Đề tài Tìm hiểu hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

Lời nói đầu Sự chuyển mình từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước đã tạo đIều kiện tốt cho sự phát triển các doanh nghiệp, mở ra hướng đa dạng cho các doanh nghiệp VN. Sự đa dạng này đồng nghĩa với sự cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp. Vì thế các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thương trường thì phải đáp ứng mọi yêu cầu của người tiêu dùng với sản phẩm chất lượng cao, giá thành hạ đồng thời cải thiện đời sống người lao động, mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Muốn đạt được mục tiêu này doanh nghiệp phải thực hiện đồng bộ các biện pháp quản lý và các yếu tố liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh. Trong các yếu tố này thì hạch toán kế toán nguyên vật liệu giữ vai trò rất quan trọng quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp. Nguyên vật liệu có đảm bảo chất lượng cao, cung cấp đầy đủ, ngăn chặn hiện tượng lãng phí vật liệu trong sản xuất, góp phần giảm bớt chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Nhận thức được vai trò rất quan trọng của hạch toán nguyên vật liệu nên em đã mạnh dạn nghiên cứu đề tài:( hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất). Ngoài phần mở đầu, kết luận đề tài gồm hai phần: Phần 1 : Lý luận chung về nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Phần 2 : Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp. Do thời gian và trình độ có hạn nên đề tài không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong có sự góp ý và hướng dẫn của thầy giáo và toàn thể các bạn. Em xin chân thành cảm ơn! Phần I : lý luận chung về nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất . I. Đặc điểm chung về nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. 1 .Vai trò của nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động được các đơn vị sử dụng làm chất liệu ban đầu để chế tạo ra sản phẩm mới. Nguyên vật liệu là đối tượng được chuyển hoá do lao động có ích của con người. Theo Mác, tất cả mọi vật thể thiên nhiên xung quanh con người mà lao động có ích có thể tác động để tạo ra của cải vật chất cho xã hội, phục vụ con người đều là đối tượng lao động. Nguyên vật liệu nào cũng có thể là đối tượng lao động, song không phải bất cứ đối tượng nào cũng làm nguyên vật liệu. Mọi đối tượng lao động có khả năng thay đổi do lao động của con người mới là nguyên vật liệu. Bất cứ một doanh nghiệp nào khi tiến hành sản xuất đều phải có ba yếu tố cơ bản là: Tư liệu lao động. Đối tượng lao động. Sức lao động. Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở sản xuất hình thành nên sản phẩm. Khác với tư liệu lao động, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Nguyên vật liệu là nhân tố quyết định đến sự thành bại của quá trình sản xuất kinh trong doanh nghiệp. Nguyên vật liệu không chỉ ảnh hưởng đến số lượng mà còn ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Nguyên vật liệu có đảm bảo chất lượng cao, đúng quy cách , chủng loại thì sản phẩm tạo ra mới phù hợp với nhu cầu thị trường, tạo ra sức cạnh tranh cao. Bên cạnh chất lượng sản phẩm được bảo đảm thì phải nói đến giá cả, giá thành sản phẩm phải hợp lý thì doanh nghiệp mới có chỗ đứng để tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường hiện nay. Điều đó khiến doanh nghiệp phải quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản và sử dụng vật liệu thật chặt chẽ nhằm tiết kiệm tối đa chi phí sản xuất, giảm tiêu hao vật liệu trong quá trình sản xuất, giảm giá thành sản phẩm . Tuỳ theo đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp để lựa chọn phương pháp quản lý vật liệu sao cho phù hợp. Song nhìn chung với phương pháp nào thì vẫn phải bảo đảm yêu cầu đặt ra là vật liệu cần được quản lý tốt ở các khâu mua, bảo quản dự trữ và sử dụng hợp lý, có hiệu quả. 2.Phân loại nguyên vật liệu. Theo những tiêu thức khác nhau nguyên vật liệu chia thành những loại khác nhau: * Theo vị trí tác dụng của nguyên vật liệu đối với quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm có thể chia thành các loại như sau: Nguyên vật liệu chính là những nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, nó cấu tạo nên thực thể chính của sản phẩm. -Vật liệu phụ là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó kết hợp với nguyên vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, hình dáng bên ngoài của sản phẩm, làm tăng thêm chất lượng sản phẩm, kích thích thị hiếu người tiêu dùng hoặc làm cho quá trình sản xuất được tiến hành một cách thuận lợi. -Nhiên liệu là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh nó tạo ra nhiệt lượng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh như than, củi, xăng, dầu... -Phụ tùng thay thế là những bộ phận phụ tùng chi tiết máy, doanh nghiệp mua vào để thay thế khi sửa chữa tài sản cố định. -Vật liệu xây dựng và thiết bị cần lắp là những vật liệu thiết bị máy móc doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư xây dựng cơ bản. -Phế liệu là những vật liệu không còn tác dụng đối với quá trình công nghệ sản suất sản phẩm của doanh nghiệp, thu hồi được do sản phẩm hỏng, do ngưng sản xuất hoặc thanh lý tài sản cố định hoặc các nguyên nhân khác. -Các loại vật liệu khác là những vật liệu mang tính đặc thù riêng có trong một số doanh nghiệp . Ngoài các loại vật liệu kể trên như bao bì, vật đóng gói, vật liệu sử dụng luân chuyển . *Theo nguồn nhập nguyên vật liệu : có thể chia thành các loại sau. Nguyên vật liệu mua vào Nguyên vật liệu được cấp Nguyên vật liệu tự sản xuất gia công Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh Nguyên vật liệu được viên trợ, biếu tặng 3. Tính giá nguyên vật liệu . a. Giá của nguyên vật liệu nhập kho. Theo chế độ kế toán hiện hành nguyên vật liệu phải được tính theo giá thực tế, giá thực tế của nguyên vật liệu được xác định tuỳ theo nguồn nhập. -Đối với nguyên vật liệu mua vào sử dụng phục vụ cho hoạt động sản suất kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế. Giá thực tế của nguyên vật liệu = giá mua chưa có thuế giá trị gia tăng+ chi phí khâu mua chưa có thuế giá trị gia tăng. -Nguyên vật liệu mua vào phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng chịu VAT hoặc chịu VAT theo phương pháp trực tiếp. Giá thực tế của nguyên vật liệu = giá mua theo giá thanh toán+ chi phí khâu mua theo giá thanh toán. -Nguyên vật liệu tự sản suất gia công . Giá thực tế của nguyên vật liệu= giá thành thực tế của nguyên vật liệu đã sản xuất gia công. - Nguyên vật liệu được cấp. Giá thực tế của nguyên vật liệu = giá ghi trên hoá đơn của bên cấp. - Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh. Giá thực tế của nguyên vật liệu = kết quả đánh giá của hội đồng quản trị và sự thoả thuận giữa các bên liên doanh. -Nguyên vật liệu được biếu tặng, viện trợ. Giá thực tế = giá mua trên thị trường của nguyên vật liệu cùng loại . b.Giá của nguyên vật liệu xuất kho. Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, và yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hoạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng. * Phương pháp giá đơn vị bình quân: theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo gía trị bình quân. Giá thực tế vật liệu xuất dùng = số lượng vật liệu xuất dùng ´ giá đơn vị bình quân. Trong đó: Giá đơn vị bình quân giá thực tế VL tồn đầu kỳ + giá thực tế VL nhập trong kỳ cả kỳ dự trữ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ+ Số lượng vật liệu nhập trong kỳ Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng, ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Giá đơn vị bình quân Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ(hoặc cuối kỳ trước) Cuối kỳ trước Lượng thực tế vật liệu tồn kho đầukỳ(hoặc cuối kỳ trước) Phương pháp này khá đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động VL trong kỳ, tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động giá cả VL kỳ này. Giá đơn vị bình quân Giá thực tế VL tồn kho sau mỗi lần nhập Sau mỗi lần nhập Lượng thực tế VL tồn kho sau mỗi lần nhập Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên nhưng lại tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. *Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này vật liệu nào nhập trước thì xuất trước hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp nàylà giá thực tế của vật liệu mua trươc sẽ được dùng để làm giá để tính gía thực tế vật liệu xuất trước và do vậygiá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định và có xu hướng giảm. *Phương pháp nhập sau xuất trước(LiFo): Phương pháp này giả định những vật liệu mua vào sau sẽ được xuất trước tiên, phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát. *Phương pháp trực tiếp: Theo phương pháp này, vật liệu được xác định đơn chiếc hay từng lô hoặc giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng( trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo gía thực tế của vật liệu đó. Phương pháp này còn gọi là phương pháp giá thực tế đích danh, thường sử dụng với các vật liệu có giá trị cao và có tính cá biệt. *Phương pháp giá hoạch toán: Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hoạch toán. Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hoạch toán sang giá thực tế theo công thức. Giá thực tế VL xuất dùng = Giá hoạch toán VL xuất dùng ´ Hệ số giá VL ( hoặc tồn kho cuối kỳ ) (hoặc tồn kho cuối kỳ) giá thực tế tồn kho đầu kỳ+ giá thực tế nhập kho trong kỳ Hệ số giá NVL = Giá hạch toán tồn kho đầu kỳ+ giá hạch toán nhập kho trong kỳ II. Hạch toán. Hạch toán là việc theo dõi ghi chép thường xuyên tình hình nhập xuất tồn của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu cả về mặt hiện vật và giá trị được thực hiện ở hai nơi: ở khovà phòng kế toán. Cuối kỳ giữa thủ kho và kế toán vật tư phải đối chiếu để phát hiện sai sót để truy tìm nguyên nhân. Có ba phương pháp: -Phương pháp thẻ song song. -Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. -Phương pháp sổ số dư. 1. Phương pháp thẻ song song. *Nguyên tắc của phương pháp này: ở kho: thủ kho theo rõi tình hình nhập, xuất, tồn của vật liệu về mặt hiện vật trên thẻ kho. ở phòng kế toán: kế toán theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn cả về mặt hiện vầt và giá trị tên sổ chi tiết vật liệu. * Trình tự ghi sổ và chứng từ. ở kho: thủ kho căn cứ vào các phiếu nhập kho, xuất kho, kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và thực hiện nhiệm vụ nhập, xuất, tồn. Cuối ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ để ghi vào thẻ kho về mặt hiện vật. Cuối ngày hoặc định kỳ chuyển các chứng từ cho phòng kế toán. ở phòng kế toán: khi nhận được chứng từ ghi đơn giá, chứng từ và tính thành tiền. Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất để ghi vào sổ chi tiết vật liệu. Kế toán lập kế hoạch đối chiếu với thủ kho và cuối kỳ lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn. Phiếu nhập kho Thẻ kho Bảng tổng hợp N-X-T Sổ chi tiết vật liệu Phiếu xuất kho * Ưu điểm : đơn giản, dễ làm, dễ phát hiện nguyên nhân sai sót. * Nhược điểm :ghi trùng lắp, không phù hợp với đơn vị có nhiều chủng loại vật tư. 2.Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. *Nguyên tắc của phương pháp này: - ở kho :giống phương pháp thẻ song song. - ở phòng kế toán: theo dõi tình hình biến động nhập , xuất, tồn của nguyên vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển cả về mặt hiện vật và giá trị. *Trình tự ghi chép. ở kho: ghi chép giống phương pháp thẻ song song. ở phòng kế toán: khi nhận được chứng từ nhập, xuất kế toán tiến hành ghi đơn gía và tính thành tiền. Kế toán phân loại chứng từ các phiếu nhập kho , bảng kê phiếu nhập, phiếu xuất kho, bảng kê phiếu xuất. Cuối tháng kế toán tổng hợp các bảng kê phiếu nhập, xuất để ghi vào bảng đối chiếu luân chuyển về mặt hiện vật và giá trị mỗi loại vật liệu ghi một lần . Bảng kê phiếu nhập Phiếu nhập bảng tính giá vật liệu Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Phiếu xuất Bảng kê phiếu xuất *Ưu điểm: giảm bớt khối lượng ghi chép, đơn giản dễ làm, dễ kiểm tra. *Nhược điểm :công việc dồn vào cuối tháng dẫn đến chậm chễ trong việc lập sổ sách. 3. Phương pháp sổ số dư. * Nguyên tắc ghi sổ : ở kho: thủ kho theo dõi việc nhập , xuất , tồn trên thẻ kho, cuối tháng căn cứ vàp số tồn trên thẻ kho để ghi vào sổ số dư dạng hiện vật . ở phòng kế toán: kế toán VL theo dõi sự biến động về vật liệu về mặt giá trị trên bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn. * Trình tự ghi chép: ở kho: căn cứ vào phiếu nhập , xuất, thủ kho ghi chép vào thẻ kho rồi chuyển các chứng từ sang phòng kế toán. Cuối tháng cộng thẻ kho. Ghi số lượng vào sổ số dư rồi chuyển sổ số dư cho phòng kế toán. ở phòng kế toán: khi nhận được các chứng từ tiến hành ghi đơn giá và tính thành tiền. Kế toán tập hợp các chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất một bản theo định kỳ hoặc 5, 10,15 ngày. Định kỳ kế toán ghi vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn, cuối tháng cộng bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn. Tính tồn cuối kỳ của loại vật liệu, đồng thời căn cứ vào số dư về mặt hiện vật để tính thành tiền trong sổ số dư, đối chiếu sổ số dư và bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn. Phiếu nhập Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn Thẻ kho Phiếu nhận chứng từ xuất Phiếu xuất *Ưu điểm: Giảm bớt khối lượng ghi chép, tránh trùng lắp. *Nhược điểm: Các sai sót khó phát hiện, kiểm tra, đòi hỏi các kế toán phải thành thạo III. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. 1.Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên thích hợp với các doanh nghiệp quy mô lớn sản xuất kinh doanh những mặt hàng giá trị cao,sử dụng NVLđắt tiền, đIều kiện bảo quản thuận lợi cho việc theo dõi tình hình nhập, xuất. Theo phương pháp này kế toán ghi chép phản ánh tình hình nhập xuất NVL hàng ngày theo tong lần phát sinh trên tàI khoản 152 *ưu điểm: ghi chép phản ánh kịp thời tình hình biến động số hiện có của NVL, tăng cường công tác quản lý NVL, đảm bảo an toàn cho quá trình bảo quản. Số liệu, tàI liệu do kế toán trưởng đảm bảo chính xác. *Nhược điểm: kế toán ghi chép nhiều, có thể làm giảm năng suất lao động của kế toán và đòi hỏi điều kiện bảo quản NVL phải thuận lợi cho việc theo dõi tình hình nhập, xuất. Tài khoản sử dụng. Tài khoản 152 phản ánh sự biến động nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo giá thực tế. Bên nợ: trị giá nguyên vật liệu tăng do nhập kho. Bên có: trị giá nguyên vật liệu giảm do xuất kho. Dư nợ: trị giá nguyên vật liệu hiện có ở kho bảo quản. TK152 có các tài khoản cấp 2: TK1521: nguyên vật liệu chính. TK1522: nguyên vật liệu phụ. TK1523: nhiên liệu . TK1524: phụ tùng thay thế. TK1525: thiết bị xây dựng cơ bản. TK1526: vật liệu khác Các doanh nghiệp khi vận dụng TK 152 cần phải mở chi tiết để phản ánh riêng từng loại NVL và có thể mở chi tiết theo địa điểm baỏ quản NVL . TK151: “ hàng mua đang đi đường’’: phản ánh tình hình biến động giá thực tế hàng mua đang đi đường đã có hoá đơn. Bên nợ: giá thực tế hàng mua đang đi đường đã có hoá đơn. Bên có: giá thực tế hàng mua đi đường đã về nhập kho. Số dư bên nợ: giá thực tế hàng mua đang đi đường. Các tài khoản liên quan: 111, 112, 141, 133, 331… *Khi nhập kho nguyên vật liệu: kế toán ghi vào bên nợ TK 152 , tuỳ theo người nhận mà ghi có các TK liên quan . Đ Nhập kho nguyên vật liệu do mua ngoài: có ba trường hợp. Trường hợp 1: hàng và hoá đơn cùng về. + Mua nguyên vật liệu sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Nợ TK 152: giá mua NVL chưa có thuế GTGT. Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111,112,141,331… Số tiền theo giá thanh toán. + Mua NVL sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Nợ TK 152 : số tiền theo giá thanh toán. Có TK 111,112,141,331… Chú ý: Trường hợp doanh nghiệp mua NVL đồng thời sử dụng cho hai hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc hai đối tượng chịu thuế khác nhau ( chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc phương pháp trực tiếp , hoặc không chịu thuế GTGT ) doanh nghiệp được phép hoạch toán NVL theo giá mua chưa có thuế và toàn bộ thuế GTGT đầu vào được ghi vào tàI khoản 133 . Cuối kỳ tính phân bổ cho sản phẩm chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ để khấu trừ thuế và phân bổ cho sản phẩm không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT ghi vào giá vốn hàng hoá ( TK 632) . +Hàng thiếu so với hoá đơn: ãTrường hợp mua nguyên vật liệu nhập kho phát sinh thiếu chưa rõ nguyên nhân. Kế toán ghi sổ nhập kho theo số được nhận và căn cứ vào biên bản nhận kế toán ghi trị giá NVL thiếu tổn thất vàoTK1381. Nợ TK 152: giá mua NVL thực nhập. Nợ TK 1381 : giá mua NVL thiếu. Nợ TK133: thuế GTGT được khấu trừ theo hoá đơn. Có TK 331: tổng số tiền theo giá thanh toán. ã Khi xác định được nguyên nhân NVL thiếu tổn thất, tuỳ theo nguyên nhân và cách sử lý mà ghi vào các tàI khoản có liên quan. . Nếu do bên bán xuất nhầm, bên bán chở đến bù. Nợ TK 152: trị giá NVL nhập kho. Có TK 1381. . Nếu do bên bán xuất nhầm nhưng không có NVL để bù, doanh nghiệp được giảm trừ số tiền phảI trả. Nợ TK331 : tổng số tiền theo giá thanh toán. Có TK 1381 : giá mua chưa có thuế GTGT. Có TK 133: thuế GTGT được khấu trừ. . Nếu quy được trách nhiệm bắt người phạm lỗi phảI bồi thường. Nợ TK1388:giá thanh toán NVL lúc mua vào. Có TK1381: giá mua NVL chưa có thuế GTGT. Có TK133: Thuế GTGT được khấu trừ. . Nếu thiếu tổn thất trong định mức hội đồng quản trị ghi vào chi phí mua NVL. Nợ TK152: Trị giá NVL thiếu trong định mức. Có TK1381 . Nếu thiếu hụt tổn thất do nguyên nhân khách quan ngoàI khả năng khắc phục của người chịu trách nhiệm, kế toán ghi vào chi phí bất thường. Nợ TK821 Có TK1381 + Hàng thừa so với hoá đơn. ã Mua NVL nhập kho phát hiện thừa chưa rõ nguyên nhân, kế toán ghi sổ nhập kho cả nguyên VL thừa. Nợ TK152: giá mua NL thực nhập. Nợ TK133:VAT được khấu trừ Có TK331: số tiền phảI trả người bán theo hoáđơn. Có TK3381: giá mua của NVL thừa. ã Khi xác định được nguyên nhân. . Nếu do bên bán xuất nhầm doanh nghiệp xin mua cả NL thừa, bên bán đồng ý. Nợ TK3381 Nợ TK133 Có TK331. . Do bên bán xuất nhầm, doanh nghiệp xuất kho trả lại bên bán. Nợ TK3381 Có TK152: trị giá NVL trả lại bên bán. . Do dôI thừa tự nhiên bên mua được hưởng, kế toán ghi vào thu nhập bất thường. Nợ TK3381 Có TK721: trị giá NVL dôI thừa tự nhiên. Chú ý : Trường hợp nhập kho Nlmua vào phát sinh thiếu tồn thất hoặc thừa xác định được ngay nguyên nhân. Tuỳ theo nguyên nhân và cách sử lý mà ghi vào TK liên quan không cần ghi qua TK1381 và TK3381. Nếu nhập kho NL có phát sinh thừa do bên bán xuất nhầm hoặc nguyên liệu sai hợp đồng, doanh nghiệp bảo quản hộ bên bán, kế toán ghi vào TK002 Nợ TK002: “ trị giá nguyên vật liệu bảo quản hộ” Khi xuất kho trả lại bên bán ghi Có TK002 . -Trường hợp 2: Hàng về trước hoá đơn về sau. Làm thủ tục nhập kho, lưu thứ nhập vào tập hồ sơ không có hoá đơn, trong tháng hoá đơn về làm như trường hợp 1. Cuối tháng hoá đơn chưa về ghi giá tạm tính. Sang tháng sau hoá đơn về tiến hành điều chỉnh giá tạm tính. +Trường hợp giá tạm tính lớn hơn giá thực tế. Nợ TK331 Có TK152. + Trường hợp giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế. Nợ TK152. Có TK331. + Thuế GTGT áp dụng phương pháp khấu trừ. Nợ TK 133. CóTK 331,111,112. Trường hợp 3: hàng về sau hoá đơn về trước. + Khi hoá đơn về ghim hoá đơn vào tập hồ sơ, trong tháng nếu hàng về ghi giống trường hợp1 . Cuối tháng nếu hàng chưa về kế toán căn cứ vào hoá đơn ghi. Nợ TK 151: hàng đang đi đường. Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331,111,112…Tổng số tiền theo giá thanh toán. + Sang tháng khi hàng về kế toán ghi. Nợ TK 152: NVL nhập kho. Có TK 151. Đ Các trường hợp nhập khác. Nhập kho nguyên liệu tự sản xuất gia công. Nợ TK 152: giá thành thực tế của nguyên liệu. CóTK 154. - Nhập kho NVL được cấp, được biếu tặng , viện trợ và nhận vốn góp liên doanh. Nợ TK 152 : trị giá NVL thực nhập. Có TK 411 . Nhập kho NVL không dùng hết ở bộ phận sản xuất. Nợ TK 152. Có TK 621. * Xuất kho NVL. Xuất kho NVL sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Nợ TK 621, 627, 641, 642. Có TK 152: Trị giá NVL xuất dùng. Xuất kho NVL đem góp vốn liên doanh nếu: + Trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của hội đồng quản trị lớn hơn trị giá thực tế của nguyên liệu. Nợ TK 222: trị giá vốn góp liên doanh dài hạn . Nợ TK 128: trị giá vốn góp liên doanh ngắn hạn. Có TK 152: trị giá thực tế của NVL. Có TK 412: phần chênh lệch. + Trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của hội đồng quản trị nhỏ hơn trị giá thực tế của nguyên liệu. Nợ TK 222: trị giá vốn góp liên doanh dài hạn . Nợ TK 128: trị giá vốn góp liên doanh ngắn hạn. Nợ TK 412: phần chênh lệch. Có TK 152: trị giá thực tế của NVL. Xuất vật liệu thuê ngoàI chế biến. Nợ TK 154. Có TK 152. - Xuất bán. Nợ TK 632. Có TK 152. Kiểm kê thấy tổn thất NVL chưa rõ nguyên nhân . Nợ TK 1381: trị giá NVL thiếu tổn thất chưa rõ nguyên nhân . Có TK 152. Khi xác định được nguyên nhân. + Nếu thiếu hụt tổn thất trong định mức hội đồng quy định ghi vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 642. Có TK 1381. + Nếu thiếu hụt do nguyên nhân khách quan ngoài khả năng khắc phục của người chịu trách nhiệm Nợ TK 821. Có TK 1381. + Nếu quy được trách nhiệm bắt người phạm lỗi phải bồi thường. Nợ TK 1388: giá thanh toán của NVL lúc mua vào. Có TK 1381: giá mua nguyên liệu chưa có thuế GTGT. Có TK 133: VAT khấu trừ. 2.Hạch toán NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ thích hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ sản xuất những mặt hàng giá trị thấp, sử dụng các loại NVL ít tiền , chủng loại phức tạp, điều kiện bảo quản và theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày không thuận lợi. Theo phương pháp này NVL nhập vào ghi chép hàng ngày , còn xuất ra hàng ngày không ghi. Cuối kỳ sau khi kiểm kê xác định trị giá NVL còn lại cuối kỳ. Kế toán tính và ghi trị giá NVL xuất kho trong kỳ. Phương pháp này có ưu đIểm giảm nhẹ được khối lượng ghi chép của kế toán, làm đơn giản công tác kế toán nhưng mức độ chính xác không cao. Trong tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp cần phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, căn cứ vào quy mô và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho thích hợp. áp dụng phương pháp nào doanh nghiệp phải báo cáo với cơ quan tài chính và ghi trong bảng thuyết minh báo cáo tài chính. Khi cần có sự thay đổi phải chờ niên độ sau. Các doanh nghiệp đồng thời có tổ chức nhiều hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc các lĩnh vực khác nhau như : vừa sản xuất vừa kinh doanh thương mại hoặc dịch vụthì không áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ tình hình nhập xuất NVL được phản ánh trên TK 611 “ mua hàng”: dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng giảm NVL theo giá thực tế. Bên nợ: giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên có: : giá thực tế NVL xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. Phương pháp hạch toán như sau: *Đầu kỳ. Kết chuyển trị giá NVL còn lại đầu kỳ. Nợ TK 611: trị giá NVL còn lại đầu kỳ. Có TK 151: NVL đang đi đường . Có TK 152: NVL tồn kho. * Trong kỳ. Mua NVL sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Nợ TK 611 : giá mua NVL chưa có thuế GTGT. Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112, 141, 331... Số tiền theo giá thanh toán. - Mua NVL sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế theo phương pháp trực tiếp. Nợ TK 611: giá mua NVL theo giá thanh toán. Có TK 111, 112, 141, 331. các khoản được chiết khấu, giảm giá hàng mua, hàng bị trả lại: + Đối với trường hợp chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Nợ TK 111, 112,141,331… Có TK 133: VAT được khấu trừ. Có TK 611: giá thực tế vật liệu doanh + Đối với trường hợp không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế theo phương pháp trực tiếp. Nợ TK111,112,331… Có TK 611. * Cuối kỳ. Kiểm kê xác định và kết chuyển trị giá nguyên liệu còn lại cuối kỳ. Nợ TK 151, 152. Có TK 611. Kế toán tính và ghi trị giá NVL xuất dùng trong kỳ. X=D1 + N – D2 Nợ TK 621: cho bộ phận sản xuất trực tiếp. Nợ TK 627: cho sản xuất chung. Nợ TK 641: cho bộ phận bán hàng. Nợ TK 642: cho quản lý doanh nghiệp . Có TK 611: trị giá NVL thực tế xuất dùng. Sơ đồ tài khoản: TK152,151 TK 611 TK 111,112,331 Kết chuyển tồn đầu kỳ được chiết khấu, giảm giá trả lại TK 151,152 TK 111,112… Kết chuyển tồn cuối kỳ Nhập trongkỳ TK 621,627… TK 133 Giá trị vật tư xuất trong kỳ VAT Phần hai: Một số kiến nghị hoàn thiện công tác hoạch toán NVL ở các doanh nghiệp 1. Lựa chọn phương pháp tính giá NVL xuất kho thích hợp. Như phần trên đã trình bày có phương pháp tính giá NVL xuất kho: Phương pháp giá đơn vị bình quân Phương pháp nhập trước, xuất trước( FiFo) Phương pháp nhập sau xuất trước Phương pháp trực tiếp Phương pháp giá hoạch toán. Trong một thị trường ổn định, khi giá không thay đổi thì việc lựa chọn phương pháp nào không quan trọng bởi vì giá không đổi từ người này sang người khác thì tất cả các phương pháp đều cho cùng một kết quả. Tuy nhiên trong một thị trường không ổn định, khi giá lên xuống thất thường thì mỗi phương pháp lại cho kết quả khác nhau. Chính vì vậy việc chọn phương pháp nào để tính giá NVL xuất hiện hoàn toàn phụ thuộc vào mục đích kinh doanh của doanh nghiệp. Chúng ta đã biết, mỗi phương pháp có những ưu nhược điểm khác nhau. Cụ thể là phương pháp trực tiếp kếtquả của nó sẽ làm tương xứmg giữa chi phí và thu nhập , tuy nhiên chỉ được sử dụng khi NVL có giá trị cao , được xác đinh theo đơn chiếc hoặc từng lô, phương pháp giá đơn vị bình quân có khuynh hướng che giấu sự biến động của gía. Đối với phương pháp FiFo giá trị hàng tồn kho trên bảng cân đối tài sản sát với giá thực tế nhất. Phương pháp LiFo chọn chi phí phát sinh sau cùng để xác định trị giá NVL xuất, do đó có sự tương xứng tốt nhất giữa chi phí hiện hành và thu nhập trên báo cáo kết quả kinh doanh . Từ việc phân tích trên cho ta thấy nếu doangh nghiệp muốn mở rộng quy mô sản xuất bằng các thu hút vốn đầu tư từ bên ngoài như ngân hàng, các chủ đầu tư thì doanh nhgiệp phải tìm mọi cách để làm lành mạnh hoá nền tài chính. Trong trường hợp này, sử dụng phương pháp FiFo là thích hợp nhất. Nhưng nếu doanh nghiệp muốn chậm lại thời gian nộp thuế thì doanh nghiệp nên chọn phương pháp LiFo , vì phương pháp này cho giá trị NVL xuất lớn nhất và do đó giá thành sản xuất, lợi nhuận gộp và thuế phải nộp là nhỏ nhất. Nói tóm lại , tuỳ vào từng thời kỳ, tuỳ thuộc vào tình hình tài chính của doanh nghiệp để lựa chọn phương pháp thích hợp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp mình. 2.Quy định phương pháp kế toán hàng tồn kho phù hợp Theo chế độ kế toán hiện hành, có hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho là: kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ . Sự khác nhau cơ ban giữa hai phương pháp này chính là tính chất của việc theo dõi và phản ánh tình hình biến động của nguyên vật liệu trên sổ sách kế toán. Phương pháp kê khai thường xuyên: theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu trên sổ sách kế toán. Phương pháp kiểm kê định kỳ: căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của nguyên vật liệu trên sổ sách kế toán tổng hợp, từ đó tính ra giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ. Như vậy phương pháp kiểm kê định kỳ mọi biến động của nguyên vật liệu không được theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho, các tài khoản tồn kho này chỉ dùng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Theo em sự quy định như vậy là mất được tính đặc trưng, cơ bản của phương pháp kế toán đó là phương pháp tài khoản kéo theo mất đi nội dung cơ bản của tài khoản kế toán, đó là việc phản ánh sự vật động không ngoài hai mặt đối lập của bất kỳ đối tượng kế toán nào trên tài khoản. Vì vậy nên có quy định nội dung thống nhất phản ánh trên các khoản hàng tồn kho cả tình hình hiện có và sự biến động tăng, giảm của hàng tồn kho, không có sự phân biệt cho trường hợp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ hay kê khai thường xuyên. 3.Hoàn thiện việc lập dự phòng giảm nguyên vật liệu tồn kho phù hợp với chế độ kế toán hiện hành: Dự phòng giảm giá là sự xác nhận về phương diện kế tóan một khoản giảm giá tri tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng là không chắc chắn . Các khoản dự phòng giảm giá có vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp thể hiện ở những phương diện sau: Phương diện kinh tế: nhờ các khoản dự phòng giảm giá mà bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản. Phương diện tài chính: do dự phòng giảm giá làm giảm lãi của niên độ nên doanh nghiệp tích luỹ được một số vốn đáng lẽ đã được phân chia. Số vốn này được sử dụng để bù đắp các khoản giảm giá tài sản thực sự phát sinh và tài trợ các khoản chi phí hay lỗ đã được dự phòng khi các khoản đó phát sinh ở niên độ sau. Thực chất của khoản dự phòng là một nguồn tài chính của doanh nghiệp, tạm thời nằm trong các tài sản lưu động trước khi sử dụng thực sự. Phương diện thuế: dự phòng giảm giá được ghi như một khoản chi phí làm giảm lợi tức phát sinh để tính ra số lợi từ chính sách thực tế . Việc lập dự phòng giảm giá được thực hiện vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập các báo cáo tài chính. Trên cơ sở các bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của nguyên vật liệu tồn kho, kế toán sẽ xác định số dự phòng giảm giá cần lập cho niên độ tới với điều kiện dự phòng không được vượt quá số lợi nhuận thực tế phát sinh của doanh nghiệp. Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành cũng như chuẩn mực kế toán quốc tế thì việc trích lập và hạch toán dự phòng giảm giá NVL tồn kho trong các doanh nghiệp là cần thiết, nó giúp cho các doanh nghiệp có nguồn tài chính để bù đắp các khoản thiệt hại có thể xảy ra trong năm kế hoạch nhằm bảo toàn vốn kinh doanh. Tuy nhiên lập dự phòng cho những NVL mà sản phẩm sản xuất ra từ các loại NVL này bị giảm giá trên thị trường. Để khắc phục đúng hình rhức về dự phòng như hiện nay, nhất thiết các khoản tổn thất thực tế do giảm giá hay các khoản dự phòng không dùng đến phát sinh trong năm kế hoạch phải được ghi nhận vào các tài khoản phản ánh dự phòng. Vì thế theo em , việc hạch toán các khoản dự phòng cần được tiến hành như sau: Cuối niên độ kế toán, xác định mức dự phòng cần lập cho từng loại NVL, kế toán tiến hành trích lập dự phòng đưa vào chi phí. Đồng thời kế toán hoàn nhập sổ dự phòng đã lập của niên độ kế toán trước còn lại chưa sử dụng đến để đi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. Trong niên độ kế toán, kế toán hoàn nhập số dự phòng đã lập của niên độ kế toán trước còn lại. Đồng thời xác định mức dự phòng mới cần lập cho từng loại ở niên độ tiếp theo rồi tiến thành trích lập đưa vào chi phí. Với quy trình này, vẫn được tiến hành trên TK 159 như chế độ quy định nhưng nội dung và cách thức hạch toán trên tài khoản đã có sự thay đổi. Theo em kết cấu TK 159 cần được quy định lại như sau: Bên nợ: Số tổn thất thực tế do giảm giá phát sinh trong kỳ trừ vào dự phòng đã lập. Hoàn nhập số dự phòng đã lập không dùng đến. Bên có: trích lập dự phòng giảm giá vào cuối niên độ kế toán. Dư nợ:Số dự phòng đã trích còn lại chưa sử dụng. Việc quy định này một mặ đã phản ánh được tình tríc lập và lập dự phòng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, xét duyệt và thẩm định dự phòng. Nội dung và trình tự hạch toán được tiến hành như sau: Cuối niên độ kế toán, hoà nhập số dự phòng còn lại. Nợ TK 159. Có TK 6426. Đồng thời trích lập dự phòng cho năm tới Nợ TK 6426 Có TK 159 Trong niên độ kế toấn tiếp theo +Hoàn nhập dự phòng không dùng đến của số NVL đã sử dụng: Nợ TK 159 Có TK 6426 + Ghi nhận giảm giá thực tế của NVL tồn kho trừ vào dự phòng: Nợ TK 159 Có TK liên quan (151,152) Cuối niên độ kế toán, tiến hành hoàn nhập và trích lập dự phòng như trên. Với cách hạch toán này không hề mâu thuẫn với chế độ quản lý kinh tế tài chính, cũng như chế độ kế toán hiện hành. Nó chỉ làm rõ bản chất của việc lập dự phòng cũng như nội dung ghi chép của tài khoản, tạo thuận lợi cho công tác hạch toán và quản lý. Kết luận Để phát huy mọi chức năng của kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng, việc tổ choc công tác kế toán nguyên vật liệu phảI được giám sát chặt chẽ, luôn được hoàn thiện nhằm quản lý được tốt tình hình biến động nguyên vật liệu cả về số lượng và chất lượng, chủng loại và giá trị. Công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu chiếm một thời gian lớn trong công tác kế toán, đồng thời việc hạch toán nguyên vật liệu quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Do vậy cần có những biện pháp tốt nhất để hạch toán nguyên vật liệu được đảm bảo, duy trì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn và mong có sự góp ý nhiệt tình của thầy giáo Hà Nội ngày 18 tháng 5 năm 2001. Mục lục Lời nói đầu Phần I: lý luận chung về nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất I. Đặc đIểm chung của nguyên vật liệu 1.Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất 2. Phân loại nguyên vật liệu 3. Tính giá nguyên vật liệu II. Hạch toán. 1. Phương pháp kẻ song song 2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 3. Phương pháp sổ số dư III. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phần hai: một số kiến nghị hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất. Lựa chọn phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho thích hợp. Quy định phương pháp kế toán hàng tồn kho phù hợp . Hoàn thiện việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồnkho phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Kết luận………