Đề tài Tìm hiểu kế toán thành phẩm, bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty cổ phần sản xuất thương mại Thiên Long

LỜI MỞ ĐẦU Trong cơ chế thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay thì mục tiêu lợi nhuận được đặt lên hàng đầu, do vậy các doanh nghiệp phải tự tìm kiếm nguồn hàng, tự tổ chức quá trình tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá để làm sao đem lại lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp mình. Thực tế những năm qua cho thấy, không ít các doanh nghiệp làm ăn thua lỗ, đi đến phá sản trong khi các doanh nghiệp khác không ngừng phát triển. Lý do đơn giản là vì các doanh nghiệp này đã xác định được nhu cầu của xã hội biết sản xuất kinh doanh cái gì? Sản xuất kinh doanh cái gì? Và kinh doanh phục vụ ai?...Chính vì thế mà doanh nghiệp đó sẽ bán được nhiều thành phẩm hàng hoá với doanh số bù đắp được các khoản chi phí bỏ ra và có lãi, từ đó mới có thể tồn tại đứng vững trên thị trường và chiến thắng trong cạnh tranh. Việc hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một điều rất cần thiết, nó không những đóng góp phần nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức kế toán mà còn giúp các nhà quản lý nắm bắt được chính xác thông tin và phản ánh kịp thời tình hình bán hàng và xác định kết quả bán hàng của doanh nghiệp. Những thông tin ấy là cơ sở cho họ phân tích đánh giá lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả nhất. Tóm lại, đối với mỗi doanh nghiệp tiêu thụ là vấn đề đầu tiên cần giải quyết, là khâu then chốt trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, nó quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề trên quá trình thực tập tại công ty Cổ Phần SX-TM Thiên Long, với sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị phòng kế toán trong công ty, cùng với sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Trần Thuý Nga, em đã lựa chọn đề tài kế toán thành phẩm, bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty Cổ Phần SX-TM Thiên Long cho chuyên đề của mình. Ngoài phần mở đầu và kết luận chuyên đề của em gồm có những nội dung sau: Phần 1: Lý luận chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty Cổ Phần SX-TM Thiên Long. Phần 2: Thực trạng về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty Cổ Phần SX-TM Thiên Long. Phần 3: Một vài nhận xét về công tác kế toán bàn hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty Cổ Phần SX-TM Thiên Long. Dù thời gian và hiểu biết còn hạn chế nên bài viết không tránh khỏi những sai sót, em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo và các bạn để em có thể mở rộng thêm vốn hiểu biết của mình. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 thàng 10 năm 2005. PHẦN 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY CỔ PHẦN SX – TM THIÊN LONG CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI 1.1: Sự cần thiết của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng: Trong nền kinh tế thị trường sản xuất ra sản phẩm hàng hoá và bán được các sản phẩm đó trên thị trường là điều kiện quyết định cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Thông qua bán hàng, thì giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm hàng hoá đó được thực hiện, hàng hoá chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị (tiền tệ), giúp cho vòng luân chuyển vốn được hoàn thành, tăng hiệu quả sử dụng vốn. Điều này có ý nghĩa rất to lớn đối với nền kinh tế nói chung và đối với bản thân toàn doanh nghiệp nói riêng. Quá trình bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến quan hệ cân đối sản xuất giữa các ngành, các đơn vị sản xuất trong từng ngành và đến quan hệ cung cầu trên thị trường. Nó còn đảm bảo cân đối giữa tiền và hàng trong lưu thông, đảm bảo cân đối sản xuất giữa ngành, các khu vực trong nền kinh tế quốc dân. Đối với các doanh nghiệp thương mại, thì việc bán hàng có ý nghĩa rất to lớn, bán hàng mới có thể đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp và bù đắp được chi phí đã bỏ ra, không những thế nó còn phản ánh năng lực kinh doanh và vị thế của doanh nghiệp trên thị trường. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một nội dung chủ yếu của công tác kế toán phản ánh hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ. Với ý nghĩa to lớn đó, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng đòi hỏi các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường áp dụng các biện pháp phù hợp với doanh nghiệp mình mà vẫn khoa học, đúng chế độ kế toán do Nhà nước ban hành. 1.1.1:Khái niệm và nội dung công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng: A.Hàng hoá: Hàng hoá là một vật phẩm có thể thoả mãn nhu cầu nào đó của con người và đi vào quá trình tiêu dùng thông qua mua và bán. Chính vì vậy không phải bất kỳ vật phẩm nào cũng là hàng hoá. Hàng hoá có hai thuộc tính là giá trị và giá trị sử dụng: -Giá trị của hàng hoá: Muốn hiểu giá trị phải đi từ giá trị trao đổi. Giá trị trao đổi biểu hiện là quan hệ tỷ lệ về số lượng trao đổi lẫn nhau giữa các giá trị sử dụng khác nhau. Hai hàng hoá có giá trị sử dụng khác nhau có thể trao đổi được với nhau theo một tỷ lệ nhất định, vì chúng đều là sản phẩm của lao động, có cơ sở chung là sự hao phí sức lao động của con người. Lao động xã hội của người sản xuất ra hàng hoá kết tinh trong hàng hoá là giá trị của hàng hoá. Như vậy giá trị là cơ sở của giá trị trao đối, còn giá trị trao đổi là hình thức biểu hiện của giá trị. -Giá trị sử dụng của hàng hoá: Là công dụng của vật phẩm có thể thoả mãn nhu cầu nào đó của con người. Giá trị sử dụng đó do thuộc tính của hàng hoá qui định vì vậy nó là một phạm trù vĩnh viễn. Giá trị sử dụng của hàng hoá có đặc điểm là giá trị sử dụng không phải cho người sản xuất trực tiếp mà là cho người khác, cho xã hội. Giá trị sử dụng đến tay người khác, người tiêu dùng phải thông qua mua bán. Trong nền kinh tế hàng hoá, giá trị sử dụng là vật mang giá trị trao đổi. B.Doanh thu bán hàng: Doanh thu là tổng các giá trị lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng giá trị vốn chủ sở hữu. Doanh thu bán hàng là số tiền thu được do việc bán hàng. Ở các doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng không bao gồm thuế GTGT, còn ở các doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp thì doanh thu bán hàng còn bao gồm cả các khoản phụ thu. C.Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: -Chi phí bán hàng: Trong quá trình lưu thông – tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, doanh nghiệp phải bỏ ra các khoản chi phí như chi phí bao gói sản phẩm, chi phí bán hàng, bảo quản hànghoá, chi phí tiếp thị, quảng cáo…gọi chung là chi phí bán hàng (CPBH). Có thể nói, chi phí bán hàng là chi phí lưu thông, chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, chi phí bán hàng có nhiều khoản chi cụ thể giá trị với nội dung và công dụng khác nhau. Tuỳ theo yêu cầu quản lý, có thể phân biệt chi phí bán hàng theo từng tiêu thức thích hợp. -Chi phí quản lý doanh nghiệp: Là những chi phí chi cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính, và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. D.Xác định kết quả bán hàng: Kết quả bán hàng là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động khác của doanh nghiệp sau một thời kỳ nhất định, được biểu hiện bằng số tiền lãi hoặc lỗ. Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường, kết quả hoạt động tài chính và kết quả hoạt động bất thường. 1.1.2:Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng: * Yêu cầu quản lý hàng hoá: - Quản lý về mặt số lượng: Phản ánh giá trị và giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, tình hình nhập xuất tồn kho, doanh nghiệp dự trữ sản phẩm kịp thời, và đề ra các biện pháp xử lý hàng hoá tồn kho lâu ngày, tránh ứ đọng vốn. -Quản lý về mặt chất lượng: Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh, với nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng đòi hỏi chất lượng hàng hoá ngày càng phải hoàn thiện hơn nữa, kiểu dáng chất lưọng hàng hoá phải làm tốt công việc của mình, cất giữ bảo quản hợp lý từng loại hành hoá tránh hư hỏng, giảm chất lượng hàng hoá. Như vậy bên cạnh việc quản lý về mặt hiện vật, quản lý về mặt chất lượng cũng rất quan trọng như quản lý về trị giá hàng hoá nhập, xuất kho. * Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng: Xuất phát từ ý nghĩa của quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng mà việc quản lý quá trình này cần bám sát các yêu cầu cơ bản sau: - Nắm bắt và theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng phương thức thanh toán, từng loại hàng hoá tiêu thụ và từng khách hàng, để đảm bảo thu hồi nhanh chóng tiền vốn. - Tính, bán, xác định đúng đắn kết quả của từng loại hoạt động và thực hiện nghiêm túc cơ chế phân phối lợi nhuận. Trong quá trình bán hàng doanh nghiệp có thể phải chi ra những khoản chi phí phục vụ cho quá trình bán hàng gọi là chi phí bán hàng, ngoài ra còn phát sinh những khoản làm giảm trừ doanh thu như giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ…Thực hiện tốt quá trình bán hàng sẽ đảm bảo thu hồi nhanh chóng tiền vốn, tăng vòng quay của vốn lưu động đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh là mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp. Với ý nghĩa quan trọng đó để thực hiện tốt khâu bán hàng, kế toán cần phải theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, phương thức thanh toán, đặc điểm của từng khách hàng và từng loại hàng hoá xuất bán để có thể có biện pháp đôn đốc thanh toán thu hồi vốn đầy đủ, đúng hạn. 1.1.3:Vai trò của kế toán trong việc quản lý hàng hoá BH và xác định KQKD: Kế toán được coi như là một công cụ hữu hiệu, phục vụ công tác quản lý nói chung và công tác quản lý hàng hoá, bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng. Thông tin do kế toán cung cấp là cơ sở để các nhà quản lý nắm được tình hình quản lý hàng hoá trên hai mặt: hiện vật và giá trị. Tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng, chính sách giá cả hợp lý và đánh giá đúng đắn năng lực kinh doanh của doanh nghiệp thông qua kết quả kinh doanh đạt được. Thông tin do kế toán cung cấp là căn cứ để đánh giá tính hiệu quả, phù hợp của các quyết định bán hàng đã được thực thi, từ đó phân tích và đưa ra các biện pháp quản lý, chiến lược kinh doanh, bán hàng phù hợp với thị trường tương ứng với khả năng của doanh nghiệp. 1.1.4: Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng: Tổ chức theo dõi phản ánh chính xác đầy đủ, kịp thời và giám đốc chặt chẽ về tình hình hiện có và sự biến động của từng loại hàng hoá trên các mặt hiện vật và giá trị. Theo dõi, phản ánh và giám đốc chặt chẽ quá trình bán hàng, ghi chép đầy đủ các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, doanh thu bán hàng cũng thu nhập các hoạt động khác. Xác định chính xác kết quả bán hàng, phản ánh và giám đốc tình hình phân phối kết quả, đôn đốc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. Cung cấp thông tin kế toán cần thiết cho các bộ phận bán hàng, thu nhập và phân phối kết quả. - Để thực hiện tốt nhiệm vụ đó, kế toán bán hàng cần phải hoàn thiện tốt các nội dung sau: - Tổ chức tốt hệ thống ghi chép ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ. - Báo cáo kịp thời tình hình nhập - xuất – hàng hoá, tình hình bán hàng và thanh toán, đôn đốc thu thập tiền hàng, xác định kết quả kinh doanh. Tổ chức tốt hệ thống tài khoản kết toán, hệ thống sổ sách kế toán kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị. 1.1.5: Ý nghĩa của công tác bán hàng: Qúa trình sản xuất luôn gắn liền với quá trình tiêu thụ sản phẩm: sản xuất là khâu trực tiếp sáng tạo ra của cải vật chất, sáng tạo ra giá trị mới. Bán hàng khâu thực hiện giá trị, làm cho giá trị sử dụng của sản phẩm hàng hoá được phát huy. Bán hàng là khâu cuối cùng của một chu kỳ sản xuất kinh doanh, có hoàn thành tốt khâu này thì doanh nghiệp mới có điều kiện để bù đắp các chi phí về lao động sống và lao động vật hoá đã bỏ ra trong khâu sản xuất, đảm bảo cho quá trình tái sản xuất được mở rộng. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, có sự quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp là làm thế nào để sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ của mình được tiêu thụ trên thị trường và được thị trường chấp nhận về mặt giá cả, chất lượng…Tiêu thụ sản phẩm được hay không có nghĩa sống còn đối với các doanh nghiệp. Thực hiện tốt quá trình bán hàng là doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển. Nên doanh nghiệp cung cấp sản phẩm hàng hoá kịp thời, đúng qui cách, phẩm chất và số lượng sẽ làm tăng uy tín cho lợi nhuận cho doanh nghiệp. 1.2:Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng: 1.2.1:Chứng từ sử dụng: - Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. - Hoá đơn bán hàng, hoá đơn thuế GTGT. - Biên bản kiểm kê và các chứng từ khác. 1.2.2: Tài khoản sử dụng: TK 157, 632, 511, 131, 333, 512, 521, 532, 531, 641, 642, 421, 911. ♦ Kết cấu TK 157: TK 157 – Hàng gửi đi bán. - Trị giá vốn thực tế của hàng hoá - Trị giá vốn thực tế thành phẩm hàng thành phẩm gửi bán, ký gửi. hoá, dịch vụ gửi bán đã được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. -Trị giá lao vụ, dịch vụ đã thực hiện - Trị giá hàng hoá thành phẩm dịch vụ với khách hàng nhưng chưa được mà khách hàng trả lại hoặc không chấp chấp nhận thanh toán. nhận. -Kết chuyển trị giá vốn thực tế của - Kết chuyển trị giá thành phẩm hàng hoá Hàng hoá thành phẩm gửi bán chưa đã gửi đi chưa được khách hàng thanh được khách hàng chấp nhận thanh toán đầu kỳ (PPKKĐK). Toán vào cuối kỳ (PPKKĐK). P/ánh trị giá thành phẩm hh gửi đi bán chưa được khách hàng chấp nhận t.toán ♦ Kết cấu TK 632: TK 632 – Giá vốn hàng bán - Trị giá vốn thực tế của thành phẩm xuất - Kết chuyển trị giá vốn thực tế của kho đã xác định là bán. Thành phẩm hàng hoá lao vụ, dịch vụ - Trị giá vốn thực tế của thành phẩm tồn hoàn thành vào bên nợ TK 911- xác kho đầu kỳ. định kết quả kd để tính kết quả kd. -Trị giá vốn thực tế của hàng hoá thành - Kết chuyển trị giá vốn thực tế của phẩm sản xuất xong nhập kho và lao vụ, thành phẩm tồn kho cuối kỳ vào bên dịch vụ đã hoàn thành. nợ TK155 – thành phẩm -Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ phải tính vào giá vốn hàng bán. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. ♦ Kết cấu TK 511: TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ -Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất-nhập -Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá và khẩu phải nộp tính trên doanh thu bán cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp hàng thực tế của sản phẩm, hàng hoá,dịch thực hiện trong kỳ. vụ đã cung cấp cho khách hàng và đã xác định là tiêu thụ trong kỳ -Trị giá hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ. -Khoản giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ. -Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911- xác định kết quả kinh doanh. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ ♦ Kết cấu TK 131: TK 131- Phải thu của khách hàng -Số tiền phải thu của khách hàng về -Số tiền khách hàng đã trả nợ. sản phẩm, hàng hoá đã giao và dịch -Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của vụ đã cung cấp và được xác định là sản của khách hàng. phẩm tiêu thụ. -Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng đã khiếu nại. -Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại. -Số tiền chiết khấu cho người mua. Số tiền còn phải thu của khách hàng. ♦ Kết cấu TK 333: TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước - Số thuế GTGT đã được khấu trừ trong - Số thuế GTGT đầu ra và số thuế GTGT kỳ. hàng xuất khẩu. -Số thuế, phí, lệ phí và các khoản phải -Số thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp vào ngân sách. nộp vào ngân sách. -Số thuế được giảm trừ vào và số thuế -Số thuế, phí, lệ phí và các khoản còn phải nộp. phải nộp vào ngân sách. Số thuế, phí, lệ phí và các khoản còn phải nộp vào ngân sách. Tài khoản 333 có ba tài khoản cấp hai: +Tài khoản 3331: Thuế GTGT phải nộp. +Tài khoản 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt. +Tài khoản 3333: Thuế xuất nhập khẩu. ♦ Kết cấu TK 521: TK 521- Chiết khấu bán hàng. -Số chiết khấu thương mại đã chấp -Kết chuyển số chiết khấu đã thanh toán nhận thanh toán cho khách hàng. sang TK 511- doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để xác định doanh thu thuần trong kỳ hạch toán. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. TK 521 có 3 tài khoản cấp 2: +TK 5211: Chiết khấu hàng hoá: Phản ánh toàn bộ số tiền chiết khấu thương mại tính trên khối lượng hàng hoá đã bán ra cho người mua hàng hoá. +TK 5212: Chiết khấu thành phẩm: Phản ánh toàn bộ số tiền chiết khấu thương mại tính trên khối lượng sản phẩm đã bán ra cho người mua thành phẩm. +TK 5213: Chiết khấu dịch vụ: Phản ánh toàn bộ số chiết khấu thương mại tính trên khối lượng dịch vụ cung cấp cho người mua dịch vụ. ♦ Kết cấu TK 531: TK 531- Hàng bán bị trả lại. Giá bán của hàng hoá bị trả lại, đã trả -K/C giá bán cảu hàng bị trả lại vào bên lại tiền do người mua hoặc tính trừ vào nợ TK511- DTBH, hoặc TK 152. nợ phải thu của khách hàng. –DTBH nội bộ để xác định doanh thu thuần trong tháng. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. ♦ Kết cấu TK 532: TK 532- Giảm giá hàng bán Các khoản giảm giá hàng bán đã chấp K/C toàn bộ số tiền giảm giá hàng bán nhận cho người mua hàng. vào bên nợ TK511- DTBH hoặc TK512- DTBH nội bộ để xác định doanh thu thuần trong kỳ kế toán. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. ♦ Kết cấu TK 641: TK 641- Chi phí bán hàng -Tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát -Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng sinh trong kỳ. -K/C chi phí bán hàng để tính kết quả kinh doanh hoặc để chờ kết chuyển. TK này không có số dư cuối kỳ. 6411- Chi phí nhân viên: Là các khoản trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản, vận chuyển sản phẩm hàng hoá…bao gồm tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, tiền ăn giữa ca, các khoản trích theo lương. 6412- Chi phí vật liệu, bao bì: Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hoá, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác vận chuyển sản phẩm, hàng hoá trong quá trình bán hàng, vật dụng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ…của doanh nghiệp. 6413- Chi phí dụng cụ, đồ dùng: là các chi phí phục vụ cho bán hàng như các dụng cụ: Cân, đo, đong, đếm… 6414- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Là các chi phí khấu hao TSCĐ cho bộ phận bán hàng (nhà cửa, kho tàng, phương tiện vận chuyển…). 6415- Chi phí bảo hành: Phản ánh đến các khoản chi phí liên quan đến việc bảo hành sản phẩm, hàng hoá tiêu thụ như chi phí sửa chữa, thay thế sản phẩm… 6417- Chi phí dụng cụ mua ngoài: Bao gồm những dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác bán hàng như: Chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ, thuê bốc vác, vận chuyển, hoa hồng trả cho đại lý bán hàng, xuất khẩu… 6418- Chi phí bằng tiền khác: Gồm những chi phí chưa kể ở trên phát sinh trong khâu bán hàng như: Chi phí giới thiệu, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị tiếp khách… ♦ Kết cấu TK 642: TK 642- Chi phí quản lý doang nghiệp - Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực - Các khoản giảm chi phí QLDN tế phát sinh trong kỳ. -Số chi phí quản lý được k/c vào TK911 - Xác định kết quả kinh doanh hoặc TK 1422- Chi phí chờ kết chuyển. TK này cuối kỳ không có số dư ♦ Kết cấu TK 421: TK 421- Lãi chưa phân phối - Số lỗ của hoạt động kinh doanh của - Số lợi nhuận trước thuế về hoạt động doanh nghiệp. kinh doanh trong kỳ. - Phân phối lợi nhuận kinh doanh. - Xử lý các khoản lỗ về HĐKD. Số dư: Số lợi nhuận chưa phân phối hoặc Chưa sử dụng. ♦ Kết cấu TK 911: TK 911- Xác định kết quả bán hàng - Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, - Doanh thu thuần về số sản phẩm, hàng dịch vụ đã bán, đã cung cấp. hoá, dịch vụ đã bán, đã cung cấp trong kỳ. - Chi phí bán hàng, chi phí QLDN. - Thu nhập hoạt đọng tài chính và các khoản thu bất thường. - Chi phí hoạt động tài chính và chi phí bất thường. - Số lợi nhuận trước thuế của hoạt động - Số lỗ của hoạt động sản xuất kinh kinh doanh trong kỳ. doanh trong kỳ. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ 1.2.3: Các phương thức bán hàng: A: Kế toán bán hàng theo phương thức gửi hàng: Theo phương thức này, định kỳ doanh nghiệp gửi hàng cho khách hàng trên cơ sở thoả thuận trong hợp đồng mua bán hàng giữa hai bên giao hàng tại địa điểm đã quy ước trong hợp đồng. Khi xuất kho gửi đi hàng vốn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, chỉ khi nào khách hàng đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì khi ấy hàng mới chuyển quyền sở hữu và được ghi nhận doanh thu bán hàng. * Tài khoản sử dụng: Trong trường hợp này kế toán sử dụng TK 157 – hàng gửi đi bán. Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình biến động của trị giá vốn hoặc giá thành của hàng hoá, thành phẩm gửi bán. Số hàng chưa được xác định là bán. • Sơ đồ hạch toán: Đối với các đơn vị kế toán tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. TK 154, 155, 156 TK 157 TK 632 TK155,138, 334 XuÊt hµng Sè hµng ®­îc chÊp Sè hµng göi göi b¸n nhËn thanh to¸n bÞ tõ chèi TK 911 K/c trÞ gi¸ vèn K/c DT hµng ho¸ b¸n thuÇn TK 641, 642 CPBH, QLDN Sè hµng ®· b¸n • Sơ đồ hạch toán: Đối với các đơn vị kế toán tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. TK 511 TK 111, 112, 131 TK 531, 532 K/c c¸c kho¶n Kho¶n gi¶m gi¸ K/c x¸c ®Þnh gi¶m DT hµng b¸n hµng b¸n DTBH thuÇn Gi¸ b¸n ch­a bÞ tr¶ l¹i cã thuÕ Gi¸ thanh to¸n K/c THBH thuÇn TK 3331 TK 3331 ThuÕ GTGT ThuÕ GTGT cña sè hµng bÞ tr¶ l¹i B:Kế toán bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp: Theo phương thức này bên khách hàng uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp bán hoặc giao nhận hàng tay ba (các DNTM mua bán thẳng ) người nhận hàng sau khi ký vào chứng từ bán hàng của doanh nghiệp thì hàng hoá được xác định là bán ( hàng đã chuyển quyền sở hữu ). * Tài khoản sử dụng: Trong trường hợp này kế toán sử dụng tài khoản 632 – giá vốn hàng bán. Tìa khoản này phản ánh trị giá vốn của hàng hoá thành phẩm dịch vụ đã bán và kết chuyển trị giá vốn sang TK 911 – xác định kết quả kinh doanh. • Sơ đồ hạch toán: -Theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 154, 155, 156 TK 632 TK 911 TrÞ gi¸ vèn hµng K/c trÞ gi¸ vèn K/c DTBH xuÊt ra hang xuÊt b¸n thuÇn TrÞ gi¸ vèn TK 641, 642 hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i CPBH,CPQLDN hµng xuÊt b¸n - Theo phương pháp kiểm kê định kỳ: TK 511 TK 111, 112, 131 TK 531, 532 K/c c¸c kho¶n Gi¸ b¸n C¸c kho¶n K/c DTBH gi¶m DTBH ch­a cã thuÕ gi¶m DT thuÇn K/c Tæng gi¸ DTBH thuÇn thanh to¸n TK 3331 TK 3331 ThuÕ GTGT cña hµng b¸n ThuÕ GTGT bÞ tr¶ l¹i C: Kế toán bán hàng theo phương thức bán hàng đại lý, ký gửi: Bán hàng đại lý, ký gửi là phương thức mà bên chủ hàng (bàn giao đại lí) xuất hàng cho bên nhận đại lý, ký gửi (bên đại lý ) để bán. Bên đại lý sẽ được hưởng thù lao dưới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá. Theo luật thuế GTGT, nếu bên đại lý bán hàng theo đúng giá do bên giao đại lý quy định thì toàn bộ thuế GTGT sẽ do chủ cửa hàng chịu, bên đại lý không phải nộp thuế GTGT trên phần hoa hồng được hưởng. Ngược lại, nếu bên đại lý hưởng khoản chênh lệch giá thì họ sẽ phải chịu thuế GTGT tính trên phần GTGT này, bên chủ hàng chỉ chịu thuế GTGt trong phạm vi doanh thu của mình. Theo chế độ quy định, bên giao đại lý khi xuất hàng hoá chuyển giao các cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng, căn cứ vào chọn một trong cách sử dụng hoá đơn, chứng từ sau: Hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng để căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế GTGT ở từng đơn vị, từng khâu độc lập. Theo cách này bên giao đại lý hạch toán như phương pháp bán hàng trực tiếp. - Sử dụng phiếu xuất hàng gửi bán đại lý kèm theo lệnh điều hành nội bộ theo cách này, cơ sở bán hàng đại lý, ký gửi khi bán hàng phải lập hóa đơn theo quy định, đồng thời lập bảng hoá đơn bán ra gửi về cơ sở gửi bán, đại lý để cơ sở này lập hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng cho thực tế tiêu thụ. • Sơ đồ hạch toán: - Tại đơn vị đại lý: TK 154, 155, 156 TK 157 TK 632 TK 911 XuÊt hµng cho TrÞ gi¸ vèn cña K/c gi¸ vèn K/c DTBH ®¹i lý hµng ®· b¸n hµng xuÊt b¸n thuÇn TK 641, 642 CPBH, CPQLDN cña sè hµng ®· b¸n TK 511 TK 131 TK 641 Gi¸ b¸n ch­a có thuÕ Hoa hång ®¹i lý TK 3331 Gi¸ thanh TK 111, 112 to¸n §¹i lý thanh to¸n tiÒn hµng ThuÕ VAT tÝnh trªn hoa hång -Tại đơn vị nhận đại lý: TK 331 TK 111, 112, 131 TK 003 Sè tiÒn ®· tr¶ l¹i cho chñ hµng Tæng sè tiÒn Gi¸ trÞ Gi¸ trÞ b¸n hµng hµng nhËn hµng b¸n TK 511 Hoa hång ®¹i lý D:Kế toán bán hàng theo phương thức trả góp: Đây là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần. Người mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua. Số còn lại họ chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi xuất nhất định thường thì tiền trả ở các kỳ sau đều bằng nhau, gồm một phần doanh thu gốc và một phần trả chậm. • Sơ đồ hạch toán: TK 154, 155, 156 TK 632 TK911 TrÞ gi¸ vèn hµng K/c gi¸ vèn xuÊt b¸n hµng b¸n TK 511 TK 111, 112 Doanh thu b¸n hµng Sè tiÒn TK 3331 thanh to¸n ngay ThuÕ GTGT TK 131 TK 3387 Sè tiÒn L·i tr¶ cßn l¹i chËm 1.2.4:Phương pháp xác định giá vốn hàng bán: Để xác định đúng đắn kết quả kinh doanh trước hết cần xác định đúng đắn giá trị vốn hàng bán. Trị giá vốn hàng bán được sử dụng để xác định kết quả kinh doanh là toàn bộ chi phí kinh doanh liên quan đến quá trình bán hàng bao gồm: giá vốn hàng xuất kho, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp…phân bổ cho số hàng đã bán. A: Tính trị giá vốn hàng xuất kho để bán: Đối với doanh nghiệp sản xuất: Trị giá vốn thành phẩm xuất kho để bán hoặc thành phẩm không nhập kho đưa đi bán ngay chính là giá thành sản xuất thực tế của sản phẩm hoàn thành. Đối với doanh nghiệp thương mại: Trị giá vốn hàng xuất kho để bán bao gồm trị giá mua thực tế và chi phí mua của số hàng đã xuất kho. TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña hµng xuÊt kho = TrÞ gi¸ mua thùc tÕ cña hµng xuÊt kho + Chi phÝ mua ph©n bæ cho hµng xuÊt kho B: Tính trị giá vốn của hàng đã bán: Sau khi đã tính được trị giá vốn hàng xuất kho và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp của số hàng đã bán kế toán tổng hợp lại để tính trị giá vốn hàng đã bán. TrÞ gi¸ vèn hµng ®· b¸n = TrÞ gi¸ vèn hµng xuÊt kho ®· b¸n + CPBH,CPQLDN cña sè hµng ®· b¸n • Sơ đồ hạch toán: TK632 TK911 Giá vốn hàng xuất bán TK641 Chi phí bán hàng của hàng đã bán TK642 Chi phí quản lý doanh nghiệp của số hàng đã bán 1.2.5:Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng: A:Kế toán doanh thu bán hàng: *Tài khoản kế toán sử dụng: Để phản ánh kái quát tình hình của doanh nghiệp kế toán sử dụng tài khoản chủ yếu sau: TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một thời kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh, từ các giao dịch và các nghiệp vụ sau: - Bán hàng: bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra và bán hàng hoá mua vào. - Cung cấp dịch vụ: Thực hiện công việc đã thoả thuận theo hợp đồng trong kỳ hoặc nhiều kỳ kế toán. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu được từ các giao dịch và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thêm ngoài giá bán. Tài khoản 512- Doanh thu bán hàng nội bộ. Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ doanh nghiệp và kết chuyển sang bên có của tài khoản 911- xác định kết quả kinh doanh để tính kết quả kinh doanh trong kỳ. Tài khoản 131- Phải thu của khách hàng. Tài khoản này phản ánh các nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm hàng hoá, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu xây dựng cơ bản với người giao thầu về khối lượng công tác xây dựng cơ bản đã hoàn thành. Tài khoản 333- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Tài khoản này dùng để phản ánh quan hệ giữa doanh nghiệp với Nhà nước về các khoản thuế, phí, lệ phí, và các khoản phải nộp, phản ánh nghĩa vụ và tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước trong kỳ kế toán. • Sơ đồ hạch toán: TK 333 TK 511, 512 TK 111,112,131 C¸c kho¶n thuÕ trõ vµo Doanh thu b¸n hµng doanh thu (TT§B,XK) TK 333 KÕt chuyÓn c¸c kho¶n gi¶m doanh thu TK 333 KÕt chuyÓn doanh thu thuÇn B: Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu: * Tài khoản kế toán sử dụng: TK 521- Chiết khấu thương mại. Tài khoản này dùng để phản ánh chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc thanh toán cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua sản phẩm hàng hoá dịch vụ với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết bán hàng. TK 531- hàng bán bị trả lại. Tài khoản này dùng để phản ánh doanh số của sản phẩm hàng hoá đã thu bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân thuộc về doanh nghiệp như: vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng, hàng kém phẩm chất. TK 532- Giảm giá hàng bán: Tài khoản này dùng để phản ánh số tiền giảm giá cho khách hàng trong trường hợp số hàng đã bán vì lý do kém phẩm chất hay không đúng quy cách theo qui định trong hợp đồng kinh tế và kết chuyển số tiền giảm giá sang TK 511, TK 512 để ghi giảm doanh thu bán hàng. • Sơ đồ hạch toán: các khoản giảm trừ doanh thu. TK131,111 TK521,531,532 TK511 C¸c kho¶n gi¶m trõ C¸c kho¶n gi¶m trõ DT thùc tÕ p. sinh DThu trong kú TK333 ThuÕ GTGT tr¶ l¹i ThuÕ XK, TT§B phải nộp nếu cã • Sơ đồ hạch toán hàng bán bị trả lại: TK 632 TK,155, 156, 157,.. TrÞ gi¸ vèn hµng bÞ tr¶ l¹i TK 111,112,131 TK 531 TK 511, 512 Doanh thu hµng KÕt chuyÓn gi¶m b¸n bÞ tr¶ l¹i doanh thu TK 3331 ThuÕ GTGT tr¶ l¹i kh¸ch hµng 1.2.6:Kế toán xác định kết quả bán hàng: A: Kế toán chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng là những khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ như chi phí nhân viên bán hàng, dụng cụ bán hàng, chi phí quảng cáo. * Để tập hợp kết chuyển chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ, kế toán sử dụng TK641- Chi phí bán hàng. • Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng: TK 334, 338 TK 641 TK 111, 138 Chi phÝ nh©n c«ng b¸n hµng Gi¸ trÞ ghi gi¶m chi phÝ b¸n hµng TK 152, 153 TK 334, 338 Chi phÝ vËt liÖu, dông cô KÕt chuyÓn chi phÝ b¸n hµng phôc vô b¸n hµng TK 214 TK 14222 TrÝch khÊu hao TSC§ ë bé Chê KÕt phËn b¸n hµng kÕt chuyÓn chuyÓn vµo TK 111, 112, 152, 334,.. kú sau Chi phÝ b¶o hµnh thùc tÕ ph¸t sinh Trõ vµo kÕt qu¶ TK 355, 1421 kinh doanh Chi phÝ theo dù to¸n tÝnh vµo chi phÝ b¸n hµng kú nµy TK 111, 112 Chi phÝ kh¸c b»ng tiÒn ph¸t sinh trong kú TK 331,… Gi¸ dÞch vô mua ngoµi liªn quan ®Õn b¸n hµng B: Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí phát sinh chung liên quan đến việc quản lý doanh nghiệp bao gồm: Chi phí tiền lương và các khoản phải trả nhân viên quản lý doanh nghiệp, chi phí đồ dùng quản lý, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dự phòng, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác. * Chi phí quản lý doanh nghiệp khi phát sinh được tập hợp vào TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. • Sơ đồ hạch toán chi phí QLDN: TK 334, 338 TK 642 TK 111, 138 Chi phÝ nh©n viªn Gi¸ trÞ ghi gi¶m chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp TK 152, 153 TK334, 338 Chi phÝ dông cô v¨n phßng KÕt chuyÓn chi phÝ b¸n hµng TK 214 TK 14222 Chi phÝ khÊu hao TSC§ Chê KÕt kÕt chuyÓn chuyÓn vµo TK 335, 142 kú sau Chi phÝ theo dù to¸n Trõ vµo kÕt qu¶ TK 333 kinh doanh ThuÕ, phÝ, lÖ phÝ ph¶i nép TK 139 TrÝch lËp thªm dù phßng ph¶i thu khã ®ßi TK 331,… Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi vµ chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c C:Kế toán xác định kết quả bán hàng: Kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong doanh nghiệp chính là kết quả hoạt động kinh doanh chính và tiêu thụ. Kết quả đó là chênh lệch giữa doanh thu thuần với giá vốn hàng tiêu thụ và chi phí bảo hiểm, chi phí quản lý doanh nghiệp. * Để xác định kết quả bán hàng kế toán sử dụng TK 911- xác định kết quả bán hàng. • Sơ đồ hạch toán TK 911: TK 632 TK 911 TK 511 KÕt chuyÓn gi¸ vèn KÕt chuyÓn doan thu hµng b¸n thuÇn ho¹t ®éng SXKD TK 641, 642 KÕt chuyÓn CPBH, CPQLDN TK 1422 TK 711 KÕt chuyÓn K/c doanh thu cña ho¹t CPBH, CPQLDN ®éng kh¸c TK 635 TK 515 KÕt chuyÓn chi phÝ KÕt chuyÓn doanh thu tµi chÝnh HoÆt ®éng tµi chÝnh TK 811 TK 421 KÕt chuyÓn chi phÝ ho¹t KÕt chuyÓn lç ®éng kh¸c KÕt chuyÓn l·i PHẦN 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QỦA BÁN HÀNG Ở CÔNG TY CỔ PHẦN SX – TM THIÊN LONG CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI 2.1: Đặc điểm chung của công ty cổ phần SX- TM Thiên Long chi nhánh tại Hà Nội: 2.1.1:Quá trình hình thành và phát triển của công ty: Công ty bút bi Thiên Long được thành lập năm 1981. Qua hơn 20 năm hoạt động và sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao, từ một cơ sở thủ công với vài công nhân nay công ty cổ phần Thiên Long đã trở thành một trong những doanh nghiệp dẫn đầu Việt Nam trong những nghành văn phòng phẩm và đồ dùng học tập. Với ưu thế về trình độ công nghệ sản xuất bút bi hiện đại, đội ngũ cán bộ, kỹ sư lành nghề, nguồn nhiên liệu ổn định được nhập từ các công ty chuyên nghành hàng đầu thế giới, như mực nước nhập từ Đức, đầu bi nhập từ Thụy Sỹ…do vậy sản phẩm của công ty đã đáp ứng ngày càng cao của thị trường. Hiện nay sản phẩm của công ty đã có mặt trên toàn quốc và đã xuất khẩu ra thị trường nước ngoài, thoả mãn một cách tốt nhất yêu cầu của khách hàng về chất lượng của sản phẩm cũng như chất lượng của dịch vụ. Bên cạnh sản phẩm chính là bút bi, công ty Thiên Long còn sản xuất: bút dạ kim, bút xoá, bút dạ bảng, bút dạ màu, sáp màu, bảng học sinh, thước kẻ, màu nước, mực viết máy, hồ dán giấy… Sản phẩm của công ty được sản xuất theo một chu trình khép kín. Công đoạn tạo ra phần vỏ sản phẩm băng nhựa được thực hiện trên máy ép nhựa có sự hỗ trợ của robốt, có thể ép được các loại nhựa kỹ thuật cao, tạo ra được những sản phẩm thoả mãn được yêu cầu của khách hàng. Công đoạn lắp ráp được thực hiện trên máy bơm mực và máy lắp ráp tự động có năng suất và độ chính xác cao. Sản phẩm được in ấn trên máy in chuyên dùng cho nghành văn phòng phẩm như máy thử bút của Đức- lần đầu tiên có mặt tại Việt Nam. Trong cơ chế thị trường Việt Nam hiện nay, với thế mạnh và tính đa dạng trong chiến lược kinh doanh của mình Thiên Long đã tạo ra cho mình một nên tảng vững chắc, một hành trang để bước vào thị trường bút bi và văn phòng phẩm ngày càng tăng và có sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Bên cạnh việc nâng cao chất lượng sản phẩm thì việc nâng cao chất lượng dịch vụ không kém phần quan trọng. Ngoài trung tâm sản xuất và cung cấp sản phẩm chính tại thành phố Hồ Chí Minh, hệ thống tiêu thụ được trải dài từ Bắc tới Nam có mặt ở 61 tỉnh thành với sự hoạt động của 4 chi nhánh và một văn phòng đại diện với phương châm phục vụ người tiêu dùng nhanh nhất và thuận lợi nhất. Cụ thể là: Trụ sở chính : Lô 6 - 8 – 10, đường số 3, khu công nghiệp Tân Tạo, h. Bình Chánh, thành phố Hồ Chí Minh. Điện thoại : (84.8) 7505555 Fax : (84.8) 7505577 • Chi nhánh tại Hà Nội: -Địa chỉ :Khu nhà A2 – khách sạn Kim Liên, số 7 Đào Duy Anh, Đống Đa, Hà Nội. - Điện thoại : (84.4) 5742962. - Fax : (84.4) 5742963. • Chi nhánh tại Đà Nẵng: - Địa chỉ : 2 Lê Duẩn, p. Tân Chính, q. Thanh Khê, tp. Đà nẵng. - Điện thoại :(84.511) 837207. - Fax : (84.511) 837235. • Chi nhánh tại Nha Trang: - Địa chỉ : 80C Quang Trung, p. Lộc Thọ, tp. Nha Trang – Khánh Hoà. - Điện thoại : (84.58)816308. - Fax : (84.58) 814197. • Văn phòng đại diện tại Nam Định: - Địa chỉ : 41A Mạc Thị Bưởi, P. Quang Trung, tp. Nam Định. - Điện thoại : (84.350) 844599. - Fax : (84.350) 814197. Trong đó thì Hà Nội là chi nhánh lớn nhất của công ty cổ phần SX – TM Thiên Long lấy tên là: Công ty cổ phần SX – TM Thiên Long. Hiện nay với việc thực hiện cơ chế thoáng, nước ta đã cho nhập khẩu rất nhiều các loại bút của các nước như: Trung Quốc, Nhật, Đức… Nhưng với việc nâng cao chất lượng sản phẩm cùng với việc nâng cao chất lượng dịch vụ Thiên Long đã có chỗ đứng vững chắc trên thị trường Việt Nam. Và hơn hết là công ty Thiên Long là doanh nghiệp văn phòng phẩm đầu tiên tại Việt Nam được cấp chứng chỉ hệ thống quản lý chất lượng ISO – 9002. Đây là những bước đầu chuẩn bị cho hội nhập khu vực và vươn ra thị trường thế giới. Sản phẩm của công ty được tặng nhiều huy chương vàng trong các kỳ hội chợ, 6 năm lền (1997 – 2002) được người tiêu dùng bình chọn là hàng Việt Nam chất lượng cao, trong đó 5 năm liền (1998 – 2002) được đứng trong hàng ngũ TOPTEN, TOP FIVE. Đặc biệt công ty được thủ tướng chính phủ Phan Văn Khải, Bộ trưởng bộ công nghiệp tặng bằng khen. Cá nhân tổng giảm đốc Cổ Gia Thọ được tặng nhiều danh hiệu của trung ương Đoàn, Hội doanh nghiệp trẻ Việt Nam…vv Với phương châm kinh doanh gắn liền với hoạt động xã hội, trong những năm qua công ty dành số tiền không nhỏ cho hoạt động xã hội và từ thiện như: ủng hộ đồng bào lũ lụt miền Trung, đồng bằng Sông Cửu Long, chương trình tìm hiểu và hát dân ca trên VTV2, cuộc thi viết văn “tương lai vẫy gọi”, trại hè phóng viên nhỏ toàn quốc 2001, chương trình thi vẽ về trẻ em hoàn cảnh nghèo đặc biệt, học bổng Thiên Long dành cho các em học sinh nghèo vượt khó, học giỏi…vv Từ năm 2001, công ty cổ phần SX – TM Thiên Long hiện đang không ngừng cải tiến mẫu mã, chất lượng để đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng trên địa bàn cả nước nhằm góp phần ổn định thị trường bảo toàn và phát triển vốn, tích luỹ cho Nhà nước, cải thiện đời sống công nhân viên chức… nâng cao uy tín không những trong thị trường Việt Nam mà còn cả thị trường thế giới. 2.1.2: Chức năng, nhiệm vụ của công ty: a. Chøc n¨ng: C«ng ty lµ mét doanh nghiÖp h¹ch to¸n ®éc lËp, tù chñ vÒ mÆt tµi chÝnh vµ vèn trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña m×nh. Cïng víi sù nç trî ®¾c lùc cña phßng kÕ to¸n, bé phËn qu¶n lý ®· trùc tiÕp chØ ®¹o c¸n bé c«ng nh©n viªn trong toµn C«ng ty. Theo nguyªn t¾c "Kinh doanh lµ ®¸p øng ®ñ vµ ®óng víi nhu cÇu cña ng­êi tiªu dïng, lu«n lu«n lÊy ch÷ tÝn lµm ®Çu. Kh¸ch hµng lµ trung t©m vµ lu«n ph¶i t¹o ®iÒu kiÖn thuËn l­äi nhÊt ®Ó tho¶ m·n nhu cÇu cña hä. Kh¸ch hµng lu«n ®­îc coi träng". C«ng ty kh«ng ngõng më réng lÜnh vùc kinh doanh cña m×nh, t¨ng sù c¹nh tranh trªn thÞ tr­êng. HiÖn nay, ®êi sèng cña ®¹i ®a sè nh©n d©n ngµy cµng ®­îc c¶i thiÖn nªn nhu cÇu ®ßi hái ng­êi tiªu dïng ngµy cµng cao vµ cã nhiÒu doanh nghiÖp cïng khèi t­ nh©n c¹nh tranh m¹nh mÏ trªn thÞ tr­êng do vËy C«ng ty lu«n thay ®æi c¸c h×nh thøc kinh doanh, t×m kiÕm nguån hµng ®Ó cã thÓ tiªu thô s¶n phÈm cña m×nh nhanh h¬n, gióp cho viÖc sö dông vèn cã hiÖu qu¶ h¬n. Chøc n¨ng chñ yÕu cña C«ng ty lµ t­ vÊn, m«i giíi, bu«n b¸n, b¸n lÎ mÆt hµng bót bi, mùc, v¨n phßng phÈm… KÕt qu¶ cho thÊy C«ng ty ®· ®i ®óng h­íng kinh doanh cña m×nh vµ cã l·i, bæ sung vèn kinh doanh cña C«ng ty, t¨ng tÝch luü quü trong C«ng ty, ®êi sèng c¸n bé c«ng nh©n viªn ngµy cµng ®­îc c¶i thiÖn. Bªn c¹nh thuËn lîi C«ng ty cßn gÆp ph¶i nh÷ng khã kh¨n: + NÒn kinh tÕ thÞ tr­êng ®ang ph¸t triÓn s©u réng trªn c¸c ®èi thñ c¹nh tranh cña C«ng ty rÊt ®a d¹ng vµ phøc t¹p. §©y lµ khã kh¨n c¬ b¶n mµ C«ng ty b¾t buéc ph¶i tham gia c¹nh tranh ®Ó tån t¹i vµ ph¸t triÓn. + C¬ chÕ kinh tÕ cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng ch­a hoµn thiÖn phÇn nµo ¶nh h­ëng ®Õn C«ng ty trong ho¹t ®éng kinh doanh. b. NhiÖm vô: - Tæ chøc tèt c«ng t¸c mua b¸n hµng ho¸ t¹i c¬ së s¶n xuÊt, gia c«ng chÕ biÕn. - Tæ chøc m¹ng l­íi b¸n bu«n, b¸n lÎ hµng ho¸ cho c¸c c¬ së s¶n xuÊt kinh doanh, c¸c ®¬n vÞ kh¸c vµ c¸c c¸ nh©n trong n­íc. - Tæ chøc tèt c«ng t¸c b¶o qu¶n hµng ho¸, ®¶m b¶o l­u th«ng hµng ho¸ th­êng xuyªn, liªn tôc vµ æn ®Þnh trªn thÞ tr­êng. - Qu¶n lý khai th¸c vµ sö dông cã hiÖu qu¶ nguån vèn, ®¶m b¶o ®Çu t­ më réng kinh doanh, lµm trßn nghÜa vô ®èi víi nhµ n­íc qua viÖc nép ng©n s¸ch hµng n¨m. - Tu©n thñ chÝnh s¸ch qu¶n lý kinh tÕ Nhµ n­íc. 2.1.3: Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chưc quản lý sản xuất của công ty: A: Nội dung kinh doanh của công ty: Do nhu cầu của thị trường ngày càng cao nên để phục vụ cho tất cả các đối tượng sử dụng ngoài trung tam sản xuất và cung cấp sản phẩm chính tại thành phố Hồ Chí Minh, hệ thống tiêu thụ của công ty đã được mở rộng thêm 4 chi nhánh và một văn phòng đại diện. Trong đó là chi nhánh lớn nhất đó là Công ty cổ phần SX – TM Thiên Long. Mặc dù Công ty cổ phần SX – TM Thiên Long trực tiếp sản xuất ra sản phẩm nhưng nó là 1 công ty con của Công ty Thiên Long và là cầu nối để những chiếc bút bi, những đồ dùng văn phòng phẩm đến tận tay người tiêu dùng trong tất cả các tỉnh miền Bắc. Nội dung kinh doanh của công ty là kinh doanh tất cả các sản phẩm do công ty Thiên Long sản xuất và thiết kế. Hiện nay sản phẩm của công ty có khoảng hơn 70 loại bao gồm nhiều kiểu dáng, mẫu mã đẹp với tiêu chuẩn chất lượng cao. Bên cạnh sản phẩm chính là bút bi thì công ty còn kinh doanh các loại bút bi, bút nước, bút xoá,…và các đồ dùng văn phòng phẩm bằng cách nhập từ Công ty Thiên Long và phân phối đến các khách hàng, các nhà đại lý, các công ty trong địa bàn Hà Nội. B: Thị trường tiêu thụ sản phẩm: Sản phẩm của công ty được tiêu thụ rộng rãi trong địa bàn cả nước như: - Các trường học. - Các công ty doanh nghiệp lớn, nhỏ. - Các khu vực chợ như chợ Đồng Xuân, chợ Hà Đông… - Các bệnh viện, trạm y tế… Do sản phẩm của công ty mang tính chát đặc thù, nólà những thứ không thể thiếu được trong cuộc sống hàng ngày đối với mỗi người chính vì vậy mà việc phân phối sản phẩm được diễn ra với quy mô rộng lớn. Điển hình là chi nhánh tại Hà Nội, Công ty cổ phần SX – TM Thiên Long các loại bút và văn phòng phẩm được phân phối trên toàn bộ các tỉnh phía Bắc và kênh phân phối bao gồm: Nhà phân phối tỉnh. Khu vực chợ Đồng Xuân. Văn phòng giới thiệu sản phẩm. Các nhà sách lớn và chợ Hà Đông. Tiếp thị lẻ. Các cộng tác viên. Bộ phận lưu động. Bộ phận quảng cáo. Khách hàng lẻ (nếu có yêu cầu). Kênh phân phối được thể hiện qua sơ đồ sau: Công ty cổ phần SX – TM Thiên Long VP GT SP KV chợ ĐX NS Lớn C. HĐ Bộ phận Q.cáo Tiếp thị lẻ Cộng tác viên Ô tô Lưu động Khách hàng lẻ NPP tỉnh Tại mỗi tỉnh lại có một nhà phân phối riêng để phân phối các sản phẩm đến các địa bàn hẹp hơn như các đại lý, các cửa hàng hoặc các cơ quan hay văn phòng có yêu cầu đến. Để phân phối hay tiêu thụ sản phẩm của công ty thì các nhà phân phối tỉnh lại có các bộ phận phân phối riêng như: Các nhà tiếp thị lẻ. - Các đại lý lớn. Các xe của nhà phân phối. Hay bộ phận quảng cáo giới thiệu sản phẩm. C: Mô hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh ở công ty: Để tiến hành tốt công tác sản xuất kinh doanh bộ máy quản lý của công ty được tổ chức rất khoa học và hợp lý. Nó được thể hiện qua sơ đồ sau: Giám đốc Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng PTTT P. tổ chức hành chính KT trưởng KT kho và TT KT công nợ Thủ quỹ Thủ kho Phụ kho Sơ đồ bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh ở công ty. Chức năng các phòng ban như sau: - Giám đốc chi nhánh: Phụ trách quản lý, giám sát chung mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước tổng công ty về kết quả hoạt động kinh doanh và chấp hành pháp luật hiện hành. - Phòng kinh doanh: Tham mưu tổng hợp về việc xây dựng cơ chế, chính xác. Thực hiện hoạch định chiến lược kinh doanh của chi nhánh Hà Nội và tổng công ty. - Phòng phát triển thị trường: Tham mưu, nghiên cứu, xây dựng và thực hiện chiến lược phát triển thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty. - Phòng kế toán: Có chức năng quản lý tài sản, cung cấp và phân tích tình hình tài chính, báo cáo cho giám đốc chi nhánh giúp cho việc chỉ đạo các hoạt động kinh doanh. - Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu, giúp cho giám đốc chi nhánh trong lĩnh vực tổ chức tiền lương, nhân sự và hoạch định phát triển nguồn nhân lực. D: Một vài chỉ tiêu kinh doanh của công ty cổ phần SX – TM Thiên long: Công ty cổ phần SX – TM Thiên Long chi nhánh tại Hà Nội là một doanh nghiệp trực thuộc của công ty Thiên Long ở thành phố Hồ Chí Minh, nó là một doanh nghiệp có quy mô vừa, sau đây là một vài chỉ tiêu kinh tế của công ty. - Tổng nguồn vốn của công ty cổ phần SX – TM Thiên Long gần 6 tỷ, cụ thể là 5.925.338.6222 (trích bảng cân đối kế toán ngày 31/1/2004). - Công ty cổ phần SX – TM Thiên Long là một doanh nghiệp thương mại mục tiêu kinh doanh của công ty là nhằm vào lợi nhuận. Những năm vừa qua Thiên Long đã làm cho lợi nhuận của công ty cũng tăng lên đáng kể. Cụ thể là mục tiêu lợi nhuận đặt ra năm 2003 là 29% thực tế thì tăng lên 51%. Cuối tháng 1/2004 tổng lợi nhuận trước thuế là 157.891.070. Trong đó thuế phải nộp cho ngân sách là 50.525.151. Tổng lợinhuận sau thuế của doanh nghiệp ngày 1/2004 là 107.365.964. Công ty cổ phần SX – TM Thiên Long đã và đang không ngừng phát triển để có thể đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng trong toàn xã hội. 2.1.4: Tình hình lao động của công ty: §Æc ®iÓm vÒ lao ®éng: D­íi gi¸m ®èc chi nh¸nh lµ c¸c phßng ban: + Phßng kinh doanh: cã 70 nh©n viªn chÞu sù qu¶n lý cña tr­ëng phßng kinh doanh bao gåm: 1 nh©n viªn thèng kª tæng hîp cã nhiÖm vô thèng kª c¸c sè liÖu, b¸o c¸o cho gi¸m ®èc ®Ó gi¸m ®èc ®Ò ra c¸c quyÕt ®Þnh, ph­¬ng h­íng chiÕn l­îc, thèng kª tÊt c¶ phiÕu xuÊt kho nhËp hµng… 2 nh©n viªn ®iÒu phèi hµng theo dâi hµng tån kho vµ lµm ®¬n ®Æt hµng vµo C«ng ty, ph©n c«ng ®iÒu hµnh giao nhËn hµng s¶n phÈm cho kh¸ch hµng…2 nh©n viªn giao nhËn hµng hãa bèc v¸c, vËn chuyÓn hµng hãa nhËp xuÊt kho cña chi nh¸nh, vËn chuyÓn hµng hãa tõ kho ®Õn kh¸ch hµng…10 ®¹i diÖn th­¬ng m¹i thùc hiÖn giao dÞch b¸n, giíi thiÖu, tiªu thô s¶n phÈm cña C«ng ty, nghiªn cøu thÞ tr­êng theo dâi vµ qu¶n lý c¸c nhµ ph©n phèi ë c¸c tØnh, x©y dùng m¹ng l­íi b¸n hµng. 50 nh©n viªn b¸n hµng bao gåm c¶ nh©n viªn b¸n hµng hç trî nhµ ph©n phèi vµ nh©n viªn b¸n lÎ víi nhiÖm vô giíi thiÖu s¶n phÈm, b¸n c¸c lo¹i s¶n phÈm cña Thiªn Long vµ khai th¸c kh¸ch hµng…. Ngoµi ra cßn cã thñ kho, phô kho lµm viÖc liªn quan ®Õn kho dù tr÷ hµng hãa. B¶ng 1:Sè l­îng nh©n viªn phßng kinh doanh §¬n vÞ: Ng­êi Nh©n viªn Sè l­îng Tr­ëng phßng kinh doanh 1  Nh©n viªn thèng kª tæng hîp 1 Nh©n viªn ®iÒu phèi 2 Nh©n viªn giao nhËn hµng ho¸ 2 §¹i diÖn th­¬ng m¹i 10 Nh©n viªn b¸n hµng 50 Thñ kho, phô kho 3 Tæng 70 + Phßng kÕ to¸n: Sau kÕ to¸n tr­ëng cã 1 kÕ to¸n tæng hîp thùc hiÖn viÖc c©n ®èi kÕ to¸n. 2 kÕ to¸n c«ng nî lµ vÒ vau tr¶ nî. 1 kÕ to¸n kho theo dâi viÖc xuÊt kho, nhËp kho, hµng tån kho, thèng kª sè liÖu…1 thñ quü lµm c«ng t¸c rót tiÒn, tr¶ l­¬ng, t¹m øng, thùc hiÖn c¸c thu chi… B¶ng 2: Sè l­îng nh©n viªn phßng kÕ to¸n §¬n vÞ: Ng­êi Nh©n viªn Sè l­îng KÕ to¸n tr­ëng 1 KÕ to¸n c«ng nî 2 KÕ toan kho 1 Thñ quü 1 Tæng 6 Nguån: phßng TC - HC + Phßng Tæ chøc hµnh chÝnh: Cã tr­ëng phßng tæ chøc sau lµ 3 l¸i xe, 2 nh©n viªn b¶o vÖ, 1t¹p vô. C¸c nh©n viªn cña C«ng ty ®Òu cã tr×nh ®é tõ PTTH trë lªn trong ®ã cã 28 nh©n viªn tèt nghiÖp ®¹i häc trªn tæng sè 85 nh©n viªn chiÕm tØ lÖ lµ 33%, 18 tèt nghiÖp cao ®¼ng, trung cÊp chiÕm 21%/85 nh©n viªn, 39 nh©n viªn tèt nghiÖp PTTH chiÕm 45%. B¶ng 3: Tr×nh ®é nh©n viªn cña chi nh¸nh Hµ Néi §¬n vÞ: Ng­êi Nh©n viªn Sè l­îng TØ lÖ Tr×nh ®é ®¹i häc 28 33% Tr×nh ®é cao ®¼ng 5 5,8% Tr×nh ®é trung cÊp 13 15,2% Tr×nh ®é PTTH 39 45% Tæng 85 100% Nguån: phßng TC - HC 2.1.5: Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty: A: Cơ cấu bộ máy kế toán: KT trưởng KT tổng hợp KINH TÕ công nợ 1 KT kho KT thanh toán KT công nợ 2 Thủ quỹ Sơ đồ bộ máy kế toán văn phòng công ty Quan hÖ kiÓm tra, gi¸m s¸t, b¸o c¸o Quan hÖ ®èi chiÕu * Nhiệm vụ và quyền hạn phòng kế toán: - Theo dõi, ghi chép và thống kê các nhiệm vụ kinh tế phát sinh của chi nhánh. - Lưu giữ, bảo quản sổ sách, chứng từ, công nợ. - Lập các báo cáo tài chính, sổ sách kế toán theo qui dịnh. - Cung cấp, phân tích các số liệu giúp giám đốc chi nhánh có các quyết định chỉ đạo thúc đẩy bán hàng và thu hồi công nợ. - Đề ra các biện pháp nhằm đảm bảo an toàn hiệu quả, góp phần thúc đẩy, đẩy mạnh kế hoạch kinh doanh của công ty. ♦ Kế toán trưởng: + Chịu trách nhiệm chung trước giám đốc chi nhánh mọi hoạt động của phòng kế toán. + Có trách nhiệm thường xuyên theo dõi (công nợ) và báo cáo tình hình tài chính, thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng… + Lập báo cáo tổng hợp hàng ngày. + Mở sổ lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính theo qui định. + Thường xuyên kiểm tra, theo dõi việc mở sổ, ghi chép các nhiệm vụ kế toán phát sinh. ♦ Kế toán kho và thanh toán: + Căn cứ vào phiếu đề nghị nhập - xuất của phòng kinh doanh để ra phiếu xuất - nhập khẩu. + Căn cứ chứng từ và lượng hàng nhập thực tế để lập phiếu nhập kho. + Mở sổ theo dõi hàng hoá phát sinh. + Căn cứ bảng kê nộp tiền, giấy đề nghị thanh toán đã được duyệt lập phiếu thu – chi. + Cập nhập phiếu thu – chi. + Cuối ngày đối chiếu tiền hàng còn tồn với thủ quỹ, thủ kho. + Phối hợp với thủ quỹ, thủ kho để kiểm kê quỹ, kho theo kỳ. + Chịu trách nhiệm lập báo cáo và đảm bảo tính chính xác của số liệu phát sinh liên quan đến nhiệm vụ được giao. ♦ Kế toán theo dõi công nợ: Kế toán theo dõi công nợ khu vực chợ Đồng Xuân, Hàng Khoai, Hàng Mã, Hàng Chiếu… + Căn cứ vào phiếu thu, phiếu xuất nhập kho để vào sổ chi tiết theo dõi công nợ đối với từng khách hàng ở khu vực này. + Thường xuyên theo dõi và đối chiếu các nghiệp vụ phát sinh tiền hàng đối với những khách hàng khu vực mình quản lý và chịu trách nhiệm trước các số hiệu đó. + Lưu giữ, bảo quản sổ sách, chứng từ công nợ của khách hàng. + Lập các báo cáo ngày, tháng, quý năm theo quy định. Kế toán theo dõi công nợ khu vực chợ Đồng Xuân, Hàng Khoai, Hàng Mã…Ngoài ra còn kiêm thêm nhiệm vụ lưu giữ, bảo quản sổ sách và sử dụng con dấu pháp nhân của chi nhánh Hà Nội. ♦ Thủ quỹ: + Chi thu tiền theo phiếu thu, phiếu chi. + Mở sổ chi tiết theo dõi nghiệp vụ thu, chi tiền mặt. + Lập báo cáo tình hình thu chi tiền mặt và các chứng từ có giá trị như tiền. + Chịu trách nhiệm bảo quản tiền mặt và các chứng từ. + Cuối ngày đối chiếu số liệu với kế toán thanh toán. + Định kỳ phối hợp với các bộ phận chức năng để kiểm kê thực tế số tiền tồn quỹ… + Kiêm nhiệm vụ giữ chìa khoá, giấy ôtô xe máy, đôn đốc vệ sinh nội vụ, sinh hoạt nhân viên. ♦ Thủ kho: + Có trách nhiệm bảo quản hàng hoá và lưu giữ chứng từ sổ sách liên quan đến kho. + Xuất, nhập hàng ngày theo phiếu nhập, xuất kho. + Nhập hàng theo số liệu thực tế. + Mở thẻ kho theo dõi chi tiết với kế toán kho và lập báo cáo nhập - xuất - tồn. + Cuối ngày đối chiếu số liệu thực tế với kế toán kho. + Định kỳ kiểm kê thực tế tình hình tồn kho. ♦ Phụ kho: Có trách nhiệm giúp thủ kho trong việc xuất nhập bảo quản hàng hoá, sổ sách, chứng từ liên quan đến kho. Tuy là một doanh nghiệp nhỏ nhưng ccông ty SX – TM Thiên Long đã thiết lập mạng lưới vi tính văn phòng, trang bị máy tính cho từng nhân viên, ứng dụng phần mềm kế toán. Điều làm giảm tối đa công việc làm tay. Hệ thống chứng từ kế toán của công ty vẫn theo mẫu của tổng cục thống kê và Nhà nước quy định. B: Hình thức kế toán áp dụng tại công ty: Hình thức kế toán mà công ty cổ phần SX – TM Thiên Long áp dụng “ Nhật ký chung “ là: - Tách rời trình tự ghi sổ theo dõi trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đẻ ghi vào hai sổ kế toán đó là sổ nhậtký chung và sổ cái. - Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào hai sổ kế toán phải lập bảng cân đối tài khoản kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép ở các tài khoản tổng hợp. * Sổ cái là sổ tài khoản cấp 1 để ghi phân loại các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo hệ thống hoá thông tin kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính tổng hợp và mỗi tài khoản được mở một tờ sổ riêng. Sổ kế toán chi tiết: Được mở cho tất cả các tài khoản cấp 1 cần theo dõi chi tiết để hệ thống hoá thông tin kế toán một cách chi tiết cụ thể hơn để đáp ứng yêu cầu quản lý cho các nhà tổ chức. Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Sổ nhật ký chung ( nhật ký chuyên dùng ). * Sổ nhật ký chung: Là sổ ghi phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trật tự thời gian phát sinh của chúng. Đối với các đơn vị lớn hơn, có nhiều nghiệp vụ cùng loại phát sinh, người ta có thể mở các nhật ký chuyên dùng như: nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng, nhật ký tiền mặt, nhật ký tiền gửi ngân hàng.Thực chất các nhật ký chuyên dùng là các bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại để tập hợp các số liệu và định kỳ tổng hợp lại lấy số liệu tổng hợp để ghi vào nhật ký chung nhằm giảm bớt khối lượng ghi vào sổ cái. Trong chương đầu chế độ kế toán hiẹn hành ở nước ta quy định có thể lấy số liệu tổng hợp ở nhật ký chuyên dùng để ghi thẳng vào sổ cái. Sơ đồ trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán theo hình thức kế toán “ Nhật ký chung “. Chứng từ gốc Nhật ký chung nhật ký chuyên dùng Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Báo cáo quỹ hàng ngày Bảng tổng hợp bảng cân đối tài khoản Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuèi ngµy Đối chiếu sổ. Bảng cân đối kế hoạch và các báo cáo khác Không cần ghi qua nhật ký chung như vậy có thể nói các nhật ký chuyên dùng này có thể coi là nhật ký chung. 2.2: Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty: 2.2.1:Các phương thức bán hàng ở công ty: A: Các phương thức bán hàng mà công ty áp dụng: Văn phòng công ty cũng được coi là bộ phận tiến hnàh kinh doanh. Ngoài ra việc điều động sản phẩm đến tay người tiêu dùng, công ty cũng tổ chức bán hàng và xác định kết quả bán hàng khối văn phòng công ty. Để đạt được mục đích tìm kiếm và tối đa hoá lợi nhuận công ty đã tim ra các phương thức thuc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm đó là đa phương thức bán, công ty đã áp dụng các phương thức bán hàng sau: * Khu vực tỉnh áp dụng kênh nhà phân phối sản phẩm: Nhà phân phối có chức năng phân phối các sản phẩm đến các đại lý, các cửa hàng…hoặc các khách hàng trên địa bàn mình phụ trách. Các nhà phân phối lớn ở các tỉnh như: Hải Dương, Hải Phòng, Thái Nguyên…kinh doanh sản phẩm của công ty và được hưởng tỷ lệ chiết khấu là 7% dựa trên một số điều kiện như: Hợp tác kinh doanh tốt. Doanh số bán ổn định ( không cần lớn ). Thời gian hợp tác lâu năm. Là thị trường trọng điểm. Đối với các khu vực có quy mô hẹp hơn như: Hoà Bình, Tuyên Quang, Bắc Cạn thì các nhà phân phối ở khu vực này được hưởng tỷ lệ chiết khấu là 5% theo doanh số bán. * Bán cho các chợ lớn ( khu vực chợ ), các nhà sách: Chủ yếu là chợ Đồng Xuân, chợ Hà Đông và các nàh sách lớn…Công ty phân phối sản phẩm là bút bi và các đồ dùng văn phòng phẩm cho các chủ hàng lớn đóng tại chợ sau đó các chủ hàng này lại phân phối sản phẩm đến các đại lý, các cửa hàng nhỏ hoặc bán trực tiếp cho người tiêu dùng theo giá buôn. Các chủ hàng lớn này cũng được hưởng tỷ lệ chiết khấu là 2% nếu doanh số bán > 5 triệu. * Cửa hàng giới thiệu sản phẩm: Chi nhánh tại Hà Nội có văn phòng đại diện ở số 176 Phố Tay Sơn. Trước đây địa điểm này chỉ dùng để trưng bày và giới thiệu sản phẩm của công ty mình nhưng do nhu cầu thiết yếu của học sinh, sinh viên và người tiêu dùng nên hiện nay nó đóng vai trò là một cửa hàng lớn đem sản phẩm đến tận tay người tiêu dùng với doanh số bán ra khá cao khoảng hơn 100 triệu đ/tháng. * Cộng tác viên và tiếp thị lẻ: Các tiếp thị lẻ với những chiếc xe máy hoặc ôtô lưu động có biểu tượng của công ty Thiên long đi phân phối các sản phẩm của công ty trong địa bàn gần Hà Nội ( phạm vi < 30 km ) vừa quảng cáo, giới thiệu sản phẩm của công ty vừa bán hàng đến tay người tiêu dùng. * Bán trực tiếp: Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng có thể gọi điện trực tiếp đến văn phòng công ty và căncứ vào đơn đặt hàng hay hợp đồng của khách hàng ( ghi rõ tên tuổi địa chỉ ). Công ty viết hoá đơn giao hàng luôn tại kho được lập tại văn phòng của công ty và được viết ra làm 3 liên: Liên 1 lưu ở gốc, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 giao cho bộ phận kho lưu làm thủ tục xuát hàng, cuối ngày nộp lên văn phòng kế toán công ty kèm theo bảng kê để kế toán bán hàng thanh toán. B: Phương thức thanh toán: Công ty thực hiện phương thức thanh toán hcủ yếu đó là tiền mặt và thanh toán bằng chuyển khoản. Việc thanh toán có thể thanh toán ngay hoặc chậm nhất 15 ngày kể từ ngày giao hàng. Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong việc thanh toán đồng thời cũng đảm bảo không gây thiệt hại cho doanh nghiệp của mình. Để thu hút khách hàng, công ty có một chính sách giá cả hết sức linh hoạt…Giá bán được tính theo giá trị mua vào giá cả thị trường đồng thời mối quan hệ giữa khách hàng và đơn vị công ty sẽ thực hiện giảm giá đối với những khách hàng mua hàng thường xuyên, mua với khối lượng ớn và giảm giá cho khách hàng mua nhiều với tỷ lệ 1% đến 5% trên tổng doanh thu bán ra trong cả năm cho khách hàng đó. Qua việc giảm giá, uy tín của công ty đối với bạn hàng và người tiêu dùng ngày càng cao điều này ảnh hưởng rất lớn đến doanh số bán ra và lợi nhuận của doanh nghiệp. C: tài khoản sử dụng: * Chứng từ sử dụng: Hoá đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho. Để hạch toán kế toán bán hàng công ty đã sử dụng các tài khoản sau: TK 156: Hàng hoá. TK 131: Phải thu của khách hàng. TK 511: Doanh thu bán hàng. TK 336: Phải trả nội bộ. TK 333: Thuế GTGT phải nộp. TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. TK 142: Chi phí trả trước. TK 531: Hàng bán bị trả lại. TK 532: Giảm giá hàng bán. TK 632: Giá vốn hàng bán. TK 521: Chiết khấu bán hàng. TK 641: Chi phí bán hàng. TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 421: lợi nhuận chưa phân phối. TK 911: Xác định kết quả bán hàng. Và một số tài khoản khác. Trình tự hạch toán: Công ty cổ phần SX – TM Thiên Long là một doanh nghiệp thương mại nên trình tự hạch toán kế toán bán hàng được minh hoạ theo sơ đồ sau: (1): Nhập kho hàng công ty Thiên Long (bao gồm cả thuế GTGT được khấu trừ). (2): Xuất kho hàng hoá theo giá vốn. (3): kết chuyển giá vốn để xác định kết quả bán hàng. (4): Doanh thu bán hàng thu tiền ngay. (5): Doanh thu bán hàng chưa thu tiền. (6): Thuế GTGT phải nộp. (7.1): Chiết khấu bán hàng. (7.2): Hàng bán bị trả lại. (8): Kết chuyển doanh thu thuần để xác định bán hàng. (9): Kết chuyển chi phí bán hàng. (10): Cuối kỳ kết chuyển lãi. (11): Cuối kỳ kết chuyển lỗ. Công ty cổ phần SX – TM Thiên Long Quyển, số chi nhánh tại Hà Nội Số: HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG ( Liên 1: Lưu ) Mẫu số: 01GTKT3LL01 Ký hiệu: AA/2004T Số: 00145 Ngày: 01/2004 Họ, tên người mua hàng : Anh Tiến 15- OQC Đơn vị : Cửa hàng bách hoá Địa chỉ : Chợ Đồng Xuân. MST: 010106-1 ĐVT: VN Đ STT Tên Hàng Hoá ĐVT SL ĐG TT Thuế GTGT (%) Tiền Thuế GTGT (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 1 TL - 08 Cây 1000 730 730.000 10% 73.000 2 Tl - 027 Cây 400 1.1000 440.000 10% 44.000 3 TL - 024 Cây 600 800 480.000 10% 48.000 4 Bút viết bảng to Cây 60 2.800 168.000 10% 16.800 5 Bút sáp thơm Hộp 30 2.500 75.000 10% 7.500 6 Bút dạ quang Cây 200 2050 410.000 10% 41.000 Tổng cộng 2.303.000 10% 230.300 Số tiền phải thanh toán 2.533.300 Viết bằng chữ Hai triệu năm trăm ba mươi ba nghìn ba trăm đồng Người mua hàng Người lập phiếu kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị Công ty cổ phần SX – TM Thiên Long Quyển, số Chinh nhánh tại Hà Nội Số 215 PHIẾU XUẤT KHO HD Họ tên khách hàng: Anh Tiến – 15 OQC MSKH:034 Lưu ý : Nợ TK 131 MST, Địa chỉ : Cửa hàng bách hoá- chợ Đồng Xuân Có TK 511 STT MH Tên hàng hoá ĐVT SL thực xuất Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 TL008X TL008 Đ TL008T TL008R TL027§ TL027X TL024 Đ TL024X WB03X WB03 Đ CR01 FL04T TL-08 Xanh Tl –08 Đen TL -08 Tím TL –08 Đỏ TL –027 Đen TL –027 Xanh TL –024 Đen TL –024 Xanh Viết bảng toxanh Viết bảng to đen Bút sáp thơm Bút dạ quang Tæng tiÒn thuÕ Cây … … … … … … … … … Hộp Cây 600 200 100 100 100 300 210 390 36 24 30 200 …. …. …. …. …. …. …. …. …. …. …. …. 730 730 730 730 1.100 1.100 800 800 2.800 2.800 2.500 2.050 438.000 146.000 73.000 73.000 110.000 330.000 168.000 312.000 100.800 67.200 75.000 410.000 230.300 Tổng cộng thanh toán 2.533.300 Hà Nội, ngày 28 tháng 01 năm 2004. Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu. Công ty bút bi Thiên Long mẫu số: 01 – TT chi nhánh Hà Nội QĐ 1141 – TC/QĐ/C ĐKT Ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính PHIẾU THU SỐ: T017 Ngày 28 tháng 01 năm 2004 Họ tên người nộp tiền: Anh Tiến Nợ 1111 Địa chỉ : Thanh Xuân Có 131 Lý do thu: Cửa hàng sách Anh Tiến – OQC thanh toán tiền hàng 2.533.300 Tổng cộng 2.533.300 kèm theo: 1Chứng từ gốc Đã nhận đủ tiền Bằng chữ: Hai triÖu n¨m tr¨m ba ba ngµn ba tr¨m ®ång. Giám đốc Kế toán trưởng Người lập Thủ quỹ Người nộp SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản 131 Khách hàng: Anh Tiến 15 - OQC ĐVT: VN Đ STT Chứng từ gốc Diễn giải TK Đ Ư Số phát sinh MH Ngày Số Nợ Có 1329 1331 1333 1335 1337 3674 433 435 437 439 441 443 445 447 449 4818 5266 3177 3179 3181 3183 3325 HD1 HD1 … … … … … … … … … … … … … PT HT HT HD1 … … … 3/1/03 … … … … 5/1/03 … … … …. … … … …. …. 6/1/03 7/1/03 5/1/03 … … … … 56 146 16 … … 76 16 10 129 76 … … Chi nhánh nộp tiền CK 2,5 % PXK ngày 5/1 – anh Tiến OQC chiết khấu 2% nợ cũ T12/2003 511 … 1111 521 511 100.800 100.800 204.000 120.000 120.000 115.000 438.000 146.000 73.000 73.000 312.000 168.000 330.000 110.000 300.000 146.000 300.000 300.000 120.000 3420.000 89.000 67.000 Tổng cộng 3.576.600 3576.000 Số dư đầu kỳ phải thu: 2.510.910 Số dư cuối kỳ phải thu: 2.511.510 Hà Nội, ngày 28 tháng 01 năm 2004. Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu SỔ CHI TIẾT TK 511 – Doanh thu bán hàng T1/2004 STT TK ĐƯ Diễn giải Sè ph¸t sinh Nî Cã 1 2 3 4 131 521 531 911 phải thu khách hàng Chiết khấu bán hàng Hàng bán bị trả lại Xác định kết quả bán hàng 202.692.858 95.376.210 4.427.168.342 4.725.237.500 Tổng 4.725.237.500 4.725.237.500 Hà Nội, ngày 28 tháng 01 năm 2004. Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu. SỔ CHI TIẾT TK 632: Giá vốn hàng bán Tháng 1/2004 ĐVT: VN Đ NTGS Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Hàng hoá K.chuyển giá vốn hàng bán 156 911 4.061.698.508 3.966.322.298 95.376.210 Cộng phát sinh 4.061.698.508 4.061.698.508 Hà Nội, ngày 28 tháng 01 năm 2004. Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu. SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN TK 641 – Chi phí bán hàng T1/2004 ĐVT: VN Đ STT TK Đ Ư Diễn giải Số phát sinh Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 111 1121 1124 131 1411 1422 156 334 3383 3384 911 Chi phí dụng cụ đồ dùng Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí giảm trừ vào công nợ Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí nhân viên Chi phí nhân viên Chi phí nhân viên Xác định kết quả 215.438.597 55.600 518.100 2.580.038 8.705.000 500.000 213.700 77.171.472 613.650 122.730 353.500 111.350 99.000 305.355.037 Tổng 305.918.887 305.918.887 Hà Nội, ngày 28 tháng 01 năm 2004. Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu. SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối. T1/2004 ĐVT: VNĐ NT GS Chøng tõ TK Diễn giải ĐƯ Số phát sinh Sè Ngµy Nợ Có 421 Lợi nhuận chưa phân phèi 911 Xác định kết quả 107.365.946 107.365.946 Cộng phát sinh 107.365.946 107.365.946 Hà Nội, ngày 28 tháng 01 năm 2004. Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu. KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH THÁNG 1 NĂM 2003 ĐVT:VNĐ Chỉ Tiêu Mã Số Kỳ Này Kỳ Trước Luỹ Kế ( 1 ) ( 2 ) ( 3 ) ( 4 ) ( 5 ) Doanh thu BH và cung cấp dÞch vô 01 4.725.237.500 Các khoản giảm trừ 03 298.069.068 - Chiết khấu hàng bán 04 202.692.858 - Giảm giá hàng bán 05 - Hàng bán bị trả lại 06 95.376.210 - Thuế TTĐB, thuế XNK 07 1.Doanh thu thuần 10 4.427.168.432 2.Giá vốn hàng bán 11 3.966.322.298 3.Lợi nhuận gộp 20 460.846.134 4.Doanh thu hoạt động tài chính 21 5.Chi phí tài chính 22 6.Chi phí bán hàng 24 305.355.037 7.Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 8.Lợi nhuận thuần từ HĐKD 30 155.491.097 9.Thu nhập khác 31 10.Chi phí khác 32 11.Lợi nhuận khác 40 12.Tổng lợi nhuận trước thuế 50 107.365.946 13.Thuế doanh nghiệp phải nộp 51 14.Lợi nhuận sau thuế 60 107.365.946 Hà Nội, ngày 28 tháng 01 năm 2004. Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu. Sæ NhËt ký chung T1/2004 NT GS Chøng tõ TK Diễn giải ĐƯ Số phát sinh Sè Ngµy Nợ Có 1/1 1 1/1 156 NhËp Bót bi + Bót d¹ nhËp kho 111 1.200.000 1.200.000 ..... 24/1 ..... 24/1 156 NhËp hµng giÊy A4 Cty B·i B»ng 3.546.000 3.546.000 31/1 31/1 333 133 Cuèi th¸ng K/C thuÕ GTGT nép trong th¸ng 1.250.000 1.250.000 C«ng ty CP SX- TM Thiªn Long Sæ c¸i Tªn TK: 156 §V: ®ång Chøng tõ DiÔn gi¶i TK §/ø Sè tiÒn SH NT Nî Cã Mua hµng tr¶ b»ng tiÒn mÆt 111 31.322.431 Mua hµng nî nhµ cung cÊp 331 64.053.779 Tæng céng 95.376.210 Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng ( Ký, hä tªn ) ( Ký, hä tªn ) PHẦN 3: MỘT VÀI NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY CỔ PHẦN SX – TM THIÊN LONG CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI 3.1: Nhận xét chung: Trải qua hơn 20 năm xây dựng và phát triển ( từ năm 1981 ), công ty Thiên Long đã có không ít lần phải đối mặt với những khó khăn và thách thức tưởng chừng như không thể vượt qua. Vậy mà với tư duy kinh tế nhạy bén của bộmáy lãnh đạo, cùng với đoàn kết cao, tinh thần chiến đấu bền bỉ của tập thể cán bộ công nhân viên. Công ty Thiên long đã không ngừng lớn mạng và khẳng định được vị thế của mình trên thị trường. Hệ thống tiêu thụ của công ty được trải dài từ Bắc vào Nam và có mặt trên 61 tỉnh thành, với sự hoạt động của 4 chi nhánh và 1 văn phòng đại diện, trong đó chi nhánh ở Hà Nội đại diện là công ty cổ phần SX – TM Thiên Long, chiếm vị trí không kém phần quan trọng chỉ sau công ty mẹ là công ty TNHH SX – TM Thiên Long trong thành phố Hồ Chí Minh. Sản phẩm của công ty chủ yếu là các loại bút, mực, đồ dùng học tập và văn phòng phẩm,…là những sản phẩm được người tiêu dùng ưa thích nhất, xứng đáng là hàng Việt Nam chất lượng cao ( từ 1997-2002 ) được tặng nhiều huy trương vàng trong các kì hội chợ, đặc biệt là trong hội chợ 2003 từ 27-3 đến 1-4. Hội chợ của thương hiệu mạnh và sản phẩm mới do người tiêu dùng bình chọn Công ty Thiên Long đã đứng vị trí thứ 2 và trong 5 năm liền được đứng trong hàng ngũ TOPTEN, TOPFIVE. Sở dĩ có được thành công như vậy một phần là do công ty đã nhận thức được đúng qui luật kinh tế thị trường, cho nên trong công tác quản trị doanh nghiệp, bộ phận kế toán của công ty đã chú trọng đến công tác kế toán thành phẩm, doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Không những thế công ty đã không ngừng phát triển, sản lượng tăng nhanh. Công ty đã giải quyết việc làm và tạo thu nhập ổn định cho cán bộ công nhân viên. Đó là nhờ kết quả của sự cố gắng, nỗ lực của ban lãnh đạo công ty nói riêng và toàn công ty nói chung. Xét về mặt tổ chức quản lý và tổ chức công tác kế toán của công ty cổ phần SX – TM Thiên Long thì theo quan điểm của cá nhân tôi công ty cổ phần SX – TM Thiên Long đã có một mô hình quản lý tốt, khoa học, ưu điểm nhiều, nhược điểm ít. Xuất phát từ đặc điểm của ngành, công ty xây dựng mô hình tổ chức quản lý kiểu nửa tập trung, nửa phân tán với 4 chi nhánh ở 4 thành phố lớn và một văn phòng đại diện ở Nam Định. Công ty đã đáp ứng nhanh chóng, đầy đủ nhu cầu của người tiêu dùng trong cả nước. Công ty càng có điều kiện tìm hiểu, nắm bắt thị trường, chiếm lĩnh phần lớn thị trường bút viết, mực và văn phòng phẩm trong cả nước. Việc vận dụng tin học trong công tác kế toán đã cho phép công ty khai thác được khả năng chuyên môn của đội ngũ nhân viên kế toán toàn công ty. Khối lượng công việc mà lẽ ra kế toán phải trực tiếp làm giảm nhẹ đi rất nhiều, giảm lao động ở phòng kế toán mà vẫn đảm bảo tốt chức năng, nhiệm vụ của kế toán và cung cấp mà vẫn đảm bảo tốt chức năng, nhiệm vụ của kế toán và cung cấp thông tin từ chi tiết đến tổng hợp, đảm bảo chính xác yêu cầu đầy đủ kịp thời và phục vụ cho công tác điều hành quản lý ở doanh nghiệp. 3.2: Nhận xét cụ thể: ♦ Về quản lý hàng hoá xuất nhập kho: Có sự phối hợp chặt chẽ giữa kho phòng kế hoạch kinh doanh và phòng kế toán phục vụ cho việc hạch toán chính xác về mặt số lượng cũng như chất lượng của hàng hoá. Công tác bảo quản hàng hoá được xây dựng một hệ thống kho lưu trữ sản phẩm tránh mất mát hao hụt và đảm bảo quảnlý theo từng chủng loại, phục vụ yêu cầu xuất kho hàng hoá một cách nhanh chóng và dễ dàng. ♦Về chứng từ luân chuyển: - Việc sử dụng chứng từ: Công ty đã sử dụng chứng từ xuất hàng hoá theo các mục đích khác nhau thì khác nhau, như hoá đơn kiêm phiếu xuất kho cho hàng hoá xuất bán, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho lập theo mẫu 09-VT/QĐ liên Bộ TCKT cho các trường hợp xuất xử lý, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ trong trường hợp xuất cho khách hàng đổi hàng, hoặc xuất cho hội chợ… - Việc lưu giữ và luân chuyển chứng từ: Các bộ phận lập và lưu giữ chứng từ khá hợp lý. Các phiếu nhập, xuất đều được phân loại riêng cho từng địa điểm phát sinh tạo điều kiện cho việc theo dõi sự biến động của hàng hoá ở hai nơi. Kế toán hàng hoá phụ trách việc nhập các dữ liệu từ các phiếu nhập kho, hoá đơn xuất kho khác không phải là các hoá đơn kiêm phiếu xuất kho để quản lý phần xuất bán thành phẩm. Nhờ đó việc cập nhật chứng từ vào máy không bị chồng chéo mà vẫn phù hợp với phần hành của từng công tác kế toán. Giữa các phòng ban có sự kết hợp chặt chẽ trongviệc hoàn chỉnh chứng từ. Nhờ đó tạo điều kiện cho việc theo dõi của từng bộ phận liên quan thuận lợi cho từng khách hàng và hạn chế các trường hợp làm thất thoát hàng hoá của công ty cuũng như giảm chát lượng của chúng. ♦Về việc mã hoá, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Ưu điểm của việc mã hoá bằng số giúp cho các thông tin cập nhật khôngbị trùng lặp. Với khối lượng lớn hàng hoá nhiều, việc mã hoá như vậy là phù hợp với các danh mục liên quan đến hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá được mã hoá như vậy đã cung cấp cho công ty những thông tin cơ bản về các đối tượng này. VD: Bút viết thông dụng có nhiều loại nên được ký hiệu bằng: TL – 08, TL – 027, TL – 032, TL – 035, TL – 03… hoặc tẩy thì được ký hiệu là: E – 02, E – 03, E – 04, bút dạ quang thì được ký hiệu là: HL – 02, HL – 03, bút xoá: CP – 02, CP – 03… Các tài khoản của công ty sử dụng hiện nay phù hợp với chế độ kế toán hiện hành và đáp ứng được phần nào yêu cầu của kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Tài khoản kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết đối với thành phẩm cho phép theo dõi sự biến động của thành phẩm ở từng nơi. Các tàikhoản phản ánh doanh thu cho phép theo dõi doanh thu của từng loại thành phẩm, hàng hoá. - về phương pháp tính giá thành phẩm và kế toán chi tiết thành phẩm. Trong đánh giá thành phẩm và tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày, kế toán sử dụng giá hạch toán hoàn toàn phù hợp với đặc điểm, qui trình công nghệ, việc tổ chức công tác giá thành, sự biến động của hàng hoá và hình thức kế toán trên máy của công ty. Điều đó giúp cho kế toán thành phẩm của công ty được đơn giản mà vẫn đáp ứng được yêu cầu quản lý. Việc lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với cơ cấu hàng hoá của công ty như sự biến động thường xuyên của chúng. - Về hình thức kế toán và vận dụng hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán. Bộ máy kế toán của công ty gồm 7 người được phân công phù hợp với yêu cầu của công việc, chuyên môn của mỗi người. Hầu hết cán bộ kế toán đều có trình độ đại học, nắm vững chuyên môn và sử dụng thành thạo máy vi tính góp phần cung cấp thông tin kịp thời về kế toán bán hàng tiêu thụ và xác định kế quả kinh doanh tại công ty. Việc lựa chọn hình thức sổ kế toán là hình thức nhật ký chung với các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, các báo cáo tổng hợp về bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đã đáp ứng được những yêu cầu cơ bản đặt ra cho kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Tóm lại, việc ứng dụng máy vi tính vào công việc đã giúp cho công ty rất nhiều trong việc thu nhận, xử lý, cung cấp thông tin kế toán được nhanh chóng, chính xác, phục vụ tốt cho việc hạch toán chiến lược Marketing được linh hoạt. Song, bên cạnh những ưu điểm đó, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của công ty còn có một số hạn chế sau: - Đối với khoản chiết khấu thương mại: Trong quá trình tiêu thụ sản phẩm trường hợp khách hàng mua với số lượng lớn công ty thực hiện chiết khấu cho khách hàng theo tỷ lệ % nhất định. Khoản tiền chiết khấu này kế toán vẫn phải hạch toán vào tài khoản 521 - chiết khấu thương mại. Tuy nhiên kế toán bán hàng cũng không theo dõi chi tiết khoản này trên sổ chi tiết tài khoản 521 mà cuối quí kế toán chỉ tập hợp các khoản chiết khấu này và phản ánh trên sổ tổng hợp tài khoản 511 – doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, tiến hành ghi giảm doanh thu ( phần phát sinh bên nợ tài khoản 511 ). Ngoài ra, chiết khấu thương mại chỉ được áp dụng trong nước nên chăng công thực hiện chiết khấu cho khách hàng ở nước ngoài vốn là các bạn hàng chủ yếu của công ty để khuyến khích việc tiêu thụ, đôn đốc thanh toán kịp thời, đúng hạn tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình luân chuyển vốn. - Đối với các khoản hàng bán bị trả lại:Công ty phải mở sổ theo dõi chi tiết và phản ánh trên sổ kế toán chi tiết hàng bán bị trả lại. như vậy công ty sẽ theo dõi được sản phẩm nào thường xuyên bị trả lại để có biện pháp điều chỉnh thích hợp, giảm thiểu số hàng bán bị trả lại. - Đối với việc theo dõi công nợ: Theo dõi khả năng thanh toán công nợ với khách hàng là một trong những công tác mà công ty phải rất quan tâm nhưng ở công ty kế toán mới chỉ dừng lại ở việc cung cấp thông tin qua loa về khách hàng nghĩa là qua các chứng từ khi tổng hợp trên sổ cái tài khoản 131 cúng ta mới chỉ biết mỗi tên khách hàng, thanh toán bằng phương thức gì? Nhưng lại chưa có được các thông tin về tình hình thanh toán công nợ của họ như khả năng thanh toán như thế nào?, thời hạn bao nhiêu thì trả?...Thực ra yêu cầu này không quá cao nhưng lại rất cần thiết, điều đó giúp cho các nhà quản lý biết tình hình tài chính và kinh doanh của họ. - Đối với việc lựa chọn phương pháp hạch toán để hạch toán hàng nhập, song cách tính này không chính xác, nó chỉ phục vụ cho công tác hạch toán được thuận lợi. Tóm lại để nâng cao hiệu quả công tác kế toán, cần thiết phải kết hợp nhịp nhàng giữa lý luận và thực tế sao cho vừa giảm bớt khối lượng công việc mà vẫn đem lại kết quả đáng tin cậy, vừa đúng chế độ kế toán thống kê của Nhà nước. 3.3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của công ty cổ phần SX – TM Thiên Long: 3.3.1: Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán bán hàng trong điều kiện hiện nay: Việc chuyển đổi cơ chế kinh tê từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường là một xu hướng tất yếu khách quan. Trong sự chuyển hoá này, ngành thương mại sẽ phải phát triển mạnh để mở rộng quan hệ buôn bán phục vụ tốt nhu cầu của nhân dân, góp phần thúc đẩy sản xuất phát triển, từ đó thực hiện tốt vai trò thương mại là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng. Để đạt được điều đó thì cần thiết phải sử dụng đôồngthời các công cụ quản lý khác nhau mà trong đó kế toán là một công cụ hữu hiệu. Vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý xuất phát từ thực tế khách quan của hoạt động quản lý và chức năng kế toán.Thông qua việc đo lường, tính toán ghi chép, phân loại tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế tài chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bằng hệ thống các phương pháp khoa học của kế toán như: Chứng từ kế toán, tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối kế toán. Có thể biết được thông tin một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác về tình hình tài sản của doanh nghiệp và sự vận động của chúng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và sự vận động của chúng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh dựa vào những thông tin mà kế toán cung cấp. Các đối tượng quan tâm sẽ có thể đưa ra được những quyết định thích hợp trong từng thời kỳ. Trong cơ chế thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, mục tiêu lợi nhuận được đặt lên hàng đầu. Đối với các doanh nghiệp, hoạt động bán hàng là khâu quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh. Bán hàng tạo lợi nhuận cho doanh nghiệp, đồng thời nó còn là yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một vấn đề hết sức cần thiết. Hoàn thiện kế toán bán hàng còn góp phần nâng cao công tác tổ chức kế toán của doanh nghiệp. Đối với các cơ quan quản lý cấp trên việc thực hiện kế toán bán hàng tạo cho họ những thông tin chính xác, phản ánh đúng tình hình bán hàng và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giúp lãnh đạo có thể quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị trực thuộc tốt hơn. Ngoài ra, việc hoàn thiện cần phải đảm bảo sao cho đúng chế độ kế toán hiện hành, thống nhất đồng bộ trong cách hạch toán, các sổ sách kế toán tài khoản sử dụng…phải phù hợp với tình hình đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin kinh tế, đảm bảo tiết kiệm và có hiệu quả. 3.3.2: Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng: Để hoàn thiện tốt hơn nữa việc hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty tôi xin mạnh dạn đề xuất một số giải pháp sau: ♦ Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán: Điều quyết định đến chất lưọng của tổ chức công tác kế toán vẫn là các nhân viên kế toán nên việc hoàn thiện đầu tiên là bộ máy kế toán ở công ty. Công ty cần có những biện pháp cụ thể để nâng cao trình độ của nhân viên kế toán cả về nghiệp vụ kiến thức về máy vi tính như: bỏ ra chi phí đào tạo lại, thường xuyên cho kế toán tham dự các lớp huấn luyện mới và tuyển dụng các nhân viên có trình độ. Ngoài ra có thể vài năm một lần các kế toán viên đổi phần hành của mình cho người khác qua đó mọi người sẽ có một tầm nhìn khái quát hơn về kế toán, hiểu sâu sắc từng phần hành của công việc đồng thời khi quay trở lại công việc cũ họ sẽ làm tốt hơn. Việc nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng tạo đièu kiện cho công ty sớm hoàn thiện được phần mềm kế toán của công ty. ♦ Tổ chức luân chuyển chứng từ: Nếu trong trường hợp bán hàng cho khách qua kho chi nhánh, xí nghiệp, văn phòng công ty chỉ cần lập hoá đơn GTGT làm 4 liên; 1liên giao cho khách hàng; 1 liên giao cho chi nhánh làm cơ sở báo nợ công ty; 1 liên lưu lại; 1 liên dùng đẻ hạch toán. Điều này hoàn toàn hợp lý vì hàng ở chi nhánh công ty vẫn là hàng thuộc quyền sỏ hữu của toàn công ty. Như vậy trên căn phòng công ty sẽ giảm bớt được công tác bán hàng, theo dõi hạch toán công nợ bán hàng để tập trungvào điều hành, đồng thời việc luânchuyển chứng từ cũng thuận lợi hơn, phù hợp hơn với chế độ tài chính và chế độ thuế hơn. ♦ Hoàn thiện công tác chiết khấu thương mại: Các khoản chiết khấu thương mại thường phát sinh không nhiều do công ty chỉ áp dụng tiêu thụ trong nước. Nhưng chiết khấu thương mại lại là một yếu tố kích thích mạnh mẽ việc tiêu thụ sản phẩm, thu hút khách hàng, tăng nhanh vòng quay của vốn. Vì vậy công ty nên thực hiện chiết khấu cho các bạn hàng nước ngoài vốn là đối tượng tiêu thụ chủ yếu các sản phẩm của công ty. - Đối với khách hàng thường xuyên: Có thể giảm trị giá hợp đồng theo tỉ lệ % nào đó nếu khách hàng ký kết với công ty một hợp đồng có giá trị lớn. Vào cuối quý hoặc cuối năm công ty nên tính toán giá trị giá các hợp đồng của khách hàng lớn để có ưu đãi phù hợp. - Đối với khách hàng không thường xuyên: Nếu khách hàng là những bạn hàng lâu năm của công ty thì cũng nên áp dụng các hình thức ưu đãi như giảm giá theo một tỷ lệ nhất định nào đó. Nếu khách hàng không phải là bạn hànglâu năm, nhưng lại ký kết một hợp đồng lớn thì có thể thưởng cho người ký hợp đồng của phía khách hàng một tỷ lệ hoa hồng nào đó hợăc giảm giá bán trên hợp đồng. ♦: Hoàn thiện các công tác kế toán hàng bán bị trả lại: Xuất phát từ những hạn chế đã nêu đối với công tác hạch toán hàng bánbị trả lại, công ty nên mở sổ với công chi tiết theo dõi các khoản hàng bán bị trả lại phát sinh trong kỳ, dù trị giá hàng bán bị trả lại là rất bé có quy không phát sinh nhưng kế toán vẫn nên theo dõi chi tiết của sản phẩm nào bị trả lại để có phương hướng điều chỉnh về sau, thực hiện giảm thiểu hàng bán bị trả lại phát sinh trong kỳ. Sau đây là mẫu sổ: Sổ chi tiết TK 531 – Hàng bán bị trả lại Từ ngày… Đến ngày NTGS Chứng từ Diễn giải TK Đ Ư Cộng phát sinh Số Ngày Nợ Có Cộng ♦ Một số ý kiến khác: Trong cơ chế thị trường cạnh tranh như hiện nay nếu doanh nghiệp nào hiểu biết, nhậy bén thì đó là động lực thúc đẩy doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả và đững vững trên thị trường còn ngược lại doanh nghiệp có thể bị thua lỗ, thậm chí đi đến phá sản. Vì vậy, mọi hoạt động của doanh nghiệp phải hướng vào giành thế cạnh tranh. Người làm kế toán phải hiểu rằng tổ chức tốt công tác là nhiệm vụ của mình nhằm cung cấp những thông tin kịp thời, đáng tin cậy cho các nhà quản lý. Muốn vậy cần phải thiết lập mối quan hệ chặt chẽ hơn giữa người làm kế toán và ngưòi phụ trách Marketing nhằm tạo ra những chiến lược sản phẩm, giá cả…Hơn thế nữa, trong những năm tới khi mà xu hướng khu vực hoá, toàn cầu hoá diễn ra mạnh mẽ, nhiều sản phẩm của nước ngoài vào xâm lấn thị trường tiêu dùng trong nước thì công ty cần phải đa dạng hoá phương thức bán hàng như mở thêm đại lý ở nhiều nơi, tìm kiếm thị trường ở ngoaì nước, áp dụng các khoản chiết khấu cho khách hàng mua với số lượng lớn và thanh toán sớm so với qui định theo tỉ lệ % nhất định hoặc có thể giảm bớt giá và chấp nhận các khoản làm giảm trừ doanh thu nếu như vì quan hệ lâu dài, áp dụng chính sách giá cả hợp lý. Bút viết, mực, văn phòng phẩm là những mặt hàng không quảng cáo rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng nên công ty cần phải tìm cho mình những phương thức quảng cáo riêng, truyền thống. Công ty cần đầu tư thêm chi phí cho việc nghiên cứu các hình thức quảng cáo. VD như: - Sử dụng mẫu hàng: Dùng làm quà biếu cho khách hàng, khi họ đến công ty ký kết hợp đồng hoặc biếu cho khách hàng được công ty phỏng vấn trong các cuộc điều tra thị trường. - Phiếu mua hàng: Trong các cuộc điều tra, các hội chợ, nhằm nghiên cứu nhu cầu thị trường tại các cửa hàng hay các khu vực dân cư thì nhân viên điều tra có thể tặng cho các đối tượng được điều tra các phiếu mua hàng của công ty. Với hình thức này người có phiếu mua hàng có thể được hưởng một sự ưu đãi đặc biệt như giảm giá, được tặng quà, được thêm hàng,… Làm như vậy sẽ khuyến khích được khách hàng mua nhiêu sản phẩm của công ty. - Treo giải thưởng: Giải thưởng là hình thức tạo cơ may mà người tiêu dùng có thể nhận được, đó có thể là món tiền mặt hoặc một hiện vật, một chuyến đi chơi hay thaă quan. Nó sẽ tạơ quan tâm thích thú của khách hàng mua nhiều sản phẩm của công ty hơn. Ngoài những điều nói trên thì công ty cũng cần phải hoàn thiện lực lượng bán hàng vì có thể nói đâyđược coi là “ bộ mặt “đại diện cho công ty, ấn tượng của khách hàng đối với công ty tốt hay xấu là doanh nghiệp một phần tác động của lực lượng bán hàng. Nhân viên bán hàng phải có khả năng trả lời đầy đủ, chính xác những thông tin về hàng hoá bán ra như: chủng loại, mẫu mã, cách sử dụng, giá cả…Chính vì vậy công ty nên tổ chức các lớp dậy nghiệp vụ bán hàng có nghệ thuật. KẾT LUẬN Kế toán cho đến nay quả là một công cụ cực kỳ quan trọng trong quản lý kinh tế của doanh nghiệp. Kế toán nói chung và đặc biệt là kế toán quản trị nói riêng đang ngày càng phát huy mạnh mẽ, giúp các doanh nghiệp nắm bắt và theo kịp sự phát triển của thị trường. Với mỗi doanh nghiệp, mỗi loại hình kinh tế, kế toán đã và đang được hiện đại hoá từng bước để thúc đẩy sự phát triển trong nền kinh tế hiện đại. Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện doanh nghiệp sử dụng máy vi tính là một xu hướng tất yếu và thực tế nó đã nâng tầm phát triển của kế toán lên một thời kỳ mới. Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một phần hành hết sức quan trọng. Những thông tin mà nó cung cấp cho các nhà quản lý vô cùng quí giá để từ đó các nhà quản lý có thể lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh tối ưu nhằm đem lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp. Qua một thời gian thực tập tại công ty cổ phần SX – TM Thiên Long, em đã bước đầu làm quen với công việc của một người kế toán, tìm hiểu được các hình thức tổ chức cũng như phương pháp hạch toán của công ty, đặc biệt đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở đơn vị. Có thể nói những thành tựu mà công ty đạt được như hiện nay là phần không nhỏ của công tác kế toán tài chính. Tuy nhiên có những bước phát triển mạnh mẽ hơn đòi hỏi công ty phải tăng cường công tác quản lý, tổ chức kịp thời công tác kế toán nhằm phục vụ có hiệu quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì thời gian thực tập có hạn, vốn kiến thức khoa học còn ít ỏi, nên bài viết của em không tránh khỏi những sai sót…Kính mong được sự góp ý của các thầy cô giáo trong bộ môn kế toán, cùng toàn thể các thầy cô giáo trong trường CĐ Kinh Tế Kỹ Thuật Thương Mại và các cán bộ trong công ty. Cuôi cùng em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của cô giáo Trần Thuý Nga, ban giám đốc cùng các phòng ban và các anh chị ở phòng kế toán trong công ty cổ phần SX – TM Thiên Long đã giúp đỡ em hoàn thành bài chuyên đề này. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn! Hà Nôi, ngày 20 tháng 10 năm 2005 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình kế toán tài chính Trường ĐHTCKT HN – NXB Tài chính 2. Giáo trình kế toán quản trị Trường ĐH TCKT HN – NXB Tài chính 2001 3. Hướng dẫn thực hành kế toán, bài tập và lập báo cáo tài chính. Tác giả Nguyễn Văn Nhiệm – NXB Thống Kê. 4. Giáo trình phân tích hoạt động kinh tế. Trường ĐHTCKT – NXB Tài chính 5. Kinh tế học vĩ mô. Robert Gordon – NXB Chính trị quốc gia 6. Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam. NXB tài chính 2002 7. Tạp chí kế toán kiểm toán các thông tư về chế độ kế toán. 8. Một số luận văn tốt nghiệp của các anh chị khoa trước. Trường CĐKTKTTM Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Khoa,Lớp 3TCKT2 Độc Lập-Tự Do-Hạnh Phúc *** BẢN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN THỰC TẬP Đề Tài: "Tổ chức công tác bán hàng và xác định kết quả b¸n hµng tại công ty cổ phần SX-TM Thiên Long chi nhánh tại Hà Nội” Cô giáo: Trần Thuý Nga Sinh viên Thực Hiện: Nguyễn Thị Ngọc B Ngành: Kế Toán Lớp: 3TCKT2 Cơ Quan Thực Tập:Công ty cổ phần SX-TM Thiên Long Ý KIẾN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN THỰC TẬP MỤC LỤC Trang LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần 1: Lý luận chung về công tác kế toán BH và xác định KQBH tại công ty cổ phần SX – TM Thiên Long chi nhánh tại Hà Nội 2 1.1: Sự cần thiết của kế toán bán hàng và xác định kt quả bán hàng 2 1.1.1: Khái niệm, nội dung của KTBH và xác định KQBH 2 1.1.2: Yêu cầu quản lý BH và xác định KQBH 3 1.1.3: Vai trò của việc quản lý hàng hoá BH và xác định KQBH 4 1.1.4: Nhiệm vụ của KTBH và XĐ KQBH 4 1.1.5: Ý nghĩa của công tác bán hàng 5 1.2: Tổ chức công tác kế toán BH và xác định KQBH 5 1.2.1: Chứng từ sử dụng 5 1.2.2: Tài khoản sử dụng 5 1.2.3: Các phương thức bán hàng 9 A: Kế toán bán hàng theo phương thức gửi hàng 9 B: Kế toán bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp 11 C: Kế toán bán hàng theo phương thức đại lý ký gửi 12 D: Kế toán bán hàng theo phương thức trả góp 14 1.2.4: Phương pháp xác định giá vốn hàng bán 14 1.2.5: Kế toán DTBH và các khoản giảm trừ DTBH 15 1.2.6: Kế toán xác định kết quả bán hàng 18 Phần 2: Thực trạng về công tác BH và xác định KQBH tại công ty cổ phần SX – TM Thiên Long chi nhánh tại Hà Nội 22 2.1: Đặc điểm chung của doanh nghiệp 22 2.1.1: Quá trình hình thành và phát triển của công ty 22 2.1.2: Chức năng, nhiện vụ của công ty 24 2.1.3: Đặc điểm tổ chức SXKD và tổ chức sản xuất của công ty 25 2.1.4: Tình hình lao động của công ty 28 2.1.5: Đặc điểm tổ chức công tác kế toán công ty 30 2.2: kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 34 2.2.1:Các phương thức kế toán bán hàng ở công ty 34 Phần 3: Một vài nhận xét về công tác kế toán BH và xác định KQBH tại công ty cổ phần SX – TM Thiên Long chi nhánh tại Hà Nội. 49 3.1: Nhận xét chung 49 3.2: Nhận xét cụ thể 50 3.3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán BH và xác định KQBH tại công ty cổ phần SX – TM Thiên Long 52 KẾT LUẬN 56 TK336 TK156 TK632 TK911 TK511 TK111,112 TK133 TK641 TK521 TK531 TK333 TK131 TK421 TK421 (1) (2) (3) (8) (4) (5) (7.1) (7.2) (6) (11) (10) (9) Lç L·i