Đề tài Thực trạng và một số giải pháp nhằm hoàn thiện cônng tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại dịch vụ Thái Ân

LỜI MỞ ĐẦU Đã từ rất lâu hoạt động ngoại thương đã trở thành một chiếc cầu vô hình nối tất cả các nền kinh tế lại với nhau. Và chiếc cầu này rộng hay hẹp, ngắn hay dài phụ thuộc vào trình độ phát triển của mỗi nền kinh tế. Song cho dù thế nào thì chúng ta vẫn phải thừa nhận một điều là nếu xem kinh tế là trọng tâm của sự phát triển thì hoạt động ngoại thương đem lại sự phồn thịnh cho sự phát triển đó. Nói đến đây chúng ta cũng đã phần nào hình dung được tầm quan trọng của hoạt động ngoại thương là như thế nào nhưng nếu dừng lại ở đó thì vẫn chưa đủ. Bởi lẽ cùng với sự phát triển của hoạt động ngoại thương thì đã có nhiều hoạt động kinh tế khác ra đời để hỗ trợ cho nó. Hoạt động ngoại thương ở mỗi công ty còn có nhiều tồn tại bên cạnh những thành tựu đạt được. Đó là lý do và động lực chính để em lựa chọn đề tài “ Thực trạng và một số giải pháp nhằm hoàn thiện cônng tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH TM – DV Thái Ân” GIỚI THIỆU Lý do chọn đề tài: Mua bán hàng hóa là hoạt động chủ yếu trong giao lưu thương mại quốc tế. Xã hội càng phát triển, hoạt động giao lưu mua bán hàng hóa quốc tế cũng đồng thời phát triển phong phú đa dạng và càng mạnh mẽ hơn. Trong mua bán hàng hóa có 1 mảng hoạt động rất quan trọng, chiếm 1 tỷ trọng đáng kể, không thể thiếu được trong tiến trình thúc đẩy xã hội phát triển, nhất là trong thời đại ngày nay, đó là hoạt động mua bán hàng hóa giữa các thương nhân ở các quốc gia khác nhau. Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế là hình thức pháp lý thể hiện hoạt động phức tạp đó Ở Việt Nam, từ khi có luật thương mại 1997, đã tạo điều kiện rất thuận lợi về cơ chế pháp lý chính thức cho hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế. Đó là cơ sở để ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế giữa thương nhân Việt Nam và thương nhân nước ngoài, trong đó việc thực hiện hợp đồng ngoại thương là điều mà các bên quan tâm nhất. Vì vậy việc đi sâu nghiên cứu thực tế phát sinh là hết sức cấp thiết, có ý nghĩa quan trọng cả trên phương diện lý luận lẫn thực tiễn. Bên cạnh đó, từ khi Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO đã mở ra những cơ hội mới cho thương nhân trong và ngoài nước, hoạt động xuất nhập khẩu được đẩy mạnh với nhiều loại hàng hóa và chất lượng cạnh tranh, là 1 sân chơi lành mạnh cho những nhà kinh doanh thích sự thử thách và muốn cạnh tranh công bằng. Ở mỗi công ty ngoài những hiệu quả kinh doanh mang lại, thì tiềm ẩn trong nó là những khó khăn và thách thức, và những thực trạng mà nếu không nghiên cứu tìm hiểu và đưa ra giải pháp kịp thời thì doanh nghiệp khó tồn tại và phát triển lâu dài. Chính vì vậy mà đề tài này được chủ yếu đào sâu vào “ Thực trạng và một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH TM – DV Thái Ân” Mục đích nghiên cứu Đề tài nhằm nghiên cứu những vấn đề sau: Phân tích và đánh giá thực trạng của công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty Đưa ra giải pháp hữu hiệu nhằm hạn chế đến mức thấp nhất, những vướng mắc, sự cố đáng tiếc, gây thiệt hại đến lợi ích hợp pháp của các bên tham gia hợp đồng Hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, giữ vững uy tín kinh doanh của các doanh nghiệp Việt Nam với bạn hàng quốc tế, tạo điều kiện có thêm bạn hàng mới góp phần đưa nền kinh tế nước nhà tiến sâu hơn vào quá trình hội nhập kinh tế thế giới Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng và phạm vi nghiên cứu là thực trạng và những giải pháp để hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH TM – DV Thái Ân. Bài viết này như 1 ví dụ cụ thể sinh động về thực tế thực hiện hợp đồng ngoại thương ở Việt Nam. Khóa luận có tham khảo đối chiếu với Luật thương mại Việt Nam 1997, Công ước Viên 1980 và một số tài liệu liên quan khác Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu định tính được sử dụng để tìm ra các thuộc tính ảnh hưởng đến công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Sử dụng số liệu thống kê từ phòng kế toán và phòng xuất nhập khẩu để tiến hành phân tích, đánh giá Kết cấu của đề tài Phần 1: Cơ sở lý luận. Phần 2: Thực trạng của công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH TM – DV Thái Ân Phần 3: Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH TM – DV Thái Ân CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG 1.1.1 Khái niệm Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế hay còn gọi là hợp đồng xuất nhập khẩu là sự thỏa thuận giữa các bên mua bán ở các nước khác nhau, trong đó quy định bên bán phải cung cấp hàng hóa, chuyển giao cho bên mua các chứng từ có liên quan đến hàng hóa và quyền sở hữu hàng hóa, bên mua phải thanh toán tiền hàng và nhận hàng 1.1.2 Đặc điểm của hợp đồng ngoại thương Chủ thể của hợp đồng là các bên ở các nước khác nhau, nghĩa là chủ thể kí kết hợp đồng là các bên tham gia mua bán có trụ sở đăng kí kinh doanh thương mại ở các nước khác nhau. Hàng hóa là đối tượng của hợp đồng và được di chuyển từ nơi này sang nơi khác Đồng tiền sử dụng trong hợp đồng có thể là ngoại tệ của một trong hai bên tham gia hoặc của cả 2 bên Hợp đồng ngoại thương chẳng những được điều tiết bởi pháp luật của nước người bán, nước người mua mà còn được điều tiết bởi những luật lệ và tập quán quốc tế như: Incoterms, UCP,… cho nên nếu có tranh chấp xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng ngoại thương thì sẽ do trọng tài quốc tế hay tòa án quốc tế xử lí 1.1.3 Điều kiện để hợp đồng ngoại thương có hiệu lực Các bên tham gia kí kết hợp đồng phải hợp pháp. Tính hợp pháp này thể hiện trên hai khía cạnh: Hai bên tham gia kí kết phải là thương nhân hợp pháp và được hoạt động xuất nhập khẩu theo đúng ngành nghề mà đã đăng kí kinh doanh Người tham gia kí kết hợp đồng xuất nhập khẩu phải là người đại diện hợp pháp cho mỗi bên và có đầy đủ thẩm quyền: Nếu hợp đồng ngoại thương được ký kết giữa các cá nhân hoặc thương nhân, cá thể hoặc các doanh nghiệp tư nhân với nhau thì chủ doanh nghiệp là người ký hợp đồng Nếu hợp đồng được ký kết giữa các tổ chức thì người ký hợp đồng phải là người được pháp luật thừa nhận có quyền đại diện cho công ty, chịu trách nhiệm trước luật pháp quốc gia và luật pháp quốc tế về những hành vi mua bán và hàng hoá được mua bán Như vậy người ký hợp đồng phải là giám đốc công ty hoặc người được giám đốc uỷ quyền một cách hợp pháp Hợp đồng ngoại thương phải có hình thức hợp pháp. Theo công ước Viena 1980, hợp đồng được thể hiện dưới hai dạng: bằng miệng và bằng văn bản. Nhưng ở Việt Nam, theo luật thương mại mục 4 điều 81 nêu rõ: hợp đồng mua bán hàng hóa với thương nhân nước ngoài phải lập bằng văn bản mới có giá trị pháp lý; và điều 49 của luật thương mại quy định: điện thoại, fax, email và các hình thức thông tin điện tử khác cũng được coi là hình thức văn bản. Mọi thỏa thuận bằng miệng không có giá trị thực hiện hợp đồng ngoại thương Nội dung của hợp đồng phải hợp pháp, không chứa đựng những điều khoản trái với pháp luật của nước người bán, người mua. Ví dụ như không kí kết hợp đồng kinh doanh hàng cấm. Điều 50 luật thương mại Việt Nam có hiệu lực từ ngày 01/01/1998 quy định: Hợp đồng mua bán hàng hoá ( nội/ngoại thương ) muốn có hiệu lực, ngoài việc giới thiệu các bên đối tác, bắt buộc phải có 6 nội dung chính sau đây: Tên hàng: Phải ghi đúng tên hàng và nhãn hiệu của nó Số lượng: Được xác định bằng đơn vị đo lường theo tập quán thương mại quốc tế Quy cách, phẩm chất, chất lượng hàng hoá: ghi rõ những yếu tố chủ yếu của hàng hoá và phương pháp xác định phẩm chất của nó Giá cả và điều kiện giao hàng: căn cứ theo giá quốc tế nhưng phải phù hợp với quy định về giá cả của Việt Nam, đồng thời thích ứng với từng điều kiện cơ sở giao hàng của Incoterms Thanh toán: Ghi rõ đồng tiền thanh toán và phương thức thanh toán được lựa chọn Địa điểm và thời gian giao nhận hàng hoá Hợp đồng phải được kí kết trên cơ sở tự nguyện của các bên tham gia mua bán hàng hóa. Trên hợp đồng phải có chữ kí bằng tay của người đại diện hợp pháp 1.2 QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU 1.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu Đối với hàng cần kiểm soát nhập khẩu theo quy định do Bộ Thương Mại quản lý thì nhà nhập khẩu phải gửi công văn xin cấp giấy phép mới được nhập. Đó là các chất làm suy giảm tầng ozon; xe 2 bánh, 3 bánh gắn máy có dung tích động cơ từ 175cm3 trở lên; súng đạn thể thao. Riêng 4 mặt hàng: Muối, thuốc lá nguyên liệu, trứng gia cầm và đường, kể từ ngày 1/5 sẽ được cấp giấy phép theo chế độ hạn ngạch thuế quan. Lượng hạn ngạch thuế quan các mặt hàng trên do Bộ Thương mại công bố hàng năm. 1.2.2 Làm thủ tục thanh toán quốc tế Những phương thức thanh toán quốc tế ngày nay ngày càng nhiều. Các doanh nghiệp sử dụng chúng cũng một cách thông dụng hơn trong hoạt động giao thương của mình. Nhưng do tính chất đặc biệt của nó nên rất dễ gặp rủi ro. Yêu cầu đặt ra đối với các doanh nghiệp là cần có kiến thức vững chắc về phương thức thanh toán quốc tế nhất định được áp dụng trong từng lần giao thương. Các phương thức đó là: Phương thức chuyển tiền: Khi khách hàng yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định cho người thụ hưởng ở một địa điểm nhất định thì gọi là chuyển tiền của ngân hàng. Để thực hiện việc chuyển tiền thì ngân hàng chuyển tiền phải thông qua đại lý của mình ở nước người thụ hưởng. Phương thức chuyển tiền có thể thực hiện bằng hai cách: Chuyển tiền bằng điện Chuyển tiền bằng thư Phương thức chuyển tiền ít được sử dụng trong thanh toán thương mại quốc tế. Nó được sử dụng chủ yếu trong thanh toán phi mậu dịch, cũng như các dịch vụ có liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hoá như cước vận tải, bảo hiểm, bồi thường Phương thức nhờ thu: Người xuất khẩu sau khi hoàn thành nhiệm vụ giao hàng hoá cho người nhập khẩu thì uỷ thác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ số tiền ở người nhập khẩu trên cơ sở hối phiếu do mình lập ra. Phương thức nhờ thu được phân ra làm hai loại như sau: - Nhờ thu phiếu trơn: Người xuất khẩu sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoá, lập các chứng từ hàng hoá gửi trực tiếp cho người nhập khẩu (không qua ngân hàng), đồng thời uỷ thác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ tiền trên cơ sở hối phiếu do mình lập ra. Phương thức thanh toán này ít được sử dụng trong thanh toán thương mại quốc tế vì nó không đảm bảo quyền lợi cho người xuất khẩu. - Nhờ thu kèm chứng từ: là phương thức trong đó người xuất khẩu uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người nhập khẩu, không những chỉ căn cứ vào hối phiếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từ hàng hoá, gửi kèm theo với điều kiện là người nhập khẩu trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu có kỳ hạn, thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ hàng hoá để đi nhận hàng. Phương thức tín dụng chứng từ: Phương thức tín dụng chứng từ là một sự thoã thuận mà trong đó một ngân hàng theo yêu cầu của khách hàng sẽ trả một số tiền nhất định cho một người thứ ba hoặc chấp nhận hối phiếu do người thứ ba ký phát trong phạm vi số tiền đó, khi người thứ ba này xuất trình bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng. Như vậy, để tiến hành thanh toán bằng phương thức này, bắt buộc phải hình thành một thư tín dụng. Đây là một văn bản pháp lý quan trọng của phương thức thanh toán này, vì nếu không có thư tín dụng thì xuất khẩu sẽ không giao hàng và như vậy phương thức tín dụng chứng từ cũng sẽ không hình thành được. Tín dụng thư là văn bản pháp lý trong đó ngân hàng mở tín dụng thư cam kết trả tiền cho người xuất khẩu, nếu như họ xuất trình đầy đủ bộ chứng từ thanh toán phù hợp với nội dung của thư tín dụng đã mở. Phương thức COD & CAD CAD Cash against documents, hay COD: Cash on delivery là phương thức thanh toán trong đó tổ chức nhập khẩu dựa trên cơ sở hợp đồng ngọai thương sẽ yêu cầu ngân hàng bên xuất khẩu mở một tài khoản tín thác (Trust account) để thanh toán tiền cho tổ chức xuất khẩu xuất trình đầy đủ chứng từ theo thỏa thuận. 1.2.3 Thuê phương tiện vận tải khi nhập khẩu Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, việc thuê tàu chở hàng được tiến hành dựa vào ba căn cứ sau đây: Những điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thương, đặc điểm hàng mua bán và điều kiện vận tải. Chẳng hạn nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng nhập khẩu là FOB ( cảng đi) hoặc ex-work thì chủ hàng nhập khẩu phải thuê tàu biển để chở hàng. Tàu này có thể là tàu chuyến nếu hàng có khối lượng lớn và để trần (bulk cargo). Do đó có thể có tàu chợ (liner) nếu hàng lẻ tẻ, lặt vặt, đóng trong bao kiện (general cargo) và trên đường hàng đi có chuyến tàu chợ (regular line). Việc thuê khoang tàu chợ còn gọi là lưu cước (Booking a ship’s space). Nếu ở điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là CPT (cảng đến) hoặc CIP (cảng đến) hoặc của hợp đồng nhập khẩu là FCA (cảng đi), thì chủ của hàng xuất nhập khẩu phải thuê container hoặc tàu Ro/Ro để chở hàng. 1.2.4 Mua bảo hiểm cho hàng hoá (khi nhập khẩu theo điều kiện ex-work, F), CFA, CPT Hàng hoá chuyển chở trên biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Vì thế bảo hiểm hàng hoá đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương. Các chủ hàng nhập khẩu của ta, khi cần mua bảo hiểm đều mua tại công ty Việt Nam. Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao (open policy) hoặc là hợp đồng bảo hiểm chuyến (voyage policy). Khi mua bảo hiểm bao, chủ hàng (tức đơn vị kinh doanh nhập khẩu) ký hợp đồng từ đầu năm, còn đến khi giao hàng xuống tàu xong chủ hàng chỉ gửi đến công ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bản gọi là Giấy báo bắt đầu vận chuyển khi mua bảo hiểm chuyến, chủ hàng phải gửi đến công ty bảo hiểm một văn bản gọi là Giấy yêu cầu bảo hiểm. Trên cơ sở giấy này, chủ hàng và công ty bảo hiểm đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm. 1.2.5 Giục người bán giao hàng Nhà nhập khẩu khi đã chuẩn bị hoàn tất các thủ tục thì sẽ gửi chứng từ chứng nhận đã thanh toán cho người bán để họ yên tâm sản xuất. Và yêu cầu họ cung cấp thời gian giao hàng cụ thể để có thể chủ động trong việc lấy hàng và theo dõi gửi hàng. Đồng thời cần phối hợp với nhà chuyên chở nhằm thông báo tình hình cụ thề về hàng hóa để có thể chủ động tính toán thời gian làm thủ tục hải quan, vận chuyển hàng hóa, kiểm tra chất lượng hàng hóa, …. 1.2.6 Phối hợp với ngân hàng kiểm tra chứng từ Nhà nhập khẩu có nhiệm vụ phối hợp với ngân hàng của mình để kiểm tra tính xác thực và hợp lệ của chứng từ. Tránh trường hợp bị người bán lừa đảo hoặc bị người bán ép cung cấp các chứng từ mà có thể nhà nhập khẩu không cung cấp được. 1.2.7 Làm thủ tục hải quan nhập khẩu Hàng hoá khi đi ngang qua biên giới quốc gia để xuất khẩu hoặc nhập khẩu đều phải làm thủ hải quan. Việc làm thủ tục hải quan gồm ba bước chủ yếu sau đây: Khai báo hải quan Chủ hàng khai báo các chi tiết về hàng hoá lên tờ khai (customs declaration) để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Yêu cầu của việc khai này là trung thực và chính xác. Nội dung của tờ khai bao gồm những mục như : Loại hàng, (hàng mậu dịch, hàng trao đổi tiểu ngạch biên giới hàng tạm nhập tái xuất...), tên hàng, số, khối lượng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải, xuất khẩu hoặc nhập khẩu với nước nào... tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm theo một số chứng từ khác, mà chủ yếu là: giấy phép xuất nhập khẩu, hoá đơn phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết. Xuất trình hàng hoá Hàng hoá xuất nhập khẩu phải được xắp xếp trật tự thuận tiện cho việc kiểm soát. Chủ hàng phải chịu chi phí và nhân công về việc mở, đóng các kiện hàng. Yêu cầu của việc xuất trình hàng hoá cũng là sự trung thực của chủ hàng. Ðể thực hiện thủ tục kiểm tra và giám sát chủ hàng phải nộp thủ tục phí hải quan. Thực hiện các quyết định của hải quan Sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ ra những quyết định như: Cho hàng được phép ngang qua biên giới (thông quan), cho hàng đi qua một cách có điều kiện (như phải sửa chữa, phải bao bì lại...) cho hàng đi qua sau khi chủ hàng đã nộp thuế; lưu kho ngoại quan (bonded warehouse) hàng không được xuất (hoặc nhập) khẩu... nghĩa vụ của chủ hàng là phải nghiêm túc thực hiện các quyết định đó. Việc vi phạm các quyết định đó thuộc tội hình sự. 1.2.8 Thanh toán, nhận bộ chứng từ Phương thức thanh tóan có thể bằng L/C hoặc TTR, CAD tùy hai bên người bán và người mua thỏa thuận. Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng, đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải kiểm tra chứng từ và nếu chứng từ hợp lệ, trả tiền cho ngân hàng. Có như vậy, đơn vị kinh doanh nhập khẩu mới nhận được chứng từ để đi nhận hàng. 1.2.9 Nhận hàng từ nhà chuyên chở Nhà chuyên chở hay ngươì vận tải có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hoá đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi và giao cho các đơn vị đặt hàng theo lệnh giao hàng của tổng công ty đã nhập hàng từ đó và thông báo cho các đơn vị trong nước đặt mua hàng nhập khẩu (nếu hàng nhập khẩu cho một đơn vị trong nước) về dự kiến ngày hàng về, ngày thực tế tàu chở hàng về đến cảng hoặc ngày toa xe chở hàng về sân ga giao nhận. Nhà nhập khẩu cần thanh toán cho nhà chuyên chở các khoản phí tổn về giao nhận, bốc xếp bảo quản và vận chuyển hàng nhập khẩu. Trong trường hợp hàng nhập khẩu xếp trong container có thể là một trong hai khả năng sau: - Nếu hàng đủ một container (FCL), cảng giao container cho chủ hàng nhận về cơ sở của mình và hải quan kiểm hoá tại cơ sở. - Nếu hàng không đủ một container (LCL), cảng giao container cho chủ hàng có nhiều hàng nhất mang về cơ sở để dỡ hàng, phân chia, với sự giám sát của hải quan. Nếu cảng là người mở container để phân chia thì chủ hàng làm thủ tục như nhận hàng lẻ. 1.2.10 Giám định số lượng và chất lượng hàng (nếu có) Theo tinh thần các quy định của Việt Nam, hàng nhập khẩu khi về qua cửa khẩu cần được kiểm tra kỹ càng, mỗi cơ quan tuỳ theo chức năng của mình phải tiến hành công việc kiểm tra đó. Nhà chuyên chở phải kiểm tra niêm phong cặp chì trước khi dỡ hàng ra khỏi phương tiện vận tải. Nếu hàng có thể có tổn thất hoặc xếp đặt không theo lô, theo vận đơn thì cơ quan giao thông mời công ty giám định lập biên bản giám định dưới tàu (Survery Reports). Nếu hàng chuyên chở đường biển mà bị thiếu hụt, mất mát phải có " biên bản kết toán nhận hàng với tàu" (Report on receipt of cargo) còn nếu bị đổ vỡ phải có " biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng" (Cargo outturn report). Nếu tàu chở hàng đã nhổ neo rồi việc thiếu hụt mới bị phát hiện, chủ cửa hàng yêu cầu VOSA cấp " giấy chứng nhận hàng thiếu" (Certificate of shortlanded cargo). Doanh nghiệp nhập khẩu, với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn, phải lập thư dự kháng (letter of reservation), nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng có tổn thất sau đó phải yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định (Survey report), nêu tổn thất xảy ra bởi những rủi ro đã được mua bảo hiểm. Trong những trường hợp khác phải yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hoá và lập chứng thư giám định (Inspection certificate). Các cơ quan kiểm dịch phải thực hiện nhiệm vụ kiểm dịch nếu hàng nhập khẩu là động hoặc thực vật. 1.2.11 Khiếu nại, đòi bồi thường khi hàng có tổn thất Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu chủ hàng xuất nhập khẩu phát hiện thấy hàng nhập khẩu bị tổn thất, đỗ vỡ thiếu hụt, mất mát, thì cần lập hồ sơ khiếu nại ngay để khỏi bỏ lỡ thời gian khiếu nại. Ðối tượng khiếu nại là người bán, nếu hàng có chất lượng, hoặc số lượng không phù hợp với hợp đồng, có bao bì không thích đáng, thời hạn giao hàng bị vi phạm, hàng giao không đồng bộ, thanh toán nhầm lẫn... Ðối tượng khiếu nại là người vận tải nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc nếu sự tổn thất đó do lỗi cuả người vận tải gây nên. Ðối tượng khiếu nại là công ty bảo hiẻm nếu hàng hoá - đối tượng của bảo hiểm bị tổn thất do thiên tai, tại nạn bất ngò hoặc do lỗi của người thứ ba gây nên, khi những rủi ro này đã được mua bảo hiểm. Ðơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất (như biên bản giám định, COR, ROROC hay CSC v.v...), hoá đơn , vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm (nếu khiếu nại công ty bảo hiểm ) v.v... Khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nếu chủ hàng xuất khẩu bị khiếu nại đòi bồi thường, cần phải có thái độ nghiêm túc, thận trọng trong việc xem xét yêu cầu của khách hàng (người nhập khẩu). Việc giải quyết phải khẩn trương kịp thời có tình có lý. Nếu việc khiếu nại không được giải quyết thỏa đáng hai bên có thể kiện nhau tại hội đồng trọng tài (nếu thoả thuận trọng tài) hoặc tại Toà án. KẾT LUẬN Trên đây là toàn bộ quy trình tổ chức thực hiện một hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH TM – DV Thái Ân. Mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của công ty là mặt hàng thời trang cao cấp nên các công đoạn chuẩn bị trước khi nhập khẩu luôn được chú trọng và phải thực hiện hết sức thận thận. Tuy nhiên trên thực tế không bắt buộc phải thực hiện tất cả các công đoạn trên cho một đơn hàng. Tùy từng đợt hàng, loại hàng và giá trị lô hàng mà trình tự các thủ tục này có thể diễn ra chậm hay nhanh hơn, đơn giản hay phức tạp hơn . CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TM – DV THÁI ÂN 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TM – DV THÁI ÂN 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH TM – DV Thái Ân 2.1.1.1 Lịch sử hình thành của công ty TNHH TM - DV Thái Ân Công ty TNHH TM – DV THÁI ÂN được thành lập vào năm 2002 Tên: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ THÁI ÂN Tên công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THÁI ÂN Tên giao dịch: THAI AN TRADING & SERVICE CO, LTD Địa chỉ: 212 Phan Văn Hớn, Phường Tân Thới Nhất, Q.12, TPHCM Điện thoại: 08.62624016 – 62624021 Fax: 08.62624015 Email: sale@thaian.com.vn Webside: thaian.com.vn Giấy phép đăng ký kinh doanh: 4102049815 2.1.1.2 Quá trình phát triển của Công ty TNHH TM – DV Thái Ân Công ty TNHH TM - DV Thái Ân hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ. Với ngành nghề kinh doanh là hàng may mặc cao cấp, hàng gia dụng và thủ công mỹ nghệ Công ty TNHH TM – DV Thái Ân là nhà phân phối độc quyền cho các nhãn thời trang quốc tế cao cấp, dưới hình thức nhượng quyền thương mại. Năm 2002, công ty bắt đầu với thương hiệu thời trang Mango đến từ Tây Ban Nha chuyên thiết kế quần áo và phụ trang cao cấp giành cho giới nữ yêu thích thời trang. Không chỉ dừng lại ở đó, công ty đã nhanh chóng áp đảo thị trường thời trang lúc bấy giờ bằng việc khai trương đồng loạt thêm 6 cửa hàng thời trang cao cấp vào cuối quí 1 năm 2008. Đó là các thương hiệu thời trang nổi tiếng và đang thịnh hành trên thế giới như Faconnable - một thương hiệu thời trang sang trọng của Pháp nhắm đến giới doanh nhân thành đạt, Charles & Keith - chuyên về mặt hàng giày dép, túi xách và mắt kính dành cho giới nữ trẻ trung Kiều từ đó Thái Ân đã tạo được một vị thế trên thị trường thời trang trung – cao cấp với 13 cửa hàng vào cuối năm 2009. Dự kiến đến năm 2011, công ty sẽ có 26 cửa hàng trên toàn quốc chuyên bày bán các sản phẩm của Versace, Be Be, La Senza, Charles & Keith, Accessorize trong danh mục kinh doanh của mình. 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty TNHH TM – DV Thái Ân 2.1.2.1 Chức năng của Công ty TNHH Thái Ân Công ty hoạt động chủ yếu ở phân khúc thời trang trung- cao cấp với các sản phẩm như quần áo, giày dép, túi sách, ... Các cửa hàng của công ty chủ yếu tập trung ở Hà Nội và Thành Phố Hồ Chí Minh. Mỗi cửa hàng đều chỉ bày bán sản phẩm của một thương hiệu và được thiết kế bởi chính thương hiệu đó. Điều này giúp cho mỗi cửa hàng trong cùng một thương hiệu đều đạt được chuẩn mực cao và đồng nhất so với các cửa hàng khác của thương hiệu đó trên thế giới. Hơn nữa, do chỉ bày bán sản phẩm của một thương hiệu, khách hàng sẽ có nhiều lựa chọn hơn khi mua sắm tại các cửa hàng của công ty. 2.1.2.2 Nhiệm vụ của Công ty TNHH TM – DV Thái Ân Công ty phải hoạt động theo đúng pháp luật về ngành nghề đăng kí kinh doanh như mua bán quần áo may sẵn, giày dép, túi xách, mỹ phẩm, mắt kính, đồ trang sức. Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại. Bổ sung họat động tư vấn quản lý (trừ tư vấn tài chính, kế toán, pháp luật). Bên cạnh đó, công ty phải đảm bảo các nguyên tắc cạnh tranh lành mạnh, tuân thủ theo quy định của pháp luật Việt Nam và quốc tế đối với loại hình nhượng quyền thương mại, tránh mọi hình thức sao chép hay bán hàng nhái, hàng giả. Đảm bảo tính bí mật trong việc sử dụng các thương hiệu và bí quyết kinh doanh của nhà nhượng quyền. 2.1.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng các phòng ban 2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM – DV Thái Ân Phòng hành chánh nhân sự Phòng kế toán Phòng Marketing & Thiết kế Phòng xuất nhập khẩu Phòng công nghệ thông tin và IT Giám đốc Bộ phận Store – Set up & Quản lý nhãn hàng Bảng 2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý nhân sự (Nguồn: phòng nhân sự) 2.1.3.2 Chức năng các phòng ban Phòng Kế toán Ghi chép tính toán, phản ánh số liệu hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản vật tư, tiền vốn, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng kinh phí của công ty và các đơn vị thành viên. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, thu chi tài chính. Cung cấp số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Lập kế hoạch, dự án huy động vốn đầu tư, vốn lưu động cân đối nhu cầu vốn. Tổ chức huy động hoặc điều chỉnh vốn vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Phòng Xuất nhập khẩu Tham mưu cho công ty về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, lập kế hoạch nhập khẩu. Phân công nhiệm vụ kế hoạch cho các cá nhân, theo dõi và tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện lập kế hoạch. Làm thủ tục hạn ngạch xuất nhập khẩu, xin giấy phép và thủ tục khác Phòng Marketing & Thiết kế Tham mưu cho công ty những hoạt động Marketing hiệu quả, thời gian thực hiện các đợt khuyến mãi, lựa chọn khách mời tại các buổi chiêu đãi… Xây dựng hình ảnh công ty thông qua các bài viết trên các báo chuyên ngành. Liên hệ với đối tác bên ngoài nhằm hỗ trợ hoạt động quảng bá hình ảnh công ty. Thiết kế các hình ảnh và logo trang trí cho các cửa hàng bán sản phẩm. Thiết kế thiệp mời, hình ảnh in trên bao bì nhãn hiệu của công ty tại các cửa hàng. Phòng Hành chính - Nhân sự Tổ chức thực hiện các hợp đồng lao động, các chế độ chính sách của Nhà nước và công ty đối với người lao động. Duy trì vật tư, kỷ cương lao động đối với cán bộ công nhân viên. Thực hiện các quy định của nhà nước và công ty về công tác quản trị hành chính như: quản lý đất đai, trụ sở, thiết bị văn phòng, sử dụng dấu, lưu trữ… Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng Giám đốc. Phòng Công nghệ Thông tin – IT Tham mưu cho Giám đốc thống nhất quản lý và điều hành mọi hoạt động trong công ty qua mạng và phần mềm trên máy tính. Điều hành mạng và trang website giới thiệu về các sản phẩm của công ty. Thiết lập các phần mềm và cài đặt giá, hỗ trợ việc bán hàng thông qua các hệ thống xác định giá bằng mã vạch. Bộ phận Store – Setup & Quản lý nhãn hàng Tiến hành hoạt động xây dựng và trang trí các cửa hàng sắp khai trương. Đồng thời có trách nhiệm duy trì và bảo dưỡng kể cả việc sửa chữa và thay mới các thiết bị tại văn phòng và cửa hàng của công ty. Là đơn vị trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh các sản phẩm theo từng thương hiệu thời trang do công ty phân phối mà trong đó giám đốc nhãn hàng là người chịu trách nhiệm cao nhất về tất cả công việc liên quan đến nhãn hàng do mình phụ trách. 2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TM – DV Thái Ân Bảng 2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2007- 2009 Đơn vị: ngàn đồng CHỈ TIÊU 2007 2008 2009 So sánh (%) 2008/2007 2009/2008 Doanh thu 18,431,067 21,110,532 28,077,007 1.15 1.33 Chi phí 10,080,760 11,090,257 14,090,457 1.1 1.27 Lợi nhuận trước Thuế 8,350,307 10,020,275 13,960,217 1.2 1.39 Thuế TNDN 6,640,113 7,210,123 9,020,363 1.08 1.76 Lợi nhuận sau Thuế 1,710,194 2,810,152 4,939,854 1.64 1.76 (Nguồn: Báo cáo tình hình kinh doanh hàng năm - Phòng Kế toán) Biểu đồ 2.1 : Kết quả kinh doanh 2007 - 2009 Qua bảng trên, ta nhận thấy: Doanh thu của công ty ngày càng tăng, và mức tăng năm sau luôn cao hơn năm trước. Năm 2008 tăng 1.15% so với năm 2007 trong khi đó năm 2009 lại tăng ngoạn mục là 1.33% so với 2008. Chi phí tuy có tăng nhưng tăng không đáng kể so với mức tăng của doanh thu, cụ thể là năm 2008 tăng 1.10% so với 2007 thì đến năm 2009 mức tăng là 1.27%. Nguyên nhân năm 2007 doanh thu đạt ở mức thấp hơn do công ty chưa có một chiến lược cụ thể nhằm cắt giảm chi phí và nghiệp vụ xuất nhập khẩu vững vàng để tiết kiệm chi phí về hải quan, lưu kho, vận chuyển. Công ty vẫn còn bước đầu thâm nhập thị trường, chưa có bộ phận chuyên trách khai hải quan, đa phần công ty phải thuê dịch vụ bên ngoài cho các lô hàng nhập khẩu, vì thế chi phí rất tốn kém. Điều đó đã được khắc phục qua các năm sau, đặc biệt là từ khi Việt Nam gia nhập tổ chức Thương mại Thế giới WTO từ tháng 11/2006 thì mãi cho đến giai đoạn cuối năm 2007, đầu năm 2008 thị trường như được khởi sắc, người tiêu dùng trong nước được lợi từ việc giá cả hàng hoá rẻ hơn do hàng rào thuế quan đã được cắt giảm, trong khi nền công nghiệp lại có thể thu nhiều lợi nhuận hơn do nguyên liệu nhập khẩu đầu vào có giá hạ hơn. Công ty cũng không nằm trong ngoại lệ đó khi thuế nhập khẩu liên tục được giảm và được hưởng ưu đãi đặc biệt. Cụ thể, nhóm hàng xơ, sợi thuế suất giảm từ 20% xuống 5%; nhóm hàng vải thuế suất giảm từ 40% xuống 12%; nhóm hàng quần áo và đồ may sẵn thuế suất giảm từ 50% xuống 20% . Đồng thời với việc nắm vững thị trường thời trang Việt Nam lúc bấy giờ kết hợp với kinh nghiệm xuất nhập khẩu sâu rộng và lập kế hoạch kinh doanh rõ ràng thì chi phí đã được cắt giảm, khiến lợi nhuận tăng dần và mức tăng thể hiện rõ nhất là vào năm 2009, doanh thu tăng 1.33%. Tuy nhiên, để có thể nhìn cận cảnh hơn vào tình hình hoạt động kinh doanh của công ty thì ta có thể xét đến chỉ tiêu Lợi nhuận sau thuế của công ty. Mức lợi nhuận năm 2008 tăng 1.64 % so với 2007 trong khi đó mức tăng 2009 lại vượt hơn là 1.76%. Năm 2007 do công ty vẫn còn tốn kém nhiều chi phí trả lương cho người lao động, bộ máy tổ chức còn rườm rà, kém hiệu quả, chưa có sự phân công rạch ròi nhiệm vụ của các thành viên thì sang năm 2008, tình hình đã được cải thiện. Đồng thời với việc hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu từ các nước thành viên WTO nên cũng tác động phần nào đến lợi nhuận của công ty. Tuy nhiên đến năm 2009, do công ty mở rộng quy mô kinh doanh, đầu tư thêm các trang thiết bị phục vụ khai trương các cửa hàng trong khi đó nguồn vốn của công ty lại có hạn nên mức tăng của lợi nhuận không nhiều, nhưng vẫn là đáng khích lệ. Đặc biệt từ tháng 3/2008, lãi suất cơ bản được nâng lên, dự trữ bắt buộc với lãi suất rất thấp được áp đặt, tín phiếu bắt buộc được phân bổ, biện pháp hạn chế tín dụng được áp đặt lên các ngân hàng thương mại, cắt giảm đầu tư... Tất cả biện pháp này gây ra gánh nặng lớn cho các ngân hàng thương mại cũng như doanh nghiệp nhỏ và vừa mà công ty cũng chịu ảnh hưởng nặng nề do các nguồn vốn kinh doanh cũng xuất phát từ nợ vay ngân hàng. Với chiến lược kinh doanh được xây dựng khá chặt chẽ kết hợp giữa việc nắm bắt nhạy bén nhu cầu thị trường và sắp xếp khoa học các kế hoạch kinh doanh và nhập khẩu đã tạo cho công ty những thế mạnh đặc trưng, giúp công ty không những đứng vững trong cơ chế thị trường mà còn không ngừng mở rộng thị trong Thành phố Hồ Chí Minh và cả Hà Nội. 2.1.5 Tầm quan trọng của việc hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu Trong công cuộc công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước, nhập khẩu là một hoạt động rất quan trọng không thể thiếu trong hoạt động thương mại quốc tế. Nhập khẩu cho phép phát huy tối đa nội lực trong nước đồng thời tranh thủ được các tiến bộ khoa học kỹ thuật và công nghệ của thế giới. Nhập khẩu thúc đẩy tái sản xuất mở rộng liên tục và có hiệu quả vì vậy khuyến khích sản xuất phát triển. Tuy nhiên, hoạt động nhập khẩu chịu nhiều tác động từ môi trường bên ngoài lẫn bên trong doanh nghiệp nên công ty cần lập kế hoạch nhằm chủ động thích nghi và đối phó với những biến đổi từ môi trường xung quanh. Chẳng hạn, việc điều chỉnh tỉ giá USD liên ngân hàng lên cao như thời gian vừa qua đã khiến doanh số bán hàng bị ảnh hưởng, sản phẩm công ty hầu hết được nhập khẩu từ nước ngoài vào nên gây tác động trực tiếp khiến giá bán sản phẩm cao hơn mà người tiêu dùng là người trực tiếp gánh chịu. Hay quy định mới theo Thông tư số 32/2009/TT-BCT của Bộ Tài Chính về giới hạn cho phép đối với hàm lượng formaldehyt, các amin thơm gây ung thư có thể giải phóng ra từ thuốc nhuộm azo trong các điều kiện khử trên sản phẩm dệt may mà công ty cần nắm bắt kịp thời và chủ động đăng kí kiểm hóa trước để tránh mất thời gian và chi phí cho mỗi lô hàng nhập về. Hoạt động nghiên cứu thị trường của công ty vẫn còn đang bỏ ngõ, việc nắm bắt thông tin trên thị trường thời trang chưa hoàn thiện và đầy đủ. Công tác dự báo nhu cầu, xác định nhu cầu của thị trường còn chưa thực sự bám sát, nhạy bén để đưa ra chiến lược thích hợp. Công ty chỉ đơn thuần nhập khẩu các mặt hàng thời trang khi mặt hàng đó hết, và nhập các loại mặt hàng của mùa mới về chứ chưa chú trọng nhiều đến công tác nghiên cứu thị trường thời trang Việt Nam sâu sắc. Hoạt động mở rộng thị trường còn chậm, chưa tích cực nghiên cứu các thị trường tiềm năng ở các nơi khác. Vấn đề đặt ra là cần có một chiến lược toàn diện để đảm bảo đạt hiệu quả nhập khẩu cao nhất. Bởi hiện các doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa chuyên nghiệp trong việc mua bán hàng hóa với nước ngoài, vẫn còn tình trạng nhiều doanh nghiệp nhập khẩu do thiếu kiến thức về thương mại quốc tế nên đã bị lừa trong các thương vụ mua bán với nước ngoài, khả năng ngoại ngữ của ta vẫn còn yếu kém, nghiệp vụ chưa chuyên sâu để có thể đàm phán với nước ngoài giành phần lợi nhất về phía mình. 2.2. THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TM – DV THÁI ÂN Thực trạng của quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH TM – DV Thái Ân được thể hiện dưới sơ đồ các bước sau: Sơ đồ 2.1: Các bước chuẩn bị thực hiện hợp đồng nhập khẩu Mua bảo hiểm cho hàng hóa Giục người bán giao hàng Phối hợp với ngân hàng kiểm tra chứng từ Làm thủ tục hải quan Các bước chuẩn bị Xin giấy phép nhập khẩu Làm thủ tục thanh toán quốc tế Thuê phương tiện vận tải khi nhập khẩu 2.2.1 Các bước chuẩn bị 2.2.1.1 Xem mẫu Công việc này nhìn bên ngoài có vẻ như đơn giản nhưng đó lại là quá trình phức tạp và liên quan đến nhiều phòng ban trong công ty. Việc đi xem mẫu và đặt hàng của công ty không thực hiện thông qua email hay fax hoặc bằng catalogue, mà sẽ được thực hiện bằng các chuyến công tác nước ngoài tại nơi xuất khẩu hàng. Một nhóm kết hợp bao gồm các cán bộ cấp cao thuộc các nhãn hàng, phòng Marketing & Thiết kế, phòng Xuất nhập khẩu, bộ phận Store Setup, phòng IT. Nhóm sẽ do Giám đốc chỉ định người làm trưởng đoàn để ra quyết định cuối cùng, thông thường trưởng đoàn là cán bộ cấp cao của nhãn hàng mà công ty đang muốn nhập khẩu. Đôi khi có trong các chuyến công tác có sự tham gia của Giám đốc, nếu đó là những chuyến hàng quan trọng, khi đó đương nhiên quyền quyết định cuối cùng thuộc về Giám đốc. 2.2.1.2. Đặt hàng Việc đặt hàng không phải đơn giản là quá trình đặt hàng về số lượng xong là kết thúc. Đây là cả một quá trình dàm phán về các điều khoản trong hợp động nhập khẩu (đối với đối tác xuất khẩu mới hợp tác kinh doanh) hay đó là quá trình đàm phán về giá cả cùng các ưu đãi (đối với đối tác đã quen thuộc) để tiến tới việc ký kết hợp đồng nhập khẩu có lợi cho cả hai bên. 2.2.1.3. Kí kết hợp đồng Chịu trách nhiệm chính trong qui trình này là các cán bộ chủ chốt thuộc phòng Xuất nhập khẩu. Sau khi đã quyết định chọn được sản phẩm, trưởng đoàn sẽ có những cuộc hẹn với đối tác xuất khẩu để bàn bạc về các điều khoản trong hợp đồng nhập khẩu. Các điều khoản mà công ty đặc biệt chú trọng quan tâm trong đàm phán là giá trị mặt hàng và giá trị lô hàng, số lượng, phương thức thanh toán và thời hạn thanh toán, xuất xứ hàng hóa, bộ chứng từ mà bên xuất khẩu sẽ gửi cho bên nhập khẩu trước khi hàng về gồm những gì, là bản chính hay bản sao (tùy theo điều kiện thanh toán)… Việc ký kết hợp đồng nhập khẩu với nhà xuất khẩu được thực hiện qua fax hoặc email, đây là điều khoản mà công ty luôn đề nghị với nhà xuát khẩu. Các lần đặt hàng sau chỉ cần xem mẫu, đàm phán cá vấn đề chính yếu và đặt hàng, không cần phải tốn thời gian soạn thảo hợp đồng để có được chữ ký của bên xuất khẩu. 2.2.2 Xin giấy phép nhập khẩu Theo Thông tư hướng dẫn thực hiện Nghị định 12 của Chính phủ do Bộ Thương mại ban hành, từ ngày 1/5, chỉ còn 8 nhóm hàng và mặt hàng xuất nhập khẩu cần giấy phép của Bộ Thương mại. Trong đó mặt hàng dệt may được tự do nhập khẩu khi đã đảm bảo các điều kiện về hàm lượng formadehyle có trong sản phẩm nên công ty không cần phải xin giấy phép nhập khẩu. 2.2.3 Làm thủ tục thanh toán quốc tế Công ty trong vấn đề thanh toán luôn đặt uy tín và niềm tin lên hàng đầu nên thường không sử dụng các phương thức thanh toán tín dụng chứng từ (L/C) mà kết hợp cả hai phương thức: ghi sổ nợ và TTR. Điều này rất phù hợp với phong cách làm việc của người châu Âu vì họ muốn giải quyết công việc nhanh, gọn, không mất quá nhiều thời gian cho những công việc giấy tờ. Bộ chứng từ thanh toán gồm: Lệnh chuyển tiền (theo mẫu sẵn), một bản Đơn mua ngoại tệ , một bản Hợp đồng, 1 bản chính và 1 bản sao Hóa đơn Thương mại, 1 bản chính và 1 bản sao Phiếu đóng gói, 1 bản chính và 1 bản sao Tờ khai hải quan, 1 bản chính Sau khi hợp đồng nhập khẩu được kí kết, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ chuyển bộ hồ sơ đầy đủ gồm hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói mỗi thứ một bản chính và một bản sao y qua phòng kế toán. Nhân viên kế toán sẽ kiểm tra các chứng từ và điền đầy đủ thông tin trên Lệnh chuyển tiền và Đơn mua ngoại tệ đã được giám đốc kí duyệt đem lên ngân hàng thanh toán. Nhân viên ngân hàng phụ trách mảng thanh toán quốc tế có nhiệm vụ kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ, nếu hợp lệ thống nhất giữa các chứng từ và đầy đủ thì sẽ kí đóng dấu xác nhận “đã thanh toán” ghi kèm số tiền được thanh toán. Sau đó nhân viên ngân hàng sẽ giữ bộ hồ sơ sao y, trả lại cho nhân viên công ty bản gốc kèm tờ khai và “Điện chuyển tiền” – căn cứ này, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ scan gửi qua mail cho nhà cung cấp ở nước ngoài làm bằng chứng thanh toán để họ sản xuất theo hợp đồng. 2.2.4 Thuê phương tiện vận tải khi nhập khẩu Khi đã nhận được xác nhận về thời gian giao hàng của bên nước ngoài, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ liên hệ nhà vận chuyển đã được trưởng phòng xuất nhập khẩu chỉ định để hỏi giá cước. Đối với những lô hàng gấp thì công ty sẽ lựa chọn vận chuyển bằng hàng không để đảm bảo tiến độ, các lô hàng không gấp sẽ vận chuyển bằng đường biển, đa số các lô hàng đều vận chuyển bằng đường biển. Thường nhân viên này sẽ cung cấp thông tin về địa chỉ nhà xưởng của người bán để tính cước giao hàng door, tên hàng hóa, số lượng hàng. Khi đó nhà vận chuyển sẽ báo giá cước chuyên chở, giá lấy hàng từ nhà kho kèm các chi phí sẽ bị thu bên đầu xuất khẩu, gọi là phí local charge. Sau khi được trưởng phòng xuất nhập khẩu duyệt, nhân viên này sẽ báo hãng tàu hoặc hãng hàng không liên hệ nhà cung cấp để gửi hàng. 2.2.5 Mua bảo hiểm cho hàng hóa Công ty đã lựa chọn các nhà chuyên chở uy tín và có mối quan hệ làm ăn lâu dài, đứng ra phụ trách khâu vận chuyển hàng hóa của công ty. Tuy các lô hàng đa số mua theo ex-work và FCA, các lô hàng từ trước đến giờ không bị hư hao, mất mác, … và giá trị hàng không quá lớn nên công ty không mua bảo hiểm cho hàng hóa. Khi có vấn đề trục trặc xảy ra do hàng về trễ thì công ty thường làm việc trực tiếp với đối tác và nhà vận chuyển trên mối quan hệ hữu nghị và vấn đề thường được giải quyết nhanh chóng. 2.2.6 Thúc người bán giao hàng Khi đã thanh toán tiền hàng cho người bán, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ gửi điện chuyển tiền từ ngân hàng Xuất nhập khẩu Eximbank, đây là ngân hàng chuyên đứng ra giúp công ty thanh toán các khoản công nợ quốc tế. Lúc này người bán sẽ kiểm tra tài khoản ngân hàng của họ, khi xác nhận tiền đã vào tài khỏan thì sẽ cung cấp lịch sản xuất, tiến độ giao hàng cho nhân viên phòng nhập khẩu của công ty. Căn cứ trên lịch trình sản xuất này, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ theo dõi ngày sản xuất, ngày hàng có sẵn để gửi đi và báo cho nhà chuyên chở biết ngày để lấy hàng từ kho người bán. 2.2.7 Phối hợp với ngân hàng kiểm tra chứng từ Do công ty chọn phương thức thanh toán là TTR do vậy khâu thanh toán được thực hiện rất đơn giản. Đối với các lô hàng thanh toán Trả trước TTR 100% thì công ty không cần phối hợp với ngân hàng để kiểm tra bộ chứng từ mà chỉ phối hợp với nhà chuyên chở để theo dõi hàng về. Còn các trường hợp Trả trước một khoản đặt cọc thì khi nhận được Hóa đơn từ người bán, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ kiểm tra các thông tin gồm tên hàng, quy cách hàng hóa, số lượng, đơn giá, số tiền, xuất xứ hàng hóa, … Khi các thông tin này đã phù hợp thì sẽ chuyển qua phòng kế toán để thanh toán các khoản còn lại để người bán nhanh chóng giao hàng. 2.2.8 Làm thủ tục hải quan Để tiến hành làm thụ tục hải quan cho các lô hàng nhập về, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ đăng kí kiểm hóa hàng hóa trước, sau đó mới mở tờ khai. Theo quy định của Bộ Công Thương, các sản phẩm có nguồn gốc từ vải phải qua kiểm định hàm lượng Formaldehyde và trong tiêu chuẩn giới hạn cho phép mới được nhập khẩu vào Việt Nam. Để tiết kiệm thời gian, nhân viên công ty thường đăng kí kiểm định hàm lượng này trước khi lô hàng về đến Việt Nam. Việc kiểm hóa sẽ do Trung tâm Kỹ thuật tiêu chuẩn đo lường chất lượng 3 – 49 Pasteur, quận 1, T.P. Hồ Chí Minh phụ trách. Nhân viên giao nhận sẽ mua trước bộ hồ sơ: Đăng kí kiểm tra chất lượng hàng hóa Phiếu tiếp nhận hồ sơ đăng kí kiểm tra chất lượng hàng hóa Và chuẩn bị bộ hồ sơ đăng kí kiểm hóa gồm một bản copy của: Hóa đơn Thương mại – Commercial Invoice Phiếu đóng gói – Packing List Hợp đồng – Contract Giấy chứng nhận xuất sứ - Ceritficate of Origin Vận đơn đường biển hoặc hàng không (Bill of Lading hoặc Airway Bill) Theo đó, nhân viên này sẽ khai toàn bộ nội dung chi tiết trên phiếu đăng kí này, gồm tên hàng hóa, đặc tính, xuất sứ, số lượng, … và trình giám đốc hoặc người được uỷ quyền đaị diện doanh nghiệp kí tên và đóng dấu để đảm bảo tính chính xác về mặt nội dung trước pháp luật. Và đưa bộ hồ sơ này cho cán bộ đăng kiểm, sau khi kiểm tra bộ hồ sơ hợp lệ và đẩy đủ, cán bộ kiểm tra sẽ kí tên nhằm xác nhận việc tiếp nhận hồ sơ để kiểm tra hàng hóa. Nhân viên công ty sẽ phải đóng ứng trước một triệu đồng/ lô phí kiểm định này. Khi hoàn tất mọi thủ tục, cán bộ đăng kiểm sẽ lưu lại bộ hồ sơ copy và trả lại phiếu “đăng kí kiểm tra chất lượng hàng hóa”. Lúc này, nhân viên công ty sẽ cầm tờ khai kèm theo phiếu đăng kí này để mở tờ khai. Khai báo hải quan Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vân đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O - delivery order). Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 3 bản D/O cho người nhận hàng. Sau đó nhân viên giao nhận sẽ cầm D/O kèm bộ hồ sơ đi khai hải quan gồm: Giấy giới thiệu của công ty (1 bản theo mẫu) Phiếu tiếp nhận tờ khai hải quan (1 bản theo mẫu) Tờ khai hải quan (2 bản, 1 bản cán bộ hải quan giữ và 1 bản người khai hải quan lưu) Tờ khai trị giá tính thuế (2 bản, 1 bản cán bộ hải quan giữ và 1 bản người khai hải quan lưu) Phụ lục tờ khai (1 bản, đối với hàng nhiều chủng loại, không thể thể hiện hết trên tờ khai) Phụ lục tờ khai trị giá tính thuế (nếu có) Phiếu đóng gói Packing List (1 bản gốc) Hóa đơn thưong mại ( 1 bản gốc) Hợp đồng (1 bàn sao y) Vận đơn đường biển (Bill of Lading ) Bản sao hóa đơn cước vận tải (đối với các lô hàng nhập khẩu theo FOB hoặc ex-work) Giấy ủy quyền (Bản sao y nếu ngươì kí trên tờ khai không phải ngươì đại diện doanh nghiệp) Lệnh giao hàng hoặc Thông báo hàng đến (Delivery order hoặc Notice of Arrival) Nhân viên giao nhận sẽ mang bộ chứng từ này đển nộp cho cán bộ hải quan tiếp nhận hồ sơ, sau đó ngồi chờ lấy số tiếp nhận hồ sơ trên bảng điện tử được cập nhật tự động trên hệ thống. Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và bộ hồ sơ có đầy đủ hay không. Nếu hợp lệ, nhân viên gia nhận sẽ qua quầy cán bộ hải quan kế bên để nộp lệ phí rồi ngồi chờ phân kiểm và tính thuế. Sau khi thu phí mở tờ khai, cán bộ hải quan sẽ phát hành 2 biên lai gồm một biên lai đỏ và một biên lai tím, cán bộ hải quan sẽ giữ biên lai tím và trả laị cho nhân viên giao nhận biên lai đỏ để mang về thanh toán lại với công ty. Khi nộp lệ phí hải quan xong, hồ sơ sẽ được chuyển qua tính thuế. Trong khi chờ được phân kiểm và tính thuế, nhân viên giao nhận sẽ theo dõi thông tin được cập nhật tự động trên máy tính để biết được ngươì sẽ kiểm hóa và liên hệ. Cán bộ phụ trách khâu thuế sẽ kiểm tra doanh nghiệp áp mã thuế có đúng không. Trường hợp áp mã sai thì hồ sơ sẽ bị trả lại cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ và nhân viên giao nhận sẽ nhận và sửa lại bộ hồ sơ cho đúng và hợp lệ. Bộ hồ sơ áp mã thuế đúng sẽ được chuyển qua bộ phận kiểm hóa. Nhân viên giao nhận sẽ ghi lại số điện thoaị và tên cán bộ kiểm hóa để liên hệ. Đồng thời kiểm tra vị trí hàng hóa nằm ở kho nào của cảng dựa trên thông báo hàng đến hoặc lệnh giao hàng. Sau đó sẽ mang lệnh giao hàng đến văn phòng hải quan giám sát của cảng để được đối chiếu với bảng lược khai hàng - Manifest. Thường trước khi tàu cập cảng, thuyển trưởng hay chủ tàu sẽ phaỉ nộp bản này để hải quan giám sát chặt chẽ. Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra các thông tin chi tiết trên lệnh giao hàng. Trong quá trình ngổi đợi phân kiểm, nhân viên giao nhận sẽ giám sát trên bảng diện tử để theo dõi lô trên bảng điện tử, số tờ khai hiện lên tại bước nào thì sẽ bị kiểm hóa theo bước đó, trường hợp không thấy thì lô hàng có thể được miễn kiểm, nhân viên giao nhận có trách nhiệm hỏi lại cán bộ hải quan để xác nhận. Nếu lô hàng bị kiểm hóa, cán bộ kiểm hóa sẽ kiểm tra về sự phù hợp của tên hàng hóa trên tờ khai, số lượng, chất liệu, xuất sứ hàng hóa nếu có dấu hiệu nghi ngờ thì yêu cầu giám định. Sau khi hoàn tất sẽ ghi lại kết quả kiểm hóa lên mặt sau của tờ khai rồi chuyển cho cục trưởng cục hải quan kí và chuyển trả lại cho nhân viên giao nhận. Kiểm hoá về sự phù hợp xuất xứ, số lượng, tính chất hàng hoá trên tờ khai. Trong trường hợp đặc biệt nếu có phát hiện dấu hiệu nghi ngờ có thể yêu cầu giám định về chất liệu sản phẩm.Thông thường, cán bộ hải quan sẽ kiểm tra bằng mắt thường, đối với những hàng hoá có tính chất đặc biệt thì có yêu cầu về nghiệp vụ (gọi là đi giám định) và thường doanh nghiệp phải trả cho chi phí giám định này. Đa phần các lô hàng nhập khẩu của công ty là hàng định danh như: quần áo, kiếng mát, túi xách nên không phải kiểm định mà có thể tra trực tiếp trên biểu thuế nhập khẩu. Sau khi lô hàng được kiểm tra là phù hợp thì sẽ chuyển qua cán bộ phụ trách tính thuế nhập khẩu. Ở khâu này sẽ thực hiện biện pháp nghiệp vụ so sánh số thuế doanh nghiệp đã áp mã trên tờ khai với các mặt hàng đồng loại, có tính chất tương đương, hàng cùng có xuất xứ. Nếu phát hiện doanh nghiệp áp mã thấp hơn thì cán bộ hải quan sẽ ra quyết định điều chỉnh thuế. Trong trường hợp doanh nghiệp không đồng ý thì làm phiếu yêu cầu tham vấn giá, trong khi chờ đợi sự chấp thuận của tổng cục trưởng cục hải quan thì doanh nghiệp vẫn phải nộp đúng số thuế do cán bộ hải quan chỉ định.Khi đã nộp thuế đầy đủ cán bộ hải quan sẽ chuyển cục trưởng ký duyệt thông quan. Lúc này nhân viên công ty sẽ liên lạc về phòng kế toán của công ty, thông báo số thuế cần nộp và số tài khoản của hải quan, phòng kế toán có nhiệm vụ sắp xếp thanh toán nhanh chóng để đảm bảo lô hàng được lấy về kho nhanh chóng. Sau khi đã thanh toán, phòng kế toán sẽ fax tờ điện chuyển tiền lên chi cục hải quan, lúc này cán bộ hải quan sẽ kiểm tra tiền đã vô tài khoản hay chưa và sẽ ra quyết định thông quan cho doanh nghiệp. Một số trường hợp ngoại lệ, doanh nghiệp sẽ được hưởng ân hạn thuế trong vòng 45 đến 90 ngày tuỳ tình trạng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Điều kiện được ân hạn thuế là doanh nghiệp phải kinh doanh trong lĩnh vực hàng tiêu dùng, đây là nhóm hàng chịu quản lý rui ro về giá và chất lượng của nhà nước. Lấy hàng về: Hàng nguyên container FCL Khi nhận được thông báo hàng đến (N/A) thì chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O Chủ hàng mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng ký kiểm hoá (chủ hàng có thể đề nghị đưa cả container vè kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan nhưng phải trả vỏ container đúng hạn nếu không sẽ bị phạt Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến Văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng Nhân viên giao nhận cầm tờ khai, lệnh giao hàng qua hãng tàu để đóng phí cược container, phí lưu container và gia hạn mượn vở container nếu có. Khi đã được hãng tàu đóng dấu xác nhận cấp container thì nhân viên giao nhận sẽ cầm lệnh này xuống thương vụ cảng lấy phiếu EIR qua hải quan phòng điều độ để dánh dấu thanh lý sau đó đưa tài xế phiếu này để đi thanh lý cổng. Lưu ý là khi vô phòng điều độ hãng tàu xe thu thêm phí hạ container là 20.000 đồng, cấp seal là 40.000 đồng. Hàng lẻ LCL Chủ hàng mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFR quy định và làm các thủ tục như trên. Khi đã có tờ khai đã được đóng dấu thông quan của cán bộ hải quan, nhân viên giao nhận sẽ cầm D/O. Lệnh giao hàng vào kho cảng, và làm phiếu xuất kho từ cảng. Đóng tiền lưu kho nếu hàng lưu ở cảng vượt quá số ngày cho phép của hãng tàu. Thông thường sẽ được miễn phí lưu kho trong vòng 5 ngày kể từ ngày hàng đến. Sau đó nhân viên giao nhận sẽ cầm phiếu xuất kho, lệnh giao hàng kèm theo tờ khai qua hải quan kho kế bên để đóng dấu thanh lý. Lúc này nhân viên quản lý kho sẽ giữ một bản lệnh giao hàng, tài xế xe sẽ giữ phiếu xuất kho đem ra hải quan cổng thanh lý và chở hàng về kho công ty. 2.3 CƠ HỘI VÀ THÁCH THỨC CỦA CÔNG TY TNHH TM – DV THÁI ÂN TRONG THỜI GIAN TỚI 2.3.1 Cơ hội 2.3.1.1 Tăng trưởng dựa vào lợi thế thương hiệu Thông qua hình thức nhượng quyền, công ty sẽ được kinh doanh, phân phối sản phẩm độc quyền trên thị trường Việt Nam. Đồng thời, khi tham gia vào hệ thống nhượng quyền, công ty sẽ trở thành nhà cung cấp sản phẩm đầu vào cho hoạt động kinh doanh và mặc nhiên có được những khách hàng truyền thống của hệ thống. Hơn nữa, uy tín của một mắt xích trong hệ thống nhượng quyền sẽ quyết định uy tín của cả một hệ thống, đặc biệt là đối với những hệ thống nhượng quyền mới phát triển. Thực hiện hợp đồng nhượng quyền, công ty sẽ được phép kinh doanh, phân phối hàng hóa, dịch vụ mang thương hiệu, nhãn hiệu, hình thức quảng cáo hay các biểu tượng mang tính thương mại khác, cũng như có quyền tiếp cận các số liệu về hoạt động kinh doanh của hệ thống nhượng quyền từ phía đối tác, các bí quyết công nghệ tiếp thị các sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng để đạt hiệu quả cao nhất. 2.3.1.2 Thu hút thêm nhiều nhà đầu tư do công ty đang trên đà làm ăn hiệu quả và rất phát triển Bởi theo Ông Nguyễn Tuấn Thiên Ân, Giám Đốc Quản Lý Danh Mục Đầu Tư của Quỹ phát biểu: “Kể từ khi khai trương đến nay, Thái Ân đã rất thành công với các cửa hàng Mango của mình. Công ty hiện phân phối nhiều thương hiệu thời trang rất được ưa chuộng bởi tầng lớp trung thượng lưu sành điệu Việt Nam. Cũng như các hãng thời trang đã chọn Thái Ân là đối tác của mình, chúng tôi quyết định đầu tư vào Công ty vì khả năng phát triển thương hiệu hiếm có bằng cách phối hợp năng lực tiếp thị chuyên nghiệp cộng với khả năng phán đoán xu hướng thời trang và sự nhạy bén trong việc chọn địa điểm. Chúng tôi và các hãng thời trang nói trên đều rất tin tưởng vào tiềm năng phát triển của ngành bán lẻ thời trang ở Việt Nam.” 2.3.1.3 Giúp công ty độc quyền về hệ thống phân phối và trở thành một trong những nhà tiên phong trong lĩnh vực sản phẩm thời trang Kinh doanh dưới hình thức nhượng quyền về thương mại đang là một hình thức khá phổ biến trên thế giới nhưng vẫn còn xa lạ với thị trường Việt Nam. Hiện chỉ có một số thương hiệu lớn của Việt Nam đã mạnh dạn kinh doanh dưới hình thức này ra thế giới như Phở 24 với chuỗi cửa hàng có mặt ở thị trường Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore, … hay KFC, Mc Donald – chuỗi nhà hàng thức ăn nhanh đã được một số doanh nghiệp Việt Nam nhanh chóng nắm bắt kinh doanh. Tuy nhiên về sản phẩm quần áo thời trang, phụ kiện kiếng mát, giày dép, túi xách, … thì vẫn còn mới mẻ. Công ty đã trở thành đối tác độc quyền về nhượng quyền thương mại của các thương hiệu thời trang lớn số 1 thế giới như Be be, La senza, Versace, … Qua đó giúp công ty tạo được một vị thế riêng trên thị trường, sản phẩm của công ty sẽ không bị nhầm lẫn với các thương hiệu thời trang của đối thủ cạnh tranh, góp phần tối đa hóa lợi nhuận và công ty cũng có thể an tâm về giá cả bán ra, tránh được sự so sánh về giá do độc quyền phân phối. 2.3.1.4 Tiếp cận được cách bố trí cửa hàng theo tiêu chuẩn Châu Âu Khâu trang trí nội thất bên trong độc đáo, sang trọng. Các sản phẩm trưng bày và thiết kế cho cửa hàng hầu hết đều là sản phẩm nhập khẩu như tay nắm cửa, thảm lót sàn, đèn chiếu, …với một sự kiểm tra khắt khe về chất lượng cùng đội ngũ chuyên gia, kĩ sư từ nước ngoài giúp công ty xây dựng một hệ thống các cửa hàng hiện đại và đồng nhất như các nhà phân phối các sản phẩm này trên thế giới. Đây chính là một hệ thống nhận diện thương hiệu đặc trưng, giúp công ty tiết kiệm tối đa chi phí quảng cáo vì khách hàng đã quá quen thuộc với các thương hiệu nổi tiếng này, đặc biệt là khách hàng nước ngoài với thói quen tiêu dùng sản phẩm này ở nước họ nên họ sẽ là các khách hàng tiềm năng và lâu dài mà công ty cần khai thác tối đa. 2.3.1.5 Hàng nhập khẩu đa phần là sản phẩm đang được bán chạy, theo kịp xu hướng thời trang đang thịnh hành trên thế giới Sản phẩm được nhập theo catalogue mới nhất nên luôn tạo niềm phấn khích nơi khách hàng. Với những mẫu thiết kế lạ mắt, chưa từng có tại Việt Nam giúp sản phẩm của công ty luôn thu hút được sự quan tâm chú ý của những vị khách hàng sành điệu về thời trang. Còn đối với những khách hàng mới và tiềm năng, sản phẩm của công ty sẽ tạo ra khuynh hướng thời trang mới để khách hàng có thể bắt nhịp và theo kịp thời đại. Đây là điều mà các sản phẩm của doanh nghiệp trong nước không thể làm được do yếu về vốn và năng lực. Dòng sản phẩm của công ty phong phú và đa dạng, luôn có sự kết hợp độc đáo giữa các sản phẩm một cách đồng bộ như ngoài quần áo, còn có kiếng mát, túi xách,… 2.3.1.6 Được hỗ trợ về bộ quảng cáo cho sản phẩm Như các tạp chí thời trang, sản phẩm trưng bày mẫu,…cùng các chương trình khuyến mãi đặc biệt. Các chương trình khuyến mãi luôn được công ty cập nhật và áp dụng rộng rãi ở thị trường Việt Nam cùng lúc so với trên thế giới. Hình ảnh xuất hiện trong các banner quảng cáo là các siêu mẫu lừng danh thế giới, hiện thu hút được sự chú ý và yêu thích của đông đảo khán giả. Giúp khách hàng càng yên tâm về chất lượng vì sản phẩm do chính thần tượng họ ưa thích sử dụng, tạo tâm lý “bắt chước” ở một bộ phận lớn nơi khách hàng; phải mặc như thế nào cho hợp thời trang, và theo kịp với thần tượng của mình. 2.3.2 Thách thức 2.3.2.1 Do kinh doanh dưới hình thức nhượng quyền nên công ty có thể phải chịu ảnh hưởng từ những rủi ro của hệ thống mình nhận nhượng quyền Công ty phải cân bằng được các hạn chế trong dây chuyền với khả năng điều hành hoạt động kinh doanh tốt. Bên cạnh đó, một rủi ro trong kinh doanh nhượng quyền là mong đợi của công chúng khi đến sử dụng, mua dịch vụ hay hàng hóa từ một cửa hàng trong hệ thống nhượng quyền thương mại, nếu thái độ phục vụ của một nhân viên ở một cơ sở không tốt có thể dẫn đến những nhận xét tiêu cực của khách hàng đối với bất kỳ cơ sở nào mang cùng thương hiệu. Hoặc chỉ cần có những tin đồn thất thiệt về một khâu sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực tới toàn bộ chuỗi cung ứng. 2.3.2.2 Hiện nay hầu hết hàng các sản phẩm thời trang mang thương hiệu của nước ngoài có mặt tại Việt Nam đều là hàng Trung Quốc Giá rẻ, mẫu mã lại phong phú và đa dạng, hàng giả nhưng “nhái” hết sức tinh vi làm cho người tiêu dùng e ngại khi dùng các sản phẩm thương hiệu ngoại. Những khách hàng đã quen dùng hàng hiệu, đôi khi còn mua nhầm phải hàng nhái. Huống hồ những khách hàng mới lần đầu làm quen với hàng hiệu, nhầm lẫn là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên bên cạnh đó cũng có một phần lớn khách hàng lại thích dùng hàng nhái do giá rẻ hơn nhưng vẫn tạo sự sang trọng, quí phái. Các mẫu thời trang mới của công ty nhập về, hầu như luôn bị sao chép nguyên bản. Qua đó tác động không nhỏ tới doanh số của công ty và làm ảnh hưởng tới phân khúc thị trường mà công ty đang nắm giữ. 2.3.2.3 Để có thể trở thành nhà phân phối độc quyền của các nhãn hiệu thời trang này, điều kiện tiên quyết là “mặt bằng thể hiện được đẳng cấp của nhãn hiệu” Như lời ông Mark Lee - Tổng Giám đốc điều hành Tập đoàn Gucci, “Một phần chúng tôi hoãn thời gian thâm nhập thị trường phía Nam cũng là vì ở Sài Gòn - một đô thị sầm uất với sức tiêu thụ hàng hóa vào loại bậc nhất của Việt Nam - trước đây không có một mặt bằng dành cho thời trang và hàng xa xỉ tốt như Hà Nội”. Vì vậy phải đợi đến tháng 8-2007, cửa hàng thứ hai của Louis Vuitton tại Việt Nam mới được khai trương tại tầng trệt tòa nhà Opera View, nghĩa là hơn mười năm sau ngày cửa hàng đầu tiên có mặt tại khu boutique tầng trệt Khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội. 2.3.2.4 Do công ty được các nhà phân phối nhãn hiệu thời trang nước ngoài tín nhiệm và chọn làm đối tác nhượng quyền độc quyền nên công ty phải rất đảm bảo thực hiện theo các tiêu chuẩn khắt khe Từ khâu thiết kế cửa hàng, đội ngũ nhân viên, phong cách phục vụ, thực hiện các chương trình khuyến mãi hay quảng cáo sản phẩm đều phải tuân theo các tiêu chuẩn nghiêm ngặt. Theo định kì, các đối tác sẽ cử một đội ngũ các chuyên gia giám sát và kiểm tra, nếu có vấn đề phát sinh như hệ thống thiết kế không đồng bộ thì phải được thiết kế lại, nội thất trang trí không đáp ứng tiêu chuẩn thì phải thay ngay các sản phẩm khác. 2.3.2.5 Đồ nội thất trang trí cho các cửa hàng đòi hỏi một lượng vốn rất lớn Vì đa phần các sản phẩm phải nhập từ nước ngoài để đảm bảo tính thống nhất trong hợp đồng nhượng quyền, nên công ty thường phải chi một lượng lớn tín dụng cho các khoản nhập khẩu này. Giá cả nhập các thiết bị này về chiếm phần lớn hơn rất nhiều so với các sản phẩm nhập về để bán. Vì thế tình trạng ứ đọng vốn là không thể tránh khỏi. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để vòng chu chuyển vốn được nhanh mà lại đảm bảo các tiêu chí về thiết kế theo đúng yêu cầu của phía đối tác. Trong khi khả năng huy động vốn của công ty vẫn còn hạn chế dù đã chuyển sang hình thức cổ phần nhưng vốn góp của các cổ đông chỉ do các thành viên trong công ty có mối quan hệ gia đình với nhau mà góp vốn lập nên công ty, công ty vẫn chưa đáp ứng các tiêu chuẩn để tham gia sàn chứng khoán nên khó huy động được lượng vốn từ bên ngoài. 2.3.2.6 Khách hàng của công ty thuộc tầng thượng lưu nên yêu cầu rất khắt khe về chất lượng sản phẩm và cung cách dịch vụ Dù thực tế cho thấy phân khúc thị trường này có thể đem lại cho công ty những khoản lợi nhuận béo bở song rủi ro cũng không kém. Đó là các yêu cầu về thái độ bán hàng chuyên nghiệp, phong cách ứng xử, đặc biệt đòi hỏi đội ngũ nhân viên có một sự am hiểu sâu sắc về thời trang và khả năng ngoại ngữ cực tốt để có thể giao tiếp và tư vấn sản phẩm cho khách hàng. 2.3.2.7 Ngoài ra, theo quy định mới của Bộ Công Thương, các sản phẩm dệt may chỉ được nhập khẩu khi đáp ứng tiêu chuẩn giới hạn về hàm lượng formadehyle có trong sản phẩm Quy định mới này gây khó khăn cho công ty do phải mất một thời gian để kiểm định sản phẩm; trong khi đó tính chất hàng của công ty là theo xu hướng thời trang, đòi hỏi hàng nhập về nhanh để bán cho kịp. Nếu như trước kia, việc nhập khẩu và giải phóng hàng được thực hiện nhanh chóng thì giờ đây công ty phải vừa mất thời gian kiểm tra, giám định sản phẩm vừa phải tốn kém thêm chi phí cho việc kiểm tra này. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến lợi nhuận của công ty và làm chậm tiến độ công việc. 2.4 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TM – DV THÁI ÂN 2.4.1 Những mặt đạt được 2.4.1.1 Một trong những chìa khóa thành công của Mai Son là khả năng tiếp thị và phát triển thương hiệu chuyên nghiệp Bộ phận tiếp thị đã thành công trong việc nâng cao độ nhận biết thương hiệu của những sản phẩm mà mình phân phối trên thị trường thông qua các hoạt động như: lắp đặt panô ngoài trời, quảng cáo và viết bài trên các báo chí chuyên ngành, thông báo khách hàng khi có hàng mới về hoặc các đợt khuyến mãi, tổ chức sự kiện và các buổi trình diễn thời trang khi có bộ sưu tập mới hoặc trong các dịp khai trương cửa hàng mới… Đặc biệt các cửa hàng Thái Ân luôn được đặt ở những vị trí chiến lược để làm tăng thêm hình ảnh thương hiệu. 2.4.1.2 Một điểm nhấn khác của Thái Ân nằm ở thái độ chăm sóc khách hàng Tất cả nhân viên bán hàng đều được huấn luyện bài bản với các tiêu chuẩn nghiêm ngặt được áp dụng cho tiếp viên hàng không. Công ty còn thuê một số quản lý nước ngoài để đảm bảo tiêu chuẩn phục vụ cao và ổn định. Mục tiêu của Thái Ân không chỉ đem đến cho khách hàng một nơi mua sắm thú vị mà còn tạo cho khách hàng một kinh nghiệm mua sắm đáng nhớ với cảm giác thuận tiện và thoải mái. 2.4.1.3 Là một công ty rất có uy tín trên thương trường về hoạt động nhập khẩu và kinh doanh thời trang, cùng với đội ngũ cán bộ có nghiệp vụ giỏi và có kinh nghiệm Do đó công ty là điểm đến đáng tin cậy cho bất kỳ khách hàng nào có sự yêu thích và đam mê thời trang. Hiện nay công ty có tầng lớp khách hàng quen thuộc cùng các nhãn hàng thời trang đã trở thành biểu tượng trong lòng người yêu thích thời trang, đây chính là những mặt hàng chủ lực của công ty, đã làm nên lợi thế cạnh tranh to lớn so với các đối thủ cạnh tranh khác. Mặt khác do chuyên sâu về kinh doanh nhập khẩu các mặt hàng phục vụ thời trang nên công ty nắm vững được nhu cầu, xu hướng thời trang lẫn sở thích và giá cả của từng nhãn hàng thương hiệu mà mình kinh doanh, do đó công ty có những ưu thế khá thuận lợi hơn các đơn vị kinh doanh cùng mặt hàng. Công ty đã phát huy được ưu thế của mình trong các giao dịch hợp đồng nhập khẩu với nước ngoài, qua việc giành quyền vận tải, đa số đều mua hàng theo điều kiện ex-work hoặc FOB, qua đó giúp công ty tiết kiệm được chi phí tối đa do chính công ty tự đàm phán với nhà vận chuyển và quản lý rủi ro dễ dàng hơn, công ty có thể chủ động lựa chọn nhà vận chuyển uy tín để đảm bảo tiến độ và tính an toàn cho hàng hóa của mình. 2.4.1.4 Việc kí kết hợp đồng được thực hiện chủ yếu qua fax và email Do công ty chỉ cần đàm phán trực tiếp nhằm kí kết hợp đồng nhượng quyền với đối tác nước ngoài lần đầu tiên thôi, các lần sau sẽ được dựa trên cơ sở hợp đồng gốc ban đầu, chỉ khác về số lượng đặt hàng giúp công ty tiết kiệm tối đa chi phí giao dịch và thời gian. 2.4.2. Những tồn tại và nguyên nhân 2.4.2.1 Vận chuyển hàng hóa Công ty chưa có có một kế hoạch vận chuyển hàng hợp lý để tranh thủ giá cước rẻ, vẫn còn lệ thuộc bị động do mỗi nhãn hàng sẽ làm việc với duy nhất một nhà chuyên chở. Đa số các lô hàng đều mua theo ex-work, FCA nên công ty sẽ thuê nhà chuyên chở vận chuyển hàng về. Tuy nhiên, do các lô hàng của công ty là nhỏ lẻ , trong khi đó công ty lại không lên một kế hoạch cụ thể cho các lô hàng nhập về trong tháng, dẫn đến bị động về khâu đàm phán cước, khi có hàng thì công ty mới báo nhà vận tải vận chuyển dẫn đến các lô hàng nhập vệ thường chịu cước rất cao. Hàng công ty nhập về, nhiều lô hàng nhỏ lẻ nhưng nhập nhiều đợt. Tuy nhiên công ty chưa chủ động tìm kiếm đối tác là các nhà vận chuyển đáng tin cậy và đàm phán được giá tốt. Công ty chỉ chọn duy nhất một nhà vận chuyển và làm ăn lâu dài với nhà vận chuyển này, vô tình làm cho hiệu quả kinh doanh của công ty không được cao do không nắm được giá cả thị trường để so sánh mà chọn phương án có lợi nhất. Cũng vì chỉ chọn duy nhất một nhà vận chuyển nên công ty rất bị động trong lịch gửi hàng. Chỉ cần họ có sự thay đổi về lịch bay hoặc lịch tàu là lô hàng của công ty phải bị trì hoãn so với tiến độ mà công ty không thể lường trước được. 2.4.2.2 Việc phối hợp giữa các phòng ban trong công ty trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu quá hời hợt Nếu ở hoạt động đàm phán và ký kết hợp đồng thể hiện sự phối hợp ăn ý giữa các phòng ban thì đến hoạt động thực hiện hợp đồng nhập khẩu chỉ có phòng Xuất nhập khẩu đảm trách từ đầu đến cuối. Việc thanh toán gồm hai công đoạn là chuẩn bị tiền và thanh toán lại được giao cho hai bộ phận khác nhau là phòng Kế toán chuẩn bị tiền và phòng Xuất nhập khẩu đi thanh toán. Việc này dễ dẫn đến sự hiểu lầm hoặc không ăn ý giữa hai bên, như trường hợp phòng Xuất nhập khẩu đi thanh toán trong khi phòng Kế toán chưa chuẩn bị tiền kịp hay phòng Kế toán đã chuẩn bị tiền nhưng phòng Xuất nhập khẩu vẫn chưa hoàn tất thủ tục nhận hàng, điều này làm lãng phí thời gian và tài chính bị ứ đọng trong một khoảng thời gian nhất định nếu hai bộ phận không trao đổi thông tin kịp thời cho nhau. 2.4.2.3 Khâu thanh toán quốc tế Vẫn còn mất nhiều thời gian, không có một kế hoạch cụ thể, việc thanh toán được thực hiện rời rạc dẫn đến tốm kém nhiểu chi phí và thời gian đi lại. Dẫn chứng là công ty chưa lên kế hoạch thanh toán cụ thể, đưa ra một cột mốc để thanh toán các lô hàng cùng một lúc mà lại thanh toán riêng lẻ, dẫn đến mất nhiều thời gian và tốn kém chi phí đi lại và phí chuyển tiền. Việc thanh toán được thực hiện qua các bước rườm rà, qua những xác nhận qua lại khá tốn thời gian giữa phòng Xuất nhập khẩu và phòng Kế toán. Vẫn còn sự chồng chéo nhiệm vụ giữa phòng kế toán và phòng xuất nhập khẩu. Thay vì phòng kế toán phải có nhiệm vụ theo sát các lô hàng và thực hiện thanh toán thì lại đùn đẩy cho phòng xuất nhập khẩu. Công ty chưa có sự chủ động về nguồn tài chính cho các lô hàng gấp. Vì thế, khi cần thanh toán cho những đợt hàng gấp này về, công ty phải mất một thời gian để huy động vốn, điều này gây nên sự chậm trễ và ảnh hưởng đến tiến độ của các cửa hàng sắp khai trương. 2.4.2.4 Nhượng quyền thương mại Hiện công ty vẫn chưa có kinh nghiệm sâu rộng về lĩnh vực kinh doanh béo bở nhưng cũng không ít thách thức này. Việc kí kết các hợp đồng nhượng quyền được thực hiện đơn giản, chưa có sự ràng buộc đối với phía đối tác. Công ty chưa giành thế chủ động trong đàm phán, giành phần thuận lợi về phía mình. Dẫn chứng là công ty vẫn bị đối tác buộc nhập khẩu tất cả các sản phẩm từ nước họ trong khi thị trường trong nước có thể đáp ứng được, từ những vật dụng đơn giản nhất như thảm lót sàn, tay nắm cửa, … Điều đó gây tốn kém cả về thời gian lẫn tiền bạc, công ty phải huy động một lượng tài chính lớn để trả cho các sản phẩm nhập khẩu này. Bên cạnh đó, công ty chưa gầy dựng được uy tín với đối tác, vẫn ở thế bị động khi mà công ty phải thanh toán trả trước hầu hết tất cả lô hàng thì đối tác mới bắt tay vào sản xuất. Khâu thiết kế và hoàn thiện mẫu mã sản phẩm vẫn còn chậm. Tiến độ thi công và ngày giao hàng không đúng theo hợp đồng kí kết nhưng công ty vẫn chưa có biện pháp chế tài nào để buộc họ phải thực hiện nghiêm túc theo thỏa thuận đã kí kết. KẾT LUẬN Việc thực hợp đồng nhập khẩu của công ty khá đơn giản. Công ty không phải xin giấy phép nhập khẩu do đây là những mặt hàng thiết yếu, đời thường mà chỉ cần đăng kí kiếm hóa về hàm lượng formadehyle. Chỉ khác là công ty đăng kí kiểm hóa trước để đảm bảo nhập hàng về nhanh, cho kịp tiến độ chứ không phải chờ hàng về, mở tờ khai rồi mới đăng kí kiểm hóa. Lô hàng của công ty không phải mua bảo hiểm do qua nhiều năm hoạt động, công ty chưa hề gặp sự cố về hàng hóa và hàng nhập về với các nhà vận chuyển uy tín, họ rất hiểu và muốn làm ăn lâu dài với công ty nên rất theo dõi sát xao lô hàng. Khâu thanh toán quốc tế khá đơn giản, các lô hàng không đạt giá trị quá lớn nên phương thức thanh toán hết sức gọn nhẹ và đơn giản, trong đó phương thức chuyển tiền TTR được ưa chuộng mà không thanh toán bằng tín dụng thư L/C. Việc khiếu nại bồi thường hầu như không xảy ra do công ty đã ký một bản ghi nhớ với đối tác, hai bên sẽ thỏa thuận với nhau nếu có tranh chấp và giải quyết một cách êm đềm. CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TM – DV THÁI ÂN (2011- 2015) 3.1 QUAN ĐIỂM, MỤC TIÊU VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH TM – DV THÁI ÂN TRONG THỜI GIAN TỚI 2011- 2015 3.1.1 Quan điểm Với quan điểm “Thành công của mỗi thành viên cũng chính là góp phần đem lại thành công chung cho công ty”. Công ty đánh giá cao tinh thần đoàn kết, sự thống nhất, đạo đức và kĩ năng chuyên môn của cá nhân; đề cao tính sáng tạo và cải tiến trong cung cách phục vụ khách hàng, tối ưu hóa lợi ích cho cổ đông. Coi trọng thị trường nội địa, khai thác tối đa mọi tiềm lực để không ngừng đáp ứng nhu cầu khách hàng. Nắm bắt được tính chất các sản phẩm của công ty là về mặt hàng thời trang nên công ty rất chú trọng khâu thiết kế và triển khai mẫu mã mới, theo kịp xu hướng thời trang thế giới, đảm bảo bất cứ mẫu mã nào đang thịnh hành trên thế giới đều xuất hiện đồng thời tại Việt Nam- Công ty luôn theo hoạt động theo nguyên tắc “đón tắt, đi đầu” - Điều mà chỉ có các công ty tiềm lực tài chính lớn và nghiệp vụ chuyên sâu mới có thể thực hiện được. Ngoài ra công ty luôn hướng đến xây dựng một đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp, nhân viên giỏi nghiệp vụ qua việc thường xuyên cử nhân viên tham gia các lớp tập huấn ở nước ngoài. Quan điểm kinh doanh không chỉ vì lợi nhuận mà còn hài hòa lợi ích xã hội, công ty luôn thực hiện tốt chế độ về thuế và đảm bảo quyền lợi, cơ hội thăng tiến cho người lao động. 3.1.2 Mục tiêu Công ty đã đề ra mục tiêu trong những năm sắp tới là trở thành một nhà bán lẻ các sản phẩm thời trang hàng đầu tại Việt Nam. Trở thành đối tác chiến lược của các thương hiệu thời trang nổi tiếng thế giới. Mở rộng mạng lưới phân phối khắp Việt Nam, chủ yếu vẫn ưu tiên tập trung ở các thành phố lớn như Hồ Chí Minh và Hà Nội 3.1.3 Định hướng Để đạt được mục tiêu trên, thời gian tới công ty sẽ tìm kiếm thêm các đối tác, nhà phân phối thời trang thịnh hành thế giới để kí kết hợp đồng nhượng quyền thương mại và sẽ mở rộng mạng lưới các cửa hàng bán lẻ. Hiện công ty đang kí hợp đồng với phía đối tác thuê gian hàng cho dự án tòa nhà VinCom nhằm trưng bày, giới thiệu các nhãn hiệu mới như Jimmy Choo, Just Cavalli, Versus, … đây chính là những đòn bẩy giúp công ty thăm dò phản ứng từ phía khách hàng và PR- quảng cáo cho các thương hiệu mới. Sắp tới sẽ khai trương hơn 16 cửa hàng chuyên cung cấp các sản phẩm thời trang của từng thương hiệu, vị trí tọa lạc vẫn sẽ ưu tiên nằm trên các tuyến đường sầm uất, thiên đường thời trang như Nguyễn Du, Đồng Khởi, Mạc Thị Bưởi, … 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TM – DV THÁI ÂN 3.2.1 Giải pháp 1: Đẩy mạnh hoạt động vận chuyển hàng hóa Mục tiêu Do công ty đang mở rộng mạng lưới phân phối sản phẩm cả về quy mô lẫn số lượng sản phẩm, đặc biệt là bắt tay kí hợp đồng phân phối độc quyền với các thương hiệu thời trang mới nên dự đoán số lượng hàng sắp tới nhập về sẽ rất nhiều Thực hiện Công ty cần tìm kiếm nhiều nhà chuyên chở khác nhau có uy tín và quy mô lớn, đồng thời giá cả cạnh tranh để kí kết làm ăn lâu dài. Tránh tình trạng lệ thuộc duy nhất một nhà chuyên chở cho từng nhãn hiệu thời trang nhập về như hiện nay. Điều này sẽ giúp công ty có được giá tốt, đàm phán giá dễ hơn với nhà chuyên chở do không bị lệ thuộc một nhà chuyên chở nào và có thể chủ động tìm kiếm những nhà chuyên chở phục vụ theo đúng nhu cầu, lịch trình hàng hóa mà công ty cần. Công ty cần yêu cầu nhà chuyên chở kí bản cam kết về dịch vụ và các khoản bồi thường do lịch trình hàng hóa về quá trễ so với tiến độ để tạo áp lực và buộc nhà chuyên chở thực hiện tốt dịch vụ. Hiện có những lô hàng do sơ suất của nhà chuyên chở, vận chuyển hàng quá trễ làm cho công ty bị động trong việc bàn giao hàng với các cửa hàng, tốn kém rất nhiều chi phí thuê mặt bằng nhưng công ty vẫn chưa có một ràng buộc và chế tài đối với họ. Cần đẩy mạnh hơn nữa nâng cao nghiệp vụ xuất nhập khẩu đối với nhân viên công ty, giúp họ nắm rõ các phương thức và quy trình nhập khẩu. Có những lô hàng mua cùng một nhà sản xuất nhưng do thiếu sự phối hợp nội bộ, dẫn đến việc gửi hàng một cách tùy tiện, riêng lẻ, nhiều đợt hàng khác nhau trong khi các lô hàng này lại có sẵn để gửi đi vào các ngày gần kề nhau làm cho rất tốn kém cước vận chuyển và chi phí khai hải quan. Hiệu quả mang lại Công ty sẽ có mối quan hệ với nhiều nhà chuyên chở, với nhiều mức giá khác nhau từ đó công ty có thể chọn được mức giá tốt nhất và nhiều phương thức vận chuyển đa dạng cho 1 đơn hàng. Đồng thời qua bản cam kết về dịch vụ và các khoản bồi thường nếu có công ty sẽ yên tâm hơn về thời gian giao hàng và nếu có tổn thất thì công ty cũng có thể kiểm soát được; công ty sẽ không phải mất thêm bất cứ chi phí nào khác ngoài chi phí thuê tàu, đồng thời tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng Mặt khác, nhân viên trong công ty nắm rõ nghiệp vụ xuất nhập khẩu, phương thức thanh toán, thì quy trình xuất nhập khẩu sẽ bớt chồng chéo nhau, tiết kiệm được chi phí hải quan, chi phí đi lại và cước vận chuyển. bên cạnh đó, nội bộ trong công ty kết hợp chặt chẽ, phối hợp nhịp nhàng thì sẽ đẩy nhanh tiến độ công việc. Giải pháp 2: Hoàn thiện công tác Thanh toán quốc tế Mục tiêu Cần có một kế hoạch cụ thể và thời gian dự kiến để thanh toán hàng nhằm tránh tình trạng thanh toán quá trễ, tốn kém chi phí thuê mặt bằng cho các sản phẩm sắp nhập về. Thực hiện Thiết nghĩ, trước khi phòng thiết kế và phía đối tác đi đến thống nhất bản vẽ và mẫu thiết kế cho sản phẩm thì cần dự trù trước ngày thanh toán và báo cho phòng kế toán kế hoạch nhập hàng. Đồng thời, trong quá trình giao dịch hai bên, công ty cần yêu cầu phía đối tác cung cấp các thông tin như tên hàng hóa, phương thức và điều kiện thanh toán, hóa đơn tạm tính Pro-forma và đơn vị tiền tệ chuyển đổi ra đồng tiền mà công ty hiện có tài khoản. Chẳng hạn như, công ty chỉ có tài khoản ngoại tệ là USD, Euro, … khi thanh toán bằng các đồng tiền lạ như CAD, HKD, YEN, … thì công ty sẽ phải mất phí mua các ngoại tệ thanh toán cho nước ngoài, thay vào đó công ty có thể thỏa thuận với phía đối tác số tiền tương đương bằng đồng USD, hoặc EURO. Qua đó sẽ tiết kiệm được thời gian và chi phí giao dịch. Hầu như các mặt hàng công ty đặt mua do tính khẩn cấp nên vừa hỏi giá là công ty đồng ý với đơn hàng và thanh toán ngay. Thay vì vậy, công ty có thể đàm phán và thỏa thuận một mức giảm giá nhất định dựa trên cơ sở mối quan hệ làm ăn lâu dài. Ngoài ra, cần có sự phân định nghiệp vụ hẳn hoi giữa phòng kế toán và xuất nhập khẩu, để tránh chồng chéo công việc. Nhất là cần tổng hợp kế hoạch thanh toán của các lô hàng cùng nhà sản xuất, thời điểm thanh toán gần nhau… thanh toán một lần để tiết kiệm thời gian đi lại, chi phí chuyển tiền và các chi phí khác. Khâu sao y chứng từ và kí tên, đóng dấu cũng tốn kém rất nhiều thời gian, do vậy cần có một nhân viên kế toán đứng ra tập hợp chứng từ, kiểm tra thông tin chi tiết để tránh chứng từ bị sai và phải kí lại, mất nhiều thời gian. Do mối quan hệ làm ăn lâu dài, công ty có thể thương thuyết với đối tác về việc thanh toán ở một thời hạn cố định, để tránh tình trạng bên đối tác chờ nhận một phần tiền đặt cọc thì mới bắt tay vào sản xuất. Công ty cần khắc phục để đảm bảo cho tiến độ công việc được hoàn thành mỹ mãn. Hiệu quả mang lại Công ty sẽ chủ động được đồng tiền thanh toán có thể là đồng USD hặc EURO, không mất chi phí mua các ngoại tệ thanh toán cho nước ngoài, tiết kiệm thời gian và chi phí giao dịch Nếu dự tính được số lượng hàng hóa cần nhập về trong một khoảng thời gian nhất định công ty sẽ có thời gian lựa chọn nhà cung cấp, chọn giá và phương thức thanh toán tốt nhất Các lô hàng cùng nhà sản xuất, có thời điểm thanh toán gần nhau thì sẽ có kế hoạch thanh toán 1 lần, vừa tiết kiệm được thời gian đi lại vừa tiết kiệm được chi phí chuyển tiền. bên cạnh đó khâu sao y chứng từ, tập hợp chứng từ, kiểm tra rà soát thông tin sẽ không mất nhiều thời gian và đảm bảo sự chính xác tuyệt đối khi có riêng một nhân viên phụ trách mảng này Giải pháp 3: Phát huy hiệu quả hoạt động nhượng quyền Thương mại Mục tiêu: Phát huy hiệu quả nhượng quyền thương mại bằng cách nghiên cứu kỹ hợp đồng nhượng quyền do nhà nhượng quyền lập Thực hiện Công ty cần xây dựng hồ sơ nhượng quyền đầy đủ và chi tiết, trong đó quy định rất rõ các điều khoản: quy định về địa điểm, vị trí và không gian địa lý, quy định về đầu tư, các yêu cầu về huấn luyện, quy định về khai trương, sản phẩm, quy định về cấp phép, kiểm tra, bảo hiểm tài sản, nhân viên; quy định về sử dụng thương hiệu và sản phẩm, về các khoản phí, chuyển giao công nghệ,... Qua đó cần từ chối kịp thời các điều kiện gây bất lợi hoặc khó thực hiện. Quan trọng nhất là hợp đồng nhượng quyền cần thực hiện theo đúng trình tự và thủ tục của luật pháp Việt Nam. Cần đọc tòan bộ hợp đồng nhượng quyền một cách tỉ mỉ vì nhượng quyền cũng giống như các lĩnh vực khác, công ty sẽ chỉ nhân được những gì được viết trong hợp đồng. Chẳng hạn, không nhất thiết bất kì sản phẩm nào phục vụ cho chuỗi cửa hàng của công ty cũng đều phải nhập về trong khi sản phẩm trong nước mẫu mã đẹp hơn, chất lượng đảm bảo mà giá lại rẻ hơn. Đó là những sản phẩm không phải là sản phẩm chính yếu của nhà nhượng quyền như thảm lót sàn, tay nắm cửa ra vào, miếng nhựa gắn nhãn mác đính trên sản phẩm. Công ty cần chia sẻ thành công cũng như khó khăn cùng phía đối tác nhằm giúp nhà nhượng quyền tìm ra được những khiếm khuyết của hệ thống để cải tiến. Như được biết, thành công của một hệ thống nhượng quyền không thể được đo trong một năm, hai năm mà được đánh giá trong dài hạn. Do vậy, hơn lúc nào hết, công ty cần xây dựng cho mình hệ thống các giải pháp để không những thành công trong ngắn hạn mà còn phát huy tính ổn định, hiệu quả và phát triển trong dài hạn. Theo chiến lược dài hạn sắp tới, công ty sẽ kí kết hợp đồng nhượng quyền với các thương hiệu thời trang mới như Jimmy Choo, Just Cavalli, Versus, … Trước khi thực hiện các thương vụ này, công ty cần nắm rõ thông tin của nhà nhượng quyền như tình hình kinh doanh, thương hiệu dự định nhượng quyền, thị trường của thương hiệu này, tốc độ phát triển của hệ thống, hiệu quả của hệ thống, mức độ thành công của hệ thống trong những năm qua, những ưu điểm nổi bật của hệ thống này so với hệ thống cùng chủng loại và những định hướng phát triển hệ thống này trong tương lai về thị trường, về những chính sách hỗ trợ đối với các nhà nhận quyền mới, các chính sách cho những thị trường mới, … Việc nắm rõ các thông tin trên giúp cho công ty có cái nhìn toàn diện về doanh nghiệp nhượng quyền, làm cơ sở cho việc ra quyết định trong tương lai. Việc công ty chỉ nhắm theo các sản phẩm đang thịnh hành trên thị trường mà lại chưa lập một bảng đánh giá, so sánh với tình hình cụ thể của Việt Nam như hiện này là rất liều lĩnh. Công ty cần dành thời gian nghiên cứu thị trường mục tiêu của mình để trả lời hàng loạt các câu hỏi: Hình thức kinh doanh này có phù hợp với khả năng của mình công ty, Thương hiệu, sản phẩm này có được khách hàng chấp nhận hay không vì rõ ràng, không phải thương hiệu nào, sản phẩm nào, thành công ở một nước, một khu vực thì sẽ thành công ở một nước khác hay một khu vực khác. Hiệu quả mang lại Hợp đồng nhượng quyền được ký kết sẽ có sự ràng buộc với phía đối tác, công ty sẽ giành được thế chủ động trong đàm phán, giành phần thuận lợi về phía mình. Như vậy công ty sẽ khẳng định được uy tín của mình, nhất là không phải thanh toán trả trước hầu hết các lô hàng nữa mà dựa vào sự uy tín này công ty sẽ đàm phán được phương thức thanh toán phù hợp nhất. Mặt khác, nếu có rủi ro phát sinh trong khâu giao hàng hoặc thời gian giao hàng thì công ty hoàn toàn có thể đưa ra biện pháp xử lý với phía đối tác Những điều kiện trong hồ sơ nhượng quyền giúp công ty có 1 sự hiểu biết tường tận về nhà nhượng quyền. Nó có tác dụng như 1 công cụ sàng lọc giúp nhà nhận quyền tìm được đối tác thích hợp nhất cho mình và hiểu rõ hơn nhà nhượng quyền của công ty, những quy định của các bên trong suốt quá trình thực hiện và rõ ràng cũng giúp cho công ty đánh giá lại khả năng theo đuổi của mình cùng với nhà nhượng quyền trong suốt quá trình hợp tác Với những sản phẩm không phải là sản phẩm chính yếu của nhà nhượng quyền thì công ty có thể thỏa thuận đặt hàng trong nước, không nhất thiết phải nhập từ nước ngoài về, sẽ tiết kiệm được chi phí cho công ty. Trên cơ sở đó hình thức nhượng quyền thương mại sẽ phát huy được tính tích cực của nó nếu cả nhà nhượng quyền và nhà nhận quyền cam kết thực hiện đến cùng mô hình kinh doanh của mình với niềm tin, văn hóa trung thực và giàu khát vọng. 3.3. KIẾN NGHỊ VỚI CÔNG TY VÀ NHÀ NƯỚC 3.3.1.Vế phía nhà nước Hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu. Hiện nay không chỉ đối với Thái Ân mà hầu hết đối với các doanh nghiệp khâu xuất nhập khẩu còn rất yếu. Mặc dầu Thái Ân có đội ngũ cán bộ trẻ có trình độ nghiệp vụ được đào tạo cơ bản nhưng còn thiếu kinh nghiệm. Vì vậy để hoạt động nhập khẩu có hiệu quả ngoài việc nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên Công ty cần phải hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu. Các khâu trong quá trình phải rõ ràng chặt chẽ trên cơ sở nghiên cứu khoa học cụ thể. Khâu tính giá và quy đổi giá: việc mua bán ngoại thương phải được tiến hành trên cơ sở giá quốc tế. Đã biết được giá cả quốc tế chúng ta phải tham khảo giá cả đựoc hình thành ở các sở giao dịch, các trung tâm đấu giá quốc tế….Nhưng trong nhiều trường hợp những giá tính được lại không phù hợp với điều kiện và hoàn cảnh đang giao dịch. Do đó phải quy nó về điều kiện thích hợp. Việc quy dẫn có thể: Quy dẫn về cùng một đơn vị đo lường. Quy dẫn về cùng một đơn vị tiền tệ. Quy dẫn về cùng điều kiện cơ sở giao hàng. Quy dẫn về mặt thời gian. Quy dẫn về điều kiện tín dụng Hợp đồng nhập khẩu: Việc soạn thảo bản hợp đồng và ký hợp đồng nhập khẩu nói riêng và hợp đồng ngoại thương nói chung là rất phức tạp đòi hỏi người trực tiếp tham gia soạn thảo và ký kết phải có trình độ, sự hiểu biết phải sâu rộng như: tình hình kinh doanh, thị trường, luật pháp quốc gia…. Nội dung của hợp đồng rất phức tạp có liên quan đến nhiều vấn đề nhiều đối tượng: đối tượng là hàng hoá, đối tượng là bảo hiểm, thuê vận tải…do đó sự chặt chẽ trong nội dung các điều khoản là rất cần thiết để hạn chế những rủi ro có thể gây tổn thất cho doanh nghiệp. Nghiệp vụ thuê tàu: việc thuê tàu dựa trên 3 căn cứ cơ bản. Điều khoản hợp đồng. Đặc điểm hàng bán. Điều kiện vận tải Việc thuê tàu đòi hỏi phải có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về tình hình thị trường thuê tàu và tình hình thông tin các điều kiện thuê tàu. Điều kiện thanh toán: doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều phương thức thanh toán khác nhau như: Phương thức thư tín dụng đối ứng, ngân hàng khống chế chứng từ,…tuỳ thuộc vào uy tín của doanh nghiệp giao dịch mà Công ty có thể lựa chọn phương thức giao dịch phù hợp. Hiện nay phương thức áp dụng phổ biến và đảm bảo an toàn đó là phương thức mở L/C. Đa dạng hoá phương thức nhập khẩu, nhằm phân tán rủi ro, giảm bớt gánh nặng rủi ro cho doanh nghiệp nên đa dạng hóa hình thức nhập khẩu. Hiện nay Công ty Thái Ân tiến hành nhập khẩu chủ yếu bằng hình thức trực tiếp. Hình thức này chứa đựng nhiều rủi ro tuy nó mang lại lợi nhuận cao hơn các hình thức khác. Ngoài hình thức nhập khẩu như hiện nay Thái Ân nên áp dụng các hình thức như: nhập khẩu uỷ thác, nhập khẩu liên doanh…trên cơ sở nghiên cứu phân tích những ưu điểm và nhược điểm của mỗi phương thức mà lựa phương thức phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. 3.3.2. Về phía Nhà nước. Nhà nước nên hỗ trợ tạo điều kiện cho các Công ty trong nước kinh doanh hoạt động xuất nhập khẩu như: hỗ trợ thông tin, hỗ trợ tài chính, tìm kiếm thị trường cho Công ty Cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nước: trong tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nước là quyết định đúng đắn của Đảng và Nhà nước. Việc cổ phần hoá mang lại nhiều mặt lợi ích xã hội và cho bản thân Công ty; cho phép tăng huy động vốn xã hội, tiếp thêm máu về nguồn sinh lực mới cho doanh nghiệp, thúc đẩy quá trình dân chủ hoá và xã hội hoá trong phát triển kinh tế; tạo thêm nhiều hàng hoá mới hấp dẫn cho thị trường chứng khoán. Nguồn xung lực tích cực để thị trường này khởi sắc. đặc biệt việc cổ phần hoá sẽ tác động tích cực đến quá trình cấu trúc lại khu vực doanh nghiệp Nhà nước; khắc phục được tính khép kín rời rạc biệt lập của từng khu vực doanh nghiệp thuộc thành phần kinh tế khác nhau để hình thành tổng Công ty, những doanh nghiệp lớn, những tập đoàn kinh tế đa sở hữu, mạnh về tài chính, hiện đại về công nghệ, gắn bó, liên kết, hợp tác chặt chẽ với nhau, hoạt động hiệu quả hơn trong thị trường nội địa và xuyên quốc gia. Để việc cổ phần hoá hấp dẫn các nhà đầu tư đi vào thực chất và mang lại hiệu quả kinh tế xã hội cao cần có sự chuẩn bị và tổ chức tốt công tác triển khai trên thực tế, trong đó đặc biệt coi trọng những vấn đề sau: - Cổ phần hoá không được biến thành tư nhân hoá, cần nắm vững mục tiêu của cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nước, khuyến khích tư nhân mua cổ phần. - Định hướng, sắp xếp, phát triển doanh nghiệp Nhà nước hoạt động kinh doanh và hoạt động công ích. - Sửa đổi, bổ sung cơ chế chính sách đối với doanh nghiệp Nhà nước. - Đổi mới và nâng cao hiệu quả hoạt động của Tổng Công ty Nhà nước. - Đẩy mạnh cổ phần hoá doanh nghiệp. - Thực hiện giao, bán, khoán kinh doanh, cho thuê, sát nhập, giải thể, phá sản doanh nghiệp Nhà nước nói cách khác là chuyển đổi chủ sở hữu về nguyên tắc phải do thị trường quyết định. - Việc mua bán cổ phiếu phải công khai trên thị trường, khắc phục tinh trạng cổ phần hoá khép kín trong nội bộ doanh nghiệp KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập hơn một tháng tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thái Ân thật sự đem lại cho em nhiều kiến thức thực tiễn từ hoạt động xuất nhập khẩu nói chung và hoạt động nhập khẩu nói riêng Kỳ thực tập cuối khóa lần này là một cơ hội để em có thể trực tiếp cọ xát với những họat động kinh doanh tại các Doanh nghiệp để từ đó so sánh đối chiếu lại những kiến thức đã được học, và thực tế là có rất nhiều sự khác biệt. Ở đây sự khác biệt đến từ cách tiến hành công việc, mọi công việc trên thực tế điều trên cơ sở lý thuyết nhưng tùy vào mỗi Công ty mà mức độ ứng dụng và xử lý có phần khác nhau. Tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thái Ân, nghiệp vụ xuất nhập khẩu qua các khâu như phần đã trình bày trong báo cáo thì theo em là đã được xử lý đơn giản nhưng rất hiệu quả. Điều này được minh chứng qua sự tín nhiệm tuyệt đối của khách hàng đối với Công ty. Ngoài ra, với thời gian thành lập chưa đầy 9 năm, nguồn vốn khiêm tốn nhưng nếu nhìn vào lượng khách hàng lâu năm và khách hàng tiềm năng của Công ty thì bất kỳ Công ty nào cũng phải mơ ước. Một cách khách quan thì trong lộ trình trở thành một nước phát triển trong những năm tới Việt Nam sẽ phải đối mặt với rất nhiều khó khăn và thử thách. Nhưng tất cả các Doanh nghiệp Việt Nam đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ phải tự tin khẳng định mình để vươn ra khỏi lãnh thổ Việt Nam tiếp cận với thị trường thế giới rộng lớn. Chính vì vậy, sự phát triển vững mạnh của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam là một nguồn hỗ trợ đắc lực và thiết thực nhất . CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1) Giáo trình kỹ thuật kinh doanh thương mại quốc tế ( TS . Hà Thị Ngọc Oanh ) NXB Thống Kê 2) Kỹ thuật thực hành nghiệp vụ xuất nhập khẩu tại Việt Nam ( PGS – TS Võ Thanh Thu và TS Đoàn Thị Hồng Vân ) 3) Nghiệp vụ ngoại thương (TS Đoàn Thị Hồng Vân ) 4) Báo cáo tổng kết năm 2007, 2008, 2009 5) Các số liệu do công ty cung cấp