Đề tài Thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác thông tin ở văn phòng nông nghiệp và phát triển nông thôn Hà Nội

Lời nói đầu Trong thế kỷ 21, chúng ta đang sống và làm việc trong nền khoa học công nghệ tiên tiến, hiện đại với các thành tựu thần kỳ cùng xu thế toàn cầu hoá kinh tế. Xu thế này tác động mạnh mẽ, sâu sắc tới mọi hoạt động kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội của mỗi quốc gia. Cùng với sự "bủng nổ thông tin" của thế kỷ 21, dẫn đến nhu cầu gia tăng chưa từng thấy về thông tin trong tất cả các lĩnh vực của nền kinh tế từ Chính phủ (cấp trung ương và cấp địa phương) đến lĩnh vực tư nhân. Thông tin luôn đóng một vài trò đặc biệt quan trọng đến sự phát triển của đất nước. Chúng ta biết rằng, hoạt động thông tin luôn gắn liền với công tác văn phòng vì văn phòng được coi như "cổng gác thông tin" của cơ quan. Như vậy, vấn đề đặt ra để có thể thu nhận, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin tốt nhất trong điều kiện hiện nay là các cơ quan, đơn vị vừa phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ hiện đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ văn phòng cho mỗi cán bộ nhân viên văn phòng. Qua quá trình thực tập tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Hà Nội (NHNo & PTNT Hà Nội) cũng như vốn kiến thức đã tích luỹ được ở nhà trường, em đã chọn đề tài " Thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác thông tin ở văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội". Trong quá trình tìm hiểu, nghiên cứu đề tài này, em đưa ra những giải pháp hữu ích nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội. Đề tài của em được chia ra ba chương chính, bao gồm: Chương I. Cơ sở lý luận về văn phòng và công tác thông tin trong hoạt động văn phòng Chương II. Thực trạng công tác thông tin tại văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội Chương III. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội. CHƯƠNG I cơ sở lý luận về văn phòng và công tác thông tin trong hoạt động văn phòng I. Lý luận chung về công tác thông tin trong văn phòng 1. Khái niệm, vai trò của công tác thông tin Chúng ta đang được chứng kiến sự chuyển mình vĩ đại của cuộc cách mạng khoa học công nghệ trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Công nghệ thông tin cùng với công nghệ sinh học, công nghệ vật liệu mới. Công nghệ năng lượng. Công nghệ vũ trụ và công nghệ đại dương sẽ được coi là con tàu vĩ đại để chở nền văn minh công nghiệp sang thế kỷ 21, trong đó công nghệ thông tin được coi như người điều khiển. Sự phát triển của các xa lộ thông tin liên lạc đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, giữa các vùng và các đơn vị, tổ chức để cùng nhau tìm kiếm lợi ích cho mình và cho nhân loại. Thành công hay thất bại của một đơn vị ngày nay tuỳ thuộc rất lớn vào khả năng chiếm lĩnh được lợi thế thông tin. Như Lênin đã khẳng định: " Không có thông tin thì không có thắng lợi trong bất cứ lĩnh vực nào, cả khoa học, kỹ thuật và sản xuất ". Trong quá trình tìm kiếm thông tin trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng... các nhà nghiên cứu đã thống nhất đi đến một khái niệm mang tính khoa học về thông tin: " thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa, giúp cho đối tượng tiếp nhận thông tin có được những quyết định nhằm đạt mục đích mong muốn. 2. Hệ thống thông tin. Quá trình chuyển đổi Thông tin vào Thông tin ra Thông tin phản hồi Thông tin vào Thông tin ra Các khái niệm về thông tin đã phản ánh được bản chất,đặc trưng của thông tin và mục tiêu sử dụng thông tin. Sơ đồ hệ thống thông tin Hệ thống thông tin thường xuyên liên tục trên cơ sở cân đối các thông tin đầu vào và đầu ra. " Hộp đen" để xử lý các thông tin phục vụ hoạt động điều hành của cơ quan, đơn vị, chính là văn phòng. Hệ thống thông tin trong cơ quan, đơn vị sẽ bao gồm: - Các yếu tố môi trường tài nguyên. Nó được coi như các nguồn vô hạn của một số " Tệp dữ liệu" mà đơn vị cần bảo quản. Nguồn dữ liệu đó sẽ mô tả đầy đủ về các yếu tố môi trường, tài nguyên, để trên cơ sở đó mà cơ quan, đơn vị nghiên cứu lựa chọn những dữ liệu nào? sự phong phú, đa dạng của môi trường không phải là lộn xộn, thiếu trật tự trong nguồn dữ liệu mà nó được xếp đặt tuân theo những quy luật nhất định. -Hệ thống thu thập thông tin: Mỗi đơn vị sẽ có những bộ phận chuyên thu thập thông tin theo các dữ liệu khác nhau bao gồm thông tin của môi trường và thông tin phản hồi. - Hệ thống xử lý thông tin: Thông tin được cung cấp không phải đã đáp ứng yêu cầu sử dụng ngay mà còn phải phân tích, đánh giá, phối hợp để có những thông tin hữu ích. Những hoạt động đó được tập hợp thành hệ thống đồng bộ gọi là hệ thống xử lý thông tin. - Hệ thống lưu trữ: Thông tin thu thập được có thể sử dụng không hết ngay hoặc chỉ sử dụng một lần, vì thế người ta cần cất dữ để sử dụng lâu dài hoặc cho yêu cầu khác. Đồng thời kết quả chế biến thông tin cần được lưu trữ để kiểm chứng khả năng xử lý thông tin và những quyết định của lãnh đạo đề ra để duy trì các hoạt động của cơ quan. - Hệ thống truyền tin: Những thông tin thu thập hay chuyển đi đều cần đến các phương tiện truyền dẫn. Hệ thống truyền tin của đơn vị có thể hiện đại hay thủ công, hữu hình hoặc vô hình là tuỳ thuộc vào mục đích, yêu cầu cung cấp thông tin và trình độ phát triển trang thiết bị kỹ thuật của đơn vị ở từng thời kỳ. Như vậy, các cơ quan đơn vị phải tổ chức hợp lý, khoa học các bộ phận trên của hệ thống mới có thể phục vụ tốt hoạt động thông tin trong đơn vị mình. 3. Phân loại thông tin Do tính chất đa dạng, phong phú của thông tin nên nếu không có sự phân loại thông tin sẽ làm cho công tác thu thập, xử lý, bảo quản và sử dụng thông tin gặp nhiều trở ngại. Trong thực tế, một thông tin được sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau, tuỳ theo yêu cầu của chủ thể tiếp nhận thông tin. Nếu không tiếp nhận sẽ dẫn đến tình trạng nhầm lẫn trong thu và chuyển phát thông tin, gây lúng túng cho các nhà chuyên môn khi tìm kiếm các phương pháp xử lý, phân tích và lưu trữ thông tin. 3.1. Phân loại thông tin theo kênh tiếp nhận Theo cách phân loại này thông tin được tiếp nhận từ hai nguồn: - Nguồn thông tin có hệ thống: là những nguồn thông tin đưa đến cho người nhận theo những thời gian định trước và với những thang số quy ước chung, mang tính phổ cập. Những thông tin này thường là báo cáo định kỳ của các bộ phận trong cơ quan, của cấp dướicho cấp trên …Loại thông tin này có đặc trưng là ổn định về khoảng thời gian chuyển tải về nội dung thông tin . Đây là một loại thông tin khá phổ biến trong các cơ quan đơn vị dùng để đánh giá kết quả hoạt động sau mỗi kỳ và để phục vụ công tác kiểm tra giám sát của cấp trên. - Nguồn thông tin không theo định kỳ: là thông tin đưa đến cho người nhận không theo định kỳ, nhằm thông báo về những sự kiện diễn ra không theo quy luật hay nằm ngoài dự kiến của người nhận tin. Đặc trưng của loại thông tin này là tính bất thường, nội dung không ổn định, gây lúng túng cho người nhận tin. Trong hoạt động thường ngày những thông tin này thường do cấp trên chuyển xuống nhằm bổ sung, hoàn thiện kế hoạch đã có hay cách ứng phó mang tính tình thế trong một hoàn cảnh nhất định. Cũng có thể là những thông tin từ bên dưới về những sự cố bất thường nằm ngoài dự kiến, cần có sự chỉ đạo kịp thời của cấp trên. 3.2. Phân loại thông tin theo tính chất, đặc điểm sử dụng Thông tin được chia thành hai loại: - Thông tin tra cứu: là những thông tin đưa đến cho người tiếp nhận những nội dung có tính quy ước, những căn cứ, kinh nghiệm cho sự hoạt động điều hành. - Thông tin thông báo: là loại thông tin mang đến cho chủ thể tiếp nhận sự xác nhận, hiểu biết nhất định về vấn đề nào đó, để họ chủ động đề xuất các biện pháp ứng xử hiệu quả nhất. Loại thông tin này cũng mang tính không ổn định, không thống nhất. 3.3. Phân loại thông tin theo lĩnh vực hoạt động Theo cách này thông tin được chia thành: Thông tin kinh tế: là thông tin phản ánh quá trình hoạt động kinh tế trong và ngoài nước. Cũng có thể chia nhỏ hơn thành thông tin kinh tế trong các nghành hoạt động: nông nghiệp, công nghiệp, thương mại, du lịch... Thông tin chính trị- xã hội: là thông tin phản ánh hoạt động về tình hình chính trị xã hội trong nước và trên thế giới. Những thông tin này có thể là tình hình từng ngày hoặc thông tin từ tổng kết 1 quá trình, 1 sự kiện, 1 giai đoạn hoạt động. Ngoài ra còn có: - Thông tin về an ninh quốc phòng. Thông tin về môi trường Thông tin về quan hệ quốc tế. Mỗi loại thông tin được gắn liền với đặc trưng của từng lĩnh vực mà mỗi lĩnh vực lại tuân theo những quy luật vận hành khác nhau, cho nên các loại thông tin trên sẽ được sử dụng cho từng mục tiêu hoạt động của đơn vị. Tuỳ theo yêu cầu thu thập, sử dụng thông tin của các chủ thể mà mỗi loại thông tin trên lại được phân chia theo ngành, theo loại sản phẩm hay loại dịch vụ. 3.4. Phân loại thông tin theo thời gian - Thông tin quá khứ: là loại thông tin phản ánh các sự kiện đã xảy ra và được dùng làm cơ sở để xây dựng kế hoạch cho hiện tại và tương lai, đồng thời làm căn cứ để đánh giá tình hình phát triển của một thực thể. - Thông tin hiện tại: là loại thông tin phản ánh quá trình và kết quả hoạt động của một thực thể tại thời điểm cung cấp thông tin. Thông tin này được dùng để phản ánh khả năng hoạt động thực tế của một tổ chức hay số lượng, chất lượng các hoạt động hiện tại. Thông tin hiện tại sẽ trở thành quá khứ khi mà các thực thể vận động theo thời gian đã vượt giới hạn quy định. - Thông tin tương lai: là những thông tin mô tả về các vấn đề trong tương lai. Có thông tin này là do nó được dự báo trên cơ sở những thông tin quá khứ và hiện tại. Thông tin tương lai sẽ cho phép các chủ thể xác định được hướng vận động, những thuận lợi hay khó khăn, những vấn đề cần giải quyết trong tương lại để chủ động điều chỉnh cho phù hợp với những điều kiện trong tương lai. 4. Tổ chức công tác thông tin 4.1. Yêu cầu tổ chức công tác thông tin Khối lượng thông tin trong một đơn vị rất phong phú, đa dạng và nhiều khi cũng rất phức tạp. Nếu thông tin không được tổ chức hợp lý, khoa học sẽ gây trở ngại lớn cho việc quản lý, sử dụng thông tin, thậm chí làm cho hệ thống thông tin ách tắc. Để quản lý, khai thác sử dụng có hiệu quả thông tin, các đơn vị cần tiến hành tổ chức công tác thông tin theo những yêu cầu chủ yếu sau: - Thông tin ban đầu phải phù hợp: thông tin từ các dữ liệu được chuyển đến cơ quan đơn vị gọi là thông tin ban đầu. Những thông tin mà thường từ nhiều kênh đến, nen người tiếp nhận cần biết thông tin nào là sử dụng được, là phù hợp với yêu cầu thu thập thông tin .Để nậng cao hiệu lực thông tin ban đầu , ta cần xử lý ngay lúc thu thập rồi phân loại theo các kênh thích hợp - Đảm bảo thông tin thống nhất: tài liệu thông tin phải được lập thành từng kênh, từng khối hay từng tệp ữ liệu tuỳ theo mục đích , yêu cầu sử dụng. Việc chia thông tin của nhân viên trợ giúp , phục vụ kịp thời cho lãnh đạo khi có nhu cầu cung cấp thông tin . Phân chia thông tin thành từng khối còn có tác dụng kiểm soát thông tin nhằm loại bỏ những thông tin sai lệch, làm ảnh hưởng đến kếy qủa hoạt động của cơ quan. - Đảm bảo chất lượng thông tin * Chất lượng thông tin được phản ánh bằng nhiều tiêu chí khác nhau như: + Tính chính xác của thông tin: thông tin là chất liệu để các nhà quản lý phân tích đánh giá tình hình từ đó đề ra các quyết định ứng xử trong từng lĩnh vực hoạt động của đơn vị. Nếu thông tin sai lệch sẽ làm cho kết quả phân tích không chính xác và từ đó sẽ có kết quả vội vàng gây hậu quả xấu đến hoạt động của tổ chức +Tính đầy đủ: thông tin muốn phát huy tác dụng đối với các nhà quản lý thì phải đảm bảo đủ về lượng. Thông tin đầy đủ là phải mô tả được một cách trọn vẹn sự kiện , quá trình yếu tố nào đó. Nếu thiếu 1 trong các loại thông tin trên sẽ làm cho người sử dụng thông tin nhậ biết không đầy đủ về đối tượng nghiên cứu, dẫn đến những hành vi ứng xử sai lệch. + Tính hệ thống: không chỉ cần đủ về lượng mà thông tin còn phải được xắp đặt theo hệ thống logic mới phản ánh được đầy đủ đối tượng nghiên cứu. Cung cấp thông tin có hệ thống còn giúp nhân viên văn phòng tiết kiệm thời gian, chi phí tìm kiếm thông tin + Tính kịp thời: trong thời đại bùng nổ thông tin thì yêu cầu về tính kịp thời của thông tin ngày càng trở nên bức xức . Có được thông tin kịp thời sẽ quyết định thắng lợi của đơn vị lên đến trên 50%. + Tính đơn giản, dễ hiểu: nếu thông tin được cung cấp mà phức tạp sẽ dẫn đến tình trạng hiểu sai , làm sai. Từ lý do đó nên thông tin chuyển đến người sử dụng phải rõ ràng, rành mạch, dễ hiểu, dễ xen, dễ nhớ. + Tiết kiệm thông tin: thông tin được khai thac từ các dữ liệu khác nhau với các trữ lượng khác nhau, nên người khai thác phải biết khai thác đến mức nào là đủ cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và thời hạn thông tin . Việc khai thác đủ thông tin theo yêu cầu vừa tránh được những tốn kếm về thời gian, chi phí lại vừa đẩm bảo được tính kịp thời, tính khoa học. Thông tin khai thác đủ với yêu cầu sử dụng còn tránh được rối loạn gây nhiễu thông tin 4.2. Nhiệm vụ công tác thông tin của văn phòng: Thường xuyên và kịp thời nắm bắt tình hình thực hiện kế hoạch nhà nước, tình hình chấp hành các nghị địng của Đảng, của các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước, tình hình hoạt động của các cơ quan có liên quan trong dịa bàn. Tổ chức công tác thông tin và giúp lãnh đạo xử lý thông tin Thông tin cho các đối tượng biết tình hình chung về diễn biến kinh tế văn hoá, xã hội, an ninh, quốc phòng, đối ngoại… -Đôn đốc cơ quan chuyên môn thực hiệnu chế độ thông tin báo cáo định kỳ theo quy định và từng thời gian có nhận xét, kiến nghị. 5. Quy trình hoạt động của công tác thông tin - Xây dựng và tổ chức nguồn tin: xuất phát từ nhu cầu về thông tin để xây dựng và tổ chức các nguồn tin. Đây là một vấn đề rất khó, phức tạp vì nó liên quan đến nhiều cấp, nhiều ngành và nhiều người trong hệ thống tổ chức. Tuy nhiên, đây là "cửa ải" ban đầu của công tác thông tin. - Thu thập thông tin: việc thu thập thông tin được tiến hành theo nhiều kênh khác nhau như: + Kênh thông tin theo ngành từ trên xuống và từ dưới lên + Kênh thông tin theo ngành trong từng cấp, từng cơ quan trong phạm vi quốc gia, quốc tế. + Kênh thông tin trong nội bộ một cơ quan, một đơn vị + Kênh thu thập thông tin qua hệ thống báo cáo + Kênh thông tin qua hội họp, giao ban + Kênh thông tin qua giao tiếp với dân, với cơ sở + Kênh thông tin tra cứu, thông báo, văn bản pháp lý, các quy định của nhà nước trong quá trình hoạt động quản lý. - Phân tích và xử lý thông tin : Đây là việc vận dụng sự sáng tạo của bộ óc con người để phân tích, đánh giá nguồn tài liệu, số lượng thông tin đã thu nhận được. Yêu cầu của khâu này là xử lý thông tin tổng hợp để tài liệu, số liệu phản ánh được tình hình, xác định đúng bản chất, hiện tượng của chúng. Muốn đạt được yêu cầu trên, phải tiến hành một số thao tác cụ thể như: + Kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý của các tài liệu + Hệ thống, chỉnh lý, tổng hợp phân tích số liêu, tài liệu Mục tiêu của quá trình này là xử lý thông tin, đưa ra các giải pháp, phương án cho các quy định quản lý được thực hiện dưới các hình thức kiến nghị, đề xuất sáng kiến giải quyết, hoặc cao hơn nữa là làm những căn cứ, định hướng để người lãnh đạo quản lý ban hành các văn bản quản lý hoạt động của tổ chức. Đó chính là tiền đề và nội dung của các mệnh lệnh, quyết định, chỉ thị, thông tin trong quản lý điều hành. - Cung cấp, phổ biến thông tin : Thông tin phải được phổ biến nhanh chóng, kịp thời đến đúng đối tượng bằng các hình thức thích hợp như truyền đạt các hội nghị, hội ý, bàn giao, phổ biến trực tiếp với cơ sở, phổ biến qua các nguồn tin đại chúng, báo đài... - Bảo quản lưu trữ thông tin : Mục đích của quy trình này là kéo dài thời gian sử dụng các nguồn tin không chỉ để phục vụ cho các nhà quản lý ra quyết định mà còn cần để kiểm chứng thông tin, bổ sung cho các thông tin khác mà cũng không chỉ một lần mà nhiều lần. Do vậy, tài liệu thông tin phải được bảo quản, lưu trữ cẩn thận theo các phương pháp khoa học khác nhau như: lưu trữ các dữ kiện đó vào máy tính, vào phim ảnh hoặc sắp xếp ngăn nắp trật tự vào cặp, giá, tủ để khi cần là có thể tìm được ngay. Qua những lý luận về văn phòng và công tác thông tin trong hoạt động của văn phòng, chúng ta thấy được sự đóng góp trực tiếp của thông tin là khó có thể đo lường hết cả về kinh tế lẫn xã hội. Một nguyên lý có thể nhận thấy rằng hiện nay những khối lượng thông tin khổng lồ rất cần để vận hành bộ máy quản lý và nền kinh tế. Vơi sự ra tăng các yêu cầu thông tin và những quyết định trong việc thu nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin đã làm cho văn phòng ngày càng có một vị trí quan trọng hơn trong nền kinh tế. Văn phòng luôn phải gắn liền với hoạt động thông tin vì văn phòng được coi như " Cổng gác thông tin" của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. Từ những thông tin tiếp nhận ( bên ngoài và nội bộ) văn phòng phân loại thông tin theo các kênh thích hợp để chuyển tải hay lưu trữ. Đây là một hoạt động quan trọng trong cơ quan, nó liên quan đến sự thành bại trong những hoạt động của tổ chức nên văn phòng phải tuân theo những quy định, nghiêm ngặt về văn thư - lưu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản chuyển phát thông tin. Nếu thông tin được thu thập đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý thì lãnh đạo sẽ có được quyết định hữu hiệu, nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả, ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của đơn vị. Chương II Thực trạng công tác thông tin tại văn phòng NGÂN HàNG NÔNg NGHIệP Và PHáT TRIểN NÔNG THÔN Hà Nội A. Khái quát chung về NGÂN HàNG NÔNG NGHIệP Và PHáT TRIểN NÔNG THÔN Hà Nội I. Vài nét về quá trình hình thành của NGÂN HàNG NÔNH NGHIệP Và PHáT TRIểN NÔNG THÔN Hà Nội Chi nhánh NHNo & PHNT Hà Nội (viết tắt: Chi nhánh NHNo & PNTN Hà Nội) là đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trực thuộc NHNo & PHNT Việt Nam được thành lập theo quyết định Số 51/QĐ - NHNN ngày 27/6/1998 của Thống đốc Ngân hàng Việt Nam. Theo quyết định này chi nhánh NHNo & PHNT Hà Nội là đại diện uỷ quyền của NHNo & PHNT Việt Nam có quyền tự chủ kinh doanh theo phân cấp của ngân hàng nhà nước, chịu sự ràng buộc về nghĩa vụ và quyền lợi đối với Ngân hàng nhà nước. Trụ sở chính của chi nhánh NHNo & PHNT Hà Nội đặt tại số 77 Lạc Trung - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội. Trong những ngày đầu thành lập, Ngân hàng đã gặp phải rất nhiều khó khăn do quá trình chuyển dịch từ nền kinh tế theo cơ chế tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trường. Sau 15 năm hoạt động kinh doanh, Ngân hàng đã đạt được những thành tựu to lớn, góp phần vào sự nghiệp chung, xây dựng nền kinh tế vững mạnh cho thủ đô Hà Nội. Trải qua nhiều thử thách Ngân hàng ngày càng đi lên và khẳng định chỗ đứng của mình trong hệ thống Ngân hàng Việt Nam. II. Cơ cấu tổ chức Qua 15 năm hoạt động, cùng với sự phát triển liên tục, Ngân hàng luôn chú ý đầu tư thêm trang thiết bị, cải tạo, nâng cấp cơ sở vật chất hiện có, trẻ hoá đội ngũ cán bộ, đào tạo nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên (CBCNV), mở rộng các phòng ban; Hiện tại NHNo & PHNT Hà Nội đang hoạt động với 8 phòng ban có 165 CBCNV dưới sự chỉ đạo và quản lý của một Giám đốc, 2 phó Giám đốc. Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng kế toán Phòng kiểm soát Phòng kinh doanh Phòng kế hoạch Phòng hành chính Phòng thanh toán quốc tế Phòng tổ chức cán bộ Phòng ngân quỹ Phòng vi tính Sơ đồ tổ chức quản lý NHNo & PTNT Hà Nội Chi nhánh NHNo & PTNT Hà Nội là chi nhánh cấp 1. Với sự phát triển không ngừng, đến nay ngân hàng đã thiết lập được 10 chi nhánh trực thuộc, 25 phòng giao dịch và 10 quỹ tiết kiệm đặt tại các quận các chi nhánh trực thuộc NHNo & PTNT Hà Nội. STT Tên chi nhánh Xếp loại Năm thành lập 1 Chi nhánh Chợ Hôm Cấp 2 loại 4 1994 2 Chi nhánh Đồng Xuân nt 1995 3 Chi nhánh Thanh Xuân nt 1995 4 Chi nhánh Tây Hồ nt 1996 5 Chi nhánh Giảng Võ nt 1996 6 Chi nhánh Cầu Giấy nt 1997 7 Chi nhánh Đống Đa nt 1999 8 Chi nhánh KV Tam Trinh Cấp 2 loại 5 1999 9 Chi nhánh Tràng Tiền Cấp 2 loại 4 2002 10 Chi nhánh Chương Dương nt 2002 Bảng chi nhánh trực thuộc NHNo & PTNT Hà Nội III. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 1. Giám đốc - Giám đốc chi nhánh NHNo & PTNT Hà Nội do chủ tịch Hội đồng quản trị NHNo Việt Nam bổ nhiệm, là người trực tiếp điều hành mọi hoạt động của Ngân hàng. - Quyết định những vấn đề về tổ chức, cán bộ và đào tạo - Ký kết các hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp tài sản và các hợp đồng khác có liên quan đến hoạt động kinh doanh ngân hàng theo quy định. - Phân công cho phó Giám đốc tham dự các cuộc họp trong, ngoài ngành có liên quan trực tiếp đến hoạt động của chi nhánh NHNo & PTNT trên địa bàn và uỷ quyền cho Phó Giám đóc bằng văn bản khi vắng mặt. 2. Phó giám đốc - Do Tổng Giám đốc của NHNo Việt Nam quyết định bổ nhiệm - Thay mặt Giám đốc điều hành một số công việc khi Giám đốc vắng mặt. - Chỉ đạo, điều hành một số nghiệp vụ do Giám đốc phân công phụ trách và chịu trách nhiệm trước giám đốc về các quyết định của mình. - Bàn bạc và tham mưu cho Giám đốc về hoạt động kinh doanh ngân hàng theo nguyên tắc tập trung dân chủ và chế độ một thủ trưởng. 3. Nhiệm vụ các phòng ban 3.1. Phòng kế toán. - Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và thanh toán theo quy định của Ngân hàng nhà nước và NHNo Việt Nam. - Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu, chi tài chính, quỹ tiền lương đối với chi nhánh NHNo & PTNT trên địa bàn trình NHNo cấp trên phê duyệt. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. 3.2. Phòng kiểm soát - Kiểm tra công tác điều hành của chi nhánh NHNo & PTNT Hà Nội và các đơn vị trực thuộc theo Nghị định của Hội đồng quản trị và chỉ đạo Tổng Giám đốc NHNo. - Kiểm tra, giám sát việc chấp hành quy trình nghiệp vụ kinh doanh theo quy định của pháp luật, của NHNo. - Kiểm tra độ chính xác của báo cáo Tài chính, kế toán, việc tuân theo quy định của nhà nước và ngành ngân hàng. - Giải quyết đơn thư, khiếu tố liên quan đến hoạt động của chi nhánh NHNo & PTNT trên địa bàn. 3.3. Phòng kinh doanh - Nghiên cứu, xây dựng chiến lược khách hàng tín dụng, phân loại khách hàng và đề xuất các chính sách ưu đãi đối với từng loại khách hàng. - Thẩm định và đề xuất cho vay các dự án tín dụng - Trực tiếp làm dịch vụ uỷ thác nguồn vốn thuộc chính phủ, bộ, Ngành và các tổ chức kinh tế cá nhân trong và ngoài nước. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. 3.4. Phòng kế hoạch - Nghiên cứu đề xuất chiến lược khách hàng, chiến lược huy động vốn tại địa phương. - Xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, trung và dài hạn theo định hướng kinh doanh của NHNo. - Cân đối nguồn vốn, sử dụng vốn và điều hoà vốn kinh doanh đối với các chi nhánh trên địa bàn. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao 3.5. Phòng thanh toán quốc tế - Mở L/C (Letter credit) trả chậm + L/C nhập khẩu +L/C xuất khẩu - Thanh toán biên mậu - Đồng tài trợ xuất nhập khẩu - Thanh toán tiền điện ( chuyển tiền điện) - Thanh toán quốc tế qua mạng SWIFT 3.6. Phòng tổ chức cán bộ - Đào tạo - Xây dựng quy định, lề lối làm việc trong đơn vị mà mối quan hệ với tổ chức Đảng, công đoàn, chi nhánh trực thuộc trên địa bàn. - Thực hiện công tác quy hoạch cán bộ, đề cử cán bộ, nhân viên đi công tác, học tập trong và ngoài nước. - Quản lý hồ sơ cán bộ, quản lý và hoàn tất hồ sơ, chế độ đối với cán bộ nghỉ hưu, nghỉ chế độ theo quy định của nhà nước, của ngành ngân hàng. - Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. 3.7. Phòng vi tính - Tổng hợp, thống kê và lưu trữ số liệu, thông tin liên quan đến hoạt động của ngân hàng. - Quản lý, bảo dưỡng và sửa chữa máy móc, thiết bị tin học - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. 3.8. Phòng Hành chính - Xây dựng chương trình công tác hàng tháng, quý của chi nhánh - Xây dựng và triển khai chương trình giao ban nội bộ chi nhánh và các chi nhánh trực thuộc trên địa bàn. - Đầu mối giao tiếp với khách đến làm việc tại chi nhánh - Thực hiện công tác hành chính, văn thư, bảo vệ, y tế... của NHNo & PTNT Hà Nội. - Thực hiện xây dựng cơ bản, sửa chữa TSCĐ, mua sắm công cụ lao động của cơ quan. - Thực hiện công tác thông tin, tuyên truyền, quảng cáo, tiếp thị. - Thực hiện các nhiệm vụ khác được Giám đốc giao. 3.9. Phòng ngân quỹ - Quản lý và sử dụng các quỹ chuyên dùng - Thực hiện các khoản nộp ngân sách nhà nước theo quy định. - Chấp hành quy định về an toàn kho quỹ và định mức tồn quỹ theo quy định. IV. Kết quả hoạt động của NHNo & PTNT Hà Nội trong năm 2002 và phương hướng nhiệm vụ năm 2003. 1. Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2002 * Nguồn vốn : Đạt 6152 tỷ đồng, tằng 44% so với năm 2001 chia ra + Nguồn vốn VNĐ: 5.378 tỷ, tăng 39,1% + Nguồn vốn ngoại tệ: 774 tỷ, tăng 98%. * Đầu tư tín dụng : Đạt 2.003 tỷ đồng, tăng 27,4% so với năm 2001 + Dư nợ ngắn hạn 1.258 tỷ, tăng 10,1% so với năm 2001 + Dư nợ trung và dài hạn 745 tỷ, tăng 73,7%. Bao gồm: . Dư nợ VNĐ: 1.630 tỷ .Dư nợ ngoại tệ 373 tỷ, tương đương 24,2 triệu USD. - Trong năm 2002, NHNo & PTNT Hà Nội đã mở rộng đầu tư tín dụng cho các thành phần kinh tế. Ngân hàng là đồng tài trợ đối với hai dự án lớn đó là cho Tổng Công ty Thuỷ tinh và gốm xây dựng vay 206 tỷ đồng để xây dựng nhà máy kính nổi Bình Dương; Tổng Công ty Máy động lực và máy nông nghiệp vay 12 triệu USD để đầu tư dự án xe Bus xuất khẩu sang IRAV. Nhờ đổi mới kinh doanh nên năm 2001 có thêm trên 18 doanh nghiệp vay vốn tín dụng tại NHNo & PTNT Hà Nội. - Bên cạnh đó, ngân hàng còn mở rộng cho vay sinh hoạt đối với cán bộ, nhân viên, sĩ quan, công nhân viên quốc phòng trong các doanh nghiệp, trường học, bệnh viện, lực lượng vũ trang với gần 400 tỷ đồng. - Cho hộ nghèo vay: được sự giúp đỡ của các Quận, phường NHNo & PTNT Hà Nội đã giải ngân cho gần 700 hộ nghèo vay 2.100 triệu đồng tạo thêm được công ăn việc làm, tăng thu nhập, trả nợ Ngân hàng sòng phẳng, đến cuối năm còn 835 hộ có dư nợ vay ngân hàng 2.300 triệu đồng. NHNo & PTNT đã góp phần cùng các cấp, các ngành của Hà Nội thực hiện chương trình 03 của thành uỷ Hà Nội về xoá đói giảm nghèo. - Chất lượng tín dụng nợ quá hạn chiếm 2,85% dư nợ, đó là nợ tồn đọng của một số doanh nghiệp nhà nước được giãn nợ từ nhiều năm dồn lại. Song nhờ chất lượng tín dụng từ năm 2000 đến nay đã từng bước được nâng lên rõ rệt. Năm 2000 2001 2002 Nguồn vốn 3345 4257 6152 Dư nợ 1295 1572 2003 Bảng so sánh kết quả hoạt động kinh doanh * Hoạt động kinh doanh đối ngoại Năm 2002 NHNo & PTNT Hà Nội tiếp tục mở rộng nghiệp vụ thanh toán quốc tế, đến nay Ngân hàng đã có quan hệ đại lý và thanh toán với 600 ngân hàng và chi nhánh ngân hàng nưóc ngoài, phát triển nghiệp vụ thu đổi ngoại tệ, nhân dân tệ và tổ chức thanh toán biên mậu nhằm đảm bảo thuận lợi cho khách hàng có quan hệ mua bán với Trung Quốc. - Về xuất khẩu: Gửi chứng từ đòi tiền đến 74 món, trị giá 1,8 triệu USD, thu tiền 65 món trị giá 1,5 triệu USD. - Về nhập khẩu: mở 877 L/C trị giá 100,9 triệu USD, thanh toán L/C 992 món, trị giá 92,4 triệu USD, nhờ thu 311 món, trị giá 4,5 triệu USD, thanh toán 1.202 món trị giá 36,7 triệu USD. Thu dịch vụ phí 191 triệu USD. * Về tài chính thanh toán và ngân quỹ - Về công tác thanh toán; trong năm 2002 đã chuyển tiền điện tử 24.476 món với 12.137 tỷ đồng tăng 2,3 lần số món thanh toán so với năm 2001. - Về kết quả tài chính: Chênh lệch thu chi tăng 120%, trích rủi ro tăng 25% so với năm 2001. - Ngân quỹ: với mạng lưới 33 điểm giao dịch tổng thu 8.457 tỷ, tăng 83% so với năm 2001. Tổng chi 4.579, tăng 85% so với năm 2001. * Các công tác khác như: - Công tác quản lý điều hành: Ban lãnh đạo đã xác dịnh phương châm hoạt động đúng đắn, đặt mục tiêu an toàn, tiết kiệm và hiệu quả lên hàng đầu, tập trung chấn chỉnh các hoạt động ngân hàng, và soát lại các quy trình nghiệp vụ và bộ máy tổ chức, nhân sự, công tác chỉ đạo điều hành luôn luôn theo sát các diễn biến về nguồn vốn, đầu tư vốn để từ đó có sự chỉ đạo kịp thời về lãi suất và đảm bảo khả năng chi trả. - Công tác kiểm soát: được nâng cao về chất lượng - Công tác đào tạo: Ngân hàng đã tổ chức đào tạo tại chỗ các nghiệp vụ tíndụng, kế toán, vi tính và ngân quỹ cho cán bộ và những ngày nghỉ cuối tuần đạt kết quả tốt. - Công tác thi đua được phát động thường xuyên, đẩy mạnh vai trò các tổ chức đoàn thể, công đoàn, đoàn thanh niên, hội phụ nữ. 2. Mục tiêu định hướng kinh doanh năm 2003. * Định hướng kinh doanh - Nguồn vốn tăng trưởng từ 40% so với năm 2002, chú trọng huy động nguồn vốn ngoại tệ (USD) trung và dài hạn. - Đầu tư tín dụng tăng 30%, tập trung đầu tư cho các dự án sản xuất, chế biến hàng nông sản xuất khẩu và các mặt hàng thay thế nhập khẩu. - Lợi nhuận tăng 20% so với năm 2002 * Các giải pháp thực hiện - Mở rộng mạng lưới kinh doanh: trong năm 2003 sẽ khai trương thêm 10 - 12 phòng giao dịch để khai thác các loại nguồn vốn. - Bố trí lại lực lượng lao động, tăng cường cán bộ tín dụng để mở rộng dư nợ cho các thành phần kinh tế. Tập trung để mở rộng dự nợ cho các thành phần kinh tế. Tập trung xử lý nợ tồn đọng và kiến nghị các cấp, các ngành xử lý đối với những doanh nghiệp làm ăn không có hiệu quả. - Thực hiện khoán tài chính và tiền lương triệt để đến các ngân hàng, từng phòng ban và tiến tới từng người lao động, gắn quyền lợi vật chất và trách nhiệm của từng người trong kinh doanh. - Tăng cường kiểm tra, kiểm soát, xử lý nghiêm túc những cán bộ thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc hiệu quả kinh doanh thấp. - Đào tạo tại chỗ về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ mà trước hết là cán bộ lãnh đạo các phòng ban,các ngân hàng Quận, các phòng giao dịch... coi đây là tiêu chuẩn quan trọng để thi nâng bậc lương hoặc chuyển ngạch lương viên chức. B. Tổ chức hoạt động thông tin của văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội I. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan, bởi vậy nó cũng có những mối quan hệ đặc trưng với môi trường mà nó tồn tại. Hay nói cách khác, văn phòng cũng có những chức năng tồn tại độc lập tương đối như các tổ chức, đơn vị khác cả về phương diện tự nhiên và phương diện xã hội. Bên cạnh đó, văn phòng bao gồm những hoạt động nhằm duy trì sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Văn phòng dù là "văn phòng đầy đủ" hay " Văn phòng không đầy đủ" cũng luôn thực hiện đầy đủ 3 chức năng là chức năng tham mưu, chức năng tổng hợp và chức năng hậu cần. Với sự đóng góp không nhỏ của phòng hành chính vào những thành công của ngân hàng đã chứng minh cho lãnh đạo cơ quan thấy được tầm quan trọng của bộ phận văn phòng trong quá trình hoạt động của cơ quan Do đó, hoạt động văn phòng của NHNo & PTNT Hà Nội cũng được ra đời để thực hiện 3 chức năng trên, cụ thể nó có những chức năng nhiệm vụ sau: 1. Chức năng Văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội là bộ phận trực tiếp tham mưu, giúp việc của ngân hàng trong các hoạt động lãnh đạo, tổ chức phối hựp công tác, triển khai thực hiện sự điều hành của lãnh đạo. Đồng thời là trung tâm thông tin tổng hợp, hành chính, và quản trị. 2. Nhiệm vụ - Thư ký cho bán giám đốc: Tham dự các cuộc họp, soạn thảo các văn bản được giao, tiếp nhận thông tin, chỉ đạo của lãnh đạo đến các phòng ban và các chi nhánh trực thuộc. - Xây dựng chương trình công tác hàng tháng, quý của chi nhánh và có trách nhiệm thường xuyên đôn đốc việc thực hiện chương trình đã được giám đốc chi nhánh NHNo & PTNT Hà Nội phê duyệt. - Xây dựng và triển khai chương trình giao ban nội bộ chi nhánh và các chi nhánh NHNo & PTNT Hà Nội trực thuộc trên địa bàn. - Thực hiện quản lý hành chính, xử lý văn bản đi, đến và tổ chức công tác lưu trữ, lễ tân in ấn. Quản lý, sử dụng con dấu của ngân hàng. - Thực hiện công tác xây dựng cơ bản, sửa chữa TSCĐ, mua sắm công cụ lao động, quản lý nhà tập thể, nhà khách, nhà nghỉ của cơ quan. - Thực hiện công tác tài vụ của ngân hàng - Thực hiện công tác tuần tra, canh gác, bảo vệ an toàn tuyệt đối tài sản và an ninh trật tự tại Ngân hàng. - Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ cho cán bộ nhân viên, vệ sinh công sở. - Tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị, tập huấn, lễ nghi khánh tiết. - Kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên thực hiện công tác, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng. Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc giao. Tóm lại : Phòng hành chính của ngân hàng đã thực hiện những chức năng nhiệm vụ như văn phòng của các cơ quan, đơn vị khác là tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho bộ máy lãnh đạo cơ quan. Đối với hoạt động của NHNo & PTNT Hà Nội, văn phòng luôn đặc biệt quan tâm và đầu tư các trang thiết bị hiện đại giúp cơ quan vănh phòng thực hiện tốt những chức năng của mình đặc biệt là chức năng tổng hợp. Vì chức năng tổng hợp là cực kì quan trọng, quết định đến sự thành bại của công tác văn phòng. Trong đó thông tin có thể được dùng trên 1 cơ sở thường kỳ hoặc bất thường nhằm mục đích giúp đỡ việc ra quyết định hoạchn định hoặc kiểm soát. Những thông tin đầu vào, đầu ra và thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích , quản lý và sử dụng theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan. Như thực tế hoạt dộng cho vay vốn, kinh doanh ngoại hối … tại NHNo & PTNT Hà Nội luôn đòi hỏi người cán bộ văn phòng phải cung cấp những thông tin cập nhật về thị trường tiền tệ, về tình hình chính trị, xã hôị, an ninh, quốc phòng ở trong nước và quốc tế có ảnh hưởng cho l;ãnh đạo trong quá trình hoạt động kinh doanh. II. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội Sơ đồ bộ máy văn phòng của NHNo & PTNT Hà Nội Phòng hành chính Phó phòng Trưởng phòng Bộ phận hành chính tổng hợp Bộ phận tài vụ Bộ phận chuẩn bị đầu tư & quảng cáo Bộ phận Quản trị Bộ phận XDCB Bộ phận bếp Bộ phận y tế Bộ phận bảo vệ Bộ phận phòng chống cháy Bộ phận sửa chữa điện nước Bộ phận đội xe Trưởng phòng do giám đốc bổ nhiệm theo đề nghị của tổng giám đốc NHNo & PTNT Việt Nam, chịu trách nhiệm lãnh đạo, điều hành mọi hoạt động của phòng theo đúng thẩm quyền và quy chế hoạt động của cơ quan. Trợ giúp trưởng phòng là phó phòng, được trưởng phòng phân công phụ trách một mảng hoạt động nhất định và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và phần việc được phân công phụ trách. * Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong NHNo & PTNT Hà Nội - Bộ phận quản trị có nhiệm vụ + Xây dựng phương hướng, kế hoạch công tác hàng năm, quý, tháng của khối văn phòng, đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn thực hiện kế hoạch. + Đầu mối thi hành các mặt về quản trị pháp lý hành chính + Chỉ đạo văn thư thực hiện đầy đủ quy trình xử lý văn bản, biểu mẫu, sổ sách, lập hồ sơ công việc... + Ký các văn bản hành chính + Lập kế hoạch tài chính hàng năm + Quản lý hệ thống thông tin liên lạc, báo chí + Ghi chép, soạn thảo biên bản các cuộc họp + Thảo luận các văn bản của Giám đốc trung tâm + Xây dựng quy chế tiếp khách của trung tâm + Lập các chương trình quảng cáo theo quyết định của giám đốc + Quản lý cơ sở vật chất, trang bị đồ dùng văn phòng, điều hành các phương tiện vận tải. + Hướng dẫn khách đến cơ quan làm việc Nói tóm lại chức năng chủ yếu của bộ phận quản trị ở NHNo & PTNT Hà Nội là hoạch định tổ chức. I. Hoạch định: có chức năng đưa ra những chính sách hoặc mục tiêu làm phương tiện để đạt được yêu cầu kinh doanh. Bộ phận quản trị nắm vững những mục tiêu tổng quát trên cơ sở đưa ra các mục tiêu hành động cho phép đạt mục tiêu chung. Bộ phận quản trị của Ngân hàng có nhiệm vụ quyết định cách sử dụng nguồn tài chính kiểm soát của mình để đảm bảo cho những mục tiêu chiến lược của ngân hàng các kế hoạch sẽ được soạn thảo với thời gian biểu thích hợp và chúng sẽ chịu tác động bởi các ảnh hưởng môi trường. Ngay cả khi không phải đánh giá lại các mục tiêu của mình, bộ phận quản trị cũng luôn điều chỉnh các mục tiêu hành động để đảm bảo được những mục tiêu chiến lược trong sự thay đổi của môi trường. Cùng lúc đó, ban giám đốc Ngân hàng không mất đi tầm kiểm soát của mình và luôn tạo cách thúc đẩy người cấp dưới. Bộ phận tổ chức là ban giám đốc sẽ tham gia vào việc phân chia công việc tức là những chỉ định và kết hợp công việc trong phạm vi trách nhiệm của mình. Những kế hoạch nỗ lực của cấp dưới được xem xét để tránh trùng lặp không cần thiết. - Bộ phận văn thư lưu trữ có nhiệm vụ: + Nhận công văn đến. Công văn giấy tờ là 1 trong những phương tiện thông báo, trao đổi thông tin trong các cơ quan, đơn vị. Bộ phận văn thư có nhiệm vụ vào sổ các công văn đi, công văn đến, đưa vào lưu giữ cẩn thận để tiện tra tìm khi cần thiết. Mọi văn bản mật đến và đi đều được bộ phận văn thư kiểm tra đọ chính xác về các yếu tố thể thức văn bản, về văn phong trước khi nhận và chuyển đi. Hiện nay, ở NHNo & PTNT Hà Nội các phòng ban đều tự đánh máy các văn bản của mình nên văn thư chỉ thực hiện nhiệm vụ đánh máy các loại giấy mời, thông báo và các giấy tờ khác khi lãnh đạo yêu cầu . Mở sổ theo dõi, ghi số liệu, đóng dấu công văn đến, trình lãnh đạo trung tâm giải quyết. . Thực hiện việc lưu chuyển văn bản theo kết quả xử lý của lãnh đạo tới các bộ phận có liên quan. .Tiếp phận Fax, công văn, thư, bưu phẩm và chuyển tới các phòng liên quan. . Theo dõi việc thực hiện kết quả xử lý công văn, tài liệu và việc lập hồ sơ công việc. + Chuyển công văn đi . Mở sổ theo dõi công văn đi . Soạn thảo công văn gửi đi khi được lãnh đạo giao . Kiểm tra thể thức văn bản, sao chụp văn bản + Quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của nhà nước và của lãnh đạo trung tâm + Thực hiện công tác lưu trữ văn phòng + Tra cứu tài liệu khi có yêu cầu của lãnh đạo + Xử lý tài liệu lưu trữ quá kỳ theo quy định + Cấp các loại giấy tờ: giấy giới thiệu, giấy đi đường.... Như vậy : Bộ phận văn thư lưu trữ ở NHNo &PTNT có những chức năng chính như sau: Sao chép thông tin, lưu trữ thông tin. Công tác sao chép thông tin chủ yếu thông qua việc sao chép bằng máy photocopy việc sử dụng máy photocopy cho phép tạo ra văn bản theo yêu cầu. Hiện nay ở Ngân hàng có 2 máy photocopy đặt tại phòng Hành chính nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho cán bộ công nhân viên. Công tác lưu trữ thông tin ở NHNo & PTNT Hà Nội thực hiện bằng phương pháp phân loại thành những lĩnh vực chủ yếu và các nhóm nhỏ. Việc phân loại và lưu trữ hồ sơ thành nhóm nhỏ được sắp xếp theo phương pháp lưu trữ điện tử bằng các phần mềm chuyên dụng. Công tác lưu trữ thông tin trên máy tính được tiến hành theo trình tự thời gian, các hồ sơ được chia theo ngày, tuần, tháng, quý và năm. Việc quản lý phân loại hồ sơ theo thời gian và sử dụng máy tính cho phép công tác tra cứu tài liệu khi có yêu cầu của lãnh đạo ngân hàng cập nhật nhanh nhất hệ thống lưu trữ rất linh động sao cho việc tra cứu có thể dễ dàng và nhanh chóng thay đổi hay tra cứu khi cần. Các chỉ mục được liệt kê theo từng file được đặt tên vàcó thể gắn mật khẩu nhằm bảo vệ thông tin, ngoài ra còn có các băng hình, đĩa mềm, đĩa từ, máy ghi âm... Quan trọng hơn ở ngân hàng các chỉ mục luôn được cập nhật hoá, nghĩa là các chỉ mục luôn hiện hành giúp cho việc tra cứu thông tin được thực hiện dễ dàng khi biết ngày tháng nhập tài liệu và các thông tin cơ bản về thông tin cần tra cứu. Các tài liệu khi đã qúa hạn lưu thì được huỷ bỏ. Thông thường tài liệu được lưu >4 năm nếu tài liệu nào đã hoàn thành chức năng và mặt pháp luật và nhiệm vụ thì được bộ phận lưu trữ huỷ bỏ. - Bộ phận xây dựng cơ bản có nhiệm vụ. + Chịu chách nhiệm mua sắm, lắp đặt đầy đủ các trang thiết bị, điện nước cho trụ sở và các chi nhánh của ngân hàng trên địa bàn. + Hướng dẫn, tập huấn các phương án phòng chống cháy nổ cho cán bộ trong cơ quan. + Thực hiện công tác chuẩn bị đầu tư dư án. III. Vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác thông tin của NHNo & PTNT Hà Nội Trong thời kỳ "bùng bổ thông tin" các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành chính đều rất quan tâm đến việc thu nhập, phân tích và xử lý thông tin để có thể ra được những quyết định sáng suốt, kịp thời mang lại hiệu quả cao cho đơn vị và cho xã hội. Thông tin là một nhu cầu bức xúc trong đời sống xã hội. Chúng ta đang được chứng kiến sự chuyển mình vĩ đại của cuộc cách mạng khoa học công nghệ trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Từ rất nhiều các quan niệm về thông tin các nhà nghiên cứu đã đi đến một khái niệm mang tính khoa học về thông tin: " Thông tin nghĩa là những giữ liệu có ý nghĩa, được sử dụng để biểu thị những vấn đề cụ thể, giúp cho đối tượng tiếp nhận thông tin có được những quyết định nhằm mục đích mong muốn". Hiện nay, người ta cho rằng yếu tố quyết định đến việc thành bại của một tổ chức là là do họ có lợi thế về thông tin và coi thông tin có quan hệ sống còn tới hoạt động của tổ chức mình. Cho nên một trong những vấn đề bức xúc mà các cơ quan, đơn vị phải giải quyết là nâng cao chất lượng văn phòng, đặc biệt là nâng cao hiệu quả của công tác thông tin. IV. Thực trạng hoạt động của công tác thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội. Văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội là một " văn phòng không đầy đủ", nhưng không vì vậy mà văn phòng của NHNo & PTNT Hà Nội không thực hiện đầy đủ và tốt các chức năng, nhiệm vụ của một "văn phòng đầy đủ". Ngày nay, với sự gia tăng các yêu cầu thông tin và những phát triển trong kỹ thuật xử lý, làm cho văn phòng ngày càng có một vị trí quan trọng hơn trong cơ quan. Cùng với các hoạt động của mình, công tác văn phòng ở NHNo & PTNT Hà Nội luôn gắn kết với các công đoạn của công tác thông tin bao gồm: thu thông tin, xử lý thông tin, sử dụng thông tin, lưu trữ thông tin. *Thu thập thông tin : Được coi là báo cáo mở đầu rất quan trọng và có ý nghĩa cho hoạt động thông tin . Việc thu thập thông tin luôn được tiến hành một cách thường xuyên và từ nhiều nguồn khác nhau. Nhờ nắm bắt được nhu cầu về thông tin của người lãnh đạo quản lý, của các bộ phận ban nghành trong cơ quan mà người cán bộ văn phòng đã thực hiện tốt quá trình thu thập thông tin của mình Để có được những thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho người lãnh đạo, các cán bộ văn phòng đã tiến hành thu thông tin từ các nguồn: - Thông tin chính thức: là các văn bản mang tính pháp quy hay quy phạm khác: +Từ các quyết định , chỉ thị , thông báo của cấp trên như ngân hàng nhà nước, NHNo & PTNT Việt Nam. +Từ các chủ trương chính sách của Đảng , Nhà Nước. +Từ văn bản của các bộ , ban , nghành có liên quan +Từ các phương tiện thông tin đại chúng như : TV, đài, báo, Internet… Thông tin không chính thức: là các báo cáo thường kỳ của ngân hàng và các chi nhánh ngân hàng trực thuộc, từ báo cáo của các bộ phận trong văn phòng và từ các dữ liệu khác được lưu trữ. Những thông tin không chính thức tuy không có văn bản đảm bảo nhưng nó cũng không kém phần quan trọng vì những thông tin này mang laị các giá trị sáng tạo cao. Là đơn vị kinh doanh, NHNo & PTNT Hà Nội luôn đặc biệt chú trọng đến các thông tin liên quan đến các hoạt động kinh tế như tốc độ tăng trưởng kinh tế chung của nền kinh tế hoặc của từng nghành, từng lĩnh vực hoặc có liên quan đến thu nhập cuae dân cư, đến việc tôn tạo cơ sở hạ tầng, tích luỹ tái sản xuất mở rộng… đây là những thông tin cực kỳ quan trọng mà văn phòng thu thập nhằm giúp lãnh đạo cơ quan trong quá trình ra quyết định quản lý. Các loại thông tin trên đều được thu thập dưới nhiều hình thứcnhư: điều tra, khảo sát, tổng két, hội thảo, nghiên cứu, thăm dò và được lưu hành văn bản, băng hình, đĩa từ một cách có hệ thống. Như vậy, tuỳ theo tính chất phạm vi công viẹc được giao mà cán bộ thu thập thông tin có trách nhiệm xác định các nguồn cung cấp thông tin, các phương pháp lấy tin để mang lại những thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời cho lãnh đạo trong quá trình quản lý cơ quan *Xử lý thông tin : để thông tin thu thập có thể sử dụng được thì việc xử lý tổng hợp thông tin là rất cần thiết. Mục tiêu của quá trình này là đưa ra các phương án giải pháp cho các quyết định quản lý được thực hiện dưới các hình thức kiến nghị, đề xuất sáng kiến giải pháp, làm những căn cứ định hướng để lãnh đạo ban hành các văn bản quản lý về hoạt động của cơ quan. Đó chính là tiền đề và nội dung của các mệnh lệnh, quyết định, chỉ thị thông tin trong lãnh đạo. Xử lý thông tin là công việc phức tạp đòi hỏi cán bộ làm công tác này phải có trình độ chuyên môn, có hiểu biết xã hội sâu rộng, có khả năng phân tích, tổng hợp vấn đề. Việc xử lý thông tin ở NHNo & PTNT Hà Nội được tiến hành theo các bước cơ bản sau: Đối với công văn đến: + Văn thư tiếp nhận công văn từ các cơ quan , đơn vị khác gửi dến theo đúng trình tự , kiểm tra sơ 1 lượt ngoài phong bì. + Sơ bộ phân loại công văn để xác định loại công văn vào sổ đăng ký, còn loại công văn có tên riêng , dấu chỉ mức đọ mật khẩn thì chỉ ghi các thông tin cần thiết hoặc chuyển ngay cho lãnh đạo + Văn thư tiến hành bóc bì công văn và lấy nội dung ra. Đây là công tác đơn giản nhưng văn thư cũng cần phải đảm bả những nguyên tắc đã quy định + Đóng dấu đến vào công văn. Bước này nhằm mục đích xác nhận công văn đã qua văn thư đồng thời ghi nhận ngày tháng công văn đéen cơ quan + Trình thủ trưởng hoặc người phụ trách xem xét và cho ý kiến phân phối và giải quyết công văn đến + Đăng ký công văn : đây là khâu quan trọng trong việc tổ chức giải quyết và quản lý công văn đến + Sau khi vào sổ công văn , văn thư tiến hành công tác phân phối, chuyển giao công văn đến + Đôn đóc việc giải quyết và theo dõi giải quyết công văn đến theo yêu cầu của lãnh đạo ⇛Dấu công văn đến: Chi nhánh NHNo & PTNT Hà Nội Công văn đến Số: Ngày: Chuyển: Lưu hồ sơ: ⇛Mẫu sổ công văn đến: Số Ngày Cơ quan gửi công văn đến Số, ký hiệu công văn Ngày, tháng công văn Trích yếu nội dung công văn Số lưu hồ sơ Nơi nhận (người nhận) Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) ⇛Mẫu bìa của sổ công văn đến: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập - tự do - hạnh phúc Năm… Số đăng ký văn bản đến Đơn vị: Chi nhánh NHNo & PTNT Hà Nội Từ số…… đến số……. Từ ngày…….đến ngày……. Quyển số…… - Đối với công văn đi: + Soạn thảo văn bản : do văn thư thực hiện để đảo bảo được tính đúng đắn của văn bản thì văn thư cần phải thông qua văn bản + Thông qua văn bản : văn thư có trách nhiệm chuyển văn bản đến người có thẩm quyền( thủ trưởng hoặc chánh văn phòng) ddể thông qua về mặt nội dung + Đóng dấu vào văn bản đi + Kiểm tra công văn đi và cho vào phong bì gửi đi đồng thời vào sổ công văn đi để tiện cho việc tra cứu khi cần thiết ⇛Mẫu sổ công văn đi: Số và ký hiệu công văn Ngày tháng công văn Trích yếu nội dung công văn Nơi nhận công văn Đơn vị hoặc người nhận bảo lưu Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) ⇛Mẫu bìa sổ công văn đi: cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Năm……. Sổ văn bản công văn đi Đơn vị: Chi nhánh NHNo & PTNT Hà Nội Từ số…… đến số…… Từ ngày……đến ngày…... Quyển số…… Trên cơ sở những tài liệu thu được sau khi sử lý cán bộ thông tin xếp đặt nó theo một trật tự phù hợp với yêu cầu của hoạt động tổng hợp, sẽ giúp lạnh dạo lựu chọn được phương án tối ưu nhất cho quyết định của mình. Như vậy . đã chứng minh được rằng văn phòng trung tâm đã thực sự trơt thành người cộng tác , trợ thủ đắc lực cho lãnh đạo, tạo nên sự thành công cho ngân hàng. * Phổ biến thông tin : khâu này nhằm chuyển phát thông tin đến các dói tượng liên quan 1 cách kịp thời, chính xác , đầy đủ. Hiện nay, văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội đang sử dụng rất nhiều hình thức truyền tin như: truyền tin bằng văn bản, truyền qua các báo cáo hàng ngày, hàng tuần , tháng, quý, năm của văn phòng hoặc truyền đạt qua các cuộc họp giao ban hội nghị…. Việc sử dụng các hình thức phổ biến thông tin khác nhau đòi hỏi người cán bộ văn phòngcần phải có kiến thức về nhiều mặt như khả năng lập kế hoạch, khả năng trình bày, diễn đạt vấn đè. Thực tế cho văn phòng đã thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao * Bảo quản và lưu trữ thông tin : đây là 1 nhiệm vụ rất quan trọng đòi hỏi người lãnh đạo luôn phải chú trọng đến vấn đề trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật cần thiết cho công tác lưu trữ. Tuy nhiên, do kinh phí đầu tư cho các trang thiết bị lưu trữ bảo quản còn hạn hẹp dẫn đến việc kéo dài tuổi thọ của tài liệu bị hạn chế. Vì vậy, ngân hàng cần trang bị thêm một số thiết bị bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Việc này cũng đòng nghĩa với việc áp dụng CNTT vào công tác lưu trữ của cơ quan Nhìn chung, công tác thông tin trong văn phòng ngân hàng cho đến nay là tương đối tôt đảm bảo lượng thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho lãnh đạo trong việc quản lý cơ quan. Nhưng xét vè một khía cạnh khác thì có thể thấy rằng công tác này chưa phát huy hết được chức năng của mình do nhiều yếu tố như: nhận thức của cán bộ nhân viên văn phòng về chuyên môn, về những yêu cầu đối với 1 cán bộ thông tin trong thời đại mới chưa đầy đủ. Để công tác này ngày càng trở nên đắc lực trong việc trợ giúp lãnh đạo thì văn phòng phải quan tâm đổi mới nâng cao chất lượng các thông tin trong thời gian tới của văn phòng. 1. Sơ đồ hệ thống thông tin của văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội Công tác thông tin đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của ngân hàng Môi trường Thông tin đầu vào Thông tin đầu ra Văn phòng Lãnh đạo Các phòng ban Sơ đồ hệ thống thông tin của văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội Thông tin là đầu vào được truyền tới các"trung tâm" tiếp nhận, xử lý, phân loại để làm "nguyên liệu" cho hoạt động quản lý, điều hành của bất kỳ tổ chức nào. Văn phòng truyền đạt thông tin hoặc chỉ thị do các phòng ban sẽ biểu soạn thông tin từ quan sát được sau đó phân tích dữ liệu và tổng hợp thông tin để chọn lựa và thông tin cần thiết để mã hoá trước khi chuẩn bị truyền đi. Thông tin sau đó sẽ được truyền đi và người nhận sẽ nhận bảo thông tin này để giải mã. Khi đã nhận thông tin và tiến hành xử lý công việc theo nội dung thông tin thì các phòng ban phải hồi lại với văn phòng để văn phòng báo cáo lại kết quả với ban giám đốc. Công tác xây dựng và tổ chức nguồn tin của ngân hàng được tiến hành theo nhiều kênh khác nhau đảm bảo cho việc phân tích, xử lý thông tin được chính xác, rõ ràng. Các thông tin quan trọng luôn được phổ biến nhanh chóng, kịp thời đến từng phòng ban bằng nhiều hình thức khác nhau. 2. Hiệu quả hoạt động của công tác thông tin ở văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội * Ưu điểm: - Trong những năm gần đây nhờ thực hiện tốt công tác thông tin trong văn phòng, văn phòng đã giúp lãnh đạo ngân hàng luôn nắm bắt được những chủ trương, chính sách của Đảng, nhà nước và các ngân hàng cấp trên một cách kịp thời để có những phương án kinh doanh đem lại hiệu quả cao xây dựng cơ quan ngày càng tốt hơn. - Văn phòng giúp lãnh đạo có được những thông tin đầy đủ, chính xác về các thiệt hại do thiên nhiên gây ra cho người dân, làm giảm bớt các thiệt hại cho nông dân và cho ngân hàng (vì nông dân và người nghèo là đối tượng phục vụ chính của NHNo & PTNT Hà Nội). - Văn phòng thường xuyên tổng hợp, báo cáo nhanh, thực hiện tốt chương trình công tác tuần, tháng, quý giúp lãnh đạo trong quản trị, điều hành hoạt động của ngân hàng. - Văn phòng đã tạo được mối quan hệ tốt và phối hợp nhịp nhàng với tất cả các phòng ban trong trung tâm, tạo thành một khối thống nhất. Từ đó tạo điều kiện cho thông tin được luân chuyển. - Các CBNV tham gia công tác thông tin đều là những người có năng lực, nhiệt tình với công việc, có tinh thần trách nhiệm cao đã đẩy nhanh được tiến độ thông tin đem lại hiệu quả cao. - Đã chuẩn bị cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị giúp ngân hàng các công tác mở rộng thêm 2 chi nhánh mới trong năm vừa qua. * Nhược điểm: - CBNV làm công tác thông tin ( nhân viên văn thư) mới chỉ có một ngườivà chưa được đào tạo chuyên môn, trang bị vật chất kỹ thuật về công tác này còn thiếu thốn, phương tiện tính toán, truyền tin, xử lý tin còn chưa đồng bộ. - Trang thiết bị phục vụ hoạt động thông tin chưa được đồng bộ. Mỗi phòng ban chỉ được trang bị 2 máy vi tính (riêng phòng vi tính và phòng kinh doanh là được trang bị đầy đủ máy cho cán bộ nhân viên). - Công tác văn thư lưu trữ chưa được tổ chức khoa học - Chưa có quy định thống nhất thể chế hoá công tác thông tin. chưa có quy chế chặt chẽ về chế độ báo cáo, chưa có quy định rõ ràng, cụ thể người chịu trách nhiệm cung cấp tài liệu thông tin - Hiện nay thông tin của Ngân hàng được tất cả các phòng ban đơn vị thu thập. Các phòng ban thu thập các loại thông tin có liên quan tới công việc của mình và tự xử lý để đưa ra ý kiến đóng góp cho lãnh đạo. Như vậy làm cho việc thu thập thông tin trong cơ quan còn tản mạn, chưa có sự tập trung tại một đầu mối duy nhất là văn phòng, điều đó đã gây khó khăn cho công tác quản lý thông tin của văn phòng. * Nguyên nhân: Những vấn đề còn yếu trong công tác thông tin ở văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội có cả những nguyên nhân chủ quan và khách quan. Trình độ phát triển của hoạt động thông tin nước ta còn nhiều yếu kém, lạc hậu chưa đáp ứng kịp thời với các nước trong khu vực và thế giới. Nguyên nhân khách quan: - Các cơ quan, đơn vị không có quy định thống nhất về hoạt động thông tin nội bộ. - Các cơ quan quản lý nhà nước từ Trung ương đến địa phương, các ngành lĩnh vực và đơn vị cũng không thống nhất quy định các nguyên tắc quản lý, sử dụng và truyền phát thông tin trong từng ngành, từng cấp cụ thể gây ra sự lúng túng cho người nhận và người chuyển phát thông tin. Ngoài những nguyên nhân kể trên, công tác thông tin của ngân hàng còn bị những nguyên nhân chủ quan tác động. - Ban lãnh đạo và các CBNV trong ngân hàng chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của văn phòng và hoạt động thông tin của văn phòng. - Cán bộ kỹ thuật trong lĩnh vực hoạt động thông tin còn chưa được đào tạo, bồi dưỡng cho tương xứng với yêu cầu phát triển thông tin nhanh, hiện đại như hiện nay. - Trang thiết bị phục vụ hoạt động thông tin chưa được nâng cấp, đổi mới kịp thời. Mục tiêu phát triển công nghệ mới ở NHNo & PTNT Hà Nội. - Ban giám đốc NHNo & PTNT Hà Nội có kế hoạch cho việc phát triển hệ thống thông đa chiều nhằm thu hút thông tin từ nhiều nguồn khác nhau tạo khả năng linh hoạt trong công tác quản lý. Một trong những sự phát triển sẽ là nhiều máy tính ở trạm cuối được tạo sẵn. Các phần mềm trở lên dễ dàng cho người sử dụng sẽ có tính linh động cao hơn. Việc đã và đang phát triển mạng cục bộ sẽ cải tiến trong truyền thông nội tại. - Mục tiêu đặt ra của ban giám đốc NHNo & PTNT Hà Nội là các cơ sở dữ liệu của Ngân hàng có thể nối vào các cơ sở dữ liệu thương mại. Một thuận lợi là phương tiện này cho phép kinh doanh có hiệu quả hơn khi các cơ sở dữ liệu thương mại trở lên toàn diện và chuyên môn hoá. Kết quả của mục tiêu này là phần lớn hệ thống sẽ trực tiếp nhập dữ liệu tự động và thông qua đó việc điều hành chi nhánh ngân hàng sẽ được kiểm tra thường xuyên. - Phát triển hệ thống truyền thông là ưu tiên hàng đầu của ban giám đốc NHNo & PTNT Hà Nội. Thông qua đó thông tin thương mại và việc truyền thông của nó có chức năng đạt được những mục đích bằng cách khai thác những khả năng của nhân viên. Khuyến khích của ban giám đốc là mọi thông tin thường kỳ hay bất thường đều phải được truyền thông để bộ phận chức năng luôn hoàn thành tốt công việc của mình. Thông tin sẽ tạo điều kiện cho sự đạt được những mục tiêu chiến lược và điều hành ngân hàng thông qua những quy trình hành chính và quản trị để ngày càng làm trơn tru hoạt động của ngân hàng trong thời kỳ mới. Chương III Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội Công tác văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động của tổ chức. Nếu xem xét công tác này theo quan điểm hệ thống thì: ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin kinh tế, chính trị, xã hội , hành chính, môi trường… theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của đơn vị. Còn đầu ra là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ hoạt động trên đây sẽ góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức điều hành thông tin , hay nói cách khác là không ngừng củng cố hoạt động văn phòng trong mọi cơ quan đơn vị. Nền kinh tế xã hội ngày càng phát triển, đặt ra yêu cầu bức xúc về củng cố, kiện toàn công tác thông tin . Để công tác này mang lại hiệu quả , mỗi chủ thể cần đánh giá đúng tình hình công tác thông tin thuộc lĩnh vực , phạm vi mình phụ trách. Nhưng trên thực tế , có rất nhiều các cơ quan dơn vị chưa nhận thức đầy đủ về các chức năng và nhiệm vụ của văn phòng. Họ chỉ đơn thuần hiểu và xem công việc văn phòng là những công việc có liên quan đến bàn giấy, tiếp tân, nhạn các công văn giấy tờ, làm nhưng việc không cần chuyên môn….mà không thấy rằng chính từ những công việc tưởng như đưn giản đó đã tạo thành 1 hệ thống giúp lãnh đạo trong việc quản lý, điều hành cơ quan , đơn vị. Từ những việc không tên , công việc giấy tờ như nhận và chuyển công văn, giấy tờ,…nếu cán bộ văn phòng làm tốt theo đúng quy định của cấp trên thì sẽ tạo ra sự thuận tiện trong công việc của người lãnh đạo và của các bộ phận trong cơ quan. Nhờ có bộ máy văn phòng mọi công việc có liên quan đến thông tin , văn thư , lưu trữ, hậu cần, giao tiếp, nhân sự… trong cơ quan đều được thực hiện 1 cách đầy đủ thống nhất. Cũng như các cơ quan, đơn vị cho đến nay công tác thông tin trong văn phòng của NHNo & PTNT Hà Nội chưa được sự quan tâm, chú ý đầy đủ. Mặc dù trong văn phòng thông tin là chất liệu cuả quá trình quản lý thông tin cũng quyết định đén sự thành bại của mỗi tổ chức, mà công tác văn phòng lại gắn liền với hoạt động thông tin . Do đó đòi hỏi cấp thiết phải nâng cao chất lượng công tác thông tin và đạt được hiệu quả trong quá trình quản lý , điều hành của mình thì văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội phải quan tâm đến các vấn đề sau để hoàn thiện công tác thông tin . 1. Hoàn thiện thể chế về hoạt động thông tin : Văn phòng tồn tại và phát triển luôn gắn liền với hoạt động thông tin . Trong đó , muốn tổ chức tốt hoạt động này thì phải không ngừng củng cố bộ máy văn phòng , đây là 1 việc làm thiết thực nhằm thực hiẹn tốt những nhiệm vụ của văn phòng. Vì văn phòng là đầu mối thu nhận và chuyển phát thông tin phục vụ lãnh đạo giúp lãnh đạo ra những quyết định chính xác , kịp thời. Điều này cũng đòi hỏi các cabs bộ nhà nước có thẩm quyền cần nghiên cứu, ban hành những dịnh chế cơ bản về hoạt động thông tin cho các nghành , các cấp trong cả nước nhằm tạo nên tính đồng bộ trong quá trình thực hiện công tác này.Trong đó cần qui định thống nhất về : * Hình thức văn bản : Đối với văn phòng khi lãnh đạo muốn ban hành một văn bản thì đòi hỏi trước tiên là vaen bản đó phải có đầy đủ cacs yếu tố thể thưc văn bản ; nội dung, hình thức phải cụ thể mạch lạc , văn bản đó phải có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền kíđể thể hiện tính pháp lí cho văn bản , sau khi kí nhất thiết phải đóng dấu cơ quan để dảm bảo tính pháp lí tính chính xác cho văn bản . Khi đóng dấu vào văn bản phải rõ ràng , ngay ngấn và phải sử dụng mực dấu đúng theo qui định của nhà nước . Nhưng trên thực tế việc kiểm tra các yếu tố thể thức văn bản và việc đóng dấu văn bản còn bị cán bộ văn thư lơi lỏng thường chỉ mang tính hình thức . Nguyên nhân chủ yếu là do cán bộ văn phòng còn thiếu và một người phaỉ kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ * Kì hạn báo cáo phải có qui định rõ ràng về chương trình giao ban , báo cáo định kì ,theo thời gian ,báo cáo tổng kết. Phải đảm bảo tính khẩn trương , nghiêm túc , chính xáo các báo cáo và thời gian báo cáo Nội dung báo cáo phải đúng với từng cấp, từng nghành theo đúng qui định * Chất lượng thông tin báo cáo : Nội dung báo cáo phải phản ánh đúng tình trạng thực tế một cách chính xác đầy đủ hệ thống và hợp pháp. Tránh tình trạng mặt tốt được đề cao , còn mặt chưa tốt thì bị né tránh làm cho lãnh đạo có nhận thức không đầy đủ , chính xác về hoạt động của cơ quan. Vì báo cáo là cơ sở để các nhà lãnh đạo phân tích đánh giá tình hình, từ đó xây dựng các phương án kinh doanh trong thời gian tiếp theo. Bên cạnh đó , lãnh đạo phải thường xuyên kiểm tra, đôn đốc các hoạt động thông tin ở ơ sở. Việc kiểm tra có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức như: kiểm tra đột xuất hoặc kiểm tra có thông báo, kiểm tra trực tiép hay kiểm tra gián tiếp…tuỳ theo yêu cầu về thời gian, phương pháp kiểm tra, đối tượng tác động của công tác điều tra. 2. Hiện đại hoá công tác thông tin: Hoạt động công tác thông tin : Trong thời gian gần đây, thường xuất hiện các từ ngữ “ văn phòng điện tử” để mô tả văn phòng hiện đại. Để tăng cường hiệu quả hoạt động văn phòng trong thời đại mới người ta cần xây dựng các văn phòng điện tử để hỗ trợ cho công tác thông tin . Cuộc cách mạng CNTT diễn ra sôi dộng hiện nay đang tác đọng sâu sắc và trực tiếp đến mọi mặt hoạt dộng kinh tế . xã hội của các quốc gia trên thế giới, mở ra một thời kỳ phát triển mới khi nhân loại bước vào thế kỷ 21. Nội dung chủ đạo của bước chuyển biến lần này là sự phát triển từ nền văn minh công nghiệp tiến lên nền văn minh thông tin và trí tụê, mà cơ sở của nó là sự phát triển từ nền kinh tế công nghiệp truyền thống sang nền kinh tế trí thức. Về cơ bản , bước chuyển biến này được nảy sinh và được thực iện chủ yếu tại các nước có nền kinh tế công nghiệp phát triển. Tuy nhiên, tác động chuyển biến vĩ đại này đã lan toả nhanh chóng đến khắp các nước trên thế giới. Xu thế này đang tạo ra những cơ hội to lớn và đồng thời cũng tạo ra các thách thức gay gắt cho các nước đang phát triển đang tìm con đường công nghiệp hoá- hiện đại hoá nền kinhtế và xã hội của mình. CNTT bao gồm tất cả các hoạt động và công nghệ chứa đựng các nội dung xử lý thông tin bằng các phương tiện điện tử , từ việc thu thập, lưu trữ, truyền dẫn… đến sử dụng thông tin trong mọi lĩnh vực của sản xuất, kinh tế đời sống con người. Với những tiến bộ nhanh chóng kỳ diệu của kỹ thuật máy tính và kỹ thuật viễn thông trong vài thập niên gần đây, CNTT thực sự đã thâm nhập rộng khắp vào mọi mặt hoạt động của con người. Công nghệ này đã đưa đến nhiều biến đổi to lớn với nền kinh tế nói chung và những biến đỏi đến các hoạt động văn phòng nói riêng. Vì vậy, ngân hàng phải hiểu rằng vị trí tương lai của họ phụ thuộc 1 cách quyết dịnh vào việc liệu họ có tận dụng được CNTT để phát triển một cách nhanh chóng mọi năng lực đổi mới các hoạt động kinh doanh của mình hay không. Trong công tác văn phòng có nhiều loại công việc, các công việc đó cần phải được giải quyết nhanh chóng , chính xác kịp thời đảm bảo chức năng tham mưu giúp việc một cách hiệu quả nhất. Do đó, việc ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng là một đòi hỏi cấp thiết của công cuộc cải cách hành chính hiện nay. * Hiện đại hoá công tác thu thập, xử lý, phổ biến và lưu trữ thông tin : Với xu thế “ toàn cầu hoá “ nhanh chóng hiện nay, các cơ quan đơn vị luôn phải trang bị cho văn phòng những cơ sở vật chất kỹ thuật iện đại như: máy vi tính, máy fax, máy photo, máy in…là những thiết bị mà bất cứ cơ quan nào cũng phải trang bị cho văn phòng . Việc trang bị đầy đủ các thiết bị đã góp phần rất to lớn vào hoạt động khai thác thông tin mang lại những thông tin có đọ chính xác caovà tiết kiệm tối đa thời gian , công sức cho cán bộ văn phòng . Nhờ ứng dụng CNTT như lắp đặt máy vi tính có nối mạng hệ thống sẽ trợ giúp và quản lý các công việc thường ngày của các đơn vị chức năng, bao gồm theo dõi các công văn, tài liệu đi và đến, xử lý và theo dõi quá trình xử lý các công việc, trao dổi, lưu trữ, quản lý của cán bộ lãnh đạo và công chức trong cơ quan . Đối với công tác thông tin cũng cần có hệ thống thông tin quản lý nhằm mục đích thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành và thực hiệ các nhiệm vụ chuyên môn nghiệp vụ của công chức, trự giúp việc ra các quyết định quản lý của lãnh đạo. * Hiện đại hoá công tác văn thư lưu trữ: - Công tác văn thư: Trước đây, mỗi ngày cán bộ văn thư phải giải quyết rất nhiều công việc có liên quan đến giấy tờ như: quyết định, chỉ thị, thông báo… điều đó đã mang lại hiệu quả chưa cao. Vì vậy, yêu cầu hiện đại hoá công tác này đã trở thành một trong những tiền đề đảm bảo cho công tác quản lý của những cơ quan áp dụng các phương tiện tin học hoá và tự động hoá nhằm đáp ứng 1 trong những yêu cầu quan trọng của công tác văn thư. Đó là sự đảm bảo thông tin nhanh chóng cho cán bộ lãnh đạo, để giúp lãnh đạo ra những quyết định kịp thời, chính xác, đúng đắn. Việc sử dụng tin học đã cho phép nâng cao năng suất lao động của cán bộ vâưn thư lên rất nhiều.Văn phòng đã được trang bị rất nhiều thiết bị mới phục vụ cho hoạt động như: máy photocopy siêu tốc 120 tờ/phút, máy đóng dấu công văn, ngày tháng công văn đi và công văn đến, máy đọc quang học Soạn thảo văn bản bằng máy vi tính đã trở nên đơn giản, chính xác hơn vì văn bản là 1 thông tin quan trọng trong các văn phòng cơ quan . Đây là 1 trong những phương tiện quan trọng để truyền đạt các chủ trương , chính sách của đảng , pháp luật của nhà nước đến mọi cơ quan , mọi công dân. Làm tốt công tác soạn thảo văn bản sẽ góp phần không nhỏ trong việc nâng cao hiệu suất của người cán bộ văn phòng . Việc soạn thảo văn bản bằng máy có thể dễ dàng lưu lại , bổ sung hoặc sửa chữa nên sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Hiện nay có rất nhiều phần mềm để ứng dụng cho việc soan thảo văn bảnvà lưu trữ như: Microsoft Word, MS Access, MS Exel… - Công tác lưu trữ: là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm đảm bảo giữ gìn nguyên vẹn , lâu bền và an toàn tài liệu công tác này nhằm đảm bảo công tác cung cấp cho cơ quan những thông tin cần thiết phục vụ hoạt động của cơ quan . Để hiện đại hoá công tác lưu trữ thì trước hết phải : + Đổi mới về nhận thức : nhận thức đày đủ vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt đọng quản lý của mỗi cơ quan , đơn vị. + Hiện đại hoá công tác lưu trữ trên cơ sở trang bị các phương tiện kỹ thuật hiện đại nhằm tin học hoá công tác lưu trữ. Hiện nay với các phương tiện kỹ thuật và công nghệ hiện đại như: Micro film, băng từ , đĩa mềm, đĩa cứng, CD Rom, cùng với máy tính được nối mạng Internet, tài liệu lưu trữ của mọi cơ quan , mọi quốc gia (trừ tài liệu mật) sẽ được lưu thông , trao đổi , phục vụ nhanh chóngcho việc sưu tầm, nghiên cứu. Tóm lại, hiện đại hoá công tác thông tin văn phòng là 1 tất yếu khách quan, là 1 nhiện vụ quan trọng trong thời điểm hiện nay, hiện đại hoá công tác thông tin đòi hỏi phải đổi mới toàn diện về tất cả các mặt. 3. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên: Đối với văn phòng việc trang bị đầy đủ các phương tiện kỹ thuật hiện đại cho các hoạt động thông tin mới chỉ là một phần quan trọng trong nội dung kiện toàn công tác này ở các đơn vị, phần quyết định thành công của công tác này phải là con người quản lý và vân hành các phương tiện kỹ thuật. Nhận thức được điều này , lãnh đạo ngân hàng đã tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên được đào tạo, bồi dưỡngnâng cao trình đọ khoa học khả năng sở dụng những trang thiết bị hiện đại. Nhưng trên thực tế thì cán bộ làm công tác thông tin chưa được chú ý đào tạo, bồi dưỡngcho tương xứng. Do vậy lãnh đạo cần phải quan tâm đào tạo, bồi dưỡng về mọi mặt cho cán bộ thông tin * Bồi dưỡng nghiệp vụ thu nhận, xử lý, lưu trữ, chuyển phát thông tin : Với cán bộ làm công tác thông tin thì việc trứơc tiên là phải được đào tạo, bồi dưỡng 1 cách đầy đủ khoa học về các nghiệp vụ thu, xử lý, lưu trữ, chuyển phát thông tin nhằm đem lại hiệu quả cho hoạt động văn phòng . Nhu cầu xử lý thông tin của cơ quan phụ thuộc vào cấu trúc tổ chức, hình thức quản lý và những yêu cầu theo luật định để tạo ra thông tin . Các cơ quan trong tương lai sẽ cần nhiêug thông tin hơn khi họ phát triển kỹ năng quản trị dựa theo việc sử dụng thông tin ở mức đọ ngày càng tăng. Do đó, đòi hỏi các nhà quản trị trong tương lai chắc chắn phải sáng tạo hơn và chủ động hơn trong mối liên hệ với công nghệ mới. Thực tế đã cho thấy việc nâng cao nhận thức về tầm quan trọng, tính chất của công việcmà cán bộ thông tin phải làm là điều tối cần thiết. Nó sẽ giúp nhà lãnh đạo có được những thông tin cần thiết để xây dựng kế hoạch hoạt động, các chương trình công tác trọng tâm. * Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ sử dụng và điều phối thông tin : Thông tin khi thu được cũng dòi hỏi người cán bộ thông tin phải sử dụng và điều phối sao cho phù hợp và có hệ thôngs, tránh tình trạng thông tin bị chồng chéo gây khó khăn cho nhà lãnh đạo khi muốn ra quyết định. Việc sử dụng thông tin không đúng với công việc sẽ dẫn đến những hậu quả to lớn. Cán bộ thông tin nên xây dựng các phương pháp các kênh để điều phối thông tin 1 cách kiệu quả, chính xác. * Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ sử dụng các phương tiện kỹ thuật và CNTT: Với việc phát triển mạnh mẽ CNTT như ngày nay, đa phần các cơ quan đơn vị đều cố gắng đưa các thành quả đó ứng dụng vào hoạt động của tổ chức mình. Việc trang bị các thiết bị hiện đại là yếu tố then chốt , quan trọng. Nhưng vấn đè quan trọng hơn nữa chính là con người vận hành các máy móc thiết bị đó, sử dụng các thành quả đó như thế nào? Nếu các cơ quan đơn vị chỉ lo đến việc trang bị những thiết bị hiện đại thì sẽ dẫn đến tình trạng khạap khiễng, tốn kém và lãng phí. Bởi vì sự đổi mới của kỹ thuật luôn diễn ra nhanh hơn sự vận dụng của cơ quan . Vì vậy, việc đào tạo, bồi dưỡng con người cho phù hợp với trang thiết bị hiện đại là điều kiện quan trọng đối với bất kỳ cơ quan nào. Chính vì vậy, để hoạt động của cơ quan ngày càng đem lại hiệu quả cao nhằm đáp ứng kịp thời với những thách thức cuả công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước đòi hỏi các cơ quan đơn vị phải thoả mãn những yêu cầu bức xúc đối với hoạt động của mình là phai không ngừng nâng cao, củng cố, kiện toàn công tác thông tin . Phải mạnh dạn cải tiến những mặt chưa đượcvà phát huy hơn nữa những mặt được để cơ quan đon vị ngày càng lớn mạnh. 4. Tổ chức văn phòng khoa học: Trong mỗi cơ quan đơn vị văn phòng là một bộ phận hoạt động nhằm giúp đỡ lãnh đạo và đơn vị thông qua các nhiệm vụ trợ giúp tham mưu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng các nhiệm vụ kiển tra, đôn đốc, lại vừa tự tổ chứcquản lý lấy các hoạt động của chính mình cho phù hợp với các hoạt động trên. Vì thế , để văn phòng hoạt động đem lại hiệu quả, chất lượng cao thì cơ quan đơn vị phải tổ chức được công tác văn phòng 1 cách khoa học. Việc tổ chức văn phòng khoa học sẽ tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan đơn vị . Sự ra của 1 tổ chức phải phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như quuy mô, lĩnh vực hoạt động…để có căn cứ xây dựng tổ chức đó. - Trước hết phải bố trí cán bộ nhân viên sao cho phù hợp với những yêu cầu đặt ra của 1 văn phòng , họ phải là những người có trình độ, coá khả năng đáp ứng được sự đòi hỏi của công việc, nhiệt tình sáng tạo. Riêng với hoạt động thông tin trong văn phòng thì cán bộ làm công tác này càng cần phải có sợ tuyển chọn, đào tạo, bố trí cho hợp lý. Vì họ là nguồn cung cấp thông tin và đưa ra các phương án lựa chọn cho lãnh đạo trong việc ra quyết định quản lý. Nhưng trên thực tế thì cán bộ thông tin ở ngân hàng chưa có điều kiện để phát huy hết khả năng của mình, ngân hàng chưa chú trọng đến công tác này , công tác thông tin phục vụ lãnh đạo thường do các bộ phận, phòng ban trực tiếp cung cấp thông qua văn phòng . Cho nên, cán bộ thông tin thường xuyên phải làm các công việc không đúng với chuyên môn của mình. Do vậy, yêu cầu đặt ra là lãnh đạo văn phòng ngân hàng cần phải bố trí công việc một cách hợp lý, khoa học. Có như vậy mới phát huy hết khả năng của cán bộ nhân viên văn phòng . - Một vấn đề nữa đặt ra là phải bố trí được hơi làm việc1 cách khoa học. Điều này sẽ giúp cho công việc văn phòng được thực hiện một cách linh hoạt. Văn phòng với những hoạt động của mình cũng phải được trang bị những thiết bị phục vụ cho công việcphải được bố trí một cách họp lý. Thực tế thì văn phòng ngân hàng còn được xắp xếp chưa hoàn toàn hợp lý văn phòng được chia làm 2 phòng và các bàn làm việcđược xắp xếp quá gần tạo sự khó khăn khi đi lại, máy điện thoại phục vụ văn phòng chưa đầy đủ nên vấn đề liên lạc phổ biến thông tin với các phòng ban còn mất nhiều thời gian. Nếu bố trí được 1 văn phòng khoa học thì sẽ mang lại rất nhiều lợi ích như: giảm được thời gian cần thiết để thực hiện công việc, duy trì chất lượng công việc, tiết kiệm khi tiến hành công việc, tăng cường tinh thần làm việc vì một sơ đồ bôd trí hợp lý có thể giúp thiết lập những nhóm làm việc gần gũi, phát triển khả năng làm việc cùng nhau tốt, tạo ra không khí làm việc vui vẻ mang lại hiệu quả cao cho công việc. - Điều kiện làm việc: trong cơ quan hiệu quả công việc cũng bị ảnh hưởng bởi các yếu tố về môi trường tự nhiên như không khí, màu sắc cảnh quan, tiếng động, ánh sáng, độ ẩm… + Nhiệt độ, độ ẩm: nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới, khí hậu nóng ẩm. Con người sống và làm việc cần có sự cân bằng nhiệt độ, độ ẩm với môi trường bên ngoài. Nhiệt đọ, đọ ẩm quá cao hoặc quá thấp sẽ làm ảnh hưởng đến sức khoẻ của con ngươì do đó sẽ ảnh hưởng đến kết quả của công việc. Do vậy, để điều chỉnh nhiệt đọ , độ ẩm trong phòng làm việc cần thiết phải xây dựng và lắp đặt các trang thiết bị điều hoà nhiệt độ, dùng quạt, các thiết bị thông gió. Ngoài ra nên cắm thêm hoa tươi, đặt các chậu cây cảnh trong phòng vừa đáp ứng được nhu cầu thẩm mỹ, vừa là yếu tố quan trọng góp phần điều hoà không khivà độ ẩm trong phòng một cách hữu hiệu + ánh sáng: là điều kiện giúp cơ quan thị giác đủ khả năng hoạt động, nhận biết một cách bình thường. Nếu ánh sáng quá yếu hoặc quá mạnh rất ảnh hưởng đến thị giác do mắt phải điều tiết. Bố trí, cung cấp cho phòng làm việc đủ ánh sáng thích hợp sẽ tạo cho chúng ta thấy thoải mái và khônglàm suy giảm sức khoẻ. + Màu sắc: màu sắc phòng làm việc cũng có tác động không nhỏ đến hoạt động và hiệu quả của quá trình làm việc. Việc bố trí nội thất phòng làm việc một cách thích hợp, hài hoà không những làm tăng vẻ đẹp của căn phòng mà còn góp phần làm cho con người thoải mái, dễ chịu, giảm bớt sự mệt mỏi. Như vậy, việc tổ chức văn phòng khoa học là vấn đề rất quan trọng, nó quyết định phần nào đến kết quả hoạt động của cơ quan . Nó sẽ tạo cho con người trong văn phòng một cảm giác thoải mái, tiện nghi, hưng phấn, sáng tạo hơn trong công việc, làm cho công việc được thực hiện theo một tuần tự nhất định, thuận lợi trong việc kiểm tra, giám sát, đôn đốc của người lãnh đạo. Mục lục