Đề tài Thực trạng và giải pháp cho công tác giao nhận hàng trang trí nội thất bằng gỗ xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Hoàng Tân Hòa

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 1 LỜI MỞ ĐẦU Công ty TNHH Hoàng Tân Hòa là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng bằng gỗ. Mặt hàng trang trí tủ, ghế, giường là mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Công ty. Trong vài năm qua kim ngạch xuất khẩu của các mặt hàng này ngày càng tăng và thị trường xuất khẩu ngày một mở rộng hơn. Đạt được điều trên là nhờ công ty luôn coi trọng công tác tổ chức thực hiện chất lượng trong sản phẩm, đặc biệt là khâu giao nhận hàng xuất khẩu, để đảm bảo giao hàng đúng tiến độ, thu hồi tiền hàng nhanh chóng, góp phần nâng cao uy tín của công ty đối với khách hàng. Đây cũng chính là lý do của đề tài: “Thực trạng và giải pháp cho công tác giao nhận hàng trang trí nội thất bằng gỗ xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Hoàng Tân Hòa” vMục tiêu của đề tài Phân tích tình hình hoạt động giao hàng trang trí nội thất bằng gỗ xuất khẩu bằng đường biển nhằm rút ra những mặt được và chưa được từ đó đưa ra một số kiến nghị để hoàn thiện công tác này với mục tiêu là ngày càng nâng cao và phát triển hơn nữa hoạt động này tại công ty. Đồng thời cũng nhằm góp phần tạo nên một hệ thống làm việc hợp lý, khoa học để hỗ trợ cho việc thực hiện nghiệp vụ giao hàng phù hợp với các quy định của pháp luật, phạm vi hoạt động và tình hình thực tế của chi nhánh. v Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Chuyên đề tập trung nghiên cứu tình hình giao hàng trang trí nội thất xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Hoàng Tân Hòa. Phạm vi nghiên cứu: Đó là công tác giao hàng trang trí nội thất bằng gỗ của công ty trong những năm gần đây. v Phương pháp nghiên cứu Dựa trên cơ sở lý thuyết kinh tế kết hợp với thực tế, sử dụng phương pháp phân tích, lựa chọn, so sánh…để làm rõ vấn đề cần nghiên cứu. * Đề tài gồm 3 phần: Ø Phần I: Cơ sở lý luận về giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 2 Ø Phần II: Thực trạng công tác giao nhận xuất khẩu mặt hàng trang trí nội thất bằng gỗ bằng đường biển tại công ty TNHH Hoàng Tân Hòa. Ø Phần III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác giao nhận xuất khẩu mặt hàng trang trí nội thất bằng gỗ bằng đường biển tại công ty TNHH Hoàng Tân Hòa. Tuy có nhiều cố gắng để hoàn thành nhưng với kiến thức còn hạn chế đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn để đề tài được hoàn thiện hơn. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Trần Thị Trang và Công ty TNHH Hoàng Tân Hòa đã giúp em hoàn thành đề tài này. Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2010 Sinh viên thực hiện Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 3 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 1.1. Khái quát về giao nhận trong hoạt động ngoại thương: 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của hoạt động giao nhận: 1.1.1.1. Khái niệm: Giao nhận là tập hợp các nghiệp vụ liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gởi tới nơi nhận hàng. Giao nhận bao gồm việc thực hiện hàng loạt các công việc liên quan đến quá trình chuyên chở như: bao bì, đóng gói, lưu kho, đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gởi hàng, xếp hàng lên tàu, chuyển tải hàng hoá ở dọc đường, dỡ hàng ra khỏi tàu và giao hàng cho người nhận…Như vậy giao nhận thực chất là tổ chức quá trình chuyên chở và giải quyết các thủ tục liên quan đến quá trình chuyên chở đó. Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding service), theo qui t¾c mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận: “là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề liên quan đến Hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập các chứng từ có liên quan đến hàng hóa”. Theo điều 163 của Luật Thương Mại Việt Nam ban hành ngày 23-5-1997 thì: “giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá từ người gởi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao nhận cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hay người giao nhận khác”. 1.1.1.2. Những đặc điểm cơ bản của hoạt động giao nhận: · Điểm đầu và điểm cuối quá trình giao nhận nằm ở những quốc gia khác nhau. Hàng hoá thông qua quá trình giao nhận sẽ được chuyển từ tay người bán sang tay người mua bằng các phương tiện vận tải. · Hoạt động giao nhận luôn đi đôi với hoạt động vận tải. Chính vì người bán ở những quốc gia khác nhau, do đó phương tiện vận tải là công cụ không thể thiếu trong quá trình di chuyển hàng hoá từ nơi gởi đến nơi nhận hàng. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 4 · Hoạt động giao nhận chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài, khách quan cũng như chủ quan. 1.1.2. Phân loại hoạt động giao nhận: v Căn cứ vào phạm vi hoạt động: -Giao nhận quốc tế: là hoạt động giao nhận phục vụ tổ chức chuyên chở hàng hoá quốc tế. -Giao nhận nội địa: là hoạt động giao nhận phục vụ chuyên chở hàng hoá trong phạm vi quốc gia. v Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh: -Giao nhận thuần tuý: là hoạt động giao nhận chỉ bao gồm thuần tuý việc gởi hàng đi hoặc nhận hàng đến. -Giao nhận tổng hợp: là hoạt động giao nhận ngoài giao nhận thuần tuý còn bao gồm cả xếp dỡ, bảo quản hàng hoá, vận chuyển đường ngắn, hoạt động kho tàng. v Căn cứ vào phương thức vận tải: -Giao nhận hàng chuyên chở bằng đường biển -Giao nhận hàng chuyên chở bằng đường sông -Giao nhận hàng chuyên chở bằng đường sắt -Giao nhận hàng chuyên chở bằng đường hàng không -Giao nhận hàng chuyên chở bằng ô tô -Giao nhận hàng chuyên chở kết hợp bằng nhiều phương thức vận tải khác nhau. v Căn cứ vào tính chất giao nhận: - Giao nhận riêng: là hoạt động giao nhận do người xuất nhập khẩu tự tổ chức không sử dụng dịch vụ của người giao nhận. - Giao nhận chuyên nghiệp: là hoạt động giao nhận của các tổ chức, công ty chuyên kinh doanh giao nhận theo sự uỷ thác của khách hàng. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 5 1.1.3. Các cơ quan liên quan đến giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu chuyên chở bằng đường biển: Giao nhận là một quá trình thực hiện hàng loạt các nghiệp vụ khác nhau liên quan đến quá trình tổ chức chuyên chở hàng hoá từ nước người gởi hàng đến nước người nhận hàng. Quá trình giao nhận thường bắt đầu khi người chủ hàng thực hiện hay uỷ thác cho người giao nhận và thanh toán xong cho mọi chi phí liên quan đến giao nhận. Trong quá trình giao nhận, người giao nhận (công ty giao nhận) cần phải liên hệ nhiều cơ quan tổ chức khác nhau như: các cơ quan kiểm soát thuộc chính phủ như hải quan, giám sát xuất nhập khẩu, các tổ chức y tế, lãnh sự… - Các công ty xuất nhập khẩu thường là người thực hiện hay uỷ thác cho người khác thực hiện công tác giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu. - Các ga, cảng chịu trách nhiệm giao nhận hàng hoá, lưu kho, lưu bãi, xếp dỡ, cấp Giấy ra vào… - Các công ty vận tải vận chuyển hàng và sắp xếp thực hiện giao nhận cùng với chủ hàng hay người giao nhận. - Công ty đại lý tàu biển là người thay mặt cho người vận chuyển thực hiện các thủ tục chứng từ liên quan đến giao nhận và vận tải hàng hoá. - Công ty bảo hiểm cấp giấy chứng nhận bảo hiểm và chịu trách nhiệm bồi thường cho hàng hoá nếu rủi ro xảy ra. - Công ty giám định khi được uỷ thác và cấp giấy biên bản giám định. - Ngân hàng là trung gian thanh toán tiền và thực hiện bảo lãnh. 1.1.4. Nhiệm vụ các bên tham gia trong quá trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu: 1.1.4.1. Nhiệm vụ của cảng: - Kí kết hợp đồng bốc dỡ, giao nhận,bảo quản, lưu kho hàng hoá với chủ hàng. - Giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu. - Kết toán với tàu việc giao nhận hàng hoá và lập các chứng từ cần thiết để bảo vệ quyền lợi của chủ hàng ngoại thương. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 6 - Tiến hành bốc dỡ, vận chuyển bảo quản, lưu kho hàng hoá trong khu vực cảng. - Chịu trách nhiệm về tổn thất hàng hoá do mình gây nên trong quá trình giao nhận, vận chuyển, bốc dỡ… - Hàng hoá lưu kho bãi của cảng bị hư hỏng tổn thất thì cảng phải bồi thường nếu có biên bản hợp lệ, và nếu cảng không chứng minh được là cảng không có lỗi. - Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa ở bên trong nếu bao kiện hoặc dấu seal còn nguyên vẹn, do ký mã hiệu sai hoặc không rõ. 1.1.4.2. Nhiệm vụ của chủ hàng ngoại thương: - Kí kết hợp đồng giao nhận với cảng trong trường hợp hàng qua cảng. - Tiến hành việc giao nhận hàng hoá với tàu trong trường hợp hàng không qua cảng. - Kí hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển lưu kho, bảo quản với cảng - Cung cấp cho cảng các thông tin về hàng hoá và tàu, và các chứng từ cần thiết cho cảng để cảng giao nhận hàng hoá: + Đối với hàng nhập khẩu: chủ tàu phải cung cấp chứng từ như bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifest), sơ đồ xếp hàng, chi tiết hầm tàu (Hatch list), vận đơn đường biển (nếu ủy thác giao nhận cho Cảng), 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu. + Đối với hàng xuất khẩu: chủ hàng phải cung cấp chứng từ như bản lược khai hàng hóa 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu, sơ đồ xếp hàng 8h trước khi bốc hàng xuống tàu. - Theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết những vấn đề phát sinh - Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận để có cơ sở khiếu nại các bên liên quan - Thanh toán các loại phí cho cảng 1.2. Quy trình nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển: 1.2.1. Đối với hàng xuất khẩu phải lưu kho bãi của cảng: Đối với loại hàng này việc giao hàng gồm 2 bước lớn: chủ hàng ngoại thương giao hàng cho cảng sau đó cảng mới tiến hành giao cho tàu. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 7 1.2.1.1. Giao hàng xuất khẩu cho Cảng: - Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác kí kết hợp đồng lưu kho, bảo quản hàng hóa với cảng. - Trước khi giao hàng cho cảng phải giao cho cảng các giấy tờ như: + Danh mục hàng hóa + Giấy phép xuất khẩu (nếu có) + Thông báo xếp hàng do hãng tàu cấp + Chỉ dẫn xếp hàng - Giao hàng vào kho, bãi cảng 1.2.1.2. Cảng giao hàng xuất khẩu cho tàu: - Trước khi giao hàng cho tàu thì chủ hàng phải: + Làm các kiểm nghiệm kiểm dịch (nếu có), hải quan + Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến, chấp nhận NOR + Giao cho cảng sơ đồ xếp hàng - Tổ chức xếp và giao hàng lên tàu như sau: + Trước khi xếp hàng lên tàu, chủ hàng phải tổ chức vận chuyển hàng từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số màng xếp hàng, bố trí xe, công nhân và người áp tải nếu cần. + Tiến hành bốc và giao hàng cho tàu. Việc xếp hàng lên tàu do công nhân cảng làm. Hàng sẽ được giao dịch cho tàu dưới sự giám sát của đại diện hải quan. Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm hàng của càng phải ghi số lượng hàng giao vào Tally Report, cuối ngày phải ghi vào Daily Report và khi xếp xong một tàu thì ghi vào Final Report. Phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm hàng và ghi kết quả vào Tally Sheet. Việc kiểm đếm hàng cũng có thuê nhân viên kiểm kiện. + Khi giao nhận xong một lô hoặc toàn tàu thì cảng phải lấy biên lai thuyền phó để trên cơ sở đó lập vận đơn đường biển. - Lập bộ chứng từ thanh toán Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, nhân viên giao nhận phải lập hoặc lấy các chứng từ cần thiết tập hợp thành bộ chứng từ để xuất trình cho ngân hàng thanh toán Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 8 tiền hàng. Nếu thanh toán bằng L/C thì bộ chứng từ thanh toán phải phù hợp một cách máy móc với L/C và phải xuất trình trong thời hạn hiệu lực của L/C. - Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu cần. - Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho. - Tính toán thưởng phạt xếp dỡ (nếu có). 1.2.2. Đối với hàng xuất khẩu không phải lưu kho bãi: Đây là các hàng hóa xuất khẩu do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các nơi trong nước để xuất khẩu, họ có thể để hàng tại kho riêng của mình chứ không cần qua kho của cảng. Từ kho riêng của chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác có thể giao trực tiếp cho tàu. Các bước giao nhận cũng được diễn ra tương tự như đối với hàng lưu kho bãi của cảng. 1.2.3. Đối với hàng xuất khẩu đóng trong các container: 1.2.3.1. Nếu gửi hàng nguyên ( FCL/FCL ): -Chủ hàng hoặc người gửi được chủ hàng ủy thác điền vào booking note và đưa cho đại diện của hãng tàu để xin kí cùng với bảng danh mục hàng hóa xuất khẩu. -Sau khi kí booking note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao container rỗng cho chủ hàng mượn. -Chủ hàng lấy container rỗng về kho riêng của mình , đóng hàng vào .kiểm nghiệm ,.kiểm dịch , làm thủ tục hải quan ,và niêm phong cặp chì -Giao cho tàu tại CY qui định, trước khi hết thời hạn qui định của từng chuyến tàu và lấy Mate’ Receipt -Sau khi hàng đã xếp lên tàu thì mang MR để đổi lấy vận đơn. 1.2.3.2. Nếu gửi hàng lẻ: -Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thac mang hàng đến giao cho người chuyên chở tại ICD qui định và lấy vận đơn -Người chuyên chở hoặc người gom hàng đóng các lô hàng lẻ đó vào container sau khi đã kiểm tra hải quan và niêm phong cặp chì Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 9 -Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến 1.3. Các chứng từ liên quan đến giao nhận hàng xuất khẩu chuyên chở bằng đường biển: 1.3.1. Chứng từ hàng hóa: Là chứng từ cơ bản của khâu công tác thanh toán, nó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng ghi trên hóa đơn .Hóa đơn ghi rõ đặc đểm của hàng hóa, đơn giá và tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán và phương thức chuyên chở hàng hóa. 1.3.1.1. Phiếu đóng gói: Là chứng từ liệt kê chi tiết của nhiều loại kiện hàng khác nhau được vận chuyển trong một chuyến tàu, nhằm tạo điều kiên thuận lợi cho việc kiểm đếm trong mỗi kiện và có ích đặc biêt khi hàng gồm nhiều đặc tính khác nhau và cung cấp nhiều dữ kiện hơn hóa đơn trong kiểm tra để biết qui cách ,đặc điểm của đơn hàng có được tôn trọng hay không. Phiếu đóng gói do người sản xuất hàng lập khi đóng hàng. 1.3.1.2. Giấy chứng nhận phẩm chất: Là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng hóa thực giao và chứng minh phẩm cấp hàng phù hợp với các điều khoản của hợp đồng .Nếu hợp đồng không có qui định gì khác,Giấy chứng nhận phẩm chất có thể do xưởng hoặc xí nghiêp sản xuất hàng hóa cấp hoặc cũng có thể do cơ quan kiểm nghiểm, giám định hàng xuất khẩu cấp. 1.3.1.3. Giấy chứng nhận số lượng: Là giấy chứng nhận số lượng mà người bán giao cho người mua ,có thể do công ty giám định cấp ,hoặc do xí nghiệp sản xuất hàng lập và được công ty giám định hay hải quan xác nhận ,được dùng trong mua bán bách hóa ,hoặc loại hàng cần biết số lượng hơn trọng lượng như : bút máy ,thuốc lá điếu , bàn ghế …Nếu hàng gồm nhiều chi tiết phức tạp như phụ tùng máy móc ,dụng cụ cắt gọt ,thường dùng bảng kê chi tiết trong bộ chứng từ thanh toán ,nhưng khi hàng thanh toán là loại động nhất ,sẽ dụng Giấy chứng nhận số lượng Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 10 1.3.1.4. Giấy chứng nhận trọng lượng: Là chứng từ xác nhận trọng lượng hàng, do hải quan hoặc công ty giám định hàng cấp, tùy theo qui định của hợp đồng. Nếu hàng có khối lượng lớn đây sẽ là một căn cứ để người mua đối chiếu giữa hàng người bán đã gởi với hàng thực nhận của từng mặt hàng cụ thể 1.3.2. Chứng từ hải quan: Chứng từ hải quan là những chứng từ mà theo chế độ hải quan người chủ hàng phải xuất trình cho cơ quan hải quan khi hàng hóa qua biên giới quốc gia. 1.3.2.1. Tờ khai hải quan: Là khai báo của chủ hàng cho cơ quan hải quan để thực hiện thủ tục hải quan khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa.Theo điều lệ hải quan Việt Nam, tờ khai hải quan phải được nộp cho cơ quan hải quan ngay khi hàng hóa đến cửa khẩu, tờ khai hải quan phải được đính kèm Giấy phép xuất nhập khẩu, bảng kê chi tiết và vận đơn. 1.3.2.2. Giấy phép xuất nhập khẩu: Là chứng từ do Bộ thương mại cấp, cho phép chủ hàng được phép xuất hay nhập khẩu một hoặc một số lô hàng nhất định có cùng tên hàng, từ một nước nhất định, qua một cửa khẩu nhất định, trong một thời gian nhất định. 1.3.2.3.Các Giấy chứng nhận kiểm dịch và Giấy chứng nhận vệ sinh: Là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền của nhà nước cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng hóa đã được an toàn về mặt dịch bệnh, sâu hại, nấm độc… v Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật: Là giấy chứng nhận do cơ quan thú y cấp, chứng nhận không có vi trùng gây bệnh cho giống súc vật khác hoặc động vật có liên quan đã được tiêm chủng đề phòng dịch bệnh. Công dụng: -Ấn định phẩm chất hàng và là căn cứ hàng phù hợp với yêu cầu của hợp đồng -Bổ sung các chứng từ trình hải quan, làm thủ tục hải quan khi xuất khẩu Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 11 -Bổ sung cho bộ chứng từ thanh toán xuất trình cho người mua để người này làm thủ tục nhập ,vì ở các nước cũng đều qui định chế độ kiểm dịch nhằm bảo vệ nền móng công nhgiệp của nước mình v Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật: Do các cơ quan bảo vệ thực vật cấp khi hàng hóa là thực vật ,thảo mộc hoặc có nguồn gốc từ thực vật đã dược kiểm tra và xử lí các dịch bệnh. v Giấy chứng nhận vệ sinh: Là giấy xác nhận tính chất vô hại của hàng hóa đối với người tiêu thụ ,thường do cục kiểm nghiệm hàng hóa xuất nhập khẩu cấp và nếu trong hợp đồng mua bán hoặc L/C qui định ,cũng có thể do một cơ quan y tế lập và cấp. 1.3.2.4. Giấy chứng nhận xuất xứ: Là chứng từ do phòng thượng mại của nước xuất khẩu cấp cho chủ hàng ,theo yêu cầu và lời khai của chủ hàng để chứng nhận nơi sản xuất hoặc nguồn gốc của hàng. Công dụng: -Giúp hải quan nước nhâp khẩu căn cứ tính thuế dựa trên áp dụng biểu thuế quan ưu đãi của các nước với nhau. -Giúp hải quan thực hiện chích sách khu vực ,chính sách phân biệt đối xử trong mua bán khi tiến hành việc giám sát và quản lí. -Xác nhận một phần chats lượng hàng ,nhất là hàng thuộc thổ sản địa phương. 1.3.2.5. Hóa đơn lãnh sự: Là hóa đơn trên đó lãnh sự của các nước nhập khẩu đang công tác tại nước xuất khẩu chứng thực về giá cả và tổng giá trị lô hàng. Một số nước qui định rằng lãnh sự có thể kí trực tiếp trên hóa đơn thương mại, một số nước khác lại qui định rằng hóa đơn lãnh sự phải được lập trên những Giấy in sẵn và phải được lãnh sự kiểm tra về thị thực. 1.3.3. Chứng từ vận tải: Là chứng từ do người vận tải cấp để xác nhận rằng mình đã nhận hàng đã chở. 1.3.3.1. Vận đơn đường biển: Là chứng từ quan trọng nhất trong bộ chứng từ thanh toán.Vận đơn đường biển có 3 chức năng: Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 12 -Là biên lai của người vận tải về việc đã nhận hàng đã chở. -Là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở hàng biển. -Là bằng chứng chuyên chở hợp đồng hàng hóa. Trong thương mại hàng hóa quốc tế thường gặp nhiều loại vận đơn đường biển với tên gọi khác nhau và có tác dụng khác nhau. 1.3.3.2. Biên lai thuyền phó: Là giấy xác nhận của thuyền phó phụ trách về hàng hóa trên tàu về việc nhận hàng để chuyên chở, trong đó người ta ghi kết quả của việc kiểm nhận hàng hóa mà các nhân viên kiểm điện của tàu đã tiến hành khi hàng hoá được bốc lên tàu. Biên lai thuyền phó không phải là bằng chứng cho việc sở hữu hàng hóa mà chỉ là chứng từ để đổi lấy vận đơn đường biển 1.3.3.3. Sơ đồ xếp hàng: Sơ đồ xếp hàng do thuyền trưởng hay nhân viên chuyên trách dưới tàu hoặc có khi do đại lí vận tải biển lập để sử dụng một cách khoa học các khoang, các hầm chứa trên tàu, giữ thăng bằng tàu khi tàu di chuyển, giữ độ chênh dọc hợp lí. Người gởi hàng, người nhận hàng cũng cần biết sơ đồ xếp hàng để biết rõ vị trí lô hàng, từ đó có kế hoạch hữu hiệu trong việc bốc dỡ hàng và dự kiến mọi tổn thất nếu có do vị trí đặt hàng trên tàu Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 13 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC GIAO NHẬN XUẤT HÀNG TRANG TRÍ NỘI THẤT BẰNG GỖ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH HOÀNG TÂN HÒA. 2.1. Tổng quan về công ty TNHH Hoàng Tân Hòa: 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty: 2.1.1.1 Tên, địa chỉ và qui mô hiện tại của doanh nghiệp - Tên doanh nghiêp: Coâng Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Hoàng Tân Hoà -Địa chỉ : 23/7/ Kp8/ Phường Long Bình/Biên Hòa Đồng Nai - Điện thọai : 613.984859 - Fax: 0613.981322 - Ngày thành lập : 04/03/2003 - Giấy đăng ký kinh doanh số: 4702000206 do sở kế hoạch đầu tư cấp. - Số lượng cán bộ công nhân viên: hơn 320 người - Trình độ:50% tốt nghiệp THPT, trong đó 15% tốt nghiêp cao đẳng, Đại học. - Công Ty TNHH Hoàng Tân Hoà là một công ty chuyên sản xuất các mặt hàng nội thất được chế biến từ gỗ, được thành lập vào ngày 04/03/2003 do ông Nguyễn Minh Hoàng sáng lập, là một công ty có tư cách pháp nhân đầy đủ. - Đây là khu vực có điều kiện tự nhiên, vị trí địa lý, giao thông thuận lợi, tiếp giáp với Thành phố Hồ Chí Minh, tỉnh Bình Dương và khu vực Tây Nam Bộ. Là vùng kinh tế trọng điểm của khu vực phía nam Việt Nam, thu hút nguồn vốn đầu tư trực tiếp từ nước ngoài lớn nhất của cả nước. Đặc biệt Thành phố Hồ Chí Minh cũng là trung tâm kinh tế tài chính lớn nhất của Việt Nam. - Với đội ngũ Cán bộ quản lý, điều hành sản xuất là những người được đào tạo chuyên sâu và có kinh nghiệm lâu năm trong ngành sản xuất đồ gỗ, đã từng làm việc trong các công ty hàng đầu về lĩnh vực này ở Việt Nam. Vì thế sản phẩm của Công ty ngay từ bước đầu có mặt ở thị trường đã đáp ứng được yêu cầu của khách hàng cả về kỹ thuật, mỹ thuật và chất lượng sản phẩm. - Với sự phát triển của công ty và nhu cầu về hàng hóa của khách hàng ngày càng tăng. Để đáp ứng nhu cầu đó, Công ty đã quyết định mở rộng quy mô sản xuất. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 14 2.1.1.2 Các mốc quan trọng trong quá trình phát triển của công ty - Sau một thời gian daì hoạt động từ các cơ sở kinh doanh đồ mộc, do hoat động ngày càng được mở rộng, cơ sở có nhiều thêm các khách hàng, số lượng nhân công nhiều, để mở rộng thêm hoạt động Ngày 04/03/2003 công ty chính thức được thành lập bởi ông Nguyễn Minh Hoàng. - Từ năm 2003 công ty, cũng từ khi thành lập công ty, công ty tập chung chuyên sản xuất hàng nội thất bằng gỗ xuất khẩu. Đẩy mạnh các hoạt động hợp tác quốc tế, tìm hiểu, tiếp cận với các loại cộng nghệ, máy móc trong ngành chế biến gỗ, nâng cao trình độ và năng lực sản xuất tạo cơ sở cho hoạt động xuất khẩu. - Ngày 27/6/2004 công ty ký hợp đồng dài hạn với công ty Homeline Funiture cuả Mỹ, một hơp đồng daì hạn, quan trọng. Trong quá trình hoạt động công ty đã có nhựng hợp đồng dài hạn từ các nước hoa kỳ châu âu, tạo động phát triển, nâng cao năng lực sản xuất, tạo ra được các sản phẩm có giá cả hợp lý, các sản phẩm thu hú khách hàng. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của công ty: 2.1.2.1 Ngành nghề kinh doanh chính: - Công ty TNHH Hoàng Tân Hoà chuyên sản xụất các mặt hàng đồ gỗ xuất khẩu. Các sản phẩm chủ yếu của công ty là những mặt hàng như bàn, ghế gỗ, salon, các loại tủ, bàn trang điểm…được chế biến từ nguyên liệu gỗ cao su, gỗ thông và các loại gỗ theo yêu cầu của khách hàng vói nguồn cung cấp từ trong nước và nhập khẩu từ nước ngoài. Các nguồn gỗ nhập khẩu chính từ Capuchia, Thái Lan…Ưu điểm của nguyên vật liệu nhập khẩu là có nguyên liệu chất lượng đảm bảo, cung cấp ổn định với số lượng nhiều, giá thành còn rẻ hơn các nguyên liệu trong nước. Các nguồn nguyên liệu trong nước như cao su, thông…số lượng ít và chưa qua chế biến vì vậy phải mất thời gian xử lý chế biến trước khi đưa vào sản xuất sản phẩm. - Với các loại máy móc, công nghệ hiện đại được trang bị phục vụ cho quá trình sản xuất nhờ đó các sản phẩm của công ty luôn đáp ứng tốt yêu cầu về mẫu mã, chất lượng ngày càng cao của khách hàng. Các nguồn máy của công ty được nhập từ các nước như Nhât, Mỹ…các loại máy Take, máy phun sơn công nghệ cao… Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 15 - Chính từ những nguồn nguyên liệu đó, các máy móc, công nghệ đã một phần tạo ra những sản phẩm đáp ứng tốt với nhu cầu của ngườ tiêu dùng, dành được sự quan tâm của khách hàng từ Hoa Kỳ, Châu Âu…Công ty cũng đang sản xuất, chế biến những mặt hàng, các sản phẩm thông dụng, phục vụ cho mọi nhà, những sản phẩm này mang tính cạnh tranh cao đối với các đối thủ trong cùng ngành sản xuất. Bảng 2.1. Bảng tên các mặt hàng của công ty năm 2009 TÊN MẶT HÀNG BÀN B982 GHẾ B982 GIƯỜNG B986 KỆ TIVI B910 TỦ B382 KHUNG GƯƠNG B310 BÀN TRANG ĐIỂM B910 MẶT HÀNG KHÁC (Nguồn: Phòng Kinh Doanh) - Nhiệm vụ chính cuả công ty là lợi nhuận, tạo ra được quá trình hoạt động tốt, hoàn thành tốt các kế hoạch đề ra, các vấn đề an toàn lao động, an toàn về kỹ thuật, vệ sinh môi trường, trong qui trình sản xuất luôn đặt lên hàng đầu. - Khuyến khích tinh thần học hỏi, tạo điều kiện cho người lao động tìm hiểu về ngành gỗ và nâng cao tay nghề. - Thực hiện tốt công tác quản lý, các chính sách đề ra, chính sách lương, thưởng tốt nhằm khuyến khích nhằm kích thích tinh thần lao động nâng cao hiệu quả sản xuất cũng như âng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng tốt các nhu cầu cuả khách hàng. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 16 2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: 2.1.3.1. Sơ đồ bộ máy quản lý: Sơ đồ 2.1 : Bộ máy quản lý của công ty Ngoài ra còn có các phân xưởng khác 2.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty: · Phòng giám đốc: là người chịu trách nhiêm cao nhất trong công ty, trưc tiếp chỉ đạo các họat động của công ty, xây dựng phương án, chiến lược họat động, kỉem tra quá trình họat động của doanh nghiệp, phân công công việc cho các trưởng phòng ban va phụ trợ giám đốc. · Phòng phó giám đốc: Giúp đỡ giám đốc trong các lĩnh vực theo sự ủy quyền của giám đốc. Giúp cho công tác quản lý, điều hành và phát triển còn có phòng nhân sự, chịu sự chỉ đạo của giám đốc. Trực tiếp chịu trách nhiệm cung cấp nguồn lực cho các họat động của công ty, tổ chức đào tạo và chỉ đạo công viêc cho công nhân viên, lập quy chế tiền lương. PHÒNG KINH DOANH Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Ghi chú: GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU PHÒNG VẬT TƯ PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG NHÂN SỰ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 17 · Phòng kế tóan: Hạch tóan kế tóan họat động sản xuất kinh doanh, tập hợp chi phí, trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên, tìm hiểu các thong tin về tình hình tài chính, kết quả họat động kinh doanh làm cơ sở để giám dốc đưa ra các quyết định . · Phòng xuất nhập khẩu: Thực hiện công việc xuất nhập khẩu như kiểm tra chứng từ, kiểm tra hàng hóa xuất khẩu... Thực hiện các công việc về lĩnh vực xuất nhập khẩu. · Phòng vật tư: Chuẩn bị, kiểm tra tài liệu mua hàng, tổ chức tiếp nhận vật tư tìm kiếm nhà cung cấp, thu mua vật tư sao cho đúng quy cách tiêu chuẩn, phù hợp với chất lượng sản phẩm công ty. · Các phân xưởng : 1. Phân xưởng sấy :thực hiện công việc sấy gỗ cho khô sau khi tẩm chống bị mốc, mục. 2. Phân xường xử lý gỗ và ghép gỗ: Thực hiện công việc cắt, chà nhám, ghép các phần của sản phẩm, tạo thành sản phẩm. 3. Phân xưởng sơn: Thực hiện công việc xịt sơn để tạo ra sản phẩm. Tóm lại với cơ cấu tổ chức như trên là phù hợp với kế họach phát triển của công ty, phù hợp với cộng việc và quá trình họat động của công ty. Qua việc phân chia công việc của giám đốc cùng sự phụ trợ của các phòng ban, tất cả thực hiện tốt các công việc của mình, không có sự trùng lắp trong công việc. Những điều đó nhắm một mục đích là cho doanh nghiệp đi lên ,và tất cả là l2m cho qui trình công việc của công ty được đúng tiến độ. 2.1.4. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Mặt hàng xuất khẩu của công ty luôn đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng. Trong ba năm2007, 2008, 2009 - hoạt động kinh doanh của công ty luôn tăng trưởng về mọi mặt: kim ngạch, doanh số, lợi nhuận, nguồn vốn. Mặc dù năm 2008 và 2009 tình hình kinh tế Việt Nam bị ảnh hưởng do suy thoái kinh tế toàn cầu, doanh số năm 2008 có giảm hơn năm 2007, tuy nhiên tình hình đã được cải thiện trong năm 2009. Đặc biệt trong lĩnh vực xuất khẩu, kim ngạch xuất khẩu của đơn vị ngày càng tăng nhanh, thị trường xuất khẩu ngày càng được mở rộng, uy tín của đơn vị đối với khách hàng trong Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 18 và ngoài nước ngày càng được nâng cao. Những kết quả đó được thể hiện qua các bảng chỉ tiêu sau: Bảng 2.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. (ĐVT: đồng, %) Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 2008/2007 2009/2008 Mức độ (đồng) Tốc độ (%) Mức độ (đồng) Tốc độ (%) Tổng doanh thu 39.543.222.018 35.968.853.495 50.846.043.891 (3.574.368.523) (9.0) 14.877.190.396 41.36 Các khoản giảm trừ 27.013.321 944.635.622 12.186.228 917.622.301 165.24 (32.449.394) (72.70) Doanh thu thuần 39.516.208.697 35.024.217.873 50.833.857.633 (4.491.990.824) (11,37) 15.809.639.760 45,14 Giá vốn hàng bán 35.692.331.012 32.627.276.084 47.439.318.464 (3.065.054.928) (8,59) 14.812.042.380 45,40 Lợi nhuận gộp 3.123.877.685 2.369.941.789 3.394.539.199 (753.935.896) (24,13) 1,024,597,410 43,23 Doanh thu họat động tài chính 21.320.123 95.199.253 16.050.240 (73.879.130) 346,5 (79.149.013) (83,14) Chi phí tài chính 425.201.899 409.726.502 545.545.191 (15.475.397) (3,64) 135.818.689 33,15 Chi phí bán hàng 752.919.022 499.514.377 1.171.222.589 (253.404.645) (33,66) 671.708.212 134,47 Chi phí quản lí doanh nghiệp 823.998.327 1.039.088.802 805.729.132 215.090.475 26,10 (233.359.670) (22,46) Lợi nhuận hoạt động kinh doanh 1.143.078.560 543.891.401 888.092.518 (599.187.159) (52,42) 344.201.117 63,28 Lợi nhuận hoạt động tài chính - - - - - - - Lợi nhuận bất thường - - - - - - - Lợi nhuận trước thuế 1.143.078.560 543.891.401 888.092.518 (599.187.159) (52,42) 344.201.117 63,28 Thuế thu nhập 320.061.996 152.289.592 248.665.905 (167.772.404) (52,42) 96.376.313 63,28 Lợi nhuận sau thuế 823.016.563 391.601.808 639.426.612 (431.414.755) (52,42) 247.824.804 63,28 (Nguồn: Phòng kế toán ) Qua bảng số liệu 2.2 ta thấy: - Nhìn chung hoạt động kinh doanh của công ty trong ba năm qua đều tốt, tuy năm 2008 tình hình kinh tế bị suy thoái nhưng công ty vẫn tạo được lợi nhuận. Năm 2007 doanh thu đạt 39.543.222.018 đồng, so sánh với năm 2008 thì hoạt động năm 2007 tốt hơn, ta có thể thấy điều này qua doanh thu tiêu thụ sản phẩm của công ty năm 2008 giảm hơn so với năm trước-giảm 3.574.368.523 đồng tương ứng 9%, điều này cho thấy việc tiêu thụ sản phẩm của công ty trong năm 2008 chưa tốt, mặc dù vậy Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 19 nhưng năm 2008 hoạt động xuất khẩu bị chậm lại do suy thoái kinh tế. Năm 2009 tình hình kinh tế đã bắt đầu hồi phục ở gần cuối năm, nên các đối tác đặt hàng nhiều, và doanh thu được cải thiện đạt 50.846.043.891 đồng, tăng hơn năm 2008 14.877.190.396 đồng, tương ứng 41.16%. - Mặc dù giá thành sản phẩm năm 2009 có cao hơn năm trước từ 32.627.276.084 (2008) đến 47.439.318.464 (2009), (45,4%), tuy nhiên điều này là do khối lượng hàng hoá sản xuất trong kỳ năm 2009 nhiều hơn năm trước, và để đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty phải tăng thêm chi phí (chi phi bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp) nên phát sinh thêm nhiều chi phí liên quan làm tăng giá vốn hàng bán. - Trong năm 2009 doanh nghiệp đã thực hiện tốt việc giảm chi phí quản lý doanh nghiệp-giảm 233.259.000 đồng, tuy nhiên chi phí bán hàng tăng cao 671.708.245.000 đồng, ảnh hưởng không tốt đến kết quả hoạt động của doanh nghiệp, nhưng kết quả này là do việc tiêu thụ của năm nay tăng hơn so với năm trước, các hoạt động bán hàng nhiều hơn dẫn đến chi phí tăng. Doanh nghiệp cần khắc phục khoản này, cần giảm thiểu chi phí xuống, góp phần giảm giá thành. - Sau khi tập hợp xong trừ đi các khoản chi phí lợi nhuân trước thuế của công ty năm 2007 đạt 1.143.078.560 đồng, đây là năm lợi nhuận cao nhất của công ty so với năm 2008 và 2009. Sang năm 2008 lợi nhuận giảm đi đáng kể- giảm 599.187.159 đồng so với năm 2007.Tuy nhiên tình hình tốt hơn trong năm 2009, so với năm trước lợi nhuận đạt 888.092.518 đồng , (năm 2008 đạt 543.891.401 đồng) tăng 344.201.117 đồng. - Sau khi nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, năm 2007 công ty TNHH Hoàng Tân Hòa vẫn đạt lợi nhuận là 823.016.563 cao nhất trong ba năm. Nhiều hơn so với năm 2008 431.414.755 đồng và nhiều hơn năm 2009 183.589.951 đồng Tóm lại hoạt động kinh doanh của công ty năm 2007 là tốt hơn so với năm 2008, 2009 công ty đã hoàn thành mục tiêu là lợi nhuận. Hoạt động kinh doanh phát triển ngày càng cao hơn, có sự tăng doanh thu rõ rệt của năm 2009 so với năm trước. Mặc dù tồng giá vốn hàng bán có cao hơn so với năm 2008 tuy nhiên điều này là do đẩy Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 20 mạnh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp làm phát sinh thêm nhiều chi phí liên quan, công ty cần chú ý đến vấn đề này, cần hạ mức giá thành, giảm thiểu các chi phí xuống là cần thiết để đưa mục tiêu của doanh nghiệp thưc hiện tốt hơn 2.1.5. Tình hình kinh doanh xuất khẩu: Hiện nay mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của Công ty là bàn, ghế, giường...đây là mặt hàng kinh doanh có tính ổn định cao. Vì vậy việc kinh doanh các mặt hàng này cũng chịu ảnh hưởng rất lớn bởi tỉ trọng cao so với các mặt hàng khác, việc kinh doanh các mặt hàng của Công ty ngày càng tăng do các sản phẩm của Công ty được thị trường nước ngoài tín nhiệm, mặc khác là do việc kiểm tra hàng hoá của Công ty rất tốt và đảm bảo chất lượng. Bảng 2.3. Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu (ĐVT: đồng, %) Tên mặt hàng Năm 2008 Năm 2009 Số tiền Tỉ trọng Số tiền Tỉ trọng BÀN B982 2.985.414.840 8,3 3.457.530.984 6,8 GHẾ B982 4.028.511.591 11,2 6.355.755.486 12,5 GIƯỜNG B986 6.294.549.361 17,5 10.423.438.997 20,5 KỆ TIVI B910 2.697.664.012 7,5 2.186.379.887 4,3 TỦ B382 15.826.295.537 44 20.135.033.380 39,6 KHUNG GƯƠNG B310 2.517.819.744 7 6.203.217.354 12,2 BÀN TRANG ĐIỂM B910 1.618.598.407 4,5 2.084.687.799 4,1 TỔNG CỘNG 35.968.853.495 100 50.846.043.891 100 (Nguồn: Phòng kinh doanh) Theo bảng số liệu 2.3: Mặt hàng Tủ B382 là mặt hành xuất khẩu chủ lực của công ty. Tỉ trọng xuất khẩu chiếm 44% đạt 15.826.295.537 đồng cao nhất trong tổng số các mặt hàng của công ty. Tuy nhiên trong năm 2008 kim ngạch xuất khẩu của mặt hàng này không tăng nhiều nguyên nhân do sự thụ động tìm kiếm khách hàng của công ty và do sự trì trệ của nền kinh tế, chính vì thế mà không mở rộng được thị trường xuất khẩu. Công ty quen làm Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 21 việc với các khách hàng tiêu thụ hàng mặt hàng này chủ yếu là công ty Homeline Funiture. Năm 2009 mặt hàng này giảm xuống về tỉ trọng tăng trưởng vì lý do suy thoái kinh tế nên việc xuất khẩu mặt hàng Tủ B382 giảm xuống còn 39,6 %, các mặt hàng khác thay đổi không đáng kể, do nhiều lý do: tình hình suy thoái, sản phẩm tiêu thụ khó… Mặt hàng bàn trang điểm chiếm tỉ lệ thấp nhất trong số các mặt hàng xuất khẩu của công ty, năm 2008 đạt 1.618.598.407 đồng, chỉ có 4,5% tổng doanh số, năm 2009 chỉ còn 4,1%, công ty cần chú trọng hơn tới mặt hàng này trong thời gian tới. Kim ngạch xuất khẩu của mặt hàng bàn trang điểm, kệ tivi, khung gương giá trị tương đối thấp trong tổng kim xuất khẩu của công ty và đang có xuất khẩu hướng giảm, do quy định khắt khe về chất lượng của thị trường nước ngoài mà công ty đang xuất khẩu qua, điều đó làm thất thu rất nhiều. Do đó công ty cần chú trọng hơn nữa việc xuất khẩu các mặt hàng này, từng bước mở rộng thị trường, tìm kiếm nhiều khách hàng để đa dạng hoá thị trường xuất khẩu của mình. Góp phần nâng cao hơn nữa tổng kim ngạch xuất khẩu. Hiện nay, công ty đang tìm mọi cách hoàn thiện chất lượng sản phẩm để có thể xuất khẩu sang những thị trường khó tính, bên cạnh hoạt động đó là sự mở rộng nghiên cứu thị trường, tìm những khách hàng mới. 2.1.6. Tình hình kinh doanh nhập khẩu: Trong nhiều năm qua, các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của công ty là các máy móc công nghệ như: Gỗ, máy Take, máy trà nhám, hệ thống sơn xịt theo công nghệ Nhât…mặt hàng gỗ chiếm đến 72,65% kim ngạch nhập khẩu năm 2008. Đến năm 2008, nhu cầu nhập khẩu chủ yếu là gỗ các loại nhập từ Thái Lan, Campuchia…chiếm đến 86,47% kim ngạch. Kim ngạch nhập khẩu của công ty nhỏ hơn so với kim ngạch xuất khẩu, vì vậy mà cơ cấu hàng nhập khẩu cũng khá đơn giản. 2.2. Thực trạng công tác giao nhận xuất khẩu hàng nội thất bằng gỗ bằng đường biển tại công ty. 2.2.1. Những điều khoản liên quan đến giao nhận hàng xuất khẩu của công ty 2.2.1.1. Đóng gói bao bì: Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 22 Tất cả các mặt hàng của công ty được đóng trong các thùng carton, được bọc lót cẩn thận bên trong để tránh trầy xước. Khi đóng gói báo bì được các nhân viên KCS của công ty và nhân viên của đối tác kiểm tra rất kỹ. + Hàng hóa được đóng gói trong các bao bì với nhiều kích thước khác nhau. Qui cách từng mặt hàng phù hợp với các loại thùng mẫu khách hàng gửu qua. + Vì mặt hàng cho mỗi container hàng khá nhiều, hàng thường xuất đi đủ cho 1 container 40’, nên số lượng mỗi mặt hàng lên đền hàng trăm mặt hàng, vì thế mỗi thùng hàng sẽ được dán số thứ tự , phân loại mặt hàng nào ra loại đó để khách hàng dễ kiểm tra và tiện cho việc khai báo. + Trong container được đóng vừa khít và được bỏ bao hút ẩm bên trong. + Sau khi chất hàng lên container xong nhân viên kiểm tra công ty sẽ kiểm tra lại cách đóng hàng, chụp hình và khóa seal riêng của công ty rồi kéo hàng đi. 2.2.1.2. Điều kiện cơ sở giao hàng Hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu khi buôn bán với người nước ngoài thường áp dụng điều kiện FOB khi xuất khẩu và điều kiện CIF khi nhập khẩu. Và công ty Hoàng Tân Hòa cũng không phải là trường hợp ngoại lệ, trong hợp đồng xuất khẩu cũng như các mặt hàng xuất khẩu khác công ty thường sử dụng điều kiện cơ sở giao hàng là FOB. + Điều kiện cơ sở giao hàng FOB:Giao hàng container tại bãi cảng hoặc tại kho riêng rồi đưa container ra cảng để xếp lên tàu. Người mua là khách ngoại có trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa sau khi người bán giao hàng qua lan can tàu. Sở dĩ công ty Hoàng Tân Hòa cũng như hầu hết các doanh nghiệp xuất khẩu nói chung đều sử dụng điều kiện cơ sở giao hàng là FOB bởi vì quyền thuê tàu thuộc về phía khách hàng. Công ty chỉ có nghĩa vụ giao hăng xong khi qua khỏi lan can tàu tại cảng gởi hàng, sau đó khách hàng phải chịu mọi rủi ro về mất mát hư hỏng hàng kể từ lúc đó. Mặt khác, đối với những khách hàng thường có nhu cầu mua hàng với số lượng lớn mà khả năng của công ty không đáp ứng được buộc lòng khách hàng phải kí hợp đồng với nhiều công ty khác cho nên của công ty phải đi ghép với nhiều đơn vị khác, trong trường hợp này công ty phải k theo điều kiện FOB. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 23 + Điều kiện cơ sở giao hành C&R: Công ty đang xuất khẩu theo điều kiện C&R với một số đối tác tại Pháp và Homeline Funiture. Thuận lợi trong việc kí được điều kiện này là công ty sẽ giành được quyền thuê tàu từ đó tạo điều kiện cho các đại lí hãng tàu trong nước có cơ hội phát triển đội tàu, tạo công ăn việc làm cho người lao động và tiết kiệm được ngoại tệ. Bên cạnh đó, công ty sẽ chủ động trong việc thuê tàu, giao hàng ở cảng và chọn những thời điểm có lợi cho mình để đưa hàng lên tàu. Còn đối với điều kiện FOB, quyền thuê tàu thuộc về phía khách hàng. Công ty chỉ có nghĩa vụ giao hàng xong khi qua khỏi lan can tàu tại cảng gởi hàng, sau đó khách hàng phải chịu mọi rủi ro về mất mát hư hỏng hàng kể từ lúc đó, tuy nhiên cũng còn phải có nghĩa vụ khai hải quan để xuất khẩu hàng. Thông thường điều kiện này được kí bán hàng cho thị trường Đài Loan vì khách hàng Đài Loan thường có nhà môi giới tại Việt Nam hoặc có văn phòng đại diện tại đây. Tuy nhiên đối với các thị trường khác, có một số công ty có văn phòng đại diện tại Việt Nam (công ty Homeline Funiture, Green Park, công ty môi giới…), nhưng công ty cũng thuận lợi trong việc mua hợp đồng vận tải biển cho những đơn hàng với những công ty này. Mặc dù ban đầu việc kí kết hợp đồng với các công ty này thì họ muốn mua theo điều kiện FOB để giành được quyền thuê tàu và hưởng hoa hồng từ các hãng tàu, nhưng sau khi làm ăn lâu dài công ty đã đàm phán trong việc vân chuyển, phù hợp với lịch trình giao hàng tại công ty. 2.2.1.3. Địa điểm giao hàng: Thông thường địa điểm giao hàng có thể tại kho riêng, kho nội địa, kho ngoại quan hay tại bãi cảng theo yêu cầu của đơn vị với tư cách là người mua. Chi phí vận chuyển bên bán chịu, bốc xếp mỗi bên chịu một đầu. Tại địa điểm giao hàng, hàng được cơ quan giám định kiểm định hàng 100% về trọng lượng và chất lượng theo tiêu chuẩn Việt Nam. Công ty Hoàng Tân Hòa có các địa điểm giao hàng: TPHCM, Đồng Nai. Trong đó TPHCM vẫn là địa điểm giao hàng chính của công ty. Mỗi cảng đều có những thuận lợi và khó khăn, vì vậy cần phân tích một cách kĩ lưỡng để lựa chọn địa điểm giao Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 24 hàng đúng đắn. Việc lựa chọn địa điểm giao hàng hợp lí sẽ góp phần quan trọng nâng cao hiệu quả kinh doanh và tạo được uy tín của công ty trên thương trường. Cảng TPHCM có những thuận lợi là cảng Sài Gòn là cảng lớn nên lịch trình tàu chạy trên tuyến đường thường xuyên hơn, mặt khác, cảng có cơ sở vật chất kĩ thuật hiện đại, chuyên dụng phù hợp với nhu cầu vận chuyển của công ty. Chính vì là cảng lớn, tàu chạy thường xuyên nên cước phí thuê tàu là thấp nhất so với các cảng khác. Bên cạnh đó, nếu việc giao hàng được tiến hành tại cảng TPHCM thì công ty sẽ gặp một số khó khăn vì khi giao hàng tại TPHCM, việc vận chuyển bằng đường bộ có thể gây nên tổn thất do các sự cố xảy ra trên đường đi. Mặt khác khi vận chuyển từ Đồng Nai đến TPHCM nếu có sự cố xảy ra trên tuyến đường vận tải thì sẽ làm cho hàng hoá không tập kết đúng thời gian giao hàng qui định, vì vậy sẽ gây khó khăn cho công ty trong việc nhận tiền hàng. 2.2.1.4. Thời gian giao hàng: Việc xác định thời gian giao hăng là căn cứ vào sự thoả thuận của công ty và khách hàng. Đối với các khách hàng Mỹ thời gian phải chính xác trừ các trường hợp bất khả kháng như do hãng tàu thay đổi lịch tàu…, còn các đối tác khác co thể giao hàng chậm vài ngày. Với cách thức thức quy định thời gian như vậy công ty sẽ có những thuận lợi nhất định trong việc lập kế hoạch chuẩn bị hàng và giao hàng cho tàu đúng thời gian quy định. 2.2.1.5. Phương thức giao hàng: Đối với công ty thường sử dụng cách thức giao hàng nguyên container, thường là cont 40 vì mặt hàng trang trí bằng gỗ có qui cách lớn, chiếm nhiều diện tích container. Với cách thức này, công ty rất khó chủ động trong việc giao hàng cũng như cần có số lượng hàng lớn để giao một lần. Tuy nhiên việc giao nhận hàng nguyên container lại tiết kiệm được chi phí do không phải gởi nhiều lần và việc giám sát quá trình đóng hàng vào cũng không bị hạn chế do phân tán nhiều lần. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 25 2.2.2. Trình tự thực hiện hoạt động giao hàng theo các điều kiện cơ sở giao hàng: 2.2.2.1. Khi công ty xuất theo điều kiện CFR: Phương thức này thường được sử dụng khi giao dịch với các đối tác Homeline Funiture, Green Park. Đây là phương pháp tích cực trong việc tăng thêm thu ngoại tệ và trình độ nghiệp vụ của các cán bộ thực hiện công tác giao nhận hàng cả phí xuất khẩu của công ty. ² Trình tự thực hiện hoạt động vận tải và giao nhận hàng theo điều kiện CFR được tiến hành như sau: Bước 1. Chuẩn bị hàng hoá: Để đảm bảo hàng hoá được chuẩn bị đúng theo yêu cầu của hợp đồng, công ty sẽ triển khai thu mua nguyên liệu theo size, kích cỡ của hợp đồng và tổ chức sản xuất. Đây là khâu đầu tiên và cũng rất quan trọng vì nó sẽ quyết định hoạt động xuất khẩu có tiến hành tốt hay không, giao hàng có đúng hạn không và điều quan trọng hơn cả là nó quyết định đến phần lợi nhuận mà công ty có thể đạt được. Công ty cũng có thể đặt gia công từ các đơn vị khác để đảm bảo tiến độ giao hàng theo hợp đồng trong trường hợp số lượng đặt hàng lớn trong thời gian ngắn. Công tác chuẩn bị hàng luôn được tiến hành khẩn trương nhưng cũng không kém phần cẩn trọng để vừa đảm bảo thời hạn giao hàng vừa thoả mãn được các yêu cầu mà hợp đồng đề ra. Đối với công ty, chưa thực sự có được chỗ đứng vững chắc trên thương trường, do đó công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu rất được công ty chú trọng vì ngoài mục tiêu lợi nhuận công ty còn coi trọng uy tín để tạo được niềm tin nơi bạn hàng. Bước 2. Tổ chức chuyên chở hàng và kí hợp đồng vận tải: Sau khi chuẩn bị hàng hoá, công ty tiến hành liên hệ hãng tàu hỏi lịch trình và cước phí phù hợp nhất để kí hợp đồng vận tải. Việc lựa chọn của công ty dựa vào những yếu tố: thiết bị của hãng tàu, dịch vụ, lịch trình, giá cước thuê tàu và các yếu tố khác. Công ty cũng ký hợp đồng dài hạn trong việc vân chuyển hàng hóa và kéo Chuẩn bị hàng hóa Tổ chức chuyên chở Ký hợp đồng vận tải Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 26 container với công ty dịch vụ vận tải Lê Duy tại thành phố Hồ Chí Minh. Sau khi hàng đã chuẩn bị xong, công ty yêu cầu hãng tàu cung cấp vỏ Container và đến nhận vỏ Container rỗng tại bãi Container khi được hãng tàu thông báo. Địa điểm nhận Container là kho Container của hãng tàu. Khi nhận vỏ Container rỗng, nhân viên công ty kiểm tra một cách kĩ lưỡng Container. Nếu Container không đảm bảo các thông số kĩ thuật và an toàn vệ sinh cho việc vận chuyển chuyên chở hàng hoá thì báo ngay với hãng tàu để xin đổi vỏ Container khác. Chi phí vận chuyển Container rỗng về công ty là do công ty thanh toán. Trong trường hợp công ty giao hàng tại các cảng khác thì phải thuê xe kéo chở hàng và bãi Container ở cảng để giao hàng. ² Công tác thuê tàu chuyên chở hàng xuất khẩu a. Phương thức thuê tàu áp dụng tại công ty: Đối với những hợp đồng xuất khẩu ký kết theo điều kiện giao hàng là C&F thì quyền thuê tàu vận tải thuộc về công ty. Để thực hiện công tác này một cách thuận lợi và hiệu quả, công ty đã lựa chọn phương thức thuê tàu chợ. Phương thức thuê tàu chợ không đòi hỏi hai bên phải tiến hành kí kết hợp đồng chuyên chở mà chỉ tuân theo những điều khoản đã quy định sẵn trong B/L của hãng tàu nên không yêu cầu cao về trình độ nghiệp vụ của nhân viên thực hiện công tác thuê tàu. Với việc nhận dịch vụ từ công ty Lê Duy, phương thức thuê tàu chợ, họ luôn đưa ra 3 đến 4 lịch trình tàu chạy của các hãng khác nhau để công ty lựa chọn cước giá và lịch trình phù hợp. Do sự cạnh tranh giữa các hãng tàu trên thị trường thuê tàu nên công ty thường xuyên nhận được lịch trình tàu chạy, biểu cước của các hãng tàu, giúp cho công ty chủ động trong việc thuê tàu, thủ tục thuê tàu đơn giản nhanh chóng. Công ty có thể định trước thời gian giao hàng cũng như có thể tính toán được chi phí vận tải trước khi kí kết các điều khoản của hợp đồng mua bán dựa theo biểu cước đã quy định sẵn của các hãng tàu. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 27 b. Trình tự thực hiện công tác thuê tàu chuyên chở hàng xuất khẩu tại công ty: Việc thuê tàu được thực hiện theo trình tự các công việc sau: Bước 1. Nhân viên thực hiện nghiệp vụ thuê tàu tiến hành tìm hiểu các hãng tàu thông qua công ty Forwarder hoặc trực tiếp liên hệ với hãng tàu và các phương tiện thông tin đại chúng khác. Liên hệ với hãng tàu có lịch trình chạy qua các cảng giao hàng theo hợp đồng xuất khẩu của công ty. Sau đó hãng tàu sẽ gởi cho công ty lịch trình và biểu cước mới. Bước 2. Sau khi tìm hiểu về lịch trình tàu chạy, giá cước mà các hãng tàu cung cấp, công ty tiến hành lựa chọn và quyết định thuê tàu của hãng tàu thích hợp. Bước 3. Sau khi đã lựa chọn được hãng tàu thích hợp, công ty và hãng tàu thống nhất với nhau về các điều khoản thuê, cho thuê và các điều khoản khác, thường là một số điều khoản chủ yếu trong xếp dỡ và vận chuyển, công việc này thường được thực hiện bằng diện thoại. Các điều khoản có thể được áp dụng theo những thỏa thuận trong các hợp đồng vận tải trước nếu hợp đồng xuất khẩu không có gì thay đổi về điều kiện vận tải. Sau đó, công ty tiến hành kí Booking note với đại lý hãng tàu. Việc kí Booking note được tiến hành trước ngày bốc hàng lên tàu từ 3-4 ngày. Thông qua công tác lựa chọn hãng tàu tại công ty ta thấy được những cái ưu và những mặt hạn chế cần khắc phục. Việc công ty đưa ra các tiêu thức để đánh giá lựa chọn hãng tàu là hoàn toàn hợp lí, vì như vậy sẽ giúp cho việc lựa chọn hãng tàu diễn ra nhanh chóng và có những căn cứ để đánh giá chính xác về hãng tàu mà mình đã lựa chọn, từ đó có thể hạn chế được những khoản chi phí phát sinh trong quá trình chuyên chở. Bên cạnh đó còn có mặt hạn chế, đó là quan hệ của công ty với các hãng tàu chưa được thường xuyên lắm, do đó, công ty vẫn chưa được hưởng những ưu đãi đặc biệt của các hãng tàu dành cho những khách hàng truyền thống. Ngoài ra cũng vì lí do này mà công tác thuê tàu còn chiếm nhiều thời gian, làm giảm hiệu quả của việc giao hàng. Lựa chọn hãng tàu Kí Booking note Liên hệ với các hãng tàu Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 28 · Các hãng tàu công ty thường ký thông qua Forwarder và sự liên hệ trực tiếp của công ty là OOLC, APL, YANG MING… c. Làm thủ tục hải quan và các chứng từ xuất khẩu: Đây là công việc rất quan trọng, khá phức tạp và khó khăn, đòi hỏi phải tiến hành một cách cẩn thận để tránh sai sót. Công ty thường cố gắng tiến hành công việc này sớm để chủ động bảo đảm được tiến độ giao hàng xuất khẩu phòng khi có khó khăn nảy sinh. Bộ tờ khai đăng kí hải quan gồm có: -3 tờ khai hải quan. -1 Packing list. -1 Invoice -Hợp đồng thương mại. -Giấy phép xuất khẩu (nếu có). -Đơn xin đăng kiểm hàng xuất khẩu nếu muốn làm đăng kiểm hàng ngoài giờ. Đây là các chứng từ rất quan trọng và cần thiết phục vụ cho việc giao hàng. Nếu các chứng từ này được lập chính xác, đúng theo yêu cầu của hợp đồng thì việc giao hàng sẽ thuận lợi. Tuy nhiên, trong việc lập các chứng từ nói trên lỗi mà công ty thường mắc phải là có sự thiếu xót, hồ sơ xuất xuất không đúng cơ cấu, vì vậy công ty cần cố gắng khắc phục để việc giao hàng được thực hiện đúng tiến đô. Song song là công việc kiểm hoá hàng xem có đúng về số lượng và kiểm tra chất lượng bên ngoài của hàng có phù hợp với mã hàng như công ty đã khai báo hay không. d. Đóng hàng vào Container: Sau khi kiểm tra Container, công ty sẽ tổ chức xếp hàng vào Container. Việc đóng hàng vào Container theo cách thức nào là phụ thuộc vào loại hàng được vận chuyển. Thông thường, hàng hoá của công ty được đóng vào thùng carton, ràng dây buộc cẩn thận, bên ngoài thùng có ghi loại hàng, chất lượng, số lượng, qui cách cấp đông. Việc bốc xếp hàng vào Container ở kho của công ty thì do nhân viên của công ty thực hiện.. Nhân viên của công ty thường thông thạo về việc bốc xếp hàng hoá của công ty hơn, đồng thời ý thức về bảo quản hàng trong bốc dỡ cũng cao hơn. Việc chất hàng Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 29 được tiến hành làm sao mà chiều cao của chồng thùng carton không vượt quá trần Container khoảng 20-30 cm và không vượt quá vạch đỏ gần trần. Đây là một qui định bắt buộc nhằm đảm bảo an toàn cho Container. Việc xếp hàng được giám sát bởi thủ kho, đại diện công ty ( nhân viên XNK). Nhìn chung, công tác đóng hàng vào Container được công ty thực hiện tương đối tốt, công ty luôn tuân thủ các nguyên tắc khi xếp hàng vào Container để hạn chế rủi ro ở mức thấp nhất. Tuy nhiên, cần thiết kế bao bì sao cho khi xếp hàng, hàng hoá không bị dẹp. Ngoài ra công ty phải nâng cao nghiệp vụ xếp hàng vào Container để vừa tận dụng khoảng trống vừa hạn chế hàng hoá va chạm đảm bảo chất lượng tốt khi đến tay của khách hàng. e. Giao nhận hàng với hãng tàu và lấy B/L: Khi hàng hoá đã được đóng vào Container và kéo đi bãi kiểm hóa lúc này hải quan sẽ tiến hành niêm phong Container lại, đồng thời công ty cũng tiến hành kẹp seal. Sau đó trên cơ sở số lượng hàng thực tế đóng vào Container, nhân viên hải quan sẽ ghi biên bản tờ khai và kí. Hàng sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện hải quan. Sau khi hoàn tất các công việc trên, công ty sẽ tiến hành làm thủ tục với cảng và đóng các loại phí, đồng thời hoàn tất thủ tục với hãng tàu để lấy Clean B/L (vận đơn hoàn hảo) để hoàn thành bộ chứng từ. f. Thông báo cho người mua về kết quả giao hàng: Sau khi hàng hoá đã được giao, công ty nhận được vận đơn từ hãng tàu và sẽ thông báo tình hình hàng hoá và kết quả giao hàng cho người mua. Việc thông báo được thực hiện bằng fax và email hoặc điện thoại với nội dung sau: + Ngày giao hàng. + Tên tàu chuyên chở. + Chi tiết hàng hóa. + Ngày phát hành B/L. + Ngày dự kiến tàu đến cảng đích. + Giá trị lô hàng. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 30 g. Thanh toán cước phí và chi phí xếp dỡ: Công ty thường sử dung 2 loại Container có kích thước như sau: Loại 20 feet: 6m x 2,35m x 2,34m Loại 40 feet: 12,03m x 2,35m x 2,38m Cước phí Container sẽ được tính theo từng loại Container 20 feet hay 40 feet, bao gồm cước phí cho chặng vận tải chính và cước vận chuyển nội địa. Trong đó, cước phí vận tải nội địa bao gồm chi phí vận chuyển Container rỗng về nơi qui định (kho của công ty...) và chi phí vận chuyển Container hàng từ công ty ra cảng. Nếu công ty giao hàng tại kho thì chi phí thanh toán cho hãng tàu bao gồm: Cước phí chặng chính, chi phí nâng, hạ Container, lên xuống xe, chi phí kéo Container từ bãi về kho của công ty và ngược lại. Nếu uỷ quyền cho hãng tàu làm luôn vận tải nội địa thì thêm cước phí vận tải nội địa. Các khoản chi phí này sẽ được thanh toán cho hãng tàu sau khi tàu đi bằng cách chuyển khoản qua ngân hàng hoặc có thể trả trước khi tàu chạy tuỳ theo sự thoả thuận giữa hai bên. Chi phí xếp dỡ hàng được tính như sau: -Nếu công ty giao hàng đủ nguyên Container công ty sẽ trả chi phí bốc xếp cho nhân viên khi thực hiện công việc này. h. Giám sát quá trình vận chuyển và ghi nhận tổn thất nếu có→ khiếu nại: Việc giám sát quá trình vận chuyển và ghi nhận tổn thất hầu như không có xảy ra, bởi vì công ty thường sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C không huỷ ngang do vậy khi đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng của mình với hãng tàu là đã chắc chắn thu được tiền hàng nên khâu này hầu như không được công ty quan tâm trừ khi có yêu cầu của người mua hỗ trợ cho họ khiếu nại hãng tàu. i. Hoàn thành bộ chứng từ thanh toán: Khi nhận được vận đơn hoàn hảo, công ty sẽ tiến hành hoàn tất mọi thủ tục có liên quan để thành lập bộ chứng từ đầy đủ theo đúng yêu cầu trong L/C và gởi đến ngân hàng để được thanh toán. Bộ chứng từ thanh toán bao gồm các chứng từ sau: Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 31 + Hoá đơn thương mại. + Hối phiếu. + Bill of Lading. + Giấy chứng nhận xuất xứ. + Phiếu đóng gói. 2.2.2.2. Giao hàng theo điều kiện FOB: + FOB: Giao hàng container tại bãi cảng hoặc tại kho riêng rồi đưa container ra cảng để xếp lên tàu …người mua là khách ngoại có trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa sau khi người bán giao hàng qua lan can tàu ( người bán miễn trách khi hàng đã lên boong tàu ).. ² Quy trình giao hàng FOB: Sau khi nhận hướng dẫn giao hàng của khách nước nước ngoài, người xuất khẩu làm hướng dẫn cho nhà cung ứng giao hàng theo chỉ định: quy cách chất lượng, bao bì, cơ quan giám định, địa điểm và thời gian giao hàng. Người xuất khẩu liên hệ với hãng tàu( khách nước ngoài chỉ định và trả trước) lấy Booking Note và xin lệnh cấp cont, kéo cont về địa điểm tập kết hàng để đóng hàng ( mẫu phải được khách ngoại chấp nhận trước khi đóng hàng), đếm và cân hàng 100%. Cont đóng xong, chờ kiểm hóa và đưa vào bãi xuất để đưa lên tàu. Ngay sau khi tàu chạy, thanh lý tờ khai, lấy B/L và làm bộ chứng từ giao hàng trình cho khách ngoại để thanh toán. Ø Tuy nhiên bên cạnh đó cũng có những hạn chế trong giao hàng theo điều kiện FOB: Mặc dù hàng đã kiểm đạt tại cảng đi bởi cơ quan giám định do khách ngoại chỉ định, mẫu đã được khách ngoại chấp nhận và có người giám sát trong suốt quá trình đóng hàng, nhưng hàng qua đến cảng nước ngoài vẫn bị khiếu nại về chất lượng và trọng lượng theo quy định của hợp đồng áp dụng cho hàng đi Châu Âu, hàng đi Mỹ nếu khách ngoại cung cấp chứng cứ khách quan độc lập được tiến hành trong hạn định. 2.3 Kết luận. 2.3.1 Những thuận lợi và khó khăn. 2.3.1.1 Thuận lợi. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 32 Công tác giao hàng xuất khẩu tính đến nay đã được thực hiện khá hoàn chỉnh và tương đối chuyên nghiệp, ít có những vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện. -Hoạt động giao nhận đơn giản, thuận tiện giúp cho quá trình giao hàng ít xảy ra tranh chấp, đảm bảo đúng tiến độ giao hàng cho công ty. -Việc giao dịch với các hãng tàu được thực hiện trực tiếp không phải thông qua môi giới, giảm được một phần lớn chi phí vận tải. -Công ty đang phần nào khẳng định được uy tín trên với khách hàng, tạo được sự tin tưởng từ phía khách hàng giúp thuận lợi trong việc mở rộng thị trường. 2.3.1.2 Khó khăn. -Địa điểm giao hàng: Việc lựa chọn địa điêm giao hàng tại công ty vẫn chưa được hợp lí, đôi lúc không đem lại hiệu quả trong kinh doanh. Vì vậy nên công ty cần phải phân tích kĩ những ưu thế và hạn chế của từng địa điểm giao hàng xem khi nào thì lựa chọn giao hàng tại Đồng Nai, khi nào chọn địa điểm giao hàng tại thành phố HCM nhằm phát huy tối đa lợi thế, hạn chế đến mức thập nhất những rủi ro. -Công tác lập chứng từ vẫn còn một số vướng mắc, cần hoàn thiện hơn. -Khi tiến hành giao hàng tại kho công ty, việc xếp hàng trong kho tại công ty không có trật tự không có sự phân chia rõ ràng từng mặt hàng đóng ở địa điểm nào nên đôi lúc gây xáo trộn hàng trong kho có thể gây ra tổn thất. -Hiện nay việc xếp hàng vào Container tại công ty vẫn còn mắc phải hạn chế. Việc sắp xếp hàng vào Container mất rất nhiều thời gian. Do đó công ty cần chấn chỉnh hoạt động này để đảm bảo sự tin tưởng từ phía khách hàng và giữ được uy tín cho công ty. 2.3.1.3 Những vấn đề tồn tại: -Vấn đề nhân lực của bộ phận thực hiện việc giao nhận hàng còn chưa được quan tâm về số lượng và tổ chức. -Thủ tục hải quan còn chậm chạp, vì vậy công ty cần chuyên môn hoá công việc cho phù hợp với trình độ của nhân viên. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 33 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC GIAO NHẬN XUẤT KHẨU HÀNG TRANG TRÍ NỘI THẤT BẰNG GỖ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH HOÀNG TÂN HÒA. 3.1. Định hướng chung của công ty trong năm năm 2010-2015: - Trong kế hoạch năm năm 2010-2015 công ty chú trọng mở rộng hoạt động sản xuất, cố gắng xây dưng thêm nhà máy, điển hình là tháng 3 vừa qua công ty vừa khai trương công ty mới với tên công ty TNHH Cẩm Huyền, nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh của công ty, hực hiện đúng mục tiêu đề ra. - Về việc khách hàng công ty cũng sẽ tăng cường tìm kiếm thêm, tranh rủi ro một khách hàng lớn là Homeline Funiture, như vây công ty có thể bị ép giá, hoặc nguy cơ phá sản nếu khách hàng không tiếp tục ký hợp đồng, cũng nằm trong kế hoạch này công ty sẽ phát triển các khách hàng nhỏ để trở thành đối tác lâu dài như Green park, Unitech Thermolwood Industrial Co.,Ltd. - Cùng với việc mở rộng sản xuất là công ty sẽ đầu tư thêm vào các thiết bị máy móc hiện đại phục vụ sản xuất. - Công tác nhân sự cũng hết sức được chú ý, công ty sẽ cử thêm nhân viên đi để học hỏi các nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu của công ty. - Ổn định sản xuất và tạo chất lượng sản phẩm phải luôn được đặt lên hàng đầu mà công ty đang quan tâm, nhằm tạo niềm tin từ khách hàng. 3.1.1.Thị trường xuất khẩu. Tủ, bàn, ghế, giường là mặt hàng xuất khẩu chủ lực của công ty.Trong năm 2008 công ty đã xuất khẩu được 454 container hàng hóa đạt tổng trị giá 2.004.841.06 USD sang các nước MỸ, Pháp, Đức,...Trong đó thị trường Mỹ là thị trường nhập khẩu của công ty nhiều nhất chiếm hơn 70% kim ngạch xuất khẩu hàng nội thất của công ty. Trong thời gian tới công ty sẽ vẫn giữ quan hệ với các thị trường tiềm năng như:Mỹ, Đức,.... Trong năm 2009 do biến động tài chính trên toàn thế giới nên chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến kim ngạch xuất khẩu hàng hóa của công ty, các đối tác sẽ bị thiếu hụt tài chính nên công ty cần rà soát lại đối tác của mình. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 34 3.2. Các giải pháp hoàn thiện công tác giao hàng nội thất xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Hoàng Tân Hòa 3.2.1. Giải pháp hoàn thiện công tác thuê tàu Trong thời gian vừa qua công ty đang áp dụng phương thức thuê tàu chợ cho các hợp đồng của mình là rất phù hợp và công ty nên duy trì hình thức này vì những lợi ích mà phương thức mang lại là rất lớn. Với phương thức thuê tàu chợ công ty có thể chọn được hãng tàu với giá cước thấp, uy tín nhờ sự cạnh tranh của các hãng tàu trên thị trường thuê tàu hiện nay. Các hãng tàu cạnh tranh nên luôn gởi thông báo bảng giá cước cùng lịch trình tàu chạy mới nhất đến công ty. Theo đó công ty có thể so sánh giữa các hãng tàu với nhau và lựu chọn hãng tàu phù hợp, có lịch trình chạy những cảng mà công ty cần giao hàng, với giá cước thấp nhất giúp giảm chi phí cho công ty. Hơn nữa công ty sẽ chủ động hơn trong quá trình giao hàng nhờ định trước được thời gian giao hàng Trong tất cả các hợp đồng công ty nên dành quyền thuê tàu, như vậy sẽ rất có lợi cho công ty, công ty sẽ chủ động hơn trong nghiệp vụ giao hàng vì công ty là người trực tiếp ký kết hợp đồng thuê tàu với hãng tàu sẽ giúp cho công ty thuận lợi trong việc liên lạc để giải quyết các vấn đề nảy sinh một cách nhanh chóng. Đồng thời công ty cũng có thể lựu chọn được phương thức thuê tàu phù hợp với điều kiện cũng như khối lượng hàng hóa mà công ty cần giao. Hiện nay công ty thường xuyên thuê tàu của hãng OOCL vì lịch trình của hãng này qua các cảng mà công ty cần giao hàng và công ty đã hợp tác lâu năm nên đã có uy tín, giúp cho việc ký hợp đồng dễ dàng Bên cạnh đó trong thời gian tới công ty cũng nên tìm hiểu và hợp tác với những hãng tàu khác trên thị trường tàu như Wanhai, Evergreen...Các hãng tàu này hiện nay trên thị trường cũng là những hãng tàu uy tín và có giá cả cạnh tranh. Với việc lựa chọn thêm những hãng tàu khác sẽ giúp công ty luôn được đáp ững kịp thới với các hợp đồng giao hàng. 3.2.2. Giải pháp hoàn thiện công tác đóng hàng vào container Từ khi tham gia vào hoạt động kinh doanh xuất khẩu đến nay, mặt hàng trang trí nội thất bằng gỗ chỉ được công ty sử dụng một phương pháp giao hàng duy nhất đó Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 35 là giao hàng nguyên Container. Do đó, theo tập quán thương mại quốc tế thì trách nhiệm đóng hàng vào Container và mọi chi phí liên quan đến việc này đều do công ty chịu. Từ đó có thể thấy việc đóng hàng vào Container là một khâu quan trọng nếu làm tốt sẽ góp phần mang lại sự thành công trong công tác giao nhận hàng xuất khẩu tại công ty. Trong thực tế công tác đóng hàng xuất khẩu vào Container tại công ty đã được thực hiện tương đối tốt. Tuy nhiên, để khâu đóng hàng vào Container đạt hiệu quả cao hơn thì công ty cũng cần quan tâm hơn đến các vấn đề như: kiểm tra kỹ tình trạng của Container trước khi đưa vào sử dụng, tổ chức hợp lý việc vận chuyển hàng từ kho của Công ty đến địa điểm tập kết hàng để xếp lên Container, cách thức chất xếp hàng vào Container tối ưu. · Qui trình kỹ thuật xếp hàng vào container phụ thuộc vào các yếu tố sau: - Khách hàng chính của công ty là Homeline Funiture và một số nhà nhập khẩu khác, nên đòi hỏi về chất xếp hàng rất kỹ. Hàng xuất khẩu của công ty được đóng trong các thùng carton, được xếp vừa khít và đủ trọng lượng theo qui định của các container. -Hiện nay, phương thức vận tải tại công ty là phương thức vận tải đường biển, sử dụng tàu biển để chuyên chở hàng hóa xuất khẩu trong một thời gian tương đối dài, thường thì sau 15-17 ngày mới tới cảng Philadelphia, các cảng đến Đài Loan thường là 6 ngày sau khi on board, nếu công tác xếp hàng vào container không được chú trọng sẽ gây tổn thất về hàng hóa trong quá trình vận chuyển. -Kích cỡ container dùng để xếp hàng cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc xếp hàng vào container.Tùy vào từng loại container 20’ hay 40’ mà công ty cần xếp hàng để tận dụng hết thể tích của container. -Trong thời gian tới công ty cũng cần chú trọng hơn trong việc đóng hàng, việc xếp hàng vào Cont phải được chú trọng hơn, công việc thường phải tốn tới 3-4 tiếng để đóng hàng cont 40, và mất tới 8-9 người cho việc chất xếp hàng. Vì thế công ty cần tính kỹ hơn trong việc này, nhằm giảm chi phí, và tiết kiệm được nhân công hơn. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 36 · Hoàn thiện công tác đóng hàng vào container Nghiệp vụ xếp hàng vào container có thể chia thành từng bước công việc. Như vậy sẽ tạo thuận lợi cho công ty trong kiểm tra giám sát từng công đoạn v Lựa chọn kích cỡ container để xếp hàng. Căn cứ vào hợp đồng, xác định số lượng khối lượng hàng xuất khẩu, công ty tính toán, lựa chọn kích cỡ container để xếp hàng cho hợp lý. Khi khối lượng hàng xuất khẩu lớn, nếu có thể công ty chọn container 40’. Như vậy sẽ giảm chi phí giao hàng, vận tải tăng hiệu quả kinh doanh xuất khẩu. v Nhận container rỗng từ hãng tàu Hiện nay các hãng tàu thường cung cấp vỏ container trong một thời gian rất ngắn trước khi đóng hàng vào container. Công ty cần thỏa thuận với hãng tàu trong quá trình ký két Booking note về điều khoản thời gian cung cấp vỏ container. Container cần được vận chuyển trước đến kho hàng của công ty ít nhất là 10 tiếng đồng hồ. Trong thời gian đó công ty cần thực hiện việc xem xét kiểm tra container cho kỹ càng và thực hiện công việc dọn dẹp vệ sinh chuẩn bị để xếp hàng và đóng hàng vào container. Đồng thời với khoản thời gian như vậy công ty mới có thể xử lí kịp thời khi có những vướng mắc phát sinh v Kiểm tra Container trước khi đưa vào sử dụng: Tại Công ty, lâu nay việc kiểm tra Container trước khi đóng hàng vào không được chú trọng ở mức độ cần thiết. Điều này xuất phát từ suy nghĩ hàng hoá vận chuyển là mặt hàng xuất khó hư hỏng, không gây nguy hiểm và ít chịu ảnh hưởng bởi sự thay đổi của khí hậu. Hơn nữa, trọng lượng hàng được đóng vào Container bao giờ cũng thấp hơn trọng lượng tịnh của Container. Tuy nhiên thực tế cho thấy dù hàng hoá đóng vào Container là loại hàng gì thì việc kiểm tra Container trước khi đóng hàng là điều cần thiết bởi vì cùng một trọng lượng hàng vận chuyển nằm trong giới hạn cho phép nhưng nếu Container không đảm bảo Lựa chọn kích cỡ container Nhận container rỗng từ hãng tàu Kiểm tra Container trước khi đưa vào sử dụng Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 37 an toàn có thể gây nứt vỡ Container dẫn đến thiệt hại cho hàng hoá và như vậy công ty sẽ không hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Do đó Công ty cần phải xem trọng việc kiểm tra trước khi đóng hàng. Cách thức kiểm tra: Công ty có thể kiểm tra Container như sau: Công ty tiến hành kiểm tra Container ngay khi công ty vận tải đưa Container đến. Để việc kiểm tra được kỹ càng, chu đáo thì công ty nên yêu cầu Công ty vận tải đưa Container đến kho của mình sớm hơn thời gian dự kiến chất hàng, khoảng một ngày hoặc một buổi. Khi đó, nếu công ty phát hiện Container có những sai sót mà không thể chấp nhận được, thì vẫn có thời gian yêu cầu công ty vận tải đổi Container khác cho mình mà không ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng của Công ty. Tuy nhiên việc này công ty không cần phải lo nhiều vì Forwarder khi keo container cho công ty, họ cũng đã kiểm tra khá kỹ. * Khi kiểm tra Container, Công ty cần kiểm tra như sau: - Kiểm tra bên ngoài Container :Tiến hành quan sát để phát hiện các vết hư hỏng, khe nứt, lỗ thủng, biến dạng, móp méo do va chạm … Phải kiểm tra kỹ phần mái và các góc lắp ghép vì đây là nơi thường hay quên kiểm tra, nhưng lại là cơ cấu trọng yếu của Container liên quan đến sự an toàn trong chuyên chở. - Kiểm tra bên trong Container: Đây cũng là khâu không kém phần quan trọng vì nó là không gian chứa đựng hàng hoá trong suốt quá trình chuyên chở. Khi kiểm tra bên trong Container cần kiểm tra độ kín nứơc bằng cách khép kín cửa Container lại và quan sát từ bên trong xem thử có các tia sáng lọt qua hay không để phát hiện các lỗ thủng hoặc khe nứt, kiểm tra các đinh tán, rivê có bị lỏng hoặc nhô lên hay không. Ngoài ra, Công ty cũng cần phải kiểm tra các dây chằng buộc bên trong Container có đạt yêu cầu không bởi vì Công ty sẽ tận dụng các dây chằng buộc này trong quá trình đóng hàng vào Container sau này. - Kiểm tra cửa Container: Kiểm tra tình trạng hoạt động khi đóng, mở cánh cửa, kiểm tra chốt và tấm đệm cửa… đảm bảo an toàn khi đóng , mở cửa, niêm phong chắc chắn và khép kín không để nước thâm nhập. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 38 - Kiểm tra tình trạng vệ sinh: Trước khi đóng hàng vào Container, Công ty cần phải kiểm tra tình trạng vệ sinh của Container. Nếu Container không đảm bảo yêu cầu vệ sinh thì Công ty phải tiến hành dọn vệ sinh sạch sẽ rồi mới tiến hành đóng hàng vào. Nếu không, những lốp có màu trắng sẽ bị dây bẩn không đạt yêu cầu của khách hàng. - Kiểm tra các ký hiệu, thông tin của Container như: Số hiệu Container, kích thước chuẩn của Container phải chính xác để không xảy ra sự cố. Nếu số hiệu và kích thước của Container thực giao có sự sai khác với số hiệu và kích thước của Container ghi trong các chứng từ có liên quan thì sẽ gây khó khăn cho việc giao hàng, thông quan hàng hoá và dễ bị nhầm lẫn cho người vận tải. 3.2.3. Giải pháp tổ chức việc vận chuyển hàng từ kho đến cảng xuất: Tại Công ty, việc vận chuyển hàng từ kho ra đến bãi tập kết hàng để chuẩn bị xếp lên Container chủ yếu là do đội ngũ công nhân trong Công ty thực hiện. Tuỳ theo mặt hàng được đóng vào Container mà công ty có sự phân bổ công nhân hay các phương tiện vận chuyển khác nhau phù hợp với từng loại mặt hàng. Đối với hàng hóa xuất khẩu này, công ty chỉ bố trí khoảng 2 công nhân vận chuyển và 5 công nhân bốc xếp hàng lên Container. Thông thường cho một Container hàng loại 40’. Với con số lớn như vậy thì việc vận chuyển sẽ vất vả đối với công nhân. Do đó, muốn tăng năng suất trong việc vận chuyển hàng và giảm bớt sự vất vả cho công nhân, công ty có thể bố trí thêm đội ngũ công nhân hoặc cơ giới hoá để vận chuyển hàng vừa tiết kiệm được thời gian và công sức trong việc vận chuyển . Chẳng hạn, công ty có thể sử dụng xe nâng chạy bằng ắc quy có công nhân đi theo để điều khiển. Loại xe này có thể làm việc được trong nhà kho cũng như ngoài bãi để hàng. Ưu điểm của loại xe này là : cấu tạo đơn giản và bền, tính cơ động cao và không gây ồn, không làm bẩn môi trường bảo quản. Nếu Công ty sử dụng xe nâng này thì mỗi lần có thể chất được 5 hoặc 6 kiện hàng và như thế việc vận chuyển hàng sẽ được nhanh chóng hơn. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 39 3.2.4. Giải pháp lựa chọn cách thức chất xếp hàng vào Container : - Việc vận chuyển Container có được an toàn hay không tuỳ thuộc chủ yếu vào việc xếp hàng chính xác, và việc phân đều về trọng lượng. Vì thế, công nhân cần phải lưu ý phân bổ hàng đều trên mặt sàn sao cho trọng tâm của hàng phải đặt ở chính giữa Container. Sau khi xếp hàng xong, công nhân cần chằng buộc hàng hoá cẩn thận trong lúc vận chuyển. - Trong quá trình bốc dỡ và vận chuyển, Container và hàng hoá không tránh khỏi phải gánh chịu các lực tác động từ bên ngoài. Do đó để tránh những rủi ro có thể xảy ra đối với Container và hàng hoá, khi xếp hàng vào Container, công nhân thực hiện việc chất xếp cần lưu ý những điểm sau: - Việc chất xếp các loại thùng hàng sao cho thuận lợi trong khâu kiểm tra Hải quan. - Muốn việc chất xếp hàng vào Container được tối ưu, Công ty có thể sử dụng cách thức chất xếp như sau: nhân viên chuyên làm việc xếp hàng vào container đo kích thước container và xem qui cách mặt hàng, vì mỗi đơn hàng số lượng và qui cách khác nhau nên cũng khó cho việc chất xếp hàng. Các mặt hàng xếp lên không phân loại nào ra loại đó, chúng được đánh số thứ tự riêng cho mỗi mặt hàng. Sau khi được tính toán công nhân cho hàng vào vị trí đúng và vừa đủ cho một container. - Mặc khác cần sắp xếp hàng sao cho tận dụng tối đa khoảng trống trong container mà vẫn đảm bảo độ thông thoáng của container tránh không để thiệt hại đến hàng hóa trong container 3.2.5. Giải pháp hoàn thiện khai báo hồ sơ hải quan. - Cần phối hợp chặt chẽ với hải quan để nắm bắt những yêu cầu của hải quan. Thủ tục hải quan là khâu quan trọng trong xuất khẩu hàng bởi người xuất khẩu phải tự kê khai hàng hoá, thuế suất, giá tính thuế, tự tính thuế phải nộp. Để giảm đi những rắc rối trong khâu khai báo hải quan thì cán bộ giao nhận của công ty phải lập hồ sơ đúng theo quy định của hải quan.Nếu thủ tục hải quan chưa hoàn thành thì hàng hóa chưa được giao lên tàu dẫn đến chi phí lưu kho, lưu bãi sẽ tăng lên làm giảm đi hiệu quả trong công tác giao nhận. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 40 Để khâu khai báo hải quan hoàn thành sớm, công ty cần nghiên cứu, tìm hiểu kỹ nội dung các khoản mục trên tờ khai hải quan để có thể điền đúng và đầy đủ các thông tin cần thiết. Bởi vì, đây là khâu đối chứng hàng hóa và chứng từ. Bất cứ xảy ra một sự không ăn khớp nào giữa các chứng từ hoặc giữa hàng hóa và chứng từ đều gây ra sự chậm trễ về thủ tục Hải quan. Vì vậy, khi khai báo công ty cần nắm rõ các yêu cầu sau để lập được bộ hồ sơ Hải quan phù hợp. - Phải khai báo bằng một loại mực, không được khai bằng mực đỏ, không được tẩy xoá, sửa chữa…vào tờ khai, nếu có thì phải có xác nhận của người khai Hải quan và phải được cán bộ Hải quan tiếp nhận tờ khai chấp nhận. - Mỗi tờ khai chỉ khai cho một giấy phép hoặc một hợp đồng, khai bằng tiếng Việt, có thể chú thích bằng tiếng nước ngoài. - Phải khai đầy đủ các cột mục, đối với hàng xuất khẩu phải khai rõ, chính xác. - Người khai phải là chủ lô hàng hoặc là người được chủ hàng uỷ nhiệm, phải có tư cách pháp nhân, phải ký tên vào tờ khai và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tờ khai của mình. Khi thực hiện công việc này đòi hỏi cán bộ lập chứng từ khai báo Hải quan của công ty phải cẩn thận, chính xác và có sự nhanh nhạy, linh hoạt để giải quyết các vướng mắc phát sinh. Bên cạnh đó, cần nắm bắt kịp thời các sửa đổi trong vấn đề làm thủ tục, có như vậy mới có thể làm tốt công việc này. Từ đó tạo điều kiện rút ngắn thời gian giúp cho việc giao hàng được nhanh chóng. Ngoài ra, để việc phối hợp với Hải quan trong khâu làm thủ tục thông quan xuất khẩu cho hàng hóa được thuận lợi thì công ty cần tuyển thêm nhân viên có nghiệp vụ ngoại thương và trình độ ngoại ngữ khá để tham gia vào hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu, nhằm giảm bớt khối lượng công việc quá nhiều của nhân viên giao nhận tại công ty hiện nay. Tóm lại, việc giao nhận và thông quan hàng hóa tại các cửa khẩu không chỉ là nguyên tắc truyền thống mà còn chiếm nhiều cả về thời gian và khối lượng hàng hóa xuất khẩu trong quá khứ cũng như hiện tại đối với Việt Nam nói chung và của Công ty nói riêng. Tuy nhiên, trong những năm gần đây công tác quản lý Nhà nước về Hải Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 41 quan đối với các hàng hóa xuất khẩu đã có nhiều thay đổi theo chiều hướng thông thoáng, đáp ứng cho lưu lượng hàng hóa ngày càng tăng lên. Do đó, trong tương lai không xa, Hải quan Việt Nam sẽ sử dụng kỹ thuật máy vi tính trên qui mô rộng cho việc lập tờ khai Hải quan, hiện đại hóa các thủ tục nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho lưu thông hàng hóa. Do vậy đòi hỏi nhân viên phụ trách công việc này của Công ty phải có những kỹ thuật nghiệp vụ hết sức thành thạo và chuyên môn hoá cao các công tác liên quan đến các khâu thủ tục trong giao nhận hàng hóa xuất khẩu để hạn chế thấp nhất những sai sót có thể xảy ra. 3.2.6. Giải pháp hoàn thiện khâu lập chứng từ sau khi giao hàng 3.2.6.1. Tổ chức phối hợp trong khâu lập chứng từ: Để có thể giao hàng đúng tiến độ và nhận được tiền hàng xuất khẩu nhanh chóng góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác giao nhận hàng, Công ty cần phải coi trọng khâu lập chứng từ. Thực tế hiện nay tại Công ty việc lập các chứng từ chỉ do một nhân viên thuộc phòng xuất nhập khẩu đảm nhận. Với khối lượng công việc ngày càng nhiều sẽ là điều khó khăn cho nhân viên lập chứng từ của công ty bởi vì thời gian dành cho việc lập các chứng từ và kiểm tra lại xem nó có phù hợp với nội dung của hợp đồng hoặc L/C hay chưa không nhiều. Do đó việc mắc phải các sai sót thường gặp trong khi lập chứng từ điều khó tránh khỏi. Vì thế để hạn chế được rủi ro này cần phải giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên phụ trách hoạt động kinh doanh xuất khẩu của Công ty. Muốn vậy Công ty có thể phân chia bớt công việc trong khâu lập chứng từ cho các nhân viên khác trong Công ty hoặc tuyển thêm nhân viên mới. Tuy nhiên, việc phân chia bớt công việc trong khâu lập chứng từ cho nhân viên khác trong công ty là điều hợp lý hơn. Bởi vì hiện nay phòng XNK đang có đến 4 nhân viên xuất nhập khẩu, trong đó có hai người đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành ngoại thương. Vì vậy nếu công việc được phân bớt cho nhân viên này thì Công ty không cần phải mất thời gian và công sức đào tạo do đã có sẵn chuyên môn nghiệp vụ này, hơn nữa nhân viên này đã có vài năm làm việc tại Công ty nên biết rõ các mặt hàng kinh doanh của Công ty. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 42 Như vậy, với cách phân chia nêu trên sẽ san sẻ được phần nào gánh nặng công việc cho nhân viên phụ trách mảng kinh doanh xuất khẩu. Khi đó nhân viên này sẽ có nhiều thời gian hơn để truyền đạt kinh nghiệm trong việc lập các chứng từ của mình cho nhân viên kế toán để cùng phối hợp nhịp nhàng, ăn ý trong quá trình lập và kiểm tra các chứng từ nhằm thúc đẩy công tác lập chứng từ hoàn thành nhanh hơn và tạo ra được bộ chứng từ hoàn chỉnh, góp phần nâng cao hiệu quả trong hoạt động giao nhận. 3.2.7. Giải pháp chủ động lựa chọn điều kiện cơ sở giao hàng cho công ty. Hiện nay hầu hết các thương vụ xuất khẩu công ty đều chọn điều kiện cơ sở giao hàng FOB và CFR, chỉ riêng có lô hàng xuất khẩu sang thị trường Mỹ vừa qua công ty đã thành công trong việc đàm phán giành quyền vận tải và mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu. Thành công bước đầu này đã mang lại nhiều lợi ích cho công ty vì vậy công ty nên duy trì mối quan hệ làm ăn tốt với khách hàng ở thị trường Mỹ để có thể xuất khẩu những lô hàng tiếp theo theo điều kiện cơ sở giao hàng CFR, trước đó hoàn toàn xuất khẩu theo phương thức FOB. Nếu công ty đàm phán với tất cả các khách hàng trong việc lựa chọn quyền vận tải vì với việc chuyển đổi này nếu thành công sẽ mang đến cho công ty những ích lợi như : + Giúp cho công ty giành được quyền thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm cho hàng hóa, nhờ đó mà chủ động hơn trong kinh doanh: giảm chi phí bảo quản bốc dỡ hàng hóa do phải bị động chờ phương tiện vận tải; giảm chi phí bị phạt do bắt phương tiện vận tải “chờ” hàng hóa khi việc đóng hàng vào Container bị chậm trễ, … + Công ty có thể chủ động thuê tàu của các hãng vận tải có trụ sở đóng tại Việt Nam giúp lấy vận đơn nhanh hơn khi xuất khẩu, nhờ đó mà giảm được chi phí kinh doanh do giảm được chi phí do vận đơn chậm cấp. + Việc chuyển đổi điều kiện thương mại này giúp công ty có thể xuất khẩu sản phẩm theo giá cao. Điều này càng có lợi cho hoạt động kinh doanh xuất khẩu của công ty khi đồng tiền Việt Nam đang mất giá so với đồng đô la Mỹ. + Việc mở rộng thị trường giao hàng xuất khẩu theo điều kiện cơ sở giao hàng CFR sẽ tạo điều kiện để công ty có thể giành được quyền thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm thường xuyên và lâu dài. Điều này giúp công ty chẳng những được Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 43 hưởng tiền hoa hồng của các hãng vận tải, hãng bảo hiểm mà còn nhiều khả năng được hưởng cước phí ưu đãi do là khách hàng thường xuyên. * Cơ sở của việc đề xuất này: + Mặt hàng trang trí nội thất xuất khẩu của công ty được giao theo phương thức vận tải Container. + Theo khuyến cáo của Phòng Thương mại Quốc tế nêu rõ: nếu sử dụng phương tiện vận tải thủy các bên không lấy lan can tàu làm địa điểm phân chia rủi ro và chi phí thì nên lựa chọn điều kiện FCA thay cho điều kiện FOB. Thật vậy, nếu so sánh sự khác nhau cơ bản giữa hai điều kiện FOB và FCA chúng ta sẽ thấy việc chuyển đổi này là sự lựa chọn đúng đắn, thích hợp với phương tiện vận tải Container mà hiện nay Công ty đang áp dụng đối với hàng hóa xuất khẩu của mình. Điểm khác biệt cơ bản giữa điều kiện FOB và FCA áp dụng với phương tiện vận tải thuỷ theo Incoterm 2000 Các ĐKTM Tiêu thức so sánh FOB FCA 1. Nơi chuyển rủi ro về hàng hóa từ người bán sang người mua - Lan can tàu tại cảng xuất - Giao cho người chuyên chở tại kho, bãi hoặc trạm Container 2. Chi phí và rủi ro từ bãi, trạm Container cho đến khi hàng qua lan can tàu - Người bán chịu - Người mua chịu (thường nằm trong cước phí vận tải) 3. Người bán tham gia giám sát giao hàng - Thường là có - Không 4. Thời điểm cấp chứng từ vận tải - Sau khi hàng đã giao xong lên tàu - Đã giao xong hàng cho bãi hoặc trạm Container 5. Đề cập vấn đề có liên quan đến chi phí giao nhận hàng hóa chuyên chở bằng Container - Không quy định (chủ yếu do hai bên mua bán thoả thuận) - Quy định rõ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 44 Qua bảng trên ta thấy Công ty sẽ có quyền lợi kinh tế nhiều hơn nếu sử dụng điều kiện cơ sở giao hàng FCA. Trước hết, rủi ro và chi phí vận chuyển trong hoạt động giao nhận của Công ty sẽ sớm chuyển sang cho người mua. Thời điểm chuyển rủi ro được quy định rõ là: giao hàng xong cho người vận tải thay vì giao hàng qua lan can tàu như điều kiện FOB quy định. Ngoài ra, Công ty sẽ sớm lấy được chứng từ vận tải để có thể sớm nhận được tiền thanh toán sau khi xuất khẩu, nhờ đó giải phóng vốn, giảm chi phí kinh doanh (trong trường hợp hợp đồng hoặc L/C quy định vận đơn không cần ghi (“Shipped on Board”) Những quyền lợi kinh tế mà Công ty có thể đạt được trên đây càng được thể hiện rõ nét hơn khi đi sâu vào phân tích những ưu thế khi sử dụng điều kiện cơ sở giao hàng FCA. Như chúng ta đã biết, trong điều kiện FOB, lan can tàu (Ship’s rail) là ranh giới phân chia trách nhiệm, chi phí, rủi ro giữa người bán và người mua. Tuy nhiên, ngày nay do sự phát triển của khoa học và công nghệ vận tải, Công ty đã sử dụng phương thức vận tải Container cho hàng hóa xuất khẩu của mình. Khi giao hàng theo phương thức vận tải Container Công ty chỉ cần đóng hàng vào Container đưa vào bãi tập kết Container hoặc giao cho người vận tải do người mua chỉ định tại địa điểm nào đó trong nội địa là hết trách nhiệm và có thể lấy vận đơn đưa ra ngân hàng thanh toán. Hơn nữa, trong tương lai khi các phương tiện bốc xếp của cảng hiện đại, các xe chở hàng (trailer) hoặc toa tàu chở Container có thể đi thẳng xuống tàu biển không cần dùng cần cẩu (roll on- roll off) nữa và như vậy không có việc đi qua lan can tàu. Rõ ràng ở đây điều kiện FOB đã bị mất chổ vì việc phân chia trách nhiệm, chi phí, rủi ro diễn ra ở một chổ khác: người bán chịu chi phí và rủi ro cho đến khi hoàn thành nghĩa vụ của mình là đã làm xong thủ tục hải quan về xuất khẩu và giao hàng cho người vận tải tại địa điểm quy định. Vì vậy trên thực tế chúng ta có thể coi điều kiện FCA như là một điều kiện FOB hiện đại hoặc một dạng đặc biệt của hợp đồng FOB để cho phù hợp với sự thay đổi của công nghệ vận tải Container. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 45 Từ những phân tích trên đây cho thấy việc chuyển đổi từ điều kiện cơ sở giao hàng FOB sang điều kiện cơ sở giao hàng FCA không những rất thích hợp với điều kiện giao hàng hiện nay của công ty mà còn an toàn hơn cho hoạt động giao hàng hiện nay của công ty. Bởi vì khi sử dụng điều kiện cơ sở giao hàng FOB, sau khi Công ty giao hàng cho đại lý hoặc đại diện của hãng tàu do người mua chỉ định tại CY thì việc giao hàng của Công ty được coi như là hết trách nhiệm. Nhưng trên thực tế nếu trong quá trình bốc xếp hàng lên tàu Container bị rớt xuống biển thì mọi tổn thất hư hỏng đối với hàng hoá Công ty đều phải chịu do điều kiện FOB đã quy định điểm phân chia rủi ro giữa Công ty và người mua là ở lan can tàu chứ không phải tại CY. Lúc này Công ty có thể kiện hãng vận tải và các bên liên quan nhưng đây là một công việc rắc rối, phức tạp, tốn kém và mất nhiều thời gian, công sức để chờ giải quyết. Liệu rằng khi nào thì sẽ giải quyết xong và kết quả phán quyết của trọng tài sẽ như thế nào? Trong khi đó uy tín trong làm ăn của Công ty đối với khách hàng chắc chắn sẽ giảm xuống. Điều này trong kinh doanh không một Công ty nào mong muốn. Trong trường hợp này ưu thế khi sử dùng điều kiện FCA sẽ được thể hiện rõ. Nếu lúc đó Công ty ký hợp đồng theo điều kiện cơ sở giao hàng FCA thì rủi ro đã chuyển sang cho người mua tại CY và như vậy nghĩa vụ kiện tụng này thuộc về người mua. 3.3. Kết luận Tóm lại, kỹ thuật và điều kiện hợp đồng mua bán quốc tế tự nó không thể đến với chúng ta mà đòi hỏi phải có một quá trình nghiên cứu nắm vững và đấu tranh với các đối tác nước ngoài để ứng dụng một cách bình đẳng. Hơn nữa, thực tế của hoạt động giao nhận cho thấy kỹ thuật mua bán và kỹ thuật vận tải luô n gắn bó với nhau, vì thế Công ty cũng cần phải bám sát sự phát triển của chúng để sao cho các hợp đồng xuất khẩu của Công ty nhanh chóng phù hợp với thực tiễn mua bán và vận tải quốc tế. Hy vọng với những giải pháp trên đây sẽ phần nào nâng cao hiệu quả của hoạt động giao nhận hàng trang trí nội thất bằng gỗ xuất khẩu tại công ty, tạo được niềm tin của Công ty trong khách hàng, góp phần đưa tên tuổi của sản phẩm của khu vực Hố Nai nói chung và của công ty nói riêng ngày càng lan rộng khắp các thị trường trên thế giới. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 46 KẾT LUẬN CHUNG Trong quá trình làm việc tại công ty TNHH Hoàng Tân Hòa, hoạt động xuất nhập khẩu tại đây tương đối tốt, và theo cách nhìn của em về hoạt động ở đây về các vấn đề nêu trên không tránh khỏi sự thiếu sót, mắc lỗi do kiến thức và kinh nghiệm làm việc tại đây chưa nhiều vì thế đề tài còn mang năng về tính lý thuyết. Và như thế những vấn đề, thực trạng và các biện pháp đưa ra chắc chắn còn nhiều những hạn chế. Ngoài những vấn đề nêu trên, em mong nhận được đóng góp ý kiến của quý thầy cô và các anh, các chị trong Công ty để đề tài được hoàn thiện hơn. Em xin cảm ơn. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 47 TÀI LIỆU THAO KHẢO 1. Giáo trình Kỹ thuật kinh doanh xuất nhập khẩu - GS.TS Võ Thanh Thu - Nhà Xuất bản thống kê. 2. Giáo trình vận tải và ngoại thương - NXB Giao thông vật tải Hà Nội 3. Giáo trình Kỹ Thuật Nghiệp vụ - Đoàn Thị Hồng Vân 4. Dịch vụ vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương - Dương Hữu Hạnh - Cao học kinh tế tài chính 5. Báo cáo hoạt động kinh doanh, dữ liệu công ty Hoàng Tân Hòa 6. http:\\www.tct.saigonnet.viet nam (Tạp chí Thương mại và công tác vận chuyển hàng hoá) 7. Nghi dịnh 149/2005/NĐ-CP-Hướng dẫn thủ tục Hải Quan Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 48 PHỤ LỤC Những sai sót thường gặp và cách thức khắc phục khi thiết lập bộ chứng từ thanh toán: Trong quá trình thiết lập các chứng từ việc mắc phải những sai sót, những lỗi nhỏ là điều khó có thể tránh khỏi. Trên thực tế khi thiết lập các chứng từ trong phương thức thanh toán T/T Công ty có mắc những lỗi nhỏ không đáng kể, nhưng đối với những khách hàng sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C thì Công ty dễ mắc các sai sót hơn. Những sai sót Công ty thường gặp phải và cách khắc phục nó là: a/ Hoá đơn thương mại (Commercial invoice) : Hoá đơn thương mại là chứng từ quan trọng nhất và cơ bản của các chứng từ hàng hoá cũng như trong khâu thanh toán. Do đó, khi lập hoá đơn thương mại Công ty cần chú ý đến các mục thường sai sót sau để có thể hạn chế được những bất hợp lệ khi lập chứng từ này. * Ngày lập hoá đơn : Hóa đơn thương mại do Công ty lập và xuất trình cho người mua sau khi đã giao hàng. Điều này dễ dẫn đến sai sót cho Công ty bởi vì sau giao hàng xong nhân viên giao nhận của Công ty mới bắt đầu hoàn thành bộ chứng từ thanh toán nên có khi không để ý đã ghi nhầm ngày lập hóa đơn sau ngày giao hàng tức là sau ngày ký B/L. Để tránh sai sót này khi lập hóa đơn Công ty cần phải để ý ngày lập hóa đơn phải trước hoặc bằng với ngày ký B/L. * Mô tả hàng hóa : Trong mục này Công ty thường mắc phải các sai sót do mỗi lần đặt hàng khách hàng không chỉ đặt một loại hàng hóa cụ thể nào đó mà có rất nhiều loại khác nhau trong cùng một đơn đặt hàng cho nên chỉ cần ghi sai một con số hoặc một chữ cái thì chứng từ sẽ được coi là bất hợp lệ. Vì thế nhân viên lập chứng từ cần phải cẩn thận hơn khi mô tả hàng hóa và phải lưu ý rằng hàng hóa phải được mô tả chi tiết và chính xác như trong hợp đồng mua bán (nếu thanh toán theo phương thức T/T) hoặc trong L/C (nếu thanh toán bằng L/C). Nếu L/C có yêu cầu những ghi chú trên mô tả hàng hóa thì hóa đơn và các chứng từ khác cũng phải được thể hiện. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 49 * Trị giá hóa đơn : Hóa đơn thương mại là cơ sở để người bán đòi người mua phải trả tiền theo tổng số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn. Do đó trị giá hàng xuất khẩu ghi trên hóa đơn phải không được vượt quá số tiền trong hợp đồng hoặc L/C cho phép. Điều này có nghĩa là nếu giao hàng từng phần không cho phép thì tổng giá trị hóa đơn phải nằm trong dung sai cho phép của thư tín dụng. Ngược lại, nếu người mua chấp nhận việc giao hàng từng phần thì trị giá hoá đơn có thể nhỏ hơn trị giá L/C nhưng khi công ty giao hàng lần cuối cùng thì tổng giá trị của tất cả các lần giao hàng có thể nhỏ hơn trị giá L/C là 5% không bị giảm. Tuy nhiên, nếu trong L/C có những từ : vào khoảng, khoảng chừng hoặc những từ ngữ tương tự khác dùng để nói về số tiền thì phải được hiểu là số dung sai cho phép là hơn hoặc kém không quá 10%. Trên thực tế khi ghi tổng giá trị hàng công ty đã ghi đầy đủ cả bằng số, bằng chữ và điều kiện cơ sở giao hàng kèm theo giá đó. Nhưng để bảo lưu quyền đính chính khi có sai sót Công ty nên ghi kèm thêm cả chữ “E and OE” (Errors and omission expelled). Ví dụ như trong hóa đơn thương mại khi gửi cho khách hàng ở thị trường Mỹ, ở mục trị giá hoá đơn Công ty chỉ ghi như sau: Total amount : USD 18,601.30 FOB, Cat Lai Port, VietNam, Incoterm 2000 (say: US Dollars eighteen thousand six hundred one and thirty cents) Nếu chỉ ghi như vậy khi có sai sót thì việc sữa đổi sẽ không tiện, tốt nhất Công ty nên ghi như sau để bảo lưu quyền đính chính sữa đổi nếu có nhầm lẫn: Total amount: USD 18,601.30 FOB Cat Lai Port, VietNam, Incoterm 2000, E and OE. * Số bản hoá đơn khi xuất trình: Số bản hoá đơn khi xuất trình phải bằng số bản mà hợp đồng hoặc L/C yêu cầu và ít nhất trong đó phải có một bản gốc có dấu “ORIGINAL” nếu không bộ chứng từ xuất trình sẽ được coi là không hợp lệ. Tuy nhiên,việc khắc phục sai sót này không có gì khó khăn chỉ cần trước khi gửi bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng Công ty nên xem lại quy định của hợp đồng hoặc của L/C để chuẩn bị số lượng bản hóa đơn gốc và phụ (bản photo) cho đầy đủ. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 50 b/ Phiếu đóng gói (Packing list): Phiếu đóng gói là một chứng từ hàng hóa liệt kê những mặt hàng, những loại hàng và số lượng mỗi loại được đóng trong một Container nhất định. Phiếu này do Công ty lập ra mỗi khi đóng hàng xuất khẩu vào Container. Phiếu đóng gói là một chứng từ cần thiết cho Công ty khi tiến hành làm thủ tục thông quan xuất khẩu cho hàng hóa, bởi vì nó có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm đếm hàng hóa trong Container nhằm phục vụ cho khâu làm thủ tục hải quan và công tác giao nhận hàng được dễ dàng và nhanh chóng hơn. Trong thực tế trường hợp bất hợp lệ mà công ty thường gặp phải khi lập hối phiếu là tổng số số lượng hàng hóa được kể chi tiết trong packing list không bằng với số lượng hàng hóa ghi trong hóa đơn hoặc không phù hợp với số lượng hàng giao thực tế. Chính vì vậy đã làm cho thời gian kiểm hoá hải quan bị kéo dài, ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng của Công ty. Do vậy, khi lập phiếu đóng gói Công ty cần phải chú ý không được tạo ra sự khác biệt về nội dung giữa phiếu đóng gói và hóa đơn thương mại và cần phải chú trọng đến số lượng hàng giao thực tế để lập phiếu đóng gói cho phù hợp. c/ Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L) : Vận đơn đường biển là một chứng từ hết sức quan trọng trong buôn bán quốc tế. Nó được ví như là “linh hồn” của bộ chứng từ bởi vì nó không thể thiếu được trong quá trình thanh toán, trong bảo hiểm và trong khiếu nại đòi bồi thường các tổn thất trong quá trình vận chuyển. Hơn nữa, vận đơn đường biển còn là một chứng từ xác nhận quyền sở hữu đối với những hàng hóa ghi trên vận đơn nghĩa là người nào cầm được chứng từ này thì có thể nhận hàng từ tàu biển. Vì thế đây là một chứng từ phức tạp đòi hỏi người lập vận đơn phải thật cẩn thận và am hiểu về nó để có thể tránh được những bất hợp lệ rất dễ xảy ra đối với chứng từ này. Vận đơn, về danh nghĩa là do người vận tải cấp. Nhưng trong thực tế khi tiến hành công tác giao nhận thì chứng từ này lại được giao cho công ty chuẩn bị sẵn trên cơ sở mẫu chứng từ do hãng tàu cấp. Sau khi công ty giao Container tại CY thì đại lý của hãng tàu đó sẽ xem xét và ghi chú (nếu cần) vào vận đơn. Do vậy, khi lập vận đơn Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 51 công ty thường mắc phải các sai sót do không nắm vững được cách lập chứng từ. Để có thể tránh được những bất hợp lệ công ty thường gặp trong khi lập vận đơn, góp phần mang lại hiệu quả trong khâu lập bộ chứng từ sau khi giao hàng thì nhân viên lập chứng từ này cần phải lưu ý những vấn đề sau: Trước hết, khi chuẩn bị điền các thông tin vào vận đơn cần phải xem lại thử mẫu vận đơn mà mình đang sử dụng thuộc mẫu vận đơn nào. Nhân viên lập chứng từ cần thiết phải thực hiện bước này bởi vì đối với công ty tuy mới bắt đầu tham gia vào hoạt động xuất khẩu nhưng đã có rất nhiều khách hàng ở các thị trường khác nhau. Vì thế, mỗi lần giao hàng công ty phải quan hệ với nhiều hãng tàu khác nhau do đó nếu không để ý rất dễ sử dụng lộn mẫu vận đơn không phải của hãng tàu mà mình đang giao dịch. Do vậy công ty cần phải lưu ý rằng mẫu vận đơn của hãng tàu nào thì chỉ dùng cho tàu thuộc hãng đó. Tiếp đến, phần thường bị sai sót nhiều nhất trên vận đơn là phần tên và địa chỉ của người nhận hàng (consingnee) vì phần này thường được quy định khác nhau trên từng L/C. Nếu chỉ hiểu theo cách đơn giản rằng ” Phần người nhận hàng thì phải ghi tên của người mua hay người mở L/C” thì rất dễ dẫn đến việc ghi sai ở mục này vì thật ra trong buôn bán quốc tế có thể nói người nào cầm được vận đơn thì người đó có quyền định đoạt đối với hàng hóa. Vì vậy trong vận đơn ở chổ Consingnee thường đa dạng và những sai sót ở phần này dễ làm cho người mua từ chối thanh toán. Do vậy muốn ghi mục này trên B/L cho đúng thì: + Mục “Shipper” phải thể hiện tên người bán trong hợp đồng hay trong L/C và không được viết tắt. Công ty có thể ghi như sau: Hoang Tan Hoa Co., Ltd 23/7,Long Binh ward, Bien Hoa city, Đong Nai Province, Vietnam + Mục “Cosingnee” : Việc ghi tên người nhận hàng phải căn cứ vào loại vận đơn do hợp đồng hay L/C yêu cầu cấp. Cụ thể để tránh bất hợp lệ ở mục này Công ty nên thể hiện như sau trên B/L: Yêu cầu trong L/C Cách ghi trên L/Container Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 52 1. To order and endorsed bank + To order + Công ty lật mặt sau B/L ký tên, đóng dấu 2.To order of …….. bank + To order of …….. bank + Công ty không cần ký hậu B/L 3.To order of the shipper and endorsed in bank + To order of the shipper + Người giao hàng lật mặt sau ký tên, đóng dấu 4.To order of the bank and endorsed in bank + To order of the bank + Công ty không cần ký hậu 5.To order and endorsed to …..bank + To order + Công ty lật mặt sau ký tên đóng dấu và ghi thêm dòng chữ “Delivery to the order of …….. bank” Yêu cầu trong L/C Cách ghi trên L/Container 1. To order and endorsed bank + To order + Công ty lật mặt sau B/L ký tên, đóng dấu 2.To order of …….. bank + To order of …….. bank + Công ty không cần ký hậu B/L 3.To order of the shipper and endorsed in bank + To order of the shipper + Người giao hàng lật mặt sau ký tên, đóng dấu 4.To order of the bank and endorsed in bank + To order of the bank + Công ty không cần ký hậu 5.To order and endorsed to …..bank + To order + Công ty lật mặt sau ký tên đóng dấu và ghi thêm dòng chữ “Delivery to the order of …….. bank” Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Trần Thị Trang SVTH: Hoàng Duy Tân MSSV: 08B4010065 53 + Mục “Notify Party”: Ở mục này việc ghi địa chỉ thông báo cũng phải phù hợp với yêu cầu của L/C hoặc của hợp đồng. Trong trường hợp L/C hoặc hợp đồng không đề ra yêu cầu nào thì Công ty có thể ghi địa chỉ thông báo hoặc là người mua hàng hoặc là ngân hàng nào đó được uỷ thác khống chế chứng từ. Ngoài những sai sót dễ gặp ở các mục kể trên, khi lập B/L Công ty còn gặp các rủi ro khác như : + Cảng bốc hàng