Đề tài Tìm hiểu kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn

CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ........................................................................3 1 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT - Sản xuất kinh doanh : SXKD - Tài sản cố định : TSCĐ - Tài sản cố định hữu hình : TSCĐ HH - Tài sản cố định vô hình : TSCĐ VH - Giá trị gia tăng : GTGT - Thuế giá trị gia tăng : Thuế GTGT - Thuế xuất nhập khẩu : Thuế XNK - Tài khoản : TK - Tiền gửi ngân hàng : TGNH - Doanh nghiệp : DN - Xây dựng : XD - Công cụ dụng cụ : CCDC - Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn : CTCPTMLS - Hoạt động sản xuất kinh doanh : HĐSXKD - Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh : PT HĐSXKD - Nguồn vốn kinh doanh : NVKD - Xây dựng cơ bản : XDCB - Cán bộ công nhân viên : CBCNV - Bảo hiểm xã hội : BHXH - Bảo hiểm y tế : BHYT - Kinh phí công đoàn : KPCĐ - Giám đốc: GĐ - Kinh doanh : KD - Báo cáo tài chính : BCTC - Hoạt động tài chính : HĐTC - Giá vốn hàng bán: GVHB - Chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí QLDN - Doanh thu bán hàng: DTBH 2 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 LỜI NÓI ĐẦU Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, vấn đề lợi nhuận luôn là vấn đề quan trọng nhất, quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Chính vì vậy, các chiến lược phát triển kinh doanh của mỗi doanh nghiệp luôn xoay quanh, tập trung vào việc nâng cao khả năng cạnh tranh và hiệu quả kinh doanh. Thực tế đã cho thấy, để tồn tại và phát triển thì phải nhanh chóng đáp ứng nhu cầu thị trường “bán những hàng hóa mà thị trường cần”. Đồng thời, cùng với sự ra đời của nền kinh tế thị trường đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thương mại phát triển bởi các doanh nghiệp thương mại là cầu nối giữa người sản xuất và người tiêu dùng. Quá trình kinh doanh thương mại là quá trình lưu thông hàng hoá trên thị trường, nó bao gồm ba giai đoạn: mua hàng vào; dự trữ và tiêu thụ không qua khâu chế biến làm thay đổi hình thái vật chất của hàng hoá. Như vậy, hoạt động tiêu thụ là khâu cuối cùng có tính chất quyết định của cả quá trình kinh doanh. Việc bán hàng có thuận lợi mới tạo điều kiện cho kế hoạch mua hàng và dự trữ. Muốn hoạt động tiêu thụ diễn ra một cách thuận lợi, mỗi doanh nghiệp phải có chiến lược tiêu thụ một cách hợp lý. Bên cạnh đó, tổ chức công tác kế toán tốt là một trong những yếu tố tạo nên sự hiệu quả. Việc đánh giá cao vai trò của công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá cũng như xác định kết quả tiêu thụ tạo điều kiện cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho các nhà quản lý có thể đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Trước nhận thức về tầm quan trọng của việc tiêu thụ hàng hoá nên trong thời gian thực tập, một cơ hội để tiếp xúc với thực tế tại Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn, em đã có cơ hội được nghiên cứu và quan sát công việc kế toán, đặc biệt công tác kế toán tiêu thụ tại Công ty. Đồng thời với sự hướng dẫn tận tính của PGS.TS Nguyễn Năng Phúc và các cán bộ phòng Tài chính kế toán tại Công ty, em đã hoàn thành Báo cáo chuyên đề về "Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn'' . 3 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 Ngoài lời mở đầu và kết luận, chuyên đề gồm 3 phần chính: -Phần 1: Tổng quan về Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn. -Phần 2: Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn. -Phần 3: Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn. Bài viết đã khái quát được quá trình thực tập của em tại Công ty, giúp em củng cố được những kiến thức đã học ở trường, đồng thời bô sung những kiến thức mới giúp em tự tin hơn khi bước vào công tác thực tế sau này. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo PGS.TS Nguyễn Năng Phúc cùng các cô chú, các bác phòng Tài chính kế toán của Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn em hoàn thành bài viết này. Sinh viên thực hiện Đặng Thuý Hằng 4 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI LẠNG SƠN 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. Tỉnh Lạng Sơn nằm ở phía Đông Bắc của tổ quốc, có cửa khẩu đường bộ quốc tế Hữu Nghị, cửa khẩu đường sắt liên vận Quốc tế ga Đồng Đăng, một số cửa khẩu Quốc gia cùng với cặp chợ phiên biên giới như chợ Tân thanh, chợ Kỳ Lừa...tạo điều kiện thông thương giữa hai quốc gia Việt Nam và Trung Quốc, tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty trên địa bàn Tỉnh Lạng Sơn kinh doanh đạt hiệu quả cao. Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc sở thương mại và du lịch Lạng Sơn được thành lập ngày 16/10/1992 theo quyết định số: 505 UB của Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn. -Tên giao dịch: Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn. -Tên giao dịch quốc tế: Lang Son trade joint stock company -Tên viết tắt: LATRACO.JS -Trụ sở chính: 209 đường Trần Đăng Ninh- phường Tam Thanh - Thành phố Lạng Sơn - Tỉnh Lạng Sơn. -Điện thọai: 025.870970 -Mã số thuế: 4900142205-1 Công ty cổ phần thương mại Lạng sơn là tiền thân của công ty thương mại tổng hợp Lạng sơn từ năm 2005. Tiền thân do 3 công ty kinh doanh trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn sáp nhập lại, đó là: -Công ty thực phẩm công nghệ Lạng Sơn. -Công ty kinh doanh thương nghiệp tông hợp Lạng sơn. -Công ty vật liệu chất liệu Lạng sơn. Ngay từ khi thành lập công ty đã phát huy quyền tự chủ trong hoạt động SXKD, bám sát, tìm kiếm thị trường, mạnh dạn đầu tư mở rộng lĩnh vực KD. Trải qua nhiều năm hình thành và phát triển, cùng với sự phát triển của đất nước, giao lưu kinh tế được mở rộng, hiện nay công ty vẫn không ngừng lớn mạnh, 5 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 đã và đang phát huy sức mạnh tổng hợp bằng việc làm đổi mới và hoàn thiện hơn. Bên cạnh đó công ty cũng chú trọng phát triển đội ngũ cán bộ và công nhân viên giàu kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao. Công ty đã có sự chuyển mình nhằm phù hợp với xu thế phát triển của thời đại của nền kinh tế của nền kinh tế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước. * Đặc điểm về vốn: Vốn điều lệ của Công ty tại thời điểm thành lập công ty cổ phần được xác định là: 15 tỷ đồng Việt Nam Vốn điều lệ của công ty được hạch toán thống nhất bằng đơn vị đồng Việt Nam.việc góp vốn có thể bằng tiền Việt Nam , ngoại tệ hoặc bằng hiện vật. Với số vốn điều lệ của CTCPTMLS tại thời điểm thành lập là: 15.000.000.000 đồng ( Mười năm tỷ đồng) Trong đó: -Vốn góp bằng tiền Việt Nam: 15.000.000.000 đồng -Vốn góp bằng ngoại tệ: Không -Vốn góp bằng hiện vật: không Cơ cấu vốn: -Vôn thuộc sở hữu cổ đông người lao động trong Doanh nghiệp: 5.911.790.000 đồng chiếm 39,41% vốn điều lệ -Vốn thuộc sở hữu của cổ đông chiến lược:500.000.000 đồng chiếm 3,33% vốn điều lệ. -Vốn thuộc sở hữu của cổ đông Nhà nước: 8.588.210.000 đồng chiếm 57,26% vốn điều lệ. Hiện nay công ty gồm 4 trung tâm Thương mại hoạt động trong địa bàn thành phố Lạng sơn và 10 cửa hàng thương mại hoạt động tại 10 huyện thuộc tỉnh Lạng sơn. CTCPTMLS thuộc hình thức Công ty cổ phần được chuyển đổi từ doanh nghiệp Nhà nước Công ty thương mại tổng hợp Lạng sơn, hoạt động theo luật 6 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 Doanh nghiệp và các quy định hiện hành của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. 2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. 2.1. chức năng,nhiệm vụ * Chức năng hoạt động chủ yếu của Công ty. Ngoài chức năng kinh doanh CTCPTMLS đảm nhận chức năng nhiệm vụ cung cấp phân phối hai mặt hàng thuộc diện chính sách của nhà nước đó là dầu hoả và muối iốt cho toàn thể nhân dân và bà con dân tộc sống trên địa bàn Lạng Sơn. Nghành nghề kinh doanh chính: - Kinh doanh hàng tiêu dùng, vật liệu XD, chất đốt, bách hoá, bông vải sợi, quần áo may sẵn, dệt kim, thực phẩm công nghệ, thực phẩm tươi sống XNK hàng hoá nông - lâm – thủy hải sản các loại, sản phẩm Công nghiệp. - Dịch vụ Khách sạn du lịch trong và ngoài nước. - Kinh doanh xăng dầu các loại và kinh doanh nhà hàng ăn uống. - Kinh doanh Nông, lâm, thuỷ hải sản các loại. - Mua bán vật tư và thiết bị các ngành y tế, giáo dục. - Mua bán giống cây trồng, vật nuôi các loại. * Nhiệm vụ: Để đảm bảo thực hiện các chức năng trên Công ty đã đề ra một số nhiệm vụ trước mắt và lâu dài sau : - Hoàn thành các chỉ tiêu đã đặt ra. - Tiến hành kinh doanh đúng pháp luật, có nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán các văn bản mà Công ty đã ký kết. - Tạo điều kiện cho đơn vị trực thuộc, đơn vị liên doanh áp dụng các biện pháp có hiệu quả để nâng cao kết quả kinh doanh và hướng dẫn họ thực hiện theo kế hoạch đã đề ra. Không ngừng cải thiện điều kiện lao động và đời sống của cán bộ công nhân viên chức nhằm nâng cao năng suất lao động hiệu quả kinh tế. 7 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 - Tự tạo nhiệm vụ, sử dụng nhân viên theo đúng mục đích và có hiệu quả để đảm bảo tự trang trải về mặt tài chính, đảm bảo vốn phục vụ cho hoạt động của Công ty không ngừng trệ. - Mở rộng các mặt hàng kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh. - Đổi mới phương thức kinh doanh, đào tạo cán bộ kinh doanh có đủ trình độ và khả năng. 2.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty. Với chức năng và ngành nghề KD rộng lớn với lợi thế là một tỉnh biên giới với các hình thức kinh doanh đa dạng như bán buôn, bán lẻ, xuất khẩu, đại lý uỷ thác dịch vụ Du lịch, khách sạn, nhà hàng... Trong những năm đất nước mới mở cửa buôn bán với sự cạnh tranh mạnh mẽ của nhiều thành phần kinh tế Công ty đã khắc phục khó khăn, phát huy lợi thế để có thể đứng vững trên thị trường đầy biến động, luôn hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch của nhà nước giao, đóng góp một phần không nhỏ cho ngân sách. Năm 2001 doanh nghiệp được nhà nước tặng huân chương lao động hạng 3. Để tiếp tục chặng đường phát triển của mình, hiện Công ty có những thuận lợi và khó khăn sau: - Thuận lợi: Công ty có lực lượng lao động dồi dào có nhiều kinh nghiệm và nhiệt tình công tác. Cán bộ công nhân viên các bộ phận quản lý, bộ phận kinh doanh được sắp xếp một cách khoa học, hợp lý cùng với sự lãnh đạo của Ban Giám đốc có năng lực KD, từ đó người lao động có thể pháp huy hết khả năng của mình vì sự lớn mạnh của Công ty. Công ty luôn được sự quan tâm giúp đỡ của các ngành có liên quan, hàng năm công ty vẫn được nhà nước cấp bổ xung vốn kinh doanh. Công ty kinh doanh trên một thị trường rộng, có nhiều bạn hàng truyền thống, có một số cửa khẩu biên giới với Trung Quốc – một thị trường tiềm năng của doanh nghiệp. - Khó khăn : Nguồn vốn của công ty còn hạn chế chưa đáp ứng đủ nhu cầu kinh doanh của 8 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 đơn vị. các thiết bị quản lý, phương tiện vân tải quá cũ, lạc hậu vì vậy việc vận chuyển các mặt hàng chính sách xã hội như dầu hỏa, muối iốt phục vụ đồng bào các dân tộc vùng sâu, vùng xa gặp nhiều khó khăn. Các mặt hàng kinh doanh của công ty chịu sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường không chỉ trong nước mà còn với các hàng hóa nhập khẩu. Thị trường nước bạn Trung Quốc từ năm 2002 trở lại đây có chiều hướng giảm sút lượng hàng hóa xuất nhập khẩu qua biên giới, đã giảm rất nhiều dẫn đến kết quả kinh doanh cua DN mấy năm gần đây đạt chưa cao, hiệu quả kinh doanh thấp. 2.3. Một số chỉ tiêu phản ánh kết quả kinh doanh của Công ty: Hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm qua cũmg đạt được những kết quả nhất định thể hiện sự tăng trưởng như sau : Kết qủa hoạt động kinh doanh của Công ty trong năm 2006 Đơn vị: VNĐ TT Chỉ tiêu 2006 1 Tổng doanh thu 207.984.526.150 2 Các khoản giảm trừ 6.346.918.183 3 Doanh thu thuần 201.637.607.967 4 Giá vốn hàng bán 192.115.307.792 5 Lợi nhuận gộp 9.522.300.175 6 Doanh thu HĐTC 150.102.869 7 Chi phí TC 93.810.020 8 Chi phí bán hàng 9.066.114.880 9 Chi phí QLDN - 10 LN thuần từ HĐKD 512.478.144 11 Thu nhập khác 782.343.926 12 Chi phí khác 524.531.055 13 LN khác 257.812.871 14 Tổng LN trước thuế 770.291.015 15 LN sau thuế 770.291.015 Biểu 1: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh 9 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 * Tình hình nộp ngân sách Đơn vị :VNĐ STT Chỉ tiêu Số còn phải nộp đầu năm Số phát sinh trong kỳ Luỹ kế đầu năm Số còn phải nộp cuối kỳsố phải nộp số đã nộp số phải nộp số đã nộp 1 2 3 4 5 6 7 1 Thuế GTGT hàng bán nội địa 114.098.564 657.107.261 613.717.726 157.488.099 2 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 834.212.828 12.226.795.587 12.492.154.322 568.854.093 3 Thuế xuất nhập khẩu 5.447.441.092 5.447.441.092 4 Thuế thu nhập doanh nghiệp 100.000.000 100.000.000 5 Thuế tài nguyên 6 Thuế nhà đất 7 Tiền thuê đất 354.445.075 354.445.075 8 Thuế môn bài 20.500.000 20.500.000 9 Các loại thuế khác 25.227.241 15.513.988 9.713.253 các khoản phải nộp khác 1 Các khoản phụ thu 2 Các khoản phí, lệ phí 3 Các khoản khác TỔNG CỘNG 948.311.392 18.831.516.256 19.043.772.203 736.055.445 Biểu 2: Bảng nộp ngân sách cho nhà nước năm 2006 10 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 Qua bảng số liệu trên cho ta thấy Công ty đã thực hiện khá tốt việc thực hiện nghĩa vụ với nhà nước, không để nợ thuế quá nhiều, như vậy đã nói lên khả năng tài chính vững chắc của công ty. * Đặc điểm về tình hình lao động. Hiện công ty có hơn 1500 cns bộ công nhân viên, đều có hợp đồng lao động hưởng ứng, chế độ BHXH, BHYT theo hệ thống lương của nhà nước, theo quy chế khoán của công ty. Trong đó có: Trình độ Đại hoc 157 Trình độ cao đẳng 345 Trình độ trung cấp 1000 * Đặc điểm về vốn. Vốn hoạt động của công ty bao gồm: Vốn điều lệ và vốn huy động, Vốn tích lũy và các vốn khác. Vốn điều lệ của công ty tại thời điểm thành lập công ty được xác định là 15tỷ đồng. Vốn điều lệ của công ty được chia thành: - Vôn thuộc sở hữu cổ đông người lao động trong Doanh nghiệp: 5.911.790.000 đồng chiếm 39,41% vốn điều lệ - Vốn thuộc sở hữu của cổ đông chiến lược:500.000.000 đồng chiếm 3,33% vốn điều lệ. Vốn thuộc sở hữu của cổ đông Nhà nước: 8.588.210.000 đồng chiếm 57,26% vốn điều lệ. 11 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 3.1. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Sơ đồ 1 : Sơ đồ Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Theo cơ cấu này bộ phận quản lý được phân chia cho các bộ phận chức năng riêng như sau: Giám đốc: Trực tiếp chỉ đạo diều hành giám đốc các phòng ban và đơn vị trực thuộc . Phó giám đốc 1: Phụ trách kinh doanh xuất nhập khẩu , tham gia giám sát chỉ đạo các phòng ban và các trung tâm thương mại việc thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu. Phó giám dốc 2: Phụ trach kinh doanh hàng nội địa chỉ đao các phòng và các cửa hang thương mại huyện thực hiện kế hoach kinh doanh. Phòng kinh doanh: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc Phòng kế toán: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc Phòng tổ chức: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp cua ban giám đốc 12 GIÁM ĐỐC P.GIÁM ĐỐC 1 P.GIÁM ĐỐC 2 PHÒNG TỔ CHỨC PHÒNG KẾ TOÁNPHÒNG KINH DOANH 2 trung tâm TM tại TP 10 cửa hàng TM huyện CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 Các đơn vị trực thuộc: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc và các phòng kinh doanh, kế toán , tổ chức. 3.2. Nhiệm vụ chức năng các phòng ban. * Phòng tổ chức Hành chính: - Tham mưu cho Giám đốc công ty về tổ chức bộ máy SXKD và bố trí nhân sự phù hợp với yêu cầu phát triển của công ty. - Quản lý các hồ sơ nhân sự toàn công ty, giải pháp các thủ tục về chế độ tuyển dụng, thôi việc, bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật, khen thưởng, tiền lương, hưu trí... v.v. Là thành viên thường trực của hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật tiền lương trong Công ty . - Xây dựng chương trình, kế hoạch quy hoạch cán bộ, tham mưu cho Giám đốc định việc đề bạc, miễn nhiệm và phân công các cán bộ lãnh đạo và quản lý Công ty thuộc thẩm quyền của Giám đốc Công ty . - Quản lý các hoạt động lao động, tiền lương cùng với phòng kế toán xây dựng công quỹ tiền lương, các định mức về lao động tiền lương trong toàn Công ty . - Quản lý công văn giấy tờ sổ sách hành trính và con dấu. Thực hiện việc lưu chữ các tài liệu trong Công ty. - Xây dựng các nội quy, quy chế làm việc, lao động trong Công ty, Xây dựng các trương trình làm việc, giao ban, hội họp theo định kỳ hoặc bất thường. - Thực hiện các công tác về đoàn thể thanh tra, bảo vệ nội bộ, bảo vệ môi sinh, môi trường, phòng cháy chữa cháy trong toàn Công ty. * Phòng kinh doanh: - Hướng dẫn và chỉ đạo các chi nhánh, đơn vị thuộc xây dựng kế hoạch năm, kế hoạch dài hạn và tổng hợp các báo cáo về tình hình SXKD trong toàn Công ty. - Phối hợp cùng các phòng ban trong Công ty XD và tổ trức thực hiện có hiệu quả các kế hoạch sử dụng vốn hàng hoá, kế hoạch tiếp thị, liên doanh liên kết đầu tư xây dựng cơ bản... - Trực tiếp triển khai và hướng dẫn các đơn vị thực hiện các kế hoạch SXKD nội địa, XNK, liên kết, kinh tế xây dựng cơ bản... 13 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 - Chuẩn bị các thủ tục giúp Giám đốc Công ty giao kế hoạch và xét duyệt hoàn thành kế hoạch hàng năm của các đơn vị trực thuộc. - Quản lý chặt chẽ các hoạt động kinh tế, tài liệu sổ sách chuyên môn nghiệp vụ của các phòng ban đang thực hiện. * Phòng kế toán tài chính: - Tổ trức hạch toán kế toán toàn bộ HĐSXKD của Công ty theo đúng pháp luật kinh tế của Nhà nức. - Lập và hướng dẫn các đơn vị trực thuộc lập báo cáo tổ trức thống kê PT HĐSXKD để phục vụ cho kiểm toán thực hiện kế hoạch của Công ty. - Ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời và có hệ thống sự diễn biến các nguồn vốn, giải pháp các nguồn vốn phục vụ cho SXKD của Công ty. - Theo dõi công nợ của công ty, phản ánh và đề xuất các kế hoạch thu, chi tiền mặt và các hình thức thanh toán khác.Thực hiện quyết toán quý, 6 tháng, năm đúng thời gian. Thực hiện tốt các công tác hạch toán kế toán giúp GĐ Công ty quản lý chặt chẽ NVKD. - Quản lý và lưu giữ chặt chẽ các sổ sách, chứng từ, tài liệu thuộc lĩnh vực tài chính của Công ty, xây đựng kế hoạch bồi thường nghiệp vụ thống kê, kế toán cho đội ngũ cán bộ làm công tác kế toán của công ty. * Nhiệm vụ của các chi nhánh đơn vị thuộc Công ty - Là bộ phận không thể tách rời của công ty - các chi nhánh đơn vị trực thuộc được tổ chức hạch toán nội bộ, có đăng ký kinh doanh, con dấu riêng để giao dịch, được mở tài khoản TGNH. - Được giải đáp các phương hướng, kế hoạch, dự án SXKD của đơn vị theo định hướng kế hoạch chung cua công ty để quản ly sử dụng nguồn vốn công ty giao cho đúng mục đích và hiệu quả. - Được đàm phán trực tiếp với khách hàng trong giao dịch kinh doanh, ký kết các hợp đồng, kinh tế và dân sự khi được GĐ uỷ quyền và phải chịu trách nhiệm trước GĐ công ty và pháp luật những nội dung đã ký kết. 14 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 - Được chủ động sử dụng các loại TS phục vụ cho HĐSXKD của đơn vị theo phân cấp của công ty .Chủ động tổ chức lao động hợp lý với yêu cầu nhiệm vụ được giao, đảm bảo KD có hiệu quả. - Tổ chức hạch toán kế toán, thống kê, báo cáo tình hình SXKD của đơn vị theo đúng qui định của công ty. - Được đề nghị công ty khen thưởng cho cán bộ công nhân viên hàng năm theo nghị quyết số 121/2005/NĐ-CP của chính phủ và được thưởng từ lợi nhuận cho người lao động theo điều 6 NĐ: 2006/2004/NĐ-CP của chính phủ ( sau khi đã thực hiện đầy đủ nghĩ vụ với nhà nước và Công ty ). 3.3. Mối quan hệ giữ các phòng ban. * Mối quan hệ của Giám đốc Công ty. - Quan hệ của Giám đốc Công ty với cấp uỷ đảng cơ sở : Là mối quan hệ nhằm thực hiện nghiêm chỉnh các chủ trưng, chính sách của đảng, pháp luật nhà nước, nghị quyết của BCH đảng bộ Công ty để phát huy quyền và nghĩa vụ và trách nhiệm của GĐ Công ty theo nghị đinh tại luật DN, điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty CPTMLS. Theo định kỳ Giám đốc báo cáo Ban chỉ huy đảng bộ về tình hình các mặt HĐSXKD của Công ty. BCH đảng bộ xây dựng nghị quyết chỉ đạo đảng viên, cán bộ công nhân viên, người lao động phấn đấu thực hiện. BCH đảng bộ định kỳ thông qua với GĐ ý kiến của đảng viên quần chúng các mặt hoạt động của Công ty. - Quan hệ của GĐ Công ty với tổ chức Công tác xã hội khác : Là sự phối hợp đồng bộ thống nhất để thực hiện tốt nhiệm vụ SXKD của Công ty đồng thời tạo mọi điều kiện thuận lợi để các tổ chức hoạt động đúng chức năng, nhiệm vụ và điều lệ của mình. * Mối quan hệ giữa các phòng: - Các phòng ban nghiệp vụ chuyên môn là quan tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong quản lý và điều hành công việc hang ngày của Công ty. Căn cứ nhiệm vụ quyền hạn được giao, các phòng chịu chách nhiệm về những biện pháp, đề xuất, xử lý 15 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 công việc chuyên môn cho từ cấp phó chở xuống được bố trí nhân sự trong phòng một cách hợp lý, có hiệu quả theo năng lực của từng người. * Mối quan hệ của các chi nhánh đơn vị trực thuộc : - Các chi nhánh, đơn vị trực thuộc đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp, toàn diện của Công ty về các mặt hoạt động công tác ( Riêng chi nhánh Công ty tại các huyện và các chi nhánh tại Hà Nội còn có mối quan hệ với cấp uỷ, chính quyền địa phương do một số lĩnh vực nhất định ). - Quan hệ của các chi nhánh đơn vị trực thuộc với Giám đốc Công ty là chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo toàn diện với các phòng Công ty là chịu sự hướng dẫn thực hiện. Quan hệ giữa các đơn vị với nhau là tôn trọng, bình đẳng, đồng cấp, phối hợp trong HĐSXKD. 4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty. Phòng kế toán tài chính của Công ty gồm 5 người được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung như sau: ` Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Đứng đầu phòng kế toán tài chính là kế toán trưởng và các nhân viên kế toán phụ trách các phần hành cụ thể. Công việc của các nhân viên kế toán được phân công cụ thể như sau: 16 Kế toán trưởng Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán Kế toán vốn hàng tồn kho Kế toán bán hàng, công nợ Kế toán tài sản cố định CCDC Kế toán tổng hợp Kế toán các đơn vị trực thuộc CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm điều hành chung công tác tổ chức kế toán của Công ty và các đơn vị trực thuộc. Là người trực tiếp thông tin lên Giám đốc và cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và chịu trách nhiệm về các thông số số liệu báo cáo, giúp Giám đốc lập các phương án tự chủ tài chính. Kế toán tài sản cố định: Chấp hàng nghiêm chỉnh các qui định của pháp luật về việc mua sắm. sử dụng, nhượng bán, thanh lý TSCĐ. Phải mở sổ chi tiết theo dõi từng loại TSCĐ, lập bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ. Theo dõi tình hình biến động TSCĐ theo các chỉ tiêu phù hợp. Theo dõi sát sao sự thuyên chuyển TSCĐ giữa các nghiệp vụ để tính đúng, tính đủ chi phí khấu hao TSCĐ một cách thích hợp theo phương pháp đã chọn. Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán : kế toán căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra đối chiếu chứng từ, đảm bảo tính chính xác và trung thực của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trên cơ sở chứng từ phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo quy định về chứng từ kế toán của bộ tài chính quy định. Sau đố, tiến hành lập chứng từ thanh toán trình kế toán trưởng và lãnh đạo duyệt. Ghi chép tổng hợp và chi tiết các tài khoản vay, công nợ. Làm công tác thanh toán quốc tế, kiểm tra và hoàn chỉnh các bộ chứng từ thanh toán gửi ra ngân hàng. Kế toán tổng hợp: Thường xuyên đôn đốc và kiểm tra tình hình thực hiện công việc của các phần hành kế toán khác. Hàng tuần, tháng, quý thực hiện kiểm tra đối chiếu số liệu với các phần hành kế toán khác. Lập đầy đủ, kịp thời, chính xác báo cáo tài chính theo quy định của Công ty và Nhà nước. Các nhân viên kế toán tại các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm thu thập xử lý bộ chứng từ, định kỳ gửi về phòng kế toán của Công ty để theo dõi tập trung. Nhìn chung mô hình kế toán tập trung là hợp lý với hoạt động kinh doanh của Công ty.Mặc dù có nhiều chi nhánh phân bố trên địa bàn rộng nhưng công tác kế toán chủ yếu tập trung ở phòng kế toán, các phòng kinh doanh và các chi nhánh chỉ tập hợp và chuyển các chứng từ liên quan tới các nghiệp vụ phát sinh về phòng kế toán. Cùng với việc trang bị hệ thống thông tin đầy đủ được xử lý một cách khoa 17 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 học với sự trợ giúp của kế toán máy đã làm giảm khối lượng công việc của các nhân viên kế toán ở một đơn vị có số lượng nghiệp vụ phát sinh khổng lồ với số tiền lớn. 5. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán. 5.1. Chính sách kế toán chung: Chế độ kế toán chung do Bộ Tài chính ban hành đã được cụ thể hoá vào Công ty như sau: Hình thức ghi sổ kế toán: hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là hình thức nhật ký chứng từ. Niên độ kế toán: Niên độ kế toán của Công ty là một năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ: VNĐ là đơn vị tiền tệ được sử dụng thống nhất trong hạch toán kế toán của Công ty. Phương pháp kế toán TSCĐ: Nguyên giá TSCĐ được xác định theo đúng nguyên giá thực tế và khấu hao TSCĐ được xác định theo phương pháp khấu hao bình quân theo thời gian. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho là đánh giá theo giá thực tế. Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ là theo phương pháp đích danh. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho được áp dụng là kê khai thường xuyên. Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Chiết khấu thanh toán: Chiết khấu thanh toán là một yếu tố phổ biến trong hoạt động mua bán khi người bán muốn khuyến khích người mua thực hiện trả tiền ngay thì nên thực hiện chiết khấu thanh toán. 18 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 5.2. Chính sách kế toán cụ thể: 5.2.1. Hình thức ghi sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức kế toán theo hình thức“ nhật ký chứng từ ”. Quy trình ghi sổ như sau: Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu Sơ đồ 3: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức “ Nhật ký Chứng từ”. * Trình tự ghi sổ kế toán : - Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra định khoản nghiệp vụ sau đó ghi vào nhật ký chứng từ hoặc bảng kê có liên quan. Trường hợp ghi hàng ngày vào bảng kê thì cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê vào nhật ký chứng từ. 19 Chứng từ gốc NK chứng từ Bảng kê và phân bổ Sổ cái Bảng cân đối kế toán (báo cáo tài chính) Bảng tổng hợp chi tiết Sổ kế toán chi tiết Báo cáo quỹ hàng ngày Bảng phân bổ CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 - Đối với các khoản chi phí ( Sản xuất hoặc lưu thông ) phát sinh nhiều lần hoặc mang tính phân bổ, thì các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại các bảng phân bổ ghi vào sổ cái một lầ. - Cuối tháng, khoá sổ các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái một lần. - Riêng đối với các khoản phải mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc sau khi ghi vào nhật ký chứng từ hoặc thẻ kế toán chi tiết của các tài khoản có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu vào sổ cái. - Sổ tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập bảng cân đối kế toán và báo cáo tài chính. - Sổ nhật ký chứng từ : Dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty theo trật tự thời gian. - Sổ cái : Được mở cho các tài khoản cấp 1 để cuối kỳ tổng hợp lên bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính. - Sổ chi tiết : Được mở cho tất cả các tài khoản cấp 1 theo dõi chi tiết nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý kinh tế tài chính nội bộ tại donh nghiệp. - Số lượng sổ chi tiết rất nhiều : Sổ chi tiết TSCĐ, sổ chi tiết vật tư hàng hoá tồn kho, sổ chi tiết công nợ... 5.2.2. Vận dụng chế độ kế toán vào hệ thống tài khoản: Theo qui định chung mọi DN có đăng ký kinh doanh khi vận dụng hệ thông tài khoản thì TK cấp 1, cấp 2 do Nhà Nước ban hành, không được tự định ra hai loại TK này. Công ty cổ phần thương mại Lạng sơn sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006. Nhìn chung hệ thống tài khoản của công ty đều tuân theo chế độ kế toán đã ban hành, và chi tiết tới các tài khoản cấp 2, cấp 3 để phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý của Công ty và phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của tài khoản tổng hợp tương ứng. Hầu hết các tài khoản được chi tiết theo các phòng kinh 20 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 doanh và các chi nhánh. Nguyên nhân là do công ty áp dụng cơ chế khoán cho mỗi bộ phận nên chi tiết tài khoản cho mỗi phòng kinh doanh và các chi nhánh giúp cho các nhà quản lý và kế toán có thể đánh giá và phân bổ tiền lương và thưởng một cách chính xác và khoa học. 5.2.3 Về sổ sách kế toán sử dụng: Hình thức sổ kế toán CTCPTMLS đã áp dụng là hình thức “ Nhật ký chứng từ”. Việc lựa chọn hình thức kế toán này công ty đã có đăng ký với Bộ tài chính, đồng thời tuân thủ các qui định về hệ thống sổ sách và phương pháp ghi chép sổ theo hình thức kế toán đã lựa chọn. Công ty đã chọn hình thức sổ “Nhật ký chứng từ ” là phù hợp với đặc điểm kinh doanh và bộ máy kế toán của công ty. Hiện nay công ty đã áp dụng chương trình phần mềm máy tính vào công tác hạch toán kế toán nên đã giảm bớt khối lượng công việc ghi chép bằng tay của kế toán viên, đồng thời rút ngắn thời gian để tổng hợp và phản ánh các số liệu kế toán cũng như cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho lãnh đạo công ty. Hơn nữa, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình kế toán đã không những tiết kiệm về nhân lực mà còn tiết kiệm về thời gian, giảm khối công việc của các nhân viên phòng kế toán. Đặc biệt, việc nối mạng cũng nâng cao hiệu quả của công tác kế toán trong việc thu thập các thông tin trên mạng như thông tin về tỉ giá hối đoái, các quy định mới của Bộ Tài chính… Đặc điểm của hình thức nhật ký chứng từ là : - Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. - Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tưi thời gian với việc hệ thống các nghiệp vụ kinh tế theo nội dung kinh tế (theo tài khoản). - Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các 21 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản ký kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính. Thực tế theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngay 20/03/2006 thì phần mềm kế toán không nhất thiết phải hiển thị đầy đủ quy trình kế toán theo hình thức đã đăng ký nhưng phải in đầy đủ theo sổ kế toán theo quy định. Công ty sử dụng được phần mềm tổng hợp tự động từ các sổ chi tiết. Mẫu sổ cái tổng hợp chỉ có 4 cột là: tài khoản đối ứng, tên tài khoản, phát sinh nợ và phát sinh có. Như vậy sổ cái chỉ nói lên mối quan hệ đối ứng giữa các tài khoản chứ chưa phản ánh trình tự thời gian phát sinh các nghiệp vụ và chưa thể hiện nội dung các nghiệp vụ đó. 5.2.4 Vận dụng lập báo cáo kế toán Báo cáo kế toán của Công ty được lập theo quý và năm. Các báo cáo mà Công ty sử dụng theo mẫu của quyết đinh 15/2006 /QĐ-BTC và sử dụng 4 báo cáo: + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ + Thuyết minh báo cáo tài chính Các báo cáo hàng tháng nộp lên Giám đốc xem xét, đồng thời các báo cáo quý và năm nộp lên hội đồng quản trị và đại hội đồng cổ đông. Lưu trữ một bản tại phòng tổng hợp. Sau khi lập BCTC, Công ty nộp cho các cơ quan sau: + Sở thương mại Lạng sơn + Cục thuế tỉnh Lạng sơn + Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Lạng sơn + Cục Thống kê tỉnh Lạng sơn + Sở Tài chính tỉnh Lạng sơn Ngoài ra Công ty còn lập Báo cáo quản trị để cung cấp thêm thông tin cho quản lý và điều hành hoạt động nội bộ trong doanh nghiệp. Một số loại Báo cáo quản trị chủ yếu: 22 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 Trong phần hành kế toán hàng hoá có: Báo cáo chi tiết bán hàng theo ngày hoặc theo kỳ; Báo cáo nhập mua hàng theo từng nhà cung cấp, thị trường, hợp đồng. Trong phần hành kế toán vốn bằng tiền có: Báo cáo chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng theo ngày hoặc theo kỳ. Trong phần hành TSCĐ có: Báo cáo về nguyên giá, khấu hao và giá trị còn lại của TSCĐ theo bộ phận sử dụng; Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ theo kỳ. Trong phần hành kế toán công nợ (phải thu khách hàng, phải trả người bán) có: Báo cáo theo dõi công nợ theo từng hoá đơn mua, bán hàng; Báo cáo chi tiết công nợ của từng đối tượng. 23 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 PHẦN II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY CỔ THƯƠNG MẠI LẠNG SƠN. 1.Đặc điểm hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty. CTCPTMLS là một doanh nghiệp kinh doanh đa ngành đa nghề, do đó các mặt hàng tại Công ty rất đa dạng, bao gồm các nhóm sau: + Nhóm hàng lương thực, nông sản: Thực phẩm tươi sống XNK hàng hoá nông - lâm - thuỷ hải sản các loại, sản phẩm Công nghiệp, Thực phẩm công nghệ. + Nhóm dịch vụ: khách sạn,du lịch, nhà hàng ăn uống trong và ngoài nước. + Nhóm hàng khác: KD hàng tiêu dùng, xăng dầu các loại, vật liệu XD, chất đốt, bách hoá, bông vải sợi, quần áo may sẵn, dệt kim, Mua bán vật tư và thiết bị các ngành y tế, giáo dục, Mua bán giống cây trồng, vật nuôi các loại. Đối với các mặt hàng lương thực và nông sản thì nguồn nhập chủ yếu từ thu mua trực tiếp các tổ chức kinh doanh trong nước. Sau khi thu mua hàng hoá từ các tổ chức KD trong nước, Công ty sẽ chuyển về kho, hoặc yêu cầu các tổ chức kinh doanh chuyển hàng đến địa điểm bán.Số tiền hàng mua sẽ được thanh toán trên cơ sở Hoá đơn GTGT và Hợp đồng kinh tế đã ký kết, có thể là trả trước (tạm ứng, đặt cọc), trả ngay sau khi nhận hàng hoặc trả chậm trong khoảng thời gian đã thoả thuận theo Hợp đồng. Với phương châm lựa chọn nguồn hàng đảm bảo được số lượng, chất lượng, có chi phí và giá thu mua hợp lý đem lại hiệu quả tối đa cho Công ty. Công ty luôn lựa chọn những nhà cung cấp đảm bảo được tất cả các yếu tố đó. Hiện nay, Công ty có hai nguồn mua hàng chủ yếu là: Mua hàng nội địa và hàng nhập khẩu. - Nguồn hàng trong nước : Là một trong những nguồn hàng quan trọng của Công ty. Hàng hoá được mua về dựa trên các đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế với các đối tác. Hiện nay, các đối tác cung cấp hàng hoá cho Công ty rất đa dạng. - Nguồn hàng nhập khẩu: Một số mặt hàng quan trọng của Công ty mà thị trường trong nước không đáp ứng được, Công ty phải nhập khẩu từ nước ngoài. Công ty đặc biệt quan tâm, xây dựng phương án từ khâu chọn nhà sản xuất, nhập 24 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 khẩu đến giao nhận hàng hoá, nên các mặt hàng của Công ty được đánh giá rất cao, và có uy tín Các mặt hàng của Công ty chủ yếu được nhập từ Trung (than điện cực…). Công tác kiểm tra kỹ thuật, nhập kho và quản lý hàng hoá được Công ty rất quan tâm, ngày càng được nâng cao. - Thị trường tiêu thụ của Công ty trải rộng trên cả nước, thị trường trong ngành thương mại cũng rất lớn. Hiện nay, công tác tổ chức kinh doanh, chỉ đạo điều hành của Công ty đã nhanh nhạy hơn. Có phương án cụ thể cho từng thương vụ, từng mặt hàng, luôn luôn nắm bắt nhu cầu của khách hàng trong cả nước. Công ty đã xây dựng được mối quan hệ giữa Công ty – Các chi nhánh thuộc công ty và các đơn vị: quan hệ bạn hàng giữa Công ty và khách hàng; quan hệ đối tác trong nước và nước ngoài, các đối tác tin cậy. Công ty cũng đã từng bước thay đổi về phương tiện vận chuyển, bốc xếp, điều kiện làm việc… Kết hợp vận chuyển trong nội bộ với vận chuyển ngoài xã hội theo hướng hiện đại hơn. Công ty đưa được hàng hoá đến tận các đơn vị, nhiều khi đến tận các các kho, các cửa hàng an toàn và tiết kiệm. 2.Kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty. 2.1. Các phương thức tiêu thụ hàng hoá và thủ tục chứng từ. Với các mặt hàng kinh doanh đa dạng và phong phú, nhiều chủng loại, nhiều đối tượng khách hàng nên Công ty cũng có nhiều phương thức bán hàng. Phương thức bán hàng chủ yếu của Công ty là bán buôn trực tiếp qua kho, ngoài ra còn có các hình thức khác như bán lẻ, ký gửi, và một số phương thức tiêu thụ khác được coi như tiêu thụ là tiêu thụ nội bộ… * Phương thức bán buôn hàng hoá: (bán qua kho trực tiếp) Đây là hình thức bán hàng chủ yếu của Công ty. Theo phương thức này, hàng hoá của Công ty mua về, sau khi kiểm nhận lưu tại kho, rồi mới chuyển bán cho khách hàng, khách hàng đến làm hợp đồng trực tiếp với Công ty. Hoạt động bán hàng này do phòng Kinh doanh của Công ty thực hiện.. Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn có Kho Văn phòng, kho bến và kho của cửa hàng tại cửa khẩu dự trữ hàng hoá cho việc bán buôn của công ty. 25 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 Tại mỗi kho của Công ty, thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi số nhập, xuất, tồn kho. Tại Phòng kế toán, Kế toán hàng tồn kho và tiêu thụ hàng hoá cũng theo dõi nhập, xuất, tồn hàng hoá nhưng cả về số lượng lẫn giá trị. Khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh, theo phương thức bán buôn này, Phòng Kinh doanh ký hợp đồng kinh tế với khách hàng. Dựa trên thoả thuận trong hợp đồng kinh tế, Phòng Kinh doanh lập hoá đơn GTGT( lập làm 3 liên, liên 1: lưu; liên 2: giao cho khách hàng; liên 3: dùng để luân chuyển), tại phòng Kế toán, căn cứ vào nhu cầu của phòng Kinh doanh lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho cũng được lập thành 3 liên( Liên 1: lưu cuống phiếu; liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho Kế toán hạch toán và lưu chứng từ; liên3: nội bộ). Cuối tháng thủ kho tính ra số nhập, xuất, tồn trên thẻ kho, số lượng này sẽ được đối chiếu với số lượng ở sổ chi tiết hàng hoá tại phòng kế toán. - Các hình thức thanh toán: +) Thanh toán bằng tiền mặt, Séc: Thường là thanh toán cho phương thức bán buôn qua kho đối với các khách hàng mua không thường xuyên, khách hàng mới, hoặc những khách hàng có nhu cầu thanh toán ngay. Phương thức thanh toán này giúp Công ty thu hồi vốn nhanh, tránh bị chiếm dụng vốn, giảm thiểu chi phí quản lý công nợ. +) Người mua ứng trước: Phương thức này thường áp dụng đối với khách hàng có nhu cầu đặt mua theo yêu cầu, cung cấp với số lượng lớn, giá trị cao, Công ty không thể đáp ứng ngay được, đòi hỏi có sự hỗ trợ từ phía khách hàng, và khách hàng có năng lực về tài chính, sẵn sàng đáp ứng cho Công ty theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế. +)Thanh toán chậm: Phương thức này được áp dụng cho những khách hàng truyền thống của Công ty, họ là những khách hàng có quan hệ thanh toán thường xuyên, có uy tín đối với Công ty. Trong trường hợp này Công ty bị khách hàng chiếm dụng vốn, nhưng bù lại Công ty lại tiêu thụ một khối lượng hàng hoá lớn, và khách hàng phải chịu phần lãi suất do việc trả chậm. Hiệu quả của tiêu thụ hàng 26 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 hoá, thông qua hình thức thanh toán trả chậm phụ thuộc vào sự đánh giá và quyết định của Công ty về khả năng thanh toán của khách hàng. Ngoài ra, khách hàng còn có thể thanh toán cho Công ty bằng cách chuyển tiền cho Công ty qua các ngân hàng mà Công ty có tài khoản tại đó. Hiện nay, Công ty có tại khoản tại các ngân hàng như Ngân hàng Công thương, ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn. Với các hình thức thanh toán đa dạng, được Công ty áp dụng hết sức linh động, nên ngày càng thu hút thêm được nhiều khách hàng đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiêu thụ hàng hoá tại Công ty. * Phương thức bán lẻ : Theo phương thức này, nhân viên bán hàng tại các cửa hàng sẽ trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách. Định kỳ, thường là 3 ngày thủ quỹ đi đến các cửa hàng thu tiền, nhân viên bán hàng sẽ nộp tiền cho thủ quỹ và Kế toán tiền mặt và TGNH tại Công ty sẽ viết phiếu thu khoản tiền trên. Hiện nay, Công ty có 2 cửa hàng bán lẻ là: một cửa hàng miễn thuế ở Đồng Đăng và một cửa hàng ở gia lâm - thành phố Hà Nội. Nhận thức được lợi ích từ việc bán lẻ, Công ty luôn tìm phương án đầu tư, mở rộng mạng lưới các cửa hàng bán lẻ…Các hình thức thanh toán chủ yếu là tiền mặt, thường là không có hình thức trả chậm, và ứng trước. * Tiêu thụ nội bộ Ngoài các phương thức tiêu thụ được trình bày ở trên, Công ty còn sử dụng một số loại hàng hoá để quảng cáo, chào hàng hay làm vật tư đầu vào cho các nhà máy, xí nghiệp là đơn vị trực thuộc của Công ty, các trường hợp này được coi là tiêu thụ nội bộ. Theo phương pháp này, phòng Kinh doanh cũng lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, căn cứ vào chứng từ này thủ kho xuất kho, ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho phòng Kế toán hạch toán ghi sổ và lưu trữ. 27 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 Sơ đồ 4: Quy trình luân chuyển chứng từ của phần hành tiêu thụ hàng hoá tại Công ty 2.2. Tính giá mua của hàng xuất bán: * Tính giá mua hàng xuất bán: *) Công ty đang áp dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho theo phương pháp giá thực tế. Giá nhập kho thực tế của hàng hoá mua được tính theo công thức: Hàng hoá của Công ty được thực hiện theo nhiều phương thức như mua trực tiếp, mua có hoá đơn hoặc không có hoá đơn, mua theo hợp đồng cung cấp hoặc phương thức đơn đặt hàng. Số tiền được thanh toán trên cơ sở hóa đơn và hợp đồng ký kết. Thường là Công ty thanh toán ngay, riêng với hợp đồng nhập khẩu thì Công 28 Giá thực tế = Giá mua + Thuế + Chi phí + Chi phí - Chiết khấu thương mua hàng trên HĐ nhập khẩu vận chuyển, khác khi mại Giảm giá bốc vác mua hàng mua P. Kinh doanh Kế toán hàng tồn kho và tiêu thụ Thủ kho Phiếu xuất kho- Hoa đơn GTGT- Phiếu XK kiêm v/c nội bộ - Sổ chi tiết hàng hoá - Bảng kê N-X-T - Sổ cái TK 156... Thẻ kho Lưu các chứng từ trên CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 ty có thể trả trước, đặt cọc, hoặc mở L/C (Thư tín dụng) và Công ty trả ngay bằng L/C. *) Giá mua trên hoá đơn: Là giá không có thuế GTGT ( Các mặt hàng của Công ty đều là các mặt hàng chịu thuế GTGT, và Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT ). *) Thuế nhập khẩu: Các mặt hàng Công ty nhập từ nước ngoài về, đều là những hàng hoá được phép nhập khẩu qua cửa khẩu, biên giới Việt Nam. Giá tính thuế nhập khẩu là giá mua tại cửa khẩu (tính theo giá CIF). Thời điểm để tính thuế nhập khẩu là thời điểm đăng ký tờ khai hàng hoá nhập khẩu, giá trị hàng nhập khẩu bằng ngoại tệ được quy đổi thành VND theo tỷ giá mua bán bình quân do ngân hàng Ngoại thương công bố ở thời điểm đăng ký tờ khai hàng hoá để xác định giá tính thuế. *) Chiết khấu thương mại, hoặc các khoản giảm giá sau mua: Công ty thường không có khoản này. Tính giá mua hàng xuất bán: Hiện nay, Công ty đang sử dụng phương pháp Nhập trước- Xuất trước (FIFO) để tính giá thực tế hàng hoá xuất kho, theo phương pháp này có sự giả định rằng, lô hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước. Vì vậy, số lượng hàng hoá xuất thuộc lần nhập nào thì tính giá thực tế của lần nhập đó. Khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh, căn cứ vào Hoá đơn GTGT do phòng kinh doanh lập, Phòng kế toán lập phiếu xuất kho. Công ty cổ phần Thương mại Lạng Sơn đang áp dụng tính giá hàng tồn kho theo phương pháp Nhập trước - Xuất trước nên Kế toán có thể tính ngay giá vốn của hàng hoá xuất bán, giá này được ghi trên phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho là căn cứ để thủ kho xuất hàng và ghi thẻ kho, đồng thời là căn cứ để kế toán ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp. * Phương thức thanh toán với nhà cung cấp: Đối với nhà cung cấp trong nước Công ty thường thanh toán ngay bằng tiền mặt, với một số mặt hàng Công ty có nhu cầu với số lượng lớn Công ty có thể đặt trước tiền bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản theo các thoả thuận trong hợp đồng 29 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 kinh tế hoặc đơn đặt hàng. Đối với các nhà cung cấp nước ngoài thì Công ty thường mở thư tín dụng và thanh toán ngay theo thư tín dụng. Chứng từ và sổ sách sử dụng: - Hợp đồng mua hàng giữa Công ty và nhà cung cấp - Hoá đơn GTGT - Phiếu nhập kho, thẻ kho, biên bản kiểm nghiệm hàng hoá nhập kho. - Phiếu chi, giấy báo có của ngân hàng … - Hợp đồng ngoại (Invoice), phiếu xuất kho.... Căn cứ vào nhu cầu hàng hoá của thị trường, khách hàng Công ty lập kế hoạch mua hàng hoá phục vụ tiêu thụ và dự trữ. Giám đốc ký duyệt kế hoạch mua hàng hoá và hợp đồng mua hàng hoá. Căn cứ vào hợp đồng được ký kết nhà cung cấp, cung cấp hàng hoá với đúng số lượng, chủng loại, Biểu mã, quy cách...Phòng kinh doanh sẽ nhận hoá đơn GTGT của người bán giao cho Công ty. 2.3. Kế toán Giá vốn hàng bán. a/ Căn cứ tính giá vốn hàng bán *Căn cứ tính giá vốn hàng nhập khẩu xuất bán Giá vốn hàng nhập khẩu xuất bán được tính dựa trên giá mua hàng nhập khẩu; thuế nhập khẩu hàng hoá và chi phí mua hàng được phân bổ cho hàng nhập khẩu xuất bán trong tháng đó. Căn cứ tính giá vốn hàng NK xuất bán = Giá mua hàng NK + Thuế NK + CP thu mua phân bổ cho dầu NK xuất bán trong kỳ Các chi phí thu mua hàng nhập khẩu phát sinh hàng ngày được tập hợp, cuối kỳ phân bổ và kết chuyển vào Giá vốn hàng bán trong kỳ. Phân bổ chi phí thu mua cho hàng nhập khẩu xuất bán trong kỳ được tính như sau: 30 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 Chi phí mua hàng được phân bổ = Chi phí mua hàng tồn đầu kỳ + Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng phát sinh trong kỳ x Số lượng hàng bán ra trong kỳ * Căn cứ tính giá vốn hàng nhập mua nội địa xuất bán Xác định giá vốn hàng nội địa xuất bán được tính trực tiếp dựa trên giá mua hàng nội địa. Giá mua hàng này không bao gồm chi phí thu mua hàng nội địa. Chi phí này được tính riêng và không được tính vào giá vốn hàng bán. Căn cứ tính giá vốn hàng nội địa = Giá mua hàng nội địa b/ Phương pháp tính Giá vốn hàng bán Giá vốn hàng bán được tính theo phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập, tức là xác định giá bình quân của từng loại mặt hàng, căn cứ vào giá đơn vị bình quân của từng loại mặt hàng và lượng hàng xuất kho giữa 2 lần nhập kế tiếp để xác định giá thực tế hàng xuất kho. Do Công ty sử dụng phần mềm kế toán nên việc xác định giá vốn hàng bán được thực hiện dễ dàng hơn, giảm đi khối lượng công việc tính toán. Mặc dù sử dụng phương pháp này, Kế toán không cần phải xác định ngay giá vốn hàng bán ngay sau mỗi lần nhập mà đến cuối tháng, kế toán chỉ làm một lệnh duy nhất tính giá vốn hàng bán ra trong tháng, máy sẽ tự động tính giá đơn vị bính quân sau mỗi lần nhập cho từng danh điểm hàng. Hàng ngày, khi nhập số liệu cho “Hoá đơn bán hàng”, máy sẽ tự định khoản và cập nhật số liệu cho Sổ Nhật ký chung, nhưng số liệu tương ứng tại dòng TK 632 và TK 1561 sẽ bỏ trống. Chứng từ sử dụng: Đối với bất cứ nghiệp vụ tiêu thụ hàng (nhập khẩu hay hàng nội địa), kế toán đều căn cứ vào chứng từ: “Hoá đơn giá trị gia tăng”. Ngoài ra có thể căn cứ vào chứng từ khác như: “Biên bản giao nhận hàng hoá” để theo dõi kiểm tra và đối chiếu. 31 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 Sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chỉ tiêu trong Hoá đơn giá trị gia tăng, kế toán tiền hành nhập số liệu vào máy. Kế toán sẽ nhập số liệu cho mục “Hoá đơn bán hàng tiền VND” Tài khoản sử dụng: Đối với phần Giá vốn hàng bán, tại văn phòng Công ty sử dụng tài khoản 632- Giá vốn hàng bán. Tài khoản này tập hợp giá vốn của hàng xuất bán trong kỳ cho tất cả các chủng loại hàng hoá và nó không có tài khoản chi tiết cấp 2. TK 1561- giá mua hàng hoá. Tài khoản này phản ánh giá trị hàng tồn đầu kỳ và giá trị hàng nhập vào trong kỳ. TK 1562- Chi phí mua hàng. Các chi phí mua hàng phát sinh hàng ngày liên quan đến việc nhập khẩu hàng hóa được tập hợp trên tài khoản 1562. Tài khoản này tập hợp các chi phí mua hàng nhập khẩu tồn đầu kỳ và phát sinh trong kỳ. Và nó được chi tiết theo mã hàng hoá Sơ đồ 5: Trình tự hạch toán GVHB 32 Bảng kê số 8 (Nhập, xuất, tồn) Sổ chi tiết TK 632, 156 Sổ cái TK 632, 156 Nhật ký chứng từ số 8 (Ghi có TK 156) Bảng kê xuất hàng nhóm theo mặt hàng Máy tínhChứng từ Báo cáo tiêu thụ hàng hóa Báo cáo tổng xuất hàng Báo cáo kết quả kinh doanh CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 2.3. Kế toán doanh thu bán hàng. Căn cứ vào tình hình nhập mua hàng hóa của công ty cũng như chiến lược kinh doanh của từng kỳ, Phòng kinh doanh Công ty tiến hành xác định giá bán cho từng loại hàng hóa phù hợp với từng nhóm khách hàng và phương thức tiêu thụ. Phần doanh thu tiêu thụ được xác định theo công thức sau: Doanh thụ tiêu thụ hàng hoá = Đơn giá bán X Số lượng hàng hoá tiêu thụ Đối với các khách hàng bên ngoài công ty hay là các chi nhánh của Công ty đều có đơn giá bán theo giá thị trường. * Chứng từ sử dụng 33 Bảng kê số 8 Tháng 2 năm 2007 Muối Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 156.ghi Có các TK… Ghi Có TK 156.ghi Nợ các TK… Số ngày Số lượng tính Dư Đầu Kỳ 331 Cộng nợ 41 2 632 Cộng có Tồn cuối kỳ 392.225. 000 0 0 5681 5 22.02. 07 Muối thô + tinh 159.700. 000 159.700. 000 0 6866 2 09.02. 07 Muối thô + tinh 31.750.0 00 31.750.0 00 0 6866 3 09.02. 07 Muối thô + tinh 24.000.0 00 24.000.0 00 0 8666 8 10.02. 07 Muối tinh 61.750.0 00 61.750.0 00 0 8669 3 26.02. 07 Muối thô + tinh 65.250.0 00 65.250.0 00 0 Xuất bán tháng 2/2007 0 255.870. 000 0255.870 .000 392.225. 000 0 241.450. 000 342.450. 000 0 255.870. 000 255.870. 000 478.805. 000 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 Dù tiêu thụ nội bộ hay xuất bán hàng hoá cho khách hàng bên ngoài Công ty, chứng từ sử dụng đều là “Hoá đơn giá trị gia tăng”. Ngoài ra cón có “Biên bản giao nhận hàng hoá” để tiện cho việc theo dõi kiểm tra và đối chiếu. *. Tài khoản sử dụng Để theo dõi các khoản doanh thu bán hàng Công ty sử dụng TK 511. Tài khoản này được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2: TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá. TK 5112: Doanh thu từ hoạt động cho thuê kho, bến bãi… TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ khác. Căn cứ để ghi sổ tài khoản 511 là các Hoá đơn GTGT (Liên 3). Quá trình bán hàng là quá trình Công ty chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá cho khách hàng, còn khách hàng phải có nghĩa vụ thanh toán tiền cho Công ty như hai bên đã thoả thuận. Thời điểm kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng là lúc Công ty chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá cho khách hàng và hoàn tất thủ tục bán hàng. Hiện nay, Công ty đang thực hiện chế độ giao khoán doanh thu cho từng cửa hàng bán lẻ để đẩy nhanh tiến độ bán hàng...còn Phòng kinh doanh phụ trách các nghiệp vụ bán buôn, và bán hàng nói chung. Kế toán có nhiệm vụ theo dõi doanh thu bán hàng trên tài khoản 511"Doanh thu bán hàng" trên cơ sở giá thực tế (Số tiền ghi trên hóa đơn). Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hoá của Công ty, thường là khách hàng trực tiếp đến Công ty thoả thuận, đàm phán để ký kết các hợp đồng kinh tế, cũng có nhiều trường hợp Công ty tham giá đấu thầu để được quyền cung cấp hàng hoá cho khách hàng. Riêng đối với hình thức bán lẻ tại Công ty thì quá trình tiêu thụ đơn giản hơn, khách hàng đến cửa hàng, thực hiện mua hàng trực tiếp và thanh toán tiền ngay. 34 Hoá đơn GTGT Máy tính CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 Sơ đồ 6: Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng Sau khi khách hàng chấp nhận thanh toán và Công ty trao quyền sở hữu hàng hoá cho khách hàng, đây là thời điểm kế toán ghi nhận doanh thu. Kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT số để vào chứng từ ghi sổ, lên sổ cái tổng hợp và sổ cái chi tiết tài khoản doanh thu, đồng thời cũng căn cứ vào hoá đơn đó kế toán theo dõi trên sổ chi tiết bán hàng. Số lượng, đơn giá, thành tiền của các mặt hàng tương ứng trên hoá đơn GTGT sẽ được ghi lên cột số lượng, đơn giá, và thành tiền trên "Sổ chi tiết bán hàng". Cuối kỳ Kế toán tính ra tổng số phát sinh, doanh thu thuần (tại Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn thì tổng số phát sinh bằng doanh thu thuần vì tại Công ty không có các khoản giảm trừ doanh thu), kế toán trừ giá vốn của hàng bán trong kỳ để tính ra lãi gộp 2.4. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. Do đặc điểm của hoạt động bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn là: sau khi đại diện bên mua và bên bán lập Biên bản giao nhận để xác định số lượng hàng hoá đã giao cũng như chất lượng của hàng hoá thì kế toán hàng hoá tại Công ty mới lập Hoá đơn GTGT. Số lượng và đơn giá ghi trên Hoá đơn được căn 35 Bảng kê, bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Sổ chi tiết bán hàng Sổ cái chi tiết doanh thu và sổ cái tổng hợp doanh thu Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Bảng cân đối tài khoản 511 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 cứ vào Biên bản giao nhận. Vì thế tại Công ty không có các khoản giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Mặt khác, Công ty chủ yếu bán buôn theo lô với khối lượng lớn và giá bán là theo thoả thuận giữa hai bên (bên mua và bên bán) nên tại Công ty cũng không có khoản Chiết khấu thương mại. 2.5. Kế toán thanh toán với khách hàng. Tại Công ty thì hình thức thanh toán cũng như thời gian thanh toán được các bên thoả thuận và ghi vào Hợp đồng kinh tế. Với các khách hàng thường xuyên (các khách hàng có quan hệ buôn bán lâu năm với Công ty) thì Công ty có thể cho phép thanh toán chậm (thường là sau 30 ngày kể từ ngày Công ty hoàn tất việc giao hàng). Với các khách hàng không thường xuyên hoặc các khách hàng vãng lai thì Công ty thường yêu cầu đặt trước một phần tiền hàng(khoảng 5% đến 10% giá trị Hợp đồng), phần còn lại sẽ được thanh toán dứt điểm ngay hoặc sau 5 ngày kể từ ngày Công ty hoàn tất việc giao hàng. Hiện tại ở Công ty các khoản phải thu khách hàng được quản lý rất chặt chẽ, công tác thu nợ cũng diễn ra rất tốt nên Công ty không phải lập khoản Dự phòng phải thu khó đòi. Để thuận lợi cho việc theo dõi và quản lý các khoản phải thu, Công ty đã mở Sổ chi tiết cho từng khách hàng. Hàng ngày kế toán hàng hoá căn cứ vào Hoá đơn GTGT, Lệnh chuyển Có, Phiếu thu để vào Sổ chi tiết thanh toán với người mua. * Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, khách hàng có thể trực tiếp thanh toán tiền cho phòng kế toán hoặc nhân viên giao nhận tại Phòng Kinh doanh sẽ thu tiền của khách hàng sau đó nộp cho phòng kế toán. Sau khi kiểm nhận và thu tiền, kế toán viết Phiếu thu và hạch toán vào tài khoản Vốn bằng tiền. 36 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 Hoặc khách hàng có thể thanh toán bằng chuyển khoản. Sau khi nhận được Giấy báo có của ngân hàng mà Công ty có giao dịch, kế toán sẽ nhập số liệu và hạch toán vào tài khoản tiền gửi ngân hàng. * Tài khoản sử dụng Việc theo dõi phải thu khách hàng được thể hiện trên tài khoản 131; Phải thu nội bộ khác được phản ánh trên TK 136. Tuy nhiên, dù thanh toán ngay bằng tiền mặt hay tiền gửi Ngân hàng hoặc chưa thanh toán tiền hàng thì kế toán cũng đều sử dụng các tài khoản 131 đối ứng với TK 511 hoặc 136 đối ứng với 511. Số liệu thanh toán với khách hàng được cập nhật như sau: 37 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 Chú thích: Cập nhật hàng ngày Số liệu tổng hợp cuối quý Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 7: Số liệu thanh toán với khách hàng Sau khi cập nhật số liệu, máy sẽ tự động định khoản và tự động cập nhật số liệu cho các sổ tương ứng. Cũng giống như phần doanh thu, sau khi cập nhật số liệu cho “Hoá đơn bán hàng tiền VNĐ”, số liệu phần phải thu khách hàng được tự động cập nhật cho Sổ Nhật ký chứng từ; Sổ chi tiết công nợ của từng đối tượng. Và số liệu tại các sổ này được chi tiết theo ngày phát sinh và theo từng hóa đơn. 38 Sổ chi tiết công nợ củatừng đối tượng Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo quỹ hàng ngày Nhật ký Chứng từ Sổ Cái TK 131 (Tổng hợp) Sổ tổng hợp công nợ Nhập số liệu vào máy Bảng kê và Bảng phân bổ Chứng từ gốc CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 Bảng kê số 11 Đơn vị: Văn phòng công ty Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng Tháng 2 n ăm 2007 Hóa đơn số Ngày tháng Họ tên người mua Số dư đầu kỳ có Ghi nợ TK 131.Ghi có các TK Ghi có TK 131. Ghi nợ các TK Dư có 511 thuế suất 3331 Cộng nợ 111 331 112 642 Cộng có 147.575.076 147.575.076 33526 30.1.07 Xuất vẩy cán thép CHINA KIND LIMITED-Uông thọ 497.520.000 0 497.520.000 454.189.155 11.918.192 466.107.347 31.412.653 33528 2.2.07 xuất cọc than cty TNHHSX & TM Tân dân-Hải anh 278.145.200 10% 27.814.520 305.959.720 291.665.169 291.665.169 14.294.551 33530 4.2.07 Xuất Gra phít tự nhiên Cty CP Pin Xuân hòa Hải anh 198.000.000 10% 19.800.000 217.800.000 214.978.096 214.978.096 2.821.904 32+33 9.2.07 Xuất tấm đan bằng thép Liên Hồng Vân Cần thơ-Trâm 132.261.250 12.642.925 144.904.175 144.211.025 144.211.250 692.925 33451 28.2.07 Xuất màng mỏng công ty CK Bộ QP-Ma Xuyến 613.478.230 10% 61.347.823 674.826.053 664.019.438 4.543.976 668.563.414 6.262.639 33535 9.2.07 Xuất máy thổi chai nhựa Cty CP An 232.700.000 5% 11.635.000 244.335.000 236.428.648 4.297.295 240.725.943 3.609.057 39 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 thịnh-Xuyến 33531 9.2.07 Xuất mũ tổ hợp Cty trách nhiệm hữu hạn SX & Tân dân-Anh 128.965.850 10% 12.896.585 141.862.435 139.752.624 139.752.624 2.109.811 36+37 12.2.07 Xuất gạch thấu khí Cty Gang thép TN- khuya 631.500.000 10% 63.150.000 694.650.000 692.675.000 1.800.000 694.475.000 175.000 33538 13.2.07 Xuất động cơ Nhà máy luyện gangTN-khuya 620.000.000 5% 31.000.000 651.000.000 640.582.264 523.636 641.106.000 9.894.000 33539 26.2.07 Xuất giấy tẩm hồ Cty CP Pin ắc quy HCM-Anh 10% 16.400.000 180.400.000 180.298.805 108.298.805 101.195 32697 28.2.07 Thanh toán cuớc than V/C 2/1+8/1+5/1/07- khuya 0 0 505.000 10.100.000 10.605.000 -10.605.000 33527 1.2.07 Xuất tồn gạch chịu lửa Nhà máy luyện thép -khuya 2.272.860.000 10% 227.286.000 2.500.146.000 2.469.848.167 2.469.848.167 30.297.833 9.2.07 thu chênh lệch hàng-Đào phương Trâm 0 2.384.174 2.384.174 -2.384.174 40 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 13.2.07 Thu chênh lệch- Nguyễn văn đương 0 427.500 427.500 -427.500 Nguyễn thu hiền nộp chênh lệch 0 12.704.000 12.704.000 -12.704.000 Nguyễn đức ngọc nộp chênh lệch 0 69.623.451 69.623.451 -69.623.451 Ma thị xuyến nộp chênh lệch 0 15.327.686 15.327.686 -15.327.686 Toàn văn ngọc nộp chênh lệch 0 21.016.450 21.016.405 -21.016.405 Đối trừ thuế VAT Khuya 0 428.580 428.580 -428.580 Tổng cộng 147.575.076 5.769.076 483.972.853 6.253.403.383 2.811.674 6.129.582.296 118.671.542 33.183.099 6.262.803.626 116.729.848 Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn Bảng kê số 11 Phải thu nội bộ Tài khoản 136 Tháng 2 năm 2007 HỌTÊN NGƯỜI Dư đầu Kỳ Ghi nợ TK 136.Ghi có các TK Ghi có TK 136.Ghi nợ các TK 41 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 MUA - Mặt hàng Dư nợ512 3331 515 Công nợ 111 112 3388 Cộng nợ TM – Cao Lộc 198.561.302 44.135.000 44.135.000 0 0 242.696.302 TM – Văn quan 316.644.696 37.410.000 37.410.000 0 354.054.696 TM - Lộc bình 14.446.235 25.250.000 25.250.000 63.245.500 63.245.500 -23.549.265 TM - Chi lăng 92.018.563 31.750.000 31.750.000 33.000.000 33.000.000 90.768.526 TM – Văn lãng 267.581.905 29.320.000 29.320.000 0 296.901.905 TM - Tràng định 88.812.087 17.450.000 17.450.000 52.516.375 52.516.375 53.745.712 TM - Đình lập 38.557.393 8.350.000 8.350.000 14.000.000 14.000.000 32.907.393 TM - Bắc sơn 92.276.002 59.772.880 5.042.288 64.815.168 50.859.000 50.859.000 106.232.170 TM – Bình gia 112.695.406 83.370.697 5.201.070 88.571.767 57.250.625 57.250.625 144.016.548 TM - Hữu lũng 198.592.883 7.600.000 7.600.000 103.932.000 103.932.000 102.260.883 Chi nhánh TPLS 189.424.570 62.446.134 67.487.648 12.031.000 12.031.000 244.881.218 0 0 0 Cộng 1.609.611.041,0 406.854.711 15.284.872 422.139.583 282.902.500 103.932.000 0 386.834.500 1.644.916.124,0 Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn Nhật ký chứng từ số 10 Tài khoản 3388 - phải thu khác Tháng 2 năm 2007 Số TT Diễn giải Dư đầu kỳ Có Ghi Nợ TK 3388 Ghi Có các TK 112, 111, 131, 311, 642… Ghi Có TK 3388 Ghi Nợ các TK 111, 131, 112… Số dư Có cuối tháng112 111 Cộng Nợ 112 Cộng Có 42 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 1 Tiền đền bù đất 30.488.000 0 0 30.488.000 2 KC CN TPHCM 210.000.000 0 0 210.000.000 3 Lộc bình 728.283 300.308.441 90.000.000 390.308.441 389.580.158 389.580.158 0 5 Lâm Phi Khanh+Hải Anh 0 1.155.886.514 115.000.000 1.270.886.514 1.463.036.240 1.463.036.240 192.149.726 6 Uông Đình Thọ 666.611.345 666.000.000 666.000.000 496.916.694 496.916.694 497.528.039 7 Nguyễn Ngọc 1.240.663.641 6.436.445.410 965.000.000 7.401.445.410 6.655.943.566 6.655.943.566 495.161.797 9 Bế Minh Vũ 0 130.000.000 130.000.000 130.000.000 130.000.000 0 10 Ma thị Xuyến 9.007.292 20.000.000 20.000.000 183.773.714 183.773.714 172.781.006 Hoàng Thị Thoa CN Bình Gia 10.050.000 00 0 10.050.000 Nguyễn Thu Huyền 1.421.391 9.554.720 227.000.000 236.554.720 693.770.017 693.770.017 458.636.688 Phải trả khác 4.277.558 0 0 4.277.558 Trung tâm DV 0 0 0 0 BHXH 0 13.851.500 13.851.500 13.851.500 13.851.500 0 Cộng 2.173.247.510 8.568.195.085 1.560.851.500 10.129.046.585 10.026.871.889 10.026.871.889 2.071.072.814 43 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 3.Kế toán chi phí lưu thông và chi phí quản lý doanh nghiệp 3.1. Kế toán chi phí mua hàng. Chi phí mua hàng là các khoản chi tiêu cần thiết để Công ty thực hiện nghiệp vụ mua hàng và dự trữ kho hàng. Chi phí mua hàng của Công ty bao gồm các khoản: Chi phí tiếp nhận, chi phí ngân hàng( nếu Công ty thanh toán bằng cách mở L/C), chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng mua; chi phí kho bãi chứa đựng hàng hoá, chi phí hoa hồng môi giới liên quan đến khâu mua hàng... Mặc dù là doanh nghiệp thương mại song Công ty lại tập hợp chí phí mua hàng vào tài khoản 641 – chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Cách làm này, trong thực tế đã bóp méo số liệu của một số chỉ tiêu trên báo cáo tài chính, như chỉ tiêu giá vốn hàng bán, chỉ tiêu chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Điều này đặc biệt nghiêm trọng, khi chi phí mua hàng lớn, và lượng hàng tiêu thụ thấp hơn lượng hàng mua vào nó còn làm chỉ tiêu thu nhập trước thuế và sau thuế trên báo cáo tài chính thay đổi. Hiện nay, Công ty không sử dụng tài khoản " Chi phí mua hàng", căn cứ vào các chứng từ có liên quan Kế toán Công ty tính các khoản chi phí vào tài khoản 641, tài khoản 641 lại được chi tiết theo từng nhóm đối tượng hàng hoá mua vào. Hàng mua của Công ty thường được nhập theo từng nhóm đối tượng, chi phí mua hàng phát sinh cho nhóm hàng nào được tập hợp cho đối tượng đó, nhưng trong trường hợp hàng nhập có nhiều nhóm đối tượng hàng hoá, kế toán tiến hành phân bổ các khoản chi phí này theo công thức dưới đây. Và các khoản chi phí này sau khi phân bổ được hạch toán vào tài khoản 641 chi tiết theo đối tượng nhóm hàng hoá. chi phí thu Tổng chi phí mua hàng mua phân bổ = * Giá trị nhóm hàng cho nhóm hàng mua Tổng giá trị hàng mua cần phân bổ 3.2. Kế toán chi phí bán hàng. * Đối tượng tập hợp chi phí Do Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn là một công ty thương mại, nên không có chi phí SXKD mà các khoản chi phí chủ yếu là chi phí bán hàng. Do vậy, 44 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 chi phí bán hàng tại văn phòng Công ty được gọi là Chi phí SXKD văn phòng Công ty. Chi phí SXKD văn phòng Công ty bao gồm các khoản như: - Chi phí nhân viên bán hàng: Tiền lương nhân viên bán hàng; các khoản trích theo lương ( BHXH,BHYT; KPCĐ); - Chi phí khấu hao tài sản cố định; - Chi phí mua ngoài bao gồm: Chi phí vận chuyển bốc xếp; Tiền điện, nước, điện thoại phục vụ công tác bán hàng; Chi phí xăng xe cầu đường; Chi phí về tiếp thị; Tiền công tác phí; chi phí thuê xe; Chi phí sửa chữa thường xuyên.. - Dự phòng công nợ phải thu khó đòi - Chi phí thu hàng hóa nội địa. Đây là những khoản chi bao gồm chi phí vận chuyển hàng; chi phí bốc xếp nâng hạ;… - Chi phí khác. * Chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ Đối với các chi phí bán hàng, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là rất đa dạng. Ví dụ như mua sắm hàng hoá, dịch vụ phục vụ cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc chưa thanh toán với người bán; hoặc xuất hàng của Công ty sử dụng nội bộ; trích lập các quỹ; trích khấu hao…Do vậy, tuỳ vào từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến khoản chi phí SXKD văn phòng Công ty mà có những chứng từ liên quan phù hợp cũng như trình tự luân chuyển chứng từ khác nhau Trong tháng 2 cũng như trong cả quý I đều có các nghiệp vụ này phát sinh, việc cập nhật và hạch toán là tương tự nhau. Do vậy, em xin đưa ra số liệu một vài nghiệp vụ để mang tính chất minh hoạ. - Đối với các nghiệp vụ mua hàng hoá dịch vụ thanh toán trực tiếp tại Công ty. Ví dụ: ngày 28/02/2007, thanh toán tiền sửa chữa máy tính và máy in của Phòng kinh doanh và Phòng Tổ chức hành chính cho Công ty TNHH TM KT Tiến Đạt với số tiền là 1220000VNĐ ( giá chưa thuế GTGT 10%). Trong đó, chi phí sửa 45 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 máy tính và máy in tại Phòng kinh doanh là 810000VNĐ; Phòng Tổ chức hành chính là 410000VNĐ. Trong nghiệp vụ này, chứng từ bao gồm: Giấy đề nghị mua hàng hoá dịch vụ; Hoá đơn giá trị gia tăng; Phiếu chi. Trình tự luân chuyển chứng từ được khái quát như sau: Phòng ban liên quan Trưởng phòng kinh doanh hoặc Giám đốc điều hành Phòng ban liên quan Kế toán Giấy đề nghị mua hàng hoá dịch vụ Xem xét và ký duyệt Hoá đơn GTGT (liên 2) Phiếu chiKiếm tra và nhập số liệu vào máy Sơ đồ 8 : Quy trình luân chuyển chứng từ chi phí bán hàng Sau khi mua hàng hoá dịch vụ, phòng ban có liên quan mang Hoá đơn giá trị gia tăng (liên 2) do người cung cấp lập đến phòng kế toán để thanh toán và kế toán sẽ lập phiếu chi. Phiếu chi theo mẫu như sau: 46 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 M ẪU: PHIẾU CHI Đơn vị: Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn Địa chỉ: 209 Trần đăng ninh - TP Lạng Sơn PHIẾU CHI Ngày 28 tháng 02 năm 2007 Quyển số:783 Số:085 Nợ: Có: Họ tên người nhận tiền: Anh Biên- Công ty TNHH TM KT Tiền Đạt.................... Địa chỉ:................................................................................................................... Lý do chi: Chi tiền sửa chữa bảo dưỡng máy tính và máy in.................................. Số tiền(*): 1,342,000 đ............................................................................................ (Viết bằng chữ): một triệu ba trăm bốn hai nghìn đồng chẵn./................................ Kèm theo:...............................................Chứng từ gốc. Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền(Viết bằng chữ): một triệu ba trăm bốn hai nghìn đồng chẵn./. Thủ quỹ (Ký, họ tên) Ngày 28 tháng 02 năm 2007 Người nhận tiền (Ký, họ tên) * Tài khoản sử dụng: Tại Văn phòng Công ty, tài khoản sử dụng cho phần chi SXKD văn phòng Công ty là TK 641. Tài khoản này không được chi tiết thành từng đối tượng tập hợp chi phí mà nó được tập hợp chung cho tất cả các đối tượng chi phí phát sinh. 47 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 * Trình tự hạch toán: Số liệu chi phí SXKD văn phòng Công ty được cập nhật và theo dõi theo như sau : Chú thích: Cập nhật hàng ngày Kiểm tra đối chiếu Cập nhật cuối tháng Sơ đồ 9 : Trình tự hạch toán chi phí bán hàng Sau khi số liệu đã được cập nhật, máy sẽ tự động cập nhật số liệu cho: Sổ Nhật ký chứng từ 48 Chứng từ gốc Nhập số liệu vào máy Sổ nhật ký chứng từ Sổ cái TK 641 (Tổng hợp) Bảng kê chứng từ TK641 Báo cáo kết quả kinh doanh Sổ chi tiết TK641 Bảng tổng hợp chi tiết CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 Sổ chi tiết TK 641 Bảng kê chứng từ TK 641 Đồng thời với việc cập nhật số liệu, máy tự động cộng dồn số liệu từ đầu quý đến cuối quý nên số liệu ở Sổ Cái TK 641 (tổng hợp). Toàn bộ chi phí SXKD văn phòng Công ty đều được tính hết cho số hàng bán trong kỳ và không phân bổ cho số hàng hoá tồn kho cuối kỳ. 3.3. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty bao gồm: + Lương và tiền ăn trưa của nhân viên quản lý; + Các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý; + Vật liệu, đồ dùng văn phòng; + Chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa TSCĐ dùng cho quản lý; + Thuế, phí, lệ phí; + Chi phí xăng xe, cầu đường, công tác phí; + Dịch vụ mua ngoài: điện sáng, điện thoại, nước sinh hoạt; + Chi phí hội họp, tiếp khách, quảng cáo; + Chi phí bằng tiền khác. Đối với các khoản chi phí phát sinh theo tháng như chi phí về lương, tiền ăn của nhân viên quản lý, chi phí điện sáng, điện thoại, nước sinh hoạt, chi phí khấu hao TSCĐ, … sẽ được hạch toán ngay vào tháng phát sinh. Đối với các khoản chi phí lớn liên quan đến nhiều kỳ kế toán (như thuế môn bài, thuế đất, chi phí sửa chữa TSCĐ, …) thì sẽ tiến hành phân bổ. Việc phân bổ do kế toán tổng hợp thực hiện. Để hạch toán các khoản chi phí này, Công ty sử dụng TK 642 (Chi tiết theo từng khoản mục chi phí). Các chứng từ sử dụng để làm cơ sở cho việc hạch toán gồm: Hoá đơn GTGT (tiền điện, tiền nước, điện thoại), Phiếu chi, Giấy báo Nợ của Ngân hàng, Uỷ nhiệm thu, Hợp đồng sửa chữa TSCĐ, Hợp đồng quảng cáo, tem vé đặc thù (khi đi công 49 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 tác), Bảng thanh toán tiền lương, Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. Việc theo dõi và hạch toán khoản chi phí quản lý doanh nghiệp là do kế toán thanh toán đảm nhiệm. Hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ, sau khi kiểm tra chứng từ (đối với các chứng từ cần có sự phê duyệt của kế toán trưởng thì kế toán thanh toán sẽ chuyển cho kế toán trưởng), kế toán thanh toán sẽ vào Sổ chi tiết TK 642 4. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá . Kết quả hoạt động tiêu thụ biểu hiện số tiền lãi hay số lỗ từ các hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ của DN trong một kỳ nhất định, đây là bộ phận chủ yếu trong kết quả hoạt động, thể hiện thành quả hoạt động của Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn. Để hạch toán kết quả kinh doanh, công ty sử dụng tài khoản: -TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh ” được dùng dể theo dõi quá trình xác định kết quả kinh doanh, và được chi tiết theo các trung tâm, chi nhánh, các phòng XNK. -TK 421 “ Lợi nhuận chưa phân phối ” dùng để hạch toán kết quả lãi , lỗ của hoạt động SXKD và định kỳ xác định kết quả kết chuyển từ TK 911 sang. đồng thời để theo dõi quá trình phân phối lợi thu thập. - Căn cứ để xác định kết quả tiêu thụ: dựa vào số liệu hạch toán trên sổ cái các TK 511, 632, 641, 642. Kế toán lập các Phiếu kế toán làm căn cứ ghi sổ của các nghiệp vụ kết chuyển. Kết quả tiêu Doanh thu – Giá vốn – chi phí - Chi phí quản thụ hàng hóa = bán hàng thuần hàng bán bán hàng lý doanh nghiệp Doanh thu bán = Tổng doanh thu - Các khoản giảm trừ hàng thuần bán hàng hóa 50 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 Các khoản Chiết khấu + Giảm giá + Doanh thu + ( Thuế TTĐB + Thuế giảm trừ = thương hàng hàng bị xuất khẩu phải nộp đối với doanh thu mại bán trả lại hàng hóa chịu thuế TTĐB, hàng hóa xuất khẩu) Định kỳ xác định kết quả, kế toán tập hợp số liệu trên các sổ chi tiết, sổ cái. -Kết chuyển Doanh thu thuần (Số liệu TK 511) sang bên Có TK 911 -Kết chuyển Giá vốn hàng bán (Số liệu TK 632) sang bên Nợ TK 911 -Kết chuyển Chi phí QLDN (Số liệu TK 642) sang bên Nợ TK 911 -Kết chuyển Chi phí bán hàng (Số liệu TK 641) sang bên Nợ TK 911 Phần lãi ( Chênh lệch Có > Nợ ) được kết chuyển sang bên Có TK 4211, số này sẽ được phân bổ theo quy định; ngược lại nếu lỗ kế toán ghi nợ TK 4212. SỔ CÁI TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh năm 2006 Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chúSH NT Nợ Có Kết chuyển GVHB quý 4/2006 632 192.115.307.79 2 Kết chuyển CPBH quý 4/2006 641 9.066.114.880 Kết chuyển CPQL quý 4/2006 642 Kết chuyển DTBH và cung cấp DV quý 4/2006 511 201.637.607.96 7 Kết chuyển lãi 421 512.478.144 Cộng PS: Biểu 3: Sổ Cái TK 911 năm 2006 Kết quả hoạt động tiêu thụ Năm 2006 51 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 Đơn vị tính: Đồng Chỉ tiêu Mã số Thuyết minh Năm nay 1 2 3 4 1. Doanh thu và cung cấp dịch vụ 01 VI.25 207.984.526.150 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 02 6.346.918.183 3.Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10 = 01-02 ) 10 201.637.607.967 4.Giá vốn hàng bán 11 VI.27 192.115.307.792 5.Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20 = 10-11) 20 9.522.300.175 6.Doanh thu hoạt động tài chính 21 VI.26 150.102.869 7.Chi phí tài chính 22 VI.28 93.810.020 Trong đó : chi phí lãi vay 23 93.810.020 8. Chi phí bán hàng 24 9.066.114.880 9. Chi phí quản lý donh nghiệp 25 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh [30 = 20 = (21-22) – (24+25) ] 30 512.478.144 11. Thu nhập khác 31 782.343.926 12. Chi phí khác 32 524.531.055 13. Lợi nhuận khác (40 = 31-32) 40 257.812.871 14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50 = 30+40) 50 770.291.015 15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 51 VI.30 16. Chi phí thuế TNDN hoàn lại 52 VI/30 17. Lợi nhuận sau thuế TNDN (60 = 50-51-52) 60 770.291.015 52 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu 70 Biểu 4: Kết quả hoạt động tiêu thụ năm 2006 53 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 PHẦN III: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI LẠNG SƠN. 1. Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần thương mại Lạng Sơn Hoạt động SXKD tại DN sản xuất thường có ba giai đoạn chính đó là: Giai đoạn cung cấp các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, con người, …; Giai đoạn sản xuất tạo ra sản phẩm; và Giai đoạn tiêu thụ. Còn đối với DN thương mại thì hoạt động kinh doanh chỉ gồm hai giai đoạn chính là mua hàng và bán hàng, mà không qua khâu chế biến làm thay đổi hình thái vật chất của hàng. Tuy nhiên dù là loại hình DN nào thì cũng đều có giai đoạn tiêu thụ. Tuy là giai đoạn cuối cùng nhưng hoạt động tiêu thụ lại có vai trò vô cùng quan trọng. Thông qua tiêu thụ giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá, sản phẩm được thực hiện và đơn vị kinh doanh thu hồi được số vốn đã bỏ ra. Không chỉ thế qua giai đoạn tiêu thụ một bộ phận giá trị mới đã được tạo ra - đó chính là lợi nhuận. Chính vì thế, nếu quá trình tiêu thụ diễn ra nhanh chóng thì doanh nghiệp sẽ đẩy nhanh được tốc độ luân chuyển của vốn, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Một trong những công cụ hữu hiệu giúp đẩy nhanh hoạt động tiêu thụ đó là sử dụng các thông tin do kế toán cung cấp. Các nhân viên kế toán phụ trách về kế toán tiêu thụ cần hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, ghi chép và tính toán số liệu một cách chính xác. Nhờ đó các thông tin phản ánh trên sổ sách kế toán sẽ có độ tin cậy cao. Qua các thông tin này, các nhà quản trị trong DN sẽ phân tích để tìm hiểu tại sao doanh số bán của mặt hàng này cao, của mặt hàng kia thấp; tại sao hàng hoá, sản phẩm lại tồn kho quá nhiều; tại sao các khoản nợ phải thu lại tăng; … Nguyên nhân là do phía khách quan (thị trường, người tiêu dùng, …) hay từ phía chủ quan (bản thân doanh nghiệp) Từ đó các nhà quản lý DN sẽ đưa ra các chính sách, các quyết định xử lý kịp thời để đẩy nhanh quá trình tiêu thụ hàng hoá. Có thể thấy, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là một trong những công việc kế toán có ý 54 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 nghĩa rất quan trọng trong hoạt động kế toán tại các doanh nghiệp nói chung và tại Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn nói riêng. Mặt khác, xu thế hội nhập kinh tế quốc tế đang diễn ra rất mạnh mẽ. Để có thể hoà mình vào xu thế chung đó, Việt Nam cần có những thay đổi, đổi mới về các chính sách, các điều luật cho phù hợp với thông lệ quốc tế. Hơn nữa, Việt Nam đã ra nhập WTO thì sẽ có nhiều doanh nghiệp nước ngoài vào Việt Nam để tiến hành các hoạt động SXKD. Vì vậy, các doanh nghiệp trong nước sẽ phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt hơn. Và Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn cũng không nằm ngoài sự cạnh tranh đó. Để có thể nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường, các nhà quản trị Công ty cần sử dụng các thông tin do kế toán cung cấp. Qua việc phân tích các số liệu của quá trình tiêu thụ, kế toán trưởng và Ban giám đốc sẽ biết được mặt hàng nào có khả năng chiếm lĩnh thị trường, được người tiêu dùng ưa thích, mặt hàng nào không có khả năng tiêu thụ. Từ đó họ sẽ tìm hiểu nguyên nhân là do giá cả, chất lượng hay là do một nguyên nhân nào khác để có những quyết định xử lý kịp thời. Nói tóm lại, để nâng cao công tác quản lý, cung cấp thông tin kịp thời, việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung cũng như hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng tại Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn là rất cần thiết. Tuy nhiên để việc hoàn thiện có thể thực hiện được và có khả năng áp dụng vào thực tế thì cần tôn trọng các nguyên tắc sau: Một là, các giải pháp đưa ra để hoàn thiện phải khả thi, có khả năng đưa vào thực tế. Tức là, các giải pháp đưa ra phải phù hợp với hoàn cảnh, với những điều kiện cụ thể tại Công ty. Hai là, các giải pháp cần phù hợp với các quy định của Luật kế toán, Chuẩn mực và Chế độ kế toán Việt Nam. Bởi vì nếu một giải pháp đưa ra mà trái với các nguyên tắc chung đã được quy định trong Luật, Chuẩn mực, Chế độ kế toán thì tất yếu giải pháp đó không thể thực hiện trong thực tế. Ngoài ra, nước ta đang hoà 55 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 mình vào xu thế toàn cầu hoá nên các giải pháp đưa ra cũng cần phải phù hợp với Chuẩn mực kế toán quốc tế và thông lệ quốc tế. Ba là, hiện nay ngành Công nghệ thông tin đang có những bước phát triển mới và việc ứng dụng các thành tựu của Công nghệ thông tin vào trong các DN đang diễn ra rất mạnh mẽ, đặc biệt là ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác kế toán. Việc áp dụng Công nghệ thông tin để thực hiện các công việc của kế toán không chỉ tiết kiệm được thời gian, công sức mà còn giúp cho việc cung cấp thông tin được nhanh chóng, chính xác. Chính vì thế, các giải pháp đưa ra để hoàn thiện cần tạo điều kiện cho việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác kế toán tại Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn. 2. Đánh giá thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần thương mại lạng sơn 2.1. Những ưu điểm. Nhận xét chung: Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn đã có nhiều năm kinh doanh. Công ty đã trải qua bao thăng trầm cùng với những đổi thay của đất nước. Là một doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập, Công ty luôn hoàn thành mọi nhiệm vụ mà nhà nước giao. Từ khi chưa cổ phần đến khi chuyển sang cổ phần, tuy gặp không ít khó khăn nhưng Công ty không bao giờ lùi bước. Giám đốc Công ty luôn cùng với các phòng ban trong công ty tìm hướng đi riêng để vượt qua mọi khó khăn thử thách. Với cơ chế quản lý theo chế độ một thủ trưởng, Giám đốc Công ty là người điều hành chung mọi hoạt động của Công ty. Giữa các thành viên trong các phòng ban luôn có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng. Chính điều này đã giúp cho việc quản lý mọi hoạt động của Công ty được dễ dàng hơn. Từ khi thành lập cho đến nay Công ty đã có 4 trung tâm Thương mại hoạt động trong địa bàn thành phố Lạng sơn và 10 cửa hàng thương mại hoạt động tại 10 huyện thuộc tỉnh Lạng sơn. Ngoài các trung tâm Thương mại ở Lạng Sơn, Công ty còn có các chi nhánh ở huyện thuộc Lạng Sơn và thành phố Hà Nội. Mặt khác, bên cạnh các đơn vị kinh doanh lương thực, nông sản, Công ty còn có các đơn vị kinh 56 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 doanh trong các ngành nghề khác như kinh doanh xăng dầu, vận tải, thể thao, dịch vụ khách sạn du lịch trong và ngoài nước... Với ngành nghề kinh doanh đa dạng như vậy, việc phân cấp trong quyền hành quản lý là rất cần thiết. Do có sự phân cấp trong quyền hành quản lý Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung. Đây thực sự là mô hình kế toán rất phù hợp với tổ chức quản lý tại Công ty. Với mô hình này, bộ máy nhân sự kế toán tại Công ty sẽ được giảm bớt mà vẫn đảm bảo tốc độ truyền thông tin nhanh chóng. Như đã nêu ở phần tr ên, phòng Tài chính kế toán của Công ty có 5 nhân viên, tất cả các nhân viên tại đây đều là những người có kinh nghiệm lâu năm và có năng lực. Sự phân công phân nhiệm giữa các nhân viên rất rõ ràng và hợp lý. Điều này không chỉ giúp cho công tác kế toán diễn ra thuận lợi, mà còn giúp cho sự cung cấp thông tin tài chính cần cho quản lý được nhanh chóng và chính xác. Về hệ thống chứng từ kế toán, Tại Công ty có đầy đủ các chứng từ cần thiết để làm cơ sở cho việc kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chứng từ bắt buộc đều tuân thủ theo mẫu do Bộ Tài chính quy định. Quy trình luân chuyển chứng từ đều được thực hiện đúng như quy định của Chế độ kế toán, bao gồm các giai đoạn: Lập chứng từ hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài; Kiểm tra chứng từ; Sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán; Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ kế toán; Chuyển chứng từ vào lưu trữ và huỷ chứng từ. Ngoài ra, các chứng từ tại Công ty còn được phân loại theo đối tượng kế toán (Chứng từ ngân hàng, chứng từ tiền mặt, chứng từ bán hàng, chứng từ mua hàng, …), sau đó được đóng thành từng tập theo tháng nên rất thuận tiện cho việc tìm kiếm, kiểm tra khi cần thiết. Về thời gian ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hàng ngày khi có nghiệp vụ phát sinh, tuỳ theo nghiệp vụ đó là thuộc phần hành kế toán nào, kế toán viên phụ trách phần hành đó sẽ ghi vào các sổ chi tiết có liên quan. Việc ghi sổ kế toán các nghiệp vụ một cách kịp thời sẽ tránh bỏ sót nghiệp vụ, đồng thời giúp cho việc cung cấp thông tin khi cần thiết được nhanh chóng. Ngoài ra, việc ghi nhận các 57 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 khoản doanh thu được kế toán thực hiện đúng kỳ, các khoản chi phí phát sinh được ghi nhận theo đúng nguyên tắc phù hợp. Về hệ thống Báo cáo kế toán, ngoài việc lập đủ các BCTC theo quy định Công ty còn lập thêm một số loại Báo cáo quản trị nhằm phục vụ cho công tác quản lý nội bộ. Đây là điều rất tốt vì các Báo cáo kế toán quản trị có thể cung cấp những thông tin cụ thể chính xác cho việc ra quyết định. Từ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý. Kế toán giá vốn hàng bán: Về tính giá mua của hàng hoá xuất bán: Việc tính giá mua của hàng hoá xuất bán tại Công ty được thực hiện rất chính xác. Đối với khoản chi phí thu mua (nếu có) của lô hàng nào sẽ được hạch toán luôn vào giá trị hàng mua của lô hàng đó. Theo em việc này là hợp lý vì tại Công ty phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn theo lô lớn, nhập lô nào xuất bán theo cả lô đó. Vì thế số lượng hàng tồn kho cuối kỳ thường không có, hoặc nếu có thì rất ít. Khi xuất bán một lô hàng nào đó thì trong giá vốn hàng bán đã bao gồm giá mua và chi phí thu mua, kế toán hàng hoá không cần phân bổ chi phí thu mua cho số hàng đã tiêu thụ rồi từ đó mới ghi vào giá vốn hàng bán. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức rất nhiều. Về tính giá hàng hoá xuất kho để từ đó xác định giá vốn hàng bán: Tại Công ty, số lượng chủng loại hàng hoá không nhiều, số lần nhập xuất cũng không lớn. Do đó, việc áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước này có sự giả định rằng, lô hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước., rồi từ đó xác định giá vốn cho số hàng hoá đã tiêu thụ là rất phù hợp. Mặt khác, để theo dõi giá vốn của từng mặt hàng đã tiêu thụ, kế toán tại Công ty đã mở Sổ chi tiết giá vốn hàng bán cho từng mặt hàng. Nhờ đó khi kế toán trưởng hoặc Ban giám đốc cần thông tin về giá vốn của bất kỳ mặt hàng nào, kế toán cũng có thể thông báo kịp thời. Kế toán doanh thu bán hàng: Để thuận tiện cho việc theo dõi doanh thu của từng hoạt động Công ty đã chi tiết TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thành 3 TK: 58 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 TK 5111 – Doanh thu bán hàng hoá TK 5112 – Doanh thu từ hoạt động cho thuê kho, bến bãi TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ khác Ngoài ra, Công ty còn mở Sổ chi tiết để theo dõi doanh thu bán hàng của từng mặt hàng. Kết hợp với Sổ chi tiết giá vốn hàng bán của từng mặt hàng, cuối kỳ kế toán (quý, năm), kế toán tổng hợp có thể xác định được lãi gộp của từng mặt hàng một cách nhanh chóng. Từ đó giúp cho kế toán trưởng và Ban giám đốc có thể đánh giá được khả năng tiêu thụ của từng mặt hàng rồi đưa ra các chính sách hợp lý nhằm thúc đẩy hoạt động tiêu thụ tại Công ty. Kế toán thanh toán với khách hàng: Khoản nợ phải thu thể hiện doanh nghiệp đang bị chiếm dụng vốn. Nếu các khoản phải thu lớn chứng tỏ chính sách tín dụng của doanh nghiệp chưa tốt. Điều này sẽ ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Để giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra, mỗi khách hàng của Công ty đều được theo dõi trên một Sổ chi tiết riêng. Điều này không chỉ giúp cho việc quản lý được dễ dàng hơn mà còn góp phần cung cấp thông tin nhanh chóng khi cần thiết. Mặt khác, vào cuối mỗi kỳ kế toán (quý, năm), kế toán tổng hợp còn lập Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu. Trên Báo cáo này sẽ liệt kê tên tất cả các khách hàng của Công ty, khoản nợ của từng khách hàng, thời gian phát sinh Nợ, số dư cuối quý (năm). Nhìn vào Báo cáo này, kế toán trưởng và Ban giám đốc có thể nhận định được tình hình công nợ phải thu của Công ty là tốt hay xấu để từ đó đưa ra những quyết định quản lý hữu hiệu. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản chi phí liên quan tới việc tổ chức hành chính và các hoạt động văn phòng làm việc của doanh nghiệp như: Lương và các khoản trích theo lương của các nhân viên, chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý, chi phí văn phòng phẩm, chi phí điện nước dùng cho quản lý, … Đây là khoản chi phí gián tiếp không thể tránh được đối với bất kỳ tổ chức kinh 59 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 doanh nào. Để nâng cao lợi nhuận thì mỗi doanh nghiệp đều cố gắng giảm khoản chi phí này một cách tối đa. Tại Công ty cổ phần thương mai Lạng Sơn, khoản chi phí quản lý doanh nghiệp được theo dõi trên TK 642. Để phù hợp với tình hình thực tế tại Công ty tài khoản này được chi tiết thành 8 tài khoản cấp 2, mỗi TK cấp 2 sẽ được dùng để hạch toán về một khoản phí nhất định. Mặt khác, Công ty còn mở Sổ chi tiết để theo dõi từng khoản phí. Điều này sẽ giúp cho việc quản lý được dễ dàng hơn. Vì thông qua Sổ chi tiết TK 642, Ban giám đốc có thể biết được khoản chi phí nào phát sinh quá nhiều cần phải hạn chế, từ đó đưa ra các quyết định cần thiết nhằm tiết kiệm tối đa chi phí gián tiếp này. Trên đây là những điểm mạnh trong công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng tại Công ty cổ phần thương mai Lạng Sơn. 2.2. Những tồn tại. Bên cạnh những ưu điểm kể trên thì việc tổ chức hạch toán kế toán, cũng như kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty còn tồn tại một số nhược điểm. Một là, tại Công ty không lập Sổ đăng ký Nhật ký chứng từ. Như đã trình bày ở phần 1, Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ, mà đặc trưng cơ bản của hình thức này là: + Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là các Nhật ký chứng từ; + Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: - Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng ký Nhật ký chứng từ - Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái. Như vậy việc Công ty không lập Sổ đăng ký Nhật ký chứng từ, một mặt sẽ không có cơ sở để quản lý các Nhật ký chứng từ, mặt khác sẽ gây khó khăn cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu. Vì một trong các yếu tố để khẳng định số liệu kế toán đã được ghi chép và tính toán chính xác là: Tổng số phát sinh Nợ và tổng số 60 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên Sổ đăng ký Nhật ký chứng từ. Hai là, các Nhật ký chứng từ tại Công ty không được đánh số hiệu. Đồng thời sau khi lập xong chứng từ ghi sổ, kế toán không ghi rõ chứng từ ghi sổ này được lập dựa trên bao nhiêu chứng từ gốc. Như chúng ta đã biết, chứng từ ghi sổ chính là căn cứ để kế toán tổng hợp ghi Sổ cái các tài khoản. Việc không đánh số hiệu các chứng từ ghi sổ cũng như không chỉ rõ số lượng chứng từ gốc dùng để lập chứng từ ghi sổ một mặt sẽ gây khó khăn cho công tác quản lý, mặt khác gây khó khăn cho việc tìm kiếm các chứng từ ghi sổ, việc kiểm tra và tính toán lại số liệu khi cần thiết. Ba là, Tại Công ty việc lập các Nhật ký chứng từ đều được tiến hành vào cuối tháng. Điều này sẽ làm cho công việc bị dồn đọng lại vào cuối tháng, do đó kế toán tổng hợp sẽ rất vất vả. Bốn là, Công ty chỉ xác định kết quả tiêu thụ chung cho tất cả các mặt hàng, mà không xác định kết quả tiêu thụ riêng cho từng mặt hàng, nên không đánh giá được khả năng tiêu thụ của từng mặt hàng một cách chính xác. Năm là, chi phí quảng cáo là một khoản chi phí thuộc về chi phí bán hàng. Lẽ ra khoản chi phí này phải được hạch toán vào TK 641, nhưng kế toán tại Công ty lại hạch toán vào TK 64282. Sáu là,hiện tại ở Công ty đang áp dụng mẫu Bảng cân đối kế toán mới ra ngày 20 tháng 3 năm 2006 Bộ trưởng Bộ Tài Chính đã ra Quyết định 15/2006/QĐ- BTC về việc ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp gồm 4 phần trong đó có phần hệ thống Báo cáo tài chính. Theo đó đã có 1 số thay đổi trong nội dung các BCTC. Vì vậy, Công ty cần lập lại hệ thống BCTC cho đúng với quy định của Quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Trên đây là một số các mặt còn tồn tại chủ yếu trong tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần thương mai Lạng Sơn. 61 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần thương mại Lạng Sơn. Như đã trình bày ở trên, hoạt động tiêu thụ có ý nghĩa rất quan trọng tại các tổ chức kinh doanh nói chung và tại Công ty cổ phần thương mai Lạng Sơn nói riêng. Để thúc đẩy khả năng tiêu thụ nhằm đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn việc hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán cũng như kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần thương mai Lạng Sơn.là rất cần thiết. Sau đây em xin mạnh dạn trình bày một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty. Các kiến nghị sẽ được trình bày tương ứng với những tồn tại đã nêu ở phần trên. Một là, để thuận tiện cho việc so sánh đối chiếu số liệu cuối kỳ Công ty nên lập Sổ đăng ký Nhật ký chứng từ. Theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp, mẫu Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ như sau: SỔ ĐĂNG KÝ NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Năm … Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiềnSố hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 1 2 3 Cộng - Cộng tháng - Luỹ kế từ đầu quý Ngày … tháng … năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 5: Mẫu Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Phương pháp ghi chép như sau: Cuối mỗi trang kế toán phải cộng số luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trước chuyển sang. Cuối 62 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 kỳ kế toán (quý, năm) kế toán cộng tổng số tiền phát sinh trên Sổ đăng ký nhật ký chứng từ, lấy số liệu để đối chiếu với Sổ cái. Khi đó quy trình ghi sổ kế toán tại Công ty được thực hiện như sau: Ghi chú: Ghi hàng ngày (định kỳ) Ghi cuối tháng (quý) Đối chiếu Sơ đồ 10: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức “ Nhật ký Chứng từ”. 63 Chứng từ Báo cáo quỹ hàng ngày Nhật ký Chứng từ Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng kê, Bảng phân bổ Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký nhật ký chứng từ CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 Hai là, để làm căn cứ cho việc ghi Sổ cái và ghi Sổ đăng ký Nhật ký chứng từ thì các Nhật ký chứng từ tại Công ty cần được đánh số hiệu. Việc đánh số hiệu các Nhật ký chứng từ có thể được thực hiện theo hai cách: Cách thứ nhất là: Các Nhật ký chứng từ trong một niên độ kế toán sẽ được đánh số thứ tự liên tục từ 1 cho đến hết (Ví dụ: Số 1, số 2, …). Cách này đơn giản và phù hợp với những DN mà các nghiệp vụ phát sinh không nhiều. Cách thứ hai là: Đánh số thứ tự theo quý như sau: xxx-Y-Z, trong đó xxx là số thứ tự của Nhật ký chứng từ trong 1 quý, Y là số thứ tự của quý, Z là năm (Ví dụ: Nhật ký chứng từ có số hiệu 100-1-2007 tức là đây là Nhật ký chứng từ số 100 trong quý 1 năm 2007). Cách này tuy phức tạp hơn cách thứ nhất nhưng lại cho phép kế toán tìm kiếm thông tin khi cần thiết nhanh hơn, và rất phù hợp với các DN có số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều. Tuỳ theo đặc điểm cụ thể của mình Công ty có thể lựa chọn một trong hai cách đánh số hiệu Nhật ký chứng từ trên sao cho phù hợp và thuận tiện nhất cho công tác quản lý tại Công ty. Ba là, việc lập các Nhật ký chứng từ tại Công ty nên được tiến hành định kỳ chứ không nên để dồn hết vào cuối tháng mới lập. Với các nghiệp vụ phát sinh nhiều như các nghiệp vụ về thu, chi tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, … thì cứ 5 – 7 ngày kế toán viên phần hành nên lập Nhật ký chứng từ một lần, sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp để kế toán tổng hợp vào Sổ cái. Còn với các nghiệp vụ phát sinh ít như các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ, … thì việc lập các Nhật ký chứng từ có thể được thực hiện vào cuối tháng. Cách lập Nhật ký chứng từ là theo nội dung kinh tế, nghĩa là căn cứ vào các chứng từ gốc có cùng nội dung kinh tế để lập 1 Nhật ký chứng từ. Ví dụ: Nhật ký chứng từ CPQL bằng TGNH, dựa vào Nhật ký chứng từ này kế toán tổng hợp sẽ vào Sổ Cái TK 642 (Ghi Nợ) và Sổ Cái TK 112 (Ghi Có). Bốn là, ngoài việc xác định kết quả tiêu thụ chung cho tất cả các mặt hàng, Công ty nên xác định kết quả riêng cho từng mặt hàng tiêu thụ. Điều này sẽ giúp cho việc đánh giá khả năng tiêu thụ của từng mặt hàng được dễ dàng hơn. Để xác định được kết quả tiêu thụ cho từng mặt hàng thì kế toán cần tiến hành phân bổ chi 64 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 phí QLDN và chi phí bán hàng cho từng mặt hàng tiêu thụ. Tiêu thức dùng để phân bổ là doanh thu bán hàng thuần. Công thức phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp như sau: Năm là, khoản chi phí quảng cáo cần phải được hạch toán vào chi phí bán hàng chứ không phải là chi phí quản lý doanh nghiệp. Hiện tại Công ty sử dụng TK 641 để theo dõi chi phí bán hàng. Tài khoản này có một tài khoản cấp 2 là 6417 – Chi phí bán hàng: Dịch vụ mua ngoài. Kế toán có thể chi tiết TK 6417 theo mặt hàng tiêu thụ. Nếu chi phí quảng cáo phát sinh mà liên quan đến nhiều mặt hàng tiêu thụ thì cuối kỳ cần tiến hành phân bổ theo công thức ở trên. Còn nếu chi phí quảng cáo chỉ liên quan đến 1 mặt hàng tiêu thụ trong kỳ thì sẽ được đưa luôn vào chi phí bán hàng của mặt hàng đó. Sáu là,Về kế toán thanh toán với khách hàng: Công ty có quan hệ với nhiều đối tượng khách hàng, do chính sách thanh toán linh hoạt, Công ty chấp nhận cho nợ, thanh toán chậm với một số khách hàng chưa có khả năng thanh toán ngay. Do đó, công ty nên sử dụng TK 139-Dự phòng nợ khó đòi. Việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là điều phù hợp, tránh được tổn thất có thể xảy ra và hạn chế được những đột biến trong kinh doanh. 65 Chi phí QLDN phân bổ cho mặt hàng A = Tổng chi phí QLDN phát sinh trong kỳ hạch toán Tổng doanh thu thuần trong kỳ hạch toán x Doanh thu thuần của mặt hàng A Kết quả tiêu thụ của mặt hàng A = Doanh thu thuần của mặt hàng A - Giá vốn của mặt hàng A - CPBH của mặt hàng A và CPBH phân bổ cho mặt hàng A - Chi phí QLDN phân bổ cho mặt hàng A CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 KẾT LUẬN Có thể nói hoạt động tiêu thụ có vai trò rất quan trọng đối với các tổ chức kinh doanh nói chung và với Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn đã nói riêng. Hoạt động này mà diễn ra thuận lợi thì Công ty không chỉ đẩy nhanh được tốc độ luân chuyển của vốn mà còn tạo ra được một bộ phận giá trị mới - đó là lợi nhuận. Lợi nhuận thu được từ hoạt động tiêu thụ chiếm phần lớn trong toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Đây cũng là một chỉ tiêu quan trọng để đánh giá hiệu quả kinh doanh của Công ty