Đề tài Tìm hiểu nâng cao hiệu quả quản lý vật tư ở công ty vật tư nông sản

LỜI MỞ ĐẦU Đứng trước ngưỡng cửa của thế kỷ 21, theo xu hướng toàn cầu hoá nền kinh tế. Nền kinh tế nước ta đã đặt ra nhiều yêu cầu cấp bách phải đổi mới hệ thống quản lý kinh tế. Cùng với quá trình đổi mới đó, vấn đề mới dặt ra cho các doanh nghiệp là phải hoàn thiện bộ máy quản lý tổ chức ngay từ những yếu tố đầu vào đầu tiên. Do đó, vấn đề cung ưng dự trữ vật tư được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm. Thực tế, ở nước ta trong hoàn cảnh chuyển đổi nền kinh tế theo cơ chế thị trường. Các quan hệ kinh tế chủ yếu là quan hệ hàng hoá- tiền tệ vận hành theo các quy luật của nền kinh tế. Với bối cảnh mới đó, hoà nhịp với sự nghiệp Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá đất nước. các doanh nghiệp không ngừng hoàn thiện mình, đổi mới , nâng cao hiệu quả kinh doanh như: nâng cao cơ sỏ hạ tầng, đổi mới công nghệvà chất lượng... Nhưng vượt lên tất cả, Doanh nghiệp không thể làm được bất cứ điều gì néu không ổn định được các yếu tố đầu vào vật tư kỹ thuật. Cũng nhờ hoàn thiện công tác này, Doanh nghiệp mới ổn định được sản xuất kinh doanh, tiết kiệm, giảm được chi phí sản xuất kinh doanh. Tất cả những điều kiện đó tạo tiền đề cho một doanh nghiệp phát triển bền và vững chắc. Hơn nữa, cạnh tranh là một yếu tố tạo động lực mạnh mẽ cho quá trình phát triển kinh tế. Cạnh tranh buộc các doanh nghiệp phải giảm thiểu chi phí nếu muốn tối đa hoá lợi nhuận của mình. Trước sự cạnh tranh khốc liệt của các doanh nghiệp và các thanh phần kinh tế tự, thì công viêc kinh doanh của các doanh nghiệp phải mang lại hiệu quả kinh tế xã hội nhất định. Có nghĩa là doanh số bán ra phải lớn hơn và bù đắp được những chi phí mua vào, nhưng vẫn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước. Trong giai đoạn hiện nay, vấn đề cạnh tranh về chất lượng, số lượng dường như rất khó khăn và không thực sự mang lại hiệu quả nhiều lắm. Doanh nghiệp chỉ còn cách duy nhất, đó là phấn đấu giảm thiểu chi phí, hạ giá thành sản phẩm: qua trang thiết bị vật tư kỹ thuật - yếu tố cốt lõi của vấn đề. Đó là yếu tố ban đầu ảnh hưởng xuyên suốt tới quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghịêp. Điều đó tưởng chừng như mơ hồ và đơn giản, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng biết tận dụng nó . Hiểu rõ vai trò và tác dụng của công tác hậu cần vật tư đến lợi ích hoạt động sản xuất kinh doanh. Với cương vị là một sinh viên Quản trị, tôi mong muốn tìm hiểu và nghiên cứu một vài mặt cũng như một số khía cạnh của công tác tổ chức kế hoạch hậu cần vạt tư tại Công ty vật tư Nông sản- Qua chuyên đề : "Nâng cao hiệu quả Quản lý vật tư ở Công ty vật tư Nông sản`` Phần thứ nhất QUẢN LÝ VẬT TƯ VÀ HIỆU QUẢ CỦA QUẢN LÝ VẬT TƯ TRONG NỀN KINH TẾ THỊ TRƯỜNG I- Cơ sở lý luận về quản lý vật tư ở doanh nghiệp: 1.1- Khái niệm – phân loại vật tư Vật tư kỹ thuật là sản phẩm của lao động được dùng để sản xuất : nguyên liệu, vật liệu… thiết bị, máy móc, bán thành phẩm. Có thể một sản phẩm của Doanh nghiệp này lại là loại nguyên liệu của Doanh nghiệp khác. Vì mỗi vật có những thuộc tính khác nhau và chính như thực hiệnế nó sẵn sàng có thể dùng cho nhiều việc, cho nên cùng một sản phẩm có thể dùng làm sản phẩm tiêu dùng hay dùng làm vật tư kỹ thuật. Bởi vậy, trong mọi trường hợp cần phải căn cứ vào công dụng cuối cùng của sản phẩm để xem xét nó là vật tư kỹ thuật hay là sản phẩm tiêu dùng đích thực.4 1.2- Phân loại vật tư kỹ thuật Theo công dụng: Là những loại vật tư được phân loại theo công dụng và tính chất của nó trong quy trình sử dụng: -Nhóm1 gồm: nguyên, nhiên vật liệu, bán thành phẩm -Nhóm2 gồm: thiết bị máy móc công cụ , dụng cụ… Theo sự di chuyển giá trị vào thành phẩm -Nhóm 1: nhóm vật tư chuyển một lần vào giá trị sản phẩm -Nhóm 2 : nhóm vật tư chuyển từng phần váo sản phẩm . Phân theo tầm quan trọng của vật tư Chia theo vật tư chính và vật tư phụ (Được xác định theo giá trị của vật tưvà cơ cấu cấu thành sản phẩm của nó ) -Vật tư quan trọng (các loại vật tư có độ khan hiếm cao, hoặc it có trên thị trường ) -Vật tư cần thiết (nhóm vật tư ít quan trọng hơn nhưng không thể thiếu ) -Vật tư ít quan trọng hơn (vật tư sẵn có trên thị trường, kế hoạchông cần phảI dự trữ nhiều) Phân chia theo A-B-C A=Loại vật tư chủ yếu tiêu dùng hàng ngày ở công ty chiếm khoảng 60-70%giá trị và kế hoạchối lượng, nhưng chỉ chiếm 10-15%danh mục mặt hàng. B=Loại vật tư chiếm 20% giá trị và số lượng cũng như danh mục mặt hàng. Nhóm này ít quan trọng hơn, được liệt kê vào nhóm quản lý của Doanh nghiệp nhưng không chặt chẽ như loại A C= Nhóm vật tư còn lại: nhóm này không quan trọng nhưng để đảm bảo tính đồng bộ và kịp thời thì loại này cũng phải quản lý Phân theo lượng và giá trị -Nhóm 1: chiếm 20% mặt hàng và 80% giá trị -Nhóm 2: Chiếm80% mặt hàng nhưng chỉ chiếm 20% giá trị Phân theo mức độ khan hiếm ( cần cấp) của vật tư -Loại1: Nhóm vật tư rất khan hiếm (khó tìm kiếm hay đọc quyền trên thị trường ) -Loại2: Nhóm vật tư khan hiếm -Loại3: Nhóm vật tư không khan hiếm ( có sẵn trên thị trường ) Doanh nghiệp đặc biệt quan tâm đến loại vật tư có độ khan hiếm cao, với mức dự trữ cao hưn bình thựờng để đảm bảo độ an toàn ở Doanh nghiệp, tránh rủi ro . Theo tính chất sử dụng -Nhóm vật tư thông dụng: Nhóm vật tư này được sử dụng nhiều ở các Doanh nghiệp mang tính phổ biến -Nhóm vật tư chuyên dùng: là vật tư dùng cho một số ít các ngành không phổ biến trong nền kinh tế. Loại này, Doanh nghiệp phải xác định nguồn hàng ổn định và có mức dự trữ thoả đáng ổn định hoạt động kinh doanh của mình. Theo sự phân cấp quản lý: -Nhóm vật tư được quản lý tập chung: Thị trường loại vật tư này do nhà nước cấp phát, quản lý theo kế hoạch và chỉ tiêu. -Nhóm vật tư quản lý không tập chung: loại vật tư được mua bán tự do và có sẵn trên thị trường . 1.3-Tổ chức bộ máy quản trị vật tư ở Doanh nghiệp : 1.3.1- Sự cần thiết phải tổ chức bộ máy quản trị vật tư ở doanh nghiệp : Tổ chức bộ máy quản trị vật tư ở doanh nghiệp được hình thành một cách khách quan dựa trên chức năng quản trị của tổ chức về vật tư. nó quyết định một phần hiệu quả của công tác quản trị . Nếu như bộ máy quản trị vật tư được hình thành một cách hợp lý sẽ có tác dụng to lớn đến hiệu quả công tác quản trị vật tư ở doanh nghiệp.Vì vậy, cần thiết phải nghiên cứu, tổ chức bộ máy quản trị vật tư:Đáp ứng được yêu cầu hoạt động của Doanh nghiệp Xác định được hiẹu quả hoạt động của tổ chức là một việc làm cần thiết, thường xuyên của quá trình tổ chức bộ máy. Vì qua việc nghiên cứu này ta có thực hiện để đánh gía được tính hiệu quả và hợp lý của bộ máy qua từng thời kỳ. Từ đó có những kiến nghị kiện toàn bộ máy tổ chức. Ngoài ra phải không ngừng tinh giản bộ máy quản lý , nâng cao sức mạnh của tổ chức, nghiên cứu ,xây dựng những mô hình tiên tiến về tổ chức bộ máy quản trị ở Doanh nghiệp . 1.3.2-Các hình thức tổ chức 1.3.2.1. Tổ chức bộ máy quản trị vật tư theo nguyên tắc chức năng: Theo nguyên tắc này thì chức năng nhiệm vụ chủ yếu của phòng vật tư được chuyên môn hoá cho từng bộ phận, cho từng phòng ban theo sơ đồ sau: Sơ đồ nguyên tắc tổ chức phòng vật tư theo nguyên tắc chức năng Phó giám đốc kinh doanh Trưởng phòng kinh doanh Tổ kế hoạch (hậu cần vật tư) Tổ tiêu thụ sản phẩm Tổ tiếp liệu Tổ kho Đội xe nguyên liệu nhiên liệu Vật liệu hoá chất v.v.. Kho số 1 Kho số 2 Kho số 3 2 v.v đội vận chuyển +Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận này như sau: -Tổ kế hoạch thống kê: làm nhiệm vụ xác định nhu cầu và nguồn vật tư cho Doanh nghiệp . Lên phương án mua sắm vật tư Lập đơn hàng vật tư kỹ thuật Lập phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức -Tổ kế hoạch chuyên theo dõi kiểm tra và sử dụng vật tư thiết bị. Thống kê tình hình xuất – nhập cung ứng vật tư Lập kế hoạch vật tư mới. -Bộ phận nghiên cứu thị trường Nghiệp vụ chủ yếu; nghiên cứu thị trường các yếu tố sản xuất để có thể trả lời được những câu hỏi: Giá cả, chất lượng, số lượng, nguồn cung ứng -Bộ phận tiếp liệu: làm nghiệp vụ mua sắm vật tư, áp tải vật tư hàng hoá, theo dõi giao nhận vật tư đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, chính xác theo đúng hợp đồng mua hàng. Đội vận chuyển: Đối với các công ty lớn chuyên chở, có đội xe riêng của công ty. Tuỳ theo quy mô, yêu cầu mà cần đến những số lượng và đội xe khác nhau. Công tác này, nó góp phần chủ động trong việc vận chuyển vật tư trang thiết bị , thuận tiện linh hoạt mọi lúc, mọi nơi 1.3.2.2. Tổ chức bộ máy quản trị vật tư theo nguyên tắc mặt hàng Theo nguyên tắc này, tổ chức bộ máy quản trị vật tư được thành lập theo nhiều bộ phận. Mỗi bộ phận phụ trách một nhóm mặt hàng vật tư chủ yếu của Doanh nghiệp. Theo hình thức này có thể tổ chức bộ máy như sau Sơ đồ tổ chức phòng vật tư theo nguyên tăc mặt hàng: Phó giám đốc kinh doanh Ban vật tư kỹ thuật Ban máy móc thiết bị Ban hoá chất vật liệu tiếp liệu hoá chất vật liệu kho tàng hoá chất vật liệu Tổ kế hoạch thống kê quản lý kho tàng bến bãi tiếp nhận vận chuyển vật tư nghiên cứu kế hoạch Mô hình tổ chức theo nguyên tắc mặt hàng thường được áp dụng đối các doanh nghiệp co quy mô sản xuất kinh doanh lớn. Một bộ phận quản trị kinh doanh không thể quán xuyến dược tât cả những mặt hàng cho nên tổ chức theo nguyên tắc phân quyền chịu trách nhiệm riêng dối với từng mặt hàng. Đặc điểm mô hình tổ chức này; có thêm một cấp trung gian phụ trách một nhóm các mặt hàng vật tư. Tuỳ theo chủng loại vật tư ở doanh nghiệp, người ta có thể chia theo các nhóm khác nhau dựa trên một vài tiêu thức quản lý nào đó. Từng ban trong bộ may quản trị vật tư đều được cấu thành bởi ba bộ phận nhỏ hơn: Kế hoạch, tiếp liệu và các kho theo nguyên tắc thống nhất từng mặt hàng II - Sự cần thiết thiết của việc đảm bảo vật tư kỹ thuật trong doanh nghiệp . Quá trính sản xuất là quá trình con người sử dụng tư liệu lao động để tác động ào đối tượng lao động làm thay đổi hình đượcáng, kích thước tính chất lý hoá của đối tượng lao động để tạo ra nhữg sản phẩm chất lượng ngày càng cao. Hoạt động này khi mua các yếu tố đầu vào, không trực tiếp với bán ra nên đòi hỏi phải có một kế hoạch hậu cần ỏn định . Sản xuất kinh doanh là hoạt động nhằm mục đích kiếm lời đượcựa trên các phương pháp, thủ pháp khác nhau sao cho lợi ích thu về lớn hơn và đủ bù đắp những chi phí thu mua bỏ ra. Do đặc điểm của sản xuất và các quy luật của nền kinh tế thị trường nó tác động tới từng doanh nghiệp cho nên Doanh nghiệp phải biết chủ động trong từng tình huống. Đối với vật tư kỹ thuật cũng vậy, nó cũng cần thiết khách quan, có tác dụng đảm bảo sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp cho nên các doanh nghiệp phải chủ động nó. Căn cứ vào nhu cầu kế hoạch, có thể ra quyết định mua sắm vật tư như thế nào,tức là cung ứng theo nhu cầu tạo thành mối quan hệ gắn chặt với nhau. ở doanh nghiệp sản xuất, thì khối lượng sản xuất và cơ vấu sản phẩm quyết định khối lượng chủng loại vật tư, nó cũng quyết định thời gian, địa điểm cung ứng vật tư. ở doanh nghiệp thương mại, cung theo cầu- theo đơn hàng và theo mục tiêu kế hoạch của từng thời kỳ. Do đó quản trị vật tư - và đảm bảo sản xuất có một ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp.Đảm bảo vật tư kỹ thuật đầy đủ, kịp thời, chính xác nó là điều kiện có tính chất tiền đề tạo sự liên tục của qúa trình sản xuất kinh doanh và tạo mối quan hệ khăng khít với khách hàng. Đảm bảo vật tư kỹ thuật tốt là điều kiện nâng cao chất lượng kinh doanh, chất lượng sản phẩm, tạo uy tín và nâng con sức cạnh tranh của Doanh nghiệp trong công tác tiên thụ của mình. Có được kế hoạch vật tư kỹ thụât , giúp cho việc nâng cao trình độ khoa học kỹ thuạt của sản xuất, han chế thừa thiếu gây ứ đọng vật tư kỹ thuật. Từ việc xác định được kế hoạch định kỳ, nó đòn bẩy để tiết kiệm và tăng năng xuất lao động, góp phần cải thiện việc sử dụng máy mócthiết bị kỹ thuật. Vì thế, công tác vật tư là công tác then chốt khởi sự cho mọi sự thành công hay thất bạị của Doanh nghiệp, do đó bất cứ Doanh nghiệp nào cũng phải quản lý sát sao chúng.\ III- Nhu cầu và các biện pháp xác định nhu cầu vật tư kỹ thuật: 3.1 - Khái niệm. Nhu cầu là một khái niệm cơ bản và tiềm ẩn trong marketing, nhu cầu nói chung được hiểu là cảm giác thiếu hụt một cái gì đó mà con người cảm nhận được. Nhu cầu nói chung rất đạng và phức tạp từ nhu cầu ăn, ở, mặc, đến nhu cầu tri thức, văn hoá, giải trí… nó thuộc trong các cấp bậc nhu cầu từ thấp đến cao của con người Nhưng nếu xét về lĩnh vực vật tư sản xuất kinh doanh thì nhu cầu được cụ thể hơn. Nó là một phạm trù kinh tế quan trọng, phản ánh mối liên hẹ phụ thuộc của các đơn vị sản xuất kinh doanh về các điều kiện tái sản xuất xã hội. Nhu cầu mang tính chát khách quan cũng giống như những điều kiện và tính quy luật của tái sản xuất xã hội. Tính khách quan của nhu cầu thể hiện ở chỗ: lượng nhu cầu hoàn toà không phụ thuộc vào việc xác định hoặc không xác định giá trị của nó. Nhu cầu vật tư là những nhu cầu cần thiết về nguyên, nhiên vật liệu, thiết bị maý móc để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh nhất định mà doanh nghiệp khả năng thanh toán. Trong điều kiện sản xuất hàng hoá, nhu cầu vật tư luôn luôn biểu hiện dưới dạng cầu. Cầu là một phạm trù kinh tế phức tạp có mối liên hệ trực tiếp tới các quy luật và các phạm trù của sản xuất và lưu thông hàng hoá và là một yếu tố của thị trường vật tư . Cũng như cầu và nhu cầu nói chung, cầu và nhu cầu vật tư có đôi chỗ khác nhau cần phân biệt: Trước hết nếu như nhu cầu vật tư liên hệ trực tiếp được đến sản xuất thì cầu vật tư lại liên hệ đến sản xuất thông qua nhu cầu vật tư, qua khả năng thanh toán, qua giá cả, cung hàng hoá và khả năng tín dụng . Thứ hai, cầu vật tư được xác định bởi nhu cầu vật tư có khả năng thanh toán cho nên nhu cầu vật tư rộng lớn hơn cầu vật tư, không có nhu cầu vật tư thì không có cầu vật tư, và cầu vật tư không phải là toàn bộ nhu cầu. 3.2- Những đặc trưng cơ bản của nhu cầu vật tư Cũng như quá trình đảm bảo vật tư cho sản xuất, nhu cầu vật tư kỹ thuật mang tính khách quan phản ánh yêu cầu của sản xuất về một loại vật tư nào đó. Vì vậy, nhu cầu vật tư có những đặc trưng sau đây: -Nhu cầu vật tư liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp -Nhu cầu vật tư được hình thành trong quá trình sản xuất vật chất hoặc nhu cầu kinh doanh . -Nhu cầu vật tư mang tính xã hội bởi vì nguyên vật liệu của Doanh nghiệp này lại là kết quả sản xuất của doanh nghiệp khác, chỉ khi nó được tiêu dùng cuối cùng .Tính thay thế lẫn nhau của nhu cầu vật tư .Tính bổ xung cho nhau của nhu cầu vật tư .Tính khách quan của nhu cầu vật tư - là sự cần thiết tất yếu cho nhu cầu sản xuất. Muốn sản xuất phải có vật tư, đó là nhu cầu cụ thể được vật hoá bằng sức lao động của con người .Tính đa dạng nhiều vẻ của vật tư: khi nhu cầu sản xuất hàng hoá ngày càng phát triển thì chủng loại vật tư hàng hoá cũng ngày càng đa dạng 3.3- Kết cấu nhu cầu và các phương pháp xác định nhu cầu Đối với các doanh nghiệp, nhu cầu vật tư được biểu hiện toàn bộ trong kỳ kế hoạch, theo từng tháng, quý, kể cả dự trữ. Kết cấu nhu cầu vật tư được thể hiện bằng mối quan hệ giữa mỗiloại nhu cầu đối với toàn bộ loại nhu cầu vật tư ở doanh nghiệp. Nhu cầu vật tư ở doanh nghiệp được phản ánh ở sơ đồ sau : Sơ đồ kết cấu nhu cầu vật tư doanh nghiệp : Tổng nhu cầu Cho sản xuất kinh doanh Nhu câù cho xây dựng cơ bản Xây dựng cơ bản Cho dự trữ Phân xưởng 2 Phân xưởng 3 Sửa chữa Cho dự trữ Sản xuất sản phẩm Sản xuất công cụ Hợp đồng tiêu thụ Sửa chữa thường xuyên (đội xe) Khấu hao máy móc thiết bị Phân xưởng 1 3- Các nhân tố ảnh hưởng đến nhu cầu vật tư kỹ thuật ở Doanh nghiệp Nhu cầu vật tư nhu cầu được hình thành dưới tác động của nhiều nhân tố khác nhau. Những nhân tố này có thể phân theo các nhóm sau : Một là tiến bộ về khoa học kỹ thuật trong sản xuất. Nhân tố tổng hợp này phản ánh tiến bộ về khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực sản xuất và vật tư như chế tạo những máy móc thiết bị có tính kỹ thuật cao, sử dụng những vật liệu mới và sử dụng có hiệu quả nguồn vật tư . Hai là quy mô sản xuất ở các ngành, các Doanh nghiệp. Nhân tố này ảnh hưởng trực tiếp tới khối lượng vật tư tiêu dùng và do đó ảnh hưởng tới khối lượng nhu cầu vật tư. Quy mô sản xuất càng lớn thì khối lượng tiêu dùng vật tư ngày càng nhiều và do đó nhu cầu vật tư ngày càng tăng. Theo đà phát triển kinh tế, quy mô sản xuất ngày càng gia tăng và đIều đó đòi hỏi nhu cầu vật tư ngày càng lớn trong nền kinh tế . Ba là cơ cấu khối lượng sản phẩm sản xuất. Cơ cấu khối lượng sản phẩm sản xuất thay đổi theo nhu cầu thị trường và sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, đặc biệt thay đỏi theo trình độ sử dụng vật tư tiêu dùng và cảI tiến chất lượng sản phẩm từ vật tư tiêu dùng. ĐIều này ảnh hưởng tới cơ cấu của vật tư tiêu dùng và do đó tác động tới cơ cấu của nhu cầu vật tư . Bốn là quy mô thị trường vật tư. Quy mô thị trường biểu hiện số lượng Doanh nghiệp tiêu dùng vật tư và quy cach chủng loạI vật tư mà các doanh nghiệp có nhu cầu tiêu dùng trên thị trường : quy mô của thị trường càng lớn thì nhu cầu vật tư càng nhiều. Năm là nguồn cung vật tư- hàng hoá trên thị trường : cung vật tư thể hịên khả năng vật tư có trên thị trường và khả năng đáp ứng nhu cầu vật tư của các đơn vị tiêu dùng . Cung vật tư có tác động đến cầu vật tư thông qua giá cảvà do đó đến toàn bộ nhu cầu . Ngoài những nhân tố trên đây còn có nhiều các nhân tố khác ảnh hưởng đến nhu cầu vật tư như : Các nhân tố xã hội phản ánh mục tiêu cảI thiện điều kiện lao động trong các ngành sản xuất, ảnh hưởng của những nhân tố này được xác định bằng những chỉ tiêu như trình độ cơ giới hoá, tự động hoá sản xuất và cảI thiện điều kiện lao động. Khả năng thanh toán của các doanh nghiệp tiêu dùng vật tư Giá cả vật tư hàng hoá và chi phí sản xuất kinh doanh . Nghiên cứu sự tác động của các nhân tố đến nhu cầu vật tư được thực hiện theo từng nhóm và cho từng loại vật tư, cũng như cho từng loại nhu cầu có tính đến các giai đoạn khác nhau của công tác kế hoạch hoá. Qúa trình này có ý nghĩa quan trọng cho công tác lập kế hoạch dự báo nhu cầu thị trường . IV- Nội dung công tác hậu cần vật tư 4.1- Trình tự kế hoạch hậu cần vật tư Trong nền kinh tế thị trường, nội dung chủ yéu của công tác hạu cần vật tư kỹ thuật bao gồm từ khâu nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu vật tư của doanh nghiệ, xác định nguồn vật tư, lập kế hoạch mua sắm vật tư, dư trữ bảo quản và cấp phát vật tư, đến việc quản lý sử dụng và quyết toán vật tư . Nội dung của công tác hậu cần vật tư kỹ thuật có thể biểu diễn qua sơ đồ sau : Trình tự công tác hậu cần vật tư kỹ thuật doanh nghiệp nghiên cứu và lập kế hoạch mua sắm vật tư Tổ chức mua sắm vật tư Tổ chức chuyển đưa vật tư về doanh nghiệp tiếp nhận và bảo quản vật tư về chất lượng và số lượng Tổ chức cấp phát vật tư ở nội bộ doanh nghiệp Trong đó kế hoạch mua sắm vật tư là khâu then chốt nhất và bao gồm các bước như sau : 4.2 - Nghiên cứu nội dung và trình tự kế hoạch mua sắm vật tư + Nội dung Kế hoạch mua sắm vật tư của doanh nghiệp thực chất là sự tổng hợp những tài liệu tính toán kế hoạch, nó là một hệ thống các bảng biểu tổng hợp nhu cầu vật tư và một hệ thống các biéu cân đối vật tư. Nhiệm vụ chủ yếu của nó là đảm bảo vật tư một cách tốt nhất và ổn định nhất cho sản xuất kinh doanh. Muốn vậy công tác vật tư phải xác định cho được lượng vật tư cần thiết phải có là bao nhiêu? và ở đâu? khi naò, đầy đủ về chất lượng, số lượng và thời gian . Bên cạnh việc xác định lượng vật tư cần mua kế hoạch mua sắm vật tư còn phải xác định rõ những nguồn vật tư để thoả mãn những nhu cầu đó. Bởi vậy, kế hoạch mua sắm vật tư thường phản ánh hai nội dung cơ bản sau: Một là: Phản ánh toàn bộ nhu cầu vật tư của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch như nhu cầu vật tư cho sản xuất, cho xây dựng cơ bản, hay cho hợp đồng A hay khách hàng B và còn là dự trữ là bao nhiêu. Hai là: Phản ánh các nguồn vật tư để thoả mãn các nhu cầu nói trwn bao gồm:nguồn tồn kho đầu kỳ, nguồn động viên nội bộ doanh nghiệp hay nguồn mua bổ xung bên ngoài… + Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư như sau: Trước hết lập kế hoạch mua sắm vật tư là công việcphải làm để có được kế hoạch. Đối với các doanh nghiệp, việc lạp kế hoạch mua sắm vật tư chủ yếu do phòng kinh doanh lập, nhưng thực tế có sự tham gia của nhiều bộ phận trong bộ máy điều hành Doanh nghiệp -Giai đoạn chuẩn bị: Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lượng và nội dung của kế hoạch vật tư. ở giai đoạn này, cán bộ thương mại doanh nghiệp phải thực hiẹn các công việc sau: nghiên cứu và thu thập các thông tin về thị trường các yếu tố sản xuất; chuẩn bị cho tài liệu về phương án sản xuất – kinh doanh và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, mức tiêu dùng nguyên vật liệu, yêu cầu của các phân xưởng, tổ đội sản xuất ở doanh nghiệp . -Giai đoạn tính toán các loại nhu cầu của doanh nghiệp. Đối với các Doanh nghiệp sản xuất, để có được kế hoạch mua sắm vật tư chính xác và khoa học đòi hỏi phải xác định đầy đủ các loại nhu cầu vật tư cho sản xuất. Đây là căn cứ quan trọng để xác định lượng nhu cầu vật tư cần mua về cho doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường, với cơ chế tự trang trải, và có lợi nhuận để tồn tại và phát triển, việc xác định đúng đắn các loại nhu cầu có ý nghĩa rất to lớn. -Giai đoạn xác định số lượng vật tư nhu cầuự trữ đầu kỳ và cuối kỳ của Doanh nghiệp: Đối với các doanh nghiệp hiện nay, việc xác định này thường nhu cầu dựa vào định mức từ trước hay ước tính lượng vật tư nhập xuất trong kỳ -Giai đoạn kết thúc cả việc lập kế hoạch mua sắm vật tư là xác định số lượng vật tư hàng hoá càn phải mua về doanh nghiệp: Nhu cầu này của Doanh nghiệp thường được xác định thông qua các chỉ tiêu cân đối lượng vật tư trong kỳ kế hoạch: Nghĩa là: Trong đó : Là nhu cầu về loai vật tư i dùng cho công việc j Là tổng nguồn về loại vật tư i cung ứng bằng nguồn j Trong cơ chế thị trường, theo yêu cầu của quy luật cạnh tranh , đòi hỏi các doanh nghiệp phải hết sức quan tâm đến việc mua sắm và sử dụng vật tư kỹ thuật. Nhu cầu mua sắm phải được tính toán khoa học, cân nhắc tới mọi tiềm năng của doanh nghiệp. Trong điều kiện đó, mục tiêu của việc lên kế hoạch là lám sao với số lượng vật tư cần thiết tối thiểu mua về Doanh nghiệp mà ổn định đươc nhu cầu sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp . V- Tổ chức công tác đảm bảo vật tư trong nội bộ doanh nghiệp 5.1 - Cấp phát vật tư Vấn đề hạch toán nội bộ chuyển giao quyền sử dụng vật tư không mang tính nội bộ. Cấp phát vật tư cho các phân xưởng là công việc rất quan trọng của phòng quản trị vật tư ở doanh nghiệp. Nó giúp cho việc sử dụng vật tư có hiệu quả thể hiẹn ở một só ý nghĩa sau: Công tác hậu cần vật tư vai trò chức năng đảm bảo vật tư, không tính đến các yếu tố thương mại, kinh tế mà hiệu quả của của nó còn gắn với hiệu quả sản xuất kinh doanh +Nhiệm vụ của cấp phát vật tư Đảm bảo cấp phát đồng bộ đúng về mặt hàng, số lượng, quy cách phẩm chất. Đây là nhiệm vụ quan trọng bậc nhất trong công tác quản trị vật tư Để thực hiện đươc nhiệm vụ này, bộ phận quản trị vật tư phải tiến hành tạo nguồn, bố trí cấp phát trên cơ sở yêu cầu của các phân xưởng. Chuẩn bị vật tư trước khi đưa vào sản xuất đảm bảo giao vật tư dưới dạng thuận lợi nhất ccho sản xuất Giải phóng cho các đơn vị tới mức tối đa các công việc liên quan đến hậu cần vật tư. Mục tiêu giảm chi phí cho công việc chuẩn bị, thực hiẹn chuyên môn hoá cho công việc chuẩn bị. Kiểm tra việc giao vật tư và tình hình sử dụng vật tư ở các đơn vị, qua đó rút ra kinh nghiệp quản lý cấp phát tốt hơn . -Để thực hiện việc cấp phát vật tư được tốt, phòng vật tư phải làm các công việc sau: .Lập hạn mức cấp phát vật tư trong nội bộ doanh nghiệp theo tháng, quý. Dựa trên cơ sở khối lượng công việc phải hoàn thành và định mức sử dụng vật tư. Người ta xác định lượng vật tư cần thiết tối thiểu được cung cấp trong kỳ kế hoạch .Lập chứng từ cấp phát vật tư là chứng từ liên quan đến việc xuất kho (phiếu lĩnh vật tư, lệnh xuất kho ... ) .Công việc quan trọng là: chuẩn bị vật tư để cấp phát, đúng đầy đủ về chủng loại chất lượng, số lượng... .Tổ chức giao vật tư cho các đơn vị tiêu dùng trong nọi bọ doanh nghiệp .Kiểm tra, giám sát việc thự chiện và sử dụng vật tư . 5.2 –Xác định mức, hạn mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật: Để quản lý hoạt động mua sắm cáp phát và sử dụng vật tư, người ta thường sửdụng công cụ quan trọng đó là mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật cho sản xuất 5.2.1 Mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật: là một lượng cần thiét đủ để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc hoàn thành một khối lượng công việc, dịch vụ trong một điều kiện kỹ thuật nhất định, trong từng doanh nghiệp cụ thể Khái niệm mức này hoàn toàn khác với mức trong nền kinh tế tập chung bao cấp Trong nền kinh tế kế hoạc hoá thì, mức tiêu dùng vật tư thường được áp dụng cho một ngành, địa phương hay một quốc gia, đồng thời nó là cơ sở để xây dựng ké hoạch, phát triẻn sản xuất. Đồng thời nó là cơ sở để quản lý nhà nước, hạch toán kinh tế. Ngày nay,trong nền kinh tế thị trường thì mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật không được áp dụng một cách thống nhất chung cho toàn bộ nền kinh té hy một ngành mà chỉ áp dụng cho từng doan nghiệp cụ thể, với từng trường hợp cụ thể. -Mức tiêu dùng vạt tư kỹ thuật có vai trò rất quan trọng trong viẹc tổ chức cà quản lý sản xuất ở các doanh nghiệp. Nó là công cụ để điều hành các hoạt động sản xuất của nhà quản trị, đồng thời nó là cơ sở giúp cho việc hạch toán đầy đủ cho doanh nghiệp. Mức tiêu dùng vật tư thẻ hiẹn ở mọt số đặc điểm sau: Nó là cơ sở đẻ xác định nhu cầu vật tư cho doanh nghiệp Là chỉ tiêu đánh giá trình dộ sử dụng kỹ thuật trong sản xuất, trình độ lành nghềcủa công nhân và trinh độ tổ chứcquản lý sản xuất của các nhà quản trị 5.2.2 Định mức: Là những giải pháp về kinh tế kỹ thuật của nhà quản trị nhằm tính toán xác định mọt mức tiêu dùng hợp lý trong diều kiẹn lao động bình thường , năng xuất lao động bình thường. Như vậy, nói đến công tác định mức là những hoạt động của các nhà quản trị dựa trên cơ sở khoa học, những thí nghiệm, những giải pháp tối ưu vè sản xuất... Nhằm xác định một lượng vật tư tối ưu cho sản xuất. -Biện pháp xác đinh mức tiêu dùng vật tư: -Có thể dùng định mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật trước: Nó nhanh gọn dễ dàng ít tốn kém nhưng không phản ánh mức tiên tiến và có thể gây lãng phí vật tư -Biện pháp phân tích nghĩa là dựa trên cơ sở hao phi thực tế (phần nào hợp lý, phần nào không hợp lý) để đưa ra các định mưc mới. Nó mang tính thực tế: nghiên cứu tính tối ưu hoá khi tiêu dùng vật tư để tiết kiệm vật tư -Phương pháp so sánh: Cho phép ta sử dụng những mức tương tự ở các doanh nghiệp khác áp dụng làm mức tiêu dùng vật tư ở doanh nghiệp. Tóm lại ta có thể xác định mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật qua sơ đồ sau: Cơ cấu xác định mức có thể biểu diễn qua sơ đồ sau: căn cứ định mức của kế hoạch hoá và quản lý thương mại mức sử dụng thiết bị máy móc mức tiêu dùng NVL mức dự trữ cho tiêu thụ căn cứ tiêu dùng và sử dụng vật tư kỹ thuật căn cứ điều tiết quá trình kinh doanh và quản lý thương mại mức dự trữ sản xuất mức điều tiết thương mại đầu vào mức tiêu dùng NVL chính mức tiêu dùng vật liệu ohụ mức tiêu dùng phụ phẩm mức tiêu dùng điện mức tiêu dùng vật tư chuyển thẳng giá cả vật tư hàng hoá các mức và định kế hoạch khác 5.2.3.Lập hạn mức câp phát vật tư nội bộ doanh nghiệp Hạn mức cấp phát vật tư là lượng vật tư tối đa theo quy định được cấp phát cho từng phân xưởng nhằm hoàn thành một khối lượng công việc hoắc sản phẩm được giao. Yêu cầu của hạn mức: -Hạn mức cấp phát vật tư phải chính xác và phải được tính toán dựa trên cơ ở khoa học . -Hạn mức cấp phát vật tư phỉ được quy định trong một thời gian nhất định, thường là tháng, quý hay là cho việc hoàn thành một kế hoạchối lương công việc nào đó -Hạn mức cấp phát vật tư phải rõ ràng cụ thể và quy định rõ mục đích sử dụng vật tư Căn cứ để lập hạn mức cấp phát vật tư vào kế hoạch sản xuất sản phẩm theo quý hoặc theo tháng hay căn cứ vào mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật, lượng vật tư dự trữ ở các đơn vị tiêu dùng vật tư kỹthuạt Công thức quy định hạn mức: H=Ntp + Ncd + D – Ođk H Hạn mức Ntp Nhu cầu vật tư vật tư cho sản xuất thành phẩh Ncd Nhu cầu vật tư cho sản phẩm chế dở D Dự trữ vật tư ở phân xưởng Ođk Lượng tồn đầu kỳ Trong đó: Ođầu kỳ = Ott + C - (Ptp + Psc + Ptch + Ppp ) C : Lượng vật tư được cung ứng trong kỳ Ptp : Lượng vật tư được dùng dể sản xuất thành phẩm Psc : Lượng vật tư được dùng dể sửa chữa Ptch : Lượng vật tư được dùng dể chế tạo thành phẩm Ppp : Lượng vật tư được dùng dể sản xuất ra phế phẩm 5.2.4 - Định mức dự trữ vật tư Dự trữ vật tư không đủ mức sẽ có nguy cơ làm cho công việc sản xuất kinh doanh bị đình chệ, gián đoạn. Mặt khác, Nếu như dự trữ quá mức sẽ phát sinh nhứng chi phí không cần thiết do tình trạng vật tư ứ đọng quá mức và phải sử dụng một lượng vốn lớn không được luân chuyển, đồng thời cũng có những phát sinh trong quá trình bảo quản gây mất thời cơ kinh doanh. Chính vì vậy, xác định lượng vật tư cần thiết hợp lý nhằm tránh tình trạng thiéu hoặc thừa vật tư cho sản xuất nhằn nâng cao hiệu qủa hoạt động sản xuất kinh doanh . Định mức dự trữ vật tư cho sản xuất là công tác xác định lượng vật tư tối thiểu cần thiết phải có theo kế hoạch ở doanh nghiệp để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành liên tục, đều đặn và có hiệu quả. + Các quy tắc xác định định mức dự trữ vật tư: Việc xác định đại lượng dự trữ vật tư tối thiểu cần thiết có nghĩa là đại lượng đó phải đủ để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra một cách thường xuyên, liên tục với bất kỳ điều kiện xảy ra nào. Xác định lượng dự trữ trên cơ sở tính toán đầy đủ các nhân tố ảnh hưởng tong kỳ kế hoạch. Điều này thực tế rát khó tính toán trước những biến động trong kỳ tiếp theo, nhất là dài hạn thì rất khó . Xây dựng định mức dự trữ phải dược tiến hành từ cụ thể đén tổng hợp, từ chi tiết đến khái quát. Mức dự trữ chung dựa trên cơ sở xác định cơ cấu dự trữ quan trọng và chi tiết Xác định mức dự trữ tối đa và điạ lượng dự trữ tối thiểu cũng như mức dự trữ bảo hiểm . 5.3- Tổ chức theo dõi tình hình sử dụng vật tư và lập kế hoạch cung ứng vật tư : 5.3.1- Quyết toán sử dụng vật tư : Khi đã lập kế hoạch hậu cần vật tư, chuyển giao vật tư trong nội bộ doanh nghiệp với các mức và định mức. Nhà quản trị vần phải kiẻm tra, theo dõi tình hình sử dụng vật tư để có thể đưa ra những hiệu chỉnh khi cần thiết vềg mức và định mức. Lập các kế hoạch về nhu cầuự trữ và hậu cần vật tư cho kỳ kế hoạch . Xây dựng mức dự trữ vật tư hợp lý là một hoạt động cần thiết của Doanh nghiệp. Tuy đã dựa trên cơ sở tính toán khoa học nhưng trước những sự biến động của nhiều nhân tố tác động đến công tác hậu cần và việc dự trữ của Doanh nghiệp làm cho lượng vật tư dự trữ thực tế khác với kế hoạch, thậm chí còn làm thay đổi cả mức và ảnh hưởng nhiều đến hạn mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật. Do vậy, buộc các Doanh nghiệp phải có các biện pháp theo dõi và điều chỉnh kịp thời lượng vật tư dự trữ nhằm đảm bảo các mức nhu cầuự trữ hợp lý. Một số biện pháp nhằm điều chỉnh lượng vật tư dự trữ hợp lý: Nếu thiếu vật tư cho sản xuất sẽ dẫn đến dự trữ vật tư thiếu. Nếu nguồn vật tư không đảm bảo – phải có các giải pháp quan hệ chặt chẽ với khách hàng tạo uy tín với bạn hàng, hợp tác chặt chẽ để tạo nguồn vật tư ổn định.Mặt khác, kịp thời quan hệ với các nguồn hàng khác để bổ xung kịp thời, nâng cao nghiệp vụ marketing quan hệ, khai thác tìm hiểu những nguồn hàng tiềm năng mới. Phát huy tiềm lực nội bộ: tiết kiệm vật tư gia cong chế biến, tái sử dụng những phế liệu… để bù đắp những thiéu hụt. Riêng đối với việc mở rộng sản xuất, cần phải sử dụng vật tư cao hơn so với kế hoạch phải nhanh hóng mở rộng nguồn hàng để bù đắp cho những thiếu hụt đó. Trước mắt, thoả thuận việc giao hàng sớm hơn thời hạn đó kết hợp với động viên tiềm lực nội bộ. Đối với vật tư thừa: Nghiên cứu ngay kế hoạch ,điều chỉnh ở kế hoạch tháng hoặc kế hoạch quý Giải pháp tổ chức tiêu thụ vật tư thừa: Nếu vật tư vẫn còn có thể cần đến hoặc sẽ dùng cho sản xuất thì có thể nhu dãn hoặc trì hoãn tiến độ nhập hàng Nếu do nguyên nhân từ sản xuất hay sử dụng thừa quá mức,dân đến thừa vật tư ứ đọng sản xuất tiêu thụ thì phải tăng cường biện pháp marketing tìm thị trường tiêu thụ để giữ vững được tốc độ sản xuất tiêu thụ mặt hàng. Những biện pháp tiên tiến hơn cả vẫn là giảm tiến độ giao hàng, áp lực hàng về kho 5.3.2-Theo dõi và đảm bảo cơ cấu, chủng loại và số lượng mặt hàng: Mục đích việc theo dõi: nhằm thực hiện kế hoạch và đơn hàng một cách tốt nhất để từ đó có thể điều chỉnh kế hoạch để thích nghi với điều kiện thực tế hơn. -Theo dõi tình thực hiện kế hoạch đơn hàng có một số nội dung sau; . Tình hình thực hiện đảm bảo vật tư về mặt hàng: xem mặt hàng đó có khớp với nhu cầu của doanh nghiệp hay không, đúng với cơ cấu chủng loại hay không .Tình hình đảm bảo về mặt số lượng với những cơ câu chủng loại cần nhập trong từng thời kỳ phù hợp với từngđon hàng và sản phẩm . Tình hình đảm bảo vật tư về mặt chất lượng có đáp ưng đúng với nhu cầu doanh nghiệp, nhu cầu đơn hàng hay không. Vấn đề kiểm tra chất lượng rất khó khăn và tốn kém nên it được các doanh nghiệp quan tâm. Việc theo dõi chất lượng hàng hoá để phát hiện ra sản phẩm sai quy định, nó cũng là cơ sở đểta khiếu lại khi cần thiết .Tình hình đảm bảo vật tư về mặt thời gian và tiến độ địa điểm: đảm bảo vật tư theo kế hoạch có quy định rất chặt chẽ về thời gian tiến độ có ảnh hưởng rất lớn đến kế hoạch tiêu thụ và sản xuất ở doanh nghiệp. Mặt khác, địa điểm, thời gian khi sai lệch cũng kéo theo nhiều chi phí cho doanh nghiệp. Cho nên phải phân công giám sát chặt chẽ ván đề này. . Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch nhu cầuự trữ tồn kho: Dự trữ là một khói lượng vật tư cần thiết nhu cầuữ lại phục vụ cho một kỳ tươnglai đề phòng những yếu tố bất ngờ xảy ra. Dự trữ quá mức sẽ là tồn kho và đương nhiên sẽ đem lại chi phí cho doanh nghiệp. Do tình hình sản xuất tiêu thụ và đơn hàng thay đổi nên yêu cầu về dự trữ vật tư phải được thay đổi thường xuyên, luôn xem xét giảm lượng dự trữ tồn kho không cần thiết, nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của Doanh nghiệp .\./ Phần II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY VẬT TƯ NÔNG SẢN I- Đặc điểm và cơ cấu tổ chức của công ty vật tư Nông Sản 1.1-Lịch sử hình thành và phát triển công ty Công ty vật tư Nông Sản có tiền thân là công ty vật tư nông nghiệp thuộ Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển nông thôn, ra đời theo quyết định số 20-NN-TCCB/QĐ (ngày 8 tháng 1năm1993) của Bộ trưởng bộ Nông Nghiệp và Cong Nghiệp thực phẩm Tên giao dịch:Công ty Vật Tư Nông Sản-AGRICULTURAL-PRODUCE-AND-MATERIAL-COMPANY ( Viết tắt APROMACO ) Trụ sở chính : Số 14b /226 Phường Văn Miếu – Quận Đống Đa – Hà Nội. Đến 31 tháng 5 năm 1997 Theo quyết định số 1111NN-TCCB/QĐ cuả Bộ trưởng Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn quy định sáp nhập công ty Vật tư - Dịch vụ nông nghiệp với công ty vật tư nông sản. Có tên mới công ty Vật Tư Nông Sản với số vốn pháp định là 2516,747 triệu đồng và vốn kinh doanh là 11085 triệu đồng. Trong đó vốn cố dịnh bằng2367 triệu đồng. Quyết định nêu rõ ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty là thương nghiệp buôn bán lẻ hàng hoá tư liệu sản xuất và tư liệu tiêu dùng Từ những năm 1990, thực hiện chủ chương đổi mới chuyển sang cơ chế thị trường, công ty đã gặp nhiều khó khăn. Nhưng nhờ đổi mới tư duy kinh tế, sắp xếp lại lực lượng, năng động trong chủ động điều hành, bám sát thị trường, từng bước đầu tư chiều sâu, áp dụng công nghệ tiên tiến, đậc biệt là tập chung nâng cao chất lượng sản phẩm và hiệu quả sản xuất kinh doanh nên công ty đã đứng vững và đã tạo được những bước phát triển mới . Hoàn thành việc xuất khẩu 150 nghìn tấn phân bón các loại sang Trung Quốc ,Thái Lan và một số nước Đông Âu. Mở thêm nhiều chi nhánh và đại lý mới ở Băc giang, Hải phòng và Hà Nội… Thực hiện đa dạng hoá sản phẩm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về sản phẩm dịch vụ nông nghiệp trên thị trường, công ty đã kinh doanh đa nhu cầuạng các mặt hàng vật tư kỹ thuật nông nghiệp phân bón, phân lân, thuốc trừ sâu… Đặc biệt, doanh nghiệp đã hoàn thiện phân xưởng sản xuất bao bì và dụng cụ nông nghiệp, ngày càng nâng cao chất lượng dịch vụ và cung ứng đối với thị trường . Nhờ không ngừng đầu tư, nâng cao trang thiết bị, nâng cao chất lượng sản phẩm, đổi mới cơ chế quản lý hành chính, giá thành sản phẩm hợo lý, chất lượng cao. Công ty luôn được khách hàng trong và ngoài nước tín nhiệm. Điều đó đã tạo điều kiện cho công ty mở rộng thị trường và cạnh tranh tốt hơn Từ năm 1996, thực hiện chủ chương Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá của đảng, và nhà nước, doanh nghiệp đã sắp xếp và kiện toàn lại bộ máy và đã được xếp loai doanh nghiệp nhà nước loại-I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty đã lập được nhiều thành tích trên các mặt sản xuất cũng như phục vụ nền nông nghiệp nước nhà, góp phần an ninh lương thực và hoàn thành nghiã vụ đối với nhà nước, chăm lo đời sống cán bộ công hân viên. Công ty đă được tặng 5 huân chương các loại, trong đó có 3 huân chương hạng nhất. Nhờ định hướng và sự chỉ đạo của các cấp lãnh đạo đảng và nhà nước,Công ty đã đề ra nhiều biện pháp thu hút khách hàng, mở rông thị trường, Doanh thu hàng năm tăng 12% - là Doanh nghiệp đứng đầu trong ngành vật tư nong nghiệp nước nhà. 1.2- Bộ máy tổ chức và quản lý của công ty Vật tư nông sản Để quản lý và điều hành mọi hoạt động của công ty, mỗi Doanh nghiệp đều phải tổ chức bộ máy quản lý của mình. Tuỳ thuộc vào quy mô, loại hình doanh nghiệp, cũng như điều kiện và đặc điểm sản xuất của mình mà doanh nghiệp thành lập nên bộ máy quản lý thích hợp. Công ty vật tư nông sản là một Doanh nghiệp nhỏ, nên bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo hình thức phân cấp chức năng hoàn chỉnh Thực hiện đường lối đổi mới của đảngvà nhà nước đề ra, chuyển từ cơ chế quản lý tập chung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự điều tiết của nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa, thực hiện mục tiêu Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá của nhà nước. Trong những năm qua, bộ máy tổ chức và quản lý của Doanh nghiệp đã được hiệu chỉnh nhiều lần cho phù hợp với yêu cầu mới đặt ra. Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên là 250 người trong đó số lao động trực tiếp sản xuất là 186 người số lao động gián tiếp là64 người. Cơ cấu tổ chức của Công ty bao gồm 9 phòng ban kỹ thuật nghiệp vụ và 6 phân xưởng và chi nhánh cùng với đội vận tải. Cơ cấu tổ chức theo sơ đồ sau: Ban giám đốc : Gồm một Giám đốc và hai phó Giám đốc phụ trách điều hành, Trong đó Giám đốc là người chịu trách nhiệm điều hành, ra quyết định cuối cùng, và chịu trách nhiệm toàn bộ với Công ty . - Phó giám đóc kinh doanh : chịu trách nhiệm về công việc kinh doanh và sử dụng nguồn lao động . Phó giam đốc kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật, xây dựng và phân phối công việc cho các phương tiện vận tải + Các phòng ban chức năng Tại Công ty vật tư nông sản, các phòng ban được tổ chức gọn nhẹ, tinh giản theo yêu cầu của doanh nghiệp, bao gồm 7 phòng ban với các chức năng quản lý cụ thể sau : . Phòng kinh doanh Là phòng nghiệp vụ tham mưu, giúp Giám đóc về sản xuất kinh doanh và đơn hàng, cũng như dịch vụ vận tải… chịu sự quản lý trực tiếp của phó Giám đốc kinh doanh Phòng này có nhiệm vụ lên kế hoạch cung ứng, theo đơn hàng, định mức nhu cầu vật tư vật liệu hàng tháng . . Phòng tổ chức hành chính Là phòng nghiệp vụ, tham mưu giúp phó Giám đốc về công tác tổ chức cán bộ lao động tiền lương trong hoạt động kinh doanh. Quản lý khai thác và sử dụng lao động của công ty theo kế hoạch phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ của công ty. .Phòng kế toán hành chính Phòng này có chức năng quản lý hoạt động tài chính và vật tư, cũng như hạch toán kế toán trong toàn công ty theo đúng quy định kế toán hiện hành. Kiểm soát quản lý các thủ tục thanh toán, đề xuất giúp công ty thực hiện các chỉ tiêu, kế hoạch về tài chính, vốn và lợi nhuận .Phòng vật tư Là phòng nghiệp vụ quản lý cấp phát nguyên vật liệu vật tư cho toàn công ty. Phòng này chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phó giám đốc kỹ thuật: quản lý tồn kho, xuất nhập, và tiếp liệu. Lập các kế hoạch - lên các phương án kinh doanh sao cho phù hợp với mục tiêu của Công ty, lập dự toán công trình, lập các dự án đầu tư ngắn hạn, dài hạn , thống kê tình hình hoạt động của Công ty Làm công tác nhập xuất vật tư cho các đơn vị, phân tích công tác kinh doanh tham mưu cho giám đốc. Chịu trách nhiệm toàn bộ về công tác kế hoạch của công ty và lập các mô hình về quy mô sản xuất, kế hoạch tác nghiệp, giao khoán cho các đơn vị trực thuộc. . Phòng hành chính hoạch định Marketing Phòng này chuyên về các công việc hành chính thị trường, và tiêu thụ sản phẩm. Phân tích và vạch ra kế hoạch c kinh doanh cho từng thời kỳ. Hiện nay, Công ty có 6 chi nhánh và văn phòng tại các tỉnh phía bắc: Chi nhánh Bắc Giang, Xưởng bao bì Ngọc Hồi, Trạm Văn Điển, Trạm Ngọc hồi, và 2 cửa hàng Phương Liệt và Cầu Giấy.Là các đơn vị trực thuộc Công ty được thành lập theo yêu cầu quản lý điều hành để phục vụ sản xuất tại những nơi đầu mối kinh tế, xa trụ sở chính của Công ty phụ vụ tối da nhất nhu cầu của kế hoạchách hàng. Ngoài ra, Công ty còn có đọi xe chuyên chở riêng phục vụ vận chuyển và dịch vụ vận tải. Đội xe có 24 xe tất cả hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc hoặc người được giám đốc uỷ quyền. Việc thành lập đội xe do yêu cầu cần thiết của công ty và nó đã thực sự phát huy được tác dụng và đầy đủ tính năng ưu việt của nó: linh hoạt, chủ động, tiết kiệm nhiều chi phí và mang lại nguồn doanh lợi đáng kể cho công ty. 1.3 - Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp Để điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp mmột cách có hiệu quả cao nhất các nhà quản lý phải nắm bắt được những thông tin kinh tễ của thị trường và ở doanh nghiệp. Vì vậy, việc tổ chức công tác kế tyóan hợp lý và khoa học phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là một yêu cầu quan trọng đối với sự sống còn của doanh nghiệp. Tại công ty vật tư nông sản bộ phận tài vụ mà đứng đâù là kế toán trưởng do giám đôc công ty trực tiếp phụ trách. Sau đây là một vài thông tin chính về bộ máy kế toán doanh nghiệp ở công ty vật tư nông sản Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp Kế toán trưởng Kế toán vật tư Kế toán vật tư Kế toán vật tư Kế toán vật tư Do có ít nhân viên nên trong thực tế mỗi kế toán viên phải chịu trách nhiệm một số mảng công việc sau: - Kế toán lương ngoài việc làm lương còn theo dõi bảo hiểm xã hội, theo dõi thanh toán với người bán - Kế toán vật tư chịu trách nhiệm theo dõi vật tư và giá thành, tài sản cố định , các khoản phải thu, phải trả, tạm ứng -Kế toán thanh toán: theo dõi tiền mặt , tiền ngân hàng , các loại quỹ -Thủ quỹ kiêm cả kế toán tổng hợp + Trong những năm qua , công ty đã áp dụng chế độ kế toán như sau: -Niên độ kế toán theo năm, tháng, quý - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong doanh nghiệp : đồng Việt Nam - Phương pháp nguyên tắc chuyển đổi các loại tiền khác: theo tỷ giá chuyển đổi của Ngân hàng -Hình thức số kế toán áp dụng: Nhật ký - chứng từ -Phương pháp kế toán TSCĐ: . Nguyên tắc đánh giá TSCĐ:theo nguyên giá . Phương pháp khấu hao áp dụng: Theo quyết định số 1062 TC/QĐ/CSTC ngày 14 tháng 4 năm 1996 của Bộ Taì Chính -Phương pháp kế toán hàng tồn kho: . Nguyên tắc đánh giá: Căn cứ vào thời điểm thực tế tại thời điểm đánh giá . Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho; Cộng dồn luỹ kế ( tồn kho đầu kỳ + phát sinh tăng trong kỳ - phát sinh giảm trong kỳ = dư cuối kỳ) Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính các khoản trích lập dự phòng và hoàn nhập dự phòng: theo phương pháp kê khai thường xuyên. Dưới sự chỉ đạo của giám đốc, hoật đông theo chế độ kế toán hiện hành. Trong những năm vừa qua, phòng tài vụ đã phát huy được tác dụng của mình, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty. II- Thực trạng quản lý vật tư ở Công ty vật tư nông sản: 2.1- Sơ bộ báo cáo kết quả hoạt đông kinh doanh của công ty vật tư nông sản qua các năm 1999,2000,2001và dự báo xu hướng phát triển công ty năm 2002. + Kết quả hoạt dộng sản xuất kinh doanh năm 1999 , 2000, 2001 Đơn vị: đồng chỉ tiêu Mã 1999 2000 2001 Tổng doanh thu O1 357.831.254.250. 513.167.228.886. 537.435.202.644 Doanh thu thuần O2 357.831.254.250. 513.167.228.886. 537.435.202.644 Giá vốn hàng bán O3 34.465.052.519. 478.821.102.013. 509.431.406.778 Lãi gộp O4 17.366.201.731. 34.346.126.873. 28.003.795.866. Chi phí bán hàng O5 10.754.003.604. 26.535.298.759. 28.169.415.329. Chi phí quản lý DN O6 7.248.120.681. 6.623.645.284. 6.268.525.411. Lợi tức từ hoạt động kinh doanh O7 -635.922.554. 1.187.182.830. -6.434.144.874. Lợi tức từ hoạt động tài chính O8 0 0 0 Chi phí hoạt động tài chính O9 -1.908.476.712. -3.816.605.083. 469.472.063. lợi nhuận hoạt động tài chính 10 -1.908.476.712. -3.816.605.083. -469.472.063. thu nhập bất thường 11 2.621.712.173. 3.413.207.500. 11.666.937.642. chi phí bất thường 12 -31.717.171. -251.298.145. 0 Lọi nhuận bất thường 13 2.653.429.344. 3.161.909.355. 11.666.937.642. Tổng lãi trước thuế 14 77.312.907 532.487.102 538.672.117 Trích : Báo cáo tài chính năm 1999,2000,2001 Biểu đồ so sánh lãi thuần các năm 1999,2000,2001 đồng 77312907 538672117 532487102 Ký hiệu -Lãi thuần các năm 1999 2000 năm 2001 Bảng phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp năm 2000,2001 Đơn vị: đồng Chỉ tiêu Chênh lệch Tỷ suất so với doanh thu ( %) năm Năm 2000 năm 2001 Tiền % 2000 2001 Tổng doanh thu ( đồng) 513167228886 537435202644 24267973758 4.73 100.00 100.00 Doanh thu thuần 513167228886 537435202644 24267973758 4.73 100.00 100.00 Giá vốn hàng bán 478821102013 509431406778 30610304765 6.39 93.31 94.79 Lãi gộp 34346126873 28003795866 -632331007 -18.47 6.69 5.21 Chi phí bán hàng 26535298759 28169415329 1634116570 6.16 5.17 5.24 Chi phí quản lý DN 6623645284 6268525411 -355119873 -5.36 1.29 1.17 Lợi tức từ hoạt động kinh doanh 1187182830 -6434144874 -7621327704 -641.97 0.23 -1.20 Nguồn: Trích thuyết minh báo cáo tài chính doanh nghiệp năm 1999,2000 Phân tích và sánh kết quả kinh doanh năm 2000 với năm 2001 ta thấy do năm 2001 lượng vật tư ứ đọng quá nhiều hơn nữa kế hoạch cung ứng vật tư không đồng bộ và kịp thời dẫn đến lượng tồn kho vẫn cứ quá tăng so với dự trữ an toàn và do đó doanh nghiệp phải có chính sách giảm giá để khắc phục tình trạng tồn kho vá đọng hàng hoá. Đó là chưa kể đến việc cạnh tranh của các nhà máy phân bón khác trong cả nước đặc biệt là nhà máy phân đạm Hà Bắc phân lân Văn điển... Không những phải hạ giá bán sản phẩm mà doanh nghiệp còn phải chịu nhiều các chi phí khác có liên quan đén vật tư và tồn kho. Do đó kết quả kinh doanh năm 2001 giảm hẳn so với năm 2000 và thậm chí còn không thể thu hòi vốn và có lãi. Nhưmg trong kỳ do đa dạng hoá các loại hình kinh doanhcác mặt hàng và các sản phẩm khác nhau nhất là mở rộng kin doanh bao bì và gạo xuất khẩu nên đã bù đắp được những chi phí cho doanh nghiệp đặc biệt là tổng lượng thu nhập bất thường ngoài kinh doanh và thu kỳ trước 11.666.937.642 đồng đã làm cho hoạt động kinh doanh của doanh nghịêp có lãi 538.672.117 đồng Nghiên cứu các tác nhân gây ra việc giảm lợi tức từ hoạt động kinh doanh ta thấy ở đây giá vốn chiếm tới hơn 90% trong tổng doanh thu và chi phí bán hàng ở mức là ttừ 5% - 6% Tổng doanh thu. Điều đó có nghĩa là giá vốn hàng bán đã có tác động cùng với giá bán không đủ bù đắp những chi phí và vốn. Nghiên cứu các tác nhân gây ảnh hưởng đến tình hình tăng giảm chỉ tiêu doanh lợi ta có kết luận rút ra làm kinh nghiệm cho kỳ kế hoạch. Đó là việc nâng cao, hoặc ít nhất cũng là ổn định giá bán để đủ bù đắp vốn kinh doanh bỏ ra và những chi phí khác liên quan đến tiêu thụ sản phẩm. Trước hết đó là việc lập kế hoach hậu cần tháng và quý để đảm bảo mức cun ứng vật tư một cách hợp lý nhất không làm hạ giá thành sản phẩm. Có như thế mới có rhể nâng cao được doanh lợi của doanh nghiệp trong kỳ. 2.2 – Phân tích tình hình mua( nhập) vật tư ở doanh nghiệp : Tình hình nhập vật tư vào doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến việc hoàn thành kế hoạch vật tư và đến việc đảm bảo vật tư cho sản xuất. Phân tích tình hình nhập vật tư là phân tích tình hình thực hiện hợp đồng mua bán giữa các đơn vị kinh doanh và các đơn vị tiêu dung theo số lượng, chất lượng, theo quy cách mặt hàng, theo khả năng đồng bộ, theo mức độ nhịp nhàng và đều đặn theo từng đơn vị kinh doanh . 2.2.1-Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch hậu cần vật tư về mặt số lượng Chỉ tiêu về mặt số lượng là chỉ tiêu cơ bản nhất nói nên quá trình nhập vật tư vào doanh nghiệp. Chỉ tiêu này phản ánh số lượng của một loại vật tư nào đó nhập trong kỳ kế hoạch từ tất cả các nguồn. Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch vật tư bắy đầu từ việc xác định mức độ hoàn thành kế hoạch của từng loại vật tư theo số lượng và ảnh hưởng của từng nhân tố đối với việc hoàn thành kế hoạch đó. Mức hoàn thành kế hoạch được xác định bằng thương sốgiữa khối lượng thưc tế nhập vào của mỗi loại vật tư trong kỳ báo cáo so với kế hoạch đã lập ra. Nguyên nhân không hoàn thành kế hoạch hậu cần vật tư về số lượng là các khách hàng không hoàn thành kế hoạch giao hàng hoặc hàng đã chuyển đi nhưng đang còn trên đường đi. Để xác định ảnh hưởng của từng nguyên nhân đối với việc thực hiện kế hoạch hậu cần vật tư cụ thể trong quý 4 của Công ty vật tư nông sản như bảng sau: tên vật tư đơn vị kế hoạch mua thực tế mức độ hoàn thành kế hoạch (%) kế hoạch hoàn thành(%) Số hàng nhập từ những lần trước đã chuyển hàng nhập KH giao hàng hàng trên đường Tổng số Urea tấn 110000 215135 123933 112.66 95.57 12.6 108.24 91202 KCL tấn 5000 9525 9525 190.5 90.5 90.5 181 SA tấn 0 50 50  -  -  -  - 50 Đạm tấn 0 0 0  -  -  -  - NPK tấn 7500 5500 5500 73.3 -26.66 -26.66 -53.33 DAP tấn 15000 17257 17257 115.14 15.04 15.04 30.09 Lân tấn 0 0 0 0  0  0  0   Tổng  Tấn 137500 247467 156265 113.6 79.97 13.64 93.62 Bảng tình hình nhập vật tư theo số lựợng Nguồn Trích Báo cáo hàng hoá năm 2001 Ở đây, Tình hình giao hàng nhìn chung hoàn thành về mặt số lượng, mức độ hoàn thành kế hoạch là 173,6% nhưng về thực tế giao chỉ đạt tỷ lệ 93.62 % so với mức giao hàng và hàng đã nhận được do đó không đảm bảo tình hình cung ứng vật tư doanh nghịêp. Do đó có tình trạng vật tư ứ đọng lại và giao khi không cần thiết dẫn đến tình trạng tồn kho. Trong kế hoạch dự báo nhu cầu và đơn hàng,đảm bảo đày đủ trong quá trìh kinh doanh nhưng do một số mặt hàng như urea, kali, DAP vượt quá đơn hàng cùng với việc tiếp nhận vật tư kỳ trước dẫn đến khối lượng tồn kho tăng lên và đã vượt quá chỉ tiêu 13,6% và vượt quá chỉ tiêu tiếp nhận là 93,6% lượng vật tư kế hoạch. Tuy đó là lượng vật tư thừa nhưngvề mặt hàng NPK lại chỉ thực hiện có 73% kế hoạch tức là còn thiếu một lượng bằng 2000 tấn tương đương với 26.66% kế hoạch giao hàng Đó là một hạn chế trong việc quản lý quá trìh cung ứng vật tư trong doanh nghiệp. Điều đó gây cho doanh nghiệp một khoản chi phí khá lớn cho những vật tư thiếu và chi phí bảo quản vật tư trong doanh nghiệp. Hơn nữa là cả một lượng vốn lớn trong kỳ không được huy động vào quá trình sản xuất kinh doanh. Tóm lại, các chỉ tiêu ảnh hưởng đến kế hoạch hoàn thành số lượng đơn hàng có 2 nhân tố chính là chỉ tiêu số lượng hàng giao và số lượng hàng nhập. Cả 2 chỉ tiêu này đều được đảm bảo thì mới đảm bảo toàn diện được kế hoạch nhập hàng. Nếu một trong hai chỉ tiêu này mà không hoàn thành thì không thể xem việc thực hiện đơn hàng là hoàn thành được. Ở Công ty vật tư nông sản, việc thực hiện đơn hàng không đúng về mặt số lượng cả 3 mặt hàng, các chỉ tiêu không được hoàn thành toàn diện.Từ đó, lượng vật tư tồn kho không ổn định và thường cao hơn dự kiến: biểu hiện trong bảng sau: Bảng cân đối vật tư tồn kho các năm 1999,2000,2001 đơn vị: tấn Vật tư Tồn cuối kỳ 99 Nhập 2000 Tồn cuối kỳ 2000 Nhập 2001 Tồn cuối 2001 Urea 37,709,035.75 190,447.69 40,021,166.76 215,135.74 40,055,839.81 KCL 3,978.40 16,806.00 4,283.00 92,525.45 84,593.70 SA 170 55 0 50 0 Đạm 199.824 3,120.00 2,995.32 0 2,052.47 NPK 9,984.41 5,750.00 0 5,500.00 873.74 DAP 3,304.67 22,095.00 262.826 17,257.00 909.85 Lân 0 4,224.20 430 0 0 Total 37,726,673.04 242,497.89 40,029,137.91 330,468.19 40,144,269.58 Nguồn: Trích báo cáo nhập xuất tồn năm 1999,2000,2001 2.2.2- Phân tích kế hoạch nhập vật tư về mặt chất lượng: Nhu cầu tiêu dùng vật tư cho sản xuất không chỉ đòi hỏi phải đủ về số lượng mà còn đòi hỏi đúng về chất lượng vì chất lượng vật tư tốt, xấu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, chất lượng tiêu dùng đến giá thành của sản phẩm và khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường… Vì vậy, khi nhập vật tư phải đối chiếu với các tiêu chuẩn kỹ thuật do doanh nghiệp đã đề ra hay tiêu chuẩn của nhà nứơc hay với các hợp đồng đã ký để nhận Ta dùng chỉ số chất lượng mua sắm vật tư để quản lý vật tư nhập về mặt chất lượng. Chỉ số chất lượng vật tư mua sắm là chỉ số giữa giá bán buôn bình quân của vật tư thực tế mua so với giá bán buôn bình quân mua theo nhu cầu dự kiến kế hoạch. áp dụng chỉ tiêu đó để phân tích tính chất lượng của việc nhập vật tư trong doanh nghiệp theo bảng sau: Bảng phân tích tình hình nhập vật tư về mặt chât lượng tên vật tư đơn vị giá nhập kế hoạch mua thực hiện Lượng tiền lượng tiền urea tấn 1848538.796 110000 203339267538.8 215,135.74 397,686,756,209.00 KCL tấn 2053286.423 5000 10266432113.7 92,525.42 189,981,188,645.00 SA tấn 1080002.7 110 118800297.0 50 54,000,135.00 Đạm tấn - 0 0.0 0 0 NPK tấn 2096217.69 5500 11529197295.0 5,500.00 11,529,197,295.00 DAP tấn 2842554.03 15000 42638310454.6 17,257.00 49,053,954,901.00 Lân tấn - 0 0. 0 0 Tổng - 135610 267892007699.1 330,468.16 648,305,097,185.00 Nguồn: Trích Báo cáo mua hàng năm 2001 + Tính chỉ số chất lượng Chỉ só chất lượng vật tư mua sắm là chỉ số giữa giá bán buôn bibhf quân của thực tế vật tư mua so với giá bán buôn bình quân mua theo dự kiến kế hoạch Icl = Trong đó Q1= Sản lượng thực tế mua trong kỳ G1= Giá thực tế mua trong kỳ Q0= Lượng kế hoạch dự kiến mua G0= Giá bán buôn dự kiểntong kỳ TínhIcl = = 1,0069 hay = 100,69 % Như vậy kế hoạch mua sắm theo chất lượng vượt mức 0,69 % + Tính hệ số loại Hệ số loại là tỷ số giữa tổng giắ trị các loại vật tư kỹ thuật mua sắm với tổng giắ trị các loại vật tư kỹ thuật mua tính theo giá loại vật tư kỹ thuật có chất lượng cao nhất. Hệ số loại mua sắm kế hoạch Kkh = =0,69 hay 69% Hệ số loại mua sắm vật tư thực tế Ktt = = 0,69014 = 69,014% Hệ số này càng tiến tới 1 thì biêủ hiện chất lượng mua sắm ngày càng cao và ngược lại. Hệ số bằng 1 biểu hiện tất cả các loại hàng hoá mua sắm đều thuộc loại 1 ở đây, hệ số mua sắm thực tế có tăng hơn so với kỳ kế hoạch nhưng tăng hơn có 0,14 % không đáng kể. Kỳ sau, để có hiệu quả hơn trong việc mua sắm thiết bị vật tư, doanh nghiệp càn chú ý tới cơ cấu vật tư nhập theo những mức giá khác nhau đảm bảo lượng vật tư tối ưu nhât cho doanh nghiệp 2.2.3- Phân tích tính đồng bộ khi nhập vật tư hàng hoá . Để sản xuất ra một sản phẩm cần nhiều loại vật liệu, cũng như doanh nghiệp kinh doanh không chỉ kinh doanh một loại mặt hàngmà yêu cầu có nhiều loại hàng hoá theo các chủng loại và tỷ lệ nhất định. Hơn nữa loại vật liệu này không tể thay thế co loại vật liệu khác. Ta nói vật tư được tieeu dùng đồng bộ, và nếu thực hiện đơn hàng thì cũng thực hiện đồng bộ các loại hàng hoá. Để minh hoạ cho tính dồng bộ trong việc dáp ứng vật tư , ta minh hoạ trrong bảng sau: chỉ tiêu KH mua TH % Nhu cầu đơn hàng % Số lượng lượng vật tư tồn UREA 110000 215,135.74 195.58 70 150595 64,540.72 Kaly 5000 92,525.42 1850.51 87 80497.12 12,028.30 SA 50 50 100.00 65 32.5 17.50 Đạm 2 lá 0 0 - 0 0.00 NPK 5000 5,500.00 110.00 56 3080 2,420.00 DAP 15000 17,257.00 115.05 68 11734.76 5,522.24 Lân 0 0 0 0.00 TOTAL 135050 330,468.16 244.70 346 245939.4 84,528.77 Nguồn Trích báo cáo đặt hàng năm 2001 Bảng phân tích vật tư về mặt đồng bộ Nguồn Trích báo cáo đặt hàng năm 2001 Qua bảng trên ta thấy số lượng vật tư nhập vào,đạt 244,7% kế hoạch lý do cho sự vượt mưc này là tất cả các chỉ tiêuđều hoàn thành vượt mức kế hoạch đặt ra do đó ở doanh nghiệp ta không tính đến mức độ đồng bộ mà ta tính ra các nguyên nhân gây rá sự ứ đọng quá nhiều vật tư như thế này..Lượng vật tư thừa do nhập các lần không đông bộ có lần nhập nhiều có lần nhập ít dẫn đến lượng vật tư bị ứ đọng dồn lại qua các kỳ. Cuối năm lượng vật tư tồn đọng không sử dụng đúng mục đích là 84258 tấn . Điều đó dẫn đến lượng tồn kho quá so với mức cho phép và gây ra nhiều tốn kém cho doanh nghiệp. Nguyên nhân của tình hình trên là nhập vật tư vào doanh nghiệp không đảm bảo được tính dồng bộ. Đây là một trong những nguyên nhân chính gây ra tình trạng tồn đọng vật tư ở doanh nghiệp và ứ đọng vốn sản xuất kinh doanh . 2.2.4- Phân tích về mặt kịp thời Điều kiện quan trọng để cho doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực hiện sản xuất kinh doanh và thực hiện đơn hàng mọt cách đầy đủ và nhịp nhàng là phải đảm bảo nhập vật tư một cách kịp thời và đầy đủ trong một thời gian dài. Rõ ràng nếu doanh nghiệp nhận được đơn đặt hàng mà lúc đó mới đi đặt mua thì không kịp cho việc thực hiện đơn hàng của mình.Do đó doanh nghiệp cần phải có kế hoạch đơn hàng, dự toán đơn hàng vàdự trữ cho sản xuất và cung ứng sản phẩm. Tình hình thực hiện tính kịp thời trong xuất nhập vật tư ở công ty vật tư nông sản được trình bày ở bảng sau: urea kế hoạch thực nhập chênh lệch năm2001 lượng % lượng % lượng % quý 1 60000 54.5 23711 21.6 -36289 -33.0 quý 2 25000 22.7 48586 44.2 23586 21.4 quý 3 11000 10.0 45241 41.1 34241 31.1 quý 4 14000 12.7 6395 5.8 -7605 -6.9 Tổng 110000 100 123933 112.7 13933 12.7 Phân tích tính đều đặn khi nhập Urea năm 2001 Trích: Báo cáo quý về tình hình nhập urea năm 2001 Xét riêng loại hàng Urea. Đó là hàng hoá chính của công ty vật tư nông sản chiếm tỷ trọng lớn trong khói lựng mặt hàng kinh doanh. Do vậy kết quả kinh doanh nói riêng và việc nhập vật tư urea nói riêng là một vấn đề cần phải quan tâm hơn cả đặc biệt là tính đều đặn của nó: xét trong năm 2001 kế hoạch nhập urea tổng số là 110000 tấn trong đó dựa vào nhu cầu của các quý. Riêng quý 1 do nhu cầu tồn đọng của năm trước nên phải nhập với tỷ trọng lớn chiếm tới 54,5 % tổng số tức là 60000 tấn bao gồm các loại cả urea Liên Xô, urea Indonexia, urea asia… Còn các quý khác nhập theo nhu cầu quý và cụ thể theo nhu cầu tháng từ 10- 22 nghìn tân. Như đã nhận xét về kế hoạch cung ứng vật tư ở doanh nghiệp, chỉ có quý 2 và quý 3 là nhu cầu đơn hàng được đảm bảo và vượt mức cũng chính vì lý do đó mà nhu cầu cac quý 1 và 2 lượng vật tư thiếu dù đã huy động của tổng vông ty. Nhưng lượng tồn kho cuối năm lạo ở mức rất cao: lý do chính là lượng vật tư cung ứng các loại không đảm bảo tính đều đặn dẫn đến nguyên nhân khi thì thừa, ứ đọng vật tư, khi thì thiếu vật tư rất gây bất lợi cho doanh nghiệp .Cụ thể như urea quý 1 chỉ thực hiện được 21,6% tổng số trong khi đó kế hoạch nhập là 54,6 % tổng kế hoạch. Như vậy lượng 33% thiếu hụt lại phải nhận vào quy sau trong khi đó vật tư quý này bị thiếu hụt mà quý sau lại phải chịu các chi phí vật tư không cần thiết. Đó là một điều bất hợp lý trong việc cung ứng vật tư hiện tại tại Công ty vật tư Nông Sản.Tương tự như vậy, do có sự không đều đặn trong quá trình cung ứng vật tư. Lượng Urea trong quý vẫn vượt chỉ tiêu 12,7% tức là về lượng là vượt chỉ tiêu kế hoạch là 13933 tấn. Đó là lý do tổng lượng vật tư cả năm lại vượt mức dự kiến tong khi đó hàng vẫn không đảm bảo tính kịp thời và phương hại đến tình hình thực hiện doanh thu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần kịp thời hiệu chỉnh và có kế hoạch cũng như việc xác định nguồn hàng sát sao hơn, đặc biệt là các nguồn hàng mới. Điều đó cũng là động lực giúp cho nguồn hàng cũ thực hiện tốt hơn, đặc biệt hơn trong việc chú trọng thực hiện đơn hàng và hợp đồng mua hàng. 2.2.5- Phân tích biến động chất lượng tên vật tư đơn vị khối lượng sp Giá bán chỉ tiêu phân tích 2000 - q0 2001-q1 2000-g0 2001-g1 q0g0 q1g0 q1g1 urea tấn 163.432.45 207.477.93 1964788.976 192820.96 321110278022 407650339774 40006092686 KCL tấn 16.501.40 12.214.75 1895154.011 1987162 31272686811 23148832452 24272686811 SA tấn 225 50 282328.0444 1190476.2 63523810 14116402 59523810 Đạm tấn 324.5 942.85 302939609.7 5625394.6 98303903333 285626610963 5303903333 NPK Tấn 15.734.41 4.626.26 5985553.992 2200293.7 94179130667 27690729013 10179130667 DAP Tấn 25.136.84 16.609.98 2569855.497 3106449.3 64598049019 42685238127 51598049019 Lân Tấn 3.794.20 430 89130.40193 786461.79 338178571 38326073 338178571 Tổng 2284879 24235176 609865750233 786854192804 131757564897 Nguồn: Báo cáo tổng kết tài chính năm 2001 Bảng phân tích tài chính tình hình nhập vật tư 2001 Ta có kết quả phân tích như sau: Tổng giá trị sản phẩm hàng hoá năm 20001 giảm so với năm trước =131757564897- 609865750233= - 478108185336đồng (= q1g1 - q0g0)Ta xác định mức đọ ảnh hưởnh các nhân tố tới sự giảm tổng giá trị sản phẩm hàng hoá bằng phươg pháp loại trừ - Do sản lượng hàng hoá kỳ nàt tăng so với năm 2000 là 17202,968 tấn nên dã làm tổng giá trị sản lượng hàng hoá tăng một lượng là 176988442571.1đồng Lượng hoá nhân tố ảnh hưởng này ==176988442571.1đồng - Do kết cấu sản phẩm có các mức giá khác nhau cũng làm thay đổi đến tổng giá trị hàng giá bán. Nhưng ở đây, các mức giá khác nhau lại không làm ảnh hưởng đến giá trị hàng hoá bán ra do cơ cấu sản lượng bán ra thay đổi theo nhu cầu và theo các mức giá nên nhân tố này không đáng kể hay =0 Lượng hoá nhan tố ảnh hưởng này như sau: =(å q1g0 -å q0g0)-sQq = (786854192804 - 609865750233) -176988442571.1 =0 - Do giá bán hàng hoá năm 2001 giảm đã làm cho tổng giá trị hàng hoá bán ra năm naygiảm một lượng là: -655096627907đồng Điều đó được chứng minh qua cách lý giaỉ sau: sQ(g) = ( g1-g0) *q1 =åq1g1- åq1g0= - 655096627907 đồng Tổng hợp ảnh hưởng của các nhân tố sản lượng , cơ cấu sản lượng, và giá bán = 176988442571.1 + 0 + (-655096627907)= - 478108185336 đồng Nhận xét : Nguyên nhân chính do giá bán năm 2001 đã giảm đáng kkể so với năm 2000 nên đã làm doanh thu tiêu thụ giảm một lượng lớn là -655096627907 đồng. Nhưng tổng giá trị doanh thu chỉ giảm là(- 478108185336) đồng là do tổng khối lượng hàng hoá bán ra trong năm tăng 17202.968 tấn nên đã góp phần tăng doanh thu là 176988442571.1 đồng. Do đó doanh số chỉ giảm có ( - 478108185336đồng) Điều này chứng tỏ doanh nghiệp trong kế hoạch muốn đạt hiệu quả cao trong kinh doanh nên xem xét kế hoạch giá thành và nguyên nhân sâu xa của nó là lượng vật tư ứ đọng quá nhiều nên phải hạ giá bán sản phẩm chấp nhận giảm doanh thu bù đắp cho những chi phí về vật tư mà doanh nghiệp gặp phải do nhập vật tư vượt quá kế hoạch.Do đó công tác vật tư và hậu cần là không thể thiếu đối với doanh nghiệp để tăng nguồn doanh lợi cho doanh nghiệp. 2.2.6- Phân tích chủng loại vật tư cung ứng Bảng phân tích tình hình cung ứng chủng loại vật tư năm 2001 tên vật tư đơn vị kế hoạch thực nhập Mức thực hiện k/lg kế hoạch mức thực hiện chủng loại Số chênh lệch % Vượt mức mức thực hiện % hoàn thành urea tấn 110000 123933 13933.00 13 110000 100 KCL tấn 5000 92.525.42 87525.42 1751 5000 100 SA tấn 0 50 50.00 0 Đạm tấn 0 0 0.00 0 NPK tấn 7500 5.500.00 -2000.00 -27 5500 73 DAP tấn 15000 17.257.00 2257.00 15 15000 100 Lân tấn 0 0.00 0 Total tấn 137500 239.265.42 101765.42 74 137500 100 Nguồn trích tình hình định mức vật tư năm 2001 Phân tích chủng loại vật tư hàng hoá như sau Về chủng loại hàng hoá, đánh giá chung tình hình nhập vật tư năm 2001 tỷ lệ hoàn thành vượt mức kế hoạch là 74% tức là 101765,42 tấn trongđó chỉ co mặt hàng NPK do nhập ngoại nên tình hnhf đảm bảo hàng hoá không hoàn thành chỉ đạt 73% kế hoạch tức là hụt 27 % kế hoạch Đánh giá chung tình hình thực hiện đơn hàng và chủng loại hàng hoá tương đối tôt hoàn thành chung các chỉ tieu đạt 100% chủng loại hàng hoá. Nhưng mặt khác nó lại gây ra một bất cập như ta đã xem ở trên : nó là tác nhân gây ra sự giảm giá do vật tư ứ dọng và lam cho doang thu bán ra bị giảm sút. Do đó khi xem xét kế hoạch chủng loại hàng hoá không chỉ có nghiên cứu kế hoaạch mà ta còn phải phân tích các nhân tố liên quan khác. Tổng lượng vật tư chênh lệch vượt 101765.42tấn quá 74% kế hoạch .Điều đó là một vân đề cần quan tâm hơn về các mức và kế hoạch. 2.2.7- Phân tích lượng vật tư được giải phóng Bảng phân tích tình hình giải phóng lượng vật tư tồn đọng 1999.,2000,2001 năm lượng VT tiêu dùng Lương dự trữ VT trung bình Mức tăng giảm VT tương đối qua các năm(%) lượng VT chênh lệch 1999 519.983.83 38007669.024 7209 37487685.197 2000 158.237.67 40134644.277 25264 39976406.610 2001 449.829.69 40056203.150 8805 39606373.464 Dự báo trung bình 376.017.06 39.399.505.48 10378 39023488.424 Trích báo cáo định mức dự trữ vật tư năm 1999,2000,2001 Đơn vị : tấn Đánh giá mức vật tư được giải phóng qua quá trình nghiên cứu lượng vật tư tồn đầu kỳ, lượng vật tư dự trữ an toàn và bảo đảm , cũng như quá trình cung ứng và kế hoạch đơn hàng: Ta có một số nhận xét như sau: Lượng vật tư tồn kho quá lớn dẫn đến lượng vật ư dự trữ là không cần thiết và hơn nữa nó còn là một phần tốn kém gây ứ đọng vật tư trong doanh nghiệp, Do Công ty là một thực thể hoạt động phân theo 6 chi nhánh và cửa hàng các nơi như BắcGiang, Hải Phòng , Hà Nọi... nên tình hình cung ứng vật tư chưa được sát sao,lượng vật tư cung ứngcòn quá so với kế hoạch , chưa có sự đoàn kết nhất trí chung trong phương hướng giải quyết và chỉ theo định hướng chung của tổng công ty. Lượng vật tư cung ứng không những khôngđược giải phóng mà còn tồn đọng một khối lượng quá lớn: hơn 30 triệu tấn mỗi năm làm lãng phí một nguồn vốn khá lớn trông doanh nghiệp năm 99 là hơn 86 tỷ đồng, nam 2000 hơn 87 tỷ và năm 2001 con số vốn tồn đọng là hơn 85 tỷ đồng. Con số này do nguyên nhân bất cập trong lượng vật tư cung ứng.Con số này nên tới hàng nghìn phàn trăm : lạm phát một lượng vật tư vượt xa so với kế hoạch. Nếu công ty không có chính sách tiết kiệm vật tư, hạn mức hợp lý sẽ là một nguyên nhân lớn gây kém hiệu quả kinh doanh trong doanh nghiêp và dự baó năm nay 2002 doanh nghiệp lạm phát một lượng vật tư là 39023488.424 tấn và với một tỷ lệ 10378% so vói kế hoạch thực hiện. Nói chung chính sách giải phóng vạt tư trong doanh nghiệp hoàn toàn chưa đạt hiệu quả các năm qua đó là không muốn nói đến nó chưa được quan tâm một cách thoả đáng Do đó doanh nghiệp cần nghiên cứu vấn đề vật tư doanh nghiệp và những phương hướng tác động mới .Có như thế mới đem lại hiệu quả trong kinh doanh và tạo lợi thế cạnh tranh đối với các công ty doanh nghiệp phân bón khác trong cả nước. 2.2.8- Phân tích tình hình nguồn hàng 2001 Bảng phân tích nguồn hàng năm 2001 tên vật tư đơn vị kế hoạch thực hiện lần 1 lần 2 lần 3 lần 4 tổng % hoàn thành urea tấn 110000 122238.43 48586 45241 6395 123933 112.7 KCL tấn 5000 1.694.57 12521 45653.2 32656.65 92.525.42 1850.5 SA tấn 0 0.00 0 0 0 50 0.0 Đạm tấn 0 0.00 0 0 0 0 0.0 NPK tấn 7500 1.770.00 2300 230 1200 5.500.00 73.3 DAP tấn 15000 4.209.68 6325.32 1202 5520 17.257.00 115.0 Lân tấn 0 0 0 0 0 0.0 Total tấn 137500 129912.68 69732.32 92326.2 45771.65 239.265.42 174.0 Trích Tình hình thực hàng năm 2001 Lập bảng tính trung gian như sau: Tình hình thực hiện đơn hàng năm 2001 qua bảng phân tích ta thấy lượng vật tư nhập vào các lần do không hoàn thành kế hoạch đỏn hàng nên có lúc nhập không đủ cho nhu cầu kinh doanh hay không thực hiện đầy đủ đơn hàng, có khi đơn hàng do tồn dọng lượng của lầ trước dẫn đến nhập gộp 2 lần nên lượng vật tư khong dungf hết. Ví như lần nhập đơn hàng thứ nhất: Lượng urea nhập vào quá nhiều so với kế hoạch trong khi đó các mặt hàng khác:NPK,DAP lại không hoàn thành kế hoạch nhập .Sự cung ứng không đồng bnộ thế này ảnh hưởng đến cáclần nhập khác vàảnh hưởng trực tiếp đến tình hình kinh doanh ở doanh nghiệp còn nếu là doanh nghiệp sản xuất nó sẽ làm đình trệ sản xuất hơn nưã lại làm tồn đọngk vật tư không hợp lý. Tổng hợp cuối kỳ hoàn thành vượt 74% kế hoạch toỏng đơn hàng trong kế hoạch trong khi đó không phải mọi hàng hoá đều hoàn thành như NPK chỉ hoàn thành 73 % kế hoạch thiếu hụt một lượng = 2000 tấn trong khi đó lượng vật tư lại quá nhiều ứ đọng so với kế hoạch . Đó là một điều bất hợp lý trong kế hoạch cùng ứng vật tư doanh nghiệp Lượng vật tư tồn đọng do nhập không hợp lý này đã mang lại cho doanh nghiệp một lượng chi phí lưu kho là 85.336.988.041.00 đồng, làm giảm doanh thu, và lợi nhuận của doanh nghiệp Để hoàn thành tốt kế hoạch cung ứng đơn hàng và dự trữ, donh nghiệp phải làm tốt công tác nhập vật tư và đảm bảo tính đầy đủ, kịp thờitrong việc thực hiện cung ứng vật tư. 2.2.9- Phân tích hiệu suất sử dụng và cá nhân tố ảnh hưởngđến tổng giá trị hàng hoá đơn vị : đồng Bảng phân tích hiệu suất sử dụng mức vật tư ở doanh nghiệp năm 2000và năm 2001 Chỉ tiêu năm 2000 2001 so sánh(%) Chênh lệch Tổng gtrị NVL(Qh) 230296921822,00 710549223115,00 308.,3 480252301293.00 Tổng mức tiêu dùng (Mv) 614034454462,.27 135926269126,.25 22,13 -478108185336.02 Hiệu suất tiêu dùng ( Hm) 0.38 5.23 13.94 4.85 Trích báo cáo tổng kết năm 2000 và năm 2001 Kết quả phân tích như sau: sQh là mức tăng giảm chỉ tiêu nguyên vật liệu được tính như sau: sQh = Qh1-Qh0= sản lượng hàng hoá năm 2001trừ đI sản lượng hàng hoá năm 2000= 710549223115,00 - 230296921822,00 = 480252301293,00 đồng Vậy do đâu mà Tổng giá trị sản xuất nawm 2001 lạI tăng hơn năm 2000.Đièu đó được lý giảI như sau: Do tổng mức tiêu dùng vật tư năm nay giảm so vói măm trước là năm 2000 là -478108185336.02đồng tức là giảm 22% kế hoạch nên đã làm cho tổng giá trị vật tư hàng hoá bán ra giảm một lượng = -179317044150.58 đồng như sau: sQhm = sMv 5 Hmnăm2001 = -478108185336.02 5 0,38 = -179317044150,58 đồng năm nay(2001) do hiệu suất sử dụng vật tư cao hơn năm 2000 ( tăng 4.85%)nên cuối năm két quả tihnhs toán cho thấy làm tăng tổng giá trị hàng hoá một lượng = +659569345443.58 đồng : Điều đó đư[ợc lý dảI như sau: sQhH = Mvnăm 2001 5 sHv = 135,926,269,126.25 5 4,85 = +659569345443,58 đồng Như vậy có 2 ở đây nhân tố làm ảnh hưởng đêns tổng giá trị hàng hoá của năm 2001 so với năm 2000là tổng mức tiêu dùng vật tư và hệ số sử dụng vật tư nhưng ở công ty vật tư nông sản thì hiệu suất sử dụng vật tư có tác ddoongj tích cực đến quá trình tăng tổng giá trị hàng hoá còn lượng hàng hoá bán ra lại giảm so với kỳ trước nên đã làm tác động ngược chiều đến quá trình tăng tổng giá trị hàng hoá Tổng hợp ảnh hưởng 2 nhan tố này sQh = sQhM + sQhh =-179317044150,58 đồng + 659569345443,58 đồng = + 4802523012943.00 đồng như ta đã thấy trên bảng phân tích. Để kỳ sau hiệu quả hàng hoá bán ra tốt hơn cụ thể là đảm bảo tăng tổng giá trị hàng hoá thì điều cốt loĩ là doanh nghiệp phải chú trọng tăng lượng hàng bán ra , từ đó có thể tăng được mức tiêu thụ hàng hoávà ít nhất cũng hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch mức tiêu thụ hàng hoá . 2.2.10- Phân tích và xác định chi phí trên 1 triệu đồng giá trị sản lượng hàng hoá Xác định chi phí trên 1 triệu đồng giá trị sản lượng hàng hoá dựa tren cơ sở so sánh giữa năm 2000 và lấy năm 2000 làm năm gốc và so sánh với năm 2001 để tính ra các nhân tố ảnh hưởng cũng như phát hiện nguyên nhân và phương hướng giải pháp hợp lý có một kế hoạch tốt Bảng tính chi phí trên 1 triệu đồng giá trị sản lượng hàng hoá tên vật tư đơn vị lượng bán 2000 lượng bán 2001 Giá vốn2000 Giá vốn 2001 Giá bán 2000 Giá bán 2001 q0 q1 z0 z1 g0 g1 urea tấn 163432.45 207477.93 1708870.64 54000.06 1964788.98 192820.96 KCL tấn 16501.40 12214.75 1904369.81 1893577.71 1895154.01 1987161.98 SA tấn 225.00 50.00 17219047.62 1028574.00 282328.04 1190476.20 Đạm Tấn 324.50 942.85 302587717.37 3801117.50 302939609.65 5625394.64 NPK tấn 15734.41 4626.26 5690625.69 1996398.00 5985553.99 2200293.69 DAP tấn 25136.84 16609.98 2520821.64 2843148.13 2569855.50 3106449.34 Lân tấn 3794.20 430.00 911772.07 96488.93 89130.40 786461.79 Total tấn 225148.79 242351.76 Trích báo cáo tài chính doanh nghiệp năm 2000, 2001 Lập bảng tính chung gian như sau Chênh lệch tên vật tư đơn vị Tổng giá vốn hàng hoá Tổng gias bán hàng hoá q0 z0 q1 z0 q1 z1 q0g0 q1g0 q1g1 F0 F1 urea đồng 279284917846 354552935381 11203820748 321110278022 407650339774 40006092686 869747.7 280052.9 -589694.8 KCL đồng 31424760381 23261401148 23129578285 31272686811 23148832452 24272686811 1004862.8 952905.6 -51957.3 SA đồng 3874285714 860952381 51428700 63523810 14116402 59523810 60989504.8 864002.2 -60125502.6 Đạm đồng 98189714286 285294829321 3583883638 98303903333 285626610963 5303903333 998838.4 675706.8 -323131.6 NPK đồng 89538609357 26326314018 9235856213 94179130667 27690729013 10179130667 950726.6 907332.5 -43394.1 DAP đồng 63365492646 41870786869 47224622176 64598049019 42685238127 51598049019 980919.6 915240.5 -65679.1 Lân đồng 3459445574 392061989 41490238 338178571 38326073 338178571 10229641.6 122687.4 -10106954.2 Total đồng 569137225804 732559281107 94470679998 609865750233 786854192804 131757564897.2 933217.2 717003.8 -216213.4 Tính chi phí trên 1 triệu đồng giá trị sản lượng hàng hoá kỳ gốc tức là năm 2000 được tính F0 = Tính chi phí trên 1 triệu đồng giá trị sản lượng hàng hoá kỳ phân tích tức là năm 2001 được tính F1 = Xác định chi phí trên 1 triệu đồng giá trị sản lương hàng hoá cho ta xác định được lượng chi phí bỏ ra hay thu lại được mỗi kỳ và các nhân tố ảnh hưởng đến nó để từ dó các nhà quản trị đề ra nhữnh phương hướng và giải pháp hợp lý tiết kiệm và hạ giá thành sản phẩm. Phương pháp đánh giá chung được tiến hành bằng phương pháp so sánh giữa kỳ gốc và kỳ phân tích ở đây là kết quả tính toán 2 năm 2000 và năm 2001 để xác định ra chỉ số chênh lệch sF= F1 –F0 Mức chênh lệch dưới 0 càng lớn thì chi phí sản xuất và tiêu thụ của doanh nghiệp bỏ ra trên 1 triẹu đồng giá trị sảnt lương hàng hoá càng giảm và lợi nhuận kinh doanh mới càng cao. Đối với các sản phẩm của doanh nghiệp trong năm 2001 so với năm 2000: chi phí trên 1 triệu đồng giá trị sản lượng hàng hoá đều giảm cụ trể SA giảm nhiều nhất với một lượng là -60125502.6 đồng và sau đó là lân giảm một lượng là -10106954.2 đồng còn các hàng hoá khác giảm từ 200- 500 nghìn đồng. Kết luận doanh nghiệp đã hoàn thành toàn bộ kế hoạch giảm chi phí trên 1 triệu đồng giá trị sản phẩm trong kỳ kế hoạch so với kỳ trước. Và trung bình cả năm doanh nghiệp đã giảm được -216213,4 đồng Điều đó do các nguyên nhân sau : Lượng hoá các nhân tố ảnh hưởng bằng phương pháp loại trừ trông phân tích hoạt động kinh doanh. Do cơ cấu sản lượng sFk thay đổi theo chiêù hướng tốt : những sản phẩm có chi phí cao thì lượng ít còn chú trọng những sản phẩm chi phí thấp và dễ bán được khách hàng tin dùng. Việc lựa chọn cơ cấu hơp lý cũng góp phần rất nhiều trong việc giảm chi phí trên 1 triệu đồng giá trị sản lượng hàng hoá. Cụ thể Cơ cấu sản lượng đẫ ttiết kiệm được một lượng như sau: sFk = åq1z0/åq1g0*1000000 - åq0z0/åq0g0 * 1000000 =(732559281107 / 786854192804) 5 1000000 – (569137225804 / 609865750233) 51000000 =- 2220 đồng Do giá thành đơn vị sản phẩm sFt hạ cũng làmg cho chi phí trên 1 triệu đồng giá trị sản lượng àng hoá giảm một lượng là sFt = åq1z1/åq1g0*1000000 - åq1z0/åq1g0 5 1000000 = (94470679998 / 786854192804)51000000 – (732559281107/ 786854192804) 51000000 = -810936.27 đồng Do nhân tố giá bán sFg năm nay giảm so với năm trước nên đã làm cho chi phí trên 1 triệu đồng giá trị sản lượng hàng hoá tăng một lượng đáng kể: sFg = åq1z1/åq1g151000000 - åq1z1/åq1g0 5 100000 =94470679998/131757564897.251000000 - 94470679998/78685419280451000000 = 596942,613 đồng Tổng hợp ảnh hưởng các nhân tố ta có thể thấy như sau sF = sFk+ sFt + sFg =(-2220 đồng) +( -810936.27 đồng) + (596942,613 đồng) =-216213,4 đồng đúng như giá trị đã tính ở trên Trong kỳ hoạt động sản cuất kinh doanh của doanh nghiệp ta có nhận xét như sau: Nhân tố cơ cấu sản lượng và nhân tố giá thành đã có tác đọng tích cực đến viẹc giảm chi phí trên 1 triệu đồng giá trị sản lượng hàng hoá và đã làm giảm được một lượng là (-2220) + (-810936.27) =(-813156)đồng. Nhưng nhân tố giá bán đã cao hơn so với kỳ trước nên doanh nghiệp phải chịu những chi phí như chậm thanh toán, chi phí dịch vụ sau mua hàng, chi phí bảo quản , đóng gói...nên đã làm tăng chi phí trên 1 triệu đồng giá trị sản lượng hàng hoá= 596942,613 đồng. Do đó Chỉ tiêu chi phí trên 1 triệu đồng giá trị sản lượng hàng hoá chỉ giảm được là -216213,4 đồng Như vậy trong kỳ kế hoach năm 2002 nếu doanh nghiệp muốn giảm chi phí trên 1 triệu đồng giá trị sản lượng hơn nữa thì ngoài việc duy trì và nâng cao các yếu tố cơ cấu sản lượng và giá mua vào thì doanh nghiệp phải đặc biệt chú ý đến việc tăng giá bán sản phẩm và đó là điều kiện kiên quyết để làm tăng doanh số cũng như hạ giá thành sản phẩm hàng hoá. Do kỳ này 2001 lượng vật tư nhập quá nhiều và lượng tồn kho quá so với dự trữ nên đã phải bán với giá thấp để tránh những chi phí tồn kho và ứ đọng vật tư. Tóm lại ta thấy vấn đè cốt lõi ở đây lại là vật tư và tồn kho cũng như vấn đề quản lý tồn kho đối với doanh nghiệp Vậy nên quản lý vật tư và tồn kho là một yếu tố có liên quan xuyên suốt và ảnh hưởng đến các chỉ tiêu kinh tế khác của doanh nghiệp vậy ta phải quản lý chúng. III- Dự báo xu hướng vật tư năm 2002 Mỗi ngày, các nhà quản trị phải thực hiện các quyết định mà không biết trong tương lai sẽ xảy ra như thế nào.Ta phải đặt hàng dự trữ mà không biết sẽ bán được bao nhiêu, phải mua thiết bị mới mà không biêt nhu cầu sản phảm thực tếvà đầu tư phát triển mà không biét lãi sẽ thu được bao nhiêu? Đối với những điều không chắc chắn như vậy, nhà quản trị phải cần đến dự báo. Dự báo có thẻ là lấy các số liệu đã qua làm kế hoạch cho tương lai hay nó có thể là mộ cách suy nghĩ trực giác hoặc tiên đoán kinh nghiệm của các nhà quản trị cho các kế hoạch tương lai. Dựa vào các só liệu kỳ phân tích năm 1999,2000,2001 ở công ty vật tư nông sản, Ta có thể dự báo bằng phương pháp định lượng như sau: 3.1 – Dụ báo kế hoạch đơn đặt hàng năm 2002 Như các số liệu các năm 1999, 2000 và năm 2001 về tình hình đơn hàng, ta bằng phương pháp bình quân đơn giản , ta có thể dự báo số lượng vật tư sẽ cung ứng trong năm 2002 như sau: Tên vật tư Đơn vị Lượng lượng lượng dự báo năm 2002 Urea In Tấn 48.757,48 41.510,49 23.542,70 37936,88933 Urea LX Tấn 8.420,35 500 54.365,78 21095,37733 Urea Arap Tấn 33.398,33 28.091,45 13.737,80 25075,85967 Urea Asia Tấn 3.000,00 26.391,95 3.254,66 10882,20033 Urea HB Tấn 0 36.875,85 95.326,86 44067,56833 Urea QT Tấn 20.850,00 12.512,40 321,654 11228,01933 Urea CW Tấn 8.873,94 44.565,55 24.586,29 26008,59167 UREA Tấn 123.300,09 190.447,69 215.135,74 176294,506 Kaly Tấn 22.945,95 16.806,00 92.525,42 44092,45667 SA Tấn 105 55 50 70 Đạm 2 lá Tấn 255 3.120,00 0 1125 NPK Tấn 5.250,00 5.750,00 5.500,00 5500 DAP Tấn 24.669,58 22.095,00 17.257,00 21340,527 Lân Tấn 14.288,11 4.224,20 0 6170,770333 Hàng khác Tấn 67.513,64 731,103 2.145,62 23463,45633 TOTAL Tấn 258.327,38 243.228,99 332.613,78 278056,7163 Có dử dụng số liệu nhập hàng năm 1999,2000,2001 ( ghi chú: Lượng UREA =TỔNG( UREAINDO+ UREALX+ UREAASIA+ UREAARAP+ UREAHABĂC+ UREAQT+ UREACW) Bảng dự báo kế hoạch đặt hàng năm 2002 Lượng vật tư dự báo nhập năm 2002 được tinh như sau: Q2002 = (å Q1999 +Q2000+Q2001)/3 Trong đó: Q1999 =Lượng vật tư thực tế đã nhập năm 1999 Q2000= Lượng vật tư thực tế đã nhập năm 2000 Q2001= Lượng vật tư thực tế đã nhập năm 2001 Q2002 = Lượng vật tư dự báo nhập năm 2002 Tương tự với số liệu các năm 1999,2000,2001 ta có thể dự báo tình hình lượng vật tư sẽ bán ra trong kỳ tới như sau Bảng dự báo khối lượng hàng bán ra năm 2002 Tên vật t Đơn vị Lượng1999 Lượng2000 Lượng2001 dự báo vật t năm 2002 Urea In Tấn 45.586,14 42.895,16 18.354,23 35611,83933 Urea LX Tấn 8.380,92 418 42.198,97 16999,295 Urea Arap Tấn 24.398,05 36.912,89 25.658,32 28989,75433 Urea Asia Tấn 2.998,44 19.353,55 84.736,99 35696,325 Urea HB Tấn 0 16.875,85 12.358,98 9744,943 Urea QT Tấn 19.293,55 13.374,01 21.328,26 17998,60467 Urea CW Tấn 8.608,70 33.603,00 2.842,19 15017,963 UREA Tấn 109.265,80 163.432,45 207.477,93 160058,7243 Kaly Tấn 18.979,87 16.501,40 12.214,75 15898,67167 SA Tấn 105 225 50 126,6666667 Đạm 2 lá Tấn 255 324,5 942,85 507,45 NPK Tấn 6.504,07 15.734,41 4.626,26 8954,912667 DAP Tấn 22.330,17 25.136,84 16.609,98 21358,99467 Lân Tấn 157.184,91 3.794,20 430 53803,03533 Hàng khác Tấn 205.359,02 96.521,33 0 100626,78 TOTAL Tấn 519.983,83 158.237,67 449.829,69 376017,06 Nếu như số liệu dự báo về tình hình cung ứng vật tư sẽ là như trên, với các số liệu tồn đầu kỳ thực tế năm2002 ta có thể tính được lượng vật tư tư tồn kho cuối năm 2002 sẽ là như sau: Bảng tính dự báo lượng tồn kho năm 2002 công ty vật tư nông sản: Tên vật tư Đơn vị Lượng tồn kho đầu năm 2002 thực tế Lượng nhập vật tư dự báo2002 Lượng dự trữ an toàn Lượng vật tư dự kiến xuất năm 2002 Lượng vật tư dự báo tồn cuối năm 2002 Urea In Tấn 5.641.819,42 37936,88933 677018,331 35611,83933 4.967.126,14 Urea LX Tấn 11.921.738,22 21095,37733 1430608,59 16999,295 10.495.225,72 Urea Arap Tấn 6.543.835,64 25075,85967 785260,277 28989,75433 5.754.661,47 Urea Asia Tấn 9.240.248,77 10882,20033 1108829,85 35696,325 8.106.604,79 Urea HB Tấn 1.308.292,95 44067,56833 156995,154 9744,943 1.185.620,42 Urea QT Tấn 2.912.393,94 11228,01933 349487,273 17998,60467 2.556.136,08 Urea CW Tấn 2.487.510,88 26008,59167 298501,305 15017,963 2.200.000,20 UREA Tấn 40.055.839,81 176294,506 4806700,78 160058,7243 35.265.374,82 Kaly Tấn 84.593,70 44092,45667 10151,244 15898,67167 102.636,24 SA Tấn 0 70 0 126,6666667 (-56,67) Đạm 2 lá Tấn 2.052,47 1125 246,29688 507,45 2.423,73 NPK Tấn 873,74 5500 104,8488 8954,912667 (-2.686,02) DAP Tấn 909,85 21340,527 109,182 21358,99467 782,20 Lân Tấn 0 6170,770333 0 53803,03533 (-47.632,27) Hàng khác Tấn 50 23463,45633 6 100626,78 (-77.119,32) TOTAl Tấn 40.151.977,39 278056,7163 4818237,29 376017,06 35.371.216,99 -Lượng dự trữ an toàn bằng 12% tồn kho đầu kỳ -Lượng vật tư dự báo tồn cuối năm 2002=( tồn thực tế đầu năm 2002+ lượng vât tư dự kiến nhập- dự trữ an toàn cần thiết- dự kiến xuất trong kỳ) Qck = Qđk+ Qn –Qd -Qx Ta có thể biểu diễn trong biểu đồ sau: Biểu đồ xu hướng nhập vật tư Công ty Vật Tư Nông Sản Q Z A T B Q = lượng vật tư cung ứng mỗi lần Z = dự trữ trung bình T = chu kỳ cung ứng vật tư Điểm phía dưới: A= lượng vật tư còn tồn kho cuối kỳ trước khi đặt hàng Điểm phía trên: B = lượng vật tư cung ứng mỗi lần theo chu kỳ Nhận xét: lượng vật tư tồn kho trong kỳ tăng lên do lượng vật tư tồn đọng cuói mỗi kỳ kinh doanh tăng lên, trong khi đólượng đặt hàng lạ theo kế hoạch mỗi kỳ nên tịnh tiến đẩy lượng vật tư tồn tkho tăng lên hàng năm Với lượng vật tư dự kiến như trên , ta có thể thấy điều bất hợp lý ở đây: lượng urea tồn quá nhiều trong khi đó các loại hàng hoá khác nhe SA,NPK,Lân thì lại không hoàn thành việc cung ứng dẫn đến tình trạng sẽ thiếu vật tư nếu vẫn cứ nhập theo đơn hàng của kế hoạch trước.Mặc dù lượng vật tư ở một số hàng hoá đó thiếu hụt nhưng tổng lượng tồn kho lại rất cao ở mức 35.235.779,76 tấn Do đó kế hoạch cần phải điều chỉnh lại đơn hàng nhập vào theo xu hưỡng như sau: Để lượng dự trữ an toàn bằng 12% lượng tồn kho đầu kỳnhư đã tính ở trên,nâng cao số lượng các mặt hàng SA <NPK, Lân và mặt hàng khác riêng trừ urea các loại cần hạn chế nhập vì theo dự tính lượng tồn kho cuối kỳ sẽ tăng theo tổng số các loại là 35.265.374,82 tấn Theo chiều hướg này, ta có bảng điều chỉnh kế hoạch nhập hàng năm 2002 như sau: Bảng kế hoạch đơn hàng có điều chỉnh lượng nhập tối ưu năm2002 Tên vật ưt Đơn vị Lượng tồn kho đầu năm 2002 thực tế Lượng nhập vật tư dự báo2002 Lượng dự trữ an toàn Lượng vật tư dự kiến xuất năm 2002 Lượng vật tư tồn kho sau khi điều chỉnh lượng nhập Lượng vật tư tiêt kiệm được Urea In Tấn 5.641.819,42 0,00 677018,3306 35611,83933 4.929.189,25 37.936,89 Urea LX Tấn 11.921.738,22 0,00 1430608,586 16999,295 10.474.130,34 21.095,38 Urea Arap Tấn 6.543.835,64 0,00 785260,2767 28989,75433 5.729.585,61 25.075,86 Urea Asia Tấn 9.240.248,77 0,00 1108829, 852 35696,325 8.095.722,59 10.882,20 Urea HB Tấn 1.308.292,95 0,00 156995,154 9744,943 1.141.552,85 44.067,57 Urea QT Tấn 2.912.393,94 0,00 349487,2729 17998,60467 2.544.908,06 11.228,02 Urea CW Tấn 2.487.510,88 0,00 298501,305 15017,963 2.173.991,61 26.008,59 UREA Tấn 40.055.839,81 0,00 4806700,777 160058,7243 35.089.080,31 176.294,51 Kaly Tấn 84.593,70 0,00 10151,244 15898,67167 58.543,78 44.092,46 SA Tấn 0 126,67 0 126,6666667 0,00 0,00 Đạm 2 lá Tấn 2.052,47 0,00 246,29688 507,45 1.298,73 1.125,00 NPK Tấn 873,74 8.186,02 104,8488 8954,912667 0,00 0,00 DAP Tấn 909,85 20.558,33 109,182 21358,99467 0,00 782,20 Lân Tấn 0 53.803,04 0 53803,03533 0,00 0,00 Hàng khác Tấn 50 100.582,78 6 100626,78 0,00 0,00 TOTAL Tấn 40.151.977,39 183.256,83 4818237,287 376017,06 222.294,17 35.148.922,82 g Sau khi điều chỉnh kế hoạch mua hàng, lượng vật tư tiết kiệm được do giảm lượng tồn kho là35.148.922,82 tấn trong khi đó lượng SA,Lân,NPK lại không bị ứ đọng .Lượng vật tư không thể tiết kiệm hoặc giảm hơn vì lượng urea các loại tồn đầu kỳ chiếm tỷ trọng quá lớn .Đây chính là biện pháp tối ưu trong khi không thể thanh lý lượng urea còn tồn đọng trong doanh nghiệp / Phần III PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢ PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY VẬT TƯ NÔNG SẢN I - Những thuận lợi mới của ngành vật tư nông sản: 1.1 - Những thuận lợi mới của ngành vật tư nông sản: Nước ta là một nước nông nghiệp, đi lên từ nông nghiệp. Hiện nay, nước ta trên 80% dân số làm nông nghiệp cho nên nông nghiệp là ngành canh tác chính. Nằm trong dải dất có tài nguyên thiên nhien, điều kiện địa lý cũng như khí hậu nhiệt đới rất thuận lợi cho ngành nông nghiệp. Công tác nông nghiẹp đã ăn sâu, bám dễ trong đơi sống vật chất và tinh thàn của người dân Việt nam. Ngày nay, nền kinh tế Việt nam đang phát triển rất mạnh và năng động nhất trong nền kinh tế khu vực. Hoà mình vàocông cuộc Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá đất nước, nền kinh tế nước ta đang có nhiều chuyển biến va phát triển mới, đặt ra rất nhiều yêu cầu và đòi hỏi đối với ngành nong nghiệp vật tư.Trong lần về thăm tổng Công ty hồi cuối năm 1999, Tổngbí thư Lê Khả Phiêu đã chỉ rõ: Phải xây dựng nền kinh tế nông nghiệp nước nhà thành ngành kinh tế mũi nhọn với tất cả hững thế mạnh và tiềm lực vốn có của mình. Do đó Chính phủ đã có một số cơ chế, chính sách để hỗ trợ và phát triển ngành vật tư nông nghiệp. Công ty vật tư nông sản cũng được hưởng một só chíh sách đó như: ưu tiên vè vón, thuế suất, lãi suất ... Chính phủ sẽ miễn thuế nhập khẩu cho đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2003 đối với một só thiết bị va máy móc cũng như vật tư nong nghiệp cần nhập mà trong nước chưa xuất được. Đối với ngành vật tư trong nước, tạo điều kiện cơ chế hành chính và ưu đãi về gía đối với các nguồn vật tư khai thác huy động tiềm lực trong nước kể cả chinh sách trợ giá của chính phủ. Nhà nước đã lập qũ đầu tư, hỗ trợ và phát triển nông nghiệp với số vốn lên tới hơn 20 tỷ đồng. Như vậy nhà nước đã tạo mọi điều kiện phát trẻn một ngành nông nhgiệp mũi nhọn nhất trong nền kinh tế Chủ chương của nhà nước đã rõ, chính vì vậy mở ra một điều kiẹn mới với nhiều thuận lợi hoà nhạp nền kinh tế khu vực trong một tương lai không xa AFTA(Khu kinh tế châu á thái bình dương) 1.2 -Một số nhận xét về tình hình đảm bảo vật tư của công ty Vật tư Nông Sản: Như chúng ta đã biết, vật liệu góp một phần quan trọng quyết định sự tồn tại và phát triển việc sản xuất kinh doanh. Việc quản lý vật liệu mang yếu tó khách quan của mọi nền sản xuất, làm sao cùng một lượng vật liệu có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm hơn thu được nhiều lợi nhuận hơn trong khi hao phí bỏ ra lại ít hay nói cách khác ta có thể tiết kiệm được nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu mang tính chất rất linh hoạt, nó được mua từ nguồn vốn lưu động của công ty, nó là một phần tài sản lưu động của công ty vì vậy trong quá trình tồn kho và dự trữ ta phải quản lý chúng. Quá trình nghiên cứu thực tế ở công ty Vật tư Nông Sản cho thấy Công ty đã thực hiện tốt công tác quản lý nói chung và quản lý vật tư nói riêng.Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn trong cơ chế thị trường song công ty Vật tư Nông Sản luôn khắc phục và đứng vững.Công ty đã chú trọng nhiều đến khâu quản lý nguyên vật liệu thu mua và dự trữ và bảo quản Công ty đã có một đội ngũ cán bộ tiếp liệu đảm bảo cung ứng đầy đủ nguyên vật liệu một cách kịp thời nhất. Hệ thống kho tàng được bố trí dầy đủ có phương án bảo vệ an toàn cùng với số lượng dự trữ vật tư tương đối vừa phải hợp lý không gây ứ đọng kém phẩm chất mà vẫn đảm bảo cung ứng đầy đủ kịp thời cho sản xuất kinh doanh. Với ưu điểm này, quá trình sản xuất kinh doanh không bị ngắt quãng, đồng thời sử dụng nguyên nhiên vật liệu một cách tiết kiệm hợp lý đã đem lại hiệu quả cho công ty trong việc nâng cao năng suất lao động và hạ giá thành sản phẩm thoả mãn nhu cầu vật chất không ngừng tăng lên trong cơ chế thị trường mới. 1.2.1 - Những ưu điểm Do sự năng động sáng tạo, biết phát huy những thuận lợi, khawcs phục khó khăn, nên trong thời gianqua công ty đã có nhiều ưu điểm trong công tácđảm bảo vật tư và cung ứng vật tư: Đảm bảo đầy đủ, kịp thời vàđồng bộ nhu cầu vật tư cho sản xuấtkinh doanh ở công ty. Nó giúp cho công ty hoàn thành tốt các nhiệm vụ của mình, không ngừng tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo uy tín xây dựng và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh tế của công ty . Công ty đã tạo ra được hệ thống nguồn hàng phong phú, có chất lượng cao, giá rẻ, góp phần ổn định sản xuất và hạ giá thành sản phâm, tạo ra được hệ thống dự trữ vật tư đủ mạnh, kịp thời đảm bảo nhu cầu vật tư cho cong ty trong mọi điều kiện. 1.2.2 -Thực trạng và những khó khăn chung trong công tác vật tư- Công ty vật tư Nông Sản: Trong điều kiện thị trường kinh doanh phân bón mở ra ngày càng nhiều, cạnh tranh gay gắt, giá cẩ biến động phức tạp công việc kinh doanh của các Trạm kinh doanh tông hợp gặp rất nhiều khó khăn. Vào trời điểm nhận hàng thì giá cao, nhưng ngay sau đó, lại liên tục giảm mặc dù hàng về bến cuối vẫn chưa dược sử dụng. Mức giá giảm trên thị trường rát nhanh và với biên độ lớn làm cho Trạm lúng túng. Nếu giữ lại nguyên giá thoả thuạn ban đầu thì khách hàng không thể bán được hàng để thanh toán; Nếu giảm giá nhiều thì có khả năng lỗ lớn. Trong tình hình đó, được sự chỉ đạo sát sao của Ban giám đốc Công ty, Trạm đã linh hoạt , mạnh dạn điều chỉng giáhợp lý và động viên khách nợ trả hết tiền Khi thị trường có dấu hiệu giảm giá thì các chủ hàng thường hay bán chạy giá để thu vốn, giảm lãi suất hàng tồn, giảm chiphí lưu kho bãi... Thực tế đó đã dẫn đến hiện tượng tranh giành khách của nhau, tạo điều kiện tạo cho khách ép giá hoặc kéo dài thời hạn thanh toán Trong điều kiện kinh doanh phân bón như vậy, nếu chỉbằng mọi cách để tăng số lượng mà các yếu tố khác không đượcchú trọng đúng mức thì dễ dẫn đến thua lỗ hoặc bị thất thoát chiếm dụng . Về công tác bao bì, giá nguyên vật liệu cũng thường xuyên lên xuống thất thường, nhiều đơn vị kinh doanh sản xuất trong nước va nước ngoài tiếp tục đầu tư và phát triển mạnh tạo cho thị trường cạnh tranh trong nước vốn đã gay gắt lại càng khó khăn hơn. Mặt khác, về yếu tố nguồn nhân lực; Công ty có 257 nhân viên trong đó chỉ có hơn 10% nhân vien có trình độ đại học và cao đẳng, 65% nhân viên trình dộ trung cấp, còn một số lao động là nhân viên không chính thức. Đa số cán bộ công nhâncviên trong các Trạm tuổi đời cao, Số lượng phụ nữ 50% có con nhỏ, điều kiện làm việc xa nhà, xa công ty. Vấn đề về môi trường cũng rất bức xúc: Một số cơ sở môi trường làm việc độc hại, không khí bị ô nhiễm do khí thải của các nhà máy ân cận như môi trường ở trạm kinh doanh tổng hợp Văn Điển là mọt điển hìng. Nguồn nước không thể sử dung phải mua trở bằng can và mua nước theo từng bình. Công tác đảm bảo vật tư ở công ty hiện nay dang còn tồn tại một số mặt nhỏ: - Bộ máy cung ứng vật tư ở công ty chưa hoàn thiện, việc tổ chức lao động chưa hơqpj lý, chưa hình thành được các cán bộ chuyên môn nhất là trong công tác tạo nguòn và thu mua vật tư. -Việc xác định nhu cầu vật tư ở công ty chưa phân thành các bộ phận rõ rệt (Nhu cầu vật tư cho viẹec thực hiện nhiệm vụ chính, nhu cầu vật tư cho hoạt động khác, nhu cầu vật tư cho dự trữ ) chưa dựa trên các định mức tiêu dùng vật tư tiên tiến. -Trong công tác tạo nguồn vật tư còn nhiều thiếu sót : chưa khai thác chiệt để các nguồn đã tạo được, chưa quan tâm đến các nguồn tự sản xuất, nguồn vật tư do tiết kiệm, chưa hình thành được đội ngũ cộng tác vuên trong việc tìm nguồn hàng và trong công tác tạo nguồn chưa xác định được khả năng đáp ứng của các nguòn đó. - Công tác lập kế hoạch đôi khi chưa được điều chỉnh kịp thời vầ chưa sát đối với những biến động của công tác sản xuất kinh doanh.Trong công tác cấp phát vật tư còn chưa xác định được hạn mức cấp phát, chưa kiêmtra được việc sử dụng vật tư ở các chi nhánh. -Công tác hạch toán vật tư chưa được đồng bộ thiếu thống nhất giữa các phòng kế hoạch - tổ chức và kế hoạch thực hiện. - Việc tiếp nhận vận chuyển lầ chưa kịp thời, chưa sử dụng linh hoạt các hình thức thu mua, chưa quan tâm đúng mức tới việc giảm chi phí thu mua nhất là chi phí vận chuyển để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh và đơn đặt hàng theo từng thời kỳ -Công tác tỏ chức và quản lý vaatj tư chưa được quan tâm đúng mức. Việc xác định các mức và khối lượng đặt hàng mỗi kỳ không dựa vào tính toán khoa học và thực té. Việc tổ chức quản lý còn lỏng lẻo, chưa lập được kế hoạch sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư dự trữ. - Công tác thu thập thông tin đối với một số loại vật tư khan hiếm chưa sát với tình hình thực tế của Công ty nên đôi lúc phải chấp nhận bị ép giá hoặc mua ngoài với giá cao - Chưa biết khai thác được những mặt hàng có lợi nhuận cao Trong công tác quyết toán vật tư, chua tính được lượng vật tư hao phí cho sản xuất sản phẩmvà chưa tính được lượng vật tư tiết kiêm hay bội chi ở mỗi sản phẩm.Cần quyết toán vật tư kịp thời hơn để phòng tài chính kế Toán có số liệu kịp thời đièu chỉnh hay chuẩn bị kế hoạch vốn, tạo điều kiện cho lãnh Đạo công ty cónhững quyết sách kịp thời phù hợp với những biến động của sản xuất kinh doanh. - Việc bố trí, sử dụng cán bộ công nhân viên đôi lúc chưa hợp lý, do đó chưa phát huy hết khgả năng , năng lực của họ. - Chưa khai thác được hết những mặt hàng, nguồn hàng sẫn có trên thị trường. - Chưa chủ động kế hoạch hoá các loại vật tư khó mua như:DAP,Đạm 2 lá và một số loại urea nhập ngoại. Tóm lại: Trong hoạt dộng đảm bảo vật tư cho sản xuất ở công ty vẫn còn nhiều tồn tại, điều đó còn đòi hỏi phải không ngựng hoàn thiện công tác đảm bảo vật tư và có nhữmh phương hướng thích hợp. II - Phương hướng, nhiệm vụ và những giải pháp trong Công ty Vật tư Nông Sản trong những năm tới. 2.1- Mục tiêu đặt ra: Công ty Vật tư nông sản là một doanh nghiệp nhà nước có nhiệm vụ chính là sản xút kinh doanh các mặt hàng nông sản phục vụ cho sản xuất nông nghiệp. Để đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của thị trường về sản phẩm và hàng hoá. Công ty vật tư nông sản và tổng công ty đã đề ra các phương hướng về trước mắt và lâu dài như sau: -Đầu tư xây dựng hệ tjhống trang thiết bị mới và đồng bộ phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh các mặt hàng mới (bao bì, urea, gạo xuất khẩu..) -Tổ chức sắp xếp lại các phòng ban cho phù hợp với thực tế, tinh giản bộ máy quản lý đồng thời bổ xung nâng cao nghiệp vụ và tay nghề cho các cán bộ công nhân viên trong Công ty. Hoàn thiện bộ máy mua sắm và cung ứng vật tư cho qúa trình hoạt động sản xuất kinh doanh. -Sắp xấp lại mạng lưới tiêu thụ sản phẩm tạo lập kênh phân phối và mở rộng thị trường ra các khu vực. Dựa trên báo cáo kinh tế và tổng kết công tác thưc hiện 2001 và phương hướng nhiện vụ năm 2002 cuả Công ty, trước những thuận lợi và khó khăn mới toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty quýết tâm chớp thời cơ, đẩy mạnh công việc sản xuất kinh doanh, nâng cao hơn nữa hiệu quả kinh doanh vật tư nông nghiệp ở doanh nghiệp Trong hội nghị tổng kết năm 2001 của Công ty vật tư nông sản đã tổng kết những kết quả đạt được trong năm 2001, đồng thời đề ra phương hướng nhiệm vụ năm 2002 đúng lúc toàn Đảng toàn dân đang dẩy mạnh công cuôc Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá, triển khai thực hiện nghị quyết IX của Đảng hoà mình vào nền kinh tễ khu vực và nền kinh tế chung thế giới..Đây à nhiệm vụ cực kỳ quan trọng trước mắt và lâu dài. Trước tình hình hội nhập nền kinh tế khu vực và thế giới, nhà nước đã xoá bỏ hạn ngạch, xoá bỏ đầu mối nhập khẩu phân bón đã tạo cho Công ty vật tư nông sản vừa có thuận lợi, vừa có cơ hội thách thức lớn trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhiệm vụ của Công ty vật tư nông sản trong năm 2002 và thời gian tới rất nặng nề, đòi hỏi lãnh đạo Công ty và toàn thể cán bộ công nhân viên nâng cao năng lực lãnh đạo và thực hiện mọi chỉ đạo của Tổng cong ty phát huy những thành tích đã đạt được trong năm 2001: Nhìn thẳng vào sự thực, kiên quyết khắc phục những tình trạng yếu kém, thiếu sót, tin tưởng vào sự lãnh đao của Đảng, củaTổng công ty lỗ lực phấn đấu hoàn thành thắng lợi nhiệm vụ kế hoạch năm 2002 của Công ty với các chỉ tiêu kinh tễ cần đạt được như sau: 1 . Khối lượng các loại phân bón mua vào : 130.000 tấn Trong đó: -Urea : :110.000 tấn -DAP :15.000 tấn -Kali : 5000 tấn 2 . Khối lượng các loại phân bón bán ra : 150.000 tấn Trong đó: -Urea : :130.000tấn -DAP :15.000 tấn -Kali : 5000 tấn 3. Kinh doanh nông sản và các mặt hàng khác:1000 tấn 4 .Sản xuất và tiêu thụ bao bì :450.000 chiếc 5.Doanh thu bán hàng : 310.000.000.000 đồng 6 . Lộp ngân sách : 250.000.000 đồng 7 . lãi : 540.000.000 đồng 8 . Lao động sử dụng bình quân :150 người 9. Thu nhập bình quân/ người :1.000.000 đồng Để thực hiện được các chỉ tiêu nêu trên, toàn Công ty đã để ra các phương hướng cụ thể sau: Mở rộng thị trường kinh doanh tổng hợp, đẩy mạnh kinh doanh các mặt hàng chính của Công ty như: đạm, Lân, urea, Kali Thuốc trừ sâu...tăng lượng hàng hoá kinh doanh đi sâu vào từng thị trường trọng yếu nhất cũng nhưđáp ứng nhu cầu khách hàng một cách tối đa nhất. Mở thêm nhiều cửa hàng, tạo điều kiện thêm nhiều công ăn việc làm mới cho người lao động, không ngừng chăm lo đời sống cho người lao động về thu nhập bình quân hàng tháng. Mặt khác về biện pháp nguồn nhân lực mới: tiếp tục đào tạo và tuyển thêm những công nhân có trình độ cao, tay nghề giỏi, chuyên môn tốt, đặc biệt quan tâm những cán bộ có kinh nghiệm làm lòng cốt quản lý doanh nghiệp. Nhờ đào tạo vàtuyển thêm những cán bộ có trình độ mới, kinh nghiệm quản lý cao, do đó có thể tinh giản gọn nhẹ được bộ máy quản lý mà vẫn đảm bảo hoàn thiện được bộ máy quản trị doanh nghiệp. Về mặt nghiên cứu thị trường, vấn đề các cán bộ markrting thị trường rất còn thiếu, đặc biệt phát triển vấn đề kênh phân phối các vùng sâu cùng xa mở rộng thị trường, dự báo được nhu cầu trên từng đoạn thị trường nhất định Về chất lượng tiêu thụ phát huy thế mạnh đội xe và không ngừng nâng cao chất lượng mặt hàng đáp ưngs tót nhất nh cầu khách hàng, nâng cao uy tín và vị thế của doanh nghiệp tạo sức cạnh tranh tốt nhất. Tiếp tục hoàn thiện việc khoán đơn giá tới từng trạm, từg tổ từng nhóm, sửa đổi lại những điều chưa hợp lý về quản lý vật tư doanh nghiệp. Đó là những phương hướng trước mắt và lâu dài của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp làm tốt những công tác này, doanh nghiệp không những có chỗ đứng vững chắc trênthị