Đề tài Tìm hiểu quy trình tuyển dụng nhân lực

LỜI NÓI ĐẦUNhư chúng ta biết, trong nguồn lực thì nguồn nhân lực là quan trọng nhất trong một tổ chức. Nó mang đầy đủ thông tin, kỹ năng làm việc tổng thể. Nguồn nhân lực đóng vai trò rất lớn trong việc thành bại của mỗi tổ chức. Đặc biệt là trong nền kinh tế Việt Nam hiện nay khi mới chuyển từ kinh tế tập trung sang kinh tế thị trường thì nhu cầu về nguồn nhân lực lại càng là vấn đề bức xúc hơn bao giờ hết. Chỉ khi nào các doanh nghiệp, công ty của Việt Nam có một nguồn nhân lực đủ mạnh thì mới có thể tồn tại và phát triển trên thị trường, sau đó là hoà nhập vào nền kinh tế thế giới.Cùng với công tác đào tạo mới và đào tạo lại thì công tác tuyển dụng nhân lực được xem là một hoạt động then chốt của mỗi tổ chức trong việc có được một đội ngũ nhân viên thoả mãn yêu cầu công việc mới. Hoạt động tuyển dụng nhân lực sẽ có quyết định lớn đến chất lượng và sự phù hợp của nhân viên. Nếu công tác này được làm tốt thì tổ chức sẽ có một cơ cấu tổ chức hợp lý, đủ sức mạnh để tồn tại và phát triển. Điều ngược lại sẽ luôn có thể dẫn tới sự phá sản của các tổ chức.Đây là một đề tài còn khá mới mẻ, ít tài liệu tham khảo nên bài viết chỉ đề cập đến những vấn đề cơ bản và chung nhất, không thể đi sâu và phân tích kỹ càng được. Nhưng qua bài viết này đã ít nhiều nêu bật được tầm quan trọng của công tác tuyển dụng nhân lực trong một tổ chức. Đồng thời đưa ra những giải pháp để góp phần cho hoạt động tuyển chọn nhân lực được tốt hơn trong các tổ chức, doanh nghiệp ở Việt Nam. Phần IQUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN LỰCI. Khái niệm, tầm quan trọng của tuyển dụng nhân lựcTuyển dụng là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ lực lượng lao động xã hội và lực lượng lao động bên trong tổ chức. Mọi tổ chức phải có đầy đủ khả năng để thu hút đủ số lượng và chất lượng lao động để nhằm đạt được các mục tiêu của mình. Quá trình tuyển dụng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của quá trình tuyển chọn. Trong thực tế sẽ có người lao động có trình độ cao nhưng họ không được tuyển dụng vì họ không được biết các thông tin tuyển dụng, hoặc họ không có cơ hội nộp đơn xin việc. Chất lượng của quá trình lựa chọn sẽ không đạt được như các yêu cầu mong muốn hay hiệu quả thấp nếu như số lượng người nộp đơn xin việc bằng hoặc ít hơn số nhu cầu cần tuyển dụng. Công tác tuyển dụng có ảnh hường lớn đến chất lượng nguồn nhân lực trong tổ chức. Tuyển dụng không chỉ ảnh hưởng tới việc tuyển chọn, mà còn ảnh hưởng tới các chức năng khác của quản trị nguồnnhân lực như: Đánh giá tình hình thực hiện công việc, thù lao lao động; đàotạo và phát triển nguồn nhân lực; các mối quan hệ lao động . . . II. Các nguồn và phương pháp tuyển dụng nhân lựcKhi có nhu cầu tuyển người, các tổ chức có thể tuyển dụng từ lực lượng do động ở bên trong tổ chức cũng như từ thị trường lao động ở bên ngoài. Nguồn bên trong thường được ưu tiên hơn. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp tuyển dụng từ các nguồn bên ngoài có ý nghĩa hơn.1. Đối với nguồn tuyển dụng từ bên trong tổ chức có thể sử dụng các phương pháp sau: 1.1. Phương pháp thu hút thông qua bản thông báo tuyển dụng, đây là bản thông báo về các vị trí công việc cần tuyển người. Bản thông báo này được gửi đến tất cả các nhân viên trong tổ chức. Thông báo này bao gồm các thông tin về nhiệm vụ thuộc công việc và các yêu cầu về trình độ cần tuyển dụng.1.2. Phương pháp thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ, công nhân viên trong tổ chức. Qua kênh thông tin này chúng ta có thể phát hiện được những người có năng lực phù hợp với yêu cầu của công việc, một cách cụ thể và nhanh.1.3. Phương pháp thu hút căn cứ vào các thông tin trong: "Danh mục các kỹ năng", mà các tổ chức thường lập về từng cá nhân người lao động, lưu trữ trong phần mềm nhân sự của các tổ chức. Trong bảng này thường bao gồm các thông tin như: các kỹ năng hiện có, trình độ giáo dục và đào tạo, quá trình làm việc đã trải qua, kinh nghiệm nghề nghiệp và các yếu tố liên quan khác đến phẩm chất cá nhân người lao động cần tuyển dụng.2. Đối với nguồn tuyển dụng từ bên ngoài có thể áp dụng các phương pháp thu hút sau đây: 2.1. Phương pháp thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ công chức trong tổ chức (tương tự như trên).2.2. Phương pháp thu hút nguồn tuyển dụng qua quảng cáo trên các phương tiện truyền thông như: Trên các kênh của các đài truyền hình, đài phát thanh, trên các báo, tạp chí và các ấn phẩm khác. Nội dung quảng cáo tuỳ thuộc vào số lượng cũng như chất lượng lao động cần tuyển dụng và tính chất của công việc mà có thể tập trung thành chiến địch quảng cáo với sự kết hợp của nhiều phương tiện khác nhau hay quảng cáo riêng biệt. Đối với phương pháp thu hút này nên chú ý nội dung quảng cáo để người xin việc khẩn trương liên lạc với cơ quan tuyển dụng.2.3. Phương pháp thu hút các ứng viên thông qua các trung tâm môi giới và giới thiệu việc làm. Đây là phương pháp thu hút đang áp dụng phổ biến ở nước ta nhất là đối với các doanh nghiệp hay tổ chức không có bộ phận chuyên trách về Quản trị nhân lực.Các trung tâm này thường được đặt trong các trường đại học, cao đẳng,trung học chuyên nghiệp và các tổ chức quần chúng cũng như các cơ quan quản lý lao động ở địa phương và Trung ương.2.4. Phương pháp thu hút các ứng viên thông qua các hội chợ việc làm. Đây là phương pháp mới đang được nhiều các tổ chức áp dụng. Phương pháp thu hút này cho phép các ứng viên được tiếp xúc trực tiếp với nhiều nhà tuyển dụng, mở ra khả năng lựa chọn rộng hơn với quy mô lớn hơn. Cùng một thời điểm các ứng viên và các nhà tuyển dụng sẽ nhận được nhiều thông tin hơn, tạo ra những căn cứ xác đáng hơn để đi tới những quyết định đúng nhất cho các ứng viên và nhà tuyển dụng.2.5. Phương pháp thu hút các ứng viên thông qua việc cử cán bộ của phòng nhân sự tới tuyển dụng trực tiếp tại các trường đại học, cao đẳng, dạy nghề.III. QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG1. Các hoạt động tuyển dụng chịu tác động của nhiều yếu tốBao gồm:a. Các yêu tố thuộc về tổ chức:- Uy tín của công ty.- Quảng cáo và các mối quan hệ xã hội.- Các quan hệ với công đoàn, các chính sách nhân sự và bầu không khí tâm lý trong tập thể lao động.- Chi phí.b. Các yếu tố thuộc về môi trường:- Các điều kiện về thị trường lao động (cung, cầu lao động).- Sự cạnh tranh của các doanh nghiệp khác.- Các xu hướng kinh tế.- Thái độ của xã hội đối với một số nghề nhất định.Do vậy, để đạt được thắng lợi, quá trình tuyển dụng cần được tiến hành có kế hoạch và mang tính chiến lược rõ ràng. 2. Quy trình tuyển dụngMọi quy trình tuyển dụng đều thực hiện theo các bước: lập kế hoạch tuyển dụng; xác định phương pháp và các nguồn tuyển dụng; xác định thời gian và địa điểm tuyển dụng; tìm kiếm ứng viên; đánh giá quá trình tuyển dụng; hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập với môi trường tổ chức. Tuy nhiên, không phải mọi tổ chức đều có quy trình tuyển dụng giống nhau, nhiều khi tuyển dụng cho các vị trí khác nhau sẽ có cách tuyển dụng khác nhau. Vì vậy, quy trình tuyển dụng nhân lực sau đây được các tổ chức áp dụng rất linh hoạt, bao gồm các bước sau:2.1. Bước 1: Lập kế hoạch tuyển dụngTrong hoạt động tuyển dụng, một tổ chức cần xác định xem cần tuyển dụng bao nhiêu người cho từng vị trí cần tuyển. Khi lập kế hoạch tuyển dụng cần phải chú ý tới cơ hội có việc làm công bằng cho người lao động, không nên có các biểu hiện thiên vị, định kiến khi tuyển dụng. Khi đã xác định được số lượng người cụ thể cần tuyển dụng thì vấn đề còn lại là phải xác định được các nguồn tuyển dụng, thời gian và phương pháp tuyển dụng.2.2. Bước 2: Xác định nguồn và phương pháp tuyển dụngĐể tuyển dụng được đủ số lượng và chất lượng người lao động vào các vị trí việc làm còn thiếu người, tổ chức cần cân nhắc, lựa chọn xem ở vị trí công việc nào nên lấy người từ bên trong tổ chức và vị trí nào nên lấy người từ bên ngoài tổ chức và đi kèm với nó là phương pháp tuyển phù hợp. 2.3. Bước 3: Xác định nơi tuyển dụng và thời gian tuyển dụngCác tổ chức cần phải lựa chọn các vùng để tuyển dụng, vì đây là những yếu tố quyết định sự thành công của quá trình tuyển. Ở nước ta, hiện nay, thị trường lao động nông nghiệp là nơi tập trung chủ yếu lao động có chất lượng rất thấp, do vậy khi tuyển dụng lao động phổ thông với số lượng lớn thì ta chú ý vào thị trường này. Đối với các loại lao động cần chất lượng cao thì chúng ta tập trung vào thị trường lao động đô thị nơi tập trung hầu hết các loại lao động có chất lượng cao của tất cả các ngành nghề như kỹ thuật, kinh tế quản lý và nhất là các nghề đặc biệt; các trường đại học, cao đẳng, trung học, dạy nghề, các trung tâm công nghiệp và dịch vụ, các khu chế xuất và có vốn đầu tư nước ngoài. 2.4. Bước 4: Tìm kiếm, lựa chọn người xin việcKhi đã xây dựng xong chiến lược tuyển dụng và đã lập kế hoạch tuyển dụng thì các hoạt động tuyển dụng được tiến hành. Quá trình tìm kiếm người xin việc có vị trí quan trọng, nó được quyết định bởi các phương pháp thu hút người xin việc. Ở nước ta, hiện nay, có nhiều phương pháp thu hút người xin việc, các phương pháp này phụ thuộc vào các nguồn tuyển dụng mà tổ chức dự định sẽ thu hút. Trong quá trình tuyển dụng các tổ chức sẽ gặp khó khăn khi thu hút những người lao động có trình độ cao trong những thị trường cạnh tranh gay gắt. Trong các điều kiện như thế thì các tổ chức phải đưa ra được các hình thức kích thích hấp dẫn để tuyển được những người phù hợp với yêu cầu của công việc với mục tiêu là tuyển được người tài và đảm bảo họ sẽ làm việc lâu dài trong tổ chức.Hình thức gây sự chú ý đầu tiên đối với người lao động là hình ảnh về tổ chức. Để có một ấn tượng mạnh về tổ chức ta nên truyền tải các hình ảnh đẹp có lợi cho tổ chức và phải vẽ ra được những viễn cảnh tương lai của tổ chức. Tuy vậy, khi giải quyết vấn đề này các nhà tuyển dụng thường có tâm lý sợ rằng nếu nói sự thật thì các ứng viên sẽ không nộp đơn còn quá tô hồng sẽ gây những cú sốc cho những người được nhận vào làm việc, sẽ làm cho họ vỡ mộng, thiếu tin tưởng và các cảm giác khác khi chưa được chuẩn bị kỹ về trạng thái tâm lý. Kinh nghiệm thực tế đã cho chúng ta thấy rằng: Khi người lao động được cung cấp các thông tin đúng với thực tế của công việc thì số người nộp đơn xin việc không giảm và tỷ lệ người bỏ việc giảm rõ rệt so với việc cung cấp thông tin tô hồng.Khi các tổ chức cung cấp cho người xin việc các thông tin trung thực thì sẽ ngăn chặn được các cú sốc do kỳ vọng của người lao động tạo nên bởi họ đã nắm được các thông tin chính xác tại nơi làm việc nên họ sẵn sàng đón nhận các tình huống được coi là xấu nhất.Trong chiến lược thu hút nguồn nhân lực của mình các tổ chức cần phải cân nhắc các hình thức kích thích để đưa ra khi công bố trên các phương tiện quảng cáo. Trong thực tế những người nộp đơn xin việc thường bị thu hút bởi mức lương và mức tiền thưởng cao. Đây là hình thức hấp dẫn nhất, còn trong trường hợp những người này từ chối tiền lương cao thì tổ chức phải xem xét đưa ra các hình thức thích hợp nhất.Tổ chức các vòng tuyển chọn và các buổi gặp gỡ, phỏng vấn cởi mở với các ứng viên. Công việc này liên quan trực tiếp tới cán bộ tuyển dụng, vì vậy cán bộ tuyển dụng đòi hỏi phải là người có chuyên môn tốt, phẩm chất đạo đức, kinh nghiệm phỏng vấn...2.5. Bước 5: Đánh giá quá trình tuyển dụngTổ chức cần phải đánh giá xem quá trình tuyển dụng có gì sai sót không và kết quả tuyển dụng có đáp ứng được nhu cầu nhân sự của tổ chức hay không. Phải xem xét các chi phí cho quá trình tuyển dụng, tiêu chuẩn, phương pháp và các nguồn tuyển dụng...có hợp lý không.2.6. Bước 6: Hướng dẫn nhân viên mới hòa nhậpĐể giúp nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt được công việc, hòa nhập với môi trường của tổ chức, cần áp dụng những chương trình đào tạo, huấn luyện đối với nhân viên mới. 3. Một vài ví dụ về quy trình tuyển dụng3.1: Quy trình tuyển dụng của Công ty Cổ phần Phần mềm FPT* Các điểm chung: - Tuyển chọn ứng viên qua 3 vòng. - Các ứng viên phải vượt qua vòng tuyển chọn hiện tại mới được vào vòng tiếp theo.- Chỉ có các ứng viên được lựa chọn vào vòng tiếp theo mới được thông báo từ Công ty.- Riêng tất cả các ứng viên tham gia từ Vòng phỏng vấn trở đi đều được thông báo kết quả.1. Lựa chọn hồ sơ: Vòng lựa chọn hồ sơ nhằm xem xét tính phù hợp của các hồ sơ ứng viên so với yêu cầu của vị trí cần tuyển dụng. Tất cả các ứng viên có hồ sơ được lựa chọn sẽ được thông báo lịch thi viết trong vòng 7 ngày kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ.2. Thi viết: Các môn thi chung: áp dụng cho tất cả các vị trí, bao gồm: IQ, GMAT, Tiếng Anh, Các môn thi chuyên môn (tuỳ theo từng vị trí tuyển dụng có các môn chuyên môn khác nhau). Hình thức thi: thi trắc nghiệmThời gian thi: IQ (20 phút), GMAT (30 phút), tiếng Anh (60 phút), Chuyên môn (10-45 phút tuỳ từng môn)Điểm đạt: Tổng (IQ + GMAT) ≥ 20; Tiếng Anh: ≥ 23/50; Tiếng Nhật: ≥ 5/10; Chuyên môn: ≥ 4/10Chỉ những ứng viên thi đạt mới được hẹn tham gia phỏng vấn, thời gian nhận thông báo trong vòng 7 ngày kể từ ngày thi. 3. Phỏng vấn: Đây là lần gặp gỡ chính thức đầu tiên giữa ứng viên và Công ty. Thông qua buổi phỏng vấn này, Công ty có thêm các thông tin để đánh giá xem ứng viên có thực sự phù hợp với yêu cầu của công việc cần tuyển hay không. Một số vấn đề chính Công ty thường xem xét đến như: khả năng giao tiếp, khả năng làm việc (độc lập hay theo nhóm), khả năng tổ chức công việc và lập kế hoạch, khả năng tư duy và giải quyết vấn đề, kiểm tra lại một số thông tin trong hồ sơ: quá trình học tập, kinh nghiệm, kỹ năng...Trong buổi phỏng vấn này, các ứng viên cũng có thể hỏi Công ty các vấn đề liên quan. Tuỳ từng ứng viên và vị trí có thể có nhiều hơn một buổi phỏng vấn. Tất cả các ứng viên tham gia phỏng vấn sẽ được Công ty thông báo kết quả trong vòng 10 ngày kể từ ngày phỏng vấn.4. Thoả thuận hợp đồng: Các ứng viên được lựa chọn qua vòng phỏng vấn sẽ được hẹn tiếp một buổi đến thoả thuận về hợp đồng lao động và các vấn đề liên quan, bao gồm: loại hợp đồng, công việc, mức lương, thời gian làm việc… Mọi việc tiếp theo được thực hiện theo hợp đồng lao động và hướng dẫn của cán bộ phụ trách trực tiếp và cán bộ nhân sự.3.2: Quy trình tuyển dụng của Công ty Tinh Vân Media1. Lựa chọn hồ sơ: Ứng viên sau khi nộp hồ sơ xin việc sẽ phải qua vòng đầu tiên lựa chọn các hồ sơ đạt tiêu chuẩn so với yêu cầu tuyển dụng. Các ứng viên được lựa chọn sẽ được thông báo thời gian thực hiện thi tuyển của vòng tiếp theo. Thời hạn thông báo chậm nhất là 7 ngày kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ.2. Thi tuyển: TVM áp dụng 2 môn thi viết chung cho các vị trí thi tuyển, đề thi được thay đổi 3 tháng/lần:Thi IQ: là 1 bài thi có 15 câu hỏi với thời gian làm bài 20 phút Tiếng Anh: bài dịch Tiếng Anh, thời gian 20 phút Bài thi chuyên môn: tùy từng vị trí sẽ có các bài thi phù hợp 3. Phỏng vấn: Các ứng viên vượt qua vòng thi tuyển sẽ được mời tham dự vòng phỏng vấn. Tùy theo vị trí công việc dự tuyển sẽ có một hay hai vòng phỏng vấn được tổ chức.Vòng phỏng vấn thứ nhất: với sự tham gia của cấp Trưởng phòng, Giám đốc Vòng phỏng vấn thứ hai: Tổng Giám đốc trực tiếp phỏng vấn Một số vấn đề chính trong vòng phỏng vấn: kiểm tra lại kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, khả năng giao tiếp, tư duy, các kỹ năng khác…Sau khi vòng phỏng vấn kết thúc, tất cả các ứng viên tham dự đều được thông báo kết quả qua địa chỉ email. Các ứng viên trúng tuyển sẽ được mời đến Công ty để thỏa thuận về điều kiện làm việc: mức lương, phụ cấp và các điều kiện khác cũng như hướng dẫn các thủ tục liên quan đến nhân sự. Phần IITUYỂN DỤNG LÀ MỘT NỘI DUNG QUAN TRỌNG QUYẾT ĐỊNH NHẤT ĐỂ SỬ DỤNG CÓ HIỆU QUẢ NGUỒN NHÂN LỰCSử dụng nguồn nhân lực là quá trình thu hút và phát huy lực lượng lao động xã hội vào hoạt động xã hội nhằm tạo ra của cải vật chất và văn hoá đáp ứng nhu cầu của xã hội và mỗi thành viên trong xã hội. Sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực không chỉ là mức độ thu hút lao động sản xuất xã hội mà còn thể hiện ở trình độ phát huy mọi tiềm năng sẵn có của mọi lực lượng lao động trong quá trình hoạt động. Điều đó có nghĩa là phát huy cao độ mọi tiềm năng của con người vào hoạt động sản xuất xã hộiThực tiễn cho thấy, sự tồn tại, phát triển của một tổ chức, nhiều điều kiện nhưng chủ yếu nhất vẫn là phụ thuộc vào con người hay nguồn nhân lực của tổ chức. Để có được nguồn nhân lực đó không cách nào khác tổ chức đó phải tiến hành tuyển dụng lao động và quản lý sử dụng nguồn nhân lực đó. Vậy tuyển dụng có một vị trí vô cùng quan trọng đối với tổ chức cũng như đối với công tác sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực. Tuyển dụng là tiền đề cho các hoạt động khác của quản lý nguồn nhân lực, là nhân tố quan trọng quyết định nhất đến việc sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực.Tuyển dụng có một vài trò quan trọng đối với tổ chức. Một tổ chức luôn thực hiện thành công các đợt tuyển dụng sẽ nâng cao được uy tín, nâng cao được vị thế cạnh tranh, đưa tổ chức phát triển đi lên. Tuyển dụng thành công đảm bảo cho tổ chức có một đội ngũ lao động phù hợp, tạo ra một sức mạnh giúp tổ chức có thể vượt qua mọi khó khăn thử thách trong quá trình hoạt động. Ngược lại, tuyển dụng không thành công sẽ làm cho tổ chức không đạt được kế hoạch, mục tiêu đặt ra vì kế hoạch về lao động không được đảm bảo. Tuyển dụng không thành công làm cho tổ chức tốn kém nhiều về chi phí và giảm hiệu quả các hoạt động khác như đánh giá sự thực hiện công việc, thù lao đãi ngộ…Một trong các yêu cầu của tuyển dụng là tuyển được người có chuyên môn phù hợp, có thể làm việc đạt tới năng suất cao, hiệu suất công tác tốt, đáp ứng các yêu cầu công việc. Tuyển dụng không phù hợp với thực tiễn và khoa học thì người lao động được tuyển sẽ không đáp ứng được yêu cầu công việc, chất lượng tuyển dụng sẽ không cao. Như vậy, tổ chức sẽ không có một đội ngũ lao động phù hợp, việc sử dụng lao động không phù hợp sẽ không có hiệu quả và tác động mạnh đến hoạt động của tổ chức.Tuyển được người lao động đáp ứng được đầy đủ các công việc, tạo điều kiện cho tổ chức đào tạo người lao động trở thành thợ đa kỹ năng, có thể tiếp nhận được công nghệ mới và làm việc hiệu quả. Đảm bảo ổn định trong tổ chức, nhu cầu lao động xuất hiện, tổ chức có thể tuyển từ chính nguồn lao động bên trong tổ chức, giảm thiểu các trường hợp bị động trong tuyển dụng.Tuyển dụng là một hoạt động rất quan trọng của tổ chức. Tuyển dụng mà đánh giá chính xác trình độ chuyên môn của người lao động sẽ tiết kiệm được chi phí đào tạo. Trong quá trình tuyển dụng, tổ chức phải phỏng vấn chuyên môn và tham quan thử việc để từ đó đánh giá trình độ chuyên môn của người lao động ứng với từng vị trí công việc. Người lao động được tuyển dụng có trình độ chuyên môn phù hợp sẽ thực hiện được công việc ngay tạo ra năng suất lao động, hiệu quả công việc. Họ dễ dàng nâng cao hiệu quả công việc mà không cần đào tạo thêm. Đó cũng chính là cách thức để tổ chức sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực, tiết kiệm chi phí, thời gian đào tạo.Hơn nữa, qua quá trình tuyển dụng, người lao động được bố trí làm đúng với công việc yêu thích, đúng khả năng là động lực to lớn khích lệ tinh thần làm việc hăng say, tận tâm với công việc, đưa đến kết quả làm việc cao.Chính vì vậy, tuyển dụng là khâu then chốt, quyết định đến việc sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực của tổ chức, để tổ chức đạt được mục tiêu đề ra.