Đề tài Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý dự án tại Ban quản lý dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp -Sở Tài nguyên Môi trường Nhà đất Hà Nội

Lời mở đầu Thủ đô Hà Nội là trung tâm đầu não chính trị – hành chính quốc gia , trung tâm về văn hoá , khoa học , giáo dục , kinh tế và giao dịch quốc tế của cả nước . Một trong những hoạt động nhằm góp phần xây dựng thủ đô , xây dựng xã hội chủ nghĩa giàu đẹp , văn minh , thanh lịch , hiện đại , đảm bảo vững chắc an ninh , chính trị , quốc phòng , bảo tồn và phát huy tinh hoa văn hoá của thủ đô ngàn năm văn hiến , nâng cao đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân đó là phát triển nhà ở Hà Nội .Nhận thức được vai trò và ý nghĩa to lớn trên , từ năm 1998 Thành phố Hà Nội đã thực hiện và phát triển các nhà ở theo chương trình và kế hoạch . Kết quả phát triển nhà ở Hà Nội trong những năm gần đây đã có những chuyển biến đáng kể cả về khối lượng , quy mô đầu tư và chất lượng ở - tạo tiền đề và mở ra một hướng phát triển cho những năm sau .Để góp phần vào những kết quả đã đạt được ở trên Sở Tài nguyên Môi trường & Nhà đất Hà Nội đã đề ra một loạt các biện pháp cụ thể, tích cực nhằm mục tiêu phát triển đồng bộ và từng bước hiện đại hoá hệ thống kết cấu hạ tầng đô thị , tăng cường quản lý hạ tầng đô thị . Ban quản lý dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp - Sở Tài nguyên Môi trường & Nhà đất thành phố Hà Nội ra đời trong mục tiêu chung ấy và đã phát huy được vai trò tích cực của mình . Đặc biệt trong điều kiện hiện nay , việc đầu tư xây dựng nhà ở căn hộ cao tầng tại các khu đô thị mới có cơ sở hạ tầng đồng bộ để đáp ứng nhu cầu nhà ở cho các đối tượng chính sách , những người có thu nhập thấp , thu nhập trung bình , tạo quỹ nhà cho việc di dân , giải phóng mặt bằng đang là một trong những hướng ưu tiên , trọng tâm của chương trình phát triển nhà ở Thành phố . Mặc dù ra đời trong một thời gian chưa lâu nhưng ban đã đạt được những thành tựu vô cùng đáng khâm phục , quản lý và vận hành hàng loạt các công trình dự án trọng điểm theo kế hoạch của thành phố .Tuy nhiên , trong những năm tới để có thể đạt được hiệu quả cao nhất công tác quản lý dự án tại ban thì một vấn đề đặt ra mang tính chất thiết yếu , then chốt đó là phải nâng cao năng lực hoạt động ,hoàn thiện phương pháp quản lý , vận hành dự án . Trong quá trình thực tập tại BQLDA , nhờ sự quan tâm giúp đỡ của tập thể cán bộ ban và sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Nguyễn Thị Thu Hà em đã được trực tiếp tìm hiểu tình hình thực tế của công tác quản lý dự án và hoàn thành được bản chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý dự án tại Ban quản lý dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp -Sở Tài nguyên Môi trường Nhà đất Hà Nội ” . Chuyên đề bao gồm 3 chương : Chương I : Lý luận chung về dự án đầu tư và quản lý dự án Chương II : Thực trạng công tác quản lý dự án tại Ban quản lý dự án thuộc NVNS cấp thời gian qua Chương III : Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý dự án tại Ban. Trong quá trình nghiên cứu chắc chắn còn tồn tại nhiều thiếu sót , kính mong cô giáo và các bạn đọc , góp ý để em hoàn thiện bài viết . Em xin chân thành cảm ơn . Chương I : Lý luận chung về dự án đầu tư và quản lý dự án đầu tư I . Dự án đầu tư Trong những năm gần đây đầu tư là một trong những hoạt động quan trọng được tất cả các cấp các ngành ở nước ta quan tâm , đó là một lĩnh vực mang lại cho nền kinh tế quốc dân những sự tăng trưởng đáng tự hào thông qua việc thực hiện các dự án đầu tư , tuy nhiên trước khi đi vào tìm hiểu các đặc điểm cũng như lợi ích cuả đầu tư , chúng ta cần phải nắm được dự án đầu tư là gì ? 1 . Khái niệm dự án đầu tư Có nhiều cách định nghĩa dự án .Tuỳ theo mục đích khác nhau mà có thể xem xét dự án đầu tư trên các góc độ như : xem xét về hình thức , về nội dung ... Tuy nhiên trên phương diện quản lý thì có thể định nghĩa dự án như sau: “Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất.” Như vậy dự án đầu tư là một công cụ quản lý việc sử dụng vốn , vật tư ,lao động để tạo ra các kết quả tài chính , kinh tế xã hội trong một thời gian dài . Nhưng dù có xét trên khía cạnh nào thì bao giờ một dự án đầu tư cũng gồm bốn thành phần chính được minh hoạ qua sơ đồ sau đây: Mục tiêu Kết quả Hoạt động Nguồn lực Sơ đồ 1: Các thành phần của một dự án đầu tư 2 . Đặc điểm của dự án -Dự án có mục đích , mục tiêu rõ ràng -Dự án có chu kỳ phát triển riêng và thời gian tồn tại hữu hạn -Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án -Sản phẩm của dự án mang tính chất đơn chiếc , độc đáo -Môi trường hoạt động va chạm -Tính bất định và rủi ro cao 3.Tác dụng của dự án đầu tư -Đối với các cơ quan quản lý nhà nước : dự án đầu tư là cơ sở để thẩm định và ra quyết định đầu tư -Trên góc độ các định chế tài chính : dự án đầu tư là cơ sở để ra quyết định tài trợ vốn cho dự án -Trên góc độ chủ đầu tư : dự án đầu tư là căn cứ để xin phép đầu tư và giấy phép hoạt động , xin phép nhập khẩu máy móc vật tư kỹ thuật , xin hươnggr các khoản ưu đãi đầu tư , xin gia nhập các khu chế xuất , khu công nghiệp , xin vay vốn của các định chế tài chính trong và ngoài nước , là căn cứ để kêu gọi góp vốn hoặc phát hành các cổ phiếu , trái phiếu… 4. Chu kỳ dự án đầu tư Chu kỳ của dự án đầu tư là các bước hoặc các giai đoạn mà một dự án phải trải qua bắt đầu từ khi dự án mới chỉ là ý đồ đến khi dự án được hoàn thành chấm dứt hoạt động . Có thể minh hoạ sơ đồ chu kỳ của dự án đầu tư như sau : ý đồ về ĐAĐT chuẩn bị đầu tư thực hiện đầu tư SX-KD-DV sử dụng ý đồ DAmới Sơ đồ 2 : Sơ đồ chu kỳ của dự án đầu tư Chu kỳ một dự án đầu tư được thể hiện thông qua ba giai đoạn: -Giai đoạn tiền đầu tư (Chuẩn bị đầu tư ) -Giai đoạn đầu tư ( Thực hiện đầu tư ) -Giai đoạn vận hành các kết quả đầu tư (Sản xuất kinh doanh -sử dụng) Mỗi giai đoạn lại được chia làm nhiều bước , ta có thể minh hoạ bằng sơ đồ sau đây Tiền đầu tư Đầu tư Vận hành KQĐT Nghiên cứu phát hiện các cơ hội đầu tư Nghiên cứu tiền khả thi sơ bộ lựa chọn dự án Nghiên cứu khả thi(lập dự án -luận chứng kinh tế) Đánh giá và quyết định(Thẩm định DA) Đàm phán và ký kết các hợp đồng Thiết kế và lập dự toán thi công xây lắp công trình Thi công xây lắp công trình Chạy thử và nghiệm thu sử dụng Sử dụng chưa hết công suất Sử dụng công suất ở mức độ cao nhất Công suất giảm dần và thanh lý Sơ đồ 3: Các bước trong từng giai đoạn của chu kỳ dự án đầu tư Có thể thấy trong ba giai đoạn thì giai đoạn tiền đầu tư tạo tiền đề và quyết định sự thành công hay thất bại ở hai giai đoạn sau, đặc biệt là giai đoạn vận hành các kết quả đầu tư . Nội dung chủ yếu của giai đoạn tiền đầu tư là việc xây dựng dự án đầu tư . Trong đó vấn đề chất lượng , tính chính xác của các kết quả nghiên cứu tính toán và dự toán là quan trọng nhất . Đến giai đoạn thực hiện đầu tư thì vấn đề thời gian là vấn đề quan trọng hơn vì đây là yếu tố có ảnh hưởng mang tính chất quyết định đến khả năng về vốn , thời cơ cạnh tranh của sản phẩm … Giai đoạn vận hành các kết quả đầu tư thì việc tổ chức quản lý phát huy tác dụng các kết quả của dự án là quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian tồn tại cuả dự án , hiệu quả của quá trình vận hành… 5 . Phân loại dự án đầu tư Trong quá trình theo dõi , quản lý và đề ra các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động đầu tư ,người ta tiến hành phân loại các dự án đầu tư theo các tiêu thức dựa trên đặc điểm hoạt động của chúng.Có các cách phân loại sau đây : 5.1. Theo cơ cấu tái sản xuất Theo cách phân loại này thì dự án đầu tư được phân thành dự án đầu tư theo chiều rộng và dự án đầu tư theo chiều sâu .Trong đó đầu tư theo chiều rộng có vốn lớn để khe đọng lâu , thời gian thực hiện đầu tư và thời gian thu hồi vốn lâu , tính chất kỹ thuật phức tạp , độ mạo hiểm cao .Còn đầu tư theo chiều sâu đòi hỏi khối lượng vốn ít hơn , thời gian thực hiện đầu tư không lâu , độ mạo hiểm cũng thấp hơn so với đầu tư theo chiều rộng . 5.2. Theo lĩnh vực hoạt động trong xã hội của dự án đầu tư Có hai loại chính là dự án đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh và dự án đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng , khoa học kỹ thuật . Hai lĩnh vực dự án này có mối quan hệ chặt chẽ ,bổ sung , tương hỗ lẫn nhau . Dự án đầu tư phát triển khao học kỹ thuật và cơ sở hạ tầng tạo điều kiện cho các dự án đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao ,ngược lại các dự án đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh sẽ tạo tiềm lực cho các dự án đầu tư phát triển khoa học kỹ thuật , cơ sở hạ tầng . 5.3 .Theo giai đoạn hoạt động trong quá trình tái sản xuất xã hội . Người ta phân chia ra các dự án đầu tư thương mại và các dự án đầu tư sản xuất .Tuy nhiên trong thực tế cũng như trong công tác quản lý người ta thưòng thích đầu tư vào dự án thuộc lĩnh vực thương mại do vốn ít hơn thời gian thực hiện nhanh , độ rủi ro ít hơn , thu hồi vốn đầu tư nhanh , dự đoán dễ đạt độ chính xác cao . Còn dự án đầu tư sản xuất do có vốn đầu tư lớn , thời gian hoạt động dài hạn (>5 năm ), khả năng thu hồi vốn chậm , thời gian thực hiện đầu tư lâu , độ mạo hiểm cao , tính chất kỹ thuật phức tạp , chịu tác động của nhiều yếu tố bất định trong tương lai nên yêu cầu phải chuẩn bị kỹ .Nhưng trong nền kinh tế , đứng trên giác độ điều tiết vĩ mô thì cả hai loại hình dự án trên đều cần phải đầu tư cho hợp lý . 5.4. Theo thời gian thực hiện và phát huy tác dụng . Ta có thể phân chia thành dự án đầu tư ngắn hạn (dự án đầu tư thương mại ) và dự án đầu tư dài hạn (dự án đầu tư sản xuất , đầu tư phát triển khoa học công nghệ kỹ thuật , cơ sở hạ tầng ) 5.5 . Theo phân cấp quản lý Điều lệ quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo nghị định 52/1999/NĐ-CP ngày 8/7/1999 của Thủ tướng Chính phủ phân chia dự án thành 3 nhóm A,B,C tuỳ theo tính chất và quy mô của dự án .Trong đó dự án nhóm A do Thủ tướng chính phủ quyết định , nhóm B và C do Bộ trưởng , thủ trưởng cơ quan ngang Bộ , cơ quan trực thuộc chính phủ , UBND cấp tỉnh (và thành phố trực thuộc trung ương ) quyết định . 5.6. Theo nguồn vốn Dựa vào cơ cấu nguồn vốn thì có thể phân chia dự án đầu tư thành dự án đầu tư có vốn huy động trong nước và dự án đầu tư có vốn huy từ nước ngoài.Việc phân loại này cho thấy khả năng huy động vốn từ mỗi nguồn và vai trò của mỗi nguồn đối với sự phát triển kinh tế xã hội của đất nước . 5.7. Theo vùng lãnh thổ. Cách phân loại dự án đầu tư này sẽ là cơ sở để các cơ quan có thẩm quyền có chính sách đầu tư hợp lý và hiệu quả tạo ra sự đồng bộ trong đà phát triển kinh tế của đất nước . II . Quản lý dự án đầu tư Trong những năm gần đây , khái niệm “dự án đầu tư ” đã không còn là một thuật ngữ xa lạ đối với các nhà quản lý các cấp .Có rất nhiều công việc trong các tổ chức , cơ quan , doanh nghiệp được thực hiện dưới hình thức dự án và điều đó đồng nghĩa với yêu cầu đặt ra là phải có được một hệ thống quản lý với các phương pháp quản lý dự án hiệu quả nhất . Bởi lẽ trong quá trình thực hiện các kế hoạch phát triển kinh tế , sản xuất kinh doanh và đời sống xã hội , dự án đầu tư có một tầm quan trọng đặc biệt .Chính vì vậy đi kèm với nó phải xác định rõ quản lý dự án đầu tư là gì ? Để hiểu rõ được về quản lý dự án đầu tư chúng ta hãy bắt đầu từ khái niệm quản lý dự án đầu tư . 1.Khái niệm quản lý dự án đầu tư Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch , điều phối thời gian , nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn , trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ , bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép . Quản lý dự án bao gồm ba chức năng chủ yếu : Lập kế hoạch Điều phối thực hiện dự án Giám sát Các chức năng của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trình năng động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát , sau đó phản hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án như sơ đồ dưới đây Lập kế hoạch -Thiết lập mục tiêu -Điều tra nguồn lực -Xây dựng kế hoạch Giám sát Đo lường kết quả So sánh với mục tiêu Báo cáo Giải quyết các vấnđề Điều phối thực hiện Điều phối tiến độ thời gian Phân phối nguồn lực Phối hợp các nỗ lực Khuyến khích và động viên cán bộ và nhân viên Sơ đồ 4 : Chu trình quản lý dự án Trong đó : Lập kế hoạch : Là giai đoạn xây dựng mục tiêu , xác định những công việc cần được hoàn thành , nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động theo trật tự lô gic mà có thể biểu diễn dưới dạng sơ đồ hệ thống. Điều phối thực hiện dự án : Là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền vốn , lao động , thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quan rlý về tiến độ thời gian . ở giai đoạn này, các công việc của toàn bộ dự án sẽ được chi tiết hoá thời hạn thực hiện ,qua đó có thể biết được khi nào thì một công việc bắt đầu khi nào thì kết thúc … Giám sát : là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án , phân tích tình hình hoàn thành , giải quyết những vấn đề liên quan và thực hiện báo cáo hiện trạng. 2.Đặc điểm của quản lý dự án đầu tư Quản lý dự án có những đặc điểm chủ yếu sau đây: Thứ nhất : Tổ chức dự án là một tổ chức tạm thời. Tổ chức quản lý dự án được hình thành để phục vụ dự án trong một thời gian hữu hạn . Trong thời gian tồn tại dự án , nhà quản lý dự án thường hoạt động độc lập với phòng chức năng , sau khi kết thúc dự án cần phải tiến hành phân công lại lao động , bố trí lại máy móc thiết bị . Thứ hai :Quan hệ giữa nhà quản lý dự án với phòng chức năng trong tổ chức . Công việc của dự án đòi hỏi có sự tham gia của nhiều phòng chức năng . Người đứng đầu dự án và nhóm tham gia dự án là những người có trách nhiệm phối hợp mọi nguồn lực , mọi người từ các phòng chuyên môn nhằm thực hiện thắng lợi mọi mục tiêu của dự án .Nhưng trong thực tế giữa họ thường nảy sinh mâu thuẫn về vấn đề nhân sự , chi phí , thời gian và mức độ thoả mãn các yêu cầu kỹ thuật . 3 . Tác dụng của quản lý dự án Phương pháp quản lý dự án đòi hỏi sự kết hợp của nhiều yếu tố như sự nỗ lực , tính tập thể , yêu cầu hợp tác…vì vậy nó có tác dụng rất lớn , dưới đây xin được trình bày một số tác dụng chủ yếu nhất -Liên kết tất cả các công việc , các hoạt động của dự án -Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên , gắn bó giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án . -Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án . -Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được .Tạođiều kiện cho việc đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng -Tạo ra những sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn 4 . Những nhân tố ảnh hưởng đến quản lý dự án Quản lý dự án chịu ảnh hưởng của rất nhiều yếu tố , tuy nhiên có thể tóm gọn phân loại hai hướng tác động đến quản lý dự án 4.1. Các nhân tố bên trong Các nhân tố bên trong ảnh hưởng đến công tác quản lý dự án bao gồm : -Trình độ của cán bộ tham gia quản lý dự án -Thông tin truyền tải trong quá trình thực hiện dự án -Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác quản lý -Mô hình quản lý tại đơn vị. Trong đó trình độ của cán bộ quản lý là quan trọng nhất đối với công tác quản lý dự án bởi vì một dự án có thành công hay không là phụ thuộc vào trình độ chuyên môn , năng lực tổ chức quản lý và kinh nghiệm thực tế của cán bộ quản lý .Các yếu tố thông tin cũng góp một phần không nhỏ vào quá trình quản lý .Nếu thông tin sai lệch , thiếu chính xác , hay bị chậm trễ thì dự án sẽ không thể đạt được các tiêu chuẩn kỹ thuật cũng như tiến độ thời gian.Dựa vào các thông tin nhận được từ các cán bộ tham gia dự án , các tổ chức tư vấn , nhà thầu hay thông tin từ bên ngoài , nhà quản lý sẽ nắm bắt được thực trạng của dự án từ đó có những điều chỉnh kịp thời các sai sót hoặc đưa ra các giải pháp khắc phục nhanh chóng nhất .Bên cạnh đó cơ sở vật chất phục vụ quá trình quản lý dự án cũng là một nhân tố ảnh hưởng đến quá trình quản lý .Nhà quản lý chỉ có thể thực hiện tốt công tác quản lý dự án khi có đủ các vật chất cần thiết bởi vì quá trình quản lý dự án là một quá trình diễn ra trong một thời gian dài và đòi hỏi sử dụng nhiều đến các phương tiện vật chất .Tuy nhiên , một yếu tố không thể không kể đến đó là việc áp dụng mô hình tổ chức quản lý dự án .Tuỳ thuộc vào quy mô dự án , thời gian thực hiện ,công nghệ sử dụng , nguồn lực , chi phí dự án …mà lựa chọn mô hình quản lý cho phù hợp nhằm đảm bảo một mô hình quản lý năng động , hiệu quả , phù hợp với những thay đổi của môi trường cạnh tranh , công nghệ quản lý và yêu cầu quản lý. 4.2 Nhân tố bên ngoài Bao gồm : -Môi trường luật pháp , chính sách -Sự phối hợp của các cơ quan có liên quan Có thể thấy rằng các nhân tố bên ngoài cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến công tác quản lý dự án .Môi trường luật pháp ổn định , không có sự chồng chéo của các văn bản , không có hiện tượng nhũng nhiễu ,tiêu cực thì sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý dự án . Hơn nữa ,các chính sách về tài chính tiền tệ, về tiền lương …cũng ảnh hưởng lớn đến quá trình quản lý . Dự án có thể hoàn thành đúng tiến độ , đảm bảo chất lượng hay không cũng phụ thuộc nhiều vào sự kết hợp của các cơ quan , các cấp ngành có liên quan , nếu sự phối hợp đó là chặt chẽ , có khoa học thì sẽ là cơ sở vững chắc góp phần tạo nên hiệu quả quản lý dự án . 5 . Nội dung quản lý dự án Để quản lý dự án đạt hiệu quả cao nhất , người ta tiến hành xem xét trên rất nhiều góc độ khác nhau , dưới đây là những nội dung chính: 5.1. Quản lý vĩ mô và vi mô đối với dự án a) Quản lý vĩ mô đối với dự án Quản lý vĩ mô hay quản lý của nhà nước đối với dự án bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành , hoạt động và kết thúc dự án . Nhà nước tiến hành quản lý trên các nội dung như quản lý tài chính : ban hành các chính sách tài chính tiền tệ , lãi suất , thuế , lợi nhuận …hoặc quản lý quy hoạch , kế hoạch phát triển kinh tế xã hội của ngành , vùng , nền kinh tế , đầu tư .Bên cạnh đó nhà nước cũng ban hành các chính sách về lao động như lương , bảo hiểm xã hội , các nghĩa vụ lao động ,tiến hành các biện pháp quản lý về môi trường nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực vào sự phát triển của đất nước . b) Quản lý vi mô đối với dự án Là quá trình quản lý những hoạt động cụ thể của dự án như quản lý về thời gian , chi phí , nguồn vốn đầu tư , rủi ro , quản lý hoạt động mua bán … Qúa trình quản lý này được thực hiện trong suốt các giai đoạn của dự án từ khi chuẩn bị đầu tư , thực hiện đầu tư đến giai đoạn vận hành các kết quả đầu tư . Khi tiến hành quản lý nhà quản lý đều dựa trên ba mục tiêu cơ bản nhất đó là thời gian , chi phí và kết quả hoàn thành. 5.2 .Quản lý theo lĩnh vực , theo yếu tố quản lý Quản lý dự án bao gồm những nội dung sau: -Lập kế hoạch chung -Quản lý phạm vi của dự án -Quản lý thời gian , tiến độ -Quản lý chi phí -Quản lý chất lượng -Quản lý nhân lực -Quản lý thông tin -Quản lý hoạt động mua bán -Quản lý rủi ro Để hiểu rõ từng nội dung quản lý chúng ta sẽ xem sơ đồ sau đây: Lập kế hoạch tổng quan -Lập kế hoạch -Thực hiện kế hoạch -Quản lý những thay đổi Quản lý phạm vi -Xác định phạm vi -Lập kế hoạch phạm vi -Quản lý thay đổi phạm vi Quản lý thời gian -Xác định công việc -Dự tính thời gian -Quản lý tiến độ Quản lý chi phí -Lập kế hoạch nguồn lực -Tính toán chi phí -Lập dự toán -Quản lý chi phí Quản lý chất lượng -Lập kế hoạch chất lượng -Đảm bảo chất lượng -Quản lý chất lượng Quản lý nhân lực -Lập kế hoạch nhân lực -Tuyển dụng -Phát triển nhóm Quản lý thông tin -Lập kế hoạch quản lý thông tin -Phân phối thông tin -Báo cáo tiến độ Quản lý rủi ro dự án -Xác định rủi ro -Chương trình quản lý rủi ro -Phản ứng đối với rủi ro Quản lý hoạt động cung ứng -Kế hoạch cung ứng -Lựa chọn nhà cung ứng -Quản lý hợp đồng -Quản lý tiến độ cung ứng Sơ đồ 5 : Các lĩnh vực quản lý của dự án Trong đó : Lập kế hoạch tổng quan cho dự án là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự logic, là việc chi tiết hoá các mục tiêu của dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình để thực hiện các công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã dược kết hợp một cách chính xác và đầy đủ Quản lý phạm vi dự án là việc xác định , giám sát việc thực hiện mục đích , mục tiêu của dự án , xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện , công việc nào ngoài phạm vi của dự án Quản lý thời gian dự án bao gồm việclập kế hoạch , phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án . Quản lý chi phí là quá trình dự toán kinh phí , giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án , là việc tổ chức , phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí . Quản lý chất lượng dự án : là quá trình triển khai , giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án , đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đáp ứng mong ,muốn của chủ đầu tư Quản lý nhân lực là việc hướng dẫn , phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành những mục tiêu mà dự án cần thực hiện ,qua đó có thể thấy được hiệu quả sử dụng lao động của dự án Quản lý thông tin :là quá trình đảm bảo các dòng thông tin thông suốt một cách nhanh chóng nhất chính xác giữa các thành viên dự án với các cấp quản lý khác nhau Quản lý rủi ro : là việc xác định các yếu tố rủi ro dự án , lượng hoá mức đọ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro . Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán : bao gồm việc lựa chọn , thương lượng , quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị , dịch vụ… cần thiết cho dự án . Qúa trình quản lý này đảm bảo cho dự án nhận được hàng hoá và dịch vụ cần thiết của các tổ chức bên ngoài cung cấp cho dự án , tiến độ cung , chất lượng cung như thế nào? 5.3 .Quản lý theo chu kỳ dự án Dự án là một thực thể thống nhất , thời gian thực hiện dài và có độ bất định nhất định nên các tổ chức , đơn vị thường chia dự án thành một số giai đoạn để quản lý có hiệu quả .Mỗi giai đoạn sẽ bao gồm một số công việc nhất định và tổng hợp của các giai đoạn này sẽ là một chu kỳ dự án . Khi tiến hành quản lý theo chu kỳ dự án , các nhà quản lý tiến hành theo một số cách phân chia chu kỳ dự án chủ yếu dưới đây: *Phương pháp 1: Xác định dự án Đánh giá dự án Hoàn thành Điều hành Triển khai Xét duyệt Nghiên cứu khả thi Thẩm định dự án Sơ đồ 6 : quản lý theo chu kỳ dự án (phương pháp 1) Phương pháp này thường được các nhà tài trợ áp dụng . *Phương pháp 2: Người ta chia chu kỳ dự án ra làm 5 giai đoạn và tiến hành quản lý từng giai đoạn dự án .Ta có thể xem xét sơ đồ dưới đây: 1. Xác định dự án 2. Lập kế hoạch 3.Tổ chức thực hiện dự án 4. Điều hành dự án 5. Kết thúc dự án -Xác định mục tiêu -Xác định nguồn lực -Xác định điều kiện ràng buộc -Xác định rủi ro -Xác định các công việc dự án -Ước lượng thời gian , chi phí -Xây dựng sơ đồ mạng công việc -Đường GANTT -Đánh giá dự án -Xây dựng sơ đồ tổ chức -Đào tạo cán bộ quản lý dự án -Xác định gói công việc -Xác định loại hình quản lý -Xác định công cụ quản lý -Chuẩn bị các mẫu báo cáo -Xem xét các bản kế hoạch -Đưa ra các ý kiến điều chỉnh -Bàn giao sản phẩm dự án , giấy tờ liên quan, tài chính -Lập báo cáo chính thức -Giải quyết vấn đề lao động , thiết bị Sơ đồ 7 : Quản lý theo chu kỳ dự án ( phương pháp 2) * Phương pháp 3 : Xâydựng ý tưởng Giai đoạn phát triển Giai đoạn triển khai Giai đoạn kết thúc Chi phí (lao động ) Thời gian Sơ đồ 8: Quản lý theo chu kỳ dự án ( phương pháp 3) Thông thường chu kỳ của một dự án đầu tư được chia làm 4 giai đoạn như trên , và các nhà quản lý tiến hành quản lý theo 4 giai đoạn cụ thể như sau ê Giai đoạn xây dựng ý tưởng : là giai đoạn bao gồm các bước : -Xác định mục tiêu , kết quả cuối cùng và phương pháp thực hiện kết quả đó -Tập hợp số liệu , xác định nhu cầu , đánh giá độ rủi ro , dự tính nguồn lực , so sánh lựa chọn phương án -Phác thảo các kết quả và phương pháp thực hiện trong điều kiện hạn chế về nguồn lực -Phân công những cán bộ quản lý có đủ nhiệm vụ , chức năng quản lý dự án ê Giai đoạn phát triển -Thành lập nhóm dự án , xác định cấu trúc tổ chức dự án -Lập kế hoạch tổng quan -Phân tách công việc -Lập kế hoạch tiến độ thời gian -Lập kế hoạch ngân sách -Lập kế hoạch nguồn lực cần thiết -Lập kế hoạch chi phí và dự báo dòng tiền thu -Xin phê chuẩn thực hiện ê Giai đoạn triển khai -Xem xét yêu cầu kỹ thuật cụ thể , so sánh đánh giá lựa chọn công cụ thiết bị kỹ thuật , mua các thiết bị chính -Tiến hành thi công công trình ê Giai đoạn kết thúc -Hoàn chỉnh và cất giữ hồ sơ liên quan đến dự án -Kiểm tra lại sổ sách kế toán , tiến hành bàn giao và báo cáo -Thanh quyết toán tài chính -Bàn giao sổ tay hướng dẫn lắp đặt , các bản vẽ chi tiết ... -Bàn giao dự án -Bố trí lại công việc cho những người từng tham gia dự án -Giải phóng và bố trí lại thiết bị 6. Các công cụ và phương tiện quản lý dự án đầu tư 6.1 .Các công cụ quản lý dự án 6.1.1. Các công cụ quản lý vĩ mô của nhà nước bao gồm -Hệ thống pháp luật có liên quan đến hoạt động đầu tư : luật đầu tư , luật xây dựng , luật đất đai, các nghị định của chính phủ , các quy chế quản lý đầu tư xây dựng , quy chế đấu thầu . Bên cạnh đó , các Bộ chuyên ngành , UBND các tỉnh , thành phố cũng ban hành các thông tư , chỉ thị , quyết định hướng dẫn thực hiện quản lý đầu tư . -Các chính sách và các đòn bẩy kinh tế như chính sách giá cả , tiền lương , các quy định xuất nhập khẩu , thuế , tài chính tín dụng , tỷ giá hối đoái . -Các quy hoạch tổng thể và chi tiết của ngành và địa phương về đầu tư , về xây dựng , các danh mục kế hoạch dự án đầu tư -Các định mức và tiêu chuẩn quan trọng có liên quan đến lợi ích của toàn xã hội -Các thông tin về tình hình cung cầu , kinh nghiệm quản lý , giá cả , luật pháp của nhà nước và các vấn đề có liên quan đến đầu tư 6.1.2.Các công cụ quản lý vi mô -Chủ trương , nội dung đầu tư dự án (Quyết định đầu tư ) đã được lập và phê chuẩn bởi các cơ quan có thẩm quyền trong đó là mục tiêu đầu tư , nguồn vốn , quy mô dự án , tổng mức đầu tư dự án , phương thức và thời gian thực hiện cùng với sự phân công trách nhiệm cho các cơ quan và đơn vị có liên quan . -Các hợp đồng ký kết với các cá nhân và đơn vị trong quá trình thực hiện từng công việc cụ thể của dự án -Các báo cáo tình hình thực hiện dự án (giám định đầu tư ) của từng tháng , quý , năm và các tài liệu liên quan đến việc phân tích đánh giá kết quả , hiệu quả của hoạt động đầu tư . 6.2. Các phương tiện quản lý dự án Cùng với một loạt các công cụ nói trên , để quản lý dự án đạt hiệu quả cao cần thiết phải có được một hệ thống các phương tiện quản lý phù hợp .Hiện nay , cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật , quản lý dự án cũng áp dụng một loạt các thành tựu của nó như sử dụng hệ thống máy tính với các phần mềm chuyên dụng , hệ thống lưu trữ và xử lý thông tin hiện đại, hệ thống bưu chính viễn thông , thông tin liên lạc … 7. Các hình thức quản lý dự án đầu tư Khi nói đến tổ chức chúng ta sẽ hình dung đến cơ cấu , bộ phận cũng như trách nhiệm , quyền hạn , có sự thống nhất về mục tiêu từ đó thống nhất trong hoạt động nhằm mang lại hiệu quả trong công việc .Để quản lý dự án các nhà quản lý sử dụng một trong số 4 hình thức quản lý dự án đầu tư theo quy định về quản lý đầu tư và xây dựng như sau : 7.1.Hình thức 1 : Chủ đầu tư trực tiếp quản lý và thực hiện dự án Đây là mô hình không đòi hỏi cán bộ chuyên trách quản lý dự án phải trực tiếp tham gia điều hành dự án mà chủ đầu tư trực tiếp quản lý điều hành. Các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp không chịu trách nhiệm trực tiếp đối với việc thực hiện và kết quả cuối cùng của dự án mà chỉ đóng vai trò cố vấn , tư vấn cho chủ đầu tư . Chủ đầu tư –chủ dự án Tổ chức thực hiện dự án I Tổ chức thực hiện dự án II Chuyên gia quản lý dự án Sơ đồ 9: Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án Mô hình này được áp dụng cho các dự án quy mô nhỏ , tính chất kỹ thuật đơn giản , không phức tạp lắm, phù hợp với chuyên môn của chủ đầu tư , chủ đầu tư có đủ khả năng , lực lượng , kỹ năng cho việc thực hiện dự án .Chi phí thực hiện ít hơn , thông tin trực tiếp từ chủ đầu tư đến người thực hiện .Chủ đầu tư chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả của mình. 7.2. Mô hình 2 : Chủ nhiệm điều hành dự án . Chủ đầu tư –chủ dự án Chủ nhiệm điều hành dự án Tổ chức thực hiện dự án I Tổ chức thực hiện dự án II Lập dự toán Khảo sát Thiết kế Xây lắp …… Sơ đồ 10 : Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án Đây là mô hình trong đó chủ đầu tư giao cho ban quản lý chuyên ngành làm chủ nhiệm điều hành dự án hoặc thuê một tổ chức có chuyên môn , có khả năng để điều hành dự án . Ban quản lý dự án được xem như một khâu trung gian , mọi quyết định của chủ đầu tư đến đơn vị thực hiện đều qua ban quản lý dự án . Nói cách khác ban quản lý dự án được xem như một pháp nhân đại diện cho chủ đầu tư ký hợp đồng , thanh toán .Khi áp dụng mô hình này chi phí quản lý sẽ tăng do phát sinh chi phí thuê văn phòng , chi phí cho việc trả tiền lương cho nhân viên quản lý , đường thông tin sẽ dài hơn do phải đi qua nhiều khâu trung gian ,tuy nhiên ban quản lý sẽ chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư về kết quả thực hiện dự án .Mô hình này áp dụng cho những dự án quy mô đầu tư lớn , đặc điểm kỹ thuật phức tạp , thời gian thực hiện đầu tư kéo dài .ở Việt Nam mô hình này thường hay được áp dụng. 7.3.Mô hình 3 : Mô hình chìa khoá trao tay Chủ đầu tư –chủ dự án Thuê tư vấn hoặc tự lập dự án Chọn tổng thầu (chủ nhiệm điều hành dự án ) Tổ chức thực hiện dự án I Tổ chức thực hiện dự án II Khảo sát Thiết kế Xây lắp ….. Sơ đồ 11: Mô hình tổ chức chìa khoá trao tay Trong công tác lập dự án chủ đầu tư có thể tự lập dự án hoặc thuê tư vấn .Hình thức này được áp dụng khi chủ đầu tư được phép đấu thầu để lựa chọn nhà thầu thực hiện tổng thầu tại một dự án . Tổng thầu này có thể giao một số phần việc cho các nhà thầu phụ.Chất lượng công trình phụ thuộc rất lớn vào việc lựa chọn tổng thầu .Hình thức này được áp dụng với những dự án có quy mô lớn , đặc điểm kỹ thuật phức tạp .Chủ đầu tư không phải giành nhiều thời gian cho việc điều hành dự án 7.4. Mô hình 4: Hình thức tự thực hiện , tự làm Với hình thức này chủ đầu tư không thuê các nhà quản lý dự án chuyên trách làm tư vấn hoặc với vai trò trực tiếp quản lý điều hành dự án mà chủ đầu tư trực tiếp thực hiện mọi công việc .Chủ đầu tư có đủ năng lực, kỹ năng chuyên môn để thực hiện các công việc .Chủ đầu tư chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả , về chất lượng sản phẩm .Hình thức này áp dụng cho những dự án quy mô nhỏ như dự án sửa chữa , cải tạo , nâng cấp hoặc những dự án có tính chất cụ thể như nông nghiệp , thuỷ lợi . Chủ đầu tư Tổ chức thực hiện Sơ đồ 12 :Mô hình tự thực hiện , tự làm Ngoài ra còn có các dạng mô hình tổ chức quản lý dự án như : -Mô hình tổ chức quản lý theo chức năng -Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án -Mô hình tổ chức quản lý dự án dạng ma trận … Tuy nhiên đối với lĩnh vực đầu tư và xây dựng thì thường chỉ áp dụng bốn mô hình đầu tiên , 4 mô hình đó sẽ làm rõ vai trò , trách nhiệm giữa chủ đầu tư với các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp và được triển khai , xem xét trong qúa trình thực hiện đầu tư . Chương II : Thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư tại ban quản lý dự án thuộc NVNS cấp Sở Tài nguyên Môi trường & Nhà đất Hà Nội I . Khái quát về ban quản lý dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp 1. Lịch sử hình thành và phát triển của BQLDA . 1.1.Lý do thành lập Từ cơ sở đầu tiên là sự giải thể của ba ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng từ nguồn vốn ngân sách cấp tại ba công ty kinh doanh nhà số 1 ,số 2 , số 3 của Sở nhà đất Hà Nội được thành lập theo Quyết định số 3779/QĐ -UB ngày 17/10/1995 của UBND thành phố Hà Nội Ngày 02/4/1998, QĐ số 1349 /QĐ -UB về việc thành lập ban quản lý dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp trực thuộc Sở nhà đất Hà Nội của UBND thành phố Hà Nội đã được thông qua nhằm thành lập ban quản lý với mục tiêu chính là duy trì ,cải tạo , mở rộng và nâng cấp quỹ nhà ở của thành phố . Quyết định sự ra đời của ban quản lý dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp được căn cứ trên luật tổ chức HĐND và UBND ,căn cứ vào nghị định số 42/CP ngày 16/7 /1996 của chính phủ về việc ban hành điều lệ quản lý đầu tư và xây dựng .Bên cạnh đó còn dựa trên sự đề nghị của trưởng ban tổ chức chính quyền thành phố và giám đốc Sở nhà đất Hà Nội và nhu cầu cần thiết để thực hiện đạt hiệu quả cao nhất các dự án đầu tư và xây dựng thuộc nguồn vốn ngân sách cấp . 1.2. Hình thức quản lý thực hiện dự án : Ban quản lý dự án chuyên ngành tổ chức quản lý dự án theo hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý và thực hiện dự án . 1.3. Những thay đổi chính Ban quản lý dự án được giao quản lý vốn từ nguồn vốn ngân sách Thành phố cấp để thanh toán cho các tổ chức : tư vấn khảo sát ,thiết kế ,xây lắp ,cung ứng vật tư ,thiết bị …theo quy định tại điều lệ quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo NĐ số 42/CP . Ngay sau khi có quyết định thành lập ban quản lý dự án ngày 02/4/1998 ,ngày 2/6/1998 ,UBND thành phố Hà Nội , sở nhà đất lại tiếp tục ban hành quy chế tạm thời về chức năng nhiệm vụ , tổ chức bộ máy và mối quan hệ của ban quản lý dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp cho Sở nhà đát Hà Nội , quy chế này được ban hành kèm theo QĐ số 1354/1998/QĐ -UB ngày 2/6/1998 của giám đốc Sở nhà đất Hà Nội . Mặc dù ra đời trong một thời gian chưa lâu nhưng ban quản lý dự án đã liên tục nhận được sự quan tâm của UBND thành phố Hà Nội cũng như Sở nhà đất và các cấp chính quyền . Ngày 13/5/2003 , UBND thành phố Hà Nội tiếp tục ra quyết định số 62/ 2003 /QĐ -UB nhằm xác định lại chức năng , nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của ban quản lý dự án . Bên cạnh đó , bản thân ban quản lý dự án cũng không ngừng hoàn thiện công tác nhằm nâng cao hiệu quả công việc. Ngày 22/9/2003 , ban quản lý dự án đã ra thông báo số 660/TB –BQLDA về việc tăng cường chế độ trách nhiệm cá nhân của cán bộ công chức viên chức đối với công việc được giao . Từ khi thành lập , ban quản lý dự án là cơ quan tổ chức trực thuộc Sở nhà đất Hà Nội , nhưng đến năm 2003 , thực hiện quyết định số 45/2003/QĐ -TTg ngày 02/04/2003 của Thủ tướng Chính phủ, ngày 28 /8/2003 UBND thành phố Hà Nội có QĐ số 101 /2003 /QĐ -UB về việc thành lập Sở Tài nguyên Môi trường và nhà đất Hà Nội thì ban quản lý dự án là cơ quan trực thuộc Sở tài nguyên môi trường và nhà đất Hà Nội .Sau khi Sở tài nguyên Môi trường và nhà đất Hà Nội được thành lập , ngày 28/9/2004 , giám đốc Sở tài nguyên môi trường và nhà đất Hà Nội đã ra quyết định số 975/QĐ -TNMT&NĐ về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của ban quản lý dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp đồng thời ban hành quy chế kèm theo trong cùng ngày. Sự ra đời của ban quản lý dự án thuộc NVNS cấp đã đóng góp một phần không nhỏ trong sự thành công của các dự án đầu tư xây dựng tạo nên đà phát triển chung của toàn thành phố. 2. Mối quan hệ công tác của ban quản lý dự án - Với các sở ,ngành liên quan : ban quản lý dự án với tư cách pháp nhân và nhiệm vụ được giao quan hệ với các sở ,ban, ngành , quận , huyện để triển khai các nhiệm vụ , công tác khi có liên quan , được đề nghị giúp đỡ khi có yêu cầu . -Với các phòng địa chính –quản lý nhà quận , huyện , phường xã để thực hiện nhiệm vụ có liên quan và xử lý các vướng mắc trong quá trình triển khai dự án . - Với các phòng , ban cơ quan văn phòng Sở : Ban quản lý dự án có trách nhiệm cùng với các phòng ban ,cơ quan văn phòng sở để phối hợp các hoạt động phục vụ cho nhiệm vụ công tác được giao .Các phòng ban có nhiệm vụ hướng dẫn , thụ lý các văn bản có liên quan đến dự án trình Giám đốc Sở xác nhận trước khi trình UBND thành phố phê duyệt ( thực hiện chức năng quản lý nhà nước của cơ quan quản lý chủ đầu tư ) -Với các công ty quản lý nhà và kinh doanh xây dựng nhà : Ban quản lý dự án phối hợp với các công ty , đợn vị thuộc sở để triển khai các nhiệm vụ được giao .Các công ty có trách nhiệm tạo điều kiện thuận lợi giúp dỡ ban quản lý dự án và thực hiện các nhiệm vụ như: +Hàng năm các công ty quản lý nhà tập hợp nhu cầu sửa chữa nhà của năm tiếp theo thuộc quỹ nhà công ty quản lý theo biểu mẫu quy định của Sở tài nguyên môi trường nhà đất Hà Nội gửi sang ban quản lý dự án của sở trong tuần cuối tháng 8 của năm để ban tổng hợp nhu cầu vốn toàn ngành phối hợp với phòng kinh tế kế hoạch sở , đề nghị giám đốc sở nhà đất bố trí sửa chữa cho vào kế hoạch của năm sau +Các công ty quản lý nhà giới thiệu cho ban quản lý dự án những địa điểm , những nhu cầu , khu vực có khả phát triển được quỹ nhà cho thành phố để ban quản lý dự án điều tra tổng hợp đề nghị sở bố trí vốn đầu tư chuản bị , vốn thực hiện cho các dự án . +Các công ty quản lý nhà có trách nhiệm phối hợp thực hiện nhiệm vụ điều tra cơ bản ban đầu và tham gia hội đồng giải phóng mặt bằng cung ban quản lý dự án đối với những dự án phát triển nhà trên diện tích nhà cũ thuộc công ty quản lý +Các công ty quản lý nhà có trách nhiệm giám sát việc thi công sửa chữa nhà cho thuê thuộc công ty quản lý với tư cách là chủ nhà và được hưổng chi phí tư vấn giám sát có giấy phép hành nghề của công ty +Các công ty quản lý nhà được ưu tiên nhận thầu các phần việc : điều tra , lập thiết kế dự toán , giám sát thi công và thi công các dự án cải tạo phát triển diện tích nhà đúng với giấy phép hành nghề của công ty 3. Cơ cấu tổ chức của ban quản lý dự án 3.1. Vị trí của ban quản lý dự án trong Sở tài nguyên môi trường nhà đất Hà Nội . Ban quản lý dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp Sở tài nguyên môi trường nhà đất thành phố Hà Nội là một tổ chức sự nghiệp kinh tế , có tư cách pháp nhân , được sử dụng con dấu riêng , mở tài khoản tại kho bạc theo quy định của nhà nước và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của mình. Ban quản lý dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở tài nguyên môi trường nhà đất Hà Nội .Ta có thể xem xét vị trí của Ban trong Sở Tài nguyên Môi trường Nhà đất Hà Nội qua sơ đồ dưới đây : Giám đốcSở Phó giám đốc Các phòng ,ban -Phòng tổ chức hành chính -Phòng kế hoạch -tổng hợp -Phòng quản lý đo đạc bản đồ -Phòng chính sách -Phòng đăng ký thống kê -Phòng quản lý địa chính nhà đất -Phòng quản lý tài nguyên -Phòng quản lý môi trường -khí tượng thuỷ văn -Ban 61/CP -Ban 60/CP -Thanh tra nhà nước Sở Các đơn vị sự nghiệp -Trung tâm thông tin lưu trữ và dịch vụ hành chính -Ban quản lý dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp -Trạm quan trắc môi trường -Trạm quan trắc nước ngầm Các doanh nghiệp trực thuộc quản lý nhà nước của Sở -Công ty kinh doanh nhà số 1 -Công ty kinh doanh nhà số 2 -Công ty kinh doanh nhà số 3 -Công ty khảo sát và đo đạc Hà Nội -Công ty địa chính Hà Nội Sơ đồ 13 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức Sở Tài nguyên Môi trường Nhà đất Hà Nội 3.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của ban quản lý dự án ban quản lý dự án Giám đốc Phó GĐ Phó GĐ Phòng kế hoạch PhòngTC-HC-TV Phòng quản lý giám sát dự án Phòng GPMB Sơ đồ 14: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ban 3.3 . Cụ thể cơ cấu tổ chức như sau: * Ban quản lý dự án có Giám đốc và một số Phó giám đốc - Giám đốc ban quản lý dự án do UBND thành phố bổ nhiệm theo đề nghị của sở Địa chính –Nhà đất Hà Nội . - Phó giám đốc ban quản lý dự án ,do sở địa chính -nhà đất Hà Nội bổ nhiệm theo đề nghị của giám đốc ban và thực hiện theo quy trình hiện hành của nhà nước và thành phố . - Giám đốc , phó giám đốc và trưởng phó phòng chuyên môn nghiệp vụ của ban quản lý dự án được hưởng phụ cấp chức vụ lãnh đạo theo chế độ hiện hành của nhà nước * Các phòng nghiệp vụ - Ban quản lý dự án có các phòng sau : + Phòng kế hoạch + Phòng tổ chức hành chính ( bao gồm hành chính quản trị , tổ chức , tài chính kế toán ) + Phòng quản lý và giám sát + Phòng giải phóng mặt bằng. - Cơ cấu mỗi phòng: + Trưởng phòng và một số phó phòng +Các cán bộ, chuyên viên -Số nhân sự từng phòng : + Phòng kế hoạch : 1 trưởng phòng 4 chuyên viên + Phòng tổ chức - hành chính – tài vụ : 1 trưởng phòng 3 phó phòng 1 chuyên viên 6 nhân viên + Phòng giải phóng mặt bằng: 1 trưởng phòng 2 phó phòng 4 chuyên viên + Phòng quản lý –giám sát dự án : 1 trưởng phòng 1 phó phòng 6 chuyên viên Trình độ chung: Kỹ sư , kiến trúc sư ,cử nhân kinh tế , tài chính trở lên 3.4. Biên chế nhân sự Trước mắt giao biên chế là 15 người , căn cứ vào tình hình thực tế của từng giai đoạn triển khai thực hiện dự án cho phép ban được thực hiện chế độ ký hợp đồng lao động nhằm đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao . Việc tiếp nhận cán bộ công nhân viên chức và ký hợp đồng lao động thực hiện đúng quy định hiện hành của nhà nước và thành phố . 4. Chức năng- nhiệm vụ của ban quản lý dự án 4. 1. Chức năng nhiệm vụ khái quát 1. Ban quản lý dự án thực hiện các chức năng , nhiệm vụ của chủ đầu tư về quản lý thực hiện dự án từ khi lập , phê duyệt dự án đến khi bàn giao đưa công trình vào khai thác sử dụng . 2. Ban quản lý dự án được giao quản lý vốn từ nguồn vốn ngân sách thành phố cấp để thực hiện dự án . 3. Ban quản lý dự án hoạt động theo quy chế quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 16/2005/NĐ-CP ngày 7/2/2005 và Nghị định số 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của Chính phủ và các văn bản quy định hiện hành của nhà nướcvà thành phố về quản lý đầu tư và xây dựng. 4.2. Chức năng nhiệm vụ cụ thể của Ban : 1.Ban quản lý dự án trực tiếp quản lý và thực hiện dự án theo các giai đoạn : - Chuẩn bị đầu tư - Chuẩn bị thực hiện - Thực hiện đầu tư - Kết thúc đầu tư ( nghiệm thu , bàn giao đưa công trình vào sử dụng ) 2.Ký hợp đồng với các tổ chức tư vấn xây dựng để thực hiện các công việc sau : - Điều tra khảo sát , lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi (đối với dự án nhóm A ), báo cáo khả thi các dự án đầu tư (các dự án nhóm A còn lại ,dự án nhóm B, C) - Lập thiết kế kỹ thuật –tổng dự toán các dự án đã được phê duyệt báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc danh mục công trình sửa chữa của cấp có thẩm quyền. - Lập kế hoạch đấu thầu . - Lập hồ sơ mời thầu xây lắp , mua sắm vật tư thiết bị . - Xét thầu. - Giám sát giai đoạn thực hiện đầu tư , nghiệm thu khối lượng và chất lượng công tác xây lắp . - Kiểm định chất lượng xây dựng công trình , kiểm định chất lượng và số lượng thiết bị lắp đặt . - Thực hiện các công tác thí nghiệm . 3. Trình cấp có thẩm quyền phê duỵêt báo cáo nghiên cứu tiền khả thi , khả thi các dự án đầu tư hoặc danh mục công trình sửa chữa , hồ sơ thiết kế kỹ thuật – tổng dự toán và kế hoạch đấu thầu dự án . 4. Giải quyết các thủ tục có liên quan đến vấn đề đền bù giải phóng mặt bằng , cấp đất và xin giấy phép xây dựng . 5.Tổ chức đấu thầu và trình cấp có thẩm quyền công nhận đơn vị trúng thầu , ký hợp đồng thực hiện với các đơn vị được công nhận trúng thầu . 6.Theo dõi kiểm tra và quyết toán hợp đồng kinh tế với các tổ chức nhận thầu của tất cả các giai đoạn . 7.Tổ chức nghiệm thu , bàn giao đưa công trình vào khai thác sử dụng . Quản lý hồ sơ hoàn công và giao hồ sơ có liên quan cho đơn vị được sử dụng , khai thác công trình. 8. Lập báo cáo thực hiện vốn đầu tư hàng quý , hàng tháng , hàng năm , quyết toán vốn đầu tư công trình hoàn thành với chủ nhiệm điều hành dự án , giám đốc Sở tài nguyên môi trường nhà đất Hà Nội và các cấp các ngành liên quan có thẩm quyền… 9. Công tác kế hoạch : Ban căn cứ vào khả năng thực hiện kế hoạch của giám đốc Sở tài nguyên môi trường nhà đất Hà Nội giao trong năm để xây dựng kế hoạch cho các năm tiếp theo với các mục tiêu cụ thể : + Kế hoạch vốn đầu tư cho các dự án chuyển tiếp . +Kế hoạch vốn cho các dự án đã đủ điều kiện thực hiện +Kế hoạch vốn cho các dự án sửa chữa các công trình đã được thẩm duyệt thiết kế dự toán . + Kế hoạch vốn chuẩn bị thực hiện cho các dự án đã được phê duyệt báo cáo nghiên cứu khả thi +Kế hoạch vốn chuẩn bị thực hiện cho các công trình sửa chữa đã được duyệt danh mục . +Kế hoạch vốn chuẩn bị đầu tư cho các dự án đã được phê duyệt chủ trương đầu tư , khảo sát lập danh mục và nhu cầu vốn các công trình sửa chữa . Tổng hợp các danh mục dự án , công trình sửa chữa và nguồn vốn tương ứng báo cáo về sở trong quý III hàng năm 10. Chế độ thanh quyết toán : - Mở sổ sách kế toán , theo dõi chính xác toàn bộ quá trình nhận vốn thanh toán hoặc hoàn chỉnh thủ tục để cơ quan cấp phát vốn thanh toán cho các đơn vị theo hợp đồng đã ký đúng chế độ kế toán hiện hành . - Thường xuyên kiểm tra , đối chiếu tình hình thanh toán hoặc hoàn thành thủ tục thanh toán của từng dự án để thanh toán kịp thời đúng quy định của các cơ quan quản lý nhà nước . -Báo cáo kịp thời các trường hợp vướng mắc hoặc mới phát sinh với cấp có thẩm quyền để có quyết định xử lý . - Lập và gửi báo cáo quyết toán năm các nguồn vốn theo đúng quy định của các cơ quan quản lý tài chính theo quy định hiện hành của nhà nứơc , giám đốc ban phải chịu trách nhiệm về tính chính xác , tính trung thực của các báo cáo . 4.3 . Chức năng nhiệm vụ của các phòng nghiệp vụ *Phòng kế hoạch : Là bộ phận tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Ban về công tác kế hoạch .Các nhiệm vụ chính : -Lập kế hoạch tác nghiệp quý , năm và chủ trì phối hợp với phòng quản lý giám sát dự án thực hiện các công việc cho công tác chuẩn bị và thực hiện đầu tư đối với dự án -Chủ trì thương thảo hợp đồng kinh tế , phối hợp với phòng tổ chức hành chính (bộ phận tài vụ )kiểm tra tính pháp lý , điều kiện cần và đủ khi trình giám đốc Ban ký các loại hợp đồng kinh tế với các đơn vị nhận thầu , khảo sát thiết kế , cung ứng vật tư thiết bị , xây lắp , tư vấn ... -Thực hiện công tác đấu thầu : chuẩn bị tài liệu pháp lý , kiểm tra hồ sơ mời thầu do đơn vị tư vấn lập hoặc soạn thảo hồ sơ mời thầu , tiếp nhận hồ sơ dự thầu , làm thư ký hội đồng đấu thầu .Chủ trì phối hợp với phòng tổ chức hành chính lập giá đấu thầu trình duyệt . -Thống kê theo dõi việc triển khai hợp đồng , điều chỉnh kịp thời chỉ tiêu kế hoạch , bố trí đủ vốn cho công trình . -Tổng hợp báo cáo tuần , tháng , quý, năm của toàn Ban . -Phối hợp với cán bộ quản lý giám sát dự án tiếp nhận nghiệm thu hồ sơ thiết kế , về số lượng , tính đầy đủ , pháp lý của hồ sơ , lưu giữ hồ sơ thiết kế , hợp đồng các văn bản có liên quan đến kế hoạch đầu tư . -Là thành viên của Ban trong các buổi nghiệm thu chuyển giai đoạn xây lắp , các buổi nghiệm thu bàn giao công trình hoàn thành . -Cùng phòng quản lý giám sát dự án lên kế hoạch tiến độ từng dự án , đôn đốc thực hiện tiến độ các dự án . *Phòng tổ chức hành chính :Tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Ban trong các công tác : Tổ chức cán bộ , hành chính , quản trị , tài chính kế toán .Nhiệm vụ cụ thể : -Về tổ chức cán bộ , hành chính , quản trị : Lập các phương án tổ chức cán bộ ,đề xuất phương án điều chỉnh , bổ sung cán bộ của các phòng trong Ban .Giúp việc cho lãnh đạo Ban trong công tác khen thưởng , kỷ luật , chế độ tiền lương ...đồng thời phối hợp với các trưởng phòng đề xuất với Giám đốc Ban phương án giao việc cho từng cán bộ phù hợp với từng giai đoạn .từng bước nâng cao điều kiện làm việc , công cụ làm việc của cán bộ công nhân viên chức trong Ban . -Công tác tài chính kế toán : + Lập kế hoạch tài chính trong năm và từng giai đoạn theo quy định hiện hành . + Giải quyết các vấn đề về định mức , đơn giá , chế độ chính sách và các vướng mắc khác để thực hiện tốt công tác thanh quyết toán . +Chịu trách nhiệm ký trình , kiểm tra thủ tục tạm ứng , thanh toán vốn đầu tư .Kiểm tra quyết toán công trình về thực hiện đơn giá , thực hiện chế độ thống kê , kế toán và báo cáo tình hình thực hiện đầu tư theo quy định . + Quản lý chi tiêu của Ban , lưu giữ hồ sơ tài liệu kinh tế tài chính có liên quan đến công tác tài chính của Ban . + Là thành viên của Ban trong các buổi nghiệm thu chuyển giai đoạn xây lắp , các buổi nghiệm thu bàn giao công trình hoàn thành . *Phòng quản lý và giám sát dự án : Giúp lãnh đạo Ban về công tác quản lý chất lượng , khối lượng các dự án đảm bảo đúng điều lệ quản lý đầu tư xây dựng và điều lệ giám sát kỹ thuật của chủ đầu tư . -Tổ chức triển khai nhiệm vụ giám sát kỹ thuật , nghiệm thu khối lượng và chất lượng công tác duy tu , xây lắp trong quá ttrình thực hiện dự án (kể cả trường hợp Ban thuê tư vấn giám sát) -Tiếp nhận , kiểm tra hồ sơ dự toán kiểm tra khối lượng , chất lượng của các dự toán trình giám đốc Sở và giám đốc Ban ký duyệt . -Phối hợp với phòng kế hoạch trong công tác thực hiện đôn đốc thực hiện dự án -Tham gia cùng phòng tổ chức hành chính , phòng kế hoạch giúp lãnh đạo Ban giải quyết các vướng mắc trong việc thực hiện quản lý dự án . * Phòng giải phóng mặt bằng : Triển khai các công việc của chủ đầu tư liên quan đến công tác giải phóng mặt bằng các dự án . -Phối hợp với UBND các quận huyện làm các thủ tục thành lập hội đồng GPMB , tổ công tác giải phóng mặt bằng các dự án . -Phối hợp với hội đồng giải phóng mặt bằng ,các cơ quan liên quan xây dựng cơ chế chính sách đền bù của các dự án . -Phối hợp với tổ công tác giải phóng mặt bằng điều tra khảo sát , phúc tra tài sản hoa màu làm cơ sở lên phương án đền bù giải phóng mặt bằng . --Phối hợp với tổ công tác giải phóng mặt bằng xây dựng phương án đền bù giải phóng mặt bằng trình duyệt. -Phối hợp với phòng tổ chức hành chính thực hiện chi trả tiền đền bù GPMB , bố trí tái định cư cho người bị thu hồi đất . -Thực hiện các công việc khác để hoàn thành phần việc GPMB của các dự án . 5. Chế độ làm việc nội bộ và chế độ giải quyết công việc 5.1.Chế độ giải quyết công việc: Theo nguyên tắc tập trung dân chủ : Giám đốc ban chịu trách nhiệm pháp nhân trước cấp trên và cơ quan quản lý về mọi hoạt động của ban . Phó giám đốc giúp việc chịu trách nhiệm trước giám đốc về những công tác được phân công và chủ động triển khai công việc được phân công . Cụ thể chế độ giải quyết công việc như sau : Giám đốc , phó giám đốc ban thảo luận và quyết định các vấn đề : + Chương trình kế hoạch thực hiện nhiệm vụ được giao quý , năm . + Công tác tổ chức triển khai các nhiệm vụ mới được giao . + Xây dựng và điều chỉnh các chức năng nhiệm vụ các bộ phận trong ban. + Công tác khen thưởng và kỷ luật cán bộ . + Báo cáo thực hiện nhiệm vụ truớc sở và tổ chức sơ kết tổng kết hàng năm 5. 2. Chế độ làm việc của các phòng nghiệp vụ : Các nhân viên , cán bộ trong Ban chịu trách nhiệm cá nhân về những công tác và phần việc được phân công hoặc được uỷ quyền trước giám đốc . Trong quá trình giải quyết công tác được phân công có trách nhiệm đề xuất với lãnh đạo ban huy động các bộ phận chức năng có liên quan để cùng thực hiện nhiệm vụ , chủ động lập phương án và kế hoạch thực hiện nhiệm vụ được giao . Thường xuyên báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ với ban giám đốc và theo định kỳ giao ban. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ nếu có vấn đề gì liên quan đến phần việc của bộ phận khác phụ trách thì chủ động bàn bạc giải quyết hoặc báo cáo với ban giám đốc để giải quyết . Cụ thể như sau: Mỗi phòng chuyên môn nghiệp vụ của ban là một bộ phận trong bộ máy quản lý của ban , được tổ chức để giúp việc giám đốc ban thực hiện chức năng nhiệm vụ của UBND thành phố và sở giao. Các phòng nghiệp vụ của ban làm việc dưới sự chỉ đạo , đôn đốc , hướng dẫn trực tiếp của giám đốc ban và phó giám đốc ban . Mỗi cán bộ CNVC làm việc dưới sự chỉ đạo trực tiếp của trưởng phòng , đồng thời khi cần thiết cán bộ CNVN có thể trực tiếp gặp và báo cáo giám đốc và phó giám đốc ban theo chức trách của mình Khi cán bộ của ban báo cáo trực tiếp công việc với giám đốc ban phải báo cáo đầy đủ các ý kiến của phó giám đốc phụ trách trực tiếp công trình và ý kiến của trưởng hoặc phó phòng . Sau khi giám đốc ban đã cho ý kiến chỉ đạo giải quyết cán bộ của ban có trách nhiệm phải báo cáo phó giám đốc ban và truởng phòng biết ý kiến của giám đốc ban đã giải quyết . Phó giám đốc ban , trưởng phòng nghiệp vụ có ý kiến đề xuất khác thì gặp giám đốc báo cáo ngay , nếu không có ý kiến gì coi như đã nắm bắt được ý kiến chỉ đạo của giám đốc ban và phải có trách nhiệm triển khai kịp thời. Trong khi giải quyết công việc giữa các bộ ban của ban , trưởng , phó phòng nghiệp vụ , phó giám đốc ban có những vấn đề không thống nhất thì phải báo cáo ngay giám đốc ban để giám đốc ban thống nhất hướng giải quyết. 5.3 . Chế độ trách nhiệm cá nhân : Các cá nhân cụ thể là giám đốc , phó giám đốc , trưởng các phòng nghiệp vụ , cán bộ ban chịu trách nhiệm thực hiện các nghĩa vụ cũng như quyền hạn của mình truớc các cấp lãnh đạo trực tiếp liên quan nhằm đảm bảo cho công việc được tiến hành tốt nhất. 6. Đặc điểm của các dự án do ban quản lý Các dự án do ban quản lý là các dự án xây dựng , nguồn vốn chủ yếu là nguồn vốn ngân sách cấp . Các dự án này nhằm phát triển quỹ đất quỹ nhà của thành phố vì vậy mang tính kinh tế xã hội rất cao , quy mô vốn lớn . ở đây để có cái nhìn bao quát , đầy đủ nhất về các dự án do ban quản lý , có thể xem xét theo các cách phân loại dự án khác nhau . 6.1. Xét theo nội dung đầu tư -Các dự án chuẩn bị quỹ đất , giải phóng mặt bằng phục vụ cho kế hoạch mở rộng quỹ đất , tái định cư , chuẩn bị cho các dự án xây dựng mới . -Các dự án xây dựng mới nhà ở chung cư, các khu cao tầng phục vụ các mục tiêu phát triển của thành phố. -Các dự án xây dựng cải tạo , sửa chữa , chỉnh trang các khu nhà đã xuống cấp . 6.2. Xét theo cơ cấu , tính chất nguồn vốn -Các dự án đầu tư sử dụng vốn sự nghiệp kinh tế -Các dự án đầu tư sử dụng vốn đầu tư xây dựng cơ bản. 6.3. Xét theo tiến độ thời gian thực hiện dự án -Dự án chuyển tiếp từ năm trứơc sang -Dự án đã đủ điều kiện thực hiện khởi công trong năm -Dự án sửa chữa các công trình đã được thẩm duyệt thiết kế dự toán. -Dự án chuẩn bị thực hiện các công trình đã được phê duyệt BCNCKT -Chuẩn bị thực hiện các công trình sửa chữa đã được phê duyệt dự án 6.4 . Xét theo quy mô vốn của dự án Khi xét theo tiêu thức này , có thể thấy rằng các dự án do ban quản lý đa số là các dự án nhóm B,C , chỉ có một số dự án nhóm A .Hiện tại Ban đang cố gắng hoàn thiện công tác để có thể đảm nhận được tốt các dự án có quy mô vốn lớn hơn so với những dự án mà ban đang quản lý . 7. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác quản lý dự án tại ban Để hoà nhập vào với nhịp tăng trưởng , phát triển cũng như phong cách làm việc của thời kỳ mới hiện nay , Ban phải không ngừng tự hoàn thiện công tác quản lý của mình .Vậy , để có thể nâng cao hiệu quả công tác quản lý thì một vấn đề đặt ra là phải có được phương pháp quản lý phù hợp nhất . Phải nhận biết được tầm quan trọng của công việc này bởi lẽ đây là một trong những yếu tố đóng vai trò quyết định đến sự thành công hay thất bại của một dự án đầu tư .Từ khâu chuẩn bị đầu tư cho đến khâu cuối cùng của dự án là vận hành các kết quả đầu tư đều cần phải có công việc quản lý đi cùng .Nhờ thế mà có thể đảm bảo cho dự án đầu tư đáp ứng được cả yêu cầu về thời gian , chi phí cũng như chất lượng dự án .Hơn thế nữa , đối với các dự án do ban quản lý là các dự án sử dụng nguồn vốn ngân sách cấp nên càng cần thiết phải nâng cao hiẹu quả quản lý để tránh thất thoát cũng như thiệt hại cho nhà nước ,từ đó mà giảm những tổn thất xuống mức thấp nhất cho nền kinh tế quốc dân . Một lý do nữa cần xem xét nâng cao hiệu quả quản lý dự án là để có thể đáp ứng được các yêu cầu về công việc trong tương lai .Trong thời gian tiếp theo , các dự án do ban quản lý sẽ ngày càng nâng cao hơn về quy mô vốn cũng như về tính chất kỹ thuật , đặc biệt là sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ hiện đại đã là động lực cần thiết và tích cực thúc đẩy Ban phải tự hoàn thiện công tác quản lý của mình mới có thể tạo ra những công trình có chất lượng cao trong điều kiện các nguồn lực còn hạn chế . Như vậy nâng cao hiệu quả quản lý dự án là một trong những yêu cầu cấp bách đối với hoạt động của Ban , nhất là trong điều kiện hiện nay của đất nước khi mà nền kinh tế mới đang trên đà phát triển , các nguồn lực còn hạn chế ,nhu cầu của người dân về sinh hoạt , giải quyết chỗ ở còn đặt ra nhiều đòi hỏi cấp thiết .Vì vậy, Ban cần phải không ngừng hoàn thiện mình , khắc phục những điểm còn thiếu sót , phát huy những mặt mạnh , để có thể làm tốt công tác quản lý đồng thời có thể giải quyết được những khó khăn vướng mắc phức tạp nảy sinh , góp phần vào quá trình xây dựng hình ảnh Thủ đô giàu đẹp , văn minh , hiện đại . Ii . giới thiệu hệ thống văn bản có liên quan đến công tác qlda của ban Trong qúa trình hoạt động BQLDA đã dựa trên các văn bản sau đây làm căn cứ 1. Luật xây dựng . 2. Nghị định số 16/2005/NĐ-CP ngày 7/2/2005 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình. 3. Nghị định số 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của Chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng . 4. Nghị định của chính phủ số 88/1999/NĐ-CP ngày 1/9/1999 về việc ban hành quy chế đấu thầu 5.Nghị định số 14/2000/NĐ-CP ngày 5/5/2000 của chính phủ nhằm bổ sung sửa đổi quy chế đấu thầu trong Nghị định 88/1999/NĐ-CP 6.Nghị định của chính phủ số 66/2003/NĐ-CP về việc sửa đổi , bổ sung một số điều của quy chế đấu thầu ban hành kèm theo Nghị định của chính phủ số 88/1999 NĐ-CP ngày 1/9/1999 và Nghị định số 14/2000/NĐ-CP ngày 5/5/2000 của chính phủ. 7. QĐ số 22/2003/QĐ -BXD ngày 11/9/2003 của bộ trưởng bộ Xây Dựng về việc ba hành quy chế quản lý thu nộp và sử dụng lệ phí thẩm định đầu tư do BXD thực hiện 8. Quyết định số 18/QĐ -BXD ngày / / của Bộ xây dựng về việc ban hành quy chế quản lý chất lượng xây dựng công trình. 9. Thông tư số 06/1999/TT -BKH ngày 24/11/1999 của Bộ Kế Hoạch và đầu tư hướng dẫn về nội dung tổng mức đầu tư , hồ sơ thẩm định dự án đầu tư và báo cáo đầu tư 10. Thông tư số 04/2003/TT -BKH ngày 17/6/2003 của Bộ Kế Hoạch và đầu tư hướng dẫn về thẩm tra , thẩm định dự án đầu tư ; sửa đổi bổ sung một số điểm về tổng mức đầu tư , hồ sơ thẩm định dự án đầu tư và báo cáo đầu tư 11. Thông tư số 05/2003/TT -BKH ngày 22/7/2003 của Bộ Kế Hoạch và đầu tư hướng dẫn về nội dung , trình tự lập , thẩm định và quản lý các dự án quy hoạch phát triển ngành và quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế –xã hội lãnh thổ ……. III . Thực trạng công tác quản lý dự án tại ban TRONG THờI GIAN QUA. 1 . Tổng quan về công tác quản lý dự án tại ban Ra đời trong một thời gian chưa lâu xong ban đã phát huy được vai trò của mình và đã thực hiện được nhiều dự án trọng điểm .Đặc biệt trong những năm gần đây , công tác quản lý dự án đã ngày càng có được những thành tựu đáng khích lệ .Dưới đây là bảng một số các công trình dự án đã được ban quản lý dự án thực hiện qua các năm : Bảng 1 : Danh mục các dự án thực hiện qua các năm của BQLDA Công trình Quyết định đầu tư Quyết định phê duyệt Quy mô Tiến độ thời gian Nhà tình nghĩa Tương Mai (giai đoạn 2) 5103/QĐ -UB ngày 10/1/2002 TKKT-TDT924/QĐ -XD ngày 5/8/2002 70 căn hộ , 4136m2 sàn xây dựng, tổng đầu tư 8,283 tỷ đồng đã hoàn thành năm 2003 , đang làm thủ tục hồ sơ quyết toán vốn Nhà B7 Thành Công 3630/QĐ -UB ngày 28/6/2001 TKKT-TDT 373/QĐ -UB ngày3/4/2003 13,772tỷ hoàn thành năm 2003 Đường phục vụ nhà tình nghĩa Tương Mai 6066/QĐ -UB ngày 15/10/2001 TKKT-TDT362/QĐ -GTCCngày 31/5/2002 xây dựng 300 m đường hoàn thành năm 2003 Cải tạo sửa chữa trụ sở liên đoàn lao động thành phố 301/QĐ -UB /11-10-2002 TKKT-TDT329/TĐ-31/3/2004 chưa thanh toán vốn 11/2003 hoàn thành xây dựng nhà chung cư tại NƠ-01 Định Công 6003/QĐ -UB /13-10-2001 TKKT-TDT1624/QĐ -XD/6-11-2003 84,6 tỷ 11/2004 hoàn thành NƠ - 14 Định Công 4916/QĐ -UB /24-8-2001 TKKT-TDT 1418/QĐ -XD /3-10-2003 97,1699 Tỷ 6/2004 hoàn thành Chung cư cao tầng B7, B10 Kim Liên 7602/QĐ -UB /11-12-2001 TKKT-TDT 974/QĐ -XD/30-7-2004 86,44 Tỷ 11/2004 hoàn thành Cải tạo xây mới nhà 86 Nguyễn Du 378/QĐ -KH&ĐT/15-8-2003 TKKT-TDT 783/QĐ-XD /10/6/2003 2,55 Tỷ 10/2004 hoàn thành Giải phóng mặt bằng tại Cống Vị diện tích đất 4730và 10000m2 san lấp và xây tường rào bảo vệ12/2003.Năm 2004trả tiền đền bù GPMB Cải tạo , sửa chữa 18 Huỳnh thúc Kháng 514 triệu 12/2004 hoàn thành Chỉnh trang sạch đẹp tuyến phố 50 tuyến phố trọng điểm , tổng vốn 3,6 tỷ 10/2004 hoàn thành Nguồn : Báo cáo tình hình thực hiện dự án tại ban năm 2003 - 2004 Qua bảng danh mục cácdự án thực hiện trên có thể thấy rằng các dự án do Ban quản lý là các dự án xây dựng nhằm mục đích mở rộng quỹ đất , quỹ nhà của thành phố -phục vụ các đối tượng chính sách , di dân giải phóng mặt bằng , tái định cư ...Đa số đây là các dự án xây dựng mới và cải tạo chỉnh trang nhà ở chung cư , các khu cao tầng tại các đô thị mới vì vậy mang tính kinh tế xã hội rất lớn , phục vụ cho mục tiêu phát triển hạ tầng đồng bộ của Thủ đô . 2. Quản lý dự án theo nội dung 2.1.Quản lý thời gian và tiến độ thực hiện dự án xét theo giai đoạn Khi tiến hành quản lý thời gian và tiến độ dự án xét theo giai đoạn , thông thường ban sẽ xem xét trên các khâu chủ yếu sau đây : Tư vấn lập báo cáo nghiên cứu khả thi , thiết kế kỹ thuật –tổng dự toán ↓ Trình lên các cấp thẩm định và trình duyệt ↓ Công tác thoả thuận chuyên ngành, xin cấp đất , GPMB ↓ Công tác xây lắp , mua sắm lắp đặt vật tư thiết bị ↓ Giám sát các nhà thầu thi công xây lắp trong việc thực hiện tiến độ dự án ↓ Quyết toán công trình Sơ đồ 15 : Các công việc chủ yếu ban quản lý tiến độ Công tác quản lý tiến độ do phòng kế hoạch kết hợp với phòng quản lý giám sát dự án đảm nhận .Tiến độ dự án do phòng kế hoạch và phòng quản lý giám sát hoặc do các nhà thầu lập dựa trên đặc trưng cụ thể của từng dự án .Qua bảng tiến độ thi công dự án mà Ban có thể tiến hành công tác kiểm tra giám sát của mình và kịp thời có những điều chỉnh cũng như các biện pháp xử lý khi cần thiết đối với các sai phạm do lỗi của các nhà thầu . Phương pháp quản lý chủ yếu của Ban ở nội dung này là qua sơ đồ GANTT và hệ thống các báo cáo tiến độ được theo dõi qua từng tuần ,tháng , quý , năm ...Đối với từng giai đoạn của dự án cán bộ giám sát tiến độ đều phải lập các báo cáo cụ thể,phòng kế hoạch sẽ tổng hợp và trình lên Ban giám đốc ,nếu có các vấn đề phát sinh về tiến độ trong phạm vi quyền hạn của mình Ban sẽ đưa ra các hướng yêu cầu giải quyết .Có thể xem minh chứng dưới đây về kế hoạch tiến độ một dự án cụ thể được Ban lập tạo cơ sở cho việc quản lý tiến độ dự án tại Ban . Ví dụ : Bảng 2:Tiến độ thực hiện dự án đầu tư xây dựng công trình nhà ở phục vụ các đối tượng chính sách lô 4F – Khu đô thị Trung Yên Cầu Giấy Thời gian dự kiến thực hiện dự án là : Từ năm 2001 đến năm 2003 .Cụ thể như sau: Nội dung công việc 2001 2002 2003 6 7 8 9 10 11 12 1 ... 12 1 ... 6 1.Chuẩn bị đầu tư -Khoan khảo sát địa chất -Lập BCNCKT -Trình duyệt BCNCKT 2.Giai đoạn đầu tư -Chuẩn bị thực hiện đầu tư -Thực hiện đầu tư 3. Kết thúc đầu tư Nguồn : Báo cáo kế hoạch tiến độ dự án 4F – Khu đô thị Trung Yên Qua bảng kế hoạch tiến độ trên, Ban sẽ tiến hành các công việc bám sát theo tiến độ đặt ra nhằm đảm bảo thời gian của dự án được hoàn thành theo đúng kế hoạch. 2.1.1.Công tác tư vấn lập Báo cáo nghiên cứu khả thi , Thiết kế kỹ thuật –Tổng dự toán, quy hoạch chi tiết Thông thường các dự án ban tiến hành quản lý là các dự án lớn do đó khối lượng công việc nhiều , kỹ thuật phức tạp , vì vậy đối với các tổ chức tư vấn cũng phải đáp ứng được yêu cầu thực tế công việc . Ta có thể xem xét các quy định cụ thể về lập các BCNCKT, TKKT-TDT, QHCT từ đó có thể thấy được tầm quan trọng của tư vấn trong các lĩnh vực trên để đảm bảo tiến độ dự án . -Hiện nay BCNCTKT chỉ được lập đối với những dự án nhóm A do Thủ Tướng chính phủ quyết định : các dự án về nhà ở và khu đô thị có giá trị đầu tư ≥200 tỷ -Những dự án nhóm B và C thì không phải lập BCNCTKT mà có thể lập ngayBCNCKT. Quy định cụ thể : Dự án nhóm B có giá trị vốn đầu tư từ 8 tỷ -200 tỷ thì UBND thành phố hoặc bộ quyết định, dự án nhóm C có giá trị vốn đầu tư từ 3 tỷ – 8 tỷ thì có thể uỷ quyền cho sở, ban ngành (dưới cấp thành phố và bộ ) quyết định, dự án nhỏ hơn 3 tỷ là những dự án quy mô nhỏ. Do những quy định như trên nên đối với công tác tư vấn lập BCNCKT , TKKT-TDT, QHCT cần thiết phải được chú trọng nhằm đảm bảo tiến độ thực hiện dự án .Một dự án có tính khả thi cao , các BCNCKT, TKKT-TDT, QHCT đảm bảo chất lượng sẽ góp phần đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án , ngược lại , nếu không đảm bảo yêu cầu sẽ dẫn đến phải chỉnh sửa nhiều lần , làm cho tiến độ dự án bị chậm lại .Hiện nay , do quy mô dự án xây dựng lớn , khối lượng công việc nhiều , kỹ thuật phức tạp nên không phải đơn vị tư vấn nào cũng có thể dễ dàng đáp ứng được yêu cầu công việc . Nếu tư vấn không đủ khả năng sẽ dẫn dến sản phẩm tư vấn không dạt yêu cầu về tiến độ thời gian .Hơn nữa , các đơn vị tư vấn chuyên ngành có kinh nghiệm lại không nhiều .Các đơn vị tư vấn nội bộ có trình độ chuyên môn cao tuy nhiên các công việc nhiều nên việc giải quyết công việc bị hạn chế , họ không thể đáp ứng được yêu cầu về thời gian .Đối với các đơn vị tư vấn bên ngoài thì tồn tại một thực tế là : ngoài những đơn vị có năng lực thì một số mới thành lập chưa có kinh nghiệm hoặc một số thì năng lực thấp .Điều này dẫn đến nếu không có sự lựa chọn kỹ càng và phù hợp thì sản phẩm tư vấn sẽ phải điều chỉnh rất nhiều lần , không đáp ứng được các yêu cầu thẩm định và trình duyệt của các cơ quan chức năng có thẩm quyền ,do đó sẽ không thể triển khai thực hiện dự án đúng tiến độ .Chúng ta có thể xem xét một số ví dụ các dự án chậm tiến độ dưới đây : Ví dụ 1: dự án cải tạo và chỉnh trang khu tập thể thấp tầng Tân Mai Tư vấn thiết kế (Công ty tư vấn thiết kế xây dựng dân dụng Việt Nam –Bộ xây dựng ) đã hoàn chỉnh hồ sơ QHCT 1/500 trình ở Quy hoạch kiến trúc thẩm định và UBND thành phố phê duyệt từ ngày 16/9/2002 nhưng quy hoạch chi tiết đã lập và chỉnh sửa nhiều lần trong một thời gian dài (từ năm 2000) nhưng do chưa đạt yêu cầu nên không được phê duyệt .Đến nay ý tưởng về quy hoạch không còn phù hợp với xu hướng phát triển của thành phố thiên về cải tạo xây dựng mới đồng bộ hiện đại toàn khu vực hơn là chỉnh trang quy hoạch .Nếu tiếp tục thực hiện theo đồ án quy hoạch đã lập thì lỗi thời mà theo hướng mới thì chưa có chủ trương nên không thể tiến hành tiếp được .Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ dự án Ví dụ 2 : Dự án điều chỉnh quy hoạch khu tập thể Thành Công –Trung Tự Chủ đầu tư , Tư vấn thiết kế (công ty tư vấn kiến trúc đô thị Hà Nội –Sở xây dựng , công ty thiết kế và xây dựng nhà -Tổng công ty đầu tư phát triển nhà Hà Nội ) đã hoàn chỉnh hồ sơ QHCT (1/500) trình Sở quy hoạch kiến trúc Hà Nội thẩm định từ năm 2003 , tuy nhiên do chưa đảm bảo yêu cầu đặt ra :QHCT không gắn với QHCT các phường , các giải pháp về hạ tầng kỹ thuật không khớp nối với khu vực nên không được phê duyệt . Mãi đến năm 2004 , UBND thành phố Hà Nội lại giao việc điều tra xã hội học , khảo sát đánh giá hiện trạng , nghiên cứu lập QHCT cho công ty số 1-Sở xây dựng đảm nhận . Ngoài ra còn một số dự án như B4, B6 Thành Công : phương án kiến trúc đã được lập nhiều lần song không thể đáp ứng yêu cầu thực tế nên không thể thực hiện tiếp , phải chờ các biện pháp tháo gỡ . Hoặc dự án cải tạo , sửa chữa 17 nhà gỗ ,có quyết định thực hiện dự án từ ngày 15/5/2003 nhưng đến cuối năm 2004 vẫn chưa hoàn thành đúng tiến độ do bản vẽ xác định chỉ giới đỏ còn nhiều thiếu sót. Như vậy có thể thấy rằng các dự án chậm tiến độ là do rất nhiều nguyên nhân tuy nhiên ở nội dung này thì lý do chủ yếu là chất lượng tư vấn và thời gian thẩm định , phê duyệt . Ban cần thiết phải nhận thức được thực tế này để từ đó tìm ra phương án giải quyết tối ưu nhất . 2.1.2. Công tác thẩm định và trình duyệt Có thể xem sơ đồ trình duyệt và thẩm định dưới đây: UBND tp Hà Nội Các sở liên quan: Sở KHĐT, sở QHKT... Sở TNMTNĐHN Ban quản lý dự án Tư vấn Sơ đồ 15: Sơ đồ trình duyệt và thẩm định dự án Cụ thể : có thể thấy quy trình thẩm định , trình duyệt như sau : 1. Căn cứ danh mục, chủ trương của UBND thành phố Hà Nội về việc đầu tư xây dựng cơ bản trên địa bàn thành phố Hà Nội. 2.Căn cứ chức năng nhiệm vụ của sở Tài nguyên Môi trường và Nhà đất, BQLDA: - Sở Tài nguyên môi trường nhà đất và BQLDA lập tờ trình lên UBND thành phố ( qua Sở Kế hoạch và Đầu tư thụ lý) xin chủ trương đầu tư. - UBND thành phố có công văn chấp thuận giao cho sở Tài nguyên Môi trường và Nhà đất chỉ đạo BQLDA lập dự án đầu tư (giao chủ đầu tư). - Sở Tài nguyên môi trường nhà đất và BQLDA lập tờ trình trình uỷ ban xin phê duyệt: chủ đầu tư, đơn vị tư vấn, vốn chuẩn bị đầu tư dự án. Căn cứ vào danh mục, qui mô đã được nghiên cứu, chủ đầu tư lập dự toán vốn chuẩn bị . Căn cứ quyết định của UBND, BQLDA làm tờ trình trình sở xây dựng (cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành xây dựng thành phố) Xin thẩm định vốn chuẩn bị Sở xây dựng ra thông báo kết quả thẩm định vốn chuẩn bị đầu tư dự án Chủ đầu tư (BQLDA) + Ký hợp đồng đo đạc khảo sát với đơn vị có tư cách pháp nhân để tiến hành công tác đo đạc khảo sát. + Xin cắm mốc giao đất để trình sở Tài nguyên môi trường và nhà đất (là cơ quan quản lý đất đai Hà Nội) và trình UBND thành phố ra quýêt định giao đất để thực hiện dự án: toạ độ mốc, gianh giới lô đất, diện tích đất, thời gian thực hiện. Sau đó chủ đầu tư và tư vấn sẽ: + Lập qui hoạch tổng mặt bằng dự án (1 : 50) + Lập phương án kiến trúc của dự án: ở đây cụ thể là nhà ở nên sẽ xem xét cơ cấu căn hộ, tầng cao, tổng diện tích sàn, diện tích đất xây dựng, kiến trúc… Trình Sở Quy hoạch kiến trúc xin thoả thuận - Tư vấn lập báo cáo nghiên cứu khả thi và phương án kiến trúc được duyệt trình lên UBND thành phố Hà Nội. - Sở kế hoạch và đầu tư tổ chức hội đồng thẩm định dự án đầu tư xây dựng cơ bản thành phố để thẩm định dự án và ra thông báo thẩm định yêu cầu chủ đầu tư và tư vấn bổ sung các nội dung theo thông báo. Sau đó chủ đầu tư và tư vấn bổ sung bằng cách: trình BCNC KT bổ sung và tờ trình bổ sung. - UBND thành phố ra quyết định đầu tư dự án. Chúng ta có thể xem sơ đồ quy trình thẩm định và trình duyệt trong trang 45 . Như vậy có thể thấy công tác thẩm định và trình duyệt dự án có ảnh hưởng quan trọng đến tiến độ dự án .Chỉ cần chậm trễ trong một khâu của công tác này thôi cũng sẽ làm cho tiến độ thực hiện dự án phải chậm lại . Ví dụ như : Dự án chuẩn bị quỹ đất hai bên đường tuyến phố Kim Liên -Ô Chợ Dừa có chủ trương đầu tư từ năm 2003 nhưng đến năm 2004vẫn bị vướng về QHCT 1/500 do sở QHKT làm chủ đầu tư chưa được phê duyệt nên dự án đã lập không nộp thẩm định được , do đó tiến độ dự án không đẩy nhanh lên được . Hay dự án xây dựng hạ tầng phục vụ đấu giá quyền sử dụng đất tại đường5 kéo dài (200) : ban đã trình thành phố tờ trình xin được phê duyệt nhiệm vụ và vốn chuẩn bị đầu tư , nhưng thành phố không giao và có chủ trương giao cho Quận thực hiện gây nên sự lãng phi về công sức cũng như thời gian ảnh hưởng đến các công việc khác. Xin chủ trương đầu tư UBND thành phố QĐ Xin phê duyệt chủ đầu tư ,tư vấn ,vốn CBĐT UBND thành phố QĐ Lập dự toán vốn CB, lập tờ trình xin thẩm định vốn CB Sở xây dựng thẩm định vốn CB Ký hợp đồng đo đạc khảo sát , xin cắm mốc giao đất Sở TNMTNĐ, UBND thành phố QĐ Lập quy hoạch tổng mặt bằng , phương án kiến trúc của dự án Sở quy hoạch kiến trúc QĐ Lập BCNCKT trình lên UBND thành phố HN Sở KHĐT lập HĐTĐ Trình BCNCKT bổ sung Sở KHĐT thẩm định UBND thành phố QĐ đầu tư dự án Sơ đồ 16: quy trình thẩm định và trình duyệt * Nguyên nhân của những hiện tượng nói trên là : -Tồn tại hiện tượng nhiều cửa , nhiều cấp quản lý rườm rà dẫn đến chậm trễ trong phê duyệt -Năng lực của tư vấn còn hạn chế do đó chất lượng của các sản phẩm tư vấn không đảm bảo dẫn đến phải làm đi làm lại nhiều lần , kéo theo nó yêu cầu phải trình duyệt nhiều lần cũng là nguyên nhân chậm tiến độ -Năng lực của các cán bộ tại các cơ quan chức năng có trách nhiệm còn hạn chế -Cơ cấu tổ chức tại các cơ quan này còn chưa phù hợp , nhân sự còn thiếu dẫn đến sự quá tải công việc tại các cấp có thẩm quyền 2.1.3. Công tác thoả thuậnchuyên ngành , xin cấp đất , giải phóng mặt bằng Quy trình xin cấp đất và giải phóng mặt bằng tại ban quản lý dự án như sau : * Quy trình xin cấp đất và các thoả thuận chuyên ngành : Giới thiệu địa điểm , cấp chứng chỉ quy hoạch ↓ Xác nhận của Sở Tài nguyên Môi trườngNhà đất Hà Nội ↓ Quyết định giao đất ↓ Thoả thuận địa điểm của địa phương ↓ Xác định chỉ giới đỏ và cấp số liệu ↓ Thoả thuận quy hoạch mặt bằng và xác nhận phương án kỹ thuật sơ bộ về kiến trúc ↓ Một số thoả thuận khác: Quy hoạch kiến trúc,Cấp điện , Cấp nướcThoát nước , PCCC ,Môi trường … Sơ đồ 17 : Quy trình xin cấp đất và các thoả thuận chuyên ngành * Quy trình giải phóng mặt bằng : Sau khi có quyết định đầu tư , ban quản lý dự án xin phép thành lập hội đồng giải phóng mặt bằng quận , tổ công tác giải phóng mặt bằng (dự án nằm trên địa bàn quận nào thì xin quận đó thành lập hội đồng) Quận ra quyết định thành lập HĐGPMB và tổ công tác . Tổ công tác tiến hành đo đạc , đánh giá giá đất , tài sản trên đất , lập phương án đền bù , hỗ trợ từng hội đồng. Chủ tịch hội đồng ra quyết định đền bù giải phóng mặt bằng. † Thực tế công tác giải phóng mặt bằng của ban quản lý dự án : Công tác GPMB các dự án có nhiều khó khăn , phức tạp nhưng qua các năm ban quản lý dự án đã làm tốt công tác nhờ đó đẩy nhanh tiến độ triển khai thực hiện các dự án . Đặc biệt trong năm 2003, công tác giải phóng mặt bằng đã được thực hiện cho các dự án như dự án đường hạ tầng ngoài nhà tình nghĩa Tương Mai , dự án 4586m2 đất Cống Vị , dự án tạo quỹ đất , quỹ nhà thực hiện quyết định 20/2000 của thủ tướng chính phủ. Ban quản lý dự án đã tập trung giải quyết triệt để các khó khăn vướng mắc trong công tác giải phóng mặt bằng các dự án nhà B4, B14 Kim Liên , dự án tạo quỹ đất hai bên tuyến phố Kim Liên Ô Chợ Dừa. Kết quả dự án nhà B4,B14 Kim Liên cơ bản đã điều tra khảo sát xong , đang tiến hành lập phương án đền bù , dự án tạo quỹ đất hai bên tuyến phố Kim Liên Ô Chợ Dừa đã điều tra khảo sát được gần 1000 hộ , đơn vị tư vấn đã lập xong báo cáo nghiên cứu khả thi của dự án để trình thành phố phê duyệt . Tuy nhiên bên cạnh những mặt đạt được thì vẫn còn nhiều vướng mắc trong công tác giải phóng mặt bằng, như dự án cải tạo , sửa chữa 17 nhà gỗ phường Chương Dương. Để hoàn thành dự án thì phải di chuyển một khối lượng lớn hộ dân đã xây dựng lấn chiếm gần hết xung quanh diện tích đất cuả dự án , nhưng công tác GPMB gặp khó khăn do số hộ tái định cư tăng thêm , việc bố trí lại các hộ phức tạp , kéo dài .Hoặc dự án thu hồi chuẩn bị quỹ đất tại Cống vị : HTX đã giao đất , Ban đã tổ chức san lấp mặt bằng và bảo vệ tháng 12/2003 nhưng đến cuối năm 2004 vẫn chưa có tiền đền bù giải phóng mặt bằng cho HTX gây bức xúc cho các xã viên …Trong năm 2004 , ban quản lý dự án đã chủ trì phối hợp với các cấp có thẩm quyền , góp ý xây dựng qui chế thực hiện các dự án mua nhà đã xây dựng và đặt hàng mua nhà phục vụ di dân giải phóng mặt bằng của thành phố. Như vậy , ngoài những thành công đã đạt được trong công tác GPMB thì những vướng mắc tồn tại vẫn là điều làm trăn trở các cấp chính quyền quản lý . Có thể thấy nguyên nhân chính của vấn đề này như sau : -Về điều kiện tự nhiên : Do địa bàn Hà Nội chật hẹp , dân số đông , giá đất cao nên việc xin cấp đất , GPMB thi công gặp nhiều cản trở -Về chính sách đền bù : Các đơn giá đền bù còn chưa phù hợp , so với đơn giá thị trường còn có sự chênh lệch lớn dẫn đến việc thu hồi đất gặp nhiều khó khăn , nhiều hộ gia đình không chịu di dời vì chưa được đền bù thoả đáng .Việc giải quyết chỗ ở cho người dân sau khi thu hồi đất còn tồn tại nhiều thiếu sót . -Công tác tuyên truyền vận động và thoả thuận với người dân chưa được chú trọng -ý thức người dân chưa tốt : nhiều hộ gia đình cố tình gây khó khăn trong việc nhận kinh phí đền bù , có các hành động như trì hoãn hay gian lận trong diện tích đất chỉ để có thể nhận được nhiều tiền đền bù hơn . -Ngoài ra , đối với những công trình xây dựng trên đất nông nghiệp , đất canh tác : người dân mất đất đồng nghĩa với việc mất công cụ để sản xuất - ảnh hưởng đến vấn đề giải quyết công ăn việc làm và ảnh hưởng đến đời sống -đây cũng là một yếu tố gây khó khăn đến công tác xin cấp đất , giải phóng mặt bằng . -Trách nhiệm của chính quỳên địa phương : Một số địa phương còn chưa thực sự quan tâm đến công tác đền bù GPMB, hội đồng GPMB chủ yếu thực hiện công việc điều tra và lập phương án đền bù , còn thực tế việc giải quyết đền bù như thế nào đều giao phó cho Chủ đầu tư để thương thuyết , giải quyết với các hộ dân , chính vì vậy nên hiệu quả không cao , tiến độ bị chậm . -Thủ tục hành chính còn rườm rà , vẫn còn tồn tại hiện tượng quan liêu , trì trệ trong việc giải quyết các thủ tục .Hơn nữa lại có sự tham gia của nhiều ngành , nhiều cấp nên rất mất thời gian để đi đến thống nhất ý kiến . -Ngoài ra còn tồn tại hiện tượng không phù hợp giữa kế hoạch đã được phê duỵêt và giai đoạn thực tế đã có sự phát sinh thêm những văn bản pháp lý mới dẫn đến phải chỉnh sửa cho phù hợp nên bị chậm về thời gian dự án . 2.1.4. Công tác xây dựng và quản lý tiến độ thực hiện của nhà thầu thi công xây lắp Dựa trên các mục tiêu của dự án , Phòng kế hoạch phối hợp với phòng quản lý giám sát dự án sẽ lên kế hoạch về tiến độ dự án trong đó ghi rõ các công viêc cụ thể và có sự phân công trách nhiệm cho từng phòng của Ban .Dựa trên kế hoạch tổng thể đó các phòng sẽ lập tiếp kế hoạch thực hiện cho công việc của mình . * Xây dựng tiến độ thi công dự án Từ mốc thời gian dự kiến ban đầu của dự án , nhà thầu thi công xây dựng công trình sẽ lập bảng tiến độ thi công xây dựng chi tiết , bố trí xen kẽ kết hợp các công việc cần thực hiện nhưng phải đảm bảo phù hợp với tổng tiến độ dự án . Bảng tiến độ sẽ được lập theo một phương pháp cụ thể , thông thường là phương pháp sơ đồ GANTT vì đây là sơ đồ đơn giản , dễ đọc , dễ nhận biết hiện trạng của dự án , lại biểu diễn được thứ tự trước sau giữa các công việc , trình tự thực hiện các công việc là cơ sở để điều chỉnh kế hoạch tiến độ .Tuy nhiên nhược điểm của nó là không biểu diễn được mối quan hệ giữa chất lượng , chi phí và thời gian .Qua bảng tiến độ thi công xây lắp , Ban sẽ thực hiện việc kiểm soát thời gian dự án nhằm phát hiện các sai sót và thực hiện các điều khoản phạt đối với các hợp đồng chậm tiến độ do vi phạm từ phía các nhà thầu . * Quản lý tiến độ thực hiện của các nhà thầu Ban quản lý dự án Quản lý giám sát dự án Nhà thầu thi công Sơ đồ 18: Sơ đồ quản lý giám sát các nhà thầu của Ban Phòng quản lý giám sát dự án là nơi trực tiếp theo dõi , giám sát các nhà thầu để đảm bảo tiến độ dự án .Ngoài ra còn có sự phối hợp hoạt động của cán bộ đại diện cho Sở , của nhà thầu thi công xây dựng , tư vấn giám sát và các bên có liên quan khác .Công việc chính là theo dõi , giám sát tiến độ thi công xây dựng công trình và điều chỉnh trong trường hợp tiến độ thi công xây dựng ở một số giai đoạn bị kéo dài nhưng không được làm ảnh hưởng đến tổng tiến độ của dự án .Nếu xét thấy tổng tiến độ của dự án có thể bị kéo dài thì Ban phải làm tờ trình báo cáo lên Sở , UBND thành phố và các cấp có liên quan để quyết định việc điều chỉnh tổng tiến độ của dự án .Qúa trình thi công đều có nhật ký công trường ghi chép đầy đủ , chi tiết mọi diễn biến lịch trình trên công trường .Sổ nhật ký công trường được lập bởi cả đơn vị thi công và đơn vị giám sát kỹ thuật .Sau khi hoàn thành từng phần từng hạng mục đều tiến hành nghiệm thu và khi kết thúc toàn bộ sẽ tiến hành tổng nghiệm thu và bàn giao công trình . Ban khuyến khích việc đẩy nhanh tiến độ xây dựng trên cơ sở đảm bảo chất lượng công trình .Trường hợp đẩy nhanh tiến độ xây dựng đem lại hiệu quả cao hơn cho dự án thì nhà thầu xây dựng được xét thưởng theo hợp đồng .Trường hợp kéo dài tiến độ xây dựng gây thiệt hại thì bên vi phạm hợp đồng phải bồi thường thiệt hại và bị phạt vi phạm theo hợp đồng . 2.1.5.Đánh giá công tác quản lý tiến độ thực hiện dự án tại Ban Trong những năm qua , số lượng dự án đúng tiến độ tại Ban rất ít , thông thường là chậm tiến độ , ít thì là vài tháng , có những trường hợp là 1-2 năm gây nên rất nhiều thiệt hại về chi phí , cơ hội …Có thể xem bảng thống kê một số dự án chậm tiến độ điển hình sau đây : Bảng 3 : Một số dự án chậm tiến độ do Ban quản lý Tên dự án Thời gian chậm Nguyên nhân Xây dựng nhà ở chung cư cao tầng 04 F-Trung Yên -Cầu Giấy - Hà Nội 6 tháng Điều chỉnh tống mức đầu tư do điều chỉnh giá Xây dựng nhà ở chung cư cao tầng B7 , B10 Kim Liên - Hà Nội 18 tháng Do vừa thi công vừa giải phóng mặt bằng Xây dựng nhà ở chung cư cao tầng CT1B-NƠ1 Định Công 8 tháng Do năng lực nhà thầu Xây dựng hạ tầng nhà tình nghĩa Tương Mai 10 tháng Xử lý thiết kế trong quá trình thực hiện Xây dựng nhà ở cho người nghèo B3- Dịch Vọng -Cầu Giấy- Hà Nội 8 tháng Chưa bàn giao được vì chưa có nguồn điện , nước của khu vực †Nguyên nhân của chậm tiến độ : -Thời gian phê duyệt các báo cáo , các văn bản cần đến sự quyết định của UBND thành phố và các Sở ban ngành liên quan bị chậm trễ .Tình trạng quan liêu trì trệ của các cấp chính quyền trong việc xem xét , kiểm tra và ký duyệt những văn bản có liên quan đến dự án đã cản trở tiến độ thực hiện dự án .Thời gian quy định cho quá trình phê duyệt các công trình xây dựng thông thường là từ 20 đến 60 ngày tuỳ theo nhóm công trình ( dự án nhóm A : tối đa 60 ngày , nhóm B : tối đa 30 ngày , nhóm C : tối đa 20 ngày ) nhưng trên thực tế thời gian này lớn hơn nhiều .Đặc biệt là tại các địa phương nơi có công trình xây dựng , thủ tục trình duyệt rất rườm rà , phức tạp gây chậm tiến độ thi công . -Công tác đền bù , giải phóng mặt bằng kéo dài không theo kế hoạch bởi sự cản trở của người dân địa phương vì sự đền bù chưa thoả đáng ,nếu công trình xây dựng trên các địa phương chưa xây dựng được định mức đền bù chung thì việc giải phóng mặt bằng còn gặp khó khăn hơn rất nhiều . -Trong quá trình thi công công trình phát hiện ra những sai sót trong thiết kế kỹ thuật gây ảnh hưởng đến chất lượng dự án nên phải dừng lại để giải quyết kịp thời . -Thời gian nghiệm thu từng hạng mục công trình , từng công việc hoàn thành bị chậm trễ ảnh hưởng đến việc thực hiện các công việc tiếp theo . -Xuất hiện các sự cố bất khả kháng ngoài mong muốn khiến việc thi công phải tạm dừng hoặc gây nên các thiệt hại phải sửa chữa . Trong những trường hợp như thế này , Ban sẽ phối hợp với nhà thầu thi công và các bộ phận có liên quan khác để điều chỉnh lại tiến độ . 2.2 .Quản lý chất lượng dự án Bên cạnh việc quản lý tiến độ dự án thì một vấn đề cũng không kém phần quan trọng đó là quản lý chất lượng dự án . Đặc biệt đây lại là các công trình xây dựng nên cần thiết phải quản lý chất lượng công trình để đảm bảo cho phù hợp với quy hoạch ,đảm bảo chát lượng và đáp ứng được các mục tiêu phát triển chung đã đề ra .Nhiệm vụ của Ban trong công tác này là phải đảm bảo cho công trình tính an toàn hiệu quả dựa trên các văn bản pháp luật của nhà nước , các hợp đồng kinh tế , đặc biệt là Nghị định số 209/2004/ NĐ-CP của chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng .Dưới đây là những nội dung chính khi Ban tiến hành quản lý chất lượng dự án : -Quản lý chất lượng sản phẩm của tổ chức tư vấn lập BCNCKT,TKKT-TDT ... -Quản lý chất lượng khảo sát xây dựng -Quản lý chất lượng thiết kế xây dựng công trình -Quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình -Bảo hành công trình xây dựng Để quản lý chất lượng dự án đạt hiệu quả, Ban đã áp dụng hệ thống các tiêu chuẩn xâydựng bao gồm quy chuẩn xây dựng và tiêu chuẩn xây dựng , các định mức kinh tế -kỹ thuật ... 2.2.1. Các thủ tục quản lý chất lượng tại Ban Trước khi tiến hành thực hiện một dự án đầu tư , Ban phải trình lên UBND thành phố Hà Nội , Sở kế hoạch đầu tư ,các Sở chuyên ngành có thẩm quyền xem xét và phê duyệt BCNCKT,TKKTTC và kế hoạch đấu thầu . Sau khi thẩm định tính khả thi của các hồ sơ nói trên , UBND thành phố sẽ ra văn bản phê duyệt quyết định đầu tư . Trong quá trình thi công xây dựng công trình nếu có những vấn đề phát sinh nếu không thuộc thẩm quyền quản lý của Ban thì phải báo cáo lên UBND thành phố để có các phương án giải quyết . 2.2.2.Quản lý chất lượng các sản phẩm của các tổ chức tư vấn lập báo cáo NCKTvà TKKT-TDT Chất lượng công trình phụ thuộc rất lớn vào các hồ sơ do tư vấn lập ở trên ,do vậy việc đầu tiên là tuyển chọn tư vấn sẽ được Ban tiến hành dựa trên năng lực thực tế của họ cũng như kinh nghiệm thiết kế đối với các công trình tương tự đã được thực hiện .Yêu cầu đối với các tổ chức tư vấn là phải có tư cách pháp nhân , có chứng chỉ hành nghề theo quy định của nhà nước , có trình độ chuyên môn dày dạn … Việc giám sát của Ban đối với tư vấn lập BCNCKTvà TKKT-TDT được Ban giao cho phòng kế hoạch , ngoài ra công tác thẩm định chất lượng các báo cáo này cũng được ban quản lý khá tốt trước khi trình lên các cấp cao hơn phê duyệt .Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một thực tế là nhiều sản phẩm của tư vấn vẫn còn nhiều thiếu sót , phải lập đi lập lại nhiều lần , hoặc trong quá trình triển khai thì phải bổ sung thiết kế …điều này dẫn đến làm ảnh hưởng đến chất lượng của toàn bộ dự án . Đặc biệt đối với công tác lập TKKT-TDT -đây sẽ là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dự án do đó Ban cần thiết phải kiểm tra các nội dung sau đây : * Đối với thiết kế kỹ thuật : -Kiểm tra sự phù hợp của TKKT với nội dung đã được phê duyệt trong quyết định đầu tư về quy mô , công nghệ , công suất , các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật , quy hoạch , kiến trúc , quy chuẩn , tiêu chuẩn kỹ thuật được áp dụng . -Bảo vệ môi trường , sinh thái ,phòng , chống cháy nổ , an toàn lao động , vệ sinh công nghiệp . -Sự hợp lý của giải pháp thiết kế kỹ thuật -Tư cách pháp lý của tổ chức , cá nhân thiết kế . *Đối với tổng dự toán : -Kiểm tra tính đúng đắn của các định mức , đơn giá và việc vận dụng định mức , đơn giá , các chế độ , chính sách có liên quan và các khoản mục chi phí theo quy định của nhà nước . -Sự phù hợp giữa khối lượng thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán -Xác định giá trị tổng dự toán kể cả thiết bị để so sánh với tổng mức đầu tư đã duyệt . 2.2.3. Công tác quản lý chất lượng khảo sát xây dựng Khảo sát xây dựng là công việc mở đầu của bất kỳ một dự án đầu tư nào do đó khi tiến hành quản lý Ban sẽ xem xét, giám sát thường xuyên , có hệ thống từ khi bắt đầu khảo sát đến khi hoàn thành công việc với các nội dung chủ yếu sau đây : -Kiểm tra điều kiện năng lực hoat động xây dựng của các nhà thầu khảo sát xây dựng so với hồ sơ dự thầu về nhân lực , thiết bị máy móc phục vụ khảo sát , phòng thí nghiệm được nhà thầu khảo sát xây dựng sử dụng. -Theo dõi , kiểm tra vị trí khảo sát , khối lượng khảo sát và việc thực hiện quy trình khảo sát theo phương án kỹ thuật đã được phê duyệt .Kết quả theo dõi ,kiểm tra phải được ghi chép vào nhật ký khảo sát xây dựng -Theo dõi và yêu cầu nhà thầu khảo sát xây dựng thực hiện bảo vệ môi trường và các công trình xây dựng trong khu vực khảo sát theo quy định tại nghị định 209/2004/NĐ-CP về quản lý chất lượng công trình xây dựng . Sau đó , Ban sẽ tiến hành nghiệm thu kết quả khảo sát xây dựng với các nội dung : -Đánh giá chất lượng công tác khảo sát so với nhiệm vụ khảo sát xây dựng và tiêu chuẩn khảo xây dựng được áp dụng. -Kiểm tra hình thức và số lượng của báo cáo kết quả khảo sát xây dựng -Nghiệm thu khối lượng công việc khảo sát xây dựng theo hợp đồng khảo sát xây dựng đã ký kết .Trường hợp kết quả khảo sát xây dựng thực hiện đúng hợp đồng khảo sát và tiêu chuẩn xây dựng nhưng không đáp ứng được mục tiêu đầu tư đã đề ra của chủ đầu tư thì Ban vẫn phải thanh toán phần đã nghiệm thu theo hợp đồng. Nhiệm vụ khảo sát xây dựng do các tổ chức tư vấn thiết kế hoặc nhà thầu khảo sát lập sau đó sẽ được Ban trình lên các Sở ban ngành chức năng phê duyệt . 2.2.4.Quản lý chất lượng thiết kế xây dựng công trình Thiết kế xây dựng công trình bao gồm bản thiết kế kỹ thuật và bản thiết kế bản vẽ thi công .Sản phẩm thiết kế trước khi đưa ra thi công phải được Ban nghiệm thu và xác nhận .Các căn cứ Ban tiến hành nghiệm thu hồ sơ thiết kế xây dựng công trình : -Hợp đồng giao nhận thầu thiết kế xây dựng công trình -Nhiệm vụ thiết kế , thiết kế các bước trước đó đã được phê duyệt -Quy chuẩn , tiêu chuẩn xây dựng được áp dụng -Hồ sơ thiết kế xây dựng công trình bao gồm bản thuyết minh , bản vẽ thiết kế và dự toán , tổng dự toán . Sau đó Ban sẽ tiến hành nghiệm thu với các nội dung : -Đánh giá chất lượng thiết kế . -Kiểm tra hình thức và số lượng hồ sơ thiết kế xây dựng công trình. Nhà thầu thiết kế xây dựng công trình phải chịu trách nhiệm trước Ban quản lý và các cấp ngành liên quan về chất lượng thiết kế xây dựng công trình và phải bồi thường thiệt hại khi sử dụng thông tin , tài liệu , quy chuẩn , tiêu chuẩn xây dựng , giải pháp kỹ thuật , công nghệ không phù hợp gây ảnh hưởng đến chất lượng công trình xây dựng và các hành vi vi phạm khác gây thiệt hại . 2.2.5 .Quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình Quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình bao gồm các hoạt động quản lý chất lượng nhà thầu thi công xây dựng , giám sát thi công xây dựng công trình và nghiệm thu công trình xây dựng . Khi tiến hành quản lý các hoạt động trên , công việc trước tiên của Ban đó là kiểm tra tính đầy đủ hợp pháp của hồ sơ của các nhà thầu thi công xây dựng .Phòng kế hoạch và phòng tổ chức hành chính sẽ là hai đơn vị trực tiếp phụ trách việc thực hiện công tác đấu thầu tuyển chọn và ký kết hợp đồng đối với nhà thầu.Đối với công việc lập hồ sơ mời thầu và xét duyệt các hồ sơ dự thầu do phòng kế hoạch đảm nhận . Ngoài ra , trong công tác giám sát chất lượng thi công xây dựng công trình thì phòng kế hoạch và phòng quản lý giám sát dự án sẽ phối hợp đảm nhận .Vấn đề này sẽ được đề cập chi tiết tại trang 70 của bài viết . Các nội dung giám sát chính là : -Kiểm tra các điều kiện khởi công công trình xây dựng theo quy định tại điều 72 của Luật Xây dựng -Kiểm tra sự phù hợp năng lực của nhà thầu thi công xây dựng công trình với hồ sơ dự thầu và hợp đồng xây dựng, bao gồm : +Kiểm tra về nhân lực , thiết bị thi công của nhà thầu thi công xây dựng công trình đưa vào công trường . +Kiểm tra hệ thống quản lý chất lượng của nhà thầu thi công xây dựng công trình +Kiểm tra giấy phép sử dụng các máy móc , thiết bị ,vật tư có yêu cầu an toàn phục vụ thi công xây dựng công trình . -Kiểm tra và giám sát chất lượng vật tư , vật liệu và thiết bị lắp đặt vào công trình do nhà thầu thi công xây dựng công trình cung cấp theo yêu cầu của thiết kế , bao gồm : +Kiểm tra giấy chứng nhận chất lượng của nhà sản xuất , kết quả thí nghiệm của các phòng thí nghiệm hợp chuẩn và kết quả kiểm định chất lượng thiết bị của các tổ chức được cơ quan nhà nước có thẩm quyền công nhận đối với vật liệu , cấu kiện , sản phẩm xây dựng , thiết bị lắp đặt vào công trình trước khi đưa vào xây dựng công trình. +Khi nghi ngờ các kết quả kiểm tra chất lượng vật liệu , thiết bị lắp đặt vào công trình do nhà thầu thi công xây dựng cung cấp thì Ban tiến hành kiểm tra trực tiếp vật tư , vật liệu và thiết bị lắp đặt vào công trình xây dựng . -Kiểm tra và giám sát trong quá trình thi công xây dựng công trình, bao gồm +Kiểm tra biện pháp thi công của nhà thầu thi công xây dựng công trình +Kiểm tra và giám sát thường xuyên có hệ thống quá trình nhà thầu thi công xây dựng công trình triển khai các công việc tại hiện trường .Kết quả kiểm tra đều phải ghi nhật ký giám sát của chủ đầu tư hoặc biên bản kiểm tra theo quy định . +Xác nhận bản vẽ hoàn công . +Tổ chức nghiệm thu công trình xây dựng theo quy định tại điều 23 nghị định 209/2004/NĐ-CP. +Tập hợp , kiểm tra tài liệu phục vụ nghiệm thu công việc xây dựng , bộ phận công trình , giai đoạn thi công xây dựng , nghiệm thu thiết bị , nghiệm thu hoàn thành từng hạng mục công trình xây dựng và hoàn thành công trình xây dựng . +Phát hiện sai sót , bất hợp lý về thiết kế để điều chỉnh hoặc yêu cầu nhà thầu thiết kế điều chỉnh . +Tổ chức kiểm định lại chất lượng bộ phận công trình , hạng mục công trình và công trình xây dựng khi có nghi ngờ về chất lượng . +Chủ trì , phối hợp với các bên có liên quan giải quyết những vướng mắc , phát sinh trong thi công xây dựng công trình. * Nghiệm thu chất lượng công trình xây dựng . Sau khi nhà thầu thi công xây dựng có phiếu yêu cầu nghiệm thu , Ban sẽ tổ chức nghiệm thu công trình kịp thời theo các giai đoạn cụ thể sau : -Nghiệm thu từng công việc xây dựng trong quá trình thi công xây dựng . -Nghiệm thu bộ phận công trình xây dựng , giai đoạn thi công xây dựng . -Nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình , công trình xây dựng để đưa vào sử dụng . Việc nghiệm thu công trình xây dựng sẽ được thành lập một hội đồng nghiệm thu gồm các thành phần tham gia của Sở chuyên ngành , của Ban quản lý dự án và các nhà thầu phụ trách .Tại Ban quản lý dự án thì công tác nghiệm thu sẽ do phòng kế hoạch và phòng quản lý giám sát dự án phối hợp thực hiện . êNghiệm thu công việc xây dựng : Ban sẽ thực hiện theo trình tự sau đây : -Kiểm tra đối tượng nghiệm thu tại hiện trường : công việc xây dựng , thiết bị lắp đặt tĩnh tại hiện trường -Kiểm tra các kết quả thử nghiệm , đo lường mà nhà thầu thi công xây dựng phải thực hiện để xác định khối lượng và chất lượng của vật liệu , cấu kiện xây dựng , thiết bị lắp đặt vào công trình . -Đánh giá sự phù hợp của công việc xây dựng và việc lắp đặt thiết bị so với thiết kế , tiêu chuẩn xây dựng và tài liệu chỉ dẫn kỹ thuật. Kết quả nghiệm thu phần xây dựng sẽ được lập thành biên bản theo mẫu quy định tại nghị định 209/2004/NĐ-CP .Sau khi nghiệm thu xong phần này sẽ cho phép thực hiện các công việc tiếp theo . êNghiệm thu bộ phận công trình xây dựng , giai đoạn thi công xây dựng Trình tự và nội dung công việc Ban thực hiện : -Kiểm tra đối tượng nghiệm thu tại hiện trường : bộ phận công trình xây dựng , giai đoạn thi công xây dựng , chạy thử đơn động và liên động không tải -Kiểm tra các kết quả thử nghiệm , đo lường do nhà thầu thi công xây dựng đã thực hiện -Kiểm tra bản vẽ hoàn công bộ phận công trình xây dựng -Kết luận về sự phù hợp với tiêu chuẩn và thiết kế xây dựng công trình được phê duyệt , cho phép chuyển giai đoạn thi công xây dựng .Trong giai đoạn này , cán bộ phụ trách bộ phận giám sát thi công xây dựng của Ban sẽ kết hợp với người phụ trách bộ phận giám sát của tổng thầu để thực hiện nghiệm thu , nếu có nhà thầu phụ thực hiện thì Ban sẽ kết hợp kiểm tra công tác nghiệm thu của tổng thầu đối với các nhà thầu phụ . êNghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình xây dựng , công trình xây dựng đưa vào sử dụng . Ban sẽ tiến hành trên các nội dung sau đây : -Kiểm tra hiện trường -Kiểm tra bản vẽ hoàn công công trình xây dựng . -Kiểm tra kết quả thử nghiệm , vận hành thử đồng bộ hệ thống máy móc thiết bị công nghệ . -Kiểm tra các văn bản chấp thuận của cơ quan nhà nưứoc có thẩm quyền về phòng chống cháy nổ , an toàn môi trường , an toàn vận hành . Kiểm tra quy trình vận hành và quy trình bảo trì công trình xây dựng . -Chấp thuận nghiệm thu để đưa công trình xây dựng vào khai thác sử dụng . 2.2.6. Bảo hành công trình xây dựng Khi tiến hành công tác này , Ban sẽ đảm bảo xác định trách nhiệm của các nhà thầu xây dựng về chất lượng công trình trước Ban cũng như trước pháp luật .Trong hợp đồng ký kết giữa nhà thầu và Ban sẽ ghi rõ các điều khoản bảo hành cũng như thời gian và mức tiền bảo hành .Các công việc của Ban bao gồm : -Kiểm tra tình trạng công trình xây dựng , phát hiện hư hỏng để yêu cầu nhà thầu thi công xây dựng công trình , nhà thầu cung ứng thiết bị công trình sửa chữa , thay thế .Trường hợp các nhà thầu không đáp ứng được việc bảo hành thì Ban có quyền thuê nhà thầu khác thực hiện -Giám sát và nghiệm thu công việc khắc phục , sửa chữa của nhà thầu thi công xây dựng và nhà thầu cung ứng thiết bị công trình xây dựng -Xác nhận hoàn thành bảo hành công trình xây dựng cho nhà thầu thi công xây dựng công trình và nhà thầu cung ứng thiết bị công trình. Thông thường thời gian bảo hành công trình xây dựng ít nhất sẽ là 12 tháng với mức tiền từ 3% - 5% giá trị hợp đồng . 2.2.7.Đánh giá công tác quản lý chất lượng tại Ban . *Những thành công đạt được Ban đã tiến hành công tác quản lý chất lượng trên tất cả các mặt do đó đã hạn chế được rất nhiều các dự án không đảm bảo về chất lượng .Bên cạnh đó thủ tục trình ,duyệt tại Ban cũng khá chặt chẽ và được chú trọng xem xét ở tất cả các giai đoạn quan trọng vì vậy đa số các dự án do Ban quản lý đều đảm bảo yêu cầu chất lượng . *Những tồn tại Công tác quản lý chất lượng các tổ chức tư vấn còn một số hạn chế , vẫn còn tồn tại một số tư vấn trình độ chưa cao do đó việc khảo sát , thẩm định còn nhiều thiếu sót , nhiều nhà tư vấn còn hạn chế trong việc dự tính các phương án phát sinh sau này trong quá trình thi công hoặc có những tác động không tốt đến chất lượng công trình về sau .Ngoài ra trong quá trình quản lý hoạt động của các đơn vị tham gia như đơn vị thi công , giám sát , nghiệm thu , cung cấp vật tư thiết bị…vẫn còn chưa thật sự chạt chẽ dẫn đến các bên không thực hiện đầy đủ trách nhiệm của mình khiến chất lượng công trình bị ảnh hưởng. 2.3.Quản lý chi phí dự án Chí phí cho dự án đầu tư xây dựng công trình phải được tính toán và quản lý để đảm bảo hiệu quả của dự án .Việc quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng công trình có sử dụng vốn ngân sách phải căn cứ vào các định mức kinh tế –kỹ thuật và các quy định có liên quan khác do cơ quan nhà nưứoc có thẩm quyền ban hành .Hiện nay , công tác quản lý chi phí dự án của Ban do phòng hành chính tổ chức (bộ phận tài chính kế toán) đảm nhận .Đây là một nội dung quan trọng vì có quản lý tốt chi phí mới đảm bảo công trình được hoàn thành đúng kế hoạch vốn được giao , ngoài ra còn làm giảm thất thoát , lãng phí cho nhà nước từ đó có thể phát triển thêm các công trình xây dựng mở rộng quỹ nhà quỹ đất phục vụ nhu cầu ngày càng tăng của nhân dân . 2.3.1.Nguyên tắc quản lý chi phí -Nhà nước ban hành , hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chế độ chính sách , nguyên tắc và phương pháp lập , điều chỉnh đơn giá , dự toán ;định mức kinh tế kỹ thuật trong thi công xây dựng , định mức chi phí trong hoạt động xây dựng để lập , thẩm định , phê duyệt và quản lý tổng mức đầu tư , tổng dự toán ,dự toán và thanh toán vốn đầu tư xây dựng công trình . -Chi phí của dự án đầu tư xây dựng công trình được xác định theo công trình phù hợp với bước thiết kế xây dựng và được biểu hiện bằng tổng mức đầu tư , tổng dự toán , dự toán công trình . -Đối với các dự án đầu tư sử dụng vốn ngân sách thì chi phí phải được lập và quản lý trên cơ sở hệ thống định mức kinh tế –kỹ thuật , định mức chi phí trong hoạt động xây dựng , hệ thống giá xây dựng và cơ chế chính sách có liên quan do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành -UBND cấp tỉnh căn cứ các nguyên tắc quy định tại các điều trên chỉ đạo Sở xây dựng chủ trì , phối hợp với Sở có liên quan lập các bảng giá vật liệu , nhân công và chi phí sử dụng máy thi công xây dựng phù hợp với điều kiện cụ thể của thị trường địa phương để ban hành và hướng dẫn áp dụng đối với các công trình xây dựng trên địa bàn tỉnh . Bộ xây dựng hướng dẫn việc lập và quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng công trình. 2.3.2.Hệ thống các văn bản pháp luật Ban áp dụng khi quản lý chi phí Công tác quản lý chi phí dự án đầu tư của Ban đều tuân thủ theo hệ thống tài chính kế toán hiện hành mà ta có thể thấy qua một số văn bản sau đây : -Nghị định số 16 /2005/NĐ-CP của chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ bản . -Công văn số 1500/TTCK-ĐT ngày 17/2/2004 của Bộ tài chính về việc triển khai kế hoạch và cấp vốn đầu tư xây dựng cơ bản kế hoạch năm 2004. -Thông tư liên tịch số 38 /2004/TTLT-BTC-BXD ngày 26/4/2004 của bộ tài chính –Bộ xây dựng hướng dẫn việc thông báo và kiểm soát giá vật liệu xay dựng trong lĩnh vực đầu tư xây dựng . -Thông tư số 45/2004/TT-BTC ngày 21/5/2004 của bộ tài chính bổ sung , sửa đổi một số điểm của Thông tư số 44/2003/TT-BTC ngày 15/5/2003 của Bộ tài chính hướng dẫn quản lý thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và xây dựng thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước . 2.3.3.Thực tế công tác quản lý chi phí dự án tại Ban Ban đã tiến hành xây dựng , ban hành và thực hiện quy chế tài chính , đồng thời tập trung chỉ đạo công tác báo cáo tài chính hàng tháng , hàng quý , hàng năm .Cụ thể: +Lập kế hoạch tài chính trong năm và từng giai đoạn theo quy định hiẹn hành . +Trao đổi và làm việc với các đơn vị trong và ngoài ngành giải quyết các vấn đề về định mức , đơn giá , chế độ ch