Đề tài Thực trạng về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty xuất nhập khẩu và hợp tác quốc tế Coalimex

Lời mở đầu Như chúng ta đã biết yếu tố con người trong mọi thời đại là nhân tố để phát triển, con người tồn tại không thể không lap động. Để bỏ ra công sức của chính bản thân, họ đã được đền bù bằng kết quả lao động mà trong kinh tế người ta gọi là tiền lương. Tiền lương (tiền công) luôn là vấn đề được xã hội quan tâm chú ý bởi ý nghĩa kinh tế và xã hội to lớn của nó. Tiền lương cũng là một vấn đề hết sức quan trọng, nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Một chính sách tiền lương hợp lýlà cơ sở, đòn bẩy cho sự phát triển của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, tiền lương là một vấn đề không nhỏ của chi phí sản xuất. Nếu doanh nghiệp vận dụng chế độ tiền lương hợp lý sẽ tạo động lực tăng năng suất lao động... Đối với doanh nghiệp thương mại, tiền lương là một vấn đề đáng để đem ra bàn luận, nó ảnh hưởng trực tiếp tới khả năng làm việc của người lao động... Còn đối với người lao động tiền lương có một ý nghĩa vô cùng quan trọng bởi nó là nguồn thu nhập chủ yêú giúp họ đảm bảo cuộc sống của bản thân và gia đình. Do đó tiền lương có thể là động lực thúc đẩy người lao động tăng năng suất lao động nếu họ được trả theo đúng sức lao động họ đóng góp, nhưng cũng có thể làm giảm năng suất lao động khiến cho quá trình sản xuất bị chậm lại, không đạt hiệu quả nếu tiền lương được trả thấp hơn sức lao động của người lao động bỏ ra. ở phạm vi toàn bộ nền kinh tế, tiền lương là sự cụ thể hơn của quá trình phân phối của cải vật chất do chính người lao động làm ra. Vì vậy, việc xây dựng tháng lương, bảng lương, lựa chọn các hình thức trả lương hợp lý để sao cho tiền lương vừa là khoản thu nhập để người lao động đảm bảo nhu cầu cả vật chất lẫn tinh thần, đồng thời làm cho tiền lương trở thành động lực thúc đẩy người lao động làm việc tốt hơn, có tinh thần trách nhiệm hơn với công việc thực sự là việc làm cần thiết. Trong thời đại kinh tế thị trường năng động và cạnh tranh gay gắt, sẽ có những chỗ đứng cho những doanh nghiệp làm ăn hiệu quả, biết tiết kiệm chi phí và biết giải quyết hài hoà giữa lợi ích Công ty và lợi ích người lao động. Thấy được tầm quan trọng của tiền lương cũng như công tác tổ chức quản lý và hạch toán tiền lương đối với các hoạt động trong doanh nghiệp, em đã đi sâu nghiên cứu những vấn đề có liên quan đến đề tài này qua đợt thực tập ở công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex. Đề tài đã giúp em hiểu rõ hơn về thực trạng công việc kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty, song do nhận thức, khả năng nghiên cứu vấn đề còn hạn chế và thời gian thực tập có hạn nên trong quá trình xem xét, nghiên cứu em không tránh khỏi thiếu sót, rất mong nhận được sự góp ý, bổ sung của các thầy cô giáo để bài viết được đầy đủ và toàn diện hơn. Em xin chân thành cám ơn sự tận tình giúp đỡ, hướng dẫn của Thầy giáo Nguyễn Mạnh Thiều cũng như sự nhiệt tình của ban giám đốc và các anh chị trong công ty, đặc biệt là Phòng kế toán và phòng XNK 1, trong thời gian thực tập vừa qua, giúp em hoàn thành được chuyên đề này. Nội dung của chuyên đề, ngoài lời mở đầu và kết luận gồm 3 phần chính sau: Phần I: Một số lý luận chung về Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp Thương mại - sản xuất. Phần II: Thực trạng về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex. Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex. Phần I Một số vấn đề lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở doanh nghiệp Thương mại - sản xuất I. Nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương : 1.Vai trò của lao động trong hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý về lao động: Như ta đã biết, bất kỳ một quá trình sản xuất xã hội nào cũng phải có đủ 3 yếu tố sau đây: Lao động Đối tượng lao động Tư liệu lao động Trong đó lao động là hoạt động có mục đích, có ý thức của con người nhằm thay đổi những vật thể tự nhiên phù hợp với nhu cầu của mình. Lao động là sự vận động của sức lao động trong quá trình tạo ra của cải, là sự kết hợp của sức lao động và tư liệu sản xuất (sức lao động là tổng hợp thể lực và trí lực của con người. Nó phản ánh khả năng lao động của con người và là điều kiện tiên quyết của mọi quá trình lao động sản xuất xã hội). Còn đối tượng lao động và tư liệu lao động hợp thành tư liệu sản xuất. Nó là khách thể của sản xuất. Sản xuất sẽ không thể tiến hành được nếu thiếu tư liệu sản xuất, nhưng nếu không có lao động của con người thì tư liệu sản xuất cũng không thể phát huy được tác dụng. ở đây, lao động của con người là chủ thể của nền sản xuất xã hội. Nó giữ vai trò quyết định và có tính sáng tạo. Chính nó mới tạo ra những tư liệu sản xuất ngày càng hiện đại, phù hợp với nền sản xuất phát triển. Nhờ có lao động hiện tại (lao động sống ) mà những lao động quá khứ được "đánh thức dậy" và phục vụ cuộc sống của con người ngày càng tốt hơn. Việc sử dụng hợp lý lao động trong quá trình sản xuất cũng chính là tiết kiệm chi phí về lao động sống, vì thế nó góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm,tăng doanh lợi cho doanh nghiệp; là điều kiện để cải thiện nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho công nhân viên,cho người lao động trong doanh nghiệp. Để tạo điều kiện cho quản lý, huy động và sử dụng hợp lý lao động trong doanh nghiệp, cần thiết phải phân loại CNV của doanh nghiệp. Lực lượng của doanh nghiệp được chia thành: Lực lượng công nhân viên trong danh sách của doanh nghiệp, do doanh nghiệp trực tiếp quản lý và chi trả lương. Lực lượng CNV sản xuất kinh doanh cơ bản, bao gồm: toàn bộ số lao động trực tiếp hoặc gián tiếptham gia quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh chính ở doanh nghiệp gồm công nhân sản xuất, thợ học nghề, nhân viên kỹ thuật, nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành chính. Lực lượng công nhân viên thuộc các loại hoạt động khác bao gồm số lao động hoạt động trong các lĩnh vực hay công việc khác của doanh nghiệp như trong dịch vụ, căng tin, nhà ăn... Lực lượng CNV làm việc tại doanh nghiệp nhưng do các nghành khác quản lý và chi trả lương (cán bộ chuyên trách công tác đoàn thể, học sinh thực tập...) Quản lý lao động thực chất là quản lý con người về thời gian,năng lực trình độ làm việc của họ. Vấn đề đặt ra là làm sao quản lý lao động trong sản xuất kinh doanh phải hợp lý và hiệu quả nhất, vì đây là vấn đề cần thiết và quan trọng. Có quản lý tốt về lao động thì mới là cơ sở để quản lý tốt ở các khâu tiếp theo. Quản lý lao động không chỉ đơn thuần về mặt số lượng mà cần phải kết hợp chặt chẽ giữa số lượng và chất lượng để chúng hỗ trợ thúc đẩy lẫn nhau. 2.Chi phí về lao động sống và yêu cầu quản lý tiền lương các khoản trích theo lương: Chi phí về lao động ( tiền lương và các khoản trích theo lương) là một trong các yếu tố chi phí cơ bản cấu thành nên giá trị sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra. 2.1.Tiền lương: 2.1.1. Khái niệm về tiền lương: Dưới mọi hình thức kinh tế xã hội tiền lương luôn đựoc coi là một bộ phận quan trọng của giá trị hàng hoá. Nó chịu tác động của nhiều yếu tố như kinh tế chính trị, xã hội lịch sử và tiền lương cũng tác động đến việc sản xuất, cải thiẹn đời sống và ổn định chế độ chính trị xã hội. Chính vì thế không chỉ Nhà nước mà ngay cả người chủ sản xuất cho đến người lao động đều quan tâm đến chính sách tiền lương. Trong sản xuất kinh doanh tiền lương là một yếu tố quan trọng của chi phí sản xuất, nó có quan hệ trực tiếp và tác động nhân quả đếnlợi nhuận của doanh nghiệp. Trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung tiền lương được hiểu như sau: "Tiền lương dưới chủ nghĩa xã hội là một phần thu nhập quốc dân được biểu hiện dưới hình thức tiền tệ, được Nhà nước phân phối có kế hoạch cho công nhân viên chức cho phù hợp với số lượng và chất lượng lao động của mỗi con người đã cống hiến. Tiền lương phản ánh việc trả lương cho công nhân viên dựa trên nguyên tắc phân phối theo lao động nhằm tái sản xuất sức lao động." Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường thì quan điểm cũ về tiền lương không còn phù hợp với điều kiện của nền sản xuất hàng hoá. Đòi hỏi nhận thức lại, đúng đắn hơn bản chất của tiền lương theo quan điểm đổi mới của nước ta "Tiền lương là bộ phận thu nhập quốc dân, là giá trị mới sáng tạo ra mà người sử dụng lao động trả cho người lao động với giá trị lao động đã hao phí trong quá trình sản xuất kinh doanh ". Để có được nhận thức đúng đắn về tiền lương, phù hợp với cơ chế quản lý, khái niệm tiền lương phải đáp ứng được một số yêu cầu sau: Phải quan niệm sức lao động là một hàng hoá của thị trường yếu tố sản xuất. Tính chất hàng hoá của sức lao động có thể bao gồm không chỉ lực lượng lao động làm việc trong khu vực kinh tế tư nhân, lĩnh vực sản xuất kinh doanh thuộc sở hữu của Nhà nước mà còn cả đối với công nhân viên chức trong lĩnh vực quản lý nhà nước, quản lý xã hội. Tiền lương phải là tiền trả trước cho sức lao động, tức là giá trị của hàng hoá sức lao động mà người sử dụng và người cung ứng sức lao động thoả thuận với nhau theo qui luật cung cầu của giá cả thị trường. Tiền lương là bộ phận cơ bản trong thu nhập của người lao động đồng thời là một trong các yếu tố chi phí đầu vào của sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tiền lương được định nghĩa như sau: "Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là giá của yếu tố sức lao động mà người lao động phải trả cho người cung ứng sức lao động tuân theo các nguyên tắc cung cầu, giá cả của thị trường và pháp luật hiện hành của đất nước". Tiền lương danh nghĩa và tiền lương thực tế: Tiền lương danh nghĩa: Tiền lương danh nghĩa là khái niệm chỉ số lượng tiền tệ mà người sử dụng sức lao động phải trả cho người cung cấp sức lao động căn cứ vào hợp đồng lao động giữa hai bên trong việc thúc đẩy lao động. Trên thực tế mọi mức lương trả cho người lao động đều là tiền lương danh nghĩa. Lợi ích mà người cung ứng sức lao động nhận được ngoài việc phụ thuộc vào mức lương danh nghĩa còn phụ thuộc vào giá cả hàng hoá, dịch vụ và số lượng thuế mà người lao động sử dụng tiền lương đó để mua sắm hoặc đóng thuế. Tiền lương thực tế: Tiền lương thực tế là lượng tư liệu sinh hoạtvà dịch vụ mà người lao động có thể mua được bằng tiền lương của mình sau khi đã đóng các khoản thuế theo qui định của chính phủ. Chỉ số tiền lương thực tế tỷ lệ nghịch với chỉ số giá cả và tỷ lệ thuận với chỉ số tiền lương danh nghĩa tại thời điểm xác định. ITLDN ITLTT = IGC Trong đó: ITLTT : chỉ số tiền lương thực tế ITLDN : chỉ số tiền lương danh nghĩa IGC : chỉ số giá 2.1.2. ý nghĩa và vai trò của tiền lương trong sản xuất kinh doanh: ý nghĩa: - Đối với các chủ doanh nghiệp tiền lương là một yếu tố của chi phí sản xuất, đối với người cung cấp sức lao động tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu. - Đối với người lao động tiền lương nhận được thoả đáng sẽ là động lực thúc đẩy năng lực sáng tạo để làm tăng năng suất lao động. Mặt khác khi năng suất lao động tăng thì lợi nhuận doanh nghiệp cũng sẽ tăng theo, do đó nguồn phúc lợi của doanh nghiệp mà người lao động nhận được cũng sẽ tăng lên, nó là phần bổ sung thêm cho tiền lương, làm tăng thu nhập và tăng lợi ích cho người lao động tạo ra sự gắn kết các thành viên với mục tiêu và lợi ích của doanh nghiệp, xoá bỏ sự ngăn cách giữa chủ doanh nghiệp với người lao động, khiến cho người lao động có trách nhiệm hơn và tự giác hơn trong công việc. Ngược lại nếu doanh nghiệp chi trả lương không hợp lý thì chất lượng công việc bị giảm sút, hạn chế khả năng làm việc, biểu hiện rõ tình trạng sao nhãng công việc Vai trò: - Tiền lương nhằm đảm bảo chi phí để tái sản xuất sức lao động. Đây là yêu cầu thấp nhất của tiền lương nuôi sống người lao động, duy trì sức lao động của họ. - Vai trò kích thích của tiền lương: Vì động cơ tiền lương người lao động phải có trách nhiệm cao trong công việc, tiền lương phải tao ra sự say mê nghề nghiệp, không ngừng nâng cao trình độ về chuyên môn và các lĩnh vực khác. - Vai trò điều phối của tiền lương: Tiền lương nhận được thoả đáng người lao động sẵn sàng nhận mà công việc được giao dù ở đâu, làm gì hay bất cứ khi nào trong điều kiện sức lực và trí tuệ của họ cho phép. - Vai trò quản lý lao động tiền lương: Doanh nghiệp sử dụng công cụ tiền lương còn với mục đích khác là thông qua việc trả lương mà kiểm tra theo dõi người lao động làm việc, đảm bảo tiền lương chi ra phải đemlại kết quả và hậu qủa rõ rệt. Hiệu quả tiền lương không chỉ tính theo tháng mà còn phải tính theo ngày, giò ở toàn doanh nghiệp, từng bộ phận và từng người. 2.1.3. Tiền lương tối thiểu - cơ sở các mức lương: Tiền lương tối thiểu: Tiền lương tối thiểu được xem như là cái ngưỡng cuối cùng để từ đó xây dựng các mức tiền lương khác, tạo thành hệ thống tiền lương của một nghành nào đó, hoặc hệ thống tiền lương chung thống nhất của một nước, là căn cứ để định chính sách tiền lương. Mức lương tối thiểu là một yếu tố quan trọng của một chính sách tiền lương, nó liên hệ chặt chẽ với ba yếu tố: Mức sống trung bình của dân cư một nước. Chỉ số giá cả hàng hoá sinh hoạt. Loại lao động và điều kiện lao động. Mức lương tối thiểu đo lường giá cả sức lao động thông thường trong điều kiện làm việc bình thường, yêu cầu kỹ năng đơn giản với khung giá các tư liêu sinh hoạt hợp lý. Với ý nghĩa đó tiền lương tối thiểu được định nghĩa như sau: "Tiền lương tối thiểu là mức lương để trả cho người lao động và môi trường làm việc bình thường". Tiền lương tối thiểu điều chỉnh trong doanh nghiệp: Nhằm đáp ứng nhu cầu có thể trả lương cao hơn trong những doanh nghiệp có điều kiện, làm ăn có lãi, tiền lương tối thiểu trong doanh nghiệp theo quy định có thể điều chỉnh tuỳ thuộc vào từng ngành, tính chất công việc và được xác định theo công thức sau: TLMin=290.000 (K1 + K2) Trong đó: K1 : Hệ số điều chỉnh theo vùng K2 : Hệ số điều chỉnh theo ngành Tiền lương tối thiểu điều chỉnh được xây phù hợp với hiệu quả sản xuất kinh doanh và khả năng thanh toán chi trả của doanh nghiệp. 2.1.4. Các yêu cầu của tổ chức tiền lương: Yêu cầu của tổ chức tiền lương: Đảm bảo tái sản xuất sức lao động và không ngừng nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động. Đây là yêu cầu quan trọng nhằm đảm bảo thực hiện đúng chức năng và vai trò của tiền lương trong đời sống xã hội. Làm cho năng suất lao động không ngừng nâng cao, tao cơ sở quan trọng trong nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tổ chức tiền lương phải đạt yêu cầu làm tăng năng suất lao động. Đây là yêu cầu đặt ra đối với việc phát triển nâng cao trình độ và kỹ năng người lao động. Đảm bảo đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu. Tiền lương tác động trực tiếp tới động cơ và thái độ làm việc của người lao động, đồng thời làm tăng hiệu quả hoạt động quản lý, nhất là về quản lý tiền lương. Các nguyên tắc của tổ chức tiền lương: Nguyên tắc 1: Trả lương ngang nhau cho người lao động như nhau xuất phát từ nguyên tắc phân phối lao động. Nguyên tắc này dùng thước đo lao động để đánh giá, so sánh và thực hiện trả lương. Đây là nguyên tắc rất quan trọng vì nó đảm bảo sự công bằng, đảm bảo sự bình đẳng trong trả lương. Thực hiện đúng nguyên tắc này có tác dụng kích thích người lao động tham gia sản xuất góp phần nâng cao năng suất lao động và hiệu quả kinh doanh. Nguyên tắc 2: Đảm bảo năng suất lao động tăng nhanh hơn tiền lương bình quân. Tiền lương là do trình độ tổ chức và quản lý lao động ngày càng hiệu quả hơn. Năng suất lao động tăng ngoài lý do nâng cao kỹ năng làm việc và trình độ tổ chức quản lý thì còn do nguyên nhân khác tạo ra như đổi mới công nghệ sản xuất, nâng cao trình độ, trang bị kỹ thuật trong lao động, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thiên nhiên...Điều này cho thấy rằng tăng năng suất lao động có khả năng khách quan tăng nhanh hơn tiền lương bình quân. Trong mỗi doanh nghiệp việc tăng tiền lương dẫn đến tăng chi phí sản xuất kinh doanh, tăng năng suất lao động lại giảm chi phí cho từng đơn vị sản xuất kinh doanh. Một doanh nghiệp chỉ thực sự kinh doanh hiệu quả khi chi phí cho từng đơn vị kinh doanh giảm đi và mức giảm chi phí do tăng năng suất lao động phải lớn hơn mức tăng chi phí do tiền lương bình quân. Nguyên tắc 3: Đảm bảo mối quan hệ hợp lý về tiền lương giữa những người lao động làm các nghề khác nhau trong nền kinh tế quốc dân, để đảm bảo thực hiện nguyên tắc này thì cần phải dựa vào các yếu tố sau: Trình độ lành nghề bình quân của người lao động ở mỗi ngành: Do đặc điểm và tính chất phức tạp về kỹ thuật và công nghệ ở các ngành khác nhau. Điều này cho thấy trình độ lao động giữa các ngành nghề khác nhau cũng khác nhau. Sự khác nhau này cần phải được phân biệt trong trả lương, như vậy mới khuyến khích được người lao động tích cực học tập, rèn luyện, nâng cao trình độ lành nghề và kỹ năng làm việc nhất là những nơi những nghành đòi hỏi kiến thức, trình độ tay nghề cao. Điều kiện lao động khác nhau có ảnh hưởng đến mức hao phí sức lao động trong quá trình làm việc. Những người làm việc trong điều kiện nặng nhọc, độc hại hao tổn nhiều sức lực phải được trả lương khác so với người lao động làm việc trong điều kiện bình thường. Từ đó dẫn tới sự khác nhau về tiền lương bình quân trả cho người lao động làm việc ở những nơi có điều kiện lao động rất khác nhau. Sự phân phối theo khu vực sản xuất: một ngành có thể phân bố khác nhau về vị trí địa lý phong tục tập quán...điều kiện đó ảnh hưởng tới đời sống người lao động hưởng lương sẽ khác nhau. Để đảm bảo công bằng, khuyến khích người lao động làm việc ở những nơi có điều kiện khó khăn phải có chính sách tiền lương hợp lý đó là những khoản phụ cấp lương. ý nghĩa kinh tế mỗi ngành trong nền kinh tế quốc dân: nền kinh tế quốc dân có nhiều ngành khác nhau được xemlà trọng điểm tuỳ từng giai đoạn kinh tế xã hội, do đó nó cần được ưu tiên để phát triển được cần tập trung nhân lực và biện pháp là tiền lưong để thu hút lao động, đó là một biên pháp đòn bẩy kinh tế cần được thực hiện tốt. Từ sự phân tích trên cho chúng ta nhận thức mới về tiền lương để không có cái nhìn sai lệch và một chiều về nó. Với tư cách một phạm trù kinh tế, tiền lưong là sự biểu hiện bằng tiền của bộ phận cơ bản sản phẩm được tạo ra trong các doanh nghiệp, đi vào tiêu dùng cá nhân của những người lao động mà họ đã hao phí trong quá trình sản xuất xã hội. 2.2.Các khoản trích theo lương: Ngoài tiền lương để đảm bảo tái sản xuất sức lao động và cuộc sống lâu dài, bảo vệ sức khoẻ và đời sống tinh thần của người lao động, theo chế độ tài chính hiện hành, doanh nghiệp còn phải tính vào chi phí sản xuất kinh doanh một bộ phận chi phí gồm các khoản trích: bảo hiểm xã hội (BHXH ), bảo hiểm y tế(BHYT ) và kinh phí công đoàn(KPCĐ ). Bảo hiểm xã hội được trích lập để tài trợ cho trường hợp công nhân viên tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động như: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, mất sức, nghỉ hưu...Đối với người sử dụng lao động hàng tháng phải trích 15% trên tổng lương cơ bản của công nhân viên (được tính vào chi phí sản xuất trong kỳ), còn đối với người lao động trong doanh nghiệp thì trích 5% trên lương cơ bản (trừ vào thu nhập hàng tháng) để nộp cho quỹ BHXH cấp trên. Bảo hiểm y tế được trích lập để tài trợ cho việc phòng, chữa bệnh và chăm sóc sức khoẻ của người lao động. Hiện nay, chế độ tài chính quy định hàng tháng phải trích 3% trên quỹ lương cơ bản của công nhân viên để hình thành quỹ BHYT, trong đó người sử dụng lao động (doanh nghiệp ) nộp 2% quỹ lương cơ bản (tính vào chi phí sản xuất trong kỳ), còn người lao động nộp 1% lương cơ bản (trừ thu nhập hàng tháng) Kinh phí công đoàn được trích lập để phục vụ chi tiêu cho hoạt động của tổ chức giới lao động nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợicủa người lao động. Theo quy định hiện hành, hàng tháng chủ sử dụng lao động phải trích 2% tren lương thực tế phải trả công nhân viên để hình thành quỹ, trong đó doanh nghiệp chỉ phải nộp 1% tiền lương thực tế lên công đoàn cấp trên, còn lại 1% dượcquyền chi tại doanh nghiệp. Toàn bộ số trích này sẽ được doanh nghiệp tính vào chi phí sản xuất trong tháng. Cùng với tiền lương, các khoản bảo hiểm và kinh phí công đoàn nói trên hợp thành khoản chi phí về lao động sống trong tổng chi phí của doanh nghiệp. Việc tính toán, xác định chi phí về lao động sống phải trên cơ sở quản lý và theo dõi quá trình huy động, sử dụng lao động trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tính đúng thù lao lao động và thanh toán đầy đủ, kịp thời tiền lương và các khoản trích theo lương cho người lao động, một mặt kích thích người lao động quan tâm dến thời gian, kết quả và chất lượng của lao động, mặt khác góp phần tính đúng, tính đủ chi phí và giá thành sản phẩm hay chi phí của hoạt động sản xuất kinh doanh. 3.Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Tiền lương và các khoản trích theo lương của công nhân viên không chỉ là vấn đề mà người lao động quan tâm, không những thế nó còn làm cho doanh nghiệp phải đặc biệt chú ý vì nó liên quan đến chi phí hoạt động của doanh nghiệp nói chung và giá thành sản phẩm nói riêng. Để đáp ứng được đòi hỏi từ hai phía, kế toán lao động tiền lương và bảo hiểm ở doanh nghiệp phải thực hiện nhiệm vụ cơ bản sau: Phản ánh đầy đủ, chính xác thời gian và kết quả lao động của công nhân viên; tính đúng và thanh toán đầy đủ, kịp thời tiền lương và các khoản trích theo lương cho công nhân viên. Quản lý chặt chẽ việc sử dụng, chi tiêu quỹ lương. Tính toán, phân bổ hợp lý,chính xác chi phí về tiền lương (tiền công )và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho các đối tượng sử dụng lao động. Định kỳ phải tiến hành phân tích tình hình lao động, tình hình quản lý và chi tiêu quỹ lương. Cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan và cho lãnh đạo. Ii.Hình thức tiền lương - quỹ tiền lương - quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và kinh phí công đoàn (KPCĐ): 1.Các hình thức tiền lương: Với tư cách một phạm trù kinh tế, tiền lương là sự biểu hiện bằng tiền của bộ phận cơ bản sản phẩm cần thiết được tạo ra trong các doanh nghiệp, đi sâu vào tiêu dùng cá nhân của những người lao động mà họ đã hao phí trong quá trình sản xuất xã hội. Tiền lương có 2 hình thức cơ bản là tiền lương tính theo thời gian và tiền lương tính theo sản phẩm. 1.1.Tiền lương tính theo thời gian: Tiền lương tính theo thời gian là hình thức tiền lương mà số lượng của nó phụ thuộc vào thời gian lao động thực đi của công nhân cũng như cấp bậc kỹ thuật của họ. Tiền lương tính theo thời gian có thể tính theo tháng, theo ngày, theo giờ công tác nên gọi là tiền lương tháng, lương ngày, lương giờ. Lương tháng có nhược điểm là không phân biệt được người làm việc nhiều hay ít ngày trong tháng nên không có tác dụng khuyến khích sử dụng ngày công chế độ. Đơn vị thời gian tính lương càng ngắn thì càng sát mức độ hao phí lao động. Vì vậy, hiện nay các doanh nghiệp thương áp dụng hình thức trả lương theo ngày. Ưu điểm của hình thức tiền lương ngày là đơn giản, dễ tính toán, phản ánh đúng trình độ kỹ thuật, điều kiện làm việc của người công nhân. Còn nhược điểm cơ bản là chưa gắn tiền lương người lao động của từng người. Vì thế không kích thích người công nhân tạn dụng thời gian lao động nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm. Hình thức tiền lương này áp dụng cho mọi công việc ở các bộ phận mà quá trình sản xuất chủ yếu do máy móc thực hiện, những công việc chưa xây dựng định mức lao động hoặc không thể định mức được những công việc đòi hỏi độ chính xác cao. Khi lao động thủ công còn phổ biến, trình độ chuyên môn sản xuất chưa cao thì cần mở rộng hình thức trả lương theo sản phẩm nhưng khi sản xuất phát triển ở trình độ cao, quá trình sản xuất được cơ giới hoá và tự động hoá thì hình thức trả lương theo thời gian sẽ phổ biến. Hình thức theo thời gian có 2 loại: Tiền lương thời gian giản đơn: Công thức tính lương thời gian giản đơn: Tiền lương thời gian phải trả = Đơn giá tiền lương thời gian x Thời gian làm việc thực tế Trong đó đơn giá tiền lương thời gian tính riêng cho từng bậc lương khác nhau. Loại tiền lương này có hạn chế là không xét đến thái độ lao động, hình thức sử dụng thời gian lao động, sử dụng nguyên vật liệu, máy móc thiết bị nên không tránh khỏi hiện tượng bình quân chủ nghĩa tiền lương. Do vậy trong thực tế nó ít được áp dụng. Tiền lương thời gian có thưởng: Công thức xác định: Tiền lương thời gian có thưởng = Tiền lương thời gian giản đơn + Tiền thưởng Loại tiền lương này đã khắc phục hạn chế của tiền lương thời gian giản đơn, nó không chỉ xét tới thời gian lao động, trình độ tay nghề mà còn xét tới chất lượng hiệu quả công việc, thái độ, tinh thần trách nhiệm đối với công việc được giao và khuyến khích những sáng kiến làm lợi cho doanh nghiệp của người lao động. 1.2.Tiền lương tính theo sản phẩm: Tiền lương tính theo sản phẩm là hình thức tiền lương mà số lượng của nó phụ thuộc vào số lượng sản phẩm hay số lượng những bộ phận sản phẩm mà công nhân đã sản xuất ra hoặc theo số lượng công việc đã hoàn thành. Ưu điểm của hình thức tiền lương này: Gắn chặt thù lao lao động với kết quả sản xuất, kích thích công nhân nâng cao trình độ kỹ thuật, phát triển tài năng, cải tiến phương pháp làm việc, sử dụng triệt để thời gian lao động và công suất máy móc thiết bị để tăng năng suất lao động. Thúc đẩy phong trào thi đua, bồi dưỡng tác phong công nghiệp trong lao động công nhân. Hạn chế: Do tính lương theo khối lượng công việc hoàn thành nên cũng dễ gây tình trạng làm ẩu, chạy theo số lượng mà vi phạm quy trình kỹ thuật, sử dụng thiết bị vượt quá công suất cho phép và một số hiện tượng tiêu cực khác. Hình thức tiền lương tính theo sản phẩm có nhiều loại: Tiền lương theo sản phẩm cá nhân trực tiếp: Theo hình thức này, tiền lương của công nhân được xác định theo số lượng sản phẩm sản xuất ra và đơn giá lương sản phẩm. Tiền lương theo sản phẩm cá nhân trực tiếp = Số lượng sản phẩm hợp quy cách x Đơn giá lương sản phẩm Hình thức này đơn giản, dễ hiểu đối với công nhân,được áp dụng rộng rãi trong các xí nghiệp công nghiệp, đối với công nhân trực tiếp sản xuất mà công việc có thể định mức và hạch toán kết quả riêng. Tuy nhiên hình thức tiền lương này cũng không khuyến khích công nhân quan tâm đến lợi ích chung của tập thể. Tiền lương theo sản phẩm tập thể: Theo hình thức này căn cứ vào số lượng sản phẩm của cả tổ và đơn giá chung để tính lương cho cả tổ, sau đó phân phối lại cho từng người trong tổ. Trong thực tế thường áp dụng theo 2 phương pháp sau: Phương pháp phân chia theo giờ hệ số: LT Li = . ti . ki Công thức xác định: Trong đó: Li : Tiền lương của công nhân i LT : Tiền lương sản phẩm của cả tổ ti : Thời gian làm việc thực tế của công nhân i ki : Hệ số cấp bậc của công nhân i n : Số công nhân của tổ Phương pháp điều chỉnh: Công thức xác định: LT Li = . ti . Mi LT Li = . ti . Mi Trong đó Mi : Mức lương giờ theo cấp bậc của công nhân i Hình thức tiền lương này có tác dụng làm cho người công nhân quan tâm đến kết quả sản xuất chung của cả tổ, phát triển việc kiểm nghiệm nghề nghiệp và nâng cao trình độ cho các công nhân. Tuy nhiên, hình thức tiền lương này cũng chưa xét đến tinh thần lao động, sức khoẻ, sự nhanh nhẹn, tháo vát hoặc kết quả sản xuất của từng công nhân nên trong chừng mực nhất định tiền lương mỗi người chưa thật gắn với đóng góp vào thành tích chung của tổ. Nó được áp dụng đối với công việc do 1 tổ sản xuất hay 1 nhóm công nhân tiến hành khó thống kê kết quả sản xuất của từng ngưòi. Tiền lương sản phẩm cá nhân gián tiếp: Công thức xác định: Lp = Sc x Đsg hoặc Lp = Mp x Tc Trong đó: Lp : Tiền lương của công nhân phụ Sc : Số lượng sản phẩm thực tế của công nhân chính Đsg : Đơn giá lương sản phẩm gián tiếp Mp : Mức lương cấp bậc của công nhân phụ Tc : Tỷ lệ hoàn thành định mức sản lượng bình quân của công nhân chính ( %) Hình thức tiền lương này không phản ánh chính xác kết quả lao động của công nhân phụ nhưng nó lại làm cho mọi người trong cùng 1 bộ phận quan tâm đến kết quả chung. Việc khuyến khích vật chất đối với công nhân phụ sẽ có tác dụng nâng cao năng suất lao động của công nhân chính. Vì vậy hình thức tiền lương này được áp dụng đối với công nhân phụ, phục vụ sản xuất như: Công nhân điều chỉnh máy, sữa chữa máy móc thiết bị...mà kết quả công tác của họ ảnh hưởng đến kết quả công tác của những công nhân đứng máy. Tiền lương theo sản phẩm luỹ tiến: Thực chất của hình thức tiền lương này là dùng nhiều đơn giá khác nhau, tuỳ theo mức độ hoàn thành vượt mức khởi điểm luỹ tiến, là mức sản lượng quy định mà nếu sản phẩm sản xuất vượt quá sản lượng quy định sẽ được trả theo đơn giá cao hơn (luỹ tiến). áp dụng hình thức tiền lương này thường dẫn đến tốc độ tăng tiền lương cao hơn tốc độ tăng năng suất lao động. Vì vậy chỉ được sử dụng như 1 biện pháp tạm thời trong điều kiện cần khuyến khích mạnh mẽ tăng năng suất lao động và tăng sản lượng ở các khâu quan trọng của sản xuất nhằm tạo điều kiện phát triển sản lượng cho các bộ phận khác và của công ty. Hơn nữa, khi áp dụng hình thức trả lương này, sản lương sản phẩm vượt quá mức khởi điểm luỹ tiến phải được tính theo kết quả cả tháng để tránh tình trạng có ngày vượt mức nhiều có ngày lại không đạt, kết quả cả tháng cộng lại có thể hụt mức mà tiền lương nhận được vẫn vượt tiền lương cấp bậc hàng tháng. Thực hiện được như vậy mới quán triệt nguyên tắc tốc độ tăng năng suất lao động lớn hơn tốc độ tăng tiền lương. Tiền lương khoán: Đây là hìn thức đặc biệt của tiền lương theo sản phẩm, trong đó tổng số tiền lương trả cho công nhân được quy định trước cho 1 khối lượng công việc hoặc khối lượng sản phẩm nhất định phải được hoàn thành trong 1 thời gian quy định. Hình thức trả lương này được áp dụng cho những công việc không thể định mức cho từng bộ phận công việc hoặc làm những công việc mà xét ra giao từng chi tiết không có lợi về mặt kinh tế nhưng lại là những công việc khẩn cấp cần hoàn thành sớm. Khi áp dụng hình thức lưong khoán cần coi trọng chế độ kiểm tra chất lượng công việc theo đúng hợp đồng quy định. Tiền lương sản phẩm có thưởng: Thực chất của hình thức tiền lương này là sự kết hợp chế độ tiền lương theo sản phẩm với chế độ tiền thưởng. ở doanh nghiệp, việc áp dụng hình thức trả lương này nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm nguyên vật liệu, giảm mức phế phẩm... Tóm lại: Thông qua việc nghiên cứu các hình thức tiền lương, các doanh nghiệp tuỳ theo đặc điểm loại hình sản xuất, tính chất công việc cũng như yêu cầu quản lý của đơn vị mình mà lựa chọn hình thức tiền lương thích hợp vùa phản ánh được đầy đủ chi phí lao động hao phí trong quá trình sản xuất, lại vùă tạo động lực thúc đẩy người lao động nâng cao năng suất và yên tâm gắn bó với công việc của mình. 2.Quỹ tiền lương và thành phần của quỹ tiền lương: 2.1.Quỹ tiền lương: Quỹ tiền lương của doanh nghiệp (tổng quỹ lương) là tất cả các khoản tiền lương mà doanh nghiệp phải trả cho công nhân viên trong một thời gian nào đó bao gồm tiền lương trả cho lao động trong danh sách hay ngoài danh sách, lao động trong nghành sản xuất công nghiệp hay lao động thuộc các nghành khác. Doanh nghiệp căn cứ vào thang lương, bậc lương và chế độ phụ cấp do Nhà nước quy định để tính đơn giá tiền lương trong sản phẩm theo các định mức kinh tế kỹ thuật đã được xác định hợp lý và chặt chẽ. Đơn giá tiền lương được điều chuỉnh theo tình hình giá cả biến động trong từng thời kỳ. Doanh nghiệp chủ động lựa chọn hình thức và chế độ trả lương, trả lương phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và quán triệt nguyên tắc phân phối lao động được xếp lương, nâng cao lương cho công nhân viên chức theo chế độ, chính sách lương của Nhà nước. 2.2.Các thành phần của quỹ lương: Theo nghị định số 235/HĐBT ngày 19/9/1985 của hội đồng bộ trưởng ( nay thuộc chính phủ), quỹ tiền lương gồm các khoản chủ yếu sau: Tiền lương tính theo thời gian, tiền lương tính theo sản phẩm, lương khoán. Tiền lương trả cho người lao động tạo ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy định. Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan, trong thời gian được điều động công tác làm nghĩa vụ do chế độ quy định, thời gian nghỉ phép, thời gian đi học... Các loại phụ cấp làm đêm, thêm giờ... Các khoản tiền thưởng có tính chất thương xuyên... Các khoản tiền chi trợ cấp BHXH cho công nhân viên trong thời gian ốm đau, thai sản, tai nạn lao động... Xét về phương diện hạch toán, tiền lương cho công nhân viên trong doanh nghiệp sản xuất được chia làm 2 loại: Tiền lương chính: là tiền lương trả cho công nhân viên trong thời gian công nhân viên thực hiện nhiệm vụ của họ, nghĩa là thời gian có tiêu hao thực sự sức lao động bao gồm tiền lương trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo (phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp làm đêm và làm thêm giờ...) Tiền lương phụ: là tiền lương trả cho công nhân viên trong thời gian thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính của họ và thời gian công nhân viên được nghỉ theo đúng chế độ (nghỉ phép, nghỉ lễ, đi họp, nghỉ vì ngừng sản xuất,...). Ngoài ra tiền lương trả cho công nhân sản xuất sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy định cũng được xếp vào lương phụ. Việc phân chia tiền lương thành lương chính và lương phụ có ý nghĩa quan trọng đối với công tác kế toán và phân tích tiền lương trong giá thành sản xuất. Tiền lương phụ của công nhân sản xuất không gắn liền với từng loại sản phẩm nên được hạch toán gián tiếp vào chi phí sản xuất từng loại sản phẩm theo 1 tiêu chuẩn phân bổ nhất định. Quản lý tiền lương của doanh nghiệp phải được đặt trong mối quan hệ với việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm sử dụng hợp lý quỹ tiền lương, thúc đẩy tăng năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm. Đối với phân tích hoạt động kinh tế: độ lớn của tiền lương chính phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có tổ chức kỷ luật lao động, trình độ công nghệ, điều kiện làm việc... còn độ lớn tiền lương phụ phần lớn là những khoản được Nhà nước đài thọ và không phụ thuộc vào những yêu tố trên. 3.Quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ: 3.1.Quỹ BHXH: Nguồn hình thành: Quỹ BHXH được hình thành do việc trích lập và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 1 khoản chi phí BHXH theo quy định của Nhà nước. Theo quy định hiện hành, hàng tháng doanh nghiệp tiến hành trích lập quỹ BHXH theo tỷ lệ phần trăm nhất định trên tiền lương cơ bản của công nhân viên và phân bổ chúng cho các đối tượng liên quan đến việc sử dụng lao động. Chế độ kế toán hiện hành cho phép mức trích là 20% tiền lương cơ bản trong đó 15% là người sử dụng lao động được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, còn lại 5% là người lao động phải tính trừ vào phần thu nhập của mình. Phạm vi chi dùng quỹ BHXH: ốm đau (con ốm, bản thân người lao động ốm), thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, già yếu, nghỉ mất sức, hưu trí, tử tuất và chi nuôi sống bộ máy quản lý quỹ BHXH. Phương thức quản lý, chi tiêu quỹ BHXH: hàng tháng, doanh nghiệp phải nộp toàn bộ các khoản BHXH đã trích vào cơ quan quản lý quỹ BHXH. Các khoản chi tại doanh nghiệp như: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động sau khi đã chi trả cho người lao động doanh nghiệp phải nộp các chứng từ gốc hợp lệ cho cơ quan quản lý quỹ để đè nghị cơ quan này thanh toán. 3.2.Quỹ BHYT: Nguồn hình thành: BHYT theo quy định của chế độ tài chính hiện hành được hình thành từ 2 nguồn: 1 nguồn do doanh nghiệp phải chịu, được trích để tính vào chi phí sản xuất kinh doanh hàng tháng theo tỷ lệ phần trăm nhất định trên tổng số tiền lương cơ bản của công nhân viên. Theo chế độ kế toán hiện nay cho phép tỷ lệ trích vào tiền lương cơ bản để nộp BHYT là 3% trong đó 2% doanh nghiệp được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 1% người lao động phải chịu trừ vào tiền lương của mình. Phương thức quản lý chi tiêu quỹ: BHYT được nộp lên cho cơ quan chuyên môn chuyên trách (thường dưới hình thức mua BHYT) để phục vụ, bảo vệ, chăm sóc sức khoẻ cho công nhân viên như khám bệnh, kê đơn, mua thuốc, chữa bệnh. 3.3.Kinh phí công đoàn ( KPCĐ): Nguồn hình thành quỹ: Quỹ này cũng được hình thành do việc trích lập, và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hàng tháng theo tỷ lệ quy định tính trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong kỳ. Theo chế độ kế toán hiện nay quy định tỷ lệ trích KPCĐ của doanh nghiệp là 2% tiền lương thực tế của công nhân viên trong tháng. Quản lý, chi tiêu quỹ: Trong số 2% trích lập KPCĐ, doanh nghiệp được phép giữ lại 1% để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp, còn 1% phải nộp lên cho cơ quan quản lý công đoàn cấp trên. III.Hạch toán lao động - tính lương và trợ cấp BHXH phải trả: 1. Hạch toán lao động: Để quản lý và sử dụng lao động ở doanh nghiệp, nhất thiết phải tiến hành hạch toán lao động. Đây là loại hạch toán nghiệp vụ mà nội dung của nó là hạch toán số lượng lao động, hạch toán thời gian lao động và hạch toán kết quả lao động. Hạch toán số lượng lao động là hạch toán về mặt số lượng từng loại lao động theo nghề nghiệp, tính chất công việc và theo trình độ cấp bậc kỹ thuật của công nhân viên. Việc hạch toán này thường do phòng tổ chức lao động - tiền lưong theo dõi và các số liệu lao động được thể hiện trong "Sổ danh sách lao động của doanh nghiệp". Hạch toán thời gian lao động là hạch toán việc sử dụng thời gian lao động đối với từng công nhân viên ở từng bộ phận, tổ, phòng trong doanh nghiệp. Thông thường từng bộ phận sử dụng lao động ghi chép thời gian lao động của từng người trong tháng vào "Bảng chấm công" và đến cuối tháng gửi "Bảng chấm công" cho phòng tổ chức - lao động - tiền lương, thông báo lịp thời việc quản lý tình hình huy động sử dụng thời gian công nhân viên tham gia lao động và là cơ sở để tính tiền lương đối với những người hưởng lương theo thời gian. Hạch toán kết ủa lao động là việc theo dõi, ghi chép kết quả lao động của công nhân viên, biểu hiện bằng số lượng công việc, khối lượng sản phẩm, công việc đã hoàn thành của từng người hay của từng tổ, nhóm lao động. Để hạch toán kết quả lao động, thông thường các doanh nghiệp thường sử dụng các chứng từ như: Hợp đồng giao khoán, Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, Phiếu báo làm thêm giờ... Hạch toán kết quả lao động là cơ sở để doanh nghiệp tính tiền lương cho người lao động hay bộ phận lao động hưởng lương theo sản phẩm. Như vậy, hạch toán lao động vừa có tác dụng quản lý, huy động, sử dụng lao động đồng thời là cơ sở để doanh nghiệp tính tiền lương phải trả cho người lao động. Cho nên dể tính đúng tiền lương cho công nhân viên thì điều kiện tiên quyết phải hạch toán lao động chính xác, đầy đủ, khách quan. 2.Tiền lương và trợ cấp BHXH: Cuối tháng, trên cơ sở các tài liệu hạch toán lao động và chính sách xã hội về lao động - tiền lương và BHXH do Nhà nước ban hành mà doanh nghiệp đang áp dụng,kế toán tiến hành tính tiền lương và trợ cấp BHXH phải trả cho công nhân viên. Việc tính toán tiền lương thời gian, tiền lương sản phẩm phải trả người lao động được trình bầy ở phần trên. Tiền lương tính toán riêng cho từng người, sau đó tổng hợp theo từng bộ phận, tổ sử dụng lao động và được kế toán phản ánh vào "Bản thanh toán lương" lập cho từng bộ phận đó. Việc trả lương được thực hiện làm 2 kỳ trong tháng. Kỳ I được tạm ứng 60% - 70% lương tháng. Số còn lại kỳ II thanh toán nốt và các khoản trợ cấp trả sau cùng. Trường hợp công nhân viên được hưởng trợ cấp BHXH trong tháng thì căn cứ vào chứng từ liên quan như: Phiếu nghỉ hưởng BHXH, Biên bản điều tra tai nạn lao động... để tính toán và tổng hợp vào "Bảng thanh toán BHXH". "Bảng thanh toán tiền lương" của các bộ phận trong doanh nghiệp là cơ sở để chi trả, thanh toán lương cho công nhân viên, đồng thời là cơ sở để kế toán tổng hợp phân bổ tiền lương và tính trích BHXH (lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH ). "Bảng thanh toán BHXH" có thể được lập theo từng bộ phận sử dụng lao động hoặc lập chung toàn doanh nghiệp và làm căn cứ để chi trả BHXH cho công nhân viên được hưởng trợ cấp BHXH. Trường hợp áp dụng tiền thưởng cho công nhân viên, cần tính toán và phản ánh vào "Bảng thanh toán tiền thưởng" để theo dõi và chi trả theo đũng quy định. Tiền lương, trợ cấp BHXH và tiền thưởng chi trả cho công nhân viên phải kịp thời, đầy đủ và trực tiếp với người lao động. Công nhân viên khi nhận tiền cần thực hiện việc kiểm tra các khoản được hưởng, các khoản bị khấu trừ ...và có trách nhiệm ký nhận đầy đủ vào "bảng thanh toán lương". Việc tính tiền lương và trợ cấp BHXH được biểu hiện thông qua sơ đồ sau: Sơ đồ tiền lương và trợ cấp BHXH Chứng từ về BHXH (BHXH trả thay lương) Chứng từ hạch toán lao động Chứng từ về tiền thưởng Tính tiền lương sản phẩm Tính tiền lương thời gian Bảng thanh toán BHXH Bảng thanh toán tiền lương Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Bảng thanh toán lương Thanh toán tiền lương và BHXH ( chi trả + khấu trừ) Mẫu chứng từ được áp dụng theo chế độ chứng từ kế toán ban hàng theo quyết định số 1141 TC/CĐKT ngày 01/11/1995 củ Bộ tài chính. Đối với người lao động nghỉ phép vẫn được hưởng lương. Phần lương này doanh nghiệp vẫn tính vào chi phí sản xuất. Trong thực tế do việc nghỉ phép của công nhân không diễn ra đều đặn trong các tháng nên gây khó khăn cho việc bố trí ké hoạch sản xuất, làm ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm. Vì vậy để chi phí tiền lương trong giá thành sản phẩm không bị biến động nhiều trong trường hợp này, doanh nghiệp phải thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân. Căn cứ vào quỹ lương và cấp bậc, số ngày nghỉ quy định để dự tính số lương sẽ phải chi cho thời gian công nhân nghỉ phép, xác định tỷ lệ trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân. Công thức: Mức tiền lương nghỉ phép kế hoạch = Tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng x Tỷ lệ trích trước tiền lương nghỉ phép Cuối năm kế hoạch kế toán phải so sánh giữa số lượng thực tế nghỉ phép của công nhân với mức đã trích theo kế hoạch. Số chênh lệch tăng, giảm này sẽ đượcđiều chỉnh tăng, giảm vào chi phí sản xuất tháng 12. IV.Kế toán tổng hợp tiền lương, BHXH, BHYT và KPCĐ: 1. Các chứng từ sử dụng: Kế toán về tiền lương BHXH, BHYT và KPCĐ của các doanh nghiệp thường sử dụng các chứng từ bắt buộc sau: (theo chế độ chứng từ kế toán ) gồm có: Bảng chấm công. Phiếu nghỉ hưởng lương. Bảng thanh toán tiền lương. Bảng thanh toán tiền thưởng Ngoài ra còn có thể sử dụng các chứng từ hướng dẫn nếu doanh nghiệp thấy cần thiết vàcócác nghiệp vụ phát sinh thêm và liên quan đến những thông tin bổ sung cho việc tính lương, phụ cấp lương, BHXH. Phiếu xác nhận công việc hoặc sản phẩm hoàn thành. Phiếu báo làm thêm giờ. Hợp đồng giao khoán. Cơ sở chứng từ tính lương theo thời gian là bảng chấm công, tính lương theo sản phẩm là bảng kê khai khối lượng công việc hoàn thành kèm theo phiếu kiểm tra chất lượng sản phẩm, phiếu nhập kho sản phẩm và phiếu giao việc, các phiếu chi, các chứng từ, các tài liệu khác về các khoản khấu trừ, trích nộp liên quan, các chứng từ trên có thể là căn cứ để ghi sổ trực tiếp hoặc làm cơ sở để tổng hợp rồi mới ghi vào sổ kế toán. Hàng tháng, kế toán tiến hành tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tượng sử dụng (bộ phận loại sản phẩm...) và tính trích BHXH, BHYT và KPCĐ theo quy định trên cơ sở tổng hợp tiền lương phải trả và các tỷ lệ BHXH, BHYT và KPCĐ được thực hiện trên bảng phân bổ tiền lương và trích BHXH. Kết cấu bảng phân bổ tiền lương và BHXH theo mẫu sau: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH. STT Ghi có TK Đối tượng sử dụng TK 334 - phải trả CNV TK 338 - phải trả, phải nộp khác TK 335 - chi phí phải trả Tổng cộng Lương Các khoản phụ cấp Các khoản khác Cộng có TK 334 KP CĐ 3382 BH XH 3383 BH YT 3384 Cộng có Tk 338 1 2 3 4 5 TK 622 - Chi phí NCTT - PX (sản phẩm) - PX (sản phẩm) ... TK 627 - Chi phí SXC - PX (sản phẩm) - PX (sản phẩm) ... TK 641 - Chi phí bán hàng TK 642 - Chi phí QLDN TK 142 - Chi phí trả trước ... Cộng Người lập bảng Ngày tháng năm 200 (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2. Tài khoản sử dụng: Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT và KPCĐ sử dụng các tài khoản chủ yếu: TK 334, TK 338. TK 334 - "Phải trả công nhân viên". Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tuình hình thanh toán cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản thuộc về thu nhập của công nhân viên. Nội dung kết cấu của tài khoản 334 là: Bên nợ: Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khảon đã trả, đáp ứng cho công nhân viên. Các khoản đã khấu trừ vào tiền lương của công nhân viên. Bên có: Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả công nhân viên. Số dư bên có: Các khoản tiền lương, tiền thưởng,BHXH và các khoản khác còn phải trả công nhân viên TK 334 còn có thể có số dư bên nợ trong trường hợp cá biệt. Số dư bên nợ ( nếu có) thể hiện số tiền đã trả quá số phải trả công nhân viên. hạch toán trên tài khoản này cần theo dõi riêng biệt theo các nội dung: Thanh toán tiền lương và thanh toán các khoản khác. TK338 - "Phải trả phải nộp khác". Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải nộp khác ngoài nội dung đã phản ánh ở các tài khoản công nợ phải trả (từ TK 331 đến TK336). Nội dung các khoản phải trả phải nộp khác rất phong phú: khoản phải trả cho cơ quan pháp luật về lệ phí toà án, tiền nuôi con khi ly dị, phải trả về vay mượn tạm thời vật tư, tiền vốn... Trong các khoản phải trả phải nộp khác có những khoản liên quan trực tiếp đến công nhân viên, gồm BHXH, BHYT, KPCĐ được thực hiện trên các tài khoản cấp 2 thuộc TK 338 gồm: TK3382 - Kinh phí công đoàn TK 3383 - Bảo hiểm xã hội TK 3384 - Bảo hiểm y tế Nội dung phản ánh trên các TK này có thể được tóm tắt như sau: Bên nợ: Các khoản đã nộp BHXH, BHYT, KPCĐ. Các khoản chi tiêu KPCĐ. Bên có: Các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ (19% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh; 6% phải thu khác). Số dư bên có: Các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ chưa nộp. KPCĐ còn lại chưa chi ở doanh nghiệp. Ngoài các TK 334, TK338, kế toán tiền lương và BHXH, BHYT, KPCĐ còn liên quan đến các TK như: TK 111, TK 112, TK622, TK627, TK 641, TK 642, TK335... 3. Tổng hợp phân bổ tiền lương, trích BHXH, BHYT, KPCĐ: Hàng tháng, trên cơ sở các chứng từ về lao động và tiền lương trong tháng, kế toán tiến hành phân loại và tổng hợp tiền lương (tiền công) phải trả theo từng đối tượng sử dụng lao động (trực tiếp sản xuất từng loại sản phẩm ở từng phân xưởng, quản lý và phục vụ sản xuất từng phân xưởng, quản lý chung của doanh nghiệp) trong đó cần phân biệt tiền lương, các khoản phụ cấp và các khoản khác để ghi vào các cột thuộc phần ghi có TK 334 - "Phải trả công nhân viên" ở các dòng phù hợp. Căn cứ vào tiền lương thực tế phải trả, tiền lương cấp bậc và tỷ lệ quy định về các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ để tính trích và ghi vào các cột phần ghi Có TK 338 - " Phải trả, phải nộp khác" như TK3382, TK3383, Tk3384 ở các dòng cho phù hợp. Ngoài ra, còn căn cứ vào các tài liệu liên quan (ví dụ căn cứ vào tiền lương chính và tỷ lệ trích trước lương nghỉ phép của công nhân sản xuất... để tính và ghi vào cột bên Có TK 335 - "Chi phí trả trước". Số liệu tổng hợp phân bổ tiền lương và trích BHXH, BHYT, KPCĐ, trích trước các khoản được sử dụng cho kế toán tập hợp chi phí sản xuất ghi sổ kế toán cho các đối tượng liên quan. 4. Kế toán tổng hợp tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ: Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ được thực hiện trên sổ kế toán các tài khoản liên quan như TK 334, TK 338, TK 622, TK 627, TK 641,... Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chính như sau: Nghiệp vụ 1:Hàng tháng, trên cơ sở tính toán tiền lương phải trả công nhân viên, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 622 - "Chi phí nhân công trực tiếp": Tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất. Nợ TK 241 - "XDCB dở dang": Tiền lương công nhân XDCB và sửa chữa TSCĐ. Nợ TK 627 - "Chi phí sản xuất chung" (6271) Nợ TK 641 - "Chi phí bán hàng" (6411) Nợ TK 642 - "Chi phí QLDN" (6421) Có TK 334 - "Phải trả công nhân viên" Nghiệp vụ 2: Tiền thưởng từ quỹ khen thưởng phải trả công nhân viên, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 431 - "Quỹ khen thưởng, phúc lợi" (4311) Có TK 334 - "Phải trả công nhân viên" Nghiệp vụ 3: Tính số BHXH phải trả trực tiếp công nhân viên (trường hợp công nhân viên ốm đau, thai sản, tai nạn lao động...) kế toán phản ánh theo định khoản thích hợp theo quy định của chế độ tài chính như sau: Nợ TK 138 - "Phải thu khác " (1388) Có TK 334 - "Phải trả công nhân viên" Nghiệp vụ 4: Tính số lương thực tế phải trả cho công nhân viên, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 627 - "Chi phí sản xuất chung" Nợ TK 641 - "Chi phí bán hàng" Nợ TK 642 - "Chi phí QLDN" hoặc Nợ TK 335 - "Chi phí phải trả" Có TK 334 - "Phải trả công nhân viên" Định kỳ hàng tháng, khi tính trích trước lương nghỉ phép của công nhân sản xuất, đã ghi sổ: Nợ TK 622 - "Chi phí nhân công trực tiếp" Có TK 335 - "Chi phí phải trả" Nghiệp vụ 5: Các khoản phải thu đối với công nhân viên như tiền bồi thường vật chất, kế toán phản ánh theo định khoản: Nợ TK 138 - "Phải thu khác" (1388) Có TK 138 - "Phải thu khác" (Chi tiết TK 1388: Tài sản thiếu chừ xử lý) Nghiệp vụ 6: Kết chuyển các khoản phải thu và tiền tạm ứng chi không hết trừ vào thu nhập của công nhân viên, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 334 - "Phải trả công nhân viên" Có TK 141 - "Tạm ứng" Có TK 138 - "Phải thu khác" (1388) Nghiệp vụ 7: Tính thuế thu nhập mà công nhân viên người lao động phải nộp Nhà nước, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 334 - "Phải trả công nhân viên" Có TK 333 - "Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước" (3338) Nghiệp vụ 8: Khi thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập khác cho công nhân viên, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK - "Phải trả công nhân viên" Có TK 112 - "Tiền gửi Ngân hàng" Có TK 111 - "Tiền mặt" Nghiệp vụ 9: Hàng tháng, khi tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vàochi phí sản xuất kinh doanh, kế toán ghi sổ theođịnh khoản: Nợ TK 241 - "XDCB dở dang" Nợ TK 622 - "Chi phí nhân công trực tiếp" Nợ TK 627 - "Chi phí sản xuất chung " Nợ TK 641 - "Chi phí bán hàng" Nợ TK 642 - "Chi phí QLDN" Có TK 338 - "Phải trả, phải nộp khác" (Chi tiết TK 3382 : KPCĐ TK3383 : BHXH TK 3384 : BHYT ) Nghiệp vụ 10: Khi chuyển tiền nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan chuyên trách cấp trên quản lý, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 338 - "Phải trả phải nộp khác" (Chi tiết TK 3382 : KPCĐ TK 3383 : BHXH TK 3384 : BHYT ) Có TK 111 - "Tiền mặt" Có TK 112 - "Tiền gửi Ngân hàng" Nghiệp vụ 11: Khi chi tiêu KPCĐ phần để lại tại doanh nghiệp theo quy định, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK338 - "Phải trả phải nộp khác" (3382) Có TK 111 - "Tiền mặt" Có TK 112 - "Tiền gửi Ngân hàng" Tuỳ theo hình thức sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng mà việc hạch toán tiền lương và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ được thực hiện trên sổ kế toán tổng hợp. Trình tự kế toán và các nghiệp vụ về kế toán tiền lương và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ được tóm tắt bằng sơ đồ sau: Sơ đồ kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương TK 241 TK 138 TK 334 (1) (6) TK 335 TK 622 TK 141 (4') (4) TK 627,641,642 TK 333(3338) (7) (2) (11) (10) (8) (9) TK 338(138) TK 431 (3) TK 111,112 5.Hệ thống sổ sách hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp: Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký - Sổ cái: Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống sổ kế toán sau: Một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký sổ cái. Sổ cái là sổ ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quan hệ đối ứng tài khoản. Các sổ hoạch toán chi tiết: là sổ phản ánh chi tiết cụ thể về từng đối tượng kế toán, gồm có các sổ chi tiết như TK 334, TK 338, TK 111, TK 112, TK 641, TK 642... Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung: Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống sổ kế toán sau: Sổ nhật ký chung. Sổ cái: mỗi TK được sử dụng một số trang sổ riêng. Các sổ hạch toán chi tiết: sổ chi tiết TK334, TK 338, TK 111, TK 112, TK 641, TK 642... Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ: Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống sổ kế toán sau: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là sổ ghi nghiệp vụ kinh tế theo thời gian sau khi nghiệp vụ kinh tế đó đã phản ánh ở chứng từ ghi sổ. Sổ cái. Các sổ hoạch toán chi tiết: sổ chi tiết TK 334, TK 338, TK 111, TK 112, TK641, TK 642... Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký - Chứng từ: Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống sổ kế toán sau: Sổ nhật ký chứng từ: ghi nghiệp vụ kinh tế theo thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản, làm căn cứ để ghi sổ cái. Sổ cái. Các sổ hoạch toán chi tiết: sổ chi tiết TK 334, TK 338, TK 111, TK 112, TK 641, TK 642... Phần II Tình hình thực tế về tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex. I. Đặc điểm chung của công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex: 1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex: Công ty Coalimex ra đời 1/1/1982 theo quyết định 65 của bộ Điện và Than và trực thuộc bộ Điện và Than. Tên gọi ban đầu của công ty là công ty xuất nhập khẩu than và cung ứng vật tư. Nhiệm vụ ban đầu của công ty xuất nhập khẩu than và mua bán nhằm cung cấp các trang thiết bị vật tư kỹ thuật, phục vụ cho quá trình khai thác và sản xuất của Bộ. Tháng 4/1986, theo chủ trương của hội đồng bộ trưởng Bộ Điện và Than được tách thành hai bộ Điện và Bộ Mỏ và Than. Công ty chính thức trực thuộc Bộ Mỏ và Than. Tháng 6/1995, sau khi Tổng công ty Than được thành lập, công ty được chuyển về và trở thành một thanh viên trực thuộc của tổng công ty Than Việt Nam. Ngày 25/12/1996, công ty được chính thức đổi tên thành tên gọi Công ty xuất nhập khẩu và Hợp tác quốc tế (Coalimex). Và ngày 01/01/2005, công ty chính thức đổi tên thành Công ty cổ phần xuất khẩu than Việt Nam _ Coalimex. Trụ sở chính đặt tại 47 Quang Trung Hà nội. Các đơn vị trực thuộc của Coalimex: - 1 chi nhánh ở Quảng Ninh. - 1 chi nhánh ở Thành Phố Hồ Chí Minh. - 1 xưởng đá ăn sạch tại Thành Phố Hồ Chí Minh. Các chi nhánh, đơn vị trực thuộc, hạch toán phụ thuộc, các đơn vị này gắn bó với nhau một cách chặt chẽ về mặt lợi ích kinh tế, dịch vụ, thông tin cung ứng, tiêu thụ… nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh xuất nhập khẩu của toàn công ty, hoàn thành tốt nhiệm vụ của Tổng công ty giao và nhu cầu vật tư nguyên liệu cho sản xuất công nghiệp. Với số vốn đăng ký khi trở thành đơn vị thành viên của Tổng công ty than Việt Nam là: 15.085.189.483 VND. Trong đó: Vốn cố định: 6.054.935.972 VND. Vốn lưu động: 9.030.253.511 VND. Từ năm 1996 đến nay, công ty luôn luôn hoàn thành tôt nhiệm vụ, hoàn thành xuất sắc các chỉ tiêu được giao của tổng công ty Than Việt Nam. Ngoài ra còn hoạt động kinh doanh có hiệu quả và chấp hành tốt các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước.Cùng với sự chuyển đổi cơ cấu KT từ tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường. Công ty đã vươn lên chiếm vị trí vững chắc trên thương trường. Điều này được thể hiện cụ thể qua biểu sau: Chỉ tiêu Đơn vị 31/12/1999 31/12/2000 - Vốn SXKD Đồng 71.182.244.094 124.473.655.852 +Vốn cố định 8.514.495.032 7.790.640.376 +Vốn lưu động 62.667.749.062 116.683.015.476 - Tổng DT 62.768.069.646 66.564.120.072 - Lợi nhuận 739.784.991 767.793.711 -Thuế nộp NSNN 377.821.387 361.314.688 - TNBQ đ/tháng 1.175.000 1.978.000 Nhìn vào biểu ta thấy: Vốn SXKD của công ty tính đến 31/12/2000 là 124.473.655.852 đ trong đó VCĐ là 7.790.640.376 đ chiếm 6,26% và VLĐ là 116.638.015.47 6 đ chiếm 93,74% tổng số VKD Mức tăng trưởng rất đều đặn: một số chỉ tiêu về DT, lợi nhuận, thu nhập bình quân đều tăng. DT từ 62.768.069.646 đ/99 tăng 66.564.120.072 đ/2000... Điều này cho thấy quá trình hoạt động của công ty là có hiệu quả, kết quả đạt được là rất tích cực năm sau cao hơn năm trước. Bởi vậy thu nhập của cán bộ CNV cũng khá cao, khích lệ CBCNV trong công ty yên tâm làm việc,phát huy khả năng để đem lại lợi ích cho công ty đưa công ty ngày một đi lên Trong công tác xuất khẩu than. Với truyền thống và kinh nghiệm làm công tác xuất khẩu than lâu năm và luôn giữ chữ tín với khách hàng trong và ngoài nước công ty đã tìm thêm được khách hàng mới, thị trường mới, duy trì thị trường và khách hàng cũ nên hàng năm công ty đều hoàn thành vượt mức kế hoạch của Tổng công ty giao (có năm đạt tới trên 200% so với kế hoạch). Trong bối cảnh lượng than tồn kho của Tổng công ty than Việt Nam quá lớn so với khả năng tiêu thụ, việc công ty Coalimex đóng góp cho công tác xuất khẩu trong 5 năm (1995 – 1999) là 3.371.306 tấn than trị giá trên 103 triệu USD đã làm giảm bớt khó khăn cho Tổng công ty Than Việt Nam. Trong công tác nhập khẩu. Do nhiệm vụ công tác xuất khẩu than phải thu nhỏ như vậy nên để tồn tại và đưa công ty phát triển nhanh chống, bảo toàn được vốn, công ty đã chuyển hướng chỉ đạo ngoài việc nhập khẩu vật tư, thiết bị phục vụ cho ngành còn đẩy mạnh hoạt động nhập khẩu uỷ thác và kinh doanh cho các đơn vị ngoài ngành. Từ đó tổ chức cũng được thay đổi. Năm 1995 chỉ có một phòng nhập khẩu đến nay đã có năm phòng nhập khẩu, mỗi phòng được phân công phụ trách mỗi thị trường chức năng khác nhau. Công tác nhập khẩu đảm bảo nhập khẩu hàng đúng phẩm chất quy định làm cho các đơn vị có đơn đặt hàng nhập khẩu rất yên tâm. Để tăng doanh thu công ty còn phải phát triển kinh doanh đa ngành, kinh doanh khách sản. Mặt khác còn thực hiện đầu tư mở rộng phát triển mô hình sản xuất kinh doanh mới phát huy tiềm năng nội lực. Công ty đã đầu tư xây dựng một xưởng sản xuất nước đá ăn sạch, thiết bị của Thái Lan và đưa vào hoạt động tại thành phố Hồ Chí Minh từ đầu năm 1999. Trong công tác xuất khẩu lao động. Đầu năm 2001 Công ty đã thành lập Trung tâm xuất khẩu lao động trên cơ sở sát nhập hai phòng Xuất nhập khẩu lao động 1 và 2. Công ty đã xuất khẩu được rất nhiều lao động dư thua trong ngành than sang các nước Châu á như Hàn Quốc, Nhật Bản, Indonexia…đã giải quyết được một lượng dư thừa lao động trong ngành than và đã giải quyết được nạn lao động thất nghiệp cho đất nước. Ngoài ra công ty đã xuất khâu thêm cả lao động ở ngoài ngành than. Đến nay thì việc xuất khẩu lao động ra nước ngoài chủ yếu là lao động ngoài ngành than. Góp phần giải quyết công ăn việc làm cho nhân dân. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình công ty không những bảo toàn được vốn mà còn phát triển vốn đồng thời cũng chú trọng nâng cao trình độ quản lý, kinh doanh của cán bộ công nhân viên của công ty. Đến tháng 12/2003 tổng công ty huy động đã lên tới: 201.182.224.094 VNĐ 2. Hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu than Việt Nam – Coalimex. Công ty COLIMEX là doanh nghiệp nhà nước, hạch toán độc lập và là đơn vị thành viên của Tổng công ty Than Việt Nam. Chính vì vậy mà hoạt động kinh doanh chủ yếu là xuất nhập khẩu phục vụ cho ngành than Việt Nam. Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh như vậy, công ty cổ phần Coalimex đã tổ chức hoạt động kinh doanh như sau: Xuất khẩu uỷ thác than cho các hầm mỏ, công ty hưởng phí uỷ thác. Nhập khẩu máy móc thiết bị cho các mỏ và nhập khẩu uỷ thác máy móc thiết bị cho các đơn vị ngoài ngành than như sắt thép, phân bón… Hợp tác lao động quốc tế, tìm kiếm việc làm và đưa người Việt Nam đi lao động và đạo tạo ở nước ngoài. Công ty xuất khẩu lao động từ 1992 đến nay đã đưa được hàng nghìn lao động sang Hàn Quốc, Đài Loan, Malayxia, Inđinôxia… Kinh doanh sản xuất nước đá ăn sạch tại thành phố Hồ Chí Minh (theo quyết định số 2204/QĐ - HĐQT ngày 11/11/1998 của tổng công ty Than Việt Nam). Ngoài ra, Công ty còn được thực hiện các hợp đồng kinh doanh và các dịch vụ khác theo pháp luật trên cơ ở khai thác tiềm năng và khả năng tiếp thị của công ty và thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng công ty giao. 3. Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu than Việt Nam Coalimex: 3.1. Bộ máy quản lý: Công ty cổ phần Coalimex tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến, từ Đại Hội đồng cổ đông bầu ra Hội động quản trị và Ban kiểm soát. Hội đồng quản trị có ban giám đốc gồm 1 Giám đốc, 2 Phó giám đốc và 1 Kế toán trưởng. Giám đốc công ty do HĐQT Tổng công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật và thực hiện các chế độ theo đề nghịcủa Tổng giám đốc Tổng công ty. Giám đốc công ty là đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc, trước HĐQT Tổng công ty, trước Nhà nước và trước pháp luật về việc quản lý và điều hành cao nhất trong công ty. 2 phó giám đốc giúp giám đốc quản lý và điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo sự phân công uỷ quyền của giám đốc, trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công hoặc uỷ quyền thực hiện. Dưới ban giám đốc là các phòng, ban, chi nhánh có chức năng thực hiện các nhiệm vụ do công ty giao phó: Phòng tổ chức nhân sự thanh tra: giúp giám đốc Công ty thực hiện công tác tổ chức sản xuất kinh doanh, quản lý cán bộ, công tác lao động tiền lương, công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ,công nhân viên, thanh tra nội bộ,công tác bảo vệ cơ quan. Phòng kế hoạch kinh tế - tài chính: giúp giám đốc về côngtác tài chính kế toán, thực hiện hạch toán sản xuất kinh doanh, thanh quyết toán với Nhà nước. Phòng kinh doanh: tham mưu cho giám đốc trong công tác tiêu thụ, tìm kiế thị trường, vạch kế hoạchvề mua bán hàng hoá,chủ động được nguồn hàng đồng thời tìm đầu ra cho hàng hoá. Phòng hợp tác lao động và đào tạo quốc tế: Chủ động tìm thị trường xuất khẩu lao động ra nước ngoài, hợp tác cùng các tổ chức, cá nhân trongvà ngoài nước trong vấn đề đào tạo lao động, đặc biẹt là cho các đối tượng con, em cán bộ, công nhân viên nghành than. Các chi nhánh, xưởng của công ty đứng đầu là giám đốc của chi nhánh. Những đơn vị này mặc dù có tư cách pháp nhân nhưng hạch toán phụ thuộc và chịu sự giám sát chỉ đạo của giám đốc công ty, được mở tài khoản tại Ngân hàng theo qui định của pháp luật. Coalimex có các phòng, ban, chi nhánh sau: Phòng tổ chức nhân sự và thanh tra bảo vệ. Phòng kế hoạch, kế toán tài chính. Phòng hành chính tổng hợp. Các phòng nhập khẩu 1, 2, 3, 4 và 5. Phòng xuất nhập khẩu than và hợp tác quốc tế. Phòng hợp tác lao động. Chi nhánh công ty Coalimex tại Quảng Ninh. Chi nhánh công ty Coalimex tại thành phố Hồ Chi Minh. Nhìn chung, cơ cấu tổ chức của công ty theo quy mô tổ chức gắn liền với các chức năng phòng ban đã giúp cho công ty tận dụng tốt được khả năng chuyên môn nghiệp vụ của các thành viên. Điều đó giúp công ty nhanh chống nắm bắt được những thay đổi trên thị trường cũng như trong kinh doanh, qua đó có thể thực hiện được các hoạt động kinh doanh có hiệu quả hơn. Sơ đồ bộ máy quản lý của coalimex. Phòng hành chính tổng hợp Phòng nhập khẩu 2 Chi nhánh Quảng Ninh. Phòng nhập khẩu 4 Phòng nhập khẩu 3 Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh. Sản xuất nước đá ăn sạch thành phố Hồ Chí Minh Phòng nhập khẩu 5 Phòng nhập khẩu 1 Phòng xuất khẩu lao động quốc tế. Phòng kiểm toán nội bộ. Phó Giám Đốc Phó Giám Đốc Phòng tổ chức nhân sự và thanh tra Phòng kế hoạch kinh tế- tài chính. Phòng xuất khẩu than. Đại hội đồng cổ đông Ban kiểm soát Hôi đồng QTrị Giám Đốc 3.2.Bộ máy kế toán: 3.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: Kế toán là công cụ quan trọng để điều hành, quản lý các hoạt động, tính toán kinh tế và kiểm tra và bảo vệ, sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong kinh doanh và chủ động tài chính của công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, công ty đã áp dụng mô hình tổ chức kế toán tập trung. Toàn công ty chỉ có một phòng kế toán duy nhất đặt tại trụ sở chính của công ty gọi là phòng kế hoạch kinh tế – tài chính. Phòng có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày của công ty. Đối với các chi nhánh như Quảng Ninh, thành phố Hồ Chí Minh được phân cấp hạch toán độc lập nhưng không đầy đủ, nghĩa là việc hạch toán của chi nhánh được lên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh của chi nhánh. Riêng phần trích khấu hao TSCĐ và thuế thu nhập doanh nghiệp tập trung tại công ty hàng tháng chi nhánh gửi bảng cân đối kế toán cho phòng kế hoạch kinh tế – tài chính bằng cách chuyển số liệu. Cuối quý, kế toán chi nhánh gửi bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, tình hình thu nộp ngân sách Nhà nước và biểu tổng hợp chi phí theo yếu tố. Cuối năm làm như quý nhưng số liệu là cả năm. Bộ phận kế toán của công ty có nhiệm vụ tổ chức, thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của công ty, giúp lãnh đạo công ty thực hiện hạch toán kinh tế và giao chỉ tiêu doanh thu, chi phí cho các phòng kinh doanh. Phòng kế hoạch kinh tế – tài chính của công ty gồm có hai bộ phận là bộ phận kế hoạch và bộ phận kế toán. Trong đó bộ phận kế hoạch xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch cho các phòng ban kinh doanh của toàn công ty. Bộ phận kế hoạch thực hiện ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày của toàn công ty và báo cáo theo định kỳ hoặc bất thường, lập các báo cáo tài chính. Phòng kế hoạch kinh tế gồm 9 người và được phân công phụ trách các công việc như sau: Kế toán trưởng, phó kế toán trưởng phụ trách kế hoạch, phó kế toán trưởng phụ trách kế toán, kế toán hàng hoá kiêm kế toán công nợ trong ngành, kế toán tổng hợp, kế toán chi phí, kế toán tài khoản 1121, kế toán tài khoản 1122, kế toán tiền mặt kiêm kế toán công nợ ngoài ngành, và mỗi chi nhánh có từ một đến hai kế toán viên. Kế toán trưởng: (Trưởng phòng ) Giúp Giám đốc công ty chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê của công ty, tổ chức điều hành chung bộ máy kế toán, phân công công việc cụ thể cho từng phần hành kế toán. Tổ chức thực hiện và kiểm tra thực hiện các chế độ, thể lệ kế toán, các chính sách, chế độ kinh tế tài chính trong công ty cũng như chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ sách kế toán, chính sách thuế, chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng cũng như chế độ trích lập và sử dụng các quỹ của công ty. Có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính theo yêu cầu quản lý và theo quy định của Trung ương và Thành phố cũng như của các nghành chức năng. Kế toán tiền lương kiêm kế toán vật tư, hàng hoá, tài sản cố định: Về tiền lương, BHXH, BHYT: Tổ chức hạch toán, cung cấp thông tin về tình hình sử dụng lao động tại công ty, về chi phí tiền lương và các khoản trích nộp BHXH, BHYT. Cuối kỳ có nhiệm vụ làm báo cáo thực hiện quỹ lương và các khoản nộp bảo hiểm trích theo lương. Về tài sản cố định: Xác định giá trị của tài sản, tham gia kiểm kê tài sản và theo dõi vào sổ sách tình hình tài sản phát sinh trong công ty trong tháng, quý và năm, đồng thời lập các báo cáo kế toán nội bộ về tăng giảm tài sản cố định. Về vật tư, hàng hoá: Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình hiện có và biến động từng loại vật tư, hàng hoá, đồng thời chấp hành đầy đủ quy định về thủ tục nhập xuất bảo quản vật tư, hàng hoá. Cuối tháng lập bảng kê tổng hợp xuất, nhập, tồn vật tư, hàng hoá. Kế toán thanh toán kiêm giao dịch ngân hàng: Chịu trách nhiệm về mở tài khoản, ghi séc, uỷ nhiệm chi, thanh toán tiền ngân hàng..., hướng dẫn thủ tục thanh toán, kiểm tra chứng từ, kiểm tra việc mở sổ, ghi sổ xuất nhập vật tư hàng hoá của công ty. Cuối kỳ lập báo cáo thu, chi, tồn quỹ tiền mặt và đối chiếu với ngân hàng, lập báo cáo kiểm kê quỹ. Kế toán về chi phí: Thu nhập, lập và kiểm tra chứng từ kế toán, tham gia giúp lãnh đạo xét duyệt chi phí cho các hoạt động kinh doanh của công ty. Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ: Theo dõi tình hình công nợ, tạm ứng của khách hàng, các thủ tục kê khai nộp thuế, tổ chức đối chiếu công nợ, thu hồi các khoản nợ của khách hàng, cân đối nhu cầu vốn, tránh tình trạng thiếu vốn trong kinh doanh. Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt, có nhiệm vụ thu chi tiền mặt khi có sự chỉ đạo của cấp trên. Hàng ngày phải kiểm kê số tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu trong sách. Sơ đồ bộ máy tổ chức kế toán của công ty cổ phần Coalimex. Kế toán tổng hợp Phó kế toán trưởng phụ trách kế hoạch Chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh Phó kế toán trưởng phụ trách kế toán Chi nhánh tại Quảng Ninh Kế toán tiền mặt kiêm kế toán công nợ ngoài ngành Thủ quỹ Kế toán tài khoản 1122 Kế toán tài khoản 1121 Kế toán chi phí Kế toán trưởng 3.2.2.Hệ thống sổ kế toán, chứng từ kế toán và luân chuyển chứng từ tại công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex: Hệ thống chứng từ kế toán: Một trong những đặc trưng của hạch toán kế toán là ghi nhận thông tin phải có căn cứ chứng từ. Chứng từ kế toán là bằng chứng xác minh nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Phương pháp chứng từ kế toán là một công việc chủ yếu của tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị. Công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex đã sử dụng các loại chứng từ kế toán theo quy định hiện hành như các loại phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn xuất nhập khẩu và hoá đơn bán hàng. Cách ghi chép và luân chuyển chứng từ hợp lý, thuận lợi cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu, đồng thời đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý. Đối với các chứng từ về lao động tiền lương bao gồm: Bảng thanh toán tiền lương và bảng theo dõi chấm công. Trong đó bảng thanh toán tiền lương là căn cứ để thanh toán tiền lương và phụ cấp cho người lao động và đồng thời là căn cứ để thống kê tiền lương và lao động trong công ty. Còn bảng theo dõi chấm công dùng để theo dõi thời gian làm việc, nghỉ việc, nghỉ BHXH, BHYT, làm căn cứ dể tiền lương và đóng BHXH, BHYT theo quy định hiện hành của Nhà nước cho cán bộ công nhân viên. Hình thức sổ kế toán công ty áp dụng: Để phù hợp quy mô cũng như điều kiện thực tế, công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex áp dụng hình thức hạch toán Nhật ký chung và các loại sổ của hình thức này gồm có: Sổ kế toán chi tiết (sổ chi tiết theo dõi công nợ với khách hàng, sổ chi tiết bán hàng,...); Sổ kế toán tổng hợp (sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản ) Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi chép số liệu trên các sổ kế toán đều được máy thực hiện tự động theo trình tự chương trình đã được cài đặt sẵn theo sơ đồ trang bên: Hình thức sổ kế toán mà công ty áp dụng là hình thức kế toán sổ nhật ký chung. Đây là hình thức sổ có kết cấu đơn giản, ít cột, rất thuận tiện cho việc xử lý công tác kế toán bằng máy vi tính, lại phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ kế toán. Theo hình thức này, hàng ngày tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh của công ty được thể hiện trên các chứng từ gốc đều được chuyển vào máy. Do máy tính đã được các chuyên viên kế toán cài đặt và mở các sổ tổng hợp, sổ chi tiết theo từng mảiêng phù hợp với yêu cầu quản lý, theo dõi chi tiết của công ty, nên 1 nghiệp vụ nào đó liên quan đến chi tiết cần theo dõi, cán bộ kế toán khi đưa các số liệu vào máy chỉ cần gọi tên mã của tài khoản chi tiết là lập tức số liệu đó cũng đồng thời đã có trong nhật ký chung, trong sổ chi tiết và ở sổ cái tài khoản. Cuối tháng, căn cứ vào sổ cái các tài khoản, máy tính lập nên bảng cân đối số phát sinh các tài khoản từ các sổ (thẻ) chi tiết, máy lập bảng tổng hợp cân đối các chi tiết. Kế toán tiến hành đối chiếu số liệu giữa tổng hợp và chi tiết có khớp nhau không. Nếu như không có sai sót thì máy lập bảng cân đối kế toán (dựa trên số dư cuối kỳ các tài khoản). (1a) (2) (2) (3) (3) Chứng từ Sổ, thẻ chi tiết Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản Sổ cái tài khoản Nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh Bảng cân đối kế toán và báo cáo kế toán khác khác (1c) Ghi chú: : ghi hàng ngày : ghi cuối tháng : quan hệ đối chiếu Hàng ngày, căn cứ các chứng từ gốc hợp lệ đưa vào máy theo từng mã riêng, máy tính tự động đưa số liệu vào Sổ nhật ký chung, sổ chi tiết (nếu cần thiết theo dõi chi tiết ) và sổ cái. Cuối tháng, từ số liệu trên sổ cái, máy lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản; từ số liệu trên các sổ chi tiết, máy lập bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh. Lấy số liệu trên bảng đối chiếu số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh để máy lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác. Phương pháp kế toán hàng tồn kho mà công ty đang áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này, kế toán thực hiện ghi chép phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất vật tư, sản phẩm hàng hoá vào sổ kế toán và tài khoản trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất. Giá trị của vật tư xuất kho được xác định trên cơ sở tổng hợp số liệu từ các chứng từ xuất kho, được phân loại theo từng đối tượng sử dụng và được phản ánh trên tài khoản và sổ kế toán. Số tồn kho - giá trị của vật tư tồn kho có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào, số liệu thể hiện trên tài khoản và sổ kế toán. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex: Công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex sử dụng hệ thống báo cáo kế toán theo đúng chế độ và quy định của Nhà nước và thực hiện tốt các báo cáo về các hoạt động tài chính của công ty. Hệ thống báo cáo tài chính của công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex gồm: Báo cáo quyết toán (theo quý, năm ). Bảng cân đối kế toán (theo quý, năm). Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (theo quý, năm). Bảng cân đối tài khoản (theo quý, năm). Tờ khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập (theo năm). Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (theo năm). Quyết toán thuế GTGT (theo năm). Thuyết minh báo cáo tài chính (cuối năm). Các báo cáo tài chính trên được gửi vào cuối mỗi quý của niên độ kế toán và được gửi tới các cơ quan sau: Cơ quan cấp chủ quản (Sở Thương mại). Chi cục tài chính doanh nghiệp. Cục thống kê. Cục thuế. Ngoài ra công ty còn sử dụng một số loại báo cáo nội bộ như: Báo cáo các khoản phải thu, phải trả, tình hình công nợ, tình hình xuất nhập khẩucác sản phẩm, hàng hoá, phân tích kết quả về tài chính và các hoạt động kinh doanh trong xuất nhập khẩu các mặt hàng của công ty. Các báo cáo này sẽ được gửi tới ban giám đốc của công ty. II.Tình hình thực tế về tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lưởng công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex: 1. Đối tượng và nguyên tắc trả lương ở công ty: 1.1. Đối tượng: Thực hiện quyết định số 563 TTG ngày 10/10/1994 của Thủ Tướng Chính Phủ về việc thành lập Tổng công ty Than Việt Nam, với tư cách là thành viên của Tổng công ty Than VN, công ty XNK và HTQT ra đời và dần áp dụng phương thức trả lương mới đối với CBCNV trong công ty. 1.2. Nguyên tắc: Tiền lương trả cho các đơn vị căn cứ vào kết quả kinh doanh dịch vụ, mức độ đóng của các đơn vị (phòng, chi nhánh), các cá nhân vào hoạt động chung của công ty đảm bảo công bằng hợp lý giữa các đơn vị, cá nhân trong công ty. Tiền lương trả cho cá nhân người lao động được thực hiện theo nguyên tắc: làm công việc gì, giữ chức vụ gì thì hưởng theo công việc đó hoặc chức vụ đó nhằm khuyến khích người lao động hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Tiền lương trả cho người lao động bao gồm 2 phần: một phần là mức lương theo chức vụ hoặc cấp bậc theo ngạch bậc quy định tại nghị định 26/CP ngày 23/5/1993 của chính phủ ban hành chế độ tiền lương trong các DN gọi là tiền lương chế độ; môt phần theo hiệu quả công tác của người lao động gọi là tiền lương năng suất. Tiền lương và thu nhập của người lao động được ghi vào sổ lương của công ty (như quy định tại thông tư số 15/LĐTBXH - TT ngày 10/4/1997 của bộ Lao Động Thương Binh Xã Hội về việc hướng dẫn sử dụng số lương của DN nhà nước). 2.Một số vấn đề chung về quản lý và kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương tại công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex: 2.1.Phương pháp quản lý lao động và tiền lương tại công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex: Để cho quá trình tái sản xuất xã hội nói chung và quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp nói riêng được diễn ra thường xuyên liên tục thì một vấn đề thiết yếu là phải tái sản xuất sức lao động. Người lao động phải có vật phẩm tiêu dùng để tái sản xuất sức lao động, vì vậy khi họ tham gia lao động sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải trả thù lao cho họ. Chi phí về lao động là một rong các yếu tố chi phí cơ bản cấu thành lên giá thành sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp.Việc sử dụng hợp lý lao động cũng chính là tiết kiệm về chi phí lao động sống dẫn đến hạ giá thành sản xuất sản phẩm tạo điều kiện tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho công nhân viên, cho người lao động. Quản lý lao động và tiền lương là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Hiện nay công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex đang quản lý lao động theo hai loại, bao gồm: Lao động trong biên chế: gồm Giám đốc, Phó Giám đốc và kế toán trưởng. Lao động dài hạn: gồm tất cả các công nhân viên còn lại ttong công ty. Về công tác quản lý tiền lương, công ty quản lý theo 2 loại: Quỹ tiền lương chính: là tiền lương trả cho người lao động trongthời gian làm nhiệm vụ chính đã quy định cho họ bao gồm tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên. Quỹ tiền lương phụ: là tiền lương trả cho người lao động trong những thời gian không làm nhiệm vụ chính những vẫn được hưởng theo chế độ quy định như tiền lương trong thòi gian nghỉ phép, thòi gian đi làm nghĩa vụ xã hội, hội họp, học tập... 2.2. Hình thức trả lương tại công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex: Việc tính và trả chi phí lao động có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Hiện nay công ty áp dụng một hình thức trả lương chính. Đó là trả lương theo thời gian mà cụ thể là hình thức trả tiền lương tháng. Việc xác định tiền lương phải trả cho người lao động căn cứ vào hệ số mức lương cấp bậc, chức vụ và phụ trách trách nhiệm (nếu có). Ngoài ra, tuỳ theo tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, nếu công ty đạt mức doanh thu theo chỉ tiêu, kế hoạch đểa thì các cán bộ,công nhân viên trong công ty sẽ được hưởng thêm một hệ số lương của công ty, có thể là 1,5 hoặc2... tuỳ theo mức lợi nhuận đạt được. Thời gian để tính lương, tính thưởng, phụ cấp, trợ cấp và các khoản khác phải trả cho người lao động là theo tháng. Ví dụ: Anh Lại Việt Cường, trưởng phòng Hành chính công ty có hệ số lương là 4,78; phụ cấp trách nhiệm là 0,2. Ngoài ra, do hoạt động kinh doanh của năm2002 đạt lợi nhuận cao, hoàn thành vượt mức chỉ tiêu đề ra nên toàn bộ các cán bộ công nhân viên trong công ty được hưởng thêm một hệ số lương của công ty là 2. Vặy mức lương tháng 3/2002 của anh Cường sẽ là: (4,78 + 0,2 + 2) x 290.000 = 2.024.200 (đồng/tháng) Ngoài chế độ tiền lương, công ty còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động kinh doanh nhằm khuyến khích người lao động có nhiều đóng góp hơn cho sự phát triển của công ty. 2.3. Các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT, KPCĐ: Theo như chế độ tài chính đã quy định, hàng tháng công ty căn cứ vào tiền lương cấp bậc (lương cơ bản) của công nhân viên để trích 20% trên lương cơ bản nộp cho quỹ BHXH cấp trên (ở đây là BHXH cấp Quận). Số tuyệt đối này sẽ được công ty khấu trừ vào lương tháng của công nhaan viên (với tỷ lệ 5%) và tính vào chi phí sản xuất trong tháng (với tỷ lệ 15%). Còn BHYT theo quy định công ty phải trích 3% lương cơ bản của người lao động để nộp quỹ BHYT cấp trên, trong đó 1% do người lao động đóng góp nhưng do tỷ lệ 1% quá nhỏ nên công ty đã không trích tỷ lệ này trừ vào lương công nhân viên mà công ty trích tính vào chi phí tất cả là 35 lương cơ bản. Tất nhiên việc làm này đã khônglàm biến động lớn đến chi phí lương trong giá thành. Tỷ lệ phần trăm trên lương cơ bản để tính nộp cho quỹ công đoàn la 2%. Phần này công ty được phép tính vào chi phí sản xuất, còn tiền thu KPCĐ từ người lao động là 1% trên lương thực tế sẽ bị công ty trừ vào thu nhập người lao động. Số KPCĐ thu được công ty sẽ giữ lại chi trả cho những hoạt động: thăm hỏi khi công nhân viên đau ốm, bệnh tật, tổ chức buổi tham quan dã ngoại, liên hoan mừng ngày Quốc tế phụ nữ (8/3),... 2.4. Chế độ thanh toán BHXH trả thay lương tại công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex: Công ty thực hiện theo đúng chế độ hiện hành của Nhà nước như trong trường hợp nghỉ việc vì ốm đau, thai sản, tai nạn rủi ro có xác nhận của cán bộ y tế. Thời gian nghỉ hưởng BHXH sẽ được căn cứ như sau: Nếu làm việc trong điều kiện bình thường mà có thời gian đóng BHXH: Dưới 15 năm sẽ được nghỉ 30 ngày/năm. Từ 15 năm đến 30 năm được nghỉ 40 ngày/năm. Trên 30 năm đượcnghỉ 50 ngày/năm Nếu làm việc trong môi trường độc hại, nặng nhọc, nơi có phụ cấp khu vực hệ số 0,7 thì được nghỉ thêm 10 ngày so với mức hưởng ở điều kiện làm việc bình thường. Nếu bị bệnh dài ngày với các bệnh đặc biệt được Bộ y tế ban hành thì thời gian nghỉ hưởng BHXH không quá 180 ngày/năm không phân biệt thời gian đóng BHXH. Tỷ lệ hưởng BHXH trong trường hợp này được hưởng 75% lương cơ bản. Với công thức tính lương BHXH trả thay lương như sau: Mức lương BHXH trả thay lương = Mức lương cơ bản x Số ngày nghỉ hưởng BHXH x Tỷ lệ hưởng BHXH 26 ngày Chứng từ kế toán BHXH trả thaylương công ty sử dụng gồm: Phiếu nghỉ hưởng BHXH và bảng thanh toán BHXH: Phiếu nghỉ hưởng BHXH: Trong thời gian lao động, người lao động bị ốm được cơ quan Y tế cho phép nghỉ, người được nghỉ phải báo cho công ty và nộp giấy nghỉ phép cho người phụ trách chấm công. Số ngày nghỉ thực tế của người lao động căn cứ theo bảng chấm công hàng tháng. Cuối tháng phiếu nghỉ hưởng BHXH kèm theo bảng chấm công kế toán của đơnvị chuyển về phòng kế toán công ty để tính BHXH. Tuỳ thuộc vào số người phải thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lương trong tháng của từng đơn vị mà kế toán có thể lập bảng thanh toán BHXH cho từng phòng, ban, bộ phận hay toàn công ty. Cơ sở để lập bảng thanh toán BHXH là phiếu nghỉ hưởng BHXH. Khi lập phải phân bổ chi tiết theo từng trường hợp: nghỉ bản thân ốm, con ốm, tai nạn lao động, tai nạn rủi ro, thai sản... Trong mỗi khoản phải phân ra số ngày và số tiền trợ cấp BHXH trả thay lương. Cuối tháng kế toán tính toán tổng hợp số ngày nghỉ và số tiền trợ cấp cho từng người và cho toàn công ty, bảng này phải được nhân viên phụ trách về chế độ BHXH của công ty xác nhận và chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi. Bảng này thành 2 liên: 1 liên gửi cho cơ quan quản lý Quỹ BHXH cấp trên để thanh toán số thực chi, 1 liên lưu tại phòng kế toán cùng các chứng từ khác có liên quan. Bảng thanh toán BHXH: Mẫu bảng (trang bên). 2. Quỹ lương và các yếu tố hình thành nên quỹ tiền lương - Tổ chức kế toán tiền lương phải trả và trích BHXH, BHYT, KPCĐ: 3.1. Nguồn tiền lương và phân bổ quỹ tiền lương: Nguồn hình thành quỹ tiền lương của công ty: Bao gồm: Quỹ tiền lương theo đơn giá lương của Tổng công ty giao (Đơn giá tiền lương của Tổng công ty giao bao x doanh thu thuần). - Quỹ tiền lương từ các hoạt động kinh doanh, dịch vụ khác và tự làm ngoài đơn giá tiền lương được giao. Quỹ tiền lương bổ xung theo quy định của nhà nước. Quỹ tiền lương dự phòng từ năm trước chuyển sang. Quỹ tiền lương. Được phân bổ thành: - Quỹ tiền lương trực tiếp trả cho người lao động trong công ty theo lương khoán, lương sản phẩm lương thời gian tối thiểu không dưới 76% tổng quỹ lương . Quỹ tiền thưởng trích từ quỹ tiền lương thực hiện tối đa không quá 09% tổng quỹ tiền lương để thưởng cho CBCNV theo quy chế thưởng thi đua hàng năm. Quỹ khuyến khích người lao động có trình độ chuyên môn kỹ thuật cao, tay nghề giỏi tối đa không quá 02%. Quỹ tiền lương dự phòng của công ty tối đa không quá 12% tổng quỹ tiền lương. Quỹ hỗ trợ theo quy chế của tổng công ty và công ty bằng 01% tổng quỹ tiền lương. Quỹ tiền lương dự phòng được tập trung tại công ty để sử dụng trong các trường hợp sau: Chi bổ sung trong trường hợp quỹ lương thực hiện trong tháng, quý không đủ chi lương cho CBCNV theo quy định của nhà nước và công ty. Quỹ tiền lương dự phòng còn lại sẽ chuyển sang dự phòng cho năm sau. 3.2. Trả lương chế độ: Tiền lương chế độ trả cho CBCNV trên cơ sở hệ số theo NĐ 26/CP căn cứ vào. - Quỹ tiền lương thực hiện tại đơn vị. Hệ số và mức phụ cấp các loại theo quy định của nhà nước (nếu có) được xếp theo hệ thống thang lương, bảng lương ban hành kèm theo NĐ26/CP Ngoài ra, ngày công thực tế của người lao động, ngày nghỉ hàng năm ngày nghỉ riêng, ngày đi học được hưởng nguyên lương (theo quy định của nhà nước). 3.3. Trả lương từ quỹ tiền lương năng suất: Bảng hệ số lương năng suất theo nhóm các chức danh công việc đang đảm đương của công ty để tính phần tiền lương năng suất cá nhân. Bảng hệ số lương Số TT Nhóm Chức danh Hệ số cấp bậc của chức danh 1 2 3 4 1 1 Giám đốc công ty 5.72 6.03 2-3 2 Phó GĐ công ty, Kế toán trưởng 4.98 5.62 4-8 3 Trưởng phòng CT, GĐ chi nhánh, cố vấn, trợ lý 4.50 4.78 9-10 4 Phó trưởng phòng CT, phó GĐ C.nhánh 4.10 4.40 11-13 5 Kỹ sư chuyên viên chuyên môn N.Vụ 2.00 2.27 3.20 3.70 14-8 6 Cán sự, kế toán viên, kỹ thuật viên, nhân viên giao nhận, nhân viên văn thư 1.80 2.20 2.70 3.20 19-22 7 Bảo vệ, thường trực cơ quan, phục vụ 1.60 2.20 2.40 2.80 23 8 Lái xe cơ quan 1.80 2.20 2.60 3.00 Khi công ty giao kế hoạch cho các đơn vị kinh doanh từ nhóm 5 đến nhóm 8 giao hệ số bình quân 3.20. Hệ số lương năng suất cho đơn vị. Căn cứ đặc điểm kinh doanh dịch vụ của công ty và mức độ đóng góp của đơn vị vào kết quả hoạt động kinh doanh chung của công ty, hệ số năng suất đơn vị cho các đơn vị trong công ty (phòng, chi nhánh) được quy định theo các mức sau: Hệ số 1,8 áp dụng đối với các đơn vị trực tiếp kinh doanh và các chức danh Giám đốc công ty, Phó GĐ công ty, Kế toán trưởng công ty. Hệ số 1,6 áp dụng đối với các đơn vị giao nhận. Hệ số 1,5 áp dụng đối với các trưởng phó phòng các đơn vị quản lý, phục vụ. Hệ số 1,3 áp dụng đối với các chuyên viên quản lý các đơn vị quản lý,phục vụ và đơn vị còn lại. Những học sinh mới ra trường được công ty tiếp nhận vào làm việc theo HĐ lao động thử việc và HĐ lao động thời hạn từ 1 năm trở lên áp dụng hệ số năng suất đơn vị tối đa 1,00. Công thức tính tiền lương năng suất cho cá nhân người lao động như sau: TL nsi = (QTLnsdv/ ồ Hi x Ki) x Hi xKi x Ntti/Ncd i=1 Trong đó: TL nsi: tiền lương năng suất của người lao động QTLnsdv: quỹ tiền lương năng suất của đơn vị Hi: hệ số bậc lương (năng suất) theo chức danh người lao động (i) quy định tại bảng hệ số lương năng suất của công ty. Ki : hệ số trả lương năng suất của đơn vị mà cá nhân người lao động (i) đang làm việc . Ntti: ngày làm việc thực tế (bao gồm cả số ngày, giờ làm thêm đã quy định Ncd: ngày làm việc theo chế độ quy định trong kỳ của cá nhân người lao động. Số lao động đơn vị. Thu nhập và tiền lương của người lao động: Công thức tính: TL = TL cđ + TLns  Trong đó: TL: tiền lương cá nhân người lao động TL cđ: tiền lương chế độ gồm mức lương chế độ, cấp bậc ngạc được quy định tại NĐ 26/CP và các khoản trả theo chế độ. TL ns: tiền lương năng suất cá nhân của người lao động. Người lao động làm việc tại công ty XNK và HTQT được đảm bảo trả lương không thấp hơn mức lương tối thiểu hiện hành của nhà nước. Căn cứ vào quy chế lương đã được Tổng cồng ty phê duyệt, công ty XNK và HTQT thực hiện việc trả lương như sau: Đối với bộ phận và quản lý phục vụ: Tổng quỹ tiền lương được hình thành từ 2 nguồn + Quỹ lương chế độ được tính theo công thức: Mức lương tối thiểu x Hệ số lương cấp bậc x Ngày công thực tế Ngày công theo chế độ + Quỹ tiền lương năng suất được tính theo công thức: Mức lương NS tối thiểu x HS cá nhân x HS đv x Ngàycông thực tế(theo công việc) Ngày công theo chế độ Theo quy chế lương HĐL công ty xác định hệ số lương năng suất cho bộ phận quản lý và phục vụ như sau: + Phòng KTTC hệ số đơn vị là 1,2 + Phòng thanh tra hệ số đơn vị là 1,0 + Phòng NK3 hệ số đơn vị là 1,8 Hệ số cá nhân + Trưởng phòng: 4,78 + Phó phòng: 4,40 + Chuyên viên 1: 3,70 + Chuyên viên 2: 3,20 + Chuyên viên 3: 2,0 Mức lương tối thiểu: 290.000đ/người/tháng. Mức lương năng suất: 120.000đ/người/tháng. 3.4. Tổ chức kế toán tiền lương tại công ty: Việc thực hiện hình thức trả lương thích hợp cho người lao động, kết hợp chặt chẽ giữa lợi ích của doanh nghiệp và người lao động sẽ có tác dụng là đòn bẩy kinh tế, khuyến khích người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, có trách nhiệm với công việc, không ngừng học hỏi sáng tạo, nâng cao trình độ về kiến thức cũng như kỷ năng công việc... Bên cạnh chế độ tiền lương,tiền thưởng, cán bộ, công nhân viên trong công ty còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trong các trường hợp ốm đau, thai sản... theo đúng chế độ hiện hành của Nhà nước. Theo hình thức tiền lương trên, hàng tháng kế toán tiền lương của công ty sẽ tiến hành tính lương phải trả cho người lao động, đồng thời tính các khoản trích theo lưong như Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế. Bảng thanh toán tiền lương sẽ được kế toán tiền lương (người lập bảng lương )ký, ghi rõ họ tên rồi chuyển cho Kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận, sau đó Giám đốc công ty ký duyệt. Công ty sẽ tiến hành trả lương cho nhân viên làm 2 kỳ: Kỳ I: Tạm ứng lương (Vào các ngày mồng 5 hàng tháng). Kỳ II: Cuối tháng căn cứ vào bảng thanh toán lương và các khoản trích theo lưong trừ đi số tạm ứng đầu tháng và thanh toán số còn lại cho người lao động. Bảng thanh toán lương kỳ I và bảng thanh toán lương kỳ II sẽ được lưu tại phòng kế toán. mỗi lần lĩnh lương, nhân viên công ty phải trực tiếp ký vào cột " Ký nhận". Nếu có người nhận thay thì phải ghi "KT"(ký thay) và ký tên. Bên cạnh đó, để thuận tiện cho việc theo dõi số ngày công làm việc thực tế, ngày nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH, nghỉ họp, nghỉ phép,... để làm căn cứ thanh toán cho người lao động các khoản phụ cấp, tiền thưởng, các chế độ BHXH như ốm đau, thai sản, BHXH trả thay lương... Công ty có sử dụng Bảng chấm công theo quy định hiện hành của Nhà nước. Mỗi phòng ban trong công ty phải lập bảng chấm công hàng tháng cho các nhân viên trong phòng mình. Hàng ngay, người được phân công công việc chấm công phải căn cứ theo tình hình thực tế của phòng mình để chấm công cho từng người, ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo ký hiệu quy định trong chứng từ như sau: Lương sản phẩm: K Lương thời gian: t ốm, điều dưỡng: Ô Con ốm: C.Ô Thai sản: TS - Nghỉ bù: NB Nghỉ phép: NP - Nghỉ không lương: R0 Ngừng việc: N - Tai nạn: T - LĐ nghĩa vụ: LĐ Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng BHXH có xác nhận của cán bộ y tế,... về bộ phận kế toán để nhân viên kế toán kiểm tra, đối chiếu quy ra công để tính phụ cấp tiền ăn trưa của công ty cho công nhân viên và các chế độ BHXH (thai sản), chế độ lương BHXH (ốm đau, tai nạn rủi ro...). Kế toán tiền lương sẽ căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người và tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng của từng cán bộ công nhân viên trong công ty. Cụ thể bảng chấm công phòng kế toán và phòng XNK3 tháng 7/2002 như sau: (trang bên) Cùng với việc chấm công phòng tổ chức còn theo dõi tình hình nhân viên nghỉ ốm thai sản, tai nạn ...trong trường hợp có nhân viên của một bộ phận ( phòng) nào đó rơi vào trường hợp trên thì phải có giấy chứng nhận của y tế xác nhận là bị ốm, tai nạn... Cụ thể theo biểu sau: Biểu số 6: Tổng công ty Than Việt Nam Công ty XNK và HTQT Mẫu số 1: BHYT Giấy chứng nhận nghỉ ốm, thai sản, tai nạn Số:... Họ và tên: Lê Thị Mai Tuổi: 25 Nghề nghiệp: Thủ quỹ Chức vụ: Đơn vị công tác: Phòng nhập 3 - Công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex Tên cơ quan ytế Ngày tháng năm khám Lý do nghỉ Đề nghị cho nghỉ Phụ trách đơn vị ký xác nhận Số ngày Từ ngày Đến hết ngày Ytá, y sĩ, L.Y Ký tên Số ngày thực tế nghỉ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Y tế công ty 5/7/2002 Đau mắt hột 2 5/7 8/7 2 Khi có giấy chứng nhận nghỉ vì bất kỳ một lý do chính đáng nào thì nhân viên công ty sẽ được thanh toán khoản tiền đã phải chi trả trong thời gian đau ốm không làm việc được phòng tổ chức sẽ căn cứ vào giấy chứng nhận đó để thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội. vì bao giờ cán bộ công nhân viên cũng phải trích 1 phần lương của mình được lĩnh trong tháng để đóng vào quỹ BHXH theo một tỷ lệ quy định phòng khi ốm đau, tai nạn , bệnh tật sẽ có hỗ trợ hay nói đúng hơn là trợ cấp BHXH và mức trích trợ cấp cũng theo tỷ lệ phần trăm quy định sẵn. VD : Khi có giấy chứng nhận nghỉ ốm vì lý do đau mắt thì chị sẽ được lĩnh 1 khoản trợ cấp BHXH theo tỷ lệ trích 75%. Biểu số 7 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc Lập- Tự do - Hạnh phúc Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH Họ và tên: Lê Thị Mai Tuổi : 25 Nghề nghiệp: Thủ quỹ Đơn vị công tác: Phòng XNK3 Tiền lương đóng BHXH của tháng trước khi nghỉ: 1.83 Số ngày nghỉ: 2 ngày Trợ cấp mức: 75% : 7.800 x 2 ngày = 15.600 Cộng : 15.600 Bằng chữ: Mười lăm nghìn sáu trăm đồng chẵn. Ngày 4/7/2002 Người lĩnh tiền Kế toán trưởng Ban chấp hành TT đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cuối tháng phòng tổ chức có trách nhiệm phải thanh toán tiền lương đầy đủ cho từng CBCNV theo số ngày thực làm của mỗi người thể hiện trên bảng chấm công và vào bảng thanh toán lương từng tháng cho từng bộ phận. Sau đây là cách tính cụ thể tiền lương của nhân viên VD : - Phòng NK3 - Ông Nguyễn Xuân Tạc - Ngày công thực tế: 26 - Hệ số lương cấp bậc và phụ cấp chức vụ: 3,53 - Hệ số lương cá nhân (lương ns): 4,4 - Hệ số phòng: 1,8 (Theo bảng thanh toán lương) Tiền lương được xác định (290.000đ x 3,53 x 26 )/26 = 1.023.700 (290.000 x 4,4 x 1,8 x 26)/26 = 2.296.800 - Phòng Kế toán - Ông Vũ Ngọc Minh - Ngày công thực tế: 26 - Hệ số lương cấp bậc và phụ cấp chức vụ: 1,78 - Hệ số lương cá nhân (lương ns): 2,70 - Hệ số phòng: 1,2 (Theo bảng thanh toán lương) Tiền lương được xác định (290.000đ x 1,78 x 26 )/26 = 516.200 (290.000 x 2,70 x 1,2 x 26)/26 = 939.600 Cuối tháng kế toán tiến hành tổng hợp lương của tất cả các bộ phận. Ta có bảng sau: (trang bên) Để thuận tiện cho việc theo dõi, dưới đây là định khoản các nghiệp vụ: 1. Trả lương cho công nhân viên: Nợ TK 334: 7.401.230 Có TK 111: 7.401.230 2. Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cấp trên: Nợ TK 338: 982.722 3382: 44.478 3383: 109.368 3384: 828.876 Có TK 111: 982.722 3. Cấp trên bù BHXH: Nợ TK 3383 : 44.478 Có TK 111 : 44.478 3.5.Tổ chức kế toán tiền lương phải trả và trích BHXH, BHYT, KPCĐ: Ngày 26 hàng tháng, kế toán tiền lương nhận được số liệu tổng hợp về các khoản tiền lương ở các phòng, căn cứ vào đó kế toán tính ra tổng quỹ lương tháng. Sau đó kế toán tiền lương tiến hành lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH rồi định khoản kế toán và đưa vào nhật ký chung, sổ cái TK 334 bên có; đối ứng bên nợ sẽ đưa vào sổ cái TK6271, TK6421. Đối với các khoản trích theo lương, sau khi tính toán đưa vào bảng phân bổ, kế toán nhập số liệu vào máy vi tính, vào sổ Nhật ký chung, sổ cái các TK 3382, TK 3383, TK 3384 bên có; đối ứng bên nợ là sổ cái TK 6271, TK6421. Từ đó kế toán tổng hợp định khoản như sau: Nợ TK 627 - "Chi phí sản xuất chung" (Chi tiết TK 6271 ) Có TK 334 - "Phải trả công nhân viên" Nợ TK 642 - "Chi phí QLDN" (Chi tiết TK 6421) Có TK 334 - "Chi phí công nhân viên" Nợ TK 627 - "Chi phí sản xuất chung" (Chi tiết TK 6271) Có TK 338 - "Phải trả phải nộp khác " (Chi tiết TK 3382 Chi tiết TK 3383 Chi tiết TK 3384) Nợ TK 642 - "Chi phí QLDN" (Chi tiết TK 6421 ) Có TK 338 - "Phải trả phải nộp khác" (Chi tiết TK 3382 Chi tiết TK 3383 Chi tiết TK 3384). 4.Chế độ thanh toán BHXH trả thay lương tại công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex : Trong tháng 3/2002, anh Vũ Lâm Tùng là nhân viên thuộc phòng Tổ chức nhân sự của công ty bị bệnh có xác nhận của bác sỹ. Theo bảng chấm công số ngày công thực tế của anh là 26 ngày, anh nghỉ ốm 15 ngày. Mức lương cơ bản của anh là 2,2 . Theo chế độ hiện hành thì anh được hưởng mức lương BHXH trả thay lương được tính như sau: Số tiền lương BHXH trả thay lương = 2,98 x 290000 x 15 x 75% = 373.932 26 ngày Vậy anh Tùng sẽ được hưởng mức lương BHXH trả thay lương tháng 3 là 373.932 đồng. 4.1.Phiếu nghỉ hưởng BHXH (Giấy chứng nhận nghỉ ốm) được sử dụng theo mẫu sau: (Mặt trước) Tên Cơ quan Y tế Ban hành theo mẫu CV ..................... Số 90TC/CĐKT ngày 20/7/99 của BTC Số KB/BA 622 Giấy chứng nhận nghỉ ốm Quyển sổ: 127 Số : 36 Họ và tên: Vũ Lâm Tùng Tuổi : 36 Đơn vị công tác: Công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex Lý do cho nghỉ: Phẫu thuật xương khớp gối Số ngày cho nghỉ: 15 ngày (Từ 3/3 đến hết ngày 18/3/2002 ) Ngày 2 tháng 3 năm 2002 Xác nhận của đơn vị phụ trách Y bác sĩ KCB Số ngày nghỉ : 15 ngày (Đã ký, đóng dấu) (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Hồng (Mặt sau) Phần BHXH Số sổ BHXH : 01133943564 1- Số ngày thực nghỉ được hưởng BHXH : 15 ngày 2- Luỹ kế ngày nghỉ cùng chế độ : ngày 3- Lương tháng đóng BHXH : 373.932 đồng 4- Lương bình quân ngày : 22.069 đồng 5- Tỷ lệ hưởng BHXH : 75% 6- Số tiền hưởng BHXH : 373.932 đồng Ngày 2 tháng 3 năm 2002 Cán bộ Cơ quan BHXH Phụ trách BHXH đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Hoàng Ngọc Điệp (Ghi chú: Phần mặt sau căn cứ ghi vào giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH hoặc giấy ra viện) 4.2. Bảng thanh toán BHXH: Sau khi tổng hợp tất cả các phiếu nghỉ BHXH như trên, kế toán lập bảng thanh toán BHXH cho toàn Công ty theo mẫu sau: Đơn vị: Công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex Mẫu số 04 - LĐTL Bảng thanh toán BHXH Tháng 3 năm 2002 Nợ 334: 200.000 Có 111: 200.000 TT Họ và tên Nghỉ ốm Nghỉ con ốm Nghỉ đẻ Nghỉ tai nạn Tổng số tiền Ký nhận SN ST SN ST SN ST SN ST 1 Vũ Lâm Tùng 15 373.932 373.932 Cộng 373.932 (Tổng số tiền viết bằng chữ: Ba trăm bảy mươi ba nghìn chín trăm ba mươi hai đồng) Kế toán BHXH Nhân viên theo dõi Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) * Từ bảng thanh toán BHXH tháng 3/2002, kế toán công ty lập phiếu chi tiền BHXH trả thay lương cho toàn công ty. Cụ thể ta có uỷ nhiệm chi về kinh phí BHXH do cơ quan BHXH cấp cho công ty. Uỷ nhiệm chi Số : 30 (Tương đương giấy báo có) Chuyển khoản tiền : Thư - điện ngày 28/3/2002 Đơn vị trả tiền : Cơ quan BHXH Quận Hai Bà Trưng Số tài khoản : Tại ngân hàng : Đơn vị nhận tiền : Công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex Địa chỉ : Số 47 - Quang Trung Số tài khoản : 710A - 00047 Tại ngân hàng : Công thương Hà Nội Nội dung thanh toán: Cấp kinh phí BHXH Số tiền : 373.932 đồng Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm bảy mươi ba nghìn chín trăm ba mươi hai đồng Ngày 12 tháng 3 năm 2002 Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B KT chủ T.Khoản Ngày 28/03/02 số phụ kiểm soát Ngày 28/03/02 số phụ kiểm soát (Đã ký, đóng dấu) Trưởng ngân hàng Trưởng ngân hàng (Đã ký, đóng dấu) (Đã ký, đóng dấu) Kế toán công ty viết phiếu chi tiền mặt chi lương BHXH trả thay lương tháng 3/02 Đơn vị: Coalimex Quyển số: 02 Mẫu số:02 - TT Địa chỉ: Số: 43 QĐ số 1141 - TC/ QĐ/ CĐKT Telefax: Ngày 01 tháng 11 năm 1995 Phiếu chi Ngày 12 tháng 03năm 2002 Nợ TK 334 Có TK 111 Họ tên người nhận tiền: Vũ Tùng Lâm Địa chỉ : Phòng Tổ chức nhân sự - Công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex Lý do chi: Chi lương BHXH tháng 3/2002 Số tiền : 373.932 (Viết bằng chữ) Ba trăm bảy mươi ba nghìn chín trăm ba mươi hai đồng Kèm theo : 02 chứng từ gốc Phiếu nghỉ hưởng BHXH và bảng thanh toán lương BHXH Đã nhận đủ số tiền: 373.932 (Viết bằng chữ) Ba trăm bảy mươi ba nghìn chín trăm ba mươi hai đồng Ngày 12 tháng 03năm 2002 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nhận Thủ quỹ (Ký, họ tên, đóng dấu ) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ninh Xuân Sơn Vũ Tùng Lâm LêThu Hà Các nghiệp vụ hạch toán BHXH trả thay lương: - Nghiệp vụ 1: Nợ TK 334: 373.932 Có TK111: 373.932 - Nghiệp vụ 2: Nợ TK 3383: 373.932 Có TK 334: 373.932 - Nghiệp vụ 3: Nợ TK 112: 373.932 Có TK 3383: 373.932 Phần III Một số ý kiến và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex. I. Những nhận xét về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex: Công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex là 1 doanh nghiệp Nhà nước có đầy đủ tư cách pháp nhân, đã trưởngthành và đã đứng vững trong cuộc cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trường. Đặc biệt trong những năm gần đây, công ty đã không ngừng đầu tư trang thiết bị máy móc hiện đại, đào tạo đội ngũ cán bộ có năng lực chuy