Đề tài Tìm hiểu thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho

Chương 1: MỞ ĐẦU K hi nghiên cứu xong chương này, chúng ta sẽ biết được những nội dung sẽ được giới thiệu trong đề tài, nó có tầm quan trọng như thế nào? Bên cạnh đó giúp người đọc có một cái nhìn khái quát đầu tiên về mục tiêu mà người nghiên cứu hướng đến, cũng như giới hạn phạm vi cùng những phương pháp nghiên cứu sẽ được thực hiện. Đây là việc đầu tiên quan trọng mà người đọc cần nắm để làm cơ sở tìm hiểu đề tài. 1.1. Lý do chọn đề tài Bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào, để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường và liên tục thì điều đòi hỏi một lượng hàng tồn kho nhất định. Bởi tồn kho được xem như là “miếng đệm an toàn” giữa cung ứng và sản xuất. Thường thì giá trị hàng tồn kho chiếm khoảng 40% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Do đó nhà quản trị phải kiểm soát lượng tồn kho thật cẩn thận thông qua việc xem xét lượng tồn kho có hợp lý với doanh thu, liệu doanh số bán hàng có sụt giảm nếu không có đủ lượng tồn kho hợp lý, cũng như các biện pháp cần thiết để nâng hoặc giảm lượng hàng tồn kho. Vì nếu tồn kho với số lượng quá nhỏ hay quá lớn đều không đạt hiệu quả tối ưu. Tồn kho cao sẽ làm tăng chi phí đầu tư, nhưng nó lại biểu hiện sự sẵn sàng cho sản xuất hoặc đáp ứng nhu cầu khách hàng. Tồn kho thấp sẽ làm giảm chi phí đầu tư nhưng sẽ tốn kém trong việc đặt hàng, thiết đặt sản xuất, bỏ lỡ cơ hội thu lợi nhuận. Vậy tồn kho bao nhiêu là hợp lý? Đây luôn là một vấn đề đối với doanh nghiệp. Làm thế nào để xác định mức tồn kho tối ưu với chi phí tồn kho thấp nhất? Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên tôi chọn đề tài “THIẾT LẬP MÔ HÌNH QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ NGHIỆP CHẾ BIẾN LƯƠNG THỰC 1 TRỰC THUỘC CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU AN GIANG (ANGIMEX)”. Qua đề tài này, tôi sẽ có cơ hội áp dụng các lý thuyết đã học vào điều kiện kinh doanh thực tế, để rút ra những kiến thức cần thiết trong quản trị tồn kho đem vận dụng vào thực tiễn một cách tốt nhất. 1.2. Mục tiêu nghiên cứu Thông qua việc nghiên cứu đề tài này, tôi muốn tìm hiểu rõ hơn về công tác quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp. Vận dụng những kiến thức học được trên lý thuyết vào thực tế, để xem giữa lý thuyết và thực tiễn có sự khác nhau như thế nào. Từ đó tìm ra mô hình quản trị hàng tồn kho tối ưu góp phần làm giảm chi phí tồn kho cho doanh nghiệp, cũng như nâng cao hiệu quả trong việc quản lý hàng tồn kho. 1.3. Phương pháp nghiên cứu 1.3.1. Phương pháp thu thập số liệu - Số liệu sơ cấp: thu thập bằng cách phỏng vấn trực tiếp các nhân viên trong Xí nghiệp. Trực tiếp đến một vài kho của Xí nghiệp quan sát, tìm hiểu tình hình thực tế. - Số liệu thứ cấp: + Tham khảo sách báo, tài liệu có liên quan đến đề tài nghiên cứu. + Thu thập số liệu thực tế tại tổ kế toán của Xí nghiệp, phòng kế toán của Công ty. 1.3.2. Phương pháp xử lý số liệu Tổng hợp, so sánh và phân tích các số liệu thu thập được. 1.4. Phạm vi nghiên cứu Xí nghiệp chuyên về chế biến gạo xuất khẩu, trong đó có hai loại tồn kho chính là: tồn kho gạo hàng hóa (gạo mua vào) và gạo thành phẩm. Hai loại này không có sự khác biệt lớn về chất và đều có phần quan trọng như nhau. Vì vậy để nắm bao quát tình hình tồn kho của Xí nghiệp đề tài sẽ nghiên cứu về quản trị tồn kho cho cả hai loại trên. 1.5. Nội dung nghiên cứu - Sơ lược về kết quả hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp qua 2 năm. - Phân tích biến động giá mua gạo nguyên liệu qua 3 năm. - Phân tích một vài chỉ tiêu tồn kho có liên quan. - Tìm hiểu về công tác quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp. - Xây dựng mô hình quản trị hàng tồn kho. Tóm lại: Qua chương này người đọc có thể hiểu vấn đề mà tôi sẽ nghiên cứu trong đề tài là tìm hiểu về quy trình quản lý hàng tồn kho từ đó thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho tại Xí nghiệp. Có thể nói mục tiêu của tôi là tiếp cận công tác quản lý thực tế, vận dụng lý thuyết đã học vào điều kện thực tiễn. Điều này sẽ giúp tôi nâng cao được các kỹ năng cần thiết, tiếp cận được với phương pháp nghiên cứu khoa học làm tiền đề cho công việc sau này. Mặc dù phạm vi nghiên cứu ở đây chỉ gói gọn trong mặt hàng gạo tại Xí nghiệp, nhưng sẽ có rất nhiều vấn đề mà ta cần có phương pháp để thu thập và xử lý số liệu thích hợp. @&? Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN Đ ể hiểu được thế nào là quản trị hàng tồn kho, cũng như các khái niệm, các luận điểm có liên quan đến hàng tồn kho. Chúng ta cần tìm hiểu các cơ sở lý thuyết về tồn kho, quản trị tồn kho. Để từ đó có một sự hiểu biết chung bao quát về những gì sẽ được đề cập đến trong đề tài, làm cơ sở đánh giá thực trạng và rút ra các kết luận sau này. 2.1. Các khái niệm 2.1.1. Hàng tồn kho Hàng tồn kho là nguồn vật lực nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu thụ sản phẩm ở hiện tại và trong tương lai. 2.1.2. Tồn kho trung bình Trong quá trình sử dụng hàng tồn kho, hàng trong kho có lúc cao, lúc thấp, để đơn giản trong việc tính chi phí tồn kho, người ta sử dụng tồn kho trung bình (TKTB). ( Tồn kho cao nhất + Tồn kho thấp nhất ) 2 TKTB = 2.1.3. Điểm đặt hàng lại (R) Điểm đặt hàng lại được xem như là mức độ tồn kho mà tại đó thực hiện một đơn đặt hàng kế tiếp. R = d.L d: Nhu cầu sử dụng hàng tồn kho trong một ngày L: Thời gian chuẩn bị giao nhận hàng 2.2. Các loại hàng tồn kho Các doanh nghiệp sản xuất thường có ba loại hàng tồn kho ứng với ba giai đoạn khác nhau của một quá trình sản xuất: - Tồn kho nguyên vật liệu - Tồn kho sản phẩm dở dang - Tồn kho thành phẩm 2.2.1. Tồn kho nguyên vật liệu Tồn kho nguyên vật liệu bao gồm các chủng loại hàng mà một doanh nghiệp mua để sử dụng trong quá trình sản xuất của mình. Nó có thể bao gồm các nguyên vật liệu cơ bản (ví dụ như sắt quặng được dùng làm nguyên vật liệu thô để sản xuất thép), bán thành phẩm (ví dụ như chíp bộ nhớ dùng để lắp ráp máy vi tính), hoặc cả hai. Việc duy trì một lượng hàng tồn kho thích hợp sẽ mang lại cho doanh nghiệp sự thuận lợi trong hoạt động mua vật tư và hoạt động sản xuất. Đặc biệt bộ phận cung ứng vật tư sẽ có lợi khi có thể mua một số lượng lớn và được hưởng giá chiết khấu từ các nhà cung cấp. Ngoài ra, khi doanh nghiệp dự đoán rằng trong tương lai giá cả nguyên vật liệu sẽ tăng hay một loại nguyên vật liệu nào đó khan hiếm, hoặc cả hai, thì việc lưu giữ một số lượng hàng tồn kho lớn sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp luôn được cung ứng đầy đủ kịp thời với chi phí ổn định. Bộ phận sản xuất trong việc thực hiện các kế hoạch sản xuất cũng như sử dụng hiệu quả các phương tiện sản xuất và nhân lực của mình cũng cần một số lượng hàng tồn kho luôn có sẵn thích hợp. Do vậy chúng ta có thể hiểu được là tại sao các bộ phận sản xuất và cung ứng vật tư trong các doanh nghiệp luôn muốn duy trì một số lượng lớn hàng tồn kho nguyên vật liệu. 2.2.2. Tồn kho sản phẩm dở dang Tồn kho các sản phẩm dở dang bao gồm tất cả các mặt hàng mà hiện đang còn nằm tại một công đoạn (như lắp ráp hoặc sơn); sản phẩm dở dang có thể đang nằm trung chuyển giữa các công đoạn, hoặc có thể đang được cất giữ tại một nơi nào đó, chờ bước tiếp theo trong quá trình sản xuất. Tồn trữ sản phẩm dở dang là một phần tất yếu của hệ thống sản xuất công nghệ hiện đại. Bởi vì nó sẽ mang lại cho mỗi công đoạn trong quá trình sản xuất một mức độ độc lập nào đó. Thêm vào đó sản phẩm dở dang sẽ giúp lập kế hoạch sản xuất hiệu quả cho từng công đoạn và tối thiểu hóa chi phí phát sinh do ngưng trệ sản xuất hay có thời gian nhàn rỗi. 2.2.3. Tồn kho thành phẩm Tồn kho thành phẩm bao gồm những sản phẩm đã hoàn thành chu kỳ sản xuất của mình và đang nằm chờ tiêu thụ. Ngoại trừ các thiết bị có qui mô lớn, còn lại các sản phẩm tiêu dùng và các sản phẩm công nghiệp đều được sản xuất hàng loạt và tồn trữ trong kho nhằm đáp ứng mức tiêu thụ dự kiến trong tương lai. Việc tồn trữ đủ một lượng thành phẩm tồn kho mang lại lợi ích cho cả hai bộ phận sản xuất và bộ phận marketing của một doanh nghiệp. Dưới góc độ của bộ phận marketing, với mức tiêu thụ trong tương lai được dự kiến không chắc chắn, tồn kho thành phẩm với số lượng lớn sẽ đáp ứng nhanh chóng bất kỳ một nhu cầu tiêu thụ nào trong tương lai, đồng thời tối thiểu hóa thiệt hại vì mất doanh số bán do không có hàng giao hay thiệt hại vì mất uy tín do chậm trễ trong giao hàng khi hàng trong kho hết. Dưới góc độ của nhà sản xuất thì việc duy trì một lượng lớn thành phẩm tồn kho cho phép các loại sản phẩm được sản xuất với số lượng lớn, và điều này giúp giảm chi phí sản xuất trên một đơn vị sản phẩm do chi phí cố định được phân bổ trên số lượng lớn đơn vị sản phẩm được sản xuất ra. 2.3. Mục tiêu quản trị tồn kho Mục tiêu quản trị tồn kho là giữ mức tồn kho đủ đáp ứng yêu cầu khách hàng với chi phí hiệu quả nhất. 2.4. Mục đích quản trị tồn kho Mục đích quản trị tồn kho là xác định lượng tồn kho cần lưu giữ, bao giờ đặt hàng và bao giờ bổ sung. 2.5. Chức năng quản trị tồn kho 2.5.1. Chức năng liên kết Chức năng liên kết chủ yếu của quản trị tồn kho là liên kết giữa quá trình sản xuất và cung ứng. Khi cung và cầu của một loại hàng tồn kho nào đó không đều đặn giữa các thời kỳ thì việc duy trì thường xuyên một lượng tồn kho nhằm tích lũy đủ cho thời kỳ cao điểm là một vấn đề hết sức cần thiết. Thực hiện tốt chức năng liên kết nhằm đảm bảo sản xuất liên tục, tránh sự thiếu hụt gây lãng phí trong sản xuất. 2.5.2. Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát Một doanh nghiệp nếu biết trước tình hình tăng giá nguyên vật liệu hay hàng hóa, họ có thể dự trữ tồn kho để tiết kiệm chi phí. Như vậy tồn kho sẽ là một hoạt động đầu tư tốt, lẽ dĩ nhiên khi thực hiện hoạt động tồn kho chúng ta phải xem xét đến chi phí và rủi ro của nó có thể xảy ra trong quá trình tiến hành tồn kho. 2.5.3. Chức năng khấu trừ theo số lượng Một chức năng khá quan trọng của quản trị tồn kho là khấu trừ theo số lượng. Rất nhiều nhà cung ứng sẵn sàng chấp nhận khấu trừ cho những đơn hàng có số lượng lớn. Việc mua hàng với số lượng lớn có thể đưa đến việc giảm phí tổn sản xuất, tuy nhiên mua hàng với số lượng lớn sẽ chịu chi phí tồn trữ cao do đó trong quản trị tồn kho người ta cần phải xác định một lượng hàng tối ưu để hưởng được giá khấu trừ, mà dự bị tồn trữ tăng không đáng kể. 2.6. Các chi phí liên quan đến tồn kho Bốn loại chi phí cơ bản liên quan đến tồn kho là chi phí tồn trữ, chi phí đặt hàng, chi phí thiếu hụt và chi phí mua hàng. 2.6.1. Chi phí tồn trữ (Ctt) Bao gồm các chi phí liên quan đến tồn trữ hàng tồn kho, phụ thuộc vào mức lưu giữ và thời gian lưu giữ. Chi phí này có thể thống kê theo bảng dưới đây: Nhóm chi phí Tỷ lệ với giá trị tồn kho 1. Chi phí về nhà cửa hoặc kho hàng: - Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa - Chi phí hoạt động vận hàng không - Thuế nhà đất - Bảo hiểm nhà cửa, kho hàng 2. Chi phí sử dụng, thiết bị, phương tiện: - Tiền thuê hoặc khấu hao thiết bị dụng cụ - Năng lượng - Chi phí vận hành thiết bị 3. Chi phí về nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý 4. Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho : - Phí tổn hàng việc vay mượn - Thuế đánh vào hàng tồn kho - Bảo hiểm cho hàng tồn kho 5. Thiệt hại của hàng tồn kho do mất mát hư hỏng không sử dụng được. Chiếm 3 - 10% Chiếm từ 1 - 3,5% Chiếm từ 3 - 5% Chiếm từ 6 - 24% Chiếm từ 2 - 5% Tỷ lệ từng loại chi phí tiền chỉ có ý nghĩa tương đối, chúng lệ thuộc vào từng loại doanh nghiệp, địa điểm phân bố, tỷ lệ lãi hiện tại. Thông thường một tỷ lệ phí tồn trữ hàng năm xắp xỉ 40% giá trị hàng tồn kho. Chi phí tồn trữ được biểu diễn bằng chi phí bằng tiền để lưu giữ một đơn vị sản phẩm trong một thời kỳ (tháng, năm) hoặc bằng một tỷ lệ phần trăm so với giá trị tồn kho. Ctt = Tồn kho trung bình × Chi phí cho một đơn vị hàng tồn kho QTB H H = I * P (P: đơn giá hàng tồn kho) Tỷ lệ chi phí hàng tồn kho trong một năm so với giá trị hàng tồn kho. å Giá trị hàng tồn kho trong một năm å Chi phí tồn kho trong một năm I = 2.6.2. Chi phí đặt hàng (Cđh) Liên quan đến các tác vụ bổ sung lượng hàng tồn kho, thường không phụ thuộc cỡ đơn hàng và biểu thị bằng số tiền cho mỗi đơn hàng. Một số thành phần chi phí có thể kể đến như sau: - Chi phí cho việc tìm kiếm nguồn hàng (chi phí giao dịch). - Chi phí hoạt động cho trạm thu mua hay văn phòng đại diện. - Chi phí cho người môi giới. - Chi phí cho việc giao tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế. - Chi phí vận chuyển và giao nhận. - Kiểm tra. - Bốc xếp, lưu kho. - Kế toán, kiểm toán.... Chi phí đặt hàng biến đổi theo số lượng đơn hàng, chi phí này trái chiều với chi phí tồn trữ: ít đơn hàng, tức chi phí đặt hàng thấp thì số lượng hàng cho mỗi đơn hàng cao tức chi phí lưu trữ trong một đơn vị thời đoạn sẽ cao. Cđh = Số lần đặt hàng trong một năm x Chi phí một lần đặt hàng 2.6.3. Chi phí thiếu hụt Xuất hiện khi nhu cầu không được đáp ứng vì không đủ tồn kho. Ví dụ khi nguyên vật liệu trong kho hết thì chi phí thiệt hại do kho không có nguyên vật liệu sẽ bao gồm chi phí đặt hàng khẩn cấp và chi phí ngừng trệ sản xuất. Khi hàng tồn kho sản phẩm dở dang hết thì doanh nghiệp sẽ bị thiệt hại do kế hoạch sản xuất bị thay đổi và đó cũng có thể là nguyên nhân gây ra những thiệt hại do sản xuất bị ngừng trệ và phát sinh chi phí. Cuối cùng khi hàng tồn kho hết đối với thành phẩm có thể gây nên hậu quả là lợi nhuận bị mất trong ngắn hạn khi khách hàng quyết định mua sản phẩm từ những doanh nghiệp đối thủ và gây nên những mất mát tiềm năng trong dài hạn khi khách hàng đặt hàng từ những doanh nghiệp khác trong tương lai. Như vậy chi phí đặt hàng, chi phí thiếu hụt quan hệ trái chiều với chi phí lưu giữ. Tồn kho lớn sẽ làm giảm nguy cơ thiếu hụt nhưng làm tăng chi phí cho hàng tồn kho. 2.6.4. Chi phí mua hàng (Cmh) Là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua một đơn vị. Thông thường chi phí mua hàng không ảnh hưởng đến việc lựa chọn đến mô hình tồn kho, trừ mô hình khấu trừ theo sản lượng. Cmh = Tổng nhu cầu hàng tồn kho trong một năm x đơn giá hàng tồn kho Có hai loại đơn giá: - Đối với hàng tồn kho mua ngoài: Đơn giá là giá mua - Đối với hàng tồn kho tự sản xuất : Đơn giá là chi phí sản xuất Gọi Chtk - Tổng chi phí về hàng tồn kho trong một năm Chtk = Ctt + Cđh + Cmh Chúng ta cần phân biệt hai thuật ngữ: chi phí tồn kho và chi phí về hàng tồn kho. - Tổng chi phí tồn kho bao gồm: chi phí tồn trữ + chi phí đặt hàng + chi phí thiếu hụt. - Tổng chi phí của hàng tồn kho bao gồm: chi phí tồn trữ + chi phí đặt hàng + chi phí mua hàng. 2.7. Các hệ thống kiểm soát hàng tồn kho 2.7.1. Hệ thống tồn kho liên tục Trong hệ thống này, mức tồn kho của mỗi loại hàng được theo dõi liên tục. Bất kỳ một hoạt động xuất nhập nào cũng được ghi chép và cập nhật. Khi lượng tồn kho giảm xuống đến một mức ấn định trước, đơn đặt hàng bổ sung với một số lượng nhất định sẽ được phát hành để bảo đảm chi phí tồn kho là thấp nhất. Ưu điểm của hệ thống này là nhà quản lý luôn nắm được trạng thái tồn kho ở bất kỳ thời điểm nào, nên áp dụng rất tốt cho các loại hàng quan trọng như nguyên liệu thô, chi tiết phụ tùng thay thế. Tuy nhiên cũng cần lưu ý chi phí cho việc giám sát là không nhỏ. 2.7.2. Hệ thống tồn kho định kỳ Lượng tồn kho hiện có được xác định bằng cách kiểm kê tại một thời điểm xác định trước. Sau một khoảng thời gian nhất định, có thể là tuần, tháng hoặc quý. Kết quả kiểm kê là căn cứ để đưa ra các đơn nhập hàng cho hoạt động của kỳ tới. Ưu điểm của hệ thống là ít tốn công sức cho việc ghi chép, kiểm soát. Nhưng nhược điểm của nó cũng chính ở đây: việc không kiểm soát liên tục làm cho lượng hàng đặt cho hệ thống này thường phải lớn hơn vì phải chống thiếu hụt khi xuất hiện các nhu cầu bất thường. 2.7.3. Hệ thống tồn kho phân loại ABC Hệ thống này phân loại hàng tồn kho theo giá trị của nó đối với công ty, có thể có đến hàng ngàn vật phẩm có nhu cầu độc lập cần được lưu giữ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Việc theo dõi tồn kho tất cả với mức độ quan tâm như nhau sẽ không hợp lý khi có các loại hàng chiếm tỉ lệ rất nhỏ về số lượng nhưng rất lớn về giá trị. Phân loại xếp hạng hàng tồn kho theo các loại ABC để có mức kiểm soát tương ứng là hợp lý và thường được tiến hành theo các bước sau: - Xác định giá trị nhu cầu hàng năm của một loại hàng bằng cách nhân lượng nhu cầu với đơn giá. Sau đó xếp thứ tự các loại hàng giảm dần theo giá trị này: 10% đầu danh sách sẽ là các loại hàng tồn kho loại A, 30% tiếp theo là loại B và 60% còn lại là loại C. - Bước kế, xác định mức kiểm soát tồn kho cho mỗi loại A, B, C. Loại A được theo dõi đặc biệt vì chiếm giá trị lớn, vậy lượng tồn kho phải thấp nhất có thể. Cần phải tính toán chính xác dự báo và ghi chép chi tiết trạng thái tồn kho. Các chính sách tồn kho phải được xác định tương ứng. Các hàng loại B và C không nhất thiết phải được giám sát chặt chẽ, lượng tồn kho có thể cho phép “rộng rãi” hơn, thậm chí có thể áp dụng giám sát theo chu kỳ, nhất là đối với loại C. Ví dụ: Bộ phận bảo trì trong một nhà máy chịu trách nhiệm duy trì một lượng phụ tùng thay thế cho các thiết bị. Lượng, giá trị và chủng loại phụ tùng sử dụng hàng năm như bảng dưới. Bạn hãy giúp bộ phận này phân loại tồn kho theo ABC. Phụ tùng Giá Số lượng dùng hàng năm 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 60 350 30 80 30 20 10 320 510 20 90 40 130 60 100 180 170 50 60 120 Giải: Xác định giá trị các loại phụ tùng sử dụng hàng năm và tính các tỉ lệ, ta có bảng sau: Phụ tùng Giá SL dùng hàng năm Giá trị Tỉ lệ giá trị Tỉ lệ SL Tích lũy SL 9 8 2 510 320 350 60 50 40 30.600 16.000 14.000 35,8% 18,7% 16,% 6,0% 5,0% 4,0% 6,0% 11,0% 15,0% 1 4 3 60 80 30 90 60 130 5.400 4.800 3.900 6,3% 5,6% 4,6% 9,0% 6,0% 13,0% 24,0% 30,0% 43,0% 6 5 10 7 20 30 20 10 180 100 120 170 3.600 3.000 2.400 1.700 4,2% 3,5% 2,8% 2,0% 18,0% 10,0% 12,0% 17,0% 61,0% 71,0% 83,0% 100,0% Như vậy có thể phân nhóm ABC như sau: Nhóm Phụ tùng Tỉ lệ giá trị Tỉ lệ SL A B C 9,8,2 1,4,3 6,5,7,10 71,0% 16,5% 12,5% 15% 25% 60% 2.8. Các chỉ tiêu liên quan đến hàng tồn kho 2.8.1. Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu sản xuất và nhu cầu đặt hàng * Tỷ lệ (%) các đơn hàng khả thi Số lượng các đơn hàng không hoàn thành Số lượng các đơn hàng có nhu cầu = 100 - x 100 * Tỷ lệ (%) các đơn vị hàng khả thi Lượng hàng tiêu thụ trong một thời kỳ Nhu cầu trong một thời kỳ = 100 - x 100 2.8.2. Chỉ tiêu đánh giá trình độ quản trị tồn kho Tổng nhu cầu Số lượng đơn vị hàng của mỗi đơn hàng Chi phí cho mỗi đơn hàng Chi phí * hàng năm = x cho đặt hàng * Chi phí thực hiện tồn kho = Tất cả những chi phí liên quan tới việc trữ hàng tồn kho Trị giá vốn của hàng xuất bán Trị giá hàng tồn kho bình quân * Số vòng quay của hàng tồn kho = Trong đó: * Trị giá hàng tồn kho bình quân Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + trị giá hàng tồn kho cuối kỳ 2 = Hệ số này cho ta biết trong kỳ hàng tồn kho quay được mấy vòng. Số ngày trong kỳ Số vòng quay * Thời hạn hàng tồn kho bình quân = Chỉ tiêu này cho biết số ngày hàng tồn kho chuyển thành doanh thu (số ngày hàng tồn kho nằm trong kho là bao nhiêu ngày). Nếu thời hạn hàng tồn kho bình quân tăng thì rủi ro về tài chính cũng tăng, đó là do: hàng tồn kho chậm luân chuyển nên khả năng sinh lời giảm. Mặt khác, thời gian hàng tồn kho bình quân tăng sẽ phải tăng chi phí bảo quản, tăng chi phí tài chính nếu như hàng tồn kho được tài trợ bằng vốn vay, có nghĩa thời hạn hàng tồn kho bình quân tăng sẽ làm giảm khả năng sinh lời, tăng tổn thất tài chính cho doanh nghiệp, tức là rủi ro tài chính tăng và ngược lại. Tuy nhiên, trong trường hợp hệ số quay vòng hàng tồn kho giảm, thời gian hàng tồn kho bình quân tăng cũng cần xem xét nguyên nhân của nó. Chẳng hạn doanh nghiệp biết trước giá nguyên vật liệu trong tương lai sẽ tăng hoặc có gián đoạn trong việc cung cấp nguyên vật liệu, từ đó doanh nghiệp quyết định tăng dự trữ nguyên vật liệu, hay doanh nghiệp biết trước giá bán sản phẩm sẽ tăng mà quyết định giảm bán ra, làm dự trữ thành phẩm tăng. Trong những trường hợp đó doanh nghiệp mong đợi chênh lệch giá cao hơn để bù đắp những rủi ro do tăng thời hạn dự trữ. Trị giá hàng tồn kho Doanh thu * Tỷ lệ hàng tồn kho so với doanh thu = 2.9. Mô hình tồn kho POQ (Mô hình sản lượng đặt hàng theo sản xuất) Khi nghiên cứu về các mô hình tồn kho chúng ta cần giải đáp hai câu hỏi trọng tâm là: - Lượng hàng cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu? - Khi nào thì tiến hành đặt hàng? Trong mô hình EOQ chúng ta đã giả định toàn bộ lượng hàng của một đơn hàng được nhận ngay trong một chuyến hàng. Tuy nhiên có những trường hợp doanh nghiệp sẽ nhận hàng dần dần trong một thời gian nhất định. Trong trường hợp như thế chúng ta phải tìm kiếm một mô hình đặt hàng khác với EOQ. Mô hình POQ sẽ được áp dụng trong trường hợp lượng hàng được đưa đến một cách liên tục, hàng được tích lũy dần trong một thời kỳ sau khi đơn đặt hàng được ký kết. Mô hình mới này cũng được áp dụng khi những sản phẩm vừa được sản xuất vừa bán ra một cách đồng thời. Trong những trường hợp như thế chúng ta phải quan tâm đến mức sản xuất hàng ngày của nhà sản xuất và cung ứng. Vì mô hình này đặc biệt phục vụ thích hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của người đặt hàng nên nó được gọi là: Mô hình sản lượng đặt hàng theo sản xuất. Mô hình tồn kho này được xây dựng dựa trên các giả định sau: - Nhu cầu phải biết trước và không thay đổi. - Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho đến khi nhận hàng và thời gian đó không thay đổi. - Sản lượng của một đơn hàng thực hiện trong nhiều chuyến hàng và hoàn tất sau khoảng thời gian t. - Không tiến hành khấu trừ theo sản lượng. - Chỉ có duy nhất hai loại chi phí biến đổi là chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ (holding costs). - Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn hàng được thực hiện đúng thời gian. Mô hình này các giả thiết khác giống như mô hình EOQ, điểm khác biệt duy nhất là hàng được đưa đến làm nhiều chuyến. Nếu ta gọi: Q – Là sản lượng của đơn hàng H – Chi phí tồn trữ cho một đơn vị tồn kho mỗi năm S – Chi phí đặt hàng D – Nhu cầu hàng năm của hàng tồn kho P – Mức độ sản xuất (cũng là mức độ cung ứng hàng ngày) d – Nhu cầu sử dụng hàng ngày t – Độ dài của thời kỳ sản xuất để tạo đủ số lượng cho đơn hàng (thời gian cung cấp đủ số lượng đơn hàng) Mô hình POQ có dạng như sau: t t T Q* T Chúng ta biết rằng: Chi phí tồn trữ hàng năm Mức tồn kho trung bình Chi phí tồn trữ mỗi đơn vị tồn kho trong năm = × Mức tồn kho tối đa 2 Mức tồn kho trung bình = Có nghĩa: Chi phí tồn trữ hàng năm Chi phí tồn trữ mỗi đơn vị tồn kho trong năm Mức tồn kho tối đa 2 = ×   Trong mô hình này: Tổng số đơn vị hàng được cung ứng trong thời gian t Tổng số đơn vị hàng được sử dụng trong thời gian t Mức tồn kho tối đa = − Vậy: Mức tồn kho tối đa = P.t − d.t Mặt khác chúng ta lại có: Q = P.t (sản lượng một đơn hàng bằng tích số của số ngày cung ứng với lượng cung ứng trong mỗi ngày). Từ đó chúng ta suy ra: t = Chúng ta thế vào biểu thức tính mức tồn kho tối đa và sẽ có: Mức tồn kho tối đa = P. – d. Mức tồn kho tối đa = Q. H Q Như đã trình bày ở trên chúng ta có thể tính chi phí tồn trữ hàng năm (bằng tích số của mức tồn kho tối đa chia 2 và nhân với chi phí tồn trữ cho một đơn vị hàng trong năm) như sau: 2 Chi phí tồn trữ hàng năm = Để tìm được sản lượng tối ưu chúng ta cho: Q* 2 Chi phí tồn trữ hàng năm = Chi phí đặt hàng hàng năm H Có nghĩa: . = . S Q* = Tóm lại: Qua chương này tôi đã phát thảo được những đường nét cơ bản đầu tiên của bức tranh chung về hàng tồn kho: các khái niệm có liên quan, các loại hàng tồn kho, mục đích chức năng của quản trị tồn kho, các hệ thống kiểm soát hàng tồn kho cũng như các chỉ tiêu tồn kho có liên quan. Đặc biệt là các chi phí về tồn kho và mô hình tồn kho POQ làm cơ sở nền tảng cho việc thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho sau này. @&? Chương 3: GIỚI THIỆU VỀ XÍ NGHIỆP CHẾ BIẾN LƯƠNG THỰC 1 TRỰC THUỘC CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU AN GIANG (ANGIMEX) S ẽ thật khó thuyết phục nếu chúng ta nói rằng thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho tại một đơn vị, cơ sở nào đó mà lại không có chút thông tin gì về đơn vị đó. Chẳng hạn như: lịch sử hình thành, ngành nghề, môi trường kinh doanh, cơ cấu tổ chức… của đơn vị đó. Bởi vì đây là cầu nối đầu tiên giúp người đọc, người nghiên cứu hiểu được đặc điểm tình hình của doanh nghiệp. Điều này là rất cần thiết và rất có ích đến vấn đề nghiên cứu sau này. 3.1. Khái quát về Công ty 3.1.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển Công ty Xuất Nhập Khẩu An Giang viết tắt là Angimex (An Giang Import Export Company). Được thành lập vào ngày 23/07/1976 do chủ tịch tỉnh Trần Tấn Thời ký theo quyết định số 73/QĐ - 76 và chính thức đi vào hoạt động vào tháng 09/1976 với số vốn ban đầu 5.000 triệu đồng. Tên ban đầu của Công ty là “Công ty Ngoại Thương An Giang”, trải qua nhiều năm với sự biến động của nền kinh tế đất nước cũng như tính chất hoạt động của Công ty, Công ty đã có những tên gọi khác nhau: F Ngày 31/12/1979 Công ty Ngoại Thương An Giang đổi thành “Liên Hiệp Công ty Xuất Nhập Khẩu Tỉnh An Giang” theo quyết định số 422/QĐ/UB của UBND Tỉnh. F Và đến năm 1989 do yêu cầu tổ chức lại ngành ngoại thương nên đổi thành “Công ty Xuất Nhập Khẩu An Giang”. Từ những ngày mới thành lập, với qui mô và phạm vi hoạt động còn rất nhỏ, đến nay Angimex đã thể hiện được là một trong những doanh nghiệp hàng đầu của tỉnh An Giang, chuyên lĩnh vực chế biến lương thực, nông sản xuất khẩu và các hoạt động dịch vụ, kinh doanh thương mại. Đặc biệt năm 1998 được Bộ Thương Mại cấp giấy phép xuất nhập khẩu trực tiếp đã tạo cho Angimex có được những thuận lợi trong việc duy trì và mở rộng thị trường trong và ngoài nước, song song với việc tăng cường phát triển đối tác đầu tư, mở rộng hoạt động liên doanh - liên kết với các Công ty nước ngoài như: ANGIMEX - KITOKU (Nhật Bản), ANGIMEX - VIETSING (Hồng Kông)... nhiều năm nay đều có hiệu quả tốt. Đến nay trải qua 30 năm trong quá trình hoạt động, Angimex đã thể hiện được là một trong những doanh nghiệp hàng đầu của tỉnh An Giang và là một trong top 5 doanh nghiệp đứng đầu về lĩnh vực kinh doanh gạo trong cả nước. Trong quí II năm 2007, Công ty sẽ chuyển đổi sang Công ty cổ phần. Hiện nay Công ty đã xây dựng thêm nhiều Xí nghiệp chế biến, cửa hàng, kho, trạm, các phòng ban nghiệp vụ với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và tài năng. Trụ sở chính của Công ty đặt tại: 01 - Ngô Gia Tự - Mỹ Long – Tp Long Xuyên - An Giang. 3.1.2. Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu Công ty Angimex chuyên về lĩnh vực chế biến lương thực, nông sản xuất khẩu và các hoạt động dịch vụ, kinh doanh thương mại dịch vụ. Xuất khẩu: Angimex có năng lực sản xuất 350.000 tấn gạo/năm với hệ thống các nhà máy chế biến lương thực được phân bố tại các vùng nguyên liệu trọng điểm, giao thông thuận lợi, sức chứa kho trên 70.000 tấn và hệ thống máy xay xát, lau bóng gạo hiện đại, chất lượng sản phẩm được quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Mỗi năm Công ty xuất khẩu từ 300.000 – 350.000 tấn gạo các loại sang các thị trường như: Singapore, Malaysia, Philippines, Indonesia, Africa, Iran, Iraq, Cuba, Hongkong, Cambodia… Nhập khẩu: các thiết bị, vật tư nông nghiệp, phân bón và hàng tiêu dùng thiết yếu khác. Thương mại: Công ty có hệ thống các cửa hàng thương mại - dịch vụ, siêu thị, đại lý… kinh doanh đa dạng sản phẩm của các nhà sản xuất trong và ngoài nước như: hàng gia dụng, kim khí điện máy, nước giải khát, phân bón, xe gắn máy HONDA, điện thoại di động S-FONE,… Dịch vụ công nghệ thông tin: hợp tác với Học Viện Quốc Gia Công Nghệ Thông Tin Ấn Độ - NIIT - thành lập Trung tâm đào tạo chuyên viên CNTT tiêu chuẩn quốc tế tại An Giang. Angimex còn thành lập Trung tâm phát triển công nghệ thông tin để nghiên cứu phát triển các dịch vụ phần mềm, giải pháp, website… và cung cấp thiết bị CNTT. 3.1.3. Cơ cấu tổ chức A Các đơn vị trực thuộc - Chi nhánh Công ty Xuất Nhập Khẩu An Giang tại Thành phố Hồ Chí Minh: đặt tại số 102 - Trần Bình Trọng - Phường 2 - Quận 9 - Thành phố Hồ Chí Minh. - Xí nghiệp sản xuất, kinh doanh bao bì và vận tải: Đặt tại khóm Tây Thạnh - Phường Mỹ Thới - Thành phố Long Xuyên - An Giang. - Xí nghiệp chế biến lương thực 1: Đặt tại khóm Tây Thạnh - Phường Mỹ Thới - Thành phố Long Xuyên - An Giang. - Xí nghiệp chế biến lương thực 2: Đặt tại Ấp Bình An 2 - Xã An Hòa - Châu Thành - An Giang. - Xí nghiệp chế biến lương thực 3: Đặt tại Ấp Hòa Bình - Xã Hòa Lạc - Phú Tân - An Giang. - Xí nghiệp chế biến lương thực 4: Ấp Sơn Tây - Thị trấn Núi Sập - Thoại Sơn - An Giang. - Xí nghiệp chế biến lương thực Châu Đốc: Hương lộ 4 - Phường B - Thị xã Châu Đốc - An Giang. - Cửa hàng bán xe Honda và dịch vụ: Số 02 - Ngô Gia Tự - Mỹ Long - Thành phố Long Xuyên - An Giang. - Cửa hàng bán xe Honda và dịch vụ thị xã Châu Đốc: Đường Quang Trung - Phường Châu Phú A - Thị xã Châu Đốc - An Giang. - Cửa hàng Thương mại - Dịch vụ sửa chữa xe Angimex: Thành phố Long Xuyên - An Giang. - Trung tâm phát triển công nghệ thông tin: 06 - Ngô Gia Tự - Mỹ Long - Thành phố Long Xuyên - An Giang. A Sơ đồ tổ chức Công ty Angimex Sơ đồ 3.1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY ANGIMEX. Giám Đốc Phó GĐ phụ trách kinh doanh thương mại Phó GĐ phụ trách sản xuất kinh doanh lương thực Trợ lý Giám Đốc Cán bộ chuyên trách các hoạt động đoàn thể P. Tài chính - Kế toán P. Kinh doanh Chi nhánh tại Tp HCM Tổ công nghệ thông tin Trung tâm phát triển CNTT P. Nhân sự - Hành chánh Tổ Marketing Cửa hàng TM - DV sửa chữa xe AGM Cửa hàng bán xe Honda - DVLX Cửa hàng bán xe Honda - DVCĐ Đại lý Honda DV Đại lý ĐTDĐ- SFone 207 Trần Hưng Đạo Mỹ Quí - TPLX Thị xã Châu Đốc XN chế biến lương thực 1 XN chế biến lương thực 3 Chi nhánh tại Thoại Sơn XNCB lương thực Châu Đốc XN SXKD bao bì và vận tải. XN chế biến lương thực 2 Kho LX Kho Chợ Mới Kho Đồng Lợi Kho Châu Phú PX Thoại Hà PX Bình Thành PX Sơn Hòa Kho Chợ Vàm Kho Bình Khánh Kho Hòa An Kho Châu Đốc Kho Hòa Lạc 3.1.4. Phương hướng kinh doanh năm 2007 Các chỉ tiêu kinh doanh năm 2007: - Gạo - ngành hàng kinh doanh chủ lực: kinh doanh xuất khẩu và cung ứng xuất khẩu với sản lượng 250.000 tấn. - Ngành hàng khác (xe Honda, phân bón 20.000 tấn, dịch vụ sửa chữa xe, dịch vụ điện thoai di động ): Doanh thu tăng 15% so với năm 2006. - Kinh doanh ngành hàng mới: Xuất khẩu cá tra fillet 1.320 tấn, nhập khẩu bả đậu nành 20.000 tấn để cung cấp lại cho các nhà máy chế biến thức ăn thủy sản và tiêu thụ thức ăn gia súc 20.000 tấn. Để đạt được các chỉ tiêu trên Công ty cần: - Đa dạng hóa sản phẩm chế biến gạo: Công ty sẽ thu mua chế biến nhiều loại gạo, nếp chất lượng cao và đóng gói nhỏ bao gồm: Gạo Jasmine 2% tấm, gạo trắng hạt dài 2% tấm, nếp có độ lẫn 5% tấm, gạo đặc sản của An Giang để cung cấp đa dạng các loại gạo nếp chất lượng cao cho thị trường, vừa giảm sức cạnh tranh vừa mang lại hiệu quả cao, vừa xây dựng thương hiệu gạo cho Angimex. - Nâng cao chất lượng sản phẩm. - Gia tăng giá trị dịch vụ cho khách hàng. - Cập nhật và thống kê các nguồn thông tin thị trường. - Chuẩn hóa dịch vụ bán hàng và giao nhận. - Gia tăng bán sỉ: Tập trung vào khách hàng sỉ ở các huyện với tỷ lệ 70%, đặc biệt chú trọng việc gia tăng giá trị dịch vụ cho khách hàng. Chiến lược định hướng kinh doanh: - Trên nền tảng sẵn có hiện nay, mở rộng dịch vụ Honda và sửa chữa xe Honda trên phạm vi toàn ĐBSCL. - Trung tâm NIIT: xem xét hướng mở rộng đào tạo các ngành phổ thông như dạy lắp ráp phần cứng, dạy tin học văn phòng theo hướng sử dụng giáo trình bám sát thực tế không theo giáo trình dạy để lấy bằng A, B, C. - Ngành gạo trong tương lai xu hướng vẫn còn sự điều chỉnh của Chính phủ, nên Công ty phải giảm thiểu và dần tách rời khỏi sự lệ thuộc này, chuyển dịch cơ cấu: giảm tỷ lệ xuất khẩu, sử dụng nguồn nguyên liệu tại chỗ tạo ra các sản phẩm tiêu dùng nhằm gia tăng tỷ suất lợi nhuận, hạn chế rủi ro và chiếm lĩnh thị trường nội địa, đồng thời kinh doanh nguồn phụ phẩm rẻ tiền (trấu sản xuất từ chế biến lúa gạo đem lại) để tăng lợi nhuận cho Công ty. 3.2. Giới thiệu về Xí nghiệp 3.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển ? Xí nghiệp chế biến lương thực 1 được đặt tại quốc lộ 91, khóm Thạnh An, phường Mỹ Thới, Thành phố Long Xuyên, tỉnh An Giang theo quyết định số 88/QĐ.TC ngày 5/10/1998 của Giám đốc Công ty. ? Lúc mới thành lập Xí nghiệp có tên là “Nhà máy chế biến lương thực”, chủ yếu xay xát lúa gạo. Nhưng do lượng lúa hàng hóa hàng năm tăng vọt và nhu cầu xuất khẩu ngày càng tăng, cùng với vị trí địa lý của Xí nghiệp hết sức thuận lợi: Xí nghiệp được đặt tại thành phố Long Xuyên, phía trước giáp với quốc lộ 91, phía sau giáp với sông Hậu rất thuận lợi cho việc vận chuyển đường bộ lẫn đường thủy nên có tiềm năng rất lớn để phát triển ngành nông nghiệp. ? Vì vậy, Công ty đã quyết định chuyển nhà máy sang chế biến lau bóng xuất khẩu gạo và được lấy tên là Xí nghiệp Chế biến lương thực 1 trực thuộc Công ty Xuất Nhập Khẩu An Giang (Angimex). ? Xí nghiệp bao gồm ba phân xưởng: - Phân xưởng Long Xuyên - Phân xưởng Chợ Mới - Phân xưởng Hòa An ? Tổng sức chứa của ba phân xưởng này vào khoảng 26.500 tấn. Năng suất 800 tấn gạo nguyên liệu/ngày đêm. 3.2.2. Cơ cấu tổ chức F Về cơ cấu tổ chức hành chính của Xí nghiệp gồm có: - Ban giám đốc - Tổ hành chính - Tổ kế toán - Tổ kế hoạch cung ứng - Tổ kiểm tra chất lượng - Tổ sản xuất và kho tàng F Phân xưởng Long Xuyên gồm có 6 kho chính với diện tích 15.516m2, tổng sức chứa 16.500 tấn. Năng suất 480 tấn gạo nguyên liệu/ngày đêm. - Kho 1: Sức chứa 5.500 tấn, có lắp đặt một dây chuyền lau bóng gạo với hai cặp máy. Năng suất 160 tấn gạo nguyên liệu/ngày đêm. - Kho 2: Sức chứa 3.000 tấn, có lắp đặt dây chuyền lau bóng gạo với ba cặp máy. Năng suất 240 tấn gạo nguyên liệu/ngày đêm và bốn thùng chứa thành phẩm công suất 210 tấn. - Kho 3: Sức chứa 1.400 tấn. - Kho 4: Sức chứa 1.600 tấn có lắp đặt dây chuyền lau bóng gạo với một cặp máy. Năng suất 80 tấn gạo nguyên liệu/ngày đêm. - Kho 5: Sức chứa 2.000 tấn. - Kho 6: Sức chứa 3.000 tấn. F Phân xưởng Chợ Mới: sức chứa 4.000 tấn và một dây chuyền lau bóng gạo với hai cặp máy. Năng suất 160 tấn gạo nguyên liệu/ngày đêm. F Phân xưởng Hòa An: sức chứa 6.000 tấn và một dây chuyền lau bóng gạo với hai cặp máy. Năng suất 160 tấn gạo nguyên liệu/ngày đêm. F Nhân sự của Xí nghiệp hiện nay gồm: 66 người. Trong đó: - Lao động gián tiếp là 15 người. - Lao động trực tiếp là 51 người. Ngoài ra, trong khu vực các kho trên còn có phòng quản lý, phòng thu mua, phòng trực, kho chứa bao bì và luôn có khoảng 50 – 100 công nhân khuân vác làm việc mỗi ngày. 3.2.3. Chức năng nhiệm vụ của Xí nghiệp Cho đến nay tuy Xí nghiệp Chế biến lương thực 1 là đơn vị hạch toán đầy đủ nhưng vẫn thực hiện việc báo sổ cho Công ty vào cuối tháng. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, Xí nghiệp có nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo kế hoạch của Công ty. Tất cả các hợp đồng kinh tế đều do phòng kinh doanh của Công ty ký kết, sau đó chỉ đạo cho Xí nghiệp thực hiện. Nên nguồn vốn của Xí nghiệp cũng do Công ty cấp. Do đó, Xí nghiệp không có tài khoản riêng ở ngân hàng, không có con dấu riêng. Khi đó số tiền thu được từ bán hàng sẽ chuyển về Công ty, Công ty sẽ hoàn lại vốn cấp bằng tiền của khách hàng thanh toán. Xí nghiệp chỉ sản xuất một loại sản phẩm là gạo lau bóng từ gạo xô (gạo bóc vỏ). Nhiệm vụ của Xí nghiệp hiện nay là thu mua các loại gạo nguyên liệu như; gạo xô, gạo trắng thẳng, gạo thơm… (không mua lúa) để chế biến ra các loại gạo thành phẩm đạt yêu cầu xuất khẩu và bán nội địa. Trong đó Xí nghiệp xuất sang một số thị trường lớn và quen thuộc như Nhật, Singapore, Indonesia, Philippine, Iran, Irac… và một số nước khác trên thế giới. Do thị trường rộng lớn như vậy, nên trong những năm qua tổng sản lượng xuất khẩu của Xí nghiệp đạt trên 90.000 tấn mang về cho đất nước và tỉnh An Giang một nguồn ngoại tệ khá lớn. 3.2.4. Tình hình hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp qua các năm Đánh giá khái quát tình hình tài chính của Xí nghiệp sẽ cung cấp cho chúng ta một cái nhìn tổng quát về tình hình tài chính cũng như những hoạt động trong kỳ là khả quan hay không. Để biết được tình hình hoạt động của Xí nghiệp, chúng ta sẽ điểm sơ qua về báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ của Xí nghiệp. Bảng 3.1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. ĐVT: triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Chênh lệch 2006/2005 Tuyệt đối Tỷ lệ (%) 1. Doanh thu Trong đó: - Xuất khẩu trực tiếp - Xuất ủy thác - Cung ứng và bán lẻ 467.600.451 38.436.434 37.010.095 48.153.922 398.938.718 242.395.005 95.062.132 61.481.580 (68.661.733) (140.041.429) 58.052.037 13.327.658 (14,7) (36,6) 156,9 27,7 2. Giá vốn hàng bán 430.050.629 365.276.709 (64.773.920) (15,1) 3. Lợi nhuận gộp (1) - (2) 37.549.822 33.662.009 (3.887.813) (10,4) 4. Chi phí bán hàng 16.932.373 14.078.582 (2.853.791) (16,9) 5. Chi phí quản lý 1.830.000 2.490.000 660.000 36,1 6. Lợi nhuận từ HĐKD (3) - (4) - (5) 18.787.449 17.093.427 (1.694.022) (9,0) 7. Thu nhập từ HĐTC 8. Chi phí HĐTC Trong đó: Lãi vay 1.785.058 1.785.058 3.849.067 3.849.067 2.064.009 2.064.009 115,6 115,6 9. Lợi nhuận từ HĐTC (7) - (8) (1.785.058) (3.849.067) (2.064.009) 115,6 10. Thu nhập khác 86.565 86.565 100,0 11. Chi phí khác 107.785 107.785 100,0 12. Lợi nhuận khác (10) - (11) (21.220) (21.220) (100,0) 13. Lợi nhuận trước thuế (6) + (9) + (12) 17.002.391 13.223.140 (3.779.251) (22,2) Nguồn: Tổ kế toán XNCBLT 1 Qua bảng kết quả kinh doanh trên, ta thấy doanh thu của Xí nghiệp trong năm 2006 đã giảm khoảng 69 tỷ đồng với tỷ lệ 14,7%. Trong đó chủ yếu là do sự sụt giảm doanh thu về xuất khẩu trực tiếp với tỷ lệ 36%. Mặt khác, doanh thu về xuất khẩu trực tiếp lại chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng doanh thu. Cụ thể, năm 2005 chiếm 82%, năm 2006 chỉ chiếm khoảng 61%. Chính vì vậy đã ảnh hưởng lớn đến sự giảm sút trong tổng doanh thu của Xí nghiệp. Nếu chỉ nhìn vào sự sụt giảm này, chúng ta sẽ cho rằng doanh nghiệp gặp khó khăn về thị trường xuất khẩu trực tiếp, kết quả kinh doanh trong năm 2006 là không lạc quan. Tuy nhiên, thực tế không phải như vậy. Chúng ta cần phải biết sự xuống dốc của doanh thu là do đâu? Do sản lượng bán hay do giá bán giảm. Chỉ có thể biết được nguyên nhân của nó mới đánh giá đúng tình hình hoạt động kinh doanh trong kỳ của Xí nghiệp. Trong năm 2006 giá xuất khẩu của cả nước nói chung của Xí nghiệp nói riêng đều tăng (tăng 9 USD so với năm 2005). Điều này có thể khẳng định nguyên nhân làm doanh thu năm 2006 giảm là do sản lượng bán bị sụt giảm. Sự giảm sút này không phải do chủ quan mà là do nhân tố khách quan. Do ngành lương thực chịu sự điều tiết của Chính phủ về sản lượng xuất khẩu hàng năm. Cụ thể trong năm 2006, giá cao liên tục trong quý IV (do nhu cầu xuất khẩu tăng, nguồn cung trong nước khan hiếm do sự phá hoại của dịch bệnh) và để đảm bảo an ninh lương thực nên ngày 12/11/2006, Thủ tướng đã có công điện dừng xuất khẩu. Điều này làm ảnh hưởng ngay đến kế hoạch kinh doanh của Xí nghiệp trong thời điểm rất thuận lợi: giá bán cao, nhu cầu thị trường tiêu thụ mạnh, Xí nghiệp lại có lượng tồn kho đáp ứng được cho xuất khẩu. Chính vì vậy nên doanh thu năm 2006 mới có sự thay đối như thế. Tuy nhiên, doanh thu về xuất ủy thác, cung ứng và bán lẻ lại tăng. Cụ thể, cung ứng và bán lẻ tăng 27,7%, điều này là rất khả quan cho thấy Xí nghiệp đã kịp thời thích ứng để đối phó với những biến động của thị trường. Xí nghiệp không chỉ chú trọng xuất khẩu mà đang dần mở rộng thị phần của mình bằng cách chiếm lĩnh thị trường nội địa. Giá vốn hàng bán giảm khoảng 65 tỷ đồng với tỷ lệ 15,1%. Khi lượng hàng tiêu thụ giảm thì trị giá vốn của hàng bán ra cũng giảm là lẽ đương nhiên. Doanh thu năm 2006 so với năm 2005 giảm 14,7%, trong khi đó giá vốn hàng bán giảm 15,1%, giảm nhiều hơn mức độ giảm của doanh thu là 0,4%. Đây cũng là hiện tượng tốt, vì giá vốn giảm nhiều hơn so với doanh thu sẽ góp phần cải thiện phần nào vào ảnh hưởng đến lợi nhuận. Điều này cũng cho thấy Xí nghiệp đã tiết kiệm được chi phí trong thu mua và chế biến nên giảm bớt được phần nào chi phí trong giá thành sản phẩm. Tương tự chi phí bán hàng cũng giảm, do doanh số bán của Xí nghiệp sụt giảm nên chi phí bán hàng cũng giảm theo. Nhưng chi phí quản lý lại tăng 36% là do sự điều chỉnh tăng mức lương cơ bản của nhà nước trong thời gian qua làm chi phí quản lý tăng cao ảnh hưởng đến lợi nhuận. Lợi nhuận của Xí nghiệp chủ yếu là từ hoạt động sản xuất kinh doanh. Lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2006 giảm 9% so với năm 2005. Lợi nhuận giảm ít hơn tốc độ giảm của doanh thu. Doanh thu giảm gần 69 tỷ đồng (14,7%) nhưng lợi nhuận chỉ giảm khoảng 1,7 tỷ (9%). Nguyên nhân như đã nói ở trên do lượng xuất khẩu giảm nhưng giá xuất khẩu lại tăng (giá xuất khẩu trong nước bình quân mỗi tấn 254,8 USD/tấn, tăng 9 USD so với năm 2005). Điều này cho thấy mặc dù lợi nhuận sụt giảm nhưng hiệu quả kinh doanh thì không giảm. Tuy lượng tiêu thụ thấp nhưng vẫn đạt thắng lợi do lợi nhuận mang lại cao. Tóm lại: Công ty Xuất Nhập Khẩu An Giang là một Công ty kinh doanh đa ngành, trong đó chủ yếu là về lĩnh vực chế biến lương thực. Trong thời gian qua đã không ngừng phấn đấu vươn lên, đến nay đã thể hiện được là một trong những doanh nghiệp hàng đầu của tỉnh An Giang. Công ty bao gồm nhiều đơn vị trực thuộc cả trong lĩnh vực kinh doanh thương mại và sản xuất kinh doanh lương thực. Trong đó, Xí nghiệp chế biến lương thực 1 được biết đến là một đơn vị trực thuộc có quy mô và hiệu quả hoạt động lớn nhất trong khối lương thực của Công ty (Xí nghiệp gồm 3 phân xưởng với sức chứa của các kho lên đến 26.500 tấn). Là đơn vị trực thuộc, Xí nghiệp có nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo kế hoạch của Công ty. Tuy vậy, trong thời gian qua nhờ vào sự chỉ đạo đúng đắn từ phía Ban lãnh đạo của Công ty cùng với sự nổ lực hết mình của các thành viên trong Xí nghiệp, đơn vị trực thuộc này đã đóng góp không nhỏ vào sự phát triển chung của Công ty. Điều này được thể hiện rõ trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp như đã trình bày ở trên. @&? Chương 4: CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ NGHIỆP T rước khi đi vào phần chính của đề tài là thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho. Chúng ta cần tìm hiểu, nắm khái quát về công tác quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp cùng các vấn đề có liên quan làm cơ sở để thiết lập mô hình. 4.1. Sơ lược về tiến trình nhập xuất gạo tại Xí nghiệp Sơ đồ 4.1: Quy trình nhập xuất gạo tại Xí nghiệp Công ty (3) Dân, DN (1) Kế hoạch thu mua (2) Tiền Xí nghiệp KCS Máy lau bóng (5a) Gạo thành phẩm BP thu mua Kho Nơi khác V/C hàng (4a) (4) (4b) (4) Đạt Không đạt Lên hàng Gạo nguyên liệu Gạo TP (5b) (5c) (5d) Xuất (KCS) (6) Đấu trộn Bán Xí nghiệp chỉ sản xuất một loại sản phẩm là gạo lau bóng từ gạo xô. Do sản phẩm có tính chất mùa vụ cho nên hàng năm sản xuất tập trung trong 6 tháng: 2, 3, 4 và tháng 8, 9, 10. Các tháng còn lại chỉ hoạt động khoảng một phần ba công suất. (1) Mỗi năm, phòng kế hoạch của Công ty sẽ đưa ra kế hoạch thu mua và xuất bán cho Xí nghiệp. Xí nghiệp dựa vào đó để tiến hành thu mua. (2) Hàng ngày, Xí nghiệp sẽ dự đoán xem lượng mua vào trong ngày hôm sau là bao nhiêu, làm cơ sở tạm ứng tiền từ Công ty. Giấy tạm ứng này sẽ do kế toán của Xí nghiệp làm, trình ban lãnh đạo Xí nghiệp ký. Lúc này nhân viên của Xí nghiệp sẽ mang giấy tạm ứng đến phòng kế toán của Công ty để ứng tiền. Như vậy tiền thu mua hàng ngày cũng từ Công ty rót xuống theo giấy tạm ứng của Xí nghiệp, từ đó phòng kế toán lập phiếu chi và các nhân viên trong phòng kế toán của Công ty sẽ luân phiên mang tiền đến cho Xí nghiệp. (3) Do đặc tính của sản phẩm mang tính chất mùa vụ, cho nên khi vào vụ thì Xí nghiệp sẽ mua vào liên tục do bạn hàng mang đến là chủ yếu. Cũng có những hợp đồng để mua hàng nhưng loại này không đáng kể. Hiện nay, tại Xí nghiệp nguồn hàng chủ yếu do bạn hàng đem đến với nhiều chủng loại khác nhau từ các vùng trong tỉnh như: Mỹ Hòa Hưng, Chợ Mới, Thoại Sơn, Châu Thành, Châu Phú. Ngoài ra còn mua từ các tỉnh lân cận như: Cần Thơ, Kiên Giang, Đồng Tháp, Vĩnh Long... (4) Trước khi thương lái đem hàng đến bán, thường sẽ điện xem Xí nghiệp có nhu cầu mua không và hỏi trước về giá cả. Khi hàng được đem đến bến, bộ phận thu mua (KCS) của Xí nghiệp sẽ trực tiếp xem hàng và quyết định giá. Tại đây, có các cán bộ KCS thu mua đã có sẵn kinh nghiệm trong nhiều năm nên việc thu mua không cần lấy mẫu dưới ghe lên phòng kiểm phẩm phân tích, tính toán tỷ lệ thu hồi thành phẩm rồi cho giá, làm như vậy sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thu mua của Xí nghiệp. Mà ở đây, cán bộ thu mua sẽ dùng xiên lấy mẫu nhiều chỗ trên ghe, quan sát trực tiếp bằng cảm quan, dùng máy đo độ ẩm xác định thủy phần của nguyên liệu, cuối cùng là cho giá. (4a) Nếu sản phẩm không đạt yêu cầu, không thống nhất với nhau về giá cả hoặc sức chứa của kho đã quá tải (cũng có xảy ra nhưng ít) thì sẽ không mua, thương lái sẽ vận chuyển đến nơi khác để bán. (4b) Nếu sản phẩm đạt yêu cầu, thống nhất với nhau về giá cả. Lúc này, KCS sẽ chọn một bao mẫu (tại vị trí dễ nhìn) dùng viết ghi đầy đủ các chỉ tiêu như: độ ẩm, giá, gạo gì, nơi lên gạo, số lượng bao, ngày tháng năm, tên chủ ghe… để cho bộ phận tiếp theo làm việc dễ dàng hơn trong việc phân loại và đổ hộc hợp lý. Sau đó, thủ kho sẽ tiến hành cân và lên hàng. Trước khi kiểm tra nhập kho, sẽ có một KCS kiểm tra lại mẫu (mỗi kho sẽ có một KCS) do cán bộ thu mua trước đó ghi. Trong quá trình cân và lên hàng sẽ kiểm tra mẫu từng bao. Nếu có sự sai lệch lớn với mẫu thì trả lại hoặc thu mua với giá thấp hơn. (5a) Nếu hàng mua vào là các loại gạo thành phẩm thì sẽ được bốc xếp đưa trực tiếp lên kho. Thường thì loại này thời gian tồn kho trung bình là 2 tháng, chậm nhất là 8 tháng. (5b) Nếu như hàng mua vào là gạo nguyên liệu, thì khi cân xong sẽ được bốc xếp đưa thẳng vào hộc để lau bóng thành từng loại gạo thành phẩm thích hợp như gạo 5%, 10%... thường thì tại Xí nghiệp tiến hành lau bóng cho ra gạo 25%. (5c) Nếu hộc không chứa đủ thì sẽ đem chất vào kho, sau đó đổ hộc sản xuất tiếp. Cho nên, gạo nguyên liệu ở Xí nghiệp thời gian tồn kho rất ngắn trung bình khoảng 5 – 7 ngày, chậm nhất là một tháng. (5d) Tùy theo nhu cầu của khách hàng và chất lượng của các loại gạo thành phẩm. Lúc này gạo thành phấm sẽ lại được xuất sản xuất tiếp (lau bóng lại), sau đó nhập kho trở lại. Sau khi hàng mua vào được chất xếp vào kho, thủ kho sẽ ghi vào sổ theo dõi lượng mua hàng ngày. Và để nắm bắt nhanh chóng ngày nhập kho, số lượng và phẩm chất của từng lô hàng, trên mỗi lô đều được ghi rõ số lượng, phẩm chất, ngày nhập một cách ngắn gọn dễ hiểu. (6) Xuất kho bán hàng theo kế hoạch của Công ty: Các hợp đồng bán hàng sẽ do phòng kinh doanh của Công ty ký kết, sau đó phân bổ số lượng xuống cho Xí nghiệp. Lúc này tùy theo phẩm chất của loại gạo được quy định trong hợp đồng mà Công ty đã ký kết, Xí nghiệp sẽ xuất bán theo loại đó, hoặc xuất đấu trộn theo loại gạo quy định trong hợp đồng từ đó xuất bán. Mỗi công đoạn của quá trình thu mua, nhập sản xuất và xuất bán đều được nhân viên kiểm phẩm kiểm tra lại cẩn thận. Cuối tháng, thủ kho sẽ kết hợp với kế toán kho để tiến hành kiểm kê hàng tồn kho. Tại Xí nghiệp có 8 kho, các loại thành phẩm khác nhau đều được xếp chung một kho, không phân biệt kho nào để loại nào. Khi nhập kho các loại hàng sẽ được chất xếp theo cây, mỗi cây là một loại gạo. Gạo hàng hóa và gạo thành phẩm được chất xếp riêng (có phân biệt ranh giới giữa các cây hàng khác nhau). Khi xuất kho để sản xuất, thủ kho sẽ chỉ đạo xuất loại nào, bao nhiêu (theo yêu cầu của Xí nghiệp). Sau đó căn cứ vào số lượng thành phẩm, phụ phẩm thu hồi, thủ kho báo số lượng cho kế toán biết để lập các chứng từ có liên quan. Ở Xí nghiệp, hàng được xuất kho theo phương pháp FIFO (nhập trước xuất trước). Các cây hàng được chất xếp theo hướng phục vụ cho phương pháp xuất kho này, tức khi nhập sẽ được chất xếp theo cách thức cuốn chiếu (sao cho hàng nhập trước sẽ được xuất trước). F Quy trình trên có những ưu khuyết điểm sau: - Ưu điểm: + Có sự phân công rõ ràng, phân chia rõ trách nhiệm của từng người. Khi lên hàng đều có cán bộ kiểm phẩm kiểm tra lại từng bao rất cẩn thận. Khi nhập sản xuất, xuất bán cũng vậy đều được nhân viên kiểm phẩm kiểm tra lại tiêu chuẩn chất lượng gạo một cách thường xuyên xem hàng đạt hay chưa, có đúng với quy định không… Điều này là rất tốt giúp kiểm soát tốt hơn chất lượng gạo qua từng khâu. + Hàng hóa đem và kho được chất xếp cẩn thận dưới sự chỉ dẫn của thủ kho. Mọi chi tiết đều được thủ kho ghi chép vào sổ theo dõi. Điều này giúp nắm bắt nhanh được phẩm chất, thời gian nhập, thời gian tồn kho của từng cây hàng. Từ đó giúp cho việc điều động sản xuất, xuất bán sản phẩm theo nhu cầu của khách hàng được dễ dàng hơn. + Cách chất xếp hàng hóa trong kho rất có trình tự, hợp lý, phân biệt rõ giữa các loại gạo khác nhau. Loại nào nhập trước sẽ được xuất trước. Như vậy giúp tránh kéo dài thời gian lưu kho, chất lượng gạo cũng được đảm bảo. Qua các ưu điểm trên ta có thể nhận thấy một điều: quy trình quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp được tổ chức khá chặt chẽ, có hệ thống, có sự phân công phân nhiệm rõ ràng giữa các khâu. Chính các yếu tố này đã góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý hàng tồn kho, chất lượng sản phẩm được đảm bảo, đáp ứng giao hàng cho khách hàng đúng lúc. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số khuyết điểm nhỏ cần được khắc phục. - Khuyết điểm: + Mặc dù hàng nhập kho được chất xếp một cách có hệ thống nhưng vẫn còn một số trường hợp khi thu mua nhiều (vào lúc cao điểm của mùa vụ) các lô hàng mua trước được chất xếp vào phía trong không dành lối đi nên thỉnh thoảng có một số lô hàng bị ứ đọng lại không thể xuất trước theo cách nhập trước xuất trước được, làm ảnh hưởng xấu đến chất lượng gạo. + Tại Xí nghiệp có nhiều loại gạo khác nhau, các loại gạo này không được theo dõi riêng ở từng kho mà được chất xếp chung một kho dễ dẫn đến tình trạng nhầm lẫn. + Việc dùng cảm quan để xem hàng đôi khi không chính xác ảnh hưởng đến chất lượng gạo thu mua. + Gạo được mua vào từ nhiều bạn hàng với số lượng và chất lượng khác nhau. Vì vậy chất lượng không đồng bộ nên nhiều khi phải xuất kho để chạy máy lại. Điều này là không tránh khỏi bởi do đặc thù riêng của sản phẩm hay do nhu cầu của khách hàng nên phải chạy lại như thế. Đây cũng chưa hẳn là một nhược điểm nhưng nó lý giải được tại sao cũng là gạo thành phẩm mà lại phải nhập kho rồi xuất kho để chạy máy gây tốn kém cả về nhân lực và vật lực. 4.2. Quy trình luân chuyển chứng từ 4.2.1. Mua hàng F Mua của dân: Sơ đồ 4.2: Quy trình luân chuyển chứng từ trong khâu mua hàng Thủ kho HĐ mua Phiếu chi Thủ quỹ Kế toán Người bán hàng lẻ Phiếu chi Thẻ kho Sổ quỹ tiền mặt Bảng kê Phiếu nhập kho Sổ theo dõi Đối chiếu Hoàn tất - Hàng ngày kiểm phẩm thống nhất với Ban giám đốc Xí nghiệp về giá thu mua trong ngày. Căn cứ vào chất lượng gạo, kiểm phẩm ghi giá mua vào phiếu mua hàng lẻ (lập 01 liên) theo số lượng nhập kho do thủ kho ghi. Số lượng gạo mua vào ghi bằng số và chữ và được thủ kho nhân với đơn giá để tính thành tiền. Kiểm phẩm ký tên dưới đơn giá và thủ kho ký tên dưới số lượng. Sau đó thủ kho ghi vào sổ theo dõi số lượng mua vào. - Phiếu mua hàng lẻ được thủ kho giao cho người bán hàng để đến kế toán lập phiếu chi. Kế toán kiểm tra phiếu mua hàng lẻ (không thanh toán phiếu có tẩy xóa) số và chữ có phù hợp nhau không? Kế toán lập phiếu chi (02 liên) căn cứ vào số lượng và đơn giá trên phiếu mua hàng lẻ tính thành tiền và trình Ban giám đốc (Quản đốc) Xí nghiệp ký vào phiếu chi. Sau đó phiếu chi được kế toán chuyển thủ quỹ để chi tiền cho khách hàng. Thủ quỹ từ chối chi những phiếu chi có tẩy xóa và chuyển về kế toán lập lại phiếu chi khác. - Cuối mỗi ngày thủ quỹ tổng hợp mọi phiếu chi ghi vào sổ quỹ số tiền đã chi thu mua trong ngày và gởi kế toán mọi phiếu chi. Kế toán tổng hợp các phiếu chi, lập bảng kê thu mua và phiếu nhập kho. Bảng kê thu mua, phiếu chi và phiếu nhập kho đều phải có chữ ký của Gám đốc (hoặc Phó giám đốc). Riêng phiếu nhập kho: thủ kho căn cứ vào sổ theo dõi để đối chiếu số lượng nhập kho ký tên vào phiếu nhập kho và ghi vào thẻ kho. F Mua hàng theo hợp đồng (DN quốc dân hoặc DN tư nhân) - Các hợp đồng phải gởi về phòng TCKT. - Căn cứ vào hợp đồng và số lượng gạo nhập kho, kế toán lập phiếu nhập kho và phiếu chi tiền (phải có chữ ký của Giám đốc), thủ quỹ căn cứ phiếu chi tiền để thanh toán cho khách hàng. Hạn chế ứng tiền trước cho khách hàng. Nếu có ứng tiền trước phải có sự chấp thuận của Ban giám đốc Công ty và báo về phòng kế toán. Giám đốc Xí nghiệp phải phân công người theo dõi các hợp đồng này. 4.2.2. Bán hàng - Theo kế hoạch Công ty: kế toán lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, các thủ tục đi đường khác giao cho ghe vận chuyển. Sau khi giao hàng xuống tàu xác định số lượng cụ thể, kế toán chi nhánh lập hóa đơn GTGT xuất bán cho Công ty theo giá thị trường. - Ngoài kế hoạch Công ty: + Giá bán gạo và phụ phẩm do Ban giám đốc Xí nghiệp quyết định (có tham khảo Ban giám đốc Công ty). + Căn cứ vào sự thỏa thuận hoặc hợp đồng ký kết kế toán lập phiếu thu chuyển thủ quỹ thu tiền. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu tiền ghi vào sổ quỹ và chuyển trả kế toán. Kế toán lập hóa đơn GTGT giao cho khách hàng 1 liên để đến thủ kho nhận hàng. Khi giao hàng xong thủ kho phải ký tên vào hóa đơn GTGT và ghi giảm thẻ kho. 4.2.3. Chế biến sản xuất - Căn cứ vào số lượng gạo xuất ra để chế biến thành phẩm, phụ phẩm thu hồi do thủ kho báo, kế toán lập phiếu xuất kho, biên bản SX và phiếu nhập kho thành phẩm, phụ phẩm, ghi vào nhật ký sản xuất. Thủ kho căn cứ vào các chứng từ trên để giảm hoặc nhập kho lượng hàng hóa tương ứng. 4.2.4. Chế độ báo cáo - Mỗi ngày 9 giờ - 10 giờ sáng báo cáo số lượng thu mua trong ngày và tồn quỹ của ngày hôm trước về Công ty. - Mỗi ngày 4 giờ chiều đăng ký với phòng kế toán tiền ứng thu mua cho ngày hôm sau. - Mỗi tuần kế toán Xí nghiệp, phân xưởng đối chiếu hàng hóa, bao bì với thủ kho. - Mỗi tuần kế toán lập bảng kê thanh toán tiền mua hàng, bảng kê bán phụ phẩm, bảng kê chi phí và gởi tất cả chứng từ về phòng kế toán. Gởi về phòng kế toán vào ngày thứ 3 của tuần sau. Đối với những tháng thu mua ít có thể mỗi tháng lập bảng kê 02 lần, từ ngày 01 - 15 và ngày 15 - 30. Ngày gửi chậm nhất là ngày 20 của tháng và ngày 05 của tháng sau. - Lập biên bản sản xuất trong tháng. - Ngày gởi bảng cân đối từ ngày 10 - 15 của tháng sau (gởi kèm nhật ký thu chi tiền mặt, nhật ký bán hàng, thẻ kho, bảng tính lãi vay ngân hàng) - Cuối mỗi tháng từ ngày 01 - 05 của tháng sau, kế toán phân xưởng đối chiếu số liệu hàng hóa tiền mặt với kế toán Xí nghiệp. Từ ngày 05 - 10 kế toán Xí nghiệp đối chiếu số liệu hàng hóa tiền mặt với phòng kế toán. - Theo sự chỉ đạo của BGĐ phòng kế toán sẽ kiểm quỹ đột xuất các Xí nghiệp không qui định thời gian. - Kế toán Xí nghiệp không phải kê khai thuế GTGT, thuế thu nhập tất cả đều do phòng kế toán kê khai báo cáo cục thuế tỉnh An Giang. 4.3. Tình hình nhập xuất hàng tồn kho của Xí nghiệp 4.3.1. Hệ thống kiểm soát tồn kho tại Xí nghiệp Hiện tại, Xí nghiệp đang sử dụng phần mềm Xman vào công tác tổ chức kế toán. Mọi hoạt động nhập xuất trong ngày đều được ghi chép và cập nhật liên tục. Hàng ngày, khi mua hàng vào Kế toán đều tập hợp các phiếu chi thu mua trong ngày để lên bảng kê và phiếu nhập kho. Khi xuất bán hoặc xuất sản xuất, Kế toán cũng đều lập phiếu xuất kho hoặc nhập kho thành phẩm. Sau đó các chứng từ này đều được Kế toán nhập liệu vào chương trình, tự động chương trình sẽ cập nhật các báo cáo về tình hình xuất nhập tồn. Như vậy, mức tồn kho của mỗi loại hàng được theo dõi liên tục, giúp nắm bắt nhanh được tình hình tồn kho của Xí nghiệp. Kế toán cũng đỡ vất vả trong việc tính toán lượng tồn kho. Cuối tháng kế toán kết hợp với thủ kho để tiến hành kiểm kê hàng tồn kho đối chiếu với sổ sách để kịp thời phát hiện những trường hợp sai sót. Điều này là rất cần thiết giúp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý hàng tồn kho. Qua hệ thống kiểm soát tồn kho như thế thì mức độ kiểm soát tồn kho đối với các mặt hàng là như nhau. Tuy nhiên, theo hệ thống tồn kho phân loại ABC thì việc theo dõi tồn kho tất cả với mức độ quan tâm như nhau sẽ không hợp lý khi có các loại hàng chiếm tỷ lệ rất nhỏ về số lượng nhưng rất lớn về giá trị. Vì vậy cần kết hợp thêm hệ thống kiểm soát tồn kho phân loại ABC. Tại Xí nghiệp cũng tồn kho nhiều loại hàng khác nhau, nhưng không thể áp dụng phân loại theo kiểu ABC. Vì mặt hàng có giá cao hơn các mặt hàng khác một chút thì chiếm tỷ lệ không nhiều nên giá trị của nó thấp. Mặt hàng có giá thấp hơn thì chiếm tỷ lệ rất cao nên giá trị của nó cũng lớn. Cụ thể đối với gạo nguyên liệu, giá mua của nó là rẻ nhất so với các loại còn lại, lại chiếm 85% tỷ lệ giá trị và khoảng 88% tỷ lệ số lượng. Giá trị và số lượng của chúng ngang nhau, không có loại chiếm giá trị lớn nhưng số lượng ít (bởi giá mua vào của chúng không có sự chênh lệch lớn lắm). Cho nên, việc kiểm soát theo cách phân loại ABC là không cần thiết. Chỉ cần kiểm soát theo hệ thống tồn kho liên tục như trên của Xí nghiệp thì nhà quản lý đã có thể nắm bắt được trạng thái tồn kho ở bất kỳ thời điểm nào, điều đó giúp cho việc thiết đặt sản xuất, kinh doanh được thuận lợi hơn. 4.3.2. Tình hình nhập xuất hàng tồn kho tại Xí nghiệp năm 2006 Tại Xí nghiệp hoạt động thu mua và xuất bán diễn ra liên tục. Đặc biệt vào những lúc chính vụ lượng hàng mua vào rất nhiều. Vì vậy vào những khoảng thời gian này (từ tháng 3 đến tháng 9) lượng hàng tồn kho thường ở mức cao. Đây là điểm đặc trưng riêng của ngành sản xuất lương thực. Là đơn vị trực thuộc, Xí nghiệp sẽ tiến hành thu mua theo kế hoạch của Công ty. Bảng 4.1: Bảng kế hoạch và tình hình thực hiện năm 2006 ĐVT: tấn Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ % đạt được Mua 160.790 111.954 70% Bán 117.840 89.663 76% Trong năm 2006 kế hoạch thu mua của Xí nghiệp là 160.790 tấn nhưng thực tế chỉ thu mua vào được 111.954 tấn gạo các loại gồm gạo nguyên liệu và gạo thành phẩm. So với kế hoạch đề ra chỉ đạt được khoảng 70%. Sở dĩ thực tế thấp hơn kế hoạch nhiều như vậy là do năm vừa rồi thời tiết diễn biến phức tạp, hạn hán, bão lụt, đã gây thiệt hại nhiều vùng trong cả nước, dịch bệnh diễn ra trên diện rộng ở các tỉnh ĐBSCL – là nguồn cung chính cho xuất khẩu – lại mất mùa ảnh hưởng đến nguyên liệu đầu vào nên thực tế thu mua không đạt được so với kế hoạch. Do tình trạng mất mùa như thế, Chính phủ đã có công điện tạm dừng xuất khẩu nên trong 6 tháng cuối năm, Xí nghiệp chỉ có thể giải quyết những hợp đồng được cho phép của Chính phủ, còn lại tồn kho phải chờ giải quyết sang năm 2007, nên việc xuất bán cũng không đạt được so với kế hoạch đề ra. Trong năm 2006 chỉ xuất được 89.663 tấn, trong khi đó kế hoạch thực hiện là 117.840. Thực tế xuất bán chỉ đạt được 76% so với kế hoạch. 4.4. Tình hình biến động giá mua gạo nguyên liệu qua 3 năm Tại Xí nghiệp, mặt hàng được mua vào nhiều nhất là gạo nguyên liệu, chiếm khoảng 88% trong tổng số gạo mua vào (năm 2006). Do đó sự biến động giá mua của loại gạo này ít nhiều sẽ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của Xí nghiêp. Vì vậy việc tìm hiểu xu hướng biến động giá mua của mặt hàng này qua các năm là cần thiết để từ đó có thể biết được mua hàng vào khoảng thời gian nào sẽ đem lại hiệu quả cao hơn nhờ chênh lệch giá cũng như đưa ra được quyết định có nên dự trữ hàng trong khoảng thời gian nào không? Sau đây là tình hình biến động giá mua gạo nguyên liệu của Xí nghiệp qua 3 năm: Bảng 4.1: Bảng tổng hợp giá mua gạo nguyên liệu qua 3 năm ĐVT: đồng Tháng Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 1 2.471 3.212 3.301 2 2.471 3.178 3.222 3 2.621 3.016 3.072 4 2.935 3.029 2.986 5 2.935 3.152 3.160 6 2.716 2.966 3.186 7 2.199 2.878 3.188 8 2.866 3.102 3.277 9 2.718 3.050 3.366 10 2.833 3.099 3.539 11 2.925 3.218 3.895 12 2.775 3.258 3.895 Nguồn: Phòng kế toán Công ty Angimex Đồ thị 4.1: Biến động giá mua gạo nguyên liệu qua các năm Qua biểu đồ trên dễ dàng nhận thấy một điều rằng giá mua gạo nguyên liệu đã không ngừng tăng qua 3 năm. Bởi thời gian qua các loại nguyên liệu đầu vào như: phân bón, thuốc trừ sâu, nhiên liệu… liên tục tăng đã đẩy giá thành sản xuất của các sản phẩm tăng theo. Đây cũng là tình trạng tăng giá chung của thị trường không có gì đáng nói. Điều chúng ta cần xem xét ở đây là giá mua gạo nguyên liệu biến động như thế nào qua các tháng trong năm. Nhìn vào biểu đồ trên ta có thể thấy rằng, năm 2004 giá thu mua đã tăng liên tục từ tháng 1 đến tháng 5. Đến tháng 6 – 7 giá mua đã sụt giảm rõ rệt (đặc biệt giá mua tháng 7 là thấp nhất). Sau đó nhìn chung giá đã tăng trở lại. Trái ngược với năm 2004. Năm 2005 và 2006 giá mua đã có xu hướng giảm dần trong bốn tháng đầu năm. Và nhìn chung giá cả của nó thấp hơn các tháng còn lại. - Đối với năm 2005, từ tháng 5 giá đã tăng lên rồi lại giảm vào tháng 6, 7. Sau đó lại tiếp tục tăng trở lại. Cũng như năm 2004, năm 2005 giá mua thấp nhất lại rơi vào tháng 7. - Năm 2006 khác hẳn với hai năm còn lại, giá mua thấp nhất lại rơi vào tháng 4 và sau mốc thời gian này giá đã tăng lên liên tục. Tuy sự biến động giá mua gạo nguyên liệu qua 3 năm là không giống nhau, không theo một xu hướng nào cả. Nhưng có thể thấy những điểm chung sau: - Năm 2004 và 2005: giá mua thấp nhất rơi vào tháng 7 (năm 2006 giá mua thấp nhất lại rơi vào tháng 4). - Năm 2005 và 2006 từ tháng 1 – 4 giá mua có xu hướng giảm dần, và sau khoảng thời gian này nhìn chung giá đã tăng lên. Điều này cho ta thấy phần nào chiều hướng của sự biến động giá: giá mua gạo nguyên liệu có khuynh hướng giảm dần vào 4 tháng đầu năm, thấp nhất vào tháng 4 và tháng 7. Sau khoảng thời gian này giả cả bắt đầu tăng. Giá thường thấp vào tháng 4 và tháng 7 do đây là hai tháng cao điểm của vụ đông xuân và hè thu. Khoảng thời gian này nguồn cung trong dân rất nhiều nên giá cả thấp hơn các tháng còn lại. Tuy nhiên cũng không loại trừ khả năng là do chất lượng của gạo thu mua. Nhưng đây chưa hẳn là yếu tố chính bởi vì Xí nghiệp sẽ không thu mua loại gạo mà phẩm chất quá kém. Vì vậy theo xu hướng trên Xí nghiệp nên có kế hoạch thu mua nhiều hơn để trữ lại vào thời gian này. Hay nói khác hơn vào lúc cao điểm của vụ mùa nên mua nhiều vào. Bên cạnh đó cũng nên tập trung thu mua vào bốn tháng đầu năm. Khoảng thời gian này giá thường thấp hơn các tháng cuối năm. Đến các tháng sau giá tăng trở lại, Xí nghiệp có thể tăng được lợi nhuận do chênh lệch về giá. 4.5. Phân tích các chỉ tiêu tồn kho Thường để cho các nhà quản lý, các nhà đầu tư hay một đối tượng thứ ba có liên quan nào đó dễ tiếp cận, nắm bắt được tình hình kinh doanh cũng như những hoạt động trong kỳ của doanh nghiệp, họ thường chú ý đến các chỉ số tài chính mà doanh nghiệp đạt được hơn là nhìn vào những con số cụ thể, dài dòng không nói lên được điều gì cả. Các chỉ số tài chính sẽ giúp ta nhìn nhận, đánh giá tốt hơn thực chất của vấn đề. Về khoản mục hàng tồn kho thì tại Xí nghiệp việc mua bán sản phẩm có thể nói diễn ra hàng ngày. Và do đặc thù sản phẩm gạo là mặt hàng mang tính thời vụ. Khi vào chính vụ thì số lượng hàng mua vào sẽ rất lớn, vì vậy cần giới hạn mức dự trữ của hàng tồn kho ở mức tối ưu, mặt khác phải tăng được vòng quay của chúng. Nói đến hàng tồn kho là nói đến khả năng đáp ứng sản xuất và nhu cầu của khách hàng. Để sản xuất không gián đoạn, nhu cầu của khách hàng được đáp ứng kịp thời thì phải có tồn kho. Trong năm vừa rồi Xí nghiệp nhận được 171 đơn đặt hàng các loại và đều đáp ứng được 100% đơn đặt hàng đó. Điều này cho thấy Xí nghiệp luôn có lượng tồn kho thích hợp để đáp ứng kịp thời các nhu cầu. Tuy nhiên điều đó chỉ cho thấy khả năng đáp ứng nhu cầu của Xí nghiệp là rất tốt (bởi nếu không đáp ứng được các hợp đồng đã ký kết thì phải bồi thường rất lớn) nên chỉ tiêu về mức độ hoàn thành các đơn hàng chỉ cho thấy khả năng đáp ứng nhu cầu của Xí nghiệp không đánh giá được trình độ quản trị tồn kho của Xí nghiệp. Để biết được điều này ta cần tìm hiểu trong kỳ hàng tồn kho tại Xí nghiệp quay được bao nhiêu vòng và tăng giảm ra sao cũng như số ngày bình quân hàng tồn kho nằm chờ trong kho là bao nhiêu ngày, chúng ta sẽ đi tìm hiểu các chỉ số sau. Bảng 4.2: Bảng tính các chỉ số tồn kho ĐVT: triệu đồng Khoản mục Năm 2005 Năm 2006 1. Doanh thu 467.600 398.939 2. Giá vốn hàng bán 430.051 365.277 3. Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ 17.350 23.476 4. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ 23.476 12.863 5. Trị giá hàng tồn kho bình quân [(3) + (4)]/2 20.413 18.169 6. Số ngày trong năm 365 365 7. Số vòng quay hàng tồn kho (2)/( 5) 21 20 8. Thời hạn tồn kho bình quân (ngày) (6)/(7) 17 18 9. Tỷ lệ hàng tồn kho so với doanh thu (5)/(1) 4,4% 4,6% Qua bảng tính trên ta thấy, trong năm 2005 hàng tồn kho quay được 21 vòng/năm, và đến năm 2006 giảm chỉ còn 20 vòng. Chỉ tiêu này phản ánh nếu doanh nghiệp rút ngắn được chu kỳ sản xuất kinh doanh, sản xuất hoặc thu mua sản phẩm hàng hóa đến đâu bán hết đến đó, hàng tồn kho giảm. Do đó, sẽ làm cho hệ số vòng quay hàng tồn kho tăng và như vậy sẽ làm rủi ro về tài chính của Công ty giảm và ngược lại. Đồng thời, khi hệ số vòng quay hàng tồn kho tăng lên, thời gian sản phẩm hàng hóa nằm trong kho ngắn lại sẽ làm giảm chi phí bảo quản, giảm được hao hụt. Do đó làm tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động của doanh nghiệp. Nhưng ở đây vòng quay hàng tồn kho đã bị giảm 1 vòng, điều này là không tốt từ đó kéo theo thời gian hàng tồn kho nằm chờ trong kho sẽ tăng lên. Cụ thể, thời hạn tồn kho bình quân đã tăng từ 17 ngày (năm 2005) lên 18 ngày (năm 2006). Có nghĩa là số ngày hàng tồn kho chuyển thành doanh thu đã tăng lên sẽ làm cho thời gian thu hồi vốn chậm, khả năng sinh lời giảm, chi phí cho việc bảo quản lưu kho cũng tăng lên. Nguyên nhân của sự giảm số vòng quay này là do doanh số bán ra của năm 2006 giảm so với năm 2005 do tình trạng tạm dừng xuất khẩu như đã nêu trên. Tỷ lệ hàng tồn kho so với doanh thu năm 2005 chiếm 4,4% trên tổng doanh thu, năm 2006 tăng lên một chút 4,6% so với doanh thu. Tỷ lệ này cho ta biết tồn kho trong kỳ so với doanh thu là bao nhiêu. Và như vậy tồn kho trên doanh thu càng thấp càng tốt. Chứng tỏ trong kỳ sản phẩm bán ra nhiều, tồn kho thấp. Năm 2006 tỷ lệ thành phẩm tồn kho so với doanh thu tăng 0,2%. Điều này là không tốt. Do doanh số bán năm 2006 giảm so với năm 2005 (15%), mặc dù trị giá hàng tồn kho cũng giảm nhưng chỉ giảm 11% (tốc độ giảm của doanh thu nhiều hơn mức độ giảm của hàng tồn kho) đã làm cho tỷ lệ này tăng lên. Tóm lại: Qua chương này đã cho ta biết được quy trình nhập xuất gạo tại Xí nghiệp diễn ra như thế nào, cùng sự luân chuyển chứng từ giữa các khâu. Các hoạt động này đều được tổ chức thực hiện chặt chẽ, khá tốt. Bên cạnh đó cung cấp thêm cho người đọc những thông tin về tình hình nhập xuất hàng tồn kho tại Xí nghiệp. Hệ thống kiểm soát tồn kho đang đựoc áp dụng là hệ thống tồn kho liên tục, hệ thống này giúp các nhà quản lý luôn nắm bắt đựơc trạng thái tồn kho ở bất kỳ thời điểm nào. Mặt khác, chương này còn giúp người đọc hiểu về tình hình luân chuyển hàng tồn kho của Xí nghiệp qua các chỉ tiêu tồn kho như: số vòng quay hàng tồn kho, thời hạn tồn kho bình quân… đây là các chỉ số rất cần thiết mà khi nói đến hàng tồn kho chúng ta cần phải biết đến. @&? Chương 5: THIẾT LẬP MÔ HÌNH QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO C hương 4 chúng ta đã tìm hiểu về quy trình quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp cũng như các quy trình luân chuyển chứng từ giữa các khâu. Tất cả đều được tổ chức khá tốt. Tuy nhiên, tại Xí nghiệp chưa có mô hình quản trị hàng tồn kho nào cả. Vì vậy, ở chương này chúng ta sẽ đi tìm hiểu các đặc điểm của Xí nghiệp để từ đó xem có thể thiết lập nên mô hình quản trị hàng tồn kho nào phù hợp với ngành nghề của Xí nghiệp, để góp phần nâng cao thêm hiệu quả quản lý hàng tồn kho cũng như tiết kiệm chi phí tồn kho. 5.1. Cơ sở vận dụng mô hình 5.1.1. Đặc điểm sản phẩm Xí nghiệp chuyên kinh doanh các mặt hàng gạo, nếp, tấm … trong đó gạo là chủ yếu. Như chúng ta biết, gạo là mặt hàng mang tính thời vụ, thường vào các vụ mùa nguồn cung rất lớn so với mức cầu. Vì vậy không thể đợi đến lúc có đơn đặt hàng của khách hàng mới tiến hành mua vào. Như thế sẽ không đảm bảo đủ lượng hàng cung cấp kịp thời và giá mua có thể cao hơn, đôi khi mất cơ hội ký kết hợp đồng do không có hàng cung cấp ngay, mất đi cơ hội thu lợi nhuận. Cho nên vào vụ mùa Xí nghiệp sẽ mua vào liên tục. Vì vậy tồn kho đối với mặt hàng này là không thể tránh khỏi, và nhất là vào lúc cao điểm của mùa vụ, Xí nghiệp sẽ phải tồn kho một lượng hàng lớn chỉ có vậy vào những lúc trái mùa mới có hàng cung cấp cho thị trường. 5.1.2. Đặc điểm sản xuất của Xí nghiệp. Tại Xí nghiệp, sản phẩm mua vào là gạo nguyên liệu và các loại gạo thành phẩm 5%, 10%, 15%, 20%... Loại sản phẩm mua vào này (gọi là gạo hàng hóa) sẽ được theo dõi tồn kho trên tài khoản 1561. Do đặc điểm gạo nguyên liệu không thể tồn kho lâu, sẽ dễ dẫn đến ẩm móc và hư hỏng. Nên khi mua vào gạo nguyên liệu sẽ được đổ hộc trực tiếp để lau bóng cho ra các loại gạo thành phẩm. Còn nếu mua vào là gạo thành phẩm sẽ được chất xếp vào kho và tùy theo nhu cầu sẽ xuất lau bóng thành từng loại gạo thích hợp. Các loại gạo hàng hóa đã qua lau bóng này sẽ được theo dõi tồn kho trên tài khoản 155. Lúc này tồn kho gạo hàng hóa 1561 sẽ chuyển sang trạng thái tồn kho gạo thành phẩm 155. Như vậy sản phẩm mua vào và sản xuất ra không thay đổi hẳn về chất mà chỉ có sự thay đổi về lượng. Nhưng do nhu cầu quản lý, nên cùng một loại gạo vẫn được theo dõi tồn kho trên hai tài khoản, nên không thể tách biệt là tồn kho nguyên liệu mua vào hay tồn kho thành phẩm. Bởi vì nguyên liệu mua vào cũng vốn là thành phẩm. Chính vì vậy đề tài nghiên cứu mô hình tồn kho ở đây không thể phân biệt là quản trị tồn kho nguyên liệu hay thành phẩm mà là nghiên cứu tồn kho cho cả hai loại mua vào và sản xuất ra được theo dõi trên tài khoản 155 và 1561. Ngoài ra, tại Xí nghiệp cũng có tồn kho phụ phẩm như: cám, tấm 2, tấm 3 nhưng loại này là không đáng kể nên tồn kho loại này có thể bỏ qua để đơn giản hóa trong việc tính toán và thu thập số liệu. Mặt khác, sản phẩm mua vào tại Xí nghiệp có nhiều loại với giá cả cũng không có sự chênh lệch lớn lắm. Nên nếu tính sản lượng đơn hàng tồn kho tối ưu cho từng loại thì rất khó khăn và cũng không cần thiết. Bởi kế hoạch thu mua trong năm của Xí nghiệp là bao nhiêu tấn gạo thành phẩm, chứ không có kế hoạc thu mua cụ thể từng loại gạo cho nên, việc tính toán sản lượng đơn hàng tối ưu chung cho các loại cũng phù hợp với tình hình của Xí nghiệp. 5.1.3. Đặc điểm thị trường cung ứng Xí nghiệp được đặt tại thành phố Long Xuyên, tỉnh An Giang, nằm trong khu vực ĐBSCL. Hàng năm khu vực này sản xuất ra một lượng lúa rất lớn chiếm khoảng một phần hai lượng lúa cả nước. Trong đó An Giang được biết đến là tỉnh có sản lượng lúa dẫn đầu khu vực. An Giang nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa cận xích đạo, với hai mùa rõ rệt: mùa mưa từ tháng năm đến tháng mười một với gió mùa tây nam và mùa khô từ tháng mười hai đến tháng tư với gió mùa đông bắc. Là một tỉnh ở vị trí đầu nguồn sông Cửu Long có sông Tiền và sông Hậu chảy qua. Hai nhánh sông này hàng năm đưa lượng phù sa bồi đắp cho đồng ruộng An Giang ngày thêm màu mỡ. Điều này, không những giúp cho An Giang trong những năm qua sau khi giữ phần đủ dùng trong nước, đã xuất khẩu một khối lượng gạo tương đối lớn ra nước ngoài mà còn là nơi hoạt động lý tưởng cho các Xí nghiệp trong việc thu mua sản xuất lúa gạo. Thị trường cung ứng đầu vào của Xí nghiệp là các vùng trong tỉnh như: Mỹ Hòa Hưng, Chợ Mới, Thoại Sơn, Châu Thành, Châu Phú… Ngoài ra, còn mua từ các tỉnh lân cận của khu vực như: Cần Thơ, Kiên Giang, Đồng Tháp, Sóc Trăng... Các nơi này có thị trường lúa gạo dồi dào, hàng năm đã cung cấp cho Xí nghiệp một lượng hàng hóa rất lớn, lượng hàng này do chính các bạn hàng thương lái đem đến tận Xí nghiệp để bán và cứ như thế Xí nghiệp thu mua vào liên tục. Do đặc thù của sản phẩm mang tính thời vụ và mua vào liên tục như thế tại Xí nghiệp không có một mô hình tồn kho nào. 5.1.4. Đặc điểm thị trường tiêu thụ Sản phẩm của Xí nghiệp được tiêu thụ thông qua ba kênh: xuất khẩu trực tiếp, cung ứng, ủy thác xuất khẩu. Trong đó chủ yếu là xuất khẩu trực tiếp. Châu Á là thị trường xuất khẩu truyền thống và tiêu thụ số lượng lớn trong tổng số lượng gạo hàng năm của Xí nghiệp. Thị trường Châu Phi đứng vị trí thứ hai trong tiêu thụ, các thị trường còn lại là Châu Đại Dương và Châu Âu. Trong năm 2006 Xí nghiệp đã mở rộng được thị trường Dubai, Poland, … Các thị trường này hàng năm tiêu thụ khoảng 72% sản lượng gạo của Xí nghiệp. Đây vốn là các thị trường khó tính, và để tạo được uy tín, thắt chặt quan hệ trong mua bán với các đối tác này đòi hỏi Xí nghiệp phải luôn có sẵn một lượng tồn kho để đáp ứng kịp thời. Bảng 5.1: Bảng cơ cấu thị trường xuất khẩu ĐVT: tấn Thị trường SL Tỷ lệ / SL Châu Á 36.188 47,74% Châu Phi 33.650 44,39% Châu Đại Dương 2.430 3,20% Châu Mỹ 2.150 2,84% Châu Âu 1.391 1,83% Tổng cộng 75.808 100% Biểu đồ 5.1: Thị trường xuất khẩu Bảng 5.2: Bảng cơ cấu hình thức tiêu thụ Hình thức tiêu thụ Số lượng (tấn) Tỷ lệ Xuất khẩu trực tiếp 60.850 68% Uỷ thác 22.876 26% Cung ứng 5.937 7% Tổng cộng 89.663 100% Biểu đồ 5.2: Hình thức tiêu thụ 5.2. Xây dựng mô hình quản trị hàng tồn kho Sơ đồ 5.1: Quy trình quản trị hàng tồn kho Xuất (KCS) (6) KCS Máy lau bóng (2) Gạo thành phẩm Kho (1) Lên hàng Gạo nguyên liệu Gạo TP (3) (4) (5) Đấu trộn Bán Bộ phận thu mua Bộ phận thu mua kiểm tra mua hàng vào. Sau đó, khi lên hàng KCS sẽ kiểm tra lại xem có đúng với mẫu không. Các loại gạo khác nhau sẽ được sắp xếp lưu kho hoặc phải qua công đoạn lau bóng (đối với gạo nguyên liệu) rồi mới nhập kho. Cuối cùng là xuất đấu trộn rồi bán hoặc xuất bán theo yêu cầu của khách hàng. Qua từng khâu đều được KCS kiểm tra lại cẩn thận. Khi nghiên cứu về mô hình tồn kho chúng ta cần giải đáp hai câu hỏi trọng tâm là: - Lượng hàng cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu? - Khi nào thì tiến hành đặt hàng? Như vậy, xây dựng mô hình quản trị hàng tồn kho có nghĩa là chúng ta sẽ tính toán để tìm ra sản lượng đơn hàng tối ưu Q*. Để tìm ra sản lượng đơn hàng tối ưu này, có nhiều mô hình tồn kho để áp dụng. Và tùy theo tình hình thực tế của doanh nghiệp, đặc điểm ngành nghề sản phẩm… mà áp dụng mô hình tồn kho thích hợp. Các mô hình tồn kho đó là: - Mô hình tồn kho có sản lượng để lại nơi cung ứng. Mô hình này thường được áp dụng đối với những hàng tồn kho có chi phí tồn trữ cao. Chẳng hạn như trường hợp của những nhà bán lẻ xe hơi và phụ tùng. - Mô hình tồn kho có khấu trừ theo sản lượng. Áp dụng trong trường hợp khi mua một lượng hàng đủ lớn nhà cung cấp sẽ áp dụng chính sách giảm đơn giá đối với lượng hàng đó để tăng doanh số bán hàng. Chính sách bán hàng như vậy được gọi là bán hàng khấu trừ theo lượng mua. Nếu mua với số lượng lớn thì sẽ được hưởng giá thấp. Nhưng lượng dự trữ sẽ tăng lên và do đó chi phí tồn kho sẽ tăng. Khi đó cần tính toán phải đặt lượng hàng là bao nhiêu để hưởng được giá chiết khấu với chi phí tồn kho là thấp nhất. - Mô hình tồn kho có dự trữ an toàn. Mô hình này được áp dụng trong trường hợp xảy ra khả năng thiếu hụt về hàng tồn kho. Để giảm bớt khả năng thiếu hụt này là duy trì một lượng tồn kho tăng thêm gọi là lượng tồn kho an toàn. - Mô hình EOQ (Mô hình sản lượng đơn hàng kinh tế). - Mô hình POQ. Đối với Xí nghiệp chế biến lương thực 1 chuyên kinh doanh về mặt hàng gạo là sản phẩm mang tính thời vụ, nó không thích hợp để sử dụng ba mô hình đầu. Bởi hàng hóa mua vào tất cả sẽ được đưa vào kho chứ không có dạng dự trữ để lại nơi cung ứng. Nhà cung ứng hay nói khác hơn là các bạn hàng thương lái cũng không khấu trừ theo sản lượng dù mua nhiều hay ít, cũng không xảy ra thiếu hụt về hàng tồn kho. Vì lúc nào Xí nghiệp cũng có sẵn một lượng tồn kho và dưạ vào lượng tồn kho đó Công ty phân bố số lượng bán choXí nghiệp trong khả năng của Xí nghiệp . Đối với mô hình EOQ là mô hình đơn giản và được sử dụng phổ biến nhất. Tuy nhiên, trong từng trường hợp của Xí nghiệp vừa nhập hàng vào sản xuất vừa tiêu thụ hàng nên mô hình POQ là thích hợp nhất. Sản lượng tối ưu Q* của mô hình này được tính như sau: Để xác định được Q* trên, chúng ta cần tìm giá trị của từng tham số. Ở đây, chúng ta sẽ đi tìm Q* của năm 2006 theo số liệu quá khứ của năm 2006. 5.2.1. Nhu cầu hàng năm của hàng tồn kho (D) - Nhu cầu hàng năm của hàng tồn kho D là số lượng xuất bán trong năm. - Lượng xuất bán trong năm 2006 là: 89.663 tấn thành phẩm. 5.2.2. Nhu cầu sử dụng tồn kho hàng ngày (d) d = D: Lượng sản phẩm bán ra trong năm n: Số ngày làm việc trong năm (trong một năm Xí nghiệp làm việc 300 ngày) d = = 299 tấn thành phẩm/ngày 5.2.3. Mức độ sản xuất (P) P chính là công suất sản xuất của nhà máy: P = 800 tấn nguyên liệu/ngày. Theo định mức thông thường tại Xí nghiệp thì 1 tấn gạo hàng hóa mua vào (gọi chung là gạo nguyên liệu) qua sản xuất sẽ cho ra 0,84 tấn gạo thành phẩm. Như vậy tỷ lệ hao hụt từ gạo nguyên liệu cho ra gạo thành phẩm là 16%. Như vậy: P = 800 x (1-16%) = 672 tấn thành phẩm/ngày 5.2.4. Chi phí tồn trữ hàng tồn kho: Ctt = QTB x H Tồn kho trung bình trong một năm của Xí nghiệp là số liệu trong bảng sau: Bảng 5.3: Bảng tình hình tồn kho của Xí nghiệp năm 2006 ĐVT: tấn Tháng TKĐK TKCK TKTB (ni) 1 6.625 4.640 5.632 2 4.640 9.464 7.052 3 9.464 17.623 13.544 4 17.623 22.523 20.073 5 22.523 21.245 21.884 6 21.245 17.231 19.238 7 17.230 20.151 18.691 8 20.151 26.073 23.112 9 26.073 17.584 21.828 10 17.584 8.725 13.154 11 8.725 4.918 6.822 12 4.918 3.227 4.073 Cộng 175.103 Nguồn: từ bảng cân đối xuất nhập tồn HH – TP của Xí nghiệp Theo như lý thuyết thì tồn kho trung bình sẽ bằng tồn kho tối đa chia hai, hay là mức tồn kho bình quân giữa đầu kỳ và cuối kỳ. Tuy nhiên theo tình hình tồn kho của Xí nghiệp để số liệu sát với thực tế và giảm bớt sai sót, tồn kho trung bình của năm 2006 sẽ được tính bằng trung bình cộng của tồn kho trung bình của các tháng. Theo bảng trên thì tồn kho trung bình của năm 2006 là: QTB = = = 14.592 tấn Chi phí tồn trữ hàng tồn kho trong một năm của Xí nghiệp gồm có các chi phí sau: - Chi phí về nhà kho. - Chi phí sử dụng thiết bị phương tiện. - Chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý dự trữ. - Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho. - Thiệt hại do hàng tồn kho bị hư hỏng mất mát. F Chi phí về nhà kho tại Xí nghiệp gồm có: - Thuê đất - Khấu hao quyền sử dụng đất - Khấu hao kho - Thuế đất - Thuế môn bài Thuế đất và thuế môn bài được tính chung cho toàn Công ty nên không biết được số phải nộp của Xí nghiệp. Do đó để biết được số thuế phải nộp của Xí nghiệp là bao nhiêu, chúng ta phải tiến hành phân bổ. Có nhiều tiêu thức để phân bổ. Ở đây đề tài sẽ phân bổ dựa vào mức đóng góp doanh thu của Xí nghiệp vào Công ty. Hay nói cách khác tiêu thức phân bổ ở đây là theo doanh thu. Bảng 5.4: Bảng doanh thu, thuế đất và thuế môn bài của Công ty ĐVT: 1000 đồng Chỉ tiêu Công ty Doanh thu 1.303.404.294 Thuế đất 2.869 Thuế môn bài 30.500 Doanh thu năm 2006 của Xí nghiệp là 398.938.717.000 đồng. Dựa vào doanh thu này ta có thể phân bổ thuế đất và thuế môn bài như sau: Thuế đất = x 398.938.717 = 878 (1000đ) Thuế môn bài = x 398.938.717 = 9.335 (1000đ) Bảng 5.5: Bảng phân bổ tiền thuế đất và thuế môn bài ĐVT: 1000 đồng Chỉ tiêu Công ty Xí nghiệp Doanh thu 1.303.404.294 398.938.717 Thuế đất 2.869 878 Thuế môn bài 30.500 9.335 Bảng 5.6: Bảng tính chi phí thuê đất phân xưởng Long Xuyên ĐVT: 1000 đồng Chỉ tiêu Kho 1 Kho 4 Các kho 2, 3, 5, 6 Tổng 1. Diện tích (m2) 3.671 1.044 3.558 8.273 2. Đơn giá thuê đất (đồng/m2) 2.450 7.350 7.350 3. Tiền phải nộp (ngàn đồng) 8.994 7.673 26.151 42.818 Bảng 5.7: Bảng tính chi phí về nhà kho Chỉ tiêu Kho Hòa An Kho Chợ Mới Kho Long Xuyên Cộng 1.Thuê đất - Diện tích (m2) - Đơn giá thuê (đ/m2) - Tiền thuê (ngàn đồng) 4.000 245 980 3.000 245 735 8.273 42.818 44.533 2. Khấu hao quyền sử dụng đất 80.114 3. Khấu hao kho 174.030 158.938 360.126 693.094 4. Thuế đất 878 5. Thuế môn bài 9.335 Cộng 827.954 F Chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý hàng tồn kho: Nhân lực quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp là các thủ kho. Mỗi kho là một thủ kho. Gồm có 6 kho phân xưởng Long Xuyên, kho Hòa An, kho Chợ Mới. Bảng 5.8: Bảng tính chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý ĐVT: 1000 đồng Số người Lương bình quân tháng Số tháng Tiền lương trong năm 8 2.450 12 235.200 F Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho tại Xí nghiệp có chi phí vay vốn ngân hàng dùng cho hoạt động thu mua. Lãi vay ngân hàng năm 2006 của Xí nghiệp là: 3.849.067.000 đồng. Để đơn giản, đề tài giả định chi phí này như là khoản chi phí cơ hội cho việc sử dụng vốn vào hoạt động thu mua (là phần lợi ích bị mất đi khi đầu tư vào hoạt động thu mua thay vì đem số tiền đó đầu tư vào hoạt động khác). Nếu tính đúng ra việc xem chi phí này như là khoản chi phí cơ hội là không chính xác, nhưng do hạn chế về mặt thu thập số liệu nên tạm xem đây là khoản chi phí cơ hội để đơn giản trong tính toán. Ở đây chúng ta không đi tìm điểm hoàn hảo trong sự chính xác của số liệu, mà quan trọng là cần xử lý như thế nào trước một tình huống đặt ra. Vì vậy phần chi phí sử dụng vốn này có thể xem là khoản định phí. F Thiệt hại hàng dự trữ do mất mát hư hỏng: thiệt hại dễ thấy nhất đối với mặt hàng gạo của Xí nghiệp trong việc tồn kho là hao hụt lưu kho. Cứ cuối mỗi tháng, thủ kho và kế toán kho sẽ tiến hành kiểm kê hàng tồn kho một lần. Bằng cách đếm số đầu bao rồi tính toán lại đối chiếu với sổ sách. Và cứ cuối 6 tháng thì tiến hành kiểm kê hàng tồn kho trên quy mô toàn Công ty để báo số lượng về Công ty nắm. Đợt kiểm kê này được kiểm tra cẩn thận hơn, cũng do thủ kho kết hợp với Kế toán kho cùng các công nhân bốc xếp tiến hành. Bằng cách cân lại số lượng từng bao, đối chiếu sổ sách từ đó tính ra được lượng hao hụt trong lưu kho. Hao hụt lưu kho trong năm 2006 tập hợp được trong bảng sau: Bảng 5.9: Bảng tính hao hụt lưu kho Tên hàng Lượng (kg) Đơn giá (đồng) Tiền (ngàn đồng) Gạo 5% 13.482 4.732 63.797 Gạo 25% 1.860 3.704 6.889 Tấm 1 4.805 3.183 15.294 Cộng 85.980 Sở dĩ trên đây chỉ có số liệu hao hụt của ba loại trên (không có các loại gạo còn lại) là do ba loại trên thời gian lưu kho có phần lâu hơn. Các loại còn lại cũng có hao hụt tuy nhiên không đáng kể nên có thể bỏ qua. F Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện: gồm các chi phí - Chi phí công cụ dụng cụ: Pallette, cân điện tử, bình CO2, máy bơm nước, bình bột khô… - Năng lượng: điện thắp sáng. Bảng 5.10: Bảng tính chi phí thiết bị phương tiện ĐVT: 1000 đồng Thiết bị phương tiện Số tiền 1. Pallette 97.200 2. Năng lượng 21.500 3. Công cụ dụng cụ khác 12.250 Cộng 130.950 Như vậy: chi phí tồn trữ trong năm 2006 của xí nghiệp là 5.129.151.000 đồng. Bảng 5.11: Bảng tổng hợp chi phí tồn trữ trong một năm ĐVT: 1000 đồng Chỉ tiêu Giá trị 1. Chi phí về nhà kho 827.954 2. Chi phí sử dụng thiết bị 130.950 3. Chi phí nhân lực cho hoạt động quản lý 235.200 4. Phí tổn đầu tư vào hàng tồn kho 3.849.067 5. Chi phí hao hụt lưu kho 85.980 Cộng 5.129.151. Trong đó chỉ có chi phí hao hụt lưu kho có thể coi là biến phí. Tùy theo hàng tồn kho nhiều hay ít, thời hạn tồn kho lâu hay nhanh mà hao hụt lưu kho sẽ thay đổi. Còn các chi phí còn lại đều là định phí. Trong khi đó thường chi phí tồn kho trên một đơn vị (H) thường được coi là chi phí khả biến trên mỗi đơn vị hàng tồn kho. Nhưng dù tồn kho nhiều hay ít Xí nghiệp vẫn phải gánh chịu khoản chi phí cố định này. Nên để phản ánh sát với tình hình thực tế, ở đây đề tài sẽ chia chi phí tồn kho thành biến phí và định phí. - Biến phí tồn trữ (Btt): hao hụt lưu kho là 85.980 (1000đ). - Định phí tồn trữ (Đtt): chi phí về nhà kho, chi phí sử dụng thiết bị, chi phí nhân lực cho hoạt động quản lý và phí tổn đầu tư vào hàng tồn kho là: 5.129.151 – 85.980 = 5.043.171 (1000đ). Vậy chi phí tồn trữ trên một đơn vị hàng tồn kho chỉ tính cho biến phí. Còn định phí sẽ cộng vào chi phí tồn kho sau này. Như vậy: H = = 6 (1000đ) 5.2.5. Chi phí đặt hàng Cđh = Số lần đặt hàng trong một năm x chi phí một lần đặt hàng (S) Chi phí đặt hàng tại Xí nghiệp gồm có các chi phí sau: - Chi phí bốc xếp khi mua hàng: chi phí này biến động theo số lượng hàng được đặt mua. Bình quân là 6.000 đồng/tấn. Năm 2006 Xí nghiệp thu mua vào là 111.954 tấn. Vậy chi phí bốc xếp năm 2006 là: 671.724.000 đồng. - Chi phí tìm kiếm nguồn hàng: tại Xí nghiệp bạn hàng sẽ trực tiếp mang hàng đến bán nên chi phí giao dịch ở đây thường chỉ có chi phí điện thoại. - Chi phí cho nhân viên kiểm phẩm: có 12 nhân viên kiểm phẩm, lương bình quân 2.058.000 đồng/người. - Chi phí cho nhân viên kế toán kho: có 3 nhân viên, lương bình quân 2.100.000 đồng/người. Bảng 5.12: Bảng tính chi phí đặt hàng trong năm 2006 ĐVT:1000 đồng Chỉ tiêu Giá trị 1. Bốc xếp 671.724 2. Điện thoại 41.560 3. Nhân viên kiểm phẩm 296.352 4. Kế toán kho 75.600 Cộng 1.085.236 Vậy: tổng chi phí đặt hàng trong năm 2006 của Xí nghiệp là 1.085.236.000 đồng. Tương tự chi phí tồn trữ, chi phí đặt hàng cũng thế, sẽ được bốc tách thành định phí và biến phí. Trong đó chỉ có chi phí bốc xếp là biến phí còn lại như: chi phí cho việc tìm kiếm nguồn hàng (điện thoại), kiểm phẩm, kế toán kho được xem như là định phí. * Biến phí đặt hàng (Bđh): 671.724 (1000đ). * Định phí đặt hàng (Đđh): 413.512 (1000đ). Chi phí cho một lần đặt hàng (S) cũng chỉ tính cho biến phí. Chi phí đặt hàng Số lần đặt hàng trong năm S = Theo như lý thuyết, muốn tính được chi phí một lần đặt hàng cần phải biết được trong năm Xí nghiệp đặt mua hàng bao nhiêu lần. Tuy nhiên con số này không phải lúc nào cũng xác định được. Đối với những Xí nghiệp mua hàng theo đơn đặt hàng, hoặc mua sản phẩm từ những nhà cung ứng cụ thể nào đó, những sản phẩm không mang tính chất mùa vụ có thể mua bất cứ lúc nào… thì số lần đặt hàng trong năm sẽ xác định được. Tuy nhiên, đối với trường hợp của Xí nghiệp sản phẩm mua vào là mặt hàng gạo – một mặt hàng mang tính chất thời vụ, không phải lúc nào cũng có nguồn cung cần thiết. Vì vậy, Xí nghiệp không đợi đến lúc có đơn đặt hàng mới tiến hành mua vào, mà khi vào vụ sẽ bắt đầu thu mua liên tục. Đối tượng cung cấp đầu vào của Xí nghiệp rất đa dạng đó là các bạn hàng, thương lái, hộ dân, doanh nghiệp… Hàng ngày, họ vận chuyển hàng đến tận Xí nghiệp để bán với số lượng khác nhau ít có nhiều có. Do đặc điểm của sản phẩm và thu mua lẻ như thế Xí nghiệp không đặt hàng trước nên không thể biết được cũng như không thể tính được trong năm Xí nghiệp đặt hàng bao nhiêu lần. Không có số lần đặt hàng trong năm, sẽ không tính được chi phí cho một lần đặt hàng. Từ đó sản lượng đơn hàng tối ưu sẽ không tính ra được. Như vậy có phải chăng lý thuyết về các mô hình tồn kho không thể áp dụng vào thực tế? Không hẳn là như thế, lý thuyết chỉ là nền tảng để từ đó ta biết cách vận dụng vào thực tế sao cho phù hợp với từng trường hợp cụ thể. Như đã nói ở trên, do đặc điểm thu mua của Xí nghiệp, ta không thể xác định được số lần đặt hàng trong năm. Nhưng ta có thể biết trong năm Xí nghiệp nhận được bao nhiêu đơn đặt hàng từ khách hàng, và để giao đủ hàng cho một hợp đồng như thế Xí nghiệp phải có thời gian chuẩn bị điều động đủ số lượng hàng để giao. Từ đó ta có thể giả định: tương ứng với một đơn đặt hàng của khách hàng là một đợt điều động nguồn hàng của Xí nghiệp là một lần Xí nghiệp đặt mua hàng. Vậy: Số lần đặt hàng trong năm = số đơn đặt hàng Xí nghiệp nhận được trong năm. Qua số liệu thống kê năm 2006 Xí nghiệp có các hợp đồng sau: Bảng 5.13: Bảng số liệu hợp đồng trong năm Loại hợp đồng Số lượng Xuất khẩu trực tiếp 144 Ủy thác xuất khẩu 11 Cung ứng nội địa 16 Cộng 171 Nguồn: thu thập từ phòng kinh doanh của công ty Từ đó ta có thể tính được S = = 3.928 (1000đ) 5.2.6. Chi phí tồn kho Tổng chi phí tồn kho tại Xí nghiệp gồm có: Chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng. Chi phí này năm 2006 là: 5.129.151 + 1.085.236 = 6.214.387.000 đồng. Nếu tách biệt riêng chi phí tồn kho như thế sẽ không có cơ sở để nhận định chi phí này là cao hay thấp. Chỉ có thể biết đươc chi phí này là hợp lý chưa khi nó đi kèm với các chỉ tiêu khác. Chi phí tồn trữ trên doanh thu = = 1,5% Chi phí tồn trữ trên tổng chi phí sản xuất = = 39% Chi phí tồn trữ trên tổng chi phí = = 17% Số liệu được lấy trên báo cáo kết quả kinh doanh của Xí nghiệp Khi nói đến khoản mục chi phí thì càng thấp sẽ càng tốt. Ở đây chi phí tồn trữ cũng không ngoại lệ. Các khoản chi phí được nói đến ở trên chỉ có ý nghĩa tham khảo để người đọc có thể có tự so sánh, nhận định riêng của mình. Tuy nhiên theo chủ quan bản thân tôi nhận thấy, chi phí tồn trữ trên chi phí sản xuất là khá cao, chưa tốt. Vì vậy nên có biện pháp cần thiết để hạ thấp chi phí này. 5.2.7. Xác định sản lượng đơn hàng sản xuất tối ưu Kết hợp các thông số trên ta có thể tính được các chỉ tiêu sau: Bảng 5.14: Bảng tính các chỉ tiêu của mô hình POQ năm 2006 Khoản mục ĐVT Ký hiệu và công thức Giá trị 1. Nhu cầu hàng năm của HTK Tấn D 89.663 2. Nhu cầu sử dụng tồn kho hàng ngày Tấn d 299 3. Mức độ sản xuất Tấn P 672 4. Chi phí cho 1 đơn vị HTK Ngđ H 6 5. Chi phí 1 lần đặt hàng Ngđ S 3.928 6. Biến phí đặt hàng/tấn Ngđ Bđv 6 7. Định phí tồn kho Ngđ Đtt 5.043.171 8. Định phí đặt hàng Ngđ Đđh 413.512 9. Sản lượng sản xuất kinh tế Tấn TP Q* (*) 14.543 10. Sản lượng đặt hàng tối ưu Tấn NL (**) 17.313 11. Số đơn hàng trong năm Đơn hàng 6,16 12. Chi phí tồn kho min Ngđ CTK (***) 6.125.958 13. Khoảng cách giữa 2 đơn hàng Ngày 49 14. Lượng tồn kho tối đa Tấn 8.072 15. Thời gian SX 1 đơn hàng Ngày 22 16. Thời gian sử dụng Ngày 27 17. Tỷ lệ % thời gian HTTK hoạt động % 55 (*) (***) Chi phí tồn kho theo như lý thuyết là: Tuy nhiên như đã nói ở trên, Xí nghiệp không mua hàng theo đơn đặt hàng nên chi phí tồn kho nếu tính theo công thức trên sẽ không phản ánh đúng chi phí thực tế phát sinh tại Xí nghiệp. Chi phí đặt hàng, chi phí tồn trữ cũng vậy phần lớn là định phí nếu không tách riêng để tính chi phí như trên sẽ không chính xác. Nên công thức tính chi phí tồn kho đã được thay đổi như trên. Ở đây ta tính được sản lượng hàng sản xuất kinh tế là 14.543 tấn tương ứng với nhu cầu bán ra trong năm là 89.663 tấn. (**) Nhưng nhu cầu bán ra trong một năm là 89.663 tấn không có nghĩa là ta phải thu mua vào lượng hàng đúng với con số đó. Bởi đây là doanh nghiệp sản xuất chớ không phải doanh nghiệp thương mại mua đi bán lại. Ở đây Xí nghiệp phải mua hàng vào rồi qua công đoạn lau bóng mới cho ra thành phẩm để bán. Nên để có 14.543 tấn gạo thành phẩm thì phải mua vào bao nhiêu tấn gạo nguyên liệu. Vì vậy ta phải tiến hành quy đổi thành phẩm thành nguyên liệu mua vào. Bởi ta cần tính sản lượng đơn hàng mua vào tối ưu. Như đã trình bày ở trên tỷ lệ quy đổi từ gạo nguyên liệu ra thành phẩm là 84%. Vậy để có 14.543 tấn thành phẩm cần mua vào một lượng là: = 17.313 (tấn gạo NL). Tương tự để đáp ứng đủ sản lượng bán trong năm là 89.663 tấn cần mua vào 106.742 tấn gạo các loại. Kết luận Sản lượng đơn hàng mua vào tối ưu cho mỗi lần đặt hàng là 17.313 tấn. Nếu đặt hàng theo sản lượng của mô hình này chi phí tồn kho năm 2006 của Xí nghiệp sẽ ở mức thấp nhất là 6.125.958.000 đồng. Chi phí tồn trữ năm 2006 theo truyền thống là 6.214.387.1000 đồng. Như vậy nếu đặt hàng theo mô hình POQ Xí nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí tồn kho là 88.429.000 đồng (khoảng 1,4%). Theo mô hình này để đáp ứng đủ nhu cầu hàng tồn kho trong một năm Xí nghiệp phải đặt mua số lượng hàng như vậy 6 lần. Cứ cách khoảng 49 ngày thì tiến hành đặt hàng một lần. Trong khoảng thời gian 49 ngày thì mất 22 ngày mới sản xuất xong một đơn hàng, và thời gian sử dụng lượng tồn kho là 27 ngày (có nghĩa là với lượng tồn kho tối đa là 8072 tấn, mỗi ngày cung cấp 299 tấn do đó cung cấp trong 27 ngày là hết). Xong khoảng thời gian đó thì lượng hàng trong kho đã hết, lúc này sẽ bắt đầu đơn đặt hàng mới. Điều này chỉ có thể áp dụng được nếu việc cung cấp bổ sung hàng tồn kho sẽ được diễn ra ngay tức thời (hay nói cách khác thời gian chuẩn bị giao nhận hàng là bằng 0) thì chúng ta sẽ đợi đến lúc hàng trong kho hết sẽ tiến hành đặt hàng lại. Tuy nhiên trên thực tế thường có khoảng thời gian trôi qua giữa thời điểm đặt hàng và thời điểm hàng được nhận tại kho. Cho nên thực tế một doanh nghiệp không bao giờ chờ đến cuối chu kỳ hàng tồn kho mới đặt hàng lại. Thay vào đó, các doanh nghiệp sẽ tiến hành đặt hàng trước n ngày cho cuối mỗi chu kỳ dự trữ. Số ngày n này được xác định bằng với thời gian chuẩn bị giao nhận hàng bổ sung. Đối với trường hợp của Xí nghiệp cũng vậy không thể đợi đến lúc hàng trong kho hết mới bắt đầu mua vào. Vậy điểm đặt hàng lại của Xí nghiệp là bao nhiêu? Muốn biết được điểm đặt hàng lại này ta cần biết thời gian vận chuyển một đơn hàng. Hay nói cách khác là thời gian để các đối tác cung ứng thu mua đủ một đơn hàng. Mà thời gian này thì không giống nhau giữa các lần đặt hàng, do nguồn cung vào các thời điểm khác nhau không giống nhau nên điểm đặt hàng lại cũng sẽ khác nhau, không phải là một sản lượng cố định. Cho nên để tính được điểm đặt hàng lại ta phải đi vào một trường hợp cụ thể. Trường hợp này sẽ được đề cập ở phần sau. Nhận xét về tính khả thi của mô hình Tính khả thi của mô hình về ích lợi kinh tế: như đã nói ở trên, theo mô hình này sẽ tiết kiệm được chi phí tồn kho khoảng 88 triệu (tương đương 1,4%) so với tổng chi phí tồn kho thực tế. Vậy xét về phương diện ích lợi kinh tế thì đây là mô hình khả thi, có thể áp dụng được bởi nó giúp giảm được phần nào trong chi phí tồn kho. Tính khả thi đối với các yêu cầu khác: - Về khả năng cung ứng: Xí nghiệp có một điểm thuận lợi là nằm ngay vùng nguyên liệu của tỉnh, đối tác từ các nơi lân cận đều vận chuyển hàng đến đây để bán. Bên cạnh đó, Xí nghiệp đã làm ăn lâu năm có nhiều bạn hàng và đối tác quen thuộc. Cho nên, việc triển khai mỗi lần mua vào với sản lượng như trên là nằm trong khả năng của Xí nghiệp, nguồn cung sản phẩm đầu vào có thể đáp ứng được sản lượng này. - Về khả năng đáp ứng nhu cầu: sản lượng đơn hàng tối ưu tính được ở trên là kết quả của sự kết hợp nhiều thông số, sản lượng mua vào là dựa trên kế hoạch xuất bán của Xí nghiệp nên sản lượng mua như trên sẽ đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. - Về chất lượng: Nếu tiến hành mua vào theo sản lượng của mô hình trên. Trong một năm Xí nghiệp sẽ tập trung triển khai thành 6 lần mua hàng. Mỗi lần mua có thể chia ra thành nhiều đợt hay thực hiện trong nhiều chuyến hàng (vì theo mô hình này sản lượng của một đơn hàng có thể được thực hiện trong nhiều chuyến hàng). Tập trung thu mua như vậy có thể kiểm tra được nguồn hàng tốt hơn, không phải thu mua nhỏ lẻ như truyền thống. Từ đó làm cho thời gian lưu kho cũng được rút ngắn lại, giảm bớt được hao hụt, chất lượng sản phẩm được nâng cao. - Về khả năng quản trị: có thể nói cái đựơc lớn nhất của mô hình không phải là ích lợi kinh tế. Mà sẽ giúp cải thiện được khả năng quản trị hàng tồn kho tại Xí nghiệp. Ở đây, mô hình này không đòi hỏi phải áp dụng phương pháp hay cải tiến tổ chức quản lý gì đó sâu xa trong nội bộ của Xí nghiệp. Mà chỉ là xác định được sản lượng tối ưu cho mỗi lần đặt hàng là bao nhiêu để từ đó Xí nghiệp triển khai mua theo sản lượng này, tổ chức lại việc thu mua cho phù hợp. Như thế không những tiết kiệm được chi phí tồn kho, đáp ứng nhu cầu mà còn giúp Xí nghiệp chủ động trong việc thu mua. Thay vì trước đây Xí nghiệp thu mua vào một cách nhỏ lẻ, có bao nhiêu mua bấy nhiêu hoặc mua khi nào đầy kho thì ngưng. Như thế thì dường như hơi bị động và lãng phí chưa thực sự tốt lắm. Theo mô hình này Xí nghiệp sẽ biết được nên mua vào mỗi lần là bao nhiêu để tiết kiệm chi phí tồn kho mà vẫn đáp ứng được nhu cầu. Từ đó tập trung các nguồn lực để tiến hành thu mua theo sản lượng trên. - Về sức chứa của kho: sức chứa các kho của Xí nghiệp lên đến 26.500 tấn, ở đây mỗi lần mua vào là 17.313 tấn nằm trong khả năng chứa của kho. Nên sức chứa của kho sẽ đáp ứng được sản lượng mua này. Như vậy mô hình POQ này là khả thi có thể áp dụng vào tình hình thực tế tại Xí nghiệp. 5.3. Vận dụng vào xây dựng mô hình tồn kho cho năm 2007 Mô hình tồn kho năm 2007 có thể tiến hành theo các bước của sơ đồ sau: Sơ đồ 5.2: Sơ đồ thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho Xác định các chi phí liên quan Xác định sản lượng đơn hàng tối ưu Hoạch định nguồn lực Hoạch định nhu cầu Triển khai thu mua Tổ chức sản xuất lưu kho và quản lý Dựa vào số liệu quá khứ năm 2006 ta có thể tính được các số liệu để xây dựng mô hình cho năm 2007. 5.3.1. Hoạch định nhu cầu Nhu cầu hàng tồn kho trong năm là kế hoạch của Công ty, Xí nghiệp sẽ thực hiện theo kế hoạch này. Cụ thể, theo kế hoạch kinh doanh trong năm 2007 của Xí nghiệp thì doanh số bán hàng khoảng 107.000 tấn (so với thực tế năm rồi tăng khoảng 20%). Như vậy D của năm 2007 là 107.000 tấn thành phẩm. Từ đó ta có thể tính d = = 357 tấn. Công suất nhà máy năm 2007 vẫn không thay đổi P = 672 tấn thành phẩm/ ngày. 5.3.2. Xác định các chi phí liên quan Đối với S và H ta dựa vào năm 2006 để tính ra chi phí cho một lần đặt hàng và chi phí tồn trữ trên một đơn vị hàng tồn kho, nó bao gồm cả biến phí và định phí. Định phí xem như không có sự thay đổi, còn biến phí sẽ thay đổi theo số lượng hàng mua vào. Cụ thể, năm 2006 thu mua vào là 111.954 tấn thì hao hụt lưu kho thực tế (quy đổi ra giá trị) là 85.980.000 đồng. Theo kế hoạch bán hàng năm 2007 để có 107.000 tấn thành phẩm thì cần mua vào là: (tấn) hao hụt Theo quy tắc tam suất ta có thể ước lượng hao hụt lưu kho cho năm 2007 như sau: 111.954 tấn 85.980 (1000đ) 127.380 tấn Hao hụt? Hao hụt lưu kho năm 2007 = = 97.827 (1000đ) Tương tự biến phí đặt hàng (chi phí bốc xếp) sẽ thay đổi theo sản lượng mua vào. Năm 2007 sản lượng cần mua vào là 127.380 tấn. Chi phí bốc xếp/tấn là 6.000 đồng. Vậy biến phí đặt hàng năm 2007 là: 127.380 * 6 = 764.280 (1000đ). Số lần đặt hàng trong năm cũng vậy. Năm 2006 bán ra 89.663 tấn tương ứng với 171 đơn hàng. Năm 2007 kế hoạch bán ra là 107.000 tấn. Vậy số lần đặt hàng năm 2007 có thể tính: *171 = 204 đơn hàng/năm. Từ đó ta có: H = = 6,7 (1000đ) S = = 3.746 (1000đ) 5.3.3. Xác định sản lượng đơn hàng tối ưu Từ các số liệu trên ta có thể tính các chỉ tiêu của mô hình POQ năm 2007 như sau: Bảng 5.15: Bảng tính các chỉ tiêu của mô hình POQ năm 2007 Khoản mục ĐVT Ký hiệu và công thức Giá trị 1. Nhu cầu hàng năm của HTK Tấn D 107.000 2. Nhu cầu sử dụng tồn kho hàng ngày Tấn d 357 3. Mức độ sản xuất Tấn P 672 4. Chi phí cho 1 đơn vị HTK Ngđ H 6,7 5. Chi phí 1 lần đặt hàng Ngđ S 3.746 6. Biến phí đặt hàng/tấn Ngđ Bđv 6 7. Định phí tồn kho Ngđ Đtt 5.043.171 8. Định phí đặt hàng Ngđ Đđh 413.512 9. Sản lượng sản xuất kinh tế Tấn TP Q* (*) 15.977 10. Sản lượng đặt hàng tối ưu Tấn NL (**) 19.020 11. Số lượng đơn hàng trong năm Đơn hàng 6,7 12. Chi phí tồn kho min Ngđ CT (***) 6.225.421 13. Khoảng cách giữa 2 đơn hàng Ngày 45 14. Lượng tồn kho tối đa Tấn 7.489 15. Thời gian SX 1 đơn hàng Ngày 24 16. Thời gian sử dụng Ngày 21 17. Tỷ lệ % thời gian HTTK hoạt động % 47 Vậy: sản lượng đơn hàng tối ưu cần mua vào cho mỗi lần đặt hàng năm 2007 là 19.020 tấn. Nếu đặt hàng theo sản lượng này, chi phí tồn kho năm 2007 của Xí nghiệp sẽ ở mức thấp nhất là 6.225.421.000 đồng. 5.3.4. Hoạch định nguồn lực Về tổ chức: Để có thể tiến hành mua theo sản lượng trên, Xí nghiệp phải thiết lập và duy trì kênh thông tin ngầm với các đối tác cung ứng để nắm bắt, thông báo những thông tin cần thiết cho nhau. Chẳng hạn như, cho các đối tác biết trong khoảng thời gian nào đó Xí nghiệp cần loại gạo gì, số lượng bao nhiêu để họ thu mua theo yêu cầu của Xí nghiệp. Hoặc từ các đối tác Xí nghiệp có thể biết sản lượng mà các thương lái có thể mua được là bao nhiêu để lên kế hoạch thu mua theo sản lượng nào, th