Đề tài Thực trạng hạch toán kế toán chi phí sản xuất kinh doanh trong điều kiện khoán kinh doanh xây lắp

MỞ ĐẦU Trong tiến trình đổi mới đất nước, xây dựng cơ sở hạ tầng toàn diện, sâu sắc, triệt để là nhiệm vụ hàng đầu, đồng thời cũng là điều kiện tiên quyết để các ngành khác có điều kiện vật chất phát triển. Do đó nhiều công trình, hạng mục công trình đã được đầu tư xây dựng với mục tiêu thúc đẩy kinh tế, văn hóa, xã hội, giáo dục, y tế… đặc biệt là đẩy nhanh sự nghiệp công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước. Tình hình đó đòi hỏi các doanh nghiệp xây lắp đã và đang chuyển mình để đạt dược những thành tựu đáng khích lệ, song song với nó là công tác kế toán được quan tâm chỉ đạo xát sao, có nhiều sự điều chỉnh thích hợp với tốc độ phát triển. Nhiều mô hình đã được đề xuất áp dụng nhưng thực tiễn đã chứng tỏ quản lý chí phí theo phương thức khoán là phù hợp nhất, hiệu quả nhất. Với sự quan tâm, hướng dẫn của các thầy cô trong Khoa Kế toán, nhằm mục đích cho sinh viên chuyên ngành đi sâu tìm hiểu và có cách nhìn sâu rộng về một nội dung của công tác kế toán đặc thù. Vì vậy, em đã thực hiện nghiên cứu đề tài về Kế toán chi phí sản xuất trong doanh nghiệp kinh doanh xây lắp theo phương thức khoán, để thấy được những đổi thay nhanh chóng của vấn đề đang được nhiều ngành, nhiều cấp quan tâm. Nội dung kết cấu cơ bản của Đề án, bao gồm: Phần 1: Khái quát chung về khoán kinh doanh xây lắp 1. Đặc điểm của hoạt động kinh doanh xây lắp. 2. Khoán – Phương thức quản lý thích hợp của cơ chế thị trường Phần 2: Thực trạng hạch toán kế toán chi phí sản xuất kinh doanh trong điều kiện khoán kinh doanh xây lắp Thời kỳ trước năm 1998 Đặc điểm hạch toán chi phí sản xuất trong doanh nghiệp xây lắp theo phương thức khoán từ 1998 đến nay Phần 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất kinh doanh theo phương thức khoán Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa Kế toán, đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của PGS. TS Phạm Thị Gái đã giúp em thực hiện đề án này ! NỘI DUNG PHẦN I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KHOÁN KINH DOANH XÂY LẮP Đặc điểm của hoạt động kinh doanh xây lắp. Kinh doanh xây lắp là ngành sản xuất vật chất nhằm sản xuất ra TSCĐ phục vụ cho nền kinh tế quốc dân. Hoạt động này có những đặc điểm sau: - Sản phẩm xây lắp là những công trình xây dựng vật kiến trúc… có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất dài. Đặc điểm này đỏi hỏi việc tổ chức quản lý và hạch toán sản phẩm xây lắp nhất thiết phải lập dự toán (dự toán thiết kế, dự toán thi công). Quá trình sản xuất phải so sánh với dự toán, lấy dự toán làm thước đo từ đó có giải pháp giảm bớt rủi ro trong sản xuất. - Sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thỏa thuận với chủ đầu tư từ trước. Do đó tính chất hàng hóa của sản phẩm xây lắp không thể hiện rõ (vì đã quy định giá cả người mua-người bán trước khi xây dựng thông qua hợp đồng giao nhận thầu). -Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất, còn các điều kiện sản xuất khác như: xe, máy, thiết bị thi công, người lao động… phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm. Đặc điểm này làm cho công tác quản lý sử dụng, hoạnh toán tài sản, vật tư rất phức tạp do ảnh hưởng của điều kiện thiên nhiên thời tiết và rất dễ mất mát hư hỏng. -Sản phẩm xây lắp từ khởi công đến khi hoàn thành công trình bàn giao đưa vào sử dụng thường kéo dài, phụ thuộc nhiều vào quy mô, tính phức tạp về kỹ thuật của từng công trình, quá trình thi công được chi tiết thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại chia nhiều công việc khác nhau. Các công việc thường diễn ra ngoài trời chịu tác động rất lớn của nhân tố môi trường (nắng, mưa, bão, lụt…). Đặc điểm này đòi hỏi việc tổ chức quản lý, giám sát chặt chẽ để đảm bảo chất lượng công trình. -Chính những đặc điểm nêu trên đã quyết định đến quá trình tổ chức công tác kế toán có đặc trưng riêng biệt so với các ngành công nghiệp khác như: + Đối tượng hạch toán chi phí có thể là hạng mục công trình, các giai đoạn công việc của hạng mục công trình hoặc nhóm các hạng mục công công trình… từ đó xác định phương pháp hạch toán chi phí thích hợp. + Đối tượng tính giá thành là các hạng mục công trình đã hoàn thành, các giai đoạn công việc đã hoàn thành, khối lượng xây lắp có tính dự toán riêng đã hoàn thành… từ đó xác định phương pháp tính giá thành thích hợp như phương pháp tính trực tiếp, phương pháp tổng cộng chi phí, phương pháp hệ số hoặc tỉ lệ. + Phương pháp hạch toán chi phí sản xuất thường áp dụng phương pháp hạch toán trực tiếp đối với chi phí nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công. Riêng chi phí sản xuất chung thường được tập hợp theo đội xây dựng, công trường xây dựng sau đó phân bổ cho từng công trình, hạng mục công trình theo tiêu thức phù hợp. 2. Khoán – Phương thức quản lý thích hợp của cơ chế thị trường. Khái niệm: Phương thức khoán là việc khoán sản phẩm xây lắp cho xí nghiệp xây lắp thành viên, các tổ đội thi công. Phân loại: Mô hình tổ chức doanh nghiệp xây lắp phổ biến hiện nay. CÔNG TY XÂY LẮP Thành viên có chức năng hạch toán độc lập Xí nghiệp thành viên hoặc đội hạch toán phụ thuộc công ty Đội xây dựng Đội xây dựng Đội xây dựng -Các đơn vị thành viên hạch toán độc lập là đơn vị hoạt động dựa vào tư cách pháp nhân của công ty. Công tác điều hành quản lý sx kinh doanh tuân thủ sự ủy quyền và phân cấp của giám đốc công ty. Công tác hạch toán kế toán theo mô hình tổ chức kế toán công ty và chịu sự điều hành của kế toán trưởng công ty. Các đơn vị này chịu trách nhiệm hạch toán đầy đủ các chỉ tiêu để lập báo cáo KQKD và lập bảng CĐKT. -Các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc và các đội sản xuất thực thiện những nội dung hạch toán chi phí sản xuất, chỉ được mở tài khoản chuyên chi (thực tế các năm trước, có một số doanh nghiệp cho phép đội nhận khoán mở tài khoản, được thu tiền khách hàng, tự hạch toán dẫn đến tình trạng thất thoát vốn của doanh nghiệp, những khoản lỗ do đội hạch toán không đủ căn cứ để quy trách nhiệm, hiệu quả sản xuất kinh doanh thua lỗ kéo dài, cho đến năm 1999 tình trạng này vẫn chưa chấm dứt). Các phương thức khoán: * Phương thức khoán gọn công trình, hạng mục công trình: Đây là phương thức đang được áp dụng phổ biến ở cá doanh nghiệp. Theo đó, đơn vị giao khoán toàn bộ giá trị công trình cho đơn vị nhận khoán. Đơn vị nhận khoán tự tổ chức cung ứng vật tư, tổ chức lao động để tiến hành thi công. Khi công trình hoàn thành bàn giao quyết toán sẽ được thanh toán toàn bộ giá trị công trình theo giá nhận khoán và nộp cho đơn vị giao khoán một số khoản theo quy định. Đơn vị giao khoán chỉ là người có tư cách pháp nhân đứng ra ký kết các hợp đồng xây dựng và chịu trách nhiệm pháp lý đối với chất lượng công trình và thời gian thi công. Tuy nhiên hiện nay việc khoán gon còn có hiện tượng “khoán trắng”, đơn vị giao khoán chỉ quan tâm đến các khoản phải thu của đơn vị nhận khoán, chưa giám sát chặt chẽ sẽ chi phí dẫn đến việc xây dựng giá thành thực tế không chính xác. Trong khi đó các đơn vị nhận khoán thường tính theo giá nhận khoán không xây dựng được khoản lãi do hạ giá thành. * Phương thức khoán gọn khoản mục chi phí: Theo phương thức này đơn vị giao khoán chỉa khoán các khoản mục chi phí nhất định (thường là tiền công) còn các khoản chi phí khác do đơn vị tự chi phí và hạch toán, tự chịu trách nhiệm giám sát kỹ thuật và chất lượng công trình. Phương thức này chỉ áp dụng cho các tổ đội thi công không có đủ điều kiện tự cung ứng vật tư, giám sát kỹ thuật và chưa thực hiện hạch toán kinh tế. 2.2.3. Quy chế khoán: Đứng trước tình hình “thất thoát vốn” hiện nay ở các công trình, hạng mục công trình xây lắp, đặc biệt với nhà nước là chủ đầu tư, thì quy chế khoán của doanh nghiệp xây lắp cần phải được xây dựng một cách thống nhất, công khai toàn doanh nghiệp về giá giao khoán, cơ chế phân phối lợi nhuận và xây dựng rõ trách nhiệm, quyền lợi của từng bên. PHẦN II: THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH XÂY LẮP TRONG ĐIỀU KIỆN KHOÁN KINH DOANH XÂY LẮP 1. Thời kỳ trước năm 1998: Quản lý chi phí là nội dung hết sức quan trọng và thường được xem như cái “lõi” của quản lý kinh tế trong đầu tư xây dựng trong suốt thời kỳ kế hoạch hóa tập trung, giá xây dựng và quản lý chi phí thống nhất được xem là chuẩn mực mang tính nguyên tắc để quản lý vốn đầu tư xây dựng của Nhà nước. Hơn 15 năm đổi mới, tính đa dạng của vốn đầu tư gắn với đa dạng hóa chế độ sở hữu trong nền kinh tế nhiều thành phần, hoạt động trong khuôn khổ cạnh tranh có định hướng và điều tiết của nhà nước thì giá xây dựng thống nhất và cơ chế quản lý chi phí cũ đã không còn thích hợp. Vì vậy, thông qua các quyết định của Bộ tài chính chúng ta sẽ thấy được sự cố gắng nỗ lực trong việc ban hành chế độ kế toán của nhà nước ta đối với hoạt động kinh doanh xây lắp. Trước hết phải kể đến quyết định 1141 TC/ QĐ / CĐKT ngày 01/11/95 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Trải qua ba năm thực hiện chế độ kế toán và xuất phát từ những đặc điểm sản phẩm và tổ chức sản xuất xây lắp còn nhiều vấn đề bất cập, cơ chế khoán chưa thực sự được hiểu đúng nghĩa của nó. Vì thế ban quản lý chưa có biện pháp quản lý thích hợp, công tác hạch toán kế toán chưa có phương pháp hạch toán phù hợp để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin cho công tác điều hành quản lý sản xuất kinh doanh. Đáng phải quan tâm hơn nữa là đội ngũ kế toán hiện còn hàn chế về trình độ nên xảy ra sai sót nhiều trong khi vận dụng. Quyết định số 1864/1994/QĐ/ BTC ngày 16/12/1998 thi hành từ 01/01/1999 là kết quả của sự phối hợp nghiên cứu, soạn thảo chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp xây lắp nước ta giữa Bộ tài chính và Bộ xây dựng. Từ khi ban hành cho đến nay, quyết định này là kim chỉ nam cho sự vận hành của công tác kế toán ở các doanh nghiệp xây lắp và nó đã chứng tỏ được sự hơn tầm so với các văn bản pháp quy trước. Bên cạnh đó, giờ đây QĐ 1864 luôn được sửa đổi bổ sung phù hợp với chế độ mới về kinh tế tài chính của nước ta. 2. Đặc điểm hạch toán chi phí sản xuất trong doanh nghiệp xây lắp theo phương thức khoán từ 1998 đến nay: 2.1 Khái niệm: Chi phí sản xuất là toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hóa cùng với chi phí sản xuất khác mà doanh nghiệp chi ra trong kỳ cho hoạt động sản xuất sản phẩm xây lắp. Gồm có: -Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là giá trị của VLC, VLP và kết cấu giá trị thiết bị kèm theo vật kiến trúc… tham gia cấu thành nên thực thể của vật liệu xây lắp. -Chi phí nhân công trực tiếp: là chi phí tiền lương chính, lương phụ, phụ cấp lương của công nhân trực tiếp tham gia xây lắp, cả công nhân trong xây lắp và công nhân hợp đồng (khoản chi phí này không bao gồm các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ, tiền ăn ca của công nhân trực tiếp xây lắp). -Chi phí sử dụng máy thi công: là chi phí cho các máy thi công nhằm thực hiện khối lượng xây lắp bằng máy (không được tính vào chi phí này các khoản trích theo lương, tiền ăn ca của công nhân điều khiển máy thi công) -Chi phí sản xuất chung: là các chi phí của đội, công trình xây dựng gồm có tiền lương của nhân viên, các khoản trích theo lương của công nhân viên, tiền ăn ca của công nhân viên, các chi phí vật liệu công cụ, chi phí khấu hao, phí mua ngoài bằng tiền… mà liên quan đến đội và công trình xây dựng. Vì phương thức khoán được chia làm hai hình thức khoán nên sẽ có hai phương pháp hạch toán kế toán khác nhau nhưng những nội dung chi phí sản xuất trên đều là cốt lõi cấu thành nên thực thể công trình, hạng mục công trình xây lắp. 2.2 Kế toán chi phí sản xuất trong phương thức khoán gọn công trình, hạng mục công trình: 2.2.1. Về chứng từ kế toán: *Hợp đồng giao khoán: Ngoài những tác dụng của chứng từ kế toán, các điều khoản ghi trong hợp đồng là căn cứ quan trọng để xử lý các vi phạm trong quá trình thực hiện hợp đồng, là cơ sở để thanh toán quyết toán giữa hai bên giao và nhận khoán và quy định trách nhiệm vật chất sau khi hoàn thành hợp đồng. Điều đó đòi hỏi khi ký kết hợp đồng phải đảm bảo nội dung các điều khoản rõ rang, chặt chẽ, chi tiết. *Các chứng từ về chi phí phát sinh: - Hóa đơn mua hàng nguyên vật liệu, dịch vụ mua ngoài… - Phiếu nhập. - PHiếu xuất. - Giấy đề nghị tạm ứng và thanh toán tạm ứng. - Các giấy tờ, bảng kê liên quan đến tiền lương. *Các văn bản quản lý của giám đốc doanh nghiệp: Quá trình thực hiện hợp đồng giao khoán, thực chất là quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp theo hợp đồng đã ký kết với khách hàng. Những vấn đề phát sinh liên quan đến chất lượng sản phẩm và chi phí thực tế tạo nên giá thành thực tế của sản phẩm… Đòi hỏi phải có những quy định cụ thể bằng văn bản để giúp cho công tác điều hành quản lý sản xuất và tạo căn cứ cho công tác hạch toán. Như: Các bản giải trình về chi phí vượt khoán, sáng kiến kỹ thuật… và quyết định thưởng - phạt và các chứng từ quyết toán. *Bản thanh lý hợp đồng. Đây là công việc cuối cùng khi công trình, hạng mục công trình hoàn thành, bàn giao cho khách hàng. Biên bản này là căn cứ pháp quy để chứng tỏ trách nhiệm và nghĩa vụ, quyền lợi giữa hai bên khi kết thúc hợp đồng khoán. *Các chứng từ khác liên quan… 2.2.2. Về tài khoản sử dụng: Phương thức khoán gọn chỉ áp dụng trong điều kiện các đơn vị nhận khoán có tổ chức kế toán riêng, do đó để phản ánh quan hệ giữa các đơn vị giao khoán với đơn vị nhận khoán về ứng vật tư vốn, thanh toán các khoản phải thu, phải nộp… kế toán sử dụng: TK 336 “phải trả nội bộ” TK 141 “thanh toán tạm ứng” Ngoài ra ở đơn vị nhận khoán, trên cơ sở xây dựng chi phí giao khoán và chi phí ở đơn vị thì kế toán sử dụng các tài khoản chi phí để tập hợp. Còn đối với đơn vị giao khoán thì chi phí phát sinh chỉ gồm chi phí quản lý, chi phí giao dịch… để đảm bảo sự tồn tại của doanh nghiệp, do đó kế toán có thể sử dụng TK 642 để tập hợp các khoản chi phí thuộc nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp và TK 632 để tập hợp chi phí phát sinh tại đơn vị nhưng không thuộc nội dung chi phí quản lý. 2.2.3 Phương pháp kế toán: Ở đơn vị giao khoán: Khi ứng vật tư, tiền cho các đơn vị nhận khoán, kế toán ghi: Nợ TK 141(3) Có TK 111, 112, 152 Khi phát sinh các khoản chi phí thuộc nội dung chi phí quản lý, kế toán ghi: Nợ TK 642 Có TK liên quan Khi phát sinh các chi phí tại doanh nghiệp không thuộc nội dung chi phí quản lý, kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK liên quan Khi công trình hoàn thành giao cho bên A, kế toán ghi: Nợ TK 131: giá thanh toán Có TK 511: Phần thu nhập của doanh nghiệp (tỷ lệ để lại doanh nghiệp) Có TK 336: giá giao khoán cho đơn vị nhận khoán Khi thanh toán với đơn vị nhận khoán, kế toán ghi: Nợ TK 336 (giá giao khoán) Có TK 141 (số đã ứng trước) Có TK 111, 112 (số còn lại) Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu xây dựng kết quả: Nợ TK 511 Có TK 911 Kết chuyển chi phí để xây dựng kết quả: Nợ TK 911 Có TK 632, 642 Xây dựng lỗ lãi phải thu của đơn vị nhận khoán: Nợ TK 141 Có TK 421 Xây dựng thuế GTGT đơn vị nhận khoán phải nộp Nợ TK 141 Có TK 33311 SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN: TK 111, 112, 152 TK 141(3) TK 911 TK liên quan TK 642 TK liên quan TK 642 TK 511 TK 131 TK 421 TK 141 TK 336 TK 33311 TK 111, 112 Ở đơn vị nhận khoán: - Khi nhận tiền, vật tư do đơn vị giao khoán ứng, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 152 Có TK 336 Khi xuất kho đưa vào sản xuất thi công, kế toán ghi: Nợ TK 621 Có TK 152 Khi tính lương phải trả công nhân trực tiếp sản xuất ghi: Nợ TK 622 Có TK 334 Nếu đơn vị thuê bên ngoài lao động, kế toán ghi: Nợ TK 622 Có TK 111, 112 Khi phát sinh chi phí thuộc nội dung chi phí sản xuất chung, chi phí máy thi công Nợ TK 627 Nợ TK 623 Có TK liên quan Cuối kỳ kết chuyển chi phí nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung: Nợ TK 154 Có TK 621 Có TK 622 Có TK 623 Có TK 627 Công trình hoàn thành bàn giao thanh toán với đơn vị giao khoán theo giá nhận khoán, kế toán ghi: Nợ TK 336 (giá nhận khoán có thuế GTGT) Có TK 511 (giá nhận khoán không có thuế GTGT) Có TK 333(33311): thuế GTGT Hoàn thành thực tế công trình hoàn thành bàn giao, kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 154 Kết chuyển doanh thu thuần khối lượng công trình nhận khoán: Nợ TK 511 Có TK 911 Kết chuyển giá thành thực tế xây dựng kết quả: Nợ TK 911 Có TK 632 Kết chuyển chênh lệch giá nhận khoán lớn hơn giá trị thực tế Nợ TK 911 Có TK 421 Xây dựng thuế phải nộp thông qua đơn vị giao khoán: Nợ TK 33311 Có TK 336 Xây dựng số lãi phải nộp cho đơn vị giao khoán, kế toán ghi: Nợ TK 421 Có TK 336 Thanh quyết toán với đơn vị giao khoán khi thanh lý hợp đồng: Nợ TK 336 (số phải trả, phải nộp) Nợ TK 111, 112 Có TK 141 SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TK 152 TK 336 TK 622 TK 334 TK 621 TK 154 TK 632 TK 911 TK 421 TK 33311 TK 111, 112, 152 TK 336 TK 511 TK liên quan TK 623, 627 .4 Về sổ kế toán: Ngoài các sổ tổng hợp, sổ chi tiết phản ánh chi phí theo quy định, doanh nghiệp mở sổ chi tiết TK 141, TK 336 và sổ theo dõi khối lượng xây lắp khoán gọn theo từng đơn vị nhận khoán, từng công trình, hạng mục công trình. Kế toán chi phí sản xuất của phương thức khoán theo khoản mục chi phí: Các khoản mục chi phí sản xuất và tài khoản sử dụng tương ứng: TK 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” Bên nợ: Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu xuất dung trực tiếp cho hoạt động xây lắp, sản xuất công nghiệp, kinh doanh dịch vụ trong kỳ hạch toán (gồm thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT) Bên có: -Trị giá nguyên vật liệu, vật liệu trực tiếp sử dụng không hết được nhập lại kho. -Kết chuyển hoặc tính phân bổ trị giá nguyên liệu, vật liệu thực tế sử dụng cho hoạt động xây lắp trong kỳ và chi tiết cho từng công trình. Tài khoản 621 không có số dư cuối kỳ Nội dung phương pháp hạch toán TK 621: + Khi xuất kho nguyên vật liệu trực tiếp cho công trình, hạng mục công trình theo giá trị thực tế, kế toán ghi: Nợ TK 621 Có TK 152 + Khi vật liệu trực tiếp mua về dung thẳng, không qua kho (theo giá thực tế) Nợ TK 621 Nợ TK 133 Có TK 331, 111, 112 + Kết chuyển giá trị thực tế nguyên vật liệu trực tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình: Nợ TK 154(1) Có TK 621 + Giá thực tế của nguyên vật liệu trực tiếp dùng không hết trả lại kho Nợ TK 152 Có TK 621 Có TK 154(1) + Khi có giá trị thiệt hại chờ xử lý thì kế toán ghi: Nợ TK 138(1) Có TK 154(1) SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TK 152 TK 154(1) TK 138(1) TK 152 TK 152 TK 113 TK 331, 111, 112 TK 621 TK 622 “chi phí nhân công trực tiếp” Bên nợ: Chi phí nhân công trực tiếp tham gia quá trình sản xuất sản phẩm công trình xây lắp gồm: tiền lương chính, lương phụ, phụ cấp lương của công nhân trực tiếp tham gia xây lắp (không gồm các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ và tiền ăn ca) Bên có: Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp TK 622 không có số dư cuối kỳ Nội dung phương pháp hạch toán: + Tập hợp chi phí nhân công phải trả cho công nhân xây lắp trong danh sách: Nợ TK 622 Có TK 334(1) + Tập hợp chi phí tiền công phải trả cho công nhân thuê ngoài xây lắp: Nợ TK 334(2) Nợ TK 111, 112 Có TK 622 + Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp cho công trình, hạng mục công trình: Nợ TK 154(1) Có TK 622 SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TK 154(1) TK 334(1) TK 622 TK 334(1), 111, 112 TK 623 “chi phí sử dụng máy thi công”: Bên nợ: Các chí phí liên quan đến máy thi công (Chi phí vật liệu cho máy hoạt động, chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp lương, tiền công của công nhân trực tiếp điều khiển máy, chi phí bảo dưỡng xe, máy thi công…) Bên có: Kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công cuối kỳ. Tài khoản 623 không có số dư cuối kỳ. Tài khoản 623 có 6 tài khoản cấp 2: - TK 6231 “ chi phí nhân công” - TK 6232 “ chi phí vật liệu” - TK 6233 “ chi phí dụng cụ sản xuất” - TK 6234 “ chi phí khấu hao máy thi công” - TK 6237 “ chi phí dịch vụ mua ngoài” - TK 6238 “ chi phí bằng tiền khác” a) Phương pháp hạch toán chi phí sử dụng máy thi công trong trường hợp doanh nghiệp xây lắp không tổ chức đội máy thi công riêng, máy được giao cho từng tổ đội xây dựng. - Các khoản tiền lương, tiền công (không bao giờ các khoản trích theo lương) phải trả cho công nhân điều khiển máy: Nợ TK 623(1) Có TK 334, 111 Chi phí vật liệu, nhiên liệu… sử dụng cho máy: Nợ TK 623(3) Có TK 152 Chi phí dụng cụ sản xuất phục vụ cho máy: Nợ TK 623(3) Có TK 153, 142(1) Chi phí khấu hao máy thi công (đối với máy tự có hoặc thuê tài chính) Nợ TK 623(4) Có TK 214 Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho máy: Nợ TK 623(7), 133(1) Có TK 331, … Chi phí bằng tiền khác phục vụ cho máy: Nợ TK 623(8), 133(1) Có TK 111, 112 Chi phí tạm thời của máy (di chuyển, tháo dỡ, lắp đặt…) Nợ TK 623 Có TK 142(1), 335(2)… Nếu trong quá trình thi công có thuê them máy ở bên ngoài, thì chi phí thuê máy phải được phản ánh như sau: Nợ TK 623(7), 133(1) Có TK 331 Cuối kỳ, tính toán phân bổ và kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công cho từng công trình, hạng mục công trình… và ghi vào khoản mục chi phí sử dụng máy. Nợ TK 154 (chi tiết công trình, hạng mục công trình…) Có TK 623 b) Phương pháp hạch toán chi phí sử dụng máy thi công trong trường hợp doanh nghiệp xây lắp tổ chức đội máy thi công riêng biệt và có phân cấp hạch toán cho đội máy, đội máy hạch toán riêng. Trong trường hợp này kế toán cần mở các tài khoản 621, 622, 627 chi tiết cho từng đội máy thi công để tập hợp các khoản mục chi phí phục vụ cho việc tính giá thành ca máy: Chi phí vật liệu phục vụ trực tiếp cho máy thi công: Nợ TK 621 (chi tiết đội máy thi công) Có TK 152 Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp điều khiển máy thi công. Nợ TK 622 (chi tiết đội máy thi công) Có TK 334, 338 Để phục vụ cho việc phân tích các khoản mục trong giá thành sản phẩm xây lắp sau này, cần theo dõi chi tiết ở TK 622 thành chi phí tiền lương và chi phí các khoản trích theo lương. Các khoản chi phí chung phát sinh ở đội máy thi công được tập hợp vào tài khoản 627 mở cho đội máy, chi tiết theo từng yếu tố chi phí. Riêng chi phí nhân viên đội máy (TK 6271) (nhân viên gián tiếp) cũng cần được chi tiết hơn thành cơ tiền lương và các khoản trích theo lương. Nợ TK 627 (chi tiết đội máy thi công) Có TK 334, 338, 152, 153, 214, 331, 111, 112… Nếu trong quá trình thi công, đội máy có thuê them máy ở bên ngoài, thì chi phí máy hạch toán như sau: Nợ TK 627(7) (chi tiết đội máy thi công) Nợ TK 133(1) Có TK 331 Cuối kỳ kết chuyển các chi phí có liên quan tới hoạt động của đội máy thi công để tính giá thành ca máy: Nợ TK 154 (chi tiêt đội máy thi công) Có TK 621, 622, 627 Sau khi tính giá thành ca máy, căn cứ vào số ca máy cung cấp cho các đối tượng xây lắp (công trình, hạng mục công trình…) và mối quan hệ hạch toán giữa đội máy thi công với đơn vị xây lắp để ghi: Nếu doanh nghiệp thực hiện theo phương thức cung cấp lao vụ máy lẫn nhau giữa các bộ phận trong nội bộ, kế toán ghi bút toán: Nợ TK 623(7) Không có phần trích theo lương Nợ TK 627(1): Phần trích theo lương Có TK 154 (chi tiết đội máy thi công) Nếu doanh nghiệp thực hiện theo phương thức bán lao vụ máy lẫn nhau giữa các bộ phận trong nội bộ, kế toán ghi chi phí sử dụng máy cho thi công xây lắp như dịch vụ mua ngoài: Nợ TK 623(7), 133(1) (nếu có) Có TK 512, 333(1) - Cuối kỳ, kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công để tính giá thành sản phẩm xây lắp: Nợ TK 154 (chi tiết công trình, hạng mục công trình) Có TK 623 c) Trường hợp doanh nghiệp thuê một số ca máy hoạt động nhất định (thuê theo khối lượng công việc) Trong trường hợp này, chi phí thuê máy nên hạch toán vào TK 623(7) thay vì hạch toán vào TK 627(7) để tránh nhầm lẫn khi kết chuyển chi phí và phân tích giá thành xp xây lắp theo khoản mục. Nợ TK 623(7), 133(1) Có TK 331… Cuối kỳ, kết chuyển chi phí thuê máy vào khoản mục chi phí sử dụng máy: Nợ TK 154 (chi tiết công trình, hạng mục công trình) Có TK 623(7) TK 627 “ chi phí sản xuất chung” Bên nợ: Các chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ, bao gồm: Lương nhân viên quản lý đội xây dựng, tiền ăn ca của nhân viên quản lý đội xây dựng và của công nhân xây lắp, khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ được tinh theo tỷ lệ % hiện hành trên tiền lương phải trả, khấu hao TSCĐ dùng chung cho hoạt động của đội và những chí phí khác liên quan. Bên có: - Các khoản ghi giảm chi phí sản xuất chung. - Kết chuyển chí phí sản xuất chung cuối kỳ. Tài khoản 627 không có số dư cuối kỳ. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TK 334, 338 TK 142, 152, 242 TK 153,142, 242 Tập hợp chi phí công cụ TK 214 Tập hợp chi phí KH TSCĐ TK 111, 112, 331 Tập hợp chi phí mua ngoài và phí khác bằng tiền Thuế GTGT TK 133 TK 627 Tập hợp chi phí VL Lương phải trả và các khoản trích theo lương Phân bổ chi phí SXC cho từng CT TK 154(1) TK 111, 112, 138(8) Chi phí SCX ghi giảm Xuất phát từ đặc điểm của hoạt động sản xuất xây dựng, của sản phẩm xây lắp và từ yêu cầu quản lý là phải phân tích được các khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm xây dựng để so sánh với dự toán chi phí. Phương pháp được đề xuất có ưu điểm là: phù hợp với đặc điểm của sản xuất xây dựng và sản phẩm xây lắp, đáp ứng được yêu cầu của quản lý, dễ ápdụng trong thực tế - đặc biệt là chi phí sử dụng máy thi công được cụ thể hóa từng trường hợp cụ thể… PHẦN III: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CHI PHÍ KINH DOANH XÂY LẮP THEO PHƯƠNG THỨC KHOÁN Có thề nói chế độ kế toán doanh nghiệp xây lắp nước ta đã được ban hành đồng bộ từ chứng từ, tài khoản đến sổ kế toán và báo cáo tài chính. Tuy nhiên, chế độ kế toán doanh nghiệp mới được ban hành chỉ là thiết lập một hành lang pháp lý, còn chất lượng kế toán sễ phụ thuộc vào nhiều yếu tố, như tinh thần trách nhiệm, trình độ và năng lực của cán bộ kế toán cũng như của cán bộ quản lý điều hành doanh nghiệp xây lắp, phương tiện và tổ chức thực hiện chế độ kế toán… Do vậy, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp xây lắp một mặt phải tập huấn cho cán bộ kế toán và những người có lien quan đến công tác kế toán doanh nghiệp xây lắp, một cách nghiêm túc, đồng thời phải thường xuyên kiểm tra, định kỳ sơ kết, tổng kết và kịp thời phản ánh lên cấp có thẩm quyền về những khó khăn vướng mắc trong quá trình thực hiện để nghiên cứu, sửa đổi bổ sung làm cho chế độ kế toán doanh nghiệp xây lắp ngày càng hoàn thiện. Với tinh thần tiếp thu ý kiến chỉ đạo trên, trước tiên là chỉ rõ những nguyên nhân, hạn chế của phần nội dung hạch toán kế toán chi phí sản xuất ở doanh nghiệp xây lắp theo phương thức khoán, sau đó đưa những giải pháp khắc phục để hoàn thiện hơn nữa kế toán chi phí khoán kinh doanh xây lắp theo 4 nội dung chi phí lớn là: nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công và chi phí sản xuất chung. Cụ thể là: 1.Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Đặc điểm của sản phẩm xây lắp là trước khi tiến hành sản xuất phải lập dự toán chi phí. Thực tế hiện nay, trong lập dự toán thì chi phí vật liệu luôn chuyển (chi phí dàn giáo, cốp pha không đủ tiêu chuẩn để hạch toán là TSCĐ) thuộc khoản mục chi phí vật liệu song lại hạch toán vào khoản mục chi phí sản xuất chung Nợ TK 627(3) Có TK 153(1), 142(1) Sai sót này sẽ làm cho cơ sản xuất chung tăng lên một lượng đáng kể nếu chi phí dàn giáo, cốp pha lớn. Điều này phải được sửa chữa như sau: Nợ TK 621 Có TK 153(1), 142(1) Sai phạm về cách tính chi phí nguyên vật liệu trực tiếp còn rất nhiều, ít nhiều đã ảnh hưởng nghiêm trọng tới giá thành và chất lượng công trình. Xã hội hiện nay đang lên án mạnh mẽ hiện tượng “ăn bớt” nguyên vật liệu, không chỉ làm giảm chất lượng công trình mà còn gây ra tâm lý hoang mang về sự an toàn của các công trình đó với tính mạng con người. Muốn giải quyết triệt để vấn đề nêu trên, cấp quản lý giám sát phải luôn luôn lập biên bản kiểm kê khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ theo đúng quy định thì việc tính toán mới có căn cứ. Bên cạnh đó phải luôn theo dõi được việc nguyên vật liệu vào quá trình xây lắp có đúng với định mức đề ra hay chưa, kiên quyết xử phạt và quy trách nhiệm với bộ phận, cá nhân sai trái. Với phương thức khoán, tình hình này có phần giảm hơn vì nó đã gắn lợi ích vật chất của người lao động, tổ đội với khối lượng, chất lượng sản phẩm cũng như tiến độ thi công công trình. Để hạn chế một cách tối đa những tiêu cực thì nên áp dụng khoán trong điều kiện: + Đơn vị nhận khoán có đủ điều kiện đảm bảo tổ chức thi công đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng công trình. + Đơn vị nhận khoán đã được phân cấp quản lý tài chính, tự tổ chức cung ứng vật tư, kỹ thuật. + Đơn vị nhận khoán có tổ chức kế toán riêng và có trình độ hạch toán các chi phí phát sinh nhất định. +Đơn vị giao khoán phải giám sát chặt chẽ tính hợp pháp của các khoản chi phí. Cần chú ý thêm về định mức tiêu hao nguyên vật liệu đã được bộ xây dựng quy định cụ thể trong từng quá trình thi công cụ thể. Do đó, cần kiểm tra mức độ tiêu hao trong định mức có đúng theo quy định không, hay là đã sai sót trong số liệu tính toán. Còn phương pháp tính giá, tuy có 4 phương pháp tính khác nhau nhưng tính theo phương pháp nào phải đảm bảo tính chất nhất quán trong niên độ kế toán. Hơn thế nữa cần tuyển chọn đội ngũ công nhân thi công xây lắp có phẩm chất tốt, trung thực, sang tạo để chi phí vật tư được sử dụng đúng định mức, không bị mất mát, không những thế còn có những sang kiến tiết kiệm nguyên vật liệu mà công trình vẫn giữ nguyên chất lượng và thời gian thi công rút ngắn, thời gian bàn giao hoàn thành sớm nhất. 2.Chi phí nhân công trực tiếp: Với đặc thù sản phẩm của xây lắp là các công trình xây dựng cơ bản nằm rải rác ở khắp các địa phương, không tập trung. Việc di chuyển bộ máy quản lý và công nhân xây dựng hầu như phải thực hiện thường xuyên. Công tác xây lắp đòi hỏi nhiều lao đọng và các trình độ tay nghề khác nhau. Cán bộ quản lý, kỹ sư xây dựng, thợ xây, thợ cơ khí và cả lao động phổ thông. Việc khoán chi phí công trình cũng như khoán chi phí nhân công cho đội thi công đã tạo cho đơn vị thực hiện chủ động tổ chức quản lý thi công. Tuy nhiên một số nội dung còn bất cập như: Việc thuê công nhân không thuộc sự quản lý tập trung của công ty các đội tự thuê lao động tại những nơi công trình đang được thi công tùy theo yêu cầu công việc. Mô hình sản xuất thường tổ chức theo các tổ lao động. Công ty khó có khả năng quản lý nguồn nhân lực. Việc thực hiện bảo hộ lao động cho công nhân nhiều khi chưa thực hiện nghiêm túc. Chế độ bảo hiểm cho người lao động không được thực hiện hoặc có thực hiện thì sai cách tính làm cho mức trích vào chi phí sản xuất tăng lên. Do các đội tự tổ chức thuê lao động, tự tổ chức quản lý thi công và lập bảng chấm công, trả lương cho người lao động sau đó gửi bảng lương về phòng kế toán hạch toán nên việc quản lý chi phí nhân công nhiều khi không đúng thực tế phát sinh. Có những đội báo cáo chi phí nhân công đã gây khó khăn cho không những công tác quản lý mà còn cho các cơ quan kiểm tra, kiểm soát trong việc xác nhận chi phí quyết toán công trình. Để thực hiện tốt cơ chế khoán trong tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh, một số công ty đã có những hình thức quản lý lao động tương đối chặt chẽ. Các hợp đồng với người lao động trực tiếp do công ty thực hiện. Phòng tổ chức và lao động tiền lương phối hợp với các đội tiến hành quản lý lao động theo từng trình độ, từng ngành nghề và theo nhu cầu thực tế thi công. Bảng thanh toán và quyết toán lương phải được đối chiếu với các định mức sử dụng lao động, với định mức dự toán của từng công trình. Cũng cần phải nói thêm về tài khoản sử dụng để hạch toán chi phí công nhân, thực tế thì việc chi phí nhân công thuê ngoài hợp đồng xây lắp được hạch toán vào tài khoản 627 nhiều khi làm giá trị của nó tăng cao. Thiết nghĩ nên chăng tách TK 622 thành 2 tài khoản chi tiết là: TK 6221: tập hợp chi phí nhân công của lao động trong hợp đồng TK 6222: tập hợp chi phí nhân công thuê ngoài 3. Chi phí sử dụng máy thi công: Việc hạch toán chi phí sử dụng máy thi công còn chưa hợp lý, chưa cụ thể đối với từng trường hợp sử dụng máy thi công. Việc qui định TK 623 chỉ sử dụng để hạch toán chi phí sử dụng xe, máy thi công đối với trường hợp doanh nghiệp xây lắp thực hiện xây lắp công trình theo phương thức thi công vừa hỗn hợp vừa thủ công vừa kết hợp bằng máy, còn trường hợp DN xây lắp thực hiện hoàn toàn bằng máy thì không sử dụng TK 623 là chưa hợp lý mà nên chăng qui định TK 623 chỉ không sử dụng ở các đơn vị thi công bằng máy hạch toán riêng. 4. Hạn chế tối đa những sai phạm khi hạch toán vào chi phí sản xuất: Theo qui định hiện hành thì không được hạch toán những chi phí sau vào chi phí hoạt động DN: Các khoản tiền phạt vi phạm pháp luật Các khoản đầu tư XDCB, chi mua sắm TSCĐ hữu hình và vô hình, chi ủng hộ xã hội Chi phí đi công tác nước ngoài vượt mức của DN Các khoản thuộc nguồn kinh phí khác đài thọ Các khoản chi phí SXKD vượt mức quy định của chế độ tài chính thì được đền bù bằng quỹ khen thưởng và phúc lợi… Để tránh những sai sót trên đòi hỏi ban lãnh đạo phải đưa ra những quy định rõ ràng cho phòng kế toán và đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán phải nắm vững nghiệp vụ, trung thực, khách quan. Cũng cần phải đưa ra một vấn đề khá quan trọng trong công tác hạch toán, sổ sách kế toán là nên sử dụng tài khoản 136 “phải thu nội bộ” thay thế cho TK 141, vì thế sẽ tạo nên sự đồng bộ về cặp tài khoản 136 và 336. KẾT LUẬN Do đặc điểm của nền kinh tế nước ta và đặc thù riêng của sản phẩm xây lắp, cần thiết phải có một cơ chế quản lý chi phí, giá cả xây lắp phù hợp. Cơ chế hướng tới là nhà nước không can dự trực tiếp quản lý chi phí, giá xây lắp mà chỉ điều tiết vĩ mô, thiết lập cơ chế lấy giá cả thị trường là định hướng để đạt tới. Để thực hiện các định hướng đổi mới trên, trước hết phải hoạch định cơ chế chính sách và đòi hỏi phải quán triệt thống nhất ở tất cả các cơ quan liên ngành. Có như thế cơ chế quản lý chi phí mới đi vào cuộc sống, góp phần tạo niềm tin cho người sử dụng, tránh những rủi ro đáng tiếc và giúp các cơ quan quản lý nhà nước kiểm tra kiểm soát và nhanh chóng thực hiện quyết toán công trình xây dựng. Vấn đề đặt ra cho các cơ quan có thẩm quyền xây dựng nên chế độ kế toán sản xuất kinh doanh xây lắp là phải phát huy những mặt tích cực của cơ chế quản lý theo phương thức khoán và hạn chế những vấn đề tiêu cực phát sinh trong công tác quản lý chi phí. Đồng thời luôn phải thích nghi với quá trình cạnh tranh phát triển hội nhập khu vực và thế giới để sản phẩm xây dựng Việt Nam chiếm lĩnh và làm chủ thị trường trong nước. có thể vươn ra thị trường thế giới trong một thời gian tới. Có thể bước đầu còn nhiều khó khăn nhưng nếu thực hiện được việc này, chắc chắn các doanh nghiệp của chúng ta sẽ tự tin hơn và trưởng thành lên nhiều. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cô Phạm Thị Gái đã giúp em tìm hiểu về nội dụng đề tài này và mong được sự chỉ bảo kịp thời của Cô để em hạn chế những thiếu xót của Đề án !