BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN MUA HÀNG HOÁ Tháng 1/2007 Chứng từ Đơn vị bán Trị giá hàng hoá Số tiền Tổng cộng MS NT Thuế suất Mức thuế 09522 4/1 Công ty SX & KD thiết bị chương Dương 4.091.000 10% 409.100 4.500.000 10527 5/1 Công ty SX & KD vật tư thiết bị Chương Dương 36.282.300 10% 3.628.230 39.910.530 20757 10/1 Công ty SX & KD thiết bị chương Dương 29.504.610 10% 2.950.416 32.454.576 30376 15/1 Công ty SX & KD thiết bị chương Dương 40.156.300 10% 4.015.630 44.171.930 40258 19/1 Công ty SX & KD thiết bị chương Dương 5.454.540 10% 545.454 5.999.994 40276 20/1 Công ty Bê tông Xây dựng Thịnh Liệt 2.074.000 10% 207.400 2.281.400 40370 22/1 Công ty Vật liệuvà Xây dựng Đại La 37.272.686 10% 3.727.268,6 40.999.954,6 4372 27/1 Công ty Xuất nhập khẩu vật liệu Xây dựng Hà Nội 665.000 10% 66.500 731.500 Cộng 155.500.436 15.550.043,6 171.050.479,6 Từ đó kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 331: Phải trả cho người bán . BIỂU SỐ 9 SỔ CHI TIẾT TK 331 (Tháng 1/2007) Đối tượng: Công ty sản xuất và kinh doanh vật tư thiết bị Chương Dương Đơn vị tính; Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Nợ Có Nợ Có S N Số dư 1/1/2001 4.091.000 4.091.000 05 5/1 Mua thép cuộn 152 36.282.300 36.282.300 ... ... .......................................... .... ..... ....... ..... .... 19 19/1 Mua thép I 152 5.454.540 5.454.540 Cộng 115.488.750 115.488.750 Cuối tháng kế toán tổng hợp tiến hành cộng sổ chi tiết TK 331 cho từng đối tượng và lấy số liệu của dòng tổng cộng số phát sinh trong tháng để ghi vào NKCT số 5 (ghi có TK 331 phải trả người bán). BIỂU S0Ố 10 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5: Ghi có TK 331- Phải trả cho người bán Tháng 1/2007 Đơn vị tính :đồng STT Tên đơn vị (người bán) Số dư đầu tháng Ghi có TK 331 - Nợ các TK ... Theo dõi hạch toán Nợ TK, Có TK Số dư cuối tháng Nợ Có 152 133 Cộng có TK 331 111 Cộng nợ TK 331 1 Công ty sản xuất và kinh doanh thiết bị Chương Dương 115.488.750 11.548.875 127.037.625 127.037.625 2 Công ty XNK VL XD Hà nội 665.000 66.500 731.500 731.500 3 Tổng cộng 116.153.750 11.615.375 127.769.125 127.769.125 Thông qua NKCT số 5 Công ty sẽ biết được tổng quát tình hình thanh toán giữa Công ty với các đơn vị cung cấp vật tư, hàng hoá làm cơ sở số liệu để ghi sổ cái (có TK 331, nợ các TK). - Hàng ngày trong tháng nếu phát sinh các khoản chi tiền mặt về thu mua NVL thủ quỹ căn cứ vào các phiếu chi để ghi vào sổ quỹ kiêm bảo cáo quỹ tiền mặt và cuối ngày chuyển cho kế toán kế toán tiến hành ghi vào NKCT số 1 (Ghi có TK 111) BIỂU SỐ 11: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Tháng 1/2007 Đơn vị tính: đồng Ngày Ghi có TK 111, ghi nợ các TK Cộng có TT TK 331 TK141 TK334 TK152 TK133 TK111 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 20/1 22/1 ...... ........ ...... 2. 074.000 37.272.686 725.629 3.727.269 2.799.629 40.999.995 Cộng: 39.346.686 4.452.898 43.799.584 Trong tháng có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mua vật liệu bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán căn cứ vào hoá đơn do bên bán gửi đến và giấy báo nợ của ngân hàng, ghi vào bảng kê hoá đơn giá trị thực tế nguyên vật liệu nhập kho, thuế giá trị gia tăng được khấu trừ và ghi vào Nhật ký chứng từ số 2 (ghi có TK112). BIỂU SỐ 12: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Tháng 1/2007 Đơn vị tính: đồng Số Ngày Ghi có TK 112, ghi nợ các TK Cộng có TT TK 331 TK111 .. . TK152 TK133 TK112 1 2 3 4 5 6 7 8 1 29/1 665.000 66.500 731.500 Cộng: 665.000 66.500 731.500 - Trong tháng tạm ứng tiền cho nhân viên vật tư đi mua nguyên vật liệu và khi có vật liệu về nhập kho do mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứng. Kế toán sử dụng sổ chi tiết TK 141 - tạm ứng để theo dõi. Căn cứ vào giấy báo giá của người bán gửi đến, nhân viên vật tư viết đơn đề nghị tạm ứng và được sự đồng ý của Giám đốc Công ty. Sau đó xuống phòng kế toán, kế toán căn cứ vào đơn xin tạm ứng được duyệt của Giám đốc Công ty để viết phiếu chi. Căn cứ vào phiếu chi thủ quỹ cấp tiền cho nhân viên vật tư. Khi có vật liệu về nhập kho, nhân viên vật tư thanh toán tiền mua nguyên vật liệu ghi vào bảng kê hoá đơn mua hàng trị giá thực tế mua nguyên vật liệu và phần thuế GTGT đầu vào. Số liệu dòng cộng phát sinh bên có TK 141 theo giá thực tế mua vật tư là căn cứ để kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ số 10 (ghi có TK 141, nợ các TK liên quan) BIỂU SỐ 13 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 Ghi Có TK 141 Tháng 1 năm 2007 Đơn vị: đồng S T T Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi Nợ TK152, có các TL l.quan Số dư cuối tháng Nợ Có 141 133 Cộng Nợ Có Tạmứng mua NVL 5.454.540 545.454 5.999.994 Cộng ... ... 5.454.540 545.454 5.999.994 .... ... Ở Công ty Xây dựng lắp máy điện Hà Nội sổ chi tiết TK 141- Tạm ứng được mở theo từng tháng cho từng đối tượng xin tạm ứng. VíDụ8: Căn cứ vào chứng từ nhập vật liệu số 19 ngày 19/1/2007 Đối tượng Nguyễn Quốc Chính: - Giá mua thực tế nguyên vật liệu: 5.454.540 - Thuế GTGT đầu vào: 545.454 - Tổng giá thanh toán: 5.999.994 Kế toán ghi vào bảng kê hoá đơn mua hàng Tổng giá thanh toán mua nguyên vật liệu: - Cột trị giá nguyên vật liệu kế toán ghi: 5.454.450 - Cột thuế GTGT đầu vào: 545.454 - Cột tổng số: 5.999.994 Đồng thời kế toán ghi sổ chi tiết TK 141 trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho . BIỂU SỐ: 14 SỔ CHI TIẾT TK 141 Tháng 1/2007 Đối tượng: Nguyễn Quốc Chính Chứng từ Diễn giải TK Số phát sinh Số dư S N đối ứng Nợ Có Nợ Có PT 08 19/1 Số dư 1/2005 - Thanh toán tiền mua NVL - Thuế GTGT 152 133 5.454.540 545.454 Cộng: 5.999.994 Số dư cuối tháng: **** - Trong tháng nếu phát sinh nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu bằng tiền vay ngắn hạn, kế toán tiến hành ghi vào bảng kê hoá đơn hàng hoá tổng số tiền nhập vật liệu và thuế GTGT. Đồng thời ghi vào Nhật ký chứng từ số 4 ( ghi có TK 311 ......) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 4 BIỂU SỐ 15: Ghi có TK 311- Vay ngắn hạn Tháng 1/2007 Đơn vị tính:đồng STT CT Diễn giải Ghi Có TK 311, Nợ các tài khoản liên quan STT CT Theo dõi tt S N 152 133 Cộng Có 1 5 Công ty SX &KD thiết bị Chương Dương 36.282.300 3.628.230 39.910.530 Cộng 36.282.300 3.628.230 39.910.530 Nhật ký chứng từ số 4 dùng để phản ánh bên có của TK 311 (tình hình vay nợ) và theo dõi thanh toán ( ghi nợ TK 311.. ., có các TK liên quan) *Nhập kho vật liệu do Công ty tự chế. Đối với vật liệu do Công ty tự chế, phòng kế toán Công ty không mở sổ chi tiết để ghi chép, theo dõi. Để tính giá thành, vật liệu tự chế nhập kho Công ty giao cho bản thân các đơn vị thành viên, các xí nghiệp phụ thuộc tự hạch toán chi phí và giá thành vật liệu tự chế nhập kho. Nhân viên vật tư ở các xí nghiệp có nhiệm vụ ghi chép tập hợp và tính giá thành vật liệu tự chế căn cứ vào: + Đơn giá của vật liệu xuất kho chế biến + Căn cứ vào đơn giá mức lương mà Công ty đã khoán cụ thể cho từng loại công việc. + Căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng chi tiết sản phẩm. Cuối tháng, các nhân viên vật tư căn cứ vào bảng kê tính giá thành vật liệu nhập kho do đơn vị mình thực hiện gửi lên để lập phiếu nhập kho, đơn giá của vật liệu nhập kho chính là đơn giá của sản phẩm ở bảng kê sản phẩm nhập kho. Thủ tục nhập kho vật liệu do Công ty tự gia công chế biến tương tự như đối với trường hợp nhập kho vật liệu do mua ngoài. *Nhập kho phế liệu thu hồi: Trường hợp nhập kho phế liệu thu hồi: Căn cứ vào phiếu nhập kho phế liệu do các nhân viên vật tư ở các xí nghiệp chuyển lên (trên phiếu nhập kho chỉ ghi theo số lượng) kế toán sẽ ghi vào Nhật ký chứng từ số 7 . BIỂU SỐ 16 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 Phần 1 : Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp Tháng 1 năm 2007 Đơn vị: đồng STT Các TK ghi Có Các TK ghi Nợ TK 142 TK 152 Các TK ở các NKCT Tổng cộng chi phí 1 2 .... 1 2 3 4 5 6 7 8 1 154 805.000 805.000 2.2.6.2 Kế toán tổng hợp xuất vật liệu Ở Công ty CP xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội, vật liệu xuất kho chủ yếu cho việc sản xuất (các công trình), quản lý và phục vụ cho quá trình sản xuất. Ngoài ra vật liệu còn được xuất kho cho nhu cầu khác: như quản lý doanh nghiệp, xuất bán, xuất để gia công chế biến...... Do vậy kế toán tổng hợp xuất vật liệu trong Công ty phải phản ánh đầy đủ kịp thời tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tượng giá trị của vật liệu xuất dùng cho từng bộ phận sử dụng trong Công ty cũng như xuất dùng cho các đối tượng khác. Do Công ty chỉ đánh giá vật liệu theo giá thực tế nên kế toán tổng hợp căn cứ vào bảng kê chi tiết xuất kho vật liệu trong tháng để lập bảng phân bổ nguyên vật liệu. Bảng phân bổ nguyên vật liệu dùng để phân bổ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng tính cho các đối tượng sử dụng liên quan. * Cơ sở số liệu và phương pháp lập bảng phân bổ nguyên vật liệu: Căn cứ số liệu để lập bản phân bổ nguyên vật liệu là các chứng từ xuất kho vật liệu. Các chứng từ xuất kho vật liệu trong tháng được tập hợp rồi loại riêng theo từng đối tượng sử dụng cụ thể. VíDụ9: Xuất vật liệu cho công trình cấp thoát nước Hà nội, cấp thoát nước Nam Định, cấp thoát nước Thanh Hoá... Sau đó kế toán tiến hành tổng hợp toàn bộ trị giá vật liệu xuất dùng và ghi vào bảng phân bổ nguyên vật liệu. Cuối tháng, kế toán cộng bảng phân bổ vật liệu. Số liệu ở dòng cộng sẽ được chuyển sang các sổ, TK có liên quan khác như: - Nhật ký chứng từ số 7 - Sổ cái TK 152 BIỂU SỐ17 BẢNG PHÂN BỔ VẬT LIỆU Tháng 1/2007 Số TT Ghi có TK TK 152 TK 153 Ghi nợ TK154 (Đối tượng sử dụng) HT TT HT TT 1 2 3 4 5 6 7 8 Thoát nước Hà Nội Xây nhà bán Hoà Mục Cấp nước Hoàn Kiếm Cấp nước Nam Định Cấp nước Gia Lâm Cấp nước Thanh Hoá Cấp nước Thái Nguyên Cấp nước Láng Trung 15.454.450 12.941.200 35.408.100 26.923.411 39.193.800 23.524.256 49.143.800 3.087.000 Cộng: 205.676.417 BIỂU SỐ 18 SỔ CÁI TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” Số dư đầu năm 2006 Nợ Có 1.290.530.600 Ghi có các TK đối ứng với TK 152 Tháng 1 Tháng 2 ....... Tháng12 Cộng TK 111 (NKCT1) TK 112 (NKCT2) TK 331 (NKCT5) TK 141 (NKCT10) TK 311 (NKCT4) TK 154 (NKCT7) 39.346.686 665.000 116.153.750 5.454.540 36.282.300 805.000 Cộng số PS Nợ 156.305.436 Cộng số PS Có 205.676.417 Số dư cuối tháng Nợ Có 1.241.159.619 * Nội dung: Sổ cái TK được mở cho cả năm trên một tờ sổ, phản ánh số phát sinh nợ, số phát sinh có và số dư cuối tháng * Cơ sở số liệu và phương pháp ghi sổ cái: - Cơ sở số liệu để ghi sổ cái TK 152 là các NKCT số 1, NKCT số 2, NKCT số 5, NKCT số 4, NKCT số 7, NKCT số 10 và bảng phân bổ nguyên vật liệu . - Dòng tổng cộng số phát sinh bên Nợ của sổ cái tài khoản 152 được ghi căn cứ vào NKCT số 7 ghi có TK 152, ghi nợ TK 154 - Dòng số dư cuối tháng căn cứ vào số dư cuối tháng trước, tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có để tính. Cuối tháng sau khi khoá sổ và kiểm tra đối chiếu số liệu trên các NKCT kế toán mới tiến hành lấy số liệu từ các NKCT để ghi sổ cái. CHƯƠNG 3 MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VẬT LIỆU Ở CÔNG TY XÂY DỰNG LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI. 3.1 ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP XÂY DỰNG LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC Công tyCP xây dựng lắp máy điện nước Hà nội qua nhiều năm phát triển đến nay công ty đã có nhiều những bước tiến rõ rệt. Sản xuất kinh doanh có hiệu quả, đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân ngày một khá hơn, thực hiện đầy đủ mọi nghĩa vụ đối với nhà nước. Công ty luôn chú ý tới việc nâng cao tay nghề, cấp bậc thợ cho công nhân cũng như nâng cao trình độ cho cán bộ quản lý. Hơn thế nữa, công ty đã tìm cho mình một hướng đi đúng đắn, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất, thi công, không những tăng cường vốn đầu tư vào việc mua sắm máy móc và trang thiết bị hiện đại để bắt kịp với xu hướng phát triển của thị trường. Đến nay công ty đã có một chỗ đứng khá vững chắc trên thị trường xây dựng, là một doanh nghiệp luôn có uy tín đã và đang thi công nhiều công trình trên khắp mọi miền đất nước. Là một thành viên trực thuộc Sở Xây dựng Hà nội, một đứa con trong gia đình của ngành XDCB, công ty cũng luôn cố gắng thực hiện tốt những qui chế quản lý của ngành nói chung và đối với công tác quản lí, nâng cao hiệu quả sử dụng vật tư nói riêng. Mục tiêu lâu dài của công ty cũng chính là tuân theo xu hướng của tất cả các ngành kinh tế khác tồn tại trong nền kinh tế quốc dân.Đó là ,bảo đảm đúng mục tiêu chiến lược phát triển kinh tế xã hội trong từng thời kỳ theo định hướng XHCN. Thực hiện chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng công nghiệp hoá - hiện đại hoá, đẩy nhanh tốc độ phát triển kinh tế, nâng cao đời sống vật chất tinh thần của nhân dân. Để tiến hành sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả, ở bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào cũng cần đến một nguồn đối tượng lao động ( nguyên nhiên vật liệu, bán thành phẩm...) dồi dào. Những đối tượng lao động nói trên nếu xét về hình thái hiện vật gọi là các tài sản lưu động, còn xét về hình thái giá trị được gọi là vốn lưu động của doanh nghiệp.Trong điều kiện kinh tế thị trường, công tác quản lí vốn lưu động nói chung và nhiệm vụ giám sát, theo dõi quá trình vận động không ngừng qua các chu kỳ sản xuất kinh doanh, luôn được biểu hiện dưới hình thái ban đầu là vốn tiện tệ, sau chuyển sang hình thái vốn vật tư hàng hoá...rối lại quay trở về hình thái ban đầu là vô cùng cần thiết và cấp bách. Vật liệu là một bộ phận quan trọng của vốn lưu động trong khâu dự trữ. Nó phản ánh một lượng vốn lưu động nhất định được doanh nghiệp xác định và duy trì cho mọi quá trình sản xuất kinh doanh. Là một doanh nghiệp xây lắp, công tyCP XD lắp máy điện nước Hà nội luôn quan tâm đến việc duy trì một lượng vốn trong khâu dự trữ vừa đủ để phục vụ cho các nhiệm vụ đặc thù của ngành mình. Đơn vị: đồng Năm 2005 Năm 2006 Nguyên vật liệu 1.430.700.890 1.290.530.600 Công cụ dụng cụ 780.984 750.400 Vốn lưu động 10.321.537.945 12.879.120.650 Tổng số vốn 13.913.933.891 20.466.969.090 Vốn LĐ/å số vốn(%) 78,18 62,92 Vốn dự trữ/Vốn LĐ(% 13,86 10,02 Giá trị NVL/ Vốn LĐ 13,86 10,02 ( trích Báo cáo Tài chính 2005,2006 ) Theo tính toán số liệu của 2 năm gần đây, giá trị vốn lưu động chiếm trên tổng số vốn của công ty đang có xu hướng giảm ( 62,92%- 78,18% = -15,26%, tương ứng với tỉ lệ là -24,25% ). Trong khi đó, giá trị vốn dự trữ chủ yếu là giá trị vật tư chiếm trên tổng vốn lưu động cũng giảm, cụ thể: 10,02% - 13,86% = -3,84%, tương ứng với tỉ lệ là -38,32%. Riêng đối với nguyên vật liệu, so sánh giữa 2 năm tỉ trọng này cũng đang có xu hướng giảm -3,84%, tương ứng với tỉ lệ là -38,32%. Điều này phản ánh giá trị nguyên vật liệu tồn trong kho của doanh nghiệp năm sau ít hơn năm trước, trong khi đó tổng số vốn lưu động của doanh nghiệp năm 2006 lại tăng mạnh so với năm 2005. Tuy nhiên công ty vẫn đảm bảo một lượng vật liệu tồn kho dự trữ vừa đủ. Bởi vì nếu công ty tăng lượng dự trữ vật liệu tồn kho sẽ dẫn đến việc tăng thêm các chi phi bổ sung như : chi phí bảo quản, chi phí bảo hiểm kho hoặc những rủi ro làm giảm chất lượng vật liệu tồn kho..Như vậy, trong chiến lược phát triển mới của mình, mục đích của công ty là hạn chế đến mức tối thiểu có thể số nguyên vật liệu tồn kho, tránh để một lượng nguyên vật liệu lớn hơn nhiều so với nhu cầu sản xuất kinh doanh của mình luôn bị ứ đọng, dẫn đến tồn đọng vốn, phần nào làm giảm tốc độ luân chuyển của vốn lưu động. Qua tính toán ta thấy được sự phân bố của giá trị vật tư chiếm trong tổng số vốn lưu động của công ty, từ đó nhận ra những nhu cầu vốn về vật tư cho từng năm cũng có sự biến động khá mạnh. Nếu xác định đúng đắn, chính xác được nhu cầu về vật tư thì công ty sẽ nâng cao hiệu quả kinh tế,tiết kiệm chi phí, hạ giá thành, đặt biệt đối với vốn lưu động là vật tư dự trữ tránh tình trạng ứ động vốn, sử dụng vốn không hợp lý, vỏ bọc giả tạo về nhu cầu vật tư... Đặt trong tình hình thực tế của công ty CP XD lắp máy điện nước HN, tỉ trọng vật tư chiếm trên tổng số vốn lưu động trong 2 năm gần đây giảm, tuy nhiên xét trong hoàn cảnh thực tế sản xuất kinh doanh của công ty và tình hình cung cấp vật tư trên thi trường thì điều này lại là tín hiệu tốt. Thật vậy, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp trong ngành xây lắp đều có mức dự trữ vật tư trong kho càng ít càng tốt. Nhu cầu dự trữ thường xuyên cho các công trình, nhu cầu dự trữ thời vụ vào cuối năm như trước kia hiện nay không còn nữa. Các nhà cung cấp vật tư cho công ty luôn sẵn sàng cung ứng , đáp ứng không những vế số lượng mà cả về chất lượng. Các nguyên vật liệu chính phục vụ chủ yếu trong các công trình xây dựng, lắp đặt như: sắt, thép các loại, gạch, xi măng...luôn sẵn có trên thị trường. Ngoài ra công ty còn có một mạng lưới kho tàng tập kết vật tư tốt, hạn chế hao hụt trong khâu bảo quản. Chu kỳ giao hàng , thời gian vận chuyển từ nơi cung ứng đến chân công trình hay về kho đều được rút ngắn đến mức tối thiểu. Mặt khác, tỉ trọng vật liệu so vốn lưu động giảm cho thấy vòng quay vật liệu tại công ty ngày càng nhanh, công ty chỉ tập trung một lượng vốn nhất định vừa đủ vào việc dự trữ vật liệu là sự mạnh dạn, táo bạo trong sản xuất kinh doanh. Bởi vì, công ty muốn có thêm một lượng vốn bằng tiền, các khoản vốn đầu tư ngắn hạn, các khoản vốn trong thanh toán... để phục vụ cho các mục tiêu kinh doanh khác của công ty. Gắn với nhiệm vụ kế toán vật liệu và các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu tại công ty, cụ thể là :Huy động và sử dụng có hiệu quả cao nhất các nguồn vật liệu hiện có, giảm thiểu lượng vốn rót vào những vật tư thực sự chưa cần thiết. Nâng cao vai trò lao động, sản xuất tiết kiệm, khuyến khích tinh thần say mê nghiên cứu tìm tòi, đưa ra những phát hiện,sáng kiến nhằm đẩy nhanh năng xuất lao động, hạ thấp chi phí , hạ thấp giá thành sản phẩm Về mặt tổ chức kế toán, cũng như nhiều doanh nghiệp khác, công ty đang áp dụng hệ thống kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định của Bộ Tài chính, nhanh chóng tiếp cận và áp dụng Hệ thống chuẩn mực Kế toán Việt Nam ( 01/2002). Đây là chế độ kế toán được xây dựng trên nguyên tắc và thông lệ kế toán các nước phát triển. Qua thời gian thực tập tại Công ty CP xây dựng lắp máy điện nước, em thấy công tác kế toán vật liệu ở công ty có những nét nổi bật: 3.1.1 Những mặt ưu thế - Nhìn chung công ty đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch mua nguyên vật liệu.Với khối lượng NVL sử dụng lớn, chủng loại đa dạng mà công ty vẫn cung cấp đầy đủ cho nhu cầu sản xuất giúp cho quá trình thi công được tiến hành liên tục, ít bị gián đoạn cho thấy tinh thần trách nhiệm cao và sự nỗ lực của các đơn vị, cá nhân của toàn công ty là rất cao. - Về tổ chức kho bảo quản: các kho NVL được sắp xếp một cách có hệ thống và hợp lý, đội ngũ thủ kho có tinh thần trách nhiệm nên công việc tổ chức, bảo quản , giao nhập NVL tiến hành khá tốt. - Nhân viên kinh tế tại các xí nghiệp, các đội đã thực hiện khá tốt việc theo dõi tình hình sử dụng vật liệu tại các công trình, giao đầy đủ chứng từ cho kế toán vật tư và kế toán giá thành. - Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức phù hợp với yêu cầu công việc, phù hợp với trình độ khả năng chuyên môn của từng người. Do việc tổ chức công tác hạch toán và vận dụng những cải tiến mới trong hạch toán được tiến hành một cách kịp thời và thích ứng với điều kiện của công ty. - Kế toán vật tư thực hiện tương đối tốt, phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty, đảm bảo theo dõi, tính toán và phân bổ chính xác cho từng đối tượng sử dụng. Kế toán vật tư đã tập hợp đầy đủ sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ nhập kho vật tư. 3.1.2 Những mặt hạn chế Tuy nhiên, do đặc thù là một doanh nghiệp của ngành XDCB, sản phẩm xây lắp là công trình hoặc hạng mục công trình dở dang, các công trình dân dụng,các công trình lắp đặt điện nước...Hầu hết các sản phẩm này đều có qui mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian sử dụng lâu dài, giá trị lớn, có tính tổng hợp về kinh tế, chính trị, kỹ thuật,nghệ thuật...Mặt khác, quá trình thi công lại được chia làm nhiều giai đoạn: chuẩn bị điều kiện cho thi công, xây dựng, lắp đặt kết cấu, thiết bị công nghệ và các thiết bị kỹ thuật phục vụ cho các đối tượng sử dụng . Mỗi giai đoạn thi công lại bao gồm rất nhiều công việc khác nhau, khối lượng thi công chủ yếu được tiến hành ngoài trời nên chịu ảnh hưởng rất nhiều của điều kiện thiên nhiên như: nắng, mưa, gió, bão ...Do đó, quá trình và điều kiện sản xuất thi công không ổn định, có tính lưu động cao..Điều này làm cho việc quản lí và nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu nói riêng và công tác hạch toán kế toán nói chung ở công ty cũng có một số khó khăn, cụ thể là: - Việc tổ chức quản lý vật liệu ở các xí nghiệp đội thi công đặc biệt vật tư mua được chuyển thẳng đến chân công trình còn chưa chặt chẽ. Vì việc giao nhận các loại vật liệu này không được cân đong đo đếm, lại để ngay tại chân công trình nên công tác quản lý bảo vệ số lượng vật tư này có phần thiếu sót gây lãng phí và thất thoát một lượng vật liệu đáng kể. - Về bộ máy kế toán: Hiện nay bộ máy kế toán tại công ty đã được tổ chức một cách khoa học và khá hiệu quả nhưng có một số mặt còn hạn chế. Với quy mô và sự phát triển của công ty ngày càng lớn mạnh các công trình ngày càng nhiều, nghiệp vụ phát sinh tương đối lớn thì đội ngũ kế toán của công ty chỉ gồm 5 người phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán theo dõi các nghiệp vụ của 7 đơn vị thành viên. Do đó bộ máy kế toán rất vất vả trong công tác hạch toán NVL nhất là lúc tổng hợp cuối kỳ. - Do đặc điểm của ngành thi công xây lắp, các công trình thi công ở các địa điểm khác nhau, thường xa công ty nên cuối tháng hoặc đầu tháng sau các xí nghiệp mới hoàn thành chứng từ lên phòng kế toán công ty. Nhưng thực tế, việc hoàn thành chứng từ thường chậm trễ kéo dài ảnh hưởng đến việc tổng hợp số liệu, ghi sổ kế toán không kịp thời. - Hệ thống sổ sách kế toán của công ty vẫn chưa khoa học do chưa áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý kế toán dẫn đến hệ thống sổ sách của phòng kế toán còn rườm rà. 3.2 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP 3.2.1 Ý kiến thứ nhất: Tổ chức quản lý vật liệu Công ty nên tiến hành phân tích tình quản lý sử dụng vật liệu để đảm bảo cho việc đánh giá chính xác, cụ thể các kết quả của quá trình quản lý sử dụng nguyên vật liệu. Xác định rõ nguyên nhân các nhân tố cụ thể ảnh hưởng đến tình hình tăng giảm vật liệu để có biện pháp khắc phục đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục. Theo tôi Công ty nên phân tích tình hình cung cấp về tổng khối lượng nguyên vật liệu dựa vào tỷ lệ hoàn thành kế hoạch về tổng khối lượng NVL. Ngoài ra Công ty cần sử dụng tỷ lệ hoàn thành cung cấp các loại nguyên vật liệu chủ yếu để phân tích tình hình cung cấp về các loại nguyên vật liệu chủ yếu. Mặt khác cần phân tích mức đảm bảo từng NVL chủ yếu và xem xét khoảng cách giữa các lần nhập. Cần quan tâm đến việc phân tích tình hình khai thác các nguồn NVL trên cơ sở đó Công ty sẽ tính toán được lợi ích kinh tế và đi đến quyết định khai thác hay huỷ bỏ. Như đã nói ở trên, việc quản lý vật liệu hiện nay ở Công ty CP xây dựng lắp máy điện nước là tương đối chặt chẽ và đảm bảo nguyên tắc nhập xuất vật liệu. Tuy nhiên, trên thực tế ở các xí nghiệp và đội thi công, việc quản lý này còn một vài thiếu sót gây lãng phí vật liệu là đối với những vật tư không nhập kho mà chuyển thẳng đến chân công trình như: cát, đá, sỏi... để thuận tiện cho việc sử dụng. Chỗ để các loại vật liệu này thường xuyên chuyển đổi, việc giao nhận các loại vật tư này không được cân đong đếm kỹ lưỡng nên dẫn đến việc thất thoát một số lượng vật tư đáng kể. Vì vậy công ty nên chuẩn bị chỗ để vật tư sao cho dễ bảo vệ, thuận tiện cho quá trình thi công, cần cử người bảo vệ để tránh việc thất thoát vật liệu. 3.2.2 Ý kiến thứ hai: Việc hoàn chứng từ của các xí nghiệp Hiện nay, các hoạt động đi mua vật liệu hàng ngày thường được mua bằng tiền tạm ứng. Căn cứ vào định mức một số vốn để thi công, vào cuối tháng, hoặc đầu tháng sau các đội, xí nghiệp phải hoàn các chứng từ hoá đơn lên phòng Tài vụ. Thực tế, việc hoàn chứng từ này thường chậm trễ và kéo dài, có khi đến cuối tháng sau mới hoàn đủ chứng từ. Điều này gây khó khăn cho công tác kế toán trong việc sử lý số liệu và lập báo cáo kế toán. Vì vậy, công ty nên quy định cho các xí nghiệp thời hạn hoàn chứng từ chính xác cụ thể để tránh tình trạng như hiện nay, đảm bảo việc phản ánh số liệu một cách kịp thời. Hơn nữa, việc trao đổi giữa thủ kho và kế toán không thường xuyên, chỉ định kỳ vào cuối tháng, do đó khi có sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng Tài vụ gặp rất nhiều khó khăn. Vì vậy, khi phát sinh sai sót ở khâu nào thủ kho phải báo ngay cho phòng kế toán biết để xử lý, khắc phục những sai sót. 3.2.3 Ý kiến thứ 3: Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán Bằng cách áp dụng công nghệ thông tin vào hạch toán, giảm bớt số lượng sổ sách, giúp cho việc quản lý được thuận tiện. Công tyCP XD lắp máy điện nước Hà nội, việc trang bị máy vi tính cho phòng kế toán hiện nay chưa đi sâu vào chiều sâu. Công ty cần nhận thức rõ hơn vai trò của tin học trong công tác kế toán. Hơn nữa hạch toán vật tư ở công ty có rất nhiều chủng loại rất phức tạp, nếu cứ làm bằng tay thì khó tránh khỏi sai sót, khó đảm bảo tính chính xã trong công tác hạch toán. Vì vậy trong thời gian tới công ty nên có riêng một chương trình phần mềm kế toán chuyên dụng, phù hợp với tình hình thực tể công ty. Đối với công tác hạch toán vật tư, với chủng loại vật liệu công cụ dụng cụ đa dạng, việc mã hoá tên các loại vật tư, nhằm giảm bớt gánh nặng cho các nhân viên kế toán khi nạp số liệu vào máy. Kế toán vật liệu có thể mở từng tệp để quản lí từng nhóm, loại vật liệu theo dạng hình cây. Hằng ngày khi có chứng từ nhập-xuất của từng thứ loại nào thì kế toán vào số liệu cho từng thứ, loại vật liệu đó. Hằng ngày, máy vi tính sẽ tự động tính toán số lượng nhập, xuất và tồn, vì vậy sẽ đáp ứng kịp thời nhu cầu chính xã về số lượng các thông tin về vật liệu. 3.2.4 Ý kiến thứ 4 : Công ty nên mở sổ danh điểm vật liệu Do tính phong phú về chủng loại vật liệu tại công ty mà hiện nay vẫn chưa được mã hoá, theo em công ty nên mở sổ danh điểm vật liệu được chia thành loại, nhóm, thứ và được mã hoá bằng các kí hiệu thay thế tên gọi, nhãn hiêu, qui cách của vật liệu. Sổ này được lập dựa trên cơ sở phân loại vật liệu ở công ty. Mỗi loại vật liệu sử dụng một số trang trong sổ để ghi đủ các nhóm, thứ vật liệu. Số hiệu của loại, nhóm, thứ vật liệu tuỳ thhuộc vào số lượng hiện có của nó tại công ty. Mẫu sổ dưới đây có thể coi như một gợi ý: SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU Loại : Nguyên vật liệu chính ( Kí hiệu TK 1521 ) Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Đơn vị tính Nhóm Danh điểm VT 1521.01 152.02 152.01.1 152.01.2 152.02.1 152.02.2 Thép Thép f 12 Thái nguyên Thép f 12 Liên Xô Sắt Sắt LD Sắt L100 kg kg kg kg 3.2.5 Ý kiến thứ 5: Công ty nên mở bảng kê tính giá vật liệu xuất kho Hiện tại công ty tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo phương pháp Nhập trước- Xuất trước. Theo phương pháp này việc tính giá thực tế vật liệu xuất kho đòi hỏi kế toán phải theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình nhập- xuất- tồn vật liệu. Bên cạnh đó việc tính toán việc tính toán lại phụ thuộc vào nhiều nhân tố. Sở dĩ như vậy vì mỗi lần nhập lại có một đơn giá vật liệu khác nhau, điều này có thể do biến động giá cả thị trường, do tính khan hiếm của chủng loại vật liệu..., sẽ kéo theo sự thay đổi trị giá thực tế vật liệu xuất kho. Trên cơ sở phân tích đó, để khắc phục mặt hạn chế này công ty có thể áp dụng phương pháp tính trị giá thực tế vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Theo phương pháp này, khối lượng công việc của kế toán có thể giảm bớt, việc tính toán giá thực tế vật liệu xuất kho có thể tiến hành dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn...Bảng kê tính giá thực tế vật liệu xuất kho có thể theo mẫu sau: Đơn vị tính: đồng Tên vật liệu Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL ĐG TT SL TT Thép f6LD 2000 8600 1684 7774 2952` 4444 13118688 732 3253008 .......... ... ... ... ... ... ... .... ... ... Trong đó : Đơn giá bình quân Số tiền tồn ĐK + Số tiền nhập TK gia quyền Số lượng tồn ĐK + Số lượng nhập TK =( 8.600 000+ 7.774.050 )/ ( 2.000 + 1.684 ) = 16.374.050/ 3.684 = 4 444 Trị giá thực tế thép xuất kho = Đơn giá bình quân*Số lượng xuất tk = 4.444 * 2952 = 13.118.688 Trị giá thép tồn ck = Đơn giá bình quân * Số lượng tồn ck = 4.444 * 732 = 3.235.008 3.2.6 Ý kiến thứ 6 : Công ty nên mở các Tài khoản loại 6 Trên thực tế, việc hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động XDCB ở công ty đều được định khoản như sau: Nợ TK 154 Giá trị nguyên vật liệu xuất kho Có TK 152 Giá trị nguyên vật liệu xuất kho Việc hạch toán như trên về nguyên tắc là không vi phạm chế độ nhưng thực chất đã làm giảm đi tính chính xác đối với giá trị vật liệu xuất dùng cho mục đích gì, đối tượng nào sử dụng, công trình nào sử dụng... Ví dụ10 nếu công ty mở TK 621 ( Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp) , cuối kỳ thực hiện kết chuyển ( nếu vật liệu đã được tập hợp riêng biệt cho đối tượng sử dụng) hoặc tiến hành tính phân bổ và kết chuyển tính chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (nếu không tập hợp riêng biệt cho từng đối tượng sử dụng) . Nế